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檔案是知識的寶庫與歷史的見證，是人們在長期的社會實踐活動中積累形成的寶貴歷史材料，記錄社會不同時期、不同階段的發(fā)展歷程，對了解歷史、查考現(xiàn)實、總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)、制定政策規(guī)劃、教人育人，具有極其重要的作用。如一個單位在制定各項改革方案、描繪未來發(fā)展藍圖時，都要參考檔案資料;又如學(xué)校、單位、企業(yè)，通過檔案編寫史料、舉辦展覽、電教宣傳等方式來教育人、感染人，增加職工的責(zé)任感、榮譽感、歸屬感等等。
（一）主觀隨意性強
傳統(tǒng)人事檔案中有“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”的規(guī)定。這一規(guī)定源自干部人事檔案制度，并應(yīng)用到其他人事檔案規(guī)定中。對當(dāng)事人保密的目的一般認為是安全的需要以及方便組織管理，但正是這種高度保密性反而降低了人事檔案的真實性和可靠性，因為信息壟斷而使“組織意見”主觀隨意性增強。
（二）弄虛作假,以檔謀私
在傳統(tǒng)管理方式控制下，“以檔謀私”現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)。欲從行政部門、國有企事業(yè)單位跳槽的人受到單位扣留檔案不放人的“人質(zhì)檔案”現(xiàn)象并不鮮見。部分“棄檔族”在進入需要人事檔案的單位就業(yè)辦理調(diào)轉(zhuǎn)、報考公務(wù)員、考研等時候，也徒嘆“檔到用時方恨無”?，F(xiàn)實中有個別人通過在檔案中偽造干部履歷、入黨材料和專業(yè)證書，靠弄虛作假，平步青云走較高級領(lǐng)導(dǎo)崗位;也有單位個別領(lǐng)導(dǎo)通過檔案打擊報復(fù)，給職工帶來極大的傷害。不同形式的虛假檔案,“以檔謀私”現(xiàn)象的屢屢出現(xiàn),使檔案制度的嚴肅性、準確性、惟一性屢受挑戰(zhàn)。由于傳統(tǒng)的人事檔案管理無法適應(yīng)我國經(jīng)濟的高速發(fā)展，而新的人事檔案管理方式尚未建立完善，當(dāng)前的檔案管理工作出現(xiàn)一些新情況和新問題。
（三）社會主義市場經(jīng)濟進程中呈現(xiàn)“棄檔族”
過去個人只能對人事檔案所決定的命運無條件接受，而在現(xiàn)在這一轉(zhuǎn)軌時期，大量新階層與流動人員在很大程度上擺脫了它的影響。根據(jù)不完全統(tǒng)計，全國各級人才流動中心為15.4萬個國有和非國有單位代為管理保存的三四百萬份人事檔案中，至少有60多萬份與主人失去聯(lián)系。作為60多萬“棄檔族”中很多人是“漂”到大城市就業(yè)，檔案現(xiàn)在對他們來講沒有什么用;有人甚至長期拖欠人才流動服務(wù)中心檔案托管費，且未作補交的打算。調(diào)查顯示:有68%的被訪者認為檔案在他們求職及職業(yè)發(fā)展中不重要或作用不大，而且越是年輕人和非黨員，越是不重視檔案。對于流動人員而言，調(diào)整檔案工資、進行職稱評審、提供合同鑒證、辦理社會保險和出國政審等人事項目實際上也并不需要。流動人員并不在國有單位，按照黨政機關(guān)、事業(yè)單位的工資制度給他們定級、晉資可謂是畫蛇添足。
（四）在非公企業(yè)，不關(guān)心員工人事檔案
與部分人自動拋棄檔案相應(yīng)的是許多非公企業(yè)在招聘員工時也并不關(guān)心人事檔案。企業(yè)經(jīng)理通常是采取“合格不合格干了就知道”的方式評價聘用員工。某咨詢公司的一項調(diào)查表明，不關(guān)心員工人事檔案的企業(yè)占了調(diào)查總數(shù)的80%。在政府機關(guān)或國有企事業(yè)單位，情況就不一樣了,人事檔案在提干過程中“還是相當(dāng)重要的。”如今，企業(yè)必須在市場上尋找最優(yōu)秀的人才，以應(yīng)對激烈的競爭。但現(xiàn)有的人事檔案，在很大程度上已經(jīng)不能夠幫助他們正確判斷某個人的真實才能和準確的客觀背景，有些甚至提供了與實際情況截然相反的結(jié)論。因此，它已越來越成為用人單位的一塊“雞肋”:“食之無味，棄之可惜”。三是對人事檔案處于越來越忽略的狀態(tài)。目前，眾多跨國公司、民營企業(yè)、上市公司越來越多地轉(zhuǎn)向去做人才的背景調(diào)查，而對人事檔案基本上都處于越來越忽略的狀態(tài)。用人單位在忽略舊的人事檔案的同時，卻又發(fā)現(xiàn)或多或少需要建立每個人員的新“人事檔案”，只不過這份“人事檔案”現(xiàn)在有著更多不同的形式:有的企業(yè)是建立在人事信息管理系統(tǒng)之中，有的企業(yè)干脆自己建立在人才中心保管的人事檔案之外的“第二人事檔案”;然而這些都處于各自為政的狀況，隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展和各種所有制市場參與者的大量涌現(xiàn)，具有社會公信力的集人才信息與信用的人事檔案管理制度又確實有其存在的價值，現(xiàn)行的人事檔案管理制度乃“棄之可惜”。
（五）人事檔案管理改革難以推進的原因
人事檔案雖小，但關(guān)系到千百萬勞動者的切身利益，關(guān)系到我國人事制度改革進程的進一步深入，關(guān)系到依法治國和人才強國戰(zhàn)略的具體實施。由于傳統(tǒng)體制下人事檔案管理牽涉到組織、人事、勞動、檔案等多個主管部門，檔案的功能則延伸到民政、公安、教育等其他有關(guān)部門，特別是由于檔案收費管理為政府所屬人才流動服務(wù)機構(gòu)、職業(yè)介紹機構(gòu)帶來巨大收益，致使目前人事檔案制度改革舉步維艱，大大落后于干部人事制度改革的整體進程。
二、對新型人事檔案管理制度的設(shè)想
（一）明確流動人員人事檔案管理的公共服務(wù)性質(zhì)
在組織人事部門成立人才交流機構(gòu)之前，干部人事檔案一直是由組織人事部門集中統(tǒng)一管理的，在性質(zhì)上屬于公共服務(wù)，而且?guī)в泻軓姷恼涡?。出于深化機構(gòu)改革和機關(guān)轉(zhuǎn)變職能的需要，黨委組織部門和政府人事部門在成立人才交流服務(wù)機構(gòu)后，把流動人員檔案管理這類比較具體的事務(wù)性工作委托或授權(quán)給人才交流服務(wù)機構(gòu)負責(zé)，但這并未改變流動人員人事檔案管理的公共服務(wù)性質(zhì)。所以應(yīng)當(dāng)進一步明確流動人員人事檔案管理的公共服務(wù)的性質(zhì)，維護人事檔案的真實性、嚴肅性,完善流動人員人事檔案管理的公共服務(wù)體系和人才流動社會化服務(wù)體系。（二）建立人事檔案管理相互分離的管理制度
從長遠看，我國的人事檔案制度改革必須明確所有社會組織都具有建立和保管本單位人事檔案的權(quán)利和責(zé)任，不管公共部門或三資、民營企業(yè)都應(yīng)在法律規(guī)定的制度和原則下享有人事檔案的管理權(quán)。為保障流動人員權(quán)益和各單位的專有知識信息，非公單位的人事檔案應(yīng)以單位為中心建立，主要用于企業(yè)日常管理，不得作為個人身份證明隨個人在不同單位之間調(diào)動。個人到新的單位供職服務(wù)，則新的服務(wù)單位應(yīng)重新為其建立檔案。個人離職后原單位應(yīng)在若干年內(nèi)保留其人事檔案。
個人求職或服務(wù)的新單位欲了解查閱其原單位的人事檔案由本人書面授權(quán)，原單位應(yīng)無償提供。非經(jīng)個人授權(quán)，任何單位和個人不得以任何理由扣留、公開、披露個人檔案信息。
（三）發(fā)揮好人事檔案管理工作服務(wù)作用
檔案管理絕不僅僅是單純保管，而是有一系列服務(wù)內(nèi)容。比如《人事檔案管理暫行規(guī)定》第七條明確:“人才流動服務(wù)機構(gòu)應(yīng)認真做好流動人員人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等管理工作，認真做好與流動人員人事檔案管理有關(guān)的流動人員身份認定、檔案工資記載、出國(出境)政審工作，經(jīng)授權(quán)做好相關(guān)的職稱資格考評、合同鑒證、社會保險等社會化服務(wù)工作?！睘榱诉m應(yīng)服務(wù)人事工作的需要,《規(guī)定》還要求“做好流動人員檔案材料的收集工作，不斷充實流動人員人事檔案的內(nèi)容?！边@些服務(wù)內(nèi)容是今后人事檔案管理的很重要內(nèi)容,也是發(fā)揮檔案作用，促進經(jīng)濟發(fā)展的有效途徑。
(四)執(zhí)行“收支兩條線”
為了保證規(guī)定落到實處，應(yīng)當(dāng)收取少量服務(wù)費，必須嚴格執(zhí)行物價部門批準的標準，并接受群眾監(jiān)督。但是要堅決執(zhí)行“收支兩條線”，收取的服務(wù)費要如數(shù)上繳政府財政部門，不得私自截留?！笆罩蓷l線”是對行政事業(yè)費的管理措施，對企業(yè)則無法執(zhí)行，這也從另一個側(cè)面說明了企業(yè)是不能管理流動人員人事檔案的,因為那樣一來，實際就把這項公共服務(wù)變成了企業(yè)行為。
總之，只有以“以人為本”和“以民為本”來進行人事檔案管理制度的合理改革，才能使人事檔案成為一個透明、適度開放的個人社會公信平臺，才能充分保障人事檔案當(dāng)事人的合法權(quán)利得到保障，才能解除就業(yè)者的后顧之憂，讓人們安居樂業(yè)，使現(xiàn)有制度的既得利益者在公共平臺上實現(xiàn)共贏，促進社會主義和諧社會建設(shè)。
參考文獻
[1]胡偉.淺談人事檔案的特點和作用[J].科技，2004,(10).
關(guān)鍵詞 電子檔案 傳統(tǒng)檔案 檔案管理 利弊
隨著社會的發(fā)展，日常辦公逐漸趨于自動化、網(wǎng)絡(luò)化和標準化，日常辦公幾乎屬于無紙化，不再需要紙和筆，而是直接在計算機上完成，所以，一般都是電子文件多于紙質(zhì)文件。隨著電子檔案的增多，電子檔案管理成為必然，如何加強電子檔案管理以防文件的損壞和丟失，實現(xiàn)電子檔案管理的高效、準確、安全是我們在檔案管理工作中應(yīng)該著重思考的問題。 電子檔案的特點
電子檔案管理不僅要管理電子信息，還要將電子信息與實體檔案緊密聯(lián)系起來，實現(xiàn)對電子檔案的識別、處理，并要求能夠在網(wǎng)絡(luò)上傳遞。電子檔案的特點主要有：第一、信息不能人工識別，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在記錄時都是采用人工可識別的符號，而電子檔案要通過計算機轉(zhuǎn)換才能夠被人識別;第二、信息的存儲具有高密度性，節(jié)省了存儲的空間;第三、信息管理具有方便快捷性，電子信息與載體之間無必然聯(lián)系，隨時可以分離，能夠復(fù)制存儲于不同介質(zhì)之中，方便進行異地之間的傳輸和管理，節(jié)省時間;第四、方式多樣性，電子檔案與傳統(tǒng)檔案單一的文字記錄不同，可以利用多媒體技術(shù)記錄檔案，保持了檔案的生動性[1]。 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的相同之處
電子檔案管理是在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上形成的，電子檔案的記錄必須要依附于傳統(tǒng)檔案的真實記錄才能保證電子檔案的真實可靠;電子檔案管理的原理基本與傳統(tǒng)檔案管理相同，只不過是通過信息化的手段將其整合，提高了效率;電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理所包含的內(nèi)容相同，電子檔案管理是對傳統(tǒng)檔案的信息進行歸納，擴大了信息容量，實現(xiàn)了資源共享，能夠快速讀取信息。 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的不同之處 電子檔案在歸檔時間上不同于傳統(tǒng)檔案
電子檔案的管理能夠根據(jù)文件完成的時間隨時歸檔，而傳統(tǒng)檔案管理要在整個過程結(jié)束后制定一個標準的表格在規(guī)定的時間內(nèi)歸檔，在時間上缺少靈活性。由此可見，電子檔案隨時歸檔的好處是可以避免因時間問題而造成的文件丟失，保證了歸檔的完整性。 電子檔案在歸檔方式上不同于傳統(tǒng)檔案
電子檔案都是采用編碼對其管理，但是由于載體的不固定性和可修改性，很可能造成電子檔案的準確性、真實性缺失，而傳統(tǒng)檔案都是按照一定的次序進行編目之后，人工歸檔，保證了文件的真實、安全和完整。因此，在進行電子歸檔時，必須要隨時進行加密和認證，以保證其真實有效。 電子檔案在保管方式上不同于傳統(tǒng)檔案
電子檔案的保管主要是以光盤或磁盤為載體，但是這類載體易老化變質(zhì)，而且在更換介質(zhì)的過程中可能會影響文件的可讀性，而傳統(tǒng)檔案的保管需要保證紙質(zhì)文件不受損壞，在轉(zhuǎn)移的過程中不丟失，對人工的要求比較高[2]。因此，在對電子檔案進行保管時，要求有關(guān)部門使用統(tǒng)一的格式對檔案進行存儲和傳輸，必要的時候可以打印一份紙質(zhì)檔案作為備份。 電子檔案的查詢方式不同于傳統(tǒng)檔案
電子檔案在查詢使用過程中，可以在獲得權(quán)限之后，登錄檔案管理中心查閱相關(guān)信息，而傳統(tǒng)檔案在查詢過程中，需要先向上級申請，獲得批準后通過檔案號人工查找，浪費了大量時間，影響了工作效率。 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的利弊
采用電子檔案管理節(jié)省了大量時間，可以有效提升檔案管理的效率，方便不同地區(qū)和不同部門之間進行數(shù)據(jù)傳輸，而且在查詢使用中更加方便快捷。除此之外，電子檔案管理符合當(dāng)今社會的低碳環(huán)保理念，無紙化辦公在節(jié)約了資金的同時，減少了樹木的采伐，保護了森林資源[3]。
然而，任何一種管理模式都存在著不同程度的弊端。由于我國電子檔案管理起步晚，在法律監(jiān)管上落后于一些發(fā)達國家，電子檔案管理面臨著很多挑戰(zhàn)，如何保證電子檔案的法律效應(yīng)是一個重要的問題。電子檔案還存在著易丟失或因時間問題無法讀取的問題，所以在管理過程中要注意對文件予以保護和備份。此外，在信息技術(shù)如此發(fā)達的背景下，電子信息的安全性難以得到保障，各種病毒和黑客威脅著電子文件的安全，這就對管理人員的技術(shù)提出了較高要求，要對電子檔案采取加密和設(shè)置防火墻等措施。
結(jié)束語：
綜上所述，電子檔案管理方式的出現(xiàn)大大提高了辦公的效率，而且有效節(jié)約了森林資源，但是與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比還有其不足之處，不能完全取代傳統(tǒng)檔案管理。因此，我們要加強對電子檔案管理的研究，推進電子檔案的標準化、安全化、準確化管理，使之更好地服務(wù)于社會。
參考文獻：
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）11-0206-01
隨著全球數(shù)字信息化的快速發(fā)展，管理自動化及辦公自動化進程的加快，人們進行交換文件的手段也逐漸從紙質(zhì)走向電子媒體。這給檔案事業(yè)帶來嚴峻挑戰(zhàn)的同時，也以其全新的管理方式和創(chuàng)新思維模式為檔案管理工作提供了豐富發(fā)展的契機，而電子檔案的產(chǎn)生就是這種契機中典型的代表。但隨之而來的紙質(zhì)檔案和電子檔案的共同期管理也成為一個擺在我們面前的新課題。因此，只有充分認識到電子檔案的特點及其與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的本質(zhì)區(qū)別，揚長避短，充分發(fā)揮這兩種檔案的作用，才能做好檔案存儲和信息共享工作。
一、 紙質(zhì)檔案與電子檔案管理工作現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢
就目前檔案管理工作來看，在紙質(zhì)檔案和電子檔案管理中存在很多問題：一是管理工作人員辦理程序不規(guī)范，技術(shù)能力單一，在實踐中不能較好的發(fā) 揮開拓與創(chuàng)新意識，致使許多檔案流失和保存不完整；二是存在紙質(zhì)檔案和電子檔案兩者并存的現(xiàn)象，紙質(zhì)檔案受時展的影響，規(guī)模越來越小，電子檔案則在信 息技術(shù)的支持下涉及的領(lǐng)域越來越廣，交叉和融合性發(fā)揮越來越好。
二、 紙質(zhì)檔案與電子檔案簡介及特征
紙質(zhì)檔案是人們?yōu)榱思o念并保存一些有意義的事物而產(chǎn)生并加以利用的，也是我們最為熟悉的一種資料保存方式。電子檔案則源于具有保存價值并已歸檔的電子文件，依賴計算機的軟硬件及數(shù)據(jù)庫等，并存儲在磁帶、磁盤或光盤上，時刻記錄著人們的真實活動。
紙質(zhì)檔案和電子檔案都具有各自的特征。紙質(zhì)檔案主要具有保存時間長、易識別、存儲形式直觀等優(yōu)點，是電子檔案所不能具備和替代的，但同時又 有許多弊端。
三、 傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的區(qū)別
電子文件檔案化管理是由電子檔案部門集中統(tǒng)一管理電子文件，對電子文件采取社會化、自動化、標準化、網(wǎng)絡(luò)化管理，它不由文件形成部門或其它非專業(yè)部門來管理電子文件，也和傳統(tǒng)的檔案管理方式有所區(qū)別。
1、電子檔案的歸檔時間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設(shè)定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。而傳統(tǒng)的檔案的歸檔則是由檔案管理部門統(tǒng)一的搜集所填表格和報告，在這個過程中需要經(jīng)過一定的周期，也就是說要對某項檔案進行統(tǒng)計時，應(yīng)先制定一個固定的表格和紙質(zhì)材料，然后進行發(fā)放、收回。
2、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數(shù)字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性，真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。傳統(tǒng)的檔案的歸檔方式相對于電子文件就比較簡便，是通過一定部門的證明開據(jù)，對現(xiàn)有的材料進行更改，在更改的過程中，由于介質(zhì)是紙制品，所以沒有嚴格的驗證程序和要求，對于材料的保密性的要求也并不十分高。
3、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。傳統(tǒng)的檔案的保管主要是通過對紙制品資料的存儲進行的，也就是說在管理過程中必須要占用一定的空間，而且要嚴格的控制存儲的環(huán)境，避免由于受潮和其他環(huán)境因素導(dǎo)致紙制品的破損和損毀，所以，傳統(tǒng)的紙制品資料的管理的難度比較大。
4、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應(yīng)的分類號和檔案號，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術(shù)條件允許時 可以編制多角度、全方位的檢索工具 方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。傳統(tǒng)的檔案管理在分類的過程中，需要工作人員和檔案管理人員進行手工的分揀，也就是說要根據(jù)不同的類目要求和類型的區(qū)別，對各種檔案材料進行手工的逐一整理，這種情況下不僅耗費大量的時間和人力，還容易導(dǎo)致工作失誤，增加了檔案管理的難度，而現(xiàn)代電子文件的檔案化管理就有效的克服了這一問題。
5、 電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進行確認身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。傳統(tǒng)的檔案管理過程中，要想實現(xiàn)對某一個資料的查詢，必須要通過專門的檔案管理人員的查找和取件，也就是說要耗費一定的時間和精力，但是現(xiàn)代電子檔案的文件管理就有效的克服了這一不足。
四、 紙質(zhì)檔案與電子檔案應(yīng)并存管理
國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略的實施，對社會的各行各業(yè)產(chǎn)生著劃時代的影響，尤其對傳統(tǒng)的思維方式和管理模式產(chǎn)生了革命性沖擊。檔案的管理模式包括管理體制、 管理手段必然進行根本性的變革。盡管電子檔案相對于紙質(zhì)檔案有著某些優(yōu)勢，而紙質(zhì)檔案的優(yōu)點是電子檔案所無可比擬的。對二者進行深入一層的分析，便可以發(fā) 現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案實際上有著某些不容忽視的聯(lián)系。在當(dāng)今信息化社會，紙質(zhì)檔案和電子檔案的載體不具有繼承性和相互否定性，二者發(fā)揮各自的優(yōu)勢。紙質(zhì)檔 案是保存和反映歷史真實面目的可靠記錄，電子檔案可以發(fā)揮在檢索、利用、傳輸、存貯等方面的優(yōu)越性。在當(dāng)前日新月異的數(shù)字時代，電子檔案和紙質(zhì)檔案相輔相成，相得益彰，為社會經(jīng)濟的發(fā)展發(fā)揮其巨大的作用。紙質(zhì)檔案與電子檔案在當(dāng)前以及今后相當(dāng)長的一個時期將互為補充，取長補短，長期并存。
五、 結(jié)語
綜上所述，我們可以看出電子文件作為信息化時展的智慧結(jié)晶，為傳統(tǒng)的檔案管理工作創(chuàng)造了新的機遇和挑戰(zhàn)。因此，檔案管理工作人員在日常管理工作中不僅要熟練掌握紙質(zhì)檔案的管理知識，更要充分了解到電子文件與其實施管理上的不同，管理的注意事項。同時，掌握先進的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以此加強電子文件的檔案管理工作，做到與時俱進，滿足信息化發(fā)展的需求。
參考文獻
中圖分類號：G276 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9416（2013）02-0215-01
近年來，電子信息技術(shù)飛速發(fā)展，各行各業(yè)的辦公都逐漸實現(xiàn)自動網(wǎng)絡(luò)化，利用電子檔案管理系統(tǒng)進行無紙化辦公，以光盤、磁盤等為載體進行文件存儲、管理和傳輸，避免了紙質(zhì)辦公的浪費與雜亂。而面對大量電子圖書、電子圖像、電子資料等電子文檔的產(chǎn)生，現(xiàn)有的計算機存儲容量雖大但也有限制，管理軟件也在不斷的更新改進，因此，電子檔案也需要專門的檔案部門管理，否則有可能造成文件的損壞和丟失。
1 電子檔案的特點
將作為檔案管理的電子信息經(jīng)過歸檔過程后形成電子檔案，其管理不僅僅是管理檔案的電子信息，還要實現(xiàn)實體檔案的信息化管理以及電子信息和實體檔案的關(guān)聯(lián)。電子檔案主要具有以下幾個特點：（1）信息的非人工識別性，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案采用人工可識別的記錄符號，而電子檔案依賴計算機、數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，采用數(shù)字代碼，需借助計算機才能轉(zhuǎn)換人工可識別的信息。（2）信息存儲的高密度性，電子檔案以磁盤光盤為載體，大大減少了檔案的存儲空間。（3）信息與載體之間的可分離性，電子檔案的信息可進行修改復(fù)制和傳輸，快捷方便，有利于異地管獲取和管理。（4）多媒體技術(shù)集成性，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息記錄方式單一，而電子檔案應(yīng)用計算機多媒體技術(shù)，通過音頻、視頻等信號存儲信息使其更加形象生動。
由此可看出電子檔案相對傳統(tǒng)檔案的優(yōu)勢，電子檔案能有效地節(jié)約空間，其磁盤、光盤、硬盤等存儲介質(zhì)存儲密度大、容量大且記錄和傳播速度快。
2 電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的差異
由電子檔案的特點可看出，電子文件從載體和技術(shù)方面都有別于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，因此，對電子檔案的管理也和傳統(tǒng)的檔案管理有所區(qū)別。
2.1 歸檔時間不同
傳統(tǒng)檔案管理，需等檔案資料形成后才能進行歸檔開始管理；而電子檔案可以在資料產(chǎn)生的同時同步進行，也可隨時歸檔隨時修改或定期進行統(tǒng)一歸檔。此外，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，檔案部門可以快速直接地獲得電子資料信息，減少了資料寄送的過程，方便了工作人員對信息的及時更新和管理。
2.2 歸檔方式不同
傳統(tǒng)檔案一般對一批資料進行人工分類、編目然后統(tǒng)一歸檔；而在進行電子檔案歸檔時，工作人員可以在收到文件時就通過計算機和數(shù)據(jù)庫對檔案進行分級、分類、編號，系統(tǒng)地給出對應(yīng)的檔案號，并且可以設(shè)定限制級別或設(shè)置密碼，便于檔案查找和保管，也保證文件的真實性和安全性。
2.3 保管方式不同
傳統(tǒng)檔案一般密封保管，由于紙質(zhì)文件的保存期限有限，在一定時間后需重新整理；而電子檔案雖然本身不會變質(zhì)，但其載體若受到不適宜的溫度濕度的影響，會使壽命減小，且磁場對載體的影響很大，外來磁場作用于磁性載體會破壞電子檔案的記錄信息，存儲介質(zhì)又在不斷發(fā)展，這都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門在歸檔時可打印一份紙質(zhì)檔案作為備份，并將載體放在適宜的環(huán)境中保存，但根本的解決方法還需依賴計算機技術(shù)的發(fā)展，以通用的格式存儲電子文件，使其在存儲介質(zhì)改進后仍可長期利用。
2.4 查詢方式不同
傳統(tǒng)檔案需要通過檔案號等進行人工查找，且一定保密等級的資料需授權(quán)證明才能進行查看；而由于數(shù)據(jù)庫及互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用，電子檔案的查詢較為方便，查詢者可注冊會員，通過登錄數(shù)據(jù)庫對檔案進行搜索，更快捷的查到所需資料，而對于不同保密等級的文檔，工作人員可對查詢者進行身份認證，給與不同的權(quán)限許可。
2.5 管理人員要求不同
由于電子檔案相對傳統(tǒng)檔案的科技化，其管理在技術(shù)上的要求就比傳統(tǒng)檔案要嚴格，這就要求電子檔案的管理人員有更高的素質(zhì)，能熟練使用計算機技術(shù)及相關(guān)的應(yīng)用軟件，了解各載體的使用性并與時俱進，掌握科學(xué)管理的新方法。
由此可看出電子檔案可以有效地提高工作效率，通過充分發(fā)揮計算機技術(shù)的作用，檔案管理員可進行快速的歸檔和便捷的管理，利用者也可通過簡單的操作進行查詢，免去了工作人員繁瑣的手工編號和人工查找工作，因此，對電子檔案的管理人員也提出了更高的要求。
3 電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的共存
對比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，電子檔案的出現(xiàn)給人們帶來很大的便捷，但電子文件并不能完全取代紙質(zhì)文件。由于電子檔案存在易修改、載體不定等缺點，且一些工作人員對電子文件的認識并不全面，可能造成電子檔案的改動和丟失。因此電子文件與紙質(zhì)文件相結(jié)合，電子檔案與傳統(tǒng)檔案的管理方法相輔相成，才能更好的對資料進行保管。
首先，傳統(tǒng)檔案是電子檔案的形成基礎(chǔ)。電子檔案的信息資源需要傳統(tǒng)檔案的支持，除了一些是通過電子形式直接提供在網(wǎng)絡(luò)上的之外，很大一部分是依靠資料收集整理后轉(zhuǎn)錄為電子信息在網(wǎng)絡(luò)上使用的。因此，良好的傳統(tǒng)檔案管理對電子檔案的形成有很大的作用，只有擁有了豐富的信息資源才有更加充實的電子檔案，且電子檔案的原始性也需要傳統(tǒng)檔案的管理作保證。
其次，電子檔案無法完全取代傳統(tǒng)檔案。由于電子檔案具有信息與載體可分離性的特點，使得信息很容易被復(fù)制更改，且計算機網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用使文件和系統(tǒng)會受到病毒的侵襲而損壞，而工作人員的一點小失誤就可能造成很大的損失，這些都是電子檔案仍存在的不足之處。但傳統(tǒng)檔案在嚴格保存之后，所記錄的信息就不易被更改，且紙質(zhì)材料只要保管得當(dāng)、修復(fù)及時，可以保存很長時間，因此，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的存在仍有很大的意義，電子檔案還無法完全取代傳統(tǒng)檔案。
4 結(jié)語
隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案的出現(xiàn)有效提高了辦公效率。由于電子檔案與傳統(tǒng)檔案的特點不同，兩者的歸檔時間、歸檔方式、保管方式和查詢方式不同，對工作人員的要求也不同，通過充分發(fā)揮計算機技術(shù)的作用，不僅方便了管理人員的歸檔和管理，也能有效地節(jié)約空間和時間。但電子檔案并不能完全取代傳統(tǒng)檔案，傳統(tǒng)檔案的管理保證了電子檔案的原始性，也保證了信息的安全性。應(yīng)不斷增加現(xiàn)代化的先進設(shè)備，同時加強電子檔案和傳統(tǒng)檔案的管理工作，為社會更好的服務(wù)。
參考文獻
一、檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的意義
做好檔案管理基礎(chǔ)工作有利于提高檔案管理的整體工作效率，將檔案管理的工作水平提升到新的層次。通過對檔案管理基礎(chǔ)工作的不斷完善，加快建立完整有效的現(xiàn)代檔案管理機制，能夠提升檔案管理事業(yè)的整體水平。
1.幫助建立更加標準和規(guī)范的檔案管理機制。規(guī)范化、標準化和現(xiàn)代化是檔案管理工作的重要目標。高效率的檔案管理基礎(chǔ)工作使查（借）閱者能及時且高效率、精準地進行檔案查找，這其中增加的時效性與精確性意味著檔案價值的整體提升。
2.確保檔案搜索的準確性。檔案的收集、整理、分類、錄入、歸檔是檔案管理中的基礎(chǔ)工作，加強這些工作的細節(jié)管理和操作，可以有效地避免錯誤信息的出現(xiàn)，提高檔案管理工作的效率。
3.提高檔案利用價值。提升檔案管理基礎(chǔ)工作水平對于提高檔案利用效率有著重要意義。在對檔案進行分類整理、錄入、歸檔等基礎(chǔ)工作時要注意區(qū)分檔案內(nèi)容的程度級別。檔案分類按照來源、時間、內(nèi)容和形式特征的異同點，對檔案有層次的區(qū)分，并組成一定的體系。根據(jù)涉及到借閱檔案的重要程度，按照審批流程，對于內(nèi)容重要的、急迫的檔案優(yōu)先處理，優(yōu)先整理使用，這能有效地增強檔案的使用頻率，提高檔案的利用價值，達到檔案使用價值的最大化。
二、傳統(tǒng)檔案管理與現(xiàn)代電子檔案管理的對比研究
傳統(tǒng)檔案能表述為以圖表、文字等多種形式的存在，且具有保存價值的歷史記錄，傳統(tǒng)檔案管理所儲存的主要是紙質(zhì)資料；電子檔案管理的儲存介質(zhì)為計算機光盤、硬盤，電子檔案不僅可以在計算機中進行儲存，還能通過計算機網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)資料處理與傳送，電子檔案的表現(xiàn)形式是電子文書、電子信件、電子圖表等，隨著社會的飛速發(fā)展，人們對檔案管理提出了更高的要求，傳統(tǒng)檔案管理很大程度上不能滿足當(dāng)前的需求，一方面，計算機網(wǎng)絡(luò)與現(xiàn)代人們的日常生活密不可分，電子檔案管理將是大勢所趨，另一方面，傳統(tǒng)檔案具有不可替代的優(yōu)勢，有必要加強對電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理雙方利弊的綜合探究。
（一）電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的特性分析
1.電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的共性。
（1）兩者的基本原理共通：以傳統(tǒng)檔案管理原理為基礎(chǔ)，電子檔案采用信息化技術(shù)將之進行了有效的整合與優(yōu)化，電子檔案是傳統(tǒng)檔案管理發(fā)展的成果；
（2）電子檔案的存在與傳統(tǒng)檔案不可分離：傳統(tǒng)檔案所管理的信息屬于社會實踐數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)具有極大的真實性，傳統(tǒng)檔案資料就是電子檔案真實性的重要保證；
（3）子檔案的出現(xiàn)使傳統(tǒng)檔案的信息量得以擴大：電子檔案具有大容量優(yōu)勢，不僅可以存儲各種各樣的檔案信息，還可以實現(xiàn)資源共享，在進行資料調(diào)用時具有更好的便利性。
2.電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理上的差異。
（1）管理方式不同：電子檔案就其本質(zhì)特性來說有著很大的特殊性，它能夠?qū)崿F(xiàn)檔案一級管理，檔案管理人員在接收到文件后，可以及時的給檔案提供一個具有唯一性的檔案號，并對檔案類型進行標注，而傳統(tǒng)檔案管理的工作量相對較大，每一步都需要人工完成。
（2）保管方式不同：電子檔案進行信息存儲的載體往往會老化，其載體的老化容易造成檔案信息的失真，進而影響檔案的可靠性；傳統(tǒng)的檔案管理具有信息紙質(zhì)備份，通常不會出現(xiàn)檔案信息丟失情況，也不用承擔(dān)病毒或網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險。
（3）歸檔方式不同：電子檔案具有可逆性與可重復(fù)性，管理人員進行信息修改不會留下修改痕跡，這種特性的優(yōu)點在于消除了最初檔案歸類時出現(xiàn)錯誤的擔(dān)憂，還能將錯誤信息進行及時的更正，但是這也使得電子檔案內(nèi)容存在一定的失真性；傳統(tǒng)檔案管理在進行歸檔時，通常是依照科學(xué)的順序進行分類擺放，同類檔案之間存在相關(guān)的聯(lián)系，管理人員進行歸檔時還必須根據(jù)相應(yīng)的程序進行，留有操作痕跡，能有效彌補電子檔案管理上的不足，更能確保檔案的原始與真實性。
（二）電子檔案管理的利與弊
1.電子檔案管理的優(yōu)點。
（1）電子檔案管理的出現(xiàn)，有利于綠色環(huán)保事業(yè)的開展。電子檔案管理實行無紙化辦公模式，對紙質(zhì)文件的使用數(shù)量大大降低。這樣不僅減少了資金的投入，還有利于環(huán)保事業(yè)。
（2）電子檔案管理提高了傳統(tǒng)檔案管理的效率。檔案歸檔、檔案存儲、檔案查詢等方面的工作時間縮短，使得檔案管理效率大幅度提升。電子檔案采用數(shù)據(jù)傳輸方式進行資料的共享與傳遞，不再具有文件打印、文件張貼需要，檔案信息的查詢與管理更加具有時效性。
2.電子檔案管理的弊端。
（1）電子檔案管理的信息載體面臨變質(zhì)與老化危機，如果長期使用，可能出現(xiàn)資料無法讀取現(xiàn)象，因此，電子檔案管理模式下，應(yīng)該做好相關(guān)的安全備份工作，保護手段可以采用云技術(shù)等。
（2）企事業(yè)單位在進行電子檔案管理時，由于其操作程序相對復(fù)雜，對檔案管理人員的專業(yè)要求較高，因此，必須要配備以高技術(shù)人才，同時，還應(yīng)該加強管理人員技術(shù)培訓(xùn)，充分保證電子檔案可靠性。
（3）電子檔案在進行數(shù)據(jù)共享與傳輸時，面臨復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險，例如病毒、黑客攻擊等，管理人員需要加強數(shù)據(jù)信息安全管理，可以采取建立網(wǎng)絡(luò)防火墻、檔案加密的方式對電子檔案資料加以防護。
（4）雖然我國的檔案管理水平得到了一定的提高，且國家也出臺了相應(yīng)的電子檔案管理法規(guī)，但是對于一些具體的細則仍不夠完善，電子檔案管理面臨一系列的法律制約，相關(guān)部門應(yīng)該退出相應(yīng)的電子檔案管理辦法，為檔案管理的發(fā)展保駕護航。
三、結(jié)語
相比傳統(tǒng)檔案管理來說，電子檔案管理模式在很多方面都有了提升，表現(xiàn)得最直觀的就是效率，電子檔案管理方式的出現(xiàn)也有利于環(huán)保事業(yè)的開展。但是傳統(tǒng)檔案管理也有著它不可替代的地方，在現(xiàn)階段和將來的一段時間里，電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理兩者會相互協(xié)調(diào)著存在，因為電子檔案管理暫時還不能完全取代傳統(tǒng)檔案管理，檔案管理工作人員應(yīng)該充分利用二者的優(yōu)勢，來提高檔案管理質(zhì)量。
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A文章編號：1671-1297（2008）07-031-02
檔案是知識的寶庫與歷史的見證，是人們在長期的社會實踐活動中積累形成的寶貴歷史材料，記錄社會不同時期、不同階段的發(fā)展歷程，對了解歷史、查考現(xiàn)實、總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)、制定政策規(guī)劃、教人育人，具有極其重要的作用。如一個單位在制定各項改革方案、描繪未來發(fā)展藍圖時，都要參考檔案資料; 又如學(xué)校、單位、企業(yè)，通過檔案編寫史料、舉辦展覽、電教宣傳等方式來教育人、感染人，增加職工的責(zé)任感、榮譽感、歸屬感等等。
一、傳統(tǒng)人事檔案管理中的弊端
（一）主觀隨意性強
傳統(tǒng)人事檔案中有“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”的規(guī)定。這一規(guī)定源自干部人事檔案制度，并應(yīng)用到其他人事檔案規(guī)定中。對當(dāng)事人保密的目的一般認為是安全的需要以及方便組織管理，但正是這種高度保密性反而降低了人事檔案的真實性和可靠性，因為信息壟斷而使“ 組織意見”主觀隨意性增強。
（二）弄虛作假,以檔謀私
在傳統(tǒng)管理方式控制下，“以檔謀私”現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)。欲從行政部門、國有企事業(yè)單位跳槽的人受到單位扣留檔案不放人的“人質(zhì)檔案”現(xiàn)象并不鮮見。部分“棄檔族”在進入需要人事檔案的單位就業(yè)辦理調(diào)轉(zhuǎn)、報考公務(wù)員、考研等時候，也徒嘆“檔到用時方恨無”。現(xiàn)實中有個別人通過在檔案中偽造干部履歷、入黨材料和專業(yè)證書，靠弄虛作假，平步青云走較高級領(lǐng)導(dǎo)崗位; 也有單位個別領(lǐng)導(dǎo)通過檔案打擊報復(fù)，給職工帶來極大的傷害。不同形式的虛假檔案,“以檔謀私”現(xiàn)象的屢屢出現(xiàn),使檔案制度的嚴肅性、準確性、惟一性屢受挑戰(zhàn)。由于傳統(tǒng)的人事檔案管理無法適應(yīng)我國經(jīng)濟的高速發(fā)展，而新的人事檔案管理方式尚未建立完善，當(dāng)前的檔案管理工作出現(xiàn)一些新情況和新問題。
（三）社會主義市場經(jīng)濟進程中呈現(xiàn)“棄檔族”
過去個人只能對人事檔案所決定的命運無條件接受，而在現(xiàn)在這一轉(zhuǎn)軌時期，大量新階層與流動人員在很大程度上擺脫了它的影響。根據(jù)不完全統(tǒng)計，全國各級人才流動中心為15.4 萬個國有和非國有單位代為管理保存的三四百萬份人事檔案中，至少有60 多萬份與主人失去聯(lián)系。作為60 多萬“棄檔族”中很多人是“漂”到大城市就業(yè)，檔案現(xiàn)在對他們來講沒有什么用;有人甚至長期拖欠人才流動服務(wù)中心檔案托管費，且未作補交的打算。調(diào)查顯示: 有68%的被訪者認為檔案在他們求職及職業(yè)發(fā)展中不重要或作用不大，而且越是年輕人和非黨員，越是不重視檔案。對于流動人員而言，調(diào)整檔案工資、進行職稱評審、提供合同鑒證、辦理社會保險和出國政審等人事項目實際上也并不需要。流動人員并不在國有單位，按照黨政機關(guān)、事業(yè)單位的工資制度給他們定級、晉資可謂是畫蛇添足。
（四）在非公企業(yè)，不關(guān)心員工人事檔案
與部分人自動拋棄檔案相應(yīng)的是許多非公企業(yè)在招聘員工時也并不關(guān)心人事檔案。企業(yè)經(jīng)理通常是采取“合格不合格干了就知道”的方式評價聘用員工。某咨詢公司的一項調(diào)查表明，不關(guān)心員工人事檔案的企業(yè)占了調(diào)查總數(shù)的80%。在政府機關(guān)或國有企事業(yè)單位，情況就不一樣了,人事檔案在提干過程中“還是相當(dāng)重要的。”如今，企業(yè)必須在市場上尋找最優(yōu)秀的人才，以應(yīng)對激烈的競爭。但現(xiàn)有的人事檔案，在很大程度上已經(jīng)不能夠幫助他們正確判斷某個人的真實才能和準確的客觀背景，有些甚至提供了與實際情況截然相反的結(jié)論。因此，它已越來越成為用人單位的一塊“雞肋”:“食之無味，棄之可惜”。三是對人事檔案處于越來越忽略的狀態(tài)。目前，眾多跨國公司、民營企業(yè)、上市公司越來越多地轉(zhuǎn)向去做人才的背景調(diào)查，而對人事檔案基本上都處于越來越忽略的狀態(tài)。用人單位在忽略舊的人事檔案的同時，卻又發(fā)現(xiàn)或多或少需要建立每個人員的新“人事檔案”，只不過這份“人事檔案”現(xiàn)在有著更多不同的形式: 有的企業(yè)是建立在人事信息管理系統(tǒng)之中，有的企業(yè)干脆自己建立在人才中心保管的人事檔案之外的“第二人事檔案”; 然而這些都處于各自為政的狀況，隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展和各種所有制市場參與者的大量涌現(xiàn)，具有社會公信力的集人才信息與信用的人事檔案管理制度又確實有其存在的價值，現(xiàn)行的人事檔案管理制度乃“棄之可惜”。
（五）人事檔案管理改革難以推進的原因
人事檔案雖小，但關(guān)系到千百萬勞動者的切身利益，關(guān)系到我國人事制度改革進程的進一步深入，關(guān)系到依法治國和人才強國戰(zhàn)略的具體實施。由于傳統(tǒng)體制下人事檔案管理牽涉到組織、人事、勞動、檔案等多個主管部門，檔案的功能則延伸到民政、公安、教育等其他有關(guān)部門，特別是由于檔案收費管理為政府所屬人才流動服務(wù)機構(gòu)、職業(yè)介紹機構(gòu)帶來巨大收益，致使目前人事檔案制度改革舉步維艱，大大落后于干部人事制度改革的整體進程。
二、對新型人事檔案管理制度的設(shè)想
（一）明確流動人員人事檔案管理的公共服務(wù)性質(zhì)
在組織人事部門成立人才交流機構(gòu)之前，干部人事檔案一直是由組織人事部門集中統(tǒng)一管理的，在性質(zhì)上屬于公共服務(wù)，而且?guī)в泻軓姷恼涡?。出于深化機構(gòu)改革和機關(guān)轉(zhuǎn)變職能的需要，黨委組織部門和政府人事部門在成立人才交流服務(wù)機構(gòu)后，把流動人員檔案管理這類比較具體的事務(wù)性工作委托或授權(quán)給人才交流服務(wù)機構(gòu)負責(zé)，但這并未改變流動人員人事檔案管理的公共服務(wù)性質(zhì)。所以應(yīng)當(dāng)進一步明確流動人員人事檔案管理的公共服務(wù)的性質(zhì)，維護人事檔案的真實性、嚴肅性,完善流動人員人事檔案管理的公共服務(wù)體系和人才流動社會化服務(wù)體系。
（二）建立人事檔案管理相互分離的管理制度
從長遠看，我國的人事檔案制度改革必須明確所有社會組織都具有建立和保管本單位人事檔案的權(quán)利和責(zé)任，不管公共部門或三資、民營企業(yè)都應(yīng)在法律規(guī)定的制度和原則下享有人事檔案的管理權(quán)。為保障流動人員權(quán)益和各單位的專有知識信息，非公單位的人事檔案應(yīng)以單位為中心建立，主要用于企業(yè)日常管理，不得作為個人身份證明隨個人在不同單位之間調(diào)動。個人到新的單位供職服務(wù)，則新的服務(wù)單位應(yīng)重新為其建立檔案。個人離職后原單位應(yīng)在若干年內(nèi)保留其人事檔案。
個人求職或服務(wù)的新單位欲了解查閱其原單位的人事檔案由本人書面授權(quán)，原單位應(yīng)無償提供。非經(jīng)個人授權(quán)，任何單位和個人不得以任何理由扣留、公開、披露個人檔案信息。
（三）發(fā)揮好人事檔案管理工作服務(wù)作用
檔案管理絕不僅僅是單純保管，而是有一系列服務(wù)內(nèi)容。比如《人事檔案管理暫行規(guī)定》第七條明確:“人才流動服務(wù)機構(gòu)應(yīng)認真做好流動人員人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等管理工作，認真做好與流動人員人事檔案管理有關(guān)的流動人員身份認定、檔案工資記載、出國(出境)政審工作，經(jīng)授權(quán)做好相關(guān)的職稱資格考評、合同鑒證、社會保險等社會化服務(wù)工作?！睘榱诉m應(yīng)服務(wù)人事工作的需要,《規(guī)定》還要求“做好流動人員檔案材料的收集工作，不斷充實流動人員人事檔案的內(nèi)容?！边@些服務(wù)內(nèi)容是今后人事檔案管理的很重要內(nèi)容,也是發(fā)揮檔案作用，促進經(jīng)濟發(fā)展的有效途徑。
(四)執(zhí)行“收支兩條線”
為了保證規(guī)定落到實處，應(yīng)當(dāng)收取少量服務(wù)費，必須嚴格執(zhí)行物價部門批準的標準，并接受群眾監(jiān)督。但是要堅決執(zhí)行“ 收支兩條線”，收取的服務(wù)費要如數(shù)上繳政府財政部門，不得私自截留?！笆罩蓷l線”是對行政事業(yè)費的管理措施，對企業(yè)則無法執(zhí)行，這也從另一個側(cè)面說明了企業(yè)是不能管理流動人員人事檔案的,因為那樣一來，實際就把這項公共服務(wù)變成了企業(yè)行為。
總之，只有以“ 以人為本”和“ 以民為本”來進行人事檔案管理制度的合理改革，才能使人事檔案成為一個透明、適度開放的個人社會公信平臺，才能充分保障人事檔案當(dāng)事人的合法權(quán)利得到保障，才能解除就業(yè)者的后顧之憂，讓人們安居樂業(yè)，使現(xiàn)有制度的既得利益者在公共平臺上實現(xiàn)共贏，促進社會主義和諧社會建設(shè)。
參考文獻
[1] 胡偉. 淺談人事檔案的特點和作用[J]. 科技，2004,(10).
在建設(shè)中國特色社會主義社會的過程中，文化工作是非常重要的組成部分，對于提升人民群眾的精神文明素質(zhì)有著積極的影響。工人文化宮作為一種公益性的文化事業(yè)單位，在傳播文化的過程中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，是構(gòu)建精神文明社會的重要組織部門，具有一套完整的公共文化體系，對于我國文化事業(yè)的建設(shè)方面有一定的促進作用。由此可見，加強對工人文化宮的檔案管理是非常必要的。隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，電子檔案已經(jīng)成為工人文化宮檔案管理的必然趨勢。
一、傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理之間的異同
1.傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理的聯(lián)系
1.1電子檔案的形成建立在傳統(tǒng)檔案的基礎(chǔ)之上
隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，電子化信息資源在檔案管理中的應(yīng)用已經(jīng)比較常見，但是，電子化信息資源的使用仍然需要傳統(tǒng)檔案的支持。檔案的信息資源不會自己進入到網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，而是通過電子的形式傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，然后在傳統(tǒng)檔案的基礎(chǔ)之上作出進一步的加工與整理，形成電子檔案在網(wǎng)上使用。
1.2電子檔案進一步擴大了傳統(tǒng)檔案的信息資源
網(wǎng)絡(luò)的儲存空間非常大，能夠?qū)⒏鞣N類型的檔案資料全部收集在其中，有關(guān)人員隨時都能夠在網(wǎng)上查閱到自己需要的檔案。而且，利用資源的共享還能夠?qū)崿F(xiàn)互助互利的目標，為電子檔案管理提供了很大的便利。另外，工人文化宮的工作人員還能夠利用電子檔案調(diào)出實體檔案的所在地，然后進行直接獲取，與傳統(tǒng)檔案管理相比節(jié)省了更多的時間，是電子檔案與傳統(tǒng)檔案的完美結(jié)合[1]。
2.傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理的區(qū)別
傳統(tǒng)檔案與電子檔案管理的區(qū)別主要表現(xiàn)在三個方面，分別是歸檔時限不同、查詢方式不同、保管方式不同。從歸檔時限的角度來看，電子檔案可以在文件辦理結(jié)案后進行歸檔，也可以在某一特定的時間周期內(nèi)進行統(tǒng)一的歸檔，歸檔后通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)接嘘P(guān)管理部門進行統(tǒng)一歸類，避免出現(xiàn)檔案遺漏、檔案丟失的情況發(fā)生。從查詢方式的角度來看，電子檔案只要在條件允許的情況下，就能夠隨時對檔案進行查詢和復(fù)制，方便調(diào)檔。而傳統(tǒng)檔案管理需要根據(jù)記錄進行檔案位置的查詢，在查詢的過程中浪費了很多時間，不利于其他工作的順利進行。從保管方式的角度來看，電子檔案可以通過網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫和存儲載體的方式進行保管，在經(jīng)歷多年之后必然會發(fā)生老化的現(xiàn)象，從而影響了存儲載體中的內(nèi)容。而且，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展非常迅猛，計算機更新的速度非?？?，在更新的過程中也不能避免對電子檔案造成一定的威脅。但是，傳統(tǒng)檔案管理有效的改善了這一問題，紙制品的備份更加易于保存，即使重新錄入也不會因為檔案丟失的情況而無法進行[2]。
二、提升工人文化宮電子檔案管理的手段
1.加強對電子文件的收集與整理
檔案收集是檔案管理的基礎(chǔ)工作，為工人文化宮后續(xù)的檔案管理工作提供了更加全面的參考信息，是檔案管理真實性與準確性的基本保障。像是工人文化宮的歷史檔案、業(yè)務(wù)檔案的管理都需要建立在檔案資料收集的基礎(chǔ)之上，從而更好的進行這些檔案的查閱與利用。而從工人文化宮電子檔案管理的角度來看，也應(yīng)該將電子文件資料的收集作為檔案管理的基礎(chǔ)工作，像是收集工人文化宮舉辦活動的電子文件資料、收集工人文化宮歷史電子檔案資料等。但是，在進行電子文件的收集過程中，要注意收集方法、收集要求和收集范圍的使用與規(guī)定，與傳統(tǒng)檔案管理相比，電子檔案管理中的文件收集還是存在一定的差異性[3]。
2.積極使用現(xiàn)代化的歸檔管理手段
工人文化宮電子文件的歸檔主要就是指對電子文件的整理，根據(jù)電子文件中的內(nèi)容確定其屬性，之后從存儲器上拷貝或刻錄到存儲載體上，為電子文件的長期保存提供了便利。工人文化宮電子文件的歸檔方法需要根據(jù)其電子文件的產(chǎn)生條件來確定，如果工人文化宮有計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，就可以通過電子數(shù)據(jù)庫的形式對電子文件進行歸檔；如果工人文化宮是以存儲載體的形式對電子文件進行保存，就需要進行相應(yīng)的輔助工作與認證工作，結(jié)合傳統(tǒng)檔案進行電子文件的歸檔。
3.健全?子檔案管理審核制度
屬于靜態(tài)式管理，把工作重心放在了管理控制上，帶有嚴重的政治色彩，往往忽視了人事檔案的服務(wù)功能。要求教職工要無條件的服從檔案管理者的要求，即提供檔案材料和所需文件，但教職工如果需要查詢檔案資料或查看檔案信息時卻需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批示。只有少數(shù)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)可以查看，成了領(lǐng)導(dǎo)管理下屬的工具，嚴重制約了人事檔案的服務(wù)功能。這就造成很多教職工對檔案不重視，覺得和自己工作學(xué)習(xí)沒關(guān)系，這是我們的人事檔案管理者不能很好的將人事檔案的“服務(wù)”功能發(fā)揮出來造成的。
1.2檔案材料單一。
傳統(tǒng)的人事檔案是以記載收錄個人政治面貌為主，家庭出生、社會關(guān)系等單一內(nèi)容為主。記載教職工平時工作表現(xiàn)、文化進修程度、心理健康狀況、學(xué)生評分高低等方面的材料較少。
2創(chuàng)新人事檔案管理工作的措施
2.1充分認識人事檔案管理工作的重要性
我國自改革開放以來，經(jīng)濟生活水平有了很大的提高。企事業(yè)單位的用人形式也發(fā)生了極大變化，人們就業(yè)的自由度和流動頻率越來越快。越來越多的人由原來的“鐵飯碗，一端一輩子”變?yōu)榭勺杂蛇x擇單位高度自由的社會人。人事檔案的重要性也減弱了，對人才制約作用已失去效力。這就造成一些人對人事檔案產(chǎn)生錯誤的看法。認為檔案已經(jīng)起不到什么作用了，甚至可有可無的思想。這對人事檔案的發(fā)展及其不利，不能真正發(fā)揮人事檔案價值的實用性，我國教育制度改革不斷深化，使各學(xué)校間教師和學(xué)生的流動性更強，同時也對人才信息需求更加急迫。人事檔案做為反映個人經(jīng)歷，德才表現(xiàn)及發(fā)展過程，是全面衡量一個人是否能勝任此工作的重要依據(jù)。因此我們必須提高對人事檔案的認識。
2.2改變以往的靜態(tài)式人事檔案管理，增強服務(wù)意識
學(xué)校的人事檔案是記錄學(xué)校教師在平時教學(xué)、科研、社會活動中形成的完整反映教師個人的勞動成果和智慧及獎懲經(jīng)歷，也反映了學(xué)校辦學(xué)質(zhì)量的水平、師資力量，是教師評職稱、考核等重要的依據(jù)。因此學(xué)校人事檔案管理方式要以人為本，做到為全體教職工服務(wù)的“人性化”服務(wù)理念，并為教職工德、育、體全面發(fā)展提供保障。建立教師成長檔案。為每一位教師編制一份個人成長檔案，檔案資料以學(xué)歷程度、所學(xué)專業(yè)、教學(xué)課程、論文獲獎情況、學(xué)生對教師的滿意度、有無研究課題等為內(nèi)容。教師成長目標以鄰近相關(guān)學(xué)?；虮镜貐^(qū)教師發(fā)展水平作為參照物，制定相應(yīng)的目標管理辦法。例如本校各教師的特長、優(yōu)勢，那些是老師的斷角，那些是本學(xué)校大部分教師都欠缺的，并以動態(tài)形式公示。這樣教師對自己的狀況十分清晰，能夠及時糾正自己的失誤和不足，做到早準備、早修正。使人事檔案的管理切合不同類型專業(yè)技術(shù)人才的成長、發(fā)展規(guī)律，滿足學(xué)校教職員工的專業(yè)發(fā)展需求。
2.3人事檔案應(yīng)轉(zhuǎn)變功能定位，實現(xiàn)“績效化”
傳統(tǒng)的人事檔案管理方式已經(jīng)不能順應(yīng)時代的發(fā)展了，現(xiàn)在很多單位的人事檔案管理還是按以前計劃經(jīng)濟時代的檔案管理方式，在檔案功能定位上還是按照“政治化”的管理，是阻礙人事檔案發(fā)展的絆腳石，功能的單一性，使得人事檔案發(fā)揮不出應(yīng)有的“績效”作用?，F(xiàn)在我國高中以下義務(wù)教育階段實行績效工資改革，績效改革涉及教師的崗位工資核定、績效的核算等。而這些改革的依據(jù)很大一部分是來自人事檔案的信息。因此我們在以后的檔案工作中必須突出檔案的“績效”信息功能，更好地發(fā)揮檔案的實用性。
2.4強化檔案服務(wù)意識，發(fā)揮檔案功能的多樣性
國家教委6號令明確指出：“學(xué)校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一”。人事檔案反映了學(xué)校教職工和領(lǐng)導(dǎo)的個人的成長歷史和業(yè)績，是選撥人才的重要依據(jù)。所以，管好學(xué)校人事檔案對于人力資源開發(fā)起著重要作用。但由于歷史、客觀原因，學(xué)校包括社會單位對于人事檔案缺乏理解與重視。認為可有可無，只要有個人專門保管即可。沒有對人事檔案應(yīng)發(fā)揮的作用引起重視。要從“重藏輕用”向多元化的開發(fā)利用轉(zhuǎn)變。人事檔案怎樣才能更好地為學(xué)校師生服務(wù)需要我們檔案管理者不斷探索和發(fā)現(xiàn)。由傳統(tǒng)的簡單的收集整理，向多元化的開發(fā)利用轉(zhuǎn)變。人事檔案的開發(fā)主要包括：一是對人事檔案信息來源的發(fā)掘及人事信息的收集、整理。如擴大對教師人事信息的收集范圍，對學(xué)校干部增加收集信息種類等。二是對手里的人事檔案信息進行重組、甄別、篩選，增加人事檔案信息的時效性和利用價值，使得檔案信息在學(xué)校教學(xué)、科研、干部選撥等方面有廣闊的用途。三人事檔案信息化，建立電子人事檔案，并動態(tài)化加工和重組，滿足現(xiàn)代化建設(shè)對人事檔案的要求，使檔案信息的收集添加更加方便快捷，對人事檔案形成信息化、集約化、動態(tài)化管理。
2.5提高人事檔案管理方法，加強人事檔案信息化程度
隨著電腦及網(wǎng)絡(luò)的普及，網(wǎng)上教學(xué)、網(wǎng)上信息共享成為一種趨勢。信息化已貫穿我們生活的每個角落。我國把人事檔案信息化建設(shè)作為戰(zhàn)略重點在《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》提了出來。明確了“十五”期間檔案信息化管理的主要任務(wù)和落實情況。人事檔案作為檔案事業(yè)的重要組成部分，在檔案信息化和教育信息化的新形勢下，人事檔案信息化必須進快實施，并為教育信息化和檔案信息化服務(wù)。人事檔案信息化可實現(xiàn)干部、教師人事信息的“全文字檢索”擺脫以前傳統(tǒng)的庫房式管理模式。使檔案工作者從繁瑣的檔案收集、整理、保管、檢索等工作中擺脫出來。提高勞動效率和工作質(zhì)量。增強了人事檔案工作的效率，因此人事檔案管理者要重視人事檔案信息化培訓(xùn)，加強業(yè)務(wù)技能訓(xùn)練，提高自己的業(yè)務(wù)水平，使得人事檔案管理水平得到提高，更好地為學(xué)校、社會單位服務(wù)。
2.6健全人事檔案的管理制度
健全的、規(guī)范化的人事檔案制度是檔案工作人員工作的有效依據(jù)，是教職工做好本職工作的前提和保障。人事檔案管理工作質(zhì)量的高低直接對學(xué)校其他職位的穩(wěn)定產(chǎn)生影響。因此人事檔案的管理必須緊跟人事工作要求，實現(xiàn)管理制度的規(guī)范化。人事檔案管理工作比較繁瑣，涉及的事項較碎，所以要有一套嚴格的規(guī)章制度來制約，我們?nèi)耸聶n案管理者要依據(jù)《干部檔案工作要求》并根據(jù)本學(xué)校人事檔案管理中的實際情況，完善本單位的人事檔案管理制度，為學(xué)校各項工作的順利開展做貢獻。應(yīng)明確人事檔案的接收、保管、查閱等細節(jié)，建立電子人事檔案信息，實現(xiàn)人事檔案網(wǎng)絡(luò)共享，方便查閱，進一步提高人事檔案管理的現(xiàn)代化水平。
文化從廣義上講包括人類社會中的物質(zhì)和精神兩方面，即物質(zhì)文明和精神文明的總和；狹義的文化則指與政治、經(jīng)濟等并列而為人類社會活動之一部分，即關(guān)涉人類社會生活中的文學(xué)、、道德風(fēng)尚等精神方面的內(nèi)容。
1 文化對檔案工作者行為研究的意義
它是聯(lián)系和協(xié)調(diào)檔案工作者行為的牢固紐帶，是檔案館靈魂所在，它深刻揭示了檔案工作者中含有的文化特質(zhì)，對于發(fā)展檔案事業(yè)大有益處。
（1）可以在本民族文化基礎(chǔ)上正確看待并理解我國檔案工作者所特有的民族心理與性格。
（2）在中國文化背景中看檔案工作者行為，可以看到當(dāng)今檔案工作者行為形成的歷史因素，看到優(yōu)秀的民族文化反映到這一職業(yè)上的印記，也可以恰當(dāng)?shù)亟忉尯兔枋鑫覈鴻n案工作者所特有的思維和行為方式。
（3）對于檔案工作者的服務(wù)實踐過程來講，既可以在新形勢下弘揚民族的優(yōu)良傳統(tǒng)，進一步塑造檔案工作者群體的完美人格，又可以幫助認識分析一些行為中的陋習(xí)與弊端，有針對性地加以改進并做出符合時代要求的調(diào)節(jié)。
2 檔案工作者行為獨特的文化心態(tài)
檔案工作者的價值觀是與社會的核心價值觀緊密相連的。中國傳統(tǒng)文化把人的價值歸結(jié)為道德價值，作為一種道德文化，它之所以可以長期、廣泛、持久地影響著檔案工作者的行為，是因為道德文化是民族傳統(tǒng)中的核心文化，是檔案工作者在行為中起主導(dǎo)作用的價值觀念，是協(xié)調(diào)檔案館與國家、政府部門之間，檔案館之間，檔案館與職工之間利益關(guān)系的準則。檔案工作者對道德踐履的盡善追求，對道德人格的完美塑造以及呈現(xiàn)出的高志功低物欲的行為特征，都是道德這把價值尺度在起作用。
當(dāng)今人們對檔案工作者的贊美也是從道德尺度出發(fā)的，“人梯”、“橋梁”、“默默無聞”、“為他人做嫁衣”這些話，集中描述了檔案工作者行為中的勤懇、艱苦、犧牲、甘于奉獻、創(chuàng)造性的人格品質(zhì)，忽視了這一點，就從根本上模糊了檔案工作者的心理特色。社會上很多人都說檔案工作待遇、地位這樣低，但檔案工作者對檔案事業(yè)、對利用者服務(wù)卻那么熱情，這種忠于檔案事業(yè)的獻身精神真是讓人感動，其實這就是道德理想高于物質(zhì)利益的價值觀的力量，它充分體現(xiàn)了中國文化積極有為、奮發(fā)向上的基本精神，它從整體上塑造了檔案工作者的風(fēng)貌，也是檔案工作者所具有的共同心理特征，其具體表現(xiàn)在：
2.1 道德追求大于社會索取
現(xiàn)實中，檔案工作者所從事的工作在道德力量的支持下，歷久不渝地與社會上“富貴利達”為生活目標的世俗價值觀大相徑庭，對社會文化價值觀的贊美與對世俗價值觀的鄙視，是檔案工作者對這種濃重道德的追求經(jīng)久不衰的深層原因。
2.2 社會本位高于個人本位
檔案工作者有著一種強烈推動社會發(fā)展的歷史使命感，能以天下為己任，且對國家民族有較強的社會從屬感。保存黨和國家重要檔案文獻、珍貴文化遺產(chǎn)，傳播優(yōu)秀文化思想，培養(yǎng)人才幾乎成為全體檔案工作者的信條，對社會未來的負責(zé)勝過自身付出的思考，行為表現(xiàn)處處皆反映出它所屬的社會團體的性質(zhì)。
2.3 自我修養(yǎng)先于對他人的服務(wù)
自強、剛毅、耐力而樂觀向上的性格，是每一個檔案工作者心理品質(zhì)的主流，發(fā)憤忘食，樂以忘憂，學(xué)而不厭，誨人不倦，已成為檔案工作者服務(wù)的標準。
3 檔案工作者交往中的文化特征
中國傳統(tǒng)文化中有關(guān)人際關(guān)系的理論特別發(fā)達，我們民族心理傾向是“仁愛”與“和諧”，檔案工作者在對內(nèi)、對外交往中也具有明顯的這一民族文化特征，不但強調(diào)“和為貴”的人與人的和諧，知行合一的身與心的和諧，天人合一的人與環(huán)境的和諧，而且延伸到人內(nèi)在的精神和諧，這種文化滲透到歷代檔案工作者的服務(wù)思想、途徑、形式和方法之中。直到今天，檔案工作者仍保留著“和諧”、“仁愛”、樂融的特色并收到了明顯的服務(wù)效益，這種文化現(xiàn)象在檔案工作者與利用者之間已生成并深化為一種文化型的服務(wù)思想并構(gòu)建了具有經(jīng)典意義的民族精神。和為貴的文化觀念在與利用者的關(guān)系上突出的是“愛”，強調(diào)的是服務(wù)過程中的情感因素，并具有以下特征：
“融”，即情感的融匯狀態(tài)，首先要解決的是代界的填充和角色界線的延伸。心理相互滲透，“假如我是一個利用者”的心理換位，在服務(wù)功能上表現(xiàn)為和風(fēng)細雨的溝通，減少對立情緒，掃除情感障礙。
“情”，在實際工作中只有產(chǎn)生情的效應(yīng)，才能充分發(fā)揮服務(wù)功能，捕捉住服務(wù)最佳時機并產(chǎn)生出最佳效果。高質(zhì)量、高效益的服務(wù)，往往會使利用者產(chǎn)生出久久不能平息的激情，而利用者給檔案工作者的一點點慰問，也往往使我們難于忘懷。
中國傳統(tǒng)文化重視事物的相互聯(lián)系及統(tǒng)一，主張，使檔案工作者把利用者看成是與之相輔相成的，不是對抗力量，因此要追求和諧。行為中的氣質(zhì)表現(xiàn)應(yīng)是：穩(wěn)建，平和，溫良，體諒，不憑感情起伏任意發(fā)泄，不走極端，不沖動，不破壞內(nèi)心平穩(wěn)，對服務(wù)工作增加正效應(yīng)，減少副作用。
4 現(xiàn)實對檔案工作者傳統(tǒng)道德文化的沖擊
從社會發(fā)展的現(xiàn)實來看，中國傳統(tǒng)文化對檔案工作者的人格力量的塑造與支配力量是不可低估的，其有值得肯定和發(fā)揚的一面，但傳統(tǒng)文化弊端的暴露也是比較明顯的。近幾年，中西文化的碰撞已明顯觸及到檔案工作者行為的實踐領(lǐng)域，商品經(jīng)濟的發(fā)展使民族文化傳統(tǒng)受到了強大的沖擊，檔案工作者的價值觀也隨之發(fā)生了變化。首先，當(dāng)社會在重視了檔案工作者高層次道德追求后，卻忽視了檔案工作者的物質(zhì)享受，對檔案工作者及優(yōu)秀事跡的表彰幾乎都是以艱難困苦作為必備條件，評價中習(xí)慣的不是工作效能、質(zhì)量以及對社會發(fā)展進步產(chǎn)生的作用，而僅僅是比較奉獻與付出，社會分配中不注意檔案工作的需求，尤其是在社會發(fā)展的特殊歷史時期，檔案工作處在比較困惑之中時，以上問題顯得尤其嚴重。其次，中國傳統(tǒng)中的“和”對檔案工作者行為同時也產(chǎn)生了一定的消極影響，它以進展平穩(wěn)為理想，采用克制、諒解的方法，追求人際關(guān)系的平衡。服務(wù)過程中，往往表現(xiàn)為消極容納、妥協(xié)，缺乏工作的主動意識，具有一定的保守性。由于檔案工作者的內(nèi)心普遍存在著“息爭”心態(tài)，缺乏對沖突的正確認識和恰當(dāng)處理，當(dāng)服務(wù)中出現(xiàn)矛盾時以調(diào)合甚至降低服務(wù)水準為代價來平息檔案工作者與利用者之間的沖突。
1.2信息時代中電子文件所存在的特點。
1.2.1電子文件對于信息具有不可識別的特點。電子文件在對檔案進行記錄時，一般記錄的形式以符號代替，人們不能用肉眼直接進行識別，需要用技術(shù)進行解碼和分析，可是傳統(tǒng)紙質(zhì)文件中的信息是直接用文字和圖片進行記錄，可供人們直接進行閱讀。
1.2.2信息具有動態(tài)的特點。電子文件和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案中有著相同的物理特性，但是形式上存在一定的差異，即閱讀和記錄的形式不同，儲存信息的方式也有所不同，在信息媒體記錄下的電子文件和紙質(zhì)文件存在一定差異，它是根據(jù)邏輯的形式建立起來的，用鍵盤進行存儲、修改和記錄的操作，按照不同需要完成不同的表述，形成信息化的檔案管理模式。
1.2.3信息具有可控性和容易丟失的特點。電子文件相比紙質(zhì)文件，直接運用計算機對文件檔案進行處理和修改，一是為了創(chuàng)新傳統(tǒng)的檔案管理模式，使檔案的整理和分類工作更加便捷和高效，二是由于電子文件極易發(fā)生刪減、丟失甚至損毀的狀況，所以文件的安全性和可靠性低于紙質(zhì)文件。
2、信息媒體時代對傳統(tǒng)檔案信息管理帶來的挑戰(zhàn)
2.1社會環(huán)境給傳統(tǒng)檔案帶來的挑戰(zhàn)。檔案信息管理最開始是為了查閱者提供檔案資料，經(jīng)過專門的管理人員對檔案進行管理，使寶貴的資料得以保存，傳統(tǒng)的管理模式將紙質(zhì)檔案不被損壞作為保護重點，紙質(zhì)的保存方法成為了信息化時代中的缺點，管理者除了保護資料之外，還要盡量使資料的保密性得到保證，所以很少有人能接觸到這些資料。這樣的管理模式雖然有不足，但是對于資料的保護是很有益的。隨著信息化的時代出現(xiàn)，使人們對信息的需求量不斷增加，為了滿足人們的需求，這就需要我們對檔案進行管理，這些檔案會幫助人們找到自己需要的信息，但是又要保證信息的秘密性，這就對檔案管理工作提出了要求，需要將信息化引入到檔案管理工作之中，利用網(wǎng)絡(luò)的方式進行檔案的整理和對歸檔，更好的適應(yīng)時代變化。在信息化時代中更注重的是檔案的分享和傳遞，這就是信息時代的要求。傳統(tǒng)的檔案管理方式具有一定的隱蔽性，這和信息化社會的要求不相符，在檔案管理中將信息化加入進來，可以大大的滿足人們的需要。
2.2社會的信息化發(fā)展。人們對于信息化的應(yīng)用越來越廣泛，在各個領(lǐng)域都有所涉及，信息化的應(yīng)用使我們的生產(chǎn)和生活更加便利和快捷，信息化的普及也逐漸應(yīng)用到社會的服務(wù)領(lǐng)域，社會服務(wù)促進檔案管理模式不斷進行創(chuàng)新，服務(wù)信息化可以使用戶從被動的地位上升到主動的位置，建立信息化的服務(wù)之后，可以直接要求服務(wù)部門提供相應(yīng)的服務(wù)，傳統(tǒng)的管理模式使用戶處于被動的位置，將信息化和檔案管理相結(jié)合之后，就可以使用戶在網(wǎng)上直接獲得自己想要的信息。由于社會的信息化發(fā)展，使人們的要求變得越來越高，傳統(tǒng)的檔案管理模式并不會滿足人們對于資料的需求，并且傳統(tǒng)的管理方式使服務(wù)的質(zhì)量受到影響，為檔案管理帶來了巨大的挑戰(zhàn)。
2.3信息化管理檔案方式的出現(xiàn)。隨著社會信息化的不斷發(fā)展，使電子檔案應(yīng)運而生。從信息化的服務(wù)層面來看，電子化管理模式對檔案管理的創(chuàng)新起到了基礎(chǔ)性作用，為檔案管理從傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)入信息化模式起到了推動作用。電子檔案的管理模式產(chǎn)生的影響：第一，將傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)化為媒體服務(wù)，將電子檔案中單一的方式轉(zhuǎn)化為媒體，第二是傳統(tǒng)的定期模式轉(zhuǎn)為隨時模式，建立了檔案之后，客戶可以不定時的在電子檔案中進行查找資料，第三，可以將專業(yè)的服務(wù)和休閑服務(wù)結(jié)合在一起，不管是方案的對象還是查找者所要查找的目的都是不一樣的。
3、進行電子檔案管理的建議和意見
3.1使思維方式得到轉(zhuǎn)化和更新。電子檔案是檔案管理中的重要組成部分，但是很多人卻將這種方法只是作為檔案管理的輔助措施，這樣會在不久之后，使檔案管理面臨危機，電子檔案的重要性需要一個漫長的時間來進行建立，并且需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式，在紙質(zhì)檔案管理的基礎(chǔ)之上，和信息技術(shù)相結(jié)合建立電子檔案管理模式，這樣才可以時檔案管理更加規(guī)范化。
3.2檔案管理應(yīng)依賴科學(xué)技術(shù)解決檔案中存在的問題。很多事例證明：計算機的安全問題無法得到基本上的解決，最為有效的辦法是從系統(tǒng)編輯和工作人員的管理中進行解決，使檔案管理在技術(shù)上得到保障，實施的方法有：一是對電子檔案進行物理方面的保護。第一，注意防磁，因為電子檔案的空間中存在著很多磁場，應(yīng)使錄磁介質(zhì)和磁鐵表面保持一定的距離。第二，使環(huán)境的溫度得到控制，最為適宜的溫度是18攝氏度，而適合的濕度是百分之四十，第三是防止機械受到損傷。二是建立一套有效的防災(zāi)措施。最為有效的措施是建立檔案的備份機制，備份機制可以滿足多方面的要求。進行備份之后就可以避免物理故障的發(fā)生，將軟件技術(shù)和人工的方式相結(jié)合，有效的解決因操作產(chǎn)生的問題，使電子檔案形成多層防護模式。三是可以加強保密措施來保障檔案的安全性。四是增加密碼的保密性管理。密碼是信息技術(shù)中保密的常用方法，這一方式尤為重要。
1.1檔案載體多元化的定義
所謂檔案載體的多元化，是指突破原來僅有的紙質(zhì)印刷這種傳統(tǒng)的形式，采用新科技、新技術(shù)對文獻資料進行收集、整理和存儲，并逐漸向以磁、光電等作為介質(zhì)的載體發(fā)展，建立多種存儲方式并存的模式。尤其是以新科技為基礎(chǔ)的信息化存儲方式，極大地豐富了各單位的檔案內(nèi)容，也改變了傳統(tǒng)的檔案存儲方式，優(yōu)化了傳統(tǒng)的信息獲取模式以及信息管理方式。此外，載體多元化也促使傳統(tǒng)的檔案管理機構(gòu)更快地向復(fù)合型檔案管理發(fā)展。由此可見，這一系列的變化都在影響著檔案管理機構(gòu)的現(xiàn)代化發(fā)展。
1.2檔案管理機構(gòu)信息載體多元化的基礎(chǔ)
在信息載體逐漸演變的過程中，并不是完全適合物競天擇、適者生存的自然法則，在新的載體出現(xiàn)的同時并沒有伴隨著傳統(tǒng)方式的消亡，而是在這種發(fā)展過程中同時體現(xiàn)出了兼容性，體現(xiàn)了信息載體發(fā)展的特點和規(guī)律。所謂載體之間的兼容性就是指各種載體形式同時存在，并且相互依存，互相補充，彼此協(xié)調(diào)一致的發(fā)展、存在，并且以一個整體的形象出現(xiàn)在大家面前，一起履行信息儲存、交流的使命。
1.3信息載體多元化發(fā)展的管理對策
對于檔案管理機構(gòu)而言，現(xiàn)有的信息載體類型以及檔案在所有的檔案資源中的比例都會直接影響管理策略與方針。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，載體類型會不斷增加，而且各種載體的資源量會有所變化，因此制定有效地管理策略十分必要。對于它的管理，首先應(yīng)考慮不同的信息載體之間的科學(xué)分配問題。根據(jù)各種載體形式的特點，選擇出主要載體和輔助載體。還要根據(jù)每個檔案管理機構(gòu)的實際情況，充分考慮載體的差異、資源建設(shè)的資金投入以及檔案管理機構(gòu)空間大小對載體的影響等因素，做好規(guī)劃。
2.紙質(zhì)檔案與電子檔案各自的特點
因為信息載體的巨大優(yōu)勢，以及被人們所接受的程度，在擔(dān)負起現(xiàn)代科技信息活動任務(wù)的同時，電子檔案給紙質(zhì)檔案帶來了很大的挑戰(zhàn)，但是這并不代表著紙質(zhì)檔案會就此消失。紙質(zhì)檔案能夠與電子檔案共同存在的原因主要有：一是由于人們的使用習(xí)慣已經(jīng)養(yǎng)成，對紙質(zhì)檔案的鐘愛依然無可取代。紙質(zhì)檔案的便捷性及其悠久的歷史使這一載體保持了與大眾很好的親和力。二是電子檔案雖然在迅速發(fā)展，但其性能并不能夠在每一個方面都超過紙質(zhì)檔案，甚至在某些方面，紙質(zhì)載體反而會比電子載體更具有優(yōu)勢。比如，大眾更喜歡用紙質(zhì)載體，因為其適合大眾的閱讀習(xí)慣。據(jù)有關(guān)統(tǒng)計顯示，有56%的人習(xí)慣閱讀印刷型文獻，視聽文獻以及機讀文獻分別占有17.2%和9.9%的比例。因此，紙質(zhì)文獻仍然有它存在的價值。同時，紙質(zhì)文獻更易于保管，不需要專門的設(shè)備以及特殊的閱讀條件，因此電子文獻并不能全方位的承擔(dān)信息交流的任務(wù)，它的性質(zhì)也決定了需要其他輔助載體的支持。因此，紙質(zhì)載體的存在還是有必要的。三是電子信息技術(shù)的快速發(fā)展不僅帶來了管理上的創(chuàng)新，同時也促進了紙質(zhì)載體潛能的進一步開發(fā)。紙質(zhì)載體的發(fā)展一直與生產(chǎn)力以及生產(chǎn)技術(shù)的發(fā)展水平密切相關(guān)。從手抄傳閱到刻板印刷再到活字印刷，一直到機械印刷以及現(xiàn)代的數(shù)字印刷，紙質(zhì)載體的作用一直在得到不斷的開發(fā)利用，電子技術(shù)的發(fā)展，使紙質(zhì)載體的潛能有了進一步的可開發(fā)性。
3.檔案信息電子化的益處
檔案信息電子化是指對那些館、室所藏的資料以及以機讀或紙質(zhì)形式存在的資料，通過計算機技術(shù)對其進行整理、分類以及加工，并將其轉(zhuǎn)化為可以通過計算機進行閱讀使用的文獻資料，其益處主要有：一是可以充分發(fā)揮出計算機的潛能，進一步提高利用效率。當(dāng)前，大多數(shù)檔案管理機構(gòu)對計算機的應(yīng)用還比較單一，開發(fā)出的功能也比較簡單，有的只是利用其存儲目錄或者進行文件打印存儲，較低的利用率不只是浪費了大量的人力物力這么簡單。二是減少二次文獻利用的加工時間，提高檔案信息所具有的時效性。傳統(tǒng)的手工信息加工模式是指：選題———選材———編輯———出版，這種傳統(tǒng)的整理模式，從文件資料到能夠使用的二次資料所耗費的時間較長，因此會降低信息的時效性，影響檔案信息的使用價值。檔案信息的電子化，使讀者可以通過計算機直接讀取資料，并且利用計算機完成加工程序，操作上更加便捷。三是檔案信息電子化的發(fā)展，使一次投入多次產(chǎn)出成為可能。電子化的發(fā)展改變了信息加工受經(jīng)費限制的缺點。通過手工對信息進行加工，編輯出版需要很多的經(jīng)費，信息的電子化不僅方便了大眾的閱讀，也降低了資金的投入。就目前的情況看，國家正在壓縮財政開支，各單位離開財政的支持來解決檔案升級和現(xiàn)代化管理會困難重重，在這種情況下，開源節(jié)流不失為一種好辦法。四是檔案信息的電子化，可以通過其他介質(zhì)將成果進行拷貝，并且可以及時的送到各個部門，在擴大社會影響的同時也拓寬了社會服務(wù)范圍，檔案部門的地位也因此得到提高。五是檔案管理的電子化，使得檔案信息可以更好地與新技術(shù)接軌，雖然我國的信息高速公路尚在建設(shè)之中，但是要注意這方面的發(fā)展以及最新動向，使檔案工作不斷地適應(yīng)社會的發(fā)展，為今后的工作打下良好的基礎(chǔ)。
