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時(shí)間：2023-12-20 10:41:34
序論：速發(fā)表網(wǎng)結(jié)合其深厚的文秘經(jīng)驗(yàn)，特別為您篩選了11篇圖書(shū)檔案管理范文。如果您需要更多原創(chuàng)資料，歡迎隨時(shí)與我們的客服老師聯(lián)系，希望您能從中汲取靈感和知識(shí)！
1.1用戶、終端、網(wǎng)絡(luò)的研究
為了研究用戶模型，首先研究用戶如何使用云平臺(tái)下的圖書(shū)檔案管理系統(tǒng)，用戶接入到圖書(shū)檔案管理系統(tǒng)，必須使用終端，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)接入。在這個(gè)過(guò)程中，終端呈現(xiàn)異構(gòu)化、復(fù)雜化、多樣化的特征，①終端目前可能使用電視網(wǎng)、電信網(wǎng)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)中的任何一網(wǎng)，可以通過(guò)WLAN、WWAN、Internet、PLMN、HFC、傳統(tǒng)CATV、Ethernet和OAN中任何一網(wǎng)，隨著時(shí)代和科技的發(fā)展也可能使用其他網(wǎng)絡(luò)，其網(wǎng)絡(luò)方面的特征呈現(xiàn)異構(gòu)化、多樣化；②終端類(lèi)型和型號(hào)都很多，其功能、用途等明顯不同，造成構(gòu)造的不同和復(fù)雜化；終端和網(wǎng)絡(luò)的異構(gòu)化、復(fù)雜化、多樣化，造成了其效果差異化很大，主要體現(xiàn)在：①顯示效果方面；②音效效果方面；③網(wǎng)絡(luò)方面；④計(jì)算復(fù)雜度方面；⑤可用空間方面。從顯示效果的角度來(lái)看，需要注意以下幾點(diǎn)：①終端不同，其顯示屏幕的大小不同，從這個(gè)角度來(lái)說(shuō)，手機(jī)和電視的差距是最為顯著的之一，筆記本、PC等終端設(shè)備屏幕往往適中，顯示屏幕大小的不同一方面和用戶持有終端是否便利有關(guān)，另一方面關(guān)系著用戶瀏覽信息資源時(shí)屏幕的尺寸和效果。②終端不同，其顯示所使用的分辨率不同，體現(xiàn)為顯示時(shí)的效果明顯不同，如顯示時(shí)的清晰細(xì)膩程度、拍照取景和視頻播放的效果等等，而且部分終端的分辨率是固定不變的，無(wú)法進(jìn)行調(diào)節(jié)。③文件的格式不同，其顯示效果可能不同，例如常見(jiàn)的視頻格式有AVI、MPEG、DIVX、MOV、ASF、WMV、RM等，不同的格式記錄相同的視頻信息，其顯示效果也可能完全不同。④顯示效果的程度決定了用戶視覺(jué)角度質(zhì)量的高低，其對(duì)于文本、圖片、圖像、單一的視頻是有決定性作用的，同時(shí)對(duì)多媒體信息資源的效果也是有一定影響的。⑤顯示效果的程度所帶來(lái)的影響，對(duì)于不同的用戶是不同的，其高度影響高度依賴視覺(jué)的用戶，但當(dāng)用戶不依賴于視覺(jué)的時(shí)候影響則不大。從音效效果方面來(lái)看，需要注意以下幾點(diǎn)：①終端硬件不同，其發(fā)聲所用的效果不同，即使終端硬件相同其發(fā)聲的效果也可能不同，例如一臺(tái)筆記本電腦，如果其聲卡是集成的則往往沒(méi)有獨(dú)立的聲卡效果好，同樣不同廠商所生產(chǎn)的聲卡效果往往也有一定的差別，不同時(shí)間、不同技術(shù)所生產(chǎn)的聲卡效果也往往不同，但音效效果在設(shè)備、設(shè)置、播放內(nèi)容等完全相同的前提下是一致的。②不同的音頻文件，其效果可能不同，首先數(shù)字音頻技術(shù)指標(biāo)采樣率、壓縮率、比特率、量化級(jí)，分別控制單位時(shí)間內(nèi)波形采樣的數(shù)據(jù)數(shù)量、音樂(lè)文件壓縮前后大小的比值、記錄每記錄音頻數(shù)據(jù)一秒鐘所消耗的比特值的平均值、用多少位二進(jìn)制的數(shù)據(jù)描述的聲音波形；其次，不同的音頻文件格式不同，其音效的效果也可能不同，常見(jiàn)的音頻文件格式有WAV、MP3、WMA、OGG、APE等。③對(duì)于部分終端來(lái)說(shuō)，音效效果是可以調(diào)節(jié)的，但依然存在音效無(wú)法調(diào)節(jié)的終端。④音頻效果的程度所帶來(lái)的影響，對(duì)于不同的用戶是不同的，其高度影響高度依賴聽(tīng)覺(jué)的用戶，但當(dāng)用戶不依賴于聽(tīng)覺(jué)的時(shí)候影響則不大。從網(wǎng)絡(luò)的角度來(lái)看，①目前大部分的電視網(wǎng)依然是單向的，也就是說(shuō)存在單向和雙向的問(wèn)題，雖然隨著時(shí)代的發(fā)展和技術(shù)的進(jìn)步，單向和雙向的問(wèn)題最終會(huì)被解決，但是目前一段來(lái)說(shuō)其依然是問(wèn)題的一部分。②網(wǎng)絡(luò)不同登陸方式可能不同，例如如果用戶借助電信網(wǎng)登陸和使用服務(wù)有兩種模式，其一是通過(guò)以點(diǎn)播為基礎(chǔ)的短信息服務(wù)，需要利用短信服務(wù)的平臺(tái)來(lái)傳輸信息，由于其平臺(tái)經(jīng)常是第三方提供的，因而實(shí)時(shí)性往往較差；第二種方式則是通過(guò)GPRS網(wǎng)絡(luò)，這種方案的缺點(diǎn)是覆蓋率較差、傳輸速度低、費(fèi)用高，但可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)。從計(jì)算復(fù)雜度方面來(lái)看，終端之間的差異很大，以電視網(wǎng)的機(jī)頂盒和電視機(jī)來(lái)說(shuō)，即使運(yùn)行一個(gè)非常簡(jiǎn)單的動(dòng)畫(huà)也會(huì)非常困難，而相同的困擾在計(jì)算機(jī)上往往不存在，換句話說(shuō)計(jì)算復(fù)雜度高的資源無(wú)法在部分終端上運(yùn)行，但同時(shí)部分終端上如果使用計(jì)算復(fù)雜度低的文件則也會(huì)浪費(fèi)資源。從某種程度上來(lái)說(shuō)，不同的終端適合使用的信息資源在內(nèi)容、格式等方面是完全不同的。從可用空間的角度看，如果可用空間的大小無(wú)法支持對(duì)應(yīng)的操作，則后續(xù)的操作無(wú)法進(jìn)行，同時(shí)可用空間較小也會(huì)在一定程度上降低運(yùn)算速度。對(duì)于可用空間的大小，不同的用戶可能會(huì)有不同的定義，部分用戶可能對(duì)終端的最小可用空間有自己的要求；還有一部分人對(duì)最小可用空間沒(méi)有要求，但是最小可用空間不夠用的時(shí)候會(huì)有自己期望的行為和操作。
1.2用戶行為研究
用戶的行為，①指用戶使用云平臺(tái)下圖書(shū)檔案管理系統(tǒng)的行為，其根據(jù)用戶的身份、目的、習(xí)慣、興趣等不同而不同，用戶可能是進(jìn)行檢索、獲得、修改、保存信息資源，也可能是對(duì)圖書(shū)檔案管理系統(tǒng)的管理，如計(jì)費(fèi)等；既包括其行為的種類(lèi)、參數(shù)，同時(shí)還應(yīng)該包括其行為所導(dǎo)致的結(jié)果。②用戶的行為受到其本身的制約，既要受到其身份影響，又受到其興趣和目的影響，但最終通過(guò)行為表現(xiàn)出來(lái)，可以通過(guò)用戶的行為獲得用戶的信息，并做出調(diào)整，以便更精確地認(rèn)識(shí)和了解用戶。
1.3用戶偏好研究
用戶偏好，指用戶在考慮服務(wù)或者商品的時(shí)候按照其自身意愿所做出的帶有傾向性的符合理性的選擇，是用戶理性、認(rèn)知和心理感受權(quán)衡后的綜合結(jié)論，是用戶個(gè)性化的體現(xiàn)。在云計(jì)算平臺(tái)下的圖書(shū)檔案管理系統(tǒng)中，其可以作為個(gè)性化服務(wù)推薦的基礎(chǔ)，主要包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容，①由終端、網(wǎng)絡(luò)等帶來(lái)的與視頻、音頻、可用空間等有關(guān)的偏好信息，此偏好信息用于確認(rèn)用戶偏好的信息資源的模態(tài)類(lèi)信息，在此類(lèi)偏好中用戶往往偏愛(ài)一種或者幾種終端，同時(shí)對(duì)于不同終端參數(shù)設(shè)置有不同的偏好；②用戶偏好的信息資源內(nèi)容方面的信息，包括學(xué)科、方向、難度等，這種偏好主要來(lái)源于用戶原有的背景如職業(yè)、專(zhuān)業(yè)、知識(shí)層次等，并隨著用戶的發(fā)展而改變；③其他偏好，主要包括終端、所途經(jīng)的網(wǎng)絡(luò)、所在的位置等；④用戶ID,用以唯一地標(biāo)識(shí)和區(qū)別用戶。
2用戶模型研究
2.1用戶基本信息模型
根據(jù)對(duì)用戶、終端、網(wǎng)絡(luò)的研究，建立用戶基本信息模型，包括三類(lèi)信息，分別是用戶信息、終端信息和網(wǎng)絡(luò)信息（詳見(jiàn)圖1）。其一是用戶信息如用戶ID、姓名、身份、年齡、知識(shí)層次、密碼、密碼提示問(wèn)題、組別，其中①用戶ID、密碼是不可以省略的，其需要在用戶登陸的時(shí)候確定用戶的基礎(chǔ)信息，同時(shí)用戶ID對(duì)于整個(gè)系統(tǒng)來(lái)說(shuō)是唯一的，也就是說(shuō)所有用戶的ID是沒(méi)有重復(fù)的，是“獨(dú)一無(wú)二”的；②身份、年齡、知識(shí)層次三項(xiàng)可以用于輔助確定用戶的身份，以便在后續(xù)用戶偏好模型未獲得具體信息之前初步判斷和獲得用戶的偏好信息，但鑒于部分用戶的特殊性某些情況下是允許被省略的；③用戶信息可以通過(guò)組別確定用戶的權(quán)限的確認(rèn)。其二是終端信息包括終端ID、終端參數(shù)等，其中①終端ID用于確定接入和登陸到圖書(shū)檔案系統(tǒng)的終端的身份，通過(guò)檢索對(duì)應(yīng)于終端的數(shù)據(jù)表可以獲得包括其使用者、終端的類(lèi)型、終端的基本參數(shù)及范圍、終端的可能配置等的信息，可以初步確定終端的信息；②終端參數(shù)包括的是顯示參數(shù)、音效參數(shù)、計(jì)算復(fù)雜度參數(shù)、可用空間參數(shù)，顯示參數(shù)和音效參數(shù)分別是用戶提供的其習(xí)慣使用的顯示、音效參數(shù)的設(shè)置，而計(jì)算復(fù)雜度參數(shù)需要通過(guò)終端ID判斷用戶終端的具體計(jì)算復(fù)雜度獲得，可用空間則需要在圖書(shū)檔案系統(tǒng)運(yùn)行的時(shí)候通過(guò)其與終端之間的通訊獲得；③終端信息中終端ID是不可以缺省的，但終端參數(shù)是可以缺省的，在缺省的狀態(tài)下，系統(tǒng)依然可以通過(guò)終端ID獲得終端的類(lèi)型及基礎(chǔ)的參數(shù)范圍，再根據(jù)參數(shù)范圍進(jìn)行其他的判斷，同時(shí)由于計(jì)算復(fù)雜度參數(shù)和可用空間參數(shù)不需要用戶提供，因而也可以在缺省的情況下獲得。其三則是網(wǎng)絡(luò)信息如網(wǎng)絡(luò)類(lèi)型、常見(jiàn)位置等，其中①電視網(wǎng)的單雙向問(wèn)題可能會(huì)帶來(lái)新的問(wèn)題需要給予重點(diǎn)關(guān)注；②常見(jiàn)位置，是用戶通常使用終端接入和使用圖書(shū)檔案管理系統(tǒng)服務(wù)的位置；③網(wǎng)絡(luò)ID，用以唯一地標(biāo)識(shí)和區(qū)別網(wǎng)絡(luò)。關(guān)于用戶基本信息模型，需要注意的有：①用戶基本信息模型雖然是由三個(gè)部分組成的，但是其是一個(gè)整體，可以通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)表示出來(lái)，其中的每一條記錄都只說(shuō)明的是在某一種情況下用戶使用某種終端通過(guò)某種網(wǎng)絡(luò)接入和使用圖書(shū)檔案管理系統(tǒng)的具體設(shè)置以及由此而來(lái)的各種參數(shù)，每個(gè)用戶的具體信息可以不只一條而是若干條記錄的組合。②用戶基本信息模型的三個(gè)子模型，可以通過(guò)一個(gè)數(shù)據(jù)表體現(xiàn)，也可以分成用戶信息表、終端信息表、網(wǎng)絡(luò)信息表三個(gè)數(shù)據(jù)表的組合來(lái)實(shí)現(xiàn)。
2.2用戶行為模型
用戶行為模型，主要用于記錄用戶的行為、狀態(tài)等信息，其由用戶ID、用戶行為、行為參數(shù)、狀態(tài)參數(shù)三個(gè)部分組成，其中①用戶的行為用于記錄用戶狀態(tài)變化的原因，同時(shí)可以從中獲得用戶基本信息模型的部分信息，同時(shí)也可以完善用戶偏好模型；②用戶行為參數(shù)用于說(shuō)明用戶行為的細(xì)節(jié)，是用戶行為有機(jī)的補(bǔ)充；③狀態(tài)參數(shù)，用于表明經(jīng)過(guò)用戶的行為之后用戶的變化。
2.3用戶偏好模型
用戶偏好模型是用戶服務(wù)推薦的基礎(chǔ)，其主要包括3個(gè)方向，其一是對(duì)所獲取資源的模態(tài)傾向性，是與終端相關(guān)的，其中包括格式、顯示性能、音效性能等,其大多數(shù)屬性是范圍；其二則是對(duì)信息資源內(nèi)容的傾向性，主要包括用戶的身份、年齡、知識(shí)層次、專(zhuān)業(yè)等；其三則是用戶通常所在的位置區(qū)域，可以用于以就近原則對(duì)其提供服務(wù)。
3關(guān)鍵技術(shù)分析
3.1用戶模型應(yīng)用研究
從用戶登陸并使用系統(tǒng)服務(wù)的角度看用戶模型，用戶通過(guò)終端接入計(jì)算機(jī)網(wǎng)、電信網(wǎng)和電視網(wǎng)三網(wǎng)中的一網(wǎng)，可以利用一體化標(biāo)識(shí)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)連接到系統(tǒng)，通過(guò)終端ID確定終端的身份（終端信息模型），通過(guò)終端所在的位置、IP等可以獲得對(duì)應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)信息（網(wǎng)絡(luò)信息模型），通過(guò)用戶ID和密碼登陸系統(tǒng)進(jìn)而系統(tǒng)可以確定登陸的用戶（用戶信息模型），如果需要調(diào)用用戶偏好模型可以根據(jù)用戶ID在用戶偏好模型中檢索相應(yīng)的記錄則找到對(duì)應(yīng)用戶偏好的信息（用戶偏好模型），用戶使用過(guò)程中會(huì)有所操作記錄下用戶ID、相關(guān)操作及對(duì)應(yīng)參數(shù)則可以將信息添加到用戶行為模型，根據(jù)用戶ID可以從用戶行為模型獲取相關(guān)的參數(shù)則可以獲得對(duì)應(yīng)信息據(jù)此可以修改和完善其他模型。對(duì)于用戶模型的應(yīng)用，本文認(rèn)為：①對(duì)于信息資源的檢索和使用，既涉及到用戶對(duì)信息資源模態(tài)的偏好，又要涉及到用戶對(duì)信息資源內(nèi)容的偏好，同時(shí)還涉及到用戶所使用的終端；在檢索的時(shí)候首先要根據(jù)終端信息模型和網(wǎng)絡(luò)信息模型判斷終端和網(wǎng)絡(luò)的特性，獲得支持的模態(tài)的信息，獲得顯示、音效、網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算復(fù)雜度、可用空間等信息，再根據(jù)這些信息和模態(tài)結(jié)合結(jié)合用戶的偏好以集合的形式進(jìn)行交的運(yùn)算進(jìn)而縮小可以接受的信息資源的模態(tài)范圍并將其作為用戶即時(shí)信息資源模態(tài)的偏好，再通過(guò)用戶偏好模型內(nèi)容傾向類(lèi)偏好可以獲得用戶對(duì)信息資源內(nèi)容的偏好。②顯示、音效、網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算復(fù)雜度、可用空間等的變化會(huì)帶來(lái)很多不同的情況，需要形成對(duì)應(yīng)的策略，該策略既要符合用戶的意愿，又要符合運(yùn)營(yíng)商等商家的利益，同時(shí)必須符合法律法規(guī)并受到相關(guān)部門(mén)的監(jiān)管。在實(shí)踐的過(guò)程中，可以設(shè)置相應(yīng)的閾值來(lái)劃分對(duì)應(yīng)的范圍，根據(jù)閾值與當(dāng)前值差別的組合來(lái)判斷當(dāng)前所處的情況，當(dāng)差距過(guò)大或者達(dá)到閾值的時(shí)候可以按照對(duì)應(yīng)的既定策略采取行動(dòng)，如在許可的情況下重新生成對(duì)應(yīng)的信息資源、只發(fā)送部分信息資源、壓縮等。③用戶基本信息模型中用戶信息模型、終端信息模型和網(wǎng)絡(luò)信息模型需要相互結(jié)合，是一個(gè)有機(jī)的整體，在使用的時(shí)候相互輔助；同時(shí)用戶基本信息模型、用戶行為模型和用戶偏好模型也是一個(gè)有機(jī)整體，其通過(guò)用戶ID彼此關(guān)聯(lián)。用戶ID在整個(gè)模型中是唯一的，其作用是唯一地標(biāo)識(shí)一個(gè)用戶，以便與其他用戶區(qū)別。
3.2用戶模型的初始化與完善
本文認(rèn)為用戶模型的初始化信息可以從以下幾個(gè)方面獲得：①用戶注冊(cè)的信息②利用調(diào)查研究等方式從側(cè)面獲得的用戶信息；③利用公眾的大眾化特征獲得，其實(shí)質(zhì)是首先獲得用戶基礎(chǔ)信息模型，然后再?gòu)挠脩艋A(chǔ)信息模型獲取數(shù)據(jù)，以基礎(chǔ)信息模型數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)結(jié)合概率歸類(lèi)和整理，去生成用戶偏好模型和用戶行為模型的初始數(shù)據(jù)。本文認(rèn)為用戶模型的信息完善與補(bǔ)充，是一個(gè)不斷學(xué)習(xí)和修正的動(dòng)態(tài)反饋過(guò)程，通過(guò)機(jī)器學(xué)習(xí)對(duì)參數(shù)的重新估計(jì)和修正提高了預(yù)測(cè)的精度，進(jìn)而提高服務(wù)的質(zhì)量，可以為個(gè)性化服務(wù)推薦打下基礎(chǔ)。其實(shí)質(zhì)是通過(guò)訓(xùn)練來(lái)逐漸完善用戶行為模型，再根據(jù)用戶行為模型逐步完善用戶基礎(chǔ)信息模型和用戶偏好模型。具體的實(shí)現(xiàn)上，本文認(rèn)為①用戶行為模型可以作為執(zhí)行單元，學(xué)習(xí)單元通過(guò)用戶行為模型提供的信息根據(jù)用戶基本信息模型和用戶偏好模型建立并改進(jìn)知識(shí)庫(kù)，執(zhí)行單元格局知識(shí)庫(kù)中的知識(shí)執(zhí)行任務(wù)，再將執(zhí)行后的信息反饋到用戶行為模型作為下一步學(xué)習(xí)的資源。②可以用命令序列作為最小單元描述用戶行為，通過(guò)定義兩個(gè)序列、兩個(gè)狀態(tài)之間的相似度來(lái)代表和判斷行為模式之間、狀態(tài)之間的相似程度；模型工作的時(shí)候，計(jì)算序列相似度來(lái)判斷行為和狀態(tài)的變化。
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、圖書(shū)改革的深入，圖書(shū)檔案管理工作面臨著越來(lái)越多的問(wèn)題。圖書(shū)檔案工作對(duì)新形式下人才隊(duì)伍的培養(yǎng)以及建設(shè)有著非常重要的作用，同時(shí)它也是了解信息的重要來(lái)源。目前，圖書(shū)檔案管理工作呈現(xiàn)出許多弊端，舊的管理方式已經(jīng)不能適用于新形勢(shì)下圖書(shū)檔案的發(fā)展需要。
一、我國(guó)圖書(shū)檔案管理的現(xiàn)狀
我國(guó)的檔案管理起源于革命時(shí)期，我黨和我軍為了選拔人才，根據(jù)個(gè)人的經(jīng)歷和事跡作為選拔干部的條件，逐步建立了以德才智為基礎(chǔ)的干部檔案管理制度。建國(guó)以后，這套制度逐漸完善。圖書(shū)檔案管理包括職工檔案管理和圖書(shū)檔案管理。主要的內(nèi)容包括檔案的收集、歸檔、保管、傳遞等方面的工作。到了改革開(kāi)放的初期，我國(guó)的檔案管理工作已經(jīng)有了一定的規(guī)模，制度體系基本建立，但是手工操作還處于主要階段。
到了21世紀(jì)，圖書(shū)檔案面臨著兩個(gè)極端：第一個(gè)就是人們對(duì)于檔案資料有種神秘的認(rèn)識(shí)，把它看得非常的重要，比如里面的信息材料就對(duì)個(gè)人檔案起著很關(guān)鍵的作用，其中有一點(diǎn)偏差，就會(huì)對(duì)個(gè)人的發(fā)展有一定的影響。第二個(gè)極端就是很多圖書(shū)管理人員對(duì)圖書(shū)檔案不關(guān)心不重視，處理資料也帶有一定的隨意性，“棄檔族”也大有人在。隨著時(shí)間的推進(jìn)，圖書(shū)原有的一些檔案管理模式已經(jīng)不能適用于新形式下的發(fā)展，嚴(yán)重地影響到了我國(guó)圖書(shū)檔案管理工作的進(jìn)程。
二、我國(guó)圖書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題
（一）理解性差，認(rèn)識(shí)達(dá)不到一定的高度。目前，許多人認(rèn)為圖書(shū)檔案管理工作沒(méi)有實(shí)質(zhì)上的意義，它只是保管一類(lèi)的工作，沒(méi)有多大的技術(shù)含量，認(rèn)為只要保管好資料即可，只要需要的時(shí)候可以查詢得到圖書(shū)資料就可以了。對(duì)圖書(shū)檔案管理工作覺(jué)悟性差，忽視了它在圖書(shū)管理中的重要作用，導(dǎo)致人員、經(jīng)費(fèi)等情況沒(méi)有足夠的保障。
（二）檔案管理工作方式單一落后。在檔案管理工作中，并不是所有的圖書(shū)都有一套完整而獨(dú)立的圖書(shū)檔案管理軟件，很多中小型單位還是依靠手工編輯和檢索來(lái)管理的，這種情況就很容易造成檔案歸檔的不及時(shí)以及資料遺漏，造成資料收集的不完整。
（三）多頭管理影響圖書(shū)檔案的完整性。由于圖書(shū)在多個(gè)單位流動(dòng)，致使圖書(shū)檔案的多頭管理跟不上圖書(shū)移動(dòng)的節(jié)奏，這樣就容易造成記錄收集的不完整，圖書(shū)檔案管理的信息未隨著圖書(shū)的流動(dòng)而跟進(jìn)記錄，影響圖書(shū)檔案管理工作的進(jìn)程。造成了管理工作的遺漏，比如“丟檔”“斷檔”等問(wèn)題的出現(xiàn)，影響了圖書(shū)檔案管理的完整性。
（四）管理檔案工作的人員緊張。我國(guó)圖書(shū)檔案管理工作有著專(zhuān)業(yè)性、機(jī)密性等特點(diǎn)。需要專(zhuān)人去保管，但是在實(shí)際的操作中，圖書(shū)管理人員編制不夠充足，對(duì)這方面的管理工作也不是太重視，很少培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)人員去從事檔案管理工作，認(rèn)為沒(méi)有必要大費(fèi)周章地培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)人才，只需要利用兼職人員去看管這些資料就可以了，大多數(shù)的圖書(shū)檔案管理工作還停留在原始、粗放的工作層面、即“你送我裝”“你借我調(diào)”，毫無(wú)一絲技術(shù)含量可言。即使購(gòu)買(mǎi)了圖書(shū)檔案管理軟件，但是由于缺乏專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人才，沒(méi)有充分地發(fā)揮大數(shù)據(jù)知識(shí)的應(yīng)用，致使檔案管理工作仍處于初始階段。
（五）檔案管理傳遞方式不規(guī)范。目前我國(guó)圖書(shū)檔案管理還存在著許多不規(guī)范的問(wèn)題，比如傳遞問(wèn)題尤為嚴(yán)重。圖書(shū)在傳遞的時(shí)候，圖書(shū)檔案資料并沒(méi)有隨著流入新的圖書(shū)或工作單位。調(diào)動(dòng)圖書(shū)檔案，不填轉(zhuǎn)遞單、不經(jīng)過(guò)密封就讓人自己拿走，就很容易造成資料的丟失、篡改。而且跟進(jìn)記錄工作存在缺失，常常出現(xiàn)“檔在人不在”“人在檔不在”等現(xiàn)象，嚴(yán)重地影響了我國(guó)圖書(shū)檔案管理工作的規(guī)范性。
三、我國(guó)圖書(shū)檔案管理的建設(shè)與對(duì)策
（一）健全圖書(shū)檔案管理制度，規(guī)范化統(tǒng)一管理。圖書(shū)檔案是圖書(shū)真實(shí)信息的主要來(lái)源。關(guān)乎圖書(shū)的信息的完整性，目前我國(guó)圖書(shū)檔案管理還存在著很多的弊端，比如檔案遺失、篡改等問(wèn)題，這就要求我們?nèi)ネ晟茩n案管理制度，進(jìn)行統(tǒng)一的管理。嚴(yán)格把關(guān)材料的歸檔、保管、傳遞，并制定明確的原則、基本的程序和注意事項(xiàng)。
（二）加強(qiáng)人員隊(duì)伍建設(shè)，實(shí)行專(zhuān)業(yè)化管理。培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)高效的技術(shù)人才，提高檔案人員的工作素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)等等。及時(shí)更新傳統(tǒng)觀念，做好材料的歸檔、保存、傳遞等工作，確定基本的工作流程、工作原則和注意事項(xiàng)，實(shí)行高效、專(zhuān)業(yè)化的管理
（三）加強(qiáng)圖書(shū)檔案的信息化建設(shè)。目前我國(guó)大多數(shù)圖書(shū)仍舊實(shí)行的是手工操作和檢索作業(yè)，沒(méi)有充分地利用大數(shù)據(jù)給我們帶來(lái)的便捷。所以檔案的信息化管理是目前檔案管理工作的重要任務(wù)。檔案管理人員要及時(shí)錄入圖書(shū)的基本信息，做到實(shí)時(shí)更新。并對(duì)檔案信息進(jìn)行維護(hù)和更新。不斷地提高圖書(shū)檔案的信息化水平和服務(wù)質(zhì)量，提高檔案管理的快捷性。
（四）積極調(diào)研、獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策、合作共享。 圖書(shū)檔案工作者要深入一線進(jìn)行調(diào)研，了解人們對(duì)檔案信息的要求，有目的地從檔案材料中挖掘有價(jià)值的信息，開(kāi)展編研工作，編制多種檢索工具，為科研、領(lǐng)導(dǎo)決策提供主動(dòng)服務(wù)。同時(shí)，了解和研究檔案利用的各種反饋信息，加強(qiáng)管理，提高檔案利用率。打破單位與單位之間的界限，加強(qiáng)與各級(jí)圖書(shū)館的信息聯(lián)系，互通檔案信息，以滿足教學(xué)、科研需要，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。
【參考文獻(xiàn)】
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知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代下，知識(shí)管理成為當(dāng)今社會(huì)一種新的管理形式，其與知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求相符，能夠在實(shí)際管理中發(fā)揮作用，對(duì)于檔案、資料以及文獻(xiàn)等實(shí)行知識(shí)管理，不僅能夠提高檔案資料的使用率，同時(shí)也能夠保證檔案資料的完整度，對(duì)整個(gè)人類(lèi)社會(huì)的存在和發(fā)展十分重要。而知識(shí)管理的完善，能夠?yàn)橐孕畔橹鞯闹R(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展奠定基礎(chǔ)，符合時(shí)展潮流，是圖書(shū)檔案管理實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展的途徑之一。
一、知識(shí)管理在圖書(shū)檔案管理中的功能
1.知識(shí)管理概述
（1）內(nèi)涵。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，知識(shí)已經(jīng)成為當(dāng)今社會(huì)具有一定價(jià)值性的資源，其也成為一種管理方式。知識(shí)社會(huì)發(fā)展中，知識(shí)本身具有價(jià)值性，對(duì)企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生一定作用，現(xiàn)階段，很多知識(shí)都決定著企業(yè)的生存發(fā)展。隨著社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)的加大，企業(yè)為了能夠占據(jù)一定的競(jìng)爭(zhēng)地位，就需要擁有更多知識(shí)資源，并對(duì)其及時(shí)更新，對(duì)此，企業(yè)需要做好知識(shí)管理工作，圍繞知識(shí)，通過(guò)對(duì)知識(shí)資源的整合利用建立完善的知識(shí)競(jìng)爭(zhēng)體系，獲取競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，推動(dòng)企業(yè)實(shí)現(xiàn)持續(xù)發(fā)展?？傊R(shí)管理符合社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，新形勢(shì)下，企業(yè)需要有效利用知識(shí)管理，提高競(jìng)爭(zhēng)。（2）特征。知識(shí)具有流動(dòng)性以及共享性，重視這兩個(gè)特性，充分利用集體智慧，進(jìn)而提高組織創(chuàng)新和應(yīng)變能力，促使組織能夠在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)一定地位，并鼓勵(lì)組織員工，使組織員工能夠提高自覺(jué)性與能動(dòng)性，組織要重視組織及人才，在內(nèi)部營(yíng)造學(xué)習(xí)氛圍。（3）核心。知識(shí)管理的重點(diǎn)就是收集分析各種信息以及知識(shí)，并將其共享出來(lái)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)創(chuàng)新，同時(shí)能夠提高知識(shí)的附加值，進(jìn)而提高組織創(chuàng)新能力。知識(shí)管理核心就是建設(shè)能夠運(yùn)用并創(chuàng)造知識(shí)的組織，作為組織重要資源，知識(shí)能夠?yàn)榻M織提高競(jìng)爭(zhēng)力，組織通過(guò)對(duì)知識(shí)資源進(jìn)行嚴(yán)格管理，并通過(guò)知識(shí)共享使知識(shí)的價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)，豐富組織知識(shí)資源，進(jìn)而建立知識(shí)共享新機(jī)制。組織利用知識(shí)管理創(chuàng)新經(jīng)營(yíng)管理，提高管理效率和質(zhì)量。
2.知識(shí)管理功能
現(xiàn)階段，我國(guó)圖書(shū)檔案管理部門(mén)在檔案管理工作中引入了知識(shí)管理方法，以實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新管理，進(jìn)而對(duì)我國(guó)圖書(shū)檔案管理事業(yè)的發(fā)展起到推動(dòng)作用。知識(shí)管理功能主要表現(xiàn)在以下兩方面：（1）有利于顯現(xiàn)個(gè)人知識(shí)圖書(shū)檔案管理受到市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的影響，其已經(jīng)不存在固定性，檔案管理人員較高的流動(dòng)性使得組織無(wú)法實(shí)現(xiàn)平衡發(fā)展，因此，需要注意組織內(nèi)部資源保存和信息分享工作，這是圖書(shū)檔案管理的基礎(chǔ)工作。知識(shí)管理的典型特點(diǎn)就是能夠顯現(xiàn)知識(shí)，建立科學(xué)規(guī)范的知識(shí)制度需要管理人員密切配合，共同協(xié)作，而這就需要管理人員具備豐富的知識(shí)，營(yíng)造良好的學(xué)習(xí)環(huán)境，管理人員需要提高自身素養(yǎng)，積極參與培訓(xùn)學(xué)習(xí)，將發(fā)展目標(biāo)集中到圖書(shū)檔案管理工作中，管理時(shí)，要注意總結(jié)和歸納經(jīng)驗(yàn)，并與其他管理人員展開(kāi)交流溝通，及時(shí)找到問(wèn)題解決方法，建立統(tǒng)一的檔案管理組織，提高競(jìng)爭(zhēng)力。（2）有利于挖掘潛在資源在實(shí)際操作時(shí)，知識(shí)管理的主要對(duì)象不是知識(shí)本身，其還涉及了知識(shí)管理中建立的管理體制，其在實(shí)際進(jìn)行時(shí)，最終目的是能夠使用知識(shí)，提高知識(shí)利用率。也就是說(shuō)，知識(shí)管理中，管理工作者需要提高知識(shí)利用率，對(duì)此，需要在實(shí)際管理時(shí)挖掘檔案中的潛在資源，將知識(shí)擴(kuò)展開(kāi)來(lái)，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新應(yīng)用，挖掘新知識(shí)，而這就需要管理人員憑借知識(shí)管理知識(shí)來(lái)管理檔案資源，擴(kuò)大檔案容量，進(jìn)而在現(xiàn)有檔案中將潛在知識(shí)挖掘出來(lái)，提高相關(guān)知識(shí)利用率。
二、檔案管理現(xiàn)狀分析
信息時(shí)代下，檔案管理實(shí)現(xiàn)了電子化發(fā)展，原有的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒋鎯?chǔ)，其不僅能夠使檔案信息實(shí)現(xiàn)真正共享，同時(shí)也能夠確保信息真實(shí)，便于檔案閱讀和提取。電子化管理檔案可以為社會(huì)大眾提供更加便利的服務(wù)，建立信息化檔案管理系統(tǒng)可以提高管理效率，將管理科學(xué)性發(fā)揮出來(lái)，被人們所采用，真正實(shí)現(xiàn)為社會(huì)服務(wù)的目的。但是，當(dāng)前檔案管理也存在一些問(wèn)題，管理人員本身素質(zhì)不高，對(duì)電子信息技術(shù)不夠了解，一般檔案管理人員年齡普遍偏大，這類(lèi)人本身缺乏專(zhuān)業(yè)訓(xùn)練和專(zhuān)業(yè)知識(shí)，對(duì)電子系統(tǒng)相對(duì)陌生，在檔案存儲(chǔ)和管理上相對(duì)困難。同時(shí)，實(shí)際管理中，檔案工作基礎(chǔ)設(shè)施不完善，沒(méi)有及時(shí)更新，設(shè)備老舊，導(dǎo)致工作效率和管理質(zhì)量較低。
三、圖書(shū)檔案管理中知識(shí)管理的具體應(yīng)用
1.檔案信息管理應(yīng)用
檔案信息管理應(yīng)用主要體現(xiàn)在顯性知識(shí)和隱性知識(shí)應(yīng)用。（1）顯性知識(shí)應(yīng)用。檔案中涉及的思想、史實(shí)就是顯性知識(shí)，這些知識(shí)能夠被用戶直接接受，將其作用發(fā)揮出現(xiàn)需要進(jìn)行組織管理。首先，檔案管理者需要利用專(zhuān)業(yè)知識(shí)將檔案信息分類(lèi)，并根據(jù)類(lèi)別為用戶提供，讓用戶全面了解相關(guān)的知識(shí)信息。檔案信息涉及面廣，包含的知識(shí)比較多，用戶在了解這些顯性信息后會(huì)自行加工創(chuàng)新，將圖書(shū)檔案價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)。其次，拓展圖書(shū)檔案?jìng)鞑デ溃R(shí)管理中，不僅需要收藏保管相關(guān)信息，還需要重視檔案價(jià)值，并利用其價(jià)值，實(shí)現(xiàn)知識(shí)創(chuàng)新，這就需要加強(qiáng)圖書(shū)檔案的傳播共享，利用互聯(lián)網(wǎng)、沙龍等渠道加大傳播流動(dòng)。（2）隱性知識(shí)應(yīng)用。隱性知識(shí)是在個(gè)人經(jīng)驗(yàn)和個(gè)人思想、信念等基礎(chǔ)上形成的一種知識(shí)，圖書(shū)檔案中所包含的隱性知識(shí)無(wú)法單純用語(yǔ)言傳播，因此，需要對(duì)其進(jìn)行組織管理，將其轉(zhuǎn)換成顯性知識(shí)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的交流和共享。
2.檔案實(shí)體管理應(yīng)用
知識(shí)管理能夠促使人們對(duì)圖書(shū)檔案價(jià)值重新認(rèn)識(shí)，作為知識(shí)載體，圖書(shū)檔案屬于戰(zhàn)略資源，其不僅記錄了歷史信息，和各種資源憑證，同時(shí)也需要開(kāi)發(fā)利用。圖書(shū)檔案管理需要注意將實(shí)體管理轉(zhuǎn)移到信息和知識(shí)管理上，改變傳統(tǒng)的人工管理方式，采用先進(jìn)的新技術(shù)進(jìn)行管理，進(jìn)而在其中應(yīng)用知識(shí)管理，有效開(kāi)發(fā)利用圖書(shū)檔案信息，完善檔案實(shí)體管理。（1）流程知識(shí)管理。首先，拓展檔案信息收集范圍，豐富的館藏對(duì)于圖書(shū)檔案管理十分重要，當(dāng)前館藏中，主要為文書(shū)檔案，但是隨著電子技術(shù)的發(fā)展，電子文件也需要予以重視，此外，還需要主義收集口述、實(shí)物等檔案及其資料。其次，對(duì)檔案進(jìn)行合法鑒定，加強(qiáng)檔案的鑒定工作，對(duì)各種檔案進(jìn)行分類(lèi)鑒定，普通檔案可以采用宏觀鑒定法，特殊檔案采用直接鑒定法，便于圖書(shū)檔案的管理和開(kāi)發(fā)應(yīng)用。再次，圍繞知識(shí)單元整理檔案，知識(shí)管理中，圖書(shū)檔案管理重點(diǎn)在于知識(shí)和信息，對(duì)其分類(lèi)整理，在知識(shí)單元基礎(chǔ)上篩選檔案，用計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)分類(lèi)，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)和系統(tǒng)檢索功能為用戶提供使用服務(wù)。最后，合理配置資源，在檔案管理中應(yīng)用知識(shí)管理，要平衡好價(jià)值檔案和檔案效益關(guān)系，通過(guò)現(xiàn)有經(jīng)驗(yàn)和分配理論對(duì)圖書(shū)資源進(jìn)行合理分配，提高檔案管理效益。此外，圍繞用戶提供知識(shí)服務(wù)，將用戶作為核心進(jìn)行檔案實(shí)體管理，提供知識(shí)服務(wù)，將圖書(shū)檔案中的知識(shí)深入挖掘出來(lái)，并提供檢索渠道，便于用戶獲取知識(shí)，同時(shí)為用戶提供知識(shí)創(chuàng)新服務(wù)。（2）知識(shí)管理技術(shù)應(yīng)用。知識(shí)管理中，現(xiàn)代信息技術(shù)為其提供了保障，知識(shí)管理技術(shù)也就是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，其能夠使紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、電子化管理，在信息技術(shù)基礎(chǔ)上對(duì)檔案進(jìn)行管理，運(yùn)用數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)、人工智能等技術(shù)管理檔案知識(shí)，提高檔案管理效率。
3.檔案機(jī)構(gòu)管理應(yīng)用
（1）知識(shí)服務(wù)與組織文化結(jié)合。組織文化在一定程度上能夠激勵(lì)、約束組織成員，其會(huì)在成員活動(dòng)中外化出來(lái)，在組織文化中融入知識(shí)服務(wù)，能夠使檔案部門(mén)形成新的知識(shí)服務(wù)理念，提高員工服務(wù)素質(zhì)，強(qiáng)化員工專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，并推動(dòng)知識(shí)共享。（2）開(kāi)展知識(shí)共享合作活動(dòng)。圖書(shū)檔案管理部門(mén)通過(guò)與其他部門(mén)的溝通合作能夠提高彼此的合作意識(shí)，并在合作中將彼此的知識(shí)管理經(jīng)營(yíng)分享出來(lái)，提高知識(shí)管理服務(wù)質(zhì)量，同時(shí)，能夠滿足內(nèi)部人員的檔案信息需求，確保組織運(yùn)行正常。（3）實(shí)現(xiàn)技術(shù)管理模式。信息技術(shù)在檔案機(jī)構(gòu)管理中的作用也十分突出，其能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化的檔案管理，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立網(wǎng)絡(luò)聯(lián)盟，實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)的信息化管理。例如建立辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、檔案信息管理系統(tǒng)等，不僅能夠提高管理效率，同時(shí)也能夠減少資源浪費(fèi)現(xiàn)象。知識(shí)管理系統(tǒng)通過(guò)存儲(chǔ)利用大量數(shù)據(jù)，為知識(shí)共享目標(biāo)奠定了技術(shù)支持，同時(shí)也提高了檔案機(jī)構(gòu)的創(chuàng)新水平。
四、圖書(shū)館檔案管理知識(shí)管理應(yīng)用優(yōu)化措施
1.加大力度投入人才和技術(shù)
信息時(shí)代下，要想提高圖書(shū)檔案管理水平，就需要提高檔案管理人員素質(zhì)，豐富管理人員知識(shí)，更好的應(yīng)用知識(shí)管理方法，提高檔案管理水平。在進(jìn)行檔案管理時(shí)，相關(guān)部門(mén)需要為管理人員提供學(xué)習(xí)培訓(xùn)機(jī)會(huì)，積極參與繼續(xù)教育活動(dòng)，并建立文化氛圍，為人員提供情景演練機(jī)會(huì)，使管理人員能夠在后續(xù)工作中將知識(shí)管理模式主動(dòng)加入到管理工作中，通過(guò)信息技術(shù)使知識(shí)管理和檔案管理實(shí)現(xiàn)有機(jī)結(jié)合。同時(shí)，管理人員利用培訓(xùn)學(xué)習(xí)能夠提高專(zhuān)業(yè)水平，使其能夠靈活運(yùn)用知識(shí)管理內(nèi)容，完善檔案管理工作。同時(shí)，檔案管理人員需要提高服務(wù)意識(shí)，轉(zhuǎn)變工作觀念，建立社會(huì)服務(wù)理念，多學(xué)習(xí)他人長(zhǎng)處，彌補(bǔ)自身不足，努力提升自己。此外，相關(guān)部門(mén)需要重視對(duì)圖書(shū)檔案管理設(shè)備的更新維修、管理保養(yǎng)，引進(jìn)先進(jìn)的管理系統(tǒng)和電子設(shè)備，加大技術(shù)投入，建立檔案信息管理系統(tǒng)，為檔案管理工作提供堅(jiān)實(shí)的技術(shù)保障和基礎(chǔ)設(shè)施保障，進(jìn)而使圖書(shū)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展。
2.建立知識(shí)學(xué)習(xí)空間
知識(shí)社區(qū)運(yùn)行時(shí)，其可以被看作是人才庫(kù)，該社區(qū)內(nèi)人才流動(dòng)快，庫(kù)內(nèi)人才基本是在動(dòng)態(tài)飽和狀態(tài)中，同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)社區(qū)建設(shè)導(dǎo)致管理人員能夠使各種人才聚集，為該社區(qū)的運(yùn)行收集更多具有專(zhuān)長(zhǎng)的人才。通過(guò)建立網(wǎng)絡(luò)人才社區(qū)，為各種專(zhuān)業(yè)人才的隱性和顯性知識(shí)傳播奠定了基礎(chǔ)。而在網(wǎng)絡(luò)社區(qū)平臺(tái)中，專(zhuān)業(yè)人才也可以按照本身觀點(diǎn)探討相關(guān)知識(shí)信息，使各種知識(shí)能夠在社區(qū)中實(shí)現(xiàn)傳輸共享，進(jìn)而構(gòu)成知識(shí)傳輸鏈。總之，隨著各種知識(shí)社區(qū)的建立，各個(gè)社區(qū)通過(guò)相互交流溝通擴(kuò)大了知識(shí)的傳播范圍，使知識(shí)社區(qū)范圍哭到，為管理人員實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展起到積極的作用，同時(shí)也為知識(shí)傳輸交流起到了推動(dòng)作用。3.創(chuàng)新檔案管理模式在圖書(shū)檔案管理中引入知識(shí)管理理念和方法，管理人員可以憑借先進(jìn)的技術(shù)和管理方法來(lái)管理圖書(shū)檔案，在管理時(shí)，管理人員需要處理圖書(shū)館業(yè)務(wù)信息和系統(tǒng)作業(yè)。知識(shí)管理模式的應(yīng)用能夠?qū)D書(shū)檔案使用者情況直接顯示出來(lái)，進(jìn)而建立智能化圖書(shū)館，并在此基礎(chǔ)上對(duì)市場(chǎng)動(dòng)態(tài)情況以及方向有所掌握。總之，相較于傳統(tǒng)圖書(shū)檔案管理方式而言，知識(shí)管理理念和技術(shù)應(yīng)用在最大程度上能夠創(chuàng)新管理模式，推動(dòng)管理服務(wù)的開(kāi)展，為管理者了解并掌握使用者信息需求提供幫助，進(jìn)而使檔案管理能夠市場(chǎng)新動(dòng)向充分挖掘出來(lái)，提高圖書(shū)檔案管理服務(wù)質(zhì)量。
4.建立知識(shí)信息庫(kù)
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的全球化發(fā)展，我國(guó)教育與科技不僅得到了量的飛躍，也得到了質(zhì)的飛躍，科技化與數(shù)字化的生活方式與工作模式開(kāi)始在社會(huì)上流行起來(lái)，因此，高校圖書(shū)檔案管理也得到了科技化與數(shù)字化的發(fā)展，形成一體化管理模式。新時(shí)期的到來(lái)不僅使得人們對(duì)于信息量掌握的欲望愈發(fā)強(qiáng)烈，使得人們改變了其信息需求方式，還創(chuàng)新了信息存儲(chǔ)工作的模式與內(nèi)容。因此，我國(guó)高校圖書(shū)檔案管理工作在這一新時(shí)期發(fā)展的背景下，應(yīng)該對(duì)其傳統(tǒng)圖書(shū)檔案管理工作模式進(jìn)行創(chuàng)新改革，建立不受時(shí)間與空間限制的一體化管理工作模式，為高校學(xué)生提供更為全面、更為多樣的信息服務(wù)，豐富并滿足高校學(xué)生的現(xiàn)代化信息需求。高校圖書(shū)檔案管理是收集信息、處理信息的主要工作場(chǎng)所，是高校學(xué)生和教師在校園內(nèi)獲得知識(shí)與信息的重要渠道，更是滿足新時(shí)期社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需求，因此，促進(jìn)高校圖書(shū)檔案管理一體化是高校提高其整體管理工作效率與水平的一大重點(diǎn)。
一、新時(shí)期高校圖書(shū)檔案管理一體化的意義
新時(shí)期發(fā)展背景下，社會(huì)對(duì)于圖書(shū)檔案管理工作的要求越來(lái)越高，我國(guó)高校傳統(tǒng)圖書(shū)檔案管理工作逐漸不能夠適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需求，進(jìn)而延緩了學(xué)校教育事業(yè)的發(fā)展進(jìn)程，因此，高校圖書(shū)檔案管理一體化不僅是適應(yīng)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求，更是推動(dòng)我國(guó)及整體教育事業(yè)向前發(fā)展的重要?jiǎng)恿χ弧?/p>
（一）新時(shí)期高校圖書(shū)檔案管理
1.高校圖書(shū)管理定義
高校圖書(shū)管理是指高校對(duì)學(xué)校所具有的文獻(xiàn)信息、人力資源、資金儲(chǔ)備以及其他資源進(jìn)行有計(jì)劃、有組織的協(xié)調(diào)控制行為來(lái)達(dá)到理想管理目標(biāo)的工作過(guò)程。高校圖書(shū)管理工作能夠?yàn)槿熒峁┦钟行У奈墨I(xiàn)書(shū)籍、資料期刊等信息資源，有利于教師提供自身教學(xué)素質(zhì)，優(yōu)化其教學(xué)模式；輔助學(xué)生進(jìn)行論文寫(xiě)作、豐富學(xué)識(shí)視野以及提升學(xué)術(shù)涵養(yǎng)等一系列素質(zhì)培養(yǎng)工作。
2.高校檔案管理定義
高校檔案管理是指高校檔案管理部門(mén)對(duì)學(xué)校檔案信息進(jìn)行收集與整理，為高校將檔案信息科學(xué)、合理應(yīng)用于其他各項(xiàng)管理工作中提供有效、堅(jiān)實(shí)的保障。高校檔案管理是高校完善整體檔案工作的重要基礎(chǔ)，是服務(wù)于學(xué)生、教師以及社會(huì)的工作。
（二）圖書(shū)檔案管理一體化
一體化指的是企業(yè)或是單位對(duì)某一項(xiàng)工作實(shí)施綜合模式的管理，而高校圖書(shū)檔案管理一體化則是指高校將圖書(shū)管理與檔案管理之間進(jìn)行相互融合，對(duì)其圖書(shū)檔案管理進(jìn)行綜合統(tǒng)一的管理，促進(jìn)高校圖書(shū)管理和檔案管理的共同繁榮與發(fā)展。
（三）新時(shí)期高校圖書(shū)檔案管理一體化的意義
1.一體化的圖書(shū)檔案管理有助于高校減少人力與資金成本
我國(guó)高校對(duì)圖書(shū)與檔案的分散管理模式雖然在一定程度上形成了小范圍管理方面的有效性，但這種小范圍內(nèi)的有效性管理對(duì)于高校整體圖書(shū)檔案管理系統(tǒng)所需的管理要求卻是微乎其微。分散管理模式下的圖書(shū)管理與檔案管理在收集、整理信息過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生人力勞動(dòng)資源、資金成本、時(shí)間成本以及其他資源的浪費(fèi)現(xiàn)象，使高校損失人力勞動(dòng)資源與財(cái)政投入等管理成本。而高校圖書(shū)檔案管理一體化則是將圖書(shū)管理與檔案管理進(jìn)行融合、統(tǒng)一的管理，相較于圖書(shū)與檔案的分散管理模式來(lái)說(shuō)，一體化的圖書(shū)檔案管理模式在收集文獻(xiàn)、資料信息過(guò)程中僅用二分之一的人力資源就可以收集相應(yīng)信息，實(shí)現(xiàn)人才資源共同使用，有助于高?？s減人力資源的使用成本，并在處理信息過(guò)程中達(dá)到事半功倍的效果；高校圖書(shū)與檔案管理的一體化有利于高校規(guī)范其圖書(shū)與檔案工作制度，統(tǒng)一圖書(shū)信息與檔案信息的檢索模式等工作，促進(jìn)有效信息的共同開(kāi)發(fā)與使用，為高校節(jié)約管理過(guò)程所需要的時(shí)間成本與資金成本；網(wǎng)絡(luò)信息化促進(jìn)管理一體化的主要?jiǎng)恿ΓW(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)打破了信息傳遞的時(shí)間與空間限制，因此，高校圖書(shū)檔案管理一體化利于其減少圖書(shū)檔案管理的空間管理成本。
2.高校圖書(shū)檔案管理一體化實(shí)現(xiàn)了信息資源的科學(xué)、有效整合
高校的圖書(shū)管理與檔案管理工作雖然有著不同的工作概念與工作要求，但是這兩項(xiàng)管理工作模式都是為了對(duì)高?，F(xiàn)有信息資源進(jìn)行科學(xué)、合理、有效的整合與開(kāi)發(fā)，為全校師生與社會(huì)提供信息服務(wù)工作。高校圖書(shū)管理與檔案管理工作都有著共同的工作環(huán)節(jié)——信息資源的收集、整理、保管以及可供利用四個(gè)環(huán)節(jié)，而我國(guó)高校圖書(shū)管理與檔案管理工作的展開(kāi)離不開(kāi)信息資源的收集與整理，即信息資源的收集與整理是保障高校圖書(shū)管理工作與檔案管理工作的重要基礎(chǔ)，所以，高校圖書(shū)檔案管理的一體化可以提高信息資源收集與整理的工作效率，進(jìn)而提高圖書(shū)檔案管理工作效率。除此之外，高校圖書(shū)管理與檔案管理工作在工作目的、工作內(nèi)容與工作形式上還有許多相似的點(diǎn)，這些相似點(diǎn)在高校執(zhí)行信息資源整合過(guò)程中發(fā)揮重要作用，因此，高校圖書(shū)檔案管理一體化幫助高校實(shí)現(xiàn)了科學(xué)合理、有效的信息資源整合。
3.高校圖書(shū)檔案管理一體化有利于信息資源的流通
新時(shí)期背景下，發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)使全世界的信息傳遞速度變快，因?yàn)楦咝Ｋ哂械男畔①Y源十分有限，所以多方合作已經(jīng)成為信息資源共享、增加信息資源的主要方式，高校以檔案管理亦是如此。高校圖書(shū)檔案管理的一體化將分散式管理的圖書(shū)工作與檔案工作進(jìn)行了有機(jī)融合，形成統(tǒng)一管理系統(tǒng)，將分散的圖書(shū)、檔案信息資源都聚集在一起，以便于開(kāi)發(fā)出新型信息資源，實(shí)現(xiàn)資源共享的同時(shí)還加深了信息資源的流通性，因此，高校圖書(shū)檔案管理一體化有利于信息資源的流通。
二、新時(shí)期高校圖書(shū)檔案管理一體化所存在問(wèn)題
新時(shí)期發(fā)展背景下，我國(guó)高校傳統(tǒng)的圖書(shū)檔案管理工作模式逐漸滿足不了現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展需求。隨著社會(huì)發(fā)展的日新月異，高科技電子產(chǎn)品開(kāi)始出現(xiàn)在人們的日常生活與工作當(dāng)中，如計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的出現(xiàn)為高校圖書(shū)檔案管理工作提供了數(shù)字化、智能化的功能與作用，可以及時(shí)將圖書(shū)檔案信息反饋于全校師生，但高校在發(fā)展圖書(shū)檔案管理一體化期間還是存在一些問(wèn)題，致使管理一體化發(fā)展進(jìn)程緩慢：首先，高校圖書(shū)檔案管理工作人員對(duì)于一體化管理沒(méi)有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)。正確認(rèn)識(shí)管理一體化的工作概念與工作機(jī)制是有效執(zhí)行圖書(shū)檔案管理一體化的重要基礎(chǔ)，而我國(guó)高校圖書(shū)檔案管理工作還在實(shí)行的是傳統(tǒng)管理工作模式，相關(guān)工作人員仍然持有傳統(tǒng)管理思維，對(duì)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的管理一體化工作模式認(rèn)識(shí)不夠透徹，只考慮當(dāng)下情況，缺乏資源整合、綜合執(zhí)行管理工作的意識(shí)；其次，高校圖書(shū)檔案管理工作人員欠缺熟練操作計(jì)算機(jī)技術(shù)的技能。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)也得到了快速發(fā)展，新時(shí)期圖書(shū)檔案管理一體化要求圖書(shū)檔案管理工作人員具備操作計(jì)算機(jī)技術(shù)的能力，而我國(guó)高校圖書(shū)檔案管理人員雖然具有一定的相關(guān)管理知識(shí)理論，但對(duì)于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)這一新興技術(shù)掌握力度尚未熟練，就目前情況來(lái)看，我國(guó)高校同時(shí)具備專(zhuān)業(yè)圖書(shū)檔案管理知識(shí)與熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)能力的工作人員屈指可數(shù)，所以我國(guó)高校圖書(shū)檔案管理工作水平較低；最后，高校不重視圖書(shū)檔案管理工作的改革與創(chuàng)新。我國(guó)多數(shù)高校在發(fā)展過(guò)程中很少將注意力放在圖書(shū)檔案管理工作創(chuàng)新改革這一方面，更不用說(shuō)為圖書(shū)檔案管理一體化發(fā)展置辦相應(yīng)硬件設(shè)施，因此，圖書(shū)檔案管理工作的創(chuàng)新改革意識(shí)在高校發(fā)展中的極低存在感影響了我國(guó)高校圖書(shū)檔案管理一體化的發(fā)展。
三、新時(shí)期高校有效實(shí)施圖書(shū)檔案管理一體化的途徑
傳統(tǒng)圖書(shū)檔案管理工作模式已經(jīng)不能夠滿足現(xiàn)代社會(huì)對(duì)于高校圖書(shū)檔案管理的發(fā)展需求，只有對(duì)傳統(tǒng)圖書(shū)檔案管理進(jìn)行相應(yīng)創(chuàng)新改革，建立健全管理一體化的工作機(jī)制，才能使我國(guó)高校圖書(shū)檔案管理工作適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展需求，共同促進(jìn)新時(shí)期的可持續(xù)發(fā)展。
（一）正確認(rèn)識(shí)管理一體化概念，加強(qiáng)工作人員創(chuàng)新意識(shí)。
正確認(rèn)識(shí)管理一體化概念、改變傳統(tǒng)管理思想是高校將圖書(shū)管理與檔案管理有機(jī)結(jié)合在一起的關(guān)鍵所在，是建設(shè)管理一體化機(jī)制的基礎(chǔ)，因此，高校需充分理解圖書(shū)管理與檔案管理的優(yōu)勢(shì)所在，主動(dòng)反思傳統(tǒng)管理工作中的不足之處，積極開(kāi)發(fā)出有利于圖書(shū)管理與檔案管理進(jìn)行有機(jī)結(jié)合的創(chuàng)新思維，為高校圖書(shū)檔案管理提供思想依據(jù)以及創(chuàng)新方案，并將這些思想依據(jù)與創(chuàng)新方案觀察落實(shí)到高校實(shí)際圖書(shū)檔案管理工作中去，以此來(lái)保證圖書(shū)檔案管理一體化的長(zhǎng)遠(yuǎn)性發(fā)展。此外，高校還應(yīng)促進(jìn)圖書(shū)管理部門(mén)與檔案管理部門(mén)之間的相互交流與合作，進(jìn)而共同推動(dòng)圖書(shū)檔案管理一體化發(fā)展。
（二）加強(qiáng)圖書(shū)檔案管理一體化的硬件設(shè)施建設(shè)。
新時(shí)期發(fā)展所帶來(lái)的新型電子技術(shù)與信息網(wǎng)絡(luò)為高校圖書(shū)檔案管理一體化發(fā)展提供了技術(shù)方面的支持，推動(dòng)著管理一體化的發(fā)展。因此，高校應(yīng)積極引進(jìn)有利于圖書(shū)檔案管理一體化發(fā)展的硬件設(shè)施與互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，建設(shè)多個(gè)管理平臺(tái)，健全網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)管理機(jī)制，增加圖書(shū)檔案管理工作渠道的同時(shí)統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)機(jī)制，保障圖書(shū)檔案管理的一體化發(fā)展。
（三）加強(qiáng)圖書(shū)檔案管理工作人員綜合管理素質(zhì)與計(jì)算機(jī)操作能力。
我國(guó)高校傳統(tǒng)圖書(shū)檔案管理工作人員只需具備專(zhuān)業(yè)管理知識(shí)就可勝任圖書(shū)檔案管理這一工作，而現(xiàn)代化的社會(huì)發(fā)展則要求圖書(shū)檔案管理人員既要具備高水平的綜合管理素質(zhì)，又要具有熟練的計(jì)算機(jī)操作能力。因此，高校要加強(qiáng)對(duì)管理工作人員的管理水平培訓(xùn)與計(jì)算機(jī)操作培訓(xùn)，建設(shè)一支符合現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展的圖書(shū)檔案管理隊(duì)伍，做好實(shí)施圖書(shū)檔案管理一體化的執(zhí)行者，極力推動(dòng)圖書(shū)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。此外，高校在整合圖書(shū)檔案信息資源過(guò)程中需注重其配置的科學(xué)合理性，在不受任何因素影響前提下提高圖書(shū)檔案資源的可利用效率。新時(shí)期的發(fā)展要求高校必須對(duì)傳統(tǒng)圖書(shū)檔案管理工作模式進(jìn)行創(chuàng)新改革，建立健全圖書(shū)檔案管理一體化模式，但由于我國(guó)大多數(shù)高校在創(chuàng)新圖書(shū)檔案管理模式方面的發(fā)展尚未成熟，所以高校圖書(shū)檔案管理一體化是一項(xiàng)長(zhǎng)久而艱難的任務(wù)，因此，我國(guó)高校應(yīng)不畏挑戰(zhàn)，積極解決圖書(shū)檔案管理一體化發(fā)展中遇到的難題，提高現(xiàn)代化圖書(shū)檔案管理的水平與效率，為全校師生提供更加全面、及時(shí)的圖書(shū)文獻(xiàn)資源與檔案信息。
參考文獻(xiàn)
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電子圖書(shū)檔案主要具有操作方便、東西不易丟失、傳遞快捷以及表現(xiàn)形式多樣化等特點(diǎn)，詳細(xì)特點(diǎn)介紹如下：
1.1 操作方便
電子圖書(shū)檔案管理主要具備操作方便的特點(diǎn)。一方面，管理電子圖書(shū)時(shí)，無(wú)論增加內(nèi)容或者刪除內(nèi)容，都比較容易，且將信息刪除后不會(huì)留下痕跡;另一方面，電子信息具有較高的準(zhǔn)確性，因此，電子圖書(shū)檔案管理的檢索、操作較簡(jiǎn)單。
1.2 東西不易丟失
和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相比，電子檔案管理復(fù)制后，不僅能夠保持較高的清晰度，而且還不會(huì)發(fā)生信息丟失的情況，通過(guò)應(yīng)用數(shù)字化信息處理，對(duì)文件進(jìn)行復(fù)制后，依然能夠有效保持其原本特性。
1.3 傳遞快捷
電子圖書(shū)檔案管理通過(guò)運(yùn)用各種先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，傳遞速度不受到地域、時(shí)間限制，僅僅通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳播就能夠快速將所需要的信息傳輸?shù)叫枨笕藛T手中。另外，電子圖書(shū)檔案管理還能夠?qū)崿F(xiàn)由一個(gè)終端傳輸?shù)蕉鄠€(gè)終端的傳播，最后實(shí)現(xiàn)資源共享。
1.4 表現(xiàn)形式多樣化
和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案管理形式具有多樣化的特點(diǎn)。文字、圖形、影像以及聲音等形式，均可成為電子檔案管理內(nèi)容，且無(wú)論這些信息是單獨(dú)存在的方式還是互相搭配的方式，均能夠發(fā)展為檔案管理模式。
2 電子圖書(shū)檔案載體的特點(diǎn)
電子圖書(shū)檔案載體主要將電子技術(shù)作為生產(chǎn)手段，主要以電子形式存在，通過(guò)應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)準(zhǔn)確記錄代碼信息，并通過(guò)電子計(jì)算機(jī)，隨機(jī)檢索，將其顯示出來(lái)。電子圖書(shū)檔案載體主要具備以下幾個(gè)特點(diǎn)：
2.1 運(yùn)用機(jī)讀數(shù)據(jù)形式表示
機(jī)讀形式數(shù)據(jù)，能夠被計(jì)算機(jī)進(jìn)行識(shí)別、理解以及處理;其主要應(yīng)用二進(jìn)制碼（也就是數(shù)字代碼）進(jìn)行表示。電影片、錄音帶以及錄像帶等能夠?qū)⒙曨l視、頻模擬信息進(jìn)行記錄，主要將磁帶、膠片作為載體。
2.2 信息載體為光學(xué)或者磁性信息存儲(chǔ)介質(zhì)
載體不同，物體所存貯信息的密度也不同。隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷進(jìn)步，載體信息自身的存貯密度也在不斷增大。
2.3 信息具有結(jié)構(gòu)性
信息具有結(jié)構(gòu)性，需要經(jīng)過(guò)一系列的格式化處理后最終形成信息集合。換個(gè)角度分析，電子圖書(shū)檔案載體需要具備數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)，否則，如信息較凌亂，則不會(huì)被計(jì)算機(jī)程序有效處理。
2.4 需要借助應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)設(shè)備
對(duì)信息進(jìn)行檢索或者瀏覽時(shí)，要應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)設(shè)備。電子出版物離不開(kāi)計(jì)算機(jī)，一方面由于文本為機(jī)讀數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)只能通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行識(shí)別;另一方面需要借助軟件進(jìn)行瀏覽和檢索，運(yùn)行軟件需要應(yīng)用到計(jì)算機(jī)。
3 加強(qiáng)電子圖書(shū)檔案管理的有效策略
目前，我國(guó)電子圖書(shū)檔案管理工作已經(jīng)取得了較大進(jìn)步，但在實(shí)際的應(yīng)用、操作過(guò)程中還存在著較多問(wèn)題，如隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，電子圖書(shū)檔案對(duì)存儲(chǔ)要求也在不斷提高;受到各種因素影響，電子檔案的可靠性較低;隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，電子檔案的安全性、工作人員的能力也在不斷提高。為有效促進(jìn)電子圖書(shū)檔案管理越來(lái)越快地發(fā)展，需要針對(duì)其管理過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并根據(jù)問(wèn)題制定有效的管理措施。具體措施如下：
3.1 加強(qiáng)環(huán)境保護(hù)，提高存放空間的安全性
為保障電子圖書(shū)檔案信息的安全性和可靠性，要建立一個(gè)較好的電子圖書(shū)檔案存放環(huán)境。加強(qiáng)電子圖書(shū)檔案管理，首先要注重保護(hù)電子圖書(shū)檔案管理環(huán)境。電子圖書(shū)檔案環(huán)境主要指的是工作人員的辦公場(chǎng)所、存儲(chǔ)工具等，工作人員的辦公環(huán)境在保持溫度適中、衛(wèi)生清潔的同時(shí)，還要安裝抗電擊、抗雷、抗磁場(chǎng)力等設(shè)備。另外，為提高存放空間的安全可靠性，要備份電子圖書(shū)檔案，在多個(gè)位置放置儲(chǔ)存。此外，對(duì)存儲(chǔ)工具定時(shí)檢查，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)采取應(yīng)對(duì)措施處理。
3.2 完善管理制度
為提高數(shù)據(jù)儲(chǔ)藏的安全性，要嚴(yán)格根據(jù)電子圖書(shū)管理的實(shí)際情況，完善管理制度，加強(qiáng)制度設(shè)計(jì)。對(duì)電子圖書(shū)檔案進(jìn)行編制時(shí)，要安排業(yè)務(wù)能力水平較高的工作人員，這樣能夠有效保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性。另外，工作人員要定時(shí)整理電子檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)管理;在對(duì)電子檔案進(jìn)行歸類(lèi)管理時(shí)，可將檔案級(jí)別作為主要?dú)w檔依據(jù)，保證各個(gè)級(jí)別信息準(zhǔn)確無(wú)誤后，對(duì)其進(jìn)行歸檔處理;編制好電子檔案后，上交領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)檢查核實(shí)，保證信息準(zhǔn)確無(wú)誤后存儲(chǔ)。
3.3 加強(qiáng)系統(tǒng)管理
為保障數(shù)據(jù)信息讀取的安全性，要加強(qiáng)系統(tǒng)管理設(shè)計(jì)。大多數(shù)情況下，電子圖書(shū)檔案信息的安全性較低，主要存在著系統(tǒng)管理體系不健全、管理系統(tǒng)被破壞的情況。為有效增強(qiáng)管理系統(tǒng)的安全性，完善系統(tǒng)管理體系，可對(duì)電子圖書(shū)資料加密設(shè)計(jì)，注意設(shè)置的密碼不能過(guò)于簡(jiǎn)單，要定期更換密碼。另外，可根據(jù)需求，設(shè)置電子信息的訪問(wèn)權(quán)限，有效防止發(fā)生其他人獲取信息的情況;網(wǎng)站可能受到多種因素影響出現(xiàn)系統(tǒng)漏洞，因此，要加強(qiáng)防火墻設(shè)置，加強(qiáng)系統(tǒng)的維修、保護(hù)，有效增強(qiáng)信息安全性。
3.4 避免外來(lái)磁場(chǎng)入侵
軟磁盤(pán)、磁帶以及硬磁盤(pán)等均屬于磁性載體，對(duì)磁場(chǎng)具有較高的敏感性。如磁性載體受到外來(lái)磁場(chǎng)干擾，那么將會(huì)導(dǎo)致出現(xiàn)丟失信息、破壞信息的情況。因此，保存、使用磁性載體時(shí)，要遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，保證磁場(chǎng)不會(huì)給載體帶來(lái)?yè)p壞。也可應(yīng)用特殊材料，如應(yīng)用軟磁物質(zhì)，如鎳鐵合金、軟鐵，將其制成存放磁性載體的柜子，能夠有效屏蔽磁場(chǎng);對(duì)于較重要的檔案、電子圖書(shū)存放區(qū)，通過(guò)設(shè)置測(cè)磁設(shè)備，能夠有效監(jiān)測(cè)隱蔽磁場(chǎng)，確保萬(wàn)無(wú)一失。此外，有效保證磁性載體質(zhì)量，盡量避開(kāi)磁場(chǎng)，準(zhǔn)備好測(cè)磁、防磁設(shè)備，確保儲(chǔ)存、使用的磁性載體不會(huì)受到磁場(chǎng)干擾影響。
3.5 提高工作人員自身的工作能力
圖書(shū)檔案管理專(zhuān)業(yè)開(kāi)設(shè)課程：《圖書(shū)館學(xué)基礎(chǔ)》、《檔案學(xué)基礎(chǔ)》、《文獻(xiàn)資源建設(shè)》、《圖書(shū)館目錄》、《信息管理概論》、《信息法學(xué)》、《文書(shū)學(xué)》、《檔案文獻(xiàn)復(fù)制技術(shù)》、《圖書(shū)分類(lèi)學(xué)》、《檔案文獻(xiàn)編纂》、《圖書(shū)館自動(dòng)化系統(tǒng)》、《檔案保護(hù)技術(shù)》、《企業(yè)檔案管理》、《科技檔案管理》、《檔案文獻(xiàn)檢索》、《數(shù)字圖書(shū)館的原理與技術(shù)》
圖書(shū)檔案管理專(zhuān)業(yè)就業(yè)方向
該專(zhuān)業(yè)就業(yè)主要面向圖書(shū)館、檔案館、圖書(shū)檔案公司等企事業(yè)單位，從事文獻(xiàn)信息的收集、整理、開(kāi)發(fā)與利用等工作。畢業(yè)生不僅能夠勝任圖書(shū)館和檔案局專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)的管理工作，更能勝任企事業(yè)單位和廠礦私營(yíng)企業(yè)的文檔管理、文秘等專(zhuān)業(yè)性工作，就業(yè)面廣。還可參加專(zhuān)升本考試，進(jìn)入本科院校進(jìn)一步深造。就業(yè)去向：國(guó)家機(jī)關(guān)和各類(lèi)企事業(yè)單位，從事圖書(shū)情報(bào)與檔案管理等工作。
圖書(shū)檔案管理專(zhuān)業(yè)主要職業(yè)能力
1.具備對(duì)新知識(shí)、新技能的學(xué)習(xí)能力和創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)能力;
2.具備文獻(xiàn)信息的采集能力;
3.具備文獻(xiàn)信息的組織能力;
4.具備文獻(xiàn)流通管理與服務(wù)能力;
一、前言
圖書(shū)檔案管理需要花費(fèi)大量的人力物力，所以為了成本問(wèn)題，會(huì)將檔案管理全部轉(zhuǎn)向?qū)ｉT(mén)提供檔案管理的公司還負(fù)責(zé)完成。
二、圖書(shū)檔案管理人員素質(zhì)存在的問(wèn)題
1.管理理念落后
現(xiàn)在很多的圖書(shū)檔案管理人員的管理理念落后，在我國(guó)目前的教育、閱讀等方面的不斷發(fā)展來(lái)看管理政策和管理者的管理理念思想都并不是非常的與時(shí)俱進(jìn)，而且管理者的管理制度也不是很完善但卻在圖書(shū)檔案管理的管理模式涉及較多方向，同時(shí)在一些地區(qū)的政府對(duì)地區(qū)的圖書(shū)檔案管理也沒(méi)有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)來(lái)指導(dǎo)工作，所造成圖書(shū)管理人員在圖書(shū)檔案管理方面沒(méi)有很好的依托和指導(dǎo)，導(dǎo)致一些圖書(shū)檔案管理人員的工作效率不高且質(zhì)量不好。
2.內(nèi)部問(wèn)題
對(duì)于圖書(shū)檔案管理來(lái)說(shuō)，它的內(nèi)部的控制檔案管理還是存在缺陷和不足，面對(duì)現(xiàn)在的國(guó)情發(fā)展，圖書(shū)檔案和資料是很多變的，所以我們就需要內(nèi)部進(jìn)行靈活的控制檔案管理。但是根據(jù)我們的調(diào)查顯示：大多數(shù)的圖書(shū)檔案管理人員對(duì)這一方面的知識(shí)和靈活應(yīng)用性十分的缺乏，如果對(duì)自己的管理水平和知識(shí)都控制不好的話就很難做好檔案管理更不要說(shuō)發(fā)展起來(lái)，這樣會(huì)造成一些圖書(shū)資源的短缺等情況。我們現(xiàn)在應(yīng)該做的就是根據(jù)實(shí)際情況來(lái)適當(dāng)?shù)母淖儓D書(shū)檔案的管理，使得他們能夠有效的控制圖書(shū)資源。
三、如何提高管理人員的素質(zhì)
1.根據(jù)市場(chǎng)需求來(lái)管理人員的知識(shí)和素質(zhì)
根據(jù)我們的調(diào)查發(fā)現(xiàn)中國(guó)的市場(chǎng)圖書(shū)供應(yīng)從短缺狀態(tài)變成了過(guò)剩狀態(tài)，市場(chǎng)對(duì)圖書(shū)的需求和要求越來(lái)越多樣化，這樣同時(shí)也造成了圖書(shū)檔案管理的困難度加大，要想有好的管理制度首先就要對(duì)圖書(shū)檔案管理人員進(jìn)行好的管理理念培訓(xùn)，才能提高圖書(shū)檔案管理人員的素質(zhì)。并且通過(guò)圖書(shū)管理策略來(lái)取得的好的成績(jī)并得到持久的效果，所以有一個(gè)好的圖書(shū)檔案管理策略是要與時(shí)俱進(jìn)的是要跟著市場(chǎng)需求走的，從這些市場(chǎng)對(duì)圖書(shū)需求的趨勢(shì)和實(shí)踐中使得更多的認(rèn)識(shí)，更加明白到了提高圖書(shū)檔案管理人員素質(zhì)的重要性。
2.提高管理者的管理理念是提高素質(zhì)的重要部分
完善相關(guān)圖書(shū)檔案管理制度和改變圖書(shū)檔案管理人員的管理理念，好的管理制度是保證圖書(shū)檔案的發(fā)展的關(guān)鍵，是圖書(shū)管理的發(fā)展和管理遵循的行為準(zhǔn)則。所以要不斷的提高管理人員的管理理念要與時(shí)俱進(jìn)，同時(shí)可以通過(guò)加強(qiáng)內(nèi)部檔案監(jiān)督控制，在如今市場(chǎng)圖書(shū)的不斷發(fā)展中，各色圖書(shū)的不斷擴(kuò)大中，圖書(shū)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)也在悄然發(fā)生著變化，這樣的變化使得圖書(shū)檔案管理受到了很大的刺激或沖擊。圖書(shū)管理要求全面實(shí)施教育政策，促進(jìn)素質(zhì)教育，時(shí)代的要求，為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，圖書(shū)檔案管理人員必須樹(shù)立高德。應(yīng)立足于法律，奉獻(xiàn)，熱愛(ài)工作，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶W(xué)術(shù)，團(tuán)結(jié)協(xié)作，誠(chéng)實(shí)的工作，良好的道德品質(zhì)。圖書(shū)檔案管理人員要不斷提高自身的意識(shí)和能力，提高自己的職業(yè)道德，與時(shí)俱進(jìn)，言行，提高自身的職業(yè)道德，促進(jìn)圖書(shū)檔案管理質(zhì)量的提高。
3.對(duì)圖書(shū)檔案管理人員進(jìn)行有效的素質(zhì)和能力培養(yǎng)
對(duì)圖書(shū)檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)文件培訓(xùn)，學(xué)習(xí)圖書(shū)檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)和圖書(shū)信息管理，基礎(chǔ)知識(shí)是管理者必須具備的質(zhì)量和文化素質(zhì)，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的基本技能，圖書(shū)信息管理和信息服務(wù)的實(shí)用人才。數(shù)字時(shí)代檔案學(xué)的基本理論和方法是對(duì)檔案學(xué)的補(bǔ)充。此外，檔案管理與電子政務(wù)建設(shè)密切相關(guān)。通過(guò)利用信息管理來(lái)完成資源優(yōu)勢(shì)，要求通過(guò)圖書(shū)檔案管理、圖書(shū)信息管理和現(xiàn)代信息技術(shù)系統(tǒng)的教育和培訓(xùn)，掌握基本理論、基本知識(shí)和方法，掌握一定的現(xiàn)代信息技術(shù)技能，并可用于實(shí)踐檔案管理、信息化管理、網(wǎng)站建設(shè)和數(shù)字檔案館建設(shè)；掌握一定的現(xiàn)代信息技術(shù)技能，并能熟練應(yīng)用于檔案管理、政府信息管理、政務(wù)網(wǎng)絡(luò)工作站開(kāi)發(fā)和數(shù)字檔案建設(shè)。
4.提高政治素質(zhì)
[中圖分類(lèi)號(hào)]G251.6 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1009-5349（2014）11-0093-01
進(jìn)入21世紀(jì)，人類(lèi)社會(huì)已經(jīng)邁入信息時(shí)代，知識(shí)總量呈幾何級(jí)增長(zhǎng)，作為知識(shí)傳播主要載體的圖書(shū)也浩如煙海。各學(xué)校尤其是高校圖書(shū)館的藏書(shū)往往數(shù)以百萬(wàn)計(jì)，面對(duì)如此駭人的數(shù)量，讀者想要僅憑個(gè)人來(lái)查找所需的圖書(shū)無(wú)疑是很困難的。這樣的情況下，往往需要圖書(shū)檔案管理人員的輔助。這就要求圖書(shū)檔案管理人員具有相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，對(duì)圖書(shū)檔案管理領(lǐng)域知識(shí)掌握非常扎實(shí)，明確自身職責(zé)，對(duì)如何立卷、整理上架圖書(shū)等專(zhuān)業(yè)知識(shí)了然于心，才能更好地完成自己的工作，更好地服務(wù)于讀者。那么，在信息時(shí)代，圖書(shū)檔案管理人員應(yīng)該具備哪些素質(zhì)呢？根據(jù)筆者從事圖書(shū)檔案管理工作多年經(jīng)驗(yàn)，接下來(lái)就論述一下自己的觀點(diǎn)。
一、思想素質(zhì)
（一）敬業(yè)精神
無(wú)論是哪一級(jí)的圖書(shū)檔案管理員，都要有愛(ài)崗敬業(yè)的精神和對(duì)工作的責(zé)任感。首先，這需要認(rèn)識(shí)到圖書(shū)管理工作的重要性，對(duì)工作有著清醒全面的認(rèn)識(shí)，并抱有一定的熱忱。圖書(shū)館作為知識(shí)的寶庫(kù)，為人類(lèi)社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步做出了不可磨滅的貢獻(xiàn)。時(shí)至今日，圖書(shū)館是人類(lèi)學(xué)習(xí)知識(shí)最重要的場(chǎng)所之一，因此，圖書(shū)管理員的工作看似微小，實(shí)則重大，因?yàn)檫@份工作擔(dān)負(fù)著向讀者傳播知識(shí)、為讀者在書(shū)山引路的任務(wù)。認(rèn)識(shí)到工作的重要性，有利于工作人員提高對(duì)圖書(shū)管理工作的重視程度，進(jìn)而激發(fā)起工作的熱忱。在實(shí)際的工作中，往往會(huì)遇到一些瑣碎的問(wèn)題。來(lái)館學(xué)習(xí)讀書(shū)的人，文化水平和年齡大小都是參差不齊的，會(huì)有文化程度較高的人來(lái)此充電，也必然會(huì)有知識(shí)儲(chǔ)量很低的讀者，這對(duì)圖書(shū)館里人員的耐心和服務(wù)熱情是一種考驗(yàn)。擁有愛(ài)崗敬業(yè)的精神，以飽滿的熱情和溫和的態(tài)度來(lái)為讀者答疑解惑，指點(diǎn)迷津，才是一個(gè)新世紀(jì)圖書(shū)管理人員應(yīng)有的精神狀態(tài)。
（二）奉獻(xiàn)精神
圖書(shū)管理的工作注定了其休息時(shí)間與其他工作的不同。在節(jié)假日的時(shí)候，圖書(shū)管理員往往正是忙得不可開(kāi)交的時(shí)候。因此，在節(jié)假日的時(shí)候難免與家人聚少離多，這就需要從事圖書(shū)管理的人員具有一定的奉獻(xiàn)精神。只有具有了奉獻(xiàn)精神，才能克服工作帶來(lái)的種種困難，為讀者奉上優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
（三）進(jìn)取精神
信息時(shí)代，知識(shí)的數(shù)量呈現(xiàn)幾何級(jí)的增長(zhǎng)，更新速度極快。圖書(shū)管理人員只有擁有進(jìn)取精神，不斷學(xué)習(xí)吸收新的科學(xué)文化知識(shí)，才會(huì)在時(shí)展的浪潮中始終“屹立不倒”。
二、業(yè)務(wù)素質(zhì)
身為圖書(shū)管理人員，如果沒(méi)有一定的業(yè)務(wù)素質(zhì)，怎么可能做好工作，為讀者服務(wù)呢？業(yè)務(wù)素質(zhì)不僅僅是指書(shū)籍的閱讀量，它主要包括以下幾個(gè)方面：
（一）專(zhuān)業(yè)素質(zhì)
即對(duì)圖書(shū)管理學(xué)科的知識(shí)和技能有熟練的掌握。具體包括豐富的圖書(shū)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，對(duì)圖書(shū)館的工作規(guī)律和構(gòu)造熟知，對(duì)自己工作崗位的要求有清晰的認(rèn)知，對(duì)圖書(shū)、期刊、報(bào)紙的采訪、訂購(gòu)、驗(yàn)收、登記、分類(lèi)、編目、入藏、借閱、查詢、讀者管理、統(tǒng)計(jì)等的計(jì)算機(jī)圖書(shū)管理集成系統(tǒng)的操作及科學(xué)排架、規(guī)范上架、保管、裝訂、維護(hù)等人工勞動(dòng)都能熟練掌握。
（二）文化素質(zhì)
圖書(shū)館藏書(shū)數(shù)量巨大，各時(shí)代、各學(xué)科的材料都很詳盡。作為圖書(shū)管理人員，如果沒(méi)有深厚的文化底蘊(yùn)，在工作的時(shí)候一定會(huì)心有余而力不足。此外，對(duì)文獻(xiàn)和書(shū)籍進(jìn)行整理、歸納，也是圖書(shū)館的日常工作之一，圖書(shū)管理人員因此必須具有一定的文化知識(shí)水平，才能勝任這項(xiàng)工作。
（三）信息技術(shù)
隨著人類(lèi)社會(huì)進(jìn)入信息時(shí)代，圖書(shū)館也告別了過(guò)去人工管理的模式，各種圖書(shū)管理系統(tǒng)相繼走入了學(xué)校和社會(huì)上的圖書(shū)館。這就要求圖書(shū)管理人員具有一定的信息技術(shù)能力，以便對(duì)現(xiàn)代化、數(shù)字化的圖書(shū)管理系統(tǒng)進(jìn)行操控，必要的時(shí)候甚至還要有維護(hù)的能力。
基金項(xiàng)目：本文為貴州省人文社會(huì)科學(xué)研究基地紅色文化研究中心課題：“當(dāng)代大學(xué)生革命經(jīng)典著作閱讀與革命傳統(tǒng)教育研究”（立項(xiàng)編號(hào)：JD2013186）階段成果之一
中圖分類(lèi)號(hào)：G25 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
收錄日期：2016年5月17日
圖書(shū)館檔案是在圖書(shū)館工作過(guò)程中形成的、具有一定保存價(jià)值的原始記錄，和圖書(shū)資料一樣，是一種寶貴的信息資源，其所蘊(yùn)藏的許多信息對(duì)圖書(shū)館今后的工作有著重要的借鑒價(jià)值。尤其是圖書(shū)館的業(yè)務(wù)檔案，它客觀真實(shí)地記錄各部門(mén)不同時(shí)期工作的情況、工作成果、工作經(jīng)驗(yàn)和工作教訓(xùn)，是管理者第一手的參考資料，為圖書(shū)館的發(fā)展和完善提供重要的參考依據(jù)，對(duì)加強(qiáng)圖書(shū)館管理和提高圖書(shū)館工作效率、提升圖書(shū)館服務(wù)質(zhì)量有著重要意義。本文結(jié)合筆者此次對(duì)本校圖書(shū)館檔案整理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的諸多問(wèn)題以及造成這些問(wèn)題的原因進(jìn)行分析，從而提出解決這些問(wèn)題的措施，希望能對(duì)今后的圖書(shū)館檔案管理有所借鑒和幫助。
一、圖書(shū)館檔案存在的問(wèn)題及其原因分析
（一）圖書(shū)館檔案存在的問(wèn)題。上級(jí)有關(guān)部門(mén)根據(jù)《關(guān)于開(kāi)展2014年度檔案工作行政執(zhí)法檢查的通知》（黔檔（志）通[2014]4號(hào)）要求，于2014年4月至11月對(duì)貴州省各高校檔案建設(shè)情況進(jìn)行了執(zhí)法檢查。為了迎接這次檢查，筆者所在的遵義師范學(xué)院圖書(shū)館從2013年11月起對(duì)本館所有檔案作了一次徹底的清查和整理。在清查整理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)圖書(shū)館檔案存在著許多問(wèn)題，概括起來(lái)主要包括以下幾個(gè)方面：（1）沒(méi)有明確的檔案管理制度；（2）圖書(shū)館檔案以紙質(zhì)為主，沒(méi)有電子目錄電子文檔，唯一電子形式存在的則是金盤(pán)系統(tǒng)中存儲(chǔ)的一些數(shù)據(jù)；（3）檔案存放混亂、沒(méi)有統(tǒng)一管理；（4）檔案材料沒(méi)有經(jīng)過(guò)整理、篩選和剔除；（5）歸檔不及時(shí)，2006年之后的材料只是放入文件盒中、沒(méi)有分類(lèi)、標(biāo)引、缺乏系統(tǒng)性和完整性；（6）檔案里的一些數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確；（7）檔案的安全性薄弱，尤其是金盤(pán)系統(tǒng)一些數(shù)據(jù)原始記錄性、安全性存在很大的隱患。
（二）造成圖書(shū)館檔案問(wèn)題的原因分析。長(zhǎng)期以來(lái)，由于檔案管理意識(shí)不夠，圖書(shū)館檔案管理工作沒(méi)能當(dāng)作一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作來(lái)抓，故在管理過(guò)程中存在許多問(wèn)題。就其原因概括起來(lái)主要有以下幾個(gè)方面：
1、沒(méi)有規(guī)范化的檔案管理制度，科學(xué)管理力度低。由于檔案管理意識(shí)薄弱，本校圖書(shū)館至今都沒(méi)有建立一套適合自己發(fā)展的檔案管理制度，圖書(shū)館檔案的工作職責(zé)、文件材料歸檔制度、檔案鑒定與銷(xiāo)毀制度、檔案保管與保密制度、檔案借閱制度、安全制度等檔案管理制度不健全，圖書(shū)館檔案的收進(jìn)、移出、鑒定、整理、保管、利用情況等沒(méi)有記載，致使許多信息資料不能及時(shí)搜集、整理、完善、入檔、甚至丟失，致使檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)不盡完整、合理，甚至出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)前后不一致的現(xiàn)象。比如圖書(shū)館年鑒里的一些內(nèi)容、數(shù)據(jù)自相矛盾、相去甚遠(yuǎn)：如表1、表2兩表中同一表格不同的年限所統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容也不一樣，表1中1987年、2007年的藏書(shū)利用率的計(jì)算不準(zhǔn)確，表2中館藏文獻(xiàn)總量一欄中顯示的圖書(shū)總量與表1中顯示的館藏圖書(shū)總量數(shù)值相差非常大。（表1、表2）正因沒(méi)有嚴(yán)格的管理制度、致使管理不到位、不科學(xué)，致使這些珍貴的數(shù)據(jù)出入較大、無(wú)法借鑒，嚴(yán)重影響檔案的利用價(jià)值。
2、缺乏系統(tǒng)化的管理模式，安全隱患突出。由于圖書(shū)館檔案管理制度不健全，缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)與管理模式，加上管理上的混亂以及工作人員的疏忽，致使圖書(shū)館檔案不能完好地收集、完整地保存，及時(shí)地分類(lèi)編目、標(biāo)注等。即使是已收集和保存的檔案也全都是紙質(zhì)檔案。諸如各類(lèi)文件；年鑒、工作計(jì)劃、總結(jié)、各種申請(qǐng)報(bào)告；圖書(shū)、期刊及電子資源的采購(gòu)合同、服務(wù)合同、驗(yàn)收清單等；考勤、物品購(gòu)買(mǎi)領(lǐng)取登記、勤工助學(xué)等材料；評(píng)優(yōu)評(píng)先及考核材料；學(xué)術(shù)講座、讀者調(diào)查、讀者意見(jiàn)、讀書(shū)征文、“世界讀書(shū)日”等活動(dòng)材料；論著發(fā)表、課題結(jié)項(xiàng)、繼續(xù)教育培訓(xùn)等科研學(xué)術(shù)材料等等都是以紙質(zhì)形式存在，甚至這些檔案材料的目錄也只有紙質(zhì)的而沒(méi)有保存電子版，即使有少量的電子版也是存放在各類(lèi)統(tǒng)計(jì)人員的手中，沒(méi)有發(fā)給檔案管理人員統(tǒng)一保管或編制電子目錄，給查找和利用帶來(lái)極大的不便（直到2013年為應(yīng)對(duì)2014年檔案工作行政執(zhí)法檢查才起建電子目錄），而這些檔案中文書(shū)檔案居多，保存較完整；業(yè)務(wù)檔案相對(duì)較少；比如每年的讀者咨詢、閱讀推廣、圖書(shū)漂流等工作是做了不少，然而卻沒(méi)有記載、總結(jié)和存檔；唯一以電子形式存在的“檔案”為金盤(pán)系統(tǒng)里的一些有關(guān)典藏、流通等數(shù)據(jù)，且這些關(guān)于圖書(shū)及讀者的相關(guān)數(shù)據(jù)的保留也極不科學(xué)、出入較大，安全隱患嚴(yán)重。如金盤(pán)系統(tǒng)中的休眠讀者只有累加數(shù)據(jù)，如2007年休眠讀者姓名可查到2008～2015年的讀者，換句話說(shuō)金盤(pán)系統(tǒng)中的休眠是混雜的、數(shù)據(jù)極不準(zhǔn)確，就2014年正常休眠讀者賬戶統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)為17，116個(gè)，2015年休眠讀者賬戶統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)來(lái)說(shuō)有18，305個(gè)，而2015年底全校所有正常持證讀者也只有145，517個(gè)?？傊?，本校圖書(shū)館檔案結(jié)構(gòu)不合理、管理不到位給圖書(shū)館檔案建設(shè)造成一定的安全隱患，部分檔案數(shù)據(jù)的不可靠性給圖書(shū)館檔案的查找和利用帶來(lái)極大的不便。
3、沒(méi)有專(zhuān)業(yè)化的專(zhuān)職管理人員，管理水平不高。本校圖書(shū)館檔案大部分存放在圖書(shū)館辦公室內(nèi)，無(wú)專(zhuān)業(yè)化專(zhuān)職人員管理。所有的紙質(zhì)檔案材料都是由辦公室搜集、整理、存放，而辦公室工作人員從來(lái)沒(méi)有經(jīng)過(guò)任何“檔案管理”的相關(guān)培訓(xùn)，不具備專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)，只是簡(jiǎn)單地針對(duì)學(xué)校的各種檢查來(lái)做好搜集、登記、保管等一般性的工作，對(duì)這些檔案材料的核對(duì)、價(jià)值鑒定、期限保管、標(biāo)引、組卷、編排頁(yè)號(hào)和件號(hào)、填寫(xiě)卷內(nèi)目錄、裝訂入檔等工作做得很不到位，檔案的存放也很混亂；也正因如此，許多存檔材料不經(jīng)過(guò)科學(xué)的鑒定和篩選，沒(méi)有剔除重復(fù)內(nèi)容、內(nèi)容十分雜亂、不管有無(wú)保存價(jià)值都一律放進(jìn)檔案盒中，比如存放十幾年的請(qǐng)假條、考勤簿；再如讀者調(diào)查：每年的上百份問(wèn)卷統(tǒng)統(tǒng)存入檔案之中，而對(duì)問(wèn)卷調(diào)查結(jié)果未作任何統(tǒng)計(jì)、對(duì)存在的問(wèn)題未看到有任何整改措施。這樣的存檔不僅使檔案本身失去了它的憑證價(jià)值和參考價(jià)值，還徙增了后期資料的查找和管理難度。
二、規(guī)范圖書(shū)館檔案管理、提升圖書(shū)館服務(wù)質(zhì)量的措施
（一）建立健全管理制度，規(guī)范檔案管理工作。正如瓦洛說(shuō)：“檔案就是人類(lèi)記憶、文化和文明的金子?！睓n案這種“金子”是人類(lèi)社會(huì)連續(xù)性發(fā)展的橋梁，是人類(lèi)社會(huì)歷史的濃縮，透過(guò)檔案我們能夠觸摸到人類(lèi)社會(huì)綿延不斷的“脈搏”。圖書(shū)館檔案濃縮了圖書(shū)館發(fā)展歷史，透過(guò)圖書(shū)館檔案我們能夠看到圖書(shū)館發(fā)展軌跡。為使高校圖書(shū)館發(fā)展軌跡得到真實(shí)有效的記錄，使圖書(shū)館工作人員從事的服務(wù)工作及圖書(shū)館組織的各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各種珍貴材料得到保存，圖書(shū)館有必要嚴(yán)格按照國(guó)家《圖書(shū)館檔案處理辦法》并結(jié)合本館的實(shí)際情況建立健全圖書(shū)館檔案的管理制度，比如檔案管理人員的崗位職責(zé)、檔案收集制度、鑒定制度、保管制度、保密制度、借閱制度、銷(xiāo)毀制度等等一系列的檔案管理制度；明確歸檔范圍，比如業(yè)務(wù)檔案的收集范圍、收集內(nèi)容、鑒別和加工、分類(lèi)依據(jù)、標(biāo)引規(guī)則等；明確歸檔時(shí)間、檔案編目標(biāo)準(zhǔn)、保管期限、檔案交接程序等等。要搞好圖書(shū)館檔案工作，須嚴(yán)格遵守檔案統(tǒng)計(jì)制度，認(rèn)真抓好每個(gè)環(huán)節(jié)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的制度化、規(guī)范化。促進(jìn)圖書(shū)館檔案工作得以規(guī)范且有序進(jìn)行、確保有保存價(jià)值的文件以及其他有關(guān)材料不被遺失，使得圖書(shū)館檔案在圖書(shū)館今后的工作中充分發(fā)揮作用，為圖書(shū)館的建設(shè)和管理提供重要的參考價(jià)值，為日后圖書(shū)館進(jìn)一步提升讀者服務(wù)質(zhì)量提供可靠的保障。
（二）構(gòu)建紙質(zhì)檔案與電子檔案共存互補(bǔ)的檔案管理體系。隨著信息技術(shù)飛速發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)的實(shí)體檔案已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需求，要做好圖書(shū)館檔案的管理工作，必須構(gòu)建一個(gè)全面的規(guī)范化的檔案管理體系。嚴(yán)格按照《普通高等學(xué)校圖書(shū)館評(píng)估體系》的要求并結(jié)合本校圖書(shū)館的實(shí)際，設(shè)計(jì)一套較為符合本館實(shí)際的電子檔案與紙質(zhì)檔案、文書(shū)檔案與業(yè)務(wù)檔案結(jié)構(gòu)合理的檔案管理分類(lèi)體系。比如一些比較重要的業(yè)務(wù)檔案資料，可以建立一套與之對(duì)應(yīng)的電子檔案，而電子系統(tǒng)中的一些重要數(shù)據(jù)經(jīng)過(guò)整理后都存一份紙質(zhì)檔案確保數(shù)據(jù)的萬(wàn)無(wú)一失，做到紙質(zhì)檔案與電子檔案雙重備份，并在檔案目錄的“備注”欄中標(biāo)明相應(yīng)的電子檔案存址，同樣在電子檔案目錄“備注”欄中標(biāo)明紙質(zhì)檔案的檔案號(hào)。而對(duì)于一些一般性材料只需保留紙質(zhì)的就無(wú)需保留電子版，只需保留電子版的就無(wú)需保留紙質(zhì)版；逐步實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案共存互補(bǔ)，適應(yīng)檔案管理多元化方式的要求，同時(shí)建立一個(gè)完整的電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣既有利于圖書(shū)館檔案內(nèi)容信息的保護(hù)，也方便檔案的查詢與利用。
（三）提高圖書(shū)館檔案管理人員的素質(zhì)，提升檔案管理水平。圖書(shū)館檔案管理的好壞與圖書(shū)館檔案管理人員的素質(zhì)水平有很大的關(guān)系，本校圖書(shū)館沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的專(zhuān)職的管理人員，所有檔案都是交由辦公室工作人員搜集、整理和保管，由于缺乏管理意識(shí)和管理知識(shí)，一些珍貴的業(yè)務(wù)資料直到工作中需要時(shí)才發(fā)現(xiàn)隨著領(lǐng)導(dǎo)班子或工作人員的更換已經(jīng)遺失，這時(shí)只好要求各部門(mén)再次上報(bào)材料，給工作帶來(lái)極大的不便，影響了圖書(shū)館檔案所應(yīng)有的價(jià)值。要提高圖書(shū)館檔案的管理水平，必須加強(qiáng)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)和繼續(xù)教育，或引進(jìn)高素質(zhì)的檔案專(zhuān)業(yè)管理人才，以達(dá)到提高圖書(shū)館檔案管理人員的管理意識(shí)、知識(shí)水平和管理能力，從而達(dá)到提高圖書(shū)館檔案管理水平的目的。
（四）部門(mén)搜集與集中管理相結(jié)合，提高檔案管理質(zhì)量。由于圖書(shū)館檔案沒(méi)有專(zhuān)業(yè)化專(zhuān)職人員管理，很多檔案材料都未經(jīng)過(guò)鑒定和整理，辦公室工作人員為應(yīng)付各種檢查，今天從這個(gè)科室把材料拿過(guò)來(lái)放入文件盒A中，完事之后還回去，或者就放在辦公室里文件盒B里以應(yīng)付另一項(xiàng)檢查，也就是說(shuō)圖書(shū)館檔案是根據(jù)各種檢查需要將它們臨時(shí)保存起來(lái)，資料這樣沒(méi)有整理和裝訂，長(zhǎng)期積壓，亦或是在頻繁的轉(zhuǎn)移過(guò)程中，造成檔案材料的遺失、造成檔案資料不齊全、不完整。長(zhǎng)此下去，非常不利于開(kāi)發(fā)文獻(xiàn)資料，檔案工作就不能保證質(zhì)量。
要提高圖書(shū)館檔案管理質(zhì)量，僅靠一個(gè)人獨(dú)立完成檔案的收集、整理、入檔是有困難的，需要各部門(mén)的通力協(xié)作，圖書(shū)館各部門(mén)應(yīng)將本部門(mén)檔案相關(guān)材料認(rèn)真搜集整理，并確保各種材料、各種數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確無(wú)誤，然后交由檔案專(zhuān)職管理人員進(jìn)行科學(xué)鑒定、篩選、歸類(lèi)、編目、最后歸檔，繼而做好檔案的保管、檔案的統(tǒng)計(jì)、檔案的檢索等工作，即“化零散為系統(tǒng)”，這樣使得檔案由無(wú)序狀態(tài)轉(zhuǎn)化為有序狀態(tài)，更便于保管和利用。
主要參考文獻(xiàn)：
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二、加強(qiáng)高校圖書(shū)館檔案管理工作的必要性
1、有利于民族文化的發(fā)展
圖書(shū)館作為高校文化傳播的重要窗口，更是知識(shí)與信息的集散地。高校檔案是民族文化建設(shè)非常重要的組成部分，完善高校檔案管理可為民族文化的發(fā)展提供巨大支持。
2、有助于領(lǐng)導(dǎo)決策
圖書(shū)館領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)參考圖書(shū)館所保存的檔案材料，從而可以不斷健全各項(xiàng)規(guī)章制度，有助于圖書(shū)館領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策和制定計(jì)劃。
3、有益于圖書(shū)館深化服務(wù)改革
圖書(shū)館檔案是在為讀者服務(wù)的過(guò)程中所形成的文件資料，這些文件資料能夠?yàn)閳D書(shū)館進(jìn)一步深化服務(wù)提供可靠的信息價(jià)值。
三、高校圖書(shū)館檔案管理中存在的問(wèn)題
1、檔案管理意識(shí)淡薄
受傳統(tǒng)觀念影響，許多人并沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到圖書(shū)館檔案管理工作的重要性，認(rèn)為檔案工作是各個(gè)學(xué)院檔案室的事情，與自己的工作關(guān)系不大，所以，主動(dòng)搜集檔案的積極性不高。
2、管理模式相對(duì)落后
很多高校圖書(shū)館缺乏統(tǒng)一管理檔案的檔案室，同時(shí)圖書(shū)館人力資源配備中缺乏專(zhuān)職的檔案干部，某些高校圖書(shū)館把文書(shū)檔案劃歸至其他各部門(mén)，過(guò)于分散的管理模式致使圖書(shū)館檔案管理工作不力，致使眾多富有價(jià)值的檔案丟失，難以得到有效利用。
3、缺乏相對(duì)完善的檔案結(jié)構(gòu)
檔案的收集與整理對(duì)于高校圖書(shū)館管理工作至關(guān)重要，為了實(shí)現(xiàn)高校圖書(shū)館檔案管理工作的高效有序進(jìn)行，需建立一套相對(duì)完善的檔案結(jié)構(gòu)，然而，目前大部分檔案分散、零碎，收集及整理工作難以控制，音像及電子檔案等形式檔案的歸檔更加復(fù)雜，直接阻礙優(yōu)質(zhì)檔案結(jié)構(gòu)的形成。
4、檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平普遍不高
各高校圖書(shū)館普遍缺乏專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作，該工作通常由其他人員兼任，也僅僅應(yīng)付登記、收藏及保管等常規(guī)性管理工作，而難以實(shí)施網(wǎng)絡(luò)化管理，越來(lái)越不能適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理要求，再加上檔案管理人員經(jīng)常更換，缺乏專(zhuān)門(mén)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍不高，致使檔案管理工作疲于應(yīng)付。
5、對(duì)檔案價(jià)值缺乏必要的鑒定
圖書(shū)館檔案管理人員不夠重視檔案的真?zhèn)渭皟r(jià)值大小，通常將所有檔案文獻(xiàn)存放在一起，沒(méi)有通過(guò)價(jià)值鑒定來(lái)確定現(xiàn)有檔案資源的準(zhǔn)確性，致使圖書(shū)館檔案文獻(xiàn)日益膨脹，這給管理工作帶來(lái)極大不便。
6、檔案管理工作重藏輕用
各高校圖書(shū)館檔案的管理工作普遍存在注重管理、輕視利用的現(xiàn)象，這直接影響到檔案的有效利用，不利于圖書(shū)館服務(wù)功能的有效發(fā)揮，容易造成圖書(shū)館檔案的閑置與浪費(fèi)。此外，檔案管理人員對(duì)檔案資料缺乏深入開(kāi)發(fā)，尚未實(shí)現(xiàn)圖書(shū)資料與檔案的一體化管理，不利于圖書(shū)館檔案資源的有效利用。
四、加強(qiáng)高校圖書(shū)館檔案管理工作的有效途徑
1、提高圖書(shū)館檔案管理人員的服務(wù)理念與水平
隨著網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的沖擊，眾多新型載體檔案及現(xiàn)代化管理手段的出現(xiàn)，給圖書(shū)館檔案管理人員提出更高的要求，在此情況下，作為圖書(shū)館檔案管理人員要敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，敢于提出新思路，解決新問(wèn)題，突破傳統(tǒng)管理模式，不僅要熟悉檔案管理工作的各個(gè)步驟，還應(yīng)該認(rèn)真掌握各門(mén)類(lèi)檔案的管理方法，努力成為一專(zhuān)多能的檔案管理工作人員，切實(shí)提升服務(wù)質(zhì)量，從而自如應(yīng)對(duì)高校改革對(duì)檔案管理工作所提出的新要求。
2、努力實(shí)現(xiàn)圖書(shū)館檔案資料的開(kāi)發(fā)與利用
檔案資料的開(kāi)發(fā)利用是檔案管理工作的最終目的，只有開(kāi)發(fā)利用各種信息資源，檔案才富有生機(jī)與活力。首先，切實(shí)加快圖書(shū)館檔案的信息化建設(shè)，隨著用戶對(duì)信息需求的更加快捷與準(zhǔn)確，檔案管理人員需充分利用現(xiàn)代技術(shù)對(duì)檔案資料實(shí)施深層次的開(kāi)發(fā);其次，在圖書(shū)館日常管理過(guò)程中，檔案管理人員需準(zhǔn)確地提供檔案資料，為圖書(shū)館各項(xiàng)工作提供服務(wù);第三，切實(shí)做好宣傳工作，提高資料利用率，使大學(xué)生及教師真正認(rèn)識(shí)圖書(shū)館檔案資料的價(jià)值。
3、圖書(shū)館檔案管理工作始終要以服務(wù)教學(xué)與科研為目的
圖書(shū)館檔案在高校教學(xué)與科研工作中具有不可替代的作用，特別是目前以知識(shí)經(jīng)濟(jì)作為基礎(chǔ)的信息時(shí)代，檔案管理工作更要積極、主動(dòng)地為教學(xué)與科研提供服務(wù)，這就需要高校圖書(shū)館檔案管理人員需經(jīng)常關(guān)注教育教學(xué)改革新成就、科研新成果，并根據(jù)教學(xué)及科研發(fā)展實(shí)際需求，充分發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，進(jìn)一步創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，從而為教學(xué)及科研工作提供必要的檔案資料，充分體現(xiàn)圖書(shū)館檔案管理工作的價(jià)值，促使檔案管理工作獲得高校各部門(mén)的認(rèn)同與支持。
4、完善高校圖書(shū)館檔案管理模式，提高管理能力
學(xué)校圖書(shū)館大多沒(méi)有實(shí)現(xiàn)設(shè)施、設(shè)備的現(xiàn)代化，圖書(shū)檔案的分類(lèi)、編目、存檔、歸類(lèi)、整理以及讀者對(duì)文獻(xiàn)的檢索等等工作還是原始的傳統(tǒng)的手工操作，不論是圖書(shū)檔案管理員、還是讀者，要完成一項(xiàng)任務(wù)都需要花費(fèi)很長(zhǎng)的時(shí)間，耗費(fèi)很大的精力。
(二)制度不健全
高職高專(zhuān)院校在管理中雖然制定了適用于本單位的、較為健全的教育和教學(xué)等方面的管理制度和各級(jí)各類(lèi)人員工作職責(zé)，但涉及檔案管理的制度、職責(zé)較少，沒(méi)有建立一套科學(xué)的檔案管理制度，沒(méi)有統(tǒng)一錄用標(biāo)準(zhǔn)，缺乏統(tǒng)一管理，很多文件材料沒(méi)有進(jìn)行系統(tǒng)整理歸檔，管理混亂。
(三)管理不到位
在高職高專(zhuān)院校，圖書(shū)館檔案管理工作并沒(méi)有受到應(yīng)有的重視，主要表現(xiàn)在幾個(gè)方面:一是缺乏專(zhuān)職檔案員負(fù)責(zé)圖書(shū)館檔案的收集、整理工作;二是檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求以及檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄;三是少數(shù)中職學(xué)校沒(méi)有專(zhuān)用檔案室，檔案無(wú)法集中管理，缺乏保護(hù)措施，不利于檔案的管理。
二、改進(jìn)高職高專(zhuān)院校圖書(shū)館檔案管理工作的措施
(一)領(lǐng)導(dǎo)重視
領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好高職高專(zhuān)院校圖書(shū)檔案管理工作的重要條件。一個(gè)學(xué)校檔案工作管理得怎么樣，與學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視程度有很大的關(guān)系。要做好圖書(shū)館檔案工作，首先要積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的支持。
(二)指定專(zhuān)職檔案管理人員并提高其素質(zhì)
學(xué)校一方面要指定有責(zé)任心、能吃苦的同志專(zhuān)職負(fù)責(zé)檔案管理工作;另一方面也要加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。
(三)配備先進(jìn)的軟硬件設(shè)施設(shè)備
硬件是提高高職高專(zhuān)院校檔案水平的基礎(chǔ)，也是檔案管理質(zhì)量的重要保障。把檔案設(shè)施建設(shè)列入學(xué)?；窘ㄔO(shè)的總體規(guī)劃，配置足夠的檔案庫(kù)房，庫(kù)房?jī)?nèi)可適當(dāng)配備空調(diào)、去濕機(jī)以及防蟲(chóng)、防火、防盜等基本設(shè)備;按需配置計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、攝像機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備以提高工作效率。在軟件方面，應(yīng)安裝檔案管理軟件，把檔案錄入計(jì)算機(jī)，建立電子檔案，極大地提高圖書(shū)館檔案管理中存儲(chǔ)、處理、開(kāi)發(fā)利用檔案信息的能力，以實(shí)現(xiàn)圖書(shū)館檔案管理的現(xiàn)代化。
(四)建立健全檔案管理制度
建立健全檔案管理制度必須遵循以下要求:第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性;第二，簡(jiǎn)明實(shí)用;第三，堅(jiān)持制度約束的雙向性，既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工;第四，堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門(mén)既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門(mén)，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門(mén)。在規(guī)章制度的執(zhí)行過(guò)程中，要做到有功必賞、有過(guò)必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。
(五)科學(xué)分類(lèi)
科學(xué)分類(lèi)就是按照檔案部門(mén)的要求，根據(jù)圖書(shū)館的實(shí)際情況，按部門(mén)、內(nèi)容等分成不同類(lèi)別。一是黨群類(lèi)：包括上級(jí)文件、校內(nèi)文件、計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章制度等。二是業(yè)務(wù)類(lèi)：包括各業(yè)務(wù)部門(mén)的報(bào)表、工作日志、各類(lèi)活動(dòng)等。三是人事類(lèi)：包括職稱晉升、考勤、考核、職工培訓(xùn)及進(jìn)修情況等。圖書(shū)館的檔案收集通過(guò)科學(xué)分類(lèi)，便于系統(tǒng)地查找和利用。
(六)電子歸檔
在高職高專(zhuān)院校圖書(shū)檔案管理中，要逐步實(shí)現(xiàn)技術(shù)現(xiàn)代化，采用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，收集、處理、傳遞、利用檔案信息資料，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。它對(duì)檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。
