時(shí)間：2022-05-25 06:54:10
序論：速發(fā)表網(wǎng)結(jié)合其深厚的文秘經(jīng)驗(yàn)，特別為您篩選了11篇科研檔案管理范文。如果您需要更多原創(chuàng)資料，歡迎隨時(shí)與我們的客服老師聯(lián)系，希望您能從中汲取靈感和知識(shí)！
21世紀(jì)以來(lái)，科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅猛，高等院校的科研水平得到了進(jìn)一步提高。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，全國(guó)兩院院士的37%以上集中在高校, 全國(guó)重大科技成果的1 /3出自高校[2]。科研檔案作為高?？蒲泄ぷ鞯难苌?，真實(shí)記錄了高?？蒲谢顒?dòng)的全過(guò)程。不過(guò)，目前的高?？蒲?a href="http://kcrkjk.com.cn/haowen/18118.html" target="_blank">檔案管理工作仍然存在著管理模式陳舊、檔案意識(shí)薄弱、管理人員素質(zhì)低下等問(wèn)題，制約了高?？蒲泄ぷ鳌Ｈ绾纹平饪蒲袡n案管理中的難題，提高科研檔案的效益，這是很多學(xué)者關(guān)注的一個(gè)重要話題。
一、高?？蒲袡n案管理的特點(diǎn)
據(jù)國(guó)家檔案局的規(guī)定：“科研檔案是指在科學(xué)技術(shù)研究過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文字材料。”[3]高?？蒲袡n案作為高?？蒲泄ぷ鞯难苌?，是凝結(jié)廣大高?？蒲泄ぷ髡咧橇趧?dòng)的結(jié)晶，具備著一定的學(xué)術(shù)價(jià)值，具備以下特點(diǎn)4:
1、歷史階段性與成套性的矛盾統(tǒng)一
高校科研檔案作為高校廣大師生從事科研活動(dòng)的原始證據(jù)，它記錄和表達(dá)了當(dāng)時(shí)的科研工作狀況。與其他類型的教學(xué)檔案一樣，科研檔案起到了承上啟下的作用，具有一定的歷史價(jià)值。它真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地再現(xiàn)了高校科研工作的片段或整個(gè)過(guò)程、發(fā)展軌跡?？蒲袡n案管理，可以體現(xiàn)出一個(gè)學(xué)校的學(xué)術(shù)研究水平。與此同時(shí)，科研檔案是圍繞著某個(gè)科研項(xiàng)目的開(kāi)展的，這樣自然而然地形成了一系列相關(guān)的科研文件，它們之間既以不同的工作階段相區(qū)別，又依靠總體的科研程序和科研內(nèi)容緊密銜接，構(gòu)成了一個(gè)反映該項(xiàng)科研活動(dòng)的文件整體。
2、現(xiàn)行性與保密性的矛盾統(tǒng)一
有學(xué)者指出所有檔案都與原單位有密切聯(lián)系階段，具有現(xiàn)行性的特點(diǎn)，所以說(shuō)，科研檔案在進(jìn)入檔案部門(mén)保存后，其承載的科技信息在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)仍然具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)效用。而與此同時(shí)，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息日益成為一種重要的戰(zhàn)略資源，有的科研檔案直接影響到科研部門(mén)的專利權(quán)和相關(guān)利益。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，某些科研檔案還具有一定的保密性?？傊蒲袡n案，是現(xiàn)行性和保密性的統(tǒng)一，對(duì)于高校檔案管理工作提出了更高的要求。
3、科研檔案專業(yè)性與管理人員知識(shí)單一性的矛盾統(tǒng)一
科研檔案管理就具體的高校和科研部門(mén)而言，都有特定的范圍、業(yè)務(wù)內(nèi)容和職責(zé)，具有很強(qiáng)的專業(yè)性。我國(guó)高等學(xué)?？蒲虚T(mén)類多、學(xué)科多、覆蓋廣，同時(shí)各專業(yè)載體和媒介具有一定獨(dú)特性。正所謂隔行如隔山，不同的科研工作對(duì)相應(yīng)的科技檔案工作內(nèi)容，在搜集、保管環(huán)節(jié)均提出了不同的要求。而我國(guó)的科研檔案管理人員自身知識(shí)結(jié)構(gòu)存在缺陷：第一種是文科出身，具有較扎實(shí)的檔案管理技能，卻缺乏行業(yè)專業(yè)知識(shí)；第二種是理工科出身，他們具有較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，但他們不了解檔案管理知識(shí)和技能。
二、高校科研檔案管理存在的問(wèn)題5
根據(jù)筆者了解和掌握的情況，結(jié)合杭州市多所本科院校調(diào)研的基礎(chǔ)上，高?？蒲袡n案管理還存在以下問(wèn)題:
第一，歸檔范圍界定不到位，歸檔難。高?？蒲袡n案歸檔范圍的界定的原則不明確，沒(méi)有保證成果性和記錄性并舉。檔案材料不能保證其成果性、記錄性、完整性、憑證性，這樣直接影響高?？茖W(xué)技術(shù)研究的效果。多數(shù)科研人員在科研過(guò)程中，重視結(jié)果輕過(guò)程，重得獎(jiǎng)輕積累，他們認(rèn)為科研檔案管理是檔案部門(mén)的事，與自己無(wú)關(guān)。個(gè)別科研工作者私心較重，尋找各種理由拒絕歸檔，將核心技術(shù)檔案據(jù)為己有，造成檔案歸檔難。
第二，重視程度不夠，歸檔意識(shí)淡漠。6多數(shù)高校的科研檔案工作并沒(méi)有得到應(yīng)有重視，檔案管理人員的歸檔意識(shí)較差，不能及時(shí)準(zhǔn)確地把材料歸檔，在科研實(shí)際工作中沒(méi)有明確歸檔內(nèi)容、范圍，各種規(guī)章制度形同虛設(shè)，沒(méi)有落到實(shí)處。
第三，管理機(jī)構(gòu)不完善，管理人員不穩(wěn)定。我國(guó)大多數(shù)高校都設(shè)立檔案館等管理結(jié)構(gòu)，卻主要是針對(duì)文書(shū)檔案而言?？蒲袡n案管理目前處于起步階段，各管理部門(mén)多頭管理，分工不清晰，檔案管理出現(xiàn)問(wèn)題互相推諉責(zé)任。檔案管理人員有的出生文科，卻缺乏行業(yè)專業(yè)知識(shí)；大部分出生理工科，多數(shù)是兼職，檔案專業(yè)知識(shí)和技能欠缺，也沒(méi)有充分的時(shí)間和精力從事科研檔案管理工作。
第三，檔案保管條件差，管理設(shè)備陳舊。我國(guó)高校的科研檔案單獨(dú)設(shè)立科研檔案室的較少，在實(shí)際檔案管理中，紙質(zhì)檔案多電子檔案少，傳統(tǒng)設(shè)備多現(xiàn)代化管理工具少。多數(shù)高校科研檔案并沒(méi)有進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范化管理，普遍存在管理混亂、隨意堆放現(xiàn)象，既不利于后期查詢，還存在一些安全隱患。
第四，科研檔案利用率不高，開(kāi)發(fā)效益低。目前不少高?？萍紮n案管理存在重建設(shè)輕利用、重管理輕開(kāi)發(fā)的問(wèn)題。大部分高校的科研檔案不向廣大師生開(kāi)放，很多珍貴科研文獻(xiàn)資料堆放在檔案室中漸漸陳舊?？蒲袡n案本身具備著經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，而目前高?？蒲袡n案的利用處于真空狀態(tài)。
三、加強(qiáng)高?？蒲袡n案管理的對(duì)策
上述科研檔案管理的現(xiàn)狀和問(wèn)題，需要高校管理者統(tǒng)籌兼顧，合理地處理其中存在的矛盾，采取有效的措施。借鑒國(guó)外科研檔案管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，筆者認(rèn)為加強(qiáng)科研檔案管理，提高科研檔案的效益，可以從以下幾個(gè)方面入手：
一、增強(qiáng)檔案意識(shí)，建立健全檔案管理制度
首先，應(yīng)該要得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的支持重視，增強(qiáng)科研檔案意識(shí)，把科研檔案工作納入學(xué)院工作的議事日程，加強(qiáng)《檔案法》的學(xué)習(xí)與宣傳，使科研工作者增強(qiáng)檔案意識(shí)，形成良好的科研檔案管理氛圍。
其次，應(yīng)當(dāng)建立健全科研檔案管理制度，高校必須制定行之有效的管理制度，如科研檔案歸檔、保存、借閱、開(kāi)發(fā)制度等。制定規(guī)范化的科研檔案管理流程，使科研檔案管理人員有法可依，消除目前檔案管理無(wú)序現(xiàn)狀，予以有力制度保證。
再次要明確科研檔案管理內(nèi)容，采取最優(yōu)管理模式。應(yīng)采取多元化視角和文件連續(xù)體模式，保證科研檔案的多樣化來(lái)源模式，以保持科研檔案的真實(shí)性、完整性、可靠性、長(zhǎng)久可用性為主要目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)科研檔案的社會(huì)價(jià)值。7
二、加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案工作人員素質(zhì)
在信息化、數(shù)字化背景下，檔案管理者將要扮演多重角色，承擔(dān)多重任務(wù)，既是科研證據(jù)的收集者保管者、社會(huì)記憶的形成者，又 是科研檔案信息和知識(shí)的構(gòu)建者?？蒲袡n案工作人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，成為復(fù)合型管理人才，有必要掌握一些相關(guān)法律知識(shí)，如專利法、合同法等等。同時(shí)，還要學(xué)會(huì)利用網(wǎng)絡(luò)化手段，實(shí)現(xiàn)檔案資料查詢和檢索的數(shù)字信息化，切實(shí)提高檔案管理水平和工作效率。
三、轉(zhuǎn)變工作思路，提高科研檔案的社會(huì)效益
在信息共享時(shí)代，高?？蒲袡n案工作應(yīng)該擴(kuò)大社會(huì)服務(wù)職能，體現(xiàn)科研檔案的社會(huì)價(jià)值，發(fā)揮科研檔案的作用和價(jià)值。高?？蒲袡n案管理者必須轉(zhuǎn)變思想觀念，站在情報(bào)信息管理的高度，來(lái)重現(xiàn)認(rèn)識(shí)和構(gòu)建高?？蒲袡n案工作。應(yīng)該借鑒國(guó)外檔案管理的方法，吸納客戶關(guān)系管理理念，采用基于客戶服務(wù)的科研文件管理思想，積極開(kāi)發(fā)和利用科研檔案的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。
四、積極主動(dòng)上門(mén)，加強(qiáng)科研檔案的動(dòng)態(tài)管理
科研檔案管理應(yīng)該建立在動(dòng)態(tài)的全員參與基礎(chǔ)上，而非純粹的靜態(tài)控制。檔案管理部門(mén)要注重科研檔案成果開(kāi)發(fā)，加強(qiáng)校內(nèi)外科研技術(shù)合作，邊保存邊開(kāi)發(fā)，使高?？蒲袡n案管理工作在良性循環(huán)的模式下運(yùn)行。
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1 本文是杭州師范大學(xué)中青年培育項(xiàng)目“脫髓鞘小鼠研究模型的建立”（2011XJPY10）的階段性研究成果
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科研檔案是指一些科研部門(mén)、科研人員在從事科研活動(dòng)中通過(guò)各種形式和各種載體記載下的原始記錄材料，是一項(xiàng)重要的信息資源。隨著科技的不斷發(fā)展以及檔案法的頒布和實(shí)施，為檔案信息資源的共享和傳播流通提供了便利的條件，同時(shí)，科研檔案管理的體制得到了健全和發(fā)展，科研檔案的收集、管理、整理以及歸檔等工作逐漸被完善，改變了傳統(tǒng)科研檔案管理的被動(dòng)。但是，在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，科研檔案的材料不夠完整、系統(tǒng)，特別是缺少關(guān)于技術(shù)開(kāi)發(fā)使用的檔案，在此情況下，有關(guān)人員要從科研活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)入手，對(duì)科研成果、課題研究、人才器械、科研統(tǒng)計(jì)等方面加強(qiáng)檔案管理，實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的系統(tǒng)化、科學(xué)化、信息化和專業(yè)化，提升科研工作效率。新時(shí)期科研檔案管理的關(guān)鍵在于創(chuàng)新，因此，有關(guān)人員要加強(qiáng)科研檔案的管理創(chuàng)新。
1．科研檔案的特點(diǎn)
1.1系統(tǒng)成套性
科研活動(dòng)具有一定的規(guī)律性，它的進(jìn)行是一個(gè)環(huán)節(jié)接著一個(gè)環(huán)節(jié)，因此，其形成的科研材料不是一些沒(méi)有聯(lián)系的文件材料，而是具有系統(tǒng)聯(lián)系的文件組合?？蒲袡n案其中包括科研計(jì)劃、依照科研計(jì)劃制定出的具有依據(jù)性材料、論證材料以及課題成果的總結(jié)鑒定材料。
1.2專業(yè)性
科研項(xiàng)目涉及的范圍和內(nèi)容廣泛，既包含自然科學(xué)，也包含人文科學(xué)?？蒲胁牧现邪瞬煌茖W(xué)的內(nèi)容，對(duì)各種物質(zhì)和現(xiàn)象的規(guī)律、特點(diǎn)進(jìn)行了總結(jié)，具有很強(qiáng)的科學(xué)性?？蒲袡n案材料要對(duì)這些科學(xué)規(guī)律進(jìn)行準(zhǔn)確的反映，因此就要求其具有一定的專業(yè)性。
1.3階段性
不同學(xué)科之間形成的科研檔案材料不同，但是都會(huì)隨著發(fā)展顯示出不同的階段特征，都會(huì)經(jīng)歷從準(zhǔn)備、實(shí)驗(yàn)、總結(jié)到應(yīng)用的階段，因此，科研檔案的歸檔工作具有階段性的特點(diǎn)。
2.科研檔案管理存在的問(wèn)題
2.1對(duì)科研檔案材料的重視程度不同，科研檔案管理不完整
科研檔案材料主要分為成果性材料、過(guò)程性材料和原始性材料?，F(xiàn)階段的科研檔案管理對(duì)這三種材料的重視程度不同，大多比較重視成果性材料，輕視原始性和過(guò)程性材料?？蒲袡n案系統(tǒng)中對(duì)總結(jié)性、鑒定性、成果性材料的涉及內(nèi)容比較多，而對(duì)一些原始材料記錄、具體的計(jì)算數(shù)據(jù)、設(shè)計(jì)文稿等方面的材料涉及較少，使得科研檔案管理不具有完整性和系統(tǒng)性。
2.2科研檔案中涉及的一般性材料多，技術(shù)性材料少
科研成果獲得的關(guān)鍵材料應(yīng)該是技術(shù)性材料，技術(shù)性材料是科研人員解決科研問(wèn)題、進(jìn)行科技創(chuàng)新的重要材料，集中了科研人員的創(chuàng)新思想和創(chuàng)新方法，它的歸檔有著重要的現(xiàn)實(shí)意義，但現(xiàn)階段的科研檔案歸檔材料多是一些一般性材料，缺乏一定的技術(shù)性材料。
2.3科研檔案中涉及的紙質(zhì)材料多，其他形式的材料少
科研工作中對(duì)于一些物理現(xiàn)象的記錄不能采用紙張完成，會(huì)使用到一些磁帶、硬盤(pán)、照片等，但是，現(xiàn)階段的科研檔案歸檔材料中大多是紙質(zhì)材料，缺乏對(duì)其他形式材料的歸檔。
2.4科研檔案中歸檔材料記錄不規(guī)范
現(xiàn)階段科研檔案中的一些工作人員不具備專業(yè)的檔案歸檔意識(shí)，常用三色筆進(jìn)行檔案的書(shū)寫(xiě)，對(duì)檔案書(shū)寫(xiě)的紙張沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)格，對(duì)于檔案的音頻文件處理不夠清晰明確。另外，由于一些檔案原件的份數(shù)有限，在檔案的調(diào)動(dòng)方面只能進(jìn)行復(fù)印處理，在復(fù)印的過(guò)程中對(duì)原檔案材料帶來(lái)了損壞，減少了檔案的使用壽命。
3.科研檔案的管理創(chuàng)新
3.1意識(shí)創(chuàng)新
隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，科研檔案的管理發(fā)生了改變，這就需要相關(guān)人員加快轉(zhuǎn)變自身的管理觀念，不斷更新管理思維，增強(qiáng)管理的現(xiàn)代化意識(shí)，實(shí)現(xiàn)意識(shí)創(chuàng)新。意識(shí)創(chuàng)新的實(shí)現(xiàn)需要加強(qiáng)三個(gè)方面的意識(shí)。
3.1.1加強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)
加強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)需要科研檔案管理人員更新管理觀念，形成科研檔案管理的現(xiàn)代化管理理念，解放思想，實(shí)事求是，科學(xué)思想指導(dǎo)下實(shí)現(xiàn)對(duì)不合時(shí)展觀念、做法的摒棄。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)科技的認(rèn)識(shí)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代科技在科研檔案管理中的應(yīng)用，通過(guò)實(shí)踐不斷總結(jié)新的經(jīng)驗(yàn)和方法，實(shí)現(xiàn)科研檔案管理工作在制度、理論、技術(shù)等方面的創(chuàng)新。另外，要加強(qiáng)管理意識(shí)，建立科研檔案管理的長(zhǎng)期實(shí)行機(jī)制，增強(qiáng)管理人員的責(zé)任心和熱情。
3.1.2加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)
服務(wù)意識(shí)是科研檔案管理的一個(gè)重要方面，因?yàn)?，科研檔案的管理是為科研人員服務(wù)的，服務(wù)質(zhì)量的好壞對(duì)科研人員的工作有著直接的影響，因此，科研檔案的管理人員要樹(shù)立檔案管理的服務(wù)意識(shí)。首先，科研檔案管理的工作人員要通過(guò)對(duì)新形勢(shì)下科研檔案管理規(guī)律、特點(diǎn)、要求的分析，充分發(fā)揮科研檔案管理工作的信息和資源優(yōu)勢(shì)，從而實(shí)現(xiàn)科研檔案管理對(duì)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的服務(wù)。其次，科研檔案管理的工作人員要不斷更新服務(wù)理念，加強(qiáng)服務(wù)的積極主動(dòng)性，改變?cè)袉我?、被?dòng)的服務(wù)形式，形成主動(dòng)、多樣的服務(wù)形式。最后，科研檔案管理的工作人員要不斷開(kāi)拓檔案管理的服務(wù)領(lǐng)域、深度以及廣度，順應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)多元化的服務(wù)趨勢(shì)。
3.1.3加強(qiáng)利用趨勢(shì)
科研檔案的建立和管理就是為了被人們利用，因此，實(shí)現(xiàn)科研檔案的利用率是科研檔案管理工作的目標(biāo)之一，要不斷加強(qiáng)檔案的利用，從而實(shí)現(xiàn)科研檔案的經(jīng)濟(jì)、社會(huì)等效益。首先，要實(shí)現(xiàn)檔案的創(chuàng)新化利用，將靜態(tài)的檔案利用轉(zhuǎn)化為動(dòng)態(tài)的檔案利用。其次，要加強(qiáng)科研檔案的信息開(kāi)發(fā)，將科研檔案信息開(kāi)發(fā)和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求結(jié)合，實(shí)現(xiàn)科研信息資源的大眾化，充分發(fā)揮科研檔案信息在社會(huì)、企業(yè)、人才之中的利用。最后，通過(guò)一定的編研形式，并在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持下實(shí)現(xiàn)科研檔案信息資源的共享。
3.2科技創(chuàng)新
隨著社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，科研檔案的數(shù)量逐漸增多，社會(huì)各界對(duì)其需求也逐漸增加。而傳統(tǒng)的科研檔案管理手段和方法已經(jīng)不能對(duì)現(xiàn)階段出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行解決，因此，要加強(qiáng)科研檔案管理的科技創(chuàng)新。科技創(chuàng)新主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:
3.2.1實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的現(xiàn)代化
主要是利用現(xiàn)代科技理論、技術(shù)、方法來(lái)處理科研檔案管理中的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化和技術(shù)化。同時(shí)，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用還能提升管理工作的效率、增強(qiáng)系統(tǒng)性的管理技術(shù)、實(shí)現(xiàn)科研檔案信息的共享。
3.2.2實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的科研檔案工作管理
實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的科研檔案工作管理首先要實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的數(shù)字化和規(guī)范化建設(shè)，為科研檔案額科學(xué)管理制定不同時(shí)期的規(guī)劃，加強(qiáng)現(xiàn)階段科研檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)。其次，更新科研檔案管理的手段，實(shí)現(xiàn)科研檔案管理由傳統(tǒng)哈向現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)變，提升科研檔案管理的效率和水平，減少科研檔案管理人員不必要的煩勞工作。最后。形成科研檔案管理的局域互聯(lián)網(wǎng)，從而為科研檔案管理的數(shù)字化和規(guī)?；峁┍Ｕ?。
3.3機(jī)制創(chuàng)新
隨著改革開(kāi)放的進(jìn)行以及社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立，我國(guó)的法律制度逐漸完善，因此科研檔案的管理要加強(qiáng)其法律機(jī)制的創(chuàng)新，逐漸將檔案管理中的法規(guī)和體系滲透在我國(guó)法律建設(shè)中，實(shí)現(xiàn)科研檔案的法制化管理。同時(shí)，要求有關(guān)科研檔案管理者要知法、懂法、用法，真正將法律應(yīng)用到科研檔案管理中，不斷加強(qiáng)科研管理工作的法律約束力。科研檔案管理工作具有系統(tǒng)性、規(guī)范性、完整性和實(shí)效性等特點(diǎn)，伴隨信息化、網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的到來(lái)，為了更好的發(fā)揮出科研檔案管理工作的特點(diǎn)，有關(guān)人員和部門(mén)要加強(qiáng)機(jī)制的創(chuàng)新。因?yàn)?，科研檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化等特點(diǎn)是科研管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的保障，也是管理工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ)和前提。因此，有關(guān)人員和部門(mén)要在充分進(jìn)行調(diào)查和分析的基礎(chǔ)上，通過(guò)符合科研檔案管理工作規(guī)律和標(biāo)準(zhǔn)制度的建立來(lái)實(shí)現(xiàn)科研檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理，保障一切人員按照一定的管理標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行工作，對(duì)科研檔案管理工作的技術(shù)、方法、原則第二個(gè)進(jìn)行科學(xué)規(guī)范，及時(shí)在工作中實(shí)現(xiàn)分類、記錄、復(fù)制，從而為科研檔案的現(xiàn)代化科學(xué)管理進(jìn)行有效保證。
3.4人才創(chuàng)新
人是一切管理活動(dòng)的主體，對(duì)科研檔案管理發(fā)揮著重要的作用，因此，要加強(qiáng)科研檔案管理人才的積極性和主動(dòng)性，提升科研檔案管理人才的能力。同時(shí)，隨著科技進(jìn)步以及其在科研檔案管理中的應(yīng)用，科研檔案管理實(shí)現(xiàn)了管理設(shè)備的現(xiàn)代化、管理手段的多樣化以及管理載體的改革。因此，對(duì)科研檔案管理人員的素質(zhì)提出了更多的要求，要求科研檔案管理人員的能力和素質(zhì)都要進(jìn)一步提高，并要建立一支具有現(xiàn)代科技知識(shí)技術(shù)以及業(yè)務(wù)知識(shí)、富有創(chuàng)新精神、與時(shí)俱進(jìn)的科研檔案管理隊(duì)伍?；诤芏嗫蒲袡n案管理人員素質(zhì)較低、缺乏對(duì)現(xiàn)代化科研檔案管理認(rèn)識(shí)、管理專業(yè)技術(shù)差不重視科研檔案管理工作、科研檔案管理人員身兼數(shù)職等問(wèn)題，需要加強(qiáng)科研檔案管理人員的素質(zhì)來(lái)實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化發(fā)展，從而提升管理效率和水平，促進(jìn)我國(guó)科研檔案管理工作的發(fā)展。新時(shí)代科研檔案管理事業(yè)的發(fā)展，要求科研檔案管理工作者不僅要掌握專業(yè)的檔案管理知識(shí)和簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)操作，還要通過(guò)建立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的資源共享。這就需要科研檔案管理員工要熟悉掌握現(xiàn)代通訊技術(shù)、辦公室自動(dòng)化、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)等，并要會(huì)使用復(fù)印、光盤(pán)儲(chǔ)存、計(jì)算機(jī)檢索、多媒體課件制作等有關(guān)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化手段的科研檔案管理。另外，在人才培養(yǎng)上，基于科研檔案管理工作的專業(yè)化、現(xiàn)代化發(fā)展特點(diǎn)，要求培養(yǎng)具有多學(xué)科技術(shù)綜合能力的人才，要求他們了解現(xiàn)代化的科研檔案管理技術(shù)和手段，不斷加深自我的知識(shí)和技能學(xué)習(xí)能力。除了培養(yǎng)人才現(xiàn)代化的科研管理理念，還要不斷更新科研管理人員的知識(shí)體系，建立一種以需求為導(dǎo)向的培訓(xùn)機(jī)制，從而不斷打造具有現(xiàn)代化管理能力的科研檔案管理隊(duì)伍。
4.總結(jié)
科研檔案管理工作的創(chuàng)新是一個(gè)不斷探索的過(guò)程，需要有關(guān)管理人員在思想上充分重視，在行動(dòng)上積極主動(dòng)，在實(shí)踐中開(kāi)拓創(chuàng)新，從而實(shí)現(xiàn)科研檔案管理工作的與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)新經(jīng)濟(jì)形勢(shì)發(fā)展需求，實(shí)現(xiàn)其在傳承的基礎(chǔ)上的創(chuàng)新發(fā)展，不斷開(kāi)創(chuàng)科研檔案管理工作的新局面。
【參考文獻(xiàn)】
農(nóng)業(yè)科學(xué)研究的范圍很廣，包括農(nóng)、林、牧、副、漁等各個(gè)方面，研究的對(duì)象包括動(dòng)物、植物、微生物及其生存與生態(tài)環(huán)境等。以畜物業(yè)生產(chǎn)為例，農(nóng)業(yè)科研既要研究畜禽的良種、飼料飼草、高產(chǎn)優(yōu)質(zhì)、病蟲(chóng)害防治等一些生長(zhǎng)發(fā)育所遇到的問(wèn)題，又要研究畜禽產(chǎn)品加工、畜禽生存環(huán)境、畜禽糞便利用等問(wèn)題，還要研究國(guó)內(nèi)外總體發(fā)展和適于本地區(qū)特色的結(jié)構(gòu)調(diào)整、戰(zhàn)略規(guī)劃等。另一方面，農(nóng)業(yè)科研涉及到的多為動(dòng)物、植物、微生物等具有典型自身各種生命要素及環(huán)境要素的動(dòng)態(tài)變化的對(duì)象。因此，這種農(nóng)業(yè)科研工作的特殊性決定了作為記錄科研活動(dòng)的農(nóng)業(yè)科研檔案的信息量的豐富性。往往一個(gè)很小的農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目，從計(jì)劃到實(shí)施過(guò)程的記錄再到形成成果的檔案信息量遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)了其它行業(yè)。
1.2連續(xù)性強(qiáng)
如前所述，農(nóng)業(yè)生產(chǎn)本身是一個(gè)連續(xù)的過(guò)程，因此其科研信息的獲取也必然是連續(xù)的，周期性的，而且這種周期往往較長(zhǎng)。一個(gè)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)過(guò)程，由于受自然條件影響較大，常常需要重復(fù)多個(gè)試驗(yàn)才能研究出結(jié)果，因此農(nóng)業(yè)科技檔案的收集往往需要幾個(gè)生產(chǎn)過(guò)程或周期。如林木及畜禽的研究，僅一個(gè)生長(zhǎng)周期就要幾年甚至幾十年，可想而知農(nóng)業(yè)科研檔案管理的連續(xù)性的重要意義了。另一方面，農(nóng)業(yè)科研成果本身也具有連續(xù)性。以育種為例，一個(gè)新品種的研究成功，作為一項(xiàng)科研成果已經(jīng)結(jié)題，但是，下一個(gè)品種的選育往往是在該品種的基礎(chǔ)上進(jìn)行改良，因此這也需要連續(xù)性的收集和管理農(nóng)業(yè)科研檔案。
1.3社會(huì)化程度低
長(zhǎng)期以來(lái)，農(nóng)業(yè)科研多局限于成果的形成，而忽視成果的轉(zhuǎn)化，農(nóng)業(yè)科研的社會(huì)化程度較低，市場(chǎng)的參與意識(shí)不強(qiáng)。農(nóng)業(yè)科研檔案管理僅僅成為一種公益性的工作，在促進(jìn)農(nóng)業(yè)科技成果轉(zhuǎn)化方面做的還很不夠，應(yīng)是急待改進(jìn)之處。
2.信息農(nóng)業(yè)對(duì)農(nóng)業(yè)科研檔案管理的要求
隨著信息技術(shù)在我國(guó)農(nóng)業(yè)的廣泛應(yīng)用，一方面農(nóng)業(yè)科研檔案管理必須適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)，在檔案管理上向現(xiàn)代化方向發(fā)展;另一方面，農(nóng)業(yè)信息化研究，如精確農(nóng)業(yè)、專家支持系統(tǒng)、模型模擬、數(shù)據(jù)庫(kù)管理等諸多方面的研究也對(duì)農(nóng)業(yè)科研檔案的管理提出了更高的要求。這主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。
2.1農(nóng)業(yè)科研管理信息系統(tǒng)需要農(nóng)業(yè)科研檔案提供信息
管理信息系統(tǒng)(MIS)是收集和加工系統(tǒng)管理過(guò)程中有關(guān)的信息，為管理決策過(guò)程中提供幫助的一種信息處理系統(tǒng)。農(nóng)業(yè)科研管理信息系統(tǒng)是隨著農(nóng)業(yè)科技管理逐步向科學(xué)化、制度化、規(guī)范化和信息化方向推進(jìn)而產(chǎn)生的。農(nóng)業(yè)科研涉及的信息量大，且連續(xù)性強(qiáng)，農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目的管理過(guò)程歸納起來(lái)，大致包括選題立項(xiàng)、開(kāi)題論證、實(shí)施管理和結(jié)題驗(yàn)收四個(gè)階段。對(duì)農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)評(píng)價(jià)和動(dòng)態(tài)管理，必須有農(nóng)業(yè)科研檔案做后盾，適時(shí)提供農(nóng)業(yè)科研管理系統(tǒng)所需要的信息。
2.2農(nóng)業(yè)科研檔案是精確農(nóng)業(yè)的基礎(chǔ)
信息農(nóng)業(yè)，即為信息化的農(nóng)業(yè)，是將各種信息技術(shù)應(yīng)用于農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、管理及服務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)，使農(nóng)業(yè)以數(shù)字化、精確化等形式進(jìn)行，而精確農(nóng)業(yè)是信息農(nóng)業(yè)的主要表現(xiàn)形式。精確農(nóng)業(yè)的簡(jiǎn)單定義為“在準(zhǔn)確的時(shí)空內(nèi)，實(shí)施精確的農(nóng)業(yè)管理”(DavidJ.Mulla)，而“準(zhǔn)確”的時(shí)空與“精確”的管理無(wú)一不與農(nóng)業(yè)科研檔案管理有關(guān)。
2.2.1“準(zhǔn)確”的時(shí)空，需要一些主要圖件與數(shù)據(jù)，如衛(wèi)星遙感影像圖、地形地貌圖、土壤調(diào)查圖、地形測(cè)量解剖圖、產(chǎn)量圖、數(shù)字海拔圖及有關(guān)的數(shù)據(jù)等。這些圖件和數(shù)據(jù)全部來(lái)自于農(nóng)業(yè)科研檔案。
2.2.2“精確”的管理，需要對(duì)土壤狀況(水分、養(yǎng)分等)、作物生長(zhǎng)發(fā)育情況作出準(zhǔn)確的判斷，采取適當(dāng)?shù)霓r(nóng)業(yè)管理措施，這就要求運(yùn)用各種較為成功的模型及有關(guān)的專家系統(tǒng)和決策支持系統(tǒng)等，而這些多以數(shù)據(jù)、材料、實(shí)物等形式存放于農(nóng)業(yè)科研檔案中。
2.2.3“準(zhǔn)確”、“精確”的過(guò)程與實(shí)施，均需要大量的、可靠的試驗(yàn)數(shù)據(jù)、科研文獻(xiàn)資料與成果等的支持，否則不可能做得到，而這些數(shù)據(jù)和資料都需要從農(nóng)業(yè)科研檔案中獲取。例如施肥，由于不同的地塊、地塊內(nèi)不同的部位施肥量不同，所以必須根據(jù)測(cè)得的數(shù)據(jù)，合理確定施肥量，而這些數(shù)據(jù)一般都保存在農(nóng)業(yè)科研檔案中。
2.3信息農(nóng)業(yè)中農(nóng)業(yè)科研檔案的信息加工
國(guó)家科技部將我國(guó)農(nóng)業(yè)科技活動(dòng)分為六類:基礎(chǔ)研究、應(yīng)用研究、試驗(yàn)發(fā)展、研究與試驗(yàn)發(fā)展成果應(yīng)用、科技服務(wù)、生產(chǎn)性活動(dòng)。前三類屬R&D活動(dòng)，后三類是R&D活動(dòng)階段產(chǎn)生的研究成果向規(guī)?；?、產(chǎn)業(yè)化和非商業(yè)性產(chǎn)品轉(zhuǎn)化的開(kāi)發(fā)及推廣活動(dòng)。農(nóng)業(yè)科研檔案按《中國(guó)檔案分類法》進(jìn)行分類標(biāo)引，是實(shí)現(xiàn)科技信息現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)。農(nóng)業(yè)科研檔案信息要進(jìn)一步開(kāi)發(fā)利用，與市場(chǎng)接軌，與農(nóng)業(yè)生產(chǎn)實(shí)際結(jié)合，就必須對(duì)農(nóng)業(yè)科研檔案信息在分類的基礎(chǔ)上進(jìn)行二次加工，這種經(jīng)過(guò)加工后的信息，不同于一般的綜述，是對(duì)農(nóng)業(yè)科研數(shù)據(jù)及成果的“綜述”，是可以直接應(yīng)用于生產(chǎn)實(shí)際，并帶來(lái)直接經(jīng)濟(jì)效益的，也是促進(jìn)成果轉(zhuǎn)化的主要手段。
3.討論與小結(jié)
科研檔案管理工作是醫(yī)院科研管理的重要組成部分，是科研活動(dòng)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一。怎樣保管好科研成果，更好地發(fā)揮科研成果的功效，是擺在醫(yī)院科研檔案管理人員面前值得思考的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，隨著醫(yī)學(xué)科研的不斷發(fā)展，以往“粗放”式的科研檔案管理模式，已不再適用于新形勢(shì)下的醫(yī)院科研檔案管理。本文擬從以下幾個(gè)方面就如何做好醫(yī)院科研檔案管理工作進(jìn)行一些探索：
1、科研檔案的作用及意義
（1）科研檔案是開(kāi)展醫(yī)學(xué)科學(xué)研究的基礎(chǔ)?？茖W(xué)技術(shù)研究檔案（簡(jiǎn)稱科研檔案）是指在醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)研究過(guò)程中形成的、有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等多種形式載體的文件材料，是開(kāi)展醫(yī)學(xué)科研活動(dòng)的真實(shí)記載，是醫(yī)學(xué)醫(yī)學(xué)科技知識(shí)的重要載體。通過(guò)科研檔案了解過(guò)去和同期國(guó)內(nèi)外同行對(duì)某方向的研究情況，從而進(jìn)行創(chuàng)新和發(fā)展，因此，科研檔案是醫(yī)院科研工作的重要基礎(chǔ)。
（2）科研檔案是提高科研質(zhì)量的重要保證。任何科技成果的取得，都是研究成果的積累；任何一項(xiàng)科技成果要轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，都必須有完整的科研檔案為依據(jù)。醫(yī)教研一體化發(fā)展是當(dāng)今綜合性大醫(yī)院發(fā)展的必由之路，作為醫(yī)務(wù)人員，不僅自身要及時(shí)掌握了解本專業(yè)的最新前沿動(dòng)向，還要不斷更新思路，通過(guò)利用科研檔案，將科研中取得的新技術(shù)、新經(jīng)驗(yàn)完整記錄下來(lái)，從而提高科技創(chuàng)新質(zhì)量。
（3）科研檔案是檢驗(yàn)醫(yī)學(xué)科研工作質(zhì)量、評(píng)價(jià)醫(yī)學(xué)科研成果、考核科研人員、衡量科研管理水平的重要依據(jù)。一所醫(yī)院科研工作開(kāi)展得如何，從科研經(jīng)費(fèi)、人員投入、科研成果的產(chǎn)出等各方面予以體現(xiàn)，而這些均可從科研檔案中找到依據(jù)，從而做出公正客觀的評(píng)價(jià)。
2、科研檔案管理中存在的問(wèn)題
2.1 對(duì)科研檔案重視程度不夠
雖然科研檔案對(duì)于醫(yī)學(xué)科技創(chuàng)新作用巨大，但現(xiàn)實(shí)是往往很多單位的主管部門(mén)和科研人員對(duì)其實(shí)際效能認(rèn)識(shí)不足?？蒲泄芾聿块T(mén)作為歸檔單位，往往收到什么材料就歸什么材料，只相當(dāng)于扮演了一個(gè)“二傳手”?？蒲腥藛T許多重要材料未能及時(shí)歸檔，造成科研檔案材料收集不齊全。
2.2 科研檔案管理制度不規(guī)范
隨著醫(yī)學(xué)科研工作的快速發(fā)展，老的科研檔案管理模式已不適應(yīng)現(xiàn)實(shí)需要。由于重視程度不夠，一些老的管理制度可能連續(xù)多年未經(jīng)修改，致使科研材料的整理不規(guī)范，給科研檔案材料的整理帶來(lái)一定麻煩。
2.3 科研檔案管理手段落后
長(zhǎng)期以來(lái)，很多科研檔案管理部門(mén)沒(méi)有建立開(kāi)放科研檔案目錄，仍采用手工的科研檔案管理模式，從而造成科研檔案信息資源查詢困難，長(zhǎng)期被壓制在檔案室內(nèi)，而不能很好地發(fā)揮作用。
3、解決對(duì)策
3.1 轉(zhuǎn)變觀念，提高科研檔案管理意識(shí)
做好醫(yī)學(xué)科研檔案的管理工作首先要轉(zhuǎn)變管理觀念，切實(shí)轉(zhuǎn)變重研究、輕管理的思想，采取多種形式進(jìn)行宣傳，使全院上下都了解管理科研檔案的意義和重要性，增進(jìn)科研人員的歸檔意識(shí)，使科研人員從項(xiàng)目研究開(kāi)始即了解科研檔案的有關(guān)要求，把檔案歸檔作為科研日常工作的一部分加以關(guān)注。開(kāi)展科研檔案工作評(píng)優(yōu)活動(dòng)，對(duì)科研檔案管理規(guī)范、工作表現(xiàn)突出的個(gè)人和科室進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，提高科室和檔案管理人員的工作積極性。
3.2 完善制度，規(guī)范科研檔案管理行為
國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》第五章規(guī)定：“各單位都要按照集中統(tǒng)一管理檔案的基本原則，根據(jù)科技檔案必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用的要求，建立健全科技檔案工作，建立必要的規(guī)章制度，實(shí)行科學(xué)管理”。因此，需制定和完善行之有效的醫(yī)院科研檔案各項(xiàng)規(guī)章和制度，明確課題、成果、論文等的歸檔范圍、保管期限、檔案的接收、整理、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)、保密、鑒定、銷毀等制度，出臺(tái)科研檔案管理獎(jiǎng)懲制度等，明確科研人員和管理部門(mén)在科研檔案完成中的職責(zé)。
3.3 加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)
國(guó)家檔案局《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》于2020年頒布，科學(xué)技術(shù)研究檔案管理與工作對(duì)標(biāo)國(guó)家科學(xué)技術(shù)研究檔案管理新規(guī)，還存在一定問(wèn)題?？茖W(xué)技術(shù)研究檔案工作是國(guó)家檔案工作的重要組成部分，同時(shí)更是科學(xué)研究項(xiàng)目管理重要環(huán)節(jié)。因此，提高科學(xué)技術(shù)研究檔案管理的水平，需要增強(qiáng)科研檔案的管理意識(shí)，解決科研檔案管理存在的薄弱環(huán)節(jié)，為新形勢(shì)下科研檔案管理和科研管理提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)和保障。
一、科學(xué)技術(shù)研究檔案管理工作存在的問(wèn)題
《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》提出科研檔案是指“在科研項(xiàng)目的規(guī)劃、立項(xiàng)、實(shí)施、評(píng)估、驗(yàn)收等全過(guò)程中直接形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、音頻、視頻等各種形式和載體的文件材料及標(biāo)本、樣本等實(shí)物”，是科學(xué)研究的基礎(chǔ)，是科研實(shí)力的重要憑證，也是建設(shè)和發(fā)展的寶貴財(cái)富?？偨Y(jié)科研檔案存在問(wèn)題如下：
1.材料收集方面——重點(diǎn)不明，認(rèn)識(shí)不夠，歸檔材料數(shù)量不全
歸檔的科研檔案不齊全、不完整，其表現(xiàn)在：（1）科研成果、總結(jié)材料比較多，過(guò)程技術(shù)材料缺乏。判斷科研檔案是否完整，應(yīng)該看它是否是項(xiàng)目全過(guò)程真實(shí)、完整的反映，包括了科研研究準(zhǔn)備、研究研究實(shí)驗(yàn)、科研總結(jié)鑒定、科研成果申報(bào)以及應(yīng)用轉(zhuǎn)化等五個(gè)階段所形成的全部材料。從實(shí)際歸檔情況看，科研成果、技術(shù)總結(jié)材料較多，研究實(shí)驗(yàn)過(guò)程階段形成的原始記錄包括實(shí)驗(yàn)記錄、數(shù)據(jù)分析、設(shè)計(jì)文件、圖紙等過(guò)程核心材料極度缺乏。重成果、輕過(guò)程的做法大有人在，許多核心過(guò)程材料保留在科研人員手中，影響了科研檔案的齊全完整和邏輯性。（2）關(guān)鍵性技術(shù)材料缺乏。關(guān)鍵性技術(shù)材料是反映科研成果的核心材料，是解決難題，技術(shù)創(chuàng)新的資料。這些材料揭示了科研項(xiàng)目的創(chuàng)新點(diǎn)，這種材料歸檔價(jià)值和利用價(jià)值較高。然而歸檔材料中，關(guān)鍵性技術(shù)材料缺乏。（3）載體形式單一化?？蒲许?xiàng)目歸檔材料載體，除紙張外，還有硬盤(pán)、磁帶、光盤(pán)、照片、錄像等不同的形式。實(shí)際情況下歸檔材料紙質(zhì)載體偏多，載體形式比較單一。（4）科學(xué)數(shù)據(jù)歸檔管理幾乎為空白。科學(xué)數(shù)據(jù)是指科研活動(dòng)產(chǎn)生的，包括野外考察、觀測(cè)實(shí)驗(yàn)等原始記錄和數(shù)據(jù)，傳統(tǒng)記錄通常是記錄在冊(cè)，目前科學(xué)數(shù)據(jù)多以電子文件存在，這部分?jǐn)?shù)據(jù)往往價(jià)值大，歸檔情況不容樂(lè)觀，同時(shí)歸檔形式與格式有待進(jìn)一步細(xì)化。
2.檔案管理方面——職責(zé)不清，條件不足，歸檔材料質(zhì)量不高
科研檔案管理工作主要涉及以項(xiàng)目負(fù)責(zé)人為主的科研項(xiàng)目組、科研管理部門(mén)和檔案管理部門(mén)。三者在科研檔案管理中職責(zé)不清晰、溝通不暢通造成了歸檔材料質(zhì)量不高。（1）科研檔案的形成主體，即承擔(dān)科研項(xiàng)目人員的精力主要在項(xiàng)目的研究工作上，往往忽視項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中形成的文件材料的收集和積累?？蒲腥藛T重視科研論文的發(fā)表和科研成果的評(píng)獎(jiǎng)，不重視科研項(xiàng)目過(guò)程文件材料的歸檔工作。他們?cè)谝庾R(shí)上沒(méi)有能夠把科研檔案工作作為科研的重要組成，只是將科研檔案手機(jī)收集整理作為是檔案部門(mén)的職責(zé)，這樣就會(huì)在項(xiàng)目材料初始生成階段就處于失控狀態(tài)。（2）科研管理部門(mén)對(duì)文件形成和過(guò)程管理力度不夠?？蒲许?xiàng)目執(zhí)行中，沒(méi)有真正的貫徹落實(shí)檔案工作的“三納入”和“四同步”的管理制度。有的雖然規(guī)章制度健全，但是缺乏監(jiān)督考核機(jī)制，使制度流于形式。（3）檔案管理部門(mén)對(duì)科研項(xiàng)目組的文件材料管理工作的指導(dǎo)和監(jiān)督比較滯后。檔案管理部門(mén)和科研管理部門(mén)溝通不暢，不能及時(shí)掌握科研項(xiàng)目立項(xiàng)情況；不能深入科研項(xiàng)目組及時(shí)了解科研工作進(jìn)展情況。這樣致使檔案部門(mén)在科研檔案中的狀態(tài)基本處于“你交多少、我管多少”?？蒲腥藛T、科研管理部門(mén)和檔案管理部門(mén)在歸檔中的職責(zé)缺乏相應(yīng)的制度和機(jī)制保障?？蒲袡n案重視度明顯不足，投入不足的現(xiàn)象較為普遍。科研檔案專職管理人員編制不足，兼職管理人員配備不足。這些因素也造成了歸檔的科研檔案質(zhì)量不高，珍貴的科研材料流失。
3.檔案開(kāi)發(fā)利用方面——思想保守，服務(wù)被動(dòng)，科研檔案利用率低
科研檔案保管的最終目的是檔案信息資源的有效開(kāi)發(fā)和利用?？蒲袡n案只有通過(guò)利用，才能發(fā)揮作用，實(shí)現(xiàn)價(jià)值。目前科研檔案利用率低、利用效果不佳、利用目的單一。科研檔案被束之高閣，不能很好地發(fā)揮利用價(jià)值。（1）利用主體的局限性。一個(gè)科研項(xiàng)目的檔案，其利用主體往往是承擔(dān)項(xiàng)目的成員。利用主體范圍小，人員少，使歸檔保存起來(lái)的科研檔案幾乎成了“死信息”。（2）利用材料的局限性。由于歸檔材料不能達(dá)到齊全完整，在科研檔案開(kāi)發(fā)利用過(guò)程中，需要的材料在歸檔案卷中并不存在，客觀上阻礙了科研檔案的提供利用。（3）開(kāi)發(fā)主體的局限性。檔案管理人員的社會(huì)意識(shí)不強(qiáng)，認(rèn)為只要守好攤就行，“你查什么，我提供什么”被動(dòng)地接受利用者的利用。有的檔案管理人員緣于業(yè)務(wù)能力和專業(yè)知識(shí)的局限性，不能很好地勝任科研檔案資源的開(kāi)發(fā)。
二、提高科研檔案管理質(zhì)量的應(yīng)對(duì)措施
為了使科研檔案管理工作逐步走向規(guī)范化，以適應(yīng)科技發(fā)展需要，立足當(dāng)前的實(shí)際情況，建議應(yīng)當(dāng)采取以下的應(yīng)對(duì)措施：
1.增強(qiáng)科學(xué)研究檔案工作意識(shí)，明確科研材料歸檔范圍與管理職責(zé)
加強(qiáng)科學(xué)技術(shù)研究檔案工作，首先要加強(qiáng)對(duì)科研檔案重要性的認(rèn)識(shí)，首先要提高科學(xué)研究檔案工作的意識(shí)。首先，要認(rèn)識(shí)到科研檔案是科研管理工作的組成環(huán)節(jié)，也是國(guó)家科學(xué)研究項(xiàng)目管理的重要組成，加強(qiáng)認(rèn)識(shí)，從根本上解決當(dāng)前科學(xué)研究檔案工作中存在的薄弱環(huán)節(jié)。其次，要提高科研工作人員檔案意識(shí)?？蒲腥藛T是科研檔案形成者，檔案意識(shí)提高，科學(xué)研究檔案工作管理才能真正做到規(guī)范化。
2.實(shí)施全流程管理，提高科研檔案質(zhì)量
科研檔案產(chǎn)生于科研項(xiàng)目管理工作的全過(guò)程。要保證科研歸檔材料的質(zhì)量，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)科研檔案工作的全程管理，要將檔案管理納入科研項(xiàng)目的管理工作中，與科研項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行?？蒲许?xiàng)目從立項(xiàng)到結(jié)題涉及科研項(xiàng)目組和科研、財(cái)務(wù)乃至設(shè)備等管理部門(mén)，這就要求科研檔案工作應(yīng)實(shí)施全方位和全過(guò)程的管理，也就是以項(xiàng)目組的科研人員為核心，以科研檔案歸檔范圍為依據(jù)，在科研人員、科研管理部門(mén)和檔案管理部門(mén)全方位參與下，實(shí)施事前介入、事中控制、事后核查、驗(yàn)收把關(guān)的全過(guò)程管理。第一，源頭抓起。科研項(xiàng)目自立項(xiàng)開(kāi)始，就要將檔案工作納入議事日程，納入領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制、納入科研項(xiàng)目管理計(jì)劃和工作程序中。第二，過(guò)程管理?？茖W(xué)技術(shù)研究文件材料的形成、積累和整理工作水平將直接影響到科研檔案的質(zhì)量高低?？蒲许?xiàng)目實(shí)施過(guò)程中科研管理部門(mén)和檔案部門(mén)要研究科研活動(dòng)的規(guī)律，抓住科研項(xiàng)目的研究準(zhǔn)備、研究實(shí)驗(yàn)、總結(jié)鑒定、成果申報(bào)以及應(yīng)用轉(zhuǎn)化等階段和科研項(xiàng)目布置、檢查、總結(jié)和驗(yàn)收項(xiàng)目科學(xué)研究這四個(gè)重要環(huán)節(jié)，應(yīng)當(dāng)做到主動(dòng)指導(dǎo)、定時(shí)檢查和嚴(yán)格把關(guān)。隨著國(guó)家檔案局新規(guī)的制定，在科研項(xiàng)目過(guò)程中的原始數(shù)據(jù)、科研過(guò)程實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)（電子形式）以及其他反映項(xiàng)目過(guò)程的重要文件材料，包括重要會(huì)議、相關(guān)評(píng)審視頻、照片等材料的重視程度和要求逐漸加大，要求基于科研項(xiàng)目全流程的文件材料管理，從制度上規(guī)避科研項(xiàng)目在結(jié)項(xiàng)后面臨的過(guò)程性文件材料遺漏或材料丟失等現(xiàn)象，確保科學(xué)技術(shù)研究項(xiàng)目歸檔文件材料的齊全完整、真實(shí)有效，從而保障科研項(xiàng)目成果的開(kāi)放和提供利用。因此，科研項(xiàng)目檔案管理必須建立統(tǒng)一規(guī)范，采取有效的管控措施，在科研項(xiàng)目全生命周期的檔案管理基礎(chǔ)上，立足科研項(xiàng)目流程管理的實(shí)際情況，歸檔的要求從結(jié)果歸檔轉(zhuǎn)為過(guò)程歸檔，立項(xiàng)、中期檢查、年度檢查、結(jié)題等，重大節(jié)點(diǎn)設(shè)立資料節(jié)點(diǎn)，科研文件責(zé)任主體同時(shí)應(yīng)該歸檔的材料向檔案機(jī)構(gòu)移交。
3.完善管理制度，促進(jìn)科研檔案依法治檔
針對(duì)科學(xué)技術(shù)檔案管理，國(guó)家經(jīng)委、建委、科委和國(guó)家檔案局頒布了《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》（1980年），科技部和國(guó)家檔案局了《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》（國(guó)家檔案局科技部令15號(hào)，2020年），行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》（DA/T2-1992）于1992年出臺(tái)。頒布的這些文件對(duì)科研檔案工作都做出了明確規(guī)定，這為提高科研檔案質(zhì)量、做好科研檔案工作提供了依據(jù)。應(yīng)結(jié)合實(shí)際，制定和完善自己的科研檔案管理制度。健全的制度可以使科研檔案管理有法可依，有章可循。同時(shí)，要保障制度有力的執(zhí)行，做到有法必依，違法必究。第一，結(jié)合實(shí)際情況，對(duì)科研檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管、利用等環(huán)節(jié)制定符合實(shí)際并切實(shí)可行的管理辦法和實(shí)施細(xì)則，明確科研檔案的管理原則、歸檔要求、歸檔程序以及管理職責(zé)等。第二，對(duì)科研檔案工作來(lái)說(shuō)，落實(shí)“四同步”工作：下達(dá)科研項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)應(yīng)與提出科研文件材料的歸檔任務(wù)同步；檢查科研項(xiàng)目工作進(jìn)度與檢查科研文件材料形成情況同步；驗(yàn)收、鑒定科研項(xiàng)目成果與驗(yàn)收、鑒定科研歸檔文件材料同步；登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)科研項(xiàng)目成果與科研檔案部門(mén)出具歸檔情況證明材料同步。第三，在科研項(xiàng)目工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)上，要設(shè)置“關(guān)卡”，納入制度。對(duì)于科研項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目完成后，在申請(qǐng)結(jié)題或獎(jiǎng)勵(lì)之前，科研人員必須將該項(xiàng)目形成的文件資料按規(guī)定立卷歸檔，經(jīng)檔案管理部門(mén)驗(yàn)收出具檔案驗(yàn)收合格證明后，方可進(jìn)入經(jīng)費(fèi)決算、項(xiàng)目結(jié)題以及獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)。對(duì)科研項(xiàng)目的文件資料歸檔不齊全、質(zhì)量不合格的，一律不予結(jié)題或參與評(píng)獎(jiǎng)。
4.加大檔案開(kāi)發(fā)力度，提高科研檔案的利用率
加強(qiáng)科研檔案開(kāi)發(fā)，提供科研檔案信息資源，變潛在價(jià)值為現(xiàn)實(shí)價(jià)值，不僅是創(chuàng)新科研檔案管理的現(xiàn)實(shí)需要，也是服務(wù)科研發(fā)展的必然要求。第一，實(shí)現(xiàn)館藏科研檔案數(shù)字化，從科研檔案信息資源建設(shè)著手，形成特色科研數(shù)字檔案，通過(guò)科研檔案館藏?cái)?shù)字化和新增檔案電子化，形成和建設(shè)科研檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，打造科研檔案信息服務(wù)品牌。第二，進(jìn)一步完善科研檔案管理業(yè)務(wù)流程，深入挖掘檔案資源，有針對(duì)性解決科研人員的痛點(diǎn)、難點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)科研檔案電子化歸檔，完善查詢系統(tǒng),快速準(zhǔn)確地檢索查詢科研檔案信息，最大限度地滿足科研人員對(duì)科研檔案的各類利用需求，并實(shí)現(xiàn)科研檔案信息資源的主動(dòng)和增值服務(wù)。第三，建設(shè)面向知識(shí)服務(wù)創(chuàng)新的科研檔案管理系統(tǒng)。建立系統(tǒng)功能齊全、查詢方便便捷的檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)科研檔案信息資源共享和安全保管，實(shí)現(xiàn)科研檔案電子化歸檔、館藏盤(pán)點(diǎn)、檢索利用等過(guò)程的信息化管理。包括科研檔案知識(shí)服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)專題服務(wù)、推送服務(wù)等。第四，建立科研檔案內(nèi)容、管理、利用系統(tǒng)，包括檔案檢索、在線閱讀、檔案編研、數(shù)據(jù)打包等，實(shí)現(xiàn)條件性自助式服務(wù)、即時(shí)性瀏覽式服務(wù)以及研究性推送式服務(wù)，提升服務(wù)體驗(yàn)。積極開(kāi)展科研檔案的編研工作，形成科研重大成果、學(xué)科發(fā)展與培育、科研團(tuán)隊(duì)、科研平臺(tái)以及基礎(chǔ)研究等方面為主題形成系列編研產(chǎn)品重大成果專題檔案等系列電子書(shū)編研產(chǎn)品，實(shí)現(xiàn)全方面、大力度、多功能資源共享和安全保管。特別注意的是，由于部分科研檔案的保密和知識(shí)產(chǎn)權(quán)問(wèn)題，在提供利用和開(kāi)發(fā)科研檔案信息時(shí)，一定要嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)規(guī)定，防止科研成果的流失和擁有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理的失控。既要堅(jiān)持內(nèi)外有別，又不妨礙科研檔案信息交流。
5.在信息時(shí)代新背景下，逐步加強(qiáng)數(shù)字環(huán)境下科研項(xiàng)目檔案的管理
在當(dāng)今新的信息化背景下，科研項(xiàng)目開(kāi)展的方式發(fā)生了新的變化，逐漸由傳統(tǒng)的線下管理協(xié)作向線上協(xié)作轉(zhuǎn)變，新的電子設(shè)備、新的網(wǎng)絡(luò)信息傳遞方式和科研人員新的信息共享設(shè)施等在科研項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中正在行業(yè)內(nèi)大范圍地應(yīng)用和推廣。第一，在新的信息環(huán)境下，科學(xué)技術(shù)研究項(xiàng)目過(guò)程中產(chǎn)生了大批具有電子依賴性、載體、存儲(chǔ)不穩(wěn)定等特點(diǎn)的科研文件，尤其某些科學(xué)數(shù)據(jù)依賴于特定的軟件環(huán)境，這就在某些方面大大增加了科研項(xiàng)目文件材料收集、管理以存儲(chǔ)的難度。其次，新時(shí)代科研項(xiàng)目檔案管理關(guān)注的要點(diǎn)在于實(shí)現(xiàn)對(duì)海量科研項(xiàng)目檔案和科學(xué)數(shù)據(jù)的有效檢索。如何面向社會(huì)公眾提供他們感興趣的科研項(xiàng)目資料，如何做好新媒體網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，同時(shí)減少各科學(xué)的不間斷交流和最大程度地?zé)o障礙獲取，推動(dòng)新的科學(xué)研究進(jìn)一步開(kāi)展，成為科學(xué)技術(shù)研究檔案工作的新任務(wù)。最后，科研檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)制定、新環(huán)境下科研項(xiàng)目檔案永久保存策略研究、科學(xué)技術(shù)研究機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)以及科研大數(shù)據(jù)庫(kù)利用檢索工具的開(kāi)發(fā)，這些順應(yīng)新的信息時(shí)代背景產(chǎn)生的新技術(shù)應(yīng)用，都會(huì)在不久的將來(lái)成為科研管理機(jī)構(gòu)與檔案部門(mén)不斷尋求進(jìn)步和突破的關(guān)鍵點(diǎn)，以更好地為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供科研創(chuàng)新平臺(tái)。
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1 當(dāng)前科研單位科研項(xiàng)目檔案管理中存在的主要問(wèn)題
1.1 首先對(duì)科研項(xiàng)目檔案的重要性認(rèn)識(shí)不夠
科研項(xiàng)目檔案管理是從項(xiàng)目申請(qǐng)、立項(xiàng)論證、組織實(shí)施、檢查評(píng)估、驗(yàn)收鑒定、成果申報(bào)、科技推廣、檔案入庫(kù)的全程管理。多數(shù)科研單位普遍存在重科學(xué)研究輕檔案管理的現(xiàn)象，部分主管領(lǐng)導(dǎo)或項(xiàng)目執(zhí)行者，從項(xiàng)目立項(xiàng)之初就沒(méi)有及時(shí)通知檔案部門(mén)，在研制過(guò)程中，科研人員又非?？粗刈约旱目蒲谐晒鲇诒Ｃ芑蛘咂渌虻目紤]，把自己的科研文件私自保管，不愿意放到檔案管理部門(mén)，沒(méi)有在部門(mén)內(nèi)部進(jìn)行統(tǒng)一的存放和管理，容易丟失檔案，導(dǎo)致項(xiàng)目檔案的不完整。有的檔案即使交到相關(guān)的管理部門(mén)，由于管理人員缺乏認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案的價(jià)值和作用認(rèn)識(shí)不足，拖延時(shí)間，降低資料的時(shí)效性，有損檔案的完整性。
1.2 其次科研項(xiàng)目檔案管理不規(guī)范，案卷質(zhì)量不高
科研項(xiàng)目檔案與普通的文書(shū)、基建等類檔案是有區(qū)別的，有它的獨(dú)特性。但有些科研單位一直沿用多年前檔案工作制度及標(biāo)準(zhǔn)，已經(jīng)不適宜現(xiàn)階段產(chǎn)生的項(xiàng)目檔案的歸檔要求，自然導(dǎo)致科研項(xiàng)目檔案許多方面管理的不規(guī)范?？陀^的降低了工作效率，造成大量信息資源的閑置，科研項(xiàng)目檔案的利用多數(shù)處于被動(dòng)階段，很不規(guī)范。
1.3 科研項(xiàng)目檔案管理隊(duì)伍不穩(wěn)定，專業(yè)知識(shí)匱乏
項(xiàng)目檔案管理員大多由承擔(dān)項(xiàng)目的研究部門(mén)辦公室人員兼任，他們身兼多職，過(guò)重的工作任務(wù)使他們不能將檔案工作擺在首要位置。這些單位經(jīng)常是臨時(shí)抱佛腳，檔案工作有檢查任務(wù)時(shí)臨時(shí)抽調(diào)人員突擊，檢查過(guò)后，各回各位，人員很不穩(wěn)定。一些檔案專職管理者專業(yè)知識(shí)匱乏，缺乏熱情，甚至把檔案工作當(dāng)成一塊跳板，一旦機(jī)會(huì)到來(lái)馬上跳槽，檔案人才流動(dòng)頻繁、檔案保管條件落后，難以為單位發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
2 針對(duì)科研單位項(xiàng)目檔案管理的問(wèn)題提出的解決對(duì)策
2.1 開(kāi)展多種方式宣傳檔案工作，提高各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及項(xiàng)目管理者對(duì)項(xiàng)目檔案重要性的認(rèn)識(shí)
我們除了日常工作中的檔案宣傳外，還采取了以下幾種潛移默化的宣傳方式，取得了好的效果。我院每年定期組織與項(xiàng)目有關(guān)的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及參與項(xiàng)目檔案的管理專兼職人員學(xué)習(xí)檔案的法律、法規(guī)及檔案組卷基本知識(shí)，提高對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)。針對(duì)我院重大項(xiàng)目的驗(yàn)收在立項(xiàng)初組織臨時(shí)培訓(xùn)會(huì)。其次加強(qiáng)與項(xiàng)目管理者的工作接觸，在工作中融入有效的項(xiàng)目檔案內(nèi)容，讓其了解項(xiàng)目檔案的重要性。再次在檔案的利用過(guò)程中，通過(guò)查、借閱檔案，讓他們認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目檔案的利用價(jià)值。通過(guò)以上方式的開(kāi)展，潛移默化的加強(qiáng)了檔案的宣傳，使大家體會(huì)到科研項(xiàng)目檔案的重要性。
2.2 規(guī)范管理，提高檔案質(zhì)量
2.2.1 規(guī)范健全項(xiàng)目檔案管理制度，正確掌握檔案收集、整理方法
建立規(guī)范的科研項(xiàng)目檔案工作制度，項(xiàng)目檔案工作才有章可循，因此，制定規(guī)范的歸檔材料收集制度是必須的，嚴(yán)格按照文件材料的分類方案、歸檔范圍、保管期限的規(guī)定收集；要?jiǎng)?chuàng)新收集手段，運(yùn)用事前監(jiān)控收發(fā)文件、登門(mén)尋求等形式，做到廣泛收集和重點(diǎn)收集相結(jié)合；要把握時(shí)間要求，遵循各類檔案的形成規(guī)律，適時(shí)收集；要豐富收集范圍，既要收集紙質(zhì)載體，又要收集照片、錄音帶、錄像帶、光盤(pán)等磁介質(zhì)載體以及各種具有保存價(jià)值的實(shí)物。
其次，制定規(guī)范的科研項(xiàng)目檔案的整理制度。要嚴(yán)格按照科研項(xiàng)目檔案管理要求進(jìn)行整理，做到組卷合理、案卷（件）內(nèi)文件排列有序、案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明、保管期限準(zhǔn)確、案卷（件）封面、卷內(nèi)文件目錄、案卷（件）裝訂結(jié)實(shí)美觀。
2.2.2 嚴(yán)把項(xiàng)目檔案資料預(yù)驗(yàn)收關(guān)
按照國(guó)家及集團(tuán)相關(guān)規(guī)定在各自的職責(zé)范圍內(nèi)嚴(yán)把項(xiàng)目檔案資料的預(yù)驗(yàn)收關(guān)。根據(jù)國(guó)家及集團(tuán)規(guī)定“項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是科研項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的必備條件之一。未經(jīng)檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的科研項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過(guò)科研項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收。”本單位在項(xiàng)目竣工后，由科研管理部門(mén)組織，檔案部門(mén)參與對(duì)相關(guān)部門(mén)產(chǎn)生的科研項(xiàng)目檔案歸檔材料進(jìn)行嚴(yán)格審查，預(yù)驗(yàn)收結(jié)束后將存在的問(wèn)題以書(shū)面形式反饋給相關(guān)歸檔單位，限期整改。按要求整改結(jié)束后，檔案人員再確認(rèn)，待符合要求后，再行簽字，方能通過(guò)本單位的預(yù)驗(yàn)收。隨后檔案部門(mén)向上級(jí)主管部門(mén)申請(qǐng)檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。
2.3 加強(qiáng)培訓(xùn)，提高科研項(xiàng)目檔案人員的專業(yè)素質(zhì)
為了使科研項(xiàng)目檔案管理人員掌握技能提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力，加大檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作開(kāi)展的力度：一是；要積極參加上級(jí)和主管部門(mén)舉辦的專業(yè)培訓(xùn)班，新人進(jìn)入要進(jìn)行崗位培訓(xùn)。二是，派項(xiàng)目檔案管理員到檔案先進(jìn)單位認(rèn)真觀摩學(xué)習(xí)取長(zhǎng)補(bǔ)短。三是，訂購(gòu)檔案專業(yè)刊物，鼓勵(lì)專兼職檔案員開(kāi)展自學(xué)活動(dòng)。四是，實(shí)行崗位輪換制。項(xiàng)目組的檔案管理員，隨時(shí)到檔案館（室）學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，檔案部門(mén)的項(xiàng)目管理員前往項(xiàng)目組進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)歸檔立卷工作的同時(shí)，學(xué)習(xí)一些有關(guān)項(xiàng)目的相關(guān)知識(shí)。五是加大科研項(xiàng)目檔案工作規(guī)范化管理力度，把科研項(xiàng)目檔案管理納入綜合目標(biāo)量化考核范圍內(nèi)進(jìn)行考核?？蒲许?xiàng)目檔案管理人員的成績(jī)要與檔案工資掛鉤，能夠有效地促進(jìn)科研項(xiàng)目檔案工作管理水平。
2.4 科研項(xiàng)目檔案實(shí)行現(xiàn)代化的信息管理
信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，要想確實(shí)提高科研項(xiàng)目檔案的有效管理，就必須實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案的現(xiàn)代化管理，充分利用微機(jī)檢索技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等信息資源保護(hù)好原件，滿足不同利用者對(duì)項(xiàng)目檔案的需求，不斷擴(kuò)大區(qū)域共享和合作，逐步實(shí)現(xiàn)信息的數(shù)字化、檢索自動(dòng)化、利用網(wǎng)絡(luò)化、使用信息接收、存儲(chǔ)和提高利用一體化?？蒲袉挝灰芽蒲许?xiàng)目檔案的資源開(kāi)發(fā)和利用作為重點(diǎn)工作認(rèn)真落實(shí)好，加大信息存儲(chǔ)量，發(fā)揮科研項(xiàng)目檔案的最大利用率。
3 結(jié)束語(yǔ)
科研項(xiàng)目檔案的記載是科研院所歷史發(fā)展的表現(xiàn)，可以直接傳承單位的文化，對(duì)單位的發(fā)展具有直接影響和重要作用。做好科研院所項(xiàng)目檔案的管理工作具有深遠(yuǎn)意義。首先，可以發(fā)揮科研院所的科研實(shí)力，使先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)真正起到引領(lǐng)作用，實(shí)現(xiàn)科研院所的全面發(fā)展。其次，可以最大程度加快科研成果轉(zhuǎn)化的速度，促進(jìn)社會(huì)生產(chǎn)力的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)科學(xué)技術(shù)的價(jià)值，提高科研單位競(jìng)爭(zhēng)力。
高?？蒲袡n案是科研活動(dòng)的原始記錄，也是科研管理中不可或缺的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。科研檔案是人們?cè)趶氖驴茖W(xué)研究活動(dòng)中形成的、并經(jīng)過(guò)一定整理的、具有保存價(jià)值的、歸檔保存的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式和載體的歷史紀(jì)錄?？蒲袡n案工作的主要任務(wù)是認(rèn)真貫徹執(zhí)行國(guó)家和主管部門(mén)制定的有關(guān)方針、政策、條例、辦法，正確地組織科研材料的歸檔，科學(xué)地做好保護(hù)與管理工作，充分發(fā)揮科研檔案為教學(xué)服務(wù)，為科研服務(wù)的作用。
目前，高?？蒲袡n案建立的主要內(nèi)容根據(jù)它為學(xué)校的發(fā)展研究和為科研工作者所提供的信息可分為三個(gè)方面，即從事科學(xué)研究的專家學(xué)者的人員信息資料；在各自的學(xué)科領(lǐng)域取得的科研成果的信息資料；各級(jí)各類有關(guān)科研的指令性文件和通知等信息資料。
1.提供科研人員信息資料，主要是歸整學(xué)校從事科學(xué)研究的專家、學(xué)者以及課題研究的整個(gè)研究梯隊(duì)的組成人員的個(gè)人資料，包括從事研究的學(xué)科以及在其研究領(lǐng)域取得的重大成果的介紹材料；
2.各類科研成果材料主要包括：一是學(xué)校和各級(jí)各類科研項(xiàng)目的歸檔，這是科研檔案管理的重中之重，從項(xiàng)目的申請(qǐng)，研究方案的設(shè)計(jì)論證，立項(xiàng)計(jì)劃下達(dá)的通知和文件，經(jīng)費(fèi)的控制與使用進(jìn)度，項(xiàng)目最終完成的科研咨詢報(bào)告和研究成果，結(jié)題報(bào)告和專家鑒定意見(jiàn)的原件和復(fù)印件，應(yīng)用類研究還要包括應(yīng)用技術(shù)成果和科技成果的轉(zhuǎn)化與推廣，存檔材料包括驗(yàn)收證書(shū)，專利證書(shū)以及有關(guān)檢測(cè)證明和鑒定、驗(yàn)收技術(shù)資料原件和復(fù)印件一套。二是科研人員和廣大教職工在正式發(fā)行的學(xué)術(shù)期刊發(fā)表的在學(xué)科領(lǐng)域有建樹(shù)、有影響的科研論文，正式出版的專著、編著、譯著、教材、工具書(shū)、參考書(shū)和作品等以及獲得各級(jí)各類獎(jiǎng)勵(lì)的成果，全部按所在部門(mén)登記，按統(tǒng)一要求填寫(xiě)相關(guān)表格并提供原始材料及復(fù)印件進(jìn)行歸檔。三是整理、歸檔上級(jí)和學(xué)校下達(dá)的有關(guān)科研方面各類文件以及上報(bào)的各級(jí)各類科研統(tǒng)計(jì)報(bào)表，以便查閱上級(jí)部門(mén)的指示、指令、決定等意見(jiàn)和學(xué)校有關(guān)科學(xué)研究的政策和規(guī)定，了解學(xué)校發(fā)展?fàn)顩r，把握方向，保證科研工作的順利開(kāi)展。
二、新建本科院?？蒲袡n案管理存在的問(wèn)題
新建本科院校由于師資力量和水平的限制，原有的科研技術(shù)薄弱，在組建初期，科研管理工作重點(diǎn)放在對(duì)全?？蒲械暮暧^管理和一系列規(guī)章制度的建立和完善，但對(duì)科研檔案的管理沒(méi)有引起足夠重視。大多沒(méi)有建立科研檔案的收集、立卷、保管等規(guī)章制度，科研檔案的管理幾乎處于空白狀態(tài)，即使在做的科研檔案的歸檔、管理工作僅局限于對(duì)學(xué)校科研項(xiàng)目立項(xiàng)、獲獎(jiǎng)科研成果、科研文件的收集保存，缺乏保存科學(xué)研究整個(gè)過(guò)程的原始記錄和材料，大多數(shù)都是在課題完成和成果獲獎(jiǎng)后粗粗收集，便移交到學(xué)校綜合檔案館。新建本科院?？蒲袡n案管理主要存在的問(wèn)題有三個(gè)方面：
1.科研檔案缺乏完整性、系統(tǒng)性，普遍存在各種立項(xiàng)資助項(xiàng)目材料較多而教師自發(fā)科研項(xiàng)目材料較少的現(xiàn)象，有些立項(xiàng)資助項(xiàng)目檔案材料也殘缺不全。有的科研課題有開(kāi)題報(bào)告，缺論證意見(jiàn)。有的科研課題材料的只有研究總結(jié)或成果論文，缺乏科研計(jì)劃、設(shè)計(jì)方案、技術(shù)報(bào)告、實(shí)驗(yàn)記錄、數(shù)據(jù)分析、成果鑒定推廣等方面的資料，尤其缺少核心部分技術(shù)內(nèi)容和大量研制階段的材料。
2.科研檔案材料原件少，復(fù)印件多。課題在鑒定、報(bào)獎(jiǎng)時(shí)上級(jí)部門(mén)需要提供原件，而原件的份數(shù)有限，所以出現(xiàn)科研人員只向檔案部門(mén)移交復(fù)印件的現(xiàn)象?？蒲袡n案作為科研活動(dòng)的真實(shí)記錄，它是日后查考、研究和處理各種問(wèn)題的憑證，如果歸檔文字性材料中復(fù)印件增多，必然使文件失去它應(yīng)有的價(jià)值。
3.科研檔案材料分散在各處。由于高?？蒲腥藛T肩負(fù)著教學(xué)與科研雙重任務(wù)，對(duì)高校教師的考核也是多方面的。因此，普遍存在一個(gè)科研課題的材料分散于各部門(mén)的現(xiàn)象，一部分材料在系里，一部分在業(yè)務(wù)檔案里，一部分在行政檔案里，一部分在科研檔案材料里。這些情況導(dǎo)致科研檔案材料的零散狀態(tài)，不利于科研檔案的綜合管理和利用。究其原因，主要是：（一）科研人員對(duì)科研檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，由于當(dāng)前許多研究人員沒(méi)有認(rèn)識(shí)到科研工作檔案工作的重要性，把自己的研究成果視為個(gè)人私有財(cái)產(chǎn)，許多珍貴材料不愿意上交，一方面怕歸檔后得不到有效保存，另一方面則擔(dān)心以后要做進(jìn)一步的研究時(shí)查閱不方便，或者會(huì)泄密、失控，這樣很難保證檔案材料的完整性、系統(tǒng)性。即便一定要?dú)w檔，也只會(huì)將有關(guān)材料的復(fù)印件歸檔。（二）科研檔案管理缺乏有效的管理體制，由于新合并組建的院校，科研機(jī)構(gòu)重組，二級(jí)院系重新整合，不少科研人員的隸屬關(guān)系發(fā)生變化，科研檔案管理沒(méi)有得到理順，科研檔案的立卷、歸檔、編研、利用和計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)等方面的業(yè)務(wù)工作沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，各二級(jí)學(xué)院沒(méi)有設(shè)置檔案室或?qū)Ｂ殭n案員，管理松散，加上有些學(xué)校校區(qū)分散，更增加了科研檔案的管理難度。
三、加強(qiáng)新建本科院?？蒲袡n案管理的途徑
1.強(qiáng)化科研人員的檔案意識(shí)。通過(guò)多種形式宣傳《檔案法》、《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律、法規(guī)及檔案知識(shí)，提高科研人員檔案法制觀念，認(rèn)識(shí)科研檔案建設(shè)工作的重要意義，讓科研人員明確“負(fù)責(zé)科研文件材料的形成、積累、立卷、歸檔”是其應(yīng)盡的職責(zé)和義務(wù)，從而在思想上重視科研檔案工作，自覺(jué)承擔(dān)起積累科研檔案資料的義務(wù)，主動(dòng)履行科研檔案歸檔的職責(zé)，增強(qiáng)科研管理人員自身的檔案意識(shí)。
2.建立、健全科研檔案建設(shè)與管理制度。按照《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》的規(guī)定，建立符合高校實(shí)際的科研文件材料的形成、積累、整理和歸檔制度，在日常工作中實(shí)行“三納入”，即將科研檔案工作納入科研管理制度，納入科研工作計(jì)劃，納入科研人員的工作職責(zé)范圍。同時(shí)做到四同步，即下達(dá)科研任務(wù)與提出科研文件材料的同步；檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查科研文件材料形成同步；驗(yàn)收、鑒定科研成果與驗(yàn)收、鑒定科研檔案同步；上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)科研成果與檢查科研檔案歸檔情況同步。具體做法是：第一步，要在科研項(xiàng)目下達(dá)后，課題負(fù)責(zé)人主動(dòng)到檔案室備案，領(lǐng)取“歸檔須知”、“科研記錄本”等；第二步，科研課題完成，或經(jīng)過(guò)鑒定、驗(yàn)收后課題負(fù)責(zé)人將科研課題三個(gè)階段的材料全部收齊，移交檔案室，才算科研課題結(jié)束；第三步，課題結(jié)束經(jīng)費(fèi)結(jié)算時(shí)，要有檔案部門(mén)歸檔合格簽字或蓋章后，科研管理部門(mén)才能同意財(cái)務(wù)部門(mén)結(jié)算；第四步，申報(bào)各類獎(jiǎng)項(xiàng)時(shí)，必須由檔案部門(mén)驗(yàn)收，加蓋驗(yàn)收合格章后，科研管理部門(mén)才能辦理申報(bào)手續(xù)。
3.配備機(jī)構(gòu)和人員，提高科研檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和水平。在高?？蒲泄芾聿块T(mén)設(shè)立專門(mén)的科研檔案室，配備專職檔案員。校區(qū)分散的高校還可建立二級(jí)院系科研檔案室，并配備兼職檔案員，二級(jí)院系科研檔案室主要是對(duì)納入學(xué)?？蒲刑幑芾淼目蒲许?xiàng)目，負(fù)責(zé)指導(dǎo)、督促或參與其科研檔案的立卷和歸檔。對(duì)非納入科研處管理的科研項(xiàng)目，負(fù)責(zé)立卷和歸檔的全過(guò)程工作。建立本院系的此類檔案，并根據(jù)規(guī)定提供利用服務(wù)；參加學(xué)校組織的有關(guān)學(xué)科科研檔案的編研工作。要加強(qiáng)科研檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，通過(guò)進(jìn)修和培訓(xùn)，不斷提高科研檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平。還要建立獎(jiǎng)勵(lì)懲罰機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)科研檔案管理人員的工作積極性，對(duì)工作表現(xiàn)突出的人員，除公開(kāi)表彰獎(jiǎng)勵(lì)外，在職稱評(píng)聘和職務(wù)晉升上，予以充分體現(xiàn)，從而激勵(lì)并促進(jìn)檔案管理人員的整體業(yè)務(wù)水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高。
某些科研課題的周期特別長(zhǎng)，經(jīng)歷選題、開(kāi)題、評(píng)審、實(shí)施、驗(yàn)收、鑒修等多個(gè)階段，而每個(gè)階段都必須建立科研檔案。但是，由于這些環(huán)節(jié)、階段并非來(lái)自同一部門(mén)，有時(shí)涉及多個(gè)高校部門(mén)、機(jī)構(gòu)，導(dǎo)致前來(lái)歸檔的機(jī)構(gòu)、單位非常多，且復(fù)雜，甚至歸檔儀員自身也難以了解檔案的歸屬問(wèn)題。此時(shí)，就可能使得同一課題的檔案分散、缺少完整性。由于源頭眾多，單人甚至多人的科研檔案管理團(tuán)隊(duì)都很難對(duì)這些檔案進(jìn)行有效的管理，導(dǎo)致經(jīng)常出現(xiàn)差錯(cuò)、漏項(xiàng)等不良清況。某些高?？蒲姓n題周期非常長(zhǎng)，甚至能夠達(dá)到5一10年，同時(shí)涉及的單位、部門(mén)、機(jī)構(gòu)也眾多，人員更為復(fù)雜，而高校的檔案館不可能參與全校的科研課題中，因此，管理人員對(duì)于各項(xiàng)科研課題的復(fù)雜程度、進(jìn)展程度都難以完全了解。經(jīng)常出現(xiàn)管理儀員已經(jīng)劉某課題進(jìn)行結(jié)題歸檔，結(jié)果不久后技術(shù)人員又對(duì)該課題進(jìn)行歸檔，對(duì)管理儀員造成大量的反復(fù)工作量，且容易出現(xiàn)分割檔案、漏檔的現(xiàn)象，甚至出現(xiàn)張冠彗三戴等現(xiàn)象。
2檔案定級(jí)返工沒(méi)有約束
對(duì)于高校的科研檔案，一般都會(huì)對(duì)其進(jìn)行定級(jí)，如省級(jí)課題、市級(jí)課題、校級(jí)課題、院級(jí)課題等。但是，有時(shí)候這些檔案定級(jí)并非一成不變。由于科研檔案的特殊性，優(yōu)秀的校級(jí)課題可能會(huì)申報(bào)為市級(jí)、省級(jí)課題，此時(shí)，就需要對(duì)檔案歸檔定級(jí)工作進(jìn)行返。同時(shí)，由于課題申報(bào)定級(jí)后，仍然需要一段時(shí)間來(lái)對(duì)課題進(jìn)行深化研究修改等工作，再次對(duì)課題進(jìn)行歸檔時(shí)，可能距離課題申報(bào)高等級(jí)課題時(shí)間已經(jīng)過(guò)去數(shù)月，在統(tǒng)一管理模式下，科研檔案存在一定的滯后性。由于我國(guó)高校體制管理日不在缺陷、漏洞，科研檔案的管理沒(méi)有一定的約束力。根據(jù)我國(guó)已經(jīng)出臺(tái)的相關(guān)政策，凡是申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)的課題必項(xiàng)進(jìn)行歸檔工作。但是在實(shí)際操作過(guò)程中，科研檔案的歸檔工作經(jīng)常被人們忽視，沒(méi)有任何約束力，造成大量檔案遺失、流失等現(xiàn)象。
二、存在的問(wèn)題
數(shù)十年以來(lái)，科研檔案的管理工作已經(jīng)有了初步的發(fā)展，無(wú)論是從技術(shù)管理上、儀員配備上、管理理念上都取得了很大的進(jìn)步。但是，實(shí)行統(tǒng)一管理模式的高?？蒲袡n案管理僅是近幾年才興起的，在建立統(tǒng)一管理模式實(shí)踐時(shí)，由于缺乏相關(guān)的理論知識(shí)研究與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，劉科研檔案管〕蟹丈程中產(chǎn)生了許多無(wú)效管理，整洲莫式下存在一系列問(wèn)題。例如，在統(tǒng)一管理模式下的管理理念，仍未擺脫傳統(tǒng)管理理念束縛，難以完全實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理的優(yōu)勢(shì);在重建的高校科研檔案管理的統(tǒng)一機(jī)構(gòu)方面，由于工作職能分割太細(xì)，經(jīng)常出現(xiàn)部門(mén)機(jī)構(gòu)間的推誘扯皮等現(xiàn)象;由于統(tǒng)一管理模式是新型管理模式，科研檔案管理的技術(shù)人員學(xué)歷普遍較低，或者實(shí)踐技能仍然不熟練等現(xiàn)象，產(chǎn)生人才與管理互相矛盾的現(xiàn)象;相關(guān)的科研檔案的管理軟件未及時(shí)更新、升級(jí)、研發(fā)，導(dǎo)致技術(shù)水平與管理互才目矛盾的現(xiàn)象。
[DOI]1013939/jcnkizgsc201619098
1科技檔案的含義
科技檔案是科學(xué)技術(shù)檔案的簡(jiǎn)稱，是在科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基礎(chǔ)建設(shè)等活動(dòng)中形成的具有保存和追溯價(jià)值的科技文件資料。科技檔案對(duì)國(guó)家、社會(huì)、單位和個(gè)人都具有技術(shù)指導(dǎo)作用，是科研過(guò)程的歷史記錄，是科研技術(shù)活動(dòng)的重要依據(jù)。科技檔案因其具有專業(yè)技術(shù)性強(qiáng)的特點(diǎn)，不同于一般檔案的管理。例如科技檔案的收集、整理、分類需根據(jù)不同的專業(yè)進(jìn)行區(qū)分；科技檔案的保管也需設(shè)置獨(dú)立的科技檔案館；科技檔案的借閱和應(yīng)用主要是圍繞科技活動(dòng)開(kāi)展等。
科研單位相較于企業(yè)的科技檔案管理，在科技檔案內(nèi)容收集上更側(cè)重于科研項(xiàng)目、工藝技術(shù)、基礎(chǔ)研發(fā)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)定型、專利成果等活動(dòng)資料的記錄和歸檔?？蒲袉挝辉诳萍紮n案的管理特點(diǎn)方面除了強(qiáng)調(diào)專業(yè)性特點(diǎn)外，更重視科技檔案管理的安全保密性。
2科技檔案管理的現(xiàn)狀及主要問(wèn)題
1支持力度和重視程度不足
目前我國(guó)的企業(yè)普遍存在對(duì)科技檔案管理工作認(rèn)識(shí)程度不深、支持力度不足的現(xiàn)象。往往將精力集中在新項(xiàng)目研究和技術(shù)開(kāi)發(fā)的過(guò)程上，卻忽視在科研過(guò)程中形成的科技檔案信息數(shù)據(jù)的運(yùn)用和管理。日常工作中不能發(fā)揮科技檔案的支撐和輔助作用，無(wú)法為科技檔案管理工作提供良好的環(huán)境，降低了科技檔案數(shù)據(jù)應(yīng)有的信息價(jià)值。隨著我國(guó)政治、經(jīng)濟(jì)、科技文化活動(dòng)的日益增多和不斷發(fā)展，科技檔案管理工作的重要支撐作用日益凸顯?？萍紮n案管理工作也面臨著重要的轉(zhuǎn)型，需要加強(qiáng)管理人員的使命感和責(zé)任感，探索新的管理模式，迎接新的挑戰(zhàn)。
2安全保密系數(shù)低
首先，隨著現(xiàn)代化科技水平的不斷進(jìn)步，傳統(tǒng)的科技檔案管理模式存在一定的漏洞，嚴(yán)重威脅著科技檔案管理工作的安全性和保密性?？萍紮n案涵蓋了科研單位眾多工作人員的科研成果和心血。而我國(guó)的科技檔案管理過(guò)程中，只是簡(jiǎn)單的執(zhí)行國(guó)家檔案管理的相關(guān)制度和規(guī)定，并未有效地結(jié)合單位自身特點(diǎn)建立科技檔案保護(hù)制度和流程標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于科研單位自身科技檔案保密認(rèn)定的范圍不明確、職責(zé)不清晰。其次，雖然現(xiàn)階段已有眾多的科研單位已經(jīng)開(kāi)始利用信息系統(tǒng)管理科技檔案資料，但卻對(duì)管理系統(tǒng)的安全保密性要求不高。國(guó)際國(guó)內(nèi)發(fā)生的利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)或信息系統(tǒng)病毒竊取國(guó)家或企業(yè)核心數(shù)據(jù)的事件也是屢見(jiàn)不鮮。檔案保管人員缺乏安全意識(shí)、保密意識(shí)和憂患意識(shí)，無(wú)法有效地避免或杜絕科技檔案數(shù)據(jù)的缺失，直接或間接地造成的科技檔案資料發(fā)生泄密情況。
3工作缺乏亮點(diǎn)
由于傳統(tǒng)工作模式缺乏創(chuàng)新，科技檔案管理工作長(zhǎng)期以來(lái)一直處于延續(xù)傳統(tǒng)工作模式的狀態(tài)之中，如簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)收集、歸納、整理、錄入、你查我借、你問(wèn)我答等，并沒(méi)有形成一種具有特色的科技檔案信息資源?？萍紮n案管理工作缺乏主動(dòng)性、動(dòng)態(tài)性和便捷性。科技檔案管理工作的最終目的是為了服務(wù)于科研工作，而傳統(tǒng)科技檔案管理工作的模式不能夠完全服務(wù)于科研工作并提升科研價(jià)值。因此科技檔案管理工作不能只是將科研成果保存起來(lái)，保證科技檔案數(shù)據(jù)不泄露、不損壞就可以了，更重要的是要發(fā)掘出科技檔案的真正價(jià)值。然而我國(guó)的科研單位在科技檔案管理工作中，卻未能認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)。對(duì)科技檔案管理的工作還停留在原來(lái)的工作模式中，滿足于現(xiàn)狀，止步不前，不能做到結(jié)合工作實(shí)際創(chuàng)新管理模式，嚴(yán)重阻礙了科研單位科技檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，也影響了科技檔案發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值作用。
3科研單位科技檔案管理的特性和應(yīng)用策略
1支撐性
科研人員、專家學(xué)者、技能技術(shù)人員是科研單位的主要人員構(gòu)成，其在科研過(guò)程中需要引用、推理、驗(yàn)證大量的科技數(shù)據(jù)或信息，尤其是在原有項(xiàng)目、型號(hào)、產(chǎn)品或技術(shù)研發(fā)成果基礎(chǔ)之上的創(chuàng)新和推廣，原有的科技檔案資料是新開(kāi)展的科研活動(dòng)關(guān)鍵支撐。因此科研單位應(yīng)在日常的科技檔案管理工作中加強(qiáng)對(duì)科技檔案管理的重視，最大限度地圍繞科研項(xiàng)目、課題研究、重點(diǎn)工作系統(tǒng)全面的開(kāi)展科技檔案收集、歸檔、調(diào)研、制度建設(shè)和支撐服務(wù)工作。務(wù)必保證科技檔案管理工作形成具有參考價(jià)值、指導(dǎo)意義、決策引導(dǎo)和成果裂變的管理體系。同時(shí)需根據(jù)社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)和單位工作的實(shí)際情況，不斷在科研單位內(nèi)部宣傳科技檔案管理工作的重要意義，增強(qiáng)科研人員的重視程度，為科研、生產(chǎn)提供優(yōu)質(zhì)數(shù)據(jù)支撐，為單位的現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)，為科研單位科技檔案的制度化、體系化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化提供管理基礎(chǔ)。
2安全保密性
安全保密性是科研單位開(kāi)展科技檔案工作的第一要?jiǎng)?wù)?？蒲袉挝坏目萍紮n案資料的安全保密不僅關(guān)系
到眾多科研人員和科研單位的利益，甚至?xí)?yán)重威脅國(guó)家安全。因此這就要求科技檔案管理人員應(yīng)具備高度的保密安全意識(shí)和責(zé)任感，嚴(yán)格遵守國(guó)家保密管理規(guī)定，并不斷建立健全科研單位的科技檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。除了嚴(yán)格貫徹和執(zhí)行科技檔案管理的國(guó)家安全、保密制度規(guī)定，保持高度的警惕性和保密意識(shí)，在科技檔案保管、借閱、利用過(guò)程中層層把關(guān)審批、記錄清晰、做到不失密不泄密外，還應(yīng)加強(qiáng)科研單位科技檔案管理的體系的創(chuàng)新性建設(shè)。首先，可建立多層次的科技檔案審核機(jī)制，不定期地開(kāi)展不同層級(jí)、不同專業(yè)、不同類型人員的抽檢、校對(duì)工作。其次，在科研單位引進(jìn)信息系統(tǒng)或設(shè)備監(jiān)控審批軟件，無(wú)論是查閱、打印、輸入、輸出或是銷戶科技檔案資料，均可在電腦中查詢到詳細(xì)的操作記錄，科技檔案管理人員可以實(shí)時(shí)便捷的管理與科技檔案相關(guān)的工作痕跡，及時(shí)處理異?；蜻`規(guī)操作現(xiàn)象。有力地保障了科研單位科技檔案工作的安全保密性，同時(shí)更好地為科研工作提供技術(shù)服務(wù)。
高?？蒲泄芾硎歉咝９芾砉ぷ鞯闹匾M成部分?？蒲袡n案是科研部門(mén)及科研工作人員,在科學(xué)研究過(guò)程中,經(jīng)過(guò)一定整理,具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式和載體的歷史記錄。隨著高等院?？蒲兴降牟粩嗵岣吆涂茖W(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展,高?？蒲袡n案作為重要信息資源在教學(xué)、科研、管理和文化建設(shè)等方面發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用,促進(jìn)了學(xué)校教學(xué)和科研工作的可持續(xù)性發(fā)展,成為高校事業(yè)發(fā)展不可缺少的重要部分。因此,如何有效進(jìn)行科研檔案管理成為學(xué)校管理工作的一個(gè)重要課題。
一、重新界定高校科研檔案的歸檔范圍
借助于檔案,我們能夠更好地了解過(guò)去,把握現(xiàn)在,預(yù)見(jiàn)未來(lái)。因此,界定科研檔案的歸檔范圍就顯得尤為重要?？蒲袡n案具體可以包括:科研課題管理檔案、科研文書(shū)檔案、科研成果檔案等。在整理科研檔案中要堅(jiān)持成果性和記錄性并舉,可用成果價(jià)值是保存它的重要原因和主要依據(jù),而記錄性則強(qiáng)調(diào)其完整性、憑證性。有些科研檔案或許沒(méi)有成果性和利用價(jià)值,但是它反映了學(xué)?？茖W(xué)技術(shù)研究發(fā)展的現(xiàn)狀和歷史,這些檔案也應(yīng)當(dāng)妥善保存。在科技加速進(jìn)步的進(jìn)程中,檔案管理應(yīng)不斷豐富高科技實(shí)用信息,不斷拓寬檔案的利用范圍,集中各方面信息,加以利用整合,形成良性循環(huán)。因此,積極界定高校檔案工作范圍,以科學(xué)的態(tài)度管理該項(xiàng)工作,是十分緊迫的任務(wù)。
1.高校科研課題檔案
科研課題材料檔案是科學(xué)研究實(shí)踐活動(dòng)的直接表述。主要包括:科研準(zhǔn)備階段中的科研課題申請(qǐng)書(shū)、審批文件、任務(wù)下達(dá)書(shū)、項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)、開(kāi)題報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、方案論證等材料,研究實(shí)驗(yàn)階段中的各種載體的重要原始記錄、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告、計(jì)算材料、專利申請(qǐng)的有關(guān)文件材料,總結(jié)驗(yàn)收階段中的工作總結(jié)、科研報(bào)告、論文、專著、參加人員名單、技術(shù)鑒定材料、科研投資情況、成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)中的成果,獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)材料及審批材料構(gòu)。后兩個(gè)階段中的材料是科研檔案存檔的主體。
2.高校科研文書(shū)檔案
科研文書(shū)檔案是科研管理活動(dòng)的直接記錄,包括科研計(jì)劃、科研總結(jié)、學(xué)校制定上級(jí)管理部門(mén)下發(fā)的科研管理文件、各項(xiàng)科研管理制度,以及課題管理、成果管理等專項(xiàng)管理活動(dòng)中形成的管理性科研文件材料。這部分檔案是進(jìn)行科學(xué)決策,并有計(jì)劃地、有順序地進(jìn)行課題申報(bào)、成果評(píng)獎(jiǎng)及科研管理經(jīng)驗(yàn)總結(jié)的依據(jù),也是科研檔案的重要部分,對(duì)科研管理工作起到很好的指導(dǎo)作用。
3.高?？蒲谐晒麢n案
科研成果主要包括科研年度統(tǒng)計(jì)表、教師公開(kāi)發(fā)表的學(xué)術(shù)論文、編寫(xiě)的學(xué)術(shù)著作、獲獎(jiǎng)成果和證書(shū)、專利和技術(shù)轉(zhuǎn)讓資料等。科研成果是檢驗(yàn)高?？蒲袑?shí)力的依據(jù)之一,因此,科研成果檔案管理在科研管理中也占有重要的位置。
二、提高科研檔案管理人員的歸檔意識(shí)和服務(wù)意識(shí)
這就要求加強(qiáng)科研檔案管理人員的自身建設(shè),使其認(rèn)識(shí)到科研檔案管理要開(kāi)闊思路,著眼于由內(nèi)轉(zhuǎn)向外,擴(kuò)大科研檔案資源共享,參與科研活動(dòng),及時(shí)了解和掌握科研第一手資料,確?？蒲袡n案質(zhì)量。同時(shí),還要增強(qiáng)工作責(zé)任感,以認(rèn)真負(fù)責(zé)的敬業(yè)精神和良好的職業(yè)道德,面向本單位、社會(huì),主動(dòng)為學(xué)校、教師和科研人員提供有價(jià)值的最新的科研動(dòng)態(tài)和信息,利用各種服務(wù)途徑傳遞科研檔案管理信息,為科研人員提供優(yōu)質(zhì)的、全方位的科研檔案服務(wù),為科研檔案工作開(kāi)創(chuàng)新局面。
三、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè),使科研檔案管理規(guī)范化
科研檔案是科研課題科技成果研究的全過(guò)程的反映,又不僅僅局限于某一項(xiàng)科研課題或者科研成果。它是課題及成果之間、學(xué)科與學(xué)科之間的綜合反映,因而就形成了科研檔案的四個(gè)特點(diǎn):專業(yè)性、系統(tǒng)性、集體性、階段性。為了規(guī)范科研檔案管理工作,必須遵循國(guó)務(wù)院的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》規(guī)定的“完整、明確、系統(tǒng)、安全有效利用要求”歸檔,避免可能造成大量科研檔案材料零散在外的現(xiàn)象出現(xiàn)。為此,必須把科研檔案工作與計(jì)劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結(jié)合起來(lái),走實(shí)現(xiàn)科研工作與科研建檔兩者協(xié)調(diào)統(tǒng)一的發(fā)展道路,建立合理的歸檔程序,掌握科研檔案管理工作的規(guī)律,保證高?？蒲袡n案的準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng),最終使高?？蒲袡n案工作走上科學(xué)化、規(guī)范化的軌道,提高科研檔案歸檔的質(zhì)量和效率。
在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的今天,檔案查閱仍停留在傳統(tǒng)的手工層面上,游離于先進(jìn)的信息技術(shù)之外,查閱起來(lái)既耽誤時(shí)間又浪費(fèi)人力。盡管目前多數(shù)高?？蒲袡n案已開(kāi)始使用計(jì)算機(jī)等信息設(shè)備,但使用范圍仍局限于文檔目錄輸入,科研檔案規(guī)范化管理無(wú)紙化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化程度不高。這種檔案管理工作的滯后影響了科研檔案的利用效率。因此,要充分利用和發(fā)揮檔案網(wǎng)站的作用,依托計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化,將現(xiàn)代辦公技術(shù)與科研檔案管理相結(jié)合,運(yùn)用計(jì)算機(jī)、光盤(pán)、復(fù)印機(jī)、多媒體等先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備參與到科研檔案的收集、整理及加工各種科研檔案資料的工作中,從而實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)、系統(tǒng)化。
（一）科研項(xiàng)目材料檔案
科研項(xiàng)目檔案是探索科研規(guī)律的實(shí)踐活動(dòng)的直接記錄，它記載和反映了科學(xué)研究活動(dòng)的全過(guò)程和具體成果.這部分檔案是科研檔案的主體部分，主要包括：科研準(zhǔn)備階段中科研課題申請(qǐng)書(shū)、審批文件、任務(wù)書(shū)、項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)、委托書(shū)、開(kāi)題報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、方案論證和協(xié)議等文件；研究實(shí)驗(yàn)階段中的各種載體的重要原始記錄、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告、計(jì)算材料、專利申請(qǐng)的有關(guān)文件材料；總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段中的工作總結(jié)、科研報(bào)告、論文、專著、參加人員名單、技術(shù)鑒定材料、科研投資情況、成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)中的成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)資料及審批材料；推廣應(yīng)用階段中的推廣應(yīng)用方案、總結(jié)、轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議書(shū)、生產(chǎn)鑒定材料，擴(kuò)大試生產(chǎn)的設(shè)計(jì)方案，推廣應(yīng)用的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益證明材料等.
（二）科研文書(shū)檔案
科研文書(shū)檔案是科研管理活動(dòng)的直接記錄，它記載和反映科研管理活動(dòng)的歷史過(guò)程和經(jīng)驗(yàn).包括科研發(fā)展、總結(jié)、學(xué)校制定和上級(jí)管理部門(mén)下發(fā)的科研管理文件和課題管理、成果管理等專項(xiàng)管理活動(dòng)中形成的管理性科研文件材料。其中，上級(jí)管理部門(mén)下發(fā)的科研文件在科研文書(shū)檔案中又占主要地位，包括各級(jí)各類的項(xiàng)目申報(bào)文件、各種項(xiàng)目立項(xiàng)文件和成果獲獎(jiǎng)文件。另外，高校自己制定的有關(guān)科研工作的一些規(guī)章制度文件和每年一度的項(xiàng)目匯總等文件，這些都是平時(shí)使用和查閱頻率較高的文件，這部分檔案是進(jìn)行科學(xué)決策、計(jì)劃、組織、控制等基本管理職能和有計(jì)劃、有目的、有條不紊進(jìn)行項(xiàng)目申報(bào)、成果評(píng)獎(jiǎng)及科研管理經(jīng)驗(yàn)總結(jié)的依據(jù)，也是科研檔案的重要部分，對(duì)科研管理工作起到很好的指導(dǎo)作用。
（三）科研成果檔案
一所高?？蒲袑?shí)力的高低直接取決于科研成果的數(shù)量，而且近年來(lái)高校科研實(shí)力的增強(qiáng)，使其科研成果得到不斷增加，所以需要對(duì)這部分科研成果進(jìn)行規(guī)范化的管理，避免由于管理不善而導(dǎo)致科研成果的缺失，為以后工作中查找和利用帶來(lái)諸多的不便。
二、高?？蒲袡n案管理創(chuàng)新的具體措施
（一）強(qiáng)化科研檔案的開(kāi)放性
科研檔案開(kāi)放性的實(shí)現(xiàn)，即需要加強(qiáng)對(duì)科研檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，這就需要高?？蒲袡n案管理人員首先需要加強(qiáng)對(duì)科研檔案的認(rèn)識(shí)，其次要做好科研工作者的工作，使其能夠及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念，努力提升科研檔案的完整性?？蒲袡n案的開(kāi)發(fā)利用工作，需要檔案管理人員和每個(gè)科研工作者的共同參與與配合。
（二）強(qiáng)化科研檔案的可延續(xù)性
高校在校學(xué)生是我國(guó)科研工作潛在的力量，向高校學(xué)生開(kāi)放科研檔案，不僅能及早地教育學(xué)生養(yǎng)成科研意識(shí)、科研檔案意識(shí)，而且能為他們?cè)谛Ｆ陂g及今后從事科研工作打下良好的基礎(chǔ)。科研檔案來(lái)自教師在教學(xué)科研中的科研實(shí)踐，其內(nèi)容、方法與教師的教學(xué)內(nèi)容、研究方法、方向關(guān)系密切。學(xué)生在課堂上聽(tīng)了教師對(duì)他的研究課題和主攻方向的介紹后，再?gòu)目蒲袡n案中尋找教師的相關(guān)科研成果、科研實(shí)踐路徑，可以更好地理論聯(lián)系實(shí)踐，使他們較早地進(jìn)入該領(lǐng)域該專業(yè)的學(xué)術(shù)前沿。
（三）強(qiáng)化科研檔案的輻射面
為了更好的提高科研檔案的價(jià)值和實(shí)際意義，需要進(jìn)一步對(duì)科研檔案的輻射面進(jìn)行拓展，這就需要高校科研檔案管理工作人員需要加強(qiáng)與國(guó)內(nèi)外其他高校的聯(lián)系，吸收和借鑒對(duì)方科研檔案管理中的成功經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)還要提供服務(wù)，增強(qiáng)國(guó)內(nèi)外其他高校對(duì)本?？蒲袡n案動(dòng)態(tài)的了解。這樣使各高校之間建立了友好互術(shù)的關(guān)系，不僅可以有效的推動(dòng)高校檔案管理水平的提升，而且也能夠更好的促進(jìn)高?？蒲泄ぷ髡叩姆e極性，從而增強(qiáng)本校的科研實(shí)力。
（四）完善配套手段，提高科研檔案的科技含量
首先，科學(xué)完善地建立多種檢索工具，最大限度地揭示檔案信息資源?？蒲袡n案的檢索工具編制越完整、越科學(xué)，用戶查詢檔案所用時(shí)間就越短，查全率、查準(zhǔn)率就越高，就能把信息及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地傳遞出去，方便用戶利用，適用于科研工作。
