時間：2023-10-25 10:27:29
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檔案涵蓋了政府、社會組織、企事業(yè)、公民活動中產(chǎn)生的有保存價值的所有信息資料。因此，檔案工作者必須緊跟時代的步伐，把握時代脈搏，進一步開拓創(chuàng)新，勇于實踐，為全社會服務(wù)。為了使檔案工作更加規(guī)范化、標準化，必須建立健全切合實際的檔案管理制度，嚴格遵照檔案卷宗的立卷歸檔原則，嚴格公文的制發(fā)，提高紙質(zhì)檔案立卷的質(zhì)量，做好文書以及電子文件的處理工作。
檔案工作復雜而精細，所以這就要求檔案工作必須規(guī)范化、標準化。作為國家土地服務(wù)部門，在管理一些日常文書性檔案的同時，還有大部分檔案是在日常工作中形成的，這類檔案管理原來以科室負責為主，但實踐表明，此種管理模式不利于工作開展，于是各科室檔案也應由中心統(tǒng)一管理，這樣既符合檔案工作的基本原則，又能滿足土地服務(wù)工作的需要。
常識高所我們，檔案種類繁多，形式各異，有日常文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、紙質(zhì)檔案、電子檔案，要實行規(guī)范的管理，就必須建立切合實際的檔案管理制度。在硬件建設(shè)方面，存放檔案必須有專門庫房，并設(shè)有專柜便于查找，做到科學管理，排列整齊，并健全檢索工具。庫房要經(jīng)常通風，做到整潔衛(wèi)生，做到防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防光，以確保安全和延長檔案壽命。其次，建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，由領(lǐng)導負責包括業(yè)務(wù)檔案在內(nèi)的檔案工作的領(lǐng)導、規(guī)劃，提出業(yè)務(wù)檔案工作的總體要求，具體制定業(yè)務(wù)檔案的各項管理制度，對檔案管理進行督促指導。應該指定專人管理文書檔案和業(yè)務(wù)檔案，檔案室人員應深入各科室，了解各科主要業(yè)務(wù)活動，以便對各科的業(yè)務(wù)檔案提出統(tǒng)一的立卷要求，促使業(yè)務(wù)科室在工作中形成的具有保存和利用價值的文件材料，能夠及時立卷和定期向檔案室歸檔。歸檔的文件材料，要保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，分類整理，立卷、案卷標題簡明確切，便于保管和利用。最后要嚴格有關(guān)的檔案借閱手續(xù)，杜絕檔案亂借亂發(fā)，防止分散流失。
公文是檔案的前身，檔案是由公文轉(zhuǎn)化而來的?？梢哉f公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時，也決定了日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標準化的質(zhì)量。因此，我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標準化問題，以提高檔案實體質(zhì)量，為檔案工作實施規(guī)范化、標準化管理打基礎(chǔ)。提高公文質(zhì)量，首先對公文用紙的質(zhì)量及規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標準，符合國家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂。還要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位以及落款是否與公文一致，有無日期等。其次是公文字跡要牢固清晰，各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，這有利于日后長久保管利用。
工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務(wù)，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強化系統(tǒng)思維意識，樹立文書處理工作規(guī)范化、標準化與檔案工作規(guī)范化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，把好文書處理工作規(guī)范化、標準化的關(guān)口，以實現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化、標準化。
在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電子文件也屬于檔案的一部分。由于電子文件通常以脫機方式保存，在實際使用中大量電子文件還是用磁盤或者其它介質(zhì)保存，所以在選擇產(chǎn)品時一定要把住它的質(zhì)量關(guān)，以確保安全。 在保存方面，要求將磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里。
1 實施檔案管理標準化的意義
檔案是黨和國家的寶貴財富，做好檔案保管工作，防止檔案的損毀，延長檔案的使用壽命，維護檔案的完整與安全，是檔案管理的工作重點。做好檔案管理標準化，不但有利于檔案的科學管理，更是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié)。無數(shù)事實證明，標準化透于檔案管理現(xiàn)代化的進程之中，標準化工作是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的前提和基礎(chǔ)，沒有標準化就無法實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。當然標準永遠不可能是一成不變的，它必然要在一種動態(tài)的管理中，定期得到修改，以滿足實踐的需要。而標準實施的結(jié)果，必將推動各項業(yè)務(wù)工作的規(guī)范化，同時造就了一批復合型人才，為實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化奠定堅實的基礎(chǔ)。
2 檔案管理標準化存在的問題
2.1 傳統(tǒng)的檔案管理方式的影響仍然存在，檔案管理標準化缺乏統(tǒng)一操作性
檔案管理標準化本身的標準并不統(tǒng)一，缺乏規(guī)范、系統(tǒng)的制度和機制。因此，各個單位或者參考其他部門的管理制度，或者在網(wǎng)上下載、復制，各不一致，又不符合本單位自身實際，導致基層檔案管理標準化實施難度大，有的流于形式。
2.2 一些部門為了應付上級部門的考核或者評比而弄虛作假，在自我評價上努力夸大成績，隱瞞問題，使上級的調(diào)研和改進都缺乏真實性和針對性。有的單位檔案關(guān)了只是關(guān)注考核和評比涉及的內(nèi)容，不認真關(guān)注檔案管理工作本身的意義和效率。
2.3 許多單位的領(lǐng)導管理理念沒有與時俱進，不重視檔案管理標準化專業(yè)人才的培養(yǎng)，許多基層單位的檔案管理人員，不具備檔案標準化管理的素質(zhì)和水平，缺乏數(shù)字化、現(xiàn)代化的管理知識和能力，導致檔案管理標準化的實效性不強。
3 檔案管理標準化問題的解決措施
3.1 建全檔案管理標準化管理機制
針對檔案管理標準化過程中單純模仿、照搬照抄的問題，檔案管理執(zhí)行機構(gòu)應加快現(xiàn)代農(nóng)場基礎(chǔ)情況的調(diào)研與分析。結(jié)合單位管理的實際情況等建立完善的檔案管理標準化管理體系。以此為基礎(chǔ)指導檔案管理標準化的實行，促進檔案管理標準化實施目標的達成。在標準化管理體系的建立中應以財務(wù)檔案管理方法與重點為基礎(chǔ)，結(jié)合單位項目特點以及經(jīng)營內(nèi)容等需求建立健全的、完善的檔案管理標準化管理體系。以針對性、適用性為中心，結(jié)合相關(guān)法規(guī)要求建立真正能夠指導檔案管理標準化實施的，能夠滿足單位現(xiàn)代化建設(shè)需求的管理體系，促進檔案標準化目標的實現(xiàn)。建立健全檔案管理制度，努力做到檔案收集齊全完整、內(nèi)容真實可靠。制度上墻，操作人員有章可循。對由于歷史原因造成，確實收集不到的檔案材料， 要查明原因，登記說明，為以后查找提供方便。
3.2 加強檔案管理隊伍建設(shè)
針對現(xiàn)代檔案管理標準化工作對檔案管理人員的專業(yè)技能需求，檔案管理標準化建設(shè)中還應加快檔案管理隊伍的建設(shè)。通過人才引進、人才培養(yǎng)等一系列工作促進檔案管理隊伍的建設(shè)，以此為基礎(chǔ)促進檔案管理標準化的實施。在檔案管理隊伍建設(shè)中，除注重檔案管理知識、現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理方法以及檔案管理標準化制度的培訓外，還應針對檔案管理人員接觸檔案機密這一特點強化檔案管理人員職業(yè)道德的培養(yǎng)。以檔案管理人員職業(yè)道德培養(yǎng)為中心、以專業(yè)知識為輔助促進檔案管理標準化實施。
3.3 抓住檔案管理標準化的工作重點――財務(wù)檔案管理
在現(xiàn)代財務(wù)管理體制改革背景下，財務(wù)檔案的管理標準化成為了影響財務(wù)管理效果、影響基層單位經(jīng)濟活動的重要內(nèi)容。而且，作為檔案管理的核心，財務(wù)檔案管理工作對單位檔案、固定資產(chǎn)檔案、經(jīng)營檔案都有著重要的影響。針對財務(wù)檔案管理的核心地位，現(xiàn)代檔案管理標準化實施中應以財務(wù)檔案標準化為中心，通過管理制度的完善、相關(guān)人員素養(yǎng)的培養(yǎng)、檔案管理標準化的執(zhí)行等工作確?，F(xiàn)代檔案管理標準化目標的實現(xiàn)。通過財務(wù)檔案管理標準化實施中的帶頭作用，促進其他檔案內(nèi)容標準化的實施。
3.4 推進數(shù)字化檔案管理模式在現(xiàn)代檔案管理數(shù)字化的今天，檔案管理標準化實施中還應針對數(shù)字化檔案管理的特點與優(yōu)勢加快數(shù)字化進程，在原有紙質(zhì)文件檔案的分類整理、標準化執(zhí)行基礎(chǔ)上，建立數(shù)字化檔案管理體系，并借鑒財務(wù)數(shù)字化檔案管理方法實現(xiàn)數(shù)字檔案管理標準化。針對經(jīng)營內(nèi)容，以分類方式及條碼技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等建立數(shù)字化檔案管理體系，并在基層單位經(jīng)營的各個環(huán)節(jié)中強化標準化管理制度的執(zhí)行。以標準化執(zhí)行為基礎(chǔ)、以數(shù)字化檔案優(yōu)勢為輔助，促進現(xiàn)代檔案管理能力的提升。強化執(zhí)行監(jiān)督管理，促進檔案管理標準化的實施。
前言
在當前社會經(jīng)濟發(fā)展過程中，必須要強化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)工作，在社會主義各個領(lǐng)域的發(fā)展過程中，必須要建設(shè)更多的項目，確保項目的和諧健康穩(wěn)定發(fā)展，國家和政府也出臺了很多相應的法規(guī)法律，與檔案的管理工作有相應的制度和標準，這對于檔案的管理過程有了相應的指導。而且面對新時展的整個環(huán)境來看，我們也必須要抓住每一次的機會和突破，能夠在工程檔案管理過程的各個階段實施新的標準和要求，能夠?qū)Σ煌A段的施工項目進行精準的記錄，這才是信息的作用，對于后續(xù)工程的施工提供更多的參考。
1施工企業(yè)檔案管理中的問題分析
1.1缺乏完善的資料檔案管理制度
對于一項穩(wěn)固的施工項目而言，項目的實際建設(shè)過程中，往往必須要建立完善的檔案資料管理制度，但是由于很多施工企業(yè)為了趕工期，在這方面的工作上并沒有重視起來。因此，大多數(shù)的施工企業(yè)于檔案的管理制度構(gòu)建并不重視，往往只是流于表面化形式，把更多的注意力放在了施工的過程中。但是隨著現(xiàn)代化施工企業(yè)的發(fā)展，我們認識到了檔案管理工作，對于整個工程來講是尤為重要的，也是必不可少的一個環(huán)節(jié)，他不單單會影響整個工程的質(zhì)量問題，更重要的是對于實現(xiàn)完善現(xiàn)代化的工程產(chǎn)業(yè)有著至關(guān)重要的作用和影響。而且很多工作者在檔案的管理層面沒有落實好科學化和規(guī)范化的管理要求，一旦出現(xiàn)差漏，往往會給整個企業(yè)帶來無法彌補的經(jīng)濟損失。
1.2工作人員檔案意識低
一般情況下，很多施工企業(yè)的資料檔案管理工作比較復雜，而且管理工作強度很大，很多企業(yè)為了節(jié)約一定的經(jīng)濟成本，聘請社會上很多沒有經(jīng)驗的人來承擔這一工作，在實際的工作過程中，并沒有及時的發(fā)現(xiàn)所在的問題，也沒有對不同階段的工程資料進行科學化的整理，那么這樣就會導致在后期的工程質(zhì)量檢驗過程中存在著各種各樣的風險類問題。所以說當前的大部分施工企業(yè)對于檔案資料的整理也都是借鑒其他的單位，并沒有實際的落實到具體的用處上，往往體現(xiàn)的就是相應的工作人員檔案意識很低，并沒有能力承擔完整檔案資料的管理工作。
1.3檔案管理效率差
施工企業(yè)對于工程檔案資料的管理意識很薄弱，但是往往在工程檔案資料的管理工作中沒有檢驗這一環(huán)節(jié)，也就是說，在這個過程中會產(chǎn)生很多沒有用的工程資料，這些問題就很大程度上體現(xiàn)了實際管理過程中的效率問題。在當前很多施工企業(yè)的工程檔案資料管理過程中，其實還有眾多的隱患問題，比如說一些工程資料的丟失和保管問題，往往得不到重視，即便是一些很重要的檔案資料也沒有保管好，這些檔案的真實性讓人質(zhì)疑，直接對整個施工過程的工程質(zhì)量有很不利的影響。
2構(gòu)建標準化和科學化工程檔案管理措施分析
2.1嚴格控制施工企業(yè)工程檔案質(zhì)量
依托國家提供的各項管理規(guī)定和政策，必須要對于當前施工企業(yè)的工程檔案管理工作，構(gòu)建系統(tǒng)性和完善性的管理系統(tǒng)和管理體系，要在不同的施工階段和各個環(huán)節(jié)之中，能夠落實好新時代先進的管理理念和管理思想，并且深層次挖掘出管理工作中的重要內(nèi)容和核心內(nèi)容，與此同時，能夠在工程檔案信息的利用和深入開發(fā)過程中，拋析出更多有價值的施工工作的管理需求，能夠真正意義上利用現(xiàn)代化的檔案管理制度，發(fā)揮出它的服務(wù)效能和價值來，另外還要及時養(yǎng)成良好的施工企業(yè)檔案信息的反饋習慣，能夠?qū)τ谑┕て髽I(yè)各個階段的檔案需求者密切關(guān)注，與此同時，構(gòu)建出完善科學化的檔案信息反饋平臺，在這個過程當中，能夠確保施工企業(yè)對于工程檔案的科學化管理和高質(zhì)量的控制。
2.2強化施工企業(yè)工程檔案管理意識
現(xiàn)階段中國施工企業(yè)在實際的管理操作中，對于檔案信息的管理，還有很多的遺漏問題和不足之處，這主要是由于施工企業(yè)在檔案工作管理過程中的意識不夠強，因此就必須要對于傳統(tǒng)的管理思想進行突破，讓相應的管理工作者建立更強的管理意識，即便是普通的工作人員，也必須要積極配合相應的技術(shù)人員合理并且高效地完成管理的各個任務(wù)，讓它們能夠在管理過程中不斷的發(fā)現(xiàn)工程資料管理的各種規(guī)律和方法，使他們能夠認識到工程管理工作是一項科學化的管理工作能夠使他們的認知和領(lǐng)悟充分的滲透到管理的各個層面，從而發(fā)揮出應有的價值和作用來。另外，在不同部門的協(xié)作下，檔案管理必須要讓每一個人都具備強烈的意識，能夠更好的督促和指導工程檔案管理工作的不斷進行，通過一些標準化的管理方法和制度，來更好的把每一個管理工作者的責任落實到位，讓每一個管理工作人員都能夠發(fā)揮出它的管理價值來。
2.3構(gòu)建一支高水平的管理隊伍
眾所周知，對于各類工作的進行都必須要和管理工作完美的結(jié)合到一起，才能夠真正的發(fā)揮出雙重的效果，如果只是施工企業(yè)在施工過程中高度重視，對于工程檔案資料的管理不理會，那么最終的工程質(zhì)量往往達不到預期的效果。所以說，針對當前施工企業(yè)必須要建立一支高標準高素質(zhì)的精英管理團隊，能夠?qū)τ跈n案管理的各個階段都有自己的方法和策略，能夠把復雜的檔案管理工作進行主義的分配和剖析，確保在檔案管理過程中，每一個檔案管理人員的職業(yè)水平有大幅度的提升。所以說，對于施工企業(yè)的檔案管理過程，必須要強化團隊的建設(shè)，加強相應管理專業(yè)知識的指導和教育，使得施工企業(yè)的工程檔案管理人員都能夠趨向?qū)I(yè)化，通過績效考核和成講等措施來不斷的激發(fā)每一個管理人員工作的積極性，才能夠真正的保證在企業(yè)的工程資料管理中得到切實的效果。
2.4改進施工企業(yè)檔案管理的策略
施工企業(yè)的工程具有一定的特殊性，很多管理層面的理論往往和實踐有很多不同點，所以說必須要根據(jù)施工過程中的特征和具體的施工內(nèi)容，來構(gòu)建一套完善的檔案工程信息管理制度，而且根據(jù)不同時期施工的特征來科學化的對其中的制度內(nèi)容進行完善和修改，只有這樣才能夠確保每一個時期所應用到的工程檔案信息管理制度的科學化和標準化，能夠在檔案資料的管理過程中實現(xiàn)科學采集、科學分類和質(zhì)量控制驗收，在日常的管理過程中，能夠及時的對資料進行整理和歸納，避免一些工程信息的遺漏。
2.5高度重視檔案信息的利用和開發(fā)
很多施工企業(yè)由于不能夠及時快速地收集整理好工程檔案信息，所以在實際的施工操作過程中，就會出現(xiàn)各種各樣的風險類隱患問題。要想快速完整的收集好各類工程項目的檔案信息內(nèi)容，這個過程中還需要注意到項目信息的利用和開發(fā)，只有確保對工程項目檔案信息的合理整理和搜集，實現(xiàn)標準化的分類，能夠保障工程信息內(nèi)容的完整性和精準性，并且能夠及時的給相應的管理人員提供反饋，這才是確保施工技術(shù)能夠得到廣泛應用和進步的重要保障。在現(xiàn)代化社會大數(shù)據(jù)理念的支持下，我們必須要認識到施工企業(yè)檔案信息的利用和開發(fā)，最重要的支撐就是依托大數(shù)據(jù)技術(shù)，來發(fā)揮出工程檔案信息的真實性價值。要認識到檔案信息建設(shè)的變更和傳遞工作的重要性，能夠讓檔案管理工作的目的指向更為清楚，以便更多重要的檔案信息內(nèi)容在變更和傳遞過程中損毀或丟失。
2.6加強檔案信息管理工作的信息化建設(shè)
關(guān)鍵詞：檔案管理 規(guī)范化 標準化
Key words:Records management standardization standardization
檔案工作規(guī)范化、標準化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的一個非常重要的中間環(huán)節(jié)，在搞好硬件建設(shè)的同時，也要做好文書處理工作。雖然文書處理工作與檔案工作擔負著不同的任務(wù)，都具有獨立性，但由于兩者之間的緊密聯(lián)系，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強化系統(tǒng)思維意識，樹立文書處理工作規(guī)范化、標準化與檔案工作規(guī)范化、標準化同行的工作指導思想。
一、推進檔案工作規(guī)范化、標準化的基礎(chǔ)性前提是公文制發(fā)
公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來。因此，我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標準化問題，以提高檔案實體質(zhì)量，為檔案工作實施規(guī)范化、標準化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。主要是公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標準，符合國家的有關(guān)規(guī)定。同時還要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致等。再次是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。最后是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標準化、現(xiàn)代化檢索手段的實施應用。
二、推進檔案工作規(guī)范化、標準化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)是實施“以我為主”的立卷歸檔原則
實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的根本目標就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現(xiàn)目標的關(guān)鍵性工作?！耙晕覟橹鳌钡牧⒕須w檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規(guī)范化、標準化，乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，在嚴格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。
三、推進檔案工作規(guī)范化、標準化的可靠保證是提高檔案卷質(zhì)量
不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質(zhì)量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標準化質(zhì)量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規(guī)范化、標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。
四、推進檔案現(xiàn)代化管理進程需加快數(shù)據(jù)準備
1、檔案管理要分清輕重，逐步推進
檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據(jù)各卷宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有卷宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
2、檔案管理要分層次著錄
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄。對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。
3、檔案管理要分門別類
對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序?qū)⑷嗣?、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。
1.前言
長期以來，相當一部分人包括部分領(lǐng)導干部對企業(yè)生產(chǎn)管理及檔案工作缺乏足夠的認識，認為生產(chǎn)管理就是把企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量抓好，把現(xiàn)場環(huán)境衛(wèi)生搞好就行了。至于檔案工作更是可有可無，認為檔案管理員只是一個企業(yè)資料倉庫的保管員，檔案管理工作也不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調(diào)、查檔就行了。然而，作為企業(yè)管理的重要組成部分，生產(chǎn)管理和檔案管理的管理質(zhì)量上不去，直接導致不少珍貴檔案資料缺失，生產(chǎn)過程中積累的技術(shù)經(jīng)驗無法留存，企業(yè)成本增加，負擔加重，整個企業(yè)管理也呈現(xiàn)出一片混亂，令企業(yè)高層領(lǐng)導大傷腦筋。近年來，隨著科學技術(shù)的發(fā)展，人們認識的進步，企業(yè)生產(chǎn)管理日益標準化的需要，檔案管理工作的規(guī)范化也變得越來越迫切。科學認識檔案管理與標準化體系生產(chǎn)管理的本質(zhì)內(nèi)涵，準確把握兩者之間的辯證關(guān)系，對于能否全面推行標準化體系的生產(chǎn)管理，科學、規(guī)范化地實行企業(yè)檔案管理至關(guān)重要。
2.標準化體系生產(chǎn)管理與企業(yè)檔案管理的內(nèi)涵
2.1標準化體系生產(chǎn)管理
標準化體系規(guī)定了質(zhì)量方針、目標、職責和程序，并通過建立相關(guān)體系進行過程管理、質(zhì)量策劃、質(zhì)量控制、質(zhì)量保證和質(zhì)量改進。目前，IS09000標準已經(jīng)被100多個國家轉(zhuǎn)化成本國標準。1996年ISO又制定了IS014000環(huán)境質(zhì)量體系標準，它是企業(yè)自愿采用、自我約束性的標準。
標準化是一個永恒的話題，“沒有規(guī)矩不成方圓”。過去非制度化、非程序化和非標準化成為我國企業(yè)傳統(tǒng)生產(chǎn)管理模式的特征之一。它反映在管理業(yè)務(wù)、管理方法、生產(chǎn)操作、生產(chǎn)過程、報表文件、數(shù)據(jù)資料等各個方面，特別是在生產(chǎn)現(xiàn)場：生產(chǎn)無序，管理混亂，“跑、冒、滴、漏”以及“臟、亂、差”等現(xiàn)象比比皆是。隨著國際標準化體系管理逐步融入全球領(lǐng)域，這種落后的生產(chǎn)管理方式已遠遠不能滿足現(xiàn)代化生產(chǎn)的需要。生產(chǎn)與運作管理的制度化、程序化和標準化是科學管理的基礎(chǔ)，現(xiàn)代生產(chǎn)與運作管理要求的是科學化的管理。在管理工作中，要完全按照各種規(guī)章制度、作業(yè)標準、條例等執(zhí)行，一切都做到有據(jù)可依，有章可循，按制度辦事，按作業(yè)標準操作，按程序管理。打破傳統(tǒng)落后的生產(chǎn)管理模式，低耗、優(yōu)質(zhì)、高效地進行生產(chǎn)一直是企業(yè)管理者追求的最高目標。
2.2企業(yè)檔案管理
企業(yè)檔案是指企業(yè)在各項生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的具有保存價值的全部檔案的總和（包括計劃統(tǒng)計、經(jīng)營銷售、物資供應、財務(wù)管理、勞動工資、安全衛(wèi)生和黨、政、工、團工作等各方面的資料）。
著名企管專家譚小芳老師表示，一個沒有檔案的企業(yè)就像一個沒有歷史的國度，沒有歷史的國度遲早會消亡。沒有檔案的企業(yè)如何積累自己企業(yè)的歷史、完善和總結(jié)企業(yè)的成功經(jīng)驗，一定是個難題。大量事實證明，檔案在企業(yè)管理中起著不可忽視的作用：它準確地反映了企業(yè)的成長歷程；能防患企業(yè)商業(yè)秘密外泄；是決策制訂的參謀和幫手；是企業(yè)文化的活標本；是企業(yè)對外宣傳的資料庫；是員工成長的珍貴史料；是有力的法律武器。
3.標準化體系生產(chǎn)管理與企業(yè)檔案管理之間的關(guān)系
規(guī)范化的檔案管理是實行企業(yè)標準化體系生產(chǎn)管理的基礎(chǔ)，標準化體系的生產(chǎn)管理是企業(yè)檔案管理規(guī)范化的前提條件。企業(yè)的日常生產(chǎn)管理體系越標準、越規(guī)范，它形成的各項記錄資料就越真實有效；而它作為企業(yè)檔案內(nèi)容的信息來源也就更完善更有說明力，檔案管理工作做起來也更科學更合理。反之，檔案管理工作又是企業(yè)實行標準化體系生產(chǎn)管理的重要保證；檔案資料作為企業(yè)各項活動的歷史積累和真實記憶，科學、合理、規(guī)范的檔案管理能快速、準確、及時地為企業(yè)的日常生產(chǎn)管理提供有力的憑據(jù)和參考價值，必要時還能起到指導作用。
因此，規(guī)范化的企業(yè)檔案管理與標準化體系生產(chǎn)管理之間是相輔相成、相互促進、辯證統(tǒng)一的。離開科學、合理、規(guī)范化的檔案管理，企業(yè)的標準化生產(chǎn)管理就無據(jù)可依，無憑可證。而離開了標準化體系的生產(chǎn)管理，所謂的規(guī)范化檔案管理也就成了無本之木，無源之水。
4.標準化生產(chǎn)管理及規(guī)范化檔案管理的初步實踐
4.1生產(chǎn)記錄表格的規(guī)范
針對企業(yè)當前生產(chǎn)管理現(xiàn)場各類記錄表格雜亂無章的現(xiàn)象，筆者因持有標準化體系內(nèi)審員資格證書且具有多年內(nèi)審及基層技術(shù)管理經(jīng)驗，有幸被領(lǐng)導委以重任――在一個月內(nèi)將各個部門正在使用的所有表格收集起來并加以整合優(yōu)化。在此工作過程中，筆者發(fā)現(xiàn)本公司雖然也推行標準化質(zhì)量、環(huán)境體系，但是卻沒有真正落到實處，導致各個部門各自為政，同是一份“異常處理單”，三個部門就使用了三個不同版本的表格，更有甚者，同一部門使用的“xx生產(chǎn)統(tǒng)計表”現(xiàn)用的表格和以前的居然也不相同。為了將所有表格達到格式統(tǒng)一，筆者嚴格參照標準化體系程序文件及作業(yè)文件的具體要求，在與各個部門負責人協(xié)商、取得一致的基礎(chǔ)上，以方便于生產(chǎn)管理為原則，對內(nèi)容與生產(chǎn)脫節(jié)、多余的表格加以刪除，對內(nèi)容表述不詳?shù)谋砀窦右酝晟?，并將其按標準要求一一編號，并盡量做到一表多用，以減少版面印刷費且方便管理，僅直接使用于生產(chǎn)管理的表格就整合了52份。公司上下通過使用標準化格式的表格后，生產(chǎn)管理現(xiàn)場已然規(guī)范了許多。當然，生產(chǎn)管理的標準化不僅是記錄表格的規(guī)范，還包括產(chǎn)品生產(chǎn)、質(zhì)量保證、質(zhì)量控制、質(zhì)量檢驗、質(zhì)量監(jiān)督等全過程制定并嚴格貫徹一系列相關(guān)標準，才能有效地保證產(chǎn)品質(zhì)量的穩(wěn)定和提高。可見，全面推行規(guī)范的標準化體系的生產(chǎn)管理刻不容緩。
4.2“高起點、高要求、高標準”三高檔案室的建立
筆者所在的企業(yè)為一家新能源公司，因歷史遺留問題，加之領(lǐng)導層更換交迭，企業(yè)至2011年11月前都沒有建立檔案庫，許多珍貴的資料等到需要查找借鑒的時候才發(fā)現(xiàn)已無蹤影（譬如大型設(shè)備出了故障，連一本說明書及操作手冊都找尋不著，令維修人員無從下手，只得請廠家派技術(shù)人員前來維修），造成了許多不必要的浪費；整個公司辦公區(qū)隨處可見有用或無用的文件資料……以總公司為首的高層領(lǐng)導痛心之余，決定以本公司為“檔案管理”的新試點成立檔案室，而且以最快的速度建立起了約52平方米的檔案密集柜庫房及24平方米左右的檔案管理辦公室，同時還配置了專用電腦、打印/復印一體機、掃描儀、碎紙機等一系列檔案管理的專用設(shè)備。軟件方面：對檔案室提出了“高起點、高要求、高標準”的三高標準，并要求所有部門對檔案管理人員給予工作上的全力支持與配合。筆者因為有著豐富的檔案管理經(jīng)驗而“臨危受命”，在查閱了大量相關(guān)技術(shù)資料的前提下，又走訪了某“人才市場檔案館”，學習其先進的檔案管理經(jīng)驗，隨后編寫出了適合本單位的《檔案管理標準》、《檔案室管理制度》等一系列建設(shè)性檔案管理文件及《檔案移交接收清冊》《檔案查（借）閱審批表》等日常管理文件。僅至2011年底，便已成功接收科技檔案共計506冊；文書檔案共計1969冊；銷售檔案共計573份；財務(wù)檔案共計249冊；人事檔案共計1437份；行政檔案共計426冊。且檔案室自2012年四月初正式實行“檔案借閱”制度以來，已先后為工程、研發(fā)、財務(wù)、人資、生產(chǎn)等提供了上百人次的檔案借閱工作，對各類生產(chǎn)管理提供了極為重要的參考資源。本企業(yè)檔案室在短短一年的時間內(nèi)就充分發(fā)揮出了其檔案管理的重要作用，由此看來，企業(yè)檔案作為繼承、保護與開發(fā)事業(yè)，對企業(yè)科技的發(fā)展占有舉足輕重的地位。因此，檔案管理的規(guī)范化是企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。
5.全面推行標準化體系生產(chǎn)管理，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的規(guī)范化
筆者從事了多年的基層技術(shù)管理工作，對制造型企業(yè)的生產(chǎn)流程、國際標準化體系的生產(chǎn)管理，規(guī)范、現(xiàn)代化的檔案管理了然于心。并深切感受到企業(yè)要發(fā)展、要壯大，除了要有過硬的技術(shù)攻堅力量、雄厚的經(jīng)濟實力外，實行規(guī)范、標準化體系的企業(yè)管理是企業(yè)取得成功的法寶，而生產(chǎn)管理和檔案管理既是企業(yè)管理不可分割的組成部分，又是企業(yè)賴以生存的基石。因此，全面推行標準化體系的生產(chǎn)管理，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的規(guī)范化刻不容緩。要想最終達成這一目標，可以從如下幾個方面著手：
（1）公司高層領(lǐng)導者應本著高度重視企業(yè)標準化體系的生產(chǎn)管理和規(guī)范化的檔案管理工作為立場，在取得現(xiàn)有成果的基礎(chǔ)上，進一步賦予標準化管理人員和檔案管理人員行使職能的充分權(quán)力，并制定相關(guān)激勵機制，把標準化體系的生產(chǎn)管理和規(guī)范化的檔案管理工作放在人才隊伍建設(shè)的高度上來，提高相關(guān)人員的工作積極性，以便形成一股后進之力，推動標準化生產(chǎn)管理和規(guī)范化檔案管理的進程。
（2）企業(yè)標準化工作是一項重要的基礎(chǔ)管理工作，它既是長期工作，也是日常工作。因此，領(lǐng)導者應更新觀念，將標準化體系執(zhí)行人員從兼職的狀態(tài)中脫離出來，以便加大對全員標準化體系知識的培訓宣傳力度，使全體員工切實理解企業(yè)推進標準化體系生產(chǎn)管理的方向和決心。同時，企業(yè)標準化體系執(zhí)行人員要將標準化體系生產(chǎn)管理的概念具體化、書面化、格式化，讓每個員工觸手可及、觸目可望，并對企業(yè)標準體系的實施進行認真的策劃，對實施的結(jié)果進行檢驗、分析和改進，通過評審采取有效的措施，推動企業(yè)標準化體系的持續(xù)改進，真正做到生產(chǎn)現(xiàn)場的標準化管理。
（3）企業(yè)的檔案資料是保證企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要保障，檔案管理又是企業(yè)整體管理體系的重要組成部分。企業(yè)應注重抓好檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓，更新觀念，力求創(chuàng)新，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作魄力。檔案行政管理部門與各主管部門應密切配合，進一步加強規(guī)范化管理的檢查指導，以此帶動整個企業(yè)對檔案工作的認識，真正把檔案管理工作作為基礎(chǔ)性工作抓緊抓好。檔案管理人員自身要堅持與時俱進，除認真按國家《檔案法》及已制訂的有關(guān)檔案管理的各項規(guī)章制度進行程序化操作外，還必須認真學習文化知識和計算機信息技術(shù)，適時實現(xiàn)計算機智能化、網(wǎng)絡(luò)化管理，將檔案管理融采集、處理、存儲和傳播為一體，促進公司檔案管理工作的標準化、規(guī)范化、科學化管理，以便提高檔案工作效率，更好地為公司的發(fā)展提供全面、高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
（4）管理層適時監(jiān)督、各部門負責人積極配合，做好標準化體系生產(chǎn)管理及規(guī)范化企業(yè)檔案管理的反饋工作。標準化體系執(zhí)行小組及專職檔案管理人員要及時將日常生產(chǎn)管理的反饋信息進行處理，以便不斷加以修正。
結(jié)束語
只有我們?nèi)駝訂T，切實將標準化體系的生產(chǎn)管理和科學、規(guī)范化的檔案管理落到實處，才能促進企業(yè)健康穩(wěn)定的發(fā)展，我們的企業(yè)也才會經(jīng)久不衰，百年傳承。
參考文獻
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檔案工作實際上是一種較為繁瑣的文職性工作，并且檔案工作對于規(guī)范性的要求很高，這就要求我們必須按照統(tǒng)一的標準來執(zhí)行相應的檔案工作，進而使檔案工作在我國的開展更為順利化。而在我國的科技和信息技術(shù)的日益發(fā)展下，對于檔案的計算機性科技管理模式被大規(guī)模引入相應的檔案管理機制中，并且取得了一定的成效，但若想使檔案的管理工作得到更進一步的規(guī)范與標準性處理，就要進一步落實相應的工作體制，在保證檔案的質(zhì)量的基礎(chǔ)上，全面建設(shè)檔案管理的相應工作環(huán)節(jié)。
1 全面落實公文制發(fā)機制
公文與檔案建設(shè)有著密切的關(guān)系，可以說檔案的前身就是相應的公文性文件，因此公文從一定程度上來說，能夠轉(zhuǎn)化為檔案性文件，因此公文的質(zhì)量與檔案的質(zhì)量有著一定的密切聯(lián)系。因此對于檔案的質(zhì)量性規(guī)劃可以從公文的規(guī)劃層面入手，進而使得檔案工作能夠按我們預期的那樣駛?cè)胍?guī)范化。標準化的軌道。因此在實際的公文制備的過程中，就要進一步提升公文的規(guī)范化體系建設(shè)，進而使公文能夠按照統(tǒng)一的標準制出，而這也是提升檔案的管理工作的規(guī)范與標準化程度的最為直接的方式。在此基礎(chǔ)上進一步執(zhí)行相應的檔案性管理工作，就能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案的進一步掌控，進而使對檔案工作的嚴密性得到全面的提升，以此來實現(xiàn)檔案管理的合理性。而公文的紙質(zhì)文件作為一種較為正式的紙質(zhì)性文件，其具體的成文規(guī)格要統(tǒng)一，并且要符合公文的行文規(guī)范以及行文的具體標準，并且在遵循國家有關(guān)規(guī)定的基礎(chǔ)上，按照嚴格的標準來進行具體的文章輸出。
首先公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標準，符合國家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂；二是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用；三是要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等；四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標準化、現(xiàn)代化檢索手段的實施應用。
2 建立“以我為主”的立卷歸檔原則
檔案管理工作的終極目標實際上是實現(xiàn)檔案的保管和利用的價值的最大化處理，進而在此基礎(chǔ)上進一步實現(xiàn)案卷的完整化處理，以便于相應的檔案材料能夠被更為完整地檢索與利用，從而使相關(guān)的工作在執(zhí)行起來更為便捷。但與此同時，檔案管理工作的執(zhí)行層面的最大難題依舊是相類似的公文的重復性以及公文立卷組合的無序化實施，而解決這一問題的關(guān)鍵在于使相關(guān)的歸檔工作能夠以檔案制作人的思路為主，進而實現(xiàn)檔案歸檔進程的統(tǒng)一化。而這一思路的實現(xiàn)實際上是一種歸檔文件的性質(zhì)整合手段，進而在這一手段的執(zhí)行下使歸檔的文件都能夠與其自身所屬單位的文件特征與共性相統(tǒng)一。
這就要求我們要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂；二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果；三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎(chǔ)。
3 全方位提高案卷的具體質(zhì)量
在我國檔案工作執(zhí)行方面的悠久歷史中，不計其數(shù)的工作實踐表明，檔案價值會在一定程度上受到案卷類材料的完整性的影響，而其完整型的直接影響原因是案卷材料的收集過程。并且，檔案工作的規(guī)范化與標準化的具體性實現(xiàn)機制的展開程度會與檔案卷宗的確立方法以及裝訂的實際質(zhì)量有直接或間接的密切關(guān)系，因此在檔案工作的實際推進化體系環(huán)節(jié)，也就要注意這一問題的切實性解決，進而使相應的檔案分類與檢索體系能夠得到更為標準化的管理，并且在此基礎(chǔ)上，還要切實注意檔案的實際裝訂質(zhì)量，進而以此為對檔案實現(xiàn)規(guī)范化管理的檢查依據(jù)。
我國檔案工作在集中統(tǒng)一管理原則指導下，在全國范圍建立了各級各類檔案室、檔案館和檔案事業(yè)管理機構(gòu)，構(gòu)成一個嚴密完整的組織體系。文件也經(jīng)歷著從現(xiàn)行文件階段到機關(guān)檔案室階段，再到檔案館檔案階段的生命運動過程，也存在著類似文件中心的管理，中間性過渡性半現(xiàn)行文件的機關(guān)檔案室。從目前試點的模式來看文件中心在我國是可行的，而且是必要的，文件中心能改變中小機關(guān)檔案工作薄弱的現(xiàn)狀。檔案工作規(guī)范化、標準化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)，在搞好硬件建設(shè)的同時，做好文書處理工作則是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的重要基礎(chǔ)工作。
結(jié)束語
總而言之，當下檔案的管理工作的執(zhí)行體系還不夠完善，因此許多檔案管理工作的革新性環(huán)節(jié)就無法得到切實地展開，并且許多建立在此基礎(chǔ)上的相關(guān)問題也就無法得到順利地開展，因此，我們要在日常的生活與工作中切實注意相應的檔案管理工作的執(zhí)行體系的具體開展情況，進而使檔案管理工作向規(guī)范化與標準化邁進。而這有利于實現(xiàn)檔案管理工作的全面發(fā)展，有利于使有關(guān)人們生活中安全性的細節(jié)性個人資料為相關(guān)部門所周密記錄，同時還有利于促進我國的政治事業(yè)的全方位發(fā)展，進而在此基礎(chǔ)上，進一步提升我國的整體凝聚力。
參考文獻
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1.1 檔案管理的歷史性
在電力工程的基建檔案中基本涵蓋了工程項目內(nèi)的所有資料，是為生產(chǎn)建設(shè)提供不斷發(fā)展動力的重要基礎(chǔ)，因此對電力工程基建檔案進行規(guī)范、標準化的管理模式具備了歷史性。因此在基建檔案管理過程中的每一個環(huán)節(jié)都要仔細、負責，以保證任何一個細節(jié)不被遺漏，從而實現(xiàn)科學合理的規(guī)范化[1]、標準化電力工程基建檔案管理模式。
1.2 檔案管理的穩(wěn)定性
電力工程的基建檔案中記錄了基建工程項目的全部施工過程，因此為電力企業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展、供電能力提供了穩(wěn)定、可靠的文字資料，企業(yè)管理者可通過這些資料加強對企業(yè)的管理力度，同時也是制定科學化、規(guī)范化企業(yè)管理制度的重要參考，因此在對電力工程基建檔案管理模式進行規(guī)范化、標準化的設(shè)計過程中，要貫徹真實、有效的根本原則，才能保證電力工程基建檔案管理模式的穩(wěn)定性。
1.3 檔案管理的珍貴性
電力工程中的基建檔案是基建工程中的重要原始資料，因此其具備了極高珍貴性。其中囊括了基建工程全部過程的歷史，只有通過制定規(guī)范化、標準化的管理模式才能實現(xiàn)對基建檔案的妥善保管，從而提升電力企業(yè)的綜合管理水平。
2 規(guī)范化、標準化管理模式在電力基建工程檔案管理中的應用策略
隨著我國電力事業(yè)的飛速發(fā)展，電力基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)工作逐步完善，因此要對電力工程基建檔案實施規(guī)范化、標準化的管理模式才能進一步提升我國電力企業(yè)的綜合市場競爭力。為了能夠解決當下電力基建工程檔案管理模式中的一些問題，可通過以下幾個步驟來實施對電力基建工程檔案的規(guī)范化、標準化管理。
2.1 基建工程項目施工前期文件方面的管理辦法
在電力基建工程前期中的文件中主要包括研究階段、申報工程階段等過程所產(chǎn)生的重要文件，這些文件是確保施工過程合法進行的重要文字依據(jù)，同時也是確保后期基建工程項目順利施工的重要因素[2]，因此要加強對電力基建工程前期各類文件的管理力度。在資料收集、管理過程中由于經(jīng)手人員較多、用時較長等問題，因此要求相關(guān)管理人員要具備較高的責任心、耐心、素質(zhì)。同時檔案管理人員還要及時掌握電力基建工程項目的施工進度，依據(jù)施工過程中產(chǎn)生文件的時間對資料進行有序、妥善的管理手段，如發(fā)現(xiàn)問題要及時解決、上報，從而實現(xiàn)對電力基建工程前期文件的規(guī)范化、標準化管理措施。
2.2 招投標階段檔案方面的管理辦法
在電力基建工程項目的招投標階段，由于其參與招標、投標的企業(yè)過多，因此對基建工程檔案管理工作造成了一定阻礙。在這個階段中要進行歸檔的文件種類極多，其中主要包括：招標文件、投?宋募?、中標文件、澄清文件、平分文件等，如果檔案管理人員沒有對其進行分門別類的妥善管理，便會出現(xiàn)簽字不規(guī)范、資料收集不完善等問題，從而對后期電力基建工程的施工造成影響。因此在招投標階段要想有效提升對基建工程檔案的妥善保管，便要實施科學、合理的管理手段。檔案管理人員要全程參與到招投標過程中，并對企業(yè)自身的情況充分了解，對涉及到基建工程項目的相關(guān)資料要充分掌握，尤其針對招投標過程中的各個細節(jié)例如文件簽字、功能表等要對其進行有序的管理，還要注意簽字、功能表等細節(jié)的操作規(guī)范。如果檔案管理人員由于特殊原因并未能參與到招投標的過程當中，在活動結(jié)束之后要積極聯(lián)系相關(guān)部門并進行檔案資料移交工作，并對其進行登記、分類、歸檔等操作。
2.3 施工設(shè)備資料方面的管理辦法
在對電力基建工程施工設(shè)備方面資料進行管理過程中，要求檔案管理人員首先要加強與施工設(shè)備采購部門的溝通，并充分了解工程所用設(shè)備的生產(chǎn)商情況、設(shè)備參數(shù)數(shù)據(jù)，要編制出設(shè)備采購的臺帳，同時要將施工設(shè)備的訂購合同妥善保管。另一方面，在施工設(shè)備進場之前的檢測工作中，檔案管理人員也要參與其中，并收集相關(guān)有關(guān)施工設(shè)備的檢測資料，之后對資料分類、等級、歸檔，實現(xiàn)在施工設(shè)備采購過程中所產(chǎn)生文件的規(guī)范化、標準化管理策略。
2.4 施工材料合同的管理辦法
施工材料是決定電力基建工程施工質(zhì)量的重要因素，因此檔案管理人員在對相關(guān)資料進行管理的時候，首先要與施工材料采購部門進行溝通，并掌握施工材料的采購、運輸、進場檢驗的全部過程，對于施工材料的采購合同、運輸物流單、檢驗報告等相關(guān)文件要進行仔細核對、分類、收集、歸檔。同時還要對施工材料相關(guān)合同中的蓋章進行確認，要保證蓋章是否符合相關(guān)規(guī)定以及合同內(nèi)容中有無錯誤、遺漏現(xiàn)象，發(fā)現(xiàn)問題要及時修改、糾正。只有加強對施工材料方面文件的規(guī)范化、標準化管理力度才能提升電力基建工程項目的整體施工質(zhì)量，并有效節(jié)約電力企業(yè)的施工成本，為電力企業(yè)全方位綜合發(fā)展提供有效助力。
2.5 施工資料、安裝文件的管理辦法
1.1 科學規(guī)范的檔案管理及利用制度較為缺失
新時期機關(guān)事業(yè)單位若想高效的開展檔案管理工作，需要充分借助科學化的規(guī)章制度以及完善的工作管理流程來進行。目前，各個部門自行處理內(nèi)部事宜是大部分機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作主要現(xiàn)狀，各個部門依照實際所需資料自行進行查閱與相應管理，致使檔案管理非但沒有被充分的集中起來，還在各個科室中分散開來，實際管理中缺乏可以直接利用的高效制度作為主要實施依據(jù)。另外，信袋式管理模式依據(jù)在存在于部分機關(guān)事業(yè)單位檔案管理階段中，實際采集、提取及有效利用信息的效率并不高，這也嚴重阻礙了檔案管理工作不能科學、規(guī)范的開展。
1.2 硬件設(shè)施在實際檔案管理中還不齊全
當前影響機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作流程順利開展的主要因素之一便是管理經(jīng)費投入力度不夠?qū)е碌?。部門事業(yè)單位沒有及時的更新與經(jīng)費投入對于之前構(gòu)建的檔案管理庫房與管理系統(tǒng)，長期下去嚴重導致新時期檔案更新與各項管理工作遠遠超過現(xiàn)有檔案硬件設(shè)施運行水平。部分機關(guān)事業(yè)單位所建立的檔案室內(nèi)部環(huán)境較差，且基礎(chǔ)設(shè)施相對不完善，如鐵質(zhì)結(jié)構(gòu)的檔案柜在長期使用用出現(xiàn)老化、生銹現(xiàn)象，沒有較好的通風性，檔案室管理中因缺少健全的防霉、防蟲等安全管理措施，使得檔案管理工作質(zhì)量一直無法提升上去。
2 新時期機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化、標準化的實施策略
2.1 構(gòu)建完善的檔案管理體系，將檔案管理職責進行明確
一套健全的檔案管理體系需立足于本單位檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀上來進行積極構(gòu)建，將各個管理崗位人員自身的職責?M行明確劃分，所開展的各項檔案管理工作必須嚴格的依照建立的制度體系進行，這樣可以確保在實際的檔案管理中，違法亂紀行為有效降低；嚴格遵循統(tǒng)一管理、管理分級化的原則來做好實際的機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作，分級管理檔案管理內(nèi)部現(xiàn)存的各類信息，在具體實施分級管理中要依照規(guī)章制度進行，這樣有助于檔案管理的規(guī)范化與標準化。在機關(guān)事業(yè)單位日常管理工作中，需將檔案管理劃定為一項重要的管理工作內(nèi)容，依據(jù)實際情況將檔案管理日常工作計劃詳細的制定出來，并將規(guī)范管理小組在檔案管理內(nèi)部積極成立起來，這樣在專業(yè)化的小組團隊中依照所制定出的管理計劃來按部就班的針對檔案管理的各項事宜進行詳細管理，促使檔案管理工作更加的規(guī)范標準。
2.2 加強檔案管理方式的改革升級
新形勢下我國各地機關(guān)事業(yè)單位在檔案管理當中，都會因檢查各項數(shù)據(jù)信息以及不定期開展的治理、檢查程序?qū)е鹿ぷ髁吭黾樱ぷ鲏毫眲∩仙?，這樣所采用的陳舊管理方式不能從根本上提升管理效率，還會致使管理人員的工作熱情喪失。例如：針對機關(guān)事業(yè)單位就要其生產(chǎn)方式及各項管理工作內(nèi)容的整改大檢查中，會調(diào)取檔案資料，為了提升工作效率，可以運用現(xiàn)代化的檔案管理方式，將重要的檔案信息內(nèi)容都錄入到電腦中，構(gòu)建完善的檔案共享平臺，在檔案管理信息系統(tǒng)中，實現(xiàn)對檔案分門別類的加以管理，當需要時可以及時的對以往數(shù)據(jù)信息進行查找及調(diào)取，并且可以促使監(jiān)管質(zhì)量所有提升。與此同時，為了增強檔案信息的搜索效率，將檔案信息記錄的更加全面且完善，需積極借助計算機、互聯(lián)網(wǎng)等新型設(shè)備軟件工具，將檔案信息賦予圖像、文字及影音等效果，便于檔案管理人員進行及時查找，促使檔案信息內(nèi)容更加的豐富、生動，由此可以改進以往管理形式及方式，使單一的管理模式變得更具多樣化，提升了管理質(zhì)量。另外要定期的對各式各樣的檔案材料展開維護工作。基于目前各機關(guān)事業(yè)單位都開展信息化檔案管理，構(gòu)建了檔案管理信息系統(tǒng)，為此需采取數(shù)字化掃描、病毒查殺及在線病毒檢測的方式進行統(tǒng)一維護管理，做好重要檔案文件的備份工作，并予以妥善保存，這樣既確保檔案信息管理的安全性，由此節(jié)省了大量維護管理時間，促使檔案管理工作更為標準化、效率性。
2.3 檔案案卷全面的實施精細化普查
當前的檔案管理工作中，經(jīng)常會涉及到一些陳舊、沒有使用價值的檔案，一些早先紙質(zhì)的檔案制作較為粗糙，這樣在實際管理中既占用了管理人員大量的處理時間，同時也占據(jù)了一定的檔案管理資源?；诖?，新時期檔案管理工作中，可將有價值的檔案內(nèi)容進行保存，清理出一些無用的檔案，若是機關(guān)事業(yè)單位已經(jīng)構(gòu)建了信息化管理平臺，可直接在網(wǎng)上查出存放年限較長，且沒有使用價值的檔案直接刪除，若沒有及時備案，還存有紙質(zhì)檔案，則需分門別類的對檔案進行清查，將沒有任何存儲價值的檔案資料予以銷毀，隨后再對檔案管理信息系統(tǒng)進行完善補充。
2.4 檔案管理隊伍構(gòu)建
關(guān)鍵詞：
企業(yè)檔案;規(guī)范化;標準化;管理方案
0引言
企業(yè)在處理日常工作管理事務(wù)中需要將檔案資料合理歸檔和保管，這也是一項重要的文書處理工作。實現(xiàn)檔案資料的規(guī)范化、標準化管理，是促進企業(yè)信息管理水平提高和企業(yè)基本制度完善的必要條件，因此需要結(jié)合當前企業(yè)的發(fā)展特點，積極創(chuàng)新方法，利用先進管理手段和技術(shù)，提高企業(yè)檔案管理效率[1]。
1企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀
企業(yè)檔案管理需要在日常行政工作中結(jié)合經(jīng)驗和規(guī)章制度，實現(xiàn)管理模式和管理理念上的轉(zhuǎn)變，進行檔案資料管理升級，綜合提高檔案管理人員的素質(zhì)。如果企業(yè)對文書管理工作不夠重視，就會導致企業(yè)內(nèi)部資料保管不到位、檔案分類混亂等現(xiàn)象的出現(xiàn)，影響檔案的有效利用。企業(yè)檔案管理是基礎(chǔ)性的管理工作，如果檔案人員沒有深刻認識到這項工作的重要性，就會導致對檔案管理意識不強、管理知識缺乏等情況。同時企業(yè)對檔案管理人員的專業(yè)知識和專業(yè)技能培訓安排不夠，難以提高企業(yè)檔案管理水平。由于企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營模式不同，因而檔案管理的內(nèi)容性質(zhì)也不同，這就導致單一化的企業(yè)檔案管理模式難以適應所有企業(yè)檔案管理工作，并且由于缺少專門的管理理論研究難以達到系統(tǒng)化要求。企業(yè)檔案管理統(tǒng)一標準體系建立是否完善直接影響檔案管理工作標準化建設(shè)和基礎(chǔ)性工作是否到位。在企業(yè)傳統(tǒng)的檔案資料管理中，缺少專業(yè)的管理手段，人工操作是主要的工作模式，使工作效率低，速度慢，造成人力物力的浪費[2]。
2實現(xiàn)企業(yè)檔案管理標準化、規(guī)范化方法
2.1轉(zhuǎn)變觀念，不斷學習
在企業(yè)檔案管理工作中，需要相關(guān)人員不斷地進行專業(yè)知識的學習，對于檔案資料管理的基礎(chǔ)性理論知識熟練掌握。另外對于企業(yè)檔案管理工作觀念需要及時轉(zhuǎn)變，認識到文書處理工作是企業(yè)檔案信息保管中的重要內(nèi)容，也是企業(yè)內(nèi)部管理工作的關(guān)鍵部分，對于檔案管理要結(jié)合實際、更新觀念、創(chuàng)新方法，追求檔案管理技術(shù)水平的專業(yè)化和規(guī)范化。另外在企業(yè)檔案管理過程中，不能一味的收納所有資料，需要對其進行合理篩選，根據(jù)企業(yè)發(fā)展和管理的特點，保存具有利用和參考價值的檔案，在改進信息檢索方法的基礎(chǔ)上，提高管理能力和管理質(zhì)量。企業(yè)在市場經(jīng)濟的發(fā)展下，需要與時俱進，在現(xiàn)代技術(shù)水平的進步中，及時轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，加強專業(yè)知識和專業(yè)技能的學習，促進企業(yè)檔案資料管理水平的提高。
2.2一體化管理模式
在企業(yè)檔案管理中，需要采用文檔一體化管理模式，主要就是實現(xiàn)企業(yè)文檔管理的前端控制管理、集成管理和全程管理。前端控制管理主要就是要對搜集和整理后的檔案信息內(nèi)容和性質(zhì)進行區(qū)分處理，例如對于不適應企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、參考作用不明顯的資料可以不必錄入系統(tǒng)進行保管，可直接銷毀；對于具有重要的文書保管意義，像企業(yè)發(fā)展年鑒、投資規(guī)劃和企業(yè)資產(chǎn)清算以及賬務(wù)處理等資料則需要重點保管，實行長期或永久性保存。企業(yè)生產(chǎn)、管理內(nèi)容復雜，對于不同性質(zhì)的檔案資料都要區(qū)別分類管理、保存，提高管理質(zhì)量。集成管理是指在實際操作中，要遵循規(guī)范的管理制度，強化工作嚴謹性，減少疏漏，同時需要將檔案管理形式和觀念進行延伸，減少重復性工作，提高管理效率。全程管理原則是企業(yè)檔案管理一體化模式的核心內(nèi)容，主要是指企業(yè)檔案管理不能視作單一性的資料管理工作，需要加強與各部門之間的聯(lián)系，促進合作與交流，提高信息的共享率[3]。
2.3完善制度規(guī)范
企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化、標準化管理離不開具體規(guī)章制度的約束。在實踐工作中，要將檔案管理的原則性內(nèi)容進行制度化規(guī)定，對于不同類別和用途的資料需要進行人員區(qū)分管理和專項管理，提高檔案管理質(zhì)量。文書管理工作主要就是資料的收集、分類和歸檔保存，對于資料的收集歸檔過程需要嚴格按照步驟進行。例如在企業(yè)的文書管理中，需要根據(jù)文件內(nèi)容和問題進行分類。主要檔案類型分為請示、通知、批復、信函、決定、會議記錄等?？梢詫Y料的保管期限進行劃分，可分為永久、長期、短期等，保管期限到了再分析決定是長期保管還是永久銷毀，便于今后在企業(yè)生產(chǎn)過程中對資料進行查找利用。對于紙質(zhì)材料和電子版材料，都需要進行不同的管理形式歸檔，將企業(yè)檔案管理進行制度化規(guī)范，有利于進一步促進檔案管理工作規(guī)范化和專業(yè)化發(fā)展[4]。
2.4加強基礎(chǔ)設(shè)施
企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)性工作是加強軟件設(shè)施和硬件設(shè)施的建設(shè)。軟件設(shè)施主要是指企業(yè)需要及時引進先進的檔案管理模式，加強企業(yè)對檔案管理人員的專業(yè)知識培訓和專業(yè)技能提升，制定人才培養(yǎng)技術(shù)；硬件設(shè)施方面，企業(yè)需要對檔案信息管理、檢索系統(tǒng)進行升級和更新，提高管理專業(yè)化、技術(shù)化。同時在檔案管理工作中，企業(yè)需要積極鼓勵各部門加強溝通和交流，實現(xiàn)信息和互換和共享，為檔案管理提供更具效率性的參考意見。企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作還需要建立起工作行為規(guī)范體系，強化內(nèi)部監(jiān)督和外部監(jiān)督，提高管理人員的工作責任意識，促進企業(yè)檔案管理標準化、規(guī)范化管理。企業(yè)檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施建立旨在通過規(guī)章制度和管理體系的完善，創(chuàng)建科學化檔案管理機制，提高企業(yè)管理水平和管理效率[5]。
3結(jié)語
企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)基礎(chǔ)管理工作的重要內(nèi)容，在新時期企業(yè)發(fā)展模式和發(fā)展理念下，需要不斷發(fā)揮創(chuàng)新精神，善于利用先進的科學技術(shù)手段，提高網(wǎng)絡(luò)信息使用水平，提高企業(yè)檔案管理水平和質(zhì)量。檔案資料保管是一項專業(yè)、嚴謹?shù)墓芾砉ぷ?，需要通過不斷的經(jīng)驗總結(jié)和技能培訓提高企業(yè)檔案管理的專業(yè)化、規(guī)范化程度。
作者：聶云 單位：萊蕪鋼鐵集團有限公司
參考文獻：
[1]杜娟.高校檔案工作規(guī)范化、標準化管理方案研究[J].城建檔案,2016(05):79-80.
[2]趙穎.如何推行企業(yè)檔案工作規(guī)范化標準化[J].蘭臺世界,2016(S1):106-107.
目前，檔案管理基礎(chǔ)工作總體較差，尤其是學校檔案管理存在種種不足，很難達到運用計算機管理現(xiàn)代化的要求。檔案代表著一個單位的歷史沿革，它能真實地反映一個單位職能活動的整體面貌，同時也方便日后的查找和利用。因此，要強化文書處理工作規(guī)范化、標準化與檔案工作規(guī)范化、標準化的工作意識和指導思想，在實際操作中，嚴格把住文書處理工作規(guī)范化、標準化的入口關(guān)，做好實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的基礎(chǔ)工作。
一、全面普查案卷
這是實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標準化的第一步工作。因為學校檔案種類繁多，多年來大多未做全面的清查，有案卷標題不規(guī)范或無標題，有缺少卷內(nèi)目錄，組卷混亂，不可避免地存在許多重份現(xiàn)象，也有相當一部分無查考價值的文件充數(shù)其中。首先要剔除這些無用的文件，去糟取精，以防計算機管理時出現(xiàn)重復與低效率的情況。
二、重新組合案卷
將那些組卷過厚內(nèi)容混雜、魚目混珠的案卷進行重新組卷。重組原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。應對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標題或標題模糊不清的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。這不但可以優(yōu)化檔案儲藏、科學保管而且可以提高實行計算機管理檔案后的利用率。
三、注意有效的維護全宗的完整性
在堅持貫徹以本單位形成的文件為主的原則。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止歸檔文件的散失。分別是在立卷中，要把具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎(chǔ)。
四、用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”
用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率，即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容的詞匯、關(guān)鍵詞，進行標識，待錄入計算機后利用計算機批量處理的功能進行處理。還可利用計算機“活動增加”的功能把一些不規(guī)范的詞與主題詞中詞義相同的合并，這種做法不僅解決了手工標引速度慢，計算機自動標引不準確的缺點，而且解決了主題詞的詞義含量問題。最后調(diào)查檔案全宗的保管狀況。這項工作主要是摸清家底，了解目前檔案儲藏的庫房條件：包括庫房裝具數(shù)量、長度，庫房面積及其它保管條件等；以及將來的發(fā)展趨勢：比如設(shè)備的增添、面積的擴建等，為全宗的科學排放做好“硬件”規(guī)劃。
五、實施“以單位為主”的歸檔原則
“以單位為主”的歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是學校辦公室文書立卷歸檔工作實踐中形成并長期堅持下來的一條原則，而且還是推進學校檔案工作規(guī)范化、標準化、乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。它要求我們實際工作中，在嚴格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件歸檔的時機，只有完成現(xiàn)行階段任務(wù)的文件才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是要明確文件歸檔的重點和進行合理的分工，即要在“以單位為主”原則指導下確立文件歸檔的重點，在實際工作中注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以單位為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗檔案的入口關(guān)，使不該歸檔的文件不致混入，同時又要注意防止應歸檔文件的散失。
所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現(xiàn)實中各機關(guān)相對分散獨立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一成一個有機整體進行管理而文件中心是介于文件產(chǎn)生形成機關(guān)和檔案館之間的一種過渡性文件保管機構(gòu)國內(nèi)學者一致認為它們的理論依據(jù)是文件生命周期理論。
文件生命周期理論告訴我們文件從其產(chǎn)生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個完整的生命過程這一過程可分為若干階段由于各階段有其不同的價值、作用和特點各階段文件存在著與之相對應的保管地點和存放方式。國內(nèi)外學者對周期理論階段劃分不一各執(zhí)一詞。筆者認為比較適合我國國情和比較合理的是國內(nèi)學者陳兆??的四階段劃分法將文件的生命運動過程劃分為制作階段、現(xiàn)實使用階段、暫時保存階段和永久保存階段。
文件生命周期理論強調(diào)文件從始至終都是一個完整的、動態(tài)的、連續(xù)的生命運動過程。而我國檔案工作通過歸檔口的設(shè)置將文件的第一、二階段作為文件將第三、四階段作為檔案并采取非統(tǒng)一的標準和方法進行管理使文件運動的不同階段相對獨立因此造成文檔分離的不正?，F(xiàn)象。要解決這一實際工作的難題必須實現(xiàn)文檔一體化將文件和檔案即將原來分離的二、三階段揉合起來這種揉合是符合文件運動的特點的這兩個階段的文件都處于現(xiàn)行和半現(xiàn)行階段都具有不穩(wěn)定性、中間性和過渡性的特點都主要是為產(chǎn)生文件的機關(guān)、為發(fā)揮其原始價值服務(wù)的。從本質(zhì)上四個階段都是文件只是其價值、特點、存放地址不同因此文檔一體化在現(xiàn)實中主要是對二、三階段文件的一體化管理。
依據(jù)文件生命周期理論文件運動的不同階段需要不同的管理方式、保管場所其中暫時保存階段文件尤為特殊這一階段的文件要經(jīng)受時間的考驗有的可能沒有價值可以銷毀有的一段時間內(nèi)有價值然后再銷毀有的具有永久保存價值將來還需要進館保存因此需要一個過渡性的中間機構(gòu)來專門對其進行整理、保管和利用。于是文件中心這一機構(gòu)便應運而生了。國內(nèi)外學者對文件中心的實踐范圍各說不一但其管理的對象、內(nèi)容是一致的。
文檔一體化和建立文件中心具有理論依據(jù)在理論上是成立的在實踐中是否切實可行是否確有必要呢?回答是肯定的。
文檔分離帶來大量的弊端造成大量失控的具有重要價值的賬外文件檔案部門由此館藏質(zhì)量降低進而導致不能很好的發(fā)揮參考服務(wù)作用導致檔案部門信息服務(wù)功能降低也導致了檔案部門地位的降低。
隨著我國高新技術(shù)的發(fā)展文件檔案的計算機管理提上了議事日程。文件檔案的計算機管理克服了以往工作環(huán)節(jié)、工作程序的重復雷同將文件和檔案作為統(tǒng)一的系統(tǒng)工程加強文件管理的超前控制保證了檔案的質(zhì)量從而充分發(fā)揮了檔案的作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想在世界范圍內(nèi)受到一致歡迎這種思想主要來源于為解決文檔分離使電子時代檔案工作從根本上動搖而提出的也是解決現(xiàn)實文檔分離的根本辦法。
最早產(chǎn)生于美國并在國外許多國家廣泛流行的文件中心是否適合我國國情、能否在我國建立和推廣至今在學術(shù)界仍未取得完全一致的認識。我國檔案工作在集中統(tǒng)一管理原則指導下在全國范圍建立了各級各類檔案室、檔案館和檔案事業(yè)管理機構(gòu)構(gòu)成一個嚴密完整的組織體系文件也經(jīng)歷著從現(xiàn)行文件階段到機關(guān)檔案室階段再到檔案館檔案階段的生命運動過程也存在著類似文件中心的管理中間性過渡性半現(xiàn)行文件的機關(guān)檔案室。然而筆者認為這并不排斥文件中心在我國建立推廣只要注意文件中心的適用范圍后文將詳述它可以成為我國檔案管理機構(gòu)的有益補充。從目前試點的模式來看文件中心在我國是可行的而且是必要的，文件中心能改變中小機關(guān)檔案工作薄弱的現(xiàn)狀。檔案工作規(guī)范化、標準化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)，在搞好硬件建設(shè)的同時，做好文書處理工作則是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的重要基礎(chǔ)工作。日益豐富的工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務(wù)，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強化系統(tǒng)思維意識，樹立文書處理工作規(guī)范化、標準化與檔案工作規(guī)范化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，把住文書處理工作規(guī)范化、標準化的入口關(guān)，做好實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的基礎(chǔ)工作。
一、公文制發(fā)是推進檔案工作規(guī)范化、標準化的基礎(chǔ)性前提
公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來?？梢哉f公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標準化的質(zhì)量的問題。因此，我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標準化問題，以提高檔案實體質(zhì)量，為檔案工作實施規(guī)范化、標準化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。首先公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標準，符合國家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標準化、現(xiàn)代化檢索手段的實施應用。
二、實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規(guī)范化、標準化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)
