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檔案管理是一項涉及面廣，涉及信息量大的工作。因此，事業(yè)單位辦公室檔案管理具有十分重要的現(xiàn)實意義。做好檔案管理工作，有利于進一步提高單位工作效能，更好地服務(wù)于單位廣大干部職工。
一、事業(yè)單位辦公室檔案管理存在的問題
（1）檔案管理工作的重要性沒有得到重視。隨著時代的不斷發(fā)展，信息科技的進步，對辦公室檔案管理工作也提出了新的要求。在進行檔案管理的過程中，現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用對檔案管理工作人員提出了新的考驗，工作人員需要運用相應(yīng)的辦公軟件協(xié)助完成檔案管理工作。在面對以上問題的時候，有時凸顯出檔案管理工作人員的專業(yè)水平不夠，缺乏專業(yè)的檔案管理技能，運用現(xiàn)代辦公軟件的能力不足等問題。因此，提高對檔案管理工作的重視程度，進一步關(guān)注和解決檔案管理人員的素質(zhì)問題，是事業(yè)單位檔案管理亟待解決的問題之一。
（2）辦公室檔案管理信息化建設(shè)過緩，設(shè)施相對落后?，F(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展使得檔案管理更加復雜化，種類繁多的檔案給工作人員提出了更高的要求，不同的檔案類型要求采取不同的方式進行整理和保管。國家檔案行政機構(gòu)倡導無紙化系統(tǒng)規(guī)范，但由于檔案管理的信息化建設(shè)沒有完成，使得很多單位的檔案管理工作仍以紙質(zhì)文件為主，使得對紙質(zhì)文件的依賴成為目前制度性的選擇。一些數(shù)字化信息處于隨機存儲狀態(tài)，有些被不定期銷毀，有些被存儲在臨時可移動設(shè)備上，沒有建立系統(tǒng)管理模式。
（3）缺乏完善的檔案管理制度。目前多數(shù)事業(yè)單位沒有建立針對辦公室檔案管理的相應(yīng)制度和規(guī)范，即便有些單位對檔案有相關(guān)的管理規(guī)范，但由于制度混亂，大多只是流于形式。比如說一些該銷毀的檔案，由于未定期銷毀，仍然保留在檔案室，這樣就大幅度增加了檔案查找的工作量，因而大大降低了實際操作中的執(zhí)行力。缺乏完善的檔案管理制度，致使檔案管理難以發(fā)揮真正的作用。
二、如何加強事業(yè)單位的檔案管理工作
（1）提高對事業(yè)單位檔案管理工作的重視程度。做好檔案管理工作，首先要使執(zhí)行者充分認識到檔案管理工作的重要性，采取多種手段對事業(yè)單位的相關(guān)領(lǐng)導宣傳現(xiàn)代化檔案管理模式的實際功效，使其充分認識高效率的檔案管理工作對本單位整體工作的發(fā)展能夠起到極其重要的推動作用。要提高對事業(yè)單位檔案管理工作的重視程度，并全心支持改革，采取激勵措施，為檔案管理改革之路掃清障礙。同時，辦公室檔案管理人員應(yīng)跟隨社會的發(fā)展腳步，順應(yīng)時代的需求，不斷提高檔案管理意識和相關(guān)法律意識，尤其要增強辦公室檔案管理人員自身的保密意識，樹立正確的檔案管理觀念。積極參加檔案管理培訓，掌握管理相關(guān)操作技能，提高自身素質(zhì)及檔案管理水平，充分認識檔案管理工作的重要性，提高對檔案管理工作的責任意識。
（2）加快辦公室檔案管理信息化建設(shè)。當前，網(wǎng)絡(luò)電子信息化檔案管理方式相較于紙質(zhì)文件管理方式來說，更能凸顯前者超高的工作效率，而且加強了辦公室檔案管理的準確性。充分利用計算機技術(shù)存儲，建立網(wǎng)絡(luò)信息平臺和電子數(shù)據(jù)庫，將網(wǎng)絡(luò)電子信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作。以電子信息化管理辦公室檔案替代傳統(tǒng)的管理模式，不僅能夠?qū)挝粌?nèi)部的各種檔案分門別類地進行管理，對復雜的檔案資料進行有序整理，而且不會造成辦公室資料長期堆積，避免查找上的困難，節(jié)省大量的人力、物力、財力。這樣，在提高了檔案管理工作效率的同時，更能夠及時整理歸類各類檔案文件，使資料檢索變得更加準確快捷。
（3）建立完善的檔案管理制度。對檔案管理體制進行改革，提高辦公室檔案管理工作效率，強化辦公室檔案管理工作的文化事業(yè)功能，是檔案事業(yè)發(fā)展的主要任務(wù)。在倡導自主更新的時代洪流下，事業(yè)單位想長久穩(wěn)定地發(fā)展下去，需要建立適合自身發(fā)展的制度模式。辦公室檔案管理工作直接影響著單位內(nèi)部各個部門的工作效率，影響著單位的發(fā)展。單位應(yīng)當針對辦公室檔案管理工作制定相應(yīng)的適用于本單位的體制機制，只有科學管理，使檔案工作按照制度化去運行，才能夠保證工作的質(zhì)量和效率，促進檔案工作的有序高效進行。
檔案管理改革是事業(yè)單位管理改革的一項重要內(nèi)容，事業(yè)單位檔案管理工作在單位中起著極其重要的作用，做好檔案管理工作對本單位整體工作的發(fā)展能夠起到推動作用。通過提高對事業(yè)單位檔案管理工作的重視程度，加快辦公室檔案管理信息化建設(shè)和建立完善的檔案管理制度，使得事業(yè)單位辦公室檔案管理更加規(guī)范化，從而推進單位各項工作的有序發(fā)展。
參考文獻：
[1]趙慧玉.淺析網(wǎng)絡(luò)信息化進入高校檔案管理[J].山東紡織經(jīng)濟，
一、辦公室綜合管理工作的重要性
企業(yè)作為我國市場活動的重要參與者，其經(jīng)營發(fā)展都離不開辦公室，不論是大企業(yè)還是小企業(yè)，都不能沒有辦公室這一機構(gòu)設(shè)置。辦公室屬于一個單位的行政部門之一，它擔負著承上啟下、協(xié)調(diào)關(guān)系、聯(lián)系各方、發(fā)號施令的任務(wù)。是一個單位工作運轉(zhuǎn)的樞紐和調(diào)度中心。辦公室人員是領(lǐng)導的耳目和左右手，要當好助手就必須熟悉上級文件精神，了解和掌握單位一個時期的工作安排及其貫徹落實情況，了解和掌握一個時期內(nèi)職工的思想情緒。對這些情況，辦公室要及時調(diào)查收集、分析研究，得出正確的看法，提出加強和改進工作的意見和建議供領(lǐng)導參考，為領(lǐng)導的決策提供服務(wù)。辦公室是一個單位工作運轉(zhuǎn)的軸心，是領(lǐng)導聯(lián)系各方的紐帶，是上下級之間溝通的橋梁，起著平衡各方關(guān)系、協(xié)調(diào)各方工作，化解各種矛盾的作用。辦公室人員必須加強政治理論的學習和各項工作的方針政策、規(guī)章制度的學習，不斷提高理論水平、思想覺悟、辦事質(zhì)量。做到思維敏捷、處驚不慌、沉著應(yīng)對、正確銜接，既不將復雜的問題簡單化，更不將簡單的問題復雜化，實事求是地科學有效地處理好各種關(guān)系，為單位工作的順利開奠定基礎(chǔ)。
二、辦公室綜合管理工作中存在的問題
（一）辦公室任務(wù)繁重
辦公室工作對于企業(yè)來說既是企業(yè)對外形象的根本，也是企業(yè)對內(nèi)管理工作的保障。隨著我國市場經(jīng)濟體制的完善，企業(yè)作為市場活動的重要參與者，企業(yè)與企業(yè)之間的聯(lián)系也越來越密切。企業(yè)對外聯(lián)系的加強必然會增加辦公室工作的任務(wù)，辦公室工作人員在接待了一批又一批的業(yè)務(wù)時，通常需要花費較多時間去整理，當辦公室人員處理的事情增多時，就會造成工作出現(xiàn)這樣那樣的問題，不能為企業(yè)準備齊全的辦公資料。
（二）辦公室工作人員的工作積極性不高
辦公室工作質(zhì)量的好壞與辦公室工作人員有著密切的關(guān)系。在我國當前企業(yè)發(fā)過程中，隨著企業(yè)業(yè)務(wù)水平的提高，辦公室工作人員卻沒有得到相應(yīng)的報酬，往往是付出的勞動與得到的報酬不相符，從而挫傷了他們工作的積極性。其次就是企業(yè)不能針對企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展情況采取相應(yīng)的激勵性措施來提高辦公室工作人員的積極性，辦公室工作人員在這樣的形勢下工作就會粗心大意，不能保障辦公室工作質(zhì)量。
（三）辦公室工作人員的素質(zhì)低
在我國當前企業(yè)發(fā)展過程中，許多企業(yè)辦公室人員秉著有事就做，無事就等的原則，工作主動性差，由于辦公室工作任務(wù)繁重，許多辦公室工作人員在重工作壓力下容易出現(xiàn)不禮貌的行為，說臟話，不能在工作中嚴格律己，從而有損企業(yè)形象，不利于企業(yè)辦公室工作的順利開展。
三、企業(yè)辦公室工作中提高綜合管理工作的策略
（一）抓住重點工作
辦公室工作直接關(guān)系到企業(yè)的發(fā)展，對內(nèi)而言，辦公室工作是企業(yè)內(nèi)部工作的核心，只有做好辦公室工作才能保障企業(yè)其他各項工作的順利進行；對外，辦公室工作是企業(yè)樹立企業(yè)形象的重要依據(jù)，企業(yè)只有做好辦公室工作才能加強與外界的聯(lián)系，讓外界認識到企業(yè)的實力和潛在力。針對我國當前企業(yè)辦公室工作任務(wù)繁重，首先企業(yè)要根據(jù)企業(yè)的發(fā)展規(guī)模，對辦公室工作進行層次處理，狠抓重點工作，分清主次矛盾和重點工作，花更多的精神搞好政務(wù)服務(wù)。對辦公室工作分清主次，同時工作人員更要合理分配工作精力，讓自己有更多的時間和精力來處理辦公室其他工作，從而保障辦公室工作效率。當企業(yè)辦公室人員在接待外來業(yè)務(wù)時，要切實做好自身的工作，努力做好服務(wù)，為企業(yè)樹立良好的形象，讓辦事人員來的舒心，走的放心。
（二）完善企業(yè)管理制度
辦公室工作作為企業(yè)發(fā)展過程中的一項重要工作，其工作效率以及工作質(zhì)量與企業(yè)的管理制度有著極大的關(guān)聯(lián)。我國當前企業(yè)要想保障辦公室工作順利開展，首先必須健全企業(yè)管理制度，并在不斷實踐過程中加以完善。企業(yè)制度是維系企業(yè)作為獨立組織存在的各種社會關(guān)系的總和。針對企業(yè)辦公室工作，企業(yè)只有制定科學、合理的管理制度，才能有效保障辦公室工作的順利進行，讓辦公室工作處在一個健康、穩(wěn)定的環(huán)境中循序漸進。其次針對企業(yè)辦公室工作人員，企業(yè)要采取相應(yīng)的激勵措施，在工作人員中形成一種競爭意識，同時給辦公室工作人員進行生活上的補助，讓他們認識到企業(yè)對自己的重視，從而提高他們工作的積極性，為企業(yè)辦公室工作的開展打下基礎(chǔ)。
（三）加強企業(yè)辦公室人員的培訓任重道遠
員工水平參差不齊，在人格、智力、興趣、經(jīng)驗和技能方面，均存在差異，當員工面對任務(wù)繁重的辦公室工作時，難免會出現(xiàn)各種抱怨，從而使得其在工作中不上心，歸根結(jié)底在于企業(yè)辦公室工作人員素質(zhì)不夠高，不能適應(yīng)工作中所帶來的困擾和磨煉。為此企業(yè)應(yīng)當重視辦公室工作人員的培訓工作，重視高素質(zhì)的員工隊伍是企業(yè)最重要的競爭因素。不僅加強企業(yè)辦公室工作人員的技能培訓，同時還要加強心理素質(zhì)的培訓，通過培訓合格后上崗才能在實際的工作中發(fā)揮應(yīng)有的作用。通過培訓，可以提高員工的知識水平，提高員工的首創(chuàng)精神和創(chuàng)新能力。同時提高員工工作熱情和合作精神，建立良好的工作環(huán)境和工作氣氛，提高員工的工作滿意感和成就感，從而提高員工隊伍的整體素質(zhì)，增強企業(yè)競爭力。
結(jié)束語
加強辦公室的綜合管理工作能夠更好地促進辦公室的發(fā)展，提高工作效率，從而保證企業(yè)的長遠發(fā)展。
參考文獻：
[1]李晉成.淺談煤礦企業(yè)辦公室管理工作存在的問題及對策[J].東方企業(yè)文化，2013（08）
二、高校辦公室行政管理工作改進的辦法
綜上所述可以看出，高校辦公室行政管理工作面臨著許多問題，不但制約了學校的發(fā)展，也影響了學生的個人利益。因此，改進高校辦公室行政管理工作已刻不容緩。本人結(jié)合多年高校辦公室工作經(jīng)驗，提出以下幾點建議，供大家參考。第一，對辦公室工作人員進行培訓學習，提高其綜合素質(zhì)。辦公室工作人員的素質(zhì)不單單只是業(yè)務(wù)素質(zhì)，還包括政治素質(zhì)、心理素質(zhì)等等。辦公室工作任務(wù)重，責任大，要求工作人員有很好的抗壓能力，要勇于迎接壓力和挑戰(zhàn)，化壓力為動力。另外，辦公室許多上傳下達的文件都是關(guān)于黨的路線方針政策在高校的實施的問題，這就要求工作人員要有良好的政治素養(yǎng)，使自己的覺悟跟得上組織，跟得上時代。為了提高辦公室工作人員的綜合素質(zhì)，學校應(yīng)該組織培訓學習班，選拔一批學習能力強，工作態(tài)度端正的年輕職工參與學習，為辦公室工作輸入新鮮血液。第二，嚴格學校的考核制度和賞罰制度。針對辦公室工作人員消極怠工的現(xiàn)象，學校一定要加大力度，下大決心嚴抓職工考核，對平時工作認真，做事嚴謹?shù)膯T工予以獎勵，對那些工作散漫，態(tài)度消極的員工加以懲罰。學?？己酥贫群唾p罰制度一定要做到公平、公正、公開，要有章可循，一視同仁，不能搞人情政策和特殊待遇。辦公室員工也要在思想上真正接受這兩個制度，不能有抵觸情緒，要堅守崗位，踏實工作。第三，創(chuàng)新管理手段，改進管理方法。針對辦公室工作信息量大，內(nèi)容繁雜的特點，采取有效的管理手段和管理方法。尤其是當今時代是一個信息化時代，互聯(lián)網(wǎng)無紙化辦公已經(jīng)成為改進辦公模式，提高辦公效率的一個重要手段。因此，辦公室工作人員一定要與時俱進，充分利用現(xiàn)代科技的產(chǎn)物，學習電子辦公的相關(guān)知識，利用好計算機、互聯(lián)網(wǎng)以及一些方便快捷的電子辦公軟件（如word、excel、PowerPoint）。從真正意義上實現(xiàn)管理手段創(chuàng)新化，管理方式電子化的當代辦公模式。
1.1 文書檔案管理的重要性
文書檔案主要是做文書材料的立卷、文書檔案的收集、整理、縮微、鑒定、檢索、保護、利用、信息和統(tǒng)計等環(huán)節(jié)的工作。這些環(huán)節(jié)之間既相互連接，又相互制約，而利用則是諸環(huán)節(jié)中的中心環(huán)節(jié)，其它環(huán)節(jié)都為利用服務(wù)，為利用打基礎(chǔ)和創(chuàng)造條件。做好文書檔案工作，為本部門、本單位的中心工作服務(wù)，是辦公室人員的重要工作之一。作好文書檔案管理工作，是為了保證文書檔案在中心工作中的作用，即作為工作的參謀作用，作為宣傳教育的素材，作為歷史的憑證，作為科學研究的必要基礎(chǔ)條件，其重要性是不言而喻的。
1.2 文書檔案載體多樣，內(nèi)容豐富
作為單位工作中的重要組成部分，文書檔案有著對單位工作的各方面一種有效的反應(yīng)以及真實記錄的作用。文書檔案的載體具備了多樣性，主要包含了單位所簽訂的各種協(xié)議、合同、電子檔案、責任書等以及上級部門所下發(fā)的各類文件。檔案的內(nèi)容十分豐富，主要體現(xiàn)在科技檔案、會計檔案、行政管理以及各類載體檔案等方面。
1.3 文檔工作一體化
文書檔案應(yīng)用于文書工作，也形成于文書工作。文書檔案整理是文書工作的最后歸宿，是在文件搜集、文件運轉(zhuǎn)、文件催辦、文件承辦的基礎(chǔ)上進行的，二者相輔相成，文書檔案主要來源于文件工作，文書檔案的質(zhì)量直接影響著檔案的質(zhì)量和檔案工作。
2 當前文書檔案管理存在的問題
2.1 文書檔案管理制度不規(guī)范
當前，許多企事業(yè)單位的文書檔案管理一般都設(shè)置在行政辦公室的綜合檔案室里，由于行政辦公室工作任務(wù)繁重，沒有及時將分散在其他科室的文書檔案資料歸檔；或由于辦公室人員為了方便使用，沒有及時將使用完畢的文件歸檔；或其他科室人員對文書檔案歸檔沒有足夠的重視，使用后將文檔放在自己科室而導致流失，這樣的檔案管理不利于綜合開發(fā)利用，造成管理松散，使用效率低下，在出現(xiàn)問題時各個部門相互推諉，不利于管理。另外，目前很多單位不重視文書檔案的管理，管理意識薄弱，檔案管理的制度不完善，職責分工不明確。文書檔案的管理利用，跟不上企事業(yè)單位發(fā)展的新形勢，文書檔案資料如果能夠得到充分的利用，將會為企事業(yè)創(chuàng)造極大的經(jīng)濟利益，促進單位管理的科學規(guī)范。
2.2 文書與檔案工作在銜接上存在著問題
文書檔案工作，即文書和檔案兩者組成，它們既有區(qū)分也有聯(lián)系，既有分工也有統(tǒng)一。一個“分體式”的管理體系能夠從根本上實現(xiàn)在現(xiàn)實中文書工作與檔案工作的和諧配合。就目前的情況看來，在大多數(shù)單位當中，“分塊管理”是文書和檔案工作中所實行的管理制度。雖然說這種管理制度具備了有效性和科學性，但在現(xiàn)實工作當中由于文書人員對于檔案的意識較為單薄以及檔案人員對于文秘的工作也很少有考慮，在某種程度上這種制度卻讓文書工作和檔案工作產(chǎn)生了分歧，沒能夠真正做到和諧的統(tǒng)一。
2.3 檔案人員缺乏較強的檔案管理意識與工作責任心
在文書檔案的管理過程中，由于部分檔案人員的管理意識較為薄弱，僅側(cè)重于紅頭文件的管理，忽略無編號或一般性的文件資料，這間接影響了的歸檔工作，致使歸檔文件材料質(zhì)量不高，加上少數(shù)檔案人員的工作責任心不強，沒有認真記錄與整理相關(guān)的檔案文件，造成檔案文件的真?zhèn)涡圆幻?，文件材料分散不好管理和利用查閱。具體表現(xiàn)于：個別檔案人員在處理文件資料時，沒有仔細鑒別檔案文件的真實性，不能區(qū)分檔案文件的原件與復印件，沒有及時歸檔文件資料的原件，無法確保它們的完整性與正確性，這些均會導致檔案文件材料的利用價值喪失或降低，法律依據(jù)性不強。因此，針對上述存在的管理問題，我們必須及時采取相應(yīng)的改進措施，加強辦公室文書檔案的收集與歸檔工作，保證檔案管理工作的順利進行。
3 辦公室人員做好文書檔案管理的措施
辦公室文書檔案管理工作與辦公室各項業(yè)務(wù)工作直接掛鉤，辦公室文書管理工作是否到位直接影響著一個辦公室的業(yè)務(wù)效率和業(yè)務(wù)質(zhì)量，也直接影響著文書檔案管理工作的效率。由于辦公室文書檔案種類繁多，管理工作復雜，我們應(yīng)該從規(guī)范體制、充分運用計算機技術(shù)、提高人員素質(zhì)等方面入手，做好辦公室文書檔案管理工作。
3.1 完善檔案管理制度，切實提高文書檔案管理水平
文書檔案管理對一個單位的管理有著重要作用，單位領(lǐng)導要充分重視文書檔案的管理工作，完善檔案管理制度，完善檔案管理需要的硬件配套，并將單位文書檔案管理制度深入貫徹實施，促進文書檔案管理規(guī)范性和標準性，切實提高文書管理水平。要提高檔案管理工作的規(guī)范化現(xiàn)代化管理水平，必須穩(wěn)辦公室人員隊伍，提供較好的工作條件和環(huán)境，使其能安心文書工作于檔案管理工作。另外，要從思想上牢固樹立做好文書檔案工作的責任意識，發(fā)揚奉獻精神，認真地做好文件資料的收集整理工作，進行統(tǒng)一保管，以便查找和利用。
3.2 建設(shè)“自動化”系統(tǒng)，實現(xiàn)一體化管理
在自動化環(huán)境下，將實現(xiàn)淡化文書和檔案二者界限的效果。所有的文書將在相應(yīng)設(shè)定的系統(tǒng)下得到統(tǒng)一的體現(xiàn)，文書的儲存、分類、瀏覽等將更加容易、更加規(guī)范。在自動化系統(tǒng)的設(shè)計時，需要考慮的是前期的文書處理以及后期的歸檔管理工作。將文書和檔案的信息歸入到相應(yīng)的系統(tǒng)之中，再通過計算機對其進行有效的管理，從而達到資源共享的作用，并且能夠?qū)崿F(xiàn)文書、檔案工作合二為一的實現(xiàn)“多途徑檢索”“一次性輸入輸出”的信息化管理效果。這樣的情況下，能夠有效的將兩者的工作精密的結(jié)合起來，從根本上實現(xiàn)文書處理、檔案管理的一體化。
3.3 強化檔案管理人員的培訓
辦公室在油田企業(yè)的組織機構(gòu)中是重要一環(huán)，它擔負著油田企業(yè)綜合管理的部門職能，起著對內(nèi)上下聯(lián)系，左右溝通；對外則樹立形象橋梁和紐帶作用。辦公室管理水平的高低直接關(guān)系到油田企業(yè)的形象樹立乃至對企業(yè)內(nèi)部各部門的工作效率也產(chǎn)生直接而深遠的影響。為油田企業(yè)的發(fā)展和工作效率的提高起到不可忽視的作用。
一、油田辦公室的職能闡述
市場經(jīng)濟的深入發(fā)展，市場競爭的不斷加劇，使油田企業(yè)面臨越來越多的挑戰(zhàn)。企業(yè)若想實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，就不得不加強內(nèi)部管理工作。油田企業(yè)綜合管理離不開辦公室這個基礎(chǔ)性機構(gòu)的支持。辦公室管理水平的高低、管理質(zhì)量的好壞將會對油田企業(yè)方方面面的管理工作產(chǎn)生直接而深遠的影響。當然也包括油田業(yè)務(wù)工作的開展?，F(xiàn)階段，油田的辦公室一方面承擔著管理事務(wù)、提供服務(wù)、參與決策的等重要職能，另一方面還發(fā)揮著引導油田企業(yè)綜合管理工作不斷優(yōu)化的重要作用。對于油田企業(yè)而言，可將辦公室的作用概括為兩點：橋梁作用和參謀功能。
1.油田辦公室的橋梁作用。在油田企業(yè)之中，辦公室發(fā)揮著重要的橋梁作用，有效連接著油田各個工作人員以及不同職能部門，肩負著上下互通消息的重要使命，另外，還具備一定程度的宏觀調(diào)控以及綜合權(quán)衡的職能。所以人們將辦公室看作是油田企業(yè)一個有效的協(xié)調(diào)部門。在決策的組織實施過程中，辦公室發(fā)揮著類似中介性質(zhì)的作用，一方面要詳細了解油田企業(yè)各部門的實際情況，并將這些情況如實地反映給領(lǐng)導者、決策者；另一方面，油田企業(yè)決策制定完成后，辦公室要觀察決策的具體執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時匯報，方便決策的調(diào)整。
2. 油田辦公室的參謀作用。新形勢之下，油田企業(yè)的辦公室僅僅具備橋梁作用是遠遠不夠的。辦公室還應(yīng)具有一定的參謀功能。具體表現(xiàn)在以下幾個方面：一是辦公室要準確、及時、全面地收集有利于油田企業(yè)發(fā)展的信息資料，并將其提供給油田企業(yè)的決策層，為各種決策的制定提供事實依據(jù)：二是辦公室要緊緊圍繞企業(yè)的中心工作來開展自身的工作，如各種調(diào)查研究，并將調(diào)查研究結(jié)果上報給領(lǐng)導層，方便油田企業(yè)中心工作的開展；三是辦公室要在油田領(lǐng)導的指揮下負責各類重要文件的起草，并落實各種決策的制定與執(zhí)行情況：四是辦公要能夠針對油田企業(yè)當下所面臨的重要問題給出合理性的建議。
二、提高油田辦公室管理水平的措施
1.加強油田企業(yè)辦公室的思想建設(shè)與作風建設(shè)。要做好油田辦公室的工作，關(guān)鍵在抓好辦公室人員的教育和培養(yǎng)。所以，要求油田辦公室工作人員應(yīng)該以德為先，即具有較高的政治素質(zhì)、良好的道德修養(yǎng)、極強的責任意識和大局觀念。通過加強學習，樹立科學的世界觀、人生觀和價值觀。堅定正確的政治方向、立場和觀點，養(yǎng)成良好的保密意識和服務(wù)意識。良好的服務(wù)意識是辦公室工作人員做好工作的基礎(chǔ)。油田辦公室工作人員的工作作風如何，不僅影響到油田單位的工作效率，還會影響油田企業(yè)集體的形象和聲譽。所以，油田辦公室工作人員在工作中要做到眼勤、手勤、腿勤，要有吃苦奉獻的精神，兢兢業(yè)業(yè)、認認真真做好每一件事，做到求實、務(wù)實、踏實。
2.要建立健全油田辦公室的管理體制。油田辦公室應(yīng)根據(jù)實際出發(fā)，建立科學的行政目標管理體制，強調(diào)以人為本，實行人性化的管理方式，使辦公室的工作人員明確工作的目的性，能自我約束、自我控制，發(fā)揮自己主觀能動性的管理方式。油田企業(yè)各部門應(yīng)對具體業(yè)務(wù)內(nèi)容進行再分工，對辦公室工作人員進行適當調(diào)整，并制定工作計劃，形成一套完善的目標管理體系。在體系制定完成后，再將目標細化，將任務(wù)分配到每一個工作人員。在工作人員明白工作職責之后實行目標責任管理。最后，對油田工作人員的工作業(yè)績進行考核，這樣既可以避免在管理過程中工作人員待遇一刀切的弊端，同時又能增加員工工作的積極性，讓員工意識到競爭的壓力，從而打消工作人員消極、懶散的工作作風，提高辦事效率。此外，油田企業(yè)的領(lǐng)導應(yīng)準確掌握辦公室從業(yè)人員的需求，因時、因人、因需求不同而采取不同的管理方式和激勵措施，激發(fā)工作人員的工作積極性。
3.大力推行油田辦公室的精細化管理。油田辦公室工作要樹立注重細節(jié)的理念，增強精細化管理意識。精細化就是一種理念，一種意識，一種態(tài)度，更是一種追求細致的文化。一是要求油田辦公室的工作人員解決思想觀念問題，牢固樹立注重細節(jié)的理念，增強精細化管理的意識，從基本制度抓起，不斷推進辦公室工作科學化、精細化、制度化、程序化。二是要進行定崗定責，明確職責，實施權(quán)責對等。“定崗”，就是要根據(jù)油田辦公室工作職能和流程，科學設(shè)置工作崗位?！岸ㄘ煛?，就是要明確界定崗位職責。確定工作銜接的節(jié)點和程序，做到分工明確、各司其職、協(xié)調(diào)配合?！岸藴省?，就是將各項管理工作的標準具體分解到每一個工作崗位中，形成崗位工作規(guī)范，使各個崗位的工作人員能夠全面了解崗位職責，確保嚴格按照管理標準和工作規(guī)范，優(yōu)質(zhì)高效地完成本職工作。三是要健全考核評議體系，提高績效。嚴格績效考核是促進崗位職責落實，推進辦公室管理工作科學化、精細化管理的關(guān)鍵。要根據(jù)崗位職責體系的要求，按照獎優(yōu)、治庸、罰劣的原則，積極推進油田辦公室工作績效考核。
4.提高油田辦公室工作人員素質(zhì)。要多方面、多層次、多途徑對油田辦公室行政人員進行素質(zhì)培養(yǎng)。一方面是加強理論學習，提高治素質(zhì)。政治素質(zhì)主要是指行政人員應(yīng)當具有的政治立場和方向，是各項素質(zhì)中最重要的一項，是搞好行政管理工作的前提和保證。要高度重視政治理論學習，提高理論學習的積極性和主動性。其二要積極創(chuàng)新提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。油田辦公室中一些行政人員比較年輕，不是管理專業(yè)出身，行政管理經(jīng)驗不足，業(yè)務(wù)操作不熟悉。加上行政工作的很多具體環(huán)節(jié)，都是在學校和書本上所無法獲知的。所以要不斷提升行政人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。其三是上崗前要進行有針對性的培訓，學會本職工作的基本技能；上崗后要盡快熟悉各個環(huán)節(jié)，提升業(yè)務(wù)素質(zhì)，在實踐中不斷改進工作方法和創(chuàng)新工作思路，在工作中不斷提高觀察、分析、理解、判斷和反應(yīng)能力。
三、對油田辦公室工作的思考
1、應(yīng)對重大突發(fā)事件的處置將是辦公室工作的重中之重。在重特大突發(fā)事件中應(yīng)重點做好以下工作：一是高度警覺，敏銳分析，準確迅速地掌握事件基本情況。有些突發(fā)事件發(fā)生后，現(xiàn)場比較混亂，具體情況不清，在現(xiàn)場的人員也可能意識不到事情的嚴重性。有些事故發(fā)生初期破壞性沒有顯現(xiàn)，但有可能迅速惡化，造成嚴重后果。這就要求辦公室人員時刻保持高度警覺，具有敏銳性的判斷能力。接到事件報告后，詳細詢問，迅速掌握事情的基本情況，為領(lǐng)導提供準確的現(xiàn)場信息，以便采取科學的措施處置事件。二是及時匯報，啟動應(yīng)急預案。基本情況清楚后，立即向領(lǐng)導匯報，啟動應(yīng)急預案，做好應(yīng)急值班。三是加強值班力量，跟蹤事件動態(tài)，詳細記錄。應(yīng)急值班工作強度大，時間緊，需要加強值班力量。要及時通知休班人員到崗，24小時雙崗值班，必要時派值班人員到現(xiàn)場協(xié)助應(yīng)急指揮協(xié)調(diào)。要及時跟蹤事件動態(tài)情況，詳細記錄事件處置的過程細節(jié)，直到事件處理完畢。四是綜合協(xié)調(diào)有關(guān)部門、單位，處置應(yīng)急情況。辦公室在處置應(yīng)急事件中應(yīng)發(fā)揮上傳下達、綜合協(xié)調(diào)的職能，是應(yīng)急指揮的樞紐，調(diào)度各相關(guān)部門和單位集中人力、物力迅速到位，控制事態(tài)發(fā)展，減小損失。
2、把握政策，熱情接訪，努力維護油田企業(yè)大局穩(wěn)定。維護大局穩(wěn)定是保證油田生產(chǎn)經(jīng)營正常運行的前提，也是辦公室工作的一項重要任務(wù)。油田企業(yè)規(guī)模大，人員多，包袱重，在企業(yè)深化改革的進程中由于利益格局的調(diào)整，各類矛盾顯現(xiàn)，維護穩(wěn)定的任務(wù)較重。辦公室作為維護穩(wěn)定工作的前沿，應(yīng)主要做好以下幾個方面的工作：一是認真做好接訪工作。牢記職工群眾利益無小事的道理，帶著深厚的感情做穩(wěn)定工作，認真傾聽職工群眾的呼聲，切實解決他們的實際問題和困難，從源頭上最大限度減少不和諧因素，促進油田的和諧穩(wěn)定。二是做好政策解釋工作。組織有關(guān)部門輪流到辦值班接訪，直接受理案件，為職工群眾解答相關(guān)政策，有效提升工作的整體水平。三是做好穩(wěn)定信息預警工作。協(xié)調(diào)綜治、公安、宣傳、等部門，在全油田建立起多層次、全方位、有重點的分級信息預警體系，及早發(fā)現(xiàn)苗頭性、傾向性問題，有效促進了維穩(wěn)工作的超前防范和源頭治理。
四、結(jié)束語
筆者從辦公室的職能及如何提高油田辦公室的管理水平兩個方面談了油田辦公室的管理工作，并對油田辦公室的工作提出了自己的思考，相信油田辦公室圍繞抓作風建設(shè)、健全管理體制、推行精細化管理、加強人員培訓四方面下大氣力，重視應(yīng)對重大突發(fā)事件的處置、以及維護油田大局穩(wěn)定，就一定可以讓油田辦公室工作上一個大的臺階。
參考文獻：
[1]厲愛民；辦公室管理的人文取向[J]；欽州師范高等?？茖W校學報；2003年03期
為了適應(yīng)經(jīng)濟潮流的發(fā)展，跟上時代的步伐，企業(yè)辦公室綜合管理逐漸被提到日程上來，根據(jù)經(jīng)濟需要，必須針對內(nèi)部管理作出一些相應(yīng)的調(diào)整。我們要準確把握時代訊息，全面認清辦公室工作目前面臨的重要形勢，積極為領(lǐng)導、機關(guān)和基層服務(wù)，抓好落實，科學管理，創(chuàng)建優(yōu)秀的管理模式，加強辦公室工作管理改革。
一、提高工作人員綜合素質(zhì)
1、積極的服務(wù)意識
服務(wù)是現(xiàn)代社會行業(yè)中的一個關(guān)鍵詞，是衡量辦公室工作的根本標準，有良好的服務(wù)意識才能搞好辦公室工作，使得辦公室管理高效化。辦公室工作人員要不斷提高自己的服務(wù)意識，能夠積極主動，顧全大局，具有團結(jié)意識，頭腦靈活的同時做到身體靈活，要認真、謹慎、勤快，一絲不茍，不能被動地接受領(lǐng)導交代的任務(wù)，不能在工作中互相推諉等。并且要求工作人員要做到事無巨細，對待來訪人員熱情接待，負責到底，仔細詢問事由，重要事情做到準確、及時地傳達。
2、良好的協(xié)調(diào)能力
在辦公室工作中難免會遇到各種各樣的問題，其中同事關(guān)系的相處是保證企業(yè)長期持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的重要點，這就要求我們的工作人員具備良好的溝通和協(xié)調(diào)能力，能夠協(xié)調(diào)好同事之間關(guān)系以及解決工作中出現(xiàn)的某些不和諧現(xiàn)象。綜合協(xié)調(diào)，形成推動工作的整體合力。在辦公室管理工作中，協(xié)調(diào)各部門，狠抓綜合管理，健全和完善內(nèi)部管理體系，實現(xiàn)辦公室工作的規(guī)范化、科學化、優(yōu)質(zhì)化、高效化管理。
3、獨特的創(chuàng)新思維
創(chuàng)新已經(jīng)成為新時代的主題，一味地追求傳統(tǒng)，止步不前只會被淘汰，成為經(jīng)濟社會的棄兒。同樣地，企業(yè)內(nèi)部管理也需要創(chuàng)新和發(fā)展。辦公室工作人員要繼承和發(fā)揚優(yōu)良傳統(tǒng)，適應(yīng)形勢的發(fā)展變化，運用獨特的創(chuàng)造性思維，謀劃適合本單位且具有特色的管理方法，堅持傳統(tǒng)和創(chuàng)新的統(tǒng)一，增強工作的預見性和主動性。
二、強化企業(yè)內(nèi)部管理
1、搭建基礎(chǔ)
辦公室工作的基礎(chǔ)如同樓房的根基，根基不穩(wěn)何談房子的安全性，因此，搭建辦公室綜合管理工作的基礎(chǔ)迫在眉睫。辦公室管理者要首先做到室內(nèi)清潔、辦公用品拜訪整齊、環(huán)境優(yōu)美、氣氛融洽，能夠讓大家以最良好的精神狀態(tài)投入到工作中去。辦公室工作中還要提升組織重視水平，以高層管理者的支持作為后援，可以通過幫助管理者處理一些較為棘手的問題，或者滿足他們的合理需求等來獲取支持和信任。另外，要進行有效地溝通，做到知己知彼，即掌握組織成員的動向，根據(jù)對方特點使用溝通方式。
2、健全制度
俗話說，沒有規(guī)矩不成方圓。沒有健全的管理體系也很難保證工作的順利進行。建立全面的工作體系，明確分工和職責范圍，嚴格按照規(guī)章制度進行管理，確保辦公室工作正常有效地運行。
辦公室承辦全局性工作規(guī)章制度，如會議制度、考勤制度等都應(yīng)不斷完善健全，確保辦公室工作快速高效地運轉(zhuǎn)。其中，檔案管理和財務(wù)管理占有舉足輕重的地位，必須成立專門的規(guī)章制度。首先，應(yīng)注重辦公室檔案的管理。建立單獨的檔案室，提高檔案管理自動化水平，完善檔案管理系統(tǒng)，配備專人負責監(jiān)督，整理和維護，并定期總結(jié)管理經(jīng)驗和對管理工作的建議和意見，找出工作過程中的缺點和不足，及時糾正，更好地提高工作質(zhì)量。其次，推進財務(wù)制度改革。社會企業(yè)的發(fā)展主要依靠經(jīng)濟的推動，而財務(wù)就是企業(yè)經(jīng)濟的命脈，保證財務(wù)公開、透明、安全，就必須嚴格遵守財經(jīng)紀律，規(guī)范票據(jù)管理，加強財務(wù)制度改革。
3、加強管理
要做好管理，就必須從各個角度出發(fā)，準確有效地實行管理制度。目前，隨著行政機構(gòu)改革的進行，辦公室工作存在這一些潛在危機，一系列問題也由此滋生，人員不足，管理片面等，要解決這些問題，唯一正確有效的方法就是建立健全合理的管理組織。辦公室工作的設(shè)置要符合組織原理，做到結(jié)構(gòu)綜合化、人才多元化、方法制度化，辦公室組織只有合理化，才能更好地發(fā)揮整合效能。
思想決策在管理中占有至關(guān)重要的作用，辦公室工作人員要克服舊的傳統(tǒng)觀念、思維模式和工作中的惰性，做到與時俱進，勇于創(chuàng)新，運籌帷幄，樹立全局觀念，注重效率和效益的結(jié)合，時刻提醒自己高效優(yōu)質(zhì)地完成任務(wù)。另外，要認真、謹慎，善于觀察，發(fā)現(xiàn)傾向性、方向性、苗頭性的問題，及時提供信息，研究解決方法。
現(xiàn)代的信息技術(shù)發(fā)生著日新月異的變化，管理手段也呈現(xiàn)多樣性，以計算機信息為代表的信息處理技術(shù)為辦公自動化工作提供了前所未有的機遇，向我們展示了一個全新的多元化的世界平臺。
辦公自動化是指運用先進的科學技術(shù)，將辦公業(yè)務(wù)活化于人以外的各種設(shè)備中，并由辦公室工作人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標的人機信息處理系統(tǒng)。它涵蓋了行為科學、管理科學、社會學等多個領(lǐng)域的理論與技術(shù)，盡可能地充分利用信息資源，達到最高效益，提升協(xié)同辦公能力，輔助決策，強化決策者管理水平。
三、結(jié)束語
認真貫徹落實黨的十和省委九屆六次全會精神，緊緊圍繞《國家僑務(wù)工作發(fā)展綱要（____1—____5年）》及我省實施意見和全國僑辦主任會議、全省僑務(wù)工作會議的部署，以“促進履職、創(chuàng)新管理、轉(zhuǎn)變作風、優(yōu)化服務(wù)”為績效管理目標，以“服務(wù)經(jīng)濟建設(shè)、服務(wù)對臺工作、服務(wù)僑胞僑眷”為績效工作主線，以實施服務(wù)經(jīng)濟發(fā)展“八項行動”為績效工作重點，深入推進僑務(wù)部門績效管理實踐，努力開創(chuàng)僑務(wù)工作新局面，為____科學發(fā)展跨越發(fā)展作出新的貢獻。
____年，我辦要圍繞績效目標、績效責任、績效運行、績效評估、績效提升等基本環(huán)節(jié)，進一步健全績效管理制度，完善評估指標體系，用好績效評估結(jié)果，切實提升工作績效。
（一）設(shè)定績效目標。按照省委、省政府各項工作部署和要求，依據(jù)我辦職能職責，根據(jù)《____年省政府工作部門績效管理指標體系》要求，結(jié)合省僑辦____年工作要點，制定我辦____年度績效目標任務(wù)?？冃繕税唧w工作內(nèi)容、工作措施、工作目標、工作時限和預期效果。辦績效目標的設(shè)定，采取自下而上的方法，由各處室設(shè)置，效能辦匯總并征求意見，形成省僑辦績效管理工作方案，經(jīng)辦黨組書記、主任審定后，以正式文件報省效能辦，省效能辦批復后，按有關(guān)規(guī)定通過“____僑網(wǎng)”向社會公開并組織實施。
（二）落實績效責任。對設(shè)定的績效目標，辦各處室要進行責任分解，明確領(lǐng)導責任和崗位責任，將責任落實到崗，落實到人，形成績效目標責任分解表。將績效目標列入辦機關(guān)目標管理責任制，并與個人年度考核掛鉤，對績效目標實現(xiàn)程度進行年度檢查考核。
（三）加強績效監(jiān)控。一是建立內(nèi)部監(jiān)控機制。由效能辦對績效目標實現(xiàn)情況進行過程跟蹤，并及時向辦領(lǐng)導匯報績效情況。通過辦主任辦公會議，每季度聽取一次績效情況匯報，及時發(fā)現(xiàn)績效運行中的問題，研究解決辦法。二是及時總結(jié)績效運行情況。各處室要召開半年績效分析會和年度績效總結(jié)會，對績效情況進行自查，對績效目標的運行、實現(xiàn)情況進行具體分析和總結(jié)。各處室開展年中和年度自評，爾后由效能辦組織聯(lián)合評估，匯總結(jié)果。評估結(jié)果以優(yōu)、良、一般、差四個等次表示。三是組織辦效能督察小組，由秘書處、機關(guān)黨委（人事處）、駐辦監(jiān)察室輪流牽頭，每季度至少一次不定期進行明察暗訪，并將情況及時向辦領(lǐng)導和有關(guān)處室反饋，督促整改。
（四）開展績效考評。根據(jù)要求，我辦應(yīng)于____年7月31日和____4年1月20日前向省效能辦分別報送年中、年底績效管理情況自評報告。省效能辦會同省委省直機關(guān)工委、省統(tǒng)計局等部門，采用指標考核、公眾評議、察訪核驗相結(jié)合的方法，對我辦績效情況開展考評。____4年1月下旬，由省效能辦、省委省直機關(guān)工委牽頭組織績效考評工作小組，對我辦進行年度績效管理工作指標考評。公眾評議由省統(tǒng)計局社情民調(diào)中心負責組織開展；察訪核驗由省效能辦、省委省直機關(guān)工委牽頭，有關(guān)部門配合，采取明察與暗訪相結(jié)合的方式不定期開展。
（五）強化績效運用。積極建立評估結(jié)果向上向下雙向反饋制度。根據(jù)省效能辦關(guān)于反饋省僑辦年度績效評估情況的要求，自下而上地組織對績效評估結(jié)果進行深度分析，認真查找薄弱環(huán)節(jié)，制定切實可行的整改措施，落實整改工作，促進績效提升。實行績效獎懲制度，各處室績效評估結(jié)果將與年度評先評優(yōu)、發(fā)放績效管理獎金相掛鉤。對于績效評估結(jié)果為“優(yōu)”和“良”等次的處室，年度評先評優(yōu)名額全部從這些處室中產(chǎn)生，全額發(fā)放年度績效管理獎金；對于績效評估結(jié)果為“一般”等次的處室，取消該處室及其工作人員年度評先評優(yōu)資格，只發(fā)放年度績效管理獎金的70%；對于評估結(jié)果為“差”等次的處室，責成該處室領(lǐng)導在機關(guān)大會上做檢查，取消該處室及其工作人員年度評先評優(yōu)資格，且不予發(fā)放績效管理獎金。
自最早的獨立學院成立算起，經(jīng)歷了將近17年的時間，期間各大獨立學院不斷摸索自身發(fā)展的出路，對發(fā)展中出現(xiàn)的政策與環(huán)境的變化做出相應(yīng)的調(diào)整。筆者所在的西安交通大學城市學院自2004年成立以來，也摸索出了自己的發(fā)展模式。目前我院實行的是院系二級管理機制，在此機制下賦予系教學秘書較大的活動權(quán)限，同時也給予了較強的任務(wù)量。筆者作為管理系辦公室主任，主要從自身工作重點出發(fā)，對工作所涉及行政考勤，考核制度，青年教師培養(yǎng)，員工職稱職級評定，員工心理健康關(guān)注等問題進行簡要分析，以期促進工作的更上層樓，對于我系乃至相關(guān)部門有所助益。
一、系辦公室行政管理問題分析
筆者自2007年進入西安交通大學城市學院，從系辦公室基層開始做起，于2015年晉升為管理系辦公室主任，對于辦公室承擔的巨大責任，作為辦公室主任責無旁貸，對于工作過程中的成績與不足也略有思考?？偨Y(jié)起來，以上述五方面作為契入點進行一下分析。1、行政考勤流于形式。學院制度要求各系建立考勤制度，我系制定了相應(yīng)的考勤表，在執(zhí)行過程中大部分員工還是具有一定的自覺性，部分員工對此具有一定的抵觸情緒，認為大學本應(yīng)是寬松、自由、開放的一種氛圍，對員工特別是教師限制的太死。這種思想不僅僅是個別教師的思想問題，流于形式的考勤也不僅僅存在于一個系，對此我們應(yīng)認真思考解決之道。2、考核制度有待完善。學院經(jīng)過十幾年的發(fā)展，管理制度處于不斷完善中，然而獨立學院畢竟才發(fā)展十幾年，管理制度的經(jīng)驗積累不足，隊伍年輕化也缺乏相應(yīng)的培訓，考核制度實行一刀切，沒有考慮各系的具體情況，比如沒有區(qū)分文科系與理科系的差別，文科系也分經(jīng)管與人文、藝術(shù)的差別，理科系也分計算機與機械、能動等的差別，對于工作考核的差別應(yīng)具體情況具體區(qū)分，這一點我們做得還不足。3、教師接力存在斷層。管理系作為西安交通大學城市學院的大系，學生數(shù)量是最多的，特別是會計、財管專業(yè)對師資的要求較高，而我系主要是老教師挑大梁，雖然近幾年引進了一部分青年教師，老教師也在不斷地指導青年教師，然而我系缺乏中年教師這一隊伍，未來幾年老教師面臨退休，青年教師成長不足，無中年教師能夠挑大梁，這是我系值得思考的地方。4、員工職稱評定材料不足。職稱評定對于員工隊伍的穩(wěn)定以及員工工作積極性的提升具有重要意義，而無論是行政還是教師，在職稱評定過程中除了需要較強的工作能力，還需要一定的科研能力，我系員工的弱項便在于科研能力不足，導致評定職稱過程中科研這一項弱化了整體實力。5、員工心理健康輔導有待加強。我系學生較多，任務(wù)強度相應(yīng)也較大。這給我系員工帶來了極大的心理壓力，對于維系員工的健康帶來極大挑戰(zhàn)，抱怨情緒時有發(fā)生。這與辦公室組織員工集體活動、分擔員工工作量以及考慮員工生活等方面具有一定關(guān)系。
二、政策建議
系辦公室教學管理工作的好壞，承接著系教學、行政質(zhì)量能否順暢展開的重任。對于工作中的問題及不足需要進行不斷的改進，方可化解危機，使工作正常運轉(zhuǎn)。針對以上問題，筆者提出以下幾點建議，以供探討。1、考勤寬松有度，區(qū)別對待?！耙坏肚小钡目记谥贫?，不具備大學的“人文情懷”，需要具體情況具體對待。比如對于老教師，可以考慮無考勤制(但是重要會議需要參加);中年教師可以實行減少考勤日期，提升其對于單位的認同感;青年教師實行嚴格的考勤制，以規(guī)范其行為，待職稱評定升級以后可放寬限制，以促進其追求上進之心。2、考核制度適度放權(quán)。在學院制定粗略的考核制度的基礎(chǔ)上，給予各系根據(jù)自身情況制定考核制度的權(quán)限，經(jīng)過院系共同協(xié)商論證，積極聽取基層師生意見的基礎(chǔ)上再予以定稿實施，以提升各系的工作積極性，形成“百家爭鳴”的高校學習、工作氛圍。3、建立起教師層級隊伍。引進各個年齡層次的員工充實教學、行政隊伍的同時，完善老中青的結(jié)構(gòu)搭配，避免“頂梁柱”的缺失，實現(xiàn)階梯式的員工培養(yǎng)制度。對于員工的引進，要“不拘一格降人才”，避免單純的以學歷為主，在保證最低限的基礎(chǔ)上，廣納人才，提升整個院系的教學、行政水平。4、促進員工平衡發(fā)展。在不斷提升員工工作效率的同時，關(guān)注員工科研水平的提升。在工作中學習，在學習中提升，將所學與所思形成科研成果，既可以促進學院的發(fā)展，也可以促進自身的提升，相得益彰。這對于員工的工作效率的提升以及忠誠度的提升，具有積極意義。5、關(guān)注員工身心健康。工作效率的提升離不開員工身心健康的維系。在工作中遇到的諸多不順，需要辦公室相關(guān)人員予以適當疏導，給予其表達意見的途徑，對于員工提出的問題，系秘書需進行相應(yīng)的處理，以促進問題的解決。系辦公室承上啟下的作用需要其工作人員具有一定的耐心、細心以及關(guān)心，只有做好系工作的“好管家”，系這個機體才能有效運轉(zhuǎn)?？傊?，二級管理體制下的系辦公室行政管理工作繁雜，任務(wù)重，只有不斷地相互學習、總結(jié)經(jīng)驗，才能更好地實現(xiàn)院系工作的有效銜接，保證各項工作的有效運轉(zhuǎn)，最終實現(xiàn)集體力量的最大化。
作者:許瑋瑋 單位:西安交通大學城市學院
參考文獻:
一、前言
在探討綜合辦公室的管理水平提高途徑前，我們要清楚的指導綜合辦公室的職能，辦公室各單位的綜合協(xié)調(diào)部門，主要負責內(nèi)外聯(lián)絡(luò)、上傳下達，同時由于對單位給方面都熟悉，因此也成為單位制定決策時的顧問團，更是決策實施是的得力幫手。綜合辦公室聯(lián)絡(luò)的對象包括：對外有上級單位、地方政府和群眾、設(shè)計單位、施工單位以及建立單位，對內(nèi)主要是單位管理層和各級員工。針對各方的協(xié)調(diào)工作是一項復雜工作，工作目的是保障工程項目的順利推進，核心是協(xié)調(diào)好各方關(guān)系，為工程建設(shè)的整體規(guī)劃服務(wù)。
二、辦公室綜合管理工作的特點
1、政策性。綜合辦公室在日常工作中收集、整理、綜合單位內(nèi)部和外部各方面信息，并綜合分析，定期向單位領(lǐng)導層匯報。這項工作重要性不言而喻，領(lǐng)導層對內(nèi)外狀況的判斷直接影響領(lǐng)導決策，決策水平的高低，對單位的規(guī)劃和發(fā)展起到?jīng)Q定性的作用。因此，綜合辦公室的職責類似于部隊中的參謀，責任重大。在日常工作中要要積極、主動的做好信息整理、匯報工作。
2、服務(wù)性。綜合辦公室屬于單位內(nèi)的服務(wù)部門，其服務(wù)的內(nèi)容主要包括：（1）為領(lǐng)導層服務(wù)，主要是傳達領(lǐng)導層決策，并作為決策實施助手幫助單位各部門領(lǐng)會決策精神；（2）為給部門服務(wù)，部門之間需要工作上的對接，辦公室作為協(xié)調(diào)部門，在部門工作內(nèi)容的銜接上有著獨特優(yōu)勢；（3）為單位內(nèi)部職工服務(wù)，匯總職工意見，并及時向領(lǐng)導層反映單位職工思想狀況。
三、辦公室綜合管理工作中存在的問題
1、工作覆蓋面廣，指向性差。由于綜合辦公室的工作包括上傳下達、各方協(xié)調(diào)、內(nèi)外聯(lián)絡(luò)，工作內(nèi)容十分繁雜，具體說來對內(nèi)要管理單位日常事務(wù)、勞資管理、后勤服務(wù)，對外要負責活動策劃、宣傳報道等。在項目籌備和驗收周期內(nèi)，管理的事務(wù)太多，內(nèi)容太雜，因此要想將每項事務(wù)都處理得井井有條難度極大。
2、工作人員較少。相對于其他部門的工作，綜合辦公室專業(yè)性較弱，所以很多單位對綜合辦公室并不重視，認為辦公室的任務(wù)只是負責內(nèi)勤服務(wù)和上下溝通，不需要專業(yè)能力，因此人員編制較少，可實際上由于工作內(nèi)容覆蓋面極廣，管理事務(wù)、服務(wù)對象眾多，因此相對于單位其他部門工作人員而言，綜合辦公室工作人員的工作量大的多。
3、工作業(yè)績不明顯。單位內(nèi)的其他部門工作范圍明確，比如財務(wù)、采購、安環(huán)等部門又有著明確的工作內(nèi)容，方便業(yè)績考評，而綜合辦公室的工作覆蓋面大，許多都是協(xié)調(diào)工作，而且突發(fā)性、偶然性大，盡管辦公室人員忙碌一天的工作，往往在業(yè)績考評中難以體現(xiàn)，導致為工作所耗費的精力和時間，都無法獲得相應(yīng)的認同和獎勵，長此以往自然影響綜合辦公室工作人員的積極性。
四、加強辦公室綜合管理工作的策略
1.狠抓信息調(diào)研
在輔助領(lǐng)導層制定發(fā)展規(guī)劃和做出決策中，綜合辦公室扮演了重要的角色。首先綜合辦公室以其獨特的優(yōu)勢，方便搜集整理單位內(nèi)外的各種信息，及時做到下情上達，對單位領(lǐng)導決策內(nèi)容和方向起到重要的輔助作用；其次，辦公室相當于領(lǐng)導層的參謀，在制定具有戰(zhàn)略性、全局性決策時，少不了綜合辦公室的參與，這就要求辦公室人員要增強戰(zhàn)略思維能力，事先拿出幾個有可行性的方案以供領(lǐng)導層決策。因此，在日常工作中就要就辦公室人員提高一下幾個方面：（1）跟得緊，緊跟信息調(diào)研這根主線，用心搜集各種信息；（2）抓得住，要準確領(lǐng)會決策的意圖；（3）用得上，才決策過程中避免做無用功，可行方案的制定要具備多樣性、全面性。
2.狠抓督辦協(xié)調(diào)
綜合辦公室的日常工作是負責單位的協(xié)調(diào)工作，在當先局勢下，協(xié)調(diào)工作更加凸顯其重要性，具體說來主要是協(xié)調(diào)好四個方面關(guān)系：（1）對上協(xié)調(diào)。要在工作中做到請示不推諉、建議不越權(quán)、服從不盲目、尊重不奉承，對上級匯報情況要做到如實反映客觀事實；（2）對下協(xié)調(diào)。對象為公司廣大基層員工。首先，圍繞生產(chǎn)項目是對下協(xié)調(diào)工作開展的核心，抓住難點主動協(xié)調(diào)來推動整個項目；其次，采取什么樣的態(tài)度是協(xié)調(diào)工作的靈魂，要做到發(fā)言不施令，協(xié)調(diào)不指揮，提高員工積極性；（3）對內(nèi)協(xié)調(diào)。這對公司內(nèi)部各個職能部門間的對接工作，綜合辦公室就是企業(yè)管理中的劑，遇事要多與其他部門負責人溝通，發(fā)揮其特長；
3.狠抓黨群工作
綜合辦公室還需要負責管理黨群工作，處理黨群事務(wù)，協(xié)調(diào)黨群關(guān)系，管理模式主要以協(xié)調(diào)、調(diào)動為主。黨群工作主要是針對基層員工，首先是工作方法，在處理日常事務(wù)時，要不斷增強思想教育工作，留意觀察員工的思想動態(tài)，一些帶有傾向性、苗頭性問題要做到早發(fā)現(xiàn)、早協(xié)調(diào)、早疏通，力爭做到見微知著，把在問題萌芽時期就解決掉；其次是注意協(xié)調(diào)黨群關(guān)系采取的態(tài)度，協(xié)調(diào)的目的是使員工對企業(yè)懷有親切感，對自身有榮譽感，對工作有成就感，進而對企業(yè)有歸屬感。這不單單是解決問題，而需要長期的思想工作和情感聯(lián)絡(luò)。那么在態(tài)度上就要做到心懷平等、坦誠相見。
4.狠抓安全保障
企業(yè)的安環(huán)狀況也是綜合辦公室管轄范圍內(nèi)事務(wù)。首先要建立完善的制度，對進場設(shè)備和臺賬做定期的檢查。定期檢查的目的是將安全問題的影響降到最低，對發(fā)現(xiàn)的安全隱患要及時敦促相關(guān)部門整改，還要全程跟蹤整改過程，直至排除隱患。
五、小結(jié)
綜合辦公室工作覆蓋范圍廣，是參與決策制定、執(zhí)行，負責上傳下達、部門協(xié)調(diào)、內(nèi)外聯(lián)絡(luò)的綜合部門，其工作質(zhì)量會對單位的運轉(zhuǎn)起到?jīng)Q定性作用，因此綜合辦公室雖然繁雜且專業(yè)性不強，但對于單位來說十分重要。只有轉(zhuǎn)變思路、調(diào)整工作態(tài)度、扎實做好本職工作，才能平穩(wěn)且高效地推進項目建設(shè)。
參考文獻
[1]張建恒，論新時期高校行政管理觀念的轉(zhuǎn)變[J]，河北農(nóng)業(yè)大學學報（農(nóng)林教育版），2006年01期
二、辦公室行政管理工作中存在的問題
（一）整體和局部不協(xié)調(diào)
在單位當中，辦公室的職能和作用是綜合性的，它與其它各個部門之間最大的區(qū)別就是其服務(wù)性。因此辦公室應(yīng)當遵循一切服從整體和服務(wù)整體的工作原則。但是，在實際的工作中，當有些部門的局部工作與單位的整體工作產(chǎn)生沖突時，辦公室沒有很好的協(xié)調(diào)和安排二者之間的關(guān)系，沒有做到局部服從整體的工作原則。
（二）工作性質(zhì)被動
由于辦公室是服務(wù)性的部門，因此其行政管理工作具有一定的被動性質(zhì)。久而久之，辦公室的工作人員就會產(chǎn)生被動的情緒和習慣，在工作中不能很好的發(fā)揮主動性，不善于在被動工作中尋求主動解決。對于一些常規(guī)性、規(guī)律性、階段性的工作，有時會消極怠工。而對于領(lǐng)導臨時安排的工作和布置的任務(wù)、突發(fā)事件的應(yīng)對等方面，缺乏靈活的應(yīng)變能力，使得辦公室行政管理工作的效果難以得到充分的發(fā)揮。
（三）工作分寸掌握不準確
辦公室的另一方面作用就是為領(lǐng)導出謀劃策。在這個過程中，辦公室應(yīng)當掌握好一個度，控制好工作的分寸。在領(lǐng)導的決策過程中，辦公室是處在輔助和從事的地位至上，因此，既不能缺位，也不能越位。在具體工作中，一些辦公室無法充分領(lǐng)會領(lǐng)導的想法和意圖，因此不能為領(lǐng)導的決策提供有利的參考意見和背景資料。同時，在這一過程中，有些辦公室往往沒有掌握好這個度，甚至越俎代庖。
三、辦公室行政管理工作的創(chuàng)新
（一）增強服務(wù)意識
辦公室應(yīng)當充分明確自身的服務(wù)性質(zhì)，用于面對工作中的問題和矛盾。在瑣碎的工作當中，應(yīng)當時刻保持清醒的意識。對于工作要做到認真負責，嚴格遵循工作原則和工作規(guī)范，充分發(fā)揮吃苦奉獻的精神。同時，對待自身也應(yīng)當嚴格要求，遵守各項規(guī)章制度和紀律要求。在工作中要保持仔細研究、一絲不茍，無論是大事還是小情，都應(yīng)當充分的重視起來，以提高工作質(zhì)量和工作效率，更好的發(fā)揮出辦公室行政管理工作的作用。
（二）提高工作能力
在新時期，單位對于辦公室行政管理工作的要求也有所提升。這就需要辦公室擁有更加寬廣的工作面和更加強大綜合性。在實際工作當中，行政管理人員不但要更加高效的完成日常工作，還要為更好的為領(lǐng)導決策提供參考意見。對待工作應(yīng)當保持良好的心態(tài)，對于日常的工作任務(wù)要充分發(fā)揮主動性，積極探索更加完善的行政管理工作模式，加強對新知識、新問題的學習和研討，為辦公室行政管理工作模式的創(chuàng)新奠定基礎(chǔ)。
（三）強化團隊意識
新時期的辦公室應(yīng)當注重團隊的配合，與各個部門的同事建立良好的合作關(guān)系。辦公室的工作雖然職責和分工不同，但大多數(shù)工作都是要依靠集體的力量合作，才能夠更好的完成任務(wù)。因此，要想進行辦公室行政管理工作的創(chuàng)新，就應(yīng)當更加注重團隊意識，加強與同事之間的配合默契，以便最大限度的發(fā)揮潛力。
中圖分類號：F270 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）11-00-01
一、辦公室檔案管理現(xiàn)存的問題
1.檔案管理的意識不強，管理方式有待更新
由于我國檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)還沒有跟上社會需求的腳步，因此，很多單位中的檔案管理工作都是單位里面的兼職人員在從事，很少有單位的檔案管理工作是專業(yè)的人士來從事，這就導致現(xiàn)代辦公室檔案管理的意識不強。很多辦公室檔案管理的工作只是停留在表面，缺乏對日常材料的搜集和保存，工作中的責任心有待進一步加強。另外，很多單位的檔案管理方法還停留在比較傳統(tǒng)的模式，并沒有跟上時展的步伐，將現(xiàn)代信息技術(shù)引入辦公室檔案管理的程度不夠，特別是一些欠發(fā)達地區(qū)在辦公室檔案管理模式上更是落后，缺乏對檔案管理重要性的認識。
2.辦公室檔案管理工作人員的素質(zhì)有待提高
由于我國教育體制培養(yǎng)出來的專業(yè)檔案管理人才還不能滿足社會的需求，因此，在現(xiàn)代社會中很多單位的辦公室檔案管理工作人員都是兼職從事這項工作的，這就產(chǎn)生了工作人員的專業(yè)知識不夠的問題。首先，很多辦公室檔案管理工作人員缺乏專業(yè)的知識和必要的工作技能，這也是辦公室檔案管理中亟待解決的重要問題。其次，隨著時代的發(fā)展，信息技術(shù)的不斷更新也要求辦公室檔案管理跟上時代的步伐，在檔案管理工作中運用現(xiàn)代技術(shù)協(xié)助工作的完成，這也要求辦公室檔案管理工作人員具備相應(yīng)的現(xiàn)代辦公軟件操作技能。在面對這些問題的時候，現(xiàn)代辦公室檔案管理工作人員中很多人都顯得專業(yè)技能相對缺乏、專業(yè)水平相對較低、缺乏足夠的運用現(xiàn)代辦公軟件的能力等問題。因此，認真對待辦公室檔案管理工作人員的素質(zhì)問題是必須的，也是現(xiàn)代辦公室檔案管理發(fā)展中必須解決的問題。
3.辦公室檔案管理的信息化建設(shè)有待加強
現(xiàn)代辦公室檔案管理的發(fā)展使得檔案的種類比較繁雜，也給辦公室檔案管理工作人員提出了更高的要求。面對不同的檔案類型以及檔案記錄的不同階段，都要采取有效的方式進行記錄和整理。由于現(xiàn)階段檔案管理的信息化建設(shè)還沒有完全成熟，很多硬件設(shè)施沒有完全能夠支撐工作的需求，這也使得很多單位的檔案管理工作還停留在紙質(zhì)文件管理的方式。其次，國家的檔案行政機構(gòu)缺乏檔案無紙化戰(zhàn)略規(guī)劃、制度設(shè)計和系統(tǒng)規(guī)范，使得對紙質(zhì)文件依賴成為制度性的選擇。多種類型數(shù)字化信息的檔案化在總體上處于隨機狀態(tài)，有些數(shù)據(jù)累計存儲在業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫中，有些被定期銷毀，有些則被遷移到臨時載體上，沒有建立系統(tǒng)型的管理模式。
二、如何改進辦公室檔案管理工作，提高工作效率
辦公室的檔案管理十分重要，因為它跟辦公室各項業(yè)務(wù)工作的開展具有直接的聯(lián)系， 辦公室的檔案管理工作效率影響到整個單位的工作的開展，因此，有必要加強對辦公室檔案的管理。其次，辦公室檔案管理的工作主要在于資料的收集和保存，檔案的種類比較繁雜，所以給檔案管理工作帶來了一定的難度?！∷裕岣咿k公室檔案管理的效率，必須從以下幾個方面加以改進：
1.完善現(xiàn)代辦公室檔案管理體系
現(xiàn)代辦公室檔案管理中的檔案管理和文件管理是緊密聯(lián)系的，因此不能單獨將這兩個工作分開，應(yīng)該將其結(jié)合在一起進行管理。為了減少檔案管理工作人員在文件管理的后期遇到更大的工作難度，因此建議檔案管理工作人員在文件管理的前期就參與到工作中，這樣既可以對文件管理工作有一定的熟悉和了解，也便于檔案管理工作人員在檔案管理過程中更能適應(yīng)，更能夠便于單位檔案管理系統(tǒng)的建立和完善。另外，應(yīng)該完善單位的檔案管理制度和操作程序，確保單位檔案管理工作能夠按照相應(yīng)的程序進行，促進單位檔案管理的體系建設(shè)。
2.增強單位檔案管理的意識，更新檔案管理理念
由于我國現(xiàn)階段的單位檔案管理中管理意識不夠強，而且管理的理念也有待更新，這都使得我國檔案管理工作難以得到較大的進步，因此，增強單位檔案管理的意識，更新檔案管理理念就顯得十分重要。首先就是要提高單位對于辦公室檔案管理規(guī)范化關(guān)系的正確認識，立足于我國辦公室檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀，結(jié)合辦公室檔案管理的目標，應(yīng)該堅持“以人為本”的辦公室檔案管理理念，不斷建立和完善符合社會發(fā)展需求和單位自身發(fā)展目標的辦公室檔案管理意識。無論是從單位的管理決策還是單位的服務(wù)意識樹立，都需要包含單位檔案管理的意識。在單位的檔案管理運行中強化崗位責任制，盡量改善單位管理中不合理的規(guī)章制度、強化檔案管理工作人員的愛崗敬業(yè)意識，強化單位檔案管理體系建設(shè)。
3.加強單位檔案管理工作的培訓，提高工作人員的管理技能
由于我國單位檔案管理中的很多工作人員都是兼職的，大部分都缺乏專業(yè)的檔案管理技能，因此，加強單位檔案管理工作的培訓工作是十分重要的。筆者認為應(yīng)該采用不同的方式通過不同的渠道對辦公室檔案管理工作人員進行專業(yè)技能的培訓，盡量提高工作人員的專業(yè)檔案管理工作能力。根據(jù)檔案管理規(guī)范化的要求，辦公室檔案管理兼職工作人員首先是要加強專業(yè)技能的培訓；其次還要加強自身對于辦公室檔案管理工作的責任心；再次就是要認真做好部門的文件檔案的形成、積累、保持和整理、歸檔等工作。因此，應(yīng)該根據(jù)辦公室檔案管理工作的相關(guān)要求以及檔案管理專業(yè)人才的要求，組織單位檔案管理工作人員進行專業(yè)的技能培訓，以提高工作人員的檔案管理技能。
4.強化檔案收集
檔案的收集是辦公室檔案工作中最重要的環(huán)節(jié)，因此，要改進檔案管理工作，必須得加強檔案的收集管理工作。 首先，要規(guī)范檔案的范文，對檔案進行分類和編排，再將收集到的檔案按類目進行整理和保管； 然后， 要規(guī)范檔案的文書范文工作，在將收集到的檔案進行分門別類之后，要對檔案再進行文字編號和正文提料，對檔案提取主題詞，再做好附件處理，方便以后使用和管理檔案；再次，第二步實現(xiàn)以后，要對檔案再進行目錄編號，以方便后期的檢索工作，再在計算機系統(tǒng)中輸入檔案的管理信息，建立檢索體，在各種管理軟件的幫助下實現(xiàn)對檔案的網(wǎng)上管理。
參考文獻：
