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時(shí)間：2023-05-30 08:37:26
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精細(xì)化管理是以組織戰(zhàn)略清晰化、內(nèi)部管理規(guī)范化、資源效益最大化為前提的,與辦公室參謀、抓協(xié)調(diào)、督落實(shí)、辦實(shí)事的工作職能和圍繞中心、多點(diǎn)多面的工作特點(diǎn)相一致。實(shí)施精細(xì)化管理,有利于提升辦公室服務(wù)水平,提升工作成效,提升隊(duì)伍素質(zhì)。精細(xì)化管理是源于發(fā)達(dá)國(guó)家的全新管理理念,它是社會(huì)分工精細(xì)化以及服務(wù)質(zhì)量精細(xì)化對(duì)現(xiàn)代管理的必然要求,是建立在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上,并將常規(guī)管理引向深入的管理模式,其主要目標(biāo)是最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本。作為一種管理理念和管理技術(shù),精細(xì)化管理通過規(guī)則的系統(tǒng)化和細(xì)化,運(yùn)用程序化、標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)據(jù)化的手段,使組織管理各單元精確、高效、協(xié)同和持續(xù)運(yùn)行。精細(xì)化管理最基本的特征就是重細(xì)節(jié)、重過程、重具體、重落實(shí)、重質(zhì)量、重效果,講究專注地做好每一件事,在每一個(gè)細(xì)節(jié)上精益求精、力爭(zhēng)最佳。
二、運(yùn)用精細(xì)化管理推進(jìn)辦公室工作整體水平的全面提升
辦公室工作千頭萬緒,紛繁復(fù)雜。細(xì)節(jié)決定成敗,細(xì)節(jié)決定結(jié)果,辦公室精細(xì)化管理有利于充分發(fā)揮辦公室職能,推動(dòng)辦公室管理創(chuàng)新,促進(jìn)辦公室工作整體水平的全面提升。
(一)強(qiáng)化精細(xì)管理意識(shí),提升專業(yè)隊(duì)伍素質(zhì)
思想是行動(dòng)的先導(dǎo)。培養(yǎng)精細(xì)化管理意識(shí),是精細(xì)化管理中不可缺少的一部分,能促使工作人員在工作中采用縝密思維,提高工作效率,確保工作成效。精細(xì)化管理是一項(xiàng)關(guān)系到辦公室目標(biāo)任務(wù)能否快捷、高效完成的大事,每位辦公室成員都要形成精細(xì)做事、精細(xì)管理的意識(shí)和嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng),把重視細(xì)節(jié)作為一種素質(zhì)、一種修養(yǎng)、一種工作態(tài)度,從小事做起,把小事做好,從細(xì)微之處見精神、見水平。在辦公室工作中,要善于發(fā)現(xiàn)細(xì)節(jié),把注意力集中到關(guān)鍵點(diǎn)、銜接點(diǎn)、隱藏點(diǎn)和創(chuàng)新點(diǎn)上。要堅(jiān)持從基礎(chǔ)抓起,從“細(xì)”上著眼,在“精”上下工夫,在“實(shí)”上做文章,真正使每位員工懂得并看到精細(xì)化管理所帶來的良好效果,確確實(shí)實(shí)樹立起精益求精、嚴(yán)密細(xì)致的工作態(tài)度,將精細(xì)化管理的理念積極融入到各自的日常管理、工作、學(xué)習(xí)之中。精細(xì)化管理最終的解決方案只能通過組織成員的整體素質(zhì)提升的方式實(shí)現(xiàn),提升辦公室專業(yè)隊(duì)伍綜合素質(zhì)是精細(xì)化管理得到順利實(shí)施的基礎(chǔ)和保障。高素質(zhì)、高效率的辦公室人員要求必須具備全面的辦公室專業(yè)知識(shí)和豐富的辦公室工作經(jīng)驗(yàn)、政治素質(zhì)過硬、責(zé)任感強(qiáng)、辦事效率高,同時(shí)還必須具有任勞任怨、吃苦耐勞、無私奉獻(xiàn)的精神。
(二)狠抓規(guī)章制度建設(shè),完善考核評(píng)議機(jī)制
推行辦公室精細(xì)化管理,要求辦公室工作走專業(yè)化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化之路。要按照精確、細(xì)致、深入的要求,明確崗位職責(zé),優(yōu)化工作流程,完善崗責(zé)體系,加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)。要抓住辦公室管理的薄弱環(huán)節(jié),有針對(duì)性地采取措施,抓緊、抓細(xì)、抓實(shí),不斷提高管理效能。要通過完善規(guī)章制度建設(shè),努力營(yíng)造高效有序的工作氛圍,減少人為因素的介入和工作部署的隨意性。狠抓管理制度落實(shí),建立健全和認(rèn)真執(zhí)行辦公室的各項(xiàng)管理制度、崗位責(zé)任制度和工作程序,堅(jiān)持按制度辦事,規(guī)范辦公室管理和服務(wù)行為。要根據(jù)崗責(zé)體系的要求,積極推進(jìn)辦公室績(jī)效考核,完善考核評(píng)議機(jī)制。借鑒企業(yè)績(jī)效管理的方法,科學(xué)設(shè)定績(jī)效考核指標(biāo)體系,堅(jiān)持定量考核與定性考核相結(jié)合、綜合考核和分類考核相結(jié)合、內(nèi)部考核與外部評(píng)議相結(jié)合的形式,以增強(qiáng)考核的科學(xué)性、公正性和可操作性。堅(jiān)持將考核結(jié)果與獎(jiǎng)優(yōu)評(píng)先、職務(wù)晉升等有機(jī)結(jié)合起來,完善考核評(píng)議機(jī)制,推動(dòng)辦公室各項(xiàng)工作水平的提高。
(三)培育精細(xì)管理文化,不斷提升辦公室軟實(shí)力
辦公室要努力將精細(xì)化管理上升為一種文化,使之成為打造和提升辦公室軟實(shí)力的重要途徑。美國(guó)管理學(xué)家、行為科學(xué)管理理論代表人物梅奧通過著名的“霍桑實(shí)驗(yàn)”表明,工人不僅僅是由金錢驅(qū)使的“經(jīng)濟(jì)人”,而且是“社會(huì)人”,精神的力量、社會(huì)關(guān)系的影響對(duì)工人的行為方式起著特殊的決定作用。推行辦公室精細(xì)化管理,同樣必須高度重視精神和文化因素在辦公室工作中的獨(dú)特作用。通過加強(qiáng)隊(duì)伍政治素質(zhì)教育,積極營(yíng)造出昂揚(yáng)向上的文化氛圍,形成每個(gè)辦公室成員都自覺認(rèn)同并努力為之奮斗的核心價(jià)值觀。辦公室人員要自覺實(shí)踐服務(wù)育人、樂于奉獻(xiàn)的核心價(jià)值觀,努力做到圍繞中心、服務(wù)大局,愛崗敬業(yè)、甘于奉獻(xiàn),雷厲風(fēng)行、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致。要把精細(xì)化管理當(dāng)做一種工作要求：一種精神境界和一種文化素養(yǎng),真正融入工作、生活當(dāng)中,陶冶情操,提高能力,投身辦公室工作實(shí)踐,創(chuàng)造一流工作業(yè)績(jī)。
總之,精細(xì)化管理是精在事前,細(xì)在過程,意在結(jié)果的管理理念。精心是態(tài)度,精細(xì)是過程,精品是成績(jī)。精細(xì)化也是一種意識(shí)、一種觀念、一種認(rèn)真的態(tài)度、一種精益求精的文化。推行精細(xì)化管理是一個(gè)長(zhǎng)期的過程,要有目標(biāo)、有組織、有步驟,踏踏實(shí)實(shí)地向前推進(jìn)。辦公室要建立適合自身工作需要的精細(xì)化管理長(zhǎng)效機(jī)制,把準(zhǔn)行精細(xì)化管理與各階段工作任務(wù)、目標(biāo)、發(fā)展計(jì)劃結(jié)合起來,切實(shí)提高辦公室工作管理水平。
參考文獻(xiàn)
摘 要：精細(xì)化管理是企業(yè)為適應(yīng)集約化和規(guī)?；a(chǎn)方式，建立目標(biāo)細(xì)分、任務(wù)細(xì)分、流程細(xì)分，實(shí)施精確計(jì)劃、精確決策、精確考核的一種科學(xué)管理模式。將精細(xì)化管理運(yùn)用到煤炭企業(yè)辦公室接待工作中來，是接待工作適應(yīng)企業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展新形勢(shì)、新任務(wù)、新要求做出的有益嘗試，也是全面提高辦公室整體服務(wù)效能和綜合管理水平的必由之路。
關(guān)鍵詞 ：精細(xì)化管理；煤炭企業(yè)；接待工作
中圖分類號(hào)：C931.4
文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A
文章編號(hào)：1000-8772（2015）08-0147-01
收稿日期：2015-02-03
作者簡(jiǎn)介：張濤（1982-），男，河北唐山人，本科，助理工程師，開灤（集團(tuán)）有限責(zé)任公司辦公室公共關(guān)系科。研究方向：公務(wù)接待、公共關(guān)系管理。
精細(xì)化管理是企業(yè)為適應(yīng)集約化和規(guī)?；a(chǎn)方式，建立目標(biāo)細(xì)分、任務(wù)細(xì)分、流程細(xì)分，實(shí)施精確計(jì)劃、精確決策、精確考核的一種科學(xué)管理模式。開灤集團(tuán)作為資源開采行業(yè)的大型國(guó)有煤炭企業(yè)，已經(jīng)走過了漫長(zhǎng)的130 多年。通過提升接待工作精細(xì)化意識(shí)、整合流程制度、完善接待設(shè)施、加強(qiáng)服務(wù)培訓(xùn)等手段實(shí)現(xiàn)接待和會(huì)議的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)據(jù)化，使每次接待環(huán)環(huán)相扣，責(zé)任明確，力求精益求精，從而樹立單位的良好對(duì)外形象。
一、精細(xì)化管理是做好辦公室接待工作的必然要求
目前來看，國(guó)有煤炭企業(yè)普遍還處于崗位責(zé)任制管理階段，有的雖然取得了一定的成績(jī)，但主要還是依靠市場(chǎng)機(jī)會(huì)取得的，遠(yuǎn)沒有達(dá)到精細(xì)化管理的要求。煤炭企業(yè)往往習(xí)慣于粗放式管理和定性管理，精細(xì)化管理程度比較低，浪費(fèi)了很多原本可以創(chuàng)造更多價(jià)值的時(shí)間與資本。特別是在辦公室日常接待工作中，經(jīng)常要處理各項(xiàng)臨時(shí)性緊急任務(wù)，工作量變化大，時(shí)間不確定性強(qiáng)，人員協(xié)調(diào)難度高，經(jīng)常處于忙亂的狀態(tài)，很大程度上制約了辦公室服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)全局、綜合協(xié)調(diào)功能的發(fā)揮。一是疏于管理、忙于事務(wù)。辦公室接待人員的主要精力被一些瑣碎的事務(wù)所牽扯，而真正利用制度管理、流程作業(yè)比較有限，大部分靠人在協(xié)調(diào)管理。二是疏于精細(xì)、責(zé)任淡化。接待工作環(huán)節(jié)流程不夠精細(xì)，崗位職責(zé)不夠健全，管理制度不夠完善，不同程度地存在著責(zé)任不落實(shí)、工作效率不高的問題。三是忙于應(yīng)付、疏于服務(wù)。主要是工作作風(fēng)粗放，主動(dòng)性、創(chuàng)造性差，忙于應(yīng)付突發(fā)性工作，在接待、會(huì)議中的服務(wù)意識(shí)不強(qiáng), 專業(yè)化程度不夠。這就亟待在辦公室接待工作中引入精細(xì)化管理理念。
辦公室接待工作的精細(xì)化管理，必然以提高服務(wù)質(zhì)量與效率為目的，運(yùn)用現(xiàn)代管理模式，落實(shí)管理責(zé)任，將管理責(zé)任具體化、明確化，對(duì)管理對(duì)象實(shí)施精細(xì)、準(zhǔn)確、快捷的規(guī)范與控制。辦公室接待工作的精細(xì)化管理，要求結(jié)合工作實(shí)際，以各項(xiàng)工作細(xì)化、量化、標(biāo)準(zhǔn)化、精益化為突破口，研究探索精細(xì)化管理的可行之路，在接待中用心服務(wù)、精心服務(wù),全面提高接待工作效能和提升企業(yè)形象。
二、精細(xì)化管理在接特工作中的具體應(yīng)用
接待工作沒有統(tǒng)一固定的模式, 只能因時(shí)制宜。要做好接待的精細(xì)化管理，就必須分析接待中遇到的各種情況，根據(jù)分析的結(jié)果采取不同的接待模式，全面提升工作水平。
（一）意識(shí)精細(xì)化
“天下大事, 必做于細(xì)?！笨梢哉f，接待工作是整個(gè)辦公室工作中最需要細(xì)心的工作。從人員調(diào)配、參觀路線的確定到車輛調(diào)度、會(huì)議室安排、宴請(qǐng)等所有的環(huán)節(jié)無一不要求精細(xì)。這就要求接待工作人員具有精細(xì)化的意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，并將這種意識(shí)和理念貫穿到整個(gè)接待工作中去。
1. 大局意識(shí)精細(xì)化
接待工作是企業(yè)的形象工程，體現(xiàn)的是執(zhí)行力和工作效率。
接待中工作人員的言語、行動(dòng)和表現(xiàn)都會(huì)對(duì)企業(yè)造成很大的影響，所以接待工作人員必須培養(yǎng)大局意識(shí)，善于站在全局的高度，以單位的榮辱為己任來處理接待工作中的各種事項(xiàng)。
2. 創(chuàng)新意識(shí)精細(xì)化
接待工作進(jìn)人常態(tài)化之后，工作人員就會(huì)按部就班地操作。但由于客戶不同，相應(yīng)的要求不同，所以接待服務(wù)也必須有所改變。這就要求隨時(shí)修正接待方案中不足的地方，對(duì)接待的細(xì)節(jié)不斷進(jìn)行創(chuàng)新。可以說，保持對(duì)細(xì)節(jié)的創(chuàng)新意識(shí)是搞好辦公室接待工作的秘訣之一。
3. 管理意識(shí)精細(xì)化
管理者和具體操作人員都必須依靠流程制度安排各項(xiàng)任務(wù)，只有人人都嚴(yán)格遵守制度規(guī)定，事事一絲不茍地按照流程作業(yè)，疲于應(yīng)付的局面才能轉(zhuǎn)為緊張有序。
4. 服務(wù)意識(shí)精細(xì)化
接待工作的宗旨是“為客人負(fù)責(zé)，使客人滿意”。一個(gè)微笑，一句禮貌用語，都會(huì)體現(xiàn)出個(gè)人的素養(yǎng)和單位的文化背景。辦公室作為一個(gè)單位的窗口，更應(yīng)該樹立良好的、細(xì)致入微的服務(wù)意識(shí)。
（二）流程精細(xì)化
[摘要]企業(yè)辦公室工作管理,就好比整個(gè)企業(yè)管理的劑,適量的可以使企業(yè)這部運(yùn)轉(zhuǎn)的車輪轉(zhuǎn)得更輕、更穩(wěn)、更快。在這樣的背景下，企業(yè)辦公室工作務(wù)必實(shí)施精細(xì)化管理。本文從辦公室精細(xì)化管理工作的重要性和現(xiàn)狀著手，提出了辦公室工作精細(xì)化管理的有效措施。
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關(guān)鍵詞 ]企業(yè)；辦公室工作；精細(xì)化管理
引言
精細(xì)化管理是以精細(xì)操作的管理為基本特征,通過提高職工素質(zhì),克服惰性,強(qiáng)化鏈接,協(xié)作管理,從而提高一個(gè)企業(yè)、一個(gè)部門整體效益的管理方法。通俗地講,精細(xì)化管理體制就是由過去的粗放型管理向集約型管理的轉(zhuǎn)變,是一種意識(shí),一種觀念,一種認(rèn)真的態(tài)度,一種精益求精的文化,也是我們?cè)谧龊酶黜?xiàng)工作中需不斷追求并持之以恒堅(jiān)持不懈的理念。企業(yè)的每一位職工都是企業(yè)精細(xì)化管理的對(duì)象、載體和參與者,都是企業(yè)精細(xì)化管理的主體和實(shí)施者,只有每個(gè)人都參與到此項(xiàng)管理中來,企業(yè)的管理工作才能高效開展,高質(zhì)量完成。
1、企業(yè)辦公室工作精細(xì)化管理的必要性
辦公室工作之所以要進(jìn)行精細(xì)化管理,是由辦公室工作的幾個(gè)主要特點(diǎn)所決定的。
1.1繁瑣性決定了辦公室工作必須進(jìn)行精細(xì)化管理
辦公室工作綜合性強(qiáng),往往無規(guī)律可循,大部分工作沒有計(jì)劃性,更多的是突發(fā)和臨時(shí)性的。在這種情況下,如果辦公室管理者或辦公室人員不進(jìn)行精細(xì)化管理,往往容易丟三落四,讓千頭萬緒的事務(wù)工作亂作一團(tuán)麻。只有加強(qiáng)了精細(xì)化管理,才能有的放矢,急緩有序,把辦公室工作安排得井井有條。
1.2參謀性決定了辦公室工作必須進(jìn)行精細(xì)化管理
企業(yè)決策層在進(jìn)行決策前有大量基礎(chǔ)性工作是需要辦公室人員去完成的,在一定程度上辦公室管理人員還起著參謀的作用。所以辦公室人員所做準(zhǔn)備性工作或是給出的參謀意見必須全面而且要準(zhǔn)確無誤,這樣才有利于領(lǐng)導(dǎo)做出正確的決策。要做到參謀意見全面而又準(zhǔn)確無誤,那就必須從精細(xì)處入手。
1.3服務(wù)性決定了辦公室工作必須進(jìn)行精細(xì)化管理
辦公室工作歸根到底就是服務(wù),為決策層服務(wù),為企業(yè)內(nèi)各部門服務(wù),為整個(gè)企業(yè)內(nèi)的員工服務(wù)。為決策層服務(wù)就是為決策者提供良好的決策依據(jù),做好各項(xiàng)基礎(chǔ)性工作,把領(lǐng)導(dǎo)者從繁雜的事務(wù)性工作中解脫出來,同時(shí)做好上傳下達(dá)。在企業(yè)內(nèi)辦公室的橫向服務(wù)主要為溝通與協(xié)調(diào)工作。辦公室在企業(yè)內(nèi)應(yīng)該是與各個(gè)部門打交道最多的部門,一方面是因?yàn)樯蟼飨逻_(dá)的需要；另一方面,當(dāng)一項(xiàng)工作涉及到幾個(gè)部門共同完成時(shí),辦公室就要在中間充當(dāng)聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)的角色。并且,在完成領(lǐng)導(dǎo)行政命令督辦時(shí),辦公室又承擔(dān)著檢查反饋的職責(zé)。辦公室在企業(yè)內(nèi)一般還擔(dān)負(fù)著后勤管理、治安保衛(wèi)、車輛管理等等,這些都是涉及到員工切身利益的服務(wù)性工作,如何解除員工的生活后顧之憂,讓員工專心地從事企業(yè)的生產(chǎn)、建設(shè)等主導(dǎo)性工作,也是辦公室人員的工作重點(diǎn)之一。
2、企業(yè)辦公室精細(xì)化管理的現(xiàn)狀
個(gè)別企業(yè)將精細(xì)化管理流于形式，形同虛設(shè)。目前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷的發(fā)展，在以“經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心”的背景下，各企業(yè)面臨很大的經(jīng)濟(jì)壓力，另外精細(xì)化已經(jīng)成為了企業(yè)辦公室管理的重要標(biāo)準(zhǔn)之一，因此個(gè)別企業(yè)將精細(xì)化片面的理解為著眼于小事，更有甚者將精細(xì)化錯(cuò)誤的解釋為“繁文縟節(jié)”，增加許多不必要過程和手續(xù)，不僅使得精細(xì)化流于形式，更阻礙了企業(yè)的發(fā)展，降低了辦事效率。當(dāng)然，企業(yè)辦公室工作管理的精細(xì)化需要一個(gè)不斷完善的過程，也沒有什么固有的模式可以效仿，這就要求我們要從管理的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)中不斷的歸納和總結(jié)，只有不斷的發(fā)展創(chuàng)新，具體問題具體分析，才能保證精細(xì)化為企業(yè)辦公室工作的管理發(fā)揮最大的作用。
3、企業(yè)辦公室精細(xì)化管理的有效措施
為了杜絕表面化、形式化的現(xiàn)象發(fā)生，使得精細(xì)化管理深入人心，為企業(yè)更好的服務(wù)，需要做到以下幾點(diǎn)：
3.1培養(yǎng)一支高素質(zhì)、高效率的辦公室人員隊(duì)伍
提高辦公室工作質(zhì)量的前提,就是要培養(yǎng)一支高素質(zhì)、高效率的辦公室人員隊(duì)伍。高素質(zhì)、高效率的辦公室人員要求必須是具備全面的辦公室專業(yè)知識(shí)和豐富的辦公室工作經(jīng)驗(yàn)、政治素質(zhì)過硬、責(zé)任感強(qiáng)、辦事效率高,同時(shí)還必須具有任勞任怨、吃苦耐勞、無私奉獻(xiàn)、甘當(dāng)幕后英雄的精神。辦公室工作除了對(duì)專業(yè)理論水平的要求外,更多的需要經(jīng)驗(yàn)的積累和高度的責(zé)任感,對(duì)崗位工作和領(lǐng)導(dǎo)交待的事項(xiàng)必須要一件不落地按時(shí)高質(zhì)量完成。辦公室工作中最忌諱懶懶散散、辦事拖拖拉拉,因?yàn)檗k公室工作基本都是時(shí)限性比較強(qiáng)的工作,辦事效率太低就會(huì)誤事。有時(shí)為了搶時(shí)間經(jīng)常會(huì)在業(yè)余時(shí)間加班加點(diǎn),而白天辦公室人員一般都是陷于繁瑣的事務(wù)性工作之中,很少能靜下心來寫材料,特別是辦公室主任和秘書人員起草報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿以及宣傳稿等通常都是在晚上夜深人靜時(shí)完成。在接待工作中,常常需要起早貪黑,跑前跑后,把客人的吃、住、行都必須安排得細(xì)致周到；對(duì)后勤服務(wù)工作,更是需要足夠的耐心和熱情地服務(wù)態(tài)度。曾經(jīng)有人把辦公室人員比作是“勤勞的牛、奔跑的馬、溫馴的羊、受氣的豬”,我覺得很是貼切,其實(shí)辦公室人員就是一個(gè)綜合性角色,即需要能文能武,能屈能伸,能說能跑,能迎來能送往,還要特別能吃苦特別能受氣。
3.2制定合理的制度，嚴(yán)格加強(qiáng)考核
精細(xì)化管理要求每一位職工的工作都要精細(xì)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。如果我們?cè)诠ぷ髦?只是一味地要求大家這個(gè)精細(xì)化、那個(gè)精細(xì)化,而沒有嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲、考核辦法、規(guī)定做保證,沒有好與差的區(qū)別,沒有量化的標(biāo)準(zhǔn)來衡量,必然導(dǎo)致精細(xì)化管理工作落不到實(shí)處,甚至流于形式。“無威不足以立規(guī),不懲無人守規(guī)”。因此,在實(shí)際工作中,我們應(yīng)分別結(jié)合辦公室各類工作制定相應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)與職責(zé)要求,把它作為對(duì)每一個(gè)職工做好本職工作的考核依據(jù),將其工作業(yè)績(jī)與效益工資掛鉤,把工作業(yè)績(jī)作為標(biāo)尺來衡量辦公室工作人員的工作成效、貢獻(xiàn)大小。堅(jiān)持用事實(shí)和數(shù)據(jù)說話,而不是單純憑主觀印象來評(píng)價(jià),使辦公室每個(gè)成員都能各司其職、優(yōu)質(zhì)高效地完成各自承擔(dān)的工作任務(wù),實(shí)現(xiàn)人人有事做、事事有人管的管理目的。在此基礎(chǔ)上,再付之于嚴(yán)格的監(jiān)督考核,既激發(fā)了職工的工作熱情與工作積極性,也大大推動(dòng)了部門的精細(xì)化管理工作。
3.3加大宣傳力度，培養(yǎng)和堅(jiān)持精細(xì)化理念
“精細(xì)化”管理想要真正的深入人心，有效開展，就必須加大宣傳力度，加強(qiáng)思想建設(shè)，在辦公室人員中建立和培養(yǎng)起精細(xì)化的理念，制度只能約束人們的行為，將生硬的制度變?yōu)槿藗兊臐撘颇?，才能更好的?shí)現(xiàn)這樣一種管理。在企業(yè)不斷的發(fā)展壯大中，應(yīng)當(dāng)把這種“精細(xì)化”的制度變成一種“精品文化”，只有以“精品”來要求自己，才能在工作中不斷的自我超越，提升精細(xì)化的含金量，更長(zhǎng)久的保持其活力，促使辦公室人員將精細(xì)化的管理制度轉(zhuǎn)化為精細(xì)化的工作習(xí)慣，才是“精細(xì)化”的本質(zhì)所在，只有這樣，“精細(xì)化”才能在企業(yè)辦公室的管理中發(fā)揮最大的效用。
結(jié)語
當(dāng)前中國(guó)保險(xiǎn)業(yè)正處于加快發(fā)展的重要戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型期，同時(shí)也處于保險(xiǎn)主體的迅速增加和保險(xiǎn)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)加劇的矛盾期，面對(duì)公司經(jīng)營(yíng)環(huán)境的多變性和決策環(huán)境復(fù)雜性以及員工思想的不確定性，辦公室的工作效能和精細(xì)化管理水平對(duì)于公司的穩(wěn)健發(fā)展尤為重要，必須通過創(chuàng)新的思維、精細(xì)化的管理和注重細(xì)節(jié)的敬業(yè)精神來達(dá)到公司發(fā)展對(duì)辦公室工作的新要求。
一、辦公室的地位和作用
辦公室是公司的信息中心、服務(wù)中心、參謀中心、運(yùn)轉(zhuǎn)中心和指揮中心，具有參謀、助手、協(xié)調(diào)、服務(wù)、把關(guān)、督辦等主要職能，這就要求辦公室工作人員具有較高的政治敏銳性、較準(zhǔn)確的工作超前性、較精準(zhǔn)的細(xì)節(jié)掌控性以及較高超的協(xié)調(diào)能力和較深的文字功底。辦公室在公司經(jīng)營(yíng)管理中主要發(fā)揮如下作用：一是要做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手作用，不但要善于調(diào)研，更要善于謀劃，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供服務(wù)。二是要起到橋梁和紐帶作用，通過組織和協(xié)調(diào)以及督辦來確保公司各項(xiàng)目標(biāo)和任務(wù)的順利完成。三是要協(xié)調(diào)好與各新聞媒體的關(guān)系，重點(diǎn)做好公司品牌和產(chǎn)品的宣傳策劃，放大宣傳效應(yīng)，提高公司社會(huì)影響力。四是要協(xié)調(diào)好與政府等外部單位的關(guān)系，要通過經(jīng)常協(xié)調(diào)聯(lián)系，溝通情況，努力建立與地方政府主管部門的融洽關(guān)系，以準(zhǔn)確傳導(dǎo)好公司領(lǐng)導(dǎo)意圖，爭(zhēng)取得到地方政府主管部門的重視和支持。五是要做好公司的后勤和安全保障工作，確保公司各項(xiàng)工作有序推進(jìn)。
二、精細(xì)化管理的理念和效能
精細(xì)化管理是以精細(xì)操作和注重細(xì)節(jié)管理為基本特征，通過制定和貫徹標(biāo)準(zhǔn)、提高員工素質(zhì)和強(qiáng)化執(zhí)行力，達(dá)到提高企業(yè)和部門整體效益的管理方法。企業(yè)的每位員工都是企業(yè)精細(xì)化管理的對(duì)象、載體和參與者， 也是企業(yè)精細(xì)化管理的主體和實(shí)施者， 只有員工都參與到精細(xì)化管理中去， 精細(xì)化管理工作才能高效開展和高質(zhì)量完成， 才有可能落到實(shí)處并取得實(shí)效。
辦公室的工作性質(zhì)特別適合和非常需要精細(xì)化管理，通過對(duì)辦公室實(shí)施服務(wù)專業(yè)化和管理精細(xì)化能夠使辦公室的各項(xiàng)工作規(guī)則更加系統(tǒng)化，使得辦公室服務(wù)的水平更加程序化、規(guī)范化、數(shù)據(jù)化，讓辦公室內(nèi)部管理的各個(gè)單元能夠同時(shí)精確、高效、協(xié)同運(yùn)轉(zhuǎn)。精細(xì)化管理的本質(zhì)特征就是重細(xì)節(jié)，強(qiáng)調(diào)過程管理；重具體，強(qiáng)調(diào)措施落地；重質(zhì)量，強(qiáng)調(diào)服務(wù)水準(zhǔn)。精細(xì)化管理強(qiáng)調(diào)做好辦公室工作中的小事，在細(xì)節(jié)上追求精益求精，以求達(dá)到最佳效果。保險(xiǎn)公司辦公室作為促進(jìn)公司高效運(yùn)轉(zhuǎn)的“推進(jìn)器”和輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的“參謀部”，在公司全局工作中有著舉足輕重的作用，強(qiáng)化公司辦公室的精細(xì)化管理對(duì)促進(jìn)公司管理水平的提升至關(guān)重要。
三、辦公室精細(xì)化管理的建議和思考
1.全力推進(jìn)責(zé)任文化
一是建設(shè)責(zé)任文化不但可以提高辦公室整體的凝聚力和向心力，還可以形成一種無形的競(jìng)爭(zhēng)力，有利于促使辦公室員工自主提高自身綜合素質(zhì)，不斷改進(jìn)工作作風(fēng)，努力成為崗位專家。二是倡導(dǎo)責(zé)任文化是提升辦公室整體管理水平的有效途徑，讓辦公室工作人員全面樹立起精細(xì)化管理的理念和精細(xì)化工作的習(xí)慣，再結(jié)合辦公室管理中的制度化和程序化，則能更為有效扎實(shí)地推進(jìn)辦公室精細(xì)化管理工作的全面推進(jìn)。三是作為公司企業(yè)文化建設(shè)職能部門，辦公室要研究制定提升文化力的辦法措施，要組織開展文化力提升項(xiàng)目，用先進(jìn)的文化管理工具，梳理文化要素，明確文化定位，推動(dòng)文化執(zhí)行。
2.牢固樹立精細(xì)化的服務(wù)意識(shí)
（1）辦公室工作的核心是服務(wù)，辦公室要寓管理于服務(wù)中，樹立服務(wù)意識(shí)、明確服務(wù)目標(biāo)、規(guī)范服務(wù)行為，把服務(wù)貫穿于工作的始終。
（2）辦公室工作千頭萬緒，要在紛繁復(fù)雜的工作中，做到游刃有余，就需要不斷加強(qiáng)系統(tǒng)性建設(shè)和專項(xiàng)性工作，通過系統(tǒng)思考、統(tǒng)籌兼顧、提升專業(yè)技能和精細(xì)化管理水平，實(shí)現(xiàn)辦公室工作的有序和高效。
（3）辦公室人員要提高三種能力，即專業(yè)力、執(zhí)行力和文化力。專業(yè)力就是體現(xiàn)辦公的質(zhì)量效率，執(zhí)行力體現(xiàn)應(yīng)急響應(yīng)能力，文化力是軟實(shí)力的核心，更具可持續(xù)影響力，與硬實(shí)力如車之兩輪，鳥之兩翼，協(xié)同前進(jìn)。
（4）辦公室工作要搭建“三個(gè)平臺(tái)”，即綜合管理平臺(tái)、品牌宣傳平臺(tái)和網(wǎng)站信息平臺(tái)。通過系統(tǒng)管理平臺(tái)建設(shè)，不斷提高綜合服務(wù)保障能力，大力提升公司品牌和產(chǎn)品的宣傳實(shí)力，使得公司品牌價(jià)值與業(yè)務(wù)發(fā)展同步增長(zhǎng)，文化力與執(zhí)行力有效提升，努力將辦公室建設(shè)成為創(chuàng)新、高效、勤儉、務(wù)實(shí)的學(xué)習(xí)型和服務(wù)型團(tuán)隊(duì)，從而為公司內(nèi)外提供更好的服務(wù)與支持。
（5）要政務(wù)服務(wù)重于事務(wù)服務(wù)。政務(wù)服務(wù)優(yōu)劣直接關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)決策貫徹落實(shí)的好壞。政務(wù)服務(wù)貫穿于整個(gè)中心工作，滲透到工作的每一個(gè)層面。在決策前，辦公室是領(lǐng)導(dǎo)的外腦和助手，提出有價(jià)值的參考意見。在決策后，要善于迅速制定出落實(shí)方案，在縝密中體現(xiàn)果敢，在細(xì)致中突出效率，協(xié)調(diào)和督促各單位和部門原原本本地貫徹落實(shí)。
3.著力培養(yǎng)精細(xì)化的敬業(yè)精神
（1）辦公室人員的綜合素質(zhì)、工作能力和敬業(yè)精神，對(duì)內(nèi)代表著辦公室整體的管理素養(yǎng)，而對(duì)外則代表著公司的形象與作風(fēng)，因此辦公室工作人員要在日常工作中加強(qiáng)自身修養(yǎng)，提高自身的綜合素質(zhì)，關(guān)注工作中的細(xì)節(jié)，并把注重細(xì)節(jié)逐漸固定化到辦公室人員的日常工作行為習(xí)慣之中。
（2）辦公室人員要善于在繁雜中沉著冷靜地理出工作思路，突出重點(diǎn)服務(wù)。領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的熱點(diǎn)就是重點(diǎn)，推進(jìn)工作的難點(diǎn)就是重點(diǎn)。當(dāng)然，重點(diǎn)也往往因時(shí)因地而異，一個(gè)階段有一個(gè)階段的重點(diǎn)，一項(xiàng)工作又有一項(xiàng)工作的重點(diǎn)環(huán)節(jié)，在具體操作中，學(xué)會(huì)準(zhǔn)確捕捉，冷靜思索，科學(xué)把握。在重大決策前，掌握實(shí)情，大膽諫言就是重點(diǎn)；在貫徹落實(shí)中，積極協(xié)調(diào)，真督實(shí)查就是重點(diǎn)；在落實(shí)后，認(rèn)真總結(jié)，掌握規(guī)律，及時(shí)反饋就是重點(diǎn)。抓不住重點(diǎn)就沒有工作效率，服務(wù)也就難以到位。
（3）要小中見大，突出要事服務(wù)，僅僅做到這些也還是不夠的，還要在仔細(xì)、周密和嚴(yán)謹(jǐn)上下功夫，在重點(diǎn)服務(wù)中突出要事服務(wù)。在辦公室服務(wù)的全過程中，貌似小事未必是小事，要增強(qiáng)工作的敏感性，善于發(fā)現(xiàn)和抓住“一滴水見太陽”的閃光點(diǎn)，舉一反三，做好大局文章。
（4）不要以事雜而亂為。辦公室工作頭緒很多，任務(wù)瑣碎繁雜。辦公室人員要知重知輕，避免重要工作沒抓住，次要工作用過了勁，使過了頭。還要知上知下，吃透了上情，辦事才有方向，才有主心骨。摸透了下情，辦事才有的放矢和真抓實(shí)干。
（5）不要以事急而盲為。辦公室固定式和程序化的工作多，但意料外和突發(fā)性的事情也會(huì)隨時(shí)出現(xiàn)。在這種情況下，辦公室人員必須政治敏感、頭腦冷靜、沉著應(yīng)付，切忌自亂陣腳。不管事情多么突然，多么緊急，首先要冷靜地進(jìn)行分析，及時(shí)做出解決方案并按領(lǐng)導(dǎo)要求協(xié)調(diào)相關(guān)單位，組織力量進(jìn)行處理。
（6）不要以事難而怕為。在應(yīng)付處置事務(wù)中，不乏一些超出預(yù)見，超出職責(zé)，難以預(yù)料的事情，且這種事對(duì)于辦公室而言又常常是沒有退路的。對(duì)這些難事，辦公室人員要不怕攬矛盾，不怕受委屈，不怕得罪人，不怕找麻煩，遇到的事情不管多難也要群策群力和想方設(shè)法加以解決。
4.制定和落實(shí)精細(xì)化的管理制度
（1）精細(xì)化管理的核心就是創(chuàng)造和固化出一種精細(xì)和可行的標(biāo)準(zhǔn)和制度，而這種標(biāo)準(zhǔn)和制度，完全是以有效、可行、合理的信息作為基礎(chǔ)，即使管理者真正的離開或是不再對(duì)員工行使管理權(quán)力的時(shí)候，這種管理標(biāo)準(zhǔn)和制度還是存在的，對(duì)員工的管理動(dòng)力還會(huì)在無形之中繼續(xù)下去的，這才是真正的和有效的管理。因此辦公室人員要善于將自己捕捉和積累的細(xì)節(jié)與經(jīng)驗(yàn)固化到管理標(biāo)準(zhǔn)和制度中去，并發(fā)揮它真正和持久的作用。
（2）辦公室是公司與外部溝通和聯(lián)系的重要渠道，同時(shí)也是保持內(nèi)部各項(xiàng)信息交流、溝通以及協(xié)調(diào)各部門間統(tǒng)一、協(xié)作關(guān)系的樞紐。隨著社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步，辦公室工作也需向科學(xué)化、精細(xì)化和規(guī)范化的方向發(fā)展。
（3）精細(xì)化管理，歸根結(jié)底是細(xì)節(jié)管理。而精細(xì)化管理觀念的拓展，正是基于細(xì)節(jié)管理之上。辦公室在日常的管理過程中要善于發(fā)現(xiàn)和捕捉有效的細(xì)節(jié)，并需具有創(chuàng)新管理的思想意識(shí)，這樣才可以真正地把精細(xì)化管理的思想進(jìn)一步拓展開來并運(yùn)用到辦公室工作的方方面面。
在機(jī)關(guān)單位中，辦公室是一個(gè)綜合性很強(qiáng)的職能部門，其工作所涉及到的事務(wù)瑣碎、繁多，任何一個(gè)工作細(xì)節(jié)沒有處理好都可能引起連鎖反應(yīng)。而且辦公室事務(wù)工作具有很強(qiáng)的服務(wù)性，在機(jī)關(guān)單位中，辦公室與機(jī)關(guān)單位里的各個(gè)部門都有聯(lián)系，既要上傳下達(dá)，又要溝通協(xié)調(diào)，通過做好各項(xiàng)基本事務(wù)工作，為機(jī)關(guān)單位內(nèi)部的部門及其成員服務(wù)。同時(shí)，辦公室還要為領(lǐng)導(dǎo)層做好參謀的工作，通過對(duì)各項(xiàng)基本事務(wù)的處理，為領(lǐng)導(dǎo)層的決策提供全面、詳細(xì)、準(zhǔn)確的參考依據(jù)。因此，對(duì)于機(jī)關(guān)單位來說，其辦公室事務(wù)工作管理水平不僅關(guān)乎其機(jī)制的正常運(yùn)行，也關(guān)系到其未來的發(fā)展，必須加以重視，全面提高工作水平。
一、精細(xì)化管理的內(nèi)在涵義
1、精細(xì)化管理的概念及特點(diǎn)
精細(xì)化管理從日本興起，是在常規(guī)的管理模式基礎(chǔ)上，隨著社會(huì)分工及服務(wù)質(zhì)量不斷精細(xì)化而發(fā)展起來的一種企業(yè)管理的理念和文化，其主要的目標(biāo)是要將管理過程中所使用的資源盡可能地減少，管理的成本盡量降低。在精細(xì)化管理中，企業(yè)要清晰組織的戰(zhàn)略目標(biāo)，明確、細(xì)化管理的責(zé)任，規(guī)范企業(yè)的內(nèi)部管理，促使企業(yè)中的資源能夠產(chǎn)生最大效益。
在現(xiàn)代社會(huì)，細(xì)節(jié)決定著成敗，精細(xì)化管理是一種集約型、高效型的管理方式，具有以人為本；注重精準(zhǔn)性、數(shù)據(jù)化、高效化；優(yōu)化管理流程；不斷創(chuàng)新與完善等特點(diǎn)，是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。
2、精細(xì)化管理的基本原則
在精細(xì)化管理的過程中，需要遵循一定的基本原則。首先是數(shù)據(jù)化的原則，這要求管理過程中需要用數(shù)據(jù)來明確各項(xiàng)工作的要求、標(biāo)準(zhǔn)、目標(biāo)、計(jì)劃及執(zhí)行情況等；其次，操作性的原則，就是要制定一定的規(guī)則，并且要將規(guī)則明確化、細(xì)化，使其可操作性增強(qiáng)；再次，以人為本，積極調(diào)動(dòng)員工的工作熱情、主動(dòng)性及創(chuàng)造性，提高其工作效率；第四，追求精益求精，注重細(xì)節(jié)，不斷改進(jìn)和提升管理工作水平；第五，控制好工作過程，明確工作流程，保證管理工作的整體都能實(shí)現(xiàn)精細(xì)化；第六，便于考核，就是要將工作進(jìn)行具體化、量化，制定明確的考核標(biāo)準(zhǔn)和條件，使考核可以更準(zhǔn)確、合理。
二、精細(xì)化管理在機(jī)關(guān)辦公室事務(wù)工作中推行的必要性
1、符合機(jī)關(guān)辦公室事務(wù)工作的特點(diǎn)
機(jī)關(guān)辦公室事務(wù)工作具有繁瑣性、綜合性、服務(wù)性、參謀性、突發(fā)性、政策性等特點(diǎn)，其工作的開展不僅牽涉到眾多的事務(wù)，同時(shí)也涉及多個(gè)部門，不僅面向機(jī)關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)層及廣大員工，為他們做好服務(wù)和保障，同時(shí)也要負(fù)責(zé)一部分的對(duì)外服務(wù)事務(wù)工作。因此，機(jī)關(guān)辦公室事務(wù)工作必須注重細(xì)節(jié)，盡最大的可能保證其工作的全面性、準(zhǔn)確性、高效性。精細(xì)化管理符合機(jī)關(guān)辦公室事務(wù)工作的特點(diǎn)，對(duì)其工作水平及效率的提高具有重要的作用。
2、是機(jī)關(guān)辦公室事務(wù)工作職能所提出來的內(nèi)在要求
機(jī)關(guān)的辦公室事務(wù)工作具有非常關(guān)鍵的地位，其主要的工作職能就是要服務(wù)好機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)的決策及其各項(xiàng)工作，其工作職能發(fā)揮的成效，直接影響了機(jī)關(guān)整體工作的成效。這使得機(jī)關(guān)的辦公室事務(wù)工作具有一定的特殊性，其事務(wù)工作繁雜，而且任務(wù)繁重；其事務(wù)工作要求一般都比較高，而且難度也比較大；其事務(wù)工作的責(zé)任重大，影響面也很廣。因此，精細(xì)化管理對(duì)機(jī)關(guān)辦公室事務(wù)工作具有非常重大的意義，是其工作職能所提出的內(nèi)在要求。
3、有利于提高機(jī)關(guān)辦公室事務(wù)工作的成效
隨著管理理念的不斷發(fā)展，近年來機(jī)關(guān)辦公室事務(wù)工作的水平也得到了明顯提升，在要求與標(biāo)準(zhǔn)不斷提高的前提下，辦公室的事務(wù)工作也暴露出了一些問題與不足。例如，辦公室事務(wù)工作主要集中于日常事務(wù)的處理，政務(wù)工作疏于管理，參謀性的功能沒有充分發(fā)揮出來；責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，管理工作不到位，這使得辦公室事務(wù)工作差錯(cuò)不斷，造成不良的影響；工作的積極主動(dòng)性不高，缺乏創(chuàng)造性，很多辦公室人員學(xué)習(xí)進(jìn)步意識(shí)不強(qiáng)，往往安于現(xiàn)狀，等等。這些問題的存在使得機(jī)關(guān)辦公室事務(wù)工作的成效受到了很大的影響，精細(xì)化管理對(duì)解決其當(dāng)前存在的問題有很強(qiáng)的針對(duì)性，有利于提高工作成效。
三、精細(xì)化管理在機(jī)關(guān)辦公室事務(wù)工作中推行的有效措施
1、強(qiáng)化精細(xì)化管理的意識(shí)，轉(zhuǎn)變辦公室事務(wù)工作理念
在機(jī)關(guān)辦公室事務(wù)工作中推行精細(xì)化管理，需要做到以人為本，不斷增強(qiáng)精細(xì)化管理的意識(shí)，積極轉(zhuǎn)變辦公室事務(wù)工作的理念。在實(shí)際的工作中，領(lǐng)導(dǎo)層要有精細(xì)化管理的意識(shí)，并不斷向其機(jī)關(guān)成員滲透這一工作理念，使機(jī)關(guān)上下都能形成對(duì)精細(xì)化管理的重視，同時(shí)，也要加大對(duì)精細(xì)化管理的研究，積極引導(dǎo)全體職工的工作向精細(xì)化發(fā)展。
2、明確辦公室事務(wù)工作的職責(zé)，優(yōu)化工作流程
在精細(xì)化管理的過程中，必須對(duì)機(jī)關(guān)辦公室事務(wù)中的各個(gè)崗位及工作進(jìn)行細(xì)分，對(duì)相關(guān)的職責(zé)進(jìn)行明確，同時(shí)，也要對(duì)當(dāng)前機(jī)關(guān)辦公室事務(wù)的工作流程進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)查與研究，梳理好相關(guān)工作的環(huán)節(jié)與流程，按照本單位的工作特點(diǎn)，精簡(jiǎn)和優(yōu)化工作程序，從而使機(jī)關(guān)辦公室事務(wù)工作可以更科學(xué)合理化、精細(xì)化、準(zhǔn)確化以及高效化。
3、推動(dòng)辦公室管理體系建設(shè)，完善績(jī)效考核
精細(xì)化管理的有效推行，需要有健全的制度作為保障，因此，應(yīng)該推動(dòng)辦公室管理體系的建設(shè)，不斷的建立健全相關(guān)管理制度，例如，辦公室文書的管理制度、檔案管理制度、辦公用品管理制度等，并且要嚴(yán)格執(zhí)行制度中的各項(xiàng)規(guī)定，按章辦事，促進(jìn)辦公室事務(wù)工作可以制度化、規(guī)范化。同時(shí)，還要完善績(jī)效考核機(jī)制，引進(jìn)先進(jìn)的企業(yè)績(jī)效考核理念與方法，提高機(jī)關(guān)辦公室事務(wù)工作考核的科學(xué)合理性、公平公正性。
4、加強(qiáng)辦公室隊(duì)伍建設(shè)，注重教育與培養(yǎng)
作者簡(jiǎn)介：張凱（1984-），男，山東蓬萊人，華北電力大學(xué)校長(zhǎng)辦公室秘書；于喜海（1971-），男，黑龍江綏濱人，華北電力大學(xué)校長(zhǎng)辦公室副主任。（北京 102206）
中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-0079（2013）01-0214-02
隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展和高等教育改革的不斷深入，高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，加之高校與社會(huì)聯(lián)系的逐漸密切，高校辦公室會(huì)務(wù)工作的任務(wù)日漸繁重，內(nèi)容日趨復(fù)雜，要求越來越高。會(huì)務(wù)工作繁冗瑣碎，細(xì)節(jié)繁多，稍不注意就會(huì)出現(xiàn)難以彌補(bǔ)的錯(cuò)誤，造成不良影響。如果沒有完善的工作機(jī)制和行之有效的管理方法就很難適應(yīng)新形勢(shì)下的會(huì)務(wù)工作要求，將精細(xì)化管理引入工作中成為高校辦公室加強(qiáng)會(huì)務(wù)工作、提升管理水平的必然選擇。
一、會(huì)務(wù)工作引入精細(xì)化管理的必要性
在中外文化中，有關(guān)“精細(xì)化”的思想源遠(yuǎn)流長(zhǎng)。老子在《道德經(jīng)》中提到“天下大事作于細(xì)”，韓非子的“千里之堤，潰于蟻穴”，四書中的《中庸》也提到“致廣大而盡精微”。[1]意大利的比薩斜塔每增加一厘米的傾斜都可能導(dǎo)致古塔的傾覆，1%的疏忽可能會(huì)導(dǎo)致100%的失敗。[2]著名的“海恩法則”指出：每一起嚴(yán)重事故的背后，必然有29次輕微事故和300起未遂先兆以及1000起事故隱患。要消除一起嚴(yán)重事故，必須提前防控1000起事故隱患。這些言論都從不同方面詮釋了“精細(xì)化”的內(nèi)涵及重要性。
隨著現(xiàn)代社會(huì)分工越來越細(xì)和專業(yè)化程度越來越高，一個(gè)要求精細(xì)化工作和管理的時(shí)代已經(jīng)來臨。精細(xì)化管理不僅是一套系統(tǒng)的管理方式，也是一種成熟的管理理念。新形勢(shì)下，將企業(yè)精細(xì)化管理理念引入高校辦公室會(huì)務(wù)工作之中，既是推進(jìn)會(huì)務(wù)工作從粗放型管理逐步向精細(xì)化管理轉(zhuǎn)變的必經(jīng)之路，也是全面提升辦公室工作服務(wù)效能，應(yīng)對(duì)新形勢(shì)、新任務(wù)、新要求的有益嘗試。
會(huì)務(wù)工作時(shí)間緊、任務(wù)重、頭緒多，引入精細(xì)化管理可以使會(huì)務(wù)服務(wù)制度化、規(guī)范化、科學(xué)化。只有通過明確的目標(biāo)任務(wù)、細(xì)化責(zé)任，才能確保全覆蓋、無縫隙、不缺位、不漏項(xiàng)。前期的精心謀劃、精打細(xì)算最大限度地降低了辦公運(yùn)行成本，避免了損失和浪費(fèi)現(xiàn)象的發(fā)生。有利于理順工作機(jī)制，調(diào)動(dòng)各方面的積極性，任何一方在完成本職工作之后，都會(huì)將精力投入到更緊迫的工作中去，這不僅克服了傳統(tǒng)流水作業(yè)的弊端，極大地提高了工作效率，還有利于形成和諧的團(tuán)隊(duì)氛圍?？茖W(xué)的管理有利于高校辦公室的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，有利于培養(yǎng)工作人員良好的工作習(xí)慣，進(jìn)而展示辦公室良好的風(fēng)貌、辦公室人員良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)。
二、會(huì)務(wù)工作精細(xì)化管理的內(nèi)涵及特點(diǎn)
精細(xì)化管理來源于日本的精益生產(chǎn)管理理論。[3]二次世界大戰(zhàn)后，豐田公司創(chuàng)新思維方式，采用適應(yīng)“多品種、小批量”的特點(diǎn)，以徹底杜絕浪費(fèi)、提高生產(chǎn)效率為核心的精益生產(chǎn)方式，由一個(gè)名不見經(jīng)傳的小公司一躍成為汽車業(yè)明星。這種生產(chǎn)方式曾使豐田公司在全球經(jīng)濟(jì)普遍不景氣、汽車工業(yè)陷入嚴(yán)重的行業(yè)危機(jī)中獨(dú)樹一幟，創(chuàng)造了世界汽車史上的奇跡。其內(nèi)涵是用精益求精的態(tài)度和認(rèn)真細(xì)致的方法來控制生產(chǎn)中的每道工序和每個(gè)環(huán)節(jié)，從而以最小的投入創(chuàng)造出最大的價(jià)值。
作為一種管理理念和管理技術(shù)，精細(xì)化管理通過規(guī)則的系統(tǒng)化和細(xì)化，運(yùn)用程序化、標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)據(jù)化的手段，使組織管理各單元精確、高效、協(xié)同和持續(xù)運(yùn)行。[4]精細(xì)化管理最基本的特征就是重細(xì)節(jié)、重過程、重具體、重落實(shí)、重質(zhì)量、重效果，講究專注地做好每一件事，在每一個(gè)細(xì)節(jié)上精益求精。
高校辦公室會(huì)務(wù)工作精細(xì)化管理是“精心組織、細(xì)心辦會(huì)、真心服務(wù)”思想的具體體現(xiàn)。這就要求每一個(gè)人都要把本職工作做到位，對(duì)工作負(fù)責(zé)、對(duì)崗位負(fù)責(zé)，人人都管理、處處有管理、事事見管理。
高校辦公室會(huì)務(wù)精細(xì)化管理的內(nèi)涵應(yīng)包含三層含義：一是“精”，即會(huì)務(wù)工作要突出重點(diǎn)，明確主線。各項(xiàng)工作要根據(jù)實(shí)際確定每個(gè)時(shí)期的工作重點(diǎn)（如會(huì)前的籌劃、分解，會(huì)中的服務(wù)、接待，會(huì)后的督辦、總結(jié)），只有這樣才能把握住工作的方向。二是“細(xì)”，即覆蓋會(huì)務(wù)全過程的環(huán)節(jié)要全，同時(shí)應(yīng)具備一套完整而又詳盡的工作機(jī)制，才能做到事事有章可循。重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)把制度落實(shí)到位并內(nèi)化為自覺行動(dòng)，使辦會(huì)人員能夠真心地為每一位與會(huì)者服務(wù)?！凹?xì)”的另一方面含義是要“小”。從小處著眼，從細(xì)節(jié)抓起，只有樹立“辦公室工作無小事，會(huì)務(wù)工作無小節(jié)”的工作敏銳性，才能從實(shí)處落實(shí)精細(xì)化管理。三是“省”，即精打細(xì)算，一方面是精簡(jiǎn)不必要的會(huì)議及環(huán)節(jié)，節(jié)省時(shí)間、提高效率，另一方面是提前調(diào)動(dòng)各方面的主觀能動(dòng)性，做好會(huì)議預(yù)算明細(xì)，做到隆重而不鋪張、簡(jiǎn)潔而不簡(jiǎn)單，爭(zhēng)取花小錢辦大事，并將其貫穿于整個(gè)會(huì)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)。這樣，繁雜瑣碎的會(huì)務(wù)工作便如同豐田生產(chǎn)系統(tǒng)一樣在幾乎完美的環(huán)境中有序進(jìn)行，達(dá)到每一個(gè)步驟都精心、每一個(gè)環(huán)節(jié)都細(xì)心、每一項(xiàng)工作都是精品的近乎完美的內(nèi)化效果。
三、會(huì)務(wù)工作中實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的建議
作為綜合協(xié)調(diào)部門，高校辦公室是學(xué)校會(huì)議的組織者和承辦者。會(huì)務(wù)工作既是高校辦公室核心業(yè)務(wù)之一，也是展示辦公室工作水平的窗口。它直接影響著學(xué)校教育方針、政策、路線在全校貫徹落實(shí)的程度，也直接決定著高校辦公室在學(xué)校師生及外來嘉賓心中的形象。
1.達(dá)成一個(gè)共識(shí)：會(huì)務(wù)工作無小事
精細(xì)化管理不是針對(duì)某一環(huán)節(jié)，也不是某個(gè)人的事情，它要求全體辦會(huì)人員必須全員參與。同時(shí)要轉(zhuǎn)變思想觀念，會(huì)務(wù)工作要從粗放的經(jīng)驗(yàn)管理轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)的精細(xì)化管理。
一方面，高校辦公室要通過辦講座、搞培訓(xùn)、大討論等形式，在日常工作中加強(qiáng)教職工的理論學(xué)習(xí)。只有這樣“精細(xì)化管理”的理念才能深入人心，由單純的管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)閺V泛的管理理念。
另一方面，在辦會(huì)過程中，從上至下要把精細(xì)化管理的作風(fēng)貫穿到辦公室會(huì)務(wù)工作中的方方面面，按照精細(xì)化管理的要求細(xì)化目標(biāo)、量化任務(wù)、強(qiáng)化責(zé)任，確保各個(gè)環(huán)節(jié)無縫對(duì)接、整體工作運(yùn)轉(zhuǎn)順暢，做到細(xì)微之處見精神、細(xì)微之處見水平。[5]“會(huì)務(wù)工作無小事，細(xì)節(jié)決定成敗”。會(huì)務(wù)工作，特別是大型會(huì)議活動(dòng)的組織工作更是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，如辦會(huì)伊始要提前謀劃，考慮到整體工作的方方面面及彼此間的關(guān)聯(lián)與影響；會(huì)議過程中不要輕易放過任何一個(gè)可能影響全局的細(xì)節(jié)，對(duì)到會(huì)人員、座次排位、會(huì)議材料等容易發(fā)生問題的地方要細(xì)致入微、親力親為。因?yàn)闀?huì)議一旦開始，哪怕是最細(xì)小的錯(cuò)誤都可能釀成無法彌補(bǔ)的后果，造成無法挽回的影響。因此對(duì)細(xì)節(jié)的重視必須提高到與戰(zhàn)略相同的高度。
2.強(qiáng)化兩種意識(shí)：精益求精和精打細(xì)算
精益求精即以打造精品會(huì)議為目標(biāo)。辦會(huì)作為高校辦公室的核心職能之一，是辦公室展示工作水平最直接的形式。俗話說“求乎其上得乎其中，求乎其中得乎其下”，因此會(huì)務(wù)工作要高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，不能僅僅滿足于跑跑腿、傳傳話的工作狀態(tài)，要樹立“無功就是過”的思想，創(chuàng)造性地開展工作，不斷提高工作質(zhì)量、水平和效率，把小事做細(xì)，把每個(gè)會(huì)議都辦成精品工程。推進(jìn)會(huì)務(wù)工作的精細(xì)化管理，要求高校辦公室在立足實(shí)際及廣泛調(diào)研的基礎(chǔ)上制訂和形成切實(shí)有效的工作機(jī)制、制訂規(guī)范嚴(yán)格的工作標(biāo)準(zhǔn)、建立明確的獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制。這就如同制造業(yè)中按照設(shè)計(jì)產(chǎn)品說明書的要求來制訂工作預(yù)案，按照設(shè)計(jì)流水生產(chǎn)線的要求來細(xì)化流程，按照管理規(guī)模化生產(chǎn)的要求來進(jìn)行統(tǒng)籌，確保每一個(gè)參與的工作人員都了解所有的環(huán)節(jié)和程序，通過規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化作業(yè)，把每一場(chǎng)會(huì)議和活動(dòng)都打造成精品，有效避免了因工作人員經(jīng)驗(yàn)和能力上的差異導(dǎo)致工作質(zhì)效出現(xiàn)差異的問題。
精打細(xì)算即打造高效節(jié)約、求真務(wù)實(shí)的新型會(huì)議模式，不流于形式，真正達(dá)到會(huì)議召開的目的。高質(zhì)量的會(huì)務(wù)工作不僅要盡可能地節(jié)約能耗和各類物資，更需要精簡(jiǎn)會(huì)議場(chǎng)次、簡(jiǎn)化會(huì)議環(huán)節(jié)，騰出更多的時(shí)間，切實(shí)提高整個(gè)學(xué)校的工作效率。因此，會(huì)議應(yīng)本著“簡(jiǎn)潔”、“高效”的原則，力求時(shí)間短、人員精、場(chǎng)地夠用、物品實(shí)用、會(huì)議效果好。一是要充分利用現(xiàn)代通訊技術(shù)設(shè)備，對(duì)于一些地域跨度較大、召集時(shí)間比較緊迫、會(huì)議服務(wù)成本較高的會(huì)議可以通過電視電話會(huì)議和網(wǎng)絡(luò)會(huì)議等形式，達(dá)到節(jié)省會(huì)議開支、提高行政效率的效果；二是會(huì)議材料質(zhì)量要高，信息量要大，發(fā)言材料要根據(jù)會(huì)議內(nèi)容限定字?jǐn)?shù)，通常以不超過5000字為宜；三是各個(gè)環(huán)節(jié)的時(shí)間要控制好，如發(fā)言時(shí)間盡量不要超過20分鐘，提出問題、闡明觀點(diǎn)、講出思想即可，過程性的內(nèi)容盡量少涉及；四是會(huì)議的開支要精打細(xì)算，會(huì)議用品可以采購或制作一些可以反復(fù)使用的物品，不能為了“擺闊氣”而違背原則；五是取消不必要的環(huán)節(jié)及安排，給會(huì)議承辦方和與會(huì)人員帶來經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)和心理負(fù)擔(dān)的能免則免。
3.抓好三個(gè)環(huán)節(jié)：會(huì)前精心謀劃，會(huì)中細(xì)致服務(wù)，會(huì)后督辦總結(jié)
在實(shí)際會(huì)務(wù)工作中有效推行精細(xì)化管理，要求高校辦公室在“精、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)”上下工夫，細(xì)化目標(biāo)、量化任務(wù)、強(qiáng)化責(zé)任，實(shí)現(xiàn)辦會(huì)規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化，力求精益求精、細(xì)致入微。在實(shí)施過程中，要具體抓好以下三個(gè)環(huán)節(jié)：
（1）會(huì)前準(zhǔn)備是整個(gè)會(huì)務(wù)工作的重點(diǎn)。準(zhǔn)備工作是否充分是會(huì)議能否取得成功的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
首先，會(huì)議方案要細(xì)。一套高質(zhì)量的會(huì)務(wù)方案絕不是閉門造車、憑空想象的，它是建立在提早考察、廣泛調(diào)研、主動(dòng)溝通、全面思考的基礎(chǔ)之上。會(huì)務(wù)方案要將分工細(xì)則、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、議程安排、準(zhǔn)備文件、會(huì)場(chǎng)布置、接待服務(wù)、會(huì)議編組、后勤保障等方方面面的問題考慮和安排好。最后的成果體現(xiàn)在會(huì)議指南的編制上，讓與會(huì)人員一冊(cè)在手，釋疑解惑，同時(shí)策劃者還要做好準(zhǔn)備預(yù)案，做到有備無患。
其次，落實(shí)要精。方案確定后，應(yīng)根據(jù)會(huì)議規(guī)模決定是否召集相關(guān)的部門或人員召開協(xié)調(diào)會(huì)和分工會(huì)，確保會(huì)議任務(wù)在第一時(shí)間下達(dá)給相關(guān)人員。會(huì)務(wù)分工要求組與組之間、人與人之間具有較強(qiáng)的協(xié)調(diào)性，各組的負(fù)責(zé)人要熟悉本組人員的辦事風(fēng)格和特點(diǎn)，做好成員之間的角色定位，確保不因某一個(gè)人的離開而影響全局工作的進(jìn)行。
最后，檢查要全。會(huì)議檢查要求會(huì)務(wù)工作者親力親為，保證“嘴到、手到、眼到”，能自己做的事情絕不能找人代勞，交由別人做的工作也要及時(shí)地查漏補(bǔ)缺，不能存在僥幸或憑印象的心理。在實(shí)踐中，可以堅(jiān)持會(huì)前“三巡”的做法：一是對(duì)照會(huì)議安排巡查一下會(huì)場(chǎng)座次有無疏漏，有無錯(cuò)排、漏排的現(xiàn)象；二是巡查所分發(fā)的會(huì)議材料，特別是發(fā)給參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的會(huì)議材料是否足夠、順序有無差錯(cuò)、文件內(nèi)頁有無缺碼等；三是巡查會(huì)場(chǎng)的音響視頻設(shè)備是否正常運(yùn)行、影音資料是否分門別類備好等。[6]
（2）會(huì)中服務(wù)決定著辦會(huì)的質(zhì)量。會(huì)中細(xì)致的服務(wù)是精細(xì)化管理在會(huì)務(wù)工作中最重要的體現(xiàn)。會(huì)議期間是辦會(huì)的最緊張階段。會(huì)議一旦開始，任何錯(cuò)誤都會(huì)被無限地放大，因此，要確保會(huì)中各項(xiàng)工作萬無一失。首先是會(huì)務(wù)接待，如簽到桌要安放在會(huì)場(chǎng)入口處醒目位置，同時(shí)在與會(huì)人員簽到時(shí)要安排會(huì)務(wù)人員進(jìn)行引導(dǎo)，使其在最短時(shí)間完成簽到。隨后會(huì)務(wù)人員要主動(dòng)引領(lǐng)與會(huì)人員找到自己的座位，使其有序就位。其次，要主動(dòng)細(xì)致地做好會(huì)場(chǎng)服務(wù)，主要包括會(huì)議記錄、影音多媒體調(diào)試等場(chǎng)內(nèi)服務(wù)，還有安排會(huì)間服務(wù)以及食宿、人員接送、醫(yī)療安保等場(chǎng)外服務(wù)。最后，尤其需要關(guān)注的是會(huì)議進(jìn)行中可能發(fā)生一些臨時(shí)變動(dòng)，如調(diào)整議題、增加與會(huì)人員以及其他特殊情況。會(huì)務(wù)人員要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示妥善處理，確保會(huì)議按照既定議題進(jìn)行。
（3）會(huì)后督辦是會(huì)議成果的保證，會(huì)議的總結(jié)和建檔是會(huì)務(wù)工作創(chuàng)新的源頭。一次完整的會(huì)務(wù)工作并不是隨著會(huì)議的結(jié)束而結(jié)束，辦公室作為全校工作的督辦機(jī)構(gòu)，會(huì)后的跟進(jìn)和督辦是會(huì)議的繼續(xù)和延伸。它不僅可以督促基層抓落實(shí)，還可以及時(shí)搜集、了解動(dòng)態(tài)信息，為領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)一步?jīng)Q策提供參考，保證會(huì)議達(dá)到預(yù)期目的，取得實(shí)際的效果。而創(chuàng)新的源頭在于繼承，在于對(duì)以往經(jīng)驗(yàn)的不斷總結(jié)和升華，會(huì)后的總結(jié)和交流也顯得尤為重要。因此，在條件允許的情況下，辦公室應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后的第一時(shí)間召開一次會(huì)務(wù)工作總結(jié)交流會(huì)。大家將本次會(huì)議的亮點(diǎn)、不足、遇到的難題以及辦會(huì)心得進(jìn)行簡(jiǎn)單梳理，從而促進(jìn)整體工作的創(chuàng)新；另外，大家應(yīng)在交流中理順工作關(guān)系、互通有無，既統(tǒng)一了認(rèn)識(shí)也提高了整體的工作水平，強(qiáng)化了團(tuán)隊(duì)意識(shí)，從而更加有利于精細(xì)化管理在辦公室其他領(lǐng)域工作中的全面開展。
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“精細(xì)”就是細(xì)致精密之意。在我國(guó)傳統(tǒng)的思想文化當(dāng)中，關(guān)于精細(xì)的思想可謂源遠(yuǎn)流長(zhǎng)。古人曾講：天下的難事，必須做到簡(jiǎn)易；天下的大事，必須做到精細(xì)。其它如“千里之堤，潰于蟻穴”的觀點(diǎn)，也從另一層面展現(xiàn)了韓非子的精細(xì)化觀念。就當(dāng)前而言，精細(xì)化管理模式來源于一些發(fā)達(dá)國(guó)家，這種全新的管理是服務(wù)質(zhì)量精細(xì)化及社會(huì)分工精細(xì)化對(duì)當(dāng)代企業(yè)管理的必然趨勢(shì)，它基于常規(guī)管理這個(gè)基礎(chǔ)，且將這個(gè)基礎(chǔ)引向一種更為深層次的管理模式，它的主要目標(biāo)就在于將管理所占用的成本及資源進(jìn)行最大限度的降低。作為一類管理技術(shù)與管理理念，精細(xì)化的管理強(qiáng)調(diào)的是通過規(guī)則的細(xì)化及系統(tǒng)化，運(yùn)用數(shù)據(jù)化、標(biāo)準(zhǔn)化及程序化的手段，確保組織管理不同的單元保持協(xié)同、可持續(xù)、高效、精確運(yùn)行。就當(dāng)前而言，精細(xì)化管理模式其最主要的特征就是重效果、重質(zhì)量、重具體、重過程與細(xì)節(jié)，追求專注做好一件事情，并在細(xì)節(jié)上力求最佳、精益求精[1]。
二、加強(qiáng)辦公室精細(xì)化管理的措施（幾點(diǎn)體會(huì)或思考）
第一，精細(xì)化管理要加強(qiáng)辦公室細(xì)節(jié)落實(shí)、增強(qiáng)職工意識(shí)（注重細(xì)節(jié)，增強(qiáng)意識(shí)）。
就當(dāng)前而言，作為一種新型管理模式，精細(xì)化管理不僅可以提高各部門管理水平，而且還可以將員工的工作效率、積極性和主動(dòng)性進(jìn)行提高。尤其對(duì)于復(fù)雜的企業(yè)辦公室來講，其各類工作具有突發(fā)性強(qiáng)、受被動(dòng)性、事務(wù)紛繁復(fù)雜等特點(diǎn)，不論是對(duì)上接待還是服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，不論上傳下達(dá)還是督辦、督查等工作，稍有大意或者疏忽，就極有可能鑄成大錯(cuò)，造成企業(yè)或者個(gè)人損失。在實(shí)際的企業(yè)工作當(dāng)中，各企業(yè)要適當(dāng)通過組織全體成員一起探討、學(xué)習(xí)精細(xì)化的管理工作，認(rèn)識(shí)到實(shí)行精細(xì)化管理的意義所在，引導(dǎo)和教育廣大員工腳踏實(shí)地、立足本職，從細(xì)節(jié)上養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、精益求精的工作習(xí)慣，確保精細(xì)化管理思想深入人心，貫穿每個(gè)流程、每個(gè)工作環(huán)節(jié)的始終。如果要想做到這些，那么辦公室職工就在增強(qiáng)以下三方面的意識(shí)水平：一是增強(qiáng)企業(yè)意識(shí)。這也是落實(shí)辦公室工作的重要保證。由于辦公室每項(xiàng)工作都極具重要性且頭緒很多，特別是對(duì)于可以影響全局的工作，更是要做到服務(wù)在先、思考在前，將企業(yè)責(zé)任意識(shí)落實(shí)到工作當(dāng)中來，講效率的同時(shí)也要保證質(zhì)量水平，堅(jiān)持誰工作、誰負(fù)責(zé)的責(zé)任原則，將各項(xiàng)工作切實(shí)落到實(shí)處，力爭(zhēng)各項(xiàng)工作穩(wěn)步推進(jìn)，做到零缺陷、零失誤，為企業(yè)正常運(yùn)營(yíng)提供保障；二是增強(qiáng)辦公室職工的精品意識(shí)。從辦公室工作的情況來看，這是落實(shí)工作的根本。企業(yè)辦公室不論是辦事還是辦文，都要做到有序、保證條理性、遵守程序，要盡可能將每一個(gè)細(xì)節(jié)、每項(xiàng)工作做到盡善盡美 。簡(jiǎn)單地說就是辦事要達(dá)到無可挑剔、會(huì)議要舉辦得圓滿、寫文要力求達(dá)到準(zhǔn)確、精練、高效表達(dá)辦文意圖；三是增強(qiáng)辦公室工作人員的創(chuàng)新意識(shí)。這也是辦公室工作最終得以做好的動(dòng)力所在。辦公室工作的全局性決定了廣大工作者要從企業(yè)大局出發(fā)，認(rèn)真思考每一項(xiàng)工作，不斷在工作當(dāng)中探索靈活多樣、行之有效的工作手段及方法，積極適應(yīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的不同的工作作風(fēng)、思路以及理念，將這種服務(wù)內(nèi)化為一種藝術(shù)，真正發(fā)揮出領(lǐng)導(dǎo)的助手功能。就企業(yè)辦公室工作者而言，辦公室的工作大多是日常事務(wù)性的工作，平凡、簡(jiǎn)單而單調(diào)，許多具體工作都有固定的程序和模式，容易在工作中產(chǎn)生因循守舊的慣性思維，特別在擬寫重要材料時(shí)，由于平時(shí)不注重資料的收集整理，對(duì)周圍環(huán)境變化的觀察和思考不夠，上級(jí)和領(lǐng)導(dǎo)新的思路未能及時(shí)準(zhǔn)確把握等原因，最終將導(dǎo)致擬寫的文章既不能迅速融入企業(yè)的經(jīng)營(yíng)環(huán)境，也無法有效傳遞管理層的經(jīng)營(yíng)理念和思路，也就難以真實(shí)反映企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理過程中存在的問題，最終提出的管理措施和手段將失之偏頗乃至謬之千里。為此，在企業(yè)的辦公室工作中創(chuàng)新意識(shí)的樹立對(duì)工作質(zhì)量的提升同樣發(fā)揮著極其重要的作用。只有真正理解本職工作的實(shí)質(zhì)，深入研究工作中遇到的問題和困難，積極主動(dòng)思考解決的方法，才能充分發(fā)揮員工的主觀能動(dòng)性，才能在具體工作中創(chuàng)新思路、創(chuàng)新流程、創(chuàng)新方法，行動(dòng)的中樞就是思想行動(dòng)，只有在思想上進(jìn)行重視，在行動(dòng)中也才能給予重視，才能通過行動(dòng)反映思想。提高工作者本身的責(zé)任意識(shí)，也是當(dāng)代企業(yè)精細(xì)化管理當(dāng)中不可或缺的重要因素，它能確保廣大工作者在工作的過程當(dāng)中思維縝密，不斷提高工作效率，保證工作成效。因此，辦公室工作人員在工作過程當(dāng)中，要從基礎(chǔ)抓起，關(guān)注瑣事、小事，從這些鎖事、小事做起并做好。從細(xì)節(jié)上入手，從小處著眼，從精細(xì)化上苦下功夫，真正使每個(gè)辦公室職員認(rèn)識(shí)到精細(xì)化管理所帶來的良好成效，將精細(xì)化的管理方式融入到日常的學(xué)習(xí)與管理當(dāng)中，樹立起科學(xué)的、精細(xì)的工作態(tài)度，切實(shí)落實(shí)辦公室各項(xiàng)工作有序、穩(wěn)定、扎實(shí)地推進(jìn)。有些同志難免會(huì)覺得自己工作崗位和未能及時(shí)因而從思想上忽略了工作的重要性，導(dǎo)致行動(dòng)過程當(dāng)中疏忽大意。然而許多人始終沒能明白，無論工作者從事什么工作，在哪個(gè)工作崗位，都是企業(yè)辦公室工作當(dāng)中的一部分。所謂千里之堤，潰于蟻穴正是這個(gè)道理，也正說明了小環(huán)節(jié)其獨(dú)特的重要性質(zhì)。（建議刪除灰色部分）
第二，將精細(xì)化管理模式運(yùn)用到企業(yè)辦公室規(guī)章制度的制訂以及績(jī)效考核當(dāng)中（規(guī)范管理，加強(qiáng)考核）。
中圖分類號(hào)：F272 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2015）011-0000-01
精細(xì)化管理最早由日本企業(yè)在20世紀(jì)50年代提出，出現(xiàn)在汽車、家用電器等大規(guī)模工業(yè)制造業(yè)中。企業(yè)通過精細(xì)化管理優(yōu)化生產(chǎn)流程和管理流程。精細(xì)化管理方式可提高企業(yè)的效率、降低運(yùn)作成本，已經(jīng)成為當(dāng)前企業(yè)發(fā)展壯大的必要條件和必然趨勢(shì)。國(guó)外的索尼、豐田、戴爾，國(guó)內(nèi)的海爾、邯鋼、大慶油田等知名企業(yè)廣泛應(yīng)用了精細(xì)化管理，取得了很好的效果。目前，行政事業(yè)管理組織和企業(yè)的非生產(chǎn)性管理也在逐漸應(yīng)用精細(xì)化管理。
一、精細(xì)化管理在企業(yè)管理中發(fā)揮的作用
1.有利于規(guī)范各項(xiàng)工作
通過對(duì)工作流程的控制、對(duì)工作的正確評(píng)價(jià)，對(duì)工作人員的整體考量，使企業(yè)各部門和每個(gè)崗位的的職責(zé)更加明確，工作任務(wù)及工作情況更加清晰。
2.是有利于調(diào)動(dòng)企業(yè)員工的積極性
對(duì)具體崗位和廣大職工的工作有了實(shí)在、具體、科學(xué)的評(píng)價(jià)體系，評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、公開透明。
3.有利于提高管理效能
工作流程的優(yōu)化和對(duì)工作銜接的統(tǒng)籌考慮，提高了工作效率，避免了工作在獨(dú)立崗位的拖延和因溝通協(xié)調(diào)不到位而造成崗位間的無謂內(nèi)耗。
4.有利于促進(jìn)隊(duì)伍建設(shè)
因崗位職責(zé)的明確和考核標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，促使企業(yè)員工必須加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和知識(shí)更新，才能適應(yīng)崗位的要求。
5.有利于降低成本
在企業(yè)管理的各個(gè)層面開展精細(xì)化管理，一方面有利于直接成本的降低，另一方面減少了工作環(huán)節(jié)間的資源浪費(fèi)，相當(dāng)于用較低的成本獲得較高的利潤(rùn)
二、對(duì)企業(yè)全面推進(jìn)精細(xì)化管理的思考
在企業(yè)全面推進(jìn)精細(xì)化管理工作是企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的需要，是針對(duì)日常管理中存在問題的積極應(yīng)對(duì)。首先要抓的是全體干部職工的觀念問題。要通過積極宣貫在企業(yè)員工中樹立“圍繞實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)進(jìn)行精細(xì)化管理”的觀念，使大家充分認(rèn)識(shí)到精細(xì)化管理工作是關(guān)乎自身、關(guān)乎企業(yè)利益的要事、大事。其次，要建立起目標(biāo)明確、制度完善、程序完備、分工細(xì)致、責(zé)任落實(shí)、協(xié)調(diào)配合、考評(píng)科學(xué)的管理體系。第三是鼓勵(lì)和監(jiān)督企業(yè)員工立足本崗位、本部門，深入貫徹精細(xì)化管理的各項(xiàng)措施。
要著重做好以下工作：科學(xué)擬定規(guī)劃和管理指標(biāo)；完善管理制度和工作流程；明確崗位職責(zé)；強(qiáng)化監(jiān)督考核手段和持續(xù)調(diào)整改進(jìn)。通過全面推進(jìn)精細(xì)化管理工作，使管理工作由隨意化到規(guī)范化轉(zhuǎn)變、由經(jīng)驗(yàn)型到科學(xué)型轉(zhuǎn)變、由外延式增長(zhǎng)向內(nèi)涵式增長(zhǎng)轉(zhuǎn)變、由機(jī)會(huì)型向戰(zhàn)略型轉(zhuǎn)變，從粗放式向精細(xì)化轉(zhuǎn)變，從而提高企業(yè)管理水平和綜合競(jìng)爭(zhēng)力。
三、辦公室在精細(xì)化管理中應(yīng)發(fā)揮的作用
辦公室的工作特點(diǎn)決定了在企業(yè)開展精細(xì)化管理中應(yīng)發(fā)揮的
作用。
1.把握原則，充分發(fā)揮溝通協(xié)調(diào)作用
在精細(xì)化管理工作中，辦公室起著溝通上下、協(xié)調(diào)左右、連結(jié)內(nèi)外的作用。無論是執(zhí)行上級(jí)政策還是處理內(nèi)部事務(wù)，無論對(duì)內(nèi)溝通，還是對(duì)外協(xié)調(diào)，每項(xiàng)工作都具有極強(qiáng)的政策性和原則性。一定要按照工作任務(wù)和精細(xì)化管理要求，把握原則，統(tǒng)籌考慮，做好溝通協(xié)調(diào)工作，促進(jìn)各項(xiàng)工作的順利推進(jìn)。
2.腳踏實(shí)地，充分發(fā)揮服務(wù)作用
辦公室所有工作都是圍繞企業(yè)中心工作展開的，服務(wù)于工作大局，在精細(xì)化管理工作中亦是如此。要腳踏實(shí)地、認(rèn)真做好各項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，注意在精細(xì)化管理推進(jìn)過程中的信息收集工作、加強(qiáng)分析，找準(zhǔn)阻礙精細(xì)化管理推進(jìn)的全局性和根本性問題，努力擴(kuò)展服務(wù)的深度和廣度；要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，不斷創(chuàng)新工作方式、方法，突出工作的針對(duì)性；對(duì)工作早考慮、早研究、早動(dòng)手；要從細(xì)節(jié)入手，把工作做細(xì)、做深、為領(lǐng)導(dǎo)決策提供真實(shí)、客觀、條理性強(qiáng)的決策依據(jù)。
3.狠抓落實(shí)，充分發(fā)揮督查辦作用
督查辦工作歷來是辦公室的一項(xiàng)重要工作，在各項(xiàng)工作的推進(jìn)和落實(shí)起到了重要作用。在全面推進(jìn)精細(xì)化管理中，各辦公室更要重視督查辦工作，要將督查辦工作做細(xì)、做實(shí)，除要關(guān)注工作的整個(gè)流程、工作進(jìn)度外，還要重點(diǎn)關(guān)注關(guān)鍵環(huán)節(jié)和結(jié)點(diǎn)的進(jìn)度和質(zhì)量，通過對(duì)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的督查辦，實(shí)現(xiàn)工作流程的順利推進(jìn)。在工作中要杜絕老好人思想和粗枝大葉、不深入了解、調(diào)查，人云亦云的粗放式管理作風(fēng)。
4.優(yōu)化流程，充分發(fā)揮樞紐作用
辦公室處于全局工作的樞紐地位，工作涉及面廣，內(nèi)容繁雜。各項(xiàng)工作聯(lián)系緊密，環(huán)環(huán)相扣，無論哪個(gè)環(huán)節(jié)出問題都會(huì)影響全局工作的進(jìn)展。在推進(jìn)精細(xì)化管理過程中，要深刻把握辦公室工作的內(nèi)在規(guī)律，優(yōu)化流程，充分發(fā)揮工作樞紐的作用。各辦公室要依據(jù)各自職能逐項(xiàng)建立、優(yōu)化具體工作流程；建立內(nèi)部規(guī)章制度，明確獎(jiǎng)懲措施，將辦公室各項(xiàng)工作及辦公室人員的行為納入管理規(guī)范之中，使辦公室工作規(guī)范化、精細(xì)化運(yùn)行。
5.內(nèi)強(qiáng)素質(zhì)，為全面推進(jìn)精細(xì)化管理提供助力
中圖分類號(hào)：G631 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-5349（2017）14-0162-01
德育教育和精細(xì)化管理是學(xué)校和班級(jí)管理不可或缺的一個(gè)重要組成部分，作為班主任，力圖從下面幾個(gè)方面取得一定的創(chuàng)新性和突破性進(jìn)展，以期探究出一些德育教育和班級(jí)管理工作的新思路，不斷豐富德育教育和班級(jí)管理的內(nèi)容，使得學(xué)?！靶１镜掠ぷ黧w系”能夠發(fā)揮應(yīng)有的作用，最終指導(dǎo)具體的教育教學(xué)實(shí)踐，從而促進(jìn)班級(jí)管理工作高效開展，達(dá)到提高學(xué)校德育工作實(shí)效性的目的。
一、創(chuàng)辦班刊搭建平臺(tái)、凝聚力量
班刊作為校園（班級(jí)）“硬文化”和“軟文化”的一個(gè)重要組成部分，采用16k、64頁印刷設(shè)計(jì)，是凝聚全班同學(xué)智慧和力量的中心園地與精神舞臺(tái)，是學(xué)校、班級(jí)、教師、學(xué)生、家長(zhǎng)相互聯(lián)系交流的平臺(tái)，也是班級(jí)重要的宣傳和交流窗口。班刊具體設(shè)置有卷首寄語、人生導(dǎo)航、一中驕子、青青雨露、校園人物、高考之聲、烏龍校園、醉美一中、德育天地、班級(jí)建設(shè)、歲月珍藏、學(xué)子風(fēng)采等欄目。
二、六封家書傳承感恩情懷
對(duì)于大多數(shù)中學(xué)生來說，感恩意識(shí)絕不是簡(jiǎn)單回報(bào)父母的養(yǎng)育之恩，它更是一種責(zé)任意識(shí)、自立意識(shí)、自尊意識(shí)和健全人格的體現(xiàn)。班主任需要在“家庭、社會(huì)、學(xué)校、班級(jí)”四位一體的教育背景下將感恩教育深入人心。具體做法是以主題班會(huì)結(jié)合學(xué)生給家長(zhǎng)寫一封家書的方式開展，此項(xiàng)活動(dòng)每學(xué)期至少開展一次，持續(xù)開展六次，將感恩教育貫穿于整個(gè)高中三年的學(xué)習(xí)生活中。同學(xué)們擁有了感恩之心，就會(huì)更加熱愛班級(jí)、學(xué)校、家鄉(xiāng)、祖國(guó)、世界，就會(huì)對(duì)他人充滿了愛心，可以促使同學(xué)們?cè)谌甑膶W(xué)習(xí)生活中不斷完善自身，奮發(fā)圖強(qiáng)，不斷超越。
三、一首“班歌”助推夢(mèng)想成長(zhǎng)
班歌是一個(gè)班級(jí)對(duì)內(nèi)的號(hào)召和激勵(lì)，對(duì)外的形象展示和宣言，是班級(jí)精神風(fēng)貌的重要標(biāo)志，是引領(lǐng)班級(jí)發(fā)展方向的精神宣言。它反映的既有教師的理想、要求、愿望，又有同學(xué)們的感受、追求和成長(zhǎng)心聲；它在激勵(lì)學(xué)生成長(zhǎng)、凝聚班級(jí)精神、推動(dòng)班級(jí)管理和班級(jí)德育文化建設(shè)等方面發(fā)揮著重要作用。班歌猶如班級(jí)的精神圖騰，與班規(guī)、班訓(xùn)等相得益彰。在班歌的創(chuàng)作過程中，對(duì)班歌的理解和創(chuàng)新如下：
（1）班歌同時(shí)擁有屬于明責(zé)、抒情、勵(lì)志和奮進(jìn)的散文詩歌性質(zhì)。可以集體演唱和集體朗誦，也可以單獨(dú)演唱和單獨(dú)朗誦，班歌不僅可以發(fā)揮其在學(xué)校、班級(jí)大型校園文化活動(dòng)中的靈活性和創(chuàng)新性作用，還可以調(diào)動(dòng)全班同學(xué)的參與熱情，又可以發(fā)揮班歌的魅力，體現(xiàn)出本班對(duì)外宣傳和對(duì)內(nèi)凝聚人心的雙重效果。
（2）要求同W們?nèi)巳藭?huì)唱，在成功和榮譽(yù)面前會(huì)唱，在失敗和生活學(xué)習(xí)壓力下也會(huì)唱……與其說班歌是班級(jí)管理和班級(jí)德育文化建設(shè)的內(nèi)涵式力量，還不如說班歌是助推夢(mèng)想成長(zhǎng)，貫穿同學(xué)們?nèi)陮W(xué)習(xí)和成長(zhǎng)的精神支柱。
四、人人有事做，事事有人管，時(shí)時(shí)有事做，事事有時(shí)做
“人人都是班干部”的核心是以學(xué)生為本，科學(xué)地管理班級(jí)，大膽放手學(xué)生們“自治”。這種班級(jí)管理制度可以增強(qiáng)自信心，培養(yǎng)學(xué)生的責(zé)任意識(shí)和自尊心。這樣便于讓他們?cè)诎喔刹繊徫坏膮⑴c過程中找到自己的位置，調(diào)動(dòng)其積極性，讓班級(jí)的每一項(xiàng)工作都能在學(xué)生的努力下順利完成。
（1）設(shè)置相應(yīng)的語文組、數(shù)學(xué)組等學(xué)科組別。每個(gè)組設(shè)置組長(zhǎng)一名，副組長(zhǎng)兩到三名，根據(jù)階段性綜合表現(xiàn)將本學(xué)科表現(xiàn)突出和存在學(xué)習(xí)困難的同學(xué)自動(dòng)加入相應(yīng)的學(xué)科組，建立相應(yīng)的學(xué)科幫扶團(tuán)隊(duì)，以此鼓勵(lì)同學(xué)們無偏科，全面發(fā)展，同步發(fā)展，樹立團(tuán)隊(duì)合作的重要性。
（2）除了設(shè)置常規(guī)的班長(zhǎng)、學(xué)習(xí)委員等班干部的職責(zé)、競(jìng)選要求和管理模式外，還需要從以下兩個(gè)方面進(jìn)行創(chuàng)新：設(shè)置值周班長(zhǎng)制；嘗試班干部每人一天負(fù)責(zé)制。
這樣一來，每位同學(xué)一學(xué)期都能當(dāng)上三至四周的班干部，使每位同學(xué)的聰明才智和能力都得以體現(xiàn)，同時(shí)也讓每位同學(xué)體會(huì)到了當(dāng)班干部的艱辛、困難，更重要的是讓每位同學(xué)都為班級(jí)管理和班級(jí)德育文化建設(shè)出力獻(xiàn)策，培養(yǎng)和深化了同學(xué)們的班級(jí)榮譽(yù)感和團(tuán)隊(duì)合作精神。
五、結(jié)語
學(xué)校德育和班級(jí)管理是一項(xiàng)艱巨、復(fù)雜的教育工作，當(dāng)前中學(xué)德育和班級(jí)管理機(jī)制還不夠健全，我們要努力踐行“以情育德，以德樹人”的思想，不斷探索并解決中學(xué)的德育和班級(jí)管理問題，進(jìn)一步加強(qiáng)德育建設(shè)和班級(jí)精細(xì)化管理，增強(qiáng)廣大師生凝聚力，使學(xué)校德育和班級(jí)管理工作再上新臺(tái)階。
參考文獻(xiàn)：
【關(guān)鍵詞】辦公室；管理；精細(xì)化；策略
引文
人力資源管理的重要組成部分就是精細(xì)化管理，精細(xì)化管理在辦公室的行政管理中，將是其今后發(fā)展的趨勢(shì)和重點(diǎn)。針對(duì)辦公室行政管理，對(duì)精細(xì)化實(shí)施，可以降低辦公室行程管理的成本，找到行政管理中存在的問題，并針對(duì)這些問題制定有效的策略，實(shí)現(xiàn)對(duì)辦公室行程管理工作的精化。為了使辦公室行政管理的精細(xì)化更好的實(shí)現(xiàn)，本文分析研究了當(dāng)前辦公室行政管理存在的問題、實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的要求，以及優(yōu)化辦公室行政管理精細(xì)化的策略等內(nèi)容。
1.辦公室行政管理精細(xì)化工作存在的問題
1.1精細(xì)化管理目標(biāo)缺乏
在辦公室行政管理中，想要對(duì)精細(xì)化管理實(shí)施，首先精細(xì)化管理目標(biāo)要完善、明確。在辦公室行政管理中，沒有明確的精細(xì)化管理目標(biāo)，沒有績(jī)效考核體系等，在遇到管理上的問題后，就會(huì)有相互的推諉等問題出現(xiàn)。在行政管理精細(xì)化實(shí)施中，如果管理目的不夠明確，那么就會(huì)影響和制約精細(xì)化管理的實(shí)施。在辦公室行政管理中，明確的考核制度、管理目標(biāo)等沒有形成，就會(huì)對(duì)管理職能的發(fā)揮造成影響，同時(shí)也會(huì)影響到員工工作、歸屬感、責(zé)任感等。當(dāng)前在辦公室的行政管理中，精細(xì)化管理目標(biāo)的缺乏，將影響著精細(xì)化管理工作的正常順利開展。
1.2有效的量化管理手段缺乏
在辦公室行政管理的精細(xì)化實(shí)施中，缺乏有效的量化管理手段是影響管理效率的主要因素。在辦公室的日常行政管理中，沒有具體化、量化等，沒有有效的分配行政管理中的各項(xiàng)工作，進(jìn)而對(duì)管理造成影響。其次員工的工作考核內(nèi)容與其工作的內(nèi)容在日常的行政管理中有一定的出入，為此會(huì)造成工作脫節(jié)。因?yàn)闆]有量化和細(xì)化行政管理中的各項(xiàng)工作，在一些指標(biāo)的制定中，也沒有從實(shí)際的操作性上入手進(jìn)行制定，為此使一些指標(biāo)在工作中的實(shí)施受到影響。因?yàn)樵诠芾碇腥狈茖W(xué)有效的量化管理手段，為此造成精細(xì)化管理工作效率不高，無法有效的提高辦公室行政管理效率。
1.3其他管理上的問題
除了以上的問題之外，在辦公室行政管理中，在精細(xì)化管理制度和精細(xì)化管理項(xiàng)目等方面也有一定的問題存在著，從而對(duì)精細(xì)化管理的實(shí)施造成影響。目前想要使辦公室行政管理的精細(xì)化得以實(shí)現(xiàn)，就要解決在管理制度和管理項(xiàng)目等方面的問題，由于管理制度過于的籠統(tǒng)，會(huì)使的各種問題的出現(xiàn)，并對(duì)行政工作人員在職能上受到很大的限制等造成一定的影響，目前辦公室的行政管理一整體辦事為主，行政人員的分工不明確，為此影響著工作人員辦事的積極性等。因?yàn)樵谵k公室行政管理的精細(xì)化管理中存在著這些問題，所以造成精細(xì)化管理在辦公室行政管理中無法有效的實(shí)現(xiàn)和實(shí)施。
2.辦公室行政管理精細(xì)化的策略
2.1企業(yè)文化、管理理念強(qiáng)化建設(shè)
企業(yè)文化在企業(yè)發(fā)展的過程中，對(duì)企業(yè)的發(fā)展有重大的影響，企業(yè)文化是員工責(zé)任感、歸屬感的重要源泉，所以使企業(yè)文化建設(shè)強(qiáng)化，對(duì)企業(yè)實(shí)施精細(xì)化管理有重要的推動(dòng)作用。在企業(yè)辦公室行政管理工作中，可以對(duì)放大抓小的管理理念實(shí)施，從細(xì)節(jié)上使精細(xì)化管理實(shí)現(xiàn)，進(jìn)一步促進(jìn)管理效率和效益的提升。辦公室行政管理的負(fù)責(zé)人，可以放開其負(fù)責(zé)的下屬的所有的工作范圍內(nèi)的事情，讓有專業(yè)的工作人員負(fù)責(zé)，放手讓員工去做，自己進(jìn)行監(jiān)督，使工作效率有效的提高。在企業(yè)文化建設(shè)中，從員工的歸屬感、責(zé)任感，辦公室文化環(huán)境等，進(jìn)行建設(shè)和強(qiáng)化，從企業(yè)辦公室精神、文化、管理、人文等方面，進(jìn)行強(qiáng)化建設(shè)，將企業(yè)文化精神提升，強(qiáng)化企業(yè)文化建設(shè)，推動(dòng)精細(xì)化管理的實(shí)施。
2.2提升員工素質(zhì)
員工的素質(zhì)在企業(yè)發(fā)展的過程中也是企業(yè)文化的一部分，而員工素質(zhì)對(duì)員工的工作狀態(tài)和工作能力有著影響，為了進(jìn)一步促進(jìn)辦公室行政管理的精細(xì)化實(shí)施，需要提升員工的素質(zhì)。員工的工作心態(tài)、能力、知識(shí)等在辦公室的行政管理精細(xì)化中，都對(duì)精細(xì)化的有效實(shí)施造成影響，所以要培訓(xùn)和教育員工的職業(yè)素質(zhì)、技能等，使員工的素質(zhì)提升，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理在行政管理中的實(shí)施，為企業(yè)培訓(xùn)高素質(zhì)、高技能的員工。通過對(duì)員工的職業(yè)化、精細(xì)化的管理，將精細(xì)化管理應(yīng)用到辦公室行政管理中，并有效、規(guī)范的實(shí)施，保證各項(xiàng)工作可以一目了然、順利的實(shí)施，提高管理效率。
2.3制度化管理的實(shí)施
為了使辦公室行政管理的精細(xì)化實(shí)現(xiàn)，需要為其有效的推行，從而提供一個(gè)制度保障，所以實(shí)施精細(xì)化行政管理，需要保障其制度化。針對(duì)辦公室行政管理中的相關(guān)工作，例如財(cái)務(wù)、薪酬、服務(wù)等等，將所有的工作制定一個(gè)完整的流程，保證各項(xiàng)說明都詳盡，為了更好的推動(dòng)精細(xì)化，需要為其提供一個(gè)系統(tǒng)、細(xì)致、完整的制度，為精細(xì)化管理提供保障和依據(jù)。辦公室行政工作的員工，按照工作制度和工作流程，進(jìn)行相關(guān)的工作，保證各項(xiàng)工作可以有序的進(jìn)行，為精細(xì)化管理的實(shí)施提供一個(gè)規(guī)范的制度化保障。
2.4強(qiáng)化精細(xì)化的運(yùn)用和養(yǎng)成
在辦公室行政管理中，將精細(xì)化管理推行并實(shí)現(xiàn)，需要員工認(rèn)識(shí)和了解精細(xì)化，辦公室行政管理的領(lǐng)導(dǎo)和員工，都需要認(rèn)識(shí)和了解精細(xì)化，并將精細(xì)化在實(shí)際的工作中落實(shí)到，使精細(xì)化的重要性和優(yōu)勢(shì)充分的認(rèn)識(shí)到，并在實(shí)際的工作中，可以利用精細(xì)化，對(duì)工作進(jìn)行有效的分工，從思想和管理上推行精細(xì)化，并加上日常精細(xì)化的宣傳和教育，進(jìn)行辦公室精細(xì)化的推動(dòng)和養(yǎng)成。
2.5加強(qiáng)員工經(jīng)濟(jì)化意識(shí)的培養(yǎng)
在辦公室行政管理中，推行精細(xì)化管理，需要辦公室所有員工的支持和協(xié)助，所有員工的配合和支持，是精細(xì)化管理在辦公室行政管理中推行的又一保障。加強(qiáng)辦公室行政工作人員的協(xié)作、經(jīng)濟(jì)化意識(shí)的培養(yǎng)，行政工作的推行，離不開辦公室各個(gè)員工的協(xié)調(diào)、協(xié)助，所以需要對(duì)員工的協(xié)作意識(shí)和精神進(jìn)行培養(yǎng)。同時(shí)對(duì)員工進(jìn)行經(jīng)濟(jì)化意識(shí)的培養(yǎng)，在日常的工作中，盡量的減少工作中的支出，創(chuàng)造更多的效益，為辦公室行政工作作出榜樣，讓所有的員工都有經(jīng)濟(jì)化意識(shí)，可以在實(shí)際的工作中推行經(jīng)濟(jì)化。
3.總結(jié)
現(xiàn)代化管理的重要組成就是精細(xì)化管理，對(duì)精細(xì)化管理實(shí)施，可以促進(jìn)各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，提升工作效率，并創(chuàng)作更多的經(jīng)濟(jì)效益，所有在辦公室的行政管理中，非常必要實(shí)施精細(xì)化管理，可以將精細(xì)化管理策略在實(shí)際的管理中進(jìn)行實(shí)施，促進(jìn)精細(xì)化的實(shí)施。
一、辦公室行政精細(xì)化管理存在的問題
1.管理者的管理意識(shí)較低
管理者具備一定的精細(xì)化管理意識(shí)，這是確保精細(xì)化管理實(shí)現(xiàn)的基本條件。只有管理者具備了這種意識(shí)，才能夠更加細(xì)致、客觀地來制定相關(guān)的規(guī)章制度，以便對(duì)存在問題的地方進(jìn)行合理的調(diào)整，這樣一來，制定的制度才會(huì)更加科學(xué)。但是，相關(guān)調(diào)查結(jié)果發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前我國(guó)很多辦公室管理人員嚴(yán)重缺乏精細(xì)化管理意識(shí)，致使管理工作產(chǎn)生很多問題，管理水平也受到了很大的影響。
2.管理項(xiàng)目的問題
（1）傳統(tǒng)的辦公室行政管理辦法中，有些管理內(nèi)容已經(jīng)不能包含全部的工作，存在很多的管理盲點(diǎn)，所以就算是付出了努力去開展管理工作，但是其效果卻不是很理想。精細(xì)化管理模式能夠很好地解決這一問題，增添新管理項(xiàng)目，進(jìn)而促進(jìn)量化管理的實(shí)現(xiàn)；（2）一旦在辦公室行政工作中實(shí)行精細(xì)化管理，就會(huì)很難考慮的各個(gè)方面，因此，應(yīng)當(dāng)提高辦公室行政管理工作的科學(xué)性，促進(jìn)業(yè)務(wù)、行政管理兩者間的有機(jī)結(jié)合，重新劃分監(jiān)督、考勤、作風(fēng)以及紀(jì)律等工作，并明確這些工作的管理標(biāo)準(zhǔn)。3.管理制度的問題管理制度既是公司對(duì)辦公室工作的基本要求，也是辦公室工作的基本職責(zé)。提高管理制度的合理性，才能夠促進(jìn)辦公室工作的順利開展。然而，我國(guó)當(dāng)前的公司企業(yè)的管理制度中存在著很多問題：（1）管理制度不夠精細(xì)：沒有根據(jù)辦公室的不同制定相應(yīng)的規(guī)章制度，這就使得不同辦公部門的管理、工作內(nèi)容極其相似，進(jìn)而影響了工作的效果；（2）很多公司企業(yè)并沒有將辦公室工作進(jìn)行明確的分工，所以很難落實(shí)責(zé)任，很難激發(fā)辦公室工作人員的積極性；（3）獎(jiǎng)懲制度得不到落實(shí)：管理上的模式使得辦公室行政管理工作無序混亂，盡管制定了績(jī)效考核制度，但是并沒有貫徹落實(shí)獎(jiǎng)罰制度。為了促進(jìn)工作更加條理有序、責(zé)任分工更加清晰，實(shí)行精細(xì)化行政管理是必須的[1]。
二、辦公室行政管理精細(xì)化的思路
1.提高經(jīng)濟(jì)化、協(xié)同化意識(shí)在很多企業(yè)中，實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理的精細(xì)化需要很多部門、工作人員的配合、協(xié)調(diào)才能完成。比如簽收文件，從接手、辦理到最后的存檔，每一環(huán)節(jié)均需要經(jīng)過相關(guān)部門、人員的配合協(xié)調(diào)才能完成。因此，在企業(yè)中應(yīng)當(dāng)樹立良好的協(xié)同化意識(shí)。此外，各個(gè)部門、工作人員還應(yīng)當(dāng)具備經(jīng)濟(jì)化意識(shí)，以便實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益的最大化。
2.實(shí)現(xiàn)管理的標(biāo)準(zhǔn)化、流程化在我國(guó)當(dāng)前的辦公室行政管理中，流程化管理模式已經(jīng)被普遍應(yīng)用，促進(jìn)了管理效率的提高。相關(guān)實(shí)踐表明，在辦公室行政管理中實(shí)行流程化管理，能夠顯著提高辦公管理的效益。實(shí)行流程化管理，首先應(yīng)當(dāng)分解辦公室工作的任務(wù)，然后參照實(shí)際完成狀況將相關(guān)工作內(nèi)容銜接起來。在基礎(chǔ)上，還應(yīng)當(dāng)將管理工作進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化，科學(xué)、合理地安排辦公室工作的內(nèi)容。此外，還應(yīng)當(dāng)制定合理的績(jī)效考核制度，促進(jìn)工作的規(guī)范化，提高工作的質(zhì)量與效率。根據(jù)工作人員工作的實(shí)際情況，對(duì)其進(jìn)行考核，為提高辦公效率提供有力的保障。
3.對(duì)管理科目進(jìn)行量化、細(xì)化辦公室的管理工作比較模糊，通常是根據(jù)以往經(jīng)驗(yàn)與管理人員自己的發(fā)揮開展管理工作，保障不了管理的實(shí)效性與延續(xù)性。要想提高辦公室管理的有效性，應(yīng)當(dāng)對(duì)這種模糊管理進(jìn)行改進(jìn)，對(duì)管理科目進(jìn)行量化、細(xì)化，促進(jìn)辦公室行政管理的精細(xì)化。細(xì)化指的是根據(jù)某種邏輯將某項(xiàng)任務(wù)或工作細(xì)分為若干部分，便于領(lǐng)導(dǎo)從整體上考慮工作，還能夠更全面地把握各個(gè)細(xì)節(jié)與局部。量化指的是通過測(cè)量每一個(gè)環(huán)節(jié)的工作量，將分配工作的方式從任務(wù)安排改為量化安排，進(jìn)而提高工作效率[2]。
三、辦公室行政管理精細(xì)化的對(duì)策
1.深化精細(xì)化管理
創(chuàng)新的關(guān)鍵在于細(xì)節(jié)，細(xì)節(jié)的價(jià)值體現(xiàn)在精細(xì)管理的實(shí)施中，同時(shí)也要具備將創(chuàng)新性、規(guī)范性意識(shí)。規(guī)范是不能缺少的要求與條件，而創(chuàng)新是在規(guī)范性基礎(chǔ)上的要求。規(guī)范是精細(xì)化管理的外在表現(xiàn)，進(jìn)行創(chuàng)新的動(dòng)力來自于精細(xì)。精細(xì)化管理能夠?qū)⒁?guī)范性、創(chuàng)新性結(jié)合在一起，促進(jìn)企業(yè)的成功發(fā)展。很多公司企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在尋求管理、技術(shù)等的創(chuàng)新時(shí)，總是貪大求全，缺乏耐心與細(xì)心。成功企業(yè)家張瑞敏曾說過“創(chuàng)新存在于企業(yè)發(fā)展中的每個(gè)細(xì)節(jié)中”。
2.以制度化推進(jìn)精細(xì)化
通過精細(xì)化管理能夠促進(jìn)企業(yè)發(fā)展水平的提高。在建立精細(xì)化文化時(shí)，怎樣將精細(xì)化這一理念融入到員工的思想上，以便員工對(duì)自己的工作行為做出相應(yīng)的改變，這是目前迫切需要解決的問題。對(duì)于辦公室管理來說，要想實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，應(yīng)當(dāng)具備相對(duì)應(yīng)的管理制度，以便規(guī)范工作人員的工作行為。所以，企業(yè)要想建立精細(xì)化管理文化，并不是一蹴而就的。應(yīng)當(dāng)行管理制度上著手，總結(jié)工作中的經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)辦公室工作人員辦公精細(xì)化能力的提高。
3.提升員工專業(yè)水平與綜合素質(zhì)水平
在企業(yè)內(nèi)部建設(shè)過程中，應(yīng)當(dāng)高度重視員工專業(yè)水平與綜合能力的培養(yǎng)。辦公室行政管理的精細(xì)化的主要目的就是充分發(fā)揮員工的潛力，融入實(shí)際工作中。所以，要想促進(jìn)精細(xì)化管理的實(shí)現(xiàn)，應(yīng)到高度重視高專業(yè)水平、高素質(zhì)人才的培養(yǎng)，加強(qiáng)員工的職業(yè)培訓(xùn)，進(jìn)而提高管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化，促進(jìn)行政工作質(zhì)量、效率的提高。就企業(yè)而言，應(yīng)當(dāng)做好細(xì)節(jié)管理工作，并將工作任務(wù)進(jìn)行量化，合理評(píng)估員工業(yè)績(jī)，并將各項(xiàng)工作落實(shí)到具體的員工身上。所以，提高企業(yè)員工的專業(yè)水平、職業(yè)素養(yǎng)、綜合能力十分重要[3]。
四、結(jié)語
辦公室工作不僅種類繁多，工作量也非常大，如果日常工作沒有做好，就會(huì)導(dǎo)致工作量增大，對(duì)企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)產(chǎn)生一定的影響。實(shí)現(xiàn)管理的精細(xì)化能夠提高辦公室行政管理工作的效率與質(zhì)量，還可以降低企業(yè)的管理成本。因此，企業(yè)要想健康、可持續(xù)地發(fā)展，應(yīng)當(dāng)對(duì)辦公室行政管理實(shí)施精細(xì)化。
作者:陳亞娥 單位:浙江運(yùn)達(dá)風(fēng)電股份有限公司
參考文獻(xiàn):
