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序論：速發(fā)表網(wǎng)結(jié)合其深厚的文秘經(jīng)驗(yàn)，特別為您篩選了11篇建設(shè)單位檔案管理范文。如果您需要更多原創(chuàng)資料，歡迎隨時與我們的客服老師聯(lián)系，希望您能從中汲取靈感和知識！
前言：
建設(shè)單位檔案管理系統(tǒng)是建設(shè)單位不可缺少的部分,它的內(nèi)容對于單位的決策者和管理者來說都至關(guān)重要,所以檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該能夠?yàn)橛脩籼峁┏渥愕男畔⒑涂旖莸牟樵兪侄?。但一直以來人們使用傳統(tǒng)人工的方式管理文件檔案，這種管理方式存在著許多缺點(diǎn),如:效率低、保密性差,另外時間一長,將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù),這對于查找、更新和維護(hù)都帶來了不少的困難。
隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高,計(jì)算機(jī)科學(xué)日漸成熟,其強(qiáng)大的功能已為人們深刻認(rèn)識,它已進(jìn)入人類社會的各個領(lǐng)域并發(fā)揮著越來越重要的作用。作為計(jì)算機(jī)應(yīng)用的一部分,使用計(jì)算機(jī)對檔案信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理,具有手工管理所無法比擬的優(yōu)點(diǎn)。例如:檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等，還可實(shí)現(xiàn)共享查詢。這些優(yōu)點(diǎn)能夠極大地提高建設(shè)單位檔案管理的效率。雖然我國建設(shè)單位檔案管理起步晚，經(jīng)驗(yàn)不足，管理水平也不高，但建設(shè)建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化的條件已經(jīng)成熟。
一、建設(shè)單位檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化條件已經(jīng)具備
1.網(wǎng)絡(luò)硬件的發(fā)展。90年代以來，我國先后筑建起中國互聯(lián)網(wǎng)、中國教育科研網(wǎng)、中國科技網(wǎng)和中國金橋網(wǎng)并均與國際互聯(lián)網(wǎng)接軌。就全國建設(shè)單位來看，90年已有許多單位開始使用計(jì)算機(jī)制圖，到2000年以后許多單位已普遍使用計(jì)算機(jī)，并紛紛著手建設(shè)局域網(wǎng)。我國通訊技術(shù)的迅速發(fā)展和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的迅速崛起，為建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了前所未有的條件。
2.建設(shè)單位檔案管理自動化建設(shè)初見成效。目前已開發(fā)出數(shù)千個自動化專用軟件。許多檔案館（室）均采用比較成熟的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，已基本實(shí)現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能的自動化管理。自動化建設(shè)大大改善了檔案館（室）的服務(wù)手段，提高了服務(wù)質(zhì)量和工作效率，促進(jìn)了各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的制定和完善。尤其可喜的是，計(jì)算機(jī)應(yīng)用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養(yǎng)出了一批計(jì)算機(jī)系統(tǒng)開發(fā)、維護(hù)和應(yīng)用人才。數(shù)據(jù)庫建設(shè)也具備了一定的規(guī)模。所有這些為檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了有利條件和強(qiáng)有力的技術(shù)保證。
二、建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問題
1.由于歷史的原因，建設(shè)單位檔案館（室）自動化建設(shè)走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個檔案館（室）根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機(jī)型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應(yīng)用軟件，都沒有遵循國際標(biāo)準(zhǔn)，功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無主題標(biāo)引，共享性差。而國家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，各館的發(fā)展存在著很大盲目性。所以標(biāo)準(zhǔn)化水平低。
2.雖然經(jīng)過多年的努力，建設(shè)單位檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，數(shù)據(jù)庫大多自建自用，建成的數(shù)據(jù)庫規(guī)模小，標(biāo)準(zhǔn)化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復(fù)建設(shè)，數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制，商業(yè)服務(wù)水平差。大多數(shù)據(jù)庫僅僅供本單位使用，嚴(yán)重地影響了數(shù)據(jù)庫的利用率。所以數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后。
3.在檔案館現(xiàn)代化建設(shè)中，人是最關(guān)鍵的因素，網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)和管理都離不開人，各種技術(shù)以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發(fā)揮作用。檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，對檔案人員提出了更高的要求——不僅要精通傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)，而且必須掌握自動化網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，成為信息和知識的導(dǎo)航員。目前建設(shè)單位檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)仍普遍較低，不適應(yīng)高速發(fā)展的計(jì)算機(jī)工作環(huán)境，館（室）內(nèi)嚴(yán)重缺乏既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，不適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和建設(shè)單位檔案事業(yè)發(fā)展的需要。所以，人員整體素質(zhì)需要提高。
三、建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的構(gòu)想
1.建立建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)。建議由建設(shè)部牽頭組織建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，從行政和技術(shù)兩個方面統(tǒng)一指導(dǎo)和規(guī)劃建設(shè)單位檔案館自動化網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，制定一系列有實(shí)際約束力的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，特別應(yīng)該制定出網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展各階段的規(guī)劃，既有近期又有遠(yuǎn)期的目標(biāo)，以對全國建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化工作進(jìn)行實(shí)質(zhì)性領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一思想，協(xié)調(diào)行動，開發(fā)高質(zhì)量的應(yīng)用軟件，集中人力和資金建設(shè)大型文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫以及多媒體數(shù)據(jù)庫，破除那種傳統(tǒng)的自成一統(tǒng)、條塊分割、各自為政的局面。
2.加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。標(biāo)準(zhǔn)化是自動化網(wǎng)絡(luò)化的前提。建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)集有關(guān)專家，共同醞釀制訂檔案的有關(guān)業(yè)務(wù)工作、技術(shù)方法以及設(shè)備等方面的統(tǒng)一原則和規(guī)范，并根據(jù)國際、國內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)發(fā)展趨勢，制定出網(wǎng)絡(luò)化過程中各高校共同遵守的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，如網(wǎng)絡(luò)通訊及數(shù)據(jù)庫方面的標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)算機(jī)硬件及軟件系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)等，這樣可以在向資源共享過渡時少走彎路，避免人力、物力、財力的浪費(fèi)。各建設(shè)單位在協(xié)調(diào)組織的領(lǐng)導(dǎo)下，選用統(tǒng)一的高質(zhì)量應(yīng)用軟件，建立標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)庫。
3.開發(fā)館藏資源，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫是檔案館網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的重要組成部分，是網(wǎng)絡(luò)的信息資源。要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，必須加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫的建設(shè)要以國際、國家標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，集中人力、物力、財力建成若干個標(biāo)準(zhǔn)化、通用性好的文件條目數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫。同時各館應(yīng)揚(yáng)長避短，充分利用館藏檔案信息資源的優(yōu)勢，建立有自己特色的數(shù)據(jù)庫，改變目前力量分散、低水平重復(fù)建設(shè)的局面。另一方面要抓緊對小型數(shù)據(jù)庫的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化改造，增加數(shù)據(jù)庫容量，提高數(shù)據(jù)庫的上網(wǎng)率。此外還要加強(qiáng)對數(shù)據(jù)庫的維護(hù)工作，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量和完整。當(dāng)然數(shù)據(jù)庫的建設(shè)應(yīng)與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)配套進(jìn)行。
4.培養(yǎng)網(wǎng)絡(luò)化人才。檔案館自動化網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，迫切需要一大批既懂技術(shù)又精通檔案業(yè)務(wù)的高層次信息人員，為此要加快培養(yǎng)掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的高層次信息人員，加強(qiáng)對在職人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，更新其知識結(jié)構(gòu)，提高其業(yè)務(wù)水平，使他們盡快掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及相關(guān)技術(shù)。還要努力引進(jìn)或選調(diào)計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，對他們進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，使之盡快適應(yīng)檔案館網(wǎng)絡(luò)化工作。
信息社會把建設(shè)單位檔案館推進(jìn)一個新的發(fā)展時期。面向21世紀(jì)，面對信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，建設(shè)單位檔案館必須真正實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，大力進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)資源建設(shè)，并與互連網(wǎng)接軌，全面實(shí)現(xiàn)資源共享，為建設(shè)單位及社會提供豐富的信息資源和最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，使檔案館的服務(wù)走向全方位現(xiàn)代化。
中圖分類號：F272.9 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3198（2007）09-0100-02
0 前言
建設(shè)單位檔案管理系統(tǒng)是建設(shè)單位不可缺少的部分,它的內(nèi)容對于單位的決策者和管理者來說都至關(guān)重要,所以檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該能夠?yàn)橛脩籼峁┏渥愕男畔⒑涂旖莸牟樵兪侄?。但一直以來人們使用傳統(tǒng)人工的方式管理文件檔案，這種管理方式存在著許多缺點(diǎn),如:效率低、保密性差,另外時間一長,將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù),這對于查找、更新和維護(hù)都帶來了不少的困難。
隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高,計(jì)算機(jī)科學(xué)日漸成熟,其強(qiáng)大的功能已為人們深刻認(rèn)識,它已進(jìn)入人類社會的各個領(lǐng)域并發(fā)揮著越來越重要的作用。作為計(jì)算機(jī)應(yīng)用的一部分,使用計(jì)算機(jī)對檔案信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理,具有手工管理所無法比擬的優(yōu)點(diǎn)。例如:檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等，還可實(shí)現(xiàn)共享查詢。這些優(yōu)點(diǎn)能夠極大地提高建設(shè)單位檔案管理的效率。雖然我國建設(shè)單位檔案管理起步晚，經(jīng)驗(yàn)不足，管理水平也不高，但建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化的條件已經(jīng)成熟。
1 建設(shè)單位檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化條件已經(jīng)具備
（1）網(wǎng)絡(luò)硬件的發(fā)展。
20世紀(jì)90年代以來，我國先后筑建起中國互聯(lián)網(wǎng)、中國教育科研網(wǎng)、中國科技網(wǎng)和中國金橋網(wǎng)并均與國際互聯(lián)網(wǎng)接軌。就全國建設(shè)單位來看，二十世紀(jì)90年已有許多單位開始使用計(jì)算機(jī)制圖，到2000年以后許多單位已普遍使用計(jì)算機(jī)，并紛紛著手建設(shè)局域網(wǎng)。我國通訊技術(shù)的迅速發(fā)展和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的迅速崛起，為建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了前所未有的條件。
（2）建設(shè)單位檔案管理自動化建設(shè)初見成效。目前已開發(fā)出數(shù)千個自動化專用軟件。許多檔案館（室）均采用比較成熟的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，已基本實(shí)現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能的自動化管理。自動化建設(shè)大大改善了檔案館（室）的服務(wù)手段，提高了服務(wù)質(zhì)量和工作效率，促進(jìn)了各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的制定和完善。尤其可喜的是，計(jì)算機(jī)應(yīng)用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養(yǎng)出了一批計(jì)算機(jī)系統(tǒng)開發(fā)、維護(hù)和應(yīng)用人才。數(shù)據(jù)庫建設(shè)也具備了一定的規(guī)模。所有這些為檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了有利條件和強(qiáng)有力的技術(shù)保證。
2 建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問題
（1）由于歷史的原因，建設(shè)單位檔案館（室）自動化建設(shè)走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個檔案館（室）根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機(jī)型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應(yīng)用軟件，都沒有遵循國際標(biāo)準(zhǔn)，功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無主題標(biāo)引，共享性差。而國家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，各館的發(fā)展存在著很大盲目性。所以標(biāo)準(zhǔn)化水平低。
（2）雖然經(jīng)過多年的努力，建設(shè)單位檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，數(shù)據(jù)庫大多自建自用，建成的數(shù)據(jù)庫規(guī)模小，標(biāo)準(zhǔn)化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復(fù)建設(shè)，數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制，商業(yè)服務(wù)水平差。大多數(shù)據(jù)庫僅僅供本單位使用，嚴(yán)重地影響了數(shù)據(jù)庫的利用率。所以數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后。
（3）在檔案館現(xiàn)代化建設(shè)中，人是最關(guān)鍵的因素，網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)和管理都離不開人，各種技術(shù)以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發(fā)揮作用。檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，對檔案人員提出了更高的要求――不僅要精通傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)，而且必須掌握自動化網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，成為信息和知識的導(dǎo)航員。目前建設(shè)單位檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)仍普遍較低，不適應(yīng)高速發(fā)展的計(jì)算機(jī)工作環(huán)境，館（室）內(nèi)嚴(yán)重缺乏既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，不適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和建設(shè)單位檔案事業(yè)發(fā)展的需要。所以，人員整體素質(zhì)需要提高。
3 建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的構(gòu)想
（1）建立建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)。 建議由建設(shè)部牽頭組織建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，從行政和技術(shù)兩個方面統(tǒng)一指導(dǎo)和規(guī)劃建設(shè)單位檔案館自動化網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，制定一系列有實(shí)際約束力的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，特別應(yīng)該制定出網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展各階段的規(guī)劃，既有近期又有遠(yuǎn)期的目標(biāo)，以對全國建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化工作進(jìn)行實(shí)質(zhì)性領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一思想，協(xié)調(diào)行動，開發(fā)高質(zhì)量的應(yīng)用軟件，集中人力和資金建設(shè)大型文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫以及多媒體數(shù)據(jù)庫，破除那種傳統(tǒng)的自成一統(tǒng)、條塊分割、各自為政的局面。
（2）加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。標(biāo)準(zhǔn)化是自動化網(wǎng)絡(luò)化的前提。建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)集有關(guān)專家，共同醞釀制訂檔案的有關(guān)業(yè)務(wù)工作、技術(shù)方法以及設(shè)備等方面的統(tǒng)一原則和規(guī)范，并根據(jù)國際、國內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)發(fā)展趨勢，制定出網(wǎng)絡(luò)化過程中各高校共同遵守的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，如網(wǎng)絡(luò)通訊及數(shù)據(jù)庫方面的標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)算機(jī)硬件及軟件系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)等，這樣可以在向資源共享過渡時少走彎路，避免人力、物力、財力的浪費(fèi)。各建設(shè)單位在協(xié)調(diào)組織的領(lǐng)導(dǎo)下，選用統(tǒng)一的高質(zhì)量應(yīng)用軟件，建立標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)庫。
（3）開發(fā)館藏資源，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫是檔案館網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的重要組成部分，是網(wǎng)絡(luò)的信息資源。要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，必須加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫的建設(shè)要以國際、國家標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，集中人力、物力、財力建成若干個標(biāo)準(zhǔn)化、通用性好的文件條目數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫。同時各館應(yīng)揚(yáng)長避短，充分利用館藏檔案信息資源的優(yōu)勢，建立有自己特色的數(shù)據(jù)庫，改變目前力量分散、低水平重復(fù)建設(shè)的局面。另一方面要抓緊對小型數(shù)據(jù)庫的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化改造，增加數(shù)據(jù)庫容量，提高數(shù)據(jù)庫的上網(wǎng)率。此外還要加強(qiáng)對數(shù)據(jù)庫的維護(hù)工作，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量和完整。當(dāng)然數(shù)據(jù)庫的建設(shè)應(yīng)與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)配套進(jìn)行。
（4）培養(yǎng)網(wǎng)絡(luò)化人才。檔案館自動化網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，迫切需要一大批既懂技術(shù)又精通檔案業(yè)務(wù)的高層次信息人員，為此要加快培養(yǎng)掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的高層次信息人員，加強(qiáng)對在職人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，更新其知識結(jié)構(gòu)，提高其業(yè)務(wù)水平，使他們盡快掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及相關(guān)技術(shù)。還要努力引進(jìn)或選調(diào)計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，對他們進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，使之盡快適應(yīng)檔案館網(wǎng)絡(luò)化工作。
信息社會把建設(shè)單位檔案館推進(jìn)一個新的發(fā)展時期。面向21世紀(jì)，面對信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，建設(shè)單位檔案館必須真正實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，大力進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)資源建設(shè)，并與互連網(wǎng)接軌，全面實(shí)現(xiàn)資源共享，為建設(shè)單位及社會提供豐富的信息資源和最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，使檔案館的服務(wù)走向全方位現(xiàn)代化。
關(guān)鍵詞建筑工程 檔案 有效管理 措施
由于建筑工程檔案的價值，因而，對工程檔案的正確管理和有效利用變得十分重要；但是，在管理建筑工程檔案的過程不是一帆風(fēng)順的，管理者在對其進(jìn)行管理的過程中通常會遇到很多問題，例如，員工提交竣工檔案材過晚、提交的檔案材料不夠真實(shí)完整、沒有先進(jìn)的制度和方法來管理檔案資料，以及檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高等等。對于這些問題，管理者必須采取有效的措施進(jìn)行改進(jìn)和提高。本文對在管理建筑工程檔案遇到的問題進(jìn)行了詳細(xì)探討及分析，并針對這些問題提出了有效的措施。
一、建筑工程檔案管理的必要性
建筑工程檔案是在建筑建設(shè)活動中形成的建設(shè)活動的實(shí)際反映和真實(shí)記錄，對于企業(yè)來說，它的依據(jù)作用、憑證作用和信息儲備作用具有非常重要的意義。這些反映和記錄與建筑物實(shí)物相符，是建筑物最原始的反映，保存價值很高。建筑工程檔案記載著許多建設(shè)活動，例如建筑用料的檢驗(yàn)、工序工藝、隱蔽工程質(zhì)量檢驗(yàn)以及其地下管線的敷設(shè)等等。建筑工程的管理內(nèi)容主要包括建筑物的建設(shè)工期、建筑物的總體造價以及建設(shè)工程的質(zhì)量。由于建筑工程的檔案管理是建筑工程項(xiàng)目的不可或缺的一部分，因而，其工程檔案管理的好壞，與建筑工程本身質(zhì)量具有直接聯(lián)系。建筑工程檔案管理不當(dāng)，在很大程度上導(dǎo)致企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益降低，由此看來，規(guī)范地管理企業(yè)建筑工程檔案不僅是建筑工程本身的需要，也是檔案管理部門應(yīng)該且必須的工作內(nèi)容。這就是建筑工程檔案管理的必要性。
由于建筑工程的質(zhì)量是在感受的過程中進(jìn)行評價的結(jié)果。它是對建筑工程進(jìn)行的包括工程性能、安全以及品質(zhì)的一種比較綜合性的表述。隨著社會發(fā)展，人們對于建筑的審美觀也迅速提升；這種審美觀同時體現(xiàn)在建筑質(zhì)量上，這就要求建筑具有一定的特性。建筑的這些特性從建筑工程質(zhì)量方面來說，指的是建筑工程本身首先應(yīng)當(dāng)滿足業(yè)主的需要；其次是符合國家法律、法規(guī)；然后是建筑必須擁有規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的技術(shù)；最后是建筑應(yīng)當(dāng)專注于文件的設(shè)計(jì)和滿足建筑合同中所包含的條款。這些所有的建筑工程的特性，都是通過建筑工程檔案呈現(xiàn)出來的，由于在檔案管理過程中的精細(xì)化的管理模式和量化分析的采用，才使得在評價建筑工程質(zhì)量方面有了一套精確的體系。
建筑工程檔案對于建筑工程質(zhì)量的作用總結(jié)起來就是：它使我們對于建筑質(zhì)量的評價從感觀化的經(jīng)驗(yàn)?zāi)Ｊ缴仙揭袁F(xiàn)狀圖紙和數(shù)據(jù)為依據(jù)的體系化模式。它可以是使我們在評價建筑工程的時候以建筑工程檔案為基礎(chǔ)，對建筑質(zhì)量進(jìn)行量化統(tǒng)計(jì)分析，從而對建筑質(zhì)量進(jìn)行綜合測評。這種方法與以往到工程現(xiàn)場視察相比，其發(fā)展可以說是一個質(zhì)的飛躍。
由此可見，建筑工程檔案的有效管理對于建筑工程的實(shí)施意義十分重大。
二、建筑工程檔案管理中存在的問題
雖然建筑工程檔案對于建筑工程項(xiàng)目十分有用，甚至可以說是不可或缺的。但是，建筑工程檔案的管理卻存在很多問題：
（一）建設(shè)工程檔案工作滯后。建設(shè)工程具有涉及單位復(fù)雜、周期長、階段多和流程多的特點(diǎn)，使得建設(shè)工程具有工程周期復(fù)雜性和成套性等特點(diǎn)，由于看重經(jīng)濟(jì)效益，人們往往更重視工程實(shí)體，而輕視檔案管理，因此，建設(shè)工程文件的收集、整理和歸檔工作往往不能同步進(jìn)行、協(xié)同發(fā)展，再加上施工單位和獨(dú)立分包單位往往為了經(jīng)濟(jì)效益的最大化而趕工期追進(jìn)度，造成了檔案工作的滯后，影響了工程各方面對檔案資料的利用，工程項(xiàng)目管理文件和技術(shù)文件分散、損毀和遺失的情況下，更是制約了建設(shè)工程管理工作和企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。
（二）檔案材料不完整不真實(shí)。建筑工程檔案管理中最大的問題就是建筑工程檔案不完整、不真實(shí)。有的建筑企業(yè)單位的工程項(xiàng)目歸檔率低，通常情況下，他們所負(fù)責(zé)的很多工程項(xiàng)目在竣工后就找不到工程的檔案資料了，有的只能找到工程的主體檔案，卻沒有與其配套的分包工程檔案。這些配套的工程檔案材料包括建筑的電梯工程、消防工程、燃?xì)夤こ?、園林綠化等等。甚至，有些工程信息出現(xiàn)了較大的偏差或是造假。在工程實(shí)施過程中，為了使工程盡早竣工驗(yàn)收，早點(diǎn)拿到工程款取得個人效益的最大化，某些人員會相互勾結(jié)，一起隱瞞和造假，甚至出現(xiàn)蓋”蘿卜章”的現(xiàn)象。
（三）檔案管理模式和體制不健全。如今，工程文件的形成和檔案的管理已經(jīng)全部或部分實(shí)現(xiàn)了電子化，但在檔案的安全備份和保存過程中，由于缺乏延續(xù)和統(tǒng)一性，使得工程檔案的管理和數(shù)據(jù)庫混亂，各參建單位工作標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，各管理部門缺乏相互溝通，導(dǎo)致歸檔的工程資料質(zhì)量不一，格式不同問題，使工程文檔在價值挖掘方面的能力被削弱。也就是說，工程檔案沒有得到的充分和有效的利用。
（四）檔案管理人員素質(zhì)不高。工程檔案管理人員的素質(zhì)不高主要從以下幾個方面體現(xiàn)：（1）基層單位、監(jiān)理單位、總包及分包單位的檔案管理人員沒有較高的專業(yè)素質(zhì)，他們在檔案管理業(yè)務(wù)方面缺乏專業(yè)的知識，在相關(guān)的業(yè)務(wù)方面的技能也十分欠缺。
（2）有些參建單位檔案管理人員流動性大，檔案管理意識淡薄，主要體現(xiàn)在：一是他們十分輕視檔案的價值；、
三、建筑工程檔案管理的有效措施
針對建筑工程管理中出現(xiàn)的一系列問題，我們必須采取有效的措施，予以回應(yīng)：
（一）增強(qiáng)檔案意識，在系統(tǒng)內(nèi)開展檔案法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)范的學(xué)習(xí)。正確認(rèn)識工程檔案的重要性，讓系統(tǒng)內(nèi)檔案相關(guān)人員變被動為主動，與各級領(lǐng)導(dǎo)達(dá)成共識，齊抓共管，提高建設(shè)工程檔案管理水平。
（二）完善管理體制，建立健全相應(yīng)的檔案管理規(guī)章制度。要求各參建部門都應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu)，配備具有專業(yè)水準(zhǔn)的專職檔案人員，明確各自的管理職責(zé)，建立項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，加強(qiáng)聯(lián)系和業(yè)務(wù)交流，促進(jìn)生成文件的規(guī)范和歸檔整理的規(guī)范。
（三）加大檔案管理人員培訓(xùn)力度，提高檔案資料管理技術(shù)水平。在建筑業(yè)不斷發(fā)展的今天，建筑檔案的管理也有了新的特點(diǎn)。因此，提高管理人員的管理工作的重要性也隨之增大。增強(qiáng)管理人員的責(zé)任意識和服務(wù)意識，使之認(rèn)清自身工作的意義和重要性勢在必行。此外，必須培養(yǎng)專業(yè)的管理人員，從而提高檔案資料管理的技術(shù)水平。
（四）充分利用現(xiàn)代檔案管理手段，強(qiáng)化檔案材料規(guī)范編制工作?？茖W(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，在科學(xué)技術(shù)發(fā)展如此迅速的今天，在檔案的管理方面，我們必須摒棄那些陳腔濫調(diào)，采用新型的管理手段；此外，針對檔案資料的規(guī)范與編制工作，我們必須加以強(qiáng)化，一個整潔規(guī)范的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)與數(shù)據(jù)庫可以使從業(yè)者的工作效率大大提高。
四、狠抓關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，進(jìn)行全過程管理，促成管理合力
（一）項(xiàng)目前期，建設(shè)單位應(yīng)該根據(jù)檔案工作的需要，明確檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)和部門，建立檔案管理機(jī)構(gòu)，并配備具有專業(yè)素質(zhì)的檔案工作人員，健全檔案管理規(guī)章制度，檔案相關(guān)人員建立管理網(wǎng)絡(luò)，暢通溝通和學(xué)習(xí)交流渠道。
（二）施工階段，項(xiàng)目開工后，進(jìn)行檔案工作交底，制定檔案工作規(guī)劃，在施工過程中，定期開展檔案專業(yè)檢查和指導(dǎo)。
（三）竣工階段，在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前3個月內(nèi)進(jìn)行檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，提出審查意見，敦促各參建單位完成整改，在檢查確認(rèn)整改完成后向檔案管理機(jī)構(gòu)提請檔案移交。
五、結(jié)語
我國當(dāng)前的建筑行業(yè)機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存，建筑業(yè)的發(fā)展空間十分廣闊，采用建筑工程檔案是我國建筑業(yè)的一大提高，是一個質(zhì)的飛躍。但是，我國的工程檔案的管理存在很大的問題，在建筑行業(yè)競爭如此激烈的今天絕不是一個好的勢頭。因而，我國建筑行業(yè)管理階層必須采取有效措施使我國工程檔案的管理更加完善。只有這樣，我國的建筑行業(yè)才能擁有更好的經(jīng)濟(jì)效益，同時促進(jìn)社會和諧。
參考文獻(xiàn)：
[1]馮慧玲，張輯哲.檔案學(xué)概論[M].中國人民大學(xué)出版社，2001.
中圖分類號:G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A文章編號:1673-291X(2010)14-0181-02
工程建設(shè)是幾乎每一個城市、每一個單位無法避免的基本經(jīng)濟(jì)行為,它對城市文明與社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到不可估量的作用。因此,如實(shí)記錄和保管建設(shè)工程檔案,就顯得十分重要。本文就單位建設(shè)工程檔案管理的意義、收集、整理、保管和借閱問題略陳管見,以為單位建設(shè)工程檔案的管理提供思路。
一、建設(shè)工程檔案及其管理的含義
建設(shè)工程檔案的定義,理論上雖不存在根本的分歧,但定義方式并不相同。如有人指出,工程檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料[1]。該定義是以價值判斷為視角的,但定義中所說價值缺乏可操作性的標(biāo)準(zhǔn)。又如有人指出,重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案是指整個建設(shè)項(xiàng)目從醞釀、決策到建成投產(chǎn)(使用)的全過程中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件材料,即:建設(shè)項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評估、決策、計(jì)劃、勘測、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工、試生產(chǎn)(使用)等工作活動中形成的文字、圖紙、圖表、聲像等形式與載體材料[2]。此定義則從檔案的自然形成范圍確定其外延,但失之雜亂,毫無檔案確立的標(biāo)準(zhǔn)?？梢哉f,上述定義均具有合理性,但未能就檔案本身的功能與外延進(jìn)行充分的結(jié)合。
筆者認(rèn)為,建設(shè)工程檔案是指在工程建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)準(zhǔn)備、立項(xiàng)申請、決策、建設(shè)、驗(yàn)收、交付使用與維護(hù)等過程中形成的能夠體現(xiàn)建筑本身的歷史、為今后確定工程質(zhì)量責(zé)任、解決可能產(chǎn)生的糾紛以及進(jìn)行后續(xù)維護(hù)具有基礎(chǔ)性意義的各類紙質(zhì)或電子介質(zhì)記載的文件材料。這一定義旨在從檔案本身的價值與功能出發(fā),確定建設(shè)工程檔案的外延。
建設(shè)工程檔案的管理,是指對建設(shè)工程檔案的收集、整理、保管和利用服務(wù)行為。換言之,建設(shè)工程檔案的管理是一個系統(tǒng)工程,它始于工程項(xiàng)目的提出,伴隨工程有關(guān)建設(shè)進(jìn)程,終于檔案法定保存期限截止,并供工程醞釀建設(shè)開始后的各個時代有正當(dāng)需要的人士和機(jī)構(gòu)查閱。建設(shè)工程涉及立項(xiàng)單位、建設(shè)單位、建筑單位、監(jiān)理單位、管理單位等等多個部門,涉及人員及檔案材料眾多,一項(xiàng)建設(shè)工程在不同的單位均有相應(yīng)的檔案材料,因而很難在一個部門形成完整系統(tǒng)的建設(shè)工程檔案,具有復(fù)雜性。
收集、整理和保管好建設(shè)工程檔案,做好建設(shè)工程檔案的查閱服務(wù),具有非常重要的意義。檔案是人類文化的載體,建設(shè)工程檔案則是人類建筑文明發(fā)展的記錄,是研究建設(shè)工程歷史文明的基礎(chǔ)材料。同時,檔案是產(chǎn)生工程質(zhì)量責(zé)任和法律糾紛的基本證據(jù)材料,對于分清建筑責(zé)任、解決糾紛具有不可估量的意義。
二、單位建設(shè)工程檔案的收集
所謂檔案收集,就是檔案館根據(jù)各種線索,到社會上找尋、征集有關(guān)的檔案資料。所謂檔案征集是指檔案館以收購、動員捐獻(xiàn)、復(fù)制副本等多種有效辦法,將散存在社會上和個人手中的檔案收集進(jìn)館集中保存的工作[3]。這是從國家檔案館的職能上對檔案收集的定義。從建設(shè)工程檔案視角來看,其檔案管理部門眾多,既涉及土地管理部門,建設(shè)審批管理部門,環(huán)保消防等部門,也涉及業(yè)主、建筑單位等,因而就每個單位的檔案管理部門而言,其檔案的收集范圍要比國家檔案館收集檔案的范圍小的多,主要是對本單位各職能部門在項(xiàng)目建設(shè)和使用維護(hù)過程中產(chǎn)生的各類文件進(jìn)行找尋、征集。因此,一般的建設(shè)項(xiàng)目,其檔案往往由各職能部門及業(yè)主、建筑單位等各自管理,只有一些對于國家具有重大意義的建設(shè)項(xiàng)目,才可能在一定時期統(tǒng)一由國家檔案館收集檔案。本文僅對單位自行建檔的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理予以論述。
建設(shè)工程檔案收集是檔案管理的第一步,是基礎(chǔ)環(huán)節(jié),具有重要的意義。收集檔案是檔案工作的物質(zhì)前提[4]。建設(shè)工程檔案是隨著建設(shè)項(xiàng)目的醞釀和建設(shè)而形成的,往往是由本單位不同的部門提出、論證、決策和實(shí)施,因而相關(guān)文件也往往在這些部門保存,一般很少同時向檔案部門提交。因此,檔案部門一般是在項(xiàng)目建成之后向各部門收集文件。如果這些文件不能收集,則檔案管理就成了無源之水,無本之木。
單位建設(shè)工程檔案收集應(yīng)當(dāng)注意以下問題:
第一,應(yīng)當(dāng)注意檔案的收集范圍。建設(shè)工程所涉及的文件相當(dāng)多,從項(xiàng)目的醞釀提出就會產(chǎn)生動議性文件,之后逐漸產(chǎn)生論證文件、決策文件、土地使用權(quán)文件、報批文件、設(shè)計(jì)文件、交付文件、試用文件、維修保養(yǎng)文件等等,這些文件可能是文字文件、圖形文件、聲音圖像等模擬與數(shù)字電子文件等。因此,其收集范圍廣泛,并不以是否為本單位制作文件為限,即凡是本單位制作的和職能部門下發(fā)的有關(guān)該建設(shè)項(xiàng)目的文件均在收集之列。收集目標(biāo)更不以紙質(zhì)文件為限,電子文件亦是建設(shè)工程的歷史記錄,自應(yīng)收集。
第二,應(yīng)當(dāng)注意歸檔時限,及時歸檔。檔案是對事件的真實(shí)歷史記錄,收集時間距離檔案文件產(chǎn)生的時間越長,越有可能發(fā)生檔案文件丟失、人員變動導(dǎo)致收集不便等問題。因此,國家對各類檔案的歸檔時限都有嚴(yán)格要求,特別是專項(xiàng)檔案的移交。一般建設(shè)項(xiàng)目的歸檔,亦應(yīng)依法在規(guī)定時限內(nèi)歸檔。
第三,建立單位內(nèi)部建設(shè)檔案歸檔程序。沒有規(guī)矩不成方圓,只有把建設(shè)工程檔案的歸檔程序確定了,才有可能保證歸檔的順利進(jìn)行。因此,單位應(yīng)當(dāng)通過制定建設(shè)工程檔案歸檔程序,明確檔案歸檔的時限、歸檔文件的份數(shù)、歸檔文件的原始性要求與可讀性要求、各部門負(fù)責(zé)人的確定和專職與兼職檔案管理人員制度、各部門向檔案管理部門移交建設(shè)工程檔案的程序等制度,并規(guī)定未依據(jù)規(guī)定作為的應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的工作責(zé)任,以保證建設(shè)工程檔案的順利收集。
第四,檔案管理人員應(yīng)當(dāng)主動收集檔案。本單位一旦有工程項(xiàng)目建設(shè),檔案管理人員就應(yīng)當(dāng)主動聯(lián)系各部門檔案負(fù)責(zé)人和專兼職檔案員,了解工程進(jìn)度和工程基本情況,做到心中有數(shù),在工程結(jié)束后及早向各職能部門收集檔案文件材料。檔案管理人員不應(yīng)坐在辦公桌前坐等建設(shè)工程檔案,這樣很可能喪失最佳的檔案收集時機(jī)。
第五,建設(shè)工程檔案收集應(yīng)當(dāng)有所側(cè)重。檔案收集不能眉毛胡子一把抓,否則檔案館再大也無法滿足檔案收集的需要。因此,建設(shè)工程檔案在收集時應(yīng)當(dāng)有所甄別,對于工程決策、審批資料,工程設(shè)計(jì)圖紙,施工材料與施工方案等根本性資料應(yīng)當(dāng)盡可能地收集齊全,對于工程建設(shè)的評價等資料則可以不收集或少收集。
三、單位建設(shè)工程檔案的整理
檔案整理工作是整個檔案管理活動的核心內(nèi)容,是檔案工作者日常工作的基本內(nèi)容之一。由于單位建設(shè)工程往往在建設(shè)之初的命名與竣工或使用時的命名不同,各部門移交的文件材料不規(guī)范,或者不齊全,因而常導(dǎo)致單位建設(shè)工程檔案的整理困難。因此,單位建設(shè)工程檔案的整理是一個較為復(fù)雜的問題,單位檔案管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)工程與單位實(shí)際,采取靈活的歸檔與整理策略和規(guī)則,不宜以定式常法為據(jù)。
單位建設(shè)工程檔案的整理,雖然難以定法對待,但仍有條理可循。
第一,以時間為軸進(jìn)行單位不同建設(shè)工程檔案的整理。檔案是人類活動的歷史記載,檔案的客觀性使其僅僅記錄事件而不對事件進(jìn)行評述。因此,編年體史書的時間主軸編寫方式非常適合檔案整理。故此,單位存在不同建設(shè)工程的,其檔案應(yīng)當(dāng)以工程先后時間為序進(jìn)行編號整理。在整理時應(yīng)當(dāng)以工程竣工日期為建檔順序,而不宜以工程批準(zhǔn)或動工日期為序建檔。這是因?yàn)楣こ炭⒐と掌趩我幻鞔_,一般不存在模糊問題,而批準(zhǔn)日期則因工程批準(zhǔn)部門較多,日期一般不統(tǒng)一,難以確定以哪一批文日期為準(zhǔn),容易形成標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的問題。同時,有時文件規(guī)定的動工日期與實(shí)際動工日期不一致,因而也難以作為歸檔整理標(biāo)準(zhǔn)。
第二,同一個工程項(xiàng)目檔案文件的整理可根據(jù)工程保管期限分類整理。同一個工程項(xiàng)目檔案的保管期限有永久、長期、短期之別,為了便于定期銷毀短期與長期檔案,永久保存部分重要檔案資料,對于檔案材料依據(jù)保管期限分類整理頗為必要。
第三,同一個工程項(xiàng)目檔案可根據(jù)可行性研究文件、設(shè)計(jì)文件、工程項(xiàng)目管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件、維修保養(yǎng)文件等分類整理。這樣使建設(shè)工程的檔案材料更加完整有序,便于日后的檔案查找。
第四,以文檔內(nèi)容為卷內(nèi)各分類文檔建立目錄題名。同一工程的卷內(nèi)文檔較多,為便于查找,需要編寫目錄題名。簡單的以拼音字母與羅馬數(shù)字組合編寫目錄題名不便于查閱,難以與數(shù)字檔案館建設(shè)目標(biāo)相銜接,故此,應(yīng)以文檔主要事項(xiàng)為題錄,如某某項(xiàng)目可行性報告等。
總之,單位建設(shè)工程檔案的整理是一項(xiàng)較為復(fù)雜的工作,應(yīng)當(dāng)以高度的責(zé)任心認(rèn)真對待,科學(xué)整理,既要考慮工作效率,又要考慮檔案在將來的查閱和銷毀,不能簡單應(yīng)付。
四、單位建設(shè)工程檔案的保管
單位建設(shè)工程檔案的保管是根據(jù)本單位建設(shè)工程檔案的介質(zhì)和狀況所采取的存放和安全防護(hù)措施,主要包括檔案的庫房管理、檔案流動過程中的保護(hù)以及保護(hù)檔案的專門措施等。
一般而言,紙質(zhì)檔案可以采取與圖書相似的辦法保管。但是對于一些特殊的檔案文件,如照片和聲像資料,則不宜以上架擺列方式保管。因?yàn)檎掌妮d體質(zhì)量雖然相對可靠,但長期保存可能會變黃、龜裂、變形、發(fā)霉。以錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料,可能因?yàn)闇囟?、濕度及防磁要求不達(dá)標(biāo)而導(dǎo)致影像質(zhì)量失真,加之經(jīng)常性的復(fù)制,導(dǎo)致資料清晰度下降,保管成本高。
因此,對于照片、以錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料,應(yīng)當(dāng)利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)加以保存。如對于照片檔案文件,可以通過掃描儀掃描、數(shù)碼相機(jī)翻拍等技術(shù)轉(zhuǎn)化為電子圖像,然后加以保存,同時對照片采取常規(guī)方法保存。對于以錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料,則可以通過數(shù)字技術(shù)保存為數(shù)字文件,如MP3、WMA、ASF、WMV、RM等文件,同時保存原始錄像帶、錄音帶。應(yīng)當(dāng)注意的是,在以數(shù)字方式保存以照片、錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料時,應(yīng)加注說明性題名,并在屬性選項(xiàng)注明制作日期、原資料日期、原資料制作單位與個人等基本資料,以便于查閱。
五、單位建設(shè)工程檔案的利用服務(wù)
隨著社會信息化進(jìn)程的加快,信息資源已成為人類經(jīng)濟(jì)活動、社會活動的戰(zhàn)略資源。檔案館作為積聚大量富有價值的檔案信息的專門機(jī)構(gòu)[5],必將廣為信息尋求者所利用。單位內(nèi)部或因工作需要,或因?qū)W習(xí)建筑設(shè)計(jì),均可能借閱單位建筑工程檔案。有時還存在外部人員借閱單位建設(shè)工程檔案的情況。故此,做好檔案的利用服務(wù),是檔案管理人員的又一核心工作。
單位建設(shè)工程檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在法律規(guī)定的前提下盡力做好檔案利用服務(wù)工作。
第一,利用單位建設(shè)工程檔案應(yīng)當(dāng)符合法律規(guī)定的查閱條件,檔案管理人員不得違法出借單位建筑工程檔案或提供摘抄、拍照等檔案復(fù)制服務(wù)。單位建設(shè)工程檔案有檔案與非檔案,檔案亦有密級之別,故此,哪些檔案可以查閱,哪些不能查閱,哪些機(jī)構(gòu)或人員可以查閱,均需要依法進(jìn)行。
第二,單位建設(shè)工程檔案的利用應(yīng)當(dāng)遵循法定程序和單位規(guī)定的查檔規(guī)則。檔案利用,特別是檔案,應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照法律規(guī)定的程序,通過申請、核準(zhǔn)、查閱等基本程序,而且查閱地點(diǎn)、方法等均須符合規(guī)定。
第三,在合法前提下,單位建設(shè)工程檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極提供查閱檢索服務(wù),運(yùn)用以“利用者為主體”的管理樹立以“利用者第一”的觀念[6],必要時應(yīng)向查閱者說明檔案文件的背景、內(nèi)容和文件變遷歷史過程,以便于查閱者能夠迅速準(zhǔn)確的獲知需要的信息。
第四,單位建設(shè)工程檔案管理部門應(yīng)當(dāng)著力建造檔案的電子檢索系統(tǒng),并提供電子查閱與紙質(zhì)查閱的共時服務(wù)。面對越來越多的檔案材料,靠人工檢索費(fèi)時耗力,效率低下,故此,建設(shè)數(shù)字檔案館是檔案館建設(shè)的基本趨勢,應(yīng)該努力建立紙質(zhì)檔案的電子檢索數(shù)據(jù),方便查閱。
單位建設(shè)工程檔案的管理是一項(xiàng)復(fù)雜而意義重大的工作,不僅要求檔案管理人員具有高度的責(zé)任心和良好的工作技能,還要求單位內(nèi)部各部門的充分合作與配合。檔案管理人員在檔案的收集、整理、保管和利用服務(wù)中,應(yīng)當(dāng)做到依法、及時、認(rèn)真和便利服務(wù),促進(jìn)單位建設(shè)工程檔案管理工作。
參考文獻(xiàn):
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關(guān)鍵詞：
榮譽(yù)檔案；建筑設(shè)計(jì)；管理措施
建筑設(shè)計(jì)單位的榮譽(yù)檔案是指單位和職工在工程設(shè)計(jì)、科技研發(fā)以及各項(xiàng)管理工作中因取得突出成績而獲得的具有保存價值的獲獎文件、榮譽(yù)證書、獎狀、獎牌、獎杯、錦旗等的總稱。它真實(shí)記錄了單位事業(yè)發(fā)展的歷史軌跡，具有較高保存價值，是檔案的一種特殊載體。
一、建筑設(shè)計(jì)單位榮譽(yù)檔案的特點(diǎn)
（一）榮譽(yù)檔案帶有鮮明的行業(yè)特色，由各級住房城鄉(xiāng)建設(shè)部門、勘察設(shè)計(jì)協(xié)會、土木建筑學(xué)會等評選出的優(yōu)秀工程、優(yōu)秀方案、綠色建筑、裝配式建筑、BIM應(yīng)用等，是建筑設(shè)計(jì)單位榮譽(yù)檔案的主要構(gòu)成部分，約占到全部榮譽(yù)檔案的八成以上。
（二）榮譽(yù)檔案是使用頻率最高、價值利用最多的檔案類型，與文書檔案、人事檔案、圖紙檔案等經(jīng)常“沉睡”在檔案柜中不同，榮譽(yù)檔案基本是“活動”的檔案，無論是對外宣傳、對內(nèi)教育、職稱評定，還是生產(chǎn)經(jīng)營投標(biāo)、編寫單位歷程，均發(fā)揮著重要的作用。尤其是在參與工程項(xiàng)目投標(biāo)時，優(yōu)秀工程、優(yōu)秀方案類的獲獎證書、獎牌等榮譽(yù)檔案作為單位實(shí)力和業(yè)績的憑證，經(jīng)常會跟隨設(shè)計(jì)人員“奔赴”各個開標(biāo)現(xiàn)場，成為競標(biāo)的重要得分內(nèi)容。
（三）榮譽(yù)檔案利用價值有一定的時效性，這里的“時效性”主要是指工程技術(shù)類獲獎證書在單位投標(biāo)時的利用價值。建設(shè)單位在招標(biāo)時，一般會要求設(shè)計(jì)單位提供近三年或近五年獲得的榮譽(yù)。因此，這類榮譽(yù)檔案越新，其利用價值便越高，超過五年的獲獎證書，在生產(chǎn)經(jīng)營上的價值便不再突出，就可以與其他榮譽(yù)檔案或普通文書檔案一樣“束之高閣”了。
二、榮譽(yù)檔案管理工作中存在的問題
（一）對榮譽(yù)檔案重視不夠?qū)е鹿芾砘靵y。對建筑設(shè)計(jì)單位而言，圖紙檔案、人事檔案、合同檔案、文書檔案等幾大塊的管理相對比較規(guī)范，分別由相應(yīng)部門收集整理，并有專人負(fù)責(zé)。而榮譽(yù)檔案很少被作為一種特殊的檔案類型予以專門管理，更不會安排專人負(fù)責(zé)。獲獎文件、獲獎證書大多作為文書檔案保管，由辦公室收集整理；而獎牌、獎?wù)?、獎杯、錦旗等實(shí)物類檔案則比較分散，往往由獲獎部門或個人隨意存放。
（二）榮譽(yù)檔案歸檔意識不強(qiáng)，導(dǎo)致收全率欠缺。生產(chǎn)一線各部門對于層次或級別比較高的獎，有時不愿將取得的榮譽(yù)成果拿給集體分享，不主動按時上交應(yīng)歸檔的文件材料，而是留在自己部門使用，在檔案移交上意識比較淡薄。對于職工個人獲得的各種榮譽(yù)，許多人認(rèn)為與單位無關(guān)，從來沒想過要移交單位，或?qū)@獎證書復(fù)印件交給單位登記保管。職工歸檔意識不強(qiáng)，檔案管理部門又無法掌握全院范圍內(nèi)的獲獎情況，導(dǎo)致在榮譽(yù)檔案的收集上不可避免地存在遺漏。
（三）榮譽(yù)檔案種類繁多、材質(zhì)不一，導(dǎo)致整理保管困難。榮譽(yù)檔案從載體上來看，既有文書類，也有實(shí)物類；從材質(zhì)上看，有紙張、金屬、木料、玻璃、布料等；從形狀和樣式上看，更是尺寸不一、大小不等。由于載體材料和形式的多樣性，決定了榮譽(yù)檔案在種類上的多元化，從而也相應(yīng)加大了榮譽(yù)檔案收集、整理和存放的難度。目前專門設(shè)置榮譽(yù)檔案室或檔案專柜的單位并不多，文書類榮譽(yù)檔案一般存放在文書柜內(nèi)，或與其他檔案混存；實(shí)物類榮譽(yù)檔案則是見縫插針，隨意擺放，時間比較久遠(yuǎn)的獎牌、獎杯等往往會字跡模糊、銹蝕嚴(yán)重；借用頻繁的獲獎證書，折疊、磨損嚴(yán)重，不利于檔案的長久保存和利用。
三、加強(qiáng)榮譽(yù)檔案管理的主要措施
（一）加強(qiáng)宣傳，引起重視。要強(qiáng)化榮譽(yù)檔案的歸檔意識，通過多種途徑向職工普及檔案法實(shí)施辦法等有關(guān)知識，使各個部門和廣大職工能夠主動將獲得的榮譽(yù)及時提交到檔案管理部門。要強(qiáng)化榮譽(yù)檔案收集意識，檔案管理人員要轉(zhuǎn)變被動等待歸檔的觀念，全面了解各類榮譽(yù)的評選情況，掌握評選時間，跟蹤評選進(jìn)度，在榮譽(yù)檔案發(fā)放的第一時間，主動走出去收集應(yīng)歸檔的文件材料、證書、獎牌等，既要保證材料的齊全，又要維護(hù)檔案的有機(jī)聯(lián)系和歷史的真跡，解決榮譽(yù)檔案歸檔不全的問題。
（二）完善制度，落實(shí)責(zé)任。要明確管理部門，安排專人負(fù)責(zé)，做好榮譽(yù)檔案收集、保管、借用等各方面的管理制度建設(shè)，確保各類榮譽(yù)檔案及時完整歸檔和安全、有效利用。要強(qiáng)化檔案管理人員的服務(wù)意識，積極主動開展工作，切實(shí)擔(dān)起責(zé)任，樹立檔案資源共享的服務(wù)理念，使榮譽(yù)檔案真正發(fā)揮其特有的價值。
（三）明確流程，加強(qiáng)管理。實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化管理，從資料收集、整理到最后歸檔，從文件、實(shí)物內(nèi)容的分類、編號、案卷目錄編制直至入庫，嚴(yán)格按照國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，做到條理清晰、目的明確，避免遺漏，保證齊全完整，提高榮譽(yù)檔案管理的過程質(zhì)量。具體應(yīng)做好以下幾個方面的工作：
1.明確收集范圍?？蓮念C獎單位和獲獎對象兩個不同角度確定榮譽(yù)檔案的收集范圍，主要有以下幾個方面：一是政府或行業(yè)主管部門頒給單位的綜合類榮譽(yù)；二是單位獲得的工程技術(shù)、科研類榮譽(yù)；三是上級黨委、工會、團(tuán)委、婦委會等黨群組織頒發(fā)的榮譽(yù)；四是單位參加上級或行業(yè)組織的各類文體活動、競賽活動獲得的獎杯、獎牌等；五是客戶、兄弟單位、社會團(tuán)體贈送的錦旗、牌匾等；六是職工個人在設(shè)計(jì)、科研、管理等工作中獲得的獎項(xiàng)，職工個人獲得的榮譽(yù)，其原件仍由個人保管，檔案管理部門可采取征集復(fù)印件或拍攝照片的方式進(jìn)行保存。
2.做好分類登記。為便于管理和使用，可根據(jù)材質(zhì)分三類進(jìn)行登記：一是文件類，主要登記標(biāo)題、文號、發(fā)文單位、發(fā)文日期等；二是證書類，可根據(jù)證書上的內(nèi)容登記受獎單位（人員）、項(xiàng)目名稱、獎項(xiàng)類別、等級、頒獎單位、落款時間等；三是實(shí)物類，包括牌匾、獎杯、獎?wù)隆㈠\旗等，登記內(nèi)容與證書類相似，單獨(dú)登記是為了便于日后的整理歸檔。
3.單獨(dú)整理歸檔。因建筑設(shè)計(jì)單位的榮譽(yù)檔案有其獨(dú)特的行業(yè)特點(diǎn)和利用價值，使用比較頻繁，將此類檔案單獨(dú)整理歸檔十分必要。如獲獎文件，若按普通文書對待，將之與其他文件資料按年度整理歸檔，就會使這類榮譽(yù)檔案分散存放在不同的卷宗和檔案柜里，造成使用不便。因此，將榮譽(yù)檔案作為特殊門類進(jìn)行管理，更便于保管和利用。尤其是實(shí)物類榮譽(yù)檔案，其由一件件物品組成，載體和形態(tài)各異，其存放的柜架需區(qū)別于文書檔案，應(yīng)陳列于直觀易見、便于放取處，既利于對外展覽，又利于查找利用。有條件的建筑設(shè)計(jì)單位最好能開辟一個榮譽(yù)檔案陳列室，以確保這類檔案的長久保存和使用。
4.做好檢索利用。為了充分發(fā)揮榮譽(yù)檔案的價值和作用，要適應(yīng)檔案信息化發(fā)展的需要，目錄編制與計(jì)算機(jī)管理同步進(jìn)行，在系統(tǒng)化整理基礎(chǔ)上，編制好以全宗為單位的榮譽(yù)檔案分類目錄，按年度和分類項(xiàng)目進(jìn)行編目造冊。同時要做好借用登記工作，既充分發(fā)揮其價值，又確保榮譽(yù)檔案的按時完整返還。綜上所述，榮譽(yù)檔案管理一定要規(guī)范化，加強(qiáng)檔案的收集、整理和統(tǒng)一管理，確保檔案資源得到有效的保護(hù)和利用。同時，建筑設(shè)計(jì)單位要積極創(chuàng)造條件，建立一定規(guī)模的榮譽(yù)檔案陳列室，以更好地發(fā)揮其價值和作用。
參考文獻(xiàn)：
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【關(guān)鍵詞】
事業(yè)單位；檔案管理；信息化
事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是事業(yè)單位發(fā)展的必然趨勢，只有在實(shí)行了信息化管理才能使事業(yè)單位檔案管理工作順應(yīng)時展潮流，信息化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的應(yīng)用能夠有效的提高事業(yè)單位檔案管理水平，對于社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到不可忽視的促進(jìn)作用。
1事業(yè)單位檔案管理信息化的優(yōu)勢
1.1優(yōu)化存儲環(huán)境傳統(tǒng)的檔案以紙質(zhì)形式保存，隨著時間的推移、環(huán)境的變化這些檔案很容易受蟲蛀、發(fā)霉等因素的影響而受到破壞，使檔案資料的完整性、安全性受到嚴(yán)重的威脅，不利于長久的保存，而且其存儲流程相當(dāng)繁瑣，會造成人力資源的浪費(fèi)。在實(shí)行檔案信息化管理后，不僅大大地降低了管理成本檔案信息直接由相關(guān)人員錄入到計(jì)算機(jī)之中，而且還可以對檔案進(jìn)行備份，大大地提高工件的效率，保證檔案的完整性和安全性。
1.2優(yōu)化查詢服務(wù)傳統(tǒng)檔案查詢不僅手續(xù)復(fù)雜，需要通過多個程序的審核而且不能保證檔案的安全，不利于檔案資料的長期保存。檔案管理信息化不僅簡化了查詢程序，提高了查詢速度，而且可以保障原有檔案資料不被損壞，不會對檔案和檔案環(huán)境造成任何影響，而且使檔案查詢不受時間和地點(diǎn)的約束，隨時都可以通過網(wǎng)絡(luò)查詢和調(diào)用所需要的檔案信息，使檔案的查詢和使用更具優(yōu)勢。
2事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中的影響因素
事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)容主要有檔案信息化管理平臺建設(shè)、檔案管理科學(xué)規(guī)劃和檔案內(nèi)容的數(shù)字化處理。在實(shí)際的工作中，還存在很多因素嚴(yán)重阻礙了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的步伐，主要影響因素如下：
2.1事業(yè)單位檔案管理信息化平臺系統(tǒng)的更新不及時目前，我國大多數(shù)事業(yè)單位都已經(jīng)建立了員工檔案信息系統(tǒng)，但由于領(lǐng)導(dǎo)和工作人員對檔案管理信息化工作的重視程度不夠，使事業(yè)單位檔案管理信息化平臺系統(tǒng)得不到及時的更新，從而影響了檔案管理工作的效率，阻礙了事業(yè)單位人才優(yōu)化管理工作的實(shí)施。
2.2事業(yè)單位檔案管理信息化平臺系統(tǒng)的使用率不高事業(yè)單位雖然都建立了檔案管理信息平臺系統(tǒng)，但其利用率并不高，使其并不能充分地發(fā)揮自己的優(yōu)勢，并沒有起到降低成本、減少員工工作量，提高工作效率、提高檔案資料查詢效率的作用。
2.3檔案管理工作人員的素質(zhì)有待提高由于事業(yè)檔案管理部門還存在很多員工其從專業(yè)技能水平、信息技術(shù)水平等方面都沒有達(dá)到一定的標(biāo)準(zhǔn)，有些員工甚至缺乏職業(yè)道德素養(yǎng)，不僅嚴(yán)重影響了檔案服務(wù)水平，也影響了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的推進(jìn)。
3事業(yè)單位檔案管理信息化的對策
3.1強(qiáng)化信息化管理理念，加大管理隊(duì)伍建設(shè)力度要想加快事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的步伐，需要從樹立和強(qiáng)化信息化管理理念著手，從根本上強(qiáng)化管理部門領(lǐng)導(dǎo)和員工的信息意識，提高其對檔案信息化管理的重視度。另外，為了保證檔案管理信息化的順利實(shí)施，還需要有關(guān)部門定期組織檔案管理工作人員進(jìn)行學(xué)習(xí)和培養(yǎng)，不斷提高管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)、相關(guān)專業(yè)管理技術(shù)以及職業(yè)素養(yǎng)，不斷提高管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。事業(yè)單位還需要不斷完善檔案管理工作人員考核制度，可以通過引進(jìn)有效的激勵機(jī)制激發(fā)員工的工作熱情，以不斷提高檔案資料的利用率和檔案管理工作的效率。
3.2加速檔案管理硬件建設(shè)事業(yè)單位檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)需要一定的硬件基礎(chǔ)，所以需要相關(guān)部門給予足夠的資金支持，以保證檔案信息化建設(shè)的順利實(shí)施。引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備可以提高儲存量和系統(tǒng)的運(yùn)行速度，這樣可以保證事業(yè)單位檔案管理工作的順利展開，要注意選擇性能穩(wěn)定的設(shè)備以保障檔案資料的安全性，檔案管理信息建設(shè)中還要通過不斷地擴(kuò)充檔案資料使檔案信息得以不斷的充實(shí)和完善，使其能夠?yàn)闆Q策部門提供及時、準(zhǔn)確、可靠的文字依據(jù)。
3.3加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化中的軟件開發(fā)除了保證硬件設(shè)施達(dá)標(biāo)外，還需要提高事業(yè)單位檔案管理部門的網(wǎng)絡(luò)意識，并將檔案信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)升級納入到檔案管理工作之中。有關(guān)部門要加大對檔案管理信息化的軟件投入力度，給予足夠的技術(shù)和資金支持，并不斷完善軟件升級換代工作，以保證事業(yè)單位檔案管理信息化的穩(wěn)步發(fā)展，使其能夠提供更優(yōu)勢、快捷的服務(wù)。
3.4制定科學(xué)、具體的總體規(guī)劃在建設(shè)事業(yè)單位檔案管理信息系統(tǒng)時要注重其可擴(kuò)展性，使檔案信息系統(tǒng)具有更廣闊的發(fā)展空間，根據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際情況制定科學(xué)、合理、具體的檔案管理信息總體規(guī)劃和發(fā)展措施，建立一個實(shí)用的檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，能夠?yàn)闄n案管理人員提供完善的電子檔案整理、網(wǎng)絡(luò)查詢、瀏覽和下載等服務(wù)，使其成為符合事業(yè)單位發(fā)展、社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)管理模式。另外，還要注重對檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行不斷的更新，只有這樣才能為事業(yè)單位發(fā)展提供更可靠的技術(shù)保障。
3.5不斷完善檔案管理制度科學(xué)、規(guī)范、合理的檔案管理制度為檔案管理信息化建設(shè)提供有力的依據(jù)和保障。事業(yè)單位要根據(jù)自身檔案管理實(shí)際情況制定更詳細(xì)、具體、規(guī)范、科學(xué)的檔案管理規(guī)章制度，并將檔案管理信息化建設(shè)納入到員工獎勵、職稱評定之中，并對工作中的失誤實(shí)行責(zé)任追究，這樣更能調(diào)動員工工作的積極性，以加速檔案管理信息化的進(jìn)程，保證檔案管理信息化工作的順利實(shí)施。
事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是社會發(fā)展的必然趨勢，同時它對于社會發(fā)展和科技進(jìn)步也起到不可忽視的促進(jìn)作用，同時也能夠?yàn)閮?yōu)化事業(yè)單位人才結(jié)構(gòu)提供可靠的依據(jù)。要結(jié)合事業(yè)單位自身的實(shí)際情況，制定出切實(shí)可行的規(guī)劃方案，保證對事業(yè)單位檔案實(shí)行科學(xué)、合理、規(guī)范、有效的管理，以促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的順利展開。
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中圖分類號：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）01（b）-0184-01
所謂檔案信息化管理，依靠科學(xué)的思想和組織管理力法，在滿足法律規(guī)章制度的要求前提下，憑借信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等高科技手段，在行政主管部門的指導(dǎo)下，來提高企業(yè)檔案信息的利用效率。檔案信息化管理不僅僅局限于擺脫以往手工進(jìn)行檔案管理，在管理模式上也有了革命性的變化。而大量數(shù)據(jù)的安全問題是由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、應(yīng)用環(huán)境、操作系統(tǒng)、應(yīng)用軟件等存在安全漏洞的隱患所產(chǎn)生。需要得到廣泛關(guān)注，并積極實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理手段現(xiàn)代化。
1 信息化檔案管理安全隱患
1.1 檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)較薄弱
檔案網(wǎng)站建設(shè)質(zhì)量重視不夠，且在開展信息化建設(shè)的部門、單位和企業(yè)中發(fā)展也不平衡，一些單位和企業(yè)的檔案信息化建設(shè)發(fā)展不平衡，技術(shù)、資金不足，重視不夠，基礎(chǔ)條件薄弱。
1.2 檔案信息管理與其他信息管理脫節(jié)
由于檔案工作與其他各生產(chǎn)管理環(huán)節(jié)相脫節(jié)，很難實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間的聯(lián)系，而且存在檔案信息化程度低和管理機(jī)制上的障礙，雖然文檔一體化管理是檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理的發(fā)展方向，但是進(jìn)行文檔一體化管理未能實(shí)現(xiàn)檔案信息管理與其他信息管理的有效銜接。
1.3 檔案信息建設(shè)管理人才缺乏
從目前看，檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)、專業(yè)性人才，檔案信息化建設(shè)需要深厚的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論，但因經(jīng)濟(jì)原因，使得信息化管理人才投入小，后繼人才缺乏。
2 檔案管理實(shí)行信息化建設(shè)的必然性
簡單來說檔案信息化就是為社會進(jìn)行服務(wù)的一個過程。通過學(xué)習(xí)來滿足檔案管理發(fā)展的需要，并不斷改進(jìn)和加強(qiáng)信息化檔案的服務(wù)意識和管理意識。必須要做到的轉(zhuǎn)變觀念、以檔案的相關(guān)數(shù)字化信息對實(shí)體進(jìn)行保管的管理方式。檔案管理會隨著科技的不斷進(jìn)步改變以往被動服務(wù)的模式，解放思想、再者就是加強(qiáng)檔案工作者的工作能力，管理模式的不斷改革和完善，同時也對檔案管理的工作人員的能力提出更高的要求。要擴(kuò)大利用、提升檔案工作以及檔案的價值。使得檔案管理中的功能能夠取得充分的應(yīng)用和發(fā)揮。拓展檔案管理的資源信息利用延伸到相關(guān)單位自身的信息化中，對于那些利用頻率高的、重要的、比較容易受到損傷的檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)變，檔案管理中前后并進(jìn)的理念，要堅(jiān)持對于信息源頭的挖掘，將復(fù)雜轉(zhuǎn)變?yōu)楹唵?、將簡單轉(zhuǎn)變?yōu)橐?guī)范，來滿足快速檢索利用以及檔案信息共享的相關(guān)需求。還要加快對于藏書目錄相關(guān)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，歸類總結(jié)基建檔案、會計(jì)檔案、實(shí)物檔案、照片檔案、設(shè)備檔案、文書檔案等，并進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)控。納入檔案管理范疇以滿足本單位現(xiàn)代化、信息化的條件，要加強(qiáng)實(shí)際的系統(tǒng)應(yīng)用效果實(shí)現(xiàn)，對于電子檔案進(jìn)行電子文件的管理有效化保證長期可讀、完整、準(zhǔn)確、真實(shí)性。檔案信息化建設(shè)總體規(guī)劃必須要對于本單位的實(shí)際發(fā)展目標(biāo)和自身特點(diǎn)進(jìn)行分析，有利于今后的發(fā)展建設(shè)。
3 進(jìn)行檔案信息網(wǎng)站的有效建設(shè)
檔案網(wǎng)站是通過網(wǎng)頁的途徑來進(jìn)行檔案信息的提供和服務(wù)，是對于檔案實(shí)行數(shù)字化轉(zhuǎn)變的主要目的，也就是企事業(yè)單位的在網(wǎng)絡(luò)上成立的信息站點(diǎn)，是信息化檔案發(fā)展的重要手段和目標(biāo)，實(shí)施檔案資源的網(wǎng)上咨詢查找電子文件直接提供或者實(shí)時歸檔。
（1）對于本單位的相關(guān)部門的各項(xiàng)信息進(jìn)行資源共享和統(tǒng)籌考慮，應(yīng)該將檔案管理體系納入企事業(yè)單位的相關(guān)信息管理系統(tǒng)中，在進(jìn)行信息化檔案建設(shè)的時候，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)一體化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)管理中的綜合效益。
（2）選取適合的具有升級換代功能和開發(fā)功能才能夠?qū)τ谟?jì)算機(jī)的實(shí)際優(yōu)勢充分發(fā)揮，只有符合進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)管理的條件才能使得檔案管理體系是成為有效實(shí)現(xiàn)檔案上網(wǎng)途徑的條件之一，夠使得相關(guān)檢索功能變得強(qiáng)大，為不同的用戶提供高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
（3）標(biāo)準(zhǔn)化相關(guān)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，要使未來發(fā)展或者現(xiàn)今的主流產(chǎn)品，選擇的產(chǎn)品要符合我國內(nèi)外的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，能夠確保產(chǎn)品進(jìn)行及時的更新?lián)Q代從而有效的提供服務(wù)。并且能夠獲得國內(nèi)外有著雄厚實(shí)力的軟硬件公司或者廠家的支持，從而有效的減少在進(jìn)行檔案管理過程中因?yàn)轫?xiàng)目、格式、設(shè)備、人員等的變化而造成傳遞信息障礙，數(shù)字化檔案是通過對于先進(jìn)的技術(shù)手段的應(yīng)用來將各個部門的實(shí)體檔案的相關(guān)載體進(jìn)行數(shù)字化的加工，從而有效避免重新開發(fā)設(shè)備配置要科學(xué)合理。
（4）進(jìn)行檔案信息數(shù)字化的逐步實(shí)現(xiàn)。檔案資源信息的數(shù)字化是進(jìn)行檔案原件保護(hù)的重要手段之一，決定了傳統(tǒng)檔案館與熟悉檔案館的互補(bǔ)、共存。是進(jìn)行信息化建設(shè)檔案的基礎(chǔ)和前提，同樣也是進(jìn)行數(shù)字檔案相關(guān)業(yè)務(wù)信息管理體系構(gòu)建的首先需要考慮的功能之一。從而建立起檔案數(shù)據(jù)庫目錄，對于企事業(yè)單位有著各自不同的需求優(yōu)勢，全文數(shù)據(jù)庫在相關(guān)網(wǎng)站上進(jìn)行，進(jìn)行檔案資源的相關(guān)數(shù)字化進(jìn)行整體分析、重點(diǎn)挖掘、逐步解決。對于檔案資源館藏的全文數(shù)字化并不是將所有的都進(jìn)行數(shù)字化處理，而是他們都發(fā)揮著自己獨(dú)特的功能，對于各個設(shè)立檔案的相關(guān)單位文件和檔案著錄格式、項(xiàng)目、內(nèi)容和數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)等進(jìn)行了統(tǒng)一的制定規(guī)劃。數(shù)字化檔案建立并不會表示傳統(tǒng)檔案的消失。
（5）規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是檔案數(shù)字化、信息化的主要內(nèi)容。規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化對于現(xiàn)代化檔案管理的重要衡量標(biāo)志。對于其檔案數(shù)據(jù)庫的文檔格式硬件、軟件數(shù)據(jù)指標(biāo)等進(jìn)行規(guī)范和統(tǒng)一，結(jié)合自己的實(shí)際發(fā)展需求和特點(diǎn)進(jìn)行相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)的制定，從而達(dá)到方便以后電子目錄實(shí)現(xiàn)檔案館管理之后的數(shù)據(jù)資源共享，并有效避免了因?yàn)檐浖牟町惗鴮?dǎo)致的數(shù)據(jù)不能讀取和轉(zhuǎn)換的問題。進(jìn)行檔案信息化發(fā)展和建設(shè)的重要內(nèi)容，是事業(yè)單位可以參考國家進(jìn)行推薦的一些管理信息化標(biāo)準(zhǔn)。這樣通過實(shí)踐過程進(jìn)行完善才能夠逐步的加強(qiáng)現(xiàn)代化的檔案管理發(fā)展速度，在建設(shè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫時，要按照我國相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并且要方便實(shí)際操作，從而有效的起到良好的防范作用。
4 結(jié)語
檔案管理數(shù)字化建設(shè)主要是指在不改變原始檔案信息的前提下，對檔案信息以及檔案存儲形式進(jìn)行一系列的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，通過掃描、修正、分類、整合等處理手段形成系統(tǒng)的數(shù)字化檔案，方便檔案管理人員通過檔案管理系統(tǒng)對檔案信息進(jìn)行各種處理。
二、事業(yè)單位檔案管理存在的問題
檔案信息不易保存，安全性不高?，F(xiàn)有檔案多采取紙質(zhì)載體，因?yàn)榧垙堅(jiān)跍囟雀?、濕度大環(huán)境中長期保存極易受損，所以往往紙質(zhì)檔案使用壽命都很短。在信息化社會中，檔案信息利用率不斷增高，無形中增大了檔案的磨損度，降低了使用壽命，同時也給檔案管理帶來安全隱患。事業(yè)單位相關(guān)部門在檔案信息提供利用過程中，丟失數(shù)據(jù)和檔案信息泄密的現(xiàn)象也時有發(fā)生。
檔案信息材料分散，管理流程復(fù)雜。事業(yè)單位檔案信息名目繁多，而且來自不同部門的相關(guān)信息間各自獨(dú)立，多采用一事一信息。這就給檔案信息管理帶來了很大的困難，導(dǎo)致檔案信息存儲比較分散、零亂，重復(fù)率還很高，大大降低了檔案信息的使用率，并導(dǎo)致大量的重復(fù)勞動。
在現(xiàn)有檔案管理模式下，事業(yè)單位檔案信息收集后要經(jīng)過校對、分類、排序，編寫檔案目錄等復(fù)雜的業(yè)務(wù)流程。如果出現(xiàn)有新檔案需要插入到已排好次序的檔案中時，該業(yè)務(wù)流程將重新進(jìn)行一遍。這種操作流程耗費(fèi)大量人力和時間，致使檔案不能及時整理歸檔。同時，由于大量工作都是手工操作，所以很容易出錯。
檔案信息收發(fā)不及時，使用率偏低。事業(yè)單位檔案信息在提供利用過程中多采取人工層層傳遞形式，難以合理、高效、準(zhǔn)確地實(shí)現(xiàn)檔案信息的利用，更別說能及時為使用者提供全面、及時、準(zhǔn)確的信息，為科學(xué)決策提供重要的依據(jù)了。
在現(xiàn)有檔案管理模式下，查閱庫存檔案也是一個非常復(fù)雜的工作流程。首先要查找檔案信息目錄，然后到檔案庫中查找對應(yīng)的檔案架，最后在檔案架內(nèi)查找本檔案。一旦檔案人工存放出現(xiàn)錯誤，查找檔案就好比海底撈針。這種檔案管理方式極大地降低了檔案信息的使用率，影響了事業(yè)單位的工作效率，也達(dá)不到檔案的合理有效利用。
三、事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)的方法和建議
提高事業(yè)單位管理人員綜合素質(zhì)。隨著科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)十分重要。一是要加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)技能。檔案管理人員作為檔案數(shù)字化建設(shè)的執(zhí)行者，其數(shù)字化思想，數(shù)字化操作水平，直接影響到檔案管理數(shù)字化建設(shè)的水平。二是增強(qiáng)檔案管理人員安全意識。在數(shù)字化檔案提供利用過程中，運(yùn)用好信息層級加密管理，劃分好各個部門使用權(quán)限。同時，要及時對檔案信息進(jìn)行外部備份處理，例如使用光盤加密備份、移動硬盤加密備份等等，增加檔案信息的使用壽命和安全系數(shù)，還能防止由于意外原因造成的檔案信息丟失。
完成檔案信息數(shù)字化處理，系統(tǒng)化管理。檔案信息數(shù)字化處理時進(jìn)行檔案信息數(shù)字化建設(shè)的一個重要基礎(chǔ)與前提。目前事業(yè)單位檔案信息數(shù)字化主要是通過掃描儀、照相機(jī)、錄像機(jī)等硬件設(shè)備將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案存儲到電腦中。再通過檔案管理人員的修正、分類、整合，將分散的數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)化為系統(tǒng)化的檔案信息庫，完成時間、內(nèi)容、部門等多種分類檔案信息目錄。同時，通過硬件設(shè)備智能化處理，完成檔案信息修改、插入智能化排序。最終將紛亂復(fù)雜的紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為電子化、智能化、信息化的檔案信息系統(tǒng)。
建立實(shí)時、高效的網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案信息系統(tǒng)相結(jié)合，以網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化為主旋律，打造局域網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺。網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺便于保存、修改和查詢，并且可以通過網(wǎng)絡(luò)及時、全面、方便的將檔案信息傳遞給使用者。
網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺既可以完成對歸檔文件的錄入、收集和整理功能，又可以由不同部門不同層級的使用者根據(jù)用戶權(quán)限通過登入網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行檢索，調(diào)用檔案信息庫查出所需查閱的目錄和相關(guān)的檔案信息等，并進(jìn)行各種操作。這樣既減少了各個部門使用者的等待時間，也提高了檔案管理人員的服務(wù)水平，減輕了檔案管理人員的工作強(qiáng)度。
（作者單位：保定市衛(wèi)生監(jiān)督所）
單位：保定市衛(wèi)生監(jiān)督所
姓名：劉亞
論文：事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)
我國的社會經(jīng)濟(jì)水平得到了大幅度的提升，事業(yè)單位面臨著更加深入和全面的改革，在這個階段，人員的信息管理工作非常重要，對于社會的發(fā)展起到了積極的推動作用。在對人才信息進(jìn)行管理的過程當(dāng)中，檔案是最為主要的來源，可以更加全面地了解人員的基本情況，是選擇和引進(jìn)人才的重要依據(jù)。
一、事業(yè)單位檔案管理的作用
事業(yè)單位在最初成立的階段，檔案管理就已經(jīng)存在了，和事業(yè)單位未來的發(fā)展有著密切的關(guān)系。事業(yè)單位未來的運(yùn)營發(fā)展會受到檔案管理質(zhì)量的重要影響，檔案管理的質(zhì)量和事業(yè)單位未來的發(fā)展兩者之間存在著重要的聯(lián)系。通過提高檔案管理的質(zhì)量，能夠進(jìn)一步提高事業(yè)單位的工作效率，為今后的評估工作提供重要的信息依據(jù)。檔案管理工作會涉及科研工作、黨群工作等內(nèi)容，在事業(yè)單位經(jīng)營的過程當(dāng)中占據(jù)著舉足輕重的地位，肩負(fù)著事業(yè)單位穩(wěn)定運(yùn)行的責(zé)任。由此可見，做好事業(yè)單位檔案管理工作，對于事業(yè)單位的發(fā)展來說是非常重要的[1]。檔案管理工作和事業(yè)單位是共同發(fā)展起來的，兩者之間是相互影響相互推動的關(guān)系。通過建立更加完善和科學(xué)的檔案管理制度，能夠進(jìn)一步推動事業(yè)單位穩(wěn)定可持續(xù)發(fā)展，有效提高事業(yè)單位的工作效率，為事業(yè)單位的發(fā)展奠定良好的制度基礎(chǔ)。黨群工作以及科學(xué)研究工作在整體開展的過程當(dāng)中，會涉及許多種類的檔案信息，檔案管理工作需要對這些種類繁多、形式多樣的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行精準(zhǔn)的記錄以及合理的分類，確?？梢詾槭聵I(yè)單位的未來發(fā)展提供更加全面和科學(xué)的數(shù)據(jù)支持。事業(yè)單位在開展檔案管理工作的過程當(dāng)中，不僅僅會涉及一些基礎(chǔ)性的資料，比如說工作人員的晉級、考察、調(diào)動、退休等，還會關(guān)乎每一位工作人員的切身利益，并且記錄著事業(yè)單位在發(fā)展過程當(dāng)中所面臨的一些階段性的問題、作出的重大決策。
二、事業(yè)單位檔案管理存在的問題
1.態(tài)度問題。
站在事業(yè)單位的角度來分析問題，檔蘭臺世界LANTAIWORLD案管理工作所涉及的內(nèi)容是非常繁多的，對于一些細(xì)節(jié)性的處理要求比較高。檔案管理的質(zhì)量將會直接影響事業(yè)單位的決策制定以及工作的整體水平，如果檔案管理部門能夠有效提高自身的工作質(zhì)量和工作效率，就會推動其他工作穩(wěn)步向前發(fā)展，方便相關(guān)工作人員對各個部門的資料進(jìn)行快速的查閱。檔案在調(diào)取以及查閱的過程當(dāng)中，為了進(jìn)一步快速準(zhǔn)確地找到所需要的資料，需要加大力度對檔案資料管理工作進(jìn)行監(jiān)管，細(xì)化工作細(xì)節(jié)，劃清工作的范圍和職責(zé)。檔案管理工作在整理開展的過程當(dāng)中，大多數(shù)都是因?yàn)楣ぷ魅藛T對于檔案管理工作沒有全面的認(rèn)識，并沒有意識到檔案工作的重要性，工作人員普遍地都會認(rèn)為檔案管理工作并非是事業(yè)單位發(fā)展當(dāng)中占有舉足輕重地位的工作[2]。工作人員的效率過低，無法在有限的時間內(nèi)對具體的檔案內(nèi)容進(jìn)行有效的整理，經(jīng)常會存在著缺漏的問題，非常影響檔案在后期的查閱以及廣泛的應(yīng)用。
2.體系問題。
事業(yè)單位若想得到穩(wěn)定可持續(xù)的發(fā)展，就需要加大力度對檔案管理工作進(jìn)行有效的監(jiān)管，提高檔案管理的質(zhì)量和效率?，F(xiàn)階段，大部分的事業(yè)單位在發(fā)展的過程當(dāng)中，并沒有設(shè)定科學(xué)全面的檔案管理體系，許多體系的建設(shè)存在著漏洞，影響后期工作標(biāo)準(zhǔn)的制定。事業(yè)單位的檔案管理模式大多數(shù)都比較單一，只是以賬目記錄和文本記錄為主，簡單地實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的保存，這種工作模式是比較保守和落后的，會嚴(yán)重降低檔案管理工作效率，并不能夠滿足事業(yè)單位在現(xiàn)階段發(fā)展的需求。大多數(shù)的事業(yè)單位在開展檔案管理的過程當(dāng)中，都會涉及比較龐大的信息量管理工作，為了進(jìn)一步提高檔案管理工作的便捷性和科學(xué)性，需要針對不同的單位發(fā)展情況設(shè)定不同的檔案管理體系。
三、事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量保障體系的構(gòu)建對策
1.端正工作態(tài)度。
檔案管理部門的工作人員應(yīng)該重視檔案管理工作，盡最大努力保證檔案管理的質(zhì)量和效率，自身要樹立良好的工作態(tài)度，對自身的工作職責(zé)進(jìn)行精準(zhǔn)的定位，根據(jù)相關(guān)的規(guī)定來履行工作的具體內(nèi)容，不斷規(guī)范工作的流程[3]。上級部門要定期對檔案管理部門進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)管的考核，一旦發(fā)現(xiàn)工作當(dāng)中存在問題，要及時加以解決，防止出現(xiàn)不可預(yù)估的風(fēng)險。
2.完善工作體系。
事業(yè)單位在開展工作的過程當(dāng)中需要構(gòu)建符合自身發(fā)展特色的檔案管理體系，不斷地對檔案的管理制度進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整。通過多種渠道以及多種方式，有效地提高維持檔案工作的相關(guān)資金投入，制定更加嚴(yán)格的檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)制度。檔案管理工作在整體開展的過程當(dāng)中，事業(yè)單位要設(shè)定專項(xiàng)的維護(hù)資金，貫徹落實(shí)?？顚Ｓ玫脑瓌t，對于一些重要的信息進(jìn)行更加嚴(yán)格的管理，確保檔案的收集以及后期的分析工作能夠得到正常的開展，除此之外，還要確保虛擬重要信息的科學(xué)性和完整性。
3.優(yōu)化工作方式。
信息技術(shù)在快速地向前發(fā)展，檔案管理工作也面臨著新的發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)，紙質(zhì)的檔案管理工作模式存在著許多問題，不能夠滿足事業(yè)單位現(xiàn)階段的具體發(fā)展需求。紙質(zhì)檔案的保存力度有所欠缺，保管期過短，并不能夠滿足社會的發(fā)展需求，也不利于事業(yè)單位的快速發(fā)展[4]。現(xiàn)階段，在信息化技術(shù)快速發(fā)展的大背景之下，通過積極引進(jìn)信息技術(shù)，能夠有效提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。通過建設(shè)信息化的檔案管理體系，靈活應(yīng)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，可以有效推動事業(yè)單位檔案管理工作的快速發(fā)展。
4.強(qiáng)化檔案管理的先進(jìn)職業(yè)觀念。
為了確保事業(yè)單位檔案管理工作穩(wěn)定可持續(xù)地發(fā)展，需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作管理模式，緊跟時代的步伐，樹立求實(shí)創(chuàng)新的職業(yè)觀念，加大力度對相關(guān)工作人員進(jìn)行思想政治方面的教育。檔案工作在整體開展的過程當(dāng)中，需要積極地融入社會主義核心價值觀，營造良好的工作氛圍，強(qiáng)化對工作人員的行為評價，新增工作態(tài)度考核機(jī)制，完善獎懲機(jī)制，強(qiáng)化工作人員的安全意識，營造更加積極向上的檔案管理工作氛圍[5]。檔案管理工作需要積極引進(jìn)新思想和新觀念，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的發(fā)展理念，從根本上提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。5.提高單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視。事業(yè)單位的檔案管理工作在整體開展的過程當(dāng)中，要強(qiáng)化管理人員對于檔案工作的責(zé)任意識，提高主要領(lǐng)導(dǎo)對于檔案工作的重視程度。主管部門在設(shè)置績效考核指標(biāo)的過程當(dāng)中，要將檔案管理工作列入進(jìn)去，除此之外，還要針對檔案管理工作設(shè)定更加完善的工作計(jì)劃以及未來的工作計(jì)劃。事業(yè)單位的主要領(lǐng)導(dǎo)要嚴(yán)密關(guān)注檔案管理工作的具體進(jìn)程，定期向該部門的工作人員了解情況.除此之外，主要領(lǐng)導(dǎo)還需要向檔案管理工作人員進(jìn)行法律法規(guī)以及相關(guān)條例的講解，定期開展日常監(jiān)督和巡查工作。
6.提升檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。
在長期發(fā)展的過程當(dāng)中，許多工作人員都認(rèn)為檔案管理工作是一項(xiàng)無關(guān)緊要的工作，也是一項(xiàng)無需具備扎實(shí)的專業(yè)知識和工作技能的崗位，事業(yè)單位的主要領(lǐng)導(dǎo)也是這樣認(rèn)為，故此，在招聘的過程當(dāng)中會具有一定的隨意性。隨著信息化時代的來臨，檔案管理工作的難度越來越大，事業(yè)單位越來越需要知識型的人才，以便于更好地開展檔案管理工作，滿足事業(yè)單位在發(fā)展的具體需求。為了進(jìn)一步提高工作人員的實(shí)踐操作能力，事業(yè)單位在培養(yǎng)相關(guān)專業(yè)人才的過程當(dāng)中，一定要加強(qiáng)基礎(chǔ)素質(zhì)的培養(yǎng)，建設(shè)一支專業(yè)素質(zhì)比較高的檔案管理團(tuán)隊(duì)。
7.強(qiáng)化檔案管理工作的規(guī)范性建設(shè)。
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案容易受溫濕度、光線、灰塵、蟲、鼠、水、火及機(jī)械磨損等因素影響被破壞，聲音、影像、文字、圖表等檔案單獨(dú)儲存，占用空間大、維護(hù)成本高、查閱不便；隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，特別是光盤技術(shù)、電腦掃描技術(shù)、微縮技術(shù)等廣泛應(yīng)用，增加了檔案信息資源的存儲量，可以將這些資料同時儲存起來，占用空間小，保存長久，查閱方便，大大提高檔案的利用效率。電子政務(wù)和辦公自動化的發(fā)展，也使得人們對網(wǎng)上檔案信息資源的需要日益強(qiáng)烈。因此，基層單位檔案管理信息化建設(shè)勢在必行。
二、基層單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的主要問題
（一）檔案管理意識淡薄?；鶎訂挝粚n案工作不夠重視，在確定檔案人員時有較大的隨意性。檔案人員責(zé)任心不強(qiáng)，工作兼職又多，有時心有余而力不足，面對大量的材料，只能進(jìn)行簡單的收集、整理和保存，沒有時間和精力挖掘更豐富的檔案信息資源，導(dǎo)致檔案資源浪費(fèi)現(xiàn)象嚴(yán)重，收集不齊全或未整理或整理不規(guī)范，檔案的服務(wù)功能和作用不能充分發(fā)揮出來。
（二）檔案人員素質(zhì)不高。基層檔案管理人員接受系統(tǒng)性、專業(yè)性的培訓(xùn)機(jī)會少，業(yè)務(wù)不精，素質(zhì)不高，導(dǎo)致在歸檔文件的整理、分類和保管期限劃分等問題上不夠準(zhǔn)確，發(fā)生檔案不按時立卷歸檔和未及時移交等情況；對現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)了解不夠，沒有掌握熟練的操作技能，直接影響了基層單位檔案管理的信息化進(jìn)程。
（三）檔案管理手段滯后。基層單位檔案室條件簡陋，設(shè)備老化，甚至檔案柜都不統(tǒng)一，更別提現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備。即使配備了計(jì)算機(jī)，在實(shí)際的操作過程中，利用率很低，其它相關(guān)的管理設(shè)備配置很少。電子文件只是簡單歸類和保存，管理有待規(guī)范化、系統(tǒng)化和科學(xué)化。檔案主要是以紙質(zhì)載體作為實(shí)體，以手工操作為主。遇到檔案的查找、編輯、分析等時，工作量巨大，步驟也繁瑣。
三、加快基層單位檔案管理信息化建設(shè)的有效途徑
（一）樹立檔案管理理念現(xiàn)代化。在信息化社會，需要樹立檔案管理現(xiàn)代化的觀念。要逐步實(shí)現(xiàn)基層單位檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化，首先就要樹立網(wǎng)絡(luò)信息化的檔案管理觀念，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的利用人工對檔案實(shí)體進(jìn)行收集、整理、保管和利用為主的管理模式，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案管理的應(yīng)用，提高網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案管理的責(zé)任意識，促進(jìn)檔案管理逐漸實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、信息化。
（二）培育檔案管理人員科技化?；鶎訂挝坏臋n案管理人員不僅要具備吃苦耐勞、甘于奉獻(xiàn)、全心全意為人民服務(wù)的優(yōu)良品質(zhì)，還應(yīng)具備信息化工作所需要的智力、知識結(jié)構(gòu)及現(xiàn)代化管理能力?；鶎訖n案室的上級部門和主管業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對檔案管理人員進(jìn)行教育培訓(xùn)，提高他們的檔案管理專業(yè)知識，熟悉計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用，更新、引進(jìn)、消化、適應(yīng)信息技術(shù)成果，把檔案管理人員培育成既是檔案專業(yè)業(yè)務(wù)又是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的行家里手。
（三）完善檔案管理設(shè)施網(wǎng)絡(luò)化。全面推進(jìn)基層單位檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)普及應(yīng)用，提高計(jì)算機(jī)管理檔案的普及率，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)及相關(guān)配套設(shè)施逐步統(tǒng)一；逐步實(shí)現(xiàn)基層單位檔案室與本部門、本系統(tǒng)的辦公網(wǎng)絡(luò)鏈接；加快不同行?I的檔案管理部門與市檔案局之間的局域網(wǎng)建設(shè)，與政府辦公網(wǎng)絡(luò)平通，力爭實(shí)現(xiàn)一、二級檔案單位專網(wǎng)聯(lián)通，逐步建成以數(shù)字資源為基礎(chǔ)、安全管理為保障、遠(yuǎn)程利用為目標(biāo)的數(shù)字檔案室體系。
1.1傳統(tǒng)的檔案管理方式仍占大多數(shù)
在我國目前的事業(yè)單位檔案信息化管理中，許多事業(yè)單位并沒有對檔案的管理工作引起足夠的重視，依然按部就班的遵循以前傳統(tǒng)的管理模式和管理方法，存在許多問題，例如：存放不當(dāng)、檢索工具不全、手工抄寫失誤等問題，導(dǎo)致檔案管理工作繁瑣異常，需要耗費(fèi)大量的人力、時間和精力。而且傳統(tǒng)的檔案管理需要不斷地投入資金來增添設(shè)備，譬如加蓋、修繕庫房，還要防止出現(xiàn)鼠類破壞、蟲蛀、氧化、霉變等問題。傳統(tǒng)的管理方式相比起計(jì)算機(jī)管理，存在較大的弊端和差距。
1.2缺少相關(guān)專業(yè)技術(shù)人才
在事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)中，需要大量相關(guān)的專業(yè)性高技術(shù)人才。然而，許多事業(yè)單位的檔案管理工作人員的專業(yè)技能并沒有達(dá)到所需要的標(biāo)準(zhǔn)，其綜合素質(zhì)仍有待提高。例如：許多檔案管理工作人員對計(jì)算機(jī)技術(shù)缺乏足夠的認(rèn)識，這使得他們在知識貯備和專業(yè)技能方面都存在很多的不足。同時，由于檔案信息需求量的日益加大，管理人員的服務(wù)態(tài)度也有待于進(jìn)一步提高。
1.3檔案管理信息化缺少安全性
將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的過程極其復(fù)雜而且工序繁瑣，在這個過程別容易丟失信息，使檔案的完整度大大減少。而且極易出錯，大大增加了檔案的錯誤率。將檔案轉(zhuǎn)化為電子版以后，對檔案的保護(hù)程度不足，致使檔案容易被他人盜取。
二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的途徑
2.1加大對檔案管理信息化的推廣
事業(yè)單位需要加大對檔案管理信息化的推廣，可以向工作人員展示計(jì)算機(jī)精度高、存儲信息量大、運(yùn)算速度快，能夠?qū)⑷?、?zhǔn)確的檔案信息資源快速地展示出來的特點(diǎn)，讓檔案管理工作人員充分認(rèn)識到信息化管理的優(yōu)勢，明白這樣管理可以大大提高他們的工作效率，可以極大程度地避免傳統(tǒng)檔案管理模式可能出現(xiàn)的問題。同時事業(yè)單位需要高度重視檔案管理的信息化建設(shè)，加大資金投入力度。
2.2加強(qiáng)對專業(yè)技術(shù)人員的培訓(xùn)
針對事業(yè)單位檔案管理工作人員綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平有待提升的問題，需要加強(qiáng)對工作人員相關(guān)專業(yè)技能的培訓(xùn)，例如：可以通過聘請專家開展檔案管理講座，對日常工作中應(yīng)該注意的問題展開多方面的詳細(xì)的講解，加強(qiáng)檔案管理工作人員解決問題的能力，拓寬檔案管理工作人員的視野。而且，由于科學(xué)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展和快速的更新?lián)Q代，還要對工作人員進(jìn)行要定期培訓(xùn)和考察，讓他們能及時掌握最先進(jìn)的技術(shù)。在事業(yè)單位檔案管理工作的進(jìn)行中，檔案管理工作的單調(diào)性與復(fù)雜性難免會使一些工作人員產(chǎn)生懈怠的心理，想要使管理的工作熱情度進(jìn)行一定程度的提高，就要建立相應(yīng)合理的獎懲制度，可以在定期的考察時采取合理有效的獎懲措施，提高工作人員的積極性，推動檔案工作的可持續(xù)性發(fā)展。而且，檔案管理工作人員的工作素質(zhì)是對會計(jì)工作有著重要影響的一項(xiàng)內(nèi)容，管理工作需要交由細(xì)致認(rèn)真的人來進(jìn)行，認(rèn)真的工作態(tài)度才能夠減少錯誤的產(chǎn)生。
2.3加強(qiáng)對檔案信息的保護(hù)
