時間：2023-06-19 09:23:59
序論：速發(fā)表網(wǎng)結(jié)合其深厚的文秘經(jīng)驗，特別為您篩選了11篇電子檔案信息范文。如果您需要更多原創(chuàng)資料，歡迎隨時與我們的客服老師聯(lián)系，希望您能從中汲取靈感和知識！
檔案信息電子化，就是用計算機(jī)對檔案材料進(jìn)行整理、修改、篩選和保存，使傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為計算機(jī)軟件的形式供人們使用。在信息電子化系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計算機(jī)上進(jìn)行，它便于修改、便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。在信息電子化條件下，傳統(tǒng)的檔案工作開始引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)，一向隸屬于社會科學(xué)領(lǐng)域的檔案工作，在電子化建設(shè)過程中要融合、滲透許多自然科學(xué)領(lǐng)域的技術(shù)與知識，這使得檔案工作中的科技含量顯著增加。從長遠(yuǎn)看，檔案信息化建設(shè)涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個局部，而是對整個管理工作起到牽一發(fā)而動全身的作用。
1 檔案信息電子化的作用
1.1 可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館（室）對計算機(jī)的應(yīng)用單一，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，造成人力、物力、財力和時間的極大浪費。
1.2 縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題-選材-編輯-出版，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”時間長，往往造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)。
1.3 檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個部門，就擴(kuò)大了社會影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。
1.4 檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。 “信息高速公路”在我國尚在起步較晚，但檔案事業(yè)要注意這方面發(fā)展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應(yīng)這一客觀形勢的變化和要求。
2 檔案信息電子化現(xiàn)狀
2.1 檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。單位檔案部門使用的電腦是不同的型號和規(guī)格，使用的檔案軟件也不一樣，并且沒有既可以檢索又可以完成信息管理的電腦軟件，由此造成不能利用計算機(jī)軟件完成檔案信息管理工作，制約了檔案信息電子化的進(jìn)展。
2.2 我國目前還沒有開發(fā)出一個達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)形勢不統(tǒng)一，檔案信息系統(tǒng)的規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性和共享性較差，達(dá)不到信息資源共享的要求。
2.3 標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作有待提高。但由于歷史的原因，檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施較差，案卷質(zhì)量較低，尤其是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件的移植性較差，各個單位檔案信息電子化工作不統(tǒng)一，并不能全面實施、進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的工作。
2.4 檔案管理人員的水平有待提高。實現(xiàn)檔案信息電子化，檔案管理人員是關(guān)鍵，管理人員需要較高的文化水平以及計算機(jī)操作水平，不能僅僅滿足于一般的計算機(jī)操作。目前部分檔案管理人員的技術(shù)水平不能滿足于現(xiàn)代先進(jìn)設(shè)備的使用，更不用說檔案信息電子化了。
3 檔案信息電子化的應(yīng)對措施
3.1 政府應(yīng)加大對檔案信息電子化的投入，開發(fā)檔案管理準(zhǔn)用軟件，提高管理工作效率。組織專業(yè)技術(shù)人員數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，提高檔案信息系統(tǒng)的規(guī)范性、開發(fā)性、共享性，提高檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化程度。
3.2 解決好電子文件的保存問題，實施電子文件管理戰(zhàn)略。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，從而識別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。
3.3 管理向立體化方向發(fā)展。以前的檔案管理是呈直線狀態(tài)的，隨著人們對利用服務(wù)工作的重視，使利用工作和其他基礎(chǔ)工作構(gòu)成一個平面。隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎(chǔ)工作和利用工作也都具有各自的個性。
3.4 檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)變革迫在眉睫。我國檔案管理人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識更新、引進(jìn)、消化、適應(yīng)信息技術(shù)的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。可以肯定，加快檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的對策。
【參考文獻(xiàn)】
前言：檔案信息電子化就是用微機(jī)對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。檔案信息電子化對檔案管理的影響是深遠(yuǎn)的，也是檔案發(fā)展的必然結(jié)果。
1.檔案信息電子化的現(xiàn)狀
我國檔案管理應(yīng)用信息電子化得時間不是很久，在應(yīng)用上仍存在著很多問題。
1.1 軟件缺少通用性
在全國各大檔案管理部門，使用的辦公設(shè)備的型號完全是根據(jù)自己的喜好而配置的，缺乏統(tǒng)一性，形成一種檔案管理各自為政的局面，所開發(fā)的軟件也只適合一定的范圍，缺乏通用性，這位管理帶來了不便，而且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，因此，電腦將無法完成信息的管理，著嚴(yán)重阻礙了信息電子化的進(jìn)程和發(fā)展。
1.2 無法實現(xiàn)檔案信息資源共享
我國的檔案管理部至今還沒有建立一個達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，我國現(xiàn)有的電子信息規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，無法到達(dá)用戶的共享要求以及同行業(yè)之間的共享。
1.3 基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化有待提高
要想實現(xiàn)檔案信息管理電子化，檔案信息管理的基礎(chǔ)工作必須達(dá)到一定的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，但由于社會、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)等多種原因，我國檔案信息管理自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，都是各自的系統(tǒng)適應(yīng)各自的工作或者適應(yīng)某一個專業(yè)，無法全面的實施、推廣。
1.4 管理方法意識有待提高
部分檔案管理人員在檔案的收集整理上仍按照最初的方式，這無法適應(yīng)檔案信息電子化的發(fā)展要求。
1.5 管理人員的素質(zhì)仍需提高
檔案信息電子化仍需要專業(yè)的人去管理，只有專業(yè)素質(zhì)的人才才能實現(xiàn)電子信息化，因此，檔案信息管理人員要求有較高的專業(yè)素質(zhì)以及對計算機(jī)知識達(dá)到一定的水平，從我國目前的電子信息化發(fā)展來看，需要的是專業(yè)型的復(fù)合知識人才，實現(xiàn)真正的檔案信息電子化。
2.檔案信息電子化的發(fā)展
隨著電子信息不斷的進(jìn)入各個行業(yè)的管理，現(xiàn)在的辦公都是無紙化辦公，這算是辦公的最大變革，這對檔案管理是一個沖擊，檔案從紙質(zhì)閱讀到現(xiàn)在的機(jī)讀文件是一個很大的進(jìn)步。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。眾多檔案利用者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。
3.檔案信息電子化出現(xiàn)的必然性
3.1 檔案信息電子化將提高信息的利用率
檔案管理部門是為社會上需要信息的人提供信息為目的，傳統(tǒng)的檔案管理均為紙質(zhì)的資料，使用者需要到檔案管理室去一本本的查閱，一段段的摘抄，電子信息化的出現(xiàn)，改變這一現(xiàn)狀，一切實現(xiàn)網(wǎng)上辦公，利用電子設(shè)備提高應(yīng)用信息的利用率。
3.2 提高信息的時效性
相較于傳統(tǒng)的信息加工模式，檔案信息電子化大大提高了這一速度從文件的查找到文件的更改、出版的速度都得到了大大的提升，信息得到了最大的利用以及時效性。檔案信息電子化，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)。
3.3 經(jīng)費限制的障礙消失了
檔案信息電子化投入的經(jīng)費是一次投入，多次產(chǎn)出，與傳統(tǒng)手工編研信息成果出版相比節(jié)省了很多的經(jīng)費。
3.4 檔案信息電子化的傳播速度快
檔案信息電子化的電子信息結(jié)果可以通過電子的形式迅速的傳播到需要的用戶手里，節(jié)約成本的同時擴(kuò)大了社會的影響，增加了服務(wù)的范圍，檔案管理部門的工作效率也得到了很大的提高。
3.5 縮短與國際化接軌的進(jìn)程
檔案信息通過檔案信息電子化可以更快的與國際最新的相關(guān)技術(shù)接軌，雖然“信息高速公路”在我國尚在起步階段，但各行各業(yè)都應(yīng)該意識到他是社會發(fā)展的總方向，要做高提前的應(yīng)對措施，適應(yīng)這一歷史的必然選擇，在信息高速公路通車的時候可以做到最好的應(yīng)對。
4.檔案信息電子化的建議
面對檔案信息化進(jìn)程的不斷加快，伴隨出現(xiàn)的問題也亟待解決，主要有以下幾方面的建議
4.1 做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略
具體的操作就是通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為"只讀性"文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。
4.2 正確面對電子文件的保存
從理論上看，電子文件的保存性肯定好于傳統(tǒng)性的文件，電子文件不存在磨損等傳統(tǒng)的問題。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失。
4.3 使檔案管理向立體化方向發(fā)展
以前的檔案管理是呈直線狀態(tài)的，隨著人們對利用服務(wù)工作的重視，使利用工作和其它基礎(chǔ)工作構(gòu)成一個平面。這種平面結(jié)構(gòu)只反映紙質(zhì)檔案的情況，隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎(chǔ)工作和利用工作也都具有各自的個性。
4.4 重視人員的結(jié)構(gòu)調(diào)整
追溯檔案部門應(yīng)用電子計算機(jī)的歷史是在上世紀(jì)70年代，隨著信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用水平逐步提高。建設(shè)部2004年批準(zhǔn)了《全國城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與實施綱要》，為我國全面實現(xiàn)城建檔案信息處理和管理的現(xiàn)代化做了準(zhǔn)備。
一、城建檔案信息電子化數(shù)字化的現(xiàn)狀
城建檔案館大多在上世紀(jì)80年代初建立，80年代末期由蕪湖城建檔案館率先試點開始了探索建立檔案計算機(jī)檢索系統(tǒng)。90年代中期部分特大城市城建檔案館開始建立自己的MIS系統(tǒng)，并開始了檔案原件電子化工作。所應(yīng)用的操作系統(tǒng)由DOS轉(zhuǎn)向Wondows，數(shù)據(jù)庫也由最初單機(jī)版的dBascII轉(zhuǎn)向支持局域網(wǎng)操作的Foxpro，繼而向大型數(shù)據(jù)庫發(fā)展?，F(xiàn)在部分城建檔案館建立了自己的網(wǎng)站，但內(nèi)容僅限于館藏、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的職責(zé)和辦事流程的介紹，我國城建檔案信息化應(yīng)用總體上還處于初步發(fā)展階段。這一現(xiàn)狀與實現(xiàn)電子化數(shù)字化管理的要求不太適應(yīng)，與迎接知識經(jīng)濟(jì)時代的到來的要求也相距甚遠(yuǎn)。這集中表現(xiàn)在：
1.城建檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性
各基層城建檔案館、室使用的計算機(jī)型號、系統(tǒng)軟件各異，開發(fā)的管理軟件不能互用，著錄標(biāo)準(zhǔn)不同，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和領(lǐng)導(dǎo)決策，也不便于編研，這制約了城建檔案信息電子化、數(shù)字化的進(jìn)程。
2.建設(shè)部至今還沒有建立一個系統(tǒng)的用于數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄
各城市城建檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式、深度不同，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，建設(shè)部至今還沒有建立一個系統(tǒng)的用于數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄，不能適應(yīng)城建檔案信息資源共享、管理軟件共享的要求。
3.城建檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高
檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于各地館、室的檔案業(yè)務(wù)水平發(fā)展的不均衡，案卷質(zhì)量不高，特別是各類城建檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差。此外城建檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個館或某個工作流程，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了城建檔案信息工作電子化的應(yīng)用和推廣。
4.城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有待提高
城建檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計算機(jī)信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔城建工程文件資料和圖紙是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定不能完全適應(yīng)。城建檔案信息安全保障體系的建設(shè)還不夠完善，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有待提高。
5.城建檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高
實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有具有現(xiàn)代化知識的人，管理人員要有較高的專業(yè)知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中城建檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
6.各地城建檔案部門應(yīng)用軟件系統(tǒng)跟不上現(xiàn)實的需求
各地城建檔案部門各自為政地開發(fā)設(shè)計應(yīng)用軟件系統(tǒng)，重復(fù)開發(fā)導(dǎo)致浪費了大量的人力和物力，并由于現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展導(dǎo)致了技術(shù)落后，跟不上現(xiàn)實的需求。
7.城建檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)資金缺乏
數(shù)字化、電子化所需相應(yīng)計算機(jī)、存儲、輸入輸出等硬件設(shè)備的大量資金投入，超出通常城建檔案館室所能承擔(dān)的資金范圍，常需要上級政府部門撥款，因此導(dǎo)致建設(shè)遲緩。
二、城建檔案信息電子化的發(fā)展趨勢
現(xiàn)代辦公自動化、無紙化的發(fā)展趨勢，使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，諸如文件資料、照片和圖紙等運作過程在計算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的電子化數(shù)字化檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。那么，城建檔案館的發(fā)展方向就應(yīng)該是：
1.建立、健全城建檔案館藏檔案數(shù)字化。
2.健全和開展城建檔案電子化接收和管理。
3.建設(shè)有著各地方特色城建檔案的數(shù)據(jù)庫，能更好地提供專業(yè)信息和專業(yè)服務(wù)，并傳承承載著中國地方各自悠久歷史的建筑的文化。
4.建立真正的高效率的數(shù)字化城建檔案館，并做到多城市多館互通互用。
5.向?qū)I(yè)特色的城建檔案館發(fā)展，向社會提供網(wǎng)上查詢利用。
三、城建檔案信息電子化數(shù)字化的作用
所謂檔案信息電子化，就是把館、室所藏檔案資料以紙質(zhì)或機(jī)讀形式為主要物質(zhì)對象，用微機(jī)對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。其作用有：
1.可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前多數(shù)基層城建檔案館室對計算機(jī)的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，僅用于著錄或貯存，利用低效率，造成人力、物力的極大浪費，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。
2.縮短城建檔案信息的加工時間，提高利用的時效性。從快速加工到檢索及提供利用需時短，且能提供的檔案信息準(zhǔn)確、全面。利用者可用機(jī)讀形式的檔案，完成信息調(diào)閱，提高服務(wù)效率。
一、電子檔案信息的特殊性
（一）直讀性是電子檔案信息沒有的
相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息，電子檔案信息與其有著很大的不同，要想實現(xiàn)電子檔案的閱讀必須借助特定的或?qū)I(yè)的相關(guān)軟件和數(shù)字設(shè)備，它具有讓人無法直接閱讀的特點，這也是保證電子檔案信息安全的主要方法之一。另外，在轉(zhuǎn)儲過程中要保證電子檔案中電子文件的長久可讀性。
（二）必須以硬件和軟件為載體讀取和存儲電子檔案信息
通常情況下憑借一定的軟件和硬件環(huán)境由數(shù)字設(shè)備產(chǎn)生電子文件，電子文件能夠單獨作為一個檔案，由多個電子文件歸檔建立電子檔案的文件集合。所以，軟件發(fā)展水平和存儲硬件嚴(yán)重制約著電子信息技術(shù)的發(fā)展，社會每發(fā)展到一定程度，就必須更新?lián)Q代數(shù)字產(chǎn)品的軟件和硬件，轉(zhuǎn)存、讀取電子文件會由于存儲類型的轉(zhuǎn)變及彼此之間的兼容性而受到影響。立足于另一個角度講，更新軟件和硬件也會導(dǎo)致電子檔案信息安全出現(xiàn)新的情況，這類問題希望隨著技術(shù)的進(jìn)步加以解決。
（三）信息共享的便利性和結(jié)構(gòu)復(fù)雜性是電子檔案信息的本質(zhì)
復(fù)雜多樣的電子文件的表現(xiàn)形式及種類決定了電子文件結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性，而在進(jìn)行維護(hù)電子文件安全的過程中受其結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性影響而增加了難度。信息的安全問題始終困擾著電子檔案信息的公開，阻礙了電子檔案信息的公開和共享的順利實施。如何在保證檔案信息不被非法利用和更改的條件下，公開、共享電子檔案信息，這是我們必須解決的重大難題。
（四）電子檔案信息與載體不具有統(tǒng)一性
電子檔案信息與普通的紙質(zhì)檔案文件不同，它和載體的存在是相對分離的，電子檔案信息信息與載體間是松散的結(jié)合，基于此，在轉(zhuǎn)儲電子檔案信息的時候極容易導(dǎo)致信息內(nèi)容失去唯一性、原創(chuàng)性、統(tǒng)一性，這也是電子檔案信息安全受到影響的關(guān)鍵因素。
二、加強(qiáng)電子檔案信息安全的主要措施
（一）從操作上加強(qiáng)檔案信息安全管理
為了保證信息安全政策形成有效性，需要對員工開展信息安全教育。不僅僅大力宣傳信息安全思想，還要把安全概念貫徹到檔案信息操作過程中，涵蓋資料備份的思想，還有個人電腦的防毒手段，防止公開檔案信息時不經(jīng)意間夾帶電腦病毒送出，導(dǎo)致信息使用者檔案資料信息被篡改或毀損，出現(xiàn)感染。檔案部門不僅僅要把殺毒工具應(yīng)用在檔案服務(wù)器中，還要把郵件殺毒軟件應(yīng)用在郵件服務(wù)器上，形成一個初級的防毒安全環(huán)境。當(dāng)今的電腦病毒無處不在，要行成備份重要資料的習(xí)慣，將重要檔案信息在服務(wù)器中進(jìn)行備份，還要在磁盤或光碟中進(jìn)行備份，從而降低還原失敗的可能性。
（二）從人員上加強(qiáng)檔案信息安全管理
如果沒有嚴(yán)格、認(rèn)真的人員控管檔案信息安全系統(tǒng)，不管再復(fù)雜、再周密的加密技術(shù)都是形同虛設(shè)，徒具形式。安全問題極易在檔案信息操作時候出現(xiàn)，也就是人為泄密。所以，在公開檔案信息之前，必須對組織內(nèi)成員進(jìn)行教育培訓(xùn)，大力宣傳信息安全的重要意義，對所有不是蓄意的或可能蓄意的人為疏失加以防范，使發(fā)生的機(jī)率降到最低。另外，嚴(yán)格執(zhí)行檔案利用制度，任何人在進(jìn)行檔案信息使用前，對使用者的身份必須先進(jìn)行確認(rèn)，然后才能進(jìn)入檔案庫房。還有，由于所有檔案工作部門的成員，都會程度不同的或少或多與檔案實體有接觸，所以，人員異動可能會導(dǎo)致信息外流，為防止意外泄露檔案信息，必須嚴(yán)格控管權(quán)限有效期和人員異動。所有通過電腦接觸檔案信息的人員，必須要取得區(qū)域內(nèi)使用電腦的權(quán)限，并嚴(yán)格落實使用者權(quán)限的管控。
（三）以信息設(shè)備為根本建立安全環(huán)境
保證檔案信息安全最根本的要件是設(shè)備安全，基本都在門禁系統(tǒng)的電腦機(jī)房內(nèi)存放，閑雜人等避免進(jìn)入。主要的門禁系統(tǒng)管理的基本措施都是在電腦機(jī)房加上密碼鎖，有權(quán)進(jìn)入的只有負(fù)責(zé)機(jī)房信息管理業(yè)務(wù)人員以及上級領(lǐng)導(dǎo)，其他因工作需要需進(jìn)入的人員，必須取得主管批準(zhǔn)后才能進(jìn)入。通過人為方式對貯存電子檔案地方的接觸人數(shù)進(jìn)行控制，若檔案信息一旦出現(xiàn)泄露情況時，對可能的外泄人員比較容易追查。另外，必須對異地備份工作場所進(jìn)行認(rèn)真規(guī)劃，以此防止因外力（如戰(zhàn)爭、天災(zāi)、火災(zāi)等）破壞電子檔案貯存媒體及貯存地方，導(dǎo)致難以辨識或讀取檔案信息內(nèi)容時，能夠從第二替代地點獲取備份資料，以使工作恢復(fù)正常。
（四）從檔案信息內(nèi)容上加強(qiáng)檔案信息安全管理
檔案部門主要通過網(wǎng)頁瀏覽或電子郵件等手段來提供公開檔案信息。為了使公開的檔案信息的安全性有所保證，在利用網(wǎng)頁方式發(fā)出檔案信息時，可以通過阻隔瀏覽網(wǎng)頁系統(tǒng)以及內(nèi)容過濾系統(tǒng)來保證資料發(fā)送的安全性，并對可能發(fā)后的攻擊事件阻止；利用電子郵件方式發(fā)出檔案信息前，必須通過電子郵件掃描軟件、防毒軟件等進(jìn)行殺毒處理。
現(xiàn)階段主要以影像作為檔案全文，掃描影像的時候，也許會有輸入資料基本相同情況或人為安全情況。所以，必須重視提取原卷的過程，一定保證掃描前與掃描后與原件的數(shù)量保持一致，并確保不惡意刪改、破壞及盜用原件。
為了保證所公開的檔案信息具有公信力和唯一性，避免非法竊取檔案信息的情況發(fā)生，必須配合完善的存取控制，將儲存的文件進(jìn)行加密，防止缺乏權(quán)限的人員取得資料。
三、結(jié)語
檔案在國家的文化、軍事、政治、經(jīng)濟(jì)等不同領(lǐng)域中具有獨一無二的重要的信息支撐作用，它是國家寶貴的歷史文化財富。檔案信息公開必須確立檔案信息公開的可行性，具備良好的信息安全環(huán)境，必須以檔案安全為條件。檔案信息安全不能僅僅憑借某些產(chǎn)品或某些人就能有所保證，必須將安全與保密的思想灌輸?shù)饺w檔案工作有關(guān)的人員當(dāng)中，從而在網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用上維護(hù)電子檔案的安全性。
參考文獻(xiàn)：
追溯檔案部門應(yīng)用電子計算機(jī)的歷史是在上世紀(jì)70年代，隨著信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用水平逐步提高。建設(shè)部2004年批準(zhǔn)了《全國城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與實施綱要》，為我國全面實現(xiàn)城建檔案信息處理和管理的現(xiàn)代化做了準(zhǔn)備。
一、城建檔案信息電子化數(shù)字化的現(xiàn)狀
城建檔案館大多在上世紀(jì)80年代初建立，80年代末期由蕪湖城建檔案館率先試點開始了探索建立檔案計算機(jī)檢索系統(tǒng)。90年代中期部分特大城市城建檔案館開始建立自己的MIS系統(tǒng)，并開始了檔案原件電子化工作。所應(yīng)用的操作系統(tǒng)由DOS轉(zhuǎn)向Wondows，數(shù)據(jù)庫也由最初單機(jī)版的dBascII轉(zhuǎn)向支持局域網(wǎng)操作的Foxpro，繼而向大型數(shù)據(jù)庫發(fā)展?，F(xiàn)在部分城建檔案館建立了自己的網(wǎng)站，但內(nèi)容僅限于館藏、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的職責(zé)和辦事流程的介紹，我國城建檔案信息化應(yīng)用總體上還處于初步發(fā)展階段。這一現(xiàn)狀與實現(xiàn)電子化數(shù)字化管理的要求不太適應(yīng)，與迎接知識經(jīng)濟(jì)時代的到來的要求也相距甚遠(yuǎn)。這集中表現(xiàn)在：
1.城建檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性
各基層城建檔案館、室使用的計算機(jī)型號、系統(tǒng)軟件各異，開發(fā)的管理軟件不能互用，著錄標(biāo)準(zhǔn)不同，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和領(lǐng)導(dǎo)決策，也不便于編研，這制約了城建檔案信息電子化、數(shù)字化的進(jìn)程。
2.建設(shè)部至今還沒有建立一個系統(tǒng)的用于數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄
各城市城建檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式、深度不同，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，建設(shè)部至今還沒有建立一個系統(tǒng)的用于數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄，不能適應(yīng)城建檔案信息資源共享、管理軟件共享的要求。
3.城建檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高
檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于各地館、室的檔案業(yè)務(wù)水平發(fā)展的不均衡，案卷質(zhì)量不高，特別是各類城建檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差。此外城建檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個館或某個工作流程，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了城建檔案信息工作電子化的應(yīng)用和推廣。
4.城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有待提高
城建檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計算機(jī)信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔城建工程文件資料和圖紙是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定不能完全適應(yīng)。城建檔案信息安全保障體系的建設(shè)還不夠完善，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有待提高。
5.城建檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高
實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有具有現(xiàn)代化知識的人，管理人員要有較高的專業(yè)知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中城建檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
6.各地城建檔案部門應(yīng)用軟件系統(tǒng)跟不上現(xiàn)實的需求
各地城建檔案部門各自為政地開發(fā)設(shè)計應(yīng)用軟件系統(tǒng)，重復(fù)開發(fā)導(dǎo)致浪費了大量的人力和物力，并由于現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展導(dǎo)致了技術(shù)落后，跟不上現(xiàn)實的需求。
7.城建檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)資金缺乏
數(shù)字化、電子化所需相應(yīng)計算機(jī)、存儲、輸入輸出等硬件設(shè)備的大量資金投入，超出通常城建檔案館室所能承擔(dān)的資金范圍，常需要上級政府部門撥款，因此導(dǎo)致建設(shè)遲緩。二、城建檔案信息電子化的發(fā)展趨勢
現(xiàn)代辦公自動化、無紙化的發(fā)展趨勢，使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，諸如文件資料、照片和圖紙等運作過程在計算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的電子化數(shù)字化檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。那么，城建檔案館的發(fā)展方向就應(yīng)該是：
1.建立、健全城建檔案館藏檔案數(shù)字化。
2.健全和開展城建檔案電子化接收和管理。
3.建設(shè)有著各地方特色城建檔案的數(shù)據(jù)庫，能更好地提供專業(yè)信息和專業(yè)服務(wù)，并傳承承載著中國地方各自悠久歷史的建筑的文化。
4.建立真正的高效率的數(shù)字化城建檔案館，并做到多城市多館互通互用。
5.向?qū)I(yè)特色的城建檔案館發(fā)展，向社會提供網(wǎng)上查詢利用。
三、城建檔案信息電子化數(shù)字化的作用
所謂檔案信息電子化，就是把館、室所藏檔案資料以紙質(zhì)或機(jī)讀形式為主要物質(zhì)對象，用微機(jī)對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。其作用有：
1.可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前多數(shù)基層城建檔案館室對計算機(jī)的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，僅用于著錄或貯存，利用低效率，造成人力、物力的極大浪費，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。
2.縮短城建檔案信息的加工時間，提高利用的時效性。從快速加工到檢索及提供利用需時短，且能提供的檔案信息準(zhǔn)確、全面。利用者可用機(jī)讀形式的檔案，完成信息調(diào)閱，提高服務(wù)效率。
科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和人類社會的快速發(fā)展，不僅使信息技術(shù)成為了21世紀(jì)的代名詞，而且也引發(fā)了電子檔案技術(shù)的廣泛應(yīng)用，電子檔案在存儲和保護(hù)方面的成敗也成為了理論關(guān)注的焦點。
1電子檔案的有效載體
1.1光學(xué)載體
電子檔案的光學(xué)載體是基于已經(jīng)普遍應(yīng)用的光盤技術(shù)開發(fā)出來并已被普及使用的最常見電子檔案載體，光盤主要由盤片、載體和保護(hù)層三個主要部分組成。電子檔案的光學(xué)載體存儲時間長、生產(chǎn)成本低、利于復(fù)制和多次反復(fù)使用，它有著更為可靠和簡便的物理操作技術(shù)，對環(huán)境等因素沒有太大的硬性要求，而且存儲量大，特別是伴隨著多媒體技術(shù)的廣泛應(yīng)用，光盤已經(jīng)成為當(dāng)前最流行的電子檔案儲存手段。
1.2微縮載體
以最前沿的固態(tài)硬盤為代表的微縮載體已經(jīng)成為軍事、醫(yī)療、工程領(lǐng)域的主要存儲介質(zhì)。U盤、硬盤微縮載體讀寫速度快，容量大、低能耗、無噪音、防震性好特點，而且在很小體積上就可以存儲大容量電子檔案數(shù)據(jù)。微縮載體盡量減小了對機(jī)械部件的使用，在計算機(jī)中使用時散發(fā)的熱量較小，也更為安全和有效。
1.3網(wǎng)絡(luò)載體
網(wǎng)絡(luò)載體主要指隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，在云計算機(jī)概念上發(fā)展出的檔案存儲技術(shù)，它可以將網(wǎng)絡(luò)中存儲在不同計算機(jī)上的大量不同類型的檔案自動拆分，放置在互聯(lián)網(wǎng)當(dāng)中，當(dāng)用戶需要時可以快速的將檔案傳遞給用戶，雖然其本質(zhì)上是一種計算機(jī)服務(wù)，但其強(qiáng)大的檔案調(diào)取和流動能力，能更好的發(fā)揮電子檔案作用，本文也將其列為現(xiàn)代新興的存儲方式之一。
2電子檔案存在的問題
雖然電子檔案有強(qiáng)大的存儲能力，方便的調(diào)取功能，與計算機(jī)結(jié)合后，還可以產(chǎn)生強(qiáng)大的信息整合效應(yīng)，但也存在著數(shù)據(jù)泄露、存儲介質(zhì)失效、程序錯誤引發(fā)的數(shù)據(jù)丟失等問題。
2.1數(shù)據(jù)泄密
數(shù)據(jù)安全和保密性是電子檔案存儲工作的生命線，即使數(shù)據(jù)保存的再持久完好，泄密的檔案也是毫無意義的。電子檔案的強(qiáng)大交互性和快捷使用的方便特點，也為檔案數(shù)據(jù)的流失帶來了極大的風(fēng)險，雖然已經(jīng)開發(fā)出了大量的保密手段，但是仍然不能100%阻止泄密事件的發(fā)生，這也成為電子檔案受到質(zhì)疑的最大原因。而且電子檔案的泄密不易被察覺，一旦發(fā)生電子檔案的泄密問題，極有可能帶來難以估量的巨大損失。
2.2存儲介質(zhì)失效
電子檔案是基于光盤、硬盤等物理介質(zhì)存儲的數(shù)據(jù)，當(dāng)物理存儲介質(zhì)出現(xiàn)破壞時，存儲其中的檔案數(shù)據(jù)很難被恢復(fù)。電源電壓的不穩(wěn)定、外來磁場對磁介質(zhì)存儲設(shè)備的破壞，特別是隨著電子計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，軟件的更新，電子檔案的長久保存也會遇到像文件擴(kuò)展名稱改變、數(shù)據(jù)讀取程序?qū)ξ锢斫橘|(zhì)不適應(yīng)等問題，這些歸類于存儲介質(zhì)失效的問題都可能引起電子檔案的無法調(diào)取、甚至是電子檔案的永久滅失，存儲介質(zhì)的安全性也是當(dāng)前電子檔案應(yīng)用領(lǐng)域必須要面對的現(xiàn)實問題。
2.3程序引發(fā)的數(shù)據(jù)錯誤
電子計算機(jī)領(lǐng)域最大的敵人就是病毒，程序的錯誤、黑客的攻擊都有可能造成對電子檔案的破壞。網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展使電子檔案可以被廣泛共享，但木馬程序同樣對電子檔案構(gòu)成致命的威脅。電子檔案在使用過程中還可能由于傳輸過程為了適應(yīng)某些軟件的操作需要，電子檔案數(shù)據(jù)無形中被篡改，從而引發(fā)了對電子檔案的數(shù)據(jù)破壞。由程序引發(fā)的電子檔案錯誤正在像疾病一樣侵蝕著電子檔案，嚴(yán)重影響了電子檔案的正常高效使用。
3有效電子檔案保護(hù)手段
3.1審慎的采用電子檔案存儲方式
發(fā)揮電子檔案方便快捷的特點和低成本制作優(yōu)勢，首先需要保證電子檔案的安全，因此不是越方便簡單的電子存儲介質(zhì)越好，而是要根據(jù)電子檔案的內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)的選擇。一般來說，容量小、密級低的電子檔案可以選擇經(jīng)濟(jì)實惠、可以多次使用的光盤做為主要存儲手段。容量大、需要長久保存的電子檔案可以選擇不易損壞、不直接接入互聯(lián)網(wǎng)的磁盤為主要存儲手段。選擇存儲方式應(yīng)當(dāng)盡量根據(jù)電子檔案的用途對其分類處理，以此達(dá)到事半功倍、防患于未然的效果。
3.2建立規(guī)范的電子檔案管理制度
更為規(guī)范的電子檔案安全管理制度應(yīng)當(dāng)覆蓋到電子檔案從生成到使用的每一個環(huán)節(jié)，使所有過程都處在可監(jiān)控的安全體系之下，這其中包括電子檔案的制作、使用、維護(hù)、人員培訓(xùn)、安全檢查等種種環(huán)節(jié)，也包括了電子檔案的存儲與使用在分別的操作系統(tǒng)和終端進(jìn)行、納入了電子檔案的使用管理權(quán)限設(shè)定等工作，只有建立了規(guī)范合理的電子檔案安全制度，才可以最大限度的保證檔案數(shù)據(jù)的原始性、使用操作的合理性、檔案長久存在的安全性。
3.3建立電子檔案的備份系統(tǒng)
在目前技術(shù)條件下，建立一套完備的電子檔案備份系統(tǒng)，可以最大限度的保留電子檔案的原始性。包括硬件的備份，指的是實現(xiàn)兩套存儲介質(zhì)分別對檔案進(jìn)行存儲，其中一套用來使用，另一套用來做永久儲存。軟件的備份，主要指對系統(tǒng)的定期進(jìn)行備份，可以隨時將數(shù)據(jù)恢復(fù)到某個時間結(jié)點，以此保證當(dāng)電子檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯誤時，可以快速追查，解決問題。備份不是將檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行簡單的復(fù)制，而是要建立起一整套可控的保險機(jī)制，只有建立了電子檔案的備份系統(tǒng)，才可以做到有備無患，減小不必要的檔案損失。
3.4廣泛應(yīng)用電子檔案安全技術(shù)
為了有效應(yīng)對計算機(jī)病毒、惡意篡改電子檔案數(shù)據(jù)等行為，切實防止因檔案數(shù)據(jù)破壞帶來的損失，可以將電子檔案置身于先進(jìn)的安全技術(shù)當(dāng)中，這其中包括建立一個安全的電子檔案網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，將包括數(shù)據(jù)服務(wù)器、數(shù)據(jù)存儲設(shè)備、數(shù)據(jù)調(diào)取機(jī)制全部處在網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管體系內(nèi)運行，比如設(shè)置不可卸載的模塊程序、進(jìn)行目錄級別控制、進(jìn)行身份認(rèn)證、實行檔案通信的網(wǎng)絡(luò)端口控制等。這些依靠技術(shù)對電子檔案實現(xiàn)的監(jiān)管，可以有效抵御降低電子檔案的運營維護(hù)成本，最大限度的發(fā)揮電子檔案的實際功有，保持電子檔案的穩(wěn)定使用。
4結(jié)論
隨著電子信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，電子檔案正在成為廣泛應(yīng)用的存儲手段，在充分發(fā)揮電子檔案可快速讀取、方便傳遞交流信息特點的同時，要時刻重視電子檔案可能帶來的數(shù)據(jù)信息泄露、存儲介質(zhì)不安全、網(wǎng)絡(luò)電子檔案交換所帶來的風(fēng)險。要使電子檔案時刻處于規(guī)范監(jiān)管的狀態(tài)下，按照科學(xué)的方式方法，選擇正確恰當(dāng)?shù)碾娮訖n案存儲介質(zhì)，定期對電子檔案進(jìn)行維護(hù)，廣泛應(yīng)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，確保電子檔案的有效保護(hù)和合理使用。
參考文獻(xiàn)
保障操作安全。對檔案管理人員進(jìn)行信息安全的教育和培訓(xùn)，是確保信息安全的重要措施。除了宣導(dǎo)信息安全的觀念外，應(yīng)著重于檔案信息操作過程的安全概念，包括個人電腦的防毒措施以及資料備份的觀念。檔案部門除了在檔案電子操作系統(tǒng)中安裝殺毒工具之外，還應(yīng)當(dāng)面子件服務(wù)器上安裝殺毒軟件。同時，還應(yīng)養(yǎng)成重要資料備份的習(xí)慣，將重要檔案信息備份于服務(wù)器中，并備份于光碟或磁盤中，以減少還原失敗的可能性。更重要的是建立異地備份的觀念，使備份工作法制化。
保障檔案信息內(nèi)容安全。過去，檔案信息全部是手動操作，錄入的基本信息也只限于姓名、性別、參加工作時間以及編寫檔案號碼，但是，由于現(xiàn)代社會的飛速發(fā)展，檔案信息化尤為突出，顯然工作落后已被時代淘汰。檔案管理部門當(dāng)今檔能夠提供的公開檔案信息，主要以電子郵件及網(wǎng)頁瀏覽等方式來操作。為了確保安全，檔案信息以電子郵件方式發(fā)出前，應(yīng)用防毒軟件、電子郵件掃描軟件以及阻隔瀏覽網(wǎng)頁系統(tǒng)來確保發(fā)送資料的安全。為了防止檔案信息被非法竊取，文件儲存時必須先加密。為了避免因操作上的人為疏忽引起糾紛，在整套的電子檔案操作過程中必須建立系統(tǒng)檔，以便日后追蹤及調(diào)查。
21世紀(jì)以來，我國的信息技術(shù)進(jìn)入了迅速發(fā)展的階段，隨之而來的是電子信息技術(shù)在各個行業(yè)的廣泛運用，而在檔案管理方面，信息技術(shù)也帶來了相當(dāng)大的影響，并且催生了一種新的檔案保管方式——電子信息檔案。現(xiàn)今社會正處于一個從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向電子信息檔案過渡的中間階段，如何順利做好其銜接工作、實現(xiàn)紙質(zhì)檔案同電子檔案之間的互補(bǔ)共存顯得尤為重要。
一、傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子信息檔案的異同
（一）傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子信息檔案的相同點
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的載體是紙張，容易受到潮濕、高溫、有害氣體等外在因素的影響，嚴(yán)重影響紙張的保存質(zhì)量，使字跡模糊、紙張發(fā)霉等，容易導(dǎo)致資料或信息的丟失。而電子信息檔案多以硬盤或光盤、磁帶為載體，潮濕與高溫等同樣能造成載體出現(xiàn)各種程度的損壞，同樣會造成資料或信息的嚴(yán)重丟失。所以說無論是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案還是電子信息檔案，都應(yīng)該選擇一個非常合適的保管環(huán)境，保障資料的安全，同時也應(yīng)該用其它方式來做好資料的備份。
（二）傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子信息檔案兩者的差異
1.在載體方面兩者的差異
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案是以各種紙張為載體，資料信息與其所在的實物紙張是沒有辦法分離的；電子信息檔案是以各種硬盤、光盤為載體，以數(shù)據(jù)的形式存儲，這種資料信息是可以隨時復(fù)制與轉(zhuǎn)存的。
2.在檔案保管方面兩者的差異
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案對溫度與濕度要求較高，安全方面以防潮防火為重點，比如庫房墻壁采用防潮效果較好的建筑材料，用來記錄檔案的工具采用壽命比較長的紙張及不易揮發(fā)的墨水，同時做好日常的防火工作。電子檔案主要依托于計算機(jī)設(shè)備及電子技術(shù)存在，其保管工作除了在載體防潮、防盜、防靜電方面需要注意，還應(yīng)該對數(shù)據(jù)傳送過程進(jìn)行嚴(yán)格地控制保管，如建立安全的服務(wù)器、設(shè)置安全權(quán)限、數(shù)據(jù)加密等，以免造成資料數(shù)據(jù)的流失。
二、傳統(tǒng)檔案與電子檔案互補(bǔ)共存的必然性
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案無法替代及容易鑒定的這些特性，使檔案信息有更好的安全性與穩(wěn)定的性，同時極具法律效力，在各種機(jī)構(gòu)中都有著非常權(quán)威的地位，在這一點上，與電子檔案相比，有著非常大的優(yōu)勢，所以在發(fā)展電子檔案的同時也更應(yīng)該加強(qiáng)對紙質(zhì)檔案的管理水平。
電子檔案極易復(fù)制與傳輸?shù)倪@一特點，使電子檔案資料有更好的開放性，同時電子檔案極易篩選，相關(guān)工作從開始到結(jié)束的一系列過程都通過電腦來實現(xiàn)，使檔案管理人員的工作時間能夠得到一個更為合理地利用，在對信息的調(diào)用上，也擺脫了傳統(tǒng)地域上與時空上的限制，極大地提高了相關(guān)人員的效率。從這一點上看，電子信息檔案是檔案管理上的一個必然趨勢。
傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子信息檔案各有各自的優(yōu)缺點，在實際的工作中，檔案管理人員需要揚長避短，將兩者進(jìn)行合理地搭配，找到一個互補(bǔ)共存的檔案管理辦法，使檔案管理工作更加高效。
三、傳統(tǒng)檔案與電子檔案如何實現(xiàn)互補(bǔ)共存
（一）做好傳統(tǒng)檔案與信息檔案的轉(zhuǎn)化工作
在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子信息檔案之間，兩者是可以進(jìn)行互相轉(zhuǎn)化的。電子信息檔案可以通過打印成紙張的方式，快速的轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)檔案，從而提高檔案的簡單直觀性，使檔案達(dá)到不同的利用效果；同樣的，紙質(zhì)檔案也可以通過掃描或計算機(jī)輸入的方式，快速地轉(zhuǎn)化為電子信息檔案，從而提高檔案工作的高效性。所以說傳統(tǒng)檔案與電子檔案兩者之間是可以互相轉(zhuǎn)化的，我們可以利用這種方式來做好資料的備份，為兩者的共存選擇一個合適的臨界點。
（二）培養(yǎng)全面的檔案管理人才
傳統(tǒng)檔案與電子檔案的共存是必然的，在這一大的發(fā)展方向下，也要求有一批緊跟時展步伐，專業(yè)的全面型的檔案管理人才。現(xiàn)階段，我國檔案相關(guān)工作人員想要適應(yīng)檔案事業(yè)與信息技術(shù)的發(fā)展，就必須積極的學(xué)習(xí)新的知識結(jié)構(gòu)，引進(jìn)學(xué)習(xí)消化新的信息技術(shù)。在熟練掌握傳統(tǒng)檔案管理方法的同時，也能熟練掌握電腦知識及相關(guān)存儲設(shè)備的使用，具備全面的管理水平，擔(dān)負(fù)起將傳統(tǒng)檔案與電子檔案完美結(jié)合的重任。
（三）對電子檔案運行過程科學(xué)控制
電子檔案的運行都是通過電子技術(shù)、計算機(jī)設(shè)備來實現(xiàn)的，而電子信息在其根本上有其所固有的無痕刪改與可復(fù)制的特點，所以電子檔案的安全管理方面變得非常重要。因此，要加強(qiáng)相關(guān)工作人員的安全意識，加大所有相關(guān)計算機(jī)設(shè)備的安全管理力度，設(shè)立一套對電子檔案運行全過程的記錄監(jiān)管制度，從信息的收集開始，到信息的傳遞、轉(zhuǎn)換，一直到存儲，都要對其進(jìn)行記錄，從而在開放性的電子檔案管理中，保證信息的完整與原始性，從而保障電子檔案管理的穩(wěn)定與正常運行。
（四）現(xiàn)代檔案實行雙套制
想要達(dá)到傳統(tǒng)檔案與電子檔案的共存，必須有一個比較完善的檔案管理方案。傳統(tǒng)檔案與電子檔案在收集的方式、時間以及其保護(hù)、利用、儲存等方面都不相同；同時，傳統(tǒng)檔案與電子檔案之間是可以互相轉(zhuǎn)換的，所以我們必須建立兩套相互聯(lián)系又互相獨立的管理方式，兩種檔案分別利用、分別運行、分別存儲，所以在管理時一定要使兩者之間可以聯(lián)系，要建立兩個方式之間的通道，使二者能通過一方很快找到另一方。所以，根據(jù)傳統(tǒng)檔案與電子檔案的特點，我們可以實行保險又簡單的雙套制，可以相互聯(lián)系的兩套不同的管理制度。
四、結(jié)語
在社會發(fā)展中，傳統(tǒng)檔案向電子檔案過渡的中間階段，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案仍然是檔案管理中重要的組成部分，傳統(tǒng)紙質(zhì)與電子檔案這兩者之間，仍然需要共同存在、共同發(fā)展。為此，相關(guān)的檔案管理工作人員必須做好傳統(tǒng)紙質(zhì)與電子檔案的銜接工作，使兩者之間能夠達(dá)到一個最為合理的共存關(guān)系，這樣才能使檔案管理工作發(fā)揮出其應(yīng)用的效用。
參考文獻(xiàn)
中圖分類號：G276 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）09-0331-01
電子檔案的建立有利于資料的分類和保存，為人們的工作生活提供了便利。如今網(wǎng)絡(luò)時代趨于信息化，給電子檔案的安全帶來了不穩(wěn)定因素。資料的流失、信息的外泄使得人們開始迫切地關(guān)注電子檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下使用的安全性，確保電子檔案安全的重要性不容忽視。
一、電子檔案信息安全概述
電子檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的安全包括三個方面：計算機(jī)系統(tǒng)安全、信息安全和網(wǎng)絡(luò)安全，這三者相互依存，缺一不可。因此，電子檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的安全問題也應(yīng)該從以上三個方向進(jìn)行延伸。第一，計算機(jī)系統(tǒng)由硬件和軟件組成，電子檔案依賴于計算機(jī)系統(tǒng)，因此計算機(jī)系統(tǒng)是否安全能夠直接影響到電子檔案的安全性。第二，電子檔案作為信息保存在計算機(jī)內(nèi)是否安全，也是值得探討的問題。第三，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下對電子檔案進(jìn)行修改或者傳輸?shù)臋?quán)限是否安全，決定了電子檔案的保密性是否完好。
二、電子檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下存在的安全隱患
（一）非授權(quán)訪問
如今很多不法分子為了竊取信息和資料，在沒有獲得批準(zhǔn)的情況下，利用假冒、非法用戶等不良手段進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，對電子檔案的內(nèi)容進(jìn)行訪問，給網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的電子檔案造成了安全威脅。
（二）信息泄露或丟失
對于一些具有保密性質(zhì)的敏感信息，不法分子通過建立隱蔽隧道等方式，在信息的傳輸或者保存過程對，對機(jī)密檔案進(jìn)行攔截和竊取的行為，嚴(yán)重?fù)p害了用戶利益，破壞了網(wǎng)絡(luò)的安全性。
（三）破壞完整數(shù)據(jù)
為了達(dá)到干擾用戶對電子檔案正常使用的目的，不法分子在透過非正常手段得到對數(shù)據(jù)的使用權(quán)之后，以刪除、修改或者插入的方式惡意破壞信息或數(shù)據(jù)的完整，對用戶的權(quán)益造成了侵害。
（四）拒絕服務(wù)攻擊
不法分子通過不停地攻擊、干擾網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)，試圖改變系統(tǒng)正常的運作流程，影響用戶的正常使用，甚至使合法用戶喪失對計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)服務(wù)的使用權(quán)，使得網(wǎng)絡(luò)環(huán)境趨于混亂，安全性能嚴(yán)重降低。
（五）利用網(wǎng)絡(luò)傳播病毒
網(wǎng)絡(luò)是信息傳播的媒介，它具有同步性高、速度快的特點。而不法分子利用這一特點，將網(wǎng)絡(luò)病毒捆綁在軟件中，肆意傳播于網(wǎng)絡(luò)世界里，破壞了系統(tǒng)程序。另外，網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊造成系統(tǒng)或者軟件的漏洞，也對電子檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的安全帶來了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。
三、保障電子檔案信息安全的措施
（一）加強(qiáng)檔案信息安全意識
電子檔案信息作為信息資源的一種，具有很大的價值，包括憑證價值、參考價值、文化價值等等，是我們寶貴的財富，因此，保障電子檔案信息安全，是十分重要的任務(wù)。確保電子檔案的信息安全，我們必須從加強(qiáng)人們的檔案信息安全意識入手。加強(qiáng)電子檔案信息安全意識包含兩方面，一是加強(qiáng)檔案工作者的檔案信息安全意識，二是加強(qiáng)社會公眾的檔案信息安全意識。
檔案工作者是否具備較好的檔案信息安全意識，會影響到電子檔案信息的安全與否。很多檔案工作者對于檔案信息安全的了解還局限于紙質(zhì)檔案，并不了解保證電子檔案信息安全的重要性。如果檔案工作者在工作中不注重對電子檔案信息的保密，對檔案信息安全技術(shù)不了解，那就無法保證電子檔案信息的安全。因此，檔案部門應(yīng)該首先認(rèn)真的學(xué)習(xí)相關(guān)電子檔案信息安全知識，提高檔案工作者的檔案信息安全意識，增強(qiáng)責(zé)任感和使命感，確保電子檔案信息的安全。同時，我們還應(yīng)該增強(qiáng)社會大眾對電子檔案的信息安全意識。電子檔案可以同時為很多人提供利用，具有很好的共享性，具有很大價值。相關(guān)部門也要向社會公眾及時宣傳保障檔案信息安全的重要性，通過展覽、講座、宣傳板等方式，提高社會公眾的電子檔案信息安全意識。
（二）提高檔案信息安全技術(shù)保障
隨著計算機(jī)技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展，電子檔案數(shù)量與日俱增，面對大量的電子檔案，怎樣從技術(shù)層面確保電子檔案的信息安全，已經(jīng)成為了一個很重要的課題。因此我們應(yīng)該完善各種信息安全技術(shù)，通過信息加密技術(shù)、防火墻技術(shù)、防病毒技術(shù)、信息備份和恢復(fù)技術(shù)等，保障電子檔案信息安全。
（1）信息加密技術(shù)。對電子檔案信息進(jìn)行加密主要是為了防止檔案信息被竊取、篡改、泄露和丟失。一些電子檔案，它們是不宜公開或者是限制公開的，當(dāng)需要在網(wǎng)絡(luò)上傳輸這類電子檔案時，為保證其機(jī)密性，就應(yīng)采取信息加密技術(shù)。“在實際應(yīng)用中，人們常常將常規(guī)密碼和公鑰密碼結(jié)合在一起使用，檔案信息、的加密技術(shù)就是將兩者結(jié)合使用的，即發(fā)方使用收方的公開密鑰發(fā)文，收方只用自己知道的解密密鑰解密。由于加密和解密使用不同的密鑰，因此第三者很難從中破解原文的內(nèi)容，從而確保傳輸中檔案信息的安全。”
（2）防病毒技術(shù)計。計算機(jī)病毒具有種類多、傳染快、更新快、危害大的特點，保存電子檔案的計算機(jī)或者是檔案管理網(wǎng)絡(luò)一旦感染病毒，就會造成檔案信息篡改或丟失。因此，我們應(yīng)加強(qiáng)對防病毒技術(shù)的研究，主動預(yù)防，實時監(jiān)控，最大程度上防止電子檔案受到病毒的感染，即使計算機(jī)受到病毒入侵，也要以最快速度查殺病毒，保證電子檔案信息安全。
（3）防火墻技術(shù)。防火墻技術(shù)就是按照某些特殊的規(guī)定，允許或者是阻止一些數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行傳輸，對于保證信息安全有很大作用。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，會出現(xiàn)黑客非法入侵計算機(jī)竊取、破壞電子檔案信息的情況。相關(guān)的檔案部門可以利用防火墻技術(shù)，制定適用于本單位的防火墻類型，最大限度的保證本單位的檔案信息安全。
（4）備份技術(shù)。為了防止電子檔案信息的丟失或者遭到篡改無法恢復(fù)的情況發(fā)生，我們可以采取檔案信息備份技術(shù)，通過異地備份和多份備份等手段，保障電子檔案的信息安全。這樣即使檔案信息出現(xiàn)了破壞、失真、丟失的情況，我們還可以通過查閱備份的檔案信息，恢復(fù)原有信息。
（三）完善檔案信息安全管理體系
我們應(yīng)該充分的利用已有的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，在此基礎(chǔ)上加快完善相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，使電子檔案的管理可以有章可循。同時，還應(yīng)當(dāng)建立各級的電子檔案信息安全責(zé)任制把信息安全責(zé)任落實到單位、具體到責(zé)任人，使他們具有責(zé)任意識和危機(jī)意識，有助于保證電子檔案信息的安全?！敖⒏咝У臋n案信息安全責(zé)任制，并納入整個國家和地方防御體系，是提高檔案信息安全防御能力不可缺少的方面。檔案部門應(yīng)從保護(hù)國家資源的戰(zhàn)略高度，盡快建立完善的檔案信息預(yù)警機(jī)制和決速應(yīng)對機(jī)制?！贬槍﹄娮訖n案自身的特殊性，還應(yīng)該建立健全電子檔案信息危機(jī)預(yù)警機(jī)制和應(yīng)對機(jī)制，在突發(fā)事件面前，能夠迅速做出應(yīng)對方案，有條不紊的進(jìn)行處理，最大限度地保證電子檔案信息的安全。
在信息時代，電子檔案普遍存在于我們的工作、生活當(dāng)中，電子檔案信息作為一種重要的信息資源，其信息安全問題急需受到重視并解決，以在未來社會中發(fā)揮更大的作用。
參考文獻(xiàn)
電子檔案是檔案發(fā)展的產(chǎn)物，但是隨著時代的不斷發(fā)展和社會的不斷進(jìn)步，信息技術(shù)取得了快速發(fā)展，檔案存儲介質(zhì)、信息技術(shù)的不斷更新、黑客以及監(jiān)視都是影響電子檔案安全的重要因素。本文主要對電子檔案安全保障策略的研究情況進(jìn)行了分析。建立健全法律管理手段
1 電子檔案信息安全保障策略概述
電子檔案信息安全和國家信息安全有密切聯(lián)系，要做好電子檔案信息安全保障工作，其一，將電子檔案正式納入到法律保障的范圍內(nèi)：目前我國的檔案管理仍然處于一個非常懵懂的狀態(tài)，并不具備一個完善的法律體系，在諸多方面都存在諸多的漏洞和空白，只有將檔案管理正式納入法律的管轄范圍內(nèi)，才能夠?qū)﹄娮訖n案的安全管理起到敲山震虎的作用，從根本上解決對電子檔案的安全管理的法律保障問題。完善的電子檔案法律管理體系主要包含電子檔案信息公開制度，電子檔案信息隱私保護(hù)制度，以及電子檔案的管理制度等制度都應(yīng)一一進(jìn)行完善，這項工作任重道遠(yuǎn)，切不可一蹴而就，必須按部就班的妥善的對這些法律逐一進(jìn)行斟酌，有效保障電子檔案管理法的可執(zhí)行性。
其二，要制定專門的電子檔案信息安全法，現(xiàn)階段我國的相關(guān)的檔案的管理法律條文都零散分布于其他法律體系里，但是沒有專項的電子信息安全法，在這種情況下，保障電子檔案信息安全的執(zhí)法力度不能夠得到充分的保障。電子信息檔案信息的安全對國家和社會的安全有著非常重要的作用，必須制定堅實的法律對于保障人們生命財產(chǎn)安全有著非常重要的保障意義，執(zhí)行電子信息檔案的信息安全行為以及保障措施都有著非常重要的影響因素，制定專門的法律法規(guī)能夠?qū)﹄娮訖n案的執(zhí)行進(jìn)行良好的保障。同時，必須對法律的執(zhí)行力度進(jìn)行嚴(yán)格的貫徹落實，只有將書面的法律落實到實處，才能夠從根本上解決電子檔案信息的安全問題，徹底保障電子的檔案信息的安全性。
2 保障電子檔案信息安全的策略
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息管理是和其載體―紙張密不可分的，所有信息都是固化在紙張當(dāng)中，信息只有依附在紙張上才能夠保存下來并用于傳遞或者交流，一旦紙張發(fā)生任何就可能使信息發(fā)生消亡，檔案信息的存在也就變得沒有意義，因此，保障紙質(zhì)檔案的安全實際上就是對其載體的保護(hù)，只要保住了紙張，就保住了記載于紙張上的信息。相對于紙質(zhì)檔案，電子檔案的保護(hù)較為復(fù)雜，因為電子檔案的信息和載體具有可分離性、電子信息對系統(tǒng)具有一定的依賴性，并且電子檔案可能受到電腦病毒的影響，這些都因素都增加了電子檔案信息安全保障工作的難度。
（一）建立健全應(yīng)急防范機(jī)制
當(dāng)今時代是一個信息時代，信息安全和國家安全密切相關(guān)，因此，世界各國都在積極主動地采取措施提高信息安全性，以求在當(dāng)今時代取得主動權(quán)，我國信息技術(shù)起步較晚與發(fā)達(dá)國家存在一定的差距，這就導(dǎo)致了我國的信息安全極易受到竊聽、干擾、黑客攻擊等因素的威脅，檔案信息安全是信息安全的主要組成部分，我國取得信息主動位置的戰(zhàn)略和保障檔案信息安全工作有密切的聯(lián)系。為了保證國家電子信息安全，一定要建立健全應(yīng)急防范機(jī)制，首先要從全社會以及相關(guān)的檔案管理部門做起，對相關(guān)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高他們的電子檔案信息安全意識，在培訓(xùn)活動中要將國家制定的電子信息安全以及檔案管理的相關(guān)規(guī)定，積極開展電子檔案安全教育工作，不斷提高電子檔案信息安全管理人員的責(zé)任感和，使其能夠自覺地把電子檔案信息安全保障工作放在首位。
建立應(yīng)急防范機(jī)制，對電子檔案信息安全管理工作可能出現(xiàn)的問題進(jìn)行預(yù)計，并且提出有針對性的建議，一旦發(fā)生危機(jī)，能夠及時協(xié)調(diào)各方面，及時進(jìn)行反應(yīng)，保證電子檔案信息安全管理工作安全運行。
（二）建立良好的載體保護(hù)環(huán)境
電子信息檔案可以和載體進(jìn)行脫離，電子信息檔案能夠按照脫機(jī)的方式進(jìn)行儲存，用于儲存電子信息檔案的載體可以是磁、光介質(zhì)，因此，在進(jìn)行電子檔案管理時，工作人員應(yīng)該創(chuàng)建一個適宜磁、光介質(zhì)的載體保護(hù)環(huán)境，首先應(yīng)該保證電子信息檔案是儲存在專用的檔案館之中，并且該檔案館必須具有恒溫、恒濕的環(huán)境，并且要具有配備自動調(diào)溫調(diào)濕設(shè)備、自動噴淋設(shè)備以及監(jiān)控設(shè)備，使檔案館的穩(wěn)度在18°左右，相對濕度在15%～40%之間，在此溫度濕度范圍內(nèi)，電子檔案載體能夠長期保存。其次，在形成和保存電子檔案時應(yīng)該采取高質(zhì)量的除塵措施，塵埃會影響電子檔案載體的保存，最好能夠使用較為先進(jìn)的除塵設(shè)備，并且定期采用專業(yè)的措施對除塵設(shè)備進(jìn)行養(yǎng)護(hù)，保證設(shè)備的高質(zhì)量運行，減少灰塵對電子檔案載體的有影響。第三，電子檔案存放館應(yīng)該避免直接在陽光下暴露，防止紫外線對其造成傷害，通常情況下，電子檔案存放館不宜設(shè)置東西向的窗，為了保證自然通風(fēng)而需要設(shè)置南北向的窗時，可以通過懸掛窗簾、安裝百葉窗、藍(lán)色吸熱平板玻璃或者氧化鈷玻璃等措施來保證室內(nèi)環(huán)境適宜保存電子檔案。第四，電子檔案存放室應(yīng)該遠(yuǎn)離磁場、以及易產(chǎn)生廢氣的工廠，在對檔案載體進(jìn)行移動時，必須要輕拿輕放，防止由于搬運對載體造成破壞，在選用存放柜時，應(yīng)該選用防磁柜，防止柜子對電子檔案產(chǎn)生磁化作用。
3 結(jié)語
綜上所述，當(dāng)今時代是一個高速發(fā)展的信息時代，科技快速發(fā)展使電子檔案成為主流的檔案形式，電子檔案給人們提供了巨大的方便，檔案制作、存儲、管理、調(diào)用工作難度越來越小，但是于此同時，電子檔案的信息安全問題也日益突出，我國的電子檔案管理起步較晚，其安全保障措施較發(fā)達(dá)國家還存在一定的差距，只有采取有效的電子檔案信心安全保障措施才能保證電子檔案信息安全，提高電子檔案的信心安全性，本文講解了信息時代下電子檔案信息安全的保障措施，希望能夠給相關(guān)人員一定啟示，促進(jìn)電子檔案信息安全保障工作的快速發(fā)展，為我國的信心安全提供保障。
參考文獻(xiàn)
[1]馬仁杰，劉俊玲. 論電子檔案開放利用中信息安全保障存在的問題與對策[J]. 檔案學(xué)通訊，2012，03：56-60.
[2]袁曉瑛. 淺論電子檔案的信息安全保障[J]. 科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2009，16：249+251.
引言
電子檔案是一種基于數(shù)字化技術(shù)所建立的一種信息管理平臺，在檔案管理工作中應(yīng)用數(shù)字化的技術(shù)與平臺，不僅可以提高信息數(shù)據(jù)的使用效率，還可以讓檔案管理本身更加安全、有效。因為檔案開放利用的現(xiàn)象，許多檔案的查詢便利性得到提升，但是其安全保障也遭受了一定的影響。對此，探討電子檔案開放利用中信息安全保障存在的問題與對策具備顯著意義。
1電子檔案開放利用中信息安全保障存在的問題
1.1電子檔案信息安全問題
網(wǎng)絡(luò)安全是電子檔案信息安全的基本前提和保障，基于網(wǎng)絡(luò)的電子檔案信息安全管理的要求前提必然是網(wǎng)絡(luò)本身的安全性，電子檔案的信息安全可以從以下三個方面實現(xiàn)直接體現(xiàn)：①電子檔案信息的長效性，數(shù)字檔案對于網(wǎng)絡(luò)的依賴性較為明顯，如果網(wǎng)絡(luò)發(fā)生故障，則電子檔案內(nèi)的信息也會隨之遭受影響，想要確保電子檔案信息的長效性，就務(wù)必提升網(wǎng)絡(luò)的維護(hù)力度以及安全程度[1]；②電子檔案的完整性。電子檔案的信息主要是儲存在網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，所以在遭受病毒和黑客攻擊的情況下，會導(dǎo)致電子檔案內(nèi)的信息完整性遭受破壞，出現(xiàn)被篡改、刪除的安全問題；③電子檔案信息的真實性。電子檔案在開放利用的過程中遭受篡改的可能性較高，因為任何的檔案使用者都有可能按照自身的思維去改變和決定檔案當(dāng)中的信息內(nèi)容，這也是開放性利用的環(huán)境下電子檔案信息安全的主要問題。
1.2影響電子檔案信息安全的主要因素
就當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境而言，應(yīng)當(dāng)電子檔案信息安全的主要因素主要有三個方面。①網(wǎng)絡(luò)的安全性。網(wǎng)絡(luò)本身的不安全性必然會導(dǎo)致電子檔案內(nèi)信息安全性遭受破壞和影響；②外部環(huán)境的安全性。例如電子檔案的硬件設(shè)備在發(fā)生故障時，必然會導(dǎo)致電子檔案的信息發(fā)生丟失、停運以及損壞等可能性；③電子檔案信息的不及時性。電子檔案信息仍然有較為明顯的不及時性，在許多領(lǐng)域中檔案的更新和修改速度有待提升。
2電子檔案開放利用中信息安全保障改進(jìn)對策
通過上述關(guān)于電子檔案開放利用過程中信息安全保障所呈現(xiàn)的問題可以發(fā)現(xiàn)，想要真正提高信息安全程度，就需要在開放利用環(huán)境之下提高電子檔案的管理質(zhì)量，并從根本上著手，優(yōu)化國家的信息網(wǎng)絡(luò)安全性，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)的安全屏障[2]。例如采用以下幾個方面的措施：①構(gòu)建穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，提高網(wǎng)絡(luò)本身的安全性，例如在網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中構(gòu)建各種安全管理技術(shù)，例如路由安全技術(shù)、訪問控制技術(shù)、密碼技術(shù)、安全管理技術(shù)、系統(tǒng)漏洞技術(shù)、病毒查殺技術(shù)以及防火墻技術(shù)等；②構(gòu)建安全可靠的檔案基礎(chǔ)，尤其是提高計算機(jī)等硬件設(shè)備的防火防水防震動等能力，從而確保電子檔案開放利用過程中信息的安全性；③改進(jìn)電子檔案管理理念，從根本上提高對檔案管理的重視程度。意識是行動的導(dǎo)向，為了持續(xù)創(chuàng)新和完善電子檔案管理利用發(fā)展平臺的功能，確保檔案管理可以推動社會發(fā)展，提高數(shù)字化檔案管理意識成為必要措施。無論是在普通員工還是管理者中，都必須充分認(rèn)識到檔案管理的重要性，并構(gòu)建行之有效的管理制度進(jìn)行管理，尤其是明確電子安全信息管理的目標(biāo)和方式，管理措施、管理內(nèi)容以及管理要求等，明確每一個電子檔案信息安全管理部門的職責(zé)以及任務(wù)，例如法律法規(guī)支撐、環(huán)境與設(shè)備安全支撐、人力資源支撐以及安全防護(hù)技術(shù)支撐等，促使電子檔案安全管理逐漸成為信息安全保障的目標(biāo)。
3總結(jié)
綜上所述，電子檔案開放利用在很大程度上可以推動檔案發(fā)展，并且顯著優(yōu)化檔案的儲存效率、使用效率以及修改和共享效率，是檔案管理必然的發(fā)展方向。但是，我國當(dāng)前電子檔案在信息安全管理層面仍然存在一些問題和不足，想要提升電子檔案信息的安全性以及資源共享有效性，務(wù)必保障電子檔案安全的管理重要性，并通過不斷的優(yōu)化和創(chuàng)新，提高信息安全保障效果，推動電子檔案長遠(yuǎn)發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
[1]余建國.論電子檔案開放利用中信息安全保障存在的問題與對策[J].信息化建設(shè)，2015，23（12）：5001~5002.
