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時(shí)間：2023-06-07 09:02:49
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【中圖分類號(hào)】 E232.5 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】B 【文章編號(hào)】 1001-4128（2011） 09-0043-01
1 紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案與存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案要同步歸檔
會(huì)計(jì)工作由于傳統(tǒng)的記帳形式發(fā)生了變化，財(cái)政部頒發(fā)的《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》第四章第七條明確指出：“電算化會(huì)計(jì)檔案，包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，其他磁性介質(zhì)式光盤(pán)存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來(lái)的書(shū)面形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第四十五條規(guī)定：實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位，有關(guān)電子數(shù)據(jù)、會(huì)計(jì)軟件資料等應(yīng)當(dāng)作為會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理，然而實(shí)際工作中，會(huì)計(jì)委派制，核算的地區(qū)或部門(mén)，基本都實(shí)行了電算化會(huì)計(jì)，形成大量的磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案都得存在會(huì)計(jì)核算中心，也是只紙會(huì)計(jì)檔案。
2 會(huì)計(jì)工作與會(huì)計(jì)檔案脫結(jié)
會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)核算的產(chǎn)物，它門(mén)產(chǎn)生于會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作中是會(huì)計(jì)工作的延伸，也是會(huì)計(jì)工作的終結(jié)。但在實(shí)際工作中，會(huì)計(jì)委派制管理下的會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)但對(duì)檔案知識(shí)，特別是對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理檔案知之甚少， 也沒(méi)有參加過(guò)會(huì)計(jì)檔案管理的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。各單位普遍重會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)輕會(huì)計(jì)檔案管理。在各單位制定的會(huì)計(jì)制度中突出管理制度，沒(méi)有把會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化納入會(huì)計(jì)人員崗位職責(zé)中，在會(huì)計(jì)人員上崗前，沒(méi)有邀請(qǐng)檔案專業(yè)人員講授會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，造成會(huì)計(jì)檔案整理質(zhì)量不高，封面內(nèi)容填寫(xiě)不全、裝訂不整齊、有的分類、排列不規(guī)范，無(wú)目錄現(xiàn)象，使整理出的會(huì)計(jì)檔案沒(méi)有達(dá)到規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，更談不上科學(xué)管理。財(cái)政部門(mén)與檔案行政管理部門(mén)缺乏必要的溝通與和作。
由于會(huì)計(jì)委派制是近些年來(lái)新的管理模式，其業(yè)務(wù)主要是接受同級(jí)財(cái)政部門(mén)的監(jiān)督，然而從其至今，無(wú)論財(cái)政部門(mén)只管會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)規(guī)范與否，而對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范與否少有問(wèn)津，使會(huì)計(jì)委派制下的會(huì)計(jì)檔案，基本屬于“失控”狀態(tài)。
3 會(huì)計(jì)檔案管理制度有待完善，制度不健全勢(shì)必造成管理無(wú)章可循。
不少會(huì)計(jì)檔案核算中心并沒(méi)有制定較為完善的會(huì)計(jì)檔案立卷，歸檔、保管制度，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、檔案時(shí)間、整理標(biāo)準(zhǔn)、移交等問(wèn)題沒(méi)有做出具體的可操作性的規(guī)定，只突出調(diào)整了會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作，忽視了會(huì)計(jì)檔案管理，沒(méi)有把會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理納入會(huì)計(jì)人員崗位責(zé)任制中，也沒(méi)有配備專業(yè)管理會(huì)計(jì)檔案人員。
（一）應(yīng)明確會(huì)計(jì)檔案的主體，理順會(huì)計(jì)檔案管理體制，對(duì)納入會(huì)計(jì)核算中心集中核算的單位，應(yīng)根據(jù)財(cái)務(wù)管理自不變，資產(chǎn)所有權(quán)不變，資金使用權(quán)不變，債權(quán)債務(wù)不變，會(huì)計(jì)核算主體不變的五項(xiàng)原則，明確會(huì)計(jì)檔案的主體，是各行政企事業(yè)單位而不是會(huì)計(jì)核算中心《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第6條明確指出，當(dāng)前形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)部門(mén)保管一年，期滿后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部，指定專人保管。會(huì)計(jì)核算中心應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》《會(huì)計(jì)法》，《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，將各單位會(huì)計(jì)檔案局整理規(guī)范，在核算中心保管一年，期滿后編制會(huì)計(jì)檔案的案卷目錄。連同打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)，會(huì)計(jì)檔案向核算單位的檔案機(jī)構(gòu)或會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)移交。
（二）會(huì)計(jì)人員崗位培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量，會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人。會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范整理的熟知，熟練程度決定了會(huì)計(jì)檔案的質(zhì)量的高低。因此，必須將會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會(huì)計(jì)人員崗位的培訓(xùn)，從會(huì)計(jì)檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案的整理規(guī)范工作。
（三）財(cái)政部門(mén)與檔案部門(mén)聯(lián)手共同加大對(duì)新的會(huì)計(jì)管理體制下形成的會(huì)計(jì)檔案的監(jiān)管。
結(jié)合實(shí)際聯(lián)合制發(fā)包含新的會(huì)計(jì)體制工作內(nèi)容的《會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施細(xì)則》進(jìn)一步細(xì)化會(huì)計(jì)檔案的分類、組卷、排列、編頁(yè)、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程。在各項(xiàng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作檢查中，將會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理納入其中，加大對(duì)會(huì)計(jì)工作的整體性和連續(xù)性的檢查、監(jiān)督。
（四）完善會(huì)計(jì)檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，嚴(yán)格辦理會(huì)計(jì)檔案移交手續(xù)。
實(shí)行會(huì)計(jì)委派制的地區(qū)和部門(mén)，除了建立會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、安全保密等管理制度外，還應(yīng)根據(jù)會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、分類大綱、保管期表、移交時(shí)間等。確保會(huì)計(jì)檔案收集的齊全完整，在向委托單位移交檔案時(shí)，交接雙方的監(jiān)交人、會(huì)計(jì)、報(bào)帳員、檔案員應(yīng)同時(shí)辦理交接手續(xù)，加蓋公章，清點(diǎn)會(huì)計(jì)檔案是否齊全、完整、賬目相符，案卷整理質(zhì)量是否規(guī)范，交接憑據(jù)應(yīng)一式三份，雙方單位各自保留一份，存檔一份。
要真正做到科學(xué)管理會(huì)計(jì)檔案，為各部門(mén)提供最準(zhǔn)確無(wú)誤的憑據(jù)材料。
參考文獻(xiàn)
檔案是全部活動(dòng)的真實(shí)記錄，它體現(xiàn)各機(jī)關(guān)單位成長(zhǎng)與發(fā)展歷程，是寶貴的經(jīng)驗(yàn)財(cái)富和重要的信息資源。因此，檔案管理是機(jī)關(guān)管理工作的重要環(huán)節(jié)，對(duì)機(jī)關(guān)效益產(chǎn)生重要影響，是機(jī)關(guān)提高績(jī)效，增加效益，科學(xué)管理的重要保證。
一、檔案管理科學(xué)化的必要性及緊迫性(一)檔案管理是機(jī)關(guān)單位管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)檔案材料無(wú)序零散保存，勢(shì)必為某些重要檔案信息資源持有者提供可趁之機(jī)，造成管理上的被動(dòng)，引起機(jī)關(guān)內(nèi)部管理混亂。由于人員流動(dòng)，把檔案保存在個(gè)別人手中或由各職能部門(mén)自行保管，缺乏有效監(jiān)督管理機(jī)制，一旦出現(xiàn)關(guān)鍵人員離職或跳槽，輕則使管理層面斷裂，工作無(wú)法延續(xù)；重則導(dǎo)致機(jī)關(guān)機(jī)密、獨(dú)有知識(shí)產(chǎn)權(quán)和信息流失，造成無(wú)法挽回的損失。檔案有其獨(dú)有的原始記錄，記錄著未公開(kāi)的、未申請(qǐng)專利的技術(shù)或機(jī)密。占有這些資料就是占有機(jī)關(guān)的技術(shù)或機(jī)密。因此，機(jī)關(guān)單位做好檔案管理工作，可以有效避免因技術(shù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)的流失而影響機(jī)關(guān)單位的生存與發(fā)展。
(二)檔案是機(jī)關(guān)單位信用管理的重要保證檔案是公認(rèn)的構(gòu)成信用信息的核心資源。首先，完善的檔案管理可作為展現(xiàn)單位自身誠(chéng)信的一個(gè)窗口，反映各單位的科技成果、管理水平、財(cái)務(wù)狀況等重要內(nèi)容。其次，在社會(huì)信用體系建設(shè)中，信用檔案建設(shè)已成為社會(huì)各界關(guān)注的焦點(diǎn)。國(guó)家已經(jīng)提出要加快建立企業(yè)、中介機(jī)構(gòu)和個(gè)人的信用檔案，使有不良記錄者付出代價(jià)，名譽(yù)掃地，直至繩之以法?？梢?jiàn)檔案納入社會(huì)信用系統(tǒng)是必不可少的因素。
(三)檔案是機(jī)關(guān)文化建設(shè)的活力源泉機(jī)關(guān)文化是從機(jī)關(guān)的歷史積淀中提煉出來(lái)，反映在完整系統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案之中。檔案是文化事業(yè)的象征，是文化發(fā)展的真實(shí)記錄，是文化存儲(chǔ)的主要形式。機(jī)關(guān)單位文化建設(shè)應(yīng)立足于本機(jī)關(guān)單位的歷史和現(xiàn)狀，有自身特色，不能脫離本歷史，搞一種毫無(wú)本特色的“泛文化”。綜觀機(jī)關(guān)檔案，可以深刻理解本單位特點(diǎn)及歷史發(fā)展規(guī)律。
二、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作存在的問(wèn)題(一)檔案管理重視程度低各單位往往重視財(cái)務(wù)重視人事重視組織等方面的管理，卻很少重視檔案管理，殊不知檔案管理也是機(jī)關(guān)單位管理的重要一環(huán)。許多機(jī)關(guān)單位忽視檔案管理工作，忽視檔案材料是單位的重要信息資源庫(kù)。檔案部門(mén)更是作為“冷部門(mén)”，極易成為精簡(jiǎn)或兼并對(duì)象，甚至撤銷專門(mén)檔案機(jī)構(gòu)，只設(shè)置兼職檔案人員。這些人員崗位不固定，檔案業(yè)務(wù)知識(shí)偏低，待遇較低，再加之檔案機(jī)構(gòu)在單位組織體系中地位低，直接影響檔案工作的發(fā)展。
(二)檔案管理模式落后
目前的機(jī)關(guān)檔案管理雖有一定規(guī)模但內(nèi)部管理與機(jī)關(guān)單位發(fā)展脫節(jié)，檔案分散保管在各職能部門(mén)，如財(cái)務(wù)檔案保存在財(cái)務(wù)部、技術(shù)檔案保存在技術(shù)部、文書(shū)檔案保存在辦公室，雖各部門(mén)都保存檔案，但他們之間互相封閉，整體上處于零散無(wú)序狀態(tài)。大部分檔案管理者又未經(jīng)過(guò)正規(guī)培訓(xùn)，不懂檔案整理，很多檔案實(shí)行簡(jiǎn)單“信袋式”管理，影響檔案的查閱利用。
(三)檔案管理科學(xué)化水平低
隨著信息化的發(fā)展，辦公自動(dòng)化、電子文件、文檔一體化等新生事物相繼出現(xiàn)，使檔案形成方式發(fā)生很大變化。這些檔案的管理和利用方式與紙質(zhì)檔案截然不同，當(dāng)前檔案?jìng)鹘y(tǒng)的工作模式和技術(shù)水平已不能適應(yīng)。因?yàn)槲募钠鸩?、修改到印發(fā)都通過(guò)計(jì)算機(jī)運(yùn)行，它具有便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞。因此要運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段來(lái)解決電子文件中原始信息的長(zhǎng)期保存問(wèn)題任重而道遠(yuǎn)。
三、檔案管理科學(xué)化的若干對(duì)策
檔案管理科學(xué)化要求檔案管理要與時(shí)俱進(jìn)，構(gòu)建科學(xué)檔案管理機(jī)制，夯實(shí)完善檔案管理，以檔案管理科學(xué)化促進(jìn)機(jī)關(guān)管理高效化。檔案管理科學(xué)化工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，主要包括兩方面：(一)國(guó)家政府政策層面1.積極完善和宣傳檔案法律法規(guī)檔案行政管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)檔案執(zhí)法隊(duì)伍建設(shè)，依法監(jiān)督和指導(dǎo)檔案工作。各地政府應(yīng)利用檔案行政執(zhí)法檢查及設(shè)立《檔案法》宣傳月，通過(guò)電視臺(tái)、報(bào)紙等媒體，并通過(guò)張貼標(biāo)語(yǔ)、召開(kāi)檔案工作座談會(huì)等形式，大力宣傳檔案法律法規(guī)，堅(jiān)持“多宣傳、多聯(lián)絡(luò)、多接觸、多服務(wù)”的工作方法，促進(jìn)檔案工作規(guī)范化建設(shè)。并與相關(guān)部門(mén)加強(qiáng)溝通與協(xié)調(diào)，共同督促，積極營(yíng)造建檔氛圍，使更多單位認(rèn)識(shí)到建立健全檔案的重要意義，增強(qiáng)機(jī)關(guān)單位做好檔案工作的自覺(jué)性。
2.積極塑造典型，發(fā)揮以點(diǎn)帶面功效精心選擇一些規(guī)模大、作風(fēng)好、有一定檔案管理基礎(chǔ)的單位作為試點(diǎn)，進(jìn)行重點(diǎn)指導(dǎo)、培養(yǎng)，樹(shù)立典型，以點(diǎn)帶面，全面提升檔案管理水平。采取先學(xué)會(huì)管理的單位帶動(dòng)后建檔的單位，以老手帶動(dòng)新手，先推出部分示范單位，使其成為“領(lǐng)頭羊”，讓后來(lái)者有榜樣可學(xué)習(xí)，有先例可借鑒。
3.積極開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)
檔案行政管理部門(mén)要采取切實(shí)措施：一是舉辦培訓(xùn)班，講授檔案工作的基本業(yè)務(wù)知識(shí)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，使其更快更好地獨(dú)立開(kāi)展檔案工作。二是深入機(jī)關(guān)單位，現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)和培訓(xùn)。要利用執(zhí)法檢查等時(shí)機(jī)，深入到各機(jī)關(guān)單位現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)。政府部門(mén)有必要主動(dòng)服務(wù)，幫助制定合適檔案工作制度、檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)和檔案分類方案，給專兼職檔案人員上培訓(xùn)課，使機(jī)關(guān)單位檔案工作走上標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化軌道。
4.積極提供檔案中介服務(wù)
通過(guò)檔案社會(huì)化服務(wù)的形式對(duì)檔案進(jìn)行代保管、托管、等，檔案中介服務(wù)能滿足這一需求。以檔案中介為依托，開(kāi)展檔案整理、寄存、代管業(yè)務(wù)。遵循市場(chǎng)需求，各地檔案部門(mén)可以設(shè)立“咨詢服務(wù)中心”，為那些人手不足、保管條件較差的機(jī)關(guān)單位提供檔案整理、代管、寄存等服務(wù)，為其提供規(guī)范的科學(xué)化的檔案管理，既節(jié)約管理成本，又能促進(jìn)檔案管理科學(xué)化。
(二)機(jī)關(guān)單位自身層面
1.強(qiáng)化檔案意識(shí)，牢固效用觀念在檔案工作建設(shè)中，首先要提高檔案意識(shí)，確立檔案實(shí)用效益觀念后，才會(huì)用心去收集、整理、保管、利用好這些檔案資料，做好檔案管理工作。各機(jī)關(guān)單位應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》、《〈檔案法〉實(shí)施辦法》及所屬地檔案條例，提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，自覺(jué)接受檔案部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督，主動(dòng)抓好檔案工作。
2.構(gòu)建科學(xué)化檔案管理機(jī)制
只要符合國(guó)家檔案法規(guī)，實(shí)行集中統(tǒng)一管理原則，有利于檔案工作開(kāi)展，就可以一切從實(shí)際出發(fā)。建立檔案管理機(jī)制，關(guān)鍵要保證檔案的及時(shí)、完整收集、保管和提供有效利用上，體現(xiàn)在是否滿足時(shí)展、社會(huì)發(fā)展的需要，是否有利于檔案管理可持續(xù)發(fā)展，沒(méi)必要追求設(shè)施大而全。如果檔案沒(méi)有保存齊全完整，不能提供各項(xiàng)活動(dòng)服務(wù)，檔案室再豪華，設(shè)施再完備也是毫無(wú)用處，缺少價(jià)值。
3.科學(xué)利用信息化手段
在機(jī)關(guān)單位信息化建設(shè)中，檔案部門(mén)要充分利用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)量大，檢索速度快等優(yōu)勢(shì)，大力開(kāi)發(fā)適用于計(jì)算機(jī)完成的檔案檢索方法和存儲(chǔ)模式。檔案部門(mén)要建立嚴(yán)格的管理制度，從技術(shù)與管理兩方面，確保檔案實(shí)體與載體的安全，確保網(wǎng)絡(luò)傳輸及檔案數(shù)據(jù)的安全，將歸檔紙質(zhì)文件與歸檔電子文件采用“雙軌制”整理方法，兩者編為一致的檔號(hào)和著錄信息，利于查閱和管理，并做好數(shù)據(jù)備份工作。有條件的單位，逐步推進(jìn)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)，把分散于不同載體，不同地理位置的信息以數(shù)字化形式存儲(chǔ)，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心，向各類工作提供大規(guī)模、大信息量的分布式數(shù)字信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。
總之，檔案是國(guó)家和社會(huì)的寶貴歷史資源。因此加強(qiáng)檔案的科學(xué)管理工作，是檔案部門(mén)面臨的共同新課題。各有關(guān)部門(mén)尤其是檔案管理部門(mén)，應(yīng)從戰(zhàn)略高度來(lái)重視和加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位檔案管理工作，以檔案管理科學(xué)化促進(jìn)機(jī)關(guān)管理的高效化。
參考文獻(xiàn)：
[1]張雪艷.檔案管理科學(xué)化探究[J].蘭臺(tái)世界,2007(6):24.
一、廣泛開(kāi)展對(duì)農(nóng)業(yè)科技檔案建檔工作的監(jiān)督與指導(dǎo)
農(nóng)業(yè)科技檔案是農(nóng)業(yè)科研和農(nóng)業(yè)技術(shù)普及和推廣活動(dòng)的真實(shí)記錄，產(chǎn)生于農(nóng)業(yè)農(nóng)村活動(dòng)的方方面面，蘊(yùn)藏著大量的農(nóng)業(yè)科技知識(shí)、生產(chǎn)經(jīng)驗(yàn)和實(shí)用技術(shù)，是進(jìn)行農(nóng)作物、畜禽、水產(chǎn)等品種選育及新品種引進(jìn)、創(chuàng)新和推廣，以及配套栽培、養(yǎng)殖、生物技術(shù)研究、病蟲(chóng)害防治的重要依據(jù)，是農(nóng)業(yè)區(qū)域開(kāi)發(fā)、集約化種養(yǎng)、高效農(nóng)業(yè)經(jīng)營(yíng)等綜合性開(kāi)發(fā)研究的重要基礎(chǔ)資料，是廣大農(nóng)民科學(xué)發(fā)展農(nóng)業(yè)、科技致富的金鑰匙。所以，農(nóng)業(yè)科技檔案在農(nóng)業(yè)和農(nóng)村工作中的地位和作用日益重要，各級(jí)檔案和涉農(nóng)部門(mén)應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)對(duì)各類農(nóng)業(yè)科技檔案管理的宣傳和監(jiān)督指導(dǎo)，使農(nóng)業(yè)科技檔案信息得到有效管理和利用。（一）增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)。服務(wù)是檔案工作永恒的主題，也是檔案工作的生命線，各級(jí)檔案及涉農(nóng)部門(mén)要深入農(nóng)業(yè)科技檔案管理最基層，主動(dòng)開(kāi)展檔案宣傳和業(yè)務(wù)指導(dǎo)服務(wù)，把農(nóng)業(yè)科技檔案建設(shè)管理提上日程。農(nóng)業(yè)科技檔案管理必須緊扣農(nóng)業(yè)農(nóng)村發(fā)展這個(gè)主題，切實(shí)把服務(wù)作為開(kāi)展各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，努力做到農(nóng)村經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展到哪里，檔案工作的觸角就延伸到哪里。要以鞏固發(fā)展農(nóng)業(yè)農(nóng)村好形勢(shì)，落實(shí)高質(zhì)量發(fā)展要求和堅(jiān)持農(nóng)業(yè)農(nóng)村優(yōu)先發(fā)展總方針為指導(dǎo)，以對(duì)農(nóng)村改革發(fā)展提出的新要求，抓重點(diǎn)，補(bǔ)短板，強(qiáng)基礎(chǔ)，圍繞“鞏固、增強(qiáng)、提升、暢通”深化農(nóng)業(yè)供給側(cè)結(jié)構(gòu)改革服務(wù)為目標(biāo)，以縣鄉(xiāng)村三級(jí)涉農(nóng)單位及各種農(nóng)業(yè)協(xié)會(huì)、經(jīng)濟(jì)組織及專業(yè)戶科技示范戶為基點(diǎn)，進(jìn)一步完善農(nóng)業(yè)科技檔案工作運(yùn)行機(jī)制，建立并規(guī)范農(nóng)業(yè)科技檔案管理指導(dǎo)服務(wù)體系，努力實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)科技檔案的科學(xué)管理和有效服務(wù)，為全面推進(jìn)鄉(xiāng)村振興提供有力檔案信息支持。（二）不斷拓展工作領(lǐng)域。隨著農(nóng)村改革的不斷深化，以及調(diào)整優(yōu)化農(nóng)業(yè)結(jié)構(gòu)，加快突破農(nóng)業(yè)關(guān)鍵核心技術(shù)等工作的展開(kāi)，農(nóng)村經(jīng)濟(jì)和社會(huì)事業(yè)建設(shè)領(lǐng)域不斷拓寬，農(nóng)村檔案管理模式和運(yùn)行機(jī)制也在發(fā)生變化，要積極探索新形勢(shì)下檔案工作的新方法、新途徑，不斷研究新情況，解決處理新問(wèn)題，總結(jié)新經(jīng)驗(yàn)，開(kāi)創(chuàng)新境界，工作中要大膽嘗試，勇于創(chuàng)新，在創(chuàng)新中求發(fā)展。在研究農(nóng)業(yè)科技檔案具體工作時(shí)，要注意打破一些傳統(tǒng)管理理念。例如，隨著高新技術(shù)的快速發(fā)展，使得農(nóng)業(yè)農(nóng)村的科技檔案材料來(lái)源更廣泛，內(nèi)容更豐富，載體形式多樣化。這就要求檔案及相關(guān)涉農(nóng)管理部門(mén)應(yīng)站在時(shí)展的高度，研究新對(duì)策，及時(shí)調(diào)整和拓展檔案信息的接收和收集標(biāo)準(zhǔn)，幫助產(chǎn)生新檔案的單位及個(gè)人及時(shí)將檔案收集、整理歸檔，保證檔案信息的安全和有效利用。（三）注意采取有效方式方法開(kāi)展工作。農(nóng)業(yè)科技檔案的產(chǎn)生和形成，涉及的單位和個(gè)人較多，面廣而分散，內(nèi)容種類比較復(fù)雜，必須注意采取有效的方式方法開(kāi)展工作。首先要注意檔案法制的宣傳。要深入學(xué)習(xí)貫徹《檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，加強(qiáng)檔案的法治教育、法律咨詢、法制宣傳工作，可通過(guò)法制宣傳、執(zhí)法檢查等多種活動(dòng)進(jìn)行引導(dǎo)和咨詢，提高農(nóng)業(yè)農(nóng)村領(lǐng)域檔案法制意識(shí)。其次，可利用提供檔案服務(wù)及相關(guān)激勵(lì)評(píng)比活動(dòng)，增強(qiáng)人們對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)和重視，提升社會(huì)參與和重視檔案工作的主動(dòng)性。第三，可通過(guò)召開(kāi)現(xiàn)場(chǎng)會(huì)、經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)等方式，推廣成功經(jīng)驗(yàn)和成熟做法，帶動(dòng)檔案工作水平全面提升。第四，注意分類指導(dǎo)。要加強(qiáng)不同層次，不同類型農(nóng)業(yè)科技檔案信息的分類指導(dǎo)和有效管理，縣鄉(xiāng)村檔案工作基礎(chǔ)不一、科技檔案內(nèi)容不同的建檔單位和個(gè)人，應(yīng)因地制宜，突出不同特點(diǎn)，注意各具特色、內(nèi)容豐富的農(nóng)業(yè)科技檔案信息管理體系建設(shè)。
二、努力提高農(nóng)業(yè)科技檔案的科學(xué)管理水平
農(nóng)業(yè)科技檔案信息是國(guó)家檔案信息的重要組成部分，加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科技檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)其現(xiàn)代化建設(shè)目標(biāo)，是檔案工作發(fā)展的總體要求。只有實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)科技檔案信息的科學(xué)管理，才能更有效地服務(wù)于農(nóng)業(yè)農(nóng)村社會(huì)經(jīng)濟(jì)的建設(shè)和發(fā)展。（一）必須實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)科技檔案的規(guī)范化管理。農(nóng)業(yè)科技檔案是農(nóng)業(yè)農(nóng)村發(fā)展的重要信息資源，對(duì)推進(jìn)鄉(xiāng)村振興和解決三農(nóng)問(wèn)題的意義不可低估。檔案部門(mén)和農(nóng)業(yè)農(nóng)村主管部門(mén)應(yīng)分工協(xié)作，密切配合，努力實(shí)現(xiàn)對(duì)農(nóng)業(yè)科技檔案的法制化管理建立健全縣鄉(xiāng)村三級(jí)農(nóng)業(yè)科技檔案工作網(wǎng)絡(luò)，并不斷提升工作水平，各類農(nóng)業(yè)科技檔案形成單位也要加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科技檔案的收集、整理和歸檔立卷工作，積極開(kāi)展各項(xiàng)業(yè)務(wù)建設(shè)。要健全工作網(wǎng)絡(luò)，確立工作體系，明確工作責(zé)任，落實(shí)工作任務(wù)，確保檔案的完整與安全。要依法建立各項(xiàng)管理制度，規(guī)范工作行為，推進(jìn)檔案工作不斷向縱深開(kāi)展。通過(guò)積極有效的工作，不斷提升農(nóng)業(yè)科技檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理水平，爭(zhēng)取早日全面納入法制化管理軌道。（二）必須加快農(nóng)業(yè)科技檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)步伐。隨著我國(guó)農(nóng)業(yè)農(nóng)村現(xiàn)代化建設(shè)步伐的日新月異，農(nóng)業(yè)科技檔案作為農(nóng)業(yè)農(nóng)村工作的重要信息資源，現(xiàn)代化管理是其必然選擇。實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，既可以提高農(nóng)業(yè)科技檔案的管理水平，又可以加快農(nóng)業(yè)科技檔案信息的傳遞速度和提升服務(wù)質(zhì)量。具體實(shí)施工作可以通過(guò)以下三個(gè)步驟來(lái)實(shí)現(xiàn)，一是按照數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)對(duì)農(nóng)業(yè)科技檔案信息進(jìn)行信息化加工和錄入；二是采取計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案信息；三是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化信息化建設(shè)輸出檔案信息。通過(guò)現(xiàn)代化建設(shè)，可全面提升農(nóng)業(yè)科技檔案管理和服務(wù)水平，為農(nóng)業(yè)農(nóng)村的建設(shè)和發(fā)展做出更大貢獻(xiàn)。
中圖分類號(hào)：R197.3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
病歷檔案是患者入院到出院時(shí)病情診斷、治療、護(hù)理和愈后過(guò)程中的全部記錄，是患者在醫(yī)院就診期間形成的全部醫(yī)療檔案。病歷檔案在疾病診斷和治療中具有重要作用，既是臨床進(jìn)行科學(xué)診斷治療的基礎(chǔ)資料，也是維護(hù)醫(yī)患權(quán)益的法律依據(jù)。因此，要加強(qiáng)病歷檔案管理，強(qiáng)化病歷檔案的收集、整理、監(jiān)督和利用，提高病歷檔案整理的質(zhì)量。
1 醫(yī)院病歷檔案規(guī)范化管理的重要意義
（1）病歷檔案是正確診斷疾病和治療的重要依據(jù)。一份完整的病歷可以記載一個(gè)病人病情發(fā)生、發(fā)展、轉(zhuǎn)歸和治療的全過(guò)程。完整的病歷檔案對(duì)病人的病情觀察和治療具有正確的指導(dǎo)性，是醫(yī)務(wù)人員診治疾病水平評(píng)估的依據(jù)。病歷書(shū)寫(xiě)是鍛煉和培養(yǎng)醫(yī)生思維能力和診治能力最好的方法，寫(xiě)好病歷是做好一名醫(yī)生的必由之路。病歷中還記錄著各種疑難病癥，使資料中蘊(yùn)藏著豐富的知識(shí)與信息。①通過(guò)對(duì)臨床病歷回顧，對(duì)病歷進(jìn)行分析，借鑒正確治療方法，挑選有價(jià)值的資料進(jìn)行來(lái)總結(jié)，提高業(yè)務(wù)水平。
（2）病歷檔案是教學(xué)和科研最寶貴的資料。病歷是一份很好的臨床教學(xué)和科研素材。通過(guò)病例分析、病案討論可以強(qiáng)化學(xué)生對(duì)臨床理論知識(shí)的理解，培養(yǎng)學(xué)生理論聯(lián)系實(shí)際的能力，提高學(xué)生的臨床思維能力，這種能力是培養(yǎng)合格的醫(yī)學(xué)畢業(yè)生的重要內(nèi)容之一。在科研中，通過(guò)對(duì)臨床病歷分析，尋求疾病發(fā)生、發(fā)展、治療轉(zhuǎn)歸的規(guī)律。研究臨床治療、預(yù)防措施與疾病、康復(fù)的關(guān)系，開(kāi)發(fā)新的醫(yī)療技術(shù)和藥物，推動(dòng)醫(yī)學(xué)不斷發(fā)展。醫(yī)師可根據(jù)既往某類疾病的病歷檔案回顧性總結(jié)，得出某些規(guī)律性的結(jié)論來(lái)提高臨床工作，更可有計(jì)劃地進(jìn)行一些前瞻性研究，從而提供寶貴的研究資料。②
（3）病歷檔案是提高醫(yī)院管理水平的信息庫(kù)：在醫(yī)院管理工作中，病歷檔案是醫(yī)院最珍貴、最有收藏價(jià)值的檔案財(cái)富。大量的病歷資料是醫(yī)療業(yè)務(wù)信息的載體，可以反映出整個(gè)醫(yī)院工作狀況、醫(yī)務(wù)人員的業(yè)務(wù)水平、技術(shù)質(zhì)量和醫(yī)德醫(yī)風(fēng)等方面的管理水平。醫(yī)院管理者通過(guò)病歷檔案信息資源，擴(kuò)大服務(wù)范圍，完善不足之處，監(jiān)督全院工作，指導(dǎo)醫(yī)院經(jīng)營(yíng)管理，提高醫(yī)院工作效率與質(zhì)量管理的科學(xué)性。因此，切實(shí)管好、用好醫(yī)院病歷檔案，努力適應(yīng)醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)的新形勢(shì)，對(duì)改善醫(yī)療服務(wù)提高醫(yī)院管理水平，具有十分重要的作用。
（4）病歷檔案是處理醫(yī)療事故和醫(yī)療糾紛的重要法律依據(jù)。病歷檔案的形成以及記錄內(nèi)容，是醫(yī)療事故糾紛、法律訴訟中的法定證據(jù)，也是溝通協(xié)調(diào)醫(yī)患關(guān)系、體現(xiàn)患者的知情權(quán)和醫(yī)療權(quán)的重要手段。依據(jù)病歷檔案，醫(yī)師可迅速正確診斷與治療患者，醫(yī)院亦可據(jù)之申請(qǐng)醫(yī)保給付、理清法律責(zé)任等。病歷檔案可以為保險(xiǎn)公司提供所有需要的真實(shí)信息，使保險(xiǎn)公司及被保險(xiǎn)人雙方利益均得到保證。在某（下轉(zhuǎn)第238頁(yè)）（上接第236頁(yè)）些涉及人身傷害、健康保險(xiǎn)的刑事、民事案件審理及發(fā)生醫(yī)療糾紛時(shí)，病案還是一份具有法律效用的原始材料或作為證明案件真實(shí)情況的證據(jù)，病歷更是醫(yī)院或醫(yī)務(wù)人員證明自己無(wú)過(guò)錯(cuò)的主要和重要的證據(jù)材料。
2 如何對(duì)醫(yī)院病歷檔案進(jìn)行科學(xué)規(guī)范化管理
2.1 完善病歷檔案管理制度，確定專業(yè)的檔案管理人員
根據(jù)檔案工作的基本原則和檔案法規(guī)，應(yīng)該把病歷檔案納入醫(yī)院檔案的管理體系， 成立專門(mén)檔案室，檔案必須由專業(yè)的檔案管理人員保管，真正做到統(tǒng)一管理、統(tǒng)一保存、統(tǒng)一利用。管理員應(yīng)該熟煉掌握病案專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)的操作技術(shù)等，做好監(jiān)督和檢查檔案工作，把好病歷檔案的形成和歸檔關(guān)，要加強(qiáng)對(duì)病歷檔案書(shū)寫(xiě)質(zhì)量的管理，做到病歷書(shū)寫(xiě)要求真實(shí)完整、重點(diǎn)突出，條理清晰、書(shū)寫(xiě)整潔，確保病歷檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。③
2.2 規(guī)范病歷檔案的整理要求，及時(shí)進(jìn)行歸檔
整理檔案時(shí)，應(yīng)檢查病歷填寫(xiě)是否符合要求。病歷首頁(yè)的病人姓名、年齡、籍貫、婚姻狀況、職業(yè)、住址等是否信息完整；住院天數(shù)、診斷、轉(zhuǎn)歸及手術(shù)愈合等項(xiàng)是否依次填寫(xiě)。要求用藍(lán)黑色墨水書(shū)寫(xiě)，如血型、過(guò)敏藥物，化驗(yàn)異常者用紅墨水筆或紅園珠筆標(biāo)記；書(shū)寫(xiě)文字要求通順簡(jiǎn)練、字跡清晰、無(wú)錯(cuò)別字、自造字及非國(guó)際通用的中、英文縮寫(xiě)。病歷中任何內(nèi)容不允許有涂改。凡是要?dú)w檔的病歷，經(jīng)專業(yè)人員經(jīng)過(guò)認(rèn)真審核，符合要求后，按順序排列好，裝訂成冊(cè)，放置在各科病歷架上，待上級(jí)醫(yī)師審核簽字后，根據(jù)病歷編號(hào)順序統(tǒng)一編制檔案登記號(hào)，依次排放。
2.3 加強(qiáng)對(duì)病歷檔案的現(xiàn)代技術(shù)管理
隨著電子計(jì)算機(jī)和數(shù)字化技術(shù)的飛速發(fā)展，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案已逐漸被各大醫(yī)院所接受。保管病歷檔案的最終目的就是為了提供利用。現(xiàn)代信息技術(shù)為檔案管理工作開(kāi)辟方便快捷的途徑，利用計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)功能可以將各種病案以光盤(pán)的形式存儲(chǔ)起來(lái)，減少庫(kù)存。建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理，對(duì)各種病案信息進(jìn)行加工和整合，從而規(guī)范醫(yī)院電子病案檔案。作為病案管理人員要提高自我管理水平，對(duì)信息的收集、電子建檔、日常維護(hù)和數(shù)據(jù)庫(kù)管理等具有較強(qiáng)的管理能力，真正實(shí)現(xiàn)電子病案信息共享和網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。
只有做到資料收集齊全、分類準(zhǔn)確、整理科學(xué)、歸檔完整，才能更好的對(duì)病歷檔案進(jìn)行科學(xué)規(guī)范化管理，才能把病歷檔案管理工作提升到一個(gè)新的水平，才能適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展。
注釋
醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院基本建設(shè)檔案的簡(jiǎn)稱，主要是指醫(yī)院在各個(gè)基礎(chǔ)建設(shè)階段所涉及的各種文本、圖像、表格、圖紙、材料、攝影、錄音等資料按照一定科學(xué)、合理的管理手段和布局形成的有體系的、有規(guī)模的檔案，其涉及到醫(yī)院基本建設(shè)的階段包括立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、籌劃、修正的總起設(shè)計(jì)階段，在報(bào)項(xiàng)報(bào)批、審批、修改、招標(biāo)、投標(biāo)、勘察的施工準(zhǔn)備階段，在簽訂委托合同、施工組織成立、正式施工、成立監(jiān)理組織、施工監(jiān)理、竣工、成立驗(yàn)收小組、驗(yàn)收、投產(chǎn)的施工及竣工階段。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，檔案管理也進(jìn)入了全新的時(shí)代，檔案的建成、整理、保存、展示、利用、修整的過(guò)程已經(jīng)不再仰賴于實(shí)物和載體，而更加注重信息和數(shù)據(jù)的運(yùn)用，但這也對(duì)專業(yè)知識(shí)提出了更高的要求，對(duì)科學(xué)化的程度與合理化的標(biāo)準(zhǔn)均產(chǎn)生了較大的影響?？偲饋?lái)看，對(duì)于醫(yī)院基建檔案科學(xué)化管理的問(wèn)題應(yīng)當(dāng)從以下兩個(gè)層面展開(kāi)：第一，當(dāng)前醫(yī)院基建檔案科學(xué)化管理的意義；第二，當(dāng)前醫(yī)院基建檔案科學(xué)化管理的幾點(diǎn)措施。
一、醫(yī)院基建檔案科學(xué)化管理的意義
對(duì)于醫(yī)院而言，基建檔案具有三重意義：第一，基礎(chǔ)意義，像其他檔案所起到的作用一樣，基建檔案首先起到的是對(duì)于客觀事實(shí)忠實(shí)地予以記錄的作用，是對(duì)于當(dāng)時(shí)發(fā)生的客觀事實(shí)的佐證，故其起到了證據(jù)的基礎(chǔ)作用；第二，建設(shè)意義，醫(yī)院基建檔案所記錄的內(nèi)容是醫(yī)院進(jìn)行基礎(chǔ)建設(shè)時(shí)的方方面面，如果醫(yī)院進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)施的增減或者進(jìn)行擴(kuò)建，基建檔案則是進(jìn)行此類建設(shè)的基礎(chǔ)，否則工程建設(shè)便無(wú)法正常展開(kāi)；第三，文化意義，醫(yī)院基建檔案在一定程度上代表了人們對(duì)于醫(yī)院從設(shè)計(jì)到施工到落成的全過(guò)程的記憶。因此，對(duì)于醫(yī)院基建檔案管理科學(xué)化的意義應(yīng)當(dāng)有以下三個(gè)：
（一）專門(mén)性作用。保存醫(yī)院基建檔案，發(fā)揮其原本作用。醫(yī)院常常面臨著基建檔案滅失的情況，從而難以在擴(kuò)建、裝修、轉(zhuǎn)型過(guò)程中很好地與原本基本建設(shè)相一致。對(duì)于紀(jì)檢檔案的科學(xué)化管理，有利于該檔案的保存，并且科學(xué)化管理主要指向一套完整并且詳細(xì)的基建檔案，加以儲(chǔ)存和科學(xué)化管理，有利于其原本作用的完全發(fā)揮。
（二）綜合性作用。提升醫(yī)院綜合化建設(shè)的水平。醫(yī)院基建檔案的科學(xué)化管理是手段的創(chuàng)新，在面臨員工不注重保存檔案、隨意丟棄或者恣意破壞、僅僅注重提取而不注重放回的背景下，實(shí)現(xiàn)管理手段的科學(xué)化能夠培養(yǎng)醫(yī)院的員工意識(shí)和員工素養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)人的提升作用；另外，醫(yī)院綜合化建設(shè)并不僅僅指醫(yī)院功能的提升、醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)的完善以及醫(yī)院服務(wù)水平的提高，而且指醫(yī)院形成了一個(gè)在功能上綜合化、具有相當(dāng)自給自足性的整體，因此紀(jì)檢檔案的科學(xué)化管理是其中的重要一環(huán)。
（三）生態(tài)性作用。實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案科學(xué)化管理的整體生態(tài)圈建設(shè)?；n案應(yīng)該與其他n案相輔相成、互相作用才能形成醫(yī)院檔案整體的生態(tài)意義上的和諧，在所有種屬的醫(yī)院檔案管理中，醫(yī)院基建檔案遠(yuǎn)不如其他受到重視的程度高，這一方面與其本身發(fā)揮作用的時(shí)間線較長(zhǎng)（醫(yī)院建設(shè)后很長(zhǎng)一段時(shí)間才會(huì)重新修整），另一方面也與醫(yī)院基建檔案發(fā)揮直接作用較少而發(fā)揮間接作用較多有關(guān)。因此，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理，按照發(fā)揮作用的先后以及大小，在某一方面有需要之時(shí)對(duì)于某個(gè)檔案進(jìn)行提取和利用之時(shí)便將該檔案提取出，并且在單一檔案無(wú)法起到相應(yīng)的證明、激感的作用時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案的相互促進(jìn)，進(jìn)而進(jìn)一步建設(shè)起生態(tài)圈。
二、醫(yī)院基建檔案科學(xué)化管理的措施
中圖分類號(hào):C93
文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A
文章編號(hào):1673-291X(2010)-0272-02
中國(guó)高等教育體制自1985年改革以來(lái),高等教育取得了很大的成績(jī)。高等學(xué)校的數(shù)量與在校人數(shù)不斷增加。學(xué)校無(wú)論是辦學(xué)條件,還是辦學(xué)自都得到了改善和不斷提升。畢業(yè)生就業(yè)由統(tǒng)一分配轉(zhuǎn)為雙向選擇自主擇業(yè),為社會(huì)主義社會(huì)經(jīng)濟(jì)培養(yǎng)了急需的人才。但也必須看到,在轉(zhuǎn)型過(guò)程中也出現(xiàn)了很多新的矛盾。如由國(guó)家統(tǒng)一制訂教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱為各高校自己制定,能否達(dá)到國(guó)家要求的培養(yǎng)目標(biāo),很多高校特別是由專科和升格新建的院校正處于探索階段。中國(guó)要建設(shè)創(chuàng)新型國(guó)家,需要大量創(chuàng)新型人才,如何培養(yǎng)創(chuàng)新型人才,如何把基礎(chǔ)差的同學(xué)培養(yǎng)成才等等。這些問(wèn)題不解決必將影響到高等教育的質(zhì)量。要解決這些問(wèn)題必須認(rèn)真貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀。
一、高校教育體制及學(xué)籍管理的現(xiàn)狀分析
目前高等教育推行學(xué)分制已成為高校教育教學(xué)管理制度改革的一大熱點(diǎn),它既是中國(guó)高等教育發(fā)展的迫切需要,又是適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下高層次人才培養(yǎng)的需要。高等教育推行學(xué)分制已成為高校教育得以迅速發(fā)展并切實(shí)需要解決的一個(gè)現(xiàn)實(shí)課題。學(xué)分制是以選課制為基礎(chǔ),以學(xué)分作為計(jì)算學(xué)生學(xué)習(xí)分量的單位,以取得一定數(shù)量的學(xué)分作為學(xué)生升入、畢業(yè)和獲得學(xué)位標(biāo)準(zhǔn)的一種教學(xué)管理制度。與傳統(tǒng)意義上的學(xué)年制相比,學(xué)分制學(xué)籍實(shí)行的是教師指導(dǎo)下的選課制、彈性學(xué)制、免修和重修制、學(xué)分值制。它以學(xué)分代替學(xué)年、以指導(dǎo)性代替指令性、以選課制代替排課制,學(xué)分制學(xué)籍給高等教育管理帶來(lái)的變化主要表現(xiàn)在:(1)選課制。選課制是學(xué)分制的核心,學(xué)生自主選課包括自主選擇專業(yè)和課程。根據(jù)教學(xué)計(jì)劃,學(xué)生所學(xué)課程分為必修課和選修課兩類。必修課分為公共必修課、專業(yè)必修課及實(shí)踐性環(huán)節(jié);選修課一般為擴(kuò)大知識(shí)面的課程,學(xué)生可以跨年級(jí)選讀,也可以按照自己的專業(yè)和本人條件選擇學(xué)習(xí)課程和上課時(shí)間,自主安排學(xué)習(xí)內(nèi)容和進(jìn)程。(2)平均學(xué)分值制。學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)采用學(xué)分值來(lái)表示,每門(mén)課程的學(xué)分值為該門(mén)課程的考核成績(jī)乘以該門(mén)課程的學(xué)分,如張三《高等數(shù)學(xué)》的考核成績(jī)?yōu)?5分,學(xué)分為3,則張三《高等數(shù)學(xué)》的學(xué)分值為255分;平均學(xué)分值則是指學(xué)生所學(xué)課程的學(xué)分值之和除以這些課程的學(xué)分之和。學(xué)分值是學(xué)生學(xué)習(xí)一門(mén)課程的量和質(zhì)的綜合量化指標(biāo),平均學(xué)分值則是學(xué)生一個(gè)學(xué)期或某個(gè)學(xué)習(xí)階段或整個(gè)學(xué)習(xí)期間學(xué)習(xí)量和質(zhì)的綜合量化指標(biāo)。(3)彈性學(xué)制。原來(lái)的學(xué)年制是三年,實(shí)行彈性學(xué)制后,標(biāo)準(zhǔn)學(xué)制是二點(diǎn)五年,彈性學(xué)制是二至六年。允許優(yōu)秀學(xué)生在完成培養(yǎng)計(jì)劃規(guī)定的課程及實(shí)踐環(huán)節(jié)后,提前申請(qǐng)進(jìn)行畢業(yè)設(shè)計(jì),在取得規(guī)定的學(xué)分后提前畢業(yè)。畢業(yè)不再是同年級(jí)齊步走,而是有早有遲。
二、高校教育體制與學(xué)籍檔案管理工作面臨的問(wèn)題
1.教學(xué)計(jì)劃彈性不夠,選課制度不夠完善。目前,許多高校在設(shè)置教學(xué)計(jì)劃時(shí),沒(méi)有考慮社會(huì)對(duì)各種規(guī)格人才的需求,其主要表現(xiàn)在專業(yè)課程選修課的數(shù)量不足,公共課程選修課質(zhì)量不高。學(xué)生在選修課上如果沒(méi)有足夠數(shù)量和高質(zhì)量的選修課,也就達(dá)不到學(xué)分制真正目的,學(xué)分制學(xué)籍將失去賴以存在的基礎(chǔ)。因此,學(xué)校在開(kāi)設(shè)選修課時(shí),要充分照顧學(xué)生的興趣和愛(ài)好及滿足人才需求的增設(shè)選修課程門(mén)類。在增加選修課數(shù)量的同時(shí),選修課程的內(nèi)容要及時(shí)、不斷更新,能夠反映當(dāng)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展的最新成果。
2.管理過(guò)程仍保留著學(xué)年制學(xué)籍的做法。由于專業(yè)教師、學(xué)生及選修課數(shù)量不足,完全自由的選課制在實(shí)施中也會(huì)產(chǎn)生很多弊病,由有指導(dǎo)、有條件的選課制取而代之,未能做到真正意義上的選課制,教學(xué)管理過(guò)程仍保留著學(xué)年制學(xué)籍的做法。但課程重復(fù)建設(shè)的現(xiàn)象同時(shí)不可避免,課程的重復(fù)建設(shè)不利于課程整體教學(xué)質(zhì)量的提高,不利于課程的管理和學(xué)生的選課,因此選修課的建設(shè)應(yīng)堅(jiān)持資源共享,避免重復(fù)建設(shè)。資源共享首先應(yīng)是各學(xué)科推出優(yōu)秀教師,講授本學(xué)科領(lǐng)域具有代表性的課程,做到優(yōu)秀的教學(xué)資源為更多的學(xué)生共享;其次是隨著學(xué)科的發(fā)展及時(shí)對(duì)學(xué)科進(jìn)行調(diào)整,避免師資的重復(fù);再次是在課程建設(shè)過(guò)程中,建立跨學(xué)科、跨學(xué)院的課程組,課程組教師互相取長(zhǎng)補(bǔ)短,整合教學(xué)內(nèi)容,改進(jìn)教學(xué)方法和手段,共同促進(jìn)課程整體教學(xué)質(zhì)量的提高。
3.學(xué)籍檔案及教學(xué)管理工作的轉(zhuǎn)變。學(xué)籍檔案管理工作包括學(xué)生的入學(xué)注冊(cè)、錄取審批、成績(jī)考核、學(xué)籍異動(dòng)、獎(jiǎng)勵(lì)處分、畢業(yè)結(jié)業(yè)等原始記錄。學(xué)年制時(shí)的高等教育學(xué)籍檔案及教學(xué)管理模式是學(xué)院統(tǒng)一管理,實(shí)行學(xué)分制后,學(xué)籍檔案及教學(xué)管理模式發(fā)生了根本的轉(zhuǎn)變,學(xué)生及學(xué)生的注冊(cè)、選課、教學(xué)、成績(jī)、學(xué)籍表等管理由學(xué)院的集中管理過(guò)渡到各系部的分散管理,三年的學(xué)年制也變?yōu)槎亮甑膹椥詫W(xué)制,成績(jī)也由原來(lái)的以班為單位登記變?yōu)榭绨嗫缒甓鹊牡怯?。學(xué)籍檔案及教學(xué)管理工作需要建立新的管理體制,以形成一個(gè)良好的運(yùn)行機(jī)制。
三、完善教學(xué)制度與學(xué)籍檔案科學(xué)管理的幾點(diǎn)對(duì)策
1.實(shí)踐“以人為本”科學(xué)管理,全面提高教學(xué)質(zhì)量和水平。學(xué)校的主要任務(wù)是培養(yǎng)人才,在學(xué)校管理工作中,抓好學(xué)校教學(xué)工作,提高教學(xué)質(zhì)量,必須堅(jiān)持以科學(xué)發(fā)展觀為統(tǒng)領(lǐng),不斷解放思想,轉(zhuǎn)變觀念,堅(jiān)持以人為本的辦學(xué)思想,以人為本,就是一切以教師和學(xué)生的發(fā)展為核心,給教師和學(xué)生提供良好的發(fā)展平臺(tái),創(chuàng)造良好的發(fā)展條件,進(jìn)一步調(diào)動(dòng)“教”與“學(xué)”的兩個(gè)積極性。建立一種開(kāi)放靈活的教育教學(xué)體系,充分體現(xiàn)出每個(gè)人的人生價(jià)值。學(xué)校要提高教育教學(xué)水平,就要強(qiáng)化人本意識(shí),實(shí)行陽(yáng)光管理,充分保障師生的權(quán)益;建立以學(xué)生的發(fā)展、成功和成才為本的培養(yǎng)機(jī)制、保障機(jī)制,引導(dǎo)學(xué)生健康成長(zhǎng),幫助學(xué)生走向成功,使學(xué)校中的每一個(gè)人都能在尊重、友愛(ài)、和諧、進(jìn)取的氛圍中充分發(fā)揮自己的聰明才智、實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值,最大限度地調(diào)動(dòng)全體師生員工的積極性、主動(dòng)性、創(chuàng)造性,開(kāi)創(chuàng)學(xué)校管理的新局面。
2.加強(qiáng)實(shí)踐教學(xué)環(huán)節(jié),推進(jìn)教學(xué)管理改革和創(chuàng)新。高等學(xué)校應(yīng)根據(jù)“厚基礎(chǔ)、寬口徑、重應(yīng)用”的辦學(xué)模式和培養(yǎng)應(yīng)用型人才的定位,各個(gè)教學(xué)部門(mén)應(yīng)高度重視實(shí)踐教學(xué)工作,將實(shí)踐教學(xué)與理論教學(xué)緊密結(jié)合起來(lái),以理論教學(xué)為基礎(chǔ),以實(shí)踐教學(xué)為載體,以相對(duì)穩(wěn)定的實(shí)踐基地為依托,建立長(zhǎng)效的保障機(jī)制,對(duì)學(xué)生所學(xué)知識(shí)和能力進(jìn)行綜合的訓(xùn)練和測(cè)試,切實(shí)提高學(xué)生的社會(huì)實(shí)踐能力和實(shí)務(wù)操作能力,提高學(xué)生觀察、思考、分析與解決問(wèn)題的能力。高校加強(qiáng)教學(xué)科學(xué)管理,專業(yè)設(shè)置應(yīng)根據(jù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展的需求,課程內(nèi)容應(yīng)以市場(chǎng)需求為導(dǎo)向,以能力培養(yǎng)為中心。要因材施教,充分激發(fā)學(xué)生學(xué)習(xí)的能動(dòng)性,采取有效措施培養(yǎng)學(xué)生實(shí)踐能力、創(chuàng)新能力和
社會(huì)適應(yīng)能力。使人才培養(yǎng)與市場(chǎng)始終保持一種主動(dòng)適應(yīng)的態(tài)勢(shì),把社會(huì)需要真正地反映到教學(xué)和人才培養(yǎng)中來(lái)。
3.加強(qiáng)學(xué)制建設(shè),提高教與學(xué)的積極性。隨著人才培養(yǎng)模式改革的不斷深入和學(xué)分制的實(shí)施,選修課在教學(xué)計(jì)劃中所占的比例逐步增加,選修課的設(shè)置應(yīng)注重拓寬學(xué)生的知識(shí)面,培養(yǎng)學(xué)生的個(gè)性,激發(fā)學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣,豐富學(xué)生的課余生活,從而提高學(xué)生的綜合素質(zhì)。選修課在人才培養(yǎng)中作用的發(fā)揮要依靠課程的科學(xué)設(shè)置、規(guī)范管理和有效運(yùn)行。專業(yè)選修課的設(shè)置要體現(xiàn)專業(yè)特色,要將專業(yè)前沿及特色課程提供給學(xué)生,學(xué)生通過(guò)專業(yè)選修課的學(xué)習(xí),為畢業(yè)后的就業(yè)作準(zhǔn)備。選修課的科學(xué)設(shè)置和教學(xué)內(nèi)容的整合,為選修課的教學(xué)實(shí)行“雙選機(jī)制”創(chuàng)造了條件,增強(qiáng)教師的危機(jī)感和責(zé)任感,調(diào)動(dòng)教師投入教學(xué)的積極性。教學(xué)內(nèi)容的整合和教學(xué)方法的改進(jìn),為學(xué)生提供更加優(yōu)質(zhì)的教學(xué)資源,激發(fā)學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣,調(diào)動(dòng)學(xué)生的學(xué)習(xí)積極性。加強(qiáng)學(xué)制建設(shè),有利于“教”與“學(xué)”的相互促進(jìn),有利于課程教學(xué)質(zhì)量的提高。
4.加強(qiáng)科學(xué)管理,提高師資與管理隊(duì)伍的建設(shè)。高校應(yīng)注重師資管理隊(duì)伍建設(shè),采取定期或不定期方式對(duì)教師和管理人員進(jìn)行培訓(xùn),不斷提高教學(xué)管理人員隊(duì)伍的素質(zhì),堅(jiān)持引進(jìn)與培養(yǎng)相結(jié)合,建立促進(jìn)管理人員資源合理配置和優(yōu)秀人才脫穎而出的考核激勵(lì)機(jī)制,培養(yǎng)造就一支能適應(yīng)學(xué)科和專業(yè)發(fā)展需要,具有培養(yǎng)本科人才實(shí)踐能力的高素質(zhì)管理隊(duì)伍。特別在實(shí)施學(xué)分制管理過(guò)程中,要求高校教師及管理人員不僅要具有一定的專業(yè)知識(shí),能夠使用現(xiàn)代化管理手段,了解學(xué)分制教學(xué)和管理工作規(guī)律。研究學(xué)分制管理特點(diǎn),提高教師及管理隊(duì)伍的整體水平。
5.創(chuàng)設(shè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)教務(wù)學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化。建立教務(wù)學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng),借助校園互聯(lián)網(wǎng)來(lái)實(shí)現(xiàn)全校的教學(xué)、學(xué)籍檔案管理信息化。網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)可根據(jù)教學(xué)管理的內(nèi)容進(jìn)一步優(yōu)化程序功能,可設(shè)計(jì)成三個(gè)模塊和一個(gè)信息交流服務(wù)平臺(tái);用現(xiàn)代化的管理手段,來(lái)進(jìn)行教學(xué)與檔案管理;把教學(xué)管理和學(xué)籍檔案與計(jì)算機(jī)有機(jī)結(jié)合,便于學(xué)生、教師、教學(xué)、學(xué)籍檔案管理人員間的互動(dòng)和交流。建立學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)庫(kù)管理,按學(xué)科、專業(yè)設(shè)置門(mén)類將所學(xué)科目輸入計(jì)算機(jī)。這樣,就為教師網(wǎng)上錄入成績(jī)、學(xué)生選課、各種報(bào)名工作、網(wǎng)上查詢成績(jī)以及學(xué)生個(gè)人信息提供便捷。
6.健全規(guī)章制度,實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的科學(xué)管理。高校學(xué)籍檔案管理工作涉及面廣、政策性強(qiáng),是學(xué)校人才培養(yǎng)質(zhì)量的信息儲(chǔ)存庫(kù),是教學(xué)檔案的一個(gè)重要組成部分,形成于學(xué)籍管理的各個(gè)環(huán)節(jié),是規(guī)范學(xué)生管理、掌握學(xué)生情況、培養(yǎng)合格人才的依據(jù)。嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)、完善、配套的學(xué)籍檔案工作制度。是辦調(diào)、有序、正常地開(kāi)展學(xué)籍檔案管理的可靠保證。提高教學(xué)與教育質(zhì)量,穩(wěn)定教學(xué)秩序和學(xué)生學(xué)習(xí)秩序、充分調(diào)動(dòng)學(xué)生學(xué)習(xí)的主動(dòng)性、積極性和創(chuàng)造性,使其珍惜學(xué)習(xí)時(shí)間和學(xué)習(xí)機(jī)會(huì),形成勤奮刻苦,嚴(yán)謹(jǐn)治學(xué)、奮發(fā)向上的學(xué)風(fēng)。通過(guò)學(xué)籍檔案,掌握準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)與資料,既可幫助管理人員從不同側(cè)面觀察影響“教”與“學(xué)”的各種因素,也可在一定程度上衡量教學(xué)管理工作的面貌。制定健全各項(xiàng)規(guī)章制度,做到有章可循、有據(jù)可依、責(zé)任明確、照章辦事,以保證檔案材料的齊全完整,實(shí)現(xiàn)高水平的管理。
參考文獻(xiàn):
1科技檔案的概念
科技檔案是記述和反映本單位科學(xué)研究、技術(shù)開(kāi)發(fā)、生產(chǎn)技術(shù)等活動(dòng)的，具有保存價(jià)值并按照一定的歸檔制度作為真實(shí)的歷史記錄，集中保管起來(lái)的原始科技信息資料，科技檔案有多種信息載體，包括文字、數(shù)字、圖紙、膠片、照片、錄音帶、錄像帶、縮徽等。
科技檔案是本單位在科技活動(dòng)形成的，是科技活動(dòng)的真實(shí)記述。它具有永久或一定時(shí)期保存價(jià)值，是經(jīng)過(guò)整理、加工，按照的格式和制度歸檔的信息資料。
科技檔案具有科學(xué)性、專業(yè)性、成套性和服務(wù)性的特征。
2藥學(xué)科技檔案管理的重要性
藥學(xué)科技檔案是進(jìn)行藥學(xué)科研、技術(shù)開(kāi)發(fā)和藥品生產(chǎn)的重要依據(jù)；是成果鑒定、新藥審批、申請(qǐng)專利、技術(shù)轉(zhuǎn)讓的依據(jù)；是藥學(xué)科技成果轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的重要手段；是處理藥物方面案件的法律憑證，是處理科技工作的和成果所有權(quán)糾紛的促裁憑證；是進(jìn)行藥學(xué)科技交漢；發(fā)報(bào)咨詢、技術(shù)服務(wù)的重要工具。
隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制和科學(xué)體改革的開(kāi)展以及《藥品管理法》的頒布實(shí)施，藥學(xué)科技工作進(jìn)入了新工發(fā)展階段，新藥開(kāi)發(fā)和其他科技成果必然逐年增多，對(duì)藥學(xué)科技管理的要求也更高。要求科研部門(mén)與科技檔案部門(mén)合作，照完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的要求，及時(shí)將本單位本系統(tǒng)在科技活動(dòng)全過(guò)程中形成的科技文件信息歸檔保存。
3藥學(xué)科技檔案的內(nèi)容
藥學(xué)科技研究活動(dòng)的內(nèi)容十分廣泛而復(fù)雜，作為科技檔案不可能過(guò)于繁雜瑣碎。一般來(lái)說(shuō)其內(nèi)容包括：選題報(bào)告，課題研究計(jì)劃書(shū)，工作方案論證，預(yù)研報(bào)告，同行評(píng)議意見(jiàn)，批準(zhǔn)文件，科技合作協(xié)議書(shū)或合同；研究工作報(bào)告，年終總結(jié)報(bào)告；調(diào)查報(bào)告、實(shí)驗(yàn)、分析、試制、測(cè)試、觀察的各種原即記錄、數(shù)據(jù)、圖紙；經(jīng)過(guò)整理的數(shù)據(jù)、配方等；研究過(guò)程中產(chǎn)生的圖表、照片、錄像帶、錄音帶、電影片等；原料標(biāo)準(zhǔn)，工藝技術(shù)規(guī)范。質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)；技術(shù)說(shuō)明；毒理；藥理試驗(yàn)報(bào)告，臨床試驗(yàn)報(bào)告；階段性工作報(bào)告；最后部報(bào)告；科研論文，專著原稿及討論記錄；各種稀有實(shí)物、標(biāo)本、樣品等目錄照片；成果鑒定書(shū)，推廣使用報(bào)告，取得社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益的證明；成果獎(jiǎng)勵(lì)文件，包括申請(qǐng)書(shū)、評(píng)議書(shū)、證書(shū)等；研究項(xiàng)目或課題的修定或撤銷等文件；經(jīng)預(yù)算；有關(guān)來(lái)往文書(shū)。要寫(xiě)明每種材料的編號(hào)、名稱、頁(yè)數(shù)。
4藥學(xué)科技檔案管理
4.1機(jī)構(gòu)和人員為了搞好檔案管理工作，各級(jí)都設(shè)有檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案館、室；各部委、各廳局也都建立有檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案館。室。各企業(yè)事業(yè)單位逐步建立了檔案室或配備專人負(fù)責(zé)。檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案館。室票據(jù)其任務(wù)和發(fā)展逐步形成專業(yè)化檔案機(jī)構(gòu)?？萍紮n案管理是檔案和要組成部分，藥學(xué)科技檔案工作在藥物研究單位、藥品生產(chǎn)企業(yè)和高等院校，屬于科研管理和組成部分。其中一部分按照規(guī)定由上級(jí)主管部門(mén)或有關(guān)部門(mén)歸檔保存，例如研制新藥的文件資料，在通過(guò)批準(zhǔn)，取得新藥證書(shū)后,其檔案由衛(wèi)生部藥政局收集、整理、交衛(wèi)生檔案館保存。
4.2藥學(xué)科技管理工作的內(nèi)容藥學(xué)科技檔案的具體業(yè)務(wù)工作，包括了科技檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等五項(xiàng)工作。
科技檔案的收集，就是把分散的具有保存和利用價(jià)值科技檔案接收過(guò)來(lái)。集中保存在檔案館（室）或?qū)I(yè)檔案室，以利于有關(guān)人員利用。這是建立科技檔案基礎(chǔ)和起點(diǎn)。收集工作要嚴(yán)格科技文件材料歸檔范圍、要求和手續(xù)進(jìn)行。
檔案的整理，這是把分散收集起來(lái)的科技檔案分門(mén)別類，系統(tǒng)排列和科學(xué)編目，便于保管和利用。
二、以用戶需求為最終目的的醫(yī)學(xué)科技檔案管理方式的建立
為此，依據(jù)本部門(mén)的工作狀況，并結(jié)合筆者多年的科技檔案工作經(jīng)驗(yàn)，理解相關(guān)文獻(xiàn)，對(duì)以用戶為最終目的的醫(yī)學(xué)科技檔案管理方式的建議和探索提出了幾點(diǎn)建議。
（一）提高檔案意識(shí)
有意識(shí)才會(huì)有自覺(jué)的行為，才會(huì)有目的的行動(dòng)。首先，我們需要提高相關(guān)工作人員的檔案意識(shí)，不僅需要重視檔案的保存和管理，更需要對(duì)醫(yī)學(xué)科技檔案的利用價(jià)值有明確的認(rèn)識(shí)。檔案管理部門(mén)要更新服務(wù)模式，努力開(kāi)發(fā)醫(yī)學(xué)科技檔案資源，并建立相應(yīng)的平臺(tái)（如數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)站等），為檔案利用者提供更好的服務(wù)。此外，檔案室還應(yīng)積極主動(dòng)地向外界宣傳館藏信息，讓更多的人了解可利用的檔案資源，以廣泛吸引潛在的檔案利用者，使檔案的利用價(jià)值發(fā)揮到最大化。
（二）完善管理體制
所有的行為必須要有規(guī)范，而管理體制就是這些規(guī)范的保證。要提高醫(yī)學(xué)科技檔案的利用效率，就必須要提高檔案管理水平。健全的管理體制，是醫(yī)學(xué)科技檔案管理水平和利用效率的有力保證。立足于檔案利用者的實(shí)際需求，建立健全檔案服務(wù)機(jī)制，豐富檔案利用服務(wù)手段和方法，為各類人群提供多樣和個(gè)性化的服務(wù)。我國(guó)各檔案室為人們提供的服務(wù)主要有檔案信息查詢、借閱以及信息加工等，相對(duì)比較單一，也不夠簡(jiǎn)便。將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案利用服務(wù)中，可以使得檔案信息的查詢和利用更加方便，也更符合當(dāng)代人們獲取信息的習(xí)慣，可以有效地吸引更多的科研人員、醫(yī)務(wù)工作人員等用戶人群，提高檔案的利用效率和服務(wù)質(zhì)量。
（三）加強(qiáng)檔案室基礎(chǔ)建設(shè)
無(wú)論是保存、管理還是利用，基礎(chǔ)建設(shè)都很關(guān)鍵。加強(qiáng)檔案室基礎(chǔ)建設(shè)也是提高醫(yī)學(xué)科技檔案利用效率的有力措施。各檔案管理部門(mén)應(yīng)采用多種手段強(qiáng)化基礎(chǔ)建設(shè)，為檔案利用者提供更便利的條件。本文認(rèn)為應(yīng)該從以下幾個(gè)方面加強(qiáng)檔案室基礎(chǔ)建設(shè)。
1．優(yōu)化檔案室環(huán)境安靜、整潔的環(huán)境可以讓醫(yī)學(xué)檔案利用者更專注地研究檔案中的資料和信息，而寬敞明亮的場(chǎng)所也使檔案室可以同時(shí)為更多的用戶提供服務(wù)。在合適的地方為用戶們提供打印、復(fù)印等服務(wù)也可以為有需要的檔案利用者提供便利。
2．增加館藏資源儲(chǔ)量隨著醫(yī)學(xué)科技的不斷發(fā)展，一些醫(yī)療實(shí)踐中產(chǎn)生的醫(yī)學(xué)科技檔案資源已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足一些科研人員的需求。各檔案室應(yīng)注重資源共享，引進(jìn)代表國(guó)內(nèi)先進(jìn)水平的重要檔案資料供研究者使用。
3．充分利用現(xiàn)有科技，提高檔案利用效率檔案資源數(shù)字化、信息化是未來(lái)醫(yī)學(xué)科技檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)。將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中可以顯著縮短檔案利用者查詢相關(guān)信息的時(shí)間，獲取資源也變得更為簡(jiǎn)便。通過(guò)建立專門(mén)的檔案資源網(wǎng)，人們可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程檢索和利用檔案室內(nèi)的資•395•源，而不用到檔案室，省去了不少麻煩。檔案利用效率得到了提高。
4．對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)合理的分類科學(xué)分類可以使用戶的檢索更加準(zhǔn)確快速。檔案室應(yīng)充分了解各個(gè)檔案的內(nèi)容，并從多角度對(duì)其進(jìn)行分類。對(duì)于醫(yī)學(xué)科技檔案，應(yīng)根據(jù)專業(yè)、學(xué)科的差別對(duì)其進(jìn)行詳盡的分類，并以此為基礎(chǔ)，建立功能全面的檢索系統(tǒng)。通過(guò)這種方式，檔案利用者可以對(duì)各類檔案有初步了解，并根據(jù)自身需求，準(zhǔn)確定位需要查詢的檔案資源，避免了無(wú)謂的時(shí)間浪費(fèi)。
（四）調(diào)整檔案編研體系
提高醫(yī)學(xué)科技檔案的利用效率還需要重視檔案的編研工作。信息時(shí)代的快節(jié)奏對(duì)于醫(yī)學(xué)科技檔案的編研提出了新要求。檔案管理者需要充分發(fā)掘醫(yī)學(xué)檔案的潛在利用價(jià)值，并根據(jù)當(dāng)時(shí)的醫(yī)學(xué)研究發(fā)展情況，適時(shí)提出相關(guān)編研課題。在此基礎(chǔ)上，通過(guò)挖掘各類檔案信息資源，編研出一系列具有高利用價(jià)值的成果。這些編研成果應(yīng)具備高度的實(shí)用性，可以對(duì)醫(yī)學(xué)科研和醫(yī)療實(shí)踐進(jìn)行指導(dǎo)。
（五）重視人才培養(yǎng)
信息時(shí)代的到來(lái)帶來(lái)了知識(shí)大爆炸，現(xiàn)代科技的發(fā)展深刻影響到人類社會(huì)的方方面面，知識(shí)型管理人才是強(qiáng)化醫(yī)學(xué)科技檔案管理水平，提高檔案利用效率的重要基礎(chǔ)。隨著檔案信息化的進(jìn)程不斷加快，新形勢(shì)下的檔案管理人員需要及時(shí)了解和掌握新技術(shù)的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，不斷擴(kuò)充自己的知識(shí)面，全面提升自身素質(zhì)，才能應(yīng)對(duì)快速變化的檔案管理局面，提高醫(yī)學(xué)科技檔案的管理水平。醫(yī)學(xué)科技檔案包含的信息量豐富，只有熟練掌握了信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，才能更好地建立和利用醫(yī)學(xué)科技檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和檢索系統(tǒng)，幫助科研人員迅速準(zhǔn)確地搜索到其需要的信息，提高檔案利用效率。
(一)檔案種類多樣化。由于物業(yè)檔案的主體包括物業(yè)服務(wù)公司、物業(yè)服務(wù)人員、物業(yè)的使用者、物業(yè)的開(kāi)發(fā)商、設(shè)計(jì)者、工程設(shè)計(jì)方、承建商,以及政府有關(guān)部門(mén)如計(jì)委、國(guó)土局和房管局、城市規(guī)劃局等單位。因此,在物業(yè)服務(wù)活動(dòng)中就形成了各種類型的專門(mén)檔案,如產(chǎn)權(quán)檔案、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案(基建檔案、設(shè)備檔案)等專門(mén)檔案。這也是物業(yè)檔案不同于其他類型的專門(mén)檔案的一個(gè)顯著特點(diǎn)。
(二)載體形式多樣化。物業(yè)檔案形式多樣,主要有圖、文字、卡、冊(cè)、表。其中“,圖”是指根據(jù)實(shí)際需要繪制的各類平面圖、示意圖?！拔淖帧笔侵冈谖飿I(yè)服務(wù)活動(dòng)中形成的各類文字材料,包括早期介入文件、接管驗(yàn)收文件、房屋及設(shè)備的修繕工程合同、房屋租賃合同、房屋裝修合同、業(yè)主和住戶來(lái)訪記錄、代收費(fèi)用的協(xié)議等。這部分材料數(shù)量大、種類多,是物業(yè)檔案的主要組成部分?！翱ā笔侵父鶕?jù)需要制作的內(nèi)容濃縮、檢索方便的各類卡片,包括設(shè)備保養(yǎng)卡、維修記錄卡等?！皟?cè)”是指為了增加信息容量、提高管理效率而建立的業(yè)主繳費(fèi)手冊(cè)、綠化管理手冊(cè)等?！氨怼笔侵阜课蒡?yàn)收質(zhì)量登記表、業(yè)戶情況登記表、房屋裝修申請(qǐng)表。
(三)檔案的動(dòng)態(tài)性較強(qiáng)。物業(yè)可能需要進(jìn)行維修、養(yǎng)護(hù),業(yè)主可能因物業(yè)的買賣、交換、繼承等權(quán)屬變更而變更,住戶更有可能因租賃關(guān)系的改變而頻繁變動(dòng),因此,相對(duì)應(yīng)的物業(yè)及人的文件材料也要不斷地添加到檔案中去,從而形成物業(yè)檔案的一個(gè)顯著特點(diǎn)———?jiǎng)討B(tài)性較強(qiáng)。
(四)公開(kāi)性和隱秘性并存。物業(yè)檔案具有一定的公開(kāi)性,因?yàn)槲飿I(yè)檔案記錄著有關(guān)物業(yè)及對(duì)物業(yè)進(jìn)行管理的情況,這部分檔案內(nèi)容對(duì)與本物業(yè)有關(guān)的所有人員來(lái)說(shuō)都是公開(kāi)的,如物業(yè)的維修檔案,有關(guān)綠化、環(huán)衛(wèi)、保安的檔案等。但物業(yè)檔案又具有一定的隱秘性,因?yàn)樗舶罅康碾[私內(nèi)容,這部分檔案內(nèi)容是不便于公開(kāi)的,如業(yè)主(或住戶)的個(gè)人資料、物業(yè)中的產(chǎn)權(quán)資料等。
二、物業(yè)檔案的科學(xué)管理方法
(一)集中統(tǒng)一管理,分區(qū)保存。一個(gè)物業(yè)服務(wù)企業(yè)可能管理多個(gè)住宅小區(qū),每個(gè)小區(qū)離物業(yè)服務(wù)總公司都非常遠(yuǎn),有些檔案如業(yè)主檔案、基本建設(shè)及維修檔案可放在管轄區(qū)自行保管,便于利用。
(二)與物業(yè)服務(wù)項(xiàng)目延伸保持同步。隨著物業(yè)服務(wù)項(xiàng)目的不斷拓展,除了傳統(tǒng)意義上的樓宇維修、養(yǎng)護(hù)、清潔、保安外,物業(yè)服務(wù)的內(nèi)容已延展到工程咨詢和監(jiān)理、物業(yè)功能布局和劃分、市場(chǎng)行情調(diào)查和預(yù)測(cè)、目標(biāo)客戶群認(rèn)定、物業(yè)租售推廣、通訊及旅行安排、智能系統(tǒng)化服務(wù)、專門(mén)性社會(huì)保障服務(wù)等全方位服務(wù)。物業(yè)檔案建設(shè)要和物業(yè)服務(wù)項(xiàng)目的延伸保持同步,以保證物業(yè)檔案信息的齊全完整。
(三)移交規(guī)范。按照《物業(yè)管理?xiàng)l例》的規(guī)定,在辦理物業(yè)承接驗(yàn)收手續(xù)時(shí),建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)向物業(yè)企業(yè)移交下列資料:①竣工總平面圖,單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖,配套設(shè)施、地下管網(wǎng)工程竣工圖等竣工驗(yàn)收資料;②設(shè)施設(shè)備的安裝、使用和維護(hù)保養(yǎng)等技術(shù)資料;③物業(yè)質(zhì)量保修文件和物業(yè)使用說(shuō)明文件;④物業(yè)管理所必需的其他資料。物業(yè)企業(yè)應(yīng)當(dāng)在前期物業(yè)服務(wù)合同終止時(shí)將上述資料移交給業(yè)主委員會(huì)。物業(yè)企業(yè)承接物業(yè)時(shí),業(yè)主委員會(huì)應(yīng)當(dāng)向物業(yè)企業(yè)移交竣工總平面圖,單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖,配套設(shè)施、地下管網(wǎng)工程竣工圖等竣工驗(yàn)收資料。物業(yè)服務(wù)合同終止時(shí),物業(yè)服務(wù)企業(yè)還應(yīng)當(dāng)將上述資料交還給業(yè)主委員會(huì)。開(kāi)發(fā)建設(shè)單位應(yīng)該將開(kāi)發(fā)建設(shè)的物業(yè)檔案材料在移交物業(yè)管理時(shí)同時(shí)移交給物業(yè)管理單位;更換物業(yè)管理單位時(shí),原物業(yè)管理單位也應(yīng)該將物業(yè)開(kāi)發(fā)建設(shè)的檔案材料和在物業(yè)管理中維修養(yǎng)護(hù)、更新改造的物業(yè)檔案材料向新的物業(yè)管理單位移交。移交時(shí),雙方要查驗(yàn)移交檔案的數(shù)量及質(zhì)量,并履行簽字蓋章等相關(guān)移交手續(xù),確保物業(yè)檔案的來(lái)源清楚,去向明確。
企業(yè)中的技術(shù)檔案資源有很大的使用價(jià)值。尤其是在信息時(shí)代。信息資源已經(jīng)可以轉(zhuǎn)化成財(cái)富，技術(shù)檔案信息資源更是十分的珍貴。對(duì)企業(yè)而言，企業(yè)的技術(shù)檔案資源不僅僅應(yīng)該靈活運(yùn)用，還應(yīng)該進(jìn)行科學(xué)的管理?，F(xiàn)在很多技術(shù)檔案管理工作，受到了忽視。
1企業(yè)技術(shù)檔案管理的重要性
現(xiàn)在的社會(huì)發(fā)展，已經(jīng)基本進(jìn)入了信息化時(shí)代，企業(yè)技術(shù)檔案的管理工作在企業(yè)中被逐漸忽枧的狀況，技術(shù)檔案的儲(chǔ)存成為了企業(yè)不可或缺的一項(xiàng)。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制在我國(guó)社會(huì)發(fā)展中已經(jīng)占據(jù)了主要地位，我國(guó)近年來(lái)技術(shù)檔案事業(yè)不斷發(fā)展，這得益于科學(xué)高效的管理理論的不斷進(jìn)步。對(duì)于企業(yè)而言，技術(shù)檔案信息可以在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，提供不同階段的發(fā)展數(shù)據(jù)，可以為企業(yè)發(fā)展轉(zhuǎn)型，提供評(píng)價(jià)依據(jù)。因此活用技術(shù)檔案信息可以為不同企業(yè)創(chuàng)造不同的價(jià)值。技術(shù)檔案信息具有非比尋常的價(jià)值，也需要高效科學(xué)的管理。利用好技術(shù)檔案信息，高效的管理好技術(shù)檔案，是技術(shù)檔案管理工作者的努力目標(biāo)。
2企業(yè)檔案管理的缺陷
2.1管理者管理意識(shí)松懈
企業(yè)技術(shù)檔案管理工作帶有一定的機(jī)密性，企業(yè)技術(shù)檔案管理工作短時(shí)間內(nèi)不會(huì)出現(xiàn)效果。目前的一些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案的工作作用用處較小，忽視了技術(shù)檔案管理工作對(duì)企業(yè)長(zhǎng)久發(fā)展的影響，片面的以是否能增強(qiáng)經(jīng)濟(jì)效益來(lái)衡量其存在的意義。管理的弱視也是技術(shù)檔案管理工作不能很好進(jìn)行的主要方面。
2.2材料鑒定缺乏責(zé)任感
針對(duì)發(fā)展歷程較為豐富的企業(yè)來(lái)說(shuō)，因?yàn)椴牧暇哂幸欢ǖ臍v史性和長(zhǎng)期性，或者其它原因，在進(jìn)行材料鑒定時(shí)，會(huì)有一些困難。大部分管理者為了不承擔(dān)責(zé)任，存有“寧有勿缺”的思想。檔案管理人員工作責(zé)任心的匱乏使得技術(shù)檔案管理工作的發(fā)展較為片面，企業(yè)技術(shù)檔案中的部分“假資料”與此有著直接關(guān)系。
2.3檔案價(jià)值尚未利用
現(xiàn)代檔案資料在隨著企業(yè)發(fā)展不斷更新和增多，歸檔材料的規(guī)格不同，一般都是需要進(jìn)行加工、折疊、剪裁、裱糊。檔案管理人員通常會(huì)重復(fù)相關(guān)工作，沒(méi)有足夠的時(shí)間開(kāi)發(fā)檔案的利用價(jià)值，挖掘其中的有用信息，因而導(dǎo)致技術(shù)檔案的作用沒(méi)有發(fā)揮出來(lái)，久而久之，就造成技術(shù)檔案管理工作被漸漸忽枧。
3企業(yè)技術(shù)檔案的管理與應(yīng)用
凡事預(yù)則立，首先，要管理好技術(shù)檔案信息，就應(yīng)該事先制定好詳細(xì)的管理?xiàng)l規(guī)。按管理辦法管理?xiàng)l規(guī)嚴(yán)格進(jìn)行技術(shù)檔案管理。尤其是一些重要性大，或者的技術(shù)檔案文件，更要按技術(shù)檔案法和相關(guān)技術(shù)檔案管理辦法嚴(yán)格管理。其次，要提升管理人員的工作能力與責(zé)任心。技術(shù)檔案管理人員，每天進(jìn)行著相對(duì)繁瑣的工作。如果沒(méi)有專業(yè)技術(shù)檔案管理能力，很難完成好技術(shù)檔案管理工作。同時(shí)技術(shù)檔案管理工作.還需要細(xì)心的工作態(tài)度。這是對(duì)工作人員責(zé)任心的考驗(yàn)。只有不斷力提升自己工作能力。認(rèn)真負(fù)責(zé)的管理技術(shù)檔案信息，才能成為一名稱職的技術(shù)檔案管理工作者。最后，一些技術(shù)檔案信息是可以開(kāi)放的。便于企業(yè)的應(yīng)用。但在信息開(kāi)發(fā)工作要建立嚴(yán)格的審查工作是技術(shù)檔案開(kāi)放利用的前提，技術(shù)檔案管理人員應(yīng)根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)開(kāi)放期限內(nèi)的技術(shù)檔案逐件進(jìn)行審查，初步定開(kāi)放與控制使用范圍。對(duì)初審中沒(méi)能準(zhǔn)確判定開(kāi)放與控制使用程度的技術(shù)檔案，應(yīng)會(huì)同具有較高政策水平和業(yè)務(wù)能力的技術(shù)檔案管理人員進(jìn)行重點(diǎn)審查，以確定利用范圍。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)初審和中審的情況，對(duì)前期審查結(jié)構(gòu)進(jìn)行權(quán)衡，進(jìn)行綜合分析審查，最終批準(zhǔn)涉及技術(shù)檔案的開(kāi)發(fā)利用的程度與范圍。最后，在技術(shù)檔案資源的開(kāi)放與利用中，應(yīng)根據(jù)不同內(nèi)容的技術(shù)檔案資源，針對(duì)不同利用對(duì)象的不同目的，有重點(diǎn)的對(duì)開(kāi)放的技術(shù)檔案加強(qiáng)監(jiān)護(hù)。
4企業(yè)技術(shù)檔案管理與應(yīng)用中信息化技術(shù)的體現(xiàn)
信息化技術(shù)迅猛發(fā)展，在技術(shù)檔案管理和應(yīng)用當(dāng)中也綻放異彩。通過(guò)信息化技術(shù)可以打造局域網(wǎng)絡(luò)。利用計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)技術(shù)檔案電子信息的存儲(chǔ)與管理。技術(shù)檔案管理的信息化技術(shù)主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
4.1信息的數(shù)據(jù)庫(kù)儲(chǔ)存
技術(shù)檔案信息脫離完全的紙質(zhì)文件保存，也可以通過(guò)數(shù)據(jù)的方式存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中。數(shù)據(jù)庫(kù)具備海量存儲(chǔ)功能。使得存儲(chǔ)能力不斷增大。而且利用數(shù)據(jù)庫(kù)，可以定向的選擇數(shù)據(jù)的查詢方式。這樣不僅僅讓操作方便快捷，更加節(jié)省了實(shí)際的文件存儲(chǔ)空間和人力消耗。
4.2建立企業(yè)技術(shù)檔案信息管理軟硬件環(huán)境
利用信息技術(shù)，管理企業(yè)技術(shù)檔案信息。需要打造軟硬件的環(huán)境。如暢通的網(wǎng)絡(luò)。分層的拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)、相關(guān)的硬件共享設(shè)備。如打印機(jī)、傳真機(jī)、服務(wù)器端等等。同時(shí)軟件方面，也可以使用高效的管理系統(tǒng)軟件，軟件直接提供了技術(shù)檔案管理工作的絕大多數(shù)服務(wù)。技術(shù)檔案管理人員需要掌握基本的信息技術(shù)。做到熟練的操作技術(shù)檔案的軟件管理系統(tǒng)，就可以大幅度的提高工作效率。
5企業(yè)技術(shù)檔案工作人員應(yīng)提升素質(zhì)與技能
對(duì)保管技術(shù)檔案的相關(guān)管理人員，由于其所承擔(dān)的任務(wù)比較巨大，因此，從事技術(shù)檔案保管的管理人員應(yīng)具備較高的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，應(yīng)具備高度的保密意識(shí)和較強(qiáng)的責(zé)任心，要保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)；應(yīng)具備環(huán)境適應(yīng)能力，應(yīng)樹(shù)立積極負(fù)責(zé)的思想。由于技術(shù)檔案保管的管理人員所負(fù)責(zé)的內(nèi)容較多，要對(duì)調(diào)閱的情況積極掌握，因此，技術(shù)檔案管理人員必須具有積極嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)；要積極開(kāi)展技術(shù)檔案保管中的利用工作，在技術(shù)檔案保管過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定積極將技術(shù)檔案進(jìn)行電子化處理，對(duì)技術(shù)檔案原檔進(jìn)行調(diào)閱必須經(jīng)措定領(lǐng)導(dǎo)審批，認(rèn)真履行相關(guān)手續(xù)，嚴(yán)禁無(wú)權(quán)調(diào)閱。技術(shù)檔案使用后應(yīng)及時(shí)清對(duì)檢查。
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關(guān)鍵詞：
檔案管理；信息技術(shù)；服務(wù)理念
一、樹(shù)立以用戶為中心的服務(wù)理念
在檔案管理工作中，服務(wù)理念是檔案信息服務(wù)的思想基礎(chǔ)和工作指導(dǎo)。新時(shí)期下，檔案管理工作要摒棄傳統(tǒng)的服務(wù)思想，從全局出發(fā)，確立以用戶利益為中心，以檔案管理信息化、科學(xué)化、數(shù)字化發(fā)展為導(dǎo)向的服務(wù)理念。檔案管理要將服務(wù)理念貫穿于實(shí)際工作中，認(rèn)真分析不同用戶的不同需求，提供多樣化的服務(wù)模式，并通過(guò)總結(jié)用戶對(duì)服務(wù)的反饋信息，改進(jìn)服務(wù)方式，不斷提升用戶對(duì)服務(wù)的滿意度。同時(shí)，檔案管理工作要始終堅(jiān)持主動(dòng)服務(wù)的理念，轉(zhuǎn)變過(guò)去“坐等上門(mén)”的服務(wù)模式，積極了解用戶對(duì)檔案信息的需求動(dòng)態(tài)，定期向用戶推送知識(shí)型檔案信息，拓展檔案信息服務(wù)功能和服務(wù)效率，以良好的服務(wù)態(tài)度改變當(dāng)前檔案信息服務(wù)滿意度不高的現(xiàn)狀。
二、加強(qiáng)檔案館數(shù)據(jù)資源庫(kù)建設(shè)
檔案管理工作要依托信息技術(shù)，建立起虛實(shí)結(jié)合的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，積極推進(jìn)檔案管理工作科學(xué)化建設(shè)，拓寬檔案信息服務(wù)渠道。首先，檔案管理部門(mén)要利用掃描、數(shù)據(jù)壓縮、光盤(pán)存儲(chǔ)等信息技術(shù)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案，建立檔案信息全文數(shù)據(jù)庫(kù)、新型多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)、個(gè)性化需求數(shù)據(jù)庫(kù)等，提高檔案信息的利用效率。同時(shí)，檔案管理工作也可根據(jù)用戶需求，為客戶構(gòu)建“我的數(shù)字檔案館”，以便于用戶及時(shí)獲取個(gè)性化的服務(wù)。其次，檔案管理部門(mén)要深入挖掘檔案信息的利用價(jià)值，建設(shè)知識(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)，使用戶能夠通過(guò)利用知識(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)解決自身問(wèn)題，拓展知識(shí)的獲取渠道。再次，檔案管理部門(mén)要與其他部門(mén)加強(qiáng)合作，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)合實(shí)現(xiàn)檔案信息共享。為了拓展檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的服務(wù)功能，檔案管理部門(mén)還可與圖書(shū)館、有關(guān)網(wǎng)站建立起合作關(guān)系，實(shí)現(xiàn)無(wú)縫連接，構(gòu)建起內(nèi)容豐富的聯(lián)合數(shù)據(jù)庫(kù)。
三、更新檔案管理設(shè)備與技術(shù)
檔案管理部門(mén)要配備齊全的硬件設(shè)施，包括計(jì)算機(jī)、檔案密集柜、掃描儀、復(fù)印機(jī)、空調(diào)等，為了確保檔案滿足長(zhǎng)期安全保存的要求，還要做好防火、防盜、防光、防高溫、防潮濕等措施。同時(shí)，檔案管理部門(mén)要積極引入先進(jìn)的技術(shù)平臺(tái)作為有力支撐，提高服務(wù)效率。如，引入信息集成檢索技術(shù)，該技術(shù)可在多數(shù)據(jù)庫(kù)、聯(lián)合數(shù)據(jù)庫(kù)中檢索所需信息，并對(duì)信息進(jìn)行整合、加工，迅速地將最有價(jià)值、最符合用戶需求的信息提供給用戶。
四、實(shí)行用戶反饋與監(jiān)督機(jī)制
檔案管理工作要重視服務(wù)質(zhì)量的不斷提升，建立并實(shí)行用戶反饋與監(jiān)督機(jī)制，推動(dòng)檔案管理持續(xù)發(fā)展。檔案管理工作要充分發(fā)揮檔案用戶的外部監(jiān)督作用，簡(jiǎn)化監(jiān)督流程，將用戶反饋的意見(jiàn)作為改進(jìn)檔案工作的依據(jù)。為此，檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)構(gòu)建信息服務(wù)質(zhì)量評(píng)價(jià)體系，優(yōu)選量化的評(píng)價(jià)指標(biāo)，對(duì)服務(wù)時(shí)間、服務(wù)效果、用戶滿意度、信息利用度、服務(wù)系統(tǒng)操作響應(yīng)度、數(shù)據(jù)資源完整度等方面進(jìn)行評(píng)價(jià)。檔案管理部門(mén)要將各項(xiàng)評(píng)價(jià)指標(biāo)進(jìn)行細(xì)化，以用戶滿意度評(píng)價(jià)為例，可分為以下四種評(píng)價(jià)方式，即非常滿意、滿意、不滿意、非常不滿意，并在各個(gè)評(píng)價(jià)結(jié)果下讓用戶提出合理性的建議，以便于檔案管理部門(mén)改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量。
五、建設(shè)高素質(zhì)檔案服務(wù)隊(duì)伍
檔案管理部門(mén)要建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案服務(wù)隊(duì)伍，確保檔案服務(wù)人員具備完善的知識(shí)結(jié)構(gòu)、專業(yè)的服務(wù)技能以及良好的道德素養(yǎng)，為檔案管理工作科學(xué)化建設(shè)奠定人才基礎(chǔ)。首先，檔案管理部門(mén)要著重于培養(yǎng)知識(shí)型檔案服務(wù)人員，定期組織檔案服務(wù)人員參加培訓(xùn)，學(xué)習(xí)與檔案管理相關(guān)學(xué)科領(lǐng)域的知識(shí)，擴(kuò)充其知識(shí)面，并要求其掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)操作技能，能夠熟練應(yīng)用各種信息化操作系統(tǒng)。其次，檔案管理部門(mén)要組建檔案信息服務(wù)專家隊(duì)伍，讓專家隊(duì)伍研究有關(guān)檔案管理信息化、科學(xué)化建設(shè)的相關(guān)問(wèn)題，并為用戶提供解決問(wèn)題的方案，提升檔案信息服務(wù)的專業(yè)化水平。再次，檔案管理部門(mén)要落實(shí)考核激勵(lì)機(jī)制，對(duì)從事檔案工作的人員進(jìn)行定期考核，考核內(nèi)容包括參與培訓(xùn)情況、業(yè)務(wù)技能、服務(wù)態(tài)度、工作成效等方面，將考核結(jié)果與人員職務(wù)升降、薪酬掛鉤，激勵(lì)人員不斷提高工作實(shí)績(jī)。
總而言之，新時(shí)期下檔案管理部門(mén)必須樹(shù)立起以用戶為中心的主動(dòng)式服務(wù)理念，通過(guò)依托先進(jìn)的信息技術(shù)，構(gòu)建起高效的檔案信息服務(wù)平臺(tái)，為用戶提供便捷、快速、個(gè)性化的檔案信息服務(wù)，不斷提高檔案管理工作成效。同時(shí)，檔案管理部門(mén)還要健全管理機(jī)制，重視服務(wù)反饋與監(jiān)督，將其作為推動(dòng)檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展的有力保障。
作者：張德慧 單位：鹽源縣人力資源和社會(huì)保障局
參考文獻(xiàn)
