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（一）人員少，承擔(dān)工作冗雜。大多數(shù)基層辦公室都存在人員少、工作多的情況。像報紙分發(fā)、車輛油耗統(tǒng)計、會務(wù)接待、職工戶籍管理、計生情況管理、水電維修等等，一件件看起來都是不起眼的小事，但是小事多了也耗人力耗時間。一般情況下，基層單位辦公室作為后勤保障部門，卻沒有充足的人員安排，因此呈現(xiàn)出人員少、工作冗雜的情況?；鶎?a href="http://kcrkjk.com.cn/haowen/38949.html" target="_blank">檔案管理工作更是如此，只要兼職，很少專職。
（二）基層辦公室檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施相對落后。現(xiàn)實狀況是很多基層單位或由于資金困境、或由于檔案管理受不到應(yīng)有重視、或由于管理人員專業(yè)水平受限，沒有普及計算機技術(shù)，尤其是有些辦公室短期留存部分材料，配備相應(yīng)的設(shè)備也跟不上步伐。
（三）對辦公室檔案管理工作重視程度不夠?；鶎訂挝晦k公室的臨時檔案管理通常是由文書或者其他人員兼職，并沒有專業(yè)人員負責(zé)。檔案管理工作對技術(shù)性要求相對較高，但是辦公室兼職人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識培訓(xùn)，對檔案管理工作的程序、分類和意義了解不夠，導(dǎo)致很多基層單位辦公室對檔案管理工作的認識主要停留在最基本的檔案信息收集、整理、保管等層面，有的還存在分類混亂的情況，更少注意到以后檔案資源的綜合利用，所以不能有效地推動檔案管理工作的深入開展。
二、如何有效改善基層單位辦公室檔案管理工作
（一）建章立制，讓事務(wù)簍子的工作實現(xiàn)有條不紊?！盁o規(guī)矩不成方圓”，基層單位辦公室的工作再多，只要建立和完善科學(xué)合理的管理制度并落實到位，便能實現(xiàn)人少事多情況下的有條不紊。檔案管理作為辦公室工作內(nèi)容之一，也要具備科學(xué)的管理制度。制度的制定務(wù)必責(zé)任到人，對檔案材料和準(zhǔn)檔案材料的分類、保密等都形成細化的制度，不斷規(guī)范辦公室檔案管理，才能保證檔案材料的及時歸檔與檔案的真實有效性。
（二）加大投入，不斷完善基層單位辦公室檔案管理工作環(huán)境。信息化時代，逐步建立和應(yīng)用電子信息化進行辦公室檔案管理勢在必行。利用計算機、掃描儀等設(shè)備對文件進行歸類、保存，建立電子信息檢索等，可以提高檔案材料管理效率，同時輔以必要的保護措施，可以使檔案的保密和安全系數(shù)更高。因此，建議各單位提高對辦公室檔案管理工作重要性的認識，盡量加大資金支持，完善辦公室檔案管理設(shè)備，促進辦公室檔案管理工作環(huán)境信息化。
經(jīng)年累月的管理工作中，各個崗位開展的工作都與辦公室檔案有著密切聯(lián)系。從現(xiàn)階段辦公室檔案管理工作的狀況來看，仍舊存在著諸多管理方面的不足，以往的辦公室檔案管理方式不能滿足企業(yè)在現(xiàn)代化發(fā)展形式下的需要，導(dǎo)致各方面工作在進展中有一定限度的阻礙。因此，有必要完善辦公室檔案管理，促進企業(yè)健康積極發(fā)展。
一、辦公室檔案管理基本概念
所謂的辦公室檔案管理即借助文字、圖片、影像等媒介為載體對企業(yè)中的人員情況與事件進行詳細記錄與備案，且將記錄的資料分類，做好排擋，按照不同編號合理保存。其中不同的文書檔案有其不同格式、保存方式以及時效性，因此檔案的管理人員應(yīng)該對企業(yè)檔案定期進行歸納與清除。
二、辦公室檔案管理中存在的缺陷
不管企業(yè)從屬于何種類別，檔案管理工作都屬于最基本且最為重要的管理工作之一。因為受到不斷更新的科學(xué)技術(shù)的沖擊，以往傳統(tǒng)的管理方式在向新的管理方式過渡中存在諸多問題，這些問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面：（一）檔案管理人員認識程度不足。因為辦公室的檔案管理人員在年齡、受教育水平、能力等方面存在的差異性，所以不能根據(jù)企業(yè)的實際發(fā)展?fàn)顩r與時代變化速度轉(zhuǎn)變管理理念，不能及時吸收新的管理手段與策略。同時由于管理從業(yè)人員缺乏專業(yè)且系統(tǒng)的檔案知識，所以管理工作缺乏有效性，在檔案的搜集、整理、分類、保存中會存在諸多缺陷。在實際管理工作中若管理人員的職業(yè)責(zé)任感與思想道德達不到應(yīng)有高度，那么極有可能會影響整個企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)。（二）管理人員的管理方式與企業(yè)的發(fā)展進程不相符。社會的創(chuàng)新與發(fā)展，使各行業(yè)的崗位分工更加精細化，對檔案管理工作的精密性要求也越來越高，管理工作量加大，各種類型的檔案管理方法、形式以及內(nèi)容也都呈現(xiàn)著多元化的發(fā)展態(tài)勢。為了迎合社會發(fā)展步伐，檔案管理工作在新時代的影響下也有了新的任務(wù)與要求，但目前的某些部門中，檔案管理方法無法真正貼合企業(yè)的實際發(fā)展需要。在具體管理中不能運用計算機軟硬件設(shè)備對檔案歸類與云端儲存，而仍舊采用落后的檔案整理與管理方法，這導(dǎo)致檔案管理工作效率無法提升，一些重要文件經(jīng)常發(fā)生丟失現(xiàn)象，在檔案的編輯、分類、儲存中還會出現(xiàn)人工操作失誤、管理難度增大現(xiàn)象。（三）檔案管理軟硬件設(shè)施較為落后。在檔案管理中，一些具有時效性的文件要求進行自動化管理。企業(yè)引進管理軟硬件設(shè)備需要經(jīng)費，在實際的管理工作中，企業(yè)能夠給檔案工作劃撥的經(jīng)費有限。
三、完善辦公室檔案管理工作的對策
在企業(yè)辦公室檔案管理工作中存在諸多不足，若想擺脫這種落后的檔案管理模式，企業(yè)應(yīng)該積極引進先進的管理設(shè)備、轉(zhuǎn)變管理人員觀念、優(yōu)化管理工作，促進資源共享，對存在的不足加以改進與完善。（一）增強管理人員的管理意識，制定且完善管理制度。在眾多的企業(yè)中，大多數(shù)都存在著對管理工作認識不到位或是忽視管理工作的現(xiàn)象。因此企業(yè)與管理領(lǐng)導(dǎo)與員工應(yīng)該增強對管理工作的重視程度，不斷汲取先進的管理方法，增強自身的管理水平，轉(zhuǎn)變適應(yīng)時代與企業(yè)未來發(fā)展的管理理念，制定并且完善管理制度，提升檔案管理工作效率與質(zhì)量，繼而增強企業(yè)各個部門工作效益，提升企業(yè)競爭實力，促進企業(yè)蓬勃發(fā)展。比如：在日常管理工作中，檔案管理人員應(yīng)該明確不同類別檔案的管理流程；規(guī)范檔案標(biāo)準(zhǔn)程序，使用現(xiàn)代化信息管理設(shè)備對檔案進行分類，優(yōu)化管理工作。針對機密性文件應(yīng)該做好保密工作，在軟硬件設(shè)備中做好加密處理并設(shè)置使用權(quán)限。（二）踐行先進的數(shù)字化檔案管理方法。檔案管理工作量越來越大，行業(yè)分工也越來越細致化，為了降低檔案在編制、分類、整體、儲存等工作流程中出現(xiàn)的失誤頻率，極其有必要踐行先進的數(shù)字化檔案管理方法，將計算機硬件設(shè)備與軟件技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為發(fā)展的基礎(chǔ)條件，創(chuàng)建不同形式的管理機制體系，進而能夠更好地滿足不同種類的檔案管理。在創(chuàng)建數(shù)字化檔案管理體系中，應(yīng)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸納到數(shù)字化管理工作中，通過不同形式的文件增強對紙質(zhì)文件的管理。例如：圖片形式、影像形式等。企業(yè)中的各個管理部門同時還能打破時間與空間的限制，實現(xiàn)檔案文件的云端共享，方便調(diào)用與儲存，以此種方式來提高檔案管理工作的實用價值，并且不斷豐富檔案管理工作服務(wù)。實現(xiàn)辦公室檔案的數(shù)字化，企業(yè)應(yīng)該將其作為重點工作來抓，也只有這樣，才能迎合時展需求，推動企業(yè)走在時代的前端，在同行業(yè)中站穩(wěn)腳跟。
四、結(jié)語
為了有效發(fā)揮辦公室檔案管理工作的重要作用，企業(yè)應(yīng)在日常的管理工作中積極汲取高效的管理經(jīng)驗，對其中存在的不足合理解決，繼而保證辦公室檔案管理高效且有序開展。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)應(yīng)該積極采取有效辦法提升管理人員的基本素質(zhì)，提高專業(yè)技能水平，汲取先進管理模式，促進檔案管理工作的自動化、信息化、創(chuàng)新化，促進資源共享，緊跟企業(yè)發(fā)展步伐。
作者:李軍 單位:萊州市婦幼保健院
【參考文獻】
應(yīng)用信息技術(shù)能夠使辦公室文書檔案管理工作更為快捷、便利，還能對各單位的長遠發(fā)展起到推動作用，并使辦公室文書檔案管理的質(zhì)量得到有效提升。本文主要闡述了辦公室文書檔案管理工作中容易出現(xiàn)的問題，提出在信息社會背景下如何改革并創(chuàng)新辦公室文書檔案管理工作。
一、辦公室文書檔案管理工作中容易出現(xiàn)的問題與困境
近年來，文書檔案的數(shù)量隨著各單位的發(fā)展而不斷增多，從而凸顯了原本隱藏在深處的一些不足與弊端，影響了企事業(yè)單位的發(fā)展。因此，認真地面對辦公室文書檔案管理工作中容易出現(xiàn)的問題與困境，單位內(nèi)部各部門之間的有效溝通才能得以實現(xiàn)。
（一）缺乏整體的文書檔案整理規(guī)劃。在信息化檔案管理中，電子存檔系統(tǒng)是一個重要的組成部分，該系統(tǒng)雖然能夠?qū)n案管理的系統(tǒng)化與規(guī)范化起到幫助作用，但是整體規(guī)劃性較弱，該系統(tǒng)缺失了協(xié)調(diào)運作模式，導(dǎo)致無法信息化地自動生成各部門的文書管理歸檔，對管理工作形成了阻礙，因此應(yīng)對文書檔案進行整體的協(xié)調(diào)與規(guī)劃。
（二）文書檔案管理人員的認知水平不一。將信息技術(shù)應(yīng)用于文書檔案管理中，需要高業(yè)務(wù)水平與高綜合素質(zhì)的管理人員進行操作。但是，由于個體間具有不同的認知水平與不同的操作能力，而檔案管理工作的智能化與科學(xué)化均需要較高的技術(shù)水平與認知能力，因此容易在檔案管理工作中產(chǎn)生問題。
（三）忽視了文書檔案管理工作，檔案價值沒有得到發(fā)揮。單位領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理工作的關(guān)注度較低，導(dǎo)致檔案價值無法得到充分的發(fā)揮，而檔案管理信息系統(tǒng)的運行與資金投入均較為滯后，并出現(xiàn)信息不匹配等現(xiàn)象。因此，應(yīng)對辦公室文書檔案管理機制進行不斷完善，并對其有效價值進行充分利用，才能保證單位文書檔案管理工作能夠順利地發(fā)展。
二、在信息社會背景下如何改革辦公室文書檔案管理工作
（一）實施“三全”管理?！叭惫芾碇傅氖侨^程管理、全員管理以及全方位管理。在全過程管理中，起點為檔案形成，終點為歸檔。由起點到終點的過程中，相關(guān)管理人員應(yīng)抓住重點，制定并實行科學(xué)的管理規(guī)劃，重點發(fā)展管理工作的科學(xué)性。在搜集材料時，對相關(guān)信息進行有效、科學(xué)地整理，以防檔案中混入虛假信息，并使信息搜集的準(zhǔn)確性得到保證。在歸檔時，應(yīng)對檔案文書的寫作進行規(guī)范，同時應(yīng)統(tǒng)一將檔案進行分類編號。在全員管理中，應(yīng)建立單位所有員工的檔案，并將每一位員工的工作性質(zhì)進行標(biāo)注，統(tǒng)一管理所有的文書檔案，并落實各部門的責(zé)任；同時將單位員工配合檔案管理工作的積極性進行調(diào)動，實現(xiàn)“人人負責(zé)，人人監(jiān)管”。在全方位管理中，應(yīng)注意檔案管理工作的安全隱蔽性，應(yīng)統(tǒng)一管理相關(guān)部門，并均衡其力量；重視檔案的安全，避免產(chǎn)生信息外漏而對單位或員工個人產(chǎn)生不良影響。
（二）實施“三化”管理?！叭惫芾碇傅氖蔷毣⒘鞒袒?、標(biāo)準(zhǔn)化的管理。在管理文書檔案時，應(yīng)結(jié)合單位的具體發(fā)展情況進行管理，通過“三化”管理能夠使辦公室檔案管理的系統(tǒng)化得以實現(xiàn)。管理與編制文書檔案時，應(yīng)遵循“標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、上下一致”的管理模式，使檔案管理信息技術(shù)化，與時展相適應(yīng)。雙重備份檔案的文檔版與電子版，并采用機讀模式管理檢索式的文檔，避免產(chǎn)生因為意外或黑客造成電腦信息缺失的情況。
三、對辦公室文書檔案管理工作進行創(chuàng)新
（一）創(chuàng)建科學(xué)的文書檔案管理系統(tǒng)。規(guī)范地管理辦公室文書檔案，并創(chuàng)建科學(xué)的文書檔案管理系統(tǒng)，將檔案進行分類，主要分為一般、秘密、機密以及絕密四種形式；建檔管理工作應(yīng)根據(jù)文件的機密等級進行展開，收文、分文、傳送、催辦、立卷、歸檔、銷毀這個順序是檔案的歸檔順序。在一個單位中，只有擁有閱文資格的管理人員與起草人才能批示機密的等級；當(dāng)文件起草與建檔時，應(yīng)遵循相應(yīng)的規(guī)章制度，嚴(yán)格、細心地對檔案進行分類與歸檔。
（二）提高k公室文書檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)。辦公室管理文書檔案的工作人員首先應(yīng)具有強烈的保密意識，才能使歸檔、建檔的管理水平得到提高。檔案管理人員不僅應(yīng)對自身行為進行規(guī)范，并明確自己職責(zé)所在，同時還應(yīng)掌握檔案管理的方法，并遵循保密制度，及時地銷毀不易泄露且無價值的文件。提高辦公室文書檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)，能夠使檔案管理工作的規(guī)范性得到提升。
（三）完善文書檔案管理制度。單位相關(guān)管理人員應(yīng)完善、規(guī)范文書檔案管理制度，叮囑辦公室檔案管理人員在工作時一定要遵守規(guī)章制度，從而在實現(xiàn)責(zé)任分工化的同時提升管理工作效率。首先，不同內(nèi)容的文件應(yīng)給予明確的責(zé)任分工。其次，分離具有公眾內(nèi)容與保密內(nèi)容的文件，使信息化系統(tǒng)的內(nèi)外網(wǎng)分離得以實現(xiàn)。最后，對辦公室文書檔案的防護措施進行加強，可在計算機系統(tǒng)中安裝報警、防火墻等安全軟件，阻止檔案泄露的情況發(fā)生。
【參考文獻】
[1]陳黎.信息社會視角下企業(yè)辦公室文書檔案管理工作的改革與創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（01）：191+194.
[2]聶菊梅.信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新[J].城建檔案，2016（03）：57-58.
辦公室檔案管理在一個單位的管理工作中有著很重要的地位，加強辦公室檔案管理，能夠提升一個單位的管理水平，提高單位的整體辦事效率。本文將在分析辦公室檔案管理工作的特點基礎(chǔ)上，探討如何改進辦公室檔案管理的工作以及怎樣提高辦公室檔案管理工作人員的素質(zhì)。
一、 辦公室檔案管理工作的特點
1、 重點在于收集和保存資料
檔案能夠真實地記載事件、人物和過程，檔案管理能夠為后人引用和借鑒。辦公室檔案管理的工作重點在于收集一些相關(guān)的文件和書報資料等等，然后將它們分門別類地歸檔，再利用信息化的手段進行保存和管理。
2、檔案種類繁雜
辦公室檔案包括各種各樣的內(nèi)容，比如單位的會計檔案、行政管理檔案、特種載體檔案和科技檔案等等，還包括上級單位印發(fā)的“紅頭文件”、本單位的各種協(xié)議、合同和責(zé)任書等等，而且還包括各種錄音、錄像等電子檔案，所以辦公室檔案的種類十分繁雜。
二、改進辦公室檔案管理工作的措施
辦公室的檔案管理十分重要，因為它跟辦公室的各項業(yè)務(wù)的工作的開展具有直接的聯(lián)系，辦公室的檔案管理工作效率影響到整個單位的工作的開展，因此，有必要加強對辦公室檔案的管理。其次，辦公室檔案管理的工作主要在于資料的收集和保存，檔案的種類比較繁雜，所以給檔案管理工作帶來了一定的難度。所以，要提高辦公室檔案管理的效率，必須從以下幾個方面加以改進：
1、建立辦公室檔案管理機制
首先，在辦公室檔案管理中，要將文件管理和檔案管理結(jié)合在一起，讓檔案部門為了方便后期對文件的管理，參與到文件的前期管理過程中，從而減少檔案部門在文件管理后期中的難度，使得文件的歸梢管理、形成處理和后期的查閱和利用等工作環(huán)節(jié)都實現(xiàn)統(tǒng)一指導(dǎo)和管理。其次，要制定詳細的檔案管理程序和規(guī)定的條文，使得檔案管理工作盡可能地細化。最后，要嚴(yán)格地執(zhí)行條文的規(guī)定，禁止各種濫發(fā)文件和發(fā)放無用、無效文件的行為。
2、強化檔案收集
檔案的收集是辦公室檔案工作中最重要的環(huán)節(jié)，因此，要改進檔案管理工作，必須得加強檔案的收集管理工作。首先，要規(guī)范檔案的范文，對檔案進行分類和編排，再將收集到的檔案按類目進行整理和保管；然后，要規(guī)范檔案的文書范文工作，在將收集到的檔案進行分門別類之后，要對檔案再進行文字編號和正文提料，對檔案提取主題詞，再做好附件處理，方便以后使用和管理檔案；再次，第二步實現(xiàn)以后，要對檔案再進行目錄編號，以方便后期的檢索工作，再在計算機系統(tǒng)中輸入檔案的管理信息，建立檢索體，在各種管理軟件的幫助下實現(xiàn)對檔案的網(wǎng)上管理。
3、提高檔案管理人員素質(zhì)
檔案管理工作主要是由專人來負責(zé)的，所以檔案管理人員素質(zhì)的高低就直接影響到了檔案管理工作的水平。檔案管理人員首先要嚴(yán)格控制辦公室檔案材料的進出，做好專人收文、專人傳閱、專人登記和傳閱卡的傳遞等等，還要在領(lǐng)導(dǎo)的安排下，做好科室的起草、編號、附發(fā)文卡、辦公室登記等工作，以及負責(zé)好日常的檔案管理工作等。
三、提高辦公室檔案管理人員素質(zhì)的對策
1、加強對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)
由于檔案管理隨著時代的發(fā)展也在不斷地變化，所以檔案管理人員的知識也要隨著時代的進步而進步，要做到這一點，就必須定期地加強對檔案管理人員的培訓(xùn)。在結(jié)合實際的基礎(chǔ)上，有針對性地邀請檔案管理專家或者有豐富經(jīng)驗的檔案管理者對檔案管理人員進行培訓(xùn)，鞏固他們的知識，并且提高他們的現(xiàn)代化管理知識水平。還可以讓檔案管理人員多參加檔案管理的經(jīng)驗交流活動，讓他們吸收先進的檔案管理經(jīng)驗，然后深入到自己的工作中去。
2、提高檔案管理人員理論與實踐相結(jié)合的能力
單位要多組織辦公室檔案管理人員進行同行管理經(jīng)驗的探討，舉辦各種檔案研討會和論壇講座，讓檔案管理人員熟悉國內(nèi)外檔案管理的動態(tài)。其次，要讓檔案管理人員多學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、信息存儲技術(shù)、多媒體技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)等等現(xiàn)代新技術(shù)，巧用現(xiàn)代化的檔案管理方式，提高他們的工作效率，使辦公室檔案的管理跟上時代的發(fā)展要求。
3、加強檔案管理人員自身素質(zhì)的修養(yǎng)
首先，檔案管理人員要提高自己的思想政治素質(zhì)和職業(yè)道德素質(zhì)，不做違反國家法律的事情；其次，檔案管理人員要提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)，鞏固理論知識的學(xué)習(xí)，而且不斷地掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，提高自己的業(yè)務(wù)操作能力；最后，檔案管理人員還要提高自身的身心素質(zhì)，檔案管理工作是一項比較繁雜的工作，日常工作比較瑣碎，辦公室檔案管理人員必須適應(yīng)這種繁雜的工作，能夠泰然地處理這些雜物，做到不急不亂，認真細致地做好每一項工作。
總結(jié)：
檔案管理工作是單位辦公室的一項重要工作，檔案管理的水平影響到辦公室的工作效率和整個單位的工作的順利進行。辦公室檔案管理的工作比較繁雜、檔案種類比較繁多，所以檔案管理人員必須通過各種方式改進工作，使得檔案的管理更加輕松和高效。此外，檔案管理人員素質(zhì)也是影響辦公室檔案管理工作的一個重要因素，檔案管理人員必須努力提高自身的素質(zhì)，才能夠滿足現(xiàn)代辦公室檔案管理工作的要求。
參考文獻：
[1]王汝秀.高校院系辦公室檔案管理的規(guī)范化[J].蘭臺世界,2007(09).
中圖分類號：F270 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）11-00-01
一、辦公室檔案管理現(xiàn)存的問題
1.檔案管理的意識不強，管理方式有待更新
由于我國檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)還沒有跟上社會需求的腳步，因此，很多單位中的檔案管理工作都是單位里面的兼職人員在從事，很少有單位的檔案管理工作是專業(yè)的人士來從事，這就導(dǎo)致現(xiàn)代辦公室檔案管理的意識不強。很多辦公室檔案管理的工作只是停留在表面，缺乏對日常材料的搜集和保存，工作中的責(zé)任心有待進一步加強。另外，很多單位的檔案管理方法還停留在比較傳統(tǒng)的模式，并沒有跟上時展的步伐，將現(xiàn)代信息技術(shù)引入辦公室檔案管理的程度不夠，特別是一些欠發(fā)達地區(qū)在辦公室檔案管理模式上更是落后，缺乏對檔案管理重要性的認識。
2.辦公室檔案管理工作人員的素質(zhì)有待提高
由于我國教育體制培養(yǎng)出來的專業(yè)檔案管理人才還不能滿足社會的需求，因此，在現(xiàn)代社會中很多單位的辦公室檔案管理工作人員都是兼職從事這項工作的，這就產(chǎn)生了工作人員的專業(yè)知識不夠的問題。首先，很多辦公室檔案管理工作人員缺乏專業(yè)的知識和必要的工作技能，這也是辦公室檔案管理中亟待解決的重要問題。其次，隨著時代的發(fā)展，信息技術(shù)的不斷更新也要求辦公室檔案管理跟上時代的步伐，在檔案管理工作中運用現(xiàn)代技術(shù)協(xié)助工作的完成，這也要求辦公室檔案管理工作人員具備相應(yīng)的現(xiàn)代辦公軟件操作技能。在面對這些問題的時候，現(xiàn)代辦公室檔案管理工作人員中很多人都顯得專業(yè)技能相對缺乏、專業(yè)水平相對較低、缺乏足夠的運用現(xiàn)代辦公軟件的能力等問題。因此，認真對待辦公室檔案管理工作人員的素質(zhì)問題是必須的，也是現(xiàn)代辦公室檔案管理發(fā)展中必須解決的問題。
3.辦公室檔案管理的信息化建設(shè)有待加強
現(xiàn)代辦公室檔案管理的發(fā)展使得檔案的種類比較繁雜，也給辦公室檔案管理工作人員提出了更高的要求。面對不同的檔案類型以及檔案記錄的不同階段，都要采取有效的方式進行記錄和整理。由于現(xiàn)階段檔案管理的信息化建設(shè)還沒有完全成熟，很多硬件設(shè)施沒有完全能夠支撐工作的需求，這也使得很多單位的檔案管理工作還停留在紙質(zhì)文件管理的方式。其次，國家的檔案行政機構(gòu)缺乏檔案無紙化戰(zhàn)略規(guī)劃、制度設(shè)計和系統(tǒng)規(guī)范，使得對紙質(zhì)文件依賴成為制度性的選擇。多種類型數(shù)字化信息的檔案化在總體上處于隨機狀態(tài)，有些數(shù)據(jù)累計存儲在業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫中，有些被定期銷毀，有些則被遷移到臨時載體上，沒有建立系統(tǒng)型的管理模式。
二、如何改進辦公室檔案管理工作，提高工作效率
辦公室的檔案管理十分重要，因為它跟辦公室各項業(yè)務(wù)工作的開展具有直接的聯(lián)系， 辦公室的檔案管理工作效率影響到整個單位的工作的開展，因此，有必要加強對辦公室檔案的管理。其次，辦公室檔案管理的工作主要在于資料的收集和保存，檔案的種類比較繁雜，所以給檔案管理工作帶來了一定的難度。 所以，要提高辦公室檔案管理的效率，必須從以下幾個方面加以改進：
1.完善現(xiàn)代辦公室檔案管理體系
現(xiàn)代辦公室檔案管理中的檔案管理和文件管理是緊密聯(lián)系的，因此不能單獨將這兩個工作分開，應(yīng)該將其結(jié)合在一起進行管理。為了減少檔案管理工作人員在文件管理的后期遇到更大的工作難度，因此建議檔案管理工作人員在文件管理的前期就參與到工作中，這樣既可以對文件管理工作有一定的熟悉和了解，也便于檔案管理工作人員在檔案管理過程中更能適應(yīng)，更能夠便于單位檔案管理系統(tǒng)的建立和完善。另外，應(yīng)該完善單位的檔案管理制度和操作程序，確保單位檔案管理工作能夠按照相應(yīng)的程序進行，促進單位檔案管理的體系建設(shè)。
2.增強單位檔案管理的意識，更新檔案管理理念
由于我國現(xiàn)階段的單位檔案管理中管理意識不夠強，而且管理的理念也有待更新，這都使得我國檔案管理工作難以得到較大的進步，因此，增強單位檔案管理的意識，更新檔案管理理念就顯得十分重要。首先就是要提高單位對于辦公室檔案管理規(guī)范化關(guān)系的正確認識，立足于我國辦公室檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀，結(jié)合辦公室檔案管理的目標(biāo)，應(yīng)該堅持“以人為本”的辦公室檔案管理理念，不斷建立和完善符合社會發(fā)展需求和單位自身發(fā)展目標(biāo)的辦公室檔案管理意識。無論是從單位的管理決策還是單位的服務(wù)意識樹立，都需要包含單位檔案管理的意識。在單位的檔案管理運行中強化崗位責(zé)任制，盡量改善單位管理中不合理的規(guī)章制度、強化檔案管理工作人員的愛崗敬業(yè)意識，強化單位檔案管理體系建設(shè)。
3.加強單位檔案管理工作的培訓(xùn)，提高工作人員的管理技能
由于我國單位檔案管理中的很多工作人員都是兼職的，大部分都缺乏專業(yè)的檔案管理技能，因此，加強單位檔案管理工作的培訓(xùn)工作是十分重要的。筆者認為應(yīng)該采用不同的方式通過不同的渠道對辦公室檔案管理工作人員進行專業(yè)技能的培訓(xùn)，盡量提高工作人員的專業(yè)檔案管理工作能力。根據(jù)檔案管理規(guī)范化的要求，辦公室檔案管理兼職工作人員首先是要加強專業(yè)技能的培訓(xùn)；其次還要加強自身對于辦公室檔案管理工作的責(zé)任心；再次就是要認真做好部門的文件檔案的形成、積累、保持和整理、歸檔等工作。因此，應(yīng)該根據(jù)辦公室檔案管理工作的相關(guān)要求以及檔案管理專業(yè)人才的要求，組織單位檔案管理工作人員進行專業(yè)的技能培訓(xùn)，以提高工作人員的檔案管理技能。
4.強化檔案收集
檔案的收集是辦公室檔案工作中最重要的環(huán)節(jié)，因此，要改進檔案管理工作，必須得加強檔案的收集管理工作?！∈紫龋?guī)范檔案的范文，對檔案進行分類和編排，再將收集到的檔案按類目進行整理和保管； 然后， 要規(guī)范檔案的文書范文工作，在將收集到的檔案進行分門別類之后，要對檔案再進行文字編號和正文提料，對檔案提取主題詞，再做好附件處理，方便以后使用和管理檔案；再次，第二步實現(xiàn)以后，要對檔案再進行目錄編號，以方便后期的檢索工作，再在計算機系統(tǒng)中輸入檔案的管理信息，建立檢索體，在各種管理軟件的幫助下實現(xiàn)對檔案的網(wǎng)上管理。
參考文獻：
進行辦公室檔案管理的目的是使檔案更加完整，更加有秩序，這樣才能使利用者更加方便的工作，而檔案管理也才能達到本身的目的。但現(xiàn)在的檔案管理卻并不那么完善，以下幾個問題在辦公室檔案管理中就很常見：
（一）淡薄的管理意識和落后的管理方式
淡薄的管理意識主要是針對我國從事辦公室檔案管理的工作人員講的，這些工作人員中的很大一部分都是來自兼職人員，專業(yè)素質(zhì)低，導(dǎo)致工作效率以及工作水平也很低，對檔案管理工作的完善造成影響的同時，也就造成了管理方式越來越落后。時代在發(fā)展，為了辦公室檔案管理工作更好的進行，有必要在這一領(lǐng)域進行改革，既把現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)應(yīng)用到其中。
（二）專業(yè)水平有待提高的管理人員
首先，管理人員專業(yè)水平的低下以及專業(yè)知識的缺乏使管理人員及辦公室的檔案管理越來越不能適應(yīng)時代的發(fā)展，提高管理人員的素質(zhì)成為了當(dāng)務(wù)之急。其次，傳統(tǒng)的辦公室檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)這個時代的要求，信息化時代要求辦公室的檔案管理這個領(lǐng)域也要實現(xiàn)信息化，這就在無形中對工作人員的素質(zhì)的要求也上升了一個臺階，而只有信息網(wǎng)絡(luò)化與具有專業(yè)素質(zhì)的工作人員結(jié)合起來，才能是檔案管理的效率進一步提高，使我國的檔案管理工作更上一層樓。
（三）亟需強化網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)在辦公室檔案管理領(lǐng)域的發(fā)展
首先，作為辦公室檔案管理人員，在基本要求的基礎(chǔ)之上還要能夠把各個時段以及各個種類的檔案進行整理，管理人員如果繼續(xù)應(yīng)用傳統(tǒng)的檔案管理模式，根本無法適應(yīng)辦公室檔案管理的發(fā)展。其次，目前在檔案管理工作中應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)只是一個開始，有很多地方還不夠完善，導(dǎo)致目前還存在信息化檔案與紙質(zhì)的檔案并存的現(xiàn)象，這一點同樣有待于改善。再次，現(xiàn)階段的檔案管理模式不夠系統(tǒng)化，不夠?qū)I(yè)化，許多應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息化的管理模式只是在初步的階段，并未形成規(guī)模，因此會對檔案管理工作造成諸如保存不善之類的不便。
二、如何提高辦公室檔案管理工作的效率
辦公室的檔案管理工作在企業(yè)中是非常重要的一項內(nèi)容，它與辦公室的各項業(yè)務(wù)息息相關(guān)，一旦辦公室檔案管理工作做不好，其他的工作也會受到不同程度的影響。辦公室檔案管理工作往往比較復(fù)雜，因為需要管理的檔案通常屬于不同的種類，因此，如何提高辦公室檔案管理工作的效率便變得尤為重要，以下是幾點在這項工作中需要改進的地方：
（一）辦公室檔案管理制度需要完善
檔案管理工作的落后有一點原因是其在過去并未受到重視，因此檔案管理制度的完善程度就有所欠缺，加之與其想聯(lián)系的文件管理的工作也有所欠缺，因此要想使檔案管理工作能夠協(xié)調(diào)有序的進行，就要對檔案管理及文件管理工作同時加以重視，并且積極使其得到完善。這就要做到以下幾點：首先，為解決檔案的安全性問題，要對重要的文件進行保密處理，并且針對不同等級的保密文件采取不同的措施，這樣才能是檔案的保密工作更加徹底，更加有效。其次，為解決檔案管理工作因檔案種類繁多造成的無秩序的問題，應(yīng)采取分類管理的措施，這樣有利于以后的使用及查找。再次，監(jiān)督工作在檔案管理工作領(lǐng)域中也非常重要，因此此項工作應(yīng)由兩個人同時完成，既保證了團隊合作又可以保證互相監(jiān)督，更加確保了檔案的安全性，加強了檔案管理制度的完善性
（二）相關(guān)人員及單位的檔案管理意識需要加強
目前檔案管理工作沒有明顯的進展，有一方面是因為相關(guān)單位對其重視程度還不夠，缺乏足夠的管理意識，然而為了使檔案管理工作正常有序的進行，加強單位對此項工作重要性的認識是非常必要的，因此有關(guān)單位應(yīng)做到，管理意識加強，管理方式改進，管理理念與時俱進等，這樣才能使檔案管理工作有明顯的起色。
（三）檔案管理人員的專業(yè)水平還不夠高
檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不夠高會導(dǎo)致辦公室的檔案管理工作無法跟緊時代的發(fā)展，對辦公室的檔案管理工作是十分不利的，為了增強管理人員的專業(yè)水平，一方面要從根源開始，選拔高素質(zhì)人才，一方面就是對原有的工作人員進行專業(yè)素質(zhì)的培訓(xùn)，使其適應(yīng)時代的發(fā)展以及工作的需要。
（四）檔案收集工作不夠強化
不夠強化的檔案收集工作會導(dǎo)致檔案的管理工作無法有秩序的進行，因此一定要加強辦公室的檔案收集，從類別或時間等不同的角度進行整理收集，并用計算機進行有效的管理。
（五）檔案管理需要與網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)相結(jié)合
由于傳統(tǒng)檔案管理不能適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的速度，設(shè)備現(xiàn)代化，檔案種類的多樣化，都對檔案管理人員的專業(yè)水平要求提出了新標(biāo)準(zhǔn)，必須通過各種形式，加強他們對新檔案法的學(xué)習(xí)和認識，使其具有法律責(zé)任和義務(wù)，增強自覺性、責(zé)任心，必須加強檔案管理人員教育，盡快培養(yǎng)一批掌握新技術(shù)，又熟悉檔案知識的專業(yè)人才，才能完成這項艱巨而重大的任務(wù)。
2辦公室文書檔案的管理
文書檔案的特點，其內(nèi)容有針對性，不能被修改遺失，加之檔案量并不是很大，所以我們可以使用“件”的整理方法。取其所長。對于“件”數(shù)太多。辦公室歸結(jié)出的檔案一般比較具有時效性和法律性，數(shù)量并不是很大，且不常使用，需以存放居多。這樣的工作量是可以承受的。對于整理過程繁瑣。辦公室檔案一般可以分門別類地進行系統(tǒng)的整理，且多數(shù)為法律文件、規(guī)劃部署、計劃方案之類，使用量不高，大體分類即可。對于管理易發(fā)生的錯誤。辦公室文件最大的特點是其有機聯(lián)系性強，從名目即可窺看內(nèi)容方向。即便發(fā)生管理失誤，工作人員也是很容易整理的。
3辦公室業(yè)務(wù)檔案的管理
業(yè)務(wù)檔案的特點是零散、量大，其特點的群體性，可做忽略和整合處理。這樣就可以使用“卷”的整理方法，有整體性，不計細節(jié)，方便找出其中關(guān)聯(lián)檔案，立卷整理的優(yōu)勢就立刻顯現(xiàn)出來。分類概括。業(yè)務(wù)檔案多以涉及民生問題的個人檔案居多，這與辦公室檔案有很大去別，民生問題檔案籠統(tǒng)、量大、常被查閱。而采用立卷的方法則正好可以根據(jù)其所在地、所在科室、所在管轄進行分類，且民生問題涉及安全性文件量低，主要以個人或全體檔案調(diào)用為主。立卷簡易。如是辦公室檔案歸類立卷則需詳盡其細致，在立卷名上馬虎不得。而業(yè)務(wù)檔案不必逐一姓名列出，以其整體性來來看。只需列入街道名稱、住宅名稱、所在科室名稱、管轄區(qū)域名稱即可，并不存在因為人員不同而產(chǎn)生的立名不同。即使是案卷標(biāo)題也可擬寫，幾個字就行，如勞動合同鑒證冊、招工表、大學(xué)生報到卷、某某科室員工信息等，不存在爭議問題。
4加強信息化管理
隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，給人類帶來了極大的便利，電子技術(shù)在檔案管理中的運用，實施信息化管理，將把檔案管理從傳統(tǒng)手工操作中解放出來，減少對檔案材料的磨損，延長檔案壽命，減輕檔案人員的勞動強度，提高工作質(zhì)量和工作效率，促進人事檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，現(xiàn)代化，降低了按件整理工作的繁瑣率，降低了人為因素在文件工作中的影響，工作清晰明了，使用起來更加方便。
5人力資源和社會保障管理
檔案管理的其他思索對于檔案管理不僅只能從分類方法上找尋解決，分類方式只是從其本身找解決方法，而外部也存在諸多幫助檔案更好管理的可能和方法。比如法律文案方面，國家應(yīng)及時出臺一些相應(yīng)的檔案收集管理的輔助措施，出臺相應(yīng)規(guī)范細則，加強檔案管理的執(zhí)行力度。人才培養(yǎng)方面，培養(yǎng)相應(yīng)的檔案業(yè)務(wù)人員，規(guī)定具體細則，使其有規(guī)范性和統(tǒng)一性。做好檔案監(jiān)控工作，成立專門部門，派遣相應(yīng)專業(yè)，在檔案收集、整理、利用、保存等各個環(huán)節(jié)確保檔案整理工作的有序性、科學(xué)性、安全性，使立案和監(jiān)管互相制約、監(jiān)督。
由于醫(yī)療用房的緊張，醫(yī)院存放檔案的地方也十分有限；醫(yī)院文書檔案職責(zé)不明,管理不完善，醫(yī)院文書檔案與醫(yī)療病歷檔案的存放于檔案庫房的存放相混合，與檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)相差甚遠。醫(yī)院文書管理的信息效率過低。
（二）醫(yī)院辦公室文書檔案意識薄弱
長久以來醫(yī)院多偏重病案檔案，醫(yī)院文書與文書檔案相對于病案檔案來說,醫(yī)院文書檔案的相對重要性缺乏到位的宣傳。很多人都認為文書檔案沒有存在的價值,相關(guān)的科室對于文書檔案也是只保存不利用,有效資源的利用率下降，浪費程度極其嚴(yán)重，不能達到預(yù)想的可觀狀況。
（三）醫(yī)院在文書與檔案工作中存在的不規(guī)范現(xiàn)象
現(xiàn)下的檔案管理模式下存在這許多的不規(guī)范現(xiàn)象。例如：版記不全、文件使用不當(dāng)、分類不明確、用紙不達標(biāo)、辦理程序不規(guī)范、原稿文件缺損、裝訂不規(guī)范等現(xiàn)象。
（四）醫(yī)院文書檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)有待提高
目前，我國的檔案專業(yè)人員隊伍在理論水平、文化水平、專業(yè)素養(yǎng)等方面參差不齊。有些檔案管理工作人員缺乏文書檔案管理方面的必要專業(yè)知識，責(zé)任心主人翁意識的缺失。造成案卷的混亂和收集保存不齊全等現(xiàn)象，不符合辦公室文書檔案管理的規(guī)范準(zhǔn)則。
二、針對醫(yī)院辦公室文書檔案管理工作的一些優(yōu)化措施
（一）強化醫(yī)院文書檔案管理工作的規(guī)范銜接
實現(xiàn)文書、檔案工作一體化，要求文書人員嚴(yán)格把好文件紙張大小、文件格式、筆支選取等等原始一手資料的質(zhì)量關(guān)，實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，在公文辦理完畢后，應(yīng)及時整理立卷及歸檔。
（二）提高醫(yī)院文書檔案管理人員的專業(yè)技能和管理意識
醫(yī)院辦公室文書檔案管理工作人員需要不斷地積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識理論，充實和提高自己的檔案管理專業(yè)知識。做到與時俱進，辦公現(xiàn)代化是社會發(fā)展的必然趨勢，信息社會必然導(dǎo)致大量的電子文件的出現(xiàn)。實現(xiàn)醫(yī)院文書檔案管理的現(xiàn)代化。文書檔案管理人員則需要努力成為管理型、復(fù)合型和技術(shù)性的專業(yè)辦公室文書檔案管理人才。
（三）提高醫(yī)院文書檔案管理工作人員的積極性
健全相關(guān)的規(guī)章制度，加強檔案整理工作的檢查與監(jiān)督，全面提高思想認識，促進文件材料的收集工作。把握好人員的變動和調(diào)入關(guān)，增強文書檔案管理工作人員的責(zé)任感。充分調(diào)動辦公室文書檔案管理人員的工作熱情，提高實事求是的工作態(tài)度，及時對從事相關(guān)文書檔案管理的人員進行相關(guān)的待遇到位。
（四）建立醫(yī)院文書歸檔的制度
具體到一個立檔單位，不僅要真實、客觀，要有歸檔的時間、范圍、要求，保證文件的完整。文書檔案整理的內(nèi)容：檔案的系統(tǒng)化（檔案的分類、案卷的排列、檔號的編制）和基本編目（編制案卷的目錄）。
Abstract: with the development of the society and the development, office archival management should advance with The Times and continue to improve work efficiency, and this cannot leave the archives management hardware and software resources improvement. The paper describes the concept and file management office archival management based on the content, according to your work experience, this paper puts forward the improved office archival management and to improve the file management personnel literacy proposal, the hope to perfect the institutions of the office archival management at present.
Keywords: file management; Office; Improvement; Personnel literacy
中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A文章編號：
一、辦公室檔案管理工作的內(nèi)容
檔案系統(tǒng)的基礎(chǔ)工作是檔案實體管理，信息的開發(fā)和反饋是在檔案實體管理的提前下進行的，檔案實體管理就使對檔案進行集中，安全，統(tǒng)一，高質(zhì)量的管理，檔案實體管理分收集、整理、鑒定和保管四個環(huán)節(jié)：
（一）收集
檔案的收集是豐富館藏的重要工作環(huán)節(jié)，是實現(xiàn)檔案集中管理的前提?？茖W(xué)技術(shù)的發(fā)展，使檔案的載體記錄方式出現(xiàn)了多樣化趨勢，現(xiàn)在很多的社會活動的記錄都不在采用紙質(zhì)的記錄方式，而是伴隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的產(chǎn)生，以聲像，圖片等多媒體方式進行保存記錄，這樣就一定程度上增加了檔案收集的難度。檔案通過各種方法存入計算機，作為機讀檔案數(shù)據(jù)庫，完成檔案收集工作，確保檔案收集的完整性。
（二）整理
檔案整理是一種系統(tǒng)的整理過程，將多種多樣的零散的文件按照一定的規(guī)律進行整體歸納，從而化零散為系統(tǒng)。檔案整體的對象為收集的有價值資料，一般手動操作，現(xiàn)在主要為計算機操作。當(dāng)分類、組卷時計算機隨時可以迅速的對電子檔案中的單份文件從任何角度進行分類組合，可以盡可能的表現(xiàn)文件之間的在來源、內(nèi)容、時間、形式等方面的歷史聯(lián)系。
（三）鑒定
檔案的鑒定是鑒別檔案的價值大小，確定檔案的保管期限，決定檔案保存和銷毀的一個工作環(huán)節(jié)。將檔案由龐雜狀態(tài)轉(zhuǎn)化為優(yōu)質(zhì)狀態(tài)，使檔案存貯優(yōu)質(zhì)化。
（四）保管
檔案的保管工作是保護檔案安全，延長檔案壽命的一個工作環(huán)節(jié)。保護檔案的完整與安全，保證檔案存儲井然有序，提高檔案傳遞效率，及時提供利用。科學(xué)技術(shù)的發(fā)展為檔案的管理工作提供了新的手段。
二、對辦公室檔案管理工作的改進建議
上述工作內(nèi)容既是事業(yè)單位中辦公室檔案管理中基礎(chǔ)的工作，也是非常重要的工作。辦公室工作的主要職能是參與政務(wù)，管理事務(wù)，搞好服務(wù)。而檔案管理工作是辦公室“三務(wù)”工作的一個重要組成部分，是做好辦公室工作的基礎(chǔ)和前提。加強檔案規(guī)范化管理，開發(fā)和利用檔案信息資源，充分發(fā)揮檔案在實際工作中的作用，是辦公室工作的一項重要任務(wù)。因此，在長期的辦公室檔案管理工作中，筆者根據(jù)自己的工作經(jīng)驗，對事業(yè)單位中辦公室檔案管理工作提出幾點改進建議：
（一）將辦公室檔案管理工作制度化
建立健全檔案管理工作規(guī)章制度，實現(xiàn)檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化，是檔案管理的保證。建立健全檔案管理的各項規(guī)章制度，是做好檔案工作的關(guān)鍵，是開展檔案工作的行為準(zhǔn)則。辦公室要認真研究檔案工作中遇到的新情況、新問題，根據(jù)《檔案法》，完善檔案管理“三合一”制度，建立檔案員管理考核制度。同時結(jié)合本單位的實際，細化檔案管理的流程，明確檔案管理的職責(zé)和要求，使檔案管理工作進一步向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化邁進。
（二）辦公室檔案管理工作要完善硬件資源
做好檔案工作必須有一定的設(shè)施保證，辦公室要按標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置檔案庫房、閱覽室、檔案人員辦公室，做到庫房、閱覽室、辦公室三分開，按照有電腦，有檔案柜，有溫濕計，有防火、防潮、防高溫器材，有防盜、防火、防潮、防高溫、防塵、防光、防有害氣體、防蟲設(shè)施等“五有”要求，做好庫房的安全管理工作，這樣既為檔案管理創(chuàng)造良好的工作條件，又確保檔案運行的完整與安全，也為檔案工作的發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。
（三）推進辦公室檔案管理方式的電子化
科學(xué)技術(shù)的進步為檔案管理方式方法的創(chuàng)新提供了條件。電子政務(wù)的推行使檔案的歸檔整理產(chǎn)生了根本性的變革，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案一統(tǒng)天下的局面受到?jīng)_擊。為了適應(yīng)變革，國家檔案局已頒布了《電子公文歸檔管理暫行辦法》和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等一系列法律法規(guī)。檔案部門必須從當(dāng)前電子文檔形成的特點出發(fā)，采取相應(yīng)的對策做好電子文檔管理工作。此外，在檔案管理從手工操作走向智能化的趨勢下，無論是檔案載體，還是檔案的收集、整理、保管、利用等工作實踐，無不滲透著人類科技進步的成果。
三、辦公室檔案管理工作人員素養(yǎng)的提高
21世紀(jì)是知識經(jīng)濟時代，是信息時代。經(jīng)濟的發(fā)展必然會豐富檔案內(nèi)容，不斷出現(xiàn)的新載體和現(xiàn)代化管理手段如計算機、互聯(lián)網(wǎng)等的應(yīng)用，讓辦公室檔案管理工作面臨著機會，也面臨著諸多困難。辦公室檔案管理工作的順利開展，離不開檔案管理人員的高素養(yǎng)。作為一名路政大隊的辦公室檔案工作人員，筆者認為可以通過以下幾點來提高檔案管理工作人員的素養(yǎng)：
（一）從選人源頭把好關(guān)
在選配檔案工作人員時，要認真堅持德才兼?zhèn)涞臉?biāo)準(zhǔn)，特別是在道德品質(zhì)方面，要挑選那些愛崗敬業(yè)、公道正派樂于奉獻、、遵紀(jì)守法、保密觀念強的同志從事人事檔案工作。要定期進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，上級業(yè)務(wù)主管部門應(yīng)定期舉辦相關(guān)知識培訓(xùn)班，組織檔案管理人員學(xué)習(xí)上級文件，了解業(yè)務(wù)知識，交流工作經(jīng)驗和心得，以適應(yīng)形勢發(fā)展的要求。要鼓勵檔案管理人員加強進修學(xué)習(xí)，提高專業(yè)素質(zhì)，解決“半路出家”、專業(yè)性不強的問題。
（二）培養(yǎng)強烈的責(zé)任意識
1、有平常心
檔案管理人員任務(wù)重、要求嚴(yán)、責(zé)任大，工作沒有前臺的輝煌，只有后臺的艱辛；沒有顯赫的名位，只有無私的奉獻。這些要求工作人員發(fā)揚“老黃?！钡木?，勤勤懇懇，任勞任怨，置個人得失于度外，力求達到“淡薄以明志，寧靜以致遠”的崇高境界。
2、有上進心
檔案工作者只有保持旺盛的學(xué)習(xí)上進心，不斷從學(xué)習(xí)中汲取營養(yǎng)，才能更好地適應(yīng)形勢發(fā)展的需要。在“學(xué)習(xí)―實踐―提高”的循環(huán)往復(fù)中使檔案管理工作始終保持蓬勃的生機和活力，不斷開創(chuàng)檔案工作新局面。
（三）優(yōu)化人員的知識結(jié)構(gòu)
第一，要有扎實的信息理論知識和相關(guān)知識。檔案工作者必須掌握信息管理和文件、圖書、情報等領(lǐng)域的基本理論和專業(yè)管理技能，才能應(yīng)對面臨的挑戰(zhàn)。
第二，要熟悉當(dāng)代政策法律知識，并掌握管理科學(xué)的基本知識。
第三，要不斷提高自己的計算機水平。事業(yè)單位檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身是一個系統(tǒng)工程，必須推進事業(yè)單位檔案數(shù)字化和電子化建設(shè)，這就需要檔案管理人員要有熟練的計算機操作技術(shù)，充分利用網(wǎng)絡(luò)資源，不斷提高自己檔案管理的水平。
二、旅游景區(qū)辦公室電子檔案管理的現(xiàn)狀分析
（一）旅游景區(qū)辦公室電子檔案管理的發(fā)展
旅游景區(qū)辦公室檔案管理要運用文字、圖像以及聲音記錄保存旅游景區(qū)的運營過程的活動，為需要查閱者提供文件資料。旅游景區(qū)辦公室的檔案管理要采取科學(xué)方法進行管理，使用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)逐步提高檔案管理的信息化，為景區(qū)提供檔案信息資源的共享與利用，提高辦公室檔案管理的效率，也降低了檔案管理的成本。旅游景區(qū)辦公室電子檔案管理具有普遍性、 集成性以及動態(tài)性的特點。電子檔案管理已經(jīng)成為檔案管理的趨勢，具有一定的普遍性和標(biāo)準(zhǔn)化，方便對檔案信息進行采集與存儲。電子檔案的輸入和應(yīng)用得到了集成，確保電子檔案的完整性與高效率。旅游景區(qū)辦公室電子檔案要對電子檔案數(shù)據(jù)庫進行動態(tài)性的實時更新，包括檔案信息采集、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)對數(shù)據(jù)的處理以及檔案數(shù)據(jù)的和利用等動態(tài)變化。
在信息化時代，旅游景區(qū)辦公室的檔案管理必須采用信息化管理方式，這樣才能強化旅游景區(qū)管理，提高辦公效率。電子檔案管理就能夠?qū)⒙糜尉皡^(qū)各種數(shù)據(jù)和信息進行及時準(zhǔn)確統(tǒng)計，為旅游景區(qū)領(lǐng)導(dǎo)實時掌握景區(qū)發(fā)展?fàn)顩r提供了資料依據(jù)。電子檔案管理涉及到了旅游景區(qū)的電子景務(wù)、景區(qū)信息公開指南、景區(qū)的管理制度、實物檔案整理、數(shù)碼照片檔案整理、電子文件歸檔與檔案管理等內(nèi)容。旅游景區(qū)辦公室電子檔案管理具有重要的作用。旅游景區(qū)辦公室電子檔案方便了旅游質(zhì)量監(jiān)督管理部門對本景區(qū)的監(jiān)督管理。在進行電子檔案管理的同時，也要保存好相關(guān)的紙質(zhì)文件。檔案記錄要完整細致，電子檔案對于旅游投訴的受理，辦公室能夠給予迅速和妥善的處理。旅游景區(qū)要建立旅游資源電子檔案，更好地對旅游景區(qū)資源分類管理與評價。因此，電子檔案管理有助于旅游景區(qū)的開發(fā)建設(shè)，更好地提高旅游服務(wù)質(zhì)量。
（二）旅游景區(qū)辦公室電子檔案管理存在的問題分析
一方面，旅游景區(qū)辦公室電子檔案管理程度比較低。一些景區(qū)辦公室的電子檔案管理應(yīng)用程度還很低，這不能滿足旅游景區(qū)信息化管理的發(fā)展與要求。旅游景區(qū)辦公室的檔案管理舊有的模式要進行改變，一些辦公室人員對軟件應(yīng)用能力還很弱，缺乏電子檔案管理的技能。檔案管理要與其他部門的合作還有很大空間，電子檔案要實現(xiàn)信息資源的價值，就必須有針對性地對各個部門進行服務(wù)，為這些部門提供建立電子檔案方法、業(yè)務(wù)管理制度等，這些工作還有待開展。
另一方面，旅游景區(qū)辦公室電子檔案還需要建設(shè)和完善。一些旅游景區(qū)辦公室檔案信息建設(shè)落后，檔案設(shè)施陳舊，難以滿足辦公室復(fù)雜的檔案管理的需要。辦公室檔案管理的信息化還沒有建立，數(shù)字信息資源的保存就容易出現(xiàn)丟失的問題。電子檔案管理缺乏系統(tǒng)化的管理模式和完善的電子檔案管理制度。辦公室的電子檔案管理缺乏相應(yīng)的管理制度與規(guī)范，就不能夠使電子檔案管理走向規(guī)范化，大多處于形式化和無序化狀態(tài)。例如，對于需要銷毀的檔案，沒有定期進行銷毀，降低了電子檔案管理與使用效率。
三、完善旅游景區(qū)辦公室電子檔案管理模式
首先，要提高對電子檔案的重視程度。旅游景區(qū)辦公室要對電子檔案管理給予足夠的重視，要將原有紙質(zhì)檔案管理逐漸轉(zhuǎn)變到電子檔案管理方式。要加強對全體員工的宣傳，提高景區(qū)員工對電子檔案的認識和利用程度。景區(qū)領(lǐng)導(dǎo)要加強電子檔案的組織保障，對旅游景區(qū)的旅游資源信息進行有效的收集、保管以及整理，使旅游景區(qū)的建設(shè)發(fā)展與電子檔案管理同步。
其次，要加強電子檔案的技術(shù)設(shè)施保障。要健全電子檔案的信息化管理系統(tǒng)，要通過計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對旅游景區(qū)辦公室的檔案管理軟件進行升級。要采購先進的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、文件數(shù)字化設(shè)備、基礎(chǔ)設(shè)備等，這樣才能確保電子檔案的穩(wěn)定性和安全性。同時，要根據(jù)景區(qū)實際情況，建立辦公室電子檔案的使用管理制度，發(fā)揮電子檔案的各項設(shè)施功能。
文書檔案整理是醫(yī)院辦公室的重要工作之一，記錄了上級及本院政策的變更與發(fā)展、人員的交替、榮譽以及財務(wù)歷史賬單等，是醫(yī)院的寶貴財富。長期以來，辦公室文書檔案工作一直停留在手寫及手工整理階段，對計算機的應(yīng)用較少，遠遠落后于醫(yī)院臨床電子檔案的電子化應(yīng)用水平，更不符合辦公室文書檔案管理的現(xiàn)代化要求，醫(yī)院文書檔案實現(xiàn)電子化管理勢在必行。
一、醫(yī)院文書檔案管理現(xiàn)狀
（一）存檔方式單一。以本院為例，作為市級專科醫(yī)院，本院文書檔案量相對較少，一直以紙張為主要存儲方式，沒有進行電腦掃描存儲也沒有電子文檔資料，重要文件亦沒有備份，檔案原件被反復(fù)借閱、使用不可避免出現(xiàn)原件受損或遺失，而很多20年前的紙質(zhì)存檔文件則已經(jīng)出現(xiàn)發(fā)黃、破損等問題。
（二）文件缺失嚴(yán)重。醫(yī)院很多文書資料需由不同科室提供，又有很多文件歸檔之前也經(jīng)由多科室傳閱，由于沒有電腦掃描存儲，只能等各科室傳遞完畢之后歸檔，通常原件已經(jīng)出現(xiàn)污損，甚至部分文件在傳閱中丟失；存檔之后，由于都是由檔案人員結(jié)合相關(guān)檔案文件要求然后根據(jù)個人理解對檔案資料進行分類，確定是否應(yīng)該歸檔，是否屬于永久文件、30年文件或20年文件，檔案人員的專業(yè)水平?jīng)Q定檔案整理水平，不可避免出現(xiàn)文件歸檔類別有誤以及某類文件缺失。
（三）查詢困難重重。目前的查閱文件的方式費時費力，通常是：詢問年限―查找收發(fā)文登記本―逐條尋找―查找登記號―逐件翻找文件―復(fù)印，遇到缺失的檔案或年份不詳?shù)臋n案甚至要將臨近所有檔案查找一遍，極大地增加了辦公室人員的工作量。
二、醫(yī)院辦公室文書檔案實現(xiàn)電子化管理的必要性
（一）實現(xiàn)存檔方式多樣化，最大限度地保護檔案原件。應(yīng)用電腦掃描、照相等手段，實現(xiàn)檔案備份，防止檔案丟失無法彌補，改變傳統(tǒng)檔案只有紙質(zhì)化的方式，以電子方式對檔案進行收藏、管理可以有效地保護檔案原件，防止檔案原件因過多借閱查找而損壞或丟失。
（二）辦公室文書檔案電子化可以更好地體現(xiàn)醫(yī)院文書檔案的價值，實現(xiàn)檔案資源的整合和共享。辦公室文件經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)批示后需相關(guān)科室傳閱，文件不僅經(jīng)常拖遲歸檔而且易丟失，很多需全員知曉的政策性文件也難以傳達到全院，檔案實行電子化管理后，對于需相關(guān)科室閱讀的檔案文件及可以共享的檔案文件可以利用醫(yī)院局域網(wǎng)實現(xiàn)院內(nèi)共享，提高了檔案的時效性、應(yīng)用價值以及應(yīng)用范圍，同時也保證了文書檔案的完整性。
（三）大幅度提高辦公室工作效率，文件查找快捷。文書檔案電子化不僅使文件資料的存儲、分類以及統(tǒng)計等方便有序，而且再次查閱時即使年份不詳，只需要關(guān)鍵詞查找，然后打印即可，檔案人員也不需要再在成堆的檔案中逐一翻閱查找，節(jié)省時間，提高工作效率。
三、實現(xiàn)辦公室文書檔案管理電子化的障礙
辦公室文書檔案的電子化建設(shè)是一項長期任務(wù)，隨著醫(yī)院發(fā)展及辦公自動化水平的不斷提高，越來越需要檔案管理擺脫現(xiàn)有傳統(tǒng)方式，利用材料提交系統(tǒng)、文件管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)等應(yīng)用軟件及計算機自帶的關(guān)鍵詞查找功能等實現(xiàn)檔案的收集、管理、歸檔、查詢的規(guī)范化管理，建立全面的檔案數(shù)據(jù)庫，但在實現(xiàn)電子化的過程中還面臨著許多阻礙，這主要涉及到主管文書檔案人員專業(yè)素質(zhì)、人力物力財力以及檔案存儲安全等問題。
（一）主管文書檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)與計算機應(yīng)用水平無法滿足檔案電子化后的要求。特別是年長者，他們的專業(yè)水平毋庸置疑，在長期的辦公室工作中也已形成一套自己的檔案管理方式，不過對計算機技術(shù)的應(yīng)用尚難以熟練掌握，在心理上甚至排斥，不愿改變現(xiàn)有狀態(tài)，而年輕的辦公室人員雖然可以熟練應(yīng)用計算機技術(shù)但在專業(yè)素養(yǎng)上又有所欠缺，無法將紙質(zhì)檔案與電子檔案合理地融合歸納。
（二）初始的人力物力財力支出大。在電子檔案建立之初，首先必須對辦公室人員進行相關(guān)的技術(shù)培訓(xùn)，并隨著技術(shù)的更新需要M行定期的相關(guān)知識培訓(xùn)，其次上網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、信息管理系統(tǒng)等都需要大量的資金投入，而后期的軟件細節(jié)規(guī)范化和軟件升級等都需要相關(guān)人員跟進服務(wù)。
（三）檔案電子化后，由于存儲設(shè)備易破壞，文件安全問題必須予以重視。一旦計算機出現(xiàn)故障，就可能造成系統(tǒng)無法工作，丟失部分資料，與此同時設(shè)備的更新也為電子檔案的長久保管帶來困難，特別是有時文件在，但讀取設(shè)備損壞，便無法獲取文件。
四、實現(xiàn)辦公室文書檔案電子化的對策
辦公室電子文件檔案建設(shè)比紙質(zhì)文件整理的技術(shù)性要求更高、工作更細致。在做好紙質(zhì)檔案的整理、分類、歸檔之外，辦公室人員在進行電子檔案的建立時，必須熟練掌握電子檔案的數(shù)據(jù)化系統(tǒng)，通過不定期的培訓(xùn)與交流，取長補短，結(jié)合本醫(yī)院的實際，結(jié)合數(shù)據(jù)化系統(tǒng)與紙質(zhì)檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，對全部文件進行分類劃分，集中處理，此外計算機安全的維護，亦必須制定一套科學(xué)合理的管理制度，這就要求：
（一）工作中懂得思變。就以我院辦公室為例，今年以來我們以三級評審為契機，辦公室工作開始實行精細化管理、電子化辦公，堅持寫每日工作日記，以詳細記錄辦公室日常工作及明日計劃，對于上級發(fā)文與本院發(fā)文實行電子目錄登記與紙質(zhì)版登記雙管齊下，并將上級發(fā)文按QQ通知與郵箱通知分類存放以備相關(guān)科室查詢，對于本院發(fā)文按發(fā)文科室分類存放，并利用一年時間將我院建院以來的60年檔案進行了電子目錄的整理，辦公室、檔案室各存一份，從而有效地保證文件完整性、工作系統(tǒng)性，文件查詢更便捷。
（二）加快文書檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化的步伐，爭取領(lǐng)導(dǎo)在人力物力財力方面的最大支持。實現(xiàn)部分檔案資源在內(nèi)部局域網(wǎng)資源共享，通過建立web為基礎(chǔ)的服務(wù)體系，將分散的檔案信息資源連接起來，開發(fā)利用豐富的檔案信息資源，以快速、安全、可靠的途徑提供服務(wù)，適時與院內(nèi)外相關(guān)機構(gòu)進行交流與合作，為院內(nèi)職工提供更便捷的信息渠道，最大限度體現(xiàn)電子檔案價值；此外，還需要做好各科室的檔案歸檔意識，加強宣傳，由下而上轉(zhuǎn)變思維，爭取醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)支持，使相關(guān)科室充分認識和了解檔案的重要性，主動配合辦公室人員做好醫(yī)院檔案材料的收集歸檔工作，尤其是電子資料，及時通過掃描、照相等信息化手段，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和照片、實物檔案的數(shù)字化處理后，以電子文件的形式進行收藏、管理和使用，既可有效保護原件，更有利于檔案信息資源的整合和共享，讓領(lǐng)導(dǎo)看到電子檔案更規(guī)范更便捷更有利用價值，從而爭取最大限度的人力物力財力支持。
（三）實現(xiàn)辦公室工作人員隊伍年輕化，轉(zhuǎn)變舊思維觀念，樹立新的管理理念，推進辦公室工作電子化進程。辦公室人員是檔案工作的直接推動者，他們能否認可并熟練掌握電子檔案，關(guān)系檔案電子化能否順利進行，所以對辦公室工作隊伍應(yīng)該逐步年輕化，增添新血液，在職稱晉升方面建立激勵機制，實現(xiàn)文書檔案管理理念的創(chuàng)新、管理流程的規(guī)范、管理團隊的重組以及管理手段的革新，實現(xiàn)文書檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、電子化、信息化。
（四）完善安全制度，做好辦公室電子檔案的存儲、維護工作。建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)和信息安全管理制度，對檔案計算機要專管專用，及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現(xiàn)全天候自動升級，對檔案上傳、下載的安全等級和訪問權(quán)限進行安全設(shè)置，對移動存儲安裝嚴(yán)格把關(guān)，定期檢測系統(tǒng)，多重加密備份，對于整理的電子文件在不同磁盤中各保存一份；對于保存文件的計算機要及時升級服務(wù)器主機和數(shù)據(jù)庫的硬件設(shè)施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中的安全、穩(wěn)定，此外，對電子文件和計算機設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境也要嚴(yán)格按照檔案保管要求選擇，預(yù)防計算機突然損害造成的電子文檔無法修護。
五、Y語
綜上所述，隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展和醫(yī)院信息化的迅速發(fā)展，醫(yī)院辦公室文書檔案走向電子化是必然趨勢，對醫(yī)院文書檔案的電子化建設(shè)需要我們積極分析現(xiàn)階段存在的問題及困難，努力尋求解決方法，重視人的因素，亦要加快辦公室管理理念創(chuàng)新，提高對電子文書數(shù)據(jù)化系統(tǒng)的應(yīng)用能力，從而盡快實現(xiàn)醫(yī)院文書檔案管理的電子化、現(xiàn)代化。
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