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時(shí)間：2023-11-22 16:04:52
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中圖分類號(hào)：F270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2012）12-00-01
一、管理信息系統(tǒng)在采購(gòu)過(guò)程中的實(shí)現(xiàn)
企業(yè)以贏利為目的采購(gòu)物資、服務(wù)等用于生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，由此決定了企業(yè)采辦要面臨一定的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，為有效地控制采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，必須建立一系列內(nèi)部控制規(guī)則從而實(shí)現(xiàn)對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的有效控制；對(duì)于石油企業(yè)所處的能源行業(yè)，采購(gòu)支出一般占整體營(yíng)業(yè)額的30%-50%左右，采購(gòu)管理是石油企業(yè)尤其是集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部控制中最為重要的一環(huán)，根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃及管理要求建立采辦管理模式，在此基礎(chǔ)上設(shè)立現(xiàn)代的采購(gòu)管理制度，并通過(guò)管理信息系統(tǒng)等信息化的手段將采購(gòu)管理制度、管理流程貫徹到每一個(gè)過(guò)程與控制節(jié)點(diǎn)，成為現(xiàn)代石油企業(yè)實(shí)現(xiàn)采購(gòu)內(nèi)部控制的重要途徑。下述將就國(guó)內(nèi)某石油公司構(gòu)建采購(gòu)管理信息系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)過(guò)程，力求在采購(gòu)管理信息系統(tǒng)與采購(gòu)內(nèi)控管理的有機(jī)結(jié)合方面作探索。
（一）采購(gòu)管理信息系統(tǒng)建設(shè)的組織
采購(gòu)管理信息系統(tǒng)與采購(gòu)內(nèi)部控制制度的建立是企業(yè)采購(gòu)管理的兩個(gè)重要子系統(tǒng)，其相互獨(dú)立而又相互關(guān)聯(lián)，實(shí)施起來(lái)牽扯到企業(yè)管理的各個(gè)部門(mén)及各個(gè)層次，需要大家的共同配合，因此兩個(gè)子系統(tǒng)的實(shí)施必須有企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)者的深入理解與支持，必須成立一個(gè)最高領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)的組織機(jī)構(gòu)，調(diào)動(dòng)各方面的資源，保證系統(tǒng)的順利進(jìn)行。
采購(gòu)管理信息系統(tǒng)建設(shè)組織機(jī)構(gòu)的建立，要考慮企業(yè)的規(guī)模與當(dāng)前企業(yè)的管理現(xiàn)狀，信息化建設(shè)項(xiàng)目多為階段性項(xiàng)目，因此其建設(shè)一般模式是項(xiàng)目組建設(shè)模式，即組織機(jī)構(gòu)多為項(xiàng)目組、項(xiàng)目部等形式，通過(guò)項(xiàng)目運(yùn)作，待項(xiàng)目完成成熟后移交到企業(yè)內(nèi)部信息化部門(mén)或?qū)I(yè)運(yùn)行維護(hù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行運(yùn)行維護(hù)?，F(xiàn)在石油企業(yè)多為集團(tuán)化企業(yè)，集團(tuán)下設(shè)多個(gè)分公司，項(xiàng)目組的組成要以集團(tuán)內(nèi)位于核心管理層的采購(gòu)部門(mén)及信息管理部門(mén)人員為主，其中要包括管理信息系統(tǒng)的策劃分析人員、程序員等及采購(gòu)管理人員。項(xiàng)目組一般由集團(tuán)總經(jīng)理、CEO或級(jí)別相當(dāng)?shù)娜藛T擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理，以此確保采購(gòu)管理信息系統(tǒng)的順利推動(dòng)。
（二）系統(tǒng)需求調(diào)研與企業(yè)采購(gòu)管理流程重塑
在內(nèi)控管理上為適應(yīng)采購(gòu)管理信息系統(tǒng)，企業(yè)管理工作必須逐步完善以下工作： 管理工作的程序化；管理業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化；表單、記錄及報(bào)表文件的統(tǒng)一化；基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資料的完善化和代碼化。這樣才能實(shí)現(xiàn)通過(guò)采購(gòu)管理信息系統(tǒng)對(duì)企業(yè)管理節(jié)點(diǎn)、過(guò)程及流程的有效控制，避免風(fēng)險(xiǎn)，確保內(nèi)控原則的落實(shí)。
采購(gòu)信息系統(tǒng)項(xiàng)目組首先要對(duì)企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略及采購(gòu)戰(zhàn)略有一個(gè)了解，對(duì)企業(yè)的組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分析，確定企業(yè)目前的采購(gòu)管理模式。系統(tǒng)需求調(diào)研與企業(yè)采購(gòu)管理流程的重新塑造主要采用調(diào)研問(wèn)卷、走訪座談及查看資料三種形式結(jié)合。
調(diào)研問(wèn)卷的內(nèi)容包括企業(yè)目前的組織機(jī)構(gòu)、采購(gòu)管理模式、采購(gòu)管理流程、采購(gòu)管理人員及采購(gòu)從業(yè)人員關(guān)注的問(wèn)題等進(jìn)行初步的了解，調(diào)研問(wèn)卷的發(fā)放范圍應(yīng)確保覆蓋全部采購(gòu)部門(mén)，其他采購(gòu)相關(guān)部門(mén)也應(yīng)有一定的覆蓋面。
“過(guò)程方法”是組織內(nèi)諸過(guò)程的系統(tǒng)的應(yīng)用，連同這些過(guò)程的識(shí)別、相互作用及管理。在采購(gòu)管理流程重新塑造中應(yīng)用“過(guò)程方法”，就是要按照：采購(gòu)管理過(guò)程的識(shí)別、采購(gòu)管理流程的梳理、流程改造、形成新的采購(gòu)管理流程，這樣一個(gè)軌跡去逐步推進(jìn)。在各個(gè)階段的工作中貫穿始終的原則是：以“過(guò)程方法”為核心思想，做到“縱向到底，橫向到邊”。對(duì)企業(yè)所屬所有分支機(jī)構(gòu)的采購(gòu)過(guò)程、流程進(jìn)行充分辨識(shí)。繪制企業(yè)整體的采購(gòu)管理流程圖，考慮控制環(huán)境、控制活動(dòng)兩個(gè)內(nèi)控因素，各風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的控制。對(duì)流程進(jìn)行優(yōu)化、合并，形成新的采購(gòu)管理流程。并以此為依據(jù)，重新以體系化、標(biāo)準(zhǔn)化的形式編寫(xiě)采購(gòu)管理制度，統(tǒng)一記錄表格及統(tǒng)計(jì)報(bào)表的格式。形成采購(gòu)管理信息系統(tǒng)應(yīng)用的基礎(chǔ)。
在“體系化”采購(gòu)管理制度應(yīng)用的基礎(chǔ)上，將采購(gòu)管理風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、過(guò)程控制及流程控制等內(nèi)部控制貫穿在整個(gè)需求分析報(bào)告中，涵蓋以下具體內(nèi)容：采購(gòu)管理流程的業(yè)務(wù)描述、功能需求、數(shù)據(jù)需求、性能需求及運(yùn)行需求。需求分析報(bào)告作為采購(gòu)管理信息系統(tǒng)實(shí)施的基礎(chǔ)性文件，編寫(xiě)完成后，經(jīng)過(guò)項(xiàng)目組初步審核，經(jīng)公司主管采購(gòu)業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審核并批準(zhǔn)。
（三）系統(tǒng)程序及結(jié)構(gòu)特點(diǎn)
下圖為采購(gòu)信息管理系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)的邏輯模型。
采購(gòu)管理信息系統(tǒng)采用B/S的架構(gòu)模式，方便該管理信息系統(tǒng)的部署、維護(hù)和升級(jí)工作。在軟件業(yè)務(wù)流程上，根據(jù)采購(gòu)管理信息系統(tǒng)特點(diǎn)定制了“工作流”引擎，其具有組織機(jī)構(gòu)設(shè)置靈活，能實(shí)現(xiàn)復(fù)雜多變的流程設(shè)置。在管理信息系統(tǒng)電子化流程時(shí)，把采購(gòu)管理的流程分拆成若干各關(guān)鍵工作過(guò)程，由系統(tǒng)把這些關(guān)鍵工作過(guò)程串聯(lián)起來(lái)，對(duì)于單個(gè)工作過(guò)程根據(jù)需要穿插以審批“工作流”，這樣就形成了對(duì)采購(gòu)各管理流程的信息化實(shí)現(xiàn)。“工作流”推動(dòng)的模式在實(shí)際應(yīng)用中收到了很好的效果，提高采購(gòu)效率在18%左右。
二、結(jié)束語(yǔ)
隨著企業(yè)信息化的進(jìn)程不斷推進(jìn)，采購(gòu)管理水平的不斷提高，會(huì)不斷地改進(jìn)和重寫(xiě)管理流程。這也給管理信息系統(tǒng)的不斷提升提供了一個(gè)新的問(wèn)題，如何開(kāi)發(fā)出一套應(yīng)用性更強(qiáng)、軟件業(yè)務(wù)重組更開(kāi)闊的管理信息系統(tǒng)解決方案。隨著企業(yè)信息化水平的提高，軟件工程的不斷進(jìn)步，相信企業(yè)管理信息系統(tǒng)將會(huì)與企業(yè)的內(nèi)控結(jié)合的更加緊密，為企業(yè)內(nèi)控管理，風(fēng)險(xiǎn)管理起到更大的作用。
關(guān)鍵詞 原材料 采購(gòu)管理 供應(yīng)鏈
世界經(jīng)濟(jì)的發(fā)展已經(jīng)逐漸步入了后工業(yè)時(shí)代，后工業(yè)時(shí)代背景下，企業(yè)最大的特點(diǎn)就是利潤(rùn)隨著競(jìng)爭(zhēng)的白熱化而慢慢被攤薄，為此，生產(chǎn)性企業(yè)要加強(qiáng)產(chǎn)品的競(jìng)爭(zhēng)力只能從降低成本途徑入手，透過(guò)比競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手更低的成本以達(dá)到產(chǎn)品暢銷的目的。在企業(yè)眾多成本支出中，原材料采購(gòu)鏈條所附帶的成本占據(jù)著40%左右的比重；而且在激烈的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系下，如何提高企業(yè)原材料采購(gòu)水平、優(yōu)化原材料采購(gòu)管理策略對(duì)企業(yè)產(chǎn)品競(jìng)爭(zhēng)力的增強(qiáng)有著積極的作用。根據(jù)美國(guó)CFO雜志的報(bào)道：降低l%的采購(gòu)成本等于增加了營(yíng)業(yè)收入的2.3%；所以，降低采購(gòu)成本進(jìn)行采購(gòu)程序的再造和創(chuàng)新，是企業(yè)追求持續(xù)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的重要舉措。
一、生產(chǎn)型企業(yè)原材料采購(gòu)管理存在的問(wèn)題
目前，生產(chǎn)性企業(yè)在原材料采購(gòu)管理過(guò)程中存在著以下幾方面的共性問(wèn)題：
第一，流程分割較為籠統(tǒng)。生產(chǎn)型企業(yè)原材料的采購(gòu)流程一般分成采購(gòu)申請(qǐng)、下單、發(fā)貨、驗(yàn)收以及入庫(kù)等五個(gè)環(huán)節(jié)，這在生產(chǎn)型企業(yè)當(dāng)中是非常籠統(tǒng)的。一般而言，從各二級(jí)廠需求計(jì)劃的提出到落實(shí)采購(gòu)的過(guò)程至少需要13個(gè)環(huán)節(jié)，而且是采取分權(quán)式管理方式，多數(shù)流程步驟均需多個(gè)部門(mén)共同參與完成。
第二，采購(gòu)流程監(jiān)督機(jī)制不完善。盡管一些生產(chǎn)型企業(yè)對(duì)原材料采購(gòu)管理與采購(gòu)流程設(shè)立一套相應(yīng)的制度與策略，但是對(duì)原材料采購(gòu)流程的監(jiān)督卻并不完善。一方面對(duì)不同類型原材料、不同時(shí)間下的采購(gòu)應(yīng)采取何種策略、進(jìn)行何種談判等都沒(méi)有做出相應(yīng)的說(shuō)明與規(guī)定，這往往容易導(dǎo)致采購(gòu)人員在采購(gòu)管理過(guò)程中依據(jù)自身的經(jīng)驗(yàn)判斷去進(jìn)行，使得采購(gòu)人員一些陳規(guī)陋習(xí)對(duì)原材料采購(gòu)帶來(lái)負(fù)面的影響，另一方面導(dǎo)致制度監(jiān)督缺位，制度執(zhí)行往往有名無(wú)實(shí)，員工缺乏崗位競(jìng)爭(zhēng)和危機(jī)意識(shí)，導(dǎo)致工作效率比較低下。此外，由于在采購(gòu)管理制度執(zhí)行方面沒(méi)有相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)構(gòu)，日常采購(gòu)中或多或少也存在降質(zhì)采購(gòu)、超量采購(gòu)等現(xiàn)象，降質(zhì)采購(gòu)容易得到品質(zhì)太差的原料，不但無(wú)法達(dá)到使用目的，還會(huì)增加使用上的成本與損失；超量采購(gòu)占用了寶貴的庫(kù)存資源，增加公司流動(dòng)資金占用及倉(cāng)庫(kù)占用等費(fèi)用，造成管理成本的損失。
第三，對(duì)供應(yīng)商的分類不夠合理。供應(yīng)商的分類管理是體現(xiàn)企業(yè)原材料采購(gòu)管理水平與策略的重要組成部分。健全與有效的供應(yīng)商分類管理體系可以顯著降低企業(yè)在進(jìn)行供應(yīng)商選擇與優(yōu)化過(guò)程中的工作時(shí)間與成本，起到顯著提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)水平與績(jī)效的重要作用。目前，企業(yè)供應(yīng)商分類的方法有許多種。大部分生產(chǎn)型企業(yè)對(duì)于供應(yīng)商的管理主要是根據(jù)原材料類別對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行管理，對(duì)每一家供應(yīng)商進(jìn)行定期考評(píng)，有問(wèn)題發(fā)生時(shí)才會(huì)對(duì)有問(wèn)題的供應(yīng)商進(jìn)行指導(dǎo)。但由于供應(yīng)商的信譽(yù)及生產(chǎn)能力參差不齊的，公司本身資源的限制等因素影響，就不可能每個(gè)供應(yīng)商進(jìn)行考察和評(píng)審。但是，這就發(fā)生問(wèn)題的隱患就會(huì)大大增加，不能在事發(fā)前就對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行指導(dǎo)監(jiān)督。
二、企業(yè)原材料采購(gòu)管理策略的優(yōu)化
目前，在供應(yīng)鏈物流理念的熏陶下，供應(yīng)鏈采購(gòu)管理逐漸被各大企業(yè)所應(yīng)用。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，供應(yīng)鏈采購(gòu)管理就是當(dāng)處于供應(yīng)鏈條內(nèi)部的企業(yè)具有原材料采購(gòu)需求時(shí)，向同樣處于供應(yīng)鏈條內(nèi)部的供應(yīng)商企業(yè)下采購(gòu)需求訂單，且供應(yīng)商及時(shí)將貨物供應(yīng)給需求企業(yè)的過(guò)程。根據(jù)供應(yīng)鏈采購(gòu)管理理念，企業(yè)原材料采購(gòu)管理策略的優(yōu)化要從以下方面入手。
（一）優(yōu)化原材料的采購(gòu)流程
在供應(yīng)鏈采購(gòu)管理環(huán)境下，企業(yè)原材料采購(gòu)業(yè)務(wù)流程與傳統(tǒng)流程有著較大的區(qū)別。第一，制造商與供應(yīng)商之間的業(yè)務(wù)流程變化。因?yàn)樵诠?yīng)鏈采購(gòu)管理下，制造商與供應(yīng)商、制造商與分銷商、供應(yīng)商與供應(yīng)商之間的業(yè)務(wù)聯(lián)系一般都是通過(guò)Internet來(lái)完成的，一些曾經(jīng)須通過(guò)人工處理的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，在Internet下變得不再重要，使得采購(gòu)業(yè)務(wù)流程出現(xiàn)了變化。第二，企業(yè)內(nèi)部分工流程的變化。在供應(yīng)鏈環(huán)境下，有一定的信息技術(shù)作為支持平臺(tái)，數(shù)據(jù)可以實(shí)現(xiàn)共享，并且可以實(shí)現(xiàn)并發(fā)（實(shí)時(shí)）處理，使原有的工作方式發(fā)生變化。第三，技術(shù)手段的變化。供應(yīng)鏈環(huán)境下“橫向一體化”管理思想改變了管理人員的思維方式，把企業(yè)的資源概念擴(kuò)展了，更傾向于與企業(yè)外部的資源建立配置聯(lián)系，因此加強(qiáng)了對(duì)企業(yè)間業(yè)務(wù)流程的緊密性。
（二）完善與改進(jìn)采購(gòu)的內(nèi)部控制機(jī)制
企業(yè)的采購(gòu)管理工作涉及到大量資金和物資的流動(dòng)，對(duì)企業(yè)生產(chǎn)的進(jìn)行與產(chǎn)品質(zhì)量、成本具有重要的影響。因此，可以說(shuō)加強(qiáng)采購(gòu)流程各環(huán)節(jié)的控制是確保企業(yè)生產(chǎn)順利進(jìn)行和采購(gòu)戰(zhàn)略順利實(shí)施的保障。就目前國(guó)內(nèi)生產(chǎn)型企業(yè)原材料采購(gòu)內(nèi)部控制的情況來(lái)看，主要有采購(gòu)計(jì)劃與合同控制、采購(gòu)價(jià)格控制、庫(kù)存控制和質(zhì)量控制等四方面。
首先，改進(jìn)采購(gòu)計(jì)劃與合同控制應(yīng)由統(tǒng)一的部門(mén)進(jìn)行管理，并按采購(gòu)計(jì)劃的編制、采購(gòu)合同的控制等程序予以規(guī)范。其次，要做好采購(gòu)價(jià)格的控制工作。加強(qiáng)價(jià)格信息管理，主要是要做好市場(chǎng)信息的搜集和分析工作；應(yīng)定期通過(guò)業(yè)務(wù)人員走訪、互聯(lián)網(wǎng)、電話等各種途徑和方法了解主要原材料的市場(chǎng)供求狀況及價(jià)格信息、各主要木材的采購(gòu)價(jià)格信息及價(jià)格的變化，制作原材料供方出廠價(jià)格信息表和主要木材廠采購(gòu)價(jià)格信息表。第三，加強(qiáng)原材料庫(kù)存控制，減少資金占?jí)?、提高資金的使用效率，降低物資儲(chǔ)存保管費(fèi)用、增加企業(yè)的利潤(rùn)。最后，改進(jìn)采購(gòu)質(zhì)量控制，做到事前規(guī)劃、事中執(zhí)行、事后考核以及幫助供應(yīng)商導(dǎo)入新的體系和方法等方面的工作。
三、小結(jié)
原材料采購(gòu)管理是今后企業(yè)管理的研究方向與重點(diǎn)之一。本文主要是從生產(chǎn)型企業(yè)原材料采購(gòu)管理存在的問(wèn)題入手，引入供應(yīng)鏈采購(gòu)管理理念，提出解決對(duì)策與建議。
參考文獻(xiàn)：
采購(gòu)管理是交付計(jì)劃下達(dá)、需求及采購(gòu)單生成、詢比價(jià)管理、篩選或檢驗(yàn)入庫(kù)、采購(gòu)發(fā)票的收集到采購(gòu)結(jié)算的采購(gòu)活動(dòng)的全過(guò)程，是對(duì)采購(gòu)過(guò)程中供應(yīng)鏈的各個(gè)環(huán)節(jié)狀態(tài)進(jìn)行跟蹤、監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)的科學(xué)管理。企業(yè)采購(gòu)管理的具體內(nèi)容包括設(shè)定采購(gòu)目標(biāo)、制訂采購(gòu)制度、明確相關(guān)崗位職權(quán)、選聘采購(gòu)人員、設(shè)計(jì)采購(gòu)作業(yè)流程與表單，以及擬訂計(jì)劃與預(yù)算等。
2、采購(gòu)管理的重要性
采購(gòu)物資的質(zhì)量直接影響到產(chǎn)品的質(zhì)量。產(chǎn)品所需的原輔料、電子元器件及設(shè)備等，在采購(gòu)過(guò)程中都需要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的篩選和檢驗(yàn)后才能投入生產(chǎn)中。
采購(gòu)成本對(duì)于減少資金占用、降低倉(cāng)儲(chǔ)成本和加快營(yíng)運(yùn)資本周轉(zhuǎn)起著重要作用。采購(gòu)成本不僅包括采購(gòu)費(fèi)用，還包含倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)用、流動(dòng)資金占用費(fèi)用等，采購(gòu)成本過(guò)高將會(huì)很大程度降低生產(chǎn)的經(jīng)濟(jì)效益。
物資采購(gòu)是保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)正常進(jìn)行的必要前提。采購(gòu)為企業(yè)保證供應(yīng)、維持正常生產(chǎn)和降低缺貨風(fēng)險(xiǎn)創(chuàng)造了條件。沒(méi)有充足的物料，生產(chǎn)就無(wú)法進(jìn)行。
3、常見(jiàn)的采購(gòu)方式
（1）詢價(jià)采購(gòu)。詢價(jià)報(bào)價(jià)采購(gòu)，指通過(guò)買(mǎi)方向選定的若干供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)，由各個(gè)供應(yīng)商提供各自的報(bào)價(jià)，買(mǎi)方選定某個(gè)供應(yīng)商與其達(dá)成交易的采購(gòu)模式。詢價(jià)采購(gòu)是企業(yè)采購(gòu)最常見(jiàn)的獲取報(bào)價(jià)的方式。
（2）招標(biāo)采購(gòu)。招標(biāo)采購(gòu)指買(mǎi)方在一定范圍內(nèi)招標(biāo)公告，符合要求的供應(yīng)商購(gòu)買(mǎi)并按規(guī)定提交投保書(shū)，買(mǎi)方對(duì)標(biāo)書(shū)進(jìn)行評(píng)估后確定供應(yīng)商并與之達(dá)成交易的采購(gòu)模式。企業(yè)采購(gòu)重大的設(shè)備或工程項(xiàng)目時(shí)，政府機(jī)構(gòu)等非營(yíng)利組織進(jìn)行采購(gòu)時(shí)，經(jīng)常采用招標(biāo)采購(gòu)方式。
二、企業(yè)采購(gòu)管理的現(xiàn)狀及存在問(wèn)題
1、我國(guó)企業(yè)采購(gòu)管理現(xiàn)狀
我國(guó)的采購(gòu)管理無(wú)論從理論還是實(shí)踐方面比較落后。在理論方面，采購(gòu)管理作為一門(mén)管理科學(xué)還沒(méi)有得到企業(yè)管理者足夠的重視，管理者往往缺乏相關(guān)的基礎(chǔ)理論研究，不能為企業(yè)的采購(gòu)實(shí)踐提供科學(xué)的理論指導(dǎo)。在實(shí)踐方面，傳統(tǒng)采購(gòu)管理模式中采購(gòu)管理的制度不夠完善，企業(yè)缺乏采購(gòu)戰(zhàn)略管理，采購(gòu)流程缺乏科學(xué)性。因此，國(guó)內(nèi)企業(yè)的整體采購(gòu)成本居高不下，面對(duì)激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，尚未建立規(guī)范高效的采購(gòu)管理體系。傳統(tǒng)的采購(gòu)管理已經(jīng)成為我國(guó)企業(yè)提高競(jìng)爭(zhēng)力的瓶頸之一。
2、企業(yè)在采購(gòu)管理中存在的問(wèn)題
現(xiàn)行的采購(gòu)模式主要分為招標(biāo)采購(gòu)、傳統(tǒng)模式采購(gòu)方式及電子商務(wù)采購(gòu)模式。其中，傳統(tǒng)的粗放式采購(gòu)模式仍然是企業(yè)采用的主要采購(gòu)模式。在這傳統(tǒng)采購(gòu)模式下，大部分企業(yè)的采購(gòu)職能被忽視，采購(gòu)部門(mén)只是一個(gè)普通的職能部門(mén)，承擔(dān)事務(wù)性的采購(gòu)工作。企業(yè)采購(gòu)已經(jīng)暴露出了如下問(wèn)題：
（1）采購(gòu)戰(zhàn)略不明確。針對(duì)不同性質(zhì)的采購(gòu)物料、不同需求的產(chǎn)品、不同類型的供應(yīng)商，企業(yè)無(wú)法制訂出滿足整體戰(zhàn)略需要的供應(yīng)戰(zhàn)略。企業(yè)采購(gòu)人員普遍缺乏相應(yīng)的知識(shí)和技能，不能為企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
（2）采購(gòu)管理的制度不完善。很多國(guó)內(nèi)企業(yè)沒(méi)有完善的采購(gòu)預(yù)算制度、明確的采購(gòu)授權(quán)與審批制度，缺乏相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制。企業(yè)采購(gòu)工作中常常出現(xiàn)采購(gòu)成本和管理費(fèi)用過(guò)高、需求規(guī)格不夠明確、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)不清、供貨渠道不穩(wěn)定、交貨周期長(zhǎng)等問(wèn)題。
（3）采購(gòu)費(fèi)用偏高。國(guó)內(nèi)企業(yè)采購(gòu)的成本控制意識(shí)薄弱，采購(gòu)費(fèi)用普遍偏高。企業(yè)的采購(gòu)信息分散、錯(cuò)誤率高；采購(gòu)的過(guò)程繁瑣，采購(gòu)效率不高；同時(shí)，不透明的采購(gòu)流程造成的暗箱操作，從而導(dǎo)致企業(yè)利潤(rùn)流失。以上各種原因造成國(guó)內(nèi)企業(yè)的采購(gòu)費(fèi)用偏高。
（4）供應(yīng)商管理的不足。國(guó)內(nèi)企業(yè)的供應(yīng)商管理，在供應(yīng)商評(píng)價(jià)、績(jī)效考核等方面存在問(wèn)題。例如，很多企業(yè)沒(méi)有全面的供應(yīng)商評(píng)價(jià)指標(biāo)，從而導(dǎo)致不能更加科學(xué)的選出合格的供應(yīng)商。在采購(gòu)過(guò)程中，企業(yè)與供應(yīng)商的溝通僅限于催貨和交付，很少對(duì)供應(yīng)商的生產(chǎn)過(guò)程和進(jìn)度進(jìn)行詳細(xì)了解。
3、企業(yè)采購(gòu)管理面對(duì)的挑戰(zhàn)
新材料及新技術(shù)的快速產(chǎn)生使得采購(gòu)管理變得更加復(fù)雜。價(jià)格變化幅度大、產(chǎn)品生命周期短、技術(shù)發(fā)展變化快及產(chǎn)品研發(fā)時(shí)限短使得采購(gòu)管理的反應(yīng)時(shí)限短。因此企業(yè)采購(gòu)管理面臨以下挑戰(zhàn)：
（1）技術(shù)發(fā)展迅速，停產(chǎn)斷檔現(xiàn)象越來(lái)越多，采購(gòu)品更新?lián)Q代快導(dǎo)致庫(kù)存風(fēng)險(xiǎn)高、采購(gòu)難度大和對(duì)供應(yīng)質(zhì)量掌控能力差。
（2）市場(chǎng)價(jià)格變動(dòng)頻率高、變動(dòng)幅度大，導(dǎo)致采購(gòu)周期不易控制。
（3）傳統(tǒng)價(jià)格=成本+利潤(rùn)之公式已不再適用，導(dǎo)致采購(gòu)成本不易估算和掌握。
面對(duì)以上挑戰(zhàn)，企業(yè)應(yīng)從以成本為目標(biāo)到以價(jià)值創(chuàng)造為目標(biāo)的轉(zhuǎn)變、從被動(dòng)接受采購(gòu)指令到自行預(yù)測(cè)調(diào)整的轉(zhuǎn)化、從單一的購(gòu)買(mǎi)行為到策略性采購(gòu)供應(yīng)鏈管理的變革。
三、加強(qiáng)企業(yè)采購(gòu)管理的措施
1、規(guī)范采購(gòu)流程
企業(yè)應(yīng)分析自身特點(diǎn)，建立適合本企業(yè)的采購(gòu)制度，規(guī)范采購(gòu)流程。一是科學(xué)制定采購(gòu)計(jì)劃，嚴(yán)格按照計(jì)劃實(shí)施采購(gòu)，減少盲目采購(gòu)；二是明確相關(guān)部門(mén)的權(quán)利及責(zé)任，使整個(gè)采購(gòu)過(guò)程有章可循；三是加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)需求審批、執(zhí)行、檢驗(yàn)、發(fā)放等環(huán)節(jié)的管理；四是制定供應(yīng)商考核機(jī)制，定期分析和評(píng)價(jià)供應(yīng)商；五是制定科學(xué)合理的采購(gòu)績(jī)效考核體系，定期考核采購(gòu)人員，提高采購(gòu)效率、防止暗箱操作及腐敗現(xiàn)象的發(fā)生。
2、加快采購(gòu)信息化建設(shè)
ERP管理系統(tǒng)可以為采購(gòu)提供良好的管理信息平臺(tái)，使人力資源、財(cái)物、采購(gòu)、生產(chǎn)、銷售全方位科學(xué)高效集中管理，確保信息流、實(shí)物流及財(cái)務(wù)流的一致性，使采購(gòu)管理能夠與其他職能部門(mén)的協(xié)調(diào)和配合更加高效，使采購(gòu)過(guò)程更加合理化、程序化和透明化。
3、加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理
（1）建立供應(yīng)商的激勵(lì)機(jī)制。建立供應(yīng)商激勵(lì)機(jī)制有助于維持穩(wěn)定的雙贏關(guān)系。沒(méi)有有效的激勵(lì)機(jī)制，就不可能維持良好的供應(yīng)及合作關(guān)系。在實(shí)踐中，采用優(yōu)先付款、給予供應(yīng)商價(jià)格折扣和柔性合同、供應(yīng)商獎(jiǎng)勵(lì)措施等，使供應(yīng)商和制造商分享成功，同時(shí)也使供應(yīng)商從合作中體會(huì)到雙贏機(jī)制的好處。
（2）建立科學(xué)的供應(yīng)商評(píng)價(jià)方法。對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、價(jià)格、周期及服務(wù)進(jìn)行綜合客觀的評(píng)價(jià)，使供應(yīng)商不斷改進(jìn)，提高供應(yīng)商合作的積極性和穩(wěn)定性。對(duì)供應(yīng)商的評(píng)價(jià)要抓住關(guān)鍵指標(biāo)，比如交貨準(zhǔn)時(shí)率的提高、交貨質(zhì)量的改善，售后服務(wù)質(zhì)量的提升、提前期的縮短等。把評(píng)價(jià)結(jié)果向供應(yīng)商反饋，與供應(yīng)商一起探討問(wèn)題產(chǎn)生的根源，并協(xié)助供應(yīng)商持續(xù)改進(jìn)。
4、樹(shù)立科學(xué)采購(gòu)管理理念
采購(gòu)部門(mén)不單單是執(zhí)行采購(gòu)的職能部門(mén)，更應(yīng)是管理部門(mén)。為提升采購(gòu)管理，企業(yè)必須提升采購(gòu)部門(mén)的地位和執(zhí)行能力，建立現(xiàn)代企業(yè)科學(xué)管理理念，建設(shè)一支高效專業(yè)的采購(gòu)管理團(tuán)隊(duì)，以客戶需求為導(dǎo)向，處理好采購(gòu)與設(shè)計(jì)、需求、生產(chǎn)、質(zhì)量、銷售、財(cái)務(wù)等部門(mén)的關(guān)系。
5、加強(qiáng)采購(gòu)內(nèi)控
關(guān)鍵詞 ERP系統(tǒng) ERP系統(tǒng)下的采購(gòu)管理 傳統(tǒng)采購(gòu)管理
Enterprise Resource Planning（企業(yè)資源計(jì)劃）是ERP的全稱，指在信息技術(shù)基礎(chǔ)上建立的，企業(yè)決策層作為系統(tǒng)化管理思想的，為員工提供決策運(yùn)行手段的管理運(yùn)營(yíng)平臺(tái)。 ERP是在MRP（物料需求計(jì)劃）的基礎(chǔ)上發(fā)展形成的新一代集成化信息管理系統(tǒng)，ERP在一定程度上擴(kuò)展了MRP的使用功能，它的供應(yīng)鏈管理作為它的主要內(nèi)容和核心思想。ERP系統(tǒng)主要包涵財(cái)務(wù)、物流、人力資源等核心內(nèi)容模塊。
ERP系統(tǒng)具有如下特征：（1）各業(yè)務(wù)系統(tǒng)間數(shù)據(jù)的高度共享性，源數(shù)據(jù)在某一系統(tǒng)中單次輸入便可永久使用。（2）信息技術(shù)和先進(jìn)管理思想的結(jié)合體，對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了有力的完善與優(yōu)化?，F(xiàn)今90%的國(guó)有企業(yè)都在實(shí)施ERP系統(tǒng)管理，它的應(yīng)用方面具體有：采購(gòu)管理方面，利用ERP對(duì)信息強(qiáng)有力的處理能力，實(shí)現(xiàn)優(yōu)化采購(gòu)流程，降低運(yùn)營(yíng)成本的目的。
一、采購(gòu)以ERP系統(tǒng)為基礎(chǔ)的管理方式
用大型國(guó)有上市公司的ERP系統(tǒng)進(jìn)行舉例， 對(duì)以ERP系統(tǒng)為基礎(chǔ)的采購(gòu)管理模式進(jìn)行大致論述。管理采購(gòu)模塊的內(nèi)容有：管理需求計(jì)劃、管理詢/報(bào)價(jià)、管理合同、管理采購(gòu)訂單、管理采購(gòu)接收和驗(yàn)收、管理采購(gòu)付款、管理供應(yīng)商評(píng)價(jià)等七個(gè)部分。采購(gòu)管理業(yè)務(wù)流程的內(nèi)容有：編制生產(chǎn)部門(mén)制定的物料需求計(jì)劃與物資采購(gòu)與物料需求計(jì)劃綜合性達(dá)到平衡;物資庫(kù)存領(lǐng)用，無(wú)庫(kù)存物資編制采購(gòu)的計(jì)劃申請(qǐng)單、編制詢價(jià)單，上傳至網(wǎng)上的報(bào)價(jià)平臺(tái)讓供應(yīng)商網(wǎng)上報(bào)價(jià)并接收?qǐng)?bào)價(jià)，編制報(bào)價(jià)單，確定供應(yīng)商之后簽訂詳細(xì)的供貨合同，對(duì)采購(gòu)訂單進(jìn)行編制，確定物資的到貨驗(yàn)收部分，若驗(yàn)收不合格的予以辦理退貨手續(xù)，若驗(yàn)收合格的訂單，倉(cāng)庫(kù)應(yīng)該辦理接收手續(xù)，對(duì)付款申請(qǐng)單進(jìn)行準(zhǔn)確的編制，包括發(fā)票接收單、物資驗(yàn)收單、合同、付款申請(qǐng)單等送交財(cái)務(wù)處辦理結(jié)算手續(xù)，最后予以供應(yīng)商評(píng)估管理。
ERP系統(tǒng)結(jié)合采購(gòu)管理模式內(nèi)容和周密的業(yè)務(wù)流程，可對(duì)該系統(tǒng)平臺(tái)下采購(gòu)管理模式的特點(diǎn)進(jìn)行歸納整理：
（一）以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)為主體的管理系統(tǒng)，既定流程的嚴(yán)格遵循，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。按照設(shè)定的采購(gòu)流程進(jìn)行采購(gòu)是采購(gòu)人員執(zhí)行工作時(shí)要掌握的要點(diǎn)，采購(gòu)?fù)瓿珊笠峤粚徟?，審批合格后整個(gè)業(yè)務(wù)才能全部完成。
（二）ERP系統(tǒng)是以計(jì)算機(jī)為媒介的，物料采購(gòu)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、匯總、對(duì)比分析、都可以通過(guò)它掌握其具體規(guī)律，以便對(duì)物料采購(gòu)價(jià)格的趨勢(shì)進(jìn)行全面的把握與趨勢(shì)， 更深層次的為中化采購(gòu)，集約化管理奠定穩(wěn)固的基礎(chǔ)。
（三）每一種物料在系統(tǒng)中都要限定最大的儲(chǔ)存量和最長(zhǎng)的儲(chǔ)存期限。 當(dāng)庫(kù)存超越最大值時(shí)，提示信號(hào)就會(huì)在系統(tǒng)中發(fā)出并提示，這樣就能讓采購(gòu)人員及時(shí)的采取糾正措施，明確經(jīng)濟(jì)訂貨量。
（四）采購(gòu)時(shí)間在網(wǎng)上報(bào)價(jià)系統(tǒng)中有了明確的縮短，采購(gòu)成本明顯降低，網(wǎng)絡(luò)評(píng)估機(jī)制完善的內(nèi)置，便于收集與保存采購(gòu)信息。
（五）訂立采購(gòu)合同，制作完成采購(gòu)訂單之后，查詢途徑在系統(tǒng)中方法多樣，便于跟蹤采購(gòu)合同執(zhí)行。
（六）物料的入網(wǎng)供應(yīng)商在ERP系統(tǒng)內(nèi)的都需經(jīng)過(guò)準(zhǔn)確的認(rèn)證，建檔品質(zhì)要審查合格，若條件不符，ERP系統(tǒng)將拒絕執(zhí)行。
（七）付款程序的嚴(yán)格控制。系統(tǒng)將在付款前自動(dòng)進(jìn)行相關(guān)的對(duì)比，對(duì)物料規(guī)格、合格數(shù)量、交貨日期與采購(gòu)單進(jìn)行詳細(xì)對(duì)照。必須各個(gè)方面都符合后付款程序才能執(zhí)行，對(duì)不良資金流出進(jìn)行嚴(yán)格控制。
二、傳統(tǒng)采購(gòu)管理的模式特點(diǎn)
傳統(tǒng)采購(gòu)管理模式一般以人為主體，采購(gòu)計(jì)劃的申請(qǐng)與執(zhí)行過(guò)程都由采購(gòu)人員負(fù)責(zé)全部完成。主要特點(diǎn)有：按需要的量采購(gòu)。采購(gòu)人員詢、報(bào)價(jià)一般用電話、 傳真等通訊方式與供應(yīng)商進(jìn)行溝通交流，有時(shí)進(jìn)行上門(mén)采購(gòu)。采購(gòu)過(guò)程中，采購(gòu)人員可任意選取物料供應(yīng)商，較自由與隨意。采購(gòu)信息和原始采購(gòu)記錄信息保存較為困難，信息透明度低，人為操作業(yè)務(wù)因素影響較大。
三、ERP系統(tǒng)的采購(gòu)管理模式與傳統(tǒng)采購(gòu)管理模式的對(duì)比
ERP系統(tǒng)下采購(gòu)管理模式和傳統(tǒng)采購(gòu)管理模式對(duì)比后，ERP系統(tǒng)的采購(gòu)管理模式更加完備，可以對(duì)現(xiàn)代化管理的要求進(jìn)行滿足，主要表現(xiàn)在：管理流程的改進(jìn)，標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)作的實(shí)現(xiàn)
ERP系統(tǒng)是管理軟件中的先驅(qū)，也是現(xiàn)代化管理理念的體現(xiàn)。在控制庫(kù)存方面，傳統(tǒng)的采購(gòu)行為要按量采購(gòu)，在ERP系統(tǒng)平臺(tái)管理下，由于安全庫(kù)存量已經(jīng)在系統(tǒng)內(nèi)設(shè)定，采購(gòu)人員按照系統(tǒng)提供的參考數(shù)據(jù)執(zhí)行采購(gòu)工作便能萬(wàn)無(wú)一失。應(yīng)用ERP系統(tǒng)，企業(yè)的整個(gè)采購(gòu)過(guò)程都在不斷規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。ERP系統(tǒng)下，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)只需單次錄入便可全過(guò)程的實(shí)現(xiàn)共享，對(duì)保證數(shù)據(jù)的一致性、 及時(shí)性和真實(shí)性起到了很大影響。
結(jié)束語(yǔ)：
引進(jìn)ERP管理系統(tǒng)，對(duì)現(xiàn)代企業(yè)管理來(lái)說(shuō)是一個(gè)重大的變革，它對(duì)企業(yè)管理的理念進(jìn)行了整合，再生了業(yè)務(wù)流程，對(duì)資源配置進(jìn)行全面的優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)過(guò)程的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化與合理化。
二、《采購(gòu)管理》課程項(xiàng)目式教學(xué)目標(biāo)
（一）課程定位
根據(jù)行業(yè)對(duì)物流管理專業(yè)人員的職業(yè)要求，確定物流管理專業(yè)學(xué)生職業(yè)領(lǐng)域?yàn)槲锪髌髽I(yè)管理、采購(gòu)管理、倉(cāng)儲(chǔ)管理、配送管理、運(yùn)輸管理等主要工作領(lǐng)域，根據(jù)工作領(lǐng)域我們可以得出，在采購(gòu)管理領(lǐng)域，學(xué)生初始崗位為采購(gòu)員，發(fā)展或晉升崗位為采購(gòu)經(jīng)理人，根據(jù)對(duì)企業(yè)采購(gòu)員招聘的崗位職責(zé)調(diào)查得知，大專生在基本的采購(gòu)員崗位上需要具備的職業(yè)核心能力為：供應(yīng)商管理、采購(gòu)管理、資料管理。在專業(yè)課程體系中，《物流基礎(chǔ)》、《MRP管理》是采購(gòu)管理這門(mén)課程的前導(dǎo)課程，通過(guò)這些前導(dǎo)課程的學(xué)習(xí)，學(xué)生對(duì)采購(gòu)工作有了初步的認(rèn)識(shí)，掌握了最基本的計(jì)劃管理方法與手段?！恫少?gòu)管理》這門(mén)課程在學(xué)生掌握了基本的采購(gòu)知識(shí)之上讓學(xué)生對(duì)采購(gòu)管理的基本原理及技術(shù)策略進(jìn)行了系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，讓學(xué)生從對(duì)資源市場(chǎng)的分析到最后采購(gòu)工作的具體實(shí)施、后續(xù)相關(guān)資料的管理、采購(gòu)績(jī)效評(píng)估都有了深刻的認(rèn)識(shí)。在此基礎(chǔ)上，《供應(yīng)鏈管理》、《商務(wù)談判》課程的開(kāi)設(shè)讓學(xué)生對(duì)各類物資的采購(gòu)控制方法與手段有了新的認(rèn)識(shí)，鍛煉學(xué)生發(fā)現(xiàn)、分析和解決企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)問(wèn)題的能力，加強(qiáng)自主、創(chuàng)新能力的培養(yǎng)，為日后就業(yè)奠定基礎(chǔ)。
（二）課程目標(biāo)
1.課程總體目標(biāo)提煉《采購(gòu)管理》課程是物流管理專業(yè)的核心課程，根據(jù)企業(yè)對(duì)采購(gòu)員招聘的相關(guān)崗位職責(zé)要求，我們可以提煉出本門(mén)課程總體目標(biāo)為：通過(guò)本門(mén)課程的學(xué)習(xí)及相關(guān)項(xiàng)目的實(shí)施，學(xué)生能利用采購(gòu)管理基本原理及策略、技巧進(jìn)行商品采購(gòu)工作的實(shí)際操作及進(jìn)行基本的采購(gòu)管理工作。可以看出，作為高職起點(diǎn)的畢業(yè)生，課程學(xué)習(xí)結(jié)束后最低應(yīng)達(dá)到的能力要求既是能夠完成采購(gòu)員的崗位職責(zé)。
三、具體一次課的實(shí)施
具體一次課程的教學(xué)實(shí)施該如何進(jìn)行？我們以采購(gòu)實(shí)施基本流程為例?？傮w實(shí)施思路為：布置任務(wù)———學(xué)生操作———學(xué)生代表匯報(bào)———教師歸納（將規(guī)范的實(shí)施流程擴(kuò)展開(kāi)來(lái)）。具體如下：首先，介紹課程在課程體系中的作用，課程性質(zhì)，課程授課的要求；第二，介紹本單元學(xué)習(xí)的目標(biāo)：1、掌握采購(gòu)作業(yè)的基本流程；2、會(huì)對(duì)采購(gòu)實(shí)施過(guò)程中突發(fā)問(wèn)題進(jìn)行處理，能對(duì)采購(gòu)流程進(jìn)行優(yōu)化。第三，引入任務(wù)：根據(jù)自身采購(gòu)過(guò)程的實(shí)際實(shí)施，總結(jié)采購(gòu)實(shí)施的流程。第四，在老師的引導(dǎo)下進(jìn)行任務(wù)分析。即對(duì)學(xué)生代表的任務(wù)完成情況進(jìn)行總結(jié)，對(duì)不合理的工作步驟進(jìn)行糾正，并引導(dǎo)學(xué)生進(jìn)行工作流程的優(yōu)化。第五，布置課后作業(yè)任務(wù)。（根據(jù)給出的案例進(jìn)行分析：在采購(gòu)活動(dòng)實(shí)施的過(guò)程中，各部門(mén)人員的職責(zé)權(quán)限都有哪些？采購(gòu)流程的合理是否會(huì)影響到企業(yè)其他部門(mén)和企業(yè)的整體運(yùn)營(yíng)？）
項(xiàng)目管理是在有限的資源條件下，為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)所采取的一系列管理活動(dòng)。項(xiàng)目采購(gòu)管理是項(xiàng)目管理的重要組成部分。項(xiàng)目采購(gòu)管理幾乎貫穿于整個(gè)項(xiàng)目生命周期，項(xiàng)目采購(gòu)管理模式直接影響項(xiàng)目管理的模式和項(xiàng)目合同類型，對(duì)項(xiàng)目整體管理起著舉足輕重的作用。
隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和對(duì)項(xiàng)目管理、采購(gòu)管理認(rèn)識(shí)的不斷深入，采購(gòu)在工程項(xiàng)目中的角色已經(jīng)從單純的支持服務(wù)發(fā)展成為新的利潤(rùn)增長(zhǎng)點(diǎn)，采購(gòu)管理也發(fā)展成為成本控制和促進(jìn)項(xiàng)目效應(yīng)最大化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一。
1.明確項(xiàng)目采購(gòu)管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)
企業(yè)規(guī)模越大，采購(gòu)金額越高，管理者對(duì)程序的設(shè)計(jì)越為重視。這里將一般采購(gòu)作業(yè)流程設(shè)計(jì)應(yīng)注意的關(guān)鍵環(huán)節(jié)闡述如下：
1.1根據(jù)不同工程項(xiàng)目或各工程項(xiàng)目工作包的特點(diǎn)，充分考慮成本控制、設(shè)計(jì)、施工等因素確定工程項(xiàng)目管理模式從而確定工程項(xiàng)目采辦模式，便于采辦成本控制。
1.2實(shí)施工程項(xiàng)目采購(gòu)預(yù)算制，有了采購(gòu)預(yù)算的約束，能提高工程項(xiàng)目資金的使用效率，優(yōu)化工程項(xiàng)目采購(gòu)管理中資源的調(diào)配。從而達(dá)到控制工程項(xiàng)目采購(gòu)成本目的。
1.3采購(gòu)包的劃分。要根據(jù)設(shè)備材料的性質(zhì)、市場(chǎng)供貨商的供應(yīng)能力和經(jīng)濟(jì)批量劃分采購(gòu)包。合理劃分采購(gòu)包，可降低采購(gòu)價(jià)格。
1.4充分利用好工程項(xiàng)目?jī)?nèi)外部環(huán)境。在工程項(xiàng)目采購(gòu)管理中充分利用采購(gòu)環(huán)境，同樣是有效降低采購(gòu)成本的途徑之一。
1.5供應(yīng)商的優(yōu)化選擇和管理。工程項(xiàng)目前期供應(yīng)商一旦選錯(cuò)，將給工程項(xiàng)目建設(shè)造成嚴(yán)重影響，因此，招投標(biāo)尤其是國(guó)外設(shè)備招投標(biāo)要特別慎重。
1.6確立采購(gòu)全流程成本的概念，應(yīng)該關(guān)注的是整個(gè)工程項(xiàng)目流程中的成本降低，是對(duì)總成本的控制，而不是單一的針對(duì)采購(gòu)貨物或服務(wù)的價(jià)格。
2.細(xì)化項(xiàng)目采購(gòu)管理中的的部門(mén)職責(zé)
科學(xué)合理的流程，明確細(xì)致責(zé)任化的分工，對(duì)于規(guī)范采購(gòu)管理有著積極的作用。
2.1各部門(mén):負(fù)責(zé)采購(gòu)需求計(jì)劃提出、采購(gòu)的參與、貨物的驗(yàn)收。
2.2專業(yè)管理部門(mén):負(fù)責(zé)審核專項(xiàng)物資申請(qǐng)（必要性、替代性、可否調(diào)撥、數(shù)量、型號(hào)、品牌），出具專業(yè)意見(jiàn)；協(xié)助采購(gòu)對(duì)新的專業(yè)設(shè)備或物料的采購(gòu)。
2.3行政組:負(fù)責(zé)監(jiān)控各處采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行情況；下達(dá)各處物品申購(gòu)計(jì)劃額度；物品需求申請(qǐng)單審核，負(fù)責(zé)不定期市場(chǎng)調(diào)查和價(jià)格監(jiān)督。
2.4人事行政部采購(gòu)組：負(fù)責(zé)采購(gòu)?fù)ㄓ妙惞潭ㄙY產(chǎn)、低值易耗品、生產(chǎn)輔料等，進(jìn)行采購(gòu)實(shí)施的全過(guò)程――詢價(jià)、供應(yīng)商選擇、下單/合同的制作、追蹤到貨、退/換貨、報(bào)銷。
2.5生管部采購(gòu)組：負(fù)責(zé)采購(gòu)設(shè)備治具類與計(jì)量?jī)x器類固定資產(chǎn)、生產(chǎn)材料等，進(jìn)行采購(gòu)實(shí)施的全過(guò)程――詢價(jià)、供應(yīng)商選擇、下單/合同的制作、追蹤到貨、退/換貨、報(bào)銷。
2.6行政庫(kù)房：負(fù)責(zé)辦理出、入庫(kù)手續(xù)；負(fù)責(zé)輔料、勞保品的存儲(chǔ)和管理；負(fù)責(zé)提供輔料庫(kù)存月報(bào)表和勞保庫(kù)存月報(bào)表。
2.7品保部：負(fù)責(zé)對(duì)到貨生產(chǎn)輔料的檢驗(yàn)以及協(xié)助索賠、出具檢驗(yàn)報(bào)告；參與計(jì)量?jī)x器類資產(chǎn)采購(gòu)支持。
2.8技術(shù)部：負(fù)責(zé)參與設(shè)備治具類資產(chǎn)采購(gòu)，給予相關(guān)專業(yè)技術(shù)參數(shù)支持。
3.強(qiáng)化項(xiàng)目采購(gòu)管理中的制度執(zhí)行
沒(méi)有規(guī)矩不成方圓。建立并完善配套的采購(gòu)管理制度是開(kāi)展項(xiàng)目管理工作的必要條件，強(qiáng)化制度執(zhí)行力是推行項(xiàng)目采購(gòu)管理的有力保障。
3.1建立健全各項(xiàng)采購(gòu)管理制度。項(xiàng)目一進(jìn)駐，就要按單位企業(yè)下達(dá)的責(zé)任成本預(yù)算指標(biāo)，制定一套采購(gòu)成本管理辦法和制度。在操作過(guò)程中，應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，不斷修正、改進(jìn)，通過(guò)實(shí)踐使之趨于完善，以確保制度科學(xué)可行性，真正起到規(guī)范項(xiàng)目成本管理的作用，最終達(dá)到提高施工項(xiàng)目成本管理水平的目的。
3.2全過(guò)程控制?？刂瓶偝杀驹谔接戫?xiàng)目采購(gòu)管理中降低成本的問(wèn)題時(shí)，應(yīng)該確立采購(gòu)全流程成本的概念，我們所應(yīng)該關(guān)注的是整個(gè)項(xiàng)目采購(gòu)流程中的成本降低，是對(duì)總成本的控制，而不是單一的針對(duì)采購(gòu)貨物或服務(wù)的價(jià)格。
4.采購(gòu)業(yè)務(wù)流程管理的注意事項(xiàng)
4.1注意流程的先后順序及時(shí)效控制。應(yīng)當(dāng)注意作業(yè)流程的流暢性與一致性，并考慮作業(yè)流程所需時(shí)限。避免同一主管對(duì)同一采購(gòu)案件作多次簽核；同一采購(gòu)案件在不同部門(mén)有不同的作業(yè)方式；同一采購(gòu)案件會(huì)簽部門(mén)過(guò)多，影響實(shí)效。
4.2價(jià)值與程序繁簡(jiǎn)相適應(yīng)。程序繁簡(jiǎn)或被重視的程度應(yīng)與所處理業(yè)務(wù)或采購(gòu)項(xiàng)目的重要性或價(jià)值大小相適應(yīng)。凡涉及數(shù)量比較大，價(jià)值比較高或者易發(fā)生舞弊的作業(yè)，應(yīng)有比較嚴(yán)密的處理監(jiān)督；反之，則可略微予以放寬，以求提高工作效率。
4.3避免作業(yè)過(guò)程發(fā)生混亂。要注意變化性或彈性范圍，以及偶發(fā)事件的因應(yīng)法則。譬如在遇到“緊急采購(gòu)”及“外部授權(quán)”時(shí)，應(yīng)有權(quán)宜的辦法或流程來(lái)特別處理。
4.4流程設(shè)計(jì)應(yīng)適應(yīng)現(xiàn)實(shí)環(huán)境。應(yīng)當(dāng)注意流程的及時(shí)改進(jìn)，早期設(shè)計(jì)的處理流程，經(jīng)過(guò)若干時(shí)間段后，應(yīng)加以審視，不斷加以改進(jìn)，以適應(yīng)組織變更或作業(yè)上的實(shí)際需要。
4.5配合作業(yè)方式的改善。譬如當(dāng)手工的作業(yè)方式改變?yōu)樾畔⒒淖鳂I(yè)方式時(shí)，流程就需要做相當(dāng)程度的調(diào)整或重新設(shè)計(jì)。
5.結(jié)語(yǔ)
梅瑞狄斯在《項(xiàng)目管理――管理新視角》中提到：“在采購(gòu)設(shè)備、原材料和分包服務(wù)的過(guò)程中，必須清楚的界定出特定的需要，并且還要找到最低的價(jià)格和最具競(jìng)爭(zhēng)力的供應(yīng)商?！表?xiàng)目采購(gòu)管理作為項(xiàng)目管理的一個(gè)重要組成部分，企業(yè)要獲得最大的經(jīng)濟(jì)利益，有效地降低材料采購(gòu)成本是關(guān)鍵，就必須要加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目采購(gòu)的管理與控制，具體方法和可操作模式要根據(jù)單位實(shí)際情況區(qū)別對(duì)待，實(shí)踐摸索。
【中圖分類號(hào)】C931.2【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A
傳統(tǒng)的企業(yè)采購(gòu)管理大多注重企業(yè)自身情況，這種背景下進(jìn)行的采購(gòu)活動(dòng)主要依賴采購(gòu)申請(qǐng)單進(jìn)行，這樣就使得企業(yè)與供應(yīng)商在短時(shí)間內(nèi)有了惡性競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系，無(wú)法建立長(zhǎng)久相互合作關(guān)系，無(wú)法對(duì)市場(chǎng)變化進(jìn)行迅速適應(yīng)，導(dǎo)致企業(yè)的創(chuàng)新受到影響[1]。當(dāng)前由于綜合環(huán)境的變化，市場(chǎng)逐漸向國(guó)際化發(fā)展，逐漸興起了供應(yīng)鏈理念，企業(yè)管理模式轉(zhuǎn)向橫向一體化后，開(kāi)展供應(yīng)鏈管理現(xiàn)在越來(lái)越變?yōu)槠髽I(yè)用于競(jìng)爭(zhēng)力提升的一個(gè)方法[2]。當(dāng)前企業(yè)都掌握了采購(gòu)職能的意義，知道注重采購(gòu)管理可以有效提升企業(yè)在市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)力，采購(gòu)管理發(fā)生的服務(wù)、質(zhì)量以及成本都會(huì)影響企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，同時(shí)會(huì)對(duì)整個(gè)供應(yīng)鏈的運(yùn)作效率形成影響[3]。采購(gòu)職能促使企業(yè)從供應(yīng)鏈角度重新思考，所以企業(yè)迅速響應(yīng)市場(chǎng)的能力以及采購(gòu)效率能得到顯著提升。
一、供應(yīng)鏈管理模式下的采購(gòu)管理
供應(yīng)鏈管理中非常重要的內(nèi)容之一就是采購(gòu)管理，從20世紀(jì)80年代開(kāi)始，逐漸提升了對(duì)采購(gòu)管理的重視程度，很多企業(yè)都積極建立起專門(mén)管理采購(gòu)的組織，采購(gòu)管理被傳播的越來(lái)越廣泛，主要包括：定量、JIT訂單驅(qū)動(dòng)、戰(zhàn)略采購(gòu)以及供應(yīng)聯(lián)盟[4]?，F(xiàn)今越來(lái)越注重研究供應(yīng)鏈環(huán)境下采購(gòu)管理開(kāi)展高效進(jìn)行的方法，這也是減少供應(yīng)鏈成本，促使企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力得到提升，為企業(yè)開(kāi)拓新興利潤(rùn)源的有效措施。
1.采購(gòu)管理特征
企業(yè)在當(dāng)前供應(yīng)鏈模式下，采購(gòu)可以成為企業(yè)價(jià)值鏈的支持性活動(dòng)，具備了更為實(shí)際的意義，也就是采購(gòu)現(xiàn)在有了增加價(jià)值的作用。采購(gòu)管理處于價(jià)值增值背景下，所以一步步成為企業(yè)供應(yīng)鏈管理中的重要組成部分，相應(yīng)的也改變了傳統(tǒng)采購(gòu)方式以及策略，具體體現(xiàn)在以下方面：
新背景下，訂單驅(qū)動(dòng)采購(gòu)慢慢的取代了庫(kù)存采購(gòu)。為了從整體上提升供應(yīng)鏈的競(jìng)爭(zhēng)力，保證信息的動(dòng)態(tài)共享，促進(jìn)戰(zhàn)略合作關(guān)系的長(zhǎng)久建立，保證合作的進(jìn)行具備承諾、彈性協(xié)議以及信任的前提，經(jīng)信息共享和寫(xiě)作，促使供應(yīng)鏈運(yùn)作逐步變得更為同步、精細(xì)化。訂單驅(qū)動(dòng)采購(gòu)以用戶需求為前提，有了需求后就生成采購(gòu)訂單，采購(gòu)訂單又驅(qū)動(dòng)供應(yīng)商，這種就叫做準(zhǔn)時(shí)生產(chǎn)（justintime，JIT）訂單驅(qū)動(dòng)形式，能夠保證用戶的需求及時(shí)得到供應(yīng)鏈的滿足，并且還可以促使庫(kù)存成本最大程度的減少[5]。
新背景下，采購(gòu)管理的重點(diǎn)慢慢放在管理外部資源，準(zhǔn)時(shí)化理念出現(xiàn)之后，以往依據(jù)庫(kù)存的采購(gòu)活動(dòng)出現(xiàn)了改變，使得提高了企業(yè)采購(gòu)彈性和市場(chǎng)響應(yīng)能力。不過(guò)這樣的變化也需要增加供應(yīng)商之間的合作以及信息共享。經(jīng)整合供應(yīng)鏈上游以及下游資源，形成多層次的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)，對(duì)外部資源進(jìn)行有效的管理，逐漸完成供需合作新模式的建立，確保這一模式能夠?qū)崿F(xiàn)質(zhì)量的統(tǒng)一控制。
供應(yīng)鏈管理模式下以往簡(jiǎn)單買(mǎi)賣(mài)的供需關(guān)系逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閼?zhàn)略合作關(guān)系。之前供應(yīng)、需求企業(yè)只是買(mǎi)賣(mài)關(guān)系，所以如果面對(duì)全局性、戰(zhàn)略性供應(yīng)鏈上的相關(guān)問(wèn)題，就會(huì)沒(méi)有辦法得到有效解決。但是現(xiàn)今的采購(gòu)模式是基于供需雙方的戰(zhàn)略合作關(guān)系，這樣眾多問(wèn)題包括談判耗時(shí)、采購(gòu)成本、風(fēng)險(xiǎn)、庫(kù)存等具備了解決的方法。建立戰(zhàn)略合作關(guān)系之后能夠使供應(yīng)鏈企業(yè)互補(bǔ)或共享資源以及信息，雙方的成本都能夠慢慢降低，同時(shí)服務(wù)質(zhì)量也能提升，最終實(shí)現(xiàn)整體效益的有效提升。
2.采購(gòu)戰(zhàn)略
橫向一體化是如今供應(yīng)鏈主要的管理思想，如果一個(gè)企業(yè)沒(méi)有足夠的內(nèi)部資源，那么其應(yīng)該在企業(yè)具備核心競(jìng)爭(zhēng)力的項(xiàng)目中集中優(yōu)勢(shì)力量，對(duì)于不是核心的業(yè)務(wù)，可以通過(guò)外包形式向其他企業(yè)分散，并與業(yè)務(wù)伙伴建立戰(zhàn)略層面的合作關(guān)系?；谶@種管理思想，企業(yè)采購(gòu)管理具體包括聯(lián)盟、外包戰(zhàn)略。
（1）聯(lián)盟戰(zhàn)略：由于處于全球化環(huán)境下，所以市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)更加激烈，所以傳統(tǒng)企業(yè)之間相互競(jìng)爭(zhēng)的形式已經(jīng)被淘汰，逐漸轉(zhuǎn)向?yàn)殡p贏、協(xié)同競(jìng)爭(zhēng)以及協(xié)同商務(wù)的運(yùn)作模式，逐漸形成服務(wù)商、經(jīng)銷商、制造商、研發(fā)中心、供應(yīng)商以及客戶組成的供應(yīng)鏈和供應(yīng)鏈之間的競(jìng)爭(zhēng)。[6]如果企業(yè)進(jìn)入的供應(yīng)鏈規(guī)模越大，則其運(yùn)作的效率也會(huì)更高，同時(shí)企業(yè)的生命力以及市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力也會(huì)相應(yīng)更強(qiáng)。當(dāng)前環(huán)境下供應(yīng)鏈管理模式中的采購(gòu)行為，其中心是供應(yīng)商，導(dǎo)向是企業(yè)需求，供應(yīng)鏈將全部合作伙伴連接起來(lái)，形成完整的網(wǎng)鏈結(jié)構(gòu)，最終成為競(jìng)爭(zhēng)力很強(qiáng)的戰(zhàn)略聯(lián)盟。供應(yīng)鏈網(wǎng)絡(luò)中的合作伙伴一定要保證相互間足夠信任，這樣才能夠保證整個(gè)網(wǎng)絡(luò)中對(duì)各類知識(shí)、信息以及數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、開(kāi)放、高效的傳輸，這就是所謂的透明性。保證供應(yīng)鏈的透明度，能夠促使合作伙伴聯(lián)盟關(guān)系更為緊密，能夠更有效監(jiān)控好流入物流，監(jiān)控好訂單實(shí)現(xiàn)過(guò)程，對(duì)訂貨的承諾進(jìn)行更有效的履行，最終促使渠道整個(gè)庫(kù)存水平得到提升。供應(yīng)鏈管理模式下的采購(gòu)管理也就是企業(yè)和供應(yīng)商之間的合作，合作在不斷的加深后，雙方的合作形式也從基礎(chǔ)的收集信息轉(zhuǎn)變?yōu)闆Q策制訂。雙方信息共享程度以及合作程度的增加，其會(huì)相應(yīng)形成更多的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，同時(shí)最后會(huì)以非線性的方式呈現(xiàn)為更為快速的增加。
（2）外包戰(zhàn)略：簡(jiǎn)單來(lái)看，外包就是將自己做不好或者做不了，或者別人能夠更便宜的完成、做的更好的事情放手讓別人去完成，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，就是向外承包企業(yè)中非核心競(jìng)爭(zhēng)力的業(yè)務(wù)。外包屬于一種新型經(jīng)營(yíng)理念，它的出現(xiàn)使得企業(yè)需要重組現(xiàn)有模式，注重核心競(jìng)爭(zhēng)力的提升，而外包出去的非核心業(yè)務(wù)也可能出現(xiàn)新的商機(jī)。以往管理模式縱向一體化不再能夠和現(xiàn)今競(jìng)爭(zhēng)全球化、投資成本高、技術(shù)更快更新的制造環(huán)境相適應(yīng)，當(dāng)前企業(yè)對(duì)于高價(jià)值的生產(chǎn)模式更為看重，追求革新、靈活性、專門(mén)知識(shí)以及速度。[7]企業(yè)進(jìn)行業(yè)務(wù)外包后將全部企業(yè)資源都集中到企業(yè)的核心業(yè)務(wù)上，即在企業(yè)專屬的知識(shí)以及技能上集中更多的企業(yè)資源，另外將同樣重要并不屬于核心的業(yè)務(wù)外包給其他企業(yè)，同時(shí)注重和外包企業(yè)建立合作關(guān)系。這樣企業(yè)就能夠?qū)⒆约浩髽I(yè)的整體運(yùn)作不斷提升，同時(shí)還可以減少相應(yīng)的投資。
3.供應(yīng)鏈模式下的采購(gòu)方法和變化情況
采購(gòu)職能以往的采購(gòu)管理中多比較被動(dòng)，首先一般是由企業(yè)管理層制定策略，然后企業(yè)采購(gòu)人員直接根據(jù)制訂好的策略完成采購(gòu)相關(guān)工作?，F(xiàn)在到了采購(gòu)管理的交易階段，對(duì)采購(gòu)成本的認(rèn)識(shí)越來(lái)越深入，企業(yè)采購(gòu)不僅注重價(jià)值，還注重質(zhì)量，通常實(shí)現(xiàn)方式包括間接、直接、多源、競(jìng)標(biāo)等集中采購(gòu)方式。當(dāng)前由于信息化程度的加深，企業(yè)逐漸應(yīng)用寫(xiě)作采購(gòu)、電子化采購(gòu)、準(zhǔn)時(shí)之采購(gòu)等方式，這種時(shí)候企業(yè)不僅關(guān)注采購(gòu)的價(jià)格，同時(shí)注重控制采購(gòu)的成本以及總成本。當(dāng)前逐漸有更多的企業(yè)逐漸開(kāi)始從戰(zhàn)略角度開(kāi)始采購(gòu)行為，做好采購(gòu)管理工作能夠幫助供應(yīng)鏈創(chuàng)造價(jià)值這一功能得到實(shí)現(xiàn)，同時(shí)相應(yīng)出現(xiàn)了新型采購(gòu)策略，具體有聯(lián)合采購(gòu)以及供應(yīng)商整合采購(gòu)等幾種。
二、新背景下采購(gòu)管理的優(yōu)化措施
1.優(yōu)化采購(gòu)流程
采購(gòu)流程是采購(gòu)管理的重要組成部分，采購(gòu)流程有沒(méi)有保證合理設(shè)計(jì)會(huì)對(duì)采購(gòu)成本以及企業(yè)績(jī)效形成比較直接的影響。傳統(tǒng)的采購(gòu)流程不適應(yīng)當(dāng)前供應(yīng)鏈管理模式，所以必須進(jìn)行重新的優(yōu)化設(shè)計(jì)，尤其是要與客戶需求快速響應(yīng)這一目標(biāo)相適應(yīng)，與持續(xù)變化的外部環(huán)境相適應(yīng)。采購(gòu)流程運(yùn)行的高效需要重組傳統(tǒng)采購(gòu)流程，改進(jìn)傳統(tǒng)采購(gòu)流程的信息化程度。重組采購(gòu)流程首先需要對(duì)內(nèi)部采購(gòu)的流程以及標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一，強(qiáng)化各個(gè)部門(mén)的協(xié)同以及合作，且要保證企業(yè)與外部客戶，企業(yè)與供應(yīng)商之間相互的良好溝通，保證獲取一致的采購(gòu)信息，使得整個(gè)流程中有效、快速的完成信息傳遞，對(duì)采購(gòu)運(yùn)作機(jī)制實(shí)行了進(jìn)一步的優(yōu)化。此外，還要進(jìn)行信息化改革，應(yīng)用共享數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、先進(jìn)計(jì)算機(jī)設(shè)備、電子商務(wù)等促使信息傳輸質(zhì)量以及效率得到提升，減少信息傳遞中出現(xiàn)的牛鞭效應(yīng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)市場(chǎng)客戶需求的迅速響應(yīng)。
2.優(yōu)化采購(gòu)成本
基本供應(yīng)鏈管理模式，將交易的決定因素放在低價(jià)格上是不合適的，當(dāng)前市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈程度越來(lái)越高，企業(yè)如果需要獲取競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，必須從總的供應(yīng)鏈角度考慮，使成本得到降低。最重要的是基于供應(yīng)鏈模式下的采購(gòu)戰(zhàn)略重建采購(gòu)成本的朝鮮，將采購(gòu)成本管理提升到更高的戰(zhàn)略高度，保證和供應(yīng)鏈企業(yè)之間實(shí)現(xiàn)信息共享，整合優(yōu)勢(shì)資源，實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略合作，最終實(shí)現(xiàn)采購(gòu)成本的優(yōu)化，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益得到提高。
三、結(jié)束語(yǔ)
當(dāng)前新環(huán)境下促使企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)上升到供應(yīng)鏈上，供應(yīng)鏈管理前提下的采購(gòu)管理，實(shí)際是將采購(gòu)作為策略，將其立于供應(yīng)鏈環(huán)境下進(jìn)行設(shè)計(jì)還未考慮，將供應(yīng)鏈管理要求中的集成性、同步性、協(xié)調(diào)性體現(xiàn)出來(lái)，確保供應(yīng)鏈運(yùn)作的精細(xì)化以及同步化。在供應(yīng)鏈管理模式下做好采購(gòu)管理工作是當(dāng)前企業(yè)必須接受的挑戰(zhàn)，所以企業(yè)應(yīng)該正視挑戰(zhàn)，不斷提升自身核心競(jìng)爭(zhēng)力，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的長(zhǎng)久穩(wěn)定發(fā)展。
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一、引言
作為供應(yīng)鏈系統(tǒng)中的重要一環(huán)，采購(gòu)環(huán)節(jié)是企業(yè)價(jià)值實(shí)現(xiàn)的開(kāi)始。采購(gòu)是指企業(yè)的物資供應(yīng)部門(mén)按生產(chǎn)部門(mén)的需求或已確定的物資采購(gòu)計(jì)劃，取得生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所需的各種物資的過(guò)程。采購(gòu)業(yè)務(wù)中伴隨著采購(gòu)成本的結(jié)轉(zhuǎn)及采購(gòu)貨款的確認(rèn)和支付問(wèn)題，所以在實(shí)際應(yīng)用中，采購(gòu)管理模塊多與庫(kù)存管理、存貨核算及應(yīng)付款管理模塊集成使用，以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的整合及數(shù)據(jù)共享，實(shí)現(xiàn)物流與資金流的全過(guò)程管理，規(guī)范企業(yè)管理。
通過(guò)對(duì)現(xiàn)有文獻(xiàn)的整理，本文發(fā)現(xiàn)我國(guó)學(xué)者對(duì)供應(yīng)鏈管理的研究較多，但主要側(cè)重于對(duì)供應(yīng)鏈系統(tǒng)流程優(yōu)化及應(yīng)對(duì)策略的研究，對(duì)ERP環(huán)境下供應(yīng)鏈模塊的具體使用和操作方面的研究較少。周彥（2013）、孫羽、孫紅梅（2014）先后從資金流、物流視角分析了用友ERP-U8環(huán)境下采購(gòu)業(yè)務(wù)、銷售業(yè)務(wù)的主要處理流程。柏菊（2015）從采購(gòu)管理業(yè)務(wù)流程分析入手，列舉了采購(gòu)管理單貨同行業(yè)務(wù)模式下的常見(jiàn)問(wèn)題并針對(duì)性地提出了解決辦法和思路。這些文獻(xiàn)對(duì)研究學(xué)習(xí)采購(gòu)管理模塊有著重要的借鑒意義，但還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。如柏菊（2015）的研究中對(duì)常見(jiàn)問(wèn)題的分析多為日常業(yè)務(wù)中因?yàn)檫壿嬳樞蝈e(cuò)誤帶來(lái)的無(wú)法修改或刪除之類的錯(cuò)誤講解，對(duì)期初設(shè)置及月末結(jié)賬環(huán)節(jié)的錯(cuò)誤講解較少。孫羽、孫紅梅（2014）的研究主要側(cè)重于對(duì)流程的分析，但沒(méi)有涉及到對(duì)常見(jiàn)問(wèn)題的分析解決。本文借鑒柏菊（2015）的寫(xiě)作思路（問(wèn)題――分析――解決辦法），并結(jié)合孫羽、孫紅梅（2014）的資金流、物流整合研究視角對(duì)用友ERP-U8 V10.1環(huán)境下采購(gòu)管理模塊的常見(jiàn)問(wèn)題進(jìn)行歸納整理，并提出一些解決辦法，期望能對(duì)ERP軟件使用者理順?biāo)悸?、提高工作效率有所裨益?/p>
二、采購(gòu)管理模塊的業(yè)務(wù)處理流程及數(shù)據(jù)傳遞關(guān)系
采購(gòu)管理是指企業(yè)采購(gòu)部門(mén)根據(jù)生產(chǎn)車(chē)間的生產(chǎn)需要，搜尋供應(yīng)商與之洽談并達(dá)成購(gòu)銷合同，督促供應(yīng)商如期送達(dá)貨物并按約付款的過(guò)程，因?yàn)樵谖镔Y流動(dòng)的過(guò)程中還伴隨著資金流動(dòng)即貨到付款（確認(rèn)應(yīng)付款現(xiàn)付或后期付款），所以采購(gòu)管理模塊往往和庫(kù)存管理模塊、存貨核算模塊、應(yīng)付款管理模塊集成使用。一般來(lái)說(shuō)，首先由生產(chǎn)部門(mén)發(fā)出采購(gòu)需求，采購(gòu)員提出采購(gòu)請(qǐng)求，即采購(gòu)請(qǐng)購(gòu)活動(dòng)①；采購(gòu)請(qǐng)求獲得批準(zhǔn)后，采購(gòu)人員在市場(chǎng)上尋找相應(yīng)的供應(yīng)商并與之洽談達(dá)成采購(gòu)意向，即采購(gòu)訂貨活動(dòng)②，該活動(dòng)中雙方一般會(huì)約定付款方式、運(yùn)輸方式、批次等；之后采購(gòu)員督促供應(yīng)商如期將貨物送達(dá)③并檢驗(yàn)入庫(kù)④，進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算⑤；貨物入庫(kù)后，財(cái)務(wù)人員根據(jù)采購(gòu)發(fā)票及采購(gòu)入庫(kù)單進(jìn)行采購(gòu)成本的結(jié)轉(zhuǎn)⑥和應(yīng)付款項(xiàng)的確認(rèn)⑦；后期款項(xiàng)支付后雙方進(jìn)行核銷處理⑧。具體流程及對(duì)應(yīng)單據(jù)和數(shù)據(jù)傳遞關(guān)系如上頁(yè)圖所示。
三、采購(gòu)管理模塊常見(jiàn)問(wèn)題及解決辦法
采購(gòu)管理模塊的流程一般包括期初設(shè)置、日常業(yè)務(wù)處理、期末處理三個(gè)環(huán)節(jié)。本文按照這一流程順序?qū)υ撃K中的常見(jiàn)問(wèn)題及對(duì)應(yīng)解決方法進(jìn)行歸納整理。
（一）期初設(shè)置環(huán)節(jié)的常見(jiàn)問(wèn)題及解決辦法
問(wèn)題1：無(wú)法取消采購(gòu)期初記賬。
分析：期初記賬是采購(gòu)管理模塊期初初始化設(shè)置的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。期初記賬完畢，代表該月期初采購(gòu)業(yè)務(wù)即上月采購(gòu)入庫(kù)存貨已經(jīng)全部登記完畢，可以處理本月新的采購(gòu)業(yè)務(wù)了。但在實(shí)際操作中往往會(huì)因?yàn)椴少?gòu)人員、庫(kù)管人員的自身疏忽導(dǎo)致應(yīng)登記業(yè)務(wù)尚未全部登記完就進(jìn)行期初記賬。這時(shí)要想進(jìn)行修改，因?yàn)樵撛乱延行略鰳I(yè)務(wù)導(dǎo)致取消期初記賬時(shí)系統(tǒng)提示不能取消。
解決辦法：根據(jù)提示查找對(duì)應(yīng)原因，如果是因?yàn)榇尕浐怂隳K已期初記賬導(dǎo)致采購(gòu)管理模塊無(wú)法取消期初記賬，則應(yīng)在存貨核算模塊先取消存貨期初記賬。具體操作如下：在存貨核算模塊選擇初始設(shè)置期初數(shù)據(jù)期初余額，選擇“恢復(fù)”即可取消存貨期初記賬，返回采購(gòu)管理模塊，取消采購(gòu)期初記賬，再對(duì)要登記的存貨入庫(kù)單進(jìn)行補(bǔ)錄或修改。如果是因?yàn)椴少?gòu)管理模塊本月某筆采購(gòu)業(yè)務(wù)已完成采購(gòu)結(jié)算導(dǎo)致采購(gòu)期初記賬無(wú)法取消，則可通過(guò)“采購(gòu)結(jié)算”菜單下的“結(jié)算單列表”子菜單刪除對(duì)應(yīng)的采購(gòu)結(jié)算單，再返回期初狀態(tài)即可取消期初記賬。
對(duì)應(yīng)建議：取消采購(gòu)期初記賬牽涉到本月采購(gòu)業(yè)務(wù)是否處理、存貨核算模塊、應(yīng)付款管理模塊是否做了相應(yīng)操作，一旦該月已經(jīng)發(fā)生若干采購(gòu)業(yè)務(wù)且已經(jīng)進(jìn)行后續(xù)成本結(jié)轉(zhuǎn)、付款并核銷，再對(duì)采購(gòu)期初記賬進(jìn)行修改就相當(dāng)麻煩，需要逐步回滾操作，而且可能會(huì)影響相應(yīng)存貨的采購(gòu)成本的結(jié)轉(zhuǎn)金額，所以在日常操作中，軟件使用者進(jìn)行期初記賬前應(yīng)再次核實(shí)期初全部入庫(kù)業(yè)務(wù)是否都已登記且無(wú)誤，而不能選擇事后補(bǔ)漏或修改，以免帶來(lái)不必要的麻煩。
問(wèn)題2：不能錄入期初采入庫(kù)單，只能錄入采購(gòu)入庫(kù)單。
分析：采購(gòu)入庫(kù)單在采購(gòu)期初“記賬前”和“記賬后”兩種狀態(tài)下錄入的單據(jù)是不同的。采購(gòu)期初記賬前，選擇采購(gòu)入庫(kù)采購(gòu)入庫(kù)單，系統(tǒng)顯示“期初采購(gòu)入庫(kù)單”，該狀態(tài)下可新增錄入上月已入庫(kù)的相應(yīng)存貨；而采購(gòu)期初記賬后，再次選擇采購(gòu)入庫(kù)采購(gòu)入庫(kù)單，則系統(tǒng)只能錄入該月新增入庫(kù)的存貨。
解決辦法：取消采購(gòu)期初記賬，選擇采購(gòu)入庫(kù)采購(gòu)入庫(kù)單，錄入期初已入庫(kù)的相應(yīng)存貨的數(shù)據(jù)。
（二）日常業(yè)務(wù)處理中的常見(jiàn)問(wèn)題及解決辦法
問(wèn)題1：不能在采購(gòu)管理模塊錄入采購(gòu)入庫(kù)單。
分析：采購(gòu)入庫(kù)單錄入窗口中“增加”“修改”等按鈕均為灰色，代表不能進(jìn)行編輯。出現(xiàn)該問(wèn)題的主要原因是采購(gòu)管理模塊和庫(kù)存管理、存貨核算模塊集成使用導(dǎo)致的。如果集成使用，采購(gòu)管理模塊中的“采購(gòu)入庫(kù)單”菜單只能進(jìn)行查看操作，不能進(jìn)行編輯。對(duì)應(yīng)入庫(kù)單的錄入、修改和審核等操作都只能在庫(kù)存管理模塊中進(jìn)行。
解決辦法：在庫(kù)存管理入庫(kù)業(yè)務(wù)采購(gòu)入庫(kù)單菜單中錄入或?qū)ο到y(tǒng)參照采購(gòu)到貨單審核后自動(dòng)生成的采購(gòu)入庫(kù)單進(jìn)行審核操作。
延伸問(wèn)題：多模塊的集成使用是ERP系統(tǒng)中傳遞數(shù)據(jù)的需要，類似問(wèn)題還有銷售管理模塊和庫(kù)存管理模塊集成使用時(shí)，銷售出庫(kù)單只能在庫(kù)存管理模塊中生成；在應(yīng)付款管理模塊單獨(dú)使用時(shí)應(yīng)付單據(jù)中可錄入修改的采購(gòu)發(fā)票在采購(gòu)管理、應(yīng)付款管理模塊集成使用時(shí)，只能在采購(gòu)管理模塊中進(jìn)行編輯。
問(wèn)題2：請(qǐng)購(gòu)比價(jià)業(yè)務(wù)不能進(jìn)行請(qǐng)購(gòu)比價(jià)生單。頁(yè)面顯示“此次操作沒(méi)有生成任何訂單！失敗原因如下：沒(méi)選中任何記錄或供應(yīng)商為空或者單價(jià)為零”。
分析：請(qǐng)購(gòu)比價(jià)業(yè)務(wù)是指根據(jù)不同供應(yīng)商提供的同類貨物的價(jià)格，系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)比，以“價(jià)格低”作為選定供應(yīng)商的標(biāo)準(zhǔn)而自動(dòng)生成此供應(yīng)商對(duì)應(yīng)的采購(gòu)訂單。出現(xiàn)此類錯(cuò)誤，多是因?yàn)樵诒葍r(jià)環(huán)節(jié)系統(tǒng)中找不到供應(yīng)商價(jià)格對(duì)照表或者對(duì)照表中此類貨物的價(jià)格相同，導(dǎo)致系統(tǒng)無(wú)法選擇，生單失敗。
解決辦法：查看供應(yīng)商管理供應(yīng)商供貨信息供應(yīng)商存貨價(jià)格表，檢查或錄入該存貨不同供應(yīng)商的價(jià)格信息，保存后返回，重新比價(jià)生單。
問(wèn)題3：不能參照采購(gòu)訂單生成采購(gòu)到貨單或入庫(kù)單。
分析：采購(gòu)到貨單可以手工錄入，也可以根據(jù)活動(dòng)②中已審核的采購(gòu)訂單參照生單。無(wú)法參照訂單生成到貨單可能是因?yàn)榛顒?dòng)②中填制的采購(gòu)訂單尚未審核或已經(jīng)關(guān)閉，導(dǎo)致活動(dòng)③不能完成。尚未審核的單據(jù)不能傳遞到下一環(huán)節(jié)，同樣已經(jīng)審核但關(guān)閉的單據(jù)相當(dāng)于棄審或撤單也不能進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。不能由采購(gòu)訂單參照生成采購(gòu)到貨單、采購(gòu)入庫(kù)單、采購(gòu)發(fā)票，往往都是這種錯(cuò)誤導(dǎo)致的。
解決辦法：查看采購(gòu)訂貨采購(gòu)訂單列表中的對(duì)應(yīng)訂單，進(jìn)行審核或打開(kāi)已關(guān)閉的采購(gòu)訂單，重新參照采購(gòu)訂單生成采購(gòu)到貨單或采購(gòu)入庫(kù)單。
延伸問(wèn)題：用友ERP系統(tǒng)內(nèi)置了單據(jù)參照生成功能，而單據(jù)參照生成往往需要根據(jù)流程中上一活動(dòng)中已經(jīng)審核處理的單據(jù)才能生成，這些單據(jù)在生成時(shí)要確保上一環(huán)節(jié)的單據(jù)已被審核處理或處于打開(kāi)狀態(tài)。同樣后續(xù)單據(jù)一旦生成，上一環(huán)節(jié)單據(jù)如需修改則必須先刪除后續(xù)環(huán)節(jié)參照生成的單據(jù)才能進(jìn)行。
問(wèn)題4：采購(gòu)入庫(kù)單和采購(gòu)發(fā)票不能自動(dòng)結(jié)算。
分析：采購(gòu)結(jié)算是指采購(gòu)核算人員根據(jù)采購(gòu)發(fā)票和采購(gòu)入庫(kù)單核算采購(gòu)入庫(kù)成本，其結(jié)果就是采購(gòu)結(jié)算單。自動(dòng)結(jié)算時(shí)系統(tǒng)根據(jù)符合結(jié)算條件的采購(gòu)入庫(kù)單和采購(gòu)發(fā)票進(jìn)行結(jié)算，也就是說(shuō)二者必須同時(shí)存在才可自動(dòng)結(jié)算，缺一不可。
解決辦法：不能完成自動(dòng)結(jié)算，首先，應(yīng)考慮上述兩種單據(jù)是否都存在，可查看采購(gòu)入庫(kù)單列表和采購(gòu)發(fā)票列表；其次，應(yīng)考慮該單據(jù)是否已在采購(gòu)發(fā)票錄入環(huán)節(jié)結(jié)算，已通過(guò)發(fā)票錄入窗口完成結(jié)算的單據(jù)不能再次結(jié)算；最后，應(yīng)對(duì)單據(jù)之間的隸屬性進(jìn)行檢驗(yàn)，即該發(fā)票是根據(jù)采購(gòu)入庫(kù)單生成的，還是手工錄入的，如果是參照生成的且沒(méi)有結(jié)算，可通過(guò)“自動(dòng)結(jié)算”菜單完成結(jié)算，反之則需再增加結(jié)算條件才能完成結(jié)算。
問(wèn)題5：不能對(duì)采購(gòu)運(yùn)費(fèi)業(yè)務(wù)進(jìn)行手工結(jié)算。
分析：采購(gòu)運(yùn)費(fèi)業(yè)務(wù)是指在存貨采購(gòu)過(guò)程中外部運(yùn)輸部門(mén)對(duì)購(gòu)貨單位的收費(fèi)，實(shí)際發(fā)生的運(yùn)費(fèi)按國(guó)家稅法有關(guān)規(guī)定可以進(jìn)行進(jìn)項(xiàng)稅額抵扣，也就是說(shuō)運(yùn)費(fèi)是要進(jìn)行分?jǐn)偺幚聿⒂?jì)入采購(gòu)成本的，自動(dòng)結(jié)算功能默認(rèn)處理采購(gòu)入庫(kù)單和采購(gòu)發(fā)票，對(duì)采購(gòu)運(yùn)費(fèi)發(fā)票不能結(jié)算，此時(shí)應(yīng)選擇手工結(jié)算模式。首先進(jìn)行選單，過(guò)濾到相應(yīng)的采購(gòu)發(fā)票、采購(gòu)運(yùn)費(fèi)發(fā)票和采購(gòu)入庫(kù)單，然后進(jìn)行運(yùn)費(fèi)的分?jǐn)?，最后再結(jié)算。如不能進(jìn)行手工結(jié)算，往往是因?yàn)橛脩粢呀?jīng)先將采購(gòu)發(fā)票和采購(gòu)入庫(kù)單進(jìn)行了結(jié)算，只過(guò)濾到剩下的采購(gòu)運(yùn)費(fèi)發(fā)票未進(jìn)行處理。所以應(yīng)刪除已結(jié)算的該筆業(yè)務(wù)生成的結(jié)算單，選擇對(duì)采購(gòu)發(fā)票、采購(gòu)入庫(kù)單和采購(gòu)運(yùn)費(fèi)發(fā)票先分?jǐn)偤筮M(jìn)行手工結(jié)算。
解決辦法：首先，查看采購(gòu)結(jié)算單列表是否已對(duì)該筆業(yè)務(wù)的采購(gòu)發(fā)票和采購(gòu)入庫(kù)單進(jìn)行了自動(dòng)結(jié)算，如已完成結(jié)算應(yīng)先刪除對(duì)應(yīng)的結(jié)算單；其次，選擇采購(gòu)結(jié)算手工結(jié)算選單、過(guò)濾顯示需結(jié)算的發(fā)票（含采購(gòu)發(fā)票和采購(gòu)運(yùn)費(fèi)發(fā)票）、入庫(kù)單選擇分?jǐn)偡绞剑ò磾?shù)量或金額）進(jìn)行費(fèi)用分?jǐn)傔M(jìn)行結(jié)算。
需要說(shuō)明的是，“營(yíng)改增”后，采購(gòu)運(yùn)費(fèi)發(fā)票視同采購(gòu)專用發(fā)票，也就是說(shuō)把運(yùn)費(fèi)作為一種應(yīng)稅勞務(wù)，需要在存貨檔案里添加應(yīng)稅勞務(wù)這類存貨，并設(shè)置相應(yīng)的稅率（一般納稅人為11%），然后在“填制采購(gòu)專用發(fā)票”中填制采購(gòu)運(yùn)費(fèi)發(fā)票，再對(duì)采購(gòu)入庫(kù)單、兩張采購(gòu)專用發(fā)票一起進(jìn)行分?jǐn)?、手工結(jié)算。用友ERP-U8軟件雖然考慮了“營(yíng)改增”的相關(guān)政策，但在目前的過(guò)渡期還是按照傳統(tǒng)的方法進(jìn)行處理。
問(wèn)題6：不能對(duì)采購(gòu)發(fā)票（采購(gòu)入庫(kù)單）進(jìn)行修改。
分析：采購(gòu)發(fā)票不能修改，往往是因?yàn)橐呀?jīng)按照業(yè)務(wù)流程的處理順序?qū)ζ溥M(jìn)行了后續(xù)的業(yè)務(wù)處理，如已對(duì)發(fā)票進(jìn)行了審核、結(jié)算，或根據(jù)該發(fā)票和對(duì)應(yīng)的入庫(kù)單完成了存貨記賬并制單，已經(jīng)對(duì)該發(fā)票對(duì)應(yīng)的應(yīng)付款項(xiàng)進(jìn)行了確認(rèn)和制單，即完成了后續(xù)業(yè)務(wù)活動(dòng)⑤⑥⑦⑧。如果要對(duì)發(fā)票進(jìn)行修改，則需進(jìn)行上述活動(dòng)的逆操作。如在應(yīng)付款管理模塊中取消該發(fā)票的審核，刪除相關(guān)憑證，在存貨核算模塊取消對(duì)發(fā)票和入庫(kù)單的單據(jù)記賬及刪除相關(guān)憑證，在采購(gòu)管理模塊找到根據(jù)該發(fā)票和入庫(kù)單生成的采購(gòu)結(jié)算單，才能完成對(duì)采購(gòu)發(fā)票的編輯。
解決辦法：（1）打開(kāi)該發(fā)票窗口，查看該發(fā)票是否已標(biāo)記為“已審核”“已結(jié)算”；（2）如標(biāo)記為“已審核”，則需打開(kāi)應(yīng)付款管理模塊的“應(yīng)付單據(jù)審核”，勾選“已審核”過(guò)濾到對(duì)應(yīng)的采購(gòu)發(fā)票，選擇并棄審，如已生成相關(guān)憑證則在“是否同步刪除已生成憑證是否繼續(xù)”選項(xiàng)中選擇“是”，刪除確認(rèn)應(yīng)付款的記賬憑證；（3）如標(biāo)記為“已結(jié)算”，查看根據(jù)該發(fā)票是否已完成了“采購(gòu)結(jié)算”和存貨核算模塊中單據(jù)記賬及采購(gòu)成本的確認(rèn)環(huán)節(jié)，如僅僅完成采購(gòu)結(jié)算，但未在存貨核算模塊操作，則僅需在“采購(gòu)結(jié)算單”列表中找到該筆結(jié)算單并刪除，即可對(duì)該發(fā)票進(jìn)行修改；如果還在存貨核算模塊進(jìn)行過(guò)相應(yīng)操作，則需在存貨核算模塊，選擇“憑證列表”中相應(yīng)的記賬憑證并刪除，接著在“業(yè)務(wù)核算”“恢復(fù)記賬”中恢復(fù)存貨記賬，然后才可取消結(jié)算，完成對(duì)該發(fā)票的修改。
（三）期末業(yè)務(wù)中的常見(jiàn)問(wèn)題及解決辦法
問(wèn)題：無(wú)法完成采購(gòu)月末結(jié)賬。
分析：月末結(jié)賬環(huán)節(jié)不能結(jié)賬，往往是因?yàn)樵撛虏少?gòu)業(yè)務(wù)未進(jìn)行完相應(yīng)的業(yè)務(wù)處理，比如暫估業(yè)務(wù)是否已完成暫估成本的處理，到貨入庫(kù)的存貨是否已在存貨核算模塊完成采購(gòu)成本的確認(rèn)，所有的采購(gòu)業(yè)務(wù)是否已完成采購(gòu)結(jié)算，所有的到貨入庫(kù)的存貨是否已在存貨賬簿中進(jìn)行單據(jù)記賬，所有的倉(cāng)庫(kù)是否都已完成采購(gòu)成本的期末計(jì)價(jià)等。
解決辦法：逐一排查原因并處理。
參考文獻(xiàn)：
【關(guān)鍵詞】
采購(gòu)管理；內(nèi)部控制；關(guān)鍵點(diǎn)
1 采購(gòu)流程內(nèi)部控制措施的改進(jìn)思路
作為一名采購(gòu)管理者，在采購(gòu)管理的過(guò)程中一般不會(huì)與采購(gòu)物發(fā)生直接的接觸，因此采購(gòu)管理者要想直接地對(duì)采購(gòu)物進(jìn)行控制的難度很大，但是采購(gòu)管理者可以通過(guò)對(duì)合同、資金及相關(guān)制度的合理把握來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)采購(gòu)的活動(dòng)及物品的有效管理。
基于采購(gòu)管理內(nèi)部控制措施的改進(jìn)思路，應(yīng)該首先去解決關(guān)于采購(gòu)合約的管理問(wèn)題，進(jìn)而在采購(gòu)活動(dòng)過(guò)程中去嚴(yán)格地控制采購(gòu)流程中的關(guān)鍵點(diǎn)與關(guān)鍵內(nèi)容，確保整個(gè)采購(gòu)活動(dòng)在一個(gè)順利和高效的運(yùn)轉(zhuǎn)環(huán)境下運(yùn)行。
2 采購(gòu)流程中關(guān)鍵點(diǎn)的控制措施
在對(duì)采購(gòu)流程進(jìn)行內(nèi)部控制時(shí)，應(yīng)縱觀整個(gè)采購(gòu)流程的全局來(lái)選取其中的關(guān)鍵點(diǎn)，并加以控制，同時(shí)要突出強(qiáng)調(diào)采購(gòu)流程制度化的管理思想。
采購(gòu)流程中的應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注請(qǐng)購(gòu)、訂購(gòu)、驗(yàn)收以及審計(jì)等環(huán)節(jié)。
2.1 請(qǐng)購(gòu)環(huán)節(jié)的控制
眾所周知，請(qǐng)購(gòu)環(huán)節(jié)是企業(yè)里采購(gòu)管理的起點(diǎn)也是重點(diǎn)，其中包括提出采購(gòu)需求和描述采購(gòu)需求兩個(gè)部分，這兩個(gè)部分主要的目的是要明確需要采購(gòu)的物料或服務(wù)的特征、數(shù)量及時(shí)間。
當(dāng)發(fā)生采購(gòu)需求時(shí)，請(qǐng)購(gòu)的部門(mén)要在規(guī)定的請(qǐng)購(gòu)期由經(jīng)辦請(qǐng)購(gòu)的人員依據(jù)庫(kù)存管理的基準(zhǔn)和請(qǐng)購(gòu)的預(yù)算，并參考庫(kù)存情況來(lái)開(kāi)具請(qǐng)購(gòu)單，并注明請(qǐng)購(gòu)材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求日期等，如果對(duì)請(qǐng)購(gòu)品有特殊的工藝要求，還應(yīng)當(dāng)給予相應(yīng)的注明，若有需要還應(yīng)該附上工藝圖紙等。
采購(gòu)單應(yīng)該進(jìn)行系統(tǒng)的分類，把采購(gòu)日期相同且是由同一供應(yīng)商供應(yīng)的物料，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)該采用以一張采購(gòu)單來(lái)采購(gòu)的方式來(lái)出請(qǐng)購(gòu)。當(dāng)發(fā)生了緊急采購(gòu)的情況時(shí)，請(qǐng)購(gòu)的部門(mén)應(yīng)該在請(qǐng)購(gòu)單的說(shuō)明欄中注明原因，并加蓋“緊急”的公章。當(dāng)然，這種緊急采購(gòu)必須事先得到有關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)的許可，對(duì)由于緊急采購(gòu)引起的各項(xiàng)額外的費(fèi)用，也都應(yīng)該詳細(xì)地記入該請(qǐng)購(gòu)部門(mén)的請(qǐng)購(gòu)費(fèi)用里。對(duì)于辦公通用型采購(gòu)的物料，應(yīng)由采購(gòu)管理部門(mén)按各個(gè)部門(mén)的月耗用及庫(kù)存實(shí)際情況來(lái)填寫(xiě)請(qǐng)購(gòu)單。
2.2 訂購(gòu)環(huán)節(jié)的控制
訂購(gòu)環(huán)節(jié)是采購(gòu)整個(gè)流程的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，包括供應(yīng)商的評(píng)估與選擇、采購(gòu)價(jià)格的確定和采購(gòu)條件的談判、訂購(gòu)單的發(fā)送三個(gè)主要部分。訂購(gòu)環(huán)節(jié)值得注意的是，必須明確采購(gòu)的權(quán)限設(shè)立，也就是說(shuō)必須首先指派企業(yè)中非常熟悉市場(chǎng)的采購(gòu)部門(mén)的采購(gòu)人員來(lái)確定貨源和控制訂購(gòu)的單據(jù)，而不是由企業(yè)的使用部門(mén)來(lái)確定。這里需要強(qiáng)調(diào)的是，控制購(gòu)貨訂單的幾個(gè)重要的方面。
（1）訂貨環(huán)節(jié)首先必須對(duì)定單進(jìn)行恰當(dāng)?shù)木幪?hào)，這是為了確保以后能夠?qū)⒍▎瓮暾乇４嫦聛?lái)，以便企業(yè)的會(huì)計(jì)對(duì)所有購(gòu)貨定單進(jìn)行記錄和處理。
（2）當(dāng)準(zhǔn)備妥當(dāng)定單時(shí)，就應(yīng)該向供應(yīng)商發(fā)出定單，但是在發(fā)出之前必須先由檢查人員對(duì)定單的授權(quán)進(jìn)行確認(rèn)，以及檢查訂購(gòu)單的有效性，以確保采購(gòu)工作訂購(gòu)環(huán)節(jié)的有效性。
（3）檢查工作之后，應(yīng)該派人員對(duì)定單的編制過(guò)程和定單的內(nèi)容進(jìn)行復(fù)查，復(fù)查的內(nèi)容包括訂購(gòu)的價(jià)格、數(shù)量和金額的計(jì)算等。訂購(gòu)的價(jià)格則需要根據(jù)以往的訂購(gòu)記錄與訂購(gòu)經(jīng)驗(yàn)來(lái)確定價(jià)格的真實(shí)性，以保證定單的正確性。
（4）在完成了辦理訂購(gòu)手續(xù)后，應(yīng)將辦理好的定單一式三份，一份用于登記部門(mén)對(duì)請(qǐng)購(gòu)單位進(jìn)行登記工作，第二份回執(zhí)給請(qǐng)購(gòu)部門(mén)對(duì)購(gòu)貨定單的內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)，第三份用于驗(yàn)收部門(mén)作為在收到貨物時(shí)的驗(yàn)收的憑據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)。
2.3 驗(yàn)收環(huán)節(jié)的控制
采購(gòu)流程的驗(yàn)貨環(huán)節(jié)主要包括兩個(gè)部分，一個(gè)是根據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行的催貨部分另一個(gè)是在收到貨物后，對(duì)貨物進(jìn)行驗(yàn)收的部分。值得注意的是，在企業(yè)中，在收到貨物后對(duì)貨物進(jìn)行驗(yàn)收是必須的控制環(huán)節(jié)，但是驗(yàn)收這種事后控制的行為無(wú)法對(duì)可能發(fā)生的貨物的短發(fā)、漏發(fā)、錯(cuò)發(fā)及貨物品質(zhì)問(wèn)題起到有效的防范作用，所以應(yīng)該采取一些措施來(lái)預(yù)防可能發(fā)生的事件，比如對(duì)定貨前樣品進(jìn)行確認(rèn)、定單跟蹤、或派專人去供應(yīng)商處對(duì)貨物進(jìn)行檢查貨物。
企業(yè)應(yīng)該建立相應(yīng)的處理制度，來(lái)對(duì)不合格品進(jìn)行適當(dāng)?shù)奶幚?。?dāng)遇到采購(gòu)的貨品達(dá)不到預(yù)先的要求的情況時(shí)，應(yīng)該由采購(gòu)部門(mén)組織會(huì)議，應(yīng)包括檢驗(yàn)部門(mén)、生產(chǎn)部門(mén)、管理部門(mén)及技術(shù)部門(mén)共同參加，并收集各部門(mén)的評(píng)審意見(jiàn)來(lái)決定下一步的處理方法，比如退貨或者讓步接收，還應(yīng)該根據(jù)由這批貨物給企業(yè)造成的損失的大小來(lái)決定是否保留這次供貨的供應(yīng)商的供貨資格。
在收貨過(guò)程中，必須依據(jù)之前提到的購(gòu)貨定單的副本作為驗(yàn)收的依據(jù)。根據(jù)檢驗(yàn)的流程，檢驗(yàn)部門(mén)人員對(duì)到貨的物品進(jìn)行抽樣檢驗(yàn)。驗(yàn)收的報(bào)告必須由專門(mén)的驗(yàn)收人員去填寫(xiě)并對(duì)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告進(jìn)行編號(hào)，并對(duì)驗(yàn)收的報(bào)告的副本應(yīng)該分送至財(cái)務(wù)部門(mén)、采購(gòu)部門(mén)和質(zhì)量部門(mén)。采購(gòu)部門(mén)在這個(gè)環(huán)節(jié)中應(yīng)該掌握貨物的記錄、供應(yīng)商的信息、運(yùn)送人員的信息和定單號(hào)碼等。
在驗(yàn)收環(huán)節(jié)中，對(duì)于可能發(fā)生的事件應(yīng)該有不同的處理方法去解決。比如當(dāng)發(fā)生超過(guò)定單數(shù)量的進(jìn)貨時(shí)，驗(yàn)收人員請(qǐng)示有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并得到相應(yīng)的批準(zhǔn)，才能夠進(jìn)行入庫(kù)工作。但是如果在驗(yàn)收過(guò)程中發(fā)生了貨物的短發(fā)、漏發(fā)和錯(cuò)發(fā)等情況，則驗(yàn)收員必須馬上通知財(cái)務(wù)部門(mén)和采購(gòu)部門(mén)的相關(guān)人員來(lái)及時(shí)的確保會(huì)計(jì)工作的處理和追貨工作。
2.4 審計(jì)環(huán)節(jié)的控制
采購(gòu)流程中的審計(jì)環(huán)節(jié)包括兩個(gè)主要內(nèi)容，即貨款的支付工作和保證準(zhǔn)確記錄審計(jì)信息的工作，審計(jì)環(huán)節(jié)的是為了防止采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的錯(cuò)誤和舞弊問(wèn)題的發(fā)生。采購(gòu)的審計(jì)具體工作很復(fù)雜，比如確保采購(gòu)業(yè)務(wù)的有效合法性、確保采購(gòu)的貨物的價(jià)格合理、確保核算采購(gòu)成本正確性、確保采購(gòu)記錄真實(shí)性和完整性。整個(gè)審計(jì)工作關(guān)注的重點(diǎn)是完成采購(gòu)工作后的憑證、采購(gòu)程序和達(dá)到效益，工作的重點(diǎn)是確保公司的各種管理標(biāo)準(zhǔn)能夠在各個(gè)部門(mén)中有效地執(zhí)行。
2、公路工程主要材料采購(gòu)管理中存在的問(wèn)題
2.1缺乏完善的采購(gòu)管理制度采購(gòu)管理制度，能夠有效約束材料采購(gòu)管理工作，若是采購(gòu)管理制度不完善，那么必將對(duì)材料采購(gòu)管理工作造成嚴(yán)重阻礙。材料采購(gòu)工程主要有材料采購(gòu)部門(mén)或人員負(fù)責(zé)完成，與工程其他部門(mén)缺乏緊密聯(lián)系，若是采購(gòu)管理制度不完善，就無(wú)法有效約束材料采購(gòu)部門(mén)或人員，加上與工程其他部門(mén)聯(lián)系不緊密，確實(shí)其他部門(mén)的信息支持，這樣一來(lái)材料采購(gòu)環(huán)節(jié)中就極易發(fā)生問(wèn)題，例如材料采購(gòu)人員以公謀私。2.2材料采購(gòu)管理信息化水平較低隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，實(shí)現(xiàn)信息化管理是材料采購(gòu)管理的必然趨勢(shì)。但是，當(dāng)前我國(guó)許多工程中的材料采購(gòu)管理工作仍然采用傳統(tǒng)的手工操作管理方式，這種落后的管理方式已經(jīng)不再適應(yīng)現(xiàn)代化材料采購(gòu)管理工作的需要，甚至大大降低了工作效率。相較于信息化材料采購(gòu)管理，傳統(tǒng)的管理方式成本費(fèi)用過(guò)高，不具備較好實(shí)時(shí)性和動(dòng)態(tài)性，非常不利于材料采購(gòu)管理工作的進(jìn)行和發(fā)展[2]。2.3沒(méi)有科學(xué)制定材料采購(gòu)計(jì)劃材料采購(gòu)計(jì)劃與公路工程施工設(shè)計(jì)方案有著緊密的聯(lián)系，是根據(jù)施工設(shè)計(jì)方案計(jì)算出材料采購(gòu)成本，確定材料采購(gòu)數(shù)量，而后結(jié)合工程實(shí)際情況以及計(jì)算的材料采購(gòu)成本和確定材料采購(gòu)數(shù)量制定出材料采購(gòu)計(jì)劃。如果制定的材料采購(gòu)計(jì)劃不科學(xué)，且采購(gòu)部門(mén)或人員依舊按照該計(jì)劃執(zhí)行采購(gòu)工作，那么必定對(duì)材料采購(gòu)管理工作以及工程成本控制工作造成嚴(yán)重的影響。
3、加強(qiáng)公路工程中主要材料采購(gòu)管理的控制措施
3.1建立完善的采購(gòu)管理制度公路企業(yè)應(yīng)建立完善的采購(gòu)管理制度，對(duì)采購(gòu)管理工作程序進(jìn)行具體規(guī)范，要求采購(gòu)管理部門(mén)或人員嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行工作，禁止在采購(gòu)管理工作中出現(xiàn)隨意性、消極性或是以公謀私、公飽私囊情況。以完善的采購(gòu)管理制度為基礎(chǔ)，建立責(zé)任制度，讓材料采購(gòu)管理人員充分明確自身的職責(zé)、工作方法、步驟及對(duì)材料的質(zhì)量要求和保證質(zhì)量應(yīng)采取的措施，從而對(duì)材料采購(gòu)管理人員的行為進(jìn)行引導(dǎo)和制約，促使材料采購(gòu)管理人員真正做到職責(zé)明確、分工合理、規(guī)范有序、流程清晰。3.2建立材料采購(gòu)信息管理系統(tǒng)公路企業(yè)應(yīng)建立材料采購(gòu)信息管理系統(tǒng)，以此實(shí)現(xiàn)材料采購(gòu)信息管理信息化。材料采購(gòu)信息管理系統(tǒng)主要由以下幾個(gè)子模塊系統(tǒng)構(gòu)成：計(jì)劃采購(gòu)系統(tǒng)、價(jià)格分析系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、質(zhì)量跟蹤系統(tǒng)、庫(kù)存管理系統(tǒng)等。傳統(tǒng)的手工操作管理方式即落后又無(wú)法滿足企業(yè)發(fā)展需求，所以建立材料采購(gòu)信息管理系統(tǒng)勢(shì)在必行。實(shí)現(xiàn)材料信息化管理能夠具有高實(shí)用性、易操作性、可共享性、可升級(jí)性等特點(diǎn)。高實(shí)用性不僅能適應(yīng)材料管理工作的實(shí)際業(yè)務(wù)流程，還能很好的滿足企業(yè)發(fā)展需求。建立材料采購(gòu)信息管理系統(tǒng)，能夠有效降低材料采購(gòu)成本，提高材料采購(gòu)工作效率，從而為材料采購(gòu)管理工作的順利進(jìn)行與完成奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。3.3加強(qiáng)提高材料采購(gòu)管理人員的綜合素質(zhì)材料采購(gòu)管理人員素質(zhì)高低在很大程度上決定著材料采購(gòu)管理工作的優(yōu)劣，因此，公路企業(yè)應(yīng)積極展開(kāi)各種教育培訓(xùn)活動(dòng)，要求材料采購(gòu)管理人員積極參與，通過(guò)培訓(xùn)著力提高材料采購(gòu)管理人員綜合素質(zhì)。還應(yīng)結(jié)合工程實(shí)際制定相應(yīng)的獎(jiǎng)罰機(jī)制，通過(guò)定期或是不定期的工作檢查和工作效果考評(píng)，激勵(lì)材料采購(gòu)管理人員的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，促使材料采購(gòu)管理人員的潛力得到最大限度的發(fā)揮[3]。
通過(guò)對(duì)其采購(gòu)數(shù)據(jù)的整理分析，發(fā)現(xiàn)Q公司現(xiàn)有的一些問(wèn)題：采購(gòu)流程中具體操作規(guī)范不明晰；反應(yīng)時(shí)間略長(zhǎng)；采購(gòu)流程有待進(jìn)一步細(xì)化。
2.采購(gòu)組織
此前，Q公司是按照地域區(qū)分公司，根據(jù)工廠，設(shè)置部門(mén)，制造、貨物供應(yīng)和貨物調(diào)整部門(mén)等均為單獨(dú)分散的部門(mén)，部分的分散造成了人員冗余，運(yùn)營(yíng)成本高。Q公司削減冗余，機(jī)構(gòu)重組，簡(jiǎn)化運(yùn)營(yíng)勢(shì)在必行。
3.采購(gòu)管理信息系統(tǒng)
Q公司利用SAP軟件進(jìn)行訂單的下達(dá)、處理。利用自行開(kāi)發(fā)的SRM(供應(yīng)鏈關(guān)系管理)系統(tǒng)進(jìn)行訂單的確認(rèn)和管理，其訂單管理內(nèi)容包括新訂單確認(rèn)、訂單查詢、修改等?，F(xiàn)有的系統(tǒng)并沒(méi)有做到信息的無(wú)縫連接，而且與供應(yīng)商的信息溝通不能及時(shí)反映到系統(tǒng)中來(lái)，有待于進(jìn)一步優(yōu)化。
二、Q公司采購(gòu)管理對(duì)策建議
1.采購(gòu)流程細(xì)化
針對(duì)Q公司現(xiàn)有的采購(gòu)流程，對(duì)相關(guān)的實(shí)施細(xì)節(jié)進(jìn)行規(guī)范，列出切實(shí)的操作細(xì)則。
(1)供貨準(zhǔn)備階段
成為Q公司認(rèn)可的合格供應(yīng)商引入后，在開(kāi)始批量供貨之前，須與Q公司采購(gòu)部門(mén)簽訂采購(gòu)合同，協(xié)商關(guān)于價(jià)格、質(zhì)量、服務(wù)等相關(guān)條款，確定采購(gòu)價(jià)格標(biāo)的等事務(wù)。具體流程細(xì)則和注意事項(xiàng)如下：
①簽署協(xié)議
通過(guò)供應(yīng)商引入，被納入合格供方名單的供應(yīng)商需由供方法定代表人或合法授權(quán)人與Q公司采購(gòu)部授權(quán)人共同協(xié)商簽訂“采購(gòu)協(xié)議”、“協(xié)議附件”、“相關(guān)協(xié)議”后方能進(jìn)行正常合作。
②商定價(jià)格
供方應(yīng)向Q公司采購(gòu)部定期反饋即時(shí)市場(chǎng)價(jià)格、貨期等真實(shí)的信息。供方的報(bào)價(jià)必須基于誠(chéng)實(shí)原則，其對(duì)采購(gòu)部門(mén)及其他部門(mén)的報(bào)價(jià)一致。同時(shí)，供應(yīng)商應(yīng)按Q公司要求提品分項(xiàng)報(bào)價(jià)表供其采購(gòu)部作參考，并在報(bào)價(jià)發(fā)生變化時(shí)，將更新后的報(bào)價(jià)在3個(gè)工作日內(nèi)通知Q公司采購(gòu)部。
(2)正常供貨流程
產(chǎn)品通過(guò)測(cè)試后即進(jìn)入批量供貨階段，正常供貨流程主要涉及到如下環(huán)節(jié)：
①訂單確認(rèn)
采購(gòu)部根據(jù)物料使用計(jì)劃和采購(gòu)周期制定采購(gòu)訂單。訂單需包含產(chǎn)品型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)等相關(guān)信息。供方在收到訂單后，應(yīng)在36小時(shí)內(nèi)進(jìn)行確認(rèn)。確認(rèn)后供應(yīng)商須全面履行訂單中所涵蓋的全部要求。
②備貨與交貨
供方應(yīng)按協(xié)議及其附件的要求提供訂單中的產(chǎn)品和服務(wù)。供方不得擅自提前或延遲交貨并于備妥待運(yùn)后24小時(shí)內(nèi)已書(shū)面形式通知Q公司，供應(yīng)商根據(jù)指定的交貨模式履行交貨義務(wù)。
③收貨及驗(yàn)收
供方或其指定的承運(yùn)人應(yīng)到交貨現(xiàn)場(chǎng)同Q公司采購(gòu)部一起清點(diǎn)產(chǎn)品，核對(duì)產(chǎn)品名稱、數(shù)量、包裝等，辦理收貨手續(xù)。檢驗(yàn)合格后辦理入庫(kù)。
④付款
產(chǎn)品檢驗(yàn)合格后Q公司應(yīng)向供應(yīng)商支付相應(yīng)貨款，具體的支付辦法以生效訂單中規(guī)定的為準(zhǔn)。供應(yīng)商必須在付款日前10天內(nèi)將正本發(fā)票送達(dá)Q公司。
⑤DOA索賠
在檢驗(yàn)、測(cè)試、組裝過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的個(gè)別不良品，Q公司對(duì)供應(yīng)商的不良品進(jìn)行判定，必要時(shí)請(qǐng)供應(yīng)商一起確認(rèn)責(zé)任歸屬。Q公司提出索賠申請(qǐng)，供應(yīng)商反饋索賠信息，核對(duì)審批內(nèi)容與申請(qǐng)內(nèi)容一致后，供應(yīng)商必須根據(jù)物料特性的索賠要求在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將物料維修完好后全部返回或提供索賠款。
2.采購(gòu)組織整合
針對(duì)目前Q公司各分公司分散管理采購(gòu)的現(xiàn)狀，應(yīng)該將生產(chǎn)、供應(yīng)鏈和采購(gòu)部門(mén)合并為一個(gè)新的運(yùn)營(yíng)部門(mén)，集中負(fù)責(zé)Q公司的全國(guó)供應(yīng)鏈和采購(gòu)業(yè)務(wù)。采購(gòu)中心的任務(wù)是管理和整合零配件供應(yīng)商。Q公司全國(guó)采購(gòu)的資源被分成兩類：一類是生產(chǎn)資料采購(gòu)，直接用于生產(chǎn)；另外一類是通用型采購(gòu)。在管理生產(chǎn)資料供應(yīng)商方面，運(yùn)營(yíng)部門(mén)有三個(gè)戰(zhàn)略性任務(wù)。一是保證供應(yīng)商供應(yīng)的連續(xù)性。二是保證供應(yīng)商在生產(chǎn)成本方面有一定的領(lǐng)先性。三是要保證供應(yīng)商產(chǎn)品的品質(zhì)。
