時間：2023-08-04 09:19:26
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中圖分類號：F208文獻標識碼： A 文章編號：
知識經(jīng)濟社會是一個創(chuàng)新性很強的社會,進入信息化時代的規(guī)劃院檔案部門應是一個創(chuàng)新能力極強的職能部門。今天,創(chuàng)新能力已經(jīng)成為評價檔案部門服務水平,特別是檔案部門工作效率的重要標準。無論從國際發(fā)展趨勢來看,還是從我國實際現(xiàn)代化的要求來看,都需要改革創(chuàng)新。在信息和網(wǎng)絡(luò)時代飛速發(fā)展的今天,信息技術(shù)有力地支撐了檔案工作創(chuàng)新活動,建立電子檔案、構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)平臺、開辟檔案網(wǎng)站。檔案信息化建設(shè),已成為檔案工作創(chuàng)新的重要途徑和必然選擇。入世后,信息業(yè)、咨詢業(yè)的發(fā)展成為新的增長點,以現(xiàn)代化的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提供優(yōu)勢、快捷的信息咨詢服務成為大勢所趨。因此,檔案信息服務的對象日益廣泛,服務的需求更加多樣化。為適應這種國際化、信息化的挑戰(zhàn),檔案部門以及檔案工作者必須。
具有預見性和前瞻性,改變傳統(tǒng)的工作方法,創(chuàng)新服務方式,加快檔案工作信息化的建設(shè)。
一、規(guī)劃院檔案工作創(chuàng)新勢在必行
檔案工作創(chuàng)新就是指檔案職能部門適應信息化發(fā)展變化,適應外在環(huán)境需要,形成新的結(jié)構(gòu)、流程和服務方式。創(chuàng)新是現(xiàn)代檔案工作增強自身生命力的特性、過程和方法。檔案工作通過創(chuàng)新,可以更快地實現(xiàn)職能轉(zhuǎn)變、改進觀念以及運行機制和管理服務方式的再設(shè)計與建造,全面提高工作效率和服務水平,提高檔案資源的利用率。隨著經(jīng)濟發(fā)展、社會生活的變遷和公共需求的演進,檔案工作的管理體制、運行機制和服務模式正面臨著變革. 一方面,傳統(tǒng)的、封閉的、狹隘的自我發(fā)展觀念,缺乏整體意識,獨自追求體系完備,自我封閉,不求合作,盲目追求“實體”的擁有。這些都嚴重影響了檔案資源的社會共享和信息增值,導致了檔案信息資源的利用率低、檔案工作效益滯后的不利局面。另一面,檔案管理中的重藏輕用的傳統(tǒng)服務觀念,制約著信息化的進程。在信息時代,檔案工作者只有將其所掌握的檔案專業(yè)知識轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力,才能得到社會的認可。盡管檔案界已認識到開發(fā)檔案信息資源為社會服務,是檔案事業(yè)賴于生存和發(fā)展的基礎(chǔ)。但積習難改,陳舊的思想觀念仍然在影響著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展進程。
20世紀90年代以來,經(jīng)濟全球化程度迅速加深,以信息技術(shù)為代表的高新技術(shù)和知識經(jīng)濟迅猛發(fā)展,給檔案工作的運行機制和公共管理服務帶來了巨大的壓力和挑戰(zhàn),檔案工作在這種背景條件下,只有順應時代潮流,大力深化改革,強化自身職能,使檔案工作信息化的普及應用變成生動的現(xiàn)實。
二、檔案拓展服務領(lǐng)域的創(chuàng)新工作
1、信息服務的社會化、多主體
由主要為企事業(yè)單位內(nèi)的對象服務轉(zhuǎn)化為為社會全方位服務,已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人,又要有針對性地為特殊利用者提供特定服務。信息化社會中,人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學技術(shù)的發(fā)展,人們從事的科學研究和生產(chǎn)建設(shè)、行政管理活動變得更復雜,越來越離不開信息服務。對檔案信|邑的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。
2、興辦服務實體,發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)
知識經(jīng)濟時代,檔案館(室)的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路,在為社會提供檔案信息服務的基礎(chǔ)上,創(chuàng)建檔案信息服務產(chǎn)業(yè),建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務為主要內(nèi)容的工作實體。對于檔案信息開放和開發(fā),檔案工作者應當樹立服務意識和產(chǎn)業(yè)意識,面向經(jīng)濟建設(shè)主戰(zhàn)場主動出擊。如在匯編專題信息方面:開發(fā)科技信息,幫助企業(yè)開發(fā)先進技術(shù)產(chǎn)品;開發(fā)經(jīng)濟信息,為企業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整服務;開發(fā)市場信息,為企業(yè)提供營銷機會;開發(fā)法律信息,維護企業(yè)合法權(quán)益。
3、加強橫向聯(lián)合,實現(xiàn)信息資源共享
隨著信息時代的發(fā)展,人類知識和信息總量急劇增長,面對浩瀚的文獻資源,任何一個文獻部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。
三、信息時代背景下的檔案創(chuàng)新工作
1、利用知識管理理念重塑檔案工作,實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新
如果說信息管理是一種技術(shù)創(chuàng)新的話,知識管理則是基于信息管理之上的管理理念的創(chuàng)新。知識管理包含了信息時代的許多先進管理理念,其中不少是檔案工作可以借鑒的。知識管理主張運用集體的智慧整合企業(yè)各種形式的知識資源,提高企業(yè)的應變能力和創(chuàng)新能力,實現(xiàn)顯性知識和隱性知識的共享;企業(yè)知識創(chuàng)新的源泉在于知識的轉(zhuǎn)化,知識轉(zhuǎn)化的核心在于隱性知識顯性化和顯性知識內(nèi)部化。企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的各種記錄,是固化的知識,屬于顯性知識。因此,基于知識管理的理念,檔案部門僅僅局限于管理已經(jīng)文本化的企業(yè)檔案資料是很不夠的,而應該根據(jù)自己在企業(yè)管理中的地位和工作性質(zhì),在做好檔案信息資源開發(fā)利用的同時,積極推進企業(yè)顯性知識的擴散,適當介入隱性知識的挖掘,促進不同種類的知識在企業(yè)內(nèi)部的傳播、共享和創(chuàng)新。
2、配合知識管理,適當?shù)瘷n案管理的邊界,拓展檔案管理的外延
知識管理是從創(chuàng)造價值的角度來考察企業(yè)的所有運作,并把對知識的管理滲透到企業(yè)的各種具體管理之中, 因此,知識管理的對象非常寬泛。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案工作的邊界則是比較清晰的,主要是對企業(yè)活動中已經(jīng)形成的具有保存價值的文件材料進行保管,目的是作為日后的憑證、參考。這雖然鑄就了檔案工作在企業(yè)工作中的特殊地位,但也限制了檔案工作的進一步發(fā)展。因此,有必要配合知識管理,適當?shù)瘷n案工作的邊界,拓展檔案工作的外延。具體而言,檔案部門應配合知識管理的實施,進一步樹立大檔案觀,加強與圖書、情報等部門在信息資源搜集、整理和提供利用上的分工協(xié)作,提升圖書、情報、檔案一體化水平,為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動提供強有力的信息支持。這樣,檔案部門不僅可以為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動做出更大貢獻,還可以進一步提升自己在企業(yè)中的地位。
3、借用知識管理的先進信息技術(shù),提升檔案管理的技術(shù)水平
知識管理并不是企業(yè)管理的全部,也并不是與企業(yè)其他方面的管理相對立。知識管理只是從創(chuàng)造價值的角度考察企業(yè)的所有運作,并將企業(yè)的知識管理滲透到戰(zhàn)略管理、市場營銷、人力資源管理、生產(chǎn)管理等方面,從而使知識管理成為所有管理的中心和關(guān)注的重點。實施知識管理需要強大的現(xiàn)代信息技術(shù)支持,比如,知識管理體系中的通訊網(wǎng)絡(luò)、群件技術(shù)、推拉技術(shù)、多維度分析技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等, 這些技術(shù)不一定都適合檔案部門,但檔案部門肯定能從中受益。因此,借助企業(yè)實施知識管理的機會,帶動檔案工作信息化建設(shè)的升級,是檔案工作實現(xiàn)自我發(fā)展的一條捷徑。
結(jié)束語
總之,規(guī)劃院檔案工作者應在檔案創(chuàng)新工作上投入更多的精力,進行更深層次的思考,采取更有效的措施。檔案創(chuàng)新工作是未來檔案利用的必然趨勢,通過檔案工作者的共同努力,檔案機構(gòu)必定能夠改變檔案工作的現(xiàn)狀,有效發(fā)揮檔案工作的優(yōu)勢,為利用者提供更多更全更好更有實效的檔案信息。
參考文獻：
信息技術(shù)的發(fā)展和普及，使得各個行業(yè)都開始進行信息化的轉(zhuǎn)變，城市規(guī)劃中的檔案管理也不例外。城市規(guī)劃也開始將信息技術(shù)應用到檔案管理中，以實現(xiàn)檔案管理的信息化，從而可以更好的為城市規(guī)劃和城市發(fā)展服務。而城市規(guī)劃檔案管理信息化的實現(xiàn)，還需要采取相應的有效措施，只有這樣才能夠保障城市規(guī)劃檔案管理工作的有效進行，從而使得信息化管理的開展更加的順利。
1、城市規(guī)劃檔案信息化管理的必要性
城市在發(fā)展的進程中，需要進行合理的規(guī)劃，科學的布局和合理的規(guī)劃，能夠使得城市實現(xiàn)長遠可持續(xù)的發(fā)展。目前，我國現(xiàn)代城市化的進程在逐漸加快之中，這樣就使得城市建設(shè)的速度也相應的加快，而在城市加快建設(shè)的同時，要想能夠使得城市規(guī)劃的更加合理，就需要合理的利用到檔案信息，檔案信息是城市進行科學規(guī)劃的主要參考依據(jù)。針對檔案實施有效的管理，就能夠?qū)崿F(xiàn)城市的合理和科學規(guī)劃。
現(xiàn)階段，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息化的程度逐漸提高，城市規(guī)劃檔案管理實現(xiàn)信息化也有其一定的必要性。有效的實現(xiàn)檔案的信息化，可以使得檔案信息更加的豐富，能夠有效的吸收到各種城市規(guī)劃的資料，從而對其進行匯總，這樣就能夠為數(shù)字檔案館的建設(shè)定點扎實的基礎(chǔ)，從而使得檔案管理事業(yè)可以進一步的發(fā)展。
2、城市規(guī)劃檔案的信息化管理內(nèi)容和步驟
2.1城市規(guī)劃檔案信息化管理的內(nèi)容
推進城市規(guī)劃檔案的信息化是檔案館的大勢所趨，借助于信息技術(shù)，能夠更加完善地改進管理手段和途徑。信息化建設(shè)的內(nèi)容如下所述：建立從輸入、存儲、管理和應用于一體的電子計算機檔案管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)；使用目前日臻成熟的城市規(guī)劃檔案管理軟件，有序推進檔案管理的自動化和數(shù)字化；城市規(guī)劃檔案的各類信息資源需要經(jīng)由嚴密地職能和權(quán)限劃分，進而實現(xiàn)城市建設(shè)、規(guī)劃與管理系統(tǒng)內(nèi)的資源共享；系統(tǒng)需提供以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的檔案信息化管理方式。
2.2城市規(guī)劃檔案信息化管理的步驟
①技術(shù)配置階段，本階段主要的任務就是緊密依照檔案館現(xiàn)有的信息硬件設(shè)施，根據(jù)建設(shè)的進展情況，配備電子計算機及其相關(guān)輔機器、專用電腦桌椅、光盤和服務器等。②管理必須實現(xiàn)正規(guī)化和標準化，若這個前提不能達到，則檔案的信息化建設(shè)也就遙遙無期。③整合信息的階段，本階段主要與當代通訊技術(shù)、信息技術(shù)相互結(jié)合，對數(shù)字化的信息開展處理和檢索，當出現(xiàn)安全問題時，及時組織技術(shù)員工進行專業(yè)的排查和維護，及時發(fā)現(xiàn)問題，實現(xiàn)查詢的權(quán)限、范圍的限制與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有機結(jié)合等。
3、城市規(guī)劃檔案管理信息化建設(shè)的對策
3.1培養(yǎng)檔案管理的信息化人才，提高人才的綜合素質(zhì)
要想使得城市規(guī)劃的檔案管理能夠有效的實現(xiàn)信息化，就需要引進相應的信息化人才，對檔案管理實施有效的信息化操作。就我國目前的城市規(guī)劃檔案管理工作人員來說，加強其綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，構(gòu)建專業(yè)的高素質(zhì)管理人才隊伍有其一定的必要性。檔案管理部門應該加強對城市規(guī)劃檔案管理工作人員的培養(yǎng)力度，使得工作人員能夠具備一定的信息化技術(shù)，并且熟悉各個方面的檔案管理內(nèi)容和制度，引進具備管理學以及城市學等方面知識背景的信息化人才，加強管理隊伍的建設(shè)，從而使得檔案管理能夠有效的實現(xiàn)信息化。
而要想使得城市規(guī)劃檔案管理信息化得到有效的建設(shè)，還需要對管理人員的政治以及業(yè)務綜合素質(zhì)進行有效的提升，另外，還要對其服務能力進行有效的培養(yǎng)，從而使得檔案管理的信息化人才隊伍逐漸壯大，以構(gòu)建高水平的城市規(guī)劃檔案管理信息化。
3.2加強資金投入，強化檔案管理的硬件設(shè)施建設(shè)
針對檔案管理要進行多項資金的投入，積極的融合市場資金以及社會輔助資金，利用充足的資金來將檔案管理的信息化程度進行提升。而針對檔案管理進行信息化建設(shè)的過程中，也需要合理的應用到相應的硬件設(shè)施，為了能夠使得檔案管理信息化水平得到提升，就需要對所采用的硬件設(shè)施進行完善和優(yōu)化處理，加強城市的網(wǎng)絡(luò)覆蓋率，針對網(wǎng)絡(luò)信息資源進行合理的保護，采用高質(zhì)量的硬件系統(tǒng)，針對硬件系統(tǒng)進行跟蹤維護，并且要定期對硬件設(shè)施進行保養(yǎng)，只有這樣才能夠有效的實現(xiàn)城市規(guī)劃檔案管理信息化建設(shè)。
3.3緊密依照城市規(guī)劃檔案的發(fā)展戰(zhàn)略，提高管理的專業(yè)信息化
城市規(guī)劃檔案管理工作的開展，必須要緊跟時展的步伐，并且能夠符合信息化發(fā)展的具體要求，將檔案管理的職能進行合理的轉(zhuǎn)換，加強檔案管理與信息化建設(shè)之前的聯(lián)系，實現(xiàn)兩者的協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展。在信息化高速發(fā)展的進程中，不斷的將數(shù)字技術(shù)以及計算機技術(shù)應用到城市規(guī)劃檔案管理中，應用網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)對檔案信息的高度檢索，提升檔案信息的利用率。建構(gòu)區(qū)域性的檔案管理中心，針對檔案信息實現(xiàn)高效共享，使得檔案信息能夠有效的被利用者所利用。切實有效的針對檔案管理硬件和軟件進行開發(fā)，從而使得信息化管理的程度可以大大提高。
3.4構(gòu)建城市規(guī)劃檔案的信息化中心
城市規(guī)劃檔案館推進檔案信息化管理的終極目的就是提升自身的經(jīng)營管理水準，進而為城市規(guī)劃工作提供第一手翔實的、精準的資料，確保城市規(guī)劃工作的科學性與合理性。為此，城市規(guī)劃檔案館要努力成為本市規(guī)劃的數(shù)據(jù)、信息存儲的主力軍，這也逐步成為檔案部門的關(guān)鍵職責。
城市規(guī)劃檔案實現(xiàn)信息化的同時，也會出現(xiàn)由于檔案自身的安全性和保密性而凸顯的限制性問題，諸如此類的缺陷理應獲得及時的彌補。檔案館的管理者需樹立保存好檔案的數(shù)據(jù)和具備管理技術(shù)同等重要的理念，在存儲城市規(guī)劃管理信息的同時，確保每一條數(shù)據(jù)信息的完整性和精確性，以保障信息化可以高效的實現(xiàn)。
4、結(jié)語
綜上所述，城市規(guī)劃檔案管理實現(xiàn)信息化是城市發(fā)展和建設(shè)的必然結(jié)果。要想使得城市規(guī)劃檔案管理能夠有效的實現(xiàn)信息化，就需要嚴格的遵守相應的管理步驟，并且了解相應的管理內(nèi)容，在此基礎(chǔ)上，積極的采取各項措施，來不斷的提升檔案管理的信息化水平，針對檔案管理模式進行適當?shù)母倪M，并積極的結(jié)合社會發(fā)展的需求，實現(xiàn)檔案資源的高效共享，以此來保障城市現(xiàn)代化的長遠發(fā)展。
參考文獻
Abstract: since the reform and opening in China's economic development, at the same time each region of urbanization development is also with each passing day. In city construction planning in the process of creating plenty of planning material, how these rising urban planning archives material fully sorting and file development and utilization, become the each management researchers face subject.
Key words: urban planning; File management; importance
中圖分類號：TU984文獻標識碼：A文章編號：
隨著我國城市建設(shè)步伐的加快，一個多功能、多層次、多種體系、高度密集的現(xiàn)代化城市建設(shè)、管理格局正在逐步形成。期間所形成的大量的城建檔案，是城市規(guī)劃、建設(shè)和管理可靠的參考依據(jù)，特別是城市規(guī)劃檔案的管理和利用，為現(xiàn)代化城市的規(guī)劃和發(fā)展提供了基礎(chǔ)條件。如何對這些不斷增多的城市規(guī)劃檔案資料進行充分的整理歸檔和開發(fā)利用成為了每一個管理人員面臨的課題。
一、城市規(guī)劃檔案的重要地位
規(guī)劃檔案門類眾多，包括城市總體規(guī)劃、詳細規(guī)劃、分區(qū)規(guī)劃、控制性詳細規(guī)劃、修建性詳細規(guī)劃、管線工程規(guī)劃等等，在城市建設(shè)體系中起著主導作用。城市規(guī)劃檔案是規(guī)劃行政主管部門在城市規(guī)劃、編制和管理工作中形成的檔案，是城市規(guī)劃和城市建設(shè)的重要法律依據(jù)，它在城市規(guī)劃、城市建設(shè)中具有重要的作用。從城市規(guī)劃審批權(quán)限來看，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國城鄉(xiāng)規(guī)劃法》等相關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，國家以法律形式規(guī)定了城市規(guī)劃的審批權(quán)限，在于強化城市規(guī)劃合理布局、統(tǒng)一管理，確保城市建設(shè)按規(guī)劃方案進行實施。因此，城市規(guī)劃檔案具有權(quán)威性，是城建檔案中的“龍頭”檔案。
二、城市規(guī)劃檔案管理要求
城市規(guī)劃檔案建立的標準是依據(jù)《中華人民共和國城鄉(xiāng)規(guī)劃法》的要求，我國政府實行“一書兩證”的規(guī)劃審批管理制度，即項目建設(shè)前期應取得城市規(guī)劃行政主管部門核發(fā)的建設(shè)項目選址意見書、建設(shè)用地規(guī)劃許可證和建設(shè)工程規(guī)劃許可證。一個建設(shè)項目從開始立項到整個工期結(jié)束過程中會不斷發(fā)生屬性的變化，例如容積率的調(diào)整，規(guī)劃設(shè)計圖紙的變更，建設(shè)用地使用性質(zhì)的變更，建設(shè)工程的翻建、改建、擴建、項目產(chǎn)權(quán)變更以及道路改造等等。上述這些變化過程當中，同時也要求城市規(guī)劃行政主管部門不斷變更已經(jīng)存檔原有規(guī)劃審批檔案，從一個項目建立檔案的完整性出發(fā)，在對城市規(guī)劃檔案的管理過程中，就要求城市規(guī)劃行政主管部門從始至終保持一個動態(tài)跟蹤的機制，只有這樣才能保證城市規(guī)劃檔案內(nèi)容的詳實、完備、準確、無誤。因此，動態(tài)管理是城市規(guī)劃檔案管理的基本方式和要求。
三、現(xiàn)階段我國城市規(guī)劃檔案管理存在的問題
1.檔案管理人員的管理觀念陳舊。很多檔案管理人員認為城市規(guī)劃檔案管理工作沒有什么價值,那么這種工作態(tài)度也就導致了在具體的管理工作中心態(tài)過于浮躁。 而且，城市規(guī)劃檔案管理人員的專業(yè)知識水平普遍不高，知識結(jié)構(gòu)單一，業(yè)務素質(zhì)低下，對檔案的整理、搜集、裝訂和歸檔業(yè)務非常生疏，對一些關(guān)鍵性的檔案材料不知道如何歸類和鑒定,這就造成了檔案的關(guān)鍵性材料得不到有效地歸納和整理,極大地阻礙了城市規(guī)劃檔案管理工作的開展。
2.城市規(guī)劃檔案管理的相關(guān)設(shè)施不健全。很多城市的城市規(guī)劃檔案管理工作部門沒有健全的硬件設(shè)施，缺少檔案管理必備的基本軟件條件，沒有專業(yè)的檔案管理室或者檔案管理室潮濕、陰暗，導致相關(guān)的城市規(guī)劃檔案發(fā)霉變質(zhì)等,影響了這些檔案的頁面美觀和文字顯示效果。 在一些經(jīng)濟欠發(fā)達的城市基本沒有城市規(guī)劃檔案管理部門，而是將相關(guān)的檔案管理工作交給建設(shè)局、文物局來處理，這極大地影響了城市檔案管理工作的科學性和有效性。
四、加強城市規(guī)劃檔案管理工作
1．領(lǐng)導重視規(guī)劃檔案管理工作
領(lǐng)導重視是搞好規(guī)劃檔案管理工作的關(guān)鍵。抓好規(guī)劃檔案工作。需要有關(guān)領(lǐng)導在檔案庫房及相關(guān)設(shè)備等方面給予必要的保障。（1）在辦公用房相對緊張的情況下，應保證庫房面積，并投入大量資金購置密集架等檔案裝具，設(shè)置了檔案信息中心，實行集中統(tǒng)一管理；（2）應責成專人將現(xiàn)有的規(guī)劃圖紙、資料等輸入微機，實行微機輔助管理，使每一個規(guī)劃項目、每一個規(guī)劃成果形成的檔案資料都方便可查。
2．提高規(guī)劃檔案管理人員的綜合素質(zhì)
（1）檔案管理人員要具備較高的政治素質(zhì)和自身修養(yǎng)，具備豐富扎實的業(yè)務知識；（2）要切實抓好各環(huán)節(jié)業(yè)務工作。要努力拓寬收集渠道，保證收集材料的全面完整、真實可靠。要明確歸檔范圍，嚴格遵守各項立卷歸檔制度，及時整理立卷。要熟悉館藏，對所管理的檔案資料做到了如指掌，不斷提高服務質(zhì)量和服務水平。檔案管理人員要緊跟時展的步伐，要學習雙方面的知識，要不斷學習有關(guān)規(guī)劃建設(shè)方面的法律法規(guī)并盡可能多地接觸了解規(guī)劃建設(shè)業(yè)務，同時要學習新形勢下檔案管理方面業(yè)務。只有不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，拓寬檔案管理人員的知識面，才能適應工作環(huán)境，駕輕就熟地干好此項工作。
3．挖掘城市文化特色
挖掘城市文化特色，服務重點地區(qū)規(guī)劃編制。規(guī)劃檔案中蘊含了深厚的城市歷史文脈。對規(guī)劃檔案中城市歷史文脈進行深入挖掘和對重點地區(qū)現(xiàn)狀進行系統(tǒng)分析，是研判未來城市發(fā)展重點項目和目標方向的基礎(chǔ)支撐。
在上海世博會園區(qū)選址規(guī)劃過程中，有關(guān)人員對規(guī)劃檔案中的上海歷史人文風情在空間上的具體體現(xiàn)進行了挖掘、分析和提煉。對檔案的開發(fā)利用，為世博會園區(qū)規(guī)劃中提出的借力世博契機，幫助黃浦江沿岸大型造船工業(yè)整體外遷，實現(xiàn)黃浦江沿岸能級全面提升，保護城市歷史遺存，使歷史遺存與地區(qū)功能、景觀融為一體的目標提供了檔案支撐。現(xiàn)在，黃浦江沿岸的造船、航運等產(chǎn)業(yè)功能已經(jīng)被世博園區(qū)這樣更為怡人、更具親和力的文化地標所取代，上海的母親河―黃浦江沿岸的文化脈絡(luò)和“里弄風情”都得到了很好的傳承。
4．建立統(tǒng)一的檔案信息標準
現(xiàn)在幾乎各個省、市、縣都有自己的檔案管理標準，這樣多種標準同時存在會嚴重削弱國家標準的執(zhí)行程度，造成地方標準與國家標準不協(xié)調(diào)，最終阻礙一個全國性的檔案信息資源管理系統(tǒng)的建設(shè)，也會造成檔案資源的大量浪費。 因此，應該加強國家標準的落實和宣傳，使得該標準在各個地區(qū)都能夠得到有效的實施和開展，減少人力資源浪費和物質(zhì)資源浪費，避免檔案管理信息化過程中的重復性和盲目性，提高檔案管理信息化系統(tǒng)的質(zhì)量，有利于城市規(guī)劃檔案高效性管理和檔案資源的優(yōu)化配置。
5．開發(fā)檔案管理智能化軟件系統(tǒng)
應該集中優(yōu)勢資源來開發(fā)一套各個地市通用的智能化軟件管理系統(tǒng)，為城市規(guī)劃檔案管理的全國性分布式信息資源數(shù)據(jù)庫的建設(shè)奠定基礎(chǔ)，避免各個地區(qū)在檔案管理軟件開發(fā)方面的重復性資金投入。 通過這套智能管理系統(tǒng)來實現(xiàn)全國檔案管理工作的統(tǒng)一化管理，使各個級別的檔案管理部門之間實現(xiàn)高度的和全方位的資源共享，為政府的城市規(guī)劃行政管理工作提供更加科學和有效的檔案資源方面的智力支持。
6．加強對城市規(guī)劃檔案管理的制度建設(shè)
一個嚴格、科學、合理的管理制度是實現(xiàn)檔案管理工作高效運行的基礎(chǔ)，城市規(guī)劃檔案管理部門應該制定更加嚴格的制度標準，使得工作人員的每一項具體工作都能按照章程有條不紊地進行，當工作出現(xiàn)問題的時候及時追究相關(guān)工作人員的個人責任，將造成的損失降低最低，促使工作人員提高對檔案管理工作的責任感，對于激發(fā)其工作熱情也具有積極意義。
參考文獻
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Abstract: this paper analyzes the planning design industry science and technology information file and use, the importance and necessity of from design personnel and the archives and staff proposed in terms of science and technology archives of filing attention to the related industry work personnel can provide reference.
Key word: planning design, archives, problems, countermeasures
中圖分類號： S611 文獻標識碼：A 文章編號：
1.引言
規(guī)劃設(shè)計成果檔案是其在各項規(guī)劃設(shè)計、勘察測量以及科學研究等生產(chǎn)活動過程中直接形成的科技資料，它能客觀地記錄和反應企業(yè)相關(guān)領(lǐng)域科技活動的史過程，直接記錄設(shè)計人員的設(shè)計思想、設(shè)計方法和設(shè)計成果，它是企業(yè)的原生資源庫，蘊藏著巨大的潛在價值[1]。因此企業(yè)的每一位員工都應充分認識到科技檔案的價值，并注意及時準確的對既有工作成果進行歸檔和保存，并在實際工作中充分利用其價值。
科技檔案的工作環(huán)節(jié)包括收集、整編管理、利用三個環(huán)節(jié)。其中收集是基礎(chǔ)和源頭，整編管理是過程，利用是目的。充分發(fā)揮和利用好科技檔案，才能有效地利用檔案的價值，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動提供基礎(chǔ)性信息資料[2]。
2.企業(yè)科技檔案歸檔和利用的重要性和必要性
對規(guī)劃設(shè)計成果的集中統(tǒng)一管理，是規(guī)劃設(shè)計行業(yè)檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證，也是積累城市建設(shè)經(jīng)驗，進行城市建設(shè)技術(shù)儲備的手段；工程檔案是進行城市規(guī)劃設(shè)計工作的基礎(chǔ)，是城市建設(shè)和管理的重要依據(jù)；工程檔案是城市一切建筑物、構(gòu)筑物維修、改擴建的依據(jù)，是提高城市建設(shè)經(jīng)濟效益的最佳途徑；工程檔案是城市防災、挽災、減災和戰(zhàn)爭破壞后恢復重建的重要依據(jù)。
規(guī)劃設(shè)計檔案對防范自然災害的破壞及破壞后的恢復建設(shè)都有著非常重要的作用，更是預防自然災害、減少損失的重要手段之一；規(guī)劃設(shè)計檔案是規(guī)劃設(shè)計過程的真實記錄，客觀記錄和反映各個環(huán)節(jié)的內(nèi)在聯(lián)系和本質(zhì)規(guī)律，對后期施工、檢測、維修、改建、擴建、拆除和其他工程建設(shè)具有指導作用，對其他相似工程也有著借鑒作用。①規(guī)劃設(shè)計的檔案管理與規(guī)劃設(shè)計工作本身有著十分緊密的聯(lián)系，規(guī)劃設(shè)計本身始終離不開檔案的支持；②檔案管理不僅對項目本身有指導作用，而且對其他同類工程設(shè)計建設(shè)有著重要的參考借鑒作用，可以使檔案得到重復多次利用，是工程檔案活力和價值的體現(xiàn)；③檔案管理工作能有效地促進相關(guān)領(lǐng)域的研究發(fā)展[3]。
3. 規(guī)劃設(shè)計企業(yè)檔案工作存在的問題
（1） 企業(yè)的重視不夠。由于設(shè)計行業(yè)的競爭日趨激烈，企業(yè)重前期輕后期現(xiàn)象較為突出，對于前期的投標以及設(shè)計過程，比較重視，然而對于后期的設(shè)計服務以及歸檔管理重視不足。
（2） 設(shè)計人員歸檔的積極性普遍不高，工程檔案資料不規(guī)范，不齊全，甚至出現(xiàn)造假現(xiàn)象，同時檔案管理人員大多沒有參加專業(yè)知識訓練，對歸檔的資料很難做到清楚的認知。
（3） 檔案管理方面也存在重存儲輕利用的問題。很多檔案資料歸檔以后，就永遠存在于檔案庫，沒有找到充分利用的途徑。
因此, 如何加強規(guī)劃設(shè)計檔案的科學管理, 建立完善的科學管理體制, 使之為城市建設(shè)發(fā)展提供完備、詳實的軟件資料, 是當前規(guī)劃設(shè)計檔案管理的重要研究課題。
4、解決現(xiàn)狀問題的方法
4.1 需要改進管理機制
規(guī)劃設(shè)計成果有其自身的特性, 一個項目是由參加建設(shè)的各方共同完成的, 其檔案工作也一樣, 從文件的形成、收集、整理、審核到歸檔、移交整個環(huán)節(jié)
需要各個部門和專業(yè)密切協(xié)作配合。因此, 理順機制, 明確職責, 保持各環(huán)節(jié)的有效銜接, 是做好規(guī)劃設(shè)計檔案工作的基本保障。理順管理機制, 變檔案一級管理為檔案室、項目管理部兩級、總工室三級管理體制, 這樣可以較好地解決管理機制差的問題。在項目管理部設(shè)立專職檔案員,負責相關(guān)專業(yè)的檔案工作, 將工程檔案的編制職責交到項目管理部, 并且要求檔案工作與工程項目的建設(shè)同步進行。檔案室負責對項目管理部的檔案工作進行指導、督促、檢查, 總工室定期對已經(jīng)歸檔的文獻進行審閱和評價，變工程檔案工作的一級管理為三級管理。
規(guī)劃設(shè)計檔案的三級管理體制有其以下優(yōu)點：一是檔案工作力量加強， 管理重心分散，解決了檔案編制工作不夠到位的問題, 保證了及時收集和歸檔； 二是檔案工作責任進一步落實, 檔案工作成為項目管理部和總工室的考核內(nèi)容后, 使檔案工作在項目管理部和總工室都受到重視，從領(lǐng)導到一般工作人員都能自覺地做好文件材料的收集， 及時交給檔案員。在項目各階段結(jié)束時，項目管理部能主動組織規(guī)劃設(shè)計檔案的驗收，為整個工程項目檔案的按時驗收提供了保障； 三是專業(yè)分工有利于檔案員進一步掌握相關(guān)專業(yè)知識使工程檔案的組卷更為合理、實用；四是有利于對項目后期工程變更情況的掌握，由于項目管理部對工程的進度和工程變更情況比較了解，可以及時更新變更文件的收集和相關(guān)圖紙的修改工作，以保證項目的歸檔資料齊全和準確。
4.2 建立激勵和培訓機制
經(jīng)總工室評價，對檔案資料管理優(yōu)秀的項目進行獎勵，對評價不合格的項目進行處罰。一方面對項目組設(shè)計人員進行引導，另一方面對項目管理部和檔案室工作人員進行監(jiān)督。針對單位工程檔案管理人員業(yè)務水平不高的實際，每年至少舉辦一期基本建設(shè)項目檔案業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)，為做好工程檔案工作，提高管理水平、檔案質(zhì)量打好基礎(chǔ)。
4.3 規(guī)劃設(shè)計檔案的完整化、系統(tǒng)化、信息化
規(guī)劃設(shè)計檔案的系統(tǒng)完整是有效利用，充分發(fā)揮檔案作用，實現(xiàn)其價值的前提。必須強化資料收集和分類匯編這二個環(huán)節(jié)。保持歸檔文件的完整性是檔案系統(tǒng)的前提, 也是最重要的工作環(huán)節(jié)。規(guī)劃設(shè)計檔案來源分散，形成周期長，同時內(nèi)容繁雜、數(shù)量龐大，給做好收集工作帶來很大的困難。項目管理人員和檔案工作人員只有全面了解工程項目建設(shè)情況, 才能合理確定各階段文件材料歸檔范圍，既不重復也不遺漏。收集工作要從平時做起,，階段工作完成后要對歸檔文件完整性進行檢查, 檢查歸檔材料是否齊全、完整。同時要注重特殊形式的文件材料的收集。現(xiàn)行的規(guī)劃設(shè)計項目，除傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件外，還會產(chǎn)生許多照片子文件等，這些特殊的文件材料也反映了規(guī)劃設(shè)計的過程，是項目檔案不可缺少的組成部分，在收集時不能疏忽遺漏。把握歸檔文件的系統(tǒng)性，是實現(xiàn)規(guī)劃設(shè)計檔案有效利用的先決條件。規(guī)劃設(shè)計項目歸檔材料只有在完整、準確的基礎(chǔ)上，按照國家相關(guān)規(guī)范進行系統(tǒng)化整理和編目，科學分類，合理組卷，才能為今后工程管理和運行提供依據(jù)[4]。同時在當今信息化時代，順應時展建立規(guī)劃設(shè)計檔案，使其能更快捷、更方便的為城市建設(shè)提供了一個新的查詢和借閱操縱平臺，也是非常緊迫之任務。
5、結(jié)論和建議
只有項目的全部參與人員，從上到下充分認識到項目檔案管理的重要性， 加強責任意識，建議一套完整科學的檔案管理機制，才能順應時展， 使規(guī)劃設(shè)計檔案管理真正為企業(yè)乃至行業(yè)的發(fā)展提供基礎(chǔ)性平臺。
6、參考文獻
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[4] 現(xiàn)代市政工程檔案管理研究，吳蓉，張奇，陜西建筑，2008.04
、
一、各級領(lǐng)導要努力提高對新時期檔案工作的認識。
提起檔案，一些人就會想到文書檔案、人事檔案。其實，這是極其狹義的、陳舊的理解。檔案是人類活動方方面面的記憶和寶貴財富，不但有文書、人事檔案，還有各行各業(yè)的檔案，如企業(yè)有基建、設(shè)備、產(chǎn)品、科研、會計等檔案；公安機關(guān)有戶籍、刑偵等檔案；紀委有案件檔案；學校有學籍、教研檔案；勞動保障也有各種專業(yè)檔案……。由此，我們要充分把握檔案及其工作的兩大功能，來服務現(xiàn)實工作、服務社會。一是基礎(chǔ)管理功能。也就是說每個單位必須將本單位的各種檔案材料收集、整理、保存、利用，這是最基礎(chǔ)的管理，這是一個單位有序、高效運作的基本前提，檔案的原始憑證以及法律作用是其他東西無法替代的，這個基礎(chǔ)管理功能、法律憑證作用正是市場經(jīng)濟不斷深入發(fā)展對我們各項工作的必然要求，所以，加強檔案工作也是當今社會講管理、求效益以及轉(zhuǎn)變經(jīng)濟增長方式的有效途徑和必然選擇。從這個意義講，重不重視檔案工作，是—個領(lǐng)導有沒有管理意識和能力的表現(xiàn)。二是檔案的文化、歷史積淀功能，任何文化、歷史都要通過檔案這個載體來承傳。任何一個單位、任何一座城市如果沒有檔案的建立和積累，歷史就會變得一片空白，也就是只有“硬件”而沒有“軟件”、沒有底蘊，更談不上對文化、歷史的承傳和發(fā)揚。所以，重不重視檔案工作，說到底是—個領(lǐng)導有沒有文化的表現(xiàn)。加強檔案管理工作，對于我市實施文化名市發(fā)展戰(zhàn)略、促進文化名市建設(shè)有著重要的意義，也可以說是我市文化建設(shè)的一項根本性工作。
現(xiàn)在，社會的檔案意識淡薄，缺乏認識，原因也是多方面的：各級黨政機關(guān)考核領(lǐng)導的指標、機制缺乏科學性，只考核“熱點、硬件、面上”的，對“冷的、軟的、潛在的”不注意，甚至束之高閣；檔案部門宣傳不夠；社會主義初級階段人們重視物質(zhì)和硬件、忽視軟件意識濃厚；整個經(jīng)濟、社會管理處于粗放型管理階段等等。所以對新時期檔案及其工作要有前瞻性的認識，對其基礎(chǔ)管理性、文化和歷史的傳承性、效益潛在和不可估量性、資源不可再生性；不可代替的憑證性；覆蓋社會的廣泛性；載體（紙質(zhì)、磁盤、光盤等）的可變性；工作的繁雜性都要有一個新的認識，對檔案工作要本著為現(xiàn)實服務、替未來著想、對歷史負責的態(tài)度，要以科學發(fā)展觀和前瞻性的思維去對待，而絕不能用老眼光、舊思維去處理目前各種檔案事務，要增強做好檔案工作的自覺性。
二、各級檔案部門和檔案工作者要創(chuàng)新工作，突出重點、做好服務。
檔案工作要創(chuàng)新，首先是我們要樹立創(chuàng)新的意識，其次要明確創(chuàng)新的重點：—是要管理創(chuàng)新，推動檔案事業(yè)加快發(fā)展，必須堅持依法治檔，深入貫徹實施《檔案法》、《廣東省檔案管理規(guī)定》，推動檔案工作向著法制化的軌道運行。二是創(chuàng)新工作要圍繞服務大局拓展建檔領(lǐng)域，檔案存在于方方面面，其工作也必然是全方位的，但胡子眉毛一把抓不可能，也沒有這個人力、物力。所以，我們就要以敏銳的眼光去洞察經(jīng)濟、社會的新發(fā)展，去拓展新的建檔領(lǐng)域。如近幾年我市抓的重點工程建設(shè)項目檔案，就很有成效。市委市政府提出跨越發(fā)展所采取的一個重大措施，就是以大力抓重點工程建設(shè)項目來拉動經(jīng)濟的發(fā)展，我們檔案工作就是要及時拓展這一領(lǐng)域加強建檔，把重點工程的可行性研究、報批、立項、設(shè)計、勘探、施工、監(jiān)理、竣工驗收等全過程的材料收集、整理、保管、提供利用，為建設(shè)項目順利開展做好檔案服務，這就是立足大局謀服務、圍繞大局拓建檔。三是創(chuàng)新工作要善于采用新技術(shù)。社會的發(fā)展、科技的進步使檔案及其工作發(fā)生了革命性的變化。以前的檔案都是以紙質(zhì)為載體，而現(xiàn)在不但有紙質(zhì)為載體的檔案，還有磁盤、光盤、錄音錄像帶等載體的檔案。所以，創(chuàng)新工作就要善用新技術(shù)，跟上時代步伐，提高服務水平往往也同采用新技術(shù)、改善工作手段連在一起，如我們現(xiàn)在產(chǎn)生于各級機關(guān)事業(yè)單位的大量電子文件，如何收集、保管、提供利用？就是要采用計算機、網(wǎng)絡(luò)等先進設(shè)備、技術(shù)來收集、數(shù)據(jù)保管和傳輸提供服務。市檔案局大型網(wǎng)站建成后，我市非性的“紅頭文件”，包括各縣（市）區(qū)和省直單位的文件就可以全文上網(wǎng)，使我市廣大干部群眾足不出戶、隨時隨地就可以通過計算機網(wǎng)絡(luò)查詢到所需的文件，這就大大提高了我們的工作效率和服務水平。四是創(chuàng)新工作要拓展檔案館服務功能。拓展檔案館服務首先要抓好檔案資源建設(shè)，檔案種類少、資源貧乏，服務功能就弱，就很難談拓展服務。拓展檔案館的服務要大力抓好向公共型、開放型轉(zhuǎn)變，要讓更多的人走進檔案館，查資料、看文件、參觀展覽、查找憑證等等，要將檔案館建成檔案信息中心、青少年愛國主義教育基地和文化休閑的場所。拓展檔案館服務要重點抓好網(wǎng)絡(luò)化傳輸技術(shù)的應用，無論各單位向檔案館移交歸檔文件，還是檔案館向外提供查詢服務，都要大力應用網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)。拓展檔案館服務要加強檔案的開發(fā)利用。檔案的收集、整理、保管最終的目的都是為了利用，所以，各級各部門的檔案工作，都要加強檔案的開發(fā)利用，變廢為寶、變歷史資源為文化產(chǎn)品甚至文化商品，并結(jié)合推介、宣傳*開發(fā)圖片檔案辦好展覽等。
三、各級黨委、政府和各部門要以科學發(fā)展觀為指導，推進檔案事業(yè)與經(jīng)濟等各項工作協(xié)調(diào)發(fā)展。
近幾年來，我市檔案工作總體來看是不錯的，取得較大的成績，廣大檔案工作者負出了艱辛的努力，但從“*”回顧的問題來看，還存在一些問題，主要是資金投入嚴重不足，一個縣的檔案事業(yè)，一年才二、三萬元的經(jīng)費，還不如一個家庭的裝修費用，處于一種十分艱難的運作狀態(tài)；信息化建設(shè)滯后，直屬機關(guān)事業(yè)單位的檔案信息化與辦公自動化不同步，各縣（市）區(qū)檔案館的信息化建設(shè)還沒有起步；檔案館庫落后，全市各級檔案館的面積都與省的要求有較大的差距，幾個山區(qū)縣都沒有獨立的符合標準的檔案館；專業(yè)人才不足等等。這些問題，都反映出檔案事業(yè)的發(fā)展與我市經(jīng)濟、社會和各項事業(yè)的發(fā)展不夠協(xié)調(diào)，應該引起各級黨委、政府以及各單位領(lǐng)導的高度重視。一要加強領(lǐng)導。各單位都要明確分管的領(lǐng)導，各級分管檔案工作的領(lǐng)導要自覺的把檔案工作列入自己的工作議事日程，各級領(lǐng)導在抓好經(jīng)濟工作、熱點工作的同時，要以科學發(fā)展觀為指導，協(xié)調(diào)好檔案工作。社會就象—臺機器，無論是大部件還是小鑼絲釘，也無論是看得見的大部件還是隱蔽的小零件，都會產(chǎn)生獨特的不可替代的作用，只有各部件正常，機器才能協(xié)調(diào)、持續(xù)、快速運轉(zhuǎn)。所以，希望各級領(lǐng)導要多了解檔案工作，多聽取檔案工作匯報，多解決檔案工作的實際困難，多關(guān)心檔案干部的思想、政治、工作和生活。當然各級檔案部門和檔案工作者，要克服消極與畏難情緒和依賴思想，積極主動的多請示、多匯報，爭取領(lǐng)導的了解和支持。二要增加投入?！稒n案法》明確規(guī)定檔案事業(yè)要納入社會發(fā)展的規(guī)劃，各地各單位不但要把檔案事業(yè)、工作納入規(guī)劃，而且檔案事業(yè)發(fā)展的經(jīng)費要有—定的保證，使之與其他事業(yè)發(fā)展相協(xié)調(diào)。具體來說，除了正常的辦公經(jīng)費之外，檔案館的事業(yè)經(jīng)費每卷每年不能少于2元，這是一個最低的限度，也是謝副省長的要求，希望各分管領(lǐng)導做好這件工作的協(xié)調(diào)。三要配置好人力資源。各級各部門的領(lǐng)導，對檔案部門，要加強計算機和檔案專業(yè)人才的配置，以適應檔案工作快速發(fā)展的需要。目前各縣（市）區(qū)檔案部門已出現(xiàn)嚴重的人才短缺，已直接影響了日常工作的開展，希望各分管領(lǐng)導以高度負責的精神協(xié)調(diào)好檔案部門人員的配置。
1.城市規(guī)劃檔案管理現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型的必要性
1.1實現(xiàn)城市規(guī)劃檔案管理的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型是規(guī)范檔案管理工作的需要
很長時間以來，我國政府部門對城市規(guī)劃檔案管理工作過于輕視，各方面的投入嚴重不足，進而導致了城市檔案管理體制的落后和管理效率的低下，很多城市和地區(qū)的城市規(guī)劃檔案管理部門缺乏必要的工作章程，管理非?；靵y，使得工作效率遲遲得不到提高?，F(xiàn)代化的城市檔案管理要求相關(guān)部門制定嚴格的檔案管理程序和執(zhí)行標準，各個具體的工作環(huán)節(jié)都必須嚴格依照工作章程，對城市規(guī)劃檔案管理的開發(fā)和利用提出了更高的要求，因此，實現(xiàn)城市規(guī)劃檔案管理的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型是解決我國現(xiàn)階段檔案管理工作尚不規(guī)范的有效途徑。
1.2實現(xiàn)城市規(guī)劃檔案管理的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型是適應社會主義市場經(jīng)濟的需要
現(xiàn)在，我國經(jīng)濟社會已經(jīng)處于市場經(jīng)濟的大環(huán)境下，在市場機制下強調(diào)的是效率和公平，過去那種依靠政府的財政支持而安于現(xiàn)狀、不思進取的就思維已經(jīng)遠遠不能適應新時代的發(fā)展要求，城市規(guī)劃檔案管理工作必須提高其工作質(zhì)量和服務水平，體現(xiàn)出該項工作在市場經(jīng)濟條件下對城市建設(shè)和規(guī)劃工作的有益性和不可替代的價值，只有這樣才能順應時代的發(fā)展要求，才能適應現(xiàn)階段我國社會主義市場經(jīng)濟的需要。
1.3實現(xiàn)城市規(guī)劃檔案管理的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型是提高檔案資料利用水平的需要
在舊的城市規(guī)劃檔案管理模式下，管理人員重視的只是城市規(guī)劃檔案的搜集和保存工作，而忽視對已有檔案資料的二次開發(fā)和利用。由于各種檔案資料是在城市規(guī)劃和建設(shè)過程中形成的權(quán)威性的材料，因此在很大程度上對于以后城市建設(shè)和規(guī)劃的研究以及改進工作具有積極的參考價值，但是僅僅保存這些檔案材料是遠遠不足的，還應該根據(jù)本地區(qū)的具體情況來有針對性和目的性地對相關(guān)檔案材料進行系統(tǒng)化的整理和分析，總結(jié)出有價值的數(shù)據(jù)來為今后的城建工作提供更加直觀的參考信息。
2.城市規(guī)劃檔案管理現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型的若干建議
2.1檔案管理人員要實現(xiàn)思想上的轉(zhuǎn)變
在城市建設(shè)規(guī)劃檔案管理工作中，工作人員起著關(guān)鍵和主導的作用，直接決定著城市規(guī)劃檔案管理工作的質(zhì)量和效率。然而，受到計劃經(jīng)濟體制下舊的思維定勢的影響，檔案管理工作人員的思想往往難以改變，這將嚴重制約著我國城市規(guī)劃檔案管理工作的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型。檔案管理部門應該積極通過舉辦技能培訓班、舉辦各種職業(yè)講座等客觀形式來及時為本單位工作人員充電，提高其業(yè)務技能，使其適應新形勢和市場經(jīng)濟環(huán)境下的工作要求。在思想上要由過去那種被動地、消極地工作轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃拥?、積極地工作，這一心態(tài)的轉(zhuǎn)變同時也將影響著工作的態(tài)度，使得城市規(guī)劃檔案管理人員更加具有工作熱情和工作責任心，對城市規(guī)劃檔案管理工作的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型具有積極意義。
2.2積極進行網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)
當前正處在網(wǎng)絡(luò)化時代，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)滲透在社會的方方面面，并發(fā)揮著不可替代的作用。在現(xiàn)實社會中，越來越多的行業(yè)已經(jīng)將網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)視為提高自身核心競爭力的重要手段，作為在越來越快的城市化進程起著重要作用的城市規(guī)劃檔案管理工作，進行網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)是必要的和不可忽視的。政府應該加大對城市規(guī)劃檔案管理部門在網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的軟硬件方面的投資力度，支持其引入先進的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備已實現(xiàn)檔案管理辦公的自動化和便捷化，由中央檔案管理部門牽頭建立一個全國統(tǒng)一標準的檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)，保證各個地區(qū)之間的城市規(guī)劃檔案管理資料的共享，確保各種檔案資料得到最大限度的開發(fā)和利用，實現(xiàn)社會效益和經(jīng)濟效益的雙贏，為各個地區(qū)的城市化建設(shè)提供更加高效的智力支持。
2.3制定切實可行的規(guī)章制度
現(xiàn)階段造成城市規(guī)劃檔案管理相對混亂的一個重要因素是沒有切實可行的檔案管理規(guī)章制度，使得檔案管理工作人員缺乏必要的約束和監(jiān)督，進而導致工作責任感的缺失，這種消極的工作態(tài)度是城市規(guī)劃檔案管理工作向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型的巨大障礙，必須予以克服。各級城市規(guī)劃檔案管理部門應該以上級領(lǐng)導機構(gòu)的政策文件為指導，結(jié)合本地區(qū)的特殊情況，積極制定嚴格的工作章程，實行責任制度并將檔案管理中的各項任務具體落實到個人，增強地方檔案管理的工作效率，使城市規(guī)劃檔案管理在新的形勢下重新煥發(fā)生機活力。一個切實可行的規(guī)章制度是城市規(guī)劃檔案管理工作向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型的重要保障，相關(guān)部門應該予以高度重視，以確保檔案管理事業(yè)的健康、快速發(fā)展。
參考文獻：
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自進入21世紀以來，林業(yè)經(jīng)濟在改革開放的推動下得到了快速的發(fā)展。一方面是因為我國的生態(tài)環(huán)境問題日益突出，人們的環(huán)保意識逐漸增強，很多人都意識到必須要通過林業(yè)建設(shè)才能改善環(huán)境質(zhì)量；另一方面，林業(yè)建設(shè)本身具有極高的經(jīng)濟價值，這也促進了我國林業(yè)經(jīng)濟的快速發(fā)展。在林業(yè)經(jīng)濟發(fā)展中，林業(yè)規(guī)劃是其中極為重要的一項工作，它決定著是否能夠?qū)α謽I(yè)土地進行充分全面的利用。而在林業(yè)規(guī)劃工作中，檔案管理質(zhì)量和效率的高低直接影響著林業(yè)規(guī)劃工作的正常開展。傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)已經(jīng)遠遠不能滿足當今時代林業(yè)規(guī)劃的要求，鑒于此，必須要順應時代的要求，將信息化技術(shù)應用于林業(yè)規(guī)劃的檔案管理工作中，以此提升檔案管理工作的效率，提高林業(yè)規(guī)劃工作的質(zhì)量。本文首先分析了林業(yè)規(guī)劃中檔案管理信息化建設(shè)的重要性，然后對信息化檔案管理在林業(yè)規(guī)劃中的運用進行了淺析。期望通過本文的分析，能夠幫助讀者對我國信息化檔案管理有更加深刻的認識。
1 林業(yè)規(guī)劃中檔案管理信息化建設(shè)的重要性
隨著林業(yè)經(jīng)濟的發(fā)展，林業(yè)檔案管理工作在林業(yè)建設(shè)中起到了越來越重要的作用。林業(yè)檔案是人們了解林業(yè)經(jīng)濟發(fā)展信息的關(guān)鍵性文件，在林業(yè)經(jīng)濟發(fā)展的過程中，檔案材料也在不斷的更新和完善，內(nèi)容不斷增多，對檔案管理的要求也在不斷提高。為了適應新時代林業(yè)規(guī)劃中檔案管理的要求，必須要加快檔案管理的信息化建設(shè)，用科學技術(shù)武裝檔案管理工作，提高林業(yè)檔案管理的效率和質(zhì)量。檔案管理的信息化建設(shè)在各個行業(yè)都有著重要的作用，不僅僅只是在林業(yè)領(lǐng)域。
林業(yè)檔案信息化管理的重要性可從以下幾個方面進行分析：其一，提高林業(yè)檔案管理的效率。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，管理人員往往都是依靠手工勞作，不論是檔案收集、整理，還是檔案查找、存儲等，都需要依靠專門的管理人員才能實現(xiàn)。而且檔案管理的工作量極大，需要管理人員付出更多的精力才能確保檔案的完整性和真實性，其工作壓力可想而知。超負荷的工作量，不僅會導致檔案工作的質(zhì)量和完整性受到嚴重的影響，致使檔案的可利用價值降低，還會降低檔案管理人員的工作積極性。同時，在傳統(tǒng)的檔案管理中，大多都是紙質(zhì)檔案，要對這些檔案進行存儲管理，需要專門的檔案管理室，隨著檔案文件的增多，而存儲空間有限，就必須要定期對多年以前的檔案進行清理，這難免會導致一些重要的檔案被損毀，這種毀損是無法修復的。其二，提高了林業(yè)檔案管理工作的效率和質(zhì)量。利用現(xiàn)代信息技術(shù)對林業(yè)檔案進行管理，管理人員可以利用軟件對檔案進行準確的分類和整理，如果有人需要使用某種檔案，只需要在客戶端人機互動界面直接搜索、查詢即可，計算機能夠在短短的幾十秒鐘以內(nèi)就調(diào)出檔案，以供相關(guān)人員使用。
2 信息化檔案管理在林業(yè)規(guī)劃中的運用措施
2.1 完善林業(yè)檔案的管理制度
完善檔案管理制度，實現(xiàn)對檔案的標準化管理。現(xiàn)代的檔案形式多為電子檔案，要對其進行充分的利用，就必須要統(tǒng)一檔案的電子格式，對其進行標準化管理。信息化檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理區(qū)別巨大，不論是檔案載體，還是存儲管理都存在著極大的不同，傳統(tǒng)的檔案管理制度肯定無法適應新時代的信息化檔案管理需求。
2.2 培養(yǎng)林業(yè)檔案管理人才
首先，林業(yè)單位要重視對檔案管理人員技術(shù)能力的培養(yǎng)，比如軟件開發(fā)、系統(tǒng)維護、網(wǎng)站管理等，幫助檔案管理人員掌握現(xiàn)代化的管理手段，熟悉各種網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識，讓其將現(xiàn)代化信息技術(shù)與檔案管理工作充分結(jié)合起來。其次，林業(yè)單位要聘用一批掌握先進管理技術(shù)的檔案工作者，讓其帶動老員工適應信息時代的檔案管理工作。最后，檔案管理人員本身必須要具有極高的積極性和上進心，在工作之余要加強自身的學習，多了解信息技術(shù)知識，多學習其他優(yōu)秀同事的經(jīng)驗，以此提升自身的管理能力，與時俱進，適應現(xiàn)代化的檔案管理工作的需要。
2.3 提高檔案管理的信息化技術(shù)，完善硬件設(shè)施配備
首先，在設(shè)備運至林業(yè)單位以后，必須要聘請專業(yè)的人員進行安裝和調(diào)試，確保整個檔案管理系統(tǒng)能夠正常運行，確保檔案管理工作能夠正常的開展；其次，在設(shè)備運行的過程中，林業(yè)單位必須要委派專門的人員對各類設(shè)備進行維護和保養(yǎng)。及時發(fā)現(xiàn)存在的隱患并處理，保證設(shè)備的正常運行。尤其是要做好網(wǎng)絡(luò)防護以及防毒、殺毒等措施，確保檔案文件不會被病毒損壞，確保檔案的真實性和完整性。
3 結(jié)束語
總而言之，在林業(yè)規(guī)劃中，檔案管理工作的重要性非同尋常，林業(yè)單位必須要高度重視這項工作，保證檔案管理的效率和質(zhì)量，提高檔案材料的完整性和真實性，充分開發(fā)和利用檔案資源，以此促進我國林業(yè)經(jīng)濟的發(fā)展和進步。
第二條城市建設(shè)檔案（以下簡稱城建檔案），系指在城市的規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動中形成的記述城市自然面貌，城市建筑物、構(gòu)筑物、地上地下管線等建設(shè)情況的圖紙、圖表、文字材料、照片、影片、錄像帶、錄音帶等文件材料的總稱。
第三條城建檔案應當根據(jù)集中統(tǒng)一管理和分級保管的原則，做到完整地保存，科學地整理，有效地利用。
第四條本辦法由**市城市規(guī)劃管理局（以下簡稱市規(guī)劃局）會同**市檔案局組織實施，具體工作由市城建檔案館辦理。
第五條凡在本市范圍內(nèi)進行建設(shè)的機關(guān)、團體、部隊、企業(yè)事業(yè)單位（包括中央各部門和外省市在本市的單位、中外合資經(jīng)營企業(yè)、中外合作經(jīng)營企業(yè)、外資企業(yè)）必須遵守本辦法。
第二章機構(gòu)和職責
第六條市城建檔案館是本市城建檔案的存儲中心，兼有職能部門性質(zhì)，由市規(guī)劃局領(lǐng)導，業(yè)務上受市檔案局指導、監(jiān)督和檢查。市城建檔案館的基本任務是：
（一）收集和保管本市重要的城建檔案，并參加重要項目的竣工驗收；
（二）對收集和保管的城建檔案進行整理、鑒定、修復和匯編；
（三）面向社會，開展城建檔案的利用和技術(shù)咨詢服務工作；
（四）配合市檔案局對區(qū)、縣城建檔案部門和其它有關(guān)單位的城建檔案工作進行指導、監(jiān)督和檢查。
第七條各區(qū)、縣人民政府應當加強對本地區(qū)城建檔案工作的領(lǐng)導，應當指定有關(guān)機構(gòu)負責本地區(qū)城建檔案的收集和管理。
市人民政府各委、辦、局應當加強對本系統(tǒng)城建檔案工作的領(lǐng)導，并應當指定有關(guān)機構(gòu)負責本系統(tǒng)城建檔案的收集和保管。
第八條本市各類建筑物、構(gòu)筑物、地下地上管線的建設(shè)、使用或者維護單位應當指定專職人員負責本單位城建檔案的收集和保管。
第三章城建檔案管理和分級保管范圍
第九條城建檔案的保管期限分為以下三種：
（一）凡記述本市重要的建設(shè)項目或者具有科學、歷史研究價值，需永久利用的城建檔案為永久保存檔案；
（二）凡作為建設(shè)項目鑒定、維護、改建、擴建、管理等依據(jù)，需與實物共存的城建檔案為長期保存檔案；
（三）凡需在一定時間內(nèi)查考的一般城建檔案為定期保存檔案。
第十條需集中保管的城建檔案的范圍如下：
（一）反映市或者區(qū)、縣的經(jīng)濟、人口、水文、地質(zhì)、地名、測繪、資源、氣象、地震等狀況，可供城市建設(shè)利用的城市基礎(chǔ)檔案資料；
（二）城市現(xiàn)狀圖，已批準的城市總體規(guī)劃、分區(qū)規(guī)劃、詳細規(guī)劃、專業(yè)規(guī)劃，以及與城市有關(guān)的國土規(guī)劃、區(qū)域規(guī)劃、土地使用現(xiàn)狀圖等反映城市規(guī)劃和土地利用情況的有關(guān)檔案資料；
（三）工廠、倉庫、住宅、辦公樓和各類公共建筑物、構(gòu)筑物以及地上地下管線的現(xiàn)狀圖，新建、改建、擴建的單項工程的竣工圖和有關(guān)檔案資料；
（四）城市的道路、橋梁、涵閘、防洪、公共交通、給水、排水、供電、供氣、供熱、電訊（包括電話、電臺、電視臺、衛(wèi)星地面接收站、海底電纜、無線電接收站)等市政公用設(shè)施的竣工圖和有關(guān)檔案資料；
（五）車站、港口、鐵路、機場、地鐵、隧道、停車場等交通運輸設(shè)施的竣工圖和有關(guān)檔案資料；
（六）具有歷史、藝術(shù)、科學價值的古墓葬、古建筑和具有重要意義、教育意義和史料價值的建筑物、構(gòu)筑物（包括城市雕塑）的竣工圖或者現(xiàn)狀圖、有關(guān)資料,以及古樹名木、古園林等的歷史檔案資料；
（七）污染治理、環(huán)境衛(wèi)生、控制地面沉降設(shè)施的竣工圖和有關(guān)檔案資料以及環(huán)境污染普查、污染監(jiān)測、地面沉降狀況等有關(guān)檔案資料；
（八）城市人防設(shè)施、與城市規(guī)劃建設(shè)有關(guān)的軍事設(shè)施的竣工圖和有關(guān)檔案資料；
（九）城市建設(shè)方面的科研成果和創(chuàng)造發(fā)明的檔案資料；
（十）城市規(guī)劃、建設(shè)、管理方面的法律、法規(guī)、規(guī)章和有關(guān)文件。
前款規(guī)定中重要的城建檔案，根據(jù)分級保管的要求，分別由市城建檔案館或者區(qū)、縣保管城建檔案的單位保管。具體辦法由市規(guī)劃局會同市檔案局另行制訂。
第十一條各建設(shè)單位必須在建設(shè)項目竣工驗收后3個月內(nèi)，將該項目的主要的城建檔案無償報送市城建檔案館或者區(qū)、縣保管城建檔案的單位。
各建設(shè)項目的建設(shè)單位必須自行保管一套完整的該項目的城建檔案；使用或者維護單位應當自行保管一套有關(guān)的城建檔案。
第十二條凡向市城建檔案館或者區(qū)、縣保管城建檔案的單位報送的城建檔案，由建設(shè)單位系統(tǒng)整理，編制目錄，詳細核對，裝訂成卷，標明密級和保管期限，并由主管技術(shù)的負責人審核簽字。
報送的城建檔案應當做到圖物相符，圖形清晰，字跡工整。
第十三條屬于保密性的城建檔案，應當劃定密級。各有關(guān)單位必須嚴格執(zhí)行國家有關(guān)保密規(guī)定，加強管理，并定期對城建檔案的保存價值和密級進行鑒定和調(diào)整。
銷毀檔案必須造具清冊，經(jīng)單位領(lǐng)導審定，報上級主管部門批準后方得銷毀。
第十四條凡停建、緩建項目的城建檔案，由建設(shè)單位保管；關(guān)停單位的城建檔案由上級主管部門保管。
建筑物、構(gòu)筑物、地上地下管網(wǎng)的使用權(quán)或者管理權(quán)轉(zhuǎn)移時，有關(guān)的城建檔案由原單位整理后向接受單位辦理嚴格的移交手續(xù)。
第十五條各保管城建檔案的單位應當確保城建檔案的完整和安全。保管城建檔案的庫房應當有防火、防潮、防蟲、防光、防塵、防盜等安全設(shè)施。對重要的城建檔案應當復制副本，分別保管；對缺損的城建檔案應當及時修復補全。
第十六條市城建檔案館和區(qū)、縣保管城建檔案的單位有權(quán)征集本辦法實施前已建成的建設(shè)項目的城建檔案和有關(guān)資料，各有關(guān)單位有責任收集、整理并根據(jù)本辦法的有關(guān)規(guī)定進行報送。
第四章竣工圖的編制和報送
第十七條一切建設(shè)項目必須編制竣工圖?？⒐D由施工單位編制。建設(shè)單位與施工單位簽訂的建筑安裝工程承包合同必須包括編制竣工圖的內(nèi)容。
編制竣工圖的費用專項列入項目概算。除采用標準設(shè)計、復用設(shè)計的項目外，編制費用按設(shè)計費的3%至5%計算。
第十八條施工過程中，施工單位應當指定專人編制竣工圖。項目竣工后，竣工圖必須經(jīng)施工項目負責人審核簽字后移交建設(shè)單位。
由一個施工單位總包的建設(shè)項目，各分包的施工單位負責編制分包范圍內(nèi)的竣工圖?？偘氖┕挝怀撠熅幹谱陨矸秶鷥?nèi)的竣工圖外，還應當負責竣工圖的匯總整理。
建設(shè)單位自行分包給幾個施工單位的建設(shè)項目，各施工單位編制分包范圍內(nèi)的竣工圖后，交由建設(shè)單位匯總整理。
第十九條項目竣工驗收時，應當把竣工圖作為驗收的條件之一，并根據(jù)項目的重要性和規(guī)模分別由有關(guān)的各級檔案部門派員參加驗收。大、中型項目的竣工驗收，市檔案局必須派員參加。凡竣工圖資料不完整的項目，不能進行竣工驗收，更不能評為優(yōu)質(zhì)工程。
第二十條建設(shè)單位在向規(guī)劃管理部門申領(lǐng)建筑執(zhí)照時，由市城建檔案館或者區(qū)、縣城建檔案管理部門同時確定必須報送竣工圖的項目，并通知建設(shè)銀行。
建設(shè)單位編制竣工圖的費用由建設(shè)銀行監(jiān)督使用。項目竣工后,建設(shè)單位必須憑市城建檔案館或者區(qū)、縣保管城建檔案的單位的竣工圖核收單，方能向建設(shè)銀行辦理項目的竣工結(jié)算。
第二十一條建設(shè)單位逾期不報送竣工圖，市城建檔案館或者區(qū)、縣保管城建檔案的單位可出具報送竣工圖逾期通知單，由建設(shè)銀行從該建設(shè)單位帳戶中扣交按規(guī)定標準計算核定的竣工圖編制費用，存入專戶。
中圖分類號： TU984 文獻標識碼： A 文章編號：
一、城市規(guī)劃檔案的含義及特點
城市規(guī)劃是在某一時期里為實現(xiàn)城市各項發(fā)展為目標確定的城市性質(zhì)、規(guī)模與發(fā)展方向，并為此做出具體的安排，如土地的合理利用、城市空間布局的協(xié)調(diào)、建筑物的綜合性部署等。要保證城市規(guī)劃的科學、合理，相關(guān)管理者就應該先熟悉該城市發(fā)展的歷史，對城市現(xiàn)狀及其發(fā)展相關(guān)的其他情況加以了解。城市的規(guī)劃檔案是城市規(guī)劃與建設(shè)的相關(guān)歷史記載，可為規(guī)劃部門提供可靠的相關(guān)參考。
城市規(guī)劃檔案源自于城市規(guī)劃管理的檔材料。按規(guī)劃管理工作的性質(zhì)，其檔材料大部分在以下環(huán)節(jié)中產(chǎn)生：建設(shè)用地。包含建設(shè)用地的申請報告、相關(guān)部門批準的基礎(chǔ)建設(shè)計劃、項目任務書或項目計劃、指標、建設(shè)用地的審查記錄、承辦單、用地選址材料、用地許可證、征用地材料、相關(guān)圖紙、規(guī)劃圖等等；工程管理。主要有工程申請報告、批復等相關(guān)檔、土地證、開工報告、平面布置圖紙、設(shè)計圖、動遷協(xié)議、工程說明書、規(guī)劃方案的審定材料等等；管線工程管理。有管線工程申請書、管線工程的設(shè)計方案、管線工程的施工圖、工程材料、竣工圖等。
1、法律權(quán)威性。在辦理建筑物相關(guān)的產(chǎn)權(quán)、產(chǎn)藉證的過程中，它起到的法律憑證的作用是其余城建檔案無法相比的。在城市的規(guī)劃管理工作中所形成的工程一書兩證的原件，是按相關(guān)法律及其他法規(guī)性檔所規(guī)定的法規(guī)程序形成的，匯聚了諸多職能部門，如計劃部、國土部、規(guī)劃部等的相關(guān)審批意見，是土地的使用、工程的建設(shè)憑據(jù)，具備法律的權(quán)威性。
2、客觀真實性。其直觀的反映了建設(shè)工程的各方面情況，在批復書上有建設(shè)項目的施工單位名稱、工程的性質(zhì)、建筑的面積、功能、造價等等信息。
3、內(nèi)容廣泛性。它包括了單位及個人建設(shè)工程的報建、建筑物的改造、功能變更、建設(shè)單位變更、建筑物招牌、裝修等內(nèi)容。
二、城市規(guī)劃檔案重要地位
規(guī)劃檔案的種類眾多，包含城市的總體、詳細、分區(qū)、控制性、修建性、管線工程等眾多規(guī)劃檔案，在城市的建設(shè)體系之中起到主導的作用。城市規(guī)劃檔案是重要的法律依據(jù)，從城市規(guī)劃的審批權(quán)限而言，根據(jù)我國相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定，國家以法律的形式對城市規(guī)劃審批的權(quán)限進行規(guī)定，目的在于強化合理布局、統(tǒng)一管理，確保其規(guī)劃嚴格按照規(guī)劃的方案實施。所以城市的規(guī)劃檔案具備權(quán)威性，是城建檔案的第一檔案。
三、城市規(guī)劃檔案管理工作存在問題
1、規(guī)章制度不健全
改革開放以前，我國長期處于計劃經(jīng)濟時代，社會經(jīng)濟發(fā)展處于停滯階段，城市化建設(shè)緩慢，因此城市規(guī)劃檔案管理工作難以進行實質(zhì)性的開展，政府部門對城市規(guī)劃檔案管理工作也沒有進行重視，更沒有一系列切實可行的規(guī)章制度對城市規(guī)劃檔案管理工作進行規(guī)范和管理。在改革開放之后，我國社會經(jīng)濟處于高速發(fā)展的階段，但是一些傳統(tǒng)思維和舊的模式還是根深蒂固，這就造成了舊思維和新形勢之間的不可磨合的矛盾。規(guī)章制度的不健全直接導致了檔案管理工作人員的業(yè)務素質(zhì)不高，工作態(tài)度不端正，責任心不強等問題，對城市規(guī)劃檔案管理工作的開展帶來了不利的影響。有些工作人員缺乏必要的工作技能，難以對檔案資料進行有效的歸檔、整理、分析等等。這種規(guī)章制度上的缺失是阻礙城市規(guī)劃檔案管理工作健康發(fā)展的的主要因素。
2、意識不強
有一部分城市規(guī)劃部門的檔案工作地位與作用并沒有得到普遍的認同，許多人覺得檔案管理沒什么意義，從而產(chǎn)生重使用、輕管理的現(xiàn)象。檔案工作得不到重視，使檔案管理人員的工作積極性受到很大影響，從一定程度上限制了城市規(guī)劃檔案管理工作的發(fā)展與創(chuàng)新。沒有形成檔案工作的良好氛圍，一些部門與工作人員檔案意識較差，甚至有將重要檔資料據(jù)為已有的情況產(chǎn)生，嚴重影響了檔案的收集與再利用。
3、信息化建設(shè)緩慢
對于實施電子政務，不管是從流程、相關(guān)技術(shù)標準或是人員的素質(zhì)等方面都未有充分的應對準備，另外，檔案信息化的建設(shè)目前并沒有相關(guān)的行業(yè)規(guī)范標準，絕大部分只是引用了我國有關(guān)信息法律法規(guī)作為依據(jù)而展開工作，指導上受到限制，操作上有難度。
4、檔案人員素質(zhì)較低
在當前的檔案管理員在整體素質(zhì)上偏低，知識結(jié)構(gòu)單調(diào)、相關(guān)知識、理念沒有更新、缺少專業(yè)知識、不具備檔案管理從業(yè)的資質(zhì)、專業(yè)知識老舊、仍按傳統(tǒng)方式管理檔案、分析鑒別的能力差等因素都嚴重影響了檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展。
四、城市規(guī)劃檔案管理工作的發(fā)展與創(chuàng)新
1、健全規(guī)章制度
科學和嚴格的規(guī)章制度是一項工作得以正常開展的重要保障，也是城市規(guī)劃檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的重要要求。各級城市規(guī)劃檔案管理部門要充分重視工作規(guī)則制度的完善工作。制定適合本地區(qū)具體情況的具體規(guī)章制度，設(shè)立嚴格的工作程序和責任歸責機制，將具體工作任務和責任落實到個人，促使工作人員產(chǎn)生壓力感，進而端正工作態(tài)度，為城市規(guī)劃檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展提供強大的人力資源保障。
2、創(chuàng)新服務機制
首先要勇于創(chuàng)新，把城市規(guī)劃檔案的服務領(lǐng)域進行合理拓展。在城市規(guī)劃檔案開發(fā)利用中必須適應城市的發(fā)展，堅持與時俱進的原則，開拓創(chuàng)新，做好其管理工作。打破阻礙城市規(guī)劃檔案發(fā)展的傳統(tǒng)觀念與方法，改進服務方式，探索新途徑，對服務意識進行加強，以保證其由管理型轉(zhuǎn)向服務型。其次采用多樣形式提供優(yōu)質(zhì)服務。相當檔案工作者要從單純的管理員變?yōu)橹鲃拥姆照?，改變傳統(tǒng)形式，為了城市規(guī)劃檔案的開發(fā)與利用營造良好環(huán)境。利用的手續(xù)進行簡化，提升服務的質(zhì)量，對服務的手段實施創(chuàng)新，實現(xiàn)手工和現(xiàn)代化檢索并行的方法等，真正的做到全方位服務。
3、實行科學管理
一是實施綜合管理。將各門類、各載體的相關(guān)規(guī)劃檔案都納入到集中、統(tǒng)一的管理范圍之內(nèi)，以維護檔案完整性與安全性，提升工作效率，為檔案資源更深度的開發(fā)利用提供便利。對城市規(guī)劃檔案加強保護工作，改變以往在檔案出現(xiàn)破損后才開始修復的工作模式，在資料檔案入庫前就對存放環(huán)境、資料破損的實際情況等多因素進行研究分析，以預防為主，防治相結(jié)合。與此同時，利用復印、掃描、微縮等現(xiàn)代化科技手段，實時的做好檔案備份工作，以減少原件損耗，從一定程度上延長相關(guān)檔案使用的壽命。二是實施目標管理。結(jié)合實際，將定性管理變?yōu)槎抗芾恚瑢訉臃纸饽繕瞬⒅痦椷M行落實。三是標準化管理。制定相關(guān)的管理標準，讓各個步驟，各道工序，各個環(huán)節(jié)都做到有章可循?，F(xiàn)代化管理。以現(xiàn)代化的管理技術(shù)為指導，加強基礎(chǔ)業(yè)務，加強保護技術(shù)，充分發(fā)揮已有設(shè)備的潛力，探索現(xiàn)代化管理新方法。
4、提高人員素質(zhì)
首先檔案部門必須有計劃、有步驟的對檔管管理員進行定期培訓、指導，采用現(xiàn)代化人力資源管理方式，提升城市規(guī)劃的檔案管理人員綜合素質(zhì)與水平，讓他們有機會借鑒別人的工作經(jīng)驗，開拓管理新思路。其次相關(guān)檔案部門必須堅持以人為本的理念，關(guān)心檔案管理人員的精神、物質(zhì)各方面生活。依據(jù)部門與地區(qū)的實際情況，制定不同的相關(guān)激勵方法，營造良好的工作氛圍，調(diào)動員工的積極性，激發(fā)工作熱情。第三管理人員結(jié)合本職崗位工作，提高個人業(yè)務水平，邊學邊實踐，還要重視檔案工作和其他專業(yè)滲透與融合，在提升業(yè)務水平的同時，重視計算機技術(shù)、信息技能學習，讓自身成為具有信息相關(guān)知識與網(wǎng)絡(luò)技能的綜合型、新型規(guī)劃檔案管理人員。
結(jié) 語
綜上所述，城市規(guī)劃檔案的管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展是目前城市檔案管理中的重要研究課題，做好城市規(guī)劃檔案的管理工作對一個城市的規(guī)劃、建設(shè)與發(fā)展至關(guān)重要，借助于城市規(guī)劃檔案提供的可靠、準確的參考依據(jù)，城市才能科學、合理的穩(wěn)步發(fā)展，為我國城市化進程發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。
隨著我國國民經(jīng)濟的發(fā)展，社會主義新農(nóng)村建設(shè)的步伐逐漸加快，然而一味的尋求發(fā)展速度，忽視規(guī)范化管理，往往會事倍功半，不利于城鄉(xiāng)健康穩(wěn)步的規(guī)劃和發(fā)展。城鄉(xiāng)規(guī)劃管理檔案作為為新農(nóng)村建設(shè)、規(guī)劃、發(fā)展提供重要依據(jù)，其在管理上存在多頭管理的問題，同時受到規(guī)劃部門、建設(shè)部門、土地部門以及環(huán)保部門等的影響，缺乏健全的管理模式，此外由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的條件有限，沒有規(guī)范化的管理設(shè)施，缺乏專業(yè)素質(zhì)高的專門檔案管理人才，使得城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案管理存在雜、亂現(xiàn)象。不規(guī)范的城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案管理在一定程度上制約著社會主義新農(nóng)村建設(shè)，因而，新形勢下認清城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案管理工作中的現(xiàn)實問題，并采取針對性的改進對策顯得極為迫切。
1 城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案管理工作現(xiàn)有問題分析
當前我國城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案管理工作的科學性、規(guī)范性和有效性相對偏低，與城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)事業(yè)的高速發(fā)展不相適應，其中存在的主要問題包括以下幾點：
城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案管理工作規(guī)范性缺失。據(jù)調(diào)查，城鄉(xiāng)對于規(guī)劃檔案管理的相關(guān)法律知識知之甚少，不能遵守相關(guān)的法律法規(guī)科學的管理城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案。《城鄉(xiāng)規(guī)劃法》第七條規(guī)定： “經(jīng)依法批準的城鄉(xiāng)規(guī)劃， 是城鄉(xiāng)建設(shè)和規(guī)劃管理的依據(jù)， 未經(jīng)法定程序不得修改”，規(guī)劃一旦經(jīng)過審批通過，必須嚴格按照相關(guān)的規(guī)定落實，不能隨意篡改規(guī)劃內(nèi)容。但事實上，一定地方的領(lǐng)導仍舊存在認識錯誤，憑著主觀臆斷，隨意更改已經(jīng)通過審批的規(guī)劃內(nèi)容，導致不合理規(guī)劃頻頻出現(xiàn)，造成嚴重的資源浪費。同時，由于宣傳不到位，使得規(guī)劃檔案不能真真的惠及大眾，人民對檔案規(guī)劃的管理的參與度普遍低。
城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案管理模式與方法落后。目前，我國正處于社會主義新農(nóng)村建設(shè)和發(fā)展的重要階段，很多要求和標準都根據(jù)相關(guān)的實際情況得到進一步提高。但城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案管理方面仍舊處于一個初期發(fā)展階段，在專業(yè)人員配備、技術(shù)支持等方面不盡人意，很多地區(qū)的規(guī)劃檔案仍舊沿用傳統(tǒng)的管理模式，缺乏信息化、數(shù)字化管理。傳統(tǒng)的檔案管理的技術(shù)性和功能性都相對簡單，信息技術(shù)外包能夠滿足其需求。但是信息化和數(shù)字化的規(guī)劃檔案管理系統(tǒng)對技術(shù)和功能的要求很高，相關(guān)的標準不能滿足其需求。
城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案管理人才素質(zhì)層次不齊。目前，城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案管理缺乏強大的信息技術(shù)，不能支撐起規(guī)劃檔案的信息化各項內(nèi)容，同時專業(yè)的管理人才匱乏。規(guī)劃檔案涉及到城鄉(xiāng)建設(shè)的方方面敏，資料繁多，沒有現(xiàn)代化的檔案信息管理技術(shù)，會使得檔案管理雜亂無章，容易導致查無所處，容易流失。此外，由于對其管理重視不夠，管理力度不夠，專業(yè)的技術(shù)性檔案管理人才匱乏。目前，很多城鄉(xiāng)通過教育培訓的方式，提高檔案管理人員的素質(zhì)，但事實上，教育培育在提高基本的檔案管理方面具有作用，但在檔案系統(tǒng)建設(shè)、維護等信息化管理方面仍舊效果不理想。
2 新形勢下城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案管理工作改進策略
新形勢下，要解決城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案管理工作的現(xiàn)有問題，并提升城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案管理工作成效，應從以下幾方面做起：
提高認識，認清形勢。城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案主要包括城鄉(xiāng)規(guī)劃審批管理、勘察設(shè)計、各種工程技術(shù)資料等，城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案管理工作的效率和質(zhì)量，直接影響著城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案的有效利用。在我國城市化進程不斷推進，經(jīng)濟發(fā)展速度逐年加快的今天，城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案資源的價值上升到前所未有的高度，在城鄉(xiāng)規(guī)劃管理和項目建設(shè)中發(fā)揮著重要的參考和指導作用，逐漸受到城鄉(xiāng)規(guī)劃部門、開發(fā)商、建設(shè)施工單位的重視。在此背景下，強化城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案管理工作改革與創(chuàng)新，提升城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案的全面性、準確性和可靠性，并充分發(fā)揮相關(guān)檔案資源的價值，顯得尤為重要。對此，城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案管理人員應加深對檔案資源價值和作用的了解，認清新形勢下自身工作的重要性，適應城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案管理事業(yè)的新趨勢和新要求。
節(jié)約經(jīng)費，提升效率。近年來，城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案管理工作的信息化改革逐漸步入正軌，使得城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案部門經(jīng)費相對緊張，為了彌補經(jīng)費不足的現(xiàn)狀，有必要采取以下措施：首先，可通過共享資源信息的途徑減小檔案收集、歸檔和管理成本，并縮短檔案建設(shè)周期，進而提升經(jīng)費的有效利用率；其次，可結(jié)合自身實際，充分利用自身豐富的技術(shù)和資源， 積極提供好服務，降低有關(guān)成本，緩解城鄉(xiāng)規(guī)劃管理檔案工作經(jīng)費不足的壓力。
健全制度，改進方法。首先，要建立完善的城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案管理制度，就檔案分類、收集、歸檔、共享、利用等各個事項作出全面的規(guī)定，并制定標準化、規(guī)范化的工作流程，制定相應的工作驗收和績效考核制度，使新形勢下復雜的城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案管理工作中的各個環(huán)節(jié)均能有據(jù)可依，有章可循。
二、保山學院檔案管理人員職業(yè)生涯規(guī)劃和管理
（一）保山學院檔案管理人員職業(yè)生涯初期的開發(fā)與管理
1、檔案管理人員職業(yè)生涯初期存在的問題。檔案管理人員的職業(yè)生涯初期，一般是進入檔案室工作到30歲，大多數(shù)人認為檔案管理工作是沒有多少價值的職業(yè)，學校領(lǐng)導、社會和學生等對檔案職業(yè)也存在著誤解，認為檔案職業(yè)是無專業(yè)技能的行業(yè)，是人人都可以干的職業(yè)。因為新進人員本來就缺乏對檔案職業(yè)的了解，所以容易造成職業(yè)茫然，鑒于這些現(xiàn)象，檔案管理人員表現(xiàn)出對自己從事的檔案工作的自信心不足，在檔案管理過程中采用不積極的態(tài)度，從而導致工作質(zhì)量下降。
2、對檔案管理人員職業(yè)生涯初期的開發(fā)和管理。在這個階段，檔案室的領(lǐng)導和老同志要幫助他們熟悉工作環(huán)境，引導他們進行自我定位，做出個人的職業(yè)生涯規(guī)劃。具體辦法如下：
（1）首先幫助新進的檔案管理人員認識自我，制定職業(yè)目標和職業(yè)發(fā)展方向。新進檔案室的檔案管理人員對組織和自身都缺乏一種準確的判斷，所以檔案室的領(lǐng)導和老同志要關(guān)心他們，了解他們的工作能力、優(yōu)點、不足和特長，掌握他們的心理需求，有針對性地進行引導，使他們迅速融入檔案室這個大家庭，做檔案室的基礎(chǔ)工作，比如：檔案資料的收集整理，使他們在工作中得到成長，同時向他們灌輸職業(yè)生涯規(guī)劃的意識，幫助他們確立自己今后的發(fā)展方向和目標。（2）其次對新來的檔案管理人員做上崗引導和崗前的業(yè)務培訓對于初次走上崗位的檔案管理人員，給他們作上崗指導和崗位配置非常重要。在上崗前的指導中，可以給他們介紹綜合檔案室的歷史、各項規(guī)章制度、人員結(jié)構(gòu)等等，這樣有利于減少檔案管理人員入館初期的焦慮和不安情緒，讓他們迅速地適應新環(huán)境。
（二）保山學院檔案館員職業(yè)生涯中期的開發(fā)和管理
1、檔案管理人員職業(yè)生涯中期存在的問題。檔案管理人員進入職業(yè)生涯中期，一般年齡在30―50之間，由于檔案管理工作比較清貧、寂寞和社會地位偏低，一個人常常工作了10多年之后，才發(fā)現(xiàn)自己沒有被領(lǐng)導賞識，工作業(yè)績平平，也不被認可，沒有炫耀的社會地位，也沒有工作的滿足感，更沒有工作的成就感。在這個時期，檔案管理人員如果出現(xiàn)了以上種種問題，對工作就會喪失信心，工作熱情也會相應的驟減，對待工作就會采取應付的態(tài)度。2、檔案管理人員職業(yè)生涯中期開發(fā)和管理。在職業(yè)生涯中期，檔案管理人員確立了職業(yè)生涯的發(fā)展方向，在這一方向上會做出很多努力，以便爭取在檔案管理工作中得到穩(wěn)定的地位和相應的薪水，如果檔案室不能滿足檔案管理人員各個方面的需求，可能會失去優(yōu)秀的人才，也可能會導致檔案管理人員的不滿情緒，以至于他們?yōu)闄n案事業(yè)獻身的精神越來越差。所以在這個時期主管和分管檔案室的領(lǐng)導，要搭建一個能夠讓他們實現(xiàn)職業(yè)生涯目標的平臺，提供有利的條件，使他們實現(xiàn)職業(yè)生涯的目標，體現(xiàn)他們的價值。
（三）保山學院檔案管理人員職業(yè)生涯后期的開發(fā)和管理
