時間：2023-07-31 09:21:42
序論：速發(fā)表網(wǎng)結合其深厚的文秘經(jīng)驗，特別為您篩選了11篇檔案管理方式范文。如果您需要更多原創(chuàng)資料，歡迎隨時與我們的客服老師聯(lián)系，希望您能從中汲取靈感和知識！
（一）檔案意識性不足。檔案意識有待提高，領導重視方面有待加強。首先是意識上的欠缺。由于對檔案管理了解不夠，人們對其重要性沒有一個清醒的認識。甚至在一些人的眼里，檔案管理可有可無。其次就是領導對此項工作沒有足夠的重視，檔案意識很淡薄。不少領導只是片面的追求經(jīng)濟建設，忽視了檔案工作的重要程度。上行下效，領導沒有這方面的意識，檔案管理工作想要做好難上加難。
（二）檔案管理隊伍建設不完善。目前，檔案管理工作人員的業(yè)務素質(zhì)普遍較低。究其原因主要有以下幾方面：第一，大部分檔案管理人員都是身兼數(shù)職，并且基本都是半路出家，相對來講沒有經(jīng)過系統(tǒng)的學習和培訓。第二，部分基層單位在人員配備上不重視學歷及業(yè)務素質(zhì)，而且檔案管理人員的待遇也比其他部門差得多。同時，檔案管理人員在晉級職稱評定等方面的待遇也不夠公正，與相關聯(lián)的圖書系列相差較大。
（三）基礎設備薄弱。設備不到位，硬件設施差。檔案管理工作必須有一定的專項經(jīng)費作為保障才能完成。有些政府和單位由于對檔案工作的經(jīng)費投入不足，造成了硬件建設的遲滯和落后，具體表現(xiàn)在：沒有固定的檔案存放場所，檔案柜亂擺亂放，管理無序而混亂；硬件設備不夠齊全且性能落后；現(xiàn)代化建設跟不上時代的發(fā)展和變化，技術設備陳舊落后。
（四）管理手段不合理。管理手段呆板落后。隨著時代的發(fā)展，各種新生事物如雨后春筍般層出不窮。然而，大多數(shù)檔案管理部門特別是基層的單位，是既沒有設備也沒有人。有些檔案管理部門一直沿用傳統(tǒng)的模式進行操作，不具備運用計算機和網(wǎng)絡技術的能力。另外，一些檔案管理部門對檔案管理工作也沒有進行大力度宣傳，從而造成檔案工作不被廣大群眾所了解和認知。
二、互聯(lián)網(wǎng)+”時代的檔案管理具體方式
（一）推行人才培養(yǎng)戰(zhàn)略。人才始終是技術推動、發(fā)展與完善的必備要素，而這一點在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下的檔案管理方式的革新層面也不例外。因此相關的檔案管理部門應重視人才的重要性，進而以較為系統(tǒng)化的方式為人才提供一定的培訓環(huán)境，首先通過較具權威性的理論體系的普及來全面革新檔案管理人才的意識形態(tài)，以促進其提升自身的知識結構體系，并以此來完善自身的理論儲備。其次還需要通過實踐使檔案管理人才在知識培訓環(huán)節(jié)所形成的知識體系架構切實地與實踐相結合，進而全面促進相應檔案管理人才的整體發(fā)展。因此這就需要檔案管理人才切實地進行相應的檔案管理實踐活動，以此來提升自身的動手能力，并切實地培養(yǎng)自身的工作執(zhí)行能力，進而使自身的工作水平得到較為系統(tǒng)化的提升。
（二）完善檔案信息素質(zhì)教育。檔案信息素質(zhì)與實際的檔案的完整性以及檔案在管理過程中的規(guī)范化處理有較為直接的聯(lián)系，并且這一特性在實際的檔案管理工作流程中也是尤為關鍵的。而員工的信息素質(zhì)很容易影響實際的檔案管理工作，因此需要對員工在工作層面的信息素質(zhì)修養(yǎng)進行進一步規(guī)范并強化。而其中最需要強化的就是員工對檔案的主體性意識，以及員工在實際的檔案獲取環(huán)節(jié)的意識性教育，以此來對員工的檔案信息保密處理意識進行較為集中的強化處理，同時還要進一步推動員工進行檔案轉(zhuǎn)化的熟練度以及檔案傳播過程中的嚴謹性，而這些作為檔案信息素質(zhì)的建設進程中至關重要的環(huán)節(jié)需要得到相應管理人員的高度重視。
（二）檔案不完整在工程施工的時候，存在不完整的記錄原材料進貨、材質(zhì)試驗報告，出廠實驗報告字跡模糊或者不是原件，隱秘工程技術記錄填寫內(nèi)容不完整，缺少工程照片，不完整記錄施工技術的內(nèi)容，各方簽字手續(xù)不完整等情況。在工程驗收的階段，工程完工驗收和質(zhì)量檢查之后，整治管理過程中的檔案資料常常會出現(xiàn)不同程度的漏洞。例如驗收時資料不完整，簽字或者字跡不規(guī)范，竣工圖編制不準確等。
二、對于加強配電網(wǎng)工程項目檔案管理的建議
1）要清楚了解目標責任制，強化檔案管理意識。首先，要完備崗位職責，讓領導、檔案室負責人、專職檔案人員各施其職，嚴格遵守自己的職責；其次，強化檔案人員的超前控制意識。其要主動參加配電網(wǎng)工程項目文件管理的各個環(huán)節(jié)中，弄清楚本單位生產(chǎn)運作情況和文件資料形成的有關信息；再者，要積極宣傳檔案法制，這樣可以使得工作人員與用戶增強溝通，互相體諒，從而建立良好的工作關系。
2）對配電網(wǎng)工程項目要做好早布置、早落實的措施。要對配備檔案人員、建設庫房、添置設備等做出具體的要求，從而確保項目檔案管理和工程施工一同打下良好的基礎。要對項目文件歸檔標準、項目檔案分類標準等建立規(guī)范的準則；檔案管理部門在工程立項前就要與工程相關部門交涉，確定管理的要求，并把檔案工作作為工程管理的內(nèi)容之一，收集好前期文件、材料。
3）加強對于項目檔案的電子影響資料收集整理，促進項目檔案管理信息化進程。大力實施、推行工程檔案管理系統(tǒng)的應用，檔案專員在工程施工前就自覺與工程建設單位溝通協(xié)調(diào)，把工程項目的文件、材料圖紙等電子化，減少檔案專員的重復工作，從而提高工作效率。將從前的手工整理圖紙資料的管理方式轉(zhuǎn)化成無紙化收集、流轉(zhuǎn)、歸檔、整編檔案，從而達到工程信息與技術成果共享，促進項目檔案信息化的進程。
一、檔案管理方式創(chuàng)新背景
檔案管理方式的創(chuàng)新發(fā)展是有一定的背景，主要表現(xiàn)在以下兩個方面。
（一）傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)不能滿足日益增多的檔案資源
我國傳統(tǒng)的檔案管理一般是以立卷、歸檔、轉(zhuǎn)遞、借閱為主要方式，對所有的檔案資料進行統(tǒng)計、管理。隨著我國高校擴招的不斷發(fā)展，高校畢業(yè)生以及就業(yè)人數(shù)的不斷擴大，我國檔案資源越來越多。而傳統(tǒng)意義上的檔案管理不能滿足這些日益增多的檔案資源，在這種情況下，檔案管理方式的創(chuàng)新極為重要。
（二）我國信息技術的發(fā)展
我國信息技術的發(fā)展為我國檔案管理方式的創(chuàng)新提供了必要的科技條件。目前我國很多企業(yè)普遍都應用網(wǎng)絡檔案管理軟件進行檔案管理，這種網(wǎng)絡化管理提高了我國檔案管理的管理水平和管理效率，因此面對網(wǎng)絡技術的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式也要做相應的改進、創(chuàng)新。
二、檔案管理方式創(chuàng)新途徑
檔案管理方式的創(chuàng)新是社會發(fā)展的要求。檔案管理方式的創(chuàng)新途徑也是多種多樣的，具體表現(xiàn)如下：
（一）利用網(wǎng)絡技術來管理檔案
“ 把檔案內(nèi)容通過加工整理變成更直接、更適應需要的信息，是檔案部門義不容辭的職責。”因此，面對繁多的檔案資料，面對冗雜的檔案內(nèi)容，如何通過有效的管理方式來進行檔案管理是檔案管理人員需要思考的重要問題。而網(wǎng)絡技術管理資源是進行檔案管理的重要的創(chuàng)新方式。利用網(wǎng)絡技術的系統(tǒng)性和人文性，通過計算機來整合相關的資源，繼而得出檔案管理的結果，提高檔案管理工作者的工作水平和效率。
（二）簡化檔案管理程序
傳統(tǒng)的檔案管理程序比較復雜，通過人工將所有的檔案進行歸檔、分類以及審核、轉(zhuǎn)遞甚至借閱，每個程序都有每個不同人在辦，需要各個部分的簽字。這種檔案管理程序比較復雜，在每個程序上都需要主要負責人進行簽字。因此，在今后檔案管理發(fā)展上，我們可以簡化檔案管理程序，可以采用“誰的責任誰擔負”的方式讓管理員進行檔案管理上更簡便，提高工作效率和水平。同時簡化了檔案管理程序可以讓檔案管理工作者有一定的自主性，有利于開展檔案管理工作。
（三）檔案管理人員管理水平與素質(zhì)的提升
檔案管理員是檔案管理工作的主要操作者，檔案管理人員管理水平與素質(zhì)是關系到檔案管理工作質(zhì)量的重要因素。因此注重檔案管理人員的管理水平與素質(zhì)也是當前檔案管理方式創(chuàng)新的重要內(nèi)容。要讓檔案管理人員進一步認清檔案管理工作的重要性，將傳統(tǒng)意義上的慵懶的工作作風摒棄，以一種認真負責的心態(tài)對待檔案管理工作，同時積極參加各項培訓學習，以提升檔案管理人員的管理水平與素質(zhì)。
（四）檔案管理范圍的創(chuàng)新
就目前而言，我國檔案管理的使用一般是局限在公務員或者大型的國有企業(yè)，外資企業(yè)以及我國中小私營企業(yè)用到檔案的地方不是很多。而實際上隨著我國市場經(jīng)濟的發(fā)展，外資企業(yè)以及我國中小企業(yè)對我國市場經(jīng)濟的發(fā)展起著越來越重要的作用，已經(jīng)逐漸成為市場經(jīng)濟發(fā)展的主要組成部分。“越來越多的人加入到外企和私企的建設發(fā)展中去，這些企業(yè)的員工的檔案管理也顯得極為重要。”一個人的檔案伴隨人走一生，所以檔案管理的范圍進行創(chuàng)新可以使得檔案資源成為一個人經(jīng)歷的有效見證。
三、檔案管理方式創(chuàng)新意義
檔案管理方式的創(chuàng)新對我國檔案管理的發(fā)展具有極為重要的意義，主要表現(xiàn)在以下幾個方面。
（一）提高了檔案管理的效率
檔案管理方式的創(chuàng)新有利于提升檔案管理的效率。通過對檔案管理人員素質(zhì)以及水平的培訓，使得他們認識到檔案管理工作的重要性，這樣在日常的工作中，積極性更高，同時因為受到專業(yè)培訓的緣故，他們掌握了更多的檔案管理方面的技巧，在履行自己工作職責的過程中，在很大程度上可以提高檔案管理的效率。
（二）提高了檔案管理水平
檔案管理方式的創(chuàng)新有利于提升檔案管理的水平。通過網(wǎng)絡檔案管理工具的應用，能夠使得檔案管理更加系統(tǒng)化、網(wǎng)絡化，通過計算機系統(tǒng)對檔案資源的分析獲得具體詳細的數(shù)據(jù)，這樣可以有效提高檔案管理的水平，提高檔案管理在日常工作中的利用率，能夠保證檔案管理員檔案管理工作的順利開展。
【關鍵詞】
國有企業(yè)；重組；檔案管理
國企重組是指由于難以適應社會經(jīng)濟的發(fā)展要求，對企業(yè)的組織形式、經(jīng)營范圍或經(jīng)營方式進行顯著改變的計劃實施行為。屬于重組的事項主要包括對企業(yè)經(jīng)營業(yè)務的出售或終止，對企業(yè)組織結構的大幅調(diào)整，以及對企業(yè)經(jīng)營場所的改進或遷移。本文主要分析了檔案管理對企業(yè)發(fā)展的作用，以及在企業(yè)重組背景下的現(xiàn)行管理方式，并提出了管理方式的優(yōu)化與創(chuàng)新。
1 檔案管理對于國有企業(yè)發(fā)展的作用
檔案管理也稱檔案工作，是檔案管理部門針對企業(yè)中的檔案實體和檔案信息進行管理，并提供利用服務的各項業(yè)務工作的總稱，是企業(yè)管理的重要組成部分。檔案管理從其基本性質(zhì)和作用分析，屬于一項管理性、服務性和政治性的工作。對于企業(yè)而言，檔案管理的作用是十分巨大的，一方面，檔案管理屬于企業(yè)管理的重要組成部分，直接影響著企業(yè)的整體管理水平，另一方面，檔案管理工作雖然主要是對檔案的研究、整理和編制，但是其最終目的，是為了更好的適應企業(yè)發(fā)展需要和社會的使用需求，關系著企業(yè)的長遠穩(wěn)定發(fā)展。因此，檔案管理工作需要引起企業(yè)領導和管理人員的重視。
2 國企重組背景下現(xiàn)行的檔案管理方式
在社會經(jīng)濟不斷發(fā)展的推動下，許多國有企業(yè)陳舊的經(jīng)營管理方式存在的弊端日益顯露，逐漸難以適應時展的要求，因此，國有企業(yè)實現(xiàn)了分離、重組和改制，而企業(yè)的檔案管理方式也隨之發(fā)生變動。在國企重組的背景下，現(xiàn)行的檔案管理方式主要包括以下幾種：
2.1 內(nèi)部統(tǒng)一管理
內(nèi)部統(tǒng)一管理可以說是國有企業(yè)重組中應用最為廣泛的檔案管理方式，可以細分為統(tǒng)一式管理和分級式管理。統(tǒng)一式管理，是指國有企業(yè)對檔案管理部門進行重組，統(tǒng)一管理企業(yè)重組中的所有檔案信息。其優(yōu)勢在于可以形成一個較為統(tǒng)一的企業(yè)檔案信息利用中心，從而提高檔案工作的效率和質(zhì)量，確保檔案管理的順利有序進行；分級式管理，是指國有企業(yè)在重組完成后，集合自身的組織形式和結構，對檔案進行分層分級管理，其優(yōu)點在于工作量相對較小，各級管理部門共同協(xié)作，管理效率高。分級式管理適用于兩種情況，其一，國企重組后，企業(yè)的性質(zhì)為多法人單位的集團公司，每一個獨立的法人單位可以對自身的檔案進行管理；其二，企業(yè)重組后，形成單一的法人，但是由于規(guī)模較大，內(nèi)部組織結構復雜，層級較多，為了便于檔案信息的利用，采用分級管理的方式。
2.2 國資集中管理
該管理方式是隨著我國國有資產(chǎn)管理的形態(tài)變化而產(chǎn)生和發(fā)展起來的，相對比較特殊。在實際應用中，主要是下設的企業(yè)檔案管理中心，對重組后的國企檔案進行集中管理，檔案管理中心由國有資產(chǎn)經(jīng)營公司直接領導。
2.3 國家檔案館接收管理
國家檔案館接收管理的方式，主要是針對破產(chǎn)重組的國企而言，可以確保檔案管理的連續(xù)性和有效性，避免檔案信息的遺失，其意義和作用都是十分巨大的。
2.4 行業(yè)集約化管理
行業(yè)集約化管理，是指國有企業(yè)在重組后的集團公司內(nèi)部，建立相應的集中管理平臺，對檔案進行統(tǒng)一管理。管理的責任主體是行業(yè)集團，可以通過對行業(yè)的區(qū)分，實現(xiàn)分別管理，以保障管理的效率和質(zhì)量。該管理方式并不常用，主要是為不具備檔案管理條件，或者條件成本過高的重組企業(yè)，提供一條有效的檔案管理途徑。
2.5 市場化寄存管理
市場化寄存管理的主體，是相應的檔案寄存中心。國家綜合檔案館專門針對重組國企的檔案管理工作，設立了檔案寄存管理服務業(yè)務，通過收取相應的檔案管理費用，為各類國有企業(yè)提供檔案寄存服務，以確保企業(yè)檔案的完整性，避免重組過程中檔案的遺失和混亂。
3 對檔案管理方式的優(yōu)化和創(chuàng)新
現(xiàn)行的檔案管理方式，雖然在很大程度上滿足了重組國企對于檔案管理工作的要求，但是也同樣存在許多需要解決的問題，如自動化管理水平低下、管理難度大、管理人員素質(zhì)較差、檔案存在殘缺現(xiàn)象等，嚴重影響了檔案管理的整體水平。因此，需要對檔案管理的方式方法進行優(yōu)化和創(chuàng)新。
3.1 加強檔案管理的基礎設施建設
在國企重組的背景下，要實現(xiàn)檔案管理工作的科學化、合理化，就必須加強檔案管理的基礎設施建設。就目前的檔案管理而言，要加強對于檔案存儲庫房的建設，提高檔案管理的效率。例如，可以引入自動化管理系統(tǒng)，并通過相應的處理軟件和網(wǎng)絡，實現(xiàn)檔案資料的信息化管理和自動化管理，切實實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，確保檔案信息的作用可以得到充分發(fā)揮。
3.2 建設高素質(zhì)的檔案管理隊伍
檔案管理人員的素質(zhì)對于檔案管理工作的影響是不容忽視的，對于重組后的國企而言，必須加強對于檔案管理人員的培訓，提高其專業(yè)素質(zhì)，建設一只高素質(zhì)的檔案管理隊伍。這是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基礎，也是確保檔案管理質(zhì)量的重要保證。
3.3 切實做好檔案的日常維護工作
檔案管理人員要做好檔案的日常維護工作，嚴格按照相關的標準和規(guī)范，對實體檔案進行保存和維護，對檔案信息進行整理和總結，切實保證檔案的完整性。同時，要及時了解企業(yè)發(fā)展動態(tài)，定期對檔案信息進行更新，確保檔案的準確性和真實性。
4 結語
總而言之，檔案管理對于企業(yè)的穩(wěn)定和發(fā)展有著十分重要的現(xiàn)實意義，需要引起企業(yè)管理人員的重視。在當前國企重組的背景下，現(xiàn)行的檔案管理方式發(fā)揮了巨大的作用，但是也存在一定的問題，需要結合企業(yè)實際，進行改進和創(chuàng)新，確保檔案管理工作可以更好的為企業(yè)的發(fā)展服務。
【參考文獻】
引言
知識服務檔案管理模式主要是指對企業(yè)內(nèi)部用戶的檔案進行合理有效的管理，這項服務管理模式最早是根據(jù)企業(yè)要求而產(chǎn)生的。檔案管理模式對于服務行業(yè)尤為重要，特別是像中國電信、中國聯(lián)通、中國移動等信息服務行業(yè)，此類公司的用戶量較大，而且信息保密性要求較高，日常檔案管理工作尤為繁重，這就需要有更加合理科學的檔案管理工作模式來滿足客戶需求，提高檔案管理工作效率。檔案管理的優(yōu)劣對企業(yè)的未來發(fā)展也會產(chǎn)生重大影響。
1 基于知識服務的檔案管理模式的提出背景
1.1 時展潮流提出的要求
知識經(jīng)濟的興起順應了時展的潮流，是時展的重要標志。知識經(jīng)濟不同于傳統(tǒng)經(jīng)濟，它是知識、信息技術的結合體，直接依賴于知識和信息的生產(chǎn)、使用、分配。知識管理充分發(fā)揮了知識在經(jīng)濟中的自身作用，通過知識創(chuàng)新、知識應用不斷順應知識經(jīng)濟對“空前關注知識的價值”的要求，進而成為重要的管理范式，順應了時代的發(fā)展潮流。
想要實現(xiàn)知識管理戰(zhàn)略，就需要各個部門，尤其是檔案管理信息部門通過檔案管理知識為企業(yè)提供各類信息服務，滿足客戶檔案管理要求，發(fā)揮知識信息的價值。
1.2 市場競爭壓力帶來的要求
在激烈的市場競爭條件下，想要獲得市場優(yōu)勢，在激烈的競爭中獲得可持續(xù)發(fā)展，就需要充分利用戰(zhàn)略性、非模仿性、獨特性的資源。這種獨特性的資源主要是指企業(yè)內(nèi)部的知識。這類知識是企業(yè)長期發(fā)展過程中產(chǎn)生的，通常和企業(yè)的戰(zhàn)略、管理、文化密不可分，既有通過文檔管理存在的顯性知識，也有隱性知識。因此，需要通過檔案管理的不斷創(chuàng)新優(yōu)化來挖掘企業(yè)檔案資源，利用檔案知識促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，推動企業(yè)健康合理發(fā)展，最終實現(xiàn)企業(yè)的競爭戰(zhàn)略服務。
1.3 用戶不斷增長的知識需求
傳統(tǒng)檔案管理自身存在許多弊端，由于技術、管理等方面的落后，難以滿足客戶對檔案信息管理的需求。因此，要不斷創(chuàng)新檔案管理模式，提高檔案管理效率，不斷滿足客戶對檔案管理的需求。要以用戶為中心，需求為導向，提高企業(yè)檔案信息的重視度，要將檔案信息、知識作為企業(yè)重要的無形資產(chǎn)，提高檔案信息、知識的管理要求，不斷積累企業(yè)檔案信息、知識，通過檔案知識積累、檔案知識評價、服務、組織服務以及企業(yè)人力資源管理、制度完善、技術運用來滿足用戶對檔案信息、知識的需求。
2 基于知識服務的檔案管理模式與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別
由于知識服務性的檔案管理模式以知識管理模塊為編碼進行的檔案管理，能夠通過知識編碼進行科學合理的工作，進而建立完善高效的用戶信息檔案。與傳統(tǒng)檔案管理不同，知識服務檔案管理模式在管理過程中主要以知識性檔案為主，以個人資料、信息文件、內(nèi)部資料、外部信息為主要管理對象，而傳統(tǒng)檔案管理則是在企業(yè)經(jīng)濟活動過程中產(chǎn)生的各類文檔、文案；另外，在資源管理方面，知識服務檔案管理能夠?qū)⒏鞣N資源進行科學合理的整合，而傳統(tǒng)檔案管理則將檔案和資源進行分類整理，不能實現(xiàn)資源的有效整合；再次，在服務理念方面，兩者也有很大的區(qū)別，知識服務型檔案管理以用戶為中心進行資源管理，而傳統(tǒng)檔案管理則主要以檔案機構為主，簡單的從事檔案管理，知識服務型檔案管理的目的是在提供知識信息的基礎上滿足客戶需求，幫助客戶解決問題，提供較為系統(tǒng)完善的檔案管理知識，而傳統(tǒng)檔案管理主要是為用戶提供信息開展工作；知識服務型檔案管理的核心主體是專業(yè)團隊，而傳統(tǒng)檔案管理的主體是單個員工。
3 基于知識服務的檔案管理模式研究
基于知識服務的檔案管理模式的主要理論依據(jù)是知識編碼和人性化服務。
3.1 知識編碼
知識編碼是基于知識服務的檔案管理模式的主要理論依據(jù)。通過知識編碼能夠?qū)⒅R更加標準的變現(xiàn)出來，而且能夠?qū)n案中相關知識進行整合，實現(xiàn)信息共享和交流，能夠有效的提高知識的顯性程度，將隱形的知識轉(zhuǎn)化為顯性，實現(xiàn)檔案知識的有序化。在此基礎上，能夠?qū)崿F(xiàn)知識的分類，進而形成較為完善的知識庫，這樣在運用過程中，可以通過計算機或者人工智能輸入將數(shù)以萬計的知識信息進行篩選，找出需要的信息知識，為決策者提供信息服務。與此同時，為了更加方面知識的查詢和整理記載，還建立了專門的“不透明”知識案例庫，案例庫主要以圖表記錄為主，通過案例庫圖表能夠清晰的將業(yè)務流程中的知識表現(xiàn)出來，這樣將圖表、信息進行統(tǒng)一整合，形成圖文結合的信息知識庫。只有以知識編碼為基礎，檔案管理模式才能真正促進經(jīng)濟增長，才能為市場經(jīng)濟的發(fā)展做出貢獻，不然只會“一場空”。
3.2 人性化服務
人性化服務是知識服務型檔案管理的重要因素，其主要強調(diào)人性化的服務，通過人性化的服務為客戶提供優(yōu)質(zhì)滿意的檔案服務，做到以人為本，體現(xiàn)服務的人性化需求，用心關心用戶，將客戶的需求當做自己的最終服務目的，在工作中充分體現(xiàn)知識服務型的人文關懷，以高標準的服務提供高質(zhì)量的檔案管理服務，在滿足客戶需求、保障客戶滿意度的基礎上不斷提高工作效率，最終實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營效益，樹立企業(yè)形象。
人性化服務是企業(yè)贏得市場的重要保障，因此企業(yè)要不斷加強個性化服務，提高企業(yè)人文素質(zhì)。在此基礎上要將這種人性化服務嵌合到知識編碼的理論中去，將其融為一體，作為檔案管理模式的理論，進而改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，將人性化的服務同知識服務型檔案管理模式有機的結合，在技術優(yōu)勢的引導下，展現(xiàn)服務特色，能夠更好的實現(xiàn)企業(yè)價值，為社會提供優(yōu)質(zhì)服務。
4 基于知識服務的檔案管理模式的推廣意義
4.1 可以提升企業(yè)核心競爭力
將檔案視為信息資源和知識資產(chǎn)進行管理，強調(diào)充分實現(xiàn)檔案的知識價值；應用先進的技術，創(chuàng)新和拓展檔案管理的各項業(yè)務環(huán)節(jié)，進而能夠提供更好的信息、服務，滿足客戶的需求，推動自身的持續(xù)健康發(fā)展，從而可以大大提升企業(yè)的核心競爭力。
4.2 可以提高檔案工作的地位與作用
強調(diào)檔案管理與業(yè)務流程相結合，為業(yè)務活動提供檔案信息、知識服務，使檔案管理由后臺性、輔的工作變?yōu)榍芭_性、支撐性的工作，可以大大提高檔案工作的地位與作用。
4.3 對于公共機構檔案管理也有啟示與參考價值
知識服務型的檔案管理模式能夠堅持以用戶需求為導向，以用戶為中心，為滿足用戶需求而不斷提高自身服務質(zhì)量。而且此種模式對行政事業(yè)單位的檔案管理理念也有啟發(fā)作用，對日后行政事業(yè)單位的檔案管理技術具有指導意義和參考價值。
5 結語
隨著社會的進一步發(fā)展，檔案管理工作在日常生活中的作用將越來越重要，這就要求在各個企業(yè)內(nèi)部要切實重視在檔案管理工作方面對檔案管理模式的實施，通過實施，進而逐步提高檔案管理工作的有效性。
參考文獻：
1 創(chuàng)新社保檔案管理模式的意義
1. 是社保改革的重要條件
隨著社會保險改革的逐步深化，“單位人”勢必要變成“社會人”。社會保險部門不但要履行社會保障的責任，同時還要承擔起對離退休人員的社會化服務與管理職能，如此龐大的社會系統(tǒng)工程，若無安全有序的社會保險檔案管理，社會保險部門的工作就會陷入困境；但如果沒有積極創(chuàng)新的檔案管理模式，同樣會影響到社會保險改革的步伐。
1.2 是各項基本業(yè)務的有力保障
一個參保人從辦理參保手續(xù)到離退休以及中間失業(yè)等享受社會保險的各項待遇，要經(jīng)過諸多環(huán)節(jié)。在辦理參保手續(xù)時，首先要填寫個人詳細情況表等，作為最原始的資料存入個人檔案，其后要不斷繳納社會保險費、劃撥個人帳戶、計算利息，有時還要對繳費比例、繳費基數(shù)及養(yǎng)老金發(fā)放標準進行調(diào)整。伴隨人才的合理流動，還要辦理保險關系轉(zhuǎn)移和基金的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出手續(xù)等，這些詳細的個人檔案記載，就成了今后支付社會保險待遇的重要依據(jù)；社會保險檔案管理的好壞、創(chuàng)新的多少，將直接關系到社保經(jīng)辦機構、參保單位、參保部門對個人檔案的正常使用。
1.3 是社?；A工作的加速器
檔案資料的收集、整理實際上是對業(yè)務工作進行有序的梳理和有效的歸納。對已完成的業(yè)務工作進行回顧整理、總結，從中找出經(jīng)驗教訓，將對正在進行或進一步開展的工作提供良好的借鑒和推動，為決策者提供準確的各項統(tǒng)計數(shù)據(jù)。傳統(tǒng)的檔案資料的收集、整理、歸檔與利用是做好社會保險工作的前提條件，而更新現(xiàn)有的檔案管理模式將會為社會保險工作大大的提高辦事效率。
2 社會保險檔案管理的現(xiàn)狀
2.1 軟硬件設施方面投入低、基礎工作不便開展
社會保險檔案的專項費用較少、人員配備以及檔案室面積都達不到相應的要求，既不能滿足社保檔案的進一步擴大發(fā)展需要，也沒有為今后發(fā)展預留足夠的空間。
2.2 專兼職工作人員培訓少，業(yè)務水平亟待提高
社保經(jīng)辦機構對檔案人員的業(yè)務培訓較少，開展經(jīng)驗交流的機會也不多；雖然一些社保機構有較多高學歷的兼職檔案工作者，但檔案專業(yè)人才很少，未經(jīng)檔案專業(yè)培訓的兼職檔案工作者往往專業(yè)知識掌握不夠，影響了檔案管理的日常工作。
2.3 未實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，影響查詢統(tǒng)計工作
隨著社會保險業(yè)務量的逐步加大，有的社會保險機構實施了檔案的簡單的數(shù)字化管理，但由于軟、硬、人三者沒有實現(xiàn)有機結合，有的缺乏相應軟件，有的缺乏專業(yè)人才，因而未能發(fā)揮出應有的效能。大部分社會保險機構仍然延用過去手工操作的陳舊管理模式，效率十分低下，查找資料費時費力，搞數(shù)據(jù)統(tǒng)計更為艱難，直接影響了工作的進展。
3 創(chuàng)新改變傳統(tǒng)檔案管理模式的設想
第一、提高認識，加強領導，加大社會保險檔案工作宣傳力度
利用各種宣傳手段和宣傳渠道，廣泛宣傳社會保險檔案工作的重要性，提高每一位公民的社會保障意識，加大對社會保險檔案工作的重視程度，積極爭取各級黨委、領導對社會保險檔案工作的重視與支持，加大資金及人力投入，切實解決社會保險檔案工作中存在的人員匱乏、資金短缺、設備落后、庫房緊張等現(xiàn)實問題，為建設和完善社會保險檔案工作創(chuàng)造良好氛圍和有利條件。積極組織社保工作人員學習檔案知識，提高檔案意識，樹立依法管檔的觀念，增強做好檔案管理工作的自覺性和責任感。
第二、健全制度，規(guī)范程序，理順社保檔案工作管理機制
依據(jù)《檔案法》，《保密法》等法規(guī)政策，制定社保檔案分類大綱和保管期限。對每一類檔案制定出相應的管理制度，從而構建一個完整的制度體系，做到有章可循，照章辦事，依法建檔。對各門類檔案的收集、整理、保管、移交、存檔等要有一個明確的程序，做到既符合工作進程，又符合檔案管理要求。平時工作中形成的文書材料、業(yè)務報表、臺帳、圖表、會計帳簿等，要及時立卷歸檔，遵循集中統(tǒng)一管理的原則，避免社會各保障職能部門間交叉重復而造成的浪費，實現(xiàn)社會保險檔案的集中管理。
第三、加大專屬硬件投入，夯實社會保險檔案的基礎工作
各級社保經(jīng)辦機構應克服資金緊張的困難，建立單獨或擴大現(xiàn)有檔案室的使用面積，購置先進的檔案密集柜以及符合省檔案管管理要求的檔案柜、檔案盒、卷皮等相關工具，配備監(jiān)控系統(tǒng)、數(shù)碼照相機、掃描儀等，在檔案安全及日常維護中配置必要的設備，如加濕器、去濕機、紅外線殺菌劑、溫濕度周記儀、換氣扇、空調(diào)機以及各種防火防蟲設施、檔案維修工具等。
第四、定期開辦檔案管理培訓班，造就一支業(yè)務精湛的社會保險檔案管理隊伍
社會保險檔案工作是一項政策性、業(yè)務性很強的工作，檔案管理人員必須掌握一定的法律法規(guī)和業(yè)務知識，具備計算機實際操作能力。首先，社保部門應與檔案行政管理部門加強聯(lián)系，積極組織社保檔案員進行培訓，制定出檔案管理人員的定期培訓計劃，開展經(jīng)驗交流。其次要培養(yǎng)和造就一些具有檔案、圖書、經(jīng)濟信息、科技信息、信息技術開發(fā)與服務等多方面才能的數(shù)字化檔案管理人才。這要求必須調(diào)整檔案管理人員結構和知識結構，培養(yǎng)一批具有相關專業(yè)知識的技術人員進行日常維護、維修，從而保障各種專業(yè)設施的正常運行。同時加快各級社會保險檔案管理人員的知識結構，加強現(xiàn)代知識的學習，掌握基本的計算機知識、網(wǎng)絡知識、數(shù)據(jù)庫管理知識及電子文件的管理知識，具備一定的適應數(shù)字化建設發(fā)展需要的基本技能。同時，要加強檔案管理人員的思想、作風建設，穩(wěn)定隊伍，以保證檔案工作的連續(xù)性。
第五、更新檔案裝訂模式，增強社保檔案的實用功能
檔案工作者的價值觀是與社會的核心價值觀緊密相連的。中國傳統(tǒng)文化把人的價值歸結為道德價值，作為一種道德文化，它之所以可以長期、廣泛、持久地影響著檔案工作者的行為，是因為道德文化是民族傳統(tǒng)中的核心文化，是檔案工作者在行為中起主導作用的價值觀念，是協(xié)調(diào)檔案館與國家、政府部門之間，檔案館之間，檔案館與職工之間利益關系的準則。檔案工作者對道德踐履的盡善追求，對道德人格的完美塑造以及呈現(xiàn)出的高志功低物欲的行為特征，都是道德這把價值尺度在起作用。
當今人們對檔案工作者的贊美也是從道德尺度出發(fā)的，“人梯”、“橋梁”、“默默無聞”、“為他人做嫁衣”這些話，集中描述了檔案工作者行為中的勤懇、艱苦、犧牲、甘于奉獻、創(chuàng)造性的人格品質(zhì)，忽視了這一點，就從根本上模糊了檔案工作者的心理特色。社會上很多人都說檔案工作待遇、地位這樣低，但檔案工作者對檔案事業(yè)、對利用者服務卻那么熱情，這種忠于檔案事業(yè)的獻身精神真是讓人感動，其實這就是道德理想高于物質(zhì)利益的價值觀的力量，它充分體現(xiàn)了中國文化積極有為、奮發(fā)向上的基本精神，它從整體上塑造了檔案工作者的風貌，也是檔案工作者所具有的共同心理特征。
人事檔案是機關、企事業(yè)單位在管理所屬人員時形成的以個人為單位集中保存的一種特殊的專門檔案，是全面地歷史地考察和了解一個人的依據(jù)，是黨的組織工作、人事工作不可缺少的重要參考依據(jù)。人事檔案管理又是人事管理的重要組成部分。因此，加強人事檔案管理，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢，更好地為選拔和使用人才提供更加真實可靠的材料，就顯得更為重要。
那么，如何加強人事檔案管理方式和手段的改變?
1.人事檔案管理應該以充分開發(fā)和利用人力資源信息為基礎，轉(zhuǎn)化經(jīng)濟效益。通過檔案深層次的開發(fā)，提高檔案的使用價值，如人才信息軟件的開發(fā)，人事信息的共享的經(jīng)濟發(fā)展提供必要的服務。同時檔案管理人員要樹立服務意識，主動開發(fā)人力資源信息，變封閉式管理為開放式管理，將搜索到的人才信息以最快的時間傳遞給用人科室，為科研工作服務。
2.加強和完善人事檔案管理制度實行人事檔案的社會化管理制度，制定《人事檔案管理條例》和《人力資源信息管理辦法》，使檔案的管理制度更加完善和行之有效。
3.加強干部人事檔案管理，有效利用人才資源干部人事檔案真實地記載和反映著一個人的經(jīng)歷、能力和品德等，因此是組織工作、人事工作不可缺少的重要依據(jù)，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、部門結構調(diào)配方面都將發(fā)揮重要作用。所以加強干部人事檔案管理，實行干部人事檔案的社會化、開放式管理模式，才能更有效利用人才資源。
4.實行人事，促進人事檔案的社會化開放式管理人事是在我國市場經(jīng)濟體制建立過程中出現(xiàn)的新事物，是在社會主義市場經(jīng)濟條件下產(chǎn)生的一種新型的人事管理方式，是與我國市場經(jīng)濟體系完善相適應、相配套的人事管理體制的重要組成部分。因此，人事有利于促進單位人事管理的社會化、專業(yè)化、規(guī)范化。隨著知識經(jīng)濟的發(fā)展，人才資源的比較優(yōu)勢將越來越明顯，人才的流動數(shù)量和質(zhì)量會逐步增強。而隨著政治體制的改革與深化，人才將成為一種沒有任何政府色彩的產(chǎn)業(yè)，人事檔案社會化開發(fā)式管理模式將成為一種通用的管理模式。
建筑設計相關單位（建筑企業(yè)、設計院等）通過對檔案史料的開發(fā)利用，才有了今天建筑事業(yè)的發(fā)展。在正常的建筑設計管理、運營中，不可避免會產(chǎn)生大量信息，從事檔案管理就不可避免的涉及到信息工作。但多數(shù)檔案管理是以基本的原始圖紙、資料為基礎，計算機起到輔助記錄作用，無論從檔案管理的思想觀念上，還是信息工作內(nèi)容上，均純的停留在業(yè)務、管理統(tǒng)計、記錄、存儲上，難于發(fā)揮信息工作的職能作用。
目前，建筑設計單位對開展的本單位科研項日和新業(yè)務、新技術不甚了解，工作處于被動服務狀態(tài)，信息意識淡薄，信息渠道僅局限于本單位，忽略管理單位，導致信息溝通不順暢，檔案利用率低、利用價值不大。盡管檔案利用已在建筑設計等相關行業(yè)中起了重要作用，但是，還有相當部分的檔案信息沒能得到開發(fā)利用。
2.建筑設計檔案管理的方式方法
2.1立足檔案服務，提升檔案利用開發(fā)技術創(chuàng)新手段
信息時代，檔案管理部門和檔案工作者，應努力開拓創(chuàng)新，以科學的管理方法將過去封閉式管理模式向開放式管理模式發(fā)展，應用計算機技術和網(wǎng)絡技術，滿足資源共享的需要，提高檔案信息的利用效率。在實際的檔案管理中，檔案工作服務方式要創(chuàng)新、檔案管理理論要創(chuàng)新、檔案服務工作內(nèi)容要創(chuàng)新、檔案服務機制要創(chuàng)新。
2.2拓寬檔案編研范圍，發(fā)揮檔案信息作用
檔案管理要“上門辦公”，拓寬編研范圍、內(nèi)外結合、聯(lián)合編研。改變原有局促的“室藏格局”。因而，一線檔案管理人員必須提高認識，徹底打破自編自傳編研思想的束縛，拓寬路子，聯(lián)合編研。要加強縱向溝通，與建筑設計科研單位、建筑企業(yè)的聯(lián)合。這樣既有利于豐富編研資料的內(nèi)容，又有利于通過信息的傳播利用，促進系統(tǒng)內(nèi)的科研工作發(fā)展。還要加強同行單位檔案室之間的橫向聯(lián)合，借鑒經(jīng)驗，可使資料互補，以達到編研選題具有廣泛、綜合和全面性的目的。如與組織人事、史志、黨史等部門聯(lián)合編寫有關資料，既可彌補編研力量之不足，又可補充編研所需經(jīng)費，還可提高編研資料的利用價值和利用率。
2.3進一步改進、開發(fā)檔案管理的信息化工作方法
目前，大多數(shù)檔案對計算機的應用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，使現(xiàn)代化設備不能物盡其用，造成相當一部分檔案信息未被系統(tǒng)地、深層次地開發(fā)利用。為此，檔案管理應該努力實現(xiàn)檔案信息電子化，建立建筑行業(yè)的特殊數(shù)據(jù)庫，提高利用率、檢索率。
2.4進一步加強檔案管理人員人才培養(yǎng)
檔案管理隊伍是建筑學科科技檔案管理的主力軍。檔案管理人才的培養(yǎng)和隊伍建設是開發(fā)檔案的前提。尤其是單位和檔案管理部門都應重視人力資源的挖掘和培養(yǎng)，努力造就一批高素質(zhì)的復合型檔案人才。
同時，基礎檔案管理人員也要積極主動地編制各種途徑的檢索工具和編研成果，及時快捷地為建筑行業(yè)提供可靠的依據(jù)，最終通過檔案的收藏數(shù)字化、傳遞網(wǎng)絡化、操作信息化、信息存取自動化，達到廣泛應用建筑行業(yè)的目的。
為此，檔案管理人員要在實踐中始終堅持求真務實的態(tài)度，勤奮學習，勇于探索，使科技檔案更好地為建筑設計研究、建筑工程發(fā)展服務。
長期以來，很多高校的人事檔案都單獨存在于組織人事部門，游離于高校綜合檔案管理的門檻之外。2008 年 9 月，教育部和國家檔案局聯(lián)合簽署并實施的《高等學校檔案管理辦法》（下稱《辦法》，即第 27 號令），明確把學生檔案納入高校檔案統(tǒng)一管理。由此引發(fā)的對于高校人事檔案的管理歸屬問題也一直被討論，支持和反對意見并存。由此，也逐漸形成了中國高校人事檔案的管理模式。
1 當前中國高校人事檔案管理的基本模式
1.1 綜合檔案館模式。就是將高校的人事檔案統(tǒng)一納入綜合檔案館中進行統(tǒng)一管理，工作人員隸屬于檔案館就職人員，所有的工作業(yè)務構成了高校檔案館業(yè)務的組成部分。高校檔案館的模式有利于現(xiàn)代人事檔案管理工作朝著專業(yè)化、標準化方向建設，有利于提升高校人事檔案材料的使用效率與服務職能，有利于學校各級領導重視與促進高校人事檔案管理工作的整體性發(fā)展。采用這種模式的這類高校有清華大學、北京師范大學、四川大學、中山大學、武漢大學、華中師范大學等院校。
1.2 組織人事模式。其中一種是人事模式，也就是院校人事部門機構下面設置了專門的科室來負責高校人事檔案管理工作，工作人員隸屬于人事部門，而人事檔案管理業(yè)務屬于高校人事部門的業(yè)務；另一種是組織人事模式，也就是高校組織與人事部門下面專門設立的科室來負責管理高校教職員工的人事檔案，工作人員分屬于不同的部門，不同的人事檔案管理業(yè)務也分屬于不同部門。這種組織人事模式有利于院校組織人事部門對人事檔案材料的運用便捷，但是人事檔案管理業(yè)務只是自己部門工作的一部分，對檔案材料管理投入力度較少，專業(yè)化建設程度相對落后，整理工作不科學規(guī)范，人事檔案材料分散于高校人事與組織兩個部門機構，材料難以得到統(tǒng)一管理。采用這種類型的高校包括北京大學、浙江大學、上海交通大學、山東大學、華南理工大學等。
但是，人事檔案納入高校檔案綜合管理的院校所占比例相對較少，而且形成目前的管理格局是有其內(nèi)在成因的。
2 人事檔案不納入高校檔案館（室）管理的原因分析
2.1 人事檔案和高校檔案的歸檔方式存在較大的差異性。高校檔案在整理方法、保管期限歷經(jīng)多次改革，件與卷結合的歸檔方式更是簡化了檔案的整理環(huán)節(jié)，使得整理更具人性化。但是人事檔案因其自身特殊性，要求其管理方式相對保守。根據(jù)《干部檔案管理工作暫行規(guī)定》，人事檔案的載體都是 16 開紙，在 2009 年增加了 A4 型紙的選擇。為了檔案的整齊，但凡新補充的非 16 開歸檔紙質(zhì)材料只能被迫進行裁剪或托裱，再裝入案卷。但是高校其他檔案的載體是A4 型紙，使用載體上的不一致也就使高校檔案館（室）主觀上不愿接收此類的檔案，同樣限制著兩者的統(tǒng)一管理。
2.2 人事部門對于人事檔案的使用存在依賴性。人事部門所產(chǎn)生的關于人事、師資、勞資、崗位設置等大量的檔案材料均需入個人檔案，這些材料在部門內(nèi)部歸檔較為方便。特別是在人事檔案的利用方面，也是人事部門利用較多，存放在人事部門更便于利用，如辦理人員退休、調(diào)出調(diào)入手續(xù)、人員信息核對等，均需查閱人事檔案實體。另外，對于人事部門的人員信息維護，也可以隨時進行利用。特別是各級各類人事統(tǒng)計報表，所須填報的數(shù)據(jù)主要源于人事信息系統(tǒng)，但每年數(shù)據(jù)填報會因其統(tǒng)計類別不同存在差異，特別是系統(tǒng)沒有的信息，只能從檔案實體中進行查詢。如果檔案單獨存放在檔案館室特別是和人事部門不在同一樓內(nèi)，查檔人員動輒需要到檔案館內(nèi)查檔，不便于檔案的提供利用。
2.3 人事檔案和高校檔案的評級標準與監(jiān)管部門各異。高校檔案的評級標準一般分達標升級及其復查和日常檢查三種，對達標升級及其三年一個周期的復評因評級不同其標準也不一樣，人事檔案也有自身一套評級的體系及標準。相對而言，評級的監(jiān)督力度較小，很多高校人事檔案是沒有參加評級的，也沒有形成檢查監(jiān)督機制。人事和高校檔案工作的主管機構不同，高校檔案評級是相應的各級檔案行政管理機構，人事檔案評級是相應的各級黨委組織部門負責。兩者統(tǒng)一管理會面臨著不同的領導和評級機構、不同的評級及復查標準等問題。
3 人事檔案納入高校綜合檔案管理的可行性分析
雖然人事檔案納入綜合檔案管理有著種種困難，但是將其納入高校綜合檔案管理仍是高校綜合檔案管理發(fā)展的一種必然趨勢。隨著并入條件的不斷成熟，特別是清華大學、北京師范大學等一些院校已經(jīng)走到了統(tǒng)一管理的前列，對其他高校并入也是一種積極的示范作用，兩者統(tǒng)一管理的很多積極作用將越來越明顯。
3.1 高校資源有效整合的基本要求。人事檔案單獨管理不能有效整合高校檔案資源，人事檔案納入檔案統(tǒng)一管理后，可將高校的所有檔案統(tǒng)一進行管理。一是精簡合并機構意味著高效，各類檔案的統(tǒng)一管理使部門分工更清晰、問責更容易，更便于服務基層；二是便于統(tǒng)籌安排檔案辦公及庫房用地；三是可以積極保障檔案保管條件；四是更利于檔案資源整合，更全面地對高校檔案工作進行規(guī)劃和協(xié)調(diào)。
3.2 相關政策和理論的有力支持?！陡叩葘W校檔案工作規(guī)范》（下稱 《規(guī)范》）中采用了“高等學校檔案”這一綜合概念，以高等學校全部檔案為對象，按照高校檔案形成的領域范疇將形成于同一活動領域的檔案作為一個整體歸入相同的類別[1]。《規(guī)范》規(guī)定高等學校檔案必須實行集中統(tǒng)一管理，確保完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用。再者，《辦法》將學生檔案納入歸檔范圍，而且單獨設類，彰顯了以人為本和重視民生檔案的理念，強調(diào)了高校檔案資源建設的“大檔案”理念[2]。按照《辦法》中強調(diào)的高校檔案機構是學校出具檔案證明的唯一機構。至此，給人事檔案納入高校綜合檔案統(tǒng)一管理有了充分的理由，檔案的大融合是必然趨勢。
3.3 高校檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。將高校各類檔案整合到一起，不僅可以將檔案工作做強做大，更有利于檔案工作的開展。各類檔案大綜合后，檔案形式的多樣性、檔案內(nèi)容和數(shù)量的增加、檔案業(yè)務范圍的擴大、檔案人員的增加等，也是提升檔案工作的一種機遇，更利于檔案工作服務學校發(fā)展，也更利于高校檔案事業(yè)的發(fā)展。
4 人事檔案納入高校綜合檔案統(tǒng)一管理的對策
4.1檔案資源及體制的整合是檔案統(tǒng)一的基礎。檔案資源的有效整合，使得各項資源更加有效利用。人員、庫房、辦公室用地及相應的室內(nèi)設備都可以統(tǒng)籌安排，更加合理地利用各項資源。再者，高校檔案館室可以更好地處理近期發(fā)展目標和長遠發(fā)展規(guī)劃的關系、規(guī)章制度的構建及完善、檔案信息化建設與學校其他工作同步發(fā)展的關系、內(nèi)部管理機制的發(fā)展與各有關部門的協(xié)調(diào)關系。
引言
檔案是一種客觀的歷史記錄，隨著社會科學的不斷發(fā)展，檔案管理的方式與技術也隨之不斷進步，建立規(guī)范化、標準化檔案管理現(xiàn)代模式已經(jīng)成為各個單位檔案管理的重要內(nèi)容。檔案數(shù)字化管理相比傳統(tǒng)管理而言，是一個新生事物，檔案信息化建設促使檔案管理模式發(fā)生了轉(zhuǎn)變，將原本以保管、利用為主的檔案轉(zhuǎn)向為數(shù)字化儲存與服務為重心，從而使檔案管理更具有規(guī)范化、標準化、社會化。
1檔案數(shù)字化管理的重要意義
檔案數(shù)字化管理是信息時代的產(chǎn)物，其促進了現(xiàn)代管理技術的應用，提高了工作效率，對管理者知識結構與隊伍結構具有優(yōu)化作用，同時對原有的紙質(zhì)檔案進行了有效保護，改變了檔案利用的方式。數(shù)字化管理是對計算機的利用來整理檔案，一是利用計算機模擬人工立卷時可以智能排序，二是避免了人工立卷中的文件遺漏三是可以降低人工立卷歸檔時的工作量，提高了工作效率。其次，檔案數(shù)字化管理要求檔案管理人員具有更加專業(yè)的知識，掌握計算機信息管理技能，培養(yǎng)一批既懂檔案管理，又能熟練操作計算機網(wǎng)絡技術的專門人才，從整體上促進了管理者的綜合素質(zhì)的提高。此外，通過檔案數(shù)字化管理方式可以對許多歷史悠久的檔案進行妥善保管，如采用計算機掃描將歷史文獻上傳，進行數(shù)字化處理，將原本保留，副本利用，以此避免長期翻閱造成檔案破損。
2檔案數(shù)字化管理方式的利弊
檔案數(shù)字化管理方式具有信息管理數(shù)字化、資源管理虛擬化、信息資源管理職能化，以及用戶使用更為方便等優(yōu)點。但是，實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理也有一定的局限性，例如電子檔案如果沒有“原稿”會難以確定法律地位；在數(shù)據(jù)傳輸過程中容易泄露；對計算機硬件與軟件系統(tǒng)的依賴性較大；電子檔案缺少個人字跡特征，一旦篡改，無法識別；電子檔案的記錄缺乏長期穩(wěn)定性等。對此，可以看出不能過于依賴檔案數(shù)字化管理方式，必須根據(jù)各個單位的實際情況采用檔案數(shù)字化管理，才能真正發(fā)揮檔案數(shù)字化管理的作用。
3檔案數(shù)字化管理的方式
3．1加強對電子檔案的鑒定：為了對檔案的價值進行鑒別，在對檔案進行歸檔前，首先要鑒定電子文件，以確定對這些電子文件的保管期限，從而也可以對一些沒有保存價值的電子文件刪除，予以銷毀。電子文件自動鑒定的方法主要是通過制定電子文件保管期限表來實施，在電子檔案管理系統(tǒng)的設計階段，就應該開始對保管期限表進行制定，能否有效的實現(xiàn)自動鑒定最主要就是取決于電子文件保管期限表的制作質(zhì)量，通過系統(tǒng)自動運用保管期限表可以避免審閱全部文件的低效率工作。因此，提高電子文件保管期限表的應用效率是非常重要的，根據(jù)本單位的實際情況，將生成的文件與保管期限表條款相對照，讓文件可以進入正常的處理流程。此外，電子文件保管期限表應做的詳細、具體，以便補充新的電子文件。
3．2完善電子文件著錄：為了可以形成完整的電子文件著錄工作，可以分為歸檔前文件級著錄、案卷級著錄與歸檔后案卷級以上著錄等。對此，就必須在文件形成前考慮到著錄的信息與收集。自檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)設計初期，設計人員就必須要完成檔案部門所設計的著錄單，之后才能進行下一步設計。此外，為了可以使檔案數(shù)字化管理更加標準化，檔案管理人員應根據(jù)單位需要將著錄項目統(tǒng)一編制表格軟件，確保檔案管理工作與系統(tǒng)設計工作可以相互合作。
3．3加強對電子檔案的維護：由于檔案數(shù)字化管理是信息時代的新產(chǎn)物，數(shù)字化形態(tài)使日常維護的難度加大，檔案數(shù)字化對于計算機系統(tǒng)的依賴性很高，不僅要使電子文件的載體得以保存，還要確?？梢员４嫱暾淖x取環(huán)境。因此，必須要加強對電子文件的維護，控制好環(huán)境的溫度、濕度及防塵工作，確保載體無恙。其次，還應加強對電子文件信息的保護與保管，重要的數(shù)據(jù)與程序應做好備份，一套封存，一套供查閱。對于加密的電子文件應解密后進行拷貝。制定嚴格的檔案管理制度，明確管理責任。
3．4提高電子檔案安全管理：除了要加強對電子檔案的維護工作，最主要的是確保檔案數(shù)據(jù)庫的安全，加強系統(tǒng)管理，實行身份認證來保護電子檔案的安全。在電子檔案的使用中進行授權管理，注意防毒查殺，樹立“預防為主，防治結合”的觀念，以提高電子檔案的可靠性，為實現(xiàn)單位各部門資源共享奠定數(shù)字信息基礎。
結束語：
綜合上述，檔案是否能實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，直接關系到各個單位的生產(chǎn)、經(jīng)營與發(fā)展的命脈，必須要改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，跟上時代的步伐，加快檔案信息化建設，才能發(fā)揮檔案管理在各個單位管理中的作用。對此，在檔案信息化、數(shù)字化建設中，必須要充分加強數(shù)字化管理方式，加大檔案信息化建設的投入，提高電子檔案信息化管理與安全管理，并根據(jù)本單位的需要給予檔案數(shù)字化管理正確的定位，從而真正發(fā)揮檔案數(shù)字化管理的作用。
參考文獻
［1］林華．信息時代如何做好檔案管理工作［J］．科技信息．2010（21）
二是保證數(shù)字檔案質(zhì)量，隨時進行檔案信息庫的抽查,查看其是否保持了檔案的原貌、字跡是否清楚不失真、亮度是否適當、有無錯掃和漏掃、圖像質(zhì)量有問題的要確定是否重新掃描等，及時刪除失效數(shù)據(jù)，增補新的數(shù)據(jù)，做到定期的數(shù)據(jù)維護。
三是檔案數(shù)據(jù)制作必須符合標準化要求，即明確規(guī)定著錄上的必要項目和選擇項目、格式上的著錄項目及排列次序、檢索上語言的主題詞和分類表及對著錄標引結果審校的統(tǒng)一，做到著錄數(shù)據(jù)的準確性、一致性、完整性、穩(wěn)定性、可靠性和適應性，使之不但揭示檔案的主題內(nèi)容、科學價值、載體的物質(zhì)形態(tài)，而且還揭示了檔案的保管狀態(tài)和檔案信息檢索的線索，指明檔案來源、出處和存放位置，既能幫助保管人員了解館藏情況和保管檔案，又能方便用戶從不同的角度查找利用檔案。
四是保障數(shù)字化檔案的安全，管理上建立健全安全管理制度體系，自覺遵守各項檔案數(shù)字化安全制度；技術上要以先進、有效、安全的技術作保障，如對加密的檔案通過對用戶分類、數(shù)據(jù)分類、審計功能和數(shù)據(jù)加密等方法來進行有效的保護，運用數(shù)據(jù)加密、數(shù)字簽名、數(shù)字水印等技術來加強數(shù)字化檔案著作權、隱私權的保護，并做好檔案數(shù)據(jù)的備份工作，做到一式兩份，以確保檔案信息安全。
五是定期對檔案軟硬件平臺進行升級，使用仿真、復制、再生性保存、遷移等技術方法，持續(xù)地保存數(shù)字檔案。
檔案信息網(wǎng)絡化
在信息化時代，傳統(tǒng)的檔案管理和服務方式與檔案的收藏量增加、載體形式多樣化、需求面擴大、利用系統(tǒng)性和時效性之間存在著矛盾。例如，我校在檔案數(shù)字化方面已做了大量的工作，與以前傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理和手工操作方法相比已進步不少，能夠自動生成案卷目錄、卷內(nèi)目錄，但至今使用的是單機版軟件，查找不方便，信息資源還不能共享?，F(xiàn)在，社會各行各業(yè)對檔案信息資源高效利用和檔案部門提供全面檔案信息服務的要求，都要求檔案信息的網(wǎng)絡化。通過檔案信息網(wǎng)絡化管理體系，檔案信息的采集、核對、歸檔、立卷、保管和利用都可以通過網(wǎng)絡操作實現(xiàn)，滿足信息化社會對檔案信息“廣、快、精、準”的要求，實現(xiàn)檔案信息資源共享。
我國在2002年提出《全國檔案信息化建設實施綱要》，將檔案信息網(wǎng)絡化服務作為我國檔案事業(yè)發(fā)展的一項重要內(nèi)容做出戰(zhàn)略規(guī)劃。2006年《檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》，其指導思想便是以檔案信息化建設為重點，檔案信息化建設也被列為“十一五”規(guī)劃主要任務中的重要一條?！吨腥A人民共和國國民經(jīng)濟和社會發(fā)展第十一個五年規(guī)劃綱要》、《中華人民共和國政府信息公開條例》和《關于加強信息資源開發(fā)利用工作的若干意見》同樣將檔案信息網(wǎng)絡化服務作為未來社會發(fā)展的重要內(nèi)容將以闡述。
檔案信息網(wǎng)絡化建設主要包含網(wǎng)絡設備、服務器、存儲設備、安全設備等網(wǎng)絡基礎設施建設，數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)站等檔案網(wǎng)絡信息資源建設，用戶服務管理等檔案信息資源開發(fā)系統(tǒng)建設。建立檔案網(wǎng)站，檔案信息，提供檔案信息利用，是檔案信息網(wǎng)絡化建設的重點與核心。首先是需要建立檔案網(wǎng)站，使人們能夠在網(wǎng)上“看”到這個檔案部門，進而利用所提供的各種檔案信息。要認真考慮哪些檔案信息能夠上網(wǎng)，哪些不能上網(wǎng)；哪些信息是無償利用，哪些信息必須進行權限和費用等方面的控制使用，并提前進行相應的數(shù)字化處理。將準備好的檔案信息分類，系統(tǒng)有機地組織起來，確定以靜態(tài)頁面還是以數(shù)據(jù)庫形式，歸入相應的欄目。二是對網(wǎng)絡系統(tǒng)運行維護。隨著電子文件管理的逐步發(fā)展，對系統(tǒng)還會不斷提出新的要求，需要在使用過程中不斷地進行修改、升級、擴充。定期檢查已著錄標引的數(shù)據(jù)質(zhì)量，不斷補充新的數(shù)據(jù)。三是要建立健全網(wǎng)絡檔案信息利用服務的管理體系，制定管理法規(guī)，并在工作中嚴格執(zhí)行，有效監(jiān)督，從制度上保障網(wǎng)絡檔案信息的安全性。要完善安全保障的技術措施，提高在網(wǎng)絡中的自我防范能力，可將內(nèi)部網(wǎng)和外部網(wǎng)在物理上加以分隔，內(nèi)部網(wǎng)還可以隔離成不同網(wǎng)段，以保證網(wǎng)絡檔案信息范圍，減少各部系統(tǒng)之間被正面攻擊的機會。利用防火墻過濾通過的數(shù)據(jù)包，拒絕那些試圖違反安全約束的包，保證網(wǎng)絡邊際安全。可以通過身份證明、數(shù)據(jù)加密、數(shù)字簽名等技術阻止計算機病毒的侵入。在檔案信息網(wǎng)絡化建設過程中，必須迎接各種挑戰(zhàn)，不斷地研究和解決新的問題，從而最大限度地提供共享的檔案信息資源，實現(xiàn)檔案信息服務便利化。
文檔信息一體化
在傳統(tǒng)檔案學中，以“歸檔”為界限，將同一事物按兩個時期分為“文件階段”和“檔案階段”，文件與檔案同源一體。長期以來，由于文件與檔案工作實現(xiàn)分塊管理，文件到檔案的轉(zhuǎn)化和銜接過程不順利，相互之間缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃、順暢銜接和有效利用，數(shù)據(jù)要輾轉(zhuǎn)多次輸入，使得工作人員要進行大量的重復勞動，效率較低。文件和檔案工作之間不能及時地實現(xiàn)交流與反饋，部分割裂了文件與檔案之間本應該存在的聯(lián)系，檔案信息與原有的文件信息存在某些失真，典型表現(xiàn)如收集不齊全，標引深度不好掌握，目錄編制不科學，難以反映使用者的需求。信息化時代，由于采用了現(xiàn)代信息技術，電子文件從起草到歸檔管理的全過程可以在同一工具系統(tǒng)上完成，模糊了傳統(tǒng)文檔管理將“歸檔”作為文件與檔案的分界線，因此,檔案界提出了文件工作與檔案管理一體化即“文檔一體化”管理模式。
文檔一體化就是從文件處理和檔案管理全局出發(fā)，滿足連續(xù)性和整體性規(guī)律，通過信息技術將其有機聯(lián)系起來，按照統(tǒng)一的規(guī)范和標準，組成綜合的管理系統(tǒng)，對文件和檔案信息進行存儲、控制、加工、傳輸，實現(xiàn)從文件生成制發(fā)到檔案管理的全過程控制。采取文檔一體化模式，特別是使用文檔一體化信息管理系統(tǒng)，可方便做到一次輸入、多次輸出，并在從文件產(chǎn)生到運轉(zhuǎn)的每一個環(huán)節(jié)上體現(xiàn)出檔案管理現(xiàn)代化的要求，實現(xiàn)文檔實體生成一體化，管理一體化，利用一體化，規(guī)范一體化，使檔案收集更加完整、系統(tǒng)、便捷、準確、安全，源頭上提高檔案信息的質(zhì)量，保證檔案信息的真實性和可靠性。在信息化時代，利用多媒體、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡等信息技術可有效實行和實現(xiàn)文檔一體化，滿足檔案數(shù)字化、檔案信息網(wǎng)絡化和檔案信息服務的需要。
實現(xiàn)文檔一體化有兩種模式。一為部門內(nèi)部文檔管理一體化，實現(xiàn)文件處理、登記、分類立卷、著錄標引同步完成。二為部門間結構和職能一體化，設置統(tǒng)一的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管、利用各個環(huán)節(jié)聯(lián)系起來的實體性機構，配備專職人員，統(tǒng)一組織管理各機關文書、檔案工作。在實行文檔一體化過程中，首先要建立完善的組織結構，理順管理體制，保證文檔各管理部門能從橫向與縱向之間相互聯(lián)系，打下扎實的組織基礎，保證實現(xiàn)文檔工作的整體優(yōu)化。二是要加強標準化與質(zhì)量建設，應統(tǒng)一、強化和有效執(zhí)行標準，確立質(zhì)量第一的觀念，明確各自負責，制定和實施文檔工作制度和技術操作規(guī)范。三是檔案信息管理系統(tǒng)要與辦公自動化網(wǎng)絡化管理系統(tǒng)融合，統(tǒng)籌考慮，統(tǒng)一安排，同步建設，協(xié)調(diào)發(fā)展。四是要切實增加辦公設備的投入，不斷改善、配置和優(yōu)化基本的辦公設施。總之，各個單位可根據(jù)自身情況選擇合適的文檔一體化模式和步驟，實現(xiàn)文檔部門管理工作的平滑結合。
檔案人員現(xiàn)代化
在信息化時代，檔案資源作為社會的基礎性原生信息源需要得到深入廣泛地開發(fā)和利用，檔案管理作為社會的基礎性管理工作應該在管理模式和方式上進行變革。需要把先進的技術管理手段應用到檔案工作中，用現(xiàn)代化管理理念駕馭信息技術，用信息技術提升現(xiàn)代管理，努力實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化。檔案管理人員要認識到檔案管理的現(xiàn)代化是檔案管理內(nèi)涵和手段的深刻變革，其內(nèi)涵不僅是實物對象，其手段不是簡單的手工操作計算機化，其目標也不是單純的檔案知識館藏化，而是要用科學先進的檔案管理信息化方法，更加全面、方便、簡潔地服務社會。
