時(shí)間：2023-07-12 09:34:05
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關(guān)鍵詞：
加強(qiáng)法院訴訟電子檔案管理，對于法院檔案工作向現(xiàn)代化管理方向轉(zhuǎn)變以及助推陽光司法具有重要意義。筆者以杭州市中級人民法院（以下簡稱杭中院）為例，簡要分析法院訴訟電子檔案管理存在的問題，并提出解決對策。
1問題分析
其一，檔案人員隊(duì)伍建設(shè)亟待加強(qiáng)。杭中院訴訟電子檔案管理工作量大、工作技術(shù)含量高的特點(diǎn)很明顯。工作量大集中體現(xiàn)在檔案人員需面對大量的查檔者，要經(jīng)辦一系列手續(xù)。首先是對內(nèi)提供查詢服務(wù)，內(nèi)部工作人員如需查詢訴訟電子檔案，要登錄電子卷宗查詢系統(tǒng)，選中所需條目并提出申請，檔案人員對申請人的相關(guān)情況進(jìn)行審查，并予通過審查的申請人相應(yīng)的臨時(shí)權(quán)限，申請人獲得權(quán)限后即可查詢檔案。其次是對外提供查詢服務(wù)，社會(huì)人士事先遞交查檔申請，并附上身份證明、單位證明、查檔事由說明等相關(guān)材料，檔案人員對遞交的材料進(jìn)行審核，通過審核后將所需的訴訟電子檔案發(fā)送到指定計(jì)算機(jī)供申請人查閱。此外，檔案人員還肩負(fù)有對電子檔案相關(guān)信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、指導(dǎo)各業(yè)務(wù)部門形成電子文件并及時(shí)歸檔以及與省高院和各區(qū)法院檔案人員保持密切業(yè)務(wù)聯(lián)系的職責(zé)。目前，杭中院只有8名檔案人員，他們面對繁重的檔案工作顯得力不從心，8人中有4人為外聘人員，檔案人員隊(duì)伍不夠穩(wěn)定。工作技術(shù)含量高主要體現(xiàn)在與省高院、各區(qū)法院通過訴訟電子檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案資源的互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)檔案遠(yuǎn)程調(diào)檔與異地查閱；將電子檔案備份在信息數(shù)據(jù)中心的磁盤陣列上，并定期通過專門網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程備份到杭州市容災(zāi)中心。目前杭中院檔案人員普遍年紀(jì)偏大、缺乏信息技術(shù)知識，難以勝任工作。其二，工作中應(yīng)用的技術(shù)不夠完善。就杭州市的情況來看，現(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)庫在數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、邏輯設(shè)計(jì)和物理設(shè)計(jì)方面不夠完善，在實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、確保數(shù)據(jù)安全和數(shù)據(jù)完整性方面有待提高，檔案安全防范工作還需加強(qiáng)。此外，現(xiàn)有的檢索條件無法滿足海量檔案的檢索需求，檢索效率低下；市中院與省高院、各區(qū)法院的檔案資源互聯(lián)互通缺乏深度與廣度，工作成效并不理想。
2解決對策
2.1加強(qiáng)檔案人員隊(duì)伍建設(shè)
首先，增加外聘檔案人員數(shù)量，確保人員隊(duì)伍穩(wěn)定。針對人員編制短期內(nèi)難以增加的現(xiàn)狀，應(yīng)轉(zhuǎn)變理念，積極依靠外聘人員開展工作，及時(shí)增加外聘檔案人員數(shù)量。可與相關(guān)高?；蚋呗氃盒＝㈤L期合作關(guān)系，吸收信息資源管理專業(yè)或檔案專業(yè)的優(yōu)秀畢業(yè)生入職，提升檔案人員隊(duì)伍整體素質(zhì)；要多措并舉維護(hù)隊(duì)伍穩(wěn)定，既要提升待遇、提供上升渠道，也要鼓勵(lì)檔案人員安心工作、做出業(yè)績、有“為”有“位”。其次，加強(qiáng)對外聘檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。對外聘檔案人員的培訓(xùn)側(cè)重點(diǎn)應(yīng)是法院業(yè)務(wù)工作特別是訴訟工作，以及與工作聯(lián)系密切的信息技術(shù)，要在檔案人員上崗前提供崗前培訓(xùn)、上崗后定期組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓檔案人員掌握法院工作和訴訟工作的最新進(jìn)展，學(xué)習(xí)最新的信息技術(shù)知識；還要組織檔案人員參加省、市檔案部門組織的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，或邀請高校信息資源管理專業(yè)的學(xué)者舉辦講座，及時(shí)更新檔案人員的檔案業(yè)務(wù)知識結(jié)構(gòu)、了解檔案學(xué)前沿的理論知識，為他們創(chuàng)新工作理念與工作方式提供知識儲(chǔ)備。
二、檔案審批管理的新構(gòu)想
司法改革以來，我院將審管辦與辦公室合并，統(tǒng)一由辦公室主任管理，這是司法改革下的我院新的探索與嘗試。而審管辦與檔案室本來就是息息相關(guān)的兄弟科室，審管辦負(fù)責(zé)案件評查工作，這項(xiàng)工作在很大程度上決定著電子卷宗的質(zhì)量以及以后的利用情況。嚴(yán)把評查關(guān)是檔案室利用數(shù)字化的電子卷宗關(guān)鍵一步。但是現(xiàn)在的實(shí)際情況是每月結(jié)案量不斷增長，數(shù)量巨大，完全靠人工評查很難做到百分百的嚴(yán)格。之前省高院開發(fā)的庭審直播評查系統(tǒng)，可以很大程度上提高庭審效率，自動(dòng)化巡查庭審質(zhì)量，大大減輕了人工壓力。筆者呼吁可以聯(lián)系相關(guān)人員開發(fā)自動(dòng)與人工相結(jié)合的審批評查系統(tǒng)，對現(xiàn)在經(jīng)常出現(xiàn)的掃描不清楚、漏頁情況自動(dòng)予以退回。如果有了自動(dòng)評查系統(tǒng)，不但可以緩解審批人員的工作壓力，相信電子卷宗的質(zhì)量一定可以得到質(zhì)的提高。而且在人員管理上，可以讓審管辦與檔案室合并辦公，雖各有分工但仍屬于同一整體，這樣更可以讓審批人員深刻體會(huì)到電子卷宗利用時(shí)出現(xiàn)的問題，使審批工作更有針對性。
三、檔案利用的新方式
在大信息時(shí)代，檔案的利用也要走向云端。互聯(lián)網(wǎng)+的情況下，完全應(yīng)當(dāng)更加簡潔便利?，F(xiàn)在要求裁判文書上網(wǎng)已經(jīng)大大方便了當(dāng)事人、律師等相關(guān)的法律工作者，但是宣傳力度較小，并且不能加蓋法院公章等，在實(shí)際操作中仍存有很大的不便。尤其在如今利用率極高的情況下，雖電子卷宗方便檔案員查找打印，但受人員、計(jì)算機(jī)數(shù)量限制，仍不能滿足日益增長的利用。筆者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)設(shè)立自助式電子閱檔室，根據(jù)實(shí)際情況配備適當(dāng)數(shù)量的計(jì)算機(jī)和打印機(jī)，安裝適合當(dāng)事人查詢訴訟檔案信息的軟件，方便當(dāng)事人利用。訴訟檔案管理軟件當(dāng)事人客戶端，只掛接訴訟檔案正卷庫，對于正副卷合一的需經(jīng)檔案管理員特別授權(quán)才能查閱，刑事卷的公安卷、檢察卷不建議對外查閱。訴訟卷正卷只能瀏覽，不得隨意進(jìn)行下載和打印，確有需要的可以在網(wǎng)上進(jìn)行申請，檔案管理員在網(wǎng)上操作予以審批，審批同意后可以自行打印加蓋法院電子簽章來完成。同時(shí)還要注意計(jì)算機(jī)的安全管理，不得插U盤，要設(shè)置重啟恢復(fù)程序，不得進(jìn)行查詢?yōu)g覽外的其他操作等等，確保設(shè)備和數(shù)據(jù)安全。其次如今利用率極大的情況下，僅靠人工記錄效率低下。當(dāng)事人利用軟件查閱檔案時(shí)應(yīng)當(dāng)用身份系統(tǒng)記錄，并在電腦上記錄其查閱復(fù)制的內(nèi)容。本院或外單位工作人員查閱時(shí)，也應(yīng)記錄在案，清楚把握。這不僅能清楚的記錄當(dāng)事人的查閱復(fù)制的內(nèi)容，還可以根據(jù)記錄進(jìn)行大數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，把握檔案查詢的動(dòng)向，也方便檔案部門對利用效果進(jìn)行溝通反饋。
四、檔案保密工作的新要點(diǎn)
“訴訟檔案信息化是信息化在檔案領(lǐng)域的具體實(shí)現(xiàn), 其基本內(nèi)涵與信息化的內(nèi)涵是一致的。 訴訟檔案信息化是檔案事業(yè)發(fā)展中的一項(xiàng)動(dòng)態(tài)系統(tǒng)工程, 由諸多相關(guān)項(xiàng)目構(gòu)成。訴訟檔案信息化建設(shè)絕不是某一個(gè)或幾個(gè)方面的事, 它也不是單純的技術(shù)現(xiàn)代化、手段現(xiàn)代化過程, 也不能簡單地與檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)等同起來。訴訟檔案信息化建設(shè)包括了檔案信息化建設(shè), 檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè), 檔案信息資源的有序組織, 檔案信息資源的開發(fā)利用, 檔案人才的培養(yǎng)與用戶的培訓(xùn), 檔案信息化建設(shè)的相關(guān)政策、法規(guī)、制度和標(biāo)準(zhǔn)的制定與實(shí)施, 信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用等等?！盵2]筆者認(rèn)為：人民法院訴訟檔案信息化是指在訴訟檔案形成、收集、整理、歸檔、查詢、管理等各個(gè)方面，推廣和應(yīng)用以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為中心的科學(xué)技術(shù)，構(gòu)筑由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)硬件和軟件實(shí)現(xiàn)的訴訟檔案信息資源共享優(yōu)勢，利用信息技術(shù)傳播速度塊、存儲(chǔ)量大、查詢快捷和信息資源共享的優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)以科技手段智能化輔助法官辦案的系統(tǒng)工程。
二、法院訴訟檔案信息化建設(shè)的必要性
訴訟檔案是審判活動(dòng)的真實(shí)記錄，是法院眾多信息資源中最基礎(chǔ)的部分。在當(dāng)今科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)的信息時(shí)代，訴訟檔案面臨著知識經(jīng)濟(jì)和信息時(shí)代的嚴(yán)峻考驗(yàn)，訴訟檔案的信息化建設(shè)已成為歷史必然。
（一）訴訟檔案信息化建設(shè)是深化法院改革的必由之路，關(guān)系到我國法制建設(shè)的進(jìn)程。信息化建設(shè)在法院改革發(fā)展和現(xiàn)代化建設(shè)中具有重要的地位和作用，作為信息化工作的一個(gè)重要組成部分，法院訴訟檔案信息化建設(shè)尤為關(guān)鍵?？茖W(xué)、有序、高效的檔案管理模式將徹底改變法院過去傳統(tǒng)的“看守庫房式”檔案管理辦法，數(shù)字檔案的全新管理理念、利用信息技術(shù)構(gòu)建的新型法院檔案管理信息系統(tǒng)，為審判工作和司法實(shí)務(wù)工作的開展提供了全新、快捷、安全的服務(wù)。因此，訴訟檔案的信息化建設(shè)深化法院改革的必由之路，關(guān)系到我國法制建設(shè)的進(jìn)程。
（二）訴訟檔案信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)法院“公正與效率”的技術(shù)保障。以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為中心的信息化建設(shè)，具有傳播速度快、存儲(chǔ)量大、查詢快捷等特點(diǎn)，改變了傳統(tǒng)的思維模式和手工操作的運(yùn)行機(jī)制，在檔案管理領(lǐng)域，計(jì)算機(jī)以其高速運(yùn)算與極強(qiáng)的數(shù)據(jù)處理能力給檔案工作帶來了全新的科學(xué)管理手段和先進(jìn)快捷的檢索辦法。這將更有效地提高法院工作的質(zhì)量和效率，是實(shí)現(xiàn)法院“公正與效率”的技術(shù)保障。
(三) 訴訟檔案信息化建設(shè)能夠極大地提高法院擋案的安全保密性。訴訟檔案信息化建設(shè)可以完全代替原紙制材料進(jìn)行調(diào)閱，使得原本檔案材料可以長期封存保護(hù)，避免紙質(zhì)檔案損毀。電子檔案可有效防止案卷材料被刪改、替換等問題。同時(shí)，訴訟檔案的信息化建設(shè)可以對案卷進(jìn)行密級管理，對查詢?nèi)藛T進(jìn)行限制，特定檔案只對有權(quán)限用戶開放，設(shè)置安全級別，依權(quán)限分級管理，有效解決檔案泄密等問題，能夠極大地提高法院擋案的安全保密性。
三、法院訴訟檔案信息化建設(shè)的障礙
鑒于訴訟檔案的重要性，推進(jìn)其信息化建設(shè)已勢在必行，然而在我國現(xiàn)有環(huán)境下，訴訟檔案的信息化建設(shè)并非一帆風(fēng)順，存在著諸多障礙。
（一）訴訟檔案信息化建設(shè)觀念相對落后。盡管訴訟檔案的重要性逐漸被人們認(rèn)識，但在我國仍有仍有相當(dāng)一部分人檔案意識淡薄, 認(rèn)為檔案無足輕重, 沒有多大用途，這就造成了在訴訟檔案信息化建設(shè)過程中的非積極投入及非規(guī)范行為, 最終會(huì)造成檔案信息化建設(shè)的延緩, 造成檔案信息交流的障礙, 影響檔案信息化建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
（二）訴訟檔案質(zhì)量不高，檔案管理混亂?！度嗣穹ㄔ涸V訟文書立卷歸檔辦法》對訴訟檔案的收集、排列的順序、立卷編目、卷宗裝訂都作出了明確的規(guī)定。然而這些規(guī)定并沒有得到很好的落實(shí)。實(shí)踐中訴訟材料排列次序混亂、目錄和卷宗封面項(xiàng)目填寫不全、裝訂不齊等等，嚴(yán)重影響了訴訟檔案的質(zhì)量和壽命。另一方面，部分法院檔案管理人員責(zé)任不清，加之頻頻換崗、交接手續(xù)不完備，一部分檔案借出后沒有按期歸還，有些卷宗材料放置較長時(shí)間得不到及時(shí)整理歸檔，造成了檔案的殘缺和遺失，[3]這些都造成了檔案管理的混亂。而這勢必影響法院訴訟檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。
（三）檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)滯后。檔案信息化建設(shè)的前提是檔案信息的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化, 即用共同的信息技術(shù)和信息語言組織檔案信息。正如iso主席漢茲所說:“如果不靠國際標(biāo)準(zhǔn)來有效引導(dǎo)信息迅猛發(fā)展趨勢, 必將出現(xiàn)一個(gè)電子混亂局面”。自1979年以來, 我國已頒布了不少檔案工作標(biāo)準(zhǔn), 但其中絕大多數(shù)是針對紙質(zhì)、音像等檔案, 針對數(shù)字化檔案的寥寥無幾。而檔案信息化建設(shè)主要面對的是數(shù)字化的檔案信息, 這就需要從數(shù)字檔案信息的著錄、保護(hù)等方面入手, 制定新的標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范工作實(shí)踐。
（四）缺乏專業(yè)的檔案管理人員。法院訴訟檔案信息化建設(shè)需要專業(yè)復(fù)合的檔案管理人員，其不僅要有專業(yè)的法律知識，還要有較高的計(jì)算機(jī)操作水平以及檔案管理知識。實(shí)踐中檔案管理人員由于對電子文件、電子檔案的收集、保存、維護(hù)與利用接觸太少, 檔案管理人員能熟練使用微機(jī)的為數(shù)不多, 能承擔(dān)程序設(shè)計(jì)和數(shù)據(jù)維護(hù)的 的更是少之又少, 這是推進(jìn)法院訴訟檔案信息化建設(shè)又一障礙。
四、完善法院訴訟檔案信息化建設(shè)的建議
前已論及，在信息化時(shí)代推進(jìn)法院訴訟檔案信息化建設(shè)已勢在必行，而在推進(jìn)法院訴訟檔案信息化建設(shè)中存在著一系列主觀客觀方面的障礙，面對這些障礙，如何推進(jìn)訴訟檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行，筆者有以下建議：
（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，樹立檔案意識。在訴訟檔案信息化建設(shè)中, 每個(gè)人都面臨著傳統(tǒng)觀念的轉(zhuǎn)變, 都要樹立現(xiàn)代檔案管理、利用意識, 逐步使檔案工作從傳統(tǒng)的館藏模式向檔案信息中心過渡。各級領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識信息化的重要性, 認(rèn)識檔案資源信息化對檔案事業(yè)創(chuàng)新與發(fā)展的重要性, 切實(shí)把檔案資源信息化提到戰(zhàn)略高度來思考, 這是檔案事業(yè)生存與發(fā)展的問題, 也是創(chuàng)新與改革的方向。同時(shí)，檔案工作者應(yīng)認(rèn)清面臨的挑戰(zhàn)和機(jī)遇, 加強(qiáng)工作責(zé)任感, 樹立現(xiàn)代化管理思想, 努力用現(xiàn)代化管理手段去管理檔案, 適應(yīng)時(shí)展的要求。在檔案工作重心上, 要實(shí)
中圖分類號：D926.2；G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
1平陽法院檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀及梳理
1.1檔案存儲(chǔ)情況
我院現(xiàn)存檔案分為訴訟檔案、文書檔案、會(huì)計(jì)憑證檔案和聲像等檔案，從1949年至2015年10月，我院檔案室?guī)齑嬖V訟檔案131680卷，169802冊。從檔案管理系統(tǒng)顯示，我院訴訟檔案從1949年至今共有案件133459件，其中已將案件材料掃描進(jìn)入系統(tǒng)的共有131194件，比例為已存案件的98.3%，并且訴訟檔案的數(shù)量還在不斷增加。
1.2檔案管理利用現(xiàn)狀
從檔案管理使用方面看，隨著司法公開的不斷深入，案件審理的透明度也不斷增強(qiáng)，社會(huì)公眾對涉及自身利益的檔案關(guān)注度也越來越高，對訴訟檔案的查詢需求也與日俱增。數(shù)字檔案系統(tǒng)于2014年11月投入使用以來，我院逐步建立起比較完善的查、借閱網(wǎng)上系統(tǒng)，成功實(shí)現(xiàn)法院間遠(yuǎn)程調(diào)閱卷，全院干警已實(shí)現(xiàn)通過數(shù)字系統(tǒng)查詢檔案。
1.3檔案信息化建設(shè)情況
目前，我院共有6名工作人員從事檔案管理工作，其中兩名檔案人員有正式編制，聘用人員流動(dòng)較頻繁且具有檔案專業(yè)背景的人員的比例僅16.6%。另外，檔案室尚未完全建立檔案管理長效機(jī)制，現(xiàn)有檔案人員管理結(jié)構(gòu)很難適應(yīng)未來檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。
2基層法院檔案信息化建設(shè)困境
2.1檔案電子化利用效率不高
當(dāng)前全省法院訴訟檔案信息化建設(shè)步伐不斷加快，目前使用的審判信息管理系統(tǒng)，把所有案件從立案到歸檔，均通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行控制管理，優(yōu)化了訴訟檔案立卷、歸檔、檢索、統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)，檔案信息化工作完成檔案掃描、錄入階段后，已基本實(shí)現(xiàn)法院外、法院間卷宗調(diào)閱。由于公檢刑事偵查卷并未掃描入庫，使得刑事案件仍處于紙質(zhì)借閱狀態(tài)。實(shí)際上刑事訴訟檔案中利用率最高的恰恰是偵查卷，刑事檔案查閱在檔案利用中占比達(dá)63.26%，如果不進(jìn)行掃描，顯然影響電子化數(shù)據(jù)運(yùn)用，進(jìn)而影響檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。
2.2實(shí)踐中檔案歸檔模式不統(tǒng)一
省高院要求結(jié)案后5日內(nèi)必須歸檔報(bào)結(jié)，實(shí)踐當(dāng)中能在規(guī)定期限內(nèi)完成歸檔報(bào)結(jié)存在一定難度。我院則結(jié)合現(xiàn)實(shí)狀況，因地制宜，創(chuàng)建留庭保管模式?？紤]到兩個(gè)派出法庭距離院機(jī)關(guān)比較遠(yuǎn)和送達(dá)難等客觀因素，允許法庭在1個(gè)月內(nèi)必須完成歸檔入庫，以達(dá)到省高院要求案件審結(jié)后5日內(nèi)裝訂入庫達(dá)70%，十個(gè)工作日裝訂入庫達(dá)90%的工作要求，每統(tǒng)計(jì)月因送達(dá)等原因需留庭保管的案件嚴(yán)格控制在10%以內(nèi)。
2.3對檔案信息化建設(shè)認(rèn)識不足
少數(shù)部門、部分同志對檔案信息化建設(shè)的重要性了解不夠，認(rèn)為這是可有可無的事，即使?fàn)巹?chuàng)檔案信息化一級達(dá)標(biāo)，也是辦公室檔案人員的事，與己無關(guān)。但檔案管理并不只是檔案管理人員的事，它與電子文件產(chǎn)生形成的全過程都有非常密切的聯(lián)系。因此，要做好檔案信息化工作沒有其他辦案人員的共同配合、協(xié)助，單單靠檔案管理人員，是很難實(shí)現(xiàn)檔案信息化。
3基層法院檔案信息化建設(shè)對策
3.1加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，穩(wěn)步布置信息化建設(shè)工作
檔案信息化建設(shè)工作應(yīng)堅(jiān)持以利用為中心，充分發(fā)揮檔案信息化工作的效用，服務(wù)于司法審判工作，服務(wù)于社會(huì)公眾。我院始終堅(jiān)持從實(shí)際出發(fā)，將檔案信息化建設(shè)列為全年重點(diǎn)工作計(jì)劃，注重檢查檔案信息化建設(shè)工作的進(jìn)展情況，幫助協(xié)調(diào)工作中的矛盾，解決實(shí)際困難。
3.2加強(qiáng)有序管理，夯實(shí)硬件基礎(chǔ)設(shè)施
我院以新審判大樓搬遷為契機(jī)，依托先進(jìn)管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案庫房智能化管理，在檔案庫房配備10區(qū)73列智能密集架、24小時(shí)控制的新風(fēng)空調(diào)、7臺庫內(nèi)自控除濕機(jī)，21臺熱氣溶膠自動(dòng)滅火裝置、庫區(qū)內(nèi)配有自動(dòng)恒溫電腦數(shù)據(jù)采集、防磁柜5臺。做好紙質(zhì)檔案保管工作，庫存檔案進(jìn)行經(jīng)常巡查，確保庫房“八防”措施到位，保持庫存檔案整齊、美觀、牢固。
3.3推廣應(yīng)用律師服務(wù)平臺，探索網(wǎng)上檔案預(yù)約查詢
根據(jù)最高院要求，在訴訟服務(wù)中心開設(shè)律師志愿者服務(wù)窗口，由律師或具備專業(yè)知識的志愿者為當(dāng)事人無償提供訴訟咨詢和幫助，切實(shí)方便當(dāng)事人訴訟。同時(shí)，積極與縣司法局、律師協(xié)會(huì)建立溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，確定聯(lián)絡(luò)部門和人員，嘗試推廣應(yīng)用浙江律師服務(wù)平臺，進(jìn)一步提升律師服務(wù)當(dāng)事人的效率。積極探索網(wǎng)上檔案預(yù)約查詢功能，當(dāng)事人通過登陸法院門戶網(wǎng)站填寫姓名、聯(lián)系電話、案號、預(yù)約時(shí)間等基本信息完成檔案查詢預(yù)約，實(shí)現(xiàn)檔案定點(diǎn)定時(shí)查詢。
3.4開展法院間遠(yuǎn)程調(diào)閱卷工作，落實(shí)便民訴訟
在訴訟服務(wù)中心專設(shè)電子檔案查詢窗口，當(dāng)事人或其律師可申請異地檔案查閱，在完成對申請查閱檔案的異地遠(yuǎn)程查閱授權(quán)后，當(dāng)事人即可查閱異地法院的授權(quán)電子檔案并自行打印。法院間遠(yuǎn)程調(diào)閱不僅卷免去當(dāng)事人遠(yuǎn)赴外地查閱檔案的奔波之苦，更是“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代法院間積極配合便民訴訟創(chuàng)新之舉。
4結(jié)語
總之，隨著檔案信息化建設(shè)的不斷深入推進(jìn)，檔案管理工作在當(dāng)前審判活動(dòng)中的地位將日益重要。法院訴訟檔案管理必須及時(shí)改進(jìn)組織架構(gòu)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)有效的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，并抓住“科技強(qiáng)院”的有利契機(jī)，真正實(shí)現(xiàn)訴訟檔案信息化。在“互聯(lián)網(wǎng)+審判”時(shí)代，檔案信息化工作不僅給法院自身檔案管理帶來便利，還能夠共享全社會(huì)的法律資源，從更高層面上推動(dòng)了審判工作的公平、公正與公開。
1、檢察檔案管理工作是一項(xiàng)保存檢察訴訟活動(dòng)記錄的重要工作。這些檔案是記錄和反映檢察工作活動(dòng)的珍貴資料，大部分材料只有一份，是孤本，一旦丟失或損毀，將造成無法補(bǔ)救的損失。
2、其保管的訴訟檔案專業(yè)性強(qiáng)，使用頻繁。特別是公安、法院在打擊犯罪、維護(hù)社會(huì)治安和國家安全工作中，需要經(jīng)常查閱有關(guān)的刑事訴訟檔案，以尋找破案的線索和證據(jù)材料及相關(guān)的法律依據(jù)。
3、保管期限長、數(shù)量多。隨著法制建設(shè)的不斷推進(jìn)，訴訟檔案數(shù)量不斷增多，并且根據(jù)《高檢院檔案管理辦法》的規(guī)定，訴訟卷宗大多保存期限為長期或永久。
4、紙質(zhì)檔案與電子檔案并存。隨著全國檢察機(jī)關(guān)辦案信息管理系統(tǒng)的啟用，各地基層院不同程度地將案件信息錄入電腦，事實(shí)上，形成了電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的局面。
二、存在的問題及原因
1、重訴訟檔卷，輕文書檔卷。由于以辦案工作為主的單位性質(zhì)和由此而長期形成的習(xí)慣，直接產(chǎn)生了重訴訟檔案，輕文書檔案的問題。在保管、移交、清退、整理、歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)，訴訟卷宗都比文書資料受到了較高的重視，強(qiáng)調(diào)訴訟卷宗的重要性比強(qiáng)調(diào)文書資料的重要性多得多，甚至沒有強(qiáng)調(diào)文書資料的重要性，工作移交的重點(diǎn)也是強(qiáng)調(diào)針對訴訟宗卷材料，檔案保管的重心也在訴訟檔案上，對于每年的文書檔案歸檔工作重視不夠，除會(huì)計(jì)檔案外，導(dǎo)致多年來一些重要的文書檔案、基建檔案、照片檔案、實(shí)物檔案等歸檔不及時(shí)，查找困難，甚至無法查找，不僅浪費(fèi)時(shí)間和精力，還帶來工作上的被動(dòng)和不便。
2、檔案管理人員不能做到專職。按有關(guān)規(guī)定，應(yīng)當(dāng)配備1名專職檔案管理人員，由于單位長期嚴(yán)重缺編和其他原因，檔案管理人員長期由1人兼職擔(dān)任，精力和時(shí)間都無法得到保證，給檔案管理工作帶來不小的影響，除訴訟檔案外，文書檔案多數(shù)不能做到及時(shí)清理歸檔。
3、缺乏專門檔案管理人員，加上變動(dòng)頻繁，造成檔案管理人員素質(zhì)不高。檢察訴訟檔案是一種專業(yè)性十分強(qiáng)的檔案，由于檔案專業(yè)畢業(yè)的人員很少，專業(yè)技術(shù)人員比例不高，整體素質(zhì)低，工作適應(yīng)性不高，很難適應(yīng)檔案檔案管理的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息化管理手段和方法的應(yīng)用，對進(jìn)一步研究和探索檔案管理工作，促進(jìn)檔案管理工作發(fā)展有一定的局限性，目前在職的檔案管理人員往往工作不積極主動(dòng)，工作效率低，檔案意識淡薄，認(rèn)為檔案歸屬于個(gè)人行為，應(yīng)該由相關(guān)的部門自行保管，這種錯(cuò)誤思想的存在，使那些珍貴的資料沒有能及時(shí)歸檔管理，有的在單位科室個(gè)人手中，有的在各部門，導(dǎo)致檔案管理的保密性和真實(shí)性存在巨大的缺陷。檔案管理工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性和工作的連續(xù)性，檔案人員的頻繁變動(dòng)不符合檔案工作專業(yè)性和連續(xù)性的要求，直接給檔案管理工作帶來不小的影響。
4、對電子檔案信息化建設(shè)不夠重視。由于基層院缺乏經(jīng)費(fèi)，加之人民群眾運(yùn)用法律武器保護(hù)自己的合法權(quán)益的意識不斷增強(qiáng)，直接導(dǎo)致檢察案件數(shù)量大幅度上升，檔案數(shù)量也隨之急速增長，雖然配備了電腦，卻沒有形成完整的電子檔案，很多時(shí)候仍然在使用紙質(zhì)檔案，即使把案件內(nèi)容及時(shí)準(zhǔn)確的錄入到了電腦中，既不備份也不存檔，一旦電腦出現(xiàn)故障、網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)問題，很容易損毀、丟失，造成不可挽回的損失。
三、解決問題的對策
1、全面提高對檔案工作重要性的認(rèn)識。在全體檢察官和其他工作人員中普遍進(jìn)行檔案工作重要性的教育，結(jié)合案件質(zhì)量評查、半年工作檢查和年終工作總結(jié)等工作，對檔案工作的重要性進(jìn)行強(qiáng)調(diào)。針對普遍存在的重訴訟檔案，輕文書檔案的問題，對文書檔案的重要性進(jìn)行特別的強(qiáng)調(diào)，與文書檔案接觸較多部門，如辦公室、政治處等，更要特別注意提醒。平時(shí)在工作中要注意文件資料的保管，清退、移交要完整及時(shí)。文秘人員、業(yè)務(wù)科室內(nèi)勤和檔案人員要盡心盡責(zé)，及時(shí)敦促文件資料的清退、移交、立卷和歸檔工作。
2、嚴(yán)格公文辦理程序是搞好檔案工作的基礎(chǔ)。嚴(yán)格公文辦理程序，加強(qiáng)公文辦理各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，是搞好檔案工作的基礎(chǔ)。在收文辦理的傳遞、簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序和發(fā)文辦理的擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序中，要嚴(yán)格遵守公文辦理程序各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，把工作責(zé)任落實(shí)到人，提高公文辦理質(zhì)量，避免公文的遺失和毀損，使所保存的檔案既能全面反映檢察院主要職能活動(dòng)情況，維護(hù)其歷史面貌，又為檔案的保管和利用打下良好的基礎(chǔ)。
3、確定專職檔案人員和保持其工作的相對穩(wěn)定。根據(jù)檔案管理工作的要求配備專職檔案人員并保持其工作的相對穩(wěn)定。檔案人員專職有利于增強(qiáng)對檔案工作的責(zé)任心和使命感；保持檔案人員工作的相對穩(wěn)定性是檔案管理工作的客觀要求。檔案人員的變動(dòng)也應(yīng)該有一個(gè)工作上的銜接和熟悉的過程，也就是要有一個(gè)傳、幫、帶的過程。不能簡單的履行一個(gè)交接手續(xù)完事。
法院檔案主要由行政文書檔案、訴訟檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、照片檔案、聲像檔案及實(shí)物檔案七部分組成。其中數(shù)量最多且利用最頻繁的是訴訟檔案，這部分檔案專業(yè)性強(qiáng)，較為分散，也是保管難度最大的一種檔案類型。隨著全國法院審判信息管理系統(tǒng)的啟用，各地法院將案件信息錄入電腦，實(shí)際上形成了紙質(zhì)檔與電子檔雙向保存的情況。因此，法院檔案管理工作的重點(diǎn)即是處理好相關(guān)訴訟案卷紙質(zhì)檔保存利用及電子檔收錄統(tǒng)計(jì)的雙重任務(wù)。具體管理環(huán)節(jié)中，法院檔案與其他類型專門檔案也存在較大不同。從案卷信息的歸類方式到編排方法，從案卷實(shí)體的收集整理到入庫存放，從檔案資料的調(diào)取利用到歸還反饋，都不同于其他類型檔案。法院檔案及其管理工作主要有以下幾個(gè)特點(diǎn)：
(一)檔案珍貴，且具有損壞不可逆轉(zhuǎn)的特點(diǎn)
法院檔案記錄了法院訴訟活動(dòng)的過程，大部分卷宗都是由獨(dú)立訴訟材料裝訂而成，其中的法律文書及各種簽名訴訟材料都是只有一份的珍貴材料，尤其是當(dāng)事人提交的原始訴訟證據(jù)，都是孤本，這些材料都是反映訴訟活動(dòng)的重要依據(jù)和證明。
(二)保管數(shù)量多而分散，分類方式復(fù)雜
隨著法制建設(shè)的不斷完善，訴訟活動(dòng)要求的文書記錄越發(fā)詳細(xì)完整，導(dǎo)致訴訟檔案數(shù)量不斷增多，遠(yuǎn)超過其他系統(tǒng)的檔案數(shù)量。同時(shí)訴訟案卷的裝訂是以案件為立卷單位的，案件與案件之間并無緊密聯(lián)系，因此在檔案保管上就相對分散。對于案卷的分類方式主要是采用多維度方法，包括案件類型、案號、年份等多個(gè)專業(yè)性很強(qiáng)的維度，使得檔案分類方式及電子信息記錄都比較復(fù)雜。
(三)檔案保管期限長，且時(shí)間跨度不統(tǒng)一
根據(jù)《人民法院檔案管理辦法》的規(guī)定，訴訟卷宗大多保存期限為長期或永久。并且根據(jù)案件的不同性質(zhì)，有不同的處理方式。這使得檔案保管工作必，貞有時(shí)間針對性，以達(dá)到節(jié)約庫存空間，準(zhǔn)確把握庫存信息的管理目的。
(四)檔案存儲(chǔ)形式多樣化
法院檔案不僅僅局限于紙質(zhì)的檔案形式，還有一部分是聲像類檔案及實(shí)物類檔案。聲像類檔案易損易丟失，并且在不適當(dāng)?shù)沫h(huán)境下可能導(dǎo)致不可修復(fù)的嚴(yán)重后果。因此對于聲像類檔案的保存管理，就需要管理人員區(qū)別對待，及時(shí)做好備份工作，以免電腦、程序病毒等意外事故導(dǎo)致資料丟失。實(shí)物類檔案具有品種繁多、性質(zhì)各異的特點(diǎn)，對于此類檔案就應(yīng)具體對象具體分析。
(五)訴訟檔案利用率高，使用頻繁
一方面，國家公安、安全機(jī)關(guān)及檢察機(jī)關(guān)在打擊犯罪、維護(hù)社會(huì)治安和國家安全的工作中，需要經(jīng)常查閱有關(guān)的刑事訴訟檔案，以尋找破案的線索、證據(jù)材料及相關(guān)的法律依據(jù)。另一方面，當(dāng)事人申請?jiān)賹彙⑸暝V上訪等，法院本系統(tǒng)在開展案卷評查、講評分析、抽查等審判管理活動(dòng)時(shí)，都需要從檔案室重新調(diào)取案卷，往往涉及數(shù)量較多、規(guī)模較大。
(六)紙質(zhì)檔案與電子檔案雙重備份
隨著全國法院審判工作信息化電子化的進(jìn)程，各地法院將案件信息錄入信息管理系統(tǒng)，形成了案件電子檔案，是一個(gè)紙質(zhì)檔案和電子檔案雙重備份的格局。因此管理人員不僅耍確保這兩種信息完整準(zhǔn)確，更要關(guān)注兩者之間是否對應(yīng)無誤。
二、法院檔案管理的現(xiàn)狀及問題
(一)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)偏低
隨著法院檔案工作的信息化不斷推進(jìn)，檔案工作人員的素質(zhì)及技術(shù)水平與信息工作實(shí)際要求之間的矛盾越發(fā)凸顯。人員素質(zhì)參差不齊、整體素質(zhì)低、工作適應(yīng)性不強(qiáng)，很難適應(yīng)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息化管理手段和方法的應(yīng)用要求，對進(jìn)一步研究和探索檔案管理工作，促進(jìn)檔案管理工作發(fā)展形成了制約。
(二)資源共建共享機(jī)制缺乏，對檔案的利用手段單一法院內(nèi)部缺乏資源共建共享的電子平臺，檔案狀態(tài)信息不詳，往往借卷人和調(diào)檔部門事先無法知曉所查閱檔案的狀態(tài)信息，一定要到檔案室詢問，檔案工作人員查詢系統(tǒng)后方知是否可借。該過程中就易產(chǎn)生操作上的無效勞動(dòng)，造成調(diào)檔工作的低效。另外，法院訴訟檔案的利用手段單一，一般只負(fù)責(zé)借閱檔案一項(xiàng)業(yè)務(wù)，屬于被動(dòng)檔案管理；而整理、統(tǒng)計(jì)、開發(fā)、編研等工作幾乎為空白，缺乏主動(dòng)開展檔案管理及服務(wù)的意識。
(三)案卷調(diào)卷操作信息滯后，對檔案的利用未建立相應(yīng)的反饋機(jī)制
法院的案卷調(diào)取基本都是臨時(shí)緊急性質(zhì)的調(diào)卷，因此存在實(shí)體操作先進(jìn)行，后續(xù)再將借卷、歸檔信息輸入信息系統(tǒng)的現(xiàn)象。這樣操作的結(jié)果是信息處理滯后于實(shí)體操作，易產(chǎn)生實(shí)體操作與系統(tǒng)信息的不對應(yīng)等問題，給后續(xù)的工作造成一定的困擾。同時(shí)，未建立相應(yīng)的檔案利用反饋機(jī)制，使得檔案室對檔案利用的情況不了解。只是單一的從事檔案歸檔借出的操作，不利于檔案價(jià)值的社會(huì)效益體現(xiàn)。(四)輕視文書檔案的信息化處理由于以審判工作為主的單位性質(zhì)和由此而長期形成的習(xí)慣，導(dǎo)致法院重訴訟檔案、輕文書檔案的現(xiàn)象較普遍。在保管、移交、清退、整理、歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)，訴訟卷宗都比文書資料受到禮遇，檔案保管的重心也在訴訟檔案上，對于文書檔案歸檔工作重視不夠，一些重要的文書檔案、基建檔案、照片檔案、實(shí)物檔案等缺乏系統(tǒng)規(guī)范的電子信息記錄。
三、加強(qiáng)信息化建設(shè)的幾點(diǎn)對策
(一)建立檔案信息共享機(jī)制，開放部分檔案查詢信息
運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，檔案管理部門可以在自己的網(wǎng)站上提供已開放的檔案信息數(shù)據(jù)庫、檔案卷宗、目錄等檔案信息資源。法院可以借鑒圖書館借閱信息平臺的模式，建立專門的檔案信息檢索入口，在安全和保密的前提下，把豐富的檔案資源放在網(wǎng)絡(luò)上，便于調(diào)檔部門自行查詢和利用檔案信息。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的介入使得檔案數(shù)據(jù)能以更快的速度和更少的手續(xù)被法院相關(guān)部門獲得，節(jié)省了以往在部門之間調(diào)取檔案所耗費(fèi)的人力、物力以及時(shí)間，提高了工作效率和管理水平。
(二)引入條形碼射頻技術(shù)，提高信息輸入的效率與準(zhǔn)確性
（一）訴訟檔案作為一種專門檔案，其特殊性主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1.其機(jī)密性較一般文書檔案為強(qiáng)。根據(jù)國家檔案局2006年底制定的《文書檔案保管期限表》，文書檔案分為永久和定期兩種，其中定期包括30年和10年兩個(gè)級別。而根據(jù)最高人民法院和國家檔案局2014年起實(shí)施的《人民法院訴訟檔案管理辦法》，訴訟檔案分為永久、定期兩種，其中定期又分為60年和20年。
2.訴訟檔案與訴訟當(dāng)事人利益密切相關(guān)。
（二）訴訟檔案信息價(jià)值重要性也因此凸顯出來，其主要包括：
1.法律證明價(jià)值。作為人民法院審理和執(zhí)行案件的載體，訴訟檔案主要為人民法院本身的工作提供服務(wù)。無論是對案件涉及的其他問題的調(diào)查，還是通過檔案進(jìn)行司法統(tǒng)計(jì)分析，或者是對案件的審理過程加以研究，進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，這些都離不開對訴訟檔案的利用。
2.社會(huì)證明價(jià)值。法院訴訟檔案可以為與法院審判活動(dòng)無直接關(guān)系的一般公眾服務(wù)。例如案件當(dāng)事人和委托人可以到法院查閱總卷，而公安、檢察、紀(jì)檢等其他機(jī)關(guān)單位因工作需要，也經(jīng)常到法院來進(jìn)行訴訟檔案查閱?？梢哉f，訴訟檔案的社會(huì)證明價(jià)值極大。
3、文物史料價(jià)值。司法活動(dòng)是對人們的社會(huì)活動(dòng)進(jìn)行規(guī)范的重要組成部分。因此，對每一個(gè)案件的審理和執(zhí)行活動(dòng)都直接或間接反映了當(dāng)時(shí)的社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化、道德、民風(fēng)習(xí)俗及人們的思想狀況。而某些年代久遠(yuǎn)的訴訟檔案，其本身就是珍貴的文物。
二、訴訟檔案信息開發(fā)利用的特點(diǎn)及存在的問題
（一）隨著普法教育的深入和人民法律意識的加強(qiáng)，對訴訟檔案利用的需求也在逐步增大，以某基層法院為例，平均每周前來該院檔案室借、調(diào)、閱卷，復(fù)制法律文書的就有200人次之多。這些利用大致可以分為兩種：
1.由于辦案需要借、調(diào)檔案，查閱卷宗材料，復(fù)制法律文書。
2.經(jīng)濟(jì)、民事糾紛案件當(dāng)事人及其人為實(shí)現(xiàn)其具體的合法權(quán)益或者其他相關(guān)事宜，需查閱案卷、復(fù)制法律文書或其他材料的。
（二）其存在的問題在于，目前檔案部門的做法，偏重檔案的管理工作，而不是從開發(fā)利用檔案信息的觀念上進(jìn)行工作。因此，我們應(yīng)把工作重點(diǎn)從管理上轉(zhuǎn)移到提供利用上來。
三、訴訟檔案信息開發(fā)利用的具體措施
下面將從訴訟檔案、訴訟檔案管理者、訴訟檔案利用者三方面來分別闡述訴訟檔案信息利用開發(fā)的具體措施：
（一）訴訟檔案方面
訴訟檔案是保證檔案工作順利進(jìn)行的物質(zhì)基礎(chǔ)。傳統(tǒng)的訴訟檔案主要以紙張、照片、錄像和錄音等形態(tài)為主，利用方式也主要是借閱、咨詢等。要適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，加快檔案信息化建設(shè)，就必須對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行現(xiàn)代化處理，主要包括對原始訴訟檔案進(jìn)行數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)化及編研。
1.庫藏訴訟檔案的數(shù)字化
庫藏訴訟檔案的數(shù)字化建設(shè)，是檔案工作在當(dāng)代網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下發(fā)展的必由之路。對現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化是指運(yùn)用現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)把文字圖像轉(zhuǎn)化成數(shù)字化形式，主要有兩種方式，一為文本錄入，一為圖像錄入，但是，兩者都有不可避免的弊端。前者的主要弊端在于無法精確處理原來的圖像資料，而且工作效率低下；后者的主要弊端在于錄入后校對的工作量巨大。因此，建議在實(shí)際操作中對采用價(jià)值和利用率較高的檔案優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化處理。
2.庫藏訴訟檔案的網(wǎng)絡(luò)化
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案利用，其利用行為通常是局限在小范圍內(nèi)，甚至只能單個(gè)人利用，從而縮減了檔案的利用率，但如果進(jìn)入到因特網(wǎng)后，不僅可以有效擴(kuò)大檔案利用的地域性，還可以使檔案利用者打破傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案排隊(duì)式的利用方式，同時(shí)還可以進(jìn)行網(wǎng)上咨詢等，從而可大大提高檔案利用的效率。在全省、全國甚至國際建立橫向聯(lián)系和縱向聯(lián)系的檢索中心網(wǎng)絡(luò)成為一種必然的趨勢，通過橫向、縱向交錯(cuò)的方式，可以在各級法院之間建立聯(lián)系，從而形成一個(gè)龐大的資源系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)高效率的共享交流，大大方便了信息使用者，在需要的時(shí)候能夠方便快捷地使用其中的任何信息。
3.檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化
目前，人們使用的檔案管理系統(tǒng)多種多樣，這種不統(tǒng)一性給檔案管理工作帶來了很多實(shí)際的困難，而且由于軟件的不統(tǒng)一，導(dǎo)致相互之間無法兼容等問題。因此，尋找一種有效的轉(zhuǎn)換方式使解決電子檔案長期存放和有效利用問題的關(guān)鍵所在。
4.訴訟檔案信息的編研
如果說對檔案信息建立一個(gè)檢索中心是將無數(shù)檔案歸結(jié)在一個(gè)網(wǎng)絡(luò)中心下的話，那么對檔案信息進(jìn)行深加工的編研工作則是對這些檔案進(jìn)行有序化和分類化的過程。
（二）檔案管理者方面
1 基層檢察檔案管理工作的特點(diǎn)
1、檢察檔案管理工作是一項(xiàng)保存檢察訴訟活動(dòng)記錄的重要工作。紙質(zhì)檔案在征集、保存和利用的過程中，由于內(nèi)因和外因綜合作用的影響，都會(huì)造成紙質(zhì)檔案不同程度的病害問題。且這些檔案材料大多數(shù)是孤本，一旦丟失或損毀，將造成無法補(bǔ)救的損失。
2、檢察機(jī)關(guān)保管的訴訟檔案專業(yè)性強(qiáng)，使用頻繁。檢察機(jī)關(guān)內(nèi)部為了評查案件和上級抽查等原因需要經(jīng)常借閱有關(guān)訴訟檔案，公安、法院在打擊犯罪、維護(hù)社會(huì)治安和國家安全工作中，也需要經(jīng)常查閱有關(guān)的刑事訴訟檔案，以尋找破案的線索和證據(jù)材料及相關(guān)的法律依據(jù)。
3、保管期限長、數(shù)量多。隨著法制建設(shè)的不斷推進(jìn)，檢察機(jī)關(guān)檔案數(shù)量不斷增多，并且根據(jù)《高檢院檔案管理辦法》的規(guī)定，訴訟卷宗大多保存期限為長期或永久。
4、紙質(zhì)檔案與電子檔案并存。隨著全國檢察機(jī)關(guān)統(tǒng)一業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的啟用，各地基層院不同程度地將案件信息錄入電腦，逐步形成了電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的局面。
2 工作中存在的問題及困境
（一）人員較少、兼職現(xiàn)象嚴(yán)重。辦公室擔(dān)負(fù)著多項(xiàng)職能，但人員相對較少，我院辦公室現(xiàn)有在編人員5人（其中3人為政法編制，2人為事業(yè)編制），除2名機(jī)要保密人員外，其他人往往身兼多職。按有關(guān)規(guī)定，應(yīng)當(dāng)配備1名專職檔案管理人員，由于一些原因，檔案管理人員長期由1人兼職擔(dān)任，精力和時(shí)間都無法得到保證，給檔案管理工作帶來不小的影響。除訴訟檔案外，文書檔案多數(shù)不能做到及時(shí)清理歸檔，且由于專業(yè)的局限性，往往出現(xiàn)檔案歸檔整理不夠規(guī)范，檔案管理的保密性和真實(shí)性缺失的現(xiàn)象。
（二）變動(dòng)頻繁、檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。檢察訴訟檔案是一種專業(yè)性十分強(qiáng)的檔案，由于檔案專業(yè)畢業(yè)的人員很少，專業(yè)技術(shù)人員比例不高，整體素質(zhì)低，很難適應(yīng)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息化管理手段和方法的應(yīng)用。且在職的兼職檔案管理人員大多工作繁忙，無法投入更多精力在檔案上，從而造成檔案工作效率低下。在信息化迅速發(fā)展和加強(qiáng)檔案數(shù)字化工作的大背景下，缺少專職檔案員和檔案員流動(dòng)頻繁的現(xiàn)象，往往造成檔案員剛剛進(jìn)入狀態(tài)又換新人的局面，致使檔案員整體素質(zhì)提升緩慢，阻礙了檔案工作的穩(wěn)步推進(jìn)和深度應(yīng)用，大大削弱了檔案資源的開發(fā)利用，直接給檔案管理工作帶來不小的影響。
（三）檔案收集、歸檔不及時(shí)、材料不全。在檢察檔案工作中，為了保持文件之間的歷史聯(lián)系，保證文件的完整與安全，案件承辦科室應(yīng)于次年6月份對上年度已辦結(jié)案件的文件材料及時(shí)加以整理并移交檔案室。然而在實(shí)際工作中，各科室難以按時(shí)整理、移交檔案，全靠檔案員到各科室督促移交，且有些科室在每年移交的訴訟檔案中，不僅會(huì)有上一年度的卷宗，有時(shí)還會(huì)夾雜前兩年的卷宗，嚴(yán)重影響了檔案工作進(jìn)度。材料齊全是保證案卷質(zhì)量和為以后更好利用的關(guān)鍵，但實(shí)際中案卷不按要求整理、材料不齊全、檔案移交手續(xù)不規(guī)范的現(xiàn)象普遍存在，甚至有些承辦人將不該歸檔的材料也歸入卷宗。這不僅不能提高檔案的利用效率，反而會(huì)增加庫藏負(fù)擔(dān)，嚴(yán)重制約著檢察檔案發(fā)揮實(shí)際效用，使其利用的便捷性和可操作性大大降低。
（四）檔案資源在檢察工作中的宣傳利用力度有待加強(qiáng)。開發(fā)利用檔案資源，服務(wù)辦案、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策、服務(wù)社會(huì)，是檔案工作的宗旨?；鶎訖z察機(jī)關(guān)每年都有大量的批捕、案件，通過對這些案卷材料進(jìn)行整體分析研究，可以清晰地發(fā)現(xiàn)各種犯罪形成的原因以及犯罪的規(guī)律特點(diǎn)，利用檢察檔案資料來編寫案例，可為立法提供實(shí)踐依據(jù)、為普法教育提供素材。但是，一直以來，檢察機(jī)關(guān)檔案管理的重點(diǎn)都放在對檢察檔案的收集和整理上，而缺乏對檢察檔案信息資源的開發(fā)與利用。加之基層檢察院由于條件的限制，很多先進(jìn)的技術(shù)都沒有被普遍采用，數(shù)字化和信息化程度不高，造成檔案信息不能得到最大化的開發(fā)和利用，浪費(fèi)了很多檢察信息資源。因此，如何創(chuàng)新服務(wù)方式，豐富服務(wù)內(nèi)容，進(jìn)一步發(fā)揮檔案工作的重要指導(dǎo)和參考作用，推進(jìn)檢察工作健康良性發(fā)展就成為了一個(gè)必須面對和解決的問題。
3 加強(qiáng)和改進(jìn)的意見建議
隨著檢察機(jī)關(guān)統(tǒng)一業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)、信息化建設(shè)和改革任務(wù)不斷深入推進(jìn)，辦公室工作也逐漸從傳統(tǒng)單一的模式向多元化、信息化、現(xiàn)代化模式轉(zhuǎn)變，所擔(dān)負(fù)的職責(zé)更多、任務(wù)更新、要求更高。檔案工作作為辦公室工作的重要組成部分，具有性、服務(wù)性，對辦好案件意義重大，是全院檢察工作不可或缺的一環(huán)。檢察機(jī)關(guān)要根據(jù)“統(tǒng)籌規(guī)劃、循序漸進(jìn)、確保安全、合理適用、穩(wěn)步實(shí)施”的原則，積極推進(jìn)檔案數(shù)字化、信息化工作。
1.要繼續(xù)加大對檔案工作的支持保障力度。檢察機(jī)關(guān)要堅(jiān)持依法治檔，切實(shí)加強(qiáng)對檔案工作領(lǐng)導(dǎo)，及時(shí)解決檔案工作實(shí)踐中的具體困難和問題，為檔案工作提供有力的保障。完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施，加大硬件建設(shè)，按照“四分開”要求，加大檔案資金投資力度，合理規(guī)劃，科學(xué)配置，努力創(chuàng)造條件，打造庫房面積達(dá)標(biāo)、設(shè)施完善、功能齊全、安全保密、服務(wù)便捷的管理環(huán)境。
2.要繼續(xù)加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)的力度。要充分認(rèn)識新形勢下檔案工作的重要作用，從政治上、工作上、生活上關(guān)心辦公室檔案人員。要及時(shí)配齊配強(qiáng)檔案人員，使用在編人員從事檔案管理工作，并不斷提高專職人員配備率，盡量配備檔案專業(yè)畢業(yè)生。檔案員交替要做好交接工作，變動(dòng)要有一個(gè)傳、幫、帶的過程，不能簡單的履行一個(gè)交接手續(xù)完事。新任檔案員必須參加地方檔案局的崗前培訓(xùn)，逐步加強(qiáng)檔案隊(duì)伍專業(yè)化、職業(yè)化管理，努力創(chuàng)造事業(yè)留人的良好工作環(huán)境。
3.要繼續(xù)加大檔案規(guī)范化建設(shè)力度。牢固樹立檔案安全無小事意識，安全管理措施要覆蓋檔案工作全過程。不斷加強(qiáng)室藏檔案資源體系建設(shè)，認(rèn)真落實(shí)歸檔制度，確保各類型各種載體檔案完整、齊全、及時(shí)歸檔。認(rèn)真貫徹落實(shí)高檢院制定的《人民檢察院訴訟檔案管理辦法》及相關(guān)文件，進(jìn)一步完善本單位檔案管理制度，利用制度規(guī)范管理好檔案。加強(qiáng)服務(wù)能力建設(shè)，把檔案潛在價(jià)值轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)有用的價(jià)值，成為領(lǐng)導(dǎo)決策和工作查考的重要手段。要把檔案打造成宣傳檢察工作的窗口，研究檢察工作的智庫。堅(jiān)持做好檔案編研工作，做好日常借閱利用，充分應(yīng)用信息化手段，提升檔案服務(wù)水平，推進(jìn)利用服務(wù)上新臺階。
法院系統(tǒng)的檔案管理工作是其工作的一個(gè)重要組成部分，隨著科技進(jìn)步，信息化無疑給法院檔案工作帶來了新的機(jī)遇。利用信息技術(shù)傳播速度快、存儲(chǔ)量大、查詢快捷和信息資源共享的優(yōu)勢，完善檔案管理改革工作，充分運(yùn)用先進(jìn)的管理思想、技術(shù)，完善檔案管理制度，可以為法院的審執(zhí)工作提供有力的信息支持。
一、傳統(tǒng)檔案管理存在不足之處
（一）傳統(tǒng)檔案管理方式較為封閉單一。傳統(tǒng)的檔案記錄方式較為單一，各級法院形成較為封閉的本院訴訟檔案管理空間。以各級法院管理本院自身形成的訴訟檔案并不能夠滿足多人查閱，卷宗使用環(huán)節(jié)效率不高。借閱環(huán)節(jié)上安全無法充分保障無疏漏，對于信息的完整性及客觀性無法做到全程監(jiān)控，這一定程度上導(dǎo)致案件的跨區(qū)域辦理障礙。
（二）傳統(tǒng)檔案數(shù)量與管理空間不協(xié)調(diào)。隨著時(shí)間的推移，法治進(jìn)程的不斷加深，法院案件受理數(shù)量不斷增加，檔案管理的空間日趨緊張。很多單位在檔案室的建立上缺乏前瞻性，檔案管理沒有形成足夠的空間儲(chǔ)存。另一方面，對于紙質(zhì)的檔案保存也缺乏相應(yīng)有效的措施，難以避免出現(xiàn)磨損現(xiàn)象，制約了檔案的長久保存。
（三）傳統(tǒng)檔案信息缺乏專業(yè)規(guī)范化管理。法院對于審執(zhí)工作的重視程度一般會(huì)高于檔案管理工作，造成檔案工作缺乏相關(guān)專業(yè)管理人員，在很長時(shí)間內(nèi)不能形成統(tǒng)一的歸檔統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)，造成歸檔不及時(shí)、不規(guī)范，無法將情況客觀地反映。同時(shí)，還存在資料一經(jīng)借出，其他人無法查閱的問題，辦案人員調(diào)取相關(guān)卷宗的工作量相應(yīng)增加，對檔案的運(yùn)用效率造成了較大的影響。
二、檔案信息化改革的優(yōu)勢
（一）一次投入，多次利用。隨著立案登記制度的不斷完善，收案數(shù)量不斷增加，檔案信息化改革可以實(shí)現(xiàn)對檔案信息的快速再次利用。通過信息化平臺將檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，在浩如煙海的檔案中能夠精準(zhǔn)化找到所需文件資料，并實(shí)現(xiàn)多次呈現(xiàn)，省去了手工操作的重復(fù)勞動(dòng)，并且能同時(shí)滿足資源共享。
（二）標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，管理規(guī)范。檔案信息化管理能夠有效將各級法院的檔案信息實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息管理系統(tǒng)通過與法院審判管理系統(tǒng)的對接，并提供網(wǎng)上歸檔信息登記，對各立檔部門形成的電子檔案實(shí)行網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控、接收和歸檔，可以改變法院檔案管理各自為政的傳統(tǒng)模式，有利于更好地規(guī)范檔案管理工作，形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。
（三）分級管理，安全保密。檔案信息化建設(shè)可以減少原紙制材料的調(diào)閱，使得原本檔案材料可以長期封存保護(hù)，避免紙質(zhì)檔案損毀。 電子檔案可有效防止案卷材料被刪改、替換等問題，及時(shí)查找到案件負(fù)責(zé)人。同時(shí)，訴訟檔案的信息化建設(shè)可以對案卷進(jìn)行保密管理，限制查詢?nèi)藛T，特定檔案只對有權(quán)限用戶開放，分級管理，有效解決檔案泄密等問題，能夠提高法院檔案的安全保密性。
三、檔案信息化改革的建議
（一）改變傳統(tǒng)思想束縛，樹立檔案管理改革意識。思想意識不能緊跟時(shí)代步伐，管理就會(huì)被落在后面。新時(shí)期對檔案管理有了新的要求，法院對于檔案信息化改革建設(shè)也提出了新的需求，每一個(gè)干警切實(shí)改變頭腦中固有的思想束縛是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理改革的重要標(biāo)志。檔案管理人員更應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對于檔案信息化管理的專業(yè)學(xué)習(xí)，應(yīng)用現(xiàn)代化的管理手段實(shí)踐到具體工作中。領(lǐng)導(dǎo)干部必須具備大局意識和長遠(yuǎn)意識，拓寬視野，提高思想意識，正確認(rèn)識到檔案信息化管理改革的重要性和緊迫性。
（二）切實(shí)加大投入，積極穩(wěn)妥推進(jìn)信息化建設(shè)。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)投入大、周期長、見效慢的工作，但是可以為今后的案件查詢等工作帶來實(shí)實(shí)在在的效果。根據(jù)《人民法院訴訟檔案管理辦法》的要求，將檔案信息化建設(shè)所需經(jīng)費(fèi)納入預(yù)算范圍，并為檔案室購置與其信息化建設(shè)相配套的基礎(chǔ)設(shè)備，減輕相關(guān)人員的工作量。實(shí)現(xiàn)照片檔案、訴訟檔案、文書檔案等資料的數(shù)字化、信息化，逐步推廣電子文檔。檔案信息化建設(shè)需要緊緊依托網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)平臺的進(jìn)一步完善，提高網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)支撐能力。同時(shí)，法院檔案信息化管理必須兼顧安全保密建設(shè)，提高抵御安全風(fēng)險(xiǎn)的水平。全面實(shí)施信息系統(tǒng)分級保護(hù)和非信息系統(tǒng)等級保護(hù)工程，滿足法院檔案信息化需要的安全保密平臺。
（三）依法制定標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)規(guī)范化。檔案信息化建設(shè)工作已經(jīng)成為一種趨勢，相關(guān)的法律法規(guī)正逐步健全和完善。在大數(shù)據(jù)信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，檔案載體也呈現(xiàn)出多元化，法院應(yīng)根據(jù)國家的有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合其實(shí)際情況，制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和制度，建立和完善檔案管理體系。
第一，電子檔案的鑒定及電子文件的形成、保管、上傳都應(yīng)制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和格式要求，使其規(guī)范化。第二，不斷完善檔案信息化管理的制度建設(shè)，及時(shí)應(yīng)對新情況、解決新問題。修訂檔案信息管理工作標(biāo)準(zhǔn)、格式，以健全檔案信息管理體制、理論內(nèi)涵，保障檔案信息化建設(shè)的實(shí)施。第三，加強(qiáng)檔案管理科學(xué)化的激勵(lì)約束制度的建設(shè)，保障檔案信息化的推行和相關(guān)制度的落實(shí)，促進(jìn)檔案工作的制度化、程序化、規(guī)范化。
由于傳統(tǒng)檔案的封閉性，大部分檔案成為“信息孤島”，檔案信息資源不能充分發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值。建立統(tǒng)一的法院系統(tǒng)檔案信息化資源庫，對分散的司法檔案信息資源進(jìn)行整合和應(yīng)用，是法院檔案信息化建設(shè)的必由之路。
【參考文獻(xiàn)】
一、自查基本情況匯報(bào)
(一)、領(lǐng)導(dǎo)重視，思想統(tǒng)一，任務(wù)明確
我院的檔案工作由院長×直接分管，辦公室主任×主管，×到×鄉(xiāng)掛職后，又由院志辦主任×主管，檔案員負(fù)責(zé)的領(lǐng)導(dǎo)和管理體制。我院一直把學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹實(shí)施《中華人民共和國檔案法》、《檔案實(shí)施辦法》和《云南省檔案條例》貫穿于法院工作的始終。做到了年頭布置時(shí)有任務(wù)，大小會(huì)議上經(jīng)常講，檢查工作中對照查，年底總結(jié)時(shí)談利弊。通過這一系列途徑的學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹、實(shí)施“兩法一條例”，增強(qiáng)了全體干警的法制觀念、檔案工作觀念、保密觀念，使我院的檔案管理工作在年×月×日經(jīng)考評驗(yàn)收已達(dá)省級標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，又有了新的進(jìn)展。
(二)、增加經(jīng)費(fèi)投入，抓緊系統(tǒng)化的檔案管理
我院于年月就設(shè)置了機(jī)關(guān)綜合檔案室，專職檔案員在原有一人的基礎(chǔ)上，于××××年又增加了一人?，F(xiàn)有的兩人中，其中一人已于××××年參加了云南省檔案人員崗位資格考試，并取得了專業(yè)資格證書，改變了我院過去一直沒有合格的專業(yè)人員管理檔案的歷史。我院現(xiàn)有各類庫存檔案近萬卷，每年又新增近千卷。原有的庫房和閱卷室只有平方米，已不能適應(yīng)年年大量新增檔案的發(fā)展要求。根據(jù)實(shí)際情況，××××年我院在經(jīng)費(fèi)非常困難的情況下，又投入了五萬余元的經(jīng)費(fèi)，將新大樓二樓小法庭改擴(kuò)建為新的檔案室，總面積達(dá)平方米，比原來的檔案室擴(kuò)大了平方米。其中庫房面積平方米，閱卷室平方米;新購置密集架列組，加上原來的列組，現(xiàn)有密集架列組;標(biāo)準(zhǔn)檔案柜組個(gè)、滅火器個(gè)、電風(fēng)扇一臺、型電子計(jì)算機(jī)一臺，改善了依法管理檔案的條件。
經(jīng)過不懈的努力，完成了年至××××年的訴訟檔案、文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、司法鑒定檔案、聲像檔案、科技檔案、實(shí)物檔案的立卷歸檔工作，所有各種檔案歸檔均符合要求，查找方便，利用效果好。××××年至××××年兩年間各檔案借閱卷次，利用檔案卷次。檔案更好地為各類立案、審判、執(zhí)行、申訴復(fù)查工作提供了利用服務(wù)。
(三)、建立健全檔案管理制度，強(qiáng)化檔案管理工作
為使法院系統(tǒng)的檔案管理工作逐步走向制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，更好地開展各項(xiàng)審判業(yè)務(wù)和審判理論研究。我院制定了《×市人民法院檔案管理辦法》、《×市人民法院訴訟文書立卷歸檔辦法》、《×市人民法院行政文書立卷歸檔辦法》、《歸檔制度》、《檔案員職責(zé)》等辦法、制度，建立健全和完善了檔案管理的一整套制度。同時(shí)建立了各種檢索體系，編制了總目錄、分類目錄、卷內(nèi)目錄、案卷目錄、專題目錄等。制定了保密管理制度、庫房管理制度、歸檔制度、借閱制度、鑒定及銷毀制度，為檔案工作進(jìn)入科學(xué)規(guī)范的管理創(chuàng)造了有利條件。
(四)、做好歸檔工作，不斷豐富庫藏工作
做到歸檔時(shí)間早知道，每年月底前辦公室就以文件通知的形式下達(dá)各庭、室、處、局、隊(duì)告知?dú)w檔的時(shí)間、順序、要求等，使其做好歸檔的準(zhǔn)備工作。截止××××年月底止，綜合檔案室共收集整理保管各類檔案卷、冊。其中，訴訟檔案卷，冊;行政文書檔案卷;會(huì)計(jì)檔案卷;司法鑒定檔案卷;資料檔案卷;科技檔案卷;聲像檔案卷;實(shí)物檔案件，歸檔后的檔案門類齊全，庫藏豐富，結(jié)構(gòu)合理，為我院檔案管理工作逐步走向正規(guī)化奠定了基礎(chǔ)。
二、存在的問題
(一)在歸檔工作中重視訴訟檔案、司法鑒定檔案的歸檔，對行政文書、會(huì)計(jì)、聲像、科技、實(shí)物、資料等檔案的歸檔工作重視不夠。
(二)沒有過細(xì)地深入到各庭室檢查、落實(shí)檔案的收集、整理、裝訂等工作，因此出現(xiàn)訴訟檔案有空號、重號及裝訂不太標(biāo)準(zhǔn)的情況;有的部門還存在不認(rèn)真按時(shí)按質(zhì)量歸檔的情況，特別是在行政文書、聲像、科技檔案歸檔工作上有不足。
(三)按檔案管理正軌化、信息化的要求，該更換的設(shè)備沒有更換，該配備安裝的設(shè)備一直沒有安裝。如型電子計(jì)算機(jī)維修未跟上，因此檔案管理處于手工操作的管理狀態(tài);庫房的溫控設(shè)備也沒有配備。因此庫房的溫度大部分時(shí)間是處于正常溫度(℃——℃)以上，但有時(shí)也超過度以下，不符合檔案管理規(guī)定的要求。
(四)檔案庫房盡管加設(shè)防盜鋼條，但保衛(wèi)人員看不到其外圍，保衛(wèi)視角差，存在著安全隱患。
三、整改措施
(一)院領(lǐng)導(dǎo)要繼續(xù)加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和重視，定期或不定期地檢查檔案管理工作，辦公室、檔案管理人員要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作，做到下情上傳、上情下達(dá)、心中有數(shù)，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，解決好存在的問題。
(二)從廣度到深度進(jìn)一步認(rèn)真貫徹《檔案法》、《云南省檔案管理?xiàng)l例》，依法開展檔案管理。
(三)加強(qiáng)全院干警的檔案意識，以及業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，特別是文秘人員、檔案人員、內(nèi)勤人員、書記員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，努力提高工作質(zhì)量、工作效率與管理水平。
我院在接到X政辦發(fā)（2004）102號文件通知后，對檔案執(zhí)法工作檢查非常重視，迅速組織相關(guān)人員按照通知要求的內(nèi)容，開展檔案執(zhí)法自查工作，現(xiàn)將自查情況匯報(bào)如下：
一、自查基本情況匯報(bào)
（一）、領(lǐng)導(dǎo)重視，思想統(tǒng)一，任務(wù)明確
我院的檔案工作由院長XXX直接分管，辦公室主任XXX主管，XXX到XX鄉(xiāng)掛職后，又由院志辦主任XXX主管，檔案員負(fù)責(zé)的領(lǐng)導(dǎo)和管理體制。我院一直把學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹實(shí)施《中華人民共和國檔案法》、《檔案實(shí)施辦法》和《云南省檔案條例》貫穿于法院工作的始終。做到了年頭布置時(shí)有任務(wù)，大小會(huì)議上經(jīng)常講，檢查工作中對照查，年底總結(jié)時(shí)談利弊。通過這一系列途徑的學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹、實(shí)施“兩法一條例”，增強(qiáng)了全體干警的法制觀念、檔案工作觀念、保密觀念，使我院的檔案管理工作在1998年12月18日經(jīng)考評驗(yàn)收已達(dá)省C1級標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，又有了新的進(jìn)展。
（二）、增加經(jīng)費(fèi)投入，抓緊系統(tǒng)化的檔案管理
我院于1996年12月就設(shè)置了機(jī)關(guān)綜合檔案室，專職檔案員在原有一人的基礎(chǔ)上，于2003年又增加了一人?，F(xiàn)有的兩人中，其中一人已于2003年參加了云南省檔案人員崗位資格考試，并取得了專業(yè)資格證書，改變了我院過去一直沒有合格的專業(yè)人員管理檔案的歷史。我院現(xiàn)有各類庫存檔案近4萬卷，每年又新增近2千卷。原有的庫房和閱卷室只有66平方米，已不能適應(yīng)年年大量新增檔案的發(fā)展要求。根據(jù)實(shí)際情況，2003年我院在經(jīng)費(fèi)非常困難的情況下，又投入了五萬余元的經(jīng)費(fèi)，將新大樓二樓小法庭改擴(kuò)建為新的檔案室，總面積達(dá)140平方米，比原來的檔案室擴(kuò)大了74平方米。其中庫房面積100平方米，閱卷室40平方米；新購置密集架5列10組，加上原來的10列30組，現(xiàn)有密集架15列40組；標(biāo)準(zhǔn)檔案柜2組10個(gè)、滅火器2個(gè)、電風(fēng)扇一臺、586型電子計(jì)算機(jī)一臺，改善了依法管理檔案的條件。
經(jīng)過不懈的努力，完成了1950年至2003年的訴訟檔案、文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、司法鑒定檔案、聲像檔案、科技檔案、實(shí)物檔案的立卷歸檔工作，所有各種檔案歸檔均符合要求，查找方便，利用效果好。2002年至2003年兩年間各檔案借閱326卷次，利用檔案268卷次。檔案更好地為各類立案、審判、執(zhí)行、申訴復(fù)查工作提供了利用服務(wù)。
（三）、建立健全檔案管理制度，強(qiáng)化檔案管理工作
為使法院系統(tǒng)的檔案管理工作逐步走向制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，更好地開展各項(xiàng)審判業(yè)務(wù)和審判理論研究。我院制定了《XX市人民法院檔案管理辦法》、《XX市人民法院訴訟文書立卷歸檔辦法》、《XX市人民法院行政文書立卷歸檔辦法》、《歸檔制度》、《檔案員職責(zé)》等辦法、制度，建立健全和完善了檔案管理的一整套制度。同時(shí)建立了各種檢索體系，編制了總目錄、分類目錄、卷內(nèi)目錄、案卷目錄、專題目錄等。制定了保密管理制度、庫房管理制度、歸檔制度、借閱制度、鑒定及銷毀制度，為檔案工作進(jìn)入科學(xué)規(guī)范的管理創(chuàng)造了有利條件。
（四）、做好歸檔工作，不斷豐富庫藏工作
做到歸檔時(shí)間早知道，每年12月底前辦公室就以文件通知的形式下達(dá)各庭、室、處、局、隊(duì)告知?dú)w檔的時(shí)間、順序、要求等，使其做好歸檔的準(zhǔn)備工作。截止2003年6月底止，綜合檔案室共收集整理保管各類檔案32064卷、36340冊。其中，訴訟檔案31548卷，35824冊；行政文書檔案516卷；會(huì)計(jì)檔案382卷；司法鑒定檔案726卷；資料檔案64卷；科技檔案9卷；聲像檔案6卷；實(shí)物檔案2件，歸檔后的檔案門類齊全，庫藏豐富，結(jié)構(gòu)合理，為我院檔案管理工作逐步走向正規(guī)化奠定了基礎(chǔ)。
二、存在的問題
（一）在歸檔工作中重視訴訟檔案、司法鑒定檔案的歸檔，對行政文書、會(huì)計(jì)、聲像、科技、實(shí)物、資料等檔案的歸檔工作重視不夠。
（二）沒有過細(xì)地深入到各庭室檢查、落實(shí)檔案的收集、整理、裝訂等工作，因此出現(xiàn)訴訟檔案有空號、重號及裝訂不太標(biāo)準(zhǔn)的情況；有的部門還存在不認(rèn)真按時(shí)按質(zhì)量歸檔的情況，特別是在行政文書、聲像、科技檔案歸檔工作上有不足。
（三）按檔案管理正軌化、信息化的要求，該更換的設(shè)備沒有更換，該配備安裝的設(shè)備一直沒有安裝。如586型電子計(jì)算機(jī)維修未跟上，因此檔案管理處于手工操作的管理狀態(tài)；庫房的溫控設(shè)備也沒有配備。因此庫房的溫度大部分時(shí)間是處于正常溫度（14℃——24℃）以上，但有時(shí)也超過30度以下，不符合檔案管理規(guī)定的要求。
（四）檔案庫房盡管加設(shè)防盜鋼條，但保衛(wèi)人員看不到其外圍，保衛(wèi)視角差，存在著安全隱患。
三、整改措施
（一）院領(lǐng)導(dǎo)要繼續(xù)加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和重視，定期或不定期地檢查檔案管理工作，辦公室、檔案管理人員要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作，做到下情上傳、上情下達(dá)、心中有數(shù)，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，解決好存在的問題。
（二）從廣度到深度進(jìn)一步認(rèn)真貫徹《檔案法》、《云南省檔案管理?xiàng)l例》，依法開展檔案管理。
（三）加強(qiáng)全院干警的檔案意識，以及業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，特別是文秘人員、檔案人員、內(nèi)勤人員、書記員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，努力提高工作質(zhì)量、工作效率與管理水平。
（四）針對自查中存在的問題，不斷完善各種規(guī)章制度，對存在的問題進(jìn)行整改，該配備、更新的設(shè)備爭取配備、更新齊全。
（五）抓好檔案管理的工作指導(dǎo)，堅(jiān)持落實(shí)好已經(jīng)建立健全的各種規(guī)章制度，把問題解決在檔案歸檔入庫之前，保證每年歸檔工作按質(zhì)量和進(jìn)度順利進(jìn)行。
（六）做好檔案管理開展利用工作，使檔案資料更好地為法院審判工作服務(wù)，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為社會(huì)服務(wù)。
