時(shí)間：2023-07-07 09:21:09
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采購項(xiàng)目檔案應(yīng)包括該項(xiàng)目的全部文件材料和記錄，真實(shí)、全面反映采購全過程，其中包括圖紙、效果圖、磁帶、光盤、磁盤等載體的各類文件材料，是煙草商業(yè)企業(yè)采購活動(dòng)中形成的原始文件。
（二）采購檔案對(duì)行業(yè)的重要性
煙草企業(yè)檔案是行業(yè)改革和發(fā)展的真實(shí)記錄，是行業(yè)的寶貴財(cái)富，檔案管理工作更是企業(yè)整體工作的基礎(chǔ)性工作，是功在當(dāng)代、利在千秋的事業(yè)。行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)正是看到這點(diǎn)，才提出要緊緊圍繞煙草行業(yè)改革發(fā)展的中心任務(wù)，以服務(wù)大局為主題，以規(guī)范管理為核心，以職能建設(shè)為基礎(chǔ)，促進(jìn)采購檔案管理工作邁上新臺(tái)階。
采購檔案管理工作更是強(qiáng)化內(nèi)部管理、規(guī)范采購行為的一項(xiàng)非常重要的基礎(chǔ)性工作，是行業(yè)精益采購、陽光采購的最直接體現(xiàn)。從2008年行業(yè)開展“三項(xiàng)檢查”（工程投資、物資采購和宣傳促銷）以來，采購項(xiàng)目檔案就是個(gè)大專型檢查的重點(diǎn)和必查內(nèi)容，這就要求采購項(xiàng)目檔案要具有可追溯性，采購過程是否遵循公開、公平、公正原則，是否體現(xiàn)陽光操作。
二、采購檔案管理工作的不足
從近年來行業(yè)組織開展的檢查情況看，煙草行業(yè)的采購工作在程序規(guī)范上有了很大的提高、檔案規(guī)范意識(shí)也明顯增強(qiáng)，但在實(shí)踐過程中采購項(xiàng)目檔案管理工作仍然存在一些問題。
（一）歸檔責(zé)任主體不明確
目前，煙草行業(yè)收集采購檔案的責(zé)任主體比較多，有采購經(jīng)辦部門、下屬單位、招標(biāo)機(jī)構(gòu)等，各主體的標(biāo)準(zhǔn)不一、人員素質(zhì)參差不齊，導(dǎo)致采購項(xiàng)目檔案管理存在極大差異。
（二）采購過程痕跡化資料不完整
近年來，煙草行業(yè)采購管理工作嚴(yán)格按照“應(yīng)招盡招、真招實(shí)招”原則扎實(shí)推進(jìn)，大多數(shù)的單位都是通過委托招標(biāo)開展采購工作。招標(biāo)機(jī)構(gòu)只參與了招標(biāo)工作的中間環(huán)節(jié)，對(duì)項(xiàng)目立項(xiàng)、決策和合同簽訂后的履約及驗(yàn)收評(píng)價(jià)、結(jié)算等過程并無介入；采購經(jīng)辦部門經(jīng)歷了項(xiàng)目的全過程，但有些人員對(duì)采購檔案痕跡化資料收集、規(guī)范采購檔案的意識(shí)薄弱，從而造成采購項(xiàng)目檔案過程痕跡化資料收集歸檔不完整、不規(guī)范，導(dǎo)致檔案管理脫節(jié)。
（三）檔案信息化管理水平不高
信息技術(shù)的發(fā)展給采購檔案管理信息化工作的發(fā)展提供了完備的資源和技術(shù)保障。采購檔案信息化建設(shè)可以保證檔案的安全性外，同時(shí)還可以實(shí)現(xiàn)采購檔案信息的數(shù)字化、檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化、檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化。
正是為了適應(yīng)社會(huì)信息化的要求，從2011年全國(guó)煙草行業(yè)“兩項(xiàng)工作”試點(diǎn)現(xiàn)場(chǎng)會(huì)召開以來，整個(gè)行業(yè)花費(fèi)了大量的財(cái)力、物力、人力研發(fā)了煙草行業(yè)物資采購管理信息化系統(tǒng)，但是整個(gè)行業(yè)的使用情況和利用率比較低，信息化管理水平不夠高。
三、加強(qiáng)煙草行業(yè)采購項(xiàng)目檔案管理的完善對(duì)策
（一）充分認(rèn)識(shí)行業(yè)采購檔案規(guī)范化管理的重要性
目前，煙草企業(yè)采購項(xiàng)目檔案管理不到位的現(xiàn)象與檔案管理人員意識(shí)薄弱、重視程度不夠有關(guān)。部分采購人認(rèn)為采購工作已經(jīng)委托公司，招標(biāo)、評(píng)標(biāo)過程的痕跡化資料有公司收集和整理，自身忽略了跟蹤和收集相關(guān)資料，而公司只保存了招標(biāo)、評(píng)標(biāo)過程的相關(guān)痕跡化資料，項(xiàng)目的立項(xiàng)審批、合同后續(xù)的驗(yàn)收、結(jié)算、供應(yīng)商評(píng)價(jià)等資料未及時(shí)收集或沒有收集。為有效解決這一問題，應(yīng)該明確檔案收集整理主體、加強(qiáng)對(duì)采購項(xiàng)目檔案歸檔業(yè)務(wù)的監(jiān)督和指導(dǎo)。
（二）建立采購檔案一項(xiàng)一卷歸檔制度
針對(duì)采購項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理，于2014年年初，我們根據(jù)省公司的相關(guān)管理辦法，出臺(tái)了《宜賓市煙草專賣局（公司）采購項(xiàng)目檔案管理辦法》，明確五種采購方式的歸檔內(nèi)容和具體要求。采購項(xiàng)目一項(xiàng)一卷資料應(yīng)該包括采購計(jì)劃批復(fù)、采購立項(xiàng)審批、采購實(shí)施過程資料、合同審批、合同、驗(yàn)收入庫資料、項(xiàng)目結(jié)算等相關(guān)痕跡化資料，整個(gè)采購過程的痕跡化資料不得涂改、偽造、變?cè)臁㈦[匿或者銷毀，按相關(guān)業(yè)務(wù)流程的時(shí)間邏輯順序進(jìn)行整理，并裝訂歸檔。
（三）加強(qiáng)采購人員意識(shí)培訓(xùn)
在明確歸檔責(zé)任主體后，要加強(qiáng)采購歸檔人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和收集歸檔意識(shí)培訓(xùn)。作為采購項(xiàng)目檔案的歸檔整理經(jīng)辦人員，要樹立牢固的責(zé)任意識(shí)，明確自己的工作范圍和職責(zé)，掌握檔案管理工作的基本常識(shí)，熟悉五種采購方式的歸檔要求。
（一）醫(yī)療設(shè)備檔案管理的部門歸屬不明。醫(yī)療設(shè)備檔案的管理涉及多個(gè)部門。如作者所在的醫(yī)院，是三級(jí)甲等醫(yī)院，目前正在使用的中大型醫(yī)療設(shè)備有1350臺(tái)，其中2015年購置中大型醫(yī)療設(shè)備50臺(tái)，2016年1至10月購置38臺(tái)。形成的設(shè)備檔案1264卷，其中萬元以下335卷，1-5萬元436卷，5-20萬元265卷，20萬元以上228卷。這些醫(yī)療設(shè)備前期的采購以及日常維護(hù)、保養(yǎng)屬于醫(yī)療設(shè)備科，具體使用則是由使用科室進(jìn)行操作，設(shè)備檔案管理部門則負(fù)責(zé)檔案的采集、照管和調(diào)用。但在實(shí)際的醫(yī)療設(shè)備檔案管理過程中，各部門之間未明確分清職責(zé)，工作不協(xié)調(diào)，重點(diǎn)是未明確醫(yī)療設(shè)備檔案管理權(quán)限的歸屬，沒有一個(gè)具體的部門來統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、負(fù)責(zé)檔案的管理工作。在實(shí)際檔案管理過程中，往往出現(xiàn)以下情形：管理科室僅僅關(guān)注設(shè)備的考察、議價(jià)和采購；使用科室僅僅關(guān)注設(shè)備的安裝、調(diào)試和驗(yàn)收，而對(duì)于醫(yī)療設(shè)備相關(guān)資料的采集、保管則予以選擇性忽視，從而未能形成完整的設(shè)備檔案。
（二）醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度不健全。目前綜合性醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案的管理工作重視不夠，相當(dāng)一部分醫(yī)院未認(rèn)識(shí)到醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的重要性，導(dǎo)致設(shè)備檔案管理活動(dòng)混亂無序，缺乏一定的系統(tǒng)性和科學(xué)性，普遍未建立規(guī)范的、有效的規(guī)章制度，重視文書檔案或人事檔案的管理，形成管理規(guī)范，忽視了對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案的管理，相關(guān)部門的職責(zé)分工不明確，互相推諉，醫(yī)院管理部門缺乏行之有效的管理和監(jiān)督手段，難以協(xié)調(diào)三者的關(guān)系，造成醫(yī)療設(shè)備檔案管理混亂，不能及時(shí)、有效地提供給維修人員使用，不能很好地服務(wù)于臨床、醫(yī)技科室，甚至造成檔案遺失的現(xiàn)象。比如未建立完整適用的醫(yī)療設(shè)備檔案管理系統(tǒng)，設(shè)備檔案管理混亂，借閱查詢制度不健全，未能充分發(fā)揮設(shè)備檔案的作用和深入挖掘設(shè)備檔案的深層價(jià)值等。2015年筆者所在的醫(yī)院新購進(jìn)一臺(tái)高新設(shè)備，因檔案管理員未按要求登記借閱，造成購置合同遺失，給醫(yī)院帶來難以挽回的損失。因此應(yīng)充分重視醫(yī)療設(shè)備檔案的規(guī)范管理，醫(yī)療設(shè)備檔案管理作為一項(xiàng)經(jīng)常性、系統(tǒng)性的工作，是醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)的重要技術(shù)支持和保障。
（三）設(shè)備檔案管理人員專業(yè)培訓(xùn)未完善。醫(yī)院對(duì)設(shè)備檔案重視不足，認(rèn)為設(shè)備檔案是一項(xiàng)無關(guān)緊要的工作，常常由設(shè)備維修人員或其他行政管理人員兼任設(shè)備檔案管理員，甚至沒有經(jīng)過專門的檔案管理培訓(xùn)，更不可能選擇檔案專業(yè)技術(shù)人員來擔(dān)任設(shè)備檔案管理員。由于缺乏專業(yè)的檔案管理技能與知識(shí)，對(duì)檔案管理的具體內(nèi)容不了解、不熟悉，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案文件保管分散、檔案資料采集不完整等問題。同時(shí)，由于部分資料散布于使用科室或基層維修人員手中，收集起來比較困難，個(gè)別情況下還會(huì)出現(xiàn)資料殘缺丟失的問題。此外，部分醫(yī)院未制定完善的借閱制度，檔案的借閱和歸還手續(xù)不規(guī)范，加之檔案管理人員更換頻繁，移交手續(xù)不清，對(duì)于一些久借未歸檔的資料未能及時(shí)進(jìn)行催還，最終導(dǎo)致設(shè)備檔案的永久遺失。
二、提升醫(yī)療設(shè)備檔案管理水平的途徑
（一）提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理意識(shí)。首先必須從院領(lǐng)導(dǎo)到具體管理人員都要從思想上認(rèn)識(shí)到醫(yī)療設(shè)備檔案管理的重要性以及必需性。對(duì)于綜合性醫(yī)院來說，醫(yī)療設(shè)備是醫(yī)院現(xiàn)代化水平的體現(xiàn)，更是保障其長(zhǎng)期經(jīng)營(yíng)以及今后發(fā)展的重要因素。認(rèn)識(shí)到設(shè)備檔案的重要性才能最大程度提高設(shè)備的使用效率，提高醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)管理水平。在醫(yī)療設(shè)備的日常使用中，設(shè)備檔案可以提供或記錄設(shè)備各方面的信息，為醫(yī)院管理層制定相關(guān)決策提供可靠依據(jù)，提高采購活動(dòng)的科學(xué)性、有效性，防止貴重儀器的閑置浪費(fèi)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療資源的科學(xué)配置。醫(yī)療設(shè)備從最初的論證、議價(jià)、采購，到設(shè)備的調(diào)試、使用、維修，再到最后的淘汰、更換，需要經(jīng)歷一個(gè)周期性的過程，整個(gè)過程與設(shè)備檔案的管理密不可分。因此，作為醫(yī)院的管理者，應(yīng)該把設(shè)備檔案的管理列為醫(yī)院的重點(diǎn)工作之一。
（二）明確醫(yī)療設(shè)備檔案收集的內(nèi)容。要做好設(shè)備檔案的收集工作，保證檔案內(nèi)容的完整性，首先要明確需要收集的內(nèi)容，一般來說醫(yī)療設(shè)備檔案內(nèi)容主要源自兩個(gè)方面：一是采購過程中產(chǎn)生的文件。二是使用過程中形成的各種資料。因此完整的醫(yī)療設(shè)備檔案內(nèi)容也應(yīng)包括兩大方面：一是院務(wù)會(huì)議上討論同意采購立項(xiàng)的會(huì)議紀(jì)要，以及采購過程中簽定的具有法律依據(jù)的合同書；與設(shè)備配套的相關(guān)證件、說明書、手冊(cè)等。二是設(shè)備使用期間形成的一些記錄性資料，包括使用記錄、維護(hù)記錄、合格證、設(shè)備使用的效益分析等，這些都可以為后續(xù)的售后服務(wù)、維修活動(dòng)以及日后購買設(shè)備提供有效的參考和依據(jù)。其中，對(duì)于合同書的收集主要是為了保證各項(xiàng)合同條款的有效性，防止醫(yī)院的合法權(quán)益遭到侵害；對(duì)于設(shè)備說明的收集則是為后續(xù)的檢測(cè)和維護(hù)提供原始的技術(shù)資料支持，從而維護(hù)設(shè)備的安全、穩(wěn)定運(yùn)行。當(dāng)醫(yī)療設(shè)備進(jìn)入報(bào)廢環(huán)節(jié)時(shí)，需要根據(jù)設(shè)備檔案中記錄的資料來進(jìn)行報(bào)廢審核，以評(píng)估設(shè)備的真實(shí)價(jià)值，確保資產(chǎn)的合理報(bào)廢，杜絕資產(chǎn)的流失和浪費(fèi)。由此可見，醫(yī)療設(shè)備檔案與醫(yī)院的各項(xiàng)管理活動(dòng)息息相關(guān)，日常收集過程中應(yīng)注意把醫(yī)療設(shè)備在論證立項(xiàng)采購、安裝監(jiān)測(cè)檢查、故障維修、日常維護(hù)以及審核報(bào)廢等過程中產(chǎn)生的相關(guān)檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確地收集到設(shè)備檔案中。
（三）完善醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度。建立一套科學(xué)、完善的規(guī)章制度是醫(yī)療設(shè)備檔案工作走向規(guī)范化、法制化的重要基礎(chǔ)。根據(jù)綜合性醫(yī)院的實(shí)際工作情況，以《檔案法》等法律法規(guī)為準(zhǔn)繩，建立一套適用于本單位工作的醫(yī)療設(shè)備檔案制度，使檔案的采集、歸檔、審核、保管、交接、整理、調(diào)用、借閱等各個(gè)環(huán)節(jié)有章可循，使醫(yī)院設(shè)備檔案管理步入標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的正軌，從而真正挖掘設(shè)備檔案的潛在價(jià)值，確保醫(yī)療設(shè)備的正常使用，提高醫(yī)療設(shè)備的使用效率，為醫(yī)院的醫(yī)療、教研工作奠定堅(jiān)實(shí)保障。另外，要從當(dāng)前的設(shè)備保養(yǎng)、維修人員以及檔案管理工作人員中選出一批思想素質(zhì)較高、專業(yè)能力過硬的人員來組建一支專門負(fù)責(zé)設(shè)備檔案管理活動(dòng)的檔案工作小組，并由醫(yī)院檔案中心進(jìn)行統(tǒng)籌管理，以充分協(xié)調(diào)醫(yī)院的設(shè)備檔案管理工作，并具體負(fù)責(zé)檔案管理制度的編制和修訂。
關(guān)鍵詞：食品；管理；檔案
近年來，食品安全問題不斷發(fā)生，食品安全已成為關(guān)系人們的生命和健康的重要問題，隨著食品安全衛(wèi)生問題受到關(guān)注率越來越大，特別是國(guó)家對(duì)食品安全衛(wèi)生質(zhì)量的要求的越來越嚴(yán)格，加強(qiáng)對(duì)食品安全衛(wèi)生質(zhì)量管理已各級(jí)政府的重中之重，對(duì)食品安全衛(wèi)生質(zhì)量管理也已從最初的最終產(chǎn)品檢驗(yàn)，發(fā)展到從生產(chǎn)到餐桌的全過程檢驗(yàn)。在這種情況下，作為加強(qiáng)食品監(jiān)督管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，加強(qiáng)食品檔案管理刻不容緩。
一、加強(qiáng)食品檔案管理的重要性
食品安全衛(wèi)生質(zhì)量檔案在食品安全衛(wèi)生監(jiān)督工作中具有重要作用，例如食品藥品監(jiān)管相關(guān)用戶信息、科研成果、辦件手續(xù)、調(diào)查報(bào)告、執(zhí)法案卷和政策文件等，都是了解以往的食品安全衛(wèi)生情況，開展各項(xiàng)監(jiān)督執(zhí)法活動(dòng)，履行食品藥品監(jiān)督職能的重要依據(jù)，對(duì)吸取以往教訓(xùn)，加強(qiáng)以后食品安全衛(wèi)生工作具有重要的意義。同時(shí)，食品安全問題最直接的關(guān)系著千萬大眾的生命健康問題，具有特殊的性質(zhì)，這也決定了食品檔案資料嚴(yán)肅性和重要性，因此，加強(qiáng)食品檔案管理對(duì)及時(shí)發(fā)現(xiàn)某些食品存在的安全衛(wèi)生問題，有針對(duì)性地對(duì)各類食品進(jìn)行衛(wèi)生監(jiān)管，防止食物中毒和食源性疾病的發(fā)生，控制相應(yīng)傳染病的發(fā)生和流行，加強(qiáng)對(duì)監(jiān)督人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高監(jiān)督人員的素質(zhì)，促進(jìn)食品藥品監(jiān)管事業(yè)健康發(fā)展，推動(dòng)食品安全衛(wèi)生質(zhì)量規(guī)范化建設(shè)，具有非常重要的作用。
二、加強(qiáng)食品檔案管理的主要內(nèi)容
（一）加強(qiáng)食品檔案管理的基礎(chǔ)性工作
首先要加大食品檔案管理的資金揉入，加強(qiáng)食品檔案管理硬件設(shè)施建設(shè)，按照現(xiàn)代檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)立專門的檔案室，購置新型檔案密集架，確保容積大、視野廣、密封性強(qiáng)。同時(shí)，配備復(fù)印、掃描、溫控、防盜、防火等設(shè)施設(shè)備，做好食品檔案管理的硬件建設(shè)。其次，建立完善的檔案管理制度，確定管理責(zé)任，加強(qiáng)專職檔案員的業(yè)務(wù)能力，形成收集、整理、歸檔和管理的一體化工作網(wǎng)絡(luò)，同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督考核，納入年度目標(biāo)考核，確保檔案管理工作能夠落到實(shí)處。通過檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，做好食品檔案管理的軟件件建設(shè)。
（二）加強(qiáng)對(duì)食品檔案材料的管理工作
首先，加強(qiáng)對(duì)食品生產(chǎn)單位的檔案管理，這部分檔案非常重要，注重食品安全源頭的檔案管理，例如，食品食品生產(chǎn)單位從業(yè)的準(zhǔn)入和管理法度等，例如，食品生產(chǎn)單位的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、食品企業(yè)質(zhì)量安全承諾書、法人身份證復(fù)印件、組織機(jī)構(gòu)代碼證、企業(yè)化驗(yàn)員證書。還有國(guó)家關(guān)于食品安全生產(chǎn)、檢驗(yàn)、管理等的法律法規(guī)，生產(chǎn)單位的管理制度、原輔材料相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)備案證書、標(biāo)準(zhǔn)登記證書、檢驗(yàn)方法相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)登記證書、產(chǎn)品標(biāo)簽等生產(chǎn)單位制定的規(guī)范性文件，以及生產(chǎn)單位員工體檢登記表、年度培訓(xùn)計(jì)劃表、培訓(xùn)考核記錄表等。
其次，加強(qiáng)對(duì)生產(chǎn)材料的檔案管理，好的生產(chǎn)才能帶來好的產(chǎn)出，對(duì)生產(chǎn)材料的質(zhì)量要尤為重視，這部分主要包括食品的產(chǎn)地、檢驗(yàn)報(bào)告、說明、現(xiàn)狀評(píng)價(jià)等；食品生產(chǎn)計(jì)劃、管理中形成的各類文件材料，例如綠色食品的標(biāo)志的報(bào)告、申請(qǐng)表等；食品育苗方式、種苗處理、栽培管理、病蟲害防治、農(nóng)藥殘留檢測(cè)、肥料使用、農(nóng)產(chǎn)品采收等等。以及安全生產(chǎn)檢查記錄、衛(wèi)生檢查考核表、各關(guān)鍵工序生產(chǎn)記錄、領(lǐng)料單、設(shè)備設(shè)施清洗消毒記錄、設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)記錄、設(shè)備維修記錄、原輔材料采購計(jì)劃表、合格供應(yīng)商檔案、原輔材料采購驗(yàn)證單、入庫單、采購產(chǎn)品清單保管臺(tái)賬等檔案材料。
再次，加強(qiáng)對(duì)食品檢驗(yàn)銷售檔案管理。食品安全檢驗(yàn)不僅需要生產(chǎn)過程的檢驗(yàn)，保證源頭的安全，還要保證在以后的運(yùn)儲(chǔ)、銷售等環(huán)節(jié)一旦出現(xiàn)問題，能夠做到準(zhǔn)確地追溯到位。因此，食品檢驗(yàn)和銷售環(huán)節(jié)的材料也要做到及時(shí)的歸檔管理。具體包括原輔材料檢驗(yàn)結(jié)果通知單、原輔材料進(jìn)貨查驗(yàn)記錄、原輔材料采購驗(yàn)證原始記錄、供應(yīng)商質(zhì)量證明、比對(duì)檢驗(yàn)報(bào)告、比對(duì)記錄、檢驗(yàn)，測(cè)量和試驗(yàn)設(shè)備周檢計(jì)劃表、檢驗(yàn)設(shè)備使用及維修保養(yǎng)登記表、測(cè)量和試驗(yàn)設(shè)備臺(tái)賬等，以及樣品保管記錄、成品檢驗(yàn)臺(tái)賬、出廠檢驗(yàn)報(bào)告、成品檢驗(yàn)原始記錄等。同時(shí)，還要加強(qiáng)不合格及召回管理中的檔案管理，如、食品安全召回記錄、監(jiān)督抽查不合格產(chǎn)品處理、返工返修產(chǎn)品重新檢驗(yàn)記錄、不合格處置記錄表、不合格產(chǎn)品處理通知單等，以便一旦發(fā)現(xiàn)食品在生產(chǎn)過程中出現(xiàn)一些不合格產(chǎn)品，能夠及時(shí)找出原因，杜絕再次發(fā)生。此外，在食品銷售過程中的消費(fèi)者投訴處理、產(chǎn)品銷售臺(tái)賬、出庫單、成品倉庫保管臺(tái)賬等相關(guān)資料也要做好檔案管理，以便確保食品在銷售過程中出現(xiàn)問題，能夠及時(shí)追溯。
三、加強(qiáng)食品檔案的數(shù)字化管理
隨著全社會(huì)對(duì)食品安全的越發(fā)重視，傳統(tǒng)的管理檔案方法，已不能滿足日益增長(zhǎng)的高效、規(guī)范化需要，因此，運(yùn)用信息化手段，加強(qiáng)食品檔案的數(shù)字化管理系統(tǒng)就顯得極為重要。
首先，建立監(jiān)管對(duì)象信息數(shù)據(jù)庫，作為“隱形的檔案柜” 和“移動(dòng)的辦公室”，存儲(chǔ)在手提電腦或數(shù)字設(shè)備上，可根據(jù)需要隨時(shí)查詢監(jiān)管對(duì)象相關(guān)檔案信息，通過單記錄和全屏幕瀏覽的方式，對(duì)各種數(shù)據(jù)、字段可任意組合查詢，提供對(duì)監(jiān)管對(duì)象情況，確保監(jiān)管業(yè)務(wù)工作高效快速推進(jìn)。
其次，建立政策信息查詢系統(tǒng)，具有登記、查詢、打印、維護(hù)、幫助等諸功能，其界面如同登記簿一樣，簡(jiǎn)潔、明了、直觀，開通檔案資源信息在線查詢和利用，依政府網(wǎng)站對(duì)外開放，讓食品生產(chǎn)單位和食品消費(fèi)者，能夠方便查詢國(guó)家有關(guān)食品安全方面政策法規(guī)，以及辦理食品業(yè)務(wù)的相關(guān)程序等。
[參考文獻(xiàn)]
[1]閆俊麗：《規(guī)范食品安全監(jiān)管檔案防控食品安全風(fēng)險(xiǎn)》，漯河職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2015（1）
院檔案管理中，病人信息資料檔案最為重要（成立專門的病案室進(jìn)行管理）。政府招標(biāo)采購檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分。但是，部分醫(yī)院近年來對(duì)于政府招標(biāo)采購資料檔案的管理工作，還未引起足夠的重視。
醫(yī)院的檔案資料，包括基建工程檔案，大型設(shè)備檔案，藥品招標(biāo)檔案，辦公設(shè)備招標(biāo)檔案，等等。目前部分醫(yī)院只重視基建檔案，醫(yī)療設(shè)備檔案。對(duì)于藥品招標(biāo)檔案和辦公設(shè)備檔案未引起重視。實(shí)際上，藥品招標(biāo)采購是醫(yī)院招標(biāo)工作的重頭戲。藥品采購支出是醫(yī)院支出的大部分。辦公設(shè)備支出雖然金額較少，但也是醫(yī)院執(zhí)行政府集中采購工作政策的反映。資料是反映招標(biāo)過程其公平、透明性的依據(jù)。有關(guān)資料整理歸檔后，可以作為以后工作的指導(dǎo)；它反映著醫(yī)院對(duì)政府招標(biāo)采購工作執(zhí)行力度。體現(xiàn)醫(yī)院執(zhí)行政府招標(biāo)采購政策的實(shí)際行動(dòng)。
醫(yī)院的政府采購檔案資料管理存在一些問題：
醫(yī)院的檔案管理有其特殊性。醫(yī)院的政府招標(biāo)采購檔案資料管理未能引起足夠的重視有具體的原因：一是醫(yī)院檔案資料多管理人員少，無法顧及所有檔案資料管理。比如藥品政府采購是藥劑部門操作。設(shè)備采購又分為醫(yī)療設(shè)備和后勤設(shè)備，由不同部門采購，部門多資料散，收集整理費(fèi)時(shí)費(fèi)力。二是目前尚未出臺(tái)國(guó)家統(tǒng)一的政府采購檔案管理規(guī)范，即使是地方政府部門政府采購檔案管理工作也滯后于政府采購活動(dòng)。三是醫(yī)院采購部門重視采購活動(dòng)而不重視檔案管理。四是沒有健全和執(zhí)行政府采購檔案管理制度。致使不及時(shí)填制、登記、編制、收集、分類、整理、裝訂等方面的工作。從而影響了醫(yī)院的政府招標(biāo)采購檔案資料管理工作。
醫(yī)院的政府采購檔案管理有其重要性。
醫(yī)院的政府采購檔案資料是醫(yī)院全部檔案的組成部分，它同其他檔案一樣具有重要作用。
先舉個(gè)工作上的簡(jiǎn)單例子：江門市中心醫(yī)院1997年與某跨國(guó)公司購買一臺(tái)大型設(shè)備，保修期限內(nèi)一個(gè)配件多次維修，造成儀器時(shí)停時(shí)轉(zhuǎn)，不能正常工作。一過保修期，廠商工程師便將該配件換掉，零件費(fèi)130萬元。我方多次查閱檔案，根據(jù)維修記錄資料確定是廠家產(chǎn)品質(zhì)量問題，雙方經(jīng)過多次商談，最后我方以廠家產(chǎn)品質(zhì)量問題為由只須付65萬元零件費(fèi)。一個(gè)檔案能為醫(yī)院節(jié)省了65萬元。
一個(gè)檔案能為醫(yī)院節(jié)省了65萬元，醫(yī)院的政府招標(biāo)采購檔案資料將會(huì)起到更大的作用。
《政府采購法》第四十二條對(duì)采購檔案的內(nèi)容作了明確規(guī)定“采購文件包括采購活動(dòng)記錄、采購預(yù)算、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、評(píng)估報(bào)告、定標(biāo)文件、合同文本、驗(yàn)收證明、質(zhì)疑答復(fù)、投訴自理決定及其他文件、資料?！?/p>
采購活動(dòng)記錄至少應(yīng)當(dāng)包括下列內(nèi)容：
（一）采購項(xiàng)目類別、名稱；
（二）采購項(xiàng)目預(yù)算、資金構(gòu)成和合同價(jià)格；
（三）采購方式，采用公開招標(biāo)以外的采購方式的，應(yīng)當(dāng)載明原因；
（四）邀請(qǐng)和選擇供應(yīng)商的條件及原因；
（五）評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)及確定中標(biāo)人的原因；
（六）廢標(biāo)的原因；
（七）采用招標(biāo)以外采購方式的相應(yīng)記載。
通過公開、公平、公正地進(jìn)行招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)體現(xiàn)政府采購資金的使用效益提高。并促進(jìn)廉政建設(shè)。招標(biāo)采購檔案能系統(tǒng)、完整、真實(shí)地記載了政府招標(biāo)采購活動(dòng)的全過程。一方面為醫(yī)院保存提供真實(shí)可靠的原始資料，又可便于有關(guān)部門及管理組織對(duì)資料的備查，參考，利用。能為醫(yī)院建設(shè)服務(wù)發(fā)揮作用。
二、采購檔案是防范風(fēng)險(xiǎn)，減少法律責(zé)任的重要保證。符合規(guī)定的完善的政府采購檔案，不僅在規(guī)范政府采購工作方面起著重要作用，而且在防范風(fēng)險(xiǎn)方面也將起到關(guān)鍵作用。目前質(zhì)疑和投訴招標(biāo)采購案件不斷涌現(xiàn)，政府采購檔案無疑為法律賦予的正當(dāng)?shù)牟少彊?quán)利予以保護(hù)。
采購檔案資料管理工作是要對(duì)采購檔案資料進(jìn)行收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等。醫(yī)院的政府采購檔案是反映采購活動(dòng)過程及各項(xiàng)決策的記錄，完整妥善地保存采購檔案，可以為醫(yī)院的政府采購的統(tǒng)計(jì)分析、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、接受監(jiān)督檢查、處理糾紛、制定相關(guān)管理措施等項(xiàng)工作提供客觀依據(jù)。
醫(yī)院的政府招標(biāo)采購檔案資料管理可以強(qiáng)化內(nèi)部管理，提高政府采購的工作質(zhì)量。提高采購資源的使用效益，促進(jìn)廉政建設(shè)，達(dá)到“公開、公平、公正”的目的。
醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)政府采購檔案資料管理工作。設(shè)想：
醫(yī)院應(yīng)建立健全政府招標(biāo)采購檔案管理工作制度，明確職責(zé)分工。采購業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)在執(zhí)行政府招標(biāo)采購項(xiàng)目過程中認(rèn)真收集采購文件和記錄。負(fù)責(zé)項(xiàng)目的采購文件及記錄資料的真實(shí)性、有效性、完整性；檔案部門工作人員負(fù)責(zé)檔案的審核、歸檔、立卷、貯存管理。負(fù)責(zé)對(duì)醫(yī)院有關(guān)部門需要借閱事務(wù)。醫(yī)院可培訓(xùn)檔案兼職人員，以及采購部門人員兼職管理政府采購檔案。按歸檔要求收集、整理、立卷、裝訂、編制目錄。檔案按照年度編號(hào)，卷內(nèi)材料按政府采購工作流程順序排。從具體操作部門做起，加強(qiáng)內(nèi)部管理，使醫(yī)院政府招標(biāo)采購的檔案管理工作規(guī)范、科學(xué)、制度化。促進(jìn)推動(dòng)醫(yī)院的政府招標(biāo)采購檔案資料管理。使醫(yī)院檔案管理工作更進(jìn)一步提高。
1電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的重要性
電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目中不可缺少的部分就是電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目的檔案，它切實(shí)記錄著工程項(xiàng)目中相關(guān)數(shù)據(jù)，也是公司的重要“財(cái)產(chǎn)”。工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收工作中不可缺少的就是電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收，在驗(yàn)收項(xiàng)目時(shí)，如果不合格，是不允許進(jìn)行竣工驗(yàn)收的，而且對(duì)于每項(xiàng)工程，驗(yàn)收項(xiàng)目以及標(biāo)準(zhǔn)的指標(biāo)都是統(tǒng)一的。為了我國(guó)電網(wǎng)有一個(gè)良性的發(fā)展的同時(shí)整個(gè)電網(wǎng)建設(shè)的工程從開始到完成都可以安全、毫無差錯(cuò)的進(jìn)行下去，對(duì)于每一個(gè)工程的檔案管理工作必須有一個(gè)嚴(yán)格的制度約定并且增強(qiáng)。檔案管理工作也在不斷進(jìn)步，以適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展和企業(yè)的發(fā)展。
2新時(shí)代下對(duì)于電網(wǎng)建設(shè)的思考
2．1應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電網(wǎng)建設(shè)中檔案管理的認(rèn)識(shí)
1)各項(xiàng)項(xiàng)目的重要性。電網(wǎng)建設(shè)中的項(xiàng)目管理就是對(duì)于整個(gè)電網(wǎng)建設(shè)工程從開始建立項(xiàng)目一直到完成任務(wù)結(jié)束包括審批、采購、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、監(jiān)理等一切工作的全部過程中所有應(yīng)該被保存的圖像、文字以及聲音等所有文件被分類保存。這項(xiàng)工作不僅僅應(yīng)該由所有檔案管理的相關(guān)從業(yè)人員所負(fù)責(zé)并在最大程度上更好地完成，而且還應(yīng)該讓工作人員都意識(shí)到這項(xiàng)任務(wù)的重要性，把這項(xiàng)任務(wù)歸入到項(xiàng)目管理程序中與“項(xiàng)目法人制、招投標(biāo)制、合同管理制、工程監(jiān)理制”等歸納到一起，便于管理。2)提升相關(guān)人員工作認(rèn)識(shí)。在每個(gè)項(xiàng)目中，檔案管理工作中的所有相關(guān)從業(yè)人員只有對(duì)檔案管理工作有更好的認(rèn)識(shí)才會(huì)使得整個(gè)項(xiàng)目可以十分順利地進(jìn)行下去。所以每一項(xiàng)工程中的每一級(jí)的檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)于推廣檔案管理的意義而且還要對(duì)所有相關(guān)從業(yè)人員，都要進(jìn)行很多次有強(qiáng)度的訓(xùn)練，從而使得他們對(duì)于檔案管理有著很深的認(rèn)識(shí)。3)加強(qiáng)檔案管理工作。對(duì)于企業(yè)開展的有關(guān)項(xiàng)目檔案管理訓(xùn)練，必須要側(cè)重于以下幾部分內(nèi)容:《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》《中華人民共和國(guó)檔案法》《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案管理規(guī)范》《國(guó)家電網(wǎng)公司輸變工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)考核辦法》以及《國(guó)家電網(wǎng)公司輸為優(yōu)質(zhì)評(píng)選辦法》等的相關(guān)規(guī)定。
2．2確定項(xiàng)目檔案歸檔時(shí)間的重要性
對(duì)于每一個(gè)項(xiàng)目的檔案分類時(shí)間必須有一個(gè)十分準(zhǔn)確的標(biāo)記，不僅僅是國(guó)家電網(wǎng)還有企業(yè)的相關(guān)管理部門在參與工作后的一個(gè)月之中都要對(duì)項(xiàng)目的法人以及建設(shè)的相關(guān)部門提供所有有關(guān)項(xiàng)目的資料。①在這個(gè)項(xiàng)目中所涉及到的相關(guān)部門都必須將工作完成以后的每一份文件包括文字、圖像、聲音等都有在歸納整理以后在一個(gè)月的時(shí)間之內(nèi)轉(zhuǎn)交給有關(guān)建設(shè)管理的部門。②負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)的部門應(yīng)該在項(xiàng)目檔案管理與工程的進(jìn)度相一致的規(guī)定下，對(duì)于已經(jīng)經(jīng)過審批后的包括施工圖資料等文件都轉(zhuǎn)交給有關(guān)建設(shè)管理部門。③對(duì)于施工中的相關(guān)采購以及有關(guān)供應(yīng)單位必須將整個(gè)項(xiàng)目中的所有購買的設(shè)備以及材料中所簽訂的文件以及協(xié)議在一個(gè)月之內(nèi)轉(zhuǎn)交給有關(guān)物資管理單位(招投標(biāo)管理中心)，然后在該單位進(jìn)行詳細(xì)核查之后在轉(zhuǎn)交給所對(duì)應(yīng)的有關(guān)建設(shè)管理部門。
2．3在檔案轉(zhuǎn)交的過程中必須簽訂相關(guān)協(xié)議
1)我國(guó)有關(guān)法律規(guī)定。在《國(guó)家電網(wǎng)公司電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法(試行)》(以下簡(jiǎn)稱《管理辦法》)中相要求:“電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理應(yīng)納入電網(wǎng)建設(shè)管理程序、工作計(jì)劃及合同管理。在簽訂項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理合同、協(xié)議時(shí)，應(yīng)設(shè)立專門條款明確有關(guān)提交項(xiàng)目檔案的責(zé)任。”我們從這一段話可以很清楚的認(rèn)識(shí)到，在部門與部門之間轉(zhuǎn)交所有有關(guān)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)以及施工中的相關(guān)協(xié)議時(shí)，應(yīng)該制定嚴(yán)格的制度從而使得轉(zhuǎn)交的文件數(shù)目、時(shí)間等詳細(xì)信息都擁有一定的法律權(quán)利。通常情況下來說，合同或者協(xié)議都是在多個(gè)角度對(duì)多方賦予一定法律權(quán)利保護(hù)的資料，這在市場(chǎng)的經(jīng)濟(jì)交易來說是十分普遍的。只有將檔案轉(zhuǎn)交到賦予法律權(quán)利的合同中，才會(huì)使得檔案管理擁有法律的保護(hù)。當(dāng)檔案管理完全走向法制的道路，電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目中檔案管理就會(huì)起到十分重大的作用，同時(shí)這也屬于“依法治企”的要求。2)合同的重要性。對(duì)于合同來說，要使得其在整個(gè)項(xiàng)目的建設(shè)中起到重要的作用，就必須不僅僅對(duì)于項(xiàng)目檔案管理、轉(zhuǎn)交的過程中相關(guān)部門以及所有參與人員都要制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，相關(guān)單位還要想方設(shè)法使得檔案管理的相關(guān)從業(yè)人員多加入到有關(guān)招投標(biāo)的合同、協(xié)議以及轉(zhuǎn)交過程中制定的一系列重要方案中去，使得工作人員能夠在很大程度上保證對(duì)于檔案管理的有關(guān)條件以及規(guī)定都與實(shí)際相符，還要讓檔案管理的相關(guān)單位也參與進(jìn)來。只有在合同的作用下，項(xiàng)目中的檔案管理才能有條不紊地進(jìn)行下去，而且還能在最大限度上保證檔案的高效性、高速率等。
2．4確定要求然后做好手中事
項(xiàng)目建設(shè)的全過程與電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理密切相關(guān)，它是項(xiàng)目建設(shè)工程中的關(guān)鍵，這也就表明檔案管理的全過程就是項(xiàng)目建設(shè)的全過程?！豆芾磙k法》提出“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、層層負(fù)責(zé)”的理論，規(guī)定了建設(shè)管理單位、項(xiàng)目法人以及包含調(diào)試、采購、施工、監(jiān)理、設(shè)計(jì)等各種與管理職責(zé)有關(guān)的檔案，明確規(guī)定檔案管理機(jī)構(gòu)有嚴(yán)格的管理職責(zé)，進(jìn)而，將工作標(biāo)準(zhǔn)與崗位責(zé)任制納入有關(guān)人員、相關(guān)部門的職責(zé)范圍內(nèi)。工程建設(shè)全過程的監(jiān)督、檢查、組織和各種服務(wù)型工作都由項(xiàng)目法人全權(quán)負(fù)責(zé)，同時(shí)，項(xiàng)目法人還需進(jìn)行工程建設(shè)檔案管理工作。當(dāng)兩方或多方單位進(jìn)行項(xiàng)目施工時(shí)，項(xiàng)目法人應(yīng)選擇其中一個(gè)單位作為建設(shè)管理單位。其他建設(shè)單位需配合建設(shè)管理單位，負(fù)責(zé)與自己有關(guān)的檔案工作。工程建設(shè)項(xiàng)目所有檔案全過程的有關(guān)工作都由項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)，同時(shí)，還需有關(guān)規(guī)定實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、層層負(fù)責(zé)、各級(jí)管理的原則，構(gòu)建較為完善的管理體系。各部門、各單位及采購人員不僅要做好自身工作，還需要在工作時(shí)按照“誰形成，誰負(fù)責(zé)”的原則進(jìn)行，并總結(jié)與記錄相關(guān)數(shù)據(jù)，保證項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)、準(zhǔn)確、完整。
2．5構(gòu)建完善的監(jiān)管體系
想要保證項(xiàng)目建設(shè)與檔案管理工作同時(shí)進(jìn)行，就需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、各部門認(rèn)真地實(shí)行與自身有關(guān)的檔案管理方面的職責(zé)，同時(shí)，還應(yīng)該構(gòu)建完善的監(jiān)管體系監(jiān)督檔案管理工作。首先，依據(jù)有關(guān)規(guī)定，建設(shè)工程相關(guān)單位檔案管理工作的指導(dǎo)、協(xié)調(diào)和組織工作，都要聽從項(xiàng)目法人的安排，各有關(guān)單位的檔案工作還需管理單位進(jìn)行監(jiān)督;其次，監(jiān)理單位需要履行自己的職責(zé)，承擔(dān)部分工作。例如:施工與設(shè)計(jì)單位的檔案管理監(jiān)督工作等。
2．6做好項(xiàng)目檔案最后的驗(yàn)收工作
項(xiàng)目檔案驗(yàn)收作為，項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分。如果未進(jìn)行檔案驗(yàn)收或驗(yàn)收不合格，不能進(jìn)行項(xiàng)目竣工驗(yàn)收。國(guó)家發(fā)展改革委員組所驗(yàn)收的項(xiàng)目是由國(guó)家發(fā)展改革委向國(guó)家檔案局提出驗(yàn)收申請(qǐng)，在由國(guó)家檔案局組織檔案驗(yàn)收。各個(gè)區(qū)域的電網(wǎng)公司電力公司組織所驗(yàn)收的項(xiàng)目，由各區(qū)域的電網(wǎng)公司、電力公司的檔案管理部門提出驗(yàn)收申請(qǐng)。并且由檔案局負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目的驗(yàn)收，將驗(yàn)收結(jié)果上報(bào)國(guó)家電網(wǎng)公司備案。項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，是由建設(shè)管理單位提出申請(qǐng)，申請(qǐng)內(nèi)容主要有:項(xiàng)目建設(shè)體及檔案管理的情況。采取適當(dāng)措施，保證檔案的完整準(zhǔn)確性。項(xiàng)目文件材料的收集整理，歸檔情況?？⒐D的質(zhì)量情況及編制情況。檔案在建設(shè)管理運(yùn)行中發(fā)揮的作用。發(fā)現(xiàn)問題以及采取適當(dāng)?shù)慕鉀Q方案。
3結(jié)語
有關(guān)工程竣工驗(yàn)收備案工作需要結(jié)合項(xiàng)目工程檔案管理工作，通過各部門檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理，進(jìn)而，完善電網(wǎng)建設(shè)工程管理體系，加強(qiáng)了有關(guān)檔案各種工作力度，這對(duì)完善工程建設(shè)相關(guān)的監(jiān)督體系是非常重要的。
首先血站檔案管理是無償獻(xiàn)血事業(yè)發(fā)展的必要保障。近年來，血液的臨床使用量持續(xù)增加，與此同時(shí)血液采集及供給過程中涉及到的原始數(shù)據(jù)需求也日益強(qiáng)烈，若歸檔不及時(shí)、資料缺失嚴(yán)重，那么將直接影響到臨床應(yīng)用效果，而血站檔案的規(guī)范化管理能夠?qū)ΛI(xiàn)血者的基本資料、獻(xiàn)血時(shí)間、獻(xiàn)血量等進(jìn)行詳細(xì)的統(tǒng)計(jì)，為臨床用血提供參考，同時(shí)助推無償獻(xiàn)血事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。其次，血站檔案規(guī)范化管理能夠確保輸血糾紛各方合法權(quán)益的實(shí)現(xiàn)。近年來，由獻(xiàn)血、輸血引起的醫(yī)療糾紛逐年增多，部分患者輸血中會(huì)出現(xiàn)不良反應(yīng)或感染某種血液傳播疾病等，一旦發(fā)生醫(yī)療糾紛，血站檔案記錄將能夠作為原始檔案對(duì)各方責(zé)任進(jìn)行判斷。另外，血站檔案管理能夠?yàn)榕R床用血尤其是稀有型患者用血提供保障。當(dāng)出現(xiàn)稀有血型患者輸血時(shí)，可以從血站檔案中查詢相關(guān)血型記錄，迅速確定合格的獻(xiàn)血者，為患者的治療爭(zhēng)取時(shí)間。除此之外，我國(guó)《獻(xiàn)血法》明確規(guī)定無償獻(xiàn)血者及其直系親屬能夠享受雙倍免費(fèi)用血[2]，憑獻(xiàn)血證便能夠享受用血報(bào)銷，一旦獻(xiàn)血證丟失，將無法補(bǔ)辦。而通過血站檔案查閱則能夠查詢到獻(xiàn)血者的相關(guān)信息，為獻(xiàn)血者提供便捷的服務(wù)。
2血站檔案管理中存在的問題
2.1檔案管理意識(shí)薄弱
大部分血站檔案管理部門在檔案收集管理過程中，對(duì)檔案工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)，在檔案管理制度、管理手段以及管理模式等方面均存在著較大的問題，對(duì)檔案管理工作缺乏足夠的重視，這直接造成了檔案信息資源開發(fā)效率低、利用率低等現(xiàn)象。
2.2檔案管理制度不健全
目前，我國(guó)的血站檔案管理普遍呈現(xiàn)出管理分散、信息資源整體性不強(qiáng)等特點(diǎn)，這很大程度上是由于管理制度不健全造成的。部分血站盡管建立了統(tǒng)一的檔案管理制度，然而更多是沿用醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理模式，實(shí)用性不強(qiáng)。另外，部分采供血人員在具體的工作中責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，容易出現(xiàn)填寫錯(cuò)誤、資料填寫不完善等現(xiàn)象，為檔案使用者帶來了極大的不便。
2.3檔案信息化管理水平低
當(dāng)前，大部分血站檔案管理工作未納入到行政預(yù)算中，血站對(duì)檔案室設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)等的投入不足，大部分還停留在傳統(tǒng)的單機(jī)整理模式，不僅信息量少，而且制約了檔案的綜合利用與開發(fā)。一方面檔案管理信息化設(shè)備價(jià)格較高，血站內(nèi)部所投入的預(yù)備預(yù)留資金少，制約了采購工作的開展；另一方面血站采購人員對(duì)信息設(shè)備了解不足，所采購的設(shè)備整體質(zhì)量不高，阻礙了檔案信息化建設(shè)。
2.4檔案管理人員素質(zhì)有待提升
網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代，血站檔案管理工作對(duì)管理人員有著較高的要求，然而當(dāng)前大部分血站檔案管理人員綜合素質(zhì)不高，理論知識(shí)與管理水平有待提升[2]，部分檔案管理人員甚至身兼數(shù)職，無法全身心投入到檔案管理工作中，檔案管理相對(duì)混亂。
3血站檔案管理規(guī)范化建設(shè)策略
3.1增強(qiáng)血站檔案管理意識(shí)
血站檔案管理關(guān)系著無償獻(xiàn)血事業(yè)的持續(xù)、健康發(fā)展，關(guān)系著獻(xiàn)血者、用血者雙方權(quán)益的順利實(shí)現(xiàn)，血站內(nèi)部工作人員要充分認(rèn)識(shí)到血站檔案規(guī)范化管理的重要性，深入到血站檔案管理實(shí)際工作中，體會(huì)血站生存與發(fā)展的重要性[3]。通過講座、集體培訓(xùn)等向血站檔案管理人員傳達(dá)檔案管理工作的意義與價(jià)值，提升其責(zé)任意識(shí)與道德意識(shí)，更好地投入到血站檔案管理工作中。
3.2建立規(guī)范的檔案管理制度
血站檔案的規(guī)范化管理離不開領(lǐng)導(dǎo)的支持，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要提升思想認(rèn)識(shí)，結(jié)合血站檔案管理工作實(shí)際，建立完善的血站檔案管理制度，體現(xiàn)合格、安全、方便、保密等原則，與此同時(shí)要定期對(duì)檔案管理制度實(shí)施效果進(jìn)行反饋，對(duì)存在的不足之處擬定整改計(jì)劃，并認(rèn)真及時(shí)予以改進(jìn)提升，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案長(zhǎng)效管理，嚴(yán)格執(zhí)行各類檔案法規(guī)制度和管理要求，充分開發(fā)利用各類檔案信息，推動(dòng)檔案管理與業(yè)務(wù)發(fā)展的同步提升[4]。
3.3加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)
基于當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，血站檔案管理要與時(shí)俱進(jìn)，從業(yè)務(wù)檔案信息入手，加強(qiáng)血站檔案的信息化建設(shè)，①要使用新的檔案管理軟件取代原有的單機(jī)版管理模式；②要加強(qiáng)三大數(shù)據(jù)庫建設(shè)，即目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)[5]；③做好檔案開發(fā)利用，積極創(chuàng)建各類編譯材料檔案，充分利用信息資源，提升檔案管理的整體水平，為采供血工作提供高效、便捷、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
3.4提升檔案管理人員素質(zhì)
人才是確保血站檔案管理工作規(guī)范化發(fā)展的重要?jiǎng)恿?，因此必須加?qiáng)對(duì)血站檔案管理人員的培訓(xùn)，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。首先，在招聘檔案管理工作人員時(shí)，要結(jié)合血站檔案部門的工作實(shí)際，選取具有較高專業(yè)能力及業(yè)務(wù)能力的人員擔(dān)任檔案管理工作，與此同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，組織檔案管理人員學(xué)習(xí)相關(guān)的法律法規(guī)與業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，并定期進(jìn)行考核。另外可以組織參觀優(yōu)秀檔案管理單位，使檔案管理工作人員能夠認(rèn)識(shí)到自身的不足，并加以彌補(bǔ)，確保檔案管理的每一項(xiàng)工作都落實(shí)到位
4結(jié)語
新時(shí)期，社會(huì)對(duì)血站檔案管理工作提出了更高的要求，血站檔案的規(guī)范化管理直接關(guān)系到民生，關(guān)系著無償獻(xiàn)血事業(yè)的發(fā)展，更關(guān)系著臨床用血的體驗(yàn)，因此，必須認(rèn)識(shí)到當(dāng)前血站檔案管理工作中存在的問題，提高思想認(rèn)識(shí)，完善檔案管理制度，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，發(fā)揮血站的社會(huì)作用與價(jià)值。
作者:鄭萬森 袁遠(yuǎn) 韓秀彩 單位:濰坊市中心血站
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中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)：
設(shè)備檔案管理在輸油站中極其重要，也是設(shè)備管理的基礎(chǔ)，管理的好壞直接影響輸油站的管理水平和經(jīng)濟(jì)效益，是保障輸油生產(chǎn)的重要依據(jù)。
1輸油站設(shè)備檔案管理的必要性
輸油站的檔案管理工作是保障輸油安全生產(chǎn)的基礎(chǔ)和前提，建立設(shè)備檔案管理是提高輸油設(shè)備的利用率，給輸油站管理提供及時(shí)、準(zhǔn)確依據(jù)，便于更好的為輸油站服務(wù)，在設(shè)備的大修、突發(fā)事件的管理中利用率很高。
檔案管理的目的就是為生產(chǎn)、生活服務(wù)的，是為領(lǐng)導(dǎo)決策提供及時(shí)、準(zhǔn)確的科學(xué)依據(jù)的，是為了更好的保護(hù)企業(yè)和個(gè)人的經(jīng)濟(jì)利益不受損失的。所以設(shè)備檔案管理在日常收集、積累、整理、歸檔是首要的，把平時(shí)生產(chǎn)和生活過程中產(chǎn)生的文字、圖紙、照片采購過程中的發(fā)票、單據(jù)等具有參考價(jià)值的資料收集起來就形成了檔案，使其在工作中充分利用。通過查看設(shè)備檔案資料，根據(jù)維修記錄對(duì)設(shè)備進(jìn)行預(yù)防性維修，充分做好設(shè)備維修前的準(zhǔn)備工作，以縮短停機(jī)時(shí)間，減少維修費(fèi)用。減少事故隱患的發(fā)生。
2如何加強(qiáng)檔案管理
2.1建立完善的管理網(wǎng)絡(luò)
建立完善的管理網(wǎng)絡(luò)，廣泛深入的宣傳《檔案法》強(qiáng)化各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)以及管理人員的依法治檔的意識(shí)，自覺接受法規(guī)的約束和監(jiān)督，實(shí)行科室、站隊(duì)，操作人員的三級(jí)管理網(wǎng)絡(luò)定期召開有關(guān)人員會(huì)議，明確工作目標(biāo)修訂和完善設(shè)備檔案管理制度。同時(shí)明確各職能專業(yè)工作管理目標(biāo)和各自的崗位職責(zé)，并將設(shè)備檔案管理工作作為輸油目標(biāo)管理責(zé)任制的一部分，納入站隊(duì)、班組目標(biāo)考核。明確設(shè)備操作者在負(fù)責(zé)設(shè)備的日常維護(hù)保養(yǎng)的同時(shí)，認(rèn)真做好日常設(shè)備記錄，每半年將整理好的記錄上報(bào)給設(shè)備負(fù)責(zé)人，經(jīng)核查后交檔案室存檔，形成有效的管理網(wǎng)絡(luò)。
2.2明確歸檔范圍
根據(jù)輸油設(shè)備的管理要求確定輸油設(shè)備檔案的歸檔范圍，不能盲目的收集，結(jié)合輸油生產(chǎn)實(shí)際狀況，明確輸油設(shè)備檔案的歸檔內(nèi)容。輸油設(shè)備檔案主要有兩部分組成：①設(shè)備申購過程中形成的檔案，主要包括申購單、論證表﹙記錄﹚、購銷合同、協(xié)議書、發(fā)票、復(fù)印件、裝箱單、運(yùn)輸單據(jù)、安裝調(diào)試及驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、設(shè)備操作規(guī)程、全套隨機(jī)技術(shù)資料等。②設(shè)備運(yùn)行過程中形成的檔案，主要包括設(shè)備的使用情況記錄、操作規(guī)程、維護(hù)保養(yǎng)記錄，每年的經(jīng)濟(jì)效益分析、使用率與完好率統(tǒng)計(jì)等。這些資料一般按年度歸入設(shè)備檔案。
設(shè)備從申購到安裝使用，其相應(yīng)的材料有設(shè)備人員做好檔案的收集整理工作，再移交檔案室，同時(shí)將有關(guān)材料打印下發(fā)到使用科室，讓各科的設(shè)備操作者都了解設(shè)備檔案管理的內(nèi)容要求，使之配合檔案管理部門做好資料的歸檔和移交，并做好記錄。
2.3嚴(yán)格歸檔移交制度
檔案管理一定要做好銜接工作，尤其是輸油設(shè)備的原始資料要保管好，為以后的生產(chǎn)中維修、大修提供參考依據(jù)就，基層單位無法制約施工中原始檔案的歸檔制度，可是在日常生產(chǎn)中基層單位是檔案的利用者，所以一定要做好輸油檔案的移交工作，嚴(yán)格移交檔案管理制度，形成及時(shí)、準(zhǔn)確、無誤、完備的工作作風(fēng)，杜絕輸油設(shè)備檔案在移交中丟失、損壞等現(xiàn)象的發(fā)生，以保證輸油生產(chǎn)工作的順利進(jìn)行。
2.4提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)
科學(xué)的發(fā)展以及辦公條件的逐步升級(jí)，為了更好的適應(yīng)信息技術(shù)的發(fā)展需求，培養(yǎng)輸油檔案管理人員多層次，多途徑的管理人才是檔案工作迎接信息技術(shù)革命的重要途徑，培養(yǎng)檔案管理人員廣博的知識(shí)，也是檔案管理工作的根本對(duì)策
3提高檔案的利用率
文章編號(hào)：16723198（2015）13007801
醫(yī)療設(shè)備檔案是指在醫(yī)療設(shè)備申請(qǐng)、論證、購置、到貨、驗(yàn)收、安裝、使用、質(zhì)量控制、計(jì)量、維修、養(yǎng)護(hù)直至報(bào)廢各個(gè)環(huán)節(jié)所形成的具有保存?zhèn)洳閮r(jià)值的各類技術(shù)資料及證明文件。隨著醫(yī)療新技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院引進(jìn)的設(shè)備數(shù)量逐步增長(zhǎng)，精密度愈發(fā)提高，醫(yī)院對(duì)于設(shè)備的檔案管理工作也日益重視。
1醫(yī)療設(shè)備檔案管理的重要性
醫(yī)療設(shè)備檔案能夠?yàn)閺?qiáng)化資產(chǎn)管理、開展設(shè)備養(yǎng)護(hù)、臨床應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估以及追溯監(jiān)督采購行為提供準(zhǔn)確、詳實(shí)和可靠的依據(jù)。醫(yī)療設(shè)備檔案具有涉及環(huán)節(jié)眾多、資料文件復(fù)雜多樣及歸檔時(shí)間較長(zhǎng)等特點(diǎn)。一臺(tái)醫(yī)療設(shè)備，從論證、購置到安裝、使用直至維修、報(bào)廢，具有相當(dāng)長(zhǎng)一個(gè)周期，涉及眾多職能部門和使用科室，將會(huì)形成大量的文件和證明材料。醫(yī)療設(shè)備檔案能為醫(yī)院提供詳盡而準(zhǔn)確的設(shè)備信息資料，有助于領(lǐng)導(dǎo)合理配置醫(yī)療設(shè)備，使現(xiàn)有的設(shè)備效能充分發(fā)揮，避免醫(yī)療設(shè)備閑置浪費(fèi)，也避免盲目重復(fù)引進(jìn)同樣的醫(yī)療設(shè)備。醫(yī)療設(shè)備的全生命周期管理是近年來設(shè)備管理部門提出的全面管理新理念，這也是體現(xiàn)醫(yī)院精細(xì)化管理的重要部分。
2新建醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理面臨的問題
某院是在優(yōu)質(zhì)醫(yī)療資源下沉、市校合作的基礎(chǔ)上的新建三甲醫(yī)院。其引進(jìn)的設(shè)備均是參考省內(nèi)一流三甲醫(yī)院的標(biāo)準(zhǔn)配置的優(yōu)質(zhì)資源。醫(yī)院臨床醫(yī)學(xué)工程部是醫(yī)療設(shè)備管理職能部門，在醫(yī)院籌建階段一直在不斷探索和實(shí)踐醫(yī)療設(shè)備的全生命周期管理，以期為醫(yī)院資源的合理利用，設(shè)備的合理引進(jìn)發(fā)揮更大的作用。新建醫(yī)院設(shè)備檔案管理主要面臨以下問題。
2.1人員短缺
新建三甲醫(yī)院開業(yè)必備的醫(yī)療設(shè)備就有大大小小上千余種，涉及金額上億。這些醫(yī)療設(shè)備從立項(xiàng)審批到組織考察、資金落實(shí)、立項(xiàng)招標(biāo)到安裝、驗(yàn)收等過程中產(chǎn)生了一系列的重要文件，具有非常重要的保存價(jià)值。然而在醫(yī)院籌建期間，采購職能科室基本沒有專職的檔案管理人員來負(fù)責(zé)檔案的收集管理工作，所有的資料只有由采購員兼職管理。由于籌建期間采購任務(wù)重，時(shí)間緊迫，采購項(xiàng)目是接連進(jìn)行。采購員幾乎是分身乏術(shù)，無暇進(jìn)行精細(xì)化、完善化的管理。
2.2管理缺少規(guī)范和制度
新建醫(yī)院萬事待興，既沒有專門的檔案管理部門，也沒有專職的檔案管理人員，醫(yī)院更沒有針對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理制定專門的規(guī)章制度，對(duì)于醫(yī)療設(shè)備檔案的管理只是停留在建檔、收納這一表層，沒有更為深入的管理。
2.3技術(shù)手段落后于需求
醫(yī)院籌建期間，信息化系統(tǒng)的建設(shè)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于需求。盡管新建醫(yī)院都標(biāo)稱是數(shù)字化醫(yī)院，但信息化建設(shè)一般是優(yōu)先完成保證臨床需求的HIS和PACS等系統(tǒng)，而涉及固定資產(chǎn)管理的OA系統(tǒng)或者HRP系統(tǒng)，則是延后進(jìn)行。因此，檔案管理人員只能靠手工登記已采購的設(shè)備相關(guān)的檔案信息。尤其是設(shè)備的驗(yàn)收、何時(shí)開始保修、何時(shí)進(jìn)行PM修護(hù)等信息都只有工程師的手工單，查閱起來非常麻煩，并且容易遺漏和丟失。
3如何加強(qiáng)新建醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理
根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等法規(guī)和JIC標(biāo)準(zhǔn)、等級(jí)醫(yī)院評(píng)審要求，新建醫(yī)院要在既定時(shí)間內(nèi)通過相關(guān)的評(píng)審，必須從開始就提高管理層對(duì)設(shè)備檔案管理的重視，加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作。
3.1建立完善的制度
首先要從管理層面，根據(jù)各級(jí)監(jiān)管部門的規(guī)定，制定符合規(guī)范的醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度。明確需要?dú)w檔范圍，一般而言對(duì)于價(jià)值1千元以上的設(shè)備都需要有申購審批材料、招標(biāo)資料和采購合同及供應(yīng)商的三證、安裝驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及PM維護(hù)記錄等。對(duì)于單價(jià)10萬以上的醫(yī)療設(shè)備要做到一機(jī)一檔。做到醫(yī)療設(shè)備檔案資料的收集與設(shè)備立項(xiàng)、招標(biāo)、安裝、驗(yàn)收、維護(hù)維修、調(diào)撥、捐贈(zèng)、報(bào)廢同步。
實(shí)行醫(yī)院、設(shè)備科、使用科室操作人員的三級(jí)管理。使用科室必須要做好日常維護(hù)保養(yǎng)記錄，每半年將整理好的記錄上報(bào)設(shè)備科。設(shè)備科核查并整理完善后移交綜合檔案室歸入檔案，形成一個(gè)有效管理流程。
3.2信息系統(tǒng)管理
醫(yī)療設(shè)備檔案資料文件復(fù)雜多樣，收集整理過程涉及環(huán)節(jié)眾多，加之歸檔時(shí)間較長(zhǎng)，完全依賴人工進(jìn)行
管理容易出現(xiàn)人為疏漏而造成重要檔案資料遺失，導(dǎo)
致資料完整性難于查驗(yàn)、資料檢索困難，不利于調(diào)閱使用等情形，利用信息系統(tǒng)是醫(yī)療設(shè)備檔案管理的信息化是解決上述問題的有效方案。目前已有成熟的軟件開發(fā)公司在進(jìn)行醫(yī)療設(shè)備的固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)開發(fā)，可以借助其開發(fā)經(jīng)驗(yàn)并根據(jù)醫(yī)院實(shí)際需求，進(jìn)行醫(yī)療設(shè)備檔案的動(dòng)態(tài)實(shí)時(shí)管理，有效提高資源的利用率。
3.3提高管理人員的意識(shí)和素質(zhì)
中圖分類號(hào)g271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼a文章編號(hào) 1007-5739(2010)22-0026-02
高校實(shí)驗(yàn)室是培養(yǎng)學(xué)生實(shí)踐能力、奠定科研基礎(chǔ)和提高學(xué)生實(shí)踐綜合素質(zhì)的重要場(chǎng)所,而實(shí)驗(yàn)室檔案管理則是實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的重要組成部分。建立和完善實(shí)驗(yàn)室檔案,是正確全面地反映實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、管理和實(shí)驗(yàn)教學(xué)改革發(fā)展歷史的重要手段,是管理過程進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化的具體要求,也是判斷實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)的主要依據(jù)[1-2]。因此,搞好實(shí)驗(yàn)室檔案管理對(duì)學(xué)校建設(shè)、管理、教學(xué)、科研起到重要的作用。該文就實(shí)驗(yàn)室檔案規(guī)范化管理的重要性和范疇進(jìn)行系統(tǒng)闡述,并對(duì)存在的問題及改善措施提出具體方法。
1實(shí)驗(yàn)室檔案規(guī)范化管理的意義
1.1實(shí)驗(yàn)室實(shí)施管理、決策的依據(jù)
完善的實(shí)驗(yàn)室檔案準(zhǔn)確地反映了實(shí)驗(yàn)室管理、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、實(shí)驗(yàn)儀器設(shè)備、實(shí)驗(yàn)教學(xué)等有關(guān)實(shí)驗(yàn)室工作的全過程,因此,可以為實(shí)驗(yàn)室管理提供客觀、科學(xué)的決策依據(jù)。
1.2提高實(shí)驗(yàn)室管理水平的重要手段
隨著高等教育改革的不斷深化,實(shí)驗(yàn)室愈加發(fā)揮著重要的作用,隨著學(xué)生規(guī)模的擴(kuò)大,高校實(shí)驗(yàn)室的規(guī)模、數(shù)量、水平和層次也必須快速發(fā)展。實(shí)驗(yàn)室檔案是反映實(shí)驗(yàn)室工作、建設(shè)、管理等方面的真實(shí)記錄,對(duì)于實(shí)驗(yàn)室科學(xué)管理水平的提高和傳承起著重要作用[3]。
1.3 實(shí)驗(yàn)教學(xué)改革的主要依據(jù)
對(duì)實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目、實(shí)驗(yàn)方法、手段、實(shí)驗(yàn)考試辦法等進(jìn)行分析研究,對(duì)學(xué)生的反饋意見進(jìn)行整理和分析都有助于進(jìn)一步改善教學(xué)質(zhì)量。實(shí)驗(yàn)教學(xué)過程中的實(shí)驗(yàn)教學(xué)檔案,都有助于不斷改進(jìn)實(shí)驗(yàn)教學(xué)方法和手段,推進(jìn)實(shí)驗(yàn)教學(xué)改革,從而不斷提高實(shí)驗(yàn)教學(xué)質(zhì)量。
1.4科研工作的基本保證
科研是高校的一項(xiàng)重要工作,科研離不開實(shí)驗(yàn),實(shí)驗(yàn)為科研提供財(cái)、物、場(chǎng)所的保障。
1.5實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備合理配置及科學(xué)管理的重要參考
實(shí)驗(yàn)室檔案可以提供實(shí)驗(yàn)設(shè)備的功能、技術(shù)指標(biāo)、用途、價(jià)格、質(zhì)量、使用說明及儀器使用記錄,可真實(shí)反映儀器的性能狀況、使用效率、商家售后服務(wù)、實(shí)驗(yàn)科研對(duì)儀器的綜合評(píng)價(jià)等,可為專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行儀器設(shè)備選擇、使用、維護(hù)、保養(yǎng)、開發(fā)及儀器的合理整合等提供參考資料。
1.6實(shí)驗(yàn)室及教學(xué)評(píng)估材料的有效積累
實(shí)驗(yàn)室檔案的真實(shí)記錄是對(duì)該實(shí)驗(yàn)室的客觀、正確、全面地反映,所提供的可靠文字、圖表和數(shù)據(jù)等,保證實(shí)驗(yàn)室評(píng)估的可靠性、客觀性和準(zhǔn)確性,有助于實(shí)驗(yàn)資料的長(zhǎng)期保存。
1.7提高教師業(yè)務(wù)水平的重要途徑
實(shí)驗(yàn)室檔案建立的過程,也是實(shí)驗(yàn)教師不斷學(xué)習(xí)和提高的過程。實(shí)驗(yàn)教師通過對(duì)實(shí)驗(yàn)室檔案進(jìn)行比較、鑒別、研討等方式,吸取經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn),促進(jìn)了業(yè)務(wù)水平的提高。同時(shí)也為其他教師從事實(shí)驗(yàn)提供學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)。
1.8考核實(shí)驗(yàn)室人員工作業(yè)績(jī)的重要憑證
實(shí)驗(yàn)室檔案記錄著實(shí)驗(yàn)人員的基本材料,包括工作人員基本信息(職稱、學(xué)歷、簡(jiǎn)歷、資格、科研論著、表彰獲獎(jiǎng)等)以及個(gè)人工作日志,崗位職責(zé)及分工細(xì)則,專、兼職實(shí)驗(yàn)教師及實(shí)驗(yàn)員的在職、流動(dòng)、職務(wù)職稱變動(dòng)、業(yè)務(wù)考核、進(jìn)修培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲情況,實(shí)驗(yàn)室主任任命文件等,這是實(shí)驗(yàn)室工作人員的德、勤、能、績(jī)客觀評(píng)價(jià)的主要依據(jù)。
2實(shí)驗(yàn)室檔案管理的范疇
2.1實(shí)驗(yàn)室建設(shè)與發(fā)展類
包括實(shí)驗(yàn)室的建立、整合、轉(zhuǎn)型、搬遷的記錄和文件,實(shí)驗(yàn)室平面分布、空間布置和實(shí)驗(yàn)室建設(shè)規(guī)劃,以及實(shí)驗(yàn)室管理體制和所承擔(dān)的學(xué)科、專業(yè)、課程實(shí)驗(yàn)教學(xué)情況等文件。
2.2實(shí)驗(yàn)室管理類
一是實(shí)驗(yàn)室建設(shè)和管理方面的檔案。如實(shí)驗(yàn)室建立、管理體制等方面的文件,實(shí)驗(yàn)室的建設(shè)規(guī)劃、年度計(jì)劃、年度工作總結(jié),實(shí)驗(yàn)室使用情況登記,實(shí)驗(yàn)室各種管理規(guī)章制度。二是實(shí)驗(yàn)室環(huán)境管理檔案,如實(shí)驗(yàn)室平面圖,水、電線路圖,實(shí)驗(yàn)室使用面積,學(xué)生人均使用面積,實(shí)驗(yàn)室防火、防盜、防爆等安全檢查措施和檢查記錄,三廢處理措施和記錄等。
2.2.1崗位職責(zé)。包括實(shí)驗(yàn)室主任、實(shí)驗(yàn)員、實(shí)驗(yàn)教師的崗位職責(zé)及學(xué)生實(shí)驗(yàn)守則、實(shí)驗(yàn)實(shí)習(xí)報(bào)告等。
2.2.2儀器設(shè)備管理制度。包括大型、精密儀器管理制度,實(shí)驗(yàn)材料、低值易耗品管理制度,儀器設(shè)備賠償管理制度,儀器調(diào)劑報(bào)廢制度,儀器設(shè)備采購領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu),購置計(jì)劃、論證報(bào)告、維修和使用記錄,儀器設(shè)備總值、明細(xì)表、配套率、更新率等資料。
2.2.3藥品管理制度。包括藥品領(lǐng)用、發(fā)放記錄,藥品招標(biāo)采購情況記錄,有毒有害、強(qiáng)腐蝕性物品保管制度。
2.2.4實(shí)驗(yàn)室環(huán)境與安全。包括實(shí)驗(yàn)室建筑環(huán)境,室內(nèi)水、電安裝布線情況,防火、防盜措施,三廢處理措施及安全、衛(wèi)生檢查記錄等。
2.3實(shí)驗(yàn)教學(xué)檔案
一是實(shí)驗(yàn)教學(xué)文件及資料,如實(shí)驗(yàn)教學(xué)大綱、實(shí)驗(yàn)教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)進(jìn)度表、實(shí)驗(yàn)指導(dǎo)書、有關(guān)教學(xué)管理和教學(xué)要求的各種文件。二是學(xué)生實(shí)驗(yàn)考核辦法、實(shí)驗(yàn)考試成績(jī)。
2.4實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備檔案
儀器設(shè)備檔案包括儀器設(shè)備購置的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)及工作人員分工,申購報(bào)告及市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告;申購報(bào)告的各級(jí)審批文件;儀器設(shè)備購置招標(biāo)記錄,供貨合同或協(xié)議書,招、投標(biāo)的中標(biāo)文件;安裝調(diào)試及驗(yàn)收階段形成的文件材料;學(xué)校審計(jì)、監(jiān)察結(jié)論;設(shè)備購置材料、使用說明書及維修卡、使用維修登記冊(cè)、賠償記錄等。
2.5實(shí)驗(yàn)室資金投入檔案
其主要包括實(shí)驗(yàn)用房、配套設(shè)備設(shè)施的投資情況;實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備購置及維修、改造投資情況;實(shí)驗(yàn)材料及低值易耗品等日常實(shí)驗(yàn)經(jīng)費(fèi)開支情況。
3實(shí)驗(yàn)室檔案管理存在的問題
3.1主管領(lǐng)導(dǎo)重視不夠
主管實(shí)驗(yàn)室的領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)重要性的認(rèn)識(shí)。因此,對(duì)建檔工作支持不夠。
3.2實(shí)驗(yàn)室工作人員建檔意識(shí)較差
實(shí)驗(yàn)室工作人員建檔意識(shí)淡薄,平時(shí)不注意資料的收集、整理和歸類,往往記錄不全或者零亂,建檔不規(guī)范,導(dǎo)致有價(jià)值的資料流失而不能及時(shí)服務(wù)于實(shí)驗(yàn)教學(xué)。
3.3檔案建設(shè)制度不健全
實(shí)驗(yàn)室管理制度的不健全,使實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作無章可循,同時(shí)年終目標(biāo)考核沒有對(duì)實(shí)驗(yàn)檔案評(píng)價(jià)的內(nèi)容。
3.4實(shí)驗(yàn)室檔案管理人員素質(zhì)偏低
實(shí)驗(yàn)室的技術(shù)人員未經(jīng)過檔案管理知識(shí)培訓(xùn),不具備檔案管理的專業(yè)知識(shí),不懂檔案的歸類、整理及收集,即使積累了一些實(shí)驗(yàn)資料,在查找、調(diào)閱、管理等方面仍存在較大困難。
3.5檔案管理手段落后
當(dāng)今信息化的發(fā)展使檔案的載體形式已經(jīng)不局限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔,還包括大量的電子文檔,因此,必須利用計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理。建立實(shí)驗(yàn)室電子文件的歸檔制度及科學(xué)的管理系統(tǒng),實(shí)施電子檔案的網(wǎng)絡(luò)檢索,優(yōu)化電子檔案的利用服務(wù)。
3.6檔案工作環(huán)境和設(shè)施缺乏
檔案管理需要必要的硬件設(shè)施,這是做好檔案管理工作的物質(zhì)基礎(chǔ)。高校實(shí)驗(yàn)室應(yīng)設(shè)有專門的檔案室,設(shè)立專門的防潮、防腐、防火、防盜設(shè)備。只有在檔案管理用房、設(shè)備上配置完備,才能保證檔案管理的安全、有序,真正做到高校實(shí)驗(yàn)室檔案管理的正規(guī)化。
3.7實(shí)驗(yàn)室檔案信息開放力度不夠
缺乏科學(xué)系統(tǒng)的歸類、歸納、研究和開發(fā)使用體系,采取封閉管理方式,查閱利用范圍小,利用率過低。
4實(shí)驗(yàn)室檔案規(guī)范化管理的措施
4.1提高認(rèn)識(shí),加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)
主管領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)的重要性,明確實(shí)驗(yàn)室檔案在實(shí)驗(yàn)室各項(xiàng)管理工作中所發(fā)揮的重要作用,把實(shí)驗(yàn)室檔案工作列入領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)范圍,加大領(lǐng)導(dǎo)對(duì)實(shí)驗(yàn)室檔案工作的支持;將其列入高校檔案工作和實(shí)驗(yàn)室工作計(jì)劃;詳細(xì)規(guī)定歸檔內(nèi)容、歸檔時(shí)間、歸檔類型和統(tǒng)計(jì)、保管、使用制度等[4]。
4.2建立健全檔案管理制度
實(shí)驗(yàn)室檔案具有涉及面廣、專業(yè)性強(qiáng)的特點(diǎn)。因此,必須制定相應(yīng)的實(shí)驗(yàn)室檔案管理制度,如《實(shí)驗(yàn)室檔案管理制度》《儀器設(shè)備檔案管理制度》《實(shí)驗(yàn)室檔案管理人員職責(zé)》《實(shí)驗(yàn)設(shè)備采購制度》《實(shí)驗(yàn)物品領(lǐng)取制度》等。對(duì)實(shí)驗(yàn)室檔案組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)權(quán)利、利用及法律責(zé)任作出明確規(guī)定,使實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作進(jìn)一步規(guī)范化、科學(xué)化、制度化。
4.3加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)技術(shù)隊(duì)伍建設(shè),提高實(shí)驗(yàn)室檔案管理水平
實(shí)驗(yàn)技術(shù)隊(duì)伍素質(zhì)的高低是搞好實(shí)驗(yàn)室檔案管理的關(guān)鍵,領(lǐng)導(dǎo)對(duì)技術(shù)人員要不斷地進(jìn)行檔案管理知識(shí)的培訓(xùn),采取“走出去、請(qǐng)進(jìn)來”的方法,開展各種形式的實(shí)驗(yàn)室檔案管理研討和開發(fā)工作,加強(qiáng)交流,提高認(rèn)識(shí),強(qiáng)化管理水平和業(yè)務(wù)水平。
4.4改善檔案管理的工作環(huán)境和設(shè)施
硬件設(shè)施是搞好實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作的物質(zhì)基礎(chǔ)。因此,在學(xué)校經(jīng)費(fèi)許可的前提下,要有計(jì)劃地為實(shí)驗(yàn)室檔案管理投入一定的資金,創(chuàng)造必需的設(shè)施保障。
4.5提高實(shí)驗(yàn)室檔案管理手段
高科技的信息時(shí)代意味著從傳統(tǒng)的檔案管理方式向科學(xué)管理方式的轉(zhuǎn)變已成為檔案管理向前發(fā)展的必然趨勢(shì)[5]。利用電子文件、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)改革檔案管理已勢(shì)在必行。因此,要通過計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和規(guī)范的命名規(guī)則,逐步將手工操作的紙質(zhì)文件分批向計(jì)算機(jī)操作的電子文件轉(zhuǎn)化,并要積極創(chuàng)造條件通過網(wǎng)絡(luò)擴(kuò)大信息量和服務(wù)范圍。
4.6充分發(fā)揮檔案的利用效率
開展實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作的目的在于開發(fā)利用實(shí)驗(yàn)室檔案信息資源,因此,檔案是一種信息,更重要的是一種資源。實(shí)驗(yàn)基本操作的圖片、錄像帶,實(shí)驗(yàn)方法的研究,儀器設(shè)備,特別是大型儀器設(shè)備功能的開發(fā)、擴(kuò)展與整合等資料,都會(huì)為實(shí)驗(yàn)室管理和教學(xué)改革提供客觀的依據(jù),但不能將這項(xiàng)工作簡(jiǎn)單化,要能最大限度地發(fā)揮檔案的利用效率,使其真正的為教學(xué)、科研服務(wù)[6]。
4.7加大實(shí)驗(yàn)室檔案的開放力度
服務(wù)地方經(jīng)濟(jì),加強(qiáng)校校合作、校企合作歷來是高校的重要辦學(xué)理念。因此,實(shí)驗(yàn)室檔案在為教學(xué)科研服務(wù)的同時(shí),也要充分加大與兄弟院校、生產(chǎn)廠家的合作與交流,為其他院校和地方經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供力所能及的服務(wù)。
5參考文獻(xiàn)
1 前言
行政事業(yè)單位的檔案管理工作如今變得日益重要，一方面其檔案記錄著單位成長(zhǎng)的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，其中包括行政事業(yè)單位在建立以來的每次改革與創(chuàng)新，另一方面反映了行政事業(yè)單位發(fā)展的各類議程和計(jì)劃，也是行政事業(yè)單位從過去尋求問題和經(jīng)驗(yàn)，避免再出現(xiàn)類似問題的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，對(duì)于檔案管理工作而言同時(shí)也需要照顧單位的秘密文件，在制度上防范這些重要文件的泄露，完善的數(shù)字化管理系統(tǒng)能夠以數(shù)字化的形式對(duì)檔案進(jìn)行部分，這也對(duì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求，能夠熟悉掌握檔案管理電子系統(tǒng)，能夠?qū)n案管理工作進(jìn)行定期檢查和分析，及時(shí)糾正工作中存在的錯(cuò)誤，為檔案管理工作改革的發(fā)展指引出路。
2 行政事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及問題
2.1 缺乏對(duì)檔案管理在人力資源管理重要性認(rèn)識(shí)
行政單位的人力資源管理長(zhǎng)期以來的發(fā)展是遲緩的，特別是檔案管理往往只是被看作是對(duì)行政人員生平經(jīng)歷的記錄，或只是資料的整理和抄寫工作，沒有看到檔案管理質(zhì)量與行政部門整體效率之間的必然聯(lián)系，缺乏對(duì)檔案管理在人力資源管理重要性充分重視，所以也會(huì)造成了檔案管理工作的一些疏忽，比如檔案資料因?yàn)槿藶榈氖д`而流失，檔案管理體系的不完備，這給人力資源管理的改革Ю戳酥疃嗟南拗坪屠擾。一些行政單位甚至沒有設(shè)立專門的檔案管理的崗位，忽視了在檔案信息里充分挖掘人才的信息，沒能反映人力資源發(fā)展的具體狀況，也不利于對(duì)行政部門激勵(lì)機(jī)制的建設(shè)。
2.2 檔案管理的技術(shù)手段落后
數(shù)字技術(shù)改變了信息傳播的媒介，從原始信息諸如人們?nèi)粘６勀慷玫膹V播信號(hào)、電視信號(hào)、錄音機(jī)都實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化，其儲(chǔ)存媒介和傳播媒介的革新大大提高了檔案管理工作的效率，特別是隨著計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，用于檔案管理的新的文件形式一數(shù)字文件（digital records）大量產(chǎn)生，這種新的類型的文件的載體是磁性載體材料或光學(xué)材料。能夠保存大量的文件，轉(zhuǎn)換成數(shù)字化檔案。從比如“古代的石刻檔案、甲骨檔案”都可以轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)檔案、縮微檔案，這個(gè)檔案管理工作帶來了極大的便利，雖然對(duì)于檔案操作人員在接受時(shí)會(huì)有一定的復(fù)雜性和難度。然而現(xiàn)實(shí)中檔案管理的技術(shù)手段落后的問題日益突出，一方面行政事業(yè)單位硬件投入不足、檔案管理人員沒有掌握現(xiàn)代化的管理技術(shù)，沒有進(jìn)行專業(yè)數(shù)字化檔案管理的技能培訓(xùn)，所以整體上看檔案管理的水平依然沒有取得長(zhǎng)足的提高，往往檔案的登記和分類管理依然有過多的人為的痕跡，阻礙了人力資源檔案管理的發(fā)展和有效利用。
2.3 檔案分類管理體系的不完善
人力資源的檔案材料的管理的基本要求是“全面、客觀、完整、真實(shí)，能夠在滿足上述條件下反映一個(gè)人的生活經(jīng)歷、發(fā)展歷史全貌，但是行政事業(yè)單位在實(shí)際管理過程中因?yàn)榉N種原因造成了原始材料的抽象和單一，并不能反映一個(gè)人的特色，這些不完整的檔案資料難以為事業(yè)單位選拔人才、使用人才提供有益的參考，也會(huì)影響到潛在人才的挖掘和應(yīng)用。同時(shí)，在檔案分類管理的體系建設(shè)上不夠重視，使得人力資源內(nèi)容的不完整和不規(guī)范，失去了統(tǒng)一性，其分類管理沒有機(jī)遇電子信息檔案管理系統(tǒng)，操作受到很大的人為要素干擾，使得其管理效率并不高。
3 加強(qiáng)行政事業(yè)單位檔案管理的對(duì)策
3.1 建立和完善標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)規(guī)范的制度
行政事業(yè)單位檔案管理的改善首先需要制定統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)的檔案制度管理體系，這是加強(qiáng)行政事業(yè)單位檔案管理的基礎(chǔ)性工作，不僅能夠通過制定相應(yīng)的工作管理制度和工作標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范檔案管理程序，同時(shí)也能提高檔案管理工作人員的積極性和責(zé)任感。能夠在檔案管理制度環(huán)節(jié)和工作程序上進(jìn)行有效的監(jiān)督，對(duì)于關(guān)鍵環(huán)節(jié)―檔案的保存、信息資料的流轉(zhuǎn)和管理的方法都能夠統(tǒng)一規(guī)定，標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程能夠大大提高檔案管理辦事的效率，降低不必要的人力和物力的浪費(fèi)。
3.2 加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理的建設(shè)
縱觀二十年來我國(guó)檔案數(shù)字化的發(fā)展歷程，我國(guó)當(dāng)前雖然已經(jīng)大面積鋪開檔案數(shù)字化建設(shè)，但是因?yàn)橘Y金的限制，數(shù)字化管理的技術(shù)條件依然不夠成熟，主要體現(xiàn)在技術(shù)應(yīng)用的不經(jīng)濟(jì)以及成本較高，因?yàn)槠渲鲗?dǎo)方式依然是鍵盤錄入和光學(xué)字符識(shí)別掃描輸入，速度較慢的同時(shí)儲(chǔ)存質(zhì)量不高，容易受到諸多要素的干擾，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)依然缺乏統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，使得跨區(qū)域的數(shù)據(jù)信息庫無法實(shí)現(xiàn)對(duì)接和共享，所以說我國(guó)檔案數(shù)字化工作依然還有很長(zhǎng)的路要走。加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理的建設(shè)一方面要形成有層次、有結(jié)構(gòu)、有內(nèi)容的網(wǎng)絡(luò)信息管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理資料的數(shù)字化存儲(chǔ)，加大硬件和軟件方面的資金投入，比如“打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、電腦”等，對(duì)檔案信息管理設(shè)立專門的監(jiān)督部門，實(shí)施全程的掌控。
3.3 提高檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)
現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展下，改變了我們的日常生活，同時(shí)也對(duì)檔案管理工作帶來了巨大方便，一方面檔案管理部門將不只是一個(gè)實(shí)體機(jī)構(gòu)，同時(shí)實(shí)現(xiàn)了存儲(chǔ)實(shí)體與虛體共存，另一方面數(shù)字化檔案管理工作以虛擬化方式存在，工作重心不在是傳統(tǒng)的客戶，而是能夠滿足社會(huì)的多元化需求。我國(guó)長(zhǎng)期以來都努力構(gòu)建完整的檔案管理理論，用于指導(dǎo)檔案工作人員數(shù)字化工作的開展，這就促進(jìn)了檔案工作人員檔案管理方面觀念的更新，特別是改變過去傳統(tǒng)的檔案管理的觀念，適應(yīng)數(shù)字化檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。因?yàn)橛^念上的落后，勢(shì)必上會(huì)阻礙檔案數(shù)字化管理工作的開展，實(shí)現(xiàn)人―計(jì)算機(jī)的雙向互動(dòng)，才能把檔案管理工作開展得有效率且具有深度。數(shù)字化管理的改革一方面需要技術(shù)上是革新，另一方面也需要檔案工作人員能夠加強(qiáng)培訓(xùn)，內(nèi)部和外部推動(dòng)檔案管理人員技術(shù)化水平的提高，這是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程。
檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)的培訓(xùn)和職業(yè)道德的培訓(xùn)是要同步進(jìn)行的，檔案管理雖然有數(shù)字化的發(fā)展趨勢(shì)，終究還是依靠人完成的，所以行政事業(yè)單位的檔案管理雖然依然與工作人員的工作態(tài)度、工作能力和工作水平有著巨大的關(guān)聯(lián)。提高檔案管理工作人員的職業(yè)素質(zhì)和水平需要制定完善的培訓(xùn)管理辦法，加強(qiáng)崗位的培訓(xùn)，同時(shí)引入專業(yè)的技術(shù)性人才，實(shí)現(xiàn)檔案管理新技術(shù)的轉(zhuǎn)型，提高行政事業(yè)單位檔案管理的升級(jí)以及工作效率的穩(wěn)步提高。
4 結(jié)束語
綜上所述，我國(guó)行政事業(yè)單位的檔案管理工作的改進(jìn)還有很長(zhǎng)的路要走，總之科學(xué)、合理的檔案管理制度讓檔案管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)化，完善的檔案管理制度下，管理人員的職權(quán)才會(huì)更加清晰、配合更加密切。因?yàn)闄n案管理畢竟還是人來完成的工作，不可能完全托管給計(jì)算機(jī)，所以加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)才是檔案管理持續(xù)發(fā)展的路徑，需要從根本上重視檔案管理，這是檔案管理工作改善的基礎(chǔ)性內(nèi)容，為檔案管理提供持續(xù)發(fā)展的動(dòng)力。
參考文獻(xiàn)
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醫(yī)療設(shè)備計(jì)量檢測(cè)與醫(yī)療安全和質(zhì)量息息相關(guān)，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，社會(huì)的進(jìn)步，人們的生活質(zhì)量進(jìn)一步提高，對(duì)醫(yī)療安全和質(zhì)量要求也隨之提高，因此，如何做好醫(yī)療設(shè)備計(jì)量管理成為至關(guān)重要的問題。而計(jì)量技術(shù)檔案是計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)在檢測(cè)工作實(shí)踐中形成的系列資料，它是開展計(jì)量檢測(cè)工作全過程的真實(shí)記錄。醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案的建立與管理，有著極其重要的作用，是計(jì)量管理的重要組成部分[1]。
1 醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案的特點(diǎn)和發(fā)展趨勢(shì)
檔案的本質(zhì)屬性是原始性和歷史性，在計(jì)量檢測(cè)工作中形成的大量文件資料，是檢測(cè)機(jī)構(gòu)質(zhì)量體系管理、運(yùn)行及質(zhì)量體系有效性、規(guī)范性、真實(shí)性的反映和記載，它不僅是檢測(cè)機(jī)構(gòu)規(guī)范化管理的基礎(chǔ)資料，也是日常工作及機(jī)構(gòu)考核的重要憑據(jù)[2]。醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案為醫(yī)院現(xiàn)代化管理提供了可靠的依據(jù)，使醫(yī)院管理在現(xiàn)代醫(yī)學(xué)模式轉(zhuǎn)變中，由單純經(jīng)驗(yàn)型、粗放型向科學(xué)型、集約型轉(zhuǎn)變，促進(jìn)了醫(yī)療技術(shù)水平和醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的不斷提高，增加了社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益，提高了醫(yī)院的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。醫(yī)療設(shè)備計(jì)量檢測(cè)有其特殊性，它的計(jì)量準(zhǔn)確性直接影響到病患的檢查、治療、康復(fù)等方面，而記錄、保存相關(guān)的計(jì)量檢測(cè)報(bào)告、數(shù)據(jù)等技術(shù)檔案則是必須的、重要的工作，是開展計(jì)量檢測(cè)量值溯源等工作的必要依據(jù)。充分利用開發(fā)科技檔案，有利于醫(yī)學(xué)科研成果的開發(fā)、推廣和應(yīng)用。醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案作為醫(yī)療技術(shù)檔案領(lǐng)域的重要分支之一，醫(yī)療設(shè)備技術(shù)檔案的科學(xué)發(fā)展對(duì)提高醫(yī)療質(zhì)量和科研水平都產(chǎn)生重要影響。
2 醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案的重要性
醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案特點(diǎn)主要有以下幾點(diǎn)：（1）真實(shí)性。醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案主要內(nèi)容有計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檢測(cè)合格證書、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)報(bào)告、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)操作流程、開展檢定校準(zhǔn)工作的原始記錄等，它真實(shí)反映醫(yī)療設(shè)備計(jì)量檢測(cè)的過程及結(jié)果。（2）實(shí)用性。醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案是經(jīng)過收集、分類、鑒定等科學(xué)方法形成的，具有內(nèi)在聯(lián)系的有價(jià)值的文件體系，以確保相關(guān)人員能夠進(jìn)行查閱和參考。（3）保密性。對(duì)某些有特殊價(jià)值的醫(yī)療技術(shù)檔案要根據(jù)國(guó)家保密法確定其保密等級(jí)，并正確處理好利用和保密關(guān)系。（4）專業(yè)性。醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案是在醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備計(jì)量檢測(cè)工作中形成的，而醫(yī)學(xué)專業(yè)發(fā)展迅速，相關(guān)的計(jì)量檢測(cè)技術(shù)也相應(yīng)的提高，要求從事醫(yī)療設(shè)備技術(shù)檔案管理的工作者有較高的專業(yè)技術(shù)知識(shí)[3]?？萍紮n案、資源檔案的可利用價(jià)值是保存檔案的前提條件，也是檔案的生命之源。合理利用科技檔案信息并最大限度地發(fā)揮它在科研管理中的作用，對(duì)提高醫(yī)療質(zhì)量和科研水平都 將產(chǎn)生重要影響。
3醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案的建立和管理
3.1前期準(zhǔn)備工作的資料檔案
醫(yī)療設(shè)備計(jì)量檢測(cè)技術(shù)檔案須有專人專管，明確分工制度和工作流程，掌握一定計(jì)量管理和檔案管理的相關(guān)知識(shí)，熟悉相關(guān)法規(guī)文件[4]。在醫(yī)療設(shè)備計(jì)量管理中，經(jīng)常會(huì)遇到的問題是既要不影響正常的診療工作，又要進(jìn)行計(jì)量檢測(cè)，設(shè)備正在運(yùn)行或操作中以確保日常診療工作，配合計(jì)量檢測(cè)問題、醫(yī)務(wù)人員人力資源分配問題等，必須做好前期準(zhǔn)備工作，包括計(jì)量檢測(cè)相關(guān)的法規(guī)文件、通知、日程表等安排。
完整的前期準(zhǔn)備工作的歸檔資料主要包括：計(jì)量工作的工作依據(jù)、審批文件、通知、日程表、地點(diǎn)安排、人力資料分配及計(jì)量檢測(cè)方式等，將以上資料分類、按時(shí)間順序進(jìn)行歸檔。
3.2醫(yī)療設(shè)備計(jì)量檢測(cè)的資料收集
技術(shù)檔案的信息收集是做好技術(shù)檔案歸檔的基礎(chǔ)。由于計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案就涉及報(bào)、標(biāo)準(zhǔn)器及配套設(shè)備的論證、采購、驗(yàn)收使用維護(hù)、量值溯源以及考核評(píng)審批準(zhǔn)、中間運(yùn)行核查、能力驗(yàn)證、到期復(fù)查、設(shè)備更新、更換、報(bào)停及封存的審核批準(zhǔn)等過程。在這些過程中涉及到具體的技術(shù)人員、采購人員、管理人員、審核評(píng)審人員、論證人員，因此，它既是一項(xiàng)細(xì)致而長(zhǎng)期的工作，也是一項(xiàng)綜合性、全局性的工作。制定計(jì)量檢測(cè)數(shù)據(jù)表格，對(duì)計(jì)量檢測(cè)過程結(jié)果數(shù)據(jù)進(jìn)行登記、收集，動(dòng)態(tài)記錄相關(guān)醫(yī)療設(shè)備的設(shè)備計(jì)量檢測(cè)情況。表格填寫清晰、具體到每項(xiàng)數(shù)據(jù)及檢測(cè)結(jié)果。醫(yī)療設(shè)備計(jì)量檢測(cè)范圍登記：如監(jiān)護(hù)儀、流量計(jì)、分光光度計(jì)等。醫(yī)療設(shè)備計(jì)量檢測(cè)的數(shù)量登記。醫(yī)療設(shè)備計(jì)量檢測(cè)相關(guān)的原始數(shù)據(jù)及檢測(cè)歷史情況登記。醫(yī)療設(shè)備計(jì)量檢測(cè)的統(tǒng)計(jì)對(duì)比報(bào)告、證書保存[5]。
3.3 醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案的整理、建立電子數(shù)據(jù)源
審閱技術(shù)資料完整性，是否有前期、計(jì)量檢測(cè)過程、結(jié)果等完整的相關(guān)資料；審閱技術(shù)資料是否填寫清晰、詳細(xì)、簽字的有效性等；技術(shù)資料的分類、時(shí)間順序排列整理；整理臺(tái)賬數(shù)據(jù)，錄入相關(guān)計(jì)量檢測(cè)管理軟件，生成各類匯總報(bào)表。
3.4 醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案的組合、裝訂、歸檔
準(zhǔn)備相關(guān)專業(yè)的檔案裝訂工具，將技術(shù)資料組合裝訂成冊(cè)、歸檔，匯編目錄或粘貼標(biāo)簽，按年度匯編存放。
3.5 醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)電子檔案。
將歸檔的所有資料掃描，方便查閱，為進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)無紙化檔案管理作準(zhǔn)備。
3.6 醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案的保存。
檔案的保存要注意防蟲、防潮、防火，有專門的檔案存放地點(diǎn)，專人專管。
3.7 醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案的借閱、查閱管理。
醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案必須有專用的借閱、查閱登記本，確保借閱查閱情況的可追溯性。
綜上所述，醫(yī)療設(shè)備計(jì)量檢測(cè)是醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量和安全的必要手段，而醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案的建立與管理，則是醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備計(jì)量檢測(cè)的一個(gè)重要依據(jù)。它真實(shí)、完整并科學(xué)地記載了醫(yī)療設(shè)備計(jì)量的歷史過程，對(duì)醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備計(jì)量檢測(cè)發(fā)展有至關(guān)重要的作用。如何讓醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案充分發(fā)揮其作用，成為現(xiàn)代醫(yī)療設(shè)備技術(shù)管理的重要問題，只有不斷總結(jié)汲取教訓(xùn)，并不斷掌握和學(xué)習(xí)新的技術(shù)檔案管理知識(shí)，才能讓醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案更好的為臨床服務(wù)，從而為提高醫(yī)院整體的管理水平作出必要的貢獻(xiàn)。
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