時(shí)間：2023-07-07 09:20:41
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中圖分類號：C29 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：
引言：近年來，隨著我國經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，我國的電力事業(yè)發(fā)展也迎來一個(gè)發(fā)展的良機(jī)，而對于輸電變電工程施工企業(yè)來說，輸電變電工程項(xiàng)目是其工作的重要部分。而隨著電力工程的籌備招標(biāo)以及設(shè)計(jì)和施工等等工作的逐步展開,而導(dǎo)致大量的關(guān)于工程信息的產(chǎn)生,而且這些信息中諸如項(xiàng)目其相關(guān)的合同文件以及照片圖紙和錄像等等這些信息會對電力工程的開展而產(chǎn)生重大的影響。因此,應(yīng)該對其采取實(shí)際有效的措施而對這些信息加以處理，也即是對信息的收集、分類以及加工、過濾和歸檔儲存等等，而這些便是檔案的管理工作。對于走向21世紀(jì)的社會來說，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，信息的管理工作也顯得是越來越重要，信息資源的系統(tǒng)管理就可以納入檔案的管理。對于輸電變電工程施工企業(yè)的檔案管理部門來說，檔案的管理工作是應(yīng)該是屬于一項(xiàng)政策性、機(jī)密性以及專業(yè)性較強(qiáng)的工作，所以輸電變電工程施工企業(yè)的檔案管理部門人員應(yīng)該要充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性。，熟練掌握檔案學(xué)專業(yè)知識，提高新時(shí)代新時(shí)期檔案工作科學(xué)管理水平和服務(wù)中心工作的能力。
1. 輸電變電工程施工企業(yè)檔案管理的主要性
目前，對于我國的電力發(fā)展來說，由于電力工作的復(fù)雜性以及電力工程涉及面廣的問題，這使得輸電變電工程在施工中容易產(chǎn)生眾多的信息，如施工的工程設(shè)計(jì)，施工的財(cái)務(wù)問題等等，因此，為了很好的對這些信息進(jìn)行管理，那么就少不了信息的存檔，也即是檔案管理。
對于檔案管理工作來說，最重要的那就是對信息的處理方式，也即是以收集、分類以及加工、過濾和歸檔儲存等等方式對信息進(jìn)行處理,而且會在以這些活動為基礎(chǔ),而去提煉出對輸電變電工程施工企業(yè)項(xiàng)目有價(jià)值的信息,而去輔助工程項(xiàng)目的控制和管理，而這些活動就涉及到了輸電變電工程檔案管理的主要目的。輸電變電工程施工企業(yè)的檔案管理,也即是指在電力工程項(xiàng)目的全生命的周期管理過程中, 對工程有關(guān)信息收集以及加工和輸入、輸出活動的工作的總稱。檔案的管理能夠直接的影響到工程項(xiàng)目的管理效率、風(fēng)險(xiǎn)和質(zhì)量以及工程的成本；對有效有序以及有組織的對工程項(xiàng)目的全生命周期的信息資源的管理利用也是大有好處,這對電力企業(yè)的發(fā)展和壯大而言也是具有重要意義的。
2.輸電變電工程施工企業(yè)檔案管理存在的主要問題
對于目前我國的輸電變電工程施工企業(yè)檔案管理存在的問題主要可以從對檔案管理的系統(tǒng)上以及檔案管理的工作人員還有檔案管理的配套設(shè)施上做一個(gè)簡要的分析：
檔案管理上不夠系統(tǒng)。在對工程施工企業(yè)檔案管理不夠系統(tǒng)，主要還是由于檔案的管理工作人員對檔案的管理不夠重視以及檔案管理缺乏了系統(tǒng)完整性的管理，這就會造成輸電變電施工企業(yè)檔案的數(shù)量以及檔案內(nèi)容的信息資源上的不齊全。這樣導(dǎo)致的后果就是檔案信息的失真而不能讓檔案發(fā)揮出其該有的真正的作用，不僅如此，這還會讓輸電變電企業(yè)對檔案保管以及征用產(chǎn)生一定的麻煩和困難。
輸電變電工程施工企業(yè)檔案的管理人員的素質(zhì)不高以致于檔案的管理力量不強(qiáng)。在工程施工企業(yè)檔案管理中，各企業(yè)雖然都制定了適用于本企業(yè)的檔案管理制度以及檔案管理人員工作職責(zé)，但是真正的涉及到了本單位的檔案管理的制度以及職責(zé)還是較少的，而且最重要的是沒有相關(guān)的管理制度對檔案管理人員進(jìn)行檢查和考核，這樣使得檔案的管理不夠?qū)I(yè)而會產(chǎn)生了各種檔案管理的問題。
檔案管理的檔案配套設(shè)施不夠完整。企業(yè)檔案管理的配套設(shè)施不夠完整，會使得首先就檔案本身可能會受損壞而其會導(dǎo)致檔案的壽命降低以及檔案的無意破壞情況增多。還有就是會使得檔案遭到有意破壞以及檔案機(jī)密容易被盜竊泄露。最后也就是檔案容易出現(xiàn)混亂以及熱為的的損壞以及破壞，這對于檔案的的管理來說也是極其致命的。
3.提高輸電變電工程施工企業(yè)檔案管理效率的措施
對于輸電變電工程施工企業(yè)檔案管理來說，要想提高檔案的管理效率，從而讓檔案管理工作能夠真正的發(fā)揮出其應(yīng)有的功能，那么可以從以下方面入手：
3.1轉(zhuǎn)變觀念，提高對輸電變電工程施工企業(yè)檔案管理的認(rèn)識
轉(zhuǎn)變輸電變電企業(yè)檔案管理的觀念，提高對檔案管理的認(rèn)識，這也就是說，輸電變電工程施工企業(yè)的檔案管理工作人員應(yīng)該重視檔案管理的工作，也就是樹立為企業(yè)發(fā)展為中心，塑造好自身的形象，進(jìn)一步的搞好輸電變電工程施工企業(yè)檔案管理工作，也即是要開發(fā)關(guān)于輸電變電工程相關(guān)的檔案信息資源，主動地服務(wù)。以及加強(qiáng)企業(yè)檔案的管理工作認(rèn)識，加深對輸電變電企業(yè)檔案管理的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益的認(rèn)識，激發(fā)出輸電變電工程施工企業(yè)檔案管理工作人員的積極性。
3.2系統(tǒng)化的檔案管理以及提高檔案管理人員素質(zhì)
這方面主要講的是要對輸電變電工程施工企業(yè)的檔案進(jìn)行系統(tǒng)化管理的同時(shí)還應(yīng)該要加強(qiáng)對檔案管理人員的素質(zhì)的建設(shè)，簡單來說，輸電變電工程施工企業(yè)檔案的系統(tǒng)化的管理才能鑄就檔案的信息資源的齊全以及專業(yè)；對檔案管理人員素質(zhì)的提高才能使得檔案質(zhì)量的提高。
輸電變電工程施工企業(yè)檔案管理系統(tǒng)化的實(shí)現(xiàn)主要可以從計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用來進(jìn)行，計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用可以使得檔案管理數(shù)字化以及信息化，這同樣也是現(xiàn)代信息社會對檔案工作的要求。
人員素質(zhì)的提高那就得依靠單位的重視以及精神文明的建設(shè)，通過時(shí)間和實(shí)際努力是可以做到的。不僅如此，還應(yīng)該要注意加強(qiáng)對干部檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，充分發(fā)揮他們的對檔案管理工作的積極性和創(chuàng)造性，提高電力企業(yè)檔案管理的工作效率以及提高檔案質(zhì)量。從而使得輸電變電工程施工企業(yè)檔案管理工作的科學(xué)實(shí)用，而起到其應(yīng)有的作用。
3.3健全檔案管理制度
對于輸電變電工程施工企業(yè)檔案的管理工作而言，健全的檔案管理制度那是檔案管理的重中之重，但在制度的制定應(yīng)該符合以下的要求：
合法性。主要是指輸電變電工程施工企業(yè)的檔案管理規(guī)章制度應(yīng)該是合乎國家相關(guān)法律的規(guī)定，以及符合輸電變電工程施工企業(yè)的特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，這也就是要求制度的合法性，合理性、科學(xué)性。
檔案管理制度的簡明實(shí)用。這也就是要求輸電變電工程施工企業(yè)制定的制度法規(guī)應(yīng)該具有可操作性強(qiáng)，而且是其方便實(shí)用、簡便易行的特點(diǎn)，符合企業(yè)檔案管理的需要。
檔案管理制度約束的雙向性。也就是說輸電變電工程施工企業(yè)檔案管理的制定不僅僅只是針對員工，而是要求其能夠既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工，也即是要求施工企業(yè)制訂的制度應(yīng)該具有公平公正性。
檔案管理制度的執(zhí)行嚴(yán)肅性。這也就是要求施工企業(yè)檔案部門制定的檔案規(guī)章制度能夠做到的真正的執(zhí)行也就是能夠做到有功必賞、有過必罰，使得制定的制度具有權(quán)威性。 3.4要加強(qiáng)對檔案管理配套設(shè)施的建設(shè)
加強(qiáng)對輸電變電工程施工企業(yè)檔案管理的配套設(shè)施的建設(shè)主要指的是要利用現(xiàn)代化的技術(shù)，也就是要求能夠盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高對輸電變電工程信息檔案工作的效率和水平，其中最主要的就是對計(jì)算機(jī)技術(shù)的利用，下面對此進(jìn)行簡單的分析：
計(jì)算機(jī)的技術(shù)的利用也就是要做到對輸電變電工程施工信息檔案的細(xì)致管理，實(shí)現(xiàn)檔案計(jì)算機(jī)輔助管理的目標(biāo)，提高檔案管理的效率，降低人為的失誤率還能夠做到對檔案的全程監(jiān)控以及對檔案的安全防護(hù)。
對輸電變電工程施工企業(yè)檔案的計(jì)算機(jī)管理，也就是要利用計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)以及高速掃描技術(shù)等現(xiàn)代的技術(shù)手段，將我國的紙質(zhì)的傳統(tǒng)介質(zhì)的輸電變電工程中信息檔案作為備份的文件，采用電子檔案進(jìn)行管理，這樣在能形成系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的電子檔案信息庫同時(shí)也能做到不依賴于計(jì)算機(jī)信息庫，使得輸電變電工程施工企業(yè)檔案管理實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化的管理模式，做到檔案管理的規(guī)范化。
結(jié)束語：總之，對于輸電變電工程企業(yè)的檔案管理來說，它是工程信息資源系統(tǒng)的重要組成部分同時(shí)也是電力企業(yè)發(fā)展的組成的重要部分，是電力企業(yè)檔案信息系統(tǒng)的基石。所以，在我國改革開放促進(jìn)經(jīng)濟(jì)的這個(gè)新的歷史大背景下，輸電變電工程施工企業(yè)的檔案管理工作必須要聯(lián)系這個(gè)新的時(shí)展的要求，要從觀念上對檔案管理工作有所更新，采取有效措施，積極探索檔案管理現(xiàn)代管理模式，促進(jìn)電力企業(yè)的檔案信息工作的建設(shè)，為電力企業(yè)的發(fā)展奠定雄厚的基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn)：
1 技術(shù)檔案管理是企業(yè)檔案管理的主要業(yè)務(wù)
檔案最簡單的定義是“直接形成的歷史記錄”。所謂“直接形成”說明檔案繼承了文件的原始性，所謂“歷史記錄”說明檔案在繼承文件原始性的同時(shí)，也繼承了文件的記錄性，是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)。檔案具有歷史再現(xiàn)性、知識性、信息性、政治性、法律性、文化性、社會性、教育性、價(jià)值性等特點(diǎn)，其中歷史再現(xiàn)性為其本質(zhì)屬性。檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作。
企業(yè)檔案的內(nèi)容性質(zhì)可以分為行政檔案、人事檔案、技術(shù)檔案等等。在以往很長的一個(gè)歷史階段，企業(yè)檔案管理往往被認(rèn)為只是單純的人事檔案管理，由此被遮上了一層一般人不便問津的神秘色彩，而所謂的技術(shù)檔案僅僅當(dāng)成了資料管理。改革開放以來，特別是進(jìn)入市場經(jīng)濟(jì)以來，由于人力資源實(shí)行了廣泛流動，企業(yè)員工基本上擺脫了人事檔案的束縛，技術(shù)檔案越發(fā)受到企業(yè)的高度重視，并成為企業(yè)檔案管理的主要業(yè)務(wù)。
一般而言，技術(shù)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的，有具體事務(wù)的技術(shù)文件、圖紙、圖表、照片和原始記錄等等。詳細(xì)內(nèi)容包括任務(wù)書、協(xié)議書、技術(shù)指標(biāo)、審批文件、研究計(jì)劃、方案大綱、技術(shù)措施、調(diào)查材料、設(shè)計(jì)資料、試驗(yàn)和工藝記錄等等。技術(shù)檔案一般為內(nèi)部使用，不公開出版發(fā)行，有些有密級限制，因此在參考文獻(xiàn)和檢索工具中極少被引用。
2 豐富完善工程項(xiàng)目檔案文件的歸檔范圍
（1）以電力企業(yè)檔案分類表為綱?！峨娏ζ髽I(yè)檔案分類表》按工程建設(shè)的不同階段，設(shè)列了應(yīng)歸檔文件的類別名稱和部分文件名稱，雖然不完整、不詳細(xì)、不全面，但結(jié)構(gòu)上還是較為合理的。收集工程項(xiàng)目文件的歸檔范圍和內(nèi)容時(shí)，以分類表為大綱，充實(shí)相關(guān)內(nèi)容，有利于編制工作的有序開展，同時(shí)避免大的漏洞。
（2）以《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍》為基礎(chǔ)。《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍》是面向全國各行各業(yè)各類建設(shè)工程的文件歸檔范圍，具有普遍指導(dǎo)意義。編制技術(shù)檔案中的火電、輸變電工程管理檔案時(shí)，必須以此為依據(jù)，充分利用已有的成果，補(bǔ)充電網(wǎng)建設(shè)工程技術(shù)檔案特有的文件材料，同時(shí)，剔除電網(wǎng)建設(shè)工程項(xiàng)目中不可能產(chǎn)生的文件類型，使其既具有豐富性、完整性，又具有簡便性、實(shí)用性。
（3）以建設(shè)部管理規(guī)定、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，豐富完善電力建設(shè)工程項(xiàng)目文件歸檔范圍。這些文件主要是指《電力建設(shè)施工質(zhì)量驗(yàn)收及評定標(biāo)準(zhǔn)》、《電力建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督檢查典型大綱》、《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》、《國家電網(wǎng)公司輸變電工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)考核辦法》、《國家電網(wǎng)公司輸變電優(yōu)質(zhì)工程評選辦法》等等，依據(jù)這些文件全面收集工程建設(shè)管理、施工管理、監(jiān)理、質(zhì)量監(jiān)督、驗(yàn)評等各項(xiàng)活動中形成的各類文件材料，確定工程項(xiàng)目文件的歸檔范圍，豐富歸檔內(nèi)容。同時(shí)在編制過程中吸收檔案業(yè)務(wù)骨干、工程管理人員、施工技術(shù)人員、監(jiān)理人員、兼職資料員參加，發(fā)揮其了解各類管理范圍和標(biāo)準(zhǔn)，了解建設(shè)過程及需求的優(yōu)勢，使歸檔范圍的制定更加符合電網(wǎng)建設(shè)工程項(xiàng)目的實(shí)際情況。
3 明確類目設(shè)置
電力工業(yè)企業(yè)檔案分類表制定于1991年，由于歷史的局限有些類目設(shè)置不科學(xué)，很多文件無法判斷其類屬；加上隨著電力建設(shè)的發(fā)展，形成很多新類型的文件，其無法歸入原來的類目中，在整理建設(shè)工程項(xiàng)目文件時(shí)給建設(shè)、施工、監(jiān)理等單位兼職檔案員造成很多困擾，影響了工作效率。為解決這些問題，可以在研究電力工業(yè)企業(yè)檔案分類表的類目設(shè)置情況的基礎(chǔ)上，掌握類目設(shè)置的思想、原則、方法，根據(jù)其按工程的建設(shè)階段為主線，結(jié)合文種進(jìn)行類目設(shè)置的情況，在不違背分類方案基本原則和分類體系的基礎(chǔ)上，依照檔案分類學(xué)的原理，調(diào)整不合理的類目設(shè)置，增加個(gè)別類目，明確新增文件類型的歸類方法，使新的類目設(shè)置結(jié)構(gòu)更加科學(xué)合理、內(nèi)容更加完善。
4 確定整理方式
按照尊重文件形成的規(guī)律，保持文件內(nèi)在聯(lián)系，保證歸檔文件完整、系統(tǒng)的原則，設(shè)計(jì)工程項(xiàng)目文件的整理方式，達(dá)到便于操作、便于查找利用。如工程項(xiàng)目質(zhì)量驗(yàn)評文件，按照工程項(xiàng)目質(zhì)量檢驗(yàn)及評價(jià)規(guī)程的結(jié)構(gòu)設(shè)置單位工程、分部工程、分項(xiàng)工程、檢驗(yàn)批的結(jié)構(gòu)層次，設(shè)立各層次應(yīng)歸檔文件名稱，在整理案卷時(shí)，按照檢驗(yàn)批文件、分項(xiàng)工程文件、分部工程文件、單位工程文件的順序依次排列，實(shí)現(xiàn)結(jié)構(gòu)層次清晰、排列有序、不漏文件。同時(shí)，尊重文件材料的形成規(guī)律，保持層次文件之間的有機(jī)聯(lián)系，保證歸檔文件的完整、系統(tǒng)，從而使操作便利，也有利于歸檔文件分類檢索和查找。
5 火電施工企業(yè)工程技術(shù)檔案管理的突破及其實(shí)施效果
5.1工程項(xiàng)目文件的歸檔范圍
國家檔案管理部門出臺的相關(guān)規(guī)范是面對全國各行各業(yè)的各類工程檔案的，具有普遍的指導(dǎo)意義。但是，所列文件歸檔范圍不能滿足電力建設(shè)工程項(xiàng)目的實(shí)際需要。所以我們應(yīng)該編制從立項(xiàng)審批、前期準(zhǔn)備、施工建設(shè)、竣工投產(chǎn)到驗(yàn)收檢查各階段產(chǎn)生的各類應(yīng)歸檔文件內(nèi)容和項(xiàng)目文件歸檔范圍，從而解決建設(shè)項(xiàng)目產(chǎn)生哪些文件，哪些文件需要?dú)w檔的問題，為項(xiàng)目文件的齊全、完整和系統(tǒng)提供保障。
5.2工程項(xiàng)目文件的整理方法
編制火電施工工程檔案管理導(dǎo)則，按照分類號、文件順序號的結(jié)構(gòu)，詳細(xì)排列所有火電施工建設(shè)工程項(xiàng)目文件，為整理項(xiàng)目文件提供依據(jù)，為項(xiàng)目文件的齊全、完整提供保障，使項(xiàng)目檔案的分類編目更加科學(xué)合理，有利于日后的檢索查找，從而提高建設(shè)、施工、監(jiān)理等單位整理項(xiàng)目檔案的效率。
《電力建設(shè)工程施工技術(shù)管理導(dǎo)則》的實(shí)施，受到各單位專職檔案員、施工管理人員、監(jiān)理人員、兼職檔案員的歡迎。導(dǎo)則實(shí)施后，項(xiàng)目文件的收集更加齊全、完整，整理更加規(guī)范，歸檔更加及時(shí)，查找更加方便快捷，為檔案專項(xiàng)驗(yàn)收、達(dá)標(biāo)投產(chǎn)驗(yàn)收和創(chuàng)優(yōu)檢查的順利通過提供了方便條件，為日后的查找利用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn)：
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隨著我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展，城市化進(jìn)程的加速，管道燃?xì)庠诔鞘兄幸严喈?dāng)普及。燃?xì)夤こ淘诮ㄔO(shè)前期決策、工程勘察設(shè)計(jì)、施工準(zhǔn)備、施工及驗(yàn)收、工程后評價(jià)等階段均會形成大量的、各種各樣的文檔材料。其中施工及驗(yàn)收階段所形成的檔案資料對運(yùn)行工作影響最大。本文僅從運(yùn)行管理角度淺議燃?xì)夤こ淌┕ぜ膀?yàn)收階段檔案管理工作。
1.燃?xì)夤こ虣n案的重要性
燃?xì)夤こ淌浅鞘谢A(chǔ)設(shè)施的重要組成部分，燃?xì)夤こ虣n案是一個(gè)城市燃?xì)獍l(fā)展建設(shè)的歷史記錄，它不僅是城市建設(shè)的基礎(chǔ)資料，也是國家重要技術(shù)檔案，它的準(zhǔn)確性、完整性會對城市燃?xì)馐聵I(yè)的發(fā)展、管理和城市的建設(shè)規(guī)劃起到重要作用。另外，在燃?xì)馄髽I(yè)運(yùn)行管理中，運(yùn)行管理人員必然對所施工的燃?xì)夤こ逃腥?、?xì)致的掌握，燃?xì)庠O(shè)施的巡線、維護(hù)、檢修、搶修等均需建立在對燃?xì)庠O(shè)施的準(zhǔn)確掌握基礎(chǔ)之上。目前我國建設(shè)工程的管理體系中建設(shè)與運(yùn)行管理往往是兩個(gè)部門分別進(jìn)行，雖有交叉，但運(yùn)行管理部門對燃?xì)庠O(shè)施的了解主要來源于工程檔案資料。工程檔案資料不全、不準(zhǔn)對運(yùn)行維護(hù)搶修造成較大影響的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。而且，施工階段的檔案直接反映施工過程中的真實(shí)情況，是查找燃?xì)庠O(shè)施質(zhì)量問題可追溯的證據(jù)資料。因此加強(qiáng)施工及驗(yàn)收階段的檔案管理工作不論從城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，還是從燃?xì)庠O(shè)施運(yùn)行管理方面都具有非常重要的意義。
2.燃?xì)夤こ虣n案管理方法
2.1建立統(tǒng)一的檔案管理組織體系。
加強(qiáng)對檔案工作的集中統(tǒng)一管理是燃?xì)夤こ虣n案齊全、完整、規(guī)范的重要保證。遵照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，由燃?xì)馄髽I(yè)成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作。由總工程師擔(dān)任組長，具體工作由工程建設(shè)部門牽頭，運(yùn)行管理部門參加，吸收監(jiān)理單位、施工單位主要負(fù)責(zé)人進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)小組。制訂檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組及內(nèi)部成員單位、人員關(guān)于檔案管理的工作職責(zé)，內(nèi)部成員單位將職責(zé)落實(shí)到具體的某個(gè)人身上，要做到哪個(gè)部門出現(xiàn)問題都要有人負(fù)責(zé)，有組織，有制度，有具體實(shí)施責(zé)任人。
2.2齊抓共管，密切合作。
檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)工程階段性情況對工程建設(shè)部門、施工單位、監(jiān)理單位的資料進(jìn)行檢查，及時(shí)糾正資料收集整理過程中出現(xiàn)的問題。特別是資料整理不及時(shí)，后補(bǔ)資料的現(xiàn)象必須得到制止和糾正。領(lǐng)導(dǎo)小組定期（如2個(gè)月）召開會議，研究解決各單位檔案資料填寫、收集、整理過程中出現(xiàn)的問題，并對各單位的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)。無論是在工程各階段還是單位內(nèi)的各個(gè)部門都能保證文件材料不落后、不疏漏、不散失，使檔案管理工作達(dá)到了系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。
2.3 轉(zhuǎn)變觀念，超前管理。
由于燃?xì)夤こ痰奶厥庑?，燃?xì)庠O(shè)施檢修搶修對燃?xì)夤こ虣n案資料的依賴性，燃?xì)馄髽I(yè)運(yùn)行管理部門提前介入工程施工過程中，主要職責(zé)是監(jiān)督檢查與運(yùn)行有關(guān)的資料的完整性和準(zhǔn)確性。工程建設(shè)管理部門、監(jiān)理單位、施工單位及運(yùn)行管理部門均需轉(zhuǎn)變觀念，開闊思想，創(chuàng)新工作。監(jiān)理單位及施工單位應(yīng)接受運(yùn)行管理部門對檔案資料的檢查指導(dǎo)，主動地和運(yùn)行管理部門聯(lián)系，更好地完成資料填報(bào)、收集、整理工作。
3.燃?xì)夤こ虣n案分類
從檔案管理角度講，原有的檔案分類方法非常好，條理性強(qiáng)。但從運(yùn)行管理角度講，可能在使用上有不方便之處。比如運(yùn)行管理時(shí)所用的資料比較少，但其分散放于各卷檔案之中，查找起來不能一起拿出，有時(shí)可能會產(chǎn)生越忙越找不到關(guān)鍵資料的事件。將存放時(shí)間要求不同的資料混編在一起，也不利于到期檔案資料的消毀。因此，考慮到燃?xì)夤こ藤Y料的重要性，結(jié)合檔案存放時(shí)間要求及便于運(yùn)行時(shí)查找，筆者認(rèn)為將運(yùn)行管理中用得到的檔案資料單獨(dú)歸檔，獨(dú)立成卷是較實(shí)用的分類歸檔方法。
經(jīng)過分析，與運(yùn)行管理有關(guān)的在工程施工及驗(yàn)收過程中形成的檔案資料主要有：
1）圖紙會審記錄、技術(shù)交底記錄；
2）工程變更單（圖）；
3）材料、設(shè)備、儀表等的出廠的合格證明、材質(zhì)書或檢驗(yàn)報(bào)告；
4）閥門試驗(yàn)記錄；
5）焊接記錄；
6）焊接外觀檢查記錄和無損探傷檢查記錄；
7）隱蔽工程記錄；
8）管道吹掃記錄、強(qiáng)度和嚴(yán)密性試驗(yàn)記錄；
9）工程竣工驗(yàn)收文件（各項(xiàng)工程的程序驗(yàn)收及整體驗(yàn)收記錄）；
10）工程竣工報(bào)告；
11）工程保修書等；
12）竣工圖紙：竣工圖應(yīng)反映隱蔽工程、實(shí)際安裝定位、設(shè)計(jì)中未包含的項(xiàng)目、燃?xì)夤艿琅c其它市政設(shè)施特殊處理的位置等。
4.需重點(diǎn)注意的事項(xiàng)
燃?xì)夤こ剔D(zhuǎn)入運(yùn)行階段后，竣工圖紙?jiān)谒袡n案資料中使用頻率最多，竣工圖紙必須在資料收集整理時(shí)作為重中之重加以注意。竣工圖紙的編制與審核應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：
4.1 隨著人民生活水平的提高，人民對各種城市基礎(chǔ)設(shè)施的需求越來越多，城市街道及生活小區(qū)中布置了多種管道（線）。設(shè)計(jì)時(shí)對燃?xì)夤艿赖亩ㄎ辉谑┕ぶ薪?jīng)常發(fā)生變更?？⒐D紙必須真實(shí)反映管道的位置及標(biāo)高?？⒐D中除標(biāo)出管道的坐標(biāo)，還應(yīng)重點(diǎn)標(biāo)出參照于永久性建（構(gòu)）筑物的相對位置，標(biāo)出管道的埋深及坡向、坡度，及標(biāo)出管道材質(zhì)，管徑等指標(biāo)。
4.2 在施工過程中緊隨施工進(jìn)度繪制竣工圖。避免管道回填隱蔽后無法確定相關(guān)數(shù)據(jù)。
4.3 監(jiān)理單位、工程建設(shè)管理部門及運(yùn)行管理部門應(yīng)隨時(shí)檢查竣工圖紙的繪制情況，避免出現(xiàn)重要數(shù)據(jù)遺漏現(xiàn)象。
4.4 所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章。
竣工圖章的基本內(nèi)容應(yīng)包括：“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術(shù)人、編制日期、監(jiān)理單位、現(xiàn)場監(jiān)理、總監(jiān)。
竣工圖章應(yīng)使用不易褪色的紅印泥，應(yīng)蓋在圖標(biāo)欄上方空白處。
4.5 利用施工圖改繪竣工圖，必須標(biāo)明變更修改依據(jù)；凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過1/3的，應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖。
4.6 不同幅面的竣工圖紙應(yīng)按《技術(shù)制圖 復(fù)制圖的折疊方法》（GB/10609.3―89）方法統(tǒng)一折疊成A4(297mm×210mm)大小，圖標(biāo)露在外面。
中圖分類號： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A 文章編號：
前言
建設(shè)工程檔案是企業(yè)的寶貴財(cái)產(chǎn), 是建筑施工企業(yè)的真實(shí)記錄, 是工程建設(shè)者辛勤汗水和智慧的結(jié)晶。通過對它的管理、編研、開發(fā)和利用, 必將轉(zhuǎn)化為直接的生產(chǎn)力, 推動城市建設(shè)的發(fā)展, 為社會積累更多的財(cái)富。建筑施工企業(yè)必須充分認(rèn)識工程檔案管理的重要性, 工程施工單位和相關(guān)人員要時(shí)刻牢記所肩負(fù)的使命, 本著“對歷史負(fù)責(zé), 為現(xiàn)實(shí)服務(wù), 替未來著想”的宗旨, 做好工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作, 為企業(yè)的生存與發(fā)展保駕護(hù)航。
一、地方建筑項(xiàng)目的基本現(xiàn)狀
在我國，地方建筑施工企業(yè)的現(xiàn)狀，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1地方建筑施工企業(yè)的資質(zhì)低，資本積累緩慢，優(yōu)質(zhì)工程少，信譽(yù)度不高。企業(yè)的資質(zhì)低，使企業(yè)不能直接承攬較大工程的建設(shè)項(xiàng)目，只能承接一些規(guī)模小、利潤小的一些項(xiàng)目。在市場經(jīng)濟(jì)中，信譽(yù)也是企業(yè)的生產(chǎn)力。信譽(yù)度高的企業(yè)，在市場中客戶多，企業(yè)興旺發(fā)達(dá)。相反，信譽(yù)度差的企業(yè)，則在市場中難以生存。
2地方建筑施工隊(duì)伍整體素質(zhì)不高。建筑業(yè)是勞動密集型產(chǎn)業(yè)，作業(yè)的生產(chǎn)環(huán)境差，危險(xiǎn)性大，技術(shù)要求較低，是農(nóng)村剩余勞動力最易進(jìn)入的一個(gè)行業(yè)。行業(yè)的特性，客觀上影響了隊(duì)伍素質(zhì)的提高。同時(shí)企業(yè)也很難吸引較高素質(zhì)的管理人員加入。另外，由于企業(yè)不具備與同行業(yè)的大企業(yè)相抗衡的競爭能力，使得企業(yè)施工項(xiàng)目不連續(xù)，影響企業(yè)效益，造成企業(yè)員工流動性過大，人才大量無序的流動使隊(duì)伍素質(zhì)的提高也受到?jīng)_擊。
3地方建筑施工企業(yè)管理水平不高，屬于粗放經(jīng)營。由于企業(yè)職工隊(duì)伍多采用民工，施工隊(duì)伍的構(gòu)成和水平參查不齊，現(xiàn)場管理粗放，材料浪費(fèi)嚴(yán)重，機(jī)械設(shè)備使用效率不高，施工技術(shù)含量低等，企業(yè)整體管理水平低下，技術(shù)進(jìn)步緩慢，套用傳統(tǒng)的施工方法，在管理和技術(shù)創(chuàng)新方面投入的人力、物力很少，這樣不但勞動生產(chǎn)率低，而且易誘發(fā)質(zhì)量安全事故。
4地方建筑施工企業(yè)的施工能力不高。施工能力是指為完成施工項(xiàng)目所采取的各種直接活動的能力。由于企業(yè)人員的綜合素質(zhì)不高，企業(yè)的施工組織設(shè)計(jì)力量較低，施工經(jīng)驗(yàn)不夠豐富，所以，建筑施工企業(yè)的施工能力較低。大部分建筑施工企業(yè)沒有設(shè)置專門的信息中心，沒有普及應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理和工程施工過程中的有關(guān)信息收集等，從而影響了工作效率和工作質(zhì)量。上述現(xiàn)象， 影響了地方建筑施工企業(yè)項(xiàng)目管理的質(zhì)量，使得企業(yè)在承接施工項(xiàng)目過程中存在很多問題。應(yīng)該從實(shí)際狀況進(jìn)行分析，找出所存在的問題以及解決問題的對策措施。
二、加強(qiáng)我國工程項(xiàng)目檔案管理有效對策
1 加人檔案的宣傳管理力度, 提高領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識
我們要從國家的有關(guān)檔案的法律法規(guī)入手,加強(qiáng)對這些規(guī)章制度的宣傳,自上而下增強(qiáng)企業(yè)的人員檔案意識。檔案人員應(yīng)深入生產(chǎn)第一線,做好平時(shí)的檔案工作。針對施工中點(diǎn)多分散的特點(diǎn),加強(qiáng)組織對各級檔案人員的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要從人力、物力、財(cái)力各方面全力支持企業(yè)的檔案工作。對檔案實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級分理,建立工程的檔案網(wǎng)絡(luò)體系,成立綜合檔案室,設(shè)立專業(yè)檔案員和項(xiàng)目部的兼職檔案員,持證上崗,由兼職檔案員負(fù)責(zé)平時(shí)項(xiàng)目的文件資料收集工作。
2 加強(qiáng)工程檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)
與工程項(xiàng)目建設(shè)相關(guān)的設(shè)計(jì)、監(jiān)理、承包商中的人多數(shù)人員來自不同的地方,他們對工程檔案重要性的認(rèn)識參差不齊。另外，從事工程項(xiàng)目建設(shè)的人多數(shù)技術(shù)人員缺乏系統(tǒng)的檔案工作業(yè)務(wù)技能,因此,加強(qiáng)對這些人員的培訓(xùn)是十分必要的。具體可以通過多種渠道、采取多種方式對參與檔案管理的人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn),介紹工程檔案管理工作的法律法規(guī)和檔案管理制度,學(xué)習(xí)檔案積累形成和整編的基礎(chǔ)知識,對工程項(xiàng)目檔案的制成材料、收集范圍、整編要求、移交時(shí)間、竣工檔案驗(yàn)收的基本要求進(jìn)行詳細(xì)地講解。這樣,各單位工程竣工檔案資料管理人員在增強(qiáng)檔案意識的同時(shí)也能提高檔案管理工作水平,一定能夠?yàn)楣こ虣n案收集齊全、整理、安全以及有效利用發(fā)揮重要作用。
3 轉(zhuǎn)變觀念, 抓好工程項(xiàng)目檔案的過程管理工作
工程項(xiàng)目檔案涉及到工程建設(shè)的方方面面,貫穿于工程建設(shè)的全過程,與之相適應(yīng),工程項(xiàng)目的檔案管理工作應(yīng)強(qiáng)調(diào)過程管理。特別是在項(xiàng)目建設(shè)初期,遵循工程項(xiàng)目建設(shè)和檔案形成的規(guī)律,對工程項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、及早收集,否則, 檔案收集的有利時(shí)機(jī)失去,就可能遭受不可挽回的損失。具體可以采取以下措施：在每項(xiàng)工程項(xiàng)目的開始階段, 檔案人員就提前介入, 在制訂各項(xiàng)工作計(jì)劃、合同、協(xié)議和工程技術(shù)人員的崗位職責(zé)時(shí),同時(shí)提出對檔案工作的要求,做到檔案工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行,在工程建設(shè)過程中工程技術(shù)人員檢查工程質(zhì)量的同時(shí),檔案人員也隨同檢查施工資料的形成、積累、整理情況,在每項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收時(shí),檔案人員同時(shí)驗(yàn)收相應(yīng)的檔案。通過在工程檔案工作中的過程管理,可以確保工程項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、安全性和有效利用。
4 做好工程歸檔、保管和開發(fā)利用的管理工作
根據(jù)《國家建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》第8條第2款規(guī)定,在大中城市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)的重要建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收以后,建設(shè)單位應(yīng)在6個(gè)月內(nèi)向城市建設(shè)檔案接收單位報(bào)送與城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理有關(guān)的項(xiàng)目檔案。檔案部門在接收工程歸檔文件時(shí)應(yīng)按照國家標(biāo)準(zhǔn)GB/T 50328～2001《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》及有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求, 嚴(yán)格保證工程竣工檔案的歸檔質(zhì)量。
工程檔案保管工作, 就是在集中統(tǒng)一管理原則指導(dǎo)下科學(xué)地維護(hù)工程檔案的完整與安全,采取有效的保護(hù)技術(shù)和管理方法,限制和消除一切損壞工程檔案的不利因素,最大限度地延長工程檔案壽命的工作。只有做好工程檔案的保管工作,才能使集中起來的工程檔案的完整和安全得到可靠的保證,才能滿足各方面利用的需要,因而要切實(shí)做好工程檔案的保管工作。工程檔案的開發(fā)利用工作,就是通過各種方式使工程檔案中儲存的信息盡快轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力,讓它從保管狀態(tài)變?yōu)槔脿顟B(tài), 發(fā)打出它的技術(shù)效用和社會、經(jīng)濟(jì)效益的工作。工程檔案的開發(fā)利用工作是整個(gè)工程檔案工作的目的,要盡力做好工程檔案的開發(fā)利用工作,允分發(fā)打工程檔案的依據(jù)和查考作用,為社會服務(wù)。工程檔案除傳統(tǒng)的借閱服務(wù)利用外,檔案管理部門還應(yīng)通過網(wǎng)絡(luò)型開發(fā)利用、編研型開發(fā)利用、展覽型開發(fā)利用等各種方式,主動提供工程檔案開發(fā)利用。
結(jié)束語
建筑工程施工是一項(xiàng)服務(wù)當(dāng)代、惠及后代的重要事業(yè)。提高建筑工程質(zhì)量, 對推動城市化建設(shè)步伐、改變城市面貌有著極為重要的意義。建筑施工企業(yè)工程檔案管理是工程建設(shè)的一個(gè)重要組成部分, 是工程建設(shè)項(xiàng)目的歷史記錄, 也是工程項(xiàng)目投產(chǎn)后運(yùn)行、維修、管理、改建、擴(kuò)建及技術(shù)改造等工作的重要依據(jù)。如何做好建筑施工企業(yè)檔案管理工作已成為當(dāng)務(wù)之急。
參考文獻(xiàn)
[1] 楊長明. 施工企業(yè)工程檔案管理存在的問題與對策[J]. 鐵道工程企業(yè)管理. 2006(04)
2加強(qiáng)宣傳
檔案管理工作的開展離不開先進(jìn)的思想意識，而先進(jìn)的思想意識的產(chǎn)生，則需要積極、有效的宣傳來作為保障。企業(yè)內(nèi)部要提高對檔案管理工作的認(rèn)識，并且定期的組織企業(yè)內(nèi)部參與檔案管理工作以及各部門交叉人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，了解國家有關(guān)的法律法規(guī)，并且將檔案管理發(fā)揮政策的學(xué)習(xí)納入企業(yè)內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)流程當(dāng)中。企業(yè)管理者在開展建筑工程項(xiàng)目中，要對于自身的檔案服務(wù)范圍進(jìn)行拓展和跟蹤，積極地實(shí)現(xiàn)綜合化、一體化以及跟蹤化的檔案服務(wù)。針對于企業(yè)檔案管理工作人員素質(zhì)培訓(xùn)上，要積極地組織相應(yīng)的培訓(xùn)活動，讓員工主動參與進(jìn)去，不斷提高檔案管理的意識與觀念，重視檔案管理工作，不斷提高業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德修養(yǎng)。檔案管理工作的開展，需要各部門予以全面的支持。只有保證宣傳工作的效果，才可以保證各項(xiàng)檔案資料及時(shí)地進(jìn)行歸檔和提交，保證檔案資料的時(shí)效性。
3規(guī)范管理
在開展檔案管理工作時(shí)，要對于相關(guān)的檔案管理行為進(jìn)行規(guī)范化操作，通過制定一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行，可以有效地提高管理效率，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的檔案管理。一般來說，建筑施工企業(yè)的檔案分類可以分為文書檔案管理、聲像（照片、錄音、影像、獎(jiǎng)牌、證書等）檔案管理、會計(jì)檔案管理、科技檔案管理（如科研檔案、工法、工程施工竣工檔案）等。不同的檔案類型要按照經(jīng)營管理、行政管理、生產(chǎn)技術(shù)、科研技術(shù)、設(shè)備、會計(jì)、工程建設(shè)、特殊等不同類別進(jìn)行管理，并且對于不同檔案的歸檔上要做好分類存放。對于檔案管理行為上，還要制定相關(guān)的存放、保密以及查閱條例，并嚴(yán)格遵守，從而有效地提高整個(gè)檔案管理工作的條理性和規(guī)范性，提高檔案的利用效率。檔案管理者要對企業(yè)檔案資料歸檔范圍的確定，制定企業(yè)檔案管理方面的規(guī)章制度，收集整理企業(yè)各類檔案資料，對檔案資料分類整理、裝訂、裝盒、編目錄、編案卷側(cè)面卷脊，按保管期限分類上架存放，同時(shí)編寫相應(yīng)的檢索目錄。
4信息化建設(shè)
企業(yè)的檔案管理工作開展，需要與時(shí)俱進(jìn)地進(jìn)行創(chuàng)新和改進(jìn)，引入信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化是現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作的必然趨勢。檔案信息是企業(yè)技術(shù)進(jìn)步和發(fā)展的重要信息資源，也是提高企業(yè)競爭力的關(guān)鍵。通過對信息化技術(shù)的應(yīng)用，構(gòu)建一個(gè)科學(xué)的檔案信息管理平臺，可以實(shí)現(xiàn)對信息的充分利用，并且高質(zhì)量、高效率地對檔案信息進(jìn)行匯總管理，提高了檔案服務(wù)水平。隨著辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用，電子檔案逐漸成為了檔案資料中的重要一種。通過檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)對電子檔案的安全保管，配合采用刻錄等方式，可以有效地提高檔案信息的安全性。對于一些重點(diǎn)、機(jī)密檔案管理上，檔案信息管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)對權(quán)限的有效分配，實(shí)現(xiàn)了檔案保密的功能。檔案管理工作中，紙質(zhì)文件與電子文件的保存要做好共存與處理，在對紙質(zhì)檔案歸檔的同時(shí)，也要做好電子文件的及時(shí)歸檔，對重要的紙質(zhì)文件、實(shí)物文件通過掃描翻拍等手段進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。另外，檔案信息的管理上，要不斷地對檔案保管條件進(jìn)行提高，并且對檔案信息的保管設(shè)備進(jìn)行及時(shí)地更新與檢查，避免檔案信息被破壞。檔案信息的使用中，要做好相關(guān)的審批，保證查閱檔案人員的查閱經(jīng)過嚴(yán)格的授權(quán)，并嚴(yán)格遵守相關(guān)的保密要求。信息化建設(shè)的過程，可以有效地將傳統(tǒng)檔案管理工作中的不足和局限進(jìn)行改進(jìn)，提高了管理效率，并且實(shí)現(xiàn)了檔案信息的高效利用。
5做好檔案服務(wù)
檔案管理工作的開展，其最終目的是為企業(yè)的經(jīng)營生產(chǎn)提供服務(wù)。在檔案信息管理的過程中，也要重點(diǎn)關(guān)注對檔案信息的開發(fā)與利用。對建筑施工企業(yè)來說，檔案信息中包含了很多技術(shù)方面的信息，是企業(yè)施工過程中技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)的匯總，是企業(yè)智慧的結(jié)晶，是眾多工程師的心血。在工程檔案的管理與利用上，對于一些圖紙、資料，檔案管理人員要進(jìn)行科學(xué)地處理，并且及時(shí)地提供給相關(guān)部門進(jìn)行利用。通過對于檔案的科學(xué)整理，可以有效地為企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新提供科學(xué)依據(jù)。與此同時(shí)，很多榮譽(yù)、資歷、工程案例等檔案也是企業(yè)參與招投標(biāo)中的重要籌碼。檔案管理者及時(shí)地將此類信息匯總交給相關(guān)部門，也可以提高企業(yè)的市場競爭力，提高業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)開展效果。檔案管理工作的服務(wù)對象是整個(gè)企業(yè)，工程檔案的管理和利用要具有一套標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)流程，不斷地拓展檔案的利用范圍，滿足企業(yè)各個(gè)部門對檔案資料的需求。
中圖分類號：C93 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）20-0177-01
工程檔案工作是施工企業(yè)檔案工作的重要組成部分，是各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，它綜合體現(xiàn)出一個(gè)企業(yè)的管理水平。隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)在全國各地如火如荼地進(jìn)行，科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)，傳統(tǒng)的工程檔案工作已遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上企業(yè)發(fā)展的需要，且存在的問題直接制約著企業(yè)的發(fā)展。筆者就新的形勢下企業(yè)檔案工作中存在的問題及對策談一點(diǎn)自己的見解與同行們探討。
一、工程檔案的重要性。
工程檔案資料是指在工程建設(shè)活動中，直接形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。它產(chǎn)生于工程項(xiàng)目的提出、立項(xiàng)、審批、勘察、設(shè)計(jì)、前期準(zhǔn)備、施工、監(jiān)督、監(jiān)理、驗(yàn)收等工程建設(shè)的全過程中 的所有活動。它是一種可被人們研究、利用的信息資源，能直接反映陣地工程建設(shè)活動的過程和成果。工程檔案即具有檔案的一般性，即原始的歷史記錄，可以作為追溯的根據(jù)和憑證；又具有自身的特殊性，即實(shí)體作業(yè)的技術(shù)依據(jù)，在使用、維護(hù)、管理、改擴(kuò)建中的根據(jù)和設(shè)計(jì)、施工技術(shù)憑證等。它是工程建設(shè)管理過程的重要組成部分。
二、當(dāng)前工程檔案管理工作存在的主要問題
1、工程檔案管理意識淡薄。工程檔案形成貫穿于日常的文件收集和數(shù)據(jù)記錄、新建工程的前期準(zhǔn)備、工程運(yùn)行管理質(zhì)量評定、工程竣工后的管理和維護(hù)等，是日常業(yè)務(wù)和項(xiàng)目的重要依據(jù)。作為相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和管理人員，應(yīng)該在思想上普遍認(rèn)識到管理的重要性，充分重視這方面的問題。在很多方面缺乏管理和規(guī)范的制度。在工作量增大或人員不足時(shí)，工程檔案的整理和搜集就會被忽視。
2、檔案管理人員不能按時(shí)完成竣工檔案。我國的建筑企業(yè)的水平差異很大，一些企業(yè)的單位管理人員的檔案管理意識比較薄弱，導(dǎo)致在工程竣工時(shí)不能及時(shí)的完成竣工檔案資料，以至于不能及時(shí)的向城建部門報(bào)備。比如：一些企業(yè)單位單方面重視工程的進(jìn)展和資金管理，而忽略工程檔案的完成工作，就會造成工程檔案報(bào)備滯后。
3、工程的檔案材料缺失、數(shù)據(jù)失真。因?yàn)楣こ虣n案管理工作具工程檔有多樣性、復(fù)雜性、真實(shí)性的特點(diǎn)，就會出現(xiàn)工程檔案管理在檔案集中整理的過程中困難度高、容易發(fā)生失誤等問題，而導(dǎo)致檔案管理工作人員對工作出工不出力，對工程施工現(xiàn)場不了解，依據(jù)建設(shè)單位提供的不完整的失真的材料，采用不真實(shí)的數(shù)據(jù)，編寫檔案。這樣往往就會造成工程檔案與事實(shí)嚴(yán)重不符，各種數(shù)據(jù)失真，從而導(dǎo)致企業(yè)工程質(zhì)量保證書和合格證明不能通過審查驗(yàn)收。
4、工程檔案管理人員在驗(yàn)收資料質(zhì)量和完整性方面的欠缺。工程檔案必須依照真實(shí)性、完整性和原始性這三個(gè)原則，如果工作人員直接從項(xiàng)目負(fù)責(zé)人手中接收資料，而不進(jìn)行篩選和檢查，那么搜集上來的資料很可能存在缺項(xiàng)、漏項(xiàng)和內(nèi)容不全等問題。不完整的檔案資料對以后工作的開展也是有一定的影響的。
5、工程檔案管理工作缺乏有效的可行的管理制度。隨著工程進(jìn)度的逐漸加快，有些重要的部門重組，檔案管理人員流動性加大，原有的文件資料會有一部分分散、缺失，而新的文件資料又會不斷的產(chǎn)生，致使文件資料整理工作難度加大。比如部分企業(yè)因?yàn)闆]有規(guī)范的有效的管理制度，對工程檔案資料的統(tǒng)一、保密、整理工作也很難做到有效的管理。
三、做好工程檔案管理工作的途徑
1、加強(qiáng)對建設(shè)工程檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)重視，健全制度，是做好工程檔案管理工作的基礎(chǔ)和關(guān)鍵。要從提高各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的認(rèn)識入手，通過有關(guān)檔案法律、法規(guī)的宣傳貫徹和國家加強(qiáng)對工程項(xiàng)目管理，以及工程檔案自身的重要性，引起領(lǐng)導(dǎo)對該項(xiàng)工作的普遍重視，把檔案管理納入企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃、納入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程、納入員工的工作職責(zé)之中，建立工程檔案管理工作人員網(wǎng)絡(luò)體系，指定專人負(fù)責(zé)文件、圖紙、計(jì)算數(shù)據(jù)、聲像等文件材料的收集、管理工作，項(xiàng)目制定了明確的崗位責(zé)任。
2、加強(qiáng)建設(shè)工程檔案管理制度建設(shè)。俗話說“沒有規(guī)矩，難成方圓”，沒有一套切實(shí)可行的檔案管理制度作保證，檔案管理工作將無所適從。工作建設(shè)項(xiàng)目由于規(guī)模大、工期長、形成材料多，特別是由于其所涉及的單位和環(huán)節(jié)眾多，所以要想在工程檔案管理中做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，僅靠檔案管理部門或建設(shè)項(xiàng)目管理部門少數(shù)幾個(gè)人的力量是根本辦不到的。因此，加強(qiáng)和完善有關(guān)的制度建設(shè)，使其成為工程項(xiàng)目建設(shè)人員和施工人員特別是工程技術(shù)人員自覺遵守的準(zhǔn)則，才能使建設(shè)工程檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化、效率化得到根本保障。
3、完善建設(shè)工程檔案管理工作程序。施工企業(yè)應(yīng)對建設(shè)工程檔案工作實(shí)行統(tǒng)一管理，對本單位各部門和設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位進(jìn)行有效的監(jiān)督、指導(dǎo)，確保工程檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。定期召集有關(guān)參建單位檔案管理人員參加工程檔案工作協(xié)調(diào)會議，相互通報(bào)各單位負(fù)責(zé)的單項(xiàng)工程項(xiàng)目進(jìn)度和該工程檔案工作進(jìn)度，研究檔案管理工作需要協(xié)調(diào)解決的重要問題，提出下一步目標(biāo)要求。
4、加強(qiáng)工程檔案管理信息化建設(shè)。充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，做好檔案管理方面的信息化建設(shè)。首先，應(yīng)該加大檔案管理信息系統(tǒng)開發(fā)與研究工作，同時(shí)結(jié)合企業(yè)檔案管理工作中的實(shí)際情況，開發(fā)企業(yè)檔案管理軟件，強(qiáng)化檔案管理信息化水平。另外，要應(yīng)用信息技術(shù) 對檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督管理，成立檔案情況監(jiān)督管理、多方合作的信息系統(tǒng)平臺，提高企業(yè)檔案管理水平和質(zhì)量。
中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：
一、我國工程檔案管理存在的問題
⒈檔案意識淡薄
由于我國尚處于現(xiàn)代化建設(shè)的初期階段，很多的方面都需要繼續(xù)進(jìn)行完善，很多施工企業(yè)對工程檔案管理的重要性認(rèn)識不到位，重“施工生產(chǎn)、輕檔案管理”的現(xiàn)象普遍存在，沒有形成既要抓好工程施工也要搞好工程檔案的責(zé)任意識。工程技術(shù)資料的收集整理，本應(yīng)始于工程開工，終于工程竣工?？墒遣皇撬械氖┕て髽I(yè)都能夠遵循這一原則，有的即使將其列入工程日程，也未能與工程施工同步；有的技術(shù)人員，把資料的收集整理看作是額外負(fù)擔(dān)和份外之事，往往采取應(yīng)付和湊合的態(tài)度。在一些工程項(xiàng)目中，平時(shí)不重視工程檔案和內(nèi)業(yè)資料的收集和整理，一旦得知建設(shè)單位或城建檔案管理單位要來檢查，就搞突擊、補(bǔ)資料，臨時(shí)抱“佛腳”；有的施工單位對檔案管理人員反映的問題未能引起重視，對其工作的支持力度不夠，使工程檔案的收集、整理和日常管理工作處于被動局面。
⒉人員設(shè)備不足
這是一個(gè)普遍存在的問題。現(xiàn)在施工企業(yè)工程檔案的管理體制一般分為三個(gè)層次，一是集團(tuán)公司檔案管理部門，二是子公司檔案管理部門，三是工程項(xiàng)目資料室。就前兩個(gè)層次來講，目前的問題是人員較少，庫房擁擠，設(shè)備陳舊。有的單位甚至因?yàn)闄n案無庫房存放，不得不堆放在地上，影響了檔案的安全。有的檔案部門使用的計(jì)算機(jī)是“退役”的，運(yùn)行速度慢，不利于工作的開展。對工程項(xiàng)目部來說，一般都未配備專職人員管理工程檔案，而是由項(xiàng)目經(jīng)理臨時(shí)指派缺少檔案管理知識的人員兼職，更沒有專門的資料室與相應(yīng)的設(shè)備，往往使應(yīng)該歸檔的資料分散在技術(shù)人員手中。由于工作繁忙，人員調(diào)動，個(gè)人保管不善等多種原因，有時(shí)寶貴的原始資料也就隨之丟失或毀損，比較突出的是一些聲像資料散失較多，非?？上?。
3.歸檔時(shí)間滯后
對一個(gè)工程項(xiàng)目而言，工程竣工以及工程檔案資料的移交，一般分為三個(gè)部分，一是工程項(xiàng)目部把在施工過程中形成的竣工資料向本單位（子公司）的檔案管理部門移交，移交內(nèi)容按事先規(guī)定的范圍辦理；二是工程項(xiàng)目部（指揮部）將施工過程中形成竣工資料向建設(shè)單位（發(fā)包單位、業(yè)主）移交，再由建設(shè)單位移交城建檔案管理部門，移交內(nèi)容按國家有關(guān)歸檔范圍進(jìn)行；三是工程項(xiàng)目部（指揮部）按歸檔范圍，將一部分工程檔案移交給集團(tuán)公司檔案管理部門。《城鄉(xiāng)規(guī)劃法》規(guī)定：建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)在竣工驗(yàn)收后六個(gè)月內(nèi)向城鄉(xiāng)規(guī)劃主管部門報(bào)送有關(guān)竣工驗(yàn)收資料?，F(xiàn)在的問題是檔案移交工作普遍滯后，向建設(shè)單位（發(fā)包單位、業(yè)主）的工程檔案移交相對較好，而向城建檔案管理部門的移交工作則嚴(yán)重拖后。有的工程甚至竣工已經(jīng)數(shù)年，工程檔案仍未能移交。城建檔案部門雖然千呼萬喚，但由于缺乏有效的措施和手段，歸檔難的問題始終沒有得到解決。這種狀況使企業(yè)不能即時(shí)有效地利用寶貴的信息資源，不利于推進(jìn)技術(shù)進(jìn)步和提高競爭能力，不利于維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。
4.檔案質(zhì)量欠佳
按規(guī)定，檔案資料應(yīng)做到圖物相符、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，填寫、審批、簽章手續(xù)要完備，不得擅自修改、偽造和后補(bǔ)，應(yīng)達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)符合歸檔要求?？赡壳肮こ虣n案管理的實(shí)際情況相對于有關(guān)規(guī)定的要求尚有相當(dāng)大的差距，主要表現(xiàn)在：原始資料填寫得不完整、不及時(shí)；對竣工資料不按規(guī)定進(jìn)行整理；部份歸檔資料不具有完備的法律手續(xù)，應(yīng)該提供原件，但只有復(fù)印件；個(gè)別項(xiàng)目還有弄虛作假現(xiàn)象，等等。
二、強(qiáng)化工程檔案管理的工作對策
1.提高認(rèn)識，加強(qiáng)對檔案工作的管理
要搞好工程檔案工作，必須充分認(rèn)識工程檔案的作用，尤其是要強(qiáng)化企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和廣大技術(shù)人員的檔案意識，使他們認(rèn)識到，工程檔案是國家基本建設(shè)項(xiàng)目檔案和科技檔案的組成部份，是建設(shè)經(jīng)驗(yàn)的積累和寶貴的技術(shù)儲備，是國家和地方進(jìn)行建設(shè)規(guī)劃的基礎(chǔ)和實(shí)施有效管理的重要依據(jù)，也是一切建(構(gòu))筑物進(jìn)行維修、改建、擴(kuò)建和進(jìn)行防災(zāi)、抗災(zāi)、減災(zāi)以及戰(zhàn)爭破壞后恢復(fù)重建的重要依據(jù)。充分利用工程檔案這個(gè)寶貴的信息資源，也可以促進(jìn)施工企業(yè)的技術(shù)進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)效益，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。
2.增加投入，配備必要的人員和設(shè)備
為了保證工程檔案工作的正常開展，應(yīng)按照《中華人民共和國檔案法》、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》等有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，配備能夠保證檔案資料安全的庫房和設(shè)備；庫房內(nèi)應(yīng)當(dāng)保持適當(dāng)?shù)臏囟群蜐穸龋⒂蟹辣I、防火、防曬、防蟲、防塵等安全措施。
要設(shè)置與工程檔案資料工作任務(wù)相適應(yīng)的機(jī)構(gòu)，配備檔案管理人員，形成一個(gè)從上到下的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。對檔案人員不能臨時(shí)指派、隨意調(diào)動。如要變動，要做好交接工作，以便前后銜接。
針對大中型項(xiàng)目工程量大，資料數(shù)量多，施工時(shí)間相對較長的特點(diǎn)，要配備經(jīng)培訓(xùn)合格的專職檔案人員，并做到“三參加”，即檔案人員應(yīng)參加生產(chǎn)調(diào)度會或工程例會，參加工程安全質(zhì)量檢查，參加工程驗(yàn)收，使檔案人員了解工程動態(tài)，及時(shí)收集、整理原始資料，保證檔案資料的收集整理與工程施工同步進(jìn)行。
3.采取措施，提升檔案人員素質(zhì)
工程檔案人員的工作是一項(xiàng)集工程建設(shè)管理、檔案管理知識為一體的復(fù)合專業(yè)工作，除必須具備良好的政治思想素質(zhì)外，還應(yīng)具備一定的土木工程專業(yè)和檔案專業(yè)知識，如應(yīng)熟悉檔案工作法律、法規(guī)，城建檔案規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)；能看懂土木工程施工圖；了解各種建筑結(jié)構(gòu)施工技術(shù)和方法；熟悉工程建設(shè)檔案的內(nèi)容、范圍，掌握工程檔案收集、編制和整理的方法；了解文秘知識，熟練使用計(jì)算機(jī)等等。因此，對從事工程檔案工作的人員，必須選用適當(dāng)，進(jìn)行嚴(yán)格培訓(xùn)，經(jīng)考核、考試審查合格，取得上崗證后才能上崗工作。不能隨意抽調(diào)無崗位合格證的人員從事檔案資料工作。
同時(shí)，還要加強(qiáng)對檔案人員進(jìn)行責(zé)任心、事業(yè)心和檔案技能教育，為他們創(chuàng)造業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、培訓(xùn)交流、觀摩討論的機(jī)會，提高業(yè)務(wù)水平，提升檔案人員素質(zhì)。
4.規(guī)范管理，進(jìn)一步建立和健全相關(guān)制度
隨著建筑市場的發(fā)展，工程建設(shè)活動的增加，國家先后制定和了一系列檔案和與工程檔案有關(guān)的法律、法規(guī)，初步形成了建設(shè)檔案管理法規(guī)體系，覆蓋了工程檔案工作的主要方面和主要環(huán)節(jié)，使檔案工作有法可依，有章可循。
但就施工企業(yè)內(nèi)部來講，雖對工程檔案工作有了一些具體的規(guī)定，但不系統(tǒng)、不完善、不精細(xì)，例如，有的企業(yè)對內(nèi)部各層次檔案部門的管理范圍不夠明晰；歸檔內(nèi)容、時(shí)間和流程不甚明確；考核體系和辦法不具體，等等，影響了檔案工作的開展。因此，施工企業(yè)應(yīng)進(jìn)一步建立健全工程檔案及內(nèi)部資料的形成、積累、整理歸檔制度，明確“分級管理、科學(xué)收集、統(tǒng)一歸口、定向移交”的具體操作程序，出臺工程檔案的考核與獎(jiǎng)懲辦法，使施工企業(yè)的檔案管理工作真正做到有章可循，有序進(jìn)行。
5.嚴(yán)格要求，加強(qiáng)對檔案工作的指導(dǎo)與監(jiān)督
工程檔案管理是一項(xiàng)非常具有專業(yè)性的工作，必須具有較強(qiáng)的專業(yè)技能才能勝任，而且在工作中難免會遇到這樣或那樣的問題，因此，城建檔案管理部門應(yīng)定期或不定期地對施工企業(yè)檔案工作進(jìn)行檢查與指導(dǎo)。在工程開始時(shí)，要提出形成檔案文件的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與要求；在工程施工階段要進(jìn)行檢查，對出現(xiàn)的技術(shù)性問題，要及時(shí)進(jìn)行回答和示范，并提出整改意見；在竣工驗(yàn)收階段，要指導(dǎo)企業(yè)按照工程檔案分類、質(zhì)量和整理規(guī)范，進(jìn)行歸檔立卷，并督促企業(yè)按時(shí)移交工程檔案。對于企業(yè)內(nèi)部存在的檔案整理時(shí)間相對滯后及檔案質(zhì)量不合格等的問題，要通過建立檔案管理責(zé)任制，做到“三納入”，即將檔案及內(nèi)業(yè)資料的形成、積累、整理、歸檔工作，納入到工程計(jì)劃安排中；納入到有關(guān)部門、工程項(xiàng)目部的職責(zé)范圍和相關(guān)人員的崗位責(zé)任制中；納入到有關(guān)人員的績效考核和職務(wù)評聘辦法中，形成職責(zé)明確、獎(jiǎng)懲分明的檔案管理激勵(lì)約束機(jī)制，把施工企業(yè)的工程檔案管理工作提高到一個(gè)新的水平。
參考文獻(xiàn)：
一、公路工程檔案的重要性
公路是經(jīng)濟(jì)的血脈，公路建設(shè)對地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有重要意義，那么建立一套完整的公路工程檔案，對公路工程的科學(xué)管理同樣具有非常重要的意義。在公路工程施工過程中形成的各種技術(shù)資料和相關(guān)文件，真實(shí)記錄了公路工程施工的詳細(xì)情況，既是公路工程質(zhì)量的評價(jià)依據(jù)，又是維護(hù)、改建、擴(kuò)建的不可缺少的基礎(chǔ)資料；既是公路工程項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)，又是國家科技檔案的重要組成部分。管理單位必須科學(xué)建檔并長期保存檔案。
每一條道路、每一座橋梁都是根據(jù)當(dāng)?shù)氐牡匦蔚孛病⑺牡刭|(zhì)、自然氣候、人文環(huán)境和使用標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行設(shè)計(jì)和施工的,世界上不存在完全相同的公路和橋梁。它不同于工業(yè)產(chǎn)品,可采用相同的設(shè)計(jì)、材料、程序生產(chǎn)出從外形到內(nèi)容都毫無二致的產(chǎn)品?？梢哉f,每個(gè)工程項(xiàng)目從設(shè)計(jì)到施工都不盡相同,具有唯一性,其形成的檔案也具有唯一性,一旦丟失就難以彌補(bǔ)。因此要認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好公路工程檔案的收集整理和保管工作,確保齊全完整。
二、系統(tǒng)完整地收集公路工程施工檔案是做好檔案管理工作的關(guān)鍵
既然公路工程檔案有如此重要的作用，那么系統(tǒng)完整地收集公路工程施工檔案是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。
（一）制定檔案整理的依據(jù)。首先，在工程施工之初，施工單位、建設(shè)單位、監(jiān)理單位專業(yè)檔案人員共同協(xié)商，按照《公路工程質(zhì)量檢驗(yàn)評定標(biāo)準(zhǔn)》（JTGF80-2004）正確劃分本單位所承建施工項(xiàng)目的單位工程、分部工程、分項(xiàng)工程，這是正確整理工程檔案的前提；其次制定適合本工程特點(diǎn)的檔案分類方案，明確各種文件材料的歸檔范圍和保管期限，從而規(guī)范、指導(dǎo)檔案收集整理工作，把竣工檔案大量工作分散在平時(shí)收集歸檔過程中，這樣就避免了竣工檔案資料收集不齊全、不完整、缺失的現(xiàn)象，避免了由于平時(shí)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一到交工驗(yàn)收前將資料全部打散突擊重新整理的情況發(fā)生，節(jié)約了大量人力、物力、財(cái)力，加快了竣工檔案的交驗(yàn)過程，使檔案工作與建設(shè)同步。
（二）樹立檔案意識。公路工程檔案資料收集整理是一項(xiàng)系統(tǒng)性、長期性、繁瑣乏味的工作，牽涉的部門很多，覆蓋的范圍很廣。因此需要施工項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)職工的共同努力。我們要改變檔案工作長期封閉的局面，摒棄“檔案工作無關(guān)緊要”的舊觀念，創(chuàng)新發(fā)展，開拓視野，及時(shí)地搜集相關(guān)的檔案信息。項(xiàng)目部各部門、各科室的每個(gè)職工均負(fù)有搜集上交相關(guān)數(shù)據(jù)文件的職責(zé)，部門領(lǐng)導(dǎo)要周密部署，明確專人負(fù)責(zé)工程的文件、具體數(shù)據(jù)、聲像資料的收集歸檔整理工作，對每個(gè)施工工序都不放過，要把工程施工過程中形成的檔案資料收集歸檔，做到應(yīng)收盡收，應(yīng)納盡納，確保歸檔文件、數(shù)據(jù)和聲像資料的完整性。從領(lǐng)導(dǎo)到職工都要增強(qiáng)“檔案意識”，通過強(qiáng)有力的輿論宣傳，發(fā)動全體領(lǐng)導(dǎo)職工，抓實(shí)抓好檔案管理，營造“公路工程施工檔案、人人有責(zé)”的濃厚氛圍，激發(fā)大家收集整理檔案的工作熱情，為檔案工作的完整提供堅(jiān)強(qiáng)的組織保證。在檔案資料的收集中要做到兩個(gè)結(jié)合：一是辦公室收發(fā)文件時(shí)把關(guān)收集與檔案管理人員專項(xiàng)收集相結(jié)合。二是日常收集與每年年底歸檔整理時(shí)查漏補(bǔ)缺相結(jié)合。通過領(lǐng)導(dǎo)職工的共同努力，將公路工程檔案收集得更為齊全完整，為今后本單位公路工程施工提供最系統(tǒng)的、最有價(jià)值的檔案信息。
（三）確定檔案的收集范圍。工程質(zhì)量檢測資料、各種技術(shù)資料貫穿于整個(gè)施工過程中，必須收集好每個(gè)分項(xiàng)工程、每道工序（施工中形成的報(bào)告、變更、請示、批復(fù)、圖紙、合同、招投標(biāo)書賬冊、協(xié)調(diào)活動、會議記錄等）質(zhì)量檢驗(yàn)資料；由于公路項(xiàng)目建設(shè)規(guī)模大、周期長、涉及的部門多，大量的隱蔽工程驗(yàn)收資料、測量記錄和材料質(zhì)量證明、購配件合格證書、檢測報(bào)告等反映工程內(nèi)在質(zhì)量的檔案資料；反映每道工序特別是隱蔽工程的聲像資料；試驗(yàn)室原材料檢驗(yàn)記錄、砼強(qiáng)度檢測記錄等。
三、公路工程檔案的軟件、硬件建設(shè)是做好工程檔案管理工作的基礎(chǔ)
要做好公路工程檔案管理工作，必須堅(jiān)持以人為本，加快檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。既要抓“軟件”隊(duì)伍的建設(shè)，又要抓“硬件”辦公設(shè)施的建設(shè)，兩手抓，兩手都要硬。首先，要加強(qiáng)檔案員隊(duì)伍建設(shè)。打造高素質(zhì)的檔案管理人員的培訓(xùn)，通過培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案人員的信息意識、經(jīng)濟(jì)意識、保密意識和現(xiàn)代化意識，不斷提高檔案人員職業(yè)操守和業(yè)務(wù)技能。檔案員作為國家財(cái)產(chǎn)的保存者、守護(hù)者，應(yīng)本著對歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，認(rèn)真鉆研業(yè)務(wù)，開展深層次的研究，發(fā)揮檔案的價(jià)值，為實(shí)現(xiàn)檔案的社會功能盡到自己的責(zé)任。新時(shí)期的檔案工作者應(yīng)具有較高的修養(yǎng)、情操以及檔案服務(wù)部門所特有的良好風(fēng)范與氣質(zhì)，應(yīng)不斷增加自身的學(xué)識，提高自身的修養(yǎng)，陶冶自身情操，以自己的博學(xué)以及良好的職業(yè)道德，贏得社會公眾的敬重從而提高檔案工作在社會中的地位，采取“走出去，請進(jìn)來”的辦法，到外地兄弟單位學(xué)習(xí)檔案管理先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，取長補(bǔ)短，不斷改進(jìn)。其次，要加大對檔案管理的硬件投入。一要加快檔案室硬件的建設(shè)，檔案室要配備必要的檔案柜、滅火器、溫濕度測控儀、除塵器、空調(diào)、滅鼠藥、除濕機(jī)、防磁柜等，改善檔案保管條件，做到防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮等工作。二要加強(qiáng)檔案室軟件的配備完善，通過購置照相機(jī)、錄像機(jī)、電腦、掃描儀和檔案管理專用軟件，實(shí)現(xiàn)檔案存儲介質(zhì)多樣化，信息交流網(wǎng)絡(luò)化，與時(shí)代同步，有效改善檔案管理環(huán)境。
Abstract: the municipal engineering archives is municipal engineering construction practice of records, is also a miniature of the city development. With the rapid development of municipal construction, strengthen the municipal engineering file management of necessity and realistic significance has. In this paper, the municipal engineering archives problems is expounded, and put forward the measures.
Keywords: municipal engineering; File management
中圖分類號：TU99 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：
前言
城建檔案工作線長、面廣、點(diǎn)多、事雜，看似平凡卻并非易事。其中每年的市政工程報(bào)建、驗(yàn)收，都須跟蹤服務(wù)，項(xiàng)項(xiàng)對接，件件入檔，繁復(fù)瑣屑的工作憑的是求真務(wù)實(shí)、精益求精的精神。而對于市政工程檔案的后期服務(wù)(主要是施工方對已備案的檔案查找個(gè)別要件，復(fù)印蓋城建檔案館的印章之后另有它用)、年度統(tǒng)算、審核、統(tǒng)一收費(fèi)與檔案的分類整理、編制條碼、建檔入庫則環(huán)環(huán)相扣，不能有半點(diǎn)疏漏，否則，市政工程檔案的收集便功虧一簀。如何做好市政工程檔案管理，以下分別對市政工程檔案的作用以及存在問題進(jìn)行了闡述，提出措施，以期提高社會經(jīng)濟(jì)效益。
一、市政工程檔案的作用
市政工程檔案是城市規(guī)劃、建設(shè)和市政設(shè)施管理的重要依據(jù)。隨著城市現(xiàn)代化建設(shè)速度的加快，城市的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)也在不斷地更新和發(fā)展，所有的規(guī)劃都必須建立在現(xiàn)有市政設(shè)施基礎(chǔ)之上，而這一切的來源就是市政工程檔案。市政工程中類似給水、排水、燃?xì)?、城市防洪及照明設(shè)施等隨著現(xiàn)代化進(jìn)程的加速，為使城市景觀更加優(yōu)美，市政工程現(xiàn)在大部分實(shí)現(xiàn)了地下建設(shè)。如果沒有準(zhǔn)確、系統(tǒng)的市政工程檔案，維護(hù)工作無異于盲人摸象，根本不可能得到有效開展?？梢哉f市政工程檔案是城市建設(shè)科學(xué)資源儲備的寶庫，是各種隱蔽工程的眼睛，是工程維修和城市管理者高效應(yīng)對突發(fā)事件的有力依據(jù)。只有以市政工程檔案為依據(jù)，才能進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃、建設(shè)和管理，才能避免浪費(fèi)和損失。
市政工程檔案是保證市政工程質(zhì)量的重要組成部分。市政工程檔案是工程前期規(guī)劃審批、工程建設(shè)質(zhì)量控制、以及工程后期改、擴(kuò)建的依據(jù)。在向國際大都市邁進(jìn)的過程中，許多城市越來越重視市政工程檔案的質(zhì)量。為加強(qiáng)市政工程建設(shè)的管理，國家早就出臺了相關(guān)法規(guī)和政策，明確規(guī)定了工程檔案在工程建設(shè)中的重要地位，將檔案驗(yàn)收列入了工程驗(yàn)收的重要環(huán)節(jié)，促進(jìn)工程質(zhì)量的提高。
市政工程檔案是城市建設(shè)經(jīng)驗(yàn)的積累，是進(jìn)行城市建設(shè)技術(shù)儲備的手段。建筑物實(shí)體和市政工程檔案構(gòu)成了城市建設(shè)活動的主要成果。衡量一個(gè)城市市政工程技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)之一，應(yīng)當(dāng)是它擁有高質(zhì)量的市政工程檔案資料數(shù)量，這就在一定程度上標(biāo)志著他擁有比較雄厚的工程技術(shù)基礎(chǔ)。高質(zhì)量的市政工程檔案可以真實(shí)全面地反映市政建設(shè)的全貌，可以極大地提高市政管理的水平，最大限度地提高建設(shè)效率。
二、市政工程檔案管理存在的問題和措施
市政工程檔案質(zhì)量問題。隨著城市建設(shè)的發(fā)展，市政管理日趨科學(xué)化規(guī)范化，城市管理者對市政工程檔案的管理也越來越重視。但目前很多地區(qū)和單位市政工程仍然存在著重建設(shè)、輕管理的現(xiàn)象，與此相伴的便是市政工程檔案資料的不規(guī)范、不齊全，甚至還出現(xiàn)了造假現(xiàn)象，大大影響了市政工程和工程檔案的質(zhì)量。
市政工程檔案管理問題。建設(shè)單位存在著對市政工程檔案工作不重視的情況，造成檔案管理機(jī)制的不健全。市政工程檔案管理分散，缺乏一套完整的現(xiàn)代化信息管理機(jī)制，對工程建設(shè)的約束力也在不斷地弱化。另一方面，檔案管理人員缺乏專業(yè)知識訓(xùn)練，管理水平低，服務(wù)意識差，工作往往處于被動應(yīng)付狀態(tài)。歸檔手續(xù)不完備，影響到工程文件使用的合法有效性。簽字不全、漏蓋章，代人簽字等現(xiàn)象，以及一些隨意性的修改時(shí)有發(fā)生，如果不加以甄別、規(guī)范，將會給今后市政檔案的利用帶來不便，甚至造成損失。
市政工程檔案利用問題。目前在一定程度上還或多或少地存在著忽視市政檔案利用的問題。某些城市，由于沒有在工程開工前查閱市政工程檔案或者南于市政工程檔案不齊全，地下管線在施工中被挖斷，造成局部地區(qū)停電、停水、停氣的事故不斷，有時(shí)甚至釀成火災(zāi)、水淹、爆炸等災(zāi)害，給人民生活造成極大不便，同時(shí)也影響了城市環(huán)境和社會形象。這種現(xiàn)象隨著城市的大規(guī)模建設(shè)日益惡化，而且隨著時(shí)間的推移問題將更加嚴(yán)重。
三、提高市政工程檔案管理質(zhì)量的對策
要建立健全市政檔案管理機(jī)制。市政工程建設(shè)由于工程量大，涉及方方面面，往往一個(gè)項(xiàng)目是由參加建設(shè)的各方共同完成的，其檔案工作因此也較為復(fù)雜，從文件的形成、收集、整理、審核到歸檔、移交整個(gè)過程需要建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、采購等多單位密切合作，才能形成較為完整的檔案。因此，理順機(jī)制，明確職責(zé)，是做好市政工程檔案工作的基本保障。
要建立健全相應(yīng)法規(guī)和內(nèi)部管理制度。市政工程檔案管理要從源頭抓起，建設(shè)工程伊始，就要在每個(gè)工程項(xiàng)目管理部設(shè)立專職檔案員，負(fù)責(zé)該項(xiàng)工程的檔案工作，并要求檔案工作與工程項(xiàng)目的建設(shè)同步進(jìn)行。城市管理部門檔案室應(yīng)負(fù)責(zé)對項(xiàng)目管理部的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、督促、檢查，確保市政工程檔案的收集工作與市政工程建設(shè)同步進(jìn)行，并依據(jù)相應(yīng)規(guī)定，將工程檔案工作作為市政工程驗(yàn)收的考核內(nèi)容，檔案驗(yàn)收要具有實(shí)行一票否決權(quán)，未按要求提交規(guī)范齊全的市政工程檔案的建設(shè)工程，或提交的檔案質(zhì)量不符合要求的市政工程，有關(guān)部門將不予驗(yàn)收，承建單位要負(fù)主要責(zé)任并限期整改直至達(dá)到歸檔要求。在日常城市建設(shè)中，對因未利用已有市政工程檔案而盲目開工建設(shè)，對城市造成不良影響的，給市民帶來不便的建設(shè)項(xiàng)目，應(yīng)追究施工單位主要領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。通過上述措施，可以提高市政工程檔案意識，提高市政工程檔案的利用率質(zhì)量，進(jìn)而達(dá)到提高市政工程質(zhì)量的目的。
1.1 管線權(quán)屬管理分屬不同部門。由于我國各類地下管線大多屬各權(quán)屬單位自己管理，地下管線檔案處于分散管理狀態(tài)，導(dǎo)致管線的布設(shè)、施工管理缺乏科學(xué)性。管線權(quán)屬單位無大局意識，怕“機(jī)密”外泄，不愿向城建檔案館移交資料，難以統(tǒng)一規(guī)劃協(xié)調(diào)。同條道路，因各類管線權(quán)屬單位施工不同步，重復(fù)開挖。
1.2 地下空間缺乏合理的規(guī)劃管理。因各管線權(quán)屬單位對城市地下空間都有使用權(quán)，加之缺乏統(tǒng)一規(guī)劃管理，城市道路下面閑置的空間不能得到有效使用。
1.3 地下管線資料不齊全，檔案資源整合、共享度低。絕大多數(shù)地下管線權(quán)屬單位的檔案未移交進(jìn)市城建檔案館。新、續(xù)建的地下管線工程也未及時(shí)補(bǔ)充。
1.4 管線工程不進(jìn)行竣工測量，竣工圖失準(zhǔn)。
1.5 行政制約手段不夠，管線工程檔案收集進(jìn)館難。
2 城市地下管線工程檔案管理的注意事項(xiàng)
2.1 工程檔案資料要達(dá)到規(guī)范要求。地下管線工程檔案資料中不能缺少設(shè)備、材料進(jìn)場檢驗(yàn)及復(fù)驗(yàn)的階段性報(bào)告，技術(shù)交底記錄不能只是簡單抄寫規(guī)范等，應(yīng)體現(xiàn)出該工程質(zhì)量目標(biāo)的要求及具體施工方法。
2.2 工程檔案資料要全面反映整個(gè)工程建設(shè)的真實(shí)情況。質(zhì)量檢驗(yàn)記錄中的主控項(xiàng)目、一般項(xiàng)目實(shí)測點(diǎn)偏差值應(yīng)按工程質(zhì)量實(shí)際情況和相關(guān)技術(shù)規(guī)范等規(guī)定填寫，工程材料應(yīng)有合格證原件和進(jìn)貨檢驗(yàn)單等。
2.3 工程檔案資料填寫要達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。施工組織設(shè)計(jì)應(yīng)有質(zhì)量目標(biāo)分解、施工方案、施工順序、工藝要求，應(yīng)結(jié)合該項(xiàng)工程的實(shí)際進(jìn)行布局，材料、設(shè)備使用要求應(yīng)有針對性。施工記錄、施工試驗(yàn)記錄等項(xiàng)目的填寫不能簡單或漏項(xiàng)，真實(shí)記錄檢驗(yàn)過程。
2.4 工程檔案資料的簽認(rèn)和審批要嚴(yán)格把關(guān)。各種工程資料只有經(jīng)過相應(yīng)人員的簽認(rèn)和審批才是有效的。其責(zé)任人必須是親筆簽字，不能代簽。
2.5 工程檔案資料要堅(jiān)持預(yù)驗(yàn)收制度。凡列入市城建檔案館接收范圍的工程檔案，建設(shè)單位在組織竣工驗(yàn)收前，應(yīng)提請市城建檔案館對工程檔案資料進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收，凡未取得驗(yàn)收認(rèn)可的不得組織工程竣工驗(yàn)收。
3 城市地下管線工程檔案管理的對策
3.1 嚴(yán)格管理程序，堅(jiān)持用科學(xué)手段提升地下管線檔案管理水平。
3.1.1 對現(xiàn)有地下管線進(jìn)行普查，以現(xiàn)場踏勘或查閱圖紙的方式盡快搞清地下管線的現(xiàn)狀。未建檔的管線，應(yīng)責(zé)令地下管線權(quán)屬單位補(bǔ)測補(bǔ)繪。
3.1.2 堅(jiān)持“三同步”的檔案管理原則。堅(jiān)持工程開工與建檔同步，工程一開始就同步建檔，堅(jiān)持工程施工與檔案收集整理同步，堅(jiān)持工程竣工時(shí)應(yīng)提交一套合格的檔案材料，提請檔案預(yù)驗(yàn)收。
3.1.3 執(zhí)行統(tǒng)一的地下管線檔案管理程序?！冻鞘械叵鹿芫€工程檔案管理辦法》提供了科學(xué)、規(guī)范的管理程序：辦理施工許可證手續(xù)時(shí)，城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)將工程竣工后需移交的工程檔案內(nèi)容和要求告知建設(shè)單位；竣工驗(yàn)收前，工程建設(shè)施工單位應(yīng)當(dāng)提請城建檔案管理機(jī)構(gòu)對地下管線工程檔案進(jìn)行專項(xiàng)驗(yàn)收；竣工驗(yàn)收備案前，應(yīng)按要求移交檔案資料。
3.1.4 采用科學(xué)的管理手段，建立城市地下管線信息系統(tǒng)。地下管線竣工測量及普查、補(bǔ)測、補(bǔ)繪成果信息應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地進(jìn)入城市地下管線數(shù)據(jù)庫，實(shí)時(shí)動態(tài)更新、維護(hù)，確保地下管線的現(xiàn)實(shí)性和完整性。
3.2 統(tǒng)一管理，實(shí)行地下管線檔案的動態(tài)管理
3.2.1 成立專門的城市地下管線管理機(jī)構(gòu)，統(tǒng)一管理城市地下管線。在市城建檔案館設(shè)立地下管線檔案管理辦公室，協(xié)調(diào)各管線權(quán)屬單位之間的矛盾，負(fù)責(zé)地下管線全過程的集中統(tǒng)一管理，加大跟蹤指導(dǎo)力度。
3.2.2 加強(qiáng)地下管線工程檔案管理人員的配備和培訓(xùn)，培養(yǎng)適應(yīng)城市建設(shè)發(fā)展的檔案管理人才。
3.2.3 建立現(xiàn)代化的地下管線檔案管理體制，實(shí)現(xiàn)動態(tài)管理。充分利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)(先進(jìn)的GPS測量技術(shù)和計(jì)算機(jī)地理信息系統(tǒng)GIS技術(shù))，建立地下管網(wǎng)信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)地下管線信息的動態(tài)管理。
3.2.4 將地下管線檔案管理納入備案制。建設(shè)單位組織工程竣工驗(yàn)收，應(yīng)當(dāng)具備工程檔案認(rèn)可文件。
3.3 落實(shí)責(zé)任，加大依法管理檔案的力度。
關(guān)鍵詞：建筑工程；檔案歸檔；管理措施
Abstract: The construction project archives construction technical data archiving management in general can be divided into: construction technology and management of data, general situation of the project, the construction organization design, construction project approval form, technical disclosure records, project completion report; engineering quality control data, drawing, design change, negotiate records summary, positioning, line acceptance record, record of concealed work and construction diary, raw materials, components and fittings certificate, construction project document filing and trial ( test ), the test report of construction project completion acceptance, test records, construction contract and discuss the design change content.
Key words: construction engineering; archive; management measures
中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
引言：近年來，我國城市建筑事業(yè)的飛速發(fā)展，建筑工程項(xiàng)目的不斷增加，在快速的發(fā)展中保持著良好的走勢，與此同時(shí)，也形成了大量的工程檔案。建筑工程檔案是建筑過程中形成的原始有保存價(jià)值的真實(shí)記錄和實(shí)際反映資料。它記載著建筑物、構(gòu)筑物、地下管線等建設(shè)活動。是建設(shè)項(xiàng)目管理、設(shè)計(jì)、施工、使用、維修及改建擴(kuò)建活動中形成的檔案。在對建設(shè)工程質(zhì)量、總體造價(jià)和建設(shè)工期進(jìn)行管理的同時(shí)，如何有序地管理好建筑工程檔案既是工程本身的需要，也是檔案部門應(yīng)有的職責(zé)。
一、工程檔案的內(nèi)容
1、前期文件資料。主要包括政府機(jī)關(guān)部門批準(zhǔn)的立項(xiàng)、征地、拆遷安置等文件；工程勘探報(bào)告；測繪、設(shè)計(jì)文件等；規(guī)劃、消防、抗震等有關(guān)部門的審批文件資料；工程勘探、施工、設(shè)計(jì)、監(jiān)理中標(biāo)文件及有關(guān)合同、協(xié)議書；工程竣工驗(yàn)收及質(zhì)呈鑒定文件資料；工程竣工結(jié)算及其審計(jì)報(bào)告等文件；工程有關(guān)的照片等。
2、工程施工階段文件。樁基、土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件資料。主要包括開竣工報(bào)告；圖紙會審、設(shè)計(jì)變更、技術(shù)交底、定位測量、放線驗(yàn)收記錄及材料出廠合格證及進(jìn)場檢驗(yàn)報(bào)告等文件材料；項(xiàng)目的施工組織設(shè)計(jì)；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)雨則、監(jiān)理月報(bào)及工程例會紀(jì)要等；原材料、零材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證時(shí)文件或試驗(yàn)資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗(yàn)報(bào)告；隱蔽工程驗(yàn)收記錄；工程質(zhì)量檢驗(yàn)及評定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件；施工技術(shù)總結(jié)等。
3、竣工圖。主要包括平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結(jié)構(gòu)工程竣工圖；室外給水、排水、熱電等管網(wǎng)綜合圖；工程竣工圖；電氣（電力、電視系統(tǒng)等）綜合竣工圖；設(shè)計(jì)說明書、采暖通風(fēng)空調(diào)節(jié)器工程竣工圖、燃?xì)夤こ炭⒐D、電梯工程竣工圖、幕墻工程竣工圖、結(jié)構(gòu)竣工圖、消防工程竣工圖、智能化竣工圖等。
二、建筑工程檔案的特點(diǎn)
1、獨(dú)立性。即一個(gè)工程竣工檔案的整體性。這是工程檔案最突出最重要的特點(diǎn)。
2、真實(shí)性。工程檔案是該項(xiàng)目工程實(shí)體的一面鏡子的真實(shí)寫照。因?yàn)楣こ虣n案材料是與該工程建設(shè)同步形成的，是該工程報(bào)批、施工、竣工過程的原始記錄，與工程實(shí)體完全一致，檔案材料就是工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，是建筑工程監(jiān)督部門進(jìn)行竣工驗(yàn)收的重要依據(jù)。
3、實(shí)用性。工程檔案是該工程最原始的記錄，所以有很大的使用價(jià)值，即實(shí)際性。通過檔案，可以全面考核工程建設(shè)工作，檢查工程是否符合設(shè)計(jì)要求。
三、工程檔案管理需解決的的問題
1、檔案材料報(bào)送不完整。檔案材料不完整是建筑工程檔案存在的主要問題。工程項(xiàng)目歸檔率較好的單位能達(dá)到90℅左右，較差的單位情況就不同了，很多工程項(xiàng)目竣工后沒有檔案材料，或只有工程主體檔案，沒有地下管線，園林綠化、道路等檔案材料寥寥無幾。
2、缺乏統(tǒng)一的管理。從檔案管理機(jī)構(gòu)上看，有的單位成立了專門的檔案室，工程檔案管理到位。有的單位則不然，工程檔案由非檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。
四、工程檔案管理的實(shí)施方法
1、在思想上在重視工程檔案管理工作。建設(shè)工程中普遍存在著對工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將竣工驗(yàn)收時(shí)，才開始應(yīng)付整理，這給檔案整理帶來很大難度。其中主要原因在于工程建設(shè)管理過程中，施工單位對工程檔案在思想上重視程度不夠。由于資料整理瑣碎，施工過程中現(xiàn)場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應(yīng)付。不認(rèn)真進(jìn)行督導(dǎo)檢查及時(shí)按日記錄施工過程中存在的問題，到最后施工單位建筑工程檔案很有可能一塌涂，大量的缺資料使得工程竣工后無法歸檔備案缺乏真實(shí)性，所以工程檔案資料 最好應(yīng)定期或不定期檢查，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。有鑒于此，建筑企業(yè)管理部門、檔案管理部門應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)對建筑行業(yè)的檔案管理的法制教育工作。
2、建立健全檔案管理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎(chǔ)。為了加強(qiáng)對工程建設(shè)各階段檔案資料有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)初期（從工程立項(xiàng)開始）就應(yīng)按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合建筑實(shí)際情況，制定相應(yīng)的檔案管理制度、措施。同時(shí)在明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)單位、招投標(biāo)機(jī)構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項(xiàng)目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，規(guī)范檔案資料收集、整理，以保證工程自項(xiàng)目開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護(hù)建設(shè)單位的合法權(quán)益方面有重要的依據(jù)。
3、把好竣工驗(yàn)收資料質(zhì)量關(guān)，使工程竣工驗(yàn)收檔案充分發(fā)揮作用。及時(shí)做好傳遞和變更記錄。在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門只有及時(shí)的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關(guān)記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時(shí)，有效檔案資料或信息。工程竣工驗(yàn)收時(shí)，建設(shè)單位檔案管理人員要會同工程項(xiàng)目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設(shè)中形成的全部文件進(jìn)行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，補(bǔ)缺補(bǔ)漏，務(wù)必使得竣工材料做到真實(shí)、完備、及時(shí)，歸檔范符合要求，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》和《工程竣工驗(yàn)收備案制》的有關(guān)條文，嚴(yán)格把好竣工驗(yàn)收關(guān)，把竣工檔案的驗(yàn)收、移交作為整個(gè)工程驗(yàn)收的一個(gè)重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，做到工程竣工驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收同步。
4、加強(qiáng)對工程檔案管理人員和相關(guān)技術(shù)人員的培訓(xùn)力度。隨著改革開放的不斷深入和建筑業(yè)的不斷發(fā)展，建筑檔案管理工作中也發(fā)生了翻天覆地的變化，從而提高檔案管理人員的素質(zhì)水平也尤其重要。要提高檔案管理人員的現(xiàn)代管理素質(zhì)。檔案管理工作水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣，取決于檔案工作人員的素質(zhì)。在加強(qiáng)政治思想教育和職業(yè)道德教育的同時(shí)，還必須要求檔案員，真正樹立“業(yè)務(wù)精通，愛檔案如珍，維護(hù)歷史服務(wù)現(xiàn)實(shí)”的理念。加強(qiáng)檔案人員自身業(yè)務(wù)建設(shè)，一方面要注意檔案人員的繼續(xù)教育，積極組織他們參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識理論，另一方面建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，著力選拔年紀(jì)輕、懂電腦且熱愛檔案事業(yè)、默默奉獻(xiàn)的人擔(dān)任專職檔案管理員，運(yùn)用現(xiàn)代化管理知識好先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，提高管理水平，使檔案工作跟上辦公自動化步伐，更好地服務(wù)于建筑工程檔案管理工作，在工作中靈活運(yùn)用；要有較強(qiáng)的責(zé)任心，嚴(yán)把工程檔案質(zhì)量關(guān)。
5、加強(qiáng)施工管理，強(qiáng)化檔案材料編制工作。按照標(biāo)準(zhǔn)編制工程檔案材料，是施工單位最基本的業(yè)務(wù)條件。工程檔案材料的質(zhì)量，關(guān)鍵在于編制形成過程。施工單位應(yīng)明確自己的責(zé)任，定期對施工技術(shù)人員加強(qiáng)編制檔案材料的培訓(xùn)，不斷提高編制工程檔案材料的業(yè)務(wù)水平。施工單位應(yīng)及時(shí)對檔案管理人員進(jìn)行督促，檢查工程檔案材料編制情況，按照標(biāo)準(zhǔn)編制檔案材料，給后人留下寶貴的財(cái)富。
6、利用現(xiàn)代化手段，多角度、多層次開發(fā)建筑工程檔案信息資源，做好檔案信息統(tǒng)計(jì)工作。大力推行對電子文件檔案在工程檔案中運(yùn)用，各部門還應(yīng)有效利用計(jì)算機(jī)資源，建立本部門的檔案檢索系統(tǒng)。提高各部門（公司）的檔案管理水平，提高各部門檔案管理工作的協(xié)調(diào)工作能力，方便各部門（單位）對檔案利用，籍以提高工作效率。按照檔案的性質(zhì)好類型，收集整理的部門的檔案資料，內(nèi)容文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進(jìn)行分類與編號；對外來文件記錄與公司的模版文件記錄按照文件和記錄的來源、性質(zhì)不同分類，編號采用其自然形成（特定）的編號。（如工程資料管理系統(tǒng)規(guī)定了基建文件、監(jiān)理文件、設(shè)計(jì)文件的分類方法和編號原則）。
