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時(shí)間：2023-07-05 15:57:58
序論：速發(fā)表網(wǎng)結(jié)合其深厚的文秘經(jīng)驗(yàn)，特別為您篩選了11篇檔案分類(lèi)與管理范文。如果您需要更多原創(chuàng)資料，歡迎隨時(shí)與我們的客服老師聯(lián)系，希望您能從中汲取靈感和知識(shí)！
隨著醫(yī)療技術(shù)及信息技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院電子檔案的形式及要求不斷發(fā)展，如何做好醫(yī)院電子檔案的分類(lèi)、整理及保管工作已成為醫(yī)院檔案管理人員需要學(xué)習(xí)的新課題。
1 電子文件及電子檔案的定義
電子文件指能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)或光盤(pán)等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。
電子檔案指具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件產(chǎn)品和軟、硬件說(shuō)明［1］。
2 醫(yī)院電子檔案的分類(lèi)
根據(jù)醫(yī)院的工作特點(diǎn)，醫(yī)院電子檔案主要?jiǎng)澐钟幸韵聨最?lèi)：
2.1電子文書(shū) 主要是指用字處理技術(shù)處理形成的文字文件、表格文件以及各種醫(yī)療活動(dòng)中形成的公文、報(bào)表等。主要包括醫(yī)院的內(nèi)部電子文件、外來(lái)電子文件（材料）、電子病歷及一般電子文書(shū)材料（如圖片、照片、多媒體資料、日常電子公文）等。
2.2電子影像/圖像
指由圖紙掃描或其他方式產(chǎn)生的二維點(diǎn)陣圖文件。主要包括檢驗(yàn)檢查科室在醫(yī)療活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的醫(yī)學(xué)影像材料、醫(yī)學(xué)圖像資料及重要的監(jiān)視、視頻材料等。
2.3電子圖紙
指由計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)形成的圖形、圖紙等二維或三維圖形文件，主要包括工程、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、施工和維修方案等。
2.4配套紙質(zhì)文件
包括上述所有電子檔案形成過(guò)程中配套的紙質(zhì)文件及一些軟件開(kāi)發(fā)任務(wù)書(shū)、系統(tǒng)分析報(bào)告、鑒定證書(shū)或驗(yàn)收說(shuō)明、軟件測(cè)試報(bào)告、修改記錄、說(shuō)明等。
3 醫(yī)院電子檔案的整理
3.1電子文件的整理
3.1.1醫(yī)院的內(nèi)部和外部電子文件應(yīng)由文件形成部門(mén)負(fù)責(zé)收集積累、整理、編輯，并按要求進(jìn)行組盤(pán)，由檔案部門(mén)在接收文件時(shí)按照不同年度、來(lái)文形式、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行歸檔。把同一部門(mén)的文件集中在組盤(pán)可以方便查找和利用。按照不同的年度和保管期限分類(lèi)可方便檔案的保管和定期刪除或重新挎貝。檔案人員應(yīng)建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)及文件歸檔和命名形式，便于歸檔和查找。
3.1.2醫(yī)院一般的電子文件如照片資料及各種PPT、DBF、DOC、TXT、EXE等文件資料整理相對(duì)簡(jiǎn)單，只需要按照年度、部門(mén)及保管期限進(jìn)行歸檔即可。
3.1.3科技電子文件可按照醫(yī)學(xué)科研、學(xué)術(shù)交流、基建工程、設(shè)備購(gòu)置等分類(lèi)整理，再按相應(yīng)的不同年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行歸檔。
3.1.4產(chǎn)品研制或工程設(shè)計(jì)過(guò)程形成的電子文件要以產(chǎn)品型號(hào)、研究課題或建設(shè)項(xiàng)目為單元按類(lèi)別進(jìn)行歸檔。
3.1.5會(huì)計(jì)電子文件整理時(shí)應(yīng)附有會(huì)計(jì)交接表，列明歸檔材料的詳細(xì)項(xiàng)目，如帳薄名稱(chēng)、編號(hào)、頁(yè)數(shù)、啟用日期等、相關(guān)人員進(jìn)行簽名確認(rèn)，同時(shí)附存紙質(zhì)文件。
3.2電子影像/圖像文件的整理
由于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院每天產(chǎn)生大量的電子影像/圖像文件及電子病歷資料，根據(jù)衛(wèi)生部《醫(yī)療機(jī)構(gòu)病歷管理規(guī)定》，在醫(yī)務(wù)人員在醫(yī)療活動(dòng)過(guò)程中形成的文字、符號(hào)、圖表、影像、切片等資料都屬于病歷的范疇。因此，對(duì)與病人有關(guān)的電子影像/圖像資料的保管也要提高到重要的位置。
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由于電子影像/圖像文件、電子病歷資料多在特定的條件和工作平臺(tái)上產(chǎn)生，日常的保管工作應(yīng)由信息中心（科）進(jìn)行管理，但應(yīng)每年對(duì)產(chǎn)生的上述電子文件資料進(jìn)行存盤(pán)保管，在歸檔時(shí)應(yīng)按不同年度（時(shí)間）、產(chǎn)生部門(mén)、保管期限等進(jìn)行整理，并注明系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺(tái)等內(nèi)容。
3.3電子圖紙屬于建設(shè)項(xiàng)目的按設(shè)計(jì)、施工、結(jié)構(gòu)、維護(hù)管理等順序進(jìn)行排列，在整理時(shí)應(yīng)注明系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺(tái)、文件格式、等內(nèi)容。方便跟蹤及使用。
3.4全部歸檔的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤(pán)。鑒于磁盤(pán)及移動(dòng)硬盤(pán)的保存時(shí)限、抗干擾能力及結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性不及光盤(pán)，應(yīng)盡量避免使用磁盤(pán)或移動(dòng)硬盤(pán)存檔。在歸檔時(shí)應(yīng)附有標(biāo)簽、注明編號(hào)、套別、名稱(chēng)、密級(jí)、保管期限和軟硬件條件等。 轉(zhuǎn)貼于
3.5歸檔的電子文件至少一式兩套，一套封存保管，一套供查閱利用，對(duì)重要的電子文檔資料可復(fù)制第三套進(jìn)行異地保存。
4 電子檔案的保護(hù)
電子檔案的保護(hù)是當(dāng)前檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，作為檔案管理部門(mén)應(yīng)具備相應(yīng)的電子檔案管理知識(shí)，配備相應(yīng)的電子檔案管理設(shè)施及設(shè)備，如應(yīng)配備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備、光盤(pán)刻錄儀及安全防護(hù)軟件等，同時(shí)需要建立一整套嚴(yán)格、規(guī)范、合理的電子檔案保護(hù)與利用制度。
4.1建立 “兩套制”的存檔模式，即電子文件、紙質(zhì)文件同時(shí)存檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案，歸檔時(shí)使用不同的編目方法和存貯工具，檔案管理部門(mén)應(yīng)在每一卷電子文件及紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的文件的編碼及存址，讓兩種形式的檔案間建立準(zhǔn)確、規(guī)范的映射關(guān)系，以便于對(duì)應(yīng)和查找。
4.2光盤(pán)的保護(hù)
光盤(pán)在歸檔時(shí)應(yīng)規(guī)范排放，不宜受壓，應(yīng)直立旋轉(zhuǎn)。在日常的使用及保管過(guò)程中注意對(duì)光盤(pán)不得擦洗、劃刻、觸摸光盤(pán)裸露處，不得彎曲、擠壓、摔打光盤(pán)，以免造成損壞。高溫會(huì)使光盤(pán)氧化、變形或老化，潮濕會(huì)使光盤(pán)片基霉變。光盤(pán)應(yīng)避免接觸外來(lái)磁場(chǎng)，外來(lái)磁場(chǎng)可作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發(fā)生消磁或磁化，造成信號(hào)失落或信噪比降低。保存紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)溫度為14～24℃，相對(duì)溫度45%～60％，而保存電子文件的理想溫度為16～20℃，相對(duì)溫度40%±5％［2］；注意避光，光盤(pán)材料的塑料保護(hù)層對(duì)紫外光極為敏感，陽(yáng)光的直射會(huì)使光盤(pán)過(guò)早老化。防止光盤(pán)沾染灰塵和污垢，灰塵對(duì)電子檔案也會(huì)造成危害，有可能會(huì)污染、腐蝕、霉化損壞電子文件載體，造成數(shù)據(jù)信息的丟失，因此應(yīng)注意落實(shí)嚴(yán)格防塵措施。
4.3電子檔案使用條件的保護(hù)
由于電子文件是通過(guò)將信息與載體結(jié)合在一起而形成的，需要通過(guò)計(jì)算機(jī)及相應(yīng)的工作軟件或平臺(tái)才能識(shí)讀，一旦出現(xiàn)技術(shù)過(guò)時(shí)或電子文件運(yùn)行的條件和平臺(tái)出現(xiàn)了變化，都會(huì)影響到電子檔案的有效性和使用性，因此在維護(hù)電子檔案的完整性與安全性方面應(yīng)注意做好以下工作：
4.3.1電子檔案運(yùn)行系統(tǒng)及檔案管理的應(yīng)用軟件需進(jìn)行及時(shí)升級(jí)，滿足軟、硬件環(huán)境及文件運(yùn)行的需求。
4.3.2對(duì)電子檔案在使用及利用過(guò)程中的權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格的分配與確認(rèn)。不斷更新安全防護(hù)軟件，是電子檔案安全性的有效保障。
4.3.3鑒于電子載體壽命相對(duì)較短，一般為5-15年，而且易受多種人為的不良因素影響，定期復(fù)制是當(dāng)前延長(zhǎng)電子文件壽命的有效措施，磁盤(pán)每2年，光盤(pán)每5年轉(zhuǎn)儲(chǔ)一次，轉(zhuǎn)儲(chǔ)后的載體與原載體同樣編號(hào)保存［3］。
4.3.4對(duì)于出現(xiàn)破損的電子檔案，及時(shí)采取有效的修復(fù)技術(shù)進(jìn)行修復(fù)。
隨著醫(yī)療科學(xué)技術(shù)及信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)醫(yī)院檔案管理人員提出了更高的素質(zhì)要求。除了需要具備專(zhuān)業(yè)的檔案管理基礎(chǔ)理論知識(shí)外，還應(yīng)具備計(jì)算機(jī)理論知識(shí)及應(yīng)用技術(shù)，學(xué)習(xí)和了解醫(yī)學(xué)活動(dòng)的規(guī)律、工作流程等多學(xué)科的知識(shí)，不斷提高自身的文化素質(zhì)，逐漸掌握并豐富電子檔案管理的技巧與經(jīng)驗(yàn)。努力成為掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)的新型檔案管理人員隊(duì)伍中的一員，為醫(yī)院的檔案管理工作做出自己應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
參 考 文 獻(xiàn)
近幾年結(jié)合“兩基”工作驗(yàn)收督查，就云南省部分地區(qū)中小學(xué)檔案管理工作進(jìn)行了調(diào)查研究中發(fā)現(xiàn)的一些問(wèn)題，綜合起來(lái)主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1、教師檔案意識(shí)不強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠
長(zhǎng)期以來(lái)，在中小學(xué)教育過(guò)程中還是認(rèn)識(shí)不到檔案管理在學(xué)校建設(shè)中的重要性和必要性，使得學(xué)校檔案管理嚴(yán)重滯后于其它各項(xiàng)工作，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)大多對(duì)學(xué)生檔案不夠重視，總認(rèn)為學(xué)生檔案在學(xué)校工作中無(wú)足輕重，學(xué)生只要學(xué)習(xí)上出類(lèi)拔萃，分?jǐn)?shù)令人滿意就行。所以必然就會(huì)出現(xiàn)學(xué)生檔案工作沒(méi)安排、沒(méi)要求的紕漏。而廣大教師檔案意識(shí)也較為淡薄，誤認(rèn)為資料收集、歸檔是檔案管理人員的事，往往把它排斥在個(gè)人工作之外，忽視學(xué)生檔案管理對(duì)學(xué)校工作的促進(jìn)作用，對(duì)學(xué)生的學(xué)籍管理和基本情況，也只僅限于自己任教期間，一旦自己換崗或離開(kāi)，就統(tǒng)統(tǒng)丟棄，有時(shí)學(xué)校想找點(diǎn)班級(jí)資料都成問(wèn)題，查找不到也詢(xún)問(wèn)不到，而領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此做法也只是睜只眼閉只眼。
2、檔案人員業(yè)務(wù)水平不高，檔案管理分工不明
一般中小學(xué)的檔案管理人員是教師兼職或臨時(shí)配備的，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案材料的分類(lèi)、歸檔、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)不了解，對(duì)檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是被動(dòng)的將材料放入檔案盒，有的資料干脆就隨便堆放在一邊，沒(méi)有及時(shí)整理歸檔，臨到用時(shí)才慌慌忙忙胡亂翻找，而且把學(xué)校行政內(nèi)務(wù)、上級(jí)下發(fā)文件文案、教師集體或個(gè)人檔案、學(xué)生類(lèi)別檔案統(tǒng)統(tǒng)歸于一處，毫無(wú)頭緒，根本就談不上什么檔案的規(guī)范化管理。
3、檔案資料收集不完整，利用率較低
由于受多種因素制約，大多數(shù)學(xué)校只重視學(xué)生的考分和社會(huì)效應(yīng)，對(duì)檔案管理方面的認(rèn)識(shí)不足，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)班子大多也只是注重抓眼前教學(xué)工作而忽略了對(duì)學(xué)校長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有利的檔案管理工作，造成學(xué)校檔案信息資源開(kāi)發(fā)不足，檔案利用率不高的局面。中小學(xué)校在檔案資料收集管理上普遍存在的主要問(wèn)題有：一是檔案資料收集不全，學(xué)生檔案資料雜亂無(wú)章，尤其對(duì)優(yōu)秀課堂教學(xué)、課題研究成果等有保存價(jià)值的材料沒(méi)有歸檔；磁盤(pán)、光盤(pán)、照片、實(shí)物貧乏。二是檔案室只負(fù)責(zé)把自認(rèn)為有用的材料加以整理保存而忽略其他，從而造成找資料、調(diào)信息難度較大。有時(shí)想找點(diǎn)學(xué)生的成長(zhǎng)記錄或獲獎(jiǎng)資料，還得到處打電話、捎口信讓學(xué)生從家里帶來(lái)（而有的學(xué)生已經(jīng)畢業(yè)）。三是缺少必要的監(jiān)管機(jī)制，造成資料收集不及時(shí)、隨意歸檔、缺失散失等現(xiàn)象，甚至有些學(xué)校因工作人員工作調(diào)動(dòng)，使之原本殘缺不全的材料更不知去向，真正的“人走茶涼”。這些問(wèn)題直接影響了學(xué)校檔案管理的系統(tǒng)性、完整性、連續(xù)性和規(guī)范性，使得檔案的價(jià)值大打折扣，根本就談不上有效利用。
二、增強(qiáng)時(shí)代感，改進(jìn)中小學(xué)校檔案管理工作的思考
1、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)檔案意識(shí)
領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理工作的重要保證，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要把檔案管理納入學(xué)校發(fā)展和管理的重要內(nèi)容來(lái)抓。學(xué)校檔案管理工作是教育部門(mén)的一項(xiàng)長(zhǎng)期任務(wù)。中小學(xué)校要將其作為一項(xiàng)重要工作列入議事日程，不但要建立完善的管理制度，定期督查，使這項(xiàng)工作成為全體教職工的自覺(jué)行動(dòng)，而且還要大力宣傳學(xué)校檔案管理的意義，加強(qiáng)檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)，使之成為中小學(xué)校常規(guī)管理與建設(shè)的一項(xiàng)重要任務(wù)。
一、前計(jì)算機(jī)階段
在這一階段，人們?cè)谄髽I(yè)檔案分類(lèi)的過(guò)程中，我們需要投入大量的人力對(duì)檔案進(jìn)行手工分類(lèi)，也就是根據(jù)相關(guān)分類(lèi)體系將混亂的檔案信息進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)，使其具有層次化與合理性。通過(guò)檔案信息的分類(lèi)有利于后期對(duì)檔案信息的管理。在這一階段對(duì)檔案信息進(jìn)行分類(lèi)，主要是為了滿足社會(huì)的需要，將檔案信息按照內(nèi)容、形式等進(jìn)行分類(lèi)與處理，并將其按照需要編制成檢索工具，人們通過(guò)手工檢索類(lèi)尋找到所需要的信息，在一定程度上充分發(fā)揮了檔案的利用價(jià)值。由于檔案信息是根據(jù)某一個(gè)規(guī)則而排列出來(lái)的，因此檢索的入口具有單一性，不利于信息檢索的效率。這一階段的檔案信息分類(lèi)主要以固定性、單一性為主，其結(jié)構(gòu)形式成線性結(jié)構(gòu)。這一階段的檔案分類(lèi)方式主要是采用手工方式進(jìn)行分類(lèi)整理的。其分類(lèi)結(jié)果是一個(gè)單線排列結(jié)構(gòu)，這就使導(dǎo)致檔案文件之間存在著一定的聯(lián)系，也不利于管理人員對(duì)其信息的深度開(kāi)發(fā)。在手工分類(lèi)中，首先需要對(duì)檔案的實(shí)體進(jìn)行分類(lèi)，然后再根據(jù)檔案信息的內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)。只有這樣才能夠保證檔案信息的連關(guān)心，從而建立一個(gè)固定的信息檢索線索，但是這一階段對(duì)于檔案信息的利用不夠靈活，只能夠?qū)n案信息的前度開(kāi)發(fā)與利用。
二、電子目錄階段
隨著社會(huì)的發(fā)展，管理人員在對(duì)檔案管理的過(guò)程中應(yīng)用了計(jì)算機(jī)輔助檔案，也就是利用電子技術(shù)來(lái)對(duì)檔案信息進(jìn)行分類(lèi)與檢索。首先，在檔案實(shí)體分類(lèi)的過(guò)程中，我們可以將手工與計(jì)算機(jī)有機(jī)的結(jié)合起來(lái)，然后根據(jù)類(lèi)別、時(shí)間將其進(jìn)行分類(lèi)整理并編號(hào)。在這一階段，由于是將手工模式與計(jì)算機(jī)相結(jié)合在一起，因此管理人員可以將每一份檔案信息進(jìn)行分析，并將其形成一個(gè)條目，并存儲(chǔ)于設(shè)備當(dāng)中，便于檔案信息的檢索，從而形成一個(gè)電子目錄。
在一個(gè)電子目錄中，每一條檔案信息都是以數(shù)據(jù)項(xiàng)的形式而存在于計(jì)算機(jī)當(dāng)中的，這些數(shù)據(jù)項(xiàng)既相互獨(dú)立，有相互聯(lián)系，有利于檔案人員對(duì)于這一信息的分類(lèi)。此時(shí)檢索入口要比上述檢索入口要優(yōu)越得多，具有隨機(jī)性、交叉性、多項(xiàng)性等多種優(yōu)點(diǎn)。可以說(shuō)，電子目錄階段是前計(jì)算機(jī)階段的重大改革。
在檔案信息分類(lèi)的過(guò)程中，需要通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，將所有檔案信息直接錄入到計(jì)算機(jī)中，然后根據(jù)需要來(lái)確定檔案信息的排列順序，最后再根據(jù)不同類(lèi)型的檔案進(jìn)行分類(lèi)與整理，首先是將檔案的信息進(jìn)行分類(lèi)，然后再對(duì)其進(jìn)行實(shí)體分類(lèi)。
電子目錄階段所表現(xiàn)的特征有：1）其分類(lèi)方式是手工與計(jì)算機(jī)相結(jié)合的方式，這是電子目錄階段對(duì)檔案信息分類(lèi)的最基本特征。2）該階段的分類(lèi)結(jié)果呈網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)。與前計(jì)算機(jī)階段相比，電子目錄在對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行分類(lèi)后的結(jié)果呈網(wǎng)狀分布，這是電子目錄階段對(duì)企業(yè)檔案信息分類(lèi)的本質(zhì)特征。
在企業(yè)檔案進(jìn)行分類(lèi)的過(guò)程中，對(duì)于檔案信息的分類(lèi)便于檔案實(shí)體的分類(lèi)，在對(duì)檔案實(shí)體的分類(lèi)則是檔案信息分類(lèi)的必然結(jié)果。通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用。檔案信息分類(lèi)與檔案實(shí)體分類(lèi)都發(fā)生了巨大的變化，因此我們?cè)趯?shí)際工作中，必須要加強(qiáng)檔案信息的分類(lèi)，使檔案數(shù)據(jù)向規(guī)?；?、多元化方向發(fā)展，充分發(fā)揮檔案信息的檢索功能，為用戶(hù)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，滿足他們的需要。因此在檔案館藏室我們一定要建立健全的相關(guān)規(guī)定要求，然后將其落實(shí)到實(shí)際工作中，通過(guò)檔案的邊柱來(lái)提高檔案信息管理的質(zhì)量，使檔案分類(lèi)之后更具有可操作性。
三、電子文件階段
已經(jīng)出現(xiàn)并將得到廣泛應(yīng)用的辦公自動(dòng)化和“無(wú)紙化辦公”系統(tǒng)，必然導(dǎo)致計(jì)算機(jī)完全進(jìn)入檔案領(lǐng)域，檔案管理工作完全置于計(jì)算機(jī)的控制之中，使檔案管理和檔案分類(lèi)進(jìn)入一個(gè)新階段――電子文件階段。電子文件的載體主要有磁盤(pán)、磁帶和光盤(pán)。電子文件是以人類(lèi)肉眼不可直接閱讀的二進(jìn)制代碼形式存在的，它必須經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)解碼、“翻譯”，才可讀識(shí)。同傳統(tǒng)文件相比，電子文件是邏輯的，動(dòng)態(tài)隨機(jī)的；對(duì)電子文件，人們既不可直接讀識(shí)，又無(wú)法直接控制，只能借助于計(jì)算機(jī)處理才能實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的管理。但一點(diǎn)是相同的：都是存儲(chǔ)在特定介質(zhì)的載體上，是實(shí)實(shí)在在的。
1.1 檔案數(shù)量急劇增加。以一個(gè)學(xué)生規(guī)模為15000人的普通高校來(lái)說(shuō)，庫(kù)房檔案量?jī)粼?5000卷，且每年保持4000卷左右的凈增數(shù)量。案卷數(shù)量增加，意味著檔案員的工作壓力加大。
1.2 動(dòng)態(tài)管理難度加大。以人為單位組卷需動(dòng)態(tài)管理，即學(xué)生在校期間陸續(xù)產(chǎn)生的檔案，要逐一補(bǔ)充到各自相應(yīng)的案卷中。動(dòng)態(tài)管理使檔案管理難度增加。
1.3 重復(fù)歸檔很難避免。一份涉及N名學(xué)生信息的文件，歸檔時(shí)為滿足不同案卷需要，該份文件須重復(fù)歸檔N次。
1.4 保管期限難以確定。學(xué)生類(lèi)檔案的歸檔范圍很廣，這些材料價(jià)值不同，本應(yīng)確定不同的保管期限，但因?yàn)槭且蝗艘痪恚荒芫透叽_定保管期限。這樣勢(shì)必增加庫(kù)房壓力和管理成本。
1.5 檔案分類(lèi)層級(jí)太多。為甄別同名同姓學(xué)生，須增加分類(lèi)層級(jí)，有人建議把學(xué)生所在學(xué)院、系別、專(zhuān)業(yè)、班級(jí)等信息，甚至學(xué)生姓名作為二級(jí)以下類(lèi)目號(hào)處理。類(lèi)目層級(jí)太多，不利于管理。
2 學(xué)生類(lèi)檔案分類(lèi)組卷需考慮的問(wèn)題
2.1 利用原有管理基礎(chǔ)。學(xué)生類(lèi)檔案由原分散存放于高校其他檔案門(mén)類(lèi)中的學(xué)生檔案整合而成，因此，學(xué)生類(lèi)檔案的建立并不是“從無(wú)到有”的過(guò)程，而是“變零為整”的過(guò)程。正因?yàn)槿绱?，學(xué)生類(lèi)檔案不可避免帶有原先所在檔案類(lèi)別的管理痕跡。檔案是不可再生的資源，從檔案保護(hù)和管理工作延續(xù)性角度考慮，筆者認(rèn)為，在制訂分類(lèi)組卷方案時(shí)，應(yīng)充分利用原有管理基礎(chǔ)。
2.2 延續(xù)部門(mén)立卷習(xí)慣。部門(mén)立卷制度在高校實(shí)行多年，既提高了立卷質(zhì)量又減輕了專(zhuān)職檔案員工作量，現(xiàn)已達(dá)成共識(shí)并形成習(xí)慣。為延續(xù)下去，就要盡量避免多個(gè)部門(mén)材料組合立卷。學(xué)生類(lèi)檔案來(lái)源于學(xué)校多個(gè)部門(mén)，確定組卷方案時(shí)尤其要注意這一點(diǎn)。
2.3 方便檔案管理與利用。任何增加檔案管理難度，
使檔案管理人為復(fù)雜化的分類(lèi)與組卷方式都不可取。學(xué)生類(lèi)檔案數(shù)量龐大，涉及學(xué)生人數(shù)眾多，利用價(jià)值大，這些特點(diǎn)決定了學(xué)生類(lèi)檔案無(wú)論管理還是利用，都要耗費(fèi)檔案員很多時(shí)間與精力。因此，在不影響利用的情況下，學(xué)生類(lèi)檔案更有必要實(shí)行簡(jiǎn)單化管理。
3 學(xué)生類(lèi)檔案的分類(lèi)、組卷與管理
3.1 按檔案形成領(lǐng)域分類(lèi)。根據(jù)《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法》，高等學(xué)校檔案采用檔案形成領(lǐng)域分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)。學(xué)生檔案因當(dāng)時(shí)未單獨(dú)成類(lèi)，依其形成領(lǐng)域被分散保管在10大類(lèi)檔案中，從而形成10大類(lèi)的既成事實(shí)?！掇k法》頒布后，從利用學(xué)生檔案原有管理基礎(chǔ)和延續(xù)部門(mén)立卷習(xí)慣角度出發(fā)，筆者認(rèn)為，在設(shè)置學(xué)生類(lèi)檔案二級(jí)類(lèi)目時(shí)，應(yīng)繼續(xù)沿用檔案形成領(lǐng)域這一分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)。具體做法見(jiàn)下表。
各校可根據(jù)本校學(xué)生檔案組成的實(shí)際情況，調(diào)整二級(jí)類(lèi)目設(shè)置，比如基建、產(chǎn)品、設(shè)備、出版等類(lèi)別，如確系無(wú)學(xué)生檔案形成，可不予設(shè)置。
從宏觀上來(lái)講，城建檔案整理工作從流程上來(lái)講大致可劃分為分類(lèi)、組卷、排列、編目這幾個(gè)大的方面，而這個(gè)流程當(dāng)中，分類(lèi)工作不僅是整個(gè)過(guò)程的重要環(huán)節(jié)，也是工作中的重中之重，這個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)城建檔案保管與利用工作的質(zhì)量和效率有著決定性的影響。所以說(shuō)，分類(lèi)工作是城建檔案整理過(guò)程中的一步重要環(huán)節(jié)。建設(shè)部最近頒布的《城市建設(shè)檔案分類(lèi)大綱》規(guī)定，各地城建檔案館在制定本館分類(lèi)方案時(shí)，大類(lèi)和屬類(lèi)的設(shè)置須遵照《城市建設(shè)檔案分類(lèi)大綱》，小類(lèi)可根據(jù)各地實(shí)際情況和實(shí)際需要設(shè)置，但是現(xiàn)階段規(guī)劃局的檔案分類(lèi)及管理工作都面臨著量大、工作方式落后的問(wèn)題，因此，在工作的過(guò)程當(dāng)中，應(yīng)在遵循這一基本原則的同時(shí)對(duì)分類(lèi)工作進(jìn)行創(chuàng)新性的管理，具體可從以下幾個(gè)方面進(jìn)行努力：
1 關(guān)于分類(lèi)層次的問(wèn)題
在分類(lèi)的層次方面，分類(lèi)可以是多層次的，也可以是單層次的。多層次方面，例如大類(lèi)、屬類(lèi)、小類(lèi)等；單層次方面，例如大類(lèi)下面不再設(shè)下位類(lèi)而直接統(tǒng)率案件，當(dāng)然，這要根據(jù)同一類(lèi)別的檔案數(shù)量多少來(lái)決定。在分類(lèi)的過(guò)程中，為了實(shí)現(xiàn)檔案檔案的保管和利用的便利性，首先應(yīng)該對(duì)規(guī)劃管理檔案的內(nèi)容和數(shù)量的整體狀況進(jìn)行了解，以此來(lái)判斷其是否有必要記性層次地分類(lèi)，如D2和D3可以不必伸展下位類(lèi)，對(duì)C類(lèi)檔案中的總體規(guī)劃C2類(lèi)，檔案數(shù)量較少且專(zhuān)項(xiàng)規(guī)劃就是綜合總體規(guī)劃的配套方案，建國(guó)至50年代僅形成幾十卷，所以C2也可以不必設(shè)小類(lèi)。
2 關(guān)于信息分類(lèi)和實(shí)體分類(lèi)的問(wèn)題
檔案整理工作中的分類(lèi)實(shí)質(zhì)上屬于實(shí)體分類(lèi)，其工作方式就是對(duì)具體的文件材料實(shí)現(xiàn)分類(lèi)和組卷的目的。具體的來(lái)講，實(shí)體分類(lèi)其主要目的在于對(duì)于檔案的實(shí)體保管，所以說(shuō)，這方面，實(shí)體分類(lèi)不適合有太多的層次。而信息分類(lèi)則不
同于試題分類(lèi)，它不受限于檔案實(shí)體的局限，信息重組的部分只涉及只對(duì)隱含其中的同類(lèi)信息。信息分類(lèi)的目的主要是為了便于信息的檢索，在這個(gè)方面，規(guī)劃局可以根據(jù)實(shí)際需求建立多種檢索體系，通過(guò)計(jì)算機(jī)管理模式不斷伸展和細(xì)化實(shí)現(xiàn)信息的分類(lèi)。根據(jù)以往的經(jīng)驗(yàn)，筆者認(rèn)為，實(shí)體分類(lèi)一般兩級(jí)便可滿足需求，而信息分類(lèi)則不受限制，因?yàn)樾畔⒎诸?lèi)的類(lèi)目越是詳細(xì)就越能體現(xiàn)其精準(zhǔn)性的特點(diǎn)，當(dāng)然，著對(duì)檔案分類(lèi)人員的素質(zhì)要求也會(huì)相應(yīng)的提高。
3 關(guān)于檔案的保管
從目前的管理方式來(lái)看，規(guī)劃管理檔案還是按照屬類(lèi)分類(lèi)流水的方式來(lái)進(jìn)行排架的，這對(duì)庫(kù)房就提出了空間上的要求，涉及到庫(kù)房空間預(yù)留的問(wèn)題。我們都知道，屬類(lèi)設(shè)置的越詳細(xì)，預(yù)留的空間就越多，這樣，倒架的風(fēng)險(xiǎn)也會(huì)大大提升。要先解決這個(gè)問(wèn)題，最好的辦法就是減少屬類(lèi)的類(lèi)目，或者改變傳統(tǒng)的庫(kù)房管理模式，進(jìn)行創(chuàng)新。否則，無(wú)法準(zhǔn)確掌握庫(kù)房的預(yù)留空間，使頻繁的倒架將再所難免。這個(gè)時(shí)候，在檔案進(jìn)行分類(lèi)管理的過(guò)程中，引入計(jì)算機(jī)就顯得非常有必要了，之所以這么說(shuō)是因?yàn)樵谟?jì)算機(jī)管理的前提條件下，可以實(shí)現(xiàn)直接進(jìn)行文件級(jí)檢索的效果，無(wú)需再經(jīng)過(guò)案卷這個(gè)級(jí)別?？梢詫n案工作人員從檔案組卷的煩瑣工作中解放出來(lái)，工作效率也可以得到很大的提升。此外，在規(guī)劃管理檔案的管理中由于屬同一類(lèi)檔案中的幾個(gè)部分可以按小卷立卷，立為3或4個(gè)小卷，雖然它們不合并在一起，但在計(jì)算機(jī)中卻建立了虛擬的關(guān)聯(lián)，保持了各小卷之間的有機(jī)聯(lián)系，這是“簡(jiǎn)化整理。深化檢索”的創(chuàng)新嘗試，對(duì)于提高整理工作質(zhì)量和效率具有重要意義。再次，在規(guī)劃管理檔案檔號(hào)的編制方面，檔案管理工作還應(yīng)該能夠做到以下幾個(gè)方面：首先，應(yīng)該堅(jiān)持簡(jiǎn)練的原則，以此來(lái)減少工作量和工作中的差錯(cuò)率。其次，還應(yīng)該堅(jiān)持穩(wěn)定性的原則。近幾年來(lái)，規(guī)劃局的各業(yè)務(wù)部門(mén)的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)和處室職能經(jīng)歷了多次變化，而規(guī)劃?rùn)n案的的類(lèi)目并沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)，這就造成了相應(yīng)的滯后性，但是檔號(hào)的設(shè)置不會(huì)因機(jī)構(gòu)設(shè)置的變動(dòng)而變動(dòng)，它是相ξ榷ǖ模并且與建設(shè)部《城建檔案分類(lèi)大綱》始終保持著一致，所以規(guī)劃局的檔案整理工作可以秉承這個(gè)原則在工作中進(jìn)行方法的創(chuàng)新。而要想實(shí)現(xiàn)這個(gè)目的，其必須要具備強(qiáng)化檔案信息資源建設(shè)為主，基礎(chǔ)業(yè)務(wù)為輔的意識(shí)，處理好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)和檔案信息資源建設(shè)投人的比例，加大對(duì)檔案信息資源建設(shè)的投入，以適應(yīng)電子信息時(shí)代的特點(diǎn)和需要。投入要本著部門(mén)匹配，比例適當(dāng)?shù)脑瓌t，合理劃分工作量份額，安排好整理工作與檔案信息庫(kù)建設(shè)的工作。此外，在加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)和利用的同時(shí)，有必要再對(duì)立卷改革進(jìn)行深化，簡(jiǎn)化整理，深化檢索。在檔案計(jì)算機(jī)管理使信息檢索達(dá)到全面、迅速的時(shí)候，可以適當(dāng)削減“案卷”的概念。
可以說(shuō)，創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂，更是一個(gè)國(guó)家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力。科學(xué)的決策是提高效率的關(guān)鍵。建立數(shù)字城建檔案館，服務(wù)于城市規(guī)劃管理建設(shè)，城市規(guī)劃管理檔案的整理工作將直接影響城市規(guī)劃管理水平，在今后的過(guò)程中，我們一定要堅(jiān)持以結(jié)果為導(dǎo)向創(chuàng)新檔案管理方式，這樣才能使規(guī)劃局能夠更好的服務(wù)于城市建設(shè)。
參考文獻(xiàn)
[1]謝志玲.城市規(guī)劃?rùn)n案管理的發(fā)展創(chuàng)新初探[J].河南建材，2011，01：169-170.
檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是以檔案的本體管理為基礎(chǔ)，兼顧數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)和應(yīng)用發(fā)展的需要，將包括檔案實(shí)體信息、管理信息、應(yīng)用環(huán)境信息在內(nèi)的各種類(lèi)型數(shù)據(jù)按照特定數(shù)據(jù)模型進(jìn)行組織的數(shù)據(jù)集合。在長(zhǎng)期實(shí)踐中，數(shù)據(jù)庫(kù)以其獨(dú)特的優(yōu)點(diǎn)已經(jīng)證明它是信息資源組織、管理、共享的最佳方法，在稻萑哂嘍取⒐芾硇率、數(shù)據(jù)完整性控制等方面都有良好的表現(xiàn)。事實(shí)上，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是各類(lèi)檔案信息系統(tǒng)正常運(yùn)行的核心組件，是檔案信息化不可或缺的基礎(chǔ)工作之一。
在建設(shè)結(jié)構(gòu)合理、格式規(guī)范、便于共享的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中，僅僅依靠數(shù)據(jù)庫(kù)理論是不能勝任的，數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)（DBMS）本質(zhì)上就是管理所用的工具和平臺(tái)，其數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、類(lèi)型、內(nèi)容范圍等關(guān)鍵要素都必須依靠檔案基本管理理論提供的營(yíng)養(yǎng)來(lái)進(jìn)行保障，也是我們平常所說(shuō)的業(yè)務(wù)支撐。
一、檔案分類(lèi)理論對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)起著導(dǎo)向作用
從管理學(xué)上講，任何管理活動(dòng)，拋開(kāi)其最終目的，其最基本的目的或者基本要求都是要使被管理對(duì)象有序化，檔案管理的基本目的就是要使檔案有序化，包括檔案實(shí)體管理和信息管理的有序化。將數(shù)量龐大、內(nèi)容形式復(fù)雜多樣的檔案有序化的具體方法很多，但最基本的方法就是分類(lèi)，即“對(duì)檔案總體進(jìn)行分割、劃分，將其分為若干層次、大小不同的部分或門(mén)類(lèi)、種類(lèi)、類(lèi)別，然后對(duì)這些不同的部分、門(mén)類(lèi)、類(lèi)別等實(shí)施分別管理?！?“這實(shí)質(zhì)上也是人類(lèi)社會(huì)所有管理活動(dòng)乃至認(rèn)識(shí)活動(dòng)的基本方法?！闭?yàn)槿绱?，“說(shuō)得籠統(tǒng)一點(diǎn)，檔案管理理論上的所有能稱(chēng)得上‘重大’的分歧和爭(zhēng)論，大都圍繞著分類(lèi)方法展開(kāi)?！?/p>
由是，筆者將檔案分類(lèi)作為影響檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的基礎(chǔ)理論，該理論直接影響著檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的方向。在檔案理論界中邏輯主義和歷史主義的分類(lèi)思路得到普遍認(rèn)可。邏輯主義的分類(lèi)思路是根據(jù)檔案的一般特征作為分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，根據(jù)嚴(yán)格的形式邏輯進(jìn)行劃分的分類(lèi)思想，比如按照保管期限、密級(jí)等進(jìn)行劃分。歷史主義的分類(lèi)思路是按照事物的現(xiàn)實(shí)存在狀態(tài)與界線對(duì)事物進(jìn)行區(qū)分的，強(qiáng)調(diào)根據(jù)事物的現(xiàn)狀進(jìn)行把握，盡可能接近事物的真實(shí)狀態(tài)，是一種客觀主義的分類(lèi)思路。歷史主義方法在檔案實(shí)體管理領(lǐng)域的具體體現(xiàn)就是全宗原則，在分類(lèi)時(shí)首先按照檔案所屬的全宗進(jìn)行歸類(lèi)。邏輯主義分類(lèi)思想有助于從某一具體特征進(jìn)行劃分，便于對(duì)檔案進(jìn)行多角度的靈活定位；歷史主義則強(qiáng)調(diào)了檔案來(lái)源屬性這個(gè)根本特征，有助于完整理解檔案內(nèi)容，這也是檔案數(shù)據(jù)庫(kù)區(qū)別于其他文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的關(guān)鍵要素。事實(shí)上，在檔案管理的過(guò)程中這兩種分類(lèi)思想都是需要的，彼此是不可取代的。
一般來(lái)說(shuō)，對(duì)檔案的實(shí)體管理基本采用了歷史主義的分類(lèi)方法，大體都按全宗進(jìn)行排架整理；而檔案內(nèi)容信息的管理則可以同時(shí)采用兩種方法，一般以邏輯主義分類(lèi)方法為主。在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中，一般是在來(lái)源單位層次上建立實(shí)體數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)際上是將一個(gè)全宗（一般是檔案室層次）或全宗群（一般是檔案館層次）作為建庫(kù)范圍，同時(shí)利用視圖、索引等數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象對(duì)內(nèi)容實(shí)施邏輯管理，使檔案管理理論中的“二元主義”得以在數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中融合。
二、全宗原則及其理論發(fā)展對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)發(fā)揮指導(dǎo)作用
檔案管理基本理論認(rèn)為檔案的實(shí)體管理必須維護(hù)和尊重檔案的本質(zhì)特性，必須采用歷史主義的方法，遵守全宗原則，這一思路對(duì)于檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)具有重要的指導(dǎo)作用。
首先，全宗原則是檔案實(shí)體分類(lèi)的基本方法，是人們經(jīng)過(guò)理論分析和實(shí)證研究之后得出的寶貴經(jīng)驗(yàn)。以全宗為基本單位建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容反映的是一個(gè)現(xiàn)實(shí)的實(shí)體單位的歷史記錄，保證了檔案數(shù)據(jù)具有一個(gè)堅(jiān)實(shí)可靠的立足點(diǎn)，這是單純地依靠邏輯分類(lèi)方法所達(dá)不到的。
其次，采用全宗原則指導(dǎo)建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，能夠最大限度地維護(hù)檔案的原始記錄性。因?yàn)槿谧鳛橐粋€(gè)獨(dú)立組織或個(gè)人形成檔案的全部，是一個(gè)不可分散、不可打亂混淆的有機(jī)整體，這樣能夠最大限度地維護(hù)和保持檔案的本質(zhì)特性――原始記錄性，這也是檔案信息在管理組織上獨(dú)樹(shù)一幟、不同于圖書(shū)、資料、情報(bào)等文獻(xiàn)的根本原因。
第三，依據(jù)全宗理論進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，有利于數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)與維護(hù)工作。按照這種思路進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)在多數(shù)情況下能夠保證數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)者、管理者、擁有者、維護(hù)者是統(tǒng)一的，數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)各方的利益是一致的，有助于保證檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的動(dòng)力、資金以及作用的發(fā)揮。
1、全宗內(nèi)部檔案的差異化管理需求要求建立相對(duì)獨(dú)立的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。
雖然全宗原則強(qiáng)調(diào)一個(gè)來(lái)源單位的檔案應(yīng)當(dāng)集中保管，但也沒(méi)有忽視對(duì)同一來(lái)源檔案之間的差異化管理。隨著社會(huì)實(shí)踐的發(fā)展，同一全宗內(nèi)檔案的種類(lèi)、載體類(lèi)型及其管理要求日益多樣化、復(fù)雜化、專(zhuān)門(mén)化，這使得對(duì)全宗的集中統(tǒng)一保管難以實(shí)施。在檔案實(shí)體管理范疇，同一全宗內(nèi)就有可能出現(xiàn)紙張、照片、錄音帶、錄像帶、磁盤(pán)、光盤(pán)、縮微膠片等多種載體，其中相當(dāng)一部分特殊載體的檔案在保管利用上都有特殊要求，因此往往需要將其組織為一個(gè)單獨(dú)的管理體系，設(shè)置專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)，提供專(zhuān)門(mén)的庫(kù)房和設(shè)備，雖然可以在編號(hào)系統(tǒng)中設(shè)置它們與全宗的關(guān)系，但在實(shí)體管理層面上已經(jīng)不具有嚴(yán)格的不可分散性。在檔案信息管理范疇，由于不同門(mén)類(lèi)檔案的管理差異，同一全宗內(nèi)不同類(lèi)別的檔案也多采取分別管理的措施，比較典型的像人事檔案、會(huì)計(jì)檔案等由于具有不同于其他檔案的管理要求，采取由人事部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)單獨(dú)保管的管理方式。
中圖分類(lèi)號(hào)：G275.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2014）01-0278-01
文書(shū)檔案管理是一項(xiàng)機(jī)密性、原則性很強(qiáng)的工作，既要嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)檔案方面的法律、法規(guī)，又要遵循文書(shū)檔案自身的工作特點(diǎn)和規(guī)律性。公司文書(shū)檔案管理工作的任務(wù)就是把各種工作資料按照檔案管理的要求組成一個(gè)體系，通過(guò)分類(lèi)使之固定下來(lái)，為使用者提供方便。公司文書(shū)檔案是否完整和系統(tǒng)是衡量一個(gè)公司管理工作水平的重要標(biāo)志，它的內(nèi)容對(duì)于單位的決策者和管理者來(lái)說(shuō)都至關(guān)重要。
一、目前公司文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策
（一）檔案分類(lèi)方面
檔案分類(lèi)的目的在于把同類(lèi)的檔案集中在一起，便于保管和利用。檔案分類(lèi)既要防止“有檔不歸”而喪失必要的歷史記錄和歷史憑證，又要防止“有文必檔”而造成所藏檔案不必要的重復(fù)和魚(yú)龍混雜。
1.檔案分類(lèi)脫離實(shí)際憑空分類(lèi)，人為地使檔案分類(lèi)與檔案實(shí)際相分離。為不脫離實(shí)際，二級(jí)類(lèi)目最簡(jiǎn)單的方法就是按機(jī)構(gòu)職能（結(jié)合問(wèn)題）進(jìn)行分類(lèi)，如一個(gè)集團(tuán)企業(yè)（包括黨群組織）有行政管理職能又有業(yè)務(wù)管理職能，在管理過(guò)程中形成的文件材料實(shí)際上都屬于文書(shū)檔案，那么它的分類(lèi)應(yīng)該為：1.文書(shū)檔案；1.1黨群行政，1.2業(yè)務(wù)。這里1.1黨群行政是按機(jī)構(gòu)分類(lèi)。1.2業(yè)務(wù)是結(jié)合問(wèn)題分類(lèi)，從分類(lèi)的標(biāo)準(zhǔn)上雖然缺乏統(tǒng)一性（一個(gè)是機(jī)構(gòu)、一個(gè)是問(wèn)題），但按照檔案分類(lèi)的習(xí)慣（機(jī)構(gòu)結(jié)合問(wèn)題分類(lèi)）是可行的，把相關(guān)問(wèn)題的檔案集中在一起，便于保管和利用。
2.檔案分類(lèi)與檔案實(shí)體整理、編目、排列不一致。在日常檔案的整理和編目中，往往存在著檔案分類(lèi)與檔案實(shí)際的整理、編目、排列不相一致的現(xiàn)象，究其原因主要是檔案分類(lèi)不是實(shí)質(zhì)性的分類(lèi)，而是形式上的分類(lèi)。要解決這個(gè)問(wèn)題，檔案分類(lèi)必須是“實(shí)類(lèi)”而不應(yīng)是“虛類(lèi)”，同時(shí)在編目中還應(yīng)強(qiáng)調(diào)和體現(xiàn)類(lèi)的存在，否則就會(huì)失去分類(lèi)的意義。如上所述的1 文書(shū)檔案；1.1 黨群行政，1.2 業(yè)務(wù)，在整理、編目和排列時(shí)就必須分開(kāi)，黨群行政歸黨群行政，業(yè)務(wù)歸業(yè)務(wù)，不要分類(lèi)是分開(kāi)了，而實(shí)際編目和排列又不分開(kāi)。既然有了類(lèi)目，就必須按具體的類(lèi)目去整理、編目和排列，因?yàn)榉诸?lèi)的目的就是為了把他們區(qū)分開(kāi)來(lái)，便于保管和利用，否則就沒(méi)有必要把他們區(qū)分開(kāi)來(lái)。
3.“有文必檔”而造成所藏檔案不必要的重復(fù)和混雜。檔案分類(lèi)宜粗不宜細(xì)，過(guò)度細(xì)分檔案，反而容易造成類(lèi)目條款對(duì)本企業(yè)業(yè)務(wù)涵蓋不全、不準(zhǔn)，為檔案的整理帶來(lái)人為的麻煩，不利檔案的收、管、用。在具體操作時(shí)要注意：
（1）按機(jī)構(gòu)設(shè)類(lèi)與按問(wèn)題設(shè)類(lèi)時(shí)層次要少，標(biāo)準(zhǔn)要統(tǒng)一。
（2）在體例結(jié)構(gòu)方面根據(jù)立檔單位的職能設(shè)置問(wèn)題類(lèi)目。取消機(jī)構(gòu)類(lèi)目，在同一問(wèn)題類(lèi)目中，按機(jī)構(gòu)順序列舉歸檔范圍，如業(yè)務(wù)類(lèi)下不分科室，按科室職能順序排列歸檔范圍條款即可。
（3）一級(jí)類(lèi)目的設(shè)置同樣宜粗不宜細(xì)。如一般檔案的分類(lèi)大綱（一級(jí)類(lèi)目）可確定為：文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、特種載體檔案、人事檔案（可按照本企業(yè)的特定職能進(jìn)行增減）。如有必要細(xì)分，可在各自的一級(jí)類(lèi)目下再設(shè)若干個(gè)二級(jí)類(lèi)目。便于相對(duì)集中存放和查找。尤其是今后實(shí)施電子化的文書(shū)檔案管理時(shí)，要查找所需的檔案信息，只要有確切的檢索標(biāo)識(shí)（而且還可以用模糊檢索），在瞬間就可以顯現(xiàn)出來(lái)，因此檔案分類(lèi)方法將是一種粗線條的大綱式的模式。
（二）文書(shū)檔案人員自身理論水平和業(yè)務(wù)能力
目前文書(shū)檔案人員大多是非專(zhuān)業(yè)的，培訓(xùn)機(jī)會(huì)很少，因此在檔案材料收集、檔案分類(lèi)、材料整理上常會(huì)出現(xiàn)使用、查詢(xún)時(shí)的障礙問(wèn)題。因此，提高文書(shū)檔案人員自身素質(zhì)是非常重要的，而且隨著檔案利用群體及服務(wù)需求的與日俱增，必定要實(shí)施信息化、電子化的管理模式，這就需要不斷更新檔案管理方法與技術(shù)，因此對(duì)文書(shū)檔案人員的理論水平和業(yè)務(wù)能力等方面提出了更高要求。
對(duì)于秘密文件歸檔時(shí)，雖然內(nèi)容不能流轉(zhuǎn)，但我們可將其文件目錄輸入微機(jī)，這樣既避免了電子文件歸檔的不齊全，又保證了上網(wǎng)文件的安全。文書(shū)檔案可以為公司改制方案的實(shí)施提供可靠的依據(jù)。實(shí)施公司現(xiàn)代化制度的改革，必須充分發(fā)揮好文書(shū)檔案信息的重要作用，特別是公司改制后，其產(chǎn)權(quán)性質(zhì)發(fā)生了根本性的變化，人事制度也會(huì)發(fā)生相應(yīng)的改變，這就需要依照法律和行政法規(guī)等等，進(jìn)行有步驟地清產(chǎn)核資，清理債權(quán)債務(wù)、評(píng)估有形資產(chǎn)和無(wú)形資產(chǎn)，而這些內(nèi)容必須有大量的檔案信息作為依據(jù)， 才能有效地進(jìn)行企業(yè)的改造兼并資產(chǎn)重組。實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理，有利于減輕工作人員勞動(dòng)強(qiáng)度，縮短勞動(dòng)時(shí)間，提高文書(shū)檔案管理的工作效率。將現(xiàn)代辦公技術(shù)與文書(shū)檔案管理相結(jié)合，是實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案規(guī)范化管理的重要途徑和發(fā)展方向。
二、加強(qiáng)公司文書(shū)檔案管理工作的建議
（一）公司對(duì)文書(shū)檔案的管理應(yīng)該予以高度重視，促進(jìn)企業(yè)文書(shū)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化在提高檔案管理水平的進(jìn)程中，一方面，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)此項(xiàng)工作給予高度重視，加大資金投入，同時(shí)，企業(yè)檔案部門(mén)要加大對(duì)專(zhuān)業(yè)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，全方位提高文書(shū)檔案管理人員的綜合素質(zhì)；另一方面，要加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)間的管理與溝通，充分利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，改進(jìn)服務(wù)方式和手段，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的飛躍。公司領(lǐng)導(dǎo)要將檔案管理作為日常性工作來(lái)抓，對(duì)各分公司的文書(shū)檔案從不同層面開(kāi)展檢查、評(píng)比，檢查中出現(xiàn)問(wèn)題的及時(shí)糾正，有突出成績(jī)的予以表彰，充分發(fā)揮文書(shū)檔案管理人員的工作積極性和創(chuàng)造性，使其檔案管理的亮點(diǎn)及特色得到充分發(fā)揮。
（二）切實(shí)有效地提高文書(shū)檔案管理人員的素質(zhì)公司有計(jì)劃地安排文書(shū)檔案管理人員到兄弟公司交流學(xué)習(xí)，對(duì)通過(guò)自學(xué)或考學(xué)等方式提高學(xué)歷的人員應(yīng)給予支持和獎(jiǎng)勵(lì)，使高素質(zhì)文書(shū)檔案管理人才培養(yǎng)形成良性循環(huán)。
（三）加強(qiáng)電子文件管理和保護(hù)
文書(shū)檔案部門(mén)應(yīng)分門(mén)別類(lèi)整理組盤(pán)。對(duì)于內(nèi)部文件，應(yīng)以年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤(pán)：第一，按不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤(pán)；第二，將不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限的文件分盤(pán)保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長(zhǎng)歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門(mén)的文件集中在同一盤(pán)上方便利用。為了確保文書(shū)電子文件組盤(pán)統(tǒng)一規(guī)范，應(yīng)由檔案部門(mén)在接收歸檔文件時(shí)集中完成，組盤(pán)后，檔案人員應(yīng)以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題，并建立文書(shū)檔案盤(pán)內(nèi)文件目錄，便于計(jì)算機(jī)對(duì)盤(pán)內(nèi)文件查找；對(duì)于外來(lái)紙質(zhì)文件，應(yīng)通過(guò)文秘部門(mén)處理，掃描成影像文件進(jìn)入本單位局域網(wǎng)絡(luò)，其傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。文件則應(yīng)嚴(yán)格按保密原則辦理。
（四）改善存放檔案的檔案室的條件
隨著科技的不斷發(fā)展，測(cè)繪檔案從之前的傳統(tǒng)實(shí)物檔案向電子檔案的方向發(fā)展。檔案管理人員要在此基礎(chǔ)上不斷的研究新的方法和新的模式，進(jìn)而加強(qiáng)現(xiàn)代測(cè)繪檔案的管理工作。
1 測(cè)繪檔案分類(lèi)和歸檔工作
首先測(cè)繪活動(dòng)中存在一部分技術(shù)性較強(qiáng)的技術(shù)總結(jié)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、成果圖、展點(diǎn)圖、技術(shù)設(shè)計(jì)書(shū)和文件材料等測(cè)繪資料。這些資料涉及的專(zhuān)業(yè)比較廣，形成過(guò)程也比較的復(fù)雜，所記錄的介質(zhì)種類(lèi)也比較的多?；谝陨咸攸c(diǎn)，如果忽略對(duì)測(cè)繪資料的管理和收集工作，那么就比較容易造成測(cè)繪資料的失真與不規(guī)范。對(duì)生產(chǎn)和管理活動(dòng)以及測(cè)繪科技方面的資料收集是測(cè)繪科技?xì)w檔的基礎(chǔ)，對(duì)測(cè)繪檔案的歸檔、積累、整理和形成有著重要作用。在將測(cè)繪資料歸檔之前，各個(gè)單位要進(jìn)行分類(lèi)系統(tǒng)的整理，而且還要對(duì)檔案管理部門(mén)進(jìn)行嚴(yán)格的驗(yàn)收。檔案管理人員還要參加測(cè)繪科研項(xiàng)目驗(yàn)收，進(jìn)一步的了解項(xiàng)目的情況，明確檔案的歸類(lèi)范圍、內(nèi)容的檢定和手續(xù)的移交。在移交測(cè)繪材料的過(guò)程中，管理人員還要注意成果最終版本、移交期限等是否經(jīng)過(guò)了歸檔份數(shù)、整理份數(shù)和項(xiàng)目鑒定驗(yàn)收的要求。在進(jìn)行歸檔的過(guò)程中，工作人員要在合理的時(shí)間范圍內(nèi)，按照相關(guān)的法律法規(guī)進(jìn)行歸檔。其次對(duì)于通用格式、數(shù)據(jù)成果形成單位、數(shù)據(jù)采用標(biāo)準(zhǔn)、管理部門(mén)責(zé)任和有關(guān)資料在利用、保管、運(yùn)輸和銷(xiāo)毀等的要求，都需要工作人員按照標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格執(zhí)行。資料的收集與歸檔工作主要包括依法匯交的成果數(shù)據(jù)副本、基本測(cè)繪成果數(shù)據(jù)、出版發(fā)行的產(chǎn)品數(shù)據(jù)和相關(guān)的專(zhuān)用軟件與設(shè)備參數(shù)等。對(duì)于需要入館和上架的測(cè)繪資料，管理人員要及時(shí)的進(jìn)行分類(lèi)、登記、制作檢索卡片以及編入檔案目錄，進(jìn)而方便今后的查找與上報(bào)。對(duì)于需要編入檔案信息庫(kù)的數(shù)據(jù)，檔案管理人員要對(duì)錄入設(shè)備有熟練的掌握，進(jìn)而做好軟件的分類(lèi)歸檔并對(duì)比較重要的信息進(jìn)行備份保存。
2 內(nèi)容方面的分類(lèi)
2.1 按照載體形式的不同進(jìn)行分類(lèi)
測(cè)繪檔案主要包括全國(guó)性測(cè)繪檔案、地域性測(cè)繪檔案和專(zhuān)業(yè)性的測(cè)繪資料。地域性測(cè)繪檔案和全國(guó)性測(cè)繪檔案都是按照國(guó)家的統(tǒng)一規(guī)定，進(jìn)行分級(jí)管理和歸口負(fù)責(zé)的制度，并且由各個(gè)專(zhuān)業(yè)部門(mén)按照規(guī)定對(duì)專(zhuān)業(yè)測(cè)繪資料進(jìn)行自行管理。我國(guó)對(duì)檔案的有關(guān)規(guī)定為測(cè)繪系統(tǒng)的建立提供了檔案編制、歸檔范圍和檔案分類(lèi)等依據(jù)。
2.2 根據(jù)載體的不同進(jìn)行分類(lèi)
圖紙檔案主要是包括紙質(zhì)的圖表、照片文字說(shuō)明、卡片、測(cè)繪記錄和成果成圖等，電子檔案則是需要通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理和編輯的測(cè)繪檔案，并且還需要通過(guò)硬盤(pán)、磁盤(pán)和光盤(pán)等進(jìn)行保存。
2.3 根據(jù)記錄的內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)
根據(jù)所記錄內(nèi)容的不同可以將測(cè)繪檔案分為生產(chǎn)技術(shù)檔案、儀器設(shè)備檔案、教學(xué)科研檔案、測(cè)繪管理檔案和基本建設(shè)檔案。
2.4 根據(jù)檔案的性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)
根據(jù)檔案的性質(zhì)可以將測(cè)繪檔案分為特業(yè)測(cè)繪檔案、專(zhuān)業(yè)測(cè)繪檔案、基本測(cè)繪檔案和現(xiàn)勢(shì)資料測(cè)繪檔案。另外，常用的測(cè)繪檔案分類(lèi)還包括專(zhuān)題分類(lèi)、作者分類(lèi)、職能分類(lèi)、時(shí)間分類(lèi)、區(qū)域分類(lèi)、型號(hào)分類(lèi)、外形分類(lèi)和項(xiàng)目分類(lèi)等。
3 加強(qiáng)測(cè)繪檔案分類(lèi)管理的重要性
3.1 國(guó)土資源的基礎(chǔ)資料
目前，我國(guó)已經(jīng)大范圍的開(kāi)展了林業(yè)、土地等的詳查工作，測(cè)繪檔案則是不同時(shí)期土地資源開(kāi)發(fā)現(xiàn)狀的記錄。測(cè)繪檔案能夠使組織人員實(shí)地的進(jìn)行調(diào)繪，進(jìn)而準(zhǔn)確的反映出土地資源的變遷和利用的現(xiàn)狀。
3.2 測(cè)繪是經(jīng)濟(jì)規(guī)劃的科學(xué)依據(jù)
科學(xué)的規(guī)劃是經(jīng)濟(jì)建設(shè)的基礎(chǔ)，它必須根據(jù)能夠反映真實(shí)情況的測(cè)繪資料檔案，使布局更加的符合自然條件和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，進(jìn)而達(dá)到合理、經(jīng)濟(jì)、事半功倍的效果。我國(guó)一些重點(diǎn)的建設(shè)項(xiàng)目在選址、布局設(shè)計(jì)、線路選擇等方面都是以測(cè)繪資料為依據(jù)，并在考證、研究和調(diào)查的基礎(chǔ)上進(jìn)行建設(shè)的。在對(duì)測(cè)繪檔案的充分利用上，科學(xué)合理的利用了地理優(yōu)勢(shì)。
3.3 能夠確?？倍ń缦薜目煽啃?/p>
我國(guó)決定用5年的時(shí)間來(lái)勘定各個(gè)省、市縣的界限，進(jìn)而確定各個(gè)行政區(qū)的范圍。影響勘定界限的因素有很多，其中包括生產(chǎn)生活過(guò)程中形成的環(huán)境，歷史記錄等因素，但最重要的還是依靠測(cè)繪檔案，它對(duì)勘界的地圖有著詳細(xì)的記載，為界限的勘定提供了比較有價(jià)值的參考資料。
3.4 測(cè)繪檔案是對(duì)歷史的真實(shí)記載
測(cè)繪檔案是社會(huì)、歷史、經(jīng)濟(jì)發(fā)展的記錄，是不同地域進(jìn)行歷史編纂的重要依據(jù)。很多記載都對(duì)各地的歷史進(jìn)行了直觀、具體的描述，這些地形圖為以后研究經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、歷史有著重要的作用。為了使測(cè)繪資料能夠更好的為社會(huì)服務(wù)，測(cè)繪生產(chǎn)單位在提交測(cè)繪資料之前要向上級(jí)上交測(cè)繪資料的目錄或者是副本，進(jìn)而實(shí)行統(tǒng)一的管理，以防測(cè)繪檔案資料的丟失，確保測(cè)繪資料的安全可靠，使其具有實(shí)際的參考價(jià)值。
4 結(jié)語(yǔ)
測(cè)繪檔案管理部門(mén)要利用現(xiàn)代的多媒體技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)建立完善的檔案分類(lèi)系統(tǒng)，進(jìn)而提高檔案的質(zhì)量，進(jìn)一步的規(guī)范測(cè)繪檔案管理。測(cè)繪檔案不僅是一般的文檔資料，而且還涉及到經(jīng)濟(jì)、軍事和政治等多個(gè)方面，所以我們要使測(cè)繪檔案的分類(lèi)與管理向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化方面發(fā)展，進(jìn)而促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
檔案是高校圖書(shū)館各項(xiàng)工作的原始記錄，其客觀真實(shí)地記錄著圖書(shū)館各個(gè)歷史時(shí)期各項(xiàng)工作的發(fā)展軌跡，是圖書(shū)館管理工作決策與規(guī)劃的依據(jù)，其管理的好壞程度直接反映了圖書(shū)館的管理水平。伴隨著普通高校的辦學(xué)規(guī)模的壯大，圖書(shū)館也隨之發(fā)展壯大，業(yè)務(wù)范圍不斷擴(kuò)展，因此產(chǎn)生的檔案在數(shù)量及載體形式上也不斷增多。
然而目前許多高校圖書(shū)館檔案管理工作還非常滯后，如何建立健全高校圖書(shū)館的檔案，以滿足高校教學(xué)、科研等各方面的需要，就成為迫切之需。
一、高校圖書(shū)館檔案管理工作存在的主要問(wèn)題
利用中國(guó)知網(wǎng)學(xué)術(shù)文獻(xiàn)總庫(kù)（2002-2012），以“高校圖書(shū)館”并含“檔案”為關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索（檢索時(shí)間2013年5月9日），共獲得19條期刊文獻(xiàn)記錄，而以“高校圖書(shū)館”為關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索，則獲得44158條記錄。通過(guò)這一簡(jiǎn)單的統(tǒng)計(jì)對(duì)比，表明近十年高校圖書(shū)館檔案管理工作的研究比較薄弱。究其原因，源于檔案管理未受到重視及實(shí)際工作的欠缺。
1、檔案管理工作未受到重視
圖書(shū)館檔案是圖書(shū)館發(fā)展變化的歷史見(jiàn)證，是圖書(shū)館管理的重要依據(jù)，具有重要的參考保存價(jià)值。但在實(shí)際工作中，檔案管理工作并沒(méi)有受到應(yīng)有的重視。上至領(lǐng)導(dǎo)下至普通員工大多數(shù)認(rèn)為檔案管理工作可有可無(wú)，因而缺乏搜集、提供檔案的主動(dòng)性。
2、無(wú)高校圖書(shū)館檔案分類(lèi)法
按照檔案學(xué)原理，做好檔案工作就是要做好收集、整理、立卷、歸檔等基礎(chǔ)工作，而分類(lèi)科學(xué)與否將直接決定案卷質(zhì)量的高低。高校圖書(shū)館檔案作為專(zhuān)門(mén)檔案，有其自身的個(gè)性特征，并不完全適用于《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法》。因此，許多學(xué)校只能按照時(shí)間順序或簡(jiǎn)單分類(lèi)的方式進(jìn)行歸檔，在實(shí)際操作中卻無(wú)一套完整的分類(lèi)法可依，造成高校圖書(shū)館檔案分類(lèi)缺乏科學(xué)性，也無(wú)法進(jìn)行二次文獻(xiàn)和三次文獻(xiàn)的開(kāi)發(fā)，無(wú)法發(fā)揮檔案資源的效用。
3、檔案員素質(zhì)不高
高校圖書(shū)館檔案工作大都是辦公室人員兼職，而沒(méi)有配備專(zhuān)業(yè)人員。檔案工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期而復(fù)雜的工作，不可能一蹴而就，它是日積月累而成的。沒(méi)有專(zhuān)業(yè)人員管理會(huì)使多數(shù)應(yīng)歸檔的文件散落于不同的經(jīng)辦人手中，最終會(huì)導(dǎo)致檔案材料的不完整、不系統(tǒng)。加之兼職檔案管理人員的不穩(wěn)定，大多沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)門(mén)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊，必將導(dǎo)致檔案工作的被動(dòng)落后，最終造成圖書(shū)館的檔案工作永遠(yuǎn)都做不好。
二、改進(jìn)高校圖書(shū)館檔案管理工作應(yīng)采取的對(duì)策
高校圖書(shū)館檔案是高校圖書(shū)館工作的一個(gè)重要組成部分，它如實(shí)記載著高校圖書(shū)館各個(gè)歷史時(shí)期的發(fā)展軌跡，具有很強(qiáng)的信息利用價(jià)值和信息傳播功能，對(duì)圖書(shū)館的未來(lái)發(fā)展起到很重要的作用。同時(shí)，隨著信息公開(kāi)工作的開(kāi)展，也對(duì)高校圖書(shū)館檔案的完備提出了要求。因此，應(yīng)盡快解決高校圖書(shū)館檔案工作中存在的問(wèn)題，促使檔案管理走上標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的科學(xué)道路。
1、從思想上、行動(dòng)上重視檔案工作
領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好檔案管理工作的重要前提和關(guān)鍵。要做好圖書(shū)館檔案工作，首先要積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的支持。而這種支持不應(yīng)該僅停留在思想上，更多地應(yīng)體現(xiàn)在行動(dòng)上的支持。因此，館領(lǐng)導(dǎo)要親自抓并主動(dòng)參與檔案管理工作，并為檔案員在各方面提供工作便利。
2、科學(xué)分類(lèi)，編制高校圖書(shū)館檔案分類(lèi)細(xì)則
筆者認(rèn)為對(duì)檔案實(shí)行科學(xué)分類(lèi)應(yīng)是完善高校圖書(shū)館檔案工作的重中之重。因?yàn)?，檔案整理工作的基本任務(wù)是建立檔案實(shí)體的管理秩序，使檔案實(shí)體有序化、條理化，也便于校內(nèi)外用戶(hù)的查詢(xún)、利用。其次，高校館檔案管理人員基本都是兼職人員，其對(duì)如何分類(lèi)并無(wú)清晰的認(rèn)識(shí)，編制一個(gè)通用的檔案分類(lèi)細(xì)則有助于其更好開(kāi)展工作。
雖然，教育部在1995年就頒布了《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法》。但在實(shí)際操作中，大多數(shù)高校館并未按此實(shí)施，而是各制定各的，這不利于檔案分類(lèi)的標(biāo)準(zhǔn)化，也不利于不同用戶(hù)的檢索利用。這方面應(yīng)向《中國(guó)圖書(shū)館分類(lèi)法》學(xué)習(xí)。只要采用《中圖法》的館，其圖書(shū)的分類(lèi)號(hào)都是一致的。而用戶(hù)只需了解《中圖法》，就可在不同圖書(shū)館實(shí)施檢索。因此，筆者建議可由國(guó)家教育部或各省教育廳的高校圖工委牽頭，以《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法》為藍(lán)本，結(jié)合圖書(shū)館特點(diǎn)統(tǒng)一制定《高校圖書(shū)館檔案實(shí)體分類(lèi)細(xì)則》，明確類(lèi)目設(shè)置、標(biāo)識(shí)符號(hào)及注釋。方便各高校館按照統(tǒng)一的規(guī)則規(guī)范檔案工作。
3、提高檔案員的專(zhuān)業(yè)化
（1）對(duì)檔案員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化培訓(xùn)。目前，高校圖書(shū)館檔案工作水平低下，很大程度上與兼職檔案人員缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)有關(guān)。因此，高校應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案員專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)。一方面要提供培訓(xùn)機(jī)會(huì)，另一方面各校檔案館應(yīng)加強(qiáng)對(duì)兼職檔案員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，而不是放任不管。
（2）健全檔案人員管理體制
在高校中，不單是圖書(shū)館，其他各職能部門(mén)，各院系從事檔案管理的基本都是兼職人員，這部分人員除了檔案管理工作之外，還有其它工作。而學(xué)校對(duì)他們只有要求，卻沒(méi)有支持及獎(jiǎng)勵(lì)，這顯然無(wú)法調(diào)動(dòng)兼職檔案人員的工作積極性。因此，建立一個(gè)全新的檔案人員管理體制十分重要。通過(guò)制定聘任制，穩(wěn)定檔案管理隊(duì)伍。通過(guò)建立激勵(lì)機(jī)制，將個(gè)人工作表現(xiàn)作為考核的一項(xiàng)指標(biāo)，并與勞動(dòng)報(bào)酬、評(píng)優(yōu)掛鉤，促進(jìn)檔案管理工作的良性發(fā)展。
（作者單位：大理學(xué)院圖書(shū)館）
參考文獻(xiàn)：
[1]邱秀文.高校圖書(shū)館檔案管理研究.科技情報(bào)開(kāi)發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2009（8）：24-26
《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法》以下簡(jiǎn)稱(chēng)《分類(lèi)法》的制訂與實(shí)施，結(jié)束了高校檔案分類(lèi)各行其是、亂無(wú)章法的局面，開(kāi)啟了高校檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的先河?！霸摲诸?lèi)方法以‘領(lǐng)域范疇’和‘內(nèi)容性質(zhì)’為依據(jù)將高校檔案劃分為十個(gè)大類(lèi)（一級(jí)類(lèi)目），另設(shè)置若干二級(jí)類(lèi)目，以漢語(yǔ)拼音和阿拉伯?dāng)?shù)字作為混合的分類(lèi)代碼，直觀、準(zhǔn)確、易識(shí)、易記。它的實(shí)施是高校檔案管理工作的一大進(jìn)步，為我們提供了一個(gè)科學(xué)實(shí)用的檔案分類(lèi)辦法。”①高校檔案分類(lèi)方法的從無(wú)到有，是高校檔案分類(lèi)工作實(shí)踐的歷史轉(zhuǎn)折點(diǎn)，是高校檔案分類(lèi)工作發(fā)展歷程的一個(gè)重大標(biāo)志，它起到了承前啟后、繼往開(kāi)來(lái)的作用。它保證了檔案室藏的完整性，促成了室藏內(nèi)容的系統(tǒng)化，實(shí)現(xiàn)了室藏分類(lèi)與排架的統(tǒng)一性。由此可見(jiàn)，一部高校檔案分類(lèi)法的實(shí)施，帶動(dòng)與影響了整個(gè)高校的檔案管理工作，其意義是廣泛與深遠(yuǎn)的。
2、《分類(lèi)法》需要改革和完善
歷史上產(chǎn)生的任何一個(gè)事物，都必然經(jīng)歷從新生到成熟，又由成熟到衰亡的發(fā)展過(guò)程。新事物終究要取代舊事物，高校檔案分類(lèi)方法也是如此。這就是事物發(fā)展變化的辯證法。
在《分類(lèi)法》多年的實(shí)踐過(guò)程中，在它發(fā)揮著重大歷史作用，產(chǎn)生著重大影響的同時(shí)，人們也相繼發(fā)現(xiàn)其存在的若干不適用的方面。姜樹(shù)濱1995年在《學(xué)校檔案》第3期撰文分析高校檔案分類(lèi)問(wèn)題時(shí)指出：高校檔案分類(lèi)一級(jí)類(lèi)目的劃分，采用“領(lǐng)域范疇”標(biāo)準(zhǔn)，但高校部門(mén)的領(lǐng)域往往是多方面的，如教研室具有教學(xué)和科研兩個(gè)職能，用“領(lǐng)域范疇”的原則劃分類(lèi)別，必然將同一部門(mén)在不同工作領(lǐng)域中形成的檔案割裂，破壞了其間的有機(jī)聯(lián)系。倪德云在《吉林檔案》1994年增刊中撰文認(rèn)為，使用《分類(lèi)法》對(duì)高校檔案分類(lèi)，由于類(lèi)目層次多，類(lèi)目劃分過(guò)細(xì)，除了檔案不易合理排架之外，類(lèi)目不便記憶、檔案不便管理，還經(jīng)常發(fā)生因類(lèi)目交叉而難以確定具體文件歸屬的問(wèn)題。王根健在《阜陽(yáng)師范學(xué)院學(xué)報(bào)》1998年第3期論述《分類(lèi)法》適用性問(wèn)題時(shí)認(rèn)為，由于我國(guó)高校數(shù)量眾多，高校教育事業(yè)發(fā)展迅速，原有分類(lèi)法沒(méi)有考慮橫向結(jié)合和跨專(zhuān)業(yè)的檔案類(lèi)目協(xié)調(diào)等宏觀問(wèn)題。從上個(gè)世紀(jì)九十年代至今，倡導(dǎo)高校檔案分類(lèi)工作深化改革，使其與時(shí)俱進(jìn)的呼聲日趨強(qiáng)烈。筆者加以概括后分為三種類(lèi)型：其一是推倒重來(lái)，如倪德云等同志建議，推倒舊的分類(lèi)法，建立新的分類(lèi)系統(tǒng)，使高校檔案管理發(fā)生徹底變化，面貌一新。其二是進(jìn)一步規(guī)范，如王根健等人認(rèn)為，改革高校檔案分類(lèi)法，主要應(yīng)注重規(guī)范，以適應(yīng)高校檔案分類(lèi)的標(biāo)準(zhǔn)化要求。其三是簡(jiǎn)易直觀，張小蓉等人認(rèn)為：新的分類(lèi)法應(yīng)直觀易記，易于標(biāo)識(shí)，便于檔案檢索。
二、關(guān)于高校檔案分類(lèi)工作改革的建議
1、應(yīng)當(dāng)建立正確的高校檔案分類(lèi)工作指導(dǎo)思想
高校檔案分類(lèi)工作應(yīng)當(dāng)格外注重實(shí)踐，并以正確的思維方法指導(dǎo)實(shí)踐，才能通過(guò)實(shí)踐認(rèn)識(shí)高校檔案分類(lèi)工作的實(shí)質(zhì)，掌握其間的規(guī)律性。實(shí)踐又依靠科學(xué)分類(lèi)理論的指導(dǎo)，鄭鐵錘建議：“將‘科學(xué)性、先進(jìn)性、前瞻性’作為高校檔案分類(lèi)工作的指導(dǎo)思想?！雹诔捎裰凇稒n案》1996年第1期撰文指出：高校檔案分類(lèi)應(yīng)以“科學(xué)、實(shí)用，體系結(jié)構(gòu)合理”作為高校檔案分類(lèi)指導(dǎo)思想。筆者綜合了多方面意見(jiàn)，提出以“科學(xué)、通用、簡(jiǎn)約、前瞻”作為指導(dǎo)高校檔案分類(lèi)工作的“”。高校檔案分類(lèi)首先應(yīng)當(dāng)注重科學(xué)性（即客觀性），要求其類(lèi)目設(shè)置合乎高校檔案分類(lèi)客觀要求并符合邏輯性，成為相互協(xié)調(diào)前后貫通的有機(jī)整體。新的分類(lèi)法可以直接應(yīng)用于不同體制、類(lèi)型、規(guī)模高校的檔案分類(lèi)工作實(shí)踐，因而具有相當(dāng)程度的通用性。為了便于識(shí)別，易于記憶，易于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)，高校檔案分類(lèi)類(lèi)目必須符合簡(jiǎn)約原則，將高校檔案分類(lèi)類(lèi)目合理歸并，簡(jiǎn)單明了。同時(shí)，為了使分類(lèi)方法在今后相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)期保持相對(duì)穩(wěn)定，應(yīng)當(dāng)充分考慮到高校檔案分類(lèi)將來(lái)的發(fā)展變化，具有前瞻性。
2、明確高校檔案的分類(lèi)規(guī)則——職能簡(jiǎn)易分類(lèi)規(guī)則
在確定了高校檔案分類(lèi)思想之后，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步明確分類(lèi)操作的規(guī)則，以保證分類(lèi)思想在檔案整理各項(xiàng)工作中的全面貫徹。職能簡(jiǎn)易分類(lèi)規(guī)則為“年代—類(lèi)別—保管期限”。在檔案分類(lèi)時(shí)，先將檔案區(qū)別為不同年代，然后按簡(jiǎn)易職能加以區(qū)別，最后劃分檔案的不同保管期限，形成若干檔案保管單位。為了便于檔案排架和檢索，應(yīng)當(dāng)將分類(lèi)號(hào)醒目標(biāo)識(shí)在卷盒脊背上方的空白處。該規(guī)則特點(diǎn)是：在檔案分類(lèi)、編目、案卷流水和進(jìn)行排架等檔案整理工作中，始終保持了檔案類(lèi)目特征和類(lèi)的先后次序，從而保持了案卷之間的有機(jī)聯(lián)系。這是檔案館藏實(shí)現(xiàn)科學(xué)組織，大幅度提高檔案利用效率的基本要求。
3、推行職能簡(jiǎn)易分類(lèi)和數(shù)字標(biāo)識(shí)
高校是履行國(guó)家教育職能的機(jī)構(gòu)，高校教育職能與社會(huì)公共職能的演變必定相互關(guān)聯(lián)并保持同步性，這是高校教育適應(yīng)社會(huì)需求，并按照社會(huì)需求培養(yǎng)人才的客觀要求。盡管高校因?qū)I(yè)而存在許多方面的差別，但是，任何專(zhuān)業(yè)都是高校綜合職能的組成部分，它們屬于個(gè)性與共性的相互關(guān)系。在充分考慮到上述問(wèn)題之后，以高校公共教育職能作為制訂高校檔案分類(lèi)辦法的客觀依據(jù)；將高校檔案分類(lèi)工作結(jié)合國(guó)家賦予的教育職能加以宏觀思考，便是對(duì)高校檔案分類(lèi)工作和制訂高校檔案分類(lèi)法的客觀規(guī)律性的把握。筆者認(rèn)為，高校檔案內(nèi)涵的基本職能應(yīng)當(dāng)是黨群工作、行政管理、教學(xué)活動(dòng)、科學(xué)研究、專(zhuān)業(yè)技術(shù)管理和綜合事務(wù)等方面，可以重新整合為黨群行政類(lèi)、教學(xué)專(zhuān)業(yè)類(lèi)、科技管理類(lèi)和綜合事務(wù)類(lèi)，以此作為高校檔案分類(lèi)的一級(jí)類(lèi)目；另外，以2008年8月頒布的《高校檔案管理辦法》中的第十五條“高校文件材料歸檔范圍”所列“黨群類(lèi)、行政類(lèi)，學(xué)生類(lèi)、教學(xué)類(lèi)，科研類(lèi)、基本建設(shè)類(lèi)、儀器設(shè)備類(lèi)、產(chǎn)品生產(chǎn)類(lèi)，出版物類(lèi)、外事類(lèi)、財(cái)會(huì)類(lèi)”作為二級(jí)類(lèi)目，形成高校檔案類(lèi)目劃分的基本框架。類(lèi)目符號(hào)分別標(biāo)識(shí)為一組獨(dú)立的阿拉伯?dāng)?shù)字，一級(jí)類(lèi)目與二級(jí)類(lèi)目之間用“-”隔開(kāi)，如黨群類(lèi)檔案標(biāo)識(shí)為1-1、財(cái)會(huì)類(lèi)檔案標(biāo)識(shí)為4-3，其他依此類(lèi)推。該數(shù)字標(biāo)識(shí)既便利了實(shí)體檔案手工檢索，又為檔案信息計(jì)算機(jī)快速查詢(xún)奠定了基礎(chǔ)。
《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《分類(lèi)法》）由國(guó)家教委1993年底以教辦[1993]429號(hào)文件正式頒布實(shí)施，至今已有20年的歷史。在20年的使用過(guò)程中，《分類(lèi)法》為“高校檔案工作者掌握高校檔案的形成規(guī)律，明確管理范圍，進(jìn)行科學(xué)管理，提供了指針”。[1]但是，隨著高校檔案工作外部環(huán)境的不斷變化、新的法規(guī)制度的出臺(tái)和修訂，以及高校檔案工作內(nèi)容的發(fā)展，《分類(lèi)法》的修改已經(jīng)成為勢(shì)所必然。本文擬從高校檔案工作的實(shí)際，嘗試提出《分類(lèi)法》的具體修改意見(jiàn)。
1 穩(wěn)中求變，以穩(wěn)為主的修改思路
求變求改已經(jīng)成為高校檔案實(shí)體分類(lèi)工作的迫切要求，這一點(diǎn)為高校檔案實(shí)踐工作者所共識(shí)。在具體的修改思路上，筆者以為《分類(lèi)法》的修改不宜大刀闊斧，更不能推倒重來(lái)，而只能在原有分類(lèi)法的基礎(chǔ)上進(jìn)行適應(yīng)性修繕，同時(shí)注重未來(lái)高校檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)，具備一定的前瞻性。
在檔案的管理上，需要“充分尊重和利用原有的整理結(jié)果”，“在某些局部明顯不合理、不可用，可在原基礎(chǔ)框架內(nèi)進(jìn)行局部調(diào)整”。[2]已有的工作實(shí)踐表明，《分類(lèi)法》所存在的問(wèn)題集中于一些局部結(jié)構(gòu)需要進(jìn)行修改、刪減和增加，并不涉及《分類(lèi)法》的全部。如果《分類(lèi)法》進(jìn)行徹底的改變，將影響檔案分類(lèi)方案和檔號(hào)編制體系的前后對(duì)應(yīng)，讓館藏檔案的整理缺乏連續(xù)性和系統(tǒng)性。
《分類(lèi)法》的出臺(tái)，結(jié)束了之前高校檔案實(shí)體分類(lèi)方案各自為政的局面，形成了較為統(tǒng)一的檔案分類(lèi)體系和檔號(hào)編制模式，這也為高校之間的業(yè)務(wù)交流提供了統(tǒng)一的平臺(tái)。作為高校檔案工作最根本的法規(guī)制度，新的《高等學(xué)校檔案管理辦法》也基本延續(xù)了《分類(lèi)法》的分類(lèi)體系。因此，《分類(lèi)法》“可以考慮在維護(hù)原有分類(lèi)體系和檔號(hào)模式相對(duì)穩(wěn)定不變的基礎(chǔ)上進(jìn)行適度調(diào)整和補(bǔ)充”。[3]
2 文書(shū)檔案以“組織機(jī)構(gòu)”為主的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)
《分類(lèi)法》作為一部檔案實(shí)體分類(lèi)法，并沒(méi)有單純地按照慣例采用來(lái)源原則作為分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，而“是想融組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法與問(wèn)題分類(lèi)法、實(shí)體分類(lèi)法與信息分類(lèi)法為一體”。[4]分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)的雜糅，“容易形成同一類(lèi)檔案按‘組織機(jī)構(gòu)’和按‘問(wèn)題’分類(lèi)并存的混亂局面”。[5]
基于穩(wěn)中求變的修改思路，《分類(lèi)法》在分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)上要尊重已有的分類(lèi)體系成果，注重分類(lèi)體系的延續(xù)性。在一級(jí)類(lèi)目方面，《分類(lèi)法》現(xiàn)有的一級(jí)類(lèi)目不宜刪減，對(duì)于聲像檔案、實(shí)物檔案、學(xué)生檔案等則應(yīng)從整體上納入《分類(lèi)法》的一級(jí)類(lèi)目體系之中。
現(xiàn)有的分類(lèi)體系中，基建、設(shè)備、科研、產(chǎn)品等科技檔案的二級(jí)類(lèi)目以項(xiàng)目或產(chǎn)品為單位進(jìn)行劃分，符合科技檔案的成套性特點(diǎn)，應(yīng)該予以保留和延續(xù)。在文書(shū)檔案方面，《分類(lèi)法》雖然是按照問(wèn)題標(biāo)準(zhǔn)來(lái)劃分，但是每個(gè)二級(jí)類(lèi)目的組織機(jī)構(gòu)指向卻相對(duì)明確。例如，XZ12表述為“人事”，其內(nèi)容主要來(lái)源于人事處和離退休處兩個(gè)機(jī)構(gòu)。這為文書(shū)檔案按照組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法來(lái)劃分提供了可能，可以利用一個(gè)二級(jí)類(lèi)目或三級(jí)類(lèi)目來(lái)具體對(duì)應(yīng)相應(yīng)的機(jī)構(gòu)部門(mén)。這樣分類(lèi)一方面可以做到歸類(lèi)清晰，操作簡(jiǎn)單；另一方面，也契合了高校推行的部門(mén)立卷制度，減少了實(shí)踐中因?yàn)椴煌M織機(jī)構(gòu)公用同一個(gè)分類(lèi)號(hào)而造成的工作不便。對(duì)于組織機(jī)構(gòu)出現(xiàn)的合并、撤銷(xiāo)、新增等情況，可以采取就近歸類(lèi)或微調(diào)分類(lèi)體系的方式來(lái)解決。
3 堅(jiān)持“年度號(hào)—分類(lèi)號(hào)—案卷號(hào)”的檔號(hào)編制模式
《分類(lèi)法》對(duì)檔號(hào)模式作出了明確的規(guī)定，即高校檔號(hào)由“年度號(hào)—分類(lèi)號(hào)—案卷號(hào)”構(gòu)成。這種分類(lèi)體系符合高校檔案工作的實(shí)際，也為絕大多數(shù)高校所采用，為高校檔案工作交流提供了統(tǒng)一的技術(shù)平臺(tái)。以“年度”作為一級(jí)分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)組織館藏，有利于以年度為單位來(lái)管理和統(tǒng)計(jì)館藏檔案，符合高?！按文隁w檔”的工作慣例。同時(shí)，將同一年度所有類(lèi)別的檔案放置完畢后再排列下一年度的檔案有利于節(jié)省庫(kù)房空間，便于查找，不用倒庫(kù)，真正實(shí)現(xiàn)排架和檢索的雙向功能。
隨著高校檔案工作的發(fā)展，也出現(xiàn)了“分類(lèi)號(hào)—年度號(hào)—案卷號(hào)”為主的檔號(hào)編制模式。這種“類(lèi)別”檔號(hào)模式，便于對(duì)館藏檔案按內(nèi)容進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)不同類(lèi)別檔案之間的分離。在“年度”檔號(hào)模式已經(jīng)廣為使用的現(xiàn)實(shí)狀況下，筆者建議堅(jiān)持沿用。首先，“年度”檔號(hào)模式也能夠分庫(kù)保存館藏，實(shí)現(xiàn)按內(nèi)容管理，只需對(duì)每個(gè)庫(kù)房放置檔案類(lèi)別作出明確規(guī)定。其次，“類(lèi)別”檔號(hào)模式無(wú)法兼顧多樣的實(shí)踐狀況。對(duì)于條件較為簡(jiǎn)陋，甚至只有一個(gè)庫(kù)房的高校而言，“類(lèi)別”檔號(hào)模式容易出現(xiàn)頻繁倒庫(kù)等弊端，實(shí)踐效果不及傳統(tǒng)的“年度”檔號(hào)模式。
4 法規(guī)制度層面的一致性修改
在《分類(lèi)法》運(yùn)行的20年里，廢止、修改和新增多部檔案法規(guī)制度，也就出現(xiàn)了《分類(lèi)法》與有關(guān)法規(guī)制度不相適宜甚至相悖的情況。具體而言，首先表現(xiàn)在《高等學(xué)校檔案管理辦法》將“學(xué)生類(lèi)”檔案作為一個(gè)單獨(dú)大類(lèi)列入了高校檔案范疇。雖然，“學(xué)生類(lèi)”檔案的列入引發(fā)了業(yè)界不小的爭(zhēng)議，但是作為《高等學(xué)校檔案管理辦法》的下位法，《分類(lèi)法》在修改時(shí)理應(yīng)將“學(xué)生類(lèi)”列為單獨(dú)的一級(jí)類(lèi)目加以體現(xiàn)，其具體的分類(lèi)方法則應(yīng)參照人事檔案的相關(guān)管理辦法。
《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》將保管期限由“三分法”改為“兩分法”，即由“永久、長(zhǎng)期和短期”改為“永久和定期”，定期中再實(shí)行標(biāo)時(shí)制，分為30年和10年?！斗诸?lèi)法》在修改時(shí)需要將保管期限部分作相應(yīng)的變更，以符合檔案工作的實(shí)際，在高校起到一種積極的引領(lǐng)作用。
5 “因地制宜”確立特殊檔案的分類(lèi)體系
《分類(lèi)法》對(duì)特殊檔案涉及較少，且內(nèi)容較為簡(jiǎn)略，已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)實(shí)工作的發(fā)展，需要給出更為明確的分類(lèi)指導(dǎo)意見(jiàn)。
聲像檔案方面，《分類(lèi)法》需要將“聲像載體檔案”的稱(chēng)謂改為更符合約定俗成的“聲像檔案”。在具體的分類(lèi)體系上，應(yīng)該依據(jù)承載聲像檔案的不同載體來(lái)劃分，只有這樣才能便于排架入庫(kù)和組織館藏。《分類(lèi)法》中聲像檔案現(xiàn)有的8個(gè)二級(jí)類(lèi)目基本概括了聲像檔案的各種載體形式，符合實(shí)際工作需要，應(yīng)該保持不變。至于其中數(shù)量較多的SX12照片和SX19光盤(pán)等檔案，各個(gè)高?？梢愿鶕?jù)自身的實(shí)際情況來(lái)研制更為細(xì)致的分類(lèi)體系。
實(shí)物檔案方面，雖然“實(shí)物檔案”這一概念尚未得到學(xué)術(shù)界的統(tǒng)一認(rèn)可，但是在現(xiàn)實(shí)工作中卻已經(jīng)廣為使用，并且是展示高校辦學(xué)歷程的重要實(shí)物性證據(jù)，因此將實(shí)物檔案寫(xiě)入《分類(lèi)法》也就順理成章。實(shí)物檔案的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)和聲像檔案一樣，主要依據(jù)檔案載體的不同來(lái)劃分，以達(dá)到方便組織館藏的目的。高校實(shí)物檔案主要包括印章、題詞、字畫(huà)、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀、錦旗等，內(nèi)容涉及廣泛，其類(lèi)目設(shè)置在注重實(shí)物檔案載體特性的同時(shí)要兼顧各個(gè)類(lèi)別之間檔案數(shù)量的平衡，做到類(lèi)目設(shè)置富有包容性和穩(wěn)定性。
高校特殊檔案中還存在著一些內(nèi)容特殊的檔案，例如，高校名人檔案、教工業(yè)務(wù)檔案等。與載體特殊檔案在高?；酒占八煌氖?，這些內(nèi)容特殊檔案的普及性有限，因此，在《分類(lèi)法》中應(yīng)該提及并給出原則性的分類(lèi)方案編制方法，但無(wú)需給出詳細(xì)具體的分類(lèi)體系。鑒于內(nèi)容特殊檔案的特點(diǎn)，以所涉及的自然人或法人為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)較為切合實(shí)際。
6 電子文件分類(lèi)方案與其實(shí)體檔案一致
《分類(lèi)法》誕生于20年前，因此，其中并未涉及電子文件的相關(guān)內(nèi)容，而隨著信息技術(shù)和檔案工作實(shí)踐的不斷發(fā)展，對(duì)這一問(wèn)題的思考已不容回避。例如，傳統(tǒng)的光學(xué)照片有紙質(zhì)底片，而數(shù)碼照片時(shí)代“底片”已經(jīng)基本演變?yōu)榧堎|(zhì)照片對(duì)應(yīng)的電子文件，傳統(tǒng)“底片”基本退出歷史舞臺(tái)。
在電子文件真實(shí)性和法律憑證價(jià)值問(wèn)題沒(méi)有得到解決之時(shí)，高校只能采取紙質(zhì)檔案與電子文件同步歸檔的方法來(lái)組織歸檔。電子文件與紙質(zhì)文件共同反映了某個(gè)具體的檔案信息，是同一信息的不同表現(xiàn)形式?！峨娮庸臍w檔管理暫行辦法》第17條規(guī)定“歸檔的電子公文，應(yīng)按本單位檔案分類(lèi)方案進(jìn)行分類(lèi)、整理”。因此，在進(jìn)行《分類(lèi)法》修訂時(shí)，電子文件不能作為單獨(dú)的一級(jí)大類(lèi)，其分類(lèi)方法應(yīng)與對(duì)應(yīng)的檔案實(shí)體一致。具體而言，某個(gè)紙質(zhì)檔案文件與其電子文件應(yīng)該具有相同的檔號(hào)，不管這份電子文件是通過(guò)掃描、翻拍或系統(tǒng)自動(dòng)生成等何種方式產(chǎn)生。對(duì)于沒(méi)有紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)的電子文件，其分類(lèi)方法同樣應(yīng)該依據(jù)電子文件的內(nèi)容進(jìn)行歸類(lèi)，同時(shí)賦予相應(yīng)檔號(hào)。
*本文系浙江省教育廳項(xiàng)目（編號(hào)：Y201329313）和浙江師范大學(xué)項(xiàng)目（編號(hào)：JYGL201225）的研究成果之一。
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