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時(shí)間：2023-07-02 08:22:44
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在我國(guó)人力資源管理中，人事檔案是員工成長(zhǎng)過(guò)程中所形成的具有真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性和機(jī)密性的檔案材料，是一個(gè)單位人力資源管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，同時(shí)，檔案材料的完整也關(guān)系到員工自身的切身利益。
（一）選拔人才依據(jù)。在進(jìn)行人才選拔時(shí)，為了全面而客觀地考察人才，除了了解當(dāng)事人當(dāng)前各方面的表現(xiàn)外，還要充分地查閱他的歷史檔案。通過(guò)對(duì)人才檔案記錄材料的查閱，客觀地了解關(guān)于人才的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、政治立場(chǎng)、能力評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)懲情況等相關(guān)信息，為選拔人才提供依據(jù)。此外，通過(guò)高效而優(yōu)質(zhì)的人事檔案管理，還能為人才業(yè)績(jī)考核等工作提供有效支持。所以說(shuō)，人事檔案材料的完整性和規(guī)范化的管理工作，關(guān)系到每一個(gè)員工的前途和切身利益，關(guān)系到單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，關(guān)系到對(duì)于人才的公正評(píng)判。
（二）實(shí)現(xiàn)人力資源的最佳配置。每一個(gè)員工的特質(zhì)都不盡相同，其特長(zhǎng)也存在著千差萬(wàn)別。只有實(shí)現(xiàn)了對(duì)人力資源的最佳配置，才能確保將每一個(gè)員工安排到最適合他的崗位上。要想實(shí)現(xiàn)對(duì)人力資源的最佳配置，就必須對(duì)每一個(gè)員工的人事檔案材料認(rèn)真收集，細(xì)致整理、全面分析、準(zhǔn)確評(píng)價(jià)。隨著時(shí)間和環(huán)境方面發(fā)生的變化，員工的崗位變動(dòng)和優(yōu)勝劣汰更是在所難免，此時(shí)人事檔案管理就顯得更加重要。
二、人事檔案管理弊端
現(xiàn)階段，我國(guó)在人事檔案管理方面還存在著一些弊端，主要在于它同現(xiàn)今的社會(huì)形勢(shì)存在著脫節(jié)。尤其是不少單位已經(jīng)普遍地推行了全員聘任制，但在檔案管理的機(jī)制上卻仍然沿用舊的管理模式。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷飛速發(fā)展的今天，積極地引進(jìn)人才，對(duì)于一個(gè)單位的發(fā)展來(lái)說(shuō)是至關(guān)重要的。然而，由于當(dāng)今人才流動(dòng)的頻繁，檔案來(lái)源比以前要廣泛得多，也要復(fù)雜得多，再加上檔案所記載的對(duì)象在身份上的不確定性，在檔案管理上可以說(shuō)比以前要紛繁復(fù)雜許多。
（一）收集歸檔的不全面性。人事檔案是員工從上學(xué)起乃至今后工作中伴隨學(xué)習(xí)、升遷等成長(zhǎng)過(guò)程中形成的記錄材料?；鶎訂挝蝗耸聶n案管理是根據(jù)傳統(tǒng)的方式方法進(jìn)行的。它大多數(shù)記錄的是員工在工作單位最基本的信息，而且主要偏于政治方面，并未記錄能體現(xiàn)相對(duì)個(gè)人工作能力、個(gè)性特點(diǎn)的相關(guān)內(nèi)容。同時(shí)，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)提倡多元化人才交流，員工對(duì)成長(zhǎng)過(guò)程中所形成的材料對(duì)個(gè)人影響的重要性缺乏認(rèn)識(shí)，基層單位也沒(méi)有專業(yè)或?qū)Ｂ殭n案管理人員，缺乏必要的保管設(shè)施及專業(yè)的管理技能，而導(dǎo)致人事檔案材料歸檔不及時(shí)、缺項(xiàng)、缺失，影響了檔案的完整性以及時(shí)效性。檔案材料不完整、管理落后是現(xiàn)今基層人事檔案管理中普遍存在的問(wèn)題。
（二）管理者綜合素質(zhì)偏低。開(kāi)展信息化的檔案資源管理是時(shí)展的趨勢(shì)，要求管理者務(wù)必熟練操作計(jì)算機(jī)，使用相關(guān)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及各種檔案管理的軟件，學(xué)會(huì)發(fā)掘更多檔案信息的價(jià)值等。但從實(shí)際現(xiàn)狀來(lái)看，基層檔案管理者的綜合素質(zhì)偏低，根本無(wú)法應(yīng)用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息軟件進(jìn)行辦公，僅僅只是憑借自身的經(jīng)驗(yàn)開(kāi)展工作，難以提高檔案管理的效果，更不用說(shuō)展開(kāi)信息化的建設(shè)。
（三）檔案管理形式多種多樣?；鶎訂挝坏臋n案資料主要以紙質(zhì)為主。隨著信息技術(shù)的普及應(yīng)用有些單位也開(kāi)始向電子化檔案發(fā)展。但是在基層單位檔案的管理過(guò)程中存在著一些問(wèn)題。首先，檔案材料沒(méi)有進(jìn)行有效整合，各個(gè)部門分別按各自的方式方法管理對(duì)應(yīng)的材料，很少進(jìn)行交流與數(shù)據(jù)共享，一旦需要查找某個(gè)員工的相關(guān)資料，那么就需要花費(fèi)更多的時(shí)間，不利于檔案利用效率的提高。假如有進(jìn)行信息化管理的，也沒(méi)有充分發(fā)揮出信息技術(shù)的作用。所以，要使基層人事檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理落實(shí)到實(shí)處還有很多工作要做。
三、檔案管理對(duì)策
（一）全面檔案內(nèi)容。人事檔案的不全面性主要是因?yàn)榕f的管理體制所限，人事人員都是按照傳統(tǒng)方式來(lái)記錄與收集人事信息。人事檔案管理者的不專業(yè)、崗位不確定性以及人才頻繁流動(dòng)也是造成檔案資料不全面、缺失、時(shí)效性差的原因?；鶎訂挝粦?yīng)加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，檔案管理人員要專職、專業(yè)培訓(xùn)。要及時(shí)收集、追蹤個(gè)人檔案資料。檔案內(nèi)容的收集應(yīng)該加強(qiáng)員工的個(gè)人能力包括組織能力、協(xié)調(diào)溝通能力、合作精神、創(chuàng)新意識(shí)以及心理素質(zhì)等方面資料，這些能反映一??人的綜合素質(zhì)，而不是僅限于學(xué)歷程度及政治表現(xiàn)。除了這些內(nèi)容的收集，還需要將當(dāng)事人平時(shí)的工作業(yè)績(jī)、工作情況以及他們?cè)诨顒?dòng)中的表現(xiàn)予以考核的情況也要及時(shí)歸檔。為全面、完整地體現(xiàn)員工的個(gè)人檔案內(nèi)容，還要將他們?cè)趯W(xué)術(shù)與技術(shù)上的成果予以記錄歸檔。
（二）積極開(kāi)展數(shù)字檔案的建設(shè)。隨著信息技術(shù)的普及應(yīng)用，我國(guó)各單位檔案資料也開(kāi)始向數(shù)字化檔案方向發(fā)展。但是，除基層單位檔案的管理方式和數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施落后的影響外還存在著一些問(wèn)題。首先，檔案信息資源沒(méi)有進(jìn)行有效整合。其次，沒(méi)有充分發(fā)揮出信息技術(shù)的作用。單位在使用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理時(shí)，通常只利用到檔案管理系統(tǒng)最基本的功能，即信息資料的收集、記錄與查找的功能，而信息數(shù)據(jù)的整理、分析、反饋等功能卻沒(méi)有得到很好的使用。信息化管理技術(shù)強(qiáng)大的功能就是數(shù)據(jù)分析功能，所以才能在各個(gè)領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用。為此，要提高信息化、數(shù)字化建設(shè)的意識(shí)，加大基礎(chǔ)設(shè)施投入，建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理制度和措施，加強(qiáng)檔案管理人員的綜合能力及安全意識(shí)是基層單位迫切需要做的工作。
（三）?M行人事檔案方面的業(yè)務(wù)建設(shè)。如今，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展完善的國(guó)情下，人事檔案管理也必須同市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制相得益彰，來(lái)更好地為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)機(jī)制服務(wù)。人事檔案就是在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)機(jī)制下，尤其是在全員聘任制已普遍開(kāi)展的前提下的一種全新的檔案管理模式。選擇一家誠(chéng)信可靠的人事檔案托管機(jī)構(gòu)，可以有效地減輕單位在人事檔案管理方面的負(fù)擔(dān)，節(jié)省在人事檔案管理方面的成本，使人事檔案管理工作更加優(yōu)化。
除了以上三點(diǎn)之外，我們還應(yīng)當(dāng)積極加強(qiáng)人事檔案的保密性方面的建設(shè)，堵住在檔案管理環(huán)節(jié)中的任何漏洞。另外，在不影響相互檔案信息保密性的前提下，我們還可以同兄弟單位之間開(kāi)展一些檔案信息資源共享方面的工作，這樣有利于我們同兄弟單位的合作共贏。
首先，采取多種途徑，引起領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)程度和支持，決定了企業(yè)在單位檔案管理上的投入，也決定了企業(yè)檔案數(shù)字化的可能性。這就要求檔案管理人員發(fā)揮積極性、主動(dòng)性，通過(guò)不同的渠道和方法，想方設(shè)法讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)看到檔案數(shù)字化、信息化帶來(lái)的好處，必要時(shí)，可以借助專業(yè)管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行推介，也可通過(guò)其他單位的成功經(jīng)驗(yàn)交流學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，讓單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)、接受、進(jìn)而支持企業(yè)的檔案管理數(shù)字化和信息化。
另外，要從電子計(jì)算機(jī)硬件的配備上入手，提高企業(yè)檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平，這也是采集檔案信息，實(shí)現(xiàn)資源數(shù)字化的關(guān)鍵一步。在深化檔案管理制度改革的同時(shí)，要簡(jiǎn)化傳統(tǒng)的檔案整理方法，對(duì)永久性保存的紙質(zhì)檔案仍可采用傳統(tǒng)方式立卷，其余則一律通過(guò)計(jì)算機(jī)建立“虛擬卷”。這樣，可以將工作中心轉(zhuǎn)向檔案信息的開(kāi)發(fā)上，同時(shí)，也使用了計(jì)算機(jī)管理的特點(diǎn)，有利于檔案工作管理的制度化、標(biāo)準(zhǔn)化。
2 檔案數(shù)字化采集與輸入
檔案數(shù)據(jù)的采集應(yīng)先易后難，從一般性檔案入手，也可以利用計(jì)算機(jī)的搜索引擎，為檔案管理提供搜索服務(wù)。利用市政系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的檔案管理平臺(tái)軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)輸入，從而形成數(shù)字化檔案管理資源。然后，建立一個(gè)可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，把每次采集的數(shù)據(jù)進(jìn)行主要信息提取，建立可以通過(guò)不同主題詞都能夠搜索的檔案信息。進(jìn)行檔案目錄的輸入、保存，形成具有規(guī)范性、開(kāi)發(fā)性、服務(wù)性、共享性檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。
舊有的市政企業(yè)關(guān)于文書(shū)檔案、科技檔案、產(chǎn)品檔案、基建檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等傳統(tǒng)分類方案將被打破，取而代之以市政企業(yè)信息集成系統(tǒng)中各個(gè)管理模塊、流程的設(shè)置。一份完整的檔案信息分散在幾個(gè)管理系統(tǒng)中，計(jì)算機(jī)依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標(biāo)隨時(shí)設(shè)立和調(diào)整類目。
3 解決檔案數(shù)字化人才問(wèn)題
引進(jìn)和培養(yǎng)掌握檔案管理與數(shù)字化技術(shù)的人才是實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的關(guān)鍵。電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理有著截然不同的方法，這就對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。許多企業(yè)往往把檔案室當(dāng)成“閑差”，對(duì)其應(yīng)有的專業(yè)能力不重視，也有一些年輕人，不愿意“悶”在大量的案卷、圖紙、資料的梳理中，在一定程度上，影響了檔案管理數(shù)字化的進(jìn)程。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，檔案、信息處理復(fù)合型人才更是缺之又缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有“電腦盲”現(xiàn)象。有些企業(yè)檔案隊(duì)伍不穩(wěn)，人才流失嚴(yán)重。可見(jiàn)，計(jì)算機(jī)技術(shù)人員的培養(yǎng)、教育和管理是一個(gè)重要課題，要有針對(duì)性地對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，掌握信息技術(shù)的新知識(shí)，解除其“后顧之憂”，以形成最佳的人才結(jié)構(gòu)?！靶行谐鰻钤保灰獫撔难芯?，把問(wèn)題吃透，就可發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的基本規(guī)律，快速推動(dòng)企業(yè)數(shù)字化檔案管理的進(jìn)程，在檔案管理的工作環(huán)境中實(shí)現(xiàn)人生價(jià)值。
4 在數(shù)字應(yīng)用中提高檔案室的地位
實(shí)踐證明，市政企業(yè)信息資源一旦進(jìn)入數(shù)字狀態(tài)，其利用開(kāi)發(fā)和作用的發(fā)揮就會(huì)起到事半功倍的效果。例如，編制同一項(xiàng)目部?jī)蓚€(gè)不同項(xiàng)目，或不同項(xiàng)目部的同一類項(xiàng)目的材料消耗分析，編制市場(chǎng)勞動(dòng)力成本走勢(shì)的分析狀況網(wǎng)絡(luò)圖，或編制不同區(qū)域項(xiàng)目效益圖、進(jìn)度圖，可以從中發(fā)現(xiàn)市場(chǎng)鞏固和丟失的情況及走勢(shì)，找出原因，及時(shí)調(diào)整產(chǎn)品開(kāi)發(fā)和營(yíng)銷策略。市政企業(yè)檔案數(shù)字化工作不僅是技術(shù)問(wèn)題，而且是信息技術(shù)與市政業(yè)務(wù)和管理的融合問(wèn)題，是涉及企業(yè)文化管理模式、業(yè)務(wù)管理、生產(chǎn)流程以及與外部政府、機(jī)構(gòu)、供應(yīng)商、客戶等多環(huán)節(jié)的系統(tǒng)化工程。
市政企業(yè)要從適應(yīng)兩個(gè)根本性轉(zhuǎn)變的高度，轉(zhuǎn)換思維，積極探索新路子、新手段，舍得增加投入，添置先進(jìn)設(shè)備，以改善和強(qiáng)化檔案資源開(kāi)發(fā)條件和手段；同時(shí)，市政企業(yè)檔案工作者更要鉆研業(yè)務(wù)、勤奮學(xué)習(xí)，更好地利用現(xiàn)有條件，積極地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，通過(guò)“以檔輔企”，提高自身地位，為市政企業(yè)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
（作者單位：鄭州第二市政建設(shè)集團(tuán)有限公司 來(lái)稿日期：2012-04-12）
檔案數(shù)字化是在檔案管理活動(dòng)中，全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)企業(yè)檔案信息資源進(jìn)行處置，形成可利用數(shù)據(jù)的管理手段。作為市政企業(yè)，無(wú)論在檔案保存的空間和安全管理上，還是在市政檔案社會(huì)化功能信息的再開(kāi)發(fā)利用上，抑或在檔案數(shù)字化硬件條件及功能上，都對(duì)推動(dòng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)提出迫切要求。
1 市政企業(yè)檔案信息化建設(shè)的途徑
首先，采取多種途徑，引起領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)程度和支持，決定了企業(yè)在單位檔案管理上的投入，也決定了企業(yè)檔案數(shù)字化的可能性。這就要求檔案管理人員發(fā)揮積極性、主動(dòng)性，通過(guò)不同的渠道和方法，想方設(shè)法讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)看到檔案數(shù)字化、信息化帶來(lái)的好處，必要時(shí)，可以借助專業(yè)管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行推介，也可通過(guò)其他單位的成功經(jīng)驗(yàn)交流學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，讓單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)、接受、進(jìn)而支持企業(yè)的檔案管理數(shù)字化和信息化。
另外，要從電子計(jì)算機(jī)硬件的配備上入手，提高企業(yè)檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平，這也是采集檔案信息，實(shí)現(xiàn)資源數(shù)字化的關(guān)鍵一步。在深化檔案管理制度改革的同時(shí)，要簡(jiǎn)化傳統(tǒng)的檔案整理方法，對(duì)永久性保存的紙質(zhì)檔案仍可采用傳統(tǒng)方式立卷，其余則一律通過(guò)計(jì)算機(jī)建立“虛擬卷”。這樣，可以將工作中心轉(zhuǎn)向檔案信息的開(kāi)發(fā)上，同時(shí)，也使用了計(jì)算機(jī)管理的特點(diǎn)，有利于檔案工作管理的制度化、標(biāo)準(zhǔn)化。
2 檔案數(shù)字化采集與輸入
檔案數(shù)據(jù)的采集應(yīng)先易后難，從一般性檔案入手，也可以利用計(jì)算機(jī)的搜索引擎，為檔案管理提供搜索服務(wù)。利用市政系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的檔案管理平臺(tái)軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)輸入，從而形成數(shù)字化檔案管理資源。然后，建立一個(gè)可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，把每次采集的數(shù)據(jù)進(jìn)行主要信息提取，建立可以通過(guò)不同主題詞都能夠搜索的檔案信息。進(jìn)行檔案目錄的輸入、保存，形成具有規(guī)范性、開(kāi)發(fā)性、服務(wù)性、共享性檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。
舊有的市政企業(yè)關(guān)于文書(shū)檔案、科技檔案、產(chǎn)品檔案、基建檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等傳統(tǒng)分類方案將被打破，取而代之以市政企業(yè)信息集成系統(tǒng)中各個(gè)管理模塊、流程的設(shè)置。一份完整的檔案信息分散在幾個(gè)管理系統(tǒng)中，計(jì)算機(jī)依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標(biāo)隨時(shí)設(shè)立和調(diào)整類目。
3 解決檔案數(shù)字化人才問(wèn)題
引進(jìn)和培養(yǎng)掌握檔案管理與數(shù)字化技術(shù)的人才是實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的關(guān)鍵。電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理有著截然不同的方法，這就對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。許多企業(yè)往往把檔案室當(dāng)成“閑差”，對(duì)其應(yīng)有的專業(yè)能力不重視，也有一些年輕人，不愿意“悶”在大量的案卷、圖紙、資料的梳理中，在一定程度上，影響了檔案管理數(shù)字化的進(jìn)程。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，檔案、信息處理復(fù)合型人才更是缺之又缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有“電腦盲”現(xiàn)象。有些企業(yè)檔案隊(duì)伍不穩(wěn)，人才流失嚴(yán)重?？梢?jiàn)，計(jì)算機(jī)技術(shù)人員的培養(yǎng)、教育和管理是一個(gè)重要課題，要有針對(duì)性地對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，掌握信息技術(shù)的新知識(shí)，解除其“后顧之憂”，以形成最佳的人才結(jié)構(gòu)。“行行出狀元”，只要潛心研究，把問(wèn)題吃透，就可發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的基本規(guī)律，快速推動(dòng)企業(yè)數(shù)字化檔案管理的進(jìn)程，在檔案管理的工作環(huán)境中實(shí)現(xiàn)人生價(jià)值。
4 在數(shù)字應(yīng)用中提高檔案室的地位
實(shí)踐證明，市政企業(yè)信息資源一旦進(jìn)入數(shù)字狀態(tài)，其利用開(kāi)發(fā)和作用的發(fā)揮就會(huì)起到事半功倍的效果。例如，編制同一項(xiàng)目部?jī)蓚€(gè)不同項(xiàng)目，或不同項(xiàng)目部的同一類項(xiàng)目的材料消耗分析，編制市場(chǎng)勞動(dòng)力成本走勢(shì)的分析狀況網(wǎng)絡(luò)圖，或編制不同區(qū)域項(xiàng)目效益圖、進(jìn)度圖，可以從中發(fā)現(xiàn)市場(chǎng)鞏固和丟失的情況及走勢(shì)，找出原因，及時(shí)調(diào)整產(chǎn)品開(kāi)發(fā)和營(yíng)銷策略。市政企業(yè)檔案數(shù)字化工作不僅是技術(shù)問(wèn)題，而且是信息技術(shù)與市政業(yè)務(wù)和管理的融合問(wèn)題，是涉及企業(yè)文化管理模式、業(yè)務(wù)管理、生產(chǎn)流程以及與外部政府、機(jī)構(gòu)、供應(yīng)商、客戶等多環(huán)節(jié)的系統(tǒng)化工程。
（一）只要是經(jīng)過(guò)整理，有目錄可查有規(guī)可循的檔案，就應(yīng)力求保持其原有的整理體系，一般不再重新整理，必要時(shí)可做適當(dāng)?shù)募庸ふ?。如學(xué)校的會(huì)計(jì)檔案、校產(chǎn)檔案，它有著自身的形成規(guī)律和特點(diǎn)，一般由財(cái)會(huì)部門和物資管理部門隨時(shí)立卷，定期保管。因此，檔案部門接收后，不應(yīng)再打亂原有基礎(chǔ)，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝，也不另加封面。只在原封面的空白處加蓋戳記，填好全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、保管期限等，然后分類排列，妥善保管，提供利用即可。
（二）必須進(jìn)行一定整理的檔案，要注意研究原有的整理基礎(chǔ)，弄清哪些是合理的，哪些是不合理的。對(duì)其中合理的部分應(yīng)當(dāng)吸收；對(duì)整理不當(dāng)和錯(cuò)誤的部分要經(jīng)過(guò)仔細(xì)分析，摸清情況之后再改動(dòng)和調(diào)整。這可避免人為地破壞文件之間的歷史聯(lián)系。對(duì)保證整理質(zhì)量和提高效率都是有益的。
整理檔案的主要目的，是便于檔案的保管和查找利用。一般的說(shuō)，經(jīng)過(guò)整理的檔案能恰當(dāng)?shù)乇３治募g的歷史聯(lián)系，也就能便于保管和利用，它們基本上是一致的。但是兩者之間也會(huì)有矛盾。如有些做法雖然保持了文件之間的聯(lián)系，然而卻不便于保管和利用。當(dāng)兩者發(fā)生矛盾時(shí)，要充分考慮檔案保管和利用的方便。比如某些制成材料比較特殊的檔案，機(jī)密程度和保管價(jià)值顯然不同的檔案，則應(yīng)根據(jù)情況分別整理，而在相應(yīng)的范圍內(nèi)要求保持文件的聯(lián)系。
（三）在檔案整理工作中應(yīng)遵循“保持文件之間的歷史聯(lián)系”的原則。要注意把不同歷史時(shí)期的檔案分開(kāi)，而把同一歷史時(shí)期形成的檔案集中在一起，以保持各個(gè)歷史時(shí)期檔案的聯(lián)系和完整。應(yīng)盡可能地保持各個(gè)年代形成檔案的完整和聯(lián)系。把同類工作活動(dòng)形成的檔案集中在一起以保持檔案之間的歷史聯(lián)系。
二、案卷整理工作制度
（一）案卷的分類制度
案卷的分類是綜合檔案室為了科學(xué)地保管檔案而進(jìn)行的一項(xiàng)整理工作。學(xué)校的全部案卷按照一定的要求分成若干類別，并有次序地按照類別排列。
中小學(xué)的綜合檔案室的案卷分類可按年度問(wèn)題分類法整理。即把學(xué)校的案卷先按年度分開(kāi)，然后在每個(gè)年度下面再按問(wèn)題分類。檔案案卷排列只能以全宗為單位，按不同門類，不同載體，不同保管期限進(jìn)行排列。案卷的排列有多種方法，可以按照案卷所反映的問(wèn)題排列；可以按照案卷所反映的工作聯(lián)系排列；可以按照時(shí)間順序排列；可以按作者、收發(fā)文單位和地區(qū)排列；人物的案卷，還可以按姓氏筆劃、漢語(yǔ)拼音字母的順序排列。這些方法可以單獨(dú)使用也可以結(jié)合起來(lái)使用。各類案卷排列方法，可以一致，也可以不一致。但是，―類案卷的排列方法，只能用一種辦法或一種方法結(jié)合其它方法來(lái)排列。
另外，中小學(xué)案卷的一般排列方法，主要是采用“先上級(jí)后本身，先綜合后專題；先學(xué)校后學(xué)生的順序，分別用不同保管期限來(lái)排列?！卑礄n案案卷的排列，應(yīng)將財(cái)務(wù)部門形成的校產(chǎn)檔案和財(cái)產(chǎn)管理部門形成的校產(chǎn)檔案列在一起。財(cái)務(wù)部門形成的校產(chǎn)檔案，一般按報(bào)表、賬簿、憑證排列。財(cái)產(chǎn)管理部門形成的校產(chǎn)檔案，一般按固定資產(chǎn)的類別順序排列或按部門的順序（采取一種編號(hào)的方法）排列。
（二）檔案的編號(hào)制度
在檔案管理中，常用的“檔號(hào)”有四種，全宗號(hào)、案卷目錄號(hào)、案卷號(hào)和卷內(nèi)文件張（頁(yè)）號(hào)。檔號(hào)的使用原則是，檔號(hào)要完整―套，一般說(shuō)上述幾種檔號(hào)均應(yīng)編排幾個(gè)全宗內(nèi)的案卷目錄號(hào)不能重。
（三）編制案卷目錄制度
案卷排列的順序確定以后，應(yīng)逐卷登記在案卷目錄上。案卷目錄，就是案卷的名冊(cè)。它有其重要的作用：第一，固定全宗內(nèi)檔案的分類體系和案卷排列順序。第二，介紹全宗內(nèi)檔案的內(nèi)容和成份，是查找利用檔案的基本檢索工具，也是編制其它檢索工具的基礎(chǔ)，第三，它是檔案登記的基本形式，也是統(tǒng)計(jì)和檢查檔案的重要依據(jù)。編制案卷目錄要以全宗為單位，可一個(gè)全宗編一本，還可以一類編一本。一個(gè)全宗如編若干本案卷目錄，必須以全宗為單位編定目錄號(hào)。目錄號(hào)是“檔號(hào)”中的一種。目錄后連間“全宗號(hào)”和“卷弓”作為“檔號(hào)”’一并標(biāo)在案卷封面或脊背上，卷面一般應(yīng)印有檔號(hào)章（全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)）。
（四）案卷的其它整理工作制度
作為行政機(jī)關(guān)行使管理權(quán)力處理違法行為的一種主要手段，“行政處罰”這一概念對(duì)很多人來(lái)說(shuō)既熟悉又陌生。說(shuō)熟悉，是因?yàn)楹荛L(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)處罰“濫”、“亂”現(xiàn)象嚴(yán)重，特別是很多人理解的處罰，基本上是和“罰款”畫(huà)等號(hào)的；說(shuō)陌生，是因?yàn)楹芏嗳藢?duì)行政處罰的含義、原則、種類、設(shè)定和實(shí)施等內(nèi)容并沒(méi)有真正理解，一些行政執(zhí)法部門的所做所為與法治精神相悖?！稒n案法》修訂前，檔案部門沒(méi)有行政處罰權(quán)，對(duì)一些嚴(yán)重違法行為缺乏有效管理手段。長(zhǎng)期“弱勢(shì)”部門的地位，使得檔案部門對(duì)行政處罰權(quán)極度渴望，但對(duì)行政處罰認(rèn)識(shí)上的偏差又使得人們?cè)诖藛?wèn)題上有些偏執(zhí)：沒(méi)有行政處罰權(quán)時(shí)(主要是罰款權(quán))認(rèn)為《檔案法》軟，即使已被賦權(quán)也因?yàn)檫m用范圍上加了限定，仍認(rèn)為《檔案法》軟，其主要理由主要是認(rèn)為《檔案法》規(guī)定的許多條款沒(méi)有在法律責(zé)任中落實(shí)更嚴(yán)厲的處罰條款。許多人認(rèn)為如果對(duì)于一些違法行為不罰款或處罰范圍窄，便認(rèn)為法不夠硬，指望通過(guò)加大處罰等方式能夠解決阻礙檔案事業(yè)發(fā)展的所有問(wèn)題。瀏覽―下報(bào)刊上發(fā)表的一些文章，聽(tīng)聽(tīng)一些會(huì)議上的發(fā)言，上述觀點(diǎn)在《檔案法》實(shí)施20余年后的今天仍不絕于耳。但行政處罰對(duì)于開(kāi)展檔案工作來(lái)說(shuō)，真的是萬(wàn)能的嗎?答案是否定的。分析產(chǎn)生不正確觀念的原因，主要在于對(duì)行政處罰的含義沒(méi)有真正理解透徹，對(duì)于行政處罰的原則沒(méi)有深刻認(rèn)識(shí)，對(duì)國(guó)家從立法上規(guī)范和限定行政處罰的意義也缺乏正確認(rèn)識(shí)。很多人對(duì)現(xiàn)實(shí)生活中的一些執(zhí)法機(jī)關(guān)亂罰款和濫罰款現(xiàn)象極為反感，但當(dāng)自身使用這一權(quán)力時(shí)，往往只看到了它對(duì)違法行為威懾的積極作用，對(duì)于不正當(dāng)使用甚至濫用處罰權(quán)所帶來(lái)的消極影響則認(rèn)識(shí)不夠，沒(méi)有從建設(shè)法治國(guó)家、法治機(jī)關(guān)的高度考慮問(wèn)題。對(duì)檔案違法行為給予行政處罰，是維護(hù)國(guó)家檔案完整與安全，維護(hù)國(guó)家利益、社會(huì)公共利益和公民民利的重要手段，但它決不是唯一的手段，我們不能對(duì)此產(chǎn)生依賴心理，而放棄或忽視其他手段的作用。
二、正確理解與適用行政處罰的相關(guān)內(nèi)容
檔案行政管理部門在開(kāi)展檔案行政執(zhí)法工作中，對(duì)行政處罰理解和適用應(yīng)重點(diǎn)把握以下幾點(diǎn)：
首先，正確理解和準(zhǔn)確把握行政處罰的內(nèi)涵。通常認(rèn)為，所謂行政處罰，是指行政機(jī)關(guān)或其他行政主體依照法定職權(quán)和程序，對(duì)違反行政法規(guī)但尚未構(gòu)成犯罪的行政相對(duì)人給予行政制裁的具體行政行為。其特征有三：第一，行政處罰的適用主體是行政機(jī)關(guān)或法律、法規(guī)授權(quán)的組織；第二，行政處罰是以對(duì)違法行為人的懲戒為目的，而不是以實(shí)現(xiàn)義務(wù)為目的；第三，行政處罰的適用對(duì)象是作為行政相對(duì)方的公民、法人或其他組織，屬于外部行政行為。
由上可以得出，所謂檔案行政處罰就是檔案行政管理部門，依照法定職權(quán)和程序，對(duì)違反《檔案法》規(guī)(廣義的)但尚未構(gòu)成犯罪的行政相對(duì)人給予的一種行政制裁的具體行政行為。需要把握的是：檔案行政處罰的主體主要是具有行政執(zhí)法主體資格的各級(jí)檔案行政管理部門，檔案館或其他非授權(quán)組織不能行使這一權(quán)利；檔案行政管理部門的法定職權(quán)主要由《檔案法》、《檔案法》實(shí)施辦法等法律法規(guī)賦予，而所要遵循的法定程序主要指《行政處罰法》和檔案行政處罰程序規(guī)定；檔案行政處罰的對(duì)象即行政相對(duì)方是公民、法人和其他組織；可以給予的處罰種類依照現(xiàn)行《檔案法》的規(guī)定，只包含《行政處罰法》中所規(guī)定的警告(申誡罰)、罰款和沒(méi)收非法所得(財(cái)產(chǎn)罰)三種。還應(yīng)注意，這種具體行政行為是可訴的，即被處罰者可以申請(qǐng)行政復(fù)議或者提起行政訴訟。檔案行政管理部門應(yīng)慎重實(shí)施，不能違法亂用或?yàn)E用處罰權(quán)而致工作被動(dòng)。
其次，正確理解和嚴(yán)格遵循行政處罰的原則。處罰法定原則。即法無(wú)明文規(guī)定不處罰，法律要讓行政相對(duì)人能預(yù)知自己行為的后果，這是行政處罰的核心原則。
處罰公正公開(kāi)原則。行政處罰的依據(jù)及有關(guān)內(nèi)容必須公開(kāi)，不能違反公正的程序。要求行政主體必須依法裁判，公平地處罰違法行為人。既不能同等情況給予不同處罰，也不能不同情況給予相同處罰。
過(guò)罰相當(dāng)原則。實(shí)施行政處罰，必須與受罰人違法行為的事實(shí)、性質(zhì)、情節(jié)及社會(huì)危害程度相適應(yīng)，亦即行政處罰的種類、輕重程度及其減免均應(yīng)與違法行為相適應(yīng)。罰重于過(guò)，無(wú)以服人；罰輕于過(guò)，難以達(dá)到震腰和制止違法行為的目的。
處罰與教育相結(jié)合的原則。行政處罰是法律制裁的一種形式，但又不僅僅是一種制裁，它兼有懲戒與教育的雙重功能。處罰不是目的，而是手段，通過(guò)處罰達(dá)到教育的目的。通過(guò)正確實(shí)施行政處罰，達(dá)到既克服因缺乏行政處罰手段而使法顯“軟”的現(xiàn)象，也要防止不正確適用行政處罰手段而造成“亂”或“濫”的問(wèn)題。
救濟(jì)原則。在行政處罰中必須提供充分的救濟(jì)，才能真正保障行政相對(duì)方的權(quán)利。行政相對(duì)方對(duì)行政主體給予的行政處罰依法享有陳述權(quán)、申辯權(quán)；對(duì)行政處罰決定不服的，有權(quán)申請(qǐng)復(fù)議或者提起行政訴訟；因違法行政處罰受到損害的，有權(quán)提出賠償要求。
處罰追究時(shí)效原則。規(guī)定處罰時(shí)效實(shí)際上是對(duì)執(zhí)法部門嚴(yán)格執(zhí)法提出的要求?！缎姓幜P法》規(guī)定違法行為發(fā)生之日起兩年內(nèi)未被發(fā)現(xiàn)的，不再給予行政處罰。由于檔案工作的專業(yè)特殊性，有些檔案違法行為發(fā)生很長(zhǎng)時(shí)間都未被發(fā)現(xiàn)，這就給執(zhí)法提出了更高的要求。
第三，應(yīng)正確理解和理性看待行政處罰的設(shè)定。行政處罰權(quán)的設(shè)定很重要，它關(guān)系到行政機(jī)關(guān)實(shí)施處罰的依據(jù)是否合法的問(wèn)題。依照《行政處罰法》的規(guī)定，法律可以設(shè)定任何種類行政處罰；上一層次法律規(guī)范對(duì)違法行為已經(jīng)作出行政處罰規(guī)定的，下一層次不得超越上一層次規(guī)定的行為、種類和幅度的范圍另行作出規(guī)定；規(guī)范性文件不得設(shè)定行政處罰。
按照這一精神來(lái)理解和看待檔案行政處罰，應(yīng)當(dāng)掌握：只有《檔案法》才能設(shè)定任何種類的檔案行政處罰，其他檔案行政法規(guī)、地方性法規(guī)、國(guó)務(wù)院部門規(guī)章和地方政府規(guī)章只能在上位法規(guī)定的行政處罰的種類、范圍和幅度內(nèi)，作出相關(guān)規(guī)定。否則，就可能和上位法產(chǎn)生沖突，引發(fā)適用問(wèn)題。造成法制的不統(tǒng)一。因此，各地區(qū)應(yīng)認(rèn)真審視本地區(qū)出臺(tái)的《檔案法》規(guī)和規(guī)章，如有與上位法沖突不協(xié)調(diào)之處應(yīng)加以修改，以維護(hù)國(guó)家法制的統(tǒng)一性，推進(jìn)《檔案法》法治進(jìn)程。
三、幾點(diǎn)啟示
第二條 本實(shí)施細(xì)則的社會(huì)組織登記檔案整理，是指將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過(guò)程。
第三條 社會(huì)組織登記檔案文件材料歸檔范圍按照《社會(huì)組織登記檔案管理辦法》附件規(guī)定執(zhí)行。
第四條 社會(huì)組織登記管理業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)在行政許可、行政審批、行政處罰、監(jiān)督管理相關(guān)事項(xiàng)辦理完畢30個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔文件材料的收集和移交，社會(huì)組織登記檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)在自收到歸檔文件材料后60個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔文件的整理工作。
第五條 社會(huì)組織登記檔案歸檔文件材料以件為單位進(jìn)行整理，每件歸檔文件材料應(yīng)印制標(biāo)注有文件名、責(zé)任者、成文日期、社會(huì)組織名稱、社會(huì)組織登記證號(hào)、所屬盒號(hào)、本件件號(hào)等有效信息的文件封面。(封面式樣見(jiàn)附件)
社會(huì)組織一項(xiàng)申報(bào)事項(xiàng)辦結(jié)后所形成的文件材料為一件，一般以一份文件為一件，正文與附件為一件(一次辦理事項(xiàng)應(yīng)將全部申報(bào)材料作為批準(zhǔn)文件的附件)，傳真件復(fù)印后與原件作為一件處理。
社會(huì)組織登記檔案件內(nèi)文件材料的排列應(yīng)與《社會(huì)組織登記檔案管理辦法》附件所列各項(xiàng)目的文件材料排列順序一致。
第六條 每件文件以棉線采用縫紉機(jī)軋邊或用三孔一線方式固定，并按順序依次裝入檔案盒保存。
第七條 社會(huì)組織登記檔案歸檔文件材料按照形成時(shí)間的先后順序以三位數(shù)編制件號(hào)，盒內(nèi)文件件號(hào)從001起順序編制并排列。通常一個(gè)社會(huì)組織的文件材料拉通編一個(gè)流水號(hào)。
第八條 一個(gè)社會(huì)組織登記檔案的所有文件材料按照形成時(shí)間順序排列裝盒。如社會(huì)組織存續(xù)時(shí)間長(zhǎng)，材料較多，可分別裝入若干盒內(nèi)。
第九條 社會(huì)組織登記檔案按照一個(gè)社會(huì)組織一檔的原則，并按照社會(huì)組織登記證號(hào)的順序進(jìn)行排列。社會(huì)組織登記證號(hào)按六位數(shù)排列，不足六位數(shù)的用0補(bǔ)足六位，如001234(民辦非企業(yè)單位從第三位開(kāi)始用0補(bǔ)足六位)。
第十條 社會(huì)組織登記檔案按社會(huì)團(tuán)體、民辦非企業(yè)單位、基金會(huì)三類分類編號(hào)排列。
第十一條 社會(huì)組織登記檔案盒號(hào)由正號(hào)和附號(hào)兩部分組成。正號(hào)為五位數(shù)，第一位為社會(huì)組織識(shí)別號(hào)，1為社團(tuán)，2為民辦非企業(yè)單位，3為基金會(huì)，后四位為該社會(huì)組織登記檔案在該類中從0001起的盒號(hào)順序號(hào)。一個(gè)社團(tuán)組織登記檔案有若干盒時(shí)，需編附號(hào)，附號(hào)為一位數(shù)，與正號(hào)用-隔開(kāi)，附號(hào)從1開(kāi)始順序編制排列。
第十二條 社會(huì)組織登記檔案盒內(nèi)需編制歸檔文件目錄。歸檔文件目錄應(yīng)設(shè)置件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等內(nèi)容。
后續(xù)追加的歸檔文件材料須在追加的同時(shí)補(bǔ)入歸檔文件目錄中。社會(huì)組織登記檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)視補(bǔ)入目錄情況，重新及時(shí)編制歸檔文件目錄。
第十三條 社會(huì)組織登記檔案應(yīng)當(dāng)在社會(huì)組織注銷或撤銷之日起滿20xx年后向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交。社會(huì)組織登記檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)在檔案移交后，對(duì)所空盒號(hào)作說(shuō)明。
社會(huì)組織登記檔案管理辦法第一條 為加強(qiáng)社會(huì)組織登記檔案的規(guī)范管理，充分發(fā)揮社會(huì)組織登記檔案的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《社會(huì)團(tuán)體登記管理?xiàng)l例》、《民辦非企業(yè)單位登記管理暫行條例》和《基金會(huì)管理?xiàng)l例》等有關(guān)規(guī)定，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱社會(huì)組織登記檔案是指縣級(jí)以上人民政府民政部門在依法為社會(huì)團(tuán)體及其分支(代表)機(jī)構(gòu)，基金會(huì)及其分支(代表)機(jī)構(gòu)，境外基金會(huì)代表機(jī)構(gòu)以及民辦非企業(yè)單位辦理申請(qǐng)籌備成立、成(設(shè))立登記、變更登記、注銷登記、備案、章程核準(zhǔn)、年度檢查和行政處罰等工作中形成的具有查考、利用價(jià)值的各種文件材料。
第三條 社會(huì)組織登記檔案工作由縣級(jí)以上人民政府民政部門分級(jí)負(fù)責(zé)，在業(yè)務(wù)上接受同級(jí)檔案行政管理部門和上級(jí)民政部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。
第四條 縣級(jí)以上人民政府民政部門檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對(duì)社會(huì)組織登記檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理,指定專職(或兼職)人員負(fù)責(zé)社會(huì)組織登記檔案管理工作，建立并完善社會(huì)組織登記檔案的管理制度，確保社會(huì)組織登記檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用，并逐步實(shí)現(xiàn)社會(huì)組織登記檔案的信息化管理和服務(wù)。
第五條 社會(huì)組織登記管理業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)在行政許可、行政審批、行政處罰、監(jiān)督管理相關(guān)事項(xiàng)辦理完畢后30個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔工作。檔案管理機(jī)構(gòu)(人員)在接收歸檔的文件材料時(shí)，必須認(rèn)真核對(duì)清點(diǎn)，檢查文件材料是否齊全、完整，符合規(guī)定要求的，予以接收，并辦理交接手續(xù)。(文件材料歸檔范圍參見(jiàn)本辦法附件)
第六條 社會(huì)組織登記檔案按照一個(gè)社會(huì)組織一檔的原則，歸檔文件材料以件為單位進(jìn)行整理。一般以一份文件為一件，正文與附件為一件，傳真件應(yīng)當(dāng)復(fù)印并與原件為一件，請(qǐng)示與批復(fù)各為一件，一次上報(bào)的多份表格，每份表格可為一件。
一個(gè)社會(huì)組織的所有文件材料按照形成的時(shí)間順序排列，每份文件應(yīng)當(dāng)用無(wú)酸紙?zhí)谆驒n案袋等以有利于保管和利用的方式加以固定，并按排列順序依次裝入檔案盒保存。
第七條 社會(huì)組織登記檔案分為社會(huì)團(tuán)體類、民辦非企業(yè)單位類、基金會(huì)類三類。
第八條 各類社會(huì)組織登記檔案按照社會(huì)組織登記證號(hào)的順序進(jìn)行排列。
第九條 檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立社會(huì)組織名錄等檢索工具。
第十條 社會(huì)組織登記檔案要有專門的地點(diǎn)存放，要配備必要的保管裝具，并設(shè)有防火、防盜、防漬、防有害生物等安全設(shè)施,確保檔案的安全保管。檔案管理機(jī)構(gòu)要定期檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。
第十一條 社會(huì)組織登記檔案保管期限定為永久。
第十二條 社會(huì)組織登記檔案應(yīng)當(dāng)在社會(huì)組織注銷之日起滿20xx年后向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交。
第十三條 社會(huì)組織登記檔案的利用應(yīng)當(dāng)按照下列規(guī)定執(zhí)行：
(一)社會(huì)組織登記檔案的形成單位因工作需要，履行有關(guān)手續(xù)后可以利用本單位形成的社會(huì)組織登記檔案;
(二)人民法院、人民檢察院、公安機(jī)關(guān)、國(guó)家安全機(jī)關(guān)等部門因工作需要，持單位介紹信可以利用相關(guān)的社會(huì)組織登記檔案;
(三)社會(huì)組織業(yè)務(wù)主管單位因工作需要，持單位介紹信可以利用其主管的社會(huì)組織的登記檔案;
(四)社會(huì)組織因工作需要，持單位介紹信可以利用本組織的登記檔案;
(五)律師根據(jù)案情的需要，自行調(diào)查取證的，憑律師執(zhí)業(yè)證書(shū)和律師事務(wù)所證明，可以利用與承辦法律事務(wù)有關(guān)的社會(huì)組織登記檔案;當(dāng)事人和除律師以外的其他訴訟人根據(jù)案情的需要，持受理案件的法院出具的證明材料及本人有效證件，可以利用與訴訟事務(wù)有關(guān)的社會(huì)組織登記檔案;
(六)其他單位、組織憑單位介紹信，公民憑個(gè)人有效身份證明可以查詢公開(kāi)的社會(huì)組織的登記事項(xiàng);
(七)對(duì)涉密檔案的利用，應(yīng)當(dāng)遵守國(guó)家有關(guān)規(guī)定，并按保密程序?qū)徟?
(八)檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案所記載的內(nèi)容，為利用者出具社會(huì)組織登記證明。
第十四條 檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)配備計(jì)算機(jī)管理社會(huì)組織登記檔案，實(shí)行社會(huì)組織登記紙質(zhì)檔案和電子檔案的分別保管，提高檔案利用效率，維護(hù)檔案的完整與安全。
人事檔案形成于一系列人事管理的活動(dòng)之中。人事檔案是由多個(gè)個(gè)人檔案組成的，檔案中主要記錄的內(nèi)容是工作人員的個(gè)人發(fā)展過(guò)程、工作經(jīng)歷、個(gè)人的思想品德、獲獎(jiǎng)或者受處分的經(jīng)歷等等，其信息量繁雜且多種多樣，在進(jìn)行整理和查找時(shí)很不方便。對(duì)人事檔案進(jìn)行管理的主要工作內(nèi)容是將所有的人事檔案進(jìn)行收集、整合、歸類以及將檔案進(jìn)行完整保存。為了確保人事檔案的真實(shí)性，管理工作中還要對(duì)檔案中的信息進(jìn)行核實(shí)，確保信息的準(zhǔn)確性。
二、人工智能技術(shù)的含義
人工智能是集研究智能理論、開(kāi)發(fā)智能技術(shù)、模擬拓展智能方法于一體的綜合性學(xué)科。人工智能技術(shù)屬于計(jì)算機(jī)領(lǐng)域的分支，主要開(kāi)發(fā)的是新型智能化機(jī)器設(shè)備，這類設(shè)備可以根據(jù)人的語(yǔ)音指令或者對(duì)圖像的識(shí)別做出智能反應(yīng)。人工智能具有高度理性的特點(diǎn)，在處理信息和數(shù)據(jù)上速度極快，遠(yuǎn)遠(yuǎn)快過(guò)人工，節(jié)省了時(shí)間。人工智能技術(shù)的應(yīng)用不受時(shí)間、地點(diǎn)、環(huán)境的約束，可以隨時(shí)開(kāi)始工作，適應(yīng)環(huán)境的能力更強(qiáng)，因此人工智能為人們的生產(chǎn)以及生活帶來(lái)了極大的便利。人工智能最大的優(yōu)點(diǎn)是它的信息檢索能力，能夠快速提取有效信息，找出解決問(wèn)題的最佳方案。
三、目前人事檔案管理工作的困境
1.檔案信息過(guò)多，難以整理
我國(guó)目前人事檔案的整理工作面臨很大困境，檔案資料過(guò)于繁雜、檔案數(shù)目增多、檔案信息缺失等問(wèn)題持續(xù)困擾著檔案管理人員。傳統(tǒng)的檔案采取紙質(zhì)化的呈現(xiàn)形式，工作人員需要在檔案中尋找有用的信息進(jìn)行核對(duì)和整理，工作效率低下。人事檔案的來(lái)源渠道各式各樣，在檔案的分類上需要消耗大量的時(shí)間，對(duì)檔案資源的使用造成了一定的影響。個(gè)別人對(duì)檔案的重視度不夠，在填寫(xiě)時(shí)會(huì)漏填、誤填信息，這也會(huì)對(duì)檔案整理工作造成影響，導(dǎo)致工作效率的降低。
2.非結(jié)構(gòu)化信息難以分類
檔案信息非結(jié)構(gòu)化現(xiàn)象是指信息無(wú)法數(shù)字化的資料較多。例如，文檔資料、圖片資料等，這些資料中包含大量的重要信息，但由于文件格式特殊且不能數(shù)字化，需要人工提取有效信息并加以分類。在檔案管理工作中，非結(jié)構(gòu)化信息越來(lái)越多，但是工作人員數(shù)量實(shí)在有限，給檔案信息分類工作帶來(lái)了很多困難。要加強(qiáng)對(duì)非結(jié)構(gòu)化信息數(shù)據(jù)的管理和使用，才能強(qiáng)化檔案管理工作，促進(jìn)人事檔案資源有效利用。
3.隱性信息資源難以轉(zhuǎn)化
人事檔案數(shù)據(jù)信息的資源系統(tǒng)是由兩種資源組成的，一種是直觀表達(dá)在檔案信息中的顯性信息資源，另一種是由檔案管理的工作人員根據(jù)檔案信息進(jìn)行自主判斷的隱性信息資源。由于檔案管理人員的缺少，多數(shù)單位檔案的隱性信息在獲取上有很大難度，而且檔案的隱性信息資源無(wú)法通過(guò)數(shù)據(jù)進(jìn)行直觀表示，加大了檔案信息的評(píng)定難度。
四、人工智能技術(shù)在人事檔案管理中的綜合應(yīng)用
1.高效率地搜集整理檔案信息
傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案信息是用紙質(zhì)進(jìn)行記錄的，紙質(zhì)檔案占用的空間較大，且紙張容易受潮難以保管，難以隨身攜帶。人工智能技術(shù)的出現(xiàn)，將檔案中的信息電子化、數(shù)字化，把紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)變?yōu)榱司W(wǎng)絡(luò)資料，方便了檔案文件資料的管理。網(wǎng)絡(luò)化之后的檔案信息不需要用紙質(zhì)記錄，只需要利用多媒體設(shè)備就可以展示數(shù)據(jù)，檔案資料可以直接保存在電腦中，方便了檔案管理人員對(duì)檔案信息的收集和整理。目前電子檔案的內(nèi)容形成來(lái)源有兩個(gè)，第一是將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，第二是利用人工智能技術(shù)直接制作形成的電子檔案。電子檔案的出現(xiàn)減少了管理人員的工作量，降低了人力成本。隨著數(shù)字化的檔案不斷增多，在進(jìn)行檔案管理時(shí)可以利用多種智能主體幫助工作。人工智能的主體有很多種類，例如，執(zhí)行命令型的智能主體、學(xué)習(xí)型的智能主體等，這類智能主體都可以根據(jù)事先設(shè)置好的程序命令自主完成工作，提高了檔案資料收集整理的效率。
2.高速度地檢索分類人事檔案
人工智能技術(shù)利用計(jì)算機(jī)將檔案中的數(shù)據(jù)信息網(wǎng)絡(luò)化之后，會(huì)對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行詳細(xì)分類，這些分類后的數(shù)據(jù)有兩種存儲(chǔ)形式，分別是文本形式和多媒體形式。文本分類是根據(jù)檔案信息中被標(biāo)記的文本信息，利用人工智能找出與其相關(guān)或類似的信息，將這些文本信息進(jìn)行合理分類。對(duì)文本資料的整理和分類充分體現(xiàn)出網(wǎng)絡(luò)技術(shù)智能化的特點(diǎn)，人工智能可以根據(jù)管理人員所設(shè)定的方式對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的檔案信息進(jìn)行智能分類，同時(shí)也能把網(wǎng)絡(luò)上相同的資料進(jìn)行整合和分類。在提取檔案信息時(shí)，人工智能的篩選能力加快了資料檢索的速度。與傳統(tǒng)的人工篩選相比，人工智能的篩選速度更快、篩選的資料更加準(zhǔn)確，可以在短時(shí)間內(nèi)過(guò)濾掉大量無(wú)用的數(shù)據(jù)。人工智能技術(shù)還具備識(shí)別能力，例如，語(yǔ)言識(shí)別、圖片視頻識(shí)別等，所以人工智能也可以對(duì)多種形式的資料進(jìn)行檢索分類，在人事檔案管理中起著重要作用。
3.準(zhǔn)確評(píng)定檔案信息價(jià)值
在檔案的整理歸納工作中，工作人員要審查檔案信息的真實(shí)性，判斷信息是否有價(jià)值，這無(wú)疑增加了工作人員的工作量。人工智能由于具有推理、學(xué)習(xí)、記憶以及決策的能力，它可以使計(jì)算機(jī)模擬人類的智能行為。因此，在人工智能中植入特定的專家系統(tǒng)，就可以讓人工智能依據(jù)評(píng)定專家的思維方式對(duì)檔案中的信息進(jìn)行評(píng)定。要想在人工智能中建立檔案價(jià)值評(píng)定系統(tǒng)，需要按照以下步驟進(jìn)行：首先，建立專家評(píng)定的數(shù)據(jù)庫(kù)，收集專家的評(píng)定準(zhǔn)則、評(píng)定方法，將這些信息進(jìn)行程序化編制輸入到電腦中；其次，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行模擬檢驗(yàn)，輸入簡(jiǎn)單的信息數(shù)據(jù)，對(duì)人工智能的評(píng)定功能進(jìn)行檢驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)其中是否有漏洞；最后，完善評(píng)定系統(tǒng)，投入使用。人工智能可以負(fù)責(zé)大多數(shù)的信息評(píng)定，加大了檔案價(jià)值評(píng)定的工作效率。
4.確保檔案信息的安全性
檔案安全主要包括實(shí)體檔案安全和數(shù)字檔案安全。實(shí)體檔案的安全主要是利用保險(xiǎn)柜進(jìn)行保管，保險(xiǎn)柜的鑰匙由工作人員管理。由于檔案過(guò)多，工作人員要保管多把鑰匙，無(wú)論使用還是攜帶都極不方便。隨著人工智能技術(shù)的不斷改進(jìn)，數(shù)字檔案的安全性已經(jīng)有極大程度的提高。人工智能在進(jìn)行資料掃描時(shí)，會(huì)自動(dòng)給資料進(jìn)行歸類，為之后工作中查找資料提供了極強(qiáng)的便利性。數(shù)字檔案的安全由智能密碼進(jìn)行保護(hù)，例如，瞳孔密碼、指紋密碼，這類密碼只有相關(guān)管理人員才能打開(kāi)，方便了工作人員對(duì)檔案的管理，也提高了檔案的安全性。人工智能還自帶監(jiān)控功能，如果有人非法觸發(fā)了檔案系統(tǒng)，監(jiān)控系統(tǒng)會(huì)向總控室的工作人員發(fā)出警戒信息，有效避免檔案丟失的情況。
5.檔案服務(wù)逐漸智能化
在傳統(tǒng)的檔案工作中，工作人員會(huì)提供檔案查閱和答疑的服務(wù)，工作人員的工作量很大。在利用人工智能技術(shù)之后，檔案信息的服務(wù)工作形式由人工服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榱司W(wǎng)絡(luò)服務(wù)，使檔案服務(wù)工作變得及時(shí)、高效。近年來(lái)，我國(guó)一直不斷推進(jìn)智能機(jī)器人為人類提供服務(wù)的政策，在這種政策下，智能機(jī)器人也走進(jìn)了人事檔案的服務(wù)工作中。這類高智能化的機(jī)器擁有著智能化、移動(dòng)性強(qiáng)的特點(diǎn)，可以根據(jù)來(lái)訪客戶的需要提供不同的實(shí)際服務(wù)。智能機(jī)器人解決了工作人員數(shù)量有限的問(wèn)題，提供了人性化、智能化的服務(wù)。人工智能機(jī)器人也可以代替工作人員完成紙質(zhì)檔案的出庫(kù)、入庫(kù)工作，減少了人力成本，提高了工作效率。
五、結(jié)束語(yǔ)
人工智能技術(shù)已經(jīng)廣泛的應(yīng)用在了我們的生活當(dāng)中，手機(jī)的智能助理、智能美顏相機(jī)都標(biāo)志著人工智能技術(shù)開(kāi)始在生活中普及。將人工智能技術(shù)與人事檔案管理工作相互結(jié)合，將檔案的信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)字化處理，提高人事檔案整理的工作效率。在未來(lái)，人工智能技術(shù)會(huì)越來(lái)越成熟，對(duì)人事檔案管理工作以及我們的生活都會(huì)提供更大的便利。
參考文獻(xiàn)：
[1]韓平.人事檔案管理中人工智能技術(shù)的應(yīng)用[J].山西檔案，2018,No.240(4).
中圖分類號(hào)：TU198文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
一、簡(jiǎn)述市政工程檔案資料的管理
在市政工程中，工程檔案資料的管理工作并非獨(dú)立的，它要多方面的緊密配合，各個(gè)建設(shè)工程單位只有聯(lián)系起來(lái)，遵守規(guī)則、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、具體分析、實(shí)事求是，結(jié)合科學(xué)先進(jìn)的管理工作辦法，系統(tǒng)全面的了解施工過(guò)程，才能將工程的真實(shí)施工情況反映出來(lái)。工程檔案資料不僅是建設(shè)活動(dòng)中形成的圖物相符、有保存價(jià)值的真實(shí)記錄和反映，其記載的內(nèi)容包括：構(gòu)筑物、建筑物、地下的敷設(shè)等等，市政工程檔案資料還是市政工程項(xiàng)目投資計(jì)劃、項(xiàng)目工程設(shè)計(jì)、施工管理、材料使用、維護(hù)維修等等活動(dòng)中形成的文件資料。因此，作為建設(shè)項(xiàng)目工程管理的一部分，工程檔案資料的管理作用的重要性也就不言而喻了。
建設(shè)項(xiàng)目市政工程檔案是指在項(xiàng)目市政工程建設(shè)過(guò)程中形成的對(duì)單位有保存價(jià)值的文字、圖紙、聲像等各種載體的文件材料。它是項(xiàng)目工程建設(shè)過(guò)程中和竣工驗(yàn)收時(shí)必要的條件，也為項(xiàng)目投產(chǎn)后生產(chǎn)運(yùn)行、檢修、擴(kuò)建等提供了重要的依據(jù)。如果檔案工作不同程度的滯后，造成應(yīng)歸檔的文件材料不齊全、不完整；不準(zhǔn)確；歸檔的文件材料不規(guī)范，文件材料紙張規(guī)格混亂，書(shū)寫(xiě)材料不耐久，以復(fù)印件代替原件歸檔；簽字、蓋章不齊全；檢查驗(yàn)收、缺陷處理沒(méi)有結(jié)果或驗(yàn)收人員簽字有遺漏等等這些問(wèn)題都將難以補(bǔ)救。所以在市政工程檔案管理過(guò)程中一定要嚴(yán)格控制其檔案的質(zhì)量，才能確保其工程檔案質(zhì)量的“完整、準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范”。 是整個(gè)項(xiàng)目工程建設(shè)使用和驗(yàn)收提供的保障。
二、市政工程檔案資料管理的重要性
工程檔案資料可以為工程信息的查詢提供來(lái)源，工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可以通過(guò)對(duì)檔案資料的查詢做到對(duì)工程全程進(jìn)行監(jiān)管和控制，而不單單僅靠記憶力來(lái)應(yīng)對(duì)。若在項(xiàng)目工程中發(fā)生一些意外、質(zhì)量問(wèn)題、數(shù)量問(wèn)題等，也可以通過(guò)對(duì)檔案資料的搜集進(jìn)行校驗(yàn)并找出原因，如此便可方便了工程的管理以及減輕了負(fù)責(zé)人在工作中產(chǎn)生的壓力。工程資料檔案可以為未來(lái)的工程施工起到參考與借鑒的作用，市政工程檔案資料能將工程中所運(yùn)用到的技術(shù)或者應(yīng)對(duì)問(wèn)題時(shí)采取的措施進(jìn)行記錄，并且在以后需要的時(shí)候進(jìn)行反饋。對(duì)將來(lái)的工程施工吸取了寶貴的經(jīng)驗(yàn)。工程檔案資料中，會(huì)提供出有關(guān)工程項(xiàng)目的很多數(shù)據(jù)信息以及此工程施工中能借鑒到的優(yōu)點(diǎn)或者暴露出的缺點(diǎn)。如若在竣工后，仔細(xì)研究檔案資料可以得到較多的學(xué)習(xí)體會(huì)并得以借鑒，提高日后的工程施工效率。
三、市政工程檔案資料管理的現(xiàn)狀
（一）技術(shù)資料不真實(shí)
真實(shí)性是工程檔案的生命。虛假的工程技術(shù)資料不僅給工程質(zhì)量評(píng)定帶來(lái)錯(cuò)誤的結(jié)論，還會(huì)給工程今后的維修改擴(kuò)建帶來(lái)誤導(dǎo)，造成麻煩和不良后果。目前有許多工程項(xiàng)目的技術(shù)資料不是及時(shí)真實(shí)的記錄，而是資料員采用“后補(bǔ)”的方式制作出來(lái)的。甚至有的工程檔案編制公司承接了大量業(yè)務(wù)，閉門造車，相互克隆，成批地制作假檔案。
（二）缺乏管理制度
工程建設(shè)項(xiàng)目是短期的臨時(shí)的，管理部門和人員也是臨時(shí)安排指定的，工程建設(shè)、施工、管理、設(shè)計(jì)、勘察設(shè)計(jì)、招投標(biāo)各環(huán)節(jié)工作的隨機(jī)性大，情況復(fù)雜，沒(méi)有一個(gè)總的部門來(lái)協(xié)調(diào)管理，更談不上制訂一套涉及各相關(guān)部門的管理制度來(lái)約束工作行為。
（三）竣工圖編制不準(zhǔn)確
竣工圖是工程檔案的重要內(nèi)容，是今后工程維修改造的重要依據(jù)。但在報(bào)送歸檔的工程竣工圖中，多數(shù)是施工圖上直接蓋上竣工圖章充當(dāng)竣工圖，在圖上不作任何更改；有的雖作更改，但施工人員未根據(jù)實(shí)際施工情況進(jìn)行規(guī)范更改、編制，或改動(dòng)的地方不注明變更依據(jù)，或只注明變更單編號(hào)而不作修改，有的是工程竣工后施工人員憑記憶補(bǔ)編而成，造成竣工圖不準(zhǔn)確、不真實(shí)。
（四）建設(shè)和施工單位領(lǐng)導(dǎo)不夠重視
建設(shè)和施工單位領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，沒(méi)有專門的部門和人員來(lái)管理建設(shè)工程檔案。如建設(shè)單位，往往是指定辦公室或后勤部門的某個(gè)人對(duì)口聯(lián)系施工現(xiàn)場(chǎng)，管理檔案，此人往往對(duì)工程檔案不是很熟悉，不知道形成什么檔案，怎樣形成具體的檔案。
（五）簽章手續(xù)不到位
履行簽章手續(xù)是為了確保技術(shù)文件的真實(shí)可靠，明確施工監(jiān)理人員相應(yīng)責(zé)任。一些重要內(nèi)容本應(yīng)由施工、監(jiān)理負(fù)責(zé)人來(lái)簽字蓋章確認(rèn)，如隱蔽工程驗(yàn)收記錄、基礎(chǔ)及主體結(jié)構(gòu)的驗(yàn)收記錄、分部（子分部）驗(yàn)收記錄等，但是在技術(shù)資料中，建設(shè)、施工、監(jiān)理各方簽字都是一人的筆跡到底，只是資料員一人代簽，有的是用印章代簽字，技術(shù)資料未經(jīng)簽字者確認(rèn)，簽章手續(xù)不到位、不規(guī)范，簽章手續(xù)失去應(yīng)有的意義和作用。
三、加強(qiáng)市政工程檔案資料管理的對(duì)策措施
（一）相關(guān)部門支持配合，多方面強(qiáng)化檔案質(zhì)量管理
一是在每年的建設(shè)工程質(zhì)量安全大檢查中，例如，綿陽(yáng)市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局將檔案資料及資料員持證上崗情況納入檢查的重要內(nèi)容，把檔案資料的形成收集工作作為考核工程項(xiàng)質(zhì)量安全的主要指標(biāo)之一。檢查中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題由質(zhì)監(jiān)、城建監(jiān)察部門直接發(fā)出整改通知或處罰決定。二是在工程檔案的審查驗(yàn)收環(huán)節(jié)，市質(zhì)監(jiān)站對(duì)工程檔案中的質(zhì)保資料先行審查驗(yàn)收，合格后方能提請(qǐng)城建檔案機(jī)構(gòu)審查驗(yàn)收。三是把檔案資料員崗位設(shè)置納入施工企業(yè)資質(zhì)年審內(nèi)容，使檔案資料員真正進(jìn)入“九大員”，明確了資料人員在建設(shè)工程中的地位和作用。四是嚴(yán)格落實(shí)建設(shè)工程竣工備案時(shí)查收工程檔案審查驗(yàn)收認(rèn)可文件，從而確保建設(shè)工程檔案的及時(shí)移交和歸檔。
（二）健全建筑工程檔案資料的管理制度
建立健全的檔案資料管理制度是有效管理檔案的基礎(chǔ)。建設(shè)單位在項(xiàng)目成立之初就應(yīng)按照國(guó)家檔案的相關(guān)管理規(guī)定，結(jié)合工程實(shí)際，制定出一套相應(yīng)的工程檔案管理規(guī)定。與此同時(shí)，要明確建設(shè)#施工#監(jiān)理單位等各項(xiàng)負(fù)責(zé)人以及檔案在形成中所需要承擔(dān)的責(zé)任，規(guī)范工程檔案的搜集與整理，保證建筑工程與檔案管理同步進(jìn)行。完整的資料可以給建設(shè)單位的合法權(quán)益提供保障性的重要依據(jù)。
（三）檔案質(zhì)量控制對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息的應(yīng)用
建立檔案室目錄數(shù)據(jù)庫(kù)并逐步實(shí)現(xiàn)檔案的全文檢索，首先是做檔案室目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，這既是檔案部門和檔案人員開(kāi)展檔案利用工作的必要基礎(chǔ)，也是質(zhì)量控制的一個(gè)渠道，建設(shè)項(xiàng)目規(guī)模大，周期長(zhǎng)，而且參建單位多，人員的流動(dòng)性較大，資料多，如何把各方的工程檔案匯聚在一起并且保證其完整準(zhǔn)確，齊全，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)是很有必要的，讓其形散而實(shí)不散，依照項(xiàng)目和工作的特點(diǎn)，明確相關(guān)人員的各項(xiàng)職責(zé)，把檔案資料流向網(wǎng)絡(luò)，在工程開(kāi)工時(shí)網(wǎng)絡(luò)檔案信息應(yīng)與整個(gè)工程項(xiàng)目的進(jìn)度同步進(jìn)行，就算管理人員變更，也不受影響，做到人走檔案依然在，這樣資料就不會(huì)有缺失，避免出現(xiàn)哪個(gè)施工參建檔管人員走了無(wú)從下手的現(xiàn)象，因此應(yīng)該高度重視工程檔案的網(wǎng)絡(luò)信息化。
（四）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高隊(duì)伍業(yè)務(wù)素質(zhì)
建設(shè)管理部門要加強(qiáng)對(duì)從事工程檔案人員的管理，實(shí)行工程資料員持證上崗。城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期不定期組織對(duì)工程檔案資料員的專業(yè)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，通過(guò)培訓(xùn)來(lái)提高他們的業(yè)務(wù)水平和工作能力。加強(qiáng)對(duì)建設(shè)、施工、監(jiān)理單位管理者和工程檔案人員的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，一方面能促進(jìn)工程管理者對(duì)工程檔案工作的重視，另一方面也能使工程檔案人員更好地掌握建設(shè)工程竣工檔案的編制、收集方法及竣工圖的編制要求，從而為保證工程竣工檔案質(zhì)量奠定基礎(chǔ)。
結(jié)語(yǔ)
市政建設(shè)工程從立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收投入使用，這是一個(gè)較長(zhǎng)的周期。市政工程檔案是對(duì)整個(gè)過(guò)程的真實(shí)記錄。我們必須通過(guò)以上種種有效的管理和檔案工程人員不懈地努力，對(duì)工程檔案質(zhì)量的制約一定會(huì)收到很好的效果，保證檔案在工程建設(shè)中順利地完成。
中圖分類號(hào)： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)：
檔案是歷史文件的積累物，現(xiàn)行文件的立卷整理歸檔，一般屬于文書(shū)部門和有關(guān)部門的任務(wù)，但是由于歷史檔案的收集及其他某些特殊原因，檔案室需要對(duì)積存檔案或零散文件進(jìn)行整理，或協(xié)助指導(dǎo)有關(guān)部門整理積存檔案或零散文件，此項(xiàng)工作比較復(fù)雜，是一項(xiàng)較為艱巨的任務(wù)，怎樣才能系統(tǒng)的整理這些文件讓它們的價(jià)值得到充分發(fā)揮呢？本文主要針對(duì)云南省水文水資源局的積存檔案和零散文件的組織整理情況進(jìn)行了闡述。
1 現(xiàn)階段云南省檔案管理工作的實(shí)際情況
到目前為止全省各個(gè)水文觀測(cè)站點(diǎn)當(dāng)中保管的相關(guān)水文資料以及各類檔案材料一共有12萬(wàn)多卷冊(cè)，在這當(dāng)中1928-2007年期間的水文原始檔案大約有10萬(wàn)余卷冊(cè)，1937-2005年期間的整編成果大約達(dá)到了2萬(wàn)余卷冊(cè)，1887-2006年期間刊印成果將近3千多冊(cè)，除此之外還包括文書(shū)、實(shí)物、財(cái)務(wù)、地圖、聲像、基建、專題、設(shè)備、民國(guó)、照片、科技圖書(shū)等各種門類、載體檔案若干卷冊(cè)，這些檔案仍然以每年3800多卷的數(shù)量快速增加；整個(gè)水文資料檔案排架的長(zhǎng)度達(dá)到了7400米，一共擁有1500多個(gè)檔案柜，3棟?rùn)n案庫(kù)房，庫(kù)房的總占地面積接近3000平方米。此外，全省水文數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)的水文數(shù)據(jù)達(dá)到了400多兆，并且以每年200多萬(wàn)組數(shù)據(jù)的速度在增加。但是，在檔案整理的過(guò)程中積存檔案以及零散文件的整理工作還存在很多問(wèn)題，沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，由于積存時(shí)間過(guò)長(zhǎng)或者過(guò)于零散等原因很容易被人們忽視，導(dǎo)致水文檔案資料不夠全面，水文工作得不到可靠的保障。
2 做好積存檔案以及零散文件的整理準(zhǔn)備工作
2.1制定高效可行的整理工作方案
為了使積存檔案和零散文件的整理工作能夠順利地進(jìn)行，在整理以前，應(yīng)先了解檔案的情況，訂出一個(gè)整理工作方案。此工作方案包括以下內(nèi)容：立檔單位的歷史沿革和檔案狀況，整理的要求和具體方法，工作程序勞動(dòng)組織，以及各次工作完成時(shí)間。根據(jù)所要整理的檔案狀況、數(shù)量以及參加整理的人數(shù)的不同，整理工作方案可詳可簡(jiǎn)。整理工作方案一般以全宗為單位編訂。整理互有聯(lián)系的或同類型的若干全宗時(shí)，也可以合編一個(gè)整理工作方案。
2.2立檔單位的歷史沿革
積存檔案和零散文件的整理，一般是從研究立檔單位的歷史沿革和檔案狀況開(kāi)始的。只有熟悉了立檔單位及其檔案的歷史和現(xiàn)狀，才能深刻地了解和掌握被整理檔案的各種特點(diǎn)，才能正確地解決整理工作中一系列的實(shí)際問(wèn)題。對(duì)立檔單位歷史沿革和檔案狀況研究的結(jié)果，應(yīng)寫(xiě)成書(shū)面材料，通常稱為“立檔單位和全宗歷史考證”，作為整理工作方案的一部分，或作為單行材料。立檔單位和全宗歷史考證，對(duì)檔案的整理和日常管理有多方面的作用。它是制訂可行性整理工作方案和科學(xué)地組織檔案整理工作的依據(jù)，如對(duì)該全宗及其各個(gè)部分檔案的整理要求如何確定，采取何種方法等等，均應(yīng)在研究全宗材料實(shí)際情況的基礎(chǔ)上確定。較為詳細(xì)的歷史考證，不僅是檔案整理的整個(gè)過(guò)程中一種必要的參考材料，它對(duì)判定文件所屬全宗，考證文件日期和所屬組織機(jī)構(gòu)等等，都有輔助作用，而且對(duì)日后進(jìn)行檔案價(jià)值的鑒定工作、編制檢索工具和利用檔案，也有一定的參考作用。質(zhì)量較高的歷史考證，實(shí)際上是一種頗有實(shí)用價(jià)值的工具書(shū)。
2.3 立檔單位的檔案狀況
立檔單位和全宗歷史考證，一般由立檔單位沿革和全宗狀況兩部分構(gòu)成。立檔單位的主要內(nèi)容如下：（1）立檔單位成立的時(shí)間和原因，機(jī)關(guān)名稱的變化，撤銷的時(shí)間和原因，機(jī)關(guān)的名稱；（2）立檔單位的性質(zhì)、任務(wù)和職權(quán)范圍，它在社會(huì)中的地位，它與其他相關(guān)組織的關(guān)系；（3）立檔單位活動(dòng)的情況，如活動(dòng)地點(diǎn)、范圍等；（4）立檔單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置及其職能，機(jī)構(gòu)的變化，立檔單位及其各組織機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人姓名；（5）立檔單位文書(shū)工作制度及其變化情況，文件處理中使用的各種印章戳記及其作用。另外，全宗狀況，即檔案情況部分，一般包括以下內(nèi)容：（1）全宗檔案內(nèi)容與成分的概況；（2）全宗的歷史：檔案入館（室）前的保管處所和保管情況，檔案館（室）接收檔案的時(shí)間等，入館（室）后檔案管理的情況（如是否經(jīng)過(guò)整理，是否受過(guò)損失和經(jīng)過(guò)銷毀，及其它情況）；（3）檔案現(xiàn)狀，如整理、鑒定的質(zhì)量等；（4）檔案被利用的情況?？傊n單位和全宗歷史考證，通常在開(kāi)始整理全宗之前寫(xiě)出初稿，在檔案整理過(guò)程中邊使用邊補(bǔ)充修改，全宗整理結(jié)束時(shí)最后修訂定稿，存入“全宗卷”內(nèi)。
3 積存檔案以及零散文件的整理程序
整理積存檔案特別是零散文件，在研究立檔單位及其檔案情況的基礎(chǔ)上制訂整理工作方案時(shí)，必須科學(xué)地安排整理工作程序，它對(duì)于提高工效和整理質(zhì)量具有直接意義。整理積存檔案和零散文件的工作程序大致如下：（1）區(qū)分全宗；（2）全宗內(nèi)檔案的分類（分類中補(bǔ)充區(qū)分全宗）；（3）初步立卷（立卷中補(bǔ)充分類），擬寫(xiě)標(biāo)題草稿；（4）案卷的初步排列；（5）調(diào)整案卷，修改標(biāo)題，系列排列案卷內(nèi)的文件，確定案卷的起止日期；（6）案卷的加工整理：案卷內(nèi)文件編號(hào)，填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄和卷末備考表，卷內(nèi)文件技術(shù)修整，填寫(xiě)案卷封面，案卷裝封等；（7）確定各類內(nèi)案卷的排列順序和案卷編號(hào)；（8）編制案卷目錄。以上這些序列步驟，只是全面系統(tǒng)地整理零散文件的一般程序。在實(shí)際工作中，應(yīng)根據(jù)不同情況，因檔案的狀況和整理的具體要求而采取相應(yīng)的程序安排。從上述步驟的全過(guò)程可以看出如下特點(diǎn)：零散文件整理程序，是在檔案整理工作基本程序的基礎(chǔ)上，有規(guī)律地交錯(cuò)結(jié)合而組成的；零散文件的整理程序及其實(shí)際運(yùn)用較為復(fù)雜，但如運(yùn)籌得當(dāng)，卻又可能擺脫材料由文書(shū)部門經(jīng)檔案室到檔案館這種常規(guī)流程所造成的限制，而把整理工作程序組織得更為科學(xué)。
4 積存檔案以及零散文件的整理措施
最近幾年以來(lái)，我省水文水資源局在檔案管理的過(guò)程中存在很多問(wèn)題，尤其是積存文件和零散文件的管理，給檔案的管理和搜查造成了極大的困難。在檔案管理過(guò)程中，常常會(huì)由于檔案管理方法以及管理措施過(guò)于落后導(dǎo)致管理效率水平低下，造成管理不規(guī)范。這就要求我們必須不斷的更新改進(jìn)檔案管理方法和措施，提高檔案管理的效率。所以，目前在水文水資源局的檔案整理過(guò)程中需要通過(guò)采用現(xiàn)代化信息技術(shù)來(lái)提高檔案整理的效率，確保檔案管理工作的順利進(jìn)行。
4.1 通過(guò)制定統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)，采用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行分類整理
在人工立卷的過(guò)程中，工作人員都是按照自己對(duì)文件的理解進(jìn)行分類，雖然分類標(biāo)準(zhǔn)都能夠統(tǒng)一，但是每一個(gè)人對(duì)文件的理解和判斷都不盡相同，在分類的過(guò)程中也存在一定的不一致現(xiàn)象，難免會(huì)發(fā)生分類不準(zhǔn)確的問(wèn)題，這就直接影響到了檔案的整理質(zhì)量，在日后對(duì)檔案進(jìn)行搜索和利用時(shí)會(huì)產(chǎn)生很多不便。另外傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案整理工作過(guò)于繁瑣，需要大量的勞動(dòng)力，耗費(fèi)過(guò)長(zhǎng)的勞動(dòng)時(shí)間。因此通過(guò)使用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行積存檔案和零散文件的整理，能夠獲得更佳的效果，不需要再對(duì)案卷的標(biāo)題進(jìn)行擬定，可以有效的降低勞動(dòng)強(qiáng)度，縮短勞動(dòng)時(shí)間，并且在利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索時(shí)更加方便快捷，極大程度的減少了檔案整理過(guò)程中由于人為因素而造成的不良影響，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)檔案整理的優(yōu)勢(shì)，有效提高積存檔案和零散文件組織整理工作的效率。
4.2 提高積存檔案和零散文件管理人員的素質(zhì)水平
檔案整理組織工作的質(zhì)量會(huì)直接受到檔案管理人員業(yè)務(wù)水平高低的影響，為了提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，讓其能夠更好的適應(yīng)檔案組織整理工作的需要，應(yīng)該盡可能的調(diào)動(dòng)工作人員的工作積極性，增強(qiáng)他們的工作責(zé)任心。由于積存檔案特別是零散文件不管是從種類上還是從載體上來(lái)說(shuō)，都具有多樣化的特點(diǎn)，所以還需要及時(shí)更新管理方法，這就對(duì)檔案管理人員提出了更多的要求。而過(guò)去所采用的方法已經(jīng)無(wú)法再繼續(xù)適應(yīng)現(xiàn)階段的發(fā)展形式，因此還需要盡快做好檔案管理人員的教育培訓(xùn)工作，幫助其盡快掌握管理新技術(shù)。
5 結(jié)語(yǔ)
一、研究背景
鄭州為河南省會(huì)、五朝古都、中國(guó)古都之一、中國(guó)歷史文化名城及世界歷史都市聯(lián)盟成員城市，是華夏文明和中華民族的主要發(fā)源地，是擁有3600多年建都史的國(guó)家歷史文化名城。
改革開(kāi)放以來(lái)，鄭州經(jīng)歷了前所未有的變化和發(fā)展。近年來(lái)，全球化的經(jīng)濟(jì)發(fā)展和城市社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的快速提高，給鄭州帶來(lái)了機(jī)遇，也帶來(lái)了挑戰(zhàn)。鄭州市城市空間發(fā)展發(fā)生了巨大的變化，特別是2002年開(kāi)始實(shí)施建設(shè)的鄭東新區(qū)，奏響了鄭州城市框架大發(fā)展的序幕，鄭州城市空間格局發(fā)生了百年來(lái)的大突變。
二、近現(xiàn)代鄭州城市發(fā)展演變過(guò)程
1.解放前的鄭州（1909-1949）
1910年，京漢鐵路與洛汴鐵路（隴海鐵路前身）在鄭州城區(qū)外西南角交叉，并設(shè)立火車站。從此，鄭州鐵路交通樞紐地位確立。隨后，小小的鄭州依靠商業(yè)漸趨繁榮，1927年鄭州設(shè)市， 1928年，鄭州城區(qū)規(guī)劃面積已達(dá)到10個(gè)平方公里，規(guī)劃人口25萬(wàn)，遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出歷史上的古城（0.65平方公里）的大小，鄭州也成為河南僅有的兩個(gè)省轄市之一（另一個(gè)為當(dāng)時(shí)的河南省會(huì)開(kāi)封）。從1930年代到40年代末，實(shí)際上整個(gè)鄭州的建設(shè)多處于一個(gè)相對(duì)停滯的時(shí)段。此階段鐵路建設(shè)對(duì)于鄭州城市空間產(chǎn)生了深刻變化，形成了雙“V”字型結(jié)構(gòu)，東北、西南區(qū)域地勢(shì)開(kāi)闊，西北、東南區(qū)域面積狹長(zhǎng)。古城區(qū)位于車站東側(cè)，在鐵路建成舊城區(qū)長(zhǎng)期發(fā)展緩慢，城區(qū)較小，鐵路建成后古城區(qū)與鐵路間的用地開(kāi)始迅速發(fā)展，此后城市建成區(qū)主要集中沿鐵路方向的東側(cè)延伸發(fā)展，形成了鐵路與古城區(qū)之間的現(xiàn)今老城區(qū)地域。
2.解放后的鄭州（1949-1978）
1949，鄭州人對(duì)于鄭州的建設(shè)，投入了更多的熱情， 1953年鄭州被確定為重點(diǎn)建設(shè)城市之一，鄭州開(kāi)始快速發(fā)展。1954年省會(huì)由開(kāi)封遷至鄭州后，鄭州成為全省政治、經(jīng)濟(jì)、文化和教育中心。鄭州形成了“一心兩片、鐵路分割”的城市空間格局，即以火車站及二七廣場(chǎng)為中心，鐵路東為行政片區(qū)，鐵路西為國(guó)棉輕紡工業(yè)生產(chǎn)區(qū)的格局。
在1955年10月，在哈雄文和慕欣工作的基礎(chǔ)上，經(jīng)過(guò)蘇聯(lián)專家巴拉金以及其他規(guī)劃專家的進(jìn)一步修改、完善，鄭州規(guī)劃上報(bào)國(guó)家建設(shè)委員會(huì)和城市建設(shè)總局。這是鄭州市第一個(gè)上報(bào)國(guó)家并得到批準(zhǔn)的城市發(fā)展總體規(guī)劃。
按照1954年編制的鄭州城市總體規(guī)劃，工業(yè)項(xiàng)目主要沿京廣鐵路和隴海鐵路一側(cè)布置，職工居住用地與工廠帶狀平行布局，構(gòu)成了鄭州市工業(yè)區(qū)沿鐵路線一側(cè)帶狀布置的基本格局。同時(shí)，基于交通樞紐地位的重要性，國(guó)家在鄭州設(shè)立鄭州鐵路局和全國(guó)最大的鐵路編組站，數(shù)萬(wàn)鐵路職工進(jìn)駐鄭州，其生活區(qū)主要集中于京廣鐵路西側(cè)、隴海鐵路兩側(cè)，鄭州城市規(guī)模進(jìn)一步擴(kuò)大?？傮w來(lái)看，由于這一時(shí)期鄭州城市功能與性質(zhì)的定位，城市空間主要以京廣鐵路為界，隴海鐵路為軸，東西雙向擴(kuò)展。西區(qū)為工業(yè)區(qū)及倉(cāng)儲(chǔ)區(qū)，成片狀沿隴海鐵路布置，東區(qū)為行政文化區(qū)，由省委、省政府所屬機(jī)關(guān)及大中專院校、科研機(jī)構(gòu)構(gòu)成。
3.改革開(kāi)放后至二十世紀(jì)末的鄭州（1978-1999）
在20世紀(jì)80年代末，以商貿(mào)業(yè)為主體的第三產(chǎn)業(yè)迅猛發(fā)展，鄭州形成以二七廣場(chǎng)為中心的商業(yè)聚集區(qū)。整個(gè)市區(qū)道路以此為中心，向四面延伸，成為城市空間擴(kuò)展的先導(dǎo)，居住用地成為城市擴(kuò)張過(guò)程中最活躍的因素，并沿城市東北和西南兩個(gè)方向蔓延，但由于鐵路北編組站及兩大鐵路線的阻隔而形成的雙“V”字型城市結(jié)構(gòu)的形成與加劇，西北與東南方向內(nèi)區(qū)域發(fā)展滯后于其他地區(qū)，成為了城市發(fā)展的“真空地帶”。
1980年以后城市化地域外向擴(kuò)展顯著。隨著城市的發(fā)展，城市的生產(chǎn)、生活和服務(wù)功能進(jìn)一步加強(qiáng)。工業(yè)用地沿原工業(yè)區(qū)擴(kuò)展。城市用地結(jié)構(gòu)也相應(yīng)發(fā)生了變化。服務(wù)功能在城市各項(xiàng)功能中的地位上升，居住用地和科研用地向城市東、東北和西南方向均有較大規(guī)模的擴(kuò)張，城市用地沿原建成區(qū)邊緣向外擴(kuò)展，尤以生活居住用地向東北、西南方向的擴(kuò)展最為顯著。城市形態(tài)近似團(tuán)塊狀，向外擴(kuò)展勢(shì)頭迅猛，城鄉(xiāng)之間用地矛盾激化。這期間的特點(diǎn)：第一，交通線路的延伸成為城市化地域擴(kuò)張的先導(dǎo)。第二，居住用地向城市東北和西南方向蔓延，城市發(fā)展軸間用地被填滿并凸出。
1990年以后，學(xué)術(shù)、科研機(jī)構(gòu)用地最先向外擴(kuò)展。大量學(xué)術(shù)、科研機(jī)構(gòu)在距離建成區(qū)較遠(yuǎn)的郊區(qū)建成，這些機(jī)構(gòu)占地面積較大，主要沿交通線分布，充當(dāng)了城市化地域擴(kuò)展進(jìn)程的先鋒。對(duì)于城市內(nèi)部地域結(jié)構(gòu)的演化，也促進(jìn)了城市化地域的擴(kuò)張。在市場(chǎng)機(jī)制調(diào)控下，城市地域結(jié)構(gòu)日趨合理，各種功能用地按其付租能力高低重新分布，以二七塔為核心形成了中心商業(yè)區(qū)，原來(lái)位于市區(qū)中心的工廠、企業(yè)出現(xiàn)外遷傾向，紛紛從建成區(qū)內(nèi)部向郊區(qū)遷移。
可以說(shuō)，從1954年規(guī)劃確定了整個(gè)城市空間布局的基本格局之后，城市空間的發(fā)展一直在此格局之上向外擴(kuò)張，出現(xiàn)“攤大餅”蔓延式發(fā)展態(tài)勢(shì)，而整體的空間形式并無(wú)大的轉(zhuǎn)變。也就是說(shuō)，鄭州城市空間在近百年的城市發(fā)展歷史時(shí)期內(nèi)在空間結(jié)構(gòu)還屬于單中心結(jié)構(gòu)。
4.二十一世紀(jì)的鄭州
2000年之后的鄭州，經(jīng)歷了城市發(fā)展史有史以來(lái)的最大的擴(kuò)展與更新。
2001年8月，鄭州面向海內(nèi)外對(duì)鄭東新區(qū)規(guī)劃進(jìn)行國(guó)際征集。經(jīng)過(guò)國(guó)內(nèi)外專家組成的評(píng)審組的反復(fù)評(píng)審，日本黑川紀(jì)章方案脫穎而出。黑川方案拓展了鄭州“V”字型產(chǎn)業(yè)帶的東向延伸，把機(jī)場(chǎng)的這一塊設(shè)計(jì)了一個(gè)環(huán)形的路網(wǎng)，叫環(huán)形城市，采取了一個(gè)周邊誰(shuí)都不連的一種姿態(tài)，這種姿態(tài)有一直最大的好處，就是要克服地塊的邊緣性。經(jīng)過(guò)多次調(diào)整之后的鄭東新區(qū)規(guī)劃，范圍西起原107國(guó)道，東至京珠高速公路，北起連霍高速公路，南至機(jī)場(chǎng)快速路，總面積達(dá)到150平方公里，比當(dāng)時(shí)鄭州市已建成市區(qū)的規(guī)模（建成區(qū)面積132平方公里）還要大。2002年12月，在世界建筑師聯(lián)盟年會(huì)上，鄭東新區(qū)概念規(guī)劃榮獲中國(guó)首個(gè)“城市規(guī)劃設(shè)計(jì)杰出獎(jiǎng)”。
2012年11月，國(guó)務(wù)院正式批復(fù)中原經(jīng)濟(jì)區(qū)規(guī)劃，全力打造大鄭州都市區(qū)將是整個(gè)中原經(jīng)濟(jì)區(qū)的核心增長(zhǎng)極。鄭州未來(lái)也將會(huì)與東南西北四個(gè)緊鄰的都市外邊緣區(qū)域共同構(gòu)筑出一個(gè)大鄭州。中原經(jīng)濟(jì)區(qū)鄭州都市區(qū)建設(shè)綱要(草案)提出大鄭州未來(lái)的總體布局設(shè)想：“兩核六城十組團(tuán)”(見(jiàn)圖2)
兩核: 鄭州新區(qū)與中心城區(qū)
六城：
航空城――亞洲最大的智能手機(jī)生產(chǎn)基地，到2020年，建成區(qū)面積達(dá)到67平方公里，人口100萬(wàn)左右。
新鄭新城――尋根問(wèn)祖的文化名城，到2020年，新鄭新城建成區(qū)面積達(dá)到48平方公里，人口達(dá)到40萬(wàn)人。
中牟新城――中部一流現(xiàn)代服務(wù)業(yè)新城，到2020年，中牟新城建成區(qū)面積達(dá)到66平方公里，人口達(dá)到60萬(wàn)人。
鞏義新城――都市區(qū)宜居工業(yè)城，2020年，建成區(qū)面積達(dá)到42平方公里，人口達(dá)到38萬(wàn)人。
新密（曲梁）新城――曲梁要建宜居服裝城，2020年，建成區(qū)面積達(dá)到60平方公里，人口達(dá)到55萬(wàn)人。
登封新城――禪武之城、影視之城，到2020年，登封新城建成區(qū)面積達(dá)到56平方公里，人口達(dá)到40萬(wàn)人。
十組團(tuán)
宜居教育城、宜居健康城、宜居職教城、新商城、中原宜居商貿(mào)城、金水科教新城、惠濟(jì)高端服務(wù)業(yè)新城、二七生態(tài)文化新城、先進(jìn)制造業(yè)新城、高新城。
到2020年，鄭州建成區(qū)面積達(dá)到1000平方公里以上，其中主城區(qū)建成區(qū)面積800平方公里左右；城鎮(zhèn)化率達(dá)到80%。
由此，通過(guò)鄭州中心城區(qū)兩核六城十組團(tuán)的強(qiáng)化，并通過(guò)與功能區(qū)的確立，未來(lái)大鄭州都市區(qū)的有機(jī)多組團(tuán)模式將會(huì)基本形成。
三、結(jié)語(yǔ)
隨著鄭州的城市化進(jìn)程快速推進(jìn)，并且展現(xiàn)出前所未有的發(fā)展速度和變化。同時(shí)，隨著城市化逐步走向高級(jí)階段，代表城市化方向和趨勢(shì)的都市化也從世界走向中國(guó)，城市設(shè)計(jì)的發(fā)展也由單個(gè)城市之間的獨(dú)立發(fā)展走向以中心城市為核心與周邊組團(tuán)共同構(gòu)成的有機(jī)多組團(tuán)模式都市區(qū)的發(fā)展軌跡，有機(jī)多組團(tuán)模式都市區(qū)作為一種新的城市空間形態(tài)，即將登上了時(shí)代的舞臺(tái)，這種城市設(shè)計(jì)更加強(qiáng)調(diào)以大城市為單位、大尺度的核心聚集，形成多核心、多組團(tuán)的聚集體系，整個(gè)結(jié)構(gòu)向扁平化、網(wǎng)絡(luò)化和高級(jí)化方向演變（見(jiàn)圖3）。
參考文獻(xiàn)
對(duì)于民政局檔案的管理是當(dāng)前民政局日常管理的重要內(nèi)容，并且檔案管理的水平直接影響著民政局整體的管理。在現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)一步深入改革的狀態(tài)下，民政局也進(jìn)一步落實(shí)管理工作，逐漸改善服務(wù)水平，強(qiáng)化民政局內(nèi)部管理。從檔案管理開(kāi)始逐漸入手對(duì)民政局的管理，在當(dāng)今社會(huì)，已經(jīng)取得了一定的進(jìn)展。但是其中存在的諸多問(wèn)題逐漸影響了檔案管理工作。因此必須要重視存在的問(wèn)題，進(jìn)一步優(yōu)化管理。
一、現(xiàn)階段民政局檔案管理中存在的問(wèn)題
（一）對(duì)于檔案管理的重視程度不夠。當(dāng)今社會(huì)中，人們對(duì)于檔案管理的認(rèn)知程度不足，普遍認(rèn)為檔案管理工作只限于在幕后進(jìn)行，很少能夠辦到臺(tái)面上來(lái)。所以針對(duì)于檔案管理工作很難在一定的時(shí)間內(nèi)得到大家的關(guān)注，更不能取得優(yōu)秀的業(yè)績(jī)。因此，大多數(shù)人對(duì)于檔案管理的認(rèn)識(shí)程度不夠，進(jìn)而使得許多人數(shù)管理只是進(jìn)行表面上的工作，對(duì)于實(shí)質(zhì)上并沒(méi)有深層的研究以及管理，認(rèn)為檔案工作不能作為中心化的管理工作，不能夠?yàn)榻M織發(fā)展提供相應(yīng)的效益，因此對(duì)于檔案管理工作多數(shù)是應(yīng)付。與此同時(shí)，社會(huì)經(jīng)濟(jì)在進(jìn)一步的發(fā)展使得人才不斷的流失，越來(lái)越多的人開(kāi)始追求自我價(jià)值的有效實(shí)現(xiàn)，進(jìn)而缺少較強(qiáng)的意識(shí)進(jìn)行人事檔案的管理，一些偏激的人們甚至認(rèn)為檔案管理是阻擋社會(huì)發(fā)展的障礙，使得許多的組織都產(chǎn)生了人才流失、檔案保留的現(xiàn)象。
（二）檔案管理不起作用?，F(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展正在不斷的轉(zhuǎn)型中，社會(huì)環(huán)境的進(jìn)一步變化逐漸推動(dòng)了社會(huì)檔案管理的改進(jìn)。尤其是在某一階段，人才資源開(kāi)始向市場(chǎng)化發(fā)展，導(dǎo)致人才流動(dòng)嚴(yán)重。所以，在社會(huì)上越來(lái)越少的人能夠重視檔案的管理作用，越來(lái)越多的人開(kāi)始模糊的定義關(guān)于認(rèn)識(shí)檔案基本內(nèi)容的管理、固定功能的管理以及規(guī)范性管理等。長(zhǎng)期以來(lái)，越來(lái)越多的人因檔案的繁瑣性開(kāi)始放棄對(duì)于檔案的管理，使得在民政局的檔案管理中出現(xiàn)了較多的“死檔案”。在民政局的管理中，沒(méi)有充分發(fā)揮檔案管理的作用，并且沒(méi)有有效的強(qiáng)化檔案管理的實(shí)際水平，進(jìn)而使得社會(huì)上出現(xiàn)了越來(lái)越多人才聘用與檔案分離的現(xiàn)象。
（三）檔案利用效率不高。民政工作內(nèi)容面廣量多，決定了民政部門形成的檔案內(nèi)容不僅種類繁多，專業(yè)性強(qiáng)，而且很多檔案要具備服務(wù)社會(huì)的功能，為廣大民政對(duì)象服務(wù)。但是從基層檔案管理現(xiàn)狀看，很多民政部門檔案存在著缺、漏現(xiàn)象，管理不完善。總的看來(lái)，民政檔案在收養(yǎng)、優(yōu)待撫恤、復(fù)退軍人接收安置、婚姻登記、續(xù)寫(xiě)民政志等方面的利用仍有欠缺，略顯單薄。
二、優(yōu)化民政局檔案管理工作的有效措施
（一）提高對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)化思想觀念。轉(zhuǎn)變?nèi)藗儗?duì)于檔案管理工作的思想觀念是當(dāng)前社會(huì)提高人們對(duì)其重視的重要性措施。以單位領(lǐng)導(dǎo)為首，進(jìn)一步強(qiáng)化人們對(duì)于檔案管理的重視，并且能夠深入到民政局管理活動(dòng)的日常當(dāng)中。為了采取相應(yīng)的措施對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查，需要設(shè)立專門管理的負(fù)責(zé)人，民政局的領(lǐng)導(dǎo)層可以設(shè)立專門的檔案領(lǐng)導(dǎo)小組部門進(jìn)行管理，并且與此同時(shí)，為了有效的實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的基礎(chǔ)性工作，需要進(jìn)一步的改進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)于檔案管理的思想，進(jìn)而帶動(dòng)全體員工進(jìn)一步認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的必要性。要進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理人員自身的市場(chǎng)意識(shí)以及服務(wù)性意識(shí)，使得檔案管理能夠順應(yīng)市場(chǎng)化的發(fā)展，并且立足于民政局的實(shí)際情況，進(jìn)而使得檔案管理工作成為服務(wù)性工作，逐漸將人事檔案的管理工作進(jìn)一步規(guī)范化。
（二）有效的增強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。現(xiàn)階段，為了進(jìn)一步強(qiáng)化人事檔案的管理工作，當(dāng)務(wù)之急需要一支高強(qiáng)素質(zhì)的管理人才型的建設(shè)性隊(duì)伍。由于人事檔案的管理工作本身就具有一定的業(yè)務(wù)性以及政策性，所以管理人員在進(jìn)行工作的管理過(guò)程中需要將服務(wù)與保密相結(jié)合。這樣一來(lái)，對(duì)于檔案的管理人才的綜合素質(zhì)要求就相對(duì)較高。在這樣的背景下，民政局較為關(guān)鍵的工作就是要培養(yǎng)具有人事檔案管理能力的專業(yè)性人才。針對(duì)于人才的擇取要遵循以下幾點(diǎn)原則：擁有先進(jìn)的思想、較為端正的工作作風(fēng)以及兢兢業(yè)業(yè)的工作精神。并且要著重于工作人員的自身建設(shè)，對(duì)于人才的業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)要全方面進(jìn)行，不能受到一個(gè)層次的限制，需要考慮到多重角度，采用不同方式進(jìn)行培訓(xùn)。
（三）完善檔案管理的硬件設(shè)備建設(shè)。檔案管理的硬件設(shè)施在檔案管理中同樣具有較為關(guān)鍵的作用。對(duì)于硬件設(shè)施的建設(shè)需要綜合考慮到相關(guān)設(shè)備之間防水問(wèn)題、防火問(wèn)題、防盜問(wèn)題等，想要更好的促進(jìn)檔案管理的建設(shè)，就要進(jìn)一步的強(qiáng)化人事管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，逐漸改進(jìn)人事管理手段較為落后的問(wèn)題，并且能夠有效的通過(guò)現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)設(shè)備等，促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的有效提高。
（四）重視檔案的利用，完善服務(wù)功能。檔案工作的最終目的為相關(guān)人員和部門提供服務(wù)和信息。因此，民政部門要從群眾關(guān)心關(guān)注的的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題出發(fā)，做好檔案編研工作，比如婚姻登記管理、城鄉(xiāng)居民最低生活保障、行政區(qū)劃調(diào)整、地名數(shù)據(jù)、優(yōu)待撫恤等方面的原始檔案資料的管理，加快檔案信息開(kāi)發(fā)利用的步伐，使民生檔案的利用走向深入。
三、結(jié)語(yǔ)
綜上所述，民政局檔案管理的重要性在當(dāng)今社會(huì)的建設(shè)中具有十分重要的體現(xiàn)，如果沒(méi)有一定的檔案基礎(chǔ)，民政局的整體業(yè)務(wù)就會(huì)受到相應(yīng)的影響。所以，進(jìn)一步強(qiáng)化民政局檔案建設(shè)管理是當(dāng)今社會(huì)的必然選擇，尤其是在現(xiàn)代信息技術(shù)不斷進(jìn)步與發(fā)展的大背景下。要逐漸解決目前民政局檔案管理中的問(wèn)題，進(jìn)一步推動(dòng)民政局檔案的管理。
參考文獻(xiàn)：
[1]李淑華.新時(shí)期民政局如何更好地開(kāi)展檔案管理工作[J].才智，2013，（24）.
在新的歷史時(shí)期，我國(guó)高校思想政治教育所應(yīng)具的創(chuàng)新對(duì)策和途徑主要有：一是要選準(zhǔn)思想政治教育的切入點(diǎn)；二是要抓住熱點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題；三是要區(qū)分不同層次，切合實(shí)際進(jìn)行教育引導(dǎo)；四是要充分運(yùn)用有效載體檔案，營(yíng)造思想教育的社會(huì)氛圍。此外，還必須改進(jìn)方式方法，既要強(qiáng)化整體部署，推進(jìn)思想政治教育的系統(tǒng)化，也要擴(kuò)大社會(huì)覆蓋面、推進(jìn)思想政治教育的網(wǎng)絡(luò)化，還要推進(jìn)思想政治教育手段和方式的現(xiàn)代化，更要增強(qiáng)思想政治教育的折服力。其中，為大學(xué)生建立個(gè)人信用檔案和心理健康狀況檔案，即是時(shí)下非?，F(xiàn)實(shí)及有效的與大學(xué)生思想政治教育相匹配的新興的高效力載體檔案。
信用檔案
信用檔案在我國(guó)是一種新事物，是社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的客觀需要，也是社會(huì)發(fā)展到一定階段，社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的必然產(chǎn)物。在我國(guó)長(zhǎng)期以來(lái)沒(méi)有受到應(yīng)有的重視，個(gè)人信用信息征集和管理嚴(yán)重滯后，與社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展不相適應(yīng)。隨著個(gè)人的發(fā)展及其消費(fèi)的增長(zhǎng)，個(gè)人信用問(wèn)題也成為一個(gè)急需解決的問(wèn)題。在發(fā)達(dá)國(guó)家，講究信用蔚然成風(fēng)，信用就是財(cái)富，信用就是生命，信用作為商品滲透到了社會(huì)經(jīng)濟(jì)等生活的方方面面。現(xiàn)階段我國(guó)處于向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的轉(zhuǎn)軌時(shí)期，適用市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的信用檔案及信用檔案網(wǎng)絡(luò)體系，正在我國(guó)開(kāi)始形成，這一網(wǎng)絡(luò)的形成將對(duì)信用風(fēng)氣的培育起到關(guān)鍵性作用，而且對(duì)于構(gòu)建與大學(xué)生思想政治教育相匹配、和諧的個(gè)人信用檔案（電子檔案）起到重要的支撐作用。
所謂個(gè)人信用檔案是指由公共部門保存的，反映某一特定公民的基本情況、財(cái)產(chǎn)情況和信用程度情況的原始記錄，是個(gè)人信息中最重要的信息之一，是對(duì)個(gè)人身份加以判斷的重要依據(jù)。它由三方面構(gòu)成:個(gè)人的身份證明及社會(huì)檔案（主要在品行方面即反映本人基本情況的材料）、個(gè)人的收入及財(cái)產(chǎn)情況、個(gè)人的信用記載情況（即自身信用行為管理的原始記錄）。其中，個(gè)人的信用記載是個(gè)人信用檔案的核心部分，表明了其信用度狀況。
據(jù)有關(guān)資料顯示，美國(guó)自20世紀(jì)40年代就開(kāi)始建立個(gè)人信用系統(tǒng)。依托高度發(fā)達(dá)的電子網(wǎng)絡(luò)，美國(guó)的個(gè)人信用系統(tǒng)十分完備，大學(xué)生畢業(yè)后，銀行均可通過(guò)遍布全國(guó)的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)及時(shí)掌握他的行蹤和收入，從而有效控制風(fēng)險(xiǎn)。所以，盡管美國(guó)大學(xué)生貸款率達(dá)70%，不良還貸率卻很低。我國(guó)首個(gè)助學(xué)貸款商業(yè)運(yùn)作模式在重慶工商大學(xué)正式展開(kāi)，在這個(gè)模式中有一個(gè)關(guān)鍵詞，就是大學(xué)生個(gè)人信用檔案，取得了良好的效果。大學(xué)生個(gè)人信用檔案的建立，表面是由助學(xué)貸款引發(fā)，但實(shí)際上是意圖在更大的范圍內(nèi)對(duì)更多的同學(xué)都在信用這個(gè)問(wèn)題上引起足夠重視。
個(gè)人信用檔案涉及面寬泛，只要與信用主體的道德品行、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)有關(guān)的記錄都包括在內(nèi)。個(gè)人信用檔案的建立與推廣，除了關(guān)涉誠(chéng)信教育，還有另外的警戒作用。大學(xué)生個(gè)人信用檔案的建立是無(wú)形的眼睛，能夠于更長(zhǎng)時(shí)間在更大的時(shí)空范圍內(nèi)善意地盯視著同學(xué)們的誠(chéng)信軌跡。有一天我們每個(gè)大學(xué)生都建立起自己的信用檔案而不是憑借拍胸脯說(shuō)自己信用好、說(shuō)話算數(shù)，屆時(shí)關(guān)乎大學(xué)生的信用證明就不再艱難繁復(fù)了，而是直截了當(dāng)?shù)厝斡蓚€(gè)人信用檔案說(shuō)話。進(jìn)一步講，在我國(guó)，應(yīng)該在厲行誠(chéng)信教育的同時(shí)，通過(guò)全社會(huì)的努力，加大失信的成本和違約的成本。也就是說(shuō)，個(gè)人信用檔案必須和失信行為的制裁機(jī)制相聯(lián)系，如果對(duì)失信者不能有效的懲罰，就不能有效地改善社會(huì)信用狀況，那么個(gè)人信用檔案就會(huì)形同虛設(shè)，毫無(wú)意義。因?yàn)樾庞脝?wèn)題不僅是道德感召能解決的，還必須有具體管理制度來(lái)約束。當(dāng)然，由于我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制還很不完善，因此，個(gè)人信用檔案的建設(shè)與完善必然要經(jīng)歷一個(gè)漸進(jìn)的過(guò)程。
心理檔案
隨著我國(guó)社會(huì)生活的現(xiàn)代化進(jìn)程及建立社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制帶來(lái)的深刻社會(huì)變革，人們的經(jīng)濟(jì)生活、價(jià)值觀念、思維方式、人際關(guān)系等都發(fā)生了很大變化。特別是關(guān)涉大學(xué)生切身利益的各項(xiàng)改革的逐步深入，大學(xué)生面臨的社會(huì)環(huán)境、家庭環(huán)境和學(xué)校環(huán)境日益復(fù)雜多樣，來(lái)自學(xué)習(xí)、經(jīng)濟(jì)、就業(yè)、情感等方面心理壓力普遍增大。人才競(jìng)爭(zhēng)的日趨激烈，使得影響學(xué)生心理健康的因素不斷增加，由此引發(fā)的心理問(wèn)題也有逐年上升的趨勢(shì)，給高校思想政治教育帶來(lái)了挑戰(zhàn)。
正確認(rèn)識(shí)和分析大學(xué)生的心理狀況，加強(qiáng)大學(xué)生心理健康教育，指導(dǎo)他們保持身心健康，預(yù)防各種心理疾病和精神疾病是時(shí)展的必然要求。大學(xué)生心理困惑原因既有社會(huì)因素、家庭因素、學(xué)校因素，也有自身因素。其中，實(shí)行心理健康檔案制管理是有效地實(shí)施大學(xué)生心理健康教育的途徑之一。
