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中圖分類號(hào):F2
文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A
文章編號(hào):1672-3198(2010)07-0057-01
1 房產(chǎn)檔案工作的特點(diǎn)
(1)法律性。房產(chǎn)檔案是除房產(chǎn)權(quán)屬證書外法律認(rèn)可的,是確認(rèn)房產(chǎn)權(quán)利歸屬,鑒證房產(chǎn)權(quán)屬處置的唯一有效證明。
(2)區(qū)域壟斷性。房產(chǎn)管理部門都是本地房產(chǎn)唯一管理部門,處于對(duì)本地區(qū)房產(chǎn)檔案的獨(dú)占和壟斷地位。
(3)社會(huì)性。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,社會(huì)經(jīng)濟(jì)生活將全面走向信息化。房產(chǎn)檔案作為一種真實(shí)的記錄,客觀地反映了房地產(chǎn)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的真象,記錄了一個(gè)個(gè)房地產(chǎn)項(xiàng)目建設(shè)的過程。
(4)動(dòng)態(tài)性。房產(chǎn)檔案形成后,房產(chǎn)權(quán)屬和房產(chǎn)情況并不是固定不變的,隨著產(chǎn)權(quán)人的變化、房屋的損壞倒塌,城市的建設(shè)發(fā)展,房地產(chǎn)市場的活躍,房屋的買賣、交換、繼承、贈(zèng)與、析產(chǎn)等權(quán)屬轉(zhuǎn)移不斷發(fā)生,房產(chǎn)權(quán)屬處于不斷轉(zhuǎn)移和變更之中,這樣房產(chǎn)權(quán)屬衍生的房產(chǎn)檔案也不斷隨之而變化。
(5)服務(wù)多元化。房產(chǎn)檔案的服務(wù)不單純是某一項(xiàng)的服務(wù),而應(yīng)該是所有信息的全部批露,是一種全方位、多元化的服務(wù)模式。房產(chǎn)檔案網(wǎng)站作為一種紐帶和橋梁,是實(shí)現(xiàn)這一多元化服務(wù)的有效手段。我們應(yīng)充分利用這一點(diǎn),為利用者提供一個(gè)交流平臺(tái)。
2 加強(qiáng)房產(chǎn)檔案的管理
2.1 加強(qiáng)房產(chǎn)檔案的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作
(1)做好房產(chǎn)檔案的收集工作。收集工作是確保檔案完整齊全的關(guān)鍵。房產(chǎn)檔案來源分散,渠道多元,要求房產(chǎn)檔案管理部門必須及時(shí)廣泛地收集房產(chǎn)文件材料。
(2)做好房產(chǎn)檔案的整理工作。房產(chǎn)檔案的整理工作就是將收集來的房產(chǎn)材料進(jìn)一步條理化、系統(tǒng)化,進(jìn)行基本的分類、歸檔形成有序體系的過程。首先,房產(chǎn)檔案管理部門必須對(duì)所收集的檔案資料進(jìn)行篩選整理,嚴(yán)格把關(guān),并對(duì)重要的材料進(jìn)行正確的保護(hù)管理。其次,必須嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)則,對(duì)所收集的檔案材料科學(xué)分類,合理排列,整齊裝訂。另外,為了使房屋狀況在房產(chǎn)檔案中更真實(shí)、更直觀地表現(xiàn)出來,房產(chǎn)檔案中最好附有房產(chǎn)照片,與原房產(chǎn)材料一并保存。
(3)做好房產(chǎn)檔案的編目工作。編目工作是房產(chǎn)檔案科學(xué)管理的重要步驟。編目是否科學(xué),直接關(guān)系到房產(chǎn)檔案的科學(xué)管理和開發(fā)利用。為了適應(yīng)房產(chǎn)檔案動(dòng)態(tài)管理的需要,應(yīng)解決檔案管理動(dòng)而不亂的問題。
2.2 加快房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程
(1)提高對(duì)房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)。以計(jì)算機(jī)及檔案管理軟件等管理應(yīng)用為主,利用計(jì)算機(jī)、縮微機(jī)、掃描儀等對(duì)檔案進(jìn)行檢索、存儲(chǔ)和管理,是檔案管理手段發(fā)展的必然趨勢。房產(chǎn)檔案作為社會(huì)信息業(yè)的組成部分必須朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展,否則就不能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的要求。運(yùn)用現(xiàn)代信息處理技術(shù)管理房產(chǎn)檔案,必將極大地提高房產(chǎn)檔案資源的開發(fā)能力和利用效率,使房產(chǎn)檔案管理的各個(gè)方面發(fā)生深刻變化,促進(jìn)房產(chǎn)檔案管理整體水平提高。
(2)推進(jìn)房產(chǎn)檔案數(shù)字化進(jìn)程。實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案數(shù)字化是房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和前提。完善的數(shù)字房產(chǎn)檔案可充分利用計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的檢索功能,將房屋坐落、產(chǎn)權(quán)人姓名、房屋面積等房屋產(chǎn)權(quán)管理中的每一要素都作為檢索點(diǎn),編制各種檢索工具,形成計(jì)算案機(jī)檢索與手工檢索互補(bǔ)的檔案信息檢索體系,從而提供高效、便捷的查詢服務(wù)。
(3)完善房產(chǎn)檔案信息歸集系統(tǒng)。為了全面、準(zhǔn)確地收集信息,一方面要將房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)與房產(chǎn)交易系統(tǒng)有機(jī)地結(jié)合,將房產(chǎn)交易過程中產(chǎn)生的房屋產(chǎn)權(quán)信息自動(dòng)歸入房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng),形成文本信息;另一方面要利用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等先進(jìn)設(shè)備將有關(guān)資料以圖像信息方式歸入房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)。原始檔案數(shù)據(jù)進(jìn)入計(jì)算機(jī)后,再利用計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的分類、組合、檢索等功能建立起完整準(zhǔn)確的房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫。由于房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)頻繁異動(dòng)的特點(diǎn),房產(chǎn)檔案的更新速度很快,因此在檔案數(shù)據(jù)庫的更新、維護(hù)上要實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)控制,保證房產(chǎn)檔案信息與房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)狀況的同步變動(dòng)。 (4)建立房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)。
2.3 強(qiáng)化房產(chǎn)檔案的開發(fā)利用工作
(1)樹立為大眾服務(wù)的思想。所謂大眾不僅包括房產(chǎn)管理內(nèi)部機(jī)構(gòu)和有關(guān)政府部門的利用者,同時(shí)也包括需要了解房產(chǎn)檔案信息的所有人群。要建立檔案用戶信息資料,對(duì)一些重要的單位和個(gè)人定期收集,建立廣泛的房產(chǎn)檔案信息利用服務(wù)網(wǎng)絡(luò),隨時(shí)掌握房產(chǎn)檔案利用者的動(dòng)態(tài)。
(2)積極開發(fā)房產(chǎn)檔案信息內(nèi)容。檔案信息的真實(shí)性和服務(wù)內(nèi)容的有效性是提高房產(chǎn)檔案利用質(zhì)量的核心。開發(fā)房產(chǎn)檔案信息,其主要任務(wù)是尋找和獲得較為集中或有特定價(jià)值的房產(chǎn)檔案信息。具體來講,就是在遵循檔案信息收集基本準(zhǔn)則的前提下,針對(duì)社會(huì)的發(fā)展趨勢和利用者的需求特點(diǎn),鑒別、篩選、加工整序、編纂成用戶需要的房產(chǎn)檔案信息資料,以滿足利用者更深層次的需求。
(3)創(chuàng)新房產(chǎn)檔案利用服務(wù)方式。房產(chǎn)檔案利用程度直接取決于檔案利用服務(wù)方式。傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)方式主要有檔案閱覽、外借,檔案展覽與陳列服務(wù),制發(fā)檔案復(fù)本、檔案證明,檔案咨詢服務(wù)等。隨著市場經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展,在傳統(tǒng)服務(wù)方式的基礎(chǔ)上,迫切需要不斷創(chuàng)新服務(wù)方式,只有積極地把檔案推向市場,充分發(fā)揮其現(xiàn)實(shí)功效,才能取得良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。如主動(dòng)到市場上尋找服務(wù)商機(jī),針對(duì)不同的人群進(jìn)行專題性開發(fā)等。
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：2095-2104（2012）
為了正確認(rèn)識(shí)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的特性，充分發(fā)揮房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的作用，更好地做好檔案管理工作，本文著重探討如下幾個(gè)問題。
1 房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的特點(diǎn)
房地產(chǎn)權(quán)屬檔案是房地產(chǎn)主管部門或者房屋登記機(jī)關(guān)在房地產(chǎn)管理和房屋登記、權(quán)屬調(diào)查、房產(chǎn)測繪、產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移、房屋變更等工作中直接形成的有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同載體、不同形式的記錄，是城市房地產(chǎn)權(quán)屬管理和房屋登記的真實(shí)記載，是房地產(chǎn)管理的一項(xiàng)重要工作，是房屋登記工作的重要依據(jù)。
1.1 法律性
房地產(chǎn)權(quán)屬檔案具有法律效力。這是因?yàn)樵诜康禺a(chǎn)管理和房屋登記過程中形成的房地產(chǎn)權(quán)屬檔案，必須嚴(yán)格按照法律法規(guī)的規(guī)定，履行法定程序。這些房地產(chǎn)權(quán)屬檔案是處理房地產(chǎn)糾紛的重要依據(jù)。
1.2 完整性
房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的完整性體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一是房地不可分割；二是圖檔合一。房地不可分割是《城市房地產(chǎn)管理辦法》的法定原則。在房屋登記過程中應(yīng)當(dāng)遵循房屋所有權(quán)和該房屋占用范圍內(nèi)的土地使用權(quán)主體一致的原則。就房屋建筑而言，房地是不可分割的。房屋不管采取何種建筑結(jié)構(gòu)，它一定要建筑在土地上。此時(shí)，房主取得了土地使用權(quán)，原則上也就取得了房屋所有權(quán)，反之，有了房屋所有權(quán)，也就同時(shí)擁有了土地使用權(quán)。房地產(chǎn)發(fā)生轉(zhuǎn)移，土地使用權(quán)要與之相一致，隨之轉(zhuǎn)移。房地產(chǎn)權(quán)屬檔案要適時(shí)更新，密切配合房地產(chǎn)變更，切實(shí)保證房地產(chǎn)檔案的完整性。圖檔合一。房地產(chǎn)分丘圖、分戶圖上注記丘號(hào)、戶號(hào)，這些編號(hào)反映在樓盤表中，可作為我們查詢房地產(chǎn)檔案信息的索引。通過圖上標(biāo)注房地產(chǎn)地理信息、數(shù)字信息，能夠清楚地知道房地產(chǎn)的四至范圍、面積、所在層數(shù)等房地產(chǎn)基本狀況，一目了然。
1.3 專業(yè)性
房地產(chǎn)權(quán)屬檔案產(chǎn)生于房地產(chǎn)管理，來自于房屋登記過程中。根據(jù)其屬性，決定了它的專業(yè)性，這是任何其他部門所不能取代的，也是其他檔案所不能代替的。房地產(chǎn)權(quán)屬檔案嚴(yán)格依據(jù)法律法規(guī)、規(guī)范、規(guī)程、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的法定程序運(yùn)行，使用專業(yè)術(shù)語，索取專業(yè)材料。房地產(chǎn)權(quán)屬管理工作特別是房屋登記工作，涉及面廣、信息量大、現(xiàn)實(shí)性強(qiáng)。形成的檔案材料在內(nèi)容上和形式上有著明顯的專業(yè)性、獨(dú)立性。與其他一般公文有著明顯的區(qū)別，在內(nèi)容上反映房地產(chǎn)的基本狀況、權(quán)利狀況和其他狀況。文件名稱采用專業(yè)術(shù)語，各種表格、要件采用統(tǒng)一的格式，按照統(tǒng)一的規(guī)范填寫。在房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理中形成了以圖、表、檔、卡為主要內(nèi)容的房地產(chǎn)權(quán)屬檔案。圖是指房地產(chǎn)平面圖、分丘圖、分戶圖，它反映了房地產(chǎn)的四至、坐落、土地權(quán)屬性質(zhì)、規(guī)劃用途等信息，直觀性強(qiáng)，各種信息關(guān)聯(lián)度高；表是指樓盤表，它是房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的總綱，通過樓盤表反映每一個(gè)單體建筑物的編號(hào)，決定檔案的存儲(chǔ)位置。樓盤表相當(dāng)于房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理系統(tǒng)的主板，其重要性不言而喻。編號(hào)不怕長，就怕重復(fù)，有了樓盤表，就會(huì)建立起每棟單體樓的數(shù)字化模型，這是建立房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理系統(tǒng)、信息查詢系統(tǒng)和房屋登記系統(tǒng)的基礎(chǔ)；檔包括文字檔案，它具體真實(shí)地反映了房地產(chǎn)所有權(quán)的來龍去脈，具有詳盡、具體、細(xì)致、真實(shí)、可靠的特性；卡是指房地產(chǎn)卡片，它包括錄入電腦的房地產(chǎn)情況表，房地產(chǎn)檔案歸檔情況表等，它概括了房地產(chǎn)檔案的基本內(nèi)容，彌補(bǔ)了圖的不足。圖、表、檔、卡四位一體，各有側(cè)重，相輔相成，滿足了房地產(chǎn)權(quán)屬管理和房屋登記的需要。
1.4 動(dòng)態(tài)性
房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的動(dòng)態(tài)性，是房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的最顯著的特性。其實(shí)，在市場經(jīng)濟(jì)模式下，房地產(chǎn)始終處于流動(dòng)狀態(tài)。隨著城市變遷，市政基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，城市規(guī)模的不斷膨脹，房地產(chǎn)市場日益活躍。在這樣的大背景下，房屋的買賣、交換、繼承、贈(zèng)與、析產(chǎn)等房地產(chǎn)權(quán)屬轉(zhuǎn)移會(huì)不斷發(fā)生，房屋的拆除、擴(kuò)建日益頻繁。因而，房地產(chǎn)權(quán)屬始終處于不斷的轉(zhuǎn)移變更之中，具有明顯的動(dòng)態(tài)性。在這種情況下，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理部門不斷適應(yīng)新情況，不斷解決新問題，及時(shí)更新房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的圖、表、檔、卡，以確保房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的真實(shí)性、系統(tǒng)性、完整性。
2 房地產(chǎn)檔案的作用
房地產(chǎn)權(quán)屬檔案具有法定性。房屋登記簿記載的內(nèi)容、樣式、管理等由國家統(tǒng)一規(guī)定。如果說房屋登記機(jī)關(guān)是一個(gè)“圖書館”，那么，以房屋登記簿為代表的房地產(chǎn)權(quán)屬檔案就是這個(gè)圖書館里的一整套“百科全書”。它來源于房地產(chǎn)管理，又反過來服務(wù)于房地產(chǎn)管理。在現(xiàn)實(shí)社會(huì)實(shí)踐中，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的服務(wù)范圍已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過它的管理范圍，擴(kuò)大到了整個(gè)城市的規(guī)劃、建設(shè)和管理。房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的作用主要表現(xiàn)在這幾個(gè)方面。
2.1 房屋登記
《物權(quán)法》規(guī)定不動(dòng)產(chǎn)實(shí)行登記簿制度，房地產(chǎn)以記載于登記簿而發(fā)生物權(quán)效力?！冻鞘蟹康禺a(chǎn)管理辦法》進(jìn)一步規(guī)定，國家實(shí)行土地使用權(quán)和房地產(chǎn)所有權(quán)登記發(fā)證制度。房屋登記工作的一個(gè)中心任務(wù)，就是根據(jù)所有權(quán)人申請(qǐng)，啟動(dòng)房屋登記程序，完成房屋登記手續(xù)。在這個(gè)過程中，如果沒有房地產(chǎn)權(quán)屬檔案作為后盾，想完成房屋登記是根本不可能的。正是因?yàn)橛辛朔康禺a(chǎn)權(quán)屬檔案部門提供的房地產(chǎn)信息查詢，從而極大地提高了房屋登記準(zhǔn)確率，保證了房屋登記的可靠性，為房屋登記機(jī)關(guān)節(jié)省了可觀的人力、物力和財(cái)力。
2.2 房地產(chǎn)交易安全
2008 年 7 月 1 日施行的《房屋登記辦法》，在其總則中就明確了立法目的“為了規(guī)范房屋登記行為，維護(hù)房地產(chǎn)交易安全，保護(hù)權(quán)利人的合法權(quán)益”。一個(gè)時(shí)期以來，在房地產(chǎn)交易中一房多賣、虛假廣告、合同欺詐等情況時(shí)不時(shí)地會(huì)發(fā)生。攪亂了房地產(chǎn)正常的市場秩序，破壞了社會(huì)的和諧與穩(wěn)定。房地產(chǎn)交易的實(shí)質(zhì)是房地產(chǎn)權(quán)利的轉(zhuǎn)讓。房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)清晰，是房地產(chǎn)交易的前提。誰來擔(dān)當(dāng)？當(dāng)然是房地產(chǎn)權(quán)屬檔案。當(dāng)事人或者利害關(guān)系人，可以通過房地產(chǎn)權(quán)屬檔案查詢系統(tǒng)，查詢標(biāo)的房地產(chǎn)的基本狀況、權(quán)利限制狀況等基本信息。房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理部門出具房地產(chǎn)證明，具有權(quán)威性、法定性。通過房地產(chǎn)信息查詢，能夠切實(shí)保證房地產(chǎn)交易的安全。
2.3 為國家機(jī)器服務(wù)
因司法程序需要，紀(jì)檢監(jiān)察、檢察院、法院、仲裁等司法機(jī)關(guān)，因案件需要要對(duì)房地產(chǎn)實(shí)行查封、扣押、調(diào)閱等司法措施，正是因?yàn)橛辛送暾姆康禺a(chǎn)權(quán)屬檔案，才能夠?yàn)閲覚C(jī)器提供服務(wù)。
3 做好房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理工作的方法
3.1 房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的收集
切實(shí)做好房產(chǎn)檔案的收集工作是確保檔案完整齊全的關(guān)鍵。每件房屋登記完成后，房屋登記官應(yīng)當(dāng)及時(shí)將整理好的房屋登記文件材料，經(jīng)房屋登記中心負(fù)責(zé)人審查后，及時(shí)送交房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理機(jī)構(gòu)立卷歸檔。
3.2 房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的整理
它是房地產(chǎn)檔案基礎(chǔ)工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。作為房地產(chǎn)權(quán)屬檔案，收集工作是基礎(chǔ)，提供利用是目的，而檔案整理則是承上啟下的關(guān)鍵步驟。房地產(chǎn)檔案整理工作是實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案科學(xué)化、規(guī)范化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理的基礎(chǔ)，是提供房地產(chǎn)信息查詢的必要步驟。對(duì)于房地產(chǎn)權(quán)屬檔案收集工作具有反饋功能。
4 結(jié)束語
房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理工作具有專業(yè)性、法定性、統(tǒng)一性、永久性等特性。它既是房屋登記管理工作的有機(jī)組成部分，又是房屋登記和產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理的工具。在房屋登記及房地產(chǎn)管理工作中，需要隨時(shí)查閱使用，直接為房屋登記、房地產(chǎn)管理工作以及房地產(chǎn)信息公開提供查詢服務(wù)。
根據(jù) 2001 年建設(shè)部頒發(fā)的《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》第八條規(guī)定 ：下列文件材料屬于房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的歸檔范圍。
（一）房地產(chǎn)權(quán)利人、房地產(chǎn)權(quán)屬登記確權(quán)、房地產(chǎn)權(quán)屬轉(zhuǎn)移及變更、設(shè)定他項(xiàng)權(quán)利等有關(guān)的證明和文件，包括 ：(1) 房地產(chǎn)權(quán)利人（自然人或法人）的身份（資格）證明、法人人的身份證明、授權(quán)委托書等 ；(2) 建設(shè)工程規(guī)劃許可證，建設(shè)用地規(guī)劃許可證，土地使用權(quán)證書或者土地來源證明，房屋拆遷批件及補(bǔ)償安置協(xié)議書，聯(lián)建或者統(tǒng)建合同，翻改擴(kuò)建及固定資產(chǎn)投資批準(zhǔn)文件，房屋竣工驗(yàn)收有關(guān)材料等 ；(3) 房地產(chǎn)買賣合同書、房產(chǎn)繼承書、房產(chǎn)贈(zèng)與書、房產(chǎn)析產(chǎn)協(xié)議書、房產(chǎn)交換協(xié)議書、房地產(chǎn)調(diào)撥憑證、有關(guān)房產(chǎn)轉(zhuǎn)移的上級(jí)批件、有關(guān)房產(chǎn)的判決、裁決、仲裁文書及公證文書等 ；(4) 設(shè)定房地產(chǎn)他項(xiàng)權(quán)利的有關(guān)合同、文件等。
（二）房屋及其所占用的土地使用權(quán)權(quán)屬界定位置圖，包括：房地產(chǎn)分幅平面圖、分丘平面圖、分層分戶平面圖等。
（三）房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記工作中形成的各種文件材料，包括：房產(chǎn)登記申請(qǐng)書、收件收據(jù)存根、權(quán)屬變更登記表、房地產(chǎn)狀況登記表、房地產(chǎn)勘測調(diào)查表、墻界表、房屋面積計(jì)算表、房地產(chǎn)登記審批表、房屋滅籍申請(qǐng)表、房地產(chǎn)稅費(fèi)收據(jù)存根等。
（四）反映和記載房地產(chǎn)權(quán)屬狀況的信息資料，包括：統(tǒng)計(jì)報(bào)表、攝影片、照片、錄音帶、錄象帶、縮微膠片、計(jì)算機(jī)軟盤、光盤等。
（五）其他有關(guān)房地產(chǎn)權(quán)屬的文件資料，包括 ：房地產(chǎn)權(quán)屬凍結(jié)文件、房屋權(quán)屬代管文件、歷史形成的各種房地產(chǎn)權(quán)證、契證、賬、冊(cè)、表、卡等。
在實(shí)際工作中，有許多不屬于歸檔范圍的文件、資料充塞其中，增加了每份檔案的體積和重量，占用了庫房空間，增加了管理成本。以鶴壁市為例，房地產(chǎn)交易過程中形成的房地產(chǎn)評(píng)估報(bào)告、戶型圖測繪報(bào)告等都要求存檔，這與建設(shè)部的規(guī)定和現(xiàn)行管理體制都產(chǎn)生了矛盾。首先，評(píng)估機(jī)構(gòu)、測繪機(jī)構(gòu)和房地產(chǎn)權(quán)屬登記機(jī)構(gòu)，原來都屬于房管部門管理，業(yè)務(wù)往來較多，辦理房地產(chǎn)交易等業(yè)務(wù)必須先評(píng)估、測繪，這已經(jīng)形成了慣例，因此評(píng)估報(bào)告、測繪報(bào)告也成了必收的要件?，F(xiàn)在，評(píng)估機(jī)構(gòu)、測繪機(jī)構(gòu)和房管部門實(shí)行了脫鉤，但仍然存在一定聯(lián)系，以往形成的慣例并未因此而改變。但由于評(píng)估、測繪機(jī)構(gòu)缺乏規(guī)范的檔案管理制度，其產(chǎn)生的文件、資料均由房地產(chǎn)權(quán)屬檔案館保存，導(dǎo)致有關(guān)人員經(jīng)常到檔案室查閱核驗(yàn)?！冻鞘蟹康禺a(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》對(duì)有關(guān)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案歸檔范圍的列述，并沒有提到評(píng)估報(bào)告、測繪報(bào)告等。因?yàn)?，這些資料并不反映房屋產(chǎn)權(quán)關(guān)系，沒有保存的價(jià)值。況且，評(píng)估報(bào)告、測繪報(bào)告作為一種完整的技術(shù)報(bào)告，不只是評(píng)估結(jié)果、測繪結(jié)果本身，而且還有委托書、有關(guān)說明、附件、目錄、封面等，整個(gè)報(bào)告書多達(dá)十幾頁甚至更多。如果全部進(jìn)行歸檔，每份的房地產(chǎn)權(quán)屬檔案案卷的厚度要增加一倍以上，從長遠(yuǎn)看，將會(huì)占用巨大的庫房空間，浪費(fèi)人力物力。
鑒于房地產(chǎn)評(píng)估報(bào)告、房產(chǎn)測繪報(bào)告不屬于房地產(chǎn)權(quán)屬檔案歸檔范圍，筆者建議，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理機(jī)構(gòu)不應(yīng)當(dāng)予以歸檔保存，應(yīng)該分別交由估價(jià)機(jī)構(gòu)、測繪機(jī)構(gòu)自行妥善保管 ；其他類似的文件、資料，檔案管理機(jī)構(gòu)認(rèn)為沒有保存價(jià)值的，也可不予以歸檔保存，或做銷毀、或作為資料備查。二、新版房產(chǎn)證注銷后的裝訂全國統(tǒng)一的新版房產(chǎn)證，在各地已經(jīng)使用了多年，其優(yōu)越性十分明顯。但是 , 房產(chǎn)證注銷以后如何裝訂，卻是房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理機(jī)構(gòu)所面臨的一個(gè)新的難題。
第一、由于新版房產(chǎn)證尺寸比標(biāo)準(zhǔn)的文件用紙小，且封面有一層塑料薄膜，注銷以后，如果直接裝訂則顯得不整齊，也不符合檔案整理的要求，若要加邊又不容易粘貼襯紙。
第二、新版房產(chǎn)證封皮厚重，僅兩頁封皮就占一般交易卷宗厚度的 1/3 多，占其總重量近 1/2。而且凡是轉(zhuǎn)移、變更類型的案卷，幾乎都有注銷的房產(chǎn)證。隨著房地產(chǎn)交易市場的日益活躍，產(chǎn)權(quán)變更頻繁發(fā)生，越來越多的注銷房產(chǎn)證需要隨檔案一起歸整入庫。如果將封皮一起裝訂進(jìn)檔案，長久下去，檔案庫房的空間將被過多的占用，庫房承受的壓力也會(huì)增大。
房產(chǎn)檔案是國家重要的信息資源之一，隨著我國市場經(jīng)濟(jì)體制的逐步完善和住房改革的不斷深入，房產(chǎn)檔案管理需要處理的信息越來越龐大，檔案的完整性和安全性就顯得更加重要，日益引起人們關(guān)注。面對(duì)龐大的信息量和檔案利用率的增加，通過利用成熟計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)宋實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理，已成為全國房產(chǎn)管理部門的共識(shí)。我局根據(jù)房產(chǎn)檔案的特點(diǎn)，采用計(jì)算機(jī)技術(shù)開發(fā)了[房產(chǎn)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)]，并遵循統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式、統(tǒng)一平臺(tái)的設(shè)計(jì)思想，在[房產(chǎn)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)]下建立了[電子影像檔案系統(tǒng)]。這套系統(tǒng)的建立有利于資源的交換，提高了管理效率，實(shí)現(xiàn)了房產(chǎn)檔案動(dòng)態(tài)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，增強(qiáng)了我局的信息化管理水平。
一、電子影像檔案系統(tǒng)的構(gòu)成
根據(jù)房管局房產(chǎn)業(yè)務(wù)流程和檔案管理的實(shí)際情況，影像檔案系統(tǒng)設(shè)定了產(chǎn)權(quán)信息管理、抵押信息管理、影像信息管理三大功能模塊。
1 產(chǎn)權(quán)信息管理。產(chǎn)權(quán)人提供有效的身份信息和產(chǎn)權(quán)信息及各種有效信息，工作人員對(duì)產(chǎn)權(quán)人的各項(xiàng)信息進(jìn)行驗(yàn)證，如果各項(xiàng)資料都合法且證件齊全，則打印收件清單及產(chǎn)權(quán)證，并將產(chǎn)權(quán)人各項(xiàng)信息記錄在產(chǎn)權(quán)信息庫。
2 抵押信息管理。工作人員根據(jù)抵押人提供的產(chǎn)權(quán)證，從產(chǎn)權(quán)信息庫里查詢出此抵押人的產(chǎn)權(quán)信息，并對(duì)抵押人提供的各項(xiàng)證件與產(chǎn)權(quán)信息庫里的信息進(jìn)行核對(duì)，如果信息一致，則為抵押人辦理抵押權(quán)證并打印。
3 影像信息管理。影像信息管理是[電子影像檔案系統(tǒng)]的核心，此功能主要用于查詢產(chǎn)權(quán)證、產(chǎn)權(quán)人信息、房屋基本信息和狀況等圖像信息、工作人員對(duì)產(chǎn)權(quán)證、測繪圖、交易信息等圖像信息進(jìn)行上傳、刪除、放大、縮小等處理。
二、制定電子影像檔案加工流程
上述模塊的開發(fā)應(yīng)用滿足了我局房產(chǎn)交易過程準(zhǔn)確性和對(duì)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的要求，而影像信息管理是確保整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行的基礎(chǔ)和關(guān)鍵，根據(jù)我國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)
《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，結(jié)合房地產(chǎn)特點(diǎn)制定了《檔案掃描實(shí)施規(guī)范》、肋口工流程規(guī)范》、《命名規(guī)則》、《產(chǎn)權(quán)錄入規(guī)則》等統(tǒng)一的影像檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)則。具體的加工處理流程如下：
第一步：前序
1 根據(jù)房屋座落、產(chǎn)權(quán)人、面積、產(chǎn)權(quán)證號(hào)，檢查檔案盒內(nèi)的資料是否為一套房屋的資料。
2 業(yè)務(wù)分類：分清各宗的業(yè)務(wù)類別，按交易的排序規(guī)則排序。
3 裱糊：將小于A4的材料裱糊。
4 貼條碼：根據(jù)檔案材料發(fā)生的先后順序貼條碼。條碼不能跳號(hào)、斷號(hào)。
第二步：打碼
打3位碼，打碼時(shí)不能打在有效信息范圍內(nèi)。
第三步：A4、A3掃描
1 將字跡清晰的紙張用TIFF格式掃描，不清晰的紙張用JPG格式掃描，隨時(shí)注意顯示屏上顯示的圖像是否和原檔一樣，電子圖像有無變形。
2 將A4的掃描之后的原始檔案用A3掃描儀掃描
3 用產(chǎn)權(quán)證號(hào)建立卷號(hào)，條碼用條碼槍掃描建立宗號(hào)。
第四步改名
按電子檔案的頁碼，命名文件名，并補(bǔ)足4位文件名。
第五步制作
將小圖和大圖剪裁合入一份檔案中并重新命名。
第六步圖像處理
1 將傾斜度大于0.5的圖像進(jìn)行糾偏。
2 去除灰度和了IFF的黑邊。
3 調(diào)整灰度的對(duì)比度和亮度。
第七步質(zhì)檢
檢查每宗的產(chǎn)權(quán)證號(hào)是否與卷號(hào)一致、圖像文件分類是否錯(cuò)誤、圖像有無黑邊和圖像傾斜大于0.5度，
用錯(cuò)漏頁軟件檢查錯(cuò)誤。
第八步排后序
1 根據(jù)原始檔案頁碼號(hào)，將掃描之后的原始檔案還原。
2 將A3幅面大圖的原始檔案拆疊成等同A4大小。
第九步打印卷類目錄、打印檔案封皮
根據(jù)電子圖像后綴分類表，打印卷內(nèi)目錄。通過數(shù)據(jù)庫內(nèi)現(xiàn)有房屋信息，打印每宗檔案封皮，打印時(shí)核對(duì)信息是否原始檔案一致。
第十步裝訂
1 檢查檔案封皮上的檔案號(hào)和產(chǎn)權(quán)證號(hào)是否與原始檔案一致。
2 將小于A4的紙張進(jìn)行裱糊、貼邊。
3 以左齊、下齊為標(biāo)準(zhǔn)將原始檔案裝訂成冊(cè)。
三、電子影像檔案管理系統(tǒng)的建立具有重要意義
1 房產(chǎn)檔案信息數(shù)字化后，房產(chǎn)檔案的檢索實(shí)現(xiàn)了多元化
(1)加強(qiáng)了對(duì)地域(根據(jù)我市區(qū)劃分區(qū)分地段)、幢信息(幢登記簿)、樓層、單元等相對(duì)大范圍的檢索健全率。
(2)加強(qiáng)了關(guān)鍵要件的檢索力度。如通過產(chǎn)權(quán)證號(hào)和他項(xiàng)權(quán)利證號(hào)檢索、合同編號(hào)檢索、修建年代檢索、證件號(hào)碼檢索等。
(3)實(shí)現(xiàn)多個(gè)檢索要件組合的模糊查詢，增強(qiáng)查準(zhǔn)率。
2 房產(chǎn)檔案信息數(shù)字化后，極大的縮短了查檔時(shí)間
庫存檔案的全部數(shù)字化使窗口工作人員實(shí)現(xiàn)了電子核檔，縮短查檔時(shí)間，節(jié)約各類業(yè)務(wù)辦證時(shí)間多達(dá)50％以上。
檔案管理工作由于我國國情的原因，一直被忽略。很多企業(yè)都認(rèn)為這些東西都無關(guān)緊要，沒有必要下功夫去做。但是實(shí)際情況卻并非如此，它的重要性可以體現(xiàn)在很多方面。目前，我國房產(chǎn)檔案由于收集時(shí)間不同、標(biāo)準(zhǔn)不同等原因造成了檔案存在差異。另外，在實(shí)際收集過程中，檔案管理人員素質(zhì)與專業(yè)水平的差異也導(dǎo)致了房產(chǎn)檔案中存在錯(cuò)誤或其他問題。這一問題嚴(yán)重的影響了我國房產(chǎn)檔案管理開展，造成了檔案查閱與利用的困難。
2、房產(chǎn)檔案管理工作改善措施
2、1建立數(shù)字化的房產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)
計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展極為迅速，20年前的今天，計(jì)算機(jī)剛剛傳入中國，沒有看好那個(gè)又笨又重的東西。二十年后的現(xiàn)在也沒有人愿意相信，計(jì)算機(jī)已經(jīng)變成了我們生活中不可或缺的一部分。因?yàn)樗谋憷院芏嘈袠I(yè)都應(yīng)用它辦公。而繁重的房產(chǎn)檔案管理工作交給計(jì)算機(jī)去做也變得十分容易。現(xiàn)代房產(chǎn)方案管理應(yīng)加強(qiáng)數(shù)字化的建設(shè)與完善，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫的建立。通過對(duì)房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫的更新、管理與維護(hù)實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案管理的實(shí)時(shí)性，為提高方案檔案工作效率、促進(jìn)資源共享奠定基礎(chǔ)。針對(duì)房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)的問題，房產(chǎn)檔案管理部門還應(yīng)加強(qiáng)房產(chǎn)信息動(dòng)態(tài)管理工作。
2、2加快新時(shí)期下的房屋檔案管理轉(zhuǎn)型工作
隨著社會(huì)的快速發(fā)展，我國已經(jīng)全面進(jìn)入了一個(gè)新的時(shí)期。人們對(duì)于各個(gè)方面的需求都有所改變，這就要求房產(chǎn)檔案管理工作也能夠適應(yīng)時(shí)代的變化，及時(shí)的更新管理制度，跟上時(shí)代的潮流進(jìn)而保證企業(yè)的快速發(fā)展。在現(xiàn)代知識(shí)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的今天，房產(chǎn)檔案管理工作也應(yīng)針對(duì)市場需求從傳統(tǒng)的管理型向科技型轉(zhuǎn)變，以此適應(yīng)新形勢下房產(chǎn)檔案管理工作的需要。在現(xiàn)代房產(chǎn)檔案管理中，房產(chǎn)檔案管理部門還應(yīng)由傳統(tǒng)的被動(dòng)型向主動(dòng)型服務(wù)轉(zhuǎn)變。由主動(dòng)型服務(wù)理念指導(dǎo)房產(chǎn)檔案管理工作，以此使房產(chǎn)檔案發(fā)揮更大的作用。
3、目前我國房產(chǎn)利用現(xiàn)狀剖析
房產(chǎn)檔案管理是做什么用的，答案是對(duì)已經(jīng)存在的檔案進(jìn)行整理，存儲(chǔ)。那么我們?yōu)槭裁匆ㄙM(fèi)那么大的力氣把那些檔案儲(chǔ)存起來了呢？當(dāng)然是為了利用啊，沒錯(cuò)存儲(chǔ)就是為了再次的利用，從理論上來說，檔案的利用價(jià)值十分巨大，但是在現(xiàn)實(shí)的生活中，那些擁有巨大利用價(jià)值的檔案卻變成了一堆又一堆廢紙。我國房產(chǎn)檔案利用目前的狀況是：房產(chǎn)檔案利用為大眾服務(wù)的觀念滯后、房產(chǎn)檔案信息內(nèi)容單調(diào)且缺乏特色、館藏利用服務(wù)的方式存在缺陷。房產(chǎn)檔案仍以傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)方式為主，檔案管理基本上是實(shí)行傳統(tǒng)檔案與電子檔案共有的雙軌制。無可置疑，電子檔案的建立和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，無論在量上還是在質(zhì)上都為房產(chǎn)檔案利用創(chuàng)新突破提供了條件。
4、房產(chǎn)檔案利用改善措施
4、1樹立為大眾服務(wù)的思想
房產(chǎn)檔案管理的終極目標(biāo)就是實(shí)現(xiàn)檔案的重新利用，從而更好的為人名服務(wù)。因此要向?qū)崿F(xiàn)房產(chǎn)檔案的利用，就要提高工作人員為大眾服務(wù)的思想，從基本上下手，讓工作人員知道工作的意義，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案利用的目標(biāo)。所謂大眾不僅包括內(nèi)部機(jī)構(gòu)和政府機(jī)關(guān)的利用者，同時(shí)也包括廣大的需要了解檔案信息的人群。要建立檔案用戶信息資料，對(duì)一些重要的單位和個(gè)人定期上門，建立廣泛的房產(chǎn)檔案信息利用服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，隨時(shí)掌握房產(chǎn)檔案利用者的動(dòng)態(tài)。為提高服務(wù)的效率，檔案館可針對(duì)利用者查閱檔案“求快”的心理，在“快”字上做文章，盡量在第一時(shí)間內(nèi)滿足他們的查詢需求。
（一）法律性眾所周知，房產(chǎn)檔案是指城市房屋管理部門在房產(chǎn)權(quán)登記、權(quán)屬轉(zhuǎn)移、變更等房地產(chǎn)權(quán)屬管理工作中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖像等記載，是房產(chǎn)檔案工作的真實(shí)記錄。近年來，隨著我國房地產(chǎn)行業(yè)的蓬勃發(fā)展，關(guān)系到房地產(chǎn)的經(jīng)濟(jì)行為不斷增多，伴隨而來的房產(chǎn)交易、抵押、保全、評(píng)估等糾紛日益增多，房產(chǎn)檔案成為裁決中有力參考依據(jù)。
（二）社會(huì)性由于房產(chǎn)檔案客觀且真實(shí)地記錄了房產(chǎn)項(xiàng)目建設(shè)的基本情況，這些信息直接關(guān)系到房地產(chǎn)經(jīng)濟(jì)的興衰，有機(jī)地將房地產(chǎn)科技應(yīng)用其中，并對(duì)這些基礎(chǔ)資料進(jìn)行深入開發(fā)。在當(dāng)前信息透明的時(shí)代下，房產(chǎn)檔案已經(jīng)發(fā)展成為社會(huì)信息資源中不可缺少的一部分。
（三）壟斷性一般而言，房產(chǎn)管理部門在當(dāng)?shù)囟际俏ㄒ坏墓芾聿块T，所從事的房產(chǎn)檔案管理工作都處于壟斷地位，倘若這些工作不完善，會(huì)直接關(guān)系到當(dāng)?shù)胤慨a(chǎn)市場的穩(wěn)健發(fā)展。
（四）網(wǎng)絡(luò)性在當(dāng)前的信息化時(shí)代下，人們憑借網(wǎng)絡(luò)就可以及時(shí)獲取自己所需信息，極大程度上改變了過去人工收集、整理、歸檔等傳統(tǒng)檔案工作方式，促進(jìn)了信息的充分利用。借助網(wǎng)絡(luò)就可以有機(jī)地將產(chǎn)權(quán)管理、圖形管理等結(jié)合在一起，計(jì)算機(jī)就可以完成所有工作，有效地提高了檔案管理的工作效率。
二、當(dāng)前房產(chǎn)檔案管理工作的現(xiàn)狀
（一）重視窗口服務(wù)，輕視檔案管理。隨著房產(chǎn)交易市場的快速發(fā)展，從而對(duì)房產(chǎn)檔案的需求不斷增多，這樣很多房產(chǎn)檔案管理部門就重視查詢服務(wù)，紛紛開設(shè)窗口進(jìn)行查檔服務(wù)，從而就沒有更多精力重視檔案的日常管理，這樣不利于房產(chǎn)檔案管理工作的全面發(fā)展。
（二）權(quán)責(zé)不明，職能擴(kuò)大化。造成這一現(xiàn)象的主要原因是：第一，對(duì)房產(chǎn)檔案管理職能不明確。由于檔案管理工作量日益加大，房產(chǎn)管理部門職能劃分不清，職能不斷加大；二是房產(chǎn)檔案管理的獨(dú)立性不強(qiáng)。具體來講，眾多房產(chǎn)檔案管理部門附屬于房產(chǎn)登記部門，類似于部門的檔案室，在設(shè)施、管理等方面遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到正規(guī)檔案館。因檔案管理部門獨(dú)立性不強(qiáng)，一些部門受工作壓力影響，向檔案管理部門轉(zhuǎn)移了一些無關(guān)的職能。
（三）房產(chǎn)檔案脹庫現(xiàn)象嚴(yán)重。之所以造成房產(chǎn)檔案脹庫嚴(yán)重，是因?yàn)椋航陙?，房產(chǎn)市場交易頻繁，伴隨而來的房產(chǎn)檔案也日益增多，而且由于房產(chǎn)檔案管理部門在接收業(yè)務(wù)部門提交的檔案未認(rèn)真進(jìn)行檢查，這樣就造成管理上的漏洞。
三、新時(shí)期房產(chǎn)檔案管理工作的對(duì)策
（一）強(qiáng)化房產(chǎn)檔案的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作。1. 落實(shí)房產(chǎn)檔案的收集工作。要想保證檔案資料的完整性，一個(gè)重要前提就是做好收集工作。由于房產(chǎn)檔案來源渠道多元化，從而就要求檔案管理部門善于從多渠道收集與房產(chǎn)相關(guān)的資料。第一，明確房產(chǎn)檔案歸檔的范圍，制度檔案歸檔制度，并落實(shí)崗位責(zé)任；第二，派遣優(yōu)秀員工進(jìn)入基層單位對(duì)檔案工作進(jìn)行檢查、督導(dǎo)，以便保證房產(chǎn)檔案的完整性，對(duì)房產(chǎn)檔案移交問題進(jìn)行探討；第三，嚴(yán)格檢查所收集的房產(chǎn)資料，確保檔案移交的目錄、內(nèi)容的質(zhì)量，對(duì)于不完整、不清晰的資料要進(jìn)行退回，經(jīng)過再次處理后才能夠歸檔。2. 重視房產(chǎn)檔案的整理工作。簡而言之，房產(chǎn)檔案整理工作是對(duì)所收集的房產(chǎn)資料進(jìn)行分類和歸檔。從而就要求房產(chǎn)檔案管理部門要認(rèn)真篩選并分類所收集的檔案，同時(shí)要制定檔案管理規(guī)則。3. 做好房產(chǎn)檔案的編目工作。要想實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案的科學(xué)管理，做好編目工作是重點(diǎn)。編目工作會(huì)直接影響到房產(chǎn)檔案的管理和利用，從而就需要各地結(jié)合自身實(shí)際情況實(shí)施科學(xué)編目管理。
（二）重視房產(chǎn)檔案的開發(fā)利用。1. 牢固樹立大眾服務(wù)的意識(shí)。從而就要求成立檔案用戶信息資料，定期對(duì)單位和個(gè)人進(jìn)行信息收集，逐步建立起房產(chǎn)檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，以便隨時(shí)了解到用戶的信息。2.對(duì)房產(chǎn)利用服務(wù)形式進(jìn)行革新。一般而言，房產(chǎn)檔案的利用方式會(huì)直接關(guān)系到檔案的利用狀況。在傳統(tǒng)檔案利用形式中，所提供的服務(wù)方式為檔案的閱覽、證明、咨詢等，在新時(shí)期就需要基于傳統(tǒng)服務(wù)方式基礎(chǔ)之上，革新服務(wù)，將檔案進(jìn)入市場，以便更好地為用戶服務(wù)。
（三）加快房產(chǎn)檔案的信息化建設(shè)。1.正確認(rèn)識(shí)房產(chǎn)檔案的信息化進(jìn)程。21世紀(jì)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、信息化和數(shù)字化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，從而就需要正確認(rèn)識(shí)房產(chǎn)檔案的信息化進(jìn)程，在房產(chǎn)檔案管理工作在，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，提高檔案管理工作效率。2. 健全房產(chǎn)檔案信息歸集系統(tǒng)。要實(shí)現(xiàn)檔案信息收集的準(zhǔn)確性和全面性，首先就應(yīng)該將房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)與房產(chǎn)交易系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合在一起，實(shí)現(xiàn)信息的相互溝通，同時(shí)要充分利用計(jì)算機(jī)、多媒體等技術(shù)將房產(chǎn)相關(guān)信息整理到房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)中。3.成立房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)的分析系統(tǒng)。這樣就能夠幫助管理者從不同角度對(duì)房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)進(jìn)行分析，為在市場中進(jìn)行決策提供保障，有效地降低了風(fēng)險(xiǎn)。總而言之，房產(chǎn)檔案在當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)生活中發(fā)揮的作用日益顯著，因此，就需要重視房產(chǎn)檔案管理工作，以便更好地滿足現(xiàn)代化發(fā)展需求。
參考文獻(xiàn)：
[1]全曉紅.如何做好房產(chǎn)檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2011（01）.
一、房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理的內(nèi)容
1.房地產(chǎn)平面圖
房地產(chǎn)平面圖是一種反映房屋、土地現(xiàn)狀的專業(yè)圖。房地產(chǎn)平面圖是由測繪專業(yè)人員按國家規(guī)定的房產(chǎn)測量規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和程序勘測和繪制出反映城市房屋和土地的分布、占有、使用等方面情況的專用性圖紙。
2.房地產(chǎn)有關(guān)證明和文件
有關(guān)證明文件是城市房地產(chǎn)行政管理部門在房地產(chǎn)權(quán)屬登記、調(diào)查、測繪、權(quán)屬轉(zhuǎn)移、變更等房地產(chǎn)權(quán)屬管理工作中直接形成的有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
3.房地產(chǎn)卡片
房地產(chǎn)卡片是對(duì)房地產(chǎn)權(quán)利人的情況、房屋所有權(quán)、土地使用權(quán)狀況以及產(chǎn)權(quán)來源等情況扼要摘錄而制作的一種卡片。它按房地產(chǎn)產(chǎn)籍地號(hào)(丘號(hào))順序,以一處房屋坐落中的每幢房屋為單位而填制的。
4.房地產(chǎn)登記簿冊(cè)
房地產(chǎn)簿冊(cè)是房地產(chǎn)權(quán)屬登記、發(fā)證中根據(jù)工作需要而分類編制的各種表冊(cè)的總稱。房地產(chǎn)產(chǎn)籍資料的各項(xiàng)內(nèi)容應(yīng)該是一致的,并應(yīng)及時(shí)進(jìn)行異動(dòng)管理。
二、房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的特點(diǎn)
1.專業(yè)性
權(quán)屬檔案產(chǎn)生于房地產(chǎn)專業(yè)部門。權(quán)屬檔案是專業(yè)性材料。房地產(chǎn)權(quán)屬管理工作特別是權(quán)屬登記工作,面廣量大,政策性強(qiáng),形成的檔案材料專業(yè)性強(qiáng)。權(quán)屬檔案在內(nèi)容和形式上與一般公文有明顯的區(qū)別,內(nèi)容上反映房地權(quán)屬狀況和房地位置和面積大小,文件名稱采用房地產(chǎn)專業(yè)術(shù)語多,形式上,結(jié)構(gòu)規(guī)范,多為表格式、填寫式。
2.動(dòng)態(tài)性
權(quán)屬檔案的動(dòng)態(tài)性是權(quán)屬檔案最顯著的特點(diǎn)。權(quán)屬檔案形成后,房地產(chǎn)權(quán)屬和房地情況并不是固定不變的,隨著產(chǎn)權(quán)人的變化,房屋的損壞倒塌,城市建設(shè)的發(fā)展,房地產(chǎn)市場的活躍,房屋的買賣、交換、繼承、贈(zèng)與、分析等權(quán)屬轉(zhuǎn)移不斷發(fā)生,房屋的拆除、翻改、擴(kuò)建日趨頻繁,土地分割、合并等房地變更又不可避免。因而房地產(chǎn)權(quán)屬處于不斷轉(zhuǎn)移和變更之中,具有極強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性。目前,權(quán)屬檔案因產(chǎn)權(quán)變更引起異動(dòng)的每年約有20%。隨著產(chǎn)權(quán)人的變化、房屋現(xiàn)狀的變更,權(quán)屬檔案體系中的圖、檔、卡、冊(cè)必須作相應(yīng)更改,檔案目錄甚至于檔案材料要作動(dòng)態(tài)注記,檔案必須及時(shí)補(bǔ)充新材料,以確保檔案的真實(shí)性、系統(tǒng)性和完整性。產(chǎn)權(quán)的動(dòng)態(tài)性,使權(quán)屬檔案成為“活”檔案。
3.真實(shí)性
權(quán)屬檔案是產(chǎn)權(quán)沿革的歷史記錄,這種記錄必須與實(shí)際相符,記載的產(chǎn)權(quán)人,產(chǎn)權(quán)范圍必須清楚,能在產(chǎn)權(quán)審核和排解產(chǎn)權(quán)糾紛中起憑證和參考作用。真實(shí)性是權(quán)屬檔案的生命,也是發(fā)揮檔案的現(xiàn)實(shí)效用的基礎(chǔ)和前提。
4.完整性
權(quán)屬檔案的完整性體現(xiàn)在兩個(gè)方面,一是房地結(jié)合,二是圖、檔結(jié)合。
5.價(jià)值性
房地產(chǎn)屬于不動(dòng)產(chǎn),價(jià)值高,在單位和個(gè)人的財(cái)產(chǎn)構(gòu)成中占有重要地位。因此,權(quán)屬檔案屬于財(cái)產(chǎn)檔案。6.法律性
由記載房屋所有權(quán)歸屬的憑證材料組成的權(quán)屬檔案,具有法律效力,是房地產(chǎn)管理部門和人民法院確認(rèn)房屋產(chǎn)權(quán)、處理房地產(chǎn)糾紛的重要依據(jù)。鑒于上述特點(diǎn),特別是權(quán)屬檔案的專業(yè)性和動(dòng)態(tài)性,表明權(quán)屬檔案應(yīng)由房地產(chǎn)管理部門統(tǒng)一管理并單獨(dú)進(jìn)行保管。權(quán)屬檔案不宜與文書檔案、會(huì)計(jì)檔案等其他門類檔案相混淆。
三、高校房產(chǎn)權(quán)屬檔案管理的現(xiàn)狀
我校檔案管理基本上都是停留在紙質(zhì)文件、圖紙的狀態(tài)。房產(chǎn)部門的主要工作是檔案整理、編寫卷宗、存儲(chǔ)入庫、備查立卷等。許多檔案資料處于長期閑置的狀態(tài),沒有及時(shí)整理歸檔,更沒有很好的利用。管理人員的管理觀念比較保守,習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工操作方式來處理文本信息、處理房產(chǎn)檔案信息。這是因?yàn)榉慨a(chǎn)管理人員多數(shù)不是專業(yè)對(duì)口的管理人員,沒有經(jīng)過正規(guī)的學(xué)習(xí)、培訓(xùn),對(duì)檔案知識(shí)和技能不熟,只是對(duì)收集、整理、立卷、歸檔等一系列工作進(jìn)行簡單的整理、分類、建檔,而沒有及時(shí)準(zhǔn)確完整的進(jìn)行更新;而且管理人員經(jīng)常變動(dòng)也造成檔案管理資料的保存不連續(xù)不持久,使房產(chǎn)檔案殘缺、間斷,一些數(shù)據(jù)丟失,導(dǎo)致房產(chǎn)檔案失去了歷史資料的功能和用途。
四、高校房產(chǎn)權(quán)屬檔案管理信息化的應(yīng)用
住房制度改革以后,住房由原來的福利分配逐漸向社會(huì)化、商品化轉(zhuǎn)變。房屋產(chǎn)權(quán)的變動(dòng)情況越來越復(fù)雜,房屋的買賣、繼承、贈(zèng)與等行為都使房屋產(chǎn)權(quán)發(fā)生變化。房產(chǎn)檔案應(yīng)該全面、及時(shí)地反映房屋產(chǎn)權(quán)變化的過程。房產(chǎn)檔案作為房屋產(chǎn)權(quán)變動(dòng)的原始記錄,必須隨著房屋及房屋所有權(quán)人的變動(dòng)而變動(dòng)。但是因?yàn)榉慨a(chǎn)檔案管理的信息化程度不高,信息變更速度慢,房產(chǎn)檔案的查詢和使用都很不方便。針對(duì)以上情況,建立一套符合學(xué)校特點(diǎn),又方便快捷的房屋檔案管理軟件來提高管理效率是房產(chǎn)檔案管理發(fā)展的必然趨勢。房產(chǎn)管理信息化就是就是要把房屋的有關(guān)數(shù)據(jù)、信息、圖紙等存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)里,建立房屋信息數(shù)據(jù)庫,存儲(chǔ)各種形式的圖形和屬性數(shù)據(jù),把圖形數(shù)據(jù)和屬性數(shù)據(jù)之間以有效的數(shù)據(jù)組織方法聯(lián)系起來,對(duì)數(shù)據(jù)的變動(dòng)及時(shí)的更新,以方便于查詢和數(shù)據(jù)整理。
系統(tǒng)以數(shù)據(jù)庫中的房屋的區(qū)位、權(quán)益、實(shí)物等數(shù)據(jù)為基礎(chǔ),利用先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息的共享和資料的歸檔和查詢。為了方便查詢、統(tǒng)計(jì)可以把數(shù)據(jù)分成公有住房管理、房改售房管理、辦公用房管理、商服用房管理等幾個(gè)模塊。這幾個(gè)模塊下還可以設(shè)定文件、編輯數(shù)據(jù)、工具、系統(tǒng)管理、打印等小模塊。文件模塊是對(duì)表格的操作、編輯模塊完成常規(guī)的編輯、工具模塊提供繪制所需的工具。系統(tǒng)管理模塊是對(duì)數(shù)據(jù)的備份和恢復(fù)進(jìn)行管理。為了能夠方便查詢,保證數(shù)據(jù)的即時(shí)性,有必要建立一個(gè)平時(shí)用的工作庫,各種數(shù)據(jù)的修改、輸入、計(jì)算、統(tǒng)計(jì)都在這個(gè)庫里進(jìn)行。
五、結(jié)束語
房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案管理信息化是先進(jìn)科學(xué)技術(shù)手段和科學(xué)管理方法與傳統(tǒng)的檔案管理方式的有機(jī)結(jié)合,是新形勢下房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展的必然趨勢。運(yùn)用現(xiàn)代信息處理技術(shù)手段來開發(fā)房產(chǎn)檔案信息資源,必將極大地提高檔案資源的開發(fā)能力和利用效率,使房產(chǎn)檔案管理的各個(gè)方面更加完善。
1 同步歸檔
一線城市房產(chǎn)吸引國內(nèi)、國際熱資，有運(yùn)用資本投資不動(dòng)產(chǎn)以期租金收益和房產(chǎn)升值謀利特征。產(chǎn)權(quán)三級(jí)轉(zhuǎn)移在頻繁中更替，利用借貸資金運(yùn)作，在上一次買賣的辦文未完成時(shí)而箍緊下一次的買賣實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)移的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。提速辦文有效措施“同步歸檔”在此一形勢下出臺(tái)，它既是城市快速發(fā)展的要求，也是國際化都市進(jìn)程的配套。所謂同步歸檔是指：接收檔案后24小時(shí)完成整理、24小時(shí)完成掃描、24小完成檔案上架。房產(chǎn)投資一般相應(yīng)地呈波浪性涌現(xiàn)，峰期往往集中在一段時(shí)期內(nèi)。高頻轉(zhuǎn)讓能否在登記機(jī)構(gòu)承諾的7天繕證期限拿到房產(chǎn)證，能否實(shí)現(xiàn)“同步歸檔”是重要前提因素之一。
資料虛假、開發(fā)商一房多賣、重復(fù)抵押的經(jīng)濟(jì)糾紛集中事發(fā)在九十年代中后期，進(jìn)入司法程序的問題檔案往往使公、檢、法部門輾轉(zhuǎn)于移交單位與檔案管理部門之間，單位之間的推諉根源規(guī)避：分清責(zé)任主體必須以手工簽署交接表為依據(jù)。這一原始傳統(tǒng)程序的嚴(yán)格執(zhí)行終結(jié)困攏。傳統(tǒng)簽署的交接表已不能滿足隨后迅猛發(fā)展的年產(chǎn)幾十萬檔案的檢索，“同步歸檔”實(shí)現(xiàn)高效服務(wù)于需求，必須做到手工簽署與電子檔案交接結(jié)合起來，輸入證號(hào)快速索引和簽章具備的界定與甄別功能從源頭上堵住漏洞。
檔案數(shù)字化加工是一個(gè)流水作業(yè)，須多個(gè)作業(yè)小組共同完成。年產(chǎn)幾十萬份檔案在多個(gè)環(huán)節(jié)轉(zhuǎn)移，如何控制零遺失確非易事。責(zé)任落實(shí)到人，層層控制是措施關(guān)鍵，具體做法：一、接收檔案人員從移交單位手中接過一批實(shí)物檔案時(shí)，必須從辦文數(shù)據(jù)庫中調(diào)取電子檔案交接表格，清點(diǎn)數(shù)目與實(shí)際相符后，再進(jìn)行逐件核對(duì)。二、每件按收文目錄與內(nèi)容、頁數(shù)進(jìn)行核對(duì)，無誤后作電子簽署的同時(shí)作手工簽署，缺件、差錯(cuò)、模糊件的檔案在簽署前退檔。三、電子檔案交接簽署與手工簽署結(jié)合貫穿加工小組內(nèi)部轉(zhuǎn)移，直至完成任務(wù)移交庫房為止。
檔案整理是指把收文資料進(jìn)行加工。拆封前對(duì)檔案須再一次復(fù)核，整理桉規(guī)格表糊、歸集和分插條碼、填寫內(nèi)容。完成整理后在封面蓋上經(jīng)手人印章，便于明確責(zé)任的后續(xù)追蹤。
打印條碼、批量快速掃描、特殊掃描、合卷、質(zhì)檢各崗位按工序運(yùn)作，每天完成的電子檔案數(shù)據(jù)必須當(dāng)天上傳中心數(shù)據(jù)庫。定期到辦文點(diǎn)收集反饋意見，模糊的電子檔案，須調(diào)檔重新掃描。檔案整理與檔案合卷著重注意混淆裝訂和合訂。
上傳數(shù)據(jù)后，各辦文點(diǎn)終端便能查到電子文檔。
2 產(chǎn)權(quán)檔案雙軌制保管依據(jù)
1、紙質(zhì)檔案在傳統(tǒng)管理保證溫、濕、光、氧化等條件，其壽命可達(dá)上千年，而電子檔案在上傳過程中有數(shù)據(jù)掉失和數(shù)據(jù)覆蓋現(xiàn)象，辦文網(wǎng)絡(luò)在使用過程中受病毒侵害、攻擊，自身人員操作失誤。2、前期手工繕證及各個(gè)時(shí)期的調(diào)控政策，各階段房地產(chǎn)辦文方法的改變，準(zhǔn)成本、全成本、商品房等不同性質(zhì)內(nèi)容呈檔案復(fù)雜性。3、程序升級(jí)、模塊合并、倒入數(shù)據(jù)時(shí)字段沖突。4、數(shù)字化的電子檔案與原始檔案的清晰度存在一定的差距，原始件本身不大清晰掃描后往往不能辨識(shí)。5、產(chǎn)權(quán)證樣式多種版本；印章亦隨年份變化而變化；早期商鋪分格銷售無坐標(biāo)定位等都需借鑒原始材料分析定位。6、土地性質(zhì)的多樣性、大宗土地連續(xù)分宗不斷補(bǔ)交地價(jià)的過程必須借助檔案理清脈絡(luò)。7各級(jí)行政簽署是文件生效的標(biāo)志，手寫特征是鑒別真假的憑證，具法律效力的文件必須以紙質(zhì)形式保存。地震、電力破壞等自然災(zāi)害，紙質(zhì)檔案有不可替代的作用。
電子檔案與紙質(zhì)檔案相互監(jiān)督、相互補(bǔ)充保證其真實(shí)性、完整性；產(chǎn)權(quán)檔案存放的專業(yè)性，規(guī)律性、連續(xù)性在撇開電腦管理下具獨(dú)立索引。
3 建立綜合性檔案庫房
建立綜合庫房的必要性：房產(chǎn)已經(jīng)不只是局限于居住，升值空間是投資熱點(diǎn)風(fēng)向標(biāo)。隨著城市配套和文化積累營造吸納優(yōu)勢推進(jìn)城市化進(jìn)程等因素，一段時(shí)期內(nèi)產(chǎn)權(quán)檔案仍然呈較快的上升趨勢。一套房產(chǎn)有高達(dá)10次更替業(yè)主，轉(zhuǎn)讓五、六次為數(shù)不菲。不斷的流通套現(xiàn)檔案增量難于預(yù)計(jì)。各房產(chǎn)繕證辦公點(diǎn)的專業(yè)庫房存在局限性，形勢發(fā)展變化所需庫容遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出預(yù)留空間，租用非專業(yè)性庫房分散存放的安全隱患困擾的同時(shí)有被動(dòng)續(xù)約牽制。同區(qū)的檔案分送異地多個(gè)保管點(diǎn)易出差錯(cuò)。持可持續(xù)觀點(diǎn)在各繕證點(diǎn)車程約60分鐘左右位置建設(shè)綜合庫房，理由所在：無紙化辦公后從內(nèi)網(wǎng)均可查閱檔案影像內(nèi)容，3~5%原始檔案調(diào)查率為檔案集中給予了條件，抑或建在周邊城市區(qū)域亦為前瞻：低用地成本可置大形建筑規(guī)模，超前設(shè)計(jì)幾十年空間承受能力打下強(qiáng)力后衛(wèi)基礎(chǔ)；統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)管理，結(jié)束多點(diǎn)各自形成的習(xí)慣做法；掃描場所得到寬暢、統(tǒng)一環(huán)境，有利人員靈活調(diào)用；建立綜合查詢窗口，倍數(shù)提高接待能力和提升服務(wù)形象；假如擴(kuò)市試想我們是否從權(quán)周全檔案庫房儲(chǔ)備用地。
4 產(chǎn)權(quán)檔案精簡與銷毀制度
制定房產(chǎn)檔案保管期限制度是商品房誕生前的規(guī)定，房產(chǎn)從建國之初至改革開放前一直是極為少量的。商品房從八十年代初年始迅速發(fā)展起來，漸漸成為資本市場載體。國情的發(fā)展變化就產(chǎn)權(quán)出現(xiàn)的情況進(jìn)行討論，探討制定適用制度與細(xì)化規(guī)定對(duì)傳統(tǒng)檔案管理作一些補(bǔ)充使之完善，用發(fā)展的態(tài)度為今后實(shí)際操作延伸理論依據(jù)：
1、二級(jí)轉(zhuǎn)移與三級(jí)轉(zhuǎn)移檔案。三級(jí)權(quán)利人法律權(quán)屬已確立，辦文終端可調(diào)閱二級(jí)已掃描電子檔案。庫房日常管理從辦文系統(tǒng)中打印出二級(jí)權(quán)利人相關(guān)信息，保留身份證復(fù)印件，附在三級(jí)轉(zhuǎn)移上面體現(xiàn)連續(xù)關(guān)系。無須保管二次轉(zhuǎn)移有厚度的紙質(zhì)檔案，從密集架撒下資料依宗地打包存放。等待銷毀制度頒布處理。當(dāng)前此檔案占據(jù)著大量儲(chǔ)存空間。
2、權(quán)利人已去逝房產(chǎn)被繼承。八十年代初發(fā)房產(chǎn)證至現(xiàn)在快近四十年了，繼承房產(chǎn)周期逐步顯現(xiàn)出來。日常管理應(yīng)作繼承與被繼承檔案合并，前檔案詳細(xì)情況附繼承人檔案前端，撒下已逝者房產(chǎn)的檔案。下架檔案歸繼承類，按年限、姓氏積集打包，等待處理。
3、舊城改造，賠償完成。整個(gè)地上附著物發(fā)生根本變化，賠償所得的房產(chǎn)與原房產(chǎn)座落、位置、朝向、層次、地籍名稱均已發(fā)生變化，電子數(shù)據(jù)改造前后相互獨(dú)立無鏈接關(guān)系。日常管理按上面同理處理。打包檔案標(biāo)簽明確改造前后關(guān)系，歸舊改類以座落、年限封存。
4、已轉(zhuǎn)讓多次的房產(chǎn)。轉(zhuǎn)讓次數(shù)達(dá)五、六次的檔案為數(shù)不少，依類推進(jìn)行整理。程序上增加打印產(chǎn)權(quán)多次轉(zhuǎn)讓的功能。檔案精簡出后歸轉(zhuǎn)讓類集合，按宗地號(hào)、宗地支號(hào)封存。
一、房產(chǎn)檔案簡述
房地產(chǎn)檔案是由房地產(chǎn)行政部門進(jìn)行管理，文字材料、照片、圖表等文件材料可表明房屋的使用權(quán)，土地使用情況以及房屋的自然狀態(tài)等，是房地產(chǎn)產(chǎn)業(yè)的重要組成部分。房地產(chǎn)檔案的收集，標(biāo)志著檔案管理工作的開始。在房地產(chǎn)檔案收集的過程中，要確保資料的完整，對(duì)產(chǎn)權(quán)登記、變更以及涉及產(chǎn)權(quán)活動(dòng)的產(chǎn)權(quán)文件材料，整理要規(guī)范，信息要詳盡，以使房屋檔案能夠?qū)崿F(xiàn)最大的利用價(jià)值[1]。隨著信息化時(shí)代的到來，房產(chǎn)檔案管理部門應(yīng)轉(zhuǎn)變管理觀念，借助高科技建立新型的房產(chǎn)檔案管理體系，以完善房產(chǎn)檔案信息，規(guī)范房產(chǎn)檔案管理行為。房產(chǎn)檔案具有法律效力，是除房地產(chǎn)權(quán)屬證書外唯一能夠證明房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)歸屬，以及判別房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)處理的憑證。在處理房產(chǎn)紛爭中，房產(chǎn)檔案是重要的判決依據(jù)。房地產(chǎn)檔案與房屋產(chǎn)權(quán)是相互對(duì)應(yīng)的，即一份產(chǎn)權(quán)對(duì)應(yīng)一卷房地產(chǎn)檔案。由于部分大城市人口密集，房屋置換頻率高，產(chǎn)生的高達(dá)百萬份的房產(chǎn)檔案資料給房產(chǎn)檔案管理工作提出了更高的要求。我國房產(chǎn)檔案管理模式處于傳統(tǒng)與現(xiàn)代相融合的局面，房產(chǎn)檔案管理工作仍存在諸多有待完善的地方。
二、房產(chǎn)檔案管理現(xiàn)狀
1）管理體系不完善。目前，我國的房產(chǎn)檔案管理存在著管理分散，數(shù)據(jù)記載失真，使用較為隨意等問題，這些問題的出現(xiàn)對(duì)房產(chǎn)交易的順利進(jìn)行以及房產(chǎn)檔案的有效利用造成了阻礙。解決這些問題的關(guān)鍵在于加強(qiáng)房產(chǎn)檔案管理力度，完善檔案管理體系，為房產(chǎn)檔案管理工作的良好開展提供理論依據(jù)[2]。房地產(chǎn)管理不僅是一項(xiàng)管理工作，同時(shí)也是一個(gè)多元化的管理模式，因此，管理部門構(gòu)建一個(gè)完善的管理模式，對(duì)提高房產(chǎn)管理水平具有重要的作用。2）管理隊(duì)伍專業(yè)素質(zhì)薄弱。房產(chǎn)檔案管理部門在對(duì)檔案進(jìn)行收集之后，工作人員就會(huì)對(duì)檔案進(jìn)行歸檔和管理，這需要檔案管理人員具備一定的專業(yè)知識(shí)以及相應(yīng)的管理技能。但從目前檔案管理現(xiàn)狀上看，房產(chǎn)檔案管理人員遠(yuǎn)不具備這些能力，這也是房產(chǎn)檔案管理存在管理上的缺失的主要原因之一。3）管理模式落后。由于房產(chǎn)的使用權(quán)、使用性質(zhì)以及結(jié)構(gòu)等會(huì)因居住需求發(fā)生改變，所以，檔案的內(nèi)容也需要隨時(shí)變更，這無疑增加了房產(chǎn)管理工作的強(qiáng)度。因房產(chǎn)檔案文件的形式和規(guī)格不同，所以，采取的管理措施不能過于單一。隨著房產(chǎn)產(chǎn)業(yè)形勢的不斷轉(zhuǎn)變，房產(chǎn)檔案內(nèi)容的不斷更新，給房產(chǎn)檔案管理模式提出了新的要求?，F(xiàn)今，很多房產(chǎn)檔案管理人員因管理手段的局限性，多采用傳統(tǒng)的檔案管理手段，這不僅會(huì)影響檔案管理效率，而且也容易造成檔案數(shù)據(jù)缺失，降低房產(chǎn)檔案的利用效率。
三、解決房產(chǎn)管理現(xiàn)存問題的辦法
1）采用先進(jìn)管理辦法，完善管理體系。為了適應(yīng)現(xiàn)代房地產(chǎn)產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展，應(yīng)對(duì)房產(chǎn)資料的變更，實(shí)行房產(chǎn)檔案管理的信息化，將有利于提高房產(chǎn)資料利用效率[3]。在建立和完善信息化房產(chǎn)檔案管理的過程中，要做好房產(chǎn)檔案收集以及房產(chǎn)檔案信息的存儲(chǔ)和更新工作，同時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)庫做好安防措施，以防止信息外泄，危害到房產(chǎn)擁有者的利益。在應(yīng)對(duì)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)的問題上，房產(chǎn)檔案管理部門要加強(qiáng)房產(chǎn)信息的動(dòng)態(tài)管理，即及時(shí)地對(duì)房產(chǎn)變更做好信息的更改工作。通過對(duì)房產(chǎn)檔案信息化的管理，可為房地產(chǎn)檔案管理工作的良好開展創(chuàng)造條件，有助于房產(chǎn)檔案服務(wù)工作的有效進(jìn)行。2）提升管理人員的管理意識(shí)，打造高素質(zhì)的管理團(tuán)隊(duì)。房產(chǎn)檔案管理工作的有序開展，需要檔案管理部門提升管理意識(shí)，管理人員提升管理水平，在此基礎(chǔ)上，進(jìn)行管理方式轉(zhuǎn)變，可促使房產(chǎn)檔案管理工作的有序進(jìn)行。目前，一些房產(chǎn)檔案管理部門的上層人員對(duì)檔案管理工作的態(tài)度并不嚴(yán)謹(jǐn)，致使房產(chǎn)檔案管理工作不規(guī)范，管理較為混亂，因此，提升檔案管理人員的管理意識(shí)，認(rèn)清檔案管理工作的重要性，將對(duì)房產(chǎn)檔案管理工作的良好開展起到積極的作用。與此同時(shí)，對(duì)專業(yè)人員進(jìn)行知識(shí)技能培訓(xùn)對(duì)提升房產(chǎn)檔案管理水平具有十分重要的作用。房產(chǎn)檔案管理人員管理水平的高低將決定檔案的利用效率。因此，房產(chǎn)檔案管理部門要定期組織檔案管理培訓(xùn)活動(dòng)，對(duì)在工作中出現(xiàn)的問題要予以重視并及時(shí)地進(jìn)行解決。在房產(chǎn)檔案信息化管理的要求下，房產(chǎn)檔案管理人員要具備專業(yè)管理能力以及專業(yè)的管理知識(shí)，成為復(fù)合型人才，如此，才能使數(shù)字化房產(chǎn)檔案管理得到良好的實(shí)施。3）進(jìn)行房產(chǎn)檔案管理模式轉(zhuǎn)型。在現(xiàn)代化的房產(chǎn)檔案管理中，房產(chǎn)檔案管理機(jī)構(gòu)首先要對(duì)自身職能的轉(zhuǎn)變有清醒的認(rèn)識(shí)，這種認(rèn)識(shí)體現(xiàn)在兩方面，一是思想上轉(zhuǎn)變，二是行動(dòng)上的轉(zhuǎn)變。房產(chǎn)檔案管理要向著科技型轉(zhuǎn)變與主動(dòng)型轉(zhuǎn)變共同發(fā)展的方向轉(zhuǎn)變，針對(duì)市場的需求，將先進(jìn)的管理模式引用到房產(chǎn)檔案管理上，以適應(yīng)新形勢下的檔案管理要求。
四、房產(chǎn)檔案新模式構(gòu)建的社會(huì)需求
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，房產(chǎn)檔案的社會(huì)價(jià)值愈來愈高，這與人們對(duì)房屋使用方向的轉(zhuǎn)變有很大的關(guān)系。為了滿足人們對(duì)住房的需求，保障性住房的出現(xiàn)一定程度上解決了人們住房困難的難題。在對(duì)保障性住房的房產(chǎn)檔案管理的過程中，要注意房產(chǎn)檔案資料的真實(shí)動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)收集，這對(duì)保障性住房的社會(huì)價(jià)值體現(xiàn)具有重要的作用。房產(chǎn)檔案社會(huì)化開放式管理模式的出現(xiàn)，一定程度上彌補(bǔ)了傳統(tǒng)房產(chǎn)管理模式中存在的不足。傳統(tǒng)的保障性住房房產(chǎn)管理的個(gè)人信息收集是由該用戶所在社區(qū)專門的人事機(jī)構(gòu)進(jìn)行分管的，具有封閉性，雖然有力地保證了個(gè)人信息的不被泄漏，但房產(chǎn)檔案利用效率卻不高，實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理困難。新的管理方式的出現(xiàn)雖然彌補(bǔ)了傳統(tǒng)房產(chǎn)檔案在管理上的不足，但卻容易出現(xiàn)信息泄漏的情況。為了使房產(chǎn)檔案管理更加規(guī)范和合理，將兩種檔案管理方式進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合，去其糟粕，取其精華，以實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案管理的規(guī)范化管理。
五、綜述
現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)建立新型的房產(chǎn)檔案管理體系具有重要的作用。房地產(chǎn)信息化管理系統(tǒng)的建立，將有助于房地產(chǎn)收集的完整性，同時(shí)也能提升信息的利用效率。想要實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)信息化管理，首先要解決傳統(tǒng)房地產(chǎn)管理過程中存在的問題，針對(duì)管理水平低下，管理體系不完善等問題采取積極的措施，注重管理人員綜合素質(zhì)的提升，從而為房產(chǎn)檔案信息化管理體系的構(gòu)建提供技術(shù)支撐。房產(chǎn)檔案在房產(chǎn)交易活動(dòng)以及處理房產(chǎn)糾紛問題中，是重要的依據(jù)，因此，房產(chǎn)檔案管理部門要認(rèn)真履行自己的責(zé)任，做好房產(chǎn)檔案管理工作。
[參考文獻(xiàn)]
[1]張雯君.高校房產(chǎn)檔案管理新模式構(gòu)建思考[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè),2012.
一、房產(chǎn)檔案管理中存在的問題
（一）房產(chǎn)檔案管理抵抗風(fēng)險(xiǎn)能力較低
首先，房產(chǎn)檔案屬于非常重要的產(chǎn)權(quán)材料，但是在我國產(chǎn)權(quán)檔案抵抗風(fēng)險(xiǎn)的能力較低是一直存在的問題，造成這一現(xiàn)象的主要原因是受到人們對(duì)于經(jīng)濟(jì)思想觀念的影響。雖然，房產(chǎn)檔案管理的相關(guān)部門對(duì)于房產(chǎn)檔案管理抵抗風(fēng)險(xiǎn)能力較低這一缺點(diǎn)做了一定的基礎(chǔ)工作，但是在遇到一些較大型的自然災(zāi)害時(shí)或者一些不可抵御的因素時(shí)，產(chǎn)權(quán)檔案進(jìn)行抵抗風(fēng)險(xiǎn)的能力強(qiáng)弱就會(huì)明顯的顯現(xiàn)出來，在我國產(chǎn)權(quán)檔案抗風(fēng)險(xiǎn)能力就非常弱。
（二）房產(chǎn)檔案管理工作具有明顯的時(shí)代性
伴隨著經(jīng)濟(jì)與前沿科技的快速發(fā)展，目前我國的房產(chǎn)檔案管理工作也在不斷的推陳出新，房產(chǎn)的檔案管理可以說具有著非常明顯的時(shí)代性，體現(xiàn)著時(shí)代的特征。然而，在我國大部分的房產(chǎn)檔案管理相關(guān)的人員中，其專業(yè)素質(zhì)較低，對(duì)于業(yè)務(wù)的管理能力也較低，同時(shí)對(duì)于出現(xiàn)的問題也做不到及時(shí)的發(fā)現(xiàn)，更不能做到及時(shí)的解決，所以對(duì)于房產(chǎn)檔案的管理工作的不規(guī)范性就會(huì)時(shí)常發(fā)生。尤其是在科技欠發(fā)達(dá)的歷史階段，房產(chǎn)的檔案是由紙張做成的，而且在檔案的記載中對(duì)于房產(chǎn)的描述也過于簡單，一般情況下只有平面的結(jié)構(gòu)圖，對(duì)于房產(chǎn)周圍的一些情況尤其是細(xì)節(jié)的情況描述很少甚至沒有。
（三）房產(chǎn)檔案的存在形式較為單一
對(duì)于一個(gè)完整的房產(chǎn)檔案資料，必須包括圖表和文字，除此之外還應(yīng)該包括錄音、重要的照片以及相關(guān)的數(shù)據(jù)或是一些影像資料與底板。然而，隨著歷史階段的不同與時(shí)代的不斷發(fā)展，檔案中的這些資料在一定程度上已經(jīng)不能夠滿足對(duì)于用戶的需求，同時(shí)又由于房產(chǎn)檔案具有的特殊性，資料在保管的過程中需要特殊的載體，若是載體受到了不同程度的損壞，對(duì)于整個(gè)的管理工作會(huì)帶來許多不必要的麻煩。所以，對(duì)于保密性強(qiáng)或是非常重要的房產(chǎn)檔案材料要指定專門的工作人員進(jìn)行管理，使房產(chǎn)檔案的存在形式多元化，并且還要制定詳細(xì)周密的相關(guān)管理制度。
二、房產(chǎn)檔案管理工作的改進(jìn)對(duì)策
（一）對(duì)于房產(chǎn)檔案資料進(jìn)行整合集中管理
整合房產(chǎn)資源進(jìn)而建立整體的管理網(wǎng)，逐步加強(qiáng)房產(chǎn)檔案庫的建設(shè)和管理。不斷的收集并及時(shí)的整理出房屋的各種變化情況，進(jìn)而詳細(xì)的記錄材料。與此同時(shí)，將圍繞著房屋的建設(shè)、修繕、使用以及發(fā)生房改等各種方面房產(chǎn)檔案材料，需要按照職能來進(jìn)行分類立卷，并做好整理以及編號(hào)等細(xì)節(jié)工作。在管理的模式上，房產(chǎn)檔案資料進(jìn)行整合集中管理，并建立與產(chǎn)權(quán)相關(guān)的登記以及交易管理的相關(guān)模塊，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)利用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)來加強(qiáng)管理，如數(shù)字化管理的方式，進(jìn)而大大的提高管理工作的質(zhì)量以及效率。
（二）提高房產(chǎn)檔案管理信息化管理的水平
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展與計(jì)算機(jī)的普及，信息化的發(fā)展速度的非常迅速的，如果將信息化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用在房產(chǎn)檔案的管理工作上，檔案管理工作的職能將會(huì)發(fā)生著變化，即要從保管以及利用的職能向信息采集、管理及服務(wù)的職能方向發(fā)生轉(zhuǎn)化，進(jìn)而使房產(chǎn)的檔案管理信息的相關(guān)資源更加豐富，也將使管理的方式更加科學(xué)合理，很大程度上提高了房產(chǎn)檔案管理工作的質(zhì)量以及效率。相關(guān)部門還可建立相應(yīng)的數(shù)字檔案館，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)化管理，進(jìn)而使檔案信息的服務(wù)工作呈現(xiàn)出極大的開放性，以及與用戶極好的交互性。
（三）提高管理人員的服務(wù)意識(shí)并實(shí)現(xiàn)服務(wù)的多元化
房產(chǎn)檔案管理工作在傳統(tǒng)的服務(wù)方式上是被動(dòng)地為利用者提供相關(guān)服務(wù)，要想實(shí)現(xiàn)服務(wù)的多元化與管理水平，要積極主動(dòng)地為利用者著想，提高管理人員的服務(wù)意識(shí)，積極努力的為創(chuàng)造各種周到的服務(wù)條件，主動(dòng)提供多元化的服務(wù)方式。所以，，這就要求房產(chǎn)檔案管理人員提供的信息資源范圍和規(guī)范化程度都較以前廣泛得多。要提高管理人員的服務(wù)意識(shí)并實(shí)現(xiàn)服務(wù)的多元化，就要從管理人員自身的發(fā)展需要出發(fā)，創(chuàng)造多種多樣的服務(wù)方式，進(jìn)而為房產(chǎn)檔案的開發(fā)與利用創(chuàng)造出一個(gè)更為廣闊的發(fā)展空間。
（四）提高房產(chǎn)檔案管理人員的專業(yè)技能
一、當(dāng)前舟山房產(chǎn)檔案管理模式的現(xiàn)狀
自1998年實(shí)行房產(chǎn)總登記以來，舟山僅市本級(jí)就擁有近18萬6千卷房產(chǎn)檔案，近幾年房產(chǎn)檔案年立卷數(shù)均過萬，且檔案數(shù)量猛增的勢頭似暫無縮減的跡象。房產(chǎn)檔案的大量涌入使原有庫房“捉襟見肘”，一成不變的庫房總?cè)莘e與日增月異的檔案總量不再相匹配，庫房資源與檔案占比的空間贏余已滿足不了檔案管理對(duì)案卷室存的保管條件，更無法滿足未來檔案對(duì)庫存的隱性要求；檔案信息電子化管理仍停留在初始化水平，手工操作在一定場合一定條件下依然“唱主角”；業(yè)內(nèi)檔案管理人員培養(yǎng)機(jī)制尚未完全建立，房產(chǎn)檔案利用的被動(dòng)性養(yǎng)成的檔案服務(wù)“足不出戶”的慣性，使房產(chǎn)檔案資料收集、管理和利用之間的矛盾時(shí)有發(fā)生。
（一）檔案利用方式比較單一
從整體上看，房產(chǎn)檔案現(xiàn)今主要在具體的產(chǎn)權(quán)管理工作中發(fā)揮作用，如：房屋產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移變更登記、房產(chǎn)抵押、查封、防止受限制房產(chǎn)二次抵押或非法轉(zhuǎn)移等，利用目的幾乎都圍繞為房屋產(chǎn)權(quán)管理提供有效的法律管理依據(jù)。產(chǎn)權(quán)管理形成房產(chǎn)檔案，房產(chǎn)檔案為產(chǎn)權(quán)管理服務(wù)，這就使房產(chǎn)檔案始終循環(huán)于一個(gè)封閉的系統(tǒng)中，其自身的價(jià)值遠(yuǎn)沒有完全開發(fā)，如依據(jù)古建筑房產(chǎn)檔案挖掘整合定海古城建筑文化之類的檔案深層次利用不多，房產(chǎn)檔案的衍生品極少。
（二）檔案管理信息化利用水平低
自2005年房地產(chǎn)管理圖文信息系統(tǒng)投入使用以來，系統(tǒng)功能臻于完善，系統(tǒng)應(yīng)用存在諸多問題，如：房產(chǎn)數(shù)據(jù)重復(fù)、一房多證、數(shù)據(jù)狀態(tài)失真、部分?jǐn)?shù)據(jù)字段錯(cuò)誤，等等。究其原因不外乎幾條：老數(shù)據(jù)遺留問題未及時(shí)解決，多次導(dǎo)庫產(chǎn)生了新問題，早前做產(chǎn)權(quán)證留存的問題。這些新老疊交的問題導(dǎo)致查檔不單要查看軟件系統(tǒng)數(shù)據(jù)，還要調(diào)閱紙制檔案，影響查檔速度和工作效率。
計(jì)算機(jī)應(yīng)用范圍也僅局限于房產(chǎn)交易、抵押之需的查檔服務(wù)，檔案掃描比例低下，無法為全宗檔案的檢索檢閱提供掃描件，實(shí)體檔案仍作為查檔的主要物件，導(dǎo)致房產(chǎn)檔案管理陷入雖采用了信息系統(tǒng)管理技術(shù)，但信息系統(tǒng)功能作用受限的尷尬境地，檔案利用中手工操作依舊繁復(fù)，檔案管理信息化利用水平亟待提高。
（三）房產(chǎn)檔案庫房缺乏有效管理
1、房產(chǎn)檔案上架排列沒有統(tǒng)一
檔案上架排列的科學(xué)性不僅能反映檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，而且還能為日后檔案檢索利用的便利快捷作好鋪墊。依筆者之見，由于檔案管理與社會(huì)環(huán)境的不斷變遷、檔案領(lǐng)導(dǎo)的多重性和檔案管理部門立卷意識(shí)與物化勞動(dòng)的差異，行業(yè)的專業(yè)檔案幾乎都面臨案卷上架排列沿用原則多維性的現(xiàn)實(shí)。縱觀舟山，囿于房屋坐落地址考證、命名的缺憾，部分房屋有的天生無地址、門牌號(hào)碼冠名，有的在后期地名普查中遺漏登記，形成些許“有實(shí)無名”的房屋，受這番地名環(huán)境的牽扯，房產(chǎn)檔案上架排列很難統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。18萬卷檔案只能有的按房屋坐落地排列，有的按房屋所有權(quán)證號(hào)排列，案卷上架排列遵循的邏輯規(guī)律呈多樣性，對(duì)實(shí)際操作不利。檔案人員如查閱一處房屋產(chǎn)權(quán)的來龍去脈，若該產(chǎn)權(quán)發(fā)生多次變動(dòng)，就要從不同的檔案架上調(diào)檔，既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，顯然不符合服務(wù)第一的檔案工作宗旨。
2、檔案管理較為分散
目前，舟山房地產(chǎn)管理局房產(chǎn)檔案分別由市局本級(jí)、（市局轄）臨城房管所各自收集整理，一個(gè)“面”一個(gè)“點(diǎn)”容易‘各念各經(jīng)’，難以進(jìn)行集中的統(tǒng)一管理。在對(duì)社會(huì)用戶查檔服務(wù)中，如果只憑被查房屋產(chǎn)權(quán)者的身份證號(hào)，而無房屋產(chǎn)權(quán)證等有關(guān)信息，查閱利用就有困難，影響了查全率、查準(zhǔn)率和服務(wù)質(zhì)量。
3、拆遷房屋產(chǎn)權(quán)無法及時(shí)注銷
房屋拆遷部門和房屋管理部門銜接中的“黏度”，在一定程度上決定了拆遷房等特定房屋的檔案管理跟進(jìn)有效性。這幾年，由于房屋拆遷部門未能及時(shí)提供原始的拆遷資料和原房產(chǎn)證，使筆者所在的房屋管理部門對(duì)拆遷房屋的產(chǎn)權(quán)注銷工作發(fā)生滯后現(xiàn)象，有時(shí)甚至新的房屋產(chǎn)權(quán)已經(jīng)登記了，而原始資料還沒有注銷掉，造成房產(chǎn)檔案管理上的某些亂象。
二、成因分析
舟山房產(chǎn)檔案管理與檔案現(xiàn)代化管理要求之所以存有差距，原因有多方面，但主要是：1、檔案管理人員工作流動(dòng)性大。舟山房地產(chǎn)管理局檔案室現(xiàn)有工作人員7名，只有1人長期從事檔案管理工作；房產(chǎn)檔案管理人員工作流動(dòng)性大且調(diào)換頻繁，不利于檔案管理的連續(xù)性長期性穩(wěn)定性；檔案工作頻繁交接，造成房產(chǎn)檔案隱性問題蟄伏，影響檔案工作質(zhì)量和服務(wù)效率。2、檔案人員崗位學(xué)習(xí)培訓(xùn)缺乏。房產(chǎn)檔案管理人員缺少系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，房產(chǎn)檔案管理單位之間的業(yè)務(wù)交流稀疏，檔案工作人員疲于應(yīng)付日常的管理工作，很少能夠自學(xué)業(yè)務(wù)知識(shí)，很難提出檔案規(guī)范管理的可行性建議和辦法，檔案管理的整體業(yè)務(wù)水平不高，制約了房產(chǎn)檔案的規(guī)范化管理。3、檔案庫房面積嚴(yán)重不足。根據(jù)《浙江省城建檔案館（室）目標(biāo)管理考核認(rèn)定辦法》有關(guān)要求，設(shè)區(qū)的市城建檔案庫房要求在1000平方米以上，且?guī)旆棵娣e能滿足15年左右的存放要求。而筆者所在單位的檔案庫房面積僅100多平方米，存放剩余空間已非常有限，客觀上導(dǎo)致了房產(chǎn)檔案上架無法按規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)排列，使倒庫、移庫整理檔案的工作也無法順利開展。4、檔案管理基礎(chǔ)比較薄弱。房產(chǎn)檔案管理采用信息化技術(shù)起步較晚，以前管理主要以手工操作為主，檔案管理必需的圖、檔、卡、冊(cè)建立的不夠完善，檔案管理的基礎(chǔ)比較薄弱。大量的檔案立卷裝訂、掃描工作都是非檔案管理或非產(chǎn)權(quán)管理人員突擊完成，因他們對(duì)產(chǎn)權(quán)知識(shí)朦朧，造成檔案裝訂立卷、圖文掃描的質(zhì)量牽強(qiáng)，影響了房產(chǎn)檔案的規(guī)范化管理。
綜上所述，現(xiàn)有的檔案管理模式已很難滿足服務(wù)型政府對(duì)房產(chǎn)管理的高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求，很難適應(yīng)信息化浪潮對(duì)檔案管理的沖擊與考量。面對(duì)利用方式的多樣化，社會(huì)需求多樣化的現(xiàn)狀，我們迫切需要建立一套新的房產(chǎn)檔案管理模式來面對(duì)挑戰(zhàn)和機(jī)遇。
三、新的管理模式的內(nèi)涵與功能
房產(chǎn)檔案新的管理模式要求我們從管理思想、管理方式、管理手段上進(jìn)行變革，把計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)真正切實(shí)有效地應(yīng)用到房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案管理中，從而改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)產(chǎn)權(quán)檔案信息收集、整理、查詢、利用的現(xiàn)代化，提高檔案的管理水平和利用效率，為房地產(chǎn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。為此，我們要積極營建房產(chǎn)檔案資源共享的條件與環(huán)境，加快促進(jìn)房產(chǎn)檔案服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新，為社會(huì)提供一種全新的檔案信息方式。
新的管理模式將通過管理手段自動(dòng)化，提高工作效率，簡化工作程序；通過管理內(nèi)容數(shù)字化，整合檔案信息，優(yōu)化信息源，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的最大開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案實(shí)體的保護(hù)，通過服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，適應(yīng)市場需求，實(shí)現(xiàn)資源共享。
那么，如何實(shí)施我市房產(chǎn)檔案新的管理模式呢？
1、加強(qiáng)檔案庫房建設(shè)和管理
房產(chǎn)檔案庫房管理是檔案規(guī)范化管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，檔案庫房管理規(guī)范與否直接影響到檔案的使用壽命，如果房產(chǎn)檔案得不到合理有效的保護(hù)，規(guī)范化管理就無從談起。因此，必須加強(qiáng)檔案庫房建設(shè)和管理：增加庫房面積，確保檔案按規(guī)定進(jìn)行有序排列；完善檔案庫房技術(shù)設(shè)施，保證庫房內(nèi)溫度、濕度、防蟲、除塵、防火、防盜、照明等使各項(xiàng)技術(shù)指示符合規(guī)范要求；建立健全檔案庫房技術(shù)管理規(guī)章制度；配備檔案庫房技術(shù)管理人員，不斷提高科學(xué)管理水平。
2、不斷加強(qiáng)檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)
2005年，已初步建立產(chǎn)權(quán)交易信息管理系統(tǒng)和內(nèi)部局域網(wǎng)，建立了產(chǎn)權(quán)初始登記、變更登記、換證登記、抵押登記和交易管理等模塊，徹底改變了傳統(tǒng)的手工模式，實(shí)現(xiàn)了由登記收件、初、復(fù)審、繕證、發(fā)證、歸檔等各個(gè)工作環(huán)節(jié)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理，提高了辦事效率，基本實(shí)現(xiàn)了資源信息共享，系統(tǒng)同時(shí)設(shè)立了抵押庫和查封庫，有效地避免了重復(fù)抵押和查封房產(chǎn)的登記、交易、抵押等違法行為的發(fā)生。2009年6月始，又著手研發(fā)了銀行抵押貸款風(fēng)險(xiǎn)防范系統(tǒng)，通過城市金融網(wǎng)，與市各級(jí)商業(yè)銀行局域網(wǎng)互聯(lián)，實(shí)現(xiàn)產(chǎn)權(quán)抵押數(shù)據(jù)共享，該系統(tǒng)應(yīng)用后不僅提高了銀行辦理抵押貸款業(yè)務(wù)的工作效率，提升了客戶的滿意度，而且也進(jìn)一步加強(qiáng)了抵押貸款風(fēng)險(xiǎn)的防范，杜絕了各種騙貸行為的發(fā)生；同時(shí)也減輕了檔案工作人員的壓力，縮短了工作時(shí)間，提高了檔案利用工作的質(zhì)量和工作效率，為用戶提供方便、多效的服務(wù)。
目前，我們正著手對(duì)老系統(tǒng)老數(shù)據(jù)問題進(jìn)行全面清理，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，找出產(chǎn)生問題的原因和規(guī)則，以點(diǎn)帶面予以解決，爭取再用半年時(shí)間完成數(shù)據(jù)糾錯(cuò)工作。在數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上，檔案利用逐步解脫手工勞動(dòng)。
3、擴(kuò)大檔案利用方式和形式
逐步實(shí)現(xiàn)開發(fā)利用方式從被動(dòng)到主動(dòng)，形式從單一到多樣。房產(chǎn)檔案的開發(fā)利用不應(yīng)停留在為產(chǎn)權(quán)服務(wù)一個(gè)層面上，要突破“產(chǎn)權(quán)管理――房產(chǎn)檔案――產(chǎn)權(quán)管理”這一簡單的線狀輪回結(jié)構(gòu)，房產(chǎn)檔案信息應(yīng)從：產(chǎn)權(quán)管理――材料匯報(bào)――咨詢服務(wù)――政策依據(jù)――市場預(yù)測等方面進(jìn)行開發(fā)整合，以便更好的為房產(chǎn)管理提供依據(jù)。
4、更新檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)
建立一支既懂檔案管理，又懂房地產(chǎn)管理和計(jì)算機(jī)知識(shí)的專業(yè)隊(duì)伍，是實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案現(xiàn)代化管理模式的關(guān)鍵。傳統(tǒng)的檔案工作以紙張為工作對(duì)象，而新模式下大量新技術(shù)新設(shè)備的應(yīng)用及信息系統(tǒng)的開發(fā)，對(duì)檔案人員素質(zhì)的剛性需求發(fā)生極大改變。檔案人員需轉(zhuǎn)變思想觀念，增強(qiáng)科技興檔意識(shí)，科學(xué)合理地利用現(xiàn)代化的管理手段，最大限度地挖掘蘊(yùn)涵在龐大房產(chǎn)檔案中的文化因素，提高檔案的文化品位，更好地為全社會(huì)服務(wù)。同時(shí)，檔案現(xiàn)代化建設(shè)的深入發(fā)展，現(xiàn)代化技術(shù)的普及應(yīng)用，靠單一的知識(shí)結(jié)構(gòu)很難適應(yīng)發(fā)展的需要，檔案人員唯有積極進(jìn)取，增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，提高自身文化素質(zhì)，學(xué)習(xí)現(xiàn)代化科技知識(shí)，不斷擴(kuò)大知識(shí)面，才能適應(yīng)當(dāng)今大勢所趨的現(xiàn)代化管理，才能從根本上保證新的管理模式的順利實(shí)施。
5、房產(chǎn)檔案服務(wù)的多元化
