時(shí)間：2023-06-26 10:18:44
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進(jìn)入數(shù)字時(shí)代以來(lái)，整個(gè)世界在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中不斷前進(jìn)，信息化的程度包括信息技術(shù)水平的提高、信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展、對(duì)信息資源的占有和利用，已經(jīng)被當(dāng)作衡量一個(gè)國(guó)家綜合國(guó)力的一個(gè)重要尺度，也是衡量競(jìng)爭(zhēng)能力的核心要素。因特網(wǎng)的快速發(fā)展和計(jì)算機(jī)功能的增強(qiáng)，變革信息存取方式的時(shí)機(jī)已經(jīng)來(lái)到，用數(shù)字處理方法能簡(jiǎn)便地實(shí)現(xiàn)用模擬技術(shù)很難實(shí)現(xiàn)的功能，這使得“數(shù)字化”概念更易于為人們所接受?！皵?shù)字網(wǎng)絡(luò)”、“數(shù)字音頻”等與數(shù)字有關(guān)的名詞逐漸成為人們現(xiàn)代生活中的常用名詞，“數(shù)字化”不僅成為一種流行，也逐漸成為一種趨勢(shì)，檔案館的形式也因此發(fā)生了重大變化。適應(yīng)這種變化的需求，“數(shù)字檔案館（Digital Archives）”的概念應(yīng)運(yùn)而生。隨著技術(shù)的日臻成熟，數(shù)字化辦公的日益普及，數(shù)字檔案館從理論研究中跳了出來(lái)，逐漸成為一種社會(huì)實(shí)踐，我國(guó)部分中心城市已經(jīng)創(chuàng)建了數(shù)字檔案館。鑒于此,筆者認(rèn)為有必要對(duì)“數(shù)字檔案館”進(jìn)行概念性的分析。
一、概念的對(duì)比
近幾年來(lái)，被提出來(lái)的與檔案館未來(lái)連在一起的相關(guān)術(shù)語(yǔ)有很多，如電子檔案館（electronic archives）、虛擬檔案館（virtual archives）、數(shù)字檔案館（digital archives）、全球檔案館（global archives）等。
但人們?cè)谑褂眠@幾個(gè)術(shù)語(yǔ)時(shí)常常混淆不清，以下就是幾種表述：
“電子檔案館”亦可稱為“數(shù)字檔案館”、“虛擬檔案館”或“無(wú)墻檔案館”，它不是一個(gè)實(shí)體機(jī)構(gòu)、一個(gè)存放地的概念，可以把它的基本含義解釋為“一個(gè)有序的信息空間”、“一個(gè)信息系統(tǒng)”。①
數(shù)字檔案館（Digital Archives）實(shí)際上就是電子檔案館（Electronic Archives），它是隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案館。②
虛擬檔案館（Virtual Archives）,又可稱為無(wú)墻檔案館（No Wall Archives），指的是一種虛擬的檔案館信息環(huán)境。③
從這些定義中不難看出，我國(guó)檔案界對(duì)數(shù)字檔案館、電子檔案館、虛擬檔案館、無(wú)墻檔案館等新名詞的使用還是比較混亂的，常常是各個(gè)名詞混同使用，因此，本文先對(duì)這幾個(gè)概念進(jìn)行辨析：
1. 無(wú)墻檔案館
無(wú)墻檔案館與無(wú)墻圖書館有著相類似的特征，從圖書館學(xué)中對(duì)“無(wú)墻圖書館”的定義和描述中可以看到，“無(wú)墻圖書館”這一概念是從用戶感覺(jué)的角度來(lái)刻畫網(wǎng)絡(luò)化的特征，網(wǎng)絡(luò)的信息傳遞方式突破了時(shí)間的限制和地理的障礙，使得用戶覺(jué)得就像在使用一個(gè)沒(méi)有圍墻，沒(méi)有借閱的時(shí)間限制的圖書館一樣。在這個(gè)方面，無(wú)墻檔案館在很大程度上與之相同，這個(gè)概念主要強(qiáng)調(diào)了在檔案信息利用上時(shí)空界限的突破。目前，無(wú)墻檔案館這一概念使用得較少。
2. 虛擬檔案館
在很多場(chǎng)合，“虛擬檔案館”的“虛擬（virtual）”與“虛擬實(shí)在”或者“虛擬技術(shù)”（Virtual Reality）是等同使用的。許多對(duì)虛擬檔案館的定義都以虛擬實(shí)在技術(shù)作為主要用詞。實(shí)際上，虛擬檔案館應(yīng)該是與實(shí)體的傳統(tǒng)檔案館相區(qū)別而提出來(lái)的，“虛擬檔案館實(shí)際上是‘利用電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案文件信息的一種方式’，”④是對(duì)分布于各地、各種檔案信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)搜尋相聯(lián)結(jié)的存在。虛擬檔案館與實(shí)態(tài)檔案館是兩個(gè)相對(duì)的概念，虛擬檔案館是一個(gè)動(dòng)態(tài)的，開(kāi)放的網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境。虛擬檔案館和無(wú)墻檔案館則有相似的涵蓋范圍，只是它們各自強(qiáng)調(diào)的側(cè)重點(diǎn)稍有不同。
3. 電子檔案館
電子檔案館是個(gè)使用頻率相當(dāng)高的名詞，這種狀況主要是受了“電子文件”的影響。“電子檔案館”中的“電子”主要是指作用于信息的技術(shù)性質(zhì)，電子檔案館指針對(duì)有永久保存價(jià)值的電子檔案進(jìn)行保管、控制和利用的一種專門機(jī)構(gòu)，那么，我們可以簡(jiǎn)單勾劃出電子檔案館的形態(tài)：電子檔案館是存儲(chǔ)以電子形式存在的檔案，廣泛提供利用的系統(tǒng)，其物理意義上的實(shí)體是計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備，特別是存儲(chǔ)設(shè)備，包括可與計(jì)算機(jī)暫時(shí)脫離的磁盤、光盤等存儲(chǔ)設(shè)備以及與計(jì)算機(jī)相連的硬件載體，它不具有虛擬性的特征。
4. 數(shù)字檔案館
人們總是把電子化和數(shù)字化當(dāng)成同一概念來(lái)使用，并不對(duì)它們進(jìn)行仔細(xì)的區(qū)分，然而，從嚴(yán)格意義上，電子化和數(shù)字化兩個(gè)概念是有區(qū)別的。在計(jì)算機(jī)科學(xué)中，電子信息包括了模擬信號(hào)和數(shù)字信號(hào)，所以，數(shù)字信號(hào)是被包含在電子信號(hào)這個(gè)概念里的，電子化的內(nèi)涵大于數(shù)字化。由于數(shù)字化信息在電子化信息中所占的比重越來(lái)越大，人們已逐漸視兩者為同義詞。由此，大多數(shù)時(shí)候，電子檔案館和數(shù)字檔案館也被看作是同一事物。但隨著技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字信號(hào)完全有可能不再依賴電子技術(shù)，那么，更不能將它們混為一談了。我們說(shuō)，“數(shù)字檔案館”這個(gè)概念中的“數(shù)字”強(qiáng)調(diào)的是電子媒介上信息存在形式。數(shù)字檔案館是指依附于數(shù)字化技術(shù)，把文字、聲音和圖象轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，采用數(shù)字方式進(jìn)行檔案信息的存貯、傳輸和處理的存在系統(tǒng)。正因?yàn)檫@樣，數(shù)字檔案館是目前應(yīng)用最為廣泛的一個(gè)詞。
二、數(shù)字檔案館含義的界定
數(shù)字檔案館是一個(gè)正在不斷發(fā)展的新概念，我們可以先對(duì)數(shù)字檔案館進(jìn)行預(yù)測(cè)性的討論，勾畫出它的主要特征，應(yīng)避免下定義過(guò)早導(dǎo)致概念的固化。
所謂數(shù)字檔案館，是指二進(jìn)制編碼的數(shù)字方式存儲(chǔ)、處理檔案信息內(nèi)容，應(yīng)用計(jì)算機(jī)、通訊和多媒體技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)數(shù)字檔案信息資源進(jìn)行管理，提供網(wǎng)絡(luò)檢索和利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)超大規(guī)模資源共享的數(shù)字信息系統(tǒng)。它是一個(gè)有序的信息空間，一個(gè)開(kāi)放的信息環(huán)境。從廣義上講，數(shù)字檔案館建立在檔案館自動(dòng)化的基礎(chǔ)之上，實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)標(biāo)引、自動(dòng)著錄、自動(dòng)檢索、自動(dòng)統(tǒng)計(jì)等活動(dòng)，不僅能使本地和聯(lián)機(jī)用戶查詢利用直接形成于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的數(shù)字檔案，而且還可以利用經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理的傳統(tǒng)館藏的數(shù)字化信息，它是連接了眾多檔案信息源（包括文件形成部門構(gòu)建的數(shù)據(jù)庫(kù)信息系統(tǒng)）的廣義信息系統(tǒng)，既是用戶與信息源的接點(diǎn)，也是信息源與信息源的節(jié)點(diǎn)。
在圖1中反映了數(shù)字檔案館的概念構(gòu)成。
圖1
與傳統(tǒng)檔案館相比而言，數(shù)字檔案館具有以下主要特征：
1. 數(shù)字檔案館的文化性質(zhì)沒(méi)有改變
同樣，數(shù)字檔案館的的文化功能依舊保持。數(shù)字檔案館的建立使得檔案館實(shí)現(xiàn)由完全的實(shí)體保管模式向智能管理模式的改變。在數(shù)字檔案館的環(huán)境下，檔案館將特定區(qū)域范圍內(nèi)的所有檔案歸入其管理范圍，對(duì)各種各類的檔案進(jìn)行監(jiān)督和控制，不僅包括政府機(jī)關(guān)行政檔案，也包括企事業(yè)單位、私營(yíng)企業(yè)、社團(tuán)、甚至個(gè)人的檔案，使檔案館真正成為集中統(tǒng)一管理具有社會(huì)價(jià)值的各類檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)保存社會(huì)記憶的功能。因此，數(shù)字檔案館的文化性質(zhì)不可能改變，也不會(huì)改變。
2. 館藏內(nèi)涵發(fā)生變化
數(shù)字檔案館所擁有的完整的的館藏含義應(yīng)該是“實(shí)體館藏”+“虛擬館藏”。館藏的內(nèi)涵要求數(shù)字檔案館除了收集數(shù)字形式的信息，還需要把原有館藏的文字、聲音、視頻信息等都實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的轉(zhuǎn)化和處理，將各種信息以計(jì)算機(jī)可處理的字符編碼形式或圖像形式、多媒體形式存貯在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備上。數(shù)字檔案館不可能置檔案館原有的館藏資源而不顧。所以，從宏觀的檔案館收藏內(nèi)涵角度來(lái)看，館藏一方面包括實(shí)際擁有的傳統(tǒng)館藏的數(shù)字化形式和各類數(shù)字格式的館藏，即“實(shí)體館藏”，另一方面還包括連接在數(shù)字檔案館上的外部檔案信息資源，即相對(duì)的“虛擬館藏”。數(shù)字檔案館勿須存貯龐大的數(shù)據(jù)庫(kù)的備份，館藏不再是實(shí)體意義上的集中保管。數(shù)字化的館藏可連接成網(wǎng)，用戶通過(guò)遠(yuǎn)程登錄利用信息，極大地改變了傳統(tǒng)檔案管理中一直努力的文件就近保存的處置方式，可避免檔案館館藏之間的不必要重復(fù)。
館藏內(nèi)涵的變化，使得傳統(tǒng)檔案館的發(fā)展目標(biāo)也有所不同，原有的旨在構(gòu)建一個(gè)龐大的本地館藏目標(biāo)需重新考慮；館藏的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)也需要重新界定，實(shí)體檔案的收集質(zhì)量不再是決定性因素，大量高質(zhì)量的數(shù)字化檔案將成為評(píng)價(jià)優(yōu)劣的重要方面。
3. 服務(wù)方式的變化
傳統(tǒng)檔案館的服務(wù)方式相對(duì)單一，等客上門是最常見(jiàn)的方式。相較之下，數(shù)字檔案館是開(kāi)放式的，用戶可以通過(guò)終端聯(lián)網(wǎng)的方式查找所需要的信息。正如美國(guó)檔案學(xué)家D?比爾曼在第十三屆國(guó)際檔案大會(huì)輔導(dǎo)報(bào)告《虛擬檔案》一文中所說(shuō)的那樣：“虛擬檔案出現(xiàn)之時(shí)也就是用戶不論到哪兒都能查閱任何地方的文件，而不必知道它們存放在何處之時(shí)?！雹萁栌脠D書館學(xué)的用語(yǔ)就是，數(shù)字檔案館的服務(wù)是一種“用戶驅(qū)動(dòng)”的服務(wù)模式，簡(jiǎn)單的說(shuō)，就是以用戶為中心。而且信息檢索系統(tǒng)的功能也不再局限于紙質(zhì)文件信息的輸入、處理、存貯、檢索和輸出，同時(shí)還能夠加工各種視頻、音頻信息。這樣的檢索系統(tǒng)不僅具有靈活的數(shù)據(jù)組織、管理、檢索的能力，而且還具有聯(lián)機(jī)信息處理、資源共享、遠(yuǎn)程傳真、電子郵件等多種功能。傳統(tǒng)檔案館的檢索功能是靜態(tài)的，而數(shù)字檔案館的檢索則是動(dòng)態(tài)的，數(shù)字檔案館的服務(wù)方式必然發(fā)生根本性的變革，從單一服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)槎嘣⒍鄬哟畏?wù)，從而增強(qiáng)與用戶的緊密聯(lián)系，加快檔案信息的使用頻率，有效地提高服務(wù)質(zhì)量。
4. 業(yè)務(wù)工作內(nèi)容的變化
盡管數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館在許多任務(wù)和業(yè)務(wù)活動(dòng)上都很相似，但由于其保管對(duì)象的變化，數(shù)字檔案館的業(yè)務(wù)工作幾個(gè)環(huán)節(jié)也發(fā)生了變化，檔案管理從手工操作逐漸向自動(dòng)化轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)檔案館中由人工開(kāi)展的編目、標(biāo)引、檢索、統(tǒng)計(jì)工作，在數(shù)字檔案館環(huán)境下，可借助計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行。從事檔案收集工作的人員將不必逐戶上門征集，只需輕敲鍵盤，文件形成者的信息材料瞬間即可征集進(jìn)館。在館藏建設(shè)方面，數(shù)字檔案館要求選擇合適的數(shù)字化信息形式的同時(shí)，還要對(duì)原有館藏實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，其工作內(nèi)容包括了數(shù)據(jù)庫(kù)的建立、控制和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的維護(hù)。傳統(tǒng)檔案館在利用服務(wù)業(yè)務(wù)范圍方面包括了幫助用戶查詢檔案信息及相關(guān)資料，指導(dǎo)用戶使用檔案館信息和建立登記用戶使用檔案反饋情況登記；而數(shù)字檔案館除了需要實(shí)現(xiàn)電子檢索之外，還要建立面向用戶的交流界面，以便用戶自主地查閱利用數(shù)字信息。另外，數(shù)字檔案館的鑒定工作有所擴(kuò)充，在內(nèi)容鑒定基礎(chǔ)上又加入了技術(shù)鑒定的工作內(nèi)容，對(duì)電子文件的可讀性、可靠性、有無(wú)病毒感染及載體狀況等方面進(jìn)行技術(shù)上的檢測(cè)。
5. 社會(huì)角色的變動(dòng)
檔案館員社會(huì)職責(zé)的變化同社會(huì)的發(fā)展息息相關(guān)。在人類社會(huì)逐漸演變的同時(shí)，檔案館的社會(huì)角色也有所改變。20世紀(jì)下半葉檔案館步入自動(dòng)化發(fā)展階段，人們逐漸擺脫了檔案為保管而保管的社會(huì)意識(shí)，檔案工作人員的自我定位從單純意義上的保管者轉(zhuǎn)向了信息的提供著。而如今，隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的大量應(yīng)用，檔案館員將再度發(fā)生重大變化。接收檔案不再是數(shù)字檔案館的唯一功能，它將主要實(shí)行對(duì)分散的信息集中控制并便于公眾利用的職能，所以檔案館員的主要職責(zé)是：①管理信息資源；②分析和組織信息資源；③提供和傳遞信息；④為用戶利用信息提供咨詢。也就是說(shuō)，檔案館員將成為關(guān)注檔案信息的完整、準(zhǔn)確和可靠，履行對(duì)信息的監(jiān)督、傳遞、控制職責(zé)的資源開(kāi)發(fā)者。
注釋:
① 馮惠玲.無(wú)紙收藏――《擁有新記憶――電子文件管理研究》摘要之二.檔案學(xué)通訊.1998，（2）.
② 王宇暉等.對(duì)傳統(tǒng)檔案館未來(lái)形式的認(rèn)識(shí).檔案.1999，（6）.
《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB／T 18894-2002)是國(guó)內(nèi)檔案界關(guān)于電子文件管理最權(quán)威、最基礎(chǔ)的標(biāo)準(zhǔn)，各地出臺(tái)的有關(guān)電子文件管理的地方性標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)幾乎都是以此為藍(lán)本制定的。在這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)中，電子文件被定義為：在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。
這是一個(gè)非常寬泛的定義，在這個(gè)定義下所有計(jì)算機(jī)中的文件都是電子文件?，F(xiàn)在任何一臺(tái)個(gè)人計(jì)算機(jī)中都至少有十幾萬(wàn)個(gè)這樣的文件，更不要說(shuō)大型的服務(wù)器和存儲(chǔ)系統(tǒng)。顯然，把如此多的文件納入檔案管理的范圍是不適宜的，也是一項(xiàng)無(wú)法完成的任務(wù)。
應(yīng)該說(shuō)在這里我故意混淆了概念，我所說(shuō)的“計(jì)算機(jī)中的文件”是指計(jì)算機(jī)科學(xué)中的文件概念，而不是文書學(xué)、檔案學(xué)中的文件概念。作為一個(gè)檔案行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)，《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中的“文件”確實(shí)更可能指向文書學(xué)、檔案學(xué)中的文件，而非其他學(xué)科中的相似概念。但由于《電子文件歸檔與管理規(guī)范》沒(méi)有定義“文件”這個(gè)概念，因此我所做的混淆就不是完全的空穴來(lái)風(fēng)。事實(shí)上，我的確懷疑標(biāo)準(zhǔn)中的“文件”的含義更多地來(lái)自計(jì)算機(jī)科學(xué)。
在標(biāo)準(zhǔn)中還有關(guān)于電子文件分類的規(guī)定：
電子文件類別代碼：T——文本文件；I——圖像文件；G——圖形文件；V——影像文件；A——聲音文件；O——超媒體鏈接文件；P——程序文件；D——數(shù)據(jù)文件。
如果說(shuō)文件概念還存在歧義，那么這個(gè)分類標(biāo)準(zhǔn)毫無(wú)疑問(wèn)是計(jì)算機(jī)科學(xué)的。只有計(jì)算機(jī)科學(xué)中的文件我們才能嚴(yán)格按照這個(gè)分類劃分，而一份文書學(xué)、檔案學(xué)意義上的文件往往是上述多種類型的混合。
或許有人會(huì)說(shuō)，對(duì)于一個(gè)事物的類別可以從多種角度劃分，在文書學(xué)和檔案學(xué)中，我們對(duì)于文件就是按照文種、行文方式甚至載體類型等多種角度劃分的，對(duì)于電子文件這種與計(jì)算機(jī)密切相關(guān)的文件形態(tài)，引入計(jì)算機(jī)科學(xué)的分類方式也不無(wú)道理。
必須承認(rèn)，這種反詰是有力的，我的本意也不是討論目前檔案界普遍流行的關(guān)于電子文件的定義和分類是否科學(xué)。但是這種定義和分類至少在檔案學(xué)角度上是不夠清晰的，或者說(shuō)它離我們熟悉的、實(shí)踐中必須使用的概念、術(shù)語(yǔ)是有距離的。實(shí)際上，在對(duì)于電子文件管理對(duì)象的研究乃至整個(gè)電子文件管理的研究中一直存在著的一種泛技術(shù)化的傾向，即過(guò)于關(guān)注電子文件管理所需的計(jì)算機(jī)技術(shù)細(xì)節(jié)，而忽略了從檔案學(xué)角度去理解、研究電子文件；專注于從電子文件本身孤立地進(jìn)行研究，而忽略了在檔案工作大背景下討論電子文件管理與傳統(tǒng)檔案管理的關(guān)系。這種泛技術(shù)化的傾向在研究中未必不是一個(gè)必須的階段，但是在實(shí)踐中則造成了很多的問(wèn)題。
二、泛技術(shù)化傾向給電子文件管理實(shí)踐帶來(lái)的問(wèn)題
1、電子文件與傳統(tǒng)載體檔案的關(guān)系復(fù)雜
電子文件是一個(gè)單獨(dú)的檔案門類嗎?還是它僅僅是傳統(tǒng)檔案的一種不同形態(tài)?
檔案界在最初研究電子文件時(shí)是把電子文件作為一種新型載體的檔案來(lái)看待的，現(xiàn)在雖然我們已經(jīng)認(rèn)識(shí)到電子文件與傳統(tǒng)檔案相比絕不僅僅是載體形式的變化，但是在管理中依然存在著把電子文件作為特殊載體檔案來(lái)管理的趨勢(shì)。這種趨勢(shì)是有其傳統(tǒng)的，在檔案管理的歷史上不斷有新型載體檔案的出現(xiàn)，如照片、音頻、視頻檔案等，這些新型載體檔案最終都衍生為一個(gè)專門的檔案門類，有著獨(dú)立的編號(hào)、獨(dú)立的目錄和獨(dú)立的保管要求。但是電子文件與過(guò)去那些新型載體不同，無(wú)論照片還是音頻、視頻，它們與更傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案之間雖然在內(nèi)容上存在著千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系，但彼此之間是補(bǔ)充關(guān)系，紙質(zhì)、照片、音頻、視頻可能同時(shí)用來(lái)記載一個(gè)活動(dòng)，但是它們的具體內(nèi)容和表現(xiàn)形式各不相同。但電子文件與傳統(tǒng)載體檔案的內(nèi)容和表現(xiàn)形式可以完全相同，呈現(xiàn)出一種替代關(guān)系。
如何在檔案管理中把握這種關(guān)系呢?一個(gè)現(xiàn)實(shí)的問(wèn)題是，當(dāng)我們接收一個(gè)單位的傳統(tǒng)載體檔案和電子文件時(shí)，電子文件的目錄是應(yīng)該單獨(dú)建立數(shù)據(jù)庫(kù)還是并入傳統(tǒng)載體檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)?如果單獨(dú)建立電子文件數(shù)據(jù)庫(kù)，那么同一份文件既有傳統(tǒng)載體又有電子文件，在檔案統(tǒng)計(jì)時(shí)如何計(jì)算?這些都是電子文件管理的細(xì)節(jié)問(wèn)題，但是尷尬的是在檔案界對(duì)電子文件進(jìn)行的大量研究中我們很難找到這些細(xì)節(jié)問(wèn)題的答案，甚至是解決思路，而這些細(xì)節(jié)又恰恰是我們開(kāi)展實(shí)際工作必須解決的問(wèn)題。
2、電子文件管理的指導(dǎo)和實(shí)踐之間存在錯(cuò)位
在所有關(guān)于電子文件管理的政策、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定中，都把電子文件以及電子文件歸檔后產(chǎn)生的“電子檔案”看做是真正意義上的文件、檔案。而在實(shí)踐中，幾乎所有的地區(qū)和單位都依然把傳統(tǒng)載體檔案當(dāng)作真正的檔案(即便它是根據(jù)“雙套制”原則由電子文件生成的)，而電子文件僅僅作為這些傳統(tǒng)載體檔案的一種更為方便利用的形式。換句話說(shuō)，如果我們把所有的電子文件看成是傳統(tǒng)載體檔案經(jīng)過(guò)數(shù)字化加工而形成的電子副本絲毫不影響工作。究竟是電子檔案還是傳統(tǒng)檔案的電子副本，表面看起來(lái)是個(gè)定義問(wèn)題，是個(gè)看問(wèn)題的角度問(wèn)題，但實(shí)質(zhì)上這個(gè)問(wèn)題關(guān)系到我們電子文件管理研究和實(shí)踐的重點(diǎn)應(yīng)該放在哪里。
3、跛足的“雙套制”
現(xiàn)階段電子管理的一個(gè)重要原則就是“雙套制”，即“具有永久保存價(jià)值的文本或圖形形式的電子文件，如沒(méi)有紙質(zhì)等拷貝件，必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等。歸檔時(shí)，應(yīng)同時(shí)保存文件的電子版本、紙質(zhì)版本或縮微品”。這個(gè)原則從一出臺(tái)就在學(xué)術(shù)界飽受詬病，被指為保守、落后，阻礙電子文件管理的發(fā)展。如果說(shuō)學(xué)界的批評(píng)還多少包含理想化的成分，顯得有些激進(jìn)，那么在實(shí)踐中“雙套制”帶來(lái)的困難已經(jīng)開(kāi)始真正阻礙電子文件管理的發(fā)展?，F(xiàn)有的“雙套制”是不徹底的雙套制，僅僅是片面強(qiáng)調(diào)電子文件的紙質(zhì)化，而沒(méi)有把傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化與之結(jié)合起來(lái)。這就使得傳統(tǒng)載體檔案特別是紙質(zhì)檔案和電子文件不是嚴(yán)格的一一對(duì)應(yīng)，一方面很多紙質(zhì)檔案沒(méi)有電子副本，男一方面并不是所有的電子文件都生成了紙質(zhì)版本。傳統(tǒng)載體檔案與電子文件并存但不能一一對(duì)應(yīng)，這種不徹底的“雙套制”無(wú)論對(duì)于機(jī)關(guān)檔案室對(duì)電子文件的保管和利用還是對(duì)于將來(lái)向各級(jí)檔案館的移交都帶來(lái)了很多問(wèn)題。
三、從實(shí)踐角度對(duì)電子文件管理對(duì)象的再認(rèn)識(shí)
電子文件管理是信息時(shí)代檔案工作面臨的最嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的任務(wù)，對(duì)此我們必須有清醒地認(rèn)識(shí)。電子文件管理必須依據(jù)統(tǒng)籌規(guī)劃、分步實(shí)施的原則，有計(jì)劃、有重點(diǎn)、循序漸進(jìn)地展開(kāi)，不能一蹴而就。開(kāi)展電子文件管理實(shí)踐的首要問(wèn)題就是要明確電子文件管理對(duì)象，根據(jù)電子文件的不同性質(zhì)和特點(diǎn)有針對(duì)性地開(kāi)展工作。
我認(rèn)為納入檔案管理的電子文件可以大體上分為三類，即原生性電子文件、電子副本和資料性數(shù)字信息。
原生性電子文件是指在計(jì)算機(jī)中產(chǎn)生，并且在實(shí)際業(yè)務(wù)活動(dòng)中本身具有法律效力的電子文件，或者說(shuō)是符合《電子簽名法》的要求，能夠直接被法庭采信的等同于書證的電子文件。只有這類電子文件是真正意義的電子文件，或者說(shuō)是當(dāng)前電子文件管理學(xué)術(shù)研究中真正關(guān)注的電子文件。只有這種電子文件才需要我們?nèi)デ岸丝刂?、去全程管理，需要我們運(yùn)用IS015489、IS023081的原則，需要我們記錄多達(dá)百項(xiàng)的元數(shù)據(jù)來(lái)確保其真實(shí)性、完整性和有效性。這種類型的電子文件在我們身邊隨處可見(jiàn)，從自動(dòng)取款機(jī)提款到各種電子消費(fèi)，從企業(yè)網(wǎng)上年檢到網(wǎng)上申報(bào)納稅，這種電子文件在社會(huì)生活中發(fā)揮著重要作用。但是從檔案管理的角度來(lái)看，或者更明確地站在檔案事業(yè)的主體——檔案館的角度來(lái)看，這些電子文件并不是重要的檔案，甚至絕大多數(shù)都不在接收進(jìn)館的范圍內(nèi)。雖然不進(jìn)館的定期檔案我們也要管理，但是對(duì)于電子文件管理而言長(zhǎng)期保存才是難題所在，而對(duì)于短期保存我們完全可以相信技術(shù)部門有很好的解決方案。
電子檔案存在的現(xiàn)實(shí)是檔案法規(guī)必須面對(duì)的事實(shí)?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》(以下簡(jiǎn)稱《檔案法》)中所稱的檔案應(yīng)當(dāng)對(duì)電子檔案給以明確的表述?！稒n案法》第二條規(guī)定：“本法所稱的檔案，是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”。在檔案法定定義中，對(duì)檔案的形式列舉了“文字、圖表、聲像”三種形式，雖然也提到了“……等不同形式”，好像也可以將電子檔案包括在其中，但這似乎僅僅是出于立法技術(shù)的考慮，以便使法律具有必要的靈活性和穩(wěn)定性，它并不表明不需要對(duì)電子檔案給以明確的表述。因?yàn)殡娮訖n案的大量產(chǎn)生已經(jīng)成為現(xiàn)實(shí)，取代紙質(zhì)檔案只是時(shí)間的問(wèn)題。但是，電子檔案是一種完全不同于以往任何載體形式的檔案?！皬倪h(yuǎn)古的泥板、石刻、羊皮紙、甲骨、竹簡(jiǎn)，到近代的紙質(zhì)記錄，人類世世代代使用的都是人工可以識(shí)讀的記錄符號(hào)”，“人可以在各種書寫載體上直接寫入信息，也可以讀出這些信息”，而電子檔案的信息是非人工可以識(shí)讀的，“電子文件第一次使用了人工不可識(shí)讀的記錄符號(hào)――數(shù)字式代碼，將輸入計(jì)算機(jī)的任何種類信息都轉(zhuǎn)換成二進(jìn)制代碼，即只用若干個(gè)0和1來(lái)表示。”“只有通過(guò)計(jì)算機(jī)特定的程序解碼，使之還原為輸入前的狀態(tài)，人才能識(shí)讀它?！雹匐娮訖n案實(shí)質(zhì)上是一種以0和1的數(shù)字代碼形式存儲(chǔ)在磁盤和光盤等載體上的檔案。它既不是文字形式，也不是圖表和聲像形式，而又可以將文字、圖表、聲像等形式全部包括在其內(nèi)。電子檔案應(yīng)該是對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的檔案的組成部分，而且將成為主要組成部分。如果還將電子檔案劃入“……等不同形式”中，不在檔案法定定義中給電子檔案以明確的表述，那么將會(huì)使電子檔案工作處于無(wú)法可依的被動(dòng)地位，不利于國(guó)家對(duì)電子檔案的管理和積累。
二、“直接形成的……歷史記錄”這一表述檔案概念的術(shù)語(yǔ)還適不適合電子檔案?
《檔案法》在表述檔案定義時(shí)，使用了“直接形成的……歷史記錄”這一指明檔案最基本屬性的術(shù)語(yǔ)。雖然這里并沒(méi)有用“原始記錄”和“原件”等概念，但誰(shuí)都清楚“直接形成的……歷史記錄”指的就是檔案是“原始記錄”，是“原件”而非復(fù)制件。如在吳寶康教授主編的《檔案學(xué)概論》中把檔案定義為：“檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖像、聲音及其各種形式的原始記錄”，簡(jiǎn)述為：“檔案是原始的歷史記錄”，并認(rèn)為：“原始記錄性乃是檔案的首要的根本的屑性”，“所以檔案注重原本、原稿和孤本，很多檔案往往只有一份?！雹陉愓住⒑蛯殬s教授主編的《檔案管理學(xué)基礎(chǔ)》把檔案定義為：“檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖表、音像及其各種方式和載體的歷史記錄”，簡(jiǎn)述為“檔案是原始的歷史記錄”，他們也認(rèn)為：“檔案注重原本、原稿，而且往往又只有一份孤本”。③盡管學(xué)術(shù)著作的檔案概念不能與《檔案法》中的檔案概念混為一談，但是檔案是原始記錄、是原件的意思應(yīng)該是相通的。而且，陳兆、和寶榮教授的檔案定義與檔案法定定義是基本相同的，并在簡(jiǎn)述中用“原始”代替了“直接形成的”。然而，電子檔案的出現(xiàn)卻沖擊了這種觀點(diǎn)。電子檔案是不是“直接形成的”，不好回答，但有沒(méi)有“原件”的問(wèn)題，似乎已經(jīng)有了清晰的答案。不管是物理歸檔還是邏輯歸檔，電子檔案都很難再保持“原件”形式。先說(shuō)物理歸檔，只要脫機(jī)保存，得到的必然是復(fù)制件，而不是計(jì)算機(jī)上原來(lái)形成的原件。邏輯歸檔雖然仍保留在原形成的計(jì)算機(jī)上，但因其可能被隨時(shí)修改刪除，而不得不進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，這數(shù)據(jù)備份就是復(fù)制。而且即便是不進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，隨著時(shí)間的推移，計(jì)算機(jī)老化或更新?lián)Q代，仍需要進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移，而所有的數(shù)據(jù)遷移，實(shí)質(zhì)上都是復(fù)制，結(jié)果得到的還是復(fù)制件，仍不是“原件”。電子檔案的這一特性，使保持其“原始記錄性”成為懸而未決的難題。它不僅使《檔案法》中的檔案定義難以包容，而且也給其如何表述出了難題。
三、電子檔案給檔案的開(kāi)放與公布出了難題
按照《檔案法》的規(guī)定，檔案的開(kāi)放與公布是兩個(gè)不同的概念?！皺n案開(kāi)放是指由將原來(lái)處于封閉狀態(tài)的檔案依法向社會(huì)公開(kāi)，供社會(huì)各方面利用，將過(guò)去控制在一定范圍內(nèi)使用的檔案轉(zhuǎn)變?yōu)楣┥鐣?huì)利用”。“檔案的公布是指由國(guó)家授權(quán)的檔案館或機(jī)關(guān)，依法將可以向社會(huì)開(kāi)放利用的檔案的全部或部分原文，或者檔案記載的特定內(nèi)容，通過(guò)報(bào)紙、刊物、圖書、聲像、電子出版物發(fā)表、電臺(tái)和電視臺(tái)播放、公眾計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)傳播以及公開(kāi)出售、展覽、公開(kāi)陳列等形式，首次向社會(huì)公開(kāi)，使社會(huì)知曉的行為?！雹軆烧叩膮^(qū)別就在于首次向社會(huì)公開(kāi)。對(duì)檔案的開(kāi)放與公布的規(guī)定，很顯然是針對(duì)檔案館保管的紙質(zhì)檔案而制定的。然而，隨著電子檔案的進(jìn)館和館藏檔案的數(shù)字化，情況則發(fā)生了變化，使檔案的開(kāi)放與公布出現(xiàn)了矛盾，電子檔案的開(kāi)放與公布變得不再好區(qū)分而合二為一了。電子檔案信息主要是靠網(wǎng)絡(luò)傳播的。對(duì)于利用者來(lái)說(shuō)，如果他不是非要到保存電子檔案的所在地去利用檔案，他利用電子檔案的惟一途徑就是計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)。而如果人們不是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)利用的話，那么電子檔案的優(yōu)越性就顯不出來(lái)了。然而，這就帶來(lái)一個(gè)問(wèn)題，對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，它的開(kāi)放與公布是同時(shí)發(fā)生的。因?yàn)椤吨腥A人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》(以下簡(jiǎn)稱《實(shí)施辦法》)第二十三條規(guī)定，檔案公布可以“通過(guò)公眾計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)傳播”，這時(shí)，開(kāi)放即公布，兩者沒(méi)有了區(qū)別。但是，由國(guó)有檔案公布而引起的糾紛是要檔案館來(lái)承擔(dān)的。在保管紙質(zhì)檔案為主的情況下，檔案館可以采取消極辦法，不管能不能引起糾紛的檔案一律不公布。但是對(duì)電子檔案來(lái)說(shuō)就會(huì)出現(xiàn)矛盾和問(wèn)題：一是利用者不會(huì)再出現(xiàn)任意公布或擅自公布尚未公布的開(kāi)放檔案的現(xiàn)象，但是卻將原來(lái)利用者任意公布或擅自公布尚未公布的開(kāi)放檔案可能造成侵害國(guó)家利益和公民合法利益的風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)嫁給了檔案館；二是檔案館要避免上述風(fēng)險(xiǎn)，即使采取身份認(rèn)證、訪問(wèn)控制和聲明開(kāi)放的檔案是未公布的檔案等措施也無(wú)濟(jì)于事。因?yàn)閷?duì)利用者來(lái)說(shuō)他利用的是檔案法規(guī)規(guī)定的檔案公布途徑傳播的檔案信息，是已公布的檔案信息。檔案館惟一有效的做法是不開(kāi)放這些有可能引起糾紛的應(yīng)開(kāi)放的檔案，但這樣做又有違反檔案開(kāi)放法規(guī)之嫌；三是檔案法規(guī)關(guān)于檔案開(kāi)放與公布條款的規(guī)定，使電子檔案的開(kāi)放與公布處在兩難的矛盾境地，如果默許電子檔案開(kāi)放與公布是同時(shí)進(jìn)行的做法，又會(huì)使檔案法規(guī)關(guān)于開(kāi)放和公布的規(guī)定陷入尷尬的境地。
四、電子檔案同等效力的問(wèn)題
《實(shí)施辦法》第二十一條規(guī)定：“各級(jí)各類檔案館提供社會(huì)利用的檔案，應(yīng)當(dāng)逐步實(shí)現(xiàn)以縮微晶代替原件。檔案縮微晶和其他復(fù)制形式的檔案載有檔案收藏單位法定代表人的簽名或者印章標(biāo)記的，具有與檔案原件同等的效力”。這條規(guī)定的出發(fā)點(diǎn)主要是為了保護(hù)檔案原件的完整與安全，并對(duì)提供社會(huì)利用檔案應(yīng)以縮微品和其他復(fù)制件等代替原件及檔案復(fù)制件的法律效力做出的規(guī)定。然而，電子檔案的產(chǎn)生，卻帶來(lái)了問(wèn)題，其一，正如上文所述，電子檔案已難有“原件”的概念，而且不論是物理歸檔還是邏輯歸檔，最后都要脫機(jī)進(jìn)館，也就是說(shuō)檔案館所保存的電子檔案不可能有電子檔案的“原件”，而都是復(fù)制件。即使按照《電子簽名法》的規(guī)定被視為滿足法律法規(guī)規(guī)定的原件形式要求的電子檔案，本身也是復(fù)制件，只不過(guò)是賦予了與原件同等的效力，從理論上說(shuō)并不是原件。沒(méi)有了“原件”，“檔案……其他復(fù)制形式”，“具有與檔案原件同等的效力”的規(guī)定對(duì)電子檔案就沒(méi)有了意義；其二，接收進(jìn)館的電子檔案和館藏檔案的數(shù)字化檔案，實(shí)質(zhì)上它們都是檔案的復(fù)制件。而對(duì)這樣的檔案復(fù)制件，現(xiàn)有檔案法規(guī)規(guī)定很難使其具有與原件“同等效力”。不論是從檔案室脫機(jī)得到的上述電子檔案，還是在檔案館計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上得到的上述電子檔案，它們都是檔案復(fù)制件。對(duì)這些檔案復(fù)制件，如果要在其上加載檔案收藏單位法定代表人的簽名或者印章標(biāo)記，按照《電子簽名法》的要求，必須對(duì)其進(jìn)行加密處理，加密與解密都是一個(gè)比較復(fù)雜的技術(shù)問(wèn)題。而對(duì)檔案收藏單位來(lái)說(shuō)，要在電子檔案上加載檔案收藏單位法定代表人的簽名或者印章標(biāo)記，不僅在技術(shù)操作上有比《電子簽名法》的規(guī)定復(fù)雜得多的問(wèn)題，還有《電子簽名法》規(guī)定范圍之外的電子檔案“同等的效力”的問(wèn)題，還有如何保證電子檔案就是與原件相同和證明其沒(méi)有被修改等等問(wèn)題。如果不能針對(duì)電子檔案的特性，在檔案法規(guī)中做出相應(yīng)的規(guī)定，就很難發(fā)揮電子檔案“與檔案原件同等的效力”。注釋：
①馮惠玲：認(rèn)識(shí)電子文件《擁有新記憶――電子文件管理研究》摘要之一，檔案學(xué)通訊，1998(1)
②吳寶康主編，檔案學(xué)概論，北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，1988．1：32-41
[3][4]聶云霞.國(guó)家層面數(shù)字資源長(zhǎng)期保存策略研究[D].武漢：武漢大學(xué)，2014.
[5]Overview of Technological Approaches to Digital Preservation and Challenges in Coming Years[EB/OL].[2016-12-27]..
一、現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段
現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點(diǎn)內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會(huì)計(jì)核算電算化開(kāi)始，應(yīng)用商品化的會(huì)計(jì)軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會(huì)計(jì)核算電算化的基礎(chǔ)上完成財(cái)務(wù)管理電算化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助完成財(cái)務(wù)分析和編制財(cái)務(wù)計(jì)劃。隨后，把計(jì)算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購(gòu)、銷售、庫(kù)存及人事管理。運(yùn)用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于生產(chǎn)管理，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)計(jì)劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計(jì)算機(jī)化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對(duì)正在形成的現(xiàn)行信息進(jìn)行收集、加工及處理。
現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的，是企業(yè)管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。
檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，然后按不同的要求，利用庫(kù)內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識(shí)的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫(kù)與出庫(kù)數(shù)量、庫(kù)存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。
總之，在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作。
二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段
由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個(gè)階段，所以任何一階段應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅會(huì)對(duì)另一階段的工作帶來(lái)影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的研究，開(kāi)發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開(kāi)發(fā)或購(gòu)買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。
第二階段不同于第一階段的特點(diǎn)和難點(diǎn)在于，現(xiàn)行文件和檔案自動(dòng)化管理子系統(tǒng)之間的接口?，F(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能上不盡相同。
不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對(duì)現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。
三、電子文件階段
電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國(guó)家科委在北京召開(kāi)了全國(guó)CAD應(yīng)用工程工作會(huì)議，會(huì)上宋健主任指示：這件工作要請(qǐng)國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局和國(guó)家檔案局參加。國(guó)家檔案局很重視電子文件的管理問(wèn)題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)、歸檔及管理要求》試行稿國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個(gè)企事業(yè)單位進(jìn)行試點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)我國(guó)電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗(yàn)。③1998年8月11日－13日，國(guó)家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開(kāi)了電子文件管理研究專家研討會(huì)。該會(huì)的中心議題是對(duì)《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動(dòng)化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的征求意見(jiàn)稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計(jì)研究院中國(guó)兵器工業(yè)第五設(shè)計(jì)研究院召開(kāi)了CAD電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)技術(shù)宣講演示會(huì)。⑤1998年8月23日，國(guó)家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國(guó)際學(xué)術(shù)研討會(huì)”。可見(jiàn)，有關(guān)電子文件及其管理問(wèn)題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。
關(guān)于什么是電子文件，美國(guó)聯(lián)邦管理法規(guī)對(duì)其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義。”⑥國(guó)際檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)的定義為“電子文件是一種通過(guò)數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國(guó)《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機(jī)讀文件入手。
機(jī)讀文件僅指計(jì)算機(jī)識(shí)別的文件最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40－50年代。這一概念經(jīng)過(guò)近半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機(jī)讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個(gè)階段的差異，有助于深入認(rèn)識(shí)電子文件的形成和管理特點(diǎn)。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：
其一，生成環(huán)境。機(jī)讀文件中的關(guān)鍵詞是“機(jī)讀”，即“能夠由計(jì)算機(jī)輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)讀到另一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見(jiàn)，復(fù)制和識(shí)別是機(jī)讀文件的主要特點(diǎn)。在這一階段，計(jì)算機(jī)讀出的文件不是由計(jì)算機(jī)制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機(jī)讀文件不同，電子文件則包括在計(jì)算機(jī)上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開(kāi)發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。
其二，管理模式。機(jī)讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對(duì)原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨(dú)立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開(kāi)發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點(diǎn)劃分管理程序與方法。其三，存在形式。機(jī)讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。
（一）電子政務(wù)系統(tǒng)檔案管理基本情況
電子政務(wù)檔案的出現(xiàn)是伴隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用的日益普及和完善而產(chǎn)生的，國(guó)際上往往認(rèn)為從上個(gè)世紀(jì)60年代起，計(jì)算機(jī)就對(duì)電子檔案產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。60年代初期召開(kāi)的倫敦國(guó)際檔案會(huì)議上，就提出了自動(dòng)處理檔案的要求。60年代末期和70年代初期的國(guó)際檔案會(huì)議上，也相繼對(duì)電子檔案的產(chǎn)生和發(fā)展進(jìn)行了熱議，提出了在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行檔案應(yīng)用的新概念，之后經(jīng)過(guò)了機(jī)讀文件、機(jī)讀檔案和電子文件等幾個(gè)發(fā)展歷程，近些年逐漸規(guī)范地使用了電子文件和電子檔案的準(zhǔn)確概念。二十一世紀(jì)初，國(guó)家質(zhì)檢部門頒布實(shí)施了《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，對(duì)電子文檔進(jìn)行了明確的定義，把在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件統(tǒng)稱為電子文檔。
上述概念和定義一個(gè)共同的特點(diǎn)就是，認(rèn)為電子政務(wù)檔案是利用計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)、閱讀和傳遞的文件類型。并且相比于傳統(tǒng)的文檔材料，電子政務(wù)系統(tǒng)檔案一般有這樣幾個(gè)特征：
一是電子政務(wù)檔案具有獨(dú)立性。由于電子檔案可以通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，所以相對(duì)來(lái)說(shuō)沒(méi)有固定的存儲(chǔ)位置，并且能夠經(jīng)常變換存儲(chǔ)環(huán)境，經(jīng)常更換利用載體，但保持內(nèi)容和信息形態(tài)的固定。
二是充分利用計(jì)算機(jī)設(shè)備。由于電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案材料主要通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行，所以對(duì)其軟硬件設(shè)施、操作系統(tǒng)依賴性比較強(qiáng)，無(wú)論是電子檔案的制發(fā)、存儲(chǔ)、處置，還是分類歸檔，往往均需要利用計(jì)算機(jī)來(lái)完成，所以一旦不依靠電腦設(shè)備，電子檔案將失去存在的空間。
三是存在一定的安全隱患。由于電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案是依靠計(jì)算機(jī)來(lái)完成，由于計(jì)算機(jī)中互聯(lián)網(wǎng)登陸的非常便捷，任何人都可以使用，所以電子檔案的修改、復(fù)制相對(duì)就非常容易，并且能夠在極短的時(shí)間就將原電子檔案材料進(jìn)行變更而不留處理痕跡，這就給電子檔案的管理帶來(lái)了一定的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，如果原材料沒(méi)有備份，在傳遞的過(guò)程中，如果計(jì)算機(jī)硬盤系統(tǒng)出現(xiàn)了故障，就很容易丟失或者遭到破壞。
（二）電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案管理存在的問(wèn)題
如前所述，電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案經(jīng)常面臨著一些薄弱環(huán)節(jié)，一旦處理不當(dāng)，就會(huì)給檔案管理帶來(lái)安全隱患。主要問(wèn)題表現(xiàn)在：
一是原有電子政務(wù)檔案遭到破壞。由于電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案資料在計(jì)算機(jī)或存儲(chǔ)介質(zhì)中予以保存，所以確保其真實(shí)、全面、完整地反映出來(lái)，具有很強(qiáng)的技術(shù)要求。
二是電子政務(wù)檔案安全隱患嚴(yán)重?，F(xiàn)今網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用非常普遍，而互聯(lián)網(wǎng)有具有極強(qiáng)的開(kāi)放、共享和自由特性，誰(shuí)都能夠非常方便快捷地登陸互聯(lián)網(wǎng)，如果電子政務(wù)檔案經(jīng)由互聯(lián)網(wǎng)大量的傳遞、、瀏覽，就經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)人為地破壞、修改、刪除等情況，給電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理帶來(lái)嚴(yán)重的安全風(fēng)險(xiǎn)隱患。
二、解決電子政務(wù)系統(tǒng)檔案管理問(wèn)題的措施
針對(duì)上述問(wèn)題，為了有效地防范電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理更加安全、科學(xué)、規(guī)范、高效，結(jié)合檔案管理工作實(shí)際，可以通過(guò)以下措施解決：
一是規(guī)范電子政務(wù)檔案管理體系建設(shè)。隨著電子政務(wù)檔案出現(xiàn)的越來(lái)越多，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)充分考慮到這種現(xiàn)實(shí)情況，加強(qiáng)電子政務(wù)檔案管理體系建設(shè)，健全完善統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，明確電子政務(wù)檔案管理流程和主要工作任務(wù)，明細(xì)歸檔的電子政務(wù)檔案材料的類別和技術(shù)難點(diǎn)，確保電子政務(wù)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。
二是完善電子政務(wù)檔案管理技術(shù)手段。在電子政務(wù)檔案接收、鑒定、存儲(chǔ)、應(yīng)用等環(huán)節(jié)，提前做好各種準(zhǔn)備工作，科學(xué)防范人為破壞、病毒侵?jǐn)_、傳遞丟失等風(fēng)險(xiǎn)，并且提前做好備份，防止出現(xiàn)電子政務(wù)檔案管理技術(shù)手段缺失的問(wèn)題。
“公共檔案館”這一概念是舶來(lái)品在世界范同內(nèi)．公共檔案館的存在和發(fā)展已有上百年的歷史。1838年英國(guó)頒布了《公共檔案法》，成立了公共檔案館(Public Reeord 0ffiee)．即英國(guó)的國(guó)家級(jí)綜合檔案館．負(fù)責(zé)保管中世紀(jì)以來(lái)英國(guó)中央政府各機(jī)關(guān)和法院的檔案．這是世界上第一個(gè)依法命名的公共檔案館?！矙n案館的概念由此產(chǎn)生。l8世紀(jì)末的法國(guó)檔案改革確立了國(guó)家檔案館向普通公眾開(kāi)放的原則．使國(guó)家檔案館擺脫了王權(quán)的枷鎖．開(kāi)始具有社會(huì)共有的性質(zhì)在我國(guó)．“公共檔案館”相當(dāng)于各級(jí)各類綜合檔案館。《檔案法》第二章第八條規(guī)定：“中央和縣級(jí)以上地方各級(jí)各類檔案館．是集中管理檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范同內(nèi)的檔案。”國(guó)家檔案局頒布的《檔案館工作通則》明確指出：“檔案館是黨和國(guó)家的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)．是永久保管檔案的基地．是科學(xué)研究和各方面工作利用檔案史料的中心”這兩部法律法規(guī)明確了檔案館的性質(zhì)與職能。概而言之．檔案館的基本職能是檔案的管理與利用
在我國(guó)．對(duì)于我國(guó)公共檔案館建設(shè)等方面的討論和研究開(kāi)始于2001年[2]同年出版的由馮惠玲、張輯哲教授主編的《檔案學(xué)概論》中，我國(guó)理論界首次在高校教材中使用了“公共檔案館”的概念理論界對(duì)于公共檔案館職能的研究主要集中在檔案館職能的擴(kuò)展和新時(shí)期檔案館角色定位等方面．主要是結(jié)合檔案工作的外部環(huán)境變化論述公共檔案館的職能定位與拓展問(wèn)題。下面，筆者將從新公共管理、電子政務(wù)、知識(shí)管理的背景下分析公共檔案館的職能以及職能深化的具體內(nèi)涵
l從新公共管理角度來(lái)看
自20世紀(jì)8O年代以來(lái)．隨著經(jīng)濟(jì)全球化、技術(shù)革新和國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)的加?。畟鹘y(tǒng)的公共行政因其規(guī)模龐大、反應(yīng)遲緩、效率低下、制度僵化受到了質(zhì)疑，新公共管理由此興起雖然各國(guó)學(xué)者對(duì)新公共管理的思想持不同看法．但在以下方面卻有共識(shí)：1．公共組織服務(wù)應(yīng)以顧客或市場(chǎng)為導(dǎo)向：2．公共組織應(yīng)廣泛采用授權(quán)或分權(quán)的方式進(jìn)行管理：3．公共組織應(yīng)廣泛采用私營(yíng)部門成功的管理手段和經(jīng)驗(yàn)：4．公共組織應(yīng)在公共管理中引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制：5．公共組織應(yīng)重視提高公共服務(wù)的效率、效果和質(zhì)量。在這種大背景下，就政府機(jī)構(gòu)而言，公共管理、公共服務(wù)、公共責(zé)任所體現(xiàn)出來(lái)的公共性理念成為政府職能轉(zhuǎn)型的方向從新公共管理角度看．公共檔案館的性質(zhì)和職能如下：
1．1公共檔案館的性質(zhì)：負(fù)責(zé)公共物品檔案的管理并提供服務(wù)的非政府公共文化組織
所謂公共組織．從廣義來(lái)說(shuō)，是指不以營(yíng)利為目的。而是致力于協(xié)調(diào)社會(huì)公共利益關(guān)系、服務(wù)社會(huì)大眾、提高公共利益為宗旨的組織。所謂公共物品，是用來(lái)滿足社會(huì)共同需要的物品和服務(wù)公共物品主要有以下兩個(gè)基本特征：第一，非排他性。排他性是指?jìng)€(gè)人消費(fèi)被排除在某種物品的消費(fèi)之外．在公共物品概念下．這種排他性是不存在的．合法公民皆可享用公共檔案館館藏檔案除尚未解密的外．只要是合法公民。理由正當(dāng)。人人皆可利用。第二，非競(jìng)爭(zhēng)性非競(jìng)爭(zhēng)性是指消費(fèi)者的增加不引起生產(chǎn)成本的增加．即多一個(gè)消費(fèi)者引起的社會(huì)邊際成本為零．或者說(shuō)．一定量的公共物品按零邊際成本為消費(fèi)者提供利益或服務(wù)公共檔案館館藏檔案的主體是各級(jí)政府、社會(huì)組織和個(gè)人在各類政務(wù)活動(dòng)中形成的原始的信息記錄。政務(wù)活動(dòng)具有公共性．是最重要的公共活動(dòng)．因此其產(chǎn)生的記錄也具有公共性。即這些檔案屬于公共物品從內(nèi)容上來(lái)看．檔案具有信息和知識(shí)屬性．檔案的利用對(duì)檔案內(nèi)容沒(méi)有損耗。從載體上來(lái)看，檔案的利用會(huì)造成一定損耗．但這可忽略不計(jì)．況且這種損耗可以通過(guò)檔案的數(shù)字化來(lái)彌補(bǔ)。
公共檔案館屬于非政府組織，所謂非政府組織，即組織本身并不具有行政權(quán)力的公共組織與政府組織相比較．非政府組織的最大特點(diǎn)是非強(qiáng)制性和服務(wù)性。公共檔案館屬于公共文化事業(yè)單位．本身沒(méi)有行政權(quán)力。其職能通過(guò)國(guó)家授權(quán)才能獲得。我國(guó)檔案行政權(quán)主要是由各級(jí)檔案局行使。因此，公共檔案館的性質(zhì)從新公共管理的角度可以界定為：負(fù)責(zé)作為公共物品檔案的管理并提供服務(wù)的非政府公共文化組織。
1．2公共檔案館的主要職能：為公眾最大限度提供檔案利用服務(wù)
“職能”是“工作職責(zé)”、“工作范圍”的濃縮用語(yǔ)。管理與服務(wù)是公共檔案館職能的兩個(gè)車輪．管理是基礎(chǔ)．服務(wù)是根本公共檔案館的檔案服務(wù)包括以下兩點(diǎn)基本內(nèi)涵：
1．2．1公眾為本。新公共理論理念下，公共組織產(chǎn)生和存在的一個(gè)重要目的就是提供公共服務(wù)．實(shí)現(xiàn)公共利益。所謂以公眾為本．就是公共檔案館必須以滿足社會(huì)公眾的檔案需求為本這是公共檔案館公共性本質(zhì)特征最集中的反映．也是貫穿公共檔案館工作全過(guò)程的基本要求這一基本原則有以下規(guī)定：社會(huì)成員的檔案需求是多元的這就需要公共檔案館以公眾的檔案基本需求為準(zhǔn)繩．研究檔案利用規(guī)律．并使公眾需要的檔案進(jìn)入管理范疇．確立檔案工作的管理目標(biāo)來(lái)開(kāi)展檔案管理工作
1．2．2服務(wù)至上。目前．我國(guó)處在全面建設(shè)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)期．市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的核心在于尊重行為主體基本權(quán)利尤其是自利權(quán)利．通過(guò)提供一定的環(huán)境或條件．讓行為主體合乎規(guī)范的自利行為在實(shí)現(xiàn)自身利益的同時(shí)增進(jìn)整個(gè)社會(huì)利益．因而公共事業(yè)管理主體必須順應(yīng)管理對(duì)象的意志和愿望來(lái)實(shí)施職能行為，為他們需求的滿足提供充分的條件。公共檔案館服務(wù)的目的也就應(yīng)由“最大限度地滿足利用者的檔案信息需求”拓展為“實(shí)現(xiàn)和維護(hù)公民、法人和其他組織的根本利益”
基于此．公共檔案館不但要擴(kuò)大服務(wù)對(duì)象．而且要主動(dòng)服務(wù)：主動(dòng)服務(wù)的對(duì)象不僅包括政府部門、研究者．也包括普通公民：服務(wù)的內(nèi)容不僅包括提供檔案原件．也包括提供問(wèn)題分析報(bào)告以及建設(shè)性解決方案等：服務(wù)方式不僅包括實(shí)地查閱，也包括遠(yuǎn)程查詢、專題服務(wù)和咨詢服務(wù)等。公共檔案館不僅提供單一的檔案信息服務(wù)．還包括提供已公開(kāi)現(xiàn)行文件在內(nèi)的政府信息公開(kāi)
2從電子政務(wù)角度來(lái)看
在一定程度上．電子政務(wù)是信息技術(shù)與政務(wù)管理的結(jié)合。目前，我國(guó)的電子政務(wù)總體成熟度還比較低為推動(dòng)公共服務(wù)改革．進(jìn)一步擴(kuò)大民主，我國(guó)制定了加大電子政務(wù)建設(shè)的戰(zhàn)略決策電子政務(wù)的內(nèi)容非常廣泛．根據(jù)國(guó)家政府所規(guī)劃的項(xiàng)目來(lái)看．電子政務(wù)主要包括以下幾個(gè)方面：1．政府間的電子政務(wù)：電子公文系統(tǒng)、電子法規(guī)政策系統(tǒng)、電子財(cái)政管理系統(tǒng)、電子培訓(xùn)系統(tǒng)、業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)系統(tǒng)等；2．政府對(duì)企業(yè)的電子政務(wù)：電子采購(gòu)與招標(biāo)、電子稅務(wù)、電子證照辦理、信息咨詢服務(wù)、中小企業(yè)電子服務(wù)等；3．政府對(duì)公民的電子政務(wù)：教育培訓(xùn)服務(wù)、就業(yè)服務(wù)、電子醫(yī)療服務(wù)、社會(huì)保險(xiǎn)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、公民信息服務(wù)、公民電子稅務(wù)、電子證件服務(wù)等。
由于公共檔案館不屬于政務(wù)系統(tǒng)．因此其館藏檔案信息化不屬于電子政務(wù)的概念范疇但是公共檔案館是政務(wù)系統(tǒng)檔案的保管基地．而電子政務(wù)建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程．信息化應(yīng)是全面的信息化．如果發(fā)生聯(lián)系的雙方之間存在數(shù)字鴻溝．信息化的建設(shè)效果將會(huì)大打折扣．因此公共檔案館也要加強(qiáng)信息化建設(shè)。究其實(shí)質(zhì)，公共檔案館信息化主要由信息技術(shù)革命這一原動(dòng)力推動(dòng)
2．1公共檔案館檔案信息化建設(shè)不是其工作職能的擴(kuò)展
公共檔案館信息化是其管理與提供利用服務(wù)的應(yīng)有之義．其本質(zhì)并沒(méi)有變化。變化的只是手段。有人把信息化作為檔案館職能的擴(kuò)展或創(chuàng)新．這是值得商榷的。公共檔案館的職能是由其性質(zhì)決定的．應(yīng)有一定的穩(wěn)定性。而信息技術(shù)的發(fā)展是時(shí)代性的．新的技術(shù)發(fā)現(xiàn)與采用可能會(huì)使信息技術(shù)貶值甚至走向歷史。
2．2公共檔案館要主動(dòng)做好信息化建設(shè)．并為電子政務(wù)建設(shè)提供支持
公共檔案館信息化建設(shè)主要包括自身的信息化建設(shè)，以及為配合其他部門而做的信息化相關(guān)工作。
2．2．1公共檔案館自身信息化建設(shè)內(nèi)容。主要包括：檔案館辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、館藏檔案數(shù)字化、電子文件歸檔和電子 檔案管理、檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和專題數(shù)據(jù)庫(kù)以及檔案網(wǎng)站的建設(shè)以及數(shù)字檔案安全等在信息化建設(shè)中一定要重視與檔案數(shù)字化相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)化工作．特別是增量電子文件的標(biāo)準(zhǔn)。
2．2．2公共檔案館配合電子政務(wù)建設(shè)應(yīng)做的支持性工作。在政府間電子政務(wù)方面．公共檔案館應(yīng)該做好兩方面的工作：第一．提前介入電子公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)．從政務(wù)電子文件的歸檔以及長(zhǎng)久保存的角度提出合理化建議。第二。提供館藏檔案信息．為政府決策服務(wù)
在政府對(duì)企業(yè)方面．公共檔案館主要應(yīng)參與其所產(chǎn)生公務(wù)檔案的接收．以及向企業(yè)提供經(jīng)濟(jì)政策、法律法規(guī)方面的檔案．為企業(yè)服務(wù)
在政府對(duì)公民個(gè)人方面．公共檔案館主要應(yīng)參與對(duì)公民的教育．為政府對(duì)公民的教育．特別是國(guó)情、省情、市情教育方面提供原始資料。
在政府對(duì)企業(yè)、政府對(duì)公民兩個(gè)方面，公共檔案館所參與的內(nèi)容都是在傳統(tǒng)環(huán)境下公共檔案館的工作內(nèi)容?？紤]到系統(tǒng)性．筆者故在此述及。
3從知識(shí)管理角度來(lái)看
知識(shí)管理是近十幾年來(lái)興起的一種管理范式．由于利益的驅(qū)動(dòng)，首先應(yīng)用于企業(yè)的知識(shí)保護(hù)、創(chuàng)新。知識(shí)管理是指綜合運(yùn)用組織、文化、戰(zhàn)略、流程、技術(shù)等手段．通過(guò)建立基于組織業(yè)務(wù)內(nèi)容和職能的知識(shí)挖掘和知識(shí)共享體系．以最大化對(duì)知識(shí)及有知識(shí)的人的尊重．最大化組織知識(shí)的價(jià)值．從而提高組織的應(yīng)變和創(chuàng)新能力．保持并提高組織核心競(jìng)爭(zhēng)力的管理變革知識(shí)管理的興起給公共檔案館提出了新的要求．公共檔案館的諸項(xiàng)工作內(nèi)容都要深化
3．1加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，建立檔案知識(shí)庫(kù)．深化公共檔案館管理職能
經(jīng)濟(jì)全球化的發(fā)展以及我國(guó)成功加入WTO．對(duì)我國(guó)政府決策的科學(xué)性與效率提出了更高的要求．我國(guó)政府掌握著全國(guó)80％左右的信息資源．其中絕大部分由公共檔案館管理。因此．公共檔案館館藏檔案信息資源對(duì)于我國(guó)信息資源的開(kāi)發(fā)與利用至關(guān)重要。
目前．我國(guó)的檔案信息化工作取得了初步成效．很多公共檔案館建立了檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)．但仍存在不足：1．條塊分割，缺乏宏觀管理和協(xié)調(diào)。2．類型單一．品種不足。在我國(guó)已建成的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，多以文字型數(shù)據(jù)庫(kù)為主．而其中又多數(shù)是目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，全文型、事實(shí)型、指南型、字典型數(shù)據(jù)庫(kù)相對(duì)較少。單機(jī)、脫機(jī)使用的數(shù)據(jù)庫(kù)多。聯(lián)網(wǎng)使用的少，共享程度低。3．規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化程度不高。由于各檔案館只滿足于自建自用的應(yīng)用要求．沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)范．也沒(méi)有執(zhí)行統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)．從而造成數(shù)據(jù)庫(kù)的應(yīng)用受到嚴(yán)重的限制．各種數(shù)據(jù)庫(kù)軟件的兼容性很差．轉(zhuǎn)換困難．因而交流的范圍與程度受到較大的制約數(shù)據(jù)庫(kù)的這些缺點(diǎn)成為檔案資源網(wǎng)上建設(shè)的不利因素。要解決這一問(wèn)題．檔案行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)協(xié)調(diào)、控制、監(jiān)督職能．而檔案館之間應(yīng)加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的溝通與合作
從信息資源建設(shè)和技術(shù)的角度來(lái)講．知識(shí)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容是建設(shè)知識(shí)庫(kù)知識(shí)庫(kù)(KnowledgeBase)是知識(shí)工程中結(jié)構(gòu)化、易操作、易利用、全面有組織的知識(shí)集群，是針對(duì)某一(或某些)領(lǐng)域問(wèn)題求解的需要，采用某種(或若干)知識(shí)表示方式在存儲(chǔ)器中存儲(chǔ)、組織、管理和使用的互相關(guān)聯(lián)的知識(shí)片集合對(duì)于公共檔案館來(lái)說(shuō)即建設(shè)檔案知識(shí)庫(kù)．而檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是建設(shè)檔案知識(shí)庫(kù)的基礎(chǔ)檔案知識(shí)庫(kù)要求建設(shè)文件級(jí)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)．這對(duì)于文件的關(guān)聯(lián)度、結(jié)構(gòu)化要求更高。這樣，知識(shí)管理系統(tǒng)對(duì)相關(guān)內(nèi)容的檔案才能夠進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘．提煉出對(duì)決策有利的結(jié)論
知識(shí)管理不但對(duì)檔案的質(zhì)量提出了更高的要求．對(duì)檔案知識(shí)庫(kù)內(nèi)的檔案數(shù)量也有更高的要求，因?yàn)樨S富的檔案信息才可以保證決策的全面性和準(zhǔn)確性因此公共檔案館除采取網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)歸檔以提高檔案的數(shù)量外．還要向社會(huì)征集相關(guān)檔案．以使公共檔案館館藏檔案反映政府職能中經(jīng)濟(jì)調(diào)節(jié)、市場(chǎng)監(jiān)管、社會(huì)管理和公共服務(wù)的全貌
3．2建立專家系統(tǒng)．提供檔案咨詢服務(wù)。深化公共檔案館服務(wù)職能
在服務(wù)職能方面．知識(shí)管理要求公共檔案館提供檔案服務(wù)的產(chǎn)品化、智能化。長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)公共檔案館充當(dāng)?shù)氖恰皞}(cāng)庫(kù)保管員”的角色．服務(wù)停留在“保存?zhèn)洳椤钡臓顟B(tài)．提供的檔案孤立性強(qiáng)，關(guān)聯(lián)度及與問(wèn)題的相關(guān)度不大知識(shí)與信息的區(qū)別在于．知識(shí)是與人的行動(dòng)相關(guān)聯(lián)的，即能夠直接指導(dǎo)人的行動(dòng)．這就要求公共檔案館檔案服務(wù)能夠提供定型的、綜合的檔案內(nèi)容．爭(zhēng)取做到“一站式”服務(wù)。為滿足這一要求．在檔案信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，要建立基于檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)的專家系統(tǒng)。專家系統(tǒng)(Expert System)是一個(gè)具有智能特點(diǎn)的計(jì)算機(jī)程序．它的智能化主要表現(xiàn)為能夠在特定的領(lǐng)域內(nèi)模仿人類專家思維來(lái)求解復(fù)雜問(wèn)題因此．專家系統(tǒng)必須包含領(lǐng)域?qū)＜业拇罅恐R(shí)．擁有類似人類專家思維的推理能力，并能用這些知識(shí)來(lái)解決實(shí)際問(wèn)題公共檔案館專家系統(tǒng)應(yīng)具有以館藏檔案為基礎(chǔ)．利用人類專家思維的推理能力，提供知識(shí)解決實(shí)際問(wèn)題的功能。
知識(shí)管理還要求公共檔案館開(kāi)展檔案咨詢服務(wù)。在我國(guó)檔案學(xué)論著和教材中有“咨詢”的概念，但僅限于“參考咨詢”的范疇“檔案館(室)的參考咨詢工作．是檔案工作人員以根據(jù)檔案解答問(wèn)題的方式．向利用者提供檔案信息及有關(guān)情報(bào)的一項(xiàng)服務(wù)工作”從定義可以看出，這種參考咨詢工作．具有很強(qiáng)的被動(dòng)性，且服務(wù)深度不夠。檔案咨詢是指在維護(hù)國(guó)家利益的前提下．檔案咨詢服務(wù)機(jī)構(gòu)運(yùn)用以檔案專業(yè)知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)為主的知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)，根據(jù)委托者的要求．提出有關(guān)檔案咨詢項(xiàng)目的數(shù)據(jù)、資料、調(diào)研報(bào)告、建議方案等。供委托者參考。它應(yīng)包含以下服務(wù)：
3．2．1檔案專業(yè)基本知識(shí)咨詢服務(wù)主要向社會(huì)提供檔案專業(yè)基本知識(shí)，如有關(guān)檔案、檔案公布、檔案信息資源布局等方面問(wèn)題的咨詢。
3．2．2檔案信息咨詢服務(wù)。根據(jù)委托者提供的專題，在充分研究該專題的基礎(chǔ)上．向委托者提供以檔案信息為主，并輔以建設(shè)性解決方案的信息服務(wù)。
2000年5月，被譽(yù)為我國(guó)“第一個(gè)數(shù)字檔案館”的深圳數(shù)字檔案館建設(shè)正式啟動(dòng)。2003年8月，青島市數(shù)字檔案館率先投入運(yùn)行。自2002年以后，杭州市數(shù)字檔案館、天津市泰達(dá)區(qū)數(shù)字檔案館、江蘇電力公司數(shù)字檔案館等項(xiàng)目相繼開(kāi)展，數(shù)字檔案館建設(shè)全面鋪開(kāi)。2010年6月，國(guó)家檔案局《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》，從總體要求、系統(tǒng)功能要求等5個(gè)方面對(duì)數(shù)字檔案館建設(shè)進(jìn)行了敘述和說(shuō)明，為其規(guī)范化建設(shè)提供了重要依據(jù)。2011年1月，數(shù)字檔案館建設(shè)被列為全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃的發(fā)展目標(biāo)。
2004年10月，安徽省在全國(guó)率先啟動(dòng)的省級(jí)電子文件中心建設(shè)受到各方矚目，被《人民日?qǐng)?bào)》譽(yù)為檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理向現(xiàn)代管理的重大變革。同年10月，江蘇省檔案局提出“2008-2010年全省100％的國(guó)家綜合檔案館全面建成與電子政務(wù)相配套的電子文件中心”。2004年12月，江蘇省常州市電子文件中心正式運(yùn)行，成為市級(jí)電子文件中心的典型。2005年1月，蘇州張家港市電子文件中心成為國(guó)內(nèi)首家縣級(jí)電子文件中心。此后，許多省、市的電子文件中心投入建設(shè)并顯出燎原之勢(shì)。2007年4月，國(guó)家檔案局在常州和合肥召開(kāi)了全國(guó)電T3C件中心建設(shè)經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，標(biāo)志著電子文件中心建設(shè)達(dá)到了一個(gè)。
數(shù)字檔案館與電子文件中心關(guān)系辨析
數(shù)字檔案館與電子文件中心建設(shè)取得了一定成果，也存在一定的問(wèn)題。主要問(wèn)題在于應(yīng)該研究和明確二者的關(guān)系，說(shuō)明它們?cè)陔娮游募芾碇邪缪莸慕巧泻螀^(qū)別，在社會(huì)中的定位有何差異?二者的關(guān)系理不清，實(shí)踐建設(shè)就會(huì)出現(xiàn)偏差，例如當(dāng)前存在的缺乏統(tǒng)籌、多頭無(wú)序，定位不明、關(guān)系不清，模式各異、功能效果各不相同等問(wèn)題。
1 已有的對(duì)二者關(guān)系的闡述
闡明數(shù)字檔案館與電子文件中心的關(guān)系，首先要基于定義基礎(chǔ)之上。但二者尚未形成精準(zhǔn)的、被普遍接受的定義。對(duì)數(shù)字檔案館屬概念的定位，有信息系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、一種信息獲取方式等，所述內(nèi)涵與外延偏差較大，缺乏科學(xué)定義的應(yīng)有之義。實(shí)踐上基本“停留在館藏?cái)?shù)字化和建立檔案網(wǎng)站階段”，例如深圳數(shù)字檔案館真正實(shí)現(xiàn)的是館藏的數(shù)字化及其管理，缺乏電子文件管理的應(yīng)有之義。電子文件中心一般被描述為“在電子中產(chǎn)生的電子文件數(shù)量急劇增加的推動(dòng)下，順應(yīng)電子文件保管、利用的需要而建立起來(lái)的電子文件保管、利用中心?！痹撁枋鰶](méi)能揭示本質(zhì)內(nèi)涵及與其他“電子文件保管、利用中心”的種差關(guān)系。
在定義尚不精準(zhǔn)的前提下，目前關(guān)于數(shù)字檔案館與電子文件中心的關(guān)系有如下一些主要觀點(diǎn)：數(shù)字檔案館是檔案信息化建設(shè)的高級(jí)形式和中長(zhǎng)期目標(biāo)。在不能一步建立數(shù)字檔案館的情況下，近期先建立電子文件中心，而后以此為基礎(chǔ)建設(shè)數(shù)字檔案館；電子文件中心是數(shù)字檔案館的前端和入口，是連接數(shù)字檔案館與電子政務(wù)各系統(tǒng)的橋梁和紐帶；電子文件中心是政務(wù)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和數(shù)字檔案館的中間過(guò)渡階段；我國(guó)數(shù)字檔案館一直未能妥善解決的電子文件在線接收和存取問(wèn)題，有望通過(guò)電子文件中心的出現(xiàn)得以解決。
2 筆者對(duì)二者關(guān)系的認(rèn)識(shí)
筆者認(rèn)為，從核心本質(zhì)上看，從長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展上看，數(shù)字檔案館與電子文件中心從內(nèi)涵到外延并沒(méi)有什么差別。它們都是電子時(shí)代的新型文檔管理機(jī)構(gòu)概念，其實(shí)體除了人物之外還包括電子文件管理系統(tǒng)并且該系統(tǒng)是其建設(shè)的主體，建設(shè)的最終目標(biāo)都是為了解決電子文件的管理問(wèn)題。作為新型文檔管理機(jī)構(gòu)，它們根植于檔案界的土壤但必須沖破傳統(tǒng)檔案工作領(lǐng)域，成為跨領(lǐng)域的、能夠?qū)崿F(xiàn)全程管理功能的整體運(yùn)作的系統(tǒng)。
既然二者沒(méi)有差別，為什么會(huì)存在名稱上的差異呢?筆者認(rèn)為，是源于從不同角度對(duì)于同一新生事物命名而形成的不同名稱。數(shù)字檔案館是在文獻(xiàn)機(jī)構(gòu)強(qiáng)調(diào)面向社會(huì)服務(wù)的過(guò)程中、尤其是數(shù)字圖書館取得較大進(jìn)展的推動(dòng)之下形成的名稱；電子文件中心則是在辦公自動(dòng)化、電子政務(wù)建設(shè)和政務(wù)公開(kāi)政策的推動(dòng)之下形成的名稱。從實(shí)際運(yùn)作情況看，數(shù)字檔案館強(qiáng)調(diào)通過(guò)公眾互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)以數(shù)字化手段為利用者提供方便、快捷的檔案檢索與查閱服務(wù)；而電子文件中心大多將功能嵌入電子政務(wù)網(wǎng)中，承擔(dān)著保管政府機(jī)關(guān)電子文件以及網(wǎng)上文件信息的功能。數(shù)字檔案館側(cè)重于面向社會(huì)服務(wù)；電子文件中心側(cè)重于為電子政務(wù)服務(wù)。無(wú)論如何，二者的本質(zhì)是相同的，只是實(shí)踐中根據(jù)建設(shè)需要所選用的名稱不同。數(shù)字檔案館易于得到社會(huì)公眾的關(guān)注和認(rèn)可，電子文件中心是為了向電子政務(wù)靠攏。不同的名稱，有利于向不同的部門和對(duì)象推廣新型檔案理念，以求得到相關(guān)發(fā)展經(jīng)費(fèi)，獲得更多的發(fā)展機(jī)遇。
在未來(lái)的建設(shè)中，數(shù)字檔案館與電子文件中心這兩個(gè)概念理當(dāng)二而存其一，保留一個(gè)淘汰另一個(gè)，從字面上看，筆者更加認(rèn)同電子文件中心這個(gè)概念，它簡(jiǎn)單明了，既表達(dá)了以電子文件管理為核心任務(wù)又體現(xiàn)了與電子政務(wù)的天然聯(lián)系。其定義應(yīng)該是：以電子文件管理系統(tǒng)為主體，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)對(duì)電子文件等數(shù)字化檔案信息實(shí)現(xiàn)全程管理與社會(huì)化服務(wù)的新型文檔管理機(jī)構(gòu)。
數(shù)字檔案館與電子文件中心未來(lái)發(fā)展
1 理順文件與檔案管理流程
探索數(shù)字檔案館與電子文件中心的未來(lái)發(fā)展之路，必須克服當(dāng)前的外延式技術(shù)應(yīng)用模式，對(duì)其內(nèi)涵和價(jià)值進(jìn)行徹底的思考和追問(wèn)。電子文件中心(數(shù)字檔案館)要想最終解決電子文件管理問(wèn)題，首先要建立在理順國(guó)家整體文件流程的基礎(chǔ)之上，克服當(dāng)前文檔分治的局限，實(shí)現(xiàn)真正的文檔一體銜接。
理順文檔管理流程要從整體上進(jìn)行根本陛思考，對(duì)電子文件管理活動(dòng)進(jìn)行系統(tǒng)分析和科學(xué)整合，將文件“從生到死”、“從頭到尾”的整個(gè)流程全面而系統(tǒng)地管理起來(lái)。筆者主持的一項(xiàng)國(guó)家社科基金項(xiàng)目中提出的“保存即歸檔模式”，對(duì)電子公文的管理過(guò)程進(jìn)行了根本勝思考，適用于電子文件中心建設(shè)。這種思考付諸實(shí)施的結(jié)果將導(dǎo)致政務(wù)流程的再造。機(jī)構(gòu)由傳統(tǒng)的以職能為中心的管理模式向以流程為中心的管理模式變革，打破職能部門的狹隘視野，從全流程的角度管理機(jī)構(gòu)文件活動(dòng)，提高機(jī)構(gòu)的整體績(jī)效。為此，電子文件中心不應(yīng)該是檔案機(jī)構(gòu)的改良，而應(yīng)該是這種再造后催生的新的管理體制下的新型管理機(jī)構(gòu)。
2 兼具管理、技術(shù)與服務(wù)功能
當(dāng)前數(shù)字檔案館與電子文件中心建設(shè)在功能上都不完善：數(shù)字檔案館側(cè)重于面向社會(huì)服務(wù)，前端管理薄弱；電子文件中心側(cè)重于為政府服務(wù)，長(zhǎng)久保管功能薄弱。在未來(lái)發(fā)展中其功能必須得到完善。如表1所示，未來(lái)真正的電子文件中心應(yīng)是建立在整合了當(dāng)前傳統(tǒng)檔案館、信息中心、數(shù)字檔案館和電子文件中心等機(jī)構(gòu)基礎(chǔ)之上，兼具管理、技術(shù)、服務(wù)功能于一體，同時(shí)面向社會(huì)和政府進(jìn)行服務(wù)的機(jī)構(gòu)。它一方面要實(shí)現(xiàn)政府信息資源共享，對(duì)國(guó)家中產(chǎn)生的、具有保存價(jià)值的電子文件進(jìn)行集中收集、歸檔、統(tǒng)一管理；另—方面應(yīng)堅(jiān)持檔案化的思想，使電子政務(wù)過(guò)程中生成的電子文件如同紙質(zhì)文件一樣得到永久保存并為社會(huì)公眾查詢提供—站式服務(wù)。
3 建立起整體運(yùn)作體系
我國(guó)數(shù)字檔案館與電子文件中心建設(shè)多是以原有的檔案機(jī)構(gòu)為實(shí)施主體，對(duì)傳統(tǒng)檔案機(jī)構(gòu)的部分功能進(jìn)行改造，一切職能均由地方綜合檔案館行使。其建設(shè)仍囿于傳統(tǒng)檔案領(lǐng)域內(nèi)，并沒(méi)有真正地“走入合作圈”。這是我國(guó)數(shù)字檔案館與電子文件中心的先天不足，也是造成當(dāng)前建設(shè)缺乏統(tǒng)籌、多頭無(wú)序的關(guān)鍵所在。
未來(lái)的建設(shè)要打破舊有行政理念的傳統(tǒng)思維模式，理順各方關(guān)系，建立起整體運(yùn)作體系。從宏觀上、整體上統(tǒng)一管理策略，為所用應(yīng)用軟件系統(tǒng)及其平臺(tái)、數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)、接口等制定原則和標(biāo)準(zhǔn)；構(gòu)建全面一體的網(wǎng)絡(luò)，形成流暢的文檔資源流通渠道；整合文檔信息資源，提高共享程度；統(tǒng)一管理機(jī)構(gòu)，合并機(jī)構(gòu)職能。
4 成為一體化管理中心
未來(lái)的電子文件中心對(duì)于電子文件的管理，應(yīng)該既是保存、交換中轉(zhuǎn)，又是歸檔，同時(shí)進(jìn)行整理。從理論上講，它從電子文件制作完畢起就可以開(kāi)始控制和管理電子文件及其信息。它成為電子文件交換中心，電子文件保存中心，電子文件利用中心。成為電子文件的匯集地，集文件管理與檔案管理于一體，集現(xiàn)行政務(wù)信息與歷史政務(wù)信息于一體，集政務(wù)信息中心、文件中心與檔案中心于一體，成為一體化的管理中心。
現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點(diǎn)內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會(huì)計(jì)核算電算化開(kāi)始，應(yīng)用商品化的會(huì)計(jì)軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會(huì)計(jì)核算電算化的基礎(chǔ)上完成財(cái)務(wù)管理電算化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助完成財(cái)務(wù)分析和編制財(cái)務(wù)計(jì)劃。隨后，把計(jì)算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購(gòu)、銷售、庫(kù)存及人事管理。運(yùn)用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于生產(chǎn)管理，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)計(jì)劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計(jì)算機(jī)化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對(duì)正在形成的現(xiàn)行信息進(jìn)行收集、加工及處理。
現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的，是企業(yè)管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。
檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，然后按不同的要求，利用庫(kù)內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識(shí)的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫(kù)與出庫(kù)數(shù)量、庫(kù)存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。
總之，在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作。
二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段
由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個(gè)階段，所以任何一階段應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅會(huì)對(duì)另一階段的工作帶來(lái)影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的研究，開(kāi)發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開(kāi)發(fā)或購(gòu)買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。
第二階段不同于第一階段的特點(diǎn)和難點(diǎn)在于，現(xiàn)行文件和檔案自動(dòng)化管理子系統(tǒng)之間的接口?，F(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能上不盡相同。
不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對(duì)現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。
三、電子文件階段
電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國(guó)家科委在北京召開(kāi)了全國(guó)CAD應(yīng)用工程工作會(huì)議，會(huì)上宋健主任指示：這件工作要請(qǐng)國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局和國(guó)家檔案局參加。國(guó)家檔案局很重視電子文件的管理問(wèn)題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)、歸檔及管理要求》試行稿國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個(gè)企事業(yè)單位進(jìn)行試點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)我國(guó)電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗(yàn)。③1998年8月11日－13日，國(guó)家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開(kāi)了電子文件管理研究專家研討會(huì)。該會(huì)的中心議題是對(duì)《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動(dòng)化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的征求意見(jiàn)稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計(jì)研究院中國(guó)兵器工業(yè)第五設(shè)計(jì)研究院召開(kāi)了CAD電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)技術(shù)宣講演示會(huì)。⑤1998年8月23日，國(guó)家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國(guó)際學(xué)術(shù)研討會(huì)”?？梢?jiàn)，有關(guān)電子文件及其管理問(wèn)題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。
關(guān)于什么是電子文件，美國(guó)聯(lián)邦管理法規(guī)對(duì)其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義?！雹迖?guó)際檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)的定義為“電子文件是一種通過(guò)數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國(guó)《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機(jī)讀文件入手。
機(jī)讀文件僅指計(jì)算機(jī)識(shí)別的文件最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40－50年代。這一概念經(jīng)過(guò)近半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機(jī)讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個(gè)階段的差異，有助于深入認(rèn)識(shí)電子文件的形成和管理特點(diǎn)。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：
其一，生成環(huán)境。機(jī)讀文件中的關(guān)鍵詞是“機(jī)讀”，即“能夠由計(jì)算機(jī)輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)讀到另一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見(jiàn)，復(fù)制和識(shí)別是機(jī)讀文件的主要特點(diǎn)。在這一階段，計(jì)算機(jī)讀出的文件不是由計(jì)算機(jī)制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機(jī)讀文件不同，電子文件則包括在計(jì)算機(jī)上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開(kāi)發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。
其二，管理模式。機(jī)讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對(duì)原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨(dú)立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開(kāi)發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點(diǎn)劃分管理程序與方法。
其三，存在形式。機(jī)讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。
現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點(diǎn)內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會(huì)計(jì)核算電算化開(kāi)始，應(yīng)用商品化的會(huì)計(jì)軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會(huì)計(jì)核算電算化的基礎(chǔ)上完成財(cái)務(wù)管理電算化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助完成財(cái)務(wù)分析和編制財(cái)務(wù)計(jì)劃。隨后，把計(jì)算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購(gòu)、銷售、庫(kù)存及人事管理。運(yùn)用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于生產(chǎn)管理，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)計(jì)劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計(jì)算機(jī)化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對(duì)正在形成的現(xiàn)行信息進(jìn)行收集、加工及處理。
現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的，是企業(yè)管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。
檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，然后按不同的要求，利用庫(kù)內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識(shí)的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫(kù)與出庫(kù)數(shù)量、庫(kù)存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。
總之，在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作。
二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段
由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個(gè)階段，所以任何一階段應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅會(huì)對(duì)另一階段的工作帶來(lái)影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的研究，開(kāi)發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開(kāi)發(fā)或購(gòu)買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。
第二階段不同于第一階段的特點(diǎn)和難點(diǎn)在于，現(xiàn)行文件和檔案自動(dòng)化管理子系統(tǒng)之間的接口?，F(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能上不盡相同。
不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對(duì)現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。
三、電子文件階段
電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國(guó)家科委在北京召開(kāi)了全國(guó)CAD應(yīng)用工程工作會(huì)議，會(huì)上宋健主任指示：這件工作要請(qǐng)國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局和國(guó)家檔案局參加。國(guó)家檔案局很重視電子文件的管理問(wèn)題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)、歸檔及管理要求》試行稿國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個(gè)企事業(yè)單位進(jìn)行試點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)我國(guó)電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗(yàn)。③1998年8月11日－13日，國(guó)家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開(kāi)了電子文件管理研究專家研討會(huì)。該會(huì)的中心議題是對(duì)《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動(dòng)化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的征求意見(jiàn)稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計(jì)研究院中國(guó)兵器工業(yè)第五設(shè)計(jì)研究院召開(kāi)了CAD電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)技術(shù)宣講演示會(huì)。⑤1998年8月23日，國(guó)家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國(guó)際學(xué)術(shù)研討會(huì)”?？梢?jiàn)，有關(guān)電子文件及其管理問(wèn)題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。
關(guān)于什么是電子文件，美國(guó)聯(lián)邦管理法規(guī)對(duì)其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義?！雹迖?guó)際檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)的定義為“電子文件是一種通過(guò)數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國(guó)《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機(jī)讀文件入手。
機(jī)讀文件僅指計(jì)算機(jī)識(shí)別的文件最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40－50年代。這一概念經(jīng)過(guò)近半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機(jī)讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個(gè)階段的差異，有助于深入認(rèn)識(shí)電子文件的形成和管理特點(diǎn)。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：
其一，生成環(huán)境。機(jī)讀文件中的關(guān)鍵詞是“機(jī)讀”，即“能夠由計(jì)算機(jī)輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)讀到另一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見(jiàn)，復(fù)制和識(shí)別是機(jī)讀文件的主要特點(diǎn)。在這一階段，計(jì)算機(jī)讀出的文件不是由計(jì)算機(jī)制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機(jī)讀文件不同，電子文件則包括在計(jì)算機(jī)上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開(kāi)發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。
其二，管理模式。機(jī)讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對(duì)原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨(dú)立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開(kāi)發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點(diǎn)劃分管理程序與方法。
其三，存在形式。機(jī)讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。
現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點(diǎn)內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會(huì)計(jì)核算電算化開(kāi)始，應(yīng)用商品化的會(huì)計(jì)軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會(huì)計(jì)核算電算化的基礎(chǔ)上完成財(cái)務(wù)管理電算化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助完成財(cái)務(wù)分析和編制財(cái)務(wù)計(jì)劃。隨后，把計(jì)算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購(gòu)、銷售、庫(kù)存及人事管理。運(yùn)用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于生產(chǎn)管理，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)計(jì)劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計(jì)算機(jī)化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對(duì)正在形成的現(xiàn)行信息進(jìn)行收集、加工及處理。
現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的，是企業(yè)管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。
檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，然后按不同的要求，利用庫(kù)內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識(shí)的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫(kù)與出庫(kù)數(shù)量、庫(kù)存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。
總之，在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作。
二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段
由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個(gè)階段，所以任何一階段應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅會(huì)對(duì)另一階段的工作帶來(lái)影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的研究，開(kāi)發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開(kāi)發(fā)或購(gòu)買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。
第二階段不同于第一階段的特點(diǎn)和難點(diǎn)在于，現(xiàn)行文件和檔案自動(dòng)化管理子系統(tǒng)之間的接口?，F(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能上不盡相同。
不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對(duì)現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。三、電子文件階段
電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國(guó)家科委在北京召開(kāi)了全國(guó)CAD應(yīng)用工程工作會(huì)議，會(huì)上宋健主任指示：這件工作要請(qǐng)國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局和國(guó)家檔案局參加。國(guó)家檔案局很重視電子文件的管理問(wèn)題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)、歸檔及管理要求》試行稿國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個(gè)企事業(yè)單位進(jìn)行試點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)我國(guó)電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗(yàn)。③1998年8月11日－13日，國(guó)家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開(kāi)了電子文件管理研究專家研討會(huì)。該會(huì)的中心議題是對(duì)《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動(dòng)化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的征求意見(jiàn)稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計(jì)研究院中國(guó)兵器工業(yè)第五設(shè)計(jì)研究院召開(kāi)了CAD電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)技術(shù)宣講演示會(huì)。⑤1998年8月23日，國(guó)家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國(guó)際學(xué)術(shù)研討會(huì)”。可見(jiàn)，有關(guān)電子文件及其管理問(wèn)題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。
關(guān)于什么是電子文件，美國(guó)聯(lián)邦管理法規(guī)對(duì)其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義?！雹迖?guó)際檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)的定義為“電子文件是一種通過(guò)數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國(guó)《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機(jī)讀文件入手。
機(jī)讀文件僅指計(jì)算機(jī)識(shí)別的文件最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40－50年代。這一概念經(jīng)過(guò)近半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機(jī)讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個(gè)階段的差異，有助于深入認(rèn)識(shí)電子文件的形成和管理特點(diǎn)。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：
其一，生成環(huán)境。機(jī)讀文件中的關(guān)鍵詞是“機(jī)讀”，即“能夠由計(jì)算機(jī)輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)讀到另一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見(jiàn)，復(fù)制和識(shí)別是機(jī)讀文件的主要特點(diǎn)。在這一階段，計(jì)算機(jī)讀出的文件不是由計(jì)算機(jī)制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機(jī)讀文件不同，電子文件則包括在計(jì)算機(jī)上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開(kāi)發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。
其二，管理模式。機(jī)讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對(duì)原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨(dú)立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開(kāi)發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點(diǎn)劃分管理程序與方法。
其三，存在形式。機(jī)讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。
