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時(shí)間：2023-06-22 09:12:32
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自我國(guó)進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái),世界信息化的高度進(jìn)步極大的促進(jìn)了我國(guó)信息化領(lǐng)域的蓬勃發(fā)展,而電子文件以其傳播速度快、復(fù)制和修改簡(jiǎn)單等諸多優(yōu)點(diǎn)受到社會(huì)廣大群眾的青睞,目前已經(jīng)成為人們工作、生活中不可獲取的重要信息工具之一。因此,只有及時(shí)有效的分析電子文件與紙質(zhì)檔案在檔案管理中的差異性,才能真正做好各類檔案的管理工作,建設(shè)符合社會(huì)發(fā)展需求的現(xiàn)代化檔案管理。以下筆者從多個(gè)角度對(duì)檔案管理中電子文件與紙質(zhì)檔案的差異進(jìn)行粗淺的探索。
1、檔案管理中電子文件與紙質(zhì)檔案信息載體的壽命差異
目前我國(guó)檔案管理主要分為電子文件管理、紙質(zhì)檔案管理兩種。紙質(zhì)檔案的保存壽命的長(zhǎng)短主要取決于紙張的纖維素。因?yàn)樵诩堎|(zhì)檔案管理保存中一旦遇到高溫、高濕、氧化劑等化學(xué)作用就會(huì)使紙張纖維素發(fā)生氧化和水解反應(yīng),造成紙質(zhì)檔案的損壞。因此在檔案管理中,一般對(duì)紙質(zhì)檔案的保存要注意排除外界環(huán)境的化學(xué)影響,使用科學(xué)、合理的保存手段可以加強(qiáng)紙質(zhì)檔案的保存壽命直至千年以上。
電子文件的載體主要是由磁性物質(zhì)或者是光盤所構(gòu)成的。首先,磁盤和磁帶的支持體聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電、吸引塵埃、易卷曲的等諸多缺點(diǎn)。其連接地基和磁粉的粘合劑又具易磨損、生霉、脫離等缺點(diǎn),直接影響著電子文化信息的再次使用。同時(shí),在受到外界磁場(chǎng)影響時(shí),也極易導(dǎo)致磁盤和磁帶的退磁、消磁現(xiàn)象;其次,光盤的信息存取主要是利用激光進(jìn)行,主要由保護(hù)層、盤基、記錄介質(zhì)等部分組成。而目前市面上使用的光盤記錄介質(zhì)主要有硒、碳鋁化合物、碲、碲合金以及一些在激光熱效應(yīng)作用下極易發(fā)生物化性質(zhì)變化的材料。而正是由于這些材料的易氧化、不穩(wěn)定,電子文件與紙質(zhì)檔案相比,電子載體的壽命要相對(duì)短很多,磁帶、磁盤等電子載體一般使用壽命均不超過(guò)10年,而光盤的使用壽命也不超過(guò)30年。
因此,針對(duì)電子文件使用壽命短、不穩(wěn)定、易氧化等諸多特點(diǎn),想要有效的提高電子文件的有效壽命,應(yīng)該將電子文件存放在非陽(yáng)光直射并且通風(fēng)的環(huán)境中,同時(shí)對(duì)電子文件的使用壽命做詳細(xì)的標(biāo)注,在臨近電子文件載體保質(zhì)期時(shí),應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行電子文件的復(fù)制,以免造成不可彌補(bǔ)的檔案信息損失。
2、檔案管理中電子文件與紙質(zhì)檔案技術(shù)壽命的差異
當(dāng)紙質(zhì)檔案形成時(shí),它所使用的紙張就會(huì)與字跡、內(nèi)容永遠(yuǎn)的結(jié)合在一起,非人為變動(dòng)的情況下不會(huì)出現(xiàn)絲毫的改動(dòng)。
而電子文件主要是依托于計(jì)算機(jī),通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)將電子信息與載體結(jié)合在一起,并且通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行識(shí)別、讀取、修改。而一旦電子文件的技術(shù)過(guò)時(shí),其載體上的信息將無(wú)法識(shí)讀。主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面:一方面由于計(jì)算機(jī)技術(shù)革新,以至于新的存儲(chǔ)技術(shù)代替舊版的存儲(chǔ)技術(shù)。如曾經(jīng)使用到的存儲(chǔ)載體5英寸軟盤到目前的光盤、U盤,在短短幾十年的技術(shù)發(fā)展中,最初的5英寸軟盤計(jì)數(shù)機(jī)早已不法識(shí)別;另一方面由于經(jīng)濟(jì)體制的變化,致使原生產(chǎn)模式消失。如單個(gè)生產(chǎn)廠家所生產(chǎn)的電子文件設(shè)備,由于某種經(jīng)濟(jì)原因而導(dǎo)致廠家破產(chǎn)、倒閉,而使其銷售的產(chǎn)品無(wú)法再找到配套的產(chǎn)品,以至于計(jì)算機(jī)無(wú)法在識(shí)取電子文件信息。
因此,對(duì)電子文件來(lái)講技術(shù)壽命所到來(lái)的影響遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于其載體壽命。所以,在檔案管理中,針對(duì)每一份生成的電子文件都要相應(yīng)保留一套運(yùn)行電子文件的操縱系統(tǒng)、硬件設(shè)備等讀取電子文件相關(guān)的技術(shù)或者在技術(shù)更新?lián)Q代時(shí),及時(shí)做好電子文件的一系列轉(zhuǎn)換工作以適應(yīng)新技術(shù)革新下,電子文件的可讀性和可管理性。
3、檔案管理中電子文件與紙質(zhì)檔案信息保護(hù)的差異
在檔案管理中我們對(duì)紙質(zhì)檔案信息保護(hù)的目標(biāo)主要是延長(zhǎng)紙質(zhì)的使用壽命。因?yàn)榧垙埡图垙埳嫌涗浀膬?nèi)容、信息在客觀條件下是結(jié)為一體的,在保證紙質(zhì)文件形體的同時(shí)其文字信息就得以保存下來(lái),且不宜更改其信息的原始形態(tài)。
而對(duì)電子文件而言,記錄電子文件的載體和信息是可分離的,也正因如此,電子文件信息也面臨著隨著被修改、盜竊、銷毀的危險(xiǎn)。同時(shí)電子病毒作為電子文件信息保護(hù)中一個(gè)不容忽視的隱形殺手正無(wú)時(shí)無(wú)刻的危險(xiǎn)者計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)程序。因此在檔案管理工作中,加強(qiáng)對(duì)電子文件的信息保護(hù)尤為重要。
在日常電子文件檔案管理中為了確保電子文件信息處于安全、穩(wěn)定的環(huán)境下,檔案管理部門應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)電子文件的看管,使用數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法、數(shù)字時(shí)間印章法等方法。數(shù)據(jù)加密是指對(duì)電子文件中的電子信息進(jìn)行處理,形成一種難以識(shí)別、讀取的數(shù)據(jù)模式。數(shù)字水印法是指將作者的標(biāo)識(shí)隱藏于電子文件之內(nèi),以確保即便文件被拷貝時(shí),作者的相關(guān)重要標(biāo)識(shí)仍然不會(huì)被拷貝走,以確保電子文件載體信息的唯一性。而數(shù)字時(shí)間印章法則是通過(guò)計(jì)算手段將形成后的電子信息予以信息封鎖,一旦當(dāng)歸檔的電子文件被惡意修改或者刪除時(shí),由于信息封鎖其修改和刪除時(shí)間與網(wǎng)上初始確認(rèn)時(shí)間不符,其電子文件內(nèi)容、信息不法更改,以確保電子文件的安全性。同時(shí),加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)防火墻技術(shù),存儲(chǔ)和錄入人員職責(zé)的權(quán)限控制,以此形成科學(xué)、有效的檔案信息管理系統(tǒng)。
4、檔案管理中電子文件與紙質(zhì)檔案管理方法的差異
電子文件與紙質(zhì)檔案在管理方法上有許多差異,其主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面上:首先,電子文件與紙質(zhì)檔案在歸檔的方式上不同,導(dǎo)致其管理方式上存在一定差異。因?yàn)殡娮游募怯捎?jì)算機(jī)將電子信息與信息載體緊密結(jié)合在一起技術(shù)過(guò)程,而由于信息載體無(wú)法固定,在編輯修改中葉不留痕跡,致使電子文件的原始憑證處于復(fù)雜而又多變的環(huán)境中,給電子文件的鑒別歸檔帶來(lái)很大的困難。因此,對(duì)電子文件的歸檔在傳送和處理過(guò)程中需要進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、加密保護(hù)等等手段,以確定電子文件的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和原始性;其次,在電子文件與紙質(zhì)檔案在分類和編目的方式上不同,導(dǎo)致其管理方式上存在一定差異。在電子文件的分類和編目上,由于電子文件在計(jì)算機(jī)中早已形成一個(gè)系統(tǒng)的管理文件,因此檔案管理人員在接收到電子文件時(shí),可以馬上為電子文件自動(dòng)生成一個(gè)唯一的文件號(hào),并且給出電子文件想對(duì)應(yīng)的分類號(hào)和檔案號(hào)。同時(shí),可以在檔案管理上建立全方位的收索工具,方便電子文件的查詢,極大的降低了檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度和工作時(shí)間;最后,電子文件與紙質(zhì)檔案在利用方式的不同,導(dǎo)致其管理方式存在一定差異。因?yàn)槔谜呦胍樵冸娮游募r(shí)必須要通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行識(shí)別、讀取,也因此決定了電子文件在使用上需要符合一定的條件,即部分電子文件只有在符合檔案管理要求,成為檔案館注冊(cè)會(huì)員時(shí)才能通過(guò)遠(yuǎn)程登錄等方式,經(jīng)過(guò)檔案管理中心確認(rèn)其身份獲取查閱電子文件的授權(quán)資格后,才能進(jìn)行有關(guān)電子文件的查閱。因此,在電子文件的管理上,檔案管理中心需要對(duì)利用者進(jìn)行借閱登記并且提供相應(yīng)的電腦繳費(fèi)查詢功能。
5、結(jié)語(yǔ)
綜上所述,我們可以看出電子文件作為信息化時(shí)展的智慧結(jié)晶,為傳統(tǒng)的檔案管理工作創(chuàng)造了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。因此,檔案管理工作人員在日常管理工作中不僅要熟練掌握紙質(zhì)檔案的管理知識(shí),更要充分了解到電子文件與其實(shí)施管理上的不同,管理的注意事項(xiàng)。同時(shí),掌握先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù),以此加強(qiáng)電子文件的檔案管理工作,做到與時(shí)俱進(jìn),滿足我國(guó)社會(huì)主義信息化發(fā)展的需求。
參考文獻(xiàn)
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在改革開(kāi)放和經(jīng)濟(jì)社會(huì)全面發(fā)展的新形勢(shì)下，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展。城市信息化建設(shè)和電子政務(wù)的不斷推進(jìn)，深刻影響著人們的生產(chǎn)和生活，逐步改變著我們的工作方式，也使城建檔案工作發(fā)生了深刻的變化。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，不可避免的產(chǎn)生大量電子文件，從檔案的管理工作由單純的傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案向電子、紙質(zhì)檔案共同管理發(fā)展。這種紙質(zhì)檔案與電子檔案雙套制的管理模式必將持續(xù)發(fā)展。
一、電子檔案與紙質(zhì)檔案相比的優(yōu)勢(shì)
紙質(zhì)檔案是以紙張作為載體的一種檔案。電子檔案是由數(shù)字電子計(jì)算機(jī)處理的檔案，具有保存和利用價(jià)值。電子檔案本身依賴于計(jì)算機(jī)識(shí)別、處理并儲(chǔ)存，以電子文件的形式存在。當(dāng)前，作為高新技術(shù)產(chǎn)物的電子檔案越來(lái)越引起人們的關(guān)注和重視，自然是因?yàn)樗衅洳豢商娲膬?yōu)勢(shì)。
1、電子檔案的載體形式多樣，可以是磁帶、磁盤、光盤等形式，打破了以往紙質(zhì)檔案單一的以紙張為載體的傳統(tǒng)。并且相對(duì)于紙質(zhì)檔案占用庫(kù)房空間大這個(gè)缺點(diǎn)來(lái)說(shuō)，電子檔案容量大、體積小，可以大大節(jié)省檔案的庫(kù)房空間。從而很大程度上解決了檔案保存與存儲(chǔ)空間的矛盾。
2、電子檔案是直接由計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理，省去了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案工作中的立卷、歸檔、分類等環(huán)節(jié)，使檔案信息的處理快捷、方便，節(jié)省了大量的整檔時(shí)間。并在提供利用上提高了利用率，方便了利用者。另外，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的利用，需要利用者親自到檔案館查找、閱讀，而電子檔案可以通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)距離傳輸，使異地利用成為可能，也省掉了查閱者路途奔波的時(shí)間。
3、相對(duì)于紙質(zhì)檔案容易損壞、老化的缺點(diǎn)，電子檔案有很好的復(fù)用性。電子檔案重復(fù)利用多次也不會(huì)有任何損失和破壞。電子檔案的重復(fù)利用在另一程度上也增長(zhǎng)了紙質(zhì)檔案的壽命。
二、紙質(zhì)檔案與電子檔案相比的優(yōu)勢(shì)
1、傳統(tǒng)檔案學(xué)理論強(qiáng)調(diào)，檔案文獻(xiàn)必須有原始性，即必須是原生載體和原真內(nèi)容，以確保檔案文獻(xiàn)的歷史憑證價(jià)值。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案就具備原始性與真實(shí)性兩個(gè)方面。一是通過(guò)內(nèi)容與原載體的結(jié)合來(lái)確認(rèn)；二是通過(guò)文件的固定結(jié)構(gòu)與格式來(lái)確認(rèn)。紙質(zhì)檔案一旦形成，其所記載的數(shù)據(jù)，信息就不易更改。而計(jì)算機(jī)更改數(shù)據(jù)、信息可以做到完全不被覺(jué)察，因此紙質(zhì)檔案的生命力在于它在很大程度上保護(hù)了原始數(shù)據(jù)，信息安全、可靠。
2、檔案不同于一般的文字材料，不是所有網(wǎng)上辦公形成的數(shù)據(jù)都可作為檔案，而是必須經(jīng)過(guò)篩選具有保存價(jià)值的材料。紙質(zhì)檔案的表現(xiàn)和存儲(chǔ)形式直觀簡(jiǎn)單明了，并具有方便保存閱讀等特點(diǎn)。紙張記錄材料的穩(wěn)定性特點(diǎn)更是電子檔案所不具備的。
3、目前，各國(guó)仍愿意接受將傳統(tǒng)信息體現(xiàn)的紙質(zhì)檔案作為有力證據(jù)。紙質(zhì)檔案的原始性鑒定，通常采用“原件”鑒定法，一般包括對(duì)檔案的載體是否為產(chǎn)生該檔案所屬時(shí)代產(chǎn)物的鑒定。主要信息形態(tài)包括：印章、簽字和筆跡等真實(shí)性鑒定。例如，本單位部分年代久遠(yuǎn)的基建檔案，房產(chǎn)檔案，其印章、發(fā)文部門經(jīng)辦人簽字、紅線圖標(biāo)志等，依然清晰。這些紙質(zhì)檔案在任何時(shí)候都可為法律提供有力證據(jù)，并作為權(quán)威材料。而新技術(shù)產(chǎn)生的電子文件若要成為證據(jù)，要受到更多的審查。所以，目前解決這一問(wèn)題的方法仍然是在保存電子檔案的同時(shí)，將電子文件拷貝輸出成為紙質(zhì)檔案文件。
三、電子檔案在檔案管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)
信息技術(shù)在給檔案制作和管理方面給予了許多饋贈(zèng)的同時(shí)，也必然為之帶來(lái)更多的隱患，這也是所謂的“高技術(shù)、高風(fēng)險(xiǎn)”。
1、電子檔案是信息技術(shù)的產(chǎn)物，它在大大豐富了檔案的表達(dá)形式、結(jié)構(gòu)和性能的同時(shí)，也把兼容性、安全性等方面更為復(fù)雜的技術(shù)難題和漏洞賦予了電子檔案及其管理上。它在給檔案的制作和傳輸及利用上帶來(lái)了極大方便的同時(shí)，也給更改、截獲、仿制電子檔案帶來(lái)更多的可能。
2、檔案管理工作的分布由相對(duì)聚集轉(zhuǎn)變?yōu)榉稚?。在電子環(huán)境中，檔案的生成、處理和流轉(zhuǎn)功能是嵌入各個(gè)自動(dòng)化業(yè)務(wù)系統(tǒng)之中的，對(duì)檔案的安全監(jiān)控、原數(shù)據(jù)捕獲等工作分散在不同的業(yè)務(wù)點(diǎn)上。這樣，一部分責(zé)任就會(huì)由專門文件管理人員轉(zhuǎn)移到業(yè)務(wù)系統(tǒng)中每個(gè)節(jié)點(diǎn)的處理人員身上，檔案管理的疏漏和失誤等風(fēng)險(xiǎn)就容易產(chǎn)生，并貫穿于整個(gè)檔案形成環(huán)節(jié)中，對(duì)于后期可能造成一系列連鎖反應(yīng)，甚至于無(wú)法彌補(bǔ)。
3、因?yàn)闄n案由某一特定的載體轉(zhuǎn)變?yōu)橄鄬?duì)獨(dú)立的符號(hào)體系，電子檔案的處理和傳遞可以由順序推進(jìn)轉(zhuǎn)變?yōu)槎嘞蛲竭M(jìn)行。這樣，檔案管理中的某些問(wèn)題就可能同時(shí)存在于不同的節(jié)點(diǎn)上，其風(fēng)險(xiǎn)便由異時(shí)性轉(zhuǎn)變?yōu)楣矔r(shí)態(tài)。
四、紙質(zhì)檔案與電子檔案應(yīng)并存
國(guó)家信息化發(fā)展戰(zhàn)略的實(shí)施，對(duì)社會(huì)的各行各業(yè)產(chǎn)生著劃時(shí)代的影響，尤其對(duì)傳統(tǒng)的思維方式和管理模式產(chǎn)生了革命性沖擊。檔案的管理模式包括管理體制、管理手段必然進(jìn)行根本性的變革。盡管電子檔案相對(duì)于紙質(zhì)檔案有著某些優(yōu)勢(shì)，而紙質(zhì)檔案的優(yōu)點(diǎn)是電子檔案所無(wú)可比擬的。對(duì)二者進(jìn)行深入一層的分析，便可以發(fā)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案實(shí)際上有著某些不容忽視的聯(lián)系。在當(dāng)今信息化社會(huì)，紙質(zhì)檔案和電子檔案的載體不具有繼承性和相互否定性，二者發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)。紙質(zhì)檔案是保存和反映歷史真實(shí)面目的可靠記錄，電子檔案可以發(fā)揮在檢索、利用、傳輸、存貯等方面的優(yōu)越性。在當(dāng)前日新月異的數(shù)字時(shí)代，電子檔案和紙質(zhì)檔案相輔相成，相得益彰，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展發(fā)揮其巨大的作用。紙質(zhì)檔案與電子檔案在當(dāng)前以及今后相當(dāng)長(zhǎng)的一個(gè)時(shí)期將互為補(bǔ)充，取長(zhǎng)補(bǔ)短，長(zhǎng)期并存。
參考文獻(xiàn)：
中圖分類號(hào)： C29 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
一、前言
隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)在我國(guó)企事業(yè)單位領(lǐng)域得到了普及應(yīng)用。會(huì)計(jì)電算化在越來(lái)越多的企事業(yè)中得到應(yīng)用。成為企事業(yè)會(huì)計(jì)工作現(xiàn)代化和規(guī)范化的重要手段。伴隨著會(huì)計(jì)電算化產(chǎn)生的會(huì)計(jì)電算化檔案也成為了會(huì)計(jì)工作中一個(gè)不可缺少的重要方面。而對(duì)企事業(yè)會(huì)計(jì)電算化檔案管理的研究也成為了一個(gè)重要的會(huì)計(jì)學(xué)術(shù)研究課題。
二、會(huì)計(jì)電算化后會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)
眾所周知，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專用材料，它是記錄和反映業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。這些史料和證據(jù)具有嚴(yán)格的數(shù)據(jù)平衡性、時(shí)序性和嚴(yán)肅性、不得隨意篡改。各級(jí)企、事業(yè)單位實(shí)行會(huì)計(jì)電算化以后，由于產(chǎn)生了許多依附于磁光介質(zhì)的數(shù)據(jù)與文件，財(cái)務(wù)人員的所有日常工作以及歷年會(huì)計(jì)資料的調(diào)閱均在計(jì)算機(jī)上完成，隨之而使會(huì)計(jì)檔案產(chǎn)生了許多新的特點(diǎn)。筆者根據(jù)工作的實(shí)踐，總結(jié)出會(huì)計(jì)電算化后會(huì)計(jì)檔案具有的特點(diǎn)，具體如下:
1、會(huì)計(jì)檔案的載體現(xiàn)代化。會(huì)計(jì)電算化檔案的物理性質(zhì)與傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)檔案相比發(fā)生了重大的變化,會(huì)計(jì)電算化檔案不僅是通過(guò)打印輸出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案,更重要的是有磁性的介質(zhì)或光盤。備份或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案都非常容易。
2、載體的性質(zhì)變化的新特點(diǎn)。傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)檔案是紙質(zhì)的,具有直觀的可視性的特點(diǎn)。
3、傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案具有直觀可視性，而存儲(chǔ)在磁光介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可以使用，也才具有生命力。即會(huì)計(jì)電算化后檔案的調(diào)用需要一定的軟硬件環(huán)境。
4、會(huì)計(jì)電算化后檔案的載體不僅是通過(guò)打印等輸出的傳統(tǒng)意義上的紙張，更主要的是磁性介質(zhì)或光盤。即會(huì)計(jì)電算化后，不僅要保管作為會(huì)計(jì)資料信息載體的紙張，而且更重要的是磁性介質(zhì)或光盤。
5、會(huì)計(jì)電算化檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點(diǎn)，同時(shí)他們又受載體的質(zhì)量、載體存放環(huán)境、載體存儲(chǔ)信息的有效期等條件的影響，即會(huì)計(jì)電算化檔案對(duì)安全性、完整性要求更高。
6、實(shí)行電算化的時(shí)間越長(zhǎng)，會(huì)計(jì)檔案與財(cái)務(wù)軟件的版本數(shù)越多，即會(huì)計(jì)電算化檔案更需要實(shí)施嚴(yán)格管理。
三、電算化會(huì)計(jì)檔案方略
為了更有效地做好電算化會(huì)計(jì)檔案工作，我們必須根據(jù)電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)，分別做好會(huì)計(jì)檔案的收集、管理與保存、利用等方面的工作。
1、電算化會(huì)計(jì)檔案的收集。所謂電算化會(huì)計(jì)檔案的收集是指在一定的時(shí)間間隔內(nèi)(如一個(gè)會(huì)計(jì)年度)，把計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的所有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)拷貝(備份)存儲(chǔ)到磁性介質(zhì)或光盤上，從而形成脫離于原計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案。財(cái)務(wù)部門應(yīng)把財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好，萬(wàn)一計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)發(fā)生損壞，還能在最短的時(shí)間內(nèi)，在最小的損失下恢復(fù)原有的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)。除了備份之外，還應(yīng)收集計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)的型號(hào)、存儲(chǔ)空間的大小、外部設(shè)備的配套類型等；計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)以及漢字操作系統(tǒng)；財(cái)務(wù)軟件的編程語(yǔ)言、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)類型；財(cái)務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱、版本號(hào)；財(cái)務(wù)軟件的銷售與維護(hù)公司的名稱、地址、電話與聯(lián)系人以及與電算化軟件系統(tǒng)相配套的各種說(shuō)明書(shū)及使用手冊(cè)。
2、電算化會(huì)計(jì)檔案的管理與保存。由于電算化會(huì)計(jì)檔案是存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤上的，根據(jù)這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時(shí)應(yīng)準(zhǔn)備雙份，即采用“AB備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份，并且每份都要注明形成檔案的時(shí)間與操作員姓名，并貼上寫保護(hù)，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)，以防止地震或火災(zāi)等意外情況引起整個(gè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的毀滅。在保存這些檔案時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，注意防潮、防塵等。對(duì)采用磁性介質(zhì)保存的檔案，還應(yīng)定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞，而使會(huì)計(jì)檔案丟失，造成無(wú)法挽救的損失。此外，還應(yīng)注意電算化會(huì)計(jì)檔案與對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)軟件版本的一致性。因?yàn)樵诓煌姹拒浖滦纬傻臅?huì)計(jì)檔案其會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)有可能不同，這就有可能產(chǎn)生會(huì)計(jì)檔案不能被調(diào)閱或者產(chǎn)生某些預(yù)料外的錯(cuò)誤。因此，筆者建議會(huì)計(jì)電算化檔案除保存各版本的備份財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)外還應(yīng)保存對(duì)應(yīng)版本的會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)版本，二者的一致性是非常必要的。顯然，其收集與管理工作也是比較艱巨的。
3、電算化會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱。在長(zhǎng)期開(kāi)展會(huì)計(jì)電算化的過(guò)程中，隨著軟件系統(tǒng)的不斷升級(jí)，我們所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案會(huì)有下述兩種情況:(l)所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案的版本號(hào)與當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)版本號(hào)一致，此時(shí)只需將您所需調(diào)閱的檔案通過(guò)電算化軟件系統(tǒng)中的檔案調(diào)閱(或數(shù)據(jù)恢復(fù))功能進(jìn)行調(diào)閱即可；(2)所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案的版本號(hào)與當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)版本號(hào)不一致，此時(shí)您只需在另外一臺(tái)電腦上安裝與此檔案相對(duì)應(yīng)版本的電算化系統(tǒng)，然后再進(jìn)行調(diào)閱。
四、會(huì)計(jì)電算化檔案的管理應(yīng)注意的問(wèn)題
1、要注意對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案中軟件文檔的管理。
這些軟件文檔是進(jìn)行會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)維護(hù)必不可少的資料，它可以幫助理解別人的設(shè)計(jì)思路和編制的源程序代碼，同時(shí)一個(gè)軟件系統(tǒng)由于主客觀的原因不可避免地會(huì)產(chǎn)生一些問(wèn)題，如果沒(méi)有保存完整的軟件文檔，系統(tǒng)的維護(hù)將非常困難，甚至不可能。
2、要注意對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)介質(zhì)和保管的管理。
電算化會(huì)計(jì)檔案受質(zhì)量、溫度濕度、磁場(chǎng)等因素的影響較大，易受破壞。在管理時(shí)應(yīng)注意如下問(wèn)題：
（1）在選用保存會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)時(shí)，應(yīng)特別注意選用質(zhì)量較好、可靠性較高的介質(zhì)，存儲(chǔ)介質(zhì)的質(zhì)量關(guān)系到會(huì)計(jì)檔案能否被使用，而紙張的質(zhì)量只會(huì)影響到使用效果；
（2）對(duì)存放在存儲(chǔ)介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)寫好“保護(hù)”字樣，存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場(chǎng)所；
（3）對(duì)存放往年會(huì)計(jì)檔案的介質(zhì)應(yīng)定期復(fù)制，如每半年復(fù)制一次且最好復(fù)制雙份存放在不同的地點(diǎn)，各種備份軟盤均要標(biāo)明類型、備份期間、備份時(shí)間和備份人員等有關(guān)標(biāo)識(shí)，以便查找；
（4）對(duì)使用時(shí)間較長(zhǎng)的存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行替換；
（5）對(duì)硬盤上的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)定期備份到軟盤或光盤上。系統(tǒng)管理員以及會(huì)計(jì)電算化操作員應(yīng)及時(shí)制作數(shù)據(jù)備份；
（6）需要對(duì)備份磁盤進(jìn)行操作而又可能危及該磁盤的完整性時(shí)，應(yīng)制作復(fù)制件，使用復(fù)制件進(jìn)行操作。
3、要是注意對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)防范的管理。
進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)以后，會(huì)計(jì)信息的安全性又受到了更大的挑戰(zhàn)，主要表現(xiàn)在電腦黑客、病毒、一些網(wǎng)絡(luò)管理不善和硬件自身的損毀等問(wèn)題上。在會(huì)計(jì)領(lǐng)域中電腦黑客主要是指競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手和專門竊取商業(yè)秘密的機(jī)構(gòu)。它們通過(guò)捕獲、查卡、信息轟炸、電子郵件轟炸、違反義務(wù)條款等方式非法侵入網(wǎng)絡(luò)，竊取數(shù)據(jù)或破壞數(shù)據(jù)。
因此，電算化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)必須要有相應(yīng)的防范措施。電腦病毒除了通過(guò)軟盤、光盤、磁帶等途徑進(jìn)行傳播外，還大量通過(guò)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行傳播。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電腦病毒隱蔽性更強(qiáng)、破壞性更大、傳播速度更快，不僅能對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行毀滅性地破壞，甚至破壞電腦硬件。
四、結(jié)語(yǔ)
電算化會(huì)計(jì)檔案通過(guò)整理有著與傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)檔案所無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)。通過(guò)整理可以利用歷年的數(shù)據(jù)對(duì)本單位、本部門進(jìn)行會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的比較，從而為本部門的決策者提供可靠的決策依據(jù)，另外還可以得出本單位，本部門，甚至某一地區(qū)過(guò)去、現(xiàn)在與將來(lái)的情況與發(fā)展趨勢(shì)，使決策者在遵循市場(chǎng)的前提下，制定出適合自身發(fā)展的策略，改善經(jīng)營(yíng)管理、提高經(jīng)濟(jì)效益。還可以利用會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)出一些有利于管理與決策的數(shù)據(jù)模型，建立一整套比較完善的決策支持系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案的再利用。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化之后，除了日常的事務(wù)外，還應(yīng)對(duì)整個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性做一定的工作，如計(jì)算機(jī)病毒的防范。做好了以上工作，有理由相信會(huì)計(jì)電算化檔案的管理工作也一定會(huì)更出色，會(huì)計(jì)電算化事業(yè)也將會(huì)蒸蒸日上。
參考文獻(xiàn)：
[1] 張予宏 李瑩：《2004年～2012年我國(guó)新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案研究綜述》，《檔案管理》，2013年04期
0前言
隨著“第三次工業(yè)革命”的開(kāi)始，人類進(jìn)入了信息時(shí)代?；ヂ?lián)網(wǎng)信息技術(shù)越來(lái)越普及，中國(guó)作為十六億的人口大國(guó)，智能化改革也將是未來(lái)發(fā)展的主流方向。近些年電子商務(wù)的崛起，無(wú)疑又帶動(dòng)了一場(chǎng)新的變革，那么作為企業(yè)“命脈”的檔案，不僅影響企業(yè)的整體運(yùn)行，也是一些重要環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)，所以檔案的管理也應(yīng)朝著智能化發(fā)展，不斷突破傳統(tǒng)，為整體發(fā)展做貢獻(xiàn)。電子商務(wù)檔案管理的智能化還沒(méi)有成熟的運(yùn)行機(jī)制，也沒(méi)有得到真正意義上的廣泛使用，所以為了使檔案管理朝著信息化、智能化前進(jìn)，各方都要積極探索，共同努力。
1電子商務(wù)檔案管理智能化的現(xiàn)狀及解決措施
1.1認(rèn)識(shí)存在偏差，應(yīng)注重檔案管理智能化優(yōu)點(diǎn)的宣傳
檔案管理智能化是未來(lái)發(fā)展的主流方式，但由于近幾年才開(kāi)始轉(zhuǎn)變，檔案管理人員的認(rèn)識(shí)還不夠全面，或者存在一些偏見(jiàn)。電子商務(wù)檔案管理全部依靠電子計(jì)算機(jī)，有時(shí)候會(huì)出現(xiàn)系統(tǒng)錯(cuò)誤，讓人不能信服，所以對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，各企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)信息化、智能化優(yōu)點(diǎn)的宣傳，為早日實(shí)現(xiàn)檔案管理智能化做好準(zhǔn)備。
1.2系統(tǒng)不完善，應(yīng)完善檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)專業(yè)化
上段已經(jīng)提到，電子商務(wù)信息化需要全部依靠計(jì)算機(jī)，目前的計(jì)算機(jī)版本不統(tǒng)一，新的版本或測(cè)試版系統(tǒng)不穩(wěn)定，容易發(fā)生死機(jī)、還原系統(tǒng)等問(wèn)題，進(jìn)而保存的資料容易丟失，難以恢復(fù)。在這種安全可靠性缺失的情況，要求計(jì)算機(jī)技術(shù)人員根據(jù)所在企業(yè)對(duì)檔案管理的要求，創(chuàng)造完善相應(yīng)的電子檔案管理系統(tǒng)，保證其準(zhǔn)確性，為檔案管理做貢獻(xiàn)。
1.3操作人員專業(yè)技術(shù)水平不過(guò)關(guān)，可以進(jìn)行培訓(xùn)，規(guī)范操作
對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理人員來(lái)說(shuō)，全部依靠計(jì)算機(jī)來(lái)操作，往往在技術(shù)方面不過(guò)關(guān)，這主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面。一方面，在建立檔案的過(guò)程中，操作有困難，不能建立完善的檔案；另一方面，在管理檔案的過(guò)程中，除了基本操作外，如查找、歸類等技能，會(huì)加重自身工作量，影響整體工作效率。針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，各企業(yè)應(yīng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行集中培訓(xùn)，讓專業(yè)人士講解計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)應(yīng)用，提高電子商務(wù)檔案管理智能化技能的掌握水平，規(guī)范操作方式，使電子商務(wù)檔案管理智能化系統(tǒng)更加完善。
2電子商務(wù)檔案管理智能化發(fā)展的方向
2.1檔案管理信息虛擬化
電子商務(wù)檔案管理所有信息存在計(jì)算機(jī)中，運(yùn)用虛擬化的手段，將企業(yè)信息、商品詳情和客戶資料等所有檔案分類存檔，最大程度實(shí)現(xiàn)虛擬化，節(jié)約了時(shí)間和空間。除了管理各類信息外，還可以運(yùn)用云端等互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，備份儲(chǔ)存資料，突破地域和時(shí)間實(shí)時(shí)傳送，還可以更直觀對(duì)比分析，制定更符合實(shí)際情況的發(fā)展策略，為企業(yè)運(yùn)作提供直觀數(shù)據(jù)，方便上級(jí)做決策。
2.2檔案管理信息多樣化
傳統(tǒng)的檔案管理全部依靠人工，在紙質(zhì)資料上填寫，或者運(yùn)用半智能方式，在電腦上填寫各種信息，然后打印出來(lái)再歸檔，這就只能保存可以轉(zhuǎn)換成文字的資料，大大局限了信息的種類。如果實(shí)現(xiàn)電子商務(wù)檔案管理智能化，除了可以保存基本的文字資料外，視頻、音頻、圖形、立體等形式也都可以保存，不僅增加了信息的多樣性，還容易引起共鳴，及時(shí)了解客戶需求，以做一些變動(dòng)，跟上消費(fèi)新潮流。
2.3檔案管理信息便捷化
運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案，其便捷性是智能化信息技術(shù)得到廣泛運(yùn)用的一個(gè)突出特點(diǎn)。第一，檔案管理智能化操作簡(jiǎn)單，可以減少錄入時(shí)間；第二，檔案管理智能化可以及時(shí)找到所需資料，不用在檔案柜里按順序查找，節(jié)省查詢時(shí)間；第三，檔案管理智能化還可以把多種數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比分析，運(yùn)用視頻通話和語(yǔ)音通話等方式及時(shí)溝通，打破了地域性和時(shí)間阻礙，這一點(diǎn)應(yīng)該是電子商務(wù)檔案管理智能化最基本的優(yōu)點(diǎn)。
3實(shí)現(xiàn)電子商務(wù)檔案管理智能化的現(xiàn)實(shí)性意義
3.1突破傳統(tǒng)，節(jié)約資源
上文也提到了，傳統(tǒng)的檔案管理依靠紙質(zhì)文件，也需要保存大量紙質(zhì)文件的空間，同時(shí)管理人員也要好幾名。實(shí)現(xiàn)電子商務(wù)檔案管理智能化，突破傳統(tǒng)模式，節(jié)約人力資源和紙質(zhì)資源費(fèi)用，本質(zhì)上為保護(hù)環(huán)境做了貢獻(xiàn)。除此之外，也節(jié)省了保存檔案的空間，便于結(jié)構(gòu)精簡(jiǎn)，最大程度節(jié)約開(kāi)支。
3.2便于管理
通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理智能化，更加便于管理所有資料，也方便更新信息和查詢信息。在特殊情況下，可以運(yùn)用儲(chǔ)存卡增加安全性，把所需資料存在儲(chǔ)存卡等設(shè)備上，更突破了網(wǎng)絡(luò)的界限。
3.3提高工作效率
精簡(jiǎn)人員，操作便捷，最大程度上節(jié)約了資源，減少錄入信息、管理信息和查詢信息的時(shí)間，大大增加了工作效率。工作效率的提高直接促進(jìn)企業(yè)進(jìn)步，電商的發(fā)展更加順利，也增進(jìn)了經(jīng)濟(jì)的活力，為普通百姓創(chuàng)造更好的經(jīng)濟(jì)消費(fèi)環(huán)境。
4結(jié)論
電子商務(wù)近年受到國(guó)家重視，其未來(lái)前景一片光明，電子商務(wù)檔案管理的智能化也是必然的，但在目前還不完善的情況下，存在一些惡意操作，各方應(yīng)該趨利避害，杜絕不良競(jìng)爭(zhēng)，防止惡性循環(huán)。電子商務(wù)檔案管理有著便捷性、系統(tǒng)性的特點(diǎn)，但形式是虛擬存在的，相關(guān)人員要做好應(yīng)對(duì)意外的準(zhǔn)備，為其更好更快朝著智能化發(fā)展盡最大的努力。
【參考文獻(xiàn)】
[1]孫萬(wàn)彤.電子商務(wù)檔案的特點(diǎn)及智能化發(fā)展趨勢(shì)探討[J].黑龍江史志,2014,20:102.
過(guò)去沉淀下來(lái)的檔案一般有數(shù)據(jù)型、信息型、知識(shí)型三種，且各自有一定特點(diǎn)，也有一定關(guān)系，這是我們?cè)诳紤]檔案知識(shí)資源管理必須認(rèn)真對(duì)待的。
1.1數(shù)據(jù)型檔案
所謂數(shù)據(jù)型檔案是對(duì)事(或物)實(shí)際事實(shí)的記錄。例如，財(cái)務(wù)憑證檔案、物品材料變動(dòng)記錄檔案。
這類檔案，有以下特點(diǎn)：
(1)過(guò)去的都是紙質(zhì)憑證；
(2)各憑證即使按類別分開(kāi)，各數(shù)據(jù)項(xiàng)也很難規(guī)范統(tǒng)計(jì)；
(3)這種檔案的量很大，基本上是做為“歷史”記載。在考慮管理時(shí)，這類型檔案轉(zhuǎn)化成信息和知識(shí)的難度很大，所以仍然要獨(dú)立管理，即按照“歷史”記載的思想進(jìn)行管理。
1.2信息型檔案
所謂信息型檔案，就是對(duì)事(或物)實(shí)際過(guò)程的記錄。例如：會(huì)議紀(jì)要檔案、重要事件記錄、文件檔案，客戶往來(lái)帳目文件檔案，質(zhì)量陳述文件檔案等。
這類檔案，有以下特點(diǎn)：
(1)過(guò)去的都是紙質(zhì)文檔；
(2)有些文檔可以轉(zhuǎn)成電子文字型，有些只能掃描成數(shù)字圖片型；
(3)檔案量也是很大的，有些可以作知識(shí)資源上升其管理，如會(huì)議紀(jì)要、重要事件記錄等，有些則只能做為“歷史”存檔。
1.3知識(shí)型檔案
所謂知識(shí)型檔案就是對(duì)事(物)及其運(yùn)行規(guī)律認(rèn)識(shí)(或下結(jié)論)的文檔資料。
如：科研報(bào)告、工藝文件、企業(yè)規(guī)劃計(jì)劃報(bào)告、部門工作總結(jié)等。
這類檔案，有以下特點(diǎn)：
(1)過(guò)去的大多是紙質(zhì)文件；
(2)有些文件可轉(zhuǎn)換成電子文字型，有些也只能掃描成數(shù)字圖片型；
(3)檔案量也很大，但都是知識(shí)資源管理的主要內(nèi)容。
1.4各類型檔案對(duì)管理的要求
從以上各類型檔案的分類分析，可以歸成以下幾種形式的文檔：
(1)“歷史”數(shù)據(jù)型文檔
在管理時(shí)，按照信息分類存貯、查詢使用的方式進(jìn)行管理
(2)電子文字信息型文檔
在管理時(shí)，也按照信息分類、存貯與查詢方式進(jìn)行管理
(3)數(shù)字圖片信息型文檔
在管理時(shí)，可以按照知識(shí)資源管理方式進(jìn)行管理
(4)知識(shí)型文檔
在管理時(shí)，直接按照知識(shí)資源管理方式進(jìn)行管理
2、今后企業(yè)檔案的類型及管理特點(diǎn)
由于今后的檔案，已經(jīng)是在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化下產(chǎn)生的，所以類型和管理較之以前的檔案有很大變化
2.1檔案來(lái)源多樣化
(1)按內(nèi)外分，可以分為內(nèi)部工作產(chǎn)生文檔、對(duì)外收集的文檔、外部主動(dòng)發(fā)給的文檔等；
(2)從媒質(zhì)形式分：可以分為紙質(zhì)、電子化、數(shù)字化
(3)從表達(dá)形式分：可以分為文字、數(shù)據(jù)、圖表、語(yǔ)言、圖像、視頻
2.2檔案依然有數(shù)據(jù)型、信息型、知識(shí)型
在今后，數(shù)據(jù)型主要產(chǎn)生于生產(chǎn)物流系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)，信息型主要產(chǎn)生于情報(bào)系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)。知識(shí)型的產(chǎn)生面就最廣。
今后的三種類型檔案幾乎都是數(shù)字化的，并且是有規(guī)范的，所以在管理時(shí)可以遵循：
(1)數(shù)據(jù)型按照統(tǒng)計(jì)數(shù)學(xué)模型轉(zhuǎn)化成信息型、知識(shí)型文檔進(jìn)行管理
一般來(lái)講，統(tǒng)計(jì)的數(shù)學(xué)模型必須依據(jù)管理者或需求者規(guī)定的目標(biāo)進(jìn)行設(shè)計(jì)，對(duì)數(shù)據(jù)定期或不定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，形成信息型文檔。
再對(duì)積累的信息型文檔按專家委托分析手段進(jìn)行匯總判斷形成知識(shí)型文檔。
(2)信息型檔案按照需求可直接應(yīng)用，也可以轉(zhuǎn)化成知識(shí)型文檔進(jìn)行管理
有些信息檔案(如客戶信息)就可以直接按文檔看成是知識(shí)，進(jìn)而按知識(shí)資源進(jìn)行管理；有些信息型檔案(如數(shù)據(jù)圖表)可按專家委托分析方法進(jìn)行分析、判斷形成知識(shí)型文檔，再按知識(shí)資源進(jìn)行管理。
2.3檔案處理的個(gè)性化、專家化
由于大多檔案來(lái)源于專業(yè)人員，并都在網(wǎng)上形成或收集，那么這些專業(yè)人員本身就是非常好的檔案收集者，只是收集整理時(shí)，還可能沒(méi)有比較標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范化模板，因此，檔案管理者的任務(wù)之一是對(duì)檔案來(lái)源進(jìn)行規(guī)范化，即提供給來(lái)源者以填寫的標(biāo)準(zhǔn)模板。
專業(yè)人員按模板提交以后，可以送達(dá)檔案管理者，也可以直接送達(dá)檔案管理者委托的審查專家進(jìn)行審查。這樣的處理解決了檔案處理專業(yè)化的問(wèn)題。
2.4檔案應(yīng)用的及時(shí)化
未來(lái)檔案管理的關(guān)鍵就在及時(shí)應(yīng)用，盡快產(chǎn)生效益。做到這一點(diǎn)，也并不難，首先就須按上節(jié)敘述管理方式，由專業(yè)人員和專家委托方式快速整理，再根據(jù)檔案知識(shí)多面性分類，確定相關(guān)工作環(huán)節(jié)或相關(guān)工作崗位的需求程度，采取推送方式、訂閱方式等，將知識(shí)及時(shí)地送到需要它的人手中。
3、企業(yè)檔案知識(shí)資源管理的目標(biāo)
經(jīng)過(guò)前面的闡述和分析，我們已基本說(shuō)明了檔案知識(shí)的特點(diǎn)和在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代管理的要求。但具體該如何推動(dòng)與實(shí)施檔案知識(shí)資源管理，還需要有更明確的目標(biāo)定位。
3．1、檔案管理必須上升到知識(shí)資源管理
作為方向性目標(biāo)，這里我們重申企業(yè)檔案管理的需求，目的是要：
解決目前企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題
以前檔案管理就是信息時(shí)代下的管理，具有通常所講的信息時(shí)代檔案管理的問(wèn)題，即有：收集整理依然是檔案管理者的事，這需要大量的專業(yè)人 才，也需耗費(fèi)大量的時(shí)間；檔案的分類仍然按過(guò)去的檔案管理的分類方法，最多再加進(jìn)一些信息管理的規(guī)則。這都脫離了實(shí)際工作規(guī)律或習(xí)慣，致使需要的人找不到，或很難找到與工作實(shí)際相關(guān)的信息；檔案中有信息類、有數(shù)據(jù)類、也有知識(shí)類，它們的管理肯定是不同的，但在信息時(shí)代的檔案管理中都成了信息，這是不對(duì)的；信息時(shí)代的檔案管理沒(méi)有真正理解網(wǎng)絡(luò)化帶來(lái)的革命。
通過(guò)知識(shí)資源管理，不僅要解決以上問(wèn)題，還要做為知識(shí)管理的的先導(dǎo)做出樣板，推動(dòng)企業(yè)各個(gè)部門的管理邁上知識(shí)管理的臺(tái)階。
真正發(fā)揮企業(yè)檔案知識(shí)的作用
檔案知識(shí)的作用，歸納起來(lái)，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，應(yīng)該發(fā)揮如下作用：
(1)決策支持“寶典”，即成為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)或管理高層進(jìn)行決策的最主要依據(jù)和最有效方法；
(2)崗位技能“搖籃”，即成為企業(yè)員工學(xué)習(xí)掌握崗位工作經(jīng)驗(yàn)，方法的最主要來(lái)源；
(3)新品研究“跳板”，即成為每一個(gè)新產(chǎn)品研究中的最主要參考資料；
(4)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)“基石”，即讓眾多的檔案知識(shí)成為具有知識(shí)產(chǎn)權(quán)的企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)知識(shí)；
(5)企業(yè)歷史“窗口”，即發(fā)揮傳統(tǒng)的檔案記載“歷史”的作用。
以上作用，特別是前四個(gè)作用，正是企業(yè)實(shí)施知識(shí)資源管理提升檔案知識(shí)作用的初衷！
3.2企業(yè)知識(shí)資源管理要支持企業(yè)管理及其發(fā)展戰(zhàn)略
任何管理都是企業(yè)管理的部份，都要符合企業(yè)管理總體戰(zhàn)略的全局，企業(yè)知識(shí)資源管理也不例外，但由于知識(shí)資源管理是深入到企業(yè)各個(gè)環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)性管理，那就應(yīng)該在各個(gè)管理環(huán)節(jié)表現(xiàn)出它的基礎(chǔ)支持作用。
支持企業(yè)人才戰(zhàn)略
企業(yè)擔(dān)負(fù)著調(diào)整產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、開(kāi)拓?cái)U(kuò)展、創(chuàng)新管理的一系列重大發(fā)展，這個(gè)發(fā)展中最重要的是人才和人才培養(yǎng)?？焖俚亍⒏哔|(zhì)量地培養(yǎng)出合格的專門人才是企業(yè)人才戰(zhàn)略的核心目標(biāo)，而知識(shí)資源管理必須擔(dān)負(fù)起培養(yǎng)內(nèi)容(專門企業(yè)技術(shù)與管理實(shí)戰(zhàn)知識(shí)，企業(yè)文化知識(shí))、培養(yǎng)方式、培養(yǎng)渠道支持的關(guān)鍵工作。
支持學(xué)習(xí)型企業(yè)組織建設(shè)
對(duì)中大型企業(yè)來(lái)說(shuō)，再采取傳統(tǒng)塔式、計(jì)劃審批式管理已經(jīng)不能釋放出廣大員工的創(chuàng)造力，而要建設(shè)學(xué)習(xí)型組織，采用學(xué)習(xí)型組織管理的方式，實(shí)現(xiàn)員工自我調(diào)節(jié)。讓員工向工作學(xué)習(xí)、向問(wèn)題學(xué)習(xí)、團(tuán)體學(xué)習(xí)，為實(shí)現(xiàn)愿景目標(biāo)，充分調(diào)動(dòng)員工的創(chuàng)新能力。要實(shí)現(xiàn)或推動(dòng)這個(gè)學(xué)習(xí)型組織目標(biāo)的建設(shè)，最主要的就是檔案型知識(shí)資源的及時(shí)支撐，因?yàn)檫@些知識(shí)本身就來(lái)源于工作、來(lái)源于實(shí)踐、來(lái)源于集體共同的智慧。而達(dá)到支撐學(xué)習(xí)型組織建設(shè)的關(guān)鍵是知識(shí)資源要適合員工工作實(shí)際，及時(shí)有效的提供，也及時(shí)有效地沉淀與規(guī)范。
支持企業(yè)跨地區(qū)指揮管理
今后，一般的企業(yè)集團(tuán)大多分布在多個(gè)地區(qū)，這給各地區(qū)機(jī)構(gòu)的指揮調(diào)度增加了難度、也會(huì)降低效率。能否讓大家共享成功的方法，共享失敗的教訓(xùn)，是提高管理效率和管理水平的重要措施。做到這一點(diǎn)，最主要的是要求檔案型經(jīng)驗(yàn)知識(shí)資源的統(tǒng)一管理、及時(shí)支撐工作。達(dá)到這種支撐的關(guān)鍵是要熟悉管理層的工作內(nèi)容和過(guò)程，適時(shí)地把相關(guān)經(jīng)驗(yàn)知識(shí)資源配備在工作者的面前。
支持企業(yè)員工跨地區(qū)協(xié)同工作
除了領(lǐng)導(dǎo)層、管理層要共享知識(shí)以外，多地區(qū)的工作既有分工、又有協(xié)作。而要達(dá)到良好的協(xié)作，關(guān)鍵就在于知識(shí)與信息的溝通。對(duì)此，知識(shí)資源管理主要地將各地區(qū)工作情況、工作成果、工作經(jīng)驗(yàn)等知識(shí)統(tǒng)一管理共享起來(lái)，并根據(jù)協(xié)作要求，用知識(shí)資源構(gòu)成及時(shí)的協(xié)作空間，讓大家在協(xié)作時(shí)，全面地了解和掌握相關(guān)知識(shí)和信息。
3.3知識(shí)資源管理要為今后企業(yè)的知識(shí)管理打好基礎(chǔ)
企業(yè)在未來(lái)開(kāi)展全面的知識(shí)管理是必然的，而知識(shí)管理開(kāi)始的前提是“有知識(shí)可管”，因此，知識(shí)資源的管理的進(jìn)展決定了知識(shí)管理啟動(dòng)的時(shí)間。
但畢竟知識(shí)資源管理是知識(shí)管理的部份，在建設(shè)和推動(dòng)時(shí)應(yīng)該協(xié)調(diào)整體與局部的關(guān)系，因此要求：
知識(shí)資源管理要明確其地位和作用，要留有充分地接口
其實(shí)，這從知識(shí)資源管理主要是顯性知識(shí)管理的特點(diǎn)出發(fā)，就可以明確其在知識(shí)管理中的地位，同時(shí)也要明確它作為工作支持的基礎(chǔ)管理，隨著與工作結(jié)合的深度，知識(shí)資源管理也就有其發(fā)展的深度空間。
知識(shí)資源管理要成為企業(yè)知識(shí)管理的先導(dǎo)
先要“有知識(shí)可管”，這是知識(shí)管理的前提，也就注定了知識(shí)資源管理的先導(dǎo)作用。但能否起到這個(gè)作用，還是要看知識(shí)資源管理能否解決信息時(shí)代檔案管理的問(wèn)題，并能否真正發(fā)揮出檔案知識(shí)的五個(gè)作用。
3.4知識(shí)資源管理的具體目標(biāo)具體
上面概述了知識(shí)資源管理需求的重要方面，但究竟該做什么？達(dá)到什么目標(biāo)？還并不明確。這里，我們按照企業(yè)知識(shí)資源管理的特點(diǎn)要求，分解列明為：
(1)檔案管理知識(shí)資源化、信息化
這表明，把檔案(包括數(shù)據(jù)型、信息型、知識(shí)型檔案)按照前述知識(shí)資源管理的要求進(jìn)行資源化、信息化；
(2)知識(shí)資源及時(shí)支持領(lǐng)導(dǎo)決策
這表明，要把知識(shí)資源與領(lǐng)導(dǎo)決策工作結(jié)合起來(lái)，讓知識(shí)資源在領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策時(shí)很容易獲取，很及時(shí)提供；
(3)知識(shí)資源及時(shí)支持員工學(xué)習(xí)
這表明，要把知識(shí)資源與員工的入職學(xué)習(xí)、崗位學(xué)習(xí)、深入學(xué)習(xí)結(jié)合起來(lái)，提供隨時(shí)隨地地學(xué)習(xí)的內(nèi)容、渠道與空間；
(4)知識(shí)資源及時(shí)支持員工工作
這表明，要把知識(shí)資源與員工的實(shí)際工作結(jié)合起來(lái)，讓知識(shí)資源在工作的不同環(huán)節(jié)、不同程序上很容易獲取，很及時(shí)提供。同時(shí)，也讓實(shí)際工作的成果和經(jīng)驗(yàn)及時(shí)轉(zhuǎn)換成知識(shí)資源；
(5)知識(shí)資源管理IT平臺(tái)化
從上述目標(biāo)也看到，知識(shí)資源管理必須依托IT網(wǎng)絡(luò)，用平臺(tái)來(lái)實(shí)現(xiàn)，并把平臺(tái)引進(jìn)到領(lǐng)導(dǎo)決策、員工學(xué)習(xí)和員工工作中；
(6)知識(shí)資源管理的安全化
知識(shí)產(chǎn)權(quán)是指權(quán)利人對(duì)其所創(chuàng)作的智力勞動(dòng)成果依法所享有的專有權(quán)利，它是一種無(wú)形財(cái)產(chǎn)，具有專有性、時(shí)間性、地域性、需要法定程序等特點(diǎn)，企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案是知識(shí)產(chǎn)權(quán)的真實(shí)記錄和重要載體，其特點(diǎn)是由知識(shí)產(chǎn)權(quán)的性質(zhì)和活動(dòng)規(guī)律所決定的。
1 從產(chǎn)生的范圍來(lái)看，企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案內(nèi)容多、涉及范圍廣。按照知識(shí)產(chǎn)權(quán)的客體，知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案包括商標(biāo)檔案、專利檔案、著作權(quán)檔案、商業(yè)秘密檔案等。按現(xiàn)行的企業(yè)檔案十大類分類方案，知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案包含了科研檔案，涉及產(chǎn)品檔案、文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等多個(gè)門類。
2 從內(nèi)容上看，企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案具有成套性的特點(diǎn)，包括知識(shí)產(chǎn)權(quán)活動(dòng)在創(chuàng)造、申請(qǐng)審批和登記、轉(zhuǎn)化、保護(hù)、維權(quán)等各個(gè)環(huán)節(jié)形成的全部有保存價(jià)值的文件資料，這些工作一環(huán)緊扣一環(huán)，具有系統(tǒng)性，是不可分割的有機(jī)整體。
3 從形成的過(guò)程來(lái)看，企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的權(quán)利獲得及有效期時(shí)間跨度大，具有漸全的特點(diǎn)，有一個(gè)動(dòng)態(tài)的不斷增加的過(guò)程，這是由知識(shí)產(chǎn)權(quán)的時(shí)間性、需要法定程序的特點(diǎn)決定的。知識(shí)產(chǎn)權(quán)的研發(fā)、創(chuàng)造與取得都需要?dú)v時(shí)一段時(shí)間，有些需要幾年甚至十幾年。知識(shí)產(chǎn)權(quán)取得后，它只有在法定的期限內(nèi)才是有效的，我國(guó)專利法規(guī)定：發(fā)明專利權(quán)的期限為二十年，實(shí)用新型和外觀設(shè)計(jì)專利權(quán)的期限為十年，在這期間，每年定時(shí)都需續(xù)繳年費(fèi)。商標(biāo)注冊(cè)證為了保持其有效性，每滿十年需要續(xù)展。商標(biāo)注冊(cè)證許可使用、注冊(cè)信息的變更、爭(zhēng)議裁定、商標(biāo)侵權(quán)、商標(biāo)的使用等情況，都會(huì)形成新的檔案，而且時(shí)間上會(huì)不斷地延續(xù)下去。
4 從管理和利用的方式來(lái)看，企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)具有專有性的特點(diǎn)，因此檔案有保護(hù)性要求。很多知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案都屬于企業(yè)的技術(shù)秘密和經(jīng)營(yíng)秘密，它們是眾多競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手極為關(guān)注、競(jìng)相爭(zhēng)奪的目標(biāo)，可以為企業(yè)帶來(lái)巨大的經(jīng)濟(jì)效益，秘密性是其最根本的特征，失去秘密也就失去它的競(jìng)爭(zhēng)價(jià)值，因此應(yīng)做好知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案保護(hù)工作。
知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理的措施
劍南春集團(tuán)公司現(xiàn)有各項(xiàng)專利、商標(biāo)、商標(biāo)注冊(cè)證、國(guó)際商標(biāo)注冊(cè)證及其他知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案合計(jì)萬(wàn)余件。面對(duì)數(shù)量如此豐富的知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案，分析其特點(diǎn)，加強(qiáng)科學(xué)管理顯得尤為重要。
1 企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案具有漸全的特點(diǎn)，應(yīng)在知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理工作中做到“三納人”、“四參加”和“四同步”，根據(jù)歸檔范圍將知識(shí)產(chǎn)權(quán)各階段形成的文件材料收集齊全，包括電子文件的收集，并與對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件同時(shí)歸檔。在知識(shí)產(chǎn)權(quán)立項(xiàng)時(shí)就應(yīng)有檔案人員參與，屬于合作開(kāi)發(fā)及技術(shù)引進(jìn)項(xiàng)目的應(yīng)將文件的歸檔要求寫入相關(guān)合同；在該項(xiàng)目完成后，檔案還會(huì)有增添或修改，應(yīng)與檔案形成的相關(guān)部門多交流、溝通，及時(shí)收集補(bǔ)充歸檔。
2 保持企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的成套性、完整性。整理檔案應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系。屬于同一知識(shí)產(chǎn)權(quán)的文件材料應(yīng)集中在一起，不得隨意分割開(kāi)來(lái)，從而保證知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案與知識(shí)產(chǎn)權(quán)活動(dòng)的一致性，按檔案形成時(shí)間先后順序或重要程度排列，一案一卷或數(shù)卷。整理檔案時(shí)，檔案盒不宜裝得過(guò)滿，例如，商標(biāo)注冊(cè)證每十年就需要面臨續(xù)展等情況，新增加的檔案就無(wú)法放在同一檔案盒內(nèi)。若該盒實(shí)在已裝滿，可再組一卷，并在卷內(nèi)備考表說(shuō)明，使同一知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案信息發(fā)生關(guān)聯(lián)，方便查找。
3 科學(xué)分類。有的檔案同行建議在企業(yè)檔案十個(gè)大類后，再增加第十一類“知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案類”，但筆者認(rèn)為，對(duì)于知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案形成時(shí)間久遠(yuǎn)、檔案數(shù)量龐大的企業(yè)，這種方法并不可行。以劍南春集團(tuán)公司為例，近萬(wàn)件知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案已于過(guò)去二十多年規(guī)范地整理于企業(yè)檔案的十個(gè)大類里，如果檔案分類上發(fā)生變化，則牽一發(fā)動(dòng)全身，引起相應(yīng)工作的一系列變化，很多檔案都需要整改，有些工作甚至需要從頭做起，實(shí)在是一種浪費(fèi)人力、物力和時(shí)間，又傷害檔案實(shí)體的無(wú)效勞動(dòng)。檔案的分類方案宜保持長(zhǎng)期的相對(duì)穩(wěn)定，應(yīng)盡量執(zhí)行原有檔案分類框架，可通過(guò)建立專題目錄及在分類方案局部做一些微調(diào)處理來(lái)促使知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案信息相對(duì)系統(tǒng)、集中。
商標(biāo)、專利類檔案概念明確，獨(dú)立性較強(qiáng)，可放在產(chǎn)品檔案類下綜合類或在綜合類下新增加一個(gè)類目，按知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的客體，設(shè)為商標(biāo)類、專利類；著作權(quán)類檔案對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)包括學(xué)術(shù)論文、專著、工程圖、計(jì)算機(jī)軟件開(kāi)發(fā)等；商業(yè)秘密類檔案涉及范圍廣，我國(guó)《反不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)法》規(guī)定，“商業(yè)秘密是指不為公眾所知悉，能為權(quán)利人帶來(lái)經(jīng)濟(jì)利益、具有實(shí)用性并經(jīng)權(quán)利人采用保密措施的技術(shù)信息和商業(yè)經(jīng)營(yíng)信息?！币虼似髽I(yè)應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理需要，明確商業(yè)秘密的歸檔范圍。通常包括企業(yè)財(cái)務(wù)狀況、投資計(jì)劃、分配方案、客戶名單、原材料進(jìn)貨渠道、產(chǎn)品銷售網(wǎng)絡(luò)、生產(chǎn)工藝、產(chǎn)品配方、新技術(shù)研究等需保密的各種文件材料。這些檔案材料分散在文書(shū)、會(huì)計(jì)、人事、科研等各類檔案中，可繼續(xù)按原有分類方案將檔案歸人相應(yīng)檔案類別，隨各類檔案統(tǒng)一分類編號(hào)、整理編目，再通過(guò)建立專題目錄，將屬于不同職能領(lǐng)域的檔案信息集中起來(lái)；科研類檔案自身就是一個(gè)獨(dú)立的一級(jí)類目，它包含于商業(yè)秘密檔案，因此其分類整理和以前一致。
用計(jì)算機(jī)管理檔案的好處就在于可以對(duì)存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中的所有數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和快速檢索。
1.數(shù)據(jù)庫(kù)及數(shù)據(jù)管理開(kāi)放性較強(qiáng)。系統(tǒng)能夠自由增、刪、改數(shù)據(jù)庫(kù)，滿足不同檔案類型的需要，做到凡是檔案都可以進(jìn)行管理；數(shù)據(jù)的增、刪、改、排序操作簡(jiǎn)單，并且提供重復(fù)、列表、抽詞、編碼、通改等多種輔助輸入功能。
2.檔案的查全率和查準(zhǔn)率較高。使用檔案信息管理系統(tǒng)，只要輸入幾個(gè)漢字，就會(huì)立即得出查詢結(jié)果，系統(tǒng)應(yīng)具有拼音首字的查詢功能，不懂漢字輸入就可以查詢，對(duì)于重音字也可以得到很好的解決；具備樹(shù)型查詢功能，從上往下的查詢，層次分明，易于識(shí)別是否是所需檔案，符合檔案人員的檢索習(xí)慣；提供自動(dòng)漫游檢索，系統(tǒng)可以自動(dòng)在所有庫(kù)中查找，找到后顯示來(lái)供查看，這樣，大大減少了利用人員的等候時(shí)間，以前幾個(gè)小時(shí)查不到的檔案，現(xiàn)在片刻就能拿到。
3.提供強(qiáng)大的系統(tǒng)編目功能。系統(tǒng)可以自動(dòng)生成或手工自由設(shè)計(jì)報(bào)表，滿足不同檔案類型不同的報(bào)表需求。檔案員可要根據(jù)需要生成檔案目錄表，檔案目錄表的結(jié)構(gòu)可以自行設(shè)計(jì)和修改，加強(qiáng)檔案中對(duì)該系統(tǒng)的把握，提高使用的靈活性和工作效率。
4.檔案的利用統(tǒng)計(jì)和檔案統(tǒng)計(jì)。使用計(jì)算機(jī)可以對(duì)檔案利用情況做出詳盡快捷的統(tǒng)計(jì)。檔案統(tǒng)計(jì)是對(duì)所有檔案的不同類別的詳細(xì)情況做出報(bào)表，所有這些都有利于檔案管理人員對(duì)檔案管理做出及時(shí)有效的決策。要求軟件統(tǒng)計(jì)靈活方便，只要指定幾個(gè)統(tǒng)計(jì)項(xiàng)，輕點(diǎn)鼠標(biāo)，計(jì)算機(jī)就統(tǒng)計(jì)得一清二楚，并打印出整齊的報(bào)表。
5.標(biāo)題內(nèi)關(guān)鍵詞自動(dòng)標(biāo)引?？梢詮奈募?biāo)題中自動(dòng)提取題內(nèi)關(guān)鍵詞。以標(biāo)題內(nèi)關(guān)鍵詞取代主題詞，是計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)詞組自動(dòng)標(biāo)引的一個(gè)途徑，減輕錄入人員標(biāo)引關(guān)鍵詞的強(qiáng)度。
二、對(duì)史志檔案資料全文數(shù)字化
檔案數(shù)字化，其手段就是對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)全文存儲(chǔ)，它在檔案信息管理系統(tǒng)中采用目錄進(jìn)行管理，把全文信息、圖像信息及其瀏覽功能集成于目錄數(shù)據(jù)中進(jìn)行管理，以目錄數(shù)據(jù)為檢索入口，從而實(shí)現(xiàn)史志檔案圖文信息的全文檢索。
1.檔案數(shù)字化。以紙張作為載體的檔案材料，要轉(zhuǎn)換成以光盤作為載體的檔案，首先要進(jìn)行數(shù)字化。使用鍵盤錄入是數(shù)字化方式之一，但有很大的局限性，如錄入速度慢，檔案原件信息如手跡、圖表、印鑒不能保留等。比較好的方法是使用掃描儀進(jìn)行輸入。
2.圖像壓縮。鍵盤輸入的文字，是計(jì)算機(jī)中的標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)碼，占用的存儲(chǔ)空間較少，而圖像文件占的存儲(chǔ)空間則較大。這就需要圖像壓縮，節(jié)省圖像文件的存儲(chǔ)空間。壓縮后的圖像數(shù)據(jù)，在瀏覽時(shí)，可以實(shí)行比例放大或縮小還原，使用者可以按照自己的意圖輸出比例圖像，從而增加圖文信息提供利用的靈活性。
3.圖像管理。一般圖像存儲(chǔ)方法有兩種，一種是把每個(gè)圖像壓縮后形成一個(gè)文件，取好文件名存放在硬盤或光盤上，使用時(shí)按照文件名來(lái)查找，這種方法要求給每個(gè)圖像取名，非常不便，同時(shí)由于每個(gè)圖像作為一個(gè)文件存儲(chǔ)，它在硬盤或光盤上會(huì)產(chǎn)生大量的碎片，存儲(chǔ)效率很低，查找起來(lái)也很慢。另一種方法就是建立一個(gè)圖像庫(kù)和一個(gè)索引文件，把圖像全部放在這個(gè)圖像庫(kù)中，然后在索引文件中指出每個(gè)圖像文件在圖像庫(kù)中所在的位置。
人事檔案是反映個(gè)人經(jīng)歷、德才能績(jī)、工作表現(xiàn)的歷史記錄，是考察人才，科學(xué)用人的重要依據(jù)，在干部選拔任用、人員調(diào)動(dòng)、職稱評(píng)審、退休等方面發(fā)揮著非常重要的作用。高職院?，F(xiàn)行的人事檔案管理工作模式明顯滯后，阻礙著高職院校建設(shè)，限制高職院校各方面工作。
一、目前高職院校人事檔案管理中存在的問(wèn)題
（一）檔案管理意識(shí)薄弱、管理思想陳舊
高職院校領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作，認(rèn)為檔案的管理僅僅是學(xué)校輔的工作。高職院校沒(méi)專門負(fù)責(zé)檔案管理的機(jī)構(gòu)部門，只是從人事部門安排較少的人員以兼職形式管理。大多高職院校對(duì)于檔案持有“重藏輕用”的落后觀念，沒(méi)意識(shí)到檔案管理的重要性。學(xué)校對(duì)于人事檔案工作不夠重視，投入的財(cái)力、物力及人力不足，管理工作仍停留在傳統(tǒng)的管理模式。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式是將檔案接收和保存當(dāng)作主要工作內(nèi)容，采用手工操作方式整理完善檔案，存在效率低，易出錯(cuò)、查閱困難等缺點(diǎn)。對(duì)于新的信息化人事檔案管理模式，不太愿意投入資金，不愿意去嘗試，固步自封。
（二）檔案管理制度不健全
在人事檔案管理工作不被重視的情況下，大多數(shù)的高職院校沒(méi)有制定關(guān)于規(guī)范管理人事檔案的相關(guān)規(guī)章制度。檔案管理工作缺少制度的規(guī)范，導(dǎo)致當(dāng)前檔案管理工作繁雜、混亂、無(wú)章可循。檔案管理的大部分工作需要根據(jù)規(guī)章制度開(kāi)展，對(duì)于檔案進(jìn)行嚴(yán)格的管理、審查，以及對(duì)檔案資料的收集、完善和歸檔。同時(shí)，很多學(xué)校沒(méi)有安排專門的檔案管理崗位，即使有專人的管理也是缺乏檔案管理知識(shí)的背景，無(wú)形中使檔案管理工作專業(yè)度不夠，檔案工作做不好。
（三）檔案管理信息化程度低
高職院校人事體制改革不斷深化，無(wú)形的加重了人事檔案的工作，傳統(tǒng)的管理模式已不能滿足當(dāng)下新形勢(shì)的需要，高職院校檔案信息化的建設(shè)工作比較滯后。高職院校的人事檔案基礎(chǔ)設(shè)施落后，收集、整理、歸類等一系列的工作還需依靠手工操作，無(wú)紙化、電子化、信息化的程度不高，影響了檔案管理工作的效率、利用率。
（四）工作人員不夠?qū)I(yè)
檔案管理工作的開(kāi)展，歸根到底要依靠“人”來(lái)推動(dòng)。高職院校的檔案管理工作人員通常都學(xué)歷不高，沒(méi)有檔案管理知識(shí)背景。工作人員不是全職的從事檔案管理工作，只是臨時(shí)安排人員負(fù)責(zé)，沒(méi)有形成長(zhǎng)期化、延續(xù)化，專業(yè)化的管理模式。對(duì)人事檔案管理投入的經(jīng)費(fèi)不足，工作人員沒(méi)有太多的系統(tǒng)的、專業(yè)的培訓(xùn)以及技術(shù)指導(dǎo)，使得檔案管理能力得不到提升。
二、加強(qiáng)高職院校人事檔案管理的幾點(diǎn)思考
（一）更新觀念，提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)
為適應(yīng)高職院校人事的發(fā)展，提高檔案的管理水平，首先要解放思想，更新觀念，提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。檔案的管理不僅僅是簡(jiǎn)單的收集、整理、保管，更重要的是檔案服務(wù)。在工作中，要加強(qiáng)檔案服務(wù)的主動(dòng)性、及時(shí)性，使檔案工作由被動(dòng)存放、保管變?yōu)橹鲃?dòng)提供利用。檔案管理工作要為高職院校的人事選拔、職稱晉升、評(píng)優(yōu)評(píng)獎(jiǎng)等提供真實(shí)可靠的檔案信息。高職院校領(lǐng)導(dǎo)及檔案工作人員務(wù)必跟上發(fā)展形勢(shì)，轉(zhuǎn)換觀念，提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。
（二）建立健全人事檔案管理制度
任何工作開(kāi)展之前都需要制定相關(guān)制度，做到有法可依、有章可循，檔案管理工作也不例外。高職院校對(duì)檔案的收集、整理、管理、操作等要有合理操作規(guī)范和章程，確保檔案管理工作制度化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。人事檔案管理必須明確職責(zé)，對(duì)人事檔案工作中存在的問(wèn)題，要及時(shí)研究、及時(shí)解決，加強(qiáng)指導(dǎo)和管理，制定一套完整的管理考核制度，并確保各項(xiàng)工作得到落實(shí)。
（三）運(yùn)用信息化手段進(jìn)行管理
傳統(tǒng)的人事檔案工作以紙質(zhì)為載體存儲(chǔ)資料，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了紙質(zhì)材料，檔案管理將進(jìn)入信息化的時(shí)代。越來(lái)越多的高職院校利用現(xiàn)代技術(shù)手段管理人事檔案，將檔案的資料數(shù)字化、集成化、高效化，通過(guò)信息檢索系統(tǒng)進(jìn)行人事檔案的檢索，為高職院校人事調(diào)動(dòng)、科研開(kāi)發(fā)、人員晉升、評(píng)優(yōu)評(píng)獎(jiǎng)等各種用途提供方便、快捷、準(zhǔn)確的服務(wù)。檔案信息電子化實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索和電子文件信息的共享，規(guī)范了檔案管理的各項(xiàng)工作。檔案管理工作的信息化需要提高工作人員掌握計(jì)算機(jī)能力，將檔案電子化、數(shù)字化，建立起存儲(chǔ)信息的數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案管理信息化很好的將檔案資料系統(tǒng)地、規(guī)范地整理出來(lái)，發(fā)揮了檔案的信息作用，體現(xiàn)檔案的信息價(jià)值。
（四）提高工作人員的素質(zhì)
加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的培養(yǎng)，打造一支具有高素質(zhì)、高水平的專業(yè)隊(duì)伍。加大對(duì)檔案人員教育培訓(xùn)力度，鼓勵(lì)支持他們參加檔案管理工作培訓(xùn)、研討會(huì)、學(xué)歷教育，甚至到外地考察學(xué)習(xí)、交流經(jīng)驗(yàn)等。通過(guò)多種是培訓(xùn)途徑，有計(jì)劃、有針對(duì)性地對(duì)檔案管理人員進(jìn)行全面系統(tǒng)的培訓(xùn)，不斷提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、工作素質(zhì)。人事檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)程度較高的工作，工作人員應(yīng)具備檔案管理的知識(shí)背景，最好是有檔案管理類的技術(shù)職稱資格。
三、結(jié)語(yǔ)
高職院校的人事檔案管理是為師資隊(duì)伍管理和利用提供相關(guān)人事數(shù)據(jù)和信息服務(wù)，在為學(xué)院選拔干部、職稱評(píng)聘等工作提供了真實(shí)可靠的信息。高職院校應(yīng)重視檔案管理工作，明確檔案工作的服務(wù)目的，拓寬人事檔案利用領(lǐng)域，使人事檔案更好的服務(wù)于高職院校的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
文書(shū)檔案整理是醫(yī)院辦公室的重要工作之一，記錄了上級(jí)及本院政策的變更與發(fā)展、人員的交替、榮譽(yù)以及財(cái)務(wù)歷史賬單等，是醫(yī)院的寶貴財(cái)富。長(zhǎng)期以來(lái)，辦公室文書(shū)檔案工作一直停留在手寫及手工整理階段，對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用較少，遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于醫(yī)院臨床電子檔案的電子化應(yīng)用水平，更不符合辦公室文書(shū)檔案管理的現(xiàn)代化要求，醫(yī)院文書(shū)檔案實(shí)現(xiàn)電子化管理勢(shì)在必行。
一、醫(yī)院文書(shū)檔案管理現(xiàn)狀
（一）存檔方式單一。以本院為例，作為市級(jí)?？漆t(yī)院，本院文書(shū)檔案量相對(duì)較少，一直以紙張為主要存儲(chǔ)方式，沒(méi)有進(jìn)行電腦掃描存儲(chǔ)也沒(méi)有電子文檔資料，重要文件亦沒(méi)有備份，檔案原件被反復(fù)借閱、使用不可避免出現(xiàn)原件受損或遺失，而很多20年前的紙質(zhì)存檔文件則已經(jīng)出現(xiàn)發(fā)黃、破損等問(wèn)題。
（二）文件缺失嚴(yán)重。醫(yī)院很多文書(shū)資料需由不同科室提供，又有很多文件歸檔之前也經(jīng)由多科室傳閱，由于沒(méi)有電腦掃描存儲(chǔ)，只能等各科室傳遞完畢之后歸檔，通常原件已經(jīng)出現(xiàn)污損，甚至部分文件在傳閱中丟失；存檔之后，由于都是由檔案人員結(jié)合相關(guān)檔案文件要求然后根據(jù)個(gè)人理解對(duì)檔案資料進(jìn)行分類，確定是否應(yīng)該歸檔，是否屬于永久文件、30年文件或20年文件，檔案人員的專業(yè)水平?jīng)Q定檔案整理水平，不可避免出現(xiàn)文件歸檔類別有誤以及某類文件缺失。
（三）查詢困難重重。目前的查閱文件的方式費(fèi)時(shí)費(fèi)力，通常是：詢問(wèn)年限―查找收發(fā)文登記本―逐條尋找―查找登記號(hào)―逐件翻找文件―復(fù)印，遇到缺失的檔案或年份不詳?shù)臋n案甚至要將臨近所有檔案查找一遍，極大地增加了辦公室人員的工作量。
二、醫(yī)院辦公室文書(shū)檔案實(shí)現(xiàn)電子化管理的必要性
（一）實(shí)現(xiàn)存檔方式多樣化，最大限度地保護(hù)檔案原件。應(yīng)用電腦掃描、照相等手段，實(shí)現(xiàn)檔案?jìng)浞?，防止檔案丟失無(wú)法彌補(bǔ)，改變傳統(tǒng)檔案只有紙質(zhì)化的方式，以電子方式對(duì)檔案進(jìn)行收藏、管理可以有效地保護(hù)檔案原件，防止檔案原件因過(guò)多借閱查找而損壞或丟失。
（二）辦公室文書(shū)檔案電子化可以更好地體現(xiàn)醫(yī)院文書(shū)檔案的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案資源的整合和共享。辦公室文件經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)批示后需相關(guān)科室傳閱，文件不僅經(jīng)常拖遲歸檔而且易丟失，很多需全員知曉的政策性文件也難以傳達(dá)到全院，檔案實(shí)行電子化管理后，對(duì)于需相關(guān)科室閱讀的檔案文件及可以共享的檔案文件可以利用醫(yī)院局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)院內(nèi)共享，提高了檔案的時(shí)效性、應(yīng)用價(jià)值以及應(yīng)用范圍，同時(shí)也保證了文書(shū)檔案的完整性。
（三）大幅度提高辦公室工作效率，文件查找快捷。文書(shū)檔案電子化不僅使文件資料的存儲(chǔ)、分類以及統(tǒng)計(jì)等方便有序，而且再次查閱時(shí)即使年份不詳，只需要關(guān)鍵詞查找，然后打印即可，檔案人員也不需要再在成堆的檔案中逐一翻閱查找，節(jié)省時(shí)間，提高工作效率。
三、實(shí)現(xiàn)辦公室文書(shū)檔案管理電子化的障礙
辦公室文書(shū)檔案的電子化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期任務(wù)，隨著醫(yī)院發(fā)展及辦公自動(dòng)化水平的不斷提高，越來(lái)越需要檔案管理擺脫現(xiàn)有傳統(tǒng)方式，利用材料提交系統(tǒng)、文件管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)等應(yīng)用軟件及計(jì)算機(jī)自帶的關(guān)鍵詞查找功能等實(shí)現(xiàn)檔案的收集、管理、歸檔、查詢的規(guī)范化管理，建立全面的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，但在實(shí)現(xiàn)電子化的過(guò)程中還面臨著許多阻礙，這主要涉及到主管文書(shū)檔案人員專業(yè)素質(zhì)、人力物力財(cái)力以及檔案存儲(chǔ)安全等問(wèn)題。
（一）主管文書(shū)檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)與計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平無(wú)法滿足檔案電子化后的要求。特別是年長(zhǎng)者，他們的專業(yè)水平毋庸置疑，在長(zhǎng)期的辦公室工作中也已形成一套自己的檔案管理方式，不過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用尚難以熟練掌握，在心理上甚至排斥，不愿改變現(xiàn)有狀態(tài)，而年輕的辦公室人員雖然可以熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)但在專業(yè)素養(yǎng)上又有所欠缺，無(wú)法將紙質(zhì)檔案與電子檔案合理地融合歸納。
（二）初始的人力物力財(cái)力支出大。在電子檔案建立之初，首先必須對(duì)辦公室人員進(jìn)行相關(guān)的技術(shù)培訓(xùn)，并隨著技術(shù)的更新需要M行定期的相關(guān)知識(shí)培訓(xùn)，其次上網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、信息管理系統(tǒng)等都需要大量的資金投入，而后期的軟件細(xì)節(jié)規(guī)范化和軟件升級(jí)等都需要相關(guān)人員跟進(jìn)服務(wù)。
（三）檔案電子化后，由于存儲(chǔ)設(shè)備易破壞，文件安全問(wèn)題必須予以重視。一旦計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障，就可能造成系統(tǒng)無(wú)法工作，丟失部分資料，與此同時(shí)設(shè)備的更新也為電子檔案的長(zhǎng)久保管帶來(lái)困難，特別是有時(shí)文件在，但讀取設(shè)備損壞，便無(wú)法獲取文件。
四、實(shí)現(xiàn)辦公室文書(shū)檔案電子化的對(duì)策
辦公室電子文件檔案建設(shè)比紙質(zhì)文件整理的技術(shù)性要求更高、工作更細(xì)致。在做好紙質(zhì)檔案的整理、分類、歸檔之外，辦公室人員在進(jìn)行電子檔案的建立時(shí)，必須熟練掌握電子檔案的數(shù)據(jù)化系統(tǒng)，通過(guò)不定期的培訓(xùn)與交流，取長(zhǎng)補(bǔ)短，結(jié)合本醫(yī)院的實(shí)際，結(jié)合數(shù)據(jù)化系統(tǒng)與紙質(zhì)檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)全部文件進(jìn)行分類劃分，集中處理，此外計(jì)算機(jī)安全的維護(hù)，亦必須制定一套科學(xué)合理的管理制度，這就要求：
（一）工作中懂得思變。就以我院辦公室為例，今年以來(lái)我們以三級(jí)評(píng)審為契機(jī)，辦公室工作開(kāi)始實(shí)行精細(xì)化管理、電子化辦公，堅(jiān)持寫每日工作日記，以詳細(xì)記錄辦公室日常工作及明日計(jì)劃，對(duì)于上級(jí)發(fā)文與本院發(fā)文實(shí)行電子目錄登記與紙質(zhì)版登記雙管齊下，并將上級(jí)發(fā)文按QQ通知與郵箱通知分類存放以備相關(guān)科室查詢，對(duì)于本院發(fā)文按發(fā)文科室分類存放，并利用一年時(shí)間將我院建院以來(lái)的60年檔案進(jìn)行了電子目錄的整理，辦公室、檔案室各存一份，從而有效地保證文件完整性、工作系統(tǒng)性，文件查詢更便捷。
（二）加快文書(shū)檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化的步伐，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)在人力物力財(cái)力方面的最大支持。實(shí)現(xiàn)部分檔案資源在內(nèi)部局域網(wǎng)資源共享，通過(guò)建立web為基礎(chǔ)的服務(wù)體系，將分散的檔案信息資源連接起來(lái)，開(kāi)發(fā)利用豐富的檔案信息資源，以快速、安全、可靠的途徑提供服務(wù)，適時(shí)與院內(nèi)外相關(guān)機(jī)構(gòu)進(jìn)行交流與合作，為院內(nèi)職工提供更便捷的信息渠道，最大限度體現(xiàn)電子檔案價(jià)值；此外，還需要做好各科室的檔案歸檔意識(shí)，加強(qiáng)宣傳，由下而上轉(zhuǎn)變思維，爭(zhēng)取醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)支持，使相關(guān)科室充分認(rèn)識(shí)和了解檔案的重要性，主動(dòng)配合辦公室人員做好醫(yī)院檔案材料的收集歸檔工作，尤其是電子資料，及時(shí)通過(guò)掃描、照相等信息化手段，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和照片、實(shí)物檔案的數(shù)字化處理后，以電子文件的形式進(jìn)行收藏、管理和使用，既可有效保護(hù)原件，更有利于檔案信息資源的整合和共享，讓領(lǐng)導(dǎo)看到電子檔案更規(guī)范更便捷更有利用價(jià)值，從而爭(zhēng)取最大限度的人力物力財(cái)力支持。
（三）實(shí)現(xiàn)辦公室工作人員隊(duì)伍年輕化，轉(zhuǎn)變舊思維觀念，樹(shù)立新的管理理念，推進(jìn)辦公室工作電子化進(jìn)程。辦公室人員是檔案工作的直接推動(dòng)者，他們能否認(rèn)可并熟練掌握電子檔案，關(guān)系檔案電子化能否順利進(jìn)行，所以對(duì)辦公室工作隊(duì)伍應(yīng)該逐步年輕化，增添新血液，在職稱晉升方面建立激勵(lì)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理理念的創(chuàng)新、管理流程的規(guī)范、管理團(tuán)隊(duì)的重組以及管理手段的革新，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、電子化、信息化。
（四）完善安全制度，做好辦公室電子檔案的存儲(chǔ)、維護(hù)工作。建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)和信息安全管理制度，對(duì)檔案計(jì)算機(jī)要專管專用，及時(shí)修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞，對(duì)防火墻和防病毒軟件實(shí)現(xiàn)全天候自動(dòng)升級(jí)，對(duì)檔案上傳、下載的安全等級(jí)和訪問(wèn)權(quán)限進(jìn)行安全設(shè)置，對(duì)移動(dòng)存儲(chǔ)安裝嚴(yán)格把關(guān)，定期檢測(cè)系統(tǒng)，多重加密備份，對(duì)于整理的電子文件在不同磁盤中各保存一份；對(duì)于保存文件的計(jì)算機(jī)要及時(shí)升級(jí)服務(wù)器主機(jī)和數(shù)據(jù)庫(kù)的硬件設(shè)施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過(guò)程中的安全、穩(wěn)定，此外，對(duì)電子文件和計(jì)算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境也要嚴(yán)格按照檔案保管要求選擇，預(yù)防計(jì)算機(jī)突然損害造成的電子文檔無(wú)法修護(hù)。
五、Y語(yǔ)
綜上所述，隨著我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展和醫(yī)院信息化的迅速發(fā)展，醫(yī)院辦公室文書(shū)檔案走向電子化是必然趨勢(shì)，對(duì)醫(yī)院文書(shū)檔案的電子化建設(shè)需要我們積極分析現(xiàn)階段存在的問(wèn)題及困難，努力尋求解決方法，重視人的因素，亦要加快辦公室管理理念創(chuàng)新，提高對(duì)電子文書(shū)數(shù)據(jù)化系統(tǒng)的應(yīng)用能力，從而盡快實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書(shū)檔案管理的電子化、現(xiàn)代化。
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檔案館“雙向互動(dòng)”機(jī)制，主要是指檔案館在檔案信息服務(wù)過(guò)程中，立足自主實(shí)踐，兼顧強(qiáng)化自身管理與拓展公共服務(wù)功能的雙重社會(huì)需要，充分發(fā)揮政府投入與社會(huì)支持、檔案館自身與社會(huì)檔案利用者群體等多方面的積極性，提高檔案館公共服務(wù)水平，循序漸進(jìn)地實(shí)施“公共服務(wù)型”檔案館建設(shè)的步伐。
一、建設(shè)檔案館“雙向互動(dòng)”機(jī)制的保障措施
（一）加強(qiáng)調(diào)查研究、制定相關(guān)政策
檔案館“雙向互動(dòng)”機(jī)制建設(shè)是具有創(chuàng)新性的工作內(nèi)容。必然要求對(duì)一些影響、限制因素進(jìn)行必要變革，也必然在客觀上對(duì)傳統(tǒng)的檔案館管理方法、模式、理念造成一定的沖擊。因此，檔案館要主動(dòng)爭(zhēng)取各級(jí)黨委和政府的支持，積極協(xié)調(diào)有關(guān)部門共同搞好檔案館多維“雙向互動(dòng)”機(jī)制建設(shè)的調(diào)研工作;并力爭(zhēng)結(jié)合檔案館工作實(shí)際、盡快制定出臺(tái)切實(shí)可行的相關(guān)政策，解決關(guān)系到檔案館多維“雙向互動(dòng)”機(jī)制建設(shè)發(fā)展方向的建立檔案信息產(chǎn)業(yè)的模式、贏得社會(huì)資助的途徑以及檔案管理社會(huì)化運(yùn)作的方式等實(shí)際問(wèn)題。以政策規(guī)定作為開(kāi)展“雙向互動(dòng)”機(jī)制建設(shè)的導(dǎo)向，確保檔案館“雙向互動(dòng)”機(jī)制建設(shè)的長(zhǎng)效性，力求使檔案館多維“雙向互動(dòng)”機(jī)制建設(shè)持久地發(fā)揮作用。
（二）注意總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、培育人才隊(duì)伍
“榜樣的力量是無(wú)窮的”。檔案館“雙向互動(dòng)”機(jī)制建設(shè)是一種尚處于探索、完善階段的檔案館工作方式。在開(kāi)展檔案館“雙向互動(dòng)”機(jī)制建設(shè)過(guò)程中，要注意循序漸進(jìn)地分階段實(shí)施，總結(jié)先進(jìn)典型，推廣成型經(jīng)驗(yàn)。扎實(shí)穩(wěn)步地推進(jìn)檔案館“雙向互動(dòng)”機(jī)制的建設(shè)步伐。同時(shí)還要注意到：“雙向互動(dòng)”是教育心理學(xué)的理論方法，其本義指在教育者與受教育者之間在教育活動(dòng)中形成“溝通”與“共鳴”氛圍，從而取得良好教學(xué)效果的方式。檔案館引入“雙向互動(dòng)”機(jī)制，勢(shì)必要求檔案館工作人員在全面掌握檔案館工作理論方法基礎(chǔ)上，還要掌握一定的心理學(xué)知識(shí)原理。從某種意義上說(shuō)，這一問(wèn)題已影響到檔案館“雙向互動(dòng)”機(jī)制建設(shè)能否順利實(shí)施、能否取得實(shí)效。要努力使檔案館與社會(huì)公眾、政府機(jī)構(gòu)及檔案利用者群體之間形成“雙向互動(dòng)”的局面，使檔案信息服務(wù)具有突出個(gè)體性、兼顧趣味性、體現(xiàn)時(shí)代性特點(diǎn)，滿足社會(huì)各方面全方位、多角度、大視野的系統(tǒng)需求確非易事：必須具備在浩如煙海、良莠混雜的檔案史料中采擷整合信息的能力;熟練掌握文字表達(dá)、信息加工的技能;具備“窺視”、判斷利用者心理，合理開(kāi)展“公關(guān)”活動(dòng)的水平以及求實(shí)創(chuàng)新、默默奉獻(xiàn)的精神等。這些綜合素質(zhì)決非與生俱來(lái)的，需要在多維“雙向互動(dòng)”機(jī)制建設(shè)實(shí)踐中逐漸獲得、逐步加強(qiáng)。要變一般性號(hào)召為強(qiáng)制性要求，力爭(zhēng)在較短時(shí)間內(nèi)把素質(zhì)、能力提高到一個(gè)新水平，切實(shí)保障檔案館多維“雙向互動(dòng)”機(jī)制建設(shè)擁有堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)。
（三）努力提高認(rèn)識(shí)、更新管理理念
在檔案館“雙向互動(dòng)”機(jī)制建設(shè)過(guò)程中，要清醒地認(rèn)識(shí)到：知識(shí)經(jīng)濟(jì)與信息時(shí)代的影響、市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的沖擊，帶來(lái)了社會(huì)的巨大變革，迫使檔案館必須從轉(zhuǎn)變工作觀念和服務(wù)理念入手，注重“公共服務(wù)型”檔案館的理念創(chuàng)新，采取科學(xué)有效的方式加以應(yīng)對(duì)。而不能簡(jiǎn)單采取“頭痛醫(yī)頭、腳痛醫(yī)腳”的被動(dòng)方式進(jìn)行消極的應(yīng)付。必須根據(jù)檔案館性質(zhì)、作用及功能定位，結(jié)合社會(huì)發(fā)展變化需要，樹(shù)立可持續(xù)發(fā)展理念、參與競(jìng)爭(zhēng)理念、市場(chǎng)營(yíng)銷理念、以人為本理念，以理念創(chuàng)新帶動(dòng)檔案館強(qiáng)化自身管理與拓展檔案信息服務(wù)功能建設(shè)，推進(jìn)檔案館多維“雙向互動(dòng)”機(jī)制建設(shè)的有效實(shí)施。
二、建設(shè)檔案館“雙向互動(dòng)”機(jī)制的現(xiàn)實(shí)著力點(diǎn)
“雙向互動(dòng)”機(jī)制建設(shè)既是檔案館迫切的現(xiàn)實(shí)任務(wù)，也是長(zhǎng)期的奮斗目標(biāo)，絕不能“畢其功于一役”地一蹴而就，更不能遙遙無(wú)期地拖逶延宕。必須經(jīng)過(guò)不懈努力、循序漸進(jìn)地加以實(shí)施。目前，建設(shè)檔案館“雙向互動(dòng)”機(jī)制的現(xiàn)實(shí)著力點(diǎn)為：
（一）強(qiáng)化完善職能、拓寬服務(wù)領(lǐng)域
檔案館“雙向互動(dòng)”機(jī)制建設(shè)的核心是使檔案信息服務(wù)更好地適應(yīng)現(xiàn)實(shí)社會(huì)發(fā)展的需要，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案館公共服務(wù)功能、拓展檔案信息服務(wù)領(lǐng)域范圍。因而，將其作為建設(shè)檔案館多維“雙向互動(dòng)”機(jī)制的現(xiàn)實(shí)著力點(diǎn)極具現(xiàn)實(shí)意義。在構(gòu)建和諧社會(huì)的進(jìn)程中，打造“公共服務(wù)型”檔案館必須首先強(qiáng)化檔案信息服務(wù)功能。采取“雙向互動(dòng)”的方式，可以起到盡可能地吸引社會(huì)公眾、政府機(jī)構(gòu)及檔案利用者的“眼球”、激發(fā)其參與“雙向互動(dòng)”的“欲望”、搭建互動(dòng)“對(duì)話”平臺(tái)的實(shí)際成效：一方面充分調(diào)動(dòng)社會(huì)公眾、政府機(jī)構(gòu)及檔案利用者等多方面的積極參與意識(shí)，鼓勵(lì)他們獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策、資助支持，使檔案館能夠及時(shí)了解社會(huì)檔案信息需求特點(diǎn)、重點(diǎn)與領(lǐng)域，及時(shí)調(diào)整業(yè)務(wù)工作思路與方法;另一方面則可以使檔案館本著兼顧強(qiáng)化自身管理與拓展公共服務(wù)功能雙重社會(huì)需要的原則，苦練內(nèi)功、強(qiáng)化能力，以方便快捷、優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)贏得社會(huì)公眾、政府機(jī)構(gòu)及檔案利用者的支持與幫助。形成一種內(nèi)外聯(lián)動(dòng)、左右銜接、上下兼顧的工作格局，將檔案館“雙向互動(dòng)”機(jī)制真正地建立完善起來(lái)。
（二）加強(qiáng)制度建設(shè)、完善運(yùn)作方式
檔案館“雙向互動(dòng)”機(jī)制建設(shè)需要科學(xué)合理的制度體系作為基本保障。為此，應(yīng)當(dāng)從完善“雙向互動(dòng)”機(jī)制運(yùn)作方法需要出發(fā)，重視相關(guān)制度的制訂工作，形成制度體系，在檔案信息服務(wù)的內(nèi)容確定、對(duì)象選擇、手段更新以及利用效果反饋渠道建立、獲取經(jīng)費(fèi)投入方式采用、贏得社會(huì)支持方法舉措等方面做出具體而明確的規(guī)定，以制度體系的完善達(dá)到保障檔案館“雙向互動(dòng)”機(jī)制建設(shè)能夠始終沿著規(guī)范化、程序化軌道健康發(fā)展的目的。
（三）完善管理方式、解決實(shí)際問(wèn)題
關(guān)于檔案的憑證價(jià)值研究，國(guó)內(nèi)外檔案界學(xué)者早有論述。但以憑證價(jià)值為依托，具體研究先進(jìn)企業(yè)電子檔案管理研究卻少人問(wèn)津。為此，首先要分析學(xué)術(shù)界對(duì)企業(yè)電子檔案的憑證價(jià)值爭(zhēng)論點(diǎn)，進(jìn)而深入研究憑證價(jià)值與企業(yè)電子檔案管理之間的深層次關(guān)系。
一、企業(yè)電子檔案憑證價(jià)值概述
信息時(shí)代之前，檔案多以紙張作為載體，原始性的各方面要素充分體現(xiàn)。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，檔案載體更為多元，基于原始性的憑證價(jià)值受到質(zhì)疑。部分學(xué)者認(rèn)為，企業(yè)電子檔案是由原始檔案轉(zhuǎn)化而成，二次生成過(guò)程中，喪失原始屬性，不再具備“原件”意義。因此，憑證價(jià)值也值得商榷。另一部分學(xué)者認(rèn)為，檔案基本屬性的原始性，是指檔案內(nèi)容的原始性、記錄性，而非檔案保存載體。擁有憑證價(jià)值的只是其中的信息內(nèi)容，內(nèi)容而非形式才是引為證據(jù)的實(shí)質(zhì)，只不過(guò)信息內(nèi)容的原始性需要借助信息形式的原始性獲得。這從根本上改變了檔案原件的內(nèi)涵外延，使得企業(yè)電子檔案的憑證價(jià)值具有理論依據(jù)。對(duì)于以上觀點(diǎn)，筆者認(rèn)為，一是隨著互聯(lián)網(wǎng)及信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案電子化已經(jīng)成為必然。理論研究需適應(yīng)社會(huì)現(xiàn)實(shí)發(fā)展需要，如果仍拘泥于檔案紙質(zhì)載體概念必然會(huì)阻礙人們對(duì)電子檔案憑證價(jià)值的深入認(rèn)識(shí)和探討，企業(yè)電子檔案作為實(shí)現(xiàn)“社會(huì)記憶”的功能將會(huì)弱化。二是只要文件一形成，“由于原始憑單或憑據(jù)擁有充分的憑證信息（往往是指原始的結(jié)構(gòu)信息和背景信息），在這樣的憑證信息支撐下足以證明這些憑單或憑據(jù)的真實(shí)可靠，因而它們便能呈現(xiàn)出不可替代的法律意義上的憑證價(jià)值。”即電子檔案與傳統(tǒng)檔案一樣具有了憑證價(jià)值。三是企業(yè)電子檔案憑證價(jià)值的認(rèn)定對(duì)于企業(yè)檔案管理以及電子檔案理論研究都將大有裨益。
二、憑證價(jià)值視角下，企業(yè)電子檔案管理面臨的問(wèn)題
（一）企業(yè)電子檔案自身特點(diǎn)衍生出的困境。盡管電子檔案的憑借價(jià)值獲得了學(xué)術(shù)界的認(rèn)可。但由于企業(yè)電子檔案自身特點(diǎn)，要想真正實(shí)現(xiàn)憑借價(jià)值還面臨諸多困境。一是儲(chǔ)存介質(zhì)的可更改性。電子技術(shù)最大便利為隨時(shí)性，這其中包括隨時(shí)隨地的可重復(fù)擦寫更改。企業(yè)電子檔案系統(tǒng)很容易受到攻擊，對(duì)內(nèi)容原始性可進(jìn)行不留痕跡的篡改、破壞，使其對(duì)其文本內(nèi)容的原生性存有疑慮。二是生存環(huán)境的不確定性。企業(yè)電子檔案處于存檔保存或客戶需要，常需要以不同的字體、字號(hào)輸出或是不同儲(chǔ)存格式的轉(zhuǎn)變，每一次載體形式的轉(zhuǎn)變實(shí)際上都是對(duì)檔案的再處理過(guò)程，其檔案背景信息逐漸模糊，一旦失去背景信息，文件的內(nèi)容即便仍有意義，但也不再具有憑證價(jià)值。
（二）企業(yè)自動(dòng)化辦公環(huán)境下，電子檔案憑借價(jià)值面臨的問(wèn)題。辦公自動(dòng)化將企業(yè)各部門高度整合成一個(gè)有機(jī)體，有效地提升了企業(yè)辦公效率。同為信息時(shí)代的產(chǎn)物，辦公自動(dòng)化和電子檔案所利用的載體具有共融性，但辦公自動(dòng)化搭建的管理應(yīng)用體系又對(duì)電子檔案憑借價(jià)值產(chǎn)生不可忽視的影響。一是傳遞前身原始屬性的質(zhì)疑性。目前，我國(guó)企業(yè)的辦公自動(dòng)化水平還比較低，主要是建立于計(jì)算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)性推廣應(yīng)用上，企業(yè)各部門憑借內(nèi)部自動(dòng)化辦公網(wǎng)絡(luò)將檔案數(shù)據(jù)信息向檔案部門傳遞。企業(yè)檔案種類繁多，且部分涉及企業(yè)重要數(shù)據(jù)和商業(yè)數(shù)據(jù)，辦公自動(dòng)化使企業(yè)各類數(shù)據(jù)相互流動(dòng)，并進(jìn)入不同主體手中，數(shù)據(jù)信息經(jīng)過(guò)幾道程序的篩選、甄別，致使檔案數(shù)據(jù)傳遞前身的基礎(chǔ)屬性存在疑慮。二是高度自動(dòng)化帶來(lái)的挑戰(zhàn)。企業(yè)自動(dòng)化程度越高，檔案管理存在的不安全因素就越多。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)基于網(wǎng)絡(luò)的系統(tǒng)，使得病毒直接嵌入服務(wù)終端，實(shí)現(xiàn)對(duì)原始檔案的破壞。基于此，即使能夠確定檔案為電子文件的原始載體，也無(wú)法確認(rèn)文件的真實(shí)性，憑證價(jià)值隨之消失。
三、憑證價(jià)值視角下，優(yōu)化企業(yè)科學(xué)電子檔案管理建議
一是設(shè)定企業(yè)電子檔案權(quán)限，規(guī)范工作程序流程。數(shù)字化檔案權(quán)限劃分的基礎(chǔ)是對(duì)用戶角色的劃分，即構(gòu)建起用戶、角色、權(quán)限三級(jí)體系。每一個(gè)用戶都有一個(gè)或幾個(gè)角色，每個(gè)角色又對(duì)應(yīng)固定權(quán)限。目前，我國(guó)企業(yè)多采用部分加等級(jí)的權(quán)限控制方式，即“每角色均具備部門和等級(jí)兩個(gè)屬性，每一角色只能對(duì)自己所屬部門的不高于自己等級(jí)所對(duì)應(yīng)層級(jí)的檔案進(jìn)行管理和使用。”此外，建立適合企業(yè)工作發(fā)展的企業(yè)電子檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，使文件管理、收集編撰、檔案管理、開(kāi)發(fā)利用、信息服務(wù)等各個(gè)環(huán)節(jié)在安全控制和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范之上，有效運(yùn)轉(zhuǎn)，整體提升企業(yè)電子檔案管理水平。
二是嘗試使用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)軟件。統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式可準(zhǔn)確反映電子檔案信息內(nèi)容的原始性、真實(shí)性，有效減少載體形式，使其背景信息清晰可見(jiàn)。例如可以搭建企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)檔案管理、人庫(kù)管理、流動(dòng)管理、租賃管理、設(shè)備點(diǎn)檢、維修管理等部分，設(shè)定全動(dòng)態(tài)追蹤管理，有效把控企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)全流程。
【參考文獻(xiàn)】
[1]吳品才.憑證性是一切文件都必然具備的最基本的屬性嗎？――兼論憑證價(jià)值與半現(xiàn)行文件的對(duì)應(yīng)關(guān)系[J].機(jī)電兵船檔案，2007（6）.
