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時間：2023-06-14 09:35:09
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新形勢下，隨著計算機和信息技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步，電子檔案出現(xiàn)并得到越來越廣泛的應(yīng)用。通過電子檔案的應(yīng)用，不僅可以方便檔案資料查閱和檢索，還能減少檔案的占用面積，方便攜帶，更好滿足使用者的需要。同時，為促進(jìn)其作用有效發(fā)揮，應(yīng)該加強管理工作，促進(jìn)電子檔案管理水平的提高。但目前電子檔案管理工作中，一些人員素質(zhì)偏低，制度不健全，導(dǎo)致管理仍然存在不足，應(yīng)該采取優(yōu)化策略和完善措施。
一、新形勢下電子檔案管理面臨的問題與挑戰(zhàn)
新形勢下，雖然電子檔案的應(yīng)用越來越廣泛，其作用也愈加明顯。但由于管理制度不完善，一些管理人員素質(zhì)偏低，當(dāng)前電子檔案管理仍然面臨以下幾個方面的問題與挑戰(zhàn)：
（一）原稿的管理被忽視。為方便打印，人們習(xí)慣應(yīng)用計算機起草和制作文件。但文稿一旦打印完成后，很多人容易忽視電子文件的管理工作。多數(shù)人不注重加強電子文件管理工作，或者未能將其保留下來，文件被清除或被新的文件夾覆蓋。一些人員忽視保護文件夾，對文件任意進(jìn)行增減、刪除或篡改操作，導(dǎo)致原始的電子文件面目全非，失去歸檔保管的作用，需要采取改進(jìn)措施。
（二）歸檔管理不被重視。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案都是在文件形成后，由管理人員分類和編號，然后交由管理部門和工作人員進(jìn)行管理。紙質(zhì)檔案的使用時間較長，工作人員經(jīng)驗豐富，總結(jié)出行之有效的工作流程、方法和原則，相關(guān)制度也比較成熟，有利于提升檔案管理水平。而電子檔案寫在磁盤上，方便修改，制作和修改完成后存儲于磁盤中，并保留在信息數(shù)據(jù)庫，方便檔案信息資源共享。但由于電子檔案的生成環(huán)境特殊，從制作到歸檔，不能按照紙質(zhì)檔案的方式進(jìn)行，電子檔案的歸檔管理也容易被忽視，制約管理水平的提升。
（三）檔案安全管理不足。電子檔案如果被盜取，其受損壞程度往往比較嚴(yán)重，甚至導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)資料難以恢復(fù)。一些單位忽視建立完善的管理制度措施，安全管理不被重視，安全防護技術(shù)手段不足，未能綜合應(yīng)用防火墻技術(shù)、密鑰技術(shù)等，安全管理制度措施也沒有被嚴(yán)格執(zhí)行，制約電子檔案管理水平提升。
二、新形勢下電子檔案管理的優(yōu)化策略及有效措施
為彌補電子檔案管理的不足，根據(jù)新時期和新形勢，以提高管理水平為目的，筆者認(rèn)為應(yīng)該從以下方面入手，采取優(yōu)化策略和改進(jìn)措施。
（一）加強原稿管理，重視電子文件收集。電子檔案制作或打印之后，不能任意刪除或修改，而應(yīng)該加強原稿管理，做好存儲和備份工作。同時注重電子文件收集，與紙質(zhì)檔案完全不同的是，電子文件的收集方式、范圍和要求也不同。草稿文件一般不具備正式的文件功能，可以不保留。對具有輔助作用的文件、正式的文件應(yīng)該做好搜集工作，進(jìn)行整理和歸檔。并與紙質(zhì)檔案建立對應(yīng)關(guān)系，方便查閱和使用。還可以將其制作成紙質(zhì)拷貝件或微縮品，避免電子檔案丟失。
（二）完善規(guī)章制度，加強歸檔管理工作。完善電子檔案管理規(guī)章制度，推動管理工作制度化和規(guī)范化。明確相關(guān)人員的職責(zé)和權(quán)限，讓他們有效適應(yīng)電子檔案管理需要，嚴(yán)格落實各項制度措施。重視電子檔案綜合利用，加強管理，使管理和利用工作更為有效地開展下去。電子檔案歸檔過程中，可采用硬盤存儲或外部載體保存，避免受到不必要的損失。
（三）重視安全管理，健全安全管理制度。加強電子檔案安全管理工作，注重安全防范工作。要綜合采用加密、簽署、信息認(rèn)證、身份驗證、防篡改等措施，實現(xiàn)對電子檔案的有效管理。還可以將其修改為只讀性文件，防止被任意修改，保護電子文件的原始結(jié)構(gòu)，增強其安全性與可靠性。做好備份工作，綜合應(yīng)用加密技術(shù)、訪問控制技術(shù)、數(shù)字簽名、信息備份與恢復(fù)等措施，實現(xiàn)對電子檔案的有效管理，確保其安全可靠。
（四）注重管理培訓(xùn)，提高管理人員素質(zhì)。引進(jìn)基礎(chǔ)扎實、責(zé)任心強、信息技術(shù)應(yīng)用水平高的管理人員，實現(xiàn)對電子檔案的有效管理。完善管理培訓(xùn)制度，學(xué)習(xí)相關(guān)理論和前沿知識，促進(jìn)電子檔案管理效率的提升。管理人員要加強學(xué)習(xí)，掌握檔案管理制度和規(guī)范要求，提高計算機業(yè)務(wù)水平，有效利用其開展檔案管理工作。積極參與檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，豐富理論知識，提升愛崗敬業(yè)精神，增強動手操作能力，有效提升電子檔案管理水平。
三、結(jié)語
新形勢下，隨著信息技術(shù)和計算機的廣泛應(yīng)用，電子檔案的應(yīng)用也越來越廣泛。為促進(jìn)電子檔案管理水平的提高，實際工作中應(yīng)該認(rèn)識存在的不足，結(jié)合電子檔案管理需要，綜合采取優(yōu)化策略和有效措施。從而促進(jìn)電子檔案管理水平的提高，使其更好地運營和發(fā)揮作用。
【參考文獻(xiàn)】
中圖分類號： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A 文章編號：
Abstract: enterprise archives management is a part of enterprise management, we must adapt to the needs of the development of modern enterprises and the newperiod, establish new idea, establish the new system, the implementation of the new management system. Archives management system of modern enterprise itself, should make the enterprise archives management work to the needs of enterprises, foreign enterprises meet thedemand of market competition, to meet the enterprisesystem innovation, technological innovation and corporate culture demand.
Keywords: file management of enterprises technology innovation of enterprise culture
在知識經(jīng)濟時代，檔案信息化技術(shù)管理作為一種知識管理先進(jìn)的模式，在社會發(fā)展中具有越來越重要的作用。如今現(xiàn)代的信息化技術(shù)為檔案管理的發(fā)展提供了強大的技術(shù)支持。檔案管理信息化不僅可以改善檔案管理繁雜的工作，也可以沖破以往檔案管理的局限性，實現(xiàn)檔案管理透明化，做到部分檔案資料信息共享，從而提高企業(yè)整體的工作效率。企業(yè)檔案管理工作作為企業(yè)管理的一部分，必須適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)和新時期的發(fā)展需要，樹立新的觀念，建立新的體制，實行新的管理制度?，F(xiàn)代化企業(yè)檔案管理制度的本身，應(yīng)使企業(yè)檔案管理工作緊貼企業(yè)的需求，對外滿足企業(yè)市場競爭的需求，對內(nèi)滿足企業(yè)制度創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新和企業(yè)文化的需求。
檔案管理應(yīng)用信息化技術(shù)的優(yōu)點：與紙質(zhì)的檔案載體相比，檔案電子文件載體材料的壽命要長得多。檔案電子文件的形式也更多樣化，除文字、圖片以外還有錄音、影像、三維動畫等多媒體文件。有了這種新形式的電子檔案的加入，會將我們的企業(yè)檔案記錄的更加完整。電子載體，例如VCD、DVD光碟、硬盤等。這些電子載體的普遍特點是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，具有很強的穩(wěn)定性。一般在監(jiān)理單位的工程檔案都只停留在一張紙上，如果想看查閱其監(jiān)理單位或某個工程的單位業(yè)績、工程獎項，只能靠翻閱這些紙質(zhì)檔案或一些實物獎狀等資料，可如果我們加入多媒體影像的文件檔案后，檔案管理人員就可在電腦上檢索出想要查閱的資料了。
檔案管理應(yīng)用信息化技術(shù)需要注意的問題：要保證檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全性。電子化檔案信息通過計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)向社會公眾提供高效快捷的檔案信息服務(wù)，需要采用一套完整的安全措施，保證網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全性，防止病毒的入侵。檔案信息在傳輸?shù)倪^程中，要確保重要信息不漏泄或被篡改。采用嚴(yán)格的身份證和權(quán)限管理，信息傳輸加密，安裝防病毒系統(tǒng)、備份與恢復(fù)系統(tǒng)等安全措施。
電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的共性表現(xiàn)在三個方面：一是兩者的基本原理共通，以傳統(tǒng)檔案管理原理為基礎(chǔ)，電子檔案采用信息化技術(shù)將之進(jìn)行了有效的整合與優(yōu)化，即使電子檔案管理的技術(shù)水平、管理質(zhì)量以及管理方式都明顯高于傳統(tǒng)檔案管理，但這并不排斥兩者在基本原理上的共通性，總的來說，電子檔案是傳統(tǒng)檔案管理發(fā)展的成果；二是電子檔案的存在與傳統(tǒng)檔案不可分離，傳統(tǒng)檔案所管理的信息屬于社會實踐數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)具有極大的真實性，對電子檔案管理來說，同樣需要保障信息的可靠與真實，此時，傳統(tǒng)檔案資料就是其真實性的重要保證；三是電子檔案的出現(xiàn)使傳統(tǒng)檔案的信息量得以擴大，建立在信息技術(shù)上的電子檔案具有大容量優(yōu)勢，不僅可以存儲各種各樣的檔案信息，還可以實現(xiàn)資源共享，在進(jìn)行資料調(diào)用時具有更好的便利性，同時，如果想要查看實體的傳統(tǒng)檔案，還可以直接通過電子檔案的記錄將其調(diào)出，進(jìn)而實現(xiàn)直接獲取。
（二）電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理上的差異
1.管理方式不同
電子檔案就其本質(zhì)特性來說有著很大的特殊性，它能夠?qū)崿F(xiàn)檔案一級管理，也就是說檔案管理人員在接收到文件后，可以及時的給檔案提供一個檔案號，這個檔案號具有唯一性，并且對檔案類型采用相應(yīng)的主題進(jìn)行標(biāo)注；傳統(tǒng)檔案管理的工作量相對較大，在管理過程中首先要填寫檔案日期、類型，之后才能給予一個位置進(jìn)行儲存。
2.保管方式不同
電子檔案進(jìn)行信息存儲的載體往往會老化，在現(xiàn)代技術(shù)與計算機的更新過程中，其載體的老化容易造成檔案信息的失真，進(jìn)而影響檔案的可靠性；傳統(tǒng)的檔案管理具有信息紙質(zhì)備份，通常不會出現(xiàn)檔案信息丟失情況，也不會面臨病毒入侵等網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險。
3.歸檔方式不同
電子檔案具有可逆性與可重復(fù)性，管理人員進(jìn)行信息修改不會留下修改痕跡，這種特性的優(yōu)點在于消除了最初檔案歸類時出現(xiàn)錯誤的擔(dān)憂，還能將錯誤信息進(jìn)行及時的更正，但是這也使得電子檔案內(nèi)容存在一定的失真性；傳統(tǒng)檔案管理在進(jìn)行歸檔時，通常是依照科學(xué)的順序進(jìn)行分類擺放，同類檔案之間存在相關(guān)的聯(lián)系，管理人員進(jìn)行歸檔時還必須根據(jù)相應(yīng)的程序進(jìn)行，留有操作痕跡，能有效彌補電子檔案管理上的不足，更能確保檔案的原始與真實性。
二、電子檔案管理的利與弊
（一）電子檔案管理的優(yōu)點
1.電子檔案管理的出現(xiàn)，有利于綠色環(huán)保事業(yè)的開展
電子檔案管理實行無紙化辦公模式，對紙質(zhì)文件的使用數(shù)量大大降低。紙張的節(jié)省不僅減少了資金的投入，還使樹木砍伐狀況得以改善，有利于森林資源的保護。同時，紙質(zhì)文件使用數(shù)量的降低，還使得曲別針、訂書釘、筆墨、印刷等工具的使用量減少。
2.電子檔案管理提高了傳統(tǒng)檔案管理的效率
檔案歸檔、檔案存儲、檔案查詢等方面的工作時間縮短，使得檔案管理效率大幅度提升。電子檔案采用數(shù)據(jù)傳輸方式進(jìn)行資料的共享與傳遞，不再具有文件打印、文件張貼需要，檔案信息的查詢與管理更加具有時效性。
（二）電子檔案管理的弊端
1.電子檔案管理的信息載體面臨變質(zhì)與老化危機
如果長期使用，可能出現(xiàn)資料無法讀取現(xiàn)象，因此，電子檔案管理模式下，應(yīng)該做好相關(guān)的安全備份工作，保護手段可以采用云技術(shù)等。
2.企事業(yè)單位在進(jìn)行電子檔案管理
由于其操作程序相對復(fù)雜，對檔案管理人員的專業(yè)要求較高，因此，必須要配備以高技術(shù)人才，同時，還應(yīng)該加強管理人員技術(shù)培訓(xùn)，充分保證電子檔案可靠性。
3.電子檔案在進(jìn)行數(shù)據(jù)共享與傳輸時，面臨復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險
例如病毒、黑客攻擊等，管理人員需要加強數(shù)據(jù)信息安全管理，可以采取建立網(wǎng)絡(luò)防火墻、檔案加密的方式對電子檔案資料加以防護。
4.雖然我國的檔案管理水平得到了一定的提高
國家也出臺了相應(yīng)的電子檔案管理法規(guī)，但是對于一些具體的細(xì)則仍不夠完善，電子檔案管理面臨一系列的法律制約，相關(guān)部門應(yīng)該退出相應(yīng)的電子檔案管理辦法，為檔案管理的發(fā)展保駕護航。
中圖分類號:G420 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A 文章編號:1672-3791(2011)09(a)-0241-01
如何實現(xiàn)農(nóng)村中小學(xué)校電子檔案管理?筆者根據(jù)農(nóng)村中小學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀,結(jié)合自身的學(xué)習(xí)和工作體會,就實現(xiàn)電子檔案管理提出幾點粗淺看法。
1農(nóng)村中小學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀及存在問題
目前農(nóng)村中小學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀卻不容樂觀,普遍存在著注重硬件實施建設(shè),輕視電子檔案管理建設(shè)的現(xiàn)象,存在著教育主管部門、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教職工的普遍不夠重視、學(xué)校專職檔案管理人員缺乏、檔案資料單一、檔案存放條件較差、檔案材料收集不完整等問題,特別是多數(shù)學(xué)校的檔案管理還處于人工管理模式,與教育發(fā)展很不適應(yīng)。因為傳統(tǒng)的人工檔案管理方式,特別是案卷多為紙質(zhì)檔案,卷內(nèi)紙質(zhì)好壞混雜、頁面大小不一、手寫打印墨跡有濃有淡,且信息量大,數(shù)據(jù)繁雜,安全性差,不僅給檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔、保密等帶來了諸多不便,而且由于人工檔案管理檢索手段落后,查閱利用不便,給檔案存放保管、更新達(dá)標(biāo)、日常維護帶來了很大困難,直接影響著檔案管理效率的提高,影響著檔案利用價值的提高。
2農(nóng)村中小學(xué)校電子檔案管理的優(yōu)勢
針對農(nóng)村中小學(xué)傳統(tǒng)檔案管理方式的現(xiàn)狀和存在問題,建立現(xiàn)代化的農(nóng)村中小學(xué)電子檔案管理體系刻不容緩。根據(jù)農(nóng)村中小學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀和自己的工作實踐,筆者認(rèn)為:農(nóng)村中小學(xué)電子檔案管理系統(tǒng)至少具有以下優(yōu)勢。
(1)農(nóng)村中小學(xué)電子檔案管理系統(tǒng)是廣泛應(yīng)用電子計算機處理圖文聲像等原始檔案資料,并以硬盤、光盤、錄音帶、錄像帶等介質(zhì)貯存,具有處理迅速、存儲量大、查閱方便、保存期限長等紙質(zhì)檔案所無可比擬的優(yōu)勢,這種電子檔案管理系統(tǒng)真正實現(xiàn)了文檔一體化,文字紙質(zhì)檔案和電子文件并存,可以為查閱者方便地提供查詢、閱讀、交流、使用等多項服務(wù)。
(2)農(nóng)村中小學(xué)電子檔案管理系統(tǒng)的建立和不斷完善,為各學(xué)校培養(yǎng)和造就了高素質(zhì)的專職工作人員。從筆者所處的地區(qū)來看,盡管農(nóng)村中小學(xué)校檔案專職管理人員缺乏,且普遍存在著知識面窄、知識老化、知識結(jié)構(gòu)不盡合理等現(xiàn)象,但也有不少經(jīng)過專業(yè)學(xué)習(xí)和業(yè)余自學(xué)在電子檔案管理工作中獨當(dāng)一面,各顯才能,為信息化建設(shè)做出了較大貢獻(xiàn)。我們相信,在建立電子檔案管理系統(tǒng)的過程中,只要領(lǐng)導(dǎo)重視,上下合力,電子檔案管理發(fā)展過程中一定會解決好管理人員數(shù)量不足、素質(zhì)不高等發(fā)展中的問題。
(3)農(nóng)村中小學(xué)電子檔案管理系統(tǒng),具有以地區(qū)或?qū)W校建立網(wǎng)站、網(wǎng)頁、局域網(wǎng)或電子文件數(shù)據(jù)管理中心的優(yōu)勢。如一個學(xué)?；虻貐^(qū)建立自己的檔案網(wǎng)站、網(wǎng)頁,就可以方便地為政府、教育主管部門、社會各界提供網(wǎng)上利用服務(wù),在學(xué)校自己的網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù),實現(xiàn)各學(xué)校優(yōu)質(zhì)教育資源共享。同時,通過電子檔案管理建設(shè),可以促進(jìn)學(xué)校各項工作管理的公開化,可以通過網(wǎng)絡(luò)征集各界人士對學(xué)校發(fā)展的意見或建議,更便于廣大群眾對學(xué)校各項工作的監(jiān)督,以利不斷改進(jìn)工作。
3農(nóng)村中小學(xué)校電子檔案管理的意義
農(nóng)村中小學(xué)檔案管理必須主動適應(yīng)信息時代的發(fā)展,加快電子檔案管理建設(shè)步伐。
(1)教育發(fā)展表明,農(nóng)村中小學(xué)電子檔案管理對于促進(jìn)教育現(xiàn)代化、學(xué)校管理規(guī)范化、提高教育資源利用率、實現(xiàn)資源共享、優(yōu)勢互補越來越發(fā)揮著紙質(zhì)檔案無可替代的重要作用。
(2)農(nóng)村中小學(xué)電子檔案管理是學(xué)校其它各項工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是基礎(chǔ)。因此,農(nóng)村中小學(xué)電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)和完善必將有力地促進(jìn)農(nóng)村中小學(xué)校各項工作的改進(jìn)和提高,促進(jìn)教育管理水平和辦學(xué)水平的提高。
(3)農(nóng)村中小學(xué)電子檔案管理系統(tǒng)是重要的教育資源,它不僅能夠方便快捷地實現(xiàn)對學(xué)校所有師生員工檔案的日常管理,積累管理經(jīng)驗,而且可以逐步實現(xiàn)與名校名師建立合作聯(lián)系,發(fā)現(xiàn)、改進(jìn)、創(chuàng)新自身工作,不斷提高管理工作效率和學(xué)校管理水平。
4農(nóng)村中小學(xué)校電子檔案管理的途徑
實現(xiàn)農(nóng)村中小學(xué)校電子檔案管理應(yīng)主要做好以下幾方面工作。
(1)確定電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。目前,雖然檔案管理部門還沒有明確規(guī)定電子檔案管理、規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn),但教育主管部門、各學(xué)校至少要以超前的戰(zhàn)略眼光,制定本地區(qū)、本部門、本學(xué)校電子檔案管理系統(tǒng)的所必須具備的基本條件和基本標(biāo)準(zhǔn),并隨著信息技術(shù)的發(fā)展而更新提高。當(dāng)務(wù)之急是配置相應(yīng)的信息設(shè)備,配齊必要的專職管理人員,創(chuàng)設(shè)良好的條件。同時嚴(yán)格要求學(xué)校各職能組室要以信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)形成正在形成的檔案資料,檔案管理人員則要明確建檔標(biāo)準(zhǔn),及時予以立卷歸檔,逐步形成領(lǐng)導(dǎo)重視,部門協(xié)作,互相促進(jìn),共同提高的農(nóng)村中小學(xué)電子檔案管理建設(shè)新局面。
檔案記錄了事業(yè)單位日常工作的方方面面，在提高事業(yè)單位工作效率上有著不容忽視的作用。檔案如此重要，其管理也是相當(dāng)重要的。因此，如果能夠進(jìn)一步提高檔案管理水平，推進(jìn)檔案現(xiàn)代化和電子化進(jìn)程，意味著檔案管理的水平會有突飛猛進(jìn)的發(fā)展。檔案管理現(xiàn)代化是檔案管理水平提升的基礎(chǔ)。檔案管理不再是以前的單純的紙質(zhì)媒體，而是多種檔案管理手段的綜合應(yīng)用。檔案管理的現(xiàn)代化是加強檔案管理綜合管理水平的重要方面。在收集、檢索和應(yīng)用等檔案功能發(fā)揮作用的時候，檔案管理的現(xiàn)代化也就體現(xiàn)出了對比傳統(tǒng)的檔案管理方式的優(yōu)勢。檔案管理的電子化，即計算機和多媒體化。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案肯定不能適應(yīng)當(dāng)今社會發(fā)展的需要，因為紙質(zhì)媒體不適宜攜帶，不容易綜合處理數(shù)據(jù)，而且容易損壞，電子檔案就發(fā)揮出了它的重要作用。電子檔案對比傳統(tǒng)檔案的優(yōu)勢體現(xiàn)在很多方面。一是在收集方面。電子檔案更容易接收和存儲檔案信息，而且不需要占用物理空間，只需要存儲在電子設(shè)備就行，不會造成空間的浪費。各種檔案都可以統(tǒng)一進(jìn)入到電子檔案進(jìn)行管理，這比傳統(tǒng)的檔案管理方式在時間和空間上有明顯的優(yōu)勢。二是在處理和選擇檔案方面。電子化了的檔案比傳統(tǒng)檔案更加方便和快捷。電子化檔案隨時可以從電子設(shè)備上抽調(diào)出來供工作使用，而且在選擇信息的時候只需要點擊相應(yīng)的功能鍵就能處理大批量的數(shù)據(jù)，而且準(zhǔn)確無誤，這是傳統(tǒng)的檔案管理方式無法比擬的。三是在加工方面。如果電子檔案需要綜合處理或者修改數(shù)據(jù)，隨時隨地都可以進(jìn)行，而紙質(zhì)檔案則沒有這么方便的功能。遇到特殊或緊急情況，傳統(tǒng)檔案不能滿足迅速發(fā)展的社會需要。
2 我國目前檔案管理的現(xiàn)狀及不足
雖然目前我國的現(xiàn)代化和電子化檔案管理方法比傳統(tǒng)的檔案管理方式具有不可比擬的優(yōu)勢，但是這種檔案管理方式還是存在著諸多問題。首要面臨的問題是規(guī)范化問題。我國目前的現(xiàn)代化和電子化檔案管理方式不具有規(guī)范性。具體表現(xiàn)在工作人員處理電子化檔案的方式上面。大家知道電子化檔案容量小，方便攜帶，但是某些工作人員大手大腳，不重視電子檔案的安全性和機密性，隨意處置檔案，這就容易造成檔案的遺失和泄露。某些工作人員只知道上傳電子檔案，但不知道如何規(guī)范有效地存儲電子檔案，重要數(shù)據(jù)沒有備份，這就容易造成一旦電子設(shè)備出現(xiàn)故障，那么電子檔案就會出現(xiàn)遺失的情況。而且，一旦電子存儲有電子檔案的設(shè)備遺失，就會造成檔案泄露，給事業(yè)單位和國家造成不必要的損失。因此，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)極其迫切和重要，要加強工作人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，確保他們意識到檔案管理的重要性，要時刻保持警惕，防止檔案遺失或泄露，改變他們傳統(tǒng)的檔案保存理念，使工作人員能夠跟進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化和電子化進(jìn)程。在這一方面，事業(yè)單位需要加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，讓他們學(xué)習(xí)新的檔案管理方法和思路，讓他們認(rèn)識到檔案管理不是一項簡單的保存檔案的工作，而是具有極高的科學(xué)性和管理性的工作，只有改變檔案管理人員的工作態(tài)度，提高檔案管理人員的管理水平，才能跟上現(xiàn)代化和電子化檔案管理的發(fā)展趨勢，才能提高事業(yè)單位工作的效率。
上面的論述已經(jīng)提到電子化檔案的安全性問題，一是檔案管理人員的問題，二是電子技術(shù)本身存在的一些問題和漏洞。一些事業(yè)單位沒有與時俱進(jìn)的思想理念，沒有及時更換老舊的電子存儲設(shè)備，這就容易導(dǎo)致一旦電子設(shè)備出現(xiàn)問題和故障，那么存儲在里面的電子檔案必然受到損壞和遺失。一些事業(yè)單位電腦落后，處理速度慢，這必然影響到檔案數(shù)據(jù)管理的處理效率。另外，計算機的軟件沒有更新，導(dǎo)致一些檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯誤，給檔案管理帶來了不必要的麻煩。這就要求相關(guān)的事業(yè)單位能加強檔案管理意識，及時更新電子存儲設(shè)備，及時維護檔案數(shù)據(jù)，做好必要的備份，保證正常的檔案處理管理工作有序穩(wěn)定進(jìn)行。
3 提高檔案管理水平的途徑
首先，我們必須明確即便是再現(xiàn)代化和電子化的檔案管理方法，也需要檔案管理人員的處理和數(shù)據(jù)分析。因此，事業(yè)單位要把提高檔案管理人員的管理水平作為檔案管理工作的首要工作來抓。當(dāng)今社會是信息化和電子化的時代，檔案管理也必須加強信息化和電子化。如果檔案管理人員沒有相應(yīng)的理念，是不可能適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理模式的。因此，事業(yè)單位應(yīng)該加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，提高他們的檔案管理水平，轉(zhuǎn)變他們傳統(tǒng)的檔案管理思想和理念，讓他們學(xué)會如何應(yīng)用好電子設(shè)備來處理龐大的檔案數(shù)據(jù)，而不是簡單地存儲檔案信息。提升檔案管理人員綜合分析處理檔案信息數(shù)據(jù)的能力，是事業(yè)單位提高工作效率的首要任務(wù)。
隨著數(shù)字信息時代的飛速發(fā)展，電子檔案應(yīng)勢而生，并逐步在科研檔案管理中發(fā)揮重要作用。電子檔案，是指通過計算機磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲，與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合。電子檔案的出現(xiàn)，給長期以來的重保管、輕利用的傳統(tǒng)科研檔案管理帶來了較大沖擊。如何揚長避短，在科研檔案管理中發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢，首先要對子檔案的利弊有一定認(rèn)識。
1 科研檔案管理中電子檔案的優(yōu)勢
科研檔案管理相對文書檔案管理較復(fù)雜，一個科研項目或課題歷時短則幾月、多則數(shù)年，項目課題中各類材料復(fù)雜且珍貴，運用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理不僅耗時耗力，時間一久更不利于分類歸檔，并且在過程中查找起來也較麻煩，相比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，電子文檔的優(yōu)勢凸顯：
（一）減輕勞動強度
傳統(tǒng)的科研檔案管理通常是在科研項目（課題）完結(jié)后，再移交檔案室進(jìn)行整理歸檔，分類整理、裝訂立卷等全靠人腦、手工，檔案管理員的大量工作時間耗費在枯燥乏味的手工建檔工作中。使用電子檔案，就可以把按“卷”整理歸檔，改為按“件”整理歸檔，換言之任何一件材料都可以在科研項目（課題）未完結(jié)時按類別進(jìn)行歸檔存儲，避免了檔案形成積存，平時就可以隨時整理立卷，節(jié)約了應(yīng)對紙質(zhì)檔案大量的分類、歸類、裝訂、立卷的時間，直接減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，使其從中解放出來，將寶貴的時間花在更有意義的地方。
（二）提高查閱速度
由于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存儲的固定性，查閱往往需要在工作時間內(nèi)、到固定地點、并由專人找出才能翻閱，不僅浪費時間，更受到地域限制，嚴(yán)重的甚至?xí)⒄`科研人員的科研進(jìn)度。電子文檔的查閱則打破了這種限制，一方面查閱者可以不受地域、時間限制，而是通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，任何時間、任何地點遠(yuǎn)程查閱所需信息；另一方面也解決了一份檔案同時只能一個人查閱的限制，通過電子信息技術(shù)，可以多人共享同一份文檔。
（三）利于檔案保護
隨著科研檔案工作不斷完善，科技人員對科研檔案的查閱需求逐漸增加，重復(fù)的翻閱查看紙質(zhì)的文檔，必然會造成原件的受損。同時，查閱檔案通常是整件、整卷提供，科研人員或許只是需要文檔中某一頁的信息，卻能夠看到整件、整卷檔案，不利于檔案管理的保密性。電子檔案不僅解決了紙質(zhì)文檔易受損的問題，通過檔案管理系統(tǒng)對不同密級的檔案進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，也達(dá)到了檔案管理的保密性。
2 目前電子檔案的一些問題
任何事物都是一把雙刃劍，有優(yōu)勢必然有劣勢，通過電子檔案的逐步普及使用，也暴露出一些問題。
一是真實性無法保證。紙質(zhì)檔案具有真實的本質(zhì)屬性，它們通過紙張、字跡、印章等結(jié)合在一起，再進(jìn)行任何篡改都會留下明顯痕跡，是無法篡改的最原始記錄。而電子檔案的可重寫性就無法避免檔案被篡改，電子檔案可以輕松的被復(fù)制、被修改、被刪除，篡改后不會留下痕跡，無法保證檔案的可信度。二是面臨安全隱患。電子檔案依附計算機、網(wǎng)絡(luò)等載體而存在，現(xiàn)代社會網(wǎng)絡(luò)安全等問題頻發(fā)，病毒、木馬、黑客等都讓電子檔案面臨被盜取、篡改的危險，不僅保密性得不到保障，安全也面臨隱患。三是依附性過強。電子檔案的依附性讓承載它的計算機、硬盤等顯得尤為關(guān)鍵，高溫、高濕、磁場和電場等都會對電子檔案的載體產(chǎn)生各種影響，他的存在和安全取決于載體的存在和安全。
3 進(jìn)一步完善科研電子檔案管理的幾點建議
第一，根據(jù)電子檔案管理需求，提高檔案管理者綜合素質(zhì)。不論紙質(zhì)檔案還是電子檔案，歸根結(jié)底是人的工作，檔案管理員不僅要加強檔案管理能力，還要提升專業(yè)素養(yǎng)。不僅要熟悉檔案管理知識，更要提升電腦操作、職業(yè)道德等專業(yè)素養(yǎng)。電子文檔的歸檔、管理等所有流程都離不開檔案管理員，管理員的素質(zhì)決定了檔案的可靠和質(zhì)量。因此需要不斷的對其進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)、思想培訓(xùn)，認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)和善于鉆研的專業(yè)技術(shù)，是現(xiàn)代檔案管理員不可缺少的素質(zhì)。
第二，針對電子檔案暴露的問題，優(yōu)化管理方式。一是將電子文檔設(shè)置為“只讀”狀態(tài)，該狀態(tài)下可以讀取信息不能更改文檔；二是重要或保密案卷，禁止聯(lián)網(wǎng)查詢；三是采用光筆簽署方式，對電子檔案進(jìn)行標(biāo)記；四是重視網(wǎng)絡(luò)、計算機、軟件自身安全，設(shè)置安全保障系統(tǒng)并定期檢測等。
第三，建立完善電子檔案管理查閱制度，規(guī)范管理。根據(jù)科研人員查閱習(xí)慣和單位實際情況，建立一套既能對科研檔案的歸檔制定科學(xué)合理標(biāo)準(zhǔn)，又便于實際操作的制度。
第四，取長補短，電子檔案與紙質(zhì)檔案并存。兩者有互相不能取代的優(yōu)勢，也有各自無法避免的劣勢。因此，純粹的用電子檔案代替紙質(zhì)檔案不可取，兩者相輔相成、取長補短，并存或許是未來科研檔案管理的主旋律。
4 結(jié)語
電子檔案是時展的必然趨勢，如何順應(yīng)時展，做好檔案管理工作，這是對檔案管理工作者提出的新要求和挑戰(zhàn)。我們只有在不斷的學(xué)習(xí)、完善、提高中，不斷摸索、創(chuàng)新，跟上時展步伐，提升檔案管理工作水平和效率。
參考文獻(xiàn)
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引言：企業(yè)電子檔案，是指通過計算機磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲，與企業(yè)紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。換言之，虛擬檔案是用來區(qū)別于一些客觀存在的檔案實體，是將實體檔案信息以字節(jié)、比特方式表示并使之在電腦網(wǎng)絡(luò)上流動，只有引入正確的軟件，硬件與足夠的背景細(xì)節(jié)，這些字節(jié)與比特方可隨機定位到用戶所在的網(wǎng)絡(luò)終端，以可被理解的文字、數(shù)字、圖像、圖表、符號等到顯示用戶所需求的檔案實體的真實信息。目前電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤。
一、新時代背景下企業(yè)電子檔案管理的優(yōu)越性
1、相比與傳統(tǒng)檔案的優(yōu)勢
一方面，文件記錄方式多樣，變化性大。傳統(tǒng)的檔案管理工作一般由檔案人員手工操作，工作效率較低，而且受傳統(tǒng)歸檔方法的限制，查閱檢索較為不便，難以充分將檔案的作用發(fā)揮出來。但電子檔案的出現(xiàn)改變了信息的承載介質(zhì)，可將檔案通過計算機方便快捷地進(jìn)行存儲歸檔。另一方面，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案信息具有非直讀性的優(yōu)點。電子檔案以數(shù)字編碼將內(nèi)容記錄在載體上，如磁帶等磁性載體上記錄信息的“磁疇”極性是物質(zhì)內(nèi)部的物理特性，無法直觀看到；光盤載體上記錄信息的斑點是由激光刻寫的。此外，電子檔案的信息內(nèi)容可以進(jìn)行壓縮編碼或加密等技術(shù)處理，所以即使有相應(yīng)的設(shè)備，如果不解壓、解密也不能讀取其存貯的內(nèi)容。
2、基于電子檔案本身其所具有獨特的優(yōu)勢
一方面，電子檔案減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，提高了工作效率。在信息化高速發(fā)展的今天，現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為歸檔提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途徑，這就為工作人員免除了立卷歸檔、檢索查找等困難，減輕了他們的勞動強度，在提高歸檔質(zhì)量和檢索速度的同時，也將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。 另一方面，電子檔案的微機管理有利于遺漏文件的補漏增缺。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的文書立卷方法在遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，補漏增缺，需要拆卷重做。但電子檔案采用微機網(wǎng)絡(luò)管理后，文檔用微機按“件”即可整理歸檔。這樣可隨時補漏增缺，文檔也不易形成存積?？梢姡C管理省時省力，給工作人員節(jié)省了充足的時間去提高業(yè)務(wù)能力和水平。
二、當(dāng)前我國企業(yè)電子檔案管理的現(xiàn)狀
1）電子檔案管理普及率低。盡管計算機在國內(nèi)企業(yè)中運用頻繁普及度廣，但大多是用在會議辦公，企業(yè)部門與部門之間的溝通或者會議通知事物等方面，在企業(yè)檔案管理方面運用的很少。即使有些企業(yè)運用了電子計算機技術(shù)管理檔案，也僅僅限于檔案目錄管理很少深入應(yīng)用。2）對電子檔案管理的重視程度不夠。很多企業(yè)的檔案管理人員，對制作好的文件、圖片打印復(fù)制完后很少想起電子保存，對文件、圖片多次備份更罕見。時長日久，企業(yè)電腦中的信息不斷被刪除、覆蓋或者修改或者由于電腦的各種故障硬盤信息數(shù)據(jù)丟失，這樣檔案便不完整失去了整理管理的價值。3）電子檔案管理自身存在的不足。企業(yè)電子檔案的儲存方式一般是光盤、磁帶等方式，這些儲存方式比較復(fù)雜不穩(wěn)定，而且光盤、磁帶等儲存介質(zhì)發(fā)生損壞時很容易造成檔案信息丟失、覆蓋等現(xiàn)象。同時電子檔案的安全性比較低，大部分企業(yè)電子檔案沒有標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的存放位置導(dǎo)致企業(yè)檔案存放隨意，加上電子檔案的開放性，使電子檔案很容易被竊取、修改或者惡意刪除。
三、完善企業(yè)電子檔案管理的有效措施
1、領(lǐng)導(dǎo)要高度重視電子檔案管理體系的構(gòu)建
電子檔案管理若在企業(yè)檔案管理中普及，須企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識電子檔案的優(yōu)勢，對其給予高度重視并加快建立完善的企業(yè)電子檔案信息化規(guī)范體系。然后，在領(lǐng)導(dǎo)的高度重視下將企業(yè)電子檔案管理體系構(gòu)建落到實處，使之名副其實。加快建設(shè)企業(yè)的電子檔案管理，使企業(yè)檔案部門的管理數(shù)字化、電子化，使各項管理、技術(shù)規(guī)范嚴(yán)格，使電子檔案管理普及企業(yè)的各個角落。
2、應(yīng)做好電子檔案使用中的控制與管理
首先要進(jìn)行使用權(quán)限的審核。應(yīng)根據(jù)各種人員設(shè)置利用級別，進(jìn)行利用權(quán)限的認(rèn)定，并依此向利用系統(tǒng)注冊登錄。其次，要做好拷貝的提供與回收管理。應(yīng)依據(jù)使用者的需求，對其利用權(quán)限進(jìn)行確認(rèn)后，再進(jìn)行拷貝制作。并應(yīng)盡量避免把載體上存儲的信息全部拷貝，應(yīng)采取技術(shù)手段防止所提供拷貝的資料再復(fù)制。第三，要加強電子檔案使用中的安全措施。對電子檔案的信息內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)密級層次進(jìn)行有效管理。系統(tǒng)要對利用的全過程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動生成相關(guān)記錄，以作為日后查證的依據(jù)。
3、提高企業(yè)檔案管理者的信息素質(zhì)
企業(yè)加強對檔案管理者的培訓(xùn)，使企業(yè)檔案管理者認(rèn)識到電子檔案管理的優(yōu)點，使之接受信息時代下各行各業(yè)的信息化，接受企業(yè)電子檔案管理模式，使其高度重視企業(yè)電子檔案管理。同時，在各項培訓(xùn)完成后，應(yīng)不定期的對相關(guān)從業(yè)人員進(jìn)行企業(yè)電子檔案制作、保存、管理的相關(guān)知識進(jìn)行考核，并將考核成績與其企業(yè)年度獎金掛鉤，以充分調(diào)動相關(guān)從業(yè)人員學(xué)習(xí)積極性，從而可以大大提升他們相關(guān)業(yè)務(wù)能力。
四、結(jié)語
二十一世紀(jì)是信息的時代，信息化已經(jīng)成為了時展的主旋律，更是企業(yè)檔案管理的一個重要發(fā)展方向。檔案管理的電子化、信息化將大大提高企業(yè)的工作效率，并為其發(fā)展方向提供有益的指導(dǎo)信息。為達(dá)到這一目的，我們企業(yè)必須積極配合，為檔案部門提供必要的管理設(shè)備和人才的培養(yǎng)環(huán)境，以盡快完成企業(yè)檔案的信息化目標(biāo)。
參考文獻(xiàn)：
信息技術(shù)的發(fā)展，使我國檔案管理技術(shù)已經(jīng)進(jìn)入了信息化的時代。電子檔案以其特有的優(yōu)勢逐漸取代了傳統(tǒng)紙張檔案，成為了各大單位、企業(yè)檔案管理工作的首選。醫(yī)療事業(yè)單位服務(wù)的主要目標(biāo)是病人，在工作中涉及到大量病患資料、檔案以及相關(guān)信息，使用電子檔案可以有效防止這些檔案信息在儲存、使用過程中發(fā)生遺失或損壞，是醫(yī)療事業(yè)單位檔案管理未來發(fā)展的主要趨勢。
一、醫(yī)療事業(yè)單位電子檔案發(fā)展現(xiàn)狀
（一）缺乏對醫(yī)療事業(yè)單位電子檔案管理工作的認(rèn)識
事業(yè)單位的首要任務(wù)是為人民服務(wù)，而醫(yī)療事業(yè)單位工作中的重點就是為病人服務(wù)。醫(yī)生的天職在于治病救人，而電子檔案工作則是一項后續(xù)性的完善工作，與治病救人幾乎沒有任何關(guān)系。因此，許多醫(yī)療單位管理者、工作者以及病人患者、家屬等，對于醫(yī)療事業(yè)單位的電子檔案工作并不重視。由于對于醫(yī)療事業(yè)單位電子檔案管理工作的認(rèn)知程度不足，使從事該項工作的工作人員，在一定程度上并不受單位領(lǐng)導(dǎo)部門的重視，導(dǎo)致工作熱情與積極性不高。
（二）管理制度有待于完善
首先由于電子檔案的管理制度不完善，許多醫(yī)療事業(yè)單位在管理病人檔案時，都是根據(jù)自身的實踐經(jīng)驗以及自身對檔案管理工作的理解來進(jìn)行管理的，不僅缺少科學(xué)、系統(tǒng)的管理方法；其次，由于單位高層領(lǐng)導(dǎo)對檔案部門不夠重視，在制定檔案管理制度時并沒有考慮事業(yè)單位自身情況，而是直接將其他現(xiàn)成的制度條例搬過來，導(dǎo)致部門無法完全按照制度條例來工作。
（三）對電子檔案管理工作的重視程度不足
在我國醫(yī)療事業(yè)單位中，由于電子檔案管理工作的性質(zhì)與其他部門存在一定不同。因此，單位的管理者對于電子檔案管理工作的工作人員的要求并沒有其他部門單位那么嚴(yán)格，尤其是在工作人員的選拔方面，不僅缺乏有效的選拔機制，也缺乏對在崗人員的考核機制，致使從事電子檔案管理的工作人員的專業(yè)素質(zhì)水平較低。
對電子檔按管理工作重視程度的不足，還表現(xiàn)在設(shè)備的更新方面。許多醫(yī)療事業(yè)單位的電子檔案管理設(shè)備，已經(jīng)使用多年，技術(shù)功能方面遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于高科技設(shè)備，在一定程度上影響了電子檔案管理工作效率與質(zhì)量。
（四）其他不利于醫(yī)療事業(yè)單位電子檔案發(fā)展的因素
電子檔案管理是通過使用計算機技術(shù)、信息化技術(shù)等高科技手段，代替?zhèn)鹘y(tǒng)手工檔案管理的一種科技手段，能夠提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，確保檔案信息資料的安全。除了上述介紹的幾點問題以外，在醫(yī)療事業(yè)單位電子檔案管理的發(fā)展過程中，還存在一些明顯的誤區(qū)：有些人認(rèn)為，電子檔案管理就是使用一臺電腦設(shè)備對電子檔案信息進(jìn)行全方位的管理；也有的單位為了節(jié)省檔案管理工作消耗的資金，減少成本投入，使用拼湊的形式，將許多不同型號的設(shè)備進(jìn)行組合，形成所謂的電子檔案管理系統(tǒng)，不同規(guī)格、型號的設(shè)備在使用的過程中難免會相互影響，發(fā)生故障，使檔案信息的安全難以得到保障，制約了醫(yī)療事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。
二、改變醫(yī)療事業(yè)單位電子檔案管理工作的策略及建議
（一）明確電子檔案管理工作的重要性
在醫(yī)療事業(yè)單位傳統(tǒng)的理念中，電子檔案管理工作并不是一項重要性的工作。因此，要使用科學(xué)合理的方法，對醫(yī)療事業(yè)單位傳統(tǒng)的管理觀念進(jìn)行適當(dāng)?shù)母?，明確電子檔案管理在醫(yī)療事業(yè)單位工作中的重要地位，樹立現(xiàn)代化、電子化的檔案管理意識，對醫(yī)療事業(yè)單位實施科學(xué)化的管理方式。
（二）完善電子檔案管理制度與選拔制度
醫(yī)療事業(yè)單位的電子檔案管理工作與其他檔案管理類的工作職責(zé)一樣，在一定的意義上來講，醫(yī)療事業(yè)單位的電子檔案管理工作需要對病人從入院到出院全過程中所有資料進(jìn)行存儲，為有可能產(chǎn)生的醫(yī)療糾紛案件提供依據(jù)。因此，加強電子檔案管理工作十分重要。在建立電子檔案管理制度時，其內(nèi)容應(yīng)該包括電子檔案的收集與歸檔以及電子檔案的利用與保管，并規(guī)定相應(yīng)檔案的保管期限以及歸檔范圍等。對于從事電子檔案管理工作的工作人員選拔時，要嚴(yán)格規(guī)定錄用的標(biāo)準(zhǔn)、條件，對于滿足條件的才能給予錄用的機會，以免因為專業(yè)水平不足導(dǎo)致檔案管理工作中出現(xiàn)失誤，為單位帶來不必要的麻煩。
（三）提高電子檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)
首先，不僅要建立嚴(yán)格的員工錄用選拔制度，還要加強在崗人員的專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)；其次，從事醫(yī)療事業(yè)單位檔案管理工作的工作人員，不僅要熟練的掌握計算機的相關(guān)知識與檔案管理方面的相關(guān)知識，還要熟悉醫(yī)院科學(xué)研究的相關(guān)內(nèi)容。只有熟練的掌握這些相關(guān)知識，才能結(jié)合實際情況，充分發(fā)揮電子檔案管理的優(yōu)勢，促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)單位的快速發(fā)展，使其能夠為病人提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
（四）加大資金投入的力度
技術(shù)設(shè)備的相對落后，將會導(dǎo)致工作效率不斷下降。因此，醫(yī)療事業(yè)單位應(yīng)該加大資金投入的力度，強化自身的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，使用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，提高醫(yī)療事業(yè)單位電子檔案管理工作的效率及質(zhì)量。由于技術(shù)設(shè)備不斷更新，對電子檔案管理工作從業(yè)人員的技能水平也提出了新的要求。所以，在更新技術(shù)設(shè)備的同時也要對工作人員進(jìn)行及時的培訓(xùn)，使其可以將新設(shè)備的優(yōu)勢最大程度的發(fā)揮出來，促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)單位電子檔案工作的不斷發(fā)展與進(jìn)步。
三、結(jié)語
綜上所述，信息技術(shù)水平的不斷提升，使得電子檔案管理工作的作用不斷顯現(xiàn)且發(fā)揮出來，而醫(yī)療事業(yè)單位開始逐漸意識到了電子檔案管理的優(yōu)勢，加大了對電子檔案管理的重視程度與資金投入力度，使得電子檔案管理工作在技術(shù)和設(shè)備方面不斷得到重視與提高。在未來的發(fā)展過程中，電子檔案管理工作要本著以自身為本，力求突破創(chuàng)新作為發(fā)展方向，以更好的為病人服務(wù)為核心，不斷促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)單位向著全面、和諧的方向發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
電子檔案的應(yīng)用主要具有以下幾個方面的優(yōu)點：第一，電子檔案能夠?qū)⑽募旧淼亩嗝襟w特性表現(xiàn)出來，能夠?qū)⑽募磉_(dá)的內(nèi)容更加形象的展現(xiàn)出來，方便讀者對文件的內(nèi)容更加生動、直觀的進(jìn)行理解，并且電子檔案的存儲空介質(zhì)占用空間較小，能夠存儲大量的信息，方便長期保存、備份、復(fù)制和傳輸；第二，電子檔案能夠使閱讀者方便地進(jìn)行閱讀，同時還能方便地通過關(guān)鍵詞對所需要的內(nèi)容進(jìn)行搜索和查詢。
電子檔案除了上述主要優(yōu)點之外，還存在以下缺點：首先，電子檔案的載體具有不穩(wěn)定性，壽命相對較短，容易發(fā)生氧化；其次，電子檔案對即使算計非常依賴，如果沒有計算，就無法建立與閱讀電子檔案；第三，電子檔案容易遭到篡改，同時還容易遭受到電腦病毒的入侵， 較大的安全威脅；第四，電子檔案保存難度較大，存儲介質(zhì)容易受到周圍環(huán)境因素的影響而遭到破壞。
2 紙質(zhì)檔案管理的優(yōu)缺點
紙質(zhì)檔案作為傳統(tǒng)的檔案記錄形式，主要包括一下幾個方面的優(yōu)點：首先，紙質(zhì)檔案在保存良好的情況下能夠為使用者提供更加直觀的感受，讀者能夠便捷快速地找到想要的信息；紙質(zhì)檔案相對于電子檔案來說具有更高的可信度，其在修改之后就會保留修改痕跡，因此在建立之后很難進(jìn)行修改，這也能夠讓人們更加容易辨別出檔案信息的真實性，因此，紙質(zhì)檔案的安全性和真實性比電子檔案更高；其次，紙質(zhì)檔案因為本身通過紙張進(jìn)行保存，不會受到電磁環(huán)境等因素的破壞，因此，其保存壽命更長。
紙質(zhì)檔案的缺陷主要包括以下幾個方面：首先，紙質(zhì)檔案的保存對環(huán)境要求較高，紙質(zhì)檔案以紙張作為載體，因此，在酸堿的化學(xué)試劑作用下容易遭到破壞，同時對環(huán)境的溫度、濕度等條件要求較高；其次，紙張對信息的存儲較為有限，當(dāng)涉及的信息量過大時，就需要通過大量的紙張記錄信息，需要消耗極大的人力和物力資源，而且管理難度也會進(jìn)一步加大。
3 電子檔案與紙質(zhì)檔案的融合管理
隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各行各業(yè)對檔案管理工作的要求不斷提高，電子檔案相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案刑事來說，其在檔案管理中具有較強的優(yōu)勢，但是紙質(zhì)檔案本身的真實性優(yōu)勢是電子檔案目前還難以實現(xiàn)的[2]。兩種檔案形式各有優(yōu)缺點，能夠形成很好的補充，很難讓其中一種在短時間內(nèi)被完全取代。因此，可以將電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案充分結(jié)合起來，實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的融合管理，一方面不僅能夠更加真實的反映出檔案依據(jù)，另一方面，則能很好的保證電子檔案有點的發(fā)揮。
（一）建立兩套相互獨立又彼此聯(lián)系的檔案管理系統(tǒng)
由于電子檔案與紙質(zhì)檔案在收集時間、方式、存儲、保護以及利用等方面都存在極大的差異，因此，要想實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的融合管理，需要針對電子檔案與紙質(zhì)檔案各自的特點建立兩套管理系統(tǒng)，兩套管理系統(tǒng)獨立操作、獨立管理、獨立利用，但是又需要實現(xiàn)兩個系統(tǒng)之間的信息共享，從而能夠通過一種文件找到相同內(nèi)容的另一種形式存儲的文件，從而能夠使兩個系統(tǒng)在業(yè)務(wù)處理方面保持一致，方便進(jìn)行檔案的利用。在電子環(huán)境下，將一些重點的檔案和需要永久保存的檔案，及時制作成紙質(zhì)檔案并進(jìn)行常規(guī)保存，通過吃還童的紙質(zhì)檔案形式確保檔案的原始性、證據(jù)性和權(quán)益性；同時，可以將一些通過紙質(zhì)檔案形式利用繁瑣的檔案信息制作成電子檔案形式，從而實現(xiàn)這些檔案信息的高效利用。
（二）檔案部門對電子檔案實行集中管理
通過對電子檔案的集中化管理，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、專業(yè)化以及檔案信息資源的一體化。檔案部門通過對電子檔案實行統(tǒng)一的管理，能夠進(jìn)一步規(guī)范電子檔案從收集到歸檔在到存儲保護的各個環(huán)節(jié)的管理程序，避免人為因素破壞檔案文件，同時還能夠使電子檔案與紙質(zhì)檔案之間建立相互的聯(lián)系。同時，還能夠通過對電子檔案的專業(yè)開發(fā)，使其信息資源能夠得到充分的利用。因此，檔案管理部門需要積極承擔(dān)電子檔案的管理工作，實現(xiàn)電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的一體化管理模式。
（三）建立科學(xué)合理的檔案管理制度
因為電子文件本身具有可復(fù)制和刪改無痕的特性，因此，對于電子檔案的管理和保護工作需要嚴(yán)格落實到電子文件從建立到后期的使用、修改、刪除等整個生命周期的各個環(huán)節(jié)[3]，在整個過程中，檔案管理的重點是過程管理，而不是檔案本身的管理。因此，需要建立一套完善的檔案管理制度，實現(xiàn)對電子檔案整個生命周期過程各個環(huán)節(jié)的管理，從而確保電子文件的及時收集，避免在分散狀態(tài)下出現(xiàn)信息丟失或者信息泄露等問題。同時，電子文件在建立之后由于載體或者格式的轉(zhuǎn)化會不斷改變自身的存在形式，如果缺乏相關(guān)的證明信息來證實文件的內(nèi)容在載體或格式轉(zhuǎn)化過程中沒有發(fā)生任何變化，就很難保證電子檔案信息的真實性和完整性。因此，需要針對每一份電子文件建立相應(yīng)的記錄制度，記錄電子檔案生命周期各個環(huán)節(jié)管理的具體情況，確保電子檔案信息的真實性和完整性。
（四）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
1 現(xiàn)代化和電子化檔案管理的特點及優(yōu)點
檔案記錄了事業(yè)單位日常工作的方方面面，在提高事業(yè)單位工作效率上有著不容忽視的作用。檔案如此重要，其管理也是相當(dāng)重要的。因此，如果能夠進(jìn)一步提高檔案管理水平，推進(jìn)檔案現(xiàn)代化和電子化進(jìn)程，意味著檔案管理的水平會有突飛猛進(jìn)的發(fā)展。檔案管理現(xiàn)代化是檔案管理水平提升的基礎(chǔ)。檔案管理不再是以前的單純的紙質(zhì)媒體，而是多種檔案管理手段的綜合應(yīng)用。檔案管理的現(xiàn)代化是加強檔案管理綜合管理水平的重要方面。在收集、檢索和應(yīng)用等檔案功能發(fā)揮作用的時候，檔案管理的現(xiàn)代化也就體現(xiàn)出了對比傳統(tǒng)的檔案管理方式的優(yōu)勢。檔案管理的電子化，即計算機和多媒體化。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案肯定不能適應(yīng)當(dāng)今社會發(fā)展的需要，因為紙質(zhì)媒體不適宜攜帶，不容易綜合處理數(shù)據(jù)，而且容易損壞，電子檔案就發(fā)揮出了它的重要作用。電子檔案對比傳統(tǒng)檔案的優(yōu)勢體現(xiàn)在很多方面。一是在收集方面。電子檔案更容易接收和存儲檔案信息，而且不需要占用物理空間，只需要存儲在電子設(shè)備就行，不會造成空間的浪費。各種檔案都可以統(tǒng)一進(jìn)入到電子檔案進(jìn)行管理，這比傳統(tǒng)的檔案管理方式在時間和空間上有明顯的優(yōu)勢。二是在處理和選擇檔案方面。電子化了的檔案比傳統(tǒng)檔案更加方便和快捷。電子化檔案隨時可以從電子設(shè)備上抽調(diào)出來供工作使用，而且在選擇信息的時候只需要點擊相應(yīng)的功能鍵就能處理大批量的數(shù)據(jù)，而且準(zhǔn)確無誤，這是傳統(tǒng)的檔案管理方式無法比擬的。三是在加工方面。如果電子檔案需要綜合處理或者修改數(shù)據(jù)，隨時隨地都可以進(jìn)行，而紙質(zhì)檔案則沒有這么方便的功能。遇到特殊或緊急情況，傳統(tǒng)檔案不能滿足迅速發(fā)展的社會需要。
2 我國目前檔案管理的現(xiàn)狀及不足
雖然目前我國的現(xiàn)代化和電子化檔案管理方法比傳統(tǒng)的檔案管理方式具有不可比擬的優(yōu)勢，但是這種檔案管理方式還是存在著諸多問題。首要面臨的問題是規(guī)范化問題。我國目前的現(xiàn)代化和電子化檔案管理方式不具有規(guī)范性。具體表現(xiàn)在工作人員處理電子化檔案的方式上面。大家知道電子化檔案容量小，方便攜帶，但是某些工作人員大手大腳，不重視電子檔案的安全性和機密性，隨意處置檔案，這就容易造成檔案的遺失和泄露。某些工作人員只知道上傳電子檔案，但不知道如何規(guī)范有效地存儲電子檔案，重要數(shù)據(jù)沒有備份，這就容易造成一旦電子設(shè)備出現(xiàn)故障，那么電子檔案就會出現(xiàn)遺失的情況。而且，一旦電子存儲有電子檔案的設(shè)備遺失，就會造成檔案泄露，給事業(yè)單位和國家造成不必要的損失。因此，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)極其迫切和重要，要加強工作人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，確保他們意識到檔案管理的重要性，要時刻保持警惕，防止檔案遺失或泄露，改變他們傳統(tǒng)的檔案保存理念，使工作人員能夠跟進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化和電子化進(jìn)程。在這一方面，事業(yè)單位需要加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，讓他們學(xué)習(xí)新的檔案管理方法和思路，讓他們認(rèn)識到檔案管理不是一項簡單的保存檔案的工作，而是具有極高的科學(xué)性和管理性的工作，只有改變檔案管理人員的工作態(tài)度，提高檔案管理人員的管理水平，才能跟上現(xiàn)代化和電子化檔案管理的發(fā)展趨勢，才能提高事業(yè)單位工作的效率。上面的論述已經(jīng)提到電子化檔案的安全性問題，一是檔案管理人員的問題，二是電子技術(shù)本身存在的一些問題和漏洞。一些事業(yè)單位沒有與時俱進(jìn)的思想理念，沒有及時更換老舊的電子存儲設(shè)備，這就容易導(dǎo)致一旦電子設(shè)備出現(xiàn)問題和故障，那么存儲在里面的電子檔案必然受到損壞和遺失。一些事業(yè)單位電腦落后，處理速度慢，這必然影響到檔案數(shù)據(jù)管理的處理效率。另外，計算機的軟件沒有更新，導(dǎo)致一些檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯誤，給檔案管理帶來了不必要的麻煩。這就要求相關(guān)的事業(yè)單位能加強檔案管理意識，及時更新電子存儲設(shè)備，及時維護檔案數(shù)據(jù)，做好必要的備份，保證正常的檔案處理管理工作有序穩(wěn)定進(jìn)行。
3 提高檔案管理水平的途徑
首先，我們必須明確即便是再現(xiàn)代化和電子化的檔案管理方法，也需要檔案管理人員的處理和數(shù)據(jù)分析。因此，事業(yè)單位要把提高檔案管理人員的管理水平作為檔案管理工作的首要工作來抓。當(dāng)今社會是信息化和電子化的時代，檔案管理也必須加強信息化和電子化。如果檔案管理人員沒有相應(yīng)的理念，是不可能適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理模式的。因此，事業(yè)單位應(yīng)該加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，提高他們的檔案管理水平，轉(zhuǎn)變他們傳統(tǒng)的檔案管理思想和理念，讓他們學(xué)會如何應(yīng)用好電子設(shè)備來處理龐大的檔案數(shù)據(jù)，而不是簡單地存儲檔案信息。提升檔案管理人員綜合分析處理檔案信息數(shù)據(jù)的能力，是事業(yè)單位提高工作效率的首要任務(wù)。提高目前檔案管理水平的第二個方面是要確保電子檔案信息和數(shù)據(jù)的安全性。電子設(shè)備比起傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案雖然方便快捷，但是電子設(shè)備一旦出現(xiàn)故障，對檔案信息和數(shù)據(jù)具有毀滅性的損害。因此，安全對于檔案信息來說必須作為基本任務(wù)來重視。首先，要想確保檔案信息和數(shù)據(jù)的安全，要從檔案管理人員入手，提高檔案管理人員的安全意識。加強對檔案管理人員的電腦技術(shù)培訓(xùn)，讓他們學(xué)會如何綜合分析處理數(shù)據(jù)，如何維護檔案信息，以及遇到電子存儲設(shè)備故障應(yīng)該如何應(yīng)對等方面的知識。其次，提高電子檔案存儲設(shè)備的時效性。要經(jīng)常及時更換老舊的電子存儲設(shè)備，應(yīng)用最新的軟件，及時更換必要的硬件設(shè)施，保證電子設(shè)備的運營能夠配合日常的工作需要。這就需要事業(yè)單位提高工作管理意識，加強對檔案管理工作各個方面的投入，力圖改善現(xiàn)有的檔案存儲環(huán)境和處理數(shù)據(jù)的局限性。把檔案管理工作放在日常工作的重要位置，確保檔案信息數(shù)據(jù)的應(yīng)用及時和有效。
4 結(jié)論
檔案管理工作雖然復(fù)雜煩瑣，但卻是不可或缺的，對于事業(yè)單位來說更是重中之重。隨著現(xiàn)代化和電子化檔案管理方式方法的迅速發(fā)展，事業(yè)單位必須提高電子化檔案管理和分析處理的能力，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提升檔案信息數(shù)據(jù)的安全性。要及時維護電子存儲設(shè)備，保障事業(yè)單位日常工作的效率和有序進(jìn)行。檔案管理的時代性要求事業(yè)單位與時俱進(jìn)，確保檔案工作穩(wěn)步開展。
參考文獻(xiàn)
一、事業(yè)單位使用電子檔案管理的優(yōu)勢
電子檔案不僅涵蓋了紙質(zhì)檔案存儲記錄的一切優(yōu)點，它還開辟了許多其他領(lǐng)域的存儲功能，例如儲存音頻，視頻，圖像等更全面地檔案信息。它省時省力，便于查找，信息的綜合性強，在很大程度上提升了檔案信息的利用率，減輕了管理人員的工作強度。具體說來，事業(yè)單位使用電子檔案管理的優(yōu)勢主要有以下幾點：
（一）方便、高效、快捷
事業(yè)單位使用電子檔案管理，電腦工作替代了人力勞動，從而大大減少了從事檔案管理人員的勞動量，降低了檔案管理人員的工作強度，同時又提高了工作效率。利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，又降低了傳遞成本。不僅如此，電子檔案管理也提高了信息的集中性，綜合各類相關(guān)信息集一體，避免信息查詢時出現(xiàn)遺漏。大多電子檔案存儲都是依托于表格的形式，這樣繁瑣的資料檢索就變得一目了然，方便快捷。此外，電子檔案信息存入電腦，這樣就不易丟失，也不容易被他人更改，提升了檔案信息的保密性和安全性。
（二）提高了檔案信息的利用率
檔案存儲的目的就在于對其信息的使用。而要提供有充分利用價值的檔案，就必須要有信息量充足完善的文檔卷宗。但是傳統(tǒng)的文書立卷工作是人為的利用紙張進(jìn)行立卷，立卷人根據(jù)自己對信息的理解來進(jìn)行操作，這就使得各份文檔卷宗的標(biāo)準(zhǔn)很難達(dá)到完全的統(tǒng)一，從而影響了文檔信息的質(zhì)量和使用價值，給以后的使用工作帶來很大不便。文書檔案管理進(jìn)行微機管理，使得立卷工作有了統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，大大的提高了心里的利用率。此外，立卷工作量的減少，給立卷人員提供了更多的時間來進(jìn)行立卷工作的探索和研究。
二、我國事業(yè)單位檔案管理中電子檔案管理存在的問題
過分依賴電腦等電子設(shè)備，忽視其不安全因素。事業(yè)單位中常見的情況有，電腦等存儲設(shè)備陳舊，硬件設(shè)施落后，無法適應(yīng)當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)狀態(tài)，不能很好的進(jìn)行存儲和網(wǎng)絡(luò)傳輸。其次是一些配套軟件的質(zhì)量落后，不及時安裝更新，對于一些新型病毒不能有效抵御。電子檔案管理人員安全意識淡薄，不注重電腦加密，不注重對檔案信息的保密和保護。電子檔案管理工作沒有特殊的工作區(qū)域，與其他部門工作人員混雜在一起，不做工作分區(qū)。不僅如此，電子檔案管理立卷人員還沒有從紙質(zhì)立卷的工作模式中解放出來，不適應(yīng)新的電子檔案管理模式，不能合理立卷。另外，目前還沒有明確健全的管理制度，對電子檔案管理工作人員沒有明確的制度約束，不能確保信息的安全性。
三、電子檔案管理的方法及建議
（一）確保電子檔案管理工作的安全性
電子檔案管理工作的重中之重是確保其安全性。首先要具備充足的安全意識。依托于電腦存在的電子檔案，具有不穩(wěn)定性，電腦自身硬件問題，斷電，網(wǎng)絡(luò)病毒的侵害，辦公軟件的不健全都會對電子檔案的生成、存儲、共享帶來損壞或丟失，給存檔工作造成巨大損失。不僅如此，各種不穩(wěn)定的因素就要求了立卷人員在存檔工作中必備的安全意識。及時對辦公軟件修護和升級，對電腦硬件及時檢修，輸入信息之后養(yǎng)成及時保存的習(xí)慣，加大對網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)的投入，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)管理，做到網(wǎng)絡(luò)安全的建設(shè)，做到計算機的定期更新和升級，防止病毒的入侵。另外，還要完善電子檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，通過確保網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全才能確保電子檔案的安全以減少不必要的損失。
（二）注重對檔案管理人員技能的培訓(xùn)和專業(yè)水平的提高
要提升立卷人員計算機技能，進(jìn)行定期的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提升其專業(yè)素質(zhì)。電腦的良好使用，人依然是決定因素。檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的提高和電子環(huán)境下工作意識的培養(yǎng)是檔案電子化信息化的關(guān)鍵所在，這就要求每位立卷人員要在當(dāng)前的電子管理形勢下，提升自身的專業(yè)素養(yǎng)，加強對計算機的認(rèn)識及軟件的學(xué)習(xí)，掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)，從而提高電子檔案管理工作的質(zhì)量和效果。
（三）以完善的管理制度做權(quán)限約束和監(jiān)督
