時間：2023-06-12 09:09:50
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Abstract:In view of the records management in the marginalization tendency， proposed that enhances the cognition. The establishment organizes the leader system. Perfect institutional framework and viewpoints and so on construction characteristic management system.
Key words:records management; marginalization ;scientific system
1 加強針對性，提高檔案管理認知
目前，學校檔案管理工作存在著邊緣化的傾向。很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，認為檔案管理工作可有可無。一些檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感、良好的職業(yè)道德、辦事細心的工作態(tài)度和樂于奉獻的工作精神，又沒有積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，因而不能充分認識到檔案事業(yè)在社會發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義。工作中存在失位現(xiàn)象，工作責任心不強，對檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠，不利于形成學校管理層關(guān)心、重視檔案管理工作的氛圍。整個學校的檔案意識進一步弱化，平時不注意收集整理，到真正需要的時候，再去收集、補救，甚至造假，從而導致檔案管理工作在整個學校發(fā)展進程中有邊緣化危險。
學校檔案是廣大教職工在長期教育教學工作、學校管理和學生學習等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式的材料。檔案不僅記載著學校的辦學歷史，而且記載著全校師生員工的德、能、勤、績。這對于我們?nèi)尕瀼攸h的教育方針，深化學校內(nèi)部體制改革，優(yōu)化教師隊伍，提高辦學水平都具有重要的參考價值。學校檔案還是學校教育教學活動的真實記錄，它全面反映了學校最基本的職能活動，是評價學校綜合辦學水平的“窗口”，是從事教育教學活動、學校管理、教學科研工作和教育督導評估必不可少的資料。因此，檔案管理是學校管理工作的一個重要組成部分。一個學校的管理水平、發(fā)展軌跡、文化積淀、辦學特色，常?？梢詮臋n案中反映出來。
做好檔案管理工作是每一個檔案管理工作人員必須解決的問題。因為檔案管理工作是學校管理工作的一部分，做好檔案管理工作是一個學校健康發(fā)展的需要，是提高學校工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作?？茖W規(guī)范的管理檔案，是衡量一個學校業(yè)績與管理水平的重要尺度。學校檔案記載著這個學校發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究本學校的辦學業(yè)績和科學發(fā)展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發(fā)展方向的好教材。檔案管理工作做好了，一方面為學校高層管理人員及時了解學校整體辦學狀況，適時調(diào)整辦學策略提供準確依據(jù)，為辦學決策提供支持性證據(jù);另一方面有利于社會各方準確認定學校辦學成果，為學校與各有關(guān)方面進行有益合作奠定堅實的基礎。在我國經(jīng)濟全面發(fā)展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇于探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實地反映學校整體發(fā)展狀況和辦學成果。
2 加強領導，建立管理組織體系
檔案工作首先要得到學校領導的高度重視，把檔案工作列入學校工作的議事日程，深入持久地組織好《檔案法》學習與宣傳活動。結(jié)合實際，領導要帶頭學，做貫徹落實《檔案法》的帶頭人;通過學習與廣泛宣傳，使教職工能增強檔案意識，形成人人重視檔案，支持檔案并自覺地維護學校檔案工作。要建立健全檔案管理機構(gòu)和管理網(wǎng)絡，成立以校長為組長、各科室負責同志參與的檔案工作領導小組，配備專職檔案員，學校各科(處)室都設有兼職檔案員，建立綜合檔案室，從組織上保證檔案工作的順利開展。
3 完善制度，健全管理制度體系
建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。各科(處)室做到職責明確，使歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫房管理有措施，開發(fā)利用有目標，這就在細節(jié)上保證了檔案管理的順利開展。要制定《綜合檔案室工作職責》、《檔案人員工作職責》、《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案室管理制度》等規(guī)章制度，給檔案管理工作提供法律依據(jù)。
4 立足實際，構(gòu)建特色管理體系
各檔案管理科室除按照檔案管理的要求和規(guī)章制度進行管理外，還要根據(jù)自身工作特點，制定有自身特色的檔案管理制度。如本校電教中心是集電化教學和電教服務為一體的綜合處室，檔案資料管理體現(xiàn)為內(nèi)容多、資料多、載體形式多等特點，在管理和建檔中難度很大。這就需要從實際出發(fā)，在不違反檔案管理原則和要求的基礎上，構(gòu)建有本校電教中心自己特色的檔案管理體系。
根據(jù)本校電教中心的檔案來源特點，大致把電教中心檔案分為教學資料檔案、活動資料檔案和其他資料檔案三大類。教學檔案資料主要以聲像資料檔案為主。筆者又根據(jù)制作材料的特點，細分為音帶類、像帶類、碟片類等類型。音帶類又按專業(yè)分為中文類、外語類、藝術(shù)類等。像帶類主要是與教學有關(guān)的錄像帶等，按其用途分為示范觀摩類、改革研討類、教學常規(guī)類等。碟片類主要指與教學相關(guān)的光盤影碟等，根據(jù)專業(yè)分為中外名著類、政治歷史類、文化藝術(shù)類、體育活動類等。
活動資料主要指記錄和反映學校各級各類活動內(nèi)容的不同載體形式的資料，包括圖片、照片、錄像帶、自己制作的光盤或碟片等。筆者根據(jù)活動級別的不同，分為學校類活動資料、系科類活動資料、班級類活動資料、社團類活動資料等。如學校舉辦的學術(shù)活動、紀念活動、文化活動、體育活動、對外活動以及系科舉辦的教學活動、班級舉辦的主題活動、學生社團舉辦的活動等等都屬于活動資料范疇。
1 高校二級學院建立檔案管理存在的重要問題
高校實行兩級管理這一有效的管理模還沒有較多的經(jīng)驗，發(fā)展的時間比較短，二級學院內(nèi)部具體的管理工作仍然存在很多的問題需要不斷的改善，其中包括檔案管理相關(guān)的工作，以下主要講述了二級學院內(nèi)部檔案管理存在的幾點重要問題。
1.1 不重視檔案管理的相關(guān)工作，缺乏檔案意識
一般情況下，二級院校普遍都是在原有學校的基礎之上進行建設，并處于教學重要的第一線，管理水平比較高，但是對于檔案管理相關(guān)的工作并沒有得到足夠的重視。無論是學校的上級領導還是一些從事日常教學的普通教職工來說，都非常重視教學以及學科科研工作具有的重要作用，但是卻忽視了對一些工作中經(jīng)常使用的檔案資料具體的管理工作，并且，平時不會特意的收集各種教學的檔案資料，只是簡單的認為對教學材料進行的檔案管理工作只不過是進行適當?shù)恼砘蛘呤菍Y料進行裝訂，將所有檔案管理相關(guān)的工作內(nèi)容看成是自己沒有必要承擔的額外工作，只是遇到上級領導進行定期檢查的時候，組織臨時突擊，簡單的應付各種檢查，實際的管理工作存在較大的漏洞。另一方面，存在部分教師對于檔案收集整體以及歸檔等工作存在非常嚴重的抵觸心理。部分教師認為一些非常重要的教學成果都屬于自己的勞動成果，只能自己進行保管，不愿意上交到院校內(nèi)部的檔案部門，還存在部分教師為了能夠更加方便的進行查閱，將一些資料據(jù)為己有，這些教師的行為都為如今的檔案管理工作添加了更大的困難。
1.2 缺乏準確的規(guī)章制度
二級學院內(nèi)部的檔案管理起步比較晚，在工作的過程中經(jīng)常忽視程序化以及規(guī)范化具有的重要作用，只是非常習慣的進行一些個案的處理工作，按照自身擁有的工作經(jīng)驗完成管理工作，并沒有比較準確的規(guī)章制度或者是規(guī)范檔案管理的實施細則。第一，沒有明確的界限。部分二級學校內(nèi)部的文件資源逐漸開始被列入到檔案室中，依然存在大量的檔案資料仍然沒有被列入到檔案室中，這就導致大量有價值的資源沒有得到及時的收集與整體，只是非常隨意的亂放，無法實現(xiàn)集中管理。第二，管理工作不夠細致。一些已經(jīng)收集的檔案資料仍然沒有得到有效的保管，管理工作非常的混亂，所有的檔案資料都混亂的存放在一起，無法實現(xiàn)即時的查找，同時很可能會導致重要的檔案資料丟失。第三，沒有明確具體的職責分配。部分二級學校內(nèi)部雖然配備了相應的管理工作人員，同時由相應的領導負責管理，但是具體的管理職責還沒有進行明確的分工。
1.3 檔案管理相關(guān)的工作人員自身的綜合素質(zhì)并不高
二級學院內(nèi)部受到編制等問題的影響，大部分都沒有設立非常專業(yè)的檔案管理工作人員，一般情況下都是由學校內(nèi)部的教學秘書負責。二級學校重要的信息中心就是教學秘書，起到了對信息進行上傳下達的重要作用，成為了交流的重要橋梁。由學校內(nèi)部的教學秘書擔任具體的檔案管理工作，雖然有利于學校內(nèi)部檔案管理相關(guān)的工作，但是，教學秘書只是將檔案管理相關(guān)工作作為自己的兼職，自身缺乏較強的檔案管理意識同時沒有經(jīng)過比較專業(yè)集中的業(yè)務訓練，對于檔案管理需要掌握的一些歸檔范圍、歸檔的基本元素以及相關(guān)的規(guī)程序都沒有準確的了解，并且，學校缺乏對兼職檔案管理進行的專業(yè)培訓以及專業(yè)指導，這些現(xiàn)象都會導致最后的檔案管理相關(guān)工作非常的混亂，沒有準確的工作原則。另一方面，二級院校內(nèi)部的管理工作涉及到了學校內(nèi)部運轉(zhuǎn)的整個過程，包含的內(nèi)容非常的復雜，擁有較大的工作量，這就必然需要教學秘書在完成了自己的本職工作以后，繼續(xù)承擔一些檔案的管理工作，工作量非常大，整理的內(nèi)容非常的復雜，這就會導致檔案管理的相關(guān)工作會出現(xiàn)較多的失誤，教學秘書繁重的工作任務，也可能會導致一些非常重要的材料得不到及時的收集與管理，甚至會出現(xiàn)流失的情況，檔案管理工作的質(zhì)量非常差，并且沒有比較規(guī)范的管理準則，使檔案管理工作并不完整。
1.4 特色得不到有效的突出
目前，大部分二級院校內(nèi)部的檔案管理工作大多都是一些學校制定的各種文件，或者是學生上交的畢業(yè)論文，檔案收集的內(nèi)容都是相同的，并且，沒有太大的使用價值，這將會直接影響二級學院內(nèi)部開展具體的檔案管理工作。二級院校內(nèi)部的檔案管理工作與學校內(nèi)部的檔案管理存在一定的差異，二級學院比較注重的是本學院學生具有的特色，并突出學科專業(yè)具有的特色以及優(yōu)勢，具體的檔案資料需要充分的反映院校內(nèi)進行建設的最大成就。這就需要建立一些對學生進行人才培養(yǎng)過程中保留的具有較高價值的檔案，以及一些重點學科建立的各種檔案資料，突出研究成果具有的重要意義。但是目前二級院校內(nèi)部的檔案管理相關(guān)工作仍然沒有自身的特色進行突出，沒有比較完善的收集工作。
2 建立二級學院內(nèi)部檔案管理模式的有效措施
想要解決二級學院內(nèi)部存在的各種檔案管理的問題，需要及時建立比較完善的管理模式，結(jié)合目前大部分二級學院具體的檔案管理現(xiàn)狀，對完善檔案管理模式提出了幾點有效的措施。
2.1 加強檔案意識，對管理工作進行有效的規(guī)范
加強對各種檔案管理工作以及相關(guān)法律內(nèi)容的宣傳以及推廣，對于一些從事兼職檔案管理的相關(guān)工作人員組織進行定期的培訓或者是專業(yè)的指導，有效的提升檔案管理相關(guān)工作人員自身的綜合素質(zhì)。開辦一些檔案管理的講座活動，提升二級院校上級領導以及普通教職工自身具有的檔案意識，將檔案管理具體的思想內(nèi)容逐漸貫穿到所有工作細節(jié)中。檔案主要是根據(jù)文件資料逐漸演化而成，如果沒有一些重要的有價值的文件資料也不會產(chǎn)生相應的檔案管理工作。只有建立科學有效的管理體制，培養(yǎng)工作人員擁有較強的檔案意識，才能完成比較完善的檔案工作。這就需要對二級學院內(nèi)部的檔案管理工作進行一定的規(guī)范，并將檔案與管理相互結(jié)合，實現(xiàn)檔案的有效管理。
2.2 進行統(tǒng)一指導，并逐漸完善各種規(guī)章制度
二級院校內(nèi)部具體的檔案管理工作具有較強的雙重性，其中，一方面，二級學院屬于學校內(nèi)部的下屬部門，具體的檔案工作也只是整個學校檔案管理工作中非常重要的一部分，一些重要的檔案資料需要被列入到學校內(nèi)部的檔案資料中，需要二級學校具體的管理工作人員做好編制工作并將重要的內(nèi)容進行移交。另一方面，所有的二級學院都屬于比較獨立的教學單位，具體的檔案管理工作人員將會受到二級學校內(nèi)部的直接管理，但是，具體的工作業(yè)務仍然會受到高校檔案部門及時的監(jiān)督以及管理。如今，頒布的一些憲法以及規(guī)范都為高校內(nèi)部的檔案工作進行了恰當?shù)姆诸悾楣芾砉ぷ魈峁┝艘欢ǖ姆梢罁?jù)，因此，二級學院具體的檔案管理工作需要結(jié)合高校內(nèi)部制定的檔案管理相關(guān)規(guī)定，并充分結(jié)合自身具有的特點，制定屬于自己的特色的檔案管理制度。對檔案管理中具體的收集、整理以及移交等工作進行科學合理的規(guī)范。具有制度化的管理是所有二級學院檔案管理相關(guān)工作的關(guān)鍵內(nèi)容，只有擁有比較完善的制度以及規(guī)范才能有效的避免檔案管理出現(xiàn)混亂，保證檔案管理有條不紊的順利完成。
2.3 發(fā)揮自身具有的特色
在檔案管理具體的工作中，二級學院需要充分突出自身具有的特點，并發(fā)揮最大的價值。首先，反應二級院校具體發(fā)展情況的相關(guān)資料都是通過二級學院本身完成管理工作，材料的具體內(nèi)容并沒有對高校進行檔案歸檔發(fā)揮一定的價值，但是卻充分的體現(xiàn)了二級學院資深具體的發(fā)展情況以及工作的具體進度等，彰顯了二級學院發(fā)展壯大的整個變化過程，這些檔案資料對于二級學院來說具有非常重要的價值。其次，二級學校內(nèi)部的學科或者是專業(yè)存在較大的差異，這也直接決定了檔案管理工作上存在較大的差異。因此，檔案管理相關(guān)的工作需要突出特色。
2.4 實現(xiàn)網(wǎng)絡化的管理
一、高等職業(yè)技術(shù)學院檔案管理的意義
檔案對學院發(fā)展有著記錄歷史、指導現(xiàn)在、啟發(fā)未來的重要作用。學院的發(fā)展離不開對過往經(jīng)驗的總結(jié)，對過往經(jīng)驗的總結(jié)離不開對學院歷史的研究，而檔案就是記錄學院歷史的重要載體。
檔案為學院對外宣傳提供重要素材。學院在發(fā)展過程中積累了大量記錄著有學院特色的歷史，重大事件、教學成果等多方面信息的檔案，這些檔案展示了學校文化，傳遞了學校理念，代表了學校特色。對這些檔案資料進行整理和展示，不僅可以豐富師生的校園生活，還可以起到展示學校特色的作用。
“昔人所為而得，我可以奉為模范；如其失策，便當設法避免”，檔案管理的重要意義就是總結(jié)經(jīng)驗，避免失策，指導現(xiàn)在，促進未來。只有這樣才能讓學院不斷總結(jié)經(jīng)驗，取其精華而用之，對其糟粕而避之，為教學評估和教育改革提供依據(jù)，真正實現(xiàn)學院的可持續(xù)發(fā)展。
二、高等職業(yè)技術(shù)學院檔案管理工作現(xiàn)狀
（一）檔案管理意識淡薄，重視程度不足
檔案管理跟其它工作有本質(zhì)上的區(qū)別，檔案管理是服務性、保障性工作。這就導致檔案管理工作人員在檔案管理中可能缺乏積極性和成就感。高等職業(yè)技術(shù)學院由于本身規(guī)模和教職工數(shù)量的限制，往往沒有檔案管理專職人員。教職人員往往身兼數(shù)職，除了檔案管理工作以外還有其他工作，這就導致教職人員很有可能將更多精力用到其他工作上，進而忽視檔案管理工作。
（二）檔案管理人員素質(zhì)有待提高
高等職業(yè)技術(shù)學院往往沒有設立專門的檔案管理部門和相關(guān)人員，而是由其他職位的教職工兼任。他們沒有接受過系統(tǒng)的檔案管理方法、標準、流程等的培訓，檔案管理工作主要根據(jù)經(jīng)驗開展。這就導致檔案管理缺乏規(guī)范性，檔案資料缺乏完整性，檔案資料的收集、分類、歸檔等可能存在不合理的地方。長此以往，將造成檔案管理混亂，檔案查閱困難，檔案檢索效率低等問題。
（三）資料重保管，輕利用
高等職業(yè)技術(shù)學院檔案管理不僅僅是檔案資料的收集、整理、分類、歸檔，還包括檔案的開發(fā)利用，而后者，才是檔案管理工作的重點和難點?，F(xiàn)階段大多數(shù)高等職業(yè)技術(shù)學院檔案管理工作還停留在檔案資料的收集整理和檔案的歸檔保管，而檔案管理更重要的作用――檔案的開發(fā)利用往往被忽略。導致檔案資源的浪費和檔案資源的不合理利用，未能充分發(fā)揮檔案促進學院發(fā)展、輔助學院決策、促進教育事業(yè)發(fā)展的重要作用。
（四）檔案管理水平有待提高
有的學院沒有設立專門的檔案管理室，檔案資料與其他資料混在一起，不利于檔案的分類管理。有的學院沒有引進先進的檔案管理技術(shù)，如數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)等，檔案管理還停留在紙質(zhì)檔案的階段。紙質(zhì)檔案占據(jù)大量空間，而且管理、查詢和調(diào)用效率低，速度慢。?而言之，檔案管理軟硬件設施不健全，直接制約了學院檔案管理水平，影響了檔案資源的合理利用。
三、高等職業(yè)技術(shù)學院檔案管理工作改進建議
（一）加強檔案管理意識
針對高等職業(yè)技術(shù)學院普遍存在的檔案管理意識薄弱，重視程度低等情況，學院應通過一系列手段加強教職工的檔案意識。只有從意識層面重視檔案管理，才能在實踐中真正做到重視檔案管理，科學管理檔案。有條件的學院可以聘請專業(yè)的檔案管理人員，或者設置專門的檔案管理職位。其次，學?？梢蚤_展一系列的講座、活動等，讓廣大教職工、學生了解檔案的作用，樹立檔案意識，積極參與和配合檔案管理。從而形成一個檔案管理人員重視檔案管理，檔案資料提供者主動配合檔案管理人員的良性循環(huán)系統(tǒng)。
（二）完善檔案管理制度、規(guī)范和流程
任何一項工作的完善都離不開相應制度的建立、規(guī)范的制定和流程的設計。要加強和完善高等職業(yè)技術(shù)學院檔案管理工作，首先要建立健全檔案管理相關(guān)制度，從管理層面上規(guī)范檔案管理參與者的行為，強化檔案管理參與者的意識。系統(tǒng)、全面的檔案管理流程，有助于每個檔案管理參與者各司其職，明確自己在檔案管理過程中的角色。資料提供者，主動建立、留存相關(guān)資料，并整理和上交；檔案收集人員，收集、整理并檢查資料的完整性；檔案歸檔人員將檔案分類、歸檔。在實施過程中，收集檔案管理參與者的意見和建議，不斷改進和完善檔案管理制度、規(guī)范和流程。
（三）提高檔案管理人員素質(zhì)
高等職業(yè)技術(shù)學院檔案管理工作的完善除了管理制度、規(guī)范和流程的完善，還離不開檔案管理人員素質(zhì)的提高。任何工作都離不開人的參與，參與人員素質(zhì)的高低直接影響檔案管理工作的效率和效果。沒有有效的實施，再完善的制度，再合理的流程都是一紙空談，因此提高檔案管理人員的素質(zhì)是高等職業(yè)技術(shù)學院檔案管理工作的重中之重。學院應該挑選具有檔案管理專業(yè)知識和能力的人員負責檔案管理工作，在實際工作中盡可能提供相應的培訓機會，提升檔案管理人員的檔案管理能力。檔案管理人員也應當積極主動，多途徑、多渠道學習檔案管理專業(yè)知識，了解檔案管理相關(guān)理論和工具，不斷更新檔案管理知識和技能，學習和使用新興的檔案管理工具。只有這樣才能提高檔案管理的效率，促進檔案管理工作的科學和可持續(xù)發(fā)展。
（四）檔案管理信息化、數(shù)字化
隨著科學技術(shù)的發(fā)展，學院的各項管理工作都不斷向信息化、數(shù)字化發(fā)展，檔案管理工作也不例外。紙質(zhì)資料具有占用空間大，查閱困難，檢索速度慢等特點，不利于檔案的查閱和利用。隨著計算機和互聯(lián)網(wǎng)的普及，檔案管理逐漸向數(shù)字化發(fā)展。電子檔案更有利于信息和資料的保存和整理，將人們從厚厚的紙質(zhì)檔案中解脫出來，避免紙質(zhì)檔案占用大量空間，有效減少紙資源的浪費。使用和查詢方面，電子檔案具有查閱方便，檢索速度快等優(yōu)勢，可以有效提高檔案查詢的效率。學院應為檔案管理的信息化、數(shù)字化提供資金、設備、技術(shù)等方面的支持；檔案管理人員要不斷學習和了解檔案數(shù)字化管理的方法和技術(shù)。從而全方位促進高等職業(yè)技術(shù)學院檔案管理工作的科學開展和可持續(xù)發(fā)展。
隨著社會的發(fā)展和時代的進步，人類進入了信息化時代，高校的檔案管理方式也發(fā)生了很大改變，已經(jīng)由傳統(tǒng)的管理方式向信息化方向發(fā)展。信息化技術(shù)給高校檔案管理帶來了極大的便利，同時能夠促進檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。高校檔案管理員面臨的最大問題是，如何將信息化建設更好地應用到檔案管理中，這也是當前他們的重要任務。將信息化建設應用到檔案管理中，不僅能提高工作效率，還能減輕工作人員的工作負擔。當前，高校進行檔案管理的信息化建設受到很多問題的阻礙，積極對高校檔案管理中的信息化建設進行分析，便于更好地促進高校的可持續(xù)發(fā)展。
1.關(guān)于高校檔案管理的概念和內(nèi)涵
1.1在高校的管理中，檔案管理是其中的一個重要方法，對高校的建設意義重大。高校檔案管理包括的內(nèi)容有很多包括招生工作、科研管理檔案及教學檔案等，它將一些具體的事物用文字和圖表的方式進行表示，方式簡單，便于保存，是以后高校教育和教學的重要參考和歷史記錄依據(jù)。它能為高校日后的發(fā)展積累豐富的經(jīng)驗，從而奠定了高?？沙掷m(xù)發(fā)展的基礎，對高校的未來發(fā)展影響深遠。實現(xiàn)高校檔案管理信息化指的是利用網(wǎng)絡和多媒體等先進技術(shù)對高校檔案進行信息化管理，對一些高校的檔案資料進行合理的開發(fā)和利用，以達到實現(xiàn)其進行社會共享的目的，從而提高其社會利用價值。
1.2高校檔案管理信息化通過網(wǎng)絡化和數(shù)字化的手段將高校中的各類檔案資料進行收集，從而實現(xiàn)數(shù)字化管理。通過網(wǎng)絡和計算機等技術(shù)手段，實現(xiàn)將高校檔案進行自動化和一體化管理的目的。還能通過技術(shù)手段進行資源的共享，實現(xiàn)高校檔案的共享價值。高校檔案管理信息化是進行推廣和應用信息技術(shù)的過程，也是進行二次開發(fā)和利用高校檔案資源和信息的過程，是一個將信息服務達到最大化價值開發(fā)的過程。
2.信息化建設在高校檔案管理中存在的一些問題
當前高校的檔案管理工作已經(jīng)成為了各校管理工作的重點，在當今信息化時代的大背景下，為了促進學校管理建設，各高校都采用了很多的方法，但是受到一些客觀和主觀問題的影響，仍然存在著很多的問題，主要表現(xiàn)在如下方面：
2.1檔案管理人員整體素質(zhì)不高，能力和水平有限。很多高校的檔案管理人員都是臨時聘用的，沒有經(jīng)過專門的知識和技能的培訓，對于檔案管理工作中的具體流程和注意事項沒有明確的概念，在工作中按照自己的思維進行管理，這樣在工作中容易出現(xiàn)信息流失和信息不全的問題。高校也沒有對學校管理中檔案管理人員起到的重要作用有著清晰的認識，在資金和經(jīng)費的投入上明顯不足，沒有對檔案管理人員進行專業(yè)知識培訓，使得他們的技能始終得不到提高。
2.2落后的檔案管理設施和技術(shù)服務水平。在檔案管理工作中，我國各高校存在著明顯的南北方差異，總體而言，南方的高校管理水平要高于北方的高校管理水平。存在著差異的重要原因就是資金投入水平不同，一些一流的高校其資金來源較廣，學校能利用的資金相對較多，對學校檔案管理工作投入的資金就多；而一些普通的高校相對而言缺少資金來源渠道，對學校的檔案管理工作投入的資金就少，從而使得學校的檔案管理工作發(fā)展受到了限制。
3.如何有效進行高校檔案管理工作的信息化建設
現(xiàn)代高校檔案管理工作的重要目標是實現(xiàn)信息化和數(shù)字化的管理模式，從而實行促進高校建設的目的。如何將各高校的檔案管理水平進一步的提高，以保證檔案管理的效力，可以從下面的幾個方面進行考慮：
3.1將檔案管理隊伍進行強化建設，檔案管理人員的素質(zhì)必須進行提高和培養(yǎng)。高校檔案管理人員的素質(zhì)對檔案管理工作的開展具有很大影響，當前檔案管理工作滯后的一個重要原因就是管理人員的素質(zhì)偏低。所以加強管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)和專業(yè)技能培養(yǎng)成為了當前的首要任務，定期對檔案管理人員進行培訓，提高其專業(yè)技能，同時要提高他們對工作重要性的認識，及時對他們進行一些應用到檔案管理中的先進技術(shù)培訓，讓他們能在工作中學會操作，從而有效提高高校檔案管理工作的能力。
3.2加大對檔案管理工作的資金投入，充分提高檔案管理的信息化技術(shù)水平。當前高校檔案管理工作中的一個重要問題就是檔案管理設施落后、嚴重缺乏資金投入。沒有雄厚的資金作為后盾，檔案管理工作就不能得到切實的落實。各高校應積極加大社會各界對學校的資金投入，擴大資金來源，從而能夠引進先進的設施，提高檔案管理的整體水平。
3.3創(chuàng)新管理方式，進行特色檔案管理體系的建立。大多高校在當前的檔案管理工作中，都是簡單的對檔案進行分類劃分。這種簡單的劃分模式存在著較大的缺點，容易造成以后在查找檔案中存在困難或是流失了一些重要的檔案信息，同時也不利用進行特色校園的建設。為了將高校檔案管理信息化建設進行有效提高，就需要在日常工作中對技術(shù)創(chuàng)新進行不斷加強，實現(xiàn)管理手段的不斷信息化發(fā)展，建立起具有自己校園特色的個性檔案管理體系。小結(jié)高校檔案管理的主要方式已經(jīng)逐步改變?yōu)檫M行信息化的管理，為了將檔案管理人員的工作效率進行提高，促進高校的可持續(xù)發(fā)展，實現(xiàn)最大價值化的高校管理，就需要不斷完善和改進高校的檔案信息化管理，找到發(fā)展中存在的問題并提出相關(guān)的解決策略，從而保證能有效進行高校檔案的信息化管理，以此促進高校建設的順利進行。
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[2]姜翠娥.高校檔案管理信息化建設研究[J].商情,2013,(46).
1 亮化工程檔案管理的重要性
城市路燈亮化工程檔案管理能夠很直觀的反映出一個工程項目各項工程建設情況以及項目使用情況，這不僅是項目建設管理中的第一手資料，這也是項目資產(chǎn)的重要組成部分，更是項目展開、經(jīng)營、管理等各項工作的基礎。良好的檔案管理，有助于增強項目的技術(shù)和知識儲備，保護好知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密，為亮化工程項目的可持續(xù)發(fā)展提供強有力的保障。并在關(guān)鍵時刻發(fā)揮檔案的依據(jù)和憑證作用，維護企業(yè)的經(jīng)濟利益和合法權(quán)益。檔案管理工作對于工程項目的前期建設與后期投入使用都非常重要。這不僅能夠成為建設過程的許多參照，更是能夠為項目的投入使用與經(jīng)營管理抵御潛在風險。這不僅能夠保障項目的長期穩(wěn)定運行，更是對于項目的經(jīng)濟效益的一種有力維護。城市亮化工程是一項工程量大、涵蓋主體面廣且建設工期較長的大型項目。這不僅會影響一個城市的風貌與發(fā)展，好的項目更是能夠在美化城市環(huán)境的前提下也確保資源的合理利用。這對于一個城市的可持續(xù)發(fā)展是非常重要的。想要很好的實現(xiàn)這些建設目標，項目建設展開過程中涉及的信息資源將會非常重要，而這些資源的搜集、整理與利用過程正是檔案管理工作的重要組成。由此可見，一個好的亮化工程管理將會有助于拓展工程項目信息資源，從而讓項目更好的展開建設。
2 當前亮化工程檔案管理中存在的問題
檔案管理理論基礎薄弱，檔案管理是一套較為復雜、涵蓋的方面非常廣泛的管理活動，無論是對于工程建設實況的了解，還是對于工程項目的開發(fā)利用，這些都是檔案管理的理論基礎所在，也是檔案管理過程中需要嚴格參照的基礎知識。亮化工程檔案對于許多檔案管理人員來說都是一個十分新鮮的事物，更不用說在執(zhí)行相關(guān)項目時應當如何借助有效的程序、方法、模式與評價標準等來讓管理過程很好的完成。理論基礎的薄弱是當下亮化工程檔案管理面臨的首要問題。如果這個問題不能夠得到很好的解決與完善，檔案管理工作將會很難高效的得以展開。
檔案管理缺乏完善的規(guī)章制度，迄今為止還沒有一部成文的針對亮化工程檔案管理標準、規(guī)章體系或者是法律法規(guī)，制度的缺乏極大的增加了檔案管理工作展開時的難度與障礙，這是城市亮化工程檔案管理中的一個重大缺失，也是當下亮化工程檔案管理中一個非常顯著的問題。
3 檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較低
檔案管理專業(yè)人才的缺乏是亮化工程檔案管理工作難以展開的一個重要制約因素，它不僅需要從業(yè)人員必要的文字、統(tǒng)計、法律等知識，對于亮化工程檔案管理工作而言它還需要人員具備足夠的環(huán)保意識以及可持續(xù)發(fā)展觀念。還要求檔案管理人員要對整個亮化工程非常熟悉，這對于管理人員的知識層面與專業(yè)素養(yǎng)要求是比較高的，大部分現(xiàn)有的檔案管理人員都難以達到這個標準，這也進一步造成了亮化工程檔案管理專業(yè)人才缺乏的現(xiàn)狀。
4 解決對策
從目前來看，由于檔案管理制度不健全，歸檔意識和建檔意識不高，管理部門對檔案管理工作的重視程度不夠，檔案管理人員的素質(zhì)較低，大量兼職管理人員的存在，造成檔案管理工作的混亂。以某基層醫(yī)院為例，檔案管理總共有5人，但僅有1人是檔案管理專業(yè)畢業(yè)，且受過專門的醫(yī)院檔案管理培訓，有2人是其他科室的醫(yī)生，有1人是兼職人員，對檔案管理工作并不十分熟悉。
二、檔案資料落后，沒能及時更新
檔案管理工作是對使用部門的經(jīng)營情況進行統(tǒng)計整理的過程。市場經(jīng)濟的發(fā)展以及體制改革進程的加快，社會生產(chǎn)生活的內(nèi)容也相應地發(fā)生變化，檔案資料的內(nèi)容也會隨之變化。這就要求更新檔案資料的數(shù)據(jù)。從檔案資料的實際情況來看，由于檔案管理經(jīng)費有限，加之管理人員素質(zhì)不高，影響了檔案資料的完整性和準確性。
三、利用率比較低
從檔案利用情況來看，由于缺乏科學有效的信息檢索系統(tǒng)，加之用戶不熟悉檔案信息利用方式，影響了檔案資料的利用率。同時，由于檔案資料的開放程度較低，保管的成分居多，檔案用戶能查閱的檔案資料有限。根據(jù)我市2010年度對轄區(qū)內(nèi)各基層醫(yī)院的調(diào)查研究資料來看，醫(yī)院檔案資料的利用率一般僅在20%，且85%以上的是傳統(tǒng)的文書資料利用，對電子檔案的利用效率還比較低。
四、基層醫(yī)院檔案管理的措施分析
（一）管理理念與管理制度的創(chuàng)新
目前，基層醫(yī)院檔案管理還存在著“重管輕用”的現(xiàn)象，管理的被動性和封閉性較強，檔案管理仍然存在著“等、靠、要”的管理模式，影響了檔案管理的工作效率。隨著科學技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作的挑戰(zhàn)也日益嚴峻。檔案管理中的電子光盤和縮微膠片的應用也不斷增加，這些都需要改變傳統(tǒng)的檔案管理理念，以多層次、多角度的工作方法來指導檔案管理工作。例如，我市某鎮(zhèn)街醫(yī)院就通過將數(shù)字化管理理念引入檔案管理工作的方式，實現(xiàn)了對檔案管理立卷制度及操作流程的簡單化。通過此種方式，在數(shù)字化檔案管理立卷制度實踐1年之后，該醫(yī)院的檔案管理利用效率實現(xiàn)了20％比例的提升，效果顯著。
（二）突出檔案管理的服務特色
檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，檔案管理工作是為醫(yī)院的中心工作服務的，因此，在檔案管理工作中，應突出其服務的性質(zhì)和特色。檔案管理是對醫(yī)院經(jīng)營情況的全面而真實的記載，需要醫(yī)院各個部門的相互配合和相互聯(lián)系。因此，檔案管理工作不能閉門造車，而應該積極主動的與各個部門進行聯(lián)系與交流，在信息服務上應努力改變被動服務的現(xiàn)象，充分利用現(xiàn)代科學技術(shù)實現(xiàn)信息的共享。在知識經(jīng)濟時代，信息的傳播更加快速，檔案管理工作應適應醫(yī)院發(fā)展的信息需求，建立檔案機構(gòu)的聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，拓展服務的范圍和層次。如我市的基層醫(yī)療機構(gòu)，可以按照社區(qū)衛(wèi)生站衛(wèi)生服務中心鎮(zhèn)街醫(yī)院三級層次的方式，構(gòu)建基于檔案管理機構(gòu)的網(wǎng)絡連接系統(tǒng)，在整個網(wǎng)絡連接系統(tǒng)當中，不單單能夠?qū)崿F(xiàn)對各層級醫(yī)療單位檔案的編研工作，同時還能夠?qū)崿F(xiàn)對上述醫(yī)療單位檔案管理工作成果的交流共享，以及相關(guān)問題的咨詢與解決。借助于上述方式，使得基層醫(yī)院檔案管理工作的社會影響力得到了極為顯著的發(fā)展與提升，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息的共享。
（三）檔案管理人員應樹立創(chuàng)新意識，不斷提高管理人員的綜合素質(zhì)
檔案管理人員的綜合素質(zhì)對檔案管理工作的質(zhì)量和效率都有重要影響。目前，檔案管理人員專業(yè)性不強，專職檔案管理人員數(shù)量有限，管理人員對檔案管理工作并不熟悉。管理人員素質(zhì)參差不齊，在業(yè)務水平、理論水平、文化程度等方面也有很大差異，加之管理人員知識結(jié)構(gòu)不合理、現(xiàn)代科學技術(shù)知識貧乏、專業(yè)知識老化，檔案管理工作不能適應當前形勢的變化。因此，在檔案管理工作中，應重視檔案管理人員的綜合素質(zhì)，加強管理人員的培訓和教育，提高管理人員的專業(yè)水平。檔案管理工作是一項專業(yè)性的業(yè)務工作和管理工作，需要綜合素質(zhì)高的管理人員才能勝任。隨著科學技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理信息化不斷增強，檔案管理人員應改變過去的工作方法和工作理念，學習現(xiàn)代科學技術(shù)，拓寬工作思路，積極創(chuàng)新，以適應我國經(jīng)濟發(fā)展的需要。在知識經(jīng)濟時代，信息共享成為全球經(jīng)濟發(fā)展的新形勢和新特點，社會經(jīng)濟發(fā)展對復合型人才的需求不斷增加，檔案管理工作的服務范圍和服務水平也有了新的拓展，檔案管理人員不僅應具備較高的業(yè)務素質(zhì)，還應該不斷充電，拓展自己的視野，把握社會變化的現(xiàn)狀和未來的發(fā)展情況，充分利用檔案學科的新理論和新技術(shù)來創(chuàng)新檔案管理工作，提高檔案管理工作的利用效率。
（四）推進醫(yī)院檔案管理信息化建設
現(xiàn)代科學技術(shù)的應用，不僅能實現(xiàn)檔案管理工作的信息共享，還能極大提高檔案管理工作的效率，保證檔案管理的質(zhì)量。目前，醫(yī)院的信息化建設為檔案管理工作提供了便利，檔案管理工作能夠通過計算機網(wǎng)絡來實現(xiàn)信息的實時更新和維護。在檔案管理工作中，以檔案管理軟件來實現(xiàn)文件的形成、報送、編目、整理、利用等，建立檔案數(shù)據(jù)庫，以掃描錄入的方法將醫(yī)院的檔案和文件進行統(tǒng)一管理，為全體醫(yī)務人員的查找提供便利。同時，將醫(yī)院的圖書、文檔、聲音、圖片等信息資源錄入計算機系統(tǒng)，以醫(yī)院局域網(wǎng)實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息的共享。
中圖分類號：TM58 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）01-0330-01
高校檔案管理工作要適應新的發(fā)展格局，就必須保持檔案管理與時俱進，選擇性使用現(xiàn)代文明成果。規(guī)范化和科學化是檔案管理工作改革與創(chuàng)新的重要方法[1]。在我國高校的發(fā)展進程中，檔案管理工作有其重要的作用。對我國高校檔案管理的狀況進行分析，參照國內(nèi)外檔案管理成功的經(jīng)驗和成果，更新觀念，創(chuàng)新工作方法，逐步提升檔案管理水平，向著檔案管理的科學化、規(guī)范化邁進，并使該工作步入法制化的進程。
1 檔案管理工作的重要意義
高校管理工作應包括檔案管理，因為檔案管理工作是提升效率和質(zhì)量的必要保證。做好檔案管理工作是高校管理工作健康發(fā)展的需要，是保持和還原歷史真實性的重要舉措。評判一個高校的工作實績與管理能力的重要依據(jù)之一就是檔案管理的規(guī)范化和科學化。高校檔案是高校發(fā)展進程中優(yōu)秀成果和重大事件的記錄，是探討和分析發(fā)展進程中教學與科研情形的原始文獻，對其分析與整理，有助于總結(jié)歷史經(jīng)驗和教訓，制定合適的發(fā)展方向和管理策略。做好檔案管理工作能為高校高層管理人員及時了解整體狀況，適時調(diào)整管理策略提供依據(jù)，有利于社會各方準確認定高校的管理水平及教學和科研成果，為高校橫向合作奠定堅實的基礎。高校管理層認真研究和分析檔案管理工作的成果，有助力于制定合理的管理策略，選擇合適的發(fā)展模式并合理配置該高校資源，這對于該高校立足長遠發(fā)展，不斷提升管理效率和水平有著極其重要的意義。
2 檔案管理工作的邊緣化危險
迅猛發(fā)展的計算機應用技術(shù)沒有使高校的檔案管理工作得到進一步提升，反而淡化了其重要性。檔案管理工作在高校發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義，很多高校檔案管理人員對此也是一知半解，且不具備過硬的檔案管理專業(yè)知識和廣博的其他知識，因而在檔案管理工作中缺乏良好的職業(yè)道德，更談不上任勞任怨、樂于奉獻的精神，檔案管理工作沒有取得顯著成績，不能夠引起高校領導重視。再加上，檔案管理工作人員不注重宣傳檔案管理工作的重要性，導致一些高校普遍認為檔案管理無用。高校管理層不重視、不關(guān)心檔案管理，檔案管理意識弱化，無法形成重視檔案管理的良好環(huán)境，檔案管理工作被邊緣化，與高校其他管理工作的發(fā)展不協(xié)調(diào)。
3 法制化是做好檔案管理工作的基礎
3.1 依法建立和完善管理制度
檔案管理工作需要法制化，因為法制化是做好檔案管理工作的根本保證。要做好檔案管理工作，須要依法制檔。隨著社會的不斷進步，檔案管理的措施和方法也需要不斷的改革和創(chuàng)新。針對檔案種類和載體的特點，應用新的管理技術(shù)提升檔案管理能力。檔案管理人員要適應新形勢的發(fā)展，就必須不斷學習專業(yè)知識和管理技能。檔案管理應以法為本，向著法制化方向發(fā)展。要為高校其他管理工作服務，使檔案管理工作發(fā)揮相應的作用，必須走檔案管理的法制化之路。20多年前《中華人民共和國檔案法》制定并實施，為加強檔案的收集、匯編、整理，以及管理提供了法律依據(jù)，為檔案管理工作順利發(fā)展奠定了重要基礎，有效地促進了檔案管理工作的進展。但社會總是不斷進步和發(fā)展，有必要在《中華人民共和國檔案法》的框架下，因地制宜地根據(jù)自己的實際情況，在自己的權(quán)限范圍內(nèi)制定一套具有區(qū)域特色的檔案管理法規(guī)，使檔案管理依法操作。與此同時，各高校也應健全和完善相應的檔案管理制度，加強檔案管理，提升檔案管理工作效益，充分發(fā)揮檔案管理的重要作用，為高校的建設和發(fā)展做出應有的貢獻。
3.2 檔案管理應與現(xiàn)代技術(shù)相結(jié)合
計算機網(wǎng)絡技術(shù)的應用與發(fā)展為檔案管理工作提供了機遇與挑戰(zhàn)。檔案管理與先進的管理技術(shù)相結(jié)合，能實現(xiàn)檔案管理的電子化，使檔案管理水平得到有效地提升。檔案的收集、匯編、整理、歸檔等工作，工作強度大，應用計算機管理技術(shù)有利于提升工作效率。電子化檔案管理便于查詢和打印，可有效減少對原始文檔的損壞，又可減少手工勞動，提高檔案管理能力。檔案管理的電子化，提高了檔案管理的系統(tǒng)性和組織化，便于按照不同要求和目的進行檢索，快速得到相關(guān)的文檔信息，有利于館藏檔案的充分利用[2-4]。為維護檔案信息安全，須要制定較為嚴密的電子檔案管理措施，健全和完善電子檔案的登錄權(quán)限及管理與維護規(guī)章制度，合理配置管理人員，明確各自的職責范圍。管理軟件開發(fā)和利用應注意精心設計功能和模式，并利用先進的信息安全管理技術(shù)，有效合理地識別管理人員身份和權(quán)限。嚴格管理登錄口令，設置電子檔案使用管理的自啟操作日志，以便進行安全性或真實性核定追蹤。
3.3 檔案管理的目的在于應用
高校檔案管理是一項基礎工作，其目的在于檔案的合理有效的應用，更好地為社會經(jīng)濟和政治服務，更好地為高校的生存和發(fā)展效力。檔案的合理應用，便于總結(jié)過去的經(jīng)驗和教訓，有利于把握高校經(jīng)濟活動的運行規(guī)律和高校發(fā)展的方向。強化高校檔案管理工作的重點是充分合理有效利用檔案，充分發(fā)揮檔案的重要作用，為建設具有區(qū)域特色的高水平的高校服務。高校檔案是高校生存和發(fā)展的重要的信息資源，高校檔案的合理應用是檔案實現(xiàn)自身價值的重要途徑。要充分開發(fā)和利用檔案，須要強化檔案的管理工作。檔案工作人員的日常工作通常是檔案的收集、去偽存真、整理和保管，還應注重及時編目，編制合理和快速的檢索方法和途徑。應用合理的管理系統(tǒng)，建立有效的檢索體系，提供有效的檢索工具，并適時匯編檔案文件等，以便完整、系統(tǒng)、快速提供各種檔案信息，滿足不同用戶的需要。另外，還要注重對珍貴、重要的檔案文件的管理，用現(xiàn)代管理技術(shù)對珍貴和重要的檔案資料及時備份，替代原件使用。當然，也應爭取領導層的支持，合理建設和使用檔案管理庫房，強化檔案管理的安全措施，盡量降低環(huán)境等自然因素及人為因素對檔案文件的損害。檔案管理工作也要更新管理思路，創(chuàng)新工作方法，以適應社會經(jīng)濟、政治發(fā)展的需求，以滿足高校自身的生存和發(fā)展的需要，更好地使檔案管理工作在為社會經(jīng)濟、政治及高校自身發(fā)展服務的同時，促進檔案管理工作本身的發(fā)展。因而高校檔案管理工作一定要以檔案應用促發(fā)展，以發(fā)展更好帶動和強化檔案管理工作。
總之，高校檔案管理工作要適應社會發(fā)展的需要，滿足高校自身生存和發(fā)展的需求，須要堅持科學而規(guī)范的檔案管理發(fā)展之路。要提升高校管理水平，建設具有區(qū)域特色、高水平的高校，就要使檔案管理科學化、規(guī)范化和法制化，并努力做好檔案的開發(fā)和應用，為高校的建設和發(fā)展提供必要的決策信息，充分發(fā)揮高校檔案管理工作的重要作用。
參考文獻
[1] 胡金鳳. 高校檔案管理中的可持續(xù)發(fā)展[J]. 內(nèi)蒙古師范大學學報：哲學社會科學版， 2014， 43（1）：134-136.
為順應時展，促進社會穩(wěn)定發(fā)展，需對我國當前的檔案管理工作進行有效的改革創(chuàng)新，在進行創(chuàng)新的過程中需要對當前檔案管理中的幾個重點當面進行分析，確定具體的改革思路。
1.1檔案管理需要同我國政府角色與職能轉(zhuǎn)變相適應
當前我國的經(jīng)濟體制主要為計劃經(jīng)濟體制下特色市場經(jīng)濟，我國政府在經(jīng)濟的宏觀調(diào)控中扮演的角色進一步被削弱。在傳統(tǒng)經(jīng)濟體制下的檔案管理職能逐漸與社會經(jīng)濟體制相脫離，為促進我國檔案管理工作的有效運行，政府部門需逐漸放手檔案管理工作，提高檔案管理工作的靈活性。
1.2同現(xiàn)代化公共行政運作形式的轉(zhuǎn)變相適應
建立在傳統(tǒng)制度下的行政管理工作能夠在其基礎上不斷進行行政功能的拓展，實際運行中能夠借助與系統(tǒng)的管理職能發(fā)揮其功效。傳統(tǒng)行政運作形式已經(jīng)無法適應當前社會的發(fā)展需求，對于當前公共行政而言缺少的是分權(quán)和間接運作。
1.3同政府觀念轉(zhuǎn)變相適應
中國特色市場經(jīng)濟體制能夠有效促進我國社會經(jīng)濟的流通，有利于激發(fā)納稅人的積極性，政府部門通過納稅人的稅收進行國家的管理及調(diào)控。當前我國社會經(jīng)濟的發(fā)展變化多端，因此必須提高國家宏觀調(diào)控及管理的效率及服務理念等。
2.檔案管理體制改革的難點分析
2.1實現(xiàn)黨政合一
當前我國對于檔案管理工作由各個管理部門共同執(zhí)行，從大的方面來說就是黨和國家。黨和國家對于檔案的管理因為彼此職能的不同導致管理目標存在一定差異。大多數(shù)人都認為當合國家在檔案管理過程中直接對檔案管理工作負責，這只是表面上的，很多人其實不理解這二者在職能上存在的差異，因此在很多人眼中檔案管理看似是一件比較神秘的事情，即一般人難以捉摸。因此導致企業(yè)及社會相關(guān)部門難以通過檔案管理中心獲得有效信息，檔案管理工作的職能無法得到發(fā)揮。
2.2轉(zhuǎn)變后的滯后性
隨著社會人才資源總量的不斷提升，檔案管理機制需要與時俱進，適應社會的發(fā)展。從某種意義上來說，檔案管理工作體制的科學轉(zhuǎn)變有利于我國檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展，但這種促進作用并非立竿見影，而是需要一個漫長的持續(xù)性過程。因此檔案管理體制革新后其作用相對滯后，導致很多創(chuàng)新工作難以展開，這也是造成我國檔案管理工作比較混亂的原因之一。
2.3實現(xiàn)政、事分開
當前各項系統(tǒng)為提高其效率及功效，首先提高系統(tǒng)的功能性，通過系統(tǒng)的多功能性推動系統(tǒng)的全面發(fā)展，因此在我國檔案管理過程中常常會出現(xiàn)對管理系統(tǒng)具有政、事部分的情況，管理系統(tǒng)能夠在多方面展開管理。隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展以及人才總量的不斷提升，政、事部分的管理系統(tǒng)已經(jīng)難以適應當今的檔案管理模式，甚至會造成我國檔案管理工作創(chuàng)新的停滯、檔案管理服務質(zhì)量下降以及人才資源的浪費等。
2.4防止集權(quán)過度
在現(xiàn)有的經(jīng)濟體制模式下，當今企業(yè)經(jīng)營模式分工都十分明確，對各項工作都會進行有效的統(tǒng)籌規(guī)劃，檔案管理工作也會有比較科學的方案。這種管理模式在根本上提高了企業(yè)管理效率，但該種管理模式比較落后，管理方法過于單調(diào)，嚴重束縛了管理人員的工作行為，更加不利于檔案管理工作的創(chuàng)新，阻礙了管理人員的創(chuàng)新思想，不利于管理工作的發(fā)展。
3.我國檔案管理體制改革重點及建議
3.1加強檔案資源的整合統(tǒng)一管理
我國檔案管理的主要指導思想為建立集中化管理體制，對我國的檔案實行統(tǒng)一管理。實踐已經(jīng)證明通過加強檔案資源的整合統(tǒng)一管理能夠有效解決我國檔案管理工作過程中出現(xiàn)的各自為政、管理混亂的狀況。在檔案管理過程中必須加強對檔案管理人員的思想教育，使其在管理過程中能夠堅持統(tǒng)一管理的基本思想，確保檔案管理過程中的完整性，提高檔案管理的安全性。在檔案管理過程中加強對我國檔案資源的開發(fā)管理，并對各檔案資源進行有效整合，構(gòu)建成大檔案，逐步優(yōu)化檔案資源管理配置，使得檔案資源能夠被社會有效共享。
3.2推動檔案管理體制的多元化發(fā)展
一、加強檔案管理工作者的自身修養(yǎng)
要提高檔案管理工作的服務質(zhì)量，加強檔案管理工作者思想、道德等方面的修養(yǎng)必不可少。（一）政治思想修養(yǎng)。不同歷史時期，對檔案管理工作者的政治思想修養(yǎng)要求各有不同。在當今建設有中國特色的社會主義、構(gòu)建和諧社會的歷史時期，牢固樹立建設有中國特色的社會主義意識，構(gòu)造和諧社會的共同理想，牢固樹立堅持以人為本，科學發(fā)展觀的堅定信念。遇事講政治、講黨性、講原則，大力改造客觀世界的同時，積極改造主觀世界。愛黨、愛國、愛人民、自覺維護黨和國家的根本利益，積極為發(fā)展國家檔案事業(yè)做貢獻。（二）職業(yè)道德修養(yǎng)。檔案管理工作者應具備良好的職業(yè)道德修養(yǎng)，對神圣的檔案事業(yè)要有執(zhí)著的追求。要充滿信心，要熱愛檔案管理工作，自覺樹立檔案行業(yè)新風，展示文明形象，進一步密切檔案工作者與社會各界的聯(lián)系。從而促進檔案管理工作更好地服務于人民群眾與現(xiàn)代化建設。1.敬業(yè)愛崗。作為身擔重任的檔案管理工作者，要認清本行業(yè)所處的地位，要安心定志，兢兢業(yè)業(yè)地履行自己的職責。充分利用檔案管理工作，有效地實現(xiàn)檔案的社會效益和經(jīng)濟效益。使檔案部門充分發(fā)揮其“檔案保管基地，檔案利用中心，學術(shù)研究場所，文明服務窗口”的四大基本功能，從而達到檔案取之于民，用之于民的效果。2.淡泊名利，勇于奉獻。因為檔案管理工作面廣量大，繁雜辛苦，付出的是默默無聞的勞動。因此，檔案管理工作者要具有為事業(yè)獻身的精神，要甘于吃苦，勇挑重擔。防止將檔案管理工作商品化。3.遵紀守法，嚴守機密。檔案管理工作是一項帶有一定機密性的工作，在建設有中國特色的社會主義市場經(jīng)濟大潮中，檔案管理工作者必須帶頭遵守黨紀國法。具有嚴格的保密觀念和良好的保密習慣，在提供利用檔案時，要按規(guī)定把好關(guān)口，該提供的積極提供，熱情服務，不該提供的堅決不提供，并講明原則。4.存真求實。檔案是人類社會活動的真實記錄，據(jù)實立檔，據(jù)實用檔是檔案管理工作者的行為準則。在任何情況下，檔案管理工作者都必須忠于職守，不卑不亢，不畏權(quán)勢，維護黨和人民群眾歷史的真實面貌，勇于抵制篡改和偽造檔案的一切錯誤行為。（三）知識技能修養(yǎng)。檔案管理工作的實施和實現(xiàn)，必須通過檔案管理工作者的努力才能完成。因此，檔案管理工作者知識的多少，技能的高低程度，對整個國家檔案事業(yè)有著直接影響。只有人的素質(zhì)提高了，才能使檔案系統(tǒng)的精神文明建設落到實處，才能保證檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。1.理論知識的修養(yǎng)。我認為它包括三層內(nèi)容：一是檔案管理工作者要認真學習黨的路線、方針和政策；學習哲學，切實以科學的理論武裝自己，以便在任何復雜的情況下，不迷失政治方向。二是檔案管理工作者要有計劃地、系統(tǒng)地刻苦鉆研業(yè)務，根據(jù)實際工作需要，研讀一些檔案事業(yè)理論和相關(guān)理論書籍，便于用專業(yè)理論來科學指導自己的工作實踐。三是檔案管理工作者還應該在相關(guān)應用理論知識方面多下些功夫，以求在實際工作中充實拓寬自己的知識面，提高分析問題和解決問題的能力。2.檔案管理工作者要學習和掌握履行職責所必需的法律基本知識。努力提高檔案法律意識，嚴格守法，嚴格執(zhí)法，切實提高運用法律手段處理檔案事務的能力，提高依法辦事的能力。3.檔案管理工作者要按《檔案專業(yè)人員職務試行條例》所分的高、中、初三級，五個檔次，具備相應檔次所需的口頭表達能力和文字表達能力。4.電子計算機、縮微照相、靜電復印、現(xiàn)代保護技術(shù)、聲像技術(shù)以及檔案管理工作標準化的應用和推行。檔案管理科學化的實現(xiàn)，需要一批具有一定科學技術(shù)水平的檔案管理工作者才能勝任。所以，檔案管理工作者要努力學習新技術(shù)，特別是要提高自然科學知識和技術(shù)方面的修養(yǎng)?，F(xiàn)在正在逐漸興起的電子檔案，客戶可以在網(wǎng)上直接辦理交費等手續(xù)，可以遠程閱檔，從而為雙方節(jié)約時間，提供方便。另外還有規(guī)范原電子檔案業(yè)務，實現(xiàn)檔案庫房管理電子化、規(guī)范化，從而取得高效的工作成果。所以我們要在這方面抓緊、抓好，落到實處，服務過程中要確保個人信息調(diào)出的準確性，真實性，以及規(guī)范性。5.一定的社交能力也是檔案管理工作者必須具備的修養(yǎng)。檔案界同社會各方面的合作與交流需要一定的社交能力，即便從事收集到統(tǒng)計等工作，提供利用等純業(yè)務性的檔案管理工作也少不了必要的交往活動。因此，檔案管理工作者要注意培養(yǎng)和鍛煉自己的社交能力。6.檔案管理要求工作者有很好的精神面貌和充沛的精力。因為好的精神面貌和充沛的精力是檔案管理工作者發(fā)揮才能，做出貢獻的重要條件，更是提高檔案管理工作服務質(zhì)量，做好檔案管理工作的資本。
二、重視檔案理論的研究及對研究成果的應用
檔案管理工作要提高服務質(zhì)量而得以不斷地發(fā)展，理論研究必須先行。一種新型的檔案工作模式的確定，往往是一定的檔案理論研究結(jié)出的果實。檔案管理工作要提高服務質(zhì)量，改革發(fā)展要取得成功，必須要有理論研究作為先導，這是檔案管理工作者必須樹立的觀點。任何一種改革方案在付諸實施前，都首先要在理論上進行可行性研究，充分論證其合理性、科學性。要善于運用檔案理論研究成果來指導工作實踐，提高其服務質(zhì)量，從而促進其檔案事業(yè)的發(fā)展。（一）評論和爭鳴。評論和爭鳴是開展活躍學術(shù)思想的一個重要手段，是推動檔案管理工作發(fā)展的重要因素。評論的各方更加深入地進行科學研究，進而達到提高檔案服務質(zhì)量之目的。因為一種新的學術(shù)觀點和一項新的研究成果，只有在廣泛的科學的實事求是的爭鳴和評論中，才能弄清哪些成果學術(shù)價值高，應用價值大，值得推廣和應用；哪些成果質(zhì)量低，沒有推廣應用價值。從而有針對性的推廣和應用，以達到提高檔案服務質(zhì)量，推進檔案事業(yè)發(fā)展的目的。（二）推廣研究。加強對檔案理論成果的推廣研究，是將檔案理論研究的優(yōu)秀成果進一步擴大，使其真正能在檔案改革和建設中得到推廣和應用。檔案管理理論研究在于指導實踐，指導實踐的目的是為了提高檔案管理的服務質(zhì)量，要提高檔案管理的服務質(zhì)量需要加強推廣應用研究成果，而應用的成果則來源于廣泛深入的、客觀穩(wěn)妥的推廣研究。（三）健全和強化檔案科研機構(gòu)的工作職能。一是要有組織和領導抓檔案理論研究工作；二是要有檔案理論研究的機構(gòu)和遠景規(guī)劃；三是要組織檔案管理工作者對檔案理論研究成果進行評價、評論、推廣和應用；四是要堅持不懈的收集、整理和編輯、出版檔案理研究資料。如果健全了檔案科研機構(gòu)，強化了有關(guān)機構(gòu)的工作職能，那么檔案管理工作的服務質(zhì)量也會提高。
三、不忽視檔案的利用監(jiān)督工作
要提高檔案管理工作的服務質(zhì)量，一定不能忽視檔案的利用監(jiān)督工作。（一）健全和完善檔案利用的各項規(guī)章制度，使工作有章可循。針對檔案利用過程，應制定查檔要求，諸如：查閱檔案時不準抽煙、喝水；不準蟲蛀、鼠咬檔案文件；不準用唾液翻閱檔案文件；不準偷摘偷拍檔案文件；不準查閱與自己利用內(nèi)容無關(guān)的檔案文件等等。如果檔案管理工作者都能按章操作，提高檔案管理工作的服務質(zhì)量也就有了保證。（二）正確處理檔案利用中服務與監(jiān)督的關(guān)系，融監(jiān)督于服務之中。1.在利用前，要耐心地向每一位利用者宣傳利用檔案的規(guī)定和守則。2.在利用中，要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定，勤與利用者交談，掌握利用的目的與動機；二是眼勤，勤觀察動態(tài)，置每個利用者于你的視野中；三是腦勤，勤做好利用登記工作，勤分析利用者的情況和利用效果。3.在利用后，要在利用者離去之前，仔細檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明，對損毀檔案較為嚴重的違法行為，應及時報告有關(guān)部門和領導，以便查處，挽回損失。（三）建立利用管理隊伍。選擇具有較高政治素質(zhì)、業(yè)務素質(zhì)、文化素質(zhì)的利用管理人員，組成素質(zhì)較高的利用管理隊伍。以善于做利用者的工作，處理好利用中出現(xiàn)的問題。
四、結(jié)束語
流動人才人事檔案的管理工作是一個長期性的工作，其效果不像科研攻關(guān)、經(jīng)濟建設那樣容易浮出水面，但人事檔案管理的作用是十分巨大的，因為其直接服務于人，而人才是一切社會活動的主宰，因為必須高度重視人事檔案管理的建設，才有可能搞好社會人才的一系列管理工作，才能為社會主義經(jīng)濟建設服務。
檔案已經(jīng)成為一種重要的社會信息資源，逐步得到人們的關(guān)注。學校將各種資料整理、歸檔、立卷，使得這些資料既可以為大眾服務，也可以使檔案得到科學合理的利用。根據(jù)這些資料，學校領導可以制定出科學合理的決策，促進學校的更好發(fā)展。因此，在學校教育管理工作中，做好檔案的安全性保管工作十分重要。
一、定期對管理人員進行培訓，提升檔案管理工作者素質(zhì)和安全管理意識
（一）加大法制宣傳力度，提高全體師生的安全應用檔案觀念。在我國《檔案法》和《保密法》已修訂得相當完善，學校應該加大安全應用檔案的宣傳，強化師生檔案管理工作的意識。學?？梢钥衫眯０鍒?、校園文化走等大力宣傳相關(guān)的檔案知識?；ヂ?lián)網(wǎng)普及的今天，學校也可以利用QQ、微信等宣傳手段，使全體師生都能充分認識到檔案管理工作的重要性。
（二）定期對檔案管理人員進行培訓，加強對其的職業(yè)教育。檔案管理及其安全性保管工作的順利開展需要一只專業(yè)化的檔案管理人員隊伍。為了加強檔案管理隊伍建設，學校應該進行崗前知識培訓，然后進行考核，只有通過崗前考核的人員方可持資格證上崗，還要定期地對上崗人員的業(yè)務知識、技能和職業(yè)道德進行培訓。進而提高檔案管理工作的規(guī)范化，使得學校檔案管理工作健康的發(fā)展。
（三）學校應加強檔案安全性保管工作的意識，建立領導責任制。檔案管理工作是一項長期的任務，是學校整體工作的一部分，但是在我國很多學校這部分工作是被學校忽視的，這樣使得我國檔案工作存在很多問題，例如部分案卷保管不完善，在查閱時資料不全面，甚至需要的資料找不到、丟失等。為了避免這些情況，校方應該加強對檔案管理工作的重視，建立領導責任小組，由校長或者副校長擔任該小組的組長，其他成員必須選用素質(zhì)能力和業(yè)務能力較高的檔案管理人員擔任，建立完善的檔案管理《綜合檔案室工作職責》《檔案利用制度》等工作制度，建立起完善的檔案管理機制，使得學校檔案管理工作更加健康有序的發(fā)展。
（四）實現(xiàn)管理現(xiàn)代化，拓寬服務領域。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，我國檔案管理的現(xiàn)代化、信息化發(fā)展也日益成熟。利用現(xiàn)代化高科技手段完善檔案管理安全工作的現(xiàn)代化，檔案的作用在于為學校領導的決策提供依據(jù)，這是就需要檔案管理者通過一定的手段將檔案資源及時提交學校領導。利用現(xiàn)代科技實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化不斷提高了資料利用率，更使得校方通過檔案資料的使用過程，使得他們更加重視檔案管理工作。
（五）緊跟時展，將檔案管理工作與校園文化建設相結(jié)合。學校檔案工作應該以廣闊的社會文化為背景，結(jié)合自身學校的發(fā)展特色，不斷地改革創(chuàng)新，緊跟時代潮流，建立獨具本校特色的文化氛圍，再通過學校文化走廊、校報等進行校園文化的宣傳。
二、我國檔案管理工作的安全管理措施
檔案管理工作中安全管理工作尤為重要，但是由于我國學校檔案管理意識淡薄，造成檔案管理工作中存在“重保密輕利用”的現(xiàn)象。怎樣將檔案管理工作的安全管理措施與利用做到良好的結(jié)合？
（一）檔案管理人員要做到“兩勤一查”。檔案管理工作人員要做好定期的宣傳工作，利用校報、宣傳走廊、QQ群等，向全體師生宣傳《檔案法》《保密法》及查閱檔案資料的規(guī)章制度，使檔案使用者可以科學合理的使用檔案資源。在平常的工作中做好觀察，實時對監(jiān)控錄像進行監(jiān)看，防止出現(xiàn)檔案被閱讀者偷撕、涂改甚至損壞。在閱讀者歸還檔案資料時，管理人員也要做好檔案是否完好的檢查，如若發(fā)現(xiàn)問題，管理人員應該及時向領導小組進行匯報，在問題出現(xiàn)的第一時間做到問題的檢查。
（二）做好檔案開放前的基礎工作。學校在進行檔案管理工作時，要做好檔案開放前的基礎工作，提高開放案卷的內(nèi)在質(zhì)量。要根據(jù)檔案的原有存放規(guī)律，將檔案進行科學分類、組卷、編目、排列。在做好這一系列工作后，要對珍貴、重要的檔案進行復印、掃描進行復制，做好檔案副本，進而延長檔案的使用壽命。
（三）做好檔案的解密工作。部分檔案還是屬于“保密”檔案，而檔案保密是有時效性的，根據(jù)《保密法》的規(guī)定，保密檔案劃分為“絕密”“機密”“秘密”三個等級。這就要求檔案管理者應該及時對保密期慢的檔案進行清理和劃分，將這些文件進行公開，使得師生可以借閱。
三、總結(jié)
綜上所述，檔案安全管理工作是一項長期的艱巨的工作，也是尤為重要的工作。學校應該加強對檔案安全管理工作的重視程度，結(jié)合學校的工作實際，不斷地總結(jié)經(jīng)驗教訓，轉(zhuǎn)變檔案管理工作思路，創(chuàng)新檔案管理方法，定期對檔案管理者進行職業(yè)素質(zhì)、業(yè)務能力等方面的培訓，加強管理人員檔案保密安全管理的培訓，這樣可以促進檔案管理工作健康、有序的發(fā)展。
【參考文獻】
強化學校綜合檔案管理是滿足學校德育教育的重要依據(jù)。其中，學校在進行德育教學的過程中可以將學校綜合檔案管理的內(nèi)容作為資料和依據(jù)，充分激發(fā)學生的求學熱情。同時，提升學校綜合檔案管理水平是促進教學管理活動正常開展的條件。因此，不?嗵嶸?學校綜合檔案管理水平具有非常重要的現(xiàn)實意義。
二、學校綜合檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題
（一）學校綜合檔案管理制度缺乏規(guī)范性。目前，部分學校在發(fā)展過程中雖然按照《檔案法》和《實施辦法》等制定了各項規(guī)章制度，但是并沒有結(jié)合學校綜合檔案管理的現(xiàn)狀，脫離學校綜合檔案管理的實際情況，如尚未制定師生的檔案管理規(guī)定、缺乏單獨的學校管理法規(guī)，從而讓學校綜合檔案管理制度流于形式。同時，由于學校領導者忽略了學校綜合檔案管理制度的重要性，制度執(zhí)行力度較弱，缺乏強有力的行政力量，常常出現(xiàn)檔案材料收集不全面的現(xiàn)象，嚴重影響了學校綜合檔案資料的完整性。
（二）檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)偏低。當前一些從事學校綜合檔案管理工作的人員以兼職為主，或者是全職的非專業(yè)人士，工作管理人員變動非常頻繁，對檔案管理業(yè)務知識了解較少，常常在學校綜合檔案管理的劃分、整理和編研過程中出現(xiàn)不規(guī)范的行為，嚴重影響了學校綜合檔案管理的水平。
（三）檔案使用效率較低。學校檔案室是收藏資料和檔案非常重要的地方，但是大部分學校的檔案室缺乏特色，尚未突出自己的建設特色。同時，還有一部分學校在檔案資料的綜合利用和開發(fā)中缺乏動力，從而導致學校檔案資料的使用效率低下。
（四）檔案管理手段落后。雖然現(xiàn)代信息化技術(shù)水平得到了較大的提升，但是一些學校在檔案管理過程中所采用的管理手段依然非常低下，信息化程度較低，導致學校綜合檔案管理無法跟上信息化發(fā)展的步伐。甚至還有一些學校在綜合檔案管理過程中以人工為主，工作效率低下，所以一些資料在管理過程中常常會因為受天氣或者其他原因影響而受到磨損，從而導致學校檔案資料失去應用的價值。
三、解決學校綜合檔案管理存在問題的策略
（一）制定規(guī)范化的檔案管理制度，突出學校發(fā)展特色。在學校不斷發(fā)展的過程中，校領導應該充分發(fā)揮帶頭作用，有效結(jié)合本學校的發(fā)展特色和規(guī)模，制定科學合理的學校綜合檔案管理辦法、細則和規(guī)定，明確劃分學校各類檔案的歸檔范圍，并嚴格按照學校綜合檔案的歸檔制度進行保管、保密、統(tǒng)計和利用，以便能夠更好地實現(xiàn)學校綜合檔案管理的規(guī)范化、標準化。同時，學校管理者還應該積極將檔案管理工作全面納入學校發(fā)展的工作計劃中，明確劃分學校檔案管理各個部門的職責范圍和責任，有效提升學校檔案管理工作在學校發(fā)展過程中的重要性。
（二）提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，加強檔案管理人員業(yè)務培訓。在學校綜合檔案管理過程中，為了從根本上提升檔案管理水平，需要建設一支專業(yè)能力強、理論知識水平高和政治素養(yǎng)高的檔案管理隊伍。首先，每一所學校都應該盡量安排兩三名專職檔案管理人員，減少兼職文件資料收集員的數(shù)量，讓學校綜合檔案管理室指導員督促各處室的檔案收集工作，從而保障學校檔案管理資料的完整性和規(guī)范性。其次，不斷加強檔案管理人員的業(yè)務培訓，讓檔案管理人員能夠及時掌握最新的業(yè)務技能，為提升學校綜合檔案管理水平奠定堅實基礎。
由于學校檔案管理工作非常復雜且具有較強的專業(yè)性，所以要求學校綜合檔案管理人員應該具備較強的專業(yè)知識和豐富的管理經(jīng)驗。因此，只有這樣才能夠全面提升學校綜合檔案管理的水平，全面記錄學校在不斷發(fā)展過程中所發(fā)生的每個事件，以及取得的重要成果，為學校今后穩(wěn)定健康發(fā)展提供重要的依據(jù)。此外，學校在綜合檔案管理過程中還應該進行合理分類，為相關(guān)人員進行查找和翻閱提供方便，允許學生進行閱覽，從而促使學生能夠更加全面、更加深入地了解學校的發(fā)展歷史，提升學校在學生心中的整體形象，為學校穩(wěn)定健康發(fā)展提供重要的條件。
