時間：2023-06-11 08:23:58
序論：速發(fā)表網(wǎng)結(jié)合其深厚的文秘經(jīng)驗，特別為您篩選了11篇電子合同歸檔管理范文。如果您需要更多原創(chuàng)資料，歡迎隨時與我們的客服老師聯(lián)系，希望您能從中汲取靈感和知識！
1 實施背景及目標
合同作為經(jīng)營管理的手段，是企業(yè)與外部進行物流、資金流、信息流交換的基本形式，是企業(yè)從事經(jīng)濟活動取得經(jīng)濟效益的橋梁和紐帶，同時也為企業(yè)帶來了各種各樣的法律風險，如何通過信息化手段提升合同法律風險管控能力，提高質(zhì)量及效率，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營保駕護航是本文研究的重點。
2 傳統(tǒng)合同管理中存在的問題
培養(yǎng)專業(yè)的法律人才隊伍，健全法律規(guī)章制度、增強法制觀念，這些都是提升公司合同管控水平的重要手段，但是傳統(tǒng)的全靠人工審核的合同管理模式，仍存在以下問題：
2.1 合同履行監(jiān)控情況難以掌控
傳統(tǒng)的合同管理模式更側(cè)重于合同簽訂前對合同重要條款的審核，而合同已經(jīng)履行到什么程度，是否按照合同簽訂的進程有序推進，這些都是法律部門管控的難點及薄弱環(huán)節(jié)，難以真正實現(xiàn)對合同全生命周期的管理。
2.2 風險管控能力有待提升
風險管控是合同管理的重要內(nèi)容，如何確保合同文本內(nèi)容的規(guī)范性及真實性、合同對方主體的合法性、財務(wù)付款合同與正式簽字確認合同的一致性，降低合同倒簽率等等，以上問題只靠人工審核都難以解決。
2.3 查閱、統(tǒng)計不便利
金額、對方供應(yīng)商等合同信息全靠人工登記臺賬，工作量大、易出錯、且統(tǒng)計維度單一，無法滿足管理層多維度的決策、分析要求。
3 解決對策
基于以上現(xiàn)狀及問題，企業(yè)可以借助信息化手段，將標準的合同管理流程、條款和范本等業(yè)務(wù)管控模式通過信息化系統(tǒng)進行固化。實現(xiàn)對合同規(guī)范、標準的統(tǒng)一管理。詳細功能模塊如下：
3.1 合同審批表模塊
合同審批表是貫穿各項功能的紐帶，也是業(yè)務(wù)審核的重點。通過合同審批表，將合同中最重要的內(nèi)容進行突出展現(xiàn)，同時提示各類合同的審核注意事項。包括合同基本信息、合同金額、對方主體、簽章信息等內(nèi)容。
合同基本信息：包括合同編號、合同名稱、合同承辦部門、合同履行時間、合同業(yè)務(wù)大類、合同業(yè)務(wù)小類、合同主要內(nèi)容、風險提示、審核規(guī)范、審核職責規(guī)范等；
合同金額：包括合同幣種、合同價款、合同稅款、合同總金額、付款條款等。
對方主體：包括對方主體名稱、銀行賬戶名稱、開戶行名稱、開戶行賬號等。
簽章信息：甲方簽字人、甲方簽字日期，乙方法定代表人、乙方簽字人、乙方簽字日期等。
3.2 合同審批流程模塊
合同審批流。主要是將合同審批業(yè)務(wù)流程固化在系統(tǒng)中，實現(xiàn)電子審批。主要流程包括：合同審批、授權(quán)、歸檔。履行、變更、移交、解除、作廢等。
3.3 合同統(tǒng)計查詢模塊
支持用戶通過合同名稱、合同編號、對方當事人、合同金額、合同起草人等信息，快速定位到用戶需要查詢的單個合同。
提供多維度報表查詢及統(tǒng)計功能，包括倒簽率報表、簽訂及時率報表、合同歸檔統(tǒng)計報表、結(jié)算合同報表等。用戶通過在系統(tǒng)中選擇報表類型、期間等查詢條件，系統(tǒng)可快速、直觀、精準展示統(tǒng)計結(jié)果。
3.4 合同履行監(jiān)控模塊
從相關(guān)財務(wù)系統(tǒng)中獲取所有合同的報賬及付款情況，給相關(guān)業(yè)務(wù)用戶直觀展示合同的付款進程；通過系統(tǒng)定期向相關(guān)業(yè)務(wù)部門發(fā)送合同履行監(jiān)控單，請業(yè)務(wù)部門主動報送各合同執(zhí)行情況并通過電子流程流轉(zhuǎn)到法律部門。法律部門可以逐不出戶就清晰了解每個合同的付款及履行進程，對存在風險及時洞察并采取相應(yīng)措施，防患于未然。
3.5 合同檔案管理模塊
對于已經(jīng)審批完成的合同進行電子歸檔，按照紙質(zhì)合同歸檔規(guī)則，系統(tǒng)建立相應(yīng)的合同編目、案卷。建立電子的借閱審批流程，電子流程審批通過后，系統(tǒng)會給申請人賦予查看相應(yīng)借閱合同的權(quán)限。
3.6 多系統(tǒng)協(xié)作辦公模塊
通過打通與手機辦公、財務(wù)報賬平臺、文檔安全等系統(tǒng)接口，實現(xiàn)各系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的一致性、辦公的高效性以及安全的管控性，主要如下：
3.6.1 與短信平臺接口
當審核人收到待審批合同時，系統(tǒng)會促發(fā)短信，提醒審批人及時審批合同；當審批人處理時間超過企業(yè)要求的處理時限后，系統(tǒng)會自動發(fā)送催辦短信給審批人，提升合同處理的及時性。
3.6.2 與文檔外發(fā)系統(tǒng)接口
合同審批完成后，系統(tǒng)自動加蓋水印，并留痕控制，任何人無法再對合同的任何信息進行修改，只能查看和打印，且打印的合同會顯示某某企業(yè)名稱的水印，避免合同在前期商定妥當，且已履行完內(nèi)部流程后，被對方主體惡意篡改。
3.6.3 與財務(wù)報賬系統(tǒng)接口
前言
在當今這個社會，很多的財富都是由合同構(gòu)成的，現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營離不開合同，合同不僅是進行經(jīng)濟活動的重要文件，也是很多糾紛的根源。正因如此檔案合同的管理就顯得尤為重要。在合同檔案應(yīng)用越來越廣泛的情況下，如何加強合同檔案的管理是一個值得思考的問題，文章從以下幾個方面進行分析了合同檔案的各項問題。
1、合同檔案的收集工作
合同要經(jīng)過起草、審核、審批簽署、責任方簽署才能簽訂完成，而合同檔案的收集、整理和組卷都有很大的不規(guī)律性，因而這一過程中的長時間流轉(zhuǎn)會給檔案部門的收集工作帶來一定的困難。為了更好的收集合同檔案，提高檔案管理質(zhì)量，第一，正式合同文本簽字儀式雙發(fā)都應(yīng)到場，根據(jù)合同法以雙方簽訂方蓋章來確定合同成立，在蓋章的時候?qū)贤M行編號登記使其成為合同檔案的憑據(jù)，合同文本一經(jīng)簽字、蓋章、公證后就即時收集歸檔。合同檔案的管理人員還應(yīng)用系統(tǒng)、發(fā)展的眼光看待收集到的合同檔案材料，保證相關(guān)的文件如催告函件等也應(yīng)該及時收集和歸檔，避免合同檔案的遺漏及時效的損失。第二，檔案管理人員要通過對合同檔案形式與內(nèi)容的規(guī)范性的分析，在合同審批的過程中應(yīng)該填寫合同審批單，審批單應(yīng)由經(jīng)辦部門填寫，記載合同內(nèi)容、責任者、金額、經(jīng)辦部門等相關(guān)信息，并實行一式三聯(lián)的統(tǒng)一格式，附合同文本一并辦理審批流轉(zhuǎn)，另外檔案部門在提供合同檔案利用的時候一般不應(yīng)提供合同文本的原件，而是提供復(fù)印件。對合同檔案的查閱應(yīng)該建立起管理制度，加強合同檔案的保密性。只有按上述規(guī)范操作才能真實反映每一份合同形成的全過程信息，進而從根本上解決合同檔案收集難的現(xiàn)象。
2、合同檔案的分類、電子歸檔和歸檔范圍
說到合同檔案的分類自然離不開合同的分類，參照制訂企業(yè)合同檔案的歸檔范圍，一般可按照合同文件類型可按合同文件類型進行分類，分為合同準備前期文件、合同簽訂文件、合同執(zhí)行文件。筆者所在的企業(yè)，合同管理檔案作為一大類，是一級類目，合同種類作為二級類目，合同文件類型作為三級類目?！秶抑卮蠼ㄔO(shè)項目要求與檔案整理規(guī)范》和《核電文件檔案管理要求》對合同文件的歸檔范圍在規(guī)范性附錄中均有規(guī)定，可以參照制訂企業(yè)合同檔案的歸檔范圍。
然而隨著檔案信息數(shù)字化處理技術(shù)和計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，合同檔案工作從初期的手工操作、查詢、保管到目前的電腦查詢、信息下載、智能監(jiān)控保管，把人們從繁重單調(diào)的勞作中解放出來；同時也讓所保存的檔案原件得到了更好的保護。在檔案的查詢利用中，提高了工作效率，降低了管理成本。當前很多檔案館都在努力推行數(shù)字化管理，一方面對館藏檔案進行掃描，建立信息管理系統(tǒng)；另一方面，對新進館檔案實行電子報送，直接將電子檔案信息錄入已建立的信息管理系統(tǒng)。從實現(xiàn)合同檔案管理數(shù)字化、建立數(shù)字合同檔案館的長遠目標來看，實行電子歸檔是其中最為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。筆者所在的企業(yè)根據(jù)規(guī)定合同檔案的歸檔范圍為：合同準備前期文件包括前期準備綜合性文，立項與相關(guān)文件，資格預(yù)審，詢價、報價，招標、投標、評標文件、合同推薦及支持文件、談判及相關(guān)文件（含會議紀要、來往函件、談判中的臨時協(xié)議）等。合同簽訂文件包括合同簽字文本及附件、補充協(xié)議書、保函與其它。
3、明確歸檔責任部門，制訂合同檔案整理辦法
《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中規(guī)定“企業(yè)各職能或承辦部門及項目負責人應(yīng)對本部門或項目歸檔文件的完整和系統(tǒng)負責；企業(yè)各職能或承辦部門及項目文件形成者應(yīng)負責積累文件，并對齊全、準確和形成質(zhì)量負責；專兼職檔案人員應(yīng)負責收集、整理應(yīng)歸檔的文件，并對歸檔文件的整理質(zhì)量負責?！睋?jù)此，我們可以肯定合同檔案歸檔責任部門應(yīng)為合同管理部門，并指定專兼職檔案人員。檔案部門主動與合同部門溝通交流，確定歸檔的范圍，制定合同檔案整理模板，最后由合同部門制訂《合同組卷辦法》，檔案部門審查，由合同經(jīng)辦人負責合同歸檔文件的收集和整理，并向檔案部門定期移交。并規(guī)定合同準備前期文件和合同簽訂文件在合同簽訂后1季度內(nèi)向檔案部門移交，合同執(zhí)行文件在合同執(zhí)行完畢后1季度內(nèi)向檔案部門移交。這推進了合同檔案整理的規(guī)范性和可操作性。
4、檔案部門跟蹤考核，以推動合同檔案歸檔工作
在很多人的認識里，文件整理歸檔是檔案部門的事，職能部門歸檔意識不強，要做好此項工作，必須要得到公司領(lǐng)導的支持，將職能部門歸檔納入部門績效考核中，與部門獎金系數(shù)掛鉤。筆者所在的企業(yè)就將文件是否及時歸檔、歸檔文件是否為原件納入到對各部門的績效考核中。檔案部門每年年初年度公司文件歸檔計劃，每月跟蹤考核，并在7月對歸檔情況進行統(tǒng)計分析，形成報告由公司領(lǐng)導簽發(fā)，通報公司各部門。且每年年初檔案部門會向合同部門搜集上一年的合同清單和簽訂日期，對照清單核查是否已歸檔，統(tǒng)計未歸檔合同清單，發(fā)與合同部門，督促其在指定期限完成，否則將納入部門績效考核。此舉大大推動了合同檔案歸檔工作的主動性和及時性，并確保歸檔文件的原始性。
5、合同檔案工作遇到的問題和思考
合同檔案工作雖然滿足了企業(yè)一部分的需要，但在合同檔案工作中，發(fā)現(xiàn)仍存在一些問題。
1.檔案人員催促合同經(jīng)辦人及時移交檔案，合同經(jīng)辦人抱怨工作太多，沒有時間整理，或整理質(zhì)量較差。針對這個問題，筆者建議可以考慮采用合同經(jīng)辦人負責合同歸檔有關(guān)文件的收集和初步整理，合同部門設(shè)立專職檔案人員負責合同檔案的規(guī)范性整理，如制作案卷封面、目錄、備考表、頁號打印、裝訂等，并負責向檔案部門移交。專職檔案人員參與重大合同的招投標和談判過程，便于掌握合同相關(guān)有關(guān)情況，利于理解合同檔案的系統(tǒng)性。專職檔案人員保持相對穩(wěn)定，檔案部門對其進行定期的指導和培訓。
2.檔案人員無法及時掌握合同簽訂情況，不能及時跟蹤。雖然制定了合同準備前期文件和合同簽訂文件在合同簽訂后1個月內(nèi)向檔案部門移交，合同執(zhí)行文件在合同執(zhí)行完畢后1個月內(nèi)向檔案部門移交規(guī)定。但因為檔案部門不能掌握合同是否簽訂，何時簽訂等信息，無法做到及時跟蹤。經(jīng)常有非合同部門人員到檔案部門借閱合同，發(fā)現(xiàn)合同沒有移交的情況。針對這個問題，可以考慮在信息系統(tǒng)合同管理模塊中加入檔案人員節(jié)點，合同管理模塊與文檔管理之間建立關(guān)聯(lián)，檔案人員可以通過合同管理模塊掌握合同簽訂情況，同時合同模塊也可以調(diào)閱與該合同相關(guān)的文檔，及時掌握合同執(zhí)行情況。
6、加強合同檔案部門的管理工作
合同檔案還沒有作為一個單獨的管理門類，而是依據(jù)合同的的性質(zhì)、類別等分別納入不同檔案管理門類，不少單位經(jīng)常指定同部門或財務(wù)部門負責管理本單位合同檔案。如今企業(yè)的合同數(shù)目增多，使用的頻率也提高，同時伴隨合同信息資源的深層次開發(fā)，傳統(tǒng)的合同檔案管理工作與如今的形勢存在了矛盾，我們要推行“重合同，守信用”企業(yè)認證工作，建立專業(yè)化的合同檔案管理部門，并不斷提高管理能力。
6.1檔案部門要加強其有關(guān)業(yè)務(wù)部門的聯(lián)系
檔案部門要發(fā)揮主觀性配合業(yè)務(wù)部門定期檢查合同的辦理情況，加大法律宣傳提高業(yè)務(wù)部門的檔案意識，同時應(yīng)該明確合同檔案的具體內(nèi)容，了解合同的履行情況，并根據(jù)不斷變化的情況進行修訂和補充，清理遺漏的合同材料，對有期限規(guī)定的合同的辦理情況進行通報和督促。
6.2檔案管理部門要實行合同安全統(tǒng)一管理
為了避免檔案的缺散流失，這就要求檔案管理部門對合同檔案文本進行集中管理。統(tǒng)一開展保管利用、鑒定銷毀和編研開發(fā)工作。
6.3開展檔案部門跟蹤考核管理
在每年初檔案部門首先要搜集上一年的合同清單和簽訂日期，對照清單統(tǒng)計未歸檔合同清單，同時發(fā)與合同部門督促其在指定期限完成歸檔。接著年度公司文件歸檔計劃，進行每月的跟蹤考核。在年中再次統(tǒng)計分析這半年的歸檔情況，形成報告由公司領(lǐng)導簽發(fā)，通報公司各部門。
6.4明確歸檔責任部門，制訂合同檔案整理辦法
一井水：合同檔案是按文種劃分的，而企業(yè)檔案分類是以工作職能來劃分的，如黨群、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、產(chǎn)品、科研、基建、設(shè)備儀器、會計、人事等十大類，每類都可能涉及合同檔案，因此，屬于哪類合同歸到哪類進行管理。
Zhoumingming：合同比較多的單位，把合同單獨設(shè)成合同檔案門類比較方便管理。而且，科怡軟件公司已經(jīng)把合同檔案單純設(shè)置了模塊。其目錄按“檔號、合同名稱、合同編號、責任者、甲方、乙方、簽訂日期、金額、備注”等子目錄項來設(shè)置，查找方便。
后發(fā)制人：如合同數(shù)量不是很多、比較零散時，可不單獨設(shè)置模塊，將其歸入對應(yīng)門類便可；如合同數(shù)量較多也相對集中，最好另設(shè)一個模塊單獨管理。
zzia050406220：比較合理的管理方法就是合同整理時分散到各個類別的檔案中去，像“一井水”所說，屬于哪一類就歸到哪一類去，在管理系統(tǒng)中建立合同數(shù)據(jù)庫，將合同的基本信息，如編號、名稱、合同對方、合同屬性、金額、履行情況、整理互見號等詳細著錄。既保證原有檔案間聯(lián)系，維護其完整性和系統(tǒng)性，又實現(xiàn)了檢索和利用的便捷性。
savvy：還有另外一種方法，那就是實體集中存放，然后，通過檔案管理系統(tǒng)，將相應(yīng)的條目或者數(shù)字檔案放到對應(yīng)的類別里去。
郭東升：一般說，不將合同入在會計類、人事類。牽涉這兩類的合同一般應(yīng)入其相關(guān)行政管理類、經(jīng)營管理類。國家檔案局已經(jīng)出臺了企業(yè)檔案實體分類整理規(guī)則，應(yīng)該依照規(guī)則結(jié)合本企業(yè)實際貫徹執(zhí)行。作為企業(yè)，國家為之出臺的分類暫行規(guī)則，是本單位制訂分類方案的基本依據(jù)。企業(yè)應(yīng)該以此為基本框架，結(jié)合單位實際編制本單位的分類方案。
Smxlhy：同意一井水的觀點，合同檔案應(yīng)歸入相應(yīng)類別，并區(qū)分不同價值來保持文件間有機聯(lián)系。
一井水：合同是一類文書的名稱，而不能把它作為一類檔案，企業(yè)檔案基本是按照工作職能來分類，每一項工作職能都會形成相關(guān)合同檔案，并不需要人為拆散合同，而是按照合同形成部門與內(nèi)容歸入相關(guān)類別即可。如合同檔案再單設(shè)一類，那施工合同歸入基建檔案行，歸入合同檔案還行，就不具有唯一性了。
Savvy：我們單位的合同工作由專門部門進行主管，并按季度形成管理報表。合同管理有對應(yīng)的主管職能部門、規(guī)章制度和工作人員，本身已形成獨立的工作體系。確實合同存在多種分類屬性，很多從屬于項目。我們的合同由于分部門保管，也很自然形成了各總部特點的合同檔案。從檔案整理的角度來分析，其實，已經(jīng)區(qū)分了部門(工作職能)和年度，但作為相對獨立的一項工作，把合同檔案單獨管理更為恰當。
郭東升：在企業(yè)檔案整理中，同一類目的合同數(shù)量多，應(yīng)該單獨立卷。而不可用形式分類法將其單獨設(shè)類。屬于不同類目的合同，應(yīng)該歸在不同類目里。
馬帥章：合同應(yīng)與其涉及事項放在一起，保證了某一項工作檔案資料的完整性，也便于在利用合同檔案時根據(jù)關(guān)鍵詞有效檢索出來。將合同檔案與其所歸屬事項相關(guān)資料存放在一起，管理利用都很方便！
Zhoumingming：合同檔案能否單獨設(shè)類，主要看是否方便查找利用，不要機械地用傳統(tǒng)管理模式來約束它。對于產(chǎn)生合同數(shù)量特別多的單位，如何將合同檔案與其所歸屬的事項相關(guān)資料存放在一起呢？
馬帥章：合同數(shù)量特別多的意思如何理解呢？即便是特別多的話，依然可以與所歸屬事項資料放在一起，這樣，也便于理解合同內(nèi)容涉及事項與合同的來龍去脈。單獨將合同拿出來分為一類，可在以下兩種情況應(yīng)用：一是全部檔案的主體以合同為主，二是所有檔案中合同利用率特高，而其他檔案利用率平平。
小魚兒：針對合同檔案的管理問題，各單位應(yīng)根據(jù)具體情況具體對待。機關(guān)事業(yè)單位往往合同比較少，大都依據(jù)《規(guī)則》按文書檔案整理方法進行了歸檔，既保證了文件材料的完整性，查找利用起來也比較方便。企業(yè)單位，往往企業(yè)合同比較多，可把合同單獨設(shè)為一類，便于更好地為企業(yè)服務(wù)。比如，我們?yōu)橐幻駹I企業(yè)指導，在幫助其制訂分類方案時發(fā)現(xiàn)，企業(yè)的各種證照、驗資報告利用率比較高，如果分散歸檔不易利用。我們針對企業(yè)的具體情況，就把各種證照、驗資報告單列了出來。雖然，不太符合檔案管理的相關(guān)規(guī)則、規(guī)定，但得到了企業(yè)的認可。
Savvy：證照、章程、驗資報告使用非常頻繁。這三者一定要單獨和別的文件區(qū)分開，我單位采用的是“復(fù)印+掃描”雙套制。這類材料都屬于產(chǎn)權(quán)檔案。
zhouya1117：1.在合同檔案相對較少的時候，合同檔案自然不必單獨設(shè)類，屬于不同類目的合同，應(yīng)歸檔在不同類目中；可采取雙套制的方式，復(fù)印一套合同集中后做成資料，方便查閱利用。2.在合同檔案相對很多的時候，尤其是針對某些特殊系統(tǒng)、特殊單位，就應(yīng)單獨設(shè)置類目對合同檔案進行管理。
郭東升：我贊成合同檔案的管理應(yīng)該根據(jù)實際情況而定的觀點。但我以為，無論合同多少，屬于不同類目的合同，應(yīng)該歸檔在不同的類目中，即使在合同檔案相對很多的時候。試想，一級類目如果是合同類，行政管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、設(shè)備類、基建類等都要歸為此類了，就會平行類目交叉、上下類目互不從屬，類目混亂不言而喻。
龍正義：如數(shù)量比較多，可專門劃為一類；如數(shù)量較少，則可歸入文書檔案之中；如是跟某個項目有關(guān)，則放入該項目檔案之中，這還是傳統(tǒng)的管理手段。如實現(xiàn)了高度的信息化管理，那所有文件不分種類全部可以大流水排序，所謂的分類只是文件的一個標簽而已。如找某個檔案，通過標題、編號、年度、責任者等要素來檢索，甚至可全文檢索，還可自動相似性排序，跟該文件內(nèi)容相關(guān)的文件都可以自動排列出來。這時，檔案實體如何分類如何排序已經(jīng)不重要了。
Savvy：近期，我們就遇到很現(xiàn)實的合同管理問題。要求匯總?cè)亢贤夸?，正本的保存也在商定保管方案。初步擬訂三種方案，一是高度集中；二是維持部門分別保管；三是分類管理，有統(tǒng)有分。
小刀：匯總合同目錄一由檔案管理部門弄，二或由合同管理部門弄，我們這邊多是合同管理部門弄的，相當詳細。保管方案還是集中管理便于管理，利用上應(yīng)該也不存在影響因素，是我就選擇高度集中。
亓曉華：據(jù)了解，有些單位對部分應(yīng)歸檔的合同、協(xié)議、房屋產(chǎn)權(quán)文件等經(jīng)濟類檔案文件資料歸檔不及時，甚至根本不歸檔，長期滯留在經(jīng)辦人或單位負責人手中，甚至還有的認為這些資料已無用而銷毀。致使該歸檔的資料流失或殘缺不全，產(chǎn)生諸多危害。要做好合同檔案的管理，我認為，須做到以下五點：1.加強合同檔案歸檔的宣傳工作，規(guī)范合同的文本格式，增強職工的檔案意識和法律意識；2.把好合同檔案歸檔的關(guān)口，確保合同協(xié)議的及時、高效歸檔；3.對歸檔的合同檔案要進行科學、細致的分類，以便查找利用；4.檔案工作人員要改變以往的“等待”歸檔意識，變“被動”為“主動”；5.逐步實現(xiàn)合同檔案管理信息化，進一步加強合同檔案歸檔管理。
月色微涼：本人根據(jù)公司情況，做了一個《合同檔案整理指引》。
一、范圍：本指引中的合同是指公司及所屬各單位與其他民事主體簽訂的各類合同。
二、合同整理要求：1.本指引中的合同檔案必須是合同簽訂雙方按合同要求簽字、蓋章已生效的合同；2.各類合同的文本（正、副）及其相關(guān)附件資料隨合同一起歸檔；3.合同檔案是公司檔案全宗的重要組成部分，必須由各項目公司的綜合檔案室統(tǒng)一管理，任何部門和個人都不得擅自扣押、丟失、修改、銷毀合同檔案。
三、合同整理方法：1.收集。（1）對方先蓋章的合同：合同簽訂后，由各經(jīng)辦人拿到行政人事部或綜合管理部蓋章后，由蓋章人即時留存一套合同原件、合同相關(guān)附件及合同審批件一同歸檔；（2）我方先蓋章合同：各經(jīng)辦部門專（兼）職資料員負責對由我方先蓋章的合同跟進直至合同簽訂完畢，在收到雙方蓋章生效的合同原件后，即可歸檔到行政人事部或綜合管理部檔案保管人處；（3）合同履行中如發(fā)生合同糾紛，承辦人員應(yīng)將處理合同糾紛的文件在簽字或生效后，及時向本單位的檔案部門移交歸檔，檔案部門應(yīng)將這些文件收集齊全后歸入企管類檔案。2.整理。（1）合同檔案實行按件歸檔的方式；（2）合同檔案按年度—保管期限來整理，同一年度、同一保管期限內(nèi)按時間順序排流水件號，并按件號進行排列、存放。3.確定保管期限。合同檔案的保管期限分為“永久”、“30年”、“10年”、“5年”四個期限，在檔號結(jié)構(gòu)中，用數(shù)字分別表示為“1”、“2”、“3”、“4”，即永久為“1”，30年為“2”，10年為“3”，5年為“4”。4.編頁。5.蓋檔號章。（1）合同檔案號的形成：全宗號—分類號—年度—保管期限—件號；（2）蓋檔號章的位置：文件右上角，盡量不要壓蓋原合同內(nèi)容；（3）填寫檔號章里的內(nèi)容：類別號為“H”；年度一般以合同里蓋章處的簽訂日期為準；保管期限填寫：“10年”“5年”等；件號以合同在同年度同保管期限下的流水號作為件號。6.信息錄入。將合同基本信息錄入電腦。7.掃描。將整理完畢的合同檔案進行掃描。8.裝盒。（1）統(tǒng)一年度統(tǒng)一保管期限檔案裝一盒，數(shù)量多的可以分盒裝，但是件號保持連續(xù)；（2）每一盒內(nèi)部合同檔案裝盒順序：卷內(nèi)備考表置于盒底，中間是歸檔合同檔案，上面是卷內(nèi)目錄。9.上架排列。合同檔案裝盒后同一年度同一保管期限的合同順序從上至下從左至右排列。
(一)合同分類。根據(jù)合同性質(zhì)不同，建設(shè)項目合同主要分為以下三類：1.建設(shè)項目施工合同，包括土建、施工、安裝和裝飾裝修合同等。2.技術(shù)服務(wù)合同，包括建設(shè)項目中的勘察、設(shè)計、監(jiān)理、中介、技術(shù)咨詢和服務(wù)合同等。3.物項采購合同，指設(shè)備、材料、辦公用品等采購合同。(二)將歸檔要求納入合同條款。建設(shè)項目中，最為重要的檔案就是竣工圖?？⒐D是項目實體最終真實情況的具體反映，是今后項目改擴建、運行維護的重要依據(jù)和憑證。因此，在項目建設(shè)初期，建設(shè)單位首先應(yīng)以合同形式約定竣工圖編制和提交的責任。具體情況有：1.由施工單位編制竣工圖的，應(yīng)在施工合同中明確施工單位提交建設(shè)單位項目檔案的名稱、內(nèi)容、版本、套數(shù)、時間、費用、質(zhì)量要求及違約責任。另外，也可與施工單位另行簽訂竣工圖編制合同。與此同時，在設(shè)計合同中，應(yīng)明確因修改增加新圖的責任，明確留作竣工圖用的施工圖套數(shù)。2.由設(shè)計單位編制竣工圖的，除紙質(zhì)竣工圖外，應(yīng)明確是否需提交電子版竣工圖以及竣工圖紙的審核方式。3.監(jiān)理合同中，應(yīng)明確監(jiān)理單位對竣工圖和竣工資料的審核以及向建設(shè)單位提交監(jiān)理檔案的責任。4.物項采購合同中，應(yīng)設(shè)立專門條款，明確供方需要提交的文件材料清單及份數(shù)等要求。針對非標設(shè)備采購加工，還應(yīng)約定提交質(zhì)量計劃、原材料質(zhì)量證明、相應(yīng)人員資質(zhì)、檢驗檢測報告、竣工圖、完工報告等。廠家提交歸檔的文件材料應(yīng)約定為原件，確實無法提供原件的，應(yīng)明確要求由形成單位加蓋與原件等效的有效標識或出具有效證明，并說明原件存處。(三)合同審批。為防范風險，根據(jù)合同類別、金額大小和重要性不同，簽訂合同之前應(yīng)履行一定的審批手續(xù)，必要時需召開合同評審會議。合同審批表、合同會簽單及合同評審專家意見，作為合同審批記錄文件，需與合同一起歸檔。(四)合同登記編號。為便于合同日常使用和管理，每份合同應(yīng)及時登記編號，并在建設(shè)單位計劃合同或法務(wù)部門予以備案。合同編號由簽訂合同的年份、承辦部門代號、合同等級、合同類別、流水號等組成。每個合同編號是唯一的，流水號應(yīng)避免斷號。
二、合同履行
合同履行過程中簽訂的補充協(xié)議、往來重要文件和會議紀要等，特別是涉及合同內(nèi)容變化的，應(yīng)及時收集，與合同一起歸檔，并且要求是原件，簽字蓋章手續(xù)完備。傳真件或其他形式復(fù)印件，需加蓋受控章予以確認。對于設(shè)備采購合同，重要設(shè)備的源地驗收或到貨開箱時，必須要有檔案管理人員參加，依據(jù)合同條款，檢查驗收設(shè)備隨機文件、完工報告、竣工圖紙等是否符合歸檔要求。對于設(shè)備監(jiān)造過程形成的質(zhì)保大綱、質(zhì)量計劃、不符合項等質(zhì)量記錄等也應(yīng)收集歸檔。對于技術(shù)服務(wù)合同，合同承辦部門應(yīng)會同檔案管理人員一起檢查乙方提供的技術(shù)報告、檢驗和測試記錄等是否符合相關(guān)要求，并及時完成驗收記錄的整理歸檔。對于施工合同，重點檢查竣工圖編制質(zhì)量和套數(shù)是否符合要求以及施工資料的完整性、準確性、系統(tǒng)性。
三、合同歸檔
(一)歸檔范圍。合同檔案一般包括：合同書原件（即：合同文本及其附件）,與訂立合同有直接關(guān)聯(lián)的其他材料,合同相對方的資信材料,可行性分析報告,國家行政機關(guān)的相關(guān)許可文件,技術(shù)協(xié)議,有關(guān)合同往來的文書、信函、傳真、電話記錄,營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件,授權(quán)委托書以及其他相關(guān)憑證的原件。技術(shù)服務(wù)合同中，與履行合同有關(guān)的技術(shù)背景資料、可行性論證和技術(shù)評估報告、項目任務(wù)書和計劃書、技術(shù)標準、技術(shù)規(guī)范、原始設(shè)計和工藝文件以及其他技術(shù)文檔是合同的重要組成部分，同樣缺一不可。如果確因數(shù)量龐大，劃歸技術(shù)檔案，應(yīng)予以詳細說明或標注鏈接。(二)歸檔要求。合同檔案的整理，一般先區(qū)分合同類別，按年度（時間順序），編制文件歸檔目錄，按件或按卷進行裝訂。合同檔案保管期限的劃分，一般根據(jù)合同本身的重要性、合同金額以及合同標的物和項目原因等綜合考慮。保管期限一般分為永久、長期、短期三種，也可直接標識具體年限。建設(shè)項目一般投資金額較大，應(yīng)編制一份完整的合同清單放入合同檔案。
四、合同管理的其他環(huán)節(jié)
談判記錄、招投標文件和評標文件及中標通知書等，作為簽訂合同的前奏，一般作為項目管理文件，不納入合同檔案范圍。合同糾紛形成的書、答辯書、判決書、調(diào)解書、裁定書、裁決書等法律文書則按專門檔案進行整理歸檔。合同檔案的借閱需由相關(guān)負責人進行審批。五、常見問題在以往建設(shè)項目合同檔案收集、整理和歸檔過程中，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)合同文本的規(guī)范性方面還有待進一步提高，比如：第一，簽訂合同的甲方或乙方，不是法人而是委托人，卻沒有收集授權(quán)委托書。第二，合同章用單位行政公章代替。第三，簽字人身份或職級與合同管理要求不符。第四，合同簽訂日期空白。第五，合同簽訂份數(shù)太少，或因保管不當，合同原件丟失。第六，合同附件，如：技術(shù)規(guī)格書、圖紙等技術(shù)資料未同時收集歸檔，鏈接標注不清晰。第七，合同檔案保管期限劃分不妥，過長或過短。第八，合同中未提及文檔管理要求，需要相關(guān)配套文件時沒有依據(jù)，局面被動。
綜上所述，作為建設(shè)項目業(yè)主方，在合同管理方面，應(yīng)設(shè)置專門崗位，建立科學合理的工作流程，改變手工粗放的管理模式，提高信息化水平，積極關(guān)注合同的動態(tài)管理與后評價工作；在歸檔工作中，堅持“通過合同控制加強工程檔案管理”的理念，做好內(nèi)部自身形成文件材料歸檔工作的同時，對外部多用合同約束建設(shè)項目相關(guān)方，加強檔案工作監(jiān)督、檢查和指導，注重協(xié)調(diào)與溝通，為今后建設(shè)項目管理全面留存更多的依據(jù)憑證，積累更多的寶貴經(jīng)驗，從而促進企業(yè)又好又快發(fā)展。
作者:王繼榮 單位:中國原子能科學研究院
中圖分類號：F232 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2017）06-0244-01
2015年12月，財政部、檔案局令第79號新修訂的《會計檔案管理辦法》，明確提出電子會計檔案可以單軌制存檔，肯定了電子會計檔案的合法性，為各單位節(jié)省成本，節(jié)約資源，提高工作效率。
1 高校會計檔案管理現(xiàn)狀
高校會計結(jié)算以自然年度為周期，主要來源于教學、科研、日常管理及建設(shè)等項目，由于高校的教學是以學年為周期，每到學期末、科研結(jié)題的時候財務(wù)部門最繁忙，財務(wù)報賬大廳好像春運排隊購買火車票一樣，報賬人員需要跑幾天才能完成全部簽字并耗費大量時間排隊報賬，財務(wù)人員每天面對大量報賬人員連喝水的時間都沒有，每一個人都或多或少有些煩躁情緒，報賬已經(jīng)嚴重影響教職工的正常工作?？梢娫械臅嫻芾砟Ｊ揭呀?jīng)不能適應(yīng)校園的高速發(fā)展，隨著高校教學、科研等數(shù)字化的發(fā)展，后勤集團產(chǎn)業(yè)化，財務(wù)電算化軟件的更新，急需實現(xiàn)會計管理電子化。
會計檔案在財務(wù)部門保存一年后（特殊情況除外），移交到校檔案館，由于財務(wù)部門沒有專門的檔案庫房，不具備檔案保管條件，導致財務(wù)檔案受潮、蟲蛀、損壞、缺失等狀況的發(fā)生；查閱人員在檔案館查閱、借閱檔案時，基本上是查閱人員自己到庫房翻找，再自行復(fù)印，在查找、復(fù)印過程中經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失、損壞現(xiàn)象，耗時幾天甚至幾周時間才能完成查詢工作，嚴重影響審計等各項工作效率，也違反檔案管理工作條例，給檔案造成無法挽回的損失。因此會計檔案需實行電子化管理，進行網(wǎng)上查閱，保護會計檔案，提高各部門的工作效率。
2 電子會計檔案管理
2.1 電子會計檔案管理的必要性及制度完善
電子商務(wù)平臺推進了電子合同、電子發(fā)票的利用，各合作單位利用網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)無紙化辦公，信息的網(wǎng)上傳遞交流節(jié)省工作人員的查驗時間，查閱人員通過輸入關(guān)鍵詞就能檢索到相關(guān)的會計檔案信息，提高檔案館的工作效率、服務(wù)水平，檔案人員有更多的時間用于檔案編研。
通過編研為利用者提煉出有價值的信息，為學校管理決策服務(wù)。在校園各辦公區(qū)域內(nèi)設(shè)置會計系統(tǒng)的終端設(shè)備，實現(xiàn)會計信息的資源共享。
規(guī)范電子會計檔案的管理制度，財務(wù)部門配有專門的兼職檔案管理人員，規(guī)范會計資料的立卷歸檔及移交前的日常管理利用，維護電子會計檔案的真實、完整、安全，財務(wù)部門在電子會計檔案移交時制作填寫《電子會計檔案移交歸檔登記表》一式三份，一份財務(wù)備查，一份檔案館存檔，一份檔案館日常利用查找。檔案館制定詳細的電子檔案歸檔范圍、保管、保密制度，嚴格履行審批手續(xù)，查閱、利用、歸還制度。歸檔電子檔案必須有電子簽名，配有專門的防磁柜保管會計電子檔案；電子源文件的元數(shù)據(jù)及背景信息存檔。完善電子會計檔案查詢系統(tǒng)，提高財務(wù)、審計人員查檔效率。
2.2 電子會計檔案的真實性完整性
歸檔電子會計檔案應(yīng)有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的第三方認證的電子簽名，特殊格式的電子會計檔案應(yīng)聯(lián)同背景信息及元數(shù)據(jù)一同歸檔，保證電子會計檔案的完整讀取；所有數(shù)據(jù)均備份并異地保存，確保自然災(zāi)害不影響電子會計檔案的利用。電子發(fā)票的歸檔保存要進行網(wǎng)上比對，保證接收電子發(fā)票的真實、準確、完整。
2.3 電子會計檔案的安全性
電子會計檔案通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，大量的會計信息在網(wǎng)上公開，如何保護電子檔案的存儲、利用安全尤為重要。檔案館提供的在線瀏覽查閱的電子檔案應(yīng)為只讀文件，利用者只能看不能修改，與電子會計檔案原件分開存儲，管理人員定期檢查電子原件以防篡改；檔案管理人員賦予查閱人員不同的權(quán)限，對于重要檔案只能到館后查閱；設(shè)置防火墻，保證系統(tǒng)安全運行，只有系統(tǒng)安全才能保證電子檔案的真實完整。
2.4 電子會計檔案人員素質(zhì)要求
定期組織會計人員參加檔案專業(yè)知R的培訓教育，提高會計電子檔案的案卷質(zhì)量，會計檔案管理人員參加會計培訓、繼續(xù)教育，熟練掌握會計軟件的操作技能，會計及檔案人員之間經(jīng)常溝通交流，增強專業(yè)素質(zhì)和水平。
電子會計檔案是新生事物，檔案管理者適應(yīng)會計檔案電子化的管理過程中，要不斷總結(jié)經(jīng)驗，形成有效的管理方法，創(chuàng)新管理思路；將來的會計軟件應(yīng)包含會計辦公系統(tǒng)和會計檔案系統(tǒng)，會計業(yè)務(wù)辦理完畢，系統(tǒng)自動生成電子會計檔案，并能提供檔案的利用、統(tǒng)計等工作。
參考文獻
四月份完成了湖北省第九屆“守合同重信用”材料整理及申報工作，完成了院工商營業(yè)執(zhí)照年檢以及企事業(yè)單位組織機構(gòu)代碼證換證及年檢工作。并對全院各類資質(zhì)進行了一次清理，按資質(zhì)證件的使用范疇及用途重新分類，制作成相應(yīng)的電子明細表，便于借閱人員查看，對日常資質(zhì)證件（原件及復(fù)印件）借用進行了登記、維護管理工作。
五月份協(xié)助深圳分院、黃岡分院、珠海分院在當?shù)亟ㄔO(shè)部門登記備案工作，以及完成了當月的合同管理統(tǒng)計工作；協(xié)助院辦等部門，收集整理**年院施工的重慶萬州草街子地質(zhì)災(zāi)害防治施工項目原始資料；以及各分支機構(gòu)投標使用資質(zhì)借用歸還登記管理工作。
六月份完成了“全國工程勘察設(shè)計單位誠信單位”牌匾、證書申領(lǐng)工作。協(xié)助各分支機構(gòu)項目投標工作，做出謀劃策之功效，如：**分院參加**藝術(shù)館工程勘察項目投標，**分院武荊高速公路連接線粉噴樁檢測項目投標等工作。按市建委工程勘察設(shè)計處和武漢勘察設(shè)計協(xié)會的要求，將我院基本情況等相關(guān)資料報送《武漢勘察設(shè)計》網(wǎng)站，建武漢勘察設(shè)計網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫。完成1-6月份半年度合同統(tǒng)計工作，以及生產(chǎn)經(jīng)營統(tǒng)計匯總工作。
七月份協(xié)助xxx科長順利完成了地質(zhì)勘察資質(zhì)（固體礦產(chǎn)勘察、水工環(huán)、液體礦產(chǎn)勘察）三個甲級資申報工作，這也是我第一次參與資質(zhì)維護管理工作，實現(xiàn)中學到了很多的知識，豐富了我的工作經(jīng)驗，此項工作已圓滿完成并已為我院取得了三個甲級資質(zhì)。完成了我院《武漢市工程勘察設(shè)計行業(yè)誠信單位》申報工作，此項工作也得到了好的結(jié)果，我院被評為武漢市28家工程勘察設(shè)計誠信單位之一。
八至九月份協(xié)助并完成了測繪資質(zhì)年檢工作，新的測繪資質(zhì)也已領(lǐng)取，并對我院地災(zāi)類（勘察、施工、評估、設(shè)計）資質(zhì)復(fù)審材料進行整理工作。
十至十二月份完成了報送國土資源部地質(zhì)災(zāi)害治理工程勘察設(shè)計施工和危險性評估四個甲級資質(zhì)復(fù)審材料申報工作，此項工作已由國土資源部審批過兩項地災(zāi)施工和地災(zāi)評估甲級資質(zhì)，還將等待另兩項資質(zhì)審批。完成了報送局企業(yè)指導處《單位資質(zhì)和個人職業(yè)資格證書情況信息表》資料。完成了上報湖北省建筑行業(yè)十強申報工作。
二、合同管理以及分支機構(gòu)服務(wù)方面工作情況
在合同管理方面對當年所簽訂的合同xxx多份合同進行了編號、蓋章登記，合同項目顧客評審表進行分類，并在OA系統(tǒng)上對所簽訂合同進行了電子數(shù)據(jù)管理，并在規(guī)定的時間里完成了**年每月生產(chǎn)經(jīng)營統(tǒng)計匯總工作。對于各單位情況不同對合同管理也采取了不同方式催收歸檔工作，使其我院合同歸檔率占xxx%以上，有效防止了因合同原因而產(chǎn)生的不必要麻煩。
對于分支機構(gòu)服務(wù)方面也是任勞任怨只有各分支機構(gòu)有快件過來，都會想盡辦法為其辦理，并在最短時間內(nèi)給他們寄郵回去，以不耽誤對方工作為目的，從不因個人問題而延誤工作。
完成了**年度省、市勘察協(xié)會會費上繳工作。
三、管理工作中的經(jīng)驗與體會
1、由于我以前從事出納工作，這是第一次接觸資質(zhì)管理、合同管理的工作，這其中有個角色的轉(zhuǎn)變，雖然出納工作使我熟悉了我院的管理制度以及合同管理細則等，為以后的工作打下了良好的基礎(chǔ)，但由于資質(zhì)管理工作以及分支機構(gòu)生產(chǎn)經(jīng)營管理的性質(zhì)不同，使我在工作中有些被動接受、缺乏創(chuàng)新的工作作風。
一、檢查范圍
區(qū)政府各部門、區(qū)直各單位、各街道辦事處以及各直屬企事業(yè)單位。
二、檢查內(nèi)容
1、行政執(zhí)法檢查的主要內(nèi)容包括：貫徹落實國務(wù)院《全面推進依法行政實施綱要》和執(zhí)行我區(qū)年度依法行政工作要點的情況；規(guī)范行政許可和行政處罰行為的情況及相關(guān)法律文書；規(guī)范行政處罰裁量權(quán)的情況；重大行政處罰決定備案情況；行政執(zhí)法隊伍建設(shè)情況等。
2、貫徹落實《區(qū)機關(guān)單位合同審查規(guī)定》及區(qū)機關(guān)單位合同層級審批制度、合同風險預(yù)警報告制度、合同爭議處理制度、合同檔案管理制度等四個制度的情況及合同歸檔整理情況。
三、檢查形式
本次檢查活動主要采取實地檢查和案卷評查等形式。
（一）填報行政執(zhí)法案卷及簽訂合同統(tǒng)計表
各部門、各單位應(yīng)認真統(tǒng)計年度形成的一般程序的行政處罰和行政許可案卷及年11月以來對外簽訂的所有合同，分別填寫《行政處罰案卷登記表》、《行政許可案卷登記表》和《簽訂合同統(tǒng)計表》，于年8月13日前將電子版通過金宏網(wǎng)報送到區(qū)法制辦。
（二）實地檢查
從8月中旬開始，區(qū)監(jiān)察局、區(qū)法制辦、區(qū)政務(wù)督查室將組成聯(lián)合檢查組對各部門、各單位進行實地檢查，聽取匯報，查看相關(guān)檔案資料。各部門、各單位應(yīng)對本年度依法行政工作開展情況及貫徹落實《區(qū)機關(guān)單位合同審查規(guī)定》及其配套制度情況進行自查，形成自查報告，同時整理好合同檔案備查。具體檢查時間另行通知。
（三）案卷評查
凡是具有行政處罰和行政許可主體資格的行政機關(guān)（組織）都要參加案卷評查。各部門應(yīng)從本年度形成的一般程序的行政處罰和行政許可案卷中分別選出行政處罰和行政許可案卷各20宗，于年8月13日前報送到區(qū)法制辦（不滿20宗的全部報送）。
四、相關(guān)要求
二、高校合同管理的現(xiàn)狀分析
（一）合同風險意識不強，管理觀念淡薄
在合同管理的過程中，簽約責任人的法律觀念和風險意識，直接影響著以后合同管理的質(zhì)量和效率。由于高校不同于一般的企業(yè)法人，受傳統(tǒng)思維定勢的影響，管理者對學校合同管理重要性的認識不足、風險意識不強、法律觀念相對淡薄。高校合同種類繁多，存在范圍廣，涉及周期長，所面臨風險的種類也是多樣的。合同談判簽約前，部分高校在對合同文本的合法性、合規(guī)性進行必要的審核時，由于沒有設(shè)立專門的部門（機構(gòu)）和人員，審核往往難以做到嚴格把關(guān)。而在正式簽約時，又存在“應(yīng)付審計、走過場”的現(xiàn)象，草率簽訂合同，這就使得合同在簽訂之初就留下了較多的隱患，加大了法律風險。在合同履約過程中，缺乏必要的對履約情況進行跟蹤、檢查、監(jiān)督。在合同履約完畢后，缺乏必要的績效評價機制。當合同履約出現(xiàn)失誤時，也沒有相應(yīng)的追蹤問責體系，不易追究責任，更難挽回損失。
（二）合同多部門簽訂，無專門機構(gòu)管理
一些高校對合同管理重要性的認識不足，缺乏統(tǒng)一歸口管理部門進行集中管理，合同的責任歸屬不明確甚至是混亂，致使各部門之間各自為政，造成合同管理十分混亂。如：基建工程的勘察、設(shè)計、安裝、施工、監(jiān)理、檢測、以及影響房屋結(jié)構(gòu)的維修改造合同由基建部門或新校區(qū)建設(shè)辦公室管理；零星維修改造工程，包括水、電、設(shè)備、教室、學生宿舍維修改造等，合同由后勤或總務(wù)部門管理；資產(chǎn)的采購、處置，資產(chǎn)的出租出借及對外投資合同由資產(chǎn)管理部門管理；教材、教輔資料的采購合同，以及教育服務(wù)合同、聯(lián)合辦學合同由教學部門管理；圖書、期刊雜志、電子資源的采購合同由圖書館管理；融資合同由財務(wù)部門管理；科研合作、科技開發(fā)、科技咨詢、科技服務(wù)、成果轉(zhuǎn)讓合同由科技部門管理；開展國際（境外）合作辦學由外事部門管理等。這種由多部門分別進行管理、簽訂的合同管理體制，當產(chǎn)生履約糾紛、尤其是涉及多方主體時，各部門之間就難免地出現(xiàn)互相推諉扯皮現(xiàn)象，不利于及時、有效地解決問題。此外，合同的多部門管理、簽訂還會造成在合同歸檔過程中，合同及相關(guān)資料分散在學校的不同管理部門，一些合同文本和證據(jù)資料因不能及時歸檔和保存，或保存不善，甚至發(fā)生丟失，給高校帶來潛在的經(jīng)濟風險和法律糾紛隱患。
（三）合同內(nèi)容不夠嚴謹，未經(jīng)嚴格審核批準
高校各類對外合同的簽訂，都必須嚴格依照《中華人民共和國合同法》等相關(guān)法律、法規(guī)，在全面、充分表達雙方真實意圖的基礎(chǔ)上，對合同的實質(zhì)性條款（包括附件）盡可能進行完備地約定。由于高校的合同內(nèi)控制度建設(shè)比較滯后，在合同管理流程中，往往缺少關(guān)鍵的合同審核環(huán)節(jié)，由于沒有設(shè)立專門的部門（機構(gòu)）和人員，或由于合同審核人員專業(yè)知識的欠缺，或相關(guān)的法律知識不足，從而在審核中無法及時發(fā)現(xiàn)不當或不利內(nèi)容和條款；也有的高校合同審核人員確實提出了恰當?shù)男薷囊庖姡驗閮?nèi)部部門之間溝通不暢，合同的經(jīng)辦人員沒有及時糾正這些不足。另外，業(yè)務(wù)主辦部門在實際簽訂合同時，有時礙于情面，或存在僥幸心理，自以為違約、糾紛不可能發(fā)生，覺得這類條款可有可無，忽視對違約責任、爭議解決等條款的約定。實際上，這些認定違約責任、確定爭議解決辦法的條款正是日后處理合同糾紛的方法和依據(jù)，同時這些條款的存在，也可有效敦促雙方積極履行合同義務(wù)。
三、高校合同管理的對策分析
（一）加強教育，提高對合同管理工作的認識
財政部于2012年11月29日了《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》，要求各行政事業(yè)單位自2014年1月1日起施行，以進一步提升高校內(nèi)部管理水平。高校合同管理是新時期高校依法治校的重要內(nèi)容，是高校內(nèi)部控制的重要組成部分，它直接規(guī)范著高校的對外經(jīng)濟行為。高校各級領(lǐng)導、各部門工作人員對合同管理工作的認識提升以及他們的法制意識的增強是做好合同管理工作的重要保障。因此，應(yīng)對學校干部職工開展廣泛深入的普法宣傳教育，加強對專兼職合同管理人員的培訓尤為重要與迫切。通過培訓學習，使他們進一步增強法制觀念，依法履行管理職責；同時使廣大干部、職工認識到，建立和完善合同管理機制，加強高校內(nèi)部控制，強化合同管理，是高校避免風險、提高經(jīng)濟效益、提升高校競爭力和發(fā)展?jié)摿Φ闹匾Ｕ?，也是市場?jīng)濟的必然要求，對于在市場經(jīng)濟條件下維護學校的利益具有十分重要的意義。
（二）加強合同的制度化規(guī)范化管理
為保障合同在審核、簽訂、履行時以及出現(xiàn)糾紛后都能夠及時有效解決處理，不至于遇到問題束手無策，高校應(yīng)依據(jù)《合同法》等法律法規(guī)，結(jié)合學校實際，建立健全一整套規(guī)章制度體系，制定一系列切實可行的高校合同管理制度，以加強合同的規(guī)范化管理，要從體制上、程序上、權(quán)限上規(guī)范和約束各職能部門履約的行為，以此規(guī)范學校的合同運作和經(jīng)營行為。例如要完善簽訂合同的授權(quán)委托制度，防治受托權(quán)力的濫用和權(quán)力的過于集中，使學校法人代表———校長的授權(quán)委托行為規(guī)范化、合法化。同時還要建立和完善合同審核會簽制度、合同專用章使用管理制度、合同追蹤監(jiān)督體系、合同檔案查詢和保管管理制度等。通過一系列制度的精心制定、認真執(zhí)行、監(jiān)督檢查，保證完整、準確、全面履行合同，維護高校的合法權(quán)益。
（三）加強合同簽訂前的審核工作
合同訂立前，應(yīng)通過嚴格的審核會簽程序。合同審核可實行合同小組會簽制。小組成員可由業(yè)務(wù)主辦部門和相關(guān)職能部門如：校辦公室、招投標辦、財務(wù)部門、紀檢審計等部門負責人以及相關(guān)專業(yè)人員組成。小組成員應(yīng)分工負責，密切配合，共同為維護學校經(jīng)濟利益把好關(guān)。可重點審核合同內(nèi)容的合法性、合規(guī)性。如當事人的名稱、地址，合同標的，質(zhì)量和數(shù)量，價款和酬金，付款的時間與方式，質(zhì)保金的收取與退還，后續(xù)的服務(wù)與維保，違約責任，解決爭議的方法等，是否都已在合同中具體載明清楚。審核合同時應(yīng)注意合同文字的規(guī)范、準確，合同內(nèi)容在邏輯上應(yīng)保證前后一致，合同使用的概念切忌使用含混不清的語言，一個概念有多種解釋時要確定一種解釋避免糾紛。會審小組成員審核后應(yīng)在合同會審表上簽署意見。由業(yè)務(wù)主辦部門綜合以上專業(yè)意見拿出較成熟的方案，最后交校領(lǐng)導審查批準。凡對外投資、融資、合作辦學以及學校資產(chǎn)聯(lián)合經(jīng)營等重大經(jīng)濟合同（50萬元或100萬元以上）和重要合同（具體金額由各校根據(jù)情況確定）應(yīng)請法律專業(yè)人員對合同的內(nèi)容、條款進行咨詢把關(guān)并簽署意見，經(jīng)分管校領(lǐng)導審核后，報校長辦公會或?qū)W校黨委會審定后簽訂。高校在簽訂合同時不僅要講正面的合作，更要強調(diào)反面的責任。只有這樣，一旦發(fā)生合同違約時，才能確保高校合法權(quán)益不受損失。
（四）加強合同履行的監(jiān)督跟蹤管理
學校合同一旦訂立，就要開始履行。在此過程中，最重要也是最根本的是加強管理，提高執(zhí)行力，確保全面按時履約。相關(guān)部門要各司其責，業(yè)務(wù)主辦部門應(yīng)對合同履行情況進行實時跟蹤監(jiān)督，指定專人跟蹤監(jiān)督合同的履行情況，按合同約定條款組織實施，對工程、物資、設(shè)備的質(zhì)量進行監(jiān)督檢查，嚴格監(jiān)督合同履行過程中是否按照合同規(guī)定辦理驗收手續(xù)。涉及到合同中的付款條款，需經(jīng)雙方確認后，由業(yè)務(wù)主辦部門辦理付款申請手續(xù)。學校財務(wù)部門應(yīng)依據(jù)合同履行收付款職責，并按審批權(quán)限，經(jīng)申請人、業(yè)務(wù)主辦部門負責人、審計部門負責人、財務(wù)部門負責人簽字，報主管該項目的校領(lǐng)導審批、簽字確認后辦理款項結(jié)算，杜絕違反合同規(guī)定超進度付款現(xiàn)象的發(fā)生。監(jiān)察、審計部門應(yīng)認真履行督查職責，保障學校合法權(quán)益不受損失。如屬相關(guān)部門履行不當造成損失的，應(yīng)追究相關(guān)部門或相關(guān)人員的責任。
（五）加強合同檔案的歸檔管理
高校要建立和完善合同檔案管理制度。合同歸檔可由校辦公室作為歸口管理部門，具體負責合同的歸檔、管理、查詢工作。校辦公室應(yīng)安排專人對合同檔案進行整理、加工，對所有合同統(tǒng)一編號、分類歸檔、匯總列表備查。合同履行完畢后，業(yè)務(wù)主辦部門應(yīng)及時按檔案管理要求進行整理，移送校辦檔案管理部門，不得隨意處置、銷毀或遺失。每一份合同正本、副本以及合同審核、會簽過程中提出的修改意見及與之相關(guān)的附件（如傳真件、文書、圖表等），變更、解除合同的協(xié)議（包括文書、電傳等）等資料，授權(quán)委托書、合同分批履行的情況記錄等材料均需妥善處理、及時整理歸檔，建立合同管理登記臺賬，為以后各方查閱使用提供方便。各部門因工作需要借用合同復(fù)印件，應(yīng)由借用部門負責人簽字，分管校領(lǐng)導審批。校辦檔案管理部門負責及時收回借出的合同。各部門應(yīng)對合同進行保密，校辦合同管理人員不得擅自將合同（原件或復(fù)印件）借給外部門（個人），也不得泄漏合同內(nèi)容。
要形式是以通信來實現(xiàn)的。工程信函
承擔著我公司與協(xié)作單位間溝通渠道
與紐帶的作用，而公司與承包商之間
的所有往來文件必須通過批準的通訊
渠道傳遞。鑒于海陽核電站涉及專業(yè)
多、接口復(fù)雜，信函的總類繁多，數(shù)
量巨大，建立一套有效的通信渠道管
理體系是十分必要的，為今后工程函
件的有序分發(fā)、分類存檔和查詢提供
方便。下面從幾個方面進行介紹：
一、通信渠道的管理要求
1.許可的通信渠道的建立。單位
之間許可的通信渠道必須由文檔歸口
管理部門進行登記，在合同簽訂后，
由合同歸口管理部門提交通信代碼申
請，文檔歸口管理部門根據(jù)單位名稱
和合同性質(zhì)確定出該單位通信代碼。
對于與核電站建設(shè)業(yè)主簽訂多個
合同的單位原則上由一個授權(quán)人簽字
的通信只能建立一個通信渠道，如果
不同的合同業(yè)務(wù)是由不同的授權(quán)人簽
字，可以給予不同的渠道號，或是分
段取流水號以示區(qū)別不同項目，但應(yīng)
得到文檔歸口管理部門許可。原則上
無合同、工程接口關(guān)系的單位之間不
設(shè)通信渠道，若確有必要，可向文檔
歸口管理部門提出申請后，由文檔歸
口管理部門負責確定。
2.通信識別碼的結(jié)構(gòu)。核電站建
設(shè)業(yè)主與承包商之間的來往信函都使
用“通信識別碼”來編號。通信識別
碼是通信的唯一識別標志，由數(shù)字和
字母組成，由項目代碼、通信渠道號
和通信流水號組成。通信渠道號是通
信識別碼的重要組成部分，用于標識
進行通信的單位。通信流水號表示某
一通信渠道內(nèi)各次通信的序號，用于
標識發(fā)件方針對某一類型或某一工程
項目發(fā)送給出收件方通信的序號，在
發(fā)件方發(fā)送信件時給出。
如某工程信函的通信識別碼為
XXX—AAAA—BBBB—NNNNNN，
其中，XXX表示項目代碼，由三位
大寫英文字母組成；AAAA和
BBBB
表示通信渠道號，分別是發(fā)件單位和
收件單位的代碼，由四位大寫的可選
英文字母組成，第一個大寫字母表示
單位的類別，第二、三、四個大寫字
母與第一個大寫字母相關(guān)，表示具體
的通信單位，此代碼用于區(qū)別單位類
別和名稱；NNNNNN表示通信流水
號，由六位阿拉伯數(shù)字組成，用于標
識發(fā)件方針對某一類型或某一工程項
目發(fā)送給收件方通信的序號，在發(fā)件
方發(fā)送信件時給出。
3.通信信息的交換和更新。通信
渠道號確定后，業(yè)主方負責以信函的
形式將通信渠道號、收件人、信函傳
遞渠道、執(zhí)行程序等事宜通知合同單
位或其管理單位，并要求合同單位回
函提交其單位收件人、授權(quán)簽字人、
簽字范圍、信函接口人、電話、郵
箱、傳真、郵編、地址等信息。各單
位在通信地址、郵政編碼、電話
/傳
真號碼、收件人、授權(quán)簽字人、電子
郵件地址、信函接口人等通信信息變
更時，應(yīng)及時以函的形式告知業(yè)主，
業(yè)主負責對通信信息匯總和更新。
4.通信信息的歸檔保存。對于通
信渠道建立的相關(guān)信息需進行定期分
類歸檔，便于今后工作的方便查詢。
針對各單位在通信地址、郵政編碼、
電話
/傳真號碼、收件人、授權(quán)簽字
人、電子郵件地址、信函接口人等通
信信息變更時，業(yè)主方在收到通知
后，應(yīng)及時對通信歸檔信息進行匯總
和更新，確保信息的時效性。
二、對通信識別碼進行改進措施
1.將通信識別碼結(jié)構(gòu)由三段式改
為四段式結(jié)構(gòu)。在原有通信識別碼的
基礎(chǔ)上，增加一段項目代碼，來區(qū)別
1、2號機組、3、4號機組、5、6號機組，
而不用頻繁變更業(yè)主及各承包商的通
信渠道號，此種結(jié)構(gòu)不但節(jié)約了通信
渠道號的資源，而且能夠滿足公司多
機組通信的需要。
2.對流水號的區(qū)間劃分進行了細
化。在按函件內(nèi)容對函件進行詳細分
類的基礎(chǔ)上，定義不同的區(qū)間代表不
同類別的函件，方便了函件的分類存
檔和查詢。
3.確立收件代碼。通信較少及沒
有簽訂合同的通信單位，統(tǒng)一以收件
方代碼
SXCR對其發(fā)文；同時對多個
單位發(fā)文（3個以上單位），收件方的
代碼統(tǒng)一為SXZZ。
4.確保通信流水號的連續(xù)性。發(fā)
件方應(yīng)保證針對同一類型或統(tǒng)一工程
項目發(fā)送給特定收件方通信的通信流
水號的連續(xù)性，即針對不同類型或不
同項目通信的通信流水號不能混淆，
發(fā)往不同單位通信的通信流水號不能
混編。
5.給出通信識別碼。抄送給業(yè)主
的函件一般須另給出收件單位為山東
核電有限公司的通信識別碼（已明確
規(guī)定某類或某單位之間所有通信均抄
送業(yè)主的通信除外）。
三、通信管理實踐經(jīng)驗總結(jié)
海陽核電站工程上的往來函件
其內(nèi)容除討論和通知技術(shù)經(jīng)濟問題
外，還有大部分實質(zhì)上是文件圖紙的
傳票。盡管這些來往函件特別多，但
正是因為采用了有效的通信渠道管理
的緣故，來往的函件都能及時接收
到，總結(jié)其經(jīng)驗我認為是遵循了以下
幾點：
1.確保信函信息的有效性。工
程函件的接收必須具有許可的通信渠
加一項其他（請寫出——）是最好的
補救辦法，一般的調(diào)查對象也會認真
地寫出。但是，這種題目盡量要少。
因為問卷調(diào)查法的一個重大優(yōu)點就是
調(diào)查問題的指標量化，結(jié)果容易統(tǒng)
計。而調(diào)查對象填寫的“其他”，大
多是五花八門，跟你的量化指標很難
完全對得上，不利于統(tǒng)計分型。
題量不要太大。調(diào)查對象能夠接
受的填寫問卷的極限時間是
5分鐘，
大概
20道題目就夠了。
總之，在合適的時機請樂于填寫
您問卷的調(diào)查對象來填寫，而且問卷
又最大限度地方便了調(diào)查對象，問卷
就一定能夠得到他們的認真對待，我
一、高校合同管理系統(tǒng)
高校合同管理系統(tǒng)包括:合同準備、審批、執(zhí)行、控制、結(jié)束等合同全生命周期的管理，提高合同履行管控的力度。通過查詢、統(tǒng)計分析和預(yù)警提醒等多種手段實現(xiàn)本單位的業(yè)務(wù)管理，幫助本單位把資金計劃、合同進度、合同審批、合同變更、相關(guān)發(fā)票、合同資料等管理得更具條理性和統(tǒng)籌性，更使合同管理從繁瑣混亂的狀態(tài)中解脫出來變得輕松、愉快;使收付款管理從各種復(fù)雜的人事當中解放出來，減少腐敗的風險，從繁多拖沓變得及時。此外，多種形式的合同、收付款數(shù)據(jù)等統(tǒng)計圖表，也為單位日后的發(fā)展和決策提供強有力的數(shù)據(jù)支持。
二、制定合同管理流程
公司合同管理流程一般包括如下幾個環(huán)節(jié)。(一)前期準備。1．立項。項目立項是本單位為推動某個項目上馬，根據(jù)本高校中長期規(guī)劃或?qū)W院管理過程中涉及的生產(chǎn)、生活的實際需要而提出的框架性的總體設(shè)想。按照本單位的審批程序經(jīng)相關(guān)職能部門批準。立項報告包括項目實施前所涉及的各種由文字、圖紙、圖片、表格、電子數(shù)據(jù)組成的材料，主要內(nèi)容有項目投資建議的主要依據(jù)、資金來源、項目達到的要求等。2．合同起草。根據(jù)合同的具體形式選擇相應(yīng)的合同格式。高校合同的主要類型有承包合同、采購合同、維修合同。(二)合同簽訂。第一，經(jīng)辦人按照本單位的管理流程將合同文本底稿報送相關(guān)職能部門批準、審核。第二，本單位的需求部門、財務(wù)部和經(jīng)辦人應(yīng)當從合同涉及的替在風險方面共同審核合同初稿，并提供建議，供主管領(lǐng)導參考。從維護公司經(jīng)濟利益出發(fā)，盡量做到在法律允許的范圍內(nèi)避免或減少公司可能發(fā)生的經(jīng)濟損失。第三，嚴格按照國家規(guī)定的招投標程序進行招投標。(三)合同的履行及歸檔。合同以雙方當事人簽名蓋章生效后，專人負責監(jiān)督合同的履行。在合同履行期間，經(jīng)辦人或合同履行監(jiān)督人負有下列責任。一是收集保管合同履行中形成的所有相關(guān)資料;包括合同底稿、合同變更原因及變更內(nèi)容、資金支付等情況。二是合同履行結(jié)束應(yīng)及時歸檔、分類，供以后同類合同作參考。如有可能，應(yīng)該對每一項目合同及時進行總結(jié)。提高工作效率及資金使用效能。
三、合同管理的核心
合同管理是高校管理的重要內(nèi)容之一，高校應(yīng)當重視本單位的合同管理工作，著重從合同管理模式、機構(gòu)設(shè)置、人員配備、管理制度等方面建立符合本單位實際需要的合同管理體系，減少風險發(fā)生頻率及程度，提高資金利用效能。做好合同管理的工作，需要做到以下幾點:第一，依據(jù)學院的管理體系結(jié)合合同的一般流程制定出相應(yīng)的合同管理制度，如:合同評審會簽制度、合同變更管理制度、合同履行管理制度及合同文件資料歸檔保管制度等，借鑒國際先進經(jīng)驗，加速建立和完善市場經(jīng)濟需求的新的合同示范文本。第二，依據(jù)合同的不同類別進行分類，可以用文件夾存放，再根據(jù)需求分門別類;對合同實行專人專項管理，并且類別制定相應(yīng)的管理標準。加大合同管理力度，保證合同的順利履行。第三，推行合同管理人員持證上崗制度。不斷提高管理人員的業(yè)務(wù)水平，減少潛在的主觀風險。第四，加強政治學習，提高相關(guān)管理人員的思想覺悟和服務(wù)意識，預(yù)防潛在的主觀風險的出現(xiàn)。任何完善的制度最終產(chǎn)生的效能決定于執(zhí)行人員的素質(zhì)。
四、當前高校合同管理存在的財務(wù)風險問題
(一)合同管理制度不完善。不論是前期的談判工作及日后的監(jiān)管任務(wù)，管理工作的復(fù)雜程度決定不可避免地會產(chǎn)生主觀或客觀的財務(wù)風險，這就需要相關(guān)領(lǐng)導不斷完善管理制度，最大限度地減少財務(wù)風險的產(chǎn)生機會。(二)合同管理人員專業(yè)水平和法律意識不高。合同管理人員專業(yè)水平和法律意識不高，對簽訂合同的關(guān)鍵點把握不足，都會不同程度地導致財務(wù)風險的產(chǎn)生。不能嚴格按照章程及規(guī)范開展工作，也會導致潛在的主觀和客觀財務(wù)風險。(三)高校管理不同部門缺乏溝通。高校不同職能管理部門缺乏有效溝通，或在工作中沒有充分考慮到其他部門的意見也會誘發(fā)財務(wù)風險。(四)履行階段也是一個重要的合同風險來源。合同監(jiān)管人員不能認真履行監(jiān)管義務(wù)，承擔監(jiān)管責任，都會將合同潛在風險轉(zhuǎn)化為實際的法律風險和主觀風險。同時，在合同救濟階段，由于救濟措施和后續(xù)工作跟進乏力，造成勝訴案件執(zhí)行不力從而產(chǎn)生財務(wù)風險。
2014年9月，國家檔案局局長楊冬權(quán)就指出：“在今天這樣的信息化時代，檔案決不僅是‘故紙堆’，而是寶貴的信息。檔案部門也決不僅是保管重地，而是檔案信息管理與的重要職能部門。檔案工作者要有現(xiàn)代的眼光和思維，牢固樹立信息化是檔案事業(yè)發(fā)展的必由之路的思想，以檔案信息化推動檔案管理工作的現(xiàn)代化。”高校檔案工作有著自身發(fā)展的特點，高校內(nèi)擁有各類專業(yè)背景人才，在信息化技術(shù)和創(chuàng)新服務(wù)理念方面有著得天獨厚的優(yōu)勢，更容易做到與時俱進。
一、高校檔案信息化建設(shè)的必要性
高校檔案承載著“記載校史校情，傳承大學精神”的重要使命，同時也是維護學校和師生根本利益的重要依據(jù)。隨著高校辦學規(guī)模的擴大，高校館藏檔案案卷數(shù)也在逐年增加，同時，隨著國家的發(fā)展和社會的需求，每年各類人才流動、戶籍變更、留學、移民的人數(shù)也在逐年攀升[1]34。以同濟大學檔案館為例，館里保存著建校一百多年的檔案27萬余卷，案卷每年以2萬余卷遞增，每年前來檔案館辦理各類檔案證明的達8000余人次，然而檔案館的工作人員不增反減，人均工作量不斷增長，勢必會在每年的畢業(yè)季等一些特殊時段形成業(yè)務(wù)量堆積的現(xiàn)象。針對這些問題，大力推進高校檔案信息化建設(shè)工作已經(jīng)成為亟待解決的問題。
二、高校檔案信息化建設(shè)的基本思路探索和應(yīng)用
高校檔案信息化建設(shè)是提高檔案工作水平的重要途徑，它的建設(shè)是一項龐大的系統(tǒng)工程。根據(jù)高校檔案的具體情況，歸納總結(jié)為三方面，即檔案資源數(shù)字化、管理過程智能化、檔案服務(wù)信息化。
1.檔案資源數(shù)字化。主要指直接歸檔的數(shù)字檔案和對館藏各種載體檔案的進行數(shù)字化加工工作。（1）數(shù)字檔案的歸檔。數(shù)字檔案也可稱為“電子檔案”。電子文件是指依托計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化辦公條件和設(shè)備，存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體的文件，而具有查考利用價值并應(yīng)當歸檔保存的電子文件就被稱為數(shù)字檔案，它必須依賴電子設(shè)備進行閱讀和處理。在高校檔案形成過程中，會產(chǎn)生很多的數(shù)字檔案，比如電子公文(俗稱OA文件)就屬于此類檔案。電子公文是指通過學校協(xié)同辦公系統(tǒng)處理公文后形成的具有規(guī)范格式的電子數(shù)據(jù)，對學校和社會具有相當重要的保存價值。同濟大學在進行電子公文歸檔的實際應(yīng)用中，創(chuàng)新提出在檔號編制規(guī)則中增加部門代碼，使同一部門的檔案相對集中，便于查找和利用。整個歸檔過程依舊采用電子數(shù)據(jù)和紙質(zhì)檔案“雙套制”歸檔模式，即在協(xié)同辦公系統(tǒng)中將電子公文數(shù)據(jù)通過接口傳輸至檔案管理系統(tǒng)自動歸檔，同時還須將已辦結(jié)的電子公文制成紙質(zhì)公文，與電子公文一同歸檔，電子公文與紙質(zhì)公文互為鏡像，實現(xiàn)了文檔一體化。(2)館藏檔案數(shù)字化加工。長期以來，檔案館所存放的檔案大多是紙質(zhì)檔案，檔案利用也都是采用手工翻閱紙質(zhì)檔案來進行。而如今信息時代的數(shù)字信息管理模式，已開始深刻地影響著檔案管理全過程。為了能迅速、方便、準確地提供檔案利用，共享可公開的檔案信息資源，更好地滿足社會各界對檔案利用的需求，就必須進行檔案的數(shù)字化加工工作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為存儲在磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本，真正實現(xiàn)對館藏檔案進行現(xiàn)代化管理。同濟大學的館藏檔案數(shù)字化加工采用數(shù)字化外包的方式進行。項目實施前，檔案館工作人員需要對檔案的種類、數(shù)量、案卷質(zhì)量以及檔案的整理方法、著錄方法、檔號編制方法等進行詳細了解，制訂出一系列操作規(guī)范和規(guī)章制度，選擇綜合實力雄厚、擁有一定資質(zhì)的檔案數(shù)字化加工專業(yè)公司作為承包方。項目實施過程中，針對“調(diào)卷整理掃描還卷質(zhì)檢著錄總檢掛接備份”等流程及加工環(huán)境，對照國家檔案局《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》逐條檢查，全面管理。
2.管理過程智能化。主要包括部門立卷網(wǎng)絡(luò)化、庫房環(huán)境自動化和檔案管理智能化三大方面。（1）部門立卷網(wǎng)絡(luò)化。部門立卷是指由檔案材料的形成部門在檔案管理部門的指導下，具體完成檔案從收集、整理、組卷、錄入管理系統(tǒng)、著錄目錄到系統(tǒng)，并定期移交歸檔的全部工作。立卷工作可分為平時立卷（預(yù)立卷）和年終立卷，兩者是相輔相成的。預(yù)立卷為年終立卷打下了基礎(chǔ)，年終立卷又可以檢驗預(yù)立卷，以便根據(jù)工作的變化及時調(diào)整類目，為新的一年編制立卷類目提供根據(jù)。同濟大學檔案館使用的管理系統(tǒng)采用瀏覽器/服務(wù)器結(jié)構(gòu)，部門檔案員只要有一網(wǎng)的計算機就可以登錄到系統(tǒng)中，使用系統(tǒng)的各種功能進行操作，檔案館工作人員可以同步實時監(jiān)督部門檔案員的立卷過程，發(fā)現(xiàn)問題及時指出和修改，降低了歸檔的錯誤率。
3.庫房環(huán)境自動化。檔案庫房是永久保管檔案的基地，加強檔案庫房管理是保護檔案的重要途徑。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，通過智能設(shè)備和信息技術(shù)進行交互和控制，克服了傳統(tǒng)庫房管理存在的弊端，減少了人工工作量，提高了管理效率。同濟大學檔案館在庫房環(huán)境自動化建設(shè)中，先后在庫房中更新安裝了紅外視頻監(jiān)控系統(tǒng)、門禁———照明聯(lián)動控制系統(tǒng)、溫濕度自動控制系統(tǒng)、空氣凈化系統(tǒng)、七氟丙烷自動滅火系統(tǒng)，以及變頻控制電梯設(shè)備等。其中紅外視頻監(jiān)控系統(tǒng)通過在庫房內(nèi)安裝雙頭紅外攝像頭對庫房進行24小時全面無死角、不間斷圖像監(jiān)控。庫房管理人員可以通過回放，調(diào)取任意時間段的庫房監(jiān)控錄像[2]51。門禁———照明聯(lián)動控制系統(tǒng)，一改傳統(tǒng)的鐵鎖把門模式，通過門禁管理系統(tǒng)根據(jù)不同的時間段和工作需要，針對每一個庫房房門對不同的人員進行授權(quán)，做到了庫房管理權(quán)限精細化。每一個進出庫房的人必須刷卡才能打開門禁進入庫房。通過刷卡，系統(tǒng)自動記錄每個工作人員的出入信息，有力保證了庫房的安全。溫濕度自動控制系統(tǒng)和空氣凈化系統(tǒng)，在庫房營造了一個恒溫恒濕的檔案保護環(huán)境，最大限度延長檔案壽命。當庫房溫度不在14℃—24℃之間，空調(diào)就會自動開啟；相對濕度如果超出45%—60％，除濕機就會自動開始運作，進行除濕工作?？諝鈨艋到y(tǒng)定期自動開啟，有效提高全封閉的庫房空氣清潔度。同濟大學檔案館歷來就是學校的重點安全保護單位。因受到檔案館庫房層高的限制，庫房安裝采用了造價相對較高的七氟丙烷氣體滅火系統(tǒng)。七氟丙烷是無色、無味、不導電、無二次污染的氣體，具有清潔、低毒、電絕緣性好等特點，是一種滅火效率高的潔凈氣體滅火劑。如果庫房層高能滿足排設(shè)管道的高度，可安裝具有造價低、性能穩(wěn)定、安全性高等優(yōu)點的高壓細水霧滅火裝置。（3）檔案管理智能化。一個功能無比強大的檔案管理系統(tǒng)是檔案信息化的核心。隨著計算機技術(shù)在檔案管理中的廣泛運用，檔案管理軟件日臻成熟完善。各個立卷部門，依托計算機和局域網(wǎng)進行登錄系統(tǒng)，對檔案案卷進行案卷和文件的著錄、修改、刪除、檢索、統(tǒng)計匯總、打印案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄，一次錄入多次輸出，將原來案卷的檢索功能交給高效的計算機，提高檢索率和利用率。同濟大學檔案管理系統(tǒng)基于TCP/IP（網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)協(xié)議）協(xié)議，系統(tǒng)用戶不受地域限制，不需要安裝客戶端軟件就可操作。該系統(tǒng)不僅可以進行全文自動著錄與標引、全文管理與全文檢索，還可以對圖像、錄音等多媒體檔案，通過網(wǎng)絡(luò)遠程上傳至系統(tǒng)，并可以對各類檔案信息資料進行靈活統(tǒng)計。檔案的存放離不開密集架。同濟大學在新置智能電動密集架的時候，要求可通過計算機系統(tǒng)實時檢測密集架的各種狀態(tài)，并進行操作控制，同時要求做到密集架管理控制系統(tǒng)與計算機智能連接，通過網(wǎng)絡(luò)，在電腦上直接對密集架進行操作，實現(xiàn)檔案密集架的智能化管理。
4.檔案服務(wù)信息化。目前主要是指在線提供檔案信息和遠程辦理檔案證明兩部分。（1）在線提供檔案信息。信息技術(shù)的發(fā)展，使互聯(lián)網(wǎng)逐漸成為人們?nèi)粘Ｉ畹囊徊糠?，在高校在?shù)字校園大環(huán)境下，上網(wǎng)用戶越來越多，在線提供檔案信息，不僅可以為廣大檔案利用者提供便利，同時也能更好地提高了檔案利用的效率。同濟大學檔案館通過檔案系統(tǒng)開放數(shù)字化檔案資源。需要在線查閱學校檔案信息者必須是通過學校統(tǒng)一身份認證平臺認證的部門或個人，檔案查閱者首先向檔案館提出查詢申請，并簽訂《同濟大學檔案電子信息查詢安全協(xié)議》，經(jīng)審核通過后，系統(tǒng)管理員根據(jù)查閱者的工號開設(shè)查詢賬戶，根據(jù)不同級別、不同權(quán)限予以授權(quán)。授權(quán)后，查閱者即可在線查閱相關(guān)檔案信息。（2）遠程辦理檔案證明。遠程服務(wù)又稱RAS服務(wù),是指讓用戶可在局域網(wǎng)以外的地方用自己的電腦去訪問位于局域網(wǎng)絡(luò)中信息資源的技術(shù)，它被認為是“以人為本”的服務(wù)?；诜?wù)對象的需求這一外因，和提高工作效率這一內(nèi)因，同濟大學檔案館于2013年11月正式開通網(wǎng)上“檔案服務(wù)利用系統(tǒng)”，此系統(tǒng)為國內(nèi)高校首例[3]。同濟大學“檔案服務(wù)利用系統(tǒng)”，突破了身份認證和財務(wù)收費兩大瓶頸難題，通過前后臺的網(wǎng)上互動，將電子商務(wù)的理念應(yīng)用到檔案的服務(wù)利用過程中，為檔案利用者提供一站式遠程在線服務(wù)。用戶可根據(jù)需要隨時在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進行注冊、登錄、申請辦理相關(guān)的檔案業(yè)務(wù)，通過檔案館人員后臺審核后，用戶可用網(wǎng)銀、支付寶等相關(guān)渠道支付所需費用，并根據(jù)需要選擇快遞或至檔案館窗口自取已制作完成的檔案證明文件。此系統(tǒng)徹底打破時間和空間的限制，避免了利用者奔波之苦，真正做到了全天候的檔案服務(wù)，使“被動服務(wù)”演變?yōu)椤爸鲃臃?wù)”。系統(tǒng)開通至2015年4月，已由最初的13項出證業(yè)務(wù)增加到21項，匯總數(shù)據(jù)顯示，受理業(yè)務(wù)人數(shù)和數(shù)量快速增長，并持續(xù)保持在較高水平上。高校檔案信息化建設(shè)作為一個新鮮事物，在實施中可能還會有一些意想不到的困難和問題出現(xiàn)，伴隨著檔案信息化建設(shè)的深入，以及對檔案服務(wù)方式創(chuàng)新的不斷探索，高校檔案工作也一定會隨著信息技術(shù)的發(fā)展而不斷改進和提高，更好地為社會服務(wù)。
參考文獻
[1]尚紅偉.高校檔案服務(wù)實行網(wǎng)絡(luò)預(yù)約登記管理系統(tǒng)探索[J].蘭臺世界,2013（4）.
