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時(shí)間：2023-06-09 10:03:27
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電子文件在記錄文件的時(shí)候會(huì)使用磁帶或者是磁盤(pán)作為記錄的載體，在閱讀或者是查找的時(shí)候，以計(jì)算機(jī)為主，通過(guò)計(jì)算機(jī)處理好文件的傳輸工作。電子文件的類型有很多，如果是按照工作范圍來(lái)分，電子文件可以分為兩種，一種是工作人員在日常辦公的時(shí)候，處理事物產(chǎn)生的電子文件，例如E-Mail、OA等，而這些文件的形式主要是影像或者是聲音。第二種是與科研有關(guān)的文件，這類文件比較有技術(shù)性。一般形式是光柵圖等。
1 管理文件中的問(wèn)題
電子檔案的存儲(chǔ)利用還剛剛起步，在日常的工作中形成的電子文件也越來(lái)越多，由此而引起的電子文件的存儲(chǔ)問(wèn)題越來(lái)越受到單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，現(xiàn)根據(jù)本人在實(shí)際工作中遇到的問(wèn)題及社會(huì)上諸多企業(yè)在電子文件歸檔管理中的情況，探討電子文件歸檔和存貯管理中普遍存在的一些共性問(wèn)題：
1.1 電子文件未能完全進(jìn)行有效地歸檔管理。截至上個(gè)世紀(jì)90年代初期，企業(yè)普遍對(duì)電子文件采用軟磁盤(pán)作為存儲(chǔ)載體，有了光盤(pán)以后，部分?jǐn)?shù)據(jù)也以光盤(pán)的形式甚至以計(jì)算機(jī)硬盤(pán)的形式存儲(chǔ)電子文件。文件內(nèi)容也多限于日常管理工作活動(dòng)，而對(duì)于技術(shù)性文件、源程序代碼等重要的電子文件，甚至未進(jìn)行整理、鑒定、歸檔，僅僅把電子文件存儲(chǔ)在課題的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或者科研人員自己的軟盤(pán)或硬盤(pán)里。這樣，即使不丟失，日積月累，電子文件亦會(huì)泛濫成災(zāi)，不利于管理和檢索利用。即便存檔，其電子文件和和也未經(jīng)專門(mén)的、具有專業(yè)水平的技術(shù)人員進(jìn)行實(shí)質(zhì)性的質(zhì)量審查，無(wú)法確定歸檔文件的有效性及正確性，使后來(lái)的文件利用存在很大的缺陷。
1.2 電子文件的版本管理還存在不足之處。科研開(kāi)發(fā)及新產(chǎn)品生產(chǎn)企業(yè)，日常工作中的電子文件管理除上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的文件及本單位的發(fā)文之外，更多的是對(duì)科研開(kāi)發(fā)的項(xiàng)目或產(chǎn)品的電子文件的管理。但大多數(shù)科研開(kāi)發(fā)檔案的源程序代碼及其在開(kāi)發(fā)過(guò)程中所形成的電子文檔，都保存在各部門(mén)開(kāi)發(fā)人員那里，檔案管理人員很難收集到?？蛻粼谶\(yùn)用過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題需要進(jìn)行維護(hù)時(shí)，開(kāi)發(fā)人員和和自接在客戶的系統(tǒng)上進(jìn)行更正，而沒(méi)有及時(shí)更新本企業(yè)保存的相應(yīng)電子文件，工程人員再次進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)維護(hù)時(shí)，需要對(duì)所出現(xiàn)的同一個(gè)問(wèn)題重復(fù)更正，造成人力和財(cái)力的浪費(fèi)，不利于企業(yè)對(duì)有關(guān)項(xiàng)目電子文件的版本管理。
2 儲(chǔ)存技術(shù)
2.1 在存貯文件的時(shí)候，盡量使用特殊的存儲(chǔ)柜，這樣可以保證電子文件的安全，通常來(lái)說(shuō)，點(diǎn)在文件在存儲(chǔ)的時(shí)候，主要是存儲(chǔ)在光介質(zhì)還有磁介質(zhì)，因此在存儲(chǔ)的時(shí)候，要建立一個(gè)與之相符的環(huán)境。存放載體的柜子也要有適當(dāng)?shù)臏貪穸龋掖鎯?chǔ)的環(huán)境也要符合標(biāo)準(zhǔn)。在排放載體的時(shí)候，盡量讓其保持直立狀態(tài)，而且存儲(chǔ)環(huán)境要避光，還不能有大量的灰塵，更要遠(yuǎn)離磁場(chǎng)。
2.2 按照國(guó)家在檔案管理上的規(guī)定，在管理檔案的時(shí)候，要有具體的管理原則，但是因?yàn)閱挝坏哪芰Σ蛔愕葐?wèn)題，很多的管理工作并沒(méi)有做到位，甚至在管理電子文件管理的時(shí)候，還是使用落后的管理技術(shù)。隨著電子檔案的增加，部分管理單位以及認(rèn)識(shí)到有效管理對(duì)于電子文件是十分重要的。而且根據(jù)本單位的實(shí)際情況出臺(tái)了相應(yīng)的管理措施。這些措施都成為管理電子文件的依據(jù)。
2.3 某些電子文件屬于技術(shù)性文件，而且文件上有源程序，因此在存儲(chǔ)的時(shí)候，可以將軟磁盤(pán)中的文件轉(zhuǎn)移到光盤(pán)中。如果有條件，還能對(duì)文件的版本進(jìn)行管理。存儲(chǔ)方式的轉(zhuǎn)移是因?yàn)檐洿疟P(pán)在存儲(chǔ)文件的時(shí)候，不適合長(zhǎng)期的存儲(chǔ)，在一短時(shí)間后，就要復(fù)制文件，這樣才能長(zhǎng)久的儲(chǔ)存文件。而且在使用的時(shí)候，常常會(huì)出現(xiàn)誤操作，這對(duì)于電子文件的使用非常不利。如果存儲(chǔ)制度完善，而且經(jīng)濟(jì)條件允許，在管理版本文件的時(shí)候，可以使用版本管理器。這樣的管理方法要比將文件放在光盤(pán)或者是磁盤(pán)中更有效。管理器的研發(fā)還能保證存儲(chǔ)技術(shù)的革新。
2.4 在電子文件數(shù)量持續(xù)增加的時(shí)候，存儲(chǔ)文件就會(huì)使用磁盤(pán)列陣的方式。通過(guò)這種方式能將存儲(chǔ)的成本降低，同時(shí)增加了文件的搜索效果。磁盤(pán)列陣是將不同類型、不同容量的磁盤(pán)連接在一起，這樣在讀取數(shù)據(jù)的時(shí)候，更加快速而且精確。使用磁盤(pán)列陣的方式存儲(chǔ)是因?yàn)樵摯鎯?chǔ)方式有較多優(yōu)點(diǎn)：首先，將有限的存儲(chǔ)容量提高，是可以使用的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)也增加。而且數(shù)據(jù)在存放的時(shí)候，有選擇性。從而使數(shù)據(jù)在吞吐的時(shí)候成串。其次使用這種存儲(chǔ)方式可以保證文件能夠快速存儲(chǔ)，即使是多臺(tái)的機(jī)器也能一同運(yùn)轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)文件高效率傳輸。再次，在檢驗(yàn)文件的時(shí)候有了必要的較驗(yàn)技術(shù)，從而保證存儲(chǔ)的文件都是合理可靠的。最后，將文件放入硬盤(pán)中存儲(chǔ)，如果硬盤(pán)出現(xiàn)了故障，那么會(huì)影響文件，帶來(lái)的后果也嚴(yán)重。如果能夠把不同的硬盤(pán)連接在一起，可以使存儲(chǔ)量增加，這樣可以有效的避免文件的丟失。因?yàn)橐恍┪募诖鎯?chǔ)的時(shí)候，會(huì)因?yàn)榇疟P(pán)損壞等原因而丟失，使用這種存儲(chǔ)方式可以保證文件的安全。
以上的幾種特點(diǎn)是很多存儲(chǔ)方式都不具備的，在使用磁盤(pán)列陣的方式管理文件的還是有效的。
2.5 加強(qiáng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)及電子文件的安全防護(hù)工作。做好辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)及電子文件的安全防護(hù)，首先要抓好信息存儲(chǔ)載體制成材料這個(gè)問(wèn)題，嚴(yán)格把好電子文件制成材料質(zhì)量關(guān)，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長(zhǎng)期保存打下基礎(chǔ)。第二，保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的實(shí)體安全。實(shí)體安全主要指環(huán)境和設(shè)備的安全。要有專人負(fù)責(zé)管理應(yīng)用，有良好的室內(nèi)環(huán)境，保證機(jī)器設(shè)備和磁介質(zhì)不會(huì)因溫度太高或大幅波動(dòng)及火災(zāi)受到致命的傷害。第三，要保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的運(yùn)行安全，可設(shè)定登錄限制、使用文件權(quán)限和文件屬性等。
2.6 在存儲(chǔ)電子文件的時(shí)候，要讓存儲(chǔ)人員有一定的知識(shí)，知道存儲(chǔ)的方式，要求工作人員在存儲(chǔ)文件的時(shí)候，具有敬業(yè)精神。
結(jié)束語(yǔ)
由上述可知，將電子文件存儲(chǔ)是一個(gè)單位必要的工作，而且在存儲(chǔ)的時(shí)候，還要保證有效性，是電子文件能成為單位發(fā)展的重要資源，拓展單位的發(fā)展空間。盡管在存儲(chǔ)文件的時(shí)候，會(huì)遇到問(wèn)題，但是在改革存儲(chǔ)方式之后，也取得較高效果，對(duì)于單位的發(fā)展有積極的作用。
參考文獻(xiàn)
在信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，對(duì)各個(gè)企業(yè)和事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作提出了更高的要求，會(huì)計(jì)電算化逐漸代替了會(huì)計(jì)手工操作，這樣大大減少了財(cái)務(wù)人員的工作量，并且會(huì)計(jì)檔案管理的工作效率得到了提升。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)管理體系不能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的要求。為此，各個(gè)企業(yè)和事業(yè)單位需要對(duì)傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)管理體系進(jìn)行不斷的改革和創(chuàng)新，此項(xiàng)工作成為現(xiàn)階段企業(yè)和事業(yè)單位重要任務(wù)之一。
一、電子會(huì)計(jì)檔案的定義
會(huì)計(jì)檔案在我國(guó)檔案中占據(jù)著重要的位置，同時(shí)也是各個(gè)企業(yè)和事業(yè)單位重要的檔案資料。電子會(huì)計(jì)檔案主要指使用磁性介質(zhì)的形式進(jìn)行存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)核算的專業(yè)材料，電子會(huì)計(jì)檔案對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行及時(shí)的記錄，是反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料依據(jù)。電子會(huì)計(jì)檔案主要有電子憑證、電子賬簿、電子報(bào)表、電子文件、會(huì)計(jì)操作說(shuō)明和軟件以及一些電子會(huì)計(jì)核算資料。電子化會(huì)計(jì)檔案具有以磁性介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)、依賴計(jì)算機(jī)硬件環(huán)境、對(duì)安全保密管理工作要求比較高、信息處理方便快捷以及兼容性的特點(diǎn)。
二、電子會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀分析
第一，沒(méi)有健全的電子會(huì)計(jì)檔案管理制度。因?yàn)殡娮訒?huì)計(jì)檔案對(duì)我國(guó)企業(yè)和事業(yè)單位檔案管理人員而言是一個(gè)比較新鮮的事物，檔案管理人員對(duì)其沒(méi)有足夠的認(rèn)識(shí)和了解，仍然使用傳統(tǒng)的管理制度對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理，這樣的情況使電子會(huì)計(jì)檔案管理不能發(fā)揮其真正的意義和價(jià)值，在管理效率和管理水平上沒(méi)有任何的突破，有的甚至降低了管理的效率。為此，建立健全的電子會(huì)計(jì)檔案管理制度是企業(yè)和事業(yè)單位重要的任務(wù)。
第二，電子會(huì)計(jì)檔案資料缺乏完整性和正確性?，F(xiàn)階段，我國(guó)多數(shù)企業(yè)和事業(yè)單位已經(jīng)完成了檔案信息化建設(shè)，并且在建設(shè)完成后將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)進(jìn)行了升級(jí)操作。但是，檔案管理人員不能將以往的會(huì)計(jì)材料和文檔進(jìn)行總結(jié)和整理，一些會(huì)計(jì)資料和文檔不能盡快的進(jìn)行歸檔，從而導(dǎo)致電子會(huì)計(jì)檔案資料缺乏完整性和正確性。
第三，電子會(huì)計(jì)檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)和素質(zhì)有待提高。目前會(huì)計(jì)電算化在企業(yè)的事業(yè)單位使用的時(shí)間尚短，一些企業(yè)和事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)電算化沒(méi)有足夠的認(rèn)識(shí)和重視，在安排電子會(huì)計(jì)檔案管理人員時(shí)只是進(jìn)行簡(jiǎn)單的篩選，這樣的情況導(dǎo)致電子檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)和素質(zhì)存在一定的問(wèn)題，甚至有的管理人員對(duì)會(huì)計(jì)電算化的工作流程和使用的技術(shù)等沒(méi)有深入的了解，這樣使電子會(huì)計(jì)檔案管理工作不能順利的進(jìn)行，工作效率非常低，與此同時(shí)，企業(yè)和事業(yè)單位不能定期的對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，管理人員只能一直沿用傳統(tǒng)的管理方法進(jìn)行管理，不能滿足社會(huì)發(fā)展對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案管理的要求。
第四，電子會(huì)計(jì)檔案的材料和文檔存在一定的安全隱患。電子會(huì)計(jì)檔案的材料和文檔多數(shù)被記錄在磁盤(pán)和光盤(pán)等介質(zhì)中，如果管理人員對(duì)磁盤(pán)和光盤(pán)沒(méi)有進(jìn)行合理的保管，磁盤(pán)和光盤(pán)非常容易出現(xiàn)損壞的現(xiàn)象，從而導(dǎo)致電子會(huì)計(jì)檔案的資料和文檔全部或者部分丟失，對(duì)企業(yè)和事業(yè)單位帶來(lái)了一定的負(fù)面作用。除此之外，如果電子檔案管理人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案沒(méi)有采取任何安全措施或者沒(méi)有及時(shí)的進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在電腦上的會(huì)計(jì)檔案的材料和文檔容易被一些黑客盜取，這種情況使企業(yè)和事業(yè)單位蒙受了一定的經(jīng)濟(jì)損失。
三、提高電子會(huì)計(jì)檔案管理的措施
第一，建立完整的電子會(huì)計(jì)檔案管理制度。其一，建立完整的電子會(huì)計(jì)檔案歸檔立卷制度，根據(jù)我國(guó)相關(guān)規(guī)定的要求對(duì)企業(yè)和事業(yè)單位的相關(guān)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、記賬憑證、現(xiàn)金記賬和銀行存款記賬等書(shū)面材料進(jìn)行打印并且進(jìn)行立卷歸檔。其二，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案保存管理機(jī)制進(jìn)行完善，建立科學(xué)的電子會(huì)計(jì)檔案保存管理機(jī)制，選擇質(zhì)量較好的磁盤(pán)介質(zhì)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行備份，同時(shí)需要保證備用磁盤(pán)和存儲(chǔ)盤(pán)獨(dú)立保存，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)采取一些防塵、防潮、防盜和防腐蝕的措施，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案材料進(jìn)行分類和編號(hào)；其三，對(duì)現(xiàn)有的電子會(huì)計(jì)檔案借用制度進(jìn)行完善，工作人員如果需要查閱電子會(huì)計(jì)檔案時(shí)需要經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，辦理相應(yīng)的借用手續(xù)。
第二，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的特征進(jìn)行明確。如果想要最大程度的做好電子檔案管理工作，管理人員需要對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的特征有足夠的認(rèn)識(shí)，電子會(huì)計(jì)檔案具有易變性的特征，具體體現(xiàn)在如下方面：其一，電腦系統(tǒng)中的會(huì)計(jì)檔案信息具有一定的獨(dú)立性，工作人員可以隨時(shí)對(duì)其進(jìn)行刪除或者增加操作，并且在更改后沒(méi)有任何的痕跡，這種情況使電子會(huì)計(jì)檔案容易出現(xiàn)自動(dòng)更新和修改的危險(xiǎn)；其二，電子會(huì)計(jì)檔案的載體具有不穩(wěn)定性，因?yàn)槠渚哂胁环€(wěn)定性的特點(diǎn)導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案信息可能會(huì)發(fā)生一些改變；其三，當(dāng)一些新技術(shù)應(yīng)用到電子會(huì)計(jì)檔案管理中時(shí)，信息會(huì)出現(xiàn)丟失和變化的可能。以上原因增加了電子會(huì)計(jì)檔案管理工作的難度，為了最大程度減少上述情況的出現(xiàn)，管理人員需要對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案管理的特征進(jìn)行明確，并且對(duì)各個(gè)特征可能出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行分析，采取相應(yīng)的措施對(duì)其進(jìn)行防范，從而讓電子檔案管理工作可以順利的進(jìn)行，并且取得較好的效果。
第三，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行明確。對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行明確是保證電子會(huì)計(jì)檔案管理工作順利進(jìn)行的重要前提。隨著會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用出現(xiàn)了一套新式的會(huì)計(jì)資料檔案，新式的會(huì)計(jì)資料檔案主要有：存儲(chǔ)在電腦硬盤(pán)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、磁性介質(zhì)和光盤(pán)中存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以及電腦打印的書(shū)面會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)主要有記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等等，與此同時(shí)需要將通用會(huì)計(jì)軟件、定點(diǎn)開(kāi)發(fā)會(huì)計(jì)軟件、通用和定點(diǎn)開(kāi)發(fā)軟件相結(jié)合會(huì)計(jì)軟件的整套開(kāi)發(fā)文檔資料和會(huì)計(jì)軟件程序等作為會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行保管和管理，從而使電子會(huì)計(jì)檔案具有一定的完整性和準(zhǔn)確性，除此之外，我國(guó)相關(guān)法律規(guī)定電子會(huì)計(jì)檔案資料的來(lái)源必須真實(shí)可靠，為了保證其真實(shí)性和可靠性，管理人員需要對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的來(lái)源進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)，并且對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案材料的形成、管理和使用過(guò)程進(jìn)行全面的記錄，確保電子會(huì)計(jì)檔案完整、準(zhǔn)確。
第四，配備專業(yè)管理人員，增強(qiáng)電子會(huì)計(jì)檔案風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。電子會(huì)計(jì)檔案具有一定的動(dòng)態(tài)性和可操作性，電子會(huì)計(jì)檔案材料在歸檔完成和后期管理時(shí)，會(huì)出現(xiàn)意外刪除和感染病毒等風(fēng)險(xiǎn)，所以必須要引進(jìn)和培養(yǎng)專業(yè)的管理人才。會(huì)計(jì)電算化產(chǎn)生后傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)核算被計(jì)算機(jī)取代，電子會(huì)計(jì)檔案的材料會(huì)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)的磁盤(pán)中，如果發(fā)生火災(zāi)和竊取的情況，電子會(huì)計(jì)檔案的材料非常容易丟失，為了減少上述現(xiàn)象發(fā)生，我國(guó)企業(yè)和事業(yè)單位需要強(qiáng)化電子會(huì)計(jì)檔案風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)，對(duì)可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防范。主要包括如下內(nèi)容：其一，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)采取一定的保護(hù)措施。電子會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)該對(duì)數(shù)據(jù)材料進(jìn)行及時(shí)的備份，在進(jìn)行備份時(shí)需要對(duì)光盤(pán)的質(zhì)量進(jìn)行檢查，保證其質(zhì)量不會(huì)出現(xiàn)任何問(wèn)題，根據(jù)所有的電子會(huì)計(jì)檔案歸檔的時(shí)間對(duì)其進(jìn)行編號(hào)，在每年的年末對(duì)本年的電子會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和分類，并且需要明確標(biāo)明數(shù)據(jù)的內(nèi)容和時(shí)間；其二，做好電子會(huì)計(jì)檔案的保存工作，電子檔案室需要滿足防塵、防磁、防水、防潮和防震的要求，在條件允許的情況下，企業(yè)和事業(yè)單位可以在電子會(huì)計(jì)檔案室內(nèi)安裝監(jiān)控設(shè)備和防盜設(shè)備，如果出現(xiàn)任何異常時(shí)在第一時(shí)間發(fā)出提示。
四、結(jié)束語(yǔ)
上述文章對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行了說(shuō)明，并且對(duì)提高電子會(huì)計(jì)檔案管理提出了一些措施，希望對(duì)我國(guó)企業(yè)和事業(yè)單位的電子會(huì)計(jì)檔案管理工作提供一定的建議。
參考文獻(xiàn)：
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doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.133
[中圖分類號(hào)]G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2015）18-0-01
電子檔案是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的電子表達(dá)模式，其是依靠電子信息技術(shù)而存在的。在現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展背景下，電子檔案已經(jīng)成為企事業(yè)單位檔案管理的主要模式，但絕大部分中職學(xué)校尚未建立起電子檔案管理模式。這使得中職學(xué)校的檔案管理水平較為落后，管理效率也相對(duì)偏低，為更好地發(fā)揮檔案管理在中職教育中的作用，本如下分析。
1 中職學(xué)校電子檔案管理現(xiàn)存問(wèn)題
從當(dāng)前的中職學(xué)校電子檔案管理工作水平來(lái)看，其所存在的問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。
1.1 管理觀念落后
目前，中職學(xué)校檔案管理工作的觀念相對(duì)比較落后，相比于電子檔案而言，學(xué)校更注重也更傾向于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理模式，這一方面是因?yàn)橹新殞W(xué)校在檔案管理工作方面更傾向于穩(wěn)妥、安全，不愿意貿(mào)然嘗試新鮮事物。另一方面是因?yàn)橹新殞W(xué)校的檔案管理人員觀念守舊，更愿意相信使用多年的檔案管理辦法。
1.2 硬件設(shè)備不足
電子檔案需要計(jì)算機(jī)系統(tǒng)予以支持，然而由于中職學(xué)校的資金能力有限，其很難拿出一大筆資金投入到檔案管理工作中，因此無(wú)法購(gòu)買相應(yīng)的硬件設(shè)備，這使得中職學(xué)校的電子檔案管理缺乏最基本的硬件設(shè)備支持，電子檔案管理模式自然也就無(wú)法實(shí)現(xiàn)。
1.3 軟件系統(tǒng)落后
在電子檔案管理中，除要有硬件設(shè)備支持外，軟件支持也非常重要。軟件是計(jì)算機(jī)運(yùn)行的基礎(chǔ)，也是檔案管理工作運(yùn)行的基礎(chǔ)。目前，也有一部分中職學(xué)校開(kāi)展了電子檔案管理，但這些學(xué)校在軟件系統(tǒng)建設(shè)方面相對(duì)落后，以至于電子檔案管理工作很難發(fā)揮出實(shí)際作用，影響電子檔案的管理效果。
1.4 專業(yè)人才缺失
想要做好電子檔案管理工作，就必須有專業(yè)人才作為主動(dòng)力支持。然而，由于中職檔案管理人員思想守舊，計(jì)算機(jī)水平相對(duì)薄弱，不能勝任電子檔案管理工作。與此同時(shí)，中職學(xué)校的人力資源配置還無(wú)法有效引進(jìn)電子檔案專業(yè)人才，這使得電子檔案管理工作難以實(shí)現(xiàn)有效進(jìn)步，無(wú)法發(fā)揮其實(shí)際作用。
2 做好中職學(xué)校電子檔案管理工作的建議
想要做好中職學(xué)校電子檔案管理工作，應(yīng)從以下幾方面入手。
2.1 革新檔案管理觀念
要想提升電子檔案工作水平，中職學(xué)校檔案管理部門(mén)就必須革新自身的檔案管理觀念。中職學(xué)校作為培養(yǎng)現(xiàn)代化技術(shù)型人才的主戰(zhàn)場(chǎng)，能否與社會(huì)發(fā)展保持一致，會(huì)直接影響其對(duì)學(xué)生的培養(yǎng)效果。電子檔案作為現(xiàn)代化社會(huì)檔案管理的主要模式，中職學(xué)校檔案管理部門(mén)有必要將其引入自身的工作模式中。檔案管理人員要加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)，聯(lián)系一些電子檔案管理技術(shù)較為成熟的高校，參觀學(xué)習(xí)，切實(shí)感受電子檔案為檔案管理工作帶來(lái)的巨大作用，并在此觸動(dòng)下，建立電子檔案管理理念。
2.2 加強(qiáng)硬件設(shè)備投入
加強(qiáng)硬件設(shè)備投入是中職學(xué)校實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的基礎(chǔ)措施。在檔案管理部門(mén)電子檔案管理意識(shí)較強(qiáng)的基礎(chǔ)上，其可向校領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)引進(jìn)硬件設(shè)備，以提升檔案管理水平。校方可在充分分析檔案管理部門(mén)申請(qǐng)意見(jiàn)的基礎(chǔ)上，拿出部分資金購(gòu)買相關(guān)硬件設(shè)備。若學(xué)校資金確實(shí)比較困難，可邀請(qǐng)企業(yè)贊助，幫助學(xué)校建立起良好的電子檔案管理環(huán)境。
2.3 積極更新軟件系統(tǒng)
在完成硬件設(shè)備的投入以后，學(xué)校要積極更新軟件系統(tǒng)。要充分分析自身規(guī)模、學(xué)生數(shù)量及檔案管理工作需求情況，選擇最經(jīng)濟(jì)、最有效的電子檔案軟件管理系統(tǒng)。購(gòu)入軟件系統(tǒng)后，學(xué)校要規(guī)范操作、使用電子檔案管理系統(tǒng)，并應(yīng)定期對(duì)軟件系統(tǒng)予以更新。
2.4 開(kāi)展專業(yè)培訓(xùn)
開(kāi)展專業(yè)人才培訓(xùn)是中職學(xué)校電子檔案管理工作必須進(jìn)行的基礎(chǔ)工作。學(xué)?？山M織檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)進(jìn)修，同時(shí)也可聘請(qǐng)專家到學(xué)校指導(dǎo)檔案管理工作，保證檔案管理人員的電子檔案管理水平逐步提升，為中職學(xué)校的電子檔案管理工作提供基礎(chǔ)支持。
3 結(jié) 語(yǔ)
電子檔案是現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理工作中的直接表現(xiàn)，其對(duì)于推動(dòng)檔案管理事業(yè)的進(jìn)步作出了重要貢獻(xiàn)。隨著社會(huì)對(duì)技能型人才的需求越來(lái)越大，中職教育也迎來(lái)了一個(gè)新的發(fā)展空間。面對(duì)與日俱增的生源，中職學(xué)校只有實(shí)現(xiàn)電子檔案管理模式，才能確保檔案管理工作的準(zhǔn)確、有效，因此，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向電子檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，不僅是中職學(xué)校變革的基礎(chǔ)，更是中職學(xué)校進(jìn)步的必然選擇。
檔案機(jī)構(gòu)開(kāi)展信息化工作的質(zhì)量目標(biāo)是高效率、低成本地建設(shè)一個(gè)能夠支持現(xiàn)代檔案管理業(yè)務(wù)開(kāi)展的應(yīng)用系統(tǒng)。而電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)能否按照預(yù)期計(jì)劃高質(zhì)量建成，與參建人員綜合能力、基礎(chǔ)設(shè)施環(huán)境、現(xiàn)行法規(guī)制度，以及建設(shè)過(guò)程的規(guī)范性和科學(xué)性有很大關(guān)系，所以從系統(tǒng)建設(shè)之初就要明確影響質(zhì)量的關(guān)鍵要素和質(zhì)量控制框架。電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中所依賴的法規(guī)政策標(biāo)準(zhǔn)、系統(tǒng)建設(shè)需求、建設(shè)過(guò)程監(jiān)管、軟硬件設(shè)施支撐環(huán)境，以及參建人員能力和水平，都是決定電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)質(zhì)量的關(guān)鍵要素，如圖所示。從圖中可見(jiàn)，電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)質(zhì)量不僅要從最終輸出的檔案管理系統(tǒng)角度進(jìn)行衡量，還需要追溯到建設(shè)過(guò)程中支撐、控制、輸入和監(jiān)管等環(huán)節(jié)的質(zhì)量。這是因?yàn)殡娮訖n案管理系統(tǒng)建設(shè)并非一次性的成品輸出，而是一個(gè)滾動(dòng)建設(shè)和持續(xù)完善的過(guò)程。此外，多個(gè)立檔單位與檔案保管單位之間的業(yè)務(wù)協(xié)同和數(shù)據(jù)共享等特點(diǎn)，決定了電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的復(fù)雜性和特殊性。由此，需要從系統(tǒng)建設(shè)的支撐環(huán)境、需求輸入、制度控制、過(guò)程監(jiān)督、功能實(shí)現(xiàn)、系統(tǒng)運(yùn)行和建設(shè)成效等方面進(jìn)行全過(guò)程管理，最終形成一個(gè)滿足檔案機(jī)構(gòu)實(shí)際需求的高質(zhì)量電子檔案管理系統(tǒng)。1.環(huán)境建設(shè)質(zhì)量治理軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、建設(shè)項(xiàng)目資金等，是電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)支撐和電子檔案管理系統(tǒng)賴以生存的生態(tài)環(huán)境，決定了電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)成果能否得以使用。網(wǎng)絡(luò)與軟硬件設(shè)施，及其運(yùn)行管理機(jī)制，直接影響了電子檔案管理系統(tǒng)的功能使用、數(shù)據(jù)訪問(wèn)和業(yè)務(wù)開(kāi)展。當(dāng)前，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、中間件、存儲(chǔ)設(shè)施、服務(wù)器等基礎(chǔ)設(shè)施的迭代更新速度很快，要求軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施的更新?lián)Q代需要保障檔案系統(tǒng)的功能穩(wěn)定、安全可用和業(yè)務(wù)的連續(xù)性，環(huán)境基礎(chǔ)設(shè)施的質(zhì)量治理能力亟待改進(jìn)。2.需求分析質(zhì)量治理檔案機(jī)構(gòu)及其人員是電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的主體，決定了系統(tǒng)建設(shè)的方向和目標(biāo)。檔案部門(mén)人員根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需要，提出信息化環(huán)境下開(kāi)展檔案服務(wù)工作的目標(biāo)，最終形成系統(tǒng)建設(shè)需求，而需求的準(zhǔn)確性和完整性直接影響了電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和實(shí)施方案，因此檔案管理人員的需求分析能力至關(guān)重要。通常，需求分析由檔案管理業(yè)務(wù)人員和系統(tǒng)建設(shè)的專業(yè)技術(shù)人員協(xié)同完成，而雙方在系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中需要不斷地溝通交流，明確潛在需求和需求可能變更的方向。需求的變化和更新是軟件系統(tǒng)建設(shè)的重難點(diǎn)，由此各方人員在分析系統(tǒng)需求時(shí)，不僅應(yīng)充分理解現(xiàn)有業(yè)務(wù)活動(dòng)流程、范圍和要求，還應(yīng)具有前瞻性思維，以發(fā)展的眼光來(lái)開(kāi)展需求調(diào)研和分析設(shè)計(jì)，確保系統(tǒng)建設(shè)需求能夠在較長(zhǎng)的一段時(shí)期內(nèi)保持有效。3.制度嵌入質(zhì)量治理法規(guī)政策遵從性是電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)區(qū)別于其他類型信息系統(tǒng)建設(shè)的重要特點(diǎn)之一。檔案管理機(jī)構(gòu)在開(kāi)展各類活動(dòng)時(shí)，需要在外部制度的基礎(chǔ)上，提煉出本單位應(yīng)遵循的條款和工作實(shí)施的具體要求。而后在電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中，將具體化的制度要求嵌入到系統(tǒng)中，盡可能實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)自動(dòng)化的制度遵從，減少人工參與度，更客觀、有效地執(zhí)行各項(xiàng)法規(guī)、政策、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。這就要求電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的相關(guān)人員熟悉并深刻理解各個(gè)層級(jí)制度中約定的各項(xiàng)要求，研究其應(yīng)用場(chǎng)景及其間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，制定切合本部門(mén)業(yè)務(wù)活動(dòng)的各項(xiàng)制度。同時(shí)還應(yīng)借助監(jiān)管手段和各種技術(shù)方法加強(qiáng)制度執(zhí)行的質(zhì)量，督促和檢查制度執(zhí)行過(guò)程中的漏洞與風(fēng)險(xiǎn)，并持續(xù)改進(jìn)。4.過(guò)程監(jiān)管質(zhì)量治理電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的信息化系統(tǒng)工程，對(duì)其建設(shè)過(guò)程的監(jiān)督和管理是保障質(zhì)量的重要措施。檔案信息化建設(shè)工作通常會(huì)采取政府招投標(biāo)和政府采購(gòu)等方式來(lái)選擇供應(yīng)商，并委托第三方機(jī)構(gòu)（承建方）來(lái)完成電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的具體任務(wù)。承建方負(fù)責(zé)方案設(shè)計(jì)、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、環(huán)境部署與集成調(diào)試；建設(shè)方負(fù)責(zé)全局規(guī)劃、整體設(shè)計(jì)、資金籌措、明確需求等重要工作。對(duì)于電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的可行性研究、方案論證、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、設(shè)備采購(gòu)、軟件開(kāi)發(fā)、數(shù)據(jù)處理和系統(tǒng)測(cè)試等各個(gè)階段，承建方和建設(shè)方均應(yīng)采取過(guò)程質(zhì)量控制方法，檢驗(yàn)各自承擔(dān)的任務(wù)，同時(shí)監(jiān)督對(duì)方的工作。必要時(shí)還可引入第三方監(jiān)理公司來(lái)協(xié)助建設(shè)方對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的進(jìn)度、成本、目標(biāo)、任務(wù)、范圍，以及合規(guī)性和有效性等進(jìn)行檢查。由此監(jiān)理方的質(zhì)量檢查、風(fēng)險(xiǎn)控制、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和診斷能力成為影響電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)質(zhì)量的重要因素。5.功能實(shí)現(xiàn)質(zhì)量治理電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的一個(gè)重要的顯性成果就是將檔案業(yè)務(wù)融入信息系統(tǒng)的電子檔案應(yīng)用軟件系統(tǒng)，作為檔案部門(mén)及其人員開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)的網(wǎng)絡(luò)化工作平臺(tái)，其功能的完整性、流程的合理性、數(shù)據(jù)的規(guī)范性是助力檔案人員開(kāi)展各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的重要保障。與一般的應(yīng)用軟件系統(tǒng)相比，電子檔案管理系統(tǒng)的質(zhì)量除了實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)的系統(tǒng)管理功能以外，還具有檔案業(yè)務(wù)的法規(guī)、政策和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)強(qiáng)執(zhí)行性等特點(diǎn)，需要有標(biāo)準(zhǔn)符合性的質(zhì)量檢查。因此，電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)需要深入了解檔案業(yè)務(wù)事項(xiàng)、辦理流程及其政策、規(guī)范要求，才能保證系統(tǒng)功能完整、流程合理且數(shù)據(jù)規(guī)范。6.運(yùn)行維護(hù)質(zhì)量治理以往的煙囪式、自給自足的建設(shè)模式正在逐漸被淘汰，而共建共享成為新的系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)施部署的共性特點(diǎn)。許多省級(jí)綜合檔案館統(tǒng)一建成了區(qū)域性的數(shù)字檔案館基礎(chǔ)設(shè)施運(yùn)行服務(wù)平臺(tái)，采取了海量存儲(chǔ)、云計(jì)算的虛擬服務(wù)模式。云計(jì)算的IT集約化服務(wù)模式在統(tǒng)一規(guī)劃、資源租賃、平臺(tái)支撐和應(yīng)用共享等方面具有較高的統(tǒng)籌性、規(guī)范性和專業(yè)性，但對(duì)各檔案管理機(jī)構(gòu)而言幾乎是個(gè)“黑盒子”，即檔案人員只需規(guī)范地按照操作規(guī)程使用，無(wú)需關(guān)注其背后復(fù)雜的技術(shù)方案和實(shí)現(xiàn)原理。一方面，這有助于檔案人員集中精力鉆研檔案管理業(yè)務(wù)、提升檔案信息服務(wù)；但另一方面，由于檔案人員缺乏技術(shù)知識(shí)，對(duì)外包服務(wù)的監(jiān)管和控制將成為提升電子檔案管理系統(tǒng)質(zhì)量的一項(xiàng)重要任務(wù)。7.應(yīng)用成效質(zhì)量治理按時(shí)完成建設(shè)工作，并順利通過(guò)項(xiàng)目驗(yàn)收、保障檔案人員能夠基于應(yīng)用系統(tǒng)開(kāi)展檔案工作，是電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的標(biāo)志性成果。系統(tǒng)建設(shè)不僅要保障建設(shè)方獲得一個(gè)高質(zhì)量的電子檔案管理系統(tǒng)，而且還需要承建方能夠在建設(shè)成本范圍內(nèi)取得良好的信譽(yù)，積累經(jīng)驗(yàn)和獲取收益。因此，衡量電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)質(zhì)量，需要從建設(shè)工作成效多方面進(jìn)行檢查評(píng)估。近年來(lái)，“以評(píng)促建，以建促用”的電子檔案管理系統(tǒng)治理理念和方法已經(jīng)在我國(guó)各級(jí)各類檔案管理機(jī)構(gòu)得到很好的推廣和應(yīng)用，使建設(shè)方、承建方、監(jiān)理方均能各盡其責(zé)、獲得最大的收益和顧客滿意度。
二、事業(yè)單位檔案管理的新思路
（一）強(qiáng)化檔案管理的現(xiàn)代化管理理念。首先，現(xiàn)代事業(yè)單位檔案管理不能再沿用傳統(tǒng)的方式，而是應(yīng)該將檔案管理的媒介從人力轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代的信息化技術(shù)，完善管理體制。強(qiáng)制性要求檔案管理人員更改管理方式，不得再以傳統(tǒng)方法作為主要管理方法，即使完成了信息化檔案管理系統(tǒng)的建立工作，也需要人員對(duì)基礎(chǔ)指令進(jìn)行操作。因此，應(yīng)該采用不定期的培訓(xùn)方式學(xué)習(xí)如何利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，從而促進(jìn)效率的提升，所以必須要求所有檔案管理人員都要參與現(xiàn)代的信息化技術(shù)管理學(xué)習(xí)培訓(xùn)工作，提高檔案管理的信息化水平，促進(jìn)檔案管理效率的提升。
（二）構(gòu)建檔案管理信息化建設(shè)平臺(tái)。首先要構(gòu)建檔案管理信息化建設(shè)平臺(tái)，對(duì)數(shù)據(jù)資料進(jìn)行統(tǒng)一的搜集和處理，為信息時(shí)代下檔案管理工作提供更為廣闊的發(fā)展空間，再次需要加強(qiáng)檔案管理部門(mén)的設(shè)備改進(jìn)力度，增加設(shè)備引入的投資金額，為檔案管理部門(mén)提供最好的硬件基礎(chǔ)，加快研究解決電子政務(wù)環(huán)境下檔案工作的新技術(shù)新問(wèn)題，加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，逐步實(shí)現(xiàn)公文辦理和檔案管理的規(guī)范化與一體化。利用電子政務(wù)平臺(tái)，積極開(kāi)展已公開(kāi)現(xiàn)行文件和檔案信息網(wǎng)上查詢服務(wù)，穩(wěn)步推進(jìn)館藏檔案的數(shù)字化，全面提高檔案利用的效率和質(zhì)量，最大限度地滿足檔案利用需求。同時(shí)，依托?子政務(wù)平臺(tái)建立電子文件中心，實(shí)現(xiàn)電子文件和電子檔案的網(wǎng)上接收。加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加強(qiáng)檔案資源信息化建設(shè)，努力構(gòu)建檔案信息化必須的標(biāo)準(zhǔn)化體系、安全保障體系、社會(huì)服務(wù)體系，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)持續(xù)、快速、健康地發(fā)展，以此來(lái)共同形成信息化檔案管理平臺(tái)，有效地提高檔案管理工作的效率和水平。
1引言
伴隨著信息技術(shù)發(fā)展的日新月異，計(jì)算機(jī)被廣泛應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域之中。而由此形成的大量電子文件也就成為檔案管理的重要對(duì)象，尤其是電子文件的歸檔、保存、管理、輸出等工作已經(jīng)成為單位正常運(yùn)營(yíng)的重要環(huán)節(jié)。因此，全方位做好電子檔案管理工作對(duì)相關(guān)單位維持正常運(yùn)營(yíng)至關(guān)重要。如醫(yī)療單位，隨著醫(yī)療資源需求地不斷擴(kuò)大及精細(xì)化、計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和人才流動(dòng)的加速，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能滿足時(shí)代的發(fā)展，檔案電子化已經(jīng)成為了發(fā)展趨勢(shì)。但在醫(yī)療事業(yè)單位中電子檔案發(fā)展滯后，檔案工作仍以傳統(tǒng)方式為主。鑒于此，本文對(duì)醫(yī)療事業(yè)單位電子檔案發(fā)展現(xiàn)狀及如何做好電子檔案管理工作發(fā)表簡(jiǎn)略看法。
2醫(yī)療事業(yè)單位電子檔案發(fā)展現(xiàn)狀
（1）醫(yī)療單位中，核心工作是服務(wù)病人?？床【热丝滩蝗菥彛娮訖n案工作相對(duì)而言就是一種后續(xù)完善性工作，且隨時(shí)可補(bǔ)充。這是眾多醫(yī)療單位管理者、工作者電子檔案的認(rèn)知。
（2）應(yīng)有的電子檔案管理制度不完善甚至是欠缺。醫(yī)院管理都是各醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實(shí)踐在進(jìn)行管理，缺乏科學(xué)性與系統(tǒng)性[1]。經(jīng)驗(yàn)性的、粗大式的管理方式是醫(yī)療單位管理的主要特征，在檔案管理中更是主導(dǎo)。
（3）多數(shù)醫(yī)療單位對(duì)電子檔案管理工作的不重視，致使從事檔案管理的人員專業(yè)素質(zhì)偏低。任何崗位的工作人員都可以勝任電子檔案管理崗位，退休返聘老員工、低學(xué)歷的醫(yī)護(hù)工作人員、后勤工作人員兼職做檔案管理的現(xiàn)象普遍存在。這樣無(wú)基礎(chǔ)知識(shí)，低現(xiàn)代化設(shè)備操作技能的工作人員大大影響了檔案工作電子化的發(fā)展。
（4）“電子檔案管理，顧名思義，即一臺(tái)電腦就全部設(shè)備到位”的誤區(qū)亦是制約電子檔案管理工作發(fā)展的重要因素之一。也有部分單位“東拼西湊”出“配套”設(shè)備，然而設(shè)備型號(hào)不一、規(guī)格各異，嚴(yán)重影響了檔案的永久性保存和完整性，阻礙了區(qū)域性大面積的聯(lián)網(wǎng)處理。大大制約了電子檔案優(yōu)勢(shì)的發(fā)揮。
3加強(qiáng)電子檔案管理工作的對(duì)策
3.1更新傳統(tǒng)觀念，明確電子檔案的重要性
面對(duì)信息時(shí)代對(duì)檔案管理工作者提出的挑戰(zhàn)，當(dāng)務(wù)之急是更新傳統(tǒng)的管理觀念，樹(shù)立檔案現(xiàn)代化、電子化的檔案管理意識(shí)，進(jìn)行科學(xué)管理。
3.2建立健全電子檔案的管理制度和工作職責(zé)
電子檔案是一種獨(dú)立的檔案門(mén)類和載體，它和其他檔案一樣，應(yīng)加強(qiáng)管理。醫(yī)院建立相應(yīng)的電子檔案管理制度的內(nèi)容應(yīng)包括建立電子檔案收集和歸檔制度，電子檔案的利用、保管制度，制定電子檔案的保管期限、歸檔范圍等[2]。嚴(yán)格執(zhí)行，妥善管理，不散失，確保完整、真實(shí)和有效的利用。
3.3提高電子檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)
醫(yī)院電子檔案工作者除了要具備文化科學(xué)知識(shí)，檔案專業(yè)知識(shí)外，熟識(shí)醫(yī)院科學(xué)研究是其基本素質(zhì)之一[3]。要求必須熟練掌握運(yùn)用計(jì)算機(jī)操作技術(shù)、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。結(jié)合醫(yī)院工作的特殊實(shí)際，積極提供有效快捷的服務(wù)，充分發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢(shì)，服務(wù)醫(yī)院的發(fā)展。
3.4加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的資金投入
為了能夠更好的規(guī)范殘疾兒童檔案管理工作，需要從基本工作抓起，檔案管理人員要從日?；A(chǔ)工作入手，及時(shí)對(duì)工作中存在的不足之處進(jìn)行補(bǔ)充，強(qiáng)化檔案管理基礎(chǔ)工作，以此來(lái)有效的提高殘疾兒童檔案工作的質(zhì)量和效率，為殘疾兒童檔案工作的可持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)，使其成為保障殘疾兒童合法權(quán)益的重要依據(jù)。
一、高度重視，加強(qiáng)組織管理
殘疾兒童檔案工作需要給予充分的重視，并將其納入到重要的工作日程上來(lái)，進(jìn)一步做好殘疾兒童檔案管理基礎(chǔ)工作，從思想認(rèn)識(shí)、到人員及組織等各個(gè)方面都要到位，做好檔案收集工作，對(duì)檔案歸檔范圍和保管期限進(jìn)行明確。歸檔范圍包括殘疾兒童的出生年月、性別、體驗(yàn)表、父母相關(guān)的信息，同時(shí)殘疾兒童康復(fù)過(guò)程中所產(chǎn)生的各種資料也應(yīng)納到歸檔范圍。
二、殘疾兒童檔案管理的規(guī)范化
首先，需要做好殘疾兒童檔案收集工作，利用統(tǒng)一規(guī)格的檔案袋來(lái)對(duì)采集到的檔案信息進(jìn)行包裝和密封，而且在對(duì)相關(guān)檔案資料進(jìn)行調(diào)集時(shí)，要有相關(guān)的憑證作為依據(jù)，檔案要具有統(tǒng)一的格式，收集的檔案要確保操作步驟的規(guī)范化。
其次，殘疾兒童檔案整理和歸類工作需要由專門(mén)的檔案管理人員進(jìn)行，可以采用編碼形式來(lái)對(duì)檔案信息進(jìn)行整理和歸類，以此來(lái)提高檔案管理的有序化，為檔案查找效率的提高奠定良好的基礎(chǔ)。
最后，在對(duì)殘疾兒童檔案進(jìn)行保管過(guò)程中，需要保證檔案室環(huán)境的適宜性，不僅要具備良好的通風(fēng)，而且進(jìn)行除灰處理，控制好檔案室內(nèi)空氣的溫度和濕度，保證檔案信息資源的安全。
三、加強(qiáng)對(duì)殘疾兒童檔案形成過(guò)程的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查
殘疾兒童檔案文件形成時(shí)，在嚴(yán)格對(duì)殘疾兒童申請(qǐng)、入戶調(diào)查等過(guò)程中形成的文件材料進(jìn)行審核，確保所收集到的檔案資料的真實(shí)性和齊全性。檔案管理人員要定期和不定期對(duì)檔案文件形成的過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，控制好檔案形成過(guò)程中的質(zhì)量。不僅在確保檔案文件資料的齊全性和完整性，同時(shí)還要確保文件材料的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，確保案卷質(zhì)量的全面提高，這對(duì)檔案后期的整理、加工和利用會(huì)帶來(lái)積極的促進(jìn)作用。目前在相關(guān)部門(mén)和單位中，文字資料形成過(guò)程中和檔案管理工作存在相互脫節(jié)的問(wèn)題，兩者各自為政，彼此分割，這對(duì)檔案管理工作帶來(lái)了不利影響。文件資料形成過(guò)程中和檔案管理工作相互關(guān)聯(lián)，具有不可分割性，檔案管理人員需要參與到殘疾兒童相關(guān)文件資料形成的整個(gè)過(guò)程，同時(shí)檔案人員還要積極參與到單位各項(xiàng)行政及業(yè)務(wù)活動(dòng)中，對(duì)工作的內(nèi)涵進(jìn)行了解和掌握，并在工作中做好指導(dǎo)工作，使相關(guān)人員在書(shū)寫(xiě)文件資料時(shí)要嚴(yán)格按照規(guī)范的要求進(jìn)行，為檔案編輯加工工作提供更多的便利條件。對(duì)于各科室形成的文件資料要積極主動(dòng)收集，確保歸檔材料的齊全性和完整性，為檔案后期的加工利用打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
四、完善檔案管理設(shè)施
檔案管理工作效率會(huì)受到檔案管理設(shè)備的直接影響，殘疾兒童檔案的管理也是一樣的。目前，檔案管理逐漸朝著數(shù)字化信息管理的模式前進(jìn)，這不僅能提高檔案的安全性，同時(shí)也避免紙質(zhì)檔案的過(guò)渡消耗，并且相比傳統(tǒng)的管理模式，更加的高效、便捷。在檔案管理工作開(kāi)展時(shí)，應(yīng)緊緊貼近時(shí)代潮流，引入最新的管理方法與設(shè)備，配備檔案現(xiàn)代化管理所需要的各種設(shè)施，加大檔案管理設(shè)施的投入力度，培養(yǎng)檔案管理人員努力提高自身的操作能力，并使其能夠熟練的對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行應(yīng)用，使檔案管理人員能夠?qū)⑺鶎W(xué)到的理論知識(shí)與實(shí)際工作有效的聯(lián)系起來(lái)，從而進(jìn)一步提高殘疾兒童檔案管理基礎(chǔ)工作的效率。
五、建立檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用電子檔案
殘疾兒童檔案要實(shí)現(xiàn)信息化管理，就必須建立檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，因此，在實(shí)際工作中，需要進(jìn)一步改進(jìn)和規(guī)范計(jì)算機(jī)條件下檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案信息化管理的需要。依據(jù)文件處理流程來(lái)進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計(jì)。在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。
在電子檔案使用過(guò)程中，應(yīng)注意到電子檔案安全性問(wèn)題。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴(kuò)展，數(shù)量也急劇增加，特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，隨之而來(lái)的問(wèn)題就是如何在網(wǎng)絡(luò)下防范計(jì)算機(jī)病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。同時(shí)還要重視電子檔案的真實(shí)性。在實(shí)際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少規(guī)范化和程序化管理；相當(dāng)數(shù)量的草稿性電子文件處于自生自滅的狀況，多數(shù)電子檔案與其相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法；儲(chǔ)存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實(shí)性。另外，電子檔案的法律效力問(wèn)題也不容忽視，通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來(lái)確定，電子檔案由于沒(méi)有固定的載體，所以，制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就有一定的困難，這也就是光盤(pán)、磁帶、磁盤(pán)等載體的電子檔案未被法律認(rèn)定的原因。
六、結(jié)束語(yǔ)
殘疾兒童作為弱勢(shì)群體，受到全社會(huì)的普遍關(guān)注，因此需要做好殘疾兒童檔案管理基本工作，特雖是在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的新形勢(shì)下，更需要根據(jù)殘疾兒童檔案自身的特點(diǎn)，進(jìn)一步對(duì)殘疾兒童檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范，充分的利用各種先進(jìn)的技術(shù)來(lái)加快推動(dòng)殘疾兒童檔案信息化建設(shè)，更好的實(shí)現(xiàn)殘疾兒童檔案的重要價(jià)值，有效的保障殘疾兒童的合法權(quán)益，使全社會(huì)能夠更關(guān)心弱勢(shì)群體，促進(jìn)和諧社會(huì)的建設(shè)。
參考文獻(xiàn)
與傳統(tǒng)的檔案管理辦法相比較，電子辦公環(huán)境下的文書(shū)檔案管理工作顯現(xiàn)出較多優(yōu)勢(shì)，但同時(shí)也存在一些缺點(diǎn)，以下就對(duì)電子辦公環(huán)境下文書(shū)檔案管理的優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行總結(jié)分析。
（一）電子辦公環(huán)境下文書(shū)檔案管理的優(yōu)點(diǎn)
1.利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行管理，其實(shí)主要是利用辦公自動(dòng)化中的信息處理能力來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)文書(shū)檔案的高效化管理。傳統(tǒng)的檔案管理，從文件的收發(fā)、歸檔、分類到編號(hào)、入庫(kù)等，要求細(xì)心嚴(yán)謹(jǐn)，不容出現(xiàn)差錯(cuò)，一系列的工作環(huán)節(jié)都需要借助人力來(lái)展開(kāi)，其間需耗費(fèi)大量人力，花費(fèi)大量時(shí)間。而利用辦公自動(dòng)化技術(shù)來(lái)管理文書(shū)檔案，可以使檔案的整套管理流程不再繁瑣，檔案收發(fā)、歸檔、查閱等程序都可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)運(yùn)行，從而使檔案管理變得方便快捷。
2.傳統(tǒng)的文件檔案無(wú)論借閱還是傳遞的過(guò)程中，紙質(zhì)文件都容易發(fā)生復(fù)制、保密內(nèi)容外泄、遺失等情形，而文件異地傳遞時(shí)，因距離、天氣、快遞人員責(zé)任心強(qiáng)弱以及其他因素的影響，決定了文件傳送經(jīng)歷的時(shí)長(zhǎng)。而電子辦公環(huán)境下文書(shū)檔案的傳遞只需要在線傳遞即可，過(guò)程既安全又省時(shí)，使文件傳遞保持較高的安全系數(shù)。
3.傳統(tǒng)的文書(shū)檔案主要借助紙質(zhì)來(lái)保存，其保存時(shí)間受環(huán)境、氣候、紙質(zhì)及查閱次數(shù)的影響，一旦紙質(zhì)文件遭到毀壞，文件的內(nèi)容信息將不復(fù)存在。而電子版的文書(shū)檔案受周圍環(huán)境因素的制約較小，保存也比較方便，隨著使用需要，文書(shū)檔案保存可以借助U盤(pán)、網(wǎng)絡(luò)云盤(pán)及硬盤(pán)來(lái)進(jìn)行，保存在此設(shè)備中的文書(shū)檔案，其毀壞的可能性也比較小，因此，電子版文書(shū)檔案的保存比傳統(tǒng)紙質(zhì)文書(shū)檔案的保存具有顯著的穩(wěn)定性。
4.傳統(tǒng)的文書(shū)檔案隨著量的累積，大量的文書(shū)檔案陳設(shè)在文件柜中未能充分利用，造成了資源的浪費(fèi)，且查閱和管理都變得十分不易。應(yīng)用辦公自動(dòng)化技術(shù)對(duì)文書(shū)檔案實(shí)施管理以后，建成了相對(duì)完善的文書(shū)檔案管理體系，使檔案信息與其他信息實(shí)現(xiàn)共聯(lián)，可以促使文書(shū)檔案合理利用，杜絕了資源的浪費(fèi)，同時(shí)，可以利用廣闊的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)與其他檔案部門(mén)的信息共享，或者彼此之間相互進(jìn)行信息交流與經(jīng)驗(yàn)借鑒，使信息資源共享變得可行。
（二）電子辦公環(huán)境下文書(shū)檔案管理的缺點(diǎn)
1.電子版文書(shū)檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)文書(shū)檔案相比，其保密性問(wèn)題是目前的一大隱患。電子版文書(shū)檔案比較容易被修改，因計(jì)算機(jī)中很多預(yù)設(shè)條件都是通用的，修改者可以根據(jù)自己的需要隨意設(shè)置字體種類、顏色和大小，電子版文書(shū)檔案無(wú)法留下親筆簽字和蓋章，即便遭到修改也難辨其究竟為原件或復(fù)印件。所以，電子版文書(shū)檔案容易被修改的問(wèn)題是目前電子辦公環(huán)境下文書(shū)檔案管理面臨的一大挑戰(zhàn)。
2.電子辦公環(huán)境下文書(shū)檔案管理的另一個(gè)缺點(diǎn)是檔案管理人員的素質(zhì)不能跟現(xiàn)代自動(dòng)化辦公設(shè)備發(fā)展相適應(yīng)。因受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，傳統(tǒng)的檔案管理方式已固化在他們的思維意識(shí)里，又因大多數(shù)檔案管理員的素質(zhì)相對(duì)來(lái)說(shuō)都不高，并不能掌握電子辦公的技能和技巧，即使引進(jìn)了用以文書(shū)檔案管理的辦公自動(dòng)化設(shè)備，也不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。所以，提高文書(shū)檔案管理人員的素質(zhì)是電子辦公環(huán)境下文書(shū)檔案管理需要努力克服的另一個(gè)困難。
二、電子辦公環(huán)境下文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題
（一）未能及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念
受信息時(shí)代影響，人們逐漸有了要高效開(kāi)發(fā)信息的意識(shí)。實(shí)踐中，我國(guó)電子文書(shū)檔案管理起步時(shí)間較晚，在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，檔案都處于封閉及半封閉的狀態(tài)。對(duì)于應(yīng)用辦公自動(dòng)化技術(shù)對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行管理，檔案管理員還沒(méi)有足夠的認(rèn)識(shí)，也尚未具備充足的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。由于受經(jīng)費(fèi)限制，文書(shū)檔案管理得不到應(yīng)有的重視，而文書(shū)檔案管理人員缺乏創(chuàng)新精神，缺乏對(duì)檔案信息資源開(kāi)發(fā)的服務(wù)意識(shí)，導(dǎo)致文書(shū)檔案管理工作質(zhì)量長(zhǎng)久以來(lái)得不到提升。
（二）未能克服電子信息技術(shù)阻礙
電子信息技術(shù)是實(shí)現(xiàn)對(duì)文書(shū)檔案應(yīng)用電子化管理的基礎(chǔ)，電子辦公環(huán)境下的文書(shū)檔案管理對(duì)技術(shù)要求極高，它需要有專業(yè)系統(tǒng)并且嚴(yán)格的電子技術(shù)來(lái)做保障，對(duì)計(jì)算機(jī)領(lǐng)域的知識(shí)涉及面廣、技術(shù)密集、更新發(fā)展速度快等給文書(shū)檔案的管理工作帶來(lái)了一定難度。另外，保證電子文書(shū)檔案的真實(shí)性，對(duì)于信息安全技術(shù)來(lái)說(shuō)極其重要，所以需要借助相關(guān)法律來(lái)保證電子文件信息的安全，但目前我國(guó)關(guān)于電子文書(shū)檔案管理的法律法規(guī)尚未確立，所以電子文書(shū)檔案的安全暫時(shí)還難以保證。又因電子文書(shū)檔案所涉及的個(gè)人隱私與公共信息網(wǎng)絡(luò)的隔離問(wèn)題，以及網(wǎng)上信息管理、檢索、數(shù)據(jù)壓縮及存儲(chǔ)技術(shù)的應(yīng)用都尚未普及，成為電子文書(shū)檔案管理中的技術(shù)阻礙。
（三）資金不足以及設(shè)備落后
對(duì)電子辦公環(huán)境下的文書(shū)檔案進(jìn)行管理，就需要相關(guān)的電子設(shè)備做其強(qiáng)有力的后盾。目前的辦公環(huán)境下，大部分電子文書(shū)檔案管理部門(mén)都能配備計(jì)算機(jī)作為檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，但是受經(jīng)濟(jì)條件限制，其他類似文字掃描、計(jì)算機(jī)硬件、檔案管理系統(tǒng)之類的文書(shū)檔案管理設(shè)備得不到配備，所以導(dǎo)致電子辦公環(huán)境下的文書(shū)檔案管理工作一直得不到進(jìn)展，效率得不到提高。
（四）未能及時(shí)更新電子文書(shū)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)
要確保電子文書(shū)檔案的管理規(guī)范統(tǒng)一，其前提是要制定嚴(yán)格的電子文書(shū)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，我國(guó)雖然對(duì)文書(shū)檔案的管理制定了成熟的標(biāo)準(zhǔn)，但是對(duì)電子文書(shū)檔案的管理還沒(méi)有一個(gè)系統(tǒng)成熟的標(biāo)準(zhǔn)和模式，管理質(zhì)量更是參差不齊。電子文書(shū)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的制定，應(yīng)該以文書(shū)檔案的登記、錄入、保存等環(huán)節(jié)為起始，借鑒其他檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制定，文書(shū)檔案的管理過(guò)程中每一個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)該考慮在文書(shū)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的制定范圍中， 并且還應(yīng)該在實(shí)際管理工作中，依照實(shí)踐不斷總結(jié)高效的管理教訓(xùn)和經(jīng)驗(yàn)，使電子文書(shū)檔案管理更具科學(xué)性。
三、電子辦公環(huán)境下文對(duì)書(shū)檔案進(jìn)行高效管理的對(duì)策
（一）將文書(shū)檔案管理觀念數(shù)字化
日漸信息化的社會(huì)促使文書(shū)檔案管理也走上數(shù)字化和信息化的道路，不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，也不再局限于單一用手工整理文檔的方式，信息化時(shí)代下的文書(shū)檔案管理采用大量的多媒體、數(shù)據(jù)庫(kù)和圖片等數(shù)字檔案來(lái)代替。想要實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理的高效與創(chuàng)新，就要充分意識(shí)到信息的重要性，盡早樹(shù)立信息化的文書(shū)檔案管理觀念，將文書(shū)檔案管理有效融合到現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)中去，促進(jìn)文書(shū)檔案管理的方式改革和技術(shù)創(chuàng)新。
（二）制定適用于文書(shū)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和制度
網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展使得電子辦公環(huán)境下的文書(shū)檔案管理工作逐漸趨向于科學(xué)高效，但同時(shí)也暴露出一些弊端，文書(shū)檔案載體的多樣化發(fā)展，為電子辦公環(huán)境下的文書(shū)檔案管理制定并完善相應(yīng)的法律法規(guī)提供了必要的條件。首先，要嚴(yán)格規(guī)范鑒定及建立電子檔案的全過(guò)程，使其趨于規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。其次，建立完成后還應(yīng)進(jìn)行調(diào)整，使文書(shū)檔案管理與相關(guān)的制度相符合，要逐漸促使文書(shū)檔案信息的開(kāi)發(fā)走向規(guī)范、程序、制度化，以此來(lái)保證電子辦公環(huán)境下文書(shū)檔案管理工作的效率。
（三）需完善文書(shū)檔案管理軟件的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
【關(guān)鍵詞】
大數(shù)據(jù)時(shí)代；檔案；信息化管理
當(dāng)今時(shí)代是信息化迅速發(fā)展的時(shí)代，信息是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的不可或缺的戰(zhàn)略資源。近年來(lái)，隨著互聯(lián)網(wǎng)和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在中國(guó)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，不同作用的海量信息衍生出巨大的數(shù)據(jù)量，最終形成了信息量暴增的大數(shù)據(jù)時(shí)代。自從大數(shù)據(jù)的理念提出后，我國(guó)檔案部門(mén)迅速掀起了研究大數(shù)據(jù)的熱潮，大數(shù)據(jù)、檔案信息、大數(shù)據(jù)檔案等概念在學(xué)術(shù)界反復(fù)地出現(xiàn)。那么，大數(shù)據(jù)時(shí)代如何應(yīng)對(duì)檔案信息化管理工作呢？
1筑牢檔案管理基礎(chǔ)
為更好地做好檔案管理的基礎(chǔ)工作，各單位要加強(qiáng)單位內(nèi)部各類檔案搜集、管理部門(mén)之間關(guān)于檔案管理的溝通協(xié)作。要對(duì)檔案員進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范和約束，督促其切實(shí)履行好職責(zé)，高標(biāo)準(zhǔn)做好檔案管理工作，例如檔案搜集、分類、鑒定、整理等工作，同時(shí)，也要增強(qiáng)檔案員的服務(wù)意識(shí)，提升其服務(wù)水平。在高度重視的前提下，還要對(duì)其進(jìn)行有效的、全方位的監(jiān)管，確保檔案管理工作的準(zhǔn)確性、全面性、及時(shí)性。此外，檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)與單位內(nèi)部其他部門(mén)之間的溝通與協(xié)調(diào)，及時(shí)準(zhǔn)確地將搜集處理好的檔案資料提供給單位內(nèi)部所需要的部門(mén)，為其業(yè)務(wù)工作或制定工作目標(biāo)提供參考，充分發(fā)揮檔案在業(yè)務(wù)工作中的基礎(chǔ)性作用。
2實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化
為加強(qiáng)檔案管理，提高檔案資料利用率，使檔案更好地為業(yè)務(wù)工作服務(wù)，各單位應(yīng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理和服務(wù)模式進(jìn)行改革創(chuàng)新，不斷實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，爭(zhēng)取實(shí)現(xiàn)檔案管理質(zhì)的改變。在原有紙質(zhì)資料的基礎(chǔ)上，把大數(shù)據(jù)時(shí)代的技術(shù)優(yōu)勢(shì)應(yīng)用于檔案管理工作中，對(duì)紙質(zhì)資料進(jìn)行整理、編號(hào)、儲(chǔ)存，將檔案資料進(jìn)行電子化處理，建立信息化數(shù)據(jù)庫(kù)，不僅方便了檔案查閱利用，也節(jié)省了大量時(shí)間，既能提高檔案員的工作效率，減輕了其工作負(fù)荷，還提高了檔案的利用效率。
3抓好電子檔案歸檔工作
做好檔案管理的基礎(chǔ)工作的同時(shí)，必須要做好以下三點(diǎn)：一是要做好現(xiàn)階段電子檔案歸檔系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)的融合，加強(qiáng)電子公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)的全程控制，按照公文起草、簽發(fā)、擬辦的過(guò)程存儲(chǔ)形成的電子檔案，確保公文類電子檔案內(nèi)容齊全。對(duì)于專業(yè)類電子檔案，應(yīng)由國(guó)家檔案局會(huì)同專業(yè)部門(mén)，分門(mén)別類制定有關(guān)專業(yè)類電子檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，確保專業(yè)類電子檔案的系統(tǒng)配置、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的盡快落實(shí)。二是要制定檔案數(shù)字化計(jì)劃，要著眼未來(lái)檔案工作發(fā)展需要，制定符合實(shí)際的檔案數(shù)字化計(jì)劃，并按照有關(guān)技術(shù)規(guī)范統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。三是要瞄準(zhǔn)大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案歸檔工作的需要，研究數(shù)據(jù)資源采集、管理、、分析、利用的數(shù)據(jù)平臺(tái)模型，滿足電子檔案歸檔及管理的需要。
4強(qiáng)化檔案干部隊(duì)伍建設(shè)
大數(shù)據(jù)時(shí)代，要全面提升檔案工作人員的綜合素質(zhì)，使其不僅要有熟練的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)，掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，以確保檔案資料的完整性和安全性，更要有深厚的檔案專業(yè)知識(shí)。為此，各單位應(yīng)該注重培養(yǎng)可以可以服務(wù)于網(wǎng)絡(luò)開(kāi)發(fā)和數(shù)據(jù)分析人才、系統(tǒng)設(shè)計(jì)與分析人才；要重用嚴(yán)管檔案工作人員，建立科學(xué)的檔案管理工作用人晉升提拔機(jī)制，積極引進(jìn)高學(xué)歷、高素質(zhì)人才，不斷優(yōu)化檔案隊(duì)伍，確保隊(duì)伍穩(wěn)定有力。要定期對(duì)檔案工作人員進(jìn)行有針對(duì)性的專業(yè)培訓(xùn),如繼續(xù)教育、專業(yè)學(xué)歷教育，學(xué)歷培訓(xùn)等，確保檔案工作人員持證上崗,切實(shí)承擔(dān)起對(duì)檔案的保護(hù)管理責(zé)任。檔案工作人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí),堅(jiān)持接受信息化技能、檔案專業(yè)知識(shí)及管理工作培訓(xùn)，進(jìn)而加大培養(yǎng)檔案工作人員良好的工作作風(fēng)和創(chuàng)新意識(shí)，不斷提高檔案工作人員的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平，建立復(fù)合型檔案管理隊(duì)伍。
5加強(qiáng)檔案管理軟硬件建設(shè)
各單位要切實(shí)加強(qiáng)檔案管理的軟硬件建設(shè)，為檔案信息化管理提供新載體。具體要做到以下幾點(diǎn)：首先，加大對(duì)檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施的投入力度，對(duì)現(xiàn)有基礎(chǔ)設(shè)施加以升級(jí)或更換，確保能夠滿足檔案管理信息化建設(shè)需要；其次，加大對(duì)現(xiàn)有檔案管理工作人員培訓(xùn)力度，通過(guò)外派學(xué)習(xí)、視頻教學(xué)、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議等多種手段對(duì)檔案員進(jìn)行專業(yè)化、信息化及服務(wù)意識(shí)等內(nèi)容的培訓(xùn)，全面提升其綜合素質(zhì)；再次，要適當(dāng)提高檔案管理工作人員的任用門(mén)檻，積極引進(jìn)專業(yè)化、高素質(zhì)人才，聘用更多經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)的檔案管理工作人員，以便對(duì)現(xiàn)有檔案工作進(jìn)行信息化管理方向的創(chuàng)新和轉(zhuǎn)變。
6創(chuàng)新檔案管理制度
各單位檔案管理部門(mén)要結(jié)合本單位實(shí)際情況和大數(shù)據(jù)時(shí)代背景，進(jìn)一步修訂完善現(xiàn)有的管理機(jī)制，不斷創(chuàng)新檔案管理制度。按照《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》精神，及時(shí)、全面制定適應(yīng)信息化建設(shè)的各項(xiàng)檔案管理制度，進(jìn)一步健全完善檔案管理業(yè)務(wù)流程及技術(shù)規(guī)范，以確保電子文件和電子檔案的安全性與完整性；同時(shí)，要進(jìn)一步統(tǒng)一檔案整理、統(tǒng)計(jì)、服務(wù)等管理標(biāo)準(zhǔn)，切實(shí)實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，進(jìn)一步使檔案管理更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。
7制定數(shù)據(jù)管理體系
大數(shù)據(jù)時(shí)代，任何一個(gè)單位都要面對(duì)海量數(shù)據(jù)，而且數(shù)據(jù)的格式是多種類型的，如果沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理體系，很難做好數(shù)據(jù)的采集、利用工作。因此，檔案部門(mén)要著眼于大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案工作的發(fā)展需要，積極與信息化統(tǒng)籌部門(mén)合作，制定各種數(shù)據(jù)的管理體系，對(duì)于各行業(yè)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)格式、元數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范，確定數(shù)據(jù)的種類，構(gòu)建數(shù)據(jù)檢索系統(tǒng)，為大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理打好基礎(chǔ)。
8結(jié)語(yǔ)
在大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展背景下，檔案資料信息化管理已成為時(shí)展的必然趨勢(shì)。各單位要客觀分析大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案工作帶來(lái)的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，同時(shí)，要針對(duì)檔案工作面臨的問(wèn)題認(rèn)真查找改進(jìn)措施。只有這樣才能夠把“死檔案”變成“活資源”，更好地為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，進(jìn)而真正發(fā)揮以史資政、服務(wù)大局的作用，也只有這樣，檔案管理工作才能更加規(guī)范化、專業(yè)化、信息化，檔案事業(yè)才能與時(shí)俱進(jìn)，發(fā)揮更大作用，作出更大貢獻(xiàn)。
作者：李蘭蘭 單位：新疆維吾爾自治區(qū)特種設(shè)備檢驗(yàn)研究院
1.利用會(huì)計(jì)電子檔案管理系統(tǒng)整合會(huì)計(jì)檔案信息
以會(huì)計(jì)電子檔案管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)平臺(tái)，整合SAP系統(tǒng)、共享報(bào)賬服務(wù)平臺(tái)、銀企直聯(lián)系統(tǒng)、資金稽核平臺(tái)等的報(bào)賬流程報(bào)賬和影像信息、自動(dòng)收集各種信息，保留調(diào)閱其它業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的能力，全方位提供會(huì)計(jì)檔案電子信息。
2.利用會(huì)計(jì)電子檔案管理系統(tǒng)管理全生命周期紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案
通過(guò)電子檔案管理系統(tǒng)和影像子系統(tǒng)管理紙質(zhì)檔案制作、接收、流轉(zhuǎn)、出入庫(kù)、調(diào)閱等工作，借此將會(huì)計(jì)檔案電子信息和紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案對(duì)應(yīng)，使電子檔案管理系統(tǒng)成為管理全部周期會(huì)計(jì)檔案的信息平臺(tái)。
3.形成統(tǒng)一的電子會(huì)計(jì)檔案信息管理平臺(tái)
形成1個(gè)門(mén)戶、2個(gè)子系統(tǒng)、3個(gè)應(yīng)用層面構(gòu)成的統(tǒng)一的會(huì)計(jì)檔案管理平臺(tái)，會(huì)計(jì)電子檔案管理系統(tǒng)與影像子系統(tǒng)統(tǒng)一按門(mén)戶、集中存儲(chǔ)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一安全規(guī)則，影像子系統(tǒng)數(shù)據(jù)在紙質(zhì)檔案歸檔完成后轉(zhuǎn)移至電子檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)一管理。
二、形成基礎(chǔ)會(huì)計(jì)檔案影像化整體方案
1.借助報(bào)賬流程直接解決報(bào)賬類原始憑證影像化
通過(guò)掃描前置到報(bào)賬發(fā)起環(huán)節(jié)直接對(duì)報(bào)賬類原始憑證影像化，為后續(xù)管理和業(yè)務(wù)審批、會(huì)計(jì)處理全流程提供電子檔案信息支撐，通過(guò)提升流程效率補(bǔ)償掃描環(huán)節(jié)發(fā)生的勞動(dòng)耗費(fèi)。
2.利用信息自動(dòng)收集手段解決非報(bào)賬類原始憑證影像化
直接獲取非報(bào)賬類原始憑證所涉及轉(zhuǎn)固和預(yù)轉(zhuǎn)固、資產(chǎn)、省代、稅費(fèi)、收入等業(yè)務(wù)及相應(yīng)業(yè)務(wù)管理平臺(tái)生成的會(huì)計(jì)檔案電子信息，方便會(huì)計(jì)電子化處理及非報(bào)賬類原始憑證電子數(shù)據(jù)的直接生成。
3.通過(guò)現(xiàn)有業(yè)務(wù)管理流程改造引入影像化
對(duì)基于紙質(zhì)檔案流轉(zhuǎn)的業(yè)務(wù)管理模式進(jìn)行改造，在業(yè)務(wù)管理流程初期引入影像化操作，使業(yè)務(wù)管理模式由基于紙質(zhì)流轉(zhuǎn)的處理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榛诩堎|(zhì)檔案的電子處理模式，如采購(gòu)類物料模塊憑證影像化管理試點(diǎn)問(wèn)題。
三、尋求銀行電子回單解決方案
1.尋求對(duì)直聯(lián)銀行回單進(jìn)行電子化對(duì)接
取得工行、招行、農(nóng)行、建行等主要直聯(lián)銀行配合，推進(jìn)銀行回單電子化對(duì)接，通過(guò)銀企直聯(lián)系統(tǒng)取得經(jīng)過(guò)稽核確認(rèn)的完整銀行電子回單支付數(shù)據(jù)，同時(shí)完成電子回單與電子記賬憑證之間的信息集成與關(guān)聯(lián)，支持后續(xù)電子會(huì)計(jì)檔案信息利用。
2.建立資金業(yè)務(wù)稽核機(jī)制，保證資金支付安全性
考慮到銀行業(yè)目前尚未形成可認(rèn)證的銀行電子對(duì)賬單，電子回單數(shù)據(jù)完整性無(wú)法直接核對(duì)確認(rèn)，需依靠保證電子支付業(yè)務(wù)安全的及時(shí)稽核機(jī)制確認(rèn)資金支付電子回單數(shù)據(jù)完整性。
3.與第三方支付公司合作實(shí)現(xiàn)非直聯(lián)銀行回單電子化
除主要直聯(lián)銀行外，剩余非直聯(lián)銀行全部采用直聯(lián)方式進(jìn)行銀行回單電子化成本過(guò)高，且費(fèi)時(shí)費(fèi)力。通過(guò)將剩余銀行賬戶交易轉(zhuǎn)移到第三方支付公司、交易最終結(jié)果直接進(jìn)入主要直聯(lián)銀行的方式可快速、高效地完成剩余銀行的回單電子化工作。
四、會(huì)計(jì)檔案“去紙質(zhì)”整理方案
1.形成記賬憑證電子化應(yīng)用模式
提出基于紙質(zhì)原始憑證的整理、制檔和檢索模式，通過(guò)原始憑證條碼信息解決原始憑證的成檔、檢索以及與記賬憑證之間的匹配問(wèn)題，并在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)取消打印保管紙質(zhì)記賬憑證，僅保管紙質(zhì)原始憑證的做法，同時(shí)在電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)保管記賬憑證完整的電子信息。
實(shí)際操作中，原始憑證成檔在電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)中依舊以記賬憑證為基本單位，同時(shí)通過(guò)電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)及紙質(zhì)檔案卷首的記賬憑證與原始憑證勾稽關(guān)系表管理卷內(nèi)紙質(zhì)原始憑證。
2.推動(dòng)賬簿及銀行回單電子化應(yīng)用工作
在各類賬簿、銀行回單初步電子化基礎(chǔ)上取消紙質(zhì)的打印、處理和保管工作，僅在電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)中保管對(duì)應(yīng)電子信息；利用電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的電子數(shù)據(jù)合成相關(guān)檔案信息滿足各項(xiàng)調(diào)閱需求。
五、開(kāi)展業(yè)務(wù)協(xié)作，簡(jiǎn)化會(huì)計(jì)檔案相關(guān)操作流程
1.完善流程
通過(guò)與法律、檔案管理部門(mén)協(xié)作，將現(xiàn)有合同管理流程進(jìn)一步延伸到合同接收保管環(huán)節(jié)，形成合同閉環(huán)管理。在此基礎(chǔ)上將報(bào)賬過(guò)程直接應(yīng)用電子合同，節(jié)省合同報(bào)賬過(guò)程中反復(fù)提供、掃描、傳遞、稽核、保管紙質(zhì)合同的勞動(dòng)，堵塞報(bào)賬過(guò)程中利用未簽字、未審批合同報(bào)賬、利用不同合同版本取得報(bào)賬利益的漏洞。
2.引入影像化模式
與采購(gòu)、工程等部門(mén)合作，在業(yè)務(wù)管理流程中引入影像化模式，通過(guò)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)掃描提升業(yè)務(wù)管理流程審批效率，通過(guò)自動(dòng)獲取業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)生成影像化原始憑證，減少基于紙質(zhì)收集和流轉(zhuǎn)的物料模塊憑證整理勞動(dòng)及傳遞浪費(fèi)，為將來(lái)壓縮不必要的紙質(zhì)原始憑證流轉(zhuǎn)和保管打好基礎(chǔ)。
六、精心打造立體式會(huì)計(jì)檔案信息質(zhì)量管控模式
對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案信息產(chǎn)生和處理過(guò)程的責(zé)任，以及檔案信息在處理、交換、全方位收集與跟蹤方面的信息質(zhì)量予以控制，并通過(guò)相關(guān)制度體系予以落實(shí)。
1.依托報(bào)賬流程建立多元化信息質(zhì)量責(zé)任體系
明確報(bào)賬流程中報(bào)賬單位、報(bào)賬人及財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心（以下簡(jiǎn)稱“FSSC”）之間的責(zé)任關(guān)系，落實(shí)報(bào)賬人在信息申報(bào)、報(bào)賬單位和FSSC在電子會(huì)計(jì)檔案信息流轉(zhuǎn)與審核、FSSC在信息處理方面的管控職責(zé)，形成三位一體的信息質(zhì)量責(zé)任體系。
2.以事前稽核體系保證電子會(huì)計(jì)檔案信息的真實(shí)性和一致性
建立省市一體的兩級(jí)事前稽核體系，在防范報(bào)賬風(fēng)險(xiǎn)、健全內(nèi)部管理和控制的同時(shí)，保證縱向流程紙質(zhì)和電子會(huì)計(jì)檔案信息真實(shí)性和一致性，健全保障電子會(huì)計(jì)檔案信息品質(zhì)的長(zhǎng)效機(jī)制。
3.形成各業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)交換與校驗(yàn)機(jī)制
1.爭(zhēng)取支持，抓機(jī)構(gòu)建設(shè)，將檔案管理工作與其他經(jīng)辦工作放在同等重要的位置，納入工作考核范圍，各科室明確一名檔案管理兼職人員，負(fù)責(zé)各科室日常工作中形成的檔案資料收集和整理。
2.加大經(jīng)費(fèi)投入，提供物質(zhì)基礎(chǔ)，建立檔案室、閱檔室，購(gòu)置了金屬密集架、防磁柜、計(jì)算機(jī)、掃描儀，配備了吸塵器、滅火器和溫濕度計(jì)等應(yīng)有設(shè)備和用品，檔案庫(kù)房達(dá)到了“八防”要求。
3.制定檔案管理辦法，檔案管理流程，檔案管理歸檔范圍和保管期限，檔案管理分類方案。
4.夯實(shí)基礎(chǔ)，抓規(guī)章制度建設(shè)，制定實(shí)施了《檔案員崗位職責(zé)》《檔案庫(kù)房管理制度》《檔案保管管理制度》《檔案立卷歸檔制度》《檔案保密制度》《檔案統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀制度》《檔案借閱制度》《設(shè)備維護(hù)使用制度》。
5.開(kāi)展培訓(xùn)，抓電子檔案管理人才建設(shè)，為使檔案管理人員盡快熟悉檔案電子化管理和使用技術(shù)，成為檔案管理的行家里手，我們對(duì)檔案人員實(shí)施全員培訓(xùn)，多次邀請(qǐng)市檔案局專家授課和現(xiàn)場(chǎng)專業(yè)指導(dǎo)，力求盡快適應(yīng)檔案工作的需要。
6.策劃需求，抓軟件應(yīng)用系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，我們與專業(yè)軟件公司共同開(kāi)發(fā)了養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)和電子檔案查詢信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了將大量傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)換成數(shù)字化、電子化檔案信息管理的質(zhì)變。
二、拓展領(lǐng)取養(yǎng)老金人員檔案電子化建設(shè)
近幾年，鹽城市隨著國(guó)有、集體企業(yè)改制和并軌工作的進(jìn)一步深化，越來(lái)越多的退休人員脫離原企業(yè)管理，由于鹽城市社區(qū)平臺(tái)建設(shè)不到位，致使企業(yè)退休人員檔案無(wú)人管理的現(xiàn)象突出。目前，鹽城市社會(huì)保險(xiǎn)檔案服務(wù)中心已接收保存的企業(yè)退休人員檔案30萬(wàn)人，隨著退休個(gè)人存檔數(shù)量的與日俱增，傳統(tǒng)的退休人員檔案管理方式已不適應(yīng)時(shí)展和民生所需、所盼的要求。要想使退休人員檔案管理不失真、不失密、不丟失，更好地履行社會(huì)保險(xiǎn)公共服務(wù)職責(zé)和使命，就要堅(jiān)持不懈創(chuàng)新，就要通過(guò)檔案電子化管理技術(shù)解決好保真、保讀、保取、保密、保存的難題。我們借用了養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案電子化建設(shè)的思路，在科學(xué)論證的前提下，大膽啟動(dòng)了退休人員檔案電子化建設(shè)工作，完全避免了過(guò)去查詢?nèi)藛T在頻繁查閱、借用檔案過(guò)程中發(fā)生的檔案丟失、篡改、磨損、損壞的現(xiàn)象，有效地控制了領(lǐng)取養(yǎng)老金人員篡改檔案信息而產(chǎn)生的欺詐養(yǎng)老金問(wèn)題。另外，還加強(qiáng)數(shù)字化、電子化檔案信息系統(tǒng)管理。
1.參保職工查詢檔案方便快捷，原來(lái)查一份檔案，要在龐大的堆里尋找，勞神費(fèi)事，往往需要半個(gè)小時(shí)，工作人員辛苦，職工不滿意?，F(xiàn)在，只要報(bào)上姓名或身份證號(hào)碼，在計(jì)算機(jī)中查詢，非常方便，只需要5分鐘。
2.檔案管理是標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的基礎(chǔ)工作，通過(guò)業(yè)務(wù)檔案達(dá)標(biāo)工作，規(guī)范了檔案管理，加快了標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)進(jìn)程。
3.在業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)信息化的情況下，重視檔案管理工作對(duì)保存原始資料有著長(zhǎng)遠(yuǎn)意義。
