時(shí)間：2023-06-07 09:02:46
序論：速發(fā)表網(wǎng)結(jié)合其深厚的文秘經(jīng)驗(yàn)，特別為您篩選了11篇職工檔案管理范文。如果您需要更多原創(chuàng)資料，歡迎隨時(shí)與我們的客服老師聯(lián)系，希望您能從中汲取靈感和知識！
2.1加強(qiáng)“三個(gè)體系”建設(shè)
對于下崗職工人事檔案管理，要想得到有效強(qiáng)化，便需要以國家檔案管理要求為依據(jù)，進(jìn)一步落實(shí)“三個(gè)體系”建設(shè)：其一，構(gòu)建覆蓋企業(yè)下崗職工的檔案資源體系。其二，構(gòu)建能夠?yàn)槠髽I(yè)下崗人員提高便利的檔案利用體系[3]。其三，對能夠保證企業(yè)下崗職工人員人事檔案安全保密的檔案安全體系。對于上述“三個(gè)體系”需進(jìn)行統(tǒng)一進(jìn)行有機(jī)整合，強(qiáng)化建設(shè)，以此使下崗職工人事檔案管理更具規(guī)范性及標(biāo)準(zhǔn)性。
2.2原單位加強(qiáng)下崗職工檔案管理
對于原單位來說，不能對下崗職工檔案不管不問，需繼續(xù)加強(qiáng)此項(xiàng)工作。通常職工下崗分流之后，人事檔案還是在原單位保管。雖然職工下崗，但還具備較強(qiáng)的生產(chǎn)技能及豐富的工作經(jīng)驗(yàn)。因此，下崗職工的檔案還有保存價(jià)值。針對這一情況，原單位便需要對下崗職工的檔案進(jìn)行收集、立卷、建賬。
2.3加強(qiáng)下崗職工檔案的保管及利用
一方面，對于下崗職工檔案，其管理權(quán)限需轉(zhuǎn)交給政府授權(quán)的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，配置專人管理，同時(shí)設(shè)置專門的庫房及裝具，構(gòu)建完善的管理制度，使下崗職工檔案管理更具規(guī)范性及科學(xué)性。另一方面，對于下崗職工檔案的查閱，需具備相關(guān)單位、人事部門的介紹信，出示合同書等，并給予申批報(bào)表進(jìn)行詳細(xì)填寫，在審核通過后才允許查閱。
2.4融入現(xiàn)代化檔案管理方法
將人力資源與保障信息系統(tǒng)作為依托，對數(shù)字檔案管理子系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)，同時(shí)采取循序漸進(jìn)以及逐漸擴(kuò)大的模式，使企業(yè)下崗職工的人事檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)理化處理[4]。要想做好此項(xiàng)工作，需要充分做好一下幾點(diǎn)：其一，對數(shù)字化處理中的質(zhì)量管理進(jìn)行強(qiáng)化。對數(shù)據(jù)錄入工作人員進(jìn)行知識、技能及業(yè)務(wù)方面的培訓(xùn)，以此使檔案數(shù)據(jù)的可靠性及準(zhǔn)確性得到有效保證。其二，對規(guī)范合理的電子檔案系統(tǒng)管理模式進(jìn)行構(gòu)建。結(jié)合檔案的數(shù)字化工作，把目前企業(yè)下崗職工人事檔案歸為統(tǒng)一的系統(tǒng)管理，從而使檔案資源更加豐富、更加完整。其三，借助現(xiàn)代化技術(shù)，使檔案管理水平得到有效提升。這些現(xiàn)代化技術(shù)包括智能搜索引擎、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)以及云計(jì)算技術(shù)等。其中，智能搜索引擎在充分應(yīng)用的基礎(chǔ)上，能夠?yàn)闄n案檢索目錄的創(chuàng)建提供便利，進(jìn)一步構(gòu)建信息檢索系統(tǒng)，從而使檔案資源管理服務(wù)水平得到有效增強(qiáng)。對數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)進(jìn)行利用，能夠使庫存檔案結(jié)構(gòu)更加優(yōu)化，從而使檔案整理效率得到有效提升，進(jìn)一步為下崗職工提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)?？偠灾谌氍F(xiàn)代化檔案管理方法，能夠使下崗職工人事檔案管理更加全面、更加規(guī)范、更加科學(xué)，值得業(yè)內(nèi)人士借鑒及思考。
2.對人事檔案管理的重視程度不高。長久以來，企業(yè)內(nèi)部分領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作的認(rèn)識存在一定錯(cuò)誤，最重要的就是對于人事檔案管理工作認(rèn)識不全面。認(rèn)為檔案管理工作只是簡單保管人事檔案，與單位的其它事物相比，沒有必要花太多的精力在它上面。只要做到不丟失文件，不泄露職工檔案秘密，在檔案外調(diào)、查檔時(shí)能夠應(yīng)付過去就行了。更有甚者，認(rèn)為管理檔案只是一些檔案部門應(yīng)該管理的事務(wù)，完全沒有將檔案工作放在心上，從不過問檔案管理工作的情況，沒有意識去管。
3.人事檔案以及人事分檔存在的一些問題。對制度進(jìn)行改革后，當(dāng)利用人事檔案時(shí)，卻存在有部分職工檔案缺失甚至斷檔的現(xiàn)象。這些情況主要就可以劃分為下面三種類型：第一類，人才流動(dòng)性增強(qiáng)，但很多人的檔案并沒有隨人員的流動(dòng)而轉(zhuǎn)移。人事檔案仍然存放于原來的工作單位。并且由于職工的離開，檔案管理者不再更新此人檔案，使其離開后的所有經(jīng)歷無法被記錄，致使有些職工檔案不具有連續(xù)性。在畢業(yè)后的實(shí)習(xí)單位有一定的檔案記錄，但是在員工從其他單位到本單位這一段時(shí)間沒有記錄。主要原因是員工從原來的單位辭職之后，檔案沒有更新，存在斷檔現(xiàn)象。第二類，企業(yè)引進(jìn)人才后，很少查看人事檔案，上級領(lǐng)導(dǎo)也是根據(jù)個(gè)人的實(shí)際工作業(yè)績對員工進(jìn)行考核。在人才市場找工作時(shí)，將人事檔案放在人才市場，但得到職位后檔案仍然放在人才市場，使得以后的記錄也是空白，這也會導(dǎo)致檔案斷檔。第三類，隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，尤其是在對人才進(jìn)行市場化之后，人才流動(dòng)性越來越強(qiáng)。越來越多的人從以前的單位固定制變成了社會流動(dòng)人才，導(dǎo)致人檔分離的現(xiàn)象越來越嚴(yán)重，不用人事檔案的人越來越多。并且很多公司企業(yè)對檔案不做要求，更加惡化了這種現(xiàn)象。
4.管理質(zhì)量不高。管理質(zhì)量低，導(dǎo)致無法有效使用人事檔案。受傳統(tǒng)觀念中偏重政治、輕視業(yè)務(wù)的影響，許多企業(yè)的人事檔案缺乏個(gè)人色彩，有相當(dāng)大一部分的人事檔案管理仍然只記錄傳統(tǒng)信息。比如我們經(jīng)常看到的政治面貌、受過何等獎(jiǎng)勵(lì)或處罰情況等，忽略了對人才類型的反映，管理才能的介紹，技術(shù)專長的透析。缺乏對個(gè)人特征的具體描述，存檔內(nèi)容不夠?qū)嵱?，難于創(chuàng)新；沒有及時(shí)對人事檔案的收集和補(bǔ)充，缺乏主動(dòng)性，沒有一定的制度約束。或者在收集和鑒定時(shí)沒有充分落實(shí)到位，降低了人事檔案的可信度。除被動(dòng)記錄的原始信息外，其他信息無法被充分利用，導(dǎo)致人力資源的浪費(fèi)。5.信息化程度不高?？茖W(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步，計(jì)算機(jī)科學(xué)的飛速發(fā)展，人事檔案管理信息化已成為必然趨勢，人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用。但關(guān)于信息化管理仍有很多技術(shù)方面的手段等待著被挖掘并且得到利用，首先在對人事檔案進(jìn)行管理的時(shí)候還沒有大規(guī)模使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，這些都會導(dǎo)致管理效率的下降，并且還會浪費(fèi)一定的資源。
二、改進(jìn)檔案管理
1.解決收集人事檔案。為使人事檔案能夠真實(shí)地反映一個(gè)人全部情況，人事檔案的管理部門通常要用人事部門來收集各位職工的職位任免、工作調(diào)配情況、職務(wù)評聘、培訓(xùn)、工資待遇情況，對于能夠反映職工德行、能力、勤勉、成績的文件資料進(jìn)行綜合考察，不斷地對檔案的內(nèi)容進(jìn)行充實(shí)。對于收集而來的職工檔案資料，首先一定要經(jīng)過仔細(xì)鑒別，通過多種渠道核對，記錄進(jìn)人事檔案的信息應(yīng)該準(zhǔn)確并且真實(shí)，信息填寫完整、字跡清楚，填寫時(shí)所記錄的對象必須明確，有很完備的手續(xù)，具有很高的保存價(jià)值。一旦有的信息材料不屬于歸檔，就不得擅自對材料進(jìn)行歸檔處理，需要經(jīng)過鑒別確認(rèn)、討論后根據(jù)相應(yīng)情況進(jìn)行處理。
2.整理人事檔案。對檔案進(jìn)行收集之后，人事管理部門的管理人員就需要對收集的檔案和材料進(jìn)行歸類和整理，并按照在職職工、離職退休職工或者是辭職人員嚴(yán)格進(jìn)行整理和分類并按照一定的規(guī)律編號、入柜。同時(shí)應(yīng)該對人事檔案建立科學(xué)合理的統(tǒng)計(jì)和登記制度，對不同類的檔案建立相應(yīng)的檔案名冊。固定時(shí)間對檔案進(jìn)行檢查核對，必須做到名冊編號與檔號一致。如果檢查過程中發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)解決，如果問題較嚴(yán)重，還可以制定相應(yīng)的政策防止此類問題再次發(fā)生。并且要嚴(yán)格落實(shí)保密制度，確保個(gè)人檔案的安全和準(zhǔn)確，不得因個(gè)人原因泄露他人資料，危害他人權(quán)益。當(dāng)整理校驗(yàn)相關(guān)人事檔案材料時(shí)，如果發(fā)現(xiàn)不需要?dú)w檔的材料，必須填寫關(guān)于檔案材料管理的清單，并向相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，請求審查和批準(zhǔn)。在銷毀時(shí)必須由專人負(fù)責(zé)銷毀，并需有專人監(jiān)督。
3.改進(jìn)人事信息管理質(zhì)量。只有將信息管理的質(zhì)量進(jìn)行提高，才能給各個(gè)高校的教職工人員提供好的服務(wù)，事實(shí)上人事檔案的管理工作是一個(gè)對專業(yè)性要求很強(qiáng)的工作，并且目前各個(gè)高校的信息技術(shù)在不斷快速的發(fā)展，及時(shí)提高人事信息管理的質(zhì)量對于整個(gè)高校的教職工人員來說都是一件比較重要的事。各個(gè)高校的人事管理部門就應(yīng)針對自己高校的需求，將檔案的收集、管理和整理作為一項(xiàng)重要任務(wù)。除此，還要特別重視對人事檔案進(jìn)行開拓收集，因?yàn)殚_拓性質(zhì)的收集能夠使得整個(gè)人事檔案里面所保留的信息更加有用。同時(shí)在對人事檔案進(jìn)行科學(xué)的保管及規(guī)范的整理的基礎(chǔ)上，還要對于人事檔案的信息資源進(jìn)行積極開發(fā)，可通過局域網(wǎng)機(jī)建立的方式，在信息和網(wǎng)絡(luò)的平臺上面，為人們提供更好的服務(wù)，并且為高校在教學(xué)的改革方面起著重要的作用。
4.提高整體檔案管理人員的自身素質(zhì)。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，技術(shù)不斷更新，人事檔案管理信息化已經(jīng)得到了大家的普遍認(rèn)可。計(jì)算機(jī)水平也在飛速發(fā)展，人事檔案管理由人工化向數(shù)字化過渡已是大勢所趨，這也是社會進(jìn)步所要求的。這就要求從事人事檔案管理工作的人員素質(zhì)較高，最好選擇作風(fēng)優(yōu)良、有責(zé)任心的黨員參與人事檔案管理工作。而相應(yīng)的管理部門應(yīng)該定期或不定期對相關(guān)人員組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不僅僅讓他們學(xué)習(xí)先進(jìn)的知識以及管理方法，開闊他們的眼界，拓展思路，更要培養(yǎng)他們的責(zé)任感，讓他們在未來的工作中發(fā)光發(fā)熱。
5.人事檔案的鑒定與銷毀。大多數(shù)集團(tuán)公司的公司規(guī)模較大，擁有較多的人事檔案資料，但庫房卻十分有限。大量的人事檔案資料堆積在管理的庫房里面，給檔案的管理帶來很多不方便，降低了檔案管理效率。為緩和這種現(xiàn)象帶來的后果，對個(gè)人檔案的鑒定及銷毀做出了以下規(guī)定：一旦發(fā)現(xiàn)不具有保存價(jià)值或者按規(guī)定屬于銷毀處理的檔案材料時(shí)，必須經(jīng)由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的確認(rèn)批準(zhǔn)，才能對人事檔案材料進(jìn)行銷毀。如有死亡或失蹤人員，檔案就交由檔案中心進(jìn)行15年保管。如果在15年后無人領(lǐng)取，可報(bào)請集團(tuán)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，得到審核同意后才可進(jìn)行銷毀。對企業(yè)、對國家、省有過特殊貢獻(xiàn)及國家、省和市級模范人物死亡后，其檔案仍然保存在檔案中心。如果人事檔案材料鑒定不及時(shí)或銷毀工作沒有完成得當(dāng)，就會影響企業(yè)的檔案管理工作，同時(shí)還給相關(guān)人員造成很大的負(fù)擔(dān)，也會成為人事檔案管理工作進(jìn)入現(xiàn)代化的阻礙。
1 企業(yè)檔案管理工作的特性
1.1 獨(dú)立性 企業(yè)是社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中一種以法人為代表的自主經(jīng)營、自負(fù)盈虧形式的特殊經(jīng)濟(jì)組織，企業(yè)對其資產(chǎn)有獨(dú)立的支配權(quán)，檔案作為企業(yè)資產(chǎn)的一個(gè)組成部分,企業(yè)也依法享有獨(dú)立的支配權(quán)。同時(shí)，隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，大部分企業(yè)產(chǎn)生了屬于自己的知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密等檔案。因此，企業(yè)的檔案基本上不對外開放，沒有對外服務(wù)的功能，檔案資源只屬于企業(yè)內(nèi)部共享。
1.2 專業(yè)性 在當(dāng)前的市場經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，企業(yè)主要是以經(jīng)營為中心開展一系列活動(dòng)，從而產(chǎn)生了大量的經(jīng)營性的文件材料。同時(shí)，為了在激烈的市場競爭中求生存求發(fā)展，企業(yè)還產(chǎn)生了本企業(yè)獨(dú)有的技術(shù)專利檔案。這些檔案與傳統(tǒng)的科技檔案和文書檔案有著較大的差別，成為企業(yè)檔案的一個(gè)重要組成部分。
1.3 系統(tǒng)性 企業(yè)檔案工作不僅包括對檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、服務(wù)、利用，而且還包括檔案信息產(chǎn)品的加工和輸出，因此，它類似于企業(yè)管理活動(dòng)中的一個(gè)系統(tǒng)工程。
2 職工檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中的地位與作用
2.1 對企業(yè)發(fā)展的步伐和速度起到促進(jìn)作用 企業(yè)職工檔案與企業(yè)發(fā)展的關(guān)系十分密切，對企業(yè)競爭發(fā)展具有十分重要的促進(jìn)推動(dòng)作用。在經(jīng)濟(jì)社會的快速發(fā)展的形勢下，企業(yè)要想高速穩(wěn)健發(fā)展，離不開科學(xué)技術(shù)的支撐，而科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步則取決于人才的綜合素質(zhì)，需要有一支高素質(zhì)的專業(yè)技術(shù)人才隊(duì)伍。人才已經(jīng)成為決定企業(yè)興衰、成敗、競爭勝負(fù)的關(guān)鍵因素。而加強(qiáng)職工德檔案管理工作，從一定程度上對企業(yè)員工的地位、榮譽(yù)、認(rèn)定等方面進(jìn)行了肯定，從而形成了良好的激勵(lì)機(jī)制，進(jìn)而促進(jìn)了企業(yè)的良性發(fā)展。作為人才信息縮影的職工檔案，則是各類人才在社會各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)中形成的原始記錄，是人才在德、能、勤、績等方面的綜合體現(xiàn)。
2.2 是培育企業(yè)核心競爭力的重要工具 核心競爭力是企業(yè)擁有的區(qū)別于其他企業(yè)的重要財(cái)富，是能夠被企業(yè)管理者、員工共同感受到的并共同參與創(chuàng)造的核心資源。由于現(xiàn)代企業(yè)在激烈的競爭中感到了人才的重要性，因此開發(fā)人力資源成為了提高企業(yè)核心競爭力的迫切需要。優(yōu)化企業(yè)人力資源管理，離不開企業(yè)職工檔案工作的強(qiáng)力支持，與職工檔案工作制度的不斷完善也有著密不可分的關(guān)系。企業(yè)職工檔案工作為人力資源管理工作提供基本的重要依據(jù)。人力資源管理的目的就在于能否在企業(yè)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)最優(yōu)化的人才配置，做到“人盡其才，才盡其用”，知人善任是企業(yè)良性發(fā)展、在競爭中處于不敗之地的重要條件。對于企業(yè)而言，只有進(jìn)一步強(qiáng)化職工檔案管理工作，才能從源頭上杜絕一些棄檔、假檔、失檔現(xiàn)象的發(fā)生，也才能使企業(yè)能夠放心的用人，使員工能夠誠信的做人，進(jìn)而樹立進(jìn)取心和責(zé)任心，最終促進(jìn)企業(yè)核心競爭力的培育。
2.3 是企業(yè)競爭發(fā)展中人力資源管理的重要手段 職工檔案對單位負(fù)責(zé)人了解應(yīng)聘者的基本情況，正確錄用使用新的人才能起到十分重要的作用。一份真實(shí)、完整的個(gè)人職工檔案，既是企業(yè)選用人才和人才日后晉升提拔的重要參考，也是擇業(yè)人員量己之才選擇行業(yè)、部門的“謀士”，雙方的“知己知彼”，能限制一些企業(yè)和個(gè)人盲目選人、擇業(yè)的“自主權(quán)”，更利于“人才與用人單位是市場經(jīng)濟(jì)體制下活動(dòng)的主體”這一社會功能得到充分發(fā)揮。同時(shí)，由于職工檔案能夠比較全面、準(zhǔn)確的反映人才各方面的情況，所以企業(yè)也能夠從職工檔案中了解本單位人才的數(shù)量、文化程度、專業(yè)素質(zhì)等方面的重要數(shù)據(jù)，這也有利于企業(yè)人力資源管理部門對職工檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，從而作出比較準(zhǔn)確的人才預(yù)測，并制定出長遠(yuǎn)的人才培養(yǎng)計(jì)劃和企業(yè)發(fā)展規(guī)劃。
3 加強(qiáng)職工檔案管理工作的措施
3.1 制定科學(xué)規(guī)范的企業(yè)職工檔案管理實(shí)施細(xì)則
隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，流動(dòng)性和多變性問題成了企業(yè)人才突出的問題，這給企業(yè)職工檔案管理增加了多樣性和復(fù)雜性。因此，必須根據(jù)形勢的發(fā)展，在《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的基礎(chǔ)上制定一個(gè)統(tǒng)一的、規(guī)范的、便于操作的《企業(yè)職工檔案管理實(shí)施細(xì)則》，使職工檔案材料的主體能夠緊緊圍繞培養(yǎng)人才、發(fā)展經(jīng)濟(jì)這個(gè)中心，在收集、整理、歸檔、利用等環(huán)節(jié)做到有章可循、有法可依，真正實(shí)現(xiàn)“觀其卷，知其人，用其長”的目的。
3.2 實(shí)現(xiàn)企業(yè)職工檔案管理的現(xiàn)代化
當(dāng)前，企業(yè)各項(xiàng)制度面臨改革，企業(yè)職工檔案工作也同樣面臨著這種挑戰(zhàn)。一是職工隊(duì)伍不斷交替，導(dǎo)致檔案數(shù)量有所增加，檔案內(nèi)容不斷得到更新，新材料不斷得到充實(shí)。二是檔案利用率越來越高，信息的需求要求更加系統(tǒng)、全面、準(zhǔn)確。三是利用時(shí)效在加快。要求檔案人員要熟悉情況，及時(shí)有效提供。因此，盡快實(shí)現(xiàn)職工檔案的現(xiàn)代化管理是非常重要的。在具體檔案管理工作中，要做好六個(gè)環(huán)節(jié)和一些操作手段的創(chuàng)新。首先要更新立卷制度，在工作手段上改進(jìn)，盡量簡化一些繁瑣、呆板的操作步驟。比如在組卷、裝訂的形式上，取消一些繁瑣的不必要的過程、環(huán)節(jié)、步驟，盡可能縮短立卷歸檔周期。在日常的抄寫、裝訂工作中，要善于思考，多動(dòng)腦筋，有針對性地搞一些小發(fā)明、小創(chuàng)造、小革新，這樣能起到事半功倍之效。同時(shí)，可以利用現(xiàn)代技術(shù)來提高工作效率。比如可以把目錄計(jì)算機(jī)檢索、文件級裝訂、檢索主要內(nèi)容轉(zhuǎn)移到檔案章和檔案盒上，簡單明了，既提高了質(zhì)量和效益，又節(jié)約了時(shí)間，使用起來也很方便。并且可以采用條形碼來代替檔案號，可靠快捷，極大地提高了借閱歸還檔案的速度，諸如這種通過計(jì)算機(jī)來完成較繁瑣的手工操作的方法是很多的，關(guān)鍵在于檔案人員是不是用心去發(fā)現(xiàn)、去實(shí)踐。檔案的業(yè)務(wù)工作、檔案的管理工作以及檔案信息的交流，都方便應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行現(xiàn)代化管理，幫助解決一些具體問題，提高管理效率和管理水平。
3.3 努力提高職工檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作，這就要求從事檔案工作的人員，第一要鉆研本專業(yè)的理論知識，掌握這項(xiàng)工作每一個(gè)環(huán)節(jié)的技能技巧，第二要學(xué)習(xí)檔案管理學(xué)知識和應(yīng)用文寫作等方面的知識。如果沒有扎實(shí)的業(yè)務(wù)功底和較強(qiáng)的管理能力，不熟悉檔案的內(nèi)在聯(lián)系和業(yè)務(wù)工作中的的環(huán)節(jié)、步驟，就不可能做好做實(shí)檔案工作。檔案保管價(jià)值的鑒定取決于它所記述的科學(xué)技術(shù)知識的價(jià)值，只有全面掌握相關(guān)門類的知識，才能有效開展檔案鑒定工作。語言文字的組織概括能力是檔案管理工作的基礎(chǔ)，沒有扎實(shí)的語言功底就無法有效搞好這項(xiàng)工作。因此，作為現(xiàn)代化企業(yè)的檔案工作者，必須嚴(yán)格要求，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，掌握現(xiàn)代化檔案理論知識和管理能力，并且要加強(qiáng)相關(guān)專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，掌握多方位的知識，以適應(yīng)新形勢下檔案管理工作的需要。
4 結(jié)束語
隨著社會經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，現(xiàn)代化企業(yè)改革也在不斷深化。作為企業(yè)順利實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理重要基礎(chǔ)工作之一的職工檔案工作，在促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，提高企業(yè)內(nèi)在素質(zhì)和競爭力，全面建設(shè)現(xiàn)代化企業(yè)的過程中發(fā)揮著越來越重要的作用。
1.現(xiàn)行企業(yè)職工檔案管理體制與市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展不相適應(yīng)。職工檔案是勞動(dòng)和社會保障工作的基礎(chǔ)，是職工個(gè)人維護(hù)合法權(quán)益、政府有關(guān)部門落實(shí)政策、化解矛盾、維護(hù)社會穩(wěn)定的法律憑證，是現(xiàn)代企業(yè)制度下職工享受各項(xiàng)勞動(dòng)待遇、記錄參加社會保障情況的重要憑證。在新的形勢下職工檔案的作用已不局限在企業(yè)本身，已經(jīng)成為社會的問題，職工檔案應(yīng)成為個(gè)人信譽(yù)體系的主要內(nèi)容。職工檔案的內(nèi)容已不在是側(cè)重職工政治歷史情況、工資審批晉級等形成的材料，而是側(cè)重于養(yǎng)老保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、公積金、住房補(bǔ)貼的繳費(fèi)和發(fā)放，簽定、解除勞動(dòng)合同等形成的材料。現(xiàn)有企業(yè)職工檔案多為分散管理、多頭管理，固定工身份和部分合同制工人檔案，有在企業(yè)主管部門管理的，有在企業(yè)管理的，沒有與企業(yè)各門類檔案實(shí)行資源整合，集中統(tǒng)一管理。地方政府行政管理部門及企業(yè)專業(yè)主管部門對所轄企業(yè)的在職人員、失業(yè)人員、再就業(yè)人員沒有一份清晰、準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)或人員名單?，F(xiàn)代企業(yè)制度下職工檔案管理沒有統(tǒng)一的要求和模式，這種管理方式，有悖于企業(yè)實(shí)行的全員勞動(dòng)合同制，給企業(yè)的職工基礎(chǔ)管理工作帶來許多麻煩，也不利于維護(hù)職工個(gè)人利益以及勞動(dòng)力合理有序流動(dòng)和建設(shè)科學(xué)、規(guī)范的勞動(dòng)力市場。
2.企業(yè)職工檔案工作發(fā)展不均衡。目前，職工檔案的保管和管理主要分六個(gè)層面：一是國有、非國有企業(yè)用人單位保管和管理在職（在崗）的職工檔案；二是具有部分行使政府職能的企業(yè)以及企業(yè)化管理的事業(yè)單位保管的員工檔案；三是市、縣（區(qū)）勞動(dòng)就業(yè)局保管解除勞動(dòng)關(guān)系的職工檔案；四是市（縣）社保局保存企業(yè)離退休人員實(shí)行社會化管理的職工檔案；五是市人事行政管理部門下屬的人才服務(wù)中心保管的大中專畢業(yè)生檔案；六是失業(yè)人員、靈活就業(yè)人員、中介服務(wù)企業(yè)（組織）、民政系統(tǒng)的社團(tuán)組織工作人員以及農(nóng)民工等檔案。
長期以來，職工檔案的管理工作游離于檔案行政管理部門的視線之外，未能實(shí)施有效監(jiān)管。勞動(dòng)保障部門在沒有法律依據(jù)的前提下，監(jiān)管不到位。這種脫離政府監(jiān)管的職工檔案工作必然導(dǎo)致一系列問題的出現(xiàn)。如企業(yè)負(fù)責(zé)人為達(dá)到控制職工的目的，扣押檔案不給，或把檔案長期存放在個(gè)人手里甚至丟失，職工在調(diào)動(dòng)工作或辦理退休時(shí)找不著檔案等等問題。這些問題的出現(xiàn)，影響了檔案管理的嚴(yán)肅性，更侵害了職工個(gè)人利益。
3.企業(yè)職工檔案材料的客觀性、準(zhǔn)確性、完整性差。由于部分企業(yè)具體工作人員沒有嚴(yán)肅、負(fù)責(zé)地填寫好每一份檔案材料，致使有的檔案錯(cuò)漏百出，甚至隨意更改，給勞動(dòng)保障部門辦理職工失業(yè)、退休等手續(xù)增加了困難。如檔案年齡前后不一致，出現(xiàn)多個(gè)參加工作時(shí)間，個(gè)人經(jīng)歷前后記錄不完整等。
4.檔案管理的軟硬件不適應(yīng)形勢發(fā)展的需要。多數(shù)檔案室設(shè)備陳舊，管理手段落后，防火、防潮、防蛀等達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理只滿足于不丟失，裝進(jìn)袋子，鎖進(jìn)柜子，檔案檢索和利用停留在手工操作上。國家、社會、職工個(gè)人所需的職工檔案的信息不能在網(wǎng)上共享。
5.檔案管理人員素質(zhì)急需提高。檔案管理是一項(xiàng)政策性、規(guī)范性很強(qiáng)的工作，需要工作人員具有較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。少數(shù)職工檔案管理人員沒有經(jīng)過檔案專業(yè)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)能力和水平具有局限性，加之兼職過多，顧此失彼，無暇顧及檔案的規(guī)范化管理。在充分利用檔案資源，提高隊(duì)伍素質(zhì)，促進(jìn)職工檔案管理方面下工夫不夠。
對策思考
1.將職工檔案的管理規(guī)范納入檔案管理的法律體系
（1）勞動(dòng)保障行政部門與檔案行政管理部門應(yīng)盡快制定地方企業(yè)職工檔案管理辦法,進(jìn)一步對客體即用人單位、代保管單位、職工個(gè)人明確企業(yè)職工檔案管理范圍、內(nèi)容、方式、標(biāo)準(zhǔn)以及材料的形成、變更等提出規(guī)范性的要求，對違法行為要實(shí)行責(zé)任追究制和問責(zé)制。對職工檔案出現(xiàn)涂（篡）改、偽造、損（銷）毀、丟失、無故扣留檔案的行為將依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》、地方檔案法規(guī)、規(guī)范性文件等有關(guān)法律法規(guī)給予處罰，造成重大損失的，應(yīng)依法承擔(dān)責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。
（2）檔案行政部門要依法履行檔案監(jiān)管職能
一是建章建制，規(guī)范管理。要建立具有較強(qiáng)的可操作性的企業(yè)職工檔案整理、歸檔、借閱、安全保管、轉(zhuǎn)遞等各項(xiàng)規(guī)章制度，防止擅自涂改、銷毀、偽造檔案及檔案材料的丟失、損壞現(xiàn)象的出現(xiàn)，使職工檔案的歸檔、借閱、轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)上嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范。
二是貫章貫法，有效監(jiān)管。以“登記備案”這一新的行政監(jiān)督管理模式，規(guī)范職工檔案行政管理工作，使職工檔案管理在同一個(gè)法律和制度的平臺上操作，實(shí)現(xiàn)檔案工作質(zhì)的統(tǒng)一。與勞動(dòng)保障行政部門聯(lián)合成立職工檔案管理資格認(rèn)定領(lǐng)導(dǎo)小組，對各勞動(dòng)保障機(jī)構(gòu)和企業(yè)的職工檔案管理資格實(shí)行認(rèn)定制度。對不具備保管資格的單位堅(jiān)決取消其保管資格。通過資格認(rèn)定，進(jìn)一步督促和規(guī)范各級勞動(dòng)機(jī)構(gòu)和各用人單位的職工檔案管理工作。
三是執(zhí)法檢查，嚴(yán)懲不貸。加強(qiáng)對企業(yè)、勞動(dòng)保障檔案機(jī)構(gòu)、人才中介組織職工檔案的監(jiān)管。并對不合格單位實(shí)行責(zé)令整改和行政處罰，實(shí)行問責(zé)制。
2．建立健全職工檔案的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系
對職工檔案的內(nèi)容、分類、檔案用品標(biāo)準(zhǔn)要重新進(jìn)行規(guī)范，逐步實(shí)現(xiàn)職工檔案信息化建設(shè)的要求，建立各級職工檔案的數(shù)據(jù)庫。在職工檔案中要增加一份針對一份檔案，從建檔到補(bǔ)充材料到轉(zhuǎn)遞，所涉及的材料內(nèi)容、時(shí)間和具體工作人員和檢查人，以及其他需要說明的情況均要詳實(shí)記錄，涉及的具體工作人員如立卷人、移交人、接收人和檢查人，親筆簽字的記錄。可以賦予職工檔案備考表新的內(nèi)容。職工檔案的備考表，要區(qū)別與其他門類檔案的備考表，要既簡單，又易于操作，還要可行性強(qiáng)。一是要體現(xiàn)時(shí)間性，有建檔時(shí)間，有歷次補(bǔ)充材料時(shí)間，有檔案轉(zhuǎn)遞時(shí)間。使檔案形成的來龍去脈一目了然。二是體現(xiàn)責(zé)任人，要有立卷人，有每次補(bǔ)充材料、檔案轉(zhuǎn)遞的移交、接收人、檢查人的簽字。三是要體現(xiàn)真實(shí)性，要有卷內(nèi)材料的情況說明，如取證材料、復(fù)制材料等具體情況的說明。職工檔案每一次的變化，都要在備考表上詳細(xì)記錄。所用的紙張和字跡均要符合檔案保護(hù)的要求，易于永久保存。
3.將職工檔案專兼職人員的培訓(xùn)和職稱評定納入檔案人員的檔案教育和職稱評定的管理體系
推行職工檔案人員持證上崗制度和繼續(xù)教育，加大培訓(xùn)力度，不斷提高職工檔案管理人員業(yè)務(wù)水平和能力，在網(wǎng)上公布培訓(xùn)人員名單，加大公眾監(jiān)督力度。同時(shí)應(yīng)當(dāng)允許職工檔案專兼職人員參加檔案序列的職稱評定工作，擴(kuò)大職稱評定的范圍和渠道。
4．建立與市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展相適應(yīng)的企業(yè)職工檔案管理體制
（1）檔案行政管理部門要密切和各級勞動(dòng)保障、人事行政管理部門和企業(yè)主管部門的配合，要詳細(xì)劃分各自的職責(zé)，從體制上明確檔案行政機(jī)關(guān)的監(jiān)管主體地位。
各級勞動(dòng)保障行政部門要高度重視企業(yè)職工檔案管理，制定規(guī)范有效的管理制度,加強(qiáng)督促。同時(shí)要加強(qiáng)對人事、勞資人員職業(yè)道德的教育。加大勞動(dòng)監(jiān)察力度，督促企業(yè)與職工簽訂勞動(dòng)合同。規(guī)范勞動(dòng)合同書、解除（終止）勞動(dòng)合同證明書、新工人登記表、職工調(diào)轉(zhuǎn)表格等所形成材料的文本格式，對職工檔案調(diào)轉(zhuǎn)、勞動(dòng)合同書、解除（終止）勞動(dòng)合同實(shí)行審核備案制。充分發(fā)揮勞動(dòng)保障部門的服務(wù)職能,提高辦事效率,使職工檔案管理更加規(guī)范化、科學(xué)化。
檔案行政管理部門要及時(shí)將通過職工檔案管理資格認(rèn)定的企業(yè)名單告知人才服務(wù)中心，以便及時(shí)將已就業(yè)的大中專畢業(yè)生檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)遞，各人才服務(wù)中心不得無故扣留已就業(yè)的大中專畢業(yè)生檔案。
根據(jù)市勞動(dòng)保障局統(tǒng)一部署，近期，我局組織有關(guān)人員對全縣企業(yè)職工檔案管理情況進(jìn)行了全面調(diào)研，現(xiàn)將有關(guān)情況報(bào)告如下。
一、基本情況
1、企業(yè)職工檔案的管理方式
《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》（勞力字[1992]33號）實(shí)施以來，我縣企業(yè)職工檔案大多由企業(yè)主管部門的人事部門（政工科）統(tǒng)一管理，少數(shù)由企業(yè)人事部門（政工科）進(jìn)行管理。
2、企業(yè)職工檔案包括的內(nèi)容
企業(yè)職工檔案主要包括學(xué)歷材料（畢業(yè)生登記表、學(xué)歷證明等）、工人錄用材料（包括招工、子女補(bǔ)充、工人轉(zhuǎn)正定級等）、入黨入團(tuán)材料(包括入黨入團(tuán)的申請書、志愿書、轉(zhuǎn)正材料等）、工資表、獎(jiǎng)勵(lì)呈報(bào)審批表、處分決定及解除決定、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績表和評定技能的審批材料、勞動(dòng)合同、調(diào)動(dòng)轉(zhuǎn)移材料、聘用審批表、復(fù)員退伍審批表、轉(zhuǎn)業(yè)審批表、退休（退職）審批表等。
3、職工流動(dòng)中檔案的移交保管方式
企業(yè)職工流動(dòng)其檔案由縣勞動(dòng)行政部門調(diào)配股密封、蓋章后郵寄或隨轉(zhuǎn)。
4、對因企業(yè)破產(chǎn)、倒閉而失業(yè)的職工，其檔案移交縣失業(yè)保險(xiǎn)部門統(tǒng)一管理，直至再就業(yè)辦理轉(zhuǎn)移手續(xù)。
二、企業(yè)職工檔案管理工作中存在的問題
1、現(xiàn)行企業(yè)職工檔案管理體制與市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展不相適應(yīng)?，F(xiàn)在企業(yè)職工檔案沒有統(tǒng)一管理，企業(yè)主管部門管理固定工身份和部分合同制工人檔案，有些企業(yè)也管理合同制工人檔案。這種管理方式，有悖于企業(yè)實(shí)行的全員勞動(dòng)合同制，給企業(yè)的職工基礎(chǔ)管理工作帶來許多麻煩，也不利于維護(hù)職工個(gè)人利益，促進(jìn)勞動(dòng)力合理有序流動(dòng)，建設(shè)科學(xué)、規(guī)范的勞動(dòng)力市場。部分國有企業(yè)改制為私有企業(yè)，對檔案管理的重視程度逐漸減弱，職工檔案無人問津，甚至丟失，職工在調(diào)動(dòng)工作時(shí)找不著檔案或把檔案長期存放在個(gè)人手里，有的企業(yè)負(fù)責(zé)人為達(dá)到控制職工的目的，扣押檔案不給，使職工辦不成調(diào)動(dòng)手續(xù)。這些問題的出現(xiàn)，影響了檔案管理的嚴(yán)肅性，更侵害了職工個(gè)人利益。
2、企業(yè)職工檔案材料的客觀性、準(zhǔn)確性、完整性差。由于部分企業(yè)沒有嚴(yán)肅、負(fù)責(zé)地填寫好每一份檔案材料，致使有的檔案錯(cuò)漏百出，甚至隨意更改，給勞動(dòng)保障部門辦理職工失業(yè)、退休等手續(xù)增加了困難。如檔案年齡前后不一致，出現(xiàn)多個(gè)參加工作時(shí)間，個(gè)人經(jīng)歷前后記錄不完整等。
3、檔案管理的軟硬件不適應(yīng)形勢發(fā)展的需要。檔案管理人員素質(zhì)急需提高。檔案管理是一項(xiàng)政策性、規(guī)范性很強(qiáng)的工作，需要工作人員具有較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。多數(shù)檔案室設(shè)備陳舊，管理手段落后，防火、防潮、防蛀等達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理只滿足于不丟失，裝進(jìn)袋子，鎖進(jìn)柜子，在充分利用檔案資源，提高隊(duì)伍素質(zhì)，促進(jìn)企業(yè)管理方面下功夫不夠。
三、有關(guān)建議
針對上述情況,為做好企業(yè)職工檔案管理工作,建議采取以下措施:
一是建立與市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展相適應(yīng)的企業(yè)職工檔案管理體制,以適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和新型勞動(dòng)力市場發(fā)展的需要,由現(xiàn)在的多頭分散管理逐步過渡為集中統(tǒng)一管理。勞動(dòng)保障行政部門與檔案行政管理部門盡快制定企業(yè)職工檔案管理辦法,進(jìn)一步明確企業(yè)職工檔案管理范圍、內(nèi)容、方式、標(biāo)準(zhǔn)等。建議有條件的大中型企業(yè)由勞動(dòng)保障部門指導(dǎo)，獨(dú)立管理職工檔案，小型企業(yè)和私營、個(gè)體、外資企業(yè)的職工檔案由勞動(dòng)保障部門的人事檔案部門統(tǒng)一管理。
社保檔案在整個(gè)社保工作中具有非常重要的地位，是實(shí)現(xiàn)社會保障信息交流與共享的保證，是參保者維護(hù)其合法權(quán)益的重要憑證，也是社保部門進(jìn)行科學(xué)管理、提高工作效率的必要條件。作為一項(xiàng)專業(yè)的管理工作，社會保險(xiǎn)檔案具有以下特點(diǎn)：一是，數(shù)量龐大。隨著我國社保制度的改革，參與社保的人口已從城市覆蓋到農(nóng)村，最終實(shí)現(xiàn)全民參保，這就是社保檔案數(shù)量的龐大。二是，動(dòng)態(tài)變化。個(gè)人的社保檔案會隨著個(gè)人工作單位的變化，而發(fā)生關(guān)系轉(zhuǎn)移，各項(xiàng)社保繳費(fèi)情況也會依據(jù)個(gè)人工資的增減發(fā)生變化，這就決定了社保檔案的動(dòng)態(tài)變化。三是，以人為本。社保檔案以人為基本對象來辦理的，個(gè)人是社會保險(xiǎn)檔案的最基礎(chǔ)的形成單位。社保檔案是個(gè)人參與社保的原始憑證，也是維護(hù)個(gè)人利益的重要憑證。就如人事檔案一樣，隨著個(gè)人變化，產(chǎn)生相應(yīng)變化。四是，規(guī)范性。社保檔案是按國家的有關(guān)規(guī)范來辦理的。具體表現(xiàn)在：一是，辦理活動(dòng)的規(guī)范，即各類社會保險(xiǎn)都有統(tǒng)一的辦理程序、繳付費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)；二是，形成材料的規(guī)范，即各類社會保險(xiǎn)都有規(guī)定有規(guī)范的記錄卡，登記清冊及報(bào)表，不論是哪個(gè)單位的職工，其形成的相關(guān)材料具有一致性。
2 加強(qiáng)社保檔案管理的必要性及重要意義
一是，加強(qiáng)社會保險(xiǎn)的檔案管理，是深化社會保險(xiǎn)改革的需要。隨著社會保險(xiǎn)改革的逐步深化，“單位人”勢必要變成“社會人”。社會保險(xiǎn)部門不但要履行社會保障的責(zé)任，同時(shí)還要承擔(dān)起對離退休人員的社會化服務(wù)與管理職能，如此龐大的社會系統(tǒng)工程，若無完整準(zhǔn)確的個(gè)人資料記載，即安全有序的社會保險(xiǎn)檔案管理，社會保險(xiǎn)部門的工作就會陷入困境，甚至?xí)绊懙缴鐣ｋU(xiǎn)改革的進(jìn)程。二是，加強(qiáng)社會保險(xiǎn)的檔案管理，是社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)本身的必然要求。一個(gè)參保人從辦理參保手續(xù)到離退休以及中間失業(yè)等享受社會保險(xiǎn)的各項(xiàng)待遇，要經(jīng)過諸多環(huán)節(jié)。在辦理參保手續(xù)時(shí)，首先要填寫保險(xiǎn)卡及個(gè)人詳細(xì)情況表等作為最原始的資料存入個(gè)人檔案，其后要不斷繳納社會保險(xiǎn)費(fèi)、劃撥個(gè)人賬戶、計(jì)算利息，有時(shí)還要對繳費(fèi)比例、繳費(fèi)基數(shù)及養(yǎng)老金發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行調(diào)整。伴隨人才的合理流動(dòng)，還要辦理保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移和基金的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出手續(xù)等，這些詳細(xì)的個(gè)人檔案記載，就成了今后支付社會保險(xiǎn)待遇的重要依據(jù)。社會保險(xiǎn)檔案管理的好壞，將直接關(guān)系到參保人的切身利益。三是，加強(qiáng)社會保險(xiǎn)檔案管理，有利于社保部門提高業(yè)務(wù)質(zhì)量和辦事效率。檔案資料的收集、整理實(shí)際上是對業(yè)務(wù)工作進(jìn)行有序的梳理和有效的歸納。對已完成的業(yè)務(wù)工作進(jìn)行回顧整理、總結(jié)，從中找出經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，將對正在進(jìn)行或進(jìn)一步開展的工作提供良好的借鑒和推動(dòng)?？梢詾闆Q策者提供準(zhǔn)確的各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供服務(wù)，提高辦事效率。檔案資料的收集、整理、歸檔與利用是我們做好社會保險(xiǎn)工作的前提條件。
3 完善八個(gè)環(huán)節(jié)，提高社會保險(xiǎn)檔案管理水平
基礎(chǔ)不牢，地動(dòng)山搖。要想社會保障事業(yè)取得長足健康的發(fā)展，首先就需要從基礎(chǔ)工作抓起，夯實(shí)檔案在社會保險(xiǎn)工作中的基礎(chǔ)地位，充分發(fā)揮好檔案的服務(wù)作用重點(diǎn)做好以下八個(gè)方面的工作。
3.1 科學(xué)分類
檔案分類不僅是檔案文件整理中的一個(gè)工作程序，更重要的是在整個(gè)歸檔文件整理工作中具有主導(dǎo)的作用。沒有合理的分類，歸檔文件收集整理工作就無法開展下去。歸檔文件只有賦予鮮明的特征，才能加以區(qū)別和聯(lián)系，便于保管和利用。所以，確定社會保險(xiǎn)檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)分類，是檔案歸集、整理和保管的基礎(chǔ)，同時(shí)又指導(dǎo)著其它各項(xiàng)工作的有序展開。
3.2 日常歸檔
平時(shí)歸檔是立卷人員依照檔案分類與范圍。將已經(jīng)辦理完畢的文件材料，隨時(shí)歸入臨時(shí)卷夾（卷盒）內(nèi)，這就是平時(shí)歸檔。平時(shí)歸檔要“隨辦隨歸”，今日事今日畢，不得積累到第二年立卷時(shí)再歸卷。這樣，有利于保持文件材料之間的聯(lián)系，保證歸檔文件材料的齊全完整。歸檔文件材料的排列，要按照各類文件材料歸檔的范圍、發(fā)生時(shí)間、重要程序分門別類地收集和整理，依次進(jìn)行排列。檔案在整理后，要去掉金屬物，對破損的應(yīng)按裱糊技術(shù)要求進(jìn)行托裱。
3.3 合理編號
整卷裝訂的案卷其全部卷內(nèi)文件要編統(tǒng)一的順序頁號。并以“件”為單位在文件材料的首面加蓋歸檔章。同時(shí)，搞好編制目錄。歸檔文件目錄包括件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、所在頁號（或件號）、備注等項(xiàng)目。件號即文件材料的排列順序號。責(zé)任者是指制發(fā)文件材料的組織或個(gè)人。文號即發(fā)文的字號。題名即文件材料的標(biāo)題。日期即文件材料的形成時(shí)間。頁數(shù)即填寫一件文件材料的總頁數(shù)。備注即需要補(bǔ)充和說明的情況，包括密級、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等。
3.4 標(biāo)準(zhǔn)化裝訂
按照國家最新的檔案管理辦法，文書類檔案可以不裝訂，可按件和保管期限直接裝盒。而會計(jì)類和社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)類檔案必須裝訂成冊。裝訂材料，必須選用經(jīng)檔案行政部門認(rèn)可，符合檔案保護(hù)要求的安全材質(zhì)。裝訂檔案，一律采用案卷左側(cè)裝訂，并將左、下側(cè)對齊，采用“三孔一線”的方法裝訂。
3.5 填寫卷面和檔案裝盒
案卷封面項(xiàng)目包括：全宗名稱、案卷標(biāo)題、起始時(shí)間、保管期限、件、頁數(shù)和歸檔號。案卷封面項(xiàng)目的填寫，要求內(nèi)容完整、概括準(zhǔn)確、字跡整潔、一目了然。這里需要明確幾個(gè)欄次的概念：（1）全宗號。全宗號欄內(nèi)按同級檔案局給定的全宗號填寫，暫未給定的此項(xiàng)可空置，待同級檔案館給定全宗號后再行填寫。（2）年度。年度欄內(nèi)填寫盒內(nèi)文件的形成年度。填寫時(shí)要采用公元紀(jì)年，以4位阿拉伯小寫數(shù)字表示，不得簡化。（3）保管期限。保管期限欄一般以漢字全稱表示，分為“永久”、“長期”、“短期”。長期為16-50年，短期為15年以下。（4）機(jī)構(gòu)或問題。機(jī)構(gòu)或問題欄是指按哪種類目進(jìn)行分類。如果檔案按科室分就是“機(jī)構(gòu)”，如“辦公室、業(yè)務(wù)科”；如按照業(yè)務(wù)類目分就是“問題”，如“基金核定表”、“業(yè)務(wù)臺賬”。卷面填寫完畢后，根據(jù)不同類別、不同年度、不同保管期限的歸檔文件材料不能放入同一檔案盒。檔案盒的厚度與歸檔文件材料的厚度相適應(yīng)，避免歸檔文件材料彎曲受損。
3.6 定期移交
按照有關(guān)規(guī)定，凡在工作中形成的在歸檔范圍內(nèi)的文件材料，均由相關(guān)責(zé)任部門進(jìn)行整理、立卷、裝訂，并定期移交檔案部門歸檔。各職能部門應(yīng)在次年初向檔案管理部門移交檔案，交接雙方根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對，并履行簽字手續(xù)。應(yīng)歸檔的文件材料要齊全完整。
3.7 規(guī)范排列
（二）人事檔案管理不集中、不專業(yè)。中學(xué)的教職工人事檔案沒有由上級主管部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，有些中學(xué)還根據(jù)不同的管理職能，將教職工的人事材料分散到各個(gè)部門。教務(wù)部門管理的人事材料主要涉及教師的業(yè)務(wù)水平、教學(xué)能力、教學(xué)的任務(wù)以及獎(jiǎng)懲情況等，而科研部門主要負(fù)責(zé)管理教職工的科研立項(xiàng)、等，人事部門主要管理教職工的社會經(jīng)歷、政治面貌等。這種管理模式導(dǎo)致教職工的人事檔案資料管理不集中，容易造成人事檔案的缺失。
（三）人事檔案的管理方法滯后。當(dāng)前中學(xué)教職工的人事檔案管理仍主要以紙質(zhì)的形式存在，缺乏現(xiàn)代化的管理技術(shù)和方法，還有一些中學(xué)里的人事檔案管理部門只是將教職工的人事檔案資料錄入到計(jì)算機(jī)中，卻無法進(jìn)行檔案的檢索、查詢，人事檔案信息的統(tǒng)計(jì)工作只能依靠手工完成，信息化水平比較滯后，造成了資源的大量浪費(fèi)。而且學(xué)校的檔案室硬件環(huán)境比較差，有些中學(xué)的檔案室位于教學(xué)樓中的偏僻位置，門窗等封閉不嚴(yán)，長期處于陰暗潮濕的空間中，檔案容易出現(xiàn)破損。
二、中學(xué)教職工人事檔案管理模式優(yōu)化措施
（一）健全學(xué)校人事檔案內(nèi)容。由于中學(xué)教職工的人事檔案內(nèi)容信息缺少，缺乏實(shí)用性，無法滿足當(dāng)前中學(xué)發(fā)展的實(shí)際需要，因此學(xué)校應(yīng)在教職工的人事檔案中補(bǔ)充教職工的個(gè)性材料。在人事檔案中設(shè)立教職工的教育教學(xué)登記表，綜合反映教職工的教學(xué)以及工作情況，增加教職工的學(xué)術(shù)研究情況，準(zhǔn)確的反映出教職工的學(xué)術(shù)能力和地位。同時(shí)，增加教職工的進(jìn)修以及獎(jiǎng)勵(lì)情況，了解教師的再教育以及社會地位。在教職工原有檔案的基礎(chǔ)上補(bǔ)充這些內(nèi)容，能夠更加全面的反映出教職工的工作、教育水平，為中學(xué)教職工評價(jià)工作的開展、教職工隊(duì)伍的建設(shè)提供了科學(xué)的依據(jù)，也有助于提高教職工的競爭意識，實(shí)現(xiàn)良好的發(fā)展。
（二）建立完善的信息化數(shù)據(jù)庫。為了提高人事檔案管理的效果和質(zhì)量，中學(xué)應(yīng)積極采用現(xiàn)代化的信息技術(shù)和手段，建立人事檔案的信息化數(shù)據(jù)庫，中學(xué)的人事部門應(yīng)按照學(xué)校的人事管理制度以及相關(guān)規(guī)定，利用信息化軟件對教職工的人事信息進(jìn)行采集、登記，建立人事檔案的信息數(shù)據(jù)庫。個(gè)人的信息要真實(shí)、完整，并由教職工本人以及學(xué)校的人事管理人員在規(guī)定期限內(nèi)容，在學(xué)校網(wǎng)站上對人事信息進(jìn)行補(bǔ)充和更新，學(xué)校進(jìn)行定期的審核，然后限制訪問權(quán)限，避免數(shù)據(jù)、信息的隨意改變。學(xué)校應(yīng)對教職工的人事檔案資料進(jìn)行動(dòng)態(tài)化的管理，保證學(xué)校教職工的人事檔案信息及時(shí)更新，建立標(biāo)準(zhǔn)化人事檔案的信息數(shù)據(jù)庫，為今后教職工人事檔案的管理和利用作保障。
（三）做好人事檔案管理的安全工作。中學(xué)還應(yīng)做好人事檔案的安全管理工作，避免出現(xiàn)威脅人事檔案安全的隱患。要嚴(yán)格控制人事檔案的知曉人員，特別是科研教職工的人事檔案，禁止無關(guān)的人員接觸人事檔案。建立專門的人事檔案室，做好防火、防盜、防霉等工作，儲存人事檔案信息的計(jì)算機(jī)以及硬盤等要定期殺毒、升級以及更新，保證計(jì)算機(jī)的安全運(yùn)行，人事檔案信息的網(wǎng)絡(luò)要嚴(yán)格管理，禁止移動(dòng)硬盤的外帶，避免人事信息的泄露。
（一）對人事檔案管理的重視程度不夠
隨著社會市場經(jīng)濟(jì)體制的不斷深入，在人才市場中，人員的流動(dòng)性越來越自由化，企業(yè)與員工之間的“雙向選擇性”也越來越明顯。企業(yè)在招聘錄用員工時(shí)更看重的是員工的工作能力以及人品方面，而員工與企業(yè)在達(dá)成一致性的時(shí)候更多的是由勞動(dòng)合同進(jìn)行書面的約束，而不是人事檔案，員工只要按照勞動(dòng)合同中的協(xié)議條款進(jìn)行，則可以自由的選擇職業(yè)流動(dòng)。正是由于這種自由性，現(xiàn)階段的員工以及人才市場中經(jīng)常會出現(xiàn)由于個(gè)人發(fā)展原因或者其他方面的原因，員工選擇跳槽的情況，而員工未及時(shí)辦理轉(zhuǎn)檔手續(xù)，因而造成了很多死檔或者棄檔的存在。更是由于對人事檔案重視程度不夠，出現(xiàn)很多人事檔案遺留在原由的人才市場或者交流機(jī)構(gòu)中，這樣導(dǎo)致后續(xù)進(jìn)行有關(guān)人事方面工作的時(shí)候欠缺相應(yīng)完整的檔案資料查詢，為后續(xù)的人事工作帶來極大的不便。
（二）人事檔案管理人員的服務(wù)意識不夠
在企業(yè)內(nèi)部中，人事檔案有關(guān)部門長期受到一些機(jī)要性和制度方面的制約，有關(guān)檔案管理人員在工作中長期處于比較被動(dòng)的狀態(tài)，采取單一的服務(wù)方式，導(dǎo)致人事檔案管理人員在服務(wù)意識上也存在明顯的不足。對于人事檔案的管理，管理者將重心過多的放在了保管資料方面，對于人事檔案中所記錄的一些信息資源都沒有很好的進(jìn)行利用，為企業(yè)調(diào)配人員，考察員工提供應(yīng)該具備的價(jià)值。
（三）企業(yè)人事檔案內(nèi)容不夠完善
企業(yè)的最終目的是為了盈利，對于員工的管理也是為了最大力度的刺激員工的創(chuàng)造力和工作能力，從而達(dá)到最佳的經(jīng)濟(jì)效益，而在企業(yè)內(nèi)部管理中，各部門之間的職能差別很大，因此人事檔案的管理除了具備員工的一些基本信息之外，還應(yīng)該結(jié)合企業(yè)自身管理需要充實(shí)一些內(nèi)容。但是在企業(yè)中，人事檔案管理資料內(nèi)容基本上只顯示了員工的年齡、學(xué)歷、個(gè)人履歷等這些基本內(nèi)容，對于員工在崗位工作上的業(yè)績表現(xiàn)，工作貢獻(xiàn)等都沒有詳細(xì)的歸納和記載，因而不便于對這個(gè)員工進(jìn)行很詳細(xì)的了解。
（四）信息化和網(wǎng)絡(luò)化管理水平落后
隨著信息化時(shí)代的到來，企業(yè)內(nèi)部的檔案信息管理模式也開始發(fā)生轉(zhuǎn)變，在一些信息網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用發(fā)達(dá)的國家已經(jīng)開始用電子檔案技術(shù)逐漸取代紙質(zhì)檔案，但是在我國企業(yè)中，傳統(tǒng)手工記錄的形式仍然大量存在，并沒有將電子化技術(shù)很好的融入到檔案管理工作中。
二、如何改進(jìn)職工人事檔案管理的對策
（一）提高人事檔案管理的重視程度，加強(qiáng)人事檔案的宣傳
人事檔案在管理中面臨最關(guān)鍵的問題就是員工以及領(lǐng)導(dǎo)的不重視，這種不重視主要源于對于人事檔案管理作用的不清楚，因而有必要對員工及領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)人事檔案管理重要性和作用性的宣傳，無論是員工還是管理者都應(yīng)該正確對待人事檔案管理工作。例如可以通過一些形式對企?I員工進(jìn)行人事檔案管理辦法的宣傳培訓(xùn)，提高了員工的意識，才能更有效的推進(jìn)人事檔案管理工作的發(fā)展，促進(jìn)其資源利用性的有效開發(fā)。
（二）強(qiáng)化服務(wù)意識，提高業(yè)務(wù)能力
人事檔案中所記載的員工信息對于人事管理工作包括人員崗位的調(diào)動(dòng)、工資結(jié)構(gòu)的調(diào)整等都具有重要的依據(jù)作用，針對人事檔案管理工作的性質(zhì)，人事有關(guān)管理人員應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作思維，增強(qiáng)服務(wù)意識。首先需要對已經(jīng)存在的檔案信息進(jìn)行整體歸納，其次針對各部門崗位有針對性的進(jìn)行培訓(xùn)，提高員工的業(yè)務(wù)能力，最后對所保管的所有人事有關(guān)資料進(jìn)行整體盤點(diǎn)，建立明確清晰的檔案管理體系。
（三）建立科學(xué)合理的管理制度
企業(yè)一般會形成自己一套有序的規(guī)章制度，但是面臨著不斷變化的社會形勢和新的狀況，企業(yè)人事檔案管理制度中會有些規(guī)章制度不適應(yīng)變化中的社會形勢，因而需要根據(jù)實(shí)際的社會需求不斷的調(diào)整規(guī)章制度，及時(shí)建立健全企業(yè)人事檔案管理的有關(guān)規(guī)章制度，讓其更能夠適應(yīng)企業(yè)人事管理相關(guān)工作。另外還要不斷充實(shí)完善員工檔案的資料信息，擴(kuò)大收集員工信息資料的來源，為企業(yè)進(jìn)行有效的人員管理提供參考依據(jù)。
（四）加快人事檔案工作的信息化建設(shè)
信息技術(shù)可能是現(xiàn)展最快的技術(shù)之一，日新月異的新技術(shù)、新概念、新產(chǎn)品和新服務(wù)等層出不窮，伴隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，許多傳統(tǒng)領(lǐng)域內(nèi)已經(jīng)存在并運(yùn)行多年的機(jī)制受到了沖擊，企業(yè)職工檔案管理也不例外。對于傳統(tǒng)的檔案管理工作來說，這場信息技術(shù)革命帶來挑戰(zhàn)的同時(shí)，也帶了機(jī)遇，只有勇于面對挑戰(zhàn)，積極主動(dòng)的將信息技術(shù)的新成果源源不斷的應(yīng)用到檔案管理這一傳統(tǒng)領(lǐng)域中，才能讓傳統(tǒng)領(lǐng)域得到更快更好的發(fā)展，不被時(shí)代所淘汰。
本文回顧了信息技術(shù)在企業(yè)職工檔案管理中應(yīng)用的過去，研究了當(dāng)前的現(xiàn)狀，并展望了未來。
一、信息技術(shù)在企業(yè)職工檔案管理中的起源
1.無紙化存儲：最初在檔案管理中引入信息技術(shù)，源于一個(gè)樸素的意圖，隨著時(shí)間的流逝，常規(guī)的紙質(zhì)檔案所需要的保管空間要求越來越大，檢索和調(diào)閱也越來越困難，而電子存儲方式，不僅可以獲得高得多的存儲密度，而且可以在極短的時(shí)間內(nèi)查詢和檢索。
在此階段，經(jīng)常使用的方法是對已有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化復(fù)制，例如人工輸入或者光電掃描等，日常管理活動(dòng)中，使用電子化版本，但是為了避免引起法律爭議，仍然進(jìn)行紙質(zhì)存檔，以作為可采信的證據(jù)。
2.電子文檔： 伴隨著數(shù)據(jù)加密技術(shù)的發(fā)展，電子簽名技術(shù)再一次推動(dòng)了檔案管理的信息化進(jìn)程。在電子化的檔案中嵌入一般情況下難以破譯的電子簽名信息后，可以有效的保證電子版檔案的真實(shí)性和完整性。
尤其是當(dāng)相關(guān)法律法規(guī)相繼推出后，從法律上認(rèn)可了電子簽名的有效性，使得電子文檔得到了廣泛的應(yīng)用，這使得完全拋棄紙質(zhì)文檔成為可能。
3.無紙化辦公 電子流程：在解決了無紙化存儲和電子文檔后，并未完全實(shí)現(xiàn)和達(dá)成無紙化辦公的目標(biāo)，這體現(xiàn)在各種各樣的電子文檔的流轉(zhuǎn)和會簽過程。電子流程(又名辦公自動(dòng)化工作流)技術(shù)的發(fā)明和推廣，解決了文檔流轉(zhuǎn)和會簽的過程控制問題。
二、信息技術(shù)在企業(yè)職工檔案管理中的發(fā)展
1.增值應(yīng)用 管理信息系統(tǒng)：無紙化辦公和電子文檔僅僅解決了檔案管理的最基本問題，即高效的檔案存儲。傳統(tǒng)的企業(yè)組織行為，各個(gè)部門各自維護(hù)和管理自己的職工檔案，一方面存在檔案資料的冗余，如每個(gè)部門的職工檔案都包含了大同小異的職工個(gè)人基本資料，另一方面有些專門的個(gè)人資料需要其他部門提供數(shù)據(jù)支持，例如財(cái)務(wù)部門發(fā)放工資需要人力資源部門提供工資數(shù)據(jù)。
2.數(shù)據(jù)分析和決策支持：在得到了具有充分歷史數(shù)據(jù)的檔案資料之后，如何利用這些數(shù)據(jù)，就成為了體現(xiàn)檔案管理水平的關(guān)鍵。如果僅僅只是將這些電子化數(shù)據(jù)和紙質(zhì)化檔案一樣簡單封存?zhèn)洳榈脑?，那將是一種極大的浪費(fèi)。通過設(shè)計(jì)良好的決策支撐系統(tǒng)，可以對這些電子化的歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)分析和處理，并形成各種直觀的報(bào)表和圖表，以幫助企業(yè)管理者做出更符合實(shí)際情況的管理決策。
三、信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的未來
1.多媒體數(shù)據(jù)：多媒體技術(shù)已經(jīng)獲得了成熟的發(fā)展，使得企業(yè)職工檔案中除了可以容納常規(guī)的文本、數(shù)字和圖片之外，現(xiàn)在還可以容納影音資料。使用對象技術(shù)，還可以容納幾乎所有類型的特殊數(shù)據(jù)。這就使得檔案的內(nèi)容更加豐富翔實(shí)，管理決策依據(jù)更加充分。
移動(dòng)互聯(lián)：移動(dòng)計(jì)算技術(shù)的發(fā)展獲得了長足的進(jìn)步，智能手機(jī)和平板電腦等手持計(jì)算設(shè)備已經(jīng)進(jìn)入了大眾消費(fèi)類電子產(chǎn)品的主流市場。這就使得在現(xiàn)場處理問題能夠獲得管理信息系統(tǒng)的協(xié)助，從而避免人工轉(zhuǎn)移數(shù)據(jù)容易出現(xiàn)的差錯(cuò)。例如，在現(xiàn)場清點(diǎn)每個(gè)員工領(lǐng)用的公共資源時(shí)，可以使用手持設(shè)備直接對這些公共資源的條碼標(biāo)簽進(jìn)行掃描，同時(shí)對該員工的身份識別卡進(jìn)行識別，自動(dòng)完成清點(diǎn)工作，如果存在問題，也可以現(xiàn)場就獲得告知。又比如，當(dāng)員工外出并沒有攜帶便攜式計(jì)算機(jī)時(shí)，也可以直接使用智能手機(jī)或者平板電腦從管理信息系統(tǒng)獲取信息和完成操作。
2.網(wǎng)際互聯(lián)：隨著各企業(yè)、單位和政府機(jī)構(gòu)的企業(yè)管理信息化進(jìn)程的推廣和深化，形成了大量的獨(dú)立的管理信息系統(tǒng)，由于需要在不同的企業(yè)、單位和政府機(jī)構(gòu)之間共享信息，因此通過互聯(lián)網(wǎng)提供訪問平臺顯得越發(fā)必要。
傳統(tǒng)上，一般只提供了人機(jī)訪問接口，需要操作者人工輸入信息進(jìn)行查詢和操作，這意味著操作者可能需要在本單位的管理信息系統(tǒng)和對方單位的管理信息系統(tǒng)之間來回切換進(jìn)行操作，并人工復(fù)制和重新輸入數(shù)據(jù)。如果在開發(fā)公共訪問平臺的同時(shí)，提供應(yīng)用程序編程接口供其余管理信息系統(tǒng)直接調(diào)用，而不需要操作員人工干預(yù)，自動(dòng)完成跨系統(tǒng)的信息和資源共享，將極大程度的提高系統(tǒng)的可用性。
在公共領(lǐng)域內(nèi)，已經(jīng)存在了大量類似的情況，例如可以直接使用第三方的用戶授權(quán)信息進(jìn)行WEB網(wǎng)站的登錄。而在檔案管理領(lǐng)域內(nèi)，還需要加快建設(shè)。例如，本企業(yè)的員工薪酬福利系統(tǒng)可以和公共社會保障管理系統(tǒng)直接掛接，本企業(yè)系統(tǒng)的使用者完全無需知道公共社會保障管理系統(tǒng)的存在，即可以得到社會保險(xiǎn)的繳納和使用情況。
四、結(jié)論
隨著新的信息技術(shù)逐步引入和應(yīng)用到檔案管理事務(wù)中，作為檔案管理的策劃者和實(shí)施者，有責(zé)任引導(dǎo)檔案管理工作向著更加智能化的方向發(fā)展，而不僅僅局限于傳統(tǒng)的檔案存儲、流轉(zhuǎn)、更新和檢索等簡單操作。信息技術(shù)的飛速發(fā)展，對檔案管理工作，既是一個(gè)巨大的挑戰(zhàn)，也是一個(gè)難得的機(jī)會，只有發(fā)揮積極性和主動(dòng)性，才能更好的改進(jìn)檔案管理工作的水平。
參考文獻(xiàn)
［1］李興由(2003)，中國企業(yè)的信息化發(fā)展?fàn)顩r研究，中國財(cái)政經(jīng)濟(jì)出版社。
一、相關(guān)概念和意義
職工檔案是國家檔案的組成部分，指行政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的勞動(dòng)、人事部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲和任用等工作中形成的有關(guān)職工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等情況的文件材料，是歷史地、全面地考察干部、職工的依據(jù)。失業(yè)職工檔案管理，是公共就業(yè)服務(wù)部門按照黨的惠民政策，為失業(yè)職工提供的一項(xiàng)免費(fèi)的檔案服務(wù)，檔案中記載了個(gè)人經(jīng)歷、工作情況、工資待遇等內(nèi)容，是辦理退休養(yǎng)老、享受相關(guān)待遇的重要依據(jù)，提供失業(yè)職工檔案服務(wù)，對保障失業(yè)職工的合法權(quán)益，具有十分重要的意義。
二、失業(yè)職工檔案管理中存在的問題
1.檔案管理工作的宣傳不到位
檔案管理工作的發(fā)展和進(jìn)步，需要社會各界對檔案管理工作有一定的認(rèn)知和了解，很大程度上取決于檔案宣傳工作保障作用的發(fā)，失業(yè)職工檔案管理也不例外。但目前的檔案宣傳工作卻存在明顯的不足，如到我們單位來辦理檔案的一些失業(yè)職工說很少聽到檔案方面的宣傳，感覺神神秘秘的，差點(diǎn)自己拆開了看看。在宣傳內(nèi)容和形式等方面尚有欠缺，導(dǎo)致檔案管理工作的宣傳工作的效果不理想。另外，目前檔案類的?？容^少、缺少能夠廣泛匯集、總結(jié)檔案管理先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的載體，同時(shí)因?qū)n案管理工作的重視度不夠，目前已成立的檔案宣傳?？寮|(zhì)量良莠不齊，發(fā)行量也不大，無法形成強(qiáng)有力的宣傳攻勢，在新媒體范疇內(nèi)也很少涉足，無法取得與年青一代的潛在檔案使用群體有效接觸，制約了檔案利用效率的提升。
2.對檔案管理工作的重要性認(rèn)識不足
目前，社會上出現(xiàn)了一些錯(cuò)誤的觀點(diǎn)：一些人認(rèn)為檔案管理工作是一個(gè)閑職，只有官員親屬才能搶占先機(jī)，或者是作為隱形福利發(fā)放給領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為“需要”躲輕閑的人；一些人認(rèn)為只有公務(wù)員、事業(yè)單位和大型國有企業(yè)群體才需要檔案，對于面朝黃土背朝天的老百姓來說，只要按照規(guī)定交納了社保，最后就可以得到該有的保障，檔案可有可無或者是畫蛇添足；還有一些高校畢業(yè)生，忽視了檔案的重要性，只管畢業(yè)前后找工作，投簡歷或者繼續(xù)深造，只要找到工作簽定合同、領(lǐng)上工資、繳納社保就不管檔案了，不知道或不去辦理任何就I、檔案托管等續(xù)，最終需要用到檔案時(shí)才發(fā)現(xiàn)檔案非常重要，重新建立或補(bǔ)辦檔案有多麻煩，不同程度影響了檔案管理工作的有序推進(jìn)。
3.檔案管理專業(yè)人員素質(zhì)不齊
目前非檔案管理部門對檔案管理工作不了解，還有部分檔案管理部門未認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，在人力、物力、財(cái)力等方面的投入和支持力度不大，有些檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，基本的檔案管理知識都沒掌握，甚至對失業(yè)職工檔案的概念都不知曉，加上部分工作人員責(zé)任心不強(qiáng)，正規(guī)檔案的收集、審核、整理、歸集都做不好，更談不上規(guī)范做好失業(yè)職工檔案的收集、整理、歸檔、裝訂等。他們僅能簡單地把收到的材料放入檔案袋存儲起來，很容易出現(xiàn)檔案材料不夠真實(shí)準(zhǔn)確，檔案前后材料印證不一致的問題，當(dāng)人事組織部門核驗(yàn)時(shí)，就會被認(rèn)定為虛假檔案，還有可能追究個(gè)人責(zé)任，造成重新認(rèn)定補(bǔ)充檔案資料等諸多麻煩。
三、加強(qiáng)失業(yè)職工檔案管理的對策和建議
1.加大宣傳提高認(rèn)識推進(jìn)工作
加強(qiáng)同媒體合作是做好現(xiàn)代社會宣傳工作的重要手段。在過去占據(jù)宣傳陣地的傳統(tǒng)媒體主要包括廣播、電視、報(bào)刊雜志等；引領(lǐng)時(shí)尚的新媒體主要包括網(wǎng)站、微信、聊天室、社交平臺等。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加大對新媒體宣傳工作的研究投入，在原先知識競賽、演講比賽、社會答題等方式的基礎(chǔ)上，創(chuàng)新比如檔案宣傳日、微信知學(xué)平臺、專題檔案宣傳欄目等方式，充分利用傳統(tǒng)媒體和新媒體，加大對檔案管理法的宣傳，廣泛開展各種宣傳活動(dòng)，組織開展《檔案法》競賽和比賽，擴(kuò)大檔案管理工作的社會影響力。很多檔案管理人員專業(yè)不專，業(yè)務(wù)不會，歸根到地還是認(rèn)識上出了問題，因此就需要加強(qiáng)日常教育引導(dǎo)，讓工作人員有緊迫感和危機(jī)感，樹立“今天工作不努力，明天努力找工作”的思想意識，自覺更新知識，提高工作的主動(dòng)性和自覺性，營造良好的社會環(huán)境，提高全民的檔案意識和認(rèn)同，加快檔案管理工作納入法制化管理軌道的步伐。
2.嚴(yán)格準(zhǔn)入加強(qiáng)培訓(xùn)提高素質(zhì)
1.我縣機(jī)關(guān)事業(yè)單位職工檔案管理工作現(xiàn)狀
1.1職工檔案管理不集中
機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案包含干部檔案和職工檔案。我縣干部檔案分別由組織部門和人事部門統(tǒng)一管理，擔(dān)任副科級以上領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)的干部檔案由縣組織部集中管理，一般干部檔案由縣人事局集中管理，唯有職工檔案分散在各機(jī)關(guān)事業(yè)中由各單位分別管理。由于職工檔案分散管理，各單位的職工檔案管理制度不統(tǒng)一，檔案材料的收集辦法不一致，在職工辦理調(diào)入、調(diào)出、調(diào)資、退休等手續(xù)時(shí)，經(jīng)常有檔案材料不全的情況發(fā)生，致使機(jī)關(guān)事業(yè)單位職工的合法權(quán)益受損。
1.2對職工檔案重視程度不夠
由于干部檔案已集中到縣組織人事部門統(tǒng)一管理，為數(shù)不多的職工檔案得不到領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視。有的單位職工有幾十人，但大多數(shù)單位的職工只有十幾人到幾人不等，因此很多單位的領(lǐng)導(dǎo)都對職工檔案管理工作的認(rèn)識不到位，對職工檔案管理工作缺乏積極主動(dòng)性，認(rèn)為只有那么幾份職工檔案，沒有必要專門投入人力財(cái)力來管理，造成單位從上至下的職工檔案管理意識淡泊。
1.3職工檔案管理人員素質(zhì)不高
職工檔案管理人員大多由單位勞資人員兼任，文化水平參差不齊，整體素質(zhì)不高。有的檔案管理人員是半路出家，沒有經(jīng)過專門的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)；有的檔案管理人員調(diào)動(dòng)頻繁，因此造成業(yè)務(wù)不熟悉，短時(shí)間內(nèi)難以勝任本職工作；還有的對檔案管理工作一點(diǎn)都不熟悉，認(rèn)為檔案管理就是保存檔案，只要把檔案鎖在柜子里不丟失就行了，對職工檔案材料不及時(shí)收集，收集了不及時(shí)歸檔，以致職工檔案材料不齊不全，職工檔案資源得不到及時(shí)利用。
1.4職工檔案材料收集工作力度不夠
由于各單位對職工檔案管理的不重視，導(dǎo)致檔案管理人員對檔案材料的收集歸檔工作被動(dòng)、不及時(shí)、不全面。如職工檔案材料不全，缺轉(zhuǎn)正定級手續(xù)，歷年考核、歷次調(diào)資手續(xù)不全，有的復(fù)轉(zhuǎn)軍人只有安置手續(xù)，入伍、退伍檔案仍滯留在武裝部或民政局，沒有并入職工檔案，有的黨員只在各種表格上體現(xiàn)上黨員身份，而入黨手續(xù)卻沒有裝入職工檔案，檔案材料的缺失，在職工辦理職稱評定、工資套改、工齡認(rèn)定時(shí)，導(dǎo)致職工不能按規(guī)定享受到正常的職稱晉升、工資調(diào)整等權(quán)益，影響了職工的切身利益。
1.5職工檔案管理制度執(zhí)行較差
有些單位雖然建立了職工檔案管理制度，但真正執(zhí)行的時(shí)候卻不落實(shí)。如職工檔案未按規(guī)定編目造冊、編制檢索工具，查閱借用、轉(zhuǎn)遞手續(xù)不夠完備，在檔案借出時(shí)不嚴(yán)格履行手續(xù)、不按規(guī)定辦事，認(rèn)為本單位的職工調(diào)用自己的檔案，用不著經(jīng)過繁瑣的手續(xù)，只要本人有需要取走就行，造成在接轉(zhuǎn)檔案時(shí)不密封，借出半月、1月甚至1年不歸還的，個(gè)別人鉆空子，抽取個(gè)人檔案材料、造假、銷毀、涂改等，為自己謀利，嚴(yán)重影響了檔案的真實(shí)性。
2.做好我縣機(jī)關(guān)事業(yè)單位職工檔案管理工作的幾點(diǎn)建議
2.1建立機(jī)關(guān)事業(yè)單位職工檔案集中統(tǒng)一的管理體制
為確保機(jī)關(guān)事業(yè)單位職工檔案的完整與安全，我們要改革現(xiàn)行的機(jī)關(guān)事業(yè)單位職工檔案分散管理方式，變基層分散保管、多頭管理，為縣勞動(dòng)保障局集中統(tǒng)一保管。按照集中統(tǒng)一保管的改革思路，將全縣機(jī)關(guān)事業(yè)單位職工檔案對口到縣勞動(dòng)保障局統(tǒng)一管理，全面杜絕檔案分散管理模式下存在的安全隱患?？h勞動(dòng)保障局建立規(guī)范化的職工檔案室，配備專職、專門的檔案管理人員。
2.2提高認(rèn)識，加強(qiáng)對職工檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)
要求各單位要提高認(rèn)識，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，明確分管領(lǐng)導(dǎo)和工作人員，及時(shí)安排部署，落實(shí)好人、財(cái)、物，認(rèn)真做好單位職工檔案的移交工作，確保檔案按時(shí)按質(zhì)進(jìn)入職工檔案室。要統(tǒng)一職工檔案移交標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格規(guī)范。各單位要嚴(yán)格按照人事檔案材料收集歸檔規(guī)定的收集范圍，收集職工檔案材料。做到：主動(dòng)及時(shí)，全面準(zhǔn)確，保質(zhì)保量，安全保密。 向縣勞動(dòng)保障局移交檔案時(shí)，除移交紙質(zhì)檔案外，要同時(shí)移交文件級目錄與全文掃描數(shù)據(jù)對接的電子檔案，確保準(zhǔn)確率達(dá)100%。縣勞動(dòng)保障局對接收進(jìn)室的紙質(zhì)檔案和全文數(shù)據(jù)庫進(jìn)行驗(yàn)收，不符合質(zhì)量要求的一律不予接收。
2.3提高職工檔案管理工作者的素質(zhì)
檔案管理的好壞，直接關(guān)系到職工的職務(wù)升遷，待遇調(diào)整等，因此職工檔案室必須把好用人關(guān)。首先，應(yīng)選調(diào)那些政治可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)，具有大專以上學(xué)歷的優(yōu)秀干部來從事全縣機(jī)關(guān)事業(yè)單位職工檔案管理工作。職工檔案管理工作是一項(xiàng)平凡而又艱苦的工作。作為檔案管理人員，必須具有甘為人梯，熱心服務(wù)的思想品德。要想職工所想，急職工所急，在不違背制度的條件下，千方百計(jì)地為職工提供方便。要埋頭苦干，不為名利，服從需要，要立足本職，用主要的時(shí)間和精力做好職工檔案管理工作。檔案工作的特點(diǎn)，要求檔案人員不僅要埋頭苦干，而且要頭腦清醒，思路敏捷。隨著社會的進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作的科技含量越來越高，新的形勢要求檔案管理人員必須牢固樹立終身學(xué)習(xí)意識，不僅要熟練掌握專業(yè)理論知識，還要努力學(xué)習(xí)法律知識、哲學(xué)知識和現(xiàn)代管理知識等，通過系統(tǒng)地、持續(xù)不斷地更新知識，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，提高職工檔案管理工作的現(xiàn)代化水平，才能更好地獻(xiàn)身檔案管理事業(yè)。
一名合格的檔案管理人員，必須具有高度的法律意識和良好的職業(yè)道德修養(yǎng)。因?yàn)槁毠n案管理的特殊性，在具體的業(yè)務(wù)工作中，檔案管理人員必須始終以法律和道德的尺度為準(zhǔn)繩，以黨和人民的利益為標(biāo)準(zhǔn)，自覺保護(hù)職工檔案的安全與完整，自覺保護(hù)公民個(gè)人隱私及其合法權(quán)益，養(yǎng)成良好的職業(yè)保密習(xí)慣，做到“從心所欲，不逾矩”，堅(jiān)決不做有損國家、集體和個(gè)人利益的事，堅(jiān)決杜絕的現(xiàn)象，并與違法行為作堅(jiān)決的斗爭。
2.4加強(qiáng)職工檔案室的基礎(chǔ)建設(shè)
要建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化的職工檔案室，配置鐵質(zhì)檔案柜，搞好檔案室的通風(fēng)、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護(hù)措施，配備空調(diào)、電腦、掃描儀、監(jiān)視器、復(fù)印機(jī)等硬件設(shè)備，進(jìn)一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案利用安全，檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。
2.5提高職工檔案的質(zhì)量
檔案材料是否齊全完整，很大程度上是衡量檔案管理質(zhì)量的重要標(biāo)志。因此，要做好職工檔案材料的及時(shí)收集、歸檔。各機(jī)關(guān)事業(yè)單位除按規(guī)定向縣勞動(dòng)保障局移交職工檔案材料外，還要將各單位職工在工作生活中產(chǎn)生的考核、調(diào)資、晉升等檔案材料及時(shí)交到職工檔案室歸入職工個(gè)人檔案保存。檔案管理工作人員要認(rèn)真登記、整理、核實(shí)檔案材料，仔細(xì)查看檔案材料是否完整齊全，并將收集到的材料及時(shí)入檔保存。對在職工檔案移交過程中出現(xiàn)的檔案材料內(nèi)容前后不符，如時(shí)間方面，出生日期隨意填寫，參加工作時(shí)間、入黨、入團(tuán)時(shí)間不統(tǒng)一，姓名隨意用別字情況，各單位要在檔案移交時(shí)將有異議的材料在移交清單上備注說明，勞動(dòng)部門經(jīng)過反復(fù)推敲對其作出最后認(rèn)定。對檔案材料不全的，如一些本該有的履歷表、年度表沒有，一些本該有的學(xué)歷、職稱、工資材料也不全，各單位盡量為職工把檔案材料收集齊全，確實(shí)收集不全的也應(yīng)備注說明情況。堅(jiān)持“標(biāo)準(zhǔn)化”管理裝訂職工檔案，確保職工檔案規(guī)范化管理落到實(shí)處。
