時(shí)間：2023-06-06 09:01:22
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（一）事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員檔案歸檔內(nèi)容
事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員檔案歸檔內(nèi)容包括員工的基本情況：1.基本情況，包括個(gè)人履歷、勞動(dòng)合同、入離職信息、工作變動(dòng)等；2.學(xué)歷及繼續(xù)教育情況，包括學(xué)歷、學(xué)位證書、繼續(xù)教育、專業(yè)培訓(xùn)證書等；3.專業(yè)技術(shù)材料，包括技能鑒定及考核材料、等級(jí)證書等；4.科研成果、著作材料，包括發(fā)表的論文、課題、專利、獲獎(jiǎng)情況等；5.工資情況；6.健康資料，包括體檢表、以往的工傷處理等信息。
（二）事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員檔案特點(diǎn)
事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員檔案有著以下特點(diǎn)，一是真實(shí)性，檔案要能真實(shí)體現(xiàn)技術(shù)人員的思想、能力、技能、經(jīng)歷等資料，為人力資源的配置和優(yōu)化提供參考。二是完整性，檔案要涵蓋技術(shù)人員的全部?jī)?nèi)容，客觀全面的體現(xiàn)檔案管理人員的各種信息。三是動(dòng)態(tài)性，檔案要隨著人員情況的變化，進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，保證檔案材料的時(shí)效性。四是機(jī)密性，檔案是技術(shù)人員個(gè)人自身情況和人生軌跡的真實(shí)記載，不能隨意泄露。
二、事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員檔案管理現(xiàn)況
（一）專業(yè)技術(shù)人員檔案管理意識(shí)較弱
目前事業(yè)單位在專業(yè)技術(shù)人員檔案管理方面，意識(shí)薄弱，重視度不足。領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有意識(shí)到專業(yè)技術(shù)人員檔案管理對(duì)單位人力資源配備的重要性，沒(méi)有明確的制度對(duì)專業(yè)技術(shù)人員檔案管理進(jìn)行規(guī)范。檔案管理人員也沒(méi)有重視對(duì)檔案的管理，造成專業(yè)技術(shù)人員的檔案斷節(jié)、缺項(xiàng)、內(nèi)容凌亂、查閱不便等。對(duì)單位的日常人員管理造成了很大的不便。
（二）專業(yè)技術(shù)人員檔案收集范圍不全
部分事業(yè)單位雖然對(duì)專業(yè)技術(shù)人員建立了個(gè)人檔案，但是檔案收集內(nèi)容不夠全面。大部分只是收集了個(gè)人履歷、家庭及個(gè)人基本信息、學(xué)歷信息、工作變動(dòng)資料等，而沒(méi)有把專業(yè)技術(shù)人員的獲獎(jiǎng)情況、科研項(xiàng)目情況、、專利申請(qǐng)等內(nèi)容進(jìn)行歸檔。這部分資料對(duì)判斷專業(yè)技術(shù)人員的個(gè)人能力和職業(yè)資格有著非常重要的作用。
（三）專業(yè)技術(shù)人員檔案歸類不規(guī)范
在對(duì)專業(yè)就似乎人員的檔案歸類中，一些事業(yè)單位歸類方式不規(guī)范，沒(méi)有按照技術(shù)人員的個(gè)人進(jìn)行檔案歸類，而是將他們的檔案存放在多個(gè)地方，甚至多個(gè)部門里面。例如將基本情況、個(gè)人履歷等作為人事檔案歸檔在人事部；將獲獎(jiǎng)情況、培訓(xùn)進(jìn)修情況等未歸檔或歸檔在辦公室或者本部門，將科研和技術(shù)材料、專利獲得情況等歸檔在檔案室或者技術(shù)部門等等。一旦需要的時(shí)候，查找和整理非常不便，而且有可能導(dǎo)致檔案資料內(nèi)容的遺失。
三、事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員檔案管理改善措施
（一）提高事業(yè)單位對(duì)專業(yè)技術(shù)人員檔案的管理意識(shí)
要把事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員的檔案管理列入單位日常工作的重要議程，強(qiáng)化對(duì)專業(yè)技術(shù)人員檔案管理的創(chuàng)新和建設(shè)工作。落實(shí)檔案管理的人員和機(jī)構(gòu)，安排具備專業(yè)知識(shí)和技能的檔案管理人員，明確他們的責(zé)任和義務(wù)。建立健全專業(yè)技術(shù)人員檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，讓檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化。同時(shí)要讓專業(yè)技術(shù)人員認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，主動(dòng)配合參與開(kāi)展自身檔案歸檔工作，將個(gè)人專業(yè)論文、獲獎(jiǎng)材料、科研項(xiàng)目等內(nèi)容進(jìn)行上交。
（二）對(duì)專業(yè)技術(shù)人員檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，及時(shí)更新
要時(shí)刻關(guān)注單位專業(yè)技術(shù)人員變動(dòng)情況，及時(shí)進(jìn)行檔案資料的更新工作。每年度進(jìn)行檔案管理人員的檔案資料審核，按照制度將他們的各類信息，包括考核、評(píng)比、培訓(xùn)、繼續(xù)教育等方面的資料進(jìn)行歸檔處理。也要與技術(shù)部門或者專業(yè)技術(shù)人員所在部門聯(lián)系，積極收集專業(yè)技術(shù)人員的各類檔案資料。還要利用職稱報(bào)考、年度考核的時(shí)機(jī)，收集他們的各類基本資料和技術(shù)資料。在年終進(jìn)行一次定期整理，審核個(gè)人人各種檔案的歸類情況，將其中不完整的部分進(jìn)行補(bǔ)充歸檔。
教育部為了促進(jìn)我國(guó)高等院校的持續(xù)、健康發(fā)展，從2004年開(kāi)始正式在全國(guó)范圍內(nèi)對(duì)高職高專院校開(kāi)展人才培養(yǎng)工作水平評(píng)估計(jì)劃。因此很多高職院校為了加強(qiáng)人才培養(yǎng)，就實(shí)行宏觀管理政策，因此，加強(qiáng)人才培養(yǎng)工作水平評(píng)估也成為高校監(jiān)督和考核的主要形式之一[1]。
1 高職院校教學(xué)檔案在評(píng)估中存在的普遍問(wèn)題
1.1 教學(xué)檔案不規(guī)范，檔案混亂、不齊全
由于高職院校檔案管理工作起步晚、制度不健全，缺乏專業(yè)檔案人員，在檔案評(píng)估準(zhǔn)備階段前期，我們不難看出：教學(xué)檔案材料的收集與整理帶有很大的隨意性，而且一般只重視紅頭文件的收集與整理，而不重視教學(xué)管理等材料的收集。
1.2 統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)出處甚多，口徑不一致現(xiàn)象嚴(yán)重
高職院校人才水平評(píng)估中各類數(shù)據(jù)的整理，就是對(duì)高職院校辦學(xué)條件、辦學(xué)水平、辦學(xué)效果等各項(xiàng)指數(shù)進(jìn)行分析等[2]。我們?cè)跍?zhǔn)備的過(guò)程中，一般數(shù)據(jù)多分為學(xué)生人數(shù)、師資比例、科研獲獎(jiǎng)統(tǒng)計(jì)、專業(yè)職業(yè)資格證書獲取率及等級(jí)、教學(xué)經(jīng)費(fèi)、實(shí)踐課時(shí)比例等，統(tǒng)計(jì)數(shù)出處甚多，相互不一。
2 高職院校人才培養(yǎng)工作評(píng)估指標(biāo)體系與教學(xué)檔案
在教育部關(guān)于高職高專院校人才培養(yǎng)工作水平評(píng)估的計(jì)劃表明，制定了針對(duì)高職高專院校人才培養(yǎng)工作水平評(píng)估的指標(biāo)體系。該體系主要包含領(lǐng)導(dǎo)作用、師資隊(duì)伍、課程建設(shè)、實(shí)踐教學(xué)、專業(yè)建設(shè)與特色、教學(xué)管理、社會(huì)評(píng)價(jià)等7個(gè)主要評(píng)估指標(biāo)，22個(gè)關(guān)鍵評(píng)估要素，設(shè)置了55項(xiàng)重點(diǎn)考察內(nèi)容，這些體系涉及到高職院校的很多部門，涵蓋了高職院校工作的很多方面。教學(xué)檔案一般都是在教學(xué)實(shí)施過(guò)程中直接形成的，是學(xué)校教學(xué)活動(dòng)的直接反應(yīng)，具有一定的參考價(jià)值，是反映教學(xué)過(guò)程的系統(tǒng)而完整的“客觀證據(jù)”[3]。
3 基于人才培養(yǎng)工作評(píng)估指標(biāo)體系的教學(xué)檔案內(nèi)容、范圍與分類
3.1 教學(xué)檔案內(nèi)容
在人才培養(yǎng)工作評(píng)估指標(biāo)體系中的師資隊(duì)伍、課程建設(shè)、實(shí)踐教學(xué)、專業(yè)建設(shè)與特色、教學(xué)管理這些主要評(píng)估指標(biāo)的考察內(nèi)容均涉及教學(xué)。評(píng)估專家除通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)聽(tīng)課、座談會(huì)、專題研討、匯報(bào)會(huì)等現(xiàn)場(chǎng)考察外，大部分時(shí)間主要是依據(jù)評(píng)估指標(biāo)體系查閱學(xué)校提供的各項(xiàng)支撐材料，特別是對(duì)教學(xué)檔案的審閱。教學(xué)檔案是評(píng)估專家對(duì)人才培養(yǎng)質(zhì)量實(shí)際評(píng)價(jià)的依據(jù)，為提高評(píng)估工作的效能，使學(xué)校取得積極的評(píng)估結(jié)論。
3.2 教學(xué)檔案的范圍
根據(jù)指標(biāo)體系，教學(xué)檔案的范圍如下：
①師資隊(duì)伍：主要包括在校內(nèi)專職授課的教師的基本情況和授課教師的情況；還有就是在學(xué)校兼職的教師的基本情況、授課情況和其他的一些情況；最后就是校外兼職教師的基本情況和授課情況等。②課程建設(shè)：包括課程內(nèi)容、教學(xué)方法與手段、主講教師、教學(xué)資料。③實(shí)踐教學(xué)：包括頂崗實(shí)習(xí)記錄、校外實(shí)習(xí)基地、實(shí)踐教學(xué)課程體系設(shè)計(jì)、實(shí)踐教學(xué)管理、實(shí)踐教學(xué)條件、雙證書獲取。④專業(yè)建設(shè)：包括專業(yè)設(shè)置、專業(yè)剖析材料、特色專業(yè)建設(shè)規(guī)劃。⑤教學(xué)管理：包括教學(xué)制度與運(yùn)行管理、專職教學(xué)管理人員的基本情況、專職學(xué)生管理人員的基本情況、專職督導(dǎo)人員的基本情況、評(píng)教情況。
3.3 教學(xué)檔案的分類
根據(jù)教學(xué)檔案的內(nèi)容，將教學(xué)檔案分為：①教師業(yè)務(wù)檔案。指校內(nèi)專任、校內(nèi)兼課、校外兼職和校外兼課四類教師的業(yè)務(wù)檔案，檔案內(nèi)容包括教師的基本情況、技術(shù)職務(wù)、職業(yè)資格等級(jí)、雙師素質(zhì)情況，學(xué)年授課情況（課程、工作量等），培訓(xùn)進(jìn)修、掛職鍛煉、社會(huì)兼職、獲獎(jiǎng)項(xiàng)目、獲技術(shù)專利、主持教學(xué)改革課題、主持橫向技術(shù)開(kāi)發(fā)課題、公開(kāi)和著作等。②專業(yè)與課程建設(shè)檔案。包括專業(yè)設(shè)置、專業(yè)建設(shè)規(guī)劃、專業(yè)人才培養(yǎng)方案、課程標(biāo)準(zhǔn)，課程教學(xué)實(shí)施資料，課程資源等。③實(shí)踐教學(xué)檔案。包含頂崗實(shí)習(xí)材料、校內(nèi)實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)室材料、校外實(shí)習(xí)基地材料等。④教學(xué)管理檔案。教學(xué)管理人員業(yè)務(wù)檔案、教學(xué)管理制度匯編、評(píng)教統(tǒng)計(jì)等。
4 完善教學(xué)檔案建設(shè)與管理的對(duì)策
教學(xué)檔案直接影響到學(xué)校評(píng)估的結(jié)果，充實(shí)和完善教學(xué)檔案是學(xué)校順利通過(guò)評(píng)估的必要條件，是學(xué)校評(píng)估的基礎(chǔ)和依據(jù)。只有加強(qiáng)教學(xué)檔案的建設(shè)，不斷提升檔案管理水平，才能保證評(píng)估工作的順利進(jìn)行。
4.1 強(qiáng)化意識(shí)，建立教學(xué)檔案管理制度
建立一整套完善的教學(xué)檔案管理制度，對(duì)檔案材料的收集范圍及立卷、查閱、利用等方面都作出統(tǒng)一、具體的規(guī)定。建立教學(xué)檔案信息反饋制度，廣泛收集校內(nèi)其他部門的意見(jiàn)或建議，積極創(chuàng)新管理模式，提高教學(xué)檔案的真實(shí)性和完整性。
4.2 提高教學(xué)檔案管理人員的整體素質(zhì)
進(jìn)一步提高教學(xué)檔案管理人員的整體素質(zhì)，積極優(yōu)化組合有效的檔案人力資源，使之與現(xiàn)代化、立體化、規(guī)范化的檔案管理相匹配。
4.3 豐富教學(xué)檔案建設(shè)內(nèi)涵
隨著教育改革的深入，高職院校也進(jìn)入改革時(shí)期，學(xué)校建設(shè)不斷深化，檔案管理范圍也不斷擴(kuò)大。高職院校也將教學(xué)改革中的典型材料納入教學(xué)檔案管理的范圍內(nèi)，以此來(lái)豐富教學(xué)檔案。
4.4 創(chuàng)新教學(xué)檔案管理手段，實(shí)行信息化管理
隨著信息時(shí)代日益發(fā)展，高校檔案管理工作已經(jīng)發(fā)生翻天覆地的變化，高職院校利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來(lái)提高對(duì)檔案信息的采集、著錄、檢索、傳輸、服務(wù)的工作力度，因此電子檔案也逐漸成為教學(xué)管理工作的重中之重，因此學(xué)校的檔案管理也進(jìn)入信息化時(shí)代。
5 結(jié)語(yǔ)
我們對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行分類整理，就需要完善評(píng)估材料，適當(dāng)?shù)貙?duì)教育評(píng)估指標(biāo)體系進(jìn)行材料補(bǔ)充，這樣才能在教學(xué)檔案的評(píng)估中發(fā)揮重要的作用。我們?yōu)榱吮ＷC提高高職院校各方面工作的順利發(fā)展，就需要讓教學(xué)檔案工作步入正軌。
參考文獻(xiàn)：
Abstract: with the continuous development of market economy, our country enterprise human resources system is also constantly reform, the traditional human resource file management mode has been unable to adapt to the needs of social development, the traditional archives management of human resources has many problems, seriously restrict the work of archives management of human resources in the new period. It is imperative to improve enterprise management level of human resource files into things. At first, this paper analyzes the necessity of improve enterprise human resources archives management level, and then summarizes the current problems existing in the enterprise archives management in human resources, the system is discussed from seven aspects effectively improve enterprise human resources records management level of countermeasures, so as to provide reference for industry human resources managers.
Keywords: human resources files; Informatization; The inspection; usage
中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：2095-2104(2013)
提升企業(yè)人力資源檔案管理水平的必要性
（一）是企業(yè)持續(xù)發(fā)展的需要
1、有助于企業(yè)了解人才基本情況
企業(yè)的人力資源檔案管理是企業(yè)對(duì)人才的基本情況進(jìn)行了解和掌握的基本依據(jù)。對(duì)于企業(yè)而言，把好人才的進(jìn)出關(guān)、做到人才的選用工作、全面了解員工特長(zhǎng)，通常采取的辦法就是通過(guò)查閱人力資源檔案，對(duì)人力資源檔案材料中所記錄的個(gè)人素質(zhì)、思想品行、業(yè)務(wù)水平等基本情況進(jìn)行了解，然后進(jìn)行用人分析和確定。
2、便于企業(yè)內(nèi)部考核
而在企業(yè)的內(nèi)部考核上，企業(yè)可以通過(guò)對(duì)員工的定級(jí)、調(diào)資、任免、晉升、獎(jiǎng)懲等情況的檔案材料匯總，來(lái)作為考核的重要依據(jù)。
優(yōu)化企業(yè)人力資源配置
人力資源配置是實(shí)現(xiàn)人與物相結(jié)合，提高人力資源使用效率和使用價(jià)值的重要途徑。人力資源并不是靜止的，它隨著時(shí)間的推移，內(nèi)外環(huán)境的變化，會(huì)出現(xiàn)人員流動(dòng)、崗位變化、優(yōu)勝劣汰等情況，人事檔案可以實(shí)現(xiàn)人力資源信息的共享，科學(xué)預(yù)測(cè)人力資源的需求，促進(jìn)人才在各地區(qū)、行業(yè)、組織之間的合理流動(dòng)，使人力資源得到最佳的配置。
4、為企業(yè)人力資源發(fā)展戰(zhàn)略提供依據(jù)
人力資源檔案管理可以為企業(yè)制定用人計(jì)劃和發(fā)展戰(zhàn)略提供支持。所以說(shuō)，企業(yè)認(rèn)真做好人力資源檔案材料的收集、鑒別、整理和保管工作，能夠?yàn)楝F(xiàn)代企業(yè)的人力資源管理和利用提供良好的條件，也能夠?yàn)槠髽I(yè)的人事數(shù)據(jù)和信息管理提供依據(jù)，進(jìn)而為企業(yè)的人力資源規(guī)范化管理提供基礎(chǔ)保障。
（二）是個(gè)人價(jià)值得以體現(xiàn)的途徑
對(duì)于個(gè)人來(lái)說(shuō)，不管是調(diào)動(dòng)工作、評(píng)定職稱、調(diào)整工資，還是入黨或者離職等，所有手續(xù)和證明都會(huì)以檔案的形式進(jìn)行保存，并成為其審核的重要依據(jù)。企業(yè)的人力資源檔案就是每位員工的歷史實(shí)踐證明，并通過(guò)職業(yè)生涯進(jìn)行不斷的補(bǔ)充。近年來(lái)，國(guó)家的各項(xiàng)改革政策使得人力資源檔案的重要性更加突出，加強(qiáng)人力資源檔案管理也成為當(dāng)今企業(yè)管理的重要工作任務(wù)。比如國(guó)家退休待遇調(diào)整以后，一些具有高級(jí)職稱的科技人員或者退休較早的人員，就需要進(jìn)行職稱和工齡材料的確認(rèn)。這就需要人力資源檔案來(lái)作為依據(jù)。所以說(shuō)，加強(qiáng)人力資源檔案管理在現(xiàn)代的企業(yè)人事管理中仍然非常重要，人力資源檔案是伴隨每位企業(yè)員工一生的重要材料，且能夠在其人生中發(fā)揮重要的作用。
目前企業(yè)在人力資源檔案管理中存在的問(wèn)題
（一）人力資源檔案內(nèi)容缺少真實(shí)性
近年來(lái)，個(gè)人信息內(nèi)容失真現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)，假年齡、假工齡、假學(xué)歷之風(fēng)愈演愈烈，面對(duì)真假難辨的信息，人力資源檔案管理人員往往沒(méi)有渠道來(lái)進(jìn)行有效的鑒定工作，只能被動(dòng)接收信息，而不真實(shí)的信息導(dǎo)致人力資源部門無(wú)法正確評(píng)估職工。
（二）人力資源檔案管理技術(shù)落后
傳統(tǒng)的人力資源檔案大都以紙質(zhì)檔案管理為主，隨著人員的流動(dòng)性的加強(qiáng)，會(huì)出現(xiàn)當(dāng)事人去了另一個(gè)單位或城市，但他的檔案卻還在原單位或原城市，人力資源管理部門要想查閱這個(gè)人的檔案就要去別的單位或另一個(gè)城市去查閱，給人力資源管理部門帶來(lái)很大不便，造成大量時(shí)間和人力的浪費(fèi)，降低了工作效率。
（三）檔案管理人員減少
當(dāng)前社會(huì)價(jià)值取向較以往發(fā)生重大變化，從事檔案管理的人員既不能獲得社會(huì)所推崇的高薪、高位，又不能得到應(yīng)有的價(jià)值肯定。在企業(yè)中，機(jī)構(gòu)撤并、人員裁減等工作中，首當(dāng)其沖的就是檔案部門和檔案管理人員。長(zhǎng)期下來(lái)，檔案人員逐漸減少，管理工作水平日益下降，整體管理工作逐步弱化甚至惡化。
（四）企業(yè)人事檔案的內(nèi)容不夠完備
現(xiàn)代企業(yè)制度最明顯的特征是“產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責(zé)明確、政企分開(kāi)、管理科學(xué)”，人力資源檔案管理制度作為其中的一項(xiàng)內(nèi)容也要完善起來(lái)，要能夠正確反映出一個(gè)人的個(gè)人經(jīng)歷、德才情況等。企業(yè)是以最大限度激發(fā)員工創(chuàng)造力，達(dá)到最佳的經(jīng)濟(jì)效益作為目標(biāo)，這跟一般的機(jī)關(guān)干部的做法還是有很大的區(qū)別，所以企業(yè)的人力資源檔案除目前的基本內(nèi)容以外，還應(yīng)結(jié)合企業(yè)自身管理需求充實(shí)一些內(nèi)容。同時(shí)，通過(guò)調(diào)整企業(yè)人力資源檔案的內(nèi)容構(gòu)成，才能形成具有企業(yè)自身特色的人力資源檔案管理體系，而不是僅僅照搬干部人力資源檔案管理體系。
（五）信息系統(tǒng)中的人力資源檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用有待深化
企業(yè)員工人力資源檔案信息的錄入、修改、存儲(chǔ)、瀏覽、查詢及統(tǒng)計(jì)等功能，是人力資源管理信息系統(tǒng)最基層的要求，而合理配置人力資源、最大限度地實(shí)現(xiàn)人力資源的價(jià)值、為企業(yè)提供科學(xué)的決策支持才是人力資源管理信息系統(tǒng)的精華所在，是開(kāi)發(fā)人力資源管理信息系統(tǒng)的最終目標(biāo)。但由于企業(yè)在人力資源檔案信息資源地開(kāi)發(fā)利用上意識(shí)淡薄，“重藏輕用”現(xiàn)象普遍存在，客觀限制了人力資源檔案信息資源的充分開(kāi)發(fā)與利用。如何加強(qiáng)人力資源檔案信息資源深度開(kāi)發(fā)利用，切實(shí)發(fā)揮人力資源檔案信息的作用，是企業(yè)人力資源管理信息化管理工作中迫切需要解決的問(wèn)題。
提升企業(yè)人力資源檔案管理水平的途徑
（一）明確企業(yè)人力資源檔案管理的內(nèi)容——基礎(chǔ)前提
1、員工的測(cè)試與甄選材料
現(xiàn)代企業(yè)招聘員工一般都要經(jīng)過(guò)層層篩選，采用多種方法對(duì)應(yīng)聘人員進(jìn)行考核。一旦一個(gè)應(yīng)聘人員被企業(yè)錄用，企業(yè)面試考核小組對(duì)應(yīng)聘人員儀容儀表、應(yīng)變能力、表達(dá)能力、判斷分析能力以及其它考核項(xiàng)目的評(píng)語(yǔ)、鑒定等材料，在經(jīng)人力資源部門整理以后，應(yīng)該歸入企業(yè)員工人力資源檔案。如果企業(yè)對(duì)應(yīng)聘者有筆試考核，筆試成績(jī)與試卷等資料也應(yīng)歸檔保存。
員工基本情況檔案
這里主要是指有關(guān)員工的受教育狀況、專業(yè)知識(shí)、能力特長(zhǎng)、政治面貌、身體狀況、業(yè)余愛(ài)好、家庭情況等基本資料。有些資料企業(yè)可能無(wú)法保存原件，如員工的學(xué)位學(xué)歷證書、黨團(tuán)資料、職業(yè)技能資格證書等，但是企業(yè)人力資源部門在核實(shí)這些資料以后，必須對(duì)每個(gè)員工建立起相應(yīng)的基本情況檔案。
員工培訓(xùn)檔案
員工培訓(xùn)檔案至少應(yīng)該包括以下兩個(gè)方面的內(nèi)容：一是以員工本人為主擬定、經(jīng)員工本人上級(jí)認(rèn)可、并交企業(yè)人力資源部門備案的員工個(gè)人職業(yè)生涯規(guī)劃；二是由企業(yè)人力資源部門根據(jù)員工個(gè)人的職業(yè)生涯規(guī)劃，結(jié)合企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展、人才需求以及員工培訓(xùn)規(guī)劃而制定的員工培訓(xùn)和使用資料。
員工績(jī)效檔案
員工績(jī)效全面反映了企業(yè)對(duì)員工的認(rèn)可程度，或者說(shuō)是員工的表現(xiàn)被企業(yè)認(rèn)可的程度，績(jī)效評(píng)價(jià)材料不能僅僅用于當(dāng)期的獎(jiǎng)勵(lì)、表?yè)P(yáng)、晉升或者獎(jiǎng)金發(fā)放，過(guò)后就棄置不顧，而必須作為重要的人力資源檔案保存下來(lái)。員工績(jī)效檔案主要包括績(jī)效考核表，員工的自我鑒定和上級(jí)鑒定，考核面談情況記錄，員工受到的表?yè)P(yáng)、獎(jiǎng)勵(lì)以及處分情況等材料。
（二）建立健全科學(xué)合理的人力資源檔案管理制度——制度保障
在人力資源檔案管理活動(dòng)中，對(duì)于不適應(yīng)新形勢(shì)、新情況、新任務(wù)的規(guī)章制度，必須要進(jìn)行改革，及時(shí)建立新的、更為科學(xué)合理的人力資源檔案管理制度，使得人力資源檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在檔案的收集上要及時(shí)、完整；在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據(jù)，舍之有理”；檔案的整理歸檔要嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)；檔案的借閱應(yīng)根據(jù)具體情況具體分析，對(duì)人力資源管理部門及其他部門應(yīng)有所區(qū)別，注意檔案安全;檔案的更新應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，尤其應(yīng)注意對(duì)檔案的新內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)、主動(dòng)的補(bǔ)充收集。
（三）推廣信息化人力資源檔案管理——新興手段
利用現(xiàn)代化工具使人力資源檔案管理資源信息化，即通過(guò)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，建立起各類規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)，以實(shí)現(xiàn)人力資源檔案管理信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和人力資源檔案管理信息資源的共享化，提高人力資源檔案管理的使用價(jià)值，為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供必要的服務(wù)。
信息化人力資源檔案應(yīng)增加記錄個(gè)人學(xué)習(xí)能力和工作能力，動(dòng)態(tài)反映人才職業(yè)經(jīng)歷、職業(yè)能力、職業(yè)信譽(yù)等的記錄，主要包括人才的基本信息、教育培訓(xùn)經(jīng)歷、工作履歷、工作業(yè)績(jī)、成果榮譽(yù)和業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估等。
（四）利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)對(duì)信息系統(tǒng)中的人力資源檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘?！萍挤绞?/p>
當(dāng)前數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)日趨成熟，它可以從大量的、有噪聲的、不完全的、隨機(jī)的實(shí)際應(yīng)用數(shù)據(jù)中，提取隱含在其中的、人們事先不知道的、可信、有效的、并能被人理解的、但又是潛在有用的信息和知識(shí)的高級(jí)處理過(guò)程。我們可以將數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)應(yīng)用于人力資源管理信息系統(tǒng)，突破傳統(tǒng)的人力資源管理內(nèi)容多為定性內(nèi)容的局限，發(fā)現(xiàn)海量數(shù)據(jù)背后隱藏的具有決策意義的關(guān)系和模式，根據(jù)現(xiàn)有的數(shù)據(jù)預(yù)測(cè)企業(yè)未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)。通過(guò)對(duì)企業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)中人事檔案數(shù)據(jù)的挖掘能夠保證系統(tǒng)決策支持的實(shí)現(xiàn)，從而拓寬企業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)的利用領(lǐng)域。
（五）提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和自身素質(zhì)——關(guān)鍵因素
眾所周知，人力資源檔案管理工作的特點(diǎn)是專業(yè)性、保密性、政策性。要推進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展，就要努力提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和自身的素質(zhì)，努力培養(yǎng)員工之間的團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)。對(duì)檔案管理人員的職業(yè)技能、職業(yè)道德進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)，用現(xiàn)代化的科學(xué)知識(shí)武裝檔案管理人員的頭腦，使得檔案管理人員一最好的狀態(tài)適應(yīng)新時(shí)期新形勢(shì)對(duì)他們的要求，進(jìn)而更好的為企業(yè)服務(wù)，為社會(huì)服務(wù)。
（六）改進(jìn)和完善檔案功能——重要補(bǔ)充
對(duì)檔案的功能應(yīng)進(jìn)行重新定位：一是對(duì)檔案的原有重要部分應(yīng)該予以保留；二是檔案的內(nèi)涵要進(jìn)一步豐富和擴(kuò)大，如涉及養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)等內(nèi)容；側(cè)重對(duì)工作業(yè)績(jī)的評(píng)價(jià)；增加一些其他諸如勞動(dòng)技能、學(xué)習(xí)獎(jiǎng)懲、專業(yè)特長(zhǎng)等方面的材料，以便使所具有的功能更加適合用人單位對(duì)人才的需求；三是補(bǔ)充其他有關(guān)求職者和用人單位都十分需要的功能，從而更好地為選拔人才服務(wù)，減少“棄檔”現(xiàn)象。
（七）要逐步提高我國(guó)目前人力資源檔案管理的使用率——核心要求
人力資源檔案管理的利用價(jià)值通過(guò)為使用者提供有效準(zhǔn)確、多層次多方位的信息資源而體現(xiàn)出來(lái)。這就要求檔案管理者對(duì)檔案記錄內(nèi)容進(jìn)行有效的整合，保證人事信息的完整性以及條理性。同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)隨時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行維護(hù)和更新，還應(yīng)該做好信息保密與信息使用之間的關(guān)系。在保證人力資源檔案資料的安全性的前提下，同時(shí)也要提供相應(yīng)的信息服務(wù)，提高檔案信息的利用效率。
結(jié)語(yǔ)
綜上，隨著社會(huì)發(fā)展以及就業(yè)制度的不斷完善，人力資源檔案在人們的生活中勢(shì)必會(huì)起到越來(lái)越重要的作用，因此做好檔案管理工作就極為重要。在新形勢(shì)下，人力資源檔案管理工作要不斷與時(shí)俱進(jìn)，開(kāi)拓思維方式，利用先進(jìn)科學(xué)的信息技術(shù)，培養(yǎng)高素質(zhì)的管理人才，提高人力資源檔案信息的利用效率，是企業(yè)人力資源管理工作能夠科學(xué)可持續(xù)的向前發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
[1]王新亞.解析當(dāng)前人事檔案管理存在的問(wèn)題[J].辦公室業(yè)務(wù)，2011.10.
人事檔案管理體制上實(shí)行多頭管理、管理體系上仍按傳統(tǒng)的三大類管理。管理方法上實(shí)行“檔隨人走”，主要表現(xiàn)在各單位部分人員的檔案有的在人事部門，有的在人才交流中心，還有的在勞動(dòng)部門，管理的主體不清。管理模式上實(shí)行封閉式管理，人力、物力、資金不到位，重復(fù)浪費(fèi)極為嚴(yán)重。
（二）人事檔案法規(guī)不健全。
由于人事檔案法律建設(shè)上基本還處于探索階段，操作過(guò)程中還存在著一些問(wèn)題：人事檔案觀念淡薄，普法工作開(kāi)展力度不夠，公眾對(duì)于人事檔案的認(rèn)識(shí)還處于一種模糊的狀態(tài)，法律法規(guī)不夠完善等。
（三）人事檔案內(nèi)容不完備，檔案整理不規(guī)范。
把個(gè)人材料歸檔成冊(cè)是人事檔案規(guī)范化的基本前提，許多單位在這個(gè)方面做得非常欠缺。材料混雜、散亂，甚至根本沒(méi)有清理，有些單位檔案雖已立卷成冊(cè)，但沒(méi)按要求的格式進(jìn)行分類處理，給檔案利用帶來(lái)了諸多不便。隨著行業(yè)的發(fā)展，各單位對(duì)學(xué)歷的要求越來(lái)越高，很多干部通過(guò)各種方式提高了文化水平和學(xué)歷層次，但由于學(xué)習(xí)渠道（如函授、短期培訓(xùn)、研修班、進(jìn)修班等）的差異，以及各個(gè)學(xué)校對(duì)入檔材料的要求不同（如有的學(xué)校沒(méi)有學(xué)歷批準(zhǔn)書的相關(guān)材料，只有學(xué)位證書）等問(wèn)題的存在，導(dǎo)致某些人事檔案中的學(xué)歷材料不齊備，且無(wú)法補(bǔ)辦。
（四）人事檔案管理手段落后。
目前大部分單位的人事檔案管理還僅限于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理，較好的單位也僅僅是采用了電子數(shù)據(jù)庫(kù)管理，而根本沒(méi)有實(shí)現(xiàn)信息化。但是隨著社會(huì)的發(fā)展、辦公條件的改善，為了更加真實(shí)、全面的地記錄干部所有經(jīng)歷和資料，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化是一種必然趨勢(shì)。
二、干部人事檔案管理工作的完善措施
（一）理順人事檔案管理體制。
現(xiàn)行的人事檔案，主要按管理權(quán)限和隸屬關(guān)系進(jìn)行管理，根據(jù)《干部檔案工作條例》有關(guān)規(guī)定，在強(qiáng)調(diào)按隸屬關(guān)系管理的基礎(chǔ)上，突出職能管理。組織部門承擔(dān)對(duì)檔案工作牽頭抓總，負(fù)責(zé)檔案工作的管理督查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，同時(shí)，具體負(fù)責(zé)所管領(lǐng)導(dǎo)干部和參照管理單位人員的檔案；人事部門負(fù)責(zé)國(guó)家公務(wù)員包括依照管理單位人員的檔案管理；人才交流中心負(fù)責(zé)事業(yè)單位、社會(huì)中介機(jī)構(gòu)工作人員及流動(dòng)人員的檔案管理；勞動(dòng)部門負(fù)責(zé)各類企業(yè)工作人員的檔案管理。
（二）健全人事檔案規(guī)章制度。
要建立健全一套完整科學(xué)的人事檔案管理工作規(guī)章制度，使工作有序，有據(jù)可依，保證人事檔案工作逐步法制化、制度化、規(guī)范化，真正發(fā)揮人事檔案“見(jiàn)證歷史”的作用。完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒定制度，及時(shí)收集、補(bǔ)充、更新和完善人事檔案材料。對(duì)收集檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準(zhǔn)確、精練，觀點(diǎn)是否明確等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀反映事實(shí)。
（三）豐富人事檔案材料內(nèi)容。
要緊緊圍繞干部工作大局，提高人事檔案利用價(jià)值，在收集干部基本情況的基礎(chǔ)上，不斷豐富人事檔案材料內(nèi)容，一是建立干部工作業(yè)績(jī)檔案，及時(shí)將干部的工作情況、工作業(yè)績(jī)和在重大活動(dòng)、重點(diǎn)工作中的表現(xiàn)情況及任務(wù)完成情況收入檔案，為憑實(shí)績(jī)用干部提供必要的依據(jù)。二是建立干部能力檔案，重點(diǎn)收集個(gè)人文化程度、專業(yè)水平、繼續(xù)教育情況以及參加各種資格考試、注冊(cè)考試等能反映個(gè)人才能的資料。三是建立干部認(rèn)可檔案，本著黨政干部群眾認(rèn)可、技術(shù)人員學(xué)術(shù)認(rèn)可、企業(yè)人才市場(chǎng)認(rèn)可的原則，分別建立黨政干部考核考察檔案、技術(shù)人員學(xué)術(shù)和技術(shù)推廣成果檔案、企業(yè)經(jīng)營(yíng)者利稅檔案。通過(guò)這些內(nèi)容，把檔案建設(shè)成為反映干部面貌的鏡子，記錄干部成長(zhǎng)的錄像，以便于組織對(duì)干部進(jìn)行全面了解，使干部檔案更好地為組織工作、經(jīng)濟(jì)工作服務(wù)。
清原滿族自治縣念好“三字訣”，貫徹落實(shí)從嚴(yán)管理干部要求，創(chuàng)新檔案管理方式，規(guī)范操作程序，建立共享體系，有效提升了干部人事檔案管理水平。
念好一個(gè)“建”字，不斷夯實(shí)工作基礎(chǔ)。建立健全《干部檔案工作制度》《干部檔案安全保密制度》《干部檔案管理人員職責(zé)》等制度；規(guī)范了《干部檔案借閱登記簿》《干部檔案查閱登記簿》《干部檔案材料收集登記簿》等8類簿冊(cè)，使干部檔案管理記載清晰、查閱方便。按照《干部檔案轉(zhuǎn)遞工作制度》，在干部提拔、調(diào)動(dòng)時(shí)，采取“三看”的方式對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格審查。一看材料是否齊全；二看內(nèi)容是否真實(shí)；三看有無(wú)涂改現(xiàn)象。同時(shí)，在接轉(zhuǎn)過(guò)程中堅(jiān)持“三不轉(zhuǎn)遞”原則，即個(gè)人帶檔不轉(zhuǎn)、沒(méi)有調(diào)函不轉(zhuǎn)、接收單位不明不轉(zhuǎn)，確保檔案轉(zhuǎn)遞無(wú)差錯(cuò)。
念好一個(gè)“嚴(yán)”字，不斷規(guī)范日常管理。嚴(yán)把“材料收集關(guān)”，在檔案材料收集過(guò)程中，嚴(yán)格審核干部提供的表彰獎(jiǎng)勵(lì)、學(xué)歷學(xué)位和入黨資料等，并對(duì)干部違紀(jì)、違規(guī)、違法處理材料及時(shí)裝檔。對(duì)材料不完整、模糊不清、殘破難辨的不予接收。各類材料均實(shí)行登記后入檔，確保檔案材料的真實(shí)性、完整性和有效性。嚴(yán)把“政策規(guī)定關(guān)”，干部檔案轉(zhuǎn)入后，首先對(duì)干部的年齡、黨齡、工齡和學(xué)歷學(xué)位進(jìn)行嚴(yán)格審核認(rèn)定，通過(guò)認(rèn)真查閱原始資料，依據(jù)認(rèn)定原則，進(jìn)行客觀認(rèn)定，確?！叭g兩歷一身份”準(zhǔn)確無(wú)誤。嚴(yán)把“整理歸檔關(guān)”，凡屬應(yīng)歸檔的材料，均按照《干部檔案整理工作細(xì)則》整理立卷。將收集的每份檔案材料進(jìn)行分類、排序、編目、技術(shù)加工和裝訂成卷，做到分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。
念好一個(gè)“享”字，實(shí)行干部信息動(dòng)態(tài)管理。利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備，將干部基本情況、職級(jí)、學(xué)歷等干部檔案信息整理錄入系統(tǒng)。全面反映干部的基本情況等固定信息，記錄職務(wù)變動(dòng)、工作履歷等動(dòng)態(tài)信息，做到隨時(shí)錄入、隨時(shí)更新，保證檔案信息的時(shí)效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，使干部檔案管理工作達(dá)到數(shù)據(jù)化、信息化的要求。同時(shí)建立了干部檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理體系，按照干部管理權(quán)限，在領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)組室間，建立了干部人事檔案信息管理局域網(wǎng)，使信息得到共享。在使用權(quán)上，根據(jù)不同用戶，通過(guò)密碼和身份確認(rèn)后，及時(shí)提供所需信息。改變過(guò)去從紙面上靜態(tài)了解干部人事情況的傳統(tǒng)方式，實(shí)現(xiàn)從形式上變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，內(nèi)容上由單一狹窄變?yōu)樨S富全面，確保了干部人事檔案管理的高效性。（作者單位：清原滿族自治縣委組織部）
一、檔案職業(yè)教育培訓(xùn)調(diào)查的基本情況
為了深入了解基層檔案工作者職業(yè)教育培訓(xùn)情況,筆者于2017年6月至8月間，依托省、市檔案局，對(duì)廣東省參加檔案職業(yè)教育培訓(xùn)班的機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的一線檔案館（室）工作人員發(fā)放了調(diào)查問(wèn)卷，問(wèn)卷分為兩個(gè)部分：一是調(diào)查對(duì)象個(gè)人信息，包括專業(yè)、學(xué)歷、職稱、年齡、性別；二是調(diào)查對(duì)象參加檔案職業(yè)教育培訓(xùn)情況及需求。通過(guò)對(duì)調(diào)查問(wèn)卷進(jìn)行篩選整理，最終數(shù)據(jù)基本完整齊全、回答屬實(shí)的有118份問(wèn)卷，視為有效問(wèn)卷。從調(diào)查基本情況可以看到，目前基層檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)化程度較低，72.9%的人所學(xué)專業(yè)與檔案專業(yè)及計(jì)算機(jī)專業(yè)無(wú)關(guān)；一些單位不太重視檔案工作，檔案干部中兼職檔案管理人員偏多，占調(diào)查者的59.3%；檔案管理隊(duì)伍流動(dòng)性較大，隊(duì)伍不太穩(wěn)定，調(diào)查中有64.3%的檔案管理隊(duì)伍從事檔案工作不足10年。
二、檔案職業(yè)教育培訓(xùn)中存在的主要問(wèn)題
（一）沒(méi)有規(guī)范的培訓(xùn)機(jī)制
基層單位的實(shí)際情況是檔案管理人員以兼職為主，一人兼多崗的情況較為普遍。由于沒(méi)有一定的培訓(xùn)機(jī)制作保障，有些單位領(lǐng)導(dǎo)以工作較忙為理由不支持檔案管理人員離崗培訓(xùn)，導(dǎo)致有些檔案管理人員參加培訓(xùn)教育的機(jī)會(huì)偏少，一般一年或幾年才參加一次教育培訓(xùn)。
（二）檔案培訓(xùn)方式比較單一
目前的培訓(xùn)方式以大培訓(xùn)班、大型會(huì)議培訓(xùn)為主。這種短時(shí)間內(nèi)不分層次的上大課的培訓(xùn)形式，學(xué)習(xí)效果不明顯。
（三）培訓(xùn)內(nèi)容針對(duì)性不強(qiáng)
一般以公共“通識(shí)”理論教育為主，與檔案工作的具體實(shí)際有一定的距離。缺乏針對(duì)不同行業(yè)特點(diǎn)、業(yè)務(wù)水平等情況進(jìn)行的培訓(xùn)，特別是缺乏檔案現(xiàn)代化管理方面的培訓(xùn)。
（四）沒(méi)有專職的培訓(xùn)教師
培訓(xùn)教師一般是在培訓(xùn)前臨時(shí)抽調(diào)的，主要是由檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員兼任，這些兼職老師的教育技術(shù)水平和授課藝術(shù)與專職老師相比有所欠缺，講課吸引力不足[2]。此外，師資來(lái)源比較單一，缺少優(yōu)秀的一線檔案工作者參與教學(xué)。
三、加強(qiáng)檔案職業(yè)教育培訓(xùn)的主要措施
“事業(yè)的發(fā)展需要人才的支撐”，“檔案專業(yè)人員是推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的基本依靠”[3]。在目前檔案從業(yè)人員素質(zhì)參差不齊，流動(dòng)也比較頻繁的情況下，檔案職業(yè)教育培訓(xùn)尤顯重要。因此，進(jìn)一步強(qiáng)化教育培訓(xùn)機(jī)制、改革培訓(xùn)形式、增強(qiáng)培訓(xùn)效果是檔案行政機(jī)關(guān)面臨的任務(wù)。
（一）建立全員化的檔案教育培訓(xùn)的機(jī)制[4]
首先是規(guī)范化崗前培訓(xùn)，崗前培訓(xùn)能為新聘檔案管理人員在正式上崗后開(kāi)展工作奠定一定的基礎(chǔ)，同時(shí)也是檔案管理人員從零開(kāi)始并逐步適應(yīng)本崗位要求而接受檔案教育的一個(gè)過(guò)程。因此，新聘檔案管理人員無(wú)論學(xué)歷高低、專業(yè)背景如何都應(yīng)該接受崗前培訓(xùn)。其次是強(qiáng)化業(yè)務(wù)提高培訓(xùn)，檔案行政機(jī)關(guān)和檔案協(xié)會(huì)、學(xué)會(huì)組織應(yīng)根據(jù)檔案管理人員的構(gòu)成狀況和崗位工作的實(shí)際需要舉辦各種短期培訓(xùn)班，通過(guò)不斷的知識(shí)更新，使檔案管理人員可以適應(yīng)不斷變化的工作要求。除了上述崗位培訓(xùn)外，有關(guān)單位還應(yīng)重視檔案管理人員的職業(yè)發(fā)展，支持檔案管理人員參加在職教育，如專業(yè)證書班、學(xué)歷教育班、繼續(xù)教育班的學(xué)習(xí)，為檔案管理人員的職業(yè)發(fā)展提供助力。
（二）拓展多元化的培訓(xùn)形式
黨校教務(wù)檔案是黨校校史的重要組成部分，是黨校工作業(yè)績(jī)的展示窗口，也是黨校開(kāi)展教學(xué)、科研，提高教學(xué)質(zhì)量和實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的必備材料。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，如何更有效地運(yùn)用現(xiàn)代化手段管理教務(wù)檔案，則是新時(shí)期教務(wù)檔案管理的重點(diǎn)課題。
一、當(dāng)前教務(wù)檔案管理存在的問(wèn)題
1.收集、管理不夠規(guī)范
目前，教務(wù)檔案的管理工作往往得不到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視，工作人員對(duì)檔案管理工作也缺乏足夠認(rèn)識(shí)，各科室沒(méi)有專職的檔案管理人員，檔案材料收集不齊全、不規(guī)范，有些科室只重視紙質(zhì)檔案，而忽視其他介質(zhì)檔案。而且，隨著學(xué)校的發(fā)展，教學(xué)不再限于課堂講授，還廣泛開(kāi)展了公開(kāi)課，論文研討，下鄉(xiāng)調(diào)研，教學(xué)互動(dòng)嘗試等活動(dòng)，所形成的教學(xué)檔案數(shù)量增多，載體也日益多樣化。一些黨校所采用的仍然是傳統(tǒng)的檔案管理模式，即組卷、立卷、擬定標(biāo)題裝訂等等，工序多，操作難，工作量大。這種方式收集整理的檔案，其查準(zhǔn)率是可想而知的。
2.內(nèi)容缺乏系統(tǒng)性
開(kāi)辦黨校的最終目的是進(jìn)行我黨理論和工作的宣傳以及對(duì)黨員進(jìn)行黨性知識(shí)教育，黨校教育的結(jié)果應(yīng)該被記錄在案并且形成系統(tǒng)，有助于黨校進(jìn)行教育總結(jié)。但是，現(xiàn)實(shí)的情況是有些班次的材料在辦班結(jié)束后沒(méi)有及時(shí)移交給檔案管理人員或因種種原因不慎丟失；有些教師科研成果，只報(bào)送論文題目，沒(méi)有按時(shí)把科研成果復(fù)印存檔，導(dǎo)致工作銜接不到位，造成科研成果丟失；有些黨員教育工作你開(kāi)展得很好、效果也十分明顯，但是這些教育總結(jié)資料并沒(méi)有形成系統(tǒng)的檔案資料被保存下來(lái)。對(duì)檔案資料整理的缺乏直接導(dǎo)致黨校教務(wù)檔案不完整，沒(méi)有系統(tǒng)性，影響了教務(wù)檔案的質(zhì)量和利用價(jià)值。
3.信息缺乏共享性
保守秘密是檔案管理人員的神圣職責(zé)，黨校教務(wù)檔案中包含了大量黨校學(xué)員的個(gè)人信息，這些是必須加以保密的檔案內(nèi)容，但黨校教務(wù)檔案中也包含了很多可以被利用與其他黨務(wù)工作中的資料，例如對(duì)學(xué)習(xí)班教學(xué)效果的總結(jié)、黨校開(kāi)辦過(guò)程中產(chǎn)生的問(wèn)題及解決方法的探討等，這些資料如果能夠被有效利用，則可以有效提高黨校的辦學(xué)效率。但是，在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，黨校教育檔案工作存在重保輕用，利用不良的現(xiàn)象。對(duì)黨校教務(wù)信息的共享缺乏導(dǎo)致些弊端：首先，大多數(shù)教務(wù)檔案工作保密多，內(nèi)需利用多，對(duì)外交流共享少，有些重要的、有價(jià)值的檔案長(zhǎng)期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，檔案管理工作的實(shí)際作用被抹殺了；其次，黨校教務(wù)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用始終處于原始、簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)整理狀態(tài)，信息含量低、封閉，無(wú)法實(shí)現(xiàn)資源共享，也就無(wú)法與外校進(jìn)行有效交流，致使黨校教學(xué)本身的質(zhì)量遲遲得不到提高。
4.重要檔案沒(méi)有專人管理
黨校教務(wù)檔案不僅包括參加黨校學(xué)習(xí)的黨員和部分群眾的基本信息，還包括黨校學(xué)習(xí)班的教學(xué)具體內(nèi)容、教學(xué)實(shí)際過(guò)程和結(jié)果的總結(jié)，有些教學(xué)過(guò)程當(dāng)中出現(xiàn)的對(duì)教學(xué)內(nèi)容的分析和深度反思則體現(xiàn)在參與黨校學(xué)習(xí)人員的日常匯報(bào)和筆記中；教務(wù)工作人員的科研成果可能保存在各自的電腦上。因此，黨校教務(wù)檔案來(lái)源渠道很多，材料繁而雜，沒(méi)有指定專人管理，很難做到分類明確，歸檔有序。另外，沒(méi)有專人管理也使材料容易混雜，使得要找的材料不易找到。
5.缺乏現(xiàn)代化管理手段
檔案管理對(duì)我國(guó)各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展都具有極為重要的作用，因此，進(jìn)行現(xiàn)代化的檔案管理成為我國(guó)檔案管理事業(yè)發(fā)展的主要趨勢(shì)之一?，F(xiàn)代化管理手段的應(yīng)用時(shí)基于檔案管理信息化的，這就要求檔案管理工作人員必須具備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)文件處理能力和網(wǎng)絡(luò)化信息處理能力。但是，黨校教務(wù)檔案管理人員多是年齡較大的工作人員，這些工作人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平普遍不高，較少參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，管理方面習(xí)慣于舊模式，以傳統(tǒng)的手工方式管理教務(wù)檔案，材料分類立卷裝訂，很少進(jìn)行檔案信息化處理，致使檔案提取和調(diào)用的效率很低。此外，黨校辦公系統(tǒng)的信息化建設(shè)中的應(yīng)用軟件缺少文檔一體化功能模塊，使檔案信息化工作進(jìn)展不順暢，沒(méi)有辦法對(duì)教務(wù)檔案實(shí)施徹底的現(xiàn)代化管理。
二、加強(qiáng)黨校教務(wù)檔案管理的對(duì)策
1.加強(qiáng)宣傳，提高領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)
教務(wù)檔案管理人員要抓住時(shí)機(jī)，加大宣傳力度，從而提高有關(guān)人員特別是領(lǐng)導(dǎo)同志的檔案意識(shí)，為做好檔案工作打下堅(jiān)實(shí)的思想基礎(chǔ)。能夠加強(qiáng)檔案管理宣傳力度的方式包括以下三點(diǎn)：第一，以提高檔案服務(wù)管理意識(shí)為基礎(chǔ)進(jìn)行檔案應(yīng)用性宣傳，從檔案管理工作的實(shí)際作用出發(fā)提升檔案管理意識(shí)；第二，去先進(jìn)單位觀察信息化檔案管理的好處；第三，進(jìn)行檔案管理服務(wù)改革。對(duì)檔案管理工作的重視則是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)，檔案管理工作重視與否，關(guān)鍵在領(lǐng)導(dǎo)，如我們市委黨校，就專門配備了一名檔案管理人員，還配備了計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、刻錄機(jī)、鐵皮柜等。由于領(lǐng)導(dǎo)思想的重視，并從人力、物力上給予大力支持，使得該單位的檔案管理工作非常規(guī)范。
2.建章立制，規(guī)范教務(wù)檔案的收集整理制度
進(jìn)行黨校教務(wù)檔案信息化的第二個(gè)步驟，就是要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行制度建設(shè)，以健全的檔案收集和整理制度作為檔案信息化建設(shè)的根本。黨校檔案管理工作部門需要做的是，在《檔案法》的基礎(chǔ)上，根據(jù)國(guó)家檔案局有關(guān)規(guī)定，結(jié)合新的管理方式，檔案網(wǎng)絡(luò)信息化的要求及學(xué)校當(dāng)前實(shí)際，制定和完善教務(wù)檔案管理的規(guī)章制度。具體包括制定和完善教學(xué)檔案、教師業(yè)務(wù)檔案、學(xué)員學(xué)籍檔案、科研成果檔案、基層黨?；顒?dòng)檔案以及其他檔案管理實(shí)施細(xì)則，特別是要制定聲像檔案、電子檔案管理的實(shí)施細(xì)則，并對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)做出具體規(guī)定，使檔案管理進(jìn)入規(guī)范化、制度化、程序化軌道。
3.更新觀念，努力實(shí)現(xiàn)教務(wù)檔案管理信息化
隨著電子政務(wù)在快速發(fā)展，各級(jí)立檔單位所產(chǎn)生的電子文件與電子檔案正逐步取代傳統(tǒng)載體的紙質(zhì)檔案，檔案是否有能力接收和安全保管越來(lái)越多的電子文件與電子檔案等新型載體檔案，已成為衡量檔案事業(yè)發(fā)展階段的新的標(biāo)準(zhǔn)，檔案信息化勢(shì)在必行。這就要求學(xué)校的檔案工作者要更新理念，調(diào)整思路，切實(shí)領(lǐng)悟到教務(wù)檔案信息化對(duì)檔案管理工作的實(shí)際作用、觀察并了解到教務(wù)檔案的應(yīng)用對(duì)檔案信息化建設(shè)的迫切需求，從自身的檔案工作觀念更新出發(fā)，將將檔案管理的實(shí)際操作從手工建檔的工作中解脫出來(lái)，以“件”為單位整理教務(wù)檔案，利用計(jì)算機(jī)錄入教務(wù)檔案信息，建立教務(wù)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理和利用。
4.明確重點(diǎn)，指定專人收集重要檔案材料
要根據(jù)教務(wù)檔案的特點(diǎn)，明確各科室收集檔案材料的范圍，指定專人收集具有保存價(jià)值的重要檔案資料。如：①文件類：縣委、縣政府文件、上級(jí)文件以及學(xué)校制定的教學(xué)科研工作文件和實(shí)施方案等；②綜合類：教學(xué)通知、各科室工作計(jì)劃總結(jié)、教學(xué)工作會(huì)議材料等；③教學(xué)類：教學(xué)課程表、干部培訓(xùn)進(jìn)程表、考試安排、考核辦法等；④學(xué)籍類：各班次花名冊(cè)、成績(jī)單、結(jié)業(yè)證及畢業(yè)證書、學(xué)歷證書電子數(shù)據(jù)等；⑤教師業(yè)務(wù)類：本校教師以及外聘教師基本情況材料、考核情況、進(jìn)修情況、骨干教師的培養(yǎng)考核材料、教學(xué)評(píng)價(jià)、教學(xué)競(jìng)賽和教學(xué)獎(jiǎng)勵(lì)；⑥科研類：教學(xué)改革方案、下鄉(xiāng)下企業(yè)調(diào)研資料、教學(xué)評(píng)估和反饋、校際之間的交流材料、情況材料等；⑦教材類：征訂的教材、各類教學(xué)參考書、本校教師參與編寫的教學(xué)材料等；⑧其他類：主要包括電子檔案、照片檔案、錄音錄像檔案、多媒體材料等，只有指定專人負(fù)責(zé)收集整理，才能使材料歸檔做到完整準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范。
5.嚴(yán)守秘密，處理好教務(wù)檔案的開(kāi)發(fā)利用與保密的關(guān)系
在教務(wù)檔案的開(kāi)發(fā)利用過(guò)程中，要堅(jiān)持檔案工作的保密原則，完善保密制度。同時(shí)也要正確處理好所有權(quán)、隱私權(quán)的關(guān)系，檔案的開(kāi)發(fā)開(kāi)放不能危害學(xué)校集體的安全和利益，不得侵犯教師和學(xué)員的合法權(quán)益，對(duì)教務(wù)檔案中諸如有關(guān)教師基本情況，對(duì)教師的評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)懲情況，學(xué)員的基本情況等內(nèi)容應(yīng)加以保密。要公開(kāi)上網(wǎng)的，要經(jīng)過(guò)學(xué)校認(rèn)真審核。但對(duì)于那些可以及時(shí)開(kāi)放的檔案信息，也要及時(shí)上網(wǎng)，避免造成信息利用價(jià)值的損失，從而使檔案的利用向廣泛、縱深發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息交流的最大流量和最佳服務(wù)，也使檔案的社會(huì)功能得到充分發(fā)揮。
6.加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員的素質(zhì)
社會(huì)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，使檔案工作的任務(wù)、工作環(huán)境、服務(wù)對(duì)象、管理方式都發(fā)生了很大的變化。因此，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，提高他們的綜合素質(zhì)。一是要提高思想素質(zhì)，營(yíng)造一種愛(ài)崗敬業(yè)的良好氛圍，具有強(qiáng)烈的檔案意識(shí)和服務(wù)意識(shí)以及良好的職業(yè)道德和心理素質(zhì)。二要注重自身學(xué)習(xí)，主動(dòng)參加崗位培訓(xùn)，不斷提高管理教務(wù)檔案的水平，做到依法治檔。三要成為復(fù)合型人才，既有檔案管理的專業(yè)能力，又要善于運(yùn)用現(xiàn)代化手段，擅長(zhǎng)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)信息管理的技術(shù)。因此，檔案管理人員要主動(dòng)參加計(jì)算機(jī)等的考試，熟練地運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理電子檔案，以便對(duì)電子檔案管理和電子文件實(shí)行“前端控制”，爭(zhēng)取做到及時(shí)接收電子文件。
在公證檔案管理工作中接觸最多的是紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案看得見(jiàn)，摸得著，管理工作無(wú)需贅述。視聽(tīng)資料、軟件檔案看得見(jiàn)，摸不著，檔案管理不能局限于紙質(zhì)檔案管理技術(shù)，還要求熟練掌握計(jì)算機(jī)、Internet知識(shí)，熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)、Internet技術(shù)做好視聽(tīng)資料、軟件檔案管理工作。必須好以下幾點(diǎn)：第一，保全視聽(tīng)資料、軟件公證：1.必備要素；2.選擇要素；3.簽章。第二，檔案管理問(wèn)題：1.存儲(chǔ)介質(zhì)；2.不同介質(zhì)的存儲(chǔ)保管特點(diǎn)；3.云存儲(chǔ)技術(shù)；4.數(shù)據(jù)安全問(wèn)題。
1 保全視聽(tīng)資料、軟件公證
保全視聽(tīng)資料、軟件公證書內(nèi)容包括公證書編號(hào)，申請(qǐng)人基本情況，關(guān)系人基本情況，公證事項(xiàng)（保全視聽(tīng)資料、軟件），證詞內(nèi)容：
（1）必備要素包括：1.申請(qǐng)人姓名或全稱、申請(qǐng)日期及申請(qǐng)事項(xiàng)；2.保全標(biāo)的的基本情況。包括：保全視聽(tīng)資料、軟件的名稱、數(shù)量、表狀特征，所有人或使用人、經(jīng)營(yíng)人、傳播者、實(shí)驗(yàn)者的名稱，視聽(tīng)資料或軟件的播放、銷售、使用、制作、運(yùn)行的地點(diǎn)等；3.保全視聽(tīng)資料、軟件的時(shí)間、地點(diǎn)；4.保全的方式方法。包括：申請(qǐng)人提交、公證人員提取、現(xiàn)場(chǎng)實(shí)驗(yàn)記錄、技術(shù)鑒定、錄音、錄像、復(fù)制、下載等其他能夠固定并再現(xiàn)證據(jù)的方式；5.保全證據(jù)的關(guān)鍵過(guò)程：①參與保全的人員。包括：承辦公證人員及在場(chǎng)的相關(guān)人員的人數(shù)、姓名。②公證人員保全過(guò)程中所做的主要工作。如購(gòu)買、拷貝、下載、復(fù)制、發(fā)送視聽(tīng)資料、軟件的過(guò)程，對(duì)取得的證據(jù)履行了提示義務(wù)等。③視聽(tīng)資料、軟件取得的時(shí)間、方式、地點(diǎn)等。④取得的證據(jù)數(shù)量、種類、形式、封存方式、存放處所等。當(dāng)事人對(duì)取得的證據(jù)予以確認(rèn)的方式和過(guò)程；⑤公證員結(jié)論。應(yīng)包括以下內(nèi)容：保全證據(jù)的方式、方法、程序是否真實(shí)、合法，用于作證的書面文件（如發(fā)票、產(chǎn)地證明等）要同時(shí)證時(shí)這些書證的真實(shí)性。取得證據(jù)的數(shù)量、種類、日期，取得證據(jù)的存放方式及存放地點(diǎn)。
（2）選擇要素包括：1.申請(qǐng)保全證據(jù)的原因、用途或目的；2.辦理該項(xiàng)公證的法律依據(jù)（公證法規(guī)或有關(guān)規(guī)章等）；3.有書證能夠證明視聽(tīng)資料、軟件的來(lái)源或存在的，應(yīng)寫明書證的名稱；4.重要的保全工作記錄文書的名稱；5.公證書的正本和副本；6.附件。
（3）簽章。1.公證處簽章；2.公證員簽名或蓋章；3.簽署年月日。
2 檔案管理問(wèn)題
視聽(tīng)資料、軟件公證檔案管理不僅涉及到紙質(zhì)檔案，同時(shí)也涉及電子檔案，公證過(guò)程中不僅要對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行審核，還要求對(duì)視頻資料和軟件進(jìn)行審核。這就需要檔案管理人員和公證人員對(duì)視聽(tīng)資料和軟件有所了解，并熟練電子檔案管理知識(shí)，確保視聽(tīng)資料、軟件檔案安全。視頻資料、軟件檔案的保存方式不同于紙質(zhì)檔案，需要保存工具和保存介質(zhì)，還需要計(jì)算機(jī)相應(yīng)知識(shí)，能夠熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)，Internet技術(shù)解決視頻資料、軟件檔案存儲(chǔ)、備份、異地備份、網(wǎng)絡(luò)備份，甚至云備份。
（1）存儲(chǔ)介質(zhì)。視聽(tīng)資料、軟件需要存儲(chǔ)介質(zhì)才能存檔保管，從計(jì)算機(jī)發(fā)展歷史上存儲(chǔ)介質(zhì)包括3.5英寸軟盤、光盤、U盤、移動(dòng)硬盤、硬盤。目前3.5寸軟盤已經(jīng)基本淘汰，光盤存儲(chǔ)也逐漸淡出人們的視線，隨之而來(lái)的是存儲(chǔ)海量的U盤、移動(dòng)硬盤、硬盤、網(wǎng)絡(luò)硬盤、云存儲(chǔ)。
（2）不同介質(zhì)的存儲(chǔ)保管特點(diǎn)。保全視聽(tīng)資料、軟件公證檔案管理選用介質(zhì)不同，存儲(chǔ)效果也不一樣，3.5英寸軟盤隨著計(jì)算機(jī)的不斷升級(jí)換代已經(jīng)被淘汰，而公證檔案要求保管期限凡屬于需要長(zhǎng)遠(yuǎn)查考、利用的公證檔案，列為永久保管；凡屬于相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)需要查考、利用，作為證據(jù)保存的公證檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為六十年；凡屬于在較短時(shí)間內(nèi)需要查考、利用、作為證據(jù)保存的公證檔案，列為短期保管，保管期為二十年。如此漫長(zhǎng)的保管期限，如何確保保全視聽(tīng)資料、軟件公證檔案不受計(jì)算機(jī)更新?lián)Q代影響值得研究。過(guò)去用3.5英寸軟盤保管的保全視聽(tīng)資料、軟件公證檔案如今恐怕已經(jīng)很難找到打開(kāi)設(shè)備了，那么隨著計(jì)算機(jī)更新?lián)Q代的不斷加快，如今被廣泛采用的光盤介質(zhì)何時(shí)被淘汰也是一個(gè)大問(wèn)題。即便是硬盤由于接口技術(shù)更新，過(guò)去普遍使用的IDE接口如今已經(jīng)被SATA接口所取代，再過(guò)幾十年乃至更長(zhǎng)的時(shí)間還能不能找到打開(kāi)IDE接口的設(shè)備也是未知數(shù)。所以一定要用長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光思考問(wèn)題，瞄準(zhǔn)新技術(shù)，使用新設(shè)備，這樣才能確保保全視聽(tīng)資料、軟件公證檔案正常使用。
（3）云存儲(chǔ)技術(shù)。云存儲(chǔ)是在云計(jì)算（cloud computing）概念上延伸和發(fā)展出來(lái)的一個(gè)新的概念，是指通過(guò)集群應(yīng)用、網(wǎng)格技術(shù)或分布式文件系統(tǒng)等功能，將網(wǎng)絡(luò)中大量各種不同類型的存儲(chǔ)設(shè)備通過(guò)應(yīng)用軟件集合起來(lái)協(xié)同工作，共同對(duì)外提供數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和業(yè)務(wù)訪問(wèn)功能的一個(gè)系統(tǒng)。當(dāng)云計(jì)算系統(tǒng)運(yùn)算和處理的核心是大量數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和管理時(shí)，云計(jì)算系統(tǒng)中就需要配置大量的存儲(chǔ)設(shè)備，那么云計(jì)算系統(tǒng)就轉(zhuǎn)變成為一個(gè)云存儲(chǔ)系統(tǒng)，所以云存儲(chǔ)是一個(gè)以數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和管理為核心的云計(jì)算系統(tǒng)。應(yīng)用云存儲(chǔ)技術(shù)做好保全視聽(tīng)資料、軟件公證檔案管理是一種廉價(jià)安全的好辦法，百度云盤、金山快盤、聯(lián)想快盤等等為網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)提供了強(qiáng)大的平臺(tái)，在不同云存儲(chǔ)公司之間進(jìn)行存儲(chǔ)和備份，能夠有效解決存儲(chǔ)介質(zhì)更新?lián)Q代帶來(lái)的麻煩。
（4）數(shù)據(jù)安全問(wèn)題。國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織（ISO）對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全的定義是：為數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)建立和采用的技術(shù)和管理的安全保護(hù)，保護(hù)計(jì)算機(jī)硬件、軟件和數(shù)據(jù)不因偶然和惡意的原因遭到破壞、更改和泄露。由此可以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全理解為：通過(guò)采用各種技術(shù)和管理措施，使網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)正常運(yùn)行，從而確保網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的可用性、完整性和保密性。所以，建立網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)措施的目的是確保經(jīng)過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸和交換的數(shù)據(jù)不會(huì)發(fā)生增加、修改、丟失和泄露等。保保全視聽(tīng)資料、軟件公證檔案數(shù)據(jù)安全問(wèn)題也是不容忽視的大問(wèn)題，要不斷學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)安全知識(shí)，掌握數(shù)據(jù)安全常識(shí)，妥善做好保全視聽(tīng)資料、軟件公證檔案管理工作。
作者簡(jiǎn)介
1 高職院校建立學(xué)生誠(chéng)信檔案的作用
誠(chéng)信是現(xiàn)代人才素質(zhì)的基本要求，是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的道德基礎(chǔ)建設(shè)，誠(chéng)信是大學(xué)生的基本道德素質(zhì)必須具備的，高職院校在學(xué)生誠(chéng)信檔案管理中的誠(chéng)信教育，主要目的是監(jiān)督學(xué)生的行為，誠(chéng)信鑄就人生道路不可缺少的競(jìng)爭(zhēng)力，告訴學(xué)生，如果個(gè)人誠(chéng)信問(wèn)題，將對(duì)就業(yè)和社會(huì)生活帶來(lái)了不便，誠(chéng)信是一種品德，不是單純的個(gè)性要求，關(guān)乎一個(gè)人，甚至整個(gè)社會(huì)。學(xué)生失去了誠(chéng)信不僅不能申報(bào)學(xué)校的獎(jiǎng)學(xué)金，更不能辦理個(gè)人貸款，學(xué)校還可以公布因違反誠(chéng)信學(xué)生行為，讓他們了解社會(huì)輿論的壓力的嚴(yán)重性，在一般情況建立誠(chéng)信意識(shí)，有利于督促學(xué)生重視信用，自覺(jué)維護(hù)良好的信用。高職院校學(xué)生獲得良好的誠(chéng)信教育，學(xué)校還為學(xué)生提供了信用檔案，這將大大降低單位用人的工作量，有利于用人單位、學(xué)生的雙向選擇，有效地遏制了學(xué)生使用假文憑，證明作弊現(xiàn)象。
2 大學(xué)生誠(chéng)信檔案的含義及內(nèi)容
誠(chéng)信是現(xiàn)代人才素質(zhì)的基本要求，是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的道德基礎(chǔ)建設(shè)，誠(chéng)信是大學(xué)生的基本道德素質(zhì)必須具備的，高職院校誠(chéng)信教育的主目的是為了督促學(xué)生的誠(chéng)信行為，大學(xué)生信用檔案是指大學(xué)生在校期間的生活記錄，能反映其在誠(chéng)實(shí)信用狀況的全面信息，對(duì)在校學(xué)習(xí)期間記錄的獎(jiǎng)懲，志愿服務(wù)，參加活動(dòng)情況，其內(nèi)容包括學(xué)生的思想道德，經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和日常生活，工作和學(xué)習(xí)等諸多方面。
大學(xué)生個(gè)人信用檔案客觀評(píng)價(jià)作為真實(shí)記錄的輔助部分，其具體內(nèi)容包括個(gè)人基本信息、學(xué)習(xí)評(píng)價(jià)、學(xué)校綜合評(píng)價(jià)、實(shí)踐承諾四個(gè)部分。個(gè)人基本信息，包括個(gè)人基本情況，家庭情況，家庭成員基本情況，身體檢查的情況，入學(xué)后由學(xué)校統(tǒng)一組織學(xué)生工作人員收集上述信息，根據(jù)學(xué)生的個(gè)人成長(zhǎng)過(guò)程中，不斷補(bǔ)充更新。
學(xué)習(xí)誠(chéng)信評(píng)價(jià)關(guān)于學(xué)生參加各種學(xué)習(xí)，考試，借閱等活動(dòng)中的信用評(píng)估，包括獎(jiǎng)學(xué)金獲得，計(jì)算機(jī)等級(jí)考試，護(hù)士或護(hù)理人員通過(guò)資格審查、考試違紀(jì)、紀(jì)律處分等，特別是對(duì)學(xué)生存在的學(xué)習(xí)問(wèn)題都如實(shí)記錄，如：考試作弊、抄襲、上課遲到、早退等。
學(xué)校全面完整的評(píng)估，可以細(xì)分為以下四大類的記錄：道德誠(chéng)信記錄，具體包括：每年道德素質(zhì)綜合評(píng)價(jià)的評(píng)價(jià)、違反學(xué)校的紀(jì)律處分的紀(jì)錄、獎(jiǎng)勵(lì)和日常生活誠(chéng)信狀況的評(píng)價(jià)等。經(jīng)濟(jì)信用記錄的完整性，個(gè)人經(jīng)濟(jì)的基本情況，交學(xué)費(fèi)，助學(xué)貸款，勤工助學(xué)，社會(huì)支持的誠(chéng)信記錄，如學(xué)生貸款，包括無(wú)條件和理由不償還、弄虛作假、騙取生活困難的津貼。社會(huì)實(shí)踐誠(chéng)信評(píng)價(jià)，學(xué)生在校期間的記錄，以參與社區(qū)活動(dòng)，公益活動(dòng)，如：愛(ài)心捐贈(zèng)、扶老助殘和在體育、科學(xué)和技術(shù)等方面的各種榮譽(yù)等。畢業(yè)生就業(yè)記錄：在學(xué)生畢業(yè)前誠(chéng)信求職，學(xué)校將畢業(yè)生在校期間，個(gè)人信息細(xì)致、全面的記錄，求職期間給予每個(gè)學(xué)生完整詳細(xì)的記錄，畢業(yè)生的簡(jiǎn)歷也要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審核部門簽字，這樣也能形成一個(gè)嚴(yán)密和完整的個(gè)人簡(jiǎn)歷。
踐行誠(chéng)信承諾是大學(xué)生信用檔案的必要補(bǔ)充，根據(jù)《大學(xué)生誠(chéng)信行為規(guī)范細(xì)則》編制，是在校期間學(xué)生有關(guān)行為的承諾。大學(xué)生自愿申請(qǐng)建立信用檔案，并在誠(chéng)信承諾書簽字，同時(shí)，學(xué)生應(yīng)切實(shí)保障嚴(yán)格的恪守誠(chéng)信校規(guī)。
3 大學(xué)生誠(chéng)信檔案管理體系運(yùn)行模式
大學(xué)生信用檔案的基礎(chǔ)工作，以收集，歸納、分類、整理、鑒定、利用等工作流程為主要線索，首先，要明確信用檔案的收集范圍，在數(shù)據(jù)收集過(guò)程中整理文件，學(xué)校各部門和個(gè)人應(yīng)當(dāng)對(duì)有關(guān)誠(chéng)信檔案信息的活動(dòng)予以重視。其次，建立信用檔案資料3級(jí)收集機(jī)制。第一階段由在校大學(xué)生基層管理人員對(duì)學(xué)生的信用信息的采集，建立了專門的學(xué)生個(gè)人信用檔案；第二階段由高校將所有的學(xué)生檔案匯總一起，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)匯總到學(xué)校檔案館；第三階段由檔案館為每位學(xué)生接收，存儲(chǔ)，歸檔，誠(chéng)信記錄，以確保完整的庫(kù)文件的完整，隨時(shí)以備將來(lái)參考。
同樣，學(xué)生信用檔案的材料，必須進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，并堅(jiān)持以下四點(diǎn)。
（1）嚴(yán)格鏈接學(xué)生信用檔案管理信息。大學(xué)生信用檔案的基本內(nèi)容是復(fù)雜的，每個(gè)學(xué)生的信用記錄都是獨(dú)立的文件類型，形成學(xué)生個(gè)人的自我活動(dòng)，如果學(xué)生信用檔案，可根據(jù)學(xué)生―― 年級(jí)、性別、籍貫，各部門細(xì)化分類內(nèi)容，將對(duì)讀取檔案提供極大的方便。
（2）規(guī)范文件管理工作流程的處理。作為檔案管理部門，高校檔案館在高校學(xué)生信用檔案管理中發(fā)揮著重要的作用。不僅要對(duì)學(xué)生信用檔案，收集數(shù)據(jù)和初步審核，整理，同時(shí)也要科學(xué)分類和歸檔數(shù)據(jù)，使信用檔案作為一個(gè)真正的實(shí)體，能達(dá)到識(shí)別和利用安排的完整性地步。
（3）科學(xué)借閱審查程序。信用檔案，因?yàn)樵摬牧系慕M成是在不斷的變化，信用檔案及時(shí)識(shí)別是必要的，在校大學(xué)生信用檔案價(jià)值鑒定，直接關(guān)系到學(xué)生的個(gè)人信用問(wèn)題，是一個(gè)非常嚴(yán)肅的工作，確定信用檔案，要堅(jiān)持實(shí)事求是的科學(xué)態(tài)度，遵循其真實(shí)性，普遍性，由學(xué)生事務(wù)處，學(xué)校誠(chéng)信紀(jì)律辦公室等職能部門組成學(xué)生信用檔案評(píng)審組，以確保信用檔案的綜合性和真實(shí)性。
（4）建立一個(gè)數(shù)據(jù)平臺(tái)，方便查詢閱讀網(wǎng)上信用檔案制度。因此，將學(xué)生誠(chéng)信檔案管理工作實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理的自動(dòng)化，大學(xué)生信用檔案和開(kāi)放式管理的規(guī)范，將有助于進(jìn)一步發(fā)揮大學(xué)生信用檔案系統(tǒng)的作用。
學(xué)生檔案是指學(xué)校在培養(yǎng)學(xué)生的教育教學(xué)與管理活動(dòng)中形成的，記錄和反映學(xué)生個(gè)人的基本經(jīng)歷、德才能績(jī)、學(xué)習(xí)和工作表現(xiàn)、家庭基本信息的，以學(xué)生個(gè)人為單位集中保存起來(lái)以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。高校學(xué)生檔案主要包括：學(xué)生的高中檔案、高考報(bào)考資料、高校入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記
錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等材料。
1. 高校學(xué)生檔案的重要性
學(xué)生檔案不僅對(duì)教育和培養(yǎng)、管理與服務(wù)在校學(xué)生有著重要作用，而且對(duì)學(xué)生能否順利就業(yè)，甚至對(duì)學(xué)生畢業(yè)后的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展也關(guān)系重大。學(xué)生檔案既是個(gè)人人事檔案的重要基礎(chǔ)，又是個(gè)人人生檔案的重要組成部分。
1.1 學(xué)生檔案是學(xué)生基本情況的記載和在校綜合表現(xiàn)的證明。學(xué)生檔案既是學(xué)生基本情況的記載，又是學(xué)生在校表現(xiàn)的證明，對(duì)于核查新生入學(xué)資格與確認(rèn)獲取學(xué)籍，具有最直接有力的佐證作用；既是全面了解學(xué)生個(gè)人歷史的有效窗口，又是加強(qiáng)學(xué)生思想教育和日常管理工作的重要參考資料。
1.2 學(xué)生檔案是用人單位可信的依據(jù)與日后人事檔案的基礎(chǔ)。由于學(xué)生檔案材料真實(shí)地記載著學(xué)生的成長(zhǎng)歷史、思想表現(xiàn)、個(gè)人素質(zhì)、實(shí)踐能力、學(xué)業(yè)成績(jī)及家庭背景、社會(huì)關(guān)系等，因此，學(xué)生檔案是用人單位選擇畢業(yè)生或高校選拔新生的可信依據(jù)與重要參考，是學(xué)生就業(yè)后人事檔案的基礎(chǔ)材料，同時(shí)也是學(xué)校未來(lái)校友檔案的基礎(chǔ)信息。
2. 學(xué)生檔案工作的存在問(wèn)題
2.1 各地檔案材料標(biāo)準(zhǔn)不一，差異明顯。教育部《關(guān)于高中建立學(xué)生檔案的暫行規(guī)定》（［84］教中字002號(hào)）明確了高中學(xué)生檔案材料的內(nèi)容與構(gòu)成，但各地依此規(guī)定而設(shè)立的建檔要求與標(biāo)準(zhǔn)卻差異明顯，有的建檔案標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)全面、規(guī)范細(xì)致，有的卻簡(jiǎn)單粗放。以致有的學(xué)生檔案內(nèi)容全面、材料完整、填寫規(guī)范，有的學(xué)生檔案材料卻只有一、二頁(yè)紙，過(guò)于簡(jiǎn)要、單薄，有的甚至以學(xué)生的高考電子檔案代替其中學(xué)紙質(zhì)檔案。
2.2 部分人員不認(rèn)真對(duì)待學(xué)生檔案。主要表現(xiàn)為制作檔案材料比較隨意，對(duì)學(xué)生的鑒定總結(jié)不全面、不完整，甚至只論學(xué)習(xí)不談其他，或只寫優(yōu)點(diǎn)不寫缺點(diǎn)；甚至有的學(xué)生檔案材料不齊全或記錄不全面，或是填寫馬虎、潦草不清等。不少管理人員認(rèn)為學(xué)生學(xué)習(xí)成績(jī)好則萬(wàn)事大吉，以致平時(shí)收集和審核檔案材料不及時(shí)不認(rèn)真；有的學(xué)生檔案袋既不封口也不蓋公章，或有密封袋口但不蓋公章確認(rèn)；不及時(shí)向有關(guān)高校寄送大學(xué)新生的檔案。
2.3 學(xué)生對(duì)檔案不重視或太敏感。主要表現(xiàn)為不論學(xué)生在中學(xué)還是在大學(xué)期間，都馬虎大意不認(rèn)真填寫檔案材料，或者三言兩語(yǔ)高度概括綜合表現(xiàn)，甚至用圓珠筆填寫檔案材料；部分學(xué)生對(duì)檔案太敏感，甚至不誠(chéng)信對(duì)待檔案，填寫檔案時(shí)故意以偏概全或只寫優(yōu)點(diǎn)與成績(jī)，以致檔案記錄與現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)出入較大；自帶檔案太隨便、不妥善保管，或出于好奇將自帶檔案隨意拆開(kāi)；學(xué)生在大學(xué)新生入學(xué)時(shí)不按時(shí)向?qū)W校提交檔案，畢業(yè)生就業(yè)后又常常不及時(shí)查找檔案，以致急需檔案時(shí)，難以及時(shí)，甚至無(wú)法找到。
2.4 日常管理手段不科學(xué)、不先進(jìn)。主要表現(xiàn)為在日常工作中基本沒(méi)有應(yīng)用電腦和掃描儀等現(xiàn)代電子設(shè)備進(jìn)行管理，依然停留在傳統(tǒng)的手工記錄狀態(tài)；雖有電腦輔助工作，但仍以傳統(tǒng)手工為主，缺乏通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)進(jìn)行日常管理，以致查找不便捷、保管不齊全或保存不方便，從而難以甚至無(wú)法長(zhǎng)久性地追溯查找。
2.5 檔案管理制度不規(guī)范、不完善。主要表現(xiàn)為不少地方教育行政部門，對(duì)于學(xué)生檔案的管理制度的建立健全缺乏系統(tǒng)性、嚴(yán)密性與科學(xué)性，以致更多的學(xué)校缺乏科學(xué)規(guī)范、系統(tǒng)全面的學(xué)生檔案管理制度，不少高校特別是高職院校也同樣缺少健全完善和科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶W(xué)生檔案管理制度，工作中往往以相對(duì)隨意的臨時(shí)通知代替更注重嚴(yán)肅性和科學(xué)性的規(guī)章制度。
2.6 不重視對(duì)學(xué)生檔案的開(kāi)發(fā)利用。學(xué)生檔案進(jìn)到學(xué)校后，其日常利用主要表現(xiàn)在核查新生入學(xué)資格時(shí)審查其檔案材料，或者是當(dāng)學(xué)生有突發(fā)事件或意外事故發(fā)生時(shí)或需對(duì)學(xué)生作政審時(shí)而查閱其檔案信息。這種簡(jiǎn)單的利用，顯然與國(guó)家日益強(qiáng)調(diào)的素質(zhì)教育和更注重因材施教的高等教育發(fā)展趨勢(shì)不適應(yīng)，更沒(méi)有發(fā)揮出學(xué)生檔案對(duì)于改進(jìn)教育教學(xué)工作與管理服務(wù)工作的應(yīng)有作用。
2.7 用人單位基本不寄檔案回執(zhí)。主要表現(xiàn)為用人單位在收到畢業(yè)生檔案后，因嫌麻煩或因要花錢而基本不將收檔回執(zhí)寄回學(xué)校，或者是有寄回學(xué)校但沒(méi)有在寄檔回執(zhí)上蓋公章或沒(méi)有經(jīng)辦人簽名確認(rèn)，以致事后時(shí)間一久難于追查，特別是各郵寄公司基本最多只在寄出學(xué)生檔案后的一年內(nèi)提供查詢服務(wù)，之后則根本無(wú)法追查。
3. 對(duì)存在問(wèn)題的解決辦法
3.1 完善學(xué)生檔案制度。為確保學(xué)生檔案管理有據(jù)可依和有章可循，省(市)教育行政部門應(yīng)根據(jù)教育部、國(guó)家檔案局的相關(guān)法規(guī)，結(jié)合組織人事部門的有關(guān)要求等，出臺(tái)?。ㄊ校╆P(guān)于各級(jí)各類學(xué)生檔案的管理規(guī)章。就學(xué)校內(nèi)部而言，應(yīng)根據(jù)學(xué)生檔案管理的基本依據(jù)與相關(guān)要求，及時(shí)制定本校學(xué)生檔案管理制度，明確細(xì)分各單位各部門及相關(guān)人員的具體職責(zé)，加強(qiáng)精細(xì)化管理，并注重管理過(guò)程的檔案建設(shè)，以保證能及時(shí)收齊學(xué)生檔案，并確保有差錯(cuò)時(shí)可以追究到相關(guān)人員的責(zé)任，并可以長(zhǎng)久持續(xù)地查找學(xué)生檔案的去向。
3.2 及時(shí)恰當(dāng)選配人員。相比于具備一定的專業(yè)、學(xué)歷、職稱與特長(zhǎng)，實(shí)踐證明，學(xué)生檔案管理員的基本素質(zhì)更強(qiáng)調(diào)具有高度的工作責(zé)任心和政治責(zé)任感，以及嚴(yán)謹(jǐn)持久的細(xì)心、耐心和恒心，否則其工作容易馬虎、粗放或者時(shí)松時(shí)緊，難于嚴(yán)格履行學(xué)生檔案管理職責(zé)。不論學(xué)生檔案是在學(xué)生處或就業(yè)中心還是在二級(jí)院系管理，或者是在學(xué)校檔案館（室）統(tǒng)一管理等，都應(yīng)按照學(xué)生檔案管理員的基本素質(zhì)要求，配備專人負(fù)責(zé)，學(xué)生數(shù)在5000人以上的最好不要搞兼職負(fù)責(zé)制，而應(yīng)實(shí)行專人專職負(fù)責(zé)制。
3.3 加強(qiáng)檔案教育培訓(xùn)。一是對(duì)專職與兼職檔案管理員加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，就高校內(nèi)部而言，主要是對(duì)輔導(dǎo)員和班主任等學(xué)生工作人員和教務(wù)人員就學(xué)生檔案的作用意義、內(nèi)容范疇、制作要求、注意事項(xiàng)等進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，以強(qiáng)化其制作和管理學(xué)生檔案的責(zé)任心與科學(xué)性，確保其可以正確指導(dǎo)和制作合格的學(xué)生檔案；就外部而言，主要是對(duì)中學(xué)和中專教務(wù)主任與班主任加強(qiáng)學(xué)生檔案的相關(guān)培訓(xùn)。二是對(duì)廣大學(xué)生加強(qiáng)檔案教育，不論是在中學(xué)階段還是在大學(xué)階段，都要盡早和反復(fù)教育學(xué)生正確認(rèn)識(shí)檔案的重要性，填寫基本要求與注意事項(xiàng)等，使其既能夠充分重視學(xué)生檔案的作用與價(jià)值，又不弄虛作假、夸大其詞或以偏概全地填寫本人檔案。
3.4 引入電腦管理系統(tǒng)。通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理既可以大大提高管理效率，又有利于豐富學(xué)生檔案信息和拓展學(xué)生檔案管理功能。具體做法：一是引入計(jì)算機(jī)軟件公司開(kāi)發(fā)成熟和應(yīng)用較普遍的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，這可以簡(jiǎn)便快捷地提高管理效率，但所需資金投入相對(duì)較大；二是結(jié)合自身工作實(shí)際，組織專業(yè)人員編寫制作學(xué)生檔案電腦管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，這樣做所需資金相對(duì)較少，但需專業(yè)人員加強(qiáng)后繼維護(hù)。
3.5 加強(qiáng)外部督查力度。學(xué)生檔案管理工作瑣碎、繁雜、持久，其工作的開(kāi)展除了靠自身的落實(shí)外，在督查指導(dǎo)方面主要靠專職檔案管理員對(duì)兼職人員進(jìn)行內(nèi)部督查，或者是依靠專職人員的自查自糾。實(shí)踐證明這并不夠，還需要加強(qiáng)來(lái)自外單位專業(yè)的督查指導(dǎo)，最好能夠推行旨在“以評(píng)促建、以評(píng)促改、評(píng)建結(jié)合”的管理制度，推行確有困難的也應(yīng)加強(qiáng)本單位其他相關(guān)部門對(duì)學(xué)生檔案管理的督查工作，通過(guò)加強(qiáng)督查以保質(zhì)量促發(fā)展。
3.6 分類總結(jié)開(kāi)發(fā)利用。通過(guò)全面查閱學(xué)生檔案上的歷史記載，按生源地、是否獨(dú)生子女、富裕或貧困、專長(zhǎng)或特長(zhǎng)、城鎮(zhèn)或農(nóng)村、性格內(nèi)向或外向、不同年齡與成長(zhǎng)經(jīng)歷等，分類統(tǒng)計(jì)和分析其基本情況，在進(jìn)行教育教學(xué)和學(xué)生日常事務(wù)管理改革時(shí)，多考慮學(xué)生檔案的相關(guān)信息，以因材施教；并可結(jié)合建立學(xué)校未來(lái)校友的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，以加強(qiáng)對(duì)日后校友資源的開(kāi)發(fā)利用。
3.7 強(qiáng)化轉(zhuǎn)遞回復(fù)機(jī)制。鑒于學(xué)生檔案作用的長(zhǎng)久性，為確保可以及時(shí)和長(zhǎng)久地查找到每份學(xué)生檔案的去向，應(yīng)強(qiáng)化檔案轉(zhuǎn)遞回復(fù)機(jī)制。具體做法：一是要求機(jī)要郵局或郵寄公司在轉(zhuǎn)遞學(xué)生檔案后的一個(gè)月內(nèi)，必須向?qū)W校提供一份用人單位簽收并蓋章確認(rèn)的檔案回執(zhí)單，否則不支付郵費(fèi)；二是及時(shí)將學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞去向掛在學(xué)校網(wǎng)站相關(guān)網(wǎng)頁(yè)上，告知學(xué)生憑本人學(xué)號(hào)與身份證號(hào)可登錄查詢。與此同時(shí)還可順便建立校友檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。
4. 結(jié)語(yǔ)
電子檔案沒(méi)有固定的字跡，無(wú)法從筆跡上分辨其原始性，我們無(wú)法采用與紙質(zhì)檔案相同的標(biāo)準(zhǔn)和方法來(lái)判斷電子檔案的原始性。由于各種原因技術(shù)水平的保管相差很大，丟失電子檔案的風(fēng)險(xiǎn)時(shí)刻存在，電子檔案要完全代替學(xué)生個(gè)人紙質(zhì)檔案還需要一個(gè)漫長(zhǎng)的進(jìn)程，因此紙質(zhì)檔案的原始記錄性有不可替代的作用。鑒于我國(guó)國(guó)情與社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，可以預(yù)見(jiàn)在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)，檔案工作包括學(xué)生檔案工作只會(huì)加強(qiáng)而不可能淡化。因此，加強(qiáng)和改進(jìn)學(xué)生檔案工作依然任重而道遠(yuǎn)。
參考文獻(xiàn)：
［1］楊莉.淺談高校學(xué)生檔案管理工作［J］.云南檔案，2008（1）：39-40.
高職藝術(shù)類院校的評(píng)估是教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中的重要內(nèi)容，在人們對(duì)教學(xué)質(zhì)量要求越來(lái)越高的背景下，實(shí)現(xiàn)教學(xué)科學(xué)評(píng)估對(duì)于提升高職藝術(shù)類院校的教學(xué)水平具有重要的促進(jìn)作用。評(píng)估檔案是高職院校教學(xué)評(píng)估的重要依據(jù)，是高效檔案的重要組成部分，做好高職藝術(shù)類院校的評(píng)估工作，就必須要加強(qiáng)高職評(píng)估檔案的管理工作。
高職藝術(shù)類院校評(píng)估檔案是由不同性質(zhì)的檔案組成的，這些檔案對(duì)藝術(shù)類院校自身所起的作用也存在很大的不同。加強(qiáng)高職藝術(shù)類院校評(píng)估檔案的管理，首先必須要了解這些評(píng)估檔案是如何構(gòu)成的以及它的作用是怎樣的。
一、高職院校評(píng)估檔案的構(gòu)成
我們對(duì)高職院校評(píng)估檔案的構(gòu)成的考察，可以從評(píng)估檔案本身的形成過(guò)程來(lái)進(jìn)行考察。筆者認(rèn)為在高職院校的評(píng)估檔案主要包括以下兩個(gè)重要組成部分：一是迎評(píng)檔案；二是評(píng)估過(guò)程檔案。這兩種分類就是按照評(píng)估檔案的形成過(guò)程來(lái)進(jìn)行分類的。其中迎評(píng)檔案主要是在學(xué)校評(píng)估之前產(chǎn)生的，而評(píng)估過(guò)程檔案則是在高職藝術(shù)類院校評(píng)估前期、中期、后期產(chǎn)生的。我們要加強(qiáng)高職院校的評(píng)估檔案管理工作就必須要充分認(rèn)識(shí)到這兩者的概念，筆者結(jié)合多年的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)為迎評(píng)檔案是評(píng)估檔案的主體，它主要是由迎評(píng)材料構(gòu)成的。
（一）迎評(píng)檔案介紹
迎評(píng)檔案主要指的是學(xué)校自評(píng)以及接受評(píng)估的資質(zhì)以及材料。迎評(píng)檔案主要是由兩部分構(gòu)成的：一種檔案是在藝術(shù)類院校教學(xué)過(guò)程中形成的原始檔案；另一種是根據(jù)評(píng)估需要重新整理的檔案。迎評(píng)檔案的具體形式是多種多樣的，根據(jù)筆者多年的經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)為可以把迎評(píng)檔案分成四大類：體材料、備查材料、支撐材料以及工具材料。接下來(lái)，筆者就來(lái)詳細(xì)論述這四種材料。
1.體材料。體材料主要指的是在高職藝術(shù)類院校評(píng)估過(guò)程中學(xué)校必須要具備的材料。必須要具備的材料通常是指自評(píng)報(bào)告。自評(píng)報(bào)告在學(xué)校評(píng)估能起到十分關(guān)鍵的作用，它是學(xué)校評(píng)估的主要依據(jù)。學(xué)校的自評(píng)報(bào)告是學(xué)校對(duì)學(xué)校基本情況的介紹以及發(fā)展思路、發(fā)展水平的闡述。專家組對(duì)學(xué)校的評(píng)估主要是通過(guò)學(xué)校的自評(píng)報(bào)告來(lái)進(jìn)行評(píng)估。除了自評(píng)報(bào)告外，某些高職院校在評(píng)估工作中還準(zhǔn)備了特色報(bào)告。特色報(bào)告不是明確要求要交的報(bào)告，但它也是體材料的重要組成部分。
2.備查材料。備查材料主要指的是為了專家更加深入地了解高職院校自身的特點(diǎn)，而準(zhǔn)備的材料。備查材料主要是一些教務(wù)檔案、考試試卷、論文等材料。備查材料一般具有真實(shí)性與原始性的特點(diǎn)，評(píng)估結(jié)束后這些備查材料不是所有的都需要備檔存儲(chǔ)。要有選擇性的進(jìn)行備儲(chǔ)。
3.支撐材料。在高職院校評(píng)估過(guò)程中專家組只會(huì)提供一些評(píng)估指標(biāo)，通過(guò)這些指標(biāo)來(lái)對(duì)高職院校進(jìn)行評(píng)估。高職藝術(shù)類院校必須要根據(jù)這些指標(biāo)來(lái)規(guī)范材料。這些按照評(píng)價(jià)指標(biāo)加工而成的材料，就是支撐材料。支撐材料是直接應(yīng)用型材料，是專家認(rèn)定等級(jí)的時(shí)候參考的主要資料。
4.工具材料。工具性材料主要指的是評(píng)估過(guò)程中學(xué)校各種可供對(duì)比的材料。最為典型的工具材料就是學(xué)校的基本狀態(tài)數(shù)據(jù)，當(dāng)周的課程表、學(xué)生名冊(cè)、教學(xué)管理人員名單等。工具材料是進(jìn)行評(píng)價(jià)的主要參考依據(jù)。通過(guò)分析這些工具材料，專家組可以深入地了解學(xué)校的基本情況。
（二）評(píng)估過(guò)程檔案
評(píng)估過(guò)程大難主要指的在高職院校評(píng)估過(guò)程中形成的各種檔案，評(píng)估過(guò)程中形成的文字、圖標(biāo)、聲響材料等都可以當(dāng)作評(píng)估過(guò)程檔案，評(píng)估過(guò)程檔案在形式上也可以分為三個(gè)大類：準(zhǔn)備類、進(jìn)校類、整改類。
1.準(zhǔn)備類。所謂準(zhǔn)備類主要指的是高職院校在接到評(píng)估通知后，就開(kāi)始準(zhǔn)備的材料。在這個(gè)階段形成的綜合性材料主要包括學(xué)校、系部的自評(píng)以及預(yù)評(píng)估等內(nèi)容。具體而言主要是指評(píng)估工作通知、評(píng)估學(xué)習(xí)、會(huì)議、工作的材料；評(píng)估相關(guān)的展覽、聲響、通報(bào)等材料；
2.進(jìn)校類。進(jìn)校類材料主要指的是在專家組正式進(jìn)校以后評(píng)估過(guò)程中產(chǎn)生的各種材料。進(jìn)校類材料主要有專家填寫的各種形式的工作表、會(huì)議記錄、專業(yè)意見(jiàn)，宣傳報(bào)道材料，學(xué)校評(píng)估方案，安排等內(nèi)容。
3.整改類。整改類材料不僅包括專家組提出意見(jiàn)后學(xué)校進(jìn)行整改的材料，而且還包括專家組評(píng)估以前的各項(xiàng)整改材料。整改類檔案的管理貫穿于學(xué)校評(píng)估的全過(guò)程，在評(píng)估過(guò)程中必須要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定來(lái)進(jìn)行管理。整改類材料具體包括整改任務(wù)書，整改情況通報(bào)，整改動(dòng)態(tài)報(bào)道等內(nèi)容。
二、高職院校檔案評(píng)估檔案的作用
在分析了高職院校評(píng)估檔案的構(gòu)成后，我們就來(lái)探討一下高職院校評(píng)估檔案的作用。筆者認(rèn)為高職院校評(píng)估檔案主要有以下兩個(gè)作用：一是高職院校評(píng)估檔案有助于學(xué)校評(píng)估，提高學(xué)校的認(rèn)證等級(jí)。二是能夠?yàn)榻虒W(xué)改革提供必要的數(shù)據(jù)。
（一）有助于學(xué)校評(píng)估。上文提到高職院校評(píng)估檔案是專家對(duì)學(xué)校進(jìn)行評(píng)估的重要參考資料，是可靠真實(shí)的一手資料。學(xué)校評(píng)估檔案的準(zhǔn)備情況直接影響著學(xué)校評(píng)估效果。在高職藝術(shù)類院校評(píng)估過(guò)程中學(xué)校要實(shí)事求是地準(zhǔn)備學(xué)校自評(píng)報(bào)告，按照專家提供的評(píng)價(jià)指標(biāo)來(lái)完善支撐材料。只有把各種資料準(zhǔn)備好以后才能夠順利實(shí)現(xiàn)學(xué)校評(píng)估。
（二）為教學(xué)改革提供了必要數(shù)據(jù)。如今教學(xué)改革成為了高職藝術(shù)類院校教學(xué)的主流，深化教學(xué)改革有賴于對(duì)學(xué)校自身實(shí)際情況地了解，而對(duì)學(xué)校自身情況地了解，主要是通過(guò)學(xué)校各項(xiàng)基本數(shù)據(jù)來(lái)進(jìn)行分析對(duì)比來(lái)得出結(jié)論的。在學(xué)校評(píng)估過(guò)程中形成的學(xué)校評(píng)估檔案幾乎涵蓋了學(xué)校的各個(gè)方面，這些檔案能為教學(xué)改革提供最基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)。
三、加強(qiáng)高職院校評(píng)估檔案管理
在文章的結(jié)尾，筆者想要就高職院校評(píng)估檔案管理提出一點(diǎn)建議。筆者根據(jù)多年的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)為針對(duì)高職藝術(shù)類院校的評(píng)估檔案管理，必須要做到以下兩點(diǎn)：一是要及時(shí)收發(fā)，收發(fā)工作是高職院校檔案管理工作的重要內(nèi)容，做好收發(fā)工作是提高檔案管理效率的重要手段；二是要建立完善的管理制度，注重記錄。在檔案管理過(guò)程中管理人員要高度重視檔案管理的記錄工作，做好檔案管理記錄工作有助于保證檔案不丟失，不失真。
高職院校評(píng)估檔案是學(xué)校評(píng)估過(guò)程中的重要環(huán)節(jié)，加強(qiáng)高職院校評(píng)估檔案管理工作對(duì)于提高學(xué)校的教學(xué)水平具有重要意義。本文結(jié)合高職藝術(shù)類院校的檔案管理經(jīng)驗(yàn)探討了評(píng)估檔案的構(gòu)成和作用，筆者認(rèn)為做好檔案管理必須要重視檔案收發(fā)與記錄工作。
