時(shí)間：2023-06-04 08:37:30
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0 引言
epc（engineering procurement and construction，簡(jiǎn)稱epc）總承包模式即工程總承包單位按照合同約定，承擔(dān)工程的設(shè)計(jì)、采購(gòu)、施工等工程建設(shè)所有階段的全部工作，在約定的合理工期內(nèi)，最終向業(yè)主提交一個(gè)滿足合同技術(shù)附件約定質(zhì)量合格的工程項(xiàng)目。在epc總承包模式下，業(yè)主一般會(huì)按照批準(zhǔn)的基礎(chǔ)設(shè)計(jì)概算控制整個(gè)工程總投資，并參照其中各裝置單元建設(shè)投資，以合同價(jià)格的形式分配給各epc合同包，隨著合同的簽訂，也將投資控制風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移至epc承包商。但這并不能完全解除業(yè)主在工程總投資超出概算方面的風(fēng)險(xiǎn)，在epc合同的執(zhí)行過(guò)程中及項(xiàng)目的全生命周期內(nèi)都需要業(yè)主做到高效管理、有效控制。而在項(xiàng)目投資影響的諸多因素中，作為龍頭的設(shè)計(jì)占據(jù)著舉足輕重的位置。據(jù)統(tǒng)計(jì)分析在基礎(chǔ)設(shè)計(jì)階段，其影響項(xiàng)目投資的可能性為75％～95％；在詳細(xì)設(shè)計(jì)階段，影響項(xiàng)目投資的可能性約為5％～35％。很明顯，在項(xiàng)目作出投資決策后，項(xiàng)目投資控制的關(guān)鍵在于施工以前設(shè)計(jì)階段，限額設(shè)計(jì)就是設(shè)計(jì)階段有效的關(guān)鍵措施。
所謂的限額設(shè)計(jì)就是按照批準(zhǔn)的可行性研究報(bào)告及投資估算控制基礎(chǔ)設(shè)計(jì)，按照批準(zhǔn)的基礎(chǔ)設(shè)計(jì)總概算控制詳細(xì)設(shè)計(jì)施工圖預(yù)算，同時(shí)各專業(yè)要在保證達(dá)到施工功能前提下，按所分配的投資限額進(jìn)行設(shè)計(jì)，嚴(yán)格控制基礎(chǔ)設(shè)計(jì)和詳細(xì)設(shè)計(jì)的不合理變更，保證總投資限額不被突破。雖然我國(guó)很早就在各個(gè)行業(yè)基建項(xiàng)目提出限額設(shè)計(jì)，但實(shí)際執(zhí)行情況并不甚理想。這需要業(yè)主與設(shè)計(jì)方共同配合，用有限的資金投入取得最佳的社會(huì)及經(jīng)濟(jì)效益。
隨著我國(guó)大型工程項(xiàng)目建設(shè)經(jīng)驗(yàn)的積累，越來(lái)越多的工程實(shí)行了epc總承包模式后，設(shè)計(jì)人員已經(jīng)轉(zhuǎn)變觀念，具有了經(jīng)濟(jì)意識(shí)，會(huì)自覺(jué)的在合同總價(jià)內(nèi)節(jié)省投資。對(duì)業(yè)主方，epc總承包合同總價(jià)內(nèi)的限額設(shè)計(jì)對(duì)于控制項(xiàng)目總投資意義較小，若控制不善，還會(huì)造成運(yùn)行費(fèi)用的增加，這就需要業(yè)主項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)在推行限額設(shè)計(jì)時(shí)采取切實(shí)有效的管理措施，做好推行限額設(shè)計(jì)的技術(shù)基礎(chǔ)性工作，加強(qiáng)限額管理，實(shí)行對(duì)設(shè)計(jì)階段工程造價(jià)的有效控制。
1 做好基礎(chǔ)設(shè)計(jì)階段限額管理
實(shí)行epc總承包模式后，在不產(chǎn)生合同變更的條件下，進(jìn)入詳細(xì)設(shè)計(jì)階段時(shí)總的投資費(fèi)用已基本確定，這就要求在此合同模式下詳細(xì)設(shè)計(jì)階段的限額設(shè)計(jì)預(yù)前管理。其中首要手段就是做好對(duì)整個(gè)項(xiàng)目投資影響最大的基礎(chǔ)設(shè)計(jì)階段限額管理。
1.1 將審定的可行性研究階段的投資估算及工程量進(jìn)行投資分解，按照各單位工程或?qū)I(yè)工程劃分，設(shè)立限額設(shè)計(jì)目標(biāo)。限額設(shè)計(jì)的目標(biāo)體現(xiàn)了設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)模、原則的合理確定及有關(guān)概預(yù)算基礎(chǔ)資料的合理取定，通過(guò)層層分解，實(shí)現(xiàn)了對(duì)投資限額的控制與管理，也就同時(shí)實(shí)現(xiàn)了對(duì)設(shè)計(jì)規(guī)模、設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、工程數(shù)量與概預(yù)算指標(biāo)等各方面的控制。為配合限額設(shè)計(jì)目標(biāo)的完成，設(shè)定技術(shù)上不應(yīng)突破的限制值，編制項(xiàng)目工程統(tǒng)一規(guī)定，對(duì)于主要的技術(shù)要求、選材標(biāo)準(zhǔn)、配置要求做出限制，并在設(shè)計(jì)過(guò)程中嚴(yán)格執(zhí)行。
1.2 因在限額設(shè)計(jì)中技術(shù)處于主導(dǎo)地位，經(jīng)濟(jì)處于支配地位，基礎(chǔ)設(shè)計(jì)中要重視方案選擇，對(duì)于可行性研究階段未落實(shí)的技術(shù)方案進(jìn)行多方案比選、細(xì)化。推行價(jià)值管理，利用價(jià)值工程原理v=f/c，合理分析各種方案的功能評(píng)價(jià)值（f）、充分分析全生命周期成本（c）、綜合評(píng)價(jià)功能價(jià)值（v），以最低的總成本、可靠的實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的必要功能，從而保證限額設(shè)計(jì)的有效實(shí)施。
1.3 從本質(zhì)上講，限額設(shè)計(jì)就是控制工程設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、控制總的工程量。在基礎(chǔ)設(shè)計(jì)階段，應(yīng)根據(jù)《石油化工裝置基礎(chǔ)工程設(shè)計(jì)內(nèi)容規(guī)定》shsg-033-2003的深度提交設(shè)計(jì)文件及工程量清單，其中的工程量表要求設(shè)計(jì)單位造價(jià)專業(yè)人員會(huì)簽，讓造價(jià)人員及早參與到設(shè)計(jì)過(guò)程中，將技術(shù)和經(jīng)濟(jì)有機(jī)的結(jié)合起來(lái)，及時(shí)對(duì)工程造價(jià)進(jìn)行分析對(duì)比，能動(dòng)地影響設(shè)計(jì)。從而保證用于epc總承包招標(biāo)的基礎(chǔ)設(shè)計(jì)文件深度滿足招標(biāo)要求并做到盡可能完善，同時(shí)編制的概算盡可能詳實(shí)，對(duì)后續(xù)的項(xiàng)目執(zhí)行具有切實(shí)的指導(dǎo)意義。
2 控制詳細(xì)設(shè)計(jì)階段合同變更
采用epc總承包合同模式之后，投資額以合同總價(jià)的形式轉(zhuǎn)移至epc總承包商方面。故在epc總承包商招
及合同執(zhí)行過(guò)程中，做好合同變更的預(yù)防及控制工作。在此階段，業(yè)主的限額設(shè)計(jì)管理主要體現(xiàn)在設(shè)計(jì)變更的管理控制方面。通過(guò)對(duì)設(shè)計(jì)變更的有效控制，一方面避免引起過(guò)多的合同變更，直接影響項(xiàng)目總投資，一方面對(duì)附帶合同變更的設(shè)計(jì)變更做到技術(shù)可行，經(jīng)濟(jì)合理。
2.1 在招標(biāo)階段，通過(guò)技術(shù)與經(jīng)濟(jì)的多方面權(quán)衡，綜合評(píng)比技術(shù)標(biāo)書和商務(wù)標(biāo)書，選擇最優(yōu)投標(biāo)方案，減少因合同本身造成的詳細(xì)設(shè)計(jì)階段非技術(shù)性合同變更。
2.1.1 加強(qiáng)投標(biāo)文件中缺項(xiàng)、漏項(xiàng)的評(píng)審：若投標(biāo)文件中產(chǎn)生的缺項(xiàng)、漏項(xiàng)不會(huì)使整個(gè)投標(biāo)報(bào)價(jià)低于成本，投標(biāo)人在澄清、說(shuō)明和補(bǔ)正中已承認(rèn)并承諾由其承擔(dān)該漏項(xiàng)費(fèi)用，可將該項(xiàng)對(duì)應(yīng)的所有報(bào)價(jià)中最高報(bào)價(jià)計(jì)人其評(píng)標(biāo)價(jià)中，但如中標(biāo)，該費(fèi)用不予增加。避免合同簽訂后出現(xiàn)合同糾紛，引起費(fèi)用增加。
2.1.2 加強(qiáng)投標(biāo)技術(shù)文件中工程量及計(jì)費(fèi)價(jià)格的評(píng)審。審查投標(biāo)技術(shù)文件中工程量是否與招標(biāo)文件、基礎(chǔ)設(shè)計(jì)文件中的工程量對(duì)應(yīng)，單價(jià)的取費(fèi)是否合理。防止降低工程量，而大幅提高單價(jià)現(xiàn)象的出現(xiàn)。便于執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)合同變更時(shí)，控制總變更費(fèi)用。
2.2 在詳細(xì)設(shè)計(jì)開始前，做好設(shè)計(jì)輸入、邊界條件的落實(shí)及工程統(tǒng)一規(guī)定更新維護(hù)，減少因業(yè)主輸入條件變化、業(yè)主工程標(biāo)準(zhǔn)調(diào)整引起的合同變更。這也是業(yè)主限額設(shè)計(jì)管理的基礎(chǔ)性工作。
根據(jù)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)表明，由設(shè)計(jì)直接原因引起的變更占34%；根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整、補(bǔ)充、修改的占22%；由于設(shè)備提資有誤，造成現(xiàn)場(chǎng)到貨設(shè)備與設(shè)計(jì)不符發(fā)生的變更占18%；由于業(yè)主根據(jù)生產(chǎn)需求和使用條件提出的變更占13%；由于材料采購(gòu)原因引起的變更占9%；由業(yè)主根據(jù)國(guó)家規(guī)定、企業(yè)統(tǒng)一要求提出的變更占4%，其中業(yè)主方提出變更的占到了17%。誠(chéng)然，業(yè)主方引起的設(shè)計(jì)變更，可能節(jié)省投資費(fèi)用，也可能造成投資增加，從而對(duì)限額設(shè)計(jì)帶來(lái)負(fù)面影響。一般情況下，設(shè)計(jì)變更是不可避免的，但不同階段的變更，其費(fèi)用損失相差很大。變更發(fā)生的越早，損失越少。在epc合同模式下，業(yè)主提起的變更會(huì)直接引起合同變更，對(duì)于項(xiàng)目投資帶來(lái)負(fù)面影響。在不可避免的情況下，就需要在詳細(xì)設(shè)計(jì)開始前或者初期在基礎(chǔ)設(shè)計(jì)文件的基礎(chǔ)上校核全廠系統(tǒng)、各專業(yè)界區(qū)條件，項(xiàng)目主要工藝物料、蒸汽、水平衡，維護(hù)更新項(xiàng)目工程統(tǒng)一規(guī)定，并通過(guò)設(shè)計(jì)開工會(huì)調(diào)整確定輸入條件、工程設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)，將變更損失降低至最低。
2.3 在詳細(xì)設(shè)計(jì)過(guò)程中及現(xiàn)場(chǎng)施工階段，做好設(shè)計(jì)變更的控制管理。即使業(yè)主2.2條內(nèi)容做的多么充分，工程實(shí)施過(guò)程中也難免出現(xiàn)各式各樣的設(shè)計(jì)變更。因設(shè)計(jì)處于龍頭位置，多數(shù)的合同變更是由設(shè)計(jì)變更引起的，對(duì)此階段設(shè)計(jì)變更的辨別、評(píng)估分析，控制設(shè)計(jì)變更數(shù)量是業(yè)主的限額設(shè)計(jì)管理的關(guān)鍵。
首先，對(duì)此階段的設(shè)計(jì)變更進(jìn)行技術(shù)審查，防止epc總承包商設(shè)計(jì)冒進(jìn)，保證工程質(zhì)量。在epc承包商內(nèi)部費(fèi)用控制指標(biāo)的限制下，各專業(yè)會(huì)按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的底限進(jìn)行設(shè)計(jì)，原本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范就是一個(gè)最低標(biāo)準(zhǔn)，僅能夠滿足標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范稱不上一個(gè)好的工程設(shè)計(jì)，這需要在設(shè)計(jì)變更的審查中注意業(yè)主工程統(tǒng)一規(guī)定的落實(shí)。此審查原則對(duì)詳細(xì)設(shè)計(jì)圖紙同樣適用，從而保證建設(shè)工程滿足合同要求的相關(guān)指標(biāo)，并最大限度保證質(zhì)量的優(yōu)越。
對(duì)于重大設(shè)計(jì)變更，在技術(shù)方案可行性審查的基礎(chǔ)上，還需要對(duì)設(shè)計(jì)變更的影響范圍進(jìn)行判定，控制變更范圍，減少聯(lián)鎖反應(yīng)。同時(shí)要求承包商提供變更建議方案，補(bǔ)充說(shuō)明技術(shù)經(jīng)濟(jì)優(yōu)選的過(guò)程。epc總承包合同不像epc/turn key合同對(duì)試運(yùn)行承擔(dān)全部責(zé)任，epc總承包商在試運(yùn)行階段僅承擔(dān)技術(shù)服務(wù)。在設(shè)計(jì)變更的審查中要注意防止通過(guò)設(shè)計(jì)變更將建設(shè)成本轉(zhuǎn)移至試運(yùn)轉(zhuǎn)費(fèi)用及生產(chǎn)成本。通過(guò)價(jià)值工程分析，全生命周期內(nèi)分析成本，擇優(yōu)選用變更方案。
其次，評(píng)估設(shè)計(jì)變更是否存在引起合同變更的風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)具有合同變更潛在風(fēng)險(xiǎn)的設(shè)計(jì)變更，首先對(duì)業(yè)主合同管理部門進(jìn)行合同變更預(yù)警；同時(shí)要求承包商編制詳細(xì)的合同變更建議方案。在合同變更建議方案中要明確變更內(nèi)容、變更帶來(lái)的對(duì)質(zhì)量、進(jìn)度、費(fèi)用的影響。由業(yè)主方對(duì)合同變更建議方案進(jìn)行評(píng)審，包含上述設(shè)計(jì)變更的技術(shù)審查。以合同約定的技術(shù)質(zhì)量要求及項(xiàng)目工程統(tǒng)一規(guī)定約定的標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)則，從技術(shù)、經(jīng)濟(jì)兩個(gè)方面進(jìn)行充分論證，確定是否實(shí)施變更。一般情況下，應(yīng)將總的合同變更費(fèi)用控制在該裝置單元建設(shè)投資或者epc合同價(jià)格的10%以內(nèi)。
3 做好項(xiàng)目統(tǒng)籌計(jì)劃
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綜合性的石油化工項(xiàng)目，會(huì)有多個(gè)裝置單元組成，考慮承包商工作負(fù)荷，會(huì)對(duì)整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行合同包劃分，由不同的epc承包商來(lái)承建。另外，眾所周知，項(xiàng)目管理的三大要素，質(zhì)量、進(jìn)度、費(fèi)用是相輔相成的，若一味強(qiáng)調(diào)進(jìn)度，會(huì)同時(shí)帶來(lái)費(fèi)用的大幅增加。這就需要業(yè)主方制定項(xiàng)目總體計(jì)劃，根據(jù)開試車計(jì)劃安排，有序設(shè)置各epc總承包合同的完工時(shí)間。避免在合同執(zhí)行過(guò)程中，因強(qiáng)調(diào)進(jìn)度而造成合同價(jià)格或設(shè)計(jì)變更甚至合同變更的增加。若進(jìn)度計(jì)劃要求不合理，承包商會(huì)在投標(biāo)報(bào)價(jià)階段加入相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)費(fèi)用，如在條件不充分的情況下，通過(guò)保守設(shè)計(jì)來(lái)保證進(jìn)度，而這些成本無(wú)疑會(huì)轉(zhuǎn)嫁至投標(biāo)階段的報(bào)價(jià)中，從而保證承包商的收益。這樣會(huì)反過(guò)來(lái)影響基礎(chǔ)設(shè)計(jì)階段工程量清單，造成本文1.3條所要求的工程量清單無(wú)實(shí)際參考意義，同時(shí)會(huì)帶來(lái)2.1.2條招評(píng)標(biāo)時(shí)的風(fēng)險(xiǎn)。
4 結(jié)語(yǔ)
設(shè)計(jì)階段的投資控制是建設(shè)項(xiàng)目全過(guò)程投資控制的重點(diǎn)、關(guān)鍵環(huán)節(jié)，但在epc合同模式下，業(yè)主不能過(guò)多的干預(yù)承包商的工作，且承包商追求利益最大化，業(yè)主在此階段的設(shè)計(jì)投資控制處于被動(dòng)階段。故需要將管理中心前移，利用限額設(shè)計(jì)落實(shí)基礎(chǔ)設(shè)計(jì)深度及工程量、概算準(zhǔn)確度，同時(shí)在epc階段，對(duì)于設(shè)計(jì)方案、設(shè)計(jì)變更等重大事項(xiàng)、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)利用價(jià)值工程進(jìn)行限額設(shè)計(jì)管理。
隨著我國(guó)大型項(xiàng)目越來(lái)越多的實(shí)行epc合同模式，業(yè)主在轉(zhuǎn)移投資控制風(fēng)險(xiǎn)的同時(shí)，也需要注重管理的針對(duì)性，利用限額設(shè)計(jì)提高項(xiàng)目投資管理成效，使項(xiàng)目總投資處于業(yè)主的有效控制之下。
參考文獻(xiàn)：
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中圖分類號(hào)：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2016）18-0195-03
在傳統(tǒng)辦公中各部門之間傳遞文件、通知公告，主要采用的方法還停留在紙質(zhì)文檔的傳閱、電話、電子郵件等方式；而這些方式主要依靠人工，以及一些外部通訊工具或軟件，非常不利于信息的管理。隨著互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的蓬勃發(fā)展，政府部門和各事業(yè)單位紛紛開始引入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）來(lái)協(xié)同辦公[1]。本文所介紹的OA系統(tǒng)基于工作流技術(shù)，采用先進(jìn)的J2EE技術(shù)體系和平臺(tái)化的實(shí)現(xiàn)方式。在整個(gè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，公文管理模塊是其中最重要、也是使用最頻繁的部分，主要包括發(fā)文管理、收文管理兩大部分，提供了自動(dòng)化公文流轉(zhuǎn)管理的功能，以下針對(duì)該模塊進(jìn)行詳細(xì)的設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)。
1 公文管理模塊功能設(shè)計(jì)
1）發(fā)文管理
發(fā)文管理模塊的主要作用是用來(lái)管理發(fā)送文檔，實(shí)現(xiàn)了文檔的流程化管理。主要提供了新建發(fā)文、發(fā)文草稿、在辦發(fā)文、辦結(jié)發(fā)文、終止發(fā)文和發(fā)文傳閱幾個(gè)功能，如圖1所示。
2）收文管理
在收文管理中，主要用于管理外來(lái)單位的公文，實(shí)現(xiàn)了來(lái)文的簽收、來(lái)文的傳閱、來(lái)文的擬辦、來(lái)文的承辦等管理工作。主要提供了在辦收文、辦結(jié)收文、終止收文和收文傳閱功能，如圖2所示。
2 公文管理模塊流程設(shè)計(jì)
在辦公過(guò)程當(dāng)中，任何一項(xiàng)工作都包含有許多個(gè)業(yè)務(wù)流程，簡(jiǎn)單的模塊說(shuō)明是無(wú)法對(duì)工作進(jìn)行描述的[2]。下面對(duì)發(fā)文管理和收文管理這兩部分進(jìn)行業(yè)務(wù)流程分析，并對(duì)其工作流程進(jìn)行設(shè)計(jì)[3]。
1）發(fā)文管理流程設(shè)計(jì)
在發(fā)文之前，系統(tǒng)管理員首先會(huì)根據(jù)不同的工作內(nèi)容，定義好公文所需要的各類模板，并且還要定義好公文的整個(gè)流程，包括流程序號(hào)、名稱、后繼流程序號(hào)、參與流程的用戶等等。定義好流程后，發(fā)文操作就會(huì)按照事先定義好的工作流程自動(dòng)進(jìn)行流轉(zhuǎn)，如表1所示。
根據(jù)以上發(fā)文管理流程的分析，在整個(gè)發(fā)文的過(guò)程中涉及了很多的部門和人員，每個(gè)人員的權(quán)限也是不一樣的，如表2所示。
發(fā)送的文件內(nèi)容統(tǒng)一采用Word進(jìn)行編寫，而公文當(dāng)中領(lǐng)導(dǎo)的手寫簽名、痕跡保留、定稿、套紅、簽章等則以O(shè)CX控件技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)。同時(shí)，系統(tǒng)還提供了嚴(yán)密的授權(quán)管理和數(shù)據(jù)加密功能，確保文件的保密性、完整性，實(shí)現(xiàn)了對(duì)文檔傳遞過(guò)程中的有效監(jiān)控。
2）收文管理流程設(shè)計(jì)
收文管理主要針對(duì)的是對(duì)于外來(lái)文件的收集、歸檔、整理與管理操作。用戶收文時(shí)，一般需要將文檔電子化歸檔。
3 公文管理模塊的實(shí)現(xiàn)
整個(gè)OA系統(tǒng)是在MVC框架模式，采用J2EE技術(shù)體系和SQL Server 2005關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)實(shí)現(xiàn)的。下面是發(fā)文管理的實(shí)現(xiàn)過(guò)程。
3.1 定義發(fā)文工作流程
管理員需要事先定義一個(gè)發(fā)文流程，以及定義好公文的模板。發(fā)文流程的步驟應(yīng)該包括公文擬稿、審核、會(huì)簽、核稿和簽發(fā)，完成公文流轉(zhuǎn)的要求。
1）模板定義：系統(tǒng)管理員根據(jù)不同的辦公內(nèi)容，在系統(tǒng)的工作流管理中，定義各類模板。主要包括模板號(hào)、模板名，而模板的制作可以使用Word文檔，方便易用。
2）流程定義：系統(tǒng)管理員進(jìn)行流程定義，包括流程的序號(hào)、名稱、后繼流程序號(hào)、參與流程的用戶等信息。
3）發(fā)文擬稿：擬稿人選擇公文模板表DocModel中，已定義好的公文模板，進(jìn)行文檔編輯；編輯完后，文檔會(huì)按照先前已定義好的發(fā)文流程進(jìn)行發(fā)送。
4）發(fā)文審核：按照發(fā)文流程的定義， 從步驟表Step中讀取出該流程定義的下一個(gè)節(jié)點(diǎn)及其處理人。公文將會(huì)按照流程的定義，發(fā)送到相關(guān)部門進(jìn)行審核。審稿人員開始審核時(shí)，相關(guān)信息將會(huì)寫入到公文處理表DocOperate中。
5）發(fā)文會(huì)簽：判斷當(dāng)前公文狀態(tài)state，是否滿足會(huì)簽條件。當(dāng)滿足條件時(shí)，從步驟表Step中讀取出該流程定義的下一個(gè)步驟及其處理人。系統(tǒng)會(huì)簽提供了多部門會(huì)簽功能，系統(tǒng)會(huì)按照會(huì)簽順序?qū)⑽臋n發(fā)往該部門。
6）發(fā)文簽發(fā)：判斷當(dāng)前公文狀態(tài)state，是否滿足簽發(fā)條件。當(dāng)滿足條件時(shí)，從步驟表Step中讀取出該流程定義的下一個(gè)步驟及其處理人。公文發(fā)送到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)處，由領(lǐng)導(dǎo)提出修改意見(jiàn)并簽發(fā)。
3.2 發(fā)文管理具體實(shí)現(xiàn)
點(diǎn)擊系統(tǒng)左側(cè)功能樹中的“全院發(fā)文――新建發(fā)文”，可以填寫公文撰制單，實(shí)現(xiàn)公文的創(chuàng)建和發(fā)送，如圖5所示。
4 結(jié)論
公文管理模塊是OA系統(tǒng)中最關(guān)鍵的部分， 管理了單位內(nèi)部所有公文的發(fā)送、接收和審核。基于 B/S 結(jié)構(gòu)，采用工作流技術(shù)， 能開發(fā)出功能齊備、易于操作、界面友好的功能模塊，滿足了辦公的實(shí)際需求，實(shí)現(xiàn)了高速高效的現(xiàn)代化辦公。
參考文獻(xiàn)：
2、相同類型合同無(wú)統(tǒng)一的審核標(biāo)準(zhǔn)，因此導(dǎo)致合同正式審核節(jié)點(diǎn)出現(xiàn)退回情形。
二、外部問(wèn)題
（一）流程問(wèn)題
1、合同前置流程責(zé)任劃分不明，是否要走簽報(bào)，走何種流程無(wú)明確，致使業(yè)務(wù)部門提起合同前都要請(qǐng)法務(wù)確認(rèn)；
2、有些項(xiàng)目在初期業(yè)務(wù)就要求法務(wù)介入，時(shí)間成本較高，法務(wù)精力有限；
3、各部門在合同預(yù)審及正式審核中職責(zé)分工不清晰，致使法務(wù)承擔(dān)與合同有關(guān)的全部審核工作，其中包括應(yīng)標(biāo)材料審核、核實(shí)采購(gòu)結(jié)果、核實(shí)簽報(bào)等，進(jìn)而影響合同審核效率。
（二）合同文本問(wèn)題
1、合同文本授權(quán)條款目前未根據(jù)不同業(yè)務(wù)場(chǎng)景做出明確分級(jí)；
2、合同模板（特別是收入類合同模板）跨部門共享范圍未明確；
3、合同模板制定及優(yōu)化缺少與業(yè)務(wù)部門銜接的反饋機(jī)制。
研究《合同管理辦法》《合同管理辦法實(shí)施細(xì)則》落地的配套措施，采取有效的宣導(dǎo)措施，確保制度切實(shí)執(zhí)行。
合同管理系統(tǒng)運(yùn)行中出現(xiàn)的問(wèn)題持續(xù)跟蹤解決，并根據(jù)公司發(fā)展新情況提出相匹配系統(tǒng)需求。
研究合同發(fā)起部門、采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門和法務(wù)部門在合同審核中的職責(zé)邊界。
研究制定公司投標(biāo)文件模版。
對(duì)現(xiàn)有公司合同模版優(yōu)化更新，并根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展擬定新類型的合同模版。
研究如何借助外部力量補(bǔ)充現(xiàn)有人力不足。
經(jīng)濟(jì)合同是指法人、其他經(jīng)濟(jì)組織，個(gè)體工商戶、承包經(jīng)營(yíng)戶之間，為實(shí)現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)目的、明確相互權(quán)利義務(wù)關(guān)系而訂立的合同。目前已成為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下各單位之間來(lái)往最重要、最常見(jiàn)的契約形式。合同不僅是商業(yè)關(guān)系的表達(dá)，更具有法律效力。加強(qiáng)合同管理，不僅實(shí)現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部控制需求，更有利于進(jìn)一步提高醫(yī)院管理水平，維護(hù)醫(yī)院合法權(quán)益。
1審計(jì)合同管理存在問(wèn)題
集團(tuán)中心審計(jì)部于2016年9～10月對(duì)中心（集團(tuán)）各院區(qū)2015年簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，包括設(shè)備采購(gòu)、物資采購(gòu)、建筑工程、設(shè)備維保、總務(wù)類等進(jìn)行審計(jì)，主要采取合同登記審閱，財(cái)務(wù)查賬，付款逐筆核實(shí)，倉(cāng)庫(kù)調(diào)查到貨入庫(kù)情況等方式，對(duì)經(jīng)濟(jì)合同的合理性、合法性、完整性及合同條款的執(zhí)行情況，款項(xiàng)的支付情況等方面進(jìn)行審核。審計(jì)出集團(tuán)各院區(qū)合同管理存在的問(wèn)題。（1）合同簽訂不夠規(guī)范。審計(jì)部門對(duì)合同審閱時(shí)發(fā)現(xiàn)，存在個(gè)別10萬(wàn)元以上的零星工程合同沒(méi)有寫明施工期間，且無(wú)保修期約定；合同文本沒(méi)有簽訂日期、沒(méi)有簽約人簽字；個(gè)別總務(wù)物資采購(gòu)合同文本重要條款空白或與會(huì)簽單上內(nèi)容不一致等欠規(guī)范的情況。（2）合同文檔編碼不統(tǒng)一，文檔查閱不便。各職能部門合同各自管理，各院區(qū)各部門合同編碼沒(méi)有統(tǒng)一制定，較為混亂。例如各院區(qū)的合同編碼仍然延續(xù)集團(tuán)合并前的編碼方式，集團(tuán)化后沒(méi)有進(jìn)行統(tǒng)一，院區(qū)內(nèi)的總務(wù)合同也沒(méi)有統(tǒng)一編碼，整體比較散亂。合同歸檔采用手工歸檔，所有履行完成的經(jīng)濟(jì)合同均以紙質(zhì)形式存檔，使得查閱合同費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效率低下。（3）合同會(huì)簽進(jìn)程、付款進(jìn)度等難以控制。由于合同會(huì)簽參與的部門及人數(shù)較多，一份合同簽訂往往需要消耗很長(zhǎng)時(shí)間，而且難以追蹤具體已簽至哪個(gè)部門，需要逐個(gè)部門進(jìn)行聯(lián)系，付款簽字流程同樣需要長(zhǎng)時(shí)間簽字流轉(zhuǎn)，效率較低且流程監(jiān)管困難。（4）存在合同到期沒(méi)有續(xù)約情況，無(wú)預(yù)警機(jī)制。存在部分房租收款合同沒(méi)有續(xù)簽仍然出租，部門維保合同沒(méi)有續(xù)簽導(dǎo)致醫(yī)療設(shè)備存在運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)。由于合同數(shù)量大，單純靠傳統(tǒng)辦公軟件很難保證所有合同簽約時(shí)間都能銜接的很好。
2針對(duì)合同管理審計(jì)問(wèn)題解決思路
針對(duì)審計(jì)部門提出的合同簽訂不規(guī)范、編碼不統(tǒng)一等一系列合同管理中存在的問(wèn)題，我們組織相關(guān)人員與2016年11月參觀學(xué)習(xí)三門核電站的合同管理系統(tǒng)，了解了該系統(tǒng)運(yùn)行流程以及相應(yīng)的查詢統(tǒng)計(jì)功能，一致認(rèn)為合同管理系統(tǒng)上線基本能解決目前醫(yī)院合同管理中存在的問(wèn)題，于是2016年年底集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)層決定與用友公司繼續(xù)合作，在原有的ERP系統(tǒng)中增加合同管理模塊，由系統(tǒng)幫助構(gòu)建一些常用合同文本，并實(shí)現(xiàn)合同流程審查、變更記錄、文檔保存、文檔查閱、預(yù)警提示、聯(lián)查采購(gòu)入庫(kù)付款等功能。
3用友ERP合同管理模塊應(yīng)用
（1）提供合同標(biāo)準(zhǔn)模板，統(tǒng)一合同編碼。針對(duì)審計(jì)提出的合同簽訂不夠規(guī)范以及合同文檔編碼不統(tǒng)一的問(wèn)題，合同管理系統(tǒng)提供了合同的標(biāo)準(zhǔn)模版，合同起草部門只需要輸入合同基本要素，使合同得到全集團(tuán)統(tǒng)一、集中化管理。如果沒(méi)有符合的文本，系統(tǒng)可以自定義模板，模板按需求設(shè)計(jì)好后可以保存為標(biāo)準(zhǔn)模板，方便以后直接調(diào)取使用；如果該合同模板已經(jīng)不存在使用的意義，可以選擇永久刪除。系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)編碼自動(dòng)生成，解決了各部門合同編號(hào)方式方法不統(tǒng)一，編碼混亂的問(wèn)題。（2）實(shí)現(xiàn)信息跟蹤功能。針對(duì)審計(jì)提出的合同會(huì)簽進(jìn)程、付款進(jìn)度等難以控制的問(wèn)題，合同管理系統(tǒng)從以下幾個(gè)方面予以解決：①系統(tǒng)可記錄合同的每一次變更及變更原因，使合同變更實(shí)現(xiàn)全程可追溯。②系統(tǒng)可對(duì)合同審批流程進(jìn)行跟蹤，申請(qǐng)人可是隨時(shí)查看合同審批進(jìn)度。③系統(tǒng)可對(duì)合同收支款項(xiàng)進(jìn)行跟蹤，收付款系統(tǒng)發(fā)生收付業(yè)務(wù)時(shí)系統(tǒng)會(huì)將款項(xiàng)發(fā)生時(shí)間及金額反寫至合同管理模塊，實(shí)現(xiàn)全程款項(xiàng)信息跟蹤。（3）實(shí)現(xiàn)合同快速查詢審閱功能。針對(duì)審計(jì)提出的文檔查詢不便的問(wèn)題，合同管理系統(tǒng)提供使用者可按合同編碼、合同名稱、供應(yīng)商代碼或名稱、經(jīng)辦人工號(hào)、合同狀態(tài)等進(jìn)行查詢合同，可查看該合同的所有詳細(xì)信息及審批狀態(tài)變更信息等，也可下載打印該合同功能，相比傳統(tǒng)手工查閱紙質(zhì)版合同省時(shí)省力。（4）實(shí)現(xiàn)預(yù)警提示功能并控制付款總額。針對(duì)審計(jì)提出的合同續(xù)約沒(méi)有預(yù)警機(jī)制的問(wèn)題，合同管理系統(tǒng)對(duì)即將到期的收款或者付款合同，系統(tǒng)會(huì)給予提醒，確保合同順利續(xù)約。另外合同管理系統(tǒng)與采購(gòu)管理、應(yīng)付系統(tǒng)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，對(duì)設(shè)備采購(gòu)以及合同的付款進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)付款總額進(jìn)行控制，一旦超額系統(tǒng)就不允許付款。（5）實(shí)現(xiàn)審核權(quán)限界定功能。系統(tǒng)按部門及經(jīng)濟(jì)合同類型設(shè)置審批流，并將關(guān)鍵簽署人單獨(dú)作為一個(gè)字段填寫，院辦在審核流程完成后最后蓋章時(shí)再次確認(rèn)關(guān)鍵簽署人是否已簽字，嚴(yán)把審核關(guān)。（6）實(shí)現(xiàn)與其他模塊關(guān)聯(lián)整合功能。目前合同管理系統(tǒng)已與物資管理、總賬系統(tǒng)整合，可以通過(guò)聯(lián)查，對(duì)采購(gòu)合同標(biāo)的物的采購(gòu)、入庫(kù)、付款情況進(jìn)行跟蹤追溯，實(shí)現(xiàn)資源整合。（7）實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析功能。通過(guò)系統(tǒng)對(duì)合同內(nèi)容、付款情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，大大減輕職工的工作量，使其從繁瑣的統(tǒng)計(jì)事務(wù)中解脫出來(lái)，更加高效高質(zhì)量地為管理決策提供數(shù)據(jù)支撐。
4用友ERP合同管理系統(tǒng)后期規(guī)劃
2017年4月起，用友公司對(duì)集團(tuán)及各院區(qū)經(jīng)濟(jì)類合同相關(guān)部門進(jìn)行了操作培訓(xùn)，大家對(duì)該模塊逐漸適應(yīng)并熟練使用相應(yīng)功能，截止7月，共計(jì)有140份合同錄入系統(tǒng)。為了使系統(tǒng)更加人性化，更加完善，集團(tuán)與用友公司協(xié)商對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行后期規(guī)劃。（1）合同管理與移動(dòng)報(bào)銷系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，進(jìn)行合同的移動(dòng)端審批并開通短信通知接口。目前集團(tuán)正在與紅橘公司聯(lián)合開發(fā)移動(dòng)APP報(bào)銷，為了實(shí)現(xiàn)合同管理能隨時(shí)隨地審核查閱，后期合同管理系統(tǒng)將會(huì)與移動(dòng)APP報(bào)銷系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)手機(jī)端審批查閱合同，并且在合同進(jìn)入審批流后，下游審核人員會(huì)收到短信通知。（2）合同管理與采購(gòu)管理模塊進(jìn)行關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)對(duì)設(shè)備采購(gòu)的監(jiān)控。ERP采購(gòu)管理物資模塊已正式上線使用，將合同管理模塊與物資模塊關(guān)聯(lián)可實(shí)現(xiàn)物資從合同訂立到采購(gòu)入庫(kù)數(shù)量、單價(jià)、型號(hào)等是否與合同一致等由系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)控。（3）合同管理系統(tǒng)與預(yù)算相關(guān)聯(lián)。合同管理系統(tǒng)按照合同簽訂年限，將各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)合同按照系統(tǒng)設(shè)置的預(yù)算項(xiàng)目自動(dòng)歸類，預(yù)算管理員可以直接從合同管理系統(tǒng)中讀取下一年度醫(yī)療設(shè)備維保費(fèi)等項(xiàng)目的預(yù)算，也可以獲取大額資金付款項(xiàng)目。
摘要：傳統(tǒng)企業(yè)合同管理中存在諸多問(wèn)題，已經(jīng)不能適應(yīng)信息化時(shí)代的需求。建立信息化管理系統(tǒng)，成為企業(yè)合同管理的重要突破口。在企業(yè)管理信息系統(tǒng)的建設(shè)中，要重點(diǎn)關(guān)注功能模塊建設(shè)，并堅(jiān)持正確的實(shí)施步驟。
關(guān)鍵詞 ：合同管理；信息系統(tǒng)；功能模塊
中圖分類號(hào)：F270文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A文章編號(hào)：1000-8772（2014）19-0073-02
按照科斯的理論，企業(yè)的本質(zhì)就是一個(gè)“契約束”。企業(yè)由大量?jī)?nèi)部與外部的“契約”凝結(jié)而成。當(dāng)然，科斯眼中的“契約”并不等同于“合同”，但不可否認(rèn)，“契約”的主體構(gòu)成部分屬于企業(yè)中林林總總的“有形合同”，對(duì)外有各種交易合同，對(duì)內(nèi)有勞動(dòng)合同、保密合同等。因此，企業(yè)合同的管理水平，往往直接或間接地體現(xiàn)或代表了企業(yè)本身的管理水平。隨著信息化技術(shù)的飛速發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于企業(yè)管理的方方面面，建立一套管理規(guī)范化、工作自動(dòng)化、流程標(biāo)準(zhǔn)化的合同管理信息系統(tǒng)，對(duì)企業(yè)實(shí)現(xiàn)合同的全生命周期管理，有效管控合同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)而全面提高企業(yè)管理水平有著重大意義。
一、傳統(tǒng)企業(yè)合同管理中存在的主要問(wèn)題
1、企業(yè)合同管理往往停留在日常事務(wù)性工作，尚未形成體系化、模塊化管理機(jī)制。長(zhǎng)期以來(lái)，合同管理人員大多埋頭于日常事務(wù)性、走流程的工作，使其難以擺脫現(xiàn)有事務(wù)性工作而向體系化、模塊化管理層面升華，缺乏完整工作管理閉環(huán)，造成“只見(jiàn)樹木不見(jiàn)森林”的局面。
2、合同定期評(píng)估失位，未形成合同管理全方位、全過(guò)程評(píng)估，尤其是對(duì)審批、履行等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的評(píng)估相對(duì)薄弱，不利于合同管理工作的持續(xù)提升和閉環(huán)管理。
3、合同管理的價(jià)值未充分挖掘，對(duì)公司的運(yùn)營(yíng)支撐作用有待提升。在公司運(yùn)營(yíng)中，合同作為企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的重要載體，蘊(yùn)含著大量反映公司內(nèi)部運(yùn)營(yíng)管理的數(shù)據(jù)信息，但其中的價(jià)值未能得到充分挖掘，導(dǎo)致法律部門參與業(yè)務(wù)部門經(jīng)營(yíng)管理的程度較低，更無(wú)法對(duì)公司運(yùn)營(yíng)管理起到有力支撐。
二、合同管理信息系統(tǒng)建設(shè)的必要性
1、滿足日益加強(qiáng)的外部監(jiān)管的需要
近年來(lái)，包括國(guó)務(wù)院國(guó)資委、財(cái)政部等在內(nèi)的監(jiān)管機(jī)構(gòu)對(duì)國(guó)有企業(yè)的合同管理提出了嚴(yán)格的要求，明確要求企業(yè)通過(guò)信息化手段支持合同簽訂、合同履行、合同評(píng)價(jià)等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的管理，建立全生命周期的合同管理體系。最近廣東省國(guó)資委最新出臺(tái)的《關(guān)于推動(dòng)省屬企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范體系的建設(shè)》以及《廣東省屬企業(yè)加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理工作實(shí)施意見(jiàn)》也提出了加強(qiáng)內(nèi)部控制，將信息技術(shù)應(yīng)用于風(fēng)險(xiǎn)管理，建立涵蓋風(fēng)險(xiǎn)管理基本流程和內(nèi)部控制體系各環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)管理信息體系的明確要求。因此，建設(shè)合同管理平臺(tái)，不僅是提升合同管理的信息化水平，也是更好地遵從外部監(jiān)管要求的需要。
2、優(yōu)化企業(yè)管理手段、提升管控水平的需要
合同是企業(yè)業(yè)務(wù)開展的一個(gè)關(guān)鍵載體，合同管理是支持企業(yè)集團(tuán)進(jìn)行管理和管控的重要手段和渠道。通過(guò)建設(shè)合同管理平臺(tái)，可為企業(yè)的集團(tuán)化管控提供一個(gè)有力的支撐平臺(tái)，并帶來(lái)以下幾方面的應(yīng)用價(jià)值：①建立一套符合企業(yè)合同管理工作要求、與內(nèi)控制度相結(jié)合的信息系統(tǒng)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)合同管理的專業(yè)化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化，有效降低管理成本，提高工作效率；②統(tǒng)一合同起草、修改、審批、簽訂、履行的業(yè)務(wù)流程，強(qiáng)化合同全過(guò)程管理，有效控制合同風(fēng)險(xiǎn)；③提供及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的合同信息及執(zhí)行情況，為各級(jí)管理者提供決策支持服務(wù)。
3、提升企業(yè)合同管理水平的必然選擇
計(jì)算機(jī)水平的提高和企業(yè)信息化的廣泛應(yīng)用使企業(yè)的業(yè)務(wù)管理更加透明、便捷和及時(shí)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)借助信息化提升管理理念落實(shí)、戰(zhàn)略執(zhí)行和監(jiān)督能力的需求也日趨強(qiáng)烈，借助信息化手段提升企業(yè)的合同管理水平也成了多數(shù)大型企業(yè)的必然選擇。信息化水平提高同時(shí)也為合同管理水平的提升提供了硬件支持，使企業(yè)對(duì)合同管理的諸多需求通過(guò)信息化的手段加以落實(shí)，這本身就是一個(gè)相輔相成、互相提升的過(guò)程。
三、合同管理信息系統(tǒng)的主要功能模塊設(shè)計(jì)
合同管理信息系統(tǒng)的功能需求應(yīng)根據(jù)不同企業(yè)的不同管理需求來(lái)設(shè)置，但對(duì)大多數(shù)合同管理系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，應(yīng)包含以下幾個(gè)主要功能模塊：
合同準(zhǔn)備：該模塊重點(diǎn)解決合同起草效率不高、質(zhì)量待提高等問(wèn)題，重點(diǎn)就合同范本、批量合同、合同管理人員、起草過(guò)程指導(dǎo)等方面進(jìn)行重點(diǎn)提升優(yōu)化。模塊功能主要包含合同相對(duì)方管理、合同模版管理、合同審批流程管理等；
合同審批：根據(jù)公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展所涉及不同類型業(yè)務(wù)的特點(diǎn)和合同風(fēng)險(xiǎn)管理的需要，確定不同金額、不同類型的合同的審批流程，制定相應(yīng)審批規(guī)則。完善合同簽章及倒簽管理規(guī)范等，提升合同審批效率，防范因合同審訂疏漏引發(fā)的法律風(fēng)險(xiǎn)。模塊功能主要包含合同審批流程、合同倒簽、合同簽章管理等。
“合同履行”：合同履行主要對(duì)合同簽訂后的履行過(guò)程進(jìn)行跟蹤和監(jiān)控，對(duì)履行過(guò)程中可能會(huì)出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行管理。通過(guò)建立合同履行全過(guò)程動(dòng)態(tài)管控機(jī)制，對(duì)合同履行情況進(jìn)行有效管控；通過(guò)梳理合同變更、解除、作廢及爭(zhēng)議、違約等處理，提升合同履行異常處理的規(guī)范性，并可以實(shí)現(xiàn)合同履行計(jì)劃管理、履行過(guò)程的跟蹤監(jiān)控、履行結(jié)果的反饋、付款審批關(guān)聯(lián)等。模塊功能主要包含：合同履行計(jì)劃管理、合同更新管理、合同付款關(guān)聯(lián)、合同相對(duì)方評(píng)價(jià)等。
“合同評(píng)估”：通過(guò)構(gòu)建一套合同管理水平的指標(biāo)體系，實(shí)現(xiàn)對(duì)合同管理水平的有效評(píng)價(jià)；并通過(guò)定期評(píng)估通報(bào)機(jī)制，推進(jìn)合同管理評(píng)估顯性化。模塊功能主要包含合同評(píng)估及報(bào)送體系。
“合同統(tǒng)計(jì)與查詢”：合同信息是重要的經(jīng)營(yíng)管理信息，通過(guò)合同管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)合同的匯總及分類查詢統(tǒng)計(jì)，可以根據(jù)固定的或定制化的要求，匯總生成各類涉及合同的信息圖表，為企業(yè)的有效管理提供幫助。模塊功能主要包含合同查詢、合同統(tǒng)計(jì)。
四、建設(shè)合同管理信息系統(tǒng)主要工作步驟
企業(yè)的合同管理不是孤立的管理體系，而應(yīng)當(dāng)作為企業(yè)的業(yè)務(wù)管理體系的有機(jī)組成部分，應(yīng)當(dāng)在企業(yè)原有合同事務(wù)的日常管理的基礎(chǔ)上，構(gòu)建信息化的、高效的合同管理體系。
1、合同管理信息系統(tǒng)開發(fā)前的梳理和準(zhǔn)備
為更好的完成合同管理系統(tǒng)的建設(shè)，作為合同管理信息系統(tǒng)的建設(shè)基礎(chǔ)和依托，需要先行或同步進(jìn)行企業(yè)合同管理體系優(yōu)化與構(gòu)建，即：從管理的角度對(duì)合同管理過(guò)程中的要點(diǎn)進(jìn)行梳理、對(duì)合同管理風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行排查，按照流程的邏輯節(jié)點(diǎn)對(duì)合同管理的內(nèi)容進(jìn)行歸類，形成新的處理流程規(guī)范、法務(wù)活動(dòng)各崗位規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)法律文件范本等，構(gòu)建一個(gè)系統(tǒng)的、動(dòng)態(tài)的、全過(guò)程的合同管理體系。在此基礎(chǔ)上制定合同管理的信息化方案，將合同管理體系成果有效的融入法務(wù)管理平臺(tái)系統(tǒng)，促進(jìn)合同管理有效落地，進(jìn)一步提高工作效率，提升合同管理能力。
2、合同管理信息系統(tǒng)開發(fā)過(guò)程
開發(fā)過(guò)程主要是把前期梳理準(zhǔn)備的成果用管理信息系統(tǒng)的形式表現(xiàn)出來(lái)。系統(tǒng)開發(fā)的工作主要包括需求調(diào)研、產(chǎn)品開發(fā)、內(nèi)部測(cè)試及調(diào)整、初步驗(yàn)收、產(chǎn)品上線試運(yùn)行、產(chǎn)品最終驗(yàn)收等環(huán)節(jié)。系統(tǒng)開發(fā)階段最重要的工作就是怎樣把需求也就是企業(yè)用戶的想法盡可能的還原成系統(tǒng)的功能模塊。如果出差較大偏差，導(dǎo)致系統(tǒng)最終成果不能提供設(shè)想的功能，不能給用戶較好的體驗(yàn)，則意味系統(tǒng)開發(fā)的失敗，這是我們需要在系統(tǒng)開發(fā)中盡量避免的。
3、系統(tǒng)落地實(shí)施
系統(tǒng)開發(fā)完畢，并不意味著系統(tǒng)建設(shè)的結(jié)束，將已完成的系統(tǒng)經(jīng)過(guò)宣貫、培訓(xùn)，落實(shí)到日常的合同管理工作中，才是系統(tǒng)開發(fā)的最終目的。系統(tǒng)的落地實(shí)施，一般需要經(jīng)過(guò)用戶試用、培訓(xùn)、發(fā)文要求等環(huán)節(jié)，通過(guò)一定的行政手段將系統(tǒng)強(qiáng)制推廣應(yīng)用，是系統(tǒng)落地實(shí)施最重要，也是必須的一個(gè)環(huán)節(jié)。系統(tǒng)落地實(shí)施后，還要根據(jù)運(yùn)用情況，及時(shí)修補(bǔ)、適時(shí)升級(jí)。
2規(guī)范招標(biāo)工作的保障體系建設(shè)情況
我部門自2007年成立之日起，依據(jù)《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法》、《中華人民共和國(guó)合同法》、《廣東省實(shí)施＜中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法＞辦法》、《公路養(yǎng)護(hù)工程施工招標(biāo)投標(biāo)管理暫行規(guī)定》、廣東省交通集團(tuán)有限公司《高速公路養(yǎng)護(hù)管理辦法(暫行)》，廣東省公路建設(shè)有限公司《高速公路養(yǎng)護(hù)管理辦法》、廣東省公路建設(shè)有限公司《高速公路養(yǎng)護(hù)工程招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》等法律、規(guī)章、制度陸續(xù)修訂下發(fā)了廣深珠高速公路有限公司《維修養(yǎng)護(hù)工程管理辦法》、《維修養(yǎng)護(hù)工程招標(biāo)管理辦法》、《維修養(yǎng)護(hù)工程合同管理辦法》、《維修養(yǎng)護(hù)工程變更管理辦法》《維修養(yǎng)護(hù)工程結(jié)算操作細(xì)則》等，嚴(yán)格規(guī)范招投標(biāo)活動(dòng)、嚴(yán)格合同會(huì)簽制度、嚴(yán)格合同履行跟蹤管理制度、嚴(yán)格合同專人負(fù)責(zé)管理制度。且明確了招標(biāo)職責(zé)，為各項(xiàng)工程招標(biāo)的規(guī)范化提供了制度保證。2012年底，我部根據(jù)《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法》、《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法實(shí)施條例》、《廣東省實(shí)施＜中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法＞辦法》、2012年《廣東省公路工程施工招標(biāo)文件范本》、《廣東省交通集團(tuán)有限公司高速公路建設(shè)項(xiàng)目施工招標(biāo)評(píng)標(biāo)管理暫行辦法》和《廣東省公路建設(shè)有限公司建設(shè)工程招標(biāo)投標(biāo)實(shí)施細(xì)則》，結(jié)合廣深高速項(xiàng)目規(guī)模大小不一、工程類型多、工期短、邊通車邊施工等特點(diǎn)，為了更好的依照國(guó)家頒布的相關(guān)法律法規(guī)在公平、公正、公開的前提下有序、全面、高效、細(xì)致、周詳?shù)拈_展維修養(yǎng)護(hù)工程項(xiàng)目的招投標(biāo)管理工作，建立完善了《廣深高速公路專項(xiàng)工程招標(biāo)文件范本》、《廣深高速公路檢測(cè)類招標(biāo)文件范本》、《廣深高速公路日常維修養(yǎng)護(hù)招標(biāo)文件范本》、《廣深高速公路設(shè)備采購(gòu)招標(biāo)文件范本》、《廣深高速公路監(jiān)理招標(biāo)文件范本》等模塊。對(duì)各項(xiàng)條款進(jìn)行審核、審核、再審核，力求做到細(xì)致、周詳，投標(biāo)邀請(qǐng)書、投標(biāo)人須知表、標(biāo)書格式要求等招標(biāo)文件組成資料力求做到全面、完整，避免遺漏。
3為規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)采取的防范措施
在招標(biāo)、簽訂合同和履行過(guò)程中，為有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，主要采取了以下措施:
(1)針對(duì)“合同主體不適格法律風(fēng)險(xiǎn)”
在招標(biāo)階段，嚴(yán)格審查對(duì)方的主體資格、資信等級(jí)及履約能力。經(jīng)股東雙方同意建立合格的“投標(biāo)單位名單庫(kù)”，每?jī)赡陮?duì)入庫(kù)的各投標(biāo)單位必須具備經(jīng)過(guò)年檢的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、在有效期內(nèi)的安全許可證和法人授權(quán)委托書等證件進(jìn)行一次年度審查。合同洽談時(shí)工作人員負(fù)責(zé)審查對(duì)方單位的營(yíng)業(yè)執(zhí)照和法人授權(quán)委托書等材料。人洽談合同的，要求對(duì)方提供法人代表授權(quán)委托書或所在單位開具的介紹信，并嚴(yán)格審查。
(2)針對(duì)“合同文本不明確法律風(fēng)險(xiǎn)”
嚴(yán)格合同會(huì)簽制度。為提高工作效率預(yù)防合同法律風(fēng)險(xiǎn)及公司項(xiàng)目實(shí)際情況，編制了《廣深高速公路專項(xiàng)工程施工合同》、《廣深高速公路日常維修保養(yǎng)工程(含中央分隔帶及邊坡綠化)合同協(xié)議書》、《廣深高速公路機(jī)電設(shè)施日常維修及搶修工程承包合同》、《廣深高速公路供電運(yùn)行維護(hù)工程合同》、《廣深高速公路收費(fèi)亭搶修工程承包合同》、《廣深高速公路工程設(shè)計(jì)合同》、《廣深高速公路工程檢測(cè)合同》、《廣深高速公路空調(diào)機(jī)保養(yǎng)維修合同》、《廣深高速公路工程施工監(jiān)理承包合同》、《廣深高速公路設(shè)備采購(gòu)項(xiàng)目合同》等十個(gè)合同模版，以上所有合同條款均通過(guò)律師事務(wù)所的法律審查，對(duì)可能違反國(guó)家法律法規(guī)或國(guó)家產(chǎn)業(yè)政策的條款做了相應(yīng)修改。同時(shí)每項(xiàng)合同文本起草后，工作人員將書面、電子版同時(shí)經(jīng)過(guò)項(xiàng)目主管部門、合約預(yù)算部、財(cái)務(wù)、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理等進(jìn)行會(huì)簽，會(huì)簽無(wú)異議后方可加蓋合同專用章。會(huì)簽制度的實(shí)施對(duì)于合同文本可能存在的不合理、不嚴(yán)密、不完整、不明確、表述不當(dāng)?shù)饶軌蚣皶r(shí)予以預(yù)警和糾正。
(3)針對(duì)“簽署行為不當(dāng)法律風(fēng)險(xiǎn)”
嚴(yán)格按照廣深珠高速公路有限公司《維修養(yǎng)護(hù)工程招標(biāo)管理辦法》、《維修養(yǎng)護(hù)工程合同管理辦法》的文件要求簽署各項(xiàng)合同;明確合同會(huì)簽的流程，杜絕管理不當(dāng)造成的法律風(fēng)險(xiǎn);同時(shí)在合同各頁(yè)碼之間加蓋騎縫章，防止合同簽署后被篡改。
(4)針對(duì)“證據(jù)意識(shí)缺乏，證據(jù)保全不力法律風(fēng)險(xiǎn)”
我部指定專人負(fù)責(zé)合同的日常管理工作，對(duì)合同的初步確定、談判、擬定合同文本、審核、正式簽署、分送相關(guān)部門、履行、變更、終止、糾紛處理、歸檔保管的整個(gè)合同管理過(guò)程的各種文件和資料嚴(yán)格注意保全和收集。對(duì)事實(shí)的認(rèn)可、數(shù)量的確認(rèn)、單價(jià)的核準(zhǔn)、金額的確定的材料同合同一起嚴(yán)格予以歸檔保存。
(5)針對(duì)“債權(quán)債務(wù)清理不及時(shí)法律風(fēng)險(xiǎn)”
嚴(yán)格合同履行結(jié)束后付款制度，同時(shí)，對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤管理，對(duì)于各種債權(quán)和債務(wù)嚴(yán)格按照合同文本的約定予以清理，對(duì)于出現(xiàn)債權(quán)不能得以實(shí)現(xiàn)的，嚴(yán)格在法律保護(hù)期限內(nèi)予以主張。
(6)針對(duì)“其他法律風(fēng)險(xiǎn)”
合同簽訂嚴(yán)格按照公司財(cái)務(wù)部門要求，采用對(duì)方履行結(jié)束后付款的方式，防范對(duì)方履行不力或喪失履行能力帶來(lái)的法律風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)于給公司帶來(lái)經(jīng)濟(jì)損失的，及時(shí)在法律保護(hù)的期限內(nèi)主張權(quán)利;已簽訂的合同原則上不予變更，確需變更的，明確合同變更的相關(guān)負(fù)責(zé)人，履行合同管理的一切程序;采取指定專人負(fù)責(zé)合同的日常保管，明確合同借閱的審批程序，防范合同泄密風(fēng)險(xiǎn)。
供應(yīng)商分布不合理，很多關(guān)鍵原材料是獨(dú)家供應(yīng)，傳化化學(xué)的議價(jià)能力并不強(qiáng)；應(yīng)付款周期明顯不合理，沒(méi)有硬性標(biāo)準(zhǔn)約束；供應(yīng)商準(zhǔn)入和評(píng)價(jià)機(jī)制不健全；下屬各公司產(chǎn)品原材料出于保密的目的編碼和名稱不統(tǒng)一，存在一物多碼的情況；采購(gòu)中心的采購(gòu)員被日常瑣碎事務(wù)所累，不能集中精力做戰(zhàn)略尋源、行情研究；詢比價(jià)過(guò)程不透明、不標(biāo)準(zhǔn)；從采購(gòu)計(jì)劃到合同、訂單的審批流程過(guò)長(zhǎng)，效率過(guò)低；缺乏對(duì)采購(gòu)員的績(jī)效考核機(jī)制；采購(gòu)中心與下屬企業(yè)之間的界面不清晰，集采和自采物料存在模糊等痛點(diǎn)。為保障傳化化學(xué)的國(guó)際化戰(zhàn)略的落地，推動(dòng)傳化化學(xué)“卓越運(yùn)營(yíng)”轉(zhuǎn)型，加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化、透明化、集中化管理，傳化化學(xué)啟動(dòng)SRM項(xiàng)目，試圖通過(guò)SRM項(xiàng)目的順利實(shí)施，達(dá)到加強(qiáng)采購(gòu)全過(guò)程管控、提升供應(yīng)鏈協(xié)同能力、建立標(biāo)準(zhǔn)化體系的目標(biāo)。
SRM系統(tǒng)把控供應(yīng)商管理
供應(yīng)商準(zhǔn)入管理功能
當(dāng)現(xiàn)有貨源無(wú)法滿足采購(gòu)需求時(shí)，由負(fù)責(zé)供應(yīng)商開發(fā)的部門，通過(guò)同行推介、報(bào)刊雜志、網(wǎng)絡(luò)信息、行業(yè)展銷會(huì)等渠道獲取新的貨源信息，接洽、現(xiàn)場(chǎng)考察供應(yīng)商并達(dá)成合作意向。提供開放平臺(tái)供供應(yīng)商自助注冊(cè)，維護(hù)供應(yīng)商基本信息，維護(hù)供應(yīng)商主營(yíng)產(chǎn)品及品牌、倉(cāng)庫(kù)發(fā)貨地址等物料清單信息。根據(jù)采購(gòu)物料的市場(chǎng)特點(diǎn)，可由供應(yīng)商進(jìn)行自主注冊(cè)，并依據(jù)物料品類管理的細(xì)分原則形成每一類物料供應(yīng)商的長(zhǎng)名單。
供應(yīng)商主數(shù)據(jù)集中管理
建立統(tǒng)一編碼規(guī)則，根據(jù)在規(guī)則下整理后的供應(yīng)商主數(shù)據(jù)，形成集成唯一的供應(yīng)商主數(shù)據(jù)基本信息，保證在整個(gè)業(yè)務(wù)流程中供應(yīng)商的一致性。將來(lái)所有供應(yīng)商數(shù)據(jù)基本信息更改、業(yè)務(wù)凍結(jié)必須在SRM系統(tǒng)中完成，在ERP系統(tǒng)中只提供相應(yīng)的查詢功能。由于所有供應(yīng)商信息在SRM系統(tǒng)中完成，供應(yīng)商資質(zhì)、認(rèn)證填報(bào)、業(yè)績(jī)以及產(chǎn)品目錄全部在SRM系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)。不合格供應(yīng)商一旦在SRM系統(tǒng)中被凍結(jié)，則不允許在SRM系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)內(nèi)發(fā)生任何業(yè)務(wù)往來(lái)。
供應(yīng)商認(rèn)證管理功能
針對(duì)不同物資品類的供應(yīng)商，根據(jù)采購(gòu)物資類別的相關(guān)特點(diǎn)及貿(mào)易、分銷和生產(chǎn)等不同的業(yè)務(wù)形態(tài)，由采購(gòu)中心供應(yīng)商資質(zhì)與認(rèn)證的審核部門，設(shè)置對(duì)應(yīng)的準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)主要基于產(chǎn)品和服務(wù)、經(jīng)營(yíng)能力、財(cái)務(wù)狀況、管理能力等多個(gè)維度，并由供應(yīng)商審核部門依據(jù)供應(yīng)商開發(fā)部門提供的資料對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)核實(shí)和認(rèn)證，確定是否符合準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于供應(yīng)商認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)必須由采購(gòu)中心統(tǒng)一制定，下屬單位日常申請(qǐng)的供應(yīng)商的認(rèn)證審批流程必須在采購(gòu)中心完成。
供應(yīng)商改進(jìn)與退出管理功能
按照供應(yīng)商管理制度，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商兩級(jí)集中管理，采購(gòu)中心與下屬單位按權(quán)責(zé)管理不同級(jí)別的供應(yīng)商以及同一供應(yīng)商的不同屬性，按照權(quán)限分配，采購(gòu)中心統(tǒng)一管理所有供應(yīng)商的退出響應(yīng)流程，并作出最后決定。按等級(jí)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行相應(yīng)的處理措施，采購(gòu)過(guò)程中各物資品類或服務(wù)類供應(yīng)商，可由采購(gòu)中心及下屬單位二級(jí)出具績(jī)效評(píng)價(jià)報(bào)告督促其改進(jìn)，采購(gòu)過(guò)程出現(xiàn)問(wèn)題的供應(yīng)商可直接在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)集團(tuán)及下屬單位二級(jí)凍結(jié)禁止使用的管理模式。如果供應(yīng)商仍舊不能改進(jìn)供貨能力及服務(wù)水平的， 淘汰此類供應(yīng)商可直接在系統(tǒng)禁止使用。依據(jù)績(jī)效評(píng)價(jià)報(bào)告，優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)構(gòu)，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。
供應(yīng)商績(jī)效評(píng)價(jià)管理功能
供應(yīng)商績(jī)效評(píng)價(jià)管理應(yīng)分為采購(gòu)中心供應(yīng)商績(jī)效評(píng)價(jià)、下屬公司/單位供應(yīng)商績(jī)效評(píng)價(jià)多級(jí)評(píng)價(jià)管理功能。供應(yīng)商績(jī)效評(píng)價(jià)結(jié)果信息能全方位體現(xiàn)供應(yīng)商歷年、歷次績(jī)效，以支持其自主的采購(gòu)評(píng)標(biāo)業(yè)務(wù)。支持采購(gòu)中心及下屬公司供應(yīng)商歷史績(jī)效評(píng)價(jià)結(jié)果的互相查詢與共享。同一個(gè)供應(yīng)商在不同業(yè)務(wù)單位的供應(yīng)商績(jī)效庫(kù)中，應(yīng)保證使用同一編碼。根據(jù)不同的采購(gòu)物資特點(diǎn)，和業(yè)務(wù)板塊選定績(jī)效評(píng)估的內(nèi)容，如QCDSTM指標(biāo)、價(jià)格等，設(shè)定例如交貨及時(shí)率、價(jià)格水平，付款條款等評(píng)估指標(biāo)，并依據(jù)對(duì)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的影響，設(shè)置對(duì)應(yīng)指標(biāo)的權(quán)重，針對(duì)不同采購(gòu)物料，選擇不同的評(píng)估模板；供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估結(jié)果，作為深度合作和優(yōu)化淘汰的依據(jù)，向供應(yīng)商傳遞績(jī)效評(píng)估結(jié)果并設(shè)計(jì)改善和提升計(jì)劃，提高與供應(yīng)商合作效率。
供應(yīng)商分級(jí)分類管理功能
供應(yīng)商分級(jí)分類，可以按物資品類，細(xì)分為一般供應(yīng)商、重要供應(yīng)商、戰(zhàn)略供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商等。供應(yīng)商根據(jù)不同的分類，可以采取不同的管理措施。
SRM系統(tǒng)完善采購(gòu)管理
采購(gòu)需求計(jì)劃管理功能
采購(gòu)需求計(jì)劃的制定，基于生產(chǎn)計(jì)劃產(chǎn)生的原材料需求、庫(kù)存需求、市場(chǎng)預(yù)測(cè)產(chǎn)生；生產(chǎn)用設(shè)備、大型備件等工程類物資的采購(gòu)，基于工程項(xiàng)目的需求產(chǎn)生；生產(chǎn)企業(yè)備品備件的采購(gòu)，基于生產(chǎn)設(shè)備維護(hù)部門的需求產(chǎn)生。采購(gòu)需求計(jì)劃管理，將需求產(chǎn)生采購(gòu)計(jì)劃及貨源分配的流程固化于系統(tǒng)，使流程規(guī)范化、透明化，提高下屬企業(yè)的需求提報(bào)準(zhǔn)確率，及采購(gòu)中心的采購(gòu)計(jì)劃準(zhǔn)確率。
采購(gòu)全流程管理功能
尋源采購(gòu)功能可分為詢價(jià)采購(gòu)、競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)、單一來(lái)源采購(gòu)等。
采購(gòu)目錄管理功能
產(chǎn)品目錄為目錄中最基本的目錄結(jié)構(gòu)，對(duì)所有內(nèi)部用戶提供基本的瀏覽能力。
該目錄對(duì)所有內(nèi)部用戶開放，并可察看在其上面鏈接的相關(guān)產(chǎn)品及詳細(xì)屬性。系統(tǒng)具有建立標(biāo)準(zhǔn)目錄的功能，將供應(yīng)商產(chǎn)品信息錄入到目錄中，系統(tǒng)功能可以做到添加、修改、刪除產(chǎn)品信息，并能夠選取產(chǎn)品目錄形成采購(gòu)訂單等業(yè)務(wù)單據(jù)。
采購(gòu)價(jià)格庫(kù)管理功能
基于化工原料物資品類價(jià)格數(shù)據(jù)庫(kù)，分析價(jià)格趨勢(shì)，結(jié)合同期市場(chǎng)情況，對(duì)影響價(jià)格的因素進(jìn)行分析，對(duì)未來(lái)經(jīng)營(yíng)提供決策支持和預(yù)警。根據(jù)原料的配比，通過(guò)各種渠道進(jìn)行成分的價(jià)格分析，以利于今后尋源談判過(guò)程中，增加對(duì)價(jià)格區(qū)間的話語(yǔ)權(quán)，逐步建立原材料的價(jià)格庫(kù)信息。
采購(gòu)框架協(xié)議/合同管理功能
采購(gòu)框架協(xié)議/合同管理功能應(yīng)實(shí)現(xiàn)合同結(jié)構(gòu)化信息形成，審批以及制作合同模版、合同文本等功能，同時(shí)合同在企業(yè)內(nèi)部的開放查詢、修改功能應(yīng)可以按需設(shè)定。采購(gòu)框架協(xié)議/合同管理，支持一次性采購(gòu)合同和長(zhǎng)期協(xié)議性合同。系統(tǒng)還應(yīng)提供不同管理級(jí)別的合同查詢統(tǒng)計(jì)報(bào)表，供企業(yè)決策使用。原材料采購(gòu)有年度框架協(xié)議/合同來(lái)確定價(jià)格；輔料也有框架協(xié)議/合同的管理功能。另外，目錄采購(gòu)的貨源，也可以來(lái)自簽署的年度框架協(xié)議/合同。
采購(gòu)審批工作流管理功能
中圖分類號(hào)：TP393 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2016）33-0094-02
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，及人們對(duì)生活質(zhì)量需求的提高，許多辦公軟件應(yīng)運(yùn)而生，由于不同的公司工作流程的差異，出現(xiàn)了定制軟件。產(chǎn)業(yè)系統(tǒng)是根據(jù)特定企業(yè)的合同審批流程專門定制的一款辦公軟件，軟件的許多功能的操作流程模擬了真實(shí)工作中用戶的管理模式，節(jié)省了操作培訓(xùn)流程，提高了工作效率。
1 系統(tǒng)需求分析
為了滿足生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理相關(guān)工作人員的工作要求，提高在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理工作中的工作效率，系統(tǒng)主要實(shí)現(xiàn)如下幾個(gè)功能如圖表1所示：
1.1 系統(tǒng)管理
系統(tǒng)管理的功能是提供基礎(chǔ)配置功能，包括權(quán)限管理、角色管理、組織部門管理、用戶管理
1）權(quán)限管理：以一個(gè)基本的業(yè)務(wù)操作為權(quán)限單位，提供對(duì)權(quán)限的增、刪、改操作界面。
2）角色管理：每個(gè)角色由一組權(quán)限組成，根據(jù)不同職能部門的工作的內(nèi)容，分別配置角色，方便對(duì)用戶進(jìn)行權(quán)限的分配。系統(tǒng)主要有如下幾類角色：系統(tǒng)管理員、部門合同管理員、部門項(xiàng)目管理員、部門一般人員、部門領(lǐng)導(dǎo)、產(chǎn)業(yè)處合同管理員、產(chǎn)業(yè)處生產(chǎn)管理員、辦公室領(lǐng)導(dǎo)、所領(lǐng)導(dǎo)。
3）組織部門管理：因?yàn)椴煌慕M織部門的業(yè)務(wù)操作不同，系統(tǒng)展示給不同部門用戶的數(shù)據(jù)是不同的，主要是數(shù)據(jù)范圍和數(shù)據(jù)類型的不同。
4）用戶管理：配置用戶的基本信息，明確用戶的組織部門，為用戶分配角色和權(quán)限。
1.2 工作臺(tái)
將生a經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中最主要的操作流程抽取出來(lái)，簡(jiǎn)化工作人員的操作流程，幫助用戶快速的處理待辦事情。這個(gè)模塊由統(tǒng)計(jì)模塊、合同審批模塊、項(xiàng)目審批模塊、經(jīng)費(fèi)管理模塊組成。
1）統(tǒng)計(jì)模塊：統(tǒng)計(jì)從年初到當(dāng)前時(shí)間，各個(gè)部門在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)過(guò)程中的收支情況，方便用戶快捷、直觀的了解當(dāng)年工作指標(biāo)的完成情況。
2）合同審批模塊：提示亟待用戶解決的合同相關(guān)事件，以及快速查詢和用戶相關(guān)的合同的處理狀態(tài)。
3）項(xiàng)目審批模塊：提示亟待用戶解決的項(xiàng)目相關(guān)事件，方便用戶快速的了解相關(guān)項(xiàng)目處理的狀態(tài)。
4）經(jīng)營(yíng)管理模塊：為用戶提供一個(gè)快速的收支申請(qǐng)入口，查看收支申請(qǐng)狀態(tài)。
1.3 合同管理
在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，合同從新增到審批通過(guò)會(huì)經(jīng)過(guò)多個(gè)狀態(tài)的變化，狀態(tài)分別為：新增、結(jié)束、變更、草稿、待提交、待分發(fā)、待審批、審批中、審核退改、審批通過(guò)、審批未通過(guò)、執(zhí)行中、已完結(jié)這幾個(gè)狀態(tài)。系統(tǒng)應(yīng)能以列表的方式展現(xiàn)各個(gè)狀態(tài)的合同情況，同時(shí)預(yù)示用戶接下來(lái)要做哪些操作或者提示用戶有哪些事情亟待解決。
1.4 項(xiàng)目管理
根據(jù)項(xiàng)目審批流程中各個(gè)操作環(huán)節(jié)的不同，系統(tǒng)應(yīng)分別實(shí)現(xiàn)各個(gè)操作環(huán)節(jié)。環(huán)節(jié)包括：新增、結(jié)束、調(diào)整、待提交、待分發(fā)、待審批、審批中、審核退改、審批通過(guò)、審批未通過(guò)、執(zhí)行中、已完工。通過(guò)系統(tǒng)界面中的標(biāo)示，提示待解決事件和項(xiàng)目狀態(tài)。
1.5 經(jīng)營(yíng)簡(jiǎn)報(bào)管理
將財(cái)務(wù)部門所提供的數(shù)據(jù)按月錄入系統(tǒng)中。自動(dòng)計(jì)算出經(jīng)營(yíng)簡(jiǎn)報(bào)所需要的數(shù)據(jù)，并生成月度和季度經(jīng)營(yíng)簡(jiǎn)報(bào)。
1.6 績(jī)效考核管理
提供年度、季度工作指標(biāo)管理功能，系統(tǒng)根據(jù)各部門在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)任務(wù)的完成情況及年度完成指標(biāo)，計(jì)算出各部門的生產(chǎn)利潤(rùn)和績(jī)效完成情況，并生成績(jī)效報(bào)表。
1.7 報(bào)表統(tǒng)計(jì)
根據(jù)部門、合同類型和合同狀態(tài)統(tǒng)計(jì)出銷售合同個(gè)數(shù)、采購(gòu)合同個(gè)數(shù)、合同金額、生效合同額、匯款金額等，并以圖表的方式展示統(tǒng)計(jì)結(jié)果。
2 系統(tǒng)設(shè)計(jì)
基于Web的產(chǎn)業(yè)管理信息系統(tǒng)主要采用B/S的三層架構(gòu)如圖2，即表現(xiàn)層、業(yè)務(wù)邏輯層、數(shù)據(jù)訪問(wèn)層。JAVA語(yǔ)言編寫，Tomcat作為服務(wù)器，MySql作為數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)。
3 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)及技術(shù)
系統(tǒng)采用jquery，JsViews和JsRender模板框架實(shí)現(xiàn)展現(xiàn)層，采用Hibernate做為數(shù)據(jù)庫(kù)的基本框架實(shí)現(xiàn)應(yīng)用層與數(shù)據(jù)層的交互。
3.1 jquery
jQuery是一個(gè)快速、簡(jiǎn)潔的JavaScript框架，它封裝JavaScript常用的功能代碼，提供一種簡(jiǎn)便的JavaScript設(shè)計(jì)模式，優(yōu)化HTML文檔操作、事件處理、動(dòng)畫設(shè)計(jì)和Ajax交互。
3.2 JsViews
JsViews是基于JsRender并具有動(dòng)態(tài)綁定功能的模板，兼具M(jìn)VVM的特性和JavaScript的特性，使JsRender模板更加快捷和簡(jiǎn)單。
3.3 JsRender
JsRender是一款基于jQuery的JavaScript模版引擎，為高性能的、純粹基于字符串的呈現(xiàn)做了優(yōu)化，并且不依賴于DOM或jQuery。在JsRender中，是通過(guò)調(diào)用方法render（）來(lái)渲染模板的，實(shí)現(xiàn)在Html文件中使用java script來(lái)輸出html模板的內(nèi)容。
3.4 Hibernate
Hibernate是一個(gè)開放源代碼的對(duì)象關(guān)系映射框架，它對(duì)JDBC進(jìn)行了非常輕量級(jí)的對(duì)象封裝，使得Java程序員可以隨心所欲的使用對(duì)象編程思維來(lái)操縱數(shù)據(jù)庫(kù)。 Hibernate可以應(yīng)用在任何使用JDBC的場(chǎng)合，既可以在Java的客戶端程序使用，也可以在Servlet/JSP的Web應(yīng)用中使用，最具革命意義的是，Hibernate可以在應(yīng)用EJB的J2EE架構(gòu)中取代CMP，完成數(shù)據(jù)持久化的重任。
3.6 系統(tǒng)功能界面
系統(tǒng)界面操作簡(jiǎn)便，一目了然，視圖簡(jiǎn)潔大方等特點(diǎn)如圖3。并且采用菜單界面驅(qū)動(dòng)方式，給操作用戶帶來(lái)了極大的便利，對(duì)用戶友好。對(duì)鼠標(biāo)和鍵盤單獨(dú)支持。
4 結(jié)束語(yǔ)
產(chǎn)業(yè)管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作電子化，為用戶提供了一個(gè)操作簡(jiǎn)潔、動(dòng)態(tài)交互、界面簡(jiǎn)潔大方的產(chǎn)業(yè)管理網(wǎng)站，在實(shí)際的應(yīng)用中，很大程度上的提高了用戶的工作效率，得到了用戶的一致好評(píng)。
一、中儲(chǔ)糧系統(tǒng)的ERP系統(tǒng)簡(jiǎn)介
企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)（Enterprise Resource Planning ，ERP），是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺(tái)。ERP系統(tǒng)的應(yīng)用，不僅僅是引入一套現(xiàn)代化的管理軟件，使企業(yè)的日常經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)自動(dòng)化，更重要的是要對(duì)企業(yè)傳統(tǒng)的經(jīng)營(yíng)方式進(jìn)行根本性的變革，使其更加合理化、科學(xué)化，從而大幅度地提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效益。中儲(chǔ)糧ERP系統(tǒng)就是結(jié)合本系統(tǒng)糧食的收儲(chǔ)、輪換等特點(diǎn)開發(fā)、構(gòu)建的。中儲(chǔ)糧ERP系統(tǒng)將企業(yè)的管理思想，經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略分為業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、綜合查詢等幾個(gè)模塊。它是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，把總公司、分公司、子公司的信息資源整合，在線處理，在線調(diào)取，在線上報(bào)，實(shí)施監(jiān)控的信息系統(tǒng)。它分為三級(jí)，第一級(jí)為總公司系統(tǒng)，由總公司管理，第二級(jí)為分公司系統(tǒng)，由分公司管理，第三級(jí)為子公司系統(tǒng)，由子公司管理。它主要以子公司的處理模塊為主要開發(fā)對(duì)象，將系統(tǒng)的整體流程緊密結(jié)合起來(lái)。
二、中儲(chǔ)糧ERP系統(tǒng)存在的缺陷
中儲(chǔ)糧ERP系統(tǒng)開發(fā)于2009年，該業(yè)務(wù)系統(tǒng)包括系統(tǒng)管理、基礎(chǔ)管理、計(jì)劃管理、統(tǒng)計(jì)管理、出入庫(kù)管理、倉(cāng)儲(chǔ)管理、資材管理、進(jìn)出口管理、統(tǒng)計(jì)報(bào)表共九個(gè)模塊。該系統(tǒng)經(jīng)過(guò)幾年的應(yīng)用得到長(zhǎng)足的發(fā)展和完善，但仍存在一些缺陷和不足。
(一)出入庫(kù)管理缺陷
中儲(chǔ)糧ERP系統(tǒng)出入庫(kù)管理的主要功能是對(duì)糧油的出入庫(kù)登記、檢驗(yàn)、檢斤、結(jié)算、入（出）倉(cāng)每個(gè)過(guò)程進(jìn)行管理，每個(gè)過(guò)程都由不同的崗位人員來(lái)操作系統(tǒng)，從而形成一個(gè)完整的業(yè)務(wù)單據(jù)。檢斤（對(duì)糧食的數(shù)量進(jìn)行稱重）結(jié)果從地磅直接讀取，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)自動(dòng)采集。本系統(tǒng)中出入庫(kù)合同的管理，結(jié)算管理等只是流于形式，大多以手工錄入為主。錄入人員的水平參差不齊，錯(cuò)誤時(shí)有發(fā)生，且不能與財(cái)務(wù)管理模塊對(duì)接，自動(dòng)取數(shù)，自動(dòng)生成憑證。
(二)資材管理缺陷
沒(méi)有真正納入系統(tǒng)管理，更沒(méi)有網(wǎng)絡(luò)盤點(diǎn)功能。
(三)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)缺陷
財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)包括賬務(wù)處理、輔助管理、員工往來(lái)、固定資產(chǎn)、應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款、收入費(fèi)用、報(bào)表管理、指標(biāo)分析、預(yù)算管理。該系統(tǒng)在這些方面均存在一些不足。
1、賬務(wù)處理缺陷
銀企對(duì)賬功能不夠完善。
2、員工往來(lái)缺陷
沒(méi)有啟用。
3、固定資產(chǎn)缺陷
沒(méi)有建立固定資產(chǎn)盤點(diǎn)功能。
4、應(yīng)收賬款缺陷
沒(méi)有啟用。
5、收入費(fèi)用缺陷
沒(méi)有啟用。
6、報(bào)表管理缺陷
報(bào)表的設(shè)置不夠科學(xué)，報(bào)表人員的綜合能力欠缺，不能熟練掌握自定義報(bào)表、公式設(shè)置，報(bào)表的質(zhì)量受到局限性。
7、指標(biāo)分析缺陷
沒(méi)有建立指標(biāo)分析體系，財(cái)務(wù)指標(biāo)預(yù)警機(jī)制。
8、預(yù)算管理缺陷
相關(guān)職能部門不能真正理解預(yù)算管理及相關(guān)指標(biāo)概念，使預(yù)算管理與實(shí)際目標(biāo)不符，出入很大，預(yù)算管理的職能不能有效發(fā)揮，制約了企業(yè)發(fā)展。
三、中儲(chǔ)糧ERP系統(tǒng)的完善措施
ERP是一個(gè)實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)系統(tǒng)，隨著環(huán)境的變化而不斷變化，實(shí)時(shí)調(diào)整實(shí)時(shí)更新，才能提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理水平，使企業(yè)處于市場(chǎng)主導(dǎo)地位，隨著糧食流通體制改革不斷深化，糧食市場(chǎng)主體多元化、產(chǎn)業(yè)化，內(nèi)外部環(huán)境越來(lái)越復(fù)雜，不確定因素的加劇，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈。為鞏固糧食市場(chǎng)的主渠道地位，中儲(chǔ)糧企業(yè)將風(fēng)險(xiǎn)管理提上日程，以風(fēng)險(xiǎn)管理為導(dǎo)向的ERP系統(tǒng)將全面上線，升級(jí)為購(gòu)銷資金風(fēng)險(xiǎn)控制系統(tǒng)。購(gòu)銷資金風(fēng)險(xiǎn)控制系統(tǒng)通過(guò)中儲(chǔ)糧內(nèi)網(wǎng)平臺(tái)，構(gòu)建以資金流向?yàn)楹诵牡闹睂倨髽I(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理模式及資源共享平臺(tái)，將資金流、物流統(tǒng)一到平臺(tái)信息流上，通過(guò)對(duì)直屬企業(yè)存貨詳情、業(yè)務(wù)交易、客戶資源、資金往來(lái)、貨款回收等信息的采集及關(guān)鍵環(huán)節(jié)的控制，達(dá)到合理配置資源，合理評(píng)定轄區(qū)購(gòu)銷經(jīng)營(yíng)客戶信譽(yù)，管控購(gòu)銷資金風(fēng)險(xiǎn)的目的，使管理過(guò)程延伸到業(yè)務(wù)流程中，實(shí)現(xiàn)事前預(yù)警、事中控制、事后分析的全流程管理。具體措施如下：
(一)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的完善
1、出入庫(kù)管理模塊中增加出入庫(kù)入門登記合同的錄入功能
出入庫(kù)單據(jù)必須關(guān)聯(lián)合同，否則不能保存繼續(xù)。審核通過(guò)的出入庫(kù)單據(jù)自動(dòng)生成存貨成本核算單據(jù)。使出入庫(kù)管理真正落到實(shí)處，存貨管理更加完善。
2、增加購(gòu)銷管理模塊，包括客戶管理、合同管理、賒銷管理、購(gòu)銷結(jié)算、存貨成本核算、資金收支、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警功能。
(1)購(gòu)銷管理模塊=客戶管理
客戶管理主要實(shí)現(xiàn)了客戶基礎(chǔ)信息資料管理、客戶信用評(píng)定、客戶交易往來(lái)帳管理、黑名單客戶管理以及對(duì)客戶不良交易情況的跟蹤。
客戶信息記錄完整準(zhǔn)確的客戶信息，并上傳分公司審批，從分公司層面總體掌握轄區(qū)內(nèi)客戶信息。
客戶信用是對(duì)客戶資信等級(jí)的評(píng)定，由分公司統(tǒng)一評(píng)定轄區(qū)客戶信用，用于控制賒銷及預(yù)付限額。
客戶往來(lái)帳管理客戶的所有交易明細(xì)記錄，包括客戶的收付款、購(gòu)銷結(jié)算等，可以隨時(shí)查看客戶的應(yīng)收賬款、預(yù)付賬款等信息。
客戶發(fā)生的不良交易記錄，如延期付款、展期、壞賬會(huì)實(shí)時(shí)更新到客戶信息，用于再次評(píng)定客戶信用的標(biāo)準(zhǔn)，黑名單客戶禁止任何購(gòu)銷活動(dòng)。
(2)購(gòu)銷管理=合同管理
合同管理主要包括合同模版、合同維護(hù)、合同審批、合同臺(tái)帳查詢分析等功能，為企業(yè)提供一個(gè)整合的、有效的合同管理平臺(tái)；系統(tǒng)能夠及時(shí)跟蹤合同進(jìn)展情況，及時(shí)掌握合同執(zhí)行進(jìn)度。
(3)購(gòu)銷管理=賒銷管理
增加賒銷申請(qǐng)單錄入、審批、復(fù)核，應(yīng)收賬款的維護(hù)、賬齡查詢等功能，以減少壞賬損失的發(fā)生。
(4)購(gòu)銷管理=購(gòu)銷結(jié)算
增加了開具出庫(kù)通知單時(shí)出庫(kù)通知金額不能大于客戶往來(lái)賬的可用余額，否則不能出庫(kù)的功能。
出庫(kù)通知單還增加了銷售合同關(guān)聯(lián)，否則不能保存繼續(xù)出庫(kù)業(yè)務(wù)的功能。
(5)購(gòu)銷管理=存貨成本核算
增加存貨的核算、成本的查詢、存貨的盤點(diǎn)、存貨占用資金利率的錄入分析功能。
(6)購(gòu)銷管理=資金收支
該模塊完成了業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)處理系統(tǒng)的真正對(duì)接，收付款業(yè)務(wù)處理流程不再僅僅流于形式，而是真正網(wǎng)絡(luò)化，信息共享。業(yè)務(wù)人員、財(cái)務(wù)人員能隨時(shí)調(diào)取信息，完成賬務(wù)處理。
資金收付管理實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)收款、付款的全過(guò)程管理，提供了對(duì)銀行賬戶及購(gòu)銷資金的查詢功能。
財(cái)務(wù)收款時(shí)明確收款的業(yè)務(wù)類型、收款方式、收款賬戶、對(duì)應(yīng)的客戶名稱及相關(guān)的籌資計(jì)劃，財(cái)務(wù)收款確認(rèn)后，通知業(yè)務(wù)購(gòu)銷部門，開具出庫(kù)通知，進(jìn)行出庫(kù)業(yè)務(wù)的處理。
業(yè)務(wù)購(gòu)銷部門發(fā)起的付款申請(qǐng)，通過(guò)單位內(nèi)各部門及分公司審批通過(guò)后，才能進(jìn)行財(cái)務(wù)付款的確認(rèn)，財(cái)務(wù)付款需要關(guān)聯(lián)付款賬戶、付款方式等，并明確付款的業(yè)務(wù)類型，如合同支付、歸還籌資等。
資金收付管理針對(duì)收付款明細(xì)、賬戶明細(xì)、對(duì)應(yīng)的籌資計(jì)劃、購(gòu)銷合同等進(jìn)行查詢管理，同時(shí)根據(jù)需要設(shè)定查詢結(jié)果警示。
(7)建立風(fēng)險(xiǎn)警示平臺(tái)
建立業(yè)務(wù)系統(tǒng)中購(gòu)銷資金、應(yīng)收賬款、發(fā)出商品等多項(xiàng)預(yù)警信息的平臺(tái)。以滿足企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管控的需要。例如：賒銷金額過(guò)大預(yù)警機(jī)制，應(yīng)收賬款超過(guò)一個(gè)月的預(yù)警機(jī)制，發(fā)出商品過(guò)多，出現(xiàn)空庫(kù)的預(yù)警機(jī)制。
3、完善并啟用資材管理模塊
通過(guò)資材管理模塊完成資產(chǎn)管理的全部網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)監(jiān)控。
(二)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的完善
完善報(bào)表的分析功能、預(yù)警機(jī)制，如資產(chǎn)負(fù)債率、流動(dòng)比率、速動(dòng)比率、銷售利潤(rùn)率等指標(biāo)分析，并能以圖表的形式展示，以滿足企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的需要。
與銀行銜接，完善銀企自動(dòng)對(duì)賬功能，提高工作效率。
加強(qiáng)預(yù)算管理模塊的學(xué)習(xí)，全體員工參與，使預(yù)算管理落到實(shí)處，真正有效，增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。
增加固定資產(chǎn)盤點(diǎn)功能，優(yōu)化資產(chǎn)管理。
(三)其他系統(tǒng)的構(gòu)建
增加人力資源管理模塊，人力資源的管理是企業(yè)不可或缺的，包括人才的引進(jìn)、人才的培養(yǎng)，人才的管理，社險(xiǎn)基金管理等。增加人力資源管理中財(cái)務(wù)人員資源共享功能，以完成與財(cái)務(wù)管理模塊的對(duì)接，提高企業(yè)管理水平。
增加企業(yè)投資、籌資管理模塊，實(shí)現(xiàn)對(duì)投資、籌資計(jì)劃的編制、審批以及執(zhí)行情況的監(jiān)控。
增加宏觀市場(chǎng)預(yù)測(cè)分析模塊，以使其規(guī)避和降低政策風(fēng)險(xiǎn)和市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)。
引入EVA及平衡計(jì)分卡理念，以適應(yīng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的需要。
四、結(jié)束語(yǔ)
ERP系統(tǒng)將企業(yè)的管理思想開發(fā)成軟件產(chǎn)品，管理系統(tǒng)，應(yīng)用到企業(yè)，以適應(yīng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的需要，體現(xiàn)事先計(jì)劃與事中控制的思想，但它的實(shí)施卻是充滿了挑戰(zhàn)與風(fēng)險(xiǎn)，只有轉(zhuǎn)變思想，在每個(gè)流程業(yè)務(wù)處理過(guò)程中最大限度地發(fā)揮每個(gè)人的工作潛能與責(zé)任心，流程與流程之間合作精神，以便在企業(yè)中充分發(fā)揮每個(gè)人的主觀能動(dòng)性與潛能，提高企業(yè)對(duì)市場(chǎng)動(dòng)態(tài)變化的響應(yīng)速度。總之，借助IT技術(shù)的飛速發(fā)展與應(yīng)用，ERP系統(tǒng)得以將很多先進(jìn)的管理思想變成現(xiàn)實(shí)中可實(shí)施應(yīng)用的企業(yè)管理系統(tǒng)，不斷完善、創(chuàng)新，使企業(yè)得以發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
1 背景和意義
隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，公司、企業(yè)的分工越來(lái)越細(xì)化，部門之間的聯(lián)系也越來(lái)越多，進(jìn)行人事管理時(shí)，傳統(tǒng)的手工管理方式就會(huì)出現(xiàn)許多弊端，增加了企業(yè)管理的復(fù)雜度，大大降低了管理效率，因此本系統(tǒng)的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)祁南礦人力資源管理的網(wǎng)絡(luò)化、一體化管理，從而提高企業(yè)的工作效率。根據(jù)一直以來(lái)的工作觀察發(fā)現(xiàn)目前人力資源管理存在以下不足：
1）由于公司員工人數(shù)眾多，從總公司到下屬基層單位共計(jì)上千人，在查詢、更新、維護(hù)員工信息時(shí)需要翻閱大量資料，從而增加了管理人員的工作量，降低了工作效率。
2）由于公司內(nèi)部各個(gè)部門采用不同的管理系統(tǒng)，造成了公司內(nèi)部數(shù)據(jù)格式的不兼容。為了有效解決上述問(wèn)題，該電力公司決定建立一套人力資源管理信息系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)對(duì)人事信息管理的實(shí)時(shí)監(jiān)控。
3）公司內(nèi)部經(jīng)常會(huì)有人事調(diào)整，當(dāng)員工所在的部門發(fā)生變動(dòng)時(shí)，很容易因?yàn)楣芾砣藛T的疏忽造成員工信息的遺漏、丟失，或者同一個(gè)員工的信息重復(fù)出現(xiàn)在不同的部門當(dāng)中，會(huì)給信息管理造成混亂。
4）公司不同部門對(duì)于員工不同的管理模式，給員工的考核及財(cái)務(wù)部門的工資核算工作帶來(lái)很大困難。
為了克服以上種種弊端，提高員工工作效率和精簡(jiǎn)員工數(shù)量，在研究人力資源發(fā)展過(guò)程中提出一種人力資源管理系統(tǒng)。
該人力資源系統(tǒng)包括個(gè)人管理、人事管理、招聘管理、培訓(xùn)管理、保險(xiǎn)管理、績(jī)效管理、薪酬管理和系統(tǒng)的總體管理模塊。
2 系統(tǒng)的概述
人力資源管理系統(tǒng)是第三代人力資源管理系統(tǒng)，特點(diǎn)是從人力資源管理的角度出發(fā)，用集中的數(shù)據(jù)庫(kù)將幾乎所有與人力資源相關(guān)的數(shù)據(jù)（如薪資福利、招聘、個(gè)人職業(yè)生涯的設(shè)計(jì)、培訓(xùn)、職位管理、績(jī)效管理、崗位描述、個(gè)人信息和歷史資料）統(tǒng)一管理起來(lái)，形成了集成的信息源。友好的用戶界面，強(qiáng)有力的報(bào)表生成工具、分析工具和信息的共享使得人力資源管理人員得以擺脫繁重的日常工作，集中精力從戰(zhàn)略的角度來(lái)考慮企業(yè)人力資源規(guī)劃和政策。
3 系統(tǒng)功能分析及規(guī)劃
3.1 系統(tǒng)模塊簡(jiǎn)要介紹
人力資源管理中有很多不同的角色，因此系統(tǒng)設(shè)置了有七個(gè)操作權(quán)限，分別是：管理員、普通用戶、部門經(jīng)理、人事專員、人事經(jīng)理、總經(jīng)理、財(cái)務(wù)專員。其中管理員的權(quán)限是最大。
3.2 系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程圖
人力資源管理系統(tǒng)模塊
人力資源管理系統(tǒng)模塊業(yè)務(wù)流程如下：
管理員能夠?qū)崿F(xiàn)的功能如下：系統(tǒng)配置。
普通員工能夠?qū)崿F(xiàn)的功能如下：?jiǎn)T工添加，合同簽訂，提交任務(wù)，查看系統(tǒng)消息，發(fā)送用戶消息，查看接收消息，調(diào)配申請(qǐng)，離職申請(qǐng)，獎(jiǎng)懲申請(qǐng)等。
部門經(jīng)理能夠?qū)崿F(xiàn)的功能如下：新員工錄用審批，任務(wù)，審批任務(wù)，調(diào)配申請(qǐng)表審批，離職申請(qǐng)表審批，培訓(xùn)需求添加，加班申請(qǐng)審批，請(qǐng)假申請(qǐng)審批，獎(jiǎng)懲審批，獎(jiǎng)懲公告，合同終止，合同續(xù)簽等。
人事專員能夠?qū)崿F(xiàn)的功能如下：公司信息配置，設(shè)計(jì)組織結(jié)構(gòu)，部門信息添加，保存組織當(dāng)前結(jié)構(gòu)形式，薪級(jí)添加，崗級(jí)添加，查看當(dāng)前組織結(jié)構(gòu)圖，人員需求添加，人力資源預(yù)算添加，招聘計(jì)劃添加，簡(jiǎn)歷添加，新員工報(bào)到，新員工合同簽訂，新員工合同制定，員工保險(xiǎn)基數(shù)設(shè)置，培訓(xùn)規(guī)章制度添加，培訓(xùn)課程添加，培訓(xùn)需求回復(fù)等。
人事經(jīng)理能夠?qū)崿F(xiàn)的功能如下：培訓(xùn)計(jì)劃制定，培訓(xùn)費(fèi)用申請(qǐng)，考勤類型添加，員工班次管理，考核方法管理，制定考核模版，員工考核模版，保險(xiǎn)基數(shù)添加，保險(xiǎn)比例添加，發(fā)薪時(shí)間配置，發(fā)薪城市配置，發(fā)薪項(xiàng)目添加，崗位薪酬模版設(shè)置，員工薪酬模版設(shè)置，工資稅率配置，工資匯總等。
總經(jīng)理能夠?qū)崿F(xiàn)的功能如下：人員需求審批，人力資源預(yù)算審批，招聘審批，簡(jiǎn)歷審批，培訓(xùn)計(jì)劃審批，人事資料報(bào)表查看，員工工資報(bào)表打印，員工報(bào)稅表打印和人才市場(chǎng)服務(wù)商信息查看修改等。
財(cái)務(wù)專員能夠?qū)崿F(xiàn)的功能如下：培訓(xùn)費(fèi)用審批，招聘費(fèi)用審批，工資發(fā)放，工資成本匯總，招聘費(fèi)用匯總，人力資源規(guī)劃結(jié)算等。
3.3 系統(tǒng)功能流程圖
通過(guò)業(yè)務(wù)流程的介紹，我們已經(jīng)大概了解這三大模塊的業(yè)務(wù)流程情況，根據(jù)業(yè)務(wù)流程進(jìn)一步描述系統(tǒng)功能流程圖：
1）系統(tǒng)設(shè)置，包括基礎(chǔ)信息配置、用戶管理、權(quán)限管理、合同模板、費(fèi)用類型配置、流程信息配置，基礎(chǔ)信息配置主要是介紹一個(gè)公司的簡(jiǎn)介、創(chuàng)始人、創(chuàng)辦歷史以及發(fā)展史等，用戶相關(guān)信息進(jìn)行管理；權(quán)限管理主要是對(duì)用戶權(quán)限的分配。
2）組織設(shè)計(jì)，包括組織機(jī)構(gòu)配置、部門信息配置、職位信息配置、職級(jí)信息配置、崗位信息配置、部門員工信息、組織設(shè)計(jì)結(jié)構(gòu)圖（保存當(dāng)前組織結(jié)構(gòu)，查看組織結(jié)構(gòu)圖），主要是對(duì)公司內(nèi)部結(jié)構(gòu)的介紹，包括公司內(nèi)部的組織結(jié)構(gòu)、包含部門已有部門職位人員信息等。
3）人事管理，包括員工信息，合同管理（我的合同簽訂，合同添加，合同終止，合同續(xù)簽），免職申請(qǐng)，調(diào)入申請(qǐng)，調(diào)出申請(qǐng)，變動(dòng)申請(qǐng)，轉(zhuǎn)職申請(qǐng)，掛職申請(qǐng)，回避申請(qǐng)，離職申請(qǐng)，辭退申請(qǐng)，離休管理 ，退休管理，強(qiáng)制退休管理，主要是公司員工基本信息的管理，員工信息的添加刪除修改，以及員工信息轉(zhuǎn)換成Word文檔進(jìn)行打印，公司員工的變動(dòng)等。
4）考勤管理，包括考勤類型維護(hù)、排班管理（排班管理，員工班次管理）、加班管理（加班申請(qǐng)，加班審批）、請(qǐng)假管理（請(qǐng)假申請(qǐng)，請(qǐng)假審批）、考勤數(shù)據(jù)添加（考勤數(shù)據(jù)錄入，考勤數(shù)據(jù)添加）、考勤匯總，主要是員工出勤情況，加班情況，請(qǐng)假申請(qǐng)等等一些功能。
5）招聘管理，包括招聘需求、招聘計(jì)劃（招聘計(jì)劃制定，招聘計(jì)劃審批）、崗位（招聘計(jì)劃崗位，招聘計(jì)劃暫停，招聘計(jì)劃重新，招聘計(jì)劃停止）、工作申請(qǐng)審批（簡(jiǎn)歷添加，簡(jiǎn)歷審批）、甄選（考試審批，復(fù)試審批，面試審批，決策審批）、體檢、錄用信息，新員工報(bào)到（新員工報(bào)到，新員工錄用，新員工合同簽訂，新員工合同查看）、錄用評(píng)估、費(fèi)用管理（費(fèi)用申請(qǐng)，費(fèi)用審批）、人才庫(kù)維護(hù)。主要是熟悉招聘的整個(gè)流程，包括簡(jiǎn)歷篩選、成功招聘人員信息，新員工的錄用與報(bào)到等等。
6）保險(xiǎn)管理，包括保險(xiǎn)基數(shù)管理、保險(xiǎn)比例管理、職位保險(xiǎn)基數(shù)管理、職位保險(xiǎn)比例管理、員工保險(xiǎn)管理（員工保險(xiǎn)基數(shù)編輯，員工繳納統(tǒng)計(jì)，福利配置，員工福利管理，報(bào)銷醫(yī)療項(xiàng)目配置，醫(yī)療報(bào)銷申請(qǐng)審批，醫(yī)療報(bào)銷匯總）。
7）薪酬管理，包括薪酬配置（發(fā)薪時(shí)間配置，發(fā)薪城市）、四舍五入配置、薪酬項(xiàng)目、職位薪酬模板、員工薪酬模板、工資稅率配置、工資提交。采用最簡(jiǎn)單的工資計(jì)算方法，月工資=基本工資+加班工資-請(qǐng)假（曠工罰款）+額外工資-應(yīng)繳稅款，計(jì)算出每個(gè)月員工的工資，工資發(fā)放時(shí)間制定管理等等。
8）培訓(xùn)管理，包括培訓(xùn)機(jī)構(gòu)管理、基礎(chǔ)資料管理（培訓(xùn)制度管理，培訓(xùn)課程管理）、培訓(xùn)需求管理（添加培訓(xùn)需求，培訓(xùn)需求回復(fù)）、培訓(xùn)計(jì)劃管理（培訓(xùn)計(jì)劃制定，培訓(xùn)計(jì)劃審批）、培訓(xùn)日程管理、培訓(xùn)效果管理、培訓(xùn)費(fèi)用管理（培訓(xùn)費(fèi)用申請(qǐng)，培訓(xùn)費(fèi)用審批）。主要是制定培訓(xùn)項(xiàng)目、內(nèi)容、培訓(xùn)費(fèi)用，然后提出培訓(xùn)需求申請(qǐng)，得到審批之后進(jìn)行培訓(xùn)。
9）績(jī)效管理，包括考核方法管理、職位考核模板、員工考核模板、考核執(zhí)行、考核表管理、分析統(tǒng)計(jì)。主要是對(duì)員工工作努力程度的監(jiān)督，員工工作優(yōu)劣的評(píng)審，員工的內(nèi)部提升，員工工資的増降等的依據(jù)系統(tǒng)，主要是采用了360度績(jī)效考核管理方法。
10）獎(jiǎng)懲管理，包括獎(jiǎng)勵(lì)管理（獎(jiǎng)勵(lì)申請(qǐng)，獎(jiǎng)勵(lì)申請(qǐng)審批）、懲罰管理（懲罰申請(qǐng)，懲罰申請(qǐng)審批）、公告（獎(jiǎng)勵(lì)公告、懲罰公告）。主要是對(duì)員工加班、員工曠工、員工的突出業(yè)績(jī)、員工職位遷升等獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰制度的制定和審核，也為員工工資的額外工資提供了部分依據(jù)。
11）職業(yè)生涯規(guī)劃，包括職業(yè)生涯制定、職業(yè)生涯評(píng)價(jià)。主要是員工對(duì)自己的職位方向的定位，主要體現(xiàn)在自己簡(jiǎn)歷的填寫和簡(jiǎn)歷投遞公司方面，督促工作中職業(yè)方面的學(xué)習(xí)和自身能力提升的學(xué)習(xí)和分享。
12）人力資源規(guī)劃，包括組織戰(zhàn)略制定、人員需求分析（人員需求分析添加，人員需求分析審批）、人力資源供給分析、人力資源預(yù)算（人力資源預(yù)算添加，人力資源預(yù)算審批）、工作分析、工作評(píng)價(jià)。這部分主要是對(duì)公司新一年的活動(dòng)預(yù)算的估計(jì)和已結(jié)束工作的總結(jié)和回顧。
13）成本中心管理，包括工資成本管理（工資發(fā)放，員工工資變遷，工資成本匯總）、培訓(xùn)費(fèi)用管理（培訓(xùn)費(fèi)用審批，培訓(xùn)費(fèi)用匯總）、招聘費(fèi)用管理（招聘費(fèi)用審批，招聘費(fèi)用匯總）、人力資源規(guī)劃結(jié)算（人力資源規(guī)劃結(jié)束，人力資源規(guī)劃歸檔）。
14）報(bào)表管理，包括人事資料報(bào)表、員工工資報(bào)表、報(bào)稅表。其中人事資料報(bào)表是生成Word文檔用打印使用；員工工資報(bào)表、報(bào)稅表都是按要求直接生成水晶報(bào)表，以方便打印、查看和比較。
4 系統(tǒng)的開發(fā)與實(shí)現(xiàn)
常用的信息系統(tǒng)的開發(fā)方法有生命周期法、原型方法、面向?qū)ο蟮拈_發(fā)方法等。在實(shí)際的工作中，我們考慮到該系統(tǒng)功能比較明確，而且所選用的開發(fā)工具和數(shù)據(jù)庫(kù)的功能較為強(qiáng)大。因此采用了原型的方法進(jìn)行系統(tǒng)的開發(fā)。根據(jù)用戶的要求，并結(jié)合現(xiàn)代管理理論，提出原型，在運(yùn)行系統(tǒng)的運(yùn)行中對(duì)之不斷改進(jìn)，形成功能較為完備、滿足實(shí)際需要的信息系統(tǒng)。
按照以管理者及員工為對(duì)象、以企業(yè)人力資源管理流程為線索，建立人員管理的綜合信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)人力資源的計(jì)算機(jī)動(dòng)態(tài)管理。根據(jù)實(shí)際情況并結(jié)合當(dāng)今流行的開發(fā)環(huán)境，系統(tǒng)采用C/S結(jié)構(gòu)，在服務(wù)器端采用Windows XP網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)、SQL server2005數(shù)據(jù)庫(kù)，客戶端采用Windows XP操作系統(tǒng)、Visual Studio2008為開發(fā)工具。
4.1 數(shù)據(jù)庫(kù)表格設(shè)計(jì)
一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)中包含許多張數(shù)據(jù)表，每一張表包含若干個(gè)字段，每個(gè)字段規(guī)定相應(yīng)的數(shù)據(jù)類型、數(shù)據(jù)長(zhǎng)度，在規(guī)定的范圍內(nèi)存儲(chǔ)相應(yīng)的數(shù)據(jù)項(xiàng)。
數(shù)據(jù)表之間存在一對(duì)一、一對(duì)多、多對(duì)多的聯(lián)系，為了充分利用數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)表，必須設(shè)定好表與表之間的聯(lián)系。以員工和部門為例，員工信息表和部門信息表，一個(gè)部門可以擁有多個(gè)員工，但是一個(gè)員工只能屬于一個(gè)部門。
系統(tǒng)使用的過(guò)程中涉及的用戶表結(jié)構(gòu)如圖2所示：
4.2 數(shù)據(jù)錄入標(biāo)準(zhǔn)化
人力資源信息的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是十分關(guān)鍵的。為了保證錄入的規(guī)范性，減少人為的工作誤差，系統(tǒng)根據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)建立標(biāo)準(zhǔn)的錄入字段，另一方面為了解決單位情況的特殊性和可擴(kuò)展性，將某些錄入字段建立代碼表，以利于統(tǒng)計(jì)和維護(hù)。
4.3 數(shù)據(jù)批量處理
根據(jù)用戶的需求，建立數(shù)據(jù)之間的函數(shù)關(guān)系，使用臨時(shí)表保存臨時(shí)數(shù)據(jù)，并大量使用存儲(chǔ)過(guò)程，減輕網(wǎng)絡(luò)負(fù)擔(dān)，從而保證數(shù)據(jù)批量處理的完整性和正確性。如實(shí)現(xiàn)了給相同級(jí)別的員工一次性全部調(diào)整工資、津貼等。
4.4 報(bào)表的輸出
Visual studio 2008開發(fā)工具內(nèi)部自帶水晶報(bào)表的生成工具，因此文中的員工工資報(bào)表、報(bào)稅表都能按照需求很快捷方便的打印出來(lái)，同時(shí)可按字段任意排序。
特別地運(yùn)用了控件，并可實(shí)現(xiàn)一表多字段任選打印輸出，進(jìn)一步方便了決策。
5 系統(tǒng)測(cè)試與運(yùn)行
系統(tǒng)在測(cè)試和運(yùn)行過(guò)程中能夠充分滿足老師和學(xué)生的使用要求，關(guān)于申請(qǐng)表格填寫方面的一些要求還需要給出提示填寫要求以滿足能夠成功提交申請(qǐng)得到審批。
6 結(jié)束語(yǔ)
該系統(tǒng)從構(gòu)思研究、需求分析到完成，歷時(shí)半年的應(yīng)用實(shí)踐，對(duì)于提升人力資源管理的效率和水平，有著明顯的效果。
1）注重理論聯(lián)系實(shí)際，能夠滿足企業(yè)完全實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)一體化、信息化的要求，減少了人員在崗位上的需求量，為公司減少開支，帶來(lái)便利；
2）以簡(jiǎn)單的步驟實(shí)現(xiàn)復(fù)雜功能，使用者能夠由淺入深、循序漸進(jìn)地幫助員工熟悉整個(gè)工作流程；
3）提供了模塊級(jí)、功能級(jí)等授權(quán)功能，方便企業(yè)根據(jù)實(shí)際管理需求設(shè)置員工權(quán)限；
4）提供了報(bào)表轉(zhuǎn)換成WORD，方便用戶轉(zhuǎn)換和共享信息資源。
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中圖分類號(hào)：F273.4 文I標(biāo)識(shí)碼：B
Risk- oriented construction of the framework of the internal control system of fixed assets
Suhong（AVIC Research Institute for Special Structures of Aeronautical Composites，Shandong Jinan 250023 ）
Abstract ： As an important part of corporate assets， fixed assets has an important impact on business performance. In this paper， under the identification of the risk management of fixed assets management，we can identify the key area of the risk management and build the whole process of internal control system framework to comprehensively improve the enterprise fixed assets management and fixed asset management performance and achieve full coverage of fixed asset management.
Key words： fixed assets risk management Construction of internal control framework
CLC number：F273.4 Document code：B
一、構(gòu)建固定資產(chǎn)內(nèi)控體系的必要性
（一）加強(qiáng)實(shí)物資產(chǎn)控制是財(cái)政部、國(guó)資委的要求
2012年財(cái)政部等五部委印發(fā)的《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第8號(hào)――資產(chǎn)管理》第十三條“企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)房屋建筑物、機(jī)器設(shè)備等各類固定資產(chǎn)的管理，重視固定資產(chǎn)維護(hù)和更新改造，不斷提升固定資產(chǎn)的使用效能，積極促進(jìn)固定資產(chǎn)處于良好運(yùn)行狀態(tài)?！必?cái)政部印發(fā)的《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》于2014年1月1日起施行，其中第四十條“單位應(yīng)當(dāng)對(duì)資產(chǎn)實(shí)行分類管理，建立健全資產(chǎn)內(nèi)部管理制度”，第四十四條“單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)實(shí)物資產(chǎn)的管理，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)權(quán)限，強(qiáng)化對(duì)配置、使用、處置等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的管控”；國(guó)資委于2012年5月印發(fā)了《關(guān)于加快構(gòu)建中央企業(yè)內(nèi)部控制體系有關(guān)事項(xiàng)的通知》第三條“立足企業(yè)實(shí)際，建立健全內(nèi)部控制體系”。固定資產(chǎn)作為實(shí)物資產(chǎn)，是科研企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分，實(shí)物資產(chǎn)控制是科研企業(yè)內(nèi)部控制的重要內(nèi)容之一。
（二）構(gòu)建固定資產(chǎn)內(nèi)部控制體系是企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部管理的要求
固定資產(chǎn)管理是一個(gè)繁雜的系統(tǒng)工程，涉及業(yè)務(wù)面廣、企業(yè)內(nèi)部部門多、管理環(huán)節(jié)多，經(jīng)常會(huì)因管理不善、相互協(xié)調(diào)對(duì)接等原因，使得固定資產(chǎn)整體管理效能低下，以至于造成固定資產(chǎn)所產(chǎn)生的實(shí)際收益與預(yù)計(jì)收益發(fā)生背離，固定資產(chǎn)非正常貶值或損耗，從而蒙受各種損失。因此提升固定資產(chǎn)管理能力和風(fēng)險(xiǎn)防范能力，建立一套完善的固定資產(chǎn)內(nèi)控體系，提高固定資產(chǎn)管理績(jī)效是十分必要的。
二、固定資產(chǎn)內(nèi)部控制體系詮釋
內(nèi)部控制是為實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo)，通過(guò)制定制度、實(shí)施措施和執(zhí)行程序，對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防范和管控。要全面實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)規(guī)范、高效管理，合理保證固定資產(chǎn)管理活動(dòng)合法合規(guī)、資產(chǎn)安全的有效使用、財(cái)務(wù)信息真實(shí)可靠，有效防范固定資產(chǎn)管理活動(dòng)中的舞弊風(fēng)險(xiǎn)和廉潔風(fēng)險(xiǎn)，就應(yīng)當(dāng)系統(tǒng)地建立一套完善的固定資產(chǎn)內(nèi)部控制體系，該體系涵蓋固定資產(chǎn)管理全過(guò)程，包括固定資產(chǎn)管理模式、投資決策、招標(biāo)、購(gòu)置、驗(yàn)收、使用、維修、核算等環(huán)節(jié)，將固定資產(chǎn)各管理環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容、操作規(guī)范、工作流程、考核標(biāo)準(zhǔn)等固化到相應(yīng)管理制度中去，形成固定資產(chǎn)全鏈條的從頭至尾的閉環(huán)管理。
三、固定資產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)管理
對(duì)企業(yè)固定資產(chǎn)管理全過(guò)程各環(huán)節(jié)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)辯識(shí)與分析，識(shí)別出基礎(chǔ)管控風(fēng)險(xiǎn)、核算風(fēng)險(xiǎn)、投資論證風(fēng)險(xiǎn)、投資決策風(fēng)險(xiǎn)、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)、周期檢定和維護(hù)保養(yǎng)風(fēng)險(xiǎn)、設(shè)備故障風(fēng)險(xiǎn)共七大風(fēng)險(xiǎn)類別、12種風(fēng)險(xiǎn)描述和41個(gè)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，并制訂相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。
（一）基礎(chǔ)管控風(fēng)險(xiǎn)
（1）風(fēng)險(xiǎn)描述。第一，企業(yè)重視程度不夠。一是比較關(guān)心固定資產(chǎn)能否保證生產(chǎn)所需，即固定資產(chǎn)的前期購(gòu)進(jìn)，在固定資產(chǎn)管理能否給企業(yè)帶來(lái)績(jī)效等方面比較忽視；二是重視資金管理、輕視實(shí)物管理的現(xiàn)象比較嚴(yán)重。第二，固定資產(chǎn)管理模式、管理職責(zé)不明確或職責(zé)劃分不清，從而導(dǎo)致固定資產(chǎn)管理缺位或推諉扯皮現(xiàn)象。第三，固定資產(chǎn)管理過(guò)程相關(guān)環(huán)節(jié)中，存在管理缺陷，缺乏有效的管理措施和工作流程；管理制度缺乏科學(xué)性、操作性，未全面做到固定資產(chǎn)管理有法可依、有章可循。第四，建筑物、設(shè)備等固定資產(chǎn)檔案收集、保管不到位，不能滿足固定資產(chǎn)管理所需。
（2）風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。一是思想上重視程度不夠；二是缺乏固定資產(chǎn)管理專業(yè)知識(shí)、培訓(xùn)不到位；三是未明確固定資產(chǎn)管理模式；四是部門和人員崗位職責(zé)不清、不全；五是固定資產(chǎn)管理制度不健全；六是固定資產(chǎn)管理措施不到位，特別是防范各類風(fēng)險(xiǎn)措施不健全；七是固定資產(chǎn)管理工作流程科學(xué)性、操作性不強(qiáng)；八是建筑物、設(shè)備檔案不全，不能為今后固定資產(chǎn)維修及管理提供相關(guān)資料。
（3）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。一是加強(qiáng)宣貫，提高固定資產(chǎn)重視程度及管理意識(shí)；二是加強(qiáng)員工崗位培訓(xùn)，提高員工固定資產(chǎn)管理知識(shí)水平；三是根據(jù)單位實(shí)際，明確固定資產(chǎn)管理模式；四是在單位文件或制度中明確固定資產(chǎn)實(shí)物管理與核算管理的部門職責(zé)及相應(yīng)崗位職責(zé)，做到分工明確、管理全覆蓋；五是針對(duì)固定資產(chǎn)全過(guò)程管理，制訂固定資產(chǎn)各環(huán)節(jié)內(nèi)控制度，做到有法可依、有章可循，建立完善的固定資產(chǎn)內(nèi)控體系；六是明確固定資產(chǎn)管理各環(huán)節(jié)的管理措施，特別是防范各類風(fēng)險(xiǎn)措施，并納入內(nèi)控制度；七是明確固定資產(chǎn)管理各環(huán)節(jié)的工作流程，固化到內(nèi)控制度，保證制度的科學(xué)性、可操作性和時(shí)效性；八是明確建筑物、設(shè)備檔案管理工作的職責(zé)、工作要求和工作程序。
（二）核算風(fēng)險(xiǎn)
（1）風(fēng)險(xiǎn)描述。因固定資產(chǎn)賬實(shí)不符，設(shè)備閑置、報(bào)廢資產(chǎn)未及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理等財(cái)務(wù)核算管理問(wèn)題，導(dǎo)致資產(chǎn)狀態(tài)不清，資產(chǎn)信息不實(shí)等現(xiàn)象。
（2）風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。一是固定資產(chǎn)盤點(diǎn)不到位；二是固定資產(chǎn)管理部門與財(cái)務(wù)部門缺乏良好的對(duì)接，固定資產(chǎn)對(duì)賬不到位；三是固定資產(chǎn)計(jì)價(jià)、折舊不到位，賬務(wù)處理有誤；四是未及時(shí)對(duì)報(bào)廢、毀損的不良固定資產(chǎn)進(jìn)行賬務(wù)處理。
（3）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。一是加強(qiáng)固定資產(chǎn)定期盤點(diǎn)清查，明確盤點(diǎn)工作內(nèi)容、時(shí)限和責(zé)任部門及人員；二是加強(qiáng)固定資產(chǎn)對(duì)賬管理，明確對(duì)賬內(nèi)容、時(shí)限和責(zé)任部門及人員；三是按國(guó)家規(guī)定，結(jié)合本單位實(shí)際，明確固定資產(chǎn)計(jì)價(jià)、折舊標(biāo)準(zhǔn)等要求，做好固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)賬務(wù)處理；四是明確報(bào)廢、毀損的固定資產(chǎn)申報(bào)、處理流程，及時(shí)做好不良固定資產(chǎn)賬務(wù)處理。
（三）投資論證風(fēng)險(xiǎn)
（1）風(fēng)險(xiǎn)描述。固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目，因未進(jìn)行充分的調(diào)查論證、評(píng)估，風(fēng)險(xiǎn)分析不全面、不到位，或論證報(bào)告（包括立項(xiàng)、可行性研究、初步設(shè)計(jì)報(bào)告等）缺乏科學(xué)性、合理性、合規(guī)性，論證的依據(jù)和結(jié)論與相關(guān)法律法規(guī)不符，論證的結(jié)論缺乏相關(guān)材料和數(shù)據(jù)的支撐等原因，不能為決策提供有效的、可靠的依據(jù)等投資論證風(fēng)險(xiǎn)。
（2）風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。一是固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目論證工作制度不健全；二是固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目論證工作流程不完善；三是設(shè)備購(gòu)置前期技術(shù)選型論證制度不健全；四是設(shè)備購(gòu)置前期技術(shù)選型論證工作流程不完善。
（3）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。一是對(duì)重大投資和工程建設(shè)項(xiàng)目等固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目，制定并嚴(yán)格執(zhí)行固定資產(chǎn)投資立項(xiàng)論證、可行性研究、初步設(shè)計(jì)工作制度及工作流程，并通過(guò)必要的審批程序，保證論證報(bào)告的科學(xué)、合理、合規(guī)。二是對(duì)于添置設(shè)備等固定資產(chǎn)購(gòu)置項(xiàng)目，制定并嚴(yán)格執(zhí)行前期技術(shù)選型論證，并通過(guò)必要的審批程序。
（四）投資決策風(fēng)險(xiǎn)
（1）風(fēng)險(xiǎn)描述。固定資產(chǎn)投資決策過(guò)程不合規(guī)、決策執(zhí)行過(guò)程不規(guī)范、決策后發(fā)現(xiàn)問(wèn)題不及時(shí)等，存在導(dǎo)致資產(chǎn)損失或形成不良資產(chǎn)以及資產(chǎn)利用率低或資產(chǎn)閑置的投資決策風(fēng)險(xiǎn)。
（2）風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。一是投資決策制度不健全，投資決策流程不完善；二是決策執(zhí)行不到位。
（3）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。 一是將超過(guò)××萬(wàn)元（含）固定資產(chǎn)投資決策工作，納入“三重一大”集體決策范疇；二是規(guī)范決策流程，明確決策主體，在充分論證的基礎(chǔ)上，實(shí)行集體決策，防范固定資產(chǎn)投資決策風(fēng)險(xiǎn)；三是明確并追究決策執(zhí)行不到位相關(guān)人員的責(zé)任。
（五）采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)
（1）風(fēng)險(xiǎn)描述。一是固定資產(chǎn)在購(gòu)置環(huán)節(jié)中，違反計(jì)劃采購(gòu)、招標(biāo)比價(jià)、合同評(píng)審及簽訂、驗(yàn)收、入庫(kù)等相關(guān)規(guī)定，導(dǎo)致固定資產(chǎn)性能或到貨時(shí)間不能滿足要求，或性價(jià)比低，或造成資產(chǎn)損失等采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)以及等廉潔風(fēng)險(xiǎn)；二是固定資產(chǎn)在采購(gòu)環(huán)節(jié)中，違反計(jì)劃采購(gòu)、招標(biāo)比價(jià)、法人授權(quán)、合同評(píng)審及簽訂等相關(guān)規(guī)定，導(dǎo)致固定資產(chǎn)性能或到貨時(shí)間不能滿足要求，或性價(jià)比低，或造成資產(chǎn)損失等采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)以及等廉潔風(fēng)險(xiǎn)；三是固定資產(chǎn)在采購(gòu)環(huán)節(jié)中，違反合同專用章管理、驗(yàn)收、入庫(kù)、付款等相關(guān)規(guī)定，導(dǎo)致固定資產(chǎn)性能或到貨時(shí)間不能滿足要求，或性價(jià)比低，或造成資產(chǎn)損失等采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)以及等廉潔風(fēng)險(xiǎn)。
（2）風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，主要有16項(xiàng)內(nèi)容。設(shè)備等固定資產(chǎn)采購(gòu)管理制度不健全，采購(gòu)計(jì)劃編制與審批流程不完善；違反計(jì)劃采購(gòu)；固定資產(chǎn)招標(biāo)比價(jià)制度不健全，招標(biāo)比價(jià)工作流程科學(xué)性、操作性不強(qiáng)，缺乏相互環(huán)節(jié)之間的制約機(jī)制；違反招標(biāo)比價(jià)相關(guān)規(guī)定及工作流程，存在規(guī)避招?、芳堚矔窈等行?；合同管理制度不健全，工作流程科學(xué)性、操作性不強(qiáng)；合同條款不齊全、不規(guī)范；合同未經(jīng)專業(yè)或相關(guān)人員審核等；合同審核人員履職不到位；法人授權(quán)委托制度不健全；違反法人授權(quán)委托制度，比如未經(jīng)授權(quán)簽訂合同；合同專用章管理制度不健全，蓋章流程不明確；未按規(guī)定加蓋合同專用章；固定資產(chǎn)驗(yàn)收不合規(guī)；未辦理入庫(kù)手續(xù)就交付使用；財(cái)務(wù)未按合同付款約定支付合同款；未按規(guī)定保管合同。
（3）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，共有16種辦法。建立健全固定資產(chǎn)采購(gòu)管理制度，完善采購(gòu)計(jì)劃編制與審批流程；明確并追究違反計(jì)劃采購(gòu)的責(zé)任；建立健全固定資產(chǎn)采購(gòu)管理制度，完善工作流程，建立相互環(huán)節(jié)之間的制約機(jī)制；明確并追究違反招標(biāo)比價(jià)規(guī)定及工作流程的相關(guān)責(zé)任；建立健全合同管理制度，完善工作流程；根據(jù)合同類別，制定相應(yīng)的合同模版，完善合同條款；明確并追究違反合同管理規(guī)定的責(zé)任，追究未履行合同審核的相關(guān)人員責(zé)任；明確并追究違反合同管理規(guī)定的責(zé)任，追究合同審核人員履職不到位的責(zé)任；建立健全法人授權(quán)委托制度，完善工作流程；明確并追究違反法人授權(quán)委托規(guī)定的責(zé)任，追究未經(jīng)授權(quán)簽訂合同人員的責(zé)任；建立健全合同專用章制度；明確并追究違反合同專用章管理規(guī)定的責(zé)任，追究未按規(guī)定加蓋合同專用章人員的責(zé)任；明確并追究固定資產(chǎn)驗(yàn)收不合規(guī)相關(guān)人員的責(zé)任；明確并追究未辦理入庫(kù)手續(xù)就交付使用相關(guān)人員的責(zé)任；明確并追究未辦理入庫(kù)手續(xù)就交付使用相關(guān)人員的責(zé)任；加強(qiáng)合同管理考核。
（六）周期檢定、維修、保養(yǎng)風(fēng)險(xiǎn)
（1）風(fēng)險(xiǎn)描述。設(shè)備（儀器等）、建筑物等固定資產(chǎn)，因未按期進(jìn)行必要的檢定、保養(yǎng)、維修，從而導(dǎo)致固定資產(chǎn)功能下降、不能正常使用或降低使用壽命的風(fēng)險(xiǎn)。
（2）風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。一是未制定或未嚴(yán)格執(zhí)行設(shè)備周期檢定計(jì)劃；二是未制定或未嚴(yán)格執(zhí)行設(shè)備維修、保養(yǎng)計(jì)劃。
（3）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。一是明確規(guī)定設(shè)備（含儀器）定期檢定要求和工作程序，按要求制定設(shè)備周期檢定計(jì)劃，并嚴(yán)格執(zhí)行；二是明確規(guī)定設(shè)備維修、保養(yǎng)要求，按要求制定設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃，并嚴(yán)格執(zhí)行。
（七）設(shè)備故障風(fēng)險(xiǎn)
（1）風(fēng)險(xiǎn)描述。設(shè)備發(fā)生故障或因未定期進(jìn)行設(shè)備大中修，可能導(dǎo)致設(shè)備不能正常使用、設(shè)備功能下降或降低使用壽命的風(fēng)險(xiǎn)。
（2）風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)共有5項(xiàng)。未進(jìn)行設(shè)備周期定檢；未進(jìn)行設(shè)備保養(yǎng)、維修；設(shè)備質(zhì)量問(wèn)題；設(shè)備違規(guī)使用；設(shè)備使用壽命到期。
（3）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施共有5項(xiàng)。對(duì)設(shè)備周期檢定計(jì)劃完成情況進(jìn)行考核；對(duì)設(shè)備維修、保養(yǎng)計(jì)劃完成情況進(jìn)行考核；加強(qiáng)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的防范措施；明確設(shè)備使用規(guī)則，并嚴(yán)格考核；明確設(shè)備報(bào)廢程序，并嚴(yán)格執(zhí)行。
四、固定資產(chǎn)內(nèi)部控制體系框架構(gòu)建
結(jié)合企業(yè)實(shí)際，將上述固定資產(chǎn)辯識(shí)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，與企業(yè)內(nèi)部控制體系建設(shè)相結(jié)合，構(gòu)建一套固定資產(chǎn)內(nèi)控制度框架，至少包括如下18個(gè)管理制度，見(jiàn)表1。
在制度編制中，應(yīng)根據(jù)具體情況，采取不同的內(nèi)部控制方法，包括不相容崗位相互分離、內(nèi)部授權(quán)審批控制、歸口管理、預(yù)算控制、財(cái)產(chǎn)保護(hù)控制、單據(jù)控制、信息內(nèi)部公開等控制方法，完善固定資產(chǎn)內(nèi)部控制體系構(gòu)建；與此同時(shí)，還應(yīng)考慮固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)內(nèi)容存在交叉、業(yè)務(wù)量大小等情況，結(jié)合工作流程對(duì)制度進(jìn)行統(tǒng)籌設(shè)計(jì)，例如可將防范設(shè)備投資論證風(fēng)險(xiǎn)和設(shè)備采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)融合在一個(gè)“設(shè)備購(gòu)置管理辦法”中，可將固定資產(chǎn)實(shí)物管理與核算管理融合在一個(gè)“固定資產(chǎn)管理辦法”中。
五、結(jié)束語(yǔ)
固定資產(chǎn)管理是全過(guò)程的，只有每個(gè)環(huán)節(jié)都管理到位，實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)管理全覆蓋，才能提高固定資產(chǎn)整體管理績(jī)效，防范固定資產(chǎn)各類風(fēng)險(xiǎn)。
以風(fēng)險(xiǎn)管理為導(dǎo)向，將風(fēng)險(xiǎn)管理與內(nèi)部控制體系建設(shè)相結(jié)合，促進(jìn)并完善固定資產(chǎn)管理體系構(gòu)建，使固定資產(chǎn)內(nèi)部控制體系的全面系統(tǒng)性得到提高，實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)管控全覆蓋。
⒖嘉南祝
[1] 吳建華， 基于價(jià)值鏈管理的航空公司固定資產(chǎn)內(nèi)部控制研究[J].交通財(cái)會(huì)，2013（12）：16- 18
[2] 蔣芳，楊翠萍，關(guān)于施工企業(yè)固定資產(chǎn)內(nèi)控制度建設(shè)的探討[J].交通標(biāo)準(zhǔn)化，2011（23）：116- 118
