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時(shí)間：2023-06-01 08:56:05
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以往的文書檔案管理工作，較多依賴于人工的手動(dòng)操作，對(duì)人員的檔案管理素質(zhì)要求較高，需要用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確無(wú)誤，歸檔文件需要嚴(yán)格執(zhí)行修整、組建裝訂、編頁(yè)、分類、排序、編號(hào)、編目、裝盒8個(gè)環(huán)節(jié)，這樣的檔案管理工作又費(fèi)時(shí)，又費(fèi)力。引進(jìn)計(jì)算機(jī)處理相關(guān)工作，實(shí)行辦公自動(dòng)化，通過(guò)信息化技術(shù)和方法的應(yīng)用，加強(qiáng)檔案信息資源的合理配置和科學(xué)管理，運(yùn)用相關(guān)程序?qū)n案管理工作進(jìn)行自動(dòng)篩選、編號(hào)、歸檔和保存，在文件資料收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)中，工作有序快捷地開(kāi)展，從而大大提高了辦公效率。特別是在復(fù)雜的檔案管理工作中，尤為突出，例如，基建檔案的管理工作，要求按照前期準(zhǔn)備、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收、建立及使用維護(hù)等內(nèi)容，區(qū)分保管期限組成案卷，且每個(gè)工程項(xiàng)目的文件材料要保持成套性，這樣對(duì)文書檔案管理工作的要求極高，要全面、及時(shí)、完整，就需要做大量的工作，人工收集整理費(fèi)時(shí)費(fèi)工，耗時(shí)耗材，引入自動(dòng)化系統(tǒng)，則方便快捷，利用電子文件非實(shí)體歸檔的特效，用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，很快地完成電子文件的收集積累、整理歸檔等任務(wù)，實(shí)現(xiàn)隨時(shí)辦結(jié)隨時(shí)歸檔。
二、提高檔案利用工作的效率
檔案利用的方法是檔案部門為達(dá)到迅速、準(zhǔn)確、全面、及時(shí)地滿足檔案用戶需要的目的所采取的各種服務(wù)方式、程序和手段。目前檔案利用的基本途徑是：提供檔案原件、提供檔案復(fù)制品、提供檔案信息加工品。檔案利用的方式主要是開(kāi)設(shè)閱覽室、檔案外借、制發(fā)檔案復(fù)制本、出具檔案證明、提供咨詢服務(wù)、印發(fā)檔案目錄、編寫檔案參考資料、舉辦檔案展覽、檔案信息上網(wǎng)、政府公開(kāi)信息查閱等。由于原始的文書檔案資料管理工作過(guò)于依賴紙質(zhì)載體，大部分的資料長(zhǎng)期僅能存檔于文件柜中，查找和使用極其不方便，給檔案利用工作帶來(lái)了諸多的不便之處，大大限制了資源的相互交流。在應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)后，文書檔案資料可以脫離原載體，可根據(jù)不同的需求自行選擇相應(yīng)的儲(chǔ)存介質(zhì)，比如VCD、DVD、U盤、磁盤陣列、移動(dòng)硬盤、云端等等，這些介質(zhì)通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)或?qū)ｉT的電子渠道迅速傳送所需資源，從而極大地提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率，電子檔案可通過(guò)提供拷貝件、通信傳輸和直接利用來(lái)完成提供利用的功能，從而可以更好地用好、用活、用透資料，使文書檔案資料的價(jià)值得以更好地體現(xiàn)。
三、保障文書檔案資料安全性
隨著我國(guó)改革開(kāi)放的不斷深入與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展，文書檔案的管理工作與以往完全不同，邁上了一個(gè)全新的臺(tái)階。文書檔案管理的辦公自動(dòng)化一般依靠電子計(jì)算機(jī)等新型辦公設(shè)備與技術(shù)來(lái)迅速、準(zhǔn)確處理文書檔案信息，從而將辦公效率進(jìn)一步提高。在文書檔案管理中，辦公自動(dòng)化的應(yīng)用有著很好的發(fā)展前景和巨大的優(yōu)勢(shì)，同時(shí)它還有一系列的問(wèn)題需要處理，這就要求管理設(shè)備的硬件建設(shè)速度需要不斷加快，同時(shí)借助科學(xué)有效的手段提高文書檔案的保密性，進(jìn)而使得文書檔案管理工作可以得到順利高效的開(kāi)展。
一、文書檔案管理辦公自動(dòng)化存在的問(wèn)題
（一）對(duì)檔案管理人員自身的綜合素質(zhì)要求提高。在文書檔案管理中，電子檔案與電子文件的管理歸檔是一項(xiàng)專業(yè)性和技術(shù)性結(jié)合比較強(qiáng)的工作，這就從根本上決定了檔案管理人員自身需要有很高的綜合素質(zhì)，才能勝任此項(xiàng)工作。具體地說(shuō)，高層次的知識(shí)素養(yǎng)只是檔案管理人員需要具備的一方面，除此之外還要對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)據(jù)通信技術(shù)的應(yīng)用進(jìn)行熟練的掌握，同時(shí)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的技術(shù)、原則、方法和理論也要相當(dāng)熟悉，進(jìn)而才能以較高水平的專業(yè)技能與業(yè)務(wù)素質(zhì)將文書檔案工作的管理水平進(jìn)一步提高。
（二）電子文件的保密性受到削弱。電子文件和紙質(zhì)文件的區(qū)別在于缺少固定的形式同時(shí)又容易變化，這就導(dǎo)致文件內(nèi)容被人修改的可能性增加，并且修改后很難發(fā)現(xiàn)改動(dòng)痕跡。同時(shí)，電子文件還缺少特定的字跡，其字體、字號(hào)等都容易被修改，另外電子文件還無(wú)法像紙質(zhì)文件一樣進(jìn)行蓋章和簽名。因?yàn)檫@些電子文件的原始特性，使得電子文件的保密性受到極大的削弱，人們對(duì)文件是否是原件的判斷根本不能通過(guò)字跡、印章等特點(diǎn)完成，這也導(dǎo)致了電子文件自身的原始性無(wú)法被確定。上述問(wèn)題考驗(yàn)著網(wǎng)絡(luò)電子文件自身的保密性，同時(shí)也嚴(yán)重削弱了文件自身的保密性。
二、提高文書檔案管理辦公自動(dòng)化的有效策略
文書檔案管理中，辦公自動(dòng)化的有效應(yīng)用具有得天獨(dú)厚的優(yōu)勢(shì)，同時(shí)也使文書檔案管理工作邁上了一個(gè)新的臺(tái)階。與此同時(shí)，文書檔案管理的辦公自動(dòng)化依舊是亟待解決的問(wèn)題，針對(duì)這些問(wèn)題，本文從以下幾個(gè)方面進(jìn)行著手解決。
（一）積極進(jìn)行硬件建設(shè)，促使硬件環(huán)境的改善。文書檔案辦公自動(dòng)化應(yīng)用的前提是必須擁有電子計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)以及其他類型的數(shù)字化設(shè)備，所以，加快硬件設(shè)備的建設(shè)速度直接決定文書檔案管理辦公自動(dòng)化的程度。另外，要想保證更多的工作人員可以更加主動(dòng)地參與到現(xiàn)代化技術(shù)的學(xué)習(xí)與應(yīng)用之中，就必須對(duì)文檔管理的硬件環(huán)境進(jìn)行改善，加快檔案管理設(shè)備的硬件建設(shè)速度，進(jìn)而完成文檔技術(shù)設(shè)備與管理技術(shù)手段的現(xiàn)代化，使得檔案管理水平得到進(jìn)一步的提高。
（二）促使檔案管理人員實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化與專業(yè)化的有機(jī)結(jié)合。在實(shí)現(xiàn)檔案管理辦公自動(dòng)化的進(jìn)程中，檔案管理人員的現(xiàn)代化是重要的保證。以往的文檔管理模式較長(zhǎng)時(shí)間使用導(dǎo)致現(xiàn)階段的檔案管理工作還存有工作人員的現(xiàn)代化技術(shù)水平不高亦或是技術(shù)“文盲”的現(xiàn)象，這就致使部分現(xiàn)代化設(shè)備在檔案管理的過(guò)程中不能充分地發(fā)揮出自身的優(yōu)勢(shì)與作用，實(shí)現(xiàn)文檔信息管理的辦公自動(dòng)化也就是天方夜譚。所以在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)水平發(fā)展迅猛的新環(huán)境下，檔案管理的工作人員必須要對(duì)自身的憂患意識(shí)與時(shí)代精神進(jìn)行強(qiáng)化，認(rèn)清時(shí)展的形勢(shì)，借助學(xué)習(xí)或者是培訓(xùn)來(lái)主動(dòng)掌握以往的檔案管理的技術(shù)、原則、方法以及理論等專業(yè)技能，除此之外，還應(yīng)該不斷增強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)據(jù)通信技術(shù)的掌握能力，進(jìn)而完成自身專業(yè)化與現(xiàn)代化的有效結(jié)合。
（三）加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)自動(dòng)化外網(wǎng)和內(nèi)網(wǎng)的合理布局。確保網(wǎng)絡(luò)安全，提高網(wǎng)絡(luò)完全的最主要和最有效的措施之一就是對(duì)辦公自動(dòng)化的內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)進(jìn)行有效的隔離。換言之，第一步主要就是借助路由器對(duì)被屏蔽的IP地址與服務(wù)進(jìn)行過(guò)濾，隨后在文檔辦公自動(dòng)化的網(wǎng)絡(luò)中選擇部分可以放行的地址。第二步是借助防火墻實(shí)現(xiàn)有效的隔離防護(hù)。通常來(lái)講，網(wǎng)絡(luò)中的防火墻基本都具有認(rèn)證機(jī)制，同時(shí)從整體來(lái)看，防火墻通常具有以下幾種基本功能：對(duì)部分被禁止的業(yè)務(wù)進(jìn)行封堵；檢測(cè)和告警網(wǎng)絡(luò)攻擊；管理進(jìn)出網(wǎng)絡(luò)的一些訪問(wèn)行為；記錄經(jīng)過(guò)防火墻的信息和活動(dòng)內(nèi)容。通過(guò)這樣的途徑不但可以保密文檔信息，還能將檔案管理時(shí)效性進(jìn)一步提高。
三、結(jié)語(yǔ)
總而言之，文書檔案管理工作是現(xiàn)階段社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的大勢(shì)所趨，檔案資料的完整性與文書檔案管理水平息息相關(guān)，衡量一個(gè)單位管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)就是是否實(shí)行全面科學(xué)化的文書檔案管理。這就對(duì)相關(guān)部門提出了要求，必須要提高檔案管理者的素質(zhì)，加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理工作的重視，促進(jìn)各個(gè)部門之間的交流與合作，完成文書檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、安全化和規(guī)范化，保證我國(guó)文書檔案管理工作向健康化與正規(guī)化的道路發(fā)展，保障社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益的最終實(shí)現(xiàn)。
一、大數(shù)據(jù)與檔案管理
（一）大數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)也被稱為海量數(shù)據(jù)，是指一種信息化資源，這種資源通過(guò)分析能夠作為決策的依據(jù)。大數(shù)據(jù)具有大量、快速、多樣、價(jià)值的特點(diǎn)。信息技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)了大數(shù)據(jù)技術(shù)的誕生，云計(jì)算就是其中的一種。大數(shù)據(jù)技術(shù)是指通過(guò)分析海量數(shù)據(jù)，從而對(duì)其中的規(guī)律進(jìn)行整理與加工，從而為決策者所利用。大數(shù)據(jù)在解決實(shí)際問(wèn)題中具有重要的作用，關(guān)系到民生領(lǐng)域，能夠改善人們的生活，能夠避免過(guò)去由于不了解規(guī)律而產(chǎn)生的錯(cuò)誤，能夠節(jié)省大量的時(shí)間與精力。
（二）檔案管理。檔案是在社會(huì)活動(dòng)中形成的，主要是通過(guò)文字、圖像、聲音以及其他方式與載體保存下來(lái)的歷史資料。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，檔案的制作與管理進(jìn)入信息化時(shí)代，電子檔案也就孕育而生。電子檔案是指通過(guò)電子化儲(chǔ)存的檔案資料。電子檔案是檔案工作創(chuàng)新的產(chǎn)物，具有紙質(zhì)檔案所不具備的優(yōu)勢(shì)，能夠提高檔案管理的效率。因此，檔案管理人員需要重視檔案的信息化建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理的研究，從而讓檔案資料能夠更好地保存。電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，其具有可復(fù)制的特點(diǎn)，且在檔案制作的過(guò)程中，對(duì)于錯(cuò)誤數(shù)據(jù)的刪改是非常方便的，能夠制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，從而便于檢索。電子檔案的應(yīng)用功能能夠提高檔案管理的效率，管理者僅需要通過(guò)計(jì)算機(jī)即可實(shí)現(xiàn)檔案的調(diào)取、整理、歸檔與分類。電子檔案最大的特點(diǎn)是數(shù)字化的數(shù)據(jù)，能夠節(jié)省紙張與空間，這與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有著本質(zhì)上的區(qū)別。
二、大數(shù)據(jù)背景下行政辦公檔案電子化管理策略
（一）提高行政辦公檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。首先需要建立完善的行政辦公檔案管理制度，檔案管理人員需要不斷提高自身的專業(yè)素質(zhì)，從而提高自身的工作水平。行政辦公檔案管理是醫(yī)院行政辦公工作的重要資源，需要提高檔案管理人員的專業(yè)水平、服務(wù)意識(shí)以及實(shí)際操作能力。行政辦公檔案的電子化管理工作依賴于檔案管理人員，因此檔案管理人員的專業(yè)水平?jīng)Q定了行政辦公檔案管理的質(zhì)量。電子化檔案技術(shù)對(duì)于檔案管理人員有著一定的要求，檔案管理人員除了具備高度的愛(ài)崗奉獻(xiàn)精神，還需要具備扎實(shí)的信息操作能力，從而將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案。這些電子檔案能夠?yàn)獒t(yī)院行政辦公管理提供有效的支持，在現(xiàn)代醫(yī)院中，行政辦公檔案可能涉及眾多科室，這就要求檔案管理人員能夠及時(shí)為各部門提供服務(wù)，從而確保醫(yī)院各科室行政辦公管理的有序開(kāi)展。
（二）提高檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)。檔案管理人員要不斷提高自身的服務(wù)意識(shí)，從而為行政管理人員帶來(lái)更好的使用體驗(yàn)，將被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，改進(jìn)自身的服務(wù)理念，拓展新的服務(wù)模式，加強(qiáng)行政辦公人員信息反饋的整理，從而提高行政辦公檔案電子化管理的科學(xué)性。行政辦公檔案是為了更好地服務(wù)于醫(yī)院行政辦公管理。電子檔案不僅僅是將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，更是要利用信息化技術(shù)，通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)過(guò)往管理經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行分析，從而做好決策管理工作。檔案管理者需要謹(jǐn)記這一點(diǎn)，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，在日常工作中不斷發(fā)現(xiàn)需要改進(jìn)的地方，從而為行政辦公檔案的電子化管理提供更好的服務(wù)，讓醫(yī)院行政辦公人員獲得更好的服務(wù)體驗(yàn)?？梢詮膬?yōu)化工作流程著手，在檔案的采集、傳輸以及使用等方面加強(qiáng)資源共享，從而便于行政管理者的工作。
首先，能夠?qū)崿F(xiàn)高效的工作。傳統(tǒng)的文書檔案管理都是人工進(jìn)行操作的，通過(guò)人工的方式收集、整理、儲(chǔ)存文書檔案資料，會(huì)造成人財(cái)物的浪費(fèi)，并且工作效率不高，檔案管理服務(wù)與人們的實(shí)際需要之間還存在著一定的差距。將辦公自動(dòng)化應(yīng)用到文書檔案管理中，就是利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)處理檔案內(nèi)容，計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度較快，并且能夠很好地對(duì)信息進(jìn)行處理，保證檔案資料能夠在短時(shí)間內(nèi)處理完畢，有助于提高檔案管理的效率。
其次，能夠很好地優(yōu)化檔案服務(wù)功能。傳統(tǒng)的文書檔案管理中，資料的共享性不強(qiáng)，檔案資料的查找也遇到一定的困難，服務(wù)效果并不理想。使用辦公自動(dòng)化技術(shù)建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查找檔案資料進(jìn)行應(yīng)用，檔案資料的應(yīng)用率比較高，能夠?qū)崿F(xiàn)更便捷的服務(wù)功能。使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行精細(xì)化管理，使檔案信息與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)相連接，使得信息的深度延伸，做好檔案信息的共享以及在線服務(wù)，使得檔案服務(wù)功能得以優(yōu)化實(shí)現(xiàn)。
最后，使用辦公自動(dòng)化技術(shù)還能夠高質(zhì)量地儲(chǔ)存文書檔案資料。文書檔案管理中應(yīng)用辦公自動(dòng)化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的儲(chǔ)存，能夠提高儲(chǔ)存的便利性。此外，還能結(jié)合實(shí)際需要，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文檔與電子文檔之間的轉(zhuǎn)換。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在應(yīng)用上是不方便的，并且在傳輸儲(chǔ)存過(guò)程中容易出現(xiàn)損壞，使用辦公自動(dòng)化技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)電子檔案的保管與儲(chǔ)存，使得檔案資料更加完整，提高傳輸儲(chǔ)存的安全性。
二、辦公自動(dòng)化在文書檔案管理中應(yīng)用的策略
（一）健全文書檔案管理的制度。當(dāng)前社會(huì)不斷發(fā)展，文書檔案管理工作也呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)，要結(jié)合文書檔案管理的實(shí)際情況，不斷提高文書檔案管理的效率和質(zhì)量，健全文書檔案管理的制度，使得文書檔案管理工作有科學(xué)的制度作保障，實(shí)現(xiàn)文書檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。由于受到傳統(tǒng)管理理念以及模式的影響，當(dāng)前的一些文書檔案管理還是分部門管理，不利于文書檔案的整體效果實(shí)現(xiàn)，而且部門間缺乏交流合作，文書檔案管理的專業(yè)化、統(tǒng)一化也會(huì)受到一定的影響，因此必須進(jìn)一步完善文書檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)文書檔案的統(tǒng)一管理，使得文書檔案管理滿足現(xiàn)代化的發(fā)展需要。
（二）統(tǒng)一文書檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。文書檔案管理過(guò)程中，為了充分發(fā)揮辦公自動(dòng)化的價(jià)值，就需要明確文書檔案管理的特點(diǎn)以及實(shí)際需要，科學(xué)地分析研究，對(duì)辦公自動(dòng)化技術(shù)進(jìn)行科學(xué)的應(yīng)用，統(tǒng)一文書檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，使得辦公自動(dòng)化軟件有好的性能，滿足文書檔案管理工作的實(shí)際需要，實(shí)現(xiàn)高效的文書檔案管理。此外將辦公自動(dòng)化技術(shù)應(yīng)用到文書檔案管理中，還需要注重其系統(tǒng)功能的實(shí)現(xiàn)，對(duì)相關(guān)的技術(shù)參數(shù)進(jìn)行規(guī)范，使得文書檔案管理各項(xiàng)工作的開(kāi)展都有科學(xué)的依據(jù)，提高文書檔案管理的效率、安全性。
（三）技術(shù)處理電子檔案。將辦公自動(dòng)化技術(shù)應(yīng)用到文書檔案中，建立電子檔案，使得檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容更加準(zhǔn)確，實(shí)現(xiàn)高效地工作，對(duì)電子檔案進(jìn)行技術(shù)處理，當(dāng)前辦公自動(dòng)化技術(shù)的應(yīng)用逐漸深入，檔案管理中會(huì)出現(xiàn)很多新的資料，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理是極為必要的，這就需要檔案管理人員科學(xué)地研究文件資源。對(duì)電子檔案進(jìn)行技術(shù)性的處理，就需要做好接收、處理、儲(chǔ)存等工作，保證文檔內(nèi)容的真實(shí)性，技術(shù)處理后，將電子文檔轉(zhuǎn)變?yōu)橹蛔x文件，不能進(jìn)行修改，使得文件的原始性得以保證，使得電子文檔更加安全、可靠。將電子檔案儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中，能夠避免檔案信息丟失，對(duì)檔案信息進(jìn)行備份，加密處理。防止檔案資料丟失或被不法人員盜取。
文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會(huì)發(fā)展的歷史過(guò)程，客觀地反映著問(wèn)題處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開(kāi)發(fā)等方面過(guò)程和成果。隨著改革形勢(shì)的發(fā)展，如何提高文書檔案管理水平，及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應(yīng)日趨發(fā)展的新形勢(shì)，這是文書檔案工作的新課題，從而文書檔案管理的自動(dòng)化為檔案工作揭開(kāi)了新的篇章。下面就應(yīng)用辦公自動(dòng)化的文書檔案管理問(wèn)題談一點(diǎn)粗淺的認(rèn)識(shí)。
一、應(yīng)用辦公自動(dòng)化的文書檔案管理的優(yōu)點(diǎn)
1.辦公效率大幅提高
計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力也是正確運(yùn)用辦公自動(dòng)化的最大優(yōu)點(diǎn)。在以往的檔案管理工作中，工作人員過(guò)多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)汁準(zhǔn)確無(wú)誤，結(jié)果又費(fèi)時(shí)，又費(fèi)力。在應(yīng)用了計(jì)算機(jī)軟件處理后，使文件資料收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無(wú)論是起草還是辦理傳遞，都變得簡(jiǎn)單易行。
2.文件和文字信息得到充分交流與共享
在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級(jí)深入到文件級(jí)，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對(duì)檔案外部特征(目錄)管理到內(nèi)、外部特征(目錄和內(nèi)容)合并管理。隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實(shí)記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對(duì)所調(diào)閱的信息資源作出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過(guò)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺(tái)，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點(diǎn)和最新、最快的檔案管理信息動(dòng)態(tài)。
3.電于文件保存的穩(wěn)定性
與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長(zhǎng)得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過(guò)程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動(dòng)硬盤等等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時(shí)間長(zhǎng)，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。
4.提高了文件傳遞的速度和安全性
日常公文辦理過(guò)程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過(guò)程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送時(shí)間受距離長(zhǎng)短的限制。同時(shí)，文件還可能因?yàn)槠渌蛟斐蓙G失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下，直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)工其進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時(shí)間性。
二、應(yīng)用辦公自動(dòng)化的文書檔案管理存在的問(wèn)題
1.電子文件保密性受限制
電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)酢ｋ娮游募子谛薷?，而且改?dòng)后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號(hào)將電子文件輸出，無(wú)法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無(wú)法借助印章或簽署的字跡來(lái)判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問(wèn)題都對(duì)電子文件的保密性提出了嚴(yán)峻的考驗(yàn)，隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難以做到絕對(duì)保密。
2.對(duì)檔案綜合管理人員要求高
對(duì)電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。這就對(duì)管理人員技術(shù)和素質(zhì)水平提出更高的要求。實(shí)現(xiàn)檔案信息辦公自動(dòng)化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
三、幾點(diǎn)應(yīng)對(duì)方法
文書檔案的辦公自動(dòng)化應(yīng)用在發(fā)展過(guò)程中有利有弊，就其對(duì)現(xiàn)代檔案工作的貢獻(xiàn)來(lái)說(shuō)，利是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊的。針對(duì)在實(shí)踐應(yīng)用過(guò)程中遇到的一些問(wèn)題，筆者提幾點(diǎn)方法。
1.辦公自動(dòng)化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離
在內(nèi)部辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護(hù)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)安全的最主要、同時(shí)也是最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)?？梢允紫绕帘嗡械腎P地址，然后有選擇的放行一些地址進(jìn)人辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制，無(wú)論何種類型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過(guò)濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問(wèn)行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過(guò)防火墻的信息內(nèi)容和活動(dòng)；對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測(cè)和告警。
2.提高檔案人員的綜合素質(zhì)
一是從硬件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。事實(shí)證明只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設(shè)施投入的基礎(chǔ)上，檔案人員才能通過(guò)對(duì)這些設(shè)備（施）的了解、學(xué)習(xí)直至熟練運(yùn)用達(dá)到增加業(yè)務(wù)技能、提高管理水平的效果。二是以“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”模式逐步形成可持續(xù)終身教育機(jī)制，保障檔案人員素質(zhì)隨時(shí)代變化而不斷提高。通過(guò)不斷學(xué)習(xí)獲取知識(shí)是提高素質(zhì)的根本途徑，要對(duì)本單位的檔案人員建立學(xué)習(xí)激勵(lì)機(jī)制，把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績(jī)作為業(yè)績(jī)考核的一部分。三是加大檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)合作工作的力度，要不斷擴(kuò)大自己的交際面。通過(guò)交流，多學(xué)習(xí)兄弟單位和科（室）利用檔案資源進(jìn)行轉(zhuǎn)化、知識(shí)創(chuàng)新的經(jīng)驗(yàn)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創(chuàng)新思維。
參考文獻(xiàn)：
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中圖分類號(hào)：S182文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1009-914X（2018）04-0273-01
引言
當(dāng)前，信息技術(shù)的大范圍應(yīng)用使人們的生活習(xí)慣和工作方式有了很大的改變，使得文書檔案管理的自動(dòng)化具有了現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)。傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案管理的弊端日益凸顯，為了提高檔案管理工作效率，就要將辦公自動(dòng)化應(yīng)用到文書檔案管理工作中。然而，在實(shí)際的應(yīng)用過(guò)程中還存在著諸多的問(wèn)題，如電子文件的保密性缺乏保障、檔案管理人員的技術(shù)水平較低等，這就需要我們采取有效的措施，不斷提高文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用水平。
1辦公自動(dòng)化在文書檔案管理中應(yīng)用的意義
1.1提高檔案管理的效率
在傳統(tǒng)的文書檔案管理的過(guò)程中，檔案資料的收集、整理與儲(chǔ)存都是由人工進(jìn)行操作的，這樣不僅效率低，同時(shí)還會(huì)造成大量的人力、物力與財(cái)力的浪費(fèi)，使檔案管理服務(wù)與人們的實(shí)際需要存在著一定的差距。將辦公自動(dòng)化應(yīng)用到文書檔案管理中，就是利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)處理檔案內(nèi)容，計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度較快，并且能夠很好地對(duì)信息進(jìn)行處理，保證檔案資料能夠在短時(shí)間內(nèi)處理完畢，有助于提高檔案管理的效率。
1.2推動(dòng)文書檔案的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化進(jìn)程
將辦公自動(dòng)化應(yīng)用到文書檔案管理中，可以推動(dòng)文書檔案的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化進(jìn)程。文本歸檔工程主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：第一是歸檔工作以紙質(zhì)文檔為對(duì)象；第二是歸檔工作以電子文書為歸檔對(duì)象。利用網(wǎng)絡(luò)對(duì)文書進(jìn)行歸檔，在一定的標(biāo)準(zhǔn)與要求下進(jìn)行文書管理與檔案管理，對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)都進(jìn)行規(guī)范，并對(duì)管理權(quán)限與具體內(nèi)容加以解釋說(shuō)明，這些內(nèi)容規(guī)范和權(quán)限，不但是文書檔案辦公自動(dòng)化操作的現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)，還給文書檔案管理工作提供了管理依據(jù)。
1.3節(jié)省了存儲(chǔ)空間
在傳統(tǒng)的文書檔案管理中，一般都會(huì)占用大量的空間進(jìn)行存儲(chǔ)，而將辦公自動(dòng)化應(yīng)用到文書檔案管理中，可以大大節(jié)省存儲(chǔ)空間。在自動(dòng)化的發(fā)展環(huán)境下，相關(guān)設(shè)備得到了進(jìn)一步的普及，許多的文書檔案都是以電子文件的形式呈現(xiàn)在大家面前，這就會(huì)大大節(jié)省檔案的存儲(chǔ)空間。在今后的發(fā)展過(guò)程中，電子檔案的數(shù)量會(huì)變得越來(lái)越多，因此在查詢的過(guò)程中也需要采用電子化的方式進(jìn)行，相信在不久的將來(lái)，辦公自動(dòng)化將會(huì)得到進(jìn)一步的普及，更好的為社會(huì)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
2文書檔案管理中辦公自動(dòng)化應(yīng)用所面臨的問(wèn)題
2.1電子文件的保密性缺乏保障
對(duì)于電子檔案管理來(lái)說(shuō)，由于其是一種動(dòng)態(tài)的管理方式，它具有開(kāi)放性與共享性的特點(diǎn)，所以電子檔案資料的保密性缺乏保障，具體表現(xiàn)為如下幾點(diǎn)：第一，雖然電子檔案在處理過(guò)程中會(huì)使用偽造技術(shù)，但在原文件上處理會(huì)導(dǎo)致文件內(nèi)容發(fā)生一定的變化，其痕跡不會(huì)得到保障；第二，文書檔案在傳輸?shù)倪^(guò)程中會(huì)根據(jù)需要進(jìn)行修改排版，而資料中的蓋印與簽名無(wú)法進(jìn)行修改，這就使得文書檔案資料無(wú)法保持最初的形態(tài)；第三，隨著近年來(lái)網(wǎng)絡(luò)黑客、竊密技術(shù)的不斷發(fā)展與提高，從而使電子文書檔案的保密性受到威脅。
2.2檔案管理人員的技術(shù)水平較低
由于電子文書檔案管理工作具有較高的技術(shù)性與專業(yè)性，所以其對(duì)檔案管理人員的要求也比較高。對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，其不僅要掌握一定的檔案管理方法，還要具備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，能夠靈活運(yùn)用檔案的信息管理軟件。然而，從當(dāng)前情況來(lái)看，雖然文書檔案管理人員大多數(shù)都掌握了先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，但信息處理技術(shù)操作水平較低，在文書檔案管理辦公自動(dòng)化的處理過(guò)程中缺乏專業(yè)復(fù)合型人才，對(duì)文書檔案管理工作的開(kāi)展勢(shì)必會(huì)造成一定的影響，難以提高文書檔案管理水平。
3文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用策略
3.1提高文書檔案的安全性
為了將辦公自動(dòng)化更好的應(yīng)用到文書檔案管理中，就要采取相應(yīng)的措施，提高文書檔案的安全性。首先，可以利用縮微技術(shù)將蓋有印章、帶有手跡或字跡模糊的文書檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閳D像性質(zhì)的電子文件，這樣不僅可以避免電子文件文化檔案被篡改，還能夠減小文書檔案的存儲(chǔ)空間，有利于文書檔案的長(zhǎng)期保存；第二，采用專用軟件對(duì)電子文件文書檔案進(jìn)行加密處理；第三，將電子文件進(jìn)行備份與驗(yàn)證，以避免電子文件的丟失與失真。對(duì)于需要進(jìn)行永久保存的電子文件，還要將其制成紙質(zhì)文件或縮微品；第四，利用路由器和防火墻等措施實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)的隔離，保證辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)的安全。
3.2提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
檔案管理人員作為文書檔案管理的核心人物，對(duì)文化檔案管理的有效性起著十分重要的作用，因此，要想提高文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用水平，就要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。首先，改善硬件環(huán)境，加大硬件建設(shè)與投入的力度。只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設(shè)施投入的基礎(chǔ)上，檔案人員才能對(duì)這些設(shè)備了解、學(xué)習(xí)直至熟練運(yùn)用，達(dá)到增強(qiáng)業(yè)務(wù)技能、提高管理水平的效果；其次，以“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”的模式，逐步形成可持續(xù)終身教育機(jī)制。通過(guò)不斷學(xué)習(xí)獲取知識(shí)是提高素質(zhì)的根本途徑，要對(duì)本單位的檔案人員建立學(xué)習(xí)激勵(lì)機(jī)制，把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績(jī)作為業(yè)績(jī)考核的一部分；最后，促進(jìn)檔案部門間與區(qū)域間的相互交流與合作，不斷擴(kuò)大自身的交際面。通過(guò)進(jìn)行經(jīng)常性的交流與溝通，可以借鑒兄弟單位的經(jīng)驗(yàn)與方法，通過(guò)利用網(wǎng)絡(luò)與現(xiàn)代通訊技術(shù)，來(lái)對(duì)檔案管理人員的信息源進(jìn)行擴(kuò)充，培養(yǎng)其創(chuàng)新思維。
3.3將文書檔案管理技術(shù)操作標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化
在文書檔案管理工作中，為確保辦公自動(dòng)化的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值得到最大程度的發(fā)揮，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確把握文書檔案管理的綜合需求及具體特征，在科學(xué)化分析的基礎(chǔ)上，對(duì)辦公自動(dòng)化軟件加以優(yōu)化利用，統(tǒng)一文書檔案管理技術(shù)操作標(biāo)準(zhǔn)，保證文書檔案管理中辦公自動(dòng)化軟件具備良好的應(yīng)用性能，使其能夠更好的滿足文書檔案管理工作的需求，促進(jìn)文書檔案管理工程的順利開(kāi)展。另外，將辦公自動(dòng)化應(yīng)用到文書檔案中，應(yīng)當(dāng)確保其具有強(qiáng)大的系統(tǒng)功能，并要對(duì)相關(guān)技術(shù)參數(shù)進(jìn)行規(guī)范，使文書檔案管理的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化與數(shù)據(jù)接口具有一定的標(biāo)準(zhǔn)性與可靠性，從而促進(jìn)電子文書檔案安全性和可靠性的有效提升。
結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，在文書檔案管理中應(yīng)用辦公自動(dòng)化具有諸多的優(yōu)勢(shì)，為了將辦公自動(dòng)化更好的應(yīng)用到文書檔案管理中，就要提高文書檔案的安全性，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，將文書檔案管理技術(shù)操作標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化，不斷提高文化檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用水平。
作者：張曉霞
參考文獻(xiàn)
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中圖分類號(hào)：C93 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2012）09（b）-0245-01
文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會(huì)發(fā)展的歷史過(guò)程，客觀地反應(yīng)著問(wèn)題處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開(kāi)發(fā)等方面過(guò)程。檔案信息作為一種特定的資源，有相當(dāng)一部分信息是社會(huì)公眾信息，檔案信息的屬性決定了它是一種歷史記錄，只有當(dāng)決策時(shí)需要回溯性利用時(shí)，它才能發(fā)揮其管理功能。檔案信息資源開(kāi)發(fā)就是從館藏檔案中，挖掘和揭示出人們?cè)诠芾?、研究、生產(chǎn)、生活及其他方面所需要的信息。一個(gè)單位或企業(yè)要想有效地開(kāi)發(fā)并利用檔案資源，必須熟悉和掌握檔案本身的特點(diǎn)、檔案信息開(kāi)發(fā)的主體、客體及實(shí)現(xiàn)檔案信息開(kāi)發(fā)利用的途經(jīng)和手段。針對(duì)實(shí)踐應(yīng)用過(guò)程中遇到的一些問(wèn)題談一點(diǎn)粗淺的認(rèn)識(shí)。
1 文書檔案的管理與利用
檔案信息資源能否被充分開(kāi)發(fā)利用，在很大程度上取決于檔案用戶和檔案開(kāi)發(fā)人員的情報(bào)素質(zhì)。如果設(shè)計(jì)或管理人員沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到檔案是一種信息資源，他就不會(huì)成為檔案用戶。文檔管理現(xiàn)代化，是加強(qiáng)文檔管理工作的必由之路，管理方法、手段的落后，直接影響文件和檔案質(zhì)量，只有實(shí)現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化，才能有效地加以解決。要把握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)，傳統(tǒng)的檔案管理主要依靠人來(lái)完成，在信息社會(huì)中，人對(duì)檔案的管理主要是依靠信息技術(shù)，但人文管理在其中也起著極其重要的核心作用，信息技術(shù)終歸只是工具及方法，究其原因有：一是人是信息的生產(chǎn)者、組織者、利用者及信息資源的管理者和決策者，人在檔案信息的管理中起決定性的作用；二是信息技術(shù)只是信息資源管理的工具。有許多問(wèn)題，如檔案信息資源的完整性、信息資源的供給。所以，檔案管理人員要結(jié)合本崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，更要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)學(xué)習(xí)，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動(dòng)強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)整理文件，則可以收到事半功倍的效果。
2 應(yīng)用辦公自動(dòng)化后文書檔案管理的優(yōu)點(diǎn)
2.1 辦公效率大幅提高，文件和文字信息得到充分交流與共享
在以往傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的管理，將文件與檔案管理分成兩步：第一步即由文秘部門完成文件的生成、收文的處理、文檔的預(yù)立卷及移交檔案部門；第二步即由檔案部門完成檔案的保管、查閱及提供利用。手工勞動(dòng)不僅勞動(dòng)強(qiáng)度大，而且由于重復(fù)性勞動(dòng)多，使人易疲勞、疏忽等，容易造成文件整理缺漏而導(dǎo)致檔案的不完整，還造成文件和信息查找困難。最突出的弱點(diǎn)就是辦公效率低下，這與當(dāng)今飛速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)時(shí)代的快節(jié)奏是格格不入的。在使用計(jì)算機(jī)軟件處理后，使文件資料收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無(wú)論是起草還是辦理傳遞，都變得簡(jiǎn)單易行。在紙質(zhì)文件管理環(huán)境中，除了普發(fā)文件外，大量的文件（檔案）都是“孤本”，即使存在副本或文件匯編，其數(shù)量也很有限。這不僅加大了保存上的風(fēng)險(xiǎn)，而且也給利用帶來(lái)了諸多不便，利用者的人數(shù)、利用的時(shí)間與地點(diǎn)都受到了限制。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件可以說(shuō)是一種聚集在固定場(chǎng)所、固定時(shí)間內(nèi)為有限的利用者所用的“有形的資源”。而在電子環(huán)境下，這種“有形”的觀念被打破，同一份文件，可以為眾多需要它的利用者所“共享”。并且通過(guò)網(wǎng)絡(luò)這個(gè)平臺(tái)，了解其他檔案工作部門概況、工作重點(diǎn)和最新、最快的檔案管理信息動(dòng)態(tài)。
2.2 文件保存的穩(wěn)定性，傳遞的速度和安全性
與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長(zhǎng)的多。電子文件的復(fù)用性遠(yuǎn)遠(yuǎn)優(yōu)越于其他載體形式的文件，這是由數(shù)字信息利用的無(wú)損性決定的，重復(fù)利用不會(huì)導(dǎo)致文件本身的老化。將其與記錄在紙載體上的信息作比較，隨著利用次數(shù)的增多，載體的損傷程度和字跡老化的程度也會(huì)不斷增加；而一份電子文件無(wú)論多少次顯示在計(jì)算機(jī)屏幕上或是打印到紙張上，其信息都不會(huì)受到任何損失和破壞，正當(dāng)?shù)睦没顒?dòng)不會(huì)對(duì)電子文件的信息壽命產(chǎn)生絲毫損傷，而其“原件”仍保存在磁帶、磁盤或光盤中，也不受損失和破壞，對(duì)于利用頻繁和用量較大的檔案（如圖紙），特別有益于原件的保護(hù)。在日常公文辦理過(guò)程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過(guò)程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生，直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)工具進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時(shí)間性。
3 改革措施和解決辦法探討
針對(duì)在文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用中出現(xiàn)的實(shí)際問(wèn)題，提出以下舉措：（1）針對(duì)安全性問(wèn)題，在文書檔案?jìng)鬏數(shù)木W(wǎng)絡(luò)中設(shè)置隔離帶。通過(guò)這個(gè)隔離，文書檔案只能在某一范圍的局部網(wǎng)絡(luò)內(nèi)傳輸，帶防止文件流向外網(wǎng)。設(shè)備的配備，各單位可根據(jù)自己業(yè)務(wù)范圍的大小和工作量的多少來(lái)配備，可多可少，條件充許的可一次到位，配好配足。條件不充許的可先滿足正常工作的基本要求。（2）針對(duì)人員素質(zhì)低的現(xiàn)象，要加強(qiáng)工作人員的教育培訓(xùn)。培訓(xùn)過(guò)程中，同時(shí)也是宣傳和統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、統(tǒng)一作法的過(guò)程。對(duì)檔案管理人員不但要培訓(xùn)，提高他們的管理水平和業(yè)務(wù)能力。對(duì)形成人員也要培訓(xùn)，使他們明確管理要求，以做好本職工作，對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，還要進(jìn)行計(jì)算機(jī)知識(shí)和應(yīng)用軟件的培訓(xùn)，進(jìn)行相關(guān)知識(shí)專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)。否則，形成人員應(yīng)用軟件形成的電子文件我們不懂，就無(wú)法參與管理。要更新現(xiàn)有人員的知識(shí)庫(kù)，學(xué)習(xí)新知識(shí)，以適應(yīng)新工作。
參考文獻(xiàn)
隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域都已經(jīng)離不開(kāi)計(jì)算機(jī)技術(shù)的參與，計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為維持社會(huì)生活正常運(yùn)行而無(wú)可替代的重要工具。尤其是在辦公領(lǐng)域，因計(jì)算機(jī)技術(shù)的加入，而變得異常高效、節(jié)能，說(shuō)計(jì)算機(jī)技術(shù)為企事業(yè)單位的日常辦公帶來(lái)一場(chǎng)巨大的革命一點(diǎn)也不為過(guò)，同時(shí)這也為辦公自動(dòng)化引入檔案管理領(lǐng)域打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。檔案管理的日常工作，其繁瑣程度以及高勞動(dòng)強(qiáng)度是為大家所知的，因此，檔案管理領(lǐng)域引入辦公自動(dòng)化技術(shù)，對(duì)于企事業(yè)單位必然會(huì)產(chǎn)生促進(jìn)作用。
1.加強(qiáng)檔案管理自動(dòng)化的意義
每一份檔案對(duì)于企事業(yè)單位的發(fā)展都有著特殊的意義，不但要對(duì)其進(jìn)行妥善保存，而且還要長(zhǎng)時(shí)間保存。但是過(guò)去以紙張為載體的檔案管理，經(jīng)常面臨著水、火、蟲等災(zāi)害的威脅，單位經(jīng)常投入大量的經(jīng)費(fèi)來(lái)加強(qiáng)這方面的管理，同時(shí)也因檔案規(guī)模大，無(wú)法對(duì)其逐一進(jìn)行備份，每年都會(huì)有部分檔案因上述問(wèn)題而導(dǎo)致?lián)p壞，給單位的發(fā)展帶來(lái)了很大困擾。而且部分檔案需要經(jīng)常、反復(fù)的進(jìn)行查閱，這就無(wú)法避免的對(duì)原件造成了磨損，同時(shí)也有被遺失的風(fēng)險(xiǎn)。部分單位已經(jīng)選擇利用掃描錄入的方式對(duì)檔案進(jìn)行電子化處理，但是對(duì)于電子檔案的保護(hù)、管理、查閱也存在著很多問(wèn)題，需要我們進(jìn)一步探討。就目前檔案管理辦公自動(dòng)化的現(xiàn)狀來(lái)看，存在著標(biāo)準(zhǔn)化滯后，管理軟件繁多，沒(méi)有進(jìn)行統(tǒng)一化管理，這些問(wèn)題都影響了檔案管理整體水平的提高?，F(xiàn)階段迫切解決的問(wèn)題并不是硬件設(shè)施建設(shè)的問(wèn)題，而是如何使硬件設(shè)備正常發(fā)揮出功能的問(wèn)題。網(wǎng)絡(luò)化、信息化，已經(jīng)成為社會(huì)各界所廣泛關(guān)注的問(wèn)題，它也是人類社會(huì)發(fā)展的主要趨勢(shì)，檔案管理必須要順應(yīng)這一發(fā)展趨勢(shì)，利用好各種優(yōu)勢(shì)，做好自身建設(shè)。
2.將檔案管理與辦公自動(dòng)化相融合的措施
2.1做好宣傳工作，提高領(lǐng)導(dǎo)重視程度
一項(xiàng)工作的能否順利展開(kāi)與前期的宣傳工作，以及單位領(lǐng)導(dǎo)干部的重視程度有非常重大的關(guān)系，所以，檔案管理人員必須要積極主動(dòng)的做好檔案管理的宣傳與匯報(bào)工作，以便得到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持與重視。檔案管理人員，可以在征得上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的同意條件下，通過(guò)專題講座、培訓(xùn)教育以及發(fā)放傳單等方式向廣大單位員工宣傳《中華人民共和國(guó)檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》等法律政策，目的是使單位從上到下都能夠?qū)n案管理信息化有一個(gè)必要的認(rèn)識(shí)，以爭(zhēng)取到領(lǐng)導(dǎo)、員工對(duì)檔案管理工作有一個(gè)充分的認(rèn)識(shí)和理解，為檔案管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化打下基礎(chǔ)。
2.2統(tǒng)一規(guī)范，加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)
想要做好檔案管理辦公自動(dòng)化的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行考慮：首先，加強(qiáng)檔案管理體制建設(shè)。據(jù)筆者了解，現(xiàn)階段我國(guó)很多單位的檔案管理與文件管理是分開(kāi)進(jìn)行的，分別隸屬于兩個(gè)管理部門，這就使得檔案管理部門無(wú)法對(duì)文件的前期進(jìn)行有效的控制。所以，我們必須要從管理體制方面入手，對(duì)管理體制加以規(guī)范。單位可以考慮在內(nèi)部對(duì)檔案管理與文件管理實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，協(xié)調(diào)管理，促進(jìn)兩者同步發(fā)展。使檔案管理部門能夠?qū)ξ募那捌谔幚磉M(jìn)行有效的控制，將文件的前期處理與控制納入檔案管理部門的職責(zé)范圍之內(nèi)，這樣就能夠使為文件順利歸檔打下基礎(chǔ)。其次，規(guī)范檔案管理流程標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)文件前期處理、著錄要求、電子文檔格式以及歸檔流程進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化處理。最后，對(duì)技術(shù)操作進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化。檔案信息管理系統(tǒng)在設(shè)計(jì)的過(guò)程中，必須要考慮到兼容性、實(shí)用性以及高效性，對(duì)技術(shù)參數(shù)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范化設(shè)置，比如數(shù)據(jù)的安全標(biāo)準(zhǔn)、接口標(biāo)準(zhǔn)以及非同一類型的數(shù)據(jù)實(shí)施轉(zhuǎn)化的標(biāo)準(zhǔn)等等，只有對(duì)整個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化處理，才能夠提高工作效率，降低錯(cuò)誤發(fā)生的機(jī)率。
2.3完善對(duì)電子檔案的監(jiān)督管理職能
單位在選擇檔案系統(tǒng)管理軟件的過(guò)程中，必須要選擇已經(jīng)通過(guò)檔案管理相關(guān)機(jī)構(gòu)認(rèn)證，可以廣泛使用的系統(tǒng)軟件。單位內(nèi)部在安裝管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)時(shí)，必須要有上級(jí)檔案管理部門參與驗(yàn)收工作。在對(duì)電子文檔進(jìn)行存儲(chǔ)時(shí)，必須一式三份，一份用于日常借閱，一份用于封存，一份另外保存?zhèn)溆?。也就是說(shuō)，從系統(tǒng)軟件購(gòu)買到安裝使用整個(gè)過(guò)程都必須進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督，以防止為日后的使用埋下隱患。
2.4加強(qiáng)硬件設(shè)施、軟件設(shè)施的基礎(chǔ)建設(shè)
在硬件設(shè)施建設(shè)方面，保證各部門之間硬件設(shè)施的兼容性與匹配性，保證計(jì)算機(jī)在安全環(huán)境下運(yùn)行，同時(shí)確保信息在傳送過(guò)程中的穩(wěn)定性與安全性。在軟件設(shè)施建設(shè)方面，要及時(shí)對(duì)安全漏洞進(jìn)行修補(bǔ)，更新殺毒軟件，防火墻、防毒軟件必須二十四小時(shí)開(kāi)放，以防止計(jì)算機(jī)病毒、黑客對(duì)系統(tǒng)的入侵與攻擊，以保證信息資源的安全性以及信息傳輸?shù)母咝浴?/p>
2.5對(duì)系統(tǒng)的內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)進(jìn)行有效隔離
在單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)之間設(shè)置一道物理隔離層，是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)安全性、有效性的前提。第一個(gè)保護(hù)層是路由器，路由器要將所有的IP地址進(jìn)行屏蔽，再有選擇的對(duì)部分地址接入到辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中。第二個(gè)保護(hù)層是防火墻。絕對(duì)大部分的防火墻都有認(rèn)證機(jī)制的，防火墻包括以五個(gè)基本功能，即：對(duì)進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)、信息實(shí)施過(guò)濾；對(duì)進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的訪問(wèn)進(jìn)行有效管理；封堵禁止操作的業(yè)務(wù)；對(duì)通過(guò)防火墻的信息內(nèi)容進(jìn)行有效記錄；對(duì)攻擊網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的行為進(jìn)行檢測(cè)與提醒。
2.6加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)
任何一個(gè)體系的執(zhí)行，最終都會(huì)落實(shí)到人員身上，檔案管理也不例外，想要做好檔案管理工作，就必須要提高檔案管理人員的素質(zhì)，這是實(shí)現(xiàn)檔案管理與辦公自動(dòng)化更好融合的一個(gè)重要前提。檔案管理人員除了要具有堅(jiān)定的政治立場(chǎng)，純熟的檔案管理知識(shí)，同時(shí)還要具有熟練的計(jì)算機(jī)操作技能，不斷努力學(xué)習(xí)，更新自己的知識(shí)架構(gòu)，與時(shí)俱進(jìn)，為實(shí)現(xiàn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展，發(fā)揮出自己應(yīng)有的作用。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)事故時(shí)有發(fā)展，電腦病毒日益泛濫，黑客的入侵技術(shù) 也在不斷更新，這些都會(huì)對(duì)要案信息管理構(gòu)成威脅。這就要求廣大檔案管理人員必須熟練掌握信息安全技術(shù)，努力提高自己的綜合素質(zhì)，為檔案管理工作以及單位事業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)出自己的力量。
3.總結(jié)：
綜上所述，經(jīng)濟(jì)與科技的快速發(fā)展，使傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)人們對(duì)檔案管理的需求，辦公自動(dòng)化的出現(xiàn)有其必然性，它必將會(huì)在提高檔案管理工作效率，以及工作質(zhì)量方面發(fā)揮出巨大作用，我們可以從做好宣傳工作，提高領(lǐng)導(dǎo)重視程度；統(tǒng)一規(guī)范，加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)；完善對(duì)電子檔案的監(jiān)督管理職能；加強(qiáng)硬件設(shè)施、軟件設(shè)施的基礎(chǔ)建設(shè)；對(duì)系統(tǒng)的內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)進(jìn)行有效隔離；加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)等方面入手。
參考文獻(xiàn)：
[1]宋李娜.淺議辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書檔案管理[J].檔案,2010,(02).
[2]席玲.淺議辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書檔案管理[J].時(shí)代教育(教育教學(xué)),2011,(03).
當(dāng)今社會(huì)已進(jìn)入信息時(shí)代，隨著高科技的飛速發(fā)展、辦公自動(dòng)化的產(chǎn)生，計(jì)算機(jī)設(shè)備和技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于各項(xiàng)事業(yè)的各個(gè)環(huán)節(jié)。特別是以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段為代表的“信息高速公路”的開(kāi)通，使人們處理信息的手段發(fā)生了翻天覆地的變化，為辦公自動(dòng)化奠定了牢固的環(huán)境基礎(chǔ)，提供了物質(zhì)條件的技術(shù)手段。辦公自動(dòng)化是辦公領(lǐng)域中的革命，這場(chǎng)革命給傳統(tǒng)的手工管理、人工操作的舊辦公方式帶來(lái)了極大的沖擊。公司面對(duì)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈的市場(chǎng)，積極轉(zhuǎn)變觀念，端正經(jīng)營(yíng)思想，狠抓企業(yè)內(nèi)部管理，運(yùn)用靈活的經(jīng)營(yíng)方式，保持經(jīng)濟(jì)效益持續(xù)提高，經(jīng)濟(jì)技術(shù)指標(biāo)連年來(lái)均保持在國(guó)內(nèi)同行先進(jìn)水平。工程質(zhì)量一次交驗(yàn)合格率100%，優(yōu)良品率年年保持在80%以上。公司擁有各類先進(jìn)施工機(jī)具約2000臺(tái)（套），總功率約20000千瓦。主要裝備包括1500噸/米、300噸/米塔吊、10噸～30噸龍門吊、8噸～120噸汽車吊、Φ630毫米大型彎管機(jī)、大型刨邊機(jī)、折邊機(jī)、卷板機(jī)、油壓機(jī)、卷?yè)P(yáng)機(jī)、各類先進(jìn)的計(jì)量器具、檢測(cè)儀器和各種先進(jìn)的施工工具、運(yùn)輸車輛等等。
一、文書處理中的辦公自動(dòng)化
文書處理是指文件的起草、修改、存儲(chǔ)和打印的全部過(guò)程。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)提供的文件編輯功能，實(shí)現(xiàn)了文字處理現(xiàn)代化，即利用計(jì)算機(jī)或其他文字處理設(shè)備對(duì)文字、圖像、報(bào)表等進(jìn)行自動(dòng)的編排、換算和合成，使之成為工作需要的人工智能信息。手工的文字處理，每改一稿，必須重新謄寫，到定稿打印時(shí)，還要重新從頭到尾的打印或排版。而在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，由于使用了計(jì)算機(jī)等作為文字處理設(shè)備，文件一次輸入，便可多次重復(fù)修改或輸出，大大提高了起草文稿的工作效率。
在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，文件一次輸入就可以多次享用，不僅可以修改，而且可以進(jìn)行辦理和傳遞。在文件的內(nèi)部傳遞上，每到一文，文書人員按規(guī)定進(jìn)行相關(guān)項(xiàng)目的著錄，注明日期、文件編號(hào)、系統(tǒng)名稱、文件作者、標(biāo)題、主題詞等，同時(shí)填寫文件具體的承辦處室，然后文件通過(guò)預(yù)設(shè)的內(nèi)部傳遞途徑，自動(dòng)進(jìn)入該處室的文件處理系統(tǒng)，各處室打開(kāi)自己的終端，按命令進(jìn)入系統(tǒng)，取出文件就可以辦理。在辦公自動(dòng)化環(huán)境下根據(jù)文書工作和檔案工作的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行文件立卷、歸檔，使這些信息既可供公文處理時(shí)反復(fù)使用，又可解除檔案部門重復(fù)集中錄入數(shù)據(jù)之苦，充分發(fā)揮了計(jì)算機(jī)一次輸入和多次輸出的優(yōu)勢(shì)。
二、檔案工作的辦公自動(dòng)化
1．檔案收集管理的辦公自動(dòng)化。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的檔案信息管理系統(tǒng)，是在文書處理部門日常工作各環(huán)節(jié)中形成的數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案的收集、整理、鑒定和保管的。在辦公自動(dòng)化的信息管理系統(tǒng)中，機(jī)讀檔案的產(chǎn)生縮短了文件形成和收集之間所經(jīng)過(guò)的時(shí)間，較容易地對(duì)文件資料進(jìn)行必要的管理、核對(duì)和移交。檔案室與產(chǎn)生檔案的各處室之間由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)連接，使生成的機(jī)讀檔案由計(jì)算機(jī)終端通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)傳輸?shù)綑n案室的數(shù)據(jù)庫(kù)。在檔案整理方面，辦公自動(dòng)化技術(shù)沖破了傳統(tǒng)的整理方法和分類原則，它可以根據(jù)用戶不同的需要，對(duì)檔案進(jìn)行自由分類，自由組合。對(duì)于機(jī)讀檔案的保管，一般以盤或卷為單位。至于機(jī)讀檔案的鑒定，則可在機(jī)讀立卷時(shí)同時(shí)進(jìn)行，其鑒定標(biāo)準(zhǔn)可與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的鑒定標(biāo)準(zhǔn)相一致。
2．檔案信息開(kāi)發(fā)的辦公自動(dòng)化。檔案信息開(kāi)發(fā)是指檔案管理系統(tǒng)將輸入進(jìn)來(lái)的、經(jīng)過(guò)篩選和加工處理的檔案信息，根據(jù)社會(huì)各方面的需要提供給人們，它可以通過(guò)編目、編研和利用三項(xiàng)手段得到實(shí)現(xiàn)。檔案編目檢索工作是檔案管理工作中的獨(dú)立環(huán)節(jié)，是檔案管理專業(yè)中理論性和技術(shù)性最強(qiáng)的工作，它不但需要淵博的科學(xué)技術(shù)知識(shí)，還需要一定的語(yǔ)言知識(shí)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力。檔案編目對(duì)檔案信息的開(kāi)發(fā)利用起著“前提”性作用，面對(duì)數(shù)以萬(wàn)計(jì)、形式多樣的檔案，在人工操作中如果沒(méi)有一定的檢索工具，人們查找利用它，就像大海撈針一樣困難。因此，使用先進(jìn)的檔案檢索工具是檔案管理向現(xiàn)代化發(fā)展不可缺少的重要手段。這個(gè)問(wèn)題，在辦公自動(dòng)化環(huán)境中很容易解決。機(jī)讀文件在向檔案部門移交以前，已經(jīng)建立起能進(jìn)行各種目錄組合和全文利用的系統(tǒng)，本身具備檢索功能。在此基礎(chǔ)上，檔案信息管理系統(tǒng)就可以實(shí)現(xiàn)其檢索、編目、編研之功能，同時(shí)還可進(jìn)行目錄的自動(dòng)組合，形成一個(gè)比較完備的檔案檢索工具體系，這樣就能全方位、多角度地反映檔案室的室藏內(nèi)容，可以輕松地利用計(jì)算機(jī)根據(jù)一定主題或?qū)ｎ}進(jìn)行全文或部分章節(jié)的自動(dòng)匯編，達(dá)到檔案編研利用之目的。計(jì)算機(jī)自動(dòng)編目速度快、質(zhì)量高、能克服人工編目深度、廣度不足的缺點(diǎn)，而且也符合規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求，它能將利用者所需的檔案信息通過(guò)屏幕顯示輸出或打印、復(fù)制出來(lái)，并能及時(shí)、準(zhǔn)確地提供利用，與文書工作達(dá)到信息資源共享，使傳統(tǒng)的檔案室藏概念得到升華。
三、應(yīng)用辦公自動(dòng)化的文書檔案管理的優(yōu)點(diǎn)
1．簡(jiǎn)化文件的排序編號(hào)。文書檔案管理中，大部分單位是按年度、組織機(jī)構(gòu)分類，所以每年檔案在編制案卷號(hào)時(shí)都是按機(jī)構(gòu)固定的排列順序進(jìn)行編制，這就要求所有部門的歸檔材料必須全部集中到檔案部門后才能進(jìn)行編號(hào)，因此只要一個(gè)部門沒(méi)能按時(shí)歸檔就會(huì)使整個(gè)編號(hào)工作無(wú)法正常進(jìn)行。運(yùn)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)后，采用單位文件分散式歸檔，文件的排序依然可以以部門為單位，但沒(méi)有必要固定部門的順序，可以按移交紙質(zhì)文件的時(shí)間順序，隨時(shí)進(jìn)行編號(hào)歸檔。采用集中歸檔，可以不按部門排列，只要文件辦理完畢就可以進(jìn)行編號(hào)歸檔。
2．辦公效率提高。計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力也是正確運(yùn)用辦公自動(dòng)化的一大優(yōu)點(diǎn)。在以往的檔案管理工作中，工作人員過(guò)多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏下、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確無(wú)誤，結(jié)果又費(fèi)時(shí)，又費(fèi)力。在應(yīng)用了計(jì)算機(jī)軟件處理后，使文件資料收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有效。因而無(wú)論是起草還是辦理傳遞，都變得簡(jiǎn)單易行。
3．文件和文字信息充分交流和共享。在原始的手工操作管理中，企業(yè)事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息總閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級(jí)深入到文件級(jí)，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對(duì)檔案外部目錄管理到內(nèi)、外部目錄和內(nèi)容合并管理。隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立并聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實(shí)記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對(duì)所調(diào)閱的信息資源作出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過(guò)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺(tái)，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點(diǎn)和最新、最快的檔案管理信息動(dòng)態(tài)。
4．文件與檔案管理形成一個(gè)有機(jī)的整體。傳統(tǒng)的文件處理和檔案管理是屬于兩個(gè)不同的部門-辦公室和檔案室，由于業(yè)務(wù)銜接得不好，使得后期的文件歸檔組卷工作非常困難，檔案的準(zhǔn)確性、完整性受到影響。同時(shí)傳統(tǒng)的檔案組卷工序的繁瑣，使得檔案的工作效率低下。運(yùn)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)后，利用計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠不受空間的限制，使得兩個(gè)不同的部門在網(wǎng)絡(luò)中充分的將各自的業(yè)務(wù)銜接起來(lái)。
綜上所述，隨著辦公自動(dòng)化的不斷推廣和應(yīng)用，計(jì)算機(jī)進(jìn)人文書和檔案工作領(lǐng)域已是一個(gè)不爭(zhēng)的現(xiàn)實(shí)。用計(jì)算機(jī)制作文件、統(tǒng)計(jì)和處理數(shù)據(jù)已日益普及，大大減輕了勞動(dòng)強(qiáng)度，簡(jiǎn)化了工作程序，提高了工作效率和工作質(zhì)量。計(jì)算機(jī)技術(shù)促進(jìn)了“文檔”一體化的實(shí)現(xiàn)，使辦公自動(dòng)化正朝著高層次、綜合應(yīng)用的方向發(fā)展，其應(yīng)用領(lǐng)域?qū)?huì)越來(lái)越廣泛。
結(jié)合公司，作為安裝施工企業(yè)辦公自動(dòng)化在文書與檔案的運(yùn)用也有了長(zhǎng)足的進(jìn)步，企業(yè)的實(shí)力不斷增強(qiáng)，施工領(lǐng)域不斷拓寬。公司對(duì)內(nèi)狠抓管理，對(duì)外積極參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，取得了良好的業(yè)績(jī)。近十余年來(lái)，公司加大投入，注重工程質(zhì)量，創(chuàng)優(yōu)奪杯，碩果累累。公司積極穩(wěn)步地推進(jìn)管理現(xiàn)代化，加強(qiáng)基礎(chǔ)管理，強(qiáng)化專業(yè)管理，積極推廣應(yīng)用現(xiàn)代化管理技術(shù)。曾先后取得檔案管理國(guó)家一級(jí)、計(jì)量管理二級(jí)、標(biāo)準(zhǔn)化管理三級(jí)、會(huì)計(jì)工作三級(jí)、全面質(zhì)量管理等證書。公司按國(guó)際慣例，堅(jiān)持“項(xiàng)目法”施工，落實(shí)完善經(jīng)濟(jì)責(zé)任承包制，努力運(yùn)用目標(biāo)管理辦法，以切實(shí)保證企業(yè)方針目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
公司致力于推進(jìn)技術(shù)進(jìn)步，不斷開(kāi)發(fā)和采用新技術(shù)、新工藝、新材料；同時(shí)努力提高機(jī)械裝備水平，積極引進(jìn)新型施工裝備及機(jī)具，以真正提高企業(yè)的施工技術(shù)水平和施工能力。
參考文獻(xiàn)：
[1]基于文書流轉(zhuǎn)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的分析與設(shè)計(jì)[J].2003.
0 引言
伴隨著現(xiàn)代企業(yè)信息化的發(fā)展，企業(yè)信息化和辦公自動(dòng)化已成為主流的趨勢(shì)，為文檔一體化的實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造了比較好的條件，而文書檔案作為企業(yè)檔案中的重要組成部分，在新的辦公自動(dòng)化管理環(huán)境下如何更好地管理，以及借助信息化的發(fā)展如何助力知識(shí)管理的推進(jìn)，本文將圍繞著這兩個(gè)方面進(jìn)行闡述。
1 辦公自動(dòng)化的應(yīng)用對(duì)企業(yè)文書檔案管理的影響
1.1 為實(shí)現(xiàn)文檔一體化創(chuàng)造了條件
對(duì)多數(shù)企業(yè)而言，文件處理工作與檔案管理工作是分設(shè)兩個(gè)職能部門管理的，如辦公室和檔案室，辦公室負(fù)責(zé)文書處理工作，檔案室負(fù)責(zé)檔案管理工作。兩個(gè)部門以歸檔為界線，文件在歸檔前屬辦公室管理，歸檔后屬檔案室管理。在這種管理制度下，文件在兩個(gè)相對(duì)封閉的部門中分開(kāi)運(yùn)行，文書處理和檔案管理工作各自獨(dú)立，前后沒(méi)有關(guān)聯(lián)起來(lái)，導(dǎo)致文書部門收集不全文件、檔案部門收集不全檔案、業(yè)務(wù)部門利用不全檔案。
而在辦公自動(dòng)化條件下，可以把辦公用的紙面上的公文、流程轉(zhuǎn)移到計(jì)算機(jī)上來(lái)執(zhí)行，大量的電子文件就在自動(dòng)化系統(tǒng)中產(chǎn)生，實(shí)現(xiàn)從文件生產(chǎn)到歸檔全程控制，避免了前述問(wèn)題。同時(shí)也將公文處理與檔案管理相結(jié)合，充分利用文書處理過(guò)程中形成的數(shù)據(jù)信息，避免檔案部門的重復(fù)勞動(dòng)，使文書工作中文件的收發(fā)、登記、運(yùn)轉(zhuǎn)、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔、利用、統(tǒng)計(jì)形成一個(gè)有序的整體。
1.2 提高了文書檔案的管理、利用的效率
企業(yè)檔案的識(shí)別、收集、標(biāo)識(shí)、分類、立卷、歸檔、應(yīng)用、鑒別和銷毀是企業(yè)檔案管理的基本流程，而有了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，歸檔前的文檔的處理就可以在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)，提高了企業(yè)檔案管理的水平和效率。
2 辦公自動(dòng)化環(huán)境下企業(yè)文書檔案管理的措施和方法
2.1 將OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)銜接起來(lái)
企業(yè)在新建辦公自動(dòng)化系統(tǒng)時(shí)，為避免辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中文件管理的功能與檔案管理系統(tǒng)的功能不銜接、不兼容，檔案管理部門要提前介入?yún)⑴c其設(shè)計(jì)規(guī)劃，與系統(tǒng)設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)人員充分論證系統(tǒng)的功能和需求，在滿足文件處理工作的基礎(chǔ)上充分考慮檔案管理的需求，兼顧后期的歸檔和利用，使兩個(gè)不同階段不同性質(zhì)的工作有效地結(jié)合起來(lái)，整體上做好流程和總體框架的設(shè)計(jì)，保證文件傳遞的安全性、準(zhǔn)確性和時(shí)效性。
2.2 實(shí)現(xiàn)在線實(shí)時(shí)歸檔
在線實(shí)時(shí)歸檔是從文檔一體化管理出發(fā)，使電子文件從形成、流轉(zhuǎn)到最后辦理完畢后及時(shí)歸檔在系統(tǒng)中得到了實(shí)現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)了檔案全生命周期的系統(tǒng)化管理。
下面將針對(duì)企業(yè)網(wǎng)上制發(fā)的文件和接收外單位的文件來(lái)實(shí)現(xiàn)在線的實(shí)時(shí)歸檔。
企業(yè)網(wǎng)上發(fā)文，由文件的起草人在起草電子文件時(shí)就對(duì)文件的內(nèi)容價(jià)值進(jìn)行鑒定，內(nèi)容的鑒定需接受檔案部門的監(jiān)督和指導(dǎo)；文件草擬完畢后進(jìn)行審核簽發(fā)復(fù)核校對(duì)等，直到正式簽署形成，流轉(zhuǎn)到歸檔環(huán)節(jié)進(jìn)入到檔案管理部門的數(shù)據(jù)庫(kù)或者計(jì)算機(jī)服務(wù)系統(tǒng)。檔案部門在第一次鑒定的基礎(chǔ)上，進(jìn)行第二次鑒定，對(duì)鑒定為需要長(zhǎng)期保管的文件下載下來(lái)，存儲(chǔ)到光盤或者移動(dòng)硬盤中保存，并確認(rèn)有些文件是否需要印制成紙質(zhì)保存，通過(guò)雙套制來(lái)降低檔案保管的風(fēng)險(xiǎn)。
對(duì)于企業(yè)需接收的外單位來(lái)文首先進(jìn)行收文登記（如接收的是紙質(zhì)文件，需掃描放進(jìn)系統(tǒng)中），收文管理也是辦公自動(dòng)化的一部分且和檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行關(guān)聯(lián)的，接收登記后進(jìn)行審核分發(fā)辦理等，后續(xù)的處理流程同企業(yè)網(wǎng)上發(fā)文。
2.3 電子文件的安全管理
隨著辦公自動(dòng)化的應(yīng)用，系統(tǒng)中產(chǎn)生了大量的電子文件，而如何保證電子文件的信息安全至關(guān)重要。需要做到以下幾點(diǎn)：
①實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)安全功能的完整性，運(yùn)用加密、防火墻技術(shù)及計(jì)算機(jī)病毒防護(hù)措施等。
②建立完善的安全管理制度，在此基礎(chǔ)上，建立檔案信息安全保密的工作小組（可由公司保密部門、文秘人員及其他相關(guān)部門組成），貫徹落實(shí)安全責(zé)任制，保證檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全。
③強(qiáng)化管理人員的安全意識(shí)，系統(tǒng)要建立身份認(rèn)證，設(shè)定用戶權(quán)限，在權(quán)限內(nèi)規(guī)范操作規(guī)程，按要求維護(hù)。
④對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)備份兩種以上媒介，定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)恢復(fù)；將記錄媒介妥善保管到防磁、防震、防火、防潮的安全容器中；注意跟蹤軟件版本升級(jí)硬件設(shè)備更新?lián)Q代的情況，及時(shí)做好數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換。
2.4 根據(jù)企業(yè)自身情況，對(duì)永久或者長(zhǎng)期保存的重要文書檔案進(jìn)行“雙套制”歸檔保管
盡管采取了多份備份、防病毒、防刪除等多種的形式進(jìn)行防范，為了保險(xiǎn)起見(jiàn)，多數(shù)單位仍舊采用檔案紙質(zhì)原件歸檔與數(shù)字檔案資源同時(shí)歸檔并存的方式，在沒(méi)有根本性解決方案前，仍然會(huì)延續(xù)下去。
保管的紙質(zhì)文件主要是用于查原件和長(zhǎng)期保管，平時(shí)日常查閱主要是網(wǎng)上查詢電子版。
2.5 建立文書檔案的現(xiàn)代管理模式
傳統(tǒng)文書檔案管理模式主要是手工管理，內(nèi)容包括收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研、利用等。其中在整理紙質(zhì)歸檔文件時(shí)，因?yàn)闆](méi)有計(jì)算機(jī)檢索采取的多是人工立卷歸檔，歸檔案卷的質(zhì)量依賴于立卷人自己的經(jīng)驗(yàn)和理解，沒(méi)有完全統(tǒng)一的立卷標(biāo)準(zhǔn)。
而辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，為現(xiàn)代文書檔案管理模式的建立提供了技術(shù)條件。在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，電子文件的網(wǎng)絡(luò)歸檔成為主要的歸檔部分，所有的電子文件都在相關(guān)系統(tǒng)中產(chǎn)生，相應(yīng)的文書檔案管理的一系列工作包括文件的擬定、審核、簽發(fā)、登記、編號(hào)等各個(gè)環(huán)節(jié)必須按照系統(tǒng)的要求規(guī)范操作，以保證所流轉(zhuǎn)的文件信息的規(guī)范性、準(zhǔn)確性。同時(shí)在保證辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)結(jié)合的基礎(chǔ)上，明確電子文件歸檔和檔案人員整理的流程和環(huán)節(jié)，對(duì)著錄的標(biāo)準(zhǔn)也要進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定。
2.6 制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，加強(qiáng)規(guī)劃和部署
制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是非常重要的。一方面，為推進(jìn)文件生成規(guī)范化、制度化，按照《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》、《黨政機(jī)關(guān)公文格式》的細(xì)則規(guī)定，結(jié)合企業(yè)公文形成、運(yùn)轉(zhuǎn)特點(diǎn)，聯(lián)合制定相應(yīng)的公文行文規(guī)則、辦理流程和歸檔細(xì)則，明確歸檔范圍。另一方面，根據(jù)《電子文件歸檔和管理規(guī)范》要求，結(jié)合系統(tǒng)建設(shè)需求，合理解決OA 辦公系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的預(yù)歸檔的規(guī)則制定、端口對(duì)接等問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間“無(wú)縫”對(duì)接和公文形成到歸檔前全程管理。
3 辦公自動(dòng)化環(huán)境下企業(yè)文書檔案管理的利用
在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，如何從海量的檔案中快速準(zhǔn)確的查詢到使用者所需要的檔案信息一直是傳統(tǒng)檔案管理的難題之一。而辦公自動(dòng)化技術(shù)的應(yīng)用，很好地解決了這一問(wèn)題，從技術(shù)上擺脫了手工檢索的弊端，從業(yè)務(wù)上經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的梳理，都是結(jié)構(gòu)化的檔案數(shù)據(jù)，兩方面保證了檔案的高效利用。
辦公化系統(tǒng)中文檔流轉(zhuǎn)的信息都可以為檔案管理所利用，這樣在利用檔案時(shí)，按照相應(yīng)的關(guān)鍵詞進(jìn)行搜索，能迅速且多方面的查詢到所需要的信息，在有權(quán)限的前提下，或者經(jīng)過(guò)相關(guān)人員的審批下就可以瀏覽訪問(wèn)所需要的內(nèi)容。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)還可以提供多維度的查詢視角，如文檔信息按照項(xiàng)目或者部門分類流轉(zhuǎn)等，提高了檔案信息檢索的效率。
4 辦公自動(dòng)化環(huán)境下企業(yè)文書檔案的管理如何助力知識(shí)管理推進(jìn)
在當(dāng)下的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，人們?cè)絹?lái)越認(rèn)識(shí)到知識(shí)對(duì)社會(huì)進(jìn)步的重要推動(dòng)作用。現(xiàn)代企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力更是少不了知識(shí)管理的推進(jìn)。而檔案作為企業(yè)知識(shí)信息的重要載體，在知識(shí)管理過(guò)程中必將發(fā)揮其重要作用。
通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)文書檔案信息的科學(xué)管理，各業(yè)務(wù)部門的文件處理人員將有關(guān)重要的文件、資料及時(shí)通過(guò)公司的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)處理，文件流轉(zhuǎn)完畢后網(wǎng)上歸檔到檔案管理系統(tǒng)， 檔案人員對(duì)其進(jìn)行鑒定、整理和加工提煉，形成各類企業(yè)知識(shí)庫(kù)，經(jīng)提煉的信息又可以通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)為用戶所使用，促進(jìn)員工的知識(shí)交流，使文書檔案管理逐步向檔案知識(shí)管理模式邁進(jìn)。
參 考 文 獻(xiàn)
文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載著社會(huì)發(fā)展的歷史過(guò)程，客觀的反映著各種問(wèn)題及解決方法，是人類社會(huì)進(jìn)步的證明者。文書檔案管理是以收集、整理和保存文檔資料作為工作內(nèi)容的。文書檔案管理的過(guò)程中會(huì)涉及到方方面面的資料信息，如果管理不當(dāng)，將會(huì)影響文書檔案的價(jià)值，造成一定的影響。社會(huì)的進(jìn)步，就促使著文書檔案的管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)，不能在只靠著傳統(tǒng)模式來(lái)管理經(jīng)營(yíng)，而是要實(shí)現(xiàn)“文檔一體化”的科學(xué)管理模式。
一、傳統(tǒng)文書檔案管理中存在的問(wèn)題
文書檔案是機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位進(jìn)行科學(xué)管理、經(jīng)營(yíng)決策、問(wèn)題處理、信息交流、研究開(kāi)發(fā)等活動(dòng)的重要載體。是檔案工作中必不可少的內(nèi)容。傳統(tǒng)文檔的管理一般都是靠紙質(zhì)文件作為載體來(lái)保管的，這樣就需要耗費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力來(lái)進(jìn)行檔案的分類存檔，過(guò)程比較繁瑣，不是很方便而且工作效率也不高。傳統(tǒng)文檔管理主要存在的弊端有以下幾方面：
（一）傳統(tǒng)模式下的文檔管理中文檔的使用缺乏時(shí)效性
在傳統(tǒng)文檔管理下，如果想要借閱相關(guān)的文檔資料就必須要到所屬的檔案室去辦理手續(xù)才能借閱，并且還需要進(jìn)行繁瑣的登記。如果是在當(dāng)?shù)剡€好，但有時(shí)卻要去異地才能閱讀到，就時(shí)間上來(lái)說(shuō)這樣異地的奔波，不但浪費(fèi)了大量的時(shí)間，也同時(shí)耗去不少人力和財(cái)力，信息也沒(méi)有得到充分的共享，甚至還會(huì)影響到正常的使用，這樣就無(wú)法充分的體現(xiàn)文檔的價(jià)值，所以說(shuō)它缺乏時(shí)效性。
（二）傳統(tǒng)模式下的文檔管理中文檔不宜長(zhǎng)久保存
在傳統(tǒng)文檔的管理下，文檔的材質(zhì)多數(shù)都是紙質(zhì)文件，而紙質(zhì)文件又是極容易損壞的，不利于長(zhǎng)久保存，尤其在借閱過(guò)程中，這種損壞是難免的。很多重要的檔案文件都是紙質(zhì)的，在傳閱的過(guò)程中由于不小心而使文件有損傷，有些可以修復(fù)，但也有無(wú)法修復(fù)的，這樣就會(huì)容易造成重要的歷史信息不能完整的被保留下來(lái)，成為一種遺憾。那些不能再生的重要原始檔案就會(huì)因?yàn)閾p壞而成為一種巨大的損失，無(wú)法彌補(bǔ)。所以說(shuō)紙質(zhì)文檔不利于長(zhǎng)久保存。
（三）傳統(tǒng)模式下的文檔管理的復(fù)雜化
在傳統(tǒng)文檔的管理下，如果想要借閱就必須要進(jìn)行詳細(xì)的登記，但是由于檔案的種類形式的多樣，使其在整理歸類上比較麻煩，不方便長(zhǎng)久的使用。而且在保管上有相當(dāng)復(fù)雜的流程，不但需要大量的人員來(lái)進(jìn)行分類整理，還要進(jìn)行一定的維護(hù)，在還文檔時(shí)還要有一套流程來(lái)進(jìn)行登記?？偸窃谥貜?fù)著工作，卻效率很低。
二、辦公自動(dòng)化環(huán)境下文書檔案管理的優(yōu)勢(shì)
隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)帶來(lái)了新的改革，在文檔管理方面也有著它無(wú)可比擬的優(yōu)勢(shì)，給文檔管理工作帶來(lái)了極大的改變。技術(shù)的革新，使得文檔管理也日益科學(xué)化、合理化、規(guī)范化。但是文書檔案辦公自動(dòng)化并不是一項(xiàng)孤立單獨(dú)的工作，它的最終目的是為了檔案能更好的被利用，發(fā)揮它應(yīng)有的價(jià)值。既然說(shuō)過(guò)了傳統(tǒng)文檔管理的弊端，現(xiàn)在就來(lái)說(shuō)下，在辦公自動(dòng)化環(huán)境下文書檔案管理的優(yōu)勢(shì)。
（一）辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書檔案管理使用的時(shí)效性強(qiáng)
在文檔管理中實(shí)行信息化管理，使文檔信息可以實(shí)時(shí)在線，需求者就可以通過(guò)一定的互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行及時(shí)的查閱，使文檔信息能否充分的達(dá)到資源共享的目的。且查閱時(shí)所進(jìn)行的個(gè)人信息登記也變得簡(jiǎn)單明了，由于是計(jì)算機(jī)檢索，便自動(dòng)的保存了借閱者的信息，以此來(lái)方便借閱者進(jìn)行多次借閱，不用反復(fù)登記的麻煩。由于少了來(lái)回的奔波，減少了大量的時(shí)間與人力，沒(méi)有造成不必要的浪費(fèi)，在很大程度上提高了使用的效率，且能進(jìn)行及時(shí)的溝通，給使用者帶來(lái)極大的方便，因此說(shuō)在辦公自動(dòng)化環(huán)境下文書檔案的使用時(shí)效性變?cè)鰪?qiáng)了。
（二）辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書檔案管理中的文書檔案可以長(zhǎng)久保存
在傳統(tǒng)文檔管理中的文檔基本上都是紙質(zhì)載體，不宜長(zhǎng)久保存，且易損壞，造成一些不必要的損失。但是在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，文書檔案可以用多種載體來(lái)進(jìn)行保存，不再是單一的一種選擇。它可以用各種電子手段來(lái)進(jìn)行保存，如果需要可以實(shí)時(shí)的進(jìn)行查閱，方便了解所需的實(shí)體文檔的最新動(dòng)態(tài)。因?yàn)楸４娴亩鄻有?，也就可以避免原始的文檔資料在借閱中產(chǎn)生的損傷，這樣既方便了需要者同時(shí)也能完整的保存下文檔資料不被損壞。這樣就延長(zhǎng)了文檔的使用壽命。
（三）辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書檔案管理的精簡(jiǎn)化；
傳統(tǒng)文書檔案的管理有一套比較復(fù)雜繁瑣的流程，從文書信息的收集、歸類、整理、立卷到最后的存檔，每一步都需要花費(fèi)大量的人力、物力來(lái)完成，且在過(guò)程中也容易出現(xiàn)差錯(cuò)，做起來(lái)很不方便。但是在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，有了計(jì)算機(jī)的協(xié)助，使復(fù)雜的工作變得簡(jiǎn)單，操作上也不需要耗費(fèi)太多的時(shí)間和精力，而且還能提高文檔的質(zhì)量，減少時(shí)間和空間，以便于使用。
文書檔案的管理也具有一定的保密性，在辦公自動(dòng)化環(huán)境中可以設(shè)定一定的局域來(lái)訪問(wèn)使用某些方面文檔的資料，從而來(lái)加強(qiáng)其保密性質(zhì)。因?yàn)楣ぞ叩姆奖?，也使文檔的查閱變得簡(jiǎn)單而快捷，甚至可以通過(guò)一些模糊查詢就可以搜到想要查閱的文檔信息。
總 結(jié)：
伴隨著科技的進(jìn)步，科學(xué)的發(fā)達(dá)，傳統(tǒng)的文書檔案管理已經(jīng)漸漸地不能適應(yīng)人們所需，把傳統(tǒng)與現(xiàn)代技術(shù)相結(jié)合，讓文檔管理由“卷”變成“件”逐步實(shí)現(xiàn)“文檔一體化”的現(xiàn)代科學(xué)管理，這也是每個(gè)文書檔案管理人員所要掌握的基本技能。辦公自動(dòng)化是信息社會(huì)時(shí)代的重要標(biāo)志之一，為了更好的服務(wù)全人類，文檔管理的現(xiàn)代化進(jìn)程將永不停止。
參考文獻(xiàn)：
