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時間：2023-06-01 08:55:56
序論：速發(fā)表網(wǎng)結(jié)合其深厚的文秘經(jīng)驗，特別為您篩選了11篇高校學(xué)籍檔案管理范文。如果您需要更多原創(chuàng)資料，歡迎隨時與我們的客服老師聯(lián)系，希望您能從中汲取靈感和知識！
檔案是指國家機構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄，是再現(xiàn)歷史原貌的原始文獻(xiàn)，具有重要的歷史價值。高校檔案是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)生活過程的真實記錄，包括學(xué)生的入學(xué)注冊、成績考核、紀(jì)律考勤、升級與留、降級，轉(zhuǎn)專業(yè)與轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)及畢業(yè)資格與授予學(xué)位資格的審核及證書發(fā)放等。目前我國高等教育飛速發(fā)展，檔案管理跟不上高校發(fā)展步伐，在一定程度上影響了高校發(fā)展。因此，明確高校學(xué)籍檔案管理現(xiàn)況，加強學(xué)籍檔案管理改進(jìn)，已成為各高校關(guān)注的熱點。
一、高校學(xué)籍檔案管理現(xiàn)況分析
（一）對高校檔案管理意識淡薄
很多高校對學(xué)籍檔案管理隨意為之，無人監(jiān)督，缺乏行之有效的管理機制和獎懲制度，檔案管理中出現(xiàn)的問題也很難得到解決，缺少必要的支持。學(xué)校將學(xué)生作為學(xué)籍檔案管理的被動管理對象，對學(xué)生缺乏必要的教育，很多學(xué)生對自己的學(xué)籍檔案缺少理解和認(rèn)識，甚至直到畢業(yè)審查時才發(fā)現(xiàn)檔案中出現(xiàn)問題或缺少文件，嚴(yán)重影響了學(xué)校的管理秩序。
（二）高校檔案管理人員不專業(yè)
很多高校的學(xué)籍檔案都由教務(wù)管理人員兼職管理，缺少專門的管理人員，有的人甚至沒有接受過檔案管理知識的培訓(xùn)。加之教務(wù)管理人員平時工作繁忙，沒有時間和精力顧及檔案的收集、整理和歸檔工作，導(dǎo)致學(xué)生的學(xué)籍檔案只是入學(xué)時收一下，畢業(yè)時發(fā)一下，在校期間基本沒有整理、補充和歸檔，學(xué)籍檔案管理如同虛設(shè)。
（三）檔案管理制度不完善
要搞好學(xué)籍檔案的管理工作，健全的檔案管理制度不可少。目前很多高校的學(xué)籍管理仍以教務(wù)處或?qū)W生處為主，缺少專門機構(gòu)和專業(yè)人員，學(xué)籍檔案也只是學(xué)生入學(xué)時收上來，作為材料擱置在一旁，有的高校沿用舊的規(guī)章制度，有的甚至缺乏學(xué)籍檔案管理的規(guī)章制度?，F(xiàn)今高等教育改革，很多高校都采用了多層次、多形式、多專業(yè)的辦學(xué)模式，在高校其他方面都與時俱進(jìn)，緊隨改革步伐的時候，學(xué)籍管理制度的不健全更加難以適應(yīng)現(xiàn)在高校的辦學(xué)模式。
（四）未采用電子化管理模式
隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，學(xué)籍管理采用電子技術(shù)手段已勢在必行，很多高校也都引進(jìn)了教育管理系統(tǒng)軟件，采用新的管理方式。但高校在采用了電子學(xué)籍管理方式后，更加忽視紙質(zhì)檔案的重要價值，學(xué)校在補充電子檔案的時候忽視紙質(zhì)檔案的補充，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案與電子檔案不能同步整理歸檔。同時，電子檔案網(wǎng)絡(luò)化管理也存在瑕疵，如學(xué)籍信息都由學(xué)生自由填寫，信息的真實如何甄別，如何保障學(xué)生信息的安全及信息共享問題等，也亟待解決。
二、完善高校學(xué)籍檔案管理對策
（一）樹立現(xiàn)代化的學(xué)籍檔案管理理念
要實現(xiàn)檔案的價值，發(fā)揮檔案的作用，必須在源頭做好檔案的管理工作，從思想上認(rèn)識到檔案的重要性。首先，領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識到檔案的價值和作用，意識到檔案管理工作的重要性，從機構(gòu)設(shè)置到人員配置，到管理機制建設(shè)等方面給予檔案管理部門充分的支持，切實解決檔案管理中的難題，加強檔案管理建設(shè)。其次，要提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和責(zé)任心，檔案管理人員要認(rèn)識到檔案工作的意義和重要性，加強工作認(rèn)識，提高工作質(zhì)量。要更新檔案管理理念，將被動的信息管理轉(zhuǎn)化為主動的信息服務(wù)，將檔案庫轉(zhuǎn)化為人才信息庫，充分發(fā)揮檔案信息的價值和作用。
（二）實現(xiàn)高校學(xué)籍檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化
教育部從2001 年開始對高等教育學(xué)歷證書實行電子注冊制度。建立高等教育學(xué)歷證書電子注冊制度，是在高等教育改革的背景下，使高等教育健康發(fā)展，保證高等教育質(zhì)量，維護(hù)國家學(xué)歷制度和學(xué)歷證書的嚴(yán)肅性，維護(hù)高等學(xué)校畢業(yè)生的合法權(quán)益的需要。實施高等學(xué)歷教育的高等學(xué)校按國家招生規(guī)定錄取的學(xué)生，所取得的學(xué)歷證書均須進(jìn)行電子注冊，是擁有全國唯一的高等教育學(xué)歷信息數(shù)據(jù)庫。高校學(xué)籍管理部門應(yīng)與全國高校學(xué)歷電子注冊系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，上下聯(lián)動，建立一個完整的高校學(xué)生學(xué)籍管理信息系統(tǒng)。從新生的錄取開始到學(xué)生畢業(yè)，動態(tài)加入學(xué)生在校期間全部信息材料，貫穿學(xué)生在校期間的整個學(xué)習(xí)過程，構(gòu)建一個完整的高校學(xué)生電子學(xué)籍檔案體系。全國普通高校全部實行了學(xué)歷電子注冊制度。國家教育部為此專門研制“全國大學(xué)生學(xué)籍、學(xué)歷管理系統(tǒng)”軟件。該系統(tǒng)從新生的錄取簡明登記表信息，到畢業(yè)證書打印、發(fā)放、轉(zhuǎn)入校友數(shù)據(jù)庫，貫穿學(xué)生在校期間整個的管理過程，形成了一個畢業(yè)生完整的電子檔案，學(xué)籍管理逐步實現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化。其中“學(xué)籍管理庫”是該系統(tǒng)信息管理的核心，是學(xué)生的基本檔案信息所在，包括姓名、性別、出生日期、民族、家庭地址、專業(yè)、學(xué)制、入學(xué)日期、特長、身份證號、健康狀況、獎懲記錄、社團記錄等等。這一段的檔案信息記錄了一個學(xué)生在校期間的所有信息，將學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)情況、健康狀況、道德表現(xiàn)、個人愛好以及發(fā)展方向等都記錄在內(nèi)。而“綜合檔案信息”涉及學(xué)生衣、食、住，獎、懲、貸，德、智、體、能等多方面信息，其信息包含高校學(xué)生入學(xué)前中學(xué)階段信息、高考信息、在大學(xué)期間學(xué)習(xí)成績信息、畢結(jié)業(yè)結(jié)論、學(xué)生目前的家庭經(jīng)濟狀況、學(xué)生在校期間的獎勵與處分等。通過與該系統(tǒng)其他功能配合，構(gòu)成了完整的學(xué)生綜合性電子檔案。該系統(tǒng)的使用規(guī)范了全國高校學(xué)生管理信息，充分發(fā)揮了高校學(xué)籍檔案信息資源化管理的優(yōu)勢。
（三）建立專業(yè)化的高素質(zhì)學(xué)籍檔案管理隊伍
很多高校已經(jīng)開設(shè)檔案學(xué)專業(yè)，培養(yǎng)專門的檔案管理人才。各高校更應(yīng)該建立專門的檔案管理機構(gòu)，盡可能的引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才，加強目前檔案管理人員的培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)，建立高素質(zhì)的檔案管理隊伍。檔案管理人員每天要面對一堆堆的紙質(zhì)檔案和枯燥的電子檔案，工作較沉悶，缺少激情和趣味。因此，檔案管理人員較容易出現(xiàn)懈怠、煩躁等情緒，更需要他人的關(guān)心和幫助；學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)更應(yīng)加強對檔案管理人員的關(guān)心和愛護(hù)，調(diào)動他們的工作積極性和工作熱情，幫助他們擺脫懈怠、煩躁等不良情緒，促進(jìn)學(xué)校的檔案管理建設(shè)。
（四）建立健全學(xué)籍檔案管理制度
很多高校都是學(xué)生入學(xué)時接收一下檔案，畢業(yè)時統(tǒng)一整理一次，在校四年基本不動，學(xué)生受到表彰或出現(xiàn)問題也不及時進(jìn)行檔案的補充，因此學(xué)籍檔案管理需要明確的規(guī)章制度和獎懲措施，健全檔案的補充和收集、整理、核對、管理、保密等各項制度。做到權(quán)責(zé)明晰，獎懲分明，用制度去規(guī)范管理工作，督促管理人員及時完成學(xué)籍檔案管理的各項工作。
總之，學(xué)籍檔案是高校和學(xué)生的重要信息資料，是學(xué)校和學(xué)生的寶貴財富，是學(xué)校管理工作的重要資料，因此加強學(xué)籍檔案的管理和開發(fā)利用，才能使高校更好的適應(yīng)社會發(fā)展的需求，更好的將培養(yǎng)的人才推向社會和市場。
參考文獻(xiàn)：
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[3]李偉婧，等.引入營銷觀念，做好企業(yè)檔案編研工作[J].蘭臺界，2007，（9）。
現(xiàn)如今，很多高校的學(xué)籍檔案管理工作普遍存在場地面積不足、辦公設(shè)備陳舊、缺少專業(yè)管理人員和缺乏專項業(yè)務(wù)經(jīng)費的情況，之所以會出現(xiàn)上訴情況，跟領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不夠重視有著直接關(guān)系。高校學(xué)籍檔案所反映出的價值是具有一定隱性和潛在性的，往往容易被校領(lǐng)導(dǎo)所忽視。想要加強對學(xué)籍檔案的管理是需要進(jìn)行資金投入的，卻無法收到“立竿見影”的效果，這使得高校領(lǐng)導(dǎo)望而怯步，更多的選擇把資金投入到校園的硬件建設(shè)當(dāng)中去。校領(lǐng)導(dǎo)對“硬實力”過于重視，卻忽視了“軟實力”才是高校發(fā)展建設(shè)當(dāng)中的重中之重。
（二）管理人員隊伍建設(shè)不完整
由于高校對學(xué)籍檔案管理工作認(rèn)識的不足，以至于其被錯誤的放在高校建設(shè)的從屬地位，各院校也沒有聘請專業(yè)的檔案管理人員來進(jìn)行學(xué)籍檔案的管理工作，很多檔案管理工作都是校內(nèi)的行政業(yè)務(wù)人員來兼管的，然而由于校內(nèi)行政工作繁重，這使得檔案管理工作人員的流動性非常大，而在職人員也缺乏檔案管理的專業(yè)水平和理論素養(yǎng)，以至于出現(xiàn)了檔案管理隊伍整體業(yè)務(wù)水平低、工作積極性差、檔案管理觀念陳舊等情況，常常無法按照檔案信息管理工作的要求來進(jìn)行學(xué)生學(xué)籍檔案管理的收集、整理、和分類歸檔工作，使得學(xué)生學(xué)籍檔案的流失量增大，學(xué)生檔案材料殘缺不齊。不僅影響了高校學(xué)籍檔案的利用效率，更嚴(yán)重阻礙了高校學(xué)籍檔案事業(yè)的發(fā)展。
（三）檔案管理工作缺乏規(guī)范性
因為高校對檔案管理工作的錯誤認(rèn)識及重視度不夠，使得高校學(xué)籍檔案管理工作缺乏一套詳細(xì)的、統(tǒng)一的、可以用來約束檔案管理工作的規(guī)章制度，這是致使高校學(xué)籍檔案管理在收集核對、歸檔整理、信息使用傳遞過程中出現(xiàn)問題的重要原因。不僅如此，由于缺少規(guī)范的管理制度，使得管理人員職責(zé)劃分不清，對已出現(xiàn)問題的責(zé)任相互推諉、工作協(xié)作性差，以至于高校學(xué)籍檔案在客觀上缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性。
二、加強學(xué)籍檔案管理的對策
（一）加強檔案宣傳，引起領(lǐng)導(dǎo)重視
學(xué)籍檔案的管理工作是高校管理工作中重要的組成部分，學(xué)籍檔案質(zhì)量的好壞直接影響到學(xué)校的管理水平。加強領(lǐng)導(dǎo)對學(xué)籍檔案管理工作的重視，是提高學(xué)校檔案管理工作的關(guān)鍵所在，因此高校各級黨政管理以及教學(xué)管理部門，都必須充分的認(rèn)識到學(xué)籍檔案管理工作的重要性，增強檔案管理意識。檔案管理部門和管理人員，要從過去“默默無聞”的被動工作狀態(tài)中走出來，通過校園網(wǎng)絡(luò)媒體、專題講座、宣傳手冊、報告?？榷喾N途徑來宣傳和普及學(xué)籍檔案的基礎(chǔ)知識，加強校領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生以及校工作人員對學(xué)籍檔案社會效益及綜合效益重要性的認(rèn)識，以確保學(xué)生能夠提供真實準(zhǔn)確的檔案信息、檔案管理人員能夠認(rèn)真細(xì)致的對檔案進(jìn)行收集管理，校領(lǐng)導(dǎo)能夠嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)的加強信息檔案管理建設(shè)。
（二）加強檔案管理隊伍的素質(zhì)建設(shè)
想要提高學(xué)籍檔案管理工作的管理水平，一支嚴(yán)謹(jǐn)、團結(jié)、穩(wěn)定的管理隊伍是必不可少的。學(xué)校應(yīng)該經(jīng)常組織開展檔案管理的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)交流活動，積極地為檔案管理人員創(chuàng)造出能夠提高專業(yè)能力和業(yè)務(wù)水平的平臺，使檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平、工作效率以及對現(xiàn)代化管理設(shè)備的操作水平得到全面的提升。與此同時，更要重視檔案管理人員的職業(yè)道德建設(shè)，增強管理人員的責(zé)任感和事業(yè)心，真正樹立起現(xiàn)代化檔案管理工作人員全新的職業(yè)形象。另外，檔案管理隊伍的穩(wěn)定性，對于檔案管理工作也是非常重要的，高校應(yīng)設(shè)立恰當(dāng)?shù)目己酥贫群酮剟顧C制，充分調(diào)動起檔案管理工作人員工作的積極性，全面促進(jìn)檔案各管理工作與學(xué)校各項工作協(xié)調(diào)發(fā)展，更好的為學(xué)生就業(yè)提供便利條件。
（三）建立完善的規(guī)范檔案管理制度
一、學(xué)籍檔案管理觀念創(chuàng)新
要想實現(xiàn)學(xué)籍檔案管理工作的創(chuàng)新，最重要的就是要創(chuàng)新觀念。而管理創(chuàng)新的實現(xiàn)，觀念創(chuàng)新最關(guān)鍵，并且在管理創(chuàng)新整個過程中始終貫穿。然而，在新形勢下，學(xué)籍檔案管理工作的發(fā)展卻出現(xiàn)了較多的教育改革問題，所以，應(yīng)站在管理者的角度上，從實際出發(fā)，對原有管理理念進(jìn)行合理地更新。而檔案管理工作人員則必須要對檔案管理創(chuàng)新的意義進(jìn)行深入地認(rèn)識，并且將成為檔案管理工作的最終目標(biāo)[1]。
二、學(xué)籍檔案管理方式創(chuàng)新
因為經(jīng)濟條件限制、行政管理條例的制約，所以使得高校檔案管理以及學(xué)籍管理模式都十分落后。手工操作會耗費較多的人力物力，并且十分容易產(chǎn)生錯誤，同時，計算機的單機整理不完整而且不及時，在網(wǎng)絡(luò)管理平臺中的違規(guī)招生問題也很容易出現(xiàn)管理的盲區(qū)[2]。由此可見，檔案部門最重要的就是應(yīng)該對設(shè)備與技術(shù)進(jìn)行更新，進(jìn)而實現(xiàn)工作效率的提升，保證學(xué)籍信息錄入工作的質(zhì)量。在此基礎(chǔ)上，還應(yīng)該實現(xiàn)辦公系統(tǒng)的自動化，采用現(xiàn)代化的管理手段，并將學(xué)籍檔案管理工作同學(xué)校核心工作進(jìn)行有機結(jié)合，進(jìn)而為教學(xué)與科研工作提供便利條件。
三、學(xué)籍檔案管理內(nèi)容創(chuàng)新
（一）學(xué)生基本信息錄入程序的簡化
在學(xué)生基本信息入檔工作過程中，以往的方法都是檔案管理工作人員根據(jù)學(xué)生升學(xué)檔案內(nèi)容進(jìn)行轉(zhuǎn)抄或者是錄入到單機計算機當(dāng)中，而后，在學(xué)生入學(xué)以后補充學(xué)籍表內(nèi)容。而這種方式就要求檔案管理工作人員需要定期向?qū)W生征集新信息的內(nèi)容并補充記錄，這樣就加大了工作量，給工作人員增加了較大的壓力。構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，檔案管理工作人員就可以將招生庫中的信息導(dǎo)入到學(xué)生的基本信息中，后期工作可以利用學(xué)生主體性來完成。開通學(xué)生權(quán)限，使其自主登錄到系統(tǒng)中，查看并核對其進(jìn)本信息，并在不同的學(xué)習(xí)階段更新或者補充相應(yīng)的資料信息。同時，相關(guān)的管理部門也可以通過網(wǎng)絡(luò)學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)中學(xué)生的基本信息，并打印出學(xué)生需要的相關(guān)證件。
（二）成績信息管理一體化
學(xué)生成績信息涵蓋的內(nèi)容較為廣泛，其中有平時成績、補考成績及重修成績等等，而且在學(xué)籍檔案管理工作中，成績管理是十分重要的部分。以往成績管理工作需要教師在校生花名冊中記錄平時成績，并且手工登記期末考試成績，而后將平時成績與卷面成績按照相應(yīng)的比例來計算出期末的總評成績，最終將成績冊交予教研室，將書面成績上報學(xué)籍科，管理工作人員將最終成績錄入。以上原有的成績整理方式需要任課教師根據(jù)具體的比例來這算分?jǐn)?shù)，并且在成績錄入的時候也很容易出現(xiàn)錯誤，步驟較為復(fù)雜。應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，管理部門僅需要在系統(tǒng)中輸入所需的課程名稱與類別、學(xué)生的名單和具體比例的程序，任課教師在完成期末評卷以后可以登錄系統(tǒng)，將學(xué)生的平時成績與卷面成績輸入進(jìn)去，這樣，系統(tǒng)就可以自動地生成學(xué)生的總評成績，在核查后就能夠直接上報給學(xué)籍科。
（三）學(xué)籍資料統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫資源共享
按照教育部要求，應(yīng)貫徹并實行高校學(xué)生學(xué)籍信息的電子注冊，并把教育部信息管理平臺當(dāng)作重要的基礎(chǔ)，積極構(gòu)建高效網(wǎng)絡(luò)學(xué)生學(xué)籍管理統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫，最終實現(xiàn)資源的共享。而對于學(xué)生來講，就能夠隨時查看自身考試的成績；對于學(xué)員的領(lǐng)導(dǎo)而言，能夠?qū)W(xué)生選擇選修課的數(shù)量及考查的成績進(jìn)行深入地了解，進(jìn)而達(dá)到課程優(yōu)化設(shè)置的目的；對于學(xué)校相關(guān)部門而言，則能夠?qū)W(xué)生學(xué)籍的異常情況進(jìn)行查詢，并將學(xué)生學(xué)習(xí)資料打印出來。最為重要的就是，網(wǎng)絡(luò)學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)內(nèi)部還具備學(xué)生學(xué)歷學(xué)位證書管理功能，能夠有效地滿足社會各行業(yè)對學(xué)生學(xué)籍、學(xué)歷信息資料的驗證需求。在此基礎(chǔ)上，應(yīng)實現(xiàn)高校網(wǎng)絡(luò)學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)同教育部和教育廳信息管理平臺的連接，為上級部門掌握學(xué)生情況提供便利，更有利于調(diào)整并制定政策。同時，網(wǎng)絡(luò)學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)還需要實現(xiàn)資源的共享，進(jìn)而推動學(xué)籍管理工作的規(guī)范化與效率化。
四、學(xué)籍檔案管理人才資源創(chuàng)新
加快學(xué)籍管理工作人員的自身素質(zhì)建設(shè)，定期對學(xué)籍管理干部進(jìn)行培訓(xùn)與教育，以培養(yǎng)其職業(yè)道德并提高業(yè)務(wù)水平。對先進(jìn)的教育政策、法律法規(guī)進(jìn)行學(xué)習(xí)，熟練掌握現(xiàn)代化的管理技術(shù)與方法，了解學(xué)籍管理的特點，進(jìn)而不斷拓展自身知識面，提升實際運用的能力與操作的水平。
五、結(jié)語
綜上所述，學(xué)籍檔案管理工作十分繁雜，并且要求細(xì)致，所以，需要學(xué)籍檔案管理工作人員付出較大的努力，并具備耐心與責(zé)任心。由此可見，高校學(xué)籍檔案管理部門的工作人員應(yīng)在長期實踐中學(xué)習(xí)并總結(jié)經(jīng)驗，及時發(fā)現(xiàn)存在的問題，時刻關(guān)注檔案管理的新技術(shù)與新動態(tài)，找出新的規(guī)律，掌握學(xué)籍管理工作的發(fā)展方向，更好地開展高校學(xué)籍檔案管理工作。
參考文獻(xiàn)：
中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）04-0-01
一、我校函授學(xué)員學(xué)籍檔案中存在的問題
1.檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高
高等學(xué)校檔案人員的素質(zhì)高低是檔案管理科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、法制化的重要保證。目前高校具有檔案專業(yè)技術(shù)人員的比例相當(dāng)少，兼職檔案人員頻繁調(diào)換，檔案人員的責(zé)任心不高，管理意識不明確，業(yè)務(wù)技能不熟悉，檔案管理人員不僅思想上不重視，對檔案的收集、整理、歸檔、裝訂也不重視。
2.檔案收集整理不規(guī)范
函授學(xué)員檔案有 一定的特殊性，有部分“先上車后買票”的學(xué)員。什么叫“先上車后買票”呢？就是先在校接受高等學(xué)歷教育然后再參加承認(rèn)高考。這些學(xué)員的學(xué)籍管理相對就要麻煩得多。檔案管理人員不及時整理歸檔，檔案零亂、不裝訂、不收集甚至損壞和遺失。檔案移交脫節(jié)、借閱手續(xù)不清楚，有的檔案不完整，有漏缺現(xiàn)象，檔案目錄和內(nèi)容嚴(yán)重不符等現(xiàn)象。特別是函授學(xué)員的學(xué)籍跨的年度時間很長，畢業(yè)時間一致，入學(xué)時間參差不齊，有的學(xué)院甚至要很多年才取得入學(xué)資格，不及時補充完整的資料，給今后的查找造成了很大的難度。
3.檔案管理方式和手段落后
函授學(xué)員的學(xué)籍檔案需要自動化管理的同時也需要檔案工作人員專業(yè)技術(shù)和責(zé)任心的加強。我校函授學(xué)院一直是采用手工管理的方式，難以適應(yīng)現(xiàn)代化的信息管理要求。很多學(xué)員的學(xué)籍資料數(shù)據(jù)不完整，給學(xué)員以后的查找增添了麻煩，直接影響學(xué)員的切身利益。有的學(xué)員學(xué)籍變更材料不清楚，學(xué)員在校期間的一切活動嚴(yán)重脫節(jié)。有的函授學(xué)員成績總冊有成績，學(xué)員卡片又無成績，有的學(xué)員畢業(yè)了又缺畢業(yè)證編號等等問題。沒有現(xiàn)代化的管理就難以開展檔案信息的開發(fā)和利用，不完整的檔案就不能更好的發(fā)揮檔案的參考和憑證作用。加強計算機檔案管理系統(tǒng)，提高開發(fā)利用檔案信息資源的能力。
二、提高函授學(xué)員學(xué)籍管理的措施和建議
1.檔案工作是黨性、政治性很強的工作。為了適應(yīng)高校檔案工作發(fā)展和管理現(xiàn)代化的需要，實現(xiàn)高校檔案業(yè)務(wù)建設(shè)各個環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，加強高校檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，更好的開發(fā)利用檔案信息資源，有效的為高校建設(shè)服務(wù)。必須提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，檔案工作人員要政治上可靠，要有文化水平和一定的專業(yè)知識，不僅要學(xué)習(xí)檔案方面的專業(yè)知識，管理知識，還要學(xué)習(xí)自然科學(xué)、這會科學(xué)方面的知識，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，以保證工作的順利進(jìn)行。檔案管理人員要熱愛專業(yè)，忠于職守，埋頭苦干，全心全意為人民服務(wù)。穩(wěn)定檔案工作隊伍，一般不要輕易調(diào)離檔案部門，確保檔案工作的完整性和持久性。提高檔案管理人員的信息化管理技能，以適應(yīng)高校檔案信息化建設(shè)和發(fā)展的需要。
【關(guān)鍵詞】
高校學(xué)生；檔案；管理；策儀
就學(xué)生學(xué)籍檔案而言，其中包括了學(xué)生的總成績、學(xué)籍卡片、學(xué)生名冊、學(xué)生變更資料、獎勵材料以及畢業(yè)生材料等等，它是衡量學(xué)生在校期間總體表現(xiàn)和日常學(xué)習(xí)情況的一個重要數(shù)據(jù)。當(dāng)學(xué)生的學(xué)籍檔案被收集整理好之后，需要經(jīng)過歸檔到最終的保存?？墒?，在這一系列繁雜的過程中，由于學(xué)籍檔案種類較多，且形式多變，所以在整體的轉(zhuǎn)遞、保管和利用過程中時常出現(xiàn)各種各樣的問題，所以，我國高校必須加倍重視學(xué)籍檔案管理工作，確保學(xué)籍檔案管理工作的整體質(zhì)量。
一、學(xué)籍檔案所具有的作用
（一）學(xué)籍檔案具有憑證作用
正如之前所說，高校學(xué)生學(xué)籍檔案可以真實有效的反映出一個學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)的基本情況、社會實踐以及體現(xiàn)他們德、智、體美等多方面，學(xué)籍檔案自身同樣具備真實性、可靠性以及準(zhǔn)確性等特點，它可以客觀的反映出高校學(xué)生整體思想素質(zhì)以及品德表現(xiàn)。除此之外，站在物跡特點的角度上講，學(xué)籍檔案還將學(xué)生的成長情況等資料記錄在內(nèi)，是學(xué)生將來就業(yè)、升學(xué)或者留學(xué)的根本憑證。
（二）學(xué)籍檔案具有參考作用
除了上述內(nèi)容之外，學(xué)籍檔案還詳細(xì)記錄了學(xué)生的轉(zhuǎn)學(xué)情況、退學(xué)情況、升學(xué)情況以及品行的優(yōu)劣等等，為學(xué)校以及將來的用人單位提供了學(xué)生更加詳細(xì)的個人資料，方便學(xué)校或今后的用人單位更加全面、細(xì)致的了解每一位在校學(xué)生的整體情況，為學(xué)生綜合素質(zhì)等各方面提供參考。學(xué)籍檔案同時也是社會選拔、培養(yǎng)、教育、上任人才的一個重要依據(jù)。
（三）學(xué)籍檔案具有評估作用
一個學(xué)校的辦學(xué)理念是否能適應(yīng)社會需求，是否能夠幫助社會培養(yǎng)出更多優(yōu)秀的人才，早已成為一種衡量高校辦學(xué)水平的重要指標(biāo)。而學(xué)籍檔案則有學(xué)生就業(yè)方面、招生方面的內(nèi)容，可以切實有效的反映出該學(xué)校生源的多少、各門專業(yè)受歡迎程度以及畢業(yè)生的就業(yè)傾向等等。對于學(xué)籍考核以及管理而言，則可以真實有效的反映出一個學(xué)校的教育質(zhì)量以及教學(xué)水平，是評估教學(xué)、專業(yè)的一項重要內(nèi)容，同時通過這些評估也可以直接看出一所學(xué)校的好壞。
（四）學(xué)籍檔案具有人才信息庫的作用
對于學(xué)校而言，其最終目的還是為了向社會輸送更多優(yōu)秀人才，而眾多的學(xué)籍檔案則可以組成一個強大的學(xué)生資料數(shù)據(jù)信息庫，這種數(shù)據(jù)庫可以有效的為將來用人單位提供學(xué)生的各種數(shù)據(jù)以及基本信息，方便用人單位選拔適合本單位的人才，與此同時，學(xué)籍檔案可以有效地發(fā)揮出人才信息庫的作用。
二、當(dāng)今我國學(xué)籍檔案現(xiàn)存的缺陷
（一）正是因為學(xué)籍檔案的特點，決定了管理方面的困難
對于學(xué)籍檔案工作而言，其自身具備很多特點，例如：首先，學(xué)生接受的教育形式相對復(fù)雜，其中有學(xué)歷教育，但同樣也存在非學(xué)歷教育。而單從學(xué)歷教育上講，又分成了脫產(chǎn)學(xué)習(xí)以及業(yè)余學(xué)習(xí)等等。非學(xué)歷教育則指的是成人教育、證書教育以及單科教育等。其次，學(xué)籍檔案的收集、轉(zhuǎn)遞以及歸檔等過程復(fù)雜，所花時間也相對較長。正是因為學(xué)籍檔案的種類較多，且歸檔難度較大，所在管理上難免出現(xiàn)困難。
（二）學(xué)籍檔案管理渠道較多
現(xiàn)如今，我國很多高校在學(xué)籍檔案管理這一塊都有多種渠道，例如教務(wù)處只負(fù)責(zé)學(xué)籍的變更以及成績變更；學(xué)生處只負(fù)責(zé)學(xué)生的獎懲情況；學(xué)生在日常學(xué)習(xí)生活中所參與的活動以及重大事件都是由輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)，正是由于這樣的原因，致使學(xué)籍檔案在收集和整理過程中造成了極大不便。
（三）高校領(lǐng)導(dǎo)以及管理人員對學(xué)籍檔案管理工作不夠重視
就從我國來看，現(xiàn)在還有少數(shù)部分的校領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理者對學(xué)籍檔案工作不夠重視，因為對于學(xué)籍檔案而言，其發(fā)揮的作用通常都是隱性的、潛在的，很少涉及到經(jīng)濟利益，因此并沒有得到校領(lǐng)導(dǎo)或管理人員的重視。
三、提高學(xué)籍檔案策儀
（一）讓學(xué)籍檔案受到足夠重視
對于學(xué)籍檔案管理人員而言，尤其是教學(xué)管理部門以及黨政部門等，要切實提高學(xué)籍檔案工作的認(rèn)知度，加強學(xué)籍檔案管理工作，使高校學(xué)籍檔案發(fā)揮出自身應(yīng)有的作用。
（二）不斷對學(xué)籍檔案進(jìn)行規(guī)范化管理
要想切實做好學(xué)籍檔案管理工作，那么就應(yīng)當(dāng)加強學(xué)籍檔案的管理制度，使其逐漸走向規(guī)范化。要對在校每一位學(xué)生的學(xué)習(xí)成績以及學(xué)籍進(jìn)行“文檔一體化”管理。根據(jù)規(guī)律統(tǒng)一編訂學(xué)生的學(xué)號，嚴(yán)格遵循學(xué)號唯一性原則，杜絕重號情況發(fā)生。在此基礎(chǔ)上，根據(jù)高等教育統(tǒng)一招生錄取名單，對剛?cè)鐚W(xué)的新生進(jìn)行一一核對，確保資料與個人準(zhǔn)確無誤。除此之外，還應(yīng)當(dāng)使學(xué)籍異動管理逐漸規(guī)范化，對每一位學(xué)生實行嚴(yán)格的考勤制度，確保不會有“在籍不在學(xué)”的情況發(fā)生。最后，要根據(jù)教育部頒發(fā)的電子注冊文件中的各項要求，對滿足畢業(yè)要求的畢業(yè)生進(jìn)行畢業(yè)證書電子注冊號。
（三）當(dāng)學(xué)籍檔案被錄入進(jìn)計算機之后，要做好應(yīng)有的安全防范工作
現(xiàn)如今，隨著信息化時代的到來，計算機已經(jīng)成為了我們?nèi)粘＾k公中必不可少的一項重要設(shè)備。當(dāng)學(xué)籍檔案管理工作逐漸實現(xiàn)自動化過程中，我們一定要嚴(yán)加重視學(xué)籍檔案保密工作。當(dāng)學(xué)籍檔案入網(wǎng)之后，一定要對利用者進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，因為學(xué)籍檔案一檔被錄入進(jìn)電腦之后，將不存在筆跡、字跡特征等特點，如果被篡改將很難查證。所以學(xué)籍檔案管理者要對檔案使用者進(jìn)行權(quán)利限制，從根本上確保學(xué)籍檔案的安全性。
參考文獻(xiàn)：
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將學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)字化對于提高學(xué)籍檔案管理工作的效率和減少勞動成本都有著十分重要的作用。學(xué)生的學(xué)籍檔案中有著豐富的信息，里面包含有學(xué)生在學(xué)校期間的思想、學(xué)習(xí)、生活等方面的具有參考價值的資料，同時還包含有學(xué)生在學(xué)校的教訓(xùn)和管理活動所形成的具有參考、利用價值的資料，而且其所記錄的時間跨度相當(dāng)?shù)拈L，信息量是否的龐大。同時，隨著現(xiàn)在高等教育的逐漸普及，在高校中接受教育的人數(shù)也在不斷的增加，面對如此龐大的信息數(shù)量，學(xué)籍檔案管理工作的效率已經(jīng)越來越受到重視。進(jìn)行學(xué)籍檔案數(shù)字化管理，不僅僅能夠減少學(xué)籍檔案管理工作人員的工作量，同時還能夠減少他們出錯的幾率，從而大大的提高工作效率。
（二）有利于完整學(xué)籍檔案信息
學(xué)籍檔案中需要記錄許多的信息，然而現(xiàn)在的學(xué)籍檔案管理基本上是將這些信息分開來存放的，通常都是以院系、專業(yè)、班級為單位來裝訂成冊的，有的學(xué)校還會將學(xué)生的學(xué)籍發(fā)生變動時的信息在與這些信息分開來進(jìn)行存放，學(xué)生所得到的各種獎懲、任職情況、黨員信息、綜合評價也有可能在其他卷宗里面?？傊褪菍W(xué)生的各種學(xué)籍信息來進(jìn)行分開的存放，而不是統(tǒng)一存放管理的。這種信息的分割管理，很容易讓想要了解信息的人無法獲得全面的信息。但是如果將這些信息進(jìn)行數(shù)字化存放到統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫中，雖然學(xué)生的信息是由不同的部門的人分別進(jìn)行錄入的，但是在數(shù)據(jù)庫中的存儲卻能夠讓這些信息統(tǒng)一的呈現(xiàn)出來，從而讓學(xué)生的學(xué)籍信息更加的完整。
（三）實現(xiàn)資源共享，方便管理
學(xué)籍檔案信息數(shù)字化是各個高校學(xué)籍檔案管理工作的一個重要的發(fā)展方向。將學(xué)籍檔案管理數(shù)字化建設(shè)納入到學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)中，可以有效的實現(xiàn)資源共享，利用學(xué)籍檔案的管理，同時還能夠?qū)W(xué)校的管理環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化，使得學(xué)籍檔案管理工作真正的為學(xué)生、學(xué)校，乃至整個社會服務(wù)。
二、當(dāng)前高校學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題
（一）數(shù)字化程度不足
高校雖然將學(xué)籍檔案管理數(shù)字化建設(shè)當(dāng)中工作中的重點，但是當(dāng)前仍然存在著數(shù)字化程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，現(xiàn)行使用的數(shù)據(jù)庫與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)還沒有跟上時代的發(fā)展步伐。長期以來，學(xué)籍檔案管理工作都是依賴人工完成的，而并非是使用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段來進(jìn)行，手工操作面對如此巨大的信息量，其工作量之巨大不言而喻。同時使用人工進(jìn)行管理還存在著許多的不可控因素，使得學(xué)籍檔案管理工作很多地方都不規(guī)范，不規(guī)范的管理工作大大的降低了學(xué)籍檔案管理工作的效率。而現(xiàn)在一些已經(jīng)采用了先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)備的高校卻有存在著“重硬輕軟”的現(xiàn)象。這些高校只注重了硬件設(shè)備的建設(shè)，忽略了各種應(yīng)用軟件的開發(fā)，學(xué)校還沒有意識到要在網(wǎng)絡(luò)硬件平臺上搭建一個更加合理的信息化軟件環(huán)境，使得先進(jìn)的硬件系統(tǒng)得不到充分的利用。
（二）當(dāng)前的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)無法滿足學(xué)籍工作的要求
有很多高校為了能夠改善本校的學(xué)籍檔案管理工作，或自己開發(fā)或者和其他公司合作進(jìn)行開發(fā)了一些教務(wù)管理系統(tǒng)，這些軟件的開發(fā)對學(xué)籍檔案管理的數(shù)字化起到了一定的推動作用，并積累了一些經(jīng)驗。但是在這些軟件中還存在著不少的問題。例如適應(yīng)性不強，每個高校的具體情況各部相同，而這些軟件都是結(jié)合每個高校的自身當(dāng)前的情況所開發(fā)的，因此就不具備很強的適應(yīng)性。功能不夠完善，有很多的軟件都不能很好的涵蓋學(xué)籍檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)。
（三）學(xué)籍檔案管理工作人員的計算機水平不夠高
現(xiàn)有的學(xué)籍檔案管理工作人員基本都只是對自己的業(yè)務(wù)知識很熟悉，卻對各種計算機技術(shù)不怎么了解。幾乎所有的高校都存在著這個問題?，F(xiàn)在的高校都急需既精通學(xué)籍檔案管理業(yè)務(wù)又熟練掌握計算機技術(shù)的復(fù)合型人才。之所以現(xiàn)在很多學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)或者軟件存在著缺陷，在很大程度上是因為軟件開發(fā)人系統(tǒng)的卻又不高所造成的。
三、高校加強學(xué)籍檔案數(shù)字化的措施
（一）引進(jìn)功能較為齊全的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)或者晚上現(xiàn)有系統(tǒng)功能
高校應(yīng)該根據(jù)自身實際情況，建立起一個完善的網(wǎng)絡(luò)學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，可以跟系（部）、處室、班級相連，進(jìn)行數(shù)據(jù)共享。為此學(xué)?？梢愿鶕?jù)自身情況，對現(xiàn)有的軟件系統(tǒng)功能進(jìn)行完善，使之能夠完全的適應(yīng)學(xué)校學(xué)籍檔案管理的要求?；蛘邔W(xué)校去引進(jìn)符合學(xué)校現(xiàn)狀的先進(jìn)學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，以此來積累經(jīng)驗推進(jìn)學(xué)校學(xué)籍檔案數(shù)字化的進(jìn)程
（二）加強學(xué)籍檔案管理軟件開發(fā)人員與學(xué)籍檔案管理工作人員之間的溝通
學(xué)籍檔案是記錄學(xué)生學(xué)習(xí)經(jīng)歷的重要資料，是學(xué)生在進(jìn)入社會之前，能夠展示自己的受教育過程的唯一的有效文件。但是在高校檔案管理中，學(xué)籍檔案管理工作是發(fā)展最慢、存在問題最多的，這直接影響了學(xué)籍檔案資料的應(yīng)用，值得我們進(jìn)行思考和探索。
一、高校學(xué)籍檔案管理存在的問題
（一）學(xué)籍檔案不受重視
在高校檔案管理工作中，學(xué)籍檔案工作僅限于收集學(xué)生的學(xué)籍資料，歸檔保存，在學(xué)生離校時加入個人檔案轉(zhuǎn)移走。檔案工作內(nèi)容非常簡單，有些學(xué)生的學(xué)籍檔案存在歸檔不及時，導(dǎo)致學(xué)籍檔案缺失，但是檔案管理并不將這部分檔案問題視為嚴(yán)重問題。
（二）學(xué)籍檔案缺乏嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾碇贫?/p>
高校學(xué)生的學(xué)籍檔案管理基本上沒有統(tǒng)一的規(guī)章制度，學(xué)生來自于不同省市，不同學(xué)校，每個地區(qū)的學(xué)籍檔案記錄的內(nèi)容以及詳細(xì)程度不一樣，高校在應(yīng)用檔案過程中存在困難。但是，由于學(xué)籍檔案利用率低，管理制度不嚴(yán)謹(jǐn)造成的使用困難也并不突出。
（三）學(xué)籍檔案管理方法陳舊
高校學(xué)生的學(xué)籍檔案能夠作為高校生源變化研究的根本資料，也可以用矸治鑫夜不同地區(qū)教育質(zhì)量的變化，為高校教育以及高中、初中教育提供引導(dǎo)。但是，這些價值并沒有表現(xiàn)出來。學(xué)籍檔案管理仍處于“保管――轉(zhuǎn)移”的管理狀態(tài)，人工管理是主要的管理方法。管理方法陳舊，成為制約檔案應(yīng)用的主要問題。
二、高校學(xué)籍檔案管理問題產(chǎn)生的原因
（一）管理觀念沒更新
檔案管理工作常常出現(xiàn)“說起來重要，排起來次要，忙起來忘掉的現(xiàn)象”，認(rèn)為檔案管理不能給高校帶來直接的社會影響、經(jīng)濟效益，教學(xué)、科研工作是學(xué)校的主要工作和首要任務(wù)，把學(xué)生檔案管理工作與學(xué)生培養(yǎng)規(guī)劃分開來看，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏應(yīng)有的支持。
（二）管理制度建制不完善
學(xué)籍檔案管理需要相關(guān)的制度支持，這個制度包括檔案資料的基本內(nèi)容統(tǒng)一、檔案收集時間統(tǒng)一、檔案流通的基本路徑以及檔案應(yīng)用的基本狀況規(guī)定等。但是，目前高校沒有對這方面進(jìn)行管理建制，學(xué)籍檔案管理制度不完善，成為管理效率低的主要因素。
（三）缺乏管理人才
現(xiàn)代檔案管理研究為檔案管理工作的發(fā)展提供了大量的管理指導(dǎo)，包括檔案應(yīng)用的可能性以及檔案管理的先進(jìn)方法等。但是，這些先進(jìn)的管理策略需要相應(yīng)的檔案管理工作者來實施，高校學(xué)籍檔案管理工作者多是年齡較大或者臨近退休的工作人員，這部分管理工作者創(chuàng)新能力不足，對新的檔案管理方法的接受程度和應(yīng)用性都比較差，致使學(xué)習(xí)檔案的使用價值難以發(fā)揮。
三、高校學(xué)籍檔案管理問題的對策
（一）提高對學(xué)籍檔案管理的重視
高校應(yīng)該對學(xué)籍檔案管理予以重視，從高校管理層到學(xué)生培養(yǎng)、再到學(xué)生的檔案資料保管和應(yīng)用，都應(yīng)該樹立先進(jìn)的檔案管理意識，認(rèn)識到檔案資料的使用價值，并注意開發(fā)這些價值，使學(xué)籍檔案成為高校學(xué)生的身份證明和學(xué)業(yè)記錄資料，能夠通過檔案管理工作發(fā)現(xiàn)高校學(xué)生管理中的問題等。建議高校檔案管理部門牽頭在全校范圍內(nèi)開展學(xué)生學(xué)習(xí)檔案管理工作的學(xué)習(xí)和創(chuàng)新管理實踐活動，以檔案資料應(yīng)用的積極價值展現(xiàn)為途徑，使高校各部門加強對學(xué)籍檔案的重視，為學(xué)籍檔案管理工作的發(fā)展打下基礎(chǔ)。
（二）建立完善的檔案管理制度
科學(xué)、完善的學(xué)籍檔案管理制度是確保高校學(xué)籍檔案管理工作順利開展的重要保障，為了解決學(xué)籍檔案多渠道管理的問題，相關(guān)部門應(yīng)及時向?qū)W生的學(xué)習(xí)檔案轉(zhuǎn)交給學(xué)校檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一管理；同時，學(xué)校管理部門應(yīng)結(jié)合學(xué)校學(xué)生的基本特點以及學(xué)校當(dāng)前發(fā)展的實際需要，建立一套健全的管理規(guī)章制度，明確規(guī)定學(xué)籍檔案收集、整理、審核、歸檔、保存工作標(biāo)準(zhǔn)；其次，應(yīng)做好部門的協(xié)調(diào)、配合工作，確保高校學(xué)籍檔案管理工作的規(guī)范化、有序化、盡量提高學(xué)籍檔案管理的效率。
（三）引進(jìn)人才實現(xiàn)信息化管理
學(xué)籍檔案管理的發(fā)展需要現(xiàn)代化檔案管理人才的參與，建議高校從檔案管理工作者的職業(yè)能力發(fā)展出發(fā)，對現(xiàn)有的檔案管理人員和進(jìn)行職業(yè)技能培訓(xùn)，從檔案管理專業(yè)畢業(yè)生中發(fā)掘人才，通過人才引進(jìn)，引發(fā)管理方法的改革，使人工管理逐漸轉(zhuǎn)為信息化管理，使學(xué)籍檔案從死的資料轉(zhuǎn)為活的數(shù)據(jù)，提升學(xué)籍檔案的服務(wù)價值。
四、結(jié)語
綜上所述，高校學(xué)籍檔案管理工作存在著管理觀念、管理制度和管理方法方面的問題，高校需要對這部分檔案管理工作進(jìn)行全面的改革，提升對學(xué)籍檔案管理的重視程度、進(jìn)行管理制度建制并引進(jìn)管理人才，以提升學(xué)籍檔案管理的實用價值。
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隨著畢業(yè)就業(yè)人數(shù)的增加，市場對人才的需求，突顯檔案利用價值的重要性、真實性。檔案的利用價值是滿足社會需求的有用性。畢業(yè)生學(xué)籍檔案的利用價值簡要歸納如下：
首先，憑證價值。畢業(yè)生學(xué)籍檔案從形成規(guī)律來看，它是畢業(yè)生在校期間綜合表現(xiàn)的歷史記載，是畢業(yè)生整體素質(zhì)的客觀反映。其次，參考價值。用人單位依據(jù)檔案的全部原始記錄材料，掌握畢業(yè)生全貌，評判畢業(yè)生優(yōu)劣，選拔優(yōu)秀人才，實現(xiàn)用好人才。再次，社會價值。從本校檔案利用登記表看，畢業(yè)生學(xué)籍檔案服務(wù)于學(xué)生就業(yè)、企業(yè)招聘、職務(wù)晉升、職稱晉級、各類報考、出國留學(xué)、醫(yī)療保險、社會保險、各類公證等諸多社會活動，滿足學(xué)校、師生、社會的利用需求。
二、畢業(yè)生學(xué)籍檔案管理主要存在的問題
1、檔案材料缺乏規(guī)范。以最近2013年歸檔的30個本科學(xué)院85個專業(yè)9198名學(xué)生的學(xué)籍檔案資料來看，主要存在以下問題，對學(xué)籍檔案不夠重視，書寫內(nèi)容錯誤、不全，書寫字跡不清、隨意涂改，簽字漏簽，未粘貼照片，鑒定評語不實，獎懲沒有記載，公章加蓋錯誤，材料不齊全不完整等等。
2、方法與手段缺乏創(chuàng)新。如在辦理出國（英文）成績檔案的過程中，利用者要求時間緊，同一時期內(nèi)要求辦理的人員較多，工作量較大，現(xiàn)有能力無法滿足所有利用者意愿，因此努力提高檔案開發(fā)利用手段和水平，是擺在檔案館工作人員面前的一個重要課題。
3、檔案管理系統(tǒng)有待升級。目前我校南大之星檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的檔案目錄數(shù)據(jù)主要靠逐條手工錄入，隨著人數(shù)的急劇增長，已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代管理的需要，有待加強學(xué)習(xí)，普遍采用數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能，可以將EXCEL等格式文件與管理系統(tǒng)相銜接，自由導(dǎo)入導(dǎo)出表格，避免手工錄入信息的耗時和錯誤，提高工作效率。
三、畢業(yè)生學(xué)籍檔案管理的相應(yīng)對策
1、培養(yǎng)檔案意識，注重法規(guī)學(xué)習(xí)。首先，培養(yǎng)學(xué)生檔案意識，使學(xué)生了解檔案的重要性，知道哪些檔案可以在檔案館查詢利用；提高教師檔案意識，提高歸檔質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理工作。其次，學(xué)習(xí)有關(guān)檔案法規(guī)與文件。學(xué)習(xí)領(lǐng)會《檔案法》、《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》、《黑龍江大學(xué)檔案管理辦法》等法規(guī)和文件，明確檔案工作流程，從檔案收集歸檔到查詢利用，做到依法治檔，遵循規(guī)范化、制度化、科學(xué)化要求，使檔案工作納入法治化軌道，實現(xiàn)有章可循、有據(jù)可依。
中圖分類號：G647 文章編號：1009-2374（2015）13-0040-02 DOI：10.13535/ki.11-4406/n.2015.13.021
高校學(xué)籍檔案是指高校在招生、教學(xué)、畢業(yè)等過程中對學(xué)生個人情況和學(xué)校考核的原始記錄，一般包括高中學(xué)籍成績、體檢表、黨團關(guān)系、評優(yōu)評先材料、大學(xué)考核成績、獎勵處分等內(nèi)容。學(xué)籍管理不僅是對學(xué)生成長軌跡的真實記錄，也是學(xué)校教學(xué)管理工作的重要組成部分，是保持學(xué)校正常教學(xué)秩序的重要途徑。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)管理方法在高校學(xué)籍檔案管理中得以應(yīng)用，克服了傳統(tǒng)檔案管理的諸多弊端。其應(yīng)用主要表現(xiàn)在內(nèi)容管理、載體管理、使用管理三個方面，下文進(jìn)行具體論述。
1 內(nèi)容管理
隨著高校擴招以及校企合作的擴大，傳統(tǒng)的人工檔案管理突顯出太多的弊端。使用計算機、網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器等現(xiàn)代信息技術(shù)對學(xué)籍內(nèi)容進(jìn)行管理，不僅能夠?qū)W(xué)生的各項檔案信息轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)，建立起資源檔案庫，還能方便校方統(tǒng)計和調(diào)用。
學(xué)籍檔案內(nèi)容管理是一個內(nèi)涵豐富的概念，其內(nèi)容包括多種形式，對于學(xué)籍檔案而言，主要包括元數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)的關(guān)系。內(nèi)容管理的具體實施是在管理目標(biāo)的要求下，進(jìn)行內(nèi)容建模、元數(shù)據(jù)提取、設(shè)定元數(shù)據(jù)信息、設(shè)定管理內(nèi)容之間的關(guān)系。以學(xué)生體檢表為例，其元數(shù)據(jù)主要包括學(xué)生姓名、學(xué)號、入學(xué)時間、專業(yè)、班級，數(shù)據(jù)主要有體檢項目、體檢結(jié)果等，建模后的體檢元數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)的關(guān)系如表1所示。另外，復(fù)雜的元數(shù)據(jù)可能具有層次結(jié)構(gòu)，可以通過多個相互關(guān)聯(lián)的表實現(xiàn)。由此可見，表1進(jìn)行檔案元數(shù)據(jù)的存放，圖1進(jìn)行關(guān)系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的管理，通過資源服務(wù)器進(jìn)行內(nèi)容的存儲，并通過應(yīng)用服務(wù)器向外提供
服務(wù)。
表1 體檢表檔案元數(shù)據(jù)建模
屬性名 屬性分類 說明
Student ID 數(shù)字字符 學(xué)生學(xué)號，如20030541022
Student Name 字符型 學(xué)生姓名，如張明明
Registered-r Date 日期型 入學(xué)時間，如2003/9/1
Major 字符型 專業(yè)，如臨床護(hù)理
Class 字符型 班級，如預(yù)防醫(yī)學(xué)001班
圖1 體檢結(jié)果管理建模
通過學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)還可以實現(xiàn)在線學(xué)籍管理系統(tǒng)的有機整合。具體做法是通過在現(xiàn)有的在線學(xué)籍管理系統(tǒng)中添加動態(tài)學(xué)籍檔案生成模塊（可以采用圖片、文檔等多種形式，其中PDF格式是目前比較常用的選擇），然后利用從關(guān)系數(shù)據(jù)庫中提取的元數(shù)據(jù)直接生成電子檔案和元數(shù)據(jù)信息，再經(jīng)由內(nèi)容管理系統(tǒng)的應(yīng)用程序編程接口，在元數(shù)據(jù)服務(wù)器和資源服務(wù)器中進(jìn)行存儲。這一系統(tǒng)的整合大大節(jié)約了人力、物力，提高了自動化處理效率。
2 載體管理
我國高校學(xué)籍檔案一般包括紙質(zhì)材料、電子文檔及其他各類特殊載體材料，按照規(guī)定應(yīng)保持各類材料質(zhì)地優(yōu)良、無破損、聲像清晰和干凈整潔。在現(xiàn)實中，往往由于入學(xué)教育的缺失、學(xué)籍管理手段的落后以及學(xué)籍管理決策功能不足等原因，導(dǎo)致高校學(xué)籍檔案管理中存在不少問題，如輕視學(xué)籍管理、隨意更改學(xué)籍信息等，在一定程度上影響了學(xué)生管理和學(xué)校的教學(xué)秩序。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案目前仍在大規(guī)模應(yīng)用，如錄取表、學(xué)籍卡、成績表、畢業(yè)生審批登記表等，這些檔案資料在經(jīng)多次查閱、復(fù)印后會出現(xiàn)不同程度的磨損，甚至損壞。電子文件是隨著計算機技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的新質(zhì)文件，通過編碼和解碼進(jìn)行數(shù)字形式的信息呈現(xiàn)，其生成、存儲、讀取的載體是計算機和各種硬盤、光盤、磁盤，并能通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行異地傳輸，具有高度共享性，不受時間和地點的限制。只要保存技術(shù)到位，不易產(chǎn)生損毀，并能無限復(fù)制?？梢姡m然紙質(zhì)檔案目前仍有存在的必要性，但電子檔案是今后檔案管理的主要發(fā)展方向。
在制作電子檔案管理時應(yīng)當(dāng)注意以下問題：（1）將紙質(zhì)檔案文件轉(zhuǎn)換成電子文件時，必須與紙質(zhì)等文件之間建立起準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識關(guān)系；（2）采取嚴(yán)格的加密認(rèn)證等措施，切實保證電子文件不被非正常使用和改動；（3）做好備份，存儲于能夠脫機保存的載體上，并對有檔案價值的電子文件制作紙質(zhì)或縮微膠片拷貝件保留；（4）收集用文字處理技術(shù)形成的電子文件時應(yīng)注明文件存儲格式和屬性；（5）收集圖形、視頻電子文件時，應(yīng)注意其壓縮算法和相關(guān)軟件。
此外，還要注意電子檔案保存的有效性：（1）每年對電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門的設(shè)備更新情況進(jìn)行一次檢查登記；（2）按時進(jìn)行抽樣機讀檢驗；（3）進(jìn)行設(shè)備環(huán)境更新時應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性；（4）每隔四年，對磁性載體上的電子檔案進(jìn)行一次轉(zhuǎn)存。
3 使用管理
在信息化社會中，信息服務(wù)越來越普遍，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式應(yīng)不斷改革和發(fā)展。高校檔案管理人員應(yīng)將過去那種檔案查詢的服務(wù)模式轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息的開發(fā)利用模式。學(xué)籍檔案的應(yīng)用者可以按照系統(tǒng)用戶分為學(xué)籍檔案申請者和學(xué)籍檔案使用者，其中申請者主要是指學(xué)生本人，使用者指的是接受申請的單位。通過現(xiàn)代信息使用管理技術(shù)，可以分別進(jìn)行使用，既方便申請者查閱和申請調(diào)取某些檔案信息，也能方便校方進(jìn)行查閱、統(tǒng)計和管理。
檔案管理者的工作重心應(yīng)轉(zhuǎn)移到引導(dǎo)用戶檢索上來。首先，將檔案信息設(shè)置索引編號，進(jìn)行重新歸檔。其次，對用戶進(jìn)行檢索培訓(xùn)和引導(dǎo)。值得一提的是，目前二維碼的應(yīng)用是非常廣泛的，在學(xué)籍管理系統(tǒng)中也可以進(jìn)行開發(fā)利用，雖然在高校系統(tǒng)中二維碼還屬于一個新領(lǐng)域，但相信不久的將來將會有廣泛應(yīng)用。例如畢業(yè)生的身份識別模塊，它是特別針對需要獲取學(xué)籍檔案的畢業(yè)生而設(shè)計的。由于學(xué)號是一一對應(yīng)的，是學(xué)生的唯一標(biāo)識，因此管理系統(tǒng)可以將學(xué)號作為索引檢索學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫，學(xué)生所輸入的提示信息如果與數(shù)據(jù)庫中的信息完全一致，則能生成一個屬于該學(xué)生的唯一二維碼，這個二維碼保存了該畢業(yè)生的所有個人信息，還能連接到該生的入學(xué)名冊、成績單、畢業(yè)證、學(xué)位證等的驗證界面上。要進(jìn)一步推廣二維碼的使用范圍，首先需要提高檔案管理者和利用者對二維碼的認(rèn)可度，還要加強檔案門戶網(wǎng)站的建設(shè)。
基于目前的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，以學(xué)生申請網(wǎng)上下載成績單為例，學(xué)生調(diào)取成績單的程序如下：（1）學(xué)生本人登陸學(xué)校網(wǎng)站，通過驗證個人信息（用戶名和密碼），進(jìn)入學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，填寫下載成績單的申請表； （2）驗證通過后，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器向元數(shù)據(jù)庫服務(wù)器申請訪問令牌（包括檔案地址和時間有效期等信息）；（3）元數(shù)據(jù)服務(wù)器將訪問令牌傳遞給網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器；（4）網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器按照申請者填寫的信息將內(nèi)容訪問令牌分發(fā)給檔案使用者；（5）檔案使用者向資源服務(wù)器索取成績單；（6）資源服務(wù)器將成績單返回給檔案使用者。
同樣道理，校方管理者如需調(diào)取檔案信息也按照類似步驟進(jìn)行，既方便又科學(xué)，尤其是現(xiàn)在新的教學(xué)模式和課外實踐課程的增多給學(xué)籍管理帶來了很大難度，利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行管理則能化難為簡。
4 結(jié)語
如何更加科學(xué)高效、安全穩(wěn)妥地對檔案信息資源加以開發(fā)和利用，是檔案管理人員面臨的重要課題。抓好落實高校學(xué)籍檔案工作并非易事，除了統(tǒng)一認(rèn)識，制定嚴(yán)格的規(guī)章制度外，還應(yīng)利用科學(xué)的管理方法，開發(fā)適用于各院校具體實際的管理系統(tǒng)，形成一個完整的控制鏈。相關(guān)工作人員必須解放思想，銳意進(jìn)取，增強信息服務(wù)意識，提升信息服務(wù)能力，開拓高校學(xué)籍檔案管理與開發(fā)利用的新局面。
參考文獻(xiàn)
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學(xué)籍檔案記載了每個學(xué)生在校學(xué)習(xí)的基本情況，客觀地反映了每個學(xué)生在學(xué)校期間德、智、體、美等方面發(fā)展?fàn)顩r，也是一個人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達(dá)到學(xué)識水平的信用憑證。學(xué)籍檔案主要包括：（1）學(xué)生學(xué)籍記錄表；（2）新生入學(xué)登記表及各年級學(xué)生花名冊；（3）學(xué)生在籍注冊表；（4）學(xué)生學(xué)習(xí)成績表；（5）學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、留級、退學(xué)、出國等學(xué)籍變動情況登記表；（6）對學(xué)生的獎懲文件及登記表；（7）修訂學(xué)籍管理條例的各種文件；（8）實結(jié)、畢業(yè)生論文；（9）學(xué)位申報審批表、畢業(yè)證書、學(xué)位證書及結(jié)業(yè)證書；（10）畢業(yè)生學(xué)員鑒定登記表、畢業(yè)生調(diào)配表、檔案轉(zhuǎn)遞單、畢業(yè)生報到證存根及領(lǐng)取證書的印刷編號及畢業(yè)、結(jié)業(yè)情況等。
學(xué)籍檔案從發(fā)生、發(fā)展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用等幾個階段。但由于學(xué)籍檔案種類繁多，形式多樣，在實際管理工作中往往容易出現(xiàn)問題，甚至造成嚴(yán)重的后果。因此，重視高校學(xué)籍檔案質(zhì)量，切實抓好和不斷提高高校學(xué)籍檔案質(zhì)量顯得十分必要。
一、學(xué)籍檔案管理中存在的問題
1．收集整理是建立檔案起始，真實性是這一階段管理的核心內(nèi)容。在具體工作中，首先應(yīng)做到內(nèi)容詳實可信，不能夸大；其次應(yīng)保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細(xì)節(jié)問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農(nóng)歷、公歷混淆，與戶口產(chǎn)生沖突等。
2．立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補充完善，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設(shè)備和設(shè)施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。
3．檔案轉(zhuǎn)遞的特點環(huán)節(jié)多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學(xué)籍檔案在轉(zhuǎn)遞的過程中，經(jīng)過的中間環(huán)節(jié)較多，從學(xué)生本人--學(xué)校立卷各院系--就業(yè)指導(dǎo)辦（教務(wù)處）--機要郵寄部門--地市級教育局（人事局）--縣級教育局（人事局）--就業(yè)單位人事部門等，無論中間某環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，都會影響學(xué)籍檔案的順利轉(zhuǎn)遞，從而影響畢業(yè)生的正常工作和學(xué)習(xí)。
4．檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護(hù)尤為重要，而該環(huán)節(jié)常常與檔案的利用結(jié)合在一起。完整的學(xué)籍檔案不能散存于個人手中，應(yīng)由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現(xiàn)有借無還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內(nèi)容失實等
二、完善學(xué)籍檔案工作的管理建議
1．增強檔案意識。加強《檔案法》宣傳，增強各職能部門及學(xué)生本人對學(xué)籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認(rèn)識，激發(fā)人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認(rèn)識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理，把檔案建設(shè)納入教學(xué)計劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓(xùn)的機會，并在經(jīng)費、設(shè)備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發(fā)揮管理人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性。
2．建立健全收集與補充制度。明確工作職責(zé)范圍，崗位職責(zé)要制度化、規(guī)范化。要制定每項任務(wù)的工作程序，必要時做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準(zhǔn)確率符合標(biāo)準(zhǔn)，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統(tǒng)有序。學(xué)籍管理制度統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對、保管保密、轉(zhuǎn)交與管理職責(zé)等各項規(guī)章制度。在日常工作中，用制度去規(guī)范管理工作，使學(xué)籍管理工作逐步走向規(guī)范化。
3．加強隊伍建設(shè)，提高專、兼職檔案員的素質(zhì)。檔案管理工作是一門管理科學(xué)，隨著科技的發(fā)展，大大加收了檔案管理工作的現(xiàn)代化，這就要求專職檔案員不僅要學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識、學(xué)習(xí)檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，還要懂得計算機管理檔案的技術(shù)和外語知識。檔案工作的職業(yè)決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業(yè)知識和熱情服務(wù)的工作態(tài)度，還要具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，否則，會給學(xué)校造成不可挽回的損失。所以要不斷強化高校專職檔案員的職業(yè)道德。
4．大力開發(fā)利用學(xué)籍檔案信息資源，主動提供服務(wù)。學(xué)籍檔案信息資源的開發(fā)和利用是學(xué)籍檔案管理工作的最終目的，也是學(xué)籍檔案管理部門的職責(zé)。有條件的高校可建立學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫，如新生錄取登記卡、學(xué)生注冊表、學(xué)生成績、畢業(yè)證書編號、學(xué)位證書編號及檔案轉(zhuǎn)遞情況等，以方便師生們通過計算機網(wǎng)絡(luò)檢索，獲得自己需要的學(xué)籍檔案材料。如學(xué)歷、學(xué)位認(rèn)證、出國留學(xué)等提供有效信息。
總之，學(xué)籍檔案與個人的利益息息相關(guān)，以后就業(yè)、提拔干部、晉級、考評、轉(zhuǎn)正和晉升工資等都離不開學(xué)籍檔案。建立健全一整套高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理體系，管理好學(xué)籍檔案至關(guān)重要。
【參考文獻(xiàn)】
高校學(xué)籍檔案是指學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間成績、思想表現(xiàn)、評價等一系列真實記錄，檔案通常由學(xué)校教務(wù)處或者學(xué)生處保管，學(xué)生畢業(yè)后由所在單位人事部門或者人才交流中心保管。內(nèi)容主要包括學(xué)生報名注冊登記表、個人基本情況表、學(xué)習(xí)的課程、考試成績以及學(xué)籍異動情況記錄等。學(xué)籍檔案會作為各級教育行政主管部門以及學(xué)校檢查、審核畢業(yè)資格的重要依據(jù)。俗語說得好：自己的歷史自己寫！正是學(xué)籍檔案最真實的寫照。對于做好高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作，我主要有以下幾個方面體會：
一、健全學(xué)籍檔案管理制度
戰(zhàn)國·鄒·孟軻《孟子·離婁上》：“離婁之明，公輸子之巧，不以規(guī)矩，不成方圓?！皼]有規(guī)矩不能成方圓”是句俗語，常強調(diào)做任何事都要有一定的規(guī)矩、規(guī)則、做法、否則無法成功。但普遍高校各系院都沒有完整的建立學(xué)籍檔案管理制度，有的是制定的標(biāo)準(zhǔn)有所不同，缺乏專業(yè)的學(xué)籍檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。這就導(dǎo)致人員以及部門之間在收集整理數(shù)據(jù)時相互推諉，特別是出現(xiàn)問題時，更是相互指責(zé)。因此健全學(xué)籍檔案管理制度、劃分責(zé)權(quán)就顯得非常重要。
二、必要的專業(yè)檔案管理崗前培訓(xùn)
高校的學(xué)籍檔案管理人員大多數(shù)人員都身兼數(shù)職，普遍缺乏檔案管理的專業(yè)知識，管理水平較低，僅靠自身的實踐學(xué)習(xí)難以迅速達(dá)到目前學(xué)籍檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對上崗之前管理人員進(jìn)行專業(yè)的扎實的培訓(xùn)是非常有必要的，如今計算機被廣泛應(yīng)用到學(xué)籍管理中，計算機新技術(shù)掌握就顯得非常重要。因此對學(xué)籍檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)是非常有必要的。
三、管理工作人員應(yīng)提高對學(xué)籍檔案管理的認(rèn)識
學(xué)籍檔案管理工作人員應(yīng)該高度重視這項檔案管理工作，必須要及時學(xué)習(xí)新的檔案管理知識更新檔案管理的新觀念，提倡改革學(xué)籍檔案管理模式，在新形勢下充分重視計算機技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，主動增強各部門之間的溝通合作。此外，領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)對學(xué)籍檔案保存形成規(guī)范性的意識，有效的管理機制、人員培養(yǎng)及激勵機制等相關(guān)體系，激發(fā)學(xué)籍檔案管理人員工作積極性。還應(yīng)利用各種渠道以及各種途徑大力宣傳高校學(xué)籍檔案工作的重要性，廣泛提高高校學(xué)籍檔案的意識。
四、及時做好學(xué)籍檔案管理人員流動時的檔案交接工作
隨著崗位聘任或者自身的發(fā)展，檔案管理工作者也會出現(xiàn)人員流動，并且人員流動情況比較復(fù)雜。如果沒有及時做好檔案管理的交接工作，這樣就很容易導(dǎo)致學(xué)籍檔案出現(xiàn)偏差或者信息不完整、不準(zhǔn)確，有的甚至導(dǎo)致檔案信息丟失。所以及時做好學(xué)籍檔案管理人員流動時的檔案交接工作顯得尤為重要。要想做好這項工作，必須要有領(lǐng)導(dǎo)牽頭做好檔案交接工作，工作人員寫好交接清單，交接人、接收人以及監(jiān)收人當(dāng)場清點數(shù)量，核對清楚后交接人、接收人以及監(jiān)收人應(yīng)在交接清單上簽字，交接清單一式兩份雙方各執(zhí)一份。這樣及時的做好學(xué)籍檔案的交接工作，就能確保不因人員崗位的流動變化而影響學(xué)生的學(xué)籍檔案丟失缺檔。
五、遵循學(xué)籍檔案的真實性、精準(zhǔn)性以及完整性
學(xué)生的學(xué)籍檔案的形成需要一個漫長的過程。內(nèi)容必須真實，不能造假。例如：學(xué)生的成績單，成績就絕對不能隨意去更改，確實因為某種原因造化成績錯誤而需要修改成績的，一定要履行成績變更手續(xù)，要讓出現(xiàn)錯誤成績的科任老師在成績變更表中說明出錯的原因并且附帶上原始的成績冊證明成績的真實性，并且簽上他的名字。管理工作者絕對不能私自更改學(xué)籍檔案里面的任何東西。真實性是第一要素。
精準(zhǔn)性，管理學(xué)籍需要準(zhǔn)確，更深層次的來說需要的是精準(zhǔn)，不能出一點錯，所謂差之毫厘謬以千里！例如新生的報到注冊工作.根據(jù)教育部出臺的文件，要求各高校必須嚴(yán)格按照國家招生規(guī)定對錄取的新生進(jìn)行學(xué)籍電子注冊，即當(dāng)年錄取結(jié)束后，教育部在網(wǎng)上公布各大高校經(jīng)省招辦錄取的新生名單，高校組織新生上網(wǎng)核對名單，網(wǎng)上有的學(xué)生進(jìn)行注冊取得學(xué)籍，網(wǎng)上沒有的要及時與學(xué)生來源省級招辦復(fù)核更正。這就需要學(xué)籍檔案管理的工作人員核對清楚學(xué)生人數(shù)，必須做到精準(zhǔn)無誤，否則待學(xué)生畢業(yè)后數(shù)據(jù)錯誤將會直接導(dǎo)致學(xué)生發(fā)不了畢業(yè)證書。由此給學(xué)生以及學(xué)校帶來一系列不良的后果。
完整性，高校學(xué)生的學(xué)籍檔案主要包括下面幾個內(nèi)容：學(xué)生報名注冊登記表、注冊學(xué)習(xí)專業(yè)、學(xué)習(xí)的課程、考試的成績記錄表以及學(xué)籍異動的情況等。學(xué)籍檔案作為學(xué)校以及各部門查詢、檢查、以及學(xué)生畢業(yè)資格審核的標(biāo)準(zhǔn)。畢業(yè)生畢業(yè)后，在其學(xué)籍檔案內(nèi)放入畢業(yè)生的報到證，師范的學(xué)生取得教師資格證的放入審批成功后的教師資格申請表。畢業(yè)生進(jìn)入單位后學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)變?yōu)槿耸聶n案。因此學(xué)生的學(xué)籍檔案管理必須要完成，每一個學(xué)生一袋，必須完整。
隨著社會的進(jìn)步，高校學(xué)籍檔案管理工作在社會中的地位顯得越來越重要，高校的學(xué)籍檔案管理工作是一項涉及學(xué)生切身利益的工作，學(xué)生的就業(yè)、提干、學(xué)歷的認(rèn)證等都離不開學(xué)籍檔案。對于管理檔案的工作人員來說合理的運用現(xiàn)代管理技術(shù)、遵循檔案管理的規(guī)律，健全高校學(xué)籍檔案管理制度，管理人員擁有更專業(yè)的檔案管理知識。真實、準(zhǔn)確、完整的收集整理好學(xué)生的學(xué)籍檔案資料才能使學(xué)籍檔案管理工作適應(yīng)學(xué)校教學(xué)發(fā)展以及社會發(fā)展的需要。
參考文獻(xiàn)
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