時(shí)間：2023-05-31 08:33:32
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——XX鄉(xiāng)村級(jí)檔案管理工作紀(jì)實(shí)
XXX鄉(xiāng)位于XXX西部，距XXX政府所在地XX公里，是XXX的一個(gè)“少、邊、窮”鄉(xiāng)。全鄉(xiāng)轄XX個(gè)行政村，XX個(gè)村民組，XX人。在鄉(xiāng)黨委、政府的領(lǐng)導(dǎo)下，在XXX檔案局的指導(dǎo)下，積極開展村級(jí)檔案工作，取得了良好的效果，推動(dòng)了全鄉(xiāng)檔案工作躍上了一個(gè)新的臺(tái)階。
不斷探索積極進(jìn)取
XXX年“撤、建、并”時(shí)，成立了XXXX鄉(xiāng)，因地質(zhì)結(jié)構(gòu)脆弱，頻繁發(fā)生泥石流自然災(zāi)害，政府辦公地居無定所，被戲稱為“流亡政府”，由于對(duì)檔案工作的重視不夠，鄉(xiāng)級(jí)檔案工作無人問津，現(xiàn)存檔案零亂不堪。到XXXX年，鄉(xiāng)政府辦公樓遷址后，各項(xiàng)工作逐漸步入正軌，得到領(lǐng)導(dǎo)重視，開始了鄉(xiāng)村兩級(jí)檔案工作。歷時(shí)XX年，鄉(xiāng)級(jí)檔案整理結(jié)束，而村級(jí)檔案工作卻舉步唯艱，很多反映農(nóng)村基層發(fā)展變化的檔案信息資源，對(duì)推動(dòng)農(nóng)業(yè)和農(nóng)村經(jīng)濟(jì)發(fā)展的作用不明顯。主要原因是村干部報(bào)酬偏低，每月工資在XX元左右，村支“兩委”班子不穩(wěn)定，干部調(diào)整頻繁，集體經(jīng)濟(jì)薄弱，檔案保管條件差，村級(jí)檔案曾一度淪為村干部的私有產(chǎn)物，雖明確了村兼職檔案員，但工作力不從心，不僅影響了村級(jí)檔案的完整與安全，而且從一定程度上妨礙了群眾利益，影響了農(nóng)村發(fā)展和穩(wěn)定。
XXXX鄉(xiāng)村級(jí)檔案工作始于XXX年。為探索發(fā)展路子，改變行政管理體制，抓住了退耕還林機(jī)遇，全鄉(xiāng)大面積實(shí)施退耕還林，共實(shí)施XXXXX余畝。退耕后農(nóng)戶享受錢糧補(bǔ)助，補(bǔ)助糧食歸農(nóng)戶所有，補(bǔ)助資金由政府統(tǒng)籌，年補(bǔ)助資金XX萬，每年以XXX萬作為村干部報(bào)酬，調(diào)動(dòng)了村干部工作積極性，全面實(shí)行“村為主”管理，為村級(jí)檔案工作創(chuàng)造了條件。從種意義上說，XXXX年的村級(jí)檔案工作，只是一個(gè)新的起點(diǎn)，就是收集零散材料。
隨著退耕還林的實(shí)施，各類矛盾由此而生，群眾對(duì)檔案的利用需求也越來越強(qiáng)烈，特別是相續(xù)退耕還林后，大量基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，涉及群眾利益的問題不斷增多，村級(jí)檔案工作提升到了一個(gè)重要的位置。為解決這些問題，鄉(xiāng)政府投入了資金建鄉(xiāng)檔案室，配備了檔案裝具，改善了檔案工作條件，提高了承載能力和服務(wù)功能。
提升素質(zhì)強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)
XXXX年，市人民政府出臺(tái)了《六盤水市村級(jí)檔案管理暫行辦法》，為村級(jí)檔案工作指明了航向，XXXX檔案局針對(duì)村級(jí)檔案制定了詳細(xì)的實(shí)施辦法，納入目標(biāo)管理體系并作為一項(xiàng)考核內(nèi)容推進(jìn)。
為進(jìn)一步搞好我鄉(xiāng)村級(jí)檔案工作，鄉(xiāng)成立了村級(jí)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組。黨政領(lǐng)導(dǎo)負(fù)總責(zé)，把村級(jí)檔案工作擺上了重要議事日程。建立了村級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確了村文書兼任村檔案管理員，切實(shí)擔(dān)負(fù)起村級(jí)檔案工作的重任。鄉(xiāng)黨委、政府把村級(jí)檔案工作列為“村為主”考核的一項(xiàng)內(nèi)容，與其他工作一起安排、一起考核。
要搞好村級(jí)檔案工作，提高村級(jí)檔案管理員業(yè)務(wù)水平尤為重要。為此，由鄉(xiāng)政府出資金，為村級(jí)購置必須的檔案裝具，積極開展村級(jí)檔案管理員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，邀請(qǐng)XXXX檔案局的業(yè)務(wù)人員到現(xiàn)場指導(dǎo)。通過培訓(xùn)，使村級(jí)檔案員的業(yè)務(wù)水平得到了進(jìn)一步提高。
抓好試點(diǎn)穩(wěn)步推進(jìn)
為使村級(jí)檔案工作做細(xì)、做好，我們采取了先搞試點(diǎn)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，逐步鋪開的方法。在全區(qū)農(nóng)村基層組織現(xiàn)場會(huì)在我鄉(xiāng)壩子村召開之前，利用兩個(gè)月時(shí)間，選派業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的工作組到壩子村指導(dǎo)、協(xié)助他們建村級(jí)檔案，對(duì)村級(jí)檔案進(jìn)行集中整理，分類、立卷、歸檔、裝訂、編目。經(jīng)過努力，壩子村檔案試點(diǎn)工作達(dá)到了預(yù)期目的，受到參加現(xiàn)場會(huì)的領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門的一致好評(píng)。試點(diǎn)完成后，我們及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，組織各村支書、主任、駐村干部、村檔案管理員到試點(diǎn)村參觀，學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)，積極推動(dòng)此項(xiàng)工作。
試點(diǎn)工作結(jié)束，分派力量到村協(xié)助、指導(dǎo)工作，明確時(shí)限，整體推進(jìn)。全鄉(xiāng)X個(gè)行政村，自XXX年XX月開始，歷時(shí)XX個(gè)月，將村級(jí)檔案全部整理結(jié)束，共建村級(jí)檔案279卷。
建章立制完善管理
為進(jìn)一步提高村級(jí)檔案工作水平，保證村級(jí)檔案工作逐步進(jìn)入規(guī)范化、制度化管軌道，把村級(jí)檔案工作作為一項(xiàng)長期性的工作抓好抓實(shí)、抓出成效，精心組織，周密部署，認(rèn)真實(shí)施，切實(shí)做到“一個(gè)加強(qiáng)、兩個(gè)強(qiáng)化、三個(gè)把關(guān)、四個(gè)到位”。
“一個(gè)加強(qiáng)”，就是加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。鄉(xiāng)成立領(lǐng)導(dǎo)小組，各村相應(yīng)成立領(lǐng)導(dǎo)小組，將村級(jí)檔案工作納入鄉(xiāng)、村兩級(jí)領(lǐng)導(dǎo)議事日程，列入工作計(jì)劃和“村為主”目標(biāo)管理，隨時(shí)幫助解決工作中遇到的困難和問題。
“兩個(gè)強(qiáng)化”，即一是強(qiáng)化崗位職責(zé)，將檔案工作落實(shí)到人，做到定人員、定任務(wù)、定時(shí)間、定質(zhì)量；加強(qiáng)指導(dǎo)，嚴(yán)格監(jiān)督，確保各項(xiàng)任務(wù)落到實(shí)處。二是強(qiáng)化協(xié)調(diào)，形成緊密配合、協(xié)調(diào)作戰(zhàn)、齊抓共管的工作格局。
隨著農(nóng)村經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和鄉(xiāng)村社會(huì)的不斷進(jìn)步，新農(nóng)村檔案工作在新農(nóng)村建設(shè)中的重要作用和重視程度得到了不斷提升，這也對(duì)新農(nóng)村檔案工作提出了更高的要求，在新農(nóng)村建設(shè)中做好檔案工作責(zé)任重大、意義深遠(yuǎn)。筆者就區(qū)縣村級(jí)檔案管理工作中存在的突出問題和應(yīng)采取的措施進(jìn)行調(diào)研。希望能起到拋磚引玉的作用，能夠引起大家的重視。
一、區(qū)縣村級(jí)檔案管理基本情況
以延慶縣為例，據(jù)統(tǒng)計(jì)：全縣376個(gè)村的檔案工作的資金來源主要靠鄉(xiāng)政府和村委會(huì)，每年平均用于檔案工作經(jīng)費(fèi)約74元，主要用于購買檔案裝具。全縣村級(jí)檔案室保存檔案數(shù)量約26300卷冊(cè)，平均每年增長約875卷，增長最多的約853卷、最少的約223卷。全縣有45個(gè)村檔案室有獨(dú)立的檔案庫房，有55個(gè)村將檔案、辦公、閱覽、庫房合一，有276多個(gè)村與其他部門合用辦公空間，有213個(gè)村使用鐵皮柜存放檔案，74個(gè)村使用木質(zhì)檔案柜存放檔案，70多個(gè)村使用塑料盒存放檔案。有300個(gè)村沒有安裝防盜門窗，344個(gè)沒有安裝空調(diào)，325個(gè)沒有滅火器。全縣有14個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)將檔案工作設(shè)在行政辦公室，1個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)設(shè)在黨建辦公室，全縣15個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案員均為兼職，平均兼職3項(xiàng)，一般包括：婦聯(lián)、共青團(tuán)、信息公開、保密、公文收發(fā)、傳閱等。
總的來說，通過落實(shí)《北京市新農(nóng)村建設(shè)檔案工作測評(píng)辦法》和區(qū)縣檔案局、農(nóng)委、民政局聯(lián)合下發(fā)的《區(qū)縣新農(nóng)村建設(shè)檔案工作測評(píng)標(biāo)準(zhǔn)》，區(qū)縣各鄉(xiāng)鎮(zhèn)村檔案意識(shí)明顯增強(qiáng)，村級(jí)檔案工作呈現(xiàn)出領(lǐng)導(dǎo)重視、制度健全、措施具體、注重實(shí)效的良好局面。鄉(xiāng)村檔案工作各有特色，檔案的歸檔率和完整率有所上升，有效地促進(jìn)了全縣鄉(xiāng)村檔案工作的規(guī)范化建設(shè)，村級(jí)檔案的歸檔范圍進(jìn)一步豐富，鄉(xiāng)村重大活動(dòng)、重點(diǎn)工程檔案及反應(yīng)本地區(qū)特色檔案的收集得到了加強(qiáng)，村級(jí)檔案的主動(dòng)收集意識(shí)逐步提高，村級(jí)檔案的集中統(tǒng)一管理逐步實(shí)現(xiàn)，鄉(xiāng)村檔案的安全意識(shí)不斷增強(qiáng)，促進(jìn)了全縣鄉(xiāng)鎮(zhèn)村檔案工作整體水平的進(jìn)一步提高和發(fā)展。
二、區(qū)縣村級(jí)檔案管理工作存在的突出問題
村級(jí)檔案在不斷規(guī)范的同時(shí)，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，各個(gè)方面、各個(gè)領(lǐng)域工作對(duì)檔案工作的要求越來越高，而現(xiàn)狀與不斷增長的需要之間的差距越來越引起社會(huì)各界的高度關(guān)注。因此，筆者認(rèn)為村級(jí)檔案管理工作存在的問題，主要有以下幾個(gè)方面：
（一）村級(jí)檔案意識(shí)薄弱區(qū)縣各鄉(xiāng)鎮(zhèn)村之間的經(jīng)濟(jì)發(fā)展不平衡，所以，村級(jí)檔案工作的發(fā)展也產(chǎn)生了不平衡。經(jīng)濟(jì)條件較好的和檔案意識(shí)比較好的村，村級(jí)檔案工作做的就好一些。而經(jīng)濟(jì)條件差的村，村級(jí)檔案工作的難度就大。還有的村干部缺乏檔案意識(shí)和法規(guī)知識(shí)，檔案工作在農(nóng)村工作中的位置擺的不正，檔案的作用發(fā)揮的不好。有的村沒有專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)或工資，總認(rèn)為村級(jí)檔案工作上級(jí)不給經(jīng)費(fèi)，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，產(chǎn)生不了經(jīng)濟(jì)效益。所以，有的村干部積極性就不高。村級(jí)檔案管理人員有的為村會(huì)計(jì)、婦女主任等兼任。他們文化不高，有的年齡大，檔案業(yè)務(wù)不熟練，操作電腦有點(diǎn)差，總的來說，不能適應(yīng)村級(jí)檔案工作開展的需要。但大多數(shù)村是村官幫助整理、管理檔案，他們?cè)诖鍟r(shí)間短，最多兩年就考走了，造成檔案管理的斷檔，新來的村官還得從頭學(xué)起，造成了村級(jí)檔案整理的不銜接。
（二）村級(jí)檔案管理隱患較多
有的村檔案室沒有專設(shè)，檔案也沒設(shè)專柜，檔案存放沒有次序。首先是集中保管沒有實(shí)現(xiàn)，有的村檔案存放在村干部手里，各管各的，村級(jí)檔案丟失現(xiàn)象有可能發(fā)生。其次是村級(jí)檔案保管設(shè)施較差，有些村不按規(guī)范整理只是存放于大木櫥中，長時(shí)間下來，損壞現(xiàn)象嚴(yán)重。但也有些村建立有專門的檔案室，村級(jí)檔案整理比較規(guī)范，管理也符合要求。但普遍是村檔案室與村辦公室一起用，有的村檔案庫沒有鎖并和雜物庫房在一起，條件太差，個(gè)別村的檔案還保存在村干部的家里。檔案借閱沒有登記。個(gè)別村借用檔案，不及時(shí)歸還。這樣，就產(chǎn)生了一些重要的村級(jí)檔案嚴(yán)重不全，給村級(jí)各項(xiàng)工作造成了較大影響。
（三）村級(jí)檔案收集的不齊全完整
從保管的村級(jí)檔案數(shù)量看，有的村是上百卷；有的村是十幾卷；有的村檔案寥寥無幾。主要是沒有歸檔意識(shí)，使村級(jí)黨支部和村委會(huì)的會(huì)議記錄、干部名冊(cè)、村級(jí)的土地流轉(zhuǎn)、承包合同、林業(yè)和水務(wù)普查等重要文件、檔案材料不及時(shí)歸檔。產(chǎn)生了矛盾與糾紛時(shí)說不清，沒有檔案可以查詢考證，使村集體和村民利益受到損害。另外，有的村檔案不齊全完整，有的只歸會(huì)計(jì)檔案、不歸文書檔案，致使村級(jí)檔案資料收集不齊全，主要體現(xiàn)在：一是案卷中大多數(shù)材料是鄉(xiāng)鎮(zhèn)來文，而一些村里自身形成的涉及農(nóng)民個(gè)人利益的經(jīng)濟(jì)合同、土地流轉(zhuǎn)、林權(quán)改革、醫(yī)療養(yǎng)老保險(xiǎn)、勞動(dòng)就業(yè)、糧食直補(bǔ)、黨員補(bǔ)助等方面檔案沒歸檔；有的村反映農(nóng)村實(shí)際工作等各個(gè)方面的會(huì)議記錄大多數(shù)在村干部手里沒有全部收集歸檔。二是村級(jí)重點(diǎn)工作和重點(diǎn)工程的檔案材料收集的少，如：對(duì)農(nóng)村農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)和新農(nóng)村改造重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目、創(chuàng)先爭優(yōu)、農(nóng)民增收、結(jié)對(duì)幫扶、農(nóng)村危舊房改造、陽光浴室、街道路燈、衛(wèi)生改造及宜居工程等形成的檔案，收整工作較差。三是其他載體的村級(jí)檔案收集更少。
（四）村級(jí)檔案整理不規(guī)范
主要表現(xiàn)在：一是一些檔案材料的保管期限劃分不準(zhǔn)確，少數(shù)村的檔案甚至未劃分保管期限，只是組成卷，裝訂成冊(cè)。二是檔案書寫材料不符合要求，有的用紙容易褪色，不宜長期保存。三是檔案裝具材料差，檔案卷皮質(zhì)量不符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，什么樣的盒都有，案卷封面書寫不規(guī)范，標(biāo)題不準(zhǔn)確。四是檔案排列混亂，有的村缺少檔案目錄。
三、規(guī)范村級(jí)檔案工作建議
加強(qiáng)區(qū)縣村級(jí)檔案工作，改變村級(jí)檔案工作滯后現(xiàn)狀，達(dá)到《北京市新農(nóng)村建設(shè)檔案工作測評(píng)辦法》和《區(qū)縣村級(jí)檔案管理辦法》的有關(guān)要求，推動(dòng)新農(nóng)村檔案工作上臺(tái)階、上水平，筆者認(rèn)為應(yīng)進(jìn)一步做好以下幾個(gè)方面的工作：
（一）爭支持建機(jī)制是關(guān)鍵
爭取領(lǐng)導(dǎo)支持是做好村級(jí)檔案工作的關(guān)鍵。改變領(lǐng)導(dǎo)不重視的觀念，積極爭取領(lǐng)導(dǎo)支持，切實(shí)解決檔案工作中的人、財(cái)、物等實(shí)際問題，舍得投入，使村級(jí)檔案工作有保障。北京市和各區(qū)縣檔案局與農(nóng)委、民政局等單位配合，發(fā)出了《北京市新農(nóng)村檔案工作測評(píng)》的通知，同時(shí)各區(qū)縣也制發(fā)了相應(yīng)的測評(píng)辦法和細(xì)則，并與各區(qū)縣、鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)積極協(xié)商，爭取支持，從而使行政村的檔案檢查工作得以順利展開。有的區(qū)縣委、政府始終把檔案管理工作納入到對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府的年終考核，將考核結(jié)果作為評(píng)先的依據(jù)。區(qū)縣檔案局負(fù)責(zé)村級(jí)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府要把檔案管理內(nèi)容列入村級(jí)工作目標(biāo)考核，加強(qiáng)對(duì)村級(jí)檔案的指導(dǎo)，并適當(dāng)加大對(duì)村級(jí)檔案工作的投入，沒有條件的村可以采取村檔鄉(xiāng)鎮(zhèn)管的方法，健全有效的長效機(jī)制。各村應(yīng)將村級(jí)檔案工作列入議事日程，明確分管人員、建立規(guī)章制度，使村級(jí)檔案工作做到規(guī)范有序、科學(xué)發(fā)展。
（二）加強(qiáng)培訓(xùn)是管理的手段
區(qū)縣檔案局應(yīng)加強(qiáng)村級(jí)檔案人員的培訓(xùn)和培養(yǎng)，提高村級(jí)檔案員的業(yè)務(wù)能力和業(yè)務(wù)水平。一是開展集中培訓(xùn)。利用春季農(nóng)閑時(shí)節(jié)，到各鄉(xiāng)鎮(zhèn)對(duì)村級(jí)檔案員開展集中現(xiàn)場培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容要深入淺出既有理論，更要重視實(shí)踐。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)村級(jí)檔案管理人員每年要進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。二是開展個(gè)別培訓(xùn)。對(duì)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)相對(duì)較薄弱的行政村，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)有針對(duì)性地開展個(gè)別、專項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。并對(duì)有條件的村級(jí)檔案員，進(jìn)行村級(jí)檔案編研、計(jì)算機(jī)應(yīng)用、村史和歷史沿革等編寫的專題培訓(xùn)，提高村級(jí)檔案員現(xiàn)代化管理水平，為新農(nóng)村檔案工作開展服好務(wù)。
（三）明確歸檔范圍是整治的具體措施
為了更好地做好村級(jí)檔案工作，鄉(xiāng)鎮(zhèn)村檔案工作人員要明確村級(jí)檔案的歸檔范圍，努力做到應(yīng)收盡收；齊全完整的把應(yīng)歸的村級(jí)檔案材料收集到村檔案室?？紤]到村級(jí)檔案管理人員的知識(shí)水平，區(qū)縣檔案局和各鄉(xiāng)鎮(zhèn)要根據(jù)各區(qū)縣村級(jí)檔案工作情況，結(jié)合各村的實(shí)際，制定好各村的檔案分類大綱、歸檔范圍、保管期限表，統(tǒng)一印發(fā)給各村供參考，使其知道哪些檔案應(yīng)歸，哪些檔案不應(yīng)歸，以及村級(jí)檔案的分類和保管期限。為了保證村級(jí)檔案的歸檔質(zhì)量和檔案整理的規(guī)范化，應(yīng)著重抓好以下兩項(xiàng)工作。一是嚴(yán)格實(shí)行年度歸檔制。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案人員要積極督促、指導(dǎo)村級(jí)檔案管理員對(duì)上年形成的文件材料，于每年6月底前完成立卷歸檔，不能有積存文件。二是嚴(yán)格檔案立卷歸檔質(zhì)量，不同類別檔案要符合相應(yīng)檔案標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量要求。
（四）積極提供利用是管檔的目的
管好建好利用好村級(jí)檔案資源，是做好村級(jí)檔案工作的最終目的。區(qū)縣檔案局、鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村檔案部門和檔案人員應(yīng)努力做好村級(jí)檔案利用工作，方便農(nóng)民。并通過檔案查詢、電話預(yù)約、政府信息公開、檔案展覽、檔案編研及檔案數(shù)字化信息網(wǎng)絡(luò)查詢服務(wù)和檔案館日活動(dòng)、檔案超市、趕檔案大集等宣傳活動(dòng)，方便農(nóng)民群眾利用檔案信息資源，使農(nóng)民不出村就能查詢利用檔案信息資源。要充分發(fā)揮檔案作用，讓農(nóng)民認(rèn)識(shí)到村級(jí)建檔的好處。
（五）依法治檔是規(guī)范管理的保障
以黨的十七大精神為指導(dǎo)，以加強(qiáng)農(nóng)業(yè)、農(nóng)村、農(nóng)民檔案工作為重點(diǎn)，緊扣“生產(chǎn)發(fā)展、生活寬裕、鄉(xiāng)風(fēng)文明、村容整潔、管理民主”的社會(huì)主義新農(nóng)村目標(biāo)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、樹立典型、規(guī)范建檔、有效利用，提高村級(jí)檔案管理整體建設(shè)，為我區(qū)推進(jìn)社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)作貢獻(xiàn)。
二、工作目標(biāo)
圍繞建設(shè)社會(huì)主義新農(nóng)村的總體要求，將新農(nóng)村建設(shè)檔案工作作為當(dāng)前和今后一個(gè)時(shí)期的重點(diǎn)工作納入長遠(yuǎn)規(guī)劃。全區(qū)小康示范村建檔合格率達(dá)到100%，（建檔示范村暫定為如下幾個(gè)村：七河鄉(xiāng)五峰村委會(huì)、金安鄉(xiāng)龍山村委會(huì)、金山鄉(xiāng)金山村委會(huì)、束河辦事處黃山社區(qū)、西安街辦事處寨后社區(qū)），2012年實(shí)現(xiàn)新農(nóng)村建設(shè)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化。
三、方法與步驟
（一）啟動(dòng)階段：
3月開始，按照古城區(qū)社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室下發(fā)的文件精神，對(duì)全區(qū)行政村檔案人員進(jìn)行較為系統(tǒng)的培訓(xùn)。
（二）實(shí)施階段：
3月，明確1-2個(gè)小康示范村進(jìn)行檔案試點(diǎn)工作。3--4月，分片開展新農(nóng)村建設(shè)小康示范村檔案工作業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
5—2011年10月，全面開展小康示范村檔案工作。
（三）總結(jié)檢查階段：
10月，由區(qū)檔案局和區(qū)社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室對(duì)全區(qū)小康示范村檔案工作進(jìn)行檢查驗(yàn)收。
（四）全面推進(jìn)階段：
11月--2011年12月，以小康示范村檔案工作為樣板，全面開展小康村建檔工作，2012年1月組織抽查或檢查。
四、工作要求及責(zé)任劃分
根據(jù)工作計(jì)劃，按照建檔要求，抓好試點(diǎn)工作，熱情服務(wù)，認(rèn)真指導(dǎo)，嚴(yán)格督查的要求，開展工作，確保村級(jí)檔案規(guī)范化，全面提高社會(huì)主義新農(nóng)村檔案工作規(guī)范化管理水平。超級(jí)秘書網(wǎng)
責(zé)任劃分：
王曉蘭負(fù)責(zé)祥和辦事處義和村委會(huì)。
一、指導(dǎo)思想
以黨的十七大精神為指導(dǎo)，以加強(qiáng)農(nóng)業(yè)、農(nóng)村、農(nóng)民檔案工作為重點(diǎn)，緊扣“生產(chǎn)發(fā)展、生活寬裕、鄉(xiāng)風(fēng)文明、村容整潔、管理民主”的社會(huì)主義新農(nóng)村目標(biāo)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、樹立典型、規(guī)范建檔、有效利用，提高村級(jí)檔案管理整體建設(shè)，為我區(qū)推進(jìn)社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)作貢獻(xiàn)。
二、工作目標(biāo)
圍繞建設(shè)社會(huì)主義新農(nóng)村的總體要求，將新農(nóng)村建設(shè)檔案工作作為當(dāng)前和今后一個(gè)時(shí)期的重點(diǎn)工作納入長遠(yuǎn)規(guī)劃。全區(qū)小康示范村建檔合格率達(dá)到100%，（建檔示范村暫定為如下幾個(gè)村：七河鄉(xiāng)五峰村委會(huì)、金安鄉(xiāng)龍山村委會(huì)、金山鄉(xiāng)金山村委會(huì)、束河辦事處黃山社區(qū)、西安街辦事處寨后社區(qū)），20xx年實(shí)現(xiàn)新農(nóng)村建設(shè)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化。
三、方法與步驟
（一）啟動(dòng)階段：
3月開始，按照古城區(qū)社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室下發(fā)的文件精神，對(duì)全區(qū)行政村檔案人員進(jìn)行較為系統(tǒng)的培訓(xùn)。
（二）實(shí)施階段：
3月，明確1-2個(gè)小康示范村進(jìn)行檔案試點(diǎn)工作。3--4月，分片開展新農(nóng)村建設(shè)小康示范村檔案工作業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
5—20xx年10月，全面開展小康示范村檔案工作。
（三）總結(jié)檢查階段：
10月，由區(qū)檔案局和區(qū)社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室對(duì)全區(qū)小康示范村檔案工作進(jìn)行檢查驗(yàn)收。
（四）全面推進(jìn)階段：
11月--20xx年12月，以小康示范村檔案工作為樣板，全面開展小康村建檔工作，20xx年1月組織抽查或檢查。
四、工作要求及責(zé)任劃分：
根據(jù)工作計(jì)劃，按照建檔要求，抓好試點(diǎn)工作，熱情服務(wù)，認(rèn)真指導(dǎo)，嚴(yán)格督查的要求，開展工作，確保村級(jí)檔案規(guī)范化，全面提高社會(huì)主義新農(nóng)村檔案工作規(guī)范化管理水平。
責(zé)任劃分：
王曉蘭負(fù)責(zé)祥和辦事處義和村委會(huì)。
沒有按規(guī)定收集與會(huì)計(jì)核算有關(guān)的資料（例承包協(xié)議書、工程項(xiàng)目決算書、銀行對(duì)賬單等），每個(gè)年度終了，沒有及時(shí)將會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表收集齊全。有些村甚至連工程結(jié)算票據(jù)、出納現(xiàn)金、銀行存款結(jié)賬單都沒有收集。
（二）資料隨意處置
沒有按會(huì)計(jì)檔案資料的不同形式，不同保管期限進(jìn)行分別裝訂立卷、造冊(cè)。有些村甚至沒有對(duì)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表裝訂成冊(cè)，而是用報(bào)紙包一下，或用線捆扎一下，放置在紙箱或蛇皮袋里。
（三）移交手續(xù)不全
會(huì)計(jì)、出納在辦理移交手續(xù)時(shí)不夠嚴(yán)肅，不夠規(guī)范。從筆者審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)的情況來看，無論是村級(jí)財(cái)務(wù)賬還是村辦企業(yè)賬無不例外地只根據(jù)資產(chǎn)負(fù)債表列出單子辦理所謂的移交財(cái)務(wù)手續(xù)，而應(yīng)該移交的會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)憑證、會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)報(bào)表賬簿以及其他相關(guān)的會(huì)計(jì)核算資料并沒有辦理移交。我們知道，會(huì)計(jì)結(jié)算是依據(jù)與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)相關(guān)聯(lián)的原始憑證結(jié)算的，如果沒有原始憑證、會(huì)計(jì)賬冊(cè)、就不能正確判斷所移交資料的真實(shí)性、合法性、有效性。
二、加強(qiáng)農(nóng)村的會(huì)計(jì)交接管理制度化建設(shè)
依據(jù)我國相關(guān)部門出臺(tái)規(guī)定的《會(huì)計(jì)人員工作規(guī)則》，由于工作調(diào)動(dòng)或因故離職會(huì)計(jì)人員，必須要與接替的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員辦理移交轉(zhuǎn)接手續(xù)，對(duì)于未辦理手續(xù)的不得離職。在離職前，會(huì)計(jì)人員必須將本人所負(fù)責(zé)的全部會(huì)計(jì)工作在限定的時(shí)間內(nèi)交接清楚；接替的工作人員應(yīng)認(rèn)真接管前任會(huì)計(jì)移交的相關(guān)工作，并繼續(xù)辦理移交的未了事項(xiàng)。實(shí)際操作中須注意以下幾個(gè)方面。
（一）移交前須結(jié)清帳目
對(duì)于更好更快的辦理移交工作，需要對(duì)以下工作加強(qiáng)完善與改進(jìn)：一是尚未填制的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)但是已經(jīng)受理的需要盡快填制完；二是尚未登記的財(cái)務(wù)賬目要登記完且在最后一筆余額后加蓋公章；三是整理好各項(xiàng)需要移交的資料，并對(duì)尚未完成的工作或需要繼續(xù)跟進(jìn)的寫出書面材料；四是認(rèn)真編制移交財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)物品清單，詳細(xì)羅列應(yīng)該需要移交的文件、現(xiàn)金、支票、公章以及其他物品等內(nèi)容。
（二）移交過程中應(yīng)有專人進(jìn)行監(jiān)察管理
在會(huì)計(jì)人員辦理交接手續(xù)時(shí)，必須有監(jiān)察管理人員負(fù)責(zé)監(jiān)交。移交人員需按照移交清冊(cè)逐項(xiàng)清交，接替人員要清點(diǎn)、核查、驗(yàn)收。為了保證移交工作的順利進(jìn)行，需要在移交過程中注意以下方面:一是現(xiàn)金、有價(jià)證劵的點(diǎn)交，要根據(jù)賬簿余額進(jìn)行。保證庫存現(xiàn)金、有價(jià)證券必須與賬簿余額一致，若庫存現(xiàn)金、有價(jià)證券與賬簿余款有出入那么移交人員需在限定的時(shí)間內(nèi)查清處理。二是確保會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表及其他會(huì)計(jì)資料的完整性，不得遺漏相關(guān)重要信息。如果發(fā)現(xiàn)缺少部分資料應(yīng)立即查明原因，并用紅筆在移交清冊(cè)上注明，由移交人員負(fù)責(zé)。銀行對(duì)賬單應(yīng)和銀行存款賬戶余額數(shù)目一致?？傎~有關(guān)賬戶的余額要與各種財(cái)務(wù)物資和掌權(quán)財(cái)務(wù)的明細(xì)賬戶余額核對(duì)相符；非常時(shí)期，可以通過有合作關(guān)系的單位及個(gè)人進(jìn)行核查或隨機(jī)選取個(gè)別賬戶與財(cái)務(wù)開銷情況進(jìn)行核對(duì)。
計(jì)生檔案是各項(xiàng)計(jì)生工作重要的憑證和法律依據(jù)，做好計(jì)劃生育工作中的檔案管理對(duì)當(dāng)前計(jì)生工作有著極為重要的影響。
1提高對(duì)計(jì)生工作中檔案管理的重要性的認(rèn)識(shí)
自1981年我國成立專門的計(jì)劃生育機(jī)構(gòu)以來，計(jì)劃生育體制也在不斷的健全，群眾的婚育觀念也在計(jì)劃生育教育的影響下出現(xiàn)了極大的轉(zhuǎn)變，可人們對(duì)于計(jì)劃生育工作中的檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)尚顯不足，無法讓檔案管理在計(jì)劃生育過工作中激發(fā)相應(yīng)的關(guān)鍵作用。故必須提高相關(guān)部門及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)計(jì)生檔案管理重要性的了解，從而讓檔案管理在計(jì)劃生育工作中最大可能的起到應(yīng)有的作用。
2計(jì)生檔案工作的重要作用
2.1計(jì)生部門的基礎(chǔ)性工作是計(jì)生檔案
計(jì)生檔案就是在進(jìn)行各項(xiàng)職能活動(dòng)時(shí)計(jì)生部門形成的全部檔案之和。檔案工作就是專門負(fù)責(zé)管理檔案業(yè)務(wù)，也就是在統(tǒng)一管理計(jì)生檔案的基礎(chǔ)上.制定相關(guān)檔案制度，科學(xué)地管理此類檔案，來方便使用。作為反映和記錄計(jì)生工作活動(dòng)的計(jì)生檔案，不但能夠?yàn)橄嚓P(guān)領(lǐng)導(dǎo)者提供決策憑據(jù)，還能夠?yàn)闄n案使用者懂得國家各項(xiàng)方針政策給予幫助，還可為制訂規(guī)劃，處理問題，進(jìn)行工作提供有效的參考資料。在計(jì)生工作中，不管是計(jì)生人員工資調(diào)整、全國性的人口統(tǒng)計(jì)、人口普查的數(shù)字調(diào)查，還是工作的規(guī)劃與實(shí)施、行政管理工作的有效開展、計(jì)劃生育隊(duì)伍的整訓(xùn)與建設(shè)、再生育人員調(diào)查、計(jì)劃生育經(jīng)費(fèi)的管理、獎(jiǎng)勵(lì)扶助對(duì)象的獎(jiǎng)金發(fā)放等均需要檔案，若檔案材料不完整，不精確，將影響直至放緩此工作的有效開展。尤其是接受新任務(wù)，制做新的工作計(jì)劃，或出現(xiàn)新情況，遇到新問題，需要做出正確的決策時(shí)，檔案的借鑒和參考作用是無法替代的。檔案的信息作用愈發(fā)被大家所重視，所認(rèn)識(shí)。計(jì)生檔案是計(jì)生工作中一個(gè)必備的主要組成部分，是其它工作無法替代的，已成為計(jì)生部門管理工作中必備的一項(xiàng)主要工作。
2.2計(jì)生檔案也在創(chuàng)造效益和價(jià)值
計(jì)生檔案即直接反映和記錄計(jì)生工作活動(dòng)，還可創(chuàng)造出社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。所以檔案工作人員每年都應(yīng)為單位的各項(xiàng)工作提供大量的信息、資料、文件，為使用者節(jié)約了時(shí)間，解除了重復(fù)勞動(dòng)。問接產(chǎn)生了社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。
2.3計(jì)生檔案是無法再生的寶貴財(cái)富
計(jì)生檔案真實(shí)地記述了相關(guān)部門計(jì)生各項(xiàng)工作、行政管理的整個(gè)過程，聚集了計(jì)生管理的成功經(jīng)驗(yàn)，是全體人員智慧和辛勤勞動(dòng)的結(jié)果，它作為計(jì)生工作的主要組成部分，不但具有長遠(yuǎn)作用也具有現(xiàn)實(shí)作用。所以計(jì)生工作需要一代一代地發(fā)展和繼承，各項(xiàng)工作也應(yīng)一代一代地往下傳。社會(huì)活動(dòng)不停止，檔案工作就不能停止。其它財(cái)富，損失了能夠補(bǔ)償，檔案損壞了，可無法彌補(bǔ)。所以。我們不但享有利用前人積累的檔案財(cái)富的權(quán)力，更有繼續(xù)為后人增加和積累財(cái)富的義務(wù)，此為事業(yè)的需要，也是對(duì)歷史負(fù)責(zé)的體現(xiàn)。
3計(jì)生檔案工作的規(guī)范化
3.1管理科學(xué)化
計(jì)生檔案工作人員應(yīng)定期對(duì)收集來的檔案材料進(jìn)行科學(xué)的歸檔來確保工作質(zhì)量，以達(dá)到合理設(shè)置檔案類目，組卷規(guī)范的目標(biāo)。
3.2工作制度化
人口計(jì)生工作十分繁雜，村級(jí)、各鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)生辦和縣人口計(jì)生局以及各級(jí)計(jì)生服務(wù)站將經(jīng)常接觸人數(shù)眾多的有關(guān)生育人群。進(jìn)行計(jì)生技術(shù)服務(wù)工作是計(jì)劃生育的主要工作之一，任務(wù)是提供計(jì)生技術(shù)服務(wù)為社會(huì)。在此種條件下，應(yīng)必須頒布一套完整的制度來進(jìn)行約束規(guī)范。按照筆者多年工作的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，此類制度可包含以下五個(gè)方面。一是計(jì)生檔案上報(bào)、收集、整理、存檔要做到標(biāo)準(zhǔn)化，應(yīng)按照上級(jí)業(yè)務(wù)部門的統(tǒng)一規(guī)定，根據(jù)嚴(yán)格的要求，進(jìn)行操作。二是對(duì)專兼職檔案員執(zhí)行月初評(píng)季考核年獎(jiǎng)懲制度。三是落實(shí)計(jì)劃生育項(xiàng)目檢查治療登記制度，為各級(jí)醫(yī)院以及計(jì)生服務(wù)站的婦產(chǎn)科、手術(shù)室、x光室、b超室等相關(guān)科室配備專門專用檢查登記簿，將第一手材料全部統(tǒng)計(jì)起來。四是落實(shí)定期談話制度。專兼職檔案人員應(yīng)定期與服務(wù)對(duì)象談話，爭取工作主動(dòng)權(quán)。五是執(zhí)行檔案整理收集專業(yè)時(shí)間制度，要求各科室下班前必須收集歸檔當(dāng)日的材料，每月上報(bào)一次檔案資料。此外，還應(yīng)制定一些輔助制度，確保上述每項(xiàng)制度的執(zhí)行。只有嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)規(guī)章制度，方可保證檔案安全完整。
3.3職責(zé)明確化
2農(nóng)村經(jīng)濟(jì)經(jīng)營管理檔案工作存在的問題
由于現(xiàn)實(shí)種種原因，農(nóng)村經(jīng)營管理檔案工作還處于混亂狀態(tài)，農(nóng)經(jīng)工作資料還有不重視、甚至少數(shù)人不當(dāng)回事的現(xiàn)象。
2.1對(duì)農(nóng)經(jīng)工作檔案的重視程度不夠
長期以來，相當(dāng)一部分人員、尤其是一部分老農(nóng)經(jīng)人員有不重視農(nóng)經(jīng)工作檔案資料的慣性心理。甚至有部分農(nóng)扣部門的領(lǐng)導(dǎo)、干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)存在誤區(qū)，一個(gè)認(rèn)識(shí)誤區(qū)是：認(rèn)為這些資料‘我’要用的，如果‘你’拿去存檔了，‘我’要用就不方便，用起來去查檔案好麻煩的！認(rèn)為檔案就是保管著就行，自己是領(lǐng)導(dǎo)、是干部就放在自己柜子里，要用時(shí)拿出來用一下，過后又自己鎖著。要么隨便整理一下就可以了，自己認(rèn)為不要丟失，不要泄密就行了。這種想法和做法使得應(yīng)該及時(shí)存檔的資料長久的滯留在其身邊，本應(yīng)存檔的資料長時(shí)間未入檔。另一個(gè)認(rèn)識(shí)誤區(qū)是：對(duì)于當(dāng)年本應(yīng)該移交存檔的材料抱著敷衍的態(tài)度，也就是只移交一部分材料，使存檔資料收集不齊全。這種現(xiàn)象導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量下降，即影響了檔案管理工作也無形的有影響了工作人員的工作積極性。
2.2檔案管理人員專業(yè)技能不高
農(nóng)經(jīng)工作的檔案管理人員往往是兼職的，沒有專業(yè)的檔案管理知識(shí)，對(duì)檔案的重要性、管理要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案意識(shí)有些淡薄。加之自身本職工作事情多，他們（她們）日常的工作往往比檔案工作顯得更重要，檔案工作就是兼著干的，對(duì)檔案工作的管理顯得精力上投入不足，這樣就影響了檔案管理的質(zhì)量。管理人員在思想意識(shí)上提不起來，檔案管理這項(xiàng)工作自身的重視程度就不夠。極個(gè)別的檔案管理人員對(duì)日常事務(wù)中的資料，只是放人檔案盒子里，沒有按年度及時(shí)整理歸類、歸檔、并裝訂，這種容易造成遺失情況的現(xiàn)象似乎還未引起重視，同樣是嚴(yán)重影響檔案管理質(zhì)量。
2.3檔案管理硬件設(shè)施差
對(duì)農(nóng)經(jīng)檔案管理必備的硬件設(shè)施差，現(xiàn)實(shí)工作中農(nóng)經(jīng)檔案室要么兼用要么偏狹窄空間小。因硬件設(shè)施差或設(shè)備不配套，時(shí)間長了就會(huì)引起檔案材料霉變、甚至蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整，影響保管質(zhì)量。
3完善農(nóng)經(jīng)檔案管理工作的對(duì)策
3.1健全農(nóng)經(jīng)工作檔案管理制度
上級(jí)部門應(yīng)對(duì)農(nóng)村經(jīng)濟(jì)經(jīng)營管理的檔案管理工作建立對(duì)應(yīng)的檔案制度。體現(xiàn)如下的要求：
3.1.1 合理、科學(xué)。為適應(yīng)新需要，建立檔案管理制度要符合農(nóng)村經(jīng)營管理工作實(shí)際和檔案管理工作實(shí)際。
3.1.2 簡明、實(shí)用。建立的檔案管理制度具有適應(yīng)農(nóng)經(jīng)工作的操作性，分類方便實(shí)用、簡便易行、可操作性要強(qiáng)，以更好的發(fā)揮檔案管理的作用。
3.1.3 制度要有約束性。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視程度直接影響著檔案工作制度的順利執(zhí)行，而檔案管理人員是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對(duì)象和執(zhí)行者。
3.1.4 制度要體現(xiàn)嚴(yán)肅性。農(nóng)經(jīng)檔案管理工作好壞體現(xiàn)了農(nóng)經(jīng)檔案管理制度的執(zhí)行情況，農(nóng)經(jīng)檔案工作制度在執(zhí)行的過程中，應(yīng)該有上級(jí)部門的檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，應(yīng)提供交流平臺(tái)。如果平普拉塔的、抱著不思進(jìn)取的思想還以老套路管理農(nóng)經(jīng)檔案，那再有完善的制度也只會(huì)是空殼。
3.2加強(qiáng)農(nóng)經(jīng)檔案化采用信息化管理
探索新的管理模式，使農(nóng)經(jīng)檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用。信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢，應(yīng)盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高農(nóng)經(jīng)檔案工作的效率和水平。
3.3提高檔案管理人員素質(zhì)
要加強(qiáng)農(nóng)經(jīng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)。一是讓兼職的檔案管理人員接受專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，進(jìn)一步熟悉檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，真正掌握科學(xué)管理檔案的原則和方法，這樣既提高工作效率又提高工作質(zhì)量，同時(shí)也提升了服務(wù)；二是上級(jí)部門應(yīng)創(chuàng)造條件使檔案管理人員相互間有交流空間，有切磋工作經(jīng)驗(yàn)、進(jìn)行有效溝通的平臺(tái)。三是領(lǐng)導(dǎo)要注意對(duì)農(nóng)經(jīng)檔案管理人員作正確引導(dǎo)，在工作上應(yīng)體現(xiàn)關(guān)心、理解、支持，以充分發(fā)揮檔案管理人員的積極性和創(chuàng)造性，不能聽之任之、放任自流、不管不問；四是農(nóng)經(jīng)檔案管理人員應(yīng)選擇政治思想可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的人員，要注重自身政治水平的提高；五是通過參加培訓(xùn)的方式或自學(xué)方式提高農(nóng)經(jīng)檔案管理工作水平、規(guī)范檔案管理工作、提高服務(wù)質(zhì)量。
3.4強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高管理水平
農(nóng)經(jīng)檔案管理人員要樹立正確的服務(wù)性觀念。要端正服務(wù)態(tài)度，吃得苦、耐得氣，樹立創(chuàng)新意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量。使農(nóng)經(jīng)檔案資料充分地為農(nóng)村工作服務(wù)，這也是農(nóng)經(jīng)檔案管理工作者義不容辭的責(zé)任。
1.加強(qiáng)檔案資源建設(shè)的重要性
1.1把握好檔案收集關(guān)
在當(dāng)今服務(wù)型社會(huì)的大環(huán)境下， 檔案館應(yīng)把國家和社會(huì)的具有保存價(jià)值的檔案資料接收入館，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。檔案館應(yīng)向各級(jí)基層檔案管理部門下發(fā)通知，明確接收檔案的范圍、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)及要求，讓基層檔案管理部門向社會(huì)各界廣泛征集內(nèi)容豐富，有特色，有價(jià)值的檔案資料，及時(shí)修訂和完善各種檔案的歸類、整理、保存，從而達(dá)到豐富館藏檔案，為利用者良好服務(wù)的目的。
1.2檔案工作要走“特色”路
所謂特色檔案是指反映地方特色經(jīng)濟(jì)、特色歷史、特色文化以及風(fēng)土人情、自然區(qū)域特色等方面的檔案。檔案管理部門應(yīng)充分認(rèn)識(shí)館藏建設(shè)的“特色”性，認(rèn)真研究、分析本地區(qū)的特色檔案資源，廣泛征集、整理、保管，豐富館藏內(nèi)容， 優(yōu)化結(jié)構(gòu)，體現(xiàn)特色，打造精品。
1.3要正確處理好檔案館藏的質(zhì)量與數(shù)量關(guān)系
過去比較注重檔案數(shù)量的多少來衡量檔案館藏豐富與否，但多年館藏建設(shè)實(shí)踐來看，僅僅片面追求數(shù)量是不夠的，應(yīng)該豐富館藏， 改變館藏結(jié)構(gòu)單一、缺乏特色，案卷質(zhì)量不高等諸多發(fā)展檔案建設(shè)的不利因素，辯證的處理好數(shù)量與質(zhì)量的關(guān)系，按照《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》的有關(guān)規(guī)定，多層次、多渠道征集和收集檔案資料，不斷優(yōu)化和豐富館藏建設(shè)。
2.企業(yè)檔案管理中存在的問題
2.1檔案管理工作執(zhí)行力不夠
企業(yè)的檔案管理工作對(duì)企業(yè)部門活動(dòng)具有輔助作用，對(duì)檔案的重視程度，決定了企業(yè)檔案工作的開展，檔案工作到位與否，從一個(gè)側(cè)面能反映出一個(gè)企業(yè)的整體素質(zhì)。但是大多數(shù)企業(yè)將檔案建立以后，很少查閱，并且在執(zhí)行過程中，也存在一些難度。特別是工程建設(shè)檔案，存在著重建設(shè)，輕檔案的現(xiàn)象。工程的前期圖紙資料還能上交檔案室，但在工程的施工過程中產(chǎn)生的檔案資料就不能及時(shí)上交檔案室，如工程的變更，竣工驗(yàn)收等資料。檔案人員在企業(yè)的基本建設(shè)工程中參與性不強(qiáng)，檔案的管理工作不能與工程的建設(shè)同步進(jìn)行，造成一些工程資料的丟失，影響歸檔率。有的雖然有資料，但有很大部分是復(fù)印件，影響了檔案的質(zhì)量。
2.2檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)和管理水平不高
檔案管理人員的素質(zhì)對(duì)檔案工作質(zhì)量有決定性作用，檔案管理人員既要有很高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，又要有強(qiáng)烈的責(zé)任心，還要有踏實(shí)肯干的實(shí)干精神和科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度。但是在實(shí)際工作中，由于對(duì)檔案管理工作沒有引起足夠重視，在檔案管理人員配備上從不配備專職人員，在業(yè)務(wù)水平、文化程度、專業(yè)素質(zhì)上都有很大的差距，在管理手段方面，也比較陳舊，與時(shí)展脫節(jié)。這已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢下企業(yè)檔案管理的需要，如果企業(yè)想要提高檔案的管理水平，必須把提高管理人員的素質(zhì)放在第一位。
2.3檔案硬件設(shè)施老化
隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理的諸多環(huán)節(jié)之中，管理水平在不斷的進(jìn)步。但是只有少數(shù)的企業(yè)利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，多數(shù)還是采用手工整理。信息量小，檢索進(jìn)來也比較困難，利用和開發(fā)的價(jià)值不高。企業(yè)的檔案室建設(shè)不規(guī)范，檔案柜也老化，保密性大大降低，保管條件也極其簡陋。引起檔案材料霉變、蟲蛀的事情時(shí)有發(fā)生，從而對(duì)檔案利用產(chǎn)生了不利影響。
3.新時(shí)期加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的幾點(diǎn)建議
3.1加強(qiáng)培訓(xùn)，提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)
現(xiàn)代化的企業(yè)對(duì)檔案工作管理人員的政治素養(yǎng)、專業(yè)技能的要求越來越高。檔案管理的門類也在不斷的增加，檔案介質(zhì)也由紙質(zhì)迅速過渡為電子文檔與實(shí)物方案一體化保存；文書檔案由卷為保管單位到以件為保管單位等。新的情況將導(dǎo)致新的問題層出不窮，檔案人員也要加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)，提高自身的政治素質(zhì)，為檔案事業(yè)的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的思想理論基礎(chǔ)。要博學(xué)多才，既懂檔案專業(yè)知識(shí)，又要懂行業(yè)管理知識(shí)，努力提高專業(yè)素質(zhì)及開拓創(chuàng)新能力，把握機(jī)遇，解放思想，以新思維對(duì)待新問題，以新思路和新對(duì)策解決出現(xiàn)的問題，努力把檔案管理工作提高到一個(gè)新水平。
3.2建立科學(xué)的檔案管理體系，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化
檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是信息化建設(shè)的前提和必要條件。規(guī)范檔案的管理機(jī)制，完善檔案的管理制度，是檔案管理的重中之重。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理的科技含量和管理水平在不斷提高，所以有必要建立一個(gè)能與之相適應(yīng)的管理體系，并嚴(yán)格遵守企業(yè)檔案管理流程。將各個(gè)部門、不同用途的檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理，讓檔案管理能與企業(yè)決策、管理同步發(fā)展。
3.3加強(qiáng)對(duì)電子文件的管理
一是將部分傳統(tǒng)的以紙質(zhì)文件資料轉(zhuǎn)變成電子文檔的形式，這樣數(shù)據(jù)生成以后，馬上會(huì)貯存在企業(yè)的數(shù)據(jù)庫之中，被檔案管理人員和其它部門技術(shù)人員所共享，能夠讓信息在企業(yè)內(nèi)部流通更暢通。二是在企業(yè)的管理活動(dòng)中，電子文件比傳統(tǒng)紙質(zhì)文件更方便，快捷，失誤率低，而工作效率會(huì)大大提高，電子繪圖會(huì)比手工繪制有更大的優(yōu)勢，它的設(shè)計(jì)、修改、查
詢比手工更方便、更準(zhǔn)確。三是企業(yè)傳統(tǒng)的檔案分類方法被打破，如聲像檔案、人事檔案、技術(shù)檔案等等，可以被企業(yè)的信息集成系統(tǒng)分成幾個(gè)管理模塊和流程。一份檔案信息可以被幾個(gè)管理系統(tǒng)所分享，計(jì)算機(jī)可以依照規(guī)定的指令，依據(jù)工作目的隨時(shí)設(shè)置和更改類目。
3.4擴(kuò)寬榮譽(yù)檔案的歸檔范圍
建立榮譽(yù)檔案，首先要確定歸檔范圍。一個(gè)單位的榮譽(yù)檔案主要是反映本單位各項(xiàng)工作在各個(gè)歷史時(shí)期所取得的成績，它的歸檔范圍應(yīng)以本單位或本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)的名義在各項(xiàng)比賽、評(píng)比、檢查、考核等工作活動(dòng)中獲得的獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、榮譽(yù)證書等實(shí)物為主。其歸檔范圍主要包括：以本單位名義參加各項(xiàng)活動(dòng)獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、錦旗等；上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)知名人士來本單位參加表彰獎(jiǎng)勵(lì)活動(dòng)的題詞、書畫、照片、錄音帶、錄像帶等；本單位參加和召開的各種表彰大會(huì)所形成的錄音帶、錄像帶、照片、底片、光盤等，主要包括領(lǐng)導(dǎo)接見頒獎(jiǎng)視察慰問獲得榮譽(yù)的集體和個(gè)人，有先進(jìn)集體和個(gè)人介紹經(jīng)驗(yàn)、載譽(yù)歸來、外地外系統(tǒng)、取經(jīng)學(xué)習(xí)的活動(dòng)等內(nèi)容；本單位的科研成果證書及獎(jiǎng)牌等；其他與表彰獎(jiǎng)勵(lì)有關(guān)的實(shí)物等。
3.5統(tǒng)籌兼顧，做好檔案的保密與利用
日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。檔案的價(jià)值是通過利用來實(shí)現(xiàn)的，檔案管理人員的管理價(jià)值也要在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來。檔案人員在提供利用的同時(shí)，要跟蹤利用效果，分析檔案的投入與產(chǎn)出的經(jīng)濟(jì)效益，并加以廣泛的宣傳，使公司領(lǐng)導(dǎo)
中圖分類號(hào)：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2015）05-0359-01
前言：文章經(jīng)過對(duì)檔案計(jì)算機(jī)管理的研究，分析了檔案計(jì)算機(jī)管理的內(nèi)容，經(jīng)過對(duì)其研究將其與傳統(tǒng)的檔案計(jì)算機(jī)管理進(jìn)行對(duì)比；找出檔案計(jì)算機(jī)管理對(duì)人類的意義；同時(shí)根據(jù)分析，探討了檔案計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)缺點(diǎn)，及其發(fā)展過程中存在的問題。將存在問題的原因進(jìn)行分析并提出了一些解決辦法。在未來發(fā)展中，檔案計(jì)算機(jī)管理作為重要的管理體制如何繼續(xù)發(fā)展并不斷進(jìn)步需要加強(qiáng)對(duì)其管理措施。
1 檔案計(jì)算機(jī)管理的內(nèi)涵
1.1 檔案計(jì)算機(jī)管理的定義
檔案計(jì)算機(jī)管理指的是檔案管理人員以計(jì)算機(jī)硬盤、軟盤、磁盤和光盤等為載體進(jìn)行文字材料的存儲(chǔ)。那么檔案計(jì)算機(jī)的管理形式主要有以下的4種：電子文書、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙，當(dāng)然還有其他的一些形式。
1.2 檔案計(jì)算機(jī)管理的特點(diǎn)
檔案計(jì)算機(jī)管理的特點(diǎn)主要是相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件而言的，檔案計(jì)算機(jī)管理的主要特點(diǎn)是：①檔案計(jì)算機(jī)管理不再是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，所以也不是直觀就能翻閱得到的，這就需要我們借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行閱讀；②檔案計(jì)算機(jī)管理的檔案信息借助計(jì)算機(jī)直接進(jìn)行快速、簡單的處理和傳遞工作，比之前的紙質(zhì)摘錄等速度快捷；③檔案計(jì)算機(jī)管理還能實(shí)現(xiàn)檔案的資源共享，這樣也就意味著檔案的傳輸?shù)炔辉偈艿赜蚓嚯x和時(shí)間的影響了，更加方便；④由于我們現(xiàn)在采用了檔案計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行管理，那么，如今的檔案存儲(chǔ)環(huán)境和保存條件也就隨之發(fā)生變化，它不再要求紙質(zhì)、書寫等條件，而且對(duì)檔案的保存場地的面積也不再有相當(dāng)高的要求?？傊?，我們說，隨著科技的進(jìn)步和社會(huì)的發(fā)展，檔案計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢將會(huì)日趨突出和明顯。
2 檔案計(jì)算機(jī)管理工作中存在的問題
2.1 檔案計(jì)算機(jī)管理對(duì)檔案本質(zhì)屬性的影響原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。而這種檔案原始記錄性主要是表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上和檔案的形式上兩個(gè)方面。我們都知道，一些檔案在存檔之前是需要當(dāng)事人的親筆簽名或者是當(dāng)事人的親筆手稿的，這都是檔案原始記錄的體現(xiàn)，有一定的真實(shí)性，進(jìn)一步說，只有有這些親筆簽名等原始記錄的檔案才能有法律效應(yīng)，成為法律的憑證。但是，在檔案計(jì)算機(jī)管理工作中，電子文件從起稿開始到文件修改、印發(fā)都是在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行操作的，這種模式雖然便于修改和復(fù)制、打印等，有一定的方便性，但是這卻使檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。所以，這也就引發(fā)了電子文件的原始記錄和憑證作用如何確定的爭論問題：究竟電子文件能否作為存檔之用，電子文件是否具有一定的法律效應(yīng)等等，這些都是檔案計(jì)算機(jī)管理工作中遇到的問題，也是我們急需解決的新課題。
2.2 檔案計(jì)算機(jī)管理對(duì)檔案來源原則的影
響檔案信息的來源原則主要包括兩個(gè)方面：從外部環(huán)境來看，我們是遵循尊重全宗的原則；從內(nèi)部環(huán)境來看，我們是遵循尊重原始順序的原則。但是自從檔案進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理層面開始，隨著電子文件進(jìn)入檔案管理領(lǐng)域開始，以原始順序?yàn)樵瓌t的檔案信息來源開始不斷地備受關(guān)注。在之前的紙質(zhì)檔案管理過程中我們形成了這樣的原則，只有根據(jù)其來源才能形成一定的法律效應(yīng)和相應(yīng)的法律責(zé)任，而在現(xiàn)在的電子文件檔案過程中就打破了文件本來的順序。所以，在充分利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理工作時(shí)就需要我們不斷地根據(jù)客觀實(shí)際情況和變化，進(jìn)一步完善檔案信息的來源原則，并對(duì)其進(jìn)行豐富和發(fā)展。
2.3 對(duì)于檔案計(jì)算機(jī)管理的研究
檔案計(jì)算機(jī)管理以其優(yōu)秀的電子版形式代替了原始的紙質(zhì)的檔案管理。紙質(zhì)管理具有復(fù)雜、低效率、浪費(fèi)紙張、不能進(jìn)行有效的共享等缺點(diǎn)。而對(duì)于電子版的檔案計(jì)算機(jī)管理來說，大大的改革了這一系列缺點(diǎn)，將資源進(jìn)行有效的共享、傳遞速度非?？?、簡單易操作而且適應(yīng)現(xiàn)代化、適應(yīng)現(xiàn)在的人群。目前，檔案管理的研究對(duì)象是紙質(zhì)檔案，因?yàn)槠溥\(yùn)用時(shí)間早，研究時(shí)間長；而對(duì)于檔案計(jì)算機(jī)管理來說，它是一個(gè)新型的管理，剛剛起步并走向發(fā)展階段；在檔案管理職工的各種全方面的研究還有待發(fā)展提高。
3 檔案計(jì)算機(jī)管理工作的改進(jìn)措施
3.1 建設(shè)并實(shí)施電子文件檔案管理
工程檔案切實(shí)實(shí)施計(jì)算機(jī)管理體系之后，需要我們做好對(duì)檔案的歸檔工作，做好電子文件的技術(shù)處理工作，建設(shè)并實(shí)施電子文件檔案管理工程。建設(shè)并實(shí)施電子文件檔案管理工程，這就要求我們的檔案管理人員深入到現(xiàn)行的電子檔案文件管理、工作領(lǐng)域，切實(shí)去了解電子文件信息的重新排列和組合的來龍去脈。這也就是說，我們?cè)谶M(jìn)行檔案計(jì)算機(jī)管理工作時(shí)，需要檔案工作人員學(xué)會(huì)將已經(jīng)歸檔的電子文件更改為“只讀性”的文件模式，即是只能讀不能寫的不能更改的文件模式，這種模式對(duì)識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)有很好的作用，保證了檔案的本質(zhì)屬性―――原始記錄性。
3.2 檔案計(jì)算機(jī)管理一定要解決好電子文件檔案的保存工作鑒于我們對(duì)檔案計(jì)算機(jī)管理的理論研究還處于一定的初級(jí)階段，又加之以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件檔案形成時(shí)間短、缺乏實(shí)際的貯存經(jīng)驗(yàn)，所以電子文件原始信息的長期保存問題很值得商榷和作進(jìn)一步的研究，盡管在理論上電子文件是可以長期保存的。
3.3 檔案計(jì)算機(jī)管理工作需要提高檔案管理人員的整體素質(zhì)優(yōu)秀的人員素質(zhì)對(duì)一個(gè)工作的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。檔案計(jì)算機(jī)管理工作的實(shí)現(xiàn)是需要我們的檔案管理工作人員提升自身檔案工作的質(zhì)量，為此，我們的檔案工作人員要適應(yīng)計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷更新和檔案事業(yè)的發(fā)展，必須積極搞好知識(shí)的學(xué)習(xí)、補(bǔ)充、消化等工作，促進(jìn)檔案工作人員隊(duì)伍素質(zhì)的強(qiáng)化。
3.4 加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化在進(jìn)行檔案計(jì)算機(jī)管理工作過程中，我們需要嚴(yán)格執(zhí)行《檔案著錄規(guī)則》的檔案數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)格式等方面的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，規(guī)范檔案著錄工作，保證檔案基礎(chǔ)信息和數(shù)據(jù)的通用性，為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享創(chuàng)造條件。
4.總結(jié)
檔案計(jì)算機(jī)管理中仍然存在很多問題；電子文件具有原文件不具有的簽名情況，即電子版文件是否具有真正意義上的法律效應(yīng)現(xiàn)在還未可知。雖然電子版的檔案計(jì)算機(jī)管理工作中存在很多問題，但是其在真正意義上解決了檔案計(jì)算機(jī)管理原始模式的不科技化的缺點(diǎn)，高效的將計(jì)算機(jī)中的檔案進(jìn)行管理。代替了鄺的紙質(zhì)的檔案管理；將內(nèi)容進(jìn)行快速傳遞并能夠?qū)崿F(xiàn)資源的共享，能夠有效的傳達(dá)信息；檔案計(jì)算機(jī)管理對(duì)于現(xiàn)在的發(fā)展有著實(shí)際的意義，要加大發(fā)展力度，建設(shè)規(guī)范化的體制進(jìn)行有效的管理，對(duì)計(jì)算機(jī)的檔案管理進(jìn)行改革創(chuàng)新。
中圖分類號(hào)：F275.1 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
一、檔案征集的含義和特點(diǎn)
（一）檔案征集的含義。
檔案征集是指檔案機(jī)構(gòu)根據(jù)檔案行政管理部門的委托或授權(quán)，為公共利益的需要，依照法律規(guī)定的條件，對(duì)集體或個(gè)人所有的檔案實(shí)行“代為保管”、“收購”或者“征購”、“捐贈(zèng)”。 檔案征集工作作為檔案工作中的第一個(gè)環(huán)節(jié)，它為檔案工作奠定了物質(zhì)的基礎(chǔ)，決定了庫藏檔案材料的價(jià)值高低和豐富程度，也直接影響了緊隨其后的其他各個(gè)環(huán)節(jié)的工作成效，影響到檔案工作最終目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
（二）檔案征集的特點(diǎn)。
一方面，檔案征集既屬于檔案工作，又屬于文書工作。各類文件經(jīng)過產(chǎn)生和承辦的各環(huán)節(jié)后完成現(xiàn)行作用，由機(jī)關(guān)文書部門整理立卷后向檔案部門歸檔，由檔案部門接收，標(biāo)志文書工作結(jié)束的這個(gè)“歸檔”環(huán)節(jié)，對(duì)于文件材料的“歸”與“收”之處就是文書工作和檔案工作的匯合之處，兩者形成重疊，收集環(huán)節(jié)既是檔案工作中的第一個(gè)環(huán)節(jié)，同時(shí)它又跨越到文書工作的最后一個(gè)環(huán)節(jié)中。因此可以認(rèn)為檔案工作的收集環(huán)節(jié)具有雙重身份，它既屬于檔案工作又有文書工作的性質(zhì)，正是這個(gè)雙重身份使機(jī)關(guān)的文書工作和檔案工作具有天然的聯(lián)系。
另一方面，檔案征集是文書材料向檔案材料轉(zhuǎn)化的節(jié)點(diǎn)。文書材料經(jīng)過文書工作的各運(yùn)轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，最后到達(dá)歸檔（收集）環(huán)節(jié)，這一環(huán)節(jié)的完成也就是實(shí)現(xiàn)了文書材料向檔案材料的轉(zhuǎn)化。
二、檔案收集工作的新形式
（一）檔案收集工作已進(jìn)入大眾化、平民化時(shí)代。
隨著社會(huì)的發(fā)展、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，社會(huì)越來越走向大眾化、平民化，人們對(duì)個(gè)體的生存狀態(tài)也越來越關(guān)注。時(shí)下較流行的博客、播客、中的文字、圖像、聲音等資料都是個(gè)體成長經(jīng)歷的寫照，相當(dāng)于傳統(tǒng)意義上的“日記”，它對(duì)于全面了解一個(gè)人具有很重要的參考價(jià)值。在社會(huì)上有重大影響的名人博客、空間更是人氣旺盛，從中可以看出當(dāng)代社會(huì)各個(gè)方面的情況，是社會(huì)的一個(gè)縮影。對(duì)于這些資料如果視而不見，恐怕難以真正地了解和認(rèn)識(shí)一個(gè)人。
（二）網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子文件的出現(xiàn)。
我國已進(jìn)入信息時(shí)代，計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、多媒體技術(shù)等得到廣泛應(yīng)用，很多單位的檔案資料都是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下形成的。電子文件在很多方面不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，它的管理也與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件檔案有很大的不同。對(duì)電子文件的收集工作須順應(yīng)形勢的變化，做到與時(shí)俱進(jìn)，這樣才能收集得齊全完整，為我國各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)提供有效的服務(wù)。
三、檔案征集管理工作存在的問題
（一）管理制度不健全。
征集到的檔案沒有集中統(tǒng)一的管理，檔案的管理主要存在三種形式：一是檔案室集中統(tǒng)一管理，隨時(shí)形成隨時(shí)移交；二是各科室一年一次移交檔案室；三是由科室分散保管或個(gè)人保存。而在我國當(dāng)下，很大數(shù)量的檔案沒有集中統(tǒng)一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實(shí)不夠，缺乏有效的保障措施。
（二）檔案意識(shí)不強(qiáng)。
檔案意識(shí)不強(qiáng)導(dǎo)致征集的檔案難以及時(shí)完整歸檔，例如聲像資料，照片底片需同時(shí)歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時(shí)歸檔，以后攝影人員自己也難以追憶齊全和準(zhǔn)確。因此，本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時(shí)歸檔而失去了其應(yīng)有的保存價(jià)值和利用價(jià)值。究其原因， 主要是檔案意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)聲像檔案管理缺乏重視。
（三）保管條件差。
尤其對(duì)于以長久保存的聲像檔案的保管，其條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格。只有少數(shù)單位設(shè)置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜，很多單位都將聲像檔案存放在文書柜內(nèi)與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質(zhì)，不利于聲像檔案的長久保存和利用，一旦發(fā)生問題， 悔之晚矣。
（四）征集渠道不暢。
很多檔案館、室藏匱乏正是由于多年來沿襲下來的檔案分散保存，難以及時(shí)完整歸檔統(tǒng)一管理，致使基層檔案室檔案不齊全，檔案館的某些類型的檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成今天的匱乏。
（五）區(qū)域性重大活動(dòng)檔案失控，檔案流失嚴(yán)重。
例如，跨地區(qū)召開重要會(huì)議，每個(gè)地區(qū)都安排人員攝錄像，形成了許多有價(jià)值的文字和聲像檔案。 其中一些在報(bào)刊上刊登或印成圖書、畫冊(cè)對(duì)外發(fā)行，但在檔案館（室）卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個(gè)單位同時(shí)參與的大型活動(dòng)，檔案管理不集中統(tǒng)一；二是從籌備到結(jié)束沒有歸檔要求和相應(yīng)的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務(wù)工作，也造成檔案材料流失；三是有關(guān)專業(yè)人員檔案意識(shí)不強(qiáng)，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時(shí)歸檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。
四、對(duì)策建議
（一）加大檔案宣傳力度，增強(qiáng)全社會(huì)的檔案意識(shí)。
所謂社會(huì)檔案意識(shí)，是指社會(huì)公眾對(duì)于檔案、檔案工作這一客觀事物的了解和認(rèn)識(shí)程度。社會(huì)公眾檔案意識(shí)的強(qiáng)弱，對(duì)檔案事業(yè)的發(fā)展具有重要的或促進(jìn)或阻礙的作用。社會(huì)檔案意識(shí)增強(qiáng)，檔案收集工作才容易開展，才能得到社會(huì)各方面的有力支持和配合。因此，檔案工作部門應(yīng)該加強(qiáng)宣傳工作，大力宣傳檔案、檔案工作、檔案工作者，讓全社會(huì)的人都知道檔案為何物，從而加深對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)。
（二）制定法律、法規(guī)，確保檔案工作順利進(jìn)行。
目前，我國正在加強(qiáng)民主法制建設(shè)，人們的法制觀念正在逐步加強(qiáng)。我國已制定了《檔案法》及其實(shí)施辦法等一些檔案法律法規(guī)，隨著社會(huì)的發(fā)展還需不斷地對(duì)其進(jìn)行修訂和完善，有關(guān)個(gè)人捐贈(zèng)檔案及民間檔案的接收征集都應(yīng)該有完善的法律作保障。
（三）加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)。
目前，從事檔案工作的人員大部分不是檔案專業(yè)畢業(yè)的，且文化層次比較低，這對(duì)整個(gè)檔案事業(yè)的發(fā)展很不利。人是一切生產(chǎn)力要素中最活躍最具決定性的因素，檔案事業(yè)的發(fā)展離不開專業(yè)人才的強(qiáng)大智力支持。因此，大力加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)應(yīng)是檔案事業(yè)獲得發(fā)展的最基礎(chǔ)最重要的一項(xiàng)工作。對(duì)于在崗人員應(yīng)加強(qiáng)職業(yè)培訓(xùn)，使其接收新知識(shí)、新理念、新技能。同時(shí)，應(yīng)及時(shí)地招收、引進(jìn)高素質(zhì)的檔案專業(yè)人才，為檔案事業(yè)注入新鮮血液。
（四）建議檔案主管部門參與各類重大跨地區(qū)活動(dòng)。
針對(duì)跨地區(qū)重大活動(dòng)（重要會(huì)議）檔案失控、聲像檔案流失嚴(yán)重的現(xiàn)狀及產(chǎn)生的諸多因素，應(yīng)采取檔案局、館直接參與的辦法，由主辦單位通知檔案局派專人攝影錄像并負(fù)責(zé)其他各類檔案的收集歸檔工作，以確保重大活動(dòng)產(chǎn)生的檔案得以及時(shí)、齊全、完整地歸檔，統(tǒng)一管理，方便各方面利用。
總之，檔案征集管理工作在檔案工作中具有舉足輕重的地位，檔案工作的開展需要檔案界及社會(huì)各界人士的共同努力。我們只有重視檔案收集工作，提高收集工作的地位，才能保證這項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，為建設(shè)內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理的館藏體系奠定堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn)：
Abstract: In this paper the author from the existence of capital construction archives management in China problems, put forward measures to improve the capital construction archives management in our country, consult.
Key words: construction archives; problems; measures
中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：文章編號(hào)：
引 言：基建檔案是指從工程項(xiàng)目從論證、決策、建設(shè)、驗(yàn)收、交付使用各個(gè)過程中所形成的，需要進(jìn)行分類歸檔的文件材料，它包含了項(xiàng)目提出、可行性研究、評(píng)估決策、勘測設(shè)計(jì)、施工、竣工、交付使用等工作環(huán)節(jié)中所形成的聲像、圖表、圖紙、文字等載體和形式的材料?；n案不僅是評(píng)定工程項(xiàng)目質(zhì)量、項(xiàng)目維護(hù)、項(xiàng)目使用的重要依據(jù)，也是一個(gè)單位基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)活動(dòng)最為真實(shí)的歷史記錄材料，是工程建設(shè)技術(shù)人員智慧和勞動(dòng)結(jié)晶，是單位資源儲(chǔ)備的一種表現(xiàn)形式。
一、我國基建檔案管理存在的問題
基建檔案不僅是一個(gè)工程項(xiàng)目在施工建設(shè)過程中最為真實(shí)的記錄和反映，也是一個(gè)單位建設(shè)發(fā)展的重要依據(jù)和基礎(chǔ)。隨著我國各個(gè)單位基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)數(shù)量的增多，基建檔案管理的越來越復(fù)雜，難度越來越大，重要性也得以體現(xiàn)。但是，我國基建檔案管理水平較為滯后的問題仍然比較突出，主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：
第一，基建檔案管理重視程度不夠。一般而言，基建工程項(xiàng)目周期短則幾個(gè)月，半年，長則幾年。但是，對(duì)于基建工程管理而言，場所是臨時(shí)租借、人員是臨時(shí)抽調(diào)、班子是臨時(shí)組合、機(jī)構(gòu)是臨時(shí)成立，所以，有些項(xiàng)目管理人員往往過于關(guān)注項(xiàng)目施工建設(shè)，而對(duì)于基建檔案材料的搜集整理存在重視程度不夠的問題，甚至片面認(rèn)為基建檔案管理浪費(fèi)時(shí)間精力。在項(xiàng)目施工建設(shè)中，只注重施工進(jìn)度而不注重工程資料；基建檔案管理較為混亂，管理人員因?yàn)槭桥R時(shí)抽調(diào)的，所以基建檔案資料也是人走樓空；有的項(xiàng)目施工負(fù)責(zé)人員根本不重視對(duì)基建檔案的搜集整理，用完即扔；在基建施工過程中，未能做到檔案資料的同步搜集整理，造成檔案資料的失實(shí)遺漏。
第二，基建檔案管理缺少規(guī)范性。隨著我國社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制的轉(zhuǎn)型建設(shè)，基礎(chǔ)設(shè)施工程項(xiàng)目在建設(shè)、管理、投資等方面都發(fā)生了較大變化，例如，原有的基建項(xiàng)目建設(shè)用地基本上都是由國家劃撥而來的，但是在市場經(jīng)濟(jì)體制下，基建項(xiàng)目更多是通過競拍才能獲得的，而且在項(xiàng)目建設(shè)過程中，監(jiān)理單位和施工單位也必須要通過招投標(biāo)程序才能夠產(chǎn)生；在項(xiàng)目施工建設(shè)過程中，都經(jīng)歷了征地拆遷、融資、改造裝修、代建、擴(kuò)建等建設(shè)過程，在這些基建項(xiàng)目建設(shè)過程中，都離不開項(xiàng)目運(yùn)作，這是基建檔案管理所面臨的一個(gè)新的重要變化，直接增加了基建檔案管理的內(nèi)容，使基建檔案建設(shè)的程序更為復(fù)雜化。但是，應(yīng)該說基建檔案管理的每次改革和每個(gè)變化都是一個(gè)新的學(xué)習(xí)過程，都是一個(gè)新的嘗試，而在這個(gè)學(xué)習(xí)嘗試的過程中，我國基建檔案管理缺乏規(guī)范性指導(dǎo)，對(duì)于基建檔案的使用、歸檔、整理、搜集都缺少實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)。
第三，缺少足夠勝任新形勢下基建檔案管理人員。目前，我國基建檔案管理在人員素質(zhì)技能方面存在兩類問題：首先，由于大部分基建檔案管理人員基本上都是臨時(shí)指派的，缺少系統(tǒng)性的檔案管理培訓(xùn)，對(duì)于檔案管理業(yè)務(wù)不熟悉，缺少檔案管理專業(yè)知識(shí)，難以有效進(jìn)行檔案的搜集整理、歸檔、開發(fā)利用；其次，在基建工程施工過程中往往面臨著人手缺少問題，檔案管理人員往往也是兼職的，其業(yè)務(wù)較為繁雜，工作量較大，對(duì)于檔案工作往往也是出于疲憊應(yīng)付狀態(tài)，在檔案管理方法和手段方面就更加落后，難以使用現(xiàn)代化管理手段進(jìn)行編目、檢索、開發(fā)、利用。
二、我國基建檔案管理完善措施
第一，要不斷增加基建檔案管理部門的服務(wù)意識(shí)?；n案管理利用不僅是檔案管理工作的職責(zé)，也是檔案管理工作的中心內(nèi)容。但是，就基建檔案管理的實(shí)際現(xiàn)狀來看，基建檔案的利用率較低，之所以出現(xiàn)這樣的問題，其主要原因在于基建檔案管理人員缺乏服務(wù)意識(shí)，檔案管理的基礎(chǔ)工作較為薄弱，直接制約著基建檔案的查詢利用。因此，基建檔案管理部門的工作人員要能夠不斷提升服務(wù)意識(shí)，加大對(duì)館藏內(nèi)容的宣傳。大多數(shù)員工對(duì)于檔案管理部門的工作職責(zé)和工作內(nèi)容缺乏清晰了解，認(rèn)為檔案管理是一個(gè)非常神秘的部門，不能輕易涉足，
針對(duì)基建檔案管理存在的這種問題，需要不斷加大對(duì)基建檔案管理利用重要性的宣傳，特別是要解決基建檔案利用效率低下、利用方式單一、利用范圍狹小等方面的問題。在對(duì)基建檔案宣傳的過程中，檔案管理人員要能夠強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，轉(zhuǎn)變工作理念，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，不斷發(fā)揮基建檔案作用的同時(shí)，促使檔案管理水平的提高。
第二，要為基建檔案管理創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。要想不斷提高基建檔案管理工作水平和服務(wù)質(zhì)量，除了強(qiáng)化檔案管理工作人員的服務(wù)意識(shí)以外，還需提高相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此項(xiàng)工作的思想認(rèn)識(shí)和重視程度，只有各個(gè)部門和領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)到基建檔案管理工作的重要性，才能夠建立一個(gè)協(xié)調(diào)的工作機(jī)制，才能夠使各個(gè)部門主動(dòng)搜集整理基建檔案材料，并及時(shí)整理歸檔。任何一個(gè)工作的完成都離不開一個(gè)良好的外部環(huán)境，只有為檔案管理工作創(chuàng)造一個(gè)良好的、和諧的、積極的外部環(huán)境，才能不斷提高基建檔案管理水平和質(zhì)量。
第三，要不斷完善基建檔案的各項(xiàng)管理制度。目前，我國各個(gè)單位的基建檔案管理的依據(jù)是建設(shè)部的《城建檔案管理規(guī)定》實(shí)施細(xì)則，雖然這樣做有利于基建檔案管理的規(guī)范性，但是從某種程度上來看，各個(gè)基建單位也要根據(jù)工程項(xiàng)目的實(shí)際情況，制定出符合自身工作需要的檔案管理制度，唯有如此，才能不斷減少基建檔案管理工作難度，不斷提升基建檔案管理水平，提高基建檔案利用率。
第四，不斷提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能。為更好提高檔案管理水平，提高基建檔案管理水平，要不斷加強(qiáng)對(duì)基建檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)?；n案管理是一項(xiàng)細(xì)致而復(fù)雜的工作，需要檔案管理人員有較高的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)技能。為使基建檔案管理人員既懂基建檔案管理，又要能夠不斷提高其業(yè)務(wù)水平，確?；n案的工作效率和質(zhì)量，適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理載體、方法、手段對(duì)于檔案管理人員新要求，要不斷加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)?；n案管理人員不僅要能夠熟練掌握檔案保護(hù)技術(shù)、檔案管理學(xué)、檔案學(xué)等方面的專業(yè)知識(shí)，而且還要掌握現(xiàn)代檔案管理先進(jìn)手段，促使基建檔案從經(jīng)驗(yàn)管理向現(xiàn)代化科學(xué)管理進(jìn)行轉(zhuǎn)變。
第五，要不斷加大對(duì)基建檔案的硬件建設(shè)。在我國傳統(tǒng)基建檔案管理中，檔案主要是以實(shí)物和紙質(zhì)為載體，不僅不便于管理和查閱，而且容易造成損害丟失問題。但是，在信息時(shí)代，基建檔案可以通過現(xiàn)代化技術(shù)，將紙質(zhì)檔案通過技術(shù)轉(zhuǎn)化，轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)性資料進(jìn)行存儲(chǔ)、檢索、查閱，實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化基建檔案管理。因此，基建單位要能夠不斷加強(qiáng)檔案管理的硬件投入，特別要能夠不斷更新設(shè)備、使用現(xiàn)代化管理技術(shù)，為基建檔案的電子化、現(xiàn)代化提供物質(zhì)基礎(chǔ)。在信息化時(shí)代，基建檔案管理所面臨的一個(gè)重要問題就是如何將紙質(zhì)檔案電子化。對(duì)此，基建檔案管理部門可以要求設(shè)計(jì)單位提供相應(yīng)的電子版圖紙，使工程設(shè)計(jì)更為系統(tǒng)完整的在圖紙上進(jìn)行反映。而對(duì)于那些具有較高保存價(jià)值的圖紙，更是建立電子檔案的建立進(jìn)行永久性保存。
