時(shí)間：2023-05-28 08:20:02
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工程檔案的前端管理是指在檔案形成之前，從源頭開(kāi)始對(duì)可能成為檔案的文件資料進(jìn)行質(zhì)量控制，避免有價(jià)值的檔案或相關(guān)背景信息的流失。奧運(yùn)工程檔案真實(shí)記錄了奧運(yùn)工程建設(shè)的全過(guò)程，是確保賽時(shí)、賽后使用的重要憑證，是奧運(yùn)文化遺產(chǎn)的重要組成部分。新奧集團(tuán)在奧運(yùn)工程建設(shè)過(guò)程中，對(duì)工程檔案采取的有效措施，切實(shí)實(shí)現(xiàn)了工程檔案的前端管理，把工程檔案幕后工作轉(zhuǎn)移到前臺(tái)管理工作中，使檔案管理與工程管理工作同步進(jìn)行，協(xié)同作戰(zhàn)。
一、健全檔案網(wǎng)絡(luò)，完善制度建設(shè)，確保檔案管理的前端控制
1、組織機(jī)構(gòu)、明確責(zé)任、落實(shí)到人
強(qiáng)大的組織體系、健全的規(guī)章制度是檔案管理工作開(kāi)展的有利保障和依據(jù)。針對(duì)奧運(yùn)工程規(guī)模龐大、復(fù)雜的檔案管理情況，我們首先與北京市檔案局、北京市“2008”工程建設(shè)指揮部辦公室檔案主管部門、市城建檔案館建立起行政管理和專業(yè)指導(dǎo)聯(lián)系，保證檔案的合法與專業(yè)。其次在集團(tuán)內(nèi)部建立以法人代表為主要領(lǐng)導(dǎo)，部室經(jīng)理、部室檔案員負(fù)責(zé)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，落實(shí)了各總包、監(jiān)理單位以項(xiàng)目經(jīng)理、總監(jiān)為負(fù)責(zé)人，總工、技術(shù)負(fù)責(zé)人、現(xiàn)場(chǎng)檔案管理員管理的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，實(shí)行層層管理，落實(shí)責(zé)任。領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，為檔案工作的順利開(kāi)展提供了堅(jiān)實(shí)有力的組織保障。
2、完善奧運(yùn)工程檔案新制度
為保證奧運(yùn)工程檔案高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)，必須實(shí)現(xiàn)與施工進(jìn)度同步進(jìn)行的要求，我們向各參建單位轉(zhuǎn)發(fā)了《奧運(yùn)工程檔案管理指南》、《奧運(yùn)工程檔案管理實(shí)施細(xì)則》及《奧運(yùn)工程檔案檢查標(biāo)準(zhǔn)》等管理辦法，使參建單位檔案管理人員明確奧運(yùn)工程檔案的特殊要求，做到了有據(jù)可依、有據(jù)可循。同時(shí)編制了《新奧公司奧運(yùn)工程檔案歸檔范圍和保管期限》、《新奧公司聲像檔案管理辦法》等新制度，并監(jiān)督、幫助奧運(yùn)中心區(qū)新奧集團(tuán)各參建單位建立、健全各自的奧運(yùn)工程檔案管理制度，并要求把這些制度懸掛于墻上，時(shí)刻提醒現(xiàn)場(chǎng)施工人員、檔案管理人員保證照章辦事，為高質(zhì)量完成奧運(yùn)檔案管理工作提供制度保障。
二、實(shí)行動(dòng)態(tài)監(jiān)管，強(qiáng)化檔案管理與施工管理同步
1、檔案工作計(jì)劃與工程施工計(jì)劃緊密結(jié)合
檔案工作計(jì)劃是實(shí)現(xiàn)奧運(yùn)中心區(qū)工程檔案整理進(jìn)度與施工進(jìn)度同步實(shí)施的前提。在實(shí)際工作中，要求參建各總包單位根據(jù)工程施工進(jìn)度表，制定各自檔案收集、整理計(jì)劃;集團(tuán)檔案部門與工程部、安全質(zhì)量部緊密配合，根據(jù)中心區(qū)總體施工進(jìn)度、竣工工作安排制訂《竣工工程檔案工作時(shí)間安排》，這樣把檔案管理工作與工程管理工作緊緊地結(jié)合在一起，把工程后期檔案工作提前到工程管理前臺(tái)來(lái)做，為檔案及時(shí)收集、整理，為保證檔案的齊全、準(zhǔn)確，為工程竣工發(fā)揮了保障作用。
2、工程分部分項(xiàng)劃分措施，從源頭解決檔案收集問(wèn)題
奧運(yùn)中心區(qū)工程規(guī)模大、工期緊、任務(wù)重，交叉施工現(xiàn)象非常嚴(yán)重，因此給工程檔案的收集工作帶來(lái)困難。但我們發(fā)現(xiàn)，工程項(xiàng)目分部分項(xiàng)劃分標(biāo)準(zhǔn)是檔案收集的基礎(chǔ)。如果不清楚工程項(xiàng)目分部分項(xiàng)的劃分，檔案收集就會(huì)出現(xiàn)雜亂無(wú)序的情況，與施工同步進(jìn)行便無(wú)從談起，因此，要求各總包單位提供工程的分部分項(xiàng)劃分標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)分部分項(xiàng)劃分標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的形成時(shí)間和收集內(nèi)容，從源頭上解決檔案收集內(nèi)容、依據(jù)規(guī)程、完成時(shí)間等問(wèn)題，使檔案技術(shù)人員很快進(jìn)入收集狀態(tài)，有效解決了檔案收集入手難的問(wèn)題。
3、動(dòng)態(tài)監(jiān)管保證檔案同步收集
(1)有效的監(jiān)督檢查是保障同步收集的有力手段
按照施工計(jì)劃堅(jiān)持每周到施工現(xiàn)場(chǎng)一線檢查檔案的收集整理情況，如施工單位何時(shí)進(jìn)場(chǎng)，何時(shí)土方開(kāi)挖，何時(shí)物資進(jìn)場(chǎng)，何時(shí)進(jìn)行相關(guān)試驗(yàn)，哪項(xiàng)工程進(jìn)行隱蔽，哪天進(jìn)行分項(xiàng)驗(yàn)收，哪天進(jìn)行分部工程驗(yàn)收等。針對(duì)施工進(jìn)度，集團(tuán)檔案部門要求施工單位提供相應(yīng)的設(shè)計(jì)交底、施工物資進(jìn)場(chǎng)檢驗(yàn)記錄、主要材料的試驗(yàn)記錄、有關(guān)測(cè)量、釬探記錄、隱蔽工作檢查記錄、工程驗(yàn)收記錄等檔案文件，真正達(dá)到同步管理的目的。
(2)有效監(jiān)督設(shè)計(jì)變更通知單整改
工程前期，大量的設(shè)計(jì)變更通知單不符合《建筑工程資料整理規(guī)程》(以下簡(jiǎn)稱《規(guī)程》)要求，設(shè)計(jì)單位按照各自單位貫標(biāo)要求打印的設(shè)計(jì)變更通知單，只有設(shè)計(jì)單位自己內(nèi)部各管理層的簽字，即在這張?jiān)O(shè)計(jì)變更通知單上沒(méi)有建設(shè)單位和施工單位的簽字確認(rèn)，這樣的設(shè)計(jì)變更通知單在現(xiàn)場(chǎng)將被視為無(wú)效文件，給工程責(zé)任各方和結(jié)算都將會(huì)帶來(lái)很大麻煩，檔案部門積極與設(shè)計(jì)院進(jìn)行協(xié)調(diào)，提出按《規(guī)程》整改的建議，并在工程實(shí)施過(guò)程中有效監(jiān)督其整改。從檔案工作中提出文件形成的不足，實(shí)現(xiàn)檔案的前端控制，保證了工程質(zhì)量與責(zé)任。
檔案工作計(jì)劃的制定，分部分項(xiàng)的劃分，動(dòng)態(tài)的監(jiān)督檢查，把施工單位檔案工作量化，增加了可操作性，使檔案管理工作更具針對(duì)性，從真正意義上達(dá)到同步整理的目的，實(shí)現(xiàn)工程檔案的前端控制。
三、建立風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制
1、成立檔案檢查小組，實(shí)行全過(guò)程把關(guān)
在集團(tuán)網(wǎng)絡(luò)制度下，成立檔案檢查小組，由公司副總經(jīng)理?yè)?dān)任組長(zhǎng)，由主管檔案的經(jīng)理辦公室及與工程前期規(guī)劃設(shè)計(jì)相關(guān)的規(guī)劃設(shè)計(jì)部、與工程施工管理關(guān)系密切的工程管理部、與工程竣工相關(guān)的安全質(zhì)量部等部室成員組成，有效實(shí)行從規(guī)劃到竣工的全過(guò)程把關(guān)。
2、成立檔案驗(yàn)收小組，保證高質(zhì)量竣工檔案的移交
為保證工程竣工檔案接收移交工作的順利進(jìn)行，集團(tuán)成立檔案驗(yàn)收小組，編制了《新奧公司建設(shè)工程檔案驗(yàn)收申請(qǐng)表》，在這張表里創(chuàng)新加入監(jiān)理、業(yè)主代表、安全質(zhì)量部等主要負(fù)責(zé)工程驗(yàn)收部門的意見(jiàn)，使檔案業(yè)務(wù)保持和主要業(yè)務(wù)人員、業(yè)務(wù)部室的緊密聯(lián)系。在檔案竣工領(lǐng)導(dǎo)小組的共同審核過(guò)程中，把與工程實(shí)際竣工情況有出入、檔案資料缺少的情況一一記錄在案，填寫(xiě)《新奧集團(tuán)有限公司奧運(yùn)工程檔案驗(yàn)收情況書(shū)面告知單》，讓總包單位按檢查要求進(jìn)一步整改，合格后填寫(xiě)《檔案移交書(shū)》、《移交目錄》等，辦理移交手續(xù)，使檔案驗(yàn)收、移交工作做到程序化，進(jìn)一步保證了竣工檔案的準(zhǔn)確性與完整性，體現(xiàn)了奧運(yùn)工程檔案的歷史價(jià)值。
3、建立檔案防汛應(yīng)急預(yù)案機(jī)制，保證施工現(xiàn)場(chǎng)檔案安全
檔案防汛預(yù)案管理開(kāi)創(chuàng)了檔案安全管理先河。奧運(yùn)工程檔案首先形成、保存于施工現(xiàn)場(chǎng)，由于條件的限制，每年汛期的到來(lái)都會(huì)對(duì)檔案實(shí)體安全產(chǎn)生嚴(yán)重威脅，為保證現(xiàn)場(chǎng)施工技術(shù)文件的完好與安全，集團(tuán)堅(jiān)持對(duì)施工單位現(xiàn)場(chǎng)檔案室進(jìn)行檔案安全渡汛檢查。一方面制訂《檔案防汛工作應(yīng)急預(yù)案》，從制度上保證公司檔案和施工現(xiàn)場(chǎng)檔案安全渡汛。另一方面根據(jù)北京市氣象局提供的氣象預(yù)報(bào)資料，提前對(duì)現(xiàn)場(chǎng)檔案保管情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查檔案設(shè)施、設(shè)備、裝具，檢查各單位檔案防汛預(yù)案等。2007年夏季，施工現(xiàn)場(chǎng)雨水倒灌的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，然而由于我們提前采取了架高檔案柜，柜上加蓋防雨布等措施，沒(méi)有出現(xiàn)一例檔案損毀的現(xiàn)象。此舉提高了檔案人員安全風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，實(shí)現(xiàn)了檔案安全工作的前端管理。
四、加強(qiáng)檔案培訓(xùn)，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平
1、強(qiáng)化檔案意識(shí)
強(qiáng)化檔案意識(shí)對(duì)檔案工作有巨大的推動(dòng)作用。只有頭腦中有很強(qiáng)的檔案意識(shí)，才能在工作中注意收集、整理文件材料，填制施工資料時(shí)注意符合歸檔要求、方便存檔立卷、便于今后的利用。也就是說(shuō)，檔案意識(shí)越強(qiáng)，越有利于檔案材料的有效收集，從而越能使形成的檔案材料具備及時(shí)、準(zhǔn)確、完整的特點(diǎn)，最大限度地滿足利用者的需求。為此，我們利用工程檔案例會(huì)，第一時(shí)間把各級(jí)檔案管理辦法、制度及時(shí)進(jìn)行宣貫，強(qiáng)化各級(jí)管理人員的檔案意識(shí)。
1工程檔案管理概述
工程檔案管理是整個(gè)工程建設(shè)過(guò)程最基礎(chǔ)的工作，主要是通過(guò)對(duì)工程建設(shè)的每一細(xì)節(jié)進(jìn)行記錄，并且收集確認(rèn)工程建設(shè)過(guò)程中的重要資料。一般來(lái)說(shuō)，在工程建設(shè)前要通過(guò)決策、設(shè)計(jì)、審批、確立等環(huán)節(jié)，隨后是工程的施工、竣工、驗(yàn)收等部分，然而這些都需要進(jìn)行準(zhǔn)確、真實(shí)、詳細(xì)的記錄，為工程的預(yù)算等具體實(shí)施提供參考材料，例如在工程建設(shè)的設(shè)計(jì)中，記錄其設(shè)計(jì)過(guò)程、設(shè)計(jì)結(jié)果會(huì)影響項(xiàng)目的預(yù)算。同樣，對(duì)工程建設(shè)中的所使用的材料也需要詳細(xì)的記錄。為以后的施工積累經(jīng)驗(yàn)，而且還能對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)的調(diào)整或變更。
2工程檔案對(duì)建設(shè)工程的質(zhì)量的影響
2．1工程檔案代表了工程建設(shè)質(zhì)量的好壞
現(xiàn)如今對(duì)工程項(xiàng)目的質(zhì)量評(píng)價(jià)摒棄了傳統(tǒng)的依靠現(xiàn)場(chǎng)檢查和工作人員的個(gè)人經(jīng)驗(yàn)這種方法。根據(jù)《建筑工程施工質(zhì)量驗(yàn)收規(guī)范》中要求:工程質(zhì)量驗(yàn)收合格必須滿足工程檔案驗(yàn)收合格及工程觀感質(zhì)量驗(yàn)收合格。由精確的數(shù)據(jù)與直觀的圖表所形成的工程檔案直接反應(yīng)了工程施工質(zhì)量的高低，對(duì)評(píng)定工程的質(zhì)量等級(jí)更具有科學(xué)性和說(shuō)服力，從而取代了傳統(tǒng)的方式。
2．2工程檔案管理是保證建設(shè)工程質(zhì)量的重要手段
工程檔案反應(yīng)的是建筑工程施工的管理水平，而建設(shè)工程施工的管理水平最直接的體現(xiàn)就是建設(shè)工程質(zhì)量的好壞，也就是說(shuō)工程檔案管理是確保建設(shè)工程質(zhì)量的重要手段。工程檔案管理，能夠時(shí)刻提醒要按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行工程建設(shè)，不能存在糊弄、敷衍的情況，同時(shí)還可以作為一種監(jiān)控手段對(duì)在建工程實(shí)行實(shí)時(shí)控制，保證建設(shè)工程質(zhì)量。
2．3工程檔案是建設(shè)工程質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)
工程檔案管理是工程項(xiàng)目施工質(zhì)量的重要保障，作為關(guān)鍵部分的工程檔案管理則成為質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。工程檔案是一個(gè)文件資料體系，工程檔案管理則是一個(gè)動(dòng)態(tài)過(guò)程，最終目的是實(shí)現(xiàn)檔案的完整化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、真實(shí)化。工程檔案對(duì)建設(shè)項(xiàng)目質(zhì)量的監(jiān)控主要表現(xiàn)在對(duì)現(xiàn)場(chǎng)的施工組織和原材料質(zhì)量的控制。也就是通常所說(shuō)的“人、材料、機(jī)械、方法、環(huán)境”五大因素。工程檔案管理通過(guò)對(duì)這些因素的控制，保證了建設(shè)工程質(zhì)量，成為工程項(xiàng)目質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
3做好建設(shè)工程中的檔案管理的措施
3．1積極開(kāi)展檔案知識(shí)培訓(xùn)
對(duì)企業(yè)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其成為掌握現(xiàn)代科技知識(shí)和現(xiàn)代管理知識(shí)的復(fù)合型檔案管理人才。這批檔案管理人員將所學(xué)到的知識(shí)結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況制定出適合企業(yè)的檔案管理方法對(duì)企業(yè)全員進(jìn)行培訓(xùn)，使其了解檔案的重要性，將檔案管理納入日常工作中，使得檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、常態(tài)化，才是提高企業(yè)檔案管理水平的重要手段。
3．2嚴(yán)格推行持證上崗制度
應(yīng)嚴(yán)格推行持證上崗制度，通過(guò)學(xué)習(xí)及檢驗(yàn)，對(duì)符合要求的人員頒發(fā)證書(shū)，并給與一定的獎(jiǎng)勵(lì)，從而激發(fā)對(duì)檔案管理的積極性、主動(dòng)性。
3．3完善辦法制度
辦法制度是企業(yè)管理的一種機(jī)制，是加強(qiáng)企業(yè)管理的重要手段，對(duì)于加強(qiáng)工程檔案管理也起著同樣的作用。通過(guò)制定相關(guān)的辦法制度，明確規(guī)定檔案管理的組織機(jī)構(gòu)、檔案管理工作人員及相關(guān)人員的職責(zé)、哪些檔案該歸檔、如何歸檔、什么時(shí)間歸檔、歸檔的質(zhì)量以及相應(yīng)的獎(jiǎng)懲等。
3．4強(qiáng)化對(duì)檔案的宣傳和利用
一是檔案管理部門要積極開(kāi)展多種形式的宣傳活動(dòng)，如開(kāi)設(shè)檔案相關(guān)課程、辦展覽等，普及檔案的重要性，宣傳檔案利用的優(yōu)點(diǎn)，以直觀的方式使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到利用工程檔案能夠解決很多問(wèn)題。二是建立閱覽室，簡(jiǎn)化查閱手續(xù)，提供優(yōu)質(zhì)便捷的檔案查詢服務(wù)。三是充分利用現(xiàn)代化手段，建立方便快捷的數(shù)字檔案，通過(guò)檔案信息化達(dá)到資源共享。
3．5實(shí)現(xiàn)工程施工與檔案管理的同步進(jìn)行
在工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，工程施工與檔案管理的應(yīng)同步進(jìn)行。檔案管理人員不應(yīng)該只坐在辦公室內(nèi)等資料，而是要參與到項(xiàng)目建設(shè)的過(guò)程中，了解并掌握施工的進(jìn)展情況，才能對(duì)收集到的工程檔案進(jìn)行質(zhì)量鑒定，從而保證檔案資料的準(zhǔn)確性和可靠性。
3．6檔案管理科學(xué)化增強(qiáng)
隨著科技的發(fā)展，工程建設(shè)過(guò)程中，檔案的形成不再是人工填寫(xiě)，而是依據(jù)現(xiàn)場(chǎng)的檢測(cè)結(jié)果，利用計(jì)算機(jī)編制而成，提高了數(shù)據(jù)、圖表的準(zhǔn)確度及清晰度。通過(guò)掃描技術(shù)，形成數(shù)字檔案，建立信息化檔案。充分利用互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，提高檔案利用率，加強(qiáng)了對(duì)紙質(zhì)檔案的保護(hù)。更有利于工程檔案對(duì)工程質(zhì)量的監(jiān)管作用。
3．7加強(qiáng)現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)
企業(yè)檔案的領(lǐng)導(dǎo)部門要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)的檢查指導(dǎo)工作。企業(yè)檔案領(lǐng)導(dǎo)部門是制定檔案管理辦法、制度的部門，是一個(gè)企業(yè)檔案管理工作的核心機(jī)構(gòu)。通過(guò)不定期的到建筑施工現(xiàn)場(chǎng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行檢查指導(dǎo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題，有助于提高現(xiàn)場(chǎng)的檔案管理水平。同時(shí)根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)際情況及時(shí)修訂完善企業(yè)的檔案管理辦法、制度，有助于提高企業(yè)檔案管理的整體水平，一舉兩得。
4結(jié)語(yǔ)
總而言之，工程的建設(shè)離不開(kāi)工程檔案的管理，檔案的管理是保證工程建設(shè)質(zhì)量的必要前提，是工程安全實(shí)施的關(guān)鍵，并且在一定程度上提高了工程建設(shè)的效率和質(zhì)量。
參考文獻(xiàn):
工程竣工資料是建設(shè)工程項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中各個(gè)環(huán)節(jié)的真實(shí)記錄，也是工程歸檔文件的前身，由于其工作量大，涉及面廣，影響因素多，時(shí)間性強(qiáng)以及收集時(shí)間長(zhǎng)等 ，直接或間接地影響著建筑施工企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和發(fā)展。
1.工程竣工資料管理的好壞對(duì)施工企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的影響工程竣工資料的管理周期是同施工周期等效的，其長(zhǎng)期性給工程資料的管理工作提出了新的要求：這就勢(shì)必要求施工企業(yè)設(shè)立專職的、合格的資料員負(fù)責(zé)收集施工過(guò)程中的設(shè)計(jì)變更、技術(shù)核定、現(xiàn)場(chǎng)簽證、違約索賠等原始記錄，為確定工程竣工結(jié)算奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。相反，如果平時(shí)資料管理工作不到位，在當(dāng)今重視證據(jù)的法制社會(huì)中，其重要性可見(jiàn)一斑，另外工程變更的及時(shí)下發(fā)與否，現(xiàn)場(chǎng)簽證及時(shí)辦理與否，也影響著企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。這是因?yàn)楝F(xiàn)代建筑業(yè)是多學(xué)科、多專業(yè)的有機(jī)聯(lián)系，各專業(yè)之間相互聯(lián)系、相互制約。如果變更文件不及時(shí)下發(fā)，經(jīng)常會(huì)導(dǎo)致返工重做和鑿墻打洞，從而增加不必要的開(kāi)支，影響了施工企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，再加上地下物的不可預(yù)見(jiàn)性也導(dǎo)致現(xiàn)場(chǎng)簽證工作不可缺少，而現(xiàn)場(chǎng)簽證是工程結(jié)算憑證之一 。
2.工程竣工資料管理的重要性日趨突出
工程資料、檔案是項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程（從項(xiàng)目立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收）中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的與工程建設(shè)有關(guān)的各類文件資料。隨著國(guó)家對(duì)工程質(zhì)量要求的提高，“三控兩管一協(xié)調(diào)”中的檔案管理已經(jīng)成為一項(xiàng)專業(yè)化的管理項(xiàng)目，每個(gè)工程都必須按照建設(shè)部等相關(guān)規(guī)定的要求需要進(jìn)行整理編制竣工資料，向竣工驗(yàn)收委員會(huì)提交審查并向檔案管理部門移交竣工資料。這是因?yàn)榫幹瓶⒐べY料具有以下意義：
2.1 竣工資料是對(duì)施工情況的記錄，真實(shí)反映了工程施工的全過(guò)程，反映了工程的內(nèi)在質(zhì)量，特別是對(duì)于隱蔽工程和建成后不易檢測(cè)的項(xiàng)目更具有唯一的、不可替代的重要價(jià)值。隨著國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和交通運(yùn)輸事業(yè)的需要還要對(duì)已建公路項(xiàng)目進(jìn)行改建或擴(kuò)建，竣工資料則是為建設(shè)單位、物業(yè)等部門重要的管理參考數(shù)據(jù)，因此資料整理工作就顯得更加重要。
質(zhì)量保證資料為質(zhì)量事故的分析，判斷事故嚴(yán)重程度，查找事故發(fā)生的根源，確定造成事故的責(zé)任人提供可靠真實(shí)的依據(jù)。因此強(qiáng)調(diào)質(zhì)量保證資料的重要性，將有利于促進(jìn)工程質(zhì)量的提高。
2.2 按照建設(shè)部頒發(fā)的《公路工程竣工驗(yàn)收辦法》的規(guī)定，竣工驗(yàn)收必須具備的條件之一是：質(zhì)量監(jiān)督部門已完成工程質(zhì)量檢測(cè)、檢驗(yàn)并編寫(xiě)完成了工程質(zhì)量鑒定書(shū)。工程質(zhì)量檢驗(yàn)有質(zhì)量監(jiān)督部門負(fù)責(zé)組織，隱蔽工程和建成后不易檢測(cè)的分項(xiàng)、分部工程，應(yīng)審查施工、監(jiān)理單位的原始資料。工程建成后首先要報(bào)質(zhì)量監(jiān)督部門進(jìn)行竣工驗(yàn)收前的質(zhì)量鑒定，質(zhì)量鑒定合格后才能進(jìn)行竣工驗(yàn)收。質(zhì)量鑒定需要施工、監(jiān)理單位向質(zhì)量鑒定部門提交質(zhì)量保證資料，質(zhì)量鑒定部門把這些資料是否齊全、真實(shí)作為工程質(zhì)量管理、檢查、評(píng)定的一個(gè)重要方面。
2.3 竣工資料在整個(gè)項(xiàng)目評(píng)定和今后物業(yè)維修、改建擴(kuò)建中占有重要的地位。資料整理是一項(xiàng)系統(tǒng)性強(qiáng)、要求高的工作，如果平時(shí)不注意保存、收集和積累原始施工記錄、現(xiàn)場(chǎng)檢測(cè)數(shù)據(jù)、來(lái)往文檔，將會(huì)使今后的工作陷于被動(dòng)局面。
3 當(dāng)前竣工資料管理經(jīng)常存在的問(wèn)題
3.1 工程質(zhì)量驗(yàn)收簽證資料不齊全；
3.2 竣工圖文件編制不夠規(guī)范；
3.3 施工驗(yàn)收原始簽證資料格式不規(guī)范；
3.4 施工原始資料書(shū)寫(xiě)不規(guī)范；
3.5 施工原始驗(yàn)收簽證資料填寫(xiě)不規(guī)范；
3.6 資料收集跟蹤、收集管理困難，管理不及時(shí)；
3.7 文件、檔案分類及竣工資料編制規(guī)則不統(tǒng)一；
3.8 竣工資料編制時(shí)間長(zhǎng)，效率低，費(fèi)用高；
3.9 缺少采用信息化的管理手段，檢索效率低；
3.10 無(wú)法提供電子版的竣工資料，不能適應(yīng)信息化要求，資料利用率低；
3.11 工程資料檢查手段落后，工作強(qiáng)度大，效率低。
4 竣工文件的整理落后于主體工程進(jìn)展的原因
4.1 有些業(yè)主、監(jiān)理和承包單位平時(shí)不重視內(nèi)業(yè)資料的整理，往往在工程臨近結(jié)束時(shí)才開(kāi)始整理內(nèi)業(yè)資料；
4.2 有些單位平時(shí)的檔案管理基本上沿用了文書(shū)檔案管理的方式，工程臨近結(jié)束時(shí)整理起來(lái)比較困難；
4.3 工程實(shí)施過(guò)程中，專業(yè)化的施工隊(duì)伍調(diào)動(dòng)頻繁，如路基工程的作業(yè)隊(duì)伍，在進(jìn)入路面鋪筑時(shí)已撤離現(xiàn)場(chǎng)，一旦缺少路基資料不易整理齊全；
4.4 工程管理人員和檔案管理人員對(duì)相互的業(yè)務(wù)不熟悉，交接不方便，內(nèi)業(yè)資料整理過(guò)程中的重復(fù)返工現(xiàn)象經(jīng)常出現(xiàn)。
4.5 缺少信息化技術(shù)手段進(jìn)行工程資料的管理、利用和竣工資料的編制。
除了上述主要原因外，其他因素，如各單位的管理水平等，也是決定內(nèi)業(yè)資料整理水平的重要方面。竣工文件的管理和工程內(nèi)業(yè)的管理一樣，都是工程建設(shè)管理的重要組成部分，在工程內(nèi)業(yè)一開(kāi)始就應(yīng)按竣工驗(yàn)收辦法的要求編排目錄、編制檔號(hào)，做到“邊整理、邊歸檔”，達(dá)到工程完成，竣工文件編制完成的目的。
5 工程項(xiàng)目管理與工程資料、檔案管理
工程項(xiàng)目管理的核心是“三控兩管一協(xié)調(diào)”，在工程項(xiàng)目的管理過(guò)程中，工程資料和檔案是管理的依據(jù)和信息來(lái)源，沒(méi)有建立工程項(xiàng)目的資料、檔案管理體系，要實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目的核心管理將無(wú)從談起，工程資料、檔案管理是貫穿于工程建設(shè)的整個(gè)生命周期中，傳統(tǒng)的工程資料、檔案管理是基于人工的管理過(guò)程，管理效率低下，資料、檔案檢索、查找和利用十分不便，不利于工程資料、檔案的再利用，在編制竣工檔案過(guò)程中需要投入大量的人力、物力，編制周期長(zhǎng)，工作量大，出錯(cuò)率高，編制完成的工程檔案基本上只有紙質(zhì)文檔，無(wú)法提供作為信息化基礎(chǔ)的電子文檔資料，很多的資料、檔案都變成了死資料、死檔案。
傳統(tǒng)工程資料、檔案的管理基本上采用手工管理，存在著資料、檔案分類和編制不統(tǒng)一，管理過(guò)程紛亂，無(wú)法監(jiān)控，甚至發(fā)生資料、檔案丟失的現(xiàn)象。如何解決工程資料、檔案的管理、利用和信息化問(wèn)題是當(dāng)前工程主管部門、建設(shè)單位、監(jiān)理單位和施工單位所面對(duì)的復(fù)雜問(wèn)題。
6 信息化對(duì)工程資料、檔案管理提出了新的要求
信息化的核心就是利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)手段來(lái)解決信息的采集、加工、利用的問(wèn)題，提高我們的信息收集、加工和利用的水平，工程資料、檔案是信息化的對(duì)象和核心，傳統(tǒng)的手工方式已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)代工程管理信息化的要求，這是目前工程資料、檔案管理面臨的新形式下的課題。于是，隨著市場(chǎng)的需求，適合工程項(xiàng)目資料、檔案管理流程的《工程檔案竣工資料管理系統(tǒng)》出現(xiàn)了。
參考文獻(xiàn)：
[1]夏勤. 工程檔案竣工資料的管理及現(xiàn)代化管理系統(tǒng)[J]. 中外建筑，2013，03：86 -89.
2．重視電子文件歸檔后的檢查驗(yàn)收和備份工作。檔案人員在接收電子檔案歸檔時(shí)，力求全面，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與專業(yè)人溝通，有效地解決了電子檔案歸檔后的相關(guān)工作。此外，檔案部門還定期對(duì)電子檔案進(jìn)行了數(shù)據(jù)備份，實(shí)行異地保存，保證了電子檔案數(shù)據(jù)和信息的安全。
3．獎(jiǎng)罰分明，加大電子檔案歸檔的文明考核力度。2004年8月，院印發(fā)《進(jìn)一步加強(qiáng)規(guī)范CAD成品文件及文本電子文件的歸檔要求的通知》，進(jìn)一步完善和明確了CAD電子文件及電子文本文件的歸檔工作。同時(shí)，對(duì)電子檔案歸檔存放位置、字型、CAD成品文件的正確命名，以及已經(jīng)出版的CAD正式成品文件和文本電子文件的管理作出新的規(guī)定。檔案部門定期檢查，并把檢查結(jié)果納入院月度雙文明考核中，對(duì)違規(guī)者給予處罰，對(duì)執(zhí)行好的設(shè)計(jì)人員給以獎(jiǎng)勵(lì)。4．嚴(yán)格保密制度，防止電子檔案的流失。在CAD成品電子文件歸檔工作中，嚴(yán)格按照檔案和安全保密條例去做，涉及電子成品文件的調(diào)用和轉(zhuǎn)換、拷貝，采取事先填寫(xiě)CAD成品調(diào)用審批單，實(shí)行院領(lǐng)導(dǎo)逐級(jí)簽字審批制度。通過(guò)一系列電子檔案歸檔管理制度的完善，電力工程設(shè)計(jì)的電子檔案管理工作，有了長(zhǎng)足的的發(fā)展。
二、今后工作的對(duì)策
為了改進(jìn)和加強(qiáng)電子檔案歸檔工作的管理，更好地為專業(yè)設(shè)計(jì)工作服務(wù)，今后應(yīng)做好以下幾個(gè)方面的工作。
1．取得領(lǐng)導(dǎo)的重視和有關(guān)部門的配合。從電子檔案形成的過(guò)程看，它既來(lái)源于工程設(shè)計(jì)部門和信息管理部門，也來(lái)源于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)等，其涉及面廣、內(nèi)容多、專業(yè)性強(qiáng)。因此，僅靠檔案人員有難度，需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門的支持和通力協(xié)作。為此，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要把電子檔案工作同其它工作一起抓，將電子檔案歸檔工作納入領(lǐng)導(dǎo)工作日程，納入工程計(jì)劃管理，幫助協(xié)調(diào)好檔案人員與有關(guān)部門的關(guān)系。
2．做好宣傳教育工作，增強(qiáng)全員檔案意識(shí)。為了更好地把電子文件的歸檔工作落到實(shí)處，檔案部門應(yīng)認(rèn)真貫徹《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等有關(guān)規(guī)定，會(huì)同有關(guān)部門積極開(kāi)展檔案法規(guī)和安全保密條例知識(shí)的普及教育工作，使每個(gè)專業(yè)人員都能明確其在電子檔案歸檔工作中所應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任和義務(wù)，進(jìn)而形成人人懂檔案、人人管檔案的局面，讓更多的人配合我們搞好電子檔案的歸檔工作。
關(guān)鍵詞： 水利工程檔案；安全管理
Key words： hydraulic engineering files；security management
中圖分類號(hào)：TU714 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-4311（2013）14-0169-02
0 引言
檔案安全管理，是對(duì)檔案實(shí)體和信息內(nèi)容采取有效保護(hù)措施，避免受到自然災(zāi)害或人為侵害，使其處于安全狀態(tài)。在水利工程建設(shè)中由于技術(shù)較復(fù)雜，參建單位較多，交叉往來(lái)的工程技術(shù)文件數(shù)量龐大，產(chǎn)生了大量的檔案資料，因此提高水利工程建設(shè)中檔案管理的安全意識(shí)，加強(qiáng)水利工程檔案的安全管理，具有重要意義。
1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，健全制度
加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，為做好檔案工作提供堅(jiān)強(qiáng)保證，強(qiáng)化措施，充分認(rèn)識(shí)檔案工作在的重要地位和作用，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，檔案管理工作離不開(kāi)領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，把檔案管理工作為一項(xiàng)重要內(nèi)容來(lái)抓，把推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展作為重要職責(zé)，加大對(duì)檔案工作的支持力度，為檔案事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造更為良好的條件，提供更為有力的保障。進(jìn)一步加強(qiáng)和規(guī)范檔案管理，促進(jìn)檔案管理水平上一新的臺(tái)階，對(duì)檔案管理人員及相關(guān)人員提出檔案安全管理要求，牢固樹(shù)立安全管理意識(shí)，認(rèn)真抓好檔案工作的落實(shí)。
1.1 加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，做好宣傳教育 水利工程建設(shè)中的檔案管理客觀上對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求。從事水利工程檔案管理工作人員，專業(yè)知識(shí)和技能應(yīng)該更全面。不僅要懂文書(shū)檔案，還要懂工程技術(shù)檔案，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理。因此，為達(dá)到水利工程檔案整理規(guī)范化的要求，應(yīng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)、使檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化有—個(gè)切實(shí)的保障，另外還要做好檔案安全管理的宣傳教育工作，不斷增強(qiáng)檔案安全管理意識(shí)。
1.2 實(shí)行檔案安全責(zé)任制，責(zé)任到人 認(rèn)真貫徹落實(shí)《檔案法》及檔案管理規(guī)章制度，將檔案安全工作列入議事日程和工作計(jì)劃，確保檔案安全管理工作責(zé)任的落實(shí)，及時(shí)的對(duì)水利工程建設(shè)中的檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔工作，嚴(yán)格審批制度，對(duì)于借閱的檔案進(jìn)行登記。制定檔案管理安全責(zé)任制，明確責(zé)任，明確各部門分管檔案工作的責(zé)任人，把檔案安全管理納入績(jī)效考核指標(biāo)，檔案資料歸檔和安全管理一并進(jìn)行考核。
1.3 制定安全應(yīng)急處置預(yù)案，加強(qiáng)應(yīng)對(duì)措施 建立健全檔案安全應(yīng)急處置預(yù)案。根據(jù)實(shí)際情況，制定檔案安全應(yīng)急處置預(yù)案并加以不斷完善，隨時(shí)應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的各種突發(fā)性事件。
2 加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理
檔案庫(kù)房確定明確責(zé)任人，負(fù)責(zé)庫(kù)房安全工作，嚴(yán)格按照國(guó)家檔案局的《檔案庫(kù)房技術(shù)管理暫行規(guī)定》要求，堅(jiān)持貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則，切實(shí)做好防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染及照明管理和檔案保管狀況方面工作。庫(kù)房布局合理，檔案排列有序，柜子的排列避免陽(yáng)光直射，并保持通風(fēng)良好，加強(qiáng)檔案庫(kù)房的技術(shù)管理，達(dá)到檔案存儲(chǔ)要求的溫濕度，即：溫度控制在14℃-24℃，相對(duì)濕度45%-60%，配備溫濕度自動(dòng)記錄儀器，掌握檔案室內(nèi)溫濕度變化情況，對(duì)檔案室定期進(jìn)行清潔，使檔案室清潔衛(wèi)生，配備消防器材，嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品。定期進(jìn)行檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，做好檢查記錄，要不斷改善檔案的保管條件，配備必要的保護(hù)設(shè)備和現(xiàn)代化管理設(shè)備，防止檔案的損壞，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題或存在的安全隱患應(yīng)即使向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并采取相應(yīng)的處理措施。
3 加強(qiáng)電子檔案的安全管理
隨著社會(huì)信息化建設(shè)的快速發(fā)展，電子檔案越來(lái)越多，電子文件以紙質(zhì)文件無(wú)法比擬的高容量、高利用率加速了信息的高效率流動(dòng)，充分體現(xiàn)出信息利用的價(jià)值。但在現(xiàn)階段電子文件也有其技術(shù)上所不可避免的缺點(diǎn)，即其安全性如何來(lái)保障，文檔的安全成為信息安全的最核心內(nèi)容，因此要特別注重加強(qiáng)電子檔案的安全管理，確保電子檔案的安全性和保密性，做好電子文檔的復(fù)制、傳輸和使用工作，確保檔案不丟失、不遺漏，在電子文檔安全防護(hù)領(lǐng)域，利用電子文檔加密技術(shù)對(duì)文檔進(jìn)行管理，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及操作系統(tǒng)的安全管理，及時(shí)對(duì)電子檔案使用的軟件進(jìn)行升級(jí)，在加強(qiáng)檔案實(shí)體安全的同時(shí)，要確保檔案信息內(nèi)容的安全，自覺(jué)做好檔案安全保密工作，消除安全隱患，杜絕各類危害檔案安全事故發(fā)生。
安全保管好檔案是檔案部門重要的責(zé)任，決不能有絲毫麻痹。確保檔案資料的安全是檔案部門的重要職責(zé)。水利工程檔案全面具體的記錄了工程建設(shè)的全部過(guò)程，不僅為工程建成后日常運(yùn)行管理提供有效依據(jù)，還為以后的水利施工建設(shè)積累了寶貴的參考資料，是重要的史料資源，因此要做好水利工程建設(shè)中的檔案安全管理工作，確保每一份檔案的安全，堅(jiān)決杜絕泄密事件的發(fā)生。切實(shí)做好水利工程檔案的安全保管工作，使水利工程檔案更好的為水利建設(shè)服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
農(nóng)村飲水安全工程的前期工作,工程建設(shè)、建后管理、長(zhǎng)久運(yùn)行機(jī)制情況復(fù)雜,統(tǒng)計(jì)困難。下面先簡(jiǎn)單介紹下都勻市農(nóng)村飲水安全工程現(xiàn)狀及需要檔案管理的幾個(gè)因素。
1、都勻市農(nóng)村飲水安全工程點(diǎn)多面廣,較分散
都勻市人口48.0507萬(wàn)人,其中農(nóng)村人口31.4644萬(wàn)人,全市農(nóng)村共1000多個(gè)村民組,很多村寨除了集鎮(zhèn)周邊,都為單村或單個(gè)村組供水工程,所以農(nóng)村飲水安全工程點(diǎn)多面廣,集中式供水自然寨300多個(gè),分散式供水自然寨600多個(gè),很難管理,時(shí)間長(zhǎng)了有時(shí)施工人員可能連寨子名字都記不住。
2、飲水安全工程大部分地處偏遠(yuǎn)地區(qū)交通不便
自2005年實(shí)施農(nóng)村飲水安全工程以來(lái),前幾年實(shí)施的是鄉(xiāng)鎮(zhèn)及周邊村寨的較大的工程,人口一般在2000―10000人之間,這幾年實(shí)施的基本上都是十一五未解決的偏遠(yuǎn)的自然寨,人口一般在幾十人到1000人之間,工程較小,難度不大,但是工程地點(diǎn)一般都比較偏遠(yuǎn),有些離縣城有幾十公里,管理困難,有時(shí)候一個(gè)工程點(diǎn)含7、8個(gè)集中供水工程,而且高位水池離水源點(diǎn)2、3公里,去水源點(diǎn)一般都在深山老林,有時(shí)候連路都沒(méi)有,統(tǒng)計(jì)非常困難。
3、飲水安全工程規(guī)劃與實(shí)施時(shí)間隔時(shí)間長(zhǎng),信息不容易掌握
我們農(nóng)村飲水安全工程項(xiàng)目都是5年規(guī)劃,經(jīng)過(guò)5年的時(shí)間各自然寨都不大不小發(fā)生了點(diǎn)變化,有時(shí)候是人口變遷,包括自然的從高山搬遷到平地較好的地方,有些是水庫(kù)移民,有些是地質(zhì)災(zāi)害移民,還有些是農(nóng)村學(xué)校的并校,有些農(nóng)村學(xué)校的消失,有些是城市發(fā)展改造向城市周邊農(nóng)村延伸,特別是都勻近來(lái)的棚戶區(qū)改造,周邊農(nóng)村有幾個(gè)自然寨都全部拆遷了,工程點(diǎn)不得已改點(diǎn)到其他的地點(diǎn)。所以工程地點(diǎn)、工程點(diǎn)人數(shù)都有變更,加大了統(tǒng)計(jì)難度,要清楚都勻市那些地方已經(jīng)實(shí)施過(guò)農(nóng)村飲水安全工程,哪些地方還沒(méi)實(shí)施過(guò)農(nóng)村飲水安全工程,而且這些農(nóng)村飲水安全工程的運(yùn)行管理情況如何,得逐一排查,心中得有一本圖冊(cè)。
二、農(nóng)村飲水檔案管理的一些經(jīng)驗(yàn)及方法
目前都勻市已實(shí)施了300多處農(nóng)村飲水安全工程(約900多個(gè)自然寨),所以通過(guò)實(shí)踐,我們總結(jié)一套農(nóng)村飲水安全工程檔案管理模式,方便以后工程的建設(shè)、管理及下一步的規(guī)劃。
首先要給各個(gè)工程一個(gè)身份證,也就是工程唯一的編碼,一個(gè)工程對(duì)應(yīng)一個(gè)編碼,方便工程準(zhǔn)確快捷的通過(guò)編碼將其找出。
其次工程檔案要分批次裝訂,分部分排序。農(nóng)村飲水安全工程工程量小、數(shù)量多,平均投資都在幾萬(wàn)到五十來(lái)萬(wàn)之間,單個(gè)工程很難裝訂成一本,因?yàn)橐粋€(gè)批次的很多程序都是一起走的,包括資金下達(dá)、方案審查、招標(biāo)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、質(zhì)量監(jiān)督等有很多相似性,所以很好一起整理,也避免很多重復(fù)資料,所以推薦一個(gè)批次裝訂,但是在裝訂時(shí)要注意裝訂順序,編好號(hào),方便以后查找。由于各個(gè)工程檔案在工程的整個(gè)建設(shè)期內(nèi)歸檔,收歸檔案的時(shí)間較長(zhǎng),未避免檔案遺失,要為每一個(gè)資料留出固定的位置,收的時(shí)候?qū)μ?hào)入座,不用每次都重新來(lái)排順序。檔案裝訂按照水利部頒發(fā)水利工程建設(shè)項(xiàng)目文件材料檔案管理,檔案按年度分批次收檔,歸檔范圍與保管期限表包括九部分,但是農(nóng)村飲水安全項(xiàng)目較小,結(jié)合本工程實(shí)際經(jīng)驗(yàn),只有其中的幾部分,
1、工程前期工作文件材料(含項(xiàng)目投資計(jì)劃、資金文件、批復(fù)、會(huì)審紀(jì)要、實(shí)施方案、變更設(shè)計(jì)及批復(fù)、法人建立文件、項(xiàng)目公示);
2、工程建設(shè)管理文件材料(即各類設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、設(shè)備材料等合同及中標(biāo)通知書(shū));
3、施工文件材料(項(xiàng)目劃分申請(qǐng)、
報(bào)告、及批復(fù)、單元工程質(zhì)量評(píng)定表、隱蔽工程驗(yàn)收簽證、水泥、沙、石、鋼筋、砼砂漿配合比資料、砂漿、砼試件檢測(cè)報(bào)告、施工日志); 4、監(jiān)理文件材料(開(kāi)工申請(qǐng)、開(kāi)工令、隱蔽工程簽證、中間報(bào)量、聯(lián)合計(jì)量單、完工結(jié)算書(shū)及支付證書(shū)等);
5、工藝、設(shè)備材料(含國(guó)外引進(jìn)設(shè)備材料)文件材料(管材合格證、設(shè)備合格證、招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、中標(biāo)通知書(shū)、招標(biāo)文件等);
7、工程運(yùn)行管理資料(受益戶統(tǒng)計(jì)表、移交清單、試運(yùn)行報(bào)告、工程管護(hù)制度、管護(hù)協(xié)議、水質(zhì)化驗(yàn)報(bào)告等)
8、財(cái)務(wù)、器材管理文件材料(資金支付資料、財(cái)務(wù)決算報(bào)告等);
9、竣工驗(yàn)收文件材料(建設(shè)管理報(bào)告、施工管理報(bào)告、監(jiān)理報(bào)告、質(zhì)量評(píng)定報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等)
注:第六部分為科研項(xiàng)目文件材料,一般飲水安全工程都沒(méi)有,所以不收編,各部分之間推薦用有顏色的紙張加以區(qū)分,用封面紙包好,棉線捆好。
然后很重要的一點(diǎn)就是要做好工程情況匯總表,以便查找方便。
最后平時(shí)注意資料的搜集整理,做好編號(hào),尤其是工程編碼的編號(hào)不要填錯(cuò),注意細(xì)節(jié)處理,由于農(nóng)村飲水工程檔案使用頻率挺高,最好不要用檔案盒裝,一是檔案盒厚度固定,而資料厚度隨時(shí)增加,資料厚度比資料盒小時(shí),太薄的資料會(huì)彎曲變形,會(huì)打皺折疊,二是超厚檔案盒擠占儲(chǔ)存空間,所以推薦用硬殼紙當(dāng)封面,用線捆扎封邊,封存時(shí)記得取下訂書(shū)針、訂書(shū)釘?shù)辱F器,以免長(zhǎng)時(shí)間存放銹蝕污染資料,資料存放處最好放置干燥劑,防止蛀蟲(chóng)。
三、農(nóng)村飲水安全工程檔案管理的作用
歸根結(jié)底做好農(nóng)村飲水安全工程檔案管理就是掌握全市農(nóng)村飲水安全情況的大數(shù)據(jù),它有以下幾方面的作用:
1、在工程建設(shè)階段,方便建設(shè)的工程的管理,如合同管理、質(zhì)量管理、資金支付管理。
2、在工程竣工驗(yàn)收階段,以備完成各類檢查、審計(jì)及迎接竣工驗(yàn)收。
3、在工程運(yùn)行管理階段,保留原始數(shù)據(jù),才好掌握工程使用年限、移交工程情況、運(yùn)行情況、出現(xiàn)的問(wèn)題等,
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：
水運(yùn)工程檔案是建設(shè)工程質(zhì)量狀況的綜合反映, 是進(jìn)行工程后續(xù)建設(shè)的重要參考資料, 是工程質(zhì)量管理的重要環(huán)節(jié), 是提高工程質(zhì)量的有效手段。水運(yùn)工程建設(shè)期間的檔案管理質(zhì)量直接關(guān)系到工程檔案鑒定、保管、檢索、開(kāi)發(fā)利用以及檔案信息化和管理現(xiàn)代化, 做好建設(shè)期間工程檔案管理對(duì)水運(yùn)工程管理具有十分重要的意義。
水運(yùn)是交通運(yùn)輸事業(yè)（鐵路、公路、水運(yùn)、民航、管道等5大塊）的重要組成部分，水運(yùn)工程檔案是在水運(yùn)工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料，是對(duì)工程進(jìn)行檢查、維護(hù)、管理、使用的依據(jù)和憑證，是全面反映工程建設(shè)竣工情況的真實(shí)記錄，是全面鑒定工程質(zhì)量、查明事故原因、追究事故責(zé)任的重要依據(jù)，對(duì)工程質(zhì)量起著監(jiān)督和驗(yàn)證作用，其質(zhì)量對(duì)工程質(zhì)量和工程使用有著直接和深遠(yuǎn)的影響。
1 水運(yùn)工程檔案管理特點(diǎn)
1.1 工程檔案來(lái)源分散，涉及領(lǐng)域廣泛。形成周期長(zhǎng)，同時(shí)內(nèi)容繁雜、數(shù)量龐大。工程項(xiàng)目的完成要經(jīng)過(guò)項(xiàng)目建議、可行性研究、勘察、設(shè)計(jì)、建設(shè)準(zhǔn)備、施工、竣工驗(yàn)收等多個(gè)階段，不僅涉及研究、決策、設(shè)計(jì)、建設(shè)、監(jiān)理、施工、監(jiān)督環(huán)保等多個(gè)部門和企業(yè)，還涉及多個(gè)專業(yè)、多種技術(shù)領(lǐng)域是多種技術(shù)、工藝的綜合運(yùn)用。
1.2 工程檔案記錄形式的多樣性。工程內(nèi)容繁多、形式多樣，也造成了記錄形式的多樣性。各種批文、說(shuō)明、報(bào)告、往來(lái)公函等資料以鉛字印刷為主;工程內(nèi)容、型式、施工工藝、施工進(jìn)度、竣工結(jié)算等資料以圖紙、表格為主；為保證原始記錄的隱蔽記錄、材料檢測(cè)記錄等資料以手寫(xiě)為主。隨著科技發(fā)展，為了形象表達(dá)工程效果，音像視頻材料也成為工程檔案記錄的一種。
1.3 檔案成果的系統(tǒng)性。水運(yùn)工程本身是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程, 一個(gè)水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目會(huì)包括不同功能的單項(xiàng)工程, 其設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等資料不僅復(fù)雜而且內(nèi)容繁多, 各單項(xiàng)工程之間既相對(duì)獨(dú)立又相互聯(lián)系, 所以, 水運(yùn)工程檔案也必然是由若干單項(xiàng)工程檔案有機(jī)地組合在一起的, 形成一個(gè)配套齊全的完整的檔案體系, 哪一個(gè)單項(xiàng)工程的檔案都不可淡化和缺少。
1.4 工程檔案的實(shí)用性。水運(yùn)工程檔案是從工程建設(shè)前期開(kāi)始到工程竣工驗(yàn)收交付使用全過(guò)程的真實(shí)、完整記錄。所以, 水運(yùn)工程檔案在建設(shè)時(shí)期, 是施工單位施工的工作依據(jù), 也是監(jiān)理單位對(duì)工程建設(shè)質(zhì)量控制、進(jìn)度控制、投資控制的依據(jù); 在竣工驗(yàn)收時(shí), 是行政主管部門和工程質(zhì)量監(jiān)督部門驗(yàn)收的依據(jù); 在工程竣工投入使用后, 是運(yùn)行管理部門調(diào)度運(yùn)用和維修養(yǎng)護(hù)工程的依據(jù); 在發(fā)生爭(zhēng)議時(shí), 是雙方責(zé)任認(rèn)定或舉證的重要憑據(jù)。因此, 工程檔案是水運(yùn)建設(shè)和管理工作中最實(shí)用, 最具保存價(jià)值的歷史性資料之一。
2 當(dāng)前水運(yùn)工程檔案管理存在的問(wèn)題
2.1 檔案管理意識(shí)淡薄，管理制度不夠完善。水運(yùn)工程檔案形成貫穿于日常的文件收集和數(shù)據(jù)記錄、新建工程的前期準(zhǔn)備、工程運(yùn)行管理質(zhì)量評(píng)定、工程竣工后的管理和維護(hù)等，是日常業(yè)務(wù)和工程項(xiàng)目的重要依據(jù)，也是水運(yùn)工程完工后運(yùn)行管理體系中的一個(gè)很重要的方面。但是，作為相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和工程管理人員，在思想上普遍對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足、重視程度不夠。在管理工作人員少、工作繁雜的情況下，工程檔案的收集、整理工作往往被忽視，缺乏相應(yīng)的制度來(lái)規(guī)范日常系統(tǒng)的管理。
2.2 工作人員缺乏驗(yàn)收資料的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，致使驗(yàn)收資料整理不夠全面水運(yùn)工程是系統(tǒng)工程，這一因素決定了建設(shè)工程檔案的復(fù)雜性、科學(xué)性和系統(tǒng)性，它必須具備真實(shí)性、完整性和原始性這三個(gè)條件。檔案人員對(duì)工程檔案缺少管理經(jīng)驗(yàn)，不知所收集上來(lái)的資料是否齊全，只是被動(dòng)地從工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人員那接收移交過(guò)來(lái)，往往是有多少接多少，往往存在著內(nèi)容缺項(xiàng)、漏項(xiàng)、簽章手續(xù)不齊、隱蔽工程驗(yàn)收記錄不準(zhǔn)、整理不規(guī)范等現(xiàn)象。沒(méi)有把工程項(xiàng)目同工程技術(shù)資料的歸檔有機(jī)的結(jié)合起來(lái)，直接影響了檔案的齊全完整。
2.3 檔案管理體制和制度不健全。目前，部分重點(diǎn)工程建設(shè)單位在檔案管理體制上存在一定問(wèn)題，沒(méi)有制訂應(yīng)有的檔案管理規(guī)章制度，有些參建單位雖然有制度規(guī)章，但也不健全。
3 加強(qiáng)工程檔案管理的措施
3.1 加強(qiáng)對(duì)工程檔案管理的投入。水運(yùn)工程檔案管理是直接關(guān)系到工程的安全運(yùn)行及發(fā)揮效益,是水運(yùn)工程運(yùn)行中不可忽視的重要環(huán)節(jié)。是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人、財(cái)、物的投入，加強(qiáng)對(duì)檔案工作尤其是檔案基礎(chǔ)建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化單位主要負(fù)責(zé)人的檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)，樹(shù)立責(zé)任感，把檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)放在應(yīng)有的位置。
3.2 建立和完善檔案管理制度，落實(shí)崗位責(zé)任制。企業(yè)應(yīng)建立完善工程檔案管理制度，強(qiáng)化工程管理部門及施工單位、質(zhì)檢及監(jiān)督、審計(jì)等部門的實(shí)施力度，并制定相應(yīng)的措施，使檔案部門可以進(jìn)行有效地監(jiān)督和制約。同時(shí)，建立內(nèi)部管理激勵(lì)機(jī)制，把檔案管理工作目標(biāo)分解細(xì)化，層層加以落實(shí)，列入年度崗位目標(biāo)責(zé)任制中，年終要有總結(jié)，嚴(yán)格考核獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，真正地把崗位責(zé)任制貫穿于從建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)到工程建設(shè)結(jié)束，檔案資料管理通過(guò)驗(yàn)收全過(guò)程。
3.3 提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。針對(duì)工程檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高的實(shí)際，必須以人為本，培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)隊(duì)伍。工程檔案管理人員要定期參加專業(yè)理論學(xué)習(xí)，技術(shù)、會(huì)管理、業(yè)務(wù)精，并取得相應(yīng)的管理資質(zhì)、持證上崗；對(duì)外定期舉辦工程檔案工作的集中業(yè)務(wù)培訓(xùn)，及時(shí)做好各種文件、標(biāo)準(zhǔn)的講解、培訓(xùn)工作。
3.4 重視收集歸檔，不斷提高工程檔案管理效率。工程檔案整理的時(shí)間長(zhǎng)，為便于管理，減少不必要的重復(fù)工作，已經(jīng)收集整理完成的組卷應(yīng)妥善保管、及時(shí)歸檔。充分利用計(jì)算機(jī)功能，提高檔案管理效率。計(jì)算機(jī)用的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為工程檔案的管理提供了極大的方便，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)搭建專門的檔案管理平臺(tái)，能有效地實(shí)現(xiàn)工程檔案的動(dòng)態(tài)管理從而節(jié)省大量的人力物力。
3.5 大力開(kāi)發(fā)、利用計(jì)算機(jī)在水運(yùn)工程檔案管理中的作用。隨著對(duì)計(jì)算機(jī)的廣泛認(rèn)知 使計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用打下了基礎(chǔ), 也提出了迫切要求。目前, 計(jì)算機(jī)在設(shè)計(jì)檔案管理中, 主要進(jìn)行電子存檔和查閱。電子存檔要求,每項(xiàng)工程完成后,其原始數(shù)據(jù)、計(jì)算結(jié)果, 這些內(nèi)容經(jīng)設(shè)計(jì)人員整理后,傳到網(wǎng)上, 由檔案管理人員統(tǒng)一歸檔, 并刻光盤上保存。查閱功能主要指設(shè)計(jì)人員可能通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查閱設(shè)計(jì)圖紙、圖書(shū)資料目錄, 個(gè)人借閱情況等。隨著社會(huì)的發(fā)展, 計(jì)算機(jī)在檔案管理中的作用也將進(jìn)一步深入、廣泛。
4 結(jié)束語(yǔ)
近年來(lái)，隨著水運(yùn)工程質(zhì)量管理和實(shí)施工作的不斷規(guī)范，管理模式和管理手段的不斷更新，工程檔案管理工作質(zhì)量也有了很大的提高。但是，一些水運(yùn)工程檔案仍存在著整理速度慢、內(nèi)容不全、不規(guī)范、質(zhì)量不高等問(wèn)題。為此科學(xué)地進(jìn)行檔案管理，大力開(kāi)發(fā)水運(yùn)工程檔案信息資源，多層次、多方位、多形式向各部門和社會(huì)提供利用，是實(shí)現(xiàn)水運(yùn)工程檔案自身價(jià)值和檔案工作的根本目的。
參考文獻(xiàn)：
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[2] 孫美玲.試論水利工程檔案的管理[J]. 黑龍江科技信息, 2012，(01).
我國(guó)建設(shè)事業(yè)在改革開(kāi)放以來(lái)得到迅速發(fā)展，與此同時(shí)也形成了大量的業(yè)內(nèi)資料即工程檔案。工程檔案是建設(shè)活動(dòng)中形成的原始的，圖物相符的有保存價(jià)值的真實(shí)記錄和實(shí)際反映。工程檔案管理工作的好壞，直接關(guān)系到工程的質(zhì)量，影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。如何有序地管理好工程檔案既是工程本身的需要，也是檔案部門的要求。
一、 工程檔案資料的內(nèi)容
1.綜合性文件資料：包括上級(jí)批準(zhǔn)文件、計(jì)劃任務(wù)書(shū)、規(guī)劃、征地、消防、環(huán)保、工程地質(zhì)、水文、等審批文件資料；工程施工、監(jiān)理中標(biāo)文件及有關(guān)合同、協(xié)議書(shū)；工程竣工驗(yàn)收及質(zhì)量鑒定文件資料等。
2.土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工資料： 包括開(kāi)/竣工報(bào)告；圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更、技術(shù)交底記錄等文件材料；項(xiàng)目的施工組織設(shè)計(jì)、監(jiān)理、工程例會(huì)紀(jì)要、混凝土、砂漿等配合試驗(yàn)報(bào)告；隱蔽工程驗(yàn)收記錄；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料；施工技術(shù)總結(jié)等。
3.竣工圖：主要包括總平面布置竣工圖、室外各種管線竣工圖、建筑工程竣工圖、結(jié)構(gòu)工程竣工圖、給水、排水工程竣工圖、強(qiáng)電弱電工程竣工圖、通風(fēng)、及其他特殊專業(yè)工程竣工圖。
二、 工程檔案管理的意義
工程檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及管理活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。它是建設(shè)項(xiàng)目全過(guò)程的原始、真實(shí)記錄，是寶貴的信息資源，在城市建設(shè)活動(dòng)中起著非常重要的作用。
1.工程檔案是積累城市建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行城市技術(shù)建設(shè)技術(shù)儲(chǔ)備的手段。工程檔案真實(shí)地記錄了建設(shè)生產(chǎn)活動(dòng)的全過(guò)程，它是儲(chǔ)備工程技術(shù)、工程經(jīng)驗(yàn)的工具和手段。如果一個(gè)城市它擁有質(zhì)量較高、數(shù)量較多的工程檔案資料，在一定程度上標(biāo)志著它有比較雄厚的工程技術(shù)基礎(chǔ)。反之，城市建設(shè)會(huì)很多困難。
2.工程檔案是進(jìn)行城市規(guī)劃工件的基礎(chǔ)。城市規(guī)劃就是對(duì)城市、或城市中的各種要素，根據(jù)城市的現(xiàn)狀、條件和基礎(chǔ)、特色、各方面的動(dòng)態(tài)變化因素進(jìn)行全面的、綜合的、科學(xué)的、長(zhǎng)遠(yuǎn)的預(yù)測(cè)和設(shè)想。在城市規(guī)劃中不僅形成了大量的工程檔案，而且工程檔案又是城市規(guī)劃的重要基礎(chǔ)。
3.工程檔案是城市建設(shè)和管理的重要依據(jù)。由于經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展城市現(xiàn)代化進(jìn)程的加快，城市立體化程度越來(lái)越高，地下、地上、空間利用率越來(lái)越高，除現(xiàn)有的各種管線外，地下建筑物、構(gòu)筑物等各種隱蔽工程越來(lái)越多，面對(duì)這些工程的維護(hù)、管理、改建、擴(kuò)建，單靠所謂的活檔案---人的記憶是不行的。工程檔案是城市建設(shè)科學(xué)資源儲(chǔ)備的寶庫(kù)，是各種隱蔽工程的眼睛。只有以工程檔案為依據(jù)，才能進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃、建設(shè)和管理，才能克服盲目性，避免浪費(fèi)和損失。
4.工程檔案是城市防災(zāi)、減災(zāi)和戰(zhàn)后重建的重要依據(jù)。2008汶川大地震后的城市基礎(chǔ)設(shè)施的搶修、重建，工程檔案發(fā)揮了重要作用。
實(shí)踐證明，如果能合理、充分利用工程檔案，就可以對(duì)城市進(jìn)行合理開(kāi)發(fā)，保證工程建設(shè)的合理設(shè)計(jì)、施工，充分發(fā)揮投資效益。
三、工程檔案的特點(diǎn)
1.單一獨(dú)立性。即一個(gè)單項(xiàng)工程竣工檔案的整體性。這是工程檔案最突出、最重要的特點(diǎn)。
2.真實(shí)性。工程檔案是該項(xiàng)工程實(shí)體的一面鏡子似的真實(shí)寫(xiě)照。因?yàn)楣こ虣n案材料是與該工程建設(shè)同步形成的，是該工程報(bào)批、施工、竣工過(guò)程的原始記錄，與工程實(shí)體完全一致，是建筑工程質(zhì)量監(jiān)督部門進(jìn)行竣工驗(yàn)收的重要依據(jù)。
3.實(shí)用性。工程檔案是該工程最原始的記錄，所以有很大的使用價(jià)值，即實(shí)際性。通過(guò)檔案，可以全面考核工程建設(shè)工作，檢查工程是否符合設(shè)計(jì)要求。
四、 工程檔案管理需要解決的問(wèn)題
1.檔案材料不完整是建筑工程存在的主要問(wèn)題。很多工程項(xiàng)目竣工后沒(méi)有檔案材料，或只有工程主體檔案，沒(méi)有配套工程檔案，鍋爐房、地下管線、園林綠化等檔案材料寥寥無(wú)幾。
2.缺乏統(tǒng)一的管理模式。從檔案管理機(jī)構(gòu)上看，有的單位成立了專門的檔案室，工程檔案管理較好。有的單位則不然，工程檔案由其他業(yè)務(wù)部門代管或文書(shū)檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。
3.缺乏復(fù)合型檔案管理人員?；鶎訂挝坏臋n案管理人員專業(yè)素質(zhì)較差，既缺乏檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，又缺乏相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)，難以適應(yīng)工作需要。
五、 如何做好工程檔案的管理
1.思想上要重視工程檔案管理工作。工程建設(shè)中普遍存在著對(duì)工程檔案管理工作不太重視的情況，工程完工即將交工驗(yàn)收時(shí)，才開(kāi)始應(yīng)付整理，這給檔案整理帶來(lái)很大難度。其主要原因在于工程建設(shè)管理過(guò)程中，企業(yè)對(duì)工程檔案在思想上重視程度不夠。由于資料整理瑣碎，不產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，施工過(guò)程現(xiàn)場(chǎng)又非常繁忙，施工人員絕大部分集中在工地，對(duì)資料整理一般都是被動(dòng)應(yīng)付。業(yè)內(nèi)資料應(yīng)定期或不定期檢查評(píng)比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。檔案管理部門應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)本行業(yè)的檔案管理的法制教育工作。
2.建立健全檔案管理制度是做好工程檔案管理的基礎(chǔ)。為了加強(qiáng)對(duì)工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范。建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)初期就應(yīng)按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合實(shí)際情況，制定相應(yīng)的檔案管理、措施。
3.加強(qiáng)對(duì)工程檔案管理人員和有關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行培訓(xùn)的力度。隨著建筑業(yè)的不斷發(fā)展，建筑檔案管理工作的特點(diǎn)是也有了新的變化，從而提高檔案干部隊(duì)伍的管理水平也更加重要。檔案管理人員要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，更新觀念，提高認(rèn)識(shí)，認(rèn)真領(lǐng)會(huì)和掌握有關(guān)法律、法規(guī)的內(nèi)容及主管部門的有關(guān)規(guī)定，認(rèn)清檔案工作的意義和重要性，在工作中靈活運(yùn)用，要有較強(qiáng)的責(zé)任心，嚴(yán)把工程檔案質(zhì)量關(guān)。
4.加強(qiáng)施工管理，強(qiáng)化檔案材料編制工作，嚴(yán)格把好竣工驗(yàn)收檔案資料質(zhì)量關(guān)，使工程竣工驗(yàn)收檔案充分發(fā)揮其憑證作用。工程竣工驗(yàn)收時(shí)，建設(shè)單位檔案管理人員要會(huì)同工程項(xiàng)目管理人員，按照工程檔案歸檔范圍的要求，對(duì)工程建設(shè)中形成的全部文件進(jìn)行會(huì)面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，補(bǔ)缺補(bǔ)漏，務(wù)必使得竣工材料做到真實(shí)、完備、及時(shí)，歸檔范圍符合要求。
當(dāng)前，我國(guó)的建筑市場(chǎng)面臨嚴(yán)峻的打打挑戰(zhàn)和激烈的競(jìng)爭(zhēng)，管理體制必將漸近改革，建筑工程檔案管理也會(huì)涌現(xiàn)新情況，同時(shí)也存有較大的發(fā)展機(jī)遇和空間。我們應(yīng)以積極學(xué)習(xí)和借鑒國(guó)外先進(jìn)建筑工程檔案管理經(jīng)驗(yàn)的態(tài)度，充分發(fā)揚(yáng)我們已有的優(yōu)勢(shì)，重視加強(qiáng)建筑工程檔案人才的培養(yǎng)和激勵(lì)機(jī)制的完善，不斷總結(jié)建筑工程管理的經(jīng)驗(yàn)，使建筑工程檔案更好地為我們的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和構(gòu)建和諧社會(huì)服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
為徹底查清城市地下管線狀況，1995年開(kāi)始中山市政府用兩年的時(shí)間對(duì)中心城區(qū)及其公路干線范圍內(nèi)的地下管線進(jìn)行了普查，建立了地下管線數(shù)據(jù)庫(kù)。為了鞏固普查成果，市政府了一系列文件，如《關(guān)于加強(qiáng)中山市中心城區(qū)管線動(dòng)態(tài)管理的通知》等，對(duì)規(guī)范全市的地下管線規(guī)劃管理、工程建設(shè)、竣工測(cè)量、信息動(dòng)態(tài)管理以及工程檔案管理作出了具體規(guī)定。但在實(shí)施過(guò)程中由于監(jiān)管不足等原因還是有很多地下管線工程建設(shè)沒(méi)有按照規(guī)定進(jìn)行，造成了地下管線數(shù)據(jù)的缺失，致使建立起來(lái)的數(shù)據(jù)庫(kù)不能準(zhǔn)確反映地下管線的現(xiàn)狀。
二、依靠制度和機(jī)制管理地下管線工程檔案
1、健全的管理制度是開(kāi)展地下管線工程檔案管理工作的保障
《辦法》頒布實(shí)施后，地下管線工程檔案管理得到了市規(guī)劃行政主管部門的高度重視。僅在2005年6月市規(guī)劃行政主管部門就發(fā)出了三個(gè)針對(duì)地下管線工程管理的文件，如《貫徹建設(shè)部通知》等，重申了嚴(yán)格執(zhí)行全市管線工程報(bào)建審批、竣工測(cè)量、規(guī)劃驗(yàn)收、工程檔案歸檔等各項(xiàng)管理制度，主要內(nèi)容有：
(1)所有地下管線工程(供水、燃?xì)?、電力、路燈、通信?建設(shè)單位領(lǐng)取《建設(shè)工程規(guī)劃許可證》后，須在施工現(xiàn)場(chǎng)掛牌施工，接受城管執(zhí)法局的監(jiān)督檢查，
(2)所有新建、擴(kuò)建、改建的地下管線工程必須進(jìn)行竣工測(cè)量，竣工測(cè)量成果須經(jīng)過(guò)市規(guī)劃局驗(yàn)收，同時(shí)建設(shè)單位須按要求辦理管線工程的規(guī)劃驗(yàn)收，取得規(guī)劃驗(yàn)收合格證；
(3)管線工程竣工后，建設(shè)單位必須按照《辦法》第十條的相關(guān)規(guī)定，向市城建檔案館移交管線工程檔案。在工程竣工驗(yàn)收前，建設(shè)單位必須提前通知市城建檔案館對(duì)管線工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收，
(4)加強(qiáng)對(duì)地下管線違章行為的查處。地下管線工程部辦理規(guī)劃報(bào)建、不進(jìn)行竣工測(cè)量、不辦理規(guī)劃驗(yàn)收、不按規(guī)定報(bào)送工程檔案的，由市城建檔案館提供違章管線建設(shè)單位名單同時(shí)報(bào)規(guī)劃局和市城管執(zhí)法局進(jìn)行處理；
(5)加強(qiáng)管線數(shù)據(jù)信息動(dòng)態(tài)管理。各管線專業(yè)單位限期向市城建檔案館報(bào)送本專業(yè)管網(wǎng)綜合圖(包括電子文件)，同時(shí)每年要向市城建檔案館報(bào)送專業(yè)管線圖，用于修改補(bǔ)充地下管線數(shù)據(jù)庫(kù)信息。
2、長(zhǎng)效的協(xié)調(diào)管理機(jī)制是完善地下管線工程檔案管理的基礎(chǔ)
《辦法》的頒布實(shí)施雖然使地下管線工程檔案的管理工作有了法規(guī)保障和依據(jù)，但是各類地下管線的管理分屬不同的單位和權(quán)屬部門，在管理上有一定難度。《辦法》的貫徹落實(shí)不只是城建檔案館一個(gè)部門的事，而是涉及地下管線工程報(bào)建、驗(yàn)線、規(guī)劃驗(yàn)收、檔案歸檔、管線數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)采集更新等多項(xiàng)規(guī)劃管理的業(yè)務(wù)工作，涉及規(guī)劃管理的各個(gè)部門和環(huán)節(jié)，只有將地下管線工作納入規(guī)劃管理環(huán)節(jié)進(jìn)行綜合管理，各部門共同配合，才能徹底管好地下管線工程。
市城建檔案館積極配合，代規(guī)劃行政主管部門整理起草了《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)地下管線工程規(guī)劃管理通知》的文件并下發(fā)，除重申落實(shí)已的文件精神的事項(xiàng)和時(shí)限外，市規(guī)劃行政主管部門加大了地下管線工程規(guī)劃批后管理的力度，完善了地下管線工程的驗(yàn)線、竣工測(cè)量和規(guī)劃驗(yàn)收工作，并規(guī)定所有建設(shè)工程在辦理規(guī)劃驗(yàn)收前，必須先辦理相關(guān)的地下管線工程檔案的預(yù)驗(yàn)收和規(guī)劃驗(yàn)收工作，地下管線規(guī)劃驗(yàn)收是工程規(guī)劃驗(yàn)收的前提和必備條件之一。
由于地下管線的權(quán)屬單位較多，在管理上存在一定的難度，為了建立長(zhǎng)效的地下管線工程管理機(jī)制，市城建檔案館建議規(guī)劃行政主管部門和城市管理行政執(zhí)法局兩個(gè)部門建立地下管線工程規(guī)劃管理聯(lián)動(dòng)機(jī)制，通過(guò)共同協(xié)作，完善地下管線工程建設(shè)的監(jiān)督與管理，保障地下管線各項(xiàng)措施落到實(shí)處。
城市管理行政執(zhí)法局積極響應(yīng)，多次與規(guī)劃管理部門召開(kāi)協(xié)調(diào)會(huì)，研究地下管線工程管理工作中的協(xié)作銜接和溝通，全力支持規(guī)劃主管部門的管理措施。城市管理行政執(zhí)法局還專門制定和下發(fā)了《關(guān)于做好地下管線建設(shè)管理工作的通知》，要求各執(zhí)法分局加大地下管線工程的巡查執(zhí)法力度，還特別強(qiáng)調(diào)施工現(xiàn)場(chǎng)凡未能出示《建設(shè)工程規(guī)劃許可證》《挖掘城市道路許可證》《臨時(shí)占用城市道路許可證》的管線工程城市管理行政執(zhí)法局核實(shí)情況后將進(jìn)行處罰。地下管線工程不辦理規(guī)劃報(bào)建、逾期不進(jìn)行竣工測(cè)量、不辦理規(guī)劃驗(yàn)收、不按規(guī)定報(bào)送工程檔案的，城市管理行政執(zhí)法局則按照《城鄉(xiāng)規(guī)劃法》《城市地下管線工程檔案管理辦法》等進(jìn)行處罰，配合規(guī)劃主管部門加強(qiáng)地下管線工程的監(jiān)督和執(zhí)法。
為遏制地下管線工程的違規(guī)行為，做到令行禁止，市城建檔案館根據(jù)相關(guān)文件的精神提供信息，市規(guī)劃行政管理部門將不按規(guī)定要求辦理地下管線工程竣工測(cè)量、規(guī)劃驗(yàn)收、檔案歸檔的管線建設(shè)單位違規(guī)材料移送城市管理行政執(zhí)法局進(jìn)行處理，要求違規(guī)單位限期整改。這一舉措對(duì)管線建設(shè)單位觸動(dòng)很大，如一家燃?xì)夤艿拦驹诮拥秸耐ㄖ?，在一個(gè)月的限期內(nèi)完成了22項(xiàng)管線工程的驗(yàn)收和檔案移交工作。
三、積極協(xié)助工作，貫徹落實(shí)《辦法》及相關(guān)管理制度和措施
做好地下管線工程檔案管理的具體工作是城建檔案館的職責(zé)。工作中我們認(rèn)真履行工作職責(zé)，主動(dòng)配合，協(xié)助規(guī)劃主管部門開(kāi)展地下管線工程檔案的管理工作。
1、協(xié)助規(guī)劃管理部門制定落實(shí)《辦
法》的管理規(guī)定和措施
《辦法》的頒布實(shí)施為地下管線工程檔案的管理提供了依據(jù)和保障。市城建檔案館掌握時(shí)機(jī)，主動(dòng)協(xié)助規(guī)劃主管部門起草制定貫徹落實(shí)《辦法》的管理文件，并認(rèn)真實(shí)施，取得了較好的效果。
由于地下管線管理涉及多個(gè)單位和部門，為加強(qiáng)地下管線工程監(jiān)督管理和執(zhí)法力度，市城建檔案館建議市規(guī)劃建設(shè)主管部門與城市管理行政執(zhí)法局建立地下管線工程規(guī)劃管理聯(lián)動(dòng)機(jī)制；為及時(shí)解決歷史遺留管線工程的建設(shè)、驗(yàn)收、檔案移交等問(wèn)題，市城建檔案館還連同規(guī)劃行政管理部門一起走訪管線建設(shè)單位，以座談的形式向他們宣傳有關(guān)政策法規(guī)，了解他們實(shí)際工作中的困難，指導(dǎo)工程檔案的整理，現(xiàn)場(chǎng)解決一些問(wèn)題。本著為管線單位服務(wù)、順利完成管線工程規(guī)劃驗(yàn)收和檔案移交工作的雙贏理念，我們的工作得到了管線建設(shè)單位的響應(yīng)，取得了較好的效果。
2、建立地下管線工程的跟蹤管理機(jī)制
為保證《辦法》及相關(guān)管理措施的貫徹落實(shí)，市城建檔案館建立了地下管線工程實(shí)時(shí)跟蹤機(jī)制，主動(dòng)承擔(dān)地下管線工程的跟蹤任務(wù)。市城建檔案館根據(jù)市規(guī)劃行政主管部門的地下管線工程信息，對(duì)在建的管線工程檔案管理進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)及管線竣工測(cè)量成果等工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收，同時(shí)也參加大型管線建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃驗(yàn)收，并將管線工程規(guī)劃報(bào)建、驗(yàn)線、竣工測(cè)量、規(guī)劃驗(yàn)收、工程檔案移交等信息進(jìn)行分類、匯總，每月定期在規(guī)劃網(wǎng)站上進(jìn)行公布更新。同時(shí)，督促管線建設(shè)單位完善工程的竣工測(cè)量、規(guī)劃驗(yàn)收及工程檔案移交工作。
高速公路的合同文件檔案管理工作必須具備較強(qiáng)的專業(yè)性與技術(shù)性，要有檔案管理專業(yè)的知識(shí)和管理經(jīng)驗(yàn)，又要有熟悉公路橋梁建設(shè)的基本知識(shí)，近年來(lái)，隨著高速公路工程建設(shè)的不斷開(kāi)展，業(yè)務(wù)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)十分激烈。為了促使我國(guó)高速公路工程合同文件管理的得到有序進(jìn)行，需具備專業(yè)素質(zhì)高、管理經(jīng)驗(yàn)豐富、資歷雄厚的檔案管理人員。然而，在目前的高速公路工程建設(shè)中，仍然比較缺乏合同文件專業(yè)檔案管理人才。多數(shù)合同文件檔案管理的人員素質(zhì)不高，缺少較強(qiáng)的工作責(zé)任心，甚至不了解合同文件檔案的收集、整理及歸檔工作等，導(dǎo)致高速公路工程的合同文件檔案管理水平不高，加上多數(shù)檔案管理的人員主要是兼職人員，經(jīng)常會(huì)有輪流上崗的情況發(fā)生，是造成整個(gè)項(xiàng)目工程合同文件檔案管理較為不規(guī)范關(guān)鍵，因此，培養(yǎng)合同文件檔案管理的隊(duì)伍是在必行，提高合同文件管理人才的素質(zhì)是當(dāng)務(wù)之急。
（二）合同文件檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)
在我國(guó)加快高速公路的工程建設(shè)的進(jìn)程中，各承包業(yè)務(wù)的施工單位競(jìng)爭(zhēng)十分激烈。部分承包單位為贏得整個(gè)工程項(xiàng)目的權(quán)，不惜和業(yè)主簽下不規(guī)范的合同，這為往后的合同文件管理留下隱患。再有多數(shù)承包商在履行合同期間，往往違規(guī)辦事，根本沒(méi)有按照合同文件要求執(zhí)行，甚至在出現(xiàn)利益糾紛時(shí)，完全拋開(kāi)合同文件內(nèi)容，而是通過(guò)關(guān)系、各種手段等形式處理工程中的疑難事情。由于大部分建設(shè)工程單位尚未設(shè)置專門的合同文件檔案管理部門，以致缺乏有效規(guī)范的操作流程及管理體系，進(jìn)而無(wú)法及時(shí)跟蹤與監(jiān)督整個(gè)工程項(xiàng)目的合同文件檔案動(dòng)態(tài)。
（三）不規(guī)范的合同文件檔案
在高速公路的工程施工中，由于各個(gè)參建單位簽訂的合同條款種類繁多，通常有效的合同文件，是乙方承包商依照樣本擬定合同條款之后經(jīng)過(guò)甲方業(yè)主認(rèn)同，雙方才簽字的。但往往在合同擬定時(shí)，承包商與業(yè)主雙方?jīng)]有認(rèn)真分析合同文本，或者對(duì)某些條款理解錯(cuò)誤，對(duì)合同的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估不夠等，致使最終的合同款項(xiàng)和實(shí)際的招投標(biāo)文本中的相關(guān)款項(xiàng)相差甚遠(yuǎn)，最終導(dǎo)致合同無(wú)法很好的履行，產(chǎn)生較多的合同糾紛事件。要求合同文件書(shū)寫(xiě)要規(guī)范、表格填寫(xiě)要一致、單位印章要清晰、形成合同時(shí)間要統(tǒng)一，否則，不符合要的合同文件檔案部門應(yīng)該給予指正和整改后才能接收，針對(duì)上述存在的問(wèn)題，我們必須盡早采取有效可行的改進(jìn)措施，才能逐步確保規(guī)范高速公路建設(shè)的合同文件檔案管理工作，從而也才能促使整個(gè)項(xiàng)目工程的有序進(jìn)行，避免不必要的合同糾紛。
二、加強(qiáng)高速公路工程合同文件檔案的管理措施
（一）強(qiáng)化合同檔案管理的規(guī)范性
高速公路合同文件檔案管理的主要任務(wù)是收集、整理、歸檔、入庫(kù)各種合同文件，它是項(xiàng)目管理工作的根本，始終貫穿于整個(gè)項(xiàng)目工程的各個(gè)環(huán)節(jié)。因此，高速公路工程的技術(shù)人員與監(jiān)理人員，需要與檔案管理人員密切聯(lián)系，同時(shí)，管理人員必須及時(shí)跟蹤工程的施工進(jìn)度，確保檔案資料的收集完整及準(zhǔn)確。另外，工程項(xiàng)目的監(jiān)理人員也應(yīng)認(rèn)真檢查合同文件的內(nèi)容是否完整、清晰，書(shū)寫(xiě)有無(wú)統(tǒng)一、規(guī)范以及合同文件上有無(wú)雙方的簽字證明蓋章等。此外，工程單位的檔案管理部門也要確保合同文件的原始記錄，重視合同文件原始資料的收集與歸檔工作。只有這樣，才能減少相應(yīng)的合同文件檔案管理問(wèn)題的出現(xiàn)。
（二）構(gòu)建完善的合同文件檔案管理制度
在高速公路的工程建設(shè)中，應(yīng)根據(jù)合同協(xié)議來(lái)明確承包商與業(yè)主之間的權(quán)利與職責(zé)，保證雙方的利益平等。這就需要工程建設(shè)單位構(gòu)建與完善合同檔案的管理制度，依照國(guó)家檔案局頒布的法律和法規(guī)，國(guó)家的合同法和建筑法以及招標(biāo)投標(biāo)法等法律政策認(rèn)真擬定合同文件，明確合同雙方的權(quán)利與義務(wù)。如果任何一方隨意更改合同或違背合同的規(guī)定，均應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任，只有不斷完善工程建設(shè)的合同文件檔案，逐步規(guī)范工程建設(shè)的檔案法規(guī)，確保合同檔案的法律性。高速公路的業(yè)主單位、設(shè)計(jì)單位、建設(shè)單位、監(jiān)理單位、國(guó)土單位、環(huán)保單位、水保單位應(yīng)該主動(dòng)提供合同文件作為檔案移交，還應(yīng)明確規(guī)定合同文件的負(fù)責(zé)人，讓他們知道合同文件的收集范圍和歸檔期限等。合同檔案的管理人員應(yīng)努力做好本職工作，分清單位內(nèi)部各級(jí)別之間的關(guān)系，確定合同檔案管理工作的重要性，以此激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，保證工程合同歸檔的完整性與及時(shí)性。合同文件檔案作為工程建設(shè)的重要組成部分，負(fù)責(zé)管理檔案的人員必須學(xué)會(huì)運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)理念，不斷完善工程建設(shè)的合同檔案管理工作，實(shí)施動(dòng)態(tài)管理與實(shí)時(shí)管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)、分析及解決存在的管理問(wèn)題，做好合同文件檔案的保密工作，確保工程建設(shè)單位的合法權(quán)益不受損害。
（三）強(qiáng)化合同檔案管理人員的知識(shí)培訓(xùn)
強(qiáng)化合同檔案管理人員的知識(shí)面，是高速公路工程建設(shè)開(kāi)展檔案管理工作的根本。提高專業(yè)人才的隊(duì)伍建設(shè)問(wèn)題，不斷強(qiáng)化檔案管理人才的知識(shí)與技能培訓(xùn)，同時(shí)引進(jìn)更多素質(zhì)高、技術(shù)性強(qiáng)的專業(yè)人才，可利用在職學(xué)習(xí)、進(jìn)修等方式不斷提升合同文件檔案管理人員的知識(shí)水平；可以通過(guò)參加國(guó)家級(jí)、省級(jí)、市級(jí)檔案局檔案館的長(zhǎng)期、短期培訓(xùn)提高業(yè)務(wù)知識(shí)，也可以參加一些大學(xué)院校檔案專業(yè)的長(zhǎng)期脫產(chǎn)在校學(xué)習(xí)，以加強(qiáng)現(xiàn)有檔案管理人員的素質(zhì)，同時(shí)逐漸增強(qiáng)他們的職業(yè)道德和轉(zhuǎn)變思想理念，以及提升檔案管理人員的工程技術(shù)與檔案管理的能力，積極引進(jìn)大量具有豐富管理經(jīng)驗(yàn)的檔案管理人才，以便為高速公路工程建設(shè)的合同檔案管理提供可靠性人才，加快合同文件檔案管理的工作效率。
（四）注重合同文件檔案的變更文件管理
高速公路項(xiàng)目工程的具體實(shí)施中，通常會(huì)出現(xiàn)合同變更的情況，這表示承包商可能有會(huì)要求業(yè)主索賠的行為，已獲得最大的經(jīng)濟(jì)利益。對(duì)此，為減少該種情況的發(fā)生，在高速公路工程實(shí)踐中應(yīng)對(duì)相關(guān)的變更合同文件進(jìn)行仔細(xì)的登記，并作詳細(xì)記錄，保管好變更的合同文件，包括變更圖紙、變更施工方案、變更計(jì)量、變更工程量清單、變更匯總表、變更進(jìn)度表、更改意見(jiàn)、變更人員會(huì)簽名單等都很重要，另外，負(fù)責(zé)管理合同檔案的人員在將變更合同文件歸檔時(shí)，不要因?yàn)樗鼈兪亲兏募挥枰灾匾暿占驼?。檔案工作人員要明確的自己的工作權(quán)利與工作職責(zé)，完善構(gòu)建相應(yīng)的變更合同文件檔案管理體系，以便對(duì)合同文件檔案的歸檔范圍和保管期限進(jìn)行及時(shí)跟蹤和動(dòng)態(tài)管理，確保高速公路工程的合同文件檔案管理工作順利開(kāi)展。
中圖分類號(hào)：C93文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
一、檔案管理的基本要求
檔案管理人員應(yīng)遵守檔案管理的有關(guān)法律、法規(guī)和規(guī)章制度。檔案管理人員在收到歸檔的文件材料后，應(yīng)及時(shí)登記，并認(rèn)真做好檔案資料的立卷、驗(yàn)收、歸檔和集中管理工作。歸檔整理應(yīng)符合建設(shè)部頒布的《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2001）的要求。歸檔的文件資料，其內(nèi)容必須準(zhǔn)確、齊全完整、真實(shí)反映整個(gè)建設(shè)活動(dòng)的過(guò)程。歸檔的材料應(yīng)字跡清楚、圖表整潔，需要單位或個(gè)人簽章的，其簽章手續(xù)應(yīng)完備，并應(yīng)采用碳素墨水、藍(lán)黑墨水耐久性強(qiáng)的材料書(shū)寫(xiě)，不得使用圓珠筆、鉛筆等易褪色的材料書(shū)寫(xiě)，歸檔裝訂的文件材料應(yīng)有案卷封面和卷內(nèi)目錄。
二、目前工程檔案管理普遍存在的問(wèn)題
（一）工程檔案資料管理制度不健全, 職責(zé)沒(méi)有落實(shí)到位。
目前，部分工程建設(shè)單位在檔案管理體制上存在一定問(wèn)題，沒(méi)有設(shè)立工程檔案管理組織，沒(méi)有制訂應(yīng)有的檔案管理規(guī)章制度，有些建設(shè)單位雖然制訂，但也不健全。同時(shí)，沒(méi)有采取積極有效的措施，把檔案資料規(guī)范管理工作落到實(shí)處。日常工程建設(shè)管理中只注重抓工程施工建設(shè)，抓“形象工程”，只注意安全生產(chǎn)、工程質(zhì)量，而忽視了屬于內(nèi)勤服務(wù)范疇的檔案資料管理工作。
（二）管理經(jīng)費(fèi)投入不足, 保管條件較差。
建設(shè)單位中，只有少數(shù)單位有獨(dú)立的檔案資料室，但也存在裝具不足情況，有的檔案資料只能成捆堆放在地上，檔案“六防”措施上更是難以落實(shí)，不利于檔案資料的安全保管。
（三）管理人員專業(yè)知識(shí)不強(qiáng), 業(yè)務(wù)水平不高, 管理欠規(guī)范。
建設(shè)單位工程檔案資料管理人員只有少數(shù)幾個(gè)是專職人員，并經(jīng)過(guò)檔案部門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，而大部分檔案資料管理人員是臨時(shí)調(diào)抽，并身兼數(shù)職，有的由負(fù)責(zé)施工管理人員兼任，有的由單位辦公室人員兼，既沒(méi)參加過(guò)正規(guī)的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，平時(shí)又忙于應(yīng)付手頭日常工作，所以就很難在檔案管理業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)上花時(shí)間、下功夫，檔案業(yè)務(wù)知識(shí)欠缺，管理很難做到規(guī)范。往往出現(xiàn)工程檔案資料的收集、整理與工程施工建設(shè)進(jìn)度相脫節(jié)情況，檔案整理歸檔處在相對(duì)滯后的狀況上，造成工程資料不能有序規(guī)范管理，呈現(xiàn)零散狀態(tài)，隨著資料的堆積，整理歸檔勢(shì)必跟不上去。
（四）工程檔案沒(méi)有被充分利用。
工程檔案深層價(jià)值的挖掘，利用幾乎很少單位能做到。很多檔案中該體現(xiàn)的匯總、分析、統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)都沒(méi)有實(shí)現(xiàn)。建設(shè)單位建設(shè)的各類似工程不能通過(guò)檔案給其他待建工程提供參考，許多項(xiàng)目經(jīng)歷的事件僅存在于事件發(fā)生當(dāng)時(shí)及事件當(dāng)事人的頭腦中，無(wú)法從事件中提煉經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。如幾個(gè)項(xiàng)目出現(xiàn)類似的工程變更，這說(shuō)明工程變更僅在項(xiàng)目本身作了縱向管理，卻沒(méi)有在建設(shè)單位進(jìn)行橫向的比較管理。
三、科學(xué)精致的流程圖保障檔案管理的完整性、高效性以基本建設(shè)程序?yàn)橹骶€，建立工程檔案管理流程。（詳見(jiàn)附文一）。
四、利用好工程檔案、體現(xiàn)檔案價(jià)值
工程檔案不僅是告訴別人我們做了些什么，還應(yīng)是通過(guò)錄入、匯總、統(tǒng)計(jì)、分析后，對(duì)項(xiàng)目管理起到促進(jìn)作用。利用工程檔案來(lái)控制工程項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)流程及各項(xiàng)業(yè)務(wù)的規(guī)范性，利用檔案來(lái)監(jiān)督、促進(jìn)工程的建設(shè)。
利用工程檔案，除傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的查閱方式外，更符合時(shí)展、更便捷的是利用工程檔案信息化產(chǎn)生的信息，來(lái)使用工程檔案。
1、可以建立工程檔案管理信息平臺(tái)，根據(jù)建設(shè)單位的實(shí)際情況及對(duì)檔案管理的預(yù)期效果，委托軟件開(kāi)發(fā)公司，引進(jìn)適合的軟件系統(tǒng)，建立工程檔案管理信息平臺(tái)。
2、除專業(yè)的軟件管理系統(tǒng)外，也可利用日常辦公軟件，例如excel、word等，進(jìn)行工程檔案管理電子化，便于工程檔案利用。
（1）、以項(xiàng)目為單位，從項(xiàng)目的立項(xiàng)到財(cái)務(wù)審計(jì)完成為止，以資金發(fā)生時(shí)間為順序，建立項(xiàng)目資金費(fèi)用表格。填報(bào)項(xiàng)目的年度投資計(jì)劃、財(cái)務(wù)年度預(yù)算、月度產(chǎn)值、資金實(shí)際支付情況（包括工程變更的預(yù)算費(fèi)用）、工程審計(jì)情況等內(nèi)容，為項(xiàng)目的資金計(jì)劃編制、成本控制、進(jìn)度情況、各類報(bào)表的填報(bào)以及加快工程審計(jì)及財(cái)務(wù)審計(jì)提供基礎(chǔ)性資料，便于項(xiàng)目的參與者了解項(xiàng)目的資金等情況。
（2）、建立重要文件的電子版本。
相關(guān)職能部門的批復(fù)意見(jiàn)：對(duì)于項(xiàng)目項(xiàng)建書(shū)批復(fù)、選址意見(jiàn)、用地預(yù)審意見(jiàn)、建設(shè)用地許可、可研批復(fù)、交評(píng)意見(jiàn)、初步設(shè)計(jì)批復(fù)、概算批復(fù)、施工圖審查意見(jiàn)、用地批準(zhǔn)書(shū)、中標(biāo)通知書(shū)、工程規(guī)劃許可證、施工許可證、工程界定表、工程移交單等相關(guān)職能部門的批復(fù)意見(jiàn)進(jìn)行掃描存檔，以增加檔案的安全性及方便項(xiàng)目其他工作人員查閱使用。
各類報(bào)批文本、圖紙、合同、招投標(biāo)文件、變更聯(lián)系單、單位發(fā)文等作為項(xiàng)目管理中的重要組成部分，在保存紙質(zhì)版本的基礎(chǔ)上，同時(shí)保存一份電子稿，以增強(qiáng)檔案的安全，便于項(xiàng)目前期調(diào)整使用和作為其他項(xiàng)目報(bào)批、管理的參考。
五、建設(shè)單位工程檔案管理的幾點(diǎn)思考
（一）需要領(lǐng)導(dǎo)的重視。
工程檔案管理是個(gè)系統(tǒng)性的工程，只是項(xiàng)目管理的一部分，雖重要，但卻很難產(chǎn)生階段性、象征性的效果，故需要單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，需要投入大量人力、物力、財(cái)力在項(xiàng)目建設(shè)中，進(jìn)行工程檔案管理，隨著工程建設(shè)，完成工程檔案歸檔。
（二）需要各方有互助共贏意識(shí)。
工程檔案管理不是一個(gè)人的事情，不是專職檔案管理人員全心全意就能達(dá)到很好效果，需要各方共同提高認(rèn)識(shí)，共同努力，相互協(xié)作完成。
（三）需要各方承擔(dān)起響應(yīng)責(zé)任。
建立工程檔案的監(jiān)督檢查制度，使參與項(xiàng)目的每個(gè)人都承擔(dān)起相應(yīng)的檔案歸檔、錄入的責(zé)任，要保證檔案原始、及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。在項(xiàng)目考核中，應(yīng)將工程檔案管理情況作為一項(xiàng)考核內(nèi)容。
（四）需要提高工程檔案的法律地位。
將工程檔案歸檔、移交作為部分合同款支付的必要條件，且在招標(biāo)及合同中明確工程檔案歸檔的份數(shù)、時(shí)間、質(zhì)量等要求，強(qiáng)化參建第三方的檔案管理責(zé)任。
六、課題研究不足之處
1、由于人力、技術(shù)所限，未對(duì)工程檔案管理信息化進(jìn)行系統(tǒng)研究。
2、本課題僅就市政工程進(jìn)行了工程檔案管理流程編制。
附文一
