時間：2023-05-26 09:00:03
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【分類號】U231.3；G271
0 引言
地鐵工程建設周期長、參建單位眾多、專業(yè)復雜，地鐵工程圓滿順利地建成，合同的作用功不可滅。建設單位是通過合同制約、管理和監(jiān)督各參建單位，參建單位依據(jù)合同完成各自工程項目。合同在中間是一個橋梁作用。而一旦發(fā)生糾紛，雙方可以及時運用合同檔案記載的內(nèi)容依法維護各自的合法權益，合同又起到了一個憑據(jù)作用。另外，通過對合同檔案信息地提煉，把死檔案變成活信息。管理好合同檔案的意義就可見一斑。本文結(jié)合地鐵工程合同的特點及類別，針對合同管理過程中出現(xiàn)的問題，對地鐵工程合同檔案管理進行了探討，從而規(guī)范合同檔案管理，提高合同檔案管理水平。
1 地鐵工程合同特點及類別
地鐵工程合同檔案具有檔案和合同的共性，又因地鐵工程的特殊性和復雜性決定了合同檔案還具有以下特點為：專業(yè)性強，合同數(shù)量大，種類多。合同按內(nèi)容可分為工程建設類合同、運營管理類合同、資源開發(fā)類合同、公司人事及行政事務管理類合同及綜合類合同。工程建設類合同分為勘察、設計、監(jiān)理、咨詢、建筑承包、安裝承包、裝修承包、物資設備采購、工程、技術咨詢和專題研究合同、工程征地、拆遷、借地等與建設有關的其他合同、地鐵建設工程其他資金來源的合同等。合同按檔案類別又可分為管理類合同、基建合同、科研合同、設備合同、勞動人事合同等；
2合同檔案管理現(xiàn)狀
2.1.合同文件材料不符合歸檔要求：合同支撐性材料有些原件缺失，有些為復印件，附件不齊全等。公司合同管理實行的是承辦部門與相關部門審查會簽相結(jié)合的制度，每份合同都應產(chǎn)生合同審批簽發(fā)單、律師意見書、財務意見、各相關業(yè)務部門意見及其修改稿件和會議紀要等等合同支撐性文件材料，但是這些附件材料總是不齊，時有時無。
2.2部分合同未能及時向檔案室移交歸檔。目前除合約部主管的建設工程類合同定期向檔案室移交歸檔外，其它部門及下屬公司的合同很多還留存在各自手上。如運營公司在運營期間產(chǎn)生的國產(chǎn)化、科研技改合同；實業(yè)公司的物業(yè)租賃、廣告發(fā)包承包、合同、房地產(chǎn)開發(fā)、物資采購等合同；辦公室汽車采購、維修合同、辦公用品采購、其他行政管理合同；
2.3移交歸檔的合同文件材料散亂未經(jīng)整理，合同整理組卷困難。因檔案人員對合同評審過程不了解，在對合同進行整理組卷時，常常對一些看似與合同無關的材料拿不準、傷腦筋，對于過程中反復修改的合同稿順序更是迷惑，而且因合同附件材料很雜亂，合同附件材料是否齊全、簽章手續(xù)是否完善也很難把握
2.4合同整理組卷工作積壓嚴重。地鐵工程合同量大，平時合同都是批量移交，批量簽收。每逢合同利用時或是突擊組卷或只能提供散份合同文件。未裝訂合同借出可能有合同附件遺失風險。
2.5合同電子文件目前尚未歸檔。
2.6合同檔案管理還停留在初級的合同整理、歸檔階段，尚未著手合同的編研，合同檔案資源價值尚待開發(fā)利用。
3合同檔案管理思路
3.1建立合同檔案網(wǎng)絡管理體系，推行部門立卷制。
由公司檔案室負責統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同檔案，并負責指導、監(jiān)督、檢查和培訓合約部門及各下屬公司的合同檔案管理工作。合約部門及各下屬公司應分別確定一名合同檔案管理人員，負責合同及其相關文件材料的組卷歸檔工作。企業(yè)檔案管理規(guī)范明確指出誰產(chǎn)生誰收集，誰負責誰組卷。因為每份合同具體有哪些附件材料，材料之間相互關系只有承辦人員是最清楚的。讓具體承辦人預立卷，各部門下屬公司合同檔案管理人員組卷，實施部門立卷制才能保證合同檔案齊全、完整、系統(tǒng)，又能避免合同組卷工作大量積壓。
3.2制定合同檔案管理制度。用制度固化合同管理各部門的職責。
合同檔案管理制度是合同管理制度的一部分，通過建設合同檔案管理制度，規(guī)范合同檔案管理，提高合同管理水平，完整保存合同及其相關憑據(jù)材料。通過合同檔案管理制度明確合同檔案管理部門職責，合同歸檔具體要求及合同的利用。通過制度界定各部門各責任人的整理組卷的義務責任。通過歸檔制度明確合同及其相關文件材料的歸檔范圍及保管期限、歸檔時間、歸檔程序、歸檔質(zhì)量要求以及歸檔控制措施。用歸檔范圍指導哪些文件材料應歸檔范圍。例如有關修改合同的文書、圖表、傳真件及合同成果性資料等均應為合同的組成部分，而一些跟簽發(fā)合同并無直接關系的審計材料、其它行政收發(fā)文及聯(lián)系單就不應歸入合同。通過歸檔要求固化合同移交清單，明確合同移交附件的準確頁數(shù)。通過合同利用制度明確合同正本原件無特殊情況不外借，避免合同借出遺失風險。各分公司、各部門員工確因工作需要須借出，須經(jīng)分公司、分管領導簽字同意。合同還應每年清理一次。發(fā)現(xiàn)損毀、遺失，要查明原因及時處理，并追究相關人員責任。單份合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章，這些均需在合同歸檔要求中明確。
3.3 開展公司合同管理人員內(nèi)部培訓，提升合同管理水平。
在公司內(nèi)部開展法制宣傳，增強公司各部門合同管理人員法律觀念，增強合同歸檔意識。講解合同管理辦法及歸檔要求，明確合同整理細則，如何鑒定歸檔文件，如何排序，提高預立卷的案卷質(zhì)量。同時可通過培訓對合同管理人員日常的合同副本文件的接收、借閱、發(fā)放管理等進行規(guī)范。進一步提升合同管理質(zhì)理和水平。通過內(nèi)部溝通交流，為下步實現(xiàn)合同電子文件的移交歸檔做好準備。
4.4加快合同檔案信息化建設
公司目前已開發(fā)運用合同管理系統(tǒng)用以對合同執(zhí)行情況進行跟蹤。但是合同管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)還不能對接。檔案管理系統(tǒng)的合同信息完全還完全依套手工錄制目錄和掛接電子文件目錄。如果把兩者對接起來，就能避免大批量的合同文件電子目錄掛接工作量，減少人為失誤。實現(xiàn)以后同步合同電子目錄與電子文件同步傳輸，即便于合同檔案管理，又方便合同查詢利用利用。
3.5開展合同檔案編研工作，加強合同檔案資源開發(fā)。
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
一、建筑工程管理中創(chuàng)新模式的發(fā)展及應用
1.1 建筑企業(yè)工程管理的創(chuàng)新觀念
時代的發(fā)展，科技的進步推動了建筑行業(yè)的高速發(fā)展，為了順應時展的潮流，建筑企業(yè)就應不斷改革創(chuàng)新管理模式，采用最新的項目管理體制，確定現(xiàn)代化的項目管理目標，包括質(zhì)量管理、成本管理、進度管理、安全管理四大目標[1]。管理過程中應該充分落實合同中的條款，確保四大管理目標得以實現(xiàn)，并且通過先進的項目管理思想合理的協(xié)調(diào)好四個目標之間的關系，可以通過集成管理、范圍管理來進行，并借助網(wǎng)絡計劃技術、掙值法等來進行控制。目前天津市在進行建筑工程管理時已經(jīng)開始使用項目管理技術來進行有效的控制，并取得了顯著效果。
2.2 不斷創(chuàng)新建筑企業(yè)管理體制
為了提高企業(yè)的核心競爭力，采用科學的工程管理方法，并且在項目管理過程中應該建立明確的責任制度。合理協(xié)調(diào)工程各利益相關方之間的關系，不斷深化改革傳統(tǒng)的管理模式中的不足之處，不斷使用先進的、創(chuàng)新性的管理模式。除此之外，建筑企業(yè)還應加強合同管理和企業(yè)內(nèi)部管理，采用SWOT分析法來提高企業(yè)自身的核心競爭力[2]。通過管理模式的創(chuàng)新來提高建筑企業(yè)的核心競爭力，降低工程成本、提高工程質(zhì)量、縮短工期、降低風險。
2.3 建筑企業(yè)的技術創(chuàng)新管理
科學技術的不斷發(fā)展推動了建筑施工技術的改革創(chuàng)新，建筑企業(yè)為了更好地進行工程管理，就應不斷推進信息化管理模式來不斷提高企業(yè)的工程管理效率和質(zhì)量。目前，天津市的許多建筑企業(yè)已經(jīng)開始使用project軟件、夢龍軟件等信息技術來進行項目管理。因此，建筑企業(yè)應該大力使用先進的網(wǎng)絡技術和信息技術來促進建筑工程的信息化管理。這就要求建筑工程管理人員應不斷加強學習，在提高技術能力、管理能力的同時應注意信息技術、管理軟件的學習，不斷提高建筑工程的信息化管理。
二、建筑工程合同檔案管理
2.1、提高合同檔案管理的重視程度
為了進一步提高建筑工程合同檔案的應用效果，首先應該提高領導的重視程度，不斷加強合同檔案管理意識。這就要求單位各部門的領導不斷強化自身的合同檔案意識，提高對合同檔案管理重要意義的認識程度。并且要求合同檔案管理部門認真做好合同檔案的歸檔工作，并將合同檔案的歸檔工作視為首要工作，為建筑工程合同檔案管理工作提供良好的條件，不斷激發(fā)合同檔案管理人員的工作熱情和責任意識。并將合同檔案管理工作提上日程，定期開展匯報工作，從根源上解決在城建合同檔案管理工作中遇到的問題[3]。實際工作中，要對合同檔案工作做出近期和遠期的工作任務，并制定工作計劃。
2.2、配備專業(yè)的合同檔案人員
為了提高合同檔案管理效率，應該配備專職的合同檔案人員，創(chuàng)建一支專業(yè)化、職業(yè)化的合同檔案管理團隊。建立一支高素質(zhì)水平、高技術水平、高素質(zhì)職業(yè)修養(yǎng)的合同檔案管理團隊。與此同時，單位領導應該鼓勵合同檔案人員勤勉務實的精神，為建筑工程創(chuàng)建一支強有力的合同檔案管理隊伍。我們應當加強對合同檔案管理部門專職人員的培訓工作。讓之有充分的機會學習黨和政府部門制定的有關政策與規(guī)定、系統(tǒng)的學習合同檔案管理工作的方式方法、充分掌握相關的法律法規(guī)，以此來提高城建合同檔案管理人員的工作水平。用知識與理論來充實自己、提高自己，開闊思維，適應新世紀社會對合同檔案管理人員的高要求。在學習知識的同時，也應該培養(yǎng)工作人員吃苦耐勞、樂于奉獻、嚴于律己、認真工作、保守秘密的優(yōu)良品質(zhì)。
2.3、 加強對兼職人員的培訓和績效考核
單位應該定期對合同檔案兼職人員進行專業(yè)培訓和教育，確保兼職人員具備合同檔案工作的專業(yè)技能，并且能夠?qū)⑦@些技能運用到合同檔案工作中。兼職人員在接管合同檔案工作之前應和之前的合同檔案工作人員做好交接。除此之外，還應該建立健全責任制度和競爭機制，確保合同檔案管理部門充滿活力，可以通過建立考核績效制度來進行，逐步提高合同檔案管理人員的工作積極性和創(chuàng)造力。
2.4、為合同檔案管理工作提供必要的物質(zhì)基礎
財務部門應將合同檔案部門所需經(jīng)費列入到單位的財務計劃中，并將其落實到實處。其次，單位應該抓住拆遷機會，通過合同檔案管理來加強硬件設施的配備，將合同檔案整理過程中的合同檔案庫房、閱檔室、辦公室分離開來，并且在城建合同檔案管理部門的城建合同檔案庫房配置防盜門窗、加濕器、去濕機等硬件設施，從這些方面來落實合同檔案的管理工作。
2.5、提高合同檔案管理工作的現(xiàn)代化水平
城建合同檔案管理也要與時俱進，不斷學習掌握現(xiàn)代合同檔案管理理論與新技術的運用，開拓創(chuàng)新，開發(fā)新手段，加大投入，對城建合同檔案實行動態(tài)化管理和維護，開發(fā)研制城建合同檔案管理軟件，建立數(shù)字合同檔案和多媒體合同檔案，并實行聯(lián)網(wǎng)，通過現(xiàn)代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統(tǒng)。
2.6、 加強對建筑工程業(yè)科技合同檔案的開發(fā)和利用工作
加強對建筑工程業(yè)科技合同檔案的開發(fā)和利用工作是建筑工程業(yè)合同檔案管理工作的關鍵環(huán)節(jié)，可以確保建筑工程業(yè)合同檔案發(fā)揮其重要作用?？梢酝ㄟ^配備專職合同檔案管理人員并為建筑工程業(yè)科技合同檔案提供必要的條件，就能不斷開發(fā)科技合同檔案的重要內(nèi)容，并且通過不斷的積累經(jīng)驗，更好進行建筑工程科技合同檔案的開發(fā)和利用。
2.7、 加快合同檔案信息化建設步伐
信息技術的不斷發(fā)展為建筑工程業(yè)合同檔案的信息化建設提供了堅實的基礎。建筑工程合同檔案管理應不斷引進先進的合同檔案信息資源，建立健全合同檔案的科學創(chuàng)新管理機制，并將計算機信息技術應用到建筑工程業(yè)合同檔案管理工作中，用于合同檔案的整理、歸檔、檢索、信息的共享等，建立完善的建筑工程業(yè)數(shù)據(jù)庫。
三、合同管理
為了確保建筑工程的順利展開，目前在進行項目管理過程中不斷加大合同管理力度，并將合同管理作為其他項目管理的核心環(huán)節(jié)[4]。天津市緊跟先進的工程管理發(fā)展潮流，不斷創(chuàng)新完善合同管理，逐步實現(xiàn)科學化、現(xiàn)代化的工程管理。合同管理是一項具有復雜性、動態(tài)性的系統(tǒng)工程，因此在合同管理過程中不應該進行程序化管理，而應該講究管理藝術，注重管理方式、溝通技巧，采用合適的方式方法來進行合同管理。目前，已經(jīng)產(chǎn)生了先進的合同管理軟件，在進行合同管理時應不斷推廣使用合同管理軟件，促進工程管理的現(xiàn)代化水平。
合同管理貫穿建筑工程管理的全過程，在合同管理的收尾階段應認真收集、整理、分類、登記、保存、編號、裝訂和歸檔備案，確保合同管理的科學性和規(guī)范性。除此之外，還應對合同的履行情況進行認真的分析評價，不斷總結(jié)教訓、積累經(jīng)驗，為更好地進行今后的工程管理奠定基礎，不斷提高合同管理的現(xiàn)代化、信息化水平。
結(jié)束語：文章中筆者結(jié)合多年的工作經(jīng)驗，對天津市建筑企業(yè)的工程管理的創(chuàng)新發(fā)展進行了簡要的介紹，并對合同管理以及檔案管理進行了分析介紹。如有不足之處，望大家批判指正！
參考文獻：
[1]李江,趙奕磊,石志超,王媛媛,荊楊軼.建筑工程管理中創(chuàng)新模式的應用及發(fā)展分析[J].中國建材科技,2013,03:153-154.
電力產(chǎn)業(yè)是國民經(jīng)濟的基礎產(chǎn)業(yè)，而發(fā)電的高效率和持續(xù)性供給關系著國計民生的大事。我國發(fā)電企業(yè)的檔案是從上世紀七十年代末期的改革開放開始變化的，在發(fā)電企業(yè)的整個發(fā)展過程都記錄在企業(yè)檔案管理部門所管理的各類檔案資料中，這對于發(fā)電企業(yè)的歷史面貌和經(jīng)濟效益有著獨一無二的憑證作用，在發(fā)電企業(yè)的經(jīng)營管理、安全生產(chǎn)文化建設以及可持續(xù)性發(fā)展等各個方面都發(fā)揮著不可替代的重要作用。這包括了豐富的知識信息和科學資源，從本質(zhì)上反射出企業(yè)發(fā)展的真實歷程，對于企業(yè)的可持續(xù)展有著巨大的推動作用。隨著電力體制改革，檔案管理中所富含大量信息價值的重要性越發(fā)明顯，決定了發(fā)電企業(yè)的檔案管理工作所面臨的最緊要的任務就是如何提高檔案管理的時效性，利用這豐富的資源更加準確、及時地服務于發(fā)電企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營決策以及研究。
2發(fā)電企業(yè)檔案的主要內(nèi)容
發(fā)電企業(yè)安全生產(chǎn)檔案的內(nèi)容主要有以下幾個方面：
（一）發(fā)電企業(yè)安全工作的規(guī)章制度
發(fā)電企業(yè)安全工作的規(guī)章制度，包含安全生產(chǎn)管理組織機構以及領導名單和職能分工，兼職及專職安全管理員的崗位責任，企業(yè)主要領導與上級領導機關簽訂的安全責任狀，企業(yè)與下屬單位簽訂的安全責任書；企業(yè)總體安全管理制度；針對特殊工種制定的操作規(guī)程和經(jīng)營管理辦法，針對電力生產(chǎn)流程存在的危險有害源等所采取的職業(yè)病防范措施。
（二）安全生產(chǎn)工作記錄
安全生產(chǎn)工作記錄包括參加電力安全監(jiān)管會議的文字記錄，以及企業(yè)內(nèi)部召開的各種會議、研討會所作的安全工作方面的研究、討論和決定的記錄。企業(yè)勞保用品的供應單位、供貨時間以及發(fā)放計劃，企業(yè)財產(chǎn)、人員、設備以及運輸工具的保險記錄；防汛、消防等重要器材的重置、更新數(shù)量和時間記錄；事故發(fā)生后的調(diào)查處理結(jié)果、報告及定期上交的事故報表；上級單位下達的對發(fā)電企業(yè)的各項考核標準和檢查要求中對安全生產(chǎn)所做的記錄，出現(xiàn)重大事故隱患后給責任單位人所下限期整改通知書的存根，以及對整改結(jié)果進行跟蹤檢查的記錄；發(fā)生事故后所作的調(diào)查報告和處理結(jié)果以及定期上報的事故報表。
（三）有關設施和設備安全狀況的資料
包括電力生產(chǎn)中經(jīng)營的危險商品和使用高危物品的說明書，發(fā)電設備安裝和發(fā)電設施建設過程中的各種原始文件和圖紙的復印件，建筑單位和設備生產(chǎn)商的生產(chǎn)許可證、技術說明書以及產(chǎn)品合格證。以及設備、設施還有交通工具等的損壞和歷次維修記錄，電氣設施、防盜網(wǎng)等的改造和安裝更新記錄；對高壓、高溫、以及電器等重要設備的定期檢測和檢驗的記錄。
（四）經(jīng)營合同檔案
發(fā)電企業(yè)的合同檔案部分是由文書檔案發(fā)展演變而來，為了易于管理和利用而設置了單獨的一個檔案進行管理。與其他企業(yè)單位簽訂的合同協(xié)議文件組成了這個檔案，是記載和反映發(fā)電企業(yè)法律維權和經(jīng)濟發(fā)展的重要憑證。
（六）有關安全教育和崗位培訓的資料
進一步提高和加強企業(yè)的主要負責人的安全意識，要將安全生產(chǎn)檔案建檔業(yè)務列入安全生產(chǎn)的必修類容。如說每個員工必須參加新員工進廠時的安全教育，不能出現(xiàn)缺人、缺課時的現(xiàn)象；要定期進行小規(guī)模的班組安全教育，要讓所有員工盡可能及時的掌握所有的安全操作規(guī)程新技術，最大程度上減少由于員工因為忽視安全而導致的安全事故發(fā)生的可能性，盡可能保護員工的生命和企業(yè)的財產(chǎn)安全。
3檔案管理在安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理中的作用
3.1能夠有效地解決發(fā)電企業(yè)安全生產(chǎn)檔案不健全問題
目前，許多電力企業(yè)仍存在諸多漏洞和薄弱環(huán)節(jié)，最為突出的問題是安全生產(chǎn)檔案的不健全。安全生產(chǎn)檔案的安全性具有促使企業(yè)管理層將安全生產(chǎn)列入日常議程，增強企業(yè)全體員工的“安全第一”的思想意識，在生產(chǎn)中時刻牢記安全的重要性，并能夠積極主動地配合安全管理人的檢查。同時安全生產(chǎn)檔案還有助于全體員工工作主動性和責任感的提升，為企業(yè)安全管理工作有張有序地開展創(chuàng)造良好的企業(yè)氛圍。因此，應當重視并強化安全生產(chǎn)檔案制度的建立和完善，促進企業(yè)安全生產(chǎn)主體責任的落。
3.2能夠確保發(fā)電企業(yè)在市場競爭中站穩(wěn)腳步
隨著電力市場的發(fā)展和完善，發(fā)電企業(yè)面臨的市場競爭更加趨于激烈。而發(fā)電企業(yè)檔案包含著涉及范圍廣、門類眾多的海量信息資源，記錄了企業(yè)在發(fā)展與改革過程中所有有價值的圖片、數(shù)據(jù)以及文字等材料，能夠客觀地反映企業(yè)的發(fā)展歷程。有效地管理檔案資源，能夠為發(fā)電企業(yè)在發(fā)展和市場競爭中提供可靠的決策依據(jù)，使發(fā)電企業(yè)能夠更加高效地解決發(fā)展中面臨的挑戰(zhàn)。如果企業(yè)在檔案管理環(huán)節(jié)發(fā)生嚴重的疏漏，導致一些重要的科研信息和信息資源有所缺失，更不幸的是這些資料信息如果被競爭對手掌握，將嚴重地削弱企業(yè)的市場競爭力，挫傷企業(yè)的發(fā)展能力。
3.3能夠提高企業(yè)檔案利用效率
在現(xiàn)如今的發(fā)電企業(yè)里面，各級管理人員逐漸認識到檔案管理工作的重要性，明白了只有堅持不懈地綜合利用各種合理的措施才夠夠完善企業(yè)的檔案管理制度、提升檔案管理工作效率的道理，使檔案的時效性得以明顯地體現(xiàn)出來，降低檔案資料使用過程中的誤差，同時提高發(fā)電企業(yè)各類檔案資料的統(tǒng)計精準度。
3.4能夠給與并滿足企業(yè)管理體制改革的需要
（一）對社會保險檔案管理工作不夠重視
由于社會保險檔案管理工作是比較新的工作，人們還不是很重視。社會保險工作的重點都集中在擴大基本社會保險的覆蓋面，強化社會保險基金的征繳和確保企業(yè)離退休人員基本養(yǎng)老金按時足額發(fā)放等方面，忽視了社會保險檔案管理，使社會保險檔案管理工作處于無序狀態(tài)，其作用無法得到充分發(fā)揮。
（二）社會保險檔案管理體制不規(guī)范
由于我國目前的社會保險檔案管理制度缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標準，造成歸檔范圍不明確，社會保險文件材料收集不齊全，檔案管理方法不健全等現(xiàn)象時有發(fā)生，嚴重影響社會保險檔案管理的規(guī)范化、標準化。社會保險檔案專職人員難落實。有些社會保險部門檔案機構不健全，沒有專職或兼職人員管理檔案，即使有，也是臨時抽調(diào)，沒有經(jīng)過專職培訓，嚴重影響社會保險檔案的質(zhì)量。
（三）社會保險檔案存檔的條件差
由于場地限制和經(jīng)費不足等問題無法解決，社會保險檔案管理始終未能列入社保經(jīng)辦機構的議事日程，大多數(shù)社保經(jīng)辦機構至今未設立固定的場所存放檔案，歷年累積的社會保險檔案只能由經(jīng)辦人員分別保管。由于沒有專有的庫房，只能存放在潮濕的房間里，致使社會保險檔案存在諸多安全因素。這種不規(guī)范的檔案管理方式不僅查閱起來非常困難，也給日常經(jīng)辦工作帶來許多不便。
（四）缺乏專業(yè)社保檔案的管理標準和規(guī)范
社保檔案管理缺乏國家標準，職工檔案管理仍在執(zhí)行1992年勞動部與國家檔案局共同制定的《企業(yè)職工檔案管理規(guī)定》，而該項制度中的部分條款如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉(zhuǎn)等規(guī)定已經(jīng)不適應現(xiàn)實工作的需要，亟須修改。在沒有統(tǒng)一標準的情況下，有的制訂了一些社保檔案的地方標準，有的地市制定和公布了醫(yī)療保險檔案管理辦法、低保檔案管理辦法，而全國許多地市則沒有建立相關管理標準和規(guī)范，造成社保檔案的各地管理方法不統(tǒng)一。在不同專業(yè)類別中，管理的規(guī)范和水平也不一致。
二、社保檔案管理的創(chuàng)新舉措
（一）盡快將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案存檔
社會保險經(jīng)辦機構出于業(yè)務辦理需要，會在辦理過程中出現(xiàn)大量的紙質(zhì)材料或證明，各類保單合同、證件掃描件以及各種需要存檔備查的檔案資料，是非常龐大的一個數(shù)字。紙質(zhì)材料保存起來不方便，但是將這些材料進行電腦掃描儲存，就可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字檔案。根據(jù)檔案工作的實際需要，可靈活運用，如目錄數(shù)據(jù)適宜采用文本錄人；全文數(shù)據(jù)則可以采用圖像掃描錄入；而一些當前常用的數(shù)據(jù)可制作成光盤。
（二）施行社保檔案分類管理
根據(jù)不同檔案的類型進行分類管理，方便查找、儲存，可以防止檔案的丟失與缺漏。應針對不同門類的檔案，確定不同的歸檔整理方法。首先，確定立卷原則。遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，按社保檔案不同價值性質(zhì)分類，以便于保管和利用。其次，確定歸檔形式。根據(jù)各社保經(jīng)辦單位文件材料形成的類型，確定以“件”或“卷”進行整理、歸檔的文件材料范圍。最后，根據(jù)社會保險檔案的保存價值確定“永久”、“長期”和“短期”三種保管期限。
（三）建立全國統(tǒng)籌的社保管理系統(tǒng)，規(guī)范標準
建立全國統(tǒng)籌的社保檔案管理體系可以為社會保障事業(yè)的進一步發(fā)展和不斷完善奠定重要的基礎。以電子政務標準體系和勞動及社會保障標準體系為指導，以投融資與運營模式和項目實施監(jiān)理模式為依托，按照多層架構的模式將系統(tǒng)自上而下構架成為組件與業(yè)務組件、業(yè)務運作支撐平臺、IT基礎設施三個層次，樹立以監(jiān)控及管理、信息安全為主的貫穿三大層次的兩大體系模式。為適應勞動者的流動和工資收入的變動，對每個勞動者按號碼設立檔案卡，并用計算機儲存，記錄公民個人歷年的工資收入情況。在全國設立計算機網(wǎng)絡，對每個勞動者的情況進行追蹤記錄；并建立全國范圍內(nèi)統(tǒng)一的網(wǎng)絡查詢接口，允許公民定期查詢，同時也可替他們預測，比如退休時可拿到多少養(yǎng)老金，以提高工作的透明度。
（四）建立全國統(tǒng)一管理下分支機構
二、多元化經(jīng)營條件下海外工程檔案管理面臨的挑戰(zhàn)
在多元格局背景下，由于工程特點、業(yè)主情況、當?shù)卣叻ㄒ?guī)等不盡相同，其對檔案管理工作的要求也不一樣，海外工程檔案管理遇到了前所未有的新情況、新問題。
1．多元化特點要求對原有檔案管理方法必須進行相應調(diào)整
多元背景下不同類型的工程對檔案管理工作的要求各不相同。比如經(jīng)濟援助工程、使領館工程的檔案管理不僅要符合一般工程檔案管理的特點，同時還要符合我國商務部、外交部門對工程檔案管理的特殊要求。再如，工業(yè)建筑及安裝、道路橋梁等不同類型的工程在檔案的管理方面都有著各自的特殊要求。另外，在國際工程承包檔案管理中，不同的國家和地區(qū)執(zhí)行的工程技術標準及檔案留存的種類和標準也不一樣。比如，執(zhí)行FIDIC合同的國家要求FIDIC系列合同文件都要作為合同檔案妥善保存，而援外項目和使領館項目則以國內(nèi)工程承包合同為基礎依據(jù)。凡此種種，無不提出對原來檔案管理方法進行相應調(diào)整的迫切需求。
2．多元化特點要求對原有檔案管理制度必須進行改革完善
各公司檔案管理制度是檔案管理的基本依據(jù)，但從我們所接觸和了解的情況看，大多施工企業(yè)雖制定了比較健全的檔案管理制度，但以國內(nèi)工程為背景出臺的管理制度對于多元背景下海外工程檔案的管理有許多不適應的地方。有的公司雖然建立了自己的工程檔案管理制度，但其中專門針對海外工程檔案管理的條款并不多，并且不能適用多元化的要求。因此，海外施工企業(yè)調(diào)整現(xiàn)有檔案管理制度就顯得尤為迫切
3．多元化特點要求必須加強海外工程檔案管理隊伍建設
海外工程檔案管理存在的另一個突出問題是檔案管理人員的數(shù)量需求和專業(yè)素質(zhì)難以適應檔案工作需要。境外項目大多實行崗位輪換制度，從而導致檔案管理人員的不穩(wěn)定，同時還普遍存在檔案管理人員配備明顯不足、專業(yè)水平低下的情況。以中國甘肅國際經(jīng)濟技術合作總公司為例，目前在海外16個國家有各種大小在建項目70多個。據(jù)統(tǒng)計，在這70多個項目中配有專兼職檔案管理員的只有11個，包括中國駐印度和埃塞俄比亞使領館項目，中國政府援建加納職校項目以及華隴公司承建的加納高等法院和國會大廈項目，安哥拉公司承建的TPA一期項目和國家培訓學院項目等。而其余項目的檔案管理人員要么職責不清晰、要么沒有配備專兼職檔案管理人員，這種現(xiàn)狀勢必嚴重影響檔案管理工作的開展。配有專兼職檔案管理人員的項目，其共同特點是重大項目，并且承接項目的公司實力強，人員充足、管理規(guī)范。
4．多元化特點要求海外工程檔案管理人員必須提高外語水平
在多元化背景下，海外工程檔案管理工作還受到語言問題的明顯影響。一般而言，作為工程企業(yè)，有限的翻譯人員多被安排在經(jīng)營崗位，主要參與投標資料翻譯以及談判等工作。檔案管理人員一般由其他業(yè)務人員兼任，而這些業(yè)務人員的外語水平相對較低。檔案管理人員的語言障礙也會對檔案的分類、整理、歸檔等造成明顯影響。如在非洲開展業(yè)務，會涉及英語、法語、葡語、西班牙語等多種語言，而甘肅建投國外公司目前葡語專業(yè)人員僅有1名。復雜的語言情況和中方人員不相稱的外語水平，也明顯制約著檔案管理工作的順利開展和檔案管理水平的提高。
5．多元化特點要求必須處理好紙質(zhì)檔案的收集歸檔與歸國保管問題
多元化背景下，各公司在海外開展業(yè)務的點多面廣，在海外設立的分支機構種類多樣，機構的性質(zhì)、規(guī)模不同，其檔案管理水平也參差不齊。有的境外機構管理水平低，存在檔案收集范圍不清晰、收集流程不明確等問題，由此導致檔案管理分散和部分檔案流失等嚴重問題。在甘肅建投目前檔案室保管的資料當中，只有部分較為重要的技術資料，而涉及工程項目的規(guī)劃許可證、施工許可證、本工程測量成果表以及施工現(xiàn)場形成的機械安全備案表、材料設備出廠質(zhì)量合格證書、施工日志等資料，均不齊全或者純粹沒有。另外，由于路途遙遠，許多重要的紙質(zhì)檔案資料歸國保管也存在種種困難。
三、多元化經(jīng)營條件下加強海外工程檔案管理的對策
1．充分認識海外工程檔案管理工作的重要性
海外工程檔案真實記錄了企業(yè)海外經(jīng)營、生產(chǎn)、管理活動的全過程，對企業(yè)當前和今后工作都有著重要的憑證和參考作用，也是企業(yè)規(guī)避風險的重要依據(jù)。海外工程管理關乎國家形象和企業(yè)利益，從施工企業(yè)領導層面到一線員工，都要充分認識檔案的重要性。海外工程檔案管理工作應貫穿于項目的投標、報價到竣工驗收的全過程。因此，在各項技術業(yè)務開展的同時，應及時完成檔案資料的收集歸檔工作。
2．重視海外工程檔案管理人員配備和責任落實
海外施工企業(yè)應根據(jù)海外施工隊伍的實力，配備專（兼）職檔案管理人員并保持相對穩(wěn)定，在國外成立公司或者人員相對充足的施工單位更應如此。對于技術組或者項目組等人員較少的施工機構，則應酌情配備兼職檔案管理人員，將檔案管理列入相關人員的職責范圍，并積極開展檔案管理人員尤其是兼職檔案管理人員的培訓。同時，各海外工程機構要嚴格落實檔案管理責任制，健全和完善相應的考核機制，重點項目可考慮與項目經(jīng)理簽訂檔案管理目標責任書。另外，對于檔案管理工作中的失職瀆職行為，要實行嚴格的責任追究制度。
3．根據(jù)多元化業(yè)務特點對海外工程檔案進行科學分類
多元化背景下的海外工程檔案管理必須有所側(cè)重，要根據(jù)多元化的業(yè)務特點科學合理地區(qū)分核心檔案與一般檔案，并根據(jù)不同業(yè)主的要求、工程來源和種類等特點區(qū)分檔案資料的重要程度，針對不同情況采取不同的檔案收集歸檔和保管措施，制定明確、簡便、實用的文件材料分類制度。同時，要建立健全規(guī)范但不失靈活的檔案管理制度，即在堅持檔案管理基本原則和基本要求的前提下，根據(jù)多元化業(yè)務特點制定不同的管理辦法，建立科學適用的檔案管理制度，提高檔案管理制度的針對性和可操作性。
4．充分借助現(xiàn)代信息技術做好海外工程檔案工作
計算機網(wǎng)絡和電子技術的發(fā)展，給檔案管理帶來革命性變化。多元業(yè)務背景下海外工程檔案管理面臨的實際問題，要求我們重視計算機網(wǎng)絡及電子技術在檔案管理中的應用。首先，要借助計算機做好電子版海外工程檔案的保管工作，以提高檔案管理和利用的效率。其次，要借助網(wǎng)絡傳輸，將檔案的電子版或掃描件通過網(wǎng)絡傳回總部，避免紙質(zhì)檔案運輸?shù)睦щy。最后，要建立各公司和各項目的電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高海外工程檔案的現(xiàn)代化管理水平。
1項目檔案管理是什么
技改大修工程項目檔案是指整個項目工程從工作開始到結(jié)束這期間所有的需要歸檔的文件材料。這些文件材料的形式包括文字材料、圖表材料、圖紙，也包括聲像材料、電子光盤等。材料的內(nèi)容包括技改大修工程項目過程中的策劃、實行、完工等一系列工作生成的文字材料。項目檔案管理工作能夠確切的體現(xiàn)工程在施工過程中的各個細節(jié)，也可找出為什么會發(fā)生工程事故，在很多工程建設的地方都有重要的價值。
2為什么要提升技改大修工程項目檔案管理水平
檔案管理工作在技改大修工程中占有很重要的地位，以下三個方面是為什么要加強技改大修項目工程的檔案管理。一是檔案管理工作的要求，技改大修工程項目檔案管理是工程項目中重要的環(huán)節(jié)，有著舉足輕重的地位。在新時期，做好電力系統(tǒng)技改大修項目工程檔案管理是可以為電力系統(tǒng)工程項目帶來美好的前景。二是提升項目工程建設的科學有效性，用文件材料將項目工程的各個工作環(huán)節(jié)聯(lián)系起來，可以增強對工程建設的整體把握。將工程項目建成的過程形成歷史材料，可以真實的表面在工程項目建設中產(chǎn)生的問題，為完善工程項目建設提供更好地解決方案，從而提高技改待續(xù)工程項目的科學性。三是檔案服務和檔案利用的本質(zhì)要求，檔案管理的最終目的是有效利用檔案，提高檔案的利用率，為項目建設未來的發(fā)展目標提供保障。
3檔案管理工作存在的缺陷
3.1對項目檔案管理工作不夠重視
在工程項目檔案管理工作中往往存在重視設計而輕視檔案的問題。因為相關專業(yè)人員短缺，在一般的地市級只有一名人員專門負責技改大修，需要管理規(guī)劃可研、計劃下達、項目管理研究等一系列工作。領導更注重經(jīng)濟方面的問題，而技術人員則注重項目工程的進度、施工質(zhì)量、施工安全等，缺少對一些重要文件材料的歸檔。例如說項目工程在施工過程中的來往信函、設計變更記錄、領導批復等重要材料，都沒有專業(yè)人員對其進行系統(tǒng)的管理，導致會出現(xiàn)歸檔的難度系數(shù)大、歸檔不全問題。還會出現(xiàn)文件檔案資料的簽字蓋章不齊全，對于服務類合同也沒有寫簽訂日益，檔案資料的時序性也不滿足相關要求等。
3.2檔案管理制度不科學，管理人員自身素質(zhì)有待提高
現(xiàn)在很多電力企業(yè)都沒有將工程項目檔案歸檔進行立項，也沒有納入工作領導小組中。企業(yè)電力系統(tǒng)一般注重提升工程項目的專業(yè)技術和項目在施工過程中的具體情況。很多電力企業(yè)沒有健全檔案管理制度，缺少專業(yè)的檔案管理人才對檔案進行系統(tǒng)的管理，導致許多檔案資料都得不到規(guī)范的保留。在項目施工的過程中，沒有人對項目檔案材料進行跟蹤，這將導致檔案材料的收集難上加難。而且項目檔案管理本身就是一項專業(yè)性強的工作，需要一些專業(yè)管理人員對檔案進行歸檔，管理人員既要懂檔案管理又要懂電力系統(tǒng)項目工程，但是在現(xiàn)實情況是很多人員都不是專業(yè)的檔案管理人員，自身專業(yè)素養(yǎng)的不足，嚴重影響了檔案管理的有效性。
3.3視聽檔案的保留不齊全
視同檔案材料主要是指聲像材料，這些聲像材料會輔助一定的文字材料加以解釋說明。視聽檔案材料是技改大修工程項目管理中具有影響力的材料，在檔案管理中占有重要地位。但是現(xiàn)在很多電力企業(yè)在工程的施工過程中都不重視視聽材料的保留，而只關注到項目工程建設的好壞。對于視聽材料的管理沒有設立專門的管理人員，或者是管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不夠，這都對視聽材料的保留存在一定的影響。在這種情況下設立的視聽材料管理數(shù)據(jù)庫，導致視聽材料不齊全。
4如何加強檔案管理工作
4.1加強項目檔案管理人員的工作意識
重視理念建設可以保障檔案管理的科學性、有效性，也是工程建設過程中各項管理工作能夠順利實施的保障。只有領導的意識正確了，工作開展的到位了，才能使檔案管理工作得到有效的實施。并且現(xiàn)在很多技改大修專責對檔案管理工作的認識度不夠，為增強各專責的歸檔意識，要加強培訓，培養(yǎng)其自身的綜合素質(zhì)，鍛煉工作技巧。同時要加強管理人員學習檔案管理知識，使管理人員及時掌握先進的管理方法和技術，促進其能夠主動收集整理檔案材料，保證檔案材料的完整性和有效性。
4.2完善項目檔案管理制度和管理內(nèi)部的組織結(jié)構
電力企業(yè)內(nèi)部要設立專門的檔案管理制度以維護檔案管理人員的權責，確立歸檔部門最后審核的具體要求。必須非常重視歸檔工作，最后一項歸檔工作的審核在沒有通過的前提下不能夠進行下一步的具體工作。檔案管理工作需要建立系統(tǒng)性的體制機制，電力企業(yè)也要將檔案管理部門加入到工程項目的建設的組織結(jié)構中去，將檔案管理工作與實際項目工作在施工的過程中聯(lián)系起來，讓檔案管理工作融入到項目管理中去，參與到項目建設中去。
4.3加強項目工程進程與歸檔工程建設的一致性
二、當前合同管理存在的主要問題
1．企業(yè)管理者對合同管理的重視程度不夠。多數(shù)企業(yè)管理者重生產(chǎn)、重訂單、輕管理，尤其對合同管理不夠重視，有的企業(yè)沒有相關的合同管理制度，有的企業(yè)沒有專門負責合同管理的部門或管理人員，有的雖有相關合同管理制度及合同管理部門，但管理混亂或無序。企業(yè)管理者對合同管理工作的無視或不夠重視，造成合同管理工作主題缺失或管理無序。
2．合同審核不嚴，缺乏風險控制機制。由于很多企業(yè)沒有專門負責合同審核的法律事務部門或企業(yè)法律顧問，有些企業(yè)設立了法務部門，但企業(yè)法務部門的法律顧問和各有關人員在合同管理中的具體責任和權限的規(guī)定不夠明確，不能充分或有效地發(fā)揮其作用。如在合同談判和簽訂時把關不嚴、合同條款表達含糊、法律或合規(guī)性審核不夠嚴格、合同履行監(jiān)督不到位等問題，將會給企業(yè)經(jīng)營帶來潛在風險。
3．合同的管理和履行效率低下。企業(yè)缺乏高效、科學的合同管理制度及審核程序，合同的洽談、起草、審核、簽約、履行等環(huán)節(jié)無法緊密銜接，造成合同管理無序混亂，合同履行效率降低；合同履行過程中缺乏準確高效監(jiān)督及反饋程序，對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動產(chǎn)生消極影響。
4．缺乏標準化管理體系。沒有制定涵蓋合同起草、談判、審核、簽訂、履行、監(jiān)督的合同管理制度和統(tǒng)一的合同編碼體系，使合同管理缺乏制度依據(jù)；沒有按照一定的程序?qū)β男泻贤瑮l款的能力進行評審，對于企業(yè)常用業(yè)務合同進行文本格式化和通用條款優(yōu)化等標準化工作沒有開展。
三、合同管理標準化的必要性
合同管理也是一門科學，要尊重其內(nèi)在的發(fā)展規(guī)律，在大數(shù)據(jù)時代下，合同管理亟待建立科學的標準體系，使企業(yè)合同管理標準實用可行。
1．推行合同管理標準化是經(jīng)濟和時展的客觀要求。各種經(jīng)濟合同客觀地反映著生產(chǎn)和流通的現(xiàn)實經(jīng)濟情況，它作為聯(lián)系原材料采購、生產(chǎn)加工、流通消費各環(huán)節(jié)的紐帶與橋梁，在保障生產(chǎn)生活、經(jīng)濟發(fā)展順利進行，提升企業(yè)經(jīng)營管理水平，促進經(jīng)濟發(fā)展方面，發(fā)揮了非常重要的作用。隨著經(jīng)濟管理體制改革的進行，混合所有制和大數(shù)據(jù)引領經(jīng)濟發(fā)展新時代的到來，企業(yè)改革和發(fā)展活力不斷增強，各經(jīng)濟體之間的聯(lián)系愈加活躍，經(jīng)濟合同的數(shù)量也隨之增加，構成了大數(shù)據(jù)時代經(jīng)濟活動的重要組成元素，社會經(jīng)濟和時代的發(fā)展，就客觀地向我們提出了合同管理標準化的問題。
2．合同管理的現(xiàn)狀是推行合同管理標準化的潛在動力。由于非標準化合同管理帶來諸多問題，給經(jīng)濟合同的審核、履行、監(jiān)督等環(huán)節(jié)帶來很大困難與不便。要做到提升經(jīng)濟合同的履約率，減少合同糾紛，減少合同管理方面所投入的人力、物力，必須實施合同管理的標準化，大力推行合同管理制度化、編碼體系的標準化、內(nèi)容條款規(guī)范化，以及合同文本格式統(tǒng)一化。
3．合同管理標準化是降低合同管理溝通成本和提升工作效率的重要手段。通過合同管理的標準化，可把合同管理的各項業(yè)務活動內(nèi)容、業(yè)務間的銜接關系、各自承擔的責任、工作程序等用標準的形式加以明確，這樣可以使合同管理工作規(guī)范化、程序化，大大提升合同管理工作的效率。
四、合同管理標準體系的模式
企業(yè)合同管理紛繁復雜，在大體上可將標準體系劃分為管理和操作兩個層面：
1．管理層次包括《合同分類編碼體系》、《合同審核管理標準》、《銷售（采購）合同管理標準》、《特殊合同類管理標準》等標準，這些管理標準分別對合同分類編碼及各類型的合同在擬定、審核、簽訂及履行全過程中的管理部門及其職責、管理方式及程序等做出明確規(guī)定。
2．操作層次包括《合同格式文本標準》、《合同要約推薦標準》等標準，格式文本是企業(yè)結(jié)合自身業(yè)務特點，一般在積累總結(jié)經(jīng)濟活動實踐經(jīng)驗的基礎上逐步形成完善的，完備成熟的格式文本不僅可保護自身合法權益，還能大大提高工作效率。
五、合同管理標準化的具體措施
1．合同管理制度的動態(tài)化。制度是基礎，沒有制度，任何管理工作都是無本之木、無源之水，合同管理工作亦是如此。任何企業(yè)都要建立健全適合于自身的的合同管理制度。首先要看有沒有合同管理制度，其次要看合同管理流程有沒有嚴格按照合同管理制度執(zhí)行，最后要看現(xiàn)有的制度是否適應目前的企業(yè)合同管理，若不適應，則要對制度進行修改，將合同管理制度納入動態(tài)化管理，合同管理制度要隨著合同管理工作的發(fā)展、管理范圍和形勢的變化而改進，不能一勞永逸，更不能讓制度成為制約合同管理工作的瓶頸。
2．合同編碼體系的清晰化。一個企業(yè)的合同的編碼體系一般包括合同承辦部門的代碼、合同簽訂日期、合同序號、合同分類等，在合同編碼體系中，合同承辦部門代碼和合同分類較為重要，一個能夠清晰地表達了合同承辦的主體，一個能夠清晰地反映合同的類型，合同承辦部門代碼一般以部門英文縮寫或部門在企業(yè)的習慣性代號作為編碼，合同分類一般按照合同的經(jīng)濟性質(zhì)分為銷售合同、采購合同、技術合同、擔保合同等，合同分類看似簡單，但直接關系到合同處理的方法，如果處理不好，會為以后的合同管理流程帶來很多不便。
3．合同審核流程的層次化。企業(yè)的合同管理要有一個明確的合同審核流程，審核流程要分類制定，各審核人員要責權清晰，層次分明，將一般合同、重大合同、特殊合同審核和簽訂的權限具體化，由于合同履行和監(jiān)管也大多是由合同審核的參與人負責，通過完善合同審核流程，將合同審核流程層次化，進而明確各層次在合同管理中的權限與職責。
4．合同檔案管理的日?；?。合同管理中的檔案管理工作極為重要，它是一個與合同管理相關數(shù)據(jù)的歸集、整理的過程，在大數(shù)據(jù)時代，合同數(shù)據(jù)更加復雜，應當更加重視合同檔案管理工作。合同承辦人或者合同管理人員要按照合同管理的相關規(guī)定主動收集合同相關數(shù)據(jù)，包括合同簽訂前的項目審批文件、考察、咨詢、談判會議記錄、法律及合規(guī)性審核等材料，合同履行過程中的標的物簽收、核驗、合同變更等材料，合同履行后的經(jīng)濟效果評價、合同總結(jié)等材料，形成完備的合同管理檔案。合同檔案要納入常態(tài)化管理，做到合同管理數(shù)據(jù)隨產(chǎn)生、隨收集，做到洽商記錄不過夜、合同備案和審核意見表填制不過夜。
5．合同管理相關崗位的互控化。合同管理相關崗位的工作是一個互相銜接、聯(lián)動的體系，每個崗位雖然分工不同，但對其他崗位都有糾錯、互控的責任和義務，這樣才能相互促進，提升合同管理的水平。
6．合同文本的格式化。合同文本的格式化首先以合同法為前提，尤其是格式化合同涵蓋了法律規(guī)定的主要條款，在客觀上起到了法制宣傳的作用，提高合同參與者的法律意識和履行合同的自覺性，加強合同文本格式化的普及，也可大大減少經(jīng)濟合同糾紛。
7．合同管理的信息化。在大數(shù)據(jù)時代，信息化是提升管理工作的有效手段，也是促進合同管理標準化的重要保障，要應用現(xiàn)代化信息手段加強合同管理工作，開發(fā)適用企業(yè)自身的合同管理軟件系統(tǒng)，加強合同處理流程的信息化，不斷提升合同管理的信息化水平。
二、當前合同管理存在的主要問題
1．企業(yè)管理者對合同管理的重視程度不夠。多數(shù)企業(yè)管理者重生產(chǎn)、重訂單、輕管理，尤其對合同管理不夠重視，有的企業(yè)沒有相關的合同管理制度，有的企業(yè)沒有專門負責合同管理的部門或管理人員，有的雖有相關合同管理制度及合同管理部門，但管理混亂或無序。企業(yè)管理者對合同管理工作的無視或不夠重視，造成合同管理工作主題缺失或管理無序。
2．合同審核不嚴，缺乏風險控制機制。由于很多企業(yè)沒有專門負責合同審核的法律事務部門或企業(yè)法律顧問，有些企業(yè)設立了法務部門，但企業(yè)法務部門的法律顧問和各有關人員在合同管理中的具體責任和權限的規(guī)定不夠明確，不能充分或有效地發(fā)揮其作用。如在合同談判和簽訂時把關不嚴、合同條款表達含糊、法律或合規(guī)性審核不夠嚴格、合同履行監(jiān)督不到位等問題，將會給企業(yè)經(jīng)營帶來潛在風險。
3．合同的管理和履行效率低下。企業(yè)缺乏高效、科學的合同管理制度及審核程序，合同的洽談、起草、審核、簽約、履行等環(huán)節(jié)無法緊密銜接，造成合同管理無序混亂，合同履行效率降低；合同履行過程中缺乏準確高效監(jiān)督及反饋程序，對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動產(chǎn)生消極影響。
4．缺乏標準化管理體系。沒有制定涵蓋合同起草、談判、審核、簽訂、履行、監(jiān)督的合同管理制度和統(tǒng)一的合同編碼體系，使合同管理缺乏制度依據(jù)；沒有按照一定的程序?qū)β男泻贤瑮l款的能力進行評審，對于企業(yè)常用業(yè)務合同進行文本格式化和通用條款優(yōu)化等標準化工作沒有開展。
三、合同管理標準化的必要性
合同管理也是一門科學，要尊重其內(nèi)在的發(fā)展規(guī)律，在大數(shù)據(jù)時代下，合同管理亟待建立科學的標準體系，使企業(yè)合同管理標準實用可行。
1．推行合同管理標準化是經(jīng)濟和時展的客觀要求。各種經(jīng)濟合同客觀地反映著生產(chǎn)和流通的現(xiàn)實經(jīng)濟情況，它作為聯(lián)系原材料采購、生產(chǎn)加工、流通消費各環(huán)節(jié)的紐帶與橋梁，在保障生產(chǎn)生活、經(jīng)濟發(fā)展順利進行，提升企業(yè)經(jīng)營管理水平，促進經(jīng)濟發(fā)展方面，發(fā)揮了非常重要的作用。隨著經(jīng)濟管理體制改革的進行，混合所有制和大數(shù)據(jù)引領經(jīng)濟發(fā)展新時代的到來，企業(yè)改革和發(fā)展活力不斷增強，各經(jīng)濟體之間的聯(lián)系愈加活躍，經(jīng)濟合同的數(shù)量也隨之增加，構成了大數(shù)據(jù)時代經(jīng)濟活動的重要組成元素，社會經(jīng)濟和時代的發(fā)展，就客觀地向我們提出了合同管理標準化的問題。
2．合同管理的現(xiàn)狀是推行合同管理標準化的潛在動力。由于非標準化合同管理帶來諸多問題，給經(jīng)濟合同的審核、履行、監(jiān)督等環(huán)節(jié)帶來很大困難與不便。要做到提升經(jīng)濟合同的履約率，減少合同糾紛，減少合同管理方面所投入的人力、物力，必須實施合同管理的標準化，大力推行合同管理制度化、編碼體系的標準化、內(nèi)容條款規(guī)范化，以及合同文本格式統(tǒng)一化。
3．合同管理標準化是降低合同管理溝通成本和提升工作效率的重要手段。通過合同管理的標準化，可把合同管理的各項業(yè)務活動內(nèi)容、業(yè)務間的銜接關系、各自承擔的責任、工作程序等用標準的形式加以明確，這樣可以使合同管理工作規(guī)范化、程序化，大大提升合同管理工作的效率。
四、合同管理標準體系的模式
企業(yè)合同管理紛繁復雜，在大體上可將標準體系劃分為管理和操作兩個層面：
1．管理層次包括《合同分類編碼體系》、《合同審核管理標準》、《銷售（采購）合同管理標準》、《特殊合同類管理標準》等標準，這些管理標準分別對合同分類編碼及各類型的合同在擬定、審核、簽訂及履行全過程中的管理部門及其職責、管理方式及程序等做出明確規(guī)定。
2．操作層次包括《合同格式文本標準》、《合同要約推薦標準》等標準，格式文本是企業(yè)結(jié)合自身業(yè)務特點，一般在積累總結(jié)經(jīng)濟活動實踐經(jīng)驗的基礎上逐步形成完善的，完備成熟的格式文本不僅可保護自身合法權益，還能大大提高工作效率。
五、合同管理標準化的具體措施
1．合同管理制度的動態(tài)化。制度是基礎，沒有制度，任何管理工作都是無本之木、無源之水，合同管理工作亦是如此。任何企業(yè)都要建立健全適合于自身的的合同管理制度。首先要看有沒有合同管理制度，其次要看合同管理流程有沒有嚴格按照合同管理制度執(zhí)行，最后要看現(xiàn)有的制度是否適應目前的企業(yè)合同管理，若不適應，則要對制度進行修改，將合同管理制度納入動態(tài)化管理，合同管理制度要隨著合同管理工作的發(fā)展、管理范圍和形勢的變化而改進，不能一勞永逸，更不能讓制度成為制約合同管理工作的瓶頸。
2．合同編碼體系的清晰化。一個企業(yè)的合同的編碼體系一般包括合同承辦部門的代碼、合同簽訂日期、合同序號、合同分類等，在合同編碼體系中，合同承辦部門代碼和合同分類較為重要，一個能夠清晰地表達了合同承辦的主體，一個能夠清晰地反映合同的類型，合同承辦部門代碼一般以部門英文縮寫或部門在企業(yè)的習慣性代號作為編碼，合同分類一般按照合同的經(jīng)濟性質(zhì)分為銷售合同、采購合同、技術合同、擔保合同等，合同分類看似簡單，但直接關系到合同處理的方法，如果處理不好，會為以后的合同管理流程帶來很多不便。
3．合同審核流程的層次化。企業(yè)的合同管理要有一個明確的合同審核流程，審核流程要分類制定，各審核人員要責權清晰，層次分明，將一般合同、重大合同、特殊合同審核和簽訂的權限具體化，由于合同履行和監(jiān)管也大多是由合同審核的參與人負責，通過完善合同審核流程，將合同審核流程層次化，進而明確各層次在合同管理中的權限與職責。
4．合同檔案管理的日常化。合同管理中的檔案管理工作極為重要，它是一個與合同管理相關數(shù)據(jù)的歸集、整理的過程，在大數(shù)據(jù)時代，合同數(shù)據(jù)更加復雜，應當更加重視合同檔案管理工作。合同承辦人或者合同管理人員要按照合同管理的相關規(guī)定主動收集合同相關數(shù)據(jù)，包括合同簽訂前的項目審批文件、考察、咨詢、談判會議記錄、法律及合規(guī)性審核等材料，合同履行過程中的標的物簽收、核驗、合同變更等材料，合同履行后的經(jīng)濟效果評價、合同總結(jié)等材料，形成完備的合同管理檔案。合同檔案要納入常態(tài)化管理，做到合同管理數(shù)據(jù)隨產(chǎn)生、隨收集，做到洽商記錄不過夜、合同備案和審核意見表填制不過夜。
5．合同管理相關崗位的互控化。合同管理相關崗位的工作是一個互相銜接、聯(lián)動的體系，每個崗位雖然分工不同，但對其他崗位都有糾錯、互控的責任和義務，這樣才能相互促進，提升合同管理的水平。
6．合同文本的格式化。合同文本的格式化首先以合同法為前提，尤其是格式化合同涵蓋了法律規(guī)定的主要條款，在客觀上起到了法制宣傳的作用，提高合同參與者的法律意識和履行合同的自覺性，加強合同文本格式化的普及，也可大大減少經(jīng)濟合同糾紛。
7．合同管理的信息化。在大數(shù)據(jù)時代，信息化是提升管理工作的有效手段，也是促進合同管理標準化的重要保障，要應用現(xiàn)代化信息手段加強合同管理工作，開發(fā)適用企業(yè)自身的合同管理軟件系統(tǒng)，加強合同處理流程的信息化，不斷提升合同管理的信息化水平。
一、社會保險檔案管理現(xiàn)狀分析
(一)社會保險的參保人數(shù)增長迅速
我國社會保險的參保數(shù)，增長迅速。2009年底，全國參加城鎮(zhèn)基本養(yǎng)老保險人數(shù)為23550萬人，比2008年末增加了1659萬人。參加基本養(yǎng)老保險的農(nóng)民工人數(shù)為2647萬人，比2008年末增加231萬人。根據(jù)《國家人權行動計劃(2011-2012年)》指出，到2012年，中國城鎮(zhèn)基本養(yǎng)老保險參保人數(shù)超過2.23億，基本醫(yī)療保險參保人數(shù)超過4億，失業(yè)保險參保人數(shù)超過1.2億，工傷保險參保人數(shù)超過1.4億，生育保險參保人數(shù)超過1億。參加農(nóng)村社會養(yǎng)老保險和企業(yè)年金的人數(shù)逐年增長?？梢?，我國社會保險檔案與日俱增，當今社會的發(fā)展對社會保險檔案的要求也在提高，需要對社會保險檔案進一步創(chuàng)新。
(二)社會保險經(jīng)辦機構實施改革計劃
近幾年來，國內(nèi)社會保險經(jīng)辦機構全面實施了各種改革計劃，早在2009年最后一次國務院常務會議決定將在2010年內(nèi)開展全國范圍的城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險關系跨省轉(zhuǎn)移接續(xù)制度。從2010年7月1日起，流動就業(yè)人員基本醫(yī)療保險可跨省轉(zhuǎn)移接續(xù)。2011年11月15日，人保部就《社會保險費申報繳納管理規(guī)定(草案)》征求意見。根據(jù)草案，企業(yè)繳納險種從養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)險三項擴至五項，新增工傷和生育險。這些政策改革都為新時期的社會保險事業(yè)的進一步發(fā)展營造了很大的發(fā)展空間以及機遇。
(三)負責社會保險檔案管理的部門分散
我國公民個人社保檔案分散在不同的管理部門中管理?，F(xiàn)行社會保障管理體制是分散型的。具體情況是：社保中心管理著養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷等法定的基本保障檔案;民政局管理著社會救助、社會福利、社會優(yōu)撫、城市最低生活保障金;商業(yè)保險公司管理著公民個人補充保障的一系列保險金。這種現(xiàn)狀造成多頭經(jīng)辦，政出多門，業(yè)務交叉，資源浪費，政令難以統(tǒng)一的局面。由于管理機構分散、不集中，使人們在利用公民個人社保檔案時，存在著許多不便。例如，我們?nèi)绻枰私夤駛€人就業(yè)及保險金交納情況，需要到幾個不同的管理機構去了解，這樣就給公民個人和組織在查詢工作中帶來了很大的不便;而且這種分散的管理，使整個社會保障體系出現(xiàn)了許多漏洞，于是就出現(xiàn)了一些奇怪的現(xiàn)象：如涉保人死亡以后，其所涉及的個人保險賬戶并未隨之終結(jié)，仍有人代領保險金。
(四)社會保險檔案工作缺乏硬指標考核
社保檔案數(shù)量巨大，工作環(huán)節(jié)繁瑣，相對于社會保障工作，社保檔案工作沒有硬指標來考核，也沒有統(tǒng)一的管理辦法和標準，因此讓部分檔案工作者放松了對工作的要求。社會保險的五個險種檔案并非一個部門管理，進而導致不同的開發(fā)商參與系統(tǒng)建設，相互之間的互不信任以及人為設置壁壘，或者同一家系統(tǒng)開發(fā)商采用了不同的標準和技術架構，導致系統(tǒng)割裂。數(shù)據(jù)只能采用共享或交換的形式，只有極少數(shù)地區(qū)實現(xiàn)基本信息的共用。比如2008年1月央視報道深圳農(nóng)民工的退保潮現(xiàn)象，就是因為不同的省市之間不能共享社保繳費信息，從而導致社保對于候鳥型的打工者來說只是帶不走、挪不動的地方糧票。
(五)社會保險的經(jīng)辦效率和范圍需要擴大
社會保險覆蓋范圍不斷擴大，經(jīng)辦管理效率也越來越引起人們的關注。近年來伴隨著生活中網(wǎng)絡的普及和對稅務、銀行等網(wǎng)上業(yè)務的接受，熱切期待社會保險經(jīng)辦業(yè)務網(wǎng)際申報模式的實現(xiàn)，而傳統(tǒng)性紙質(zhì)檔案管理約束將無法從根本上解決參保者要求簡化手續(xù)、便捷服務的利益訴求，因而我們應從社會保險事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略高度認知社會保險檔案管理問題，再繼續(xù)討論介質(zhì)原始性問題顯然已是過去時了?，F(xiàn)今解決檔案數(shù)字化的關鍵是討論如何確保數(shù)據(jù)歸檔前后原始性認證和原始性保證問題。
二、我國社會保險檔案管理系統(tǒng)存在的問題
(一)對社會保險檔案管理工作不夠重視
由于社會保險檔案管理工作是比較新的工作，人們還不是很重視。社會保險工作的重點都集中在擴大基本社會保險的覆蓋面，強化社會保險基金的征繳和確保企業(yè)離退休人員基本養(yǎng)老金按時足額發(fā)放等方面，忽視了社會保險檔案管理，使社會保險檔案管理工作處于無序狀態(tài)，其作用無法得到充分發(fā)揮。
(二)社會保險檔案管理體制不規(guī)范
由于我國目前的社會保險檔案管理制度缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標準，造成歸檔范圍不明確，社會保險文件材料收集不齊全，檔案管理方法不健全等現(xiàn)象時有發(fā)生，嚴重影響社會保險檔案管理的規(guī)范化、標準化。社會保險檔案專職人員難落實。有些社會保險部門檔案機構不健全，沒有專職或兼職人員管理檔案，即使有，也是臨時抽調(diào)，沒有經(jīng)過專職培訓，嚴重影響社會保險檔案的質(zhì)量。
(三)社會保險檔案存檔的條件差
由于場地限制和經(jīng)費不足等問題無法解決，社會保險檔案管理始終未能列入社保經(jīng)辦機構的議事日程，大多數(shù)社保經(jīng)辦機構至今未設立固定的場所存放檔案，歷年累積的社會保險檔案只能由經(jīng)辦人員分別保管。由于沒有專有的庫房，只能存放在潮濕的房間里，致使社會保險檔案存在諸多安全因素。這種不規(guī)范的檔案管理方式不僅查閱起來非常困難，也給日常經(jīng)辦工作帶來許多不便。
(四)缺乏專業(yè)社保檔案的管理標準和規(guī)范
社保檔案管理缺乏國家標準，職工檔案管理仍在執(zhí)行1992年勞動部與國家檔案局共同制定的《企業(yè)職工檔案管理規(guī)定》，而該項制度中的部分條款如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉(zhuǎn)等規(guī)定已經(jīng)不適應現(xiàn)實工作的需要，亟須修改。在沒有統(tǒng)一標準的情況下，有的制訂了一些社保檔案的地方標準，有的地﹑市制定和公布了醫(yī)療保險檔案管理辦法、低保檔案管理辦法，而全國許多地﹑市則沒有建立相關管理標準和規(guī)范，造成社保檔案的各地管理方法不統(tǒng)一。在不同專業(yè)類別中，管理的規(guī)范和水平也不一致。 三、社會保險檔案管理的解決辦法
(一)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案存檔
社會保險經(jīng)辦機構出于業(yè)務辦理需要，會在辦理過程中出現(xiàn)大量的紙質(zhì)材料或證明，各類保單合同、證件掃描件以及各種需要存檔備查的檔案資料，是非常龐大的一個數(shù)字。紙質(zhì)材料保存起來不方便，但是將這些材料進行電腦掃描儲存，就可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字檔案。根據(jù)檔案工作的實際需要，可靈活運用，如目錄數(shù)據(jù)適宜采用文本錄人;全文數(shù)據(jù)則可以采用圖像掃描錄入;而一些當前常用的數(shù)據(jù)可制作成光盤。
(二)根據(jù)社保檔案類別進行分類管理
根據(jù)不同檔案的類型進行分類管理，方便查找、儲存，可以防止檔案的丟失與缺漏。應針對不同門類的檔案，確定不同的歸檔整理方法。首先，確定立卷原則。遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，按社保檔案不同價值性質(zhì)分類，以便于保管和利用。其次，確定歸檔形式。根據(jù)各社保經(jīng)辦單位文件材料形成的類型，確定以件或卷進行整理、歸檔的文件材料范圍。最后，根據(jù)社會保險檔案的保存價值確定永久、長期和短期三種保管期限。
(三)建立全國統(tǒng)籌的社保管理系統(tǒng)，規(guī)范標準
建立全國統(tǒng)籌的社保檔案管理體系可以為社會保障事業(yè)的進一步發(fā)展和不斷完善奠定重要的基礎。以電子政務標準體系和勞動及社會保障標準體系為指導，以投融資與運營模式和項目實施監(jiān)理模式為依托，按照多層架構的模式將系統(tǒng)自上而下構架成為組件與業(yè)務組件、業(yè)務運作支撐平臺、IT基礎設施三個層次，樹立以監(jiān)控及管理、信息安全為主的貫穿三大層次的兩大體系模式。為適應勞動者的流動和工資收入的變動，對每個勞動者按號碼設立檔案卡，并用計算機儲存，記錄公民個人歷年的工資收入情況。在全國設立計算機網(wǎng)絡，對每個勞動者的情況進行追蹤記錄;并建立全國范圍內(nèi)統(tǒng)一的網(wǎng)絡查詢接口，允許公民定期查詢，同時也可替他們預測，比如退休時可拿到多少養(yǎng)老金，以提高工作的透明度。
(四)在全國統(tǒng)一管理下設分支機構
一、檔案體制及管理制度的建立
華能**水電水利樞紐工程的檔案工作按照統(tǒng)一領導，分級管理的原則，建立了相應的機構，配備了專職人員。建設初期，本著建設單位要對水利工程檔案負全責的指導思想，公司在辦公室設立了資料室，配備了專職人員，負責工程資料的管理工作。其它設計、監(jiān)理、施工單位也都明確了專職檔案資料管理人員，各負其責。
二、要按照檔案工作的要求，認真抓好檔案改革。
水利工程檔案部門應加強對改革檔案工作的監(jiān)督、指導保存，有條件的地區(qū)可同時將一套原件移交同級國家綜合檔案館保存；要做好檔案的利用服務。縣級水利工程改革檔案除確需保密的之外，應當按照有關水利水電工程檔案管理總則進行處理。詳細制定的水利水電工程檔案管理總則如下：
第一條為加強水利水電工程的檔案管理，實現(xiàn)檔案工作科學化、標準>標準化、規(guī)范化、積極保護和有效利用檔案信息資源，為工程建設和管理服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《檔案條例》、《基本建設項目檔案資料管理辦法》及有關的規(guī)范和標準，結(jié)合工程實際，特制定本辦法。
第二條水利水電工程檔案是在工程建設和管理活動中直接形成的有保存價值的各種文字、圖表、照片、磁性載體文件及計算機軟件等不同形式的歷史記錄，是國家的寶貴財富，各單位必須切實加強檔案工作的領導，把檔案工作列入單位目標管理崗位責任制，實行集中統(tǒng)一管理。在工程建設與管理中要劃出檔案工作專項經(jīng)費，以保障檔案工作的正常開展。
第三條檔案工作要積極探索現(xiàn)代化管理方法，積極采用計算機等現(xiàn)代化設備和技術，不斷提高檔案管理水平，努力實現(xiàn)“一流工程，一流檔案”。
第四條檔案工作要確保檔案的完整準確、安全保管和有效利用。
第二章檔案機構及其職責
第五條要根據(jù)工作需要配備政治條件好、業(yè)務能力強、能勝任工作的專（兼）職檔案人員。其主要職責是：集中統(tǒng)一管理本單位文書、科技、照片、磁性載體等全部檔案。制訂有關的辦法、制度，負責接收、保管、統(tǒng)計、鑒定、提供利用等工作，并對文件形成單位的檔案工作及文件材料的形成、整理、歸檔等情況進行檢查、指導，保證檔案的完整、系統(tǒng)、準確和案卷質(zhì)量的標準化。
第六條檔案工作在業(yè)務上受上級和同級檔案管理部門的監(jiān)督、指導。
第七條檔案工作人員要忠于職守，熱愛本職工作，具備專業(yè)知識，具有從事檔案工作的資格和規(guī)定學歷，身體健康，嚴守秘密，遵紀守法。要保持檔案人員的相對穩(wěn)定。
三、加強管理狠抓落實群策群力做好檔案工作
**水電站位于云南省普洱市和瀾滄縣交界處的瀾滄江下游干流上，是瀾滄江中下游河段八個梯級規(guī)劃“兩庫八級”的第五級電站。是瀾滄江梯級中裝機容量最大的電站。電站總裝機容量585萬kW,是云南省繼小灣電站之后又一巨型水電工程;是我國“西電東送”、“云電外送”的重點工程項目；建成后是云南省境內(nèi)最大的水電站；在全國排名第四，裝機容量僅次于三峽、奚落渡、向家壩水電站。
**水電工程項目具有投資大、周期長、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關系復雜的特點，因而形成的檔案有多種載體、檔案數(shù)量多、保存價值高。**水電工程檔案既是重點水利工程建設的真實記錄和全面鑒定工程質(zhì)量、查明事故原因、追究事故責任的重要依據(jù)，也是全體建設者智慧和勞動的結(jié)晶。所以做好檔案管理工作是工程項目工作中的重中之重，以下是我近兩年來的檔案培訓的體會認識：
（一）、根據(jù)DA/T28-2002《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、DL/T5123-2000《水電站基本建設工程驗收規(guī)程》和《**水電站工程項目文件材料編制、歸檔要求及檔案整理辦法》對水利工程竣工資料編制內(nèi)容及竣工圖紙資料編制都有明確的規(guī)定和要求。**水電站前期工程項目檔案在歸檔過程中普遍存在以下問題：
1、紙張不標準
原始資料用紙不符合歸檔要求，紙張不同大小不一，給整理和裝訂工作造成不便，致使竣工資料案卷質(zhì)量無法得到保證。
2、書寫不規(guī)范
常見的毛病有：原始資料的文字書寫有的是用穩(wěn)定性差的圓珠筆和純蘭墨水筆寫的，甚至還有復寫的；原始資料字跡潦草，不清晰，有錯別字；隨意用涂改液涂改，修改后不加蓋單位章或沒有修改人的簽字。
3、資料不齊全
有的差開工報告，有的差工程技術要求、施工組織設計、施工方案、施工計劃；有的差竣工驗收資料（竣工驗收鑒定書，竣工驗收報告等），有的差施工總結(jié)等等。各參建單位資料收集、整理跟工程進度不同步，很多單位都是工程全部完工才開始收集、整理資料，從而造成歸檔資料不齊全，不完整。
4、整理不規(guī)范
有的原始資料不按資料分類要求成冊，成冊的又無卷內(nèi)目錄，有的卷內(nèi)目錄不準確，卷內(nèi)目錄文件編號、責任者、日期填寫不準確；案卷題名跟卷內(nèi)文件內(nèi)容不相符等。
5、資料內(nèi)容不準確，甚至不完善
竣工圖與實際不相符，無竣工圖編制說明，有的無竣工章；工程名稱與合同上不一致（無變更依據(jù)）；竣工資料上的合同編號跟合同上的編號不一致；蓋章簽字不符合要求（單位工程驗收應蓋單位印章，有的蓋部門印章，有的沒有蓋章），備考表上竣工文件章、檢查人簽名有的立卷人代簽;設計變更審批簽字不完善;有好幾個標段出現(xiàn)重要的、該歸檔的資料未歸，不該歸檔的資料歸檔了，沒有掌握工程資料歸檔范圍。
6、移交不及時
竣工檔案沒有按照竣工驗收3個月內(nèi)移交檔案的規(guī)定執(zhí)行，竣工檔案管理控制措施在執(zhí)行時間上滯后，導致工程竣工資料丟失，歸檔竣工資料出現(xiàn)大量復印件現(xiàn)象。
前期工程項目檔案出現(xiàn)這么多問題，主要原因各參建單位領導對檔案工作重視不夠；檔案人員大多數(shù)都是剛從學校畢業(yè)的臨時聘用人員，流動性大，沒有參加過正規(guī)檔案業(yè)務知識培訓，專業(yè)知識欠缺，管理水平不高，服務意識差，工作往往處于一種被動應付狀態(tài)；籌建處檔案管理人員對各參建單位工程項目檔案工作的指導力度不夠。建議公司以后在其它工程建設中檔案人員在工程開工就介入到工程管理工作中，了解工程工作內(nèi)容、特點、工作目標，及時對各參建單位歸檔工作進行指導，保證工程竣工檔案完整性、準確性、系統(tǒng)性。
（二）、**水電站主體工程又好又快推進的同時，搞好檔案管理工作刻不容緩。加強**水電工程項目檔案管理工作的建議：
1、統(tǒng)一思想、提高認識，加強領導
加大對《檔案法》及相關檔案工作法律法規(guī)的宣傳力度，增強各參建單位領導干部的檔案意識，促使領導干部和檔案管理部門達成共識，切實提高對檔案工作重要性的認識，這是抓好建設項目檔案管理工作的前提條件和有力保證。
2、充分發(fā)揮監(jiān)理作用
在抓工程質(zhì)量同時，把好工程資料質(zhì)量關，檢查驗收施工單位形成的歸檔文件材料是否齊全、完整、準確。協(xié)同檔案管理部門對施工文件實行跟蹤建檔，參與工程檔案檢查驗收。
3、建立切實可行的項目檔案管理控制措施，由籌建處竣工辦牽頭，組織相關單位及相關人員定期對各參建單位的項目檔案管理工作進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題限期整改。
4、加強培訓，主動指導
針對各參建單位檔案管理人員業(yè)務水平不高、流動性大的實際，每年至少舉辦一期基本建設項目檔案業(yè)務知識培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)，為做好工程檔案工作，提高管理水平、檔案質(zhì)量打好基礎。還可以在適當時候召開工程檔案管理工作座談會，邀請有關領導、職能部門、各參建單位領導和檔案管理人員參加，就如何抓好工程項目檔案工作進行探討，增進相互間的經(jīng)驗交流，群策群力，共同做好**水電工程檔案工作。與此同時，籌建處檔案管理人員應加強對各參建單位項目檔案工作的指導力度，經(jīng)常深入各工程現(xiàn)場進行實際指導，在檔案收集、整理過程中遇到一些實際問題在業(yè)務指導中加以及時解決，以確保檔案資料管理與工程施工進度同步進行，保證**水電工程項目順利通過驗收。
全程銷售管理
銷售合同是企業(yè)的最重要的信息資源，也是計劃、生產(chǎn)環(huán)節(jié)的源頭。對于思源電氣這樣的大型電力設備供應商而言，工程投標是行業(yè)銷售的主要渠道，絕大多數(shù)產(chǎn)品都是為行業(yè)客戶量身定制，具有典型的按單設計和按單生產(chǎn)的特點。投標報價是銷售環(huán)節(jié)中的關鍵工作，而面對客戶多變的需求，“報價慢、不準確”也成為行業(yè)內(nèi)的首道難題。
“如果用戶提出的要求幾天報不出價格，或者報價趕不上用戶的變化，企業(yè)就會一直處于被動狀態(tài)?！苯饡杂钫f，高壓電器涉及的電器元件和鈑金件比較多，用手工很難計算，一些企業(yè)往往是采用“拍腦袋”方式進行估算，再加上營銷人員對產(chǎn)品的技術知道的不多，報價的準確性很難保證。
“產(chǎn)品報價不準，將直接影響產(chǎn)品的競爭能力和企業(yè)生產(chǎn)利潤的實現(xiàn)?！苯饡杂罱忉尩?。有些報價完全根據(jù)用戶或設計院的電器元件明細表進行報價，造成要采購的電器元件非常分散，采購成本也降不下來，采購周期也不可能很短，給生產(chǎn)管理帶來諸多不便。
同時，由于報價的工作量較大，廠里的設計人員有很大一部分精力消耗在報價上，設計人員窮于對付，技術開發(fā)的力量一旦受限，就會形成一種惡性循環(huán)。
“原來在使用國內(nèi)另一家知名軟件的產(chǎn)品時，合同管理中缺少對訂貨單位、收貨單位、結(jié)算單位的概念區(qū)分，造成了很大不便。” 財務部信息科經(jīng)理楊凱介紹，在國內(nèi)電力行業(yè)的招標中，銷售合同可能是跟省廳統(tǒng)一簽訂，但實際發(fā)貨時是分別發(fā)給各個電力站，然后有些合同與省廳結(jié)算，有些則是與電力站結(jié)算，從銷售訂單到產(chǎn)品出庫可能對應多個客戶，原來的軟件沒辦法做到，成為合同管理的一大難點。
通過引入K/3 ERP系統(tǒng)，思源電氣成功解決了這個問題，在銷售管理完善了合同檔案管理、合同預警、合同綜合查詢等應用。合同檔案不僅包括合同本身，還包括合同的收款協(xié)議、貨款的追加和處罰、圖紙交接記錄、開票記錄、發(fā)貨記錄、回款記錄和應收賬款計算，可連接合同圖片或其他資料，也可從銷售報價中導入合同清單數(shù)據(jù)，檔案過程一目了然。
思源電氣在合同預警功能中規(guī)定了9項合同異常報警的情況，并根據(jù)客戶信用等級進行相應管理，譬如預付款不到，合同不能正式投料；發(fā)貨前，若按協(xié)議規(guī)定的發(fā)貨前款不到，不允許發(fā)貨等等。
在K/3 ERP系統(tǒng)的幫助下，思源電氣逐步摸索出一套應對客戶訂單變化的切實可行的管理方法：設計部門根據(jù)客戶變化進行的修改信息，通過PDM接口實時、直接傳入ERP系統(tǒng)；生產(chǎn)尺寸、交貨時間和數(shù)量等變化都可以通過銷售訂單、生產(chǎn)任務單進行變更和改制應對，通過業(yè)務預警功能，對變化后的業(yè)務主動提示給相關人員，加快變化的業(yè)務處理效率……同時，通過銷售訂單的全程跟蹤功能，思源電氣可以完全了解到訂單的執(zhí)行進度，包括圖紙交接信息、交貨期變更信息、發(fā)貨信息、發(fā)票信息、回款信息、售后服務信息等，可以隨時查詢到與合同相關聯(lián)的生產(chǎn)信息，包括合同的裝配缺件信息、采購執(zhí)行情況、零部件生產(chǎn)情況、裝配進度等數(shù)據(jù)，及時掌握銷售訂單的成本和利潤情況，即使客戶的需求多變，也能保證訂單的按時交付。
從計劃到車間
計劃和生產(chǎn)的靈活性是應對客戶變化的關鍵，思源電氣通過K/3 ERP系統(tǒng)，將企業(yè)生產(chǎn)管理從以調(diào)度為中心轉(zhuǎn)移到以計劃為中心，并嚴格規(guī)范了車間管理。
“在ERP上線之前，廠里的計劃員、調(diào)度員總是非常忙碌?！?金曉宇說，從嚴格意義上講，那時廠里的生產(chǎn)還處于調(diào)度制生產(chǎn)管理的體系。
當時思源電氣的生產(chǎn)管理存在重調(diào)度輕計劃的情況，每周生產(chǎn)人員都通過頻繁的生產(chǎn)調(diào)度會去解決缺件問題，調(diào)度會成了“救火方案確認會”，生產(chǎn)人員成了“救火隊員”，花費了大量時間和精力。由于手工編制生產(chǎn)主計劃不能全面考慮各個車間的實際情況，特別是客戶需求時常發(fā)生變化的時候，所以很難編制出能力均衡的生產(chǎn)作業(yè)計劃，就容易出現(xiàn)各個車間之間互相等待、總體生產(chǎn)部門的各個時期任務不均的情況。計劃是連接銷售、生產(chǎn)、供應的紐帶，“沒有統(tǒng)一的計劃體系，勢必造成物料之間采購和生產(chǎn)的不配套性，甚至造成零部件庫存“長短件“的出現(xiàn)，物料倉庫中有效庫存比例的下降?！?/p>
通過導入ERP系統(tǒng)優(yōu)化計劃體系，思源電氣將企業(yè)生產(chǎn)管理從以調(diào)度為中心轉(zhuǎn)移到以計劃為中心，加強需求預測工作，在編制零部件生產(chǎn)計劃、物料采購計劃及庫存控制上考慮客戶日常變化的需求，并充分考慮其零部件的配套性，嚴格推行限額發(fā)料及限額領件制度，消除了產(chǎn)生配套缺件問題的根源。
在ERP系統(tǒng)的流程中，思源電氣形成了零部件計劃員與調(diào)度員，采購計劃員與采購員的監(jiān)督約束機制。主生產(chǎn)計劃員可以在線跟蹤合同的執(zhí)行情況，穿透查詢合同的生產(chǎn)與采購執(zhí)行，根據(jù)零部件配套調(diào)整生產(chǎn)或跟催采購執(zhí)行，保證合同交貨，提高客戶滿意度。
目前，思源電氣有電抗車間與自動化車間兩個制造車間。電抗車間主要負責一次設備生產(chǎn)；自動化車間主要是二次設備生產(chǎn)及與一次設備成套。兩個車間在工藝上沒有相互制約，電抗車間完工后入自動化車間，自動化車間二次設備進行成套。
在ERP系統(tǒng)實施之前，思源電氣面臨的主要問題是車間排程主要根據(jù)經(jīng)驗值，不能準確掌握各工序能力與負荷狀況，工作量很大。而當發(fā)生合同變更或缺料時，會對整個產(chǎn)銷產(chǎn)生影響，難以進行動態(tài)調(diào)整。當時車間的管理方式也比較粗放，譬如在電抗車間的生產(chǎn)中，對于制程返工以及制程實際作業(yè)時間沒有完善記錄及統(tǒng)計，缺少派工單與完工單的概念。
在ERP上線后，借助軟件預置的先進管理思想，思源電氣對車間制造進行了規(guī)范化，對于工序過程中的計劃數(shù)、實作數(shù)、實作工時、不合格數(shù)、報廢數(shù)等信息進行了真實反映，生產(chǎn)任務匯報完成后也能及時的查詢到“生產(chǎn)日報表”和生產(chǎn)情況，更符合企業(yè)的管理要求。
以自動化車間為例，目前根據(jù)客戶合同的出貨計劃由計劃科下達至自動化車間，車間主任根據(jù)出貨日期安排車間排程計劃，倉庫則根據(jù)計劃配料，領料組裝完工后進行全檢并辦理入庫手續(xù)。在整個過程中，客戶訂單上的變化通過K/3 ERP系統(tǒng)實時傳遞到車間調(diào)動人員，自動化車間的可根據(jù)系統(tǒng)中反映的客戶交期對任務優(yōu)先級進行相應調(diào)整，以滿足客戶需求變化的要求。
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