時(shí)間：2023-05-23 08:57:15
序論：速發(fā)表網(wǎng)結(jié)合其深厚的文秘經(jīng)驗(yàn)，特別為您篩選了11篇電子檔案的管理范文。如果您需要更多原創(chuàng)資料，歡迎隨時(shí)與我們的客服老師聯(lián)系，希望您能從中汲取靈感和知識！
一般情況下，檔案管理的工作包括對檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)以及提供利用的工作。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)以及電子信息技術(shù)應(yīng)用的發(fā)展和深入，電子文件已經(jīng)漸漸完全融入了我們的工作和生活之中。紙質(zhì)公文、紙質(zhì)文獻(xiàn)等實(shí)體資料都在以逐電追風(fēng)的速度被電子公文、電子文獻(xiàn)等電子文檔所取代。檔案部門正在面臨電子檔案創(chuàng)建、接受、整理、保管、利用的新課題。以下讓我們簡單談?wù)剻n案管理的作用、電子檔案的要點(diǎn)以及電子檔案管理的優(yōu)勢。
一、檔案管理的作用
檔案管理的基本性質(zhì)是一項(xiàng)管理性、服務(wù)性、政治性的工作。檔案管理的作用是做好管理文檔的工作，做好服務(wù)性檔案管理的工作。檔案管理不會憑空生產(chǎn)出物質(zhì)或者金錢。檔案管理中的檔案不是由檔案管理機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員產(chǎn)生的，也不能被他們所利用，檔案管理是一種專門負(fù)責(zé)管理各部門形成的歷史文件的專業(yè)，所以檔案管理是管理性質(zhì)的工作。檔案管理系統(tǒng)并不是孤立的，而且它是所有社會管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。檔案管理是一項(xiàng)通過提供檔案信息來為社會實(shí)踐服務(wù)的工作，這是不同于其他工作的特點(diǎn)之一。在歷史的各個階段，在社會中，檔案管理工作都必須為文化、經(jīng)濟(jì)、政治服務(wù)，否則檔案管理就不會存在，也難以發(fā)展。檔案部門盡管會研究檔案、也會進(jìn)行編著等活動，但是他的目的是為了更好地適應(yīng)社會的需要，并被社會所利用，是具有服務(wù)性的活動。在階級社會中，檔案管理工作會體現(xiàn)出一定的階級利益和階級關(guān)系，這被一定的統(tǒng)治階級掌握著，為一定階級的經(jīng)濟(jì)、政治和文化服務(wù)，這個服務(wù)的方向集中表現(xiàn)了檔案管理工作的政治性質(zhì)。
二、電子檔案的要點(diǎn)
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)以及電子信息技術(shù)應(yīng)用的發(fā)展和深入，電子檔案管理已經(jīng)逐漸取代傳統(tǒng)檔案管理的方式了。下面我們就來談?wù)剟?chuàng)建電子檔案管理的三大要點(diǎn)：一是要建立一個電子檔案首先就應(yīng)該先構(gòu)建一個公共的、獨(dú)立的、應(yīng)用性的檔案管理信息化平臺，以及支撐各類業(yè)務(wù)所需要涉及的，包括實(shí)體以及虛擬的檔案信息化管理，來實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案的信息化轉(zhuǎn)變與管理以及電子信息的檔案化管理。二是我們需要明白，一般情況下，電子檔案具有多種信息媒體的繼承性，它涉及的“檔案源”包括三種：一種是電子化的實(shí)體檔案，一種是檔案化的電子信息，還有一種是結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)庫等等。三是我們所創(chuàng)建的電子檔案一般是具有保存價(jià)值的歷史記錄或是作為法律依據(jù)的電子信息（如表證單書等）。并且，一定得具備檔案的屬性：能直接形成的、具有完整記錄作用的、明確的、清晰的固定化信息，或者是直接形成的歷史紀(jì)錄，并且電子檔案必須具有歷史再現(xiàn)性或者文件的原始記錄性。
三、電子檔案管理的優(yōu)勢
下面就讓我們具體談?wù)勲娮訖n案管理的幾大優(yōu)勢：第一，由于電子檔案管理是通過計(jì)算機(jī)的應(yīng)用來實(shí)行的，這便大大地提高了人們的工作效率?，F(xiàn)如今，信息化技術(shù)高速發(fā)展，利用電子檔案管理便免除了人們立卷歸檔、檢索查找等困難，減輕了工作人員的勞動強(qiáng)度，提高了檔案管理工作的效率。第二，電子檔案管理使檔案能保持得更加完整持久。通常情況下，紙質(zhì)檔案必須在一定的環(huán)境和條件下才能保存得好，并且，必須靠手工去進(jìn)行歸檔和貯存，這便存在著損壞紙質(zhì)檔案的風(fēng)險(xiǎn)，更加容易造成檔案的缺失。但是電子檔案不同，以上的工作都是靠計(jì)算機(jī)自動完成的，減少了人為錯誤的發(fā)生，且電子檔案并不會隨著時(shí)間的增長而發(fā)生變化，使得檔案能夠被保存得更完整，更久。第三，電子檔案管理還能更好的保證檔案的保密性質(zhì)。保存電子檔案的工具是計(jì)算機(jī)，計(jì)算機(jī)并沒有感彩，只會遵照被設(shè)計(jì)的保密程序而運(yùn)行，但是保存紙質(zhì)檔案的媒介是人類，人為因素很容易致使檔案泄露。所以說，電子檔案具有更好的保密性。第四，電子檔案使得檔案的質(zhì)量管理工作能夠做得更好。傳統(tǒng)的檔案的質(zhì)量管理是要依靠人去做的，因此，必然會有很多人為因素在其中，而電子檔案管理是依靠計(jì)算機(jī)被設(shè)計(jì)的自動化程序來進(jìn)行運(yùn)營的，這樣就能更好地提高電子檔案的質(zhì)量管理工作和工作效率，從而保障了電子檔案的時(shí)效價(jià)值。
四、結(jié)語
綜上所述，電子檔案管理取代傳統(tǒng)的檔案管理是必然的，雖然檔案管理工作會因此變得更加簡單方便，但是這也要求我們檔案管理工作者必須能夠熟練地掌握電子檔案管理的方法和技巧。因此，做好電子檔案管理是檔案管理的關(guān)鍵所在。管理好電子檔案涉及了很多方面的因素，我們必須不斷地提高自己、完善自己才能真正掌握信息技術(shù)，做好電子檔案管理工作，發(fā)揮電子檔案管理優(yōu)勢的最大化，來提升信息時(shí)代的電子檔案管理工作效率。
【參考文獻(xiàn)】
[1]劉欣欣.淺談事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理[J].科技視界,2015(05):199.
[2]蔡國慶.淺談電子檔案管理[J].黑河學(xué)刊,2014(03):113+138.
前言
隨著我國科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步發(fā)展，教育領(lǐng)域逐漸普及了信息技術(shù)。高職學(xué)校的檔案管理方式逐漸趨于多樣化。例如，利用Excel以及Word等相關(guān)的辦公軟件來對高職學(xué)校學(xué)生的檔案實(shí)行文字輸入以及數(shù)據(jù)處理。因此，高職學(xué)校需要構(gòu)建多個含有各種功能作用的數(shù)據(jù)儲存庫，通過這個數(shù)據(jù)儲存庫來記錄存儲學(xué)校中教職工以及學(xué)生的檔案信息。由于電子檔案具有一定的收集數(shù)據(jù)能力、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)能力以及整理數(shù)據(jù)能力，在高職學(xué)校的檔案管理工作中，大部分學(xué)校都使用電子檔案管理來替代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，通過這樣的方式來簡化檔案管理工作，從而提高學(xué)校檔案管理的效率。為了達(dá)到新時(shí)代背景下對教育事業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)要求，各個高職學(xué)校應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的實(shí)際情況來對電子檔案管理的有效方法進(jìn)行深入探索，促進(jìn)高職學(xué)校的良好發(fā)展。
一、電子檔案的優(yōu)點(diǎn)
（一）將工作效率提升在使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的時(shí)候，如果要修訂一些檔案信息，必須要先在數(shù)量龐大、信息繁雜的檔案信息內(nèi)容中逐一尋找所要修改的學(xué)生檔案，修改完成之后再放回原本的位置中。這樣的查找方式不僅過于繁瑣，而且極其復(fù)雜，同時(shí)，在反復(fù)翻找的過程中，紙質(zhì)檔案材料極易受到損壞。然而電子檔案管理方式與之相比起來就簡單方便得多，只在搜索框中輸入所要尋找檔案學(xué)生的名字，就能馬上找到該學(xué)生的檔案文件，對檔案的信息的更改以及處理也極其快速、簡便，只要確保計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境足夠安全就能完成一系列的相關(guān)操作，最終使檔案管理人員的管理工作效率得到極大提升。
（二）符合當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展從現(xiàn)階段我國的社會經(jīng)濟(jì)以及科學(xué)技術(shù)的發(fā)展情況為角度進(jìn)行分析，可以發(fā)現(xiàn)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)地飛速發(fā)展是社會進(jìn)步發(fā)展的一個必然趨勢，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)也逐漸應(yīng)用于高職學(xué)校的教育以及管理中。例如，常見的電化教學(xué)以及多媒體技術(shù)教學(xué)，教師的辦公室也逐漸實(shí)現(xiàn)了自動化、信息化。在這樣的形勢下，為了緊跟時(shí)展腳步，使高校的檔案管理符合當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展，高職學(xué)校應(yīng)當(dāng)積極在檔案管理工作中應(yīng)用電子檔案，從而使高職學(xué)校的檔案管理工作能夠和學(xué)校中的現(xiàn)代化教學(xué)技術(shù)維持在同一水平上，通過這樣的方式來加快高職學(xué)校一體化教學(xué)及管理的形成速度。
（三）提高檔案管理的質(zhì)量以及水平傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理無法實(shí)現(xiàn)永久保存，但是這一目標(biāo)隨著電子檔案管理的到來得以實(shí)現(xiàn)。在高校過去的檔案管理方式中，通常情況下的檔案管理方式均為紙質(zhì)管理，使用紙質(zhì)管理來歸類以及儲存學(xué)生的檔案，由于受到外部環(huán)境中的各種因素影響。例如，溫度、濕度等，無論是儲存環(huán)境濕度過高還是溫度過高，都會在一定程度上損壞紙質(zhì)檔案，從而導(dǎo)致檔案管理人員不得不定期將檔案轉(zhuǎn)移到其他地方。然而，這樣的情況在電子檔案管理中卻得以避免，電子檔案管理通過計(jì)算機(jī)就能實(shí)現(xiàn)快速存檔，并且沒有外部環(huán)境因素的限制，檔案管理人員只要確保計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全性，就能將快速存放檔案以及管理檔案實(shí)現(xiàn)，并且能夠使學(xué)生的檔案信息完整性在檔案管理的過程中得到有效保障，從而將高職學(xué)校的檔案管理質(zhì)量提高。除此之外，由于社會的快速發(fā)展，國家越來越注重職業(yè)教育領(lǐng)域的發(fā)展，從而將高職學(xué)校招收學(xué)生的人數(shù)擴(kuò)大。因此，高職學(xué)校中的學(xué)生數(shù)量呈現(xiàn)一個逐年攀升的趨勢。學(xué)生的數(shù)量增加，在一定程度上增加了對學(xué)生信息進(jìn)行記錄的檔案管理所需的紙張數(shù)量。在這樣的形勢下，檔案管理工作中的建立檔案的成本以及儲存檔案的成本均隨之大幅度提高。這也促使高職學(xué)校在檔案管理的工作中應(yīng)用電子檔案。當(dāng)電子檔案管理的方式逐漸在高職學(xué)校的檔案管理工作中展開以后，使紙質(zhì)檔案管理工作中存在的管理難度以及儲存難度得到了有效降低，同時(shí)，使用電子檔案管理的方式來對高職學(xué)校學(xué)生的檔案信息進(jìn)行管理還可以節(jié)能環(huán)保，縮小檔案管理所占的物理空間，并且在一定程度上節(jié)省了紙張資源，與我國當(dāng)前提倡的綠色發(fā)展理念相符。最重要的一點(diǎn)，電子檔案管理的方式使紙質(zhì)檔案管理中潛在的濕度影響以及溫度影響均被有效地消除，繼而使高職學(xué)校的檔案管理保存以及儲存的穩(wěn)定性和安全性得到一定程度的保障。
二、高職學(xué)校檔案管理工作中存在的問題
（一）檔案管理制度不夠健全在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案管理模式的過程中，高職學(xué)校應(yīng)當(dāng)加快完善自身檔案管理制度的速度，及時(shí)對其進(jìn)行科學(xué)、合理的調(diào)整，積極建立一個屬于本校的電子檔案管理系統(tǒng)，并且采取相應(yīng)的措施來確保這套系統(tǒng)具有一定的完整性以及有效性，從而構(gòu)建出高職學(xué)校的電子檔案管理制度。但是，觀察現(xiàn)階段中的高職學(xué)校檔案管理工作可以發(fā)現(xiàn)，在高職學(xué)校的檔案管理系統(tǒng)以及制度中依然存在很多不足，相關(guān)制度不夠健全。例如，檔案定位準(zhǔn)確度不高，相關(guān)管理人員的權(quán)限以及責(zé)任分配明確性不足。在大部分高職學(xué)校中，其所具有的電子檔案管理制度均與電子檔案管理系統(tǒng)不匹配，假如在檔案管理的工作中發(fā)生檔案被篡改、被竊取以及檔案遺失等相關(guān)不利狀況時(shí)，由于檔案管理制度不夠健全，導(dǎo)致相關(guān)工作人員無法對以上情況進(jìn)行及時(shí)有效的處理，最終對高職學(xué)校造成較為嚴(yán)重的損失。在一定程度上降低了高職學(xué)校的檔案管理工作效率以及質(zhì)量。
（二）電子檔案對計(jì)算機(jī)設(shè)備的依賴性比較強(qiáng)因?yàn)殡娮訖n案是基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)對學(xué)生檔案的輸入以及編制的，因此在檢索相關(guān)檔案信息的時(shí)候，必須使用一些計(jì)算機(jī)硬件以及軟件使達(dá)到讀取目的，例如，在對一些程序類的檔案進(jìn)行檢索時(shí)，必須使用到一些類似于Matlab以及CAD的軟件以及程序。因此，在對檔案進(jìn)行建立、儲存以及備份的過程中極易被軟件系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境以及運(yùn)行狀況所影響，在這個過程中，一旦計(jì)算機(jī)的硬件或者軟件的系統(tǒng)出現(xiàn)故障，將會對檔案的建立、儲存、備份以及保存造成不利的影響。
三、電子檔案管理在高職學(xué)校檔案管理中的實(shí)踐策略
（一）重視電子檔案管理隨著社會的進(jìn)步發(fā)展，電子檔案逐漸在各大高職學(xué)校的檔案管理工作中普及應(yīng)用，相關(guān)的檔案管理人員也開始重視電子檔案。為了使電子檔案的應(yīng)用得到落實(shí)，從而使高職學(xué)校的檔案管理工作的質(zhì)量以及效率得到一定程度的提升，高職學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)管理人員需要發(fā)揮自身的帶頭作用，先在自身的理念中形成具有一定正確性的電子檔案管理理念，對電子檔案在高職學(xué)校的檔案管理工作中發(fā)揮的作用具有一定的認(rèn)知以及了解。除此之外，高職學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)管理人員必須使電子檔案在自身的檔案管理工作中得到有效的落實(shí)以及應(yīng)用，加大對高職學(xué)校檔案管理人員的培訓(xùn)力度，使高職學(xué)校的檔案管理人員能夠?qū)n案管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容以及管理精神有正確的了解以及認(rèn)知。同時(shí)，高職學(xué)校還應(yīng)當(dāng)加大對檔案管理工作人員的監(jiān)督管控力度，提高對檔案管理工作的要求以及標(biāo)準(zhǔn)，通過這樣的方式來提升高職學(xué)校檔案管理人員對高職學(xué)校檔案管理工作的積極性以及規(guī)范性，繼而使在高職學(xué)校的檔案管理工作中應(yīng)用電子檔案管理的順利開展得到有效保障。
（二）提高職工對電子檔案的認(rèn)知作為信息知識以及人才高度匯集的地方，高職學(xué)校應(yīng)當(dāng)積極向所有教師職工宣傳電子檔案的相關(guān)知識以及好處，將教職工對電子檔案的理解以及認(rèn)知進(jìn)一步提升[1]，繼而愿意主動配合高職學(xué)校完成電子檔案的實(shí)踐工作。第一，高職學(xué)校的相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)將自身具備的帶頭作用發(fā)揮出來，積極了解電子檔案的相關(guān)理論知識以及技能知識，并且主動參加相關(guān)的培訓(xùn)，繼而使其他教職工對電子檔案管理引起高度重視；第二，高職學(xué)校必須將電子檔案在學(xué)校內(nèi)部的宣傳力度加大，讓學(xué)校的教職工能夠?qū)﹄娮訖n案管理有一個正確的認(rèn)識，繼而積極配合檔案管理人員的檔案管理工作，在一定程度上將學(xué)校的檔案管理工作質(zhì)量以及效率提升。
（三）加強(qiáng)安全管理對檔案進(jìn)行安全管理是電子檔案管理中尤為關(guān)鍵的一個環(huán)節(jié)，但是，由于互聯(lián)網(wǎng)具有開放性較強(qiáng)的特點(diǎn)，而電子檔案管理是基于互聯(lián)網(wǎng)的一項(xiàng)信息技術(shù)，從而也將面臨著黑客技術(shù)以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)病毒的威脅。因此，高職學(xué)校必須高度重視學(xué)校電子檔案管理的相關(guān)安全管理工作，使檔案內(nèi)容的可靠性以及安全性得到有效保障。在具體實(shí)施的時(shí)候，首先高職學(xué)校的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在建設(shè)電子檔案的過程中，對計(jì)算網(wǎng)絡(luò)的安全性進(jìn)行檢查[2]，在確保計(jì)算機(jī)不存在病毒的情況下才能進(jìn)行建檔。其次，高職學(xué)校一定要安裝正版的、具有極強(qiáng)防護(hù)功能的殺毒軟件，實(shí)時(shí)監(jiān)測計(jì)算機(jī)的安全性，及時(shí)找出存在的安全隱患并且處理，及時(shí)更新計(jì)算機(jī)的硬件設(shè)施以及軟件程序。最后，高職學(xué)校應(yīng)當(dāng)積極安裝防火墻，避免發(fā)生黑客攻擊或者是病毒侵入的情況，確保電子檔案不會被盜取或者是丟失。此外，為了做好應(yīng)對各種突況的準(zhǔn)備，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)定時(shí)對電子檔案進(jìn)行備份。通過以上的方式來加強(qiáng)對檔案的安全管理，有效防止電子檔案出現(xiàn)問題。對自身的電子檔案設(shè)備開展定期的檢查以及維護(hù)工作，使設(shè)施中存在的隱患以及故障得到及時(shí)的發(fā)現(xiàn)以及解決。同時(shí)，必須要求高職學(xué)校檔案管理中負(fù)責(zé)電子檔案技術(shù)的工作人員對電子檔案管理系統(tǒng)中的隱患以及漏洞引起高度重視，積極學(xué)習(xí)相關(guān)技術(shù)，提高自身的技術(shù)水平，從而對電子檔案管理系統(tǒng)中存在的漏洞開展真正的修復(fù)工作，最終使電子檔案管理系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)得到一定程度的降低。除此之外，相關(guān)的電子檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對電子檔案的相關(guān)管理軟件進(jìn)行及時(shí)的維護(hù)、升級以及更新，使電子檔案的應(yīng)用能夠更加符合高職學(xué)校的需求。高職學(xué)校應(yīng)當(dāng)積極對電子檔案管理的硬件設(shè)施進(jìn)行及時(shí)的更新以及升級，將那些老化或者破損嚴(yán)重的設(shè)施淘汰，積極購入與現(xiàn)階段信息技術(shù)發(fā)展相符合的新型設(shè)施，使電子檔案管理的設(shè)施能夠達(dá)到電子檔案運(yùn)行系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)，繼而實(shí)現(xiàn)電子檔案管理在高職學(xué)校檔案管理工作中的實(shí)施應(yīng)用。
（四）健全檔案管理機(jī)制對于高職學(xué)校的發(fā)展而言，做好檔案管理工作是促進(jìn)學(xué)校高效發(fā)展的一項(xiàng)至關(guān)重要的環(huán)節(jié)，為了能夠?qū)㈦娮訖n案的管理工作做好，高職學(xué)校的檔案管理人員必須結(jié)合電子檔案的相關(guān)特點(diǎn)來健全電子檔案的相關(guān)管理機(jī)制，從而使電子檔案的管理質(zhì)量以及管理效率得到進(jìn)一步的提升[3]。第一，高職學(xué)校應(yīng)當(dāng)規(guī)定，每過一個特定時(shí)間就要對電子檔案進(jìn)行歸檔，同時(shí)還要對電子檔案的質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格的審查檢驗(yàn)，一旦發(fā)現(xiàn)存在問題應(yīng)當(dāng)立即進(jìn)行解決處理，使檔案能夠及時(shí)歸檔；第二，高職學(xué)校必須提升檔案管理人員對于電子檔案的理解以及認(rèn)知，從而有效地制定規(guī)范的電子檔案管理機(jī)制以及相關(guān)的操作方法，使檔案整理、檔案鑒別以及檔案歸檔等工作更具專業(yè)性；第三，高職學(xué)校必須嚴(yán)格地監(jiān)督電子檔案的編號分類工作，使人為失誤的概率得到有效控制，繼而有序開展高職學(xué)校的電子檔案管理工作。
電子檔案是按照檔案管理規(guī)范有目的地保存起來的具有參考憑證價(jià)值的、包含背景信息的、采用一定的形式封裝起來的電子文件。與傳統(tǒng)檔案儲存形式相比較，主要有以下兩個特點(diǎn)：
（一）對設(shè)備和技術(shù)等材質(zhì)的依賴性。電子檔案主要是以某種電子設(shè)備作為載體，通過具體技術(shù)將紙質(zhì)檔案材料內(nèi)容轉(zhuǎn)換成一定的語音、視頻、音頻形式儲存在磁盤、光盤等存儲設(shè)備上，在需要使用時(shí)進(jìn)行相應(yīng)的操作轉(zhuǎn)化，輸出為需要的形式。電子檔案由于載體材質(zhì)的特定性，使得電子檔案的管理和利用基本依賴于計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備，對計(jì)算機(jī)的配置要求以及操作人員的操作能力都提出了相當(dāng)?shù)囊蟆?/p>
（二）受時(shí)空限制小。由于電子檔案存儲所需的載體體積小、存量大，占用空間小，得電子檔案可以把所有信息一并存儲在一個載體上，只要保存得當(dāng)，電子檔案可以利用互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代技術(shù)實(shí)現(xiàn)異地傳輸，不受制于時(shí)空的限制，有利于實(shí)現(xiàn)資源共享，提高辦公效率。
（三）加強(qiáng)電子檔案管理，有利于提高辦公效率。針對電子檔案易于存儲、攜帶便捷、易于編輯、傳輸迅速等優(yōu)點(diǎn)，提高電子檔案管理，可以節(jié)省很大的人力、物力、財(cái)力，大大提高辦公高效率。
（四）加強(qiáng)電子檔案管理，有利于推動檔案信息化建設(shè)。電子檔案管理工作對管理者的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。
二、電子檔案管理和應(yīng)用中存在的問題
（一）安全性不能完全保證。由于電子形式材料的輸出和輸入方式簡單方便，可以重復(fù)利用，因此，電子文件的內(nèi)容可以被輕易的篡改，甚至被惡意盜取、銷毀，這使電子檔案的原始性和完整性受到嚴(yán)重挑戰(zhàn)。
（二）載體材質(zhì)影響完整性。由于電子檔案的載體多數(shù)是光盤、移動硬盤、磁盤等，這類載體受人為因素影響表較大，因載體丟失、失誤操作等可能會造成電子檔案信息丟失并不可修復(fù)。
（三）電子檔案非常容易受到黑客和病毒的侵犯，輕則導(dǎo)致信息被篡改和竊取，重則會使信息全部丟失，且由于病毒種類繁多，更新速度很快，因此必須時(shí)刻警惕這些潛在的威脅，保證電子檔案運(yùn)行環(huán)境的安全。
（四）電子設(shè)備配置、電子檔案管理者的能力都會影響電子檔案的管理和應(yīng)用。
三、電子檔案管理和應(yīng)用的措施
（一）加強(qiáng)規(guī)章制度建設(shè)。電子檔案管理部門要根據(jù)《檔案法》等法律法規(guī)要求，制定科學(xué)完善的電子檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)和管理制度，使檔案工作者在收集、整理、歸檔、移交、利用和統(tǒng)計(jì)的時(shí)候有章可循，提高檔案管理者的綜合素質(zhì)，尤其是政治意識和責(zé)任心。
（二）加大硬件投入。電子技術(shù)日新月異，計(jì)算機(jī)、存儲設(shè)備等技術(shù)更新非常迅速，要保證資金和技術(shù)支持，以使電子檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)。另外，一定要做好安全保密工作，因?yàn)闄n案信息涉及到大量私密材料，一旦泄露或丟失將會對個人和單位造成災(zāi)難性損失。
（三）做好安全工作，一方面要維護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全，防止電子檔案被非法竊取和篡改。另一方面要加強(qiáng)管理人員安全防范意識，特別是在目前形勢下，信息已經(jīng)成為個體之間最具價(jià)值的財(cái)富，個別集團(tuán)或國家以巨大的利益誘惑檔案管理者、竊取重要機(jī)密，因此，作為電子檔案的管理者，如意志不堅(jiān)定，很容易被利用，使個人或國家蒙受損失，必須從思想到行動上加強(qiáng)對檔案管理工作人員的管理，從技術(shù)上確保檔案管理工作的安全性，達(dá)到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護(hù)。
（四）做好電子檔案材料安全防護(hù)。要根據(jù)電子檔案的公開情況和保密級別，區(qū)別制定相應(yīng)的管理制度來保障材料的安全。比如對于已經(jīng)完全開放的電子檔案，可以在驗(yàn)證使用者身份后，允許其直接拷貝利用；而對于一些保密性較高的材料，一定要制定多重保密措施，嚴(yán)防電子檔案被隨意修改、復(fù)制。
很顯然，我國傳統(tǒng)檔案工作理論和規(guī)定也已不能完全適用于日趨發(fā)展的電子檔案管理需求。電子文件如何歸檔，歸檔后的電子檔案如何管理和開發(fā)利用，電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理有何不同這些都是我們遇到的新課題。在實(shí)際工作中，絕大部分單位仍處于電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案共存的局面，而且傳統(tǒng)載體檔案仍是各單位館藏的主題，缺乏對電子檔案的收集、積累及安全防范措施管理，致使有長期保存價(jià)值的電子檔案在形成、使用、歸檔過程中遭受損失。
一、電子檔案的收集與積累
電子文件的形成到電子文件的歸檔有一段時(shí)間間隔，在這一段時(shí)間內(nèi)，電子文件有被更改的可能，因此，為保證歸檔電子文件的真實(shí)性，電子檔案的收集積累工作必須從電子文件形成階段開始。這就要求了解和掌握電子檔案形成規(guī)律和形成過程的形成者或承辦者按照歸檔要求將形成的電子檔案收集積累下來，進(jìn)行整理歸檔，向檔案部門移交。
電子檔案的收集積累往往是在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上進(jìn)行，由于記錄系統(tǒng)有自動記錄的功能，可用它來記載電子證文件的形成、修改、刪除、責(zé)任者、入數(shù)據(jù)庫時(shí)間等。收集積累過程中的一切變更都應(yīng)記錄在案，建立相應(yīng)的記錄和登記，并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件建立標(biāo)識關(guān)系，尤其是對“無紙化”系統(tǒng)生成的電子文件，應(yīng)當(dāng)有更嚴(yán)格的措施，必要時(shí)，應(yīng)在收集積累過程中，制作備份，以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時(shí)文件丟失。
二、電子檔案的整理和歸檔
（一）與紙質(zhì)檔案相比較，電子檔案在數(shù)據(jù)庫中是以虛擬形式存在的。所以電子檔案的整理就是按照一定的原則和方法，將收集積累的電子檔案分門別類進(jìn)行清理，給每份電子檔案一個固定的唯一的號碼，從而是全部電子檔案成為一個有機(jī)整體，構(gòu)成有序的虛擬狀態(tài)，并通過檢索，可以提取電子檔案并在計(jì)算機(jī)屏幕上顯示出來，因此無論在任何條件環(huán)境下，都要拷貝一套保存，并對這套軟、硬件環(huán)境作說明。有些必須以紙質(zhì)檔案存在的，可輸出紙質(zhì)檔案保存。
（二）緊密結(jié)合電子檔案的特點(diǎn)，處理好電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)系。
1.充分利用電子信息與載體的可分離性，對利用率高、載體狀況不好的紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化。
2.利用電子信息可以實(shí)現(xiàn)資源共享、存貯的高密集性特點(diǎn)，解決日益增長的檔案數(shù)量和有限的保管條件之間的矛盾。
3.對具有重要和長遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的電子檔案要紙質(zhì)化，避開電子檔案對環(huán)境的苛刻要求和信息易丟失、更改的缺點(diǎn)。
（三）電子文件的歸檔就是將計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)的存貯器上拷貝或刻錄到可移動的磁、光介質(zhì)上以便長期保存的工作。電子文件的歸檔一般在年度或任務(wù)完成后，或一個階段之后的一段時(shí)間內(nèi)進(jìn)行，也可視其具體情況而定。因涉及電子文件的技術(shù)環(huán)境條件，存貯一套，借閱一套。要求存檔的電子文件有準(zhǔn)確說明配套軟、硬件環(huán)境，歸檔電子文件格式盡可能的通用、標(biāo)準(zhǔn)。在拷貝過程中可采用數(shù)據(jù)壓縮工具對經(jīng)過整理的電子文件進(jìn)行壓縮，然后刻錄磁、光介質(zhì)上。
（四）歸檔時(shí)應(yīng)對電子文件進(jìn)行全面、認(rèn)真的檢查，在內(nèi)容方面檢查歸檔的電子文件是否齊全完整，真實(shí)可靠；相應(yīng)的機(jī)讀目錄、伺服軟件，其它說明是否一同歸檔，歸檔的電子文件是否為最終稿本，電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)或其它載體文件的內(nèi)容與相關(guān)說明是否一致，軟件產(chǎn)品的源程序與文本是否一致等。在技術(shù)方面應(yīng)檢查歸檔電子文件載體的物理狀態(tài)，有無病毒，讀出準(zhǔn)確性等。
三、電子檔案的安全措施
為了確保電子檔案內(nèi)容的真實(shí)、可靠，保證電子檔案在存貯、傳輸過程中的安全、保密，防范對電子檔案的非法訪問和隨意改動，在日常工作中就要對電子檔案的安全采取相應(yīng)保護(hù)措施。
（一）加密技術(shù)
采用加密技術(shù)可以確保電子檔案內(nèi)容的非公開性。在電子檔案的傳輸中通常采用“雙密鑰碼”進(jìn)行加密，由于加密和解密使用不同的密鑰，因此第三者很難從載獲的密文中解讀原文來，這對于傳輸?shù)碾娮游募哂泻芎玫谋Ｗo(hù)效果。
（二）身份驗(yàn)證
為了防止無關(guān)人員進(jìn)入系統(tǒng)對文件或數(shù)據(jù)訪問，有必要對一些系統(tǒng)設(shè)置用戶身份驗(yàn)證，當(dāng)用戶要求進(jìn)入系統(tǒng)訪問時(shí)，首先輸入自己的通行字，如果驗(yàn)證合格方可進(jìn)入系統(tǒng)對相關(guān)業(yè)務(wù)訪問，否則將被拒止系統(tǒng)門外。
（三）防火墻
防火墻的安全保障能力僅限于網(wǎng)絡(luò)邊界，通過網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控系統(tǒng)監(jiān)測所有通過防火墻的數(shù)據(jù)源，使被保護(hù)網(wǎng)絡(luò)的結(jié)構(gòu)不受侵犯。
（四）防寫措施
將一些重要文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)，在這種狀態(tài)下，用戶只能從計(jì)算機(jī)上讀取信息，而不能對其做任何修改。以保持電子文件的原始和真實(shí)性。
四、電子檔案的利用
1.原始性問題
電子檔案的原始性不易判斷和確認(rèn)。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的原始性不僅通過其內(nèi)容而且還通過載體、形式表現(xiàn)出來，人們可以通過字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料對其原始性加以分析判斷，而電子檔案已完全沒有了這種“原始狀態(tài)”，其生成時(shí)的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，可以說既是原始的，又是復(fù)制的。
2.真實(shí)性問題
電子檔案極易失真。如將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會導(dǎo)致檔案信息失實(shí)。電子檔案的真實(shí)性問題伴隨其生命的始終，維護(hù)其真實(shí)性是一個不間斷的過程，信息內(nèi)容“出錯”的概率和機(jī)會遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，最重要的是電子檔案可被復(fù)制，并且極易被篡改，被篡改后還可以不留下任何痕跡。
3.完整性問題
電子文件編輯時(shí)，如果保存不及時(shí)，經(jīng)常會因?yàn)閿嚯姷仍驅(qū)е滦畔G失；電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。
4.安全性問題
電子數(shù)據(jù)的易修改性為非法操作提供了便利，“黑客”對服務(wù)器的攻擊以及部分用戶根據(jù)利益需求而任意取舍都有可能非法篡改信息，直接損害電子檔案的安全。
5.存儲性問題
電子檔案的存儲載體材料是磁性物質(zhì)和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體，具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復(fù)、易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點(diǎn)，直接影響信息再現(xiàn)。光盤是利用激光進(jìn)行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質(zhì)和保護(hù)層等部分組成。目前光盤常用的介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應(yīng)作用下生成。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。電子檔案載體材料的這些特點(diǎn)，決定了電子檔案容易受外部環(huán)境的影響。因此在高溫，高濕，光照射，空氣污染，灰塵有害生物，磁場和電場，機(jī)械應(yīng)力等條件下極易損壞。
6.長期可讀性問題
電子檔案的內(nèi)容是以數(shù)碼形式存儲于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴于計(jì)算機(jī)軟硬件平臺將電子檔案的內(nèi)容還原成人們能夠直接閱讀的格式進(jìn)行顯示。但隨著技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)軟硬件不斷更新?lián)Q代，電子檔案在現(xiàn)在形成時(shí)所依賴的技術(shù)，在未來往往是已經(jīng)過時(shí)的技術(shù)。
二、加強(qiáng)電子檔案科學(xué)管理的有效措施
1.建立電子檔案統(tǒng)一接收的數(shù)據(jù)格式，推廣相關(guān)的電子檔案整理著錄軟件，由檔案管理部門建立統(tǒng)一的電子檔案模板，并發(fā)放到各檔案形成科室。定期舉辦培訓(xùn)班，對兼職檔案員進(jìn)行培訓(xùn)，使他們能夠熟練運(yùn)用模板和著錄軟件。定期派專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行指導(dǎo)，形成統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式，以方便電子檔案的接收和管理。
2.采用有針對性的技術(shù)措施，保證電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性
（1）采集背景信息和元數(shù)據(jù)。在形成電子檔案的同時(shí)，采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集電子文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個管理過程的元數(shù)據(jù)，作為檢驗(yàn)電子檔案原始性、真實(shí)性、完整性和有效性的依據(jù)保存。
（2）簽署技術(shù)。在電子文件上進(jìn)行簽署技術(shù)主要是利用光筆簽名，光筆簽名是簽名者使用一種專用的光筆直接在輸入板上簽名，屏幕上顯示出來“筆跡”，通過這一方法可以減少在電子檔案形成過程中產(chǎn)生信息失真等問題。
（3）密碼認(rèn)證。電子文件的使用者最關(guān)心的是所使用的檔案在存儲或傳輸過程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替換過，信息認(rèn)證技術(shù)可以消除使用者這個疑慮。比較常用的方法是利用密碼進(jìn)行認(rèn)證，如果不知道密碼就無法對檔案進(jìn)行訪問，這一方法可以保證電子檔案的安全性。
（4）防火墻。這是一種訪問控制技術(shù)。在某個機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)和其它系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置障礙，防止其它系統(tǒng)的網(wǎng)上用戶對該機(jī)構(gòu)信息資源的非法訪問，也可以阻止該機(jī)構(gòu)的機(jī)要信息、專利信息從機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)上非法輸出，保護(hù)網(wǎng)絡(luò)的信息、結(jié)構(gòu)不受侵犯，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)安全。
（5）防寫措施。目前在許多軟件中可將電子文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶只能從計(jì)算機(jī)上讀取信息，而不能對其做任何修改。在計(jì)算機(jī)外存儲器中，只讀式光盤（CD-ROM）只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫入式光盤（WORM）可供使用者一次寫入多次讀取，可以追加信息但不能擦除原來的信息。這些不可逆式的存儲載體可以有效地防止用戶更改電子文件，保持電子文件的原始性、真實(shí)性。
3.建立適合磁光介質(zhì)保存環(huán)境，保證電子檔案載體的安全
（1）調(diào)節(jié)庫內(nèi)溫濕度。采用去濕機(jī)、空調(diào)調(diào)節(jié)系統(tǒng)等措施調(diào)節(jié)庫內(nèi)溫濕度。使溫度保持在17℃～20℃；相對濕度保持在35%～45%。
（2）防光。改善檔案庫房建筑，設(shè)法阻止光線尤其是紫外線直接射入庫內(nèi)，庫房盡量使用無紫外線燈光照明；將電子檔案避光保存，在利用時(shí)，最大限度地減少曝光時(shí)間和曝光強(qiáng)度；定期凈化空氣。
（3）防灰塵。電子檔案要密封保存，以防灰塵落在載體上，如果發(fā)現(xiàn)載體灰塵，可用干凈的絨布或絲質(zhì)布輕輕擦拭。
（4）防治有害生物。①通過控制溫濕度、搞好庫內(nèi)衛(wèi)生、杜絕霉菌進(jìn)入庫房的渠道、防氧封存等措施進(jìn)行環(huán)境控制；②采用防霉劑進(jìn)行化學(xué)預(yù)防；③采用物理或化學(xué)方法定期對電子檔案進(jìn)行消毒；化學(xué)方法有：熏蒸或擦拭，常用化學(xué)藥劑有甲、鄰-苯酚、環(huán)氧乙烷；物理方法有：真空消毒、遠(yuǎn)紅外消毒、微波消毒、鈷60-γ射線輻射消毒。
（5）避開磁場和電場。①電子檔案在整理、保管、利用時(shí)應(yīng)避開電動機(jī)、發(fā)電機(jī)、變壓器、電視機(jī)、揚(yáng)聲器、耳機(jī)、話筒、放大器、消磁器、無線電裝置等具有退磁或消磁的設(shè)備；②可設(shè)置專用庫房，或選用專門的防磁金屬柜作為裝具，但不能使用鐵盒。
（6）防機(jī)械應(yīng)力。電子檔案載體存放時(shí)應(yīng)設(shè)法保持電子文件保存載體的平直度，防止電子檔案保存載體受壓力、扭力、沖擊力等機(jī)械力的影響，以保證信息再現(xiàn)的準(zhǔn)確性。
（7）定期檢測和拷貝。對所保存的電子檔案載體，必須進(jìn)行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。定期檢測應(yīng)每年一次，磁盤每2年應(yīng)拷貝一次，光盤每5年應(yīng)拷貝一次，定期檢測和拷貝是當(dāng)前延長電子檔案載體壽命的有效措施。
（8）電子檔案至少要一式三套，一套供查閱利用，一套封存保管作為備用，第三套異地保存，用以防止突發(fā)性事件如火災(zāi)、地震、洪水、盜竊，甚至戰(zhàn)爭人為或自然因素的破壞。
（一）電子檔案優(yōu)點(diǎn)
1、效率高
電子檔案管理的中心工作是通過無紙化辦公，將工作中的文件、會議紀(jì)要、工作總結(jié)、報(bào)告、通知通告等，都通過辦公軟件系統(tǒng)向特定對象予以，節(jié)省了大量文件印發(fā)、轉(zhuǎn)送、通知等，節(jié)省了時(shí)間、人力和物力。此外，經(jīng)過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)整理后，便于文件檔案的歸檔、查找，由此大大地提高了工作效率。
2、綠色環(huán)保
利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行無紙化辦公，大大降低了文件紙質(zhì)的使用，節(jié)約了紙張不但能夠節(jié)省辦公開支，而且有能夠減少木材的使用，降低來人類對森林資源的破壞。
3、空間占用少
電子檔案的存儲可以借助于硬盤、光盤和云盤等多種手段，其特點(diǎn)是占用空間少，不需要占用大的空間存儲，此外電子檔案可以實(shí)現(xiàn)異地查詢和共享的功能，這些電子檔案特有的功能，為檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了便捷性、高效性和靈活性。
（二）電子檔案缺點(diǎn)
電子檔案信息與載體相分離的特性，使得信息不在固定的載體上附著，在資源共享和傳輸?shù)倪^程中極易發(fā)生篡改、竊取或者刪除而且不留痕跡。并且電子文件經(jīng)過不同格式的轉(zhuǎn)換以后，原始文件易變得面目全非，使得其真實(shí)性和可靠性大打折扣。此外，由于電子檔案存儲在網(wǎng)絡(luò)上會出現(xiàn)被病毒攻擊或被盜的風(fēng)險(xiǎn)。因此，在電子檔案的技術(shù)難點(diǎn)是保障檔案的安全性。
二、紙式檔案的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)
（一）紙式檔案的優(yōu)點(diǎn)
紙式檔案的特點(diǎn)是確保原始性和真實(shí)性，紙質(zhì)檔案通常經(jīng)人工撰寫和機(jī)器打印等媒介將文字、圖像、表格清晰的展現(xiàn)在紙上，能夠可見的原始資料，不宜被經(jīng)篡改，如果篡改也容易發(fā)現(xiàn)，便于確保檔案的原始性和真實(shí)性。
（二）紙式檔案的缺點(diǎn)
隨著紙式檔案保存時(shí)間的長久，就會發(fā)現(xiàn)紙式檔案很容易受條件影響。紙質(zhì)檔案的紙張?jiān)诟邷?、較潮、發(fā)霉、蟲蛀等環(huán)境下，容易對紙質(zhì)檔案產(chǎn)生破壞，再被化學(xué)分解后形成“檔案磚”。
三、紙式檔案與電子檔案的互補(bǔ)性
無論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案都是為社會發(fā)展提供信息服務(wù)的載體，電子檔案和辦公檔案都既有各自的優(yōu)勢和劣勢，同時(shí)也起到了互補(bǔ)互進(jìn)的作用。如何加強(qiáng)辦公紙式和電子辦公檔案的互補(bǔ)呢？要從以下幾點(diǎn)著手：
（一）重視紙式檔案向電子當(dāng)轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)化的質(zhì)量
紙質(zhì)檔案的內(nèi)容經(jīng)過掃描和轉(zhuǎn)換就能夠直接完成電子檔案的錄制工作，所以電子檔案的質(zhì)量也是由紙質(zhì)檔案的質(zhì)量決定的。因此，在對紙質(zhì)檔案進(jìn)行入庫和存檔時(shí)，要加強(qiáng)對紙質(zhì)檔案的質(zhì)量管理。
（二）建立電子檔案歸檔的工作制度
電子檔案與紙質(zhì)檔案的歸檔應(yīng)該是按照科學(xué)的制度實(shí)施，只有這樣才能保證電子存檔黨的有效性和真實(shí)性，才能充分發(fā)揮優(yōu)勢互補(bǔ)紙式檔案的不足，在工作中應(yīng)當(dāng)避免機(jī)械相加等現(xiàn)象，制定科學(xué)合理的雙軌制管理制度勢在必行，只有科學(xué)制度指導(dǎo)才能保證管理的規(guī)范和有章可循。
（三）加強(qiáng)檔案管理人員的檔案管理工作水平
提高檔案利用率。高校檔案管理工作的根本目的在于查閱和利用。電子檔案管理改變了傳統(tǒng)檔案查閱和利用方式，利用者不再需要親自到檔案室，向檔案管理人員提出申請，只需提供所需材料的主題和范圍，管理人員也不需要反復(fù)翻閱紙質(zhì)目錄進(jìn)行人工檢索，再一次次進(jìn)庫提取原件，而是利用計(jì)算機(jī)目錄進(jìn)行檢索后，通過網(wǎng)絡(luò)傳遞PDF等格式文件，即能在極短的時(shí)間內(nèi)將文件送達(dá)到利用者手中，縮短了查詢時(shí)間，提高了檔案利用率。
提高檔案安全保密性。實(shí)行電子檔案管理后，將過去整卷提供利用檔案材料方式，改為提供單份電子文件利用，從而保證了檔案的保密性。確保有保存價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整、有效，使電子文件得以安全保存和有效利用。另外管理人員出入庫次數(shù)的減少，也有利于庫房溫濕度控制和管理人員身體的健康，節(jié)約了能源，這與檔案安全保護(hù)的目的也是非常吻合的。
提高檔案完整性和時(shí)效性。電子檔案管理改變了傳統(tǒng)的手工作業(yè)方式管理檔案。所有新文件都可做到即有即入、及時(shí)快捷，改變了過去檔案整理工作于第二年下半年進(jìn)行手工編輯、分類、歸檔等方式。碰到文件收集不完整或漏交歸檔時(shí)，還可隨時(shí)增缺補(bǔ)漏，只需調(diào)整一下電子目錄，而無需拆卷重做。從而達(dá)到檔案管理工作完整、歸檔及時(shí)的目的，在提供利用服務(wù)上，能夠發(fā)揮出更好的時(shí)效性，更有利于檔案的開發(fā)與利用。
降低管理成本并有效保護(hù)檔案原件。電子檔案側(cè)重于數(shù)據(jù)庫的管理，從而節(jié)省了人財(cái)物力的投入，它不像紙質(zhì)檔案需要將大量的人財(cái)物力投入到分類、排序、組卷、裝訂等工作上。電子檔案管理工作使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，這不僅節(jié)約了打印、復(fù)印等費(fèi)用，降低了檔案管理成本，也減少了對原始檔案的翻閱次數(shù)，對檔案原件起到了最大限度的保護(hù)作用。另外，實(shí)行電子檔案管理還能有效防止檔案被篡改的行為。
如何建立電子檔案建立高校電子檔案的關(guān)鍵，就是建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。檔案目錄數(shù)據(jù)庫也是電子檔案與紙質(zhì)檔案的交匯點(diǎn)。檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件，都對應(yīng)著該文件的電子文件鏈接地址和紙質(zhì)文件的存放位置。只有采用數(shù)據(jù)庫形式的檔案目錄，才能使檔案的查詢和檢索迅速而方便。對高校檔案館來說，電子檔案的建立需要開發(fā)或購買專業(yè)軟件，而對于中小型檔案室則可以用目前最廣泛使用的辦公軟件中的EXCEL或WPS表格在自己的電腦上建立起電子檔案數(shù)據(jù)庫。（1）指定一臺專用計(jì)算機(jī)，在計(jì)算機(jī)C盤以外的分區(qū)作為電子檔案分區(qū)如：選D盤分區(qū)或E盤分區(qū)等。（2）在選定的分區(qū)上，根據(jù)需要建一個或幾個檔案目錄數(shù)據(jù)庫，相應(yīng)地再建一個或幾個子目錄用來存放電子文件的文件夾。（3）隨時(shí)把接收到的紙質(zhì)文件或電子文件，通過掃描或數(shù)碼照相等技術(shù)手段對原始檔案信息進(jìn)行數(shù)字化掃描和錄入制做成電子檔案，這個過程包括：檔案全文掃描、圖像圖片處理、文件級目錄著錄及存儲、檔案分類等工作。（4）對紙質(zhì)文件進(jìn)行集中審核鑒定，以確保紙質(zhì)文件與相應(yīng)電子信息的一致性。將數(shù)據(jù)導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫，進(jìn)行隨機(jī)檢索抽查，再一次復(fù)核并檢驗(yàn)質(zhì)量。（5）將所有數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)備份、異機(jī)備份，并妥善保管。（6）檔案目錄要設(shè)置打開權(quán)限密碼，以防止外部人員更改或誤操作破壞目錄。（7）在學(xué)院局域網(wǎng)上，檔案目錄和相關(guān)文件夾設(shè)置成共享，并設(shè)置成不允許網(wǎng)絡(luò)用戶更改我的文件。這樣本學(xué)院局域網(wǎng)上的所有計(jì)算機(jī)，都可以通過學(xué)院局域網(wǎng)訪問電子檔案系統(tǒng)。通過查詢檔案目錄，找到所需檔案文件，打開文件鏈接就可以進(jìn)行瀏覽。（8）將制做完成的電子檔案設(shè)置成只讀文件，放在相應(yīng)的文件夾中。然后按要求在相應(yīng)的檔案目錄上做登記和文檔存放位置鏈接。這樣一個電子檔案就做好了。
電子檔案的利用電子檔案利用可根據(jù)檔案信息的利用需求、網(wǎng)絡(luò)條件、服務(wù)對象和開發(fā)范圍，分別通過公眾網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、局域網(wǎng)等建立利用窗口，構(gòu)建幾個服務(wù)平臺。一是利用學(xué)院局域網(wǎng)。面向?qū)W院師生員工和來館利用檔案人員的館內(nèi)電子檔案利用服務(wù)平臺，可以直接上網(wǎng)訪問檔案館的共享文件夾，點(diǎn)開相應(yīng)的檔案目錄，鍵入要查找的文件名或文號等等，可以鍵入全稱精確查找，也可以鍵入部分名稱模糊查找。找到后，直接點(diǎn)開鏈接地址，就可以打開所要查找的檔案進(jìn)行瀏覽，能隨時(shí)查詢和閱讀最新的檔案文件，并可同時(shí)提供給多個用戶利用而互不影響。還可為廣大師生提供多種形式網(wǎng)上查詢服務(wù)，如：在線提供英語等級查詢、歷屆畢業(yè)生去向查詢、學(xué)歷證書查詢、學(xué)生信息查詢、教授信息查詢、畢業(yè)生優(yōu)秀論文目錄查詢等等。二是利用當(dāng)?shù)卣?wù)網(wǎng)。建設(shè)面向本級各部門各立檔單位的電子文件歸檔和檔案信息共享平臺，它能夠接收各立檔單位電子文件，能夠?yàn)檎?wù)網(wǎng)用戶提供在線檔案查閱利用、檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)或其他檔案工作服務(wù)，實(shí)現(xiàn)各部門檔案信息資源共享和服務(wù)工作。三是利用公眾網(wǎng)。建設(shè)面向廣大社會公眾和進(jìn)行館際交流的公共檔案信息服務(wù)平臺，這是檔案館實(shí)現(xiàn)公共檔案服務(wù)和檔案信息資源社會共享的有效途徑之一，它依托公眾網(wǎng)，通過檔案網(wǎng)站建立滿足公眾查閱檔案需求的利用窗口，同時(shí)，采集具有重要保存價(jià)值的各類數(shù)字信息，進(jìn)行資源整合，實(shí)現(xiàn)公眾檔案信息資源的社會最廣泛共享。該平臺還可采取必要的安全措施，實(shí)現(xiàn)館際檔案信息交流。四是利用計(jì)算機(jī)單機(jī)查詢。學(xué)院還沒有建立檔案系統(tǒng)局域網(wǎng)的，利用者可到檔案室的專用計(jì)算機(jī)上查詢。也可由檔案管理人員代為查找，找到后將其所需檔案通過電子郵件等方式發(fā)送給利用者。目前長江工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案室采用的就是這一方式。
0 引言
隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，檔案信息的存儲方式也不斷地發(fā)生變化，存儲形式多種多樣。但按其記錄性質(zhì)及其采用的技術(shù)和設(shè)備，總體可以劃歸于以文字記錄為特征的紙質(zhì)檔案和以數(shù)字代碼序列記錄的電子檔案。隨著電子計(jì)算機(jī)在檔案管理各個環(huán)節(jié)的滲透和應(yīng)用，時(shí)刻沖擊著以傳統(tǒng)記錄方式為特征的紙質(zhì)檔案，使整個檔案管理工作發(fā)生著深刻的變化。根據(jù)目前我國檔案管理工作的現(xiàn)狀，紙質(zhì)檔案與電子檔案的不同屬性和特點(diǎn)，兩者互相依存，相互兼容，協(xié)調(diào)發(fā)展的狀況將會在檔案管理工作中持續(xù)相當(dāng)長的一段時(shí)期。在紙質(zhì)檔案與電子檔案并存時(shí)期，如何科學(xué)有效地管理好檔案工作，完成手工檔案管理向現(xiàn)代化檔案管理的過渡，是檔案工作者深入思考的課題。
1 電子檔案與紙質(zhì)檔案的各自特點(diǎn)分析
1.1 電子檔案的特點(diǎn)
電子檔案是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)形成的，以代碼形式存儲于特定介質(zhì)上的檔案。它是電子計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中應(yīng)用的產(chǎn)物，也是檔案現(xiàn)代化的顯著標(biāo)志。電子檔案以其現(xiàn)代化手段，在檔案信息存儲、輸出、處理等方面，具有紙質(zhì)檔案無法比擬的優(yōu)越性，主要表現(xiàn)在如下幾方面。
（1）檔案信息存儲豐富性
電子檔案信息的存儲介質(zhì)主要有磁盤、磁帶、光盤，尤其是光盤，由于信息存儲的高密度性，使檔案信息存儲量極為豐富，具有“海量存儲”之稱，大大高于紙質(zhì)載體所存儲的信息，這樣既節(jié)省了大量保存紙質(zhì)檔案所占用的空間，又簡化了各種檔案管理環(huán)節(jié)。
（2） 檔案信息生動形象性
隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟，電子檔案與多媒體信息相結(jié)合，通過用視頻、音頻或用數(shù)字代碼形式存儲事物信息的原來形態(tài)，形象生動地再現(xiàn)歷史活動狀況，從而改變了紙質(zhì)檔案記錄信息的單一性，使反映出的信息圖、文、聲、像并茂，對人類社會活動的概貌進(jìn)行全息化
再現(xiàn)。
（3） 信息存儲與利用的迅速準(zhǔn)確性
電子計(jì)算機(jī)具有高效率的信息處理功能，它通過數(shù)字或代碼，對信息的數(shù)字編碼進(jìn)行存儲、傳遞、編輯加工處理，由計(jì)算機(jī)轉(zhuǎn)換成可視、可聽的信息，從而提高檔案信息開發(fā)工作中檔案信息存貯、處理、輸出的能力。
1.2 紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)
紙質(zhì)檔案就是以紙張為信息記錄載體的檔案。自從公元105年東漢蔡倫發(fā)明造紙以來，這種傳統(tǒng)的檔案介質(zhì)一直作為主要的信息載體被使用，它具有以下特征。
（1） 信息與載體的依附性
由于載體與信息的統(tǒng)一，構(gòu)成了紙質(zhì)檔案所特有的屬性——原始記錄性。這種原始記錄性不僅體現(xiàn)在檔案信息的原始真實(shí)性方面，也體現(xiàn)在其存儲介質(zhì)的原始依附性上。在傳統(tǒng)介質(zhì)上，信息與載體是密不可分的，一旦信息與載體結(jié)合，就很難將其分離。同時(shí)，只有通過依附在紙張等載體上的文字、圖形等，才可以了解其所承載的信息。
（2） 檔案信息的原始憑證性
從其形成過程來看，紙質(zhì)檔案是從當(dāng)時(shí)使用的文件直接轉(zhuǎn)化而來。它客觀地記錄了以往的歷史情況，具有令人信服的憑證功能。與檔案信息相依托的載體，是由特定的責(zé)任人在特定的條件下制作完成的實(shí)體材料。
2 并存時(shí)期檔案管理工作的發(fā)展策略
2.1 更新觀念，提高職業(yè)素質(zhì)。長期以來，檔案人員一直從事著以紙質(zhì)為存儲介質(zhì)的檔案
管理工作，習(xí)慣于傳統(tǒng)的管理方法和管理模式，面對現(xiàn)代化技術(shù)而形成的新型載體檔案，應(yīng)有充分的思想準(zhǔn)備，更新傳統(tǒng)的管理觀念，樹立檔案現(xiàn)代化的管理意識，把電子檔案作為檔案中不可缺少的組成部分，進(jìn)行科學(xué)的管理。同時(shí)，面對現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)對檔案工作的滲透與沖擊，提高職業(yè)素質(zhì)，調(diào)整專業(yè)知識結(jié)構(gòu)也是檔案工作者需要正視的一個重要課題?，F(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用，新型檔案載體隨之產(chǎn)生，這必然引起傳統(tǒng)的檔案管理模式，工作重心，服務(wù)手段等方面的變化，對檔案專業(yè)人員的素質(zhì)提出了更高的要求，除了具有較高的政治素質(zhì)外，同時(shí)對他們的專業(yè)素質(zhì)和知識素質(zhì)提出了相應(yīng)的要求，在以往的檔案專業(yè)人員要具有廣博扎實(shí)的基礎(chǔ)知識和文史知識外，還要具有計(jì)算機(jī)知識和外語知識。對于計(jì)算機(jī)知識已不局限于計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識的掌握，更應(yīng)該了解計(jì)算機(jī)信息管理和開發(fā)利用知識，并要熟悉掌握計(jì)算機(jī)在檔案各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的應(yīng)用。
2.2 改進(jìn)、創(chuàng)立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與制度
新型檔案載體的應(yīng)用與計(jì)算機(jī)的智能化管理，必然要求其所處理的信息規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息系統(tǒng)的質(zhì)量取決于數(shù)據(jù)的質(zhì)量，要求設(shè)立數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，如已頒布的《檔案著錄規(guī)則》（ GB379215- 85） 、《文獻(xiàn)主題標(biāo)引規(guī)則》（ GB3260- 83） 等，新型載體檔案廣泛應(yīng)用后，建立改善管理業(yè)務(wù)方面的標(biāo)準(zhǔn)已是刻不容緩，如統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)，著錄標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)引規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)等； 計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)，新型檔案信息載體存貯格式與轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備、多媒體設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)等，都有待進(jìn)一步改進(jìn)與完善。創(chuàng)立適合于新型載體檔案的管理制度、法規(guī)已提到議事日程，如制定新型載體檔案的管理制度，包括電子文件的歸檔、整理、鑒定、保管、利用等各個環(huán)節(jié)； 由于電子檔案自身的某些缺陷，電子檔案的真實(shí)性和其法律地位，也需要建立相應(yīng)的法規(guī)來維護(hù)與
確定。
2.3 創(chuàng)新檔案管理體系
吸收與創(chuàng)新，探索和建立電子檔案管理體系。以紙張為載體的紙質(zhì)檔案，其管理方法與模式，是經(jīng)過長期實(shí)踐證明了切實(shí)可行的。電子檔案的形成與發(fā)展，給檔案管理工作帶來深刻的影響，在管理內(nèi)容與方式上都會發(fā)生重大變化。
（1） 在管理方式上，許多管理環(huán)節(jié)可以借助計(jì)算機(jī)管理信息可在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，如電子文件的歸檔，可以通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行機(jī)對機(jī)的拷貝來完成，不必對文件載體進(jìn)行轉(zhuǎn)移，檔案的整理、鑒定、提供利用等工作也可以通過計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn)。其次，在管理內(nèi)容上，電子檔案收集要根據(jù)其形成規(guī)律，應(yīng)全面進(jìn)行階段的、系統(tǒng)的、權(quán)威的電子文件組合，保證電子檔案的完整性。
（2）電子計(jì)算機(jī)的軟硬件環(huán)境，表達(dá)電子文件內(nèi)容的基本格式及有關(guān)元數(shù)據(jù)等必須列入收集范圍；電子檔案的整理不再是紙質(zhì)檔案的組卷，而是通過對電子檔案的著錄和組盤來完成電子檔案的整理； 電子檔案的鑒定工作有所側(cè)重，由于電子檔案的易更改性，使檔案的篡改、偽造變得很容易且不留痕跡，所以鑒定檔案的真?zhèn)问请娮訖n案鑒定工作的重點(diǎn)，并存在相當(dāng)大的難度； 電子檔案保管，與紙質(zhì)檔案相同的是都以檔案信息的存儲介質(zhì)為對象進(jìn)行保護(hù)管理，只不過是存儲介質(zhì)不同而已。由于兩者存儲介質(zhì)不同，檔案保護(hù)的標(biāo)準(zhǔn)、條件也不相同，所提供的保護(hù)設(shè)備、防護(hù)設(shè)施也有差別； 電子檔案的提供利用同紙質(zhì)檔案相比，具有更快捷、更方便的特點(diǎn)，但需要以必要的先決條件和相應(yīng)的措施為前提，電子檔案的提供利用必須有相適應(yīng)的電子轉(zhuǎn)換設(shè)備，所以提供利用工作的重點(diǎn)應(yīng)進(jìn)行電子檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備和識別文件的建立等工作，以保證其在利用中得以準(zhǔn)確恢復(fù)并易懂。再次，在管理程序上，紙質(zhì)檔案的管理程序基本上構(gòu)成了一個流程性的工作過程，而電子檔案的管理程序并不明顯，由于許多環(huán)節(jié)在機(jī)上操作，所以在具體環(huán)節(jié)銜接上并不緊密，有些管理程序有可能同時(shí)進(jìn)行，相互交叉，這些并不影響電子檔案整體管理。
參考文獻(xiàn)
1.檔案管理不失真是檔案管理工作中的基本要求。紙質(zhì)檔案具有唯一性特點(diǎn)，這一特點(diǎn)能夠展現(xiàn)出檔案管理工作檔案記錄的原始性。因此，紙質(zhì)檔案在多年來的發(fā)展成熟過程中，逐漸形成了自身科學(xué)有效的管理機(jī)制，充分保障了檔案資料的原始性和唯一性。紙質(zhì)檔案是檔案資料記錄的原始內(nèi)容，是不可涂改和不可復(fù)制的。
2.紙質(zhì)檔案管理中的存儲和檢索較為明了，檔案管理人員管理和查找也比較簡單。紙質(zhì)檔案管理中是將紙張作為檔案管理載體，不需要任何數(shù)字化和現(xiàn)代化的設(shè)備就能直接明了的展現(xiàn)出來。在長時(shí)間的檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案管理方式是大多數(shù)檔案工作者比較容易接受的。因?yàn)榧堎|(zhì)檔案管理無論在什么情況下都能實(shí)現(xiàn)檔案的查找以及利用，受到客觀因素影響較小。
3.紙質(zhì)檔案最大的特點(diǎn)就是存放時(shí)間長久。紙質(zhì)檔案管理中不會出現(xiàn)檔案使用次數(shù)限制和檔案使用的期限限制的情況（排除保密檔案的解秘時(shí)間）。我國是造紙術(shù)的發(fā)明國，自從紙張出現(xiàn)就一直作為檔案資料保存的載體被廣泛使用。紙張的主要制作材料是纖維素，而纖維素具有高強(qiáng)度的耐久性，雖然纖維素制作的紙張?jiān)谀承┣闆r下會發(fā)生氧化或者電解，但是悉心管理排除化學(xué)作用的發(fā)生就可以順利延長紙質(zhì)檔案保存的期限。而且我國保存數(shù)千年的古代字畫就是紙質(zhì)檔案管理耐久性的最好證明。
二、電子檔案管理概述
電子檔案往往是指信息時(shí)代環(huán)境下人們利用計(jì)算機(jī)、計(jì)算機(jī)硬盤、磁盤、光盤、大容量硬盤等化學(xué)磁性材料作為檔案管理的儲存載體，是社會科技高速發(fā)展之下的高科技產(chǎn)物。電子檔案管理作為當(dāng)今信息時(shí)代環(huán)境下的新興檔案管理手段展現(xiàn)出了其管理的智能化、現(xiàn)代化、信息化以及電子化。檔案管理工作受到信息時(shí)代環(huán)境的影響是必然的，因此其也具有一些紙質(zhì)檔案無法替代的特點(diǎn)：
1.電子檔案管理過程中檔案貯存的載體小，但是貯存量大。電子檔案往往是將需要保存的檔案資料通過現(xiàn)代信息技術(shù)轉(zhuǎn)化為電子檔案資料進(jìn)行貯存，改變了以往檔案管理過程中紙張作為載體的紙質(zhì)檔案管理模式。電子檔案的最大特點(diǎn)就是占據(jù)的空間面積小。以現(xiàn)在的電子檔案管理的儲存載體量來計(jì)算，一個U盤的儲存量大約為1G到64G之間。如果以一張寫滿字的A4紙張為基本單位，那么一個U盤就可以存儲大約20480頁到1310720頁的A4紙張的檔案資料。其所占的空間面積僅僅一個打火機(jī)大小。
2.電子檔案管理可以多樣化進(jìn)行管理。多樣化管理是依靠貯存內(nèi)容的多樣化而實(shí)現(xiàn)的。電子檔案管理不單單是進(jìn)行文字?jǐn)?shù)據(jù)工作的管理，同時(shí)也可以對圖片、視頻、聲音等多媒體檔案資料的管理。這些檔案都可以儲存于同一個儲存載體上面。這樣的儲存方式改變了紙質(zhì)檔案管理中只可以進(jìn)行文字檔案管理的情況，讓檔案管理方式多樣，檔案資料也更加豐富。
3.電子檔案管理打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理過程中時(shí)空的局限。電子檔案管理在異地也可以進(jìn)行檔案資料的管理和檔案資料的共享。由于信息時(shí)代環(huán)境的出現(xiàn)，電子檔案管理就實(shí)現(xiàn)了信息貯存、處理、傳遞的可視化和可聽化，打破了時(shí)空的限制，實(shí)現(xiàn)了異地同時(shí)的檔案資料管理。
三、紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合
（一）紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合的必要性
紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的融合是兩種檔案管理自身的特點(diǎn)以及信息時(shí)代環(huán)境發(fā)展所決定的。紙質(zhì)檔案管理擁有了檔案管理的基本特點(diǎn)，也是檔案管理工作中的基本模式。但是其缺乏電子檔案管理中大儲量、方便攜帶、方便利用等特點(diǎn)。信息時(shí)代環(huán)境下電子檔案管理模式已經(jīng)深入人心，其電子化和信息化等特點(diǎn)更是社會發(fā)展的必然選擇。但是紙質(zhì)檔案管理有著長久以來科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾眢w系，這是電子檔案管理無法取代的。因此紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理在當(dāng)下信息時(shí)代環(huán)境下都擁有了彼此無法替代的特點(diǎn)和作用，將紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合是檔案管理工作的必然選擇。
（二）紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的融合
紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合主要就是在檔案管理工作當(dāng)中實(shí)現(xiàn)二者的“并軌”。所謂“并軌”就是在檔案管理中進(jìn)行采用紙質(zhì)檔案管理方法的同時(shí)也采用電子檔案管理方法。通過二者的優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行融合，確保二者在管理工程中的無縫銜接，將紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)通通結(jié)合起來，形成一種檔案管理的最優(yōu)方式。具體融合實(shí)施策略如下：
一、信息技術(shù)下的企事業(yè)單位檔案特質(zhì)
（一）集成性當(dāng)企事業(yè)單位檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化管理之后，企事業(yè)單位中的檔案信息只需要進(jìn)行一次性的整理與錄入，當(dāng)這個過程完成之后，整體的檔案管理工作就能獲得基本完善，此時(shí)，數(shù)據(jù)整理、輸入和應(yīng)用得到了集成，而數(shù)字化時(shí)代下企事業(yè)單位檔案管理工作的集成性也被集中體現(xiàn)出來。檔案信息在具有集成化特點(diǎn)的基礎(chǔ)上可以得到高效率的利用和共享，從而提高檔案信息的服務(wù)能力。完整性與高效率是電子檔案信息系統(tǒng)的重要特點(diǎn)，也就是說，在企事業(yè)單位運(yùn)用信息技術(shù)開展檔案管理的過程中能夠讓檔案管理呈現(xiàn)出高效率以及高適應(yīng)性的特點(diǎn)。（二）動態(tài)性利用信息技術(shù)開展企事業(yè)單位檔案管理，其動態(tài)性特點(diǎn)轉(zhuǎn)換在三個方面：一是檔案信息采集具有動態(tài)性。當(dāng)數(shù)據(jù)信息收集以后，可以隨時(shí)傳送到數(shù)據(jù)庫中，這個輸入過程所需要的時(shí)間極短，所以說檔案數(shù)據(jù)庫可以進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，而這種動態(tài)性在傳統(tǒng)的檔案管理工作中是難以實(shí)現(xiàn)的，而在企事業(yè)單位檔案管理中運(yùn)用電子檔案，則能夠十分簡單的實(shí)現(xiàn)這種實(shí)時(shí)更新；二是檔案數(shù)據(jù)可以得到動態(tài)化。檔案信息一旦進(jìn)入數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)就可以開展數(shù)據(jù)處理工作，如果數(shù)據(jù)存儲服務(wù)器容量較大，則處理過程所需要的時(shí)間也十分短暫。這個過程能夠降低以往人工操作中產(chǎn)生的錯誤和失誤，而且能夠提高數(shù)據(jù)處理效率；三是在實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)收集以及處理的動態(tài)化后，檔案數(shù)據(jù)的和利用也就具有了動態(tài)化特點(diǎn)，檔案信息需求者可以較快的了解動態(tài)信息并進(jìn)行利用，從而能夠提高企事業(yè)單位在檔案管理工作方面的工作效率。
二、電子檔案在企事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用舉措
（一）技術(shù)保障電子檔案在企事業(yè)單位檔案管理工作中的應(yīng)用首先要求企事業(yè)單位能夠?qū)n案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行建立健全。企事業(yè)單位需要以多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)為依托，對企事業(yè)單位中的檔案管理軟件進(jìn)行升級、改造與更新。同時(shí)企事業(yè)單位要對管理檔案軟件技術(shù)進(jìn)行構(gòu)建和完善，對檔案資源開展統(tǒng)一的規(guī)劃與集中的管理，在符合企事業(yè)單位管理工作特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，構(gòu)建方便快捷且具備較高技術(shù)含量的電子檔案管理系統(tǒng)，從而讓檔案管理工作中的信息收集、信息分類、信息鑒定、信息保管以及信息調(diào)用實(shí)現(xiàn)信息化以及檔案管理的數(shù)字化和自動化，確保檔案信息在利用過程中能夠方便快捷并使檔案信息的壽命得到延長。電子檔案與傳統(tǒng)檔案最明顯的區(qū)別在于存儲介質(zhì)的不同，而在使用這些存儲介質(zhì)進(jìn)行存儲的檔案技術(shù)在利用過程中必須使用支持檔案存儲媒介的軟件與硬件，所以二者的完善是運(yùn)用電子檔案的重要前提。其中軟硬件主要包括網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、文件數(shù)字化設(shè)備、服務(wù)器以及其它能夠支持檔案構(gòu)成的基礎(chǔ)設(shè)備等，對軟件的要求是具有穩(wěn)定的性能以及實(shí)用、可靠的特點(diǎn)等。（二）人才建設(shè)人才隊(duì)伍建設(shè)在運(yùn)用電子檔案的過程中發(fā)揮著關(guān)鍵作用，運(yùn)用電子檔案過程中對人才的需求主要體現(xiàn)在三個方面：一是在技術(shù)改進(jìn)以及檔案管理工作方式轉(zhuǎn)變中需要高素質(zhì)人才；二是檔案管理質(zhì)量以及服務(wù)質(zhì)量提高過程中需要高素質(zhì)人才；三是在實(shí)現(xiàn)電子檔案管理規(guī)范化過程中需要高素質(zhì)人才。所以企事業(yè)單位在運(yùn)用電子檔案的過程中要重視研究型人才、管理型人才以及操作型人才的培養(yǎng)，并根據(jù)實(shí)際需要對三種人才進(jìn)行合理配置。在人才培養(yǎng)方面，首先要求企事業(yè)單位能夠樹立正確的人才觀。認(rèn)識到人才是企事業(yè)單位檔案管理工作中的第一資源，在重視和研究檔案管理人才培養(yǎng)的基礎(chǔ)上調(diào)查單位中對檔案管理人才的需求以及檔案管理人才培養(yǎng)計(jì)劃，同時(shí)要制定規(guī)范、科學(xué)的人才培養(yǎng)機(jī)制以及人才激勵機(jī)制等，從而確保檔案管理隊(duì)伍專業(yè)素質(zhì)的提高以及檔案管理工作人員積極性的調(diào)動；其次在人才培養(yǎng)途徑方面，企事業(yè)單位可以利用激勵機(jī)制來調(diào)動檔案管理人員對自身知識進(jìn)行更新的自覺性和積極性，也可以聘請社會專業(yè)人士開展講座來提高檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)，同時(shí)可以采用走出去戰(zhàn)略將檔案管理人員送到單位外培訓(xùn)機(jī)構(gòu)進(jìn)行培訓(xùn)，其中高等院校就可以成為企事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理人才培養(yǎng)的重要基地；再次，企事業(yè)單位要促進(jìn)檔案管理隊(duì)伍的人才流動，通過實(shí)行嚴(yán)格的考核制度來推動檔案管理隊(duì)伍的優(yōu)勝劣汰，同時(shí)通過聘任制度的完善來對檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行完善，從而對檔案管理隊(duì)伍開展穩(wěn)定、動態(tài)的更新與管理。（三）安全保障體系建設(shè)在電子檔案運(yùn)用中，安全問題一直被檔案管理工作者所關(guān)注，構(gòu)建安全保障體系是確保企事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量的重要方面，對提高電子檔案歸檔質(zhì)量、利用能力以及服務(wù)能力具有重要意義。企事業(yè)單位電子檔案安全保障體系的構(gòu)建包括硬件設(shè)施安全保障、網(wǎng)絡(luò)安全保障以及應(yīng)用系統(tǒng)安全保障三個方面。在硬件設(shè)施安全保障中，應(yīng)當(dāng)重視對服務(wù)器運(yùn)行狀態(tài)的監(jiān)控，重視對檔案日志的更新，同時(shí)要強(qiáng)化機(jī)房環(huán)境保養(yǎng)與監(jiān)控，對老化的設(shè)備與線路進(jìn)行更換；在網(wǎng)絡(luò)安全保障方面，需要對存儲于客戶機(jī)和服務(wù)器中的檔案文件進(jìn)行定期檢測與掃描，在設(shè)置瀏覽權(quán)限的基礎(chǔ)上避免感染病毒，同時(shí)要通過對防火墻技術(shù)的利用來合理內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)，并在內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)的連接方面制定嚴(yán)格的規(guī)則；在應(yīng)用系統(tǒng)安全保障方面，首先要構(gòu)建其用戶訪問平臺與日志文檔中心，其次要根據(jù)系統(tǒng)的更新來檢查所應(yīng)用的安全措施是否有效。另外要重視檔案管理人員安全素養(yǎng)以及安全管理意識的提高。
作者：馮麗博 單位：河北省地質(zhì)調(diào)查院
1.1檔案載體多元化的定義
所謂檔案載體的多元化，是指突破原來僅有的紙質(zhì)印刷這種傳統(tǒng)的形式，采用新科技、新技術(shù)對文獻(xiàn)資料進(jìn)行收集、整理和存儲，并逐漸向以磁、光電等作為介質(zhì)的載體發(fā)展，建立多種存儲方式并存的模式。尤其是以新科技為基礎(chǔ)的信息化存儲方式，極大地豐富了各單位的檔案內(nèi)容，也改變了傳統(tǒng)的檔案存儲方式，優(yōu)化了傳統(tǒng)的信息獲取模式以及信息管理方式。此外，載體多元化也促使傳統(tǒng)的檔案管理機(jī)構(gòu)更快地向復(fù)合型檔案管理發(fā)展。由此可見，這一系列的變化都在影響著檔案管理機(jī)構(gòu)的現(xiàn)代化發(fā)展。
1.2檔案管理機(jī)構(gòu)信息載體多元化的基礎(chǔ)
在信息載體逐漸演變的過程中，并不是完全適合物競天擇、適者生存的自然法則，在新的載體出現(xiàn)的同時(shí)并沒有伴隨著傳統(tǒng)方式的消亡，而是在這種發(fā)展過程中同時(shí)體現(xiàn)出了兼容性，體現(xiàn)了信息載體發(fā)展的特點(diǎn)和規(guī)律。所謂載體之間的兼容性就是指各種載體形式同時(shí)存在，并且相互依存，互相補(bǔ)充，彼此協(xié)調(diào)一致的發(fā)展、存在，并且以一個整體的形象出現(xiàn)在大家面前，一起履行信息儲存、交流的使命。
1.3信息載體多元化發(fā)展的管理對策
對于檔案管理機(jī)構(gòu)而言，現(xiàn)有的信息載體類型以及檔案在所有的檔案資源中的比例都會直接影響管理策略與方針。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，載體類型會不斷增加，而且各種載體的資源量會有所變化，因此制定有效地管理策略十分必要。對于它的管理，首先應(yīng)考慮不同的信息載體之間的科學(xué)分配問題。根據(jù)各種載體形式的特點(diǎn)，選擇出主要載體和輔助載體。還要根據(jù)每個檔案管理機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況，充分考慮載體的差異、資源建設(shè)的資金投入以及檔案管理機(jī)構(gòu)空間大小對載體的影響等因素，做好規(guī)劃。
2.紙質(zhì)檔案與電子檔案各自的特點(diǎn)
因?yàn)樾畔⑤d體的巨大優(yōu)勢，以及被人們所接受的程度，在擔(dān)負(fù)起現(xiàn)代科技信息活動任務(wù)的同時(shí)，電子檔案給紙質(zhì)檔案帶來了很大的挑戰(zhàn)，但是這并不代表著紙質(zhì)檔案會就此消失。紙質(zhì)檔案能夠與電子檔案共同存在的原因主要有：一是由于人們的使用習(xí)慣已經(jīng)養(yǎng)成，對紙質(zhì)檔案的鐘愛依然無可取代。紙質(zhì)檔案的便捷性及其悠久的歷史使這一載體保持了與大眾很好的親和力。二是電子檔案雖然在迅速發(fā)展，但其性能并不能夠在每一個方面都超過紙質(zhì)檔案，甚至在某些方面，紙質(zhì)載體反而會比電子載體更具有優(yōu)勢。比如，大眾更喜歡用紙質(zhì)載體，因?yàn)槠溥m合大眾的閱讀習(xí)慣。據(jù)有關(guān)統(tǒng)計(jì)顯示，有56%的人習(xí)慣閱讀印刷型文獻(xiàn)，視聽文獻(xiàn)以及機(jī)讀文獻(xiàn)分別占有17.2%和9.9%的比例。因此，紙質(zhì)文獻(xiàn)仍然有它存在的價(jià)值。同時(shí)，紙質(zhì)文獻(xiàn)更易于保管，不需要專門的設(shè)備以及特殊的閱讀條件，因此電子文獻(xiàn)并不能全方位的承擔(dān)信息交流的任務(wù)，它的性質(zhì)也決定了需要其他輔助載體的支持。因此，紙質(zhì)載體的存在還是有必要的。三是電子信息技術(shù)的快速發(fā)展不僅帶來了管理上的創(chuàng)新，同時(shí)也促進(jìn)了紙質(zhì)載體潛能的進(jìn)一步開發(fā)。紙質(zhì)載體的發(fā)展一直與生產(chǎn)力以及生產(chǎn)技術(shù)的發(fā)展水平密切相關(guān)。從手抄傳閱到刻板印刷再到活字印刷，一直到機(jī)械印刷以及現(xiàn)代的數(shù)字印刷，紙質(zhì)載體的作用一直在得到不斷的開發(fā)利用，電子技術(shù)的發(fā)展，使紙質(zhì)載體的潛能有了進(jìn)一步的可開發(fā)性。
3.檔案信息電子化的益處
檔案信息電子化是指對那些館、室所藏的資料以及以機(jī)讀或紙質(zhì)形式存在的資料，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)對其進(jìn)行整理、分類以及加工，并將其轉(zhuǎn)化為可以通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行閱讀使用的文獻(xiàn)資料，其益處主要有：一是可以充分發(fā)揮出計(jì)算機(jī)的潛能，進(jìn)一步提高利用效率。當(dāng)前，大多數(shù)檔案管理機(jī)構(gòu)對計(jì)算機(jī)的應(yīng)用還比較單一，開發(fā)出的功能也比較簡單，有的只是利用其存儲目錄或者進(jìn)行文件打印存儲，較低的利用率不只是浪費(fèi)了大量的人力物力這么簡單。二是減少二次文獻(xiàn)利用的加工時(shí)間，提高檔案信息所具有的時(shí)效性。傳統(tǒng)的手工信息加工模式是指：選題———選材———編輯———出版，這種傳統(tǒng)的整理模式，從文件資料到能夠使用的二次資料所耗費(fèi)的時(shí)間較長，因此會降低信息的時(shí)效性，影響檔案信息的使用價(jià)值。檔案信息的電子化，使讀者可以通過計(jì)算機(jī)直接讀取資料，并且利用計(jì)算機(jī)完成加工程序，操作上更加便捷。三是檔案信息電子化的發(fā)展，使一次投入多次產(chǎn)出成為可能。電子化的發(fā)展改變了信息加工受經(jīng)費(fèi)限制的缺點(diǎn)。通過手工對信息進(jìn)行加工，編輯出版需要很多的經(jīng)費(fèi)，信息的電子化不僅方便了大眾的閱讀，也降低了資金的投入。就目前的情況看，國家正在壓縮財(cái)政開支，各單位離開財(cái)政的支持來解決檔案升級和現(xiàn)代化管理會困難重重，在這種情況下，開源節(jié)流不失為一種好辦法。四是檔案信息的電子化，可以通過其他介質(zhì)將成果進(jìn)行拷貝，并且可以及時(shí)的送到各個部門，在擴(kuò)大社會影響的同時(shí)也拓寬了社會服務(wù)范圍，檔案部門的地位也因此得到提高。五是檔案管理的電子化，使得檔案信息可以更好地與新技術(shù)接軌，雖然我國的信息高速公路尚在建設(shè)之中，但是要注意這方面的發(fā)展以及最新動向，使檔案工作不斷地適應(yīng)社會的發(fā)展，為今后的工作打下良好的基礎(chǔ)。
