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時(shí)間：2023-05-23 08:57:15
序論：速發(fā)表網(wǎng)結(jié)合其深厚的文秘經(jīng)驗(yàn)，特別為您篩選了11篇電子檔案管理規(guī)范范文。如果您需要更多原創(chuàng)資料，歡迎隨時(shí)與我們的客服老師聯(lián)系，希望您能從中汲取靈感和知識(shí)！
引言
電子檔案是指在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的、由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理和存儲(chǔ)的機(jī)讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的形成、存儲(chǔ)和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)方法不同，檔案工作者必須要對(duì)此有深刻的認(rèn)識(shí)才能做好電子檔案的管理工作。
一、電子檔案的優(yōu)越性
1.1直接減輕了檔案管理工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作時(shí)效在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的當(dāng)下，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，而且將文書(shū)檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來(lái)。文書(shū)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)微機(jī)處理后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔。由于實(shí)現(xiàn)隨機(jī)管檔，就可將過(guò)去的集中立卷，改為平時(shí)隨時(shí)整理立卷。這樣，集中的工作量，就變?yōu)榉稚⒌墓ぷ髁?，提高了立卷管理水平，從而達(dá)到檔案管理工作及時(shí)歸檔的目的，便于檢索利用。
1.2微機(jī)管理有利于遺漏文件的補(bǔ)漏增缺傳統(tǒng)的文書(shū)立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時(shí)，補(bǔ)漏增缺，就得拆卷重做。改為微機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理，文檔用微機(jī)按“件”整理歸檔?？呻S時(shí)補(bǔ)漏增缺，使文檔不形成存積，這時(shí)，只需按一下鍵盤(pán)，修改一下檔案目錄就萬(wàn)事大吉了。微機(jī)管理省時(shí)省力，可以給工作人員以充分的時(shí)間去提高業(yè)務(wù)水平。
1.3微機(jī)管理更有利于文檔的保密過(guò)去查閱檔案時(shí)是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，卻能夠看到整卷檔案內(nèi)容。這是不符合文檔管理的保密要求的。微機(jī)管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無(wú)法接觸其他無(wú)關(guān)的文件，從而達(dá)到了文件保密的要求。
1.4微機(jī)管理有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量檔案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的檔案，就必須有高質(zhì)量高水平的文檔卷宗。但是傳統(tǒng)的文書(shū)立卷工作是人為的紙張立卷，立卷人根據(jù)自己的理解來(lái)進(jìn)行操作，其對(duì)立卷標(biāo)準(zhǔn)掌握的尺度很難做到完全統(tǒng)一，這必然影響到案卷質(zhì)量水準(zhǔn)，從而給今后的利用工作帶來(lái)了許多不便。同時(shí)，歸檔工作還占用了檔案人員的絕大部分時(shí)間，致使檔案管理人員的編研工作幾乎處于空白的境地，這又制約了管理人員的水平提高。在這種管理模式下的檔案利用，也是被動(dòng)式的。文書(shū)檔案管理進(jìn)行微機(jī)管理，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來(lái)，可以把時(shí)間和精力放在檔案編研和二次信息開(kāi)發(fā)利用上來(lái)，從而提高文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量和利用的效率，使文書(shū)檔案的管理、在提供利用服務(wù)時(shí)，能夠發(fā)揮出更好的時(shí)效價(jià)值。
二、電子檔案的整理、開(kāi)發(fā)和利用
2.1電子檔案的整理。在電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案后，由于計(jì)算機(jī)可以按需求隨時(shí)將電子檔案的單份文件從任何角度進(jìn)行分類(lèi)、組合，可以任意組成各種案卷。因此，“案卷”這一基本單位將從電子檔案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”這個(gè)基本保管單位。電子檔案整理的主要任務(wù)也從對(duì)案卷的整理而轉(zhuǎn)為對(duì)光盤(pán)磁介質(zhì)的整理;即對(duì)接收來(lái)的脫機(jī)保存的光盤(pán)數(shù)據(jù)進(jìn)行編目、排架，或者是定期將電子文件保存系統(tǒng)中的電子檔案制作光盤(pán)備份，同時(shí)對(duì)光盤(pán)進(jìn)行編目、排架等。
2.2電子檔案的開(kāi)發(fā)利用管理。電子檔案的獨(dú)特性決定了電子檔案的開(kāi)發(fā)和利用比傳統(tǒng)檔案更加快捷、方便，更具實(shí)用性。一是開(kāi)發(fā)平臺(tái)的選擇。系統(tǒng)的目標(biāo)是將各檔案管理單位的數(shù)據(jù)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)連為一體，便于共享數(shù)據(jù)資源，因此應(yīng)選用分布式數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)作為開(kāi)發(fā)平臺(tái)，同時(shí)在檔案管理單位所在地建立數(shù)據(jù)庫(kù)，本地?cái)?shù)據(jù)直接上機(jī)存取，既節(jié)約了經(jīng)費(fèi)，又方便了各單位互訪(fǎng)數(shù)據(jù)。二是硬件要求。各檔案單位的計(jì)算機(jī)在處理大量各類(lèi)檔案信息的同時(shí)，又要互相進(jìn)行數(shù)據(jù)通信，所以硬件必須具備相應(yīng)的需求條件。三是數(shù)據(jù)庫(kù)模式設(shè)計(jì)。數(shù)據(jù)庫(kù)的模式設(shè)計(jì)是一個(gè)非常復(fù)雜的問(wèn)題，設(shè)計(jì)的目標(biāo)既要滿(mǎn)足當(dāng)前的應(yīng)用需要，又要滿(mǎn)足可預(yù)見(jiàn)未來(lái)的應(yīng)用需要，既具有良好性能，又易于修改和擴(kuò)充。四是應(yīng)用程序設(shè)計(jì)。設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)輸入、查詢(xún)、事務(wù)處理、報(bào)表處理等應(yīng)用程序。五是數(shù)據(jù)的備份及故障恢復(fù)。檔案數(shù)據(jù)是珍貴的數(shù)據(jù)資源，為避免出現(xiàn)系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)資源的破壞，應(yīng)用系統(tǒng)必須能定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，以便于數(shù)據(jù)信息被破壞后的恢復(fù)。六是數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性保護(hù)。電子檔案利用必須在保證數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性的前提下進(jìn)行。所謂安全性保護(hù)就是防止非法使用數(shù)據(jù)庫(kù)。在一個(gè)系統(tǒng)中，安全性保護(hù)非常重要，并不是所有用戶(hù)都可以使用檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。這就需要對(duì)用戶(hù)使用數(shù)據(jù)庫(kù)提供鑒別方法，即使用權(quán)鑒別，也要由計(jì)算機(jī)確認(rèn)合法性。例如:設(shè)置口令等，對(duì)存取控制權(quán)的鑒別，檔案本身的保密程度不同，開(kāi)放程序也不同，應(yīng)對(duì)獲準(zhǔn)使用系統(tǒng)的人員及其訪(fǎng)問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)的范圍加以限制，對(duì)不同的人員予以不同使用權(quán)限。檔案管理者可根據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級(jí)程度，確定提供利用載體的方法，使用者按照使用權(quán)限使用載體拷貝，由計(jì)算機(jī)確認(rèn)是否合法，并按期回收，同時(shí)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，互聯(lián)網(wǎng)的開(kāi)通方便了檔案部門(mén)之間信息的相互交流，同一份材料可以同時(shí)為多人利用，也可以直接到檔案單位電腦上查詢(xún)權(quán)限范圍內(nèi)提供的相關(guān)內(nèi)容。電子檔案的開(kāi)發(fā)利用應(yīng)充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)信息采集、綜合統(tǒng)計(jì)的功能對(duì)整個(gè)過(guò)程進(jìn)行分析、統(tǒng)計(jì)、找出規(guī)律，探求新的方式與途徑，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)軟硬平臺(tái)建設(shè)，滿(mǎn)足用戶(hù)需求，最大限度開(kāi)發(fā)利用電子檔案，與此同時(shí)，還要注意確保檔案資源安全利用。
三、規(guī)范電子檔案管理的幾項(xiàng)措施
3.1加強(qiáng)電子檔案歸檔制度建設(shè)各檔案管理單位應(yīng)根據(jù)電子檔案管理規(guī)范，并結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定一套切實(shí)可行的電子檔案管理制度，規(guī)范電子文件形成、積累過(guò)程的管理以及歸檔責(zé)任、檢查鑒定等一系列工作環(huán)節(jié)，做到有章可循。制定電子檔案制度時(shí)應(yīng)注意以下問(wèn)題:注意劃清歸檔過(guò)程中各級(jí)各類(lèi)人員的責(zé)任；歸檔時(shí)機(jī)應(yīng)適合本單位工作實(shí)際；歸檔電子文件的責(zé)任簽署應(yīng)明確；注意電子文件的動(dòng)態(tài)管理問(wèn)題。
3.2從電子文件的源頭抓電子檔案的質(zhì)量為進(jìn)一步加強(qiáng)電子信息的管理，對(duì)電子信息進(jìn)行集中統(tǒng)一管理和工程圖紙等文件集中制作。為檔案部門(mén)增配必要的設(shè)備，建立一系列服務(wù)手段是加強(qiáng)這一工作的必備條件。
3.2.1檔案室設(shè)立圖紙與文件集中處理系統(tǒng)，對(duì)審查完畢的電子文件進(jìn)行統(tǒng)一收集，按要求形成紙質(zhì)文件。
3.2.2設(shè)置專(zhuān)門(mén)場(chǎng)地對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行集中審鑒，以保證紙質(zhì)文件與相應(yīng)電子信息的一致性。
3.2.3電子信息由檔案部門(mén)集中積累，并在項(xiàng)目階段結(jié)束時(shí)，在項(xiàng)目組的配合下統(tǒng)一按“電子檔案管理辦法”集中整理歸檔。
3.2.4為便于操作和管理，建議進(jìn)一步規(guī)范電子文件形成所使用的軟件平臺(tái)，因工作需要必須使用特殊軟件的，有關(guān)人員應(yīng)按“電子檔案管理辦法”的規(guī)定將軟件一并歸檔。:
3.3要嚴(yán)把電子信息歸檔關(guān)，做好電子信息動(dòng)態(tài)管理一是在電子信息歸檔時(shí)要利用一切可利用的條件對(duì)電子信息進(jìn)行檢查、鑒定、驗(yàn)收，除有關(guān)歸檔責(zé)任簽署之外，還必須發(fā)揮電子檔案專(zhuān)家咨詢(xún)組的作用，有針對(duì)性地進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、及時(shí)解決問(wèn)題;二是做好電子檔案管理中的電子信息管理，使歸檔的電子信息跟蹤科研生產(chǎn)變化，也即做好電子檔案的更改補(bǔ)充工作，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。不能將電子檔案管理停留在管好幾張光盤(pán)的初級(jí)階段。
四、結(jié)語(yǔ)
電子檔案是信息時(shí)代的產(chǎn)物，是現(xiàn)代檔案管理工作中不可回避的。因此，還要不斷研究電子檔案管理和利用中存在的管理和技術(shù)上的問(wèn)題，并加以解決，以實(shí)現(xiàn)安全、高效的管理和利用電子檔案的目的。
參考文獻(xiàn)：
[1]唐雪妍.《淺談電子檔案的管理》[J].蘭臺(tái)世界.2006(15).
電子檔案，是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值并已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件產(chǎn)品和軟、硬件說(shuō)明。它伴隨著信息技術(shù)對(duì)人類(lèi)生活的滲透而產(chǎn)生，是檔案多元化發(fā)展的產(chǎn)物，正發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，對(duì)它的規(guī)范化管理勢(shì)在必行。本文試就在對(duì)已有實(shí)踐回顧的基礎(chǔ)上，對(duì)基層單位電子檔案的規(guī)范化管理提出幾點(diǎn)粗淺的建議。
一、我國(guó)目前電子檔案的管理現(xiàn)狀
1、電子檔案管理的雙套制。對(duì)于電子檔案的管理，我國(guó)目前普遍采用的是雙套制，即在獲得電子文件的同時(shí)，仍然制作保留一份同樣內(nèi)容的紙質(zhì)文件，以備不時(shí)之需。作為一項(xiàng)新生事物，電子檔案尚處于摸索階段，理論還不完善，各項(xiàng)制度也不成熟，還要通過(guò)實(shí)踐來(lái)驗(yàn)證。因此，就目前來(lái)看，電子檔案與傳統(tǒng)檔案將是一個(gè)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、的局面。
2、電子檔案管理還較混亂。在一些基層單位，電子文件常常只是作為過(guò)程性文件，分散保存在其形成的部門(mén)或是具體經(jīng)辦人的電腦中，隨意處置，沒(méi)有歸檔。有的即使歸檔，也只是電子數(shù)據(jù)的簡(jiǎn)單堆砌，未經(jīng)系統(tǒng)化的整理和鑒定，管理混亂，保管措施不到位，數(shù)據(jù)丟失隱患嚴(yán)重。
3、電子檔案管理制度缺失。電子檔案有著不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的特有屬性，對(duì)電子檔案的管理方式也與紙質(zhì)檔案有所不同。比如說(shuō)，為保證電子檔案的長(zhǎng)期可讀性，必須保留與之相配套的軟硬件系統(tǒng)，并定期做好備份工作，以保證電子檔案的長(zhǎng)期可讀性。對(duì)于這些新特點(diǎn)、新要求，不少單位還沒(méi)有制定專(zhuān)門(mén)的規(guī)章制度去規(guī)范和管理，使得電子檔案的管理工作常常呈現(xiàn)出一種無(wú)章可循的狀態(tài)。
二、電子檔案管理不夠規(guī)范的原因
1、現(xiàn)有規(guī)范無(wú)強(qiáng)制執(zhí)行力。早在1996年，我國(guó)就出臺(tái)了《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等規(guī)范性文件，對(duì)電子文件管理提出了一系列規(guī)范性要求。但作為推薦性標(biāo)準(zhǔn)，雖有參考價(jià)值，卻沒(méi)有強(qiáng)制執(zhí)行的效力。所以在常規(guī)性的檔案檢查中，也并未將其列入評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)，使電子檔案的管理處于失控的狀態(tài)。
2、檔案人員歸檔意識(shí)欠缺。電子文件是信息技術(shù)的產(chǎn)物，產(chǎn)生時(shí)間不長(zhǎng)，對(duì)于不熟悉計(jì)算機(jī)操作技術(shù)的檔案人員來(lái)說(shuō)還很陌生。由于管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)尚無(wú)法滿(mǎn)足電子文件管理的需要，故而很容易產(chǎn)生畏難心理。加之受到傳統(tǒng)觀(guān)念的影響，一味地側(cè)重紙質(zhì)檔案的完整性，從而忽視了電子檔案的重要性，使得電子文件得不到有效管理。
3、來(lái)源過(guò)于分散增加了集中管理的難度。現(xiàn)代化的辦公環(huán)境離不開(kāi)計(jì)算機(jī)，電子文檔的傳輸、修改、儲(chǔ)存又相當(dāng)便捷，而一些文檔材料的讀取使用又必須依托于軟硬件系統(tǒng)，所以從文件的起草、收發(fā)、流轉(zhuǎn)到最后的整理歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)，無(wú)時(shí)無(wú)刻不在生成大量的電子文件，這些文件流轉(zhuǎn)于各個(gè)職能部門(mén)之間，呈現(xiàn)出雜亂無(wú)序的狀態(tài)，這給檔案人員平時(shí)及時(shí)收集整理也增加了不小的難度。
三、電子檔案規(guī)范化管理的必要性
1、有利于資料的真實(shí)有效完整?；鶎訂挝煌莆罩匾牡谝皇仲Y料，其中有相當(dāng)一部分以電子數(shù)據(jù)的形式存在，它們完整記錄了事件處理的全過(guò)程，反映出當(dāng)時(shí)的真實(shí)情況，具有很大的參考價(jià)值。但是電子文件又極易被修改、復(fù)制，且變化不留痕跡，如果不能及時(shí)收集，很可能未及歸檔就已丟失，或者留存的已非最初版本，失去了歸檔的意義。為了保證歸檔電子文件的真實(shí)有效完整，必須對(duì)電子檔案形成的各環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范化管理。
2、有利于檔案的長(zhǎng)期保存。對(duì)于那些保管期限較長(zhǎng)甚至是永久保存的檔案，為了延長(zhǎng)檔案的壽命，除對(duì)庫(kù)房環(huán)境有一定要求外，有時(shí)也需要采取一定的預(yù)防性保護(hù)措施，如復(fù)制、修裱等。電子檔案的存在就可以看做是對(duì)紙質(zhì)版的復(fù)制，且不會(huì)占用太多的庫(kù)房空間。在查閱利用檔案時(shí)，也可以直接調(diào)取電子檔案，進(jìn)行拷貝、打印等操作，有效避免了紙質(zhì)材料的二次損耗。
3、有利于檔案的編研利用。檔案的利用是檔案的生命力所在，也是文件歸檔的意義所在。在檔案的編研和利用過(guò)程中，電子檔案有著一些傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所沒(méi)有的優(yōu)勢(shì)。首先，電子檔案體積小，易于攜帶。其次，在電子檔案的移動(dòng)和使用過(guò)程中，對(duì)檔案制成材料的機(jī)械磨損相對(duì)較小。第三，在需要提供復(fù)制件的情況下，只要借助一定的輔助設(shè)備（如計(jì)算機(jī)的軟硬件平臺(tái)）即可將原始材料原樣再現(xiàn)，省時(shí)省力。第四，在對(duì)現(xiàn)有檔案進(jìn)行編研時(shí)，電子檔案也為編纂整理和排版布局工作提供了極大的便利。
四、多管齊下，實(shí)現(xiàn)電子檔案的規(guī)范化管理
1、強(qiáng)化檔案人員歸檔意識(shí)。檔案人員是檔案工作的主體，他們的工作態(tài)度直接決定了檔案整體質(zhì)量的好壞，是電子檔案制度實(shí)施的前提和基礎(chǔ)。因此，在規(guī)范電子檔案的工作中，首先要做的就是提高檔案管理者對(duì)電子檔案重要性的認(rèn)識(shí)，時(shí)刻樹(shù)立檔案信息意識(shí)，積極主動(dòng)地對(duì)可能產(chǎn)生的電子文件加以收集，保證歸檔電子文件的完整、有序。
2、建立電子檔案的長(zhǎng)效管理機(jī)制。電子文件的歸檔工作尚處于摸索階段，很多單位并沒(méi)有成文的規(guī)章制度來(lái)加以明確。因此，應(yīng)當(dāng)在本單位現(xiàn)有立卷歸檔制度的基礎(chǔ)上，嘗試增加關(guān)于電子文件歸檔的條款，將電子文件的收集、整理、歸檔、保管、利用納入文書(shū)處理程序并列入相關(guān)人員的崗位職責(zé)，作為年度考核的標(biāo)準(zhǔn)。在實(shí)際運(yùn)行過(guò)程中不斷探索完善，逐步形成行之有效的操作規(guī)程，使電子文檔的歸檔工作制度化、科學(xué)化、常態(tài)化。
3、加速檔案從業(yè)人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)調(diào)整。電子文件載體材料的特殊性，決定了其從采集、整理、鑒定、著錄直至最后歸檔的整個(gè)流程中，需要運(yùn)用大量的現(xiàn)代化信息技術(shù)，建立一支具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)的專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍至關(guān)重要。首先，檔案人員需看到自身差距，主動(dòng)學(xué)習(xí)，不斷擴(kuò)大知識(shí)面，更新原有知識(shí)體系，提升自己的素養(yǎng)，成為一名合格的檔案工作者。其次，上級(jí)檔案管理部門(mén)也應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，比如利用好一年一次繼續(xù)教育的契機(jī)，有計(jì)劃、有目的地培養(yǎng)出更多高素質(zhì)的復(fù)合型人才。
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在醫(yī)學(xué)高校中的普及應(yīng)用，醫(yī)學(xué)高校中的電子檔案數(shù)量也越來(lái)越多，如何對(duì)這些電子檔案進(jìn)行規(guī)范管理成為檔案管理人員的工作重點(diǎn)。有很多高校檔案室缺少必要的電子檔案管理規(guī)范，管理人員在對(duì)電子檔案進(jìn)行整理時(shí)由于缺少一定的規(guī)范，各自整理的結(jié)果都不相同，反而增加了電子檔案的管理困難。同時(shí)在檔案安全方面，醫(yī)學(xué)高校中也缺少必要的安全管理規(guī)范，很多教師和管理者對(duì)電子檔案進(jìn)行處理時(shí)只是簡(jiǎn)單地進(jìn)行邏輯歸檔，并沒(méi)有采取相應(yīng)的安全措施對(duì)電子檔案加以保護(hù)，同時(shí)，部分檔案管理者對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)了解過(guò)少，對(duì)于如何利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)電子檔案進(jìn)行安全管理不甚了解，這就使得學(xué)校的電子檔案處于危險(xiǎn)境地中，一旦計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)問(wèn)題，就會(huì)造成電子檔案的丟失。
1.2缺乏電子檔案管理人才
有的醫(yī)學(xué)高校中對(duì)于電子檔案管理并不重視，也沒(méi)有設(shè)置專(zhuān)門(mén)的管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理，而即使設(shè)立了管理部門(mén)對(duì)電子檔案進(jìn)行管理，但管理部門(mén)的人員很多都缺少必要的電子檔案管理知識(shí)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)了解又很少，這就使得電子檔案管理不符合相關(guān)檔案管理要求，而高校電子檔案由于缺少有效的管理，導(dǎo)致電子檔案丟失、泄露等問(wèn)題經(jīng)常發(fā)生，歸結(jié)起來(lái)都是缺少相應(yīng)的管理人才造成的。而現(xiàn)有的管理人員自身素質(zhì)又較低，導(dǎo)致整個(gè)醫(yī)學(xué)高校的電子檔案管理處于低效狀態(tài)中。
2信息時(shí)代電子檔案管理的策略
2.1建立相關(guān)電子檔案管理規(guī)范
醫(yī)學(xué)高校應(yīng)該針對(duì)電子檔案的特殊性質(zhì)，并結(jié)合學(xué)校自身檔案文件情況，建立相關(guān)電子檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)電子檔案的歸檔工作、信息采集工作、整合工作以及安全管理等方面進(jìn)行明確，并健全相關(guān)電子檔案信息化管理機(jī)制，推動(dòng)醫(yī)學(xué)高校電子檔案管理的信息化發(fā)展。同時(shí)，針對(duì)電子檔案管理中存在的歸檔問(wèn)題，學(xué)校應(yīng)該建立相應(yīng)的歸檔制度，從檔案的形成到開(kāi)發(fā)利用每一個(gè)環(huán)節(jié)都要進(jìn)行明確，實(shí)施對(duì)電子檔案的全過(guò)程管理，對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)管理人員的職責(zé)進(jìn)行明確，以保證醫(yī)學(xué)高校中的電子檔案管理能夠有規(guī)范可依。
2.2加強(qiáng)電子檔案形成管理
針對(duì)于電子檔案在歸檔前很多信息流失或是不加篩選地全部歸檔的問(wèn)題，檔案管理人員應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)歸檔前的電子檔案形成管理，既要確保電子檔案的完整性，又要仔細(xì)進(jìn)行篩選。而為了做到這一點(diǎn)，有必要建立相關(guān)的歸檔政策，在保證管理人員在收集電子檔案時(shí)妥善對(duì)檔案文件進(jìn)行保管，減少信息流失，同時(shí)還可指派專(zhuān)人進(jìn)行電子檔案的累積工作，對(duì)于公務(wù)性電子文件，不論是網(wǎng)上上傳的還是網(wǎng)上下發(fā)的都應(yīng)該進(jìn)行歸檔保存，并且要及時(shí)進(jìn)行打印處理，以防止檔案在計(jì)算機(jī)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)丟失。在具體的處理措施上，主要有以下幾點(diǎn)，一是將歸檔的檔案文件通通用漢字處理軟件進(jìn)行歸檔處理，并用文本形式進(jìn)行保存；二是對(duì)于歸檔的電子檔案應(yīng)該統(tǒng)一保存在檔案室的電腦硬盤(pán)上，并且定期檔案管理人員要將其刻錄在光盤(pán)上以防丟失；三是對(duì)于從各個(gè)部門(mén)中收集來(lái)的電子檔案文件應(yīng)該統(tǒng)一用殺毒軟件進(jìn)行殺毒處理，以保證檔案的安全。
2.3加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全管理
制定相應(yīng)的安全管理規(guī)范，從電子檔案的形成到存儲(chǔ)、處理和利用都應(yīng)該制定相應(yīng)的安全措施，例如在存儲(chǔ)電子檔案時(shí)要選取性能好的存儲(chǔ)載體進(jìn)行保存，同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)光盤(pán)保存環(huán)境的管理，避免光盤(pán)受到有害氣體或是強(qiáng)光的危害造成電子檔案丟失。再者，對(duì)于存儲(chǔ)在電腦中的檔案文件，管理人員應(yīng)該在電腦上建立相關(guān)的安全保護(hù)系統(tǒng)，加強(qiáng)病毒防護(hù)措施，包括安裝殺毒軟件和防護(hù)墻等，保護(hù)電子檔案安全。
2.4提高電子檔案管理人員素質(zhì)
電子檔案管理與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相比，其對(duì)管理技術(shù)的要求更高，因而對(duì)管理者的素質(zhì)要求更高。學(xué)校應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理室人員的培訓(xùn)工作，豐富其在電子檔案和計(jì)算機(jī)技術(shù)方面的知識(shí)，提升管理人員對(duì)電子檔案的管理能力。同時(shí)，要注意培養(yǎng)和引進(jìn)具有專(zhuān)業(yè)電子檔案管理技術(shù)的人才，提高電子檔案管理的人員素質(zhì)，促進(jìn)電子檔案管理水平的提升。
檔案管理發(fā)展中，檔案管理的規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要內(nèi)容和環(huán)節(jié)，只有在檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的基礎(chǔ)上，才能夠促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，提升檔案管理的效率與水平?；诖?，在具體落實(shí)檔案管理的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)做好相關(guān)規(guī)章制度的完善、檔案管理工作的規(guī)劃、檔案管理人員的配備、檔案管理硬件設(shè)施的建設(shè)等等，從而按照相關(guān)要求，規(guī)范化、合理化、標(biāo)準(zhǔn)化落實(shí)檔案管理，以便充分發(fā)揮檔案管理的作用，保證檔案的使用價(jià)值。所以，檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化落實(shí)是非常有意義的。
一、檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中存在的問(wèn)題
基于現(xiàn)階段我國(guó)一些企業(yè)、單位檔案管理的實(shí)際情況來(lái)看，可以確定的是檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度不高。究其原因，主要是檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)過(guò)程中存在一些問(wèn)題，使得檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化程度低。具體為：
（一）認(rèn)識(shí)方面存在問(wèn)題
現(xiàn)代化的今天，依舊有很多單位領(lǐng)導(dǎo)及管理者沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化落實(shí)的重要性，而是一味的追求檔案管理的信息化、數(shù)字化。其實(shí)，檔案管理的確需要借助于先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，如計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等等，從而實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化的檔案管理。但是，相對(duì)來(lái)說(shuō)，規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理應(yīng)當(dāng)是數(shù)字化、信息化檔案管理的前提條件。只有規(guī)范好各項(xiàng)檔案管理工作，在按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)各項(xiàng)檔案管理工作，并在具體落實(shí)檔案管理過(guò)程中借助先進(jìn)技術(shù)如此才能真正提高檔案管理質(zhì)量。如若沒(méi)有落實(shí)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理，而直接落實(shí)信息化、數(shù)字化檔案管理，那么檔案管理將難以切合實(shí)際，真正發(fā)揮作用[1]。
（二）存在資金方面的問(wèn)題
目前很多企業(yè)或單位在進(jìn)行檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的過(guò)程中存在經(jīng)費(fèi)不足的情況，這也使得檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化程度低。究其根本，一方面是政府對(duì)檔案管理部門(mén)的經(jīng)費(fèi)支持能力有限；另一方面是檔案管理部門(mén)融資渠道少，難以通過(guò)融資來(lái)職稱(chēng)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。
（三）存在政策方面的問(wèn)題
落實(shí)規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理，需要由相關(guān)法律法規(guī)的支持，如此才能保障檔案管理有依有據(jù)、有章有法的落實(shí)，使廣大人民群眾信服。但遺憾的是目前我國(guó)政府并沒(méi)有針對(duì)檔案管理，頒布相關(guān)政策或法規(guī)，這使得檔案管理工作缺乏完善的法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)的制度規(guī)范。
二、強(qiáng)化檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的有效措施
為了改變當(dāng)前檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化程度低的情況，筆者的建議是：
（一）做好檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作
出于落實(shí)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理工作的考慮，在強(qiáng)化檔案管理工作的過(guò)程中，首先要做好檔案管理工作中規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作。具體工作內(nèi)容是：其一，做好公文制發(fā)。公文作為檔案的前身，多數(shù)檔案資料都是有公文轉(zhuǎn)化形成的。所以，為了保證檔案資料的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)工作制發(fā)的監(jiān)督與管理，從而提高公文制發(fā)的質(zhì)量。其二，做好公文、文書(shū)的檔案收率管理。也就是在制發(fā)公文的過(guò)程中，對(duì)公文簽發(fā)手續(xù)、公文審批、公文標(biāo)題設(shè)定、公文內(nèi)容等相關(guān)方面進(jìn)行詳細(xì)的了解與檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，及時(shí)糾正錯(cuò)誤，保證公文完好、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。其三，做好公文書(shū)寫(xiě)。為了保證公文規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，在制發(fā)公文的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)按照制發(fā)公文的相關(guān)要求，采用標(biāo)準(zhǔn)的文種，并規(guī)范格式，進(jìn)而書(shū)寫(xiě)公文，保證公文簡(jiǎn)潔、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范[2]。
（二）及時(shí)進(jìn)行檔案案卷清理，保證檔案時(shí)效性特征
檔案管理中，保證檔案的時(shí)效性是非常重要的，這可以保證檔案的使用價(jià)值，這也使得檔案管理有意義。當(dāng)然，要想保證檔案時(shí)效性特征，應(yīng)當(dāng)注意及時(shí)進(jìn)行檔案案卷清理。也就是在檔案保管的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)結(jié)合檔案文件的保管價(jià)值作用及特征，采取適合管理方式予以保管。在一段時(shí)間之后，對(duì)檔案案卷進(jìn)行清理，確定沒(méi)有價(jià)值的檔案予以銷(xiāo)毀，對(duì)于永久性保存價(jià)值的檔案文件，則需要查看，確定是否完整、保存是否良好，以此來(lái)保證檔案時(shí)效性特征。
（三）構(gòu)建電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，推進(jìn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理
在現(xiàn)代化的今天進(jìn)行到案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是必不可少的。因?yàn)殡娮訖n案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，可以將企業(yè)或單位的檔案以電子的方式存儲(chǔ)，如此可以保證檔案的安全性，且規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理檔案。另外，查閱或使用檔案也會(huì)變得更加方便、快捷。那么，如何構(gòu)建電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，推進(jìn)規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理？即借助計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等，構(gòu)建電子檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，設(shè)置為檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)的軟硬盤(pán)，使其能夠?qū)n案進(jìn)行快速的收錄、分類(lèi)、存儲(chǔ)，如此可以保證檔案管理更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、有效化。結(jié)束語(yǔ)檔案材料對(duì)于—個(gè)單位來(lái)說(shuō)，也是一種重要的歷史見(jiàn)證以及明智決策的重要依據(jù)，對(duì)于本單位人力資源管理工作也能夠提供重要的資源保障。所以，強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化檔案管理是非常必要的。對(duì)于當(dāng)前我國(guó)檔案管理存在一些問(wèn)題的情況，筆者的建議是做好檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作；及時(shí)進(jìn)行檔案案卷清理，保證檔案時(shí)效性特征；構(gòu)建電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，推進(jìn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理等。希望對(duì)于提高檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平有所幫助[3]。
參考文獻(xiàn)：
[1]丁海斌.檔案管理活動(dòng)中的物質(zhì)與意識(shí)——兼論檔案的物理管理與邏輯管理[J].檔案學(xué)研究.2010（3）.
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步和發(fā)展，不同領(lǐng)域的發(fā)展已經(jīng)逐漸完善并且規(guī)范化和制度化。在以往的檔案管理中，檔案管理理念和檔案管理方式較為落后，檔案管理存在較多不足，給檔案管理工作帶來(lái)較大困難。作為檔案管理人員應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)展步伐，不斷完善檔案管理方式，提高檔案管理規(guī)范化水平。
一、檔案管理規(guī)范化的必要性
隨著我國(guó)現(xiàn)代化的建設(shè)中，檔案管理工作有著重要的作用和意義，檔案管理技術(shù)也在不斷提高。檔案管理是國(guó)家、企業(yè)、個(gè)人以及社會(huì)組織等形成的各種歷史記錄。信息化時(shí)代背景下，實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和制度化，不斷提高檔案管理的規(guī)范化水平。檔案工作不是一朝一夕形成的，它是單位或者個(gè)人在一個(gè)持續(xù)時(shí)間段內(nèi)在工作和管理中的積累。它的表現(xiàn)形式是多元化的。對(duì)于每個(gè)單位檔案是一筆巨大的無(wú)形財(cái)富，它記錄了各種歷史性的決策以及建設(shè)方向，記錄了單位的發(fā)展以及各種成功，它是企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中增加的重要資本。進(jìn)行檔案管理工作是所有單位發(fā)展要求，同時(shí)也在我國(guó)教育中占有重要地位。我國(guó)不斷培養(yǎng)技術(shù)和實(shí)用性人才，用復(fù)合型人才培養(yǎng)模式代替?zhèn)鹘y(tǒng)專(zhuān)業(yè)型人才教育方法。不斷加強(qiáng)檔案管理工作可以使企事業(yè)單位培養(yǎng)更好的人才進(jìn)行正確方向的提供。另外，規(guī)范化的進(jìn)行檔案管理工作可以使各項(xiàng)工作水平得到提高，可以提供理論依據(jù)促進(jìn)單位的發(fā)展，做好檔案管理工作才可以把數(shù)據(jù)庫(kù)的作用更好的發(fā)揮，使各個(gè)部門(mén)之間工作的主動(dòng)性和鏈接進(jìn)行提高，有利于整合各類(lèi)資料，使工作量減少，工作效率得到提高。
二、加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理規(guī)范化
信息化時(shí)代背景下，信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展，在新的形勢(shì)下檔案管理需要緊跟時(shí)代步伐，促使檔案管理朝著信息化方向發(fā)展。在檔案管理信息化建設(shè)中，需要完善相關(guān)的檔案管理信息設(shè)備，改變以往紙質(zhì)檔案載體模式。紙質(zhì)檔案不易保存，儲(chǔ)存時(shí)間較短，存儲(chǔ)空間較大，存在比較大的浪費(fèi)。借助現(xiàn)代化信息技術(shù)和設(shè)備，開(kāi)展檔案管理工作，可以改變檔案管理工作現(xiàn)狀，同時(shí)借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以及時(shí)獲取相關(guān)資料。借助信息技術(shù)構(gòu)建檔案管理信息數(shù)據(jù)庫(kù)，制定相應(yīng)的登錄查詢(xún)平臺(tái)，用戶(hù)可以登錄數(shù)據(jù)庫(kù)，查閱相關(guān)的檔案資料。借助信息化管理設(shè)備可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的分析和利用，保證檔案信息的安全、完整，節(jié)約檔案管理時(shí)間。
隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，目前很多檔案的管理工作都開(kāi)始走向信息化和數(shù)字化，原有的紙質(zhì)檔案管理工作正在逐步退出歷史舞臺(tái)。所以在目前檔案的管理規(guī)范化過(guò)程中，應(yīng)該做好二者的結(jié)合工作，提升檔案管理的桂芳華水平。在很多單位的檔案實(shí)際管理工作中，紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理應(yīng)當(dāng)具備獨(dú)立的管理體系，同時(shí)發(fā)揮自身的優(yōu)勢(shì)相互配合，促進(jìn)檔案管理工作有效開(kāi)展，提高檔案管理工作效率。結(jié)合紙質(zhì)檔案管理工作，要保證檔案管理工作信息化建設(shè)逐步完善，同時(shí)做好紙質(zhì)檔案向電子化檔案的轉(zhuǎn)型工作。在電子檔案管理開(kāi)展時(shí)，可以推動(dòng)紙質(zhì)檔案管理的開(kāi)展，促進(jìn)兩者的有效融合，可以促進(jìn)檔案管理更加高效的開(kāi)展。電子檔案管理可以實(shí)現(xiàn)快速檢索，不斷完善檔案查找和利用功能，促進(jìn)兩者的融合，借助電子檔案管理模式可以從紙質(zhì)檔案中快速查找檔案。
三、提高檔案管理能力，優(yōu)化檔案服務(wù)方式
大多數(shù)檔案管理人員對(duì)新技術(shù)和新設(shè)備操作方式掌握不足，加強(qiáng)檔案管理人員系統(tǒng)化培訓(xùn)，在實(shí)際工作中靈活利用現(xiàn)代技術(shù)和方式。如工程類(lèi)檔案管理工作中，管理人員需要掌握一定的工程基礎(chǔ)知識(shí)，能夠熟練掌握和操作計(jì)算機(jī)。同時(shí)檔案管理人員具備突發(fā)事件應(yīng)對(duì)能力，靈活應(yīng)對(duì)突發(fā)事件。隨著現(xiàn)代技術(shù)和現(xiàn)代管理理念的引入，檔案管理的服務(wù)方式也發(fā)生變化，從信息管理逐漸轉(zhuǎn)變成信息服務(wù)。檔案管理人員經(jīng)過(guò)系統(tǒng)化的培訓(xùn)工作，具有一定的檔案管理能力，同時(shí)需要改變以往的服務(wù)方式，做好檔案資料采集、整理和存儲(chǔ)工作的同時(shí)，同時(shí)更加注重檔案資料的開(kāi)發(fā)和利用。同時(shí)借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)構(gòu)建信息服務(wù)平臺(tái)，打破空間和時(shí)間的局限性，做好各類(lèi)檔案資源的共享工作。所有的檔案管理都是為實(shí)際工作做好服務(wù)的，利用好各類(lèi)檔案信息，發(fā)揮出檔案的核心價(jià)值，不斷提升檔案管理工作的規(guī)范化水平，這是充分發(fā)揮出檔案信息價(jià)值的最有利保證。那么在檔案管理工作中，如何體現(xiàn)檔案信息的資料價(jià)值，可以說(shuō)是檔案管理工作的一項(xiàng)重大課題。檔案資料價(jià)值開(kāi)發(fā)的過(guò)程中，想要發(fā)掘檔案資料價(jià)值，注重社會(huì)公眾開(kāi)發(fā)度的強(qiáng)化，讓大眾可以閱讀和查閱相應(yīng)的檔案資料，深入發(fā)掘檔案價(jià)值。注重檔案資料和實(shí)際生活的有效結(jié)合，針對(duì)一些適當(dāng)公開(kāi)的檔案資料，適當(dāng)增加開(kāi)放程度，利用檔案資料促進(jìn)社會(huì)發(fā)展。
四、結(jié)語(yǔ)
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案管理工作需要采取現(xiàn)代化和規(guī)范化管理方式，不斷提高檔案管理規(guī)范化水平。在實(shí)際檔案管理工作中，需要借助新技術(shù)和新設(shè)備，開(kāi)展綜合性培訓(xùn)工作，加強(qiáng)檔案管理培養(yǎng)。檔案管理工作需要緊跟時(shí)代腳步，應(yīng)當(dāng)革新檔案管理理念，完善檔案管理制度，注重信息化建設(shè)，完善檔案服務(wù)方式。
參考文獻(xiàn)
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檔案是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展必不可少的寶貴信息資源，隨著技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步，檔案由最初的紙質(zhì)版發(fā)展成現(xiàn)在的電子版，與之相應(yīng)的是對(duì)檔案信息化的需求進(jìn)一步增強(qiáng)。而如今迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用的信息技術(shù)，更是為檔案的信息化建設(shè)創(chuàng)造了前所未有的契機(jī)。
1 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的重要性
楊公之主編的《檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論》中定義檔案信息化建設(shè)為“在國(guó)家檔案行政管理部門(mén)的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。”醫(yī)院檔案信息化建設(shè)作為檔案信息化建設(shè)的一個(gè)重要組成部分，尤其是在當(dāng)前快速發(fā)展的信息社會(huì)中，信息技術(shù)變革了醫(yī)院傳統(tǒng)的信息管理模式，使得以計(jì)算機(jī)及檔案管理軟件應(yīng)用為主，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等對(duì)檔案進(jìn)行搜索、存儲(chǔ)和管理，成為了醫(yī)院檔案管理方式發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)信息共享、實(shí)現(xiàn)與醫(yī)保系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，保障人民群眾效益的重要手段，更是適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的客觀(guān)要求。
2 全面完成醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的主要任務(wù)
2.1 檔案部門(mén)需具備完善的基礎(chǔ)設(shè)施
首先檔案管理需配置足夠面積的檔案室、辦公室、檔案柜，以及電子檔案儲(chǔ)存應(yīng)用所需的電子計(jì)算機(jī)、空調(diào)、去濕機(jī)、滅火器、溫濕度計(jì)等硬件設(shè)施。其次，電子計(jì)算機(jī)特有的自動(dòng)化程度高、運(yùn)算速度快、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)容量大、通用性強(qiáng)等的特點(diǎn)，在醫(yī)院電子檔案信息的管理上，為檔案管理人員提供了極大的便捷，檔案管理人員可以通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的收文、查詢(xún)、借閱、返還等檔案的歸檔利用和管理工作。同時(shí)由于醫(yī)院面對(duì)的社會(huì)群體具有廣泛性及公立醫(yī)院本身具有的社會(huì)公益性等特點(diǎn)，電子檔案信息更加復(fù)雜繁多，對(duì)于電子計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)配置也有著更高的要求，因此提高醫(yī)院檔案管理部門(mén)的計(jì)算機(jī)硬件配置和網(wǎng)絡(luò)使用率，是進(jìn)行醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的必要條件。另外，隨著社會(huì)保障制度的完善，醫(yī)保涉及范圍的擴(kuò)大，建立和完善局域網(wǎng)，使各項(xiàng)工作趨于網(wǎng)絡(luò)化，加強(qiáng)醫(yī)院電子檔案信息的利用，使得資源共享是現(xiàn)階段提出的更為迫切的要求。
2.2 對(duì)電子文件的歸檔與管理制定嚴(yán)格的規(guī)范
檔案信息電子化指的是通過(guò)計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代電子設(shè)備將檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī)，使之轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料再加以應(yīng)用。因此電子文件的保存歸檔就需要有明確的規(guī)范指引。首先，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》制定醫(yī)院檔案管理規(guī)范，并定期組織學(xué)習(xí)新的檔案管理辦法，根據(jù)新的法規(guī)及時(shí)修正電子文件管理規(guī)范。其次，建立檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)電子化管理，規(guī)范電子文檔的歸檔與管理，保證電子檔案信息的科學(xué)保管和有效利用。再次，注重特殊類(lèi)型電子檔案的管理。由于醫(yī)院臨床、教學(xué)、科研活動(dòng)具備特殊的技術(shù)性，因此多樣化特殊類(lèi)型的電子檔案在醫(yī)院檔案中也占據(jù)著十分重要的地位，例如聲像檔案可以直觀(guān)便捷地反映手術(shù)過(guò)程，具有十分重要的科研意義。
2.3 醫(yī)院檔案信息化需要配備高素質(zhì)復(fù)合型人才
（1）醫(yī)院檔案人員需要具備較高的政治修養(yǎng)與素質(zhì)。熟悉與通透國(guó)家檔案政策，全心全意為人民服務(wù)的服務(wù)意識(shí)，良好的職業(yè)道德和崇高的敬業(yè)精神，這是作為一名醫(yī)院檔案工作者首先應(yīng)當(dāng)具備的素質(zhì)。其次，要滿(mǎn)足各方面應(yīng)用的需求，需要具備運(yùn)用信息技術(shù)深入管理、開(kāi)發(fā)、利用檔案資源的本領(lǐng)，使檔案管理與其他綜合信息管理相結(jié)合。
（2）醫(yī)院檔案人員需要具備檔案專(zhuān)業(yè)技能。針對(duì)新形勢(shì)對(duì)檔案工作的要求，檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)檔案管理知識(shí)與技能的培養(yǎng)至為重要。醫(yī)院檔案管理人員要不斷強(qiáng)化繼續(xù)教育，堅(jiān)持“學(xué)用結(jié)合、重視實(shí)效”，積極按時(shí)參與省、市檔案局組織的檔案管理培訓(xùn)班，保證其檔案管理知識(shí)與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)檔案管理法規(guī)了解參透，同時(shí)能夠充分掌握新時(shí)期檔案管理的信息化手段，以滿(mǎn)足醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的需求。
（3）醫(yī)院檔案人員需要是具備綜合素質(zhì)的復(fù)合型人才。新形勢(shì)下，醫(yī)院檔案需要管理、檔案、計(jì)算機(jī)三位一體的復(fù)合型人才，綜合運(yùn)用多種管理思想、經(jīng)濟(jì)理念、檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)等，對(duì)檔案工作進(jìn)行有效的管理。同時(shí)也需要用現(xiàn)代信息技術(shù)整合醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理模式，為醫(yī)院檔案信息化建設(shè)提供有力的數(shù)據(jù)與保障。
2.4 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)要注重檔案信息安全
由于電子信息應(yīng)用會(huì)受到來(lái)自病毒和黑客等問(wèn)題的影響，因此保管電子檔案的計(jì)算機(jī)的各種防病毒措施要完善，針對(duì)部分需要提供網(wǎng)絡(luò)共享的檔案資源，要提供有效的網(wǎng)絡(luò)安全保障；在檔案信息化的同時(shí)，更不可忽視紙質(zhì)檔案的保存，要實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案并存。
醫(yī)院檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、全面而又具體的工作，它需要完善的基礎(chǔ)設(shè)施、先進(jìn)的管理規(guī)范、優(yōu)秀的檔案管理人員、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)陌踩胧┑雀鞣矫娴木C合配合，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)是醫(yī)院現(xiàn)代化管理的重要組成部分。
信息化是當(dāng)今世界和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)，只有積極推動(dòng)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，才能適應(yīng)社會(huì)和時(shí)展的需要，更好地服務(wù)社會(huì)。尤其是醫(yī)院的社會(huì)公益性決定了其服務(wù)團(tuán)體的廣泛性，而其自身檔案信息化建設(shè)歷程又是社會(huì)檔案信息化建設(shè)歷程的直接體現(xiàn)，因此，加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)不只是醫(yī)療事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要，更是整個(gè)社會(huì)可持續(xù)發(fā)展的必然要求。
參考文獻(xiàn)
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隨著數(shù)碼時(shí)代的到來(lái)，數(shù)碼相機(jī)得到普及和廣泛應(yīng)用。數(shù)碼照片特有的成像快、處理快、傳輸快、查閱快和成本低、存儲(chǔ)久等特點(diǎn)，使其大有取代傳統(tǒng)膠片型照片的趨勢(shì)，成為照片技術(shù)發(fā)展的主流。如何對(duì)數(shù)碼照片進(jìn)行收集、整理、歸檔和保管，是基層檔案工作者面臨的新課題。
目前，國(guó)家尚未出臺(tái)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范，現(xiàn)行的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821－2002）僅是適用于銀鹽感光材料照片檔案，也就是傳統(tǒng)膠片型照片檔案的收集、整理和保管工作。盡管目前數(shù)碼照片檔案管理問(wèn)題已經(jīng)引起各級(jí)檔案管理部門(mén)的重視，一些省、市和單位出臺(tái)了在本地、本部門(mén)試行的數(shù)碼照片管理規(guī)范，但存在標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、內(nèi)容不完整、操作性不強(qiáng)等問(wèn)題，數(shù)碼照片管理從總體上來(lái)說(shuō)，仍處于一種無(wú)“法”可依、無(wú)“章”可循的狀況。筆者認(rèn)為，對(duì)《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821－2002）進(jìn)行修訂迫在眉睫，使該標(biāo)準(zhǔn)既適用于傳統(tǒng)膠片型照片的檔案管理，又適用于數(shù)碼照片的檔案管理，提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平。建議對(duì)《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821－2002）從以下幾方面進(jìn)行修訂：
一、在“1 范圍”條目中，去掉“銀鹽感光材料”這一界定，使得《照片檔案管理規(guī)范》的應(yīng)用范圍涵蓋數(shù)碼照片。
二、由于數(shù)碼照片是一種電子文件，應(yīng)符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）要求，建議在“2 規(guī)范性引用文件”條目中，增加“GB/T 18894 電子文件歸檔與管理規(guī)范”。
三、在“3 術(shù)語(yǔ)和定義”中增加數(shù)碼照片的定義：“數(shù)碼照片electronic photograph 是用數(shù)碼相機(jī)、掃描儀等設(shè)備獲得的，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。”
四、由于數(shù)碼照片依賴(lài)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行閱讀、處理，一方面，其數(shù)據(jù)信息很容易被修改，數(shù)碼照片檔案管理必須保證照片的原始性、真實(shí)性。另一方面，必須符合電子文件的規(guī)范要求。建議在“4.2 收集要求”中，增加以下條目?jī)?nèi)容：“對(duì)存在真?zhèn)我闪x或修改處理的照片應(yīng)采取必要措施進(jìn)行鑒定，確保照片的原始性、真實(shí)性”；“數(shù)碼照片以JPEG、TIFF為通用格式，用數(shù)碼相機(jī)直接拍攝的數(shù)碼照片，其光學(xué)精度至少在300萬(wàn)像素以上；用掃描儀對(duì)紙質(zhì)照片掃描形成的數(shù)碼照片，其掃描光學(xué)分辨率一般應(yīng)在600dpi以上，數(shù)碼照片遷移、格式轉(zhuǎn)換、歸檔過(guò)程中，應(yīng)保持原有精度和不丟失圖像交換信息”。將“4.2.6 對(duì)無(wú)底片的照片應(yīng)制作翻拍底片；對(duì)無(wú)照片的底片應(yīng)制作照片”修改為“對(duì)無(wú)底片的照片應(yīng)按照標(biāo)準(zhǔn)掃描或制作翻拍底片；對(duì)無(wú)照片的底片應(yīng)制作照片；對(duì)永久或長(zhǎng)期保存的照片，歸檔時(shí)，應(yīng)同時(shí)制作紙質(zhì)照片，按雙套制要求保存”。
五、為滿(mǎn)足紙質(zhì)照片和數(shù)碼照片編號(hào)的需要，在“5.4 照片的整理”中，“照片的編號(hào)”應(yīng)采用以下格式：“全宗號(hào)―門(mén)類(lèi)―年度―保管期限代碼―冊(cè)號(hào)（盤(pán)號(hào)）―張?zhí)枴薄ｉT(mén)類(lèi)是用來(lái)區(qū)分紙質(zhì)照片和數(shù)碼照片的代碼，分別用“ZP”、“SP”表示。冊(cè)號(hào)（盤(pán)號(hào)）是在某一全宗某一保管期限內(nèi)紙質(zhì)照片冊(cè)或存儲(chǔ)數(shù)碼照片光盤(pán)的排列從“1”開(kāi)始的順序號(hào)。需要增加“數(shù)碼照片文件的命名”、“數(shù)碼照片的存儲(chǔ)及說(shuō)明”條目，內(nèi)容如下：“數(shù)碼照片文件命名規(guī)則為‘門(mén)類(lèi)―年度―保管期限代碼―張?zhí)枴瑥執(zhí)栍梦逦话⒗?/p>
數(shù)字表示，位數(shù)不足的在前面補(bǔ)‘0’。如‘SP20091
00003.jpg’，其中，第1～2位表示門(mén)類(lèi)，第3～6位表示歸檔年度，第7位表示保管期限，第8～12位表示張?zhí)??！薄皵?shù)碼照片應(yīng)采用只讀光盤(pán)作為保存載體，一個(gè)歸檔年度的數(shù)碼照片應(yīng)存儲(chǔ)在一張或多張光盤(pán)中，幾個(gè)歸檔年度的數(shù)碼照片一般不允許存儲(chǔ)在一張光盤(pán)中?？讨乒獗P(pán)時(shí)，應(yīng)選擇‘一次性寫(xiě)入’方式，刻制一式三套，套別分別為‘A’、‘B’、‘C’，其中，‘A’表示封存，‘B’表示利用，‘C’表示異地保存。光盤(pán)背面應(yīng)注明全宗號(hào)、門(mén)類(lèi)（類(lèi)目）、年度、盤(pán)號(hào)，格式為：‘全宗號(hào)―門(mén)類(lèi)―年度―保管期限―盤(pán)號(hào)’。書(shū)寫(xiě)時(shí)，應(yīng)使用光盤(pán)專(zhuān)用書(shū)寫(xiě)材料，不得直接在光盤(pán)上粘貼任何標(biāo)記。每張光盤(pán)的根目錄下應(yīng)有說(shuō)明文件、著錄文件、數(shù)碼照片子目錄。說(shuō)明文件文件名‘README.TXT’，文件內(nèi)容應(yīng)包括全宗號(hào)、門(mén)類(lèi)、年度、保管期限、盤(pán)號(hào)、全宗名稱(chēng)、形成時(shí)間、件數(shù)、套別、制作人、審核人、制作時(shí)間等信息。著錄文件文件名‘DESCRIPT.XML’，文件內(nèi)容：數(shù)碼照片光盤(pán)內(nèi)目錄的電子版本。該文件應(yīng)使用經(jīng)過(guò)檔案行政管理部門(mén)認(rèn)定的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)自動(dòng)生成。文件格式‘XML文件’。數(shù)碼照片子目錄目錄名‘DATA’，目錄內(nèi)容：存放經(jīng)過(guò)整理后的數(shù)碼照片。光盤(pán)封面正面應(yīng)打印或使用符合檔案要求的書(shū)寫(xiě)材料填寫(xiě)上述說(shuō)明文件的內(nèi)容?！?/p>
六、在“5.5 照片檔案目錄的編制”中的“目錄種類(lèi)”，增加“文件目錄”內(nèi)容和條目：“數(shù)碼照片文件目錄應(yīng)逐張照片編制，使用經(jīng)過(guò)檔案行政管理部門(mén)認(rèn)定的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行目錄的編制、管理。數(shù)碼照片文件目錄項(xiàng)目包括全宗號(hào)、門(mén)類(lèi)、年度、保管期限、光盤(pán)號(hào)、張?zhí)?、題名、拍攝者、拍攝時(shí)間、備注?！?/p>
地質(zhì)檔案資料是地質(zhì)勘探開(kāi)發(fā)過(guò)程中取得和形成的原始地質(zhì)資料、成果地質(zhì)資料及信息載體,是地質(zhì)工作不可缺少的重要基礎(chǔ)資料。它充分反映了我省礦產(chǎn)的發(fā)現(xiàn)過(guò)程、勘查規(guī)律、取得的成就、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)及地質(zhì)工作的全貌,是現(xiàn)在和今后地質(zhì)工作的重要參考。我省的地質(zhì)檔案資料經(jīng)過(guò)幾代地質(zhì)檔案管理工作人員的辛勤工作和努力實(shí)踐,管理水平尤其是檔案管理的規(guī)范程度大大提高。
1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),增強(qiáng)檔案管理意識(shí)
領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。任何一項(xiàng)工作如果領(lǐng)導(dǎo)不重視、不支持,許多具體的工作都會(huì)困難重重。地質(zhì)檔案管理工作更是離不開(kāi)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和重視,領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的概念、態(tài)度,對(duì)地質(zhì)工作的發(fā)展是十分重要的。領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識(shí)及對(duì)檔案的重視程度,決定著他們對(duì)檔案工作的態(tài)度。除了宣傳檔案資料的重要性外,檔案工作人員的工作態(tài)度、工作效率、工作質(zhì)量、工作成果也是決定因素。只有不斷增強(qiáng)檔案管理意識(shí),愛(ài)崗敬業(yè)搞好服務(wù),充分發(fā)揮地質(zhì)檔案資料在科研、生產(chǎn)、二次開(kāi)發(fā)中的作用,才能得到領(lǐng)導(dǎo)的重視。
我館從上世紀(jì)90年代初至今,在廳局領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持下,投入了大量的人力物力,檔案基礎(chǔ)建設(shè)進(jìn)展顯著,體現(xiàn)在:檔案管理人員人手一臺(tái)計(jì)算機(jī);配備了服務(wù)器,建立電子閱覽室;添置了空調(diào)、除濕機(jī);更新檔案柜、光盤(pán)柜;檔案人員隊(duì)伍也得到了充實(shí)。領(lǐng)導(dǎo)的重視為地質(zhì)檔案資料管理規(guī)范化創(chuàng)造了良好的發(fā)展環(huán)境。
2 加強(qiáng)制度建設(shè),重在基礎(chǔ)管理
加強(qiáng)制度建設(shè),是實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化的前提。我館從建立以來(lái),根據(jù)地質(zhì)資料的特性和工作要求不斷改進(jìn)管理方法和制度,先后制定了《庫(kù)房管理制度》、《地質(zhì)資料進(jìn)出庫(kù)制度(借閱庫(kù))》、《地質(zhì)資料進(jìn)出庫(kù)制度(備用庫(kù))》、《地質(zhì)資料保密制度》、《地質(zhì)資料定期檢查制度》、《地質(zhì)資料搶救修復(fù)制度》、《庫(kù)房資料管理交接制度》、《庫(kù)房溫濕度控制制度》;1997年起對(duì)館藏重要的地質(zhì)資料進(jìn)行數(shù)字化,制定了相應(yīng)的《數(shù)字化地質(zhì)資料保管制度》;2007年根據(jù)國(guó)務(wù)院《關(guān)于加強(qiáng)地質(zhì)工作的決定》和國(guó)土資源部國(guó)家保密局《全國(guó)地質(zhì)資料清理工作方案》,對(duì)全館館藏地質(zhì)資料進(jìn)行地質(zhì)資料的清理工作,制定了《地質(zhì)資料借閱制度》。從而使我館地質(zhì)資料在歸檔接收、庫(kù)房管理、借閱利用等每個(gè)環(huán)節(jié)做到有章可循、有記錄可查。
3 加強(qiáng)信息化建設(shè),推動(dòng)地質(zhì)檔案規(guī)范化
健全完善檔案管理網(wǎng)絡(luò),以信息化推動(dòng)檔案管理規(guī)范化。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的要求,也是檔案工作發(fā)展的方向。在搞好硬件建設(shè)的同時(shí)抓好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的錄入工作是實(shí)現(xiàn)檔案工作信息化的重要基礎(chǔ)工作。
從1997年國(guó)土資源大調(diào)查數(shù)字國(guó)土工程項(xiàng)目開(kāi)展以來(lái),我館先后使用全國(guó)地質(zhì)資料目錄信息服務(wù)系統(tǒng)、數(shù)字化地質(zhì)資料光盤(pán)綜合管理系統(tǒng)VIEN3.4、數(shù)字化地質(zhì)資料光盤(pán)綜合管理系統(tǒng)VIEN3.6、成果地質(zhì)資料電子文檔制作瀏覽系統(tǒng)(ED-Maker3.2)、中油V2.0成果地質(zhì)資料制作瀏覽系統(tǒng)對(duì)原有和新增的重要地質(zhì)資料進(jìn)行了數(shù)字化處理,使我館館藏地質(zhì)資料信息化水平得到很大提升。2007年,我館與福州思進(jìn)辦公自動(dòng)化有限公司聯(lián)合開(kāi)發(fā)了福建省地質(zhì)資料電子閱覽室系統(tǒng),推進(jìn)了我館地質(zhì)資料查閱利用方式現(xiàn)代化的變革。該軟件通過(guò)計(jì)算機(jī)信息化處理和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字化館藏地質(zhì)資料的智能檢索、權(quán)限判別、無(wú)損調(diào)閱、選擇打印、實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)等目標(biāo)。為保證系統(tǒng)能夠長(zhǎng)期、安全、穩(wěn)定、可靠、高效地運(yùn)行,本系統(tǒng)做到了系統(tǒng)處理的準(zhǔn)確性和及時(shí)性,系統(tǒng)的開(kāi)放性和可擴(kuò)充性,系統(tǒng)的易用性和易維護(hù)性,系統(tǒng)的先進(jìn)性。利用者可以準(zhǔn)確、快捷地查閱與調(diào)閱各類(lèi)地質(zhì)資料,使我館檔案管理規(guī)范化達(dá)到了一個(gè)新的高度。
4 提高管理人員素質(zhì),加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化
知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來(lái)、科技進(jìn)步所引發(fā)的檔案工作變革,給地質(zhì)檔案工作人員一個(gè)新的定位。隨著改革的不斷深化,檔案工作也隨之發(fā)生了變化,以光盤(pán)、磁帶為載體的電子檔案逐步代替紙質(zhì)檔案;地質(zhì)檔案資料的歸檔、整編、借閱正通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)。如何適應(yīng)這些變化和滿(mǎn)足新時(shí)期檔案工作的需要,如何提高地質(zhì)檔案的管理水平,搞好檔案管理規(guī)范化,檔案工作人員綜合素質(zhì)的提高是一個(gè)不可忽視的因素。
電子檔案的每一個(gè)環(huán)節(jié)：建立、處理、歸檔、利用、保管、更新等，都存在信息的丟失或更改的隱患，為提高電子檔案管理質(zhì)量，促進(jìn)電子文件管理的科學(xué)性，應(yīng)該制定相關(guān)的法律法規(guī)和管理規(guī)范，對(duì)單位、檔案員進(jìn)行約束，還要制定相關(guān)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)保密驗(yàn)收的規(guī)范、計(jì)算機(jī)和軟件兼容性要求、密級(jí)電子文件的特殊管理規(guī)定等，更好地保障電子文件的原始性和真實(shí)度。
2.統(tǒng)一電子檔案管理
軟件建立規(guī)范的電子檔案接收數(shù)據(jù)格式，將檔案整理軟件進(jìn)行推廣和統(tǒng)一。首先由地方的檔案管理部門(mén)規(guī)定統(tǒng)一的電子文件模板，對(duì)電子文件和信息類(lèi)型、格式進(jìn)行規(guī)范化處理，然后發(fā)放到各單位進(jìn)行參照。定期開(kāi)展電子檔案培訓(xùn)工作，對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)和技術(shù)的繼續(xù)性教育，幫助他們進(jìn)行軟件更新，格式統(tǒng)一，使其熟練操作和管理。檔案管理部門(mén)也可以定期對(duì)各單位檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)，委派專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員幫助檔案管理人員發(fā)現(xiàn)工作的不足，找出解決措施，促進(jìn)統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式的電子檔案體系形成。
3.提高電子檔案的保存質(zhì)量
電子文件的生命包括“物理生命”和“信息生命”。電子檔案的存貯內(nèi)容具有不穩(wěn)定性,存儲(chǔ)介質(zhì)易受磁場(chǎng)、溫度、濕度、細(xì)菌等因素影響,對(duì)電子文件“物理生命”的保護(hù)一是防磁,二是控制調(diào)節(jié)環(huán)境的溫濕度,三是防止機(jī)械損傷,四是注意環(huán)境衛(wèi)生。電子文件本身還易受到計(jì)算機(jī)病毒、電腦黑客的破壞,必須建造專(zhuān)用庫(kù)房、檔案柜存放電子檔案,配備專(zhuān)業(yè)電子檔案機(jī)房和較高的安全性的電腦設(shè)備,及時(shí)更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu),加強(qiáng)電子檔案的保管,確保電子檔案的長(zhǎng)期可讀性應(yīng)用。對(duì)電子文件“信息生命”的保護(hù)主要有防電腦病毒,控制網(wǎng)絡(luò)中電子文件系統(tǒng)的安全,備份處理,異處保存,及時(shí)更新檔案支持軟件,并在不改變電子檔案完整性、真實(shí)性、有效性的前提下,更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu),以適用新的“生存環(huán)境”。
4.加強(qiáng)我國(guó)電子檔案的安全
（1）建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)系統(tǒng)。備份技術(shù)是針對(duì)電子檔案管理安全患的重要技術(shù)手段，是必不可少的安全性措施。面對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全隱患，應(yīng)完善數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)系統(tǒng)，使計(jì)算機(jī)或者網(wǎng)絡(luò)發(fā)生安全性事故時(shí)，關(guān)鍵、重要的信息數(shù)據(jù)能有效恢復(fù)。（2）要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的安全管理。通過(guò)驗(yàn)證用戶(hù)信息、輸入調(diào)閱口令和限制訪(fǎng)問(wèn)、權(quán)限,安裝先進(jìn)的防毒殺毒軟件、建立防火墻來(lái)防止病毒和黑客對(duì)電子檔案的惡意破壞和篡改。（3）對(duì)重要文件采用。“雙重“歸檔法。由于文件生效的主要標(biāo)志是簽署和印章,在現(xiàn)代技術(shù)條件下,對(duì)一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性及易修改性,也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔,以確保數(shù)據(jù)的安全。
5.提高我國(guó)檔案工作人員素質(zhì)信息化進(jìn)程
推進(jìn)了檔案管理的現(xiàn)代化，為檔案管理人員提出新的課題。工作人員必須提高自己的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平，增強(qiáng)現(xiàn)代檔案管理專(zhuān)業(yè)修養(yǎng)，熟練操作多媒體文件，掌握電子文件歸檔方法。能有效識(shí)別網(wǎng)絡(luò)電子文件操作者，對(duì)其進(jìn)行權(quán)限控制。單位應(yīng)引進(jìn)高端檔案管理人才，讓他們兼具檔案管理業(yè)務(wù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)。
中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044(2011)22-5279-02
Research on Collection and Arrangement in Electronic Records Management System
HOU Li-li
(Automation Institute of Lanzhou Petrochemical Company, Lanzhou 730060, China)
Abstract: Collection and arrangement of records, the core module of Electronic Records Management System, which occupy most part of work, relate to whether the advantages of Electronic Records Management System comparing with old handwork management of records are really obvious or not. The functions of the whole and every module of collection and arrangement in Electronic Records Management System of Petro China are introduced.
Key words: electronic records management system; collection and arrangement; records filing; records handing in; records distributing; records receiving
傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)的一般原理是：部門(mén)檔案歸檔人員將實(shí)體檔案提交到檔案管理部門(mén)，由檔案管理部門(mén)人員負(fù)責(zé)檔案的入庫(kù)管理。由于不能充分發(fā)揮電子文件的優(yōu)勢(shì)，造成手工勞動(dòng)量大，操作程序復(fù)雜，人力、物力資源浪費(fèi)，而且檔案利用率極差。為了加快中國(guó)石油天燃?xì)饧瘓F(tuán)公司信息化的發(fā)展，統(tǒng)一各個(gè)下屬單位檔案管理規(guī)范，形成中石油檔案共享知識(shí)平臺(tái)，項(xiàng)目組在信息部的支持下，與微軟合作開(kāi)發(fā)了中國(guó)石油檔案管理系統(tǒng)。
系統(tǒng)的原理是：部門(mén)檔案歸檔人員將檔案電子條目錄入，經(jīng)過(guò)歸檔部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和檔案部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審核后，檔案電子條目自動(dòng)提交給檔案管理部門(mén)，隨即可同步提交實(shí)體檔案和清單，由檔案管理部門(mén)人員進(jìn)行檔案整理和入庫(kù)維護(hù)。這部分功能主要由系統(tǒng)中收集整理模塊完成。本文介紹收集整理模塊的總體功能結(jié)構(gòu)和各個(gè)子模塊的工作原理。
1 總體功能結(jié)構(gòu)圖
“收集整理”模塊主要包含“檔案歸檔”和“檔案上交”的功能。
檔案歸檔的目標(biāo)為協(xié)助歸檔部門(mén)和檔案部門(mén)的用戶(hù)將電子和實(shí)體檔案歸到中國(guó)石油檔案管理系統(tǒng)中，以達(dá)到提供借閱利用的目的。檔案上交的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)油氣勘探開(kāi)發(fā)類(lèi)檔案的匯交和分發(fā)。圖1是收集整理模塊的總體功能結(jié)構(gòu)圖。
2 檔案歸檔
檔案歸檔包含預(yù)歸檔、歸檔整理、檔案整理三個(gè)子模塊。
2.1 各個(gè)子模塊任務(wù)
2.1.1 預(yù)歸檔
1）歸檔部門(mén)人員對(duì)待審核檔案的電子條目進(jìn)行錄入、編輯、提交；
2）歸檔部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審核；
3）檔案管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審核；
2.1.2 歸檔整理
1）部門(mén)歸檔人員對(duì)不需審核的電子條目錄入、編輯、移交；
2）部門(mén)歸檔人員對(duì)實(shí)體檔案的同步歸檔：歸檔清單打印、實(shí)體檔案同步移交到檔案管理部門(mén)；
2.1.3 檔案整理
檔案管理部門(mén)人員對(duì)歸檔部門(mén)提交的電子和實(shí)體檔案編輯、實(shí)體整理、歸檔辦結(jié)；
2.2 檔案歸檔流程步驟
如圖2，系統(tǒng)提供四種歸檔流程，可由各單位根據(jù)本單位業(yè)務(wù)情況選擇使用。
2.2.1 標(biāo)準(zhǔn)流程歸檔
對(duì)應(yīng)上圖的全部五個(gè)步驟12345。
2.2.2 直接歸檔
歸檔流程從第四步開(kāi)始，即從“歸檔整理”步驟開(kāi)始，這種歸檔流程完全以實(shí)體歸檔發(fā)起，去掉了前面三步電子條目先歸檔的過(guò)程，檔案歸檔只經(jīng)過(guò)45兩步流程完成。例如：總部的檔案歸檔就是這種流程。
2.2.3 檔案部門(mén)審核
對(duì)應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)歸檔流程去掉第二步，即1345。對(duì)應(yīng)系統(tǒng)中就是檔案條目在“預(yù)歸檔”步驟由檔案部門(mén)審核通過(guò)后，進(jìn)入到“歸檔整理”步驟，由部門(mén)歸檔人員進(jìn)行實(shí)體歸檔工作。
2.2.4 歸檔部門(mén)審核
對(duì)應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)歸檔流程去掉第三步，即1245。對(duì)應(yīng)系統(tǒng)中就是檔案條目在“預(yù)歸檔”步驟由歸檔部門(mén)審核通過(guò)后，進(jìn)入到“歸檔整理”步驟，由部門(mén)歸檔人員進(jìn)行實(shí)體歸檔工作。
3 檔案上交
檔案上交分為檔案匯交、檔案分發(fā)、檔案接收三個(gè)子模塊。如圖3，源單位（如油氣田A、油氣田B……）把檔案上交到目標(biāo)匯交單位（如勘探開(kāi)發(fā)研究院）。如圖4，由檔案產(chǎn)生部門(mén)將檔案分發(fā)到各個(gè)下屬單位檔案部門(mén)（如A單位檔案部門(mén)、B單位檔案部門(mén)……），由這些部門(mén)利用“檔案接收”功能，將檔案接收到系統(tǒng)的收集整理模塊中，進(jìn)行編輯和存檔。
4 結(jié)束語(yǔ)
中國(guó)石油檔案管理系統(tǒng)目前已在中石油多家下屬單位上線(xiàn)。作為檔案系統(tǒng)的核心模塊――收集整理，以其簡(jiǎn)潔的歸檔程序、嚴(yán)密的在線(xiàn)審批流程、兼容的條碼和清單打印功能大大方便了用戶(hù)單位的推廣和使用，促進(jìn)了企業(yè)的減員增效?！半娮游募葰w檔、實(shí)體隨后”的管理理念，使歸檔部門(mén)確保實(shí)體檔案要和相應(yīng)的電子檔案一致，并同步提交到檔案管理部門(mén)?？绮块T(mén)、跨地區(qū)的不同單位間檔案的匯交、分發(fā)和接收，只需幾個(gè)簡(jiǎn)單步驟即可在線(xiàn)完成。電子條目的錄入項(xiàng)設(shè)置嚴(yán)格遵守《中國(guó)石油天然氣集團(tuán)公司檔案管理手冊(cè)》規(guī)定的檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)規(guī)范和檔案信息化規(guī)范。系統(tǒng)統(tǒng)一了中石油各個(gè)下屬單位檔案管理規(guī)范，將成為中石油集團(tuán)公司檔案管理平臺(tái)和共享知識(shí)中心。
參考文獻(xiàn)：
[1] 師玉強(qiáng),王政.大型工程檔案收集整理模式探討[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè),2010(7).
[2] 劉宏.關(guān)于建設(shè)工程檔案收集整理標(biāo)準(zhǔn)化的思考[J].北京檔案,2010(10).
與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案出現(xiàn)的時(shí)間并不長(zhǎng)，雖然其在儲(chǔ)存空間占用相關(guān)信息處理效率等方面有很大優(yōu)勢(shì)，但在對(duì)其認(rèn)識(shí)、利用中仍存在一些突出問(wèn)題。
1.檔案管理觀(guān)念陳舊落后
很多單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠，將檔案工作與保管性工作混同，認(rèn)為檔案管理不會(huì)影響單位實(shí)質(zhì)性發(fā)展。因此，他們對(duì)檔案工作不能及時(shí)關(guān)注和更新，對(duì)新出現(xiàn)的電子檔案管理方式缺乏正確認(rèn)識(shí)。部分檔案管理工作者的觀(guān)念陳舊，沒(méi)有及時(shí)調(diào)整管理思維，檔案管理理念比較封閉，制約了電子檔案的發(fā)展進(jìn)程。
2.檔案管理不規(guī)范
電子檔案對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)依賴(lài)性強(qiáng)，電子檔案管理工作中規(guī)定了對(duì)重要系統(tǒng)、文件、數(shù)據(jù)信息進(jìn)行定期備份，但是缺乏具體操作性規(guī)范。電子檔案保存工作缺乏連續(xù)性和完整性，管理工作存在很多紕漏。目前的電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)主要是光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)和U盤(pán)等，沒(méi)有進(jìn)行備份數(shù)據(jù)檔案登記管理，缺乏規(guī)范的放置措施，另外，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)檔案沒(méi)有配套的避免拷貝技術(shù)，缺乏相應(yīng)的檢查機(jī)制。
3.忽視電子檔案管理安全
檔案管理工作者普遍忽視電子檔案安全性，沒(méi)有采取有效的安全防范措施。電子檔案依賴(lài)于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，因此電子信息在收發(fā)、保存、歸檔的過(guò)程中存在病毒入侵、被盜、泄密、被偽造和篡改等風(fēng)險(xiǎn)。利用電子檔案的過(guò)程也存在安全隱患，因?yàn)殡娮訖n案和紙質(zhì)檔案比，更容易被修改和覆蓋，破壞電子檔案的原稿。
二、電子檔案管理改進(jìn)對(duì)策
1.制定電子檔案管理規(guī)范
電子檔案的每一個(gè)環(huán)節(jié)：建立、處理、歸檔、利用、保管、更新等，都存在信息的丟失或更改的隱患，為提高電子檔案管理質(zhì)量，促進(jìn)電子文件管理的科學(xué)性，應(yīng)該制定相關(guān)的法律法規(guī)和管理規(guī)范，對(duì)單位、檔案員進(jìn)行約束，還要制定相關(guān)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)保密驗(yàn)收的規(guī)范、計(jì)算機(jī)和軟件兼容性要求、密級(jí)電子文件的特殊管理規(guī)定等，更好地保障電子文件的原始性和真實(shí)度。
2.統(tǒng)一電子檔案管理軟件
建立規(guī)范的電子檔案接收數(shù)據(jù)格式，將檔案整理軟件進(jìn)行推廣和統(tǒng)一。首先由地方的檔案管理部門(mén)規(guī)定統(tǒng)一的電子文件模板，對(duì)電子文件和信息類(lèi)型、格式進(jìn)行規(guī)范化處理，然后發(fā)放到各單位進(jìn)行參照。定期開(kāi)展電子檔案培訓(xùn)工作，對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)和技術(shù)的繼續(xù)性教育，幫助他們進(jìn)行軟件更新，格式統(tǒng)一，使其熟練操作和管理。檔案管理部門(mén)也可以定期對(duì)各單位檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)，委派專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員幫助檔案管理人員發(fā)現(xiàn)工作的不足，找出解決措施，促進(jìn)統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式的電子檔案體系形成。
3.提高電子檔案的保存質(zhì)量
電子文件的生命包括“物理生命”和“信息生命”。電子檔案的存貯內(nèi)容具有不穩(wěn)定性，存儲(chǔ)介質(zhì)易受磁場(chǎng)、溫度、濕度、細(xì)菌等因素影響，對(duì)電子文件“物理生命”的保護(hù)一是防磁，二是控制調(diào)節(jié)環(huán)境的溫濕度，三是防止機(jī)械損傷，四是注意環(huán)境衛(wèi)生。電子文件本身還易受到計(jì)算機(jī)病毒、電腦黑客的破壞，必須建造專(zhuān)用庫(kù)房、檔案柜存放電子檔案，配備專(zhuān)業(yè)電子檔案機(jī)房和較高的安全性的電腦設(shè)備，及時(shí)更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)電子檔案的保管，確保電子檔案的長(zhǎng)期可讀性應(yīng)用。對(duì)電子文件“信息生命”的保護(hù)主要有防電腦病毒，控制網(wǎng)絡(luò)中電子文件系統(tǒng)的安全，備份處理，異處保存，及時(shí)更新檔案支持軟件，并在不改變電子檔案完整性、真實(shí)性、有效性的前提下，更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu)，以適用新的“生存環(huán)境”。
4.加強(qiáng)電子檔案的安全
（1）建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)系統(tǒng)。備份技術(shù)是針對(duì)電子檔案管理安全患的重要技術(shù)手段，是必不可少的安全性措施。面對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全隱患，應(yīng)完善數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)系統(tǒng)，使計(jì)算機(jī)或者網(wǎng)絡(luò)發(fā)生安全性事故時(shí)，關(guān)鍵、重要的信息數(shù)據(jù)能有效恢復(fù)。
（2）要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的安全管理。通過(guò)驗(yàn)證用戶(hù)信息、輸入調(diào)閱口令和限制訪(fǎng)問(wèn)、權(quán)限，安裝先進(jìn)的防毒殺毒軟件、建立防火墻來(lái)防止病毒和黑客對(duì)電子檔案的惡意破壞和篡改。
（3）對(duì)重要文件采用?！半p重“歸檔法。由于文件生效的主要標(biāo)志是簽署和印章，在現(xiàn)代技術(shù)條件下，對(duì)一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性及易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。
