時間：2023-05-16 10:11:01
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【關(guān)鍵詞】
人事檔案管理；信息化
0 引言
目前，我們已經(jīng)進入了一個嶄新的信息化社會。信息技術(shù)也開始不斷地深入到社會的各個方面，要想使得人事檔案管理這項工作平穩(wěn)有效進行，管理人員必須將信息技術(shù)運用到這項工作中來，這也使得信息技術(shù)成為了人事檔案管理工作的重要方式。其根本就是合理有效的利用計算機技術(shù)將傳統(tǒng)的檔案用電子文檔做出來，實現(xiàn)人事檔案信息化、規(guī)范化，并能夠在允許的前提下進行資源共享，有效提高檔案的利用效率。
1 人事檔案管理信息化建設(shè)的意義
根據(jù)有關(guān)報道，我們可以了解到信息化是促進一個國家發(fā)展的必然選擇，只有大力推進信息化的發(fā)展，才能實現(xiàn)現(xiàn)代化建設(shè)。信息技術(shù)是當(dāng)今社會一項十分重要的技術(shù)，也是表示人事檔案現(xiàn)代化管理的象征。在信息化社會的前提下，將其應(yīng)用到人事檔案管理也成為了一種必然選擇，更是一種全新的方式。
1.1與信息化社會相協(xié)調(diào)，是人事檔案管理信息化的表現(xiàn)
在近些年來國家檔案管理局出版的相關(guān)文檔中明確指出了信息化管理是檔案管理的必然趨勢，并明確了當(dāng)今社會教師人事檔案管理信息化的各階段的任務(wù)和目標(biāo)。
1.2使人事檔案資源得到共享，為當(dāng)今社會發(fā)展做出一部分貢獻
隨著信息化技術(shù)的飛速發(fā)展，電子文檔資源已成為了人們進行社會活動和個人活動的重要資源。所謂的檔案管理信息化建設(shè)，就是將教師人事檔案信息化提升為整個國家信息化建設(shè)的總框架，以檔案的利用率為基礎(chǔ)，以人事檔案的信息化為目標(biāo)，加速促進教師人事檔案電子化、管理規(guī)范化、信息利用簡便化的在網(wǎng)絡(luò)上進行的進程，使得教師人事檔案管理工作持續(xù)快速發(fā)展，為實現(xiàn)社會信息化提供一份力量。
2 人事檔案管理中存在的不足
人事檔案是指社會上一些組織和部門進行人事管理的管理人員在選用人才等一些工作中所積累而成的很珍貴的人員資料，它記載著不同的人在不同階段的發(fā)展經(jīng)歷，還客觀真實地記錄了一個人的社會閱歷、家庭以及社會關(guān)系、個人品質(zhì)等等方面的資料。由于諸多方面的因素形成了當(dāng)今社會教師人事檔案管理中存在的一些問題，具體有以下幾個方面：
2.1管理者對教師人事檔案重要性的認(rèn)識過于片面
管理者對這項工作不夠重視，基本都表現(xiàn)在教師人事檔案管理的工作中，有很大一部分領(lǐng)導(dǎo)者在對檔案機密性的認(rèn)識上存在不足，認(rèn)為這項工作只要將這些檔案保管好不丟失就行了。所以，他們都忽視了檔案管理工作的機密性，不能很好地將檔案進行保密處理，工作人員不能擁有良好的工作環(huán)境，也沒有足夠的經(jīng)費進行支出，這項工作也就很難做好。
2.2教師人事檔案機密性不足
根據(jù)國家的相關(guān)人事檔案管理方案指出，任何人不得私自調(diào)用個人或者親屬的檔案資料。人事檔案進行保密的目的一方面是便于統(tǒng)一管理，另一方面是為了防止安全事故的發(fā)生，也正是這種機密性大大的降低了教師人事檔案的真實可靠性，管理者的意見而不是本人意見，導(dǎo)致檔案的隨意性也隨之增加。
2.3教師人事檔案真實性不高
人事檔案的價值來源于其真實性，就目前的人事管理方式而言，檔案造假的現(xiàn)象時常發(fā)生。也有部分領(lǐng)導(dǎo)為了打擊報復(fù)而通過修改職工的檔案，最后給職工造成巨大的心理和生活上的傷害。各種不同方式的造假現(xiàn)象也不斷發(fā)生，使得教師人事檔案管理制度的真實性面臨著巨大的威脅。
2.4教師人事檔案資料不夠全面
教師人事檔案內(nèi)容不夠齊全，資料內(nèi)容不全面。造成這些不足的原因一大部分是因為進行教師人事檔案管理工作的人員不具備必須的責(zé)任心，沒有積極負責(zé)的收集各個方面的資料，導(dǎo)致檔案資料不足。
2.5教師人事檔案管理制度不夠先進
隨著目前各種制度改革的不斷進行，人才的使用和流動頻率也逐漸增高，選用人才的手續(xù)也由復(fù)雜 變得簡單。由于教師人事檔案管理制度不夠先進，沒有緊跟時代的潮流，而且沒有及時的修改，對人才的流動造成了一定的阻礙作用。有些單位甚至不擇手段將人才的檔案進行扣留，造成了教師人事檔案不齊全，給一些急需人才的單位的工作造成了不便。
3 教師人事檔案管理信息化建設(shè)的新方式與對策
3.1建設(shè)現(xiàn)代化的人事檔案管理設(shè)施，完善教師人事檔案信息
在進行教師人事檔案管理的信息化建設(shè)道路中，要緊隨時代的步伐，使基礎(chǔ)設(shè)施處于最先進階段，以便于提高教師檔案的安全可靠性。在建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施的過程中。也要充分利用網(wǎng)絡(luò)科技，加快建設(shè)教師人事檔案數(shù)據(jù)庫的步伐。同時也要建設(shè)先進的檔案管理和使用系統(tǒng)，在全社會統(tǒng)一使用達到科技要求的檔案使用和管理軟件，為信息的安全合理使用提供有效的保障。
3.2健全教師人事檔案管理制度
在進行現(xiàn)代化建設(shè)的過程中還要注意不斷健全各種規(guī)章制度，并提出合理可靠的意見，并經(jīng)過開會表決，選取最為有效的意見并投入使用，以推動制度的制定和健全的進度。提出相應(yīng)的獎勵措施，推進制度的合理化建設(shè)。其建設(shè)重點是研制出一些合理的檔案信息化準(zhǔn)則，運用符合實際的宣傳措施進行傳達消息，使得進行教師人事檔案管理的工作者的心里都有一個標(biāo)準(zhǔn)，最后達到完善教師人事檔案的管理制度的目的。
3.3培養(yǎng)高素質(zhì)的專業(yè)管理隊伍
教師人事檔案的信息化管理建設(shè)對于每一位進行檔案管理的工作者都做出了很高的技術(shù)要求，它要求檔案管理人員在進行工作的同時還要不斷的加強專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，在進行專業(yè)知識學(xué)習(xí)的同時，還要加強對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及教師人事檔案管理軟件的學(xué)習(xí)，以提高工作人員對現(xiàn)代化設(shè)施的運用能力，最后成為一名高素質(zhì)、高能力、高水平的全能型人才。與此同時，領(lǐng)導(dǎo)者還要對檔案管理人員進行政治思想的教育，使他們具備較強的責(zé)任心，不會為了達到某種目的而去弄虛作假，最后造成嚴(yán)重的后果，并且還能盡快實現(xiàn)檔案管理的信息化和現(xiàn)代化。
4 總結(jié)
總的來說，教師人事檔案管理工作的發(fā)展只有順應(yīng)時代的要求，以信息化建設(shè)為前進方向，才能完完整整的把這項工作做好，才能加快教師人事檔案管理信息化建設(shè)的步伐，最終使得教師人事檔案的管理更加合理規(guī)范。
【參考文獻】
黨校教務(wù)檔案是黨校校史的重要組成部分，是黨校工作業(yè)績的展示窗口，也是黨校開展教學(xué)、科研，提高教學(xué)質(zhì)量和實現(xiàn)科學(xué)管理的必備材料。隨著信息化時代的到來，如何更有效地運用現(xiàn)代化手段管理教務(wù)檔案，則是新時期教務(wù)檔案管理的重點課題。
一、當(dāng)前教務(wù)檔案管理存在的問題
1.收集、管理不夠規(guī)范
目前，教務(wù)檔案的管理工作往往得不到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視，工作人員對檔案管理工作也缺乏足夠認(rèn)識，各科室沒有專職的檔案管理人員，檔案材料收集不齊全、不規(guī)范，有些科室只重視紙質(zhì)檔案，而忽視其他介質(zhì)檔案。而且，隨著學(xué)校的發(fā)展，教學(xué)不再限于課堂講授，還廣泛開展了公開課，論文研討，下鄉(xiāng)調(diào)研，教學(xué)互動嘗試等活動，所形成的教學(xué)檔案數(shù)量增多，載體也日益多樣化。一些黨校所采用的仍然是傳統(tǒng)的檔案管理模式，即組卷、立卷、擬定標(biāo)題裝訂等等，工序多，操作難，工作量大。這種方式收集整理的檔案，其查準(zhǔn)率是可想而知的。
2.內(nèi)容缺乏系統(tǒng)性
開辦黨校的最終目的是進行我黨理論和工作的宣傳以及對黨員進行黨性知識教育，黨校教育的結(jié)果應(yīng)該被記錄在案并且形成系統(tǒng)，有助于黨校進行教育總結(jié)。但是，現(xiàn)實的情況是有些班次的材料在辦班結(jié)束后沒有及時移交給檔案管理人員或因種種原因不慎丟失；有些教師科研成果，只報送論文題目，沒有按時把科研成果復(fù)印存檔，導(dǎo)致工作銜接不到位，造成科研成果丟失；有些黨員教育工作你開展得很好、效果也十分明顯，但是這些教育總結(jié)資料并沒有形成系統(tǒng)的檔案資料被保存下來。對檔案資料整理的缺乏直接導(dǎo)致黨校教務(wù)檔案不完整，沒有系統(tǒng)性，影響了教務(wù)檔案的質(zhì)量和利用價值。
3.信息缺乏共享性
保守秘密是檔案管理人員的神圣職責(zé)，黨校教務(wù)檔案中包含了大量黨校學(xué)員的個人信息，這些是必須加以保密的檔案內(nèi)容，但黨校教務(wù)檔案中也包含了很多可以被利用與其他黨務(wù)工作中的資料，例如對學(xué)習(xí)班教學(xué)效果的總結(jié)、黨校開辦過程中產(chǎn)生的問題及解決方法的探討等，這些資料如果能夠被有效利用，則可以有效提高黨校的辦學(xué)效率。但是，在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，黨校教育檔案工作存在重保輕用，利用不良的現(xiàn)象。對黨校教務(wù)信息的共享缺乏導(dǎo)致些弊端：首先，大多數(shù)教務(wù)檔案工作保密多，內(nèi)需利用多，對外交流共享少，有些重要的、有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，檔案管理工作的實際作用被抹殺了；其次，黨校教務(wù)檔案信息資源的開發(fā)利用始終處于原始、簡單的數(shù)據(jù)整理狀態(tài)，信息含量低、封閉，無法實現(xiàn)資源共享，也就無法與外校進行有效交流，致使黨校教學(xué)本身的質(zhì)量遲遲得不到提高。
4.重要檔案沒有專人管理
黨校教務(wù)檔案不僅包括參加黨校學(xué)習(xí)的黨員和部分群眾的基本信息，還包括黨校學(xué)習(xí)班的教學(xué)具體內(nèi)容、教學(xué)實際過程和結(jié)果的總結(jié)，有些教學(xué)過程當(dāng)中出現(xiàn)的對教學(xué)內(nèi)容的分析和深度反思則體現(xiàn)在參與黨校學(xué)習(xí)人員的日常匯報和筆記中；教務(wù)工作人員的科研成果可能保存在各自的電腦上。因此，黨校教務(wù)檔案來源渠道很多，材料繁而雜，沒有指定專人管理，很難做到分類明確，歸檔有序。另外，沒有專人管理也使材料容易混雜，使得要找的材料不易找到。
5.缺乏現(xiàn)代化管理手段
檔案管理對我國各項事業(yè)的發(fā)展都具有極為重要的作用，因此，進行現(xiàn)代化的檔案管理成為我國檔案管理事業(yè)發(fā)展的主要趨勢之一?，F(xiàn)代化管理手段的應(yīng)用時基于檔案管理信息化的，這就要求檔案管理工作人員必須具備相應(yīng)的計算機文件處理能力和網(wǎng)絡(luò)化信息處理能力。但是，黨校教務(wù)檔案管理人員多是年齡較大的工作人員，這些工作人員計算機應(yīng)用水平普遍不高，較少參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，管理方面習(xí)慣于舊模式，以傳統(tǒng)的手工方式管理教務(wù)檔案，材料分類立卷裝訂，很少進行檔案信息化處理，致使檔案提取和調(diào)用的效率很低。此外，黨校辦公系統(tǒng)的信息化建設(shè)中的應(yīng)用軟件缺少文檔一體化功能模塊，使檔案信息化工作進展不順暢，沒有辦法對教務(wù)檔案實施徹底的現(xiàn)代化管理。
二、加強黨校教務(wù)檔案管理的對策
1.加強宣傳，提高領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識
教務(wù)檔案管理人員要抓住時機，加大宣傳力度，從而提高有關(guān)人員特別是領(lǐng)導(dǎo)同志的檔案意識，為做好檔案工作打下堅實的思想基礎(chǔ)。能夠加強檔案管理宣傳力度的方式包括以下三點：第一，以提高檔案服務(wù)管理意識為基礎(chǔ)進行檔案應(yīng)用性宣傳，從檔案管理工作的實際作用出發(fā)提升檔案管理意識；第二，去先進單位觀察信息化檔案管理的好處；第三，進行檔案管理服務(wù)改革。對檔案管理工作的重視則是實現(xiàn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)，檔案管理工作重視與否，關(guān)鍵在領(lǐng)導(dǎo)，如我們市委黨校，就專門配備了一名檔案管理人員，還配備了計算機、掃描儀、數(shù)碼相機、刻錄機、鐵皮柜等。由于領(lǐng)導(dǎo)思想的重視，并從人力、物力上給予大力支持，使得該單位的檔案管理工作非常規(guī)范。
2.建章立制，規(guī)范教務(wù)檔案的收集整理制度
進行黨校教務(wù)檔案信息化的第二個步驟，就是要對檔案管理工作進行制度建設(shè)，以健全的檔案收集和整理制度作為檔案信息化建設(shè)的根本。黨校檔案管理工作部門需要做的是，在《檔案法》的基礎(chǔ)上，根據(jù)國家檔案局有關(guān)規(guī)定，結(jié)合新的管理方式，檔案網(wǎng)絡(luò)信息化的要求及學(xué)校當(dāng)前實際，制定和完善教務(wù)檔案管理的規(guī)章制度。具體包括制定和完善教學(xué)檔案、教師業(yè)務(wù)檔案、學(xué)員學(xué)籍檔案、科研成果檔案、基層黨?；顒訖n案以及其他檔案管理實施細則，特別是要制定聲像檔案、電子檔案管理的實施細則，并對檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)做出具體規(guī)定，使檔案管理進入規(guī)范化、制度化、程序化軌道。
3.更新觀念，努力實現(xiàn)教務(wù)檔案管理信息化
隨著電子政務(wù)在快速發(fā)展，各級立檔單位所產(chǎn)生的電子文件與電子檔案正逐步取代傳統(tǒng)載體的紙質(zhì)檔案，檔案是否有能力接收和安全保管越來越多的電子文件與電子檔案等新型載體檔案，已成為衡量檔案事業(yè)發(fā)展階段的新的標(biāo)準(zhǔn)，檔案信息化勢在必行。這就要求學(xué)校的檔案工作者要更新理念，調(diào)整思路，切實領(lǐng)悟到教務(wù)檔案信息化對檔案管理工作的實際作用、觀察并了解到教務(wù)檔案的應(yīng)用對檔案信息化建設(shè)的迫切需求，從自身的檔案工作觀念更新出發(fā)，將將檔案管理的實際操作從手工建檔的工作中解脫出來，以“件”為單位整理教務(wù)檔案，利用計算機錄入教務(wù)檔案信息，建立教務(wù)檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理和利用。
4.明確重點，指定專人收集重要檔案材料
要根據(jù)教務(wù)檔案的特點，明確各科室收集檔案材料的范圍，指定專人收集具有保存價值的重要檔案資料。如：①文件類：縣委、縣政府文件、上級文件以及學(xué)校制定的教學(xué)科研工作文件和實施方案等；②綜合類：教學(xué)通知、各科室工作計劃總結(jié)、教學(xué)工作會議材料等；③教學(xué)類：教學(xué)課程表、干部培訓(xùn)進程表、考試安排、考核辦法等；④學(xué)籍類：各班次花名冊、成績單、結(jié)業(yè)證及畢業(yè)證書、學(xué)歷證書電子數(shù)據(jù)等；⑤教師業(yè)務(wù)類：本校教師以及外聘教師基本情況材料、考核情況、進修情況、骨干教師的培養(yǎng)考核材料、教學(xué)評價、教學(xué)競賽和教學(xué)獎勵；⑥科研類：教學(xué)改革方案、下鄉(xiāng)下企業(yè)調(diào)研資料、教學(xué)評估和反饋、校際之間的交流材料、情況材料等；⑦教材類：征訂的教材、各類教學(xué)參考書、本校教師參與編寫的教學(xué)材料等；⑧其他類：主要包括電子檔案、照片檔案、錄音錄像檔案、多媒體材料等，只有指定專人負責(zé)收集整理，才能使材料歸檔做到完整準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范。
5.嚴(yán)守秘密，處理好教務(wù)檔案的開發(fā)利用與保密的關(guān)系
在教務(wù)檔案的開發(fā)利用過程中，要堅持檔案工作的保密原則，完善保密制度。同時也要正確處理好所有權(quán)、隱私權(quán)的關(guān)系，檔案的開發(fā)開放不能危害學(xué)校集體的安全和利益，不得侵犯教師和學(xué)員的合法權(quán)益，對教務(wù)檔案中諸如有關(guān)教師基本情況，對教師的評價、獎懲情況，學(xué)員的基本情況等內(nèi)容應(yīng)加以保密。要公開上網(wǎng)的，要經(jīng)過學(xué)校認(rèn)真審核。但對于那些可以及時開放的檔案信息，也要及時上網(wǎng)，避免造成信息利用價值的損失，從而使檔案的利用向廣泛、縱深發(fā)展，實現(xiàn)檔案信息交流的最大流量和最佳服務(wù)，也使檔案的社會功能得到充分發(fā)揮。
6.加強隊伍建設(shè)，提高檔案管理人員的素質(zhì)
社會的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的不斷進步，使檔案工作的任務(wù)、工作環(huán)境、服務(wù)對象、管理方式都發(fā)生了很大的變化。因此，要加強對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，提高他們的綜合素質(zhì)。一是要提高思想素質(zhì)，營造一種愛崗敬業(yè)的良好氛圍，具有強烈的檔案意識和服務(wù)意識以及良好的職業(yè)道德和心理素質(zhì)。二要注重自身學(xué)習(xí)，主動參加崗位培訓(xùn)，不斷提高管理教務(wù)檔案的水平，做到依法治檔。三要成為復(fù)合型人才，既有檔案管理的專業(yè)能力，又要善于運用現(xiàn)代化手段，擅長計算機的應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)信息管理的技術(shù)。因此，檔案管理人員要主動參加計算機等的考試，熟練地運用計算機技術(shù)管理電子檔案，以便對電子檔案管理和電子文件實行“前端控制”，爭取做到及時接收電子文件。
一、新形勢下高校教學(xué)檔案管理呈現(xiàn)的新特點
隨著高等教育體制改革的迅速發(fā)展與辦學(xué)規(guī)模的逐步擴大，高校管理機制和范圍都發(fā)生了根本性的變化，文件資料的產(chǎn)生與日俱增，高校教學(xué)檔案管理面臨著新形勢，產(chǎn)生了一些新特點。
1.教學(xué)檔案管理的開放性更強
隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)越來越成熟，國家之間、組織之間、個人之間的交流將更加方便，非涉密檔案的封閉性被打破，最終成為公眾資源。
2.教學(xué)檔案管理趨向虛擬化
信息化條件下，高校教學(xué)管理的虛擬化主要表現(xiàn)為教學(xué)管理主體和管理客體的虛擬化、教學(xué)管理環(huán)境的虛擬化和教學(xué)資源的虛擬化。
3.教學(xué)檔案管理的交互性更強
信息化條件下校園網(wǎng)的管理平臺的交互性更強，從而使高校教學(xué)檔案管理主客體之間的交互性更強，交互方式更多，本文由收集整理且主要以非同步交互為主。
4.教學(xué)檔案管理矛盾突出
高校教學(xué)檔案管理軟硬件水平與新形勢下教學(xué)管理要求間存在的矛盾日益突出。
二、高校教學(xué)檔案管理發(fā)展的障礙性分析
教學(xué)檔案是在高校的教學(xué)活動中形成的，它反映了教學(xué)研究、教學(xué)實踐、教學(xué)管理的全過程，是高校教學(xué)管理工作的重要組成部分。收好、管好、用好教學(xué)檔案，無疑是高校檔案工作的重要內(nèi)容之一。不可否認(rèn)，目前不少高等院校在教學(xué)檔案管理方面有了進步，但多數(shù)高校的教學(xué)檔案管理仍存在許多不足之處，如有些文件材料收集不全面、內(nèi)容填寫有遺漏、書寫不符合要求，等等。同時，高校的教學(xué)檔案管理面臨新的形勢，出現(xiàn)新的特點，有些新出現(xiàn)的問題可稱為雪上加霜，嚴(yán)重影響了教學(xué)檔案管理的質(zhì)量，主要受以下主客觀因素的制約。
1.主觀制約因素
（1）檔案意識薄弱。一是學(xué)生不重視自己的個人檔案，不了解學(xué)籍表與自身的關(guān)系，不愿意認(rèn)真填寫自己的個人信息，使得學(xué)籍表不能體現(xiàn)學(xué)生的真實情況，影響檔案的真實性，也降低了保存價值；二是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)缺乏檔案意識，對檔案管理工作不夠重視，沒有在政策上、經(jīng)費上給予保證，也沒有把教學(xué)檔案管理工作作為重點項目來對待，只是疲于應(yīng)付檢查；三是各部門具體負責(zé)檔案管理的工作人員對工作缺乏正確的認(rèn)識，對檔案不夠重視。
（2）高校教學(xué)檔案管理人員存在不穩(wěn)定性，沒有足夠的專業(yè)知識?？紤]到各方面原因，很多高校的教學(xué)檔案管理人員并非經(jīng)過嚴(yán)格招聘而來，大多數(shù)都沒能接受檔案管理的正規(guī)教育，不具備相應(yīng)的檔案管理理論與實際操作技能。部分高校的二級學(xué)院也沒能配備具有專業(yè)素質(zhì)的教學(xué)檔案管理人員，基本上都是由教務(wù)教學(xué)管理人員兼任教學(xué)檔案管理一職，且變動非常頻繁，正是因為身兼數(shù)職，才給教學(xué)檔案管理帶來了更多不利局面。
（3）現(xiàn)代化管理手段落后，不能與時俱進地體現(xiàn)教學(xué)檔案的系統(tǒng)性、完整性和科學(xué)性。當(dāng)今社會已經(jīng)進入信息化管理的時代，教學(xué)檔案的管理也必將隨著這一劃時代的歷史進程而發(fā)生巨大的變化，走出傳統(tǒng)的思維和工作模式。但大多數(shù)高等的檔案信息管理和開發(fā)還處于相對滯后的狀態(tài)，尤其是教學(xué)檔案的管理，不管是管理手段，還是服務(wù)方式，都十分陳舊老套，不能與時俱進。
（4）規(guī)章制度難以落到實處。目前，高校制定的某些規(guī)章制度和工作職責(zé)看似很周詳，條條框框很多，但不夠務(wù)實。在實際操作過程中，往往會出現(xiàn)職責(zé)不清、分工不明的現(xiàn)象，很多工作執(zhí)行起來很困難，往往難以落到實處。教學(xué)檔案管理工作方面也存在同樣的問題，如主管部門對檔案管理工作缺乏常規(guī)性的檢查和監(jiān)督，也沒有相關(guān)部門給予經(jīng)常性、專業(yè)性的指導(dǎo)，使得檔案管理工作水平難以得到持久、有效的提高。
2.客觀制約因素
（1）經(jīng)費投入不足，軟硬件設(shè)施落后。由于長期以來對教學(xué)檔案管理工作的忽視，缺少對該項工作的經(jīng)費投入，由此造成檔案管理軟硬件設(shè)施很落后。沒有獨立的辦公場所、良好的辦公環(huán)境和現(xiàn)代化的信息檢測系統(tǒng)，檢索手段十分原始。器重，一部分完全靠大腦的記憶，一旦忘記，檢索起來很困難；另一部分，則是靠手工制定一個簡單的只有自己知道的檢索目錄來檢索。這些，都使得教學(xué)檔案的信息資源優(yōu)勢得不到充分發(fā)揮。
（2）收集的教學(xué)檔案系統(tǒng)性不強，材料不規(guī)范。高校教學(xué)檔案的內(nèi)部是一個非常復(fù)雜的結(jié)構(gòu)。教學(xué)管理過程中，由于沒有形成一定的管理規(guī)范，缺少制度保障，這一過程中形成的原始材料不齊全，不完整；并且，教學(xué)安排統(tǒng)計表格格式混亂，與檔案內(nèi)容無法對應(yīng)。
三、加強高校教學(xué)檔案管理創(chuàng)新的對策
1.創(chuàng)新管理觀念，強化管理意識，建立教學(xué)檔案
創(chuàng)新管理觀念，就是要求檔案人員轉(zhuǎn)變固有的管理思想觀念，通過各種宣傳手段，加強相關(guān)文件和規(guī)定的學(xué)習(xí)，使全體師生員工充分了解教學(xué)檔案的內(nèi)涵，認(rèn)識到加強教學(xué)檔案管理工作的重要性和必要性，認(rèn)識到教學(xué)檔案管理是學(xué)校教學(xué)管理工作中的一項必不可少的基礎(chǔ)性管理工作；強化管理意識，特別是領(lǐng)導(dǎo)要強化檔案管理領(lǐng)導(dǎo)意識，從學(xué)校長遠發(fā)展和人才培養(yǎng)的高度，加強對學(xué)校檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把教學(xué)檔案管理工作列入重要工作議事日程，在人財物方面予以支持，并積極引導(dǎo)廣大師生重視教學(xué)檔案，用好教學(xué)檔案，把檔案的保管與收藏轉(zhuǎn)變成檔案的開發(fā)和利用。另外，改革舊的管理模式，加強檔案信息的雙向溝通與交流，實行開放型的科學(xué)管理，也可以以此強化檔案管理的意識，確保建立高質(zhì)量的教學(xué)檔案。
2.創(chuàng)新管理制度，健全管理體制，完善管理體系
創(chuàng)新、健全和完善有效的管理制度是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)，是搞好教學(xué)檔案管理工作的保證。一方面，學(xué)校教學(xué)檔案管理需要校領(lǐng)導(dǎo)層繼續(xù)制定具有前瞻性的管理制度進行規(guī)范管理；另一方面，學(xué)校教學(xué)檔案管理更需要建立健全符合自身特色的制度作保證，主要是在人、財、物的保障上，以及檢查與獎懲制度上，建立行之有效的管理制度。在此基礎(chǔ)上，建立起由分管領(lǐng)導(dǎo)、教學(xué)部門負責(zé)人、教學(xué)部門專職教學(xué)秘書等組成的教學(xué)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確崗位責(zé)任制，實行定期檢查制度，成立校綜合檔案室，負責(zé)全校檔案的綜合管理。各院、處室應(yīng)明確一名兼職檔案員負責(zé)本部門檔案的收集整理和移交工作，形成一個以檔案室為中心的強有力的管理網(wǎng)絡(luò)體系。
3.創(chuàng)新人才培養(yǎng)，充實管理人員，加強隊伍建設(shè)
檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和技能水平是教學(xué)檔案現(xiàn)代化建設(shè)的最重要的主觀條件，引進管理人才與加強檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，理應(yīng)成為當(dāng)前檔案管理的重中之重。首先，高校要引進專業(yè)管理人才，爭取安排專人負責(zé)教學(xué)檔案管理工作，不能安排專人的則要保持兼職管理人員的相對穩(wěn)定，注重充實管理人員；其次，學(xué)校檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)該有計劃、有步驟、有針對性地組織檔案專業(yè)性工作人員進行多種形式的教育培訓(xùn)，促使他們系統(tǒng)學(xué)習(xí)和掌握檔案業(yè)務(wù)的知識規(guī)律和方法，加強人才的培養(yǎng)。同時，要通過建立和完善有效的培訓(xùn)機制和考核機制，為檔案管理水平的不斷提高提供人力資源上的有力保證，以保證各級檔案的整體性及系統(tǒng)性；最后，要不斷提高專兼職檔案管理人員的職稱和待遇，努力改善其辦公條件和環(huán)境。只有管理人員心安了，業(yè)務(wù)素質(zhì)提高了，管理隊伍壯大了，教學(xué)檔案管理才能持續(xù)健康發(fā)展。
4.創(chuàng)新管理設(shè)備，改善管理條件，提高管理水平
一、教師人事檔案管理工作中存在的問題
（一）教師人事檔案管理模式過于陳舊
傳統(tǒng)的中小學(xué)教師人事檔案管理模式會在一定程度上控制人才的合理調(diào)配，但傳統(tǒng)的教師調(diào)配需要提交資料，然后經(jīng)上級審批，這樣會嚴(yán)重影響到優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)的周期。由于傳統(tǒng)模式下的教師人事檔案管理方式單一，所以在對教師進行調(diào)配的過程中不僅非常被動，還會影響工作效率，阻礙教育改革的進度，這顯然與高節(jié)奏的時代要求不符。
（二）沒有齊全的檔案管理工作軟硬件配置
中小學(xué)教師人事檔案管理工作需要有一個科學(xué)合理的環(huán)境，但現(xiàn)在的教育機構(gòu)大都不會關(guān)注這一方面，以致現(xiàn)在教師人事檔案管理設(shè)備落后，甚至有的學(xué)校根本沒有設(shè)立檔案管理部門。檔案管理人員認(rèn)為這一工作屬于機械式工作，所以不會主動去了解一些與之相關(guān)的研究新成果，更不會在該領(lǐng)域提升自己的專業(yè)管理能力。
（三）傳統(tǒng)的人事檔案都是以紙質(zhì)形式存在的，存在很多漏洞
中小學(xué)教師人事檔案在歸檔之后會隨著事件的推移不斷陳舊，若紙質(zhì)量較差，會出現(xiàn)破損，導(dǎo)致教師人事檔案信息不準(zhǔn)確。紙質(zhì)檔案也會在平時工作中被相關(guān)人員查閱，翻閱次數(shù)會隨著時間的推移增多，翻閱次數(shù)過多會導(dǎo)致資料損壞，無法長期保存。所以，檔案管理人員應(yīng)盡快改善存檔的形式。
（四）缺乏檔案管理人員，且教師人事檔案管理人員專業(yè)技能普遍較低
目前國內(nèi)的教師人事檔案管理人員大多沒有先進的信息技術(shù)應(yīng)用能力，思想仍然固化在傳統(tǒng)的管理模式中。管理人員不會主動去學(xué)習(xí)先進的管理技術(shù)，更不用說去調(diào)整管理結(jié)構(gòu)，這會從根本上抑制中小學(xué)教師人事檔案管理信息化建設(shè)工作。
二、教師人事檔案管理信息化建設(shè)的對策
（一）加強檔案開發(fā)利用
中小學(xué)教師人事檔案工作信息化建設(shè)主要包括以下幾點內(nèi)容：數(shù)據(jù)的建立、數(shù)據(jù)的維護、開發(fā)新系統(tǒng)、信息查詢等等，其中最為重要的兩點是開發(fā)新系統(tǒng)和信息的維護。在開發(fā)新系統(tǒng)的時候應(yīng)該結(jié)合實際情況，選擇正確的人事檔案資料，然后把所有信息都記錄在計算機系統(tǒng)里面，不斷完善數(shù)據(jù)庫。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)走進人們的生活，檔案的相關(guān)管理事物也應(yīng)該利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)。所以現(xiàn)在應(yīng)該對中小學(xué)人事檔案管理工作進行改革，啟動最新的管理模式，完善信息管理庫，優(yōu)化信息查詢的過程，為人們提供更便利的服務(wù)。
（二）建設(shè)軟硬件設(shè)施
隨著人們要求的提高，應(yīng)加強中小學(xué)教師人事檔案信息化建設(shè)，提升如硬件配置，建立健全檔案信息。可以選擇讓技術(shù)人員開發(fā)專門的中小學(xué)教師人事檔案管理系統(tǒng)，不斷優(yōu)化教師人事檔案管理工作體系。除此以外，還應(yīng)注重培養(yǎng)高科技研究人員，從真正意義上做好教師人事檔案管理工作。
（三）樹立安全意識
有些事業(yè)單位在教師人事檔案信息化建設(shè)的時候忽視安全問題，一旦硬件或軟件發(fā)生事故，數(shù)據(jù)將損壞甚至丟失，給檔案的管理工作帶來很大困難。所以，在數(shù)據(jù)管理這方面可以利用先進的加密技術(shù)進行保管，這樣不僅可以做好教師人事檔案管理的保密工作，還可以保證這些信息的安全性，不影響技術(shù)人員開發(fā)新型檔案管理模式。眾所周知，電子檔案對技術(shù)人員的專業(yè)要求極高，所以在此過程中應(yīng)注意防潮、防曬、防病毒，認(rèn)真工作，處理好先進技術(shù)和檔案之間的關(guān)系，保證教師人事檔案信息的安全性。
（四）加快檔案人才的培養(yǎng)
在教師人事檔案信息化建設(shè)過程中，應(yīng)注重培養(yǎng)專業(yè)型人才，因為在這一過程中技術(shù)人才占有重要地位。在建設(shè)檔案管理隊伍中應(yīng)注重提升人員的綜合素質(zhì)，定時對技術(shù)人員進行培訓(xùn)。檔案管理的工作人員首先應(yīng)該熱愛這份工作，擁有較高的綜合素質(zhì)，有主動學(xué)習(xí)和法律意識，對先進的計算機技術(shù)有一定的了解，可以在信息化飛速發(fā)展的年代不斷改善檔案管理工作模式。所有的檔案管理工作者都應(yīng)該給自己制定工作要求，不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)，適應(yīng)時代的發(fā)展，提升教師人事檔案管理信息化的質(zhì)量。此外，還應(yīng)為檔案管理人員定期組織活動，如專業(yè)講座或研討會等等，目的是學(xué)習(xí)先進的專業(yè)知識，提升自身專業(yè)技能，開發(fā)創(chuàng)新能力，這是教師人事檔案信息化建設(shè)的堅實保障。
三、結(jié)語
綜上所述，教師人事檔案管理信息化建設(shè)的最終目的是更科學(xué)、更合理、更高效地做好檔案管理工作，保證檔案信息的安全性。做好教師人事檔案管理信息化工作是提升工作效率的基礎(chǔ)，只有這樣才有可能改善管理模式，完善檔案資源，實現(xiàn)檔案信息化的存在價值。
【參考文獻】
【中圖分類號】G272 【文獻標(biāo)識碼】A 【文章編號】1674-4810（2014）24-0199-01
檔案整理是企事業(yè)單位不可缺少的部分，它對保存歷史信息，用于工作參考，學(xué)習(xí)經(jīng)驗等都有重要的作用。在社會科技與文化不斷發(fā)展的今天，檔案整理也需要從新的視角來思考，以適應(yīng)新技術(shù)、新文化帶來的影響。
一 目前檔案整理工作存在的問題
1.檔案整理缺乏認(rèn)識
由于部分單位對檔案整理工作的認(rèn)識不足，缺乏足夠的人力財力投入，導(dǎo)致檔案整理工作一直沒有落到實處。主要體現(xiàn)在以下幾個方面：（1）檔案整理人員稀缺，在職人員有的不具備檔案整理專業(yè)素質(zhì)，不能高質(zhì)量、高效率地完成歸檔的任務(wù)，還有的檔案整理人員雖然具備一定的專業(yè)素質(zhì)，但是由于上級缺乏重視，引起員工對工作的忽視，出現(xiàn)工作不認(rèn)真，態(tài)度不端正的情況。（2）檔案整理從業(yè)人員年齡結(jié)構(gòu)不合理，偏向老齡化，缺乏專業(yè)技能培訓(xùn)，導(dǎo)致業(yè)務(wù)水平低下，檔案的搜集、歸檔、數(shù)字化、裝訂等任務(wù)均不能有效完成，甚至出現(xiàn)遺漏、誤收等現(xiàn)象。（3）由于檔案館大多是辦公、保管、調(diào)閱為一體，沒有很好的區(qū)分，對檔案館的服務(wù)性產(chǎn)生了影響。
2.檔案整理意識薄弱
對單位而言，檔案整理往往處于工作的尾端，工作性質(zhì)導(dǎo)致其不容易出成績，不受外界重視，甚至被認(rèn)為是單純的記錄工作，不需要人力、物力、財力的投入。種種不良意識導(dǎo)致檔案整理工作的重要性和必要性沒有得到充分認(rèn)識，部分單位還對資料歸檔工作產(chǎn)生了抵觸情緒，這些都嚴(yán)重制約了檔案整理工作的有效有序進行。
3.檔案整理缺乏方法
由于前文提到的因素，檔案整理人員對自己的工作產(chǎn)生了認(rèn)識偏差，他們認(rèn)為檔案整理不重要甚至不需要進行，只需看好檔案即可；同時單位又缺乏足夠重視，導(dǎo)致檔案整理還是由老一輩員工按照傳統(tǒng)方法進行，這在飛速發(fā)展的社會與科技面前顯得格格不入，檔案歸檔缺少數(shù)字化、信息化，也缺少高效實用的整理方法。
4.檔案整理缺乏規(guī)范流程
規(guī)范的檔案整理工作，應(yīng)配備統(tǒng)一、科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)的工作流程或操作手冊，而目前的檔案整理更顯隨意性、人為性。制度與規(guī)范沒有體現(xiàn)在工作中，這樣容易對檔案的實用價值產(chǎn)生嚴(yán)重影響。
二 新視角下檔案整理的方法
1.強化檔案整理人員的知識技能培訓(xùn)
要讓檔案整理跟上時展的腳步，其從業(yè)人員就應(yīng)當(dāng)接受相應(yīng)的教育，使工作更科學(xué)，方法更先進。首先應(yīng)配置先進的檔案整理設(shè)備，建立檔案信息化系統(tǒng)、檔案查詢網(wǎng)絡(luò)、完善檔案快速錄入設(shè)施，并教育員工熟練掌握設(shè)備的使用與系統(tǒng)的組成。另外，新視角不僅是檔案整理新技術(shù)的運用，還是從業(yè)人員思想與觀念的變革。對于檔案的新載體、新種類、新材料，設(shè)備的新技術(shù)、新功能、新知識，都需要活躍的思想來駕馭。因此，單位還應(yīng)引進年輕的檔案整理人才，實現(xiàn)檔案整理工作的知識化、年輕化、專業(yè)化轉(zhuǎn)換，使檔案整理水平大大提高。
2.新視角下的檔案整理信息化
在新視角下，檔案的電子信息化已是大勢所趨，而要建立一套檔案整理的信息化系統(tǒng)，筆者認(rèn)為可從以下幾方面入手：第一，條形碼與二維碼技術(shù)。信息工業(yè)的飛速發(fā)展使條形碼成為驗證商品信息必不可少的部分，二維碼也在近幾年開始流行于網(wǎng)絡(luò)世界成為信息的重要載體。檔案整理也可借鑒這樣的先進技術(shù)，將每一份檔案歸入一個條形碼或二維碼，大大方便日后的查詢與管理。第二，數(shù)據(jù)庫技術(shù)。目前的數(shù)據(jù)庫技術(shù)已相當(dāng)成熟，這為檔案整理的電子信息化提供了重要手段。企業(yè)單位可通過建立檔案數(shù)據(jù)庫，將檔案整理電子化，簡化日后的管理與查詢。第三，加強檔案管理的資金投入。要完善上文所說的設(shè)備，就應(yīng)投入足夠的資金。首先，單位應(yīng)認(rèn)識到檔案整理的重要性，其重要性主要體現(xiàn)在以下幾點：（1）保存經(jīng)濟成果，成為日后主張經(jīng)濟利益的憑證；（2）對企業(yè)來說，檔案是質(zhì)量的證明和追溯的依據(jù)；（3）檔案還包含了技術(shù)開發(fā)的過程與經(jīng)驗；（4）檔案的整理也是企業(yè)單位文化的積累，一本檔案包含了單位發(fā)展歷程與其厚重的文化底蘊。明確了檔案整理的重要性，單位的有關(guān)負責(zé)人就應(yīng)保證整理工作有充足的物質(zhì)保障，要按照國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)完善檔案整理的相關(guān)要求。檔案人員的編制、檔案工作規(guī)模、檔案數(shù)量的定制等都應(yīng)提上日程。這樣，才能完成檔案整理的建設(shè)與完善，實現(xiàn)數(shù)字化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案整理工作。
三 結(jié)束語
綜上所述，從加強從業(yè)人員培訓(xùn)與人才引進，建立完善的電子信息化檔案整理系統(tǒng)，加大檔案整理資金投入三個方面下功夫，就能在新時代更好地進行檔案整理工作。
摘 要：教學(xué)檔案管理工作是高校教學(xué)管理的重要組成部分，是評估教學(xué)水平和教學(xué)質(zhì)量的重要指標(biāo)之一。本文闡述了新時期高校教學(xué)檔案管理工作中普通存在的問題，并提出了相應(yīng)的建議。
關(guān)鍵詞：高等學(xué)校；教學(xué)檔案；管理；策略
高校教學(xué)檔案是高校在教學(xué)過程中和教學(xué)管理活動中形成的具有保存價值的文字材料、圖表、聲像等不同載體材料的總和。在新時代的背景下，教學(xué)檔案管理作為高校日常教學(xué)管理的重要組成部分，如何適應(yīng)新的形勢，如何提高檔案管理水平，如何數(shù)字化、精細化管理，已成為高校及檔案管理人員面臨的新課題。
一、新時期高校教學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)狀及問題
1、教學(xué)檔案管理部門權(quán)責(zé)不明現(xiàn)象較突出
長期以來，高校領(lǐng)導(dǎo)對教學(xué)檔案工作還缺乏足夠的認(rèn)識和了解，檔案管理意識薄弱，沒有把檔案管理工作納入部門工作計劃和議事日程中，導(dǎo)致教學(xué)檔案的管理處于無序狀態(tài)。高校教學(xué)檔案管理工作涉及學(xué)校眾多部門，寵大而復(fù)雜的工作關(guān)系網(wǎng)，使得教學(xué)檔案的收集、管理和使用等工作無法良好的運轉(zhuǎn)。各部門之間職權(quán)劃分不夠明確，也缺乏必要的溝通，使得高校教學(xué)檔案管理工作經(jīng)常處于各自為政的局面，因而致使教學(xué)檔案材料收集、整理、保存與利用等工作不能做到統(tǒng)一管理，資源共享，利用充分的有效管理狀態(tài)
2、教學(xué)檔案管理制度不健全，教學(xué)檔案整理不規(guī)范現(xiàn)象較普遍。
部分高校不注重教學(xué)檔案管理工作，管理意識薄弱，更缺乏健全、有效的管理制度和辦法。在日常教學(xué)管理工作中，從教務(wù)部門缺乏科學(xué)有效的管理制度和監(jiān)督措施，到二級教學(xué)單位和教學(xué)管理工作人員缺乏高效且系統(tǒng)的教學(xué)檔案管理方法。
3、 教學(xué)檔案管理現(xiàn)代化、信息化程度仍較低
近幾十年來，隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，某些領(lǐng)域已經(jīng)基本實現(xiàn)了信息化管理，但高校的檔案管理改革建設(shè)進程依然緩慢，信息化水平相對較低，已不能滿足信息時代化的要求。原因主要為兩個方面：一方面，高校將有限的經(jīng)費重點放在一線教學(xué)的數(shù)字化上，而對檔案工作的經(jīng)費投入不足，對檔案數(shù)字化建設(shè)則較為忽視，造成檔案管理的現(xiàn)代化設(shè)備欠缺或現(xiàn)有設(shè)備陳舊老化嚴(yán)重，檔案的收集、分類、編目與保存等工序仍然采取傳統(tǒng)手工的方式；另一方面，一些高職院校雖然建立了數(shù)字化檔案系統(tǒng)，并且與校園局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)相鏈接，但是在實際操作中，由于設(shè)備及管理人員現(xiàn)代化技術(shù)水平的局限，往往形式大于內(nèi)容，僅是將數(shù)字化設(shè)備作為閱讀檔案的簡單工具，而沒有充分利用系統(tǒng)的導(dǎo)航、索引等功能，為檔案的查詢和利用帶來便利。
4、教學(xué)檔案開發(fā)利用率較低
在很多高校，教學(xué)檔案管理大多只是停留在收集、整理、裝訂與保管等工作上，忽視了教學(xué)檔案信息資源的開發(fā)利用，各部門、各教學(xué)單位之間教學(xué)檔案的管理相對封閉，很少有互相借鑒與交流的機會，許多珍貴的檔案長期被束之高閣，失去了檔案的珍貴意義。高校教學(xué)檔案管理工作仍以“管檔案”為主，而非以“提供服務(wù)”為主的現(xiàn)象較為嚴(yán)重，也亟待提高其利用率。
5、教學(xué)檔案管理隊伍穩(wěn)定性較差，檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)較弱
目前，現(xiàn)有教學(xué)檔案管理隊伍中，相當(dāng)一部分都是由學(xué)校其他崗位人員調(diào)任來做檔案管理工作的，或者是由其他崗位的人員臨時兼任的，很多高校缺乏檔案專業(yè)科班出身的、受過全面的檔案管理專業(yè)培訓(xùn)的檔案管理人員。因此，由于檔案管理人員的臨時性和業(yè)余性，導(dǎo)致各級教學(xué)材料檔案管理人員流動性大，影響了檔案管理工作的連續(xù)性、穩(wěn)定性和系統(tǒng)性。
二、 新時期教學(xué)檔案管理工作的幾點改進措施
1、 理清教學(xué)檔案管理思路，實行層層負責(zé)制
推進教學(xué)檔案管理工作，必須積極爭取領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視，多方面提高領(lǐng)導(dǎo)對教學(xué)檔案工作重要性的認(rèn)識和檔案功能的了解。具體管理工作中，高校應(yīng)科學(xué)合理的將教學(xué)檔案管理工作任務(wù)層層分解為可執(zhí)行的任務(wù)單元，遵循下級服從于上級、上級統(tǒng)領(lǐng)下級的管理方針，與組織目標(biāo)的層層分解相對應(yīng)，組織的權(quán)力也通過層層授權(quán)的方式形成分級管理的組織權(quán)力結(jié)構(gòu)，目的就是充分發(fā)揮組織職能和組織成員的集合潛能，提高各層組織的協(xié)同效率，從而有效地實現(xiàn)組織目標(biāo)。
2、完善教學(xué)檔案工作的相關(guān)制度，規(guī)范檔案管理工作
高校一方面要依法建立健全現(xiàn)有教學(xué)檔案管理制度，包括修訂原有的規(guī)章制度和補充制定新的規(guī)章制度；另一方面要理順陳舊的檔案管理制度。高校要進一步改變高度集中的管理體制，二級學(xué)院應(yīng)建立獨立的檔案管理機構(gòu)，真正建立起“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”管理模式。
為了進一步規(guī)范教學(xué)檔案管理工作，高校需要建立教學(xué)檔案評價指標(biāo)，強化教學(xué)檔案的監(jiān)督職能，建立起由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)、二級學(xué)院負責(zé)人、專兼職檔案管理人員組成的教學(xué)檔案管理體系，明確每一層次、每一崗位的職責(zé)，并制訂詳細的教學(xué)檔案評價指標(biāo)體系，建立教學(xué)檔案管理工作檢查評比制度。通過教學(xué)檔案評價指標(biāo)體系的確立和評比制度的實施，將評價和評比結(jié)果作為衡量教學(xué)質(zhì)量和管理水平的重要依據(jù)，確保教學(xué)工作與教學(xué)檔案管理工作同步，各項教學(xué)材料的產(chǎn)生的情況與教學(xué)檔案的積累程度相吻合。
3、 加強教學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化、信息化建設(shè)
加快高校教學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)代化進程，利用信息技術(shù)來提高高校教學(xué)檔案管理的工作效率，創(chuàng)新高校教學(xué)檔案管理的工作模式，是新時期高校教學(xué)檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)關(guān)注和解決的問題。構(gòu)建高校教學(xué)檔案信息化管理系統(tǒng)，對提高高校教學(xué)檔案管理工作乃至教學(xué)水平有著十分重要的意義。首先，要準(zhǔn)備一定的資金配備先進的計算機設(shè)備和相應(yīng)的計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，保證教學(xué)檔案管理的信息化有堅實的物質(zhì)基礎(chǔ)；其次，還要建立和完善教學(xué)電子文件管理的規(guī)章制度，確定歸檔范圍、責(zé)任、格式、程度、方法、時限和質(zhì)量，明確檔案數(shù)據(jù)的入庫、修改、檢測、備份、刪除、銷毀等操作的原則、方法和要求；最后，還要加大教學(xué)電子檔案的服務(wù)水平、擴大利用范圍，建立數(shù)字化教學(xué)檔案目錄，方便讓廣大的師生檢索和查詢資料，從而更好地提高教學(xué)檔案的服務(wù)水平。
4、提高教學(xué)檔案的利用率，增強服務(wù)意識
我們應(yīng)加強教學(xué)檔案信息資源的開發(fā)利用，逐步推進教學(xué)檔案材料數(shù)字化建設(shè)，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔檔案現(xiàn)狀，加快紙質(zhì)文檔數(shù)字化進程，將紙質(zhì)文檔信息轉(zhuǎn)化為電子檔案信息進行歸檔，并建立各類全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，通過建立教學(xué)檔案管理信息化服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)檔案資源共享，為廣大師生提供方便快捷的服務(wù)。要堅持“以利用為中心”的指導(dǎo)方針，使檔案充分發(fā)揮其利用價值，要把現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段運用到高校教學(xué)檔案管理工作中去，讓“死檔案”變成“活資源”，切實大大提高教學(xué)檔案的利用率。
5、 加強教學(xué)檔案管理人員隊伍建設(shè)
在改革高校教學(xué)檔案管理工作模式的同時，也需要進一步加強教學(xué)檔案管理人員隊伍的穩(wěn)定性，以及提高教學(xué)檔案管理人員素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。一方面是引進專業(yè)性人才或指定專人進行教學(xué)檔案管理工作，明確目標(biāo)與任務(wù)，盡量保證管理隊伍的穩(wěn)定性；另一方面是定期或不定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，通過培訓(xùn)提高管理人員的檔案管理業(yè)務(wù)知識和水平，即：引進好“新人”，培養(yǎng)好“老人”，充分保證教學(xué)檔案管理工作的穩(wěn)定性。（作者單位：湖北第二師范學(xué)院外國語學(xué)院）
參考文獻：
關(guān)鍵詞：
中學(xué)教職工；人事檔案；信息管理
中學(xué)教職工人事檔案的記錄工作意義重大。而職工人事檔案是學(xué)校對教職工的重要評判標(biāo)準(zhǔn)，不僅關(guān)系著眾多教職員工職業(yè)經(jīng)歷、工資福利、職稱晉升、評優(yōu)評先，還是學(xué)校選賢任能的重要依據(jù)。而傳統(tǒng)的中學(xué)職教工人事檔案的管理具有諸多弊病，基于新興的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，我們完全可以摒棄傳統(tǒng)管理方式上的弊端，把網(wǎng)絡(luò)技術(shù)融入到檔案管理中來，提升檔案管理水平，進而更為高效、快捷的來完善對中學(xué)教職工檔案管理模式。
一、人事檔案管理中常見問題
1.檔案完整性欠缺
傳統(tǒng)職教工人事檔案的管理有諸多欠缺之處，在許多學(xué)校的職教工人事檔案中所記錄的一些關(guān)于職教工經(jīng)歷資歷、職務(wù)考核、入黨材料等重要相關(guān)的內(nèi)容比較隨意，加之傳統(tǒng)檔案都是紙質(zhì)材料，信息化的技術(shù)操作比較少，人事部門只能搜集原始手寫稿或進行材料打印，這樣不利于檔案的保存，人為操作還不可避免會發(fā)生遺漏、損壞檔案的可能，從而引發(fā)一系列不必要的麻煩。而這些重要的檔案履歷無疑關(guān)系著教職工以后的發(fā)展前景，所以，如何妥善的管理這些檔案就成了重中之重，教職工檔案管理的效果好壞，也一定程度上影響了廣大人民群眾對于學(xué)校的評價。
2.管理檔案安全性問題
人事檔案管理中最為重要的就是檔案的安全工作，檔案管理只有做到絕對保密，保證安全，才能讓廣大教職工放心，并且檔案的保密工作也關(guān)系著學(xué)校信譽度。所以，檔案管理人員有沒有做好安全保密工作、嚴(yán)格防范于未然是十分關(guān)鍵的問題。此外，人事檔案的形成是一個循序漸進，慢慢積累的過程，在檔案管理的過程中，檔案管理人員交替能否做好交接工作，也是現(xiàn)今人事檔案管理的問題所在。
3.檔案的管理問題
人事檔案是一個人長期成長的記錄，我國的檔案制度也是從個體高中階段開始記載的，在漫長的學(xué)習(xí)工作過程中，檔案也是在不斷變化的。而學(xué)校教職工的檔案大多已經(jīng)成型，所以面臨的一個問題就是檔案記錄的長期性、連續(xù)性，是否能夠保證各種記錄可以及時進入到職工的檔案當(dāng)中。然而學(xué)校還是會存在檔案長時間管理欠缺的問題，因此這也就成為學(xué)校檔案管理期間的主要問題。
二、人事檔案管理問題有效對策
1.確保人事檔案保存的完整性
對于這一點，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展迅速，我們可以將這些重要的檔案錄入到網(wǎng)絡(luò)信息庫中，并且還要指派專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)維護人員進行優(yōu)化升級，定期做到檔案更新，做到隨時查詢錄入最新的檔案信息。并且要逐步做到檔案管理電子信息化，避免了人為保管不當(dāng)，以及檔案信息錄入不及時的漏洞。充分利用信息技術(shù)手段，豐富檔案保存的方式，如云端存儲、多重備份等。通過網(wǎng)絡(luò)分級授權(quán)查詢，還可以更加清晰直觀地了解到教職工個人履歷，為學(xué)校選拔人才，領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，提升學(xué)校的管理水平。
2.檔案管理過程的安全性
想要確保檔案管理的安全，必須從篩選管理人員開始，須經(jīng)過嚴(yán)格的思想政治素質(zhì)和專業(yè)技能考核才能上任。堅決做好防盜保險工作，做到多層把關(guān)、嚴(yán)格控制。并且信息技術(shù)人員必須定期進行殺毒，對軟件進行升級更新，保證網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫可以正常的運行。同時禁止閑雜人員進入檔案室，把安全工作放在第一位。此外，檔案管理部門要不斷整合檔案信息，建立建全資料庫，將檔案信息管理變?yōu)閯討B(tài)且具有可持續(xù)性的管理模式，確保資料庫的實時更新，保證更新質(zhì)量。充分利用信息技術(shù)手段，不斷充實檔案資料，形成一套健康良好的檔案記錄模式，更好的為教育教學(xué)服務(wù)。
3.加強檔案管理人員業(yè)務(wù)水平
中學(xué)職教工檔案管理的效果往往體現(xiàn)在管理人員業(yè)務(wù)水平上，所以，學(xué)校要任用政治思想素質(zhì)過硬，具備良好專業(yè)技能的管理人員。在其進入到工作崗位以后，管理人員要時刻銘記自身的責(zé)任、明確工作態(tài)度，因為檔案管理工作關(guān)系重大，關(guān)乎這廣大教職工的切身利益，必須以身作則、嚴(yán)格把關(guān)。同時還要提高自身業(yè)務(wù)能力，學(xué)校要定期進行考核，加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，提升業(yè)務(wù)能力，使其做到愛崗敬業(yè)，良好的完成自己的工作使命。此外，還要有目的的強化檔案管理人員的服務(wù)意識，把被動管理人事檔案的方式轉(zhuǎn)變成服務(wù)教職工的主觀思想，讓原本單純依靠經(jīng)驗來管理的模式轉(zhuǎn)變成依靠制度管理的先進方法，這樣能夠提高檔案管理的工作效率，并建立起完善的檔案管理規(guī)章制度，有效杜絕一切可能發(fā)生的管理漏洞。
總之，隨著我國事業(yè)單位分類改革的深入推進，人才流動率相較以往也有了較大提升，而學(xué)校教職工的檔案在這中間更是發(fā)揮了越來越重要的作用。中學(xué)教職工檔案信息的管理，也是學(xué)校必須重視起來的問題。學(xué)校要做到以人為本，用心服務(wù)教職工，讓廣大職工無后顧之憂，全身心的投入到教育事業(yè)。
作者：許世英 單位：長沙市周南實驗中學(xué)
實現(xiàn)對教育檔案管理的信息化建設(shè)，能極大地保證信息傳遞的及時性與準(zhǔn)確性，為教學(xué)管理工作的高效開展提供保障。隨著社會的飛速發(fā)展，檔案類型越來越多樣化，數(shù)量也大幅度增加，使用頻率越來越高，這使得檔案管理的難度進一步加大。因此，各高校要積極推進教育檔案管理信息化建設(shè)。
1教育檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題
1.1對檔案管理信息化建設(shè)認(rèn)識不清
信息化技術(shù)為各類工作的高效開展都提供了極大便利，尤其是在檔案管理工作中更是發(fā)揮著不可替代的作用。由于檔案管理信息化建設(shè)在教育工作中的應(yīng)用時間較短，因此，很大一部分工作人員對這一工作的重要性認(rèn)識不清。再加上檔案管理在學(xué)校各項管理工作中所占的比例較小，學(xué)校管理人員未從根本上重視這一工作，進而導(dǎo)致教育資金分配不到位、信息化建設(shè)不完善等一系列問題的出現(xiàn)，對教育檔案信息化建設(shè)工作的順利推進造成不利影響。
1.2工作人員專業(yè)素質(zhì)不高
信息化技術(shù)在教育檔案管理工作中的應(yīng)用，對工作人員的專業(yè)技術(shù)水平具有較高要求。但從當(dāng)前教育檔案管理工作的開展現(xiàn)狀來看，大部分工作人員的專業(yè)素質(zhì)較低，對信息化技術(shù)的實際應(yīng)用能力也比較有限。受傳統(tǒng)檔案管理思維的影響，工作人員在學(xué)習(xí)信息化技術(shù)時就存在較大難度，學(xué)習(xí)效率低下，應(yīng)用能力不高。因此，如何有效提高教育檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平，已經(jīng)成為當(dāng)前教育檔案管理信息化建設(shè)面臨的一個主要問題。
1.3管理體制不夠完善
教育檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展時間比較短，無論是從管理人員的專業(yè)性上來看，還是從管理體制的完善度上來看，其都處于較低發(fā)展水平。檔案管理在教育工作中的關(guān)注度較低，且沒有建立統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，各個學(xué)校的信息管理相對比較獨立，信息共享不暢，這對信息傳遞的及時性造成不利影響，最終導(dǎo)致教學(xué)檔案管理工作的有效性降低。
1.4教育檔案信息化系統(tǒng)的安全系數(shù)不高
教育檔案信息化在建設(shè)的過程中經(jīng)常會利用網(wǎng)絡(luò)與學(xué)?；蛘呤墙逃龣C構(gòu)進行頻繁的聯(lián)系或者說是信息輸送，傳輸?shù)男畔⒖赡馨^多機密信息，這些機密信息應(yīng)得到充分保護。但很多學(xué)?；蛘呓逃龣C構(gòu)在進行教育檔案信息化建設(shè)過程中沒有注意到這方面問題，導(dǎo)致信息在傳輸過程中的安全性得不到保障。若信息在傳輸過程中被盜取，將會給國家或教育部門的發(fā)展帶來嚴(yán)重影響。
2檔案管理信息化建設(shè)的意義
隨著時代的發(fā)展，我國的計算機技術(shù)已經(jīng)非常成熟，很多行業(yè)在發(fā)展過程中都廣泛利用計算機技術(shù)進行管理。教育機構(gòu)也是如此。在信息化時代，各教育機構(gòu)都存在大量信息，如果利用傳統(tǒng)方式進行信息管理很不現(xiàn)實，這就需要我們對教育檔案的管理進行信息化建設(shè)，使用最方便快捷的方式進行信息處理，以保證教育信息處理的效率。教育檔案管理信息化建設(shè)是符合時代潮流且滿足教育需求的，因此，加強教育檔案管理信息化建設(shè)尤為必要。
3教育檔案管理信息化建設(shè)的有效措施
3.1提高對教育檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識
樹立對工作開展重要性的正確認(rèn)識，是保證教育檔案信息化建設(shè)工作高效開展的基礎(chǔ)。首先，教育管理部門應(yīng)加強對各個學(xué)校檔案管理信息的統(tǒng)一化管理，使各個學(xué)校管理人員提高對這一工作的認(rèn)識，為教育檔案管理信息化建設(shè)的開展奠定基礎(chǔ)；其次，科學(xué)分配教育資金，及時購進相關(guān)設(shè)備，為檔案管理信息化建設(shè)提供準(zhǔn)備條件；最后，完善教育檔案管理體制，實現(xiàn)對各個學(xué)校的統(tǒng)籌管理。
3.2提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)
隨著科技發(fā)展水平的不斷提高，計算機技術(shù)、信息化技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等在各個領(lǐng)域的應(yīng)用范圍不斷擴展。在多元化的時代背景下，檔案信息的管理難度日益加大，對檔案管理技術(shù)提出了更高的要求。為了更好地滿足時展的需求，為教育檔案管理信息化建設(shè)提供保障，就必須打造出一支專業(yè)的管理團隊。首先，當(dāng)?shù)亟逃块T可以定期舉辦一些信息化技術(shù)培訓(xùn)活動，提高相關(guān)工作人員的專業(yè)素質(zhì)水平；其次，建立考核機制，使相關(guān)工作人員認(rèn)識到開展這一工作的重要性；最后，加快引進專業(yè)的技術(shù)人才，通過“幫扶制”“激勵制”等方案的制定，提高工作人員專業(yè)技術(shù)水平，打造一支優(yōu)秀的教育檔案管理團隊。
3.3建立健全教育檔案管理體制
一套完善的檔案管理體制能使各項工作的開展更加規(guī)范化、合理化。教育是為社會培養(yǎng)人才的搖籃，學(xué)生在校期間的表現(xiàn)，是企業(yè)招聘人才時的一項重要依據(jù)，實現(xiàn)教育檔案的信息化管理，對社會的穩(wěn)定發(fā)展十分有益。首先，為教育檔案管理建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。教育檔案的數(shù)量較多、種類不一，如果沒有建立統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，會造成檔案查閱、編輯難度增大，不利于檔案管理工作的高效開展。其次，建立一套完善的工作人員行為管理制度。這一制度的建立能使檔案管理工作的開展更加規(guī)范，防止管理人員在工作過程中出現(xiàn)懈怠心理，提高檔案信息安全系數(shù)。最后，在對教育檔案進行管理時，還應(yīng)該按照國家信息安全標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)實際工作需要，完善檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)，為各類信息的交互提供可能。信息化技術(shù)在教育檔案管理中的應(yīng)用，能在一定程度上提高信息的共享性，但同時也使信息安全面臨更大地挑戰(zhàn)。因此，必須加強檔案信息的安全化管理。
3.4提升教育檔案管理信息建設(shè)的安全系數(shù)
首先，在進行教育檔案管理信息化建設(shè)的過程中，相關(guān)工作人員要認(rèn)識到檔案信息的安全性，在進行信息傳輸時不斷加強信息的安全程度和保密性。其次，對網(wǎng)絡(luò)的安全性進行實時監(jiān)督和管理，保證教育檔案管理信息化建設(shè)的安全性。最后，教育機構(gòu)在傳輸保密信息時要慎重，保證教育機構(gòu)內(nèi)部的局域網(wǎng)與外部網(wǎng)絡(luò)相對隔離，杜絕信息泄漏事件的發(fā)生。
4結(jié)語
教育檔案管理信息化建設(shè)符合當(dāng)前時代的發(fā)展需求，不僅能為企業(yè)提供更加準(zhǔn)確的學(xué)生檔案信息，而且能有效降低學(xué)校檔案管理工作的難度。因此，必須加強教育檔案管理信息化建設(shè)，實現(xiàn)我國教育水平與社會發(fā)展水平同步提升。
主要參考文獻
［1］陳航.學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)“失范”與相關(guān)對策分析［J］.卷宗,2014(5).
1.檔案完整性欠缺
傳統(tǒng)職教工人事檔案的管理有諸多欠缺之處，在許多學(xué)校的職教工人事檔案中所記錄的一些關(guān)于職教工經(jīng)歷資歷、職務(wù)考核、入黨材料等重要相關(guān)的內(nèi)容比較隨意，加之傳統(tǒng)檔案都是紙質(zhì)材料，信息化的技術(shù)操作比較少，人事部門只能搜集原始手寫稿或進行材料打印，這樣不利于檔案的保存，人為操作還不可避免會發(fā)生遺漏、損壞檔案的可能，從而引發(fā)一系列不必要的麻煩。而這些重要的檔案履歷無疑關(guān)系著教職工以后的發(fā)展前景，所以，如何妥善的管理這些檔案就成了重中之重，教職工檔案管理的效果好壞，也一定程度上影響了廣大人民群眾對于學(xué)校的評價。
2.管理檔案安全性問題
人事檔案管理中最為重要的就是檔案的安全工作，檔案管理只有做到絕對保密，保證安全，才能讓廣大教職工放心，并且檔案的保密工作也關(guān)系著學(xué)校信譽度。所以，檔案管理人員有沒有做好安全保密工作、嚴(yán)格防范于未然是十分關(guān)鍵的問題。此外，人事檔案的形成是一個循序漸進，慢慢積累的過程，在檔案管理的過程中，檔案管理人員交替能否做好交接工作，也是現(xiàn)今人事檔案管理的問題所在。
3.檔案的管理問題
人事檔案是一個人長期成長的記錄，我國的檔案制度也是從個體高中階段開始記載的，在漫長的學(xué)習(xí)工作過程中，檔案也是在不斷變化的。而學(xué)校教職工的檔案大多已經(jīng)成型，所以面臨的一個問題就是檔案記錄的長期性、連續(xù)性，是否能夠保證各種記錄可以及時進入到職工的檔案當(dāng)中。然而學(xué)校還是會存在檔案長時間管理欠缺的問題，因此這也就成為學(xué)校檔案管理期間的主要問題。
二、人事檔案管理問題有效對策
1.確保人事檔案保存的完整性
對于這一點，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展迅速，我們可以將這些重要的檔案錄入到網(wǎng)絡(luò)信息庫中，并且還要指派專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)維護人員進行優(yōu)化升級，定期做到檔案更新，做到隨時查詢錄入最新的檔案信息。并且要逐步做到檔案管理電子信息化，避免了人為保管不當(dāng)，以及檔案信息錄入不及時的漏洞。充分利用信息技術(shù)手段，豐富檔案保存的方式，如云端存儲、多重備份等。通過網(wǎng)絡(luò)分級授權(quán)查詢，還可以更加清晰直觀地了解到教職工個人履歷，為學(xué)校選拔人才，領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，提升學(xué)校的管理水平。
2.檔案管理過程的安全性
想要確保檔案管理的安全，必須從篩選管理人員開始，須經(jīng)過嚴(yán)格的思想政治素質(zhì)和專業(yè)技能考核才能上任。堅決做好防盜保險工作，做到多層把關(guān)、嚴(yán)格控制。并且信息技術(shù)人員必須定期進行殺毒，對軟件進行升級更新，保證網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫可以正常的運行。同時禁止閑雜人員進入檔案室，把安全工作放在第一位。此外，檔案管理部門要不斷整合檔案信息，建立建全資料庫，將檔案信息管理變?yōu)閯討B(tài)且具有可持續(xù)性的管理模式，確保資料庫的實時更新，保證更新質(zhì)量。充分利用信息技術(shù)手段，不斷充實檔案資料，形成一套健康良好的檔案記錄模式，更好的為教育教學(xué)服務(wù)。
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 16. 057
［中圖分類號］ G275 ［文獻標(biāo)識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）16- 0093- 02
在當(dāng)前全球經(jīng)濟一體化和信息化趨勢的推動下，信息技術(shù)普遍應(yīng)用于各行各業(yè)中。醫(yī)院檔案管理也逐漸向信息化、科學(xué)化發(fā)展，這有利于提高醫(yī)院檔案管理的工作效率，加強醫(yī)院管理水平，同時為醫(yī)院各項工作的開展奠定了基礎(chǔ)。
1 醫(yī)院檔案管理信息化的內(nèi)涵
醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作的一個分支，醫(yī)院在行醫(yī)、研發(fā)、教育等工作中形成的圖表、文件、影像等不同類別不同載體的資料都稱為醫(yī)院檔案［1］。主要包括檔案中的原始記錄，具有一定價值，且可以集中管理的文件，會議及病歷等資料。醫(yī)院檔案具有數(shù)量眾多，范圍寬泛，門類旁雜，經(jīng)常使用的特點，并且可以為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)制定決策提供一定參考。醫(yī)院檔案管理信息化的內(nèi)涵有以下兩個方面：①利用信息技術(shù)可以對醫(yī)院檔案進行系統(tǒng)分類，從而高效完成查詢檢索、文件編輯、歸檔保存等工作，最終改善醫(yī)院檔案管理效率。②將信息技術(shù)用于檔案文件調(diào)取，解決紙質(zhì)文件帶來的諸多不便，有益于檔案管理的創(chuàng)新。
2 醫(yī)院檔案管理信息化的必要性和意義
在未實行信息化管理之前，醫(yī)院檔案管理工作始終處于一種封閉與半封閉的狀態(tài)，管理意識淡薄，無論是檔案設(shè)備還是檔案技術(shù)都十分落后，而且全憑個人經(jīng)驗進行管理，純屬手工勞動。如果依然堅持這種管理模式，長此以往，不僅操作程序紛繁復(fù)雜，而且勞動量大，既耗時又耗力，醫(yī)院也因此變得雜亂無章，既降低了醫(yī)護人員的工作效率，又降低了檔案資料的使用率。這種傳統(tǒng)的檔案管理辦法在很大程度上制約了檔案信息的查詢和利用。近些年來，醫(yī)院越來越重視檔案信息化管理，檔案管理信息化在醫(yī)院管理中發(fā)揮著舉足輕重的作用。
2．1 實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息化有利于提高醫(yī)院檔案的管理效率和水平
醫(yī)院檔案既數(shù)量龐大，又科目繁多，檔案管理工作日益繁雜。與人工操作相比，信息化檔案管理有利于檔案人員在最短的時間內(nèi)查詢到數(shù)據(jù)信息，速度快且效果顯著，在很大程度上提高了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確度，既省時又省力，提高了工作效率。由于實現(xiàn)了信息共享，可預(yù)防病患之間的交叉?zhèn)魅?。所以，采用計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，樹立科學(xué)管理理念，實現(xiàn)檔案管理信息化，既能提高醫(yī)院檔案管理的工作效率，又能提高檔案的使用率。
2．2 實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息化有利于促進醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的快速發(fā)展
檔案管理信息化既提高了工作效率，又提高了檔案信息資源的利用率，與此同時，可延長檔案的保存期限，確保檔案完好無損，從而推動醫(yī)療事業(yè)的健康發(fā)展［2］。
2．3 實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息化有利于加快我國衛(wèi)生醫(yī)療的信息化進程
以投保公司為例，要想確定保險費的實際額度，不被蒙騙，投保公司必須根據(jù)被保人的身體狀況進行確定。這時，投保公司可以通過醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)獲取被保人的病歷資料，這樣保險公司在進行理賠時就能做到有理可依。
3 醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及所面臨的問題
當(dāng)前，盡管很多醫(yī)院已廣泛推廣和普及信息化檔案管理，但仍存在諸多問題。
3．1 醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)缺乏必要的資金支持
實現(xiàn)檔案管理信息化，既需要像計算機、刻錄機、掃描儀等基礎(chǔ)硬件設(shè)施，又需要購買大宗設(shè)施設(shè)備，這些都需要花費巨額資金，與此同時，電子信息產(chǎn)品可謂是日新月異，更新頻率高，無論是維修費還是重新更換都要花費大量資金，所以說，沒有資金的支持就沒有檔案管理的信息化發(fā)展。
3．2 醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)人員缺乏信息化管理意識
很多醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理信息化建設(shè)不屑一顧，沒能充分意識到檔案管理的重要性，對檔案管理工作漫不經(jīng)心。有的醫(yī)院并沒有建立檔案室，檔案資料損壞率極高，而有的醫(yī)院盡管設(shè)立了檔案室，卻也只是為了應(yīng)付上級檢查，根本不可能花費時間和精力去完善檔案的信息化建設(shè)。
3．3 醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)缺乏高水平的專業(yè)管理人員
當(dāng)前，很多檔案管理人員既沒有接受過專門的系統(tǒng)訓(xùn)練，又沒有專業(yè)基礎(chǔ)知識，專業(yè)水平不高。同時，服務(wù)方式因循守舊，信息傳遞渠道閉塞，檔案信息擱置，無人問津，這在很大程度上嚴(yán)重制約了醫(yī)院檔案管理的建設(shè)與發(fā)展。
4 醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的對策和措施
4．1 提高檔案管理信息化思想意識，增強檔案的信息化管理
不管是院方領(lǐng)導(dǎo)還是專門的檔案工作人員都要增強對檔案管理的重視度，把檔案管理作為工作的重中之重。樹立科學(xué)的思想觀念，把醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)放在重要的位置，要從思想上提高對信息化的重視，并在實踐中認(rèn)真履行［3］。
4．2 培養(yǎng)高水平醫(yī)院檔案管理人才，促進檔案管理人員的全面發(fā)展
當(dāng)前，很多從事檔案管理的工作人員缺乏檔案專業(yè)基礎(chǔ)知識，嚴(yán)重制約了檔案管理的信息化建設(shè)，因而醫(yī)院要加強對檔案工作人員的專業(yè)知識培訓(xùn)，使其具備良好的專業(yè)知識素養(yǎng)，同時掌握網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)知識，對計算機駕輕就熟。檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)直接影響著檔案的管理質(zhì)量與利用率。
4．3 實現(xiàn)檔案管理的技術(shù)化、信息化，充分利用醫(yī)院檔案信息
要想充分發(fā)揮醫(yī)院檔案信息的作用，就必須實現(xiàn)信息共享。對醫(yī)院來說，建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺是非常有必要的，可以將信息檔案資料及時上傳到網(wǎng)絡(luò)平臺上，實現(xiàn)信息共享，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)平臺的作用，促進檔案信息的交流與傳播。可以采用發(fā)送電子郵件的方式，使檔案信息的服務(wù)尤為科學(xué)化和共享化，從而加速信息資源的共享速度。
5 結(jié) 論
總而言之，檔案管理工作是醫(yī)院各項管理的重中之重，對醫(yī)院的未來發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。所以說，醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)勢在必行，這既符合社會發(fā)展的需要，又在很大程度上推動了醫(yī)療事業(yè)的快速發(fā)展。
主要參考文獻
毋庸諱言，廣電檔案作為廣電系統(tǒng)一個不可少的組成部分，對于廣電事業(yè)的發(fā)展有著舉足輕重的作用。需要說明的是，隨時計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅速普及和廣泛利用，廣電系統(tǒng)邁入了一個快速發(fā)展的軌道?？梢哉f，傳統(tǒng)意義上的廣電系統(tǒng)檔案管理方式，效率低、保密性差，這對于隨時產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù)的檔案部門，對于檔案需要隨時查找、更新和維護帶來了不少的困難，遠遠不能滿足廣電事業(yè)發(fā)展的需求。作為計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用的一部分，使用計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對廣電檔案信息進行管理，具有著傳統(tǒng)管理所無法比擬的優(yōu)點----檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。
眾所周知，廣電系統(tǒng)不同于其他行業(yè)，檔案產(chǎn)生量大，形式多樣化，不僅包括普通的文本文件，還包括大量的圖表、聲像等多媒體文件，載體存在壽命低、操作復(fù)雜。在此情形下，這就需要廣電系統(tǒng)檔案部門要采用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，實現(xiàn)存儲技術(shù)與檢索手段的多樣化，實現(xiàn)有效保存和充分利用，最大限度發(fā)揮檔案信息的傳承與查閱功能。
2 檔案管理方式變革的必要性
現(xiàn)代信息技術(shù)的普及和運用，為廣電系統(tǒng)檔案部門摒棄原有的管理方式、實現(xiàn)信息技術(shù)提供了可行性：
1、原有方式效率低下 傳統(tǒng)管理模式依賴管理人員的經(jīng)驗，大量檔案信息零散，系統(tǒng)化程度低；手工操作導(dǎo)致檔案整理、歸檔中產(chǎn)生一定差錯，修正困難，造成檔案管理低效率。
2、易損毀、遺失 需要說明的是，傳統(tǒng)檔案多以紙質(zhì)形式存在，而紙質(zhì)文本存在缺陷，對保存溫度、溫度、空間大小要求高，一旦環(huán)境發(fā)生變化如自然災(zāi)害或者人為疏忽，有可能造成原始材料的損毀或遺失，損失無法挽回。
3、利用率不高 基于人工管理的傳統(tǒng)檔案管理即使是借助于計算機管理，也只是基于單機管理模式。用戶即使想要查詢使用信息，也必須通過檔案管理人員手工查閱，需要動用大量的人力、物力，效率極低，檔案的循環(huán)利用低顯而易見。
3 信息化視角下的廣電檔案管理
基于以上所述，廣電系統(tǒng)檔案部門要充分認(rèn)識信息技術(shù)在檔案管理中的重要性，采用現(xiàn)代信息技術(shù)，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)智能化管理模式，提升檔案循環(huán)使用價值，助力廣電事業(yè)快速發(fā)展。
1、管理理念變化 實現(xiàn)廣電系統(tǒng)檔案信息管理的變革，不單單是管理手段、內(nèi)容的信息革命，更重要的在于是檔案管理人員的管理理念的變革。傳統(tǒng)管理觀念認(rèn)為，檔案只是作為一種記錄手段，很難發(fā)揮其應(yīng)有的效益功能，不少檔案產(chǎn)生部門對檔案中的內(nèi)容知之甚少，甚至是一無所知，因此，檔案對檔案所涉及部門人員的發(fā)展和促進作用也就發(fā)揮有限。網(wǎng)絡(luò)時代，可以讓廣電系統(tǒng)各個部門自已參與檔案的管理，檔案管理人員充當(dāng)守門人的角色，既減輕了管理人員的工作量，也有效的發(fā)揮了其他部門的參與積極性，使得他們在管理自己檔案的過程中，不斷的進行反思，不斷的提高自己；而廣電系統(tǒng)檔案管理人員在實施守門人角色時，也擔(dān)負著非常重要的職責(zé)，要對檔案信息的真實性進行把關(guān)、建立檔案的索引機制，因此，需要檔案管理人員精通檔案管理專業(yè)知識，熟悉計算機、數(shù)字信息技術(shù)。
2、管理內(nèi)容變革 原有的檔案管理方式下的檔案管理內(nèi)容形式單一，對真實性驗證存在一定困難，甚至可能存在造假行為，管理人員必須具備相當(dāng)?shù)呢?zé)任心與專業(yè)能力，能夠鑒別與剔除虛假信息；信息技術(shù)的運用，使檔案管理采用數(shù)字化處理，數(shù)字存儲技術(shù)，由紙質(zhì)媒體為主向多媒體方向發(fā)展，促進了檔案信息管理內(nèi)容的豐富與完善，使檔案內(nèi)容更加能夠全面的反映與展示被管理人員的信息，使得檔案信息不光是被管理人工作過程的記錄，也成為他們事業(yè)發(fā)展的有效的添加劑，使他們在閱讀信息時不斷促進自身的反思，更加全面的發(fā)展。
