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除了基于計算機技術特性的檔案數據風險，數字檔案管理者的管理能力和管理水平也是要加以重視的一項風險因素。由于我國檔案數字化建設是近些年才逐步發(fā)展起來的，因此，與之相關的法律、法規(guī)并不完善。在檔案數字化進程中，從電子文件的形成到歸檔保存，都應該有嚴格規(guī)范的程序管理、科學統(tǒng)一的標準體系和業(yè)務管理制度，而現(xiàn)實上卻并非如此。一般來說，檔案數據災難發(fā)生的可能性微乎其微，這樣就造成了檔案管理人員的麻痹大意和僥幸心理，還由于防范數字檔案風險的成本較高，出于經濟方面的考慮，很難為了提高數字檔案的安全性投入過高的資金。此外，因為檔案管理系統(tǒng)是多用戶、多管理的系統(tǒng)，如果管理不善或者管理人員的操作失誤，很可能導致數字檔案載體的損害及誤刪除、誤覆蓋、惡意篡改、越權訪問等安全事故的發(fā)生。
1.2基于自然災害的檔案數據風險
對于那些突發(fā)的災難，如火災、雷電、水災、颶風、地震等，一旦發(fā)生，其破壞程度非常高，范圍廣，而且?guī)缀鯖]有預見性，很難進行預防，因此，無論是對實體檔案還是數字檔案來說，其破壞程度都是難以估量、極具毀滅性的。
2數字檔案安全管理策略
2.1構建行之有效的數字檔案安全管理機制
首先，要貫徹前端控制思想。在數字檔案安全預防措施中，前端控制是重要內容，實現(xiàn)事前預防、未雨綢繆，把災難控制在萌芽狀態(tài)。在建設數字檔案館的設計之初，就要對檔案館的抵御災難方面的設計重點考慮，并且合理制定數字檔案的操作規(guī)程，進一步完善應急預案、搶救預案等配套措施。為了防止由于軟硬件升級過快所帶來的讀取問題，在選擇設備時，要選擇技術成熟度高的檔案管理軟件和普及程度高的數字檔案存貯介質。對于檔案技術力量進行合理配置和儲備，不斷地對數字檔案運行環(huán)境進行優(yōu)化。通過前端控制的方法，可以有效地提高數字檔案保存和維護的穩(wěn)定性。其次，要開展日常維護、災難備份、恢復和搶救等活動在內的全程管理。全程管理貫穿數字檔案整個生命周期，通過有效的全程管理，對數字檔案安全實現(xiàn)全程監(jiān)測。最后，要對數字檔案安全管理機制進行后續(xù)監(jiān)督和評價。劃定數字檔案安全評價系統(tǒng)的范圍，選擇適當的評價方法和評價指標，對有關數據進行收集、統(tǒng)計、分析，根據評價結果，不斷地進行改進，從而提高數字檔案信息安全管理體系的有效性，提高具體過程的效率，讓數字檔案信息更加保密、完整、易于使用。
2.2加強數字檔案管理的人力資源建設
要建立健全安全審查制度、崗位安全考核制度、安全培訓制度，加強安全管理制度的培訓和考核。數字檔案是由人來進行管理的，因此提高檔案人員的個人素質、業(yè)務能力以及提高安全意識是檔案管理工作的重心。只有安全意識提高了，檔案人員才會對數字檔案工作真正重視起來，杜絕麻痹大意的思想，自覺遵守各項規(guī)章制度。對于管理操作數字檔案信息內容的檔案員，尤其要加強安全保障技術的培訓。
2.3采用安全有效的技術手段與措施
2.3.1對數字檔案進行異質轉換所謂數字檔案的異質轉換，就是把數字信號轉換成文字、圖像、聲音等信號，把數字檔案轉換成紙質檔案、縮微膠卷、聲像檔案等，即異質轉換或異質備份，對于重要的數字檔案，這是對其長期、安全防護的有效途徑。因為其脫離了數字信號的局限性，讀取時不再過多地依賴設備和技術，讀取方便，因此適合長期保存。經過異質轉換的檔案，脫離電子設備和環(huán)境，信息安全性提高，不易丟失。信息被"固化"到新的載體上，不僅避免的人為篡改的可能性，還可以對母本信息的真實性加以檢驗，甚至可以用來作為校正其母本的真實版本或可靠版本，成為真正意義上的檔案。2.3.2對數字檔案進行遷移新型信息存取設備對舊型檔案載體的不完全兼容性導致了必須采取數字檔案遷移的措施。計算機設備和軟件正以飛快的速度進行升級、換代、淘汰，幾年甚至幾十年后，現(xiàn)在使用的設備就會被完全淘汰，不復生產，最終消失。以此，必須處于淘汰期的舊電子檔案信息存取設備進行儲備，用于遷移或載體轉換時讀取舊型檔案載體上的信息。此外，新/舊信息存取接口轉換設備也是要考慮的一項，如IDE/SATA接口轉換器，接口轉換設備可以有效延長舊型信息存取設備的生命周期。2.3.3對數字檔案進行同質備份建立由數據備份系統(tǒng)、備份數據處理系統(tǒng)和完善的災難恢復計劃組成的備份與恢復系統(tǒng)。天災人禍的發(fā)生難以預見，但是可以通過一系列措施，將災害的破壞程度降到最低，甚至完全避免。數字檔案信息的備份就是一個行之有效的措施，通常采取靜態(tài)備份和同步備份相結合的方式。靜態(tài)備份用以保證歷史信息的完整，可以離線異地保存歷史記錄。同步備份用以保護當前系統(tǒng)的所有數據，適用于硬盤數據恢復、網絡數據恢復、數據庫修復等災難數據恢復。2.3.4加強信息安全新技術的應用數字檔案安全包括很多方面，其中最重要的就是檔案信息的安全性和完整性。完整性即是要防止數字檔案信息被篡改或丟失，安全性則是要防止內容被非法用戶獲取。電子簽名技術和數據加密技術是保障檔案信息內容安全的有效手段。電子簽名技術能夠可靠地保證自形成時起，內容保持完整、未被更改。目前最成熟的電子簽名技術就是“數字簽章”；加密技術主要涉及加密、解密算法和密匙，數據加密技術可以保障數字檔案信息的安全性和保密性。
2.秦漢簡牘官文書檔案的分卷收藏。從大量的秦漢出土簡牘的放置情況來分析，秦漢時期已經有意識的對簡牘官文書檔案進行分類收藏保管，官文書檔案分級保存意識已經初露端倪，同一時期或同一類型的簡牘官文書檔案在處理完畢之后，會被分類捆扎成卷或捆簡冊的形式，在各個級別的衙署文書檔案室進行妥善保存。如在睡虎地、張家山、尹灣、居延等地出土的大量秦漢時期的簡牘中充分反映了秦漢時期簡牘官文書檔案的分卷收藏制度，官文書按照時間、內容、性質、范圍等進行分類保存。秦漢簡牘官文書檔案按時間分卷收藏，簡牘官文書檔案多以月、季度或年份為分界線，分別稱之為月簿（籍）、四時簿（籍）和年簿（籍），有時為了需要官文書還以日記載分類。其中以月簿最為常見。如居延漢簡中的兵簿簡牘文書載“，漢元始廿六年十一月庚申朔甲戌，甲渠鄣候獲敢言之，謹移十月盡十二月完兵出入簿一編敢言之?！蓖艄鸷Ｏ壬谄洹稘h代官文書制度》一書中考證居延漢簡中的案卷簽牌的起訖時間，并把漢代官文書檔案分卷歸類為六種類型：某年某月盡某月、某年某月盡某年某月、某年盡某年、某年某月、某年、某年某月以來。除最后一種是進行過程中的文書以外，前五種都為完整的官文書檔案體例。其實，可以看出簡牘官文書檔案多以月、季度或年份來分類。
二、秦漢簡牘官文書檔案立法
1.秦漢官文書檔案的副本制度。秦漢時期為了防止官文書檔案被篡改，設置了專門的文書檔案副本制度，并制定定期核對的制度。官文書的正本由長官簽署發(fā)出后，由書佐或史謄抄留底的官文書檔案為副本。副本制度是秦漢官文書檔案管理制度的重要組成部分，關于簡牘官文書檔案副本制度的記載有很多，如睡虎地秦簡《秦律十八種•尉雜》曰“：歲讎辟律于御史?！崩镆睾啞埃簬煳涓已灾涣钍凡俾闪钤勍⒆?，署書到、吏起時。有追。今以庚戌遣佐處讎”《里耶秦簡牘校釋》解釋“：讎律令，?？甭闪?。《慧琳音義》卷七十七‘讎?！⒁讹L俗通》云‘：二人對校為讎?！墩滞?#8226;言部》‘：讎，?？睍蛔嚕妊詢杀鞠鄬Ω踩绯鹱嚒！?/p>
現(xiàn)實工作中，相當多的技術工作人員甚至領導對防雷技術檔案管理工作的重要性認識不足，也存在一定的誤區(qū)，僅僅認為技術檔案管理就是簡單的歸檔工作，頂多就是抄抄寫寫，并非日常工作的重點，根本不能與基本業(yè)務相提并論，投入過多并不能給單位帶來任何收益，只要保管好、不損壞、不丟失，能應付檢查就行了。這種對防雷技術檔案管理不重視的行為，恰恰都表明了他們并沒有真正了解檔案工作的內涵。對防雷技術檔案管理工作不重視，投入就不足，那么對檔案信息資源的開發(fā)就不到位，對其利用的效率也就不高了。
1.2檔案室硬件環(huán)境設施不夠齊全
近年來，隨著科學技術的不斷進步，檔案管理的手段也不斷增多，尤其是計算機及網絡技術的普及，給檔案管理帶來更加先進的手段。但是，目前利用該先進手段管理防雷技術檔案的防雷技術服務機構較少，甚至有部分防雷技術服務機構還采用手工管理檔案的方式，顯然已跟不上時代的步伐，這種管理方式存在著許多缺點，如：效率低、保密性差、各類檔案信息的查找、更新、維護過程煩瑣等。
2做好防雷檔案管理工作的辦法
2.1改變防雷檔案管理人員的工作觀念
防雷技術檔案管理既單調又乏味，工作人員容易產生厭倦情緒，甚至草草應付，這對檔案管理工作實際上是很危險的。因此在實際管理工作中，要采取措施，調動工作人員積極性和熱情，改變其觀念，才能有效地完成工作。獎罰要明確，對于勤懇耐勞、負責任的工作人員，應當為他們搭建一個公平公正的、各盡其職的舞臺。
2.2提高工作人員素質
防雷技術服務機構的主要負責人應當高度重視防雷技術檔案工作人員的綜合素質，尤其是其檔案管理技能的提升。檔案管理人員業(yè)務技能的提升，一定層面上能夠推動檔案工作的發(fā)展。當前社會經濟快速發(fā)展，新技術不斷形成，防雷技術檔案管理工作要不斷地適應這種發(fā)展步伐，這是檔案管理工作面臨的新的挑戰(zhàn)，當然，有挑戰(zhàn)，便有機會。防雷技術檔案管理工作人員在這種環(huán)境和背景下，通過積極學習，拓寬視野，及時更新知識，了解掌握所涉及工作的發(fā)展動態(tài)，對其自身素質的提高有著非常好的作用。檔案管理人員的素質提升、業(yè)務技能提高，他們就能夠將掌握到的新理論、新技術運用到防雷技術檔案管理工作，促進檔案管理工作的進步。
2.3健全防雷檔案管理制度
有效的制度是完善措施，是做好一切工作的必要條件，更是做好防雷檔案管理工作的必要保證。如：
①科學、合理的規(guī)章制度。無規(guī)矩不成方圓，對于防雷技術檔案的管理，應該有一套科學合理的制度，這種制度必須符合防雷技術服務機構特點和檔案管理的實際，使制度真正發(fā)揮作用。
②簡單明了的規(guī)章制度。制定的規(guī)章制度應當是可執(zhí)行的，具有可操作性的，并且要方便實用，以便充分發(fā)揮制度的指導和規(guī)范作用，否則，不具有可操作性的制度就是無用之制度。③約束性的規(guī)章制度。防雷技術服務機構負責人對規(guī)章制度的執(zhí)行程度直接影響規(guī)章制度對工作人員的執(zhí)行力，因此，技術服務機構負責人應當率先垂范，自覺遵守檔案管理制度，起垂范作用。
2.4改進和完善檔案功能
嚴格遵循國家法律法規(guī)和相關方針政策，以堅持最大程度服務公眾，充分發(fā)揮檔案管理作用為宗旨，做到設置合理、設施完整、功能完備，又不浪費，滿足防雷技術檔案的歸集、整理、保存、查詢以及使用等工作需要。
2.5采用先進的管理手段
信息化是當今社會發(fā)展的一大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是運用當代科技新成果和管理新手段，來提高檔案工作的效率和水平，以最快的速度來實現(xiàn)檔案信息化管理。利用計算機對受檢單位進行的防雷資料檔案管理有這些特點：實時性、可靠性、可維護性、方便操作、檢索迅速、效率高、壽命長、成本低等。實現(xiàn)防雷技術檔案計算機輔助管理勢在必行。
2在構建檔案信息管理系統(tǒng)中的應用
為了提高管理效率，可以開發(fā)多種現(xiàn)代化技術集于一身的檔案信息管理系統(tǒng)，可以將電子信息技術大量應用其中。可以使用InternetExplore8.0作為客戶端瀏覽器，采用微軟SQLServer2003來構建后臺數據庫。很多管理系統(tǒng)都是模塊化的，這些系統(tǒng)同樣大量的應用了電子信息技術，運用電子信息技術將各個模塊的功能緊密連接起來，形成一個完整的信息管理系統(tǒng)。因此，在檔案管理工作中，信息技術是無處不在的，而信息技術也有效促進了信息化檔案管理的發(fā)展。
3在備份恢復中的應用
電子檔案是以計算機數據的形式存在的，因此同樣會發(fā)生丟失、損壞等問題，目前計算機病毒、軟件等問題帶來了嚴重的網絡安全問題，也威脅到了電子檔案的安全性，如果發(fā)生電子檔案泄漏、損壞或者丟失等情況，將會引發(fā)嚴重的后果。因此在管理檔案的過程中，勢必要使用信息技術備份電子檔案，發(fā)生意外情況則要恢復檔案。一般的備份恢復包括幾個部分，如軟件備份、硬件備份和恢復計劃等，要完成備份需要使用應用軟件、系統(tǒng)軟件以及驅動等，現(xiàn)在一般用硬盤保存?zhèn)浞荩脖P容量大、價格低，恢復速度較快，體積小易于保存。
4推動信息化檔案管理的進一步發(fā)展
可以從以下幾個方面著手：首先要將紙質檔案電子化，調查結果顯示，已經有軟件開發(fā)商開發(fā)出了一種系統(tǒng)，實現(xiàn)將圖文資料批量數字化，簡單來說，就是將紙質文件掃描到硬盤或者光盤中，在使用時可以檢索關鍵字或者關鍵詞；第二，電子檔案要進行歸檔保護，環(huán)境會對電子檔案產生一定程度的影響，因此對電子檔案要進行定期維護和檢測，建立完善的電子檔案管理制度，電子檔案的維護、拷貝、使用等都要嚴格記錄；第三，加強電子檔案的安全管理，對管理人員要進行安全教育，督促其改善管理方式，妥善解決檔案管理工作中可能出現(xiàn)的安全問題，針對可能出現(xiàn)的問題，制定完善的安全防范措施。
關鍵詞] 文書檔案；電子化；管理
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015. 05. 119
[中圖分類號] G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2015）05- 0246- 02
文書檔案是企業(yè)檔案的一個重要組成部分，是我們了解國家和行業(yè)政策法規(guī)，執(zhí)行上級任務以及內部工作上傳下達、互相溝通的主要載體之一，也是一個單位工作業(yè)績與管理水平的歷史記載與再現(xiàn)。隨著信息技術、計算機網絡技術的迅猛發(fā)展，在辦公環(huán)境不斷電子化的趨勢下，組織機構的各類業(yè)務文檔直接在計算機和信息系統(tǒng)撰寫和傳遞的比例越來越高，檔案工作的重點從面向檔案實體管理為主，逐漸向實現(xiàn)檔案信息數字化、網絡化的方向發(fā)展。為適應文書檔案數量的與日俱增以及檔案載體和記錄方式的多樣化，文書檔案電子化管理模式應運而生。
1 文書檔案電子化的理論基礎
（1）文書檔案電子化的涵義。文書檔案電子化管理就是檔案管理理念要實現(xiàn)從傳統(tǒng)的紙質文件管理向電子化管理的轉變，管理方式以辦公系統(tǒng)的計算機自動化和網絡為依托，以電子文件的形式把以往手續(xù)繁雜的辦公行為轉變?yōu)槿菀變Υ妗⒉檎业碾娮有畔?。簡言之，是一種手工模式向智能模式的轉變。
（2）文件生命周期理論。指文件從產生直到因喪失作用而被銷毀，或者因其具有長遠歷史價值而被檔案館永久保存的整體運動過程。是研究文件從最初形成到最終銷毀或永久保存的整個運動過程，是研究文件屬性與管理者主體行為之間關系的一種理論，是對文件到檔案運動過程和規(guī)律的客觀描述和科學抽象。文件生命周期理念提示了文件運動的3個階段，即現(xiàn)行階段、暫行保存階段和永久保存階段。
（3）前端控制理論。是根據文件生命周期理論和全程控制原則，對電子文件從生成到歸檔的整個過程進行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一要求，把可以預先設定的監(jiān)控功能和檔案管理功能，嵌入協(xié)從辦公系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）和各業(yè)務系統(tǒng)，對文件、檔案工作的業(yè)務流程進行重組，并在文件形成和維護階段進行有效地監(jiān)督，從而實現(xiàn)對電子文件的超前控制和全程管理。
（4）文檔一體化。以文件的生命周期理論為主要理論基礎，通過對文件處理環(huán)節(jié)和檔案處理環(huán)節(jié)的有效銜接，借助計算機等現(xiàn)代信息技術，把“文書處理”和“檔案管理”這兩個管理系統(tǒng)看成是一個系統(tǒng)工程中的兩個子系統(tǒng)，從組織制度、管理方式到工作程序都實現(xiàn)科學、真正的統(tǒng)一管理，確保文件在整體運動過程中實現(xiàn)全面控制和綜合管理。文檔一體化的實施必須依賴于規(guī)范化的公文處理，從文書處理工作開始實行規(guī)范化，對文書檔案進行超前控制，使文書檔案在經過規(guī)范化的處理后，形成一個最終歸宿和最長久的價值體現(xiàn)，從而達到文件處理精煉化、完成案卷系統(tǒng)化、查找利用標準化，充分發(fā)揮檔案的真正效果。
2 文書檔案電子化的管理辦法
（1）文書檔案電子文件的收集與歸檔。隨著文檔一體化管理模式的運用，文書電子文件的收集與積累往往是在計算機網絡系統(tǒng)上進行的，其收集與歸檔比紙質文件更為困難和復雜。由于電子文件從形成到歸檔有一段時間間隔，因此電子文件就有被更改的可能，而且任何修改、刪除都可以做到不留痕跡，所以電子文件的收集要由形成部門及時收集并歸檔，然后移交綜合檔案室集中管理，不得由個人分散保管。此外，電子文件歸檔時還要有附屬于每一份文件的靜態(tài)數據信息和動態(tài)數據信息。靜態(tài)數據信息包括滿足普通用戶查詢的原件屬性信息，以及原件存儲格式、處理工具、版本等生成環(huán)境的記錄；動態(tài)數據信息包括創(chuàng)建、校審、審定、歸檔、接收、變更、下載利用等貫穿于該文件的一切處理過程的記錄，以加強檔案原始性的認定，確保電子文件的有效利用。同時，電子文件的數據信息也是檔案管理人員在接收電子原件時進行核對、審驗的依據，不符合要求時發(fā)回歸檔人。數據信息應該以系統(tǒng)自動提取為主，減少人為干預。
（2）文書電子檔案的存儲與備份。電子檔案是現(xiàn)代科技產物，它的生存和可讀性依賴于計算機的硬件產品和軟件產品。對歸檔的各種類型的文件，應采取通用的主流存儲格式，對非通用格式的電子文件，應提供格式轉換功能。對電子檔案的存儲設備應考慮其成熟性和發(fā)展性，尤其是對不公開的機密電子檔案應具有脫機保管的能力。電子檔案備份、恢復是檔案管理系統(tǒng)運行的安全保障，應建立一個從系統(tǒng)備份、數據庫備份、網絡備份到電子原件備份的有效備份及恢復系統(tǒng)。一般情況下，電子檔案是以脫機方式存儲在磁光介質上，至少一式兩套，一套封存，一套供查閱利用，必要時復制第三套，異地保存。
林業(yè)技術檔案的分類及歸檔范圍
為了更好的對技術檔案進行管理及便于查閱，根據塞罕壩林業(yè)生產的作業(yè)項目特點主要分為4大類：育苗技術檔案、工程造林技術檔案、營林技術檔案、森林病蟲害防治檔案。
育苗技術檔案。對育苗材料整理歸檔可以提高育苗管理水平，積累育苗技術經驗，掌握各樹種苗木生長規(guī)律、合理制定育苗管理辦法、實施細則，為重點工程造林項目提供優(yōu)質壯苗。其檔案歸檔范圍：各林場苗圃年度施工設計方案，全場年度計劃、完成面積及產成苗量、存苗量統(tǒng)計表、施工卡片。
工程造林技術檔案。工程造林特別是重點工程項目造林（生態(tài)防護林工程、“再造三個塞罕壩林場”項目）是國家重點投資項目，工程建設要求高標準、高質量。為確保工程造林出精品，充分發(fā)揮塞罕壩在工程建設中的示范帶頭作用，必須加強工程造林技術檔案的管理。其歸檔范圍包括以下幾方面。對工程有指導性的文件。主要包括：領導講話、會議材料、項目規(guī)劃、實施計劃、上級下達的文件等。主要包括工作總結、典型材料、簡報、進度報表等。主要包括可行性研究報告、立項申請書、項目批復文件、施工設計方案、擴初設計、施工卡片、承包合同、成活率調查報告、竣工報告、管護措施、工程規(guī)劃圖、竣工圖、聲像、照片等資料。項目申請書、科技成果、成果鑒定等。世行貸造林、跡地更新、首都綠化工程造林檔案整理分年度進行裝訂，包括年度施工設計方案、竣工報告、施工驗收卡片等。
營林技術檔案。營林檔案的建立健全目的是掌握森林資源的消長、土地變更的動態(tài)數據依據，監(jiān)測、控制消耗蓄積，掌握間伐次數、畝次、產材量、產材率等，以便更好地為森林經營服務，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。其歸檔范圍：按年度、作業(yè)類別（間伐、次改（撫）、經采、修枝）進行整理。主要包括上級批復的年度施工設計方案、竣工報告、林權證等。
病蟲害防治檔案。森林病蟲害是一種嚴重危害森林的無煙火災，嚴重地危害著林木生長。近些年由于自然氣候因素的影響，蟲種逐年增加，不僅危害成林，而且也危害幼林地。因此近幾年來林場對各蟲種的發(fā)生發(fā)展規(guī)律及防治方法、防治效果進行了搜集整理，形成了一整套完整、系統(tǒng)的防治體系。這些經驗和材料的積累在指導病蟲害防治方面起到了巨大作用。歸檔范圍包括年度防治施工設計方案、竣工報告、防治效果、“四率”評比材料、上級來文以及年度預測預報資料。同時將防治規(guī)劃圖、蟲種種類、形態(tài)特征、發(fā)生、發(fā)展規(guī)律圖及主要蟲種發(fā)生面積分布圖制成圖板上墻，做到清晰、完整，一目了然。
林業(yè)技術檔案的歸檔與管理
任何管理工作都需要爭取更多人的支持與擁護，而想要達到這一目的就必然需要加強相應的宣傳教育工作。對于網絡安全管理工作來說，它不僅僅是某一個部門或者管理人員的本職工作，想要切實加強檔案數據庫的安全管理就必須形成一個良性的管理環(huán)境，而凡是涉及到檔案數據庫使用的部門和個人都應該參與其中，應該加強所有人在檔案數據庫安全管理問題上的意識和能力。所以必須加強安全管理的宣傳教育工作力度，宣傳教育應該避免浮于表面，應該從各個部門的具體工作實際出發(fā)，將安全管理與日常具體工作有機結合。宣傳教育形式應該多元化，授課式、辯論式、培訓式等，同時重視同級單位之間的交流互訪，為各部門工作人員提供更多學習的平臺。在宣傳教育的周期上應該采用定期學習新技術以及強化階段性管理成果分析研究的方式，從而在思想上形成安全管理人人有責的正確認識。
1.2加強安全管理的制度建設
管理工作想要切實加強，離不開科學規(guī)范的制度及有效執(zhí)行。因此必須針對網絡環(huán)境下的檔案數據庫安全管理容易發(fā)生問題的所在進行進一步的制度調整和水平升級。首先，要加強數據庫直接管理人員的責任制落實，對于某些極為重要的管理職務和管理項目應該推行終身問責制，從而切實保障責任的有效落實。此外還應該加強網絡設備的維護保養(yǎng)制度及人員崗位制度建設，在堅持專人專崗避免職務交叉的同時，推行輪崗制，輪崗制能夠有效避免長期占據同一職務而滋生的利己主義思想，同時也能夠幫助相關崗位工作人員了解整個管理流程，從而提升崗位與崗位之間的協(xié)作性，確保整個管理工作開展更加科學有序并富有成效。其次，以安全管理工作為核心加強績效考核機制建設。最后，要加強監(jiān)督機制建設，在監(jiān)督機制建設方面，要推行內外結合的監(jiān)督約束建設原則，所謂內，就是內部審計，內部審計工作人員不僅包括熟識檔案數據庫安全管理的專門人士，同時也要包括社會專門審計機構的專業(yè)人才，這樣一方面能夠確保審計工作的精確性與實用性，避免走形式以及提升審計工作小組對單位的忠誠度，另一方面能夠利用專門審計人員多年來從事同類型審計工作的豐富經驗來提升審計工作的總體質量，幫助單位將審計工作推向更為科學、合理以及規(guī)范的發(fā)展方向。外部監(jiān)督約束機制建設方面，就是加強與社會媒體的溝通協(xié)作，同時加大社會公眾在輿論監(jiān)督權履行方面的主動性與積極性，為安全管理工作打造一個積極的外部環(huán)境，約束其管理行為，促進管理工作質量提升。
1.3加強文化建設工作力度
現(xiàn)代社會，管理工作想要取得實質性的質量提升，除了要有科學嚴密的制度保障以外，更重要的是要讓被管理人員從被動的應付管理轉變?yōu)橹鲃拥膮⑴c管理，因此文化建設工作在現(xiàn)代管理工作中的重要性也日益體現(xiàn)，只有將制度融合于文化當中才能夠讓內部人員及被管理對象樹立起遵守管理制度的自覺自愿意識，才能夠激發(fā)他們參與管理的積極性與主動性。在網絡安全管理工作方面，整個檔案單位共同參與相互協(xié)作是重要內容，因此更需要讓文化來推動制度的建立與執(zhí)行，在制度確立、人員素質有效加強的同時還需要將制度轉化為內在文化，促進工作人員的工作積極性與自律性。安全文化建設最重要的一環(huán)就是加強安全學習的組織工作，并通過與個人利益直接掛鉤的形式激發(fā)工作人員的參與熱情。
1.4加強數據庫安全管理軟件開發(fā)應用
首先，要加快專門化管理軟件的開發(fā)及使用。當前市面上有許多信息化管理軟件，但是檔案數據庫的管理工作不同于一般化的管理，它更多的在訪問權限、訪問時限、訪問者身份以及信息機密性需進行嚴格控制等方面有更多且更高的要求，因此應該進行專門化的軟件開發(fā)，軟件開發(fā)雖然比成品軟件購置需要花費更多成本，也需要進行操作技能的專門培訓，但是也能夠更好的實現(xiàn)上述管理目的，從而有效杜絕安全管理中的種種問題，因此應該用全局眼光看待這一問題，切不可顧忌眼前成本而放棄長遠發(fā)展。
一、檔案信息數字化的主要內容
檔案數字化主要包括檔案目錄信息的數字化，建立檔案目錄數據庫，以多種類型的檢索關鍵字為基礎以便于快速檢索；載體檔案的數字化，是檔案信息數字化的主體對象，如紙質檔案、檔案縮微品、照片檔案、錄音錄像檔案等利用計算機技術、掃描與信息處理技術、數據庫等新技術進行數字化，最后以數字化的形式存儲、與網絡化的形式互相聯(lián)結，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個具有有序結構的檔案信息庫，及時利用，實現(xiàn)資源共享。
二、檔案信息數字化存在的安全隱患
（一）制度建設層面缺失。依據《中華人民共和國檔案法》和信息安全相關法律、法規(guī)規(guī)定，要求在開展檔案信息數字化建設時，必須制定相應健全的管理制度，以確保檔案信息數字化工作中的各個環(huán)節(jié)有據可依。但是在實際工作中，一些單位對制度建設不重視，使得在檔案信息數字化建設中，沒有建立相應的管理制度用于規(guī)范工作行為，使其在檔案數據采集與加工、檔案數據存儲及管理、檔案數據查詢利用過程中責任主體不明，無章可循。（二）技術上的不安全因素。1.使用國外技術和產品帶來的安全隱患。目前我國大多數的檔案信息系統(tǒng)所需要硬件、軟件均沒有實現(xiàn)國產化。我國數字化信息管理還處在較低的水平，這些國外的產品和技術特別是操作系統(tǒng)和應用系統(tǒng)都存在一定的安全風險和安全隱患。2.計算機網絡的安全因素。要提高檔案管理和利用的便捷性，以計算機為終端，采用局域網和互聯(lián)網并用的方式是一個很好的解決方案。不同應用系統(tǒng)（管理系統(tǒng)和利用系統(tǒng)）之間的網絡系統(tǒng)處于相對隔離的狀態(tài)，而且設有必要的防護措施，但是這樣也無法完全保證檔案信息的絕對安全，檔案管理和利用便捷性和安全性的矛盾時刻存在。3.安全漏洞帶來的安全隱患。俗話說：“道高一尺，魔高一丈”，計算機病毒、黑客攻擊是一個世界范圍內的信息安全難題，雖然近年來我國計算機安全技術領域有了長足進步，但它們或多或少在技術上還存在不完善的地方，在維護檔案信息安全上還存在著一些漏洞。（三）管理人員的因素。無論是檔案管理還是利用，實施這個過程的主體都是人，而人為的因素有很大的不確定性，這會影響到檔案數據的安全。例如，人為的操作失誤，導致數字化檔案誤刪、泄密；少部分人員職業(yè)操守欠缺，為私利對數據有意地篡改，將檔案信息管理的用戶與口令等信息向外部人員透露；管理人員責任心不強造成備份數據丟失、損毀等，這些都對檔案信息安全構成威脅。
三、檔案信息數字化安全的具體措施
（一）制度建設層面完善。依據《中華人民共和國檔案法》和信息安全相關法律、法規(guī)規(guī)定，制定切實可行的信息安全管理標準。建立和完善電子檔案信息的采集錄入、信息處理、信息存儲、信息與利用等方面的安全管理規(guī)章制度和操作規(guī)程。在制度中，要根據工作人員不同的專業(yè)特長，進行合理的工作安排，要有明確分工、明確責任主體、權限分明，做到在檔案信息數字化過程中的各個環(huán)節(jié)都有人負責。發(fā)生泄密或其他事故時要有相應的倒查機制。明確電子文件的歸檔范圍，明確電子文件的管理人員；明確數字檔案信息記錄備份要求，對備份時間、格式、份數有明確記錄，備份要有專人管理；明確定期對檔案數據進行檢查的內容和時間標準，指定檢查的人員。（二）提高技術層面安全防護能力。檔案信息數字化安全防護能力在技術層面上的提高是包括硬件設施、軟件設計、網絡防護、通信安全的一個綜合性課題。（1）應提高我國具有自主知識產權硬件及軟件的使用率，在核心設備上可以用國產替代的，要堅決使用國產設備。（2）應保障存儲設備的安全，建立符合標準的電子設備信息機房。（3）對內部局域網和外部互聯(lián)網要進行物理隔離，防止外部網絡對內網的非法訪問。（4）應長期跟蹤軟件的使用效果，發(fā)現(xiàn)并及時修補軟件的安全漏洞，并按要求配備經國家有關部門認證的防火墻和殺毒軟件。（5）按照制定的備份機制與規(guī)范，及時做好數據的備份。（6）建立嚴格的數字化檔案信息的安全防范機制，包括信息登錄訪問控制、用戶權限控制、信息分類與安全控制。（7）在檔案信息傳輸使用進程中建立數字化檔案傳輸安全控制，包括網絡監(jiān)測和鎖定控制、網絡端口和節(jié)點的安全控制、信息加密控制等。（三）注重管理人員培養(yǎng)。無論是制度建設還是技術手段最后都需要具體的人去操作。所以在管理人員的培養(yǎng)方面應注意：（1）做好檔案管理人員專業(yè)技能培訓，提高其業(yè)務能力。（2）加強職業(yè)道德培訓和相關法律法規(guī)的學習，使相應的人員具備較高的職業(yè)操守和較強的法紀意識。（3）結合檔案數字化管理自身的特點，通過定期的培訓提高從業(yè)人員的信息化水平。數字化檔案信息的安全管理是一項系統(tǒng)工程，在檔案信息數字化實施過程及后期的管理、應用中，需要從制度、技術、人員三方面入手，以制度的建立健全為綱，以人員管理為主線，以軟硬件設施的不斷完善為基礎，確保檔案信息數字化應用的安全。
(1)集中管理模式。數字檔案館檔案信息資源建設的集中式管理式檔案工作域信息資源建設發(fā)展方面具有關鍵作用。一是通過集中管理模式能夠使得數字檔案館的信息資源建設具有一定的計劃性使檔案館檔案信息資源成為一種資源整體捉進其合理利用與開發(fā)二是數字檔案館通過集中式管理模式能夠對其信息資源建設進行有效控制監(jiān)督檔案館各級信息資源建設的具體行為規(guī)范工作流程保證數字檔案館信息資源的可持續(xù)發(fā)展。但是集中式管理模式在一定程度上使得檔案信息資源建設缺乏一定的創(chuàng)新性。
(2)分散管理模式。數字檔案館檔案信息資源的分散管理模式具有較強的靈活性和適用性。通過分散管理模式能夠調動不同地區(qū)數字檔案館信息資源建設的積極性充分發(fā)揮自身優(yōu)勢加強檔案信息資源建設工作。同時數字檔案館采用分散管理模式為信息資源建設提供了個性化發(fā)展的渠道提高了檔案信息資源建設工作中的創(chuàng)新工作效力但是分散管理模式同樣有著信息資源分散、信息系統(tǒng)不兼容、共享交換不方便的問題。
2.微觀管理模式
(1)內外結合模式。數字檔案館信息資源建設的內外結合模式指的是數字檔案館根據其自身信息資源不足的現(xiàn)實情況積極尋找其他外部信息資源與其共同完成信息資源建設的一種模式。內外結合管理模式的核心是數字檔案館通過整合內部與外部的信息資源共同完成檔案信息資源建設工作。數字檔案館信息資源建設采用內外結合的管理模式不但能夠克服集中管理與分散管理的弊端還能夠取兩者長處使檔案信息資源的建設具有較強的適應性。一是通過充分利用數字檔案館現(xiàn)有的信息資源使其人力資源、物品資源能夠得到良好利用提高檔案館信息資源建設的質量;二是利用內外結合的管理模式河以借鑒外部信息資源建設的信息技術、專業(yè)人才等，彌補數字檔案館在信息資源建設過程中的不足加強檔案館工作人員業(yè)務培訓加快信息資源建設步伐。
(2)專項建設模式。數字檔案館信息資源建設的專項建設模式指的是將其建設力量集中在某一個具體領域方面，由此集中力量解決數字檔案館信息資源建設過程中遇到的棘手問題盡可能找到問題的突破口。因此專項建設模式更適用于數字檔案館信息建設的最初時期或者用于專業(yè)性較強的數字檔案館信息資源建設中。
二、數字檔案館檔案信息資源建設管理流程
數字檔案館檔案信息資源建設是一項長期持續(xù)的工作包括總體分析、制訂計劃和一些具體業(yè)務共同構成。為了能夠有效控制管理數字檔案館信息資源建設工作必須對其進行建設規(guī)劃役計建設流程。第一階段數字檔案館信息資源建設的前期準備階段包括建設總體分析和建設整體規(guī)劃兩個方面。該階段主要是對數字檔案館信息資源建設的環(huán)境、條件等進行系統(tǒng)分析提出可行性研究報告為數字檔案館的信息資源建設進行整體規(guī)劃同時進一步細化具體業(yè)務的建設計劃。第二階段數字檔案館信息資源建設的具體業(yè)務的實施管理包括信息需求分析、獲取數字信息資源、信息鑒定、信息組織、信息存儲、信息開發(fā)和信息維護更新等環(huán)節(jié)。該階段數字檔案館信息資源建設的最終目的是控制整個過程保證其信息資源的建設目標能夠實現(xiàn)。第三階段數字檔案館信息資源建設的總體評估和驗證階段包括數字檔案館建設績效評估和信息反饋兩個方面，該階段工作的最終目的是對其信息資源建設的實現(xiàn)流程、開發(fā)利用程度進行有效評估臉證數字檔案館信息資源建設工作是否已經達到最初目標總結建設過程中的經驗與問題將信息資源建設過程中遇到的問題進行反饋。
三、數字檔案館信息資源建設的策略構建
1.深入開發(fā)檔案信息資源
第一加強科學合理的成本投入。科學合理的成本投入是保證數字檔案館檔案信息資源正常開放與利用的前提。檔案館信息資源的建設與應用是需要一定的人力、物力和資金的投入加果沒有合理的成本投入數字檔案館信息資源建設與開發(fā)就會受到各種阻礙，難以提高信息資源產品的品質和檔次但是成本的投入也不能盲目增加而是要根據數字檔案館的實際建設情況而定。因此數字檔案館信息資源的建設與開發(fā)要保證有一定的成本投入同時避免資源浪費的問題出現(xiàn)。第二朋確信息產品特點。信息產品的特點與特色是數字檔案館信息資源建設過程中的取勝關鍵。檔案信息產品在社會中具有較強的特性例如原始性、不可復制性等由此數字檔案館信息資源的建設與開發(fā)工作更應該抓住這一特點朋確檔案信息產品的特色提高檔案信息產品的品質與價值。第三實施聯(lián)合開發(fā)。數字檔案館信息資源建設與開發(fā)工作是一個整體過程對于檔案信息產品的標準規(guī)范、專業(yè)人員的配備與使用等方面都提出了較高要求。但是大部分數字檔案館都無法滿足以上這些要求需要經過多方機構的整體協(xié)調加強檔案館之間、檔案部門與其他機構之間的聯(lián)系實施聯(lián)合開發(fā)建設，以此提高數字檔案館信息資源建設的步伐。
2.不斷更新檔案信息資源
隨著檔案信息產生和冗余信息價值的消失以及信息技術和生產設備的不斷提高數字檔案館信息資源建設仍然需要持續(xù)更新主要包括以下三個方面片是添加新的檔案信息主要是及時將最新的信息資源加入到數字檔案館信息資源建設開發(fā)工作中這也是檔案信息資源的重新建設不斷添加檔案信息資源，能夠提高數字檔案館信息資源開發(fā)的適應性和可用性。二是及時清除已經失去利用價值的檔案信息由于數字檔案館信息資源建設占用的存儲空間有限不能夠滿足隨時增加新的信息資源因此需要及時清除已經失去價值的檔案信息。而且這些老化無效的檔案信息如果不能夠及時清除不但會影響數字檔案館信息資源建設的運行速度還阻礙了用戶使用系統(tǒng)查找信息資源的行為。但是清除失去價值的檔案信息需要經過嚴格的審查和鑒定并對其進行詳細記錄。三是數字檔案館信息資源管理系統(tǒng)的更新是隨著信息技術的發(fā)展而不斷進行的肖數字檔案館原始的信息系統(tǒng)無法滿足實際工作需求時，就需要對信息資源管理系統(tǒng)進行一次更新本質上是將原始信息資源系統(tǒng)進行轉換。
3.科學合理的存儲信息資源
檔案信息的合理存儲是數字檔案館信息資源建設函待解決的問題，由于要充分考慮到檔案信息存儲與提取的便捷性和安全性，以及檔案信息長期有效存儲的問題，在數字檔案館信息資源建設過程中要重點規(guī)劃信息存儲問題通過有效的信息技術手段和保障措施加強檔案信息的存儲效率。首先要制訂完善合理的信息資源存儲方案在數字檔案館信息資源存儲建設中其信息技術手段包括分布式管理、數據挖掘、模糊識別、信息檢索等由于信息技術的發(fā)展是持續(xù)的，因此，不可能建設一種完全合理的信息資源存儲方案。但是數字檔案館應該充分考慮其建設環(huán)境和條件積極尋找科學合理的信息資源存儲方案，以最大限度滿足數字檔案館的現(xiàn)實需求這也是其信息資源建設過程中必須要綜合考慮的問題。其次要遵循數字檔案信息存儲的標準和規(guī)范。數字化建設提出以來信息領域對于數字信息標準的研究方面也取得了一定進展。因此數字檔案館信息資源建設在對信息存儲進行合理規(guī)劃時要充分考慮到數字檔案信息的存儲標準和規(guī)范為后期檔案信息資源的共享與交流提供有力的支持和保障。最后數字檔案館檔案信息存儲要選擇適當的存儲載體。載體是存儲檔案信息的實體。數字檔案信息與傳統(tǒng)檔案材料相同其存儲、保存、提取都與載體密不可分。數字檔案信息存儲的品質與性能是影響檔案信息安全應用的關鍵因素油此數字檔案館在信息資源建設過程中對于檔案信息的存儲要采用性能穩(wěn)定、安全可靠的信息載體。
二、電子檔案的存儲與備份
電子檔案因為過分依賴計算機，那么就不夠穩(wěn)定，主要原因是計算機的硬件和軟件產品不夠穩(wěn)定，隨時都可能有意外情況出現(xiàn)，那么就需要科學存儲和備份電子檔案。要嚴格依據技術的發(fā)展要求來選擇歸檔各種文件的存儲形式，如文本文件、圖像文件、音頻視頻文件等，可以選擇不同的方式來存儲電子原件，如數據庫存儲、光盤存儲等，在選擇的時候，需要充分兼顧用戶的實際需要。因為計算機的穩(wěn)定性無法保證，那么在檔案管理中，還有十分重要的一份工作就是電子檔案備份和恢復，這樣才可以保證檔案管理系統(tǒng)的安全和穩(wěn)定。需要合理有效的備份網絡備份、系統(tǒng)備份和數據庫備份，同時，第三方介質也需要注意存儲，比如可以將專用電腦以及專用的存儲裝置給應用進來，并且不接外網，這樣檔案管理系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性方可以得到保證，如果有意外情況出現(xiàn)，借助于備份信息，系統(tǒng)就可以得到有效恢復。
三、電子檔案的檢索和利用
我們需要注意的是，檔案管理工作就是更好的服務于使用者，最終目的就是可以更加方便的檢索和利用電子檔案；在共享檔案管理系統(tǒng)數據時，檔案使用者在對需要的資料進行查找時，可以更加快捷和準確，將信息化的優(yōu)勢給充分體現(xiàn)出來。和傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，電子檔案對于檔案的存在形式是一項根本性的革新，同時，對于檔案的利用和查找方式也造成了很大的改變，可以更好的服務于檔案利用者。同時，電子檔案的維護性管理也需要引起人們的重視。在管理維護方面，主要利用用戶權限來限制；維護下管理包括很多方面的內容，在數據庫管理中，主要是進行一些日常的維護；查詢?yōu)g覽電子原件內各種動態(tài)數據信息等等。
2計算機技術在檔案信息管理中發(fā)揮的作用和功能
計算機技術在檔案信息數字化管理中發(fā)揮著巨大的作用，其對于檔案信息管理工作的有效開展有著非常重要的促進作用，下面就計算機技術在檔案信息數字化管理中發(fā)揮的作用和功能做具體分析。
2.1實現(xiàn)檔案信息的自動化管理
計算機技術是現(xiàn)代高新技術的代表，是對高速發(fā)展的科學技術的充分反映，計算機技術的最大特點就在于其具有極為高效的信息儲存和處理能力，能夠同時進行多種信息的處理工作，其處理速度能夠超過人類處理速度的上千甚至上萬倍，并且它能夠完成對信息的整理、分析和推理工作，進行系統(tǒng)的信息管理和查詢服務。此外計算機技術還能夠按照人類設定的相關程序進行運行，在無人控制的情況下實現(xiàn)對檔案信息的綜合管理工作，實現(xiàn)檔案信息管理的全自動化，大大提升檔案信息開發(fā)、利用、研究的效率，推動檔案信息的管理工作更為科學地開展。
2.2實現(xiàn)對檔案信息管理的數字化
在檔案信息管理工作中引入計算機技術，可以運用計算機技術對各種載體的檔案信息進行整理、加工和檢索工作，例如：可以將紙制檔案信息進行錄入，但是與紙制檔案信息記錄管理形式相比，數字化檔案信息管理更易于對其保存、查詢和修改工作的進行，而且實行數字化檔案信息管理后，可以計算機網絡技術進行各地間檔案信息的了解，通過網絡進行實時地查閱，實現(xiàn)相關檔案信息的綜合管理，更加利于對于檔案信息的管理工作。實現(xiàn)檔案信息的數字化管理不僅能夠大大提高檔案信息管理的工作效率，而且能夠降低在檔案信息管理過程中使用的紙質資源，實現(xiàn)資源的節(jié)儉，大大降低檔案信息管理的成本，而且在管理的過程中，檔案信息都是以數字化的形式進行儲存，保證檔案信息不會因時間過長造成磨損和遺失，保證檔案信息管理工作的順利開展。
2.3實現(xiàn)檔案信息的網絡化檢索
隨著現(xiàn)代信息技術的高速發(fā)展，我國計算機技術有了很大的提升，而且計算機網絡技術也實現(xiàn)了普及，在檔案信息管理工作中，應用計算機網絡通信技術能夠實現(xiàn)對檔案信息的綜合檢索工作，可以對相關檔案信息進行智能聯(lián)網綜合網絡檢索工作，可以實現(xiàn)足不出戶就能夠完成對相關檔案信息的查詢和檢索工作，大大提高了工作效率，有效促進了檔案信息管理的網絡化和數字化，促進檔案信息的資源共享。
3計算機技術在檔案信息數字化管理工作中的幾個重要環(huán)節(jié)
在檔案信息數字化管理工作中，應該充分利用計算機技術，再根據檔案系統(tǒng)管理本身的發(fā)展現(xiàn)狀和具體模式，選用更合理的現(xiàn)代化科學技術進行調整和調配，確保計算機技術能夠在檔案信息數字化管理工作中發(fā)揮出更大的作用，有效地促進檔案信息數字化管理工作的順利開展。下面就計算機技術在檔案信息數字化管理工作中的應用作具體分析，對其中的幾個重要環(huán)節(jié)進行整理，對容易出現(xiàn)問題的地方進行有效預防。
3.1需要高度重視信息儲存的相關基礎工作
檔案信息的儲存和記錄工作是檔案信息數字化管理工作中的重要環(huán)節(jié)，只有確保檔案信息的收集、整理和錄入工作的順利進行，確保所收集的檔案信息的正確性才能保證檔案信息數字化管理工作的順利進行，是檔案信息管理工作實現(xiàn)自動化、一體化、智能化的重要前提。在現(xiàn)代檔案信息數字化管理工作中，檔案信息的儲存工作都是借助計算機技術的相關設備來進行的，對于所配備的計算機硬件等相關設備，應該充分考慮檔案信息管理的工作需求以及時展的需要，在數字管理、整體性能以及系統(tǒng)升級等方面進行適當的調整，并對相關計算機軟件進行及時的更新，滿足不斷高速發(fā)展的社會新形勢，為實現(xiàn)檔案信息數字化的綜合管理奠定堅實的基礎。此外，在信息的儲存過程中，各級管理部門應該做好信息監(jiān)督和檢查工作，嚴把數據錄入的準確無誤，適應檔案信息數字化管理的長期發(fā)展要求。
3.2重視檔案管理的計算機網絡系統(tǒng)建設工作
當今社會，高新技術一直處于高速發(fā)展的狀態(tài)，同樣對于檔案信息數字化管理工作中運用到的計算機技術而言，也在不斷更新和改革中，這就需要檔案信息管理的相關部門對計算機技術和設備進行及時的更新工作，對不符合時展需求、阻礙檔案信息數字化管理工作的設備和技術要進行及時的處理，不斷更新計算機網絡管理系統(tǒng)，確保檔案信息數字化管理工作對計算機技術的要求。此外，為了提升檔案信息數字化管理的工作效率，需要在檔案信息管理內部建立一套完善的、科學的信息網絡系統(tǒng)，通過網絡通信技術實現(xiàn)對檔案信息的查詢、傳輸和利用，以提高檔案信息數字化管理的工作效率，真正地做到良好地服務功能。
3.3重視檔案信息管理人才隊伍的建設工作
隨著我國社會的不斷發(fā)展和國民經濟的不斷提升，各種載體的檔案信息量不斷增多，從而使得檔案信息數字化管理工作更加復雜化，迫使檔案工作需要不斷地更新科學管理技術手段，同時要不斷壯大檔案管理工作隊伍，以應對不斷復雜的檔案信息管理工作。具體來說，在檔案信息管理單位內部應該定期對檔案信息管理工作人員進行培訓工作，確保他們能接收到高素質的專業(yè)知識和管理技巧，督促其不斷加強對相關計算機技術知識的學習，從根本上提升每位檔案信息數字化管理工作者的信息化管理能力，使單位內部能夠形成一支工作效率高、綜合素質強的檔案信息管理隊伍，保證檔案信息數字化管理工作的順利進行。
3.4繼續(xù)做好紙質等傳統(tǒng)檔案信息管理工作
雖然計算機技術能夠有效提升檔案信息數字化管理的工作效率，但是目前電子檔案并不能完全代替紙質檔案的存在，因為電子檔案信息本身還具有一定的局限性，這就需要在運用計算機技術的同時，結合紙質檔案信息等傳統(tǒng)檔案信息管理手段，實現(xiàn)對檔案信息的綜合全面管理，確保檔案信息管理建設工作的順利開展。
