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對于我來說是不平凡的一年，這一年我從大學畢業(yè)后非常幸運的來到了三環(huán)中化。一開始從事硫酸生產(chǎn)工作，面對新的工作環(huán)境、新的工作崗位，我沒有因為遇到困難和考驗而退縮，而是在陌生的領域里積極探索并迎難而上。我努力學習硫酸專業(yè)知識，在工作中我積極主動、認真負責、服從上級分配、聽從指揮，平時與同事們和睦相處，真正做到了工作中是同事，生活中是朋友的和諧局面。我除完成自己的工作外，還積極參加公司和硫酸廠組織的各項活動，我在“共慶祖國61華誕”演講比賽中榮獲三等獎。同時，我非常熱愛團隊工作，通過競選成為硫酸團支部宣傳委員，協(xié)助硫酸團支部書記做好團支部各項工作，為把硫酸團支部建成一個團結(jié)活潑、充滿朝氣的群體而努力。
從6月份，公司倡導創(chuàng)建“誠信自律”班組活動以來，我與班組人員一同認真學習公司創(chuàng)建“誠信自律”班組的有關(guān)內(nèi)容。經(jīng)過學習和內(nèi)部試運行，我認真編寫了硫酸廠生產(chǎn)工段一班“誠信自律”班組申報材料以及班組詳盡的規(guī)章制度，通過一年來不斷的學習、改進，我們從最開始的“毫無頭緒”到如今大家在工作和生活中都形成了自覺意識。同時我還肩負著對硫酸廠稿件的審核工作，為提高自己的寫作水平，搞好新聞寫作，我對公司局域網(wǎng)上刊登的文章進行深入學習，時刻了解公司工作動態(tài)，保證了硫酸廠新聞稿件的針對性、及時性和真實性。在廠領導的大力支持下，我堅持正確的宣傳原則，對在生產(chǎn)崗位中涌現(xiàn)出的典型事跡、安全生產(chǎn)、質(zhì)量控制進行了宣傳報導，鼓舞了員工的士氣。多層次，全方位的展示了硫酸人的精神風貌和工作中取得的優(yōu)秀成績，為硫酸廠宣傳報道盡了一份自己的力量，作為硫酸廠稿件負責人，我認真排版校對，在自己負責的范圍內(nèi)避免稿件的失誤，因表現(xiàn)突出，我在宣傳報道中被評為“硫酸廠宣傳報道先進個人”。
7月1日，我通過應聘進入行政部檔案管理員工作崗位，主要負責公司檔案管理方面的工作。我非常珍惜與熱愛這份工作，入職以來，我一直希望呈現(xiàn)給大家一個真誠、理性、執(zhí)著、堅毅的我。平時我認真做好公司檔案管理、存檔、借閱、復印等每一項工作。檔案管理工作比較瑣碎，我一直努力希望能在較短的時間內(nèi)熟悉各項檔案管理的工作，在以后的工作中我會明確工作的程序、方向，在具體的工作中形成了一個清晰的工作思路，盡快令自己能夠順利開展工作并熟練圓滿地完成本職工作。今后我將努力改正我的缺點，發(fā)揚優(yōu)點，再接再厲把工作做的更好。
總結(jié)一年的工作，盡管有了一定的進步，但在一些方面還存在著不足。比如有創(chuàng)造性的工作思路還不是很多，很多工作還不夠完善，這有待于在今后的工作中加以改進。在以后日子里，我將更加認真學習，努力使思想覺悟和工作效率全面進入一個新水平。
最后，誠摯的感謝部門領導和同事在工作中對我的幫助和關(guān)心，我將會在以后的工作中更加努力。發(fā)揮出自己的滿腔熱情,依靠自己的勤學苦練,在自己平凡的崗位上創(chuàng)造一個個不平凡的奇跡。為公司的再次騰飛貢獻自己的全部智慧和力量。
隨著社會的不斷進步發(fā)展，數(shù)字化在人們?nèi)粘Ｉ钪性絹碓狡毡?，在利用其方面的同時，有效提高了工作效率同時節(jié)約了不少資源，只都是值得肯定的地方。公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案由傳統(tǒng)的方式向現(xiàn)代數(shù)字化科學管理的轉(zhuǎn)變也是大勢所趨，符合當下發(fā)展的形勢。數(shù)字化的檔案存儲方式方便管理人員分類、檢索、收集規(guī)整信息。當然在向數(shù)字化轉(zhuǎn)變過程中存在不少問題，涉及基礎設施、資金投入等多方面。因此公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案數(shù)字化的實現(xiàn)是一項綜合的大型工程，需要多方面支持配合。同時，建設過程也是學習的過程，在解決問題中完善檔案數(shù)字化管理。
1 衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案的數(shù)字化管理的概念和意義
1.衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案的數(shù)字化管理的概念
衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案的數(shù)字化管理是目前檔案科學建設的重要組成部分，它以圖像、文字、聲音等為載體，以多種形式將有價值的資料保存下來，方便以后的參考使用。數(shù)字化管理檔案資源，對他們分門別類整理、收集、設置檢索等。使得檔案管理趨于科學化、有序化和實用化。能夠有效節(jié)約現(xiàn)有資源，提高工作效率，提供方便的服務。
2.衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案的數(shù)字化管理的意義
衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案的數(shù)字化管理的意義體現(xiàn)在三方面。第一，節(jié)約存儲空間。以紙質(zhì)形式為主存儲凡事，需要一定的空間和適宜的存儲環(huán)境。但是數(shù)字化管理有效節(jié)約空間，降低了存儲成本。第二，提高工作效率。數(shù)字化管理以計算機操作為主，簡化了工作流程，操作簡單。人力的使用大大降低，工作內(nèi)容在很大程度上，交由計算機處理分析、第三，實現(xiàn)檔案形式多樣化。數(shù)字化的存儲支持多種存儲格式，文本、音像、視頻等格式的重要信息能夠真實有效的記錄下來。
2 衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案的數(shù)字化的發(fā)展現(xiàn)狀
1.基礎設備和建設資金不完備
檔案數(shù)字化的管理轉(zhuǎn)變需要一定的資金投入和基礎設施的構(gòu)建，這是一項復雜的工程，所需的人力物力也是在所難免的。目前存在的問題在于基礎設施的構(gòu)建和資金投入。缺乏資金的有效供應，導致相關(guān)的軟硬件設施建設不完備，而且相應的升級服務，軟件維護等工作也不能落實到位，在一定程度上限制了數(shù)字化的轉(zhuǎn)變和發(fā)展。而且現(xiàn)在衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案的數(shù)字化還處于發(fā)展階段，會碰到諸多問題，這都需要加大資金的投入，從根本上解決問題。
2.缺乏有效的監(jiān)督管理機制
衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案的數(shù)字化的發(fā)展缺乏有效的監(jiān)督管理機制主要表現(xiàn)在兩方面。第一，檔案的監(jiān)督管理不到位。盡管實施數(shù)字化的檔案管理使得管理起來方便快捷科學，但是各部門監(jiān)督管理的標準不一致，信息資源共享過程中增加不必要的麻煩。第二，人員工作積極性不高。日常的監(jiān)督管理工作疏松，人員工作積極性不高，工作效率低下。對數(shù)字化檔案管理的思想認識不深刻，缺乏嚴格的工作素養(yǎng)。而且缺乏有效科學的獎勵機制，這也是管理人員工作積極性不高的原因之一。
3.數(shù)字化管理的人才匱乏
數(shù)字化管理方面的專業(yè)人才的匱乏是制約公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案數(shù)字化快速發(fā)展的一大因素。目前現(xiàn)狀是舊員工工作經(jīng)驗豐富，專業(yè)知識有所欠缺，而新員工知識儲備豐富但是缺乏豐富的經(jīng)驗和對工作的認識，在思想認同方面也有所不足。管理人才不僅要求過硬的專業(yè)知識，還要有認真謹慎的工作態(tài)度，熟悉檔案方面的規(guī)章制度，遵守職業(yè)道德，這是企業(yè)單位對員工自身素質(zhì)的基本要求。
3 衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案的數(shù)字化管理的解決策略
1.加大資金投入，完善基礎設施
轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，適應的當下的發(fā)展形勢，加大對數(shù)字化檔案建設的資金投入，著力完善基礎設施。對于建設過程中必需的軟硬設施如計算機和網(wǎng)絡配置等，保證工作性能穩(wěn)定可靠，使用壽命長。良好的工作環(huán)境，有利于工作的正常進行，提高工作的積極性和工作效率。日常的維護工作要求落實到位，對于軟件升級、設備維修等，各部門積極配合，加大資金的投入，這樣才能從根本上解決問題。
2.建立健全監(jiān)督管理機制
建立統(tǒng)一的檔案的管理標準。由于各部門因為工作需要，各自制定了不一的檔案存儲格式，各部門之間的共享存在一些問題，因此避免這些問題需要制定統(tǒng)一的檔案管理標準。統(tǒng)一的檔案管理標準要求整潔大方、格式統(tǒng)一、結(jié)構(gòu)嚴謹。檔案按照一定的標準轉(zhuǎn)、歸類、存檔。分門別類整理收集，同時按照一定的順序索引，有效提高了工作效率。建立健全監(jiān)督管理機制的建設，提高管理人員的工作積極性?？冃Э己酥贫鹊膶嵤?，有效激發(fā)管理工作人員積極性，端正工作人員的態(tài)度。而且監(jiān)督不僅僅局限于考核，還要監(jiān)督整個數(shù)字化系統(tǒng)的可靠運行，定期對檔案進行檢查監(jiān)督，軟件日常維護、升級工作的落實到位。數(shù)字化的檔案管理不只要求科學性、快捷性，更重要的是注重它的時效性和實用性，這樣在監(jiān)督管理的背景下，才能穩(wěn)定安全工作。
3.培養(yǎng)和引入專業(yè)人才
培養(yǎng)和引入數(shù)值化檔案管理的專業(yè)人才是該工程的關(guān)鍵組成部分。企業(yè)單位一方面擴大人才來源，在社會上招聘合格的專業(yè)人才。另一方面，企業(yè)單位自身對于人才的培養(yǎng)集訓。引入的人才在某種程度不能勝任工作，他們的工作能力需要提高，實踐經(jīng)驗需要積累。因此企業(yè)單位要定期對管理工作人員進行培訓，一方面增加專業(yè)知識方面的鞏固提升，另一方面積累豐富的工作經(jīng)驗。除此之外，還要培養(yǎng)提高他們的思想認識，增強他們的企業(yè)單位的認同感，能夠深刻理解工作的必要性和重要意義，在他們能夠熟練掌握設備的使用的同時和提高了解決問題的能力，可以應對解決在發(fā)展過程中遇到的問題，這才是企業(yè)單位取得長足發(fā)展的關(guān)鍵。
總之，衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案的數(shù)字化管理工程的建設不是一蹴而就的，需要時間的發(fā)展和資金的投入，建設完備的基礎設施才是該工程長足發(fā)展的基本要素。在數(shù)字化檔案的實施過程當中，必要有著嚴格的監(jiān)督管理機制進行約束。不單單是從檔案的格式上要求，還要統(tǒng)籌規(guī)劃整個工作整體，協(xié)調(diào)發(fā)展，提高工作的積極性和工作效率。只有完善的監(jiān)督管理機制才能保證在實施道路上堅定不移的向既定目標前進。除此之外，專業(yè)人才的培養(yǎng)和引進也是解決問題的關(guān)鍵所在，企業(yè)單位不僅僅是引入人才，更重要的是培養(yǎng)人才。相信未來的不久，在衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案實施數(shù)字化管理的道路上能夠取得不菲的進展和明朗的前景。
參考文獻
[1]張蓓蕾，李安琪，陳華俊，孫永萍，黃娟，張帆.衛(wèi)生監(jiān)督檔案數(shù)字化管理研究[J].中國衛(wèi)生監(jiān)督雜志，2014年4期.
[2]孫洪坡，關(guān)于醫(yī)療衛(wèi)生檔案的電子化管理分析[J]，科技風，2015（8）.
一、醫(yī)院文書方案管理存在的問題
隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，醫(yī)院也逐步加入市場化的經(jīng)營模式，這就使得醫(yī)院更重視醫(yī)院的?I務經(jīng)濟效益，而容易忽視文書檔案的管理工作。由于醫(yī)院管理層對于文書檔案管理工作的重要性認識不夠，就導致大多數(shù)工作人員都認為檔案管理工作不重要，文書檔案管理工作因而也不被重視，文書檔案管理體系疏于健全，檔案管理制度不夠科學合理，以致文書檔案管理工作者在工作時缺乏規(guī)章制度的約束，僅僅跟隨自身意愿來進行文書檔案的管理工作。這就會導致文書檔案管理工作人員在收集、整理檔案的時候不認真，缺乏責任心，檔案的管理水平較低，無法保證檔案的安全性和完整性[1]。
此外，隨著社會價值觀的改變，檔案管理工作由于工作單調(diào)、枯燥而無法得到人們的認可。很多醫(yī)院沒有專門的檔案管理人員，或者認為檔案管理工作較為簡單，檔案管理人員較少，導致檔案管理工作不能正常的完成。而且，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)也比較低，職業(yè)技能不足，很多不能夠勝任檔案管理的工作，以致于醫(yī)院文書檔案管理水平較低[2]。
部分醫(yī)院也存在將文書檔案的管理工作進行外包處理，將文書檔案交由專門的檔案管理人員進行整理、分類和歸檔，然后在交由醫(yī)院進行管理，這種方法雖然在一定程度上減少了醫(yī)院文書檔案管理員的工作強度，而且有專業(yè)檔案管理人員整理出來的檔案文件質(zhì)量比較高，工作效率也很高，但是，由于進行外包檔案整理工作的人員不是醫(yī)院內(nèi)部人員，而在文書檔案中可能會存在一些機密文件，這就很難保證檔案的安全性。且醫(yī)院的檔案具有一定的特殊性，檔案管理人員不具備相關(guān)的醫(yī)學知識，有的檔案文件分類或歸類可能存在錯誤。
二、加強醫(yī)院文書檔案管理的對策
（一）提高醫(yī)院管理人員對于檔案管理工作的重視程度
為了使醫(yī)院文書檔案的收集和管理工作能夠更加順利地開展，必須轉(zhuǎn)變醫(yī)院管理人員的管理理念，摒棄傳統(tǒng)的管理觀念，讓醫(yī)院領導層明確認識到醫(yī)院文書檔案的重要性[3]。醫(yī)院管理人員要認識到醫(yī)院日常運營管理中文書檔案的重要性，還應該清楚地了解文書檔案對于醫(yī)院未來發(fā)展的積極作用，加大在文書檔案管理方面的人力、物力的投入，建立健全的檔案管理制度，實現(xiàn)文書檔案的規(guī)范化管理，提高文書檔案的管理水平。
（二）建立科學的文書檔案管理制度
在醫(yī)院文書檔案的管理工作中，必須要建立起科學合理的文書檔案管理制度，明確醫(yī)院文書檔案管理人員的工作職能，只有這樣才能夠保障醫(yī)院的文書檔案管理工作能夠正常開展，做到有章可循[3]。此外，還應該結(jié)合《檔案法》、《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》等法律法規(guī)，結(jié)合醫(yī)院文書檔案工作的實際情況，制定檔案管理人員的崗位職責，制定相關(guān)文書檔案的保密制度，建立健全的檔案保管制度、查閱制度以及檔案鑒定制度等，并且要求文書檔案管理人員在進行日常的管理工作的時候嚴格按照相關(guān)的管理制度來進行，同時，文書檔案管理制度對管理人員的管理行為具有一定的約束和規(guī)范作用，使醫(yī)院的文書檔案管理工作能夠井然有序的開展。
（三）加強文書檔案管理的信息化建設
由于醫(yī)院的文書檔案在長期的收集和管理過程中累計數(shù)量較大，導致紙質(zhì)文書檔案需要占據(jù)非常大的空間來進行儲存，而且查找、借閱等操作都極不方便，而且紙質(zhì)文書檔案都具有唯一性，在存儲的過程中容易受到損毀。因此，醫(yī)院可以建立完善的文書檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)信息化的文書檔案管理。將紙質(zhì)文件通過數(shù)字化掃描轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)信息，存儲在醫(yī)院文書檔案數(shù)據(jù)庫中，既方便檔案文件的查閱，還可以將原始紙質(zhì)檔案進行封存保管，既能夠節(jié)省檔案的儲存空間，保護原始檔案文件，還可以讓使用者在進行查閱的時候更加的方便快捷，提高檔案的利用率，提高文書檔案管理人員的工作效率。
（四）加強醫(yī)院文書檔案管理隊伍的建設
在學校各種類檔案中，文書檔案是最為重要的檔案。因此，做好文書檔案管理工作能夠有效的發(fā)揮檔案利用價值，為檔案使用者帶來方便，為其檔案檢索帶來巨大幫助。特別是老年大學，其文書檔案的管理工作非常值得重視。本文對老年大學文書檔案管理工作進行探究。
一、我國老年大學文書檔案管理工作中存在的問題
第一，我國老年大學文書檔案管理制度還不夠完善。目前，很多企事業(yè)單位都沒有對文書檔案管理工作引起高度重視，沒有制定健全和完善的文書檔案管理制度。即使制定了相關(guān)制度，也不具有創(chuàng)新特點，與我國的市場經(jīng)濟、信息化時代的國情不符合。主要是因為我國部分檔案管理人員沒有對文書檔案管理工作不夠重視，其所采取的工作模式還是立足于傳統(tǒng)的檔案管理墨水，這種模式在一定程度上有著強烈的機關(guān)檔案管理色彩。這種現(xiàn)象對我國檔案管理的制度化、規(guī)劃化以及科學化建設非常不利，因此必須要做好對老年大學文書檔案管理制度的創(chuàng)新。
第二，我國老年大學文書檔案管理工作人員積極性不高。經(jīng)過調(diào)查顯示，我國很多文書檔案管理工作人員積極性不高，在具體工作中責任性不高，缺乏對檔案管理的意識。另外，文書檔案管理需要較強的專業(yè)知識，部分工作人員并非出自檔案管理相關(guān)專業(yè)，只是臨時調(diào)用而來。部分領導認為文書檔案管理工作非常簡單，只要初中學歷即可勝任，導致了在文書立卷的過程中出現(xiàn)了太多的不規(guī)范情況，在工作方法和工作質(zhì)量上都難以達到相關(guān)要求。在立卷的過程中，部分檔案管理人員對于全宗檔案沒有收集齊全，在對案卷保管期限上的劃分太過混亂。另外，部分檔案管理人員沒有基本的檔案意識，在工作過程中將已經(jīng)完成工作的資料順手扔掉，不仔細保存。除此之外，部分檔案工作人員認為檔案收集是檔案室的工作，與自己沒關(guān)系，因此忽略對其的重視。
第三，我國老年大學文書檔案管理工作沒有較強的水平。在信息化時代下，將電子信息技術(shù)進行應用，從而促進文書檔案管理工作的高效率、高質(zhì)量。然而在實際應用過程中，部分工作人員在應用計算機管理軟件系統(tǒng)中沒有統(tǒng)一的標準，在具體檔案管理實踐中，通用性不夠，其標準化和規(guī)范化水平不足。一些檔案管理軟件只是立足于檔案專業(yè)流程加以研究，卻沒有考慮到文件和檔案之間的聯(lián)系。特別是我國辦公自動化方式廣泛應用之后，檔案管理軟件和OA系統(tǒng)不能有效銜接，從而造成了在歸檔過程中，存在著大量電子文件歸檔處理不準確、不及時的情況。
二、加強老年大學文書檔案管理水平的策略
第一，要提高老年大學文書檔案管理制度建設的進程，強化檔案管理能力。老年大學應該針對原來的規(guī)章制度，立足于此，從而對原有制度有效的梳理和完善。一方面保證遵循了相關(guān)法律規(guī)定，另一方面，要落實到文書管理的實際上來，從而制定好完善健全的規(guī)章制度。針對檔案管理、歸檔統(tǒng)計、檔案借閱、檔案鑒定以及文件處理等內(nèi)容都需要加強規(guī)范，保證在操作程序中要求統(tǒng)一、標準統(tǒng)一、使用統(tǒng)一。將過去的規(guī)章制度中不適宜的規(guī)則進行廢除，對相關(guān)制度中不完善的內(nèi)容加以修繕，保證制定出的文書檔案管理制度能夠充分符合實際。老年人因為晚年孤獨或者需要接觸新領域，想在晚年培養(yǎng)興趣、陶冶情操，希望通過學籍檔案來記錄自己晚年充實的生活，教師也希望通過老年人的檔案來發(fā)掘其年輕時的經(jīng)歷，從而有針對性制定培養(yǎng)計劃。因此制定好文書檔案管理制度，保證對文書檔案有效管理避免檔案丟失和記錄錯誤的情況發(fā)生，為老年人的晚年生活帶來慰藉，也為教師發(fā)揮老人的優(yōu)勢和長處帶來幫助。
第二，要提高文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)以及工作積極性。首先，學校要對檔案管理工作的重要性加以重視，對文書檔案管理工作加強檢查和監(jiān)督，并對文書檔案管理加強宣傳，從而提高文書檔案管理工作人員的工作思想和意識，從而努力收集和管理文件檔案。其次，學校應該提高檔案管理工作人員的工作責任感，在員工的調(diào)入和變動上嚴格把關(guān)，落實好考核工作。通過績效調(diào)整和崗位升遷制度完善的方式來調(diào)動檔案管理人員的工作積極性。再次，學校應該培養(yǎng)員工的工作熱情，告訴他們文書檔案管理的質(zhì)量對于老人的重要性，從而讓檔案管理人員從情感上落實工作態(tài)度和作風。最后，企業(yè)應該對檔案管理人員的素質(zhì)嚴格把關(guān)，保證檔案管理人員的基本素質(zhì)，定期進行業(yè)務技能培訓。目前信息化時代下，各項技術(shù)和理念都在快速更新，一旦跟不上時代潮流，將會面臨淘汰風險。因此，要向檔案管理人員培訓新技術(shù)，加強考核，從而提高文書檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。
第三，采用先進手段提高文書檔案管理的現(xiàn)代化水平。隨著人們對辦公自動化技術(shù)的普遍應用。通過OA系統(tǒng)能夠自動完成收文和發(fā)文工作，如果采用過去的管理模式，難以做好文書檔案的管理工作，因此要對傳統(tǒng)的管理模式進行改變。首先，要采用適宜的文書檔案管理軟件，應用計算機技術(shù)，提升檔案立卷、整理、編號、存儲、檢索及查閱等工序的效率。應用OA系統(tǒng)軟件和檔案管理軟件接口，保證OA系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)實現(xiàn)無縫連接，把OA系統(tǒng)中的電子文件并入檔案系統(tǒng)。另外，要增加檔案檢索效率，建立多層次、多角度的檔案檢索體系，保證檔案材料的管理和利用能夠系統(tǒng)化、準確化、迅速化和全面化，從而保證檔案管理的工作效率。為老年人查閱檔案帶來方便。
三、總結(jié)
老年大學要想落實好科學化、制度化和規(guī)范化管理，就必須要對文檔管理制度進行完善，提高文書檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)和工作積極性，采用信息化檔案管理技術(shù)，才能極可能提高文書檔案管理水平，為老年人檔案查閱提供便利，并保證老年人檔案安全。
參考文獻
政府機關(guān)部門、企事業(yè)單位、社會團體以及其他社會組織在領導與行政管理活動過程中所形成的具有保護價值的文件，就稱之為文書檔案。其文書檔案作為檔案工作中的主要組成部分之一，其具有較強的政治性、服務型以及技術(shù)性[1]。同時其也是衡量檔案管理水平的主要標準，文書管理水平的高低，不僅決定了檔案資料的質(zhì)量，同時還對單位的建設與持續(xù)發(fā)展帶來一定的影響，尤其是在新時期背景下，文書檔案管理工作更為關(guān)鍵。為此，本文針對現(xiàn)階段文書檔案管理工作所面臨的新挑戰(zhàn)進行分析，并從根本上解剖管理工作中存在的問題，以制定有效的對策提升文書檔案管理工作的效率與質(zhì)量，進一步促使文書檔案管理工作逐漸向現(xiàn)代化、科學化以及規(guī)范化方向發(fā)展。
一、新時期下文書檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)
（一）工作復雜、繁瑣
文書檔案管理其主要的工作內(nèi)容是收集并保存各類資料，其管理的對象是對人事、事件、過程記錄以及各種文件資料進行存檔管理，通過利用各種各樣的載體對這些對象進行記錄并做好分類存放[2]。在新時期下，由于文書檔案數(shù)量的大幅度增加，其所涉及的資料越來越復雜，同時門類也逐漸增多，這就使得文檔管理工作量變大，其管理的過程也變得更復雜繁瑣。
（二）內(nèi)容豐富、載體多樣
在社會發(fā)展步伐不斷加快、科學技術(shù)水平不斷提升的時代背景下，文書資料的種類變得越來越豐富，所涵蓋的范圍也更廣。在新時期下，文書檔案其所涉及的面可包含黨群文書檔案管理、行政文書檔案管理、特種載體的文書檔案等多個方面。與此同時，在科技日新月異的新時期，文書檔案其載體也呈現(xiàn)出多樣化發(fā)展，例如電子文件、圖片、錄音、錄像等都可作為文書檔案的載體。而多樣化文書檔案載體的發(fā)展，則對現(xiàn)代化文書檔案管理的相關(guān)管理人員其工作能力提出了更高的要求。
（三）管理標準化、規(guī)范化
不管是在舊時期還是在現(xiàn)階段的新時期下，文書檔案管理都具有公文管理所具有的管理標準化以及文書檔案規(guī)范性、保密性以及服務性的特點[3]。在文書檔案管理工作中，在資料的完整性與安全性上具有較高的要求，這就表示，現(xiàn)代化的文書檔案管理工作需要做到認真仔細，要求相關(guān)的管理人員需要具有良好的事業(yè)心與責任感。
二、新時期下文書檔案管理工作存在的問題
（一）缺乏規(guī)范化的文書檔案管理制度
文書檔案管理規(guī)范性不足是各企、事業(yè)單位文書檔案管理工作中普遍存在的問題，其主要表現(xiàn)為檔案號殘缺不全、案卷標題缺乏一定的科學性，或是案卷內(nèi)缺少目錄以及組卷過于混亂等方面[4]。文書檔案管理的不規(guī)范，不僅會對檔案管理的質(zhì)量造成一定的影響，同時還會阻礙文書檔案再利用價值的提升。而分析其規(guī)范性不足的原因，主要是由于缺乏有效的文書檔案管理制度而導致的，因此，在新時期下，需要不斷完善相關(guān)的文書檔案管理工作制度，以規(guī)范文書檔案管理工作行為，從而促進企業(yè)持續(xù)、健康發(fā)展。
（二）缺乏現(xiàn)代化的文書檔案管理手段
在文書檔案管理手段上，缺乏標準化與專業(yè)化的計算機軟件系統(tǒng)。目前許多檔案管理軟件，僅局限于檔案專業(yè)化管理流程的研究上，而沒有充分考慮到檔案與文件之間的銜接性，缺乏現(xiàn)代化的管理手段。特別是在辦公自動化推行之后，傳統(tǒng)的文書檔案管理軟件很難實現(xiàn)與OA系統(tǒng)之間的無縫鏈接，這就導致部分的電子文件不能及時和準確的進行歸檔[5]。
（三）文書檔案檢索效率有待提高
在文書檔案檢索上方式上，主要有手工檢索與計算機檢索兩種方式，而長期以來手工檢索在文書檔案檢索中的應用最為廣泛。在現(xiàn)階段的文書檔案檢索中，仍是以手工檢索為主要手段，但該種方法的檢索效率并不高，很難適應新時期社會發(fā)展的需求。雖然也有部分文檔案管理人員為了提升手工檢索的效率，花了許多時間與精力開發(fā)了一些檢索工具，但在檢索質(zhì)量上較差，著又會導致文書檔案的價值受到影響。而文書檔案檢索效率低，也會在關(guān)鍵時刻對企業(yè)的決策帶來不可估量的影響。
（四）文書檔案管理人員素質(zhì)較低
文書檔案管理人員作為檔案管理的執(zhí)行者，其工作能力與自身素質(zhì)的高低都直接影響了文書檔案管理工作的質(zhì)量。而據(jù)研究調(diào)查顯示[6]，現(xiàn)階段大部分企業(yè)的檔案管理人員大多屬于轉(zhuǎn)崗的老齡職工，而部分的則為企業(yè)管理階層領導的親戚等，這就導致文書檔案管理團隊人員專業(yè)水平與個人素質(zhì)較低的現(xiàn)象，從而影響了管理工作的質(zhì)量。因此，在新時期的文書檔案管理工作中，提升管理人員的綜合素質(zhì)對促進企業(yè)的發(fā)展具有重要意義。
三、新時期下做好文書檔案管理工作的對策
針對新時期下文書檔案管理工作主要面臨的挑戰(zhàn)出發(fā)，并結(jié)合現(xiàn)階段各企、事業(yè)單位在文書檔案管理工作中主要存在的問題，提出以下幾點相應的解決對策。
（一）完善文書檔案管理制度
為滿足新時期對文書管理的要求，針對目前其管理工作中由于管理制度缺乏而導致的文書管理規(guī)范性不足、保密性不夠等問題，首先需要在原有的文書檔案管理制度上進行完善。通過對現(xiàn)有制度的評估、分析，遵循科學、合法以及適用的原則，結(jié)合相關(guān)部門公文管理的實際工作要求，制定出符合現(xiàn)代化發(fā)展的“公文處理實施辦法”[7]；并通過對以往的文書檔案管理方面的各項具體要求或規(guī)定進行梳理，最終將檔案管理、統(tǒng)計歸檔、文檔處理程序以及檔案的保密、借閱與銷毀融為一體，并提出相應的規(guī)范化操作要求，以建立一個具有統(tǒng)一性、標準化的統(tǒng)一運行操作流程。同時對當前的存在管理漏洞的各項管理制度進行修繕，針對一些不合理或與實際管理工作不相符的制度，應及時廢除，從新修訂出適合企業(yè)發(fā)展與新時期要求的現(xiàn)代化文書檔案管理制度。
除此之外，在電子科技不斷發(fā)展的新時期之下，文書檔案開始向電子檔案的形式轉(zhuǎn)換，因此，在建立或完善相關(guān)檔案管理制度時，還需制定相應的電子文檔管理制度，通過將現(xiàn)代化的文書檔案管理制度與傳統(tǒng)的管理制度進行有效的結(jié)合。從而使文書檔案管理在健全的制度引導下得到全面、綜合與完整的管理，從根本上提升管理工作的質(zhì)量。
（二）應用先進手段實現(xiàn)文書檔案現(xiàn)代化管理
在辦公自動化系統(tǒng)的廣泛應用使得收文、發(fā)文能夠通過OA流轉(zhuǎn)完成的新時期下，要求文書檔案管理人員需要摒棄傳統(tǒng)手工管理的觀念，學會利用現(xiàn)代化先進的管理手段實現(xiàn)文書檔案的現(xiàn)代化管理。
這就要求企業(yè)從文書檔案管理工作的實際情況出發(fā)，選擇合適企業(yè)檔案管理工作需要的現(xiàn)代化管理軟件，充分發(fā)揮計算機技術(shù)的作用，對文書檔案進行整理、立卷、編號與儲存、查閱等工作。同時，創(chuàng)建OA系統(tǒng)軟件與現(xiàn)代化管理軟件的接口，使OA辦公自動化系統(tǒng)能夠與檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)無縫鏈接，從而保證電子文件數(shù)據(jù)能夠通過辦公自動化系統(tǒng)進入檔案管理系統(tǒng)并進行歸檔，并使紙質(zhì)文檔能夠與電子文檔相對應，確保信息的一致性。同時，企業(yè)需要利用相應的軟件，加強對企業(yè)內(nèi)部文書檔案管理信息系統(tǒng)的建設，從而在保證文書檔案質(zhì)量的基礎上提升文書檔案的應用價值，進一步實現(xiàn)文書檔案管理向信息化與現(xiàn)代化方向發(fā)展。
（三）提高文書檔案檢索效率
在文書檔案檢索方面，首先通過對當前的文書檔案進行全面的普查，根企業(yè)發(fā)展的需要，針對一些不具有利用價值的文書檔案進行移除，以減少文書檔案管理工作中內(nèi)容的重復性；而對文書檔案進行普查與無用檔案的清除，也是文書檔案管理工作實現(xiàn)標準化與科學化的前提。其次，通過對文書檔案進行組合，對于一些內(nèi)容較多的文書檔案將其分為幾個類別清晰的案卷，并重新梳理內(nèi)容繁雜的檔案，將各檔案之間的聯(lián)系明確，以促進文書檔案資料的利用率以及檢索效率。與此同時，嚴格按照相關(guān)標準來規(guī)范檔案題名，以提高文書檔案檢索的準確性與效率。因為實施文書檔案的規(guī)范分類，其目的是為了能夠快速檢索與提高利用效率，而只有提高文書檔案的題名準確性，才能使檔案發(fā)揮其具體的效用。
（四）提升管理人員的綜合素質(zhì)
管理人員作為文書檔案管理工作的最終執(zhí)行者，同時也是保證各項檔案管理工作正常進行的關(guān)鍵因素，管理人員自身素質(zhì)水平與工作能力等綜合素質(zhì)直接決定了企業(yè)文書檔案管理工作的水平。因此，各企業(yè)在文書檔案管理人才隊伍的建設上，一定要重視管理人員的綜合素質(zhì)水平。企、事業(yè)單位可以結(jié)合自身管理工作的需要，一方面可以通過引進或聘用的方式將具有一定文化水平、專業(yè)素質(zhì)與業(yè)務能力較高的人才充實到管理隊伍中；另一方面，企業(yè)可以從現(xiàn)階段文書檔案管理人員的具體情況出發(fā)，通過加強對管理人員相關(guān)知識與技能的培訓，利用多種渠道、多層次與多手段對其進行繼續(xù)教育，從而提升文書檔案管理人員的專業(yè)知識與綜合素質(zhì)；除此之外，要求各管理人員對于新的管理知識、技術(shù)與手段不斷加強學習，并定期開展業(yè)務交流活動，以提高其在文書檔案管理方面的綜合能力。
四、小結(jié)
在新時期下，企業(yè)的文書檔案管理工作水平直接反應了企業(yè)內(nèi)部的基礎管理水平，文書檔案管理工作想要適應時展的需要，就需要針對當前存在的問題，通過完善相關(guān)管理制度、利用現(xiàn)代化先進的管理手段，以提升文書檔案檢索效率，并通過提升相關(guān)管理人員的綜合素質(zhì)，從而促進文書檔案管理工作向現(xiàn)代化、標準化、制度化與規(guī)范化方向邁進，促進企業(yè)的健康發(fā)展。
參考文獻：
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[4]陳雪琛.新形勢下如何做好文書檔案管理工作[J].城建檔案，2016（10）：75-76.
2醫(yī)院文書檔案管理對策
2.1提高醫(yī)院文書檔案現(xiàn)代化管理意識
醫(yī)院應該具有文書檔案的現(xiàn)代化管理意識。從醫(yī)院管理角度來講,重視文書檔案管理需要從領導做起,只有領導對文書檔案管理的重要作用有了深刻的認識,才能讓檔案人員對文書檔案的管理形成科學管理意識。當醫(yī)院對文書管理有了一定程度的重視,才能不斷對文書檔案管理制度進行完善,對相關(guān)的硬件配套進行更新,以嚴格的制度做好文書檔案的規(guī)范管理,進一步深化醫(yī)院的文書檔案管理能力。與此同時,醫(yī)院文書檔案管理主要服務于醫(yī)院的醫(yī)療診治工作,在現(xiàn)代化科技信息發(fā)展過程中,醫(yī)院文書檔案管理者必須通過職業(yè)素養(yǎng)提升來熟練運用計算機技術(shù)強化醫(yī)院文書檔案的現(xiàn)代化管理,既為醫(yī)院的醫(yī)療服務提供資料查詢幫助,又能讓醫(yī)院文書檔案管理水平更一層樓。所以,作為文書檔案管理者,應該具有高度服務意識,認真收集、整理、管理醫(yī)院文書檔案,加強檔案的匯編與分類工作,讓醫(yī)院在醫(yī)療服務中有據(jù)可依、有章可循。
2.2優(yōu)化文書檔案管理工作
在科學技術(shù)的發(fā)展影響下,醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生體系的改革正在持續(xù)進行,在目前形勢下,醫(yī)院文書檔案隨著現(xiàn)代化科技的發(fā)展而出現(xiàn)了新的管理要求。醫(yī)院的文書檔案管理需要通過現(xiàn)代化技術(shù)設備更新來提高工作效率,以促進文書檔案管理科學化。故而醫(yī)院應該完善文書檔案信息管理系統(tǒng),利用計算機、微縮、光盤之類的多介質(zhì)兼容,對文書檔案的全文進行掃描存入,對文書檔案的案卷級以及文件級等多方面信息進行存儲和檢索,以節(jié)省醫(yī)院文書檔案管理資源,節(jié)省檢索時間,將檢索中的認為失誤率降低,保證檢索準確率,優(yōu)化醫(yī)院文書檔案管理效率。并且,針對文書檔案進行實體管理系統(tǒng)完善,保管室內(nèi)安裝溫濕度自動調(diào)控系統(tǒng)以及防盜設備,做好除塵、防磁等工作,讓文書檔案保管時間更長、完整性更高、醫(yī)院可以根據(jù)自身情況適當投入資金更新軟硬件設備,確保文書檔案收集更及時,運用網(wǎng)絡技術(shù)優(yōu)化管理效率,促進文書檔案管理合理化。
2.3以制度保證醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量
文書檔案管理工作并不是一朝一夕就能夠做好的,需要長期的堅持不懈。規(guī)范、完善的文書檔案管理制度是確保醫(yī)院文書檔案管理工作制度化、規(guī)范化化的重要保證。醫(yī)院需要認真執(zhí)行國家檔案局的管理政策,從自身的實際情況出發(fā),對文書檔案材料的規(guī)范范圍、保管時間進行明確規(guī)定,通過正確界定范圍、準確劃分管理期限,使醫(yī)院文書檔案可以準確地反映醫(yī)院情況,且保管方面、利用有效。對醫(yī)院以往的文書檔案立檔歸卷、檔案開發(fā)利用、保密與銷毀、管理職責等進行更為完善的規(guī)定。加強文書檔案管理的工作執(zhí)行力,使文書檔案管理切實為醫(yī)院的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展服好務。將文書檔案管理制度落到實處,院長牽頭、分管領導負責、檔案管理部門逐級負責,加強文書檔案管理的監(jiān)督考核,如果發(fā)現(xiàn)了問題必須立馬解決,以便于使文書檔案管理制度真正得以落實。
2.4提高醫(yī)院文書檔案管理者的素質(zhì)
醫(yī)院應該可信運用文書檔案實現(xiàn)經(jīng)濟效益提升,提高文書檔案管理效率,而這一切又必須以醫(yī)院文書檔案管理者的職業(yè)素養(yǎng)提升為前提。他們對文書檔案的管理和醫(yī)院的健康發(fā)展有著米奇聯(lián)系,醫(yī)院需要全面加強檔案管理者的職業(yè)素質(zhì),通過講座宣傳、考察交流、培訓等方式來提高檔案管理者的專業(yè)能力以及管理素質(zhì)。引導他們通過現(xiàn)代化的新管理方法來落實文書檔案管理,同時可以利用現(xiàn)代電子技術(shù)管理方式來優(yōu)化文書檔案管理效率,使文書檔案管理和醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展同步進行。
二、文書檔案管理工作存在的問題
時代在快速前進，傳統(tǒng)文書檔案管理工作機制逐漸不能滿足單位在新時代背景下發(fā)展的需求，逐漸不能滿足人們對檔案的需求。無論是在工作理念還是方式上都具有一定的局限性，存在很多問題。主要體現(xiàn)在一下幾個方面：
（一）文書檔案管理體制不完善
就我國文書檔案管理工作現(xiàn)狀來看，存在比較明顯的問題就是工作體制落后，不能適應新時展腳步?，F(xiàn)在大部分單位文書檔案管理工作體制依然受傳統(tǒng)黨政機關(guān)大難管理影響，不能明確“藏”和“用”之間關(guān)系，往往重藏輕用，使檔案失去了其具有的功效。同時，單位在進行文書檔案管理工作時一般都是上級指示下級執(zhí)行，但是往往是領導抓大頭，各小頭更細化的部分沒人重視，例如檔案規(guī)章制度的建立完善工作就很少有人關(guān)注，很大程度上影響了文書檔案管理工作的規(guī)范性、時效性以及實用性。另外，工作體制的不完善側(cè)面決定了工作管理人員工作態(tài)度和側(cè)重點，一般都是將重點放在檔案資料的收集、整理、保存等前期業(yè)務上，忽視了文書檔案工作的服務性，降低了工作有效性。
（二）文書檔案工作手段落后
隨著信息時代的來臨，對文書檔案傳統(tǒng)手工工作方提出了更大的沖擊，對文書檔案管理工作進行創(chuàng)新，就需要運用高新技術(shù)，更近一步實現(xiàn)文書檔案的時效性、實用性以及共享性。但就我國目前文書檔案管理工作現(xiàn)狀來看，很多單位只是為應潮流影響，匆忙配備計算機，在使用程度上比較低。例如有的單位使用計算機只是將檔案轉(zhuǎn)換為電子文件進行保存，然后脫網(wǎng)單機來編目或提供檢索，不能實現(xiàn)真正意義上的共享。這種工作手段雖然可以提高一定的工作效率，但是卻將信息孤島化，喪失了其具有的分享性質(zhì)。
（三）管理人員專業(yè)水平低
很多單位文書檔案管理工作不具備專業(yè)人員，工作人員通常是身兼數(shù)職，在工作上分身乏術(shù)。同時，工作人員對文書檔案的認識不夠，認為檔案管理就是收集、整理、保存，本身不具備任何技術(shù)含量，對其重視程度比較低，這都在很大程度上影響管理工作的順利進行。另外，雖然有的單位具有專門的文書檔案管理人員，但是文書檔案管理部門一般在改革和精簡情況下都是首當其沖，逐漸成為薪資改革、職稱評價以及閑雜人等安置的地方，為文書檔案管理工作帶來很大的不良影響。
三、文書檔案管理工作創(chuàng)新策略研究
傳統(tǒng)的文書檔案管理工作模式逐漸不能滿足時展的要求，想要增強單位競爭力，使其在市場中占據(jù)一定位置，就需要單位對文書檔案管理工作進行創(chuàng)新。主要可以在以下幾個方面進行創(chuàng)新：
（一）創(chuàng)新管理制度
文本檔案管理制度的創(chuàng)新需要結(jié)合單位實際發(fā)展需要，針對單位機制不合理地方進行改善，根據(jù)時展要求進行創(chuàng)新，以新制度彌補舊制度的漏洞和不足。其中包括兩個方面：一方面是機構(gòu)內(nèi)部制度的確立，以領導責任為基礎建立相應制度，主要為實現(xiàn)電子檔案管理提供支持。另一方面針對檔案執(zhí)行工作建立管理制度，為適應社會發(fā)展對檔案管理工作的需要，不斷對現(xiàn)行的制度及逆行那個評審，針對漏洞和不足來進行改善，保證制度的完整性和效用性。創(chuàng)新管理制度需要根據(jù)實際需求對現(xiàn)行制度橫向和縱向進行改善，保證制度行之有效。
（二）創(chuàng)新工作手段
信息時代的來臨對檔案管理傳統(tǒng)工作方式帶來了巨大的挑戰(zhàn)，以往的手工工作方式逐漸不能滿足時展對檔案的需求，因此必須要對文書檔案管理工作手段進行創(chuàng)新。一方面是對文書檔案進行數(shù)字化管理，文書檔案在單位發(fā)展過程中具有重要作用，承載著單位發(fā)展繼往開來的重任，因此必須要保證檔案內(nèi)容的完整性。對文書檔案進行數(shù)字化管理就是將以往紙質(zhì)記載的形式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔?shù)據(jù)庫的形式，對檔案信息進行編號管理，不但可以提高檔案信息的安全性而且在數(shù)據(jù)信息調(diào)取時能夠更加方便。另一方面?zhèn)鹘y(tǒng)文書檔案管理工作人員負責不同方面，在查取時比較麻煩，針對這一點可以對每個工作人員信息進行錄入，并與其工作內(nèi)容相關(guān)聯(lián)，這樣只要輸入工作人員信息就可以調(diào)取相應檔案內(nèi)容?；蛘呤强梢酝ㄟ^掃描二維碼和條形碼等方式加快信息錄入和檢索速度，文書檔案管理程序得到縮減，進而提高工作效率。
信息化條件下不僅文書檔案數(shù)字化迎來了良好的政策機遇，而且也使得數(shù)字化工作的成本大幅度的降低，可行性大幅提高，從而對于廣播電視臺文書檔案數(shù)字化發(fā)展帶來了重要的機遇。
1、文書檔案信息化的政策機遇良好
為迎接信息化時代的到來，國家制定出臺了諸多的扶持政策，鼓勵包括文書檔案等業(yè)務在內(nèi)的產(chǎn)業(yè)數(shù)字化發(fā)展，如《國務院關(guān)于大力推進信息化發(fā)展和切實保障信息安全的若干意見》（國發(fā)〔2012〕23號）就對各領域的信息化提出了指導意見。此外，《電子檔案管理基本術(shù)語》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等制度的出臺則為信息化條件下文書檔案數(shù)字化提供了政策支持。
2、文書檔案管理數(shù)字化便捷性大幅度提升
信息化條件下，首先，各種信息設備被大量的開發(fā)出來，文書檔案數(shù)字化具有了可行的基礎，如文字掃描專用設備以及掃描后不同文檔格式轉(zhuǎn)換工具的開發(fā)，使得各種歷史文書檔案可以便捷的轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案。其次，各種信息技術(shù)被廣泛的應用，文書檔案數(shù)字化管理具有了可行性。由于信息化的推廣應用，一般的文書檔案人員都具備計算機操作技術(shù)，而各種軟件供應商開發(fā)出的文書檔案管理軟件界面簡單、操作方便，降低了文書檔案管理的難度，提高了文書檔案數(shù)字化管理的可行性。
3、文書檔案數(shù)字化成本大幅度降低管理水平得到提升
隨著信息化的推廣應用，無論是硬件設備還是軟件服務供應商的產(chǎn)品價格都大幅度降低，這就使得文書檔案數(shù)字化的成本大幅度的降低，即使是縣及以下的單位，只要購買了基本的軟件，并利用WORD、EXCEL等辦公軟件輔助就可以實現(xiàn)數(shù)字化管理及應用。此外，從管理來看，信息化條件下，文書檔案可以利用數(shù)據(jù)庫進行統(tǒng)一管理，從而提高了管理水平。
二、信息化條件下廣播電視臺文書檔案業(yè)務數(shù)字化面臨的挑戰(zhàn)
信息化雖然為文書檔案業(yè)務數(shù)字化帶來了機遇，但同時也帶來了諸多挑戰(zhàn)，表現(xiàn)在文書檔案業(yè)務流程需要重構(gòu)等方面，需要廣播電視臺組織力量積極應對。
1、文書檔案業(yè)務流程需要重構(gòu)
廣播電視臺傳統(tǒng)模式下文書檔案的業(yè)務流程基本是各部門將文書檔案資料送交檔案室或者檔案管理人員，檔案管理人員審核后就按照一定的原則進行分類保存，直至最后銷毀，這一過程中如果需要調(diào)閱則只能到檔案室辦理相應的手續(xù)。但在信息化條件下，這種業(yè)務流程需要重構(gòu)，如需要調(diào)閱文件則只需要到存放文書的檔案的計算機設備中進行操作，而無需到檔案室調(diào)閱紙質(zhì)文檔，這就改變了傳統(tǒng)的業(yè)務流程，但部分廣播電視臺尚未推進流程重組，難以適應信息化的需要。
2、文書檔案工作內(nèi)容需要創(chuàng)新
在傳統(tǒng)模式下，廣播電視臺文書檔案主要是對紙質(zhì)檔案進行保存，但在信息化條件下，文書檔案增加了電子檔案的內(nèi)容，這就需要廣播電視臺在工作內(nèi)容上進行創(chuàng)新，一方面，要制定數(shù)字檔案的管理制度，即數(shù)字檔案如何保存、如何開發(fā)利用等，這就必然需要對業(yè)務進行創(chuàng)新。另一方面，要對數(shù)字檔案與紙質(zhì)檔案的一致性進行驗證，即保證兩者在內(nèi)容上是相同的，特別是，由于數(shù)字檔案具有可修改性，在正式成文之前可能經(jīng)歷了不同領導者的修正，因此必須有效的進行核對，確保數(shù)字檔案保存文稿為最終定稿的文書。
3、文書檔案的安全性遭遇威脅
在信息化條件下，特別是沒有開發(fā)專門的數(shù)據(jù)庫的背景下，廣播電視臺的文書檔案都是簡單的利用計算機系統(tǒng)進行保存，如建立一個文件夾將同類型的文書檔案存放在里面，但由于這種存在只能進行簡單的加密處理，部分文書檔案管理人員甚至沒有進行加密處理，如果遭遇不法分子的攻擊容易導致信息泄露，給廣播電視臺帶來壓力。
三、信息化條件下促進廣播電視臺文書檔案業(yè)務數(shù)字化的思考
數(shù)字化是廣播電視臺文書檔案業(yè)務發(fā)展的必然趨勢，在數(shù)字化過程中，廣播電視臺必須把握機遇，積極完善數(shù)字化設施設備，加強文書檔案人才管理，完善數(shù)字化管理制度，以此加快文書檔案業(yè)務數(shù)字化進程。
1、積極完善數(shù)字化設施設備
首先，要積極完善硬件設備，廣播電視臺要加大投入，積極購買包括計算機、掃描儀等在內(nèi)的信息化設備，并進一步完善紙質(zhì)文書檔案管理設備，以促進紙質(zhì)文書檔案與電子文書檔案同步升級。其次，要積極完善軟件設備，廣播電視臺要根據(jù)其文書檔案涉及的內(nèi)容多等特征，積極組織開發(fā)文書檔案數(shù)據(jù)庫，利用數(shù)據(jù)庫的存儲能力強、管理方便、安全高效的特征，強化文書檔案管理。
2、加強文書檔案人才管理
所謂檔案，即指可供人們查找的以前事跡的記錄，其內(nèi)容形式豐富，可以是圖、表以及文字等。社會的迅速發(fā)展，致使社會事件的發(fā)生遠遠超過舊時代，導致文書檔案的制作及管理都面臨著極大難度。傳統(tǒng)的文書檔案管理已無法滿足現(xiàn)代社會的需要，導致現(xiàn)代化的文書檔案管理形式是社會發(fā)展的大勢所趨。建立完善的管理體制是必不可少的，以對現(xiàn)代化社會所發(fā)生的事件進行完善的建檔，致使充分體現(xiàn)出文書檔案的現(xiàn)代化管理，其必須是大容量、規(guī)范化、系統(tǒng)的檔案建立機制。使文書檔案的管理走上高科技，使檔案記錄所必備的介質(zhì)形式，能在檔案中得到全面、綜合的體現(xiàn)，促使文書檔案的管理走向現(xiàn)代化。文書檔案管理的現(xiàn)代化體現(xiàn)在以下幾方面：其一，管理人員?，F(xiàn)代化的管理人員，是文書檔案現(xiàn)代化管理的前提條件；其二，信息技術(shù)的應用。信息技術(shù)在文書檔案管理中的應用，是文書檔案現(xiàn)代化的基礎。其三，管理體制。完善的管理體制，才能使文書檔案的現(xiàn)代化管理有序進行，促使檔案的全面完善。做好以上三點內(nèi)容，則檔案管理者即可做好文書檔案現(xiàn)代化管理。
文書檔案現(xiàn)代化管理的意義，主要體現(xiàn)在以下幾點：第一，適應現(xiàn)代社會的發(fā)展。事物的不斷優(yōu)質(zhì)發(fā)展是其存在與社會的前提。如同生物進化，若其發(fā)展無法符合時代的要求必將走向消亡。文書檔案現(xiàn)代化管理的道路，促使文書檔案的管理適應現(xiàn)代社會的發(fā)展，為其文書檔案的長遠存在尋求了可發(fā)展道路。該文原載于中國社會科學院文獻信息中心主辦的《環(huán)球市場信息導報》雜志http：//總第539期2014年第07期-----轉(zhuǎn)載須注名來源第二，滿足人類的需要。當代社會，文檔一體化已是大勢所趨。文書檔案內(nèi)容的豐富性大大提高，實現(xiàn)文檔一體化，則必須實現(xiàn)文書檔案的現(xiàn)代化。以信息技術(shù)為基礎，不斷豐富文書檔案的內(nèi)容，包括圖片、視頻、文件等等，已滿足人類的需要。
2 、強化文書檔案現(xiàn)代化管理的有效方法
2.1管理人員的管理
現(xiàn)代化的設備需要現(xiàn)代化的人，因此現(xiàn)代化的文書檔案管理人員培養(yǎng)是強化現(xiàn)代化文書檔案管理的前提。針對管理人員的管理主要方法如下：其一，培訓管理人員的現(xiàn)代化技術(shù)。管理人員的培訓是管理工作得以進行的基礎，使其掌握熟練現(xiàn)代化技術(shù)，對文書檔案的現(xiàn)代化管理技術(shù)了如指掌，這一培訓過程既是對文書檔案現(xiàn)代化管理的一種強化。其二，管理人員制度的建立。通過對管理人員的制約，以確保文書檔案的規(guī)范性、全面性以及真實性。用制度約束管理人員、指導管理人員，使其正確的面對文書檔案的現(xiàn)代化管理，已達到強化作用。其三，管理人員的經(jīng)驗交流。任何技術(shù)都是不斷發(fā)展的，每個人對技術(shù)的掌握都是有所差別的，因此定期的管理人員的經(jīng)驗交流，必將指導文書檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)的發(fā)展，以使文書檔案現(xiàn)代化管理得到強化。
2.2 技術(shù)設備的升級
現(xiàn)代化的管理，亦是離不開現(xiàn)代化的信息技術(shù)，文書檔案的管理亦是如此。從紙制檔案發(fā)展到電子檔案，不只是備查信息載體的變化，備查信息類型亦是逐漸增多，可以說是文書檔案管理的一次質(zhì)的飛越。因此，技術(shù)設備是文書檔案現(xiàn)代化管理的基礎，是強化文書檔案現(xiàn)代化管理的前提。足以顯現(xiàn)技術(shù)設備的升級是如此重要，然其有效方法有如下幾種：首先，技術(shù)設備的升級需要大量的資金，以至于需要大量的資金投入，從紙制檔案到電子檔案，可以說，需要的資金絕非小數(shù)目。其次，購買或研發(fā)適合社會需要的文書檔案現(xiàn)代化管理的軟件。先進的軟件將更有利于文書檔案現(xiàn)代化管理的強化，使其更加適合人們的需要。因為好的軟件足使文書檔案的錄入更加具體全面，且具有規(guī)范性。最后技術(shù)設備的硬件更換，好的硬件設備必將有利于文書檔案的保存，且要定期的檢查硬件設備上的文書檔案，隨著時代而更換硬件設備，以確保文書檔案的完整性，確保不會流失。
2.3完善的管理制度
所謂完善的管理制度，是指對文書檔案的管理，不論是紙制檔還是電子檔，都應有其完善的管理制度。文書檔案隨著社會發(fā)展，其存在形式發(fā)生質(zhì)的變化，而制度是針對具體事務，因此文書檔案的管理制度亦將發(fā)生變化，即發(fā)展為文書檔案現(xiàn)代化管理制度。通過不斷地完善文書檔案現(xiàn)代化管理制度，已達到強化文書檔案現(xiàn)代化管理的目的。其管理制度當從錄制、保存、定期檢查三個方面做，制定錄制規(guī)范、準確，保存完整、有序，定期檢查及時完善已遺失文檔的管理制度。
現(xiàn)階段，由于受到傳統(tǒng)檔案管理方式和相關(guān)體制的束縛，文書檔案的管理工作一直做得不夠到位，也沒有引進先進的技術(shù)手段。而我們一直在這方面努力著，積極采取科學的解決辦法。為了要開發(fā)出支持文檔一體化的電腦軟件，相關(guān)部門近年來了檔案軟件管理功能的一些規(guī)定，這一舉措帶動了文書和檔案一體化理念的發(fā)展，并展開了文書檔案管理的革新工作，積累了一些經(jīng)驗。此后，國家檔案局又頒發(fā)了新的《檔案文件管理制度》，鼓勵文檔一體化管理程序真正投入使用。到目前為止，電子政務管理系統(tǒng)已基本實現(xiàn)了文書檔案一體化管理，為新的管理體制和科學技術(shù)提供了發(fā)展的平臺。此外，電子政務也得到了全方位施行，這在一定程度上也推動了文書檔案一體化的進步。在文書與檔案相融合的過程中，社會上出現(xiàn)了和信息技術(shù)相關(guān)的電子文檔使用周期論，打破了文件向檔案單方面轉(zhuǎn)換的局限，并使電子文檔的統(tǒng)一
2 文書檔案信息化管理的優(yōu)勢
2.1 提高檔案歸檔人員工作效率
文書檔案進行信息化管理不但會使文書檔案管理的流程運轉(zhuǎn)更加迅速，而且改變了傳統(tǒng)的檔案管理方式，工作方式更加便捷，工作效率得到了很大的提高。文書檔案采用計算機管理可以按照按件即時整理的歸檔方式，減輕了歸檔人員的工作量，提高了文件管理效率。文件資料的收集、存放、分類、統(tǒng)計等文件歸檔環(huán)節(jié)變得十分方便、有序，無論是前期的文件起草還是后期的文件的傳遞，都變得簡單易行。
2.2 提高檔案的查閱速度
文書檔案實施信息化管理，可以大大提高文件的查閱速度，加上計算機網(wǎng)絡技術(shù)的應用，查閱人員不用來檔案室，文書檔案資源可以隨時檢索，只需在檔案管理系統(tǒng)中輸入文件的關(guān)鍵字或者文號就可以查到所需的資料，大大提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率，也為檔案部門借閱減少了人力和物力資源。
2.3 提高文件的?韉菟俁群臀募?的安全性
高校檔案室每年的歸檔文件都是上一年度的文件資料，歸檔部門的兼職檔案員在日常公文辦理過程中，文件在傳遞過程中丟失的情況時有發(fā)生，不能及時歸檔，應用計算機網(wǎng)絡技術(shù)，可以通過網(wǎng)絡進行文件的傳遞和流轉(zhuǎn)，提高文件的傳遞速度和文件的安全性，同時可以通過檔案管理系統(tǒng)確定檔案的密級，也可以通過權(quán)限設置對查檔人員進行操作的權(quán)限設置，確保文件的安全性。采用信息化管理文檔，省去了借閱登記、人力查找以及借閱歸檔手續(xù)，大大減輕了檔案工作人員的工作強度，同時也減少了對紙質(zhì)文檔材料的翻閱，提高了檔案管理利用的質(zhì)量以及文檔管理工作的效率。
3 文書檔案實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的具體措施
3.1 建立現(xiàn)代化的文書檔案管理制度
強化文書檔案的制度化建設，對于提高文書檔案管理效率具有重要意義?，F(xiàn)代化文書檔案管理制度與技巧的結(jié)合，可有效保護存儲文書檔案。建立現(xiàn)代化的文書檔案管理制度，要求機關(guān)企事業(yè)單位應當摒棄過往傳統(tǒng)的管理制度與體系，以國家文書檔案管理基本原則為指導，結(jié)合組織內(nèi)部的管理體制和組織架構(gòu)等實際情況，建立起符合自身實際情況的文書檔案管理制度，所建立的制度應當與時俱進，且具備鮮明的科學性、靈活性與合理性，如堅持“文檔一體化”、邏輯歸檔、紙質(zhì)檔案與電子檔案共存等。現(xiàn)代化文書檔案制度的建立，能夠改變過往不合時宜的制度，為單位文書檔案管理工作提供新的工作形式，進而不斷完善文書檔案管理制度和體系，為文書檔案管理工作的有序開展奠定制度保證。此外，還應當注重文書檔案編修制度的規(guī)格與健全。在文書檔案管理工作中，有計劃對文書檔案的編修制度進行查閱、編修與完善，確保文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量。同時，還有必要建立文書檔案管理績效考評制度，強化對工作人員的考核，促使文書檔案管理人員積極高效地投身于工作當中，增強制度的實效性。
3.2 采用現(xiàn)代化的文書檔案管理技術(shù)
在文書檔案現(xiàn)代化管理過程中，應當注重管理工作和管理手段的層次性與多功能性，如此方法可確?，F(xiàn)代文書管理工作的高效開展。因此在文書檔案的現(xiàn)代化管理中，應當加大資金技術(shù)投入，強化網(wǎng)絡體系建設，購買相關(guān)軟件和設備，提高文書檔案管理工作效率和信息化程度，降低工作量和工作成本，提高文書檔案的共享程度和利用效率。例如，在文書檔案網(wǎng)絡安全管理上可采取的現(xiàn)代化管理技術(shù)包括設置登錄權(quán)限、信息查詢權(quán)限、密匙技術(shù)和系統(tǒng)部保護密碼等，這些技術(shù)的應用對于文書檔案的保存安全性和信息傳輸安全性具有重要意義。同時，ASA和GFW等技術(shù)的應用，還能在文書檔案信息管理系正常運行的前提下，對各類數(shù)據(jù)信息進行深層次的分析過濾，試圖穿越防火墻查閱相關(guān)資料的用戶必須在得到實名認證通過后才能進入系統(tǒng)?？梢姡F(xiàn)代化技術(shù)和設備在文書檔案管理中的應用與推廣，不僅能夠促進文書檔案管理工作的規(guī)范化、信息化發(fā)展，還能切實提高文書檔案的開發(fā)利用價值，最終促進單位的可持續(xù)發(fā)展。
3.3 打造高素質(zhì)的文書檔案管理隊伍
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.08.097
[中圖分類號]G275.2 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）08-0-02
現(xiàn)代化文書檔案管理的實施，是為了進一步提高文書檔案的安全性，并高效分析和處理檔案信息，提高其管理能力和服務質(zhì)量。文書檔案管理的現(xiàn)代化，主要包括信息化和規(guī)范化兩個方面，并具體圍繞著制度、技術(shù)和人才進行管理，實施科學、可行的管理辦法。
1 現(xiàn)代化文書檔案管理對企業(yè)發(fā)展的重要價值
1.1 提高企業(yè)信息的分析和處理能力
文檔案信息，能夠詳細反映出企業(yè)的發(fā)展概況和現(xiàn)實狀況，其關(guān)系到企業(yè)未來的發(fā)展。在文書檔案管理工作中，不僅需要保證關(guān)于企業(yè)發(fā)展的信息資料的安全和完整，還需要重視這些信息的功能和作用。文書檔案信息能夠為企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展給予指導和引領，為企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的制定提供有價值的參考。為了從文書檔案中獲取更加全面的信息資料，企業(yè)需要對其進行嚴格、規(guī)范的管理，以高效完成信息資料的調(diào)取、分析和處理等工作，因此，實現(xiàn)現(xiàn)代化文書檔案管理顯得尤為重要。應用信息技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)手段，建立文書檔案信息系統(tǒng)，極大的擴展了文書檔案的儲存空間。同時還能利用計算機代替人工，更加快速的分析和處理信息資料，提高了信息服務工作的效率和質(zhì)量，減輕了相關(guān)工作人員的壓力和負擔。由此可見，現(xiàn)代化文書檔案管理對企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展有著積極的影響。
1.2 創(chuàng)造更高的經(jīng)濟效益
文書檔案記錄著企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的全過程，涵蓋了生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等多項工作。企業(yè)經(jīng)營發(fā)展與管理過程中所出現(xiàn)的問題，均可以參考文書檔案找尋原因，以更好的采取解決辦法。在當前社會環(huán)境下，面對復雜多變的經(jīng)濟形勢，企業(yè)發(fā)展面臨著更多的挑戰(zhàn)。而提高文書檔案管理水平，能在很大程度上提高企業(yè)的競爭優(yōu)勢。為了進一步提升文書檔案管理的安全性，企業(yè)需要轉(zhuǎn)變其管理理念，更新其管理策略，依托于先進的技術(shù)和規(guī)范的制度，將文書檔案信息轉(zhuǎn)換為有價值的資源和生產(chǎn)力，以更好地服務于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營，進而創(chuàng)造更高的經(jīng)濟價值。
1.3 更新經(jīng)營理念
現(xiàn)代化文書檔案管理，能夠為企業(yè)的經(jīng)營管理工作提供全新的思路，轉(zhuǎn)變其經(jīng)營理念。企業(yè)領導干部需要對文書檔案管理工作予以重視，能根據(jù)其信息資料，更加清楚認識到企業(yè)今后的發(fā)展形勢，更新經(jīng)營理念。還能合理進行工作任務安排，讓每一名員工的價值均能在崗位中予以實現(xiàn)，自覺規(guī)范要求，重視創(chuàng)新與創(chuàng)造，其對企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展有著良好的推動作用。
2 現(xiàn)代化文書檔案管理的不足之處
2.1 缺乏專業(yè)、明確的文書檔案管理機構(gòu)
部分企業(yè)單位在開展文書檔案工作過程中，沒有設立專門的檔案管理機構(gòu)，多是由人事管理部門負責。文書檔案管理的分工不明確，從事文書檔案管理的并不是專業(yè)的工作人員，其基礎業(yè)務水平不高，對電算化技術(shù)和信息技術(shù)的掌握不夠熟練，這在很大程度上影響了文書檔案管理的工作質(zhì)量，同時也制約了文書檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。
2.2 缺乏規(guī)范化的管理制度
很多企業(yè)單位在文書檔案管理方面缺乏規(guī)范化和標準化的制度。當前，企業(yè)文書檔案管理工作正逐漸朝著信息化和自動化過渡，這便需要一個更為標準化和規(guī)范化的管理體制。文書檔案信息系統(tǒng)構(gòu)建的主要內(nèi)容包括應用軟件的開發(fā)和數(shù)據(jù)庫建設，但由于缺乏規(guī)范化的管理制度，資料的收集和儲存不嚴謹，文檔分類不合理，應用軟件雜亂。文書檔案的收編管理缺乏統(tǒng)一的標準，其通用性和適用性較為欠缺，信息資料的完整性、準確性以及安全性均難以保障，這是現(xiàn)階段文書檔案管理工作中需要改進的部分。
2.3 信息化建設滯后
從某種意義上說，文書檔案的現(xiàn)代化發(fā)展也是信息化的發(fā)展。但文書檔案的信息化建設相對滯后，企業(yè)在該方面的投入較少，這就導致文書檔案信系統(tǒng)相關(guān)硬件和軟件功能不全，辦公系統(tǒng)落后，相關(guān)設備和技術(shù)得不到及時更新和升級，數(shù)據(jù)庫和整編庫尚不完善，電子文件資料的存儲存在障礙。與此同時，缺乏防火墻、殺毒軟件對信息系統(tǒng)的防護，文書檔案的安全性難以得到保障。
3 現(xiàn)代化文書檔案管理的新思考
3.1 管理制度的完善
文書檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，需要依托于規(guī)范化、標準化的管理制度，進而保證管理工作的質(zhì)量?；谄髽I(yè)自身的管理體制和組織架構(gòu)，結(jié)合企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的實際，建立健全企業(yè)單位文書檔案管理制度；設置專門的文書檔案管理機構(gòu)，并由專業(yè)的管理人員負責，分別管理紙質(zhì)文檔和電子文檔；改變傳統(tǒng)的工作形式，更加靈活地進行管理。加快文書檔案的信息化建設，并加強對文書檔案信息系統(tǒng)的管理，并將其納入管理制度的條目中。文書檔案的調(diào)取和查閱，需要進行詳細的登記和記錄，相關(guān)管理人員需要認真履行其職責，嚴格執(zhí)行文書檔案管理制度，避免出現(xiàn)差錯。建立相應的考核制度，以激勵管理人員，調(diào)動其工作積極性，使其全身心投入文書檔案管理工作中。
3.2 管理技術(shù)的革新
進一步加快文書檔案的信息化建設，需要依托于先進的技術(shù)手段，增加在該方面的資金投入。購進性能良好的硬件設備，開發(fā)和應用功能強大的軟件設備，加強對數(shù)據(jù)庫的建設，進而推動文書檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。加快文書檔案管理技術(shù)的革新與升級，提高其信息化程度，高效處理繁雜、龐大的信息，減輕管理人員的工作負擔，同時保證文檔信息的準確性。應用防火墻、殺毒軟件，提高文書檔案信息系統(tǒng)的安全性。應用密鑰技術(shù)，設置信息的查詢權(quán)限，并設置保護密碼，分別由檔案管理人員和企業(yè)領導掌握，以保證文書檔案信息的安全性。對于查閱資料的用戶，經(jīng)過實名認證和身份認定后方可登錄系統(tǒng)，并做好相關(guān)記錄。
3.3 管理隊伍的建設
現(xiàn)代化文書檔案管理工作的責任和難度較大，需要工作人員具有良好的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)，加強對文書檔案管理隊伍的建設，培養(yǎng)更多高素質(zhì)人才?，F(xiàn)代化文書檔案管理人員需要熟練掌握網(wǎng)絡技術(shù)和信息技術(shù)，并重點予以培養(yǎng)。定期開展培訓活動，讓文書檔案管理人員能夠在盡可能短的時間內(nèi)掌握新技術(shù)，定期開展技能考核，并將其納入績效考核中，營造競爭的氛圍，提高工作人員的責任意識，不斷提高自身素質(zhì)，進而從整體上提升現(xiàn)代化文書檔案管理水平。
4 結(jié) 語
現(xiàn)代化文書檔案管理，對現(xiàn)階段企業(yè)經(jīng)營發(fā)展有著重要的指導和引領作用，有助于提高企業(yè)信息的分析和處理能力，更新管理理念，幫助企業(yè)制定正確的經(jīng)營管理決策，進而創(chuàng)造更高的經(jīng)濟效益，其應用價值不言而喻。建立完善的管理制度，加快技術(shù)革新，強化人才隊伍建設，以全面提高現(xiàn)代化文書檔案管理水平，對企業(yè)未來的發(fā)展產(chǎn)生積極影響。
主要參考文獻
[1]徐曉霞.提高企業(yè)檔案文書管理效能的實踐路徑[J].東方企業(yè)文化，2015（16）.
