時(shí)間：2023-03-16 17:16:22
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城建檔案編研的最終目的應(yīng)該是服務(wù)城市建設(shè)，對(duì)檔案信息資源的利用必須既有深度又有廣度，如果只局限于現(xiàn)有館藏，那么在選題上的范圍上必然會(huì)受到限制，這樣編寫出來的資料缺乏吸引力，社會(huì)利用率也注定不高。要想充分體現(xiàn)城建檔案的專業(yè)特點(diǎn)和一個(gè)城市的地方特色，就必須編寫出真正反映城市建設(shè)過程中不同時(shí)期的施工技術(shù)、基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)、建筑風(fēng)格與城市文化，這樣的成果才具有較高的借鑒參考及利用價(jià)值。
2.工作經(jīng)費(fèi)有限，資金投入不足
真正稱得上編研成果的應(yīng)該是題材新穎、制作精美，經(jīng)過正式印刷出版并廣為流傳的作品。同時(shí)它也是一項(xiàng)文化產(chǎn)品,只有投入才會(huì)有產(chǎn)出，要獲得一項(xiàng)高質(zhì)量的編研成果，少不了必要的資金投入。但由于是公益性事業(yè)單位，城建檔案館經(jīng)費(fèi)多靠地方財(cái)政撥款。而所撥到的款項(xiàng)主要用于支付職工工資、一般日常性支出和少量的業(yè)務(wù)建設(shè)，能夠真正用在編研工作上的幾乎沒有。城建檔案館要想立項(xiàng)目，爭(zhēng)取資金渠道少、難度大。
3.專業(yè)技術(shù)人才缺乏
人員知識(shí)儲(chǔ)備不豐富。各領(lǐng)域的發(fā)展關(guān)鍵靠人才。但能夠被選派和充實(shí)到城建檔案編研工作崗位上的具備專業(yè)水平高、研究能力強(qiáng)、知識(shí)儲(chǔ)備豐富的專業(yè)技術(shù)人員力量較少，且多為兼職。城建檔案編研工作恰恰缺少這樣一些有責(zé)任感、有事業(yè)心、熱愛本職、精通專業(yè)技術(shù)知識(shí)，同時(shí)又熟悉館藏、文字功底好、肯鉆研、綜合素質(zhì)高的人才隊(duì)伍。
4.技術(shù)資源尚缺
編研工作既要有設(shè)施配備，又要有技術(shù)資源的支持。這些是編研工作有效開展的物質(zhì)保障。導(dǎo)致編研成果質(zhì)量不高，利用形式單一的另外一個(gè)因素就是缺少技術(shù)上的有效支持。技術(shù)資源的有效使用決定了編研成果宣傳度、利用率和社會(huì)價(jià)值。
二、聲像技術(shù)資源優(yōu)勢(shì)
聲像技術(shù)是近代聲學(xué)、電影和電視技術(shù)的綜合性運(yùn)用，通過畫面和音響來表達(dá)內(nèi)在含義的方法和設(shè)備。它涉及對(duì)語(yǔ)言、音響和畫面加工處理及專題片制作等技術(shù)，早已被廣泛應(yīng)用到城建檔案工作領(lǐng)域。隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步和更新，在原有的基礎(chǔ)上，還能夠利用視覺差異把觀賞者引入畫面立體空間中，使其具有深度感和現(xiàn)場(chǎng)感。而且光盤為聲像存儲(chǔ)提供了新的載體，將技術(shù)與藝術(shù)融為一體，作為文獻(xiàn)檔案材料可作長(zhǎng)期貯存和快速傳遞的有效途徑，其優(yōu)點(diǎn)是傳遞信息快、直觀、形象生動(dòng)，在經(jīng)濟(jì)、科技和社會(huì)發(fā)展中越來越顯示出重要的作用，是新時(shí)期城建檔案工作的重要內(nèi)容。
導(dǎo)致拍攝內(nèi)容不齊全完整的原因：一是工作人員兼職較多，沒精力去做；二是領(lǐng)導(dǎo)沒有把拍攝工作納入整體計(jì)劃，沒辦法去做；三是對(duì)城市原貌的拍攝范圍把握不準(zhǔn)，什么位置的、多大規(guī)模設(shè)施的需要拍攝保存，搞不清楚；四是拍攝人員或是由于技術(shù)水平不高，責(zé)任心不強(qiáng)，或是因?yàn)橛?jì)劃性不周，對(duì)整個(gè)情況不了解，失掉了許多拍攝機(jī)會(huì)；五是由于經(jīng)費(fèi)有限，沒資金拍攝。一些單位面對(duì)老化的設(shè)備，或因資金困難，無力更換，或因控辦限制，無法購(gòu)買，使得形態(tài)各異的高大建筑物和與之襯托的環(huán)境背景無法用陳舊的設(shè)備反映出來，直接影響了此項(xiàng)工作的開展。
2收集難。主要是多門拍攝，收集上難以控制。拍攝多為業(yè)務(wù)部門，隨機(jī)性強(qiáng)。檔案部門對(duì)拍攝時(shí)間、內(nèi)容及照片、錄像數(shù)量不好掌握。這些檔案即使交給檔案部門了，也是星星點(diǎn)點(diǎn)，很不完整。在收集上，檔案人員常常叫苦連天，工作往往處于被動(dòng)。個(gè)別人曾在調(diào)離工作時(shí)，連同自己拍攝的工作照片也一同卷走，還說這屬于個(gè)人知識(shí)產(chǎn)權(quán)。
另外，目前由于聲像檔案載體材料成本較高，而且，屬于“賬外”檔案，不易控制。許多城建聲像檔案形成部門，出于使用便利，不愿將其無償交給檔案部門管理，而往往從個(gè)人實(shí)際工作需要出發(fā)，對(duì)聲像資料任意處置，致使照片底片損傷或丟失，錄像制品也因多次使用，將其中一些珍貴資料內(nèi)容丟失。加之保管條件等原因，這部分檔案正受到不同程度的損壞。
3管理難。一方面，體現(xiàn)在保管上的分散性，另一方面，體現(xiàn)在管理上的不科學(xué)性。首先，一些單位在城建聲像檔案資料形成和管理上各行其是，散存在各業(yè)務(wù)科室，檔案不能實(shí)行集中統(tǒng)一管理。其次，一些單位形成的城建聲像檔案不能及時(shí)歸檔，久而久之，面對(duì)一堆照片，沒有人能說清來龍去脈。照片說明，不是缺時(shí)間，就是缺內(nèi)容，造成整理上的不規(guī)范，也給日后查找利用帶來麻煩。由于底片需要單張保存，加印費(fèi)用較高，許多單位索性不存。再有，照片檔案裝具規(guī)格通常固定，而實(shí)際照片大小、形狀不一，使整理工作停滯。
二、解決集中管理難的對(duì)策
上述問題種種，其原因主要是由于各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員對(duì)此項(xiàng)工作的重要性和緊迫性缺乏認(rèn)識(shí)。因此，我們要緊急呼吁那些形成城建檔案的各有關(guān)部門把收集、保管和利用好城建聲像檔案當(dāng)作一件大事來抓，盡量避免和減少這部分檔案人為的流失，以保證檔案內(nèi)容的齊全和歷史記錄的完整。解決問題的具體途徑是：
1執(zhí)法建制守規(guī)范。
收集與管理城建聲像檔案的難度主要在一些單位和個(gè)人不受行政命令制約，檔案部門無法控制。《檔案法》的實(shí)施為解決這個(gè)難題提供了合法依據(jù)。它明確規(guī)定，凡屬國(guó)家檔案，不管是何種載體檔案，都應(yīng)依法無條件地向本單位檔案部門移交。因此，各單位應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，建立各項(xiàng)規(guī)章制度，層層抓落實(shí)。要將“依法治檔”宣傳到有關(guān)部門和具體人員，確保國(guó)家檔案的齊全和完整。
2領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。
解決聲像檔案集中管理難，首先要解決領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)問題。要認(rèn)識(shí)到城建聲像檔案能形象地、真實(shí)地記錄城市建設(shè)發(fā)展的各個(gè)方面和不同歷史時(shí)期的歷程，具有一般文字檔案所不能替代的作用，對(duì)現(xiàn)實(shí)和歷史有著重要意義。因此，領(lǐng)導(dǎo)要抱著對(duì)歷史高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，站在全局利益和長(zhǎng)遠(yuǎn)利益看待這一問題，并且將這項(xiàng)工作納入單位管理工作日程，提供必要的物質(zhì)支持。那種只重建設(shè)項(xiàng)目的結(jié)果，輕形成結(jié)果過程；重企業(yè)有形的經(jīng)濟(jì)效益，輕社會(huì)無形的歷史影響的短期行為是不可取的。
3人、財(cái)、物是條件。
要想從根本上解決收集與管理難問題，沒有與之相應(yīng)的人、財(cái)、物，就會(huì)成為一紙空談。第一，應(yīng)選派有責(zé)任心，懂拍攝技術(shù)的同志擔(dān)任此項(xiàng)工作。第二，在經(jīng)費(fèi)使用上應(yīng)給予必要的保證。第三，添置必要的聲像檔案設(shè)備和提供特殊載體檔案保管條件。有條件的單位，可通過光盤保存聲像檔案，這樣提供檔案更便捷，保存更耐久。另外，檔案業(yè)務(wù)主管部門，應(yīng)具體研究解決特殊規(guī)格照片檔案裝具問題，以滿足檔案整理和保管的需求。
4前控工作是手段。
收集工作具有機(jī)動(dòng)、靈活、拾遺補(bǔ)缺的作用，應(yīng)當(dāng)受到重視。檔案部門除加強(qiáng)平時(shí)收集照片、錄像檔案外，還應(yīng)處理好與形成檔案的各業(yè)務(wù)部門之間的關(guān)系，向有關(guān)人員及時(shí)了解信息，查詢照片檔案的去向，并做好有關(guān)人員的思想工作，盡可能的把散存在個(gè)人手中的照片收集起來，集中保管，更好的發(fā)揮其利用價(jià)值。
另外，還應(yīng)做好收集前必要的登記和鑒定工作。如，凡為工作照相的，照后都要將照片和底片一并交由檔案室統(tǒng)一保管。否則，不予報(bào)銷。
隨著社會(huì)的發(fā)展及辦公條件的改善，在機(jī)關(guān)工作和各類活動(dòng)中形成了大量的聲像檔案。聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和利用。因此，采取有效措施，加強(qiáng)聲像檔案管理工作刻不容緩。
一、聲像檔案管理混亂，問題復(fù)雜。
主要表現(xiàn)在：
1、管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理
很多單位聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實(shí)不夠，缺乏有效的保障措施。
2、檔案意識(shí)不強(qiáng)，聲像檔案難以及時(shí)完整歸檔
聲像檔案有較強(qiáng)的時(shí)效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時(shí)歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時(shí)歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準(zhǔn)確。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有近20％的單位有積存照片沒歸檔，且多數(shù)照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時(shí)歸檔而失去了其應(yīng)有的保存價(jià)值和利用價(jià)值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔(dān)憂，相當(dāng)一部分單位都是"一盤帶子反復(fù)用"，原始錄音（像）沒有保存下來。另外有些部門或個(gè)人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規(guī)范，但當(dāng)檔案部門去收集時(shí)，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)聲像檔案管理缺乏重視。
3、保管條件差，聲像檔案難以長(zhǎng)久保存
聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格，很多單位都將聲像檔案存放在文書柜內(nèi)與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長(zhǎng)久保存和利用，一旦發(fā)生問題，悔之晚矣！
4、收集渠道不暢，聲像檔案館、室藏匱乏
目前館藏聲像檔案極為匱乏?；鶎訂挝恢杏薪姆种坏恼掌瑱n案散存在個(gè)人或科室內(nèi)部，沒有集中統(tǒng)一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存，難以及時(shí)完整歸檔統(tǒng)一管理，致使基層檔案室聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成今天的尷尬局面。
5、區(qū)域性重大活動(dòng)檔案失控，聲像檔案流失嚴(yán)重
眾所周知，每次區(qū)里或基層單位組織重大活動(dòng)，召開重要會(huì)議，都安排人員攝錄像，形成了許多有價(jià)值的聲像檔案。其中一些在報(bào)刊上刊登或印成圖書、畫冊(cè)對(duì)外發(fā)行，但在檔案館（室）卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個(gè)單位同時(shí)參與的大型活動(dòng)，檔案管理不集中統(tǒng)一。各部門領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作人員都是臨時(shí)抽調(diào)的，各自負(fù)責(zé)一塊工作，相應(yīng)形成的檔案材料缺乏協(xié)調(diào)、統(tǒng)一、集中，活動(dòng)結(jié)束后，檔案材料也各歸東西，聲像（包括文書、實(shí)物等）檔案流失在所難免；二是從籌備到結(jié)束沒有歸檔要求和相應(yīng)的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務(wù)工作，也造成檔案材料流失；三是有關(guān)專業(yè)人員檔案意識(shí)不強(qiáng)，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時(shí)歸檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。二、加強(qiáng)聲像檔案管理工作的對(duì)策及建議
（一）加強(qiáng)宣傳、提高意識(shí)，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視
搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會(huì)的事，而各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經(jīng)驗(yàn)看：一要爭(zhēng)取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會(huì)的廣泛關(guān)注，從而提高全民，特別是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案識(shí)，營(yíng)造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機(jī)遇，服務(wù)中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機(jī)遇，結(jié)合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動(dòng)的利用實(shí)例，發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用。
（二）加強(qiáng)管理，制定辦法，狠抓制度落實(shí)
要改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀，制定一個(gè)切合實(shí)際的管理辦法來規(guī)范此項(xiàng)工作很必要。同時(shí)，各立檔單位也要建立相應(yīng)的管理制度，強(qiáng)化規(guī)范管理，對(duì)產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴(yán)格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對(duì)聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。永久、長(zhǎng)期保存的聲像檔案應(yīng)定期向區(qū)檔案館移交；在此基礎(chǔ)上要狠抓落實(shí)。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實(shí)處，必須制定有效的配套措施，明確責(zé)任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動(dòng)，以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。
（三）加強(qiáng)監(jiān)督，分類指導(dǎo)，注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)
針對(duì)聲像檔案管理現(xiàn)狀，檔案行政管理部門要加大對(duì)聲像檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度，并把其作為檔案目標(biāo)管理、年度執(zhí)法檢查的重點(diǎn)內(nèi)容。同時(shí)，針對(duì)不同單位現(xiàn)狀，采取不同方式進(jìn)行分類指導(dǎo)，力爭(zhēng)整體水平的提高。對(duì)人員、設(shè)備、檔案管理都比較規(guī)范的單位，要鞏固提高，在開發(fā)利用上下功夫；對(duì)有設(shè)備、有專業(yè)攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應(yīng)在依法管理、建章立制上加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)督，促其逐步規(guī)范管理；對(duì)問題較多、基礎(chǔ)薄弱的單位，要限期建檔，加大指導(dǎo)監(jiān)督力度，不留死角。注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面加強(qiáng)對(duì)攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。
（四）結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管
從長(zhǎng)久保護(hù)和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時(shí)間內(nèi)都配齊專柜或設(shè)專室又不現(xiàn)實(shí)。我們認(rèn)為結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管是當(dāng)務(wù)之急。首先，聲像檔案要獨(dú)立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨(dú)存放；其次要嚴(yán)格控制庫(kù)房溫濕度，遠(yuǎn)離光線、磁場(chǎng)等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護(hù)措施，盡量延長(zhǎng)聲像檔案的壽命。
（五）全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道
一、聲像檔案管理存在的問題
（一）聲像設(shè)備存在著"一硬一軟"的現(xiàn)象
"一硬"是指聲像設(shè)備數(shù)量多。隨著社會(huì)的發(fā)展及工作需要，機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的聲像設(shè)備有了很大改善。在調(diào)查的161個(gè)單位中，僅有21個(gè)單位沒有聲像設(shè)備，占13％，87％的單位都有1臺(tái)以上的聲像設(shè)備，設(shè)備總數(shù)達(dá)671臺(tái)（架）。從總體講，聲像設(shè)備可算比較"硬"。"一軟"是指聲像設(shè)備管理之亂。有101個(gè)單位沒有制定聲像設(shè)備管理制度或相應(yīng)的使用要求，占62％，致使有的設(shè)備閑置，沒人會(huì)用，難以充分發(fā)揮作用；有的設(shè)備存放在科室或個(gè)人手中，沒有合理利用；有的設(shè)備使用人員不明確或頻繁變動(dòng)，設(shè)備不能有效地利用。從而形成了"硬件硬、軟件軟"的現(xiàn)狀，而且"軟"的方面直接影響了"硬"的方面作用的發(fā)揮，最終造成一些重要活動(dòng)沒能及時(shí)攝錄，檔案沒能完整保存下來，給以后聲像檔案的產(chǎn)生及歸檔留下了隱患。
（二）攝錄人員中存在著"一強(qiáng)一弱"的現(xiàn)狀和兩種誤區(qū)
攝影錄人員在各自單位中直接從事著產(chǎn)生聲像檔案的工作，并決定著聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量。調(diào)查反映出在攝錄人員中存在著"一強(qiáng)一弱"的現(xiàn)狀。"強(qiáng)"表現(xiàn)在所調(diào)查單位的443名攝錄人員中，有專職156人，兼職287人，平均年齡35歲，大專以上文化程度的占72％。隊(duì)伍強(qiáng)大、年齡適中、文化程度較高這是"強(qiáng)"的一面；"弱"表現(xiàn)在443人中，專業(yè)工齡1至5年者381人，占86％，5年以上者僅占14％。經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的共68人，僅占16％，其中1至3個(gè)月短訓(xùn)（攝錄專業(yè)）的66人，?？飘厴I(yè)2人，有84％的人都屬"自"。專業(yè)工齡短、專業(yè)知識(shí)及技能普遍較低這是"弱"的一面。
調(diào)查中還發(fā)現(xiàn)攝錄人員中存在著兩種思想認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)。一種是部分人根本就不知道什么是聲像檔案。他們一直誤以為只有上級(jí)來文、紅頭文件才是檔案，而他們?cè)诠珓?wù)活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像帶等，認(rèn)為拍完、錄完就算完成任務(wù)了，不需要?dú)w檔保存；另一種是部分人誤以為誰(shuí)拍的照片就歸誰(shuí)，送往報(bào)社、電臺(tái)的用完就算完了，怎么處理這些聲像檔案屬于個(gè)人行為。由于這些同志缺乏全局觀念，檔案意識(shí)不強(qiáng)，僅考慮個(gè)人或本部門工作方便，致使部分聲像檔案長(zhǎng)期在個(gè)人或科室內(nèi)部保存，不移交檔案室或檔案館統(tǒng)一保存。特別是隨著人員變動(dòng)和機(jī)構(gòu)調(diào)整，造成聲像檔案的失控或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴(yán)重影響了聲像檔案的長(zhǎng)久保護(hù)和開發(fā)利用。
事實(shí)證明，攝錄人員"弱"的一面影響了"強(qiáng)"的一面發(fā)揮作用，加上認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)，造成了聲像檔案管理上的不規(guī)范。也就是說，產(chǎn)生聲像檔案的第一關(guān)棗形成和歸檔不把好關(guān)，待用時(shí)再靠檔案員去催要或檔案館去征集，那只能是"亡羊補(bǔ)牢"了。
（三）聲像檔案管理混亂，問題復(fù)雜
1、管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理
調(diào)查中有75個(gè)單位制定了相應(yīng)的聲像檔案管理制度，占47％，有半數(shù)以上的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態(tài)。據(jù)調(diào)查，聲像檔案的管理主要存在著3種形式：一是檔案室集中統(tǒng)一管理，隨時(shí)形成隨時(shí)移交，僅占26％；二是各科室一年一次移交檔案室，占35％；三是由科室分散保管或個(gè)人保存，占39％。由此表明有五分之二的單位聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實(shí)不夠，缺乏有效的保障措施。
2、檔案意識(shí)不強(qiáng)，聲像檔案難以及時(shí)完整歸檔
聲像檔案有較強(qiáng)的時(shí)效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時(shí)歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時(shí)歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準(zhǔn)確。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有近20％的單位有積存照片沒歸檔，且多數(shù)照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時(shí)歸檔而失去了其應(yīng)有的保存價(jià)值和利用價(jià)值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔(dān)憂，相當(dāng)一部分單位都是"一盤帶子反復(fù)用"，原始錄音（像）沒有保存下來。另外有些部門或個(gè)人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規(guī)范，但當(dāng)檔案部門去收集時(shí)，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)聲像檔案管理缺乏重視。
3、管理狀況"喜""憂"懸殊，發(fā)展不平衡
調(diào)查單位中設(shè)備、人員、聲像檔案管理都比較規(guī)范的有11個(gè)單位，占6．8％；而無設(shè)備無聲像檔案、有設(shè)備無聲像檔案、有聲像檔案沒集中統(tǒng)一管理的單位48個(gè)，竟占40％，兩極所占比例懸殊。從照片數(shù)量看：最多的一個(gè)檔案室存有20000余張，其余160個(gè)單位20860張，平均130張（其中多者上千張，少者幾張）。僅從照片檔案一項(xiàng)看，聲像檔案的管理水平就很懸殊。
4、保管條件差，聲像檔案難以長(zhǎng)久保存
聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格。而調(diào)查發(fā)現(xiàn)，只有廣播電視局、韓村河村等少數(shù)幾個(gè)單位設(shè)置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜，其余各單位都將聲像檔案存放在文書柜內(nèi)與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長(zhǎng)久保存和利用，一旦發(fā)生問題，悔之晚矣！
5、收集渠道不暢，聲像檔案館、室藏匱乏
區(qū)檔案館是全區(qū)永久保存檔案并向社會(huì)提供利用的基地。但目前館藏聲像檔案極為匱乏?；鶎訂挝恢杏薪姆种坏恼掌瑱n案散存在個(gè)人或科室內(nèi)部，沒有集中統(tǒng)一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存，難以及時(shí)完整歸檔統(tǒng)一管理，致使基層檔案室聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成今?斕呢遜Α?BR>
6、區(qū)域性重大活動(dòng)檔案失控，聲像檔案流失嚴(yán)重
眾所周知，每次區(qū)里或基層單位組織重大活動(dòng)，召開重要會(huì)議，都安排人員攝錄像，形成了許多有價(jià)值的聲像檔案。其中一些在報(bào)刊上刊登或印成圖書、畫冊(cè)對(duì)外發(fā)行，但在檔案館（室）卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個(gè)單位同時(shí)參與的大型活動(dòng)，檔案管理不集中統(tǒng)一。各部門領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作人員都是臨時(shí)抽調(diào)的，各自負(fù)責(zé)一塊工作，相應(yīng)形成的檔案材料缺乏協(xié)調(diào)、統(tǒng)一、集中，活動(dòng)結(jié)束后，檔案材料也各歸東西，聲像（包括文書、實(shí)物等）檔案流失在所難免；二是從籌備到結(jié)束沒有歸檔要求和相應(yīng)的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務(wù)工作，也造成檔案材料流失；三是有關(guān)專業(yè)人員檔案意識(shí)不強(qiáng)，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時(shí)歸
檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。二、加強(qiáng)聲像檔案管理工作的對(duì)策及建議
（一）加強(qiáng)宣傳、提高意識(shí)，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視
搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會(huì)的事，而各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經(jīng)驗(yàn)看：一要爭(zhēng)取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會(huì)的廣泛關(guān)注，從而提高全民，特別是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案意識(shí)，營(yíng)造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機(jī)遇，服務(wù)中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機(jī)遇，結(jié)合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動(dòng)的利用實(shí)例，發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用。
（二）加強(qiáng)管理，制定辦法，狠抓制度落實(shí)
要改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀，制定一個(gè)切合實(shí)際的管理辦法來規(guī)范此項(xiàng)工作很必要。區(qū)檔案局將與有關(guān)部門配合出臺(tái)《房山區(qū)聲像檔案管理辦法》；同時(shí)，各立檔單位也要建立相應(yīng)的管理制度，強(qiáng)化規(guī)范管理，對(duì)產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴(yán)格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對(duì)聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。永久、長(zhǎng)期保存的聲像檔案應(yīng)定期向區(qū)檔案館移交；在此基礎(chǔ)上要狠抓落實(shí)。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實(shí)處，必須制定有效的配套措施，明確責(zé)任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動(dòng)，以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。
（三）加強(qiáng)監(jiān)督，分類指導(dǎo)，注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)
針對(duì)聲像檔案管理現(xiàn)狀，檔案行政管理部門要加大對(duì)聲像檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度，并把其作為檔案目標(biāo)管理、年度執(zhí)法檢查的重點(diǎn)內(nèi)容。同時(shí)，針對(duì)不同單位現(xiàn)狀，采取不同方式進(jìn)行分類指導(dǎo)，力爭(zhēng)整體水平的提高。對(duì)人員、設(shè)備、檔案管理都比較規(guī)范的單位，要鞏固提高，在開發(fā)利用上下功夫；對(duì)有設(shè)備、有專業(yè)攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應(yīng)在依法管理、建章立制上加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)督，促其逐步規(guī)范管理；對(duì)問題較多、基礎(chǔ)薄弱的單位，要限期建檔，加大指導(dǎo)監(jiān)督力度，不留死角。注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面加強(qiáng)對(duì)攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。
（四）結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管
從長(zhǎng)久保護(hù)和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時(shí)間內(nèi)都配齊專柜或設(shè)專室又不現(xiàn)實(shí)。我們認(rèn)為結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管是當(dāng)務(wù)之急。首先，聲像檔案要獨(dú)立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨(dú)存放；其次要嚴(yán)格控制庫(kù)房溫濕度，遠(yuǎn)離光線、磁場(chǎng)等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護(hù)措施，盡量延長(zhǎng)聲像檔案的壽命。
（五）全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道
導(dǎo)致拍攝內(nèi)容不齊全完整的原因：一是工作人員兼職較多，沒精力去做；二是領(lǐng)導(dǎo)沒有把拍攝工作納入整體計(jì)劃，沒辦法去做；三是對(duì)城市原貌的拍攝范圍把握不準(zhǔn)，什么位置的、多大規(guī)模設(shè)施的需要拍攝保存，搞不清楚；四是拍攝人員或是由于技術(shù)水平不高，責(zé)任心不強(qiáng)，或是因?yàn)橛?jì)劃性不周，對(duì)整個(gè)情況不了解，失掉了許多拍攝機(jī)會(huì)；五是由于經(jīng)費(fèi)有限，沒資金拍攝。一些單位面對(duì)老化的設(shè)備，或因資金困難，無力更換，或因控辦限制，無法購(gòu)買，使得形態(tài)各異的高大建筑物和與之襯托的環(huán)境背景無法用陳舊的設(shè)備反映出來，直接影響了此項(xiàng)工作的開展。
2收集難。主要是多門拍攝，收集上難以控制。拍攝多為業(yè)務(wù)部門，隨機(jī)性強(qiáng)。檔案部門對(duì)拍攝時(shí)間、內(nèi)容及照片、錄像數(shù)量不好掌握。這些檔案即使交給檔案部門了，也是星星點(diǎn)點(diǎn)，很不完整。在收集上，檔案人員常常叫苦連天，工作往往處于被動(dòng)。個(gè)別人曾在調(diào)離工作時(shí)，連同自己拍攝的工作照片也一同卷走，還說這屬于個(gè)人知識(shí)產(chǎn)權(quán)。
另外，目前由于聲像檔案載體材料成本較高，而且，屬于“賬外”檔案，不易控制。許多城建聲像檔案形成部門，出于使用便利，不愿將其無償交給檔案部門管理，而往往從個(gè)人實(shí)際工作需要出發(fā)，對(duì)聲像資料任意處置，致使照片底片損傷或丟失，錄像制品也因多次使用，將其中一些珍貴資料內(nèi)容丟失。加之保管條件等原因，這部分檔案正受到不同程度的損壞。
3管理難。一方面，體現(xiàn)在保管上的分散性，另一方面，體現(xiàn)在管理上的不科學(xué)性。首先，一些單位在城建聲像檔案資料形成和管理上各行其是，散存在各業(yè)務(wù)科室，檔案不能實(shí)行集中統(tǒng)一管理。其次，一些單位形成的城建聲像檔案不能及時(shí)歸檔，久而久之，面對(duì)一堆照片，沒有人能說清來龍去脈。照片說明，不是缺時(shí)間，就是缺內(nèi)容，造成整理上的不規(guī)范，也給日后查找利用帶來麻煩。由于底片需要單張保存，加印費(fèi)用較高，許多單位索性不存。再有，照片檔案裝具規(guī)格通常固定，而實(shí)際照片大小、形狀不一，使整理工作停滯。
二、解決集中管理難的對(duì)策
上述問題種種，其原因主要是由于各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員對(duì)此項(xiàng)工作的重要性和緊迫性缺乏認(rèn)識(shí)。因此，我們要緊急呼吁那些形成城建檔案的各有關(guān)部門把收集、保管和利用好城建聲像檔案當(dāng)作一件大事來抓，盡量避免和減少這部分檔案人為的流失，以保證檔案內(nèi)容的齊全和歷史記錄的完整。解決問題的具體途徑是：
1執(zhí)法建制守規(guī)范。
收集與管理城建聲像檔案的難度主要在一些單位和個(gè)人不受行政命令制約，檔案部門無法控制?！稒n案法》的實(shí)施為解決這個(gè)難題提供了合法依據(jù)。它明確規(guī)定，凡屬國(guó)家檔案，不管是何種載體檔案，都應(yīng)依法無條件地向本單位檔案部門移交。因此，各單位應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，建立各項(xiàng)規(guī)章制度，層層抓落實(shí)。要將“依法治檔”宣傳到有關(guān)部門和具體人員，確保國(guó)家檔案的齊全和完整。
2領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。
解決聲像檔案集中管理難，首先要解決領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)問題。要認(rèn)識(shí)到城建聲像檔案能形象地、真實(shí)地記錄城市建設(shè)發(fā)展的各個(gè)方面和不同歷史時(shí)期的歷程，具有一般文字檔案所不能替代的作用，對(duì)現(xiàn)實(shí)和歷史有著重要意義。因此，領(lǐng)導(dǎo)要抱著對(duì)歷史高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，站在全局利益和長(zhǎng)遠(yuǎn)利益看待這一問題，并且將這項(xiàng)工作納入單位管理工作日程，提供必要的物質(zhì)支持。那種只重建設(shè)項(xiàng)目的結(jié)果，輕形成結(jié)果過程；重企業(yè)有形的經(jīng)濟(jì)效益，輕社會(huì)無形的歷史影響的短期行為是不可取的。
3人、財(cái)、物是條件。
要想從根本上解決收集與管理難問題，沒有與之相應(yīng)的人、財(cái)、物，就會(huì)成為一紙空談。第一，應(yīng)選派有責(zé)任心，懂拍攝技術(shù)的同志擔(dān)任此項(xiàng)工作。第二，在經(jīng)費(fèi)使用上應(yīng)給予必要的保證。第三，添置必要的聲像檔案設(shè)備和提供特殊載體檔案保管條件。有條件的單位，可通過光盤保存聲像檔案，這樣提供檔案更便捷，保存更耐久。另外，檔案業(yè)務(wù)主管部門，應(yīng)具體研究解決特殊規(guī)格照片檔案裝具問題，以滿足檔案整理和保管的需求。
4前控工作是手段。
收集工作具有機(jī)動(dòng)、靈活、拾遺補(bǔ)缺的作用，應(yīng)當(dāng)受到重視。檔案部門除加強(qiáng)平時(shí)收集照片、錄像檔案外，還應(yīng)處理好與形成檔案的各業(yè)務(wù)部門之間的關(guān)系，向有關(guān)人員及時(shí)了解信息，查詢照片檔案的去向，并做好有關(guān)人員的思想工作，盡可能的把散存在個(gè)人手中的照片收集起來，集中保管，更好的發(fā)揮其利用價(jià)值。
另外，還應(yīng)做好收集前必要的登記和鑒定工作。如，凡為工作照相的，照后都要將照片和底片一并交由檔案室統(tǒng)一保管。否則，不予報(bào)銷。
主要表現(xiàn)在：
1、管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理
很多單位聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實(shí)不夠，缺乏有效的保障措施。
2、檔案意識(shí)不強(qiáng)，聲像檔案難以及時(shí)完整歸檔
聲像檔案有較強(qiáng)的時(shí)效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時(shí)歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時(shí)歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準(zhǔn)確。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有近20％的單位有積存照片沒歸檔，且多數(shù)照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時(shí)歸檔而失去了其應(yīng)有的保存價(jià)值和利用價(jià)值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔(dān)憂，相當(dāng)一部分單位都是"一盤帶子反復(fù)用"，原始錄音（像）沒有保存下來。另外有些部門或個(gè)人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規(guī)范，但當(dāng)檔案部門去收集時(shí)，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)聲像檔案管理缺乏重視。
3、保管條件差，聲像檔案難以長(zhǎng)久保存
聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格，很多單位都將聲像檔案存放在文書柜內(nèi)與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長(zhǎng)久保存和利用，一旦發(fā)生問題，悔之晚矣！
4、收集渠道不暢，聲像檔案館、室藏匱乏
目前館藏聲像檔案極為匱乏?；鶎訂挝徽掌瑱n案散存在個(gè)人或科室內(nèi)部，沒有集中統(tǒng)一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存，難以及時(shí)完整歸檔統(tǒng)一管理，致使基層檔案室聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成今天的尷尬局面。
5、重大活動(dòng)檔案失控，聲像檔案流失嚴(yán)重
眾所周知，每次區(qū)里或基層單位組織重大活動(dòng)，召開重要會(huì)議，都安排人員攝錄像，形成了許多有價(jià)值的聲像檔案。其中一些在報(bào)刊上刊登或印成圖書、畫冊(cè)對(duì)外發(fā)行，但在檔案館（室）卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個(gè)單位同時(shí)參與的大型活動(dòng)，檔案管理不集中統(tǒng)一。各部門領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作人員都是臨時(shí)抽調(diào)的，各自負(fù)責(zé)一塊工作，相應(yīng)形成的檔案材料缺乏協(xié)調(diào)、統(tǒng)一、集中，活動(dòng)結(jié)束后，檔案材料也各歸東西，聲像（包括文書、實(shí)物等）檔案流失在所難免；二是從籌備到結(jié)束沒有歸檔要求和相應(yīng)的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務(wù)工作，也造成檔案材料流失；三是有關(guān)專業(yè)人員檔案意識(shí)不強(qiáng)，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時(shí)歸檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。
二、加強(qiáng)聲像檔案管理工作的對(duì)策及建議
（一）加強(qiáng)宣傳、提高意識(shí)，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視
搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會(huì)的事，而各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經(jīng)驗(yàn)看：一要爭(zhēng)取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會(huì)的廣泛關(guān)注，從而提高全民，特別是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案識(shí)，營(yíng)造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機(jī)遇，服務(wù)中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機(jī)遇，結(jié)合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動(dòng)的利用實(shí)例，發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用。
（二）加強(qiáng)管理，制定辦法，狠抓制度落實(shí)
要改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀，制定一個(gè)切合實(shí)際的管理辦法來規(guī)范此項(xiàng)工作很必要。同時(shí)，各立檔單位也要建立相應(yīng)的管理制度，強(qiáng)化規(guī)范管理，對(duì)產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴(yán)格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對(duì)聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。永久、長(zhǎng)期保存的聲像檔案應(yīng)定期向區(qū)檔案館移交；在此基礎(chǔ)上要狠抓落實(shí)。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實(shí)處，必須制定有效的配套措施，明確責(zé)任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動(dòng)，以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。
（三）加強(qiáng)監(jiān)督，分類指導(dǎo)，注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)
針對(duì)聲像檔案管理現(xiàn)狀，檔案行政管理部門要加大對(duì)聲像檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度，并把其作為檔案目標(biāo)管理、年度執(zhí)法檢查的重點(diǎn)內(nèi)容。同時(shí)，針對(duì)不同單位現(xiàn)狀，采取不同方式進(jìn)行分類指導(dǎo)，力爭(zhēng)整體水平的提高。對(duì)人員、設(shè)備、檔案管理都比較規(guī)范的單位，要鞏固提高，在開發(fā)利用上下功夫；對(duì)有設(shè)備、有專業(yè)攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應(yīng)在依法管理、建章立制上加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)督，促其逐步規(guī)范管理；對(duì)問題較多、基礎(chǔ)薄弱的單位，要限期建檔，加大指導(dǎo)監(jiān)督力度，不留死角。注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面加強(qiáng)對(duì)攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。
（四）結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管
從長(zhǎng)久保護(hù)和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時(shí)間內(nèi)都配齊專柜或設(shè)專室又不現(xiàn)實(shí)。我們認(rèn)為結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管是當(dāng)務(wù)之急。首先，聲像檔案要獨(dú)立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨(dú)存放；其次要嚴(yán)格控制庫(kù)房溫濕度，遠(yuǎn)離光線、磁場(chǎng)等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護(hù)措施，盡量延長(zhǎng)聲像檔案的壽命。
（五）全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道
（一）缺乏完善的指標(biāo)管理體系
到目前為止，我縣鄉(xiāng)鎮(zhèn)社區(qū)門診檔案的管理還沒有一整套科學(xué)統(tǒng)一的管理制度、標(biāo)準(zhǔn)。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和社會(huì)的發(fā)展，檔案的內(nèi)涵和外延都在發(fā)生變化，社區(qū)醫(yī)療服務(wù)中心在檔案管理工作中，由于還沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，多數(shù)單位是根據(jù)自己的理解和實(shí)踐進(jìn)行管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒有納入。檔案管理工作缺乏系統(tǒng)化，主要體現(xiàn)在：
1、年初缺乏計(jì)劃，年底沒有考核，檔案管理狀況同科室的考評(píng)沒有直接掛鉤，缺乏規(guī)范化的措施。
2、由于認(rèn)識(shí)程度不同，各科室的檔案管理水平參差不齊，沒有按照規(guī)定收集檔案的現(xiàn)象依然存在，檔案丟失、歸檔不及時(shí)、個(gè)人留存不交的情況時(shí)有發(fā)生，檔案的管理職責(zé)有待進(jìn)一步加強(qiáng)。
3、由于社區(qū)醫(yī)療服務(wù)中心檔案管理制度不夠健全、規(guī)范，缺少適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的綜合性醫(yī)院檔案管理的新模式，檔案的分頭管理和分散保管現(xiàn)象嚴(yán)重，各自為政、標(biāo)準(zhǔn)不一，裝具參差不齊，檔案利用率低下，信息管理與檔案管理嚴(yán)重脫節(jié)，人力、物力和空間浪費(fèi)現(xiàn)象嚴(yán)重。
（二）檔案管理意識(shí)不強(qiáng)
鄉(xiāng)鎮(zhèn)社區(qū)醫(yī)療服務(wù)中心以醫(yī)療服務(wù)為根本任務(wù)，長(zhǎng)期以來對(duì)社區(qū)醫(yī)療服務(wù)檔案缺乏嚴(yán)格的考核，在實(shí)際工作中往往出現(xiàn)檔案痕跡留存可有可無的模糊認(rèn)識(shí)。至今仍有不少同志，尤其是領(lǐng)導(dǎo)干部，對(duì)檔案管理意識(shí)還較淡薄，同時(shí)由于受人員、設(shè)施、經(jīng)費(fèi)等方面的限制，檔案管理工作受到冷遇。正是因?yàn)榇嬖谶@些問題，導(dǎo)致個(gè)別同志為了方便自己利用，任意扣壓或丟棄使用完畢的文件材料。
（三）檔案管理人員素質(zhì)有待提高
檔案管理人員知識(shí)更新不夠，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。檔案管理工作是專業(yè)性強(qiáng)、涵蓋面廣、涉及部門多、工作內(nèi)容繁雜的一項(xiàng)專業(yè)性工作。從目前看，各部門的檔案管理人員多為兼職人員，檔案、信息處理復(fù)合型人才就更為缺少，大部分檔案人員專業(yè)水平偏低。在社區(qū)醫(yī)療服務(wù)中心人才培養(yǎng)中，一般重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提高沒有納入計(jì)劃和要求，檔案管理人員平時(shí)進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)不夠，缺乏系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，缺乏創(chuàng)新和活力。
（四）檔案信息開發(fā)不足，檔案利用率偏低
社區(qū)醫(yī)療服務(wù)中心開發(fā)利用檔案僅滿足于“查閱文件”的被動(dòng)封閉式的狀況，只是發(fā)揮其簡(jiǎn)單的自然屬性，使大部分檔案信息處于“沉睡”狀態(tài)，從而失去了檔案存在的價(jià)值。同時(shí)檔案的分散管理也間接導(dǎo)致了檔案管理人員難以對(duì)檔案信息進(jìn)行綜合研究和開發(fā)利用，檔案室也就不能提供綜合性、宏觀性、整體性強(qiáng)的檔案信息，這也就直接導(dǎo)致了檔案利用率的低下。
（五）檔案管理尚未與醫(yī)療業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展
在社區(qū)醫(yī)療服務(wù)中心近期和遠(yuǎn)期規(guī)劃中，一般對(duì)社區(qū)醫(yī)療服務(wù)中心規(guī)模、醫(yī)療設(shè)備、技術(shù)水平、人員結(jié)構(gòu)等都作了比較詳盡的規(guī)則。而對(duì)檔案管理、檔案設(shè)備投入等考慮較少或完全未納入規(guī)劃中，造成檔案管理水平無法與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步發(fā)展。一些單位由于醫(yī)療用房緊張，擠占檔案用房現(xiàn)象普遍。另外，檔案管理設(shè)備陳舊，管理技術(shù)落后，運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的較少，基本還停留在手工收集、檢索階段。檔案管理與醫(yī)療服務(wù)的不協(xié)調(diào)發(fā)展必然導(dǎo)致檔案信息的開發(fā)不足，并最終導(dǎo)致醫(yī)療服務(wù)丟失檔案信息保障的后果。
二、進(jìn)一步加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)社區(qū)衛(wèi)生檔案管理的對(duì)策
（一）理順關(guān)系，健全制度，拓展檔案的歸檔范圍
社區(qū)醫(yī)療檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分，是發(fā)展醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)及其他各項(xiàng)工作的必要條件和依據(jù)，是重要的信息資源，是國(guó)家的寶貴財(cái)富，應(yīng)在國(guó)家檔案行政管理部門“統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一制度，監(jiān)督和指導(dǎo)”下，由縣衛(wèi)生管理部門檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)社區(qū)醫(yī)療服務(wù)中心檔案工作的具體監(jiān)督和指導(dǎo)。社區(qū)醫(yī)療服務(wù)中心應(yīng)明確一名領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，把檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，切實(shí)解決檔案工作中存在的實(shí)際問題。
社區(qū)醫(yī)療服務(wù)中心應(yīng)理順檔案管理體制，建立綜合檔案工作機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)本單位的檔案工作和統(tǒng)一管理本部門形成的各種載體的全部檔案（病歷檔案除外）。各單位應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際配備1-2名專兼職檔案工作人員。建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理的關(guān)鍵。要結(jié)合本單位檔案工作實(shí)際，建立健全檔案接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等一系列的規(guī)章制度和檔案管理人員崗位責(zé)任制，使檔案工作各環(huán)節(jié)的運(yùn)行有章可循，使各部門按照各自的職責(zé)和歸檔范圍進(jìn)行收集、積累和整理。對(duì)各科室的各類檔案材料進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，增加檔案管理的綜合性和獨(dú)立性，編制統(tǒng)一的分類大綱，把各門類的檔案作為一個(gè)有機(jī)整體，用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范系統(tǒng)地進(jìn)行整理，統(tǒng)一分類編號(hào)。完善的制度與職責(zé)，將使檔案管理有法可依、有章可循，使檔案人員管理檔案更加規(guī)范，對(duì)檔案管理水平的提高有著十分重要的保障作用。
社區(qū)醫(yī)療服務(wù)中心要建立健全文件材料的形成、積累和歸檔制度，并納入各類專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的職責(zé)范圍，確保每項(xiàng)重要的醫(yī)療、防疫、科研、教學(xué)、藥品管理、行政管理等工作都有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料歸檔。
（二）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，重視宣傳，增強(qiáng)全員檔案管理意識(shí)
領(lǐng)導(dǎo)重視和支持是做好醫(yī)院檔案工作的前提條件和重要保證。各級(jí)社區(qū)醫(yī)療服務(wù)中心應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案管理的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，作為社區(qū)醫(yī)療服務(wù)中心發(fā)展的重要內(nèi)容來抓，與社區(qū)醫(yī)療服務(wù)中心業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。要大力宣傳檔案工作，使社區(qū)醫(yī)療服務(wù)中心領(lǐng)導(dǎo)、管理者、職工都能充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，認(rèn)識(shí)檔案與日常工作和生活的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作。
（三）重視社區(qū)衛(wèi)生檔案規(guī)劃，促進(jìn)檔案建設(shè)與業(yè)務(wù)同步發(fā)展
社區(qū)醫(yī)療服務(wù)中心檔案管理作為社區(qū)醫(yī)療服務(wù)中心管理的重要組成部分，在社區(qū)醫(yī)療服務(wù)中心的建設(shè)和發(fā)展中是不可缺少或替代的。社區(qū)醫(yī)療服務(wù)中心在制定中長(zhǎng)期規(guī)劃中，應(yīng)充分考慮檔案管理的設(shè)計(jì)和建設(shè)，要根據(jù)社區(qū)醫(yī)療服務(wù)中心發(fā)展規(guī)模和需要，不斷增加投入，加大檔案管理的建設(shè)力度，使檔案管理的用房條件、設(shè)備配置、人員配備、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、管理水平等綜合實(shí)力與社區(qū)醫(yī)療服務(wù)中心的業(yè)務(wù)發(fā)展相適應(yīng)。
（四）加強(qiáng)投入，提高配備，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化
重視檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，不斷改善檔案安全保管條件。有條件的單位還應(yīng)配備計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、刻錄機(jī)及檔案管理軟件等，提高檔案信息的基礎(chǔ)質(zhì)量，擴(kuò)充檔案的種類，使社區(qū)醫(yī)療服務(wù)中心發(fā)生的重大事件，不僅有文字、照片、錄像甚至光盤等電子檔案，而且利用方便，逐漸實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。
（五）重視人才培養(yǎng)，提高人員素質(zhì)
1、缺乏檔案管理意識(shí)。人們?nèi)狈τ?jì)生檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，特別是一些領(lǐng)導(dǎo)不夠重視基層的檔案管理工作，沒有把檔案工作提到議事日程上來。比如：尚未將檔案工作納入計(jì)生的考核體系中，在人員配備上兼職多，專職的少，缺乏資金投入，疏于用制度管檔，從而影響了計(jì)生檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展。
2、檔案人員素質(zhì)偏低?；鶎哟蟛糠謫挝挥?jì)生檔案管理人員由老、弱、病的女同志承擔(dān)，文化素質(zhì)不高、檔案專業(yè)知識(shí)缺乏、實(shí)際操作能力差等現(xiàn)象較為普遍，工作上被動(dòng)的多、主動(dòng)的少，影響檔案管理水平的提高。加之檔案人員變動(dòng)頻，也造成了檔案資料的散失。
3、檔案管理不到位。基層計(jì)生辦（站）無專職檔案管理人員，沒有專用的檔案室，文件分散存放、分散管理，材料不全，許多文件沒有歸檔，甚至隨意銷毀等不良現(xiàn)象；有檔案室的也設(shè)施簡(jiǎn)陋，無保護(hù)措施，不符合檔案存放條件，基層計(jì)生單位普遍存在不能按照檔案管理規(guī)范化要求去操作，管理水平亟待提高；村級(jí)計(jì)生檔案受村干部更迭頻繁等因素影響，更是管理混亂、殘缺不全。
4、檔案管理沒有形成制度。許多鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理就是領(lǐng)導(dǎo)的一句話，用的時(shí)候就有了，不用的時(shí)候就閑置到一邊，缺乏有效的管理，更別說形成制度，用一句話說，就是可有可無。這樣的工作就別說系統(tǒng)管理，就連說長(zhǎng)效機(jī)制都不是，實(shí)在是日常積累的最大的浪費(fèi)。
二、加強(qiáng)基層計(jì)生檔案工作的對(duì)策
1、加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高思想認(rèn)識(shí)。要采取多種形式，通過開展檔案管理法規(guī)的宣傳教育，全面提高基層計(jì)生工作人員特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的思想認(rèn)識(shí)和檔案法治意識(shí)，增強(qiáng)對(duì)計(jì)生檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，計(jì)生檔案管理工作要列入黨委政府的重要議事日程，在人、財(cái)、物等方面給予保證。加強(qiáng)檔案工作人員的理論業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，尤其是要掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)，以便管理檔案。同時(shí)，檔案工作人員要有責(zé)任心，要愛崗敬業(yè)、腳踏實(shí)地、敢于開拓創(chuàng)新，科學(xué)地保管好檔案。
2、建立有效機(jī)制，規(guī)范管理制度。基層計(jì)生檔案工作是一個(gè)系統(tǒng)工程，必須綜合治理，要建立健全適合基層計(jì)生檔案管理特點(diǎn)的管理制度，讓計(jì)生檔案管理工作有章可循；要把檔案管理工作列入基層計(jì)生干部年度目標(biāo)責(zé)任制，與計(jì)劃生育工作同步檢查、同步考核，建立起計(jì)生檔案管理的長(zhǎng)效機(jī)制，形成一個(gè)相互配套的規(guī)章制度和政策，促進(jìn)基層計(jì)生檔案管理規(guī)范化、制度化建設(shè)。
3、適應(yīng)形勢(shì)需要，創(chuàng)新管理模式。計(jì)生檔案管理要適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要，必須與時(shí)俱進(jìn)，用創(chuàng)新的思維對(duì)待計(jì)生檔案管理工作，逐步樹立起大檔案思想，建立計(jì)生檔案室，配齊人員，實(shí)現(xiàn)計(jì)生檔案統(tǒng)一管理。要嚴(yán)格要求，加大檢查力度，推動(dòng)其業(yè)務(wù)工作的開展，使檔案管理與計(jì)生業(yè)務(wù)良性互動(dòng)，收到實(shí)效，不斷提高管理水平。
4、加大經(jīng)費(fèi)投入，改善保管條件。在財(cái)力上要給予大力支持，把計(jì)生檔案管理經(jīng)費(fèi)作為計(jì)劃生育事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)性投入列入財(cái)政預(yù)算，以便改善基層計(jì)生檔案室的保管條件，檔案室窗戶要掛窗簾，室內(nèi)應(yīng)安裝瓦數(shù)適宜的白熾燈泡，以便有利于保護(hù)好檔案資料。有防潮措施，安裝排風(fēng)扇，購(gòu)買溫濕度計(jì)，有條件的最好安裝空調(diào)、去濕機(jī)等，還要用計(jì)算機(jī)管理檔案。
5、強(qiáng)化服務(wù)觀念，拓寬服務(wù)渠道。計(jì)生檔案管理人員要用發(fā)展的眼光積極拓寬服務(wù)領(lǐng)域和范圍，靠?jī)?yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，爭(zhēng)得理解和支持，求得發(fā)展的空間。要對(duì)計(jì)生檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，注意材料積累，及時(shí)收集材料歸檔，建立完整準(zhǔn)確的計(jì)生檔案，善于利用檔案材料為各項(xiàng)工作服務(wù)，為計(jì)生檔案的信息化管理打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。還要重視計(jì)生檔案的證據(jù)作用，通過檔案材料總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，分析規(guī)律指導(dǎo)實(shí)踐。在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過程中應(yīng)先根據(jù)檔案的重要程度進(jìn)行排隊(duì)，將那些利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理，提高計(jì)生檔案的利用率，計(jì)劃生育工作的深人開展和社會(huì)經(jīng)濟(jì)的加快發(fā)展作出貢獻(xiàn)。
辦法說了不少，但最總來講，基層面對(duì)的問題也較多，比如人員不足、經(jīng)費(fèi)有限、沒有專門的保管途徑和場(chǎng)地等原因，但不管是什么原因，我個(gè)人認(rèn)為，人的因素是最主要的原因，要從以下幾方面重視起來：
1、領(lǐng)導(dǎo)重視，落到實(shí)處。計(jì)生部門領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視本部門檔案管理工作，要把它放在全局建設(shè)的高度來認(rèn)識(shí)，將其列入全年工作要點(diǎn)和重要議事日程，加強(qiáng)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，定期研究檔案工作，定期監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)檔案業(yè)務(wù)。并樹立全局“一盤棋”的思想，建立綜合檔案室，實(shí)現(xiàn)全部檔案的集中統(tǒng)一管理，切實(shí)強(qiáng)化檔案意識(shí)，有效避免檔案工作“說起來重要，抓起來次要，用起來需要，忙起來忘掉”的現(xiàn)象。要大力開展人事勞動(dòng)檔案管理工作的宣傳，努力營(yíng)造全社會(huì)關(guān)心計(jì)生工作，自覺支持計(jì)生檔案管理的良好氛圍。
除了善學(xué)、會(huì)管、能寫、夠?qū)?，我還具有反應(yīng)快，容易接受新鮮事物的優(yōu)勢(shì)。這一點(diǎn)，也是多媒體工作室主任應(yīng)有的素質(zhì)。
我來競(jìng)聘也有兩個(gè)不利因素。第一是我的性別。由于攝影工作對(duì)體能的高要求，人們也許會(huì)認(rèn)為這一職位應(yīng)由身強(qiáng)力壯的男士來?yè)?dān)任。但是，我認(rèn)為，除了身體條件好以外，還應(yīng)有過人的魄力。這兩點(diǎn)，我都具備。我年輕，我的字典里面，沒有嬌滴滴三個(gè)字。外出拍攝，不管多累多苦，我都不會(huì)因?yàn)樽约菏桥远丝s。曾經(jīng)兩次，我隨林市長(zhǎng)外出視察，由于我的突出表現(xiàn)和善于抓拍，在一群身材魁梧的攝影記者里面,林市長(zhǎng)都唯一地注意到我,并親切地詢問我的單位。當(dāng)我自豪地說出城建檔案館時(shí)，我不再感到，性別會(huì)成為影響我工作能力的障礙。
第二是我的性格含蓄，不愛張揚(yáng)，不大善于在人面前表現(xiàn)自我。為了克服這個(gè)缺點(diǎn)，我決心工作上要多向館領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，在領(lǐng)會(huì)上級(jí)精神的同時(shí)讓領(lǐng)導(dǎo)知道自己的想法，同事之間多作溝通和思想交流；生活上學(xué)會(huì)推銷自己，化被動(dòng)為主動(dòng)。
假如我競(jìng)聘失敗，那說明有很多地方我做得還不夠。我將總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，改進(jìn)方法，積極愉快地工作；假如我競(jìng)聘成功，我會(huì)全力以赴，實(shí)現(xiàn)心中的藍(lán)圖。我的工作設(shè)想具體有A、B、C、D四大計(jì)劃：
A計(jì)劃（Accumulation）是集腋成裘計(jì)劃。主要內(nèi)容是多途徑、多渠道地搜集聲像檔案。首先要依靠自己，主動(dòng)出擊。繼續(xù)跟蹤拍攝一批重點(diǎn)工程；積極配合規(guī)劃局和建委完成重要會(huì)議活動(dòng)的拍攝；完整系統(tǒng)地搜集規(guī)劃專項(xiàng)工程例如番禺南沙開發(fā)區(qū)、生物島、城中村改造的聲像素材。第二，開辟聲像檔案搜集的新途徑，逐步加強(qiáng)多媒體工作室對(duì)聲像檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的功能。改變"單槍匹馬闖天下"的方式，制定聲像檔案的接收標(biāo)準(zhǔn)，依靠基層網(wǎng)絡(luò)單位，征集聲像檔案。"集腋成裘，聚沙成塔"，我相信，A計(jì)劃能夠及時(shí)而有效地豐富我館聲像檔案的內(nèi)容。
B計(jì)劃（Business）是商業(yè)運(yùn)作計(jì)劃。我館聲像檔案忠實(shí)地記錄了十多年來廣州城市面貌的變遷，是在座各位共同擁有的寶貴財(cái)產(chǎn)。B計(jì)劃是憑借已有的素材，運(yùn)用多媒體技術(shù)，開發(fā)集聲音、圖像、文字于一身的多媒體產(chǎn)品，并借助商業(yè)運(yùn)作的模式，開展有償服務(wù)。B計(jì)劃利用館藏聲像檔案的不動(dòng)產(chǎn)，創(chuàng)造具有市場(chǎng)價(jià)值的多媒體產(chǎn)品這一流動(dòng)資產(chǎn)，將為我館帶來源源不斷的財(cái)富。
C計(jì)劃（Cooperation）是跨部門合作計(jì)劃。橫向交流，縱向合作是C計(jì)劃的宗旨。首先要密切與本館內(nèi)各部門的合作。近期來說，對(duì)內(nèi)合作計(jì)劃有三個(gè)內(nèi)容：第一，與編研部合作，編輯一條專題片，宣傳檔案館建館20周年。另外，提供編研部編輯畫冊(cè)和籌備網(wǎng)站所需的聲像資料；第二，與監(jiān)督指導(dǎo)室合作，增強(qiáng)聲像檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)職能，在網(wǎng)絡(luò)單位征收聲像檔案；第三，與技術(shù)開發(fā)部合作，參與數(shù)字檔案館中數(shù)字多媒體信息管理系統(tǒng)的開發(fā)，向我館和市規(guī)劃局的相關(guān)用戶提供城建聲像檔案的多媒體查詢系統(tǒng)。合作計(jì)劃的另一方面是加強(qiáng)對(duì)外合作。第一，強(qiáng)調(diào)主動(dòng)服務(wù)的觀念，與市建委、市規(guī)劃局合作。積極配合政府決策部門，制作規(guī)劃方案和國(guó)際招標(biāo)所需的電視專題片。第二，講求互惠互利，各施所長(zhǎng)的原則，與電視臺(tái)、報(bào)社等大型媒體機(jī)構(gòu)合作。利用媒體優(yōu)勢(shì)和本館資源，開展宣傳策劃活動(dòng)。第三，以平等互利，資源共享為原則，和城建系統(tǒng)的兄弟單位合作。通過舉辦攝影作品展覽、多媒體信息交流的活動(dòng)，加強(qiáng)與兄弟單位的聯(lián)系，保證跨部門工作的順利開展。
醫(yī)院聲像檔案是指醫(yī)院在各種社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中，通過攝錄手段形成的，具有保存價(jià)值的照片、聲像、錄音、唱片、磁盤、縮微片、幻燈片等各種載體。眾所周知，醫(yī)院聲像檔案是最能客觀、真實(shí)記載醫(yī)院發(fā)展歷史的檔案資料。雖然醫(yī)院聲像檔案數(shù)量占醫(yī)院檔案總件比例很少，但所起檔案佐證作用卻是其他類型檔案實(shí)體無法代替的。但是，聲像檔案又是在醫(yī)院檔案管理中較容易被忽視的。筆者在二級(jí)醫(yī)院從事檔案管理工作多年，現(xiàn)結(jié)合醫(yī)院檔案管理實(shí)際，就聲像檔案管理中普遍存在的問題及應(yīng)采取的對(duì)策，聲像檔案開發(fā)利用等問題淺談一下自己的看法。
1 聲像檔案管理中存在的問題
聲像檔案管理制度完善及規(guī)范存在缺陷。常見表現(xiàn)為醫(yī)院檔案管理不是十分規(guī)范，管理制度不夠落實(shí)，分類方案不盡科學(xué)，重視紙質(zhì)檔案管理而忽視聲像檔案管理。
1.1 聲像檔案歸檔意識(shí)淺薄，歸檔率低
1.1.1 由于聲像檔案形成科室一般在院辦公室或宣傳科，重要日?；顒?dòng)資料的拍照、錄音錄像等由上述科室負(fù)責(zé)，等到每半年度或年度完成后才將聲像資料整理上交檔案室。在此過程中，聲像資料形成部門的工作細(xì)致程度、對(duì)檔案工作是否支持便成為影響聲像檔案上交質(zhì)量的因素，假如聲像資料形成部門工作較忙，或?qū)β曄駲n案重視不夠，聲像檔案質(zhì)量、歸檔率難以保證。
1.1.2 目前醫(yī)療單位各科室自行拍攝活動(dòng)資料已是較為普遍，如接診到特殊患者、開展新特技術(shù)等，一些臨床科室自行拍照，為今后病例討論、撰寫論文積累資料；由群團(tuán)組織的醫(yī)院職工體育活動(dòng)可能是自己進(jìn)行錄像照相……這些形成聲像資料其檔案價(jià)值不容忽視，但由于不是重點(diǎn)聲像檔案歸檔部門，使檔案管理部門失去了較有重要價(jià)值的聲像檔案來源。
1.2 聲像檔案管理手段滯后，保管條件差
聲像檔案的保管有嚴(yán)格條件限制。除有嚴(yán)格的溫濕度控制外，還要具備防磁、防光、防污染等多種保護(hù)措施，要達(dá)到以上嚴(yán)格保管條件遠(yuǎn)非易事，必須投入一大筆資金購(gòu)入儲(chǔ)存設(shè)備，這對(duì)于目前普遍舉步維艱的醫(yī)療單位來說，較大資金投入不是十分現(xiàn)實(shí)的，因此不易被醫(yī)療單位接受。
1.3 聲像檔案管理人員業(yè)務(wù)知識(shí)匱乏，聲像檔案整理不規(guī)范
目前大多數(shù)從事醫(yī)院檔案管理工作的人員原來沒有接受過檔案專業(yè)培訓(xùn)，或僅接受較短時(shí)間的檔案專業(yè)培訓(xùn)。個(gè)人素質(zhì)受限或?qū)β曄駲n案管理專業(yè)知識(shí)掌握不夠，導(dǎo)致對(duì)聲像檔案管理的特殊保管條件心中無數(shù)，聲像檔案與一般紙質(zhì)檔案同等對(duì)待，管理方式落后，無法借助現(xiàn)代手段進(jìn)行聲像檔案管理，多數(shù)停留在簡(jiǎn)單收集保管階段，影響了聲像檔案保管和聲像檔案壽命。
1.4 聲像檔案利用開發(fā)意識(shí)不夠
目前各醫(yī)療單位對(duì)聲像檔案一般僅滿足于查閱，出版?？媰?cè)、簡(jiǎn)報(bào)的層次。檔案管理者對(duì)聲像檔案開發(fā)利用意識(shí)不夠，缺乏開發(fā)利用動(dòng)力，或缺乏聲像檔案專題編研能力，很多雖有開發(fā)利用價(jià)值卻“養(yǎng)在深閨無人識(shí)”，發(fā)揮不了聲像檔案的應(yīng)有作用。
2 聲像檔案管理的對(duì)策
2.1 重視對(duì)聲像檔案的管理，嚴(yán)格聲像檔案的收集
從制度上對(duì)一些不盡完善的歸檔范圍進(jìn)行調(diào)整，對(duì)日常工作中可能形成較多聲像資料的科室，要將其納入聲像檔案歸檔范圍，杜絕重要聲像資料失管現(xiàn)象的發(fā)生。開展經(jīng)常性檔案專題宣傳，包括開展聲像檔案重要性的宣傳，提高員工對(duì)聲像檔案重要性的認(rèn)識(shí)。檔案管理部門要與各科室保持經(jīng)常性溝通，及時(shí)掌握醫(yī)院信息，對(duì)各科室檔案查閱提供各種便利條件，使醫(yī)院?jiǎn)T工對(duì)聲像檔案工作予以配合支持。[1]
2.2 聲像檔案管理者要積極發(fā)揮主觀能動(dòng)性
經(jīng)常深入科室了解情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)有價(jià)值聲像材料并加以收集整理，對(duì)重要的資料要打破常規(guī)，隨時(shí)將聲像資料歸檔，往往會(huì)起到事半功倍之效。在人手允許情況下，可考慮讓檔案管理人員承擔(dān)醫(yī)院部分重要活動(dòng)的資料攝影工作，這是聲像檔案積累的最佳條件，其目的有：真正掌握醫(yī)院重要活動(dòng)的第一手材料，再者有利于檔案管理工作中“四同步”的開展，對(duì)保證聲像檔案的歸檔完整、歸檔質(zhì)量有很大幫助。
2.3 爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持，購(gòu)置必需的設(shè)備
聲像檔案的保管需要一定的設(shè)備投入，聲像檔案管理部門爭(zhēng)取單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，在經(jīng)濟(jì)上給予投入，購(gòu)置必需的設(shè)備，如防磁軟盤音像柜、智能光盤柜等，改善保管條件，完善硬件設(shè)施。
2.4 加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高專業(yè)人員素質(zhì)
檔案室是“沒有圍墻的大學(xué)”。自學(xué)是聲像檔案管理工作者提高自身專業(yè)水平的主要途徑。聲像檔案管理工作者要通過訂閱檔案報(bào)刊、書籍等形式加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，在干中學(xué)，在學(xué)中干。此外還可通過報(bào)考電大、函授、進(jìn)修等多渠道、多形式的繼續(xù)教育，不斷進(jìn)行專業(yè)技能的填補(bǔ)和提高。作為單位領(lǐng)導(dǎo)者，要支持鼓勵(lì)檔案管理人員參加上級(jí)檔案部門組織的檔案培訓(xùn)班及檔案管理交流活動(dòng)，擴(kuò)大視野，增長(zhǎng)知識(shí)，并為其創(chuàng)造良好的工作環(huán)境和發(fā)展環(huán)境，從而提高聲像檔案管理水平。[2]
2.5 應(yīng)用現(xiàn)代手段管理聲像檔案
采用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)聲像檔案數(shù)字化，對(duì)聲像檔案的保管、延長(zhǎng)其壽命及實(shí)現(xiàn)檔案資源共享都有很大作用。下面我們分別就相片、錄像帶、錄音帶數(shù)字化問題等進(jìn)行探討。[3]
2.5.1 相片檔案數(shù)字化：采用掃描儀將相片掃描，存進(jìn)計(jì)算機(jī)硬盤或刻錄成光盤，其優(yōu)點(diǎn)是對(duì)相片實(shí)物的保護(hù)，防止時(shí)間過久色彩褪色，方便以后相片編輯出版、網(wǎng)上遠(yuǎn)程傳播等。
2.5.2 錄音帶檔案數(shù)字化：錄像帶、錄音帶對(duì)保管環(huán)境要求十分嚴(yán)格，在高溫潮濕的環(huán)境中，磁帶發(fā)霉、消磁、咬帶導(dǎo)致報(bào)廢較為常見。將錄像帶轉(zhuǎn)為光盤，防止磁帶報(bào)廢，方便今后利用，不失為一種好方法。
2.5.3 錄像帶數(shù)字化：采用數(shù)碼錄像機(jī)將錄像帶轉(zhuǎn)錄并刻錄為DVD光盤保存，其畫面分辨率不但高過錄像帶，而且是也給今后的音像檔案利用創(chuàng)造了條件。
3 聲像檔案的開發(fā)利用
檔案管理的最終目的就是利用，發(fā)揮它潛在的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。因此，醫(yī)院檔案管理工作者要多渠道、多途徑地開發(fā)聲像檔案信息資源，使檔案在醫(yī)院發(fā)展中發(fā)揮應(yīng)有作用。圍繞服務(wù)醫(yī)院中心工作這個(gè)前提，聲像檔案開發(fā)利用便有了明確發(fā)展方向。
3.1 開展聲像檔案編研工作，出版專題圖片展或?qū)ｎ}畫冊(cè)
每一所醫(yī)院，都有一段規(guī)模從小到大，技術(shù)從低級(jí)到高級(jí)的發(fā)展過程，醫(yī)院發(fā)展的每一步都凝聚著員工的辛勤汗水，都有一段令員工值得自豪的歷史。從醫(yī)院角度考慮，開展院史專題教育，展現(xiàn)醫(yī)院不平凡發(fā)展軌跡，發(fā)掘員工艱苦奮斗閃光點(diǎn)，提高其愛院情懷是一個(gè)永遠(yuǎn)不會(huì)過時(shí)的題材。借助自身館藏檔案的寶貴資料，檔案管理者可以配合開展這方面專題編研工作，例如出版院史專題圖片展，本單位黨的建設(shè)、醫(yī)療事業(yè)發(fā)展回顧、精神文明工作回顧等專題圖片展，出版專家簡(jiǎn)介、?？瓢l(fā)展圖片展等等，在本單位公開展出，這不僅是醫(yī)院宣傳工作的一部分，也是檔案工作展示、宣傳的最佳手段。[4]
3.2 開展網(wǎng)上相片、音像展覽，相互交流
衡量聲像檔案的管理質(zhì)量，不僅僅要看聲像檔案的保管環(huán)境、保管手段如何，還有看看聲像檔案開發(fā)利用程度如何。當(dāng)本單位員工對(duì)館藏聲像檔案了解很少，不知有哪些內(nèi)容時(shí)，便談不上其查詢、開發(fā)利用了。檔案管理者有責(zé)任進(jìn)行相關(guān)方面的宣傳，如開展網(wǎng)上相片、音像展覽，相互交流，做到廣而告之，從而擴(kuò)大檔案宣傳范圍，增加本院?jiǎn)T工對(duì)聲像檔案的了解以及社會(huì)對(duì)本院的了解。[5]
3.3 刻錄聲像檔案光盤
檔案管理部門可以采用編輯出版聲像檔案光盤的方法，將數(shù)字化的聲像檔案分類編輯，并刻錄成圖像光盤或VCD光盤，方便員工借閱，降低宣傳成本，同時(shí)也減少了重要聲像檔案的人為損害。
參考文獻(xiàn)
1 胡桂周.關(guān)于醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的探討.中國(guó)病案.2012；13(3)：43-44
2 王亮.淺談醫(yī)院聲像檔案的管理創(chuàng)新.中國(guó)衛(wèi)生產(chǎn)業(yè).2011；13(21):4-5.
一、問題提出
檔案是最早產(chǎn)生的文獻(xiàn)之一，是現(xiàn)代社會(huì)信息的重要門類。高校檔案是學(xué)校發(fā)展的重要組成部分，是學(xué)校發(fā)展的一部分，又要與學(xué)校發(fā)展共進(jìn)，同時(shí)在學(xué)校發(fā)展中發(fā)揮獨(dú)特的作用。它由具有保存價(jià)值的各種文字，圖表，聲像等構(gòu)成，因此作好檔案管理工作，是檔案利用的前提。檔案實(shí)體管理分為收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié)，隨著檔案的信息化發(fā)展，很多傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸被電子檔案替代。檔案機(jī)構(gòu)在收集檔案之后，須對(duì)檔案進(jìn)行詳細(xì)的整理， 對(duì)檔案信息進(jìn)行有效的整合， 并采取多元化的利用方式，為社會(huì)提供良好的實(shí)踐服務(wù)，因此檔案的收集及立卷就成了一項(xiàng)非常重要的工作。
二、高校檔案分類具體工作
檔案工作由校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)，納入高校整體規(guī)劃，建立健全的檔案機(jī)構(gòu)、檔案庫(kù)房，由高校各部門選出兼職檔案員，每年由兼職檔案員整理移交給檔案機(jī)構(gòu)的檔案工作者，并立卷入庫(kù)。
高校檔案主要分為五大類：學(xué)生成績(jī)、論文、名冊(cè)等為教學(xué)類；學(xué)校行政、黨群部門產(chǎn)生的文件、會(huì)議紀(jì)要?dú)w為黨政類；財(cái)會(huì)檔案、學(xué)校申請(qǐng)的科研項(xiàng)目及基建部門的相關(guān)資料；學(xué)校派遣相關(guān)人員出席的國(guó)際會(huì)議，考察、講學(xué)，聘請(qǐng)的境外專家、中外合作辦學(xué)，港澳臺(tái)專家、學(xué)生等材料歸為外事類；其次為出版及聲像類。下面，分別對(duì)各類檔案的歸檔進(jìn)行詳細(xì)探討。
（一）教學(xué)檔案
教學(xué)工作是學(xué)校工作的重心，它擔(dān)任著重要角色，教學(xué)檔案是反映教師和學(xué)生教學(xué)的情況及對(duì)學(xué)術(shù)成果的肯定，具有一定的保存價(jià)值。由于過去學(xué)校對(duì)檔案的不重視，使得學(xué)生成績(jī)混亂、缺失等不規(guī)范化的歸檔，給檔案的利用帶來了極為不便，也給學(xué)校及學(xué)生造成了負(fù)面影響。隨著檔案知識(shí)的普及，高校各部門對(duì)檔案工作逐漸重視，通過檔案管理工作者對(duì)各學(xué)院的指導(dǎo)及協(xié)助，教學(xué)檔案形成了一套規(guī)范化的歸檔流程。各學(xué)院每年對(duì)學(xué)生成績(jī)按班歸至檔案館，學(xué)位論文以學(xué)院為單位進(jìn)行歸檔，最后由檔案工作者對(duì)成績(jī)進(jìn)行編目、裝盒、輸機(jī)；學(xué)位論文則實(shí)行一人一盒制。在利用教學(xué)檔案時(shí)，直接在檔案管理系統(tǒng)里輸入相應(yīng)的信息，查詢到檔號(hào)，取出檔案，從而提高了檔案利用的效率。
（二）黨政檔案
黨群行政檔案包括學(xué)校各行政單位每年產(chǎn)生的文件，是評(píng)價(jià)黨群、行政工作和檔案工作的依據(jù)。黨政檔案包括人事處的聘用合同，審計(jì)處審計(jì)資料，黨政機(jī)關(guān)形成的文件，會(huì)議材料，政府部門頒發(fā)的文件、法律法規(guī)以及一些有參考價(jià)值的文件。具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的文件材料必須準(zhǔn)確、簽章手續(xù)完整，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)補(bǔ)救。
黨政檔案的文件資料為原始件，按時(shí)間順序排列。批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正文在前，附件在后；結(jié)論在前，依據(jù)在后的歸檔原則。
（三）基建、科研、財(cái)會(huì)檔案
基建檔案是高校校園中各種建筑物，地上、地下管線等基本建設(shè)工程的規(guī)劃、施工等活動(dòng)的記錄，是評(píng)估基建工作和檔案工作的依據(jù)，是反映項(xiàng)目建設(shè)的全過程。包括基建文件、施工技術(shù)文件，施工合同、設(shè)計(jì)圖紙、投標(biāo)文件等?；n案按項(xiàng)目組卷，剔除重份，圖紙采用“手風(fēng)琴”式折疊。
科研檔案是反映高?？蒲谐晒囊罁?jù)，包括科研管理、科研準(zhǔn)備、申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)等文件。與國(guó)內(nèi)外合作的研究課題，經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)申報(bào)所獲得的各項(xiàng)成果，均應(yīng)由兼職檔案員整理移交給檔案工作者。
財(cái)會(huì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等材料，是記錄學(xué)校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的史料。由專人按照財(cái)會(huì)檔案移交清冊(cè)所列的內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并簽名蓋章，任何人都不得私自拆封或抽換。最后檔案工作者對(duì)財(cái)會(huì)檔案的保管期限定期對(duì)舊的財(cái)會(huì)檔案進(jìn)行專業(yè)銷毀，銷毀單位出具銷毀憑證。
（四）外事檔案
外事檔案是學(xué)校對(duì)外合作的橋梁，它由出國(guó)、出境資料，專家聘用合同，學(xué)術(shù)交流涉外教育等材料組成。高校外事檔案能真實(shí)反映學(xué)校對(duì)外合作與交流的全過程，是支撐本科教學(xué)水平提高的依據(jù)。在歸檔過程中需去粗取精，概括整理出高層次的檔案信息，分類整理、裝盒，對(duì)同一性質(zhì)的檔案進(jìn)行文摘匯編，以便于不同的利用。外事檔案的查閱須由單位開介紹信，持本人身份證，登記后方可允許閱看。
（五）出版、聲像檔案
由學(xué)校自行編輯出版的學(xué)報(bào)、學(xué)術(shù)刊物以及出版的樣書、審稿單交由檔案工作者統(tǒng)一編制目錄，對(duì)于出版合同、原稿則由部門建立出版社檔案分室，高校檔案館指導(dǎo)協(xié)助。
聲像檔案是指被計(jì)算機(jī)識(shí)別，按一定格式存儲(chǔ)在磁盤、光盤上的電子檔案，如照片、視頻等。電子檔案能節(jié)約能源，節(jié)約檔案占用空間，易于管理，不易丟失，可以提高工作效率。隨著檔案信息的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，電子檔案已成為高校檔案歸檔的趨勢(shì)。因此聲像檔案應(yīng)選擇聲音、圖像清晰、完整，體現(xiàn)主題內(nèi)容等因素的材料，按載體類別、年度、保管實(shí)體順序編號(hào)，打印或粘貼實(shí)體說明標(biāo)簽、檔案目錄、保管期限、制作單位及時(shí)間。
三、結(jié)語(yǔ)
高校檔案機(jī)構(gòu)是學(xué)校出具檔案證明的唯一機(jī)構(gòu)，因此做好檔案的歸檔是檔案利用的支柱。檔案開發(fā)利用已經(jīng)成為了不可缺失的信息資源，加強(qiáng)檔案的開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。檔案工作者需指導(dǎo)各部門形成一個(gè)規(guī)范的歸檔流程，在立卷中，編制好目錄、檔號(hào)、備考表等，這將有利于檔案的高效利用。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)檔案的數(shù)字化建設(shè)，將重要的紙質(zhì)檔案制作成電子檔案，方便查詢，為紙質(zhì)檔案的不確定因素提供了備份。在人才資源開發(fā)上，成立熟悉檔案業(yè)務(wù)及計(jì)算機(jī)操作的復(fù)合型人才，加強(qiáng)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督工作。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視，使高校得以穩(wěn)定、健康的發(fā)展。
