時間：2022-08-19 23:25:42
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新員工是一個組織的新鮮血液，給組織帶來朝氣與生機。為了使新員工能盡快適應(yīng)組織的文化、環(huán)境與要求，通常會對其進(jìn)行培訓(xùn)。一般說來，對新員工的系統(tǒng)培訓(xùn)包括工作技能培訓(xùn)與工作適應(yīng)能力的培養(yǎng)，前者通常需要在短時間內(nèi)完成，而后者則需要潛移默化，長時間的熏陶與磨合。
筆者認(rèn)為，如果能將文書檔案整理工作統(tǒng)籌為新員工系統(tǒng)培訓(xùn)內(nèi)容之一，將對新員工初步認(rèn)識單位的組織機構(gòu)及其人員組成，了解單位的辦事流程與規(guī)范，方便日后的工作協(xié)調(diào)等起到積極而事半功倍的作用。
一、文書檔案整理工作作為新員工培訓(xùn)的可行性
1.文書檔案整理工作易于接觸，易于培訓(xùn)
文書檔案是在單位行政管理事務(wù)活動中形成的記錄材料，通常由通用文書轉(zhuǎn)化而來，包括公文、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結(jié)等。作為單位或者部門，只要有事務(wù)需要處理，就必然產(chǎn)生文書檔案，必然產(chǎn)生文書檔案整理工作。同時，隨著文書檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)的應(yīng)用，文書檔案正從按固定時間周期整理一次（按卷宗歸檔），轉(zhuǎn)變?yōu)榧皶r整理的日常工作（按件歸檔）。這就使得文書檔案整理工作可以成為新員工普遍培訓(xùn)的一個專項內(nèi)容。
另外，雖然文書檔案整理工作是文書檔案管理工作的基礎(chǔ)，是形成系統(tǒng)、完整、有效的文書檔案的前提，但其技術(shù)要求明顯低于文書檔案整理工作。作為新員工，可以通過簡要的培訓(xùn)，提高對文書檔案整理工作的重視，以高度的責(zé)任心和細(xì)心，便可以勝任文書檔案整理工作，并將繁瑣、枯燥的文書檔案整理工作化整為零。
2.直接推動單位的檔案管理工作，可以獲得文書檔案管理部門的支持
根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《機關(guān)檔案工作條例》等有關(guān)規(guī)定，企事業(yè)單位應(yīng)及時將公文形成過程中的正本、定稿、重要稿件和有關(guān)材料整理（立卷）、歸檔，其中也對的檔案管理工作做了明確的規(guī)定和細(xì)致的要求。而檔案管理中存在最大的問題是檔案材料的及時歸檔問題，材料不能及時歸檔通常有三種原因：一是認(rèn)識不足，對應(yīng)該歸檔事件不敏感，沒有形成歸檔材料；二是缺乏積極性，為了部門使用方便對于該歸檔的材料不歸檔；三是沒時間歸檔，日常工作繁重，將歸檔作為緩辦事宜。
培訓(xùn)新員工參與到檔案整理工作中，可以使新員工從入職開始便重視文書檔案工作，同時，由于新員工處于培訓(xùn)階段，工作量不是很大，又有極大的工作熱情，可以有充分的時間對文書檔案進(jìn)行收集、整理，解決文書檔案材料歸檔難的瓶頸，不僅變向的促進(jìn)了各部門對檔案工作的重視，更推動了單位的文書檔案管理工作。因此，文書檔案管理部門將全力提供必要的技術(shù)支持與培訓(xùn)。
二、新員工在檔案整理工作中的收獲及關(guān)注點
文書檔案整理工作看似簡單、重復(fù)，枯燥、無趣，但其內(nèi)容卻從一個側(cè)面反映單位各項業(yè)務(wù)的辦理過程，乃至單位的成長與發(fā)展過程。在收文和送文簡單的工作中同樣考驗與培養(yǎng)著新員工的協(xié)調(diào)能力；在對文書檔案材料認(rèn)真、細(xì)致的整理與觀察中，逐漸形成對單位工作流程與辦事規(guī)范的初步認(rèn)識，并通過文書檔案對部門或單位的主要業(yè)務(wù)有了更為細(xì)致的了解。以下是筆者認(rèn)為新員工在整理文書檔案中應(yīng)該重點關(guān)注的內(nèi)容：
1.時間
對于普通收文，時間包括文件的落款時間及到單位的收文時間。對于需要部署工作的收文，則需要詳細(xì)記錄收文的時間、領(lǐng)導(dǎo)批示時間、初步形成本單位工作部署文件的時間（擬稿時間）、正式發(fā)文時間等。
通過對文書檔案材料時間的分析，可以了解一件事情處理的周期與頻率，側(cè)面反映一件事情處理難易程度與復(fù)雜程度等。
2.修改與批示
文書檔案中的送審（初稿）材料與正式成文通常會有區(qū)別，送審（初稿）材料在經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批示或修改后才能形成最后成文。這些批示和修改則應(yīng)該是新員工重點學(xué)習(xí)和揣摩的內(nèi)容。因為這些批示和修改，不僅僅是用詞或語言結(jié)構(gòu)上的變化，同時可能反映了領(lǐng)導(dǎo)或集體決策的傾向，對于事態(tài)思路上的變化。新員工不僅僅需要學(xué)習(xí)遣詞用句上的細(xì)微差別，更要細(xì)心體會和思考文件在修改前后所表達(dá)意思是否有差別，是否對事態(tài)的發(fā)展有著微妙的變化。
3.文件簽轉(zhuǎn)
文件簽轉(zhuǎn)是單位處理業(yè)務(wù)流程的反映，既可以反映一個部門的業(yè)務(wù)范圍，也可以反映一個單位內(nèi)部的配合與協(xié)調(diào)程度。對于一個文件，無論是簽轉(zhuǎn)到別的處室還是需要由幾個部門共同簽發(fā)，都說明類似的事情在單位內(nèi)部開展，如果不考慮所涉及到的部門的情況或者意見，都是不明智的。而作為新員工，則要多留意文件簽轉(zhuǎn)的順序及過程，最后發(fā)文的簽章等。關(guān)于簽章補充一點，如果一個單位既有行政章又有黨委章，則需要新員工在文書檔案整理過程中，細(xì)心留意在不同情況下簽章的使用情況。
4.行文風(fēng)格
文書檔案包括公文、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結(jié)等，即使是統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)格式的公文，也會因擬稿人個人的行文風(fēng)格而產(chǎn)生區(qū)別。如果是會議記錄、工作計劃、工作總結(jié)等材料，材料的遣詞用句、行文結(jié)構(gòu)將會有更大的區(qū)別。作為新員工，應(yīng)該用心學(xué)習(xí)規(guī)范的行文方式，并通過文件材料的體會不同工作人員的關(guān)注點、辦事思路，協(xié)調(diào)方式等，避免日后在行文或行事過程中，產(chǎn)生不必要的分歧與摩擦。
三、安排新員工從事檔案管理整理工作的注意事項
1.強調(diào)文書檔案整理工作對新員工的培訓(xùn)意義，統(tǒng)籌各部門積極參與
將文件整理工作作為新員工系統(tǒng)培訓(xùn)的必修內(nèi)容，并充分爭取各部門的支持與配合，向其說明文書檔案整理工作對新員工的培訓(xùn)作用，動員各部門將一部分非保密的文書檔案整理工作交給新員工來負(fù)責(zé)，并能夠安排一名老職工進(jìn)行把關(guān)。
2.統(tǒng)一培訓(xùn)，在操作水平上達(dá)到要求，保證文書檔案整理工作的質(zhì)量
文書檔案整理工作雖然在技術(shù)上沒有文書檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)高，但在進(jìn)行此項工作時，務(wù)必要對新員工進(jìn)行基本的培訓(xùn)，明確單位文書材料的歸檔范圍、歸檔原則、編號方法等，避免新員工的文書檔案整理工作流于形式，成為無用功。要求新員工以高度的責(zé)任心來對待文書檔案整理工作，并學(xué)會從檔案材料中科學(xué)的分析問題，細(xì)致、用心的揣摩，盡快在感性上對單位的各個機構(gòu)、各項業(yè)務(wù)乃至工作人員有初步的認(rèn)識。
3.強調(diào)保密性
企事業(yè)單位的文書檔案都有其保密級別的設(shè)定，在安排新員工進(jìn)行文書檔案整理工作時，單位首先應(yīng)明確哪些文書材料是新員工可以接觸或整理的，哪些是接觸后仍需要保密。一般來說，新員工通常有試用期，建議單位在與新員工簽訂保密協(xié)議的前提下，根據(jù)新員工的狀態(tài)，是實習(xí)期還是已經(jīng)過實習(xí)期，來確定文書檔案的整理范圍。
綜上所述，新員工要積極參與到文書檔案整理工作中，為單位的檔案資源體系建設(shè)做貢獻(xiàn)，并在實踐中學(xué)會客觀、科學(xué)的利用文書檔案資源，使自身盡快適應(yīng)新的工作環(huán)境、勝任新的工作崗位。
參考文獻(xiàn)
一、提高認(rèn)識、加強領(lǐng)導(dǎo)。
為加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，成立由分管部長任組長、有關(guān)同志任成員的的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，具體負(fù)責(zé)檔案干部人事檔案的管理工作。在縣鄉(xiāng)領(lǐng)導(dǎo)班子換屆工作中，縣委組織部及時安排了檔案查閱負(fù)責(zé)人，落實具體工作，配合干部任前檔案審核工作，促進(jìn)干部檔案在換屆工作中充分發(fā)揮作用。同時，部門領(lǐng)導(dǎo)深入檔案室，指導(dǎo)檔案借閱工作，切切實實發(fā)揮干部檔案的作用，使檔案工作成為把住干部任職的一個窗口。
二、嚴(yán)格制度，強化管理，建立健全有關(guān)規(guī)章制度。
在換屆工作中，貫徹落實《黨政領(lǐng)導(dǎo)干部選拔任用工作條例》和第四次全國干部檔案工作會議精神，結(jié)合實際情況制定了《陽信縣干部任前檔案審核制度》和《陽信縣干部任前檔案借閱制度》等，使干部任前檔案審核工作的每一個環(huán)節(jié)都有章可循、有據(jù)可依。另外，檔案借查閱工作安排專門工作人員負(fù)責(zé)，確保借查閱工作的順利進(jìn)行。
三、認(rèn)真貫徹執(zhí)行規(guī)章制度，提供服務(wù)。
開發(fā)檔案信息資源，為干部換屆服務(wù)是檔案工作的主題。在硬件設(shè)施上，配備了微機、復(fù)印機、閱檔室等，大大改善了檔案查閱條件。在軟件設(shè)施上，進(jìn)行了檔案檢索、統(tǒng)計、編目等工作，制作規(guī)范的案卷目錄，卷內(nèi)文件目錄等檢索工具，加快檔案目錄檢索的速度，提高了檔案技術(shù)的現(xiàn)代化水平。自換屆以來供各級組織人事部門提拔考察干部查借閱干部人事檔案120人次，有效防止干部“帶病”提拔。
干部人事檔案專項審核工作總結(jié)_2
為扎實做好干部人事檔案整理工作，按照市委組織部規(guī)范化整理相關(guān)要求，我局立即成立了工作領(lǐng)導(dǎo)小組，安排專人對我局13位干部的人事檔案進(jìn)行了詳細(xì)核對、分類整理、查漏補缺和資料完善，現(xiàn)將檔案整理工作總結(jié)如下：
一、提高認(rèn)識，增強責(zé)任感。
干部檔案工作是黨的干部工作的重要組成部分，是干部個人經(jīng)歷和社會實踐的記錄，是干部思想品德、業(yè)務(wù)能力和各項工作的具體反映，是培養(yǎng)和考察選拔干部的重要依據(jù)。按要求做好干部人事檔案整理工作，是向黨的事業(yè)負(fù)責(zé)，向干部本人負(fù)責(zé)。
二、領(lǐng)導(dǎo)重視，責(zé)任到位。
我局成立了以黨組書記、局長陳曉為組長，黨組成員、副局長田充為副組長的工作領(lǐng)導(dǎo)小組，安排專人負(fù)責(zé)此項工作，本著高度的責(zé)任心，對干部人事檔案中缺件、缺項、缺章等問題經(jīng)查證后進(jìn)行了補充，對材料中前后沖突、記錄不清等問題進(jìn)行了逐一核實。
三、查漏補缺，修正完善。
我局共有干部16人，除3人檔案保存在人才交流中心外，其余13位干部人事檔案均存在以下問題：
畢業(yè)生登記表、成績表缺件，入黨材料遺失，《干部履歷表》缺版，年度考核材料不齊，參加培訓(xùn)無記錄，以及任職審批材料、專業(yè)技術(shù)資格材料、獲獎材料和工資材料缺失，部分材料缺章等。
關(guān)鍵詞
建構(gòu)主義；高職文秘；檔案管理；課程內(nèi)容設(shè)計
檔案管理課程是高職文秘專業(yè)的必修課程，隨著高職教育改革的深入，檔案管理課程改革也逐漸成為熱門話題，并且主要集中在課程內(nèi)容的改革上。在課程內(nèi)容體系上，有老師提出要擺脫本科為黨政檔案部門培養(yǎng)專職檔案管理人員的學(xué)科知識體系，而建立符合高職文秘專業(yè)培養(yǎng)企業(yè)行政辦公文員的檔案管理知識體系，強調(diào)必須圍繞基層企事業(yè)單位對檔案管理人員的要求，重點培養(yǎng)學(xué)生檔案收集、鑒定和整理能力，其次培養(yǎng)學(xué)生的保管與利用能力，而檔案管理檢索、編研和統(tǒng)計能力只做一般性訓(xùn)[1]66。在課程內(nèi)容的組織上，有老師提出檔案管理課程的內(nèi)容要緊貼檔案管理的工作過程。樓淑君認(rèn)為課程內(nèi)容應(yīng)根據(jù)企事業(yè)單位檔案管理工作任務(wù)來組織課程內(nèi)容，每個任務(wù)作為一個學(xué)習(xí)項目，從而構(gòu)建起以工作任務(wù)項目為主體的課程內(nèi)容，即以工作任務(wù)來組織課程內(nèi)容[2]21。林蘇則將檔案管理整個流程劃分為幾個工作環(huán)節(jié)，然后為每個工作環(huán)節(jié)歸納或創(chuàng)設(shè)出典型工作任務(wù)，最后通過“序化”來組織課程內(nèi)容，即以工作過程來組織課程內(nèi)容[3]10。以上對課程內(nèi)容的改革無疑對高職檔案管理課程發(fā)展起到積極作用，打開了建構(gòu)符合文秘專業(yè)培養(yǎng)目標(biāo)的檔案管理課程內(nèi)容的思路，但是這些改革也存在著重“工作”而忽視“學(xué)生”的問題，即當(dāng)前的檔案管理課程內(nèi)容改革只注意了依據(jù)企事業(yè)單位的檔案管理工作內(nèi)容與流程來設(shè)計內(nèi)容，而沒有考慮課程的學(xué)習(xí)主體—學(xué)生這一重要變量。學(xué)習(xí)心理學(xué)認(rèn)為，學(xué)生的學(xué)習(xí)過程是一個心理變化的過程，要讓學(xué)生進(jìn)行有效的學(xué)習(xí)必須讓學(xué)習(xí)對象、學(xué)習(xí)過程和學(xué)習(xí)方法符合學(xué)生的學(xué)習(xí)心理。因此檔案管理課程內(nèi)容的改革除了要依據(jù)檔案管理的工作任務(wù)與工作過程外，還要考慮學(xué)生學(xué)習(xí)心理規(guī)律。建構(gòu)主義學(xué)習(xí)理論是21世紀(jì)教育改革的重要指導(dǎo)理論，被譽為“當(dāng)代教學(xué)心理學(xué)的一場革命”。在職業(yè)課程領(lǐng)域，建構(gòu)主義學(xué)習(xí)理論多次被列入教育部組織精品課程評審指標(biāo)當(dāng)中，尤其是在2008年精品課程評審指標(biāo)中，明確提出，職業(yè)課程要基于專業(yè)人才培養(yǎng)目標(biāo)，以典型工作任務(wù)來展開，要求對課程內(nèi)容進(jìn)行宏觀、中觀和微觀設(shè)計。其中微觀設(shè)計就是指課程內(nèi)容的組織與教學(xué)要符合學(xué)生認(rèn)知建構(gòu)特點，教學(xué)設(shè)計要以行動導(dǎo)向展開。下列以建構(gòu)主義學(xué)習(xí)理論為基礎(chǔ)闡述檔案管理課程的內(nèi)容重構(gòu)與設(shè)計。
一、建構(gòu)主義學(xué)習(xí)理論與課程內(nèi)容的篩
建構(gòu)主義學(xué)習(xí)理論認(rèn)為學(xué)生不是憑空進(jìn)入學(xué)習(xí)活動，學(xué)生在進(jìn)入學(xué)習(xí)時，他已經(jīng)獲得的知識與經(jīng)驗會參與到新知識的學(xué)習(xí)過程中，即使有些問題他以前從來沒有遇到過，或者沒有現(xiàn)成的經(jīng)驗，當(dāng)問題呈現(xiàn)在他們面前時，他們也會用已有的知識與經(jīng)驗，依靠推理與判斷，對其做出某種解釋。所以建構(gòu)主義學(xué)習(xí)理論認(rèn)為教師教學(xué)時不能無視學(xué)生已有的經(jīng)驗，簡單地從外部將知識灌輸給學(xué)生，而是要把學(xué)生原有的經(jīng)驗和知識作為新知識的生長點。依據(jù)這個理論，我們在篩選課程的內(nèi)容時要與學(xué)生已有的經(jīng)驗保持一定的聯(lián)系。當(dāng)前文秘專業(yè)的學(xué)生普遍認(rèn)為檔案課程枯燥又抽象，其中主要原因是教師對課程內(nèi)容的選擇，沒有考慮到學(xué)生已有的經(jīng)驗。高職學(xué)生多數(shù)是從高中直接升學(xué)而來的，對檔案管理工作多是一無所知。再者，很多教師開發(fā)課程時，直接搬用或創(chuàng)設(shè)工作項目作為學(xué)生學(xué)習(xí)與訓(xùn)練的任務(wù)。這些項目對于一個沒有工作經(jīng)驗的學(xué)生來說，肯定無法產(chǎn)生“共鳴”。因此，檔案管理的課程內(nèi)容不宜一開始就采用企業(yè)真實任務(wù)。高職教育要求課程內(nèi)容與企業(yè)的工作任務(wù)相匹配，而建構(gòu)主義學(xué)習(xí)理論要求學(xué)生的學(xué)習(xí)建立在他已有的經(jīng)驗與知識基礎(chǔ)上，我們可以通過以下兩條路徑將兩者協(xié)調(diào)起來。一是在學(xué)習(xí)之初讓學(xué)生獲得某些檔案管理工作經(jīng)驗，一是利用學(xué)生已有的與檔案管理相關(guān)的生活經(jīng)驗。對于前者，可以讓學(xué)生參觀校內(nèi)檔案室或企業(yè)的檔案資料室；對于后者，充分挖掘?qū)W生與檔案管理核心工作能力相似的生活經(jīng)驗。比如學(xué)生對自己電子文件的整理、學(xué)生對自己照片的歸類和利用、學(xué)生對自己作業(yè)的收集、整理和利用等生活經(jīng)歷，都包含了檔案管理的成分，只是與真實的檔案管理相比顯得不夠規(guī)范、不夠科學(xué)罷了，但是這些經(jīng)驗可以作為學(xué)生學(xué)習(xí)新知識的基礎(chǔ)。因此我們在篩選檔案管理課程內(nèi)容時，可以將圖像檔案管理、電子文本檔案管理和紙質(zhì)文件檔案管理作為課程的主要學(xué)習(xí)內(nèi)容。有人會擔(dān)心，學(xué)生只學(xué)這些內(nèi)容，無法“接軌”文秘職業(yè)崗位。其實這種提心是多余的，一方面，學(xué)生掌握了這些檔案管理知識與技能，可以觸類旁通了；另一方面，文秘職業(yè)崗位在各行各業(yè)都有，學(xué)生畢業(yè)后負(fù)責(zé)的檔案管理任務(wù)也不盡相同，要在有限的教學(xué)時間內(nèi)（多是周課時2—4節(jié)或全學(xué)期70學(xué)時），學(xué)習(xí)所有類型檔案任務(wù)，是不現(xiàn)實的，也沒有必要。
二、建構(gòu)主義學(xué)習(xí)理論與課程內(nèi)容的組
建構(gòu)主義認(rèn)為個體對世界的理解是基于個體學(xué)習(xí)者自身經(jīng)驗背景建構(gòu)起來的，建構(gòu)主義提出學(xué)習(xí)應(yīng)與情境化社會實踐活動結(jié)合起來，學(xué)習(xí)者通過參與社會實踐來掌握社會規(guī)則、工具和活動程序，即所學(xué)必須與所從事活動結(jié)合起來。職業(yè)教育理論專業(yè)斯克萊本納對牛奶加工廠300名雇員關(guān)于知識的工作結(jié)構(gòu)表征研究也印證這個觀點[4]232。依此，檔案管理課程學(xué)習(xí)應(yīng)是讓學(xué)生置于檔案管理工作情境中，引導(dǎo)學(xué)生建構(gòu)知識與工作任務(wù)的聯(lián)系，通過完成具體的檔案管理工作，形成檔案管理所需要的知識和技能。建構(gòu)主義學(xué)習(xí)理論代表人物皮亞杰認(rèn)為，學(xué)習(xí)過程是學(xué)習(xí)者通過同化與順應(yīng)來達(dá)到與周圍環(huán)境平衡的過程。當(dāng)學(xué)習(xí)者能用現(xiàn)有認(rèn)知結(jié)構(gòu)去同化新信息時，他處于一種平衡的認(rèn)知狀態(tài)；而當(dāng)現(xiàn)有認(rèn)知結(jié)構(gòu)不能同化新信息時，平衡即被破壞，為了獲得新的平衡，需要修改或創(chuàng)造新圖式（順應(yīng)）。學(xué)習(xí)者的認(rèn)知結(jié)構(gòu)就是通過同化—順應(yīng)—同化—順應(yīng)……循環(huán)往復(fù)，從平衡－不平衡－平衡—不平衡相互交替中螺旋性發(fā)展起來的，并且每一種已經(jīng)達(dá)到相對平衡狀態(tài)認(rèn)知結(jié)構(gòu)都會為新的不平衡創(chuàng)造前提，提供可能。因此，檔案管理課程的內(nèi)容排列應(yīng)按照從易到難，從簡單到復(fù)雜順序來排列。
三、一種基于建構(gòu)主義學(xué)習(xí)理論的課程內(nèi)容設(shè)計
1.課程內(nèi)容設(shè)計。
依據(jù)上述建構(gòu)主義學(xué)習(xí)理論，結(jié)合高職教育的特點以及文秘專業(yè)的培養(yǎng)目標(biāo)，檔案管理課程的內(nèi)容安排如下：
2.課程內(nèi)容安排說明。
（1）檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等檔案工作環(huán)節(jié)作為學(xué)習(xí)重點。高職文秘專業(yè)主要培養(yǎng)企事業(yè)單位的行政辦公人員，他們的檔案管理工作職責(zé)主要是收集、整理、歸檔和保管單位檔案，并為需要檔案的部門提供支持。本課程內(nèi)容設(shè)計中緊緊圍繞收集、整理、歸檔、保管和利用等檔案管理工作環(huán)節(jié)來訓(xùn)練。（2）本課程依據(jù)建構(gòu)主義學(xué)習(xí)理論，強調(diào)已有經(jīng)驗對新學(xué)內(nèi)容的“支架”作用。項目一安排學(xué)生參觀檔案室以及采訪檔案人員，其目的是讓學(xué)生對檔案管理工作有初步認(rèn)識，為學(xué)習(xí)后面的檔案管理內(nèi)容“儲備”前知識。項目二沒有直接使用企業(yè)的紙質(zhì)文書檔案而是讓學(xué)生整理個人相片，其主要原因是90后的學(xué)生喜歡拍照，在電腦和手機中有大量沒有整理或整理不規(guī)范的照片，讓學(xué)生收集整理照片一方面可以激發(fā)他們興趣，另一方面可以充分利用學(xué)生已有的經(jīng)驗。在項目三中，選擇“整理工學(xué)結(jié)合材料”這一訓(xùn)練載體，也是考慮這些材料有相當(dāng)一部分就是出自學(xué)生本人（如實訓(xùn)總結(jié)、實訓(xùn)成果等）。學(xué)生在完成這些任務(wù)時不會感到完全陌生。（3）本課程內(nèi)容設(shè)計強調(diào)在“做中學(xué)”。整個課程內(nèi)容以工作任務(wù)作為學(xué)習(xí)載體，將知識的學(xué)習(xí)安排在訓(xùn)練過程中。其用意是為學(xué)生創(chuàng)設(shè)一個良好的學(xué)習(xí)環(huán)境，以便于學(xué)生進(jìn)行“情境學(xué)習(xí)”，另外讓學(xué)生在“做中學(xué)”，容易調(diào)動學(xué)習(xí)的積極性。（4）按螺旋式上升安排檔案管理技能的訓(xùn)練。職業(yè)技能是職業(yè)教育的發(fā)展核心之一，技能需要通過多次反復(fù)訓(xùn)練才能獲得。因此本課程內(nèi)容通過完成照片收集、整理、編目、保管和利用，紙質(zhì)檔案的收集、整理、編目、保管和利用，企業(yè)客戶檔案的收集、整理和利用等工作子任務(wù)，來訓(xùn)練學(xué)生職業(yè)能力，讓學(xué)生在反復(fù)訓(xùn)練中獲得檔案管理的職業(yè)能力。（5）本課程安排了40學(xué)時課內(nèi)學(xué)習(xí)，比較符合當(dāng)前大多數(shù)文秘專業(yè)檔案管理課程周時2學(xué)時的現(xiàn)實，另外安排一周獨立生產(chǎn)性實訓(xùn)，也體現(xiàn)了檔案管理課程作為文秘專業(yè)核心課程的地位。
作者：焦名海 單位：深圳信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院
參考文獻(xiàn)
[1]王曉紅等《.文書檔案管理》課程教學(xué)模式構(gòu)建研究[J].蘭臺世界，2013（6）.
__市民政局文書及業(yè)務(wù)檔案室設(shè)在民政局辦公樓的二樓、五樓，共有9間總面積達(dá)200多平方米，設(shè)庫房2間40多平方米。根據(jù)統(tǒng)計2003年至2014年，現(xiàn)藏有文書檔案 7896件(其中永久 2062 件，長期1217件 ;30年3614 件，10年 1003 件);2003年以來會計檔案 242 盒;2000年以來共有婚姻登記2102盒47314 件，其中辦理結(jié)婚登記41731 件，辦理離婚5583件;2002年以來共辦理國內(nèi)收養(yǎng)登記56例。2005年以來共有優(yōu)撫檔案311
盒 5867 件;2006年以來共有城鄉(xiāng)低保 3550 盒88750 件。
(一)加強檔案法規(guī)學(xué)習(xí)，夯實檔案工作基礎(chǔ)
為了使民政局干部職工及時了解掌握檔案法律法規(guī)知識，不斷提升自身素質(zhì)。一是我局把檔案管理工作納入了五年普法規(guī)劃和年度工作計劃當(dāng)中。同時落實了自查責(zé)任制，明確了各項工作職責(zé)，將檔案管理自查工作落到實處，保障了檔案自查工作的順利開展。二是加強檔案學(xué)習(xí)，提高工作人員素質(zhì)。我局利用中心組理論學(xué)習(xí)平臺組織中心組成員認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》和《四川省 <中華人民共和國檔案法實施辦法》法律、法規(guī)知識，組織學(xué)習(xí)《中華人民共和國婚姻法》、《中華人民共和國收養(yǎng)法》、《四川省婚姻登記辦法實施細(xì)則》等，利用周一學(xué)習(xí)日機會組織全局干部職工學(xué)習(xí)檔案法規(guī)，形成了全局領(lǐng)導(dǎo)干部帶頭學(xué)習(xí)檔案法規(guī)的局面。三是定期或不定期地舉辦婚姻收養(yǎng)登記業(yè)務(wù)及婚姻收養(yǎng)檔案管理培訓(xùn);四是積極組織干部職工參加檔案法律法規(guī)知識有獎競賽，以熟練掌握檔案法規(guī)知識。五是我局在檔案管理工作中沒有違法行為發(fā)生，同時積極配合檔案部門進(jìn)行法制宣傳活動的開展。
(二)強化組織管理，確保檔案工作落到實處
近年來，為切實加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，一是我們成立了由黨組書記、局長任組長，黨組成員、分管副局長任副組長，相關(guān)股室負(fù)責(zé)人為成員的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，具體負(fù)責(zé)指導(dǎo)檔案管理工作;并把檔案管理工作貫穿于民政工作的始終，做到年初布置時有任務(wù)，大小會議上有安排，檢查工作中對照自查，年底有總結(jié)匯報。二是配備了專門文書和業(yè)務(wù)檔案工作人員，負(fù)責(zé)文書及業(yè)務(wù)檔案的歸檔管理工作。三是每年及時歸檔并錄入電腦進(jìn)行微機管理。四是我們將檔案工作納入年度目標(biāo)考核，制定年度檔案工作安排計劃，做到及時總結(jié)匯報。五是為有利于檔案管理，防止檔案資料損壞、丟失和泄密，進(jìn)一步完善了檔案管理的各項工作規(guī)章，建立完善了檔案管理、歸檔、保管、移交、保密、崗位責(zé)任、獎懲、工作守則等一系列規(guī)章制度，在實際工作中，我們利用制度的穩(wěn)定性和執(zhí)行制度的嚴(yán)肅性有效規(guī)范了檔案工作。六是加強日常管理，嚴(yán)格執(zhí)行各項管理制度，強化制度執(zhí)行情況督促檢查，在檢查指導(dǎo)考核收養(yǎng)登記和婚姻登記工作時，重點檢查、考核檔案法規(guī)和工作制度執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題立即整改，確保各項檔案法規(guī)和制度貫徹落實無偏差。
(三)加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，保障檔案資料安全保管
我局以婚姻檔案規(guī)范化建設(shè)為契機，加大對檔案基礎(chǔ)設(shè)施的投入，使檔案保管條件有了明顯改善。一是設(shè)立了專門的文書和業(yè)務(wù)檔案室，購置了鐵質(zhì)檔案柜和檔案架，二是配備計算機、打印機、復(fù)印機、掃描儀、照相機、消毒設(shè)備，落實專人負(fù)責(zé)，規(guī)范操作，確保檔案信息系統(tǒng)安全。三是采取防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲、防污染等防護(hù)措施，定期殺蟲，每天對檔案進(jìn)行觀察、霉雨季節(jié)對檔案室進(jìn)行必要的通風(fēng)措施，保證檔案的完好無損和存放安全。近年來，全局檔案設(shè)施投入達(dá)5萬余元。
(四)強化檔案業(yè)務(wù)，確保檔案完整準(zhǔn)
確
近年來，我們采取多種措施，聘請檔案管理專業(yè)人員對我局檔案進(jìn)行整理歸納，加強檔案資料的收集、整理、保管、利用和移交工作，婚姻登記和收養(yǎng)登記檔案的收集、整理、立卷、歸檔、利用、移交都嚴(yán)格按照《中華人民共和國檔案法》和《四川省檔案實施辦法》規(guī)定進(jìn)行操作管理，做到了登記檔案即時整理歸檔，當(dāng)年立卷，保障了檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)?；橐龅怯洝⒇攧?wù)、城鄉(xiāng)低保、優(yōu)撫安置等建立了專門的業(yè)務(wù)檔案室。
1.加強檔案收集、整理。2000年至今，我們共完成了份婚姻登記檔案的整理、歸檔、立卷工作，共有婚姻登記2102盒47314 件，其中辦理結(jié)婚登記41731 件，辦理離婚5583件; 2002年以來共辦理國內(nèi)收養(yǎng)登記46例。2005年以來共有優(yōu)撫檔案311
盒 5867 件;2006年以來共有城鄉(xiāng)低保 3550 盒88750 件。全局2003以來財務(wù)檔案 242 盒;檔案歸檔率、完整率達(dá)到100%。在檔案收集上，嚴(yán)格檔案歸檔要求，分門別類整理組卷。在檔案保管上，建立了婚姻登記、財務(wù)、優(yōu)撫等專門的業(yè)務(wù)檔案室，實行各股室統(tǒng)一管理，妥善保管好各類檔案。
2.加強保管、查閱利用和移交工作。局領(lǐng)導(dǎo)高度重視，在辦公經(jīng)費十分緊張的情況下擠出經(jīng)費，繼續(xù)加大投入，改善基礎(chǔ)設(shè)施，確?！坝布卉洝保徶脤ｉT鐵制檔案柜，從硬件方面完善檔案管理，保證檔案的安全，不斷加強檔案管理信息化建設(shè)。我們實行了婚姻登記微機自動打印，檔案存儲進(jìn)入了電子檔案管理中心，安排專人負(fù)責(zé)婚姻檔案的整理和微機補錄工作，實現(xiàn)了電子、紙質(zhì)檔案雙保險，初步實行了微機化管理。
3.我局每年6月以前，將組織各股室人員對上年的檔案進(jìn)行清理，歸檔等工作，做到了及時歸檔入室，完善檔案整理工作。
4.按時報送檔案統(tǒng)計報表及信息報送工作。
一是根據(jù)自查，在檔案管理上主要存在的問題有：對檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)不夠;工作經(jīng)驗不足，檔案分類、立卷、歸檔不夠準(zhǔn)確。
二是由于民政局的特殊性，涉及的業(yè)務(wù)繁多，所有檔案實行集中管理有難度。
一是繼續(xù)加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和重視，定期或不定期地檢查檔案管理工作，辦公室、檔案管理人員要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案管理工作，做到下情上傳、上情下達(dá)、心中有數(shù)，不斷總結(jié)經(jīng)驗，解決好存在的問題。
二是從廣度到深度進(jìn)一步認(rèn)真貫徹《檔案法》、《四川省檔案實施辦法》，依法開展檔案管理，健全檔案借閱等一系列制度。
三是針對自查中存在的問題，不斷完善各種規(guī)章制度，對存在的問題進(jìn)行整改，該配備、更新的設(shè)備爭取配備、更新齊全。
一、電子文件檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)
電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計包括流程設(shè)計和業(yè)務(wù)流程模塊，工作人員需要對不同板塊進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)計工作，確保管理系統(tǒng)的完善。（一）管理流程設(shè)計管理流程設(shè)計包括兩個階段內(nèi)容，即流程規(guī)則設(shè)計和系統(tǒng)內(nèi)部結(jié)構(gòu)構(gòu)造。流程規(guī)則的設(shè)計需要工作人員結(jié)合管理工作的要求來進(jìn)行，首先，工作人員需要對系統(tǒng)的目標(biāo)進(jìn)行確定，根據(jù)管理工作要求的不同確定各子系統(tǒng)的功能目標(biāo)，并且確定使用的優(yōu)先級別。其次，工作人員需要對該系統(tǒng)的應(yīng)用環(huán)境進(jìn)行確定，根據(jù)應(yīng)用環(huán)境開展相應(yīng)的工作，積極應(yīng)用新技術(shù)。最后，系統(tǒng)的信息輸入和輸出也是需要工作人員來確定的內(nèi)容。系統(tǒng)內(nèi)部結(jié)構(gòu)構(gòu)建需要工作人員做到以下幾方面。第一，工作人員需要對系統(tǒng)的活動要素進(jìn)行一定的規(guī)定。設(shè)定其為包括文件收集、檔案鑒定、檔案整理、案卷編目四方面內(nèi)容的活動集。該活動集的確定是確保檔案管理工作開展的基礎(chǔ)。第二，工作人員需要對確定的活動集進(jìn)行流程安排，確定檔案管理工作的先后次序，按照先收集、鑒定，后整理、編目的順序進(jìn)行檔案文件管理。第三，工作人員需要對管理工作的實現(xiàn)方式要素進(jìn)行一定的安排。在進(jìn)行文件收集階段，工作人員需要做好一定的工作方法選擇，如進(jìn)行收集目的分析、收集要求解讀、收集方法選擇等，判斷電子文件檔案的內(nèi)容屬性、技術(shù)屬性等多方面內(nèi)容。電子文件檔案的鑒定工作也對工作人員的工作提出了一定的要求。一方面，工作人員需要利用先進(jìn)的信息技術(shù)進(jìn)行檔案的掃毒檢測和可讀性檢測等，確保文件的效用；另一方面，工作人員需要利用一定的鑒定工具和統(tǒng)計工具來進(jìn)行檔案檢定。另兩項電子文件檔案的整理與編目工作也是一樣，工作人員需要結(jié)合一定的工作目標(biāo)來開展工作，確保該項工作內(nèi)容的科學(xué)與準(zhǔn)確。（二）業(yè)務(wù)流程設(shè)計電子文件檔案在進(jìn)行收集、整理之后，工作人員需要對其進(jìn)行利用價值的挖掘，通過建立使用業(yè)務(wù)來發(fā)揮檔案的作用。這項業(yè)務(wù)流程圖包含三方面內(nèi)容，其一是對電子文件檔案進(jìn)行收集。其二是鑒定電子文件檔案，其三是整理電子文件檔案。三項業(yè)務(wù)需要工作人員充分結(jié)合，并且落實相關(guān)工作。首先，電子文件檔案的收集階段。管理系統(tǒng)通過利用相應(yīng)的辦公自動化系統(tǒng)對工作人員的日常工作進(jìn)行電子文件歸檔，結(jié)合電子文件的內(nèi)容進(jìn)行屬性的記錄與統(tǒng)計，通過一定的技術(shù)鑒別該電子文件檔案的存儲技術(shù)屬性，在這一系列工作后，工作人員自行決定是否閱覽該文件檔案，最后進(jìn)行電子文件和電子檔案的區(qū)分、歸檔。其次，在開展電子文件的鑒定活動中，工作人員需要對電子文件檔案進(jìn)行價值的評判，確定其是否需要進(jìn)行銷毀或保管。這項工作的開展要求工作人員對電子文件檔案進(jìn)行整理，羅列出需要處理的電子文件檔案，對這部分文件進(jìn)行抽樣調(diào)查，判斷該電子文件檔案的價值屬性，對于有保管價值的文件檔案，工作人員需要對其進(jìn)行立案，而沒有價值的電子文件檔案可以適時地進(jìn)行銷毀，節(jié)約存儲空間。最后，在電子文件檔案的整理部分，工作人員需要對具有保管價值的電子文件檔案進(jìn)行管理，按照文件的屬性、保管時長等進(jìn)行電子文件檔案分組，方便后期檔案利用工作的開展。
二、結(jié)束語
電子文件檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計流程以及業(yè)務(wù)流程等都要求工作人員能夠結(jié)合一定的專業(yè)知識和計算機技術(shù)，將管理系統(tǒng)的功能進(jìn)行完善，確保電子文件檔案能夠得到妥善的管理與安排。推進(jìn)該管理系統(tǒng)的使用對我國電子檔案管理工作的開展十分有利，工作人員要能夠?qū)⑾冗M(jìn)的管理理念與該管理系統(tǒng)融合，推動檔案工作逐漸走向科學(xué)化。
作者：王娜單位：滿洲里市人才交流服務(wù)中心
（一）檔案管理意識不強。疾控中心檔案管理工作非常繁瑣，對檔案管理人員要求很高，需要在日常工作中保持足夠的耐心，細(xì)致做好每個環(huán)節(jié)的工作。疾控中心屬于公益性機構(gòu)，主要提供公共衛(wèi)生防治服務(wù)，由于某些領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的不重視，認(rèn)為其不能產(chǎn)生社會效益，因此未設(shè)立專門的檔案管理部門，也沒有安排專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。因為檔案管理人員業(yè)務(wù)能力不強，導(dǎo)致檔案管理不夠規(guī)范，難以保證檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。
（二）檔案管理水平不高。很多疾控中心缺乏完善的檔案管理制度，無法滿足當(dāng)前形勢下檔案業(yè)務(wù)發(fā)展的要求。一些疾控中心對檔案的整理把控能力不強，未能統(tǒng)一、集中管理檔案，造成大量檔案被分散到各個科室。此外，一些珍貴檔案的收集、整理和歸檔工作不及時，不能充分發(fā)揮出檔案的作用，檔案得不到有效利用。
（三）檔案管理不夠規(guī)范。從當(dāng)前疾控中心檔案管理工作來看，還顯得不夠規(guī)范，缺乏健全的工作制度，也沒有將相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)明確下來。在需要使用檔案資料的時候，經(jīng)常要用大量時間去翻找，從而影響了檔案的利用率，很難真正發(fā)揮出檔案的作用。不僅如此，檔案制作過程也不夠規(guī)范，書寫很隨意，未留出裝訂線，對之后檔案的裝訂造成麻煩。
（四）檔案管理信息化建設(shè)滯后。當(dāng)前信息技術(shù)已經(jīng)非常普及，將其運用到疾控中心檔案管理中，可以簡化工作流程，節(jié)約人力和物力，并讓檔案資料得到妥善保存。現(xiàn)階段很多疾控中心已經(jīng)開始應(yīng)用檔案管理信息化系統(tǒng)，不過其功能還不多，實用性有待提升。此外，很多檔案管理人員不熟悉信息技術(shù)，工作中仍然以紙質(zhì)檔案為主，需要進(jìn)一步加快檔案管理信息化建設(shè)步伐。
二、疾控中心檔案管理工作的對策
（一）完善檔案管理工作制度。疾控中心檔案具備不可復(fù)制的特征，需要認(rèn)真開展檔案收集與整理工作，讓檔案管理更加規(guī)范，并得到有效利用。對此，疾控中心要結(jié)合《檔案法》相關(guān)規(guī)定，從實際檔案管理工作情況入手，不斷完善檔案管理工作制度，將檔案的收集、整理和歸檔等要求明確下來。比如對檔案收集工作而言，需要及時進(jìn)行收集，保證檔案資料的完整，不出現(xiàn)遺漏。此外，檔案管理人員還要督促各科室認(rèn)真收集和整理本科室形成的檔案資料，嚴(yán)格落實各類檔案管理制度，確保檔案管理工作更加規(guī)范和科學(xué)。
（二）注重檔案管理人員的培養(yǎng)。疾控中心領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，設(shè)立專門的檔案管理部門，并安排專業(yè)檔案管理人員負(fù)責(zé)。在日常工作中，要定期開展對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，讓他們掌握最新的檔案知識，提升職業(yè)道德素養(yǎng)。由于疾控中心檔案管理工作有著服務(wù)性與保密性等特點，還要重視思想政治工作，讓檔案管理人員具備較高的政治覺悟，能夠在工作崗位上保持高度的責(zé)任心。只有這樣，才能從整體上提升疾控中心檔案管理隊伍的素質(zhì)與能力，提升檔案管理工作的水平，確保衛(wèi)生防疫工作順利開展。
（三）提升?n案管理的規(guī)范性。疾控中心可以采取檔案兩級管理措施，包括中心級與科級兩種。其中中心級檔案的行政性較強，主要內(nèi)容有行政文件、人事管理檔案、財務(wù)管理檔案；而科級檔案學(xué)術(shù)性較強，主要形成于日常工作中，檔案資料取決于服務(wù)對象，容易發(fā)生變化，內(nèi)容有疫情流行病因分析報告、各類年度分析報告、日常監(jiān)測報告、免疫規(guī)劃檔案、艾滋病患者檔案、結(jié)核病患者檔案、慢性非傳染性疾病管理檔案、健康教育工作資料和疫情調(diào)查處理材料等。疾控中心要結(jié)合實際業(yè)務(wù)的特征，將檔案兩級管理工作標(biāo)準(zhǔn)明確下來，并成立相應(yīng)的管理小組，安排專人負(fù)責(zé)工作，從而讓檔案管理更加規(guī)范，便于今后的查詢與利用。
建立和完善教學(xué)檔案，是一個學(xué)校教學(xué)工作正常有序開展的重要保障，是考察一個學(xué)校質(zhì)量的重要指標(biāo)，是記錄學(xué)生成長學(xué)習(xí)過程、記錄教育教學(xué)改進(jìn)和提高的重要載體。
一、教學(xué)檔案管理的主要內(nèi)容
1.教務(wù)管理。教務(wù)管理主要包括：各級教育主管單位對教學(xué)工作的年度安排，學(xué)校教學(xué)過程中的進(jìn)度安排以及教學(xué)安排，教師隊伍集中學(xué)習(xí)及分散學(xué)習(xí)的安排計劃，各類教學(xué)活動的安排及記錄，學(xué)校年度工作總結(jié)，與學(xué)校日常管理活動有關(guān)的圖片和影像等資料，學(xué)習(xí)結(jié)合自身實際編制的教學(xué)資料，年度考核及教學(xué)測評結(jié)果等，學(xué)校教學(xué)工作相關(guān)各類資料。
2.教師管理。教師管理主要包括：教師備課筆記，教師上課情況記錄，班主任工作記錄，教師教學(xué)計劃、教學(xué)總結(jié)及學(xué)習(xí)報告等，定期組織學(xué)科教研組教學(xué)交流記錄，教師基本功、教學(xué)技能評比及獲獎情況記錄，實驗室、圖書館使用情況記錄，各種文體活動情況記錄等。
3.學(xué)生檔案。學(xué)生檔案主要包括：新生錄取情況，學(xué)生畢業(yè)升學(xué)去向記錄，畢業(yè)證、競賽證明等證件影印件留存，學(xué)籍注冊，每年學(xué)生學(xué)籍變動記錄，學(xué)生教學(xué)質(zhì)量檢測成績、期中期末考試成績、學(xué)業(yè)水平測試成績等各類考試成績記錄，學(xué)生評優(yōu)記錄，參加各種學(xué)科競賽及文體特長，學(xué)生干部及黨員團(tuán)員名冊等。
二、教學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)狀
1.思想認(rèn)識不夠。很多學(xué)校在進(jìn)行教學(xué)檔案管理的歸檔整理過程當(dāng)中，僅僅將一些有形的資料，如教學(xué)的相關(guān)文字資料、教師備課的記錄等，簡單地進(jìn)行整理，之后堆放在一個角落里面束之高閣，沒有再進(jìn)行科學(xué)、系統(tǒng)地整理。甚至有些學(xué)校的管理者認(rèn)為，教學(xué)檔案就是應(yīng)付上級檢查的一個擺設(shè)，往往是在上級下發(fā)專門通知要進(jìn)行檢查的時候，才匆忙補齊，很難發(fā)揮檔案管理的作用。
2.管理方式落后。目前，在教學(xué)檔案的收集、匯總、整理等各個環(huán)節(jié)，一直沿用以前的檔案管理方式，很多學(xué)校沒有結(jié)合學(xué)校自身的教學(xué)需要和教學(xué)安排，對學(xué)校的檔案管理方式進(jìn)行調(diào)整。大多數(shù)情況下，為管理檔案而管理檔案。這樣的管理思想，直接導(dǎo)致很多學(xué)校的教學(xué)檔案管理工作停留在檔案盒加日記本的階段，一些現(xiàn)代的特別是信息化檔案管理技術(shù)和方式?jīng)]有在教學(xué)檔案的管理工作中得到很好的應(yīng)用。
3.人員隊伍難以滿足需要。隨著檔案管理方式、方法的改進(jìn)和提高，以及檔案利用要求的更加嚴(yán)格，對檔案管理人員的素質(zhì)要求越來越高，專業(yè)化水平和熟練掌握程度的要求也大幅提高。但是，目前的教學(xué)檔案管理隊伍中，一方面很多檔案管理人員是從教學(xué)一線退下來的，年齡偏大，對檔案管理的專業(yè)技術(shù)、專業(yè)理論熟練程度不高，掌握內(nèi)容不全面，難以勝任檔案管理工作的需要。另一方面，一些年輕的檔案管理人員受傳統(tǒng)檔案管理方式、方法的影響，很多時候沿用以前的方法，沒有積極地進(jìn)行創(chuàng)新，造成檔案管理成了一成不變的工作。同時，檔案隊伍年齡結(jié)構(gòu)不合理，難以形成梯隊，也是檔案管理工作沒有有效發(fā)揮作用的一個重要原因。
三、提高學(xué)校教學(xué)檔案管理水平的建議
1.管理人員要高度重視教學(xué)檔案管理工作。作為學(xué)校的管理人員，特別是學(xué)校的主要管理者，要將教學(xué)檔案管理工作放在重要位置抓，做到與學(xué)校的各項工作同部署、同安排、同考核。尤其是在檔案管理機構(gòu)的設(shè)置以及檔案管理工作所需設(shè)備的保障上，一定要高度重視，確保學(xué)校教學(xué)檔案管理各項工作能夠得到有效的開展和進(jìn)行。
2.推進(jìn)教學(xué)檔案管理工作創(chuàng)新。積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代檔案管理工作的新思想、新思路、新方法，對原有的管理思想、管理方式和方法進(jìn)行全面、深入、細(xì)致的分析，勇于開拓、大膽創(chuàng)新，敢于打破條條框框，善于運用新思想分析新問題，運用新方法解決老難題。特別是與現(xiàn)代信息技術(shù)相結(jié)合起來，以全新的管理思想促進(jìn)教學(xué)檔案管理上一個更新的臺階，以現(xiàn)代化信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用實現(xiàn)教學(xué)檔案管理工作的新提高，使教學(xué)檔案在學(xué)校的日常工作中發(fā)揮更大、更積極的作用。
3.著力提升教學(xué)檔案管理隊伍素質(zhì)。隊伍素質(zhì)的提高直接影響教學(xué)檔案管理水平的提升。在加強教學(xué)檔案管理工作之前，要根據(jù)學(xué)校建設(shè)需要和教育教學(xué)的需要，合理制定檔案管理人員引進(jìn)培養(yǎng)計劃，確保學(xué)校教學(xué)檔案管理工作人員能夠勝任各項工作要求，要結(jié)合教學(xué)檔案管理工作的時代特點和技術(shù)要求，加強教學(xué)檔案管理隊伍梯隊建設(shè)，構(gòu)建合理年齡結(jié)構(gòu)、知識結(jié)構(gòu)等，從根本上打好教學(xué)檔案服務(wù)學(xué)校管理的基礎(chǔ)，為學(xué)校教學(xué)水平的提升打下良好基礎(chǔ)。
四、結(jié)束語
教學(xué)檔案管理是強化學(xué)校管理的重要工作，是促進(jìn)教學(xué)水平提高的重要基礎(chǔ)性工作，是記錄學(xué)生成長經(jīng)歷的重要載體。學(xué)校要更加重視教學(xué)檔案的作用，采用更加高效、更加合理、更加符合學(xué)校實際的教學(xué)檔案管理方法，為教育教學(xué)工作提供系統(tǒng)化、科學(xué)化、規(guī)范化的檔案資料支撐體系，從根本上提高學(xué)校的競爭力。
作者:馬銀鳳 單位:新疆林業(yè)學(xué)校
參考文獻(xiàn)：
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人事檔案是反映個人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)的歷史記錄，是考察人才，科學(xué)用人的重要依據(jù)，在干部選拔任用、人員調(diào)動、職稱評審、退休等方面發(fā)揮著非常重要的作用。高職院校現(xiàn)行的人事檔案管理工作模式明顯滯后，阻礙著高職院校建設(shè)，限制高職院校各方面工作。
一、目前高職院校人事檔案管理中存在的問題
（一）檔案管理意識薄弱、管理思想陳舊
高職院校領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作，認(rèn)為檔案的管理僅僅是學(xué)校輔的工作。高職院校沒專門負(fù)責(zé)檔案管理的機構(gòu)部門，只是從人事部門安排較少的人員以兼職形式管理。大多高職院校對于檔案持有“重藏輕用”的落后觀念，沒意識到檔案管理的重要性。學(xué)校對于人事檔案工作不夠重視，投入的財力、物力及人力不足，管理工作仍停留在傳統(tǒng)的管理模式。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式是將檔案接收和保存當(dāng)作主要工作內(nèi)容，采用手工操作方式整理完善檔案，存在效率低，易出錯、查閱困難等缺點。對于新的信息化人事檔案管理模式，不太愿意投入資金，不愿意去嘗試，固步自封。
（二）檔案管理制度不健全
在人事檔案管理工作不被重視的情況下，大多數(shù)的高職院校沒有制定關(guān)于規(guī)范管理人事檔案的相關(guān)規(guī)章制度。檔案管理工作缺少制度的規(guī)范，導(dǎo)致當(dāng)前檔案管理工作繁雜、混亂、無章可循。檔案管理的大部分工作需要根據(jù)規(guī)章制度開展，對于檔案進(jìn)行嚴(yán)格的管理、審查，以及對檔案資料的收集、完善和歸檔。同時，很多學(xué)校沒有安排專門的檔案管理崗位，即使有專人的管理也是缺乏檔案管理知識的背景，無形中使檔案管理工作專業(yè)度不夠，檔案工作做不好。
（三）檔案管理信息化程度低
高職院校人事體制改革不斷深化，無形的加重了人事檔案的工作，傳統(tǒng)的管理模式已不能滿足當(dāng)下新形勢的需要，高職院校檔案信息化的建設(shè)工作比較滯后。高職院校的人事檔案基礎(chǔ)設(shè)施落后，收集、整理、歸類等一系列的工作還需依靠手工操作，無紙化、電子化、信息化的程度不高，影響了檔案管理工作的效率、利用率。
（四）工作人員不夠?qū)I(yè)
檔案管理工作的開展，歸根到底要依靠“人”來推動。高職院校的檔案管理工作人員通常都學(xué)歷不高，沒有檔案管理知識背景。工作人員不是全職的從事檔案管理工作，只是臨時安排人員負(fù)責(zé)，沒有形成長期化、延續(xù)化，專業(yè)化的管理模式。對人事檔案管理投入的經(jīng)費不足，工作人員沒有太多的系統(tǒng)的、專業(yè)的培訓(xùn)以及技術(shù)指導(dǎo)，使得檔案管理能力得不到提升。
二、加強高職院校人事檔案管理的幾點思考
（一）更新觀念，提高對檔案管理工作的認(rèn)識
為適應(yīng)高職院校人事的發(fā)展，提高檔案的管理水平，首先要解放思想，更新觀念，提高對檔案管理工作的認(rèn)識。檔案的管理不僅僅是簡單的收集、整理、保管，更重要的是檔案服務(wù)。在工作中，要加強檔案服務(wù)的主動性、及時性，使檔案工作由被動存放、保管變?yōu)橹鲃犹峁├?。檔案管理工作要為高職院校的人事選拔、職稱晉升、評優(yōu)評獎等提供真實可靠的檔案信息。高職院校領(lǐng)導(dǎo)及檔案工作人員務(wù)必跟上發(fā)展形勢，轉(zhuǎn)換觀念，提高對檔案管理工作的認(rèn)識。
（二）建立健全人事檔案管理制度
任何工作開展之前都需要制定相關(guān)制度，做到有法可依、有章可循，檔案管理工作也不例外。高職院校對檔案的收集、整理、管理、操作等要有合理操作規(guī)范和章程，確保檔案管理工作制度化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。人事檔案管理必須明確職責(zé)，對人事檔案工作中存在的問題，要及時研究、及時解決，加強指導(dǎo)和管理，制定一套完整的管理考核制度，并確保各項工作得到落實。
（三）運用信息化手段進(jìn)行管理
傳統(tǒng)的人事檔案工作以紙質(zhì)為載體存儲資料，而應(yīng)用計算機后，電子文件取代了紙質(zhì)材料，檔案管理將進(jìn)入信息化的時代。越來越多的高職院校利用現(xiàn)代技術(shù)手段管理人事檔案，將檔案的資料數(shù)字化、集成化、高效化，通過信息檢索系統(tǒng)進(jìn)行人事檔案的檢索，為高職院校人事調(diào)動、科研開發(fā)、人員晉升、評優(yōu)評獎等各種用途提供方便、快捷、準(zhǔn)確的服務(wù)。檔案信息電子化實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索和電子文件信息的共享，規(guī)范了檔案管理的各項工作。檔案管理工作的信息化需要提高工作人員掌握計算機能力，將檔案電子化、數(shù)字化，建立起存儲信息的數(shù)據(jù)庫。檔案管理信息化很好的將檔案資料系統(tǒng)地、規(guī)范地整理出來，發(fā)揮了檔案的信息作用，體現(xiàn)檔案的信息價值。
（四）提高工作人員的素質(zhì)
加強對檔案工作人員的培養(yǎng)，打造一支具有高素質(zhì)、高水平的專業(yè)隊伍。加大對檔案人員教育培訓(xùn)力度，鼓勵支持他們參加檔案管理工作培訓(xùn)、研討會、學(xué)歷教育，甚至到外地考察學(xué)習(xí)、交流經(jīng)驗等。通過多種是培訓(xùn)途徑，有計劃、有針對性地對檔案管理人員進(jìn)行全面系統(tǒng)的培訓(xùn)，不斷提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、工作素質(zhì)。人事檔案管理是一項專業(yè)程度較高的工作，工作人員應(yīng)具備檔案管理的知識背景，最好是有檔案管理類的技術(shù)職稱資格。
三、結(jié)語
高職院校的人事檔案管理是為師資隊伍管理和利用提供相關(guān)人事數(shù)據(jù)和信息服務(wù)，在為學(xué)院選拔干部、職稱評聘等工作提供了真實可靠的信息。高職院校應(yīng)重視檔案管理工作，明確檔案工作的服務(wù)目的，拓寬人事檔案利用領(lǐng)域，使人事檔案更好的服務(wù)于高職院校的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
原先我們基層殘聯(lián)的所有工作檔案都由街道統(tǒng)一整理、裝訂。并沒有分類。因此鑒于在平時工作中對檔案工作的認(rèn)識不足以及對檔案知識的不熟悉，所以我們在思想上、措施上做了一些努力。
1、思想準(zhǔn)備階段
在接到建檔工作通知后，思想上十分重視，馬上將檔案管理工作納入工作日程，專門請街道負(fù)責(zé)檔案工作的人員進(jìn)行專業(yè)指導(dǎo)，學(xué)習(xí)檔案的收集、整理和歸檔等相關(guān)知識，使我門對檔案管理有了感性認(rèn)識，真正做到了認(rèn)識到位。
2、資料搜集階段由于，平時我們的資料管理不太重視，一些資料分散在各村（居）委會的助殘員手中；一些資料也存在各相關(guān)的部門。如社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心、街道檔案室。另一些必備資料也不注意收集，因此，我們根據(jù)檔案目錄逐一進(jìn)行搜集。同時派出專人向各方面索取資料，做到措施到位。
3、整理和歸檔階段
由于經(jīng)驗的不足，檔案整理走過了一段彎路，在自我檢查中發(fā)現(xiàn)分類不符合要求，我們不畏艱難，主動請教專家并推倒重來，在專家的指點下將近五十冊資料分類準(zhǔn)確，重新仔細(xì)裝訂，做到了基本滿足檔案管理要求。
4、檢查和完善階段
11月，根據(jù)上級殘聯(lián)的安排，我們參加了檔案的互查，發(fā)現(xiàn)了一些問題，包括資料的收集還存在一些問題，針對這一問題，我們馬上進(jìn)行整改，向兄弟單位學(xué)習(xí)，將檔案補充完整。
經(jīng)過幾個月的努力，已經(jīng)建立殘疾人康復(fù)檔案五十多冊，基本涵蓋了康復(fù)的各個方面。同時我們還對殘聯(lián)聯(lián)工作的其它資料一并進(jìn)行整理和歸檔。
二、檔案管理重要性的認(rèn)識
檔案管理工作是加快推進(jìn)殘疾人事業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，不斷夯實檔案基礎(chǔ)建設(shè)，加大檔案管理工作力度，有效發(fā)揮檔案的功能，是能否做好殘疾人工作的一個重要方面，加大檔案管理工作力度，有效發(fā)揮檔案的功能，能使我們的事業(yè)擴大影響，同時，所記錄的殘疾人事業(yè)發(fā)展軌跡，也為后來的殘聯(lián)工作人員留下了一份寶貴的資料，使殘疾人事業(yè)平穩(wěn)、健康發(fā)展。
三、存在的不足和努力方向
（一）結(jié)合省市檔案工作會議精神，進(jìn)行了檔案工作相關(guān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的學(xué)習(xí)和討論，統(tǒng)一業(yè)務(wù)指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案裝具。參加全省機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，為有針對性開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)打下基礎(chǔ)。
（二）配合制定了工作實施方案和建檔目錄及歸檔范圍、整理標(biāo)準(zhǔn)等規(guī)范文件的擬發(fā)，協(xié)助召開了檔案管理工作培訓(xùn)會議并作專題輔導(dǎo)講座。抽調(diào)人員全程參與創(chuàng)衛(wèi)檔案資料的收集整理工作。
（三）做好年度歸檔文件整理工作。集中開展了歸檔文件整理活動，印發(fā)了通知，對活動進(jìn)行安排部署。
（四）開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。舉辦檔案“回頭看”培訓(xùn)班、社區(qū)檔案工作培訓(xùn)班，系統(tǒng)講授了檔案整理有關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范新標(biāo)準(zhǔn)。
（五）積極開展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)。重點對相關(guān)單位開展歸檔文件整理指導(dǎo)。采用電話答疑、QQ流、現(xiàn)場操作、點對點講解等形式，對其他單位檔案工作進(jìn)展情況及時進(jìn)行指導(dǎo)調(diào)度。
（六）切實做好檔案科學(xué)化評估工作。根據(jù)測評辦法及測評細(xì)則，完成了科學(xué)化評估驗收工作。
二、檔案利用工作
積極采取措施，提升服務(wù)效率，全力打造群眾滿意的服務(wù)窗口。接待查檔人員時，始終堅持做到接待咨詢熱心、解答問題耐心、調(diào)閱檔案細(xì)心的“三心”服務(wù)。
三、檔案管理工作
（一）開展檔案統(tǒng)計年報工作，指導(dǎo)完成檔案情況統(tǒng)計匯總及上報工作。
（二）每季度對檔案庫房及計算機網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行安全檢查，確保了檔案實體及檔案信息的安全。
（三）完成檔案開放鑒定工作。
（四）審核館藏檔案數(shù)據(jù)庫目錄，整合各重點部門檔案目錄，協(xié)助完成檔案區(qū)域目錄中心建設(shè)數(shù)據(jù)資源的上報工作。
關(guān)鍵詞：專項；檔案；優(yōu)化；整理
所謂專項工作檔案，簡單的說是在社會發(fā)展的形勢下形成了諸多的檔案，由于社會經(jīng)濟水平的提升，每天出現(xiàn)的事物也在日益增多，這些事情的發(fā)生并不是沒有用的，某些相關(guān)部門舉辦了重要的活動，并且在每一次舉辦檔案整合的時候，都會為下一次的活動帶來參考依據(jù)，因此開展專項工作檔案管理是必要的。
1 專項工作檔案整理的必要性
隨著我國經(jīng)濟水平的日益發(fā)展下，社會中各項工作都得到了蓬勃的發(fā)展，與此同時也在某些會議、活動等方面日益增加，其中某些活動的記載，開展會議的時候所下達(dá)的相關(guān)文件，都成為了主要的社會資源，對存在的疾病及其社會事故做好了詳細(xì)的記錄，并納入到檔案中，倘若以后出現(xiàn)類似的現(xiàn)象，那么就會對有關(guān)檔案做好整合就可以了，隨著專項檔案的不斷發(fā)展，分門別類的把檔案做好科學(xué)的分配，這樣為今后查找?guī)矸奖悖瑱n案歸類工作變得一目了然，為查找資料帶來益處，在問題剛開始出現(xiàn)的時候采取合理的處理手段，進(jìn)而為日后社會發(fā)展帶來益處。
2 專項檔案整理存在的問題
2.1 專項工作由突發(fā)事件轉(zhuǎn)為正常工作后的檔案整理歸檔問題
當(dāng)某些專項工作通過整理以后成為檔案以后，就會隨著時間的發(fā)展而不斷進(jìn)步，出現(xiàn)這種案例的情況變得屢見不鮮，亦或是已經(jīng)被沖破，這樣就變成了日?？梢蕴幚淼姆秶?，例如以前曾經(jīng)出現(xiàn)過的禽流感情況，對傳染病的檔案進(jìn)行編輯以后做好適當(dāng)?shù)墓芾?，那么這一種類的檔案怎樣整理，能夠從專項檔案中逐漸轉(zhuǎn)變到關(guān)于醫(yī)學(xué)的傳感疾病中還沒有做好科學(xué)的明確。
2.2 專項檔案有名無實
在檔案的整理過程中，專項檔案的整理還屬于不成熟的階段，它不像其他檔案類別已經(jīng)有了規(guī)范化的管理，檔案整理人員的不熟練，對專項檔案范圍的不熟悉，造成了專項檔案整理的有名無實，往往只整理記錄了，各項會議中的文件，領(lǐng)導(dǎo)的講話，一些普通的會議計劃總結(jié)，而忽略了一寫與社會相關(guān)事件的，影音文件、實況記錄、和與事件相關(guān)的重要文件，這樣專項檔案文件的整理，就存在價值來說與普通檔案毫無區(qū)別。不能給社會的發(fā)展帶來更多的幫助。
2.3 管理人員工作懈怠
正因為檔案管理工作的與眾不同，具有一定的特殊性質(zhì)，環(huán)境與工作一直在不變的狀態(tài)，所以檔案管理人員對及其容易懈怠，對檔案整理工作的懈怠，會導(dǎo)致檔案的不完整，整理時，眾多有用的檔案資源被棄用，在信息化飛速發(fā)展的今天，檔案的整理方式也在不斷改變，員工一直保持著老舊的整理，不去積極學(xué)習(xí)新的方式方法，技能跟不上時代的腳步，這會給我國的檔案帶來檔案資源滯后的危機。
3 專項檔案管理問題的解決對策
3.1 適當(dāng)?shù)膲毫?/p>
當(dāng)前，諸多人都認(rèn)為高校檔案館工作起來較為輕松，沒有較大的工作量，甚至有些館員也有這種類似的看法，這樣就使工作機會變得尤為激烈，在檔案館崗位上設(shè)置不恰當(dāng)，忙閑出現(xiàn)不均勻的情況，某些人員工作非常清閑，不求上進(jìn)，這樣就會在某種程度上致使該類人員懶惰不積極，影響管員的工作積極性。只有具有壓力才能激發(fā)出更多的動力，擁有適當(dāng)?shù)膲毫Σ拍軌驇硪庀氩坏降男Ч?。因此，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)對自己的工作引起必要的重視，并慢慢改善不思進(jìn)取的現(xiàn)象，與此同時也要對某些愛崗敬業(yè)的館員進(jìn)行適當(dāng)?shù)莫剟?，進(jìn)而創(chuàng)造出愉快的工作氣氛，促使他們可以深切感受到自身存在的價值，為員工樹立正確的自信心。
3.2 環(huán)境激勵
由于檔案館工作的特殊性，有的館員職業(yè)懈怠隨之而生。因此有計劃地安排檔案館員定期或不定期地進(jìn)行培訓(xùn)或輪流在不同的崗位或不同地點工作。環(huán)境和工作條件的變換，可使檔案館員保持好奇心和新鮮感，并且崗位的變換，有利于讓員工全而系統(tǒng)地掌握專業(yè)知識和技能，對于檔案館職業(yè)和員工是一種雙贏的安排。遇阻代庖的現(xiàn)象，這樣長久下去對整個檔案事業(yè)是不利的。
3.3 建立情感激勵機制
建立一支積極進(jìn)取的隊伍是相關(guān)部門發(fā)展的關(guān)鍵所在，這樣就要求高校檔案部門需要投入更多的感情，并利用尊重、關(guān)心檔案人員，并和他們保持合理的溝通。彼此之間可以建立一種相互體諒的氣氛，從而充分調(diào)動人員的工作熱情，促使他們能夠樹立正確的人生目標(biāo)，端正工作態(tài)度。
3.4 為專項工作檔案單獨設(shè)置全宗
站在綜合檔案^的立場上，也可以認(rèn)為有不少活動過程是由多個主體單位合作進(jìn)行的，實際上可以將客體看作是這種活動過程的中心，而不是主體?！叭绻募?shù)量龐大、獨立性強，就可以專門設(shè)立時機構(gòu)的主體全宗，將該項活動過程中產(chǎn)生的全部檔案文件都組織進(jìn)去，就是說，即使可以把不少活動過程中形成的文件的核心看成是客體，在綜合檔案館中也仍然可以按主體全宗的形式去組織它們?！边M(jìn)而，筆者認(rèn)為不妨直接為專項工作設(shè)置客體全宗，如“某縣學(xué)習(xí)實踐科學(xué)發(fā)展觀檔案”等。
3.5 文件的分類
在整理專項工作檔案時，需注意以下三點：第一，原則上按文件的形成時間劃分年度。但也有一些例外，比如實習(xí)實踐科學(xué)發(fā)展觀活動檔案，就可按“第一批”、“第二批”“第三批”分類；第二，專項工作一般不要按組織機構(gòu)進(jìn)行分類，一是因為專項工作機構(gòu)不固定，即使分工明確，后來人利用檔案時也會因不清楚其職責(zé)分工而帶來諸多不便；二是因為在專項工作中有的機構(gòu)因分工不同，干了很多工作卻很少形成檔案。所以應(yīng)盡量按問題進(jìn)行分類，甚至可以直接按活動自身的階段來劃分整理檔案。
結(jié)束語
總而言之，專項檔案的出現(xiàn)是緊跟時代腳步的，并存在必然性的可能，它能夠依據(jù)社會的需要，為社會帶來更多的益處，從多個角度整理出的檔案，從而為日后開展各項活動提供重要的參考依據(jù)。與此同時，由于專項檔案的系統(tǒng)性管理能夠為管理的整體提供完善的升級，在社會發(fā)展的過程中，專項檔案的整理工作和群眾之間存在密切的聯(lián)系，并做好專項檔案的整理，將相關(guān)人員的文化素質(zhì)加以提升，確保檔案可以實現(xiàn)準(zhǔn)確的目的。
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