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一、合同管理概述
合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護(hù)?！吨腥A人民共和國(guó)合同法》第二條指出“合同是指平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利關(guān)系的協(xié)議”，從法律角度界定了合同的概念。
企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理主要涉及產(chǎn)、供、銷三個(gè)環(huán)節(jié)，其中大多數(shù)經(jīng)濟(jì)行為都通過(guò)合同體現(xiàn)。合同是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理基礎(chǔ)工作的重要內(nèi)容，是企業(yè)通向市場(chǎng)的橋梁和紐帶。合同管理是包括從合同起草、合同簽訂、文本管理、結(jié)算安排、執(zhí)行進(jìn)展、合同變更、到實(shí)際結(jié)款以及對(duì)合同結(jié)款情況統(tǒng)計(jì)分析的全方位管理，合同管理水平的高低對(duì)企業(yè)內(nèi)部管理及外部往來(lái)的規(guī)范性非常重要。
合同管理工作對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)度控制、質(zhì)量管理、成本管理又有著總協(xié)調(diào)和總控制的作用，可以說(shuō)是項(xiàng)目管理的核心和靈魂。通過(guò)提高合同管理水平，規(guī)范企業(yè)合同的簽訂和履行，能夠有效地防范風(fēng)險(xiǎn)、優(yōu)化管理、降低成本、提高效益。在合同管理實(shí)踐中如何能快速追溯查詢、提高審核效率、及時(shí)掌握履約狀況、快捷統(tǒng)計(jì)和分析等，都是困擾合同管理人員的問(wèn)題。
二、傳統(tǒng)合同管理模式的現(xiàn)狀和不足
傳統(tǒng)的合同管理模式一般采取手工和紙質(zhì)相結(jié)合的非信息化方式，由于合同標(biāo)的物種類繁多、業(yè)務(wù)量龐大、涉及內(nèi)部業(yè)務(wù)部門(mén)眾多，很容易造成信息不集中，實(shí)時(shí)性不強(qiáng)，導(dǎo)致各部門(mén)間協(xié)作、業(yè)務(wù)流程組建、監(jiān)控合同執(zhí)行等方面存在效率不高、費(fèi)時(shí)費(fèi)力等問(wèn)題，而且無(wú)法做到統(tǒng)籌兼顧，難免發(fā)生誤差、影響決策。主要體現(xiàn)在以下方面：
1.合同執(zhí)行管控能力不強(qiáng)
企業(yè)業(yè)務(wù)規(guī)模大、專業(yè)分類細(xì)、經(jīng)辦合同多時(shí)，傳統(tǒng)合同管理模式不便于企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督管理部門(mén)全局掌握單位全部合同實(shí)際履約狀況、項(xiàng)目進(jìn)度、經(jīng)費(fèi)執(zhí)行情況等信息。
2.合同信息查詢分析不便
合同管理工作中還經(jīng)常需要追溯相關(guān)信息或進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，采用手工管理合同時(shí)，由于企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)對(duì)合同的關(guān)注點(diǎn)不同，數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一，數(shù)據(jù)的匯總工作需要耗費(fèi)大量的時(shí)間。
3.缺少預(yù)警機(jī)制
財(cái)務(wù)部門(mén)的付款依據(jù)與合同執(zhí)行進(jìn)度密切相關(guān)，傳統(tǒng)合同管理模式缺少對(duì)合同進(jìn)度、經(jīng)費(fèi)支付等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的預(yù)警，不能幫助企業(yè)進(jìn)行財(cái)務(wù)規(guī)劃，掌控現(xiàn)金流，更好的發(fā)揮資金的作用。
三、推行合同管理信息化的意義
以信息化為手段的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化合同管理按照規(guī)范程序、固化流程、加強(qiáng)監(jiān)管、強(qiáng)化服務(wù)、透明信息的原則要求，強(qiáng)化各級(jí)管理部門(mén)的職能分配，做到職權(quán)清晰，責(zé)任明確，嚴(yán)格按規(guī)定程序?qū)徟k理，并能建立相關(guān)部門(mén)與崗位之間的相互制衡和監(jiān)督機(jī)制。記錄、控制企業(yè)合同管理各重點(diǎn)環(huán)節(jié)和關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，可實(shí)現(xiàn)企業(yè)總部對(duì)項(xiàng)目合同管理的動(dòng)態(tài)監(jiān)控。便于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和各管理部門(mén)實(shí)時(shí)、全面掌握項(xiàng)目進(jìn)展情況，實(shí)現(xiàn)信息共享，并為及時(shí)收集、分析項(xiàng)目數(shù)據(jù)信息打好基礎(chǔ)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確有效的數(shù)據(jù)支持。
通過(guò)合同管理信息化系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)對(duì)總包合同的計(jì)量、變更、支付等合同履約情況的全程了解，實(shí)現(xiàn)對(duì)分包合同、物資設(shè)備采購(gòu)合同的招議標(biāo)、簽訂、執(zhí)行等工作的全面控制。并以合同檔案的形式歸檔到信息化系統(tǒng)，形成一套完整閉合的合同管控資料，改變傳統(tǒng)合同管理的復(fù)雜性和隨意性。
合同管理信息系統(tǒng)能為企業(yè)合同管理工作帶來(lái)極大的便利，其優(yōu)點(diǎn)主要體現(xiàn)在以下五個(gè)方面：
1.增加管理透明度，提高管理監(jiān)督能力，防止不正之風(fēng)。
合同所約定的交易涉及企業(yè)物資、產(chǎn)品或技術(shù)，與企業(yè)資金的流出、流入緊密關(guān)聯(lián)，只有進(jìn)行有效監(jiān)督，才能防止不正之風(fēng)與職務(wù)犯罪。合同管理信息化通過(guò)網(wǎng)上辦公與信息流轉(zhuǎn)，將提高監(jiān)督管理行為的能力，利于反腐倡廉的源頭控制，不僅能保護(hù)企業(yè)財(cái)產(chǎn)不受侵占，還能凈化企業(yè)環(huán)境，樹(shù)立良好風(fēng)氣。
2.優(yōu)化管理模式，革新管理理念。
推行合同管理信息化，在管理方式上實(shí)現(xiàn)了由傳統(tǒng)的手工經(jīng)驗(yàn)式、粗放型合同管理模式向以PDCA 循環(huán)模式為主的精細(xì)化合同管理模式的轉(zhuǎn)變，合同管理的重復(fù)工作量和誤差明顯減少，質(zhì)量和效率明顯提高，促進(jìn)企業(yè)管理理念革新。
3.降低管理成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。
合同管理信息化能提高企業(yè)對(duì)成本消耗情況的控制和監(jiān)督效能，降低庫(kù)存占用資金，優(yōu)化庫(kù)存結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的約束和平衡，促進(jìn)公司降本增效。
4.加強(qiáng)過(guò)程管控能力，提升合同管理水平。
合同管理信息化可以將資金流向、數(shù)量和時(shí)間等具體內(nèi)容反映合同的實(shí)際履約狀況，為企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督部門(mén)開(kāi)展過(guò)程監(jiān)管、同步監(jiān)管提供了有利條件，可以提高企業(yè)內(nèi)部流轉(zhuǎn)審核效率、強(qiáng)化過(guò)程監(jiān)管能力、加強(qiáng)數(shù)據(jù)處理能力，使企業(yè)合同管理水平得到了提高。
5.確保合同各項(xiàng)信息真實(shí)有效。
通過(guò)信息化管理，合同信息能夠利用網(wǎng)絡(luò)及時(shí)反饋，在加強(qiáng)合同動(dòng)態(tài)管理的同時(shí)，拓寬收集合同數(shù)據(jù)信息的渠道，確保合同數(shù)據(jù)的真實(shí)性、有效性，為合同招標(biāo)談判及成本預(yù)算提供了詳細(xì)數(shù)據(jù)，為企業(yè)提升決策水平提供了數(shù)據(jù)平臺(tái)。
四、如何建設(shè)合同管理信息化平臺(tái)
合同管理信息化必須以合同為主線，以費(fèi)用為中心，以解決實(shí)際業(yè)務(wù)管理中的問(wèn)題為主導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)對(duì)合同全周期的管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)合同執(zhí)行狀況動(dòng)態(tài)跟蹤，實(shí)現(xiàn)預(yù)算管理、成本控制、資金收支實(shí)時(shí)監(jiān)控，將企業(yè)合同管理動(dòng)態(tài)化、智能化、網(wǎng)絡(luò)化，為企業(yè)提供合理的流程和業(yè)務(wù)約束及全方位的管理。
合同管理信息化平臺(tái)建設(shè)，將合同的訂立、計(jì)價(jià)、支付及查詢等管理要求有機(jī)結(jié)合，有利于迅速掌握各合同的執(zhí)行狀態(tài)，為決策提供基礎(chǔ)性信息。主要包括合同擬制會(huì)簽審批管理、合同文本管理、合同變更管理、項(xiàng)目進(jìn)度管理、用戶管理、分承包商管理、合同收付款管理、統(tǒng)計(jì)分析管理等分項(xiàng)建設(shè)。
合同擬制會(huì)簽審批管理：系統(tǒng)平臺(tái)提供合同樣本，合同起草人從樣本數(shù)據(jù)庫(kù)中選擇對(duì)應(yīng)的合同樣本，填寫(xiě)合同要素。合同要素分為必須項(xiàng)和可選項(xiàng)，確定合同草案時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)檢測(cè)合同要素必須項(xiàng)是否完整，不完整的不允許保存并提交合同審批。系統(tǒng)對(duì)保存后的合同，根據(jù)合同編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，完成合同文本擬制和項(xiàng)目立項(xiàng)。合同進(jìn)入企業(yè)業(yè)務(wù)流程中的審批流程，根據(jù)審批人員的權(quán)限及順序劃分，保留審批過(guò)程中各個(gè)審批人員的審批意見(jiàn)，完成合同草案審批會(huì)簽。
合同文件管理：將與合同相關(guān)的所有文件，包括合同草案、合同附件、技術(shù)協(xié)議、變更文件等內(nèi)容，按照規(guī)定格式輸入電子版文檔，導(dǎo)入信息化平臺(tái)進(jìn)行存檔，相關(guān)人員可在權(quán)限范圍內(nèi)查閱合同文本相關(guān)資料。
合同變更管理：記錄合同變更的原因，并將變更依據(jù)作為附件導(dǎo)入系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)合同變更過(guò)程管理的有據(jù)可查、權(quán)責(zé)清晰。合同變更管理分項(xiàng)可根據(jù)原合同與變更后合同的信息自動(dòng)生成變更清單，生成變更詳情表，并及時(shí)反映變更后的合同費(fèi)用、項(xiàng)目進(jìn)度要求、技術(shù)條款變化等變更情況。
項(xiàng)目進(jìn)度管理：明確記錄合同規(guī)定項(xiàng)目進(jìn)度，并與實(shí)際進(jìn)度情況進(jìn)行對(duì)比，在項(xiàng)目重點(diǎn)環(huán)節(jié)和關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的前期提醒，實(shí)現(xiàn)了控制關(guān)口前移，使合同管理由事后被動(dòng)防范轉(zhuǎn)為事前主動(dòng)防范，便于項(xiàng)目管理人員、技術(shù)人員及時(shí)了解合同執(zhí)行情況，做出相應(yīng)進(jìn)度調(diào)整。
合同收付款管理：包含發(fā)票登記管理、支付節(jié)點(diǎn)安排、智能提醒收付款等子項(xiàng)，根據(jù)合同信息細(xì)化合同支付方式、資金來(lái)源、預(yù)算安排，幫助企業(yè)進(jìn)行財(cái)務(wù)規(guī)劃，掌控現(xiàn)金流，更好的發(fā)揮資金的作用。
統(tǒng)計(jì)分析管理：自定義統(tǒng)計(jì)條件，根據(jù)不同的查詢和統(tǒng)計(jì)方式，從不同角度對(duì)系統(tǒng)平臺(tái)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理、統(tǒng)計(jì)分析，自動(dòng)輸出統(tǒng)計(jì)結(jié)果，輔助經(jīng)營(yíng)決策。
五、合同管理信息化建議
合同管理信息化在企業(yè)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行、經(jīng)營(yíng)管理、防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)中，發(fā)揮了較大作用。
要做好合同管理信息化建設(shè)工作，除按步驟精心組織外，還需關(guān)注以下幾點(diǎn)：
1.做好管理平臺(tái)首期上線之后的持續(xù)優(yōu)化
管理平臺(tái)首期上線運(yùn)行一段時(shí)間后，各相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)操作界面和細(xì)節(jié)會(huì)提出不少優(yōu)化建議，應(yīng)將這些建議匯總，進(jìn)行甄別和梳理，既考慮業(yè)務(wù)部門(mén)需求，又兼顧合法合規(guī)性，持續(xù)開(kāi)展優(yōu)化工作。
2.實(shí)現(xiàn)信息化軟件之間數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)性
合同管理信息化的一大令人矚目的特點(diǎn)，就是實(shí)現(xiàn)海量數(shù)據(jù)和信息的共享。如果不能實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，將是對(duì)信息化管理平臺(tái)資源的極大浪費(fèi)。一般企業(yè)除了合同管理信息化外，還有財(cái)務(wù)、工程等其他信息化軟件，合同管理信息化平臺(tái)開(kāi)發(fā)時(shí)需注意和其他系統(tǒng)信息化軟件的對(duì)接，不同系統(tǒng)的信息化軟件數(shù)據(jù)相關(guān)聯(lián)，有些數(shù)據(jù)可以相互取用，不僅可以減少錄入人員的工作量，更重要的是控制數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，提高軟件的管控作用。
參考文獻(xiàn)
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中圖分類號(hào)：F715.4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2012）04-00-01
進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，中國(guó)逐步邁進(jìn)了全面信息化管理的時(shí)代，信息化技術(shù)應(yīng)用廣泛，信息化管理已經(jīng)成為一個(gè)現(xiàn)代化企業(yè)管理的重要工具。為了適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要，增強(qiáng)建筑施工企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，國(guó)有大中型企業(yè)逐步由粗放型管理向精細(xì)化管理方向轉(zhuǎn)變，在這個(gè)過(guò)程中，對(duì)企業(yè)的信息化建設(shè)提出了更高的要求。
一、合同管理信息化的必要性
1.合同管理是建筑施工企業(yè)管理的核心，承發(fā)包雙方通過(guò)施工建造過(guò)程來(lái)完成合同中約定的工作內(nèi)容、質(zhì)量目標(biāo)、工期目標(biāo)、安全文明施工目標(biāo)和合同金額，并通過(guò)合同條件來(lái)約束和保障雙方的權(quán)利、義務(wù)，所以實(shí)現(xiàn)有效、可控的合同管理是每個(gè)建筑施工企業(yè)都要思考和解決的重點(diǎn)和難點(diǎn)，采用何種方法來(lái)解決也就至關(guān)重要。
2.合同管理具備周期長(zhǎng)、標(biāo)準(zhǔn)高、邏輯嚴(yán)密、內(nèi)容廣泛的特點(diǎn)。而將合同管理過(guò)程劃分階段、劃分時(shí)段，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)對(duì)其不同階段、時(shí)段的信息進(jìn)行跟蹤、記錄、研究，保證了建筑施工企業(yè)對(duì)合同管理全過(guò)程的掌控。
3.合同的網(wǎng)上管理，極大地縮短了信息的傳遞時(shí)間，提高了信息傳遞的效率。節(jié)約了合同的管理成本，也節(jié)約了企業(yè)上下級(jí)單位業(yè)務(wù)人員異地往來(lái)簽字、蓋章的時(shí)間和精力，節(jié)省了人工成本，也減少了辦公設(shè)備的消耗和紙張的浪費(fèi)。
4.以往合同管理人員要花費(fèi)很多時(shí)間制作、收集和整理合同，而合同在網(wǎng)上傳遞、評(píng)審后，管理人員騰出了大塊時(shí)間，將精力投放到合同條件的研究、變更索賠地分析等專業(yè)工作中，進(jìn)一步提高了管理人員的工作質(zhì)量和工作效率。
5.實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的網(wǎng)上采集，便于數(shù)據(jù)收集、整理和不同數(shù)據(jù)間的對(duì)比、分析，更容易發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)，也方便了其他業(yè)務(wù)部門(mén)查詢和使用數(shù)據(jù)，減小因數(shù)據(jù)傳遞時(shí)間長(zhǎng)、傳遞環(huán)節(jié)多而易產(chǎn)生錯(cuò)誤的概率。
6.合同在網(wǎng)上評(píng)審，加強(qiáng)了各業(yè)務(wù)部門(mén)之間的聯(lián)系，改變了以往只是造價(jià)人員關(guān)注合同條件的局面，加強(qiáng)了資金、技術(shù)、質(zhì)量、工程、材料、安全等部門(mén)對(duì)合同條件的關(guān)注，有利于合同管理的全面性、完整性。評(píng)審過(guò)程在網(wǎng)上公開(kāi)，增強(qiáng)了合同評(píng)審的透明度，加強(qiáng)了過(guò)程監(jiān)管，有利于反腐倡廉、樹(shù)立良好的管理氛圍。
二、合同管理信息化的要點(diǎn)分析
合同管理的信息化的建立，需要確定管理目標(biāo)、管理制度、標(biāo)準(zhǔn)和流程，功能需求分析，制訂解決方案，建立合同信息化管理系統(tǒng)，組織管理人員培訓(xùn)，系統(tǒng)試運(yùn)行，跟蹤、完善系統(tǒng)，正式運(yùn)行系統(tǒng)、系統(tǒng)信息維護(hù)九個(gè)步驟。為了合同管理信息化的成功實(shí)現(xiàn)，要特別關(guān)注以下四個(gè)方面。
1.制定與信息化要求匹配的合同管理制度。要健全和完善合同管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化合同管理階段；其次是制定合同管理環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)和要求，包括合同信息的錄入、上傳，合同的網(wǎng)上評(píng)審，合同執(zhí)行過(guò)程中記錄的留存，不同合同文件的分類、歸檔等；為了防范信息外泄，要制定可行、有效的安全措施，提高合同信息的保密性。
2.建立統(tǒng)一的合同管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是合同信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。要求合同執(zhí)行的各級(jí)單位應(yīng)充分利用統(tǒng)一的合同管理辦法，實(shí)現(xiàn)合同的集中管理。特別要注意標(biāo)準(zhǔn)錄入合同基本信息、規(guī)范上傳合同文件、避免合同評(píng)審的形式化、及時(shí)留存合同執(zhí)行過(guò)程中的記錄等。如果沒(méi)有規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，合同信息資源平臺(tái)就無(wú)法建立；如果各級(jí)單位合同管理部門(mén)不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各自為政，像一盤(pán)散沙，那么企業(yè)的合同信息化系統(tǒng)就無(wú)法暢通，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)了。
3.通過(guò)良好的技術(shù)保障，建立穩(wěn)定、易操作的管理系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)軟件功能。技術(shù)人員會(huì)根據(jù)管理目標(biāo)、管理辦法和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行功能需求分析，分析不同功能間的邏輯關(guān)系，確定前置事務(wù)、后置事務(wù)，明確需要輸入的信息和應(yīng)該輸出的信息；對(duì)比較復(fù)雜的環(huán)節(jié)再分解，優(yōu)化處理。因?yàn)榱鞒虉D具備邏輯性強(qiáng)、條理清晰的特點(diǎn)，所以采用流程圖實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)功能是非常好的方法。合同管理的流程圖可分為總流程、事務(wù)流程和環(huán)節(jié)流程?？偭鞒淌菍⒑贤珘勖芷趧澐譃閹讉€(gè)階段，明確不同階段間的相互聯(lián)系和制約關(guān)系；事務(wù)流程反映不同合同管理階段中各項(xiàng)事務(wù)間的邏輯關(guān)系;環(huán)節(jié)流程則明確了某一項(xiàng)事務(wù)中環(huán)節(jié)活動(dòng)間的流轉(zhuǎn)過(guò)程和先后時(shí)間順序。好的流程圖可以直觀地描述整個(gè)活動(dòng)中的全部信息流，使閱讀者很容易掌握。
4.建立優(yōu)秀的合同管理隊(duì)伍。優(yōu)秀人才的作用在企業(yè)中越來(lái)越重要了，同樣合同管理信息化的實(shí)施的關(guān)鍵也離不開(kāi)優(yōu)秀管理人員隊(duì)伍的建設(shè)。首先要提高合同管理人員的信息化意識(shí)。由于信息化文件的錄入、上傳、評(píng)審、歸檔、檢索、傳遞等都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的。這就要求合同管理人員不僅要熟悉管理辦法和標(biāo)準(zhǔn)，還要掌握計(jì)算機(jī)的操作和合同信息化管理系統(tǒng)的使用，以確保合同管理各階段記錄、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。合同管理人員要端正工作態(tài)度，立足本職崗位，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識(shí)，不斷更新專業(yè)知識(shí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。要重視提高合同管理人員的工作技能，企業(yè)要積極創(chuàng)造學(xué)習(xí)氛圍，定期舉行合同管理信息化的培訓(xùn)，分階段、有側(cè)重地提高合同管理人員的工作技能。
三、合同管理信息化的優(yōu)勢(shì)所在
合同管理信息化的優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在四個(gè)方面：
1.實(shí)現(xiàn)了合同信息的網(wǎng)上錄入。信息一次錄入后，就可以在整個(gè)信息網(wǎng)路內(nèi)循環(huán)、多次使用，實(shí)現(xiàn)了信息的共享。同時(shí)保證企業(yè)中的市場(chǎng)營(yíng)銷、人事、行政、財(cái)務(wù)、造價(jià)、技術(shù)質(zhì)量、工程安全部門(mén)的數(shù)據(jù)統(tǒng)一，各級(jí)管理人員在相同數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上分析、決策，避免因信息不對(duì)稱而造成的損失。
2.實(shí)現(xiàn)了合同網(wǎng)上評(píng)審。參與合同評(píng)審的上下級(jí)單位的業(yè)務(wù)部門(mén)結(jié)合自己對(duì)合同條款的理解提出修改意見(jiàn)和建議，并根據(jù)自身的審批權(quán)限獨(dú)立評(píng)審，評(píng)審過(guò)程并沒(méi)有受到外界的干擾。評(píng)審過(guò)程透明，評(píng)審結(jié)果受到監(jiān)督，保證了評(píng)審工作的公平、公正。評(píng)審采用分級(jí)授權(quán)，下級(jí)單位評(píng)審后再由上級(jí)單位評(píng)審，評(píng)審時(shí)間長(zhǎng)短有嚴(yán)格的限制，從制度和流程上提高了評(píng)審工作的積極性，有效節(jié)約了評(píng)審時(shí)間，提高了工作效率。
3.由于合同管理的周期長(zhǎng)，合同履行的過(guò)程中，在合同外部自然和社會(huì)條件的影響下，合同實(shí)施的條件不斷變化，合同內(nèi)控條件也要隨之調(diào)整，以保證合同目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。通過(guò)合同信息的網(wǎng)上跟蹤，針對(duì)付款、變更索賠、現(xiàn)場(chǎng)簽證真實(shí)過(guò)程的記錄、描述和分析，實(shí)現(xiàn)合同的全壽命周期管理，即保證了信息的完整性，也提高了各部門(mén)對(duì)合同管理過(guò)程的了解，便于集中各個(gè)部門(mén)的意見(jiàn)，確保合同管理在項(xiàng)目部及上級(jí)單位的控制下良性發(fā)展。
4.項(xiàng)目合同管理過(guò)程中，任何一個(gè)技術(shù)、質(zhì)量、安全或進(jìn)度的風(fēng)險(xiǎn)都可能會(huì)導(dǎo)致施工成本費(fèi)用的增加。合同管理要求合同的風(fēng)險(xiǎn)始終在可控的范圍之內(nèi)，成本的支出也在受控狀態(tài)。為了減少施工過(guò)程中風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，首先應(yīng)制定風(fēng)險(xiǎn)管理預(yù)案，識(shí)別不同施工過(guò)程可能產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)源，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的原因和狀態(tài)定義，提出處理風(fēng)險(xiǎn)的提示，并落實(shí)到人；通過(guò)合同風(fēng)險(xiǎn)的信息化管理，便于各級(jí)單位、不同部門(mén)預(yù)先掌握本業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)，制定出風(fēng)險(xiǎn)管理預(yù)案。若出現(xiàn)了突發(fā)事件，也便于各級(jí)單位掌握真實(shí)情況、分析產(chǎn)生原因、結(jié)合預(yù)案，快速、及時(shí)地處理，避免事態(tài)的擴(kuò)大。
四、結(jié)束語(yǔ)
為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)合同管理的信息化不僅要擁有先進(jìn)的信息化技術(shù)，也要具備與之配套的內(nèi)控管理制度。合同管理的信息化實(shí)現(xiàn)了企業(yè)合同管理水平的提升，使得企業(yè)向精細(xì)化管理大步邁進(jìn)，企業(yè)良性發(fā)展的同時(shí)也減少了資源消耗，為節(jié)約型社會(huì)貢獻(xiàn)了一份力量。
參考文獻(xiàn)：
市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)是契約經(jīng)濟(jì)，所以今天就是一個(gè)合同時(shí)代，也是一個(gè)信息化時(shí)代。合同類型、合同行為、合同過(guò)程和合同關(guān)系等為主構(gòu)成的合同管理與信息化的全面融合是一種創(chuàng)新，也是一種趨勢(shì)，更是一種必然，合同管理信息化已經(jīng)成為一個(gè)須臾不可分離的復(fù)合體。
一、建筑施工企業(yè)合同管理
1. 合同基本概念
根據(jù)《民法通則》第85條規(guī)定，合同指平等主體的自然人、法人、其它經(jīng)濟(jì)組織（包括中國(guó)的和外國(guó)的）之間建立、變更、終止民事法律關(guān)系的協(xié)議。合同有廣義和狹義之分，廣義的合同指發(fā)生民法上效果為目的的一切合意，如物權(quán)合同、準(zhǔn)物權(quán)合同、債權(quán)合同和身份合同等等，狹義合同僅指?jìng)鶛?quán)合同，本文論及的合同是狹義的債權(quán)合同。
建筑施工企業(yè)合同類型包括建筑施工合同、買(mǎi)賣(mài)合同、借款合同等15類（圖01）。
圖01 建筑施工企業(yè)常見(jiàn)的合同類型
以上這些合同管理涉及到的主要組織包括業(yè)主、供應(yīng)商、銀行、保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)等，施工企業(yè)與其互相之間存在多種合同關(guān)系（圖02），其中與業(yè)主的工程承包合同、與供應(yīng)商之間的資源采購(gòu)合同是施工企業(yè)主要處理的合同關(guān)系。
圖02 主要合同關(guān)系
2.合同內(nèi)容
合同的通用條款包括當(dāng)事人名稱、標(biāo)的物、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款和報(bào)酬、履行的期限地點(diǎn)與形式、違約責(zé)任、解決爭(zhēng)議的方法等。
其中工程合同是施工企業(yè)與業(yè)主簽訂的，業(yè)主不同的項(xiàng)目采購(gòu)模式（如傳統(tǒng)采購(gòu)模式DBB、設(shè)計(jì)建造模式DB、設(shè)計(jì)采購(gòu)建設(shè)模式EPC、項(xiàng)目融資模式BT/BOT等），簽訂的工程合同內(nèi)容條款也有差異。國(guó)內(nèi)目前還是以DBB即施工建造模式為主，標(biāo)準(zhǔn)的合同模板（GF-91-0201）也主要服務(wù)于這個(gè)模式。它包含了工程概況、承包范圍、合同工期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、合同價(jià)款、組成合同的文件（協(xié)議書(shū)、中標(biāo)通知書(shū)、投標(biāo)書(shū)、合同通用條款、合同專用條款、圖紙、工程量清單、工程報(bào)價(jià)書(shū)等）、合同生效等內(nèi)容。
3. 合同生命周期
任何合同，其本身存有完整的生命周期，它從合同策劃開(kāi)始，到合同簽訂、合同履約，直到合同結(jié)束為止，在合同全生命周期的4個(gè)階段（圖03）分別包含不同的管理內(nèi)容。
圖03 合同生命周期
合同策劃階段主要聚焦于確定合同基準(zhǔn)，合同簽訂階段的目標(biāo)則是找到合適的契約對(duì)象，合同履約階段則是雙方按照約定推進(jìn)合同行為，合同結(jié)束階段則要按時(shí)關(guān)閉合同，進(jìn)行評(píng)價(jià)總結(jié)和歸檔，做到持續(xù)進(jìn)步和提升。
建筑企業(yè)是典型的項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)型組織，項(xiàng)目管理是企業(yè)的核心業(yè)務(wù)，項(xiàng)目管理成功與否直接決定了施工企業(yè)的成敗。沿著項(xiàng)目管理的5個(gè)階段，不同階段合同管理的內(nèi)容是項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)管理的重點(diǎn)內(nèi)容（圖04）。
圖04 合同按項(xiàng)目管理周期分布的業(yè)務(wù)重點(diǎn)
4. 合同管理層級(jí)和管理重點(diǎn)
從合同管理視角看，與工程相關(guān)的合同占了大多數(shù)，這些合同管理按照層級(jí)劃分，存在著“企業(yè)管合同”和“項(xiàng)目管合同”兩大類型（圖05）。
圖05合同管理層級(jí)
具體到企業(yè)和項(xiàng)目各個(gè)職能部門(mén)，他們?cè)诤贤芾碇袚?dān)負(fù)著不同的職責(zé)（圖06）。
圖06 不同職能部門(mén)在合同管理中的職責(zé)
其中合同審批、合同交底、合同變更和索賠是合同管理的重點(diǎn)。其中合同審批包括審核業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、審核法律風(fēng)險(xiǎn)、審核財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等；合同交底則是依相關(guān)人了解合同、統(tǒng)一理解合同的需要來(lái)推動(dòng)的，它以合同內(nèi)容為核心，以合同核心條款為主要解讀對(duì)象，特別是目標(biāo)與責(zé)任落實(shí)到人，達(dá)成共識(shí)，交底還有利于發(fā)現(xiàn)合同問(wèn)題，并做到事前控制；合同變更與索賠（包括反索賠）更合同管理的重中之重，它可分解為事前、事中和事后三個(gè)階段來(lái)高效處理，比如向業(yè)主索賠，事前要預(yù)測(cè)工程風(fēng)險(xiǎn)（如工程多業(yè)務(wù)交叉作業(yè)，圖紙“交匯打架”情況等），做好策劃；事中詳細(xì)記錄發(fā)生的事實(shí)，并及時(shí)形成文件提交相關(guān)方，行使屬于施工企業(yè)的主張性權(quán)利；事后進(jìn)行索賠文件的及時(shí)整理和歸檔，以便工程結(jié)算的順利進(jìn)行，對(duì)于反索賠則是及時(shí)總結(jié)分析，以備下一步更好的規(guī)避合同風(fēng)險(xiǎn)。
正是施工企業(yè)的項(xiàng)目分散、執(zhí)行多環(huán)節(jié)、環(huán)境變量多樣、管理分層等特點(diǎn)，決定了合同管理過(guò)程中存在不同的管控要點(diǎn)和管理成敗關(guān)鍵點(diǎn)。
5. 合同管控成敗關(guān)鍵點(diǎn)
任何事情的成敗都有關(guān)鍵要素，合同管理中的組織保障、成本管控、風(fēng)險(xiǎn)控制、數(shù)據(jù)溝通和知識(shí)積累等（圖07）是做好合同管理的關(guān)鍵，一個(gè)關(guān)注都不能少。組織保障主要是企業(yè)要設(shè)立專門(mén)的合同管理結(jié)構(gòu)，落實(shí)具體責(zé)任到人，明確時(shí)間等約束條件，同時(shí)建全相關(guān)的管理制度，以提高組織的運(yùn)行效率；成本管控則要抓好合同簽訂基準(zhǔn)，做好過(guò)程的變更和索賠等工作，對(duì)于業(yè)主則是增加收入，對(duì)于供應(yīng)商等則是嚴(yán)防“被索賠”，控制好合同支出，降低成本；風(fēng)險(xiǎn)控制則是抓好合同審批關(guān)，在合同執(zhí)行各個(gè)環(huán)節(jié)要加強(qiáng)檢查，降低執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)；數(shù)據(jù)溝通則是及時(shí)形成臺(tái)賬和報(bào)表，積累項(xiàng)目數(shù)據(jù)和分析結(jié)果，呈報(bào)給相關(guān)人，做出及時(shí)的決策；知識(shí)積累具體內(nèi)容包括合同模板、合同簽訂注意事項(xiàng)等積累，它面向持續(xù)提高，為合同管理的能力提升服務(wù)。
圖07合同管控關(guān)鍵點(diǎn)
其中風(fēng)險(xiǎn)控制和數(shù)據(jù)溝通尤其重要，過(guò)往合同執(zhí)行過(guò)程中信息溝通的不全面、不及時(shí)、不暢通是導(dǎo)致合同管理失控的主要因素，如何提升風(fēng)險(xiǎn)管控能力和數(shù)據(jù)溝通效率是合同管理成敗的關(guān)鍵要素。
二、施工企業(yè)合同管理信息化
合同管理對(duì)于建筑施工企業(yè)，它的實(shí)施會(huì)橫跨多個(gè)業(yè)務(wù)，縱向涉及多個(gè)管理層級(jí)，持續(xù)時(shí)間又長(zhǎng)，還會(huì)在多個(gè)物理空間進(jìn)行，多數(shù)情況下又是多份、執(zhí)行著多個(gè)不同類型、多個(gè)階段的合同，在不同的場(chǎng)景下面向多個(gè)組織、多個(gè)角色，滿足著多樣化的需求…顯然，沒(méi)有一個(gè)能夠滿足專業(yè)化、個(gè)性化和一體化的合同管理平臺(tái)，對(duì)于今天的施工企業(yè)合同管理而言，繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的管理模式，確實(shí)存在著不小的挑戰(zhàn)。信息化作為一種新的管理手段，它的引入和應(yīng)用已經(jīng)成為一種必然的趨勢(shì)。
1. 核心需求
從合同管理業(yè)務(wù)本身出發(fā)，并結(jié)合信息化本質(zhì)特征，合同管理系統(tǒng)主要聚焦于滿足“合同審批、決策依據(jù)、履約管控、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范”等需求（圖08），它要貫穿合同全生命周期，同時(shí)滿足企業(yè)上下多個(gè)層級(jí)的業(yè)務(wù)需要。
圖08合同管理系統(tǒng)的核心需求
2. 合同管理系統(tǒng)框架
基于對(duì)合同管理整體認(rèn)知，它在施工企業(yè)內(nèi)部要滿足企業(yè)戰(zhàn)略管控、管理控制和具體執(zhí)行等三層需求（圖09），其中戰(zhàn)略管控層側(cè)重于合同指標(biāo)分析和合同經(jīng)營(yíng)分析等，管理控制層則要滿足合同審批、合同臺(tái)賬、合同事務(wù)、風(fēng)險(xiǎn)管理等需求，而執(zhí)行層則聚焦于合同策劃、合同起草、合同交底、合同履約等工作內(nèi)容的需求滿足。
合同管理不是獨(dú)立存在的業(yè)務(wù)，它與企業(yè)的人力資源管理、項(xiàng)目管理、經(jīng)營(yíng)管理、知識(shí)管理等密切關(guān)聯(lián)、相輔相成，這些管理系統(tǒng)的統(tǒng)一集成應(yīng)用，共同構(gòu)成了完整的企業(yè)管理系統(tǒng)，它們合力支撐了企業(yè)整個(gè)運(yùn)營(yíng)在信息化手段下的高效進(jìn)行。
圖09合同管理業(yè)務(wù)信息化應(yīng)用架構(gòu)示意圖
3. 合同管理信息化范圍
具體實(shí)施信息化，首先要切分好范圍?；\統(tǒng)劃分，合同可以分為收入合同和支出合同。對(duì)于收入合同而言，合同管理信息化的范圍不同于合同（管理）生命周期本身，收入合同管理信息化一般從“工程承包合同履約”開(kāi)始，到“工程收款結(jié)束”為止，履約之前的項(xiàng)目跟蹤、合同談判與簽訂、合同交底等通常都被劃歸“施工企業(yè)營(yíng)銷管理信息化”范疇。對(duì)于支出合同而言，則通常把合同簽訂、合同結(jié)算、合同糾紛管理和合同信息積累等涵蓋進(jìn)來(lái)，具體合同履約過(guò)程、資金支付等皆歸于“項(xiàng)目管理信息化”和“財(cái)務(wù)管理信息化”范疇。
當(dāng)然，這些范圍劃分的主要原則是“專業(yè)”視角，具體實(shí)施過(guò)程中，合同管理系統(tǒng)會(huì)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)建立“集成”關(guān)系（圖10），“專業(yè)+集成”是解決包括合同管理在內(nèi)的任何一種業(yè)務(wù)信息化的基本準(zhǔn)則。不同的企業(yè)，既有的信息化基礎(chǔ)和實(shí)際管理范圍本身的切分不同，合同管理信息化需求必然不一樣，信息化建設(shè)范圍也就會(huì)存在差異。
圖10合同管理系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成示意圖
作為應(yīng)用方，我們先劃分清楚合同管理信息化的“邊界”，是啟動(dòng)IT規(guī)劃、應(yīng)用選型或自行開(kāi)發(fā)合同管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)和前提。否則，范圍的不確定，沿具體事務(wù)的無(wú)限遞延和關(guān)聯(lián)下去，合同管理信息化必然會(huì)演變成為一個(gè)無(wú)邊的企業(yè)管理系統(tǒng)，范圍確定是防范此風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵。范圍確定后，就會(huì)進(jìn)入到具體的執(zhí)行實(shí)施環(huán)節(jié)。
4. 合同管理信息化實(shí)施
再好的想法都需要落地，只有變現(xiàn)才能收獲價(jià)值。合同管理信息化實(shí)施過(guò)程與前期需求分析和規(guī)劃一樣重要。具體實(shí)施內(nèi)容包括信息化合作伙伴選定和系統(tǒng)應(yīng)用上線等內(nèi)容。
信息化供應(yīng)商的選擇不同于一般的資源供應(yīng)商，它更強(qiáng)調(diào)被選對(duì)象的專業(yè)性，要納入企業(yè)發(fā)展的合作伙伴層級(jí)去推進(jìn)此事?？疾煨畔⒒?yīng)商要從專業(yè)性、公司在此類業(yè)務(wù)的占比、案例、信息化技術(shù)等角度綜合評(píng)定，最終選擇一個(gè)能夠支撐企業(yè)當(dāng)下合同管理業(yè)務(wù)需求并能滿足持續(xù)發(fā)展需要的、有實(shí)力的信息化合作伙伴。
企業(yè)內(nèi)部也要做好準(zhǔn)備，從企業(yè)高層的重視、中層職能部門(mén)的資源支持和一線人員的動(dòng)員開(kāi)始，分步驟的推進(jìn)實(shí)施。最終上線應(yīng)用，發(fā)揮應(yīng)用價(jià)值，實(shí)際的滿足企業(yè)的管理需要才是信息化的根本目的。
5. 合同管理信息化應(yīng)用績(jī)效評(píng)價(jià)
企業(yè)信息化建設(shè)必然有各種資源投入，建設(shè)過(guò)程也會(huì)面臨各種風(fēng)險(xiǎn)，目標(biāo)收益能否實(shí)現(xiàn)，績(jī)效評(píng)價(jià)成為一種不可或缺的手段，成為一種基本需求。且評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)需要在信息化建設(shè)之前先行確定，這把標(biāo)尺是在實(shí)施過(guò)程中和最終結(jié)果評(píng)估的重要依據(jù)。
評(píng)價(jià)應(yīng)該是一個(gè)綜合分析的過(guò)程，通過(guò)評(píng)價(jià)來(lái)反映信息化如何支撐合同管理業(yè)務(wù)在新模式下的應(yīng)用價(jià)值，它主要集中在兩個(gè)方面，一是對(duì)合同管理信息化過(guò)程評(píng)價(jià)，另一個(gè)是對(duì)合同管理信息化產(chǎn)生的效果進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)。
具體實(shí)施的總體思路是要依靠定量與定性評(píng)價(jià)相結(jié)合的方式進(jìn)行，它要確定評(píng)價(jià)目的是為了決策需要，如是否支撐了企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)、是否提高了業(yè)務(wù)推進(jìn)的效率等等。在這個(gè)目的指引下，參考成熟的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)體系是一種少走彎路、防止問(wèn)題變復(fù)雜的最有效方式，如2012年5月1日起實(shí)施的《建筑施工企業(yè)信息化評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)》（JGJ/272-2012），其主旨鮮明，其倡導(dǎo)從五大指標(biāo)即業(yè)務(wù)、技術(shù)、保障、應(yīng)用和成效等進(jìn)行綜合評(píng)定，其別強(qiáng)調(diào)發(fā)揮作用的“成效”，沒(méi)成效的信息化績(jī)效結(jié)果就是零；合同管理信息化的績(jī)效完全可以按照這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行過(guò)程測(cè)評(píng)和結(jié)果評(píng)定。
信息化是為管理服務(wù)的，如上所述，隨著信息化的發(fā)展，合同業(yè)務(wù)流的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化使得任何一個(gè)企業(yè)的合同業(yè)務(wù)活動(dòng)及其相關(guān)信息都能隨時(shí)記錄在案，都可以按照管理者所希望的方式進(jìn)行處理和分析，都可以在任何時(shí)間和任何地點(diǎn)被獲?。徊粌H合同管理業(yè)務(wù)，隨著建筑企業(yè)其他業(yè)務(wù)信息化的拓展和深入，完全可以做到整個(gè)企業(yè)運(yùn)行的“了如指掌”，換言之，企業(yè)的整個(gè)運(yùn)行就可以實(shí)現(xiàn)“透明化”。正是基于這個(gè)前提，實(shí)現(xiàn)整個(gè)企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理的微觀化和微觀管理的宏觀化成為一種可能，進(jìn)而可以實(shí)現(xiàn)有信息的管理和決策，也必然為企業(yè)謀求更大、更平穩(wěn)、更科學(xué)發(fā)展奠定基礎(chǔ)，恰恰這種信息化在業(yè)務(wù)管理中的應(yīng)用支撐能力的提升對(duì)于眾多建筑企業(yè)都是必要的，更是需要的。
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參考文獻(xiàn)：
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【關(guān)鍵詞】
建筑工程合同；管理意識(shí)；信息化發(fā)展
隨著建筑行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的激烈化，建筑工程合同管理早已經(jīng)不再停留于紙質(zhì)階段，其面臨的挑戰(zhàn)和要求越來(lái)越多。合同管理的重要性已經(jīng)被大部分企業(yè)認(rèn)知，其對(duì)合同的管理也邁入了網(wǎng)絡(luò)化、科學(xué)化軌道。但為了進(jìn)一步規(guī)范建筑工程合同管理方式，促進(jìn)合同管理的信息化發(fā)展，還需要探索其信息化發(fā)展方式。
1建筑工程合同管理信息化發(fā)展的作用分析
建筑工程合同管理信息化發(fā)展，即是在當(dāng)前社會(huì)發(fā)展形勢(shì)下，利用計(jì)算機(jī)、觸摸屏等現(xiàn)代化技術(shù)對(duì)建筑工程合同內(nèi)容進(jìn)行智能化管理。在這之中，網(wǎng)絡(luò)傳輸、計(jì)算機(jī)信息軟件是其必不可少的媒介和途徑。對(duì)建筑工程合同進(jìn)行信息化管理，能夠利用信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)資源的及時(shí)共享，為企業(yè)的決策提供數(shù)據(jù)支撐并降低建筑企業(yè)的管理成本。合同管理的信息化發(fā)展便于對(duì)建筑工程各環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)管，提高建筑工程信息的真實(shí)性和可靠性，進(jìn)而提升建筑企業(yè)的管理水平并增強(qiáng)其市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。建筑工程合同管理的信息化發(fā)展能夠有效解決傳統(tǒng)合同管理方式所存在的問(wèn)題，以現(xiàn)代信息科技手對(duì)建筑工程合同信息進(jìn)行存儲(chǔ)與管理，并提升建筑工程合同的管理效率。在建筑工程合同管理的信息化發(fā)展中，此種與時(shí)俱進(jìn)的管理方式能夠根據(jù)實(shí)際需要，通過(guò)隨時(shí)采集與調(diào)用合同信息的方式來(lái)克服紙質(zhì)管理的不足，并有效節(jié)約建筑工程成本，為企業(yè)獲得更多的經(jīng)濟(jì)、社會(huì)效益。
2建筑工程合同管理現(xiàn)狀分析
從我國(guó)建筑工程合同管理的現(xiàn)狀來(lái)看，傳統(tǒng)的紙質(zhì)合同管理方式還存在合同管理意識(shí)有待提升、建筑工程各單位在合同管理中存在信息孤島現(xiàn)象、合同管理人才信息化技能缺乏以及文檔管理、信息匯總困難等問(wèn)題。這些問(wèn)題的存在嚴(yán)重制約了合同信息化管理的進(jìn)一步發(fā)展，抑制了建筑工程合同的應(yīng)用，阻礙了建筑工程管理水平的整體提升。
2.1合同管理意識(shí)有待提升
契約精神是建筑工程合同管理的基本精神，建筑工程企業(yè)在市場(chǎng)活動(dòng)中需要嚴(yán)格遵循此種精神的內(nèi)在要求，并按照此精神的相關(guān)規(guī)范進(jìn)行作業(yè)活動(dòng)，以促進(jìn)建筑市場(chǎng)的有序發(fā)展。工程建設(shè)周期長(zhǎng)、工程環(huán)節(jié)眾多以及涉及部門(mén)廣等是建筑行業(yè)的自身特點(diǎn)，在建筑工程項(xiàng)目建設(shè)中，為了保證所有項(xiàng)目的順利進(jìn)行，合同管理是必不可少的環(huán)節(jié)。在建筑工程中，合同并不是簽訂了就可以了，為了將合同內(nèi)容落在實(shí)處，必須要對(duì)合同進(jìn)行現(xiàn)代化管理。但部分企業(yè)在合同管理方面的意識(shí)比較缺乏，觀念較薄弱，在其建筑工程管理中沒(méi)有建立合同管理執(zhí)行體系，使得整個(gè)工程項(xiàng)目在合同管理方面還存在許多問(wèn)題和隱患。
2.2紙質(zhì)合同管理方式存在管理、匯總困難等問(wèn)題
當(dāng)前，我國(guó)大部分建筑企業(yè)在合同管理方面，主要采取的是傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理方式，眾所周知，紙質(zhì)化管理在存檔方面、信息匯總以及利用方面都存在一定問(wèn)題。在工程建設(shè)過(guò)程中，紙質(zhì)合同在信息查找方面的工作量大，耗費(fèi)的時(shí)間多，合同信息利用效率較低。并且隨著合同數(shù)量的增多，在管理方面所花費(fèi)的物力、人力和時(shí)間都較多，在工作人員疲乏的情況下很容易影響合同的進(jìn)度。紙質(zhì)化合同在數(shù)據(jù)格式上存在部門(mén)差異，這不僅增加了信息匯總的工作量和難度，也降低了信息管理的效率和準(zhǔn)確度。傳統(tǒng)的合同管理方式在利用方面也存在效率低的問(wèn)題，尤其是在決策制定方面缺乏預(yù)警機(jī)制，影響了決策時(shí)間。
2.3合同管理人才信息化技能缺乏
在建筑工程合同管理信息化發(fā)展中，發(fā)揮作用的主體具備主觀能動(dòng)性的合同管理人才。建筑工程合同與其他合同相比，其專業(yè)性和技術(shù)性都更強(qiáng)，這就要求建筑工程合同管理人才不僅要具備法律知識(shí)還要掌握建筑工程運(yùn)作規(guī)律[1]。在建筑施工企業(yè)中，其合同管理工作主要是由普通專員負(fù)責(zé)的，這些人員對(duì)法律的解讀和工程環(huán)節(jié)運(yùn)作的具體情況缺乏必備的技能，使得建筑工程合同在管理方面存在效率和效益都不高的問(wèn)題。其次，現(xiàn)有的建筑工程合同管理人員還缺乏必備的合同管理信息化技能，當(dāng)面對(duì)合同糾紛時(shí)，其不能夠及時(shí)、準(zhǔn)確找尋到相應(yīng)的合同約定內(nèi)容，就更不要說(shuō)是及時(shí)解決建筑工程建設(shè)過(guò)程中所存在的問(wèn)題。隨著信息化時(shí)代的進(jìn)一步發(fā)展，建筑工程合同管理人員所存在的這些問(wèn)題不僅不能促進(jìn)建筑工程合同管理的時(shí)代化發(fā)展和信息化發(fā)展，也不能夠提升建筑企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。
3合同管理信息化發(fā)展策略分析
3.1提高合同管理信息化發(fā)展的重視度
傳統(tǒng)合同管理方式存在的弊端很明顯，建筑工程管理人員需要對(duì)其進(jìn)行充分認(rèn)知，以便在實(shí)踐中提高對(duì)建筑工程合同管理信息化發(fā)展的重視度。具體而言，在建筑工程合同管理中，建筑企業(yè)的中高層管理者要給予合同管理信息化發(fā)展足夠的重視，并形成上行下效的局面，綜合提升整個(gè)建筑工程企業(yè)對(duì)合同管理信息化發(fā)展的重視度。在建筑工程合同管理中，企業(yè)還必須對(duì)合同管理人員進(jìn)行一定的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，以強(qiáng)化他們對(duì)相應(yīng)法律法規(guī)的了解，并提高其信息化技術(shù)操作水平，進(jìn)而提升合同管理人員的專業(yè)化技能。在規(guī)范其合同管理和執(zhí)行行為的同時(shí)，促進(jìn)合同管理的信息化發(fā)展。
3.2加大合同管理信息化系統(tǒng)建設(shè)力度
建筑工程合同管理的信息化發(fā)展離不開(kāi)信息化系統(tǒng)和信息化技術(shù)的支撐，信息技術(shù)在建筑行業(yè)的廣泛應(yīng)用，為合同管理信息化系統(tǒng)的建立提供了可能。具體而言，建筑工程企業(yè)要在合同管理中大力引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)，加大軟件、硬件設(shè)施的應(yīng)用力度，并在分步推行的基礎(chǔ)上開(kāi)發(fā)合同管理信息化系統(tǒng)，然后以點(diǎn)帶面加大合同管理信息化系統(tǒng)建設(shè)力度，進(jìn)而建立合同管理資源共享平臺(tái)[2]。以此提高建筑工程合同的管理效率和應(yīng)用效率，強(qiáng)化對(duì)建筑工程現(xiàn)場(chǎng)的監(jiān)控和管理，進(jìn)而提高建筑工程企業(yè)的綜合效益。
3.3增強(qiáng)合同管理人員的信息化技能
為了有效提升建筑工程合同管理人員的信息化技能，建筑企業(yè)需要將走出去與引進(jìn)來(lái)相結(jié)合，讓本企業(yè)內(nèi)部的人員外出學(xué)習(xí)先進(jìn)的合同信息化管理技能，同時(shí)積極引進(jìn)外部人才以全面提升其合同管理人員的信息化技能和綜合水平。在建筑工程企業(yè)合同管理中，可以通過(guò)講座培訓(xùn)活動(dòng)讓員工積極吸取他人先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)而達(dá)到提升本企業(yè)合同管理人員技能的目的。在招聘人才時(shí)要立足實(shí)際需求，選擇法律知識(shí)豐富、對(duì)建筑工程施工各環(huán)節(jié)具體情況都比較了解并且具備一定信息化技能的合同管理人員，以便為促進(jìn)建筑工程合同管理的信息化發(fā)展提供人才保證。
3.4創(chuàng)新建筑工程合同管理工作方式
建筑工程合同管理的信息化發(fā)展需要建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理中心，在信息化管理模式中對(duì)合同進(jìn)行實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)管理，以提高建筑工程合同管理的有效性[3]。建筑工程合同信息化管理方式能夠在整體共享的基礎(chǔ)上提升數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確度，從而提高其使用效率，進(jìn)而優(yōu)化建筑工程企業(yè)的運(yùn)作效率，為企業(yè)謀取更多的經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、環(huán)保效益。
4結(jié)論
建筑工程合同管理的信息化發(fā)展是與時(shí)俱進(jìn)的表現(xiàn)，其符合時(shí)展要求，為了進(jìn)一步加快其信息化發(fā)展速度，建筑工程企業(yè)要提高對(duì)合同管理信息化發(fā)展的重視度、加大合同管理信息化系統(tǒng)的建設(shè)力度，并提高其管理人員的信息化技能和創(chuàng)新其管理工作方式。
作者：梁燕芬 單位：廣東省六建集團(tuán)有限公司
參考文獻(xiàn)
隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的日益發(fā)展，企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)日益加大，工業(yè)企業(yè)只有加強(qiáng)現(xiàn)代化的管理才能夠促進(jìn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)實(shí)力，從而在社會(huì)中立足，面對(duì)當(dāng)下企業(yè)合同管理存在的問(wèn)題，必須要采取現(xiàn)代化信息的科技手段，提高合同管理的科學(xué)性和技術(shù)性，才能夠有效維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益的最大化，因此本文主要探討當(dāng)下工業(yè)企業(yè)合同管理存在的主要問(wèn)題，然后探討其利用信息化手段提高管理水平的有效舉措。
一、企業(yè)合同管理采用信息化手段的必要性和重要意義
工業(yè)企業(yè)面對(duì)當(dāng)下日益競(jìng)爭(zhēng)的激烈，合同管理也必須要提高管理水平，才能夠有效的應(yīng)對(duì)一些危機(jī)，因此工業(yè)企業(yè)合同管理采用信息化手段，具有十分重要的意義，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。首先，工業(yè)企業(yè)合同管理采用信息化手段，有利于提高合同管理的科學(xué)性。面對(duì)當(dāng)下我國(guó)工業(yè)企業(yè)合同管理中存在的問(wèn)我，采用信息化的手段，不僅能夠?yàn)楣I(yè)企業(yè)的合同管理注入新的活力，而且有效地提高工業(yè)企業(yè)合同管理的科學(xué)性，有效的規(guī)避當(dāng)下工業(yè)企業(yè)合同管理存在的問(wèn)題，促進(jìn)工業(yè)企業(yè)合同管理走向正規(guī)化的軌道，從而有效的增強(qiáng)企業(yè)的管理水平，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。新信息時(shí)代到來(lái)之后，采用信息科技能夠使得工業(yè)企業(yè)的合同管理水平得到提升，解決傳統(tǒng)的合同管理的漏洞，實(shí)現(xiàn)工業(yè)企業(yè)合同管理新的飛躍。其次，工業(yè)企業(yè)合同管理采用信息化手段，也能夠提高企業(yè)的現(xiàn)代化管理水平。企業(yè)紛紛采用現(xiàn)代化的管理方式，工業(yè)企業(yè)的合同管理作為企業(yè)管理的重要組成部分，只有采用了信息化的手段，提高了管理的水平，才能夠使得整個(gè)工業(yè)企業(yè)的管理水平更上一層樓，從而實(shí)現(xiàn)整個(gè)工業(yè)企業(yè)的管理走向現(xiàn)代化的軌道，工業(yè)企業(yè)合同管理采用信息化的手段，是適應(yīng)當(dāng)下企業(yè)現(xiàn)代化管理方式的必然選擇和必然趨勢(shì)，合同管理采用信息化的手段才能夠改變傳統(tǒng)的合同管理方式，能從繁重的合同管理中解放出來(lái)，促進(jìn)合同管理更加有序、規(guī)范、科學(xué)。最后，加強(qiáng)工業(yè)企業(yè)合同管理的信息化水平，確保合同的安全不被泄露，維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益。面對(duì)當(dāng)前日益激烈的競(jìng)爭(zhēng)，企業(yè)之間惡性競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越明顯，企業(yè)的合同涉及到很多的機(jī)密，一旦泄露，就會(huì)損害企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，因此只有加強(qiáng)了企業(yè)合同管理的信息化水平，才能夠有效的防止信息的泄露，同時(shí)確保合同的安全，這樣就能維護(hù)到企業(yè)的重要信息不被竊取，從而有效的維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，因此加強(qiáng)工業(yè)企業(yè)合同管理的信息化水平對(duì)于維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益有重要的作用。
二、當(dāng)下我國(guó)工業(yè)企業(yè)合同管理的主要問(wèn)題
首先，合同管理存在著不合規(guī)不合法的現(xiàn)象。由于工業(yè)企業(yè)的合同管理采用傳統(tǒng)人工維護(hù)的方式，在合同的草擬及簽訂的過(guò)程中存在著很大的問(wèn)題，與現(xiàn)代化的管理方式和現(xiàn)代社會(huì)的需求嚴(yán)重脫鉤，這樣一方面導(dǎo)致了工業(yè)企業(yè)合同管理的落后，而且很有可能導(dǎo)致合同管理出現(xiàn)問(wèn)題，尤其是違背法律的相關(guān)規(guī)定，這樣就會(huì)導(dǎo)致合同管理失去效應(yīng)，導(dǎo)致合同失效，從而損失的企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，也不利于維護(hù)企業(yè)與企業(yè)之間的溝通與聯(lián)系，不利于建立合作的模式。其次，工業(yè)企業(yè)合同管理人員的素質(zhì)低，導(dǎo)致了信息化的水平比較差。由于當(dāng)下工業(yè)企業(yè)合同管理要采用信息化手段，必須要提高管理人員的綜合素質(zhì)，不僅要具備合同管理的能力、操作的能力，但是當(dāng)下在工業(yè)企業(yè)中，合同管理的人員由于缺乏相關(guān)的培訓(xùn)，或者是本身的知識(shí)水平有限，使得在工業(yè)企業(yè)合同管理的過(guò)程中，技術(shù)水平比較差，無(wú)法采用現(xiàn)代化信息設(shè)備，使得合同管理的信息化水平比較低，不能夠滿足現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展的需求，也不利于工業(yè)合同管理的有序、合法、正常進(jìn)行。所以說(shuō)工業(yè)企業(yè)，合同管理人員的素質(zhì)直接影響到了合同管理的水平和現(xiàn)代化信息化的水平。最后，合同文件內(nèi)容不完整、不規(guī)范，影響到合同管理的信息化水平。在工業(yè)企業(yè)的合同管理中，由于建設(shè)工程施工是一個(gè)較長(zhǎng)的過(guò)程，期間會(huì)受到政策因素、經(jīng)濟(jì)因素等的影響，合同的實(shí)施過(guò)程也面臨著很大的問(wèn)題，這樣就會(huì)使得合同在后期的費(fèi)用往往會(huì)增大。需求企業(yè)盲目的追求快速簽約，對(duì)合同談判過(guò)程中討論的內(nèi)容和范圍沒(méi)有用文字記錄下來(lái)作為合同附件，不重視合同的草簽，對(duì)工程價(jià)格條款、工期和維修，合同中需要完善的條款，如違約金和工程提前資金的規(guī)定不明確，這種合同訂立過(guò)程中不嚴(yán)謹(jǐn)，責(zé)、權(quán)、利劃分不清楚，本身就存在缺陷，在今后工程在實(shí)施過(guò)程容易產(chǎn)生合同糾紛、經(jīng)濟(jì)損失等現(xiàn)象。
三、提高當(dāng)下我國(guó)工業(yè)企業(yè)合同管理信息化水平的有效舉措
為了提高工業(yè)企業(yè)合同管理信息化水平，必須要采取有效的舉措，因此，可以從以下幾點(diǎn)進(jìn)行有效的探索。首先，加強(qiáng)培訓(xùn)，提高工業(yè)企業(yè)合同管理人員的素質(zhì)。企業(yè)必須要加強(qiáng)培訓(xùn)，通過(guò)參觀考察或者是在校繼續(xù)深造學(xué)習(xí)的方式，提高課堂管理人員的素質(zhì)以及技能，使得他們能夠利用現(xiàn)代化的信息設(shè)備進(jìn)行合同的管理和維護(hù)，并通過(guò)采用現(xiàn)代化的信息手段，提高工業(yè)合同的管理方式，能夠維護(hù)合同的合規(guī)合法性，而且能夠保障合同管理，能夠滿足現(xiàn)代化發(fā)展的需求，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)工業(yè)合同管理的規(guī)范性和合法性，提高工業(yè)企業(yè)合同管理的信息化水平。所以，工業(yè)企業(yè)的合同管理人員必須要通過(guò)培訓(xùn)提高其職業(yè)技能。另外，合同管理人員也必須要熟悉本企業(yè)的業(yè)務(wù)，通過(guò)采用信息化手段，制定合理的、全面的、科學(xué)的合同，仔細(xì)按照規(guī)程進(jìn)行合同的簽訂。其次，加大投入力度，提高合同管理的信息化水平。為了使得工業(yè)企業(yè)的合同管理體系實(shí)現(xiàn)信息化的方式，必須要采用現(xiàn)代化的信息設(shè)備，因此需要工業(yè)企業(yè)要增加投入力度，不僅要加大人員投入，而且要加大資金的投入，通過(guò)引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備和系統(tǒng)，使得合同管理能夠采用現(xiàn)代化信息方式，并且增加合同管理的水平，所謂巧婦難為無(wú)米之炊，只有引進(jìn)了相關(guān)的信息化設(shè)備，才能夠增加企業(yè)合同管理的信息化水平。最后，嚴(yán)格按照合同的規(guī)程、流程進(jìn)行合同的簽訂實(shí)施。為了確保工業(yè)企業(yè)合同管理的信息化，必須要嚴(yán)格按照合同的制定流程，確保合同的合規(guī)合法，同時(shí)嚴(yán)格審閱合同的細(xì)節(jié)，確保合同的規(guī)定符合實(shí)際的工程操作，這樣才能夠使合同具有指導(dǎo)實(shí)踐的作用。尤其是在明確各自職責(zé)的條文制定時(shí)，要嚴(yán)格按照工作的流程進(jìn)行工作，要經(jīng)過(guò)仔細(xì)的討論和嚴(yán)格的把關(guān)，確保合同的有效性。另外，在確定了合同價(jià)款和結(jié)算方式之后，合同在實(shí)施過(guò)程中對(duì)工程合同價(jià)款的主要因素便是工程設(shè)計(jì)變更或簽證，以及由于外部環(huán)境產(chǎn)生的不確定因素等。所以，加強(qiáng)建設(shè)工程合同管理應(yīng)加強(qiáng)日常工作的管理，解決好項(xiàng)目上的合同糾紛，按期做好合同索賠工作，辦理好工程變更，價(jià)款結(jié)算工作。工業(yè)企業(yè)合同管理采取信息化的方式，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義，因此必須要采取多方手段提高合同管理的信息化水平，面對(duì)當(dāng)下的工業(yè)企業(yè)合同管理中存在的漏洞，必須要采取提高管理人員素質(zhì)和引進(jìn)先進(jìn)的信息化設(shè)備等方式，切實(shí)提高工業(yè)企業(yè)合同管理的信息化水平，才能夠充分發(fā)揮工業(yè)企業(yè)信息化合同管理的意義，實(shí)現(xiàn)工業(yè)企業(yè)信息化管理水平的提升，促進(jìn)工業(yè)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益的維護(hù)。
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稅收精細(xì)化管理是以“精確、細(xì)致、深入、規(guī)范”為特征的全面管理模式。從思想概念看，稅收精細(xì)化管理是一種理念，指明了稅收管理的努力和發(fā)展方向；從實(shí)踐活動(dòng)看，它是深化和提高稅收管理水平的重要方法和途徑，表明了稅收管理精細(xì)化的過(guò)程性、漸進(jìn)性。作為我國(guó)稅務(wù)管理重要手段的稅收信息化目前正處于整合階段，與精細(xì)化管理存在一定關(guān)系。
（一）稅收精細(xì)化管理離不開(kāi)信息系統(tǒng)整合，信息系統(tǒng)整合服務(wù)于精細(xì)化管理。
首先，精細(xì)化管理原則要求不同部門(mén)、不同職位的人需要承擔(dān)已經(jīng)細(xì)化的不同的責(zé)任與任務(wù)，需要匯總相當(dāng)大的信息量進(jìn)行分析處理，需要相對(duì)比較合理的精細(xì)化分工，稅收精細(xì)化管理離不開(kāi)信息系統(tǒng)整合。其次，信息系統(tǒng)整合也離不開(kāi)精細(xì)化管理，離開(kāi)了精細(xì)化管理，信息系統(tǒng)整合就缺乏了指導(dǎo)原則，就會(huì)陷入低效率甚至一團(tuán)糟的地步。因此，稅收信息系統(tǒng)整合對(duì)于稅收精細(xì)化管理來(lái)講，既是精細(xì)化管理的出發(fā)點(diǎn)，又是其歸宿點(diǎn)。
（二）整合信息孤島，實(shí)現(xiàn)稅收管理精細(xì)化的主要信息技術(shù)障礙。
信息孤島現(xiàn)象是由于信息化過(guò)程中缺乏統(tǒng)籌與規(guī)劃，或者籌劃不力造成的。具體表現(xiàn)在：一是每個(gè)部門(mén)各自開(kāi)發(fā)建設(shè)，各自處理信息，沒(méi)有形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)；二是由于相互之間的差別與孤立，根本達(dá)不到全局范圍內(nèi)信息資源的共享和交互；三是無(wú)法實(shí)現(xiàn)跨部門(mén)之間的應(yīng)用和綜合決策。信息孤島不僅是整合的主要攻克“堡壘”，也是實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的障礙。
（三）精細(xì)化管理理念與信息系統(tǒng)整合的管理手段。
從管理體系的層次上來(lái)看，精細(xì)化管理屬于管理理念，處于管理體系的高層次位置，而信息整合處于管理體系列的操作層。是具體的管理手段?；诰?xì)化管理的信息系統(tǒng)整合作為指導(dǎo)思想，既從管理理念層面指明了信息化發(fā)展的方向和目標(biāo)，要求適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求，以更精確的、更細(xì)致的、更科學(xué)的工作來(lái)提高稅務(wù)管理的效率和效益，又有實(shí)際操作層結(jié)合了具體的方法和策略。要求適應(yīng)信息社會(huì)發(fā)展的需求，從現(xiàn)有的信息體系出發(fā)，圍繞信息整合這個(gè)中心，構(gòu)筑精細(xì)化管理的信息支撐平臺(tái)。
二、稅收信息化整合實(shí)踐引發(fā)的思考
進(jìn)行稅收資源整合，將有利于推動(dòng)實(shí)現(xiàn)我國(guó)稅收管理精細(xì)化進(jìn)程，有利于推動(dòng)基于信息和知識(shí)的稅收管理和服務(wù)的發(fā)展。在這個(gè)過(guò)程中，需要重視以下幾個(gè)問(wèn)題：
（一）主題數(shù)據(jù)庫(kù)
目前的各類稅收業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)產(chǎn)生了許多稅收信息生產(chǎn)的中間環(huán)節(jié)和大量冗余信息。因此，我們要對(duì)來(lái)自原始數(shù)據(jù)的海量稅收信息做深入的分析，需要對(duì)其進(jìn)行科學(xué)的再組織。建立標(biāo)準(zhǔn)化稅收業(yè)務(wù)主題數(shù)據(jù)庫(kù)和數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)。這是做好稅收信息資源整合的核心與基礎(chǔ)工作。
（二）異構(gòu)稅收業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)同步
決策層要做出一項(xiàng)決策，往往需要查詢多個(gè)基于各種異構(gòu)數(shù)據(jù)源的業(yè)務(wù)系統(tǒng)和外部系統(tǒng)，要在進(jìn)行大量數(shù)據(jù)分析后才能做出此決策。隨著業(yè)務(wù)發(fā)展和信息化建設(shè)的推進(jìn)，信息系統(tǒng)中的異構(gòu)數(shù)據(jù)源已不再能夠滿足用戶的要求，制約信息化進(jìn)程的障礙。
（三）分散稅收業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)整合
目前稅務(wù)部門(mén)多系統(tǒng)、多平臺(tái)共存，導(dǎo)致數(shù)據(jù)采集不規(guī)范。數(shù)據(jù)的質(zhì)量差；信息重復(fù)與信息漏采的現(xiàn)象共存；數(shù)據(jù)孤立，信息孤島和數(shù)字鴻溝普遍存在，每個(gè)系統(tǒng)里都保存有大量涉稅數(shù)據(jù)，形成了龐雜的數(shù)據(jù)海洋。這些分散的數(shù)據(jù)對(duì)稅收工作的分析、決策和管理應(yīng)用帶來(lái)很多難題，也給數(shù)據(jù)的備份增加了難度，并直接影響到為納稅人提供涉稅服務(wù)的質(zhì)量。
（四）保持業(yè)務(wù)應(yīng)用的個(gè)性化
為了保持業(yè)務(wù)應(yīng)用的個(gè)性化，在重視和加強(qiáng)稅收信息資源整合平臺(tái)建設(shè)的同時(shí)，要積極引導(dǎo)各類專業(yè)稅收業(yè)務(wù)軟件的應(yīng)用開(kāi)發(fā)，保持協(xié)調(diào)發(fā)展，在發(fā)展中求得融合和統(tǒng)一。
（五）重視政府部門(mén)之間的信息資源整合
作為電子政務(wù)重要環(huán)節(jié)的稅收信息化建設(shè)，如果忽視了政府各部門(mén)之間的信息資源整合而“埋頭苦干”，再先進(jìn)的稅收信息化系統(tǒng)也只能是在“螺螄殼里做道場(chǎng)”。
三、基于精細(xì)化的信息系統(tǒng)整合的主要內(nèi)容
（一）精細(xì)化的稅收業(yè)務(wù)整合模式
1、信息管理對(duì)象的整合。信息管理對(duì)象的整合，主要體現(xiàn)在表證單書(shū)的簡(jiǎn)化上。是稅收管理中一個(gè)指標(biāo)歸類、整理、合并、精簡(jiǎn)的過(guò)程。整合的目標(biāo)之一是簡(jiǎn)化、歸并各種征管資料，提高資料信息的電子化程度，使之符合業(yè)務(wù)流程再造的信息化集中管理的需要，切實(shí)減輕納稅人報(bào)送資料的負(fù)擔(dān)。而且可以保證納稅人資料的一致性和有效性，提高數(shù)據(jù)的真實(shí)性。
2、業(yè)務(wù)流程的整合。信息化支撐下的業(yè)務(wù)流程整合過(guò)程是對(duì)稅收業(yè)務(wù)進(jìn)行解剖、分類的過(guò)程，主要內(nèi)容包括劃分業(yè)務(wù)類型、明確業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、衡量業(yè)務(wù)績(jī)效。
3、信息的整合。信息整合的目標(biāo)是建設(shè)為稅務(wù)管理服務(wù)的稅收信息模型，這一模型具有以下特征：清晰分類，稅務(wù)管理各方面的數(shù)據(jù)沒(méi)有二義性地進(jìn)行劃分；互為補(bǔ)充，各部分的信息能夠形成閉合環(huán)，完整地描述稅務(wù)管理的各方面情況；動(dòng)態(tài)流轉(zhuǎn)，隨著時(shí)間的變化，動(dòng)態(tài)地反映稅務(wù)管理的變化情況。
（二）信息系統(tǒng)整合的層次
根據(jù)精細(xì)化稅收管理的業(yè)務(wù)需要，結(jié)合當(dāng)前信息整合的實(shí)際開(kāi)展情況，可以將整合過(guò)程具體規(guī)劃為兩個(gè)層次：
1、整合現(xiàn)有系統(tǒng)。構(gòu)建一體化應(yīng)用平臺(tái)，初步實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)集中。首先，構(gòu)建一體化應(yīng)用平臺(tái)和公用組件，要既能滿足稅務(wù)管理信息系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)的各項(xiàng)要求，又能滿足現(xiàn)有的稅收業(yè)務(wù)和其他應(yīng)用系統(tǒng)整合的需要。其次，在鞏固、完善和拓展金稅工程二期、綜合征管軟件、出口退稅審核系統(tǒng)整合的基礎(chǔ)上加大整合力度，實(shí)現(xiàn)信息共享。最后，在整合現(xiàn)有系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，建立基于統(tǒng)一應(yīng)用系統(tǒng)平臺(tái)的用戶認(rèn)證體系。實(shí)現(xiàn)稅務(wù)人員都可以通過(guò)稅務(wù)信息管理系統(tǒng)的一個(gè)界面登陸后完成所有業(yè)務(wù)。
2、全面建設(shè)四個(gè)子系統(tǒng)，促進(jìn)系統(tǒng)全面優(yōu)化。通過(guò)整合現(xiàn)有信息系統(tǒng)，在新的稅務(wù)管理信息系統(tǒng)平臺(tái)上全面實(shí)現(xiàn)征管業(yè)務(wù)、行政管理、外部信息交換、決策支持四個(gè)子系統(tǒng)的功能，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)綜合效能，在稅源監(jiān)控上實(shí)現(xiàn)由重點(diǎn)稅源監(jiān)控向全面稅源監(jiān)控的轉(zhuǎn)變，進(jìn)一步強(qiáng)化稅收征管和執(zhí)法監(jiān)控的質(zhì)量考核工作。
經(jīng)過(guò)以上兩個(gè)層次的整合，將基本實(shí)現(xiàn)我國(guó)稅收信息化建設(shè)的總體目標(biāo)，即根據(jù)一體化原則。建立統(tǒng)一規(guī)范的稅務(wù)管理信息系統(tǒng)應(yīng)用平臺(tái)，助力稅收管理精細(xì)化。
（三）信息系統(tǒng)整合的相關(guān)策略
1、建立基于稅收業(yè)務(wù)的參考模型?？梢灾笇?dǎo)應(yīng)用軟件開(kāi)發(fā)，并幫助用戶進(jìn)行信息系統(tǒng)規(guī)劃。
2、基于合理的軟件體系結(jié)構(gòu)開(kāi)發(fā)應(yīng)用軟件系統(tǒng)。應(yīng)基于合理的軟件體系結(jié)構(gòu)進(jìn)行設(shè)計(jì)，同時(shí)采用構(gòu)件化設(shè)計(jì)，從結(jié)構(gòu)上保證軟件的易維護(hù)性和可升級(jí)性。
3、對(duì)業(yè)務(wù)的定期跟蹤。與業(yè)務(wù)定期進(jìn)行交流，了解業(yè)務(wù)發(fā)生的變化，發(fā)現(xiàn)潛在的整合的需求。
4、對(duì)與自身產(chǎn)品相關(guān)的技術(shù)的跟蹤。這既包括軟件平臺(tái)的升級(jí)等直接相關(guān)技術(shù)。也包括競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手同類產(chǎn)品采用的技術(shù)。
5、及時(shí)為業(yè)務(wù)提供 新的解決方案。對(duì)信息系統(tǒng)做出評(píng)價(jià)，在具有升級(jí)與整合潛在需求時(shí)及時(shí)提供解決方案。
值得關(guān)注的是，信息系統(tǒng)整合的成功尤其需要長(zhǎng)期的策略。信息系統(tǒng)升級(jí)與整合的長(zhǎng)期策略是項(xiàng)目具體實(shí)施策略的基礎(chǔ)，有了長(zhǎng)期策略的支持，項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的各項(xiàng)工作才能順利展開(kāi)，實(shí)施過(guò)程才能向應(yīng)用過(guò)程平穩(wěn)過(guò)渡。
四、基于精細(xì)化管理的稅收信息系統(tǒng)的遠(yuǎn)景框架
（一）精細(xì)化的操作。
在細(xì)化分解每一個(gè)稅收戰(zhàn)略，決策、目標(biāo)、任務(wù)、計(jì)劃、指令的基礎(chǔ)上，稅收信息系統(tǒng)的實(shí)施將進(jìn)一步落實(shí)到人，通過(guò)信息系統(tǒng)的強(qiáng)化約束作用，管理活動(dòng)中的每一個(gè)行為都有一定規(guī)范和要求，每個(gè)員工都應(yīng)遵守這種規(guī)范，從而使稅務(wù)活動(dòng)的基礎(chǔ)運(yùn)作更加正規(guī)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。
（二）精細(xì)化的控制。
精細(xì)化控制要求稅收業(yè)務(wù)的運(yùn)作要有一個(gè)細(xì)致流程，要有調(diào)研、計(jì)劃、審核或?qū)徟?、?zhí)行和回顧的過(guò)程，從而大大減少業(yè)務(wù)運(yùn)作失誤，杜絕部分管理漏洞，增強(qiáng)流程參與人員的責(zé)任感。
（三）精細(xì)化的績(jī)效考核。
本次項(xiàng)目的數(shù)據(jù)部分主要工作是制定新增冷軋板材產(chǎn)品數(shù)據(jù)和改造熱軋板材產(chǎn)品數(shù)據(jù)的方案，制定數(shù)據(jù)整理、收集計(jì)劃，建立統(tǒng)一的板材產(chǎn)成品主數(shù)據(jù)管理機(jī)制是本次數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理的重要內(nèi)容。
1 制定冷軋板材產(chǎn)品主數(shù)據(jù)編碼方案
冷軋板材產(chǎn)品編碼方案的制定考慮的因素：滿足唐鋼物料編碼設(shè)計(jì)的總體原則，即適應(yīng)性、實(shí)用性、易維護(hù)、編碼數(shù)量可控制；基于現(xiàn)有編碼體系考慮未來(lái)冷軋板材產(chǎn)品編碼制定；滿足財(cái)務(wù)成本核算與管理的要求。在這些因素基礎(chǔ)上，了解冷軋板材產(chǎn)品工藝流程。如圖1
所示。
編碼方案：冷軋板材產(chǎn)品采用變式可配置物料。優(yōu)點(diǎn)：系統(tǒng)操作簡(jiǎn)單、公司間交易時(shí)系統(tǒng)執(zhí)行可以無(wú)縫銜接。缺點(diǎn)：已有的冷軋板材產(chǎn)品需改造編碼、工藝路線、BOM等，工作量大。
2 制定熱軋板材產(chǎn)品主數(shù)據(jù)編碼方案
熱軋板材產(chǎn)品的組產(chǎn)方式為常規(guī)產(chǎn)品、品種鋼全部按單組產(chǎn)，摒棄了以前按庫(kù)存生產(chǎn)的組產(chǎn)模式。也存在一些問(wèn)題：在滿足均衡排產(chǎn)、均衡交貨、組織大連澆等實(shí)際生產(chǎn)與交貨要求上會(huì)大打折扣；對(duì)提高生產(chǎn)效率、均衡庫(kù)存水平會(huì)有制約；系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)方式單一，以后想實(shí)現(xiàn)常規(guī)產(chǎn)品按庫(kù)存模式生產(chǎn)會(huì)很困難。組產(chǎn)方式圖如圖2所示。
編碼方案：采用變式可配置模式。熱卷：品名 牌號(hào) 厚度組距。板坯：品名 牌號(hào) 厚度 寬度。優(yōu)點(diǎn)：編碼模式統(tǒng)一，數(shù)據(jù)維護(hù)工作小，靈活支持生產(chǎn)組織模式。缺點(diǎn)：變式物料的業(yè)務(wù)操作模式改變，主要影響銷售人員。
3 制定明確的板材產(chǎn)成品主數(shù)據(jù)維護(hù)流程和制度
3.1 板材產(chǎn)成品數(shù)據(jù)維護(hù)業(yè)務(wù)步驟描述
銷售部門(mén)（銷售公司、市場(chǎng)部）業(yè)務(wù)人員確定新增物料，提報(bào)物料主數(shù)據(jù)基本視圖。由技術(shù)中心負(fù)責(zé)給出定額，內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)，BOM標(biāo)準(zhǔn)值。生產(chǎn)制造部編制半成品物料。銷售部門(mén)負(fù)責(zé)收集成品數(shù)據(jù)。生產(chǎn)廠負(fù)責(zé)收集成品物料生產(chǎn)數(shù)據(jù)并依據(jù)技術(shù)中心提供的BOM標(biāo)準(zhǔn)值收集半成品物料BOM數(shù)據(jù)，最終導(dǎo)入到物料主數(shù)據(jù)系統(tǒng)。數(shù)據(jù)中心負(fù)責(zé)檢查物料主數(shù)據(jù)完整性，維護(hù)生產(chǎn)版本，將所有數(shù)據(jù)上傳SAP系統(tǒng)，反饋完成信息。
3.2 板材產(chǎn)成品主數(shù)據(jù)維護(hù)流程圖，如圖3所示
3.3 嚴(yán)格的數(shù)據(jù)維護(hù)時(shí)間規(guī)定
第1-3天：技術(shù)中心或生產(chǎn)制造部出具內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)，給出定額，提供BOM標(biāo)準(zhǔn)值，并發(fā)給相關(guān)部門(mén)，生產(chǎn)制造部完成半成品物料編制。第4天：銷售部門(mén)和生產(chǎn)廠完成所有數(shù)據(jù)收集。第5天：數(shù)據(jù)中心完成數(shù)據(jù)整理和維護(hù)。
4 結(jié)語(yǔ)
冷軋板材產(chǎn)品和熱軋板材產(chǎn)品均采用統(tǒng)一的變式可配置編碼方式，使生產(chǎn)操作簡(jiǎn)單方便。統(tǒng)一的數(shù)據(jù)編碼支持靈活的生產(chǎn)組織模式，縮短訂單交貨周期?？茖W(xué)而嚴(yán)格的數(shù)據(jù)維護(hù)制度，確保了訂單產(chǎn)品按時(shí)交付。
參考文獻(xiàn)
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doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 16. 028
[中圖分類號(hào)] F272.7；F407.61 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2013）16- 0046- 02
0 前 言
核電是一種新型能源，它清潔、新式、成本低廉，而且穩(wěn)定性高、使用壽命長(zhǎng)，對(duì)于緩解資源緊張，改善環(huán)境質(zhì)量方面具有非常明顯的優(yōu)勢(shì)。核電企業(yè)在近些年的數(shù)量也在不斷增加，因此，核電管理的能力水平對(duì)于企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力有非常重要的作用。加強(qiáng)核電企業(yè)信息化系統(tǒng)的建立和實(shí)施，是加強(qiáng)企業(yè)有效管理的重要途徑，更是企業(yè)贏得市場(chǎng)的法寶。
1 核電工程項(xiàng)目管理信息化的目的和意義
1.1 核電工程項(xiàng)目管理信息化的目的
核電工程項(xiàng)目信息化就是對(duì)內(nèi)部信息資源進(jìn)行組織整合、開(kāi)發(fā)和利用，達(dá)到對(duì)工程建設(shè)、經(jīng)營(yíng)管理等過(guò)程環(huán)節(jié)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控的目的，從而提升管理效率，提高經(jīng)濟(jì)效益和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的動(dòng)態(tài)過(guò)程。實(shí)施信息化的過(guò)程是不斷改進(jìn)工程管理、提高工效和工作質(zhì)量、降低造價(jià)、積累信息財(cái)富、提高核電企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的過(guò)程。
1.2 核電工程項(xiàng)目管理信息化建設(shè)的意義
核電工程是具有很高技術(shù)要求的由眾多接口組成的系統(tǒng)的工程，包括了設(shè)計(jì)、采購(gòu)、制造、土建、安裝、調(diào)試等系列環(huán)節(jié)的計(jì)劃、協(xié)調(diào)和控制。任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，都會(huì)給質(zhì)量帶來(lái)隱患或者致使工期延誤。對(duì)于核電系統(tǒng)的綜合管理、接口管理、合同管理的復(fù)雜性和技術(shù)性、難度要求比普通的工程要大得多，這是核電工程特有的特點(diǎn)。此外，核電工程項(xiàng)目的資金投入很大，建設(shè)周期長(zhǎng)，這就給工程建設(shè)過(guò)程中增加了很多不確定的因素。
基于核電工程上述特征，就需要使用信息化的方法，在總結(jié)好的經(jīng)驗(yàn)做法的前提下，做好前期的調(diào)研需求，建立核電項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的信息資源管理基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)和新系統(tǒng)的功能模型、數(shù)據(jù)模型及體系結(jié)構(gòu)模型，用以指導(dǎo)、控制和協(xié)調(diào)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)及應(yīng)用軟件開(kāi)發(fā)工作，使新建的核電工程項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)既能有效地為業(yè)主方的運(yùn)作層、管理層和決策層服務(wù)，又能有效地為各承包商的信息交換服務(wù)。
2 當(dāng)前核電信息化建設(shè)存在的問(wèn)題
2.1 國(guó)內(nèi)沒(méi)有規(guī)范的、統(tǒng)一的核電行業(yè)管理模式和信息化標(biāo)準(zhǔn)
受到核電堆型不統(tǒng)一、建設(shè)規(guī)模不相同、管理理念也不相同的客觀條件的限制，使得核電企業(yè)的管理很難規(guī)范。不同企業(yè)或者是同一企業(yè)下的不同電站的流程、數(shù)據(jù)編碼、信息管理等方面都有各自不同的標(biāo)準(zhǔn)，這就成為了阻礙核電企業(yè)信息化發(fā)展的主要因素，對(duì)企業(yè)的管理和績(jī)效水平的提升制造了很大的困難。
2.2 系統(tǒng)內(nèi)或單位內(nèi)均缺少標(biāo)準(zhǔn)的共享數(shù)據(jù)庫(kù)
在信息化建設(shè)中，共享數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是重要的一環(huán)。核電企業(yè)只有建立了標(biāo)準(zhǔn)的共享數(shù)據(jù)庫(kù)后，才能做到在信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)過(guò)程中基于同一的數(shù)據(jù)庫(kù)，才能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)一處維護(hù)、多處應(yīng)用，才能做到數(shù)據(jù)完全共享，避免數(shù)據(jù)重復(fù)存儲(chǔ)，避免數(shù)據(jù)不一致性等問(wèn)題的經(jīng)常出現(xiàn)。
2.3 核電行業(yè)的信息化建設(shè)要根據(jù)核電行業(yè)高速發(fā)展的形勢(shì)
建設(shè)新的核電站，其信息化的建設(shè)要符合核電行業(yè)的集團(tuán)化、多基地、多項(xiàng)目的發(fā)展目標(biāo)的總體要求，制定配套的信息化的模式實(shí)現(xiàn)資源共享。
2.4 系統(tǒng)維護(hù)困難
由于新技術(shù)的應(yīng)用和體制的改變，存在著企業(yè)組織機(jī)構(gòu)和數(shù)據(jù)流程的重組，這種重組或多或少會(huì)影響到信息系統(tǒng)。在目前的核電企業(yè)中，由于缺少信息系統(tǒng)維護(hù)人員，致使信息系統(tǒng)的維護(hù)和更新難以持續(xù)，信息系統(tǒng)的生命周期短暫。
2.5 核電企業(yè)信息化系統(tǒng)集成度不高，信息孤島問(wèn)題嚴(yán)重
核電企業(yè)的信息化和發(fā)電企業(yè)相比，有一定的差距，最突出的表現(xiàn)就是信息化的集成度不高，很多信息孤島的存在阻礙了信息化建設(shè)的速度和水平。
3 核電工程項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的規(guī)劃
核電工程項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)應(yīng)遵循統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一平臺(tái)、統(tǒng)一建設(shè)、統(tǒng)一投資和統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)五原則，并且要考慮縱向（與上級(jí)公司）和橫向（現(xiàn)場(chǎng)業(yè)主、監(jiān)理、供應(yīng)商、專業(yè)分包公司等）的信息接口問(wèn)題， 使縱向與橫向的信息流形成一個(gè)有機(jī)的整體。通過(guò)試點(diǎn)制定標(biāo)準(zhǔn)模板，然后再推廣實(shí)施，確保實(shí)施一個(gè)成功一個(gè)。
3.1 規(guī)范數(shù)據(jù)層
要在數(shù)據(jù)資源設(shè)計(jì)、規(guī)劃方面花大力氣，力求標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，對(duì)已有的數(shù)據(jù)資源進(jìn)行分析、挖掘、整合，梳理出核電建設(shè)過(guò)程中核心業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)單元，規(guī)范數(shù)據(jù)元庫(kù)，規(guī)范數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，規(guī)范數(shù)據(jù)信息編碼，力求從數(shù)據(jù)層開(kāi)始出標(biāo)準(zhǔn)。
3.2 信息系統(tǒng)平臺(tái)架構(gòu)、開(kāi)發(fā)環(huán)境要統(tǒng)一
核電工程項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)平臺(tái)架構(gòu)、開(kāi)發(fā)環(huán)境要力求統(tǒng)一，用戶界面設(shè)計(jì)要友好、一致，程序代碼力求標(biāo)準(zhǔn)，操作說(shuō)明規(guī)范、易懂。
3.3 標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化、集成化
逐步確立核電工程項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)平臺(tái)， 完善信息系統(tǒng)總體框架，逐步完善核電工程項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫(kù)，梳理項(xiàng)目工作流程和系統(tǒng)的信息流程，建立和完善核電工程項(xiàng)目的各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)，最終形成以物流為主線、以資金流和工作流為核心的，精細(xì)化的核電工程項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)。
4 結(jié) 語(yǔ)
核電工程項(xiàng)目信息化系統(tǒng)是核電工程成功的關(guān)鍵。特別是在信息化技術(shù)快速發(fā)展時(shí)期，對(duì)核電信息化系統(tǒng)提出了更高的要求，核電企業(yè)要建立高標(biāo)準(zhǔn)、高集成的信息化系統(tǒng)不斷加強(qiáng)系統(tǒng)創(chuàng)新，才能提高信息化管理水平，進(jìn)而提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)能力。
主要參考文獻(xiàn)
一、藏品賬目管理的基本內(nèi)容及其重要性
藏品賬目,是博物館對(duì)入藏的文物、標(biāo)本進(jìn)行逐件、逐項(xiàng)登記建立的各種賬冊(cè)等,主要包括藏品總登記賬、藏品分類賬、參考品登記賬、復(fù)制品登記賬、注銷文物登記賬、索引卡、庫(kù)藏卡、藏品編制目錄、《藏品檔案》冊(cè)等。
《博物館藏品管理辦法》規(guī)定:保管工作必須做到:制度健全、賬目清楚、鑒定確切、編目詳明、保管妥善、查用方便。博物館必須建立藏品總登記賬,是國(guó)家科學(xué)、文化財(cái)產(chǎn)賬;必須建立藏品編目卡片,其能反映藏品情況的基本資料,是藏品保管和陳列、研究的基礎(chǔ)工作;必須建立藏品檔案,這是藏品管理工作中的一個(gè)重要內(nèi)容,是對(duì)藏品科學(xué)有效管理和對(duì)藏品深入研究與合理利用的工作基礎(chǔ),也是博物館依法保護(hù)國(guó)家科學(xué)文物財(cái)產(chǎn)完整和安全的必備依據(jù)。
二、兩種管理模式的簡(jiǎn)單介紹
藏品賬目的傳統(tǒng)管理基本都是通過(guò)手工完成的,以藏品總登記賬為例,從1964年起,國(guó)家文物局就對(duì)藏品的總登記賬內(nèi)容做了明確規(guī)定,并制定了統(tǒng)一的賬本格式,其內(nèi)容有十四項(xiàng):登記日期、總登記號(hào)、分類號(hào)、名稱、時(shí)代、數(shù)量(件數(shù)、單位、實(shí)際數(shù)量)、尺寸、重量、質(zhì)地、完殘情況、來(lái)源、入館憑證號(hào)、注銷憑證號(hào)、級(jí)別、備注。藏品總登記賬由總賬管理員負(fù)責(zé)填寫(xiě),總登記賬是國(guó)家科學(xué)文化財(cái)產(chǎn)賬,必須永久保存,要求內(nèi)容準(zhǔn)確,賬面整潔。所以總賬管理員在登記之前,必須先填寫(xiě)一份內(nèi)容與總賬一致的登記卡,并認(rèn)真審查藏品登記卡的內(nèi)容,在確認(rèn)沒(méi)有任何差錯(cuò)后,方能按照藏品登記卡上的內(nèi)容,逐項(xiàng)填寫(xiě)總登記賬的各個(gè)欄目?jī)?nèi)容。再以編目卡為例,《博物館藏品管理辦法》規(guī)定:“除填寫(xiě)總登記賬的項(xiàng)目外,還必須填寫(xiě)鑒定意見(jiàn)、銘記、題跋、流傳經(jīng)歷等。文字必須準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明,并附照片、拓片或繪圖?！币陨细黜?xiàng)要依據(jù)入館憑證,逐項(xiàng)填寫(xiě)。不能缺省,不能出差錯(cuò),要準(zhǔn)確、確切、齊全,并且字跡要工整。藏品編目卡編制好后,按入藏先后順序或質(zhì)地或時(shí)代或不同專題進(jìn)行分類排列,以便使用者從多種角度檢索查閱。
目前,我院藏品賬目的信息化建設(shè)和管理主要是通過(guò)對(duì)Excel電子表格和藏品信息管理系統(tǒng)的運(yùn)用實(shí)現(xiàn)和完成的。
我院從50年代初開(kāi)始建立正規(guī)賬本,經(jīng)過(guò)幾十年的登記造冊(cè),目前已有各類文物登記賬本90余冊(cè)。由于長(zhǎng)時(shí)間翻閱,許多賬本已出現(xiàn)了不同程度的老化、磨損和破壞,為了保護(hù)好國(guó)家的文物財(cái)產(chǎn)賬,我們將原賬本手寫(xiě)藏品信息運(yùn)用Excel表格逐條逐項(xiàng)地采集完成,并打印裝訂成冊(cè),供大家翻閱查詢。同時(shí),形成了山西博物院館藏文物電子總賬。
藏品綜合管理信息系統(tǒng)是以博物館藏品信息管理為核心,同時(shí)結(jié)合藏品的出入庫(kù)、賬務(wù)、科研、陳列展覽等相關(guān)信息的管理,包含文物入館、數(shù)據(jù)管理、藏品管理、庫(kù)房日志、文物保護(hù)、展覽宣傳、學(xué)術(shù)科研、查詢統(tǒng)計(jì)、系統(tǒng)管理等模塊,各模塊間協(xié)同工作又相對(duì)獨(dú)立。高清晰度的文物圖像數(shù)字化系統(tǒng),可以充分有效地利用數(shù)字圖像信息作為研究、保管、出版、展示用的資源。通過(guò)本系統(tǒng)不僅可以對(duì)本館藏品及信息進(jìn)行有效管理,促進(jìn)館內(nèi)信息共享,提高工作效率,而且可以使博物館的日常業(yè)務(wù)管理進(jìn)一步規(guī)范化。
三、相同之處
要深入了解藏品賬目傳統(tǒng)管理與信息化管理模式的相異之處,必先了解二者的相同之處。
(1)管理對(duì)象相同
這兩種管理模式的管理對(duì)象都是經(jīng)過(guò)鑒選而作為國(guó)家文化財(cái)產(chǎn)的博物館藏品。藏品是博物館各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的基礎(chǔ),藏品質(zhì)量和數(shù)量是衡量該館社會(huì)利用價(jià)值及遺產(chǎn)實(shí)力的一個(gè)主要條件。賬目管理工作做得好,不僅能保護(hù)藏品的安全,防止損壞或丟失,而且能為文物保護(hù)、陳列、研究及社會(huì)人士使用藏品提供方便和更好的服務(wù)。
(2)管理內(nèi)容相同
藏品信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理模塊中各個(gè)指標(biāo)項(xiàng)的內(nèi)容是以傳統(tǒng)紙質(zhì)賬本、編目卡和檔案中的內(nèi)容為數(shù)據(jù)信息資源,并盡可能將藏品蘊(yùn)含的信息轉(zhuǎn)換為計(jì)算機(jī)可識(shí)別的數(shù)字化信息。目前,我院數(shù)據(jù)庫(kù)中原有館藏文物信息由館藏文物電子總賬直接導(dǎo)入,并根據(jù)編目卡和檔案里的內(nèi)容加以補(bǔ)充和完善。新入藏文物通過(guò)業(yè)務(wù)流程從基本信息指標(biāo)到動(dòng)態(tài)指標(biāo)逐一匯聚至數(shù)據(jù)庫(kù),將藏品信息充分提供給各業(yè)務(wù)部門(mén)做查詢、研究、展陳、統(tǒng)計(jì)使用。
(3)管理目的相同
無(wú)論是傳統(tǒng)手工管理模式還是信息化管理,都是藏品管理的一種手段。其目的無(wú)非是:一方面延長(zhǎng)藏品的壽命,盡可能保護(hù)藏品的自然屬性,使其不改變或少改變。另一方面做到賬目清楚、記錄翔實(shí)、提用方便,為藏品陳列展覽、科學(xué)研究提供便利,為藏品管理工作打好基礎(chǔ)。
四、不同之處
傳統(tǒng)賬目管理與信息化管理的相異之處主要體現(xiàn)在管理介質(zhì)、工作程序和工作效率方面。
藏品賬目管理工作是一項(xiàng)非常繁瑣又十分復(fù)雜的工作,目前大多數(shù)中小博物館的藏品,少則幾百件,多則幾千件、幾萬(wàn)件、甚至幾十萬(wàn)件。一件文物從接收、鑒定、登賬、分類、編目、定級(jí)、建檔、入庫(kù)、排架、提用、注銷、統(tǒng)計(jì),中間需經(jīng)過(guò)無(wú)數(shù)道手續(xù),并且這其中有大量重復(fù)性工作。如總登記賬、編目卡、檔案中有許多相同內(nèi)容,需要管理人員一遍遍謄寫(xiě),既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力,難免有筆誤。陳展或研究人員查詢這些藏品和相關(guān)資料時(shí),同樣需要花費(fèi)很多時(shí)間和精力。首先他們需要在數(shù)萬(wàn)件藏品卡片(登記卡、編目卡、分類卡等)中人工查找,確定入選展品,然后抄下目錄及相關(guān)號(hào)碼(總登記號(hào)、分類號(hào)、編目號(hào)、索引號(hào)等)。這個(gè)翻閱查詢過(guò)程一方面耗時(shí)費(fèi)力,效率低下,容
易出現(xiàn)少查或漏查的情況,另一方面給紙質(zhì)賬目帶來(lái)一定損耗。 與之相比,信息化管理則是以信息采集文本、藏品信息管理軟件、數(shù)據(jù)庫(kù)管理軟件、數(shù)據(jù)交換和存儲(chǔ)設(shè)備、特殊數(shù)據(jù)采集和加工技術(shù)等為介質(zhì),資料的存儲(chǔ)、調(diào)用非常方便,大大加強(qiáng)對(duì)藏品賬務(wù)、業(yè)務(wù)資料的管理,實(shí)現(xiàn)賬目管理工作的自動(dòng)化、智能化,提高工作效率。目前,我們新入藏文物賬目信息化管理的工作程序大致如下:藏品在接收、鑒選之后,總賬管理員按照收入憑證、鑒定意見(jiàn)表等原始憑證中的內(nèi)容采集信息,并將采集的信息逐項(xiàng)錄入在Excel電子表格中,特別著重藏品總登記賬十四項(xiàng)內(nèi)容的正確無(wú)誤。確認(rèn)信息無(wú)誤后,由總賬管理員填寫(xiě)至藏品總登記賬,且由信息錄入人員負(fù)責(zé)將數(shù)據(jù)導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫(kù),并打印編目卡。一級(jí)文物及時(shí)建檔。
合同早在古羅馬時(shí)代就受到了法學(xué)家的關(guān)注，在當(dāng)代對(duì)企業(yè)也至關(guān)重要。合同是企業(yè)對(duì)外開(kāi)展業(yè)務(wù)的主要依據(jù)憑證，無(wú)處不在，合同管理水平是企業(yè)綜合管理水準(zhǔn)的集中體現(xiàn)。[1]合同管理不是簡(jiǎn)單的要約、承諾，而且是全方位、全過(guò)程的動(dòng)態(tài)管理，合同行為貫穿了企業(yè)管理活動(dòng)的始終，如何管好合同，經(jīng)常是困擾管理者的難題。
1.現(xiàn)狀
國(guó)內(nèi)企業(yè)長(zhǎng)期采用手工操作方式，涉及部門(mén)多、信息分散，存在管理不規(guī)范、效率低下、成本高、信息匯總與進(jìn)度控制困難、風(fēng)險(xiǎn)提示缺乏等諸多問(wèn)題。企業(yè)近年來(lái)非常重視信息技術(shù)應(yīng)用，2006年中石油實(shí)施合同管理系統(tǒng)，2011年中石化推行CMIS系統(tǒng)。企業(yè)在信息技術(shù)應(yīng)用方面情況多樣，水平參差不齊，部分企業(yè)僅使用通用辦公軟件或單機(jī)版合同管理軟件。在信息化程度較高的企業(yè)中，成熟的專用軟件、針對(duì)性強(qiáng)的定制軟件或ERP系統(tǒng)合同集成管理方案，都是信息管理專家的摯愛(ài)。在信息技術(shù)應(yīng)用范圍上，有些企業(yè)只是部分管理領(lǐng)域局部使用，甚至還存在手工與網(wǎng)絡(luò)同時(shí)運(yùn)行的現(xiàn)象。應(yīng)用水平較高的則處于全面實(shí)施階段，部分企業(yè)已取得了豐厚的管理效益。
2.主要優(yōu)勢(shì)與作用
2.1促進(jìn)企業(yè)合同管理規(guī)范化、系統(tǒng)化。它改變了僅由業(yè)務(wù)部門(mén)分管合同的現(xiàn)狀，能夠優(yōu)化工作流程，健全管理體制，合同管理真正意義上成為一個(gè)整體。合同管理部門(mén)能夠全面處理合同事務(wù)，解決了信息分散、進(jìn)度控制難、管理不規(guī)范等難題，合同業(yè)務(wù)流程相對(duì)固化，保障了管理制度的全面落實(shí)與執(zhí)行。
2.2為企業(yè)節(jié)約管理成本，創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。第一，消除了空間距離，大副減少業(yè)務(wù)人員的異地往來(lái)，降低了差旅費(fèi)等相關(guān)支出。據(jù)資料表明，中石油長(zhǎng)慶油田在實(shí)施合同管理系統(tǒng)以后，每年差旅費(fèi)節(jié)約額就在百萬(wàn)元以上。第二，將管理人員從繁雜的手工勞動(dòng)中解放出來(lái)，節(jié)約了人力成本，減少了資源投入。第三，通過(guò)信息數(shù)據(jù)共享，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)集成，避免了不必要的重復(fù)勞動(dòng)與投入。
2.3提升企業(yè)管理水平與工作效率。第一，為企業(yè)提供強(qiáng)有力的信息數(shù)據(jù)支持，全面促進(jìn)企業(yè)營(yíng)銷、采購(gòu)、制造、財(cái)務(wù)等領(lǐng)域管理水平的提升。第二，合同可在線申報(bào)、瀏覽、檢索、審查審批，足不出戶就可完成合同業(yè)務(wù)。第三，強(qiáng)大的商務(wù)智能報(bào)表與電子檔案對(duì)管理層掌握合同全局、業(yè)務(wù)人員履行合同、統(tǒng)計(jì)人員查詢統(tǒng)計(jì)都頗有助益。第四，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上動(dòng)態(tài)監(jiān)控管理，審計(jì)監(jiān)察等企業(yè)管理部門(mén)可對(duì)合同隨時(shí)抽審。
2.4提高企業(yè)法律監(jiān)督與風(fēng)險(xiǎn)防控能力。通過(guò)應(yīng)用信息化技術(shù)，健全防控機(jī)制，深化法律管理，堵塞管理漏洞，一定程度上預(yù)防合同腐敗行為的發(fā)生。通過(guò)合同數(shù)據(jù)共享與集成，能夠動(dòng)態(tài)監(jiān)管企業(yè)合同活動(dòng)，規(guī)范交易行為，有效防控合同風(fēng)險(xiǎn)。
3.主要缺點(diǎn)與發(fā)展瓶頸
3.1主要缺點(diǎn)：第一，對(duì)內(nèi)容較多且無(wú)電子版的紙質(zhì)合同，存在掃描時(shí)間長(zhǎng)、申報(bào)上傳效率低的缺憾。第二，部分承辦人習(xí)慣傳統(tǒng)手工模式，網(wǎng)絡(luò)審批不如紙質(zhì)合同看起來(lái)更直觀。第三，存在網(wǎng)絡(luò)故障、網(wǎng)絡(luò)入侵、數(shù)據(jù)毀損、系統(tǒng)配置和使用不當(dāng)?shù)蕊L(fēng)險(xiǎn)因素。
3.2發(fā)展瓶頸：第一，市場(chǎng)主體在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中總是有意無(wú)意在創(chuàng)設(shè)新的交易方式，信息系統(tǒng)應(yīng)用程序的相對(duì)固定性與市場(chǎng)交易的靈活性存在著矛盾與沖突。第二，合同管理信息技術(shù)的應(yīng)用是受企業(yè)現(xiàn)行管理理念指導(dǎo)，并與其它信息系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)，要受到企業(yè)整體管理水平與信息化整體發(fā)展程度的制約。
4.發(fā)展趨勢(shì)與管理措施
4.1發(fā)展趨勢(shì)：第一，采用信息化管理合同是大勢(shì)所趨，未來(lái)將會(huì)有更多的企業(yè)全面應(yīng)用信息技術(shù)。沒(méi)有管理信息化，就沒(méi)有企業(yè)現(xiàn)代化，第二，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，新的信息技術(shù)將不斷涌現(xiàn)。通過(guò)與其他信息系統(tǒng)有效融合，合同管理信息系統(tǒng)功能將更強(qiáng)大，作用將更顯著。第三，隨著電子商務(wù)的快速增長(zhǎng)，合同的介質(zhì)將不僅是口頭、書(shū)面、數(shù)據(jù)電文，還可能會(huì)有新的形式出現(xiàn)，合同管理信息技術(shù)使企業(yè)更易滿足電子交易的需求。第四，通過(guò)信息技術(shù)將挖掘出合同中蘊(yùn)含的更多價(jià)值，使合同管理從事務(wù)性工作層次上升到戰(zhàn)略性管理高度。
4.2管理措施：第一，企業(yè)要不斷學(xué)習(xí)國(guó)際先進(jìn)的經(jīng)營(yíng)理念與管理方法，健全完善管理機(jī)制，通過(guò)狠抓管理出效益。第二，要提高應(yīng)用水平，將系統(tǒng)效用最大化。目前大部分企業(yè)所關(guān)注的是合同信息系統(tǒng)的基本模塊，合同風(fēng)險(xiǎn)提示、合同履行監(jiān)督、合同相關(guān)法律法規(guī)、合同知識(shí)交流和共享等模塊尚未得到企業(yè)的重視，而這些恰恰是最有價(jià)值的部分。[2]第三，要加強(qiáng)后續(xù)開(kāi)發(fā)，不斷增強(qiáng)信息系統(tǒng)的兼容性與適用性。第四，要加強(qiáng)信息安全建設(shè)，控制應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)，保證信息管理穩(wěn)固有效。
嚴(yán)格合同管理是國(guó)際慣例，隨著改革開(kāi)放的逐步深化,我國(guó)企業(yè)面臨的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈。企業(yè)要適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的要求，在國(guó)際市場(chǎng)上分一杯羹，沒(méi)有高水平的合同管理寸步難行。面對(duì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的刀光劍影，企業(yè)需要持續(xù)提升合同管理水平，增強(qiáng)軟實(shí)力，以管理信息化助力企業(yè)發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
［1］《合同管理規(guī)范高效操作規(guī)程》李杰利著，中國(guó)時(shí)代經(jīng)濟(jì)出版社，2004年版，P26
在現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)管理活動(dòng)中，每個(gè)環(huán)節(jié)都與合同息息相關(guān)。合同管理模式的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和精細(xì)化，是企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和風(fēng)險(xiǎn)管控的保障。如今，隨著IT技術(shù)的發(fā)展，對(duì)合同管理提出了較高的要求，信息化的管控手段是提高現(xiàn)代企業(yè)管理水平的有效保障。本文以國(guó)內(nèi)某知名設(shè)計(jì)公司為例，分別從合同評(píng)審、合同查詢、合同執(zhí)行過(guò)程監(jiān)督及合同管理隊(duì)伍等方面來(lái)闡述其合同信息化管理模式。
1合同評(píng)審
項(xiàng)目合同擬草后，需要企業(yè)相關(guān)部門(mén)進(jìn)行評(píng)審。早期，是由經(jīng)辦人將合同草稿復(fù)印多份，逐一分發(fā)給評(píng)審人。這種傳統(tǒng)的合同管理方式需要專人跟蹤,且受各種不確定因素的影響，導(dǎo)致評(píng)審周期長(zhǎng)、及時(shí)性差、管理成本增加。目前，該公司建立了企業(yè)信息化管理系統(tǒng)，合同管理模塊是該系統(tǒng)的核心之一，這充分體現(xiàn)了該公司對(duì)合同管理的重視。在該系統(tǒng)中，合同評(píng)審流程如下：申請(qǐng)人發(fā)起評(píng)審公司相關(guān)部門(mén)（專家）評(píng)審匯總評(píng)審意見(jiàn)修改合同草稿確定合同最終版準(zhǔn)備合同簽訂。整個(gè)合同評(píng)審過(guò)程實(shí)行在線操作，各評(píng)審部門(mén)（專家）在線上接到評(píng)審?fù)ㄖ⑶以u(píng)審意見(jiàn)全部出現(xiàn)在申請(qǐng)人的流程界面上。這種新的合同評(píng)審模式節(jié)省信息傳遞周期，降低了人工成本。同時(shí)，通過(guò)線上評(píng)審加強(qiáng)了各部門(mén)對(duì)合同的了解和重視，使合同評(píng)審更加全面，增加了評(píng)審?fù)该鞫?，提高合同評(píng)審效率。
2合同查詢
企業(yè)在運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，需要隨時(shí)查詢合同信息。查詢紙質(zhì)版合同需要到文件歸檔部門(mén)，依靠人工翻閱查找，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，且一份合同原件每次僅能供某一個(gè)借閱部門(mén)（人）使用，合同使用效率低。借閱后，合同若未被及時(shí)歸還，還易損壞、丟失，不利保管。查閱合同人員的權(quán)限無(wú)法設(shè)置，合同安全性差。企業(yè)信息化管理系統(tǒng)為每份合同分配了具有統(tǒng)一格式的編碼，每個(gè)合同號(hào)就是該合同在系統(tǒng)中的“身份證”，是合同查詢的唯一識(shí)別碼。錄入系統(tǒng)時(shí)，相關(guān)管理人員根據(jù)合同號(hào)登錄系統(tǒng)，將合同關(guān)鍵要素錄入合同模塊，并將紙版合同掃描上傳。擁有合同查詢權(quán)限的員工不管何時(shí)何地，只要在符合條件的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境里，登錄信息化管理系統(tǒng)，輸入合同的系統(tǒng)編號(hào)，該合同的主要數(shù)據(jù)便會(huì)立刻呈現(xiàn)在查詢者的界面，而且信息準(zhǔn)確、無(wú)誤。若想查看完整的合同內(nèi)容，可進(jìn)行下一步操作，進(jìn)入查看合同掃描件環(huán)節(jié)。這種在統(tǒng)一平臺(tái)“秒查”的方式，實(shí)現(xiàn)了移動(dòng)辦公，海量信息共享，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)便捷，體現(xiàn)了高效的合同管理模式。
3合同執(zhí)行過(guò)程監(jiān)管
合同從談判、評(píng)審、簽訂，到執(zhí)行、索賠、關(guān)閉等涉及眾多部門(mén)，合同進(jìn)度控制、成本控制、質(zhì)量控制等整個(gè)過(guò)程中出現(xiàn)的各種不確定因素，會(huì)給合同執(zhí)行帶來(lái)眾多風(fēng)險(xiǎn)。如果僅靠人工溝通，這必將導(dǎo)致信息不對(duì)稱、問(wèn)題處理滯后等結(jié)果，給合同雙方帶來(lái)困擾。因此，這種陳舊的合同管理方法已不適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展需求。在合同執(zhí)行過(guò)程中，經(jīng)常有合同金額變更情況（尤其是EPC項(xiàng)目），結(jié)算值與原合同金額不一致。這種變更在傳統(tǒng)管理模式中，一般只有項(xiàng)目經(jīng)理了解，公司各職能部門(mén)因種種原因，不能及時(shí)知曉。這就造成生產(chǎn)一線人員掌握的信息和數(shù)據(jù)與管理部門(mén)不一致，對(duì)數(shù)據(jù)的采集、應(yīng)用和分析、比對(duì)都有很大的誤導(dǎo)，對(duì)各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性和有效性也有很大影響，甚至?xí)绊懝芾韺拥呐袛?。如?份合同在多個(gè)部門(mén)存在不同的合同金額，這說(shuō)明在業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中有偏差，在管理制度上有漏洞，勢(shì)必會(huì)影響企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。為了解決這類問(wèn)題，合同信息化管控優(yōu)勢(shì)需體現(xiàn)在精細(xì)化管理中：1)項(xiàng)目經(jīng)理在信息化系統(tǒng)中發(fā)起“合同變更審批流程”，說(shuō)明合同金額變更原因，上傳變更依據(jù)，流程審批辦結(jié)后，相關(guān)崗位人員在信息化系統(tǒng)中更改合同金額。同時(shí)，系統(tǒng)會(huì)第一時(shí)間推送變更合同金額的通知至項(xiàng)目經(jīng)理部成員和公司各相關(guān)職能部門(mén)，避免了各部門(mén)在合同執(zhí)行過(guò)程因信息傳遞不及時(shí)或傳遞環(huán)節(jié)過(guò)多等而造成的誤導(dǎo)、誤判，保證了合同金額數(shù)據(jù)的唯一性、準(zhǔn)確性。2)通過(guò)對(duì)系統(tǒng)中不同數(shù)據(jù)的積累、監(jiān)管，以及對(duì)各類指標(biāo)的分析、判斷，可以用制度和流程等手段規(guī)范合同執(zhí)行過(guò)程出現(xiàn)的偏差，真正實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)、精細(xì)化管理。這也是合同信息化管理帶來(lái)的便捷和高效。
4建立、健全合同信息化管理制度
信息化系統(tǒng)是一個(gè)平臺(tái)、一種工具，其使用效果如何，關(guān)鍵在于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)做的怎么樣、各種管理是否到位，其核心是否有一套行之有效、完善的管理制度[1]。合同管理信息化是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，周期長(zhǎng)，其涉及多方面、多部門(mén)，數(shù)據(jù)龐大。從調(diào)研、方案研討、實(shí)施、上線測(cè)試和上線后相關(guān)數(shù)據(jù)的維護(hù)等工作需要不同部門(mén)、各種崗位人員的協(xié)調(diào)和配合。在此過(guò)程中，不同模塊存在許多未知因素，不是簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單某個(gè)部門(mén)或一個(gè)專業(yè)能輕松搞定的。因此，要推動(dòng)企業(yè)信息化建設(shè)，并使之成為高效管控手段，從認(rèn)識(shí)上要有一個(gè)新高度，特別是需要企業(yè)高層的重視，對(duì)其大力扶持，協(xié)調(diào)和推動(dòng)職能部門(mén)的積極參與，出臺(tái)配套的管理制度，為合同信息化管理的落地保駕護(hù)航。這樣才能讓合同信息化管理平臺(tái)發(fā)揮應(yīng)有的作用，達(dá)到提高和完善企業(yè)現(xiàn)代化管理水平的目的。
5打造高素質(zhì)的合同管理隊(duì)伍
建立優(yōu)質(zhì)的合同管理團(tuán)隊(duì)是合同信息化管理實(shí)施的關(guān)鍵所在。要加強(qiáng)管理人員的信息化意識(shí)、熟知管理制度，并且熟練掌握電子信息化系統(tǒng)的操作[2]。在信息化管理前，企業(yè)中的合同管理人員不懂信息化相關(guān)知識(shí)，IT工程師對(duì)合同管理工作不是很了解，兩個(gè)部門(mén)在業(yè)務(wù)領(lǐng)域沒(méi)有太多交集。如果企業(yè)建立了信息化管理平臺(tái)，這樣的工作狀態(tài)會(huì)大大改變：在信息化推進(jìn)初期，合同管理部門(mén)（人員）和信息化建立部門(mén)（人員）有著長(zhǎng)期的溝通和交流，IT工程師通過(guò)了解合同管理線下工作模式、流程、數(shù)據(jù)來(lái)源等，梳理多重邏輯關(guān)系后，運(yùn)用不同技術(shù)手段將代碼寫(xiě)至信息化平臺(tái)；合同管理人員在提出IT需求過(guò)程中也逐漸了解自己的工作在合同管理模塊中的職責(zé)、角色、權(quán)限、工作流程等，并能熟練掌握各種操作。經(jīng)歷一段時(shí)間的磨合，參與人員對(duì)不同范圍的工作從了解到深入，再通過(guò)后期的各類培訓(xùn)學(xué)習(xí)，使各自的合同管理水平及職業(yè)綜合素質(zhì)都有了大幅提高。因此，在信息化過(guò)程中，人是最重要的決定因素。沒(méi)有一支良好素養(yǎng)的員工隊(duì)伍，合同管理信息化系統(tǒng)建設(shè)是難以達(dá)到預(yù)期目標(biāo)的。
6結(jié)束語(yǔ)
當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)知識(shí)時(shí)代，越來(lái)越多的企業(yè)為了跟上社會(huì)發(fā)展的進(jìn)程，保障企業(yè)在市場(chǎng)中的核心競(jìng)爭(zhēng)力，引進(jìn)了“信息化+管理”模式。在新時(shí)代的合同管理中運(yùn)用創(chuàng)新理念，依據(jù)信息化平臺(tái)，提高合同管理的規(guī)范性和有效性。雖然合同信息化管理是一個(gè)漫長(zhǎng)的積累過(guò)程，但這些管理變革，給傳統(tǒng)企業(yè)帶來(lái)新活力，也是現(xiàn)代化企業(yè)實(shí)現(xiàn)高端產(chǎn)業(yè)鏈創(chuàng)新、飛躍發(fā)展的必然趨勢(shì)。
