時(shí)間：2024-01-10 15:06:19
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前言
合同是體現(xiàn)平等主體的自然人、法人、及其他組織之間,依照合同法及其有關(guān)法規(guī)和規(guī)定簽訂的設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)的協(xié)議。規(guī)范的合同管理是維護(hù)法人單位合法權(quán)益的有力保障。圍繞合同檔案管理,一直存在某些難點(diǎn)問(wèn)題,如收集歸檔率低,保管期限劃分隨意性大,管理模式與利用需求存在沖突,開(kāi)發(fā)利用水平低等,制約著合同檔案管理水平的進(jìn)一步提升。
一、合同檔案的收集
合同檔案收集難是一個(gè)普遍現(xiàn)象。這與合同的形成方式與一般公文有所區(qū)別有關(guān)。從辦理程序看,在一個(gè)法人單位,不同性質(zhì)和類別的合同往往由不同職能部門擬定和承辦,甚至每份合同從起草、審核、審批簽署直至履行完畢都要經(jīng)歷諸多流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié);從合同成立看,合同送交所有責(zé)任方簽署完畢后方才成立,流程多周期長(zhǎng)。受內(nèi)外因素的影響,合同容易出現(xiàn)“中途截流”和分散保管的現(xiàn)象,從而給檔案部門的收集工作帶來(lái)一定困擾,直接影響合同檔案管理質(zhì)量和開(kāi)發(fā)編研工作的開(kāi)展。
如何解決這一問(wèn)題呢? 關(guān)鍵在于抓住合同流轉(zhuǎn)的中心環(huán)節(jié)。按照《合同法》第32 條規(guī)定:“采用合同書(shū)形式訂立合同的,自雙方當(dāng)事人簽字或者蓋章時(shí)合同成立。”而依目前國(guó)內(nèi)慣例,合同簽訂成立基本以簽訂方蓋章為準(zhǔn)(簽訂方皆為自然人除外) ?？梢?jiàn),蓋章環(huán)節(jié)是合同檔案收集的關(guān)鍵。如果在合同用印環(huán)節(jié)即注意對(duì)合同進(jìn)行編號(hào)登記,作為追索合同文本的憑據(jù),有助于提高合同收集歸檔率。
對(duì)一個(gè)全宗單位而言,較為科學(xué)有效的方式是實(shí)行統(tǒng)一格式的合同審批單。審批單記載合同內(nèi)容、責(zé)任者、金額、經(jīng)辦部門等相關(guān)信息,由合同經(jīng)辦部門填寫(xiě),附合同文本一并辦理審批流轉(zhuǎn)(一式三聯(lián),格式如下) 。待合同簽署成立后,第一聯(lián)供檔案部門作為合同審批材料,與合同文本一并歸檔;第二聯(lián)存財(cái)務(wù)部門,作為記賬憑證;第三聯(lián)可由合同部門作為專項(xiàng)資料保留。在合同用印階段,文書(shū)部門(或檔案部門) 直接在合同審批單編號(hào),并留下第一聯(lián)備案存查,督促合同經(jīng)辦部門在合同正式簽署完畢后及時(shí)辦理移交歸檔手續(xù)。使用合同審批單既可以真實(shí)直觀地反映出每一份合同形成的全過(guò)程信息,又使得合同管理流程更加規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)。采用這一方式,并通過(guò)制定配套的合同管理和移交制度,則合同檔案的歸檔率得以有效保證,有助于從根本上解決合同檔案收集難的現(xiàn)象。
合同審批單
二、合同檔案管理模式
在國(guó)家機(jī)關(guān)和企業(yè)檔案分類體系中,都未將合同檔案作為一個(gè)單獨(dú)的管理門類。換言之,在立卷歸檔階段,合同一般依據(jù)其性質(zhì)、類別和承辦機(jī)構(gòu)等特征,被分別納入不同的檔案管理門類。這自然有其一定的合理性和科學(xué)性。例如將采購(gòu)合同、工程合同、融資借貸合同分門別類進(jìn)行歸檔有助于保持設(shè)備檔案、基建檔案、會(huì)計(jì)檔案的成套性與系統(tǒng)性。但是,隨著合同數(shù)量的激增、合同憑證的頻繁調(diào)用以及合同信息資源的深層次開(kāi)發(fā),傳統(tǒng)做法已無(wú)法很好地滿足對(duì)合同進(jìn)行集中查詢、綜合統(tǒng)計(jì)以及編研開(kāi)發(fā)的需要,與當(dāng)前的利用需求存在一定矛盾。
另外,在保管方式上,以往不少單位出于業(yè)務(wù)工作考慮,往往指定合同部門或財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)管理本單位合同檔案,這也給合同檔案管理帶來(lái)一定風(fēng)險(xiǎn)性。首先,合同管理人員(一般為兼職) 檔案專業(yè)知識(shí)有限,合同檔案管理水平參差不齊;其次,合同存放于業(yè)務(wù)部門不利于保管使用和到期鑒定銷毀;第三,一旦組織機(jī)構(gòu)或工作人員發(fā)生調(diào)整變動(dòng),往往容易造成合同散失。因合同憑證丟失導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)訴訟失利的案例并不鮮見(jiàn)。目前,隨著社會(huì)信用體系的構(gòu)建,不少地方開(kāi)始推行
“重合同,守信用”企業(yè)認(rèn)證工作。收集、分析合同各階段執(zhí)行情況,加強(qiáng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的控制能力,使動(dòng)態(tài)管理合同成為一種新的管理形式和需求。
鑒于合同檔案所具有的特殊屬性,筆者認(rèn)為合同檔案的管理模式須分層次進(jìn)行。第一層次,實(shí)現(xiàn)合同安全統(tǒng)一管理。建議由檔案綜合管理部門對(duì)合同檔案文本實(shí)行集中管理,統(tǒng)一開(kāi)展保管利用、鑒定銷毀和編研開(kāi)發(fā)工作,避免檔案缺散流失。第二層次,開(kāi)展合同執(zhí)行情況跟蹤管理。由合同部門(或財(cái)務(wù)部門) 負(fù)責(zé)及時(shí)記錄合同履行、變更、廢止等完備信息,并及時(shí)收集相關(guān)交易憑證(票據(jù)) 裝訂備查。在分類歸檔方式上,理想做法是合同文本歸檔一式二份:一份用于檔案部門正常分類歸檔,維護(hù)各類檔案的系統(tǒng)完整;另一份提供合同部門(或財(cái)務(wù)部門) 建立合同執(zhí)行信息記錄。為了便于統(tǒng)計(jì)查詢和開(kāi)發(fā)利用信息,后者可以采取靈活多樣的分類和排列方式,實(shí)行動(dòng)態(tài)管理,列為專項(xiàng)業(yè)務(wù)資料保管。當(dāng)然,機(jī)構(gòu)規(guī)模較小的單位也可結(jié)合本單位機(jī)構(gòu)設(shè)置情況,指定檔案部門行使上述“二合一”的合同管理職能。
三、合同檔案保管的劃分
對(duì)于合同保管期限,存在兩種極端的看法。一種片面夸大合同的重要性,將合同不分主次輕重一律列為永久保管;另一種則相反,認(rèn)為合同都有履行期限,全部列為短期保管則可。事實(shí)上這兩種做法在認(rèn)識(shí)上都存在誤區(qū),不利于合同檔案的科學(xué)管理和有效利用。劃分合同保存期限時(shí),要聯(lián)系合同價(jià)值進(jìn)行綜合分析。
例如,對(duì)一般經(jīng)濟(jì)合同而言,合同標(biāo)的、履行期限是重要參考指標(biāo);合同作為技術(shù)文檔時(shí),它所依附的設(shè)備儀器、土地不動(dòng)產(chǎn)等使用年限應(yīng)作為考慮因素;有的合同具有深遠(yuǎn)的社會(huì)影響(如反映重大經(jīng)濟(jì)和社會(huì)意義的合資合作協(xié)議等) ,可以考慮列入永久保管。近年來(lái),經(jīng)濟(jì)糾紛案件呈現(xiàn)上升之勢(shì),因此合同爭(zhēng)議的訴訟時(shí)效也在參考之列。可見(jiàn),盡管鑒定合同價(jià)值并無(wú)具體標(biāo)準(zhǔn)可循,劃分保管期限也不宜一概而論,只要善于綜合各方面信息,運(yùn)用經(jīng)濟(jì)的、法律的眼光和動(dòng)態(tài)觀點(diǎn)看問(wèn)題,就有助于合同檔案保管期限的劃分趨于準(zhǔn)確合理。
四、對(duì)變更、撤銷和失效合同的管理
對(duì)變更、撤銷和失效合同的管理似乎是合同管理中的盲點(diǎn),容易被忽視。事實(shí)上,由于合同具有法律意義上的特殊憑證效用,對(duì)其變更與解除也應(yīng)慎而處之。
《合同法》規(guī)定,當(dāng)事人協(xié)商一致的,可以變更合同。法律、行政法規(guī)規(guī)定變更合同應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)(解除) 登記手續(xù)的,依照其規(guī)定。因此,對(duì)已簽訂或生效合同進(jìn)行變更、撤銷或解除時(shí),要參照法律規(guī)定辦理有關(guān)審批程序和登記手續(xù),并在合同簽訂方共同見(jiàn)證下將合同文本全部回收,統(tǒng)一辦理變更或銷毀。必要時(shí)還需對(duì)履約執(zhí)行情況作出相關(guān)書(shū)面說(shuō)明,雙方確認(rèn)后備案存查。避免因疏于管理或隨意處置造成受控合同流失,而造成不必要的經(jīng)濟(jì)糾紛或損失。
五、合同檔案信息資源的開(kāi)發(fā)
闡述和分析了合同檔案管理的相關(guān)問(wèn)題。
關(guān)鍵詞：項(xiàng)目合同；合同檔案；管理
1 前 言
合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。規(guī)范的合同管理是維護(hù)法人單位合法權(quán)益的有力保障。圍繞合同檔案管理，一直存在某些難點(diǎn)問(wèn)題，如收集歸檔率低，保管期限劃分隨意性大，管理模式與利用需求存在沖突，開(kāi)發(fā)利用水平低等，制約著合同檔案管理水平的進(jìn)一步提升。
2 合同檔案的有效管理
2.1合同檔案的收集
合同檔案收集難是一個(gè)普遍現(xiàn)象。這與合同的形成方式與一般公文有所區(qū)別有關(guān)。從辦理程序看，在一個(gè)法人單位，不同性質(zhì)和類別的合同往往由不同職能部門擬定和承辦，甚至每份合同從起草、審核、審批簽署直至履行完畢都要經(jīng)歷諸多流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)；受內(nèi)外因素的影響，合同容易出現(xiàn)“中途截流”和分散保管的現(xiàn)象，從而給歸檔部門的收集工作帶來(lái)一定困擾，直接影響合同檔案管理質(zhì)量和開(kāi)發(fā)編研工作的開(kāi)展。
如何解決這一問(wèn)題呢? 關(guān)鍵在于抓住合同流轉(zhuǎn)的中心環(huán)節(jié)。按照《合同法》第32 條規(guī)定：“采用合同書(shū)形式訂立合同的，自雙方當(dāng)事人簽字或者蓋章時(shí)合同成立。”如果在合同用印環(huán)節(jié)即注意對(duì)合同建立臺(tái)賬并進(jìn)行編號(hào)登記，作為追索合同文本的憑據(jù)，有助于提高合同收集歸檔率。
對(duì)一個(gè)企業(yè)單位而言，較為科學(xué)有效的方式是建立臺(tái)賬并實(shí)行統(tǒng)一格式的合同審批單。待合同簽署成立后，第一聯(lián)供歸檔部門作為合同審批材料，與合同文本（原件）一并歸檔；第二聯(lián)存財(cái)務(wù)部門，作為記賬憑證；第三聯(lián)可由合同部門作為專項(xiàng)資料保留。使用合同審批單既可以真實(shí)直觀地反映出每一份合同形成的全過(guò)程信息，又使得合同管理流程更加規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)。采用這一方式，并通過(guò)制定配套的合同管理和移交制度，則合同檔案的歸檔率得以有效保證，有助于從根本上解決合同檔案收集難的現(xiàn)象。
2.2 合同檔案的整理
合同檔案按“先問(wèn)題再時(shí)間”的原則組卷。案卷內(nèi)反映同一個(gè)問(wèn)題的合同文件應(yīng)排列在一起。如果合同文件數(shù)量多，可按問(wèn)題組成幾個(gè)卷，按時(shí)間順序或問(wèn)題重要程度排列。劃分合同保存期限時(shí)，要聯(lián)系合同價(jià)值進(jìn)行綜合分析。
例如，對(duì)一般經(jīng)濟(jì)合同而言，合同標(biāo)的、履行期限是重要參考指標(biāo)；可見(jiàn)，盡管鑒定合同價(jià)值并無(wú)具體標(biāo)準(zhǔn)可循，劃分保管期限也不宜一概而論，只要善于綜合各方面信息，運(yùn)用經(jīng)濟(jì)的、法律的眼光和動(dòng)態(tài)觀點(diǎn)看問(wèn)題，就有助于合同檔案保管期限的劃分趨于準(zhǔn)確合理。
2.3 合同檔案的管理
在國(guó)家機(jī)關(guān)和企業(yè)檔案分類體系中，都未將合同檔案作為一個(gè)單獨(dú)的管理門類。換言之，在立卷歸檔階段，合同一般依據(jù)其性質(zhì)、類別和承辦機(jī)構(gòu)等特征，被分別納入不同的檔案管理門類。但是，隨著合同數(shù)量的激增、合同憑證的頻繁調(diào)用以及合同信息資源的深層次開(kāi)發(fā)，傳統(tǒng)做法已無(wú)法很好地滿足對(duì)合同進(jìn)行集中查詢、綜合統(tǒng)計(jì)以及編研開(kāi)發(fā)的需要，與當(dāng)前的利用需求存在一定矛盾。
另外，在保管方式上，以往不少單位出于業(yè)務(wù)工作考慮，往往指定合同部門或財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)管理本單位合同檔案，這也給合同檔案管理帶來(lái)一定風(fēng)險(xiǎn)性。首先，合同管理人員(一般為兼職) 檔案專業(yè)知識(shí)有限，合同檔案管理水平參差不齊；其次，合同存放于業(yè)務(wù)部門不利于保管使用和到期鑒定銷毀；第三，一旦組織機(jī)構(gòu)或工作人員發(fā)生調(diào)整變動(dòng)，往往容易造成合同散失。收集、分析合同各階段執(zhí)行情況，加強(qiáng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的控制能力，使動(dòng)態(tài)管理合同成為一種新的管理形式和需求。
鑒于合同檔案所具有的特殊屬性，筆者認(rèn)為合同檔案的管理模式須分層次進(jìn)行。第一層次，實(shí)現(xiàn)合同安全統(tǒng)一管理。建議由計(jì)劃部對(duì)合同檔案文本實(shí)行集中管理，統(tǒng)一開(kāi)展保管利用、鑒定銷毀和編研開(kāi)發(fā)工作，避免檔案缺散流失。第二層次，開(kāi)展合同執(zhí)行情況跟蹤管理。由合同部門(或財(cái)務(wù)部門) 負(fù)責(zé)及時(shí)記錄合同履行、變更、廢止等完備信息，并及時(shí)收集相關(guān)交易憑證(票據(jù)) 裝訂備查。當(dāng)然，機(jī)構(gòu)規(guī)模較小的單位也可結(jié)合本單位機(jī)構(gòu)設(shè)置情況，指定檔案部門行使上述“二合一”的合同管理職能。
3 對(duì)變更、撤銷和失效合同的管理
對(duì)變更、撤銷和失效合同的管理似乎是合同管理中的盲點(diǎn)，容易被忽視。事實(shí)上，由于合同具有法律意義上的特殊憑證效用，對(duì)其變更與解除也應(yīng)慎而處之。
《合同法》規(guī)定，當(dāng)事人協(xié)商一致的，可以變更合同。法律、行政法規(guī)規(guī)定變更合同應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)(解除) 登記手續(xù)的，依照其規(guī)定。必要時(shí)還需對(duì)履約執(zhí)行情況作出相關(guān)書(shū)面說(shuō)明，雙方確認(rèn)后備案存查。避免因疏于管理或隨意處置造成受控合同流失，而造成不必要的經(jīng)濟(jì)糾紛或損失。
4合同檔案信息資源的開(kāi)發(fā)
【分類號(hào)】U231.3；G271
0 引言
地鐵工程建設(shè)周期長(zhǎng)、參建單位眾多、專業(yè)復(fù)雜，地鐵工程圓滿順利地建成，合同的作用功不可滅。建設(shè)單位是通過(guò)合同制約、管理和監(jiān)督各參建單位，參建單位依據(jù)合同完成各自工程項(xiàng)目。合同在中間是一個(gè)橋梁作用。而一旦發(fā)生糾紛，雙方可以及時(shí)運(yùn)用合同檔案記載的內(nèi)容依法維護(hù)各自的合法權(quán)益，合同又起到了一個(gè)憑據(jù)作用。另外，通過(guò)對(duì)合同檔案信息地提煉，把死檔案變成活信息。管理好合同檔案的意義就可見(jiàn)一斑。本文結(jié)合地鐵工程合同的特點(diǎn)及類別，針對(duì)合同管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，對(duì)地鐵工程合同檔案管理進(jìn)行了探討，從而規(guī)范合同檔案管理，提高合同檔案管理水平。
1 地鐵工程合同特點(diǎn)及類別
地鐵工程合同檔案具有檔案和合同的共性，又因地鐵工程的特殊性和復(fù)雜性決定了合同檔案還具有以下特點(diǎn)為：專業(yè)性強(qiáng)，合同數(shù)量大，種類多。合同按內(nèi)容可分為工程建設(shè)類合同、運(yùn)營(yíng)管理類合同、資源開(kāi)發(fā)類合同、公司人事及行政事務(wù)管理類合同及綜合類合同。工程建設(shè)類合同分為勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、咨詢、建筑承包、安裝承包、裝修承包、物資設(shè)備采購(gòu)、工程、技術(shù)咨詢和專題研究合同、工程征地、拆遷、借地等與建設(shè)有關(guān)的其他合同、地鐵建設(shè)工程其他資金來(lái)源的合同等。合同按檔案類別又可分為管理類合同、基建合同、科研合同、設(shè)備合同、勞動(dòng)人事合同等；
2合同檔案管理現(xiàn)狀
2.1.合同文件材料不符合歸檔要求：合同支撐性材料有些原件缺失，有些為復(fù)印件，附件不齊全等。公司合同管理實(shí)行的是承辦部門與相關(guān)部門審查會(huì)簽相結(jié)合的制度，每份合同都應(yīng)產(chǎn)生合同審批簽發(fā)單、律師意見(jiàn)書(shū)、財(cái)務(wù)意見(jiàn)、各相關(guān)業(yè)務(wù)部門意見(jiàn)及其修改稿件和會(huì)議紀(jì)要等等合同支撐性文件材料，但是這些附件材料總是不齊，時(shí)有時(shí)無(wú)。
2.2部分合同未能及時(shí)向檔案室移交歸檔。目前除合約部主管的建設(shè)工程類合同定期向檔案室移交歸檔外，其它部門及下屬公司的合同很多還留存在各自手上。如運(yùn)營(yíng)公司在運(yùn)營(yíng)期間產(chǎn)生的國(guó)產(chǎn)化、科研技改合同；實(shí)業(yè)公司的物業(yè)租賃、廣告發(fā)包承包、合同、房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)、物資采購(gòu)等合同；辦公室汽車采購(gòu)、維修合同、辦公用品采購(gòu)、其他行政管理合同；
2.3移交歸檔的合同文件材料散亂未經(jīng)整理，合同整理組卷困難。因檔案人員對(duì)合同評(píng)審過(guò)程不了解，在對(duì)合同進(jìn)行整理組卷時(shí)，常常對(duì)一些看似與合同無(wú)關(guān)的材料拿不準(zhǔn)、傷腦筋，對(duì)于過(guò)程中反復(fù)修改的合同稿順序更是迷惑，而且因合同附件材料很雜亂，合同附件材料是否齊全、簽章手續(xù)是否完善也很難把握
2.4合同整理組卷工作積壓嚴(yán)重。地鐵工程合同量大，平時(shí)合同都是批量移交，批量簽收。每逢合同利用時(shí)或是突擊組卷或只能提供散份合同文件。未裝訂合同借出可能有合同附件遺失風(fēng)險(xiǎn)。
2.5合同電子文件目前尚未歸檔。
2.6合同檔案管理還停留在初級(jí)的合同整理、歸檔階段，尚未著手合同的編研，合同檔案資源價(jià)值尚待開(kāi)發(fā)利用。
3合同檔案管理思路
3.1建立合同檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系，推行部門立卷制。
由公司檔案室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同檔案，并負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和培訓(xùn)合約部門及各下屬公司的合同檔案管理工作。合約部門及各下屬公司應(yīng)分別確定一名合同檔案管理人員，負(fù)責(zé)合同及其相關(guān)文件材料的組卷歸檔工作。企業(yè)檔案管理規(guī)范明確指出誰(shuí)產(chǎn)生誰(shuí)收集，誰(shuí)負(fù)責(zé)誰(shuí)組卷。因?yàn)槊糠莺贤唧w有哪些附件材料，材料之間相互關(guān)系只有承辦人員是最清楚的。讓具體承辦人預(yù)立卷，各部門下屬公司合同檔案管理人員組卷，實(shí)施部門立卷制才能保證合同檔案齊全、完整、系統(tǒng)，又能避免合同組卷工作大量積壓。
3.2制定合同檔案管理制度。用制度固化合同管理各部門的職責(zé)。
合同檔案管理制度是合同管理制度的一部分，通過(guò)建設(shè)合同檔案管理制度，規(guī)范合同檔案管理，提高合同管理水平，完整保存合同及其相關(guān)憑據(jù)材料。通過(guò)合同檔案管理制度明確合同檔案管理部門職責(zé)，合同歸檔具體要求及合同的利用。通過(guò)制度界定各部門各責(zé)任人的整理組卷的義務(wù)責(zé)任。通過(guò)歸檔制度明確合同及其相關(guān)文件材料的歸檔范圍及保管期限、歸檔時(shí)間、歸檔程序、歸檔質(zhì)量要求以及歸檔控制措施。用歸檔范圍指導(dǎo)哪些文件材料應(yīng)歸檔范圍。例如有關(guān)修改合同的文書(shū)、圖表、傳真件及合同成果性資料等均應(yīng)為合同的組成部分，而一些跟簽發(fā)合同并無(wú)直接關(guān)系的審計(jì)材料、其它行政收發(fā)文及聯(lián)系單就不應(yīng)歸入合同。通過(guò)歸檔要求固化合同移交清單，明確合同移交附件的準(zhǔn)確頁(yè)數(shù)。通過(guò)合同利用制度明確合同正本原件無(wú)特殊情況不外借，避免合同借出遺失風(fēng)險(xiǎn)。各分公司、各部門員工確因工作需要須借出，須經(jīng)分公司、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意。合同還應(yīng)每年清理一次。發(fā)現(xiàn)損毀、遺失，要查明原因及時(shí)處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任。單份合同文本達(dá)二頁(yè)以上的須加蓋騎縫章，這些均需在合同歸檔要求中明確。
3.3 開(kāi)展公司合同管理人員內(nèi)部培訓(xùn)，提升合同管理水平。
在公司內(nèi)部開(kāi)展法制宣傳，增強(qiáng)公司各部門合同管理人員法律觀念，增強(qiáng)合同歸檔意識(shí)。講解合同管理辦法及歸檔要求，明確合同整理細(xì)則，如何鑒定歸檔文件，如何排序，提高預(yù)立卷的案卷質(zhì)量。同時(shí)可通過(guò)培訓(xùn)對(duì)合同管理人員日常的合同副本文件的接收、借閱、發(fā)放管理等進(jìn)行規(guī)范。進(jìn)一步提升合同管理質(zhì)理和水平。通過(guò)內(nèi)部溝通交流，為下步實(shí)現(xiàn)合同電子文件的移交歸檔做好準(zhǔn)備。
4.4加快合同檔案信息化建設(shè)
公司目前已開(kāi)發(fā)運(yùn)用合同管理系統(tǒng)用以對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤。但是合同管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)還不能對(duì)接。檔案管理系統(tǒng)的合同信息完全還完全依套手工錄制目錄和掛接電子文件目錄。如果把兩者對(duì)接起來(lái)，就能避免大批量的合同文件電子目錄掛接工作量，減少人為失誤。實(shí)現(xiàn)以后同步合同電子目錄與電子文件同步傳輸，即便于合同檔案管理，又方便合同查詢利用利用。
3.5開(kāi)展合同檔案編研工作，加強(qiáng)合同檔案資源開(kāi)發(fā)。
中圖分類號(hào)：C939 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
醫(yī)療合同檔案是記載合同履行全部情況的文字資料，對(duì)醫(yī)院的生存和發(fā)展有著極其重要的影響，合同檔案不僅在于收集整理和保存利用，更在于“察往知來(lái)”。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，合同檔案在醫(yī)院采購(gòu)管理工作中的重要作用日顯突出，加強(qiáng)合同檔案管理工作，已經(jīng)成為醫(yī)院檔案工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。
隨著許多高新技術(shù)醫(yī)療設(shè)備的引進(jìn)，醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量和診斷水平的提高。醫(yī)院采購(gòu)管理工作成為不可或缺的重要環(huán)節(jié)，科學(xué)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的合同檔案管理是采購(gòu)管理工作的可靠保障。這些檔案的形成清楚地反映出采購(gòu)過(guò)程完整的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，真實(shí)地記錄了醫(yī)療設(shè)備購(gòu)置的歷史，在整個(gè)醫(yī)院的檔案管理中具有重要意義。
一、醫(yī)療設(shè)備合同檔案管理的重要性
（一）現(xiàn)實(shí)憑證作用
分析研究《合同法》我們可以發(fā)現(xiàn)，合同檔案最突出也是重要的特點(diǎn)是要依據(jù)憑證性，也就是說(shuō)依法訂立的合同， 對(duì)當(dāng)事人具有法律的約束力。合同的訂立、生效、履行、變更以及權(quán)利義務(wù)的轉(zhuǎn)讓、終止、違約、責(zé)任等等，都必須完全地、唯一地依據(jù)合同檔案，否則，就要承擔(dān)由此產(chǎn)生的法律后果[1]。醫(yī)療設(shè)備合同檔案是處理醫(yī)療設(shè)備糾紛的依據(jù)。醫(yī)療設(shè)備管理中，難免發(fā)生這樣、那樣的問(wèn)題，如：技術(shù)資料的丟失、購(gòu)買后質(zhì)量不好或缺件、不按操作規(guī)程使用損壞設(shè)備或配件、經(jīng)濟(jì)效益發(fā)揮不好等。這些問(wèn)題要明確責(zé)任進(jìn)行處理，就必須依據(jù)醫(yī)療設(shè)備檔案中的材料，按制度進(jìn)行分析和落實(shí)責(zé)任。這樣才能使管理水平逐步提高，防止類似問(wèn)題再次發(fā)生。因此，在醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)中，合同檔案不僅是對(duì)合同訂立雙方的憑據(jù)，也是醫(yī)院內(nèi)部協(xié)調(diào)的憑據(jù)。不同的職能處室收集不同的合同檔案資料，承擔(dān)相應(yīng)的職責(zé)，在合同訂立和后期實(shí)施過(guò)程中，存在的各種矛盾和責(zé)任追究，就需要通過(guò)合同檔案來(lái)細(xì)化和評(píng)判。
（二）轉(zhuǎn)化參考作用
合同檔案可以為醫(yī)院再次購(gòu)置同品牌同型號(hào)醫(yī)療設(shè)備及領(lǐng)導(dǎo)決策提供歷史依據(jù)，將合同檔案轉(zhuǎn)化為重要的經(jīng)濟(jì)信息，從而降低設(shè)備購(gòu)置和維護(hù)的成本，爭(zhēng)取在采購(gòu)談判中的有利地位。在采購(gòu)招標(biāo)過(guò)程中，經(jīng)常能遇到供應(yīng)商報(bào)價(jià)高的問(wèn)題，而這時(shí)合同就成為我們的有利參考。醫(yī)院采購(gòu)的歷史合同、兄弟醫(yī)院的購(gòu)買價(jià)格和配置，都是我們談判的有力依據(jù)，使醫(yī)院在采購(gòu)過(guò)程中節(jié)約大量的資金，保證以最優(yōu)的價(jià)格購(gòu)置需要的設(shè)備。
（三）潛在預(yù)備作用
當(dāng)醫(yī)療設(shè)備突然出現(xiàn)故障時(shí)，為工程師判斷出現(xiàn)故障的原因和維修提供參考，減少判斷和維修的時(shí)間和費(fèi)用。在醫(yī)療設(shè)備招標(biāo)采購(gòu)時(shí)，我們會(huì)依據(jù)設(shè)備的情況，在合同中訂立相關(guān)的補(bǔ)充條款，例如重要零配件的價(jià)格、相關(guān)的服務(wù)、后期維保的費(fèi)用等，這些對(duì)于我們今后在設(shè)備使用過(guò)程中有很大的幫助，能夠最大程度地保證機(jī)器的正常運(yùn)行和病人的正常診療。
二、合同檔案管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)
（一）合同的規(guī)范化
合同是合同檔案管理的主題，一份合同是否能夠發(fā)揮它的重要作用，最根本的在于合同的訂立是否規(guī)范，是否能夠在現(xiàn)實(shí)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)或買賣過(guò)程中起到憑證作用?，F(xiàn)在的醫(yī)療設(shè)備購(gòu)置合同，很多都存在不規(guī)范、不嚴(yán)謹(jǐn)，或有不平等的霸王條款等，這樣的一份合同在法律意義上，很難體現(xiàn)它重要的憑證作用。醫(yī)院作為醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)活動(dòng)中的強(qiáng)勢(shì)主體，在合同訂立時(shí)具有一定的主導(dǎo)作用，這往往會(huì)使訂立合同的雙方無(wú)法保持平等的地位，這是目前醫(yī)院在訂立醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同時(shí)可能會(huì)存在的問(wèn)題。
（二）檔案資料收集的完整性
對(duì)于醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)來(lái)說(shuō)，合同檔案的收集是檔案管理中最難的。合同檔案管理是一個(gè)過(guò)程，不是買賣雙方簽訂合同后就完成了所有檔案資料的收集。醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)的合同檔案管理包括：醫(yī)療設(shè)備的申請(qǐng)、審批，采購(gòu)的調(diào)研論證，設(shè)備招標(biāo)參數(shù)及與招標(biāo)有關(guān)的一切資料，采購(gòu)合同，驗(yàn)收單，技術(shù)資料，這些組成了一套完整的合同檔案。而在實(shí)際工作中，有可能由于疏忽或隨意，使得合同檔案資料的收集不完整、有缺失。一般醫(yī)院大型醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)項(xiàng)目的合同檔案在收集方面比較重視，對(duì)于常規(guī)醫(yī)療設(shè)備合同和零星采購(gòu)設(shè)備合同的檔案收集則不太重視。此外，有些醫(yī)院根本沒(méi)有將醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同列入當(dāng)前的檔案歸檔管理范圍，使得材料游離在醫(yī)院檔案室實(shí)際的管理范圍外，也導(dǎo)致了醫(yī)療設(shè)備合同檔案的缺失和不完整。除此之外，在合同收集中另外一個(gè)問(wèn)題是在審核、審批、簽署的過(guò)程中，因?yàn)轭悇e和性質(zhì)的不同，各種檔案在辦理的時(shí)候經(jīng)過(guò)了不同的承辦部門，存在著各種不同的承辦問(wèn)題，需要在承辦的連貫性和一致性上有所提高。送交所有責(zé)任方，最后簽署，合同的收集才完畢[2]。
（三）缺乏專職檔案管理人員
基于醫(yī)療設(shè)備合同檔案的復(fù)雜性和重要性，就需要有專職檔案管理人員和檔案室，這樣更便于合同檔案的管理。但是由于采購(gòu)部門繁重的采購(gòu)工作，無(wú)法安排專職人員來(lái)進(jìn)行管理，合同檔案的保存也沒(méi)有固定的檔案室，這對(duì)于醫(yī)療設(shè)備合同檔案的保管和維護(hù)有一定的風(fēng)險(xiǎn)，長(zhǎng)此以往可能會(huì)導(dǎo)致資料搜集的不完整甚至是資料的缺失。
（四）檔案管理信息化程度低
目前的合同檔案管理還停留在普通的紙質(zhì)管理階段，保存過(guò)程中容易有丟失，且紙質(zhì)文件的保存要求較高，需要有專門的保存場(chǎng)所。有些通過(guò)對(duì)紙質(zhì)文件的掃描，將文檔進(jìn)行保存，方便查詢。但隨著醫(yī)院信息化的發(fā)展，紙質(zhì)文件的保存已經(jīng)跟不上現(xiàn)代化醫(yī)院發(fā)展的腳步，醫(yī)療設(shè)備合同檔案管理的低信息化程度不能滿足醫(yī)院后期發(fā)展的需要。
三、關(guān)于醫(yī)療設(shè)備合同檔案管理的幾點(diǎn)建議
（一）納入正常檔案管理范疇，規(guī)范醫(yī)療設(shè)備合同檔案管理
將醫(yī)療設(shè)備的合同檔案管理納入醫(yī)院的檔案管理，才能使它得到足夠的重視。醫(yī)療設(shè)備合同檔案的特殊性，使它在整個(gè)醫(yī)院的運(yùn)行中有著不可取代的地位。因此，重視并嚴(yán)格管理好醫(yī)療設(shè)備合同檔案是醫(yī)院發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。
除此之外，制定完善的醫(yī)療設(shè)備合同管理制度，明確合同管理辦法和實(shí)施細(xì)則，包括制定合同的簽訂和履行制度、變更與解除制度、合同糾紛處理制度等，是合同檔案規(guī)范管理的重要保證。醫(yī)院只有制定醫(yī)療設(shè)備合同管理制度和配備專職合同管理人員，才能保證醫(yī)療設(shè)備合同的合理、合法及實(shí)現(xiàn)合同集中管理，才能實(shí)現(xiàn)合同檔案齊全收集及規(guī)范管理，減少資料缺失和遺漏的問(wèn)題發(fā)生。
（二）合同檔案資料的收集要全面、準(zhǔn)確、及時(shí)
通過(guò)對(duì)合同檔案形式與內(nèi)容的規(guī)范性的分析， 我們可以知道， 人們對(duì)合同檔案的全面性與準(zhǔn)確性的要求較之于其他種類的檔案要高得多。這就要求檔案管理人員熟悉相關(guān)的法律法規(guī)， 了解合同的辦理狀況， 保證不遺漏與合同有關(guān)的檔案材料， 能夠準(zhǔn)確、有力地反映當(dāng)事人的合法權(quán)益[3]。醫(yī)療設(shè)備合同檔案需要了解醫(yī)療設(shè)備的相關(guān)政策法規(guī)，收集相關(guān)的資質(zhì)證明材料，以保證購(gòu)買醫(yī)療設(shè)備的合法性、合理性?；踞t(yī)療設(shè)備資料有醫(yī)療器械注冊(cè)證、供應(yīng)商及生產(chǎn)商的資質(zhì)、授權(quán)，特殊醫(yī)療設(shè)備還需提供計(jì)量證明、壓力證明等相關(guān)資質(zhì)，這是醫(yī)療設(shè)備合同資料的特別之處。及時(shí)性，也是合同檔案資料收集的要求。合同本身是具有時(shí)效性的，因此合同資料的收集也需要及時(shí)，及時(shí)收集資料，及時(shí)整理歸檔，才能使合同檔案完整，并為以后的工作提供依據(jù)和參考。此外，檔案管理員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與相關(guān)職能處室之間的溝通交流，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，了解不同職能處室合同檔案資料的產(chǎn)生情況，避免遺漏；要用發(fā)展的眼光來(lái)看待醫(yī)療設(shè)備合同檔案的收集工作，著眼于全局，做到未雨綢繆。
（三）運(yùn)用信息化手段管理醫(yī)療設(shè)備合同檔案
運(yùn)用信息技術(shù)科學(xué)地管理醫(yī)療設(shè)備合同檔案，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備合同檔案數(shù)據(jù)采集自動(dòng)化、檔案管理規(guī)范化、流程化，還可以解決原有檔案管理過(guò)程中存在的紙質(zhì)合同檔案收集不完整、歸檔不及時(shí)的難點(diǎn)問(wèn)題，解決管理模式與利用需求的沖突問(wèn)題，解決檔案管理手段落后的問(wèn)題。目前，我院運(yùn)行的合同管理系統(tǒng)，是針對(duì)合同的信息化管理系統(tǒng)，包括合同內(nèi)容、簽訂時(shí)間、付款信息、合同附件信息等，相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料，更便于查詢、統(tǒng)計(jì)，而這就是信息化給管理所帶來(lái)的便捷。在醫(yī)療設(shè)備合同檔案管理中，使用信息化管理，將更大程度的確保檔案內(nèi)容完整、利于檔案保存、方便檔案查詢，使得檔案管理人員更便于進(jìn)行檔案管理。
合同檔案管理是合同管理制度的重要組成部分，是
醫(yī)院管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，是維護(hù)醫(yī)院合法權(quán)益的有力保障，具有十分重要的作用，可以為醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)決策提供依據(jù)，有利于促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展。隨著經(jīng)濟(jì)生產(chǎn)和人們生活對(duì)醫(yī)療需求的增加，醫(yī)院合同檔案管理工作的內(nèi)容不斷增多，管理工作變得越來(lái)越復(fù)雜，大大提高了醫(yī)院合同檔案管理的難度[4]。這就更需要全面了解合同檔案管理，采取科學(xué)的管理措施，實(shí)現(xiàn)高效、完整、科學(xué)化、信息化的合同檔案管理，才能充分發(fā)揮合同檔案的重要作用，為醫(yī)院的良好發(fā)展奠定基礎(chǔ)。當(dāng)前，新的時(shí)代給檔案事業(yè)的發(fā)展提供了新的機(jī)遇。總之，機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存，基層的檔案事業(yè)發(fā)展還有很大的進(jìn)步空間。我們?cè)谧龊萌粘w檔工作的同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)積極思考，從提升檔案服務(wù)效率的角度出發(fā)，不斷地用實(shí)際行動(dòng)去檢驗(yàn)、去反思，尋找檔案最佳的管理、利用方案。
參考文獻(xiàn)：
[1] 田振英.論合同檔案管理[J].機(jī)電兵船檔案，2015（5）：49- 51.
近年來(lái)，隨著建設(shè)領(lǐng)域的市場(chǎng)化和投資主體的多元化發(fā)展，項(xiàng)目管理變得急功近利，建設(shè)領(lǐng)域的“三重三輕”現(xiàn)象日益凸現(xiàn)，即重項(xiàng)目投資、進(jìn)度和質(zhì)量管理輕項(xiàng)目檔案管理；重檔案驗(yàn)收前突擊整理輕項(xiàng)目建設(shè)中對(duì)檔案的過(guò)程管理；重項(xiàng)目檔案的齊全完整輕對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行規(guī)范化整理。上述現(xiàn)象導(dǎo)致項(xiàng)目檔案管理中通常采取的“源頭控制”、“全過(guò)程管理”等措施因缺乏約束力而收效甚微。因此，亟須創(chuàng)新建設(shè)項(xiàng)目檔案管理模式，提升檔案部門“話語(yǔ)權(quán)”，加大對(duì)項(xiàng)目檔案管控力度，補(bǔ)上建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的“短板”。筆者經(jīng)過(guò)多年的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)踐和探索，認(rèn)為建設(shè)項(xiàng)目檔案合同化管理模式有利于實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案的科學(xué)、有效管理，下面，從三個(gè)方面進(jìn)行分析探討。
1 建設(shè)項(xiàng)目檔案合同化管理模式的可行性分析
建設(shè)項(xiàng)目檔案合同化管理模式即在合同條款中明確項(xiàng)目檔案的質(zhì)量要求、管理職責(zé)、違約責(zé)任，通過(guò)履行合同條款實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理的工作機(jī)制。筆者認(rèn)為，合同化管理模式具有可行性和可操作性，原因如下：
1.1 從法定依據(jù)分析?！秶?guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）第4.2款明確規(guī)定“在簽訂項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理合同、協(xié)議時(shí)，應(yīng)設(shè)立專門條款，明確有關(guān)方面提交相應(yīng)項(xiàng)目文件以及所提交文件的整理、歸檔責(zé)任”。[1]另外，由于合同是聯(lián)系業(yè)主和參建單位的橋梁和紐帶，項(xiàng)目實(shí)施的過(guò)程也是合同履行的過(guò)程，項(xiàng)目檔案管理作為項(xiàng)目管理工作的重要組成部分，理應(yīng)通過(guò)合同的訂立和履行來(lái)實(shí)現(xiàn)。因此，通過(guò)強(qiáng)化合同管理來(lái)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案的規(guī)范化管理具有法定依據(jù)。[2]
1.2 從業(yè)務(wù)需求分析。項(xiàng)目檔案作為項(xiàng)目建設(shè)的歷史見(jiàn)證，業(yè)主和參建單位都期望進(jìn)行規(guī)范化管理，便于日后查考利用。但由于一些參建人員的專業(yè)技能不能滿足項(xiàng)目檔案科學(xué)管理的需要，需要建設(shè)單位檔案部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)。而建設(shè)單位檔案部門由于工作千頭萬(wàn)緒，不可能在項(xiàng)目檔案管理中事必躬親，需要參建單位擔(dān)負(fù)起項(xiàng)目檔案的收集、整理和歸檔責(zé)任，雙方互補(bǔ)性強(qiáng)，容易對(duì)合同中的檔案管理?xiàng)l款達(dá)成共識(shí)。
1.3 從預(yù)期效果分析。建設(shè)項(xiàng)目的合同涵蓋設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、采購(gòu)、環(huán)保、地質(zhì)勘測(cè)等種類，涉及所有參建單位，覆蓋所有建設(shè)環(huán)節(jié)，項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的每一份檔案資料均可以通過(guò)合同條款的履行實(shí)現(xiàn)無(wú)縫管理。不會(huì)導(dǎo)致無(wú)主檔案或責(zé)任缺失的情況發(fā)生，有利于項(xiàng)目檔案的齊全、完整和有效管理。同時(shí)，因合同具有法律約束力，可以有效規(guī)避傳統(tǒng)管理模式缺乏管控手段的弊端，預(yù)期效果明顯。
2 建設(shè)項(xiàng)目檔案合同化管理模式的基本框架
2.1 規(guī)范招標(biāo)文件，為建設(shè)項(xiàng)目檔案合同化管理打好基礎(chǔ)。在傳統(tǒng)管理模式下，因多數(shù)招標(biāo)文件很少涉及檔案管理的具體內(nèi)容，導(dǎo)致在合同中增加檔案管理?xiàng)l款時(shí)，遭到合同乙方的抵制。為此，經(jīng)與相關(guān)部門充分溝通和協(xié)調(diào)，在項(xiàng)目招標(biāo)書(shū)中增加了檔案管理的具體要求，投標(biāo)方需對(duì)檔案管理?xiàng)l款進(jìn)行點(diǎn)對(duì)點(diǎn)應(yīng)答，作為中標(biāo)單位簽訂合同的依據(jù)，避免了在合同簽訂和履行中出現(xiàn)推諉“扯皮”現(xiàn)象，為項(xiàng)目檔案合同化管理提供了依據(jù)，奠定了基礎(chǔ)。
2.2 固化參建單位職責(zé)，為建設(shè)項(xiàng)目檔案合同化管理提供法律保障。合同作為固化簽約方權(quán)利義務(wù)關(guān)系的載體，合同約定的內(nèi)容直接影響項(xiàng)目檔案管理的效果，因此，合同內(nèi)容既要全面，又要突出重點(diǎn)，既要措施有力，又要具有可操作性，既要權(quán)責(zé)明晰，又要賞罰分明，大體包括以下三個(gè)方面：
2.2.1 質(zhì)量要求。為確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，合同條款應(yīng)對(duì)項(xiàng)目檔案的形成、積累、整理、驗(yàn)收、歸檔工作提出具體的質(zhì)量要求：①項(xiàng)目檔案載體及字跡材料要求；②項(xiàng)目檔案的歸檔范圍；③項(xiàng)目檔案的整理規(guī)范；④項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收內(nèi)容及評(píng)分細(xì)則；⑤項(xiàng)目檔案的歸檔要求。
2.2.2 管理職責(zé)。合同條款在確定參建單位的管理職責(zé)時(shí)，應(yīng)總分結(jié)合，職責(zé)明晰，形成橫向到底、縱向到邊的項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，便于參建單位各司其職，各負(fù)其責(zé)，共同做好項(xiàng)目檔案管理工作。由于監(jiān)理單位負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行投資、進(jìn)度和質(zhì)量控制，在監(jiān)理合同中明確并落實(shí)監(jiān)理單位在項(xiàng)目檔案工作中的監(jiān)管職責(zé)，是實(shí)現(xiàn)對(duì)文件材料實(shí)時(shí)監(jiān)控和全過(guò)程管理的關(guān)鍵所在。[3]具體來(lái)講，建設(shè)單位負(fù)責(zé)前期依據(jù)性文件及竣工驗(yàn)收后形成的各類文件的收集和整理，勘察設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)勘察設(shè)計(jì)文件的收集整理，施工單位負(fù)責(zé)竣工技術(shù)文件的收集和整理，供貨單位負(fù)責(zé)設(shè)備隨機(jī)資料、安裝調(diào)試、軟件研發(fā)、功能測(cè)試等文件的收集和整理，監(jiān)理單位除負(fù)責(zé)監(jiān)理文件的收集整理外，負(fù)責(zé)匯總各單位移交的歸檔文件，并編制移交清冊(cè)。
2.2.3 違約責(zé)任。為提高參建單位對(duì)項(xiàng)目檔案的重視程度，合同應(yīng)設(shè)立檔案質(zhì)量保證金條款。根據(jù)投資規(guī)模，保證金的比例一般占合同額的0.5%～3%，如果驗(yàn)收時(shí)檔案綜合評(píng)定分?jǐn)?shù)在90分以上（含90分），竣工驗(yàn)收后一個(gè)月內(nèi)全額退還檔案質(zhì)保金；如果檔案評(píng)定分?jǐn)?shù)在60分～90分之間（含60分），則扣除檔案質(zhì)量保證金的30%并要求限期整改；若檔案評(píng)定分?jǐn)?shù)在60分以下，則沒(méi)收全部檔案質(zhì)保金，將其中一部分作為聘請(qǐng)專業(yè)檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行整理的經(jīng)費(fèi)。
2.3 強(qiáng)化項(xiàng)目法人管理義務(wù)，為建設(shè)項(xiàng)目檔案合同化管理提供組織保障。建設(shè)單位作為項(xiàng)目建設(shè)的法人代表，是項(xiàng)目檔案管理工作的組織核心，對(duì)整個(gè)項(xiàng)目檔案工作負(fù)有組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)的總體責(zé)任。除做好本身的檔案收集、整理工作外，還要對(duì)勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、環(huán)保、供貨等單位進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)、培訓(xùn)、檢查等，合同條款應(yīng)明確項(xiàng)目法人的權(quán)利義務(wù)：
①審閱監(jiān)理周報(bào)，建設(shè)單位檔案部門應(yīng)通過(guò)監(jiān)理周報(bào)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正。②編制項(xiàng)目檔案管理手冊(cè)，將有關(guān)項(xiàng)目檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范編制成冊(cè)，通過(guò)多種形式對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高項(xiàng)目專兼職檔案人員業(yè)務(wù)技能。③邀請(qǐng)行業(yè)主管機(jī)關(guān)檔案部門或檔案行政管理機(jī)關(guān)對(duì)項(xiàng)目檔案的管理情況進(jìn)行檢查指導(dǎo)，加強(qiáng)過(guò)程管控，消除隱患，防患于未然。④組織項(xiàng)目檔案竣工驗(yàn)收。根據(jù)合同條款中檔案驗(yàn)收評(píng)分細(xì)則，對(duì)項(xiàng)目檔案的組織管理情況、齊全完整性、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、編目整理情況、安全保管情況逐項(xiàng)打分，確定檔案驗(yàn)收等級(jí)。
2.4 嚴(yán)格落實(shí)質(zhì)量保證金支付會(huì)簽制度，為建設(shè)項(xiàng)目檔案合同化管理提供管控手段。為增強(qiáng)檔案質(zhì)量保證金的管控效果，筆者所在單位采取了質(zhì)保金支付會(huì)簽制度，即向參建單位支付檔案質(zhì)量保證金，應(yīng)履行項(xiàng)目主管部門、財(cái)務(wù)部門、檔案部門三方會(huì)簽制度，只有三方全部簽字同意，方可進(jìn)行款項(xiàng)支付。[4]檔案質(zhì)量保證金是項(xiàng)目檔案管理實(shí)踐中摸索的行之有效的方法，對(duì)提高參建單位對(duì)檔案工作的重視程度，提高參建人員的檔案意識(shí)，提升檔案部門在項(xiàng)目建設(shè)中的話語(yǔ)權(quán)，提升項(xiàng)目檔案管理水平具有重要意義。
3 項(xiàng)目檔案合同化管理應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題
為讓合同化管理模式切實(shí)取得成效，真正體現(xiàn)出傳統(tǒng)管理模式不具有的法律約束力、經(jīng)濟(jì)管控力等優(yōu)勢(shì)，在實(shí)施過(guò)程中應(yīng)處理好以下幾個(gè)問(wèn)題：
3.1 加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)。建設(shè)項(xiàng)目檔案合同化管理模式的順利實(shí)施，需要同很多部門進(jìn)行充分的溝通和協(xié)調(diào)，在取得理解和支持的基礎(chǔ)上，積極促進(jìn)建設(shè)流程的再造，例如：在項(xiàng)目招標(biāo)書(shū)的編制中增加檔案部門會(huì)審職責(zé)，在合同簽訂中增加檔案部門會(huì)簽環(huán)節(jié)，在竣工驗(yàn)收中強(qiáng)化檔案部門的組織管理職責(zé)，在檔案質(zhì)保金支付中賦予檔案部門“一票否決權(quán)”，提高檔案部門在項(xiàng)目管理中的話語(yǔ)權(quán)，以增強(qiáng)管控手段的有效性。
3.2 完善配套制度。單純采用合同控制建設(shè)工程檔案質(zhì)量，容易產(chǎn)生抵觸情緒，必須建立和完善一系列檔案管理制度、項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)規(guī)范，[5]在項(xiàng)目檔案的形成、收集、積累、整理、驗(yàn)收、移交歸檔等工作中做到有據(jù)可依，減少管理的隨意性，增加管理的合法性，做到規(guī)范、有序，為合同化管理順利實(shí)施保駕護(hù)航。
3.3 量化考核指標(biāo)。在項(xiàng)目檔案合同化管理中應(yīng)改變“做多做少一個(gè)樣，做好做壞一個(gè)樣”的“大鍋飯”考評(píng)機(jī)制，完善正向激勵(lì)措施，量化考核指標(biāo)。例如：將項(xiàng)目檔案驗(yàn)收結(jié)果作為建設(shè)單位檔案部門年度績(jī)效考核的加（減）分項(xiàng)目，90分以上增加1分，60分以下扣除1分，有利于相關(guān)人員盡職盡責(zé)做好項(xiàng)目檔案管理工作。
3.4 推行項(xiàng)目檔案管理后評(píng)價(jià)。建設(shè)單位檔案部門應(yīng)積極推行項(xiàng)目檔案管理后評(píng)價(jià)制度，在竣工驗(yàn)收后審視各個(gè)工作環(huán)節(jié)和做法的利弊得失，汲取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，進(jìn)一步改進(jìn)工作方法，優(yōu)化工作流程，完善作業(yè)模式，確保建設(shè)項(xiàng)目檔案管理機(jī)制的運(yùn)行活力。同時(shí)，將項(xiàng)目檔案管理后評(píng)價(jià)同合同爭(zhēng)議解決結(jié)合起來(lái)，在實(shí)踐中摸索管控分歧和解決爭(zhēng)議的有效途徑和方法，并逐步優(yōu)化、完善合同條款，促使項(xiàng)目檔案合同化管理模式日臻完善。
結(jié)論：實(shí)踐證明，建設(shè)項(xiàng)目檔案合同化管理模式有利于提升檔案部門在項(xiàng)目檔案管理中的話語(yǔ)權(quán)，通過(guò)合同管理強(qiáng)化項(xiàng)目檔案管理，目標(biāo)明確、措施具體、管控有力，為項(xiàng)目檔案的科學(xué)、有效管理提供一種新的思路和模式。
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DCN（Data Communication Network，數(shù)據(jù)通信網(wǎng)絡(luò)）的建設(shè)對(duì)于信息化的推進(jìn)起著至關(guān)重要的作用。實(shí)際上DCN數(shù)據(jù)傳輸網(wǎng)就是為信息化搭建一個(gè)平臺(tái)，一種環(huán)境、高速公路，讓各個(gè)管理系統(tǒng)都能在這個(gè)平臺(tái)上運(yùn)行，它打破了各專業(yè)各自為政、信息自封、資源不能共享的局面，為同一個(gè)單位、同一個(gè)行業(yè)或特定的環(huán)境實(shí)現(xiàn)信息交流資源共享。
建設(shè)DCN數(shù)據(jù)傳輸網(wǎng)就是為了實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化使資源共享最大化。當(dāng)DCN建成后，在同一個(gè)單位內(nèi)，各個(gè)專業(yè)管理系統(tǒng)的信息也就可以相互交流，實(shí)現(xiàn)資源共享。DCN網(wǎng)的建設(shè)為解決檔案管理接收各個(gè)專業(yè)管理的電子信息奠定了基礎(chǔ)條件，檔案管理系統(tǒng)就有可能與各個(gè)專業(yè)搭建渠道，實(shí)現(xiàn)電子檔案的接收，歸檔和利用等項(xiàng)具體工作了。
專業(yè)管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用與存儲(chǔ)分析
專業(yè)管理系統(tǒng)在項(xiàng)目建設(shè)的設(shè)計(jì)中，對(duì)業(yè)務(wù)的分析、流程的分析，每個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)考慮得十分細(xì)致。如OA系統(tǒng)對(duì)收文處理的環(huán)節(jié)、發(fā)文處理的環(huán)節(jié)以及文書(shū)處理的每一個(gè)環(huán)節(jié)流程都會(huì)細(xì)致考慮。合同管理系統(tǒng)從合同項(xiàng)目的提出、多層次的審批、審核商務(wù)報(bào)告，技術(shù)報(bào)告，每一步、每一環(huán)節(jié)都考慮得十分細(xì)致。在專業(yè)管理系統(tǒng)中環(huán)節(jié)考慮得細(xì)，是因?yàn)閺氖聦I(yè)的人對(duì)業(yè)務(wù)熟悉，業(yè)務(wù)分析得細(xì)，IT人員在此基礎(chǔ)上按分析做出了管理系統(tǒng)。
每一個(gè)專業(yè)都十分重視辦事的過(guò)程和最終的結(jié)果，結(jié)果就是工作集中表現(xiàn)，這是十分正確的。正如一個(gè)擬寫(xiě)請(qǐng)示的人，希望看到批復(fù)，進(jìn)行科研盼望的是成果一樣，這無(wú)可厚非，十分正常。但是通常在專業(yè)管理設(shè)計(jì)中往往忽略了管理系統(tǒng)最終形成的數(shù)據(jù)如何存放。這個(gè)問(wèn)題在開(kāi)始的一段時(shí)間還不明顯，總是等數(shù)據(jù)量到了膨脹時(shí)，問(wèn)題才被重視起來(lái)。
檔案管理系統(tǒng)對(duì)辦理完畢需要?dú)w檔的電子文件進(jìn)行存儲(chǔ)、保管和提供利用，與其他專業(yè)管理系統(tǒng)有著明顯的不同特點(diǎn)。它是對(duì)歸檔的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理、保存和提供利用，它不產(chǎn)生數(shù)據(jù)，是對(duì)數(shù)據(jù)的利用。在文件的接收、處理管理過(guò)程中，主要由檔案管理部門執(zhí)行。從流程環(huán)節(jié)來(lái)看豎線性流程長(zhǎng)，橫向性流程短，在數(shù)據(jù)的處理環(huán)節(jié)來(lái)說(shuō)較為穩(wěn)定，復(fù)雜程度不及一些專業(yè)管理系統(tǒng)。
無(wú)論是人工管理檔案還是系統(tǒng)管理檔案，檔案工作的核心一是保管二是利用。保存好數(shù)據(jù)才可能利用數(shù)據(jù)，檔案數(shù)據(jù)是檔案工作賴以存在的根本。在檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)中業(yè)務(wù)分析是不能缺少的環(huán)節(jié)，隨著檔案工作改革的深入，重利用破煩瑣新型思維的確定，為檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和運(yùn)用簡(jiǎn)化了人工干預(yù)的程度，最大限度依賴于系統(tǒng)的運(yùn)行，檔案工作流程化、數(shù)據(jù)處理規(guī)范化使得檔案管理流程較為規(guī)范。
在不同的檔案管理系統(tǒng)中在對(duì)檔案管理流程方面各具特色，一般來(lái)說(shuō)都能實(shí)現(xiàn)檔案管理的作用，但是在對(duì)各個(gè)專業(yè)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的接收、轉(zhuǎn)化，乃至數(shù)據(jù)遷移上卻有著較大的差別。有的檔案管理系統(tǒng)本身就依附于某一管理系統(tǒng)，只是這個(gè)系統(tǒng)的一個(gè)模塊，從功能上、存儲(chǔ)能力上是無(wú)法滿足對(duì)其他專業(yè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行全方位的接收。有的檔案管理系統(tǒng)顯然是一個(gè)完整的系統(tǒng)，但是它沒(méi)有處在數(shù)據(jù)傳輸網(wǎng)絡(luò)中，不具備與其他專業(yè)系統(tǒng)的溝通和往來(lái)，只有處于信息傳輸網(wǎng)絡(luò)又是一個(gè)專門完整的檔案管理系統(tǒng)，才能與各專業(yè)管理系統(tǒng)進(jìn)行溝通，接收數(shù)據(jù)進(jìn)行交流對(duì)接能力，有足夠的存儲(chǔ)能量和能實(shí)現(xiàn)脫機(jī)存儲(chǔ)能力的檔案管理系統(tǒng)，才具備承擔(dān)網(wǎng)絡(luò)管理中檔案管理的功能。
檔案管理系統(tǒng)與各專業(yè)管理系統(tǒng)的相互關(guān)系
文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿，這個(gè)傳統(tǒng)的規(guī)則也體現(xiàn)了文件的形成和歸檔檔案管理間的關(guān)系。檔案管理系統(tǒng)是對(duì)各專業(yè)系統(tǒng)形成的具有保存價(jià)值的文件進(jìn)行鑒定、加工、整理、保存提供利用工作，各專業(yè)管理系統(tǒng)是檔案數(shù)據(jù)形成的源泉，檔案管理系統(tǒng)是歸檔數(shù)據(jù)進(jìn)行接收儲(chǔ)存、整合、備查的終端，形成了一個(gè)形成――保存――利用的循環(huán)關(guān)系。
當(dāng)專業(yè)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳入檔案管理系統(tǒng)后，無(wú)論檔案管理系統(tǒng)是否對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，都不影響查詢利用，當(dāng)檔案管理系統(tǒng)做了數(shù)據(jù)整合歸檔后，在文件查詢的信息中會(huì)增加文件實(shí)體的存放位置標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)文件數(shù)據(jù)做了歸檔，完成邏輯歸檔和實(shí)體歸檔保存后，即會(huì)通知專業(yè)管理系統(tǒng)，專業(yè)管理系統(tǒng)即可對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行清理，刪除專業(yè)管理系統(tǒng)中已經(jīng)向檔案管理系統(tǒng)做了移交的數(shù)據(jù)，減少專業(yè)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)壓力。移交可以做批量移交，也可做隨時(shí)移交，檔案管理系統(tǒng)隨時(shí)都可進(jìn)行文件數(shù)據(jù)的接收和文件數(shù)據(jù)的查詢工作。
檔案管理的主題是在文件數(shù)據(jù)接收之后開(kāi)展的各項(xiàng)具體工作，但是有關(guān)文件的相關(guān)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)應(yīng)在各專業(yè)系統(tǒng)（例如：文件的頁(yè)數(shù)、文件主辦部門、文件保管期限、文件編碼等信息）文件的形成或承辦過(guò)程中標(biāo)注出來(lái)，使檔案管理的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)在文件辦理過(guò)程中形成，檔案管理要素前移，為后期的管理準(zhǔn)備完整的數(shù)據(jù)。移交后的檔案數(shù)據(jù)經(jīng)過(guò)檔案管理系統(tǒng)整合后進(jìn)行有效保存，一套做隨機(jī)保存，另外一套做脫機(jī)保存，兩套數(shù)據(jù)保持一致。這樣整個(gè)網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)就處于完全可靠的保管中，不會(huì)形成數(shù)據(jù)丟失無(wú)法彌補(bǔ)的情況，檔案管理系統(tǒng)實(shí)際上也就成為整個(gè)網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)中心。
建立網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)正常運(yùn)行的重要保證
網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供了各種專業(yè)管理系統(tǒng)運(yùn)行的條件，運(yùn)行的專業(yè)管理系統(tǒng)自然會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，需要加工、保存、備查。專業(yè)管理系統(tǒng)一是不能長(zhǎng)期保存批量數(shù)據(jù)，二是不能保存其他管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)。檔案管理系統(tǒng)需要具備數(shù)據(jù)處理功能，提供利用功能和具備數(shù)據(jù)儲(chǔ)存的能力。建立這樣的檔案管理系統(tǒng)，對(duì)整個(gè)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)是十分必要完全可行的。
1.建立網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)有利于各專業(yè)管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行，檔案管理系統(tǒng)接收各專業(yè)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)后，專業(yè)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)壓力減輕，有利于系統(tǒng)的正常運(yùn)行。
2.檔案管理系統(tǒng)接收網(wǎng)絡(luò)內(nèi)專業(yè)系統(tǒng)的歸檔數(shù)據(jù)有利于數(shù)據(jù)的完整齊全。
3.建立檔案管理系統(tǒng)減輕專業(yè)系統(tǒng)的壓力，檔案的提供利用，檔案的安全保存有了可靠的保證。
一、醫(yī)院合同檔案管理工作中存在的問(wèn)題
對(duì)合同檔案管理工作的重視不夠：目前很多醫(yī)院的高層領(lǐng)導(dǎo)不夠重視合同檔案管理工作，認(rèn)為合同檔案管理不會(huì)產(chǎn)生直接經(jīng)濟(jì)效益，故而忽視在其管理方面的投入，致使醫(yī)院合同檔案管理出現(xiàn)設(shè)備不齊全、管理機(jī)制不完善、管理技術(shù)落后等問(wèn)題。在實(shí)際工作過(guò)程中，檔案資料不齊全、不準(zhǔn)確等會(huì)帶來(lái)嚴(yán)重后果，大大降低醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，從而影響醫(yī)院未來(lái)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展?，F(xiàn)代化的合同檔案管理制度不夠完善：由于與合同檔案管理相關(guān)的各種制度得不到完善，使得醫(yī)院合同檔案管理工作開(kāi)展無(wú)法可依、無(wú)章可循，是當(dāng)前醫(yī)院合同檔案管理工作中存在的最主要問(wèn)題之一。以各部門的協(xié)調(diào)制度來(lái)說(shuō)，合同檔案管理工作涉及到的內(nèi)容比較廣、要求較高，醫(yī)院各部門必須要積極配合合同檔案管理機(jī)構(gòu)的工作，相互協(xié)作，才能提高合同檔案管理工作的效率和質(zhì)量。但是，大部分醫(yī)院缺乏這方面的管理制度，致使各部門不能有效地配合工作，使醫(yī)院合同檔案管理的質(zhì)量和效率不斷下降。另外，部分醫(yī)院甚至未設(shè)立專門負(fù)責(zé)合同檔案管理工作的部門，一般都由其他相關(guān)部門代替，致使合同檔案管理工作比較滯后，很多檔案資料無(wú)法完整地保存，從而制約了醫(yī)院的進(jìn)一步發(fā)展。合同檔案管理的信息化程度不夠高：隨著信息技術(shù)的全面發(fā)展，社會(huì)各行業(yè)都開(kāi)始利用信息技術(shù)促進(jìn)自身的發(fā)展。對(duì)于醫(yī)院來(lái)說(shuō)，必須要跟上時(shí)代步伐，充分利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，提高自身服務(wù)質(zhì)量和醫(yī)院的醫(yī)療水平，才能更好地迎接各種挑戰(zhàn)。在實(shí)踐過(guò)程中，醫(yī)院不僅要利用信息技術(shù)改進(jìn)自身的醫(yī)療服務(wù)方式，同時(shí)還要利用信息技術(shù)改進(jìn)合同檔案管理工作的方式，以真正提高合同檔案的管理水平。但是，大部分醫(yī)院只將信息技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院的服務(wù)方面，沒(méi)有在合同檔案管理工作上靈活運(yùn)用，使得合同檔案管理信息化建設(shè)滯后，信息化程度不夠高，無(wú)法有效地促進(jìn)醫(yī)院不斷發(fā)展。另外，部分醫(yī)院雖然重視將信息技術(shù)應(yīng)用于合同檔案管理工作中，但是因?yàn)槿狈染ê贤瑱n案管理工作，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才，使得醫(yī)院合同檔案管理信息化發(fā)展非常緩慢。合同檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)不高：目前，大多數(shù)醫(yī)院都存在合同檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)不高的問(wèn)題，導(dǎo)致合同檔案管理工作的質(zhì)量和效率無(wú)法得到快速提升，給醫(yī)院合同檔案管理工作創(chuàng)新造成極大阻礙。在安排人員時(shí)，醫(yī)院將一些工作能力不強(qiáng)或年老的員工放在檔案管理工作的崗位上，致使合同檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)不高。隨著醫(yī)院合同檔案管理信息化建設(shè)腳步的不斷加快，很多醫(yī)院都開(kāi)始對(duì)合同檔案資料進(jìn)行信息化管理，但是原有的合同檔案管理工作人員因?yàn)槿狈π畔⒓夹g(shù)方面的能力，無(wú)法適應(yīng)新時(shí)代合同檔案管理工作的需求，造成醫(yī)院合同檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)水平無(wú)法快速提升。信息不完整，合同檔案利用率低：在漫長(zhǎng)的發(fā)展過(guò)程中，醫(yī)院合同檔案管理遺留了很多檔案信息方面的問(wèn)題，合同檔案管理工作人員沒(méi)有進(jìn)行整理和收集，造成合同檔案相關(guān)信息的缺失，使醫(yī)院檔案信息的有效管理存在很多困難。在實(shí)踐過(guò)程中，合同檔案信息的整理、收集和歸納沒(méi)有得到真正落實(shí)，使醫(yī)院合同檔案信息出現(xiàn)不完整問(wèn)題，給醫(yī)院各部門工作帶來(lái)嚴(yán)重影響，致使合同檔案利用率非常低，失去存在的真正價(jià)值。
二、醫(yī)院合同檔案管理工作創(chuàng)新的策略
創(chuàng)新管理意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量：在制定合同檔案管理工作考核標(biāo)準(zhǔn)的同時(shí)，提高合同檔案管理工作人員的服務(wù)意識(shí)和專業(yè)水平，從而提高服務(wù)質(zhì)量。在實(shí)踐過(guò)程中，將合同檔案管理工作與醫(yī)院核心競(jìng)爭(zhēng)力相結(jié)合，可以促進(jìn)企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的不斷提高，從而提升醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。在日常工作中，還要加強(qiáng)對(duì)合同檔案管理工作人員的監(jiān)督，嚴(yán)格按照國(guó)家規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，確保醫(yī)院檔案信息的準(zhǔn)確性、可靠性和完整性。創(chuàng)新管理機(jī)制，提升管理水平：在創(chuàng)新管理機(jī)制方面，醫(yī)院必須積極學(xué)習(xí)各行業(yè)在合同檔案管理方面的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和國(guó)內(nèi)外的先進(jìn)管理技術(shù)，以根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況、工作性質(zhì)和特點(diǎn)，制定出符合本醫(yī)院需求的合同檔案管理制度，從而保障合同證檔案管理工作有法可依、有章可循。另外，在制定合同檔案管理制度時(shí)，還必須將該項(xiàng)工作與醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)制度、經(jīng)營(yíng)模式、經(jīng)濟(jì)水平、企業(yè)文化等有機(jī)結(jié)合起來(lái)，確保該制度能夠有效地協(xié)調(diào)各部門之間的合作，共同推進(jìn)合同檔案管理工作的創(chuàng)新。創(chuàng)新管理隊(duì)伍，提高整體素質(zhì)：醫(yī)院合同檔案管理工作的創(chuàng)新，必須要加強(qiáng)對(duì)合同檔案管理人員的培養(yǎng)，提高合同檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。首先，必須要強(qiáng)化合同檔案管理人員對(duì)這項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)，端正自己的工作態(tài)度，在思想上重視這項(xiàng)工作；其次，必須要加強(qiáng)對(duì)合同檔案管理人員的基礎(chǔ)知識(shí)、信息技術(shù)能力等方面的培養(yǎng)，提高合同檔案管理人員的綜合能力。只有這樣才能真正滿足社會(huì)發(fā)展需求，推動(dòng)醫(yī)院合同檔案管理不斷創(chuàng)新，促進(jìn)醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。創(chuàng)新管理模式，提高信息化程度：信息技術(shù)在醫(yī)院合同檔案管理工作中的應(yīng)用，對(duì)于提高合同檔案管理的效率和質(zhì)量有著不可估量的作用。在實(shí)踐過(guò)程中，不斷創(chuàng)新醫(yī)院合同檔案管理模式，注重信息技術(shù)的合理應(yīng)用，可以將以前紙質(zhì)檔案的管理方式逐漸轉(zhuǎn)化為電子檔案管理方式，不論是檔案收集、檔案編輯，還是檔案存儲(chǔ)、檔案調(diào)用等工作的程序都得到了極大的簡(jiǎn)化，大大提高了合同檔案管理工作人員的積極性。與此同時(shí)，信息技術(shù)的應(yīng)用，大大降低了合同檔案管理工作人員的工作量，使合同檔案資料變得更加準(zhǔn)確和完整，有效避免了手工管理方式出現(xiàn)的各種錯(cuò)誤，大大提高了醫(yī)院合同檔案的利用價(jià)值和有效利用率。
作者:金銀善 單位:延邊大學(xué)附屬醫(yī)院
二、 甲方管理責(zé)任
1．負(fù)責(zé)辦理人事檔案接收手續(xù)，保留存檔人員原工作身份，人事檔案調(diào)出甲方時(shí)按原工作身份介紹到新的檔案接收單位（存檔人員為非北京戶籍人員的，與乙方解除聘用關(guān)系后，檔案不得在北京市內(nèi)調(diào)轉(zhuǎn)，其檔案須轉(zhuǎn)回原籍人才服務(wù)機(jī)構(gòu)或變更新的委托單位，重新簽訂存檔合同）。
2．保管人事檔案，負(fù)責(zé)向有關(guān)組織、單位出具檔案中已記載的材料。
3．負(fù)責(zé)按檔案記載以及國(guó)家和北京市有關(guān)規(guī)定為乙方提供相關(guān)人事服務(wù)和管理。
4．甲方在未得到乙方的書(shū)面通知時(shí)，不得應(yīng)存檔個(gè)人要求改變存檔合同、調(diào)轉(zhuǎn)人事檔案或出具有關(guān)人事證明。
5．甲方不負(fù)責(zé)其它管理及保險(xiǎn)責(zé)任。
三、 乙方管理責(zé)任
1．應(yīng)按國(guó)家有關(guān)規(guī)定為存檔人員辦理各項(xiàng)社會(huì)保險(xiǎn)。
2．負(fù)責(zé)收集存檔人員在乙方工作期間形成的檔案材料，及時(shí)交甲方歸檔。
3．乙方對(duì)聘用的應(yīng)屆大中專畢業(yè)生在見(jiàn)習(xí)期（一年）滿后應(yīng)及時(shí)到甲方領(lǐng)取轉(zhuǎn)正定級(jí)表，做出考核鑒定意見(jiàn)后，送交甲方辦理轉(zhuǎn)正定級(jí)手續(xù)。
4．存檔個(gè)人到甲方辦理各種手續(xù)時(shí)，乙方應(yīng)為其向甲方出具介紹信。
5．乙方應(yīng)按甲乙雙方協(xié)議規(guī)定支付人事費(fèi)。如發(fā)生欠費(fèi)，須在甲方提供相關(guān)服務(wù)或檔案要求轉(zhuǎn)出時(shí)補(bǔ)齊費(fèi)用。
6．乙方與存檔個(gè)人解除聘用關(guān)系后，乙方應(yīng)在一個(gè)月內(nèi)，按甲方規(guī)定的書(shū)面格式通知甲方，同時(shí)出具存檔人員聘用期間的工作鑒定，交回此合同并注明存檔人員存檔費(fèi)繳納截至?xí)r間。
四、 本合同自雙方簽字之日起生效。
五、 本合同一式兩份，雙方各執(zhí)一份，具有同等效力。
甲方：_________________
（簽字蓋章）
乙方：_________________
（簽字蓋章）
關(guān)鍵詞 電子檔案 傳統(tǒng)檔案 檔案管理 利弊
隨著社會(huì)的發(fā)展，日常辦公逐漸趨于自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化和標(biāo)準(zhǔn)化，日常辦公幾乎屬于無(wú)紙化，不再需要紙和筆，而是直接在計(jì)算機(jī)上完成，所以，一般都是電子文件多于紙質(zhì)文件。隨著電子檔案的增多，電子檔案管理成為必然，如何加強(qiáng)電子檔案管理以防文件的損壞和丟失，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的高效、準(zhǔn)確、安全是我們?cè)跈n案管理工作中應(yīng)該著重思考的問(wèn)題。 電子檔案的特點(diǎn)
電子檔案管理不僅要管理電子信息，還要將電子信息與實(shí)體檔案緊密聯(lián)系起來(lái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的識(shí)別、處理，并要求能夠在網(wǎng)絡(luò)上傳遞。電子檔案的特點(diǎn)主要有：第一、信息不能人工識(shí)別，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在記錄時(shí)都是采用人工可識(shí)別的符號(hào)，而電子檔案要通過(guò)計(jì)算機(jī)轉(zhuǎn)換才能夠被人識(shí)別;第二、信息的存儲(chǔ)具有高密度性，節(jié)省了存儲(chǔ)的空間;第三、信息管理具有方便快捷性，電子信息與載體之間無(wú)必然聯(lián)系，隨時(shí)可以分離，能夠復(fù)制存儲(chǔ)于不同介質(zhì)之中，方便進(jìn)行異地之間的傳輸和管理，節(jié)省時(shí)間;第四、方式多樣性，電子檔案與傳統(tǒng)檔案單一的文字記錄不同，可以利用多媒體技術(shù)記錄檔案，保持了檔案的生動(dòng)性[1]。 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的相同之處
電子檔案管理是在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上形成的，電子檔案的記錄必須要依附于傳統(tǒng)檔案的真實(shí)記錄才能保證電子檔案的真實(shí)可靠;電子檔案管理的原理基本與傳統(tǒng)檔案管理相同，只不過(guò)是通過(guò)信息化的手段將其整合，提高了效率;電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理所包含的內(nèi)容相同，電子檔案管理是對(duì)傳統(tǒng)檔案的信息進(jìn)行歸納，擴(kuò)大了信息容量，實(shí)現(xiàn)了資源共享，能夠快速讀取信息。 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的不同之處 電子檔案在歸檔時(shí)間上不同于傳統(tǒng)檔案
電子檔案的管理能夠根據(jù)文件完成的時(shí)間隨時(shí)歸檔，而傳統(tǒng)檔案管理要在整個(gè)過(guò)程結(jié)束后制定一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的表格在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸檔，在時(shí)間上缺少靈活性。由此可見(jiàn)，電子檔案隨時(shí)歸檔的好處是可以避免因時(shí)間問(wèn)題而造成的文件丟失，保證了歸檔的完整性。 電子檔案在歸檔方式上不同于傳統(tǒng)檔案
電子檔案都是采用編碼對(duì)其管理，但是由于載體的不固定性和可修改性，很可能造成電子檔案的準(zhǔn)確性、真實(shí)性缺失，而傳統(tǒng)檔案都是按照一定的次序進(jìn)行編目之后，人工歸檔，保證了文件的真實(shí)、安全和完整。因此，在進(jìn)行電子歸檔時(shí)，必須要隨時(shí)進(jìn)行加密和認(rèn)證，以保證其真實(shí)有效。 電子檔案在保管方式上不同于傳統(tǒng)檔案
電子檔案的保管主要是以光盤(pán)或磁盤(pán)為載體，但是這類載體易老化變質(zhì)，而且在更換介質(zhì)的過(guò)程中可能會(huì)影響文件的可讀性，而傳統(tǒng)檔案的保管需要保證紙質(zhì)文件不受損壞，在轉(zhuǎn)移的過(guò)程中不丟失，對(duì)人工的要求比較高[2]。因此，在對(duì)電子檔案進(jìn)行保管時(shí)，要求有關(guān)部門使用統(tǒng)一的格式對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)和傳輸，必要的時(shí)候可以打印一份紙質(zhì)檔案作為備份。 電子檔案的查詢方式不同于傳統(tǒng)檔案
電子檔案在查詢使用過(guò)程中，可以在獲得權(quán)限之后，登錄檔案管理中心查閱相關(guān)信息，而傳統(tǒng)檔案在查詢過(guò)程中，需要先向上級(jí)申請(qǐng)，獲得批準(zhǔn)后通過(guò)檔案號(hào)人工查找，浪費(fèi)了大量時(shí)間，影響了工作效率。 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的利弊
采用電子檔案管理節(jié)省了大量時(shí)間，可以有效提升檔案管理的效率，方便不同地區(qū)和不同部門之間進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸，而且在查詢使用中更加方便快捷。除此之外，電子檔案管理符合當(dāng)今社會(huì)的低碳環(huán)保理念，無(wú)紙化辦公在節(jié)約了資金的同時(shí)，減少了樹(shù)木的采伐，保護(hù)了森林資源[3]。
然而，任何一種管理模式都存在著不同程度的弊端。由于我國(guó)電子檔案管理起步晚，在法律監(jiān)管上落后于一些發(fā)達(dá)國(guó)家，電子檔案管理面臨著很多挑戰(zhàn)，如何保證電子檔案的法律效應(yīng)是一個(gè)重要的問(wèn)題。電子檔案還存在著易丟失或因時(shí)間問(wèn)題無(wú)法讀取的問(wèn)題，所以在管理過(guò)程中要注意對(duì)文件予以保護(hù)和備份。此外，在信息技術(shù)如此發(fā)達(dá)的背景下，電子信息的安全性難以得到保障，各種病毒和黑客威脅著電子文件的安全，這就對(duì)管理人員的技術(shù)提出了較高要求，要對(duì)電子檔案采取加密和設(shè)置防火墻等措施。
結(jié)束語(yǔ)：
綜上所述，電子檔案管理方式的出現(xiàn)大大提高了辦公的效率，而且有效節(jié)約了森林資源，但是與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比還有其不足之處，不能完全取代傳統(tǒng)檔案管理。因此，我們要加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理的研究，推進(jìn)電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、安全化、準(zhǔn)確化管理，使之更好地服務(wù)于社會(huì)。
參考文獻(xiàn)：
越來(lái)越多的快速消費(fèi)品企業(yè)，尤其是擁有著名品牌的企業(yè)在甄選經(jīng)銷商甚至二批商的時(shí)候，會(huì)很看重經(jīng)銷商有無(wú)建立相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)。如果該經(jīng)銷商能擁有一套有質(zhì)量的系統(tǒng)檔案，至少說(shuō)明了這個(gè)經(jīng)銷商在內(nèi)部管理上的正規(guī)，同時(shí)也證明其市場(chǎng)操作的基本功較為扎實(shí)。因此，檔案管理系統(tǒng)對(duì)經(jīng)銷商有良好的包裝作用，但經(jīng)銷商建立檔案管理系統(tǒng)并不只為上游企業(yè)，應(yīng)整體向企業(yè)化經(jīng)營(yíng)的目標(biāo)進(jìn)發(fā)而建立，且隨著經(jīng)銷商內(nèi)部管理專業(yè)化精細(xì)化的發(fā)展趨勢(shì)，詳盡科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)將是經(jīng)銷商未來(lái)發(fā)展提升的必備基礎(chǔ)之一。當(dāng)然，在目前階段，經(jīng)銷商的檔案系統(tǒng)沒(méi)必要像廠家那樣龐大精細(xì)，應(yīng)側(cè)重于實(shí)用性。
經(jīng)銷商檔案系統(tǒng)可分為區(qū)域市場(chǎng)的基礎(chǔ)資料、行業(yè)市場(chǎng)的基礎(chǔ)資料、客戶基礎(chǔ)資料、市場(chǎng)運(yùn)作資料。
1.區(qū)域市場(chǎng)的基礎(chǔ)資料。包括區(qū)域概況、行政關(guān)系、人口(農(nóng)業(yè)人口與非農(nóng)業(yè)人口)、城市及其下屬的縣鄉(xiāng)鎮(zhèn)村數(shù)量、當(dāng)?shù)刂鲗?dǎo)經(jīng)濟(jì)概況、人均收入及消費(fèi)概況等經(jīng)銷商所屬區(qū)域的基本狀況。資料可從各地市統(tǒng)計(jì)部分的公開(kāi)網(wǎng)站找到。
下面是單個(gè)城市市場(chǎng)的基礎(chǔ)情況一覽表
××城市的人口狀況(圖1)。
××城市人口文化程度構(gòu)成(圖2)。
××城市經(jīng)濟(jì)構(gòu)成(圖3)。
××城市的人均收入支出狀況(圖4)。
年年增長(zhǎng)的人均支出都花到哪些地方去了呢？這里就要做人均消費(fèi)組成分析，具體來(lái)看當(dāng)?shù)叵M(fèi)者是怎么來(lái)花錢的。
人均消費(fèi)組成(圖5)。
所匯總出來(lái)的消費(fèi)組成將能直觀地說(shuō)明當(dāng)?shù)氐南M(fèi)特性及趨勢(shì)，這是用來(lái)向企業(yè)展示經(jīng)銷商對(duì)當(dāng)?shù)厍闆r了解程度的重要工具。更進(jìn)一步則需要了解消費(fèi)者本身。
究竟是誰(shuí)來(lái)消費(fèi)產(chǎn)品的？是誰(shuí)購(gòu)買？在哪里購(gòu)買？……
而了解消費(fèi)者的目的是了解價(jià)格。這里所說(shuō)的價(jià)格，是消費(fèi)者接受的價(jià)格，不是目前產(chǎn)品的價(jià)格。消費(fèi)者自己消費(fèi)時(shí)，愿意承受的價(jià)格是多少？消費(fèi)者送禮時(shí)，愿意承受的價(jià)格是多少？……
這是用來(lái)分析市場(chǎng)的價(jià)格波浪模型。因?yàn)橹挥挟?dāng)產(chǎn)品價(jià)格與消費(fèi)者可接受價(jià)格相吻合時(shí)，產(chǎn)品的銷量才是最大的，而其峰值是與產(chǎn)品的使用場(chǎng)合與目的密切相關(guān)。如果產(chǎn)品價(jià)格偏離，銷量上升的空間是有限的。它是經(jīng)銷商用來(lái)調(diào)整產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，選擇新產(chǎn)品的重要工具。
2.行業(yè)市場(chǎng)的基礎(chǔ)資料。行業(yè)在本地的發(fā)展概況、市場(chǎng)總?cè)萘?、發(fā)展趨勢(shì)、目前已有的競(jìng)爭(zhēng)者、行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)。資料可通過(guò)省市一級(jí)的行業(yè)協(xié)會(huì)或是工商部門的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)查到。
結(jié)合當(dāng)?shù)氐南M(fèi)特性，分析出本行業(yè)在當(dāng)?shù)氐奈磥?lái)發(fā)展趨勢(shì)，為經(jīng)銷商及廠家的未來(lái)發(fā)展及宣傳重點(diǎn)做依據(jù)和參考，這也是計(jì)算市場(chǎng)容量的重要依據(jù)。在這里，對(duì)品牌的進(jìn)一步分析，則需要經(jīng)銷商收集各企業(yè)的產(chǎn)品賣點(diǎn)，廣告宣傳重點(diǎn)，廣告?zhèn)鞑シ绞?，主要促銷手段等方面的資料。這是向企業(yè)要政策的重要依據(jù)。
3.客戶基礎(chǔ)資料。本區(qū)域內(nèi)各種商業(yè)通路終端的總體情況、經(jīng)銷商目前的覆蓋率、下線客戶資料。資料要靠業(yè)務(wù)人員在日常的工作中收集整理更新。
分別列出當(dāng)前年度及上年度經(jīng)銷商所經(jīng)銷的某單個(gè)產(chǎn)品在各流通領(lǐng)域的銷量占比分析(圖6)。
作為基礎(chǔ)行業(yè)知識(shí)的各KA背景及發(fā)展方向類的資料，可直接到當(dāng)?shù)氐腒A門店索取或是向上游企業(yè)廠家的KA管理部門索取。編定成冊(cè)，以供業(yè)務(wù)人員學(xué)習(xí)使用。適當(dāng)時(shí)候邀請(qǐng)廠家的專業(yè)KA管理人員前來(lái)具體講解培訓(xùn)，以便加強(qiáng)檔案系統(tǒng)在實(shí)際工作中的運(yùn)用。然后根據(jù)下設(shè)二批商或是零售終端的大小類別，分別制作單個(gè)檔案表格，內(nèi)容主要由表1組成。
基礎(chǔ)的客戶檔案不但能讓經(jīng)銷商更加有效地掌握客戶組成狀況，還能將整合出來(lái)的資料變換成資源。在和新廠家進(jìn)行談判時(shí)，一整套充分詳實(shí)的客戶資料能更加有效地說(shuō)明經(jīng)銷商的實(shí)力和市場(chǎng)基礎(chǔ)，以及對(duì)這個(gè)市場(chǎng)所擁有的管理能力。此外，通過(guò)檔案中的客戶資金能力、倉(cāng)儲(chǔ)情況等資料，還能計(jì)算出在旺季時(shí)的分流備貨能力，把零售終端的倉(cāng)庫(kù)變成經(jīng)銷商的分倉(cāng)，提升更多的備貨量，獲取更多廠家備貨配送資源。這也是考核經(jīng)銷商內(nèi)部管理水平的重要依據(jù)。
4.市場(chǎng)運(yùn)作資料。xx產(chǎn)品的鋪貨及銷量情況，見(jiàn)表2。
表2要直接掛在業(yè)務(wù)人員辦公室里，讓相關(guān)業(yè)務(wù)人員能直觀地看到其負(fù)責(zé)的工作所在，時(shí)時(shí)提醒業(yè)務(wù)人員還有哪些方面是要加強(qiáng)與補(bǔ)充的。
表3也是直接掛在業(yè)務(wù)人員辦公室的，具體的陳列及終端活化情況直接體現(xiàn)了相關(guān)業(yè)務(wù)人員的工作成績(jī)?！皩?shí)際”一欄也可以是老板在每次市場(chǎng)走訪之后來(lái)親自填寫(xiě)。時(shí)刻提醒業(yè)務(wù)人員還有哪些工作需要去做的，這比把業(yè)務(wù)人員叫進(jìn)老板辦公室說(shuō)要有效得多。
××產(chǎn)品的計(jì)劃通路結(jié)構(gòu)與實(shí)際通路對(duì)比，以某食品為例。較為合理的通路結(jié)構(gòu)部署，見(jiàn)圖7。
實(shí)際的通路結(jié)構(gòu)狀況，見(jiàn)圖8。
從圖7、圖8上就不難看出，這個(gè)經(jīng)銷商的通路結(jié)構(gòu)更多還停留在批發(fā)團(tuán)購(gòu)等傳統(tǒng)通路上，對(duì)逐漸將占據(jù)主導(dǎo)零售地位的大型賣場(chǎng)及連鎖便利店重視不夠。每個(gè)產(chǎn)品的通路結(jié)構(gòu)和比重都是有所區(qū)別的，經(jīng)銷商要想讓所有的經(jīng)銷產(chǎn)品都賺錢，就得分門別類地對(duì)每個(gè)產(chǎn)品的通路結(jié)構(gòu)狀況做出分析，并及時(shí)調(diào)整。
表4一般是與廠家的駐地業(yè)務(wù)人員共同制定更新的，從全局的高度來(lái)看某產(chǎn)品的市場(chǎng)工作狀況，也是向廠家爭(zhēng)取市場(chǎng)投入的重要依據(jù)(一般來(lái)說(shuō)，經(jīng)銷商的市場(chǎng)工作達(dá)到一定標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，廠家才會(huì)考慮市場(chǎng)投入)。
表5是要與廠家代表共同來(lái)制定的，分別標(biāo)明線上廣告與線下活動(dòng)所起到的預(yù)期作用與針對(duì)方向，注意線上廣告投入與線下活動(dòng)的相結(jié)合，發(fā)揮最大的市場(chǎng)拉動(dòng)作用。從總體上明確廠家對(duì)市場(chǎng)的整體建設(shè)規(guī)劃及啟動(dòng)步驟。再者，明確雙方的費(fèi)用承擔(dān)情況，避免后期扯皮。
表6是年度促銷計(jì)劃的月度細(xì)化分解圖，便于業(yè)務(wù)人員作為制訂月度工作計(jì)劃的重要依據(jù)。
經(jīng)銷商的資料檔案系統(tǒng)的應(yīng)用
經(jīng)銷商的資料檔案系統(tǒng)基本上就是上述的四大塊，制作完成后，經(jīng)銷商首先要根據(jù)資料重要性及保密性，區(qū)分出哪些資料是完全公開(kāi)的，哪些是限級(jí)別查閱的，哪些又是僅限老板自己看的。
這么一套資料建立之后，可不是鎖在老板檔案柜里就萬(wàn)事大吉了，關(guān)鍵在于如何運(yùn)用這套檔案系統(tǒng)去發(fā)揮其應(yīng)有的作用。一般來(lái)說(shuō)，經(jīng)銷商所整理編寫(xiě)的檔案資料系統(tǒng)主要可用于以下幾個(gè)方面
1.便于經(jīng)銷商的業(yè)務(wù)人員及廠家駐地人員快速全面地熟悉市場(chǎng)狀況，特別是出現(xiàn)新員工進(jìn)入或區(qū)域管理輪換的時(shí)候。
2.陳列促銷一覽表之類市場(chǎng)運(yùn)作資料作為督促考核業(yè)務(wù)人員工作的直觀表現(xiàn)形式和依據(jù)。
3.鋪貨／陳列計(jì)劃的制定依據(jù)。
4.銷量的預(yù)算及分解。
5.市場(chǎng)容量及發(fā)展趨勢(shì)的分析與測(cè)算。
6.產(chǎn)品結(jié)構(gòu)調(diào)整或工作重心調(diào)整的依據(jù)。
7.前面提過(guò)，擁有完整的市場(chǎng)資料檔案系統(tǒng)，一方面是向上游企業(yè)包裝了自己，另一方面也是面向員工展現(xiàn)了經(jīng)銷商企業(yè)化的發(fā)展方向與實(shí)際動(dòng)作，從而吸引更多優(yōu)秀員工加入。
關(guān)于經(jīng)銷商的檔案管理系統(tǒng)，還有幾個(gè)補(bǔ)充點(diǎn)
1.這套檔案系統(tǒng)不是老板一個(gè)人或是幾個(gè)業(yè)務(wù)人員就能做得出來(lái)的，而是要全員投入，根據(jù)各人所掌握的資訊狀況，各分一塊去分頭收集整理。
一、系統(tǒng)分析階段
此階段主要解決系統(tǒng)應(yīng)該“做什么”的問(wèn)題。用戶與系統(tǒng)設(shè)計(jì)人員合作，確定該系統(tǒng)的總目標(biāo)，給出系統(tǒng)的功能、要求和條件，經(jīng)過(guò)認(rèn)真地分析研究，提出解決問(wèn)題的方案，并且對(duì)可以利用的資源及成本、效益和開(kāi)發(fā)進(jìn)度做出估計(jì)，進(jìn)行費(fèi)用、效果分析，然后選定最優(yōu)方案，并寫(xiě)出實(shí)計(jì)劃交上級(jí)管理部門進(jìn)行審查。系統(tǒng)分析階段完成的標(biāo)志是可行性研究報(bào)告和開(kāi)發(fā)計(jì)劃通過(guò)審批。系統(tǒng)分析階段是整個(gè)系統(tǒng)中關(guān)鍵的一環(huán)。系統(tǒng)分析階段的組織者即系統(tǒng)分析員是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中最重要的工作人員，一般來(lái)說(shuō)，他們應(yīng)精通電子計(jì)算機(jī)技術(shù)，而且還要精通文書(shū)檔案管理工作，但由于這樣的人才較少，所以，系統(tǒng)分析階段工作應(yīng)由計(jì)算機(jī)專業(yè)人員以及文書(shū)檔案管理人員共同參加，以取長(zhǎng)補(bǔ)短.共同規(guī)劃出一個(gè)系統(tǒng)。系統(tǒng)分析工作由可行性研究和制定系統(tǒng)的總體規(guī)劃兩個(gè)部分組成。
（一）可行性研究
文書(shū)檔案管理人員要根據(jù)文書(shū)檔案工作的特點(diǎn)和規(guī)律對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)提出要求，然后在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上進(jìn)行系統(tǒng)可行性分析、對(duì)系統(tǒng)提出全面的要求。這是系統(tǒng)分析的第一步，包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：系統(tǒng)具備什么功能，確定系統(tǒng)的性能和使用范圍；進(jìn)行初步費(fèi)用估計(jì)及進(jìn)度估計(jì)；提出對(duì)安全性、可靠性、擴(kuò)充性等方面的要求?？尚行苑治鲭A段重點(diǎn)考慮和解決的問(wèn)題是：
（1）本單位對(duì)文書(shū)檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)的需要及其緊迫性。（2）自動(dòng)化管理系統(tǒng)建立之后能提高工作效率多少，建立一個(gè)系統(tǒng)需花費(fèi)多少人力、物力、財(cái)力，如何用較少的花費(fèi)建立一個(gè)能獲得最大經(jīng)濟(jì)效益的系統(tǒng)。（3）本單位及文書(shū)檔案部門現(xiàn)有條件如何，如文書(shū)檔案工作的基礎(chǔ)、資金、設(shè)備條件、人員技術(shù)條件等，能否在現(xiàn)有條件下順利地開(kāi)發(fā)系統(tǒng)。（4）系統(tǒng)運(yùn)行時(shí)將會(huì)出現(xiàn)哪些問(wèn)題，是否具備了解決這些問(wèn)題的條件。（5）對(duì)其他單位研制的系統(tǒng)或應(yīng)用系統(tǒng)的軟件進(jìn)行分析、評(píng)價(jià)和比較，提出適于本單位的代選方案。
（二）制定系統(tǒng)的總體規(guī)劃
（1）確定系統(tǒng)的目標(biāo)和功能。系統(tǒng)的目標(biāo)是系統(tǒng)設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)，在此基礎(chǔ)上確定系統(tǒng)的功能。系統(tǒng)的功能包括服務(wù)功能、建立功能和維護(hù)功能。其中系統(tǒng)的服務(wù)功能是指系統(tǒng)的應(yīng)用；建立功能包括系統(tǒng)初始化和建立數(shù)據(jù)文件或數(shù)據(jù)庫(kù)，并把數(shù)據(jù)裝入相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)及數(shù)據(jù)文件中，以便使用和處理；維護(hù)功能指對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行增加、修改、插入、刪除的功能以及數(shù)據(jù)的保密和安全方面的功能。
（2）選擇硬件。要求硬件具有足夠大的存儲(chǔ)量，以存儲(chǔ)大量的文件檔案信息。具有較高的運(yùn)算速度，以滿足快速檢索的要求，特別是聯(lián)機(jī)檢索的要求，因?yàn)橐话懵?lián)機(jī)檢索系統(tǒng)要求每一提問(wèn)的響應(yīng)時(shí)間應(yīng)在1秒鐘之內(nèi)，最多不超過(guò)5秒鐘；具有較強(qiáng)的比較和邏輯判斷能力；有靈活使用的漢字處理系統(tǒng)。此外，還要考慮計(jì)算機(jī)是否具有適應(yīng)環(huán)境的能力，如維修是否方便，是否有服務(wù)支持，是否具有擴(kuò)充內(nèi)存、變化組合的能力。
（3）軟件設(shè)計(jì)。要求軟件具有以數(shù)據(jù)管理為中心的操作系統(tǒng)或管理文件；具有可靠性、簡(jiǎn)明性、可移植性等特點(diǎn)；系統(tǒng)的應(yīng)用軟件應(yīng)對(duì)用戶使用語(yǔ)言的限制少，并且有自動(dòng)引導(dǎo)功能，輸出格式能讓用戶自由選擇。
（4）機(jī)房設(shè)置。要求能夠防塵、防靜電、隔音；有相對(duì)穩(wěn)定的濕度，一般濕度為50%―70%，室溫15―30℃。
（5）配備人員。應(yīng)配備系統(tǒng)分析員、系統(tǒng)設(shè)計(jì)員、著錄標(biāo)引員、操作員、硬件及軟件維護(hù)員等工作人員，要求其精通業(yè)務(wù)，對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)。
制定系統(tǒng)的總體規(guī)劃必須是在文書(shū)檔案部門對(duì)自動(dòng)化系統(tǒng)的實(shí)際需要的前提下，根據(jù)本單位的經(jīng)費(fèi)、人員等多方面的情況，考慮國(guó)內(nèi)硬件生產(chǎn)、引進(jìn)的條件及本單位軟件設(shè)計(jì)的能力進(jìn)行開(kāi)發(fā)，不能不顧客觀條件盲目開(kāi)發(fā)，以致造成資金的浪費(fèi)。在進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)采用培訓(xùn)與調(diào)入相結(jié)合的辦法培養(yǎng)多層次的系統(tǒng)管理人員，并應(yīng)進(jìn)行人才儲(chǔ)備。
系統(tǒng)分析階段結(jié)束時(shí)，應(yīng)產(chǎn)生系統(tǒng)說(shuō)明書(shū)和可行性研究報(bào)告。系統(tǒng)說(shuō)明書(shū)是通過(guò)系統(tǒng)分析員同文書(shū)檔案人員不斷交流研究而對(duì)問(wèn)題的看法達(dá)成一致后形成的文件?？尚行詧?bào)告又可稱為實(shí)施計(jì)劃報(bào)告，它應(yīng)對(duì)系統(tǒng)的實(shí)施方案進(jìn)行粗略描述，開(kāi)發(fā)進(jìn)度、使用的資源、人員投入計(jì)劃及組織形式等。
二、系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段
此階段主要解決系統(tǒng)“如何做”的問(wèn)題。它是系統(tǒng)的應(yīng)用軟件設(shè)計(jì)，內(nèi)容包括數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、代碼設(shè)計(jì)、程序語(yǔ)言的選擇、輸入輸出的形式和格式、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)的自動(dòng)選擇、操作費(fèi)用估算等。擔(dān)任系統(tǒng)設(shè)計(jì)的人員稱作系統(tǒng)設(shè)計(jì)員，主要由經(jīng)驗(yàn)豐富的軟件人員來(lái)?yè)?dān)任。
三、系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)階段
