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時(shí)間：2023-10-31 11:02:51
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中圖分類號(hào)：F426 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-1723（2012）10-0133-02
一、合同在現(xiàn)代企業(yè)管理中的作用
（一）以出資協(xié)議以及企業(yè)章程的形式明確投資者的權(quán)利和義務(wù)的關(guān)系
只要是和他人一起出資進(jìn)行企業(yè)的開(kāi)創(chuàng)，不管是合伙還是合資的形式，都是要簽訂出資協(xié)議書的，對(duì)于雙方的出資份額以及比例等方面的問(wèn)題都進(jìn)行嚴(yán)格的約定。
（二）通過(guò)勞動(dòng)合同的明確規(guī)定，限定企業(yè)與員工之間的權(quán)利以及義務(wù)關(guān)系
企業(yè)與員工之間的關(guān)系不僅僅是因?yàn)殡p方簽訂了合同而存在的，而作為一種法律上的實(shí)施，只要雙方一方能夠提供勞務(wù)，一方能夠支付報(bào)酬，雙方的勞動(dòng)關(guān)系就有效的建立起來(lái)了。相反的，作為企業(yè)來(lái)講，由于沒(méi)有合同上的某一些的條款的保護(hù)，在進(jìn)行內(nèi)部管理的同時(shí)就可能缺少了一些有利的制約
措施。
（三）合同在于企業(yè)的外部交往中有很大的作用
企業(yè)在對(duì)外經(jīng)濟(jì)交往的過(guò)程中，往往離不開(kāi)合同，合同在這里即作為一種證據(jù)能夠有效的起到雙方的經(jīng)濟(jì)交往的過(guò)程中所確定的權(quán)利義務(wù)關(guān)系，同時(shí)還起到了雙方的約束性質(zhì)的作用。
二、企業(yè)合同管理的基本內(nèi)容
企業(yè)的合同管理是一個(gè)相對(duì)動(dòng)態(tài)的過(guò)程，是管理的機(jī)構(gòu)和管理人員通過(guò)科學(xué)的管理方法實(shí)現(xiàn)預(yù)期的合同管理目標(biāo)的過(guò)程，也就是需要圍繞合同的訂立和變更等的方面展開(kāi)的活動(dòng)。比如，在合同的簽約階段，合同的管理工作主要表現(xiàn)為在對(duì)于合同的內(nèi)容的市場(chǎng)調(diào)查以及市場(chǎng)的預(yù)測(cè)方面，對(duì)于簽約的雙方的信譽(yù)進(jìn)行調(diào)查。在合同的旅行階段，合同的管理工作主要表現(xiàn)為建立合同的臺(tái)賬，落實(shí)好合同的任務(wù)，檢查督促企業(yè)的合同的執(zhí)行狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并且能夠及時(shí)采取相對(duì)應(yīng)的措施，保證能夠按照合同的規(guī)定充分的履行自己的義務(wù)。如果發(fā)現(xiàn)對(duì)方有不適當(dāng)履新合同的現(xiàn)象，需要及時(shí)的在法律規(guī)定的權(quán)利和義務(wù)的范圍內(nèi)對(duì)權(quán)利和義務(wù)進(jìn)行提出，對(duì)雙方提出相對(duì)應(yīng)的合同規(guī)定內(nèi)容的旅行，從而保護(hù)好己方的合法權(quán)益。在合同的履行之后，合同管理工作表現(xiàn)為需要經(jīng)常和定期的對(duì)于企業(yè)所要履行和已經(jīng)履行的義務(wù)進(jìn)行及時(shí)的清理檢查，通過(guò)對(duì)于合同的履行的分析，及時(shí)的收集相對(duì)應(yīng)的信息，并且將信息及時(shí)的反饋到企業(yè)的決策管理機(jī)構(gòu)，為其提供一定的法律服務(wù)。對(duì)于已經(jīng)發(fā)生的合同的正義，要主動(dòng)的與對(duì)方進(jìn)行協(xié)商，正確能夠通過(guò)協(xié)調(diào)和溝通的方式進(jìn)行調(diào)節(jié)解決，對(duì)于和解不成的現(xiàn)象，要按照合同中所約定的糾紛解決的方式進(jìn)行仲裁機(jī)構(gòu)的申請(qǐng)仲裁或者是直接向人民法院提訟，從而能夠維護(hù)本企業(yè)的合法的權(quán)益。
三、企業(yè)合同管理應(yīng)堅(jiān)持的原則
（一）企業(yè)的合同管理是一種規(guī)范化的并且技術(shù)性相對(duì)比較強(qiáng)的工作
企業(yè)首先就必須要堅(jiān)持依法的管理原則，這就需要要求企業(yè)的合同管理的人員必須要經(jīng)過(guò)法律專業(yè)的相關(guān)專業(yè)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，具有比較高的法學(xué)的理論水平，這是依法管理企業(yè)的合同的前提條件之一。其次，對(duì)于國(guó)家的法律和相關(guān)的法規(guī)和政策等是要依法管理合同的重要依據(jù)。
（二）企業(yè)要堅(jiān)持平等的交換原則
由于企業(yè)的合同本身就是要遵守自由以及平等的原則，因此，要堅(jiān)持這一原則就必須要企業(yè)的合同管理的人員在審查合同的過(guò)程別的注意雙方的當(dāng)事人的權(quán)利和義務(wù)是不是對(duì)等，也只有在平等的協(xié)商的基礎(chǔ)上才能夠?qū)崿F(xiàn)正常的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，提高出經(jīng)濟(jì)的效益。
（三）對(duì)于企業(yè)的合法權(quán)益進(jìn)行維護(hù)的原則
企業(yè)的合同的管理的目的就是通過(guò)企業(yè)的合同管理的機(jī)構(gòu)對(duì)于企業(yè)的經(jīng)濟(jì)進(jìn)行合同的定力和變更等方面的組織。從而在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)企業(yè)的內(nèi)部的各國(guó)部門的密切配合，達(dá)到企業(yè)的合法權(quán)益的維護(hù)，并且能夠確保生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)能夠順利的進(jìn)行。所以，企業(yè)的合同管理人員以此為原則作為出發(fā)點(diǎn)，就能夠在審查合同的過(guò)程中，及時(shí)的發(fā)現(xiàn)企業(yè)的問(wèn)題，從而能夠解決相對(duì)應(yīng)的問(wèn)題，達(dá)到維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益的目的。
四、創(chuàng)新合同管理的研究
（一）建立健全相對(duì)應(yīng)的規(guī)章制度
要使得合同管理的規(guī)范化和科學(xué)化就首先需要從企業(yè)的制度進(jìn)行完善，從而能夠制定出切實(shí)可行的合同管理制度，使得管理的工作能夠有章可循。
（二）加強(qiáng)企業(yè)的合同管理人員的相關(guān)培訓(xùn)和教育
對(duì)于企業(yè)的合同管理的人員要進(jìn)行業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低進(jìn)行評(píng)價(jià)，這將直接的影響到企業(yè)的合同管理的質(zhì)量。通過(guò)對(duì)于企業(yè)的相關(guān)制度和相關(guān)的業(yè)務(wù)進(jìn)行學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，就能夠使得企業(yè)的合同管理人員充分的掌握企業(yè)的相關(guān)而合同簽訂的知識(shí)和簽約的技巧，保持能夠持證上崗和年檢考核的制度。 （轉(zhuǎn)上頁(yè)）（接下頁(yè)）
（三）企業(yè)要進(jìn)行重大的合同審查管理
對(duì)于企業(yè)的重要的合同，要進(jìn)行一定的管理，將企業(yè)的大合同作為企業(yè)的合同管理的重點(diǎn)管理對(duì)象，其全部的過(guò)程都是需要由企業(yè)的法律顧問(wèn)部門參與的，要嚴(yán)格的管理和控制，預(yù)防合同的糾紛發(fā)生。
（四）企業(yè)需要履行監(jiān)督和結(jié)算管理
對(duì)于企業(yè)的簽約的目的，主要是要保障合同的履行要及時(shí)有效，防治違約的行為的發(fā)生，所以在此基礎(chǔ)上要對(duì)企業(yè)的法律顧問(wèn)繼續(xù)合同的旅行情況的監(jiān)督也是十分的有必要的。
（五）要提高企業(yè)的提供管理人員的法律素質(zhì)和工作的責(zé)任心
在合同管理的過(guò)程中要充分的保證合同的法律審核的有效性，將合同的實(shí)質(zhì)內(nèi)容進(jìn)行決策權(quán)利要?dú)w于企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)或者是相關(guān)的負(fù)責(zé)人，將合同的執(zhí)行程序交給相關(guān)的管理人員，需要建立合同的管理人員以及審批負(fù)責(zé)的情況對(duì)于合同的責(zé)任跟蹤制度和法律知識(shí)培訓(xùn)制度的建立。
參考文獻(xiàn)
[1] 武玉珍．對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同管理的幾點(diǎn)建議[J]．經(jīng)營(yíng)管理者，2011，（15）．
[2] 雷志勇．論企業(yè)合同管理中存在的問(wèn)題與對(duì)策[J]．商業(yè)文化（學(xué)術(shù)版），2010，（12）．
企業(yè)必須制定和完善合同管理工作制度。合同從簽訂到履行完畢涉及到許多法律問(wèn)題,也涉及施工生產(chǎn)的專業(yè)技術(shù)部門,某一環(huán)節(jié)的缺失或重大失誤都有可能導(dǎo)致嚴(yán)重后果。因此,必須制定規(guī)章制度對(duì)其予以保障。
一是要建立法律顧問(wèn)部門的職責(zé)和權(quán)限,確定合同主管與協(xié)管關(guān)系和責(zé)任;二是要建立合同評(píng)審、起草、會(huì)商、審核、審批制度;三是要建立合同監(jiān)管人、合同報(bào)表、合同執(zhí)行期和規(guī)定事項(xiàng)報(bào)告制度;四是要建立企業(yè)法律事項(xiàng)的內(nèi)部審核制度;五是要建立一些程序制度,如法人授權(quán)制度、合同證據(jù)的收集、保管制度等;六是合同簽署、履行過(guò)程中的責(zé)任制度、獎(jiǎng)懲制度。
合同管理工作應(yīng)適當(dāng)分工。大型施工企業(yè)管理層次相對(duì)較多,既要充分發(fā)揮整個(gè)合同管理系統(tǒng)的作用,調(diào)動(dòng)各級(jí)合同管理部門的積極性,又要根據(jù)不同的情況,調(diào)整具體管理權(quán)限。一般來(lái)說(shuō),企業(yè)應(yīng)通過(guò)授權(quán),一次性把大量的合同管理事務(wù)交由部門及下屬單位,進(jìn)行常態(tài)管理。但對(duì)一些標(biāo)的較大、風(fēng)險(xiǎn)較大、涉及部門或單位較多的合同,都應(yīng)由企業(yè)總部合同管理部門直接管理。企業(yè)合同管理部門負(fù)責(zé)合同宏觀的、總體的、原則的、重要的合同管理和全面的監(jiān)管工作,而部門和下屬單位則負(fù)責(zé)專業(yè)的管理及合同的履行工作。
確定合同管理工作的重點(diǎn),確定重要的合同。施工企業(yè)的合同種類繁多,從合同的管理角度來(lái)說(shuō),都應(yīng)嚴(yán)格管理,但是,并非對(duì)所有的合同都要同樣地關(guān)注。在施工企業(yè)中,施工合同,尤其是對(duì)標(biāo)的較大、風(fēng)險(xiǎn)較大的合同應(yīng)當(dāng)給予足夠的關(guān)注;對(duì)分包合同也必須引起高度的重視,這方面出現(xiàn)的問(wèn)題已經(jīng)很多;擔(dān)保合同、大額度的采購(gòu)合同也應(yīng)列為管理的重點(diǎn)。
確定重要的合同管理部門和單位。在施工企業(yè)中,除合同管理部門外,工程承攬部門、工程管理部門、機(jī)電物資部門、財(cái)務(wù)部門、印信管理部門對(duì)合同管理也將起到重要作用。在合同簽訂和履行過(guò)程中,這些部門都發(fā)揮著重要的職能作用,其工作質(zhì)量、管理水平和工作方法,對(duì)合同的簽訂、履行將產(chǎn)生重大而深遠(yuǎn)的影響。而下屬的施工項(xiàng)目部直接負(fù)責(zé)合同的履行,其意義自不必言。
確定合同管理的重要階段。合同的成立階段是整個(gè)合同管理工作的重點(diǎn),它直接確立了雙方的權(quán)利義務(wù),規(guī)定了未來(lái)合同履行的前景和預(yù)定目標(biāo),其意義重大。合同管理部門和專業(yè)部門的工作水平,領(lǐng)導(dǎo)者的決策,都左右著合同的簽訂質(zhì)量。
形成科學(xué)的管理方法,對(duì)合同進(jìn)行三階段評(píng)審。評(píng)審由企業(yè)相關(guān)高層領(lǐng)導(dǎo)主持,有關(guān)部門參加,以會(huì)議形式進(jìn)行。在投標(biāo)階段,由合同管理部門會(huì)同投標(biāo)部、工程管理、機(jī)電物資、財(cái)務(wù)部門,對(duì)招標(biāo)文件進(jìn)行全面評(píng)審,以決定是否投標(biāo),分析中標(biāo)后的合同風(fēng)險(xiǎn)和難點(diǎn)。要防止為中標(biāo)而掩蓋真實(shí)情況,留下隱患。要形成書面的材料,經(jīng)過(guò)相關(guān)部門會(huì)簽,得到相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)簽批認(rèn)可。在合同簽署階段,由合同管理部門會(huì)同投標(biāo)部門和工程管理機(jī)電物資、財(cái)務(wù)部門,再次對(duì)合同文本進(jìn)行評(píng)審。重點(diǎn)是圍繞合同文本反復(fù)推敲,對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行論證,找出解決問(wèn)題的辦法。要全面衡量權(quán)利義務(wù)是否均衡;合同是否顯失公平;業(yè)主是否隱瞞了與合同有關(guān)的重要事項(xiàng);企業(yè)是否有能力履行合同;能否達(dá)到合同的目的。在履行階段,由合同管理部門會(huì)同工程管理等部門,根據(jù)施工進(jìn)展或單位、單元工程、節(jié)點(diǎn)工期,定期或不定期地對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行評(píng)審,及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題,保證全面履行施工合同。
建立評(píng)審大綱。為了使評(píng)審工作有章可循,保證評(píng)審工作科學(xué)、細(xì)致,不因工作疏漏而影響評(píng)審效果,企業(yè)應(yīng)建立合同評(píng)審大綱。把相關(guān)規(guī)定和要求列為大綱標(biāo)準(zhǔn),以衡量各階段合同內(nèi)容,凡達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)的,則無(wú)法通過(guò)評(píng)審,合同就無(wú)法簽訂,以確保合同始終處于受控狀態(tài)。評(píng)審大綱作為企業(yè)內(nèi)部具有強(qiáng)制性的文件,必須經(jīng)過(guò)企業(yè)的嚴(yán)格批準(zhǔn),以保證其剛性和可操作性、穩(wěn)定性。評(píng)審大綱分為三部分:
第一部分為否決性規(guī)定。內(nèi)容由國(guó)家禁止性規(guī)定、無(wú)效合同、企業(yè)戰(zhàn)略、企業(yè)內(nèi)部相關(guān)禁止性規(guī)定等內(nèi)容,共同組成相應(yīng)條款,以此衡量合同內(nèi)容,達(dá)不到前述內(nèi)容的,不能通過(guò)評(píng)審。
第二部分以合同內(nèi)容為對(duì)象,將相關(guān)技術(shù)和經(jīng)濟(jì)指標(biāo)、慣例、企業(yè)的相關(guān)規(guī)定等列為條款規(guī)定,意在保證合同內(nèi)容最大程度上滿足企業(yè)的需要,保證企業(yè)的利益。如工期、質(zhì)量、結(jié)算方式、獎(jiǎng)罰額度等等。這部分內(nèi)容與企業(yè)在市場(chǎng)上的競(jìng)爭(zhēng)能力有關(guān),與業(yè)主的談判結(jié)果有關(guān)。因?yàn)楹贤瑯?biāo)的不同,大綱中這部分內(nèi)容會(huì)有多個(gè)版本,這部分內(nèi)容和企業(yè)的經(jīng)營(yíng)相關(guān),因此經(jīng)常處于調(diào)整狀態(tài)。
第三部分是企業(yè)從市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)需要出發(fā),做出的承諾或其他內(nèi)容。
第一部分內(nèi)容一般不允許調(diào)整;第二部分內(nèi)容的變動(dòng)需要經(jīng)企業(yè)相關(guān)程序的批準(zhǔn);第三部分則每一次都進(jìn)行批準(zhǔn)。評(píng)審時(shí)要建立和使用統(tǒng)一、規(guī)范的表格文件。評(píng)審時(shí)要對(duì)每一項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行逐一評(píng)審,得出全面和客觀的結(jié)論,并對(duì)評(píng)審結(jié)果負(fù)責(zé)。
履行階段的監(jiān)督審核。要建立合同履行過(guò)程的內(nèi)部監(jiān)督審核制度。監(jiān)督審核工作以合同管理部門為主,工程管理等部門參加,組成內(nèi)審小組,對(duì)合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督審核。由內(nèi)審小組根據(jù)合同履行情況,履行中的難點(diǎn)、重點(diǎn)和存在的一些問(wèn)題,以及業(yè)主的投訴進(jìn)行定期或不定期的審核。審核時(shí)有針對(duì)性地列出審核提綱,可以先發(fā)到被審核單位,也可直接以此進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)審核?？梢詫?duì)一般單位進(jìn)行問(wèn)卷式的發(fā)放審核提綱,由其按要求回答,然后收回,檢查是否存在問(wèn)題。監(jiān)督審核過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題交由被審核單位限期整改。對(duì)可能導(dǎo)致企業(yè)違約的施工項(xiàng)目,向企業(yè)決策層提出書面報(bào)告。
合同管理部門的任務(wù)全面掌握企業(yè)合同管理的現(xiàn)狀。建立合同臺(tái)賬,要求各部門和下屬各單位以報(bào)表形式上報(bào)合同簽署和履行情況、履行結(jié)果。合同管理部門要通過(guò)合同報(bào)表、合同評(píng)審、合同履行情況,廣泛收集真實(shí)可靠的合同信息,有針對(duì)性地開(kāi)展工作。
牢牢把握重點(diǎn)合同。對(duì)一些標(biāo)的較大、難度較大、風(fēng)險(xiǎn)較大的合同,必須進(jìn)行有效控制。劃分風(fēng)險(xiǎn)級(jí)別,以便于對(duì)合同的日常管理。根據(jù)業(yè)主信譽(yù)、工程難度、外部環(huán)境、企業(yè)施工能力和經(jīng)驗(yàn)、項(xiàng)目進(jìn)展情況、施工成本等,劃分合同風(fēng)險(xiǎn)級(jí)別?？蓜澐譃?正常、一定風(fēng)險(xiǎn)、高度風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)的處理,仍可以繼續(xù)劃分為:環(huán)境因素、業(yè)主因素;可以履行滿足合同、無(wú)法履行的合同、無(wú)須繼續(xù)履行的合同等。對(duì)于正常合同,無(wú)須給予特別關(guān)注;對(duì)于有一定風(fēng)險(xiǎn)的合同應(yīng)引起足夠關(guān)注;對(duì)于高度風(fēng)險(xiǎn)的合同要進(jìn)行高度關(guān)注。合同管理部門要建立合同風(fēng)險(xiǎn)清單,施工項(xiàng)目上要建立合同風(fēng)險(xiǎn)因素清單。合同風(fēng)險(xiǎn)是在變化的,因此合同風(fēng)險(xiǎn)管理也處于經(jīng)常調(diào)整狀態(tài)。
建立嚴(yán)格完整的工作程序。應(yīng)從流程上有序控制合同的簽訂、履行。應(yīng)做到合同簽訂必須通過(guò)評(píng)審,合同簽訂前必須經(jīng)過(guò)合同管理部門及相關(guān)部門簽字確認(rèn),然后辦理領(lǐng)導(dǎo)簽批手續(xù),最后辦理用印及其他授權(quán)手續(xù)。建立責(zé)任制,防止工作出現(xiàn)環(huán)節(jié)失控或走過(guò)場(chǎng)。
由于我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展處于重要的轉(zhuǎn)型期，而國(guó)家也加強(qiáng)對(duì)中小企業(yè)扶持的力度，在此背景下，我國(guó)的中小企業(yè)獲得了良好的發(fā)展機(jī)遇，這對(duì)中小企業(yè)而言，需要進(jìn)一步抓住其機(jī)遇而更好地發(fā)展和強(qiáng)大，從而為我國(guó)經(jīng)濟(jì)穩(wěn)定上升注入新的力量。其中是企業(yè)的合同管理是一項(xiàng)十分重要的任務(wù)，這不僅直接和企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況有十分密切的關(guān)系，而且也是企業(yè)在實(shí)踐工作中能夠需要高度重視的方面，合同涉及到企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的直接利益。因此，本文從合同的基本含義人手分析當(dāng)前中小企業(yè)如何在管理方面設(shè)計(jì)系統(tǒng)，進(jìn)一步提升中小企業(yè)在合同管理方面的能力。
1.概述合同的含義
根據(jù)我國(guó)民法規(guī)定中對(duì)合同所給出的定義可知，合同有狹義與廣義，廣義合同指的是民事主體（兩個(gè)或者以上）就某件事而設(shè)立、變更以及終止權(quán)利義務(wù)的協(xié)議；而狹義合同的含義則指的是債權(quán)合同，民事主體（兩個(gè)或者以上）設(shè)立、變更以及終止債權(quán)的協(xié)議，也將其稱之為民事合同。這是保護(hù)當(dāng)事人權(quán)益的重要的文件，同時(shí)對(duì)維護(hù)良好的經(jīng)濟(jì)秩序和促進(jìn)社會(huì)和諧等方面具有重要意義。在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)體制下，各個(gè)市場(chǎng)主體都需要通過(guò)一定的方式保護(hù)自己的權(quán)益，然而企業(yè)作為重要的市場(chǎng)主體，更需要在生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)中加強(qiáng)管理合同，從而使得企業(yè)自身利益不會(huì)受到威脅。
2.分析中小企業(yè)在合同管理方面存在的問(wèn)題
當(dāng)前，我國(guó)許多中小型的企業(yè)對(duì)合同管理基本是依靠人工，例如通過(guò)簡(jiǎn)單的Word和Excel辦公軟件對(duì)企業(yè)中的各種合同進(jìn)行處理、歸檔以及統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等，通過(guò)這種方式管理合同存在許多的問(wèn)題，第一，如文檔整理和管理具有一定的困難性，因?yàn)椴捎卯?dāng)前中小企業(yè)所簽訂的紙質(zhì)合同基本是一式三份，然而企業(yè)管理的方式基本采用的是直接保存原件，這種方式在長(zhǎng)時(shí)間保存工作中將難以保障合同的完整性，可能會(huì)出現(xiàn)蟲蛀等問(wèn)題，從而影響了合同的質(zhì)量。此外，由于人工保存合同還會(huì)導(dǎo)致查閱工作帶來(lái)不便性的問(wèn)題，如查閱時(shí)需要花費(fèi)大量時(shí)間，從而造成時(shí)間浪費(fèi)的問(wèn)題。第二，合同管理工作難度大，由于中小企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中和不同的對(duì)象之間會(huì)建立合同管理，此時(shí)企業(yè)中的合同將會(huì)越來(lái)越多，而采用傳統(tǒng)的方式管理合同，工作人員只能是通過(guò)手工的方式將合同中的內(nèi)容錄入文檔中，這就增加了管理人員的工作量，再者由于管理人員每天處理大量，難免會(huì)出現(xiàn)一些誤差，這不僅導(dǎo)致企業(yè)中利益難以得到保護(hù)，而且嚴(yán)重的情況下還會(huì)對(duì)企業(yè)發(fā)展帶來(lái)較大的困難。第三，合同信息匯總存在較大的困難，由于中小企業(yè)在合同管理工作中主要采用的手工的方式，然而企業(yè)各個(gè)部門中所需要的合同不同、簽訂的合同也存在較大的差異性，因此，對(duì)于合同管理人員而言，他們對(duì)合同進(jìn)行匯總過(guò)程中存在較大的難度，例如需要耗費(fèi)大量的時(shí)間，這對(duì)企業(yè)發(fā)展中做出重要的決策帶來(lái)不良影響。第四，對(duì)合同管理過(guò)程中沒(méi)有有效的預(yù)警機(jī)制，例如運(yùn)用傳統(tǒng)的合同管理方式難以有效掌握合同內(nèi)容的執(zhí)行情況，尤其是其中的結(jié)款情況，并沒(méi)有通過(guò)良好的方式進(jìn)行控制和預(yù)警珂，這就難以準(zhǔn)確掌握當(dāng)前合同內(nèi)容的執(zhí)行情況，從而對(duì)企業(yè)準(zhǔn)確預(yù)測(cè)某個(gè)項(xiàng)目的收支情況沒(méi)有提供有效幫助，這對(duì)企業(yè)發(fā)展中掌握資金流以及運(yùn)作資源等帶來(lái)許多問(wèn)題。
3.結(jié)合信息技術(shù)而設(shè)計(jì)合同管理的系統(tǒng)
由于當(dāng)前我國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展越來(lái)越快，再加上國(guó)家對(duì)中小企業(yè)的扶植力度較大，因此，我國(guó)許多中小企業(yè)在發(fā)展中就積極參與各種不同的市場(chǎng)主體合作，其中就需要通過(guò)簽訂合同的方式保證雙方的利益，這就需要企業(yè)做好合同管理的工作。而現(xiàn)代化的技術(shù)管理過(guò)程中，需要結(jié)合中小企業(yè)的實(shí)際情況而設(shè)計(jì)合同管理的系統(tǒng)，本文中主要是采用的是面向?qū)ο蠓绞竭M(jìn)行分析，運(yùn)用信息技術(shù)而提升合同管理的效率。中小企業(yè)采用這一系統(tǒng)可以在合同管理過(guò)程中實(shí)現(xiàn)如下的目標(biāo)：第一，監(jiān)控好合同的工作進(jìn)度，并根據(jù)良好的工作狀態(tài)而對(duì)實(shí)時(shí)監(jiān)控企業(yè)中各個(gè)不同的工作情況，例如根據(jù)合同執(zhí)行進(jìn)度等；第二，充分明確合同雙方的責(zé)任情況，通過(guò)面向?qū)ο蟮姆绞皆O(shè)計(jì)合同管理的系統(tǒng)，可以更好地幫助合同當(dāng)事人更好地履行合同，同時(shí)也能夠增加合同履行合同當(dāng)事人的責(zé)任感。而在企業(yè)中則可以通過(guò)這種方式而不斷明確各個(gè)崗位工作權(quán)限，一方面是防止工作人員出現(xiàn)越權(quán)的情況，另一方面則是進(jìn)一步明確合同的責(zé)任，并能夠落實(shí)到對(duì)應(yīng)的人中，這對(duì)解決合同中的協(xié)同問(wèn)題帶來(lái)一定的幫助；第三，減少企業(yè)合同管理的開(kāi)支，同時(shí)也能夠促使企業(yè)降低成本。
4.分析合同管理的系統(tǒng)設(shè)計(jì)情況
本文根據(jù)當(dāng)前我國(guó)中小企業(yè)發(fā)展的特點(diǎn)和企業(yè)中的組織結(jié)構(gòu)，而設(shè)計(jì)合同管理的系統(tǒng)。具體的工作模塊請(qǐng)見(jiàn)圖1所示。
4.1分析企業(yè)市場(chǎng)部合同管理的情況
由于企業(yè)中的市場(chǎng)部在合同簽訂之后才能夠更好地便于其他部分開(kāi)展工作，此時(shí)，市場(chǎng)部在合同管理中所需要完成的任務(wù)有：發(fā)放合同登記表格、合同報(bào)批以及作廢處理等。合同登記是企業(yè)中的市場(chǎng)專員在掌握企業(yè)的業(yè)務(wù)的情況而在企業(yè)合同管理的系統(tǒng)中補(bǔ)充空白項(xiàng)，并根據(jù)合同的種類而進(jìn)行編號(hào)和保存。在此管理系統(tǒng)中就可以便于管理人員找出對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)的合同，并實(shí)時(shí)掌握合同的執(zhí)行情況。
4.2分析企業(yè)業(yè)務(wù)部合同管理的情況
企業(yè)市場(chǎng)部在簽訂合同條款之后，其業(yè)務(wù)部主管就可以安排企業(yè)中的相關(guān)人員根據(jù)合同內(nèi)容而完成對(duì)應(yīng)的工作內(nèi)容，同時(shí)也是實(shí)際履行合同義務(wù)的重要體現(xiàn)。其中業(yè)務(wù)部分在工作分配中，則需要主管人員更好地掌握合同內(nèi)容，并做到嚴(yán)格遵守合同要求。計(jì)劃報(bào)批指的是業(yè)務(wù)員根據(jù)自己負(fù)責(zé)工作的情況而掌握信息系統(tǒng)中的合同登記的情況，然后將具體的工作進(jìn)度交給企業(yè)中對(duì)應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，尤其是在重大的項(xiàng)目中，業(yè)務(wù)員就需要即使將問(wèn)題報(bào)告至主管領(lǐng)導(dǎo)，并根據(jù)工作情況而提出對(duì)應(yīng)的意見(jiàn)。
4.3分析企業(yè)綜合部對(duì)合同管理的情況
由于企業(yè)的綜合部在工作中所涉及的內(nèi)容較多，例如合同登記、蓋章處理、發(fā)票登記、業(yè)務(wù)人員的績(jī)效登記、收費(fèi)登記、報(bào)告登記以及發(fā)票作廢處理等。其中合同蓋章指的是工作人員根據(jù)企業(yè)中市場(chǎng)部和業(yè)務(wù)部的情況而對(duì)其中的合同進(jìn)行集中蓋章處理，并在合同管理的系統(tǒng)中及時(shí)做好登記。而開(kāi)具發(fā)票則主要指的是履行合同中對(duì)發(fā)票情況的登記，在合同管理的系統(tǒng)中能夠便于今后工作查閱，進(jìn)而提升工作效率。此外，績(jī)效登記就是按照合同中的所設(shè)計(jì)的績(jī)效而發(fā)放給員工對(duì)應(yīng)的獎(jiǎng)金，這在系統(tǒng)中能夠透明化的展示出來(lái)。
4.4企業(yè)中工作審核
在合同管理的系統(tǒng)，可以增加幾個(gè)不同的模塊，例如合同審核、計(jì)劃審核、鑒證類以及服務(wù)類的工作計(jì)劃等，從而便于工作人員做好對(duì)應(yīng)的工作檢查，進(jìn)而提升合同管理的工作效率。
4.5合同y計(jì)和查詢模
在合同管理過(guò)程中還涉及對(duì)查詢工作和統(tǒng)計(jì)工作，此時(shí)在合同系統(tǒng)中就可以便于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)適時(shí)根據(jù)自己的工作情況而掌握企業(yè)中的合同的執(zhí)行情況，例如對(duì)于已簽訂的合同，則可以在管理系統(tǒng)中通過(guò)已簽?zāi)K中進(jìn)行查詢。
4.6系統(tǒng)維護(hù)
隨著企業(yè)中合同數(shù)量不斷增加，各個(gè)模塊所包含的業(yè)務(wù)也會(huì)增加，因此，在管理合同中就需要定期維護(hù)這些系統(tǒng)，例如做好數(shù)據(jù)備份以及恢復(fù)的工作等。
5.分析企業(yè)中合同管理的工作流程
1 引言
隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制改革的逐步深入， 建筑市場(chǎng)逐步走向規(guī)范與完善。2004年11月11日，中國(guó)正式加入WTO滿3周年了，這意味著中國(guó)加入世貿(mào)組織后的3年保護(hù)過(guò)渡期結(jié)束，2004年12月11日起建筑市場(chǎng)全面對(duì)外開(kāi)放，中資、外資企業(yè)都將享受“國(guó)民待遇”。全球經(jīng)濟(jì)一體化是世界經(jīng)濟(jì)發(fā)展不可逆轉(zhuǎn)的趨勢(shì)，逐步對(duì)我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)主要支柱的建筑業(yè)產(chǎn)生了重大影響，給國(guó)內(nèi)建筑施工企業(yè)帶來(lái)了較大的沖擊， 另外，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的一個(gè)主要特征就是它的法律強(qiáng)制性，因此在建筑領(lǐng)域逐漸出臺(tái)了《合同法》、《招投標(biāo)法》、《建筑法》等以合同為主要內(nèi)容的法律。合同是聯(lián)系各合同主體的紐帶，任何一方違反合同，必然要受法律的制裁，從建筑市場(chǎng)總體情況來(lái)看，目前建筑市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈，建筑企業(yè)利潤(rùn)減少，合同的風(fēng)險(xiǎn)加大。只有重視合同，重視合同管理，才能有效的降低工程風(fēng)險(xiǎn)，增加企業(yè)利潤(rùn)。
2 施工企業(yè)合同管理的現(xiàn)狀
我國(guó)加入WTO后，施工企業(yè)與國(guó)際交往逐漸頻繁，到國(guó)外承包的工程及在國(guó)內(nèi)承包的國(guó)際投資項(xiàng)目也越來(lái)越多。嚴(yán)格的合同管理是這些國(guó)際工程的慣例，一般都嚴(yán)格使用FIDIC合同條件。
就目前國(guó)內(nèi)施工企業(yè)合同管理的現(xiàn)狀而言，主要存在以下幾點(diǎn)問(wèn)題:
(1)缺乏完全法制化的社會(huì)環(huán)境。建筑和合同法律體系不夠完善，部分法律條文不夠嚴(yán)謹(jǐn)，有空子可鉆。另外，有法不依、執(zhí)法不嚴(yán)的現(xiàn)象仍然存在。
(2)缺乏規(guī)范化的市場(chǎng)環(huán)境。業(yè)主利用買方市場(chǎng)的優(yōu)勢(shì)地位，提出苛刻的合同條件，施工單位為了生存不得不接受。業(yè)主在履行合同過(guò)程中隨意性太強(qiáng)，存在不按合同、不按規(guī)則和慣例辦事的現(xiàn)象。
(3)施工企業(yè)的合同法律意識(shí)和合同管理水平跟不上形勢(shì)的發(fā)展。一般來(lái)說(shuō)，施工企業(yè)管理層對(duì)投標(biāo)、簽約工作還比較重視，但合同履行過(guò)程中的監(jiān)督、檢查、統(tǒng)計(jì)、考核、獎(jiǎng)懲還缺乏有效的措施和方法。
(4)合同管理人才缺乏，對(duì)合同管理人才培養(yǎng)不夠重視。我國(guó)的合同管理起步較晚，合同管理人才缺乏。另外，由于外部環(huán)境不規(guī)范的因素太多，企業(yè)內(nèi)部還沒(méi)有形成重合同的意識(shí)和重視合同管理人才培養(yǎng)的環(huán)境。
在建筑市場(chǎng)上，不慎簽訂的一個(gè)合同就有可能給企業(yè)造成重大損失甚至面臨破產(chǎn)的窘境，因此，施工企業(yè)必須加強(qiáng)合同管理，以提高企業(yè)的生存能力和抗風(fēng)險(xiǎn)能力。
3 加強(qiáng)合同管理的幾點(diǎn)建議
3.1 樹(shù)立合同觀念，加強(qiáng)合同意識(shí)
企業(yè)要對(duì)管理人員加強(qiáng)法制教育，特別是企業(yè)負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、合同管理人員，不但要學(xué)習(xí)《建筑法》，更要學(xué)習(xí)《招標(biāo)投標(biāo)法》、《合同法》，使他們?cè)诠こ添?xiàng)目管理中處處以合同為依據(jù)，以合同管理為中心，只有這樣，才能按合同辦事，才能拿起法律的武器維護(hù)自身的合法權(quán)益。在國(guó)際工程中，合同管理更是項(xiàng)目管理的核心，尤其對(duì)承包商來(lái)講，可以說(shuō)其合同管理直接關(guān)系到項(xiàng)目實(shí)施是否順利，自身的利益能否得到保護(hù)。
3.2 設(shè)立合同管理機(jī)構(gòu)、培養(yǎng)合同管理人才
一個(gè)合理的合同管理機(jī)構(gòu)，以及對(duì)合同管理部門的權(quán)責(zé)及與其它職能部門之間的界面的合理界定，是合同管理成功與否的關(guān)鍵;合同管理人才，需要素質(zhì)高、學(xué)習(xí)能力強(qiáng)、知識(shí)面廣、責(zé)任心強(qiáng)，需進(jìn)行在職培訓(xùn)，組織專題學(xué)習(xí)和討論，學(xué)習(xí)的內(nèi)容有《合同法》、建設(shè)工程施工合同示范文本、《最高法院關(guān)于審理建設(shè)工程施工合同糾紛案件適用法律若干問(wèn)題的解釋》等;建立有效交流渠道，以達(dá)到互相促進(jìn)、互補(bǔ)不足的目的，明確合同管理人員的責(zé)權(quán)利，建立完善崗位競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制和獎(jiǎng)懲機(jī)制，以機(jī)制促進(jìn)人，
3.3 建立和完善企業(yè)的合同管理體系及合同管理制度
施工企業(yè)就合同管理全過(guò)程的每個(gè)環(huán)節(jié)建立和健全具體的可操作制度沒(méi)，這些環(huán)節(jié)應(yīng)包括:介紹信的開(kāi)具、信息的跟蹤、合同的草擬、洽談、評(píng)審、用印、交底、責(zé)任分解、履約跟蹤、變更、索賠、違約、解除、終止等。使合同管理有章可循，規(guī)范合同簽訂程序，減少失誤。
3.4 建立合同管理信息系統(tǒng)
信息是合同管理的窗口。為了能及時(shí)掌握合同的實(shí)施情況，合同文件、變更記錄、補(bǔ)充協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要、各方的來(lái)往函件等文件要及時(shí)傳遞給合同管理人員，在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，合同管理應(yīng)建立在信息管理的基礎(chǔ)上，施工企業(yè)要充分利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行合同管理，可以建立局域網(wǎng)，信息網(wǎng)站等。
4 總結(jié)
合同管理是一項(xiàng)高智能的工作，是一個(gè)復(fù)雜的體系，是項(xiàng)目管理的核心。面對(duì)我國(guó)建筑領(lǐng)域市場(chǎng)化的推進(jìn)以及我國(guó)建筑業(yè)國(guó)際化的趨勢(shì)，沒(méi)有有效的合同管理，就不能實(shí)行有效的工程項(xiàng)目管理，就不能順利的完成工程預(yù)期目標(biāo)，施工企業(yè)必須加強(qiáng)合同意識(shí)，只有合同管理規(guī)范化，才能在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中生存和發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
[1] 金芳，工程量清單計(jì)價(jià)模式下施工企業(yè)的策略研究[D].武漢理工大學(xué)碩士論文，2005.
Abstract: Under the market economy conditions, construction market main body mutual rights and obligations relations mainly establish through the contract. This paper explores the construction contract characteristics, analyzes the problems in the contract management, and discusses on how to strengthen the management countermeasure.
Key words: construction contract; management; countermeasure
中圖分類號(hào)：TU723.1 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：2095-2104（2012）
建設(shè)工程施工合同是發(fā)包人和承包人為完成商定的建筑安裝工程，明確相互責(zé)任、權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的合同，是承包人進(jìn)行工程建設(shè)，發(fā)包人支付工程價(jià)款，控制工程項(xiàng)目質(zhì)量、進(jìn)度、投資，進(jìn)而保證工程建設(shè)活動(dòng)順利進(jìn)行的重要法律文件, 是承包人、發(fā)包人在工程施工過(guò)程中最高的行為準(zhǔn)則。工程建設(shè)的復(fù)雜性決定了合同管理的艱巨性,有效的合同管理是促進(jìn)參與工程建設(shè)各方全面履行合同約定的義務(wù),確保建設(shè)目標(biāo)(質(zhì)量、投資、工期)的重要手段，同時(shí)它也在形成公開(kāi)、公平、公正的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制、提高工程質(zhì)量、降低工程造價(jià)、縮短工程工期等方面發(fā)揮著重要的作用。合同管理工作涉及的方面和因素很多，以下僅從施工企業(yè)的角度來(lái)探討如何加強(qiáng)施工合同的管理。
1.建設(shè)項(xiàng)目施工合同的特點(diǎn)
施工合同的標(biāo)的--建筑產(chǎn)品具有固定性、施工生產(chǎn)的流動(dòng)性、復(fù)雜多樣性及一次性投資額大等特點(diǎn)，決定了施工合同與其他經(jīng)濟(jì)合同的不同，其主要特點(diǎn)包括：
1.1施工合同履約時(shí)間長(zhǎng)。建筑產(chǎn)品結(jié)構(gòu)復(fù)雜、施工工期較長(zhǎng)，工期少則幾月，多則幾年甚至十幾年。
1.2合同執(zhí)行過(guò)程中干擾和影響的因素比較多，風(fēng)險(xiǎn)高。
1.3施工合同內(nèi)容復(fù)雜，條款多，變更多，加上參建單位眾多和項(xiàng)目之間接口復(fù)雜，造成業(yè)主與承包商之間、不同承包商之間、承包商與分包商之間以及業(yè)主與材料供應(yīng)商之間不可避免的在合同履行過(guò)程中產(chǎn)生較多的爭(zhēng)執(zhí)和糾紛。
2.施工企業(yè)合同管理存在的問(wèn)題
2.1缺乏完全法制化的社會(huì)環(huán)境。有關(guān)建筑及合同的法律體系不夠完善，部分法律條文不夠嚴(yán)謹(jǐn)，有空子可鉆，存在有法不依、執(zhí)法不嚴(yán)的現(xiàn)象。
2.2缺乏規(guī)范化的市場(chǎng)環(huán)境。由于目前建筑市場(chǎng)的激烈競(jìng)爭(zhēng)和不規(guī)范管理，使施工企業(yè)在建設(shè)工程承包中始終處于弱勢(shì)地位，使業(yè)主占據(jù)主導(dǎo)地位，提出一些苛刻和不平等的合同條件，將自身的風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移到承包商身上，施工企業(yè)為了生存，只能接受。業(yè)主在履行合同過(guò)程中隨意性強(qiáng)，存在不按合同、不按規(guī)則和慣例辦事的現(xiàn)象，如：業(yè)主暗中以墊資為條件，違法發(fā)包；在工程建設(shè)中業(yè)主不按照合同約定支付工程進(jìn)度款；建設(shè)工程竣工驗(yàn)收合格后，業(yè)主不及時(shí)辦理竣工結(jié)算手續(xù)，甚至部分業(yè)主已使用工程多年，仍以種種理由拒付工程款，形成建設(shè)市場(chǎng)嚴(yán)重拖欠工程款的頑癥。
2.3施工企業(yè)合同管理與項(xiàng)目管理脫節(jié)。合同管理與項(xiàng)目管理有著密切的內(nèi)部聯(lián)系，而實(shí)際上施工企業(yè)往往由公司經(jīng)營(yíng)部門組織編制投標(biāo)文件（商務(wù)標(biāo)、技術(shù)標(biāo)），一旦中標(biāo)，施工合同與甲方簽訂后，此“合同”只是以文件形式發(fā)給項(xiàng)目經(jīng)理部，合同交底流于形式，使施工合同管理與項(xiàng)目管理在實(shí)施過(guò)程中容易脫節(jié)。
2.4不按合同示范文本簽訂施工合同。國(guó)家工商局和建設(shè)部為規(guī)范建筑市場(chǎng)的合同管理，制定了《建筑工程施工合同示范文本》，以全面體現(xiàn)雙方的責(zé)任、權(quán)利和風(fēng)險(xiǎn)。有些業(yè)主在簽訂合同時(shí)為了回避業(yè)主義務(wù)，不采用標(biāo)準(zhǔn)的合同文本，而采用一些自己制定的、不規(guī)范的文本進(jìn)行簽約。通過(guò)自制的、籠統(tǒng)的、含糊的文本條件，避重就輕，轉(zhuǎn)嫁工程風(fēng)險(xiǎn)。
2.5陰陽(yáng)合同屢禁不止。在同一個(gè)建設(shè)工程項(xiàng)目中,由于業(yè)主處于優(yōu)勢(shì)地位，承包商為了獲得工程，只能迎合業(yè)主要求，私下簽署小協(xié)議，正式合同與私下協(xié)議并存，正式合同用《施工合同示范文本》，但雙方當(dāng)事人并不履行，只是用作對(duì)外檢查（以應(yīng)付各級(jí)管理部門的檢查），實(shí)際執(zhí)行按小協(xié)議，背離招標(biāo)文件和投標(biāo)文件內(nèi)容，把招投標(biāo)產(chǎn)生的中標(biāo)合同部分或全部，換成違法或違反國(guó)家及政府管理規(guī)定的內(nèi)容。這種違法協(xié)議通常表現(xiàn)在工期不合理壓縮，工程設(shè)計(jì)的局部變更，工程材料及設(shè)備的替換等方面。
2.6缺乏具備合同管理能力的人才，對(duì)合同管理人才的培養(yǎng)不夠重視。施工合同涉及內(nèi)容多，專業(yè)面廣，合同管理人員需要掌握一定的專業(yè)技術(shù)、造價(jià)管理、施工技術(shù)、施工管理、法律等方面的知識(shí)，具有一定的文字功底，用詞組句嚴(yán)謹(jǐn)。一些施工企業(yè)沒(méi)有形成重合同意識(shí)，沒(méi)有專業(yè)技術(shù)人員管理合同，或合同管理人才缺少培訓(xùn)，將合同管理簡(jiǎn)單地視為一種事務(wù)性工作。一旦發(fā)生合同糾紛，缺少必要的法律支援。
2.7合同的檔案管理混亂。存檔的施工合同文件內(nèi)容不全，往往只有施工合同協(xié)議，而圖紙、中標(biāo)通知書、工程量清單、報(bào)價(jià)單和投標(biāo)文件等沒(méi)有；查閱制度不完善，丟失、涂改、代換等情況時(shí)有發(fā)生，導(dǎo)致涉及訴訟時(shí)無(wú)據(jù)可查。3.改善和加強(qiáng)施工企業(yè)合同管理的對(duì)策
針對(duì)合同管理中存在的問(wèn)題，施工企業(yè)必須加大合同管理力度，使合同管理朝法制化、規(guī)范化、系統(tǒng)化發(fā)展，以達(dá)到避免經(jīng)濟(jì)合同爭(zhēng)執(zhí)與糾紛、規(guī)避經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的目的，提高企業(yè)管理水平，為企業(yè)創(chuàng)造最佳經(jīng)濟(jì)效益。
3.1建立專門的合同管理機(jī)構(gòu)，規(guī)范施工合同訂立行為，做好事前規(guī)范工作。合同管理水平的高低對(duì)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益影響很大，企業(yè)必須重視合同管理，建立專門的合同管理機(jī)構(gòu)，統(tǒng)一合同的管理和保存，配置專業(yè)的合同管理人員負(fù)責(zé)合同管理的各項(xiàng)工作，和項(xiàng)目經(jīng)理部緊密聯(lián)系，維護(hù)企業(yè)和項(xiàng)目經(jīng)理部的經(jīng)濟(jì)利益和合法權(quán)益。
3.2培養(yǎng)合同管理人才，加強(qiáng)施工合同管理隊(duì)伍建設(shè)。由于施工合同管理政策性、專業(yè)性較強(qiáng)等特點(diǎn)，因此，施工合同管理人員隊(duì)伍的建設(shè)至關(guān)重要。沒(méi)有高素質(zhì)的人才，在合同草擬、簽訂、執(zhí)行的任何環(huán)節(jié)都難免會(huì)出現(xiàn)失誤有時(shí)是致命的錯(cuò)誤。必須以人為本，加大合同管理人才的培養(yǎng)力度，關(guān)注合同管理人才選拔培養(yǎng)的各項(xiàng)工作：
3.2.1認(rèn)真選擇具備工程、經(jīng)濟(jì)、法律專業(yè)知識(shí)、德才兼?zhèn)涞娜藛T從事施工合同管理工作。
3.2.2加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)、組織學(xué)術(shù)交流。
3.2.3要在實(shí)踐中培養(yǎng)、鍛煉、造就人。把合同管理與項(xiàng)目管理結(jié)合起來(lái)，讓合同管理人員到項(xiàng)目經(jīng)理部從事合同管理的具體工作，在工作中實(shí)踐合同管理的理論和方法，不斷提高合同管理水平。
3.3健全企業(yè)的合同管理制度。健全的合同管理制度是做好合同管理工作的保障，通過(guò)健全的合同管理制度堵塞漏洞，規(guī)范管理。在施工企業(yè)內(nèi)部應(yīng)當(dāng)建立施工合同的以下制度：
3.3.1合同的評(píng)審制度。如果建設(shè)工程施工合同簽訂的不規(guī)范、不嚴(yán)密，會(huì)給施工企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)損失，也會(huì)給竣工結(jié)算審計(jì)帶來(lái)爭(zhēng)議，因此，必須建立施工合同的評(píng)審制度，對(duì)合同條款進(jìn)行反復(fù)的推敲、嚴(yán)格的審查，避免合同條款的遺漏和錯(cuò)誤。應(yīng)著重審查合同是否符合國(guó)家的有關(guān)法律法規(guī)，合同中所規(guī)定的權(quán)利和義務(wù)是否合理，經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)是否考慮充分等。
3.3.2合同的批準(zhǔn)制度。為了保證合同的合法有效，要建立合同批準(zhǔn)制度。合同在簽訂前要經(jīng)過(guò)企業(yè)內(nèi)部的會(huì)簽，由各相關(guān)的部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽署審查意見(jiàn)。
3.3.3合同的定期報(bào)告和檢查制度。對(duì)合同履行的情況和發(fā)生的變化，要定期報(bào)告，及時(shí)認(rèn)真檢查合同的執(zhí)行情況。
3.3.4合同交底制度。合同管理人員應(yīng)將合同涉及的注意事項(xiàng)交代清楚，將承包合同所明確的經(jīng)濟(jì)責(zé)任進(jìn)行交底，為順利執(zhí)行合同打好基礎(chǔ)。
3.3.5合同總結(jié)、評(píng)價(jià)制度。合同履行完畢后，要認(rèn)真總結(jié)合同履行過(guò)程中所遇到的問(wèn)題及解決的辦法，正確評(píng)價(jià)合同。
3.4加強(qiáng)合同及相關(guān)文件歸檔管理工作，為合同順利履行創(chuàng)造條件。合同文本及相關(guān)資料如圖紙、中標(biāo)通知書、工程量清單、報(bào)價(jià)單和投標(biāo)文件等同屬重要法律文件，發(fā)生之后應(yīng)及時(shí)建帳并妥善保存。由于建設(shè)項(xiàng)目周期長(zhǎng)，涉及專業(yè)多，面臨情況復(fù)雜，在經(jīng)過(guò)一個(gè)長(zhǎng)時(shí)間的建設(shè)過(guò)程之后，很多具體問(wèn)題要依靠相應(yīng)資料予以解決。為此，應(yīng)設(shè)專人做好檔案管理工作，存檔內(nèi)容一定要完備。
3.5普及合同管理的觀念和知識(shí)，提高企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。合同管理涉及面廣，整個(gè)管理層，特別是企業(yè)負(fù)責(zé)人，都應(yīng)有合同管理觀念和知識(shí)，營(yíng)造人人重視合同管理的氛圍，強(qiáng)化全員管理意識(shí)，提高企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。
其一，意識(shí)淡薄，觀念陳舊。由于員工在實(shí)施全員勞動(dòng)合同制時(shí)，對(duì)勞動(dòng)合同的責(zé)權(quán)利認(rèn)識(shí)不夠，認(rèn)為自己在企業(yè)已工作多年，勞動(dòng)合同只是履行一個(gè)手續(xù)罷了，未能真正理解勞動(dòng)合同的含義，未能真正認(rèn)識(shí)到勞動(dòng)合同雙方當(dāng)事人的權(quán)利義務(wù)、勞動(dòng)合同對(duì)保護(hù)勞動(dòng)者的合法權(quán)益、促進(jìn)企業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要意義。
其二，勞動(dòng)合同期限的分布不合理。勞動(dòng)合同期限在勞動(dòng)合同管理中起著重要作用，不同期限的分布決定著不同的管理辦法。簽訂的中長(zhǎng)期勞動(dòng)合同及無(wú)固定期限勞動(dòng)合同所占比例過(guò)高，大中專及年輕員工簽訂的勞動(dòng)合同期限較短。
其三，管理不到位，水平待提高。1995年《勞動(dòng)法》實(shí)施，由于國(guó)家的有關(guān)配套文件還未完善，因此當(dāng)時(shí)簽訂勞動(dòng)合同的文件依據(jù)不是很全面，對(duì)勞動(dòng)合同的約束力認(rèn)識(shí)不夠，管理不到位，造成企業(yè)勞動(dòng)合同未及時(shí)簽訂、變更、續(xù)訂、終止、解除勞動(dòng)合同等情況。此外，有的企業(yè)對(duì)勞動(dòng)合同的管理還停留在依靠手工臺(tái)帳管理的水平，管理內(nèi)容僅為勞動(dòng)合同期限的常規(guī)管理，未能實(shí)現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置功能。
強(qiáng)化員工的合同意識(shí)。勞動(dòng)合同簽訂后，要適時(shí)對(duì)員工進(jìn)行政策宣傳，使員工理解勞動(dòng)合同制的真正含義，從根本上扭轉(zhuǎn)員工的意識(shí)觀念，通過(guò)員工身邊發(fā)生的具體事例進(jìn)行分析說(shuō)明，轉(zhuǎn)變思想觀念，提高員工對(duì)勞動(dòng)合同的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)員工維權(quán)的意識(shí)。
克服思維定勢(shì)的影響。長(zhǎng)期的固定工制度對(duì)員工的要求是：要做用人單位一塊磚，東西南北任挑選；要做企業(yè)的螺絲釘，那里需要那里擰，由此形成企業(yè)管理者要求員工必須無(wú)條件地服從組織調(diào)動(dòng)的思維定勢(shì)。勞動(dòng)合同法全面實(shí)施后，對(duì)于員工的流動(dòng)，不再是被動(dòng)服從，員工的流動(dòng)須經(jīng)雙方協(xié)商一致。因此，企業(yè)管理者必須按勞動(dòng)合同法進(jìn)行規(guī)范操作，以提高勞動(dòng)合同管理效率，避免勞動(dòng)爭(zhēng)議的發(fā)生。
加強(qiáng)日常管理，提高管理水平。勞動(dòng)合同管理作為目前勞動(dòng)人事部門的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，必須依法制定切實(shí)可行的規(guī)章制度，對(duì)勞動(dòng)合同管理的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行具體規(guī)定，加強(qiáng)管理，責(zé)任到人，保證勞動(dòng)合同管理工作的順利進(jìn)行。
合同期限短期化，控制增量，提高員工素質(zhì)。通過(guò)勞動(dòng)合同期限對(duì)員工產(chǎn)生心理壓力，可促進(jìn)員工提高自身素質(zhì)，增強(qiáng)選擇勞動(dòng)合同限期類型主動(dòng)性。勞動(dòng)合同短期化是目前的趨勢(shì)，勞動(dòng)合同短期化后為企業(yè)和員工的雙向選擇提供了良好的基礎(chǔ)。企業(yè)新招聘的員工，如果是技術(shù)含量低、可替代性強(qiáng)的簡(jiǎn)單勞動(dòng)崗位，企業(yè)初次與其訂立勞動(dòng)合同可以只簽訂期限為一年的勞動(dòng)合同，可根據(jù)員工一年來(lái)的業(yè)績(jī)來(lái)確定是否與其續(xù)訂勞動(dòng)合同，也可把臨時(shí)性、輔或者替代性的工作崗位實(shí)行勞務(wù)派遣，讓大眾化的員工能進(jìn)能出，控制增量，提高員工整體素質(zhì)。
合同期限長(zhǎng)期化，增強(qiáng)企業(yè)凝聚力。雖然勞動(dòng)合同短期化是目前的趨勢(shì)，但也不能片面追求勞動(dòng)合同的短期化，在執(zhí)行過(guò)程中還要具體問(wèn)題具體分析。由于國(guó)有企業(yè)成立時(shí)間較長(zhǎng)，大多數(shù)勞動(dòng)者都1995年固定工轉(zhuǎn)制時(shí)的員工，這些員工大部分是企業(yè)成立時(shí)的元老，企業(yè)工作年限長(zhǎng)達(dá)十余年，在1995年實(shí)行勞動(dòng)合同制時(shí)與企業(yè)所簽訂的勞動(dòng)合同為無(wú)固定期限勞動(dòng)合同，勞動(dòng)合同終止為這些員工正式退休時(shí)間。再者從國(guó)有企業(yè)員工勞動(dòng)合同簽訂具體期限上看，反映出勞動(dòng)合同期限與員工文化程度成反比，員工文化程度的高低基本體現(xiàn)了一個(gè)企業(yè)的素質(zhì)水平，因此在勞動(dòng)合同的管理應(yīng)根據(jù)實(shí)際具體問(wèn)題具體分析。
長(zhǎng)期無(wú)固定期限勞動(dòng)合同是指只約定勞動(dòng)合同終止條件而未規(guī)定勞動(dòng)合同的終止時(shí)間，它并不是過(guò)去固定工的延續(xù)，對(duì)于無(wú)固定期限勞動(dòng)合同不能與以前的固定工概念混淆，通過(guò)加強(qiáng)對(duì)無(wú)固定期限勞動(dòng)合同終止解除條件的約定，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理，只要出現(xiàn)《勞動(dòng)合同法》第十九條規(guī)定的條件之一者，企業(yè)就可以終止員工與企業(yè)簽訂的其勞動(dòng)合同。由于大多數(shù)與企業(yè)簽訂無(wú)固定期限勞動(dòng)合同的員工，由于在企業(yè)工作的時(shí)間較長(zhǎng)，具有豐富的生產(chǎn)經(jīng)驗(yàn)和高度的責(zé)任心，對(duì)這些員工的管理事關(guān)企業(yè)生產(chǎn)安全和穩(wěn)定，員工隊(duì)伍的穩(wěn)定，對(duì)于簽訂長(zhǎng)期勞動(dòng)合同的員工可從以下幾個(gè)方面進(jìn)行管理。
重塑主人翁意識(shí)，增強(qiáng)企業(yè)凝聚力。通過(guò)建立起長(zhǎng)期穩(wěn)定的勞動(dòng)關(guān)系，可為員工發(fā)揮主人翁作用創(chuàng)造良好的基礎(chǔ)，尤其是從事科研工作的技術(shù)骨干，必須與他們簽訂長(zhǎng)期穩(wěn)定的勞動(dòng)合同，解除這部分員工的后顧之憂，保證他們能夠充分發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性。在初次簽訂短期勞動(dòng)合同的員工中尋找企業(yè)所需的核心人才，并與簽訂無(wú)固定期限勞動(dòng)合同，對(duì)于素質(zhì)較好的員工，也可考慮與其簽訂期限較長(zhǎng)的勞動(dòng)合同。
有了長(zhǎng)期勞動(dòng)合同做基礎(chǔ)，培養(yǎng)員工主人翁意識(shí)，企業(yè)應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，適當(dāng)拉開(kāi)收入差距，強(qiáng)化激勵(lì)約束條件，用量化的經(jīng)濟(jì)指標(biāo)來(lái)衡量員工不同的能力和價(jià)值，在企業(yè)內(nèi)部建立能力優(yōu)先機(jī)制，提高員工對(duì)工作、生活的幸福感，只有提高員工幸福感，讓員工快樂(lè)地工作，才能更有效地激勵(lì)員工，增加企業(yè)的凝聚力。
一、煤炭企業(yè)中合同管理的概念及主要內(nèi)容
煤炭企業(yè)合同管理是指煤炭企業(yè)對(duì)以自身為當(dāng)事人的合同依法進(jìn)行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱。[1]在煤炭企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)中，合同管理可具體細(xì)分為三個(gè)環(huán)節(jié)：一是合同簽訂前的的管理，在合同簽訂前對(duì)合同當(dāng)事人的用戶資格、產(chǎn)品種類、產(chǎn)品價(jià)格、產(chǎn)品質(zhì)量、用戶履約能力等進(jìn)行審核；二是合同簽訂的管理，在各類合同簽訂過(guò)程中對(duì)合同中具體的條款進(jìn)行的審核和審批；三是合同履行的管理，在合同簽訂后對(duì)合同執(zhí)行的監(jiān)督管理。企業(yè)中不僅要重視合同簽訂前的管理，更要重視合同簽訂后的管理，此外還要注重合同履約全過(guò)程的情況變化，特別是要掌握對(duì)自己不利的變化，及時(shí)對(duì)合同進(jìn)行修改、變更、補(bǔ)充或中止和終止。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)是法制的合同經(jīng)濟(jì)，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成敗與其對(duì)合同的管理密切相關(guān)，因此，有效加強(qiáng)合同管理已經(jīng)成為煤炭企業(yè)提高經(jīng)濟(jì)效益的有效途徑。這就要求我們煤炭企業(yè)要對(duì)合同進(jìn)行全過(guò)程的管理，而且必須是對(duì)合同三個(gè)階段的全過(guò)程的、全方位的、科學(xué)的管理。
二、煤炭企業(yè)合同管理的重要性和必要性
合同是企業(yè)對(duì)外交易的門戶，合同管理的好壞直接影響企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成敗，對(duì)于一個(gè)國(guó)有煤炭企業(yè)的貿(mào)易公司來(lái)說(shuō)直接關(guān)系到企業(yè)的安全、企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益以及企業(yè)的信譽(yù)等問(wèn)題。因此，在推進(jìn)國(guó)有煤炭企業(yè)改革、建立現(xiàn)代企業(yè)制度過(guò)程中，必須高度重視企業(yè)的合同管理。[2]
三、煤炭企業(yè)合同管理中存在的問(wèn)題
（一）公司不健全的合同管理制度
一些煤炭企業(yè)往往在其合同管理方面缺乏其一整套符合自己的合同管理辦法，或者雖然有自己的合同管理辦法，但由于種種原因很多相關(guān)制度都不能落實(shí)到實(shí)處.
（二）業(yè)務(wù)部門落后的合同管理理念
煤炭企業(yè)中很多業(yè)務(wù)人員只注重合同的簽訂，而忽略了合作方執(zhí)行合同的能力。業(yè)務(wù)部門錯(cuò)誤的合同管理理念往往導(dǎo)致企業(yè)在合作中出現(xiàn)無(wú)法履行合同的結(jié)果，對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)造成不利影響。[3]
（三）合同管理部門不嚴(yán)格的審核
煤炭企業(yè)中合同管理部門人員對(duì)合同內(nèi)容的審核環(huán)節(jié)是開(kāi)展合同管理工作的重點(diǎn)，是關(guān)系到合同簽訂成敗的關(guān)鍵。但在企業(yè)現(xiàn)實(shí)工作中卻存在著下列問(wèn)題：第一，資質(zhì)審核不嚴(yán)格，主要體現(xiàn)在不能準(zhǔn)確認(rèn)定對(duì)方是否具備簽訂合同的資格，如果由于資格審核不嚴(yán)而與不具備資格的單位簽訂合同，將給企業(yè)造成巨大的經(jīng)濟(jì)損失。第二，合同條款審核不嚴(yán)格，主要體現(xiàn)在對(duì)合同條款中的詳細(xì)內(nèi)容的審核不嚴(yán)格。第三，缺少對(duì)合同的后續(xù)管理，合同的后續(xù)管理工作往往容易被企業(yè)所忽視，如：對(duì)合同履約情況的跟蹤管理都是一些需在后續(xù)管理工作中具體開(kāi)展的工作。
四、加強(qiáng)煤炭企業(yè)合同管理中相關(guān)問(wèn)題的對(duì)策
（一）建立、完善符合煤炭企業(yè)合同管理的《合同管理辦法》制度
煤炭企業(yè)應(yīng)該根據(jù)我國(guó)《合同法》相關(guān)條款制定與企業(yè)相符合的合同管理制度，可以根據(jù)合同文本的管理、用戶資信的等級(jí)管理、合同風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)防管理、合同條款審核的管理、合同履行的管理等重點(diǎn)結(jié)合從合同的洽談、草擬、簽訂、成立、生效，直至合同終止的整個(gè)過(guò)程來(lái)制定，并要在其中加入考核和責(zé)任的追究條款，使企業(yè)合同管理工作做到從事前、事中到事后全程管理。真正做到合同簽約全程跟蹤管理。
（二）加強(qiáng)合同管理教育和培訓(xùn)
合同管理人員與業(yè)務(wù)部門人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和法律知識(shí)的高低，直接影響到企業(yè)合同管理的質(zhì)量，煤炭企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視合同管理人員和業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)和考核工作。企業(yè)可以通過(guò)定期為合同管理人員提供外出培訓(xùn)和進(jìn)修的機(jī)會(huì)，提高合同管理人員的法律意識(shí)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，同時(shí)定期給企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)人員進(jìn)行合同簽約的培訓(xùn)，使其明確合同管理的流程，掌握相應(yīng)的合同法律知識(shí)和簽約技巧，提高業(yè)務(wù)員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力，最終提高企業(yè)合同管理工作的質(zhì)量。
（三）健全機(jī)構(gòu)，充分發(fā)揮合同管理職能部門的作用
建立煤炭企業(yè)合同專管部門---法律事務(wù)部，制定適合煤炭企業(yè)的合同示范文本，優(yōu)化合同管理流程。合同管理人員要認(rèn)真、嚴(yán)格履行職責(zé)，把握好合同簽訂的每一個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)企業(yè)重大合同的調(diào)查、談判、起草、簽約等環(huán)節(jié)，要積極主動(dòng)地參與，及時(shí)提供法律咨詢和法律服務(wù)及合同把關(guān)。對(duì)有損于企業(yè)利益的情況要及時(shí)果斷制止，避免合同糾紛和欺詐行為的發(fā)生。對(duì)已經(jīng)發(fā)生糾紛的合同，應(yīng)在有效訴訟期間內(nèi)督促相關(guān)當(dāng)事人按照法律程序解決，通過(guò)法律手段積極維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，減少企業(yè)在合同產(chǎn)生糾紛時(shí)造成的經(jīng)濟(jì)損失。
合同管理是煤炭企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，只有采取有效措施，加強(qiáng)煤炭企業(yè)合同管理，確保簽約合同的實(shí)施，才能夠真正的提升企業(yè)的管理水平，為煤炭企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn)：
當(dāng)前我國(guó)建筑設(shè)計(jì)企業(yè)的合同管理體系和配套制度對(duì)強(qiáng)化企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，發(fā)揮著重要作用。但也應(yīng)看到，我國(guó)建筑設(shè)計(jì)企業(yè)合同管理工作中，在市場(chǎng)公平競(jìng)爭(zhēng)、合同權(quán)益維護(hù)、合同管理職能、合同制度完善、合同內(nèi)容、合同履行等方面還存在許多亟待解決的問(wèn)題。
1、合同管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，合同管理中的法律意識(shí)不強(qiáng)（1）合同管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高建筑設(shè)計(jì)企業(yè)的合同管理工作涉及合同洽商、草擬、簽訂、履行、變更、終止等過(guò)程，涵蓋了設(shè)計(jì)規(guī)范、責(zé)任、權(quán)利、技術(shù)、財(cái)務(wù)、法律等專業(yè)領(lǐng)域。這就要求合同管理人員必須具有較高的綜合技能，各個(gè)職能部門必須密切配合，才能真正發(fā)揮合同管理的積極作用。然而，許多建筑設(shè)計(jì)企業(yè)的合同管理人員沒(méi)有接受過(guò)相關(guān)的法律教育，缺乏系統(tǒng)的合同管理知識(shí)，素質(zhì)不高，業(yè)務(wù)不精，無(wú)法對(duì)合同進(jìn)行有效管理。項(xiàng)目合同簽訂后，將合同束之高閣，未能在合同履行過(guò)程中積極與各職能部門溝通交流，造成合同管理與相關(guān)職能部門脫節(jié)，不能及時(shí)處理合同實(shí)施中出現(xiàn)的問(wèn)題，導(dǎo)致合同目標(biāo)不能全面實(shí)現(xiàn)，給企業(yè)造成損失。（2）合同管理中的法律意識(shí)不強(qiáng)建筑工程項(xiàng)目的特殊性和重要性要求必須選擇合格的建筑設(shè)計(jì)單位。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)秩序日益完善的今天，在建筑工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)的招標(biāo)、投標(biāo)、中標(biāo)、談判、簽約、結(jié)算、缺陷維護(hù)等一系列過(guò)程中，合同是維系項(xiàng)目各參與方之間關(guān)系的重要紐帶，也是約束各方主體行為的法律準(zhǔn)繩，更是規(guī)范建筑市場(chǎng)秩序、促進(jìn)市場(chǎng)公平競(jìng)爭(zhēng)的法律依據(jù)。但是大部分建筑設(shè)計(jì)企業(yè)對(duì)合同管理工作的重視程度不夠，對(duì)企業(yè)效益與合同、合同與合同管理的認(rèn)識(shí)程度不夠，缺乏合同風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)和維權(quán)意識(shí)。建筑市場(chǎng)活動(dòng)中，一些業(yè)主鉆法律的空子，打球。抓住建筑設(shè)計(jì)單位拓展市場(chǎng)、獲取高額回報(bào)的心理，要求建筑設(shè)計(jì)單位違反設(shè)計(jì)規(guī)范，違規(guī)變更設(shè)計(jì)內(nèi)容。在雙方簽訂的合同中設(shè)置陷阱，或者在支付設(shè)計(jì)費(fèi)的過(guò)程中百般刁難，迫使建筑設(shè)計(jì)單位違約。由于合同管理中法律意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)合同管理工作不夠重視，建筑設(shè)計(jì)企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中往往處于被動(dòng)的地位，給企業(yè)造成不應(yīng)有的損失。
2、合同管理制度不健全，重合同簽訂輕合同管理（1）合同管理制度不健全建筑設(shè)計(jì)合同在合同當(dāng)事人志愿的前提條件下，按照公平、公正、誠(chéng)實(shí)信用的原則，對(duì)業(yè)主、設(shè)計(jì)單位等合同主體的權(quán)利、責(zé)任、義務(wù)作了明確規(guī)定。按照市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)規(guī)則，建筑設(shè)計(jì)企業(yè)必須組織人財(cái)物等資源全面履行自身義務(wù)，完成合同約定的設(shè)計(jì)任務(wù)，確保項(xiàng)目合同完全履行，確保工程項(xiàng)目順利實(shí)施。當(dāng)前建筑設(shè)計(jì)企業(yè)合同管理制度普遍不夠完善，未建立系統(tǒng)的合同資格審查、合同評(píng)審等程序。合作對(duì)象的選擇隨意性較大，不能按照規(guī)范化、法制化、科學(xué)化的要求實(shí)施合同管理工作。合同管理制度的不健全，導(dǎo)致了合同管理職能發(fā)揮不到位。在建筑設(shè)計(jì)企業(yè)內(nèi)部常常好事大家搶，權(quán)利大家爭(zhēng)，責(zé)任大家推，問(wèn)題久懸未決。甚至由于慣性思維和習(xí)慣勢(shì)力的影響，對(duì)僅有的合同管理制度也不執(zhí)行或執(zhí)行不到位，有章不循的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。（2）重合同簽訂輕合同管理工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)工作應(yīng)圍繞合同履行全面展開(kāi)，合同管理作為工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)管理的核心，貫穿于工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)的全過(guò)程，對(duì)項(xiàng)目的實(shí)施起總控制和保障作用，對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益發(fā)揮著重要作用。在建筑設(shè)計(jì)過(guò)程中，建筑設(shè)計(jì)企業(yè)往往重視合同的簽訂，輕視合同的管理。注重工程設(shè)計(jì)的實(shí)施，忽視合同管理在企業(yè)管理中的重要性和積極作用。合同管理粗放，重干輕管，先干后算、干而不算等現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮。干贏了工程設(shè)計(jì)，卻輸了經(jīng)濟(jì)利益。
3、履行過(guò)程監(jiān)督不力，合同履行效果不佳在現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，建筑行業(yè)的工程項(xiàng)目越來(lái)越大，項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中涉及的問(wèn)題越來(lái)越多。合同作為約定各方主體責(zé)權(quán)利關(guān)系的重要文件，是對(duì)合同當(dāng)事人爭(zhēng)議判定的法律依據(jù)。建筑設(shè)計(jì)合同對(duì)合同當(dāng)事人的一般責(zé)任、工期、質(zhì)量、款項(xiàng)結(jié)算等都有明確的規(guī)定，對(duì)設(shè)計(jì)內(nèi)容變更、合同爭(zhēng)議、違約、索賠等都有明確界定。建筑設(shè)計(jì)企業(yè)在合同簽訂過(guò)程中，一般直接采用標(biāo)準(zhǔn)建筑設(shè)計(jì)合同范本，卻忽略了工程項(xiàng)目本身的特點(diǎn)，未能結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際情況在專用條款中約定合同雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同條款在責(zé)任約定上不明確、不規(guī)范，用詞不準(zhǔn)確，給合同的正常履行留下了漏洞，埋下了禍根。在合同履行過(guò)程中，業(yè)主或其他相關(guān)責(zé)任單位基于自身利益的考慮，往往對(duì)合同約定事項(xiàng)消極履行、不完全履行、預(yù)期不履行。由于合同文本存在缺陷，建筑設(shè)計(jì)企業(yè)對(duì)合同難以實(shí)施有效監(jiān)督和管理。導(dǎo)致建筑設(shè)計(jì)企業(yè)索賠過(guò)程艱難，經(jīng)濟(jì)利益受損。工程項(xiàng)目實(shí)施的不確定性因素較多，施工條件、工程量變化、合同主體變化都會(huì)造成工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)變更，變更過(guò)程難免引起合同主體權(quán)利、責(zé)任、義務(wù)的變化。往往會(huì)因此出現(xiàn)合同爭(zhēng)議，處于弱勢(shì)地位的建筑設(shè)計(jì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益也會(huì)遭受損失。
二、加強(qiáng)建筑設(shè)計(jì)企業(yè)合同管理工作的對(duì)策
在建筑市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的情況下，建筑設(shè)計(jì)企業(yè)的合同管理不是簡(jiǎn)單的要約邀請(qǐng)、發(fā)出要約、做出承諾、合同簽約等過(guò)程。而是一種全過(guò)程、全方位、科學(xué)的管理工作。充分挖掘合同潛力，實(shí)現(xiàn)信息化合同管理，全面履行合同義務(wù)，依法維護(hù)合法權(quán)益。企業(yè)才能保持良好信譽(yù)，規(guī)避市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)，順利實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，不斷提高經(jīng)營(yíng)管理水平和經(jīng)濟(jì)效益。
1、提高合同管理人員素質(zhì)，增強(qiáng)合同管理中的法律意識(shí)在市場(chǎng)狀況日益復(fù)雜的情況下，建筑設(shè)計(jì)企業(yè)應(yīng)設(shè)置法律咨詢部門或聘請(qǐng)法律顧問(wèn)，參與重大項(xiàng)目合同的起草和談判工作。定期或不定期對(duì)工作人員進(jìn)行相關(guān)法律法規(guī)培訓(xùn)，將合同管理工作納入日常性基礎(chǔ)管理工作之中。建筑設(shè)計(jì)企業(yè)可利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建立合同管理局域網(wǎng)，開(kāi)通合同管理服務(wù)專線，用合同管理論壇、QQ群、微信群等方式普及合同管理知識(shí)。樹(shù)立合同管理理念，提高全員合同風(fēng)險(xiǎn)管理水平。加強(qiáng)法制宣傳教育力度，全面學(xué)習(xí)《合同法》、《招標(biāo)投標(biāo)法》、《建筑法》、《質(zhì)量管理?xiàng)l例》等法律法規(guī)。增強(qiáng)工作人員合同法律意識(shí)，提升企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理水平，及時(shí)有效地處理合同糾紛，減小企業(yè)損失。
2、完善合同管理制度，明確合同管理職能隨著建筑市場(chǎng)的飛速發(fā)展，建筑設(shè)計(jì)企業(yè)現(xiàn)行的合同管理制度已不能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需求。合同管理工作應(yīng)主動(dòng)適應(yīng)新常態(tài)，奮力開(kāi)創(chuàng)新局面。建立有效的合同管理體系，明確界定合同管理職能，配備高素質(zhì)的合同管理人員，推動(dòng)合同管理工作高效運(yùn)行。設(shè)置專門的合同管理部門，統(tǒng)一進(jìn)行日常合同管理工作。按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，歸口管理，分類管理，專項(xiàng)管理，責(zé)任追究”的原則，建立招標(biāo)投標(biāo)管理制度、合同管理制度、合同評(píng)審程序、合同專用章管理制度、法人授權(quán)委托制度、合同檔案管理制度、合同管理實(shí)施細(xì)則等制度。完善合同管理體系，明確界定合同管理職能，配備高素質(zhì)的合同管理人員，推動(dòng)合同管理工作高效運(yùn)行。并通過(guò)行政監(jiān)察、紀(jì)檢監(jiān)督、審計(jì)等辦法加大制度執(zhí)行力的檢查，明確責(zé)任追究機(jī)制，確保各職能部門切實(shí)履行職能，使合同管理制度行之有效。
3、動(dòng)態(tài)監(jiān)控合同履行過(guò)程，確保合同內(nèi)容順利實(shí)施建筑設(shè)計(jì)企業(yè)合同管理工作涉及合同洽商、草擬、簽訂、履行、變更、終止等過(guò)程，涵蓋了設(shè)計(jì)規(guī)范、責(zé)任、權(quán)利、技術(shù)、財(cái)務(wù)、法律等專業(yè)領(lǐng)域。合同管理人員必須結(jié)合工程項(xiàng)目實(shí)際選擇標(biāo)準(zhǔn)合同文本，做好合同日常管理工作，才能充分發(fā)揮合同管理工作的積極作用。合同管理職能部門要完善合同管理檔案，分類分級(jí)建立合同登記管理臺(tái)帳。對(duì)涉及工期、款項(xiàng)結(jié)算、質(zhì)量登記、業(yè)主特殊要求等管理要素進(jìn)行系統(tǒng)歸類，設(shè)置合同管理要素預(yù)警線。在合同項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中及時(shí)與作業(yè)、財(cái)務(wù)、法律咨詢等相關(guān)部門溝通，動(dòng)態(tài)監(jiān)控合同履行全過(guò)程。一旦發(fā)現(xiàn)進(jìn)度延誤、質(zhì)量缺陷、款項(xiàng)結(jié)算等要素有突破預(yù)警線的征兆，合同管理部門應(yīng)及時(shí)會(huì)同有關(guān)部門采取積極有效糾偏措施，確保合同內(nèi)容順利實(shí)施。工程項(xiàng)目建設(shè)是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。行業(yè)政策環(huán)境變化、施工條件變化、工程量變化、合同主體變化都會(huì)造成工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)變更。建筑設(shè)計(jì)企業(yè)要充分研究項(xiàng)目合同的有關(guān)條款，正確認(rèn)識(shí)合同變更的利弊。按照《合同法》的規(guī)定，及時(shí)落實(shí)合同變更相關(guān)工作，為合同變更索賠準(zhǔn)備事實(shí)依據(jù)。
關(guān)鍵詞：企業(yè)法律顧問(wèn) 合同管理 預(yù)防性合同 救濟(jì)性合同
“企業(yè)法律顧問(wèn)”本既可包括身為企業(yè)雇員、擔(dān)當(dāng)法律顧問(wèn)職責(zé)的工作人員,又包括依法在律師事務(wù)所執(zhí)業(yè)、受托從事企業(yè)常年或?qū)ｍ?xiàng)法律顧問(wèn)工作的社會(huì)律師,但進(jìn)一步考察1997年國(guó)家經(jīng)貿(mào)委《企業(yè)法律顧問(wèn)管理辦法》以及國(guó)務(wù)院國(guó)資委近年來(lái)的一系列規(guī)章,可以發(fā)現(xiàn),“企業(yè)法律顧問(wèn)”似乎專指“企業(yè)內(nèi)部法律顧問(wèn)”;其次,律師受聘從事企業(yè)法律顧問(wèn)工作,并不對(duì)律師的身份有任何影響或產(chǎn)生一種新的律師種類。因此,本文就將所要探討的問(wèn)題——“企業(yè)內(nèi)部法律顧問(wèn)的合同管理”徑直表述為“企業(yè)法律顧問(wèn)的合同管理”,應(yīng)該不會(huì)造成管理主體上的誤解。
一、企業(yè)合同管理的主要內(nèi)容與分類
(一)合同管理:一項(xiàng)重要的管理內(nèi)容與管理方法
和國(guó)外相似,我國(guó)企業(yè)法律顧問(wèn)同樣具有廣泛的職能,可歸納為:(1)決策參與;(2)合同管理;(3)公司設(shè)立和運(yùn)行中的法律事務(wù)管理;(4)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù);(5)訴訟管理,即運(yùn)用訴訟、仲裁、調(diào)解等手段解決已產(chǎn)生的涉及企業(yè)利益的爭(zhēng)議,維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益;(6)聘請(qǐng)社會(huì)律師為企業(yè)服務(wù),并代表企業(yè)參與工作,行使聯(lián)絡(luò)、協(xié)助以及監(jiān)督職責(zé)。
合同管理無(wú)疑是上述工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容,而此外的(3)至(6)項(xiàng)工作中,起草、審查、管理、監(jiān)督合同不僅不可避免,而且還是企業(yè)重要的管理手段或管理成果。因此,企業(yè)法律顧問(wèn)的合同管理既是企業(yè)法律顧問(wèn)本身的工作職責(zé),還是貫穿于企業(yè)管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)(生產(chǎn)、銷售、財(cái)務(wù)、人事、權(quán)利救濟(jì)等)的管理方法,在企業(yè)法律顧問(wèn)工作中占據(jù)著十分重要的地位。
(二)企業(yè)合同管理的主要分類及內(nèi)容
我國(guó)合同法學(xué)上對(duì)合同有各種理論分類,如有名合同與無(wú)名合同、要式合同與非要式合同、格式合同與非格式合同、諾成合同與實(shí)踐合同等,這些分類在法學(xué)研究層面當(dāng)然各具理論價(jià)值,但從企業(yè)實(shí)務(wù)層面來(lái)說(shuō),主要考慮將合同管理中所涉各種合同進(jìn)行如下三類劃分:
1.業(yè)務(wù)合同、勞動(dòng)合同及其他合同
視企業(yè)所在行業(yè)或經(jīng)營(yíng)范圍的差異,合同涉及本企業(yè)商品或服務(wù)正常生產(chǎn)與銷售的,則為“業(yè)務(wù)合同”。
“勞動(dòng)合同”為本企業(yè)作為用人單位與勞動(dòng)者簽訂的以勞動(dòng)用工內(nèi)容為核心的各種合同。
除了上述兩類合同以外,以本企業(yè)作為合同當(dāng)事人的任何合同均可劃入“其他合同”之列。最常見(jiàn)的“其他合同”有銀行借款合同、保險(xiǎn)合同、建設(shè)工程合同,以及運(yùn)輸合同、倉(cāng)儲(chǔ)合同等等,其范圍十分廣泛,難以也不必逐一羅列。
2.涉外合同與非涉外合同
以本企業(yè)作為合同當(dāng)事人的合同中,如果合同含有“涉外因素”,如對(duì)方當(dāng)事人為境外主體、合同客體在境外,或者合同內(nèi)容與境外有關(guān)的,則為“涉外合同”。它們同樣可以納入上述涉外業(yè)務(wù)合同、涉外勞動(dòng)合同及其他涉外合同三項(xiàng)分類當(dāng)中。
與涉外合同相對(duì)應(yīng),不含涉外因素的合同,無(wú)論是業(yè)務(wù)合同、勞務(wù)合同還是其他合同,均為“非涉外合同”。
3.防范性合同與救濟(jì)性合同
從訂立合同的根本原因來(lái)看,企業(yè)的各種合同僅為兩類,一類是為了便于事后有約可循、操作規(guī)范、減少或避免爭(zhēng)議、防范合同風(fēng)險(xiǎn)而訂立的,另一類則是爭(zhēng)議已經(jīng)發(fā)生、為解決爭(zhēng)議而達(dá)成的各類協(xié)議。前者稱之為“防范性(或規(guī)范性)合同”,后者則為“救濟(jì)性合同”。
二、企業(yè)法律顧問(wèn)在防范性合同管理中的主要工作
(一)完善合同管理制度與制定常用格式合同,發(fā)揮制度的作用與“批發(fā)性管理”的效率
凡事預(yù)則立,不預(yù)則廢。合同管理也應(yīng)重在防范,即企業(yè)法律顧問(wèn)應(yīng)該擔(dān)當(dāng)防范企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)的“防火員”,而不該只在風(fēng)險(xiǎn)已經(jīng)產(chǎn)生后充當(dāng)“滅火員”。不過(guò),企業(yè)涉及的合同份數(shù)眾多、種類復(fù)雜,法律顧問(wèn)人手有限,往往又難以事事參與、件件過(guò)問(wèn)、款款親為、字字把關(guān)。
為了解決這一管理效率上的矛盾,首先必須從完善合同管理制度與制定格式合同開(kāi)始,為企業(yè)建立或完善合同管理規(guī)章制度,發(fā)揮制度的作用與“批發(fā)性管理”的效率。相關(guān)管理制度包括:(1)交易對(duì)象審查制度。從合同相對(duì)主體究竟如何開(kāi)始,弄清交易相對(duì)方的身份、狀況、資信等基本信息,做到不談、不訂連交易對(duì)象基本狀況都沒(méi)有搞清楚的糊涂合同;(2)高水準(zhǔn)格式合同使用制度。對(duì)于常用、非重大的書面業(yè)務(wù)合同,區(qū)別其性質(zhì)與種類,由企業(yè)法律顧問(wèn)會(huì)同外聘社會(huì)律師制定比較規(guī)范的合同格式,供業(yè)務(wù)、勞資管理等人員在工作中經(jīng)常使用;(3)合同條款及法律講解、培訓(xùn)制度。定期為業(yè)務(wù)、勞資管理人員講解條款、研讀法律,讓他們?cè)谔岣吆贤杉帮L(fēng)險(xiǎn)意識(shí)的同時(shí),能夠真正理解有關(guān)條款的具體含義及利害關(guān)系,避免不知其所以然的機(jī)械套用;(4)合同簽訂前的最終把關(guān)制度;(5)已簽合同的企業(yè)法律顧問(wèn)留存?zhèn)浒钢贫?(6)履行過(guò)程中風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)或極有可能出現(xiàn)時(shí),對(duì)企業(yè)法律顧問(wèn)的第一時(shí)間報(bào)告或通報(bào)制度。
(二)對(duì)于重大、復(fù)雜的業(yè)務(wù)合同,企業(yè)法律顧問(wèn)必須從各個(gè)環(huán)節(jié)真正參與其中,必要時(shí)與單位外聘的常年或?qū)ｍ?xiàng)法律顧問(wèn)律師協(xié)同管理
標(biāo)的較大、法務(wù)復(fù)雜、事關(guān)企業(yè)重大利益的合同,從一開(kāi)始洽談時(shí)就應(yīng)該有企業(yè)法律顧問(wèn)的全程參與,以便在交易對(duì)象、交易標(biāo)的、結(jié)算方式、品質(zhì)保證、合同擔(dān)保、爭(zhēng)議解決方式、訴訟管轄乃至于適用法律、合同文本等方面從嚴(yán)把關(guān),在合同簽訂、履行、協(xié)商等各個(gè)環(huán)節(jié),為企業(yè)爭(zhēng)取進(jìn)了能多的合法權(quán)益。
考慮到專業(yè)知識(shí)、執(zhí)業(yè)經(jīng)驗(yàn)等方面可能存在的局限,可會(huì)同單位外聘的常年或?qū)ｍ?xiàng)法律顧問(wèn)律師進(jìn)行合同協(xié)同管理,以真正幫助企業(yè)避免法律風(fēng)險(xiǎn),維護(hù)企業(yè)最大的合法權(quán)益。
(三)注意合同簽訂、履行、協(xié)商、聯(lián)絡(luò)等環(huán)節(jié)證據(jù)的留存與收集工作
對(duì)于與合同相關(guān)的票據(jù)、文書、往來(lái)業(yè)務(wù)資料認(rèn)真收集,妥善保管;對(duì)于未能順利履行、可能發(fā)生糾紛的合同,相關(guān)往來(lái)文書必須由企業(yè)法律顧問(wèn)起草與經(jīng)企業(yè)法律顧問(wèn)修改發(fā)出,避免業(yè)務(wù)人員因不諳法律而可能造成的被動(dòng)局面;同時(shí),又為其后的救濟(jì)性合同管理留下證據(jù)、打好基礎(chǔ)。
三、企業(yè)法律顧問(wèn)在救濟(jì)性合同管理中的主要工作
合同是企業(yè)經(jīng)濟(jì)往來(lái)的主要表現(xiàn)形式，合同管理是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重要工作之一。
一、合同管理的基本含義
合同管理是指企業(yè)對(duì)以自身為當(dāng)事人的合同依法進(jìn)行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等系列行為的總稱。合同管理是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)在市場(chǎng)中的平衡制約和權(quán)利的橋梁，使當(dāng)事人活躍在一個(gè)公平的環(huán)境中。合同管理必須是全過(guò)程的，由洽談、起草、簽訂、生效開(kāi)始，以合同失效為終止點(diǎn)。合同管理必須是系統(tǒng)性的，對(duì)與合同條款內(nèi)容有關(guān)系的部門要做到統(tǒng)一管理。合同管理是動(dòng)態(tài)性的，要及時(shí)關(guān)注履行合約過(guò)程中的變化情況，發(fā)現(xiàn)不利情況時(shí)要及時(shí)修改、變更、補(bǔ)充、解除和終止合同。
二、建立完善合同管理制度
實(shí)現(xiàn)優(yōu)化合同管理環(huán)節(jié)必須要完善合同管理制度，現(xiàn)階段合同管理制度的建設(shè)已經(jīng)得到了我國(guó)油田企業(yè)的高度重視，正處于建立和完善科學(xué)的合同管理制度的過(guò)程中，主要通過(guò)完善合同的過(guò)程控制，整理清楚合同簽訂、實(shí)行、結(jié)項(xiàng)的全過(guò)程，從而達(dá)到適應(yīng)企業(yè)的合同管理制度的建設(shè)和完善的目的，使企業(yè)合同管理工作更加規(guī)律、規(guī)范，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)企業(yè)的科學(xué)化管理。合同管理制度包含的內(nèi)容較廣泛，包括：合同簽訂的審查審批，合同管理的模式，明確相關(guān)部門職責(zé)，合同結(jié)算的審查審批，合同的訂立、履行、變更、解除，合同管理人員培訓(xùn)等。為了提高企業(yè)合同管理水平，有效控制合同風(fēng)險(xiǎn)是前提。在企業(yè)中派專業(yè)的工作人員肩負(fù)合同管理職責(zé)，負(fù)責(zé)企管法規(guī)科、計(jì)劃科、財(cái)務(wù)資產(chǎn)科、工程科等相關(guān)合同工作，聘用律師加強(qiáng)對(duì)合同的審查，從而規(guī)范企業(yè)的合同管理。合同管理制度是否切實(shí)可行取決于很多方面，包括：合同審批、簽訂、審查、記錄、保存；合同的檔案管理；合同履行情況的變動(dòng)記錄，合同專用章管理等。要做到管理層次分明、程序規(guī)范、職責(zé)清楚，使合同的各項(xiàng)問(wèn)題都在有效的控制范圍內(nèi)，就要制定一套科學(xué)化、規(guī)范化的合同管理制度。在未經(jīng)審查和批準(zhǔn)的合同上，不允許辦公室蓋章，不允許財(cái)務(wù)部結(jié)算付款，必須按規(guī)定進(jìn)行合同的訂立、審查、結(jié)算等環(huán)節(jié)。建立合同管理臺(tái)賬，對(duì)合同進(jìn)行分類、分期管理；建立合同動(dòng)態(tài)統(tǒng)計(jì)分析制度，可以定期分析合同履行的變化情況，對(duì)發(fā)現(xiàn)合同管理的問(wèn)題以及企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中存在的問(wèn)題有很大的幫助，從而研究出解決的方法。
三、在合同管理過(guò)程中實(shí)施科學(xué)的控制方法
在簽約前嚴(yán)格審查資質(zhì)，防止經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)和法律糾紛現(xiàn)象的產(chǎn)生，合同當(dāng)事人應(yīng)該具有法律規(guī)定的資格。對(duì)企業(yè)法人有兩個(gè)方面的資格審查，其一，企業(yè)法人或法人分支機(jī)構(gòu)是否按國(guó)家的規(guī)定審批程序依法成立，是否持有營(yíng)業(yè)執(zhí)照，并且按時(shí)進(jìn)行了年檢。其二，對(duì)參與簽訂合同的相關(guān)人員進(jìn)行審查，確保是企業(yè)法定代表人或授權(quán)委托人，兩者簽約范圍不同，前者必須在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)范圍內(nèi)訂立合同，后者則必須在授權(quán)范圍內(nèi)訂立合同，否則不具有法律效力、企業(yè)也不能享有權(quán)利。在簽訂合同前，通過(guò)合同相對(duì)人或工商行政管理部門了解本單位的資信情況。另外，在簽約前還應(yīng)審查當(dāng)事人是否有履行合同的能力。其三，要用標(biāo)準(zhǔn)的合同文體，防止因?yàn)楹贤瑑?nèi)容引起的爭(zhēng)議。油田企業(yè)發(fā)展迅速，在經(jīng)濟(jì)往來(lái)中簽訂的合同種類也越來(lái)越多，合同類別較多，在簽訂合同時(shí)，若每個(gè)合同都制定一個(gè)獨(dú)立文本，會(huì)大大增加業(yè)務(wù)人員的工作量，而且很容易出錯(cuò)，例如合同條款不全，約定不嚴(yán)密等。為避免這些情況，可以推行合同文本規(guī)范化管理。合同承辦人在起草合同時(shí)，只需對(duì)合同標(biāo)準(zhǔn)文本中的主要條款進(jìn)行改動(dòng)，得到合同主管部門同意就可以；對(duì)于其他無(wú)合同標(biāo)準(zhǔn)文本的，由業(yè)務(wù)主管部門、合同承辦部門和合同主管部門一起草擬。如果需要采用合同相對(duì)人合同文本，應(yīng)取得本單位合同主管部門的同意。其四，提高監(jiān)督驗(yàn)收及履約的力度，使合同管理動(dòng)態(tài)化。履行合同的過(guò)程是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程，包括：簽訂、交貨、驗(yàn)收、結(jié)算等項(xiàng)目。合同管理中最重要的環(huán)節(jié)就是合同的履行，所以在履行合同的過(guò)程中，承辦單位應(yīng)對(duì)合同文本和合同相關(guān)文件做好保管工作，在合同結(jié)算、解決爭(zhēng)議時(shí)作為依據(jù)。在合同履行過(guò)程中，各單位應(yīng)監(jiān)督合同相對(duì)人履行合同的情況。
四、明確合同管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)
站在油田企業(yè)的角度來(lái)看，合同管理機(jī)構(gòu)的幾大職責(zé)有：第一，制定本單位的合同管理制度要有針對(duì)性；比方說(shuō)測(cè)井、固井、鉆井、油氣測(cè)試等要匹配專業(yè)技術(shù)方面的合同管理。第二，企業(yè)簽訂、變更、解除合同要在授權(quán)范圍內(nèi)，對(duì)重大合同的談判、起草合同也要在授權(quán)范圍內(nèi)，對(duì)相關(guān)部門簽訂的合同要做好檢查、監(jiān)督工作，避免不合法、不完善的合同產(chǎn)生。第三，適時(shí)開(kāi)展與法律、法規(guī)和專業(yè)知識(shí)相關(guān)的講座，向員工宣傳成功的合同管理工作經(jīng)驗(yàn)。第四，依法參與本企業(yè)合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁等活動(dòng)。第五，在合同履行的過(guò)程中進(jìn)行監(jiān)督、監(jiān)察，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和糾紛要及時(shí)處理，對(duì)于違反法律、法規(guī)的合同行為要堅(jiān)決制止。第六，要建立合同檔案，保管好合同以及與合同相關(guān)的文件。
五、加強(qiáng)合同管理人員的培訓(xùn)
管理的主體是員工，人才是企業(yè)優(yōu)化管理的保證。所以，企業(yè)合同管理的水平與合同管理人員的綜合素質(zhì)息息相關(guān)。要定期對(duì)員工進(jìn)行專業(yè)化崗位培訓(xùn)、外派學(xué)習(xí)等業(yè)務(wù)交流，提高管理人員的法律知識(shí)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。實(shí)行理論培訓(xùn)與專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)、中長(zhǎng)期培訓(xùn)與短期培訓(xùn)、課堂教學(xué)與考察觀摩相結(jié)合的學(xué)習(xí)方式。有針對(duì)性的制定學(xué)習(xí)方案，尤其是在職學(xué)習(xí)。定期組織法律講座，將最新的《擔(dān)保法》、《合同法》、《招投標(biāo)法》等法律法規(guī)介紹給業(yè)務(wù)人員。在新的法律法規(guī)頒布前，及時(shí)舉辦最新的法律學(xué)習(xí)班。
企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中的一項(xiàng)重要工作就是合同管理，它的內(nèi)容不僅僅是簡(jiǎn)單的要約、承諾、簽約等，它是一種科學(xué)的、全方位的管理模式。油田企業(yè)應(yīng)充分運(yùn)用科學(xué)的管理方法來(lái)進(jìn)行合同管理，要做好事前的防范，事中的管理，事后的妥善彌補(bǔ)，防止對(duì)企業(yè)帶來(lái)?yè)p失。
參考文獻(xiàn)
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隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)秩序的日益規(guī)范，通過(guò)對(duì)建筑企業(yè)合同管理情況的調(diào)查了解，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前建筑企業(yè)中的合同管理還存在者若干問(wèn)題。經(jīng)過(guò)分析和思考，認(rèn)清建筑企業(yè)合同管理存在的問(wèn)題，分析其存在的根源，不斷消除問(wèn)題出現(xiàn)的溫床，找出解決對(duì)策，探索出一條科學(xué)的、適宜的建筑企業(yè)合同管理之路，對(duì)提高建筑企業(yè)的合同管理水平、保障建筑企業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展、實(shí)現(xiàn)依法、科學(xué)、規(guī)范化管理企業(yè)具有重要的意義。
下面，結(jié)合我多年從事建筑行業(yè)的管理經(jīng)驗(yàn)，談一些關(guān)于建筑企業(yè)合同管理的問(wèn)題，提出一些合理化的建議，與大家共琢。
一、建筑企業(yè)合同管理的現(xiàn)狀：
目前，建筑企業(yè)合同管理在簽訂、履約等過(guò)程中普遍存在著以下問(wèn)題。
在合同簽訂階段，存在合同主體不當(dāng)?shù)膯?wèn)題、合同文字不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膯?wèn)題、合同意思表示不真實(shí)、準(zhǔn)確的問(wèn)題、合同條款有遺漏的問(wèn)題、只有從合同而沒(méi)主合同以及簽訂無(wú)效合同等問(wèn)題。因?yàn)楹贤炗啿划?dāng)造成一些不利于企業(yè)管理和合同難以履行、或引起爭(zhēng)議的情況發(fā)生；由于忽視漏掉違約條款的制定，一旦發(fā)生違約，沒(méi)有依據(jù)去處理違約情況；沒(méi)有主合同的從合同無(wú)法執(zhí)行，給管理帶來(lái)麻煩；另外有些建筑企業(yè)所簽訂的合同，有些是以合法形式掩蓋非法目的的，因此出現(xiàn)了無(wú)效合同，不能受到法律的保護(hù)；此外有些境外合同文本存在著疑問(wèn)，由于地域、國(guó)情、民族、文化的不同，致使合同意思不清，導(dǎo)致缺乏可操作性。
在合同履約過(guò)程中也存在一些問(wèn)題，主要表現(xiàn)為：不少負(fù)責(zé)履約的管理人員缺乏及時(shí)變更的意識(shí)，沒(méi)有及時(shí)變更合同，導(dǎo)致了損失；沒(méi)有及時(shí)發(fā)出書函/會(huì)議紀(jì)要?！督ㄔO(shè)工程施工合同(示范文本)》，把雙方有關(guān)工程的洽商、變更等書面協(xié)議或文件視為合同的組成部分，在履約過(guò)程中及時(shí)發(fā)出必要的書函，是合同動(dòng)態(tài)管理的需要，是履約的一種手段，也是建筑企業(yè)自我保護(hù)的一種招數(shù)，由于遭到忽視，結(jié)果受到懲罰；沒(méi)有及時(shí)辦理簽證確認(rèn)手續(xù)，當(dāng)發(fā)生糾紛時(shí)，也因無(wú)法舉證而敗訴；應(yīng)當(dāng)追究的超過(guò)了訴訟時(shí)效，對(duì)于建筑行業(yè)被拖工程款的情況相當(dāng)嚴(yán)重，有些拖欠沒(méi)有訴諸法律，但當(dāng)時(shí)才發(fā)現(xiàn)已超過(guò)了兩年的訴訟時(shí)效，無(wú)法挽回?fù)p失；《合同法》賦于了合同當(dāng)事人抗辯權(quán)，但大多數(shù)建筑公司不會(huì)行使，怕單方面停工承擔(dān)違約責(zé)任，結(jié)果客觀上造成墊資施工，發(fā)包方的欠款數(shù)額愈來(lái)愈大，問(wèn)題便更難解決。應(yīng)當(dāng)重視證據(jù)(資料)的法律效力卻沒(méi)有得到足夠的重視。
二、建筑企業(yè)合同管理中存在問(wèn)題的根源：
從社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)體制發(fā)展的過(guò)程中、從我國(guó)法律的發(fā)展滯后、從企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和管理人員的思想上和對(duì)專業(yè)的重視和學(xué)習(xí)上以及從合同制度的管理上挖掘問(wèn)題產(chǎn)生的根源，可以概括為歷史根源、認(rèn)識(shí)根源、法制根源和制度根源，總結(jié)如下：
1、歷史根源。主要是由于建筑施工企業(yè)基本上都經(jīng)歷了計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代，很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和管理人員思想意識(shí)、管理方式、方法及手段還沿襲某些計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制，比如任務(wù)靠上級(jí)下達(dá)，資金靠財(cái)政撥款，一切都依賴于上級(jí)計(jì)劃。因此他們不講合同，也就不存在合同管理。
當(dāng)社會(huì)由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)逐步轉(zhuǎn)向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，出現(xiàn)了市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，施工任務(wù)通過(guò)招標(biāo)投標(biāo)，中標(biāo)的施工單位與發(fā)包單位簽訂施工合同。建筑業(yè)廣大從業(yè)人員開(kāi)始接觸合同，引入合同意識(shí)和合同管理，但由于處在起步階段，因此，合同不很規(guī)范，也會(huì)出現(xiàn)由于合同的漏洞，一場(chǎng)官司就輸?shù)袅松踔临r上老本的情況。作為建筑施工企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)，深感合同和加強(qiáng)合同管理的重要。當(dāng)今的建筑企業(yè)合同管理相對(duì)較完善，可以說(shuō)基本到位，但在合同和合同管理方面仍存在一些問(wèn)題。
2、認(rèn)識(shí)根源。建筑業(yè)不少?gòu)臉I(yè)人員對(duì)市場(chǎng)與合同、合同與合同管理兩對(duì)關(guān)系缺乏認(rèn)識(shí)。認(rèn)識(shí)不到它們之間的相互依存關(guān)系，也就不能發(fā)揮合同管理對(duì)企業(yè)管理產(chǎn)生的作用。我認(rèn)為要消除這種認(rèn)識(shí)根源，就要充分了解企業(yè)合同管理的含義，明白合同管理是指企業(yè)對(duì)以自身為當(dāng)事人的合同依法進(jìn)行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱。要從合同內(nèi)容和合同管理上下功夫。
同時(shí)還要認(rèn)識(shí)到，企業(yè)合同管理能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)對(duì)市場(chǎng)的承諾，體現(xiàn)企業(yè)的誠(chéng)信，提升企業(yè)的品牌和形象，使企業(yè)穩(wěn)定可持續(xù)發(fā)展；能夠使企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)與市場(chǎng)接軌，提高企業(yè)適應(yīng)市場(chǎng)和參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的能力；還能使企業(yè)維護(hù)自身合法權(quán)益，提高經(jīng)濟(jì)效益。
最后還要明白，企業(yè)合同管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，需要各子系統(tǒng)、分系統(tǒng)共同配合。它是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)管理的一項(xiàng)核心內(nèi)容，企業(yè)管理的方方面面都應(yīng)圍繞著這個(gè)核心而開(kāi)展。成功的企業(yè)合同管理，是把合同的權(quán)利義務(wù)按職能分工分解到各部門，由各部門去履行屬于自己職能范圍的權(quán)利義務(wù)。只有這樣、合同管理才能真正到位，履行責(zé)任才能真正落實(shí)。
3、法律根源。在于兩個(gè)滯后：合同法律滯后和我們的合同法律意識(shí)滯后。合同法律的作用，大而言之是維護(hù)社會(huì)主義市場(chǎng)秩序，發(fā)展社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)；小而言之是規(guī)范合同各方主體的行為，維護(hù)其合法權(quán)益。合同必須要依法訂立，否則為無(wú)效。
4、制度根源。是講企業(yè)缺乏一套嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮贤芾碇贫?，還不能適應(yīng)新經(jīng)濟(jì)形勢(shì)的發(fā)展，不能實(shí)現(xiàn)合同管理的法制化、規(guī)范化和科學(xué)化的要求。為此我認(rèn)為雖然制定和完善了制度，還要更嚴(yán)格地執(zhí)行制度，才能使合同管理的各項(xiàng)工作有章可循，有章必循。
