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時間：2023-09-06 09:31:27
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隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)越來越不適應(yīng)社會的發(fā)展，為了促進企業(yè)檔案管理的發(fā)展，提升檔案管理的工作效率，為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟效益，企業(yè)必須要轉(zhuǎn)變思路，加快檔案管理信息化進程，推動企業(yè)更快、更好地發(fā)展。新形勢下，加強企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是企業(yè)進行檔案管理改革的重要內(nèi)容，也是企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的必然趨勢。
1 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的必要性
1.1 是企業(yè)信息化發(fā)展的要求
檔案是企業(yè)重要的參考資料。當(dāng)前，隨著辦公自動化的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中產(chǎn)生了大量的文件和數(shù)據(jù)，是企業(yè)進行各項生產(chǎn)和經(jīng)營活動的基礎(chǔ)，為企業(yè)提供了重要的參考依據(jù)，具有長期的保存價值。
1.2 是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理發(fā)展的需要
社會形勢的不斷發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的革新，促進了各行各業(yè)的進步。企業(yè)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)越來越不適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化管理的需求，加強企業(yè)檔案管理工作對于提升企業(yè)的工作效率，實現(xiàn)企業(yè)辦公自動化具有重要的現(xiàn)實意義。檔案管理工作是企業(yè)日常工作的重要組成部分，因此要加快企業(yè)信息化管理，適應(yīng)市場經(jīng)濟的需求，滿足企業(yè)的發(fā)展。隨著各類信息系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用，企業(yè)的各類文件逐漸增加，給企業(yè)的資料查詢帶來了一定的困擾。為了促進企業(yè)檔案資源的利用率，必須要加大檔案信息化建設(shè)。另外，由于近年來，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到企業(yè)發(fā)展的方方面面，所以必須要加強對檔案的數(shù)字化建設(shè)，提升企業(yè)檔案管理的軟硬件條件，促進企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。
1.3 工作效率及工作成本的需要
加強檔案管理信息化建設(shè)，有效地提升了企業(yè)的工作效率，節(jié)省了企業(yè)的工作成本。我國企業(yè)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料在收集的過程中不僅需要大量的人力、物力、財力，在查詢過程中也會耗費大量的時間，因此阻礙了企業(yè)的發(fā)展。信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中應(yīng)用以后，極大地提升了企業(yè)的辦事效率，為企業(yè)日后資料的查詢也提供了很大的方便。另外，由于企業(yè)規(guī)模的不斷擴大，檔案的數(shù)量也在無形之中增長，這就要求企業(yè)擴大檔案儲存室面積和設(shè)備，增加檔案管理人員，給企業(yè)增加了很多成本支出。信息化在檔案管理中的普及，不僅減少了企業(yè)的成本，還方便了工作人員的查詢，實現(xiàn)了資源共享，提升了工作效率。
2 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題
2.1 檔案管理信息化制度不夠完善
檔案管理信息化制度的完善與否也在一定程度上制約了檔案管理工作的有效進行。長期以來，我國很多企業(yè)一直采用的是傳統(tǒng)的檔案管理方法，沒有將現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案管理相結(jié)合，因此在信息技術(shù)日益發(fā)展的今天就會出現(xiàn)很多問題，使得檔案管理工作無法適應(yīng)新時代的發(fā)展，檔案在企業(yè)發(fā)展過程中也沒有發(fā)揮其最大功效，甚至有些企業(yè)只是將檔案管理工作當(dāng)作一種形式，影響了企業(yè)日常管理工作的有效進行。
2.2 檔案管理信息化建設(shè)缺乏資金支持
檔案管理信息化建設(shè)過程中由于缺乏資金支持，使得檔案管理信息化建設(shè)的效率不高。企業(yè)進行檔案管理的過程中需要大量的資金和設(shè)備作為支持。但是很多企業(yè)的檔案信息化建設(shè)由于缺少資金，使得信息化建設(shè)的步伐緩慢。另外，部分企業(yè)雖然也設(shè)置了相關(guān)的經(jīng)費進行檔案管理信息化建設(shè)，但是這些經(jīng)費遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足檔案管理信息化建設(shè)的要求，因此影響了檔案管理信息化工作的開展。
2.3 檔案管理人員的綜合能力有待加強
要提升企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的有效性，必須要提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。這是因為檔案管理人員在檔案信息化建設(shè)過程中發(fā)揮著非常重要的作用。但是，在企業(yè)信息化建設(shè)過程中仍然存在一些問題影響了檔案管理信息化建設(shè)的效率。比如，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高，使得他們在實際的工作過程中會出現(xiàn)多種問題，如果這些問題得不到及時解決，就會影響檔案管理的效果。此外，由于檔案管理人員對計算機技術(shù)掌握不夠扎實，導(dǎo)致在使用辦公軟件的過程中就會出現(xiàn)一些問題，阻礙檔案管理信息化建設(shè)的有效進行。因此，企業(yè)必須要提升檔案管理人員綜合素質(zhì)，讓檔案管理人員逐漸學(xué)習(xí)現(xiàn)代化信息技術(shù)，及時掌握一些最新的檔案管理技術(shù)，并將其應(yīng)用到實際工作中來，這樣不僅能夠節(jié)省大量的時間，還能夠節(jié)約大量的人力和物力，最終還能取得較好的工作效果。
2.4 檔案管理信息化建設(shè)的技術(shù)缺失
檔案管理信息化建設(shè)的過程中，由于技術(shù)缺失使得檔案管理的效率得不到很快地提升。這是當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)中面臨的一個非常重要的問題。在企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)過程中，需要的技術(shù)比較專業(yè)，由于人員和設(shè)備配備不到位，導(dǎo)致企業(yè)信息化建設(shè)工作不能得到有效落實。另外，由于企業(yè)信息化建設(shè)技術(shù)指導(dǎo)和技術(shù)管理缺失，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)沒有完全發(fā)揮其作用。因此，我們說檔案管理信息化建設(shè)技術(shù)和管理缺失，影響了檔案管理信息化建設(shè)的進程。
3 加強企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的對策
3.1 建立完善的信息化檔案管理機制
完善的檔案信息化管理制度對于檔案管理工作效率的提升有著重要作用。為了建立完善的檔案管理信息化制度，可以從以下幾個方面做起：
第一，對原有紙質(zhì)檔案資源進行妥善保管，另外，還要對一些硬盤中的信息資料進行管理，做好防火、防潮、防磁等工作；第二，要及時對檔案資料進行備份，防止由于計算機損壞帶來的損失；第三，建立健全的檔案管理信息化使用制度，在使用檔案資料的過程中要嚴(yán)格按照制度進行，對檔案資料的使用要做好審批和登記工作，使檔案資料保持完整性和安全性，減少由于疏忽帶來的損失。
3.2 加大對檔案管理信息化的資全投入
加大資金投入是企業(yè)進行檔案管理信息化的基礎(chǔ)。首先，企業(yè)要充分利用政府提供的資金支持，加快檔案管理信息化建設(shè)；其次，企業(yè)要利用現(xiàn)有的經(jīng)費進行軟硬件設(shè)備的配備，使資金使用達到最大化。
3.3 提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)
檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接決定了檔案管理信息化建設(shè)的效率。首先要提升檔案管理人員的責(zé)任意識和職業(yè)道德觀念；其次，要加強對檔案管理人員信息化建設(shè)培訓(xùn)，提升他們的檔案管理專業(yè)知識和實踐能力；再次，加強檔案管理人員計算機專業(yè)技能培訓(xùn)，使其掌握最基本的檔案管理辦公軟件操作技能，保證檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的有效進行，進而才能促進企業(yè)的健康、穩(wěn)定發(fā)展。
3.4 加強對檔案管理信息化建設(shè)的技術(shù)指導(dǎo)
企業(yè)檔案信息化管理是指以檔案為基礎(chǔ)，利用信息技術(shù)將企業(yè)內(nèi)各相關(guān)部門業(yè)務(wù)流程打通，利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)檔案信息共享，從而有效提高檔案存儲及查詢利用效率，以此提升檔案管理工作水平。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的實質(zhì)就是在企業(yè)提升檔案管理工作水平的過程中，運用的信息技術(shù)及解決方案的總和。例如：使用計算機系統(tǒng)完成檔案歸集、整理以及借閱利用，建立數(shù)據(jù)庫編制數(shù)字化索引目錄等，通過上述方法打通企業(yè)內(nèi)部檔案信息交流途徑，提高檔案利用效率。
二、民營企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀
民營企業(yè)在法律允許的范圍內(nèi)擁有完全的經(jīng)營自，相比較于國有企業(yè)，民營企業(yè)與政府機關(guān)不存在管理與被管理關(guān)系。民營企業(yè)自負(fù)盈虧，對自身資產(chǎn)具有完全的處置權(quán)。在檔案管理方面，民營企業(yè)同樣擁有完全自。民營企業(yè)可以根據(jù)自身實際情況自主選擇適合的檔案管理方法。
1.民營企業(yè)更注重檔案的應(yīng)用價值及開發(fā)價值
民營企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動在法律框架下具有完全自，企業(yè)所有資產(chǎn)包括企業(yè)檔案均為企業(yè)私有，在檔案管理方面企業(yè)將更多的注意力集中在具有應(yīng)用價值及開發(fā)價值的檔案上面，如企業(yè)專利、注冊商標(biāo)等。民營企業(yè)在產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)過程中形成的技術(shù)資料，如有需要民營企業(yè)甚至于可以出借其使用權(quán)乃至出售其所有權(quán)。如江西景德鎮(zhèn)市“景德鎮(zhèn)華御瓷業(yè)有限公司”建立的基礎(chǔ)就是一份估價為800萬元的“琺瑯彩瓷器生產(chǎn)工藝”檔案。
2.民營企業(yè)對于檔案管理重視程度有待提高
民營企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動是以追求利益最大化為目的，這就決定了民營企業(yè)對于各部門在崗位設(shè)置、人員安排上更多考慮投入產(chǎn)出比。對于直接創(chuàng)造利潤的部門盡可能多的配置資源，而對于諸如檔案管理之類的不能直接創(chuàng)造效益的部門，往往不受決策者的重視，許多企業(yè)尤其是規(guī)模較小的民營企業(yè)甚至不設(shè)專門檔案管理機構(gòu)，而將企業(yè)檔案交由其他部門代為保管。以民營經(jīng)濟比較發(fā)達的浙江省為例，2009年浙江省調(diào)查統(tǒng)計，年銷售收入500萬元以上民營企業(yè)開展檔案工作的僅占總數(shù)的50%，而對于1074家規(guī)模以上民營企業(yè)的調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，已開展檔案工作的占81.2%，建立了檔案管理制度的占72.8%。
三、民營企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)
民營企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是一個系統(tǒng)性工程，在推進的過程中不僅要考慮如何提高檔案管理部門運行效率，還要兼顧與企業(yè)內(nèi)其他信息系統(tǒng)的兼容合作，更要顧及到檔案利用部門的實際需要，共同提升企業(yè)的管理水平從而提高企業(yè)的競爭力。作為檔案管理部門，應(yīng)當(dāng)主動參與企業(yè)運作流程的塑造，通過及時改變檔案管理模式、管理制度來適應(yīng)企業(yè)需要。針對民營企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及信息化條件下檔案管理實際需要，民營企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)達到如下目標(biāo)：①檔案信息化建設(shè)應(yīng)與本企業(yè)信息系統(tǒng)建設(shè)同步，檔案信息化管理系統(tǒng)必須與其他信息化辦公系統(tǒng)兼容；②制定統(tǒng)一的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)各門類檔案信息化管理制度統(tǒng)一規(guī)范；③實現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化存儲，實現(xiàn)諸如紙質(zhì)檔案、音像資料等實物檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，進而將新生成的具有統(tǒng)一格式的數(shù)字化檔案統(tǒng)一存儲于專用服務(wù)器內(nèi)；④實現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化，在企業(yè)內(nèi)部形成共享的知識庫，挖掘潛在的集體知識，提高檢索利用效率；⑤實現(xiàn)檔案資源開發(fā)智能化、利用普及化，打破門類限制，在整個企業(yè)范圍內(nèi)形成統(tǒng)一的檔案信息數(shù)據(jù)庫，強化知識的積累；⑥提高管理自動化程度，節(jié)約資源并提升安全管理水平。
四、民營企業(yè)檔案信息化管理的實現(xiàn)途徑
1.在信息化背景下理順檔案業(yè)務(wù)流程
在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)高度發(fā)達的背景下，傳統(tǒng)的檔案管理流程已不能適應(yīng)當(dāng)前民營企業(yè)提高管理效率的需求，企業(yè)應(yīng)對原流程進行全面分析，融合信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對流程中不合理的部分進行改造，設(shè)置新的流程并配置適當(dāng)?shù)慕M織架構(gòu)、人力資源并制定管理規(guī)范。檔案工作業(yè)務(wù)流程主要指移交部門與檔案管理部門之間的交接、檔案管理部門內(nèi)部對于檔案的處理以及檔案管理部門與檔案利用部門之間的銜接。為了理順檔案業(yè)務(wù)流程，應(yīng)從以下幾方面著手：①明確各相關(guān)業(yè)務(wù)部門工作內(nèi)容、工作流程及業(yè)務(wù)分工；②根據(jù)信息化管理的需要，約定檔案交接工作的技術(shù)規(guī)格，如檔案格式、歸檔標(biāo)準(zhǔn)及歸檔時間等；③根據(jù)本企業(yè)實際情況確定檔案的數(shù)字化保存形式及利用機制；④根據(jù)實際需要，確定檔案開發(fā)利用的范圍、形式，并建立安全規(guī)范。
2.實現(xiàn)各門類檔案信息資源整合
傳統(tǒng)以紙質(zhì)檔案為主的檔案管理模式，由于缺乏信息化手段，造成了檔案庫房內(nèi)大量檔案信息“沉睡”，利用效率較低，同時由于缺乏交流也造成了檔案工作重復(fù)建設(shè)。在檔案信息化改造過程中，為了實現(xiàn)檔案信息資源有效整合，應(yīng)將企業(yè)檔案信息化建設(shè)納入民營企業(yè)經(jīng)營管理信息化體系內(nèi)，使檔案信息系統(tǒng)建設(shè)與企業(yè)其他業(yè)務(wù)信息化建設(shè)同步推進、實現(xiàn)無縫對接，從而實現(xiàn)信息資源有效整合。
3.拓展檔案服務(wù)能力
民營企業(yè)自誕生之日起，就面臨著激烈的市場競爭，企業(yè)想要發(fā)展壯大不被市場拋棄，就必須要有自己的核心競爭力。對于企業(yè)內(nèi)部各個部門也有相同的要求，想要在民營企業(yè)內(nèi)存在進而發(fā)展壯大，就必須服務(wù)于企業(yè)的中心工作，能夠促進企業(yè)提升核心競爭力。就檔案部門來說，想要在民營企業(yè)內(nèi)得到重視，就必須要為企業(yè)積累更多的有形或無形的知識儲備，并提高知識儲備轉(zhuǎn)化為實際生產(chǎn)力的效率，這就要檔案管理部門主動拓展檔案服務(wù)能力，主要體現(xiàn)在以下兩個方面：①拓展服務(wù)內(nèi)容，數(shù)字化信息時代要求信息提供者能夠根據(jù)客戶的需要提供個性化定制服務(wù)，就檔案服務(wù)來說必須改變傳統(tǒng)的被動服務(wù)模式，改變等檔案利用部門上門來查閱檔案的服務(wù)模式，主動根據(jù)企業(yè)發(fā)展需要整合數(shù)據(jù)，針對具體用戶的具體需要提供經(jīng)過加工整理的信息資源，實現(xiàn)精準(zhǔn)服務(wù)。②拓展服務(wù)方式，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式一般包括提供檔案閱覽、檔案借出、檔案復(fù)印及開具檔案證明等，往往需要投入較多的固定資產(chǎn)，且比較耗時而效率較低。民營企業(yè)對于檔案工作的重視程度一般不夠，上述工作往往不能有效展開。在數(shù)字化信息化時代，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)依托信息化優(yōu)勢，主動拓展服務(wù)模式，向相關(guān)部門主動宣傳新的高效檔案利用方式，并根據(jù)實際情況開展相關(guān)操作培訓(xùn)，使各部門充分掌握信息化檔案利用方式，從而提高檔案信息利用效率。
1.前言
檔案信息化管理是檔案工作適應(yīng)社會信息化發(fā)展的必然要求，是全面提升檔案工作為社會服務(wù)能力的必然選擇。加強檔案管理信息化建設(shè)是檔案工作的重中之重，是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)，是做好檔案工作的關(guān)鍵。
2.我國企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀
2.1檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展概況
20 世紀(jì)90 年代中期以來，中國企業(yè)的信息化進程不斷加快，各種各樣的信息系統(tǒng)紛紛建成、運行。企業(yè)開始建立使用辦公自動化（OA）系統(tǒng)、ERP 系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)等。信息化建設(shè)使得企業(yè)在各項生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動過程中形成的實體文件越來越少，取而代之的是電子文件。而傳統(tǒng)的檔案實體管理模式無法有效地收集、管理易逝的、流動的和脆弱的電子文件。許多企業(yè)檔案機構(gòu)和人員面對電子文件的涌現(xiàn)，沒有及時應(yīng)對，結(jié)果造成大量的檔案資源流失。曾經(jīng)發(fā)生企業(yè)員工離職時隨意拷貝甚至刻意刪除公司電腦中的電子文件的惡性事故。
2.2檔案管理信息化模式實效不高
一些企業(yè)檔案機構(gòu)和人員面對信息化浪潮，也開始積極行動起來，他們一方面脫機或聯(lián)機接收電子文件進館保存，另一方面對實體檔案進行數(shù)字化處理。然后，借助檔案管理系統(tǒng)提供檔案信息的網(wǎng)絡(luò)檢索或瀏覽。但是，不少企業(yè)檔案機構(gòu)只是盲目地進行檔案信息化建設(shè)，缺乏先進的思想理念作為指導(dǎo)，對檔案信息化建設(shè)的根本目的沒有深刻的認(rèn)識，重藏輕用，重視檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)而忽視檔案信息資源的開發(fā)利用，結(jié)果導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)效益低下。
2.3檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范工作不足
早在1971 年國際上就開始探討電子檔案的管理模式，然而中國檔案界直至1996 年第十三屆國際檔案大會在北京召開之后，才開始關(guān)注電子文件管理理論。有效的電子文件管理實踐則更晚。檔案信息管理工作標(biāo)準(zhǔn)尚不完善，這制約了企業(yè)檔案信息工作的進程。
2.4檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高
檔案信息電子化就需要現(xiàn)代化的人才，管理人員要有較高的知識層次和先進的技術(shù)，不能只滿足于計算機簡單操作。
2.5企業(yè)歸檔方式的現(xiàn)狀
2001年1月1日施行的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》規(guī)定：公文發(fā)文處理應(yīng)遵循草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序；收文處理應(yīng)遵循簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。這能系統(tǒng)地體現(xiàn)檔案工作流程，但是隨著政務(wù)信息化建設(shè)步伐的加快，電子郵件等形式的無紙公文使得網(wǎng)上辦公變成現(xiàn)實，如果運用網(wǎng)上辦公，一個文件可同時發(fā)送多個主送單位，一個單位也可以接收各級部門的電子文件。這樣，《國家行政機關(guān)公文處理辦法》所規(guī)定的收文與發(fā)文程序?qū)l(fā)生變化，公文處理更為直接快捷。收文中的簽收、登記程序，發(fā)文中的繕印、用印以及分發(fā)程序?qū)⒂涉I盤和鼠標(biāo)來完成。以傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料為載體的檔案工作要應(yīng)對多樣化的文書工作，必將由單一的歸檔方式向多樣化轉(zhuǎn)變。
3.加強企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)
3.1加強企業(yè)檔案管理信息化的益處
1．大多數(shù)基層檔案室，計算機的應(yīng)用單一，有的僅用于檔案目錄的錄入或文件打字，利用效率低，造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。檔案信息化就可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有計算機的潛能，提高利用率。
2．檔案信息化管理使利用者可直接利用機讀文件的檔案，縮短了二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。
3．檔案信息化，是一次投入，多次產(chǎn)出的，這樣改變了信息加工受經(jīng)費限制的局面。
4．檔案信息化，信息成果可進行多份拷貝，這樣就拓寬了服務(wù)范圍，擴大了社會影響。
5．檔案信息化有效減少了紙質(zhì)檔案保管時所遇到的庫房面積的壓力。
3.2加強企業(yè)檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
針對企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理問題現(xiàn)狀，企業(yè)的檔案管理應(yīng)建立更為高效而有序的檔案管理模式，隨著信息技術(shù)的發(fā)展和計算機技術(shù)的提高以及企業(yè)現(xiàn)代化管理和信息化建設(shè)的新型高效企業(yè)管理模式，企業(yè)應(yīng)建立擔(dān)綱管理的信息化模式，從而為企業(yè)的檔案管理建立更為有效的管理模式。
3.3實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案的電子化和信息化
企業(yè)的信息化的檔案管理應(yīng)在建立了信息化建設(shè)的基本設(shè)備的基礎(chǔ)之上實現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的電子化和信息化，實際上檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)建立了企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的管理平臺。信息化的檔案管理建設(shè)建立和電子化的企業(yè)檔案，通過計算機技術(shù)的使用實現(xiàn)了對傳統(tǒng)檔案文件信息載體的轉(zhuǎn)換、實現(xiàn)了企業(yè)檔案的收集整體、篩選加工，從而建立了電子化的檔案形式，方便人們的使用。
3.4實現(xiàn)企業(yè)信息檔案的網(wǎng)絡(luò)化
企業(yè)傳統(tǒng)檔案在建立了電子化和信息化的管理模式后還應(yīng)建立企業(yè)檔案的共享和利用網(wǎng)絡(luò)平臺，實現(xiàn)企業(yè)傳統(tǒng)檔案的網(wǎng)絡(luò)化和共享化，提高企業(yè)檔案的利用效率，也建立了信息的共享和利用模式。企業(yè)還可建立電子檔案的數(shù)據(jù)庫，即企業(yè)檔案庫，通過互聯(lián)網(wǎng)的實現(xiàn)了檔案的共享。當(dāng)前企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)沒有建立統(tǒng)一的信息管理和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和共享模式，其共享性和服務(wù)性較差，難以適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化檔案管理的需要?，F(xiàn)代企業(yè)應(yīng)建立網(wǎng)絡(luò)化和共享化的企業(yè)電子檔案，提供電子檔案的管理和共享模式，從更大程度上減少了電子檔案的重復(fù)建設(shè)，從而建立高效的企業(yè)檔案管理模式。
3.5要樹立文檔一體化意識
我們認(rèn)為文檔一體化的實質(zhì)是：把現(xiàn)代文秘工作和檔案工作從組織制度到具體程序交融在一起，加強對文本管理的超前控制，使文檔工作流程科學(xué)化、合理化。檔案是人們社會實踐的歷史記錄與憑證。文書工作是檔案工作的源頭，搞好檔案工作必須從文書工作抓起。文檔一體化的基礎(chǔ)性工作是文書工作，文書工作人員由于直接參與公文的收發(fā)，比較完整地把握工作流程，對于文件的歷史與現(xiàn)實價值有深刻認(rèn)識，文書工作人員必須具有較強的檔案意識，每一個文秘人員不僅僅只是為當(dāng)前工作服務(wù)，更要站在對歷史負(fù)責(zé)的高度，按文檔一體化的要求，強化文書工作即檔案工作的理念，在文書流轉(zhuǎn)的過程中及時保存、上繳各種文本。檔案工作人員也要經(jīng)常性對文書工作人員進行檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，使其明確歸檔范圍。
4. 加強檔案管理體制的創(chuàng)新
4.1檔案管理機制創(chuàng)新主要在于精簡
任何企業(yè)，精干是必然趨勢，企業(yè)檔案管理也要跟上企業(yè)管理的腳步，檔案管理的方法要創(chuàng)新，要擴大檔案工作的外延，深化檔案工作內(nèi)涵，將單一的檔案管理擴大成信息集中的企業(yè)檔案管理。通過計算機網(wǎng)絡(luò)將各種信息資源集合，形成資源共享，使檔案管理成為一個集團化的信息綜合體，這樣才能高效率、自主地、靈活地進行檔案管理。
4.2檔案管理的機制創(chuàng)新的關(guān)鍵是高效
企業(yè)就是要創(chuàng)利潤，無論經(jīng)濟體制改革、轉(zhuǎn)換機制，都是為了經(jīng)濟利益和社會效益。檔案管理也應(yīng)該是以此為目標(biāo)的，從單純的檔案資料管理機制向檔案、情報、信息、科技一體化管理機制轉(zhuǎn)換，提高辦事效率, 讓檔案資源成為企業(yè)科技創(chuàng)新、技術(shù)改造的保障之一。
5.結(jié)語
總之，為了適應(yīng)國家信息化建設(shè)和檔案工作可持續(xù)發(fā)展要求,各企業(yè)應(yīng)以網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源開發(fā)為中心，以提高檔案利用率為目的，把檔案信息建設(shè)納入到公司信息化建設(shè)的總格局，把網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于檔案信息管理工作中，為公司檔案信息管理工作全面實現(xiàn)自動化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化開辟了更加廣闊的道路和美好的前景。■
參考文獻
這導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)的工作一直不能展開實施。另外，企業(yè)中不論領(lǐng)導(dǎo)還是員工對檔案信息化的工作認(rèn)識不夠深刻，對其的重視度不夠，認(rèn)為企業(yè)檔案管理是件很簡單的事情，對企業(yè)的發(fā)展起不到什么實際作用。還有，有些電力企業(yè)由于缺乏建設(shè)檔案信息的技術(shù)和相關(guān)設(shè)備，而對企業(yè)的信息資源挖掘不夠深入，導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)缺少。對于現(xiàn)有的檔案信息，缺乏及時的更新，導(dǎo)致檔案信息老套，對企業(yè)的發(fā)展并起不到實際的效果。
（二）檔案信息管理和其它的信息管理沒有有效的對接
隨著經(jīng)濟的市場化，企業(yè)的檔案管理也向著文檔一體化的管理方向發(fā)展，這樣才能做到生產(chǎn)活動、文書管理及檔案管理之間的有效銜接。但現(xiàn)階段，由于電力企業(yè)管理層面及員工的專業(yè)素質(zhì)較低及對當(dāng)下的管理信息沒有及時了解，導(dǎo)致他們沒有文檔一體化的管理理念，將文檔管理和其它的數(shù)據(jù)管理分開來管理，從而失去了數(shù)據(jù)間的連接。
（三）檔案管理和電力技術(shù)發(fā)展沒有很好的融合
電力系統(tǒng)在實際的運行當(dāng)中，涉及到與多方面的內(nèi)容，如電力資源的生產(chǎn)、輸送、輸送的線路選擇及布局構(gòu)建、電力運行銷售、電力定價及結(jié)算等工作。這些工作環(huán)環(huán)相扣，其中任何一個發(fā)生故障，將會中斷企業(yè)的整個運行狀態(tài)。所以，要實現(xiàn)這諸多環(huán)節(jié)的管理，就要建立適合于企業(yè)本身的計算機管理系統(tǒng)。這些系統(tǒng)應(yīng)肩負(fù)著電力企業(yè)的管理信息，并隨時進行更新。但在管理系統(tǒng)的構(gòu)建時，并沒有考慮到檔案管理的相關(guān)內(nèi)容，沒有將檔案管理系統(tǒng)和企業(yè)管理系統(tǒng)相融合，從導(dǎo)致檔案管理人員不能及時搜集及掌握企業(yè)信息的核心部分。
二、電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)的策略
檔案信息化就是在檔案的管理當(dāng)中應(yīng)用計算機通信技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等，以實現(xiàn)檔案信息的快速管理、開發(fā)及應(yīng)用等。要做好檔案管理，主要從以下幾方面著手：
（一）加快企業(yè)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制訂
要對企業(yè)檔案信息進行很好地管理，就得建立相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，使檔案信息化工作有規(guī)矩所循。因為標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是基礎(chǔ)，檔案信息只有在有歸規(guī)的條件下，才能更具有目的性的將檔案工作展開。在實際的工作中，這些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要包括電子文件歸檔、電子文件的歸檔管理及檔案信息的標(biāo)識、描述、交換、查詢及使用等方面，通過將這諸方面的工作做好，才能逐步實現(xiàn)檔案信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的全面展開。
（二）對檔案信息分門別類，以實現(xiàn)檔案信息的充分利用
在檔案信息的管理中，要對不同的信息進行很好地標(biāo)識，這樣才能提高檔案的快速錄入。例如：在檔案的篩選中，如果遇到基礎(chǔ)較好并且具備引目錄的案卷，應(yīng)直接將它們在全引目錄上面分類標(biāo)引；如果遇到具有特殊類型的檔案信息如“房檔”、“案件”等，應(yīng)將它們的人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入，并用計算機進行統(tǒng)一的編號分類。這樣做，可以有效的減少著錄環(huán)節(jié)，從而大大的提高了著錄速度，為檔案信息的進一步展開提供了保障。
（三）建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，以加強檔案信息的管理
建立檔案信息的主要目的就是建立起檔案信息的數(shù)據(jù)庫，使其在實際工作中發(fā)揮資源的合理配置。所以，在檔案信息的建設(shè)當(dāng)中，要將檔案信息的基礎(chǔ)性工作做好，將平時生產(chǎn)中及運行當(dāng)中的數(shù)據(jù)信息及人員資料信息進行有效的搜集整理，將檔案信息的數(shù)據(jù)庫工作做好，才能將檔案信息的進一步工作深入開來，使檔案信息化工作的服務(wù)水平和服務(wù)能力得以提高。
（四）加強檔案管理中的互相交流
由于企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)是由專業(yè)的人員進行設(shè)計和開發(fā)的，因此，在系統(tǒng)設(shè)計和用戶需求之間難免會存在問題。如果這種問題不及時給予解決，便會使運行中的調(diào)節(jié)性和整體性的問題得不到解決，從而在某種程度上影響了系統(tǒng)的功能發(fā)揮。所以，在檔案系統(tǒng)的構(gòu)建時，要求設(shè)計人員和用戶之間進行很好地交流，使檔案管理在實際的運行當(dāng)中，為用戶設(shè)計專門的交流平臺，使系統(tǒng)運行更加的良好。
在一個企業(yè)中，安全管理是支撐企業(yè)的核心，特別是對于生產(chǎn)企業(yè)而言，安全責(zé)任重于泰山。隨著信息化的不斷發(fā)展，企業(yè)的信息化建設(shè)和應(yīng)用水平的不斷提高，類似辦公OA系統(tǒng)、ERP和EMS等辦公系統(tǒng)的建設(shè)在不斷完善，被廣泛采用。信息化是企業(yè)提高管理效率、提高核心競爭力的有力手段，但在卷煙行業(yè)中，部分企業(yè)在信息化和安全管理的融合過程中做得不夠完善，對信息化的重要性和信息化帶來的高效率等方面認(rèn)識不足，因此，加快卷煙生產(chǎn)企業(yè)信息化的建設(shè)工作勢在必行。
1.2原因分析
造成卷煙生產(chǎn)企業(yè)管理現(xiàn)狀的原因是多方面的：①意識淡薄。沒有充分認(rèn)識到信息化給卷煙生產(chǎn)安全管理帶來的革命性變化，忽視了信息化建設(shè)。②資金缺乏。卷煙企業(yè)沒有足夠的資金支持信息化建設(shè)，造成信息化建設(shè)滯后。③技術(shù)匱乏。這是制約卷煙生產(chǎn)企業(yè)信息化建設(shè)的主要原因，缺乏必要的技術(shù)支持必然會造成信息化建設(shè)滯后。具體而言，還有以下幾個方面的原因。
1.2.1安全管理人員隊伍素質(zhì)偏低
在進行信息化建設(shè)過程中，必然需要具備專業(yè)知識的人才。在大多數(shù)卷煙生產(chǎn)企業(yè)中，相關(guān)專業(yè)的人員素質(zhì)較低，在信息化的應(yīng)用和建設(shè)方面存在一定的障礙和劣勢，進一步制約了卷煙企業(yè)的發(fā)展。
1.2.2安全信息系統(tǒng)投入風(fēng)險較大
信息安全系統(tǒng)的建設(shè)是一項復(fù)雜、長期的工作，需要長時間的設(shè)計和調(diào)試。在企業(yè)中進行大量的資金投入是建成信息系統(tǒng)的必要基礎(chǔ)，但由于其具有的不確定性和回報周期較長等特點，在資金投入時，必然會影響到管理層的決策。
1.2.3安全信息系統(tǒng)建成模式單一
在我國當(dāng)前的信息安全信息化建設(shè)中，模式單一是其弊端，原因是可借鑒的經(jīng)驗和先例較少，且在現(xiàn)行的信息建設(shè)平臺中，大部分采用了相同的工作方式和運行原理，缺乏新意，創(chuàng)新程度較低，進一步制約了信息安全的發(fā)展。
2卷煙企業(yè)安全管理信息化建設(shè)的意義
加強卷煙生產(chǎn)企業(yè)安全管理信息化建設(shè)有重要的意義和作用，是實現(xiàn)卷煙企業(yè)長久發(fā)展、提高效率的重要保證。在信息化高速發(fā)展的今天，信息化對于任何一個企業(yè)而言都具有重要的意義，是實現(xiàn)現(xiàn)代化的重要手段。卷煙企業(yè)實現(xiàn)信息化后將大大提高企業(yè)的生產(chǎn)效率。
2.1是現(xiàn)代煙草農(nóng)業(yè)發(fā)展的客觀要求
在當(dāng)今社會中，信息已成為一種重要資源，成為推動社會發(fā)展和進步的重要支柱。信息化的發(fā)展必然會推動現(xiàn)代煙草業(yè)的發(fā)展，使卷煙生產(chǎn)更具系統(tǒng)化和專業(yè)化，從而提高卷煙的生產(chǎn)效率。在現(xiàn)代卷煙生產(chǎn)中，卷煙行業(yè)具有的分散性、時變性和經(jīng)驗性等都是制約卷煙行業(yè)進一步發(fā)展的因素，而信息化是解決卷煙行業(yè)中存在問題的有力武器，信息化會滲透到卷煙生產(chǎn)行業(yè)的各個環(huán)節(jié)和領(lǐng)域，改造傳統(tǒng)的卷煙生產(chǎn)，從而帶動現(xiàn)代煙草行業(yè)的進一步發(fā)展。
2.2是現(xiàn)代煙草物流發(fā)展的必然選擇
我國煙民人群龐大，但因其分散程度較高，因此，必須有效發(fā)展煙草物流。煙草行業(yè)要想打造現(xiàn)代煙草農(nóng)業(yè)，必然要進一步推動煙草物流業(yè)的發(fā)展。信息化提高了煙草物流的時效性和連續(xù)性，降低了煙草物流的成本，使物流的可操作性得到了進一步提高。信息化可在物流的分揀、配送和綜合管理等方面發(fā)揮重要的作用，使煙草產(chǎn)業(yè)的供應(yīng)鏈更加優(yōu)化，進一步提高供應(yīng)鏈的準(zhǔn)確性、時效性。
2.3可有效加強煙草行業(yè)安全生產(chǎn)管理
信息化可對卷煙生產(chǎn)的各個環(huán)節(jié)進行監(jiān)督管理，使卷煙行業(yè)監(jiān)管更具效率，提高了卷煙的生產(chǎn)效率。卷煙質(zhì)量是卷煙生產(chǎn)企業(yè)的重中之重，信息化安全信息管理的建設(shè)可有效提高檢測水平和質(zhì)量，及時發(fā)現(xiàn)并整改生產(chǎn)環(huán)節(jié)中存在的問題和缺陷，提高了卷煙行業(yè)的安全性，從而確保了卷煙生產(chǎn)的質(zhì)量。
3卷煙企業(yè)信息化建設(shè)的措施和建議
3.1提高思想認(rèn)識
信息化的首要前提是提高思想認(rèn)識，只有更多的人認(rèn)識到信息化的重要性和必要性，才會促使更多的資源流入這方面。要提高單位領(lǐng)導(dǎo)的意識，在現(xiàn)代企業(yè)的競爭中，誰能掌握第一手資料，便能掌握先機，從而獲得更多機會，信息的充足程度決定了企業(yè)的發(fā)展程度；要提高單位職工的認(rèn)識，企業(yè)的發(fā)展與每一個員工息息相關(guān)，因此，身為企業(yè)的一份子，要將企業(yè)的利益放在首位，理解信息化對企業(yè)的重要性。
3.2開展人才培訓(xùn)
信息化建設(shè)是一個復(fù)雜的專業(yè)領(lǐng)域，需要有大量的專業(yè)人才參與其中，才可有效建立和完善。因此，加大人才的培養(yǎng)力度是加快企業(yè)信息化的重要步驟之一。要建立完整的信息處理平臺，就要要求各部門協(xié)同配合、共同工作。只有各部門團結(jié)一致，才能更快地建立完整的信息處理平臺。
中圖分類號：G647 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-01-00-01
檔案信息化建設(shè)是以網(wǎng)絡(luò)、計算機、信息技術(shù)為手段，以檔案資源為對象，根據(jù)社會、國家檔案管理部門的要求，開展檔案的收集、整理、保管、開發(fā)和利用的現(xiàn)代化管理綜合過程。近年來，企業(yè)的檔案管理部門建設(shè)了“收、管、存、用”功能于一體的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)平臺，建設(shè)了以檔案數(shù)字化加工、數(shù)字檔案開放鑒定、查閱利用等網(wǎng)絡(luò)化管理流程，從而建立了檔案信息資源共享服務(wù)平臺，分類分級實行一站式檔案信息服務(wù)需求。
一、開展檔案信息化建設(shè)工作的重要性
檔案信息化是科學(xué)、系統(tǒng)管理企業(yè)各門類檔案，拓寬檔案業(yè)務(wù)部門為企業(yè)服務(wù)的重要手段，檔案管理模式從傳統(tǒng)的實體管理轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化信息管理，檔案數(shù)字化工作是實現(xiàn)檔案信息化管理的必要途徑，為了提高檔案利用效率和確保檔案原件的安全，企業(yè)的檔案業(yè)務(wù)部門應(yīng)做好檔案數(shù)字化基礎(chǔ)工作，在開展數(shù)字化工作中需要對三個方面工作加以重視：
（一）保證檔案的完整性。必須有效保證檔案信息的完整性，對每個案卷、全宗檔案全部進行數(shù)字化，不能視檔案信息的重要程度、敏感程度等減少數(shù)字化內(nèi)容，避免人為造成檔案信息不完整現(xiàn)象，給檔案管理和提供利用造成障礙。
（二）重視檔案的目錄質(zhì)量。目錄質(zhì)量是檔案數(shù)字化的重心工作，檢索效果的決定因素。在對檔案進行計算機檢索時，要將用戶的檢索需求轉(zhuǎn)換成相應(yīng)的關(guān)鍵字，計算機再將這些關(guān)鍵字與數(shù)據(jù)庫中每條目錄數(shù)據(jù)的內(nèi)容進行一一匹配，如果匹配成功，則得出相應(yīng)的檢索結(jié)果，所以在每條目錄數(shù)據(jù)中，題名是不是準(zhǔn)確全面地揭示文件材料的內(nèi)容，責(zé)任者、文號、成文時間是不是準(zhǔn)確等等，直接關(guān)系到檔案檢索的效果和準(zhǔn)確性。
（三）確保檔案數(shù)據(jù)安全。掃描數(shù)據(jù)處理是數(shù)字化工作又一重點工作，掃描時要嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，確保不損傷檔案原件，檔案部門應(yīng)加強著錄人員的技術(shù)培訓(xùn)，增強工作責(zé)任心，檔案掃描可采用平板掃描的方式，經(jīng)過去黑去邊、糾斜、剪裁等技術(shù)處理，形成一套原文原貌版檔案圖像數(shù)據(jù)。為了便于利用，最好應(yīng)在此基礎(chǔ)通過掃描圖像優(yōu)化軟件對圖像數(shù)據(jù)進行去污、文字加深或變淺等修飾處理，形成一套高清版數(shù)據(jù)。并對驗收合格的數(shù)據(jù)及時備份，為保證數(shù)據(jù)安全，備份載體的選擇應(yīng)多樣化，采取在線、離線相結(jié)合的辦法實現(xiàn)多套備份，并定期進行檢驗。
二、信息化建設(shè)對檔案管理產(chǎn)生的積極作用
企業(yè)的發(fā)展離不開先進的信息化管理，在數(shù)字時代大環(huán)境中，企業(yè)檔案信息化建設(shè)也在有序的發(fā)展，建設(shè)過程中一定要將先進的科技手段、科學(xué)管理方法與傳統(tǒng)的檔案管理方式有機結(jié)合，為確保檔案工作與企業(yè)信息化管理同步發(fā)展，充分發(fā)揮信息化建設(shè)對檔案管理產(chǎn)生的積極作用。
（一）轉(zhuǎn)變實物管理檔案的模式，有利于提高檔案信息資源的管理效率。傳統(tǒng)的檔案管理方式以檔案實體的收集、鑒定、整理、利用等為主，檔案數(shù)據(jù)信息受到時間、地域條件的限制，信息不能夠充分發(fā)揮利用效果。而實行檔案信息化后，能夠很好的激活現(xiàn)存檔案資源，實現(xiàn)檔案信息資源共享，方便借閱人員查找和參考，縮短周期，從而為企業(yè)的生產(chǎn)建設(shè)贏得時間。
（二）統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。近年來，很多單位都在開展信息化建設(shè)工作，通過建立集中統(tǒng)一的檔案管理信息平臺系統(tǒng)，實現(xiàn)文書、科技、特殊載體、實物等門類檔案的統(tǒng)一管理，增強了企業(yè)整體管控能力，通過檔案數(shù)字化管理，極大地提高檔案管理水平，提升檔案服務(wù)能力。
（三）利用檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)文件材料隨辦隨歸。傳統(tǒng)檔案工作采用“末端收集”的方式，即各類文件材料一般在年終或工程結(jié)束后才進行收集整理，會造成檔案資料收集、錄入不完整，使用時經(jīng)常脫節(jié)，不能發(fā)揮檔案有效利用的效果。
三、新時期強化企業(yè)檔案管理幾點思考
企業(yè)檔案的管理工作是以生產(chǎn)服務(wù)為中心，檔案信息化能夠滿足企業(yè)科學(xué)管理檔案的要求，并能充分發(fā)揮信息資源為企業(yè)各領(lǐng)域工作服務(wù)的目的。為此，檔案業(yè)務(wù)管理部門應(yīng)抓好以信息化建設(shè)為重點的檔案工作，要確立全新的管理觀和服務(wù)觀，發(fā)揮和共享檔案信息資源的全新作用，以創(chuàng)新理念來加強檔案管理，開辟檔案管理發(fā)展的新途徑。
（一）梳理細(xì)化檔案管理業(yè)務(wù)流程，實現(xiàn)高效管理。檔案管理信息化建設(shè)是運用計算機技術(shù)和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案業(yè)務(wù)有效管理，將手工管理檔案模式轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣蛹晒芾矸绞?，在此過程中，檔案的業(yè)務(wù)流程發(fā)生了重組，檔案信息收集、檢索、管理方式在轉(zhuǎn)變，由于公文處理與檔案管理進行了有機結(jié)合，文檔一體化能夠完成各門類檔案資料的統(tǒng)計工作，檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、編研、利用工作可通過檔案管理信息系統(tǒng)完成。
（二）加強電子檔案管理，保證信息安全。在信息化時代下，電子文件大量產(chǎn)生，必須加強對收集的電子文件進行規(guī)范、科學(xué)的管理，確保其安全、可靠，并永久處于準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，對形成的電子檔案安全保護包括載體、內(nèi)容信息、網(wǎng)絡(luò)等，電子文件要采取保真、保密、長期可讀技術(shù)措施，同時應(yīng)用檔案系統(tǒng)安全策略來防范，
中圖分類號：G275 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）14-0208-01
1、引言
隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)也在快速發(fā)展，現(xiàn)如今已經(jīng)進入了信息化和大數(shù)據(jù)時間，現(xiàn)代化信息技術(shù)被應(yīng)用到了各行業(yè)和各領(lǐng)域中。我國企業(yè)也因為社會經(jīng)濟的發(fā)展和信息化技術(shù)的沖擊開始了改革。企業(yè)的管理也應(yīng)用了信息化技術(shù)，傳統(tǒng)的檔案管理模式逐漸被電子檔案所替代，這也是企業(yè)順應(yīng)市場經(jīng)濟發(fā)展的必然趨勢。
2、影響檔案信息化建設(shè)與檔案管理效率的因素分析
2.1 對檔案信息化建設(shè)缺乏正確認(rèn)識
檔案信息化建設(shè)改變了傳統(tǒng)檔案管理方式，是對檔案管理服務(wù)理念的變革，但部分管理人員對此缺乏正確的認(rèn)識，未認(rèn)識到信息技術(shù)對檔案管理的影響，信息技術(shù)對檔案管理的影響主要體現(xiàn)在三方面：一是利用信息技術(shù)實現(xiàn)檔案管理的信息化能夠提高單個部門的職能效率；二是實現(xiàn)檔案信息化的建設(shè)能夠方便檔案的管理與查閱，有效提高個人的工作效率，并為民眾提供方便；三是有利于實現(xiàn)檔案資源的共享，提升組織效率。但部分人員由于未認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢，阻礙了檔案管理的變革，降低了檔案管理能力，影響了檔案管理的效率。因此，對檔案信息化建設(shè)缺乏正確認(rèn)識是影響檔案管理效率的因素之一。
2.2 企業(yè)檔案管理工作的不足
企業(yè)想要在未來求得更好的發(fā)展就要對企業(yè)檔案進行規(guī)范化管理，提升檔案管理水平，進而為企業(yè)的發(fā)展決策提供基礎(chǔ)和指導(dǎo)。但是目前很多企業(yè)在檔案管理工作中仍然存在很多不足之處，為此，應(yīng)當(dāng)加強分析檔案管理工作的不足及原因，進而采取針對性的解決措施。
2.3 來自網(wǎng)絡(luò)的威脅
互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，促進了社會的發(fā)展和進步，網(wǎng)絡(luò)也覆蓋了社會生活的各個方面。但是由于網(wǎng)絡(luò)的架構(gòu)不完善、網(wǎng)絡(luò)協(xié)議不夠強大以及人為的原因等，使得網(wǎng)絡(luò)在使用過程中存在諸多的安全隱患。一方面，一些非人為因素造成的安全隱患，比如計算機硬件受潮、電源斷電或漏電、受到其他輻射或者干擾等，會使得電子檔案信息安全問題無法得到保障，甚至?xí)斐呻娮訖n案的丟失。另一方面，電子檔案的開放利用中會出現(xiàn)人為的操作失誤而造成安全漏洞，使電子檔案管理系統(tǒng)發(fā)生癱瘓，電子檔案信息受到威脅。而這些漏洞常常會使檔案信息發(fā)生丟失或者篡改等情況，使得檔案信息無法讀取或者讀取錯誤，嚴(yán)重影響電子檔案開放利用中的信息安全問題。
2.4 信息化建設(shè)和安全管理滯后
近年來，在電子檔案管理上，我國已經(jīng)逐漸向信息化建設(shè)發(fā)展，有關(guān)的檔案管理機構(gòu)也已經(jīng)建立了一定的數(shù)據(jù)庫。然而，這些數(shù)據(jù)庫的管理和規(guī)范沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，而且數(shù)據(jù)庫之間相互獨立，沒有建立起一定的聯(lián)系，這就給電子檔案信息安全造成了巨大的安全問題。此外，網(wǎng)絡(luò)安全的管理和發(fā)展也是制約電子檔案開放利用中信息安全的一大因素，網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)要不斷進步，如果只是在出現(xiàn)信息安全問題以后，才進行技術(shù)的更新和改良，那信息安全問題就不能得到有效的解決，起不到真正的預(yù)防作用。在安全管理方面，電子檔案相關(guān)管理人員在日常的檔案管理工作中，沒有意識到信息安全的重要性，缺乏對電子檔案開放利用中信息安全的認(rèn)識，加之對一些工作人員的培訓(xùn)工作做得不到位，使得他們對電子檔案信息安全不重視，工作態(tài)度缺乏嚴(yán)密性，直接影響電子檔案信息安全。
3、檔案信息化管理措施
3.1 提高電子檔案管理工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)
電子檔案管理工作者是電子檔案安全工作的主體，檔案管理工作者的綜合素質(zhì)直接決定了電子檔案的安全和管理效果。所以，要重點培養(yǎng)電子檔案管理工作者的業(yè)務(wù)能力，提高其綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，定期對其進行專門的電子檔案管理培訓(xùn)，使其數(shù)量掌握電子檔案管理技g和實際操作能力，并且提高其電子檔案的安全意識。不僅如此，隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷更新，電子檔案管理工作者也要適應(yīng)這種發(fā)現(xiàn)，掌握新的信息技術(shù)，熟練操作新的設(shè)備，不斷的提高自身的技術(shù)、技能和業(yè)務(wù)素質(zhì)，適應(yīng)電子檔案管理的發(fā)展。
3.2 加強檔案管理工作
隨著計算機檔案網(wǎng)絡(luò)的建立，越來越多的重要文件被傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)上，致使電子文件的檔案管理至關(guān)重要。實踐表明，通過電子文件的管理能夠保存重要信息，使檔案信息的價值最大化，具有重要意義。因此，加強電子文件的管理十分重要，需要做到以下幾點：一是建立管理電子信息與維護檔案資源網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)部門，保證電子文件歸檔制度化、專業(yè)化，從而增強電子文件的管理能力；二是做好電子文件的相關(guān)處理工作，在電子文件管理過程中，管理人員需要及時進行電子檔案的接收、處理、保存以及文件格式的更改等工作，保證電子文件管理的有效性；三是解決好電子文件的保存問題，電子文件的形成時間短，能否長期儲存缺乏驗證，因此在電子文件管理過程中需要解決好電子文件的保存問題，對于長期儲存的文件需要定期復(fù)制，避免出現(xiàn)檔案信息丟失的情況。
3.3 加強互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)
互聯(lián)網(wǎng)是一個龐大的系統(tǒng)，因此安全問題尤為重要。加強網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，包括很多方面，比如數(shù)據(jù)庫的建立、數(shù)據(jù)的鏈接等。隨著互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，加強網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，必須培養(yǎng)互聯(lián)網(wǎng)人才，利用多種網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)手段，開發(fā)相P的網(wǎng)絡(luò)安全軟件和系統(tǒng)，減少對電子檔案信息安全的威脅。及時備份數(shù)據(jù)，避免因硬件損壞造成信息丟失，從而可以補救電子檔案信息。在現(xiàn)階段，電子檔案信息安全有著滯后性，而這種滯后性不能得到有效解決，因此電子檔案信息安全隱患無處不在，在這樣的情況下，建立檔案信息備份和恢復(fù)具有十分重要的意義。這樣能夠避免信息丟失，使系統(tǒng)正常運轉(zhuǎn)，保證檔案信息的完整性。
3.4 重視信息安全，確保企業(yè)檔案信息的絕對安全
首先，企業(yè)管理者和檔案管理人員應(yīng)當(dāng)不斷更新觀念，全面認(rèn)識企業(yè)檔案對于企業(yè)發(fā)展的重要性，充分做好檔案管理工作，加強對檔案的應(yīng)用。同時，檔案信息是檔案價值的重要體現(xiàn)，所以企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視信息安全性和準(zhǔn)確性。在互聯(lián)網(wǎng)時代，很多企業(yè)都利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行企業(yè)檔案信息的管理，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用能夠有效提升檔案管理工作效率，檔案的應(yīng)用價值也有所提升，但是需要注意的是，互聯(lián)網(wǎng)面對著復(fù)雜的環(huán)境，網(wǎng)絡(luò)安全成為威脅企業(yè)檔案信息的重要因素。為此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強建設(shè)網(wǎng)絡(luò)安全保障體系，國家政府部門應(yīng)當(dāng)積極制定相應(yīng)的法律規(guī)定，為企業(yè)檔案信息管理創(chuàng)造良好的條件。企業(yè)的管理人員應(yīng)當(dāng)完善檔案管理制度和責(zé)任，由專門的管理人員定期進行檔案安全管理隱患的排查，確保每個環(huán)節(jié)處于安全環(huán)境中。
4、結(jié)語
隨著互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，信息化時代的到來，在我國的檔案管理工作中，信息化和數(shù)據(jù)化體現(xiàn)得越來越突出，但是電子檔案信息安全管理機制不夠完善，管理不夠規(guī)范，加之網(wǎng)絡(luò)自身存在著一定的不穩(wěn)定性，使得檔案信息安全受到很大的威脅。因此，要加強基礎(chǔ)環(huán)境建設(shè)和互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)，對提高電子檔案開放利用中的信息安全有著十分重要的意義。
參考文獻
[1] 梅龍.淺析企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2016，（12）：35-36.
中圖分類號：C29文獻標(biāo)識碼： A
企業(yè)檔案信息化建設(shè)是“數(shù)字化項目”建設(shè)的重要組成部分，是利用信息技術(shù)工具獲取、處理、傳輸、應(yīng)用檔案資源，提高檔案管理效率與效益，發(fā)掘、摘取檔案資源，向社會提供更多有價值的檔案信息，實現(xiàn)資源共享。它以檔案信息資源建設(shè)為核心，以加強電子文件管理為重點，以計算機網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以擴大檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)，努力適應(yīng)信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的要求，逐步實現(xiàn)檔案資源規(guī)范化，為企業(yè)管理創(chuàng)新和發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、快捷的檔案信息。采取什么樣的推進策略，進而有效地提高檔案管理水平，促使檔案信息化，最終達到更好地為企業(yè)管理提供服務(wù)，這已成為檔案工作者當(dāng)前思考的重要問題。
1.信息化管理的必要性和緊迫性
計算機和網(wǎng)絡(luò)的產(chǎn)生使我們進入了網(wǎng)絡(luò)時代，信息化成為當(dāng)今世界經(jīng)濟和社會發(fā)展的大趨勢。作為檔案事業(yè)重要組成部分的企業(yè)檔案工作，信息化建設(shè)已經(jīng)成為自身發(fā)展建設(shè)的必然，要順應(yīng)時代的發(fā)展需要，加快檔案信息化管理步伐。
1.1企業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作發(fā)展的需要
企業(yè)檔案的內(nèi)容、特點極其重要性。企業(yè)檔案是一項以管理為中心內(nèi)容的專業(yè)性和服務(wù)性的工作，是實現(xiàn)科學(xué)管理的技術(shù)基礎(chǔ)工作和技術(shù)保障性工作，它具有成套性、專業(yè)性、動態(tài)性的特點。隨著企業(yè)體制改革進一步深入，檔案門類不斷增多，電子政務(wù)的實施使辦公自動化程序得到提高和普及，檔案載體類型已由過去單一的紙質(zhì)檔案發(fā)展為圖片、音像、磁盤、光盤、移動硬盤等多種載體檔案，載體信息容量加大，不穩(wěn)定因素增加。
1.2檔案工作人員提高自身素質(zhì)的需要
隨著社會的發(fā)展，企業(yè)管理對檔案信息的需求日益增長，從而管理者的知識和能力結(jié)構(gòu)提出了全新的要求。同時，由于辦化自動化加快了檔案工作現(xiàn)代化的進程，電子文件等新型載體的不斷出現(xiàn)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式明顯不能滿足對這些新載體檔案管理的需求，也影響著檔案工作內(nèi)容結(jié)構(gòu)及檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變化。
1.3檔案信息資源的開發(fā)利用的需要
隨著社會信息化程度的深入，檔案信息資源備受人們關(guān)注，社會對檔案信息的依賴程度越來越高，而且更需要提供一些加工過的、系統(tǒng)的、全面的檔案信息服務(wù)。對于檔案部門來說，信息化是一項全新的工作，是一個系統(tǒng)工程，是檔案工作一次質(zhì)的飛躍。紙質(zhì)檔案的出現(xiàn)對人類文明的迅速發(fā)展起到強有力的助推作用，而電子檔案以其高密度貯存、體積輕巧、使用壽命長、傳遞速度快和易復(fù)制等特點，具有很強的生命力。一個虛擬的世界將極大地改變?nèi)祟惿钌姝h(huán)境，對人類文明產(chǎn)生深刻的影響。如今，要從有紙的檔案到無紙的檔案信息化的飛躍，檔案工作將面臨“脫胎換骨”，其對傳統(tǒng)檔案工作的沖擊廣度、深度和力度是前所未有的。
2.推進企業(yè)檔案信息化建設(shè)遇到的困難
2.1資金投入規(guī)模大，籌集資金難
加快檔案信息化建設(shè)，制約的瓶頸是資金。要搞信息化，就需要購置計算機、路由器、掃描儀、縮微設(shè)備等設(shè)備，開通內(nèi)部局域網(wǎng)，連接外部因特網(wǎng)，進行信息安全防護等，這些都需要較大的經(jīng)費投入。同時，由于電子產(chǎn)品更新?lián)Q代速度快，生命周期短，不可能一次投入定終身，其后續(xù)維修、更換、升級費用有多大可想而知。
2.2建設(shè)任務(wù)繁重，工作見效難
在檔案信息化進程中，一是要對現(xiàn)存檔案資源進行數(shù)據(jù)化處理，通過掃描儀、縮微等手段，將文書、音像、照片、書籍等轉(zhuǎn)換成電子文件。二是要利用文檔處理軟件按照標(biāo)準(zhǔn)要求對數(shù)據(jù)庫進行規(guī)范整理，便于檢索利用。三是要對客戶提供隔離、數(shù)據(jù)備份，數(shù)據(jù)加密，設(shè)置防火墻等多種防護措施，防止網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊、自身誤操作刪除修改，防止信息丟失失密，確保檔案信息安全。五是要根據(jù)電子信息技術(shù)的不斷完善與進步，對電子文件進行轉(zhuǎn)換升級，使其處于可用狀態(tài)，防止因技術(shù)升級而失去效用，造成資源損毀。六是要雙管齊下，在檔案信息化完成之前，實行的是紙質(zhì)檔案與電子文檔并存，既要按老方法管理紙質(zhì)檔案，又要按信息化要求數(shù)據(jù)化電子文檔，工作量是雙倍甚至是多倍的。這樣，要實現(xiàn)全部意義的檔案信息化，建成數(shù)字檔案工作運行體制，在財政投入沒有一個大的突破和復(fù)制技術(shù)沒有大幅度提高的情況下，也許需要數(shù)年或者更長的時間。
2.3隊伍建設(shè)要求高，求人才難
檔案信息化對檔案人員的思想觀念、專業(yè)技能、寫作水平及綜合素質(zhì)都有較高的要求。工作人員要有熟練的計算機操作技能、獲取判斷運用信息的能力、精通的檔案業(yè)務(wù)知識，是既會檔案管理、又會計算機操作管理的復(fù)合型人才。但受傳統(tǒng)用人體制的制約，檔案工作人才競爭難以順利開展，加上檔案部門待遇不高，優(yōu)秀人才難以吸引進來，進來后又難以留住，冗員又難以消化，致使檔案部門人員老面孔，工作老方法，進步不快，活力不強。
2.4應(yīng)對環(huán)境變化，服務(wù)方式轉(zhuǎn)變難
檔案部門向來處在一種封閉的環(huán)境下運作，至今仍存在思想觀念陳舊，墨守成規(guī)，飽食終日，不思進取，無所作為，應(yīng)變能力不強，競爭力不高等現(xiàn)象。而檔案信息化面對的是看不見的顧客，是背靠背的服務(wù)，服務(wù)方式是公開的透明的全方位的，這就要求我們要更新服務(wù)理念，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，提升服務(wù)質(zhì)量。
3.當(dāng)前項目檔案信息化建設(shè)應(yīng)采取的對策
項目檔案信息化建設(shè)促使檔案部門開展網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，對于檔案部門和利用者來說都是一種革命性的變革，這不僅表現(xiàn)在利用的方式上，更是表現(xiàn)在工作理念上的主要變化。
3.1要把檔案信息化建設(shè)納入本單位的總體規(guī)劃，加強檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，推進運用微機管理檔案進程，提高檔案室計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用水平，充分發(fā)揮檔案室的各項功能和作用。加強內(nèi)部局域網(wǎng)建設(shè)，實現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)與辦公網(wǎng)絡(luò)的接口，并在辦公網(wǎng)上使用檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，完成各部室向檔案室的遠(yuǎn)程歸檔，實現(xiàn)檔案工作數(shù)字化。
3.2檔案信息資源建設(shè)
一、國有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是時展的必然
當(dāng)前計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)深入到企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等各個層面，海量的電子文檔、音頻文件和視頻文件等多種形式的企業(yè)電子檔案資源，這些電子檔案作為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、技術(shù)變化與科研活動的真實記錄和反映，在企業(yè)經(jīng)營管理的各個方面都發(fā)揮著不可替代的作用，是國有企業(yè)提高競爭力，適應(yīng)復(fù)雜多變的商業(yè)環(huán)境的信息保障。因此，只有將檔案管理方式融入信息化的方式，才能讓企業(yè)檔案管理也隨著時代的進步而發(fā)展，從而更好的提高國有企業(yè)檔案資源的整合、保存、管理、查找與共享利用，以幫助企業(yè)更好的進行企業(yè)管理。
二、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的進程
企業(yè)檔案信息化進程大致經(jīng)歷了四個階段：
第一階段：20世紀(jì)90年代初期，計算機開始普及并逐步運用到企業(yè)辦公的文檔管理中，這一階段的檔案管理大多是采用與紙質(zhì)文檔管理相結(jié)合的目錄信息一體化的管理階段，公文與檔案工作管理流程有機結(jié)合起來；
第二階段：20世紀(jì)90年代末期，隨著計算機越來越普及，財務(wù)、營銷、考勤、薪資等各種各樣的信息管理系統(tǒng)開始被各大企業(yè)重視并推廣使用，也由此產(chǎn)生了海量的電子文檔，企業(yè)檔案管理開始轉(zhuǎn)向電子文檔管理；
第三階段：21世紀(jì)初，企業(yè)對檔案管理的發(fā)展提出了重大的挑戰(zhàn)。面對海量的檔案信息，企業(yè)需要提高企業(yè)電子檔案資源的整合、保存、管理、共享利用以及全文檢索功能，因此，進入了數(shù)字檔案管理及全文檢索階段，實現(xiàn)了電子檔案批量引入、全文檢索、脫機存儲以及跨平臺的模糊檢索和全文瀏覽等功能；
第四階段：采用物聯(lián)網(wǎng)和云計算等技術(shù)構(gòu)建企業(yè)數(shù)字檔案館，使企業(yè)信息化與檔案信息化實現(xiàn)無縫鏈接，讓檔案資料更安全，檔案管理更智慧，這也是信息化環(huán)境下企業(yè)檔案信息管理未來的發(fā)展趨勢。
三、國有企業(yè)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀分析
我國國有企業(yè)檔案信息化實踐進程受多種因素限制，進展并不是十分順利，發(fā)展速度相對其他領(lǐng)域信息化較為遲緩些，主要有以下三個方面的原因：
1. 受傳統(tǒng)管理體制影響，檔案管理意識淡薄
我國國有企業(yè)的部分領(lǐng)導(dǎo)者受傳統(tǒng)體制和觀念影響，大多只注重企業(yè)的生產(chǎn)效益，而對于與經(jīng)濟效益無關(guān)的企業(yè)檔案管理意識淡薄，片面認(rèn)為檔案信息化只是檔案存儲信息化，忽略了對電子檔案管理的利用和管理，導(dǎo)致對檔案管理信息化建設(shè)科研投入過少，硬件基礎(chǔ)設(shè)施落后，檔案管理系統(tǒng)設(shè)計過于簡單粗糙，企業(yè)檔案管理與生產(chǎn)信息化建設(shè)脫節(jié)，對企業(yè)檔案的利用缺乏整合與規(guī)劃，更不要談信息共享和檢索了。
2. 缺乏合格的信息化應(yīng)用和管理人才
當(dāng)前國有企業(yè)中檔案管理人員專業(yè)性普遍不強，很多人員既不是檔案管理專業(yè)出生，又缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，再加上人員年齡結(jié)構(gòu)老化，對當(dāng)前的信息管理技術(shù)缺乏足夠的知識，無法擔(dān)負(fù)起對檔案管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用、維護和管理工作。另外，?m然企業(yè)辦公自動化已經(jīng)實現(xiàn)，但是基層專業(yè)人員的匱乏，無法做到檔案信息即時錄入和資源共享，使得企業(yè)檔案工作者被動的成為信息錄入者，無法滿足利用需求。
3. 缺乏合理的檔案管理制度
我國的《檔案法》是1987年審議通過，并于1996年進行修正后推廣實施的，受當(dāng)時技術(shù)限制，檔案法中并未涉及到電子檔案的相關(guān)內(nèi)容，因此，檔案信息化在目前的檔案法律中的屬于空白。我國大型國有企業(yè)對檔案信息化建設(shè)方面的制度和規(guī)定沒有標(biāo)準(zhǔn)可循，電子檔案信息安全方面問題也對缺乏法律保護和約束，這些都極大的阻礙了國有企業(yè)檔案信息化的發(fā)展。
四、國有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的對策
國有企業(yè)檔案信息化建設(shè)涉及的范圍廣、覆蓋的檔案種類多、數(shù)據(jù)量大并且內(nèi)容復(fù)雜，不僅需要領(lǐng)導(dǎo)的高度重視、充足的資金保障，還需要有成熟的檔案管理模式和管理標(biāo)準(zhǔn)和先進的技術(shù)支持，要做到與企業(yè)信息化進程、國家信息化進程相互呼應(yīng)，可以從以下幾個方面來進行：
1. 領(lǐng)導(dǎo)加強重視
要在大型國有企業(yè)做好檔案管理信息化建設(shè)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)首先要有高度認(rèn)識，將檔案管理信息化建設(shè)提到日程上來，高度重視電子檔案管理工作并納入企業(yè)整體規(guī)劃，檔案管理信息化建設(shè)需要投入很大的人力、物力和財力，工作浩大，而且在短時間內(nèi)難以收獲明顯成效，領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持才能使檔案管理信息化建設(shè)順利開展。
2. 培養(yǎng)復(fù)合型高素質(zhì)檔案信息化人才
檔案信息化是利用現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案管理模式的革新，因此對檔案管理人員的信息化素養(yǎng)要求很高，既要具備專業(yè)的檔案管理經(jīng)驗，又要有信息化知識和技能。人才隊伍在檔案信息化建設(shè)過程中起著關(guān)鍵性的主導(dǎo)作用。在檔案管理信息化建設(shè)過程中，對網(wǎng)絡(luò)和硬件的維護、軟件的開發(fā)需要專業(yè)的計算機技術(shù)人才，對企業(yè)檔案資料進行收集、整理、歸檔、編目、立卷需要專業(yè)的檔案管理人才，建設(shè)企業(yè)信息資源和實現(xiàn)檔案信息規(guī)范化的過程更離不開熟悉檔案管理方面的高素質(zhì)人才，因此，一只高素質(zhì)的復(fù)合型檔案管理人才隊伍是國有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的根本保證。檔案信息化人才的結(jié)構(gòu)主要分為三個方面：
（1）研究型人才。在國有企業(yè)檔案信息化建設(shè)過程中，研究型人才是科技領(lǐng)軍人，負(fù)責(zé)制定檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，信息傳輸標(biāo)準(zhǔn)、電子檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)等各種問題的研究，使用新的技術(shù)和工具開發(fā)出高效、適用、開放的檔案管理軟件和檔案數(shù)據(jù)庫。
（2）管理型人才。負(fù)責(zé)組織和協(xié)調(diào)各個部門，使維護檔案信息化建設(shè)過程良性運轉(zhuǎn)，協(xié)調(diào)好開發(fā)人員與使用人員之間的溝通，負(fù)責(zé)對使用人員的培訓(xùn)，管控檔案信息化系統(tǒng)的正常運行。
（3）操作型人才。負(fù)責(zé)建設(shè)完成后的檔案管理系統(tǒng)的終端操作，需要熟悉電腦操作，了解網(wǎng)絡(luò)知識和電腦維護常識。
這三種人才缺一不可，相互溝通、協(xié)作、配合才能保證國有企業(yè)檔案信息化建設(shè)取得可觀成績。
3. 統(tǒng)一建設(shè)企業(yè)檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范
企業(yè)檔案信息化最終目的就是要實現(xiàn)在整個國有企業(yè)辦公自動化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的檔案信息共享，而實現(xiàn)信息共享的關(guān)鍵在于要對企業(yè)中各個部門的眾多系統(tǒng)之間制定整齊劃一的標(biāo)準(zhǔn)，比如對數(shù)字檔案的定義、存儲、術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)、資源描述、業(yè)務(wù)流程化、文件格式、文件壓縮方式、加密算法、數(shù)字水印等等都要實行統(tǒng)一的規(guī)則，只有這樣才能保證檔案信息在企業(yè)內(nèi)部通行無阻。
4. 建立企業(yè)檔案信息化管理的安全體系
檔案管理的特殊性和保密性要求檔案管理信息化建設(shè)具有超強的安全保障體系，這其中包括了三個方面的內(nèi)容：
（1） 硬件設(shè)施的安全保障
企業(yè)檔案信息的企業(yè)的重要資源，在檔案信息化建設(shè)及維護過程中，必須確保檔案管理信息系統(tǒng)的環(huán)境安全、線路安全和設(shè)備安全，一旦無法預(yù)知或不可控的災(zāi)難發(fā)生時，要確保檔案信息不丟失。對檔案管理信息系統(tǒng)的運行硬件進行常規(guī)巡?撕臀?修保養(yǎng)，確保硬件安全運行；按時查看服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備運行狀態(tài)和操作日志，及時發(fā)現(xiàn)安全隱患，加強機房的環(huán)境監(jiān)督保養(yǎng)工作，排查安全隱患。
（2）網(wǎng)絡(luò)安全保障
網(wǎng)絡(luò)具有高度的開放性，在給人們便捷的同時，也為病毒、木馬、黑客提供了有乘之機。通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的漏洞，黑客可以入侵到檔案系統(tǒng)中竊取企業(yè)的檔案資料，甚至破壞和涂改系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)據(jù)，給檔案信息的安全帶來了威脅，給企業(yè)造成嚴(yán)重的損失?？梢圆扇∫韵麓胧﹣矸乐箒G失?c破壞數(shù)據(jù)并防止計算機病毒傳染破壞系統(tǒng)：使用防火墻技術(shù)部署內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)安全策略，定期掃描服務(wù)器和終端客戶機中的文件，嚴(yán)格管理好檔案文件的訪問權(quán)限，完善數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，采購先進的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)軟件，保證用戶數(shù)據(jù)的安全性和服務(wù)的多元化，實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)資源共享的可靠性。
（3）以構(gòu)建企業(yè)數(shù)字檔案館為目標(biāo)
加強信息化管理，已經(jīng)成為企業(yè)檔案管理的一個主要趨勢和途徑。檔案信息化建設(shè)是時展的需要，是企業(yè)檔案工作的主流，是企業(yè)檔案管理改革的方向。
一、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容
檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容是通過運用終端設(shè)備的信息化采集（收集）工具，以數(shù)據(jù)中心的存儲為載體，以數(shù)據(jù)庫建立起來的檔案信息庫為系統(tǒng)核心，采用檔案信息管理軟件系統(tǒng)為應(yīng)用管理的平臺，進而實現(xiàn)信息化信息在終端與數(shù)據(jù)中心之間進行互聯(lián)，以達到管理人員或一般用戶對檔案相關(guān)資源進行Internet/LAN的應(yīng)用管理的目的，以實現(xiàn)信息化管理模式和輔助實體管理模式的最優(yōu)結(jié)合。積極推進各類檔案的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，加速局域網(wǎng)建設(shè)，將檔案數(shù)據(jù)庫作為重要信息。將傳統(tǒng)的檔案信息通過計算機、系統(tǒng)等軟硬件的處理，轉(zhuǎn)化為相對應(yīng)的數(shù)字信息，并存儲于檔案館數(shù)據(jù)信息中心，管理人員或者一般人員可以根據(jù)相應(yīng)的權(quán)限在客戶端對其進行信息的調(diào)用、借閱及處理等，使檔案資源得到了最大功能的發(fā)揮。造就一支高素質(zhì)的檔案信息化人才隊伍。人才是最寶貴的資源，是檔案信息化建設(shè)成功與持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。
二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要性
隨著互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的廣泛普及和深入，網(wǎng)絡(luò)化工作模式已經(jīng)滲入到當(dāng)今社會各行各業(yè)，人們必須以網(wǎng)絡(luò)的高效率來適應(yīng)社會的發(fā)展需要。但是由于種種原因，我國的檔案管理在信息化和信息化的進程中普遍處于相對滯后的階段。隨著我國企業(yè)各項管理工作向信息化發(fā)展，企業(yè)檔案信息在企業(yè)日常管理中的地位越來越重要。為了更有效、更快捷地開發(fā)和應(yīng)用檔案信息資源，充分發(fā)揮企業(yè)檔案在企業(yè)管理工作中的作用，就必須實現(xiàn)檔案管理的信息化來逐漸替代和優(yōu)化傳統(tǒng)的檔案管理模式。這其中包括運用網(wǎng)絡(luò)信息檢索技術(shù)實現(xiàn)檔案檢索的自動化、運用縮微技術(shù)實現(xiàn)檔案存貯的縮微化、運用現(xiàn)代通訊技術(shù)實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化等。檔案工作的信息化已經(jīng)成為檔案人員不得不面對的新課題，企業(yè)檔案工作的信息化建設(shè)己成為企業(yè)檔案的發(fā)展趨勢。
三、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題
1.檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低
檔案管理人員的素質(zhì)是檔案管理信息化的關(guān)鍵。合格的檔案信息化管理工作者掌握計算機理論知識和運用技能，具備檔案信息加工提煉能力，更重要的是把有價值檔案信息快速有效地傳遞給檔案利用者。這就要求檔案管理人員具備較高的綜合素質(zhì)。而目前，檔案管理人員的整體素質(zhì)較低，知識結(jié)構(gòu)不合理，熟練掌握計算機的人才匱乏，絕大多數(shù)人都不能運用現(xiàn)代化的技術(shù)和工具。缺乏信息開發(fā)應(yīng)用的敏銳意識，特別是通曉檔案管理專業(yè)知識、計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的復(fù)合型人才匱乏，影響了檔案管理信息化建設(shè)的開展。
2.檔案管理信息化缺乏安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境
檔案信息具有其本身的重要性和特殊性，需要正確處理開放與保密、檔案利用與知識產(chǎn)權(quán)保護的關(guān)系。檔案信息化加強了檔案部門與外部門間的聯(lián)系，但也相應(yīng)帶來了像電腦病毒、電腦黑客破壞、非法訪問等造成的安全問題。這也是眾多檔案管理部門遲遲不愿意上網(wǎng)的重要原因。
3.對檔案的重視程度不夠
長期以來，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案工作的認(rèn)識都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。輕視檔案工作的思想都表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。
四、建立企業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)的方法
人才資源信息是一個國家、地區(qū)、行業(yè)經(jīng)濟高速發(fā)展的必要前提，是社會進步的必要條件。針對我國檔案網(wǎng)絡(luò)滯后，計算機管理檔案不成熟，缺乏一支既熟悉檔案工作又精通計算機業(yè)務(wù)的專業(yè)隊伍，檔案部門網(wǎng)絡(luò)意識淡漠的現(xiàn)狀，應(yīng)采取如下方法：
1.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，從實際出發(fā)。做好企業(yè)內(nèi)部員工的培訓(xùn)工作。作為信息社會的主要工具，計算機必須普及到每一個部門，更廣泛具體地使用于人事信息管理與利用工作，取代大量重復(fù)性的手工操作?，F(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)需要大量投資，需要專業(yè)的計算機人才來建設(shè)和做好網(wǎng)絡(luò)的日常維護工作。網(wǎng)絡(luò)建設(shè)要從實際出發(fā)，因地制宜，循序漸進，做到逐步擴大，逐步完善。
2.搞好建設(shè)，抓基礎(chǔ)工作。檔案整理、檔號編制的規(guī)范化、檔案數(shù)據(jù)庫的建立，都是建網(wǎng)的條件。準(zhǔn)備工作做得充分、細(xì)致、精湛，信息網(wǎng)的建設(shè)才能搞好。
3.必須實現(xiàn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化。在標(biāo)準(zhǔn)化方面要有各種嚴(yán)格的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，要求做到各種數(shù)據(jù)庫的設(shè)計一致或兼容，同時要求檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)化、著錄的標(biāo)準(zhǔn)化、分類的標(biāo)準(zhǔn)化和檔號編制的規(guī)范化。
4.搞好數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)據(jù)在檔案業(yè)務(wù)建設(shè)中是一項最費時、費工的工作。數(shù)據(jù)庫的建立從一開始就要標(biāo)準(zhǔn)化。目前必須依照檔案著錄表、檔案分類法、檔案標(biāo)引等標(biāo)準(zhǔn)來做。
5.加強隊伍建設(shè)?，F(xiàn)代人力資源信息網(wǎng)的建設(shè)需要有高素質(zhì)、懂技術(shù)的人才來做，除檔案學(xué)、計算機知識外，最起碼應(yīng)該懂得一些信息科學(xué)知識和信息經(jīng)濟學(xué)知識.不然的話，就會因為從業(yè)人員的素質(zhì)不高而影響檔案資源的有效利用。
總之，為了適應(yīng)國家信息化建設(shè)和檔案工作可持續(xù)發(fā)展要求，各企業(yè)應(yīng)以網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源開發(fā)為中心，以提高檔案利用率為目的，把檔案信息建設(shè)納入到公司信息化建設(shè)的總格局，把網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于檔案信息管理工作中。因此，我們必須加快檔案的現(xiàn)代化管理進程，逐步實現(xiàn)企業(yè)檔案的信息化建設(shè)。
（二）管理人員素質(zhì)有待提高在檔案信息化建設(shè)中，管理人員的綜合素質(zhì)較低。檔案信息化管理要求管理人員不僅有一定程度的專業(yè)管理能力，而且必須掌握信息技術(shù)處理能力，同時也要對企業(yè)的工作流程和工作方式有著深刻的了解?？墒乾F(xiàn)有的企業(yè)檔案管理人員很少具備這樣完備的綜合素質(zhì)，難以滿足信息化檔案管理的高要求。
（三）信息化建設(shè)尚未完善隨著信息化的不斷深入,檔案管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化無法滿足企業(yè)的需求,嚴(yán)重影響了檔案信息的及時性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性,令企業(yè)遇到了許多本可以避免的問題。除了上述幾點問題外，還有許多細(xì)節(jié)方面的問題也需要企業(yè)時刻關(guān)注。首先，要做到對員工的信息審核和更新，信息化檔案建設(shè)依靠的是信息技術(shù)，可是檔案的管理以來的人，對于老員工的離職和新員工的加入，檔案管理要跟進。其次，對于檔案的管理要注意安全措施，檔案是一個人的個人信息和企業(yè)內(nèi)部資料的集合，要加強安全管理工作。
二、完善檔案管理信息化的策略
（一）從企業(yè)內(nèi)部強化檔案管理理念檔案管理信息化管理理念直接決定信息化建設(shè)的實施力度及信息化的程度。加強檔案管理信息化建設(shè),領(lǐng)導(dǎo)者要把檔案信息化概念和期許轉(zhuǎn)變成實踐及現(xiàn)實,正視檔案管理建設(shè)的艱巨性和復(fù)雜性,在資金、人才、設(shè)備等方面進行合理和準(zhǔn)確的投入,針對內(nèi)部檔案管理工作的各項問題，不僅要予以關(guān)注，更要在具體操作上予以支持。
（二）引進優(yōu)秀管理人員信息化管理建設(shè)對于企業(yè)來說是發(fā)展的必要歷程，企業(yè)的檔案管理信息化需要引進優(yōu)秀、專業(yè)的管理人才，在工作中對其教育和培養(yǎng)，完善企業(yè)的檔案管理工作，促進企業(yè)實現(xiàn)檔案管理信息化，推動企業(yè)進一步發(fā)展。企業(yè)針對管理工作需要引進科學(xué)的管理方式和管理體系，為企業(yè)檔案管理提供制度保障和人才支持。
（三）完善企業(yè)信息化建設(shè)企業(yè)應(yīng)針對檔案管理的信息化投入設(shè)備、人力和資金支持，為企業(yè)的檔案管理建立更為有效的管理模式。檔案的信息化管理能夠建立有效的管理搜索模式和管理利用方式，能夠立足于企業(yè)檔案的特點,建立健全企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)庫。譬如企業(yè)項目數(shù)據(jù)庫,能夠集合企業(yè)在項目規(guī)劃、項目立項、項目建設(shè)以及企業(yè)資料等有關(guān)信息,為進一步開拓市場和技術(shù)創(chuàng)新提供參考。
