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采購作為企業(yè)必不可少的一項(xiàng)活動，在企業(yè)中的地位日益提升。現(xiàn)在采購無論從廣度還是深度上都得到了極大的擴(kuò)展，它已滲透到企業(yè)活動的方方面面，對采購進(jìn)行有效的管理會對提升企業(yè)的競爭力做出巨大貢獻(xiàn)。因此，企業(yè)必須重視采購管理。
采購管理最早在西方國家被提出，已有了比較成熟的理論基礎(chǔ)。我國對采購管理的研究雖然發(fā)展的比較晚，但已有大量的學(xué)者作出了相關(guān)研究。然而，我國企業(yè)中的采購管理沒有跟上研究的步伐，有許多企業(yè)的采購管理還停留在傳統(tǒng)水平上。本文基于國內(nèi)外學(xué)者的相關(guān)研究，對采購管理的內(nèi)涵及相關(guān)概念進(jìn)行述評，以期對我國企業(yè)采購管理的發(fā)展盡微薄之力。
一、采購管理發(fā)展歷程
從全球范圍來看，對采購管理的研究已有一百多年的歷史。在這個漫長的歷史過程中，隨著世界經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，采購管理的職能也發(fā)生了演變?？偟膩砜矗少徆芾淼穆毮苤饕?jīng)歷了三個階段的變遷：文書階段、交易階段、戰(zhàn)略階段。在文書階段，也就是第一次世界大戰(zhàn)（1914年～1918年）之前，大多數(shù)企業(yè)主要把采購職能當(dāng)作一種文書活動。這一時期沒有真正意義上的采購管理，采購職能完全出于一種被動的地位，被動的去完成企業(yè)已決策好地與采購相關(guān)的文書性工作。此后，采購管理進(jìn)入交易階段，這一階段大約經(jīng)歷了從1940年～1990年50年的時間。在這一階段內(nèi)，采購職能在企業(yè)中的地位不斷提升，很多企業(yè)意識到采購對于高層管理的作用，把首席采購官等關(guān)鍵采購人員提升到最高管理層，也開始從戰(zhàn)略的角度來考慮采購職能。但這一階段的采購主要關(guān)注的還是采購自身的交易，并沒有把采購戰(zhàn)略融入到企業(yè)戰(zhàn)略中。20世紀(jì)90年代以后，越來越多的研究人員開始從企業(yè)戰(zhàn)略的高度來研究采購管理，采購職能從以交易為基礎(chǔ)的戰(zhàn)術(shù)職能發(fā)展到以流程為導(dǎo)向的戰(zhàn)略職能，采購戰(zhàn)略開始融入到企業(yè)戰(zhàn)略中來。
二、采購及采購管理內(nèi)涵評析
在采購管理職能變遷的過程中，采購和采購管理的內(nèi)涵也發(fā)生著變化。目前對采購和采購管理的概念并沒有形成統(tǒng)一的認(rèn)識，學(xué)者們通常從不同的角度來定義。下面分別對采購及采購管理的內(nèi)涵進(jìn)行評析。
1.采購內(nèi)涵評析
對于采購，有廣義和狹義之分。從狹義上看，有些學(xué)者將其簡單定義為“以購買的方式，由買方支付對等的代價，向賣方獲取物品的行為過程，在這個過程中發(fā)生了所有權(quán)的轉(zhuǎn)移?！边@種定義方式有些籠統(tǒng)，并沒有將企業(yè)采購與普通的購買區(qū)分開來；還有的學(xué)者將其定義為“以最能滿足企業(yè)要求的形式為企業(yè)的經(jīng)營、生存和主要及輔助業(yè)務(wù)活動提供從外部引入產(chǎn)品、服務(wù)、技術(shù)和信息的活動（Van Weele, 2000年）。這種定義站在企業(yè)的角度，將企業(yè)采購與普通購買區(qū)別開來，指出了企業(yè)采購的目的與范圍。從廣義來看，學(xué)者將采購定義為企業(yè)中一系列活動所形成的過程，這些活動包括購買、儲存、運(yùn)輸、接收、進(jìn)場檢驗(yàn)及廢料處理等。這種廣義的定義與某些文獻(xiàn)中對采購管理的定義相類似。
2.采購管理內(nèi)涵評析
對于采購管理，不同的學(xué)者也是從不同的角度給出了多種定義。基于傳統(tǒng)采購管理的一個定義是“5R”管理，即企業(yè)為了達(dá)到生產(chǎn)或銷售計(jì)劃，從合適的供應(yīng)商那里，在確保合適的品質(zhì)下，在合適的時間，以合適的價格，購入合適數(shù)量的商品所采取的管理活動。這種定義將采購管理的主要目標(biāo)定位在維持經(jīng)營活動和降低成本上，沒有體現(xiàn)出從戰(zhàn)略的高度來關(guān)注采購管理。
有的學(xué)者從采購管理的其他目標(biāo)出發(fā)，給出了不同的定義，如將目標(biāo)定位在消費(fèi)者需求上，給出這樣的定義：在全球和動態(tài)環(huán)境中，通過產(chǎn)品、服務(wù)以及供應(yīng)網(wǎng)絡(luò)的革新，來創(chuàng)造、積累、捕捉和滿足終端消費(fèi)者需求，為了達(dá)到這一目標(biāo)，從而制定和執(zhí)行合理的戰(zhàn)略。這樣一種經(jīng)營管理過程，即是采購管理（Harland, 1999）；或?qū)⒛繕?biāo)定位在供應(yīng)商管理上，這樣來定義采購管理：采購管理，即優(yōu)化采購基礎(chǔ)，選擇協(xié)調(diào)供應(yīng)商，提升供應(yīng)商績效，挖掘供應(yīng)商潛力（Gillingham，2003）。
此外，有的定義是從運(yùn)作流程的層面給出：采購管理是計(jì)劃下達(dá)、采購單集成、采購單執(zhí)行、到貨接收、檢驗(yàn)入庫、采購發(fā)票的收集到采購結(jié)算等采購活動的全過程。對采購過程中，物流運(yùn)動的各環(huán)節(jié)狀態(tài)，進(jìn)行嚴(yán)密跟蹤、監(jiān)管，實(shí)現(xiàn)對企業(yè)采購活動執(zhí)行過程的科學(xué)管理。這種定義羅列出采購管理涉及的一系列活動，比較適用于傳統(tǒng)的采購管理，體現(xiàn)不出采購戰(zhàn)略與企業(yè)戰(zhàn)略的融合。
為了從戰(zhàn)略的高度來理解采購管理，可以這樣來定義：采購管理是計(jì)劃、執(zhí)行、評價和控制采購戰(zhàn)略的一種過程，在這個過程中，執(zhí)行采購決策，指導(dǎo)所有的采購活動，利用企業(yè)能力范圍內(nèi)存在的機(jī)會，從而實(shí)現(xiàn)公司的長期目標(biāo)。相比較而言，這個定義更能體現(xiàn)采購戰(zhàn)略與企業(yè)戰(zhàn)略的融合。
三、采購管理相關(guān)概念辨析
在采購管理相關(guān)文獻(xiàn)中，出現(xiàn)了一系列與采購管理相關(guān)的概念，如供應(yīng)鏈管理、物流管理、物料管理、供應(yīng)管理。為了清晰地認(rèn)識各種概念而不產(chǎn)生混淆，下面將對相關(guān)概念進(jìn)行辨析并分析它們之間的關(guān)系。
供應(yīng)鏈?zhǔn)侵冈诋a(chǎn)品的生產(chǎn)和流通過程中，從原材料采購直至最后由銷售網(wǎng)絡(luò)將商品送到消費(fèi)者手中的將供應(yīng)商、制造商、分銷商、零售商以及最終用戶連接成一個整體的功能性網(wǎng)鏈結(jié)構(gòu)，通過物資的移動和信息流的反饋形成一個系統(tǒng)。供應(yīng)鏈管理是指對整個供應(yīng)鏈系統(tǒng)進(jìn)行計(jì)劃、協(xié)調(diào)、控制和優(yōu)化的各種活動和過程，從而發(fā)揮供應(yīng)鏈中所有企業(yè)的協(xié)同效應(yīng)，實(shí)現(xiàn)提升供應(yīng)鏈整體競爭實(shí)力和價值增值的目的。
物流管理是在指某一系統(tǒng)中，為達(dá)成某一目標(biāo)而對人員、物資及相關(guān)要素的移動過程進(jìn)行計(jì)劃、執(zhí)行和管理的過程。其中，系統(tǒng)是制造功能、運(yùn)輸功能、送貨功能和服務(wù)功能等組合而成的集合體。目標(biāo)是指滿足顧客需求。物流管理是能夠優(yōu)化企業(yè)的產(chǎn)品、原材料、信息及其他各種資源的移動方式，是實(shí)施高效供應(yīng)鏈管理的基礎(chǔ)。企業(yè)的物流活動通常包括生產(chǎn)物流、銷售物流、采購物流和回收物流，采購物流是企業(yè)物流的重要起點(diǎn)，是企業(yè)物流管理的主要環(huán)節(jié)。
物料管理把物料流動看成一個系統(tǒng)，計(jì)劃、組織、激勵與控制與采購物料有關(guān)的所有活動。它的主要業(yè)務(wù)包括：預(yù)測物料需求、尋找貨源并獲得物料、把物料引入企業(yè)、按流動資產(chǎn)控制物料狀態(tài)。物料管理的目標(biāo)是從整個公司的角度來解決物料問題，它通過協(xié)調(diào)不同物料的性能表現(xiàn)、提供交流網(wǎng)絡(luò)和控制物料流動來實(shí)現(xiàn)這一目的。物料管理與采購管理具有一定的相似性。
供應(yīng)管理是采購管理發(fā)展到一定階段的一個代名詞，20世紀(jì)90年代以后，采購管理從以交易為基礎(chǔ)的戰(zhàn)術(shù)職能發(fā)展到以流程為導(dǎo)向的戰(zhàn)略職能，人們不再認(rèn)為采購僅僅與供應(yīng)上有直接關(guān)系或僅僅是購買。一些企業(yè)隨之把職能名稱從采購管理改為供應(yīng)管理。供應(yīng)的核心內(nèi)容就是通過采購、使用和運(yùn)輸各種資源為現(xiàn)有客戶和潛在客戶提品或服務(wù)。
四、簡評
現(xiàn)階段隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展以及企業(yè)管理的發(fā)展，采購管理出現(xiàn)了一些新的趨勢。企業(yè)戰(zhàn)略決策中越來越多地考慮到采購，采購管理發(fā)展到戰(zhàn)略層面，而不僅僅是停留在操作的層面。此外，采購中越來越多的使用新技術(shù)，電子商務(wù)在采購管理中的應(yīng)用更加廣泛。在這些新趨勢下，采購管理被賦予了新的內(nèi)涵，原有的采購及采購管理的概念已不能完全適用于新趨勢。新趨勢下需要考慮更多的問題，例如，采購管理發(fā)展到戰(zhàn)略層面，需要更好的理解采購管理的職能邊界，需要考慮與多少供應(yīng)商保持戰(zhàn)略合作關(guān)系等；電子商務(wù)與采購管理結(jié)合后，會給采購帶來什么樣的影響，采購中如何更好的使用電子商務(wù)等。這些都是采購管理新趨勢下，新的內(nèi)涵需要考慮的問題。
對于企業(yè)來說，需要準(zhǔn)確的理解采購及采購管理的內(nèi)涵，及其與相關(guān)概念的關(guān)系，從而更好地進(jìn)行采購管理。而且不同的企業(yè)處于不同的發(fā)展階段，相應(yīng)的采購管理發(fā)展階段也不同，有的企業(yè)中的采購管理更側(cè)重于操作層面，而有的企業(yè)更側(cè)重于戰(zhàn)略層面，因此可以選用不同的概念為指導(dǎo)。
參考文獻(xiàn)：
[1]利恩德斯費(fèi)倫,張杰張群譯:采購與供應(yīng)管理．北京:機(jī)械工業(yè)出版社，2001
品類管理概念的提出，最早是源于西方的商品管理領(lǐng)域，并且近年來逐漸在我國企業(yè)的物資采購管理中得到引進(jìn)和應(yīng)用，從而促進(jìn)了我國企業(yè)的物資管理。在以第三方供應(yīng)商的產(chǎn)品和服務(wù)作為重點(diǎn)基礎(chǔ)上，通過對經(jīng)營成本和戰(zhàn)略管理策略的不斷優(yōu)化，對零售和采購行業(yè)的有效區(qū)分下，實(shí)現(xiàn)對消費(fèi)品的有效分類和優(yōu)化，從而促進(jìn)其銷售利潤提升，并實(shí)現(xiàn)對采購產(chǎn)品以及服務(wù)、用途的分類管理，以達(dá)到節(jié)約成本、降低資源消耗，促進(jìn)其利益最大化目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的目的。對于海洋石油行業(yè)來講，在物資采購管理中，通過對品類管理方法的有效引進(jìn)和應(yīng)用，在實(shí)現(xiàn)正確的管理意識和觀念、策略樹立基礎(chǔ)上，嚴(yán)格按照品類管理的要求和原則執(zhí)行，能夠促進(jìn)其物資管理的整體水平和效果提升，推動海洋石油工程的戰(zhàn)略管理目標(biāo)和計(jì)劃實(shí)現(xiàn)，具有十分積極的作用和意義。文章通過對品類觀念的概念特征及優(yōu)勢分析，結(jié)合品類管理在海洋石油工程物資采購管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀，對其管理提升與優(yōu)化的有效對策進(jìn)行研究，以供參考。
一、品類管理的概念、特征及應(yīng)用優(yōu)勢分析
品類管理早期在管理實(shí)踐中的應(yīng)用，是以“商品零售與生產(chǎn)商通過將品類作為一個策略經(jīng)營的單位，并消費(fèi)者的價值提升作為焦點(diǎn)，來實(shí)現(xiàn)品類共同管理的具體過程”作為概念定義。但是，隨著品類管理理念在物資采購與管理領(lǐng)域的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)，又提出了以“將第三方的供應(yīng)商產(chǎn)品以及服務(wù)作為焦點(diǎn)，對企業(yè)經(jīng)營的主要成本進(jìn)行不斷優(yōu)化的一種戰(zhàn)略性管理手段”的概念和定義。根據(jù)上述對品類管理的兩種不同概念及定義分析，可以看出二者之間的區(qū)別主要在于針對應(yīng)用行業(yè)領(lǐng)域不同。其中，零售行業(yè)的商品管理中，對品類管理的概念和含義理解，是從消費(fèi)品的分類與優(yōu)化作為立足點(diǎn)，以實(shí)現(xiàn)銷售利潤的增加作為品類管理的目的;而物資采購管理行業(yè)中，對品類管理的概念理解，則是從采購產(chǎn)品以及服務(wù)的具體特點(diǎn)、用途分類等出發(fā)，通過管理實(shí)施，來達(dá)到降低采購成本與節(jié)約資源的管理目的。因此，對兩種品類管理概念與定義的區(qū)別，可以從各自應(yīng)用的行業(yè)領(lǐng)域差異上區(qū)分，但二者都是以企業(yè)內(nèi)部資源最大化目標(biāo)實(shí)現(xiàn)作為根本目的。如圖1所示，為針對生產(chǎn)廠商的品類管理示意圖。對品類管理理念在海洋石油工程物資管理中的應(yīng)用，通過多項(xiàng)實(shí)踐均可證明，品類管理作為一種企業(yè)內(nèi)部管理戰(zhàn)略手段，不僅有利于促進(jìn)其物資采購成本降低，提升物資采購與管理的整體效益，而且在推動海洋石油工程的戰(zhàn)略性發(fā)展和提升方面，也具有十分積極的作用和意義。
二、海洋石油工程物資采購管理中的品類管理實(shí)施現(xiàn)狀分析
結(jié)合海洋石油工程物資采購管理中對品類管理理念的引進(jìn)和應(yīng)用現(xiàn)狀，隨著品類管理理念的引入應(yīng)用，在促進(jìn)海洋石油工程物資管理理念創(chuàng)新與管理成效不斷優(yōu)化提升的同時，也存在一系列較為突出的問題，應(yīng)引起重視。
(一)海洋石油工程物資采購管理中的資源浪費(fèi)情況較突出
品類管理理念在海洋石油工程物資采購管理中應(yīng)用，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)對海洋石油工程采購物資的品類進(jìn)行有效劃分與處理。在具體管理過程中，由于各類因素的作用和影響，再加上海洋石油工程物資本身屬性的局限性制約，導(dǎo)致其在實(shí)際管理和應(yīng)用中表現(xiàn)除對物資品類的劃分較為重視，但在科學(xué)化與完善性的物資采購品類管理工作制度與體系建立方面明顯不足，從而造成海洋石油工程物資采購管理的資源配置與利用不合理，引起各種資源浪費(fèi)問題。值得注意的是，海洋石油工程物資采購管理中一旦存在資源浪費(fèi)現(xiàn)象，就會導(dǎo)致其成本增加，從而對物資采購管理的成本節(jié)約與利潤最大化目標(biāo)實(shí)現(xiàn)產(chǎn)生不利影響。
(二)由于物資種類的復(fù)雜性，導(dǎo)致其管理難度相對較高
海洋石油工程物資采購管理中，由于所涉及的物資種類較為多樣并且復(fù)雜，包含各類機(jī)械設(shè)備與電氣設(shè)備、工程材料、營地物資等，再加上進(jìn)行采購的物資數(shù)量較多，而且物資采購所需的時間和周期較長，從而導(dǎo)致在各種不確定因素影響下物資采購管理難度也比較高。尤其是隨著品類管理在物資采購管理中的引入應(yīng)用，如果在管理實(shí)施中不能嚴(yán)格按照采購流程及有關(guān)規(guī)定進(jìn)行合理控制，必然會對其管理效果以及品類管理理念進(jìn)一步引入和應(yīng)用產(chǎn)生不利影響。
(三)品類管理實(shí)施中存在的問題突出
品類管理理念在海洋石油工程物資采購管理中，雖然已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了一定的引入和應(yīng)用，但是由于其實(shí)際管理和應(yīng)用中的科學(xué)性與合理性不足，導(dǎo)致其管理和應(yīng)用的整體成效也明顯較低，不僅表現(xiàn)為海洋石油工程物資采購管理中不能嚴(yán)格按照品類管理的理念和要求進(jìn)行執(zhí)行與落實(shí)。而且在根據(jù)品類管理的理念和原則，在進(jìn)行海洋石油工程物資采購的具體計(jì)劃與管理策略制定上，也缺乏相應(yīng)的合理性和完善性，從而對其管理應(yīng)用的整體效果提升形成了較大的制約和影響，導(dǎo)致海洋石油工程物資采購的品類管理實(shí)施過程中各類問題突出。
三、促進(jìn)品類管理在海洋石油工程物資管理應(yīng)用的優(yōu)化對策
根據(jù)上述對海洋石油工程物資采購的品類管理應(yīng)用現(xiàn)狀分析，為促進(jìn)品類管理理念在物資采購管理中的進(jìn)一步優(yōu)化和應(yīng)用實(shí)現(xiàn)，需要從以下幾個方面，對海洋石油工程物資采購的品類管理進(jìn)行控制和完善。
(一)根據(jù)采購需求對其物資采購的品類進(jìn)行定義
海洋石油工程物資采購管理中，根據(jù)物資采購的需求對其品類進(jìn)行定義，也是促進(jìn)品類管理有效實(shí)施與管理提升的有效對策。其中，在結(jié)合物資采購需求進(jìn)行物資采購的品類界定中，應(yīng)注意從以下三個方面進(jìn)行合理把握和完善:①嚴(yán)格按照工程物資或者是服務(wù)的屬性，對其物資品類進(jìn)行合理劃分;②應(yīng)嚴(yán)格按照工程項(xiàng)目的進(jìn)度情況，進(jìn)行工程物資需求分析，從而對物資品類進(jìn)行定義;比如，將對工程項(xiàng)目的進(jìn)度以及主體功能存在影響的物資，定義為關(guān)鍵物資品類等，向大型的變壓器以及控制系統(tǒng)、煉化設(shè)備等，還應(yīng)針對關(guān)鍵物資品類的具體等級進(jìn)行劃分和設(shè)置，以便于品類管理的有效實(shí)施;③在對物資品類的定義和劃分中，還應(yīng)嚴(yán)格按照適用性原則進(jìn)行劃分，禁止物資采購與管理中存在無效單品等情況，對物資采購管理成效產(chǎn)生不利影響?？傊?，對物資品類的劃分，要求能夠?qū)ζ湮镔Y品類的基本屬性以及關(guān)鍵屬性進(jìn)行有效體現(xiàn)，并根據(jù)物資采購需求程度進(jìn)行哈利設(shè)置，以便于物資采購品類劃分基礎(chǔ)上管理實(shí)施。
(二)重視對海洋石油工程物資采購數(shù)據(jù)的分析和應(yīng)用
海洋石油工程的建設(shè)與實(shí)施中，都存在著較為豐富的項(xiàng)目建設(shè)與管理經(jīng)驗(yàn)，并且在具體建設(shè)與管理實(shí)施中也積累了較多的數(shù)據(jù)和資料。因此，在進(jìn)行海洋石油工程物資采購的品類管理中，應(yīng)重視對歷史數(shù)據(jù)與文件資料的合理利用，從而通過數(shù)據(jù)資料分析，對海洋石油工程的物資采購市場變化以及管理特征等進(jìn)行有效掌握，為物資采購管理工作的開展提供良好的支持。其中，在進(jìn)行海洋石油工程的物資采購管理數(shù)據(jù)和資料的整理、利用中，應(yīng)通過對有關(guān)數(shù)據(jù)的全面整理與加工、提煉，在獲取對應(yīng)的物資采購與管理歷史數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上，根據(jù)其物資采購的需求趨勢，對各數(shù)據(jù)之間的內(nèi)在規(guī)律進(jìn)行積極探索，從而為海油工程物資采購的品類管理實(shí)施提供更加準(zhǔn)確和全面的數(shù)據(jù)支持，并促進(jìn)其數(shù)據(jù)資料成果在工作實(shí)踐中有效運(yùn)用，充分發(fā)揮其數(shù)據(jù)資料的價值和作用。
(三)不斷提升海洋石油工程物資采購的品類管理決策水平
海洋石油工程物資采購的品類管理中，對物資品類的合理劃分與配置，是其管理的核心。其中，通過建立和海洋石油工程物資采購管理實(shí)際需求相符合的工作體系，在實(shí)現(xiàn)對物資采購品類的詳細(xì)劃分與設(shè)置基礎(chǔ)上，促進(jìn)物資采購服務(wù)質(zhì)量的不斷提升，從而為物資采購管理的資源節(jié)約與成本控制、利潤提升目標(biāo)實(shí)現(xiàn)提供良好的支持。根據(jù)上述分析不難看出，在物資采購的品類管理中，對品類管理的決策水平高低是影響其工作開展以及工作成效獲取的關(guān)鍵。因此，在進(jìn)行品類管理的決策制定中，就需要從項(xiàng)目需求以及物資屬性等因素出發(fā)，來實(shí)現(xiàn)相應(yīng)的采購策略與工作方案制定，從而對物資采購中物資屬性及其關(guān)鍵性、品類、價格、數(shù)量、供應(yīng)商資源等關(guān)系相互協(xié)調(diào)，為品類管理的決策能力提升及其管理效果獲取提供支持。
(四)從戰(zhàn)略層面與關(guān)鍵的物資供應(yīng)商建立良好合作關(guān)系
根據(jù)海洋石油工程物資采購的品類管理情況，在對物資品類進(jìn)行合理劃分與管理基礎(chǔ)上，通過與工程物資采購的戰(zhàn)略規(guī)劃相互結(jié)合，和關(guān)鍵的物資供應(yīng)商進(jìn)行良好合作關(guān)系構(gòu)建，以為海洋石油工程物資采購及管理提供良好的支持。其中，在實(shí)現(xiàn)與關(guān)鍵物資供應(yīng)商的良好合作關(guān)系建立中，一方面，需要在對關(guān)鍵的物資品類進(jìn)行確定情況下，通過對相應(yīng)物資供應(yīng)商源的積極尋找，來為關(guān)鍵物資品類的供應(yīng)選擇提供良好的支持;另一方面，則需要通過對已經(jīng)合作的物資供應(yīng)商進(jìn)行分類評級，在實(shí)現(xiàn)物資供應(yīng)商的供應(yīng)能力綜合考評基礎(chǔ)上，加強(qiáng)與其中一些優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商合作力度。通過建立信息共享與物資供應(yīng)管理平臺，在對物資采購的流程不斷優(yōu)化以及物資供應(yīng)協(xié)作能力不斷提升基礎(chǔ)上，為海洋石油工程物資采購及管理提供良好的支持。
(五)加強(qiáng)對海油工程物資采購的品類管理流程進(jìn)行不斷優(yōu)化和完善
在進(jìn)行海油工程物資采購品類管理實(shí)施中，通過對品類管理的具體流程和操作環(huán)節(jié)進(jìn)行不斷完善及優(yōu)化，也是促進(jìn)海油工程物資采購品類管理效果不斷提升的有效措施。其中，對海油工程物資采購的品類管理流程進(jìn)行優(yōu)化和完善，需要從以下幾個方面對其內(nèi)容和要點(diǎn)進(jìn)行準(zhǔn)確把握。首先，對海油工程物資采購的品類管理?xiàng)l件進(jìn)行嚴(yán)格評估，并對其物資采購的品類管理能力進(jìn)行客觀分析，從而在品類管理實(shí)施前通過充分的能力培訓(xùn)與教育等工作開展，確保品類管理在海油工程物資采購管理中的有效實(shí)施。其次，加強(qiáng)對海油工程物資采購品類管理的組織和實(shí)施，通過與企業(yè)高層管理人員的有效溝通，就企業(yè)物資采購的品類管理實(shí)施方案達(dá)成一致后，進(jìn)行與企業(yè)物資采購管理實(shí)際相符合的目標(biāo)設(shè)定，并由專業(yè)物資采購和品類管理人員對其工作開展進(jìn)行有效指導(dǎo)與管理，從而促進(jìn)海油工程物資采購的品類管理有效實(shí)施，提高其管理的成效。此外，還應(yīng)注意針對企業(yè)物資采購品類管理有關(guān)人員的技能水平進(jìn)行綜合分析，明確企業(yè)工作人員在品類管理實(shí)施中存在的問題和不足，并對企業(yè)品類管理實(shí)施的組織結(jié)構(gòu)完善及其調(diào)整范圍進(jìn)行明確，從而制訂合理、完善的企業(yè)品類管理組織計(jì)劃，對其計(jì)劃內(nèi)容的有效實(shí)施進(jìn)行嚴(yán)格貫徹與執(zhí)行落實(shí)。再次，進(jìn)行明確的品類管理計(jì)劃制定與實(shí)施。對企業(yè)物資采購品類管理的能力及其工作開展的潛力繼續(xù)寧充分挖掘后，進(jìn)行合理、完善的品類管理工作計(jì)劃制定，并針對其工作計(jì)劃的開展提出相應(yīng)的要求，確保工作計(jì)劃實(shí)施中的組織協(xié)調(diào)和溝通良好，從而嚴(yán)格按照計(jì)劃要求的步驟與操作順序進(jìn)行執(zhí)行，對品類管理的實(shí)施及其效果進(jìn)行保障。最后，注重對海油工程物資采購品類管理中的品類角色和技巧，并對企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)與計(jì)劃進(jìn)行檢查，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)與計(jì)劃開展中的各品類角色和開發(fā)技術(shù)明確，促進(jìn)企業(yè)戰(zhàn)略內(nèi)容的靈活實(shí)施，為企業(yè)管理提升和戰(zhàn)略目標(biāo)實(shí)現(xiàn)提供良好的支持。
一、制定采購預(yù)算與估計(jì)成本
制定預(yù)算的行為就是對組織內(nèi)部各種工作進(jìn)行稀缺資源的配置。預(yù)算不僅僅是計(jì)劃活動的一個方面，同時也不僅僅是組織政策的一種延伸，它還是一種控制機(jī)制，起著一種比較標(biāo)準(zhǔn)的作用。制定采購預(yù)算是在具體實(shí)施項(xiàng)目采購行為之前對項(xiàng)目采購成本的一種估計(jì)和預(yù)測，是對整個項(xiàng)目資金的一種理性的規(guī)劃。它不單對項(xiàng)目采購資金進(jìn)行了合理的配置和分發(fā)，還同時建立了一個資金的使用標(biāo)準(zhǔn)，以便對采購實(shí)施行為中的資金使用進(jìn)行隨時的檢測與控制，確保項(xiàng)目資金的使用在一定的合理范圍內(nèi)浮動。有了采購預(yù)算的約束，能提高項(xiàng)目資金的使用效率，優(yōu)化項(xiàng)目采購管理中資源的調(diào)配，從而達(dá)到控制項(xiàng)目采購成本的目的。
二、供應(yīng)商的選擇
供應(yīng)商是項(xiàng)目采購管理中的一個重要組成部分，項(xiàng)目采購時應(yīng)該本著“公平競爭”的原則，給所有符合條件的承包商提供均等的機(jī)會，一方面體現(xiàn)市場經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的規(guī)則，另一方面也能對采購成本有所控制，提高項(xiàng)目實(shí)施的質(zhì)量。因此，在供應(yīng)商的選擇方面就有如下兩方面的問題值得關(guān)注。第一，選擇供應(yīng)商的數(shù)量。供應(yīng)商數(shù)量的選擇問題，實(shí)際上也就是供應(yīng)商份額的分擔(dān)問題。從采購方來說，單一貨源增加了項(xiàng)目資源供應(yīng)的風(fēng)險，也不利于對供應(yīng)商進(jìn)行壓價，缺乏采購成本控制的力度。而從供應(yīng)商來說，批量供貨由于數(shù)量上的優(yōu)勢，可以給采購方以商業(yè)折扣，減少貨款的支付和采購附加費(fèi)用，有利于減少現(xiàn)金流出，降低采購成本。第二，選擇供應(yīng)商的方式。選擇供應(yīng)商的方式主要包括公開競爭性招標(biāo)采購、有限競爭性招標(biāo)采購、詢價采購和直接簽訂合同采購，四種不同的采購方式按其特點(diǎn)來說分為招標(biāo)采購和非招標(biāo)采購。我們認(rèn)為，在項(xiàng)目采購中采取公開招標(biāo)的方式可以利用供應(yīng)商之間的競爭來壓低物資價格，幫助采購方以最低價格取得符合要求的工程或貨物；并且多種招標(biāo)方式的合理組合使用，也將有助于提高采購效率和質(zhì)量，從而有利于控制采購成本。
三、采購環(huán)境的利用
項(xiàng)目的外部環(huán)境對采購策略的制定、采購計(jì)劃的實(shí)施會產(chǎn)生重要的影響，外部環(huán)境包括宏觀環(huán)境和微觀環(huán)境。宏觀環(huán)境是指能對項(xiàng)目組織怎樣及如何采購產(chǎn)生影響的外部變化，包括市場季節(jié)性的變化、國家宏觀經(jīng)濟(jì)政策的變化、國家財政金融政策的調(diào)整、市場利率及匯率的波動、通貨膨脹的存在及戰(zhàn)爭罷工等各種因素。而微觀環(huán)境則是指項(xiàng)目組織的內(nèi)部環(huán)境，包括項(xiàng)目組織在采購中可能采取的組織政策、方式和程序，即實(shí)施采購的過程和程序。在符合微觀環(huán)境原則的前提下，一個好的項(xiàng)目采購策略應(yīng)當(dāng)充分利用外部市場環(huán)境為項(xiàng)目整體帶來利益。只有建立了良好的市場信息機(jī)制，才能在項(xiàng)目采購中做到“知己知彼”，并對采購環(huán)境有充分的了解和把握，這使得采購者能處于供需雙方的有力地位，獲得價格上的優(yōu)勢，不僅取得高質(zhì)量的貨物或服務(wù)，也能取得成本上的利益。否則，如果缺乏了對相關(guān)信息的熟悉，會造成采購工作的延誤，采購預(yù)算的超支，失去成本控制的優(yōu)勢。
四、供應(yīng)商的管理
項(xiàng)目管理是在有限的資源條件下，為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)所采取的一系列管理活動。項(xiàng)目采購管理是項(xiàng)目管理的重要組成部分。項(xiàng)目采購管理幾乎貫穿于整個項(xiàng)目生命周期，項(xiàng)目采購管理模式直接影響項(xiàng)目管理的模式和項(xiàng)目合同類型，對項(xiàng)目整體管理起著舉足輕重的作用。
隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和對項(xiàng)目管理、采購管理認(rèn)識的不斷深入，采購在工程項(xiàng)目中的角色已經(jīng)從單純的支持服務(wù)發(fā)展成為新的利潤增長點(diǎn)，采購管理也發(fā)展成為成本控制和促進(jìn)項(xiàng)目效應(yīng)最大化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一。
1.明確項(xiàng)目采購管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)
企業(yè)規(guī)模越大，采購金額越高，管理者對程序的設(shè)計(jì)越為重視。這里將一般采購作業(yè)流程設(shè)計(jì)應(yīng)注意的關(guān)鍵環(huán)節(jié)闡述如下：
1.1根據(jù)不同工程項(xiàng)目或各工程項(xiàng)目工作包的特點(diǎn)，充分考慮成本控制、設(shè)計(jì)、施工等因素確定工程項(xiàng)目管理模式從而確定工程項(xiàng)目采辦模式，便于采辦成本控制。
1.2實(shí)施工程項(xiàng)目采購預(yù)算制，有了采購預(yù)算的約束，能提高工程項(xiàng)目資金的使用效率，優(yōu)化工程項(xiàng)目采購管理中資源的調(diào)配。從而達(dá)到控制工程項(xiàng)目采購成本目的。
1.3采購包的劃分。要根據(jù)設(shè)備材料的性質(zhì)、市場供貨商的供應(yīng)能力和經(jīng)濟(jì)批量劃分采購包。合理劃分采購包，可降低采購價格。
1.4充分利用好工程項(xiàng)目內(nèi)外部環(huán)境。在工程項(xiàng)目采購管理中充分利用采購環(huán)境，同樣是有效降低采購成本的途徑之一。
1.5供應(yīng)商的優(yōu)化選擇和管理。工程項(xiàng)目前期供應(yīng)商一旦選錯，將給工程項(xiàng)目建設(shè)造成嚴(yán)重影響，因此，招投標(biāo)尤其是國外設(shè)備招投標(biāo)要特別慎重。
1.6確立采購全流程成本的概念，應(yīng)該關(guān)注的是整個工程項(xiàng)目流程中的成本降低，是對總成本的控制，而不是單一的針對采購貨物或服務(wù)的價格。
2.細(xì)化項(xiàng)目采購管理中的的部門職責(zé)
科學(xué)合理的流程，明確細(xì)致責(zé)任化的分工，對于規(guī)范采購管理有著積極的作用。
2.1各部門:負(fù)責(zé)采購需求計(jì)劃提出、采購的參與、貨物的驗(yàn)收。
2.2專業(yè)管理部門:負(fù)責(zé)審核專項(xiàng)物資申請（必要性、替代性、可否調(diào)撥、數(shù)量、型號、品牌），出具專業(yè)意見；協(xié)助采購對新的專業(yè)設(shè)備或物料的采購。
2.3行政組:負(fù)責(zé)監(jiān)控各處采購計(jì)劃執(zhí)行情況；下達(dá)各處物品申購計(jì)劃額度；物品需求申請單審核，負(fù)責(zé)不定期市場調(diào)查和價格監(jiān)督。
2.4人事行政部采購組：負(fù)責(zé)采購?fù)ㄓ妙惞潭ㄙY產(chǎn)、低值易耗品、生產(chǎn)輔料等，進(jìn)行采購實(shí)施的全過程——詢價、供應(yīng)商選擇、下單/合同的制作、追蹤到貨、退/換貨、報銷。
2.5生管部采購組：負(fù)責(zé)采購設(shè)備治具類與計(jì)量儀器類固定資產(chǎn)、生產(chǎn)材料等，進(jìn)行采購實(shí)施的全過程——詢價、供應(yīng)商選擇、下單/合同的制作、追蹤到貨、退/換貨、報銷。
2.6行政庫房：負(fù)責(zé)辦理出、入庫手續(xù)；負(fù)責(zé)輔料、勞保品的存儲和管理；負(fù)責(zé)提供輔料庫存月報表和勞保庫存月報表。
2.7品保部：負(fù)責(zé)對到貨生產(chǎn)輔料的檢驗(yàn)以及協(xié)助索賠、出具檢驗(yàn)報告；參與計(jì)量儀器類資產(chǎn)采購支持。
2.8技術(shù)部：負(fù)責(zé)參與設(shè)備治具類資產(chǎn)采購，給予相關(guān)專業(yè)技術(shù)參數(shù)支持。
3.強(qiáng)化項(xiàng)目采購管理中的制度執(zhí)行
沒有規(guī)矩不成方圓。建立并完善配套的采購管理制度是開展項(xiàng)目管理工作的必要條件，強(qiáng)化制度執(zhí)行力是推行項(xiàng)目采購管理的有力保障。
3.1建立健全各項(xiàng)采購管理制度。項(xiàng)目一進(jìn)駐，就要按單位企業(yè)下達(dá)的責(zé)任成本預(yù)算指標(biāo)，制定一套采購成本管理辦法和制度。在操作過程中，應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，不斷修正、改進(jìn)，通過實(shí)踐使之趨于完善，以確保制度科學(xué)可行性，真正起到規(guī)范項(xiàng)目成本管理的作用，最終達(dá)到提高施工項(xiàng)目成本管理水平的目的。
3.2全過程控制?？刂瓶偝杀驹谔接戫?xiàng)目采購管理中降低成本的問題時，應(yīng)該確立采購全流程成本的概念，我們所應(yīng)該關(guān)注的是整個項(xiàng)目采購流程中的成本降低，是對總成本的控制，而不是單一的針對采購貨物或服務(wù)的價格。
4.采購業(yè)務(wù)流程管理的注意事項(xiàng)
4.1注意流程的先后順序及時效控制。應(yīng)當(dāng)注意作業(yè)流程的流暢性與一致性，并考慮作業(yè)流程所需時限。避免同一主管對同一采購案件作多次簽核；同一采購案件在不同部門有不同的作業(yè)方式；同一采購案件會簽部門過多，影響實(shí)效。
4.2價值與程序繁簡相適應(yīng)。程序繁簡或被重視的程度應(yīng)與所處理業(yè)務(wù)或采購項(xiàng)目的重要性或價值大小相適應(yīng)。凡涉及數(shù)量比較大，價值比較高或者易發(fā)生舞弊的作業(yè)，應(yīng)有比較嚴(yán)密的處理監(jiān)督；反之，則可略微予以放寬，以求提高工作效率。
4.3避免作業(yè)過程發(fā)生混亂。要注意變化性或彈性范圍，以及偶發(fā)事件的因應(yīng)法則。譬如在遇到“緊急采購”及“外部授權(quán)”時，應(yīng)有權(quán)宜的辦法或流程來特別處理。
4.4流程設(shè)計(jì)應(yīng)適應(yīng)現(xiàn)實(shí)環(huán)境。應(yīng)當(dāng)注意流程的及時改進(jìn)，早期設(shè)計(jì)的處理流程，經(jīng)過若干時間段后，應(yīng)加以審視，不斷加以改進(jìn)，以適應(yīng)組織變更或作業(yè)上的實(shí)際需要。
4.5配合作業(yè)方式的改善。譬如當(dāng)手工的作業(yè)方式改變?yōu)樾畔⒒淖鳂I(yè)方式時，流程就需要做相當(dāng)程度的調(diào)整或重新設(shè)計(jì)。
5.結(jié)語
梅瑞狄斯在《項(xiàng)目管理——管理新視角》中提到：“在采購設(shè)備、原材料和分包服務(wù)的過程中，必須清楚的界定出特定的需要，并且還要找到最低的價格和最具競爭力的供應(yīng)商。”項(xiàng)目采購管理作為項(xiàng)目管理的一個重要組成部分，企業(yè)要獲得最大的經(jīng)濟(jì)利益，有效地降低材料采購成本是關(guān)鍵，就必須要加強(qiáng)對項(xiàng)目采購的管理與控制，具體方法和可操作模式要根據(jù)單位實(shí)際情況區(qū)別對待，實(shí)踐摸索。
中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
文章編號：1004-4914（2011）01-119-01
現(xiàn)在社會上有一種這樣的說法，社會穩(wěn)定看高校，高校穩(wěn)定看伙食。由此看出，高校伙食是否穩(wěn)定不僅影響到學(xué)校，而且影響到整個社會的穩(wěn)定大局。采購是高校伙食的源頭，采購管理直接關(guān)系到高?；锸呈欠穹€(wěn)定?，F(xiàn)我們將現(xiàn)代供應(yīng)鏈管理理念融入高校伙食采購管理當(dāng)中，從此角度來探討高?；锸巢少徆芾?。
一、供應(yīng)鏈管理與采購管理的基本概念和內(nèi)容。
1.供應(yīng)鏈管理。供應(yīng)鏈管理，是對商品、資金、信息在供應(yīng)商、制造商、分銷商和顧客組成的網(wǎng)絡(luò)中流動的管理。在高?；锸澄锪髦?，從采購供應(yīng)商、伙食采購部門、食堂到消費(fèi)者，這是一條完整的供應(yīng)鏈。在供應(yīng)鏈中，采購是源頭，供應(yīng)鏈管理環(huán)境下的采購管理與傳統(tǒng)采購有一定區(qū)別。
2.供應(yīng)鏈環(huán)境下的采購管理概念。為了實(shí)現(xiàn)采購目標(biāo)，企業(yè)必須重視加強(qiáng)企業(yè)采購管理。企業(yè)采購管理的主要任務(wù)，一是通過采購管理，保證企業(yè)所需物資的正常供應(yīng)；二是通過采購管理，能夠從市場上獲得支持企業(yè)進(jìn)行物資采購和生產(chǎn)經(jīng)營決策的相關(guān)信息；三是與供應(yīng)商建立長期友好的關(guān)系，建立企業(yè)穩(wěn)定的資源供應(yīng)基地。采購管理與采購過程密切相關(guān)，包括如何制定采購計(jì)劃，如何實(shí)施采購計(jì)劃以及如何對采購活動完成后的績效進(jìn)行評價三個方面。
二、供應(yīng)鏈環(huán)境下的高?；锸巢少彿绞?/p>
供應(yīng)鏈環(huán)境下的采購模式對供應(yīng)和采購雙方是典型的“雙贏”,對于采購方來說,可以降低采購成本,在獲得穩(wěn)定且具有競爭力的價格的同時,提高產(chǎn)品質(zhì)量和降低庫存水平,通過與供應(yīng)商的合作,還能取得更好的產(chǎn)品設(shè)計(jì)和對產(chǎn)品變化更快的反應(yīng)速度。對于供應(yīng)方來說,在保證有穩(wěn)定的市場需求的同時,由于同采購方的長期合作伙伴關(guān)系,能更好地了解采購方的需求,改善產(chǎn)品生產(chǎn)流程,提高運(yùn)作質(zhì)量,降低生產(chǎn)成本, 獲得比傳統(tǒng)采購模式下更高的利潤。采購就是購買生產(chǎn)和生活所需的物資，其過程包括提出采購需求、選定供應(yīng)商、談妥價格、確定交貨及相關(guān)條件、簽訂合同并按要求收貨付款的過程。采購的基本含義是“采”和“購”，從學(xué)術(shù)意義上看，采購比購買的含義更寬泛和復(fù)雜?，F(xiàn)在高?；锸巢少徱话惴譃槿缦聨最悾?/p>
1.聯(lián)合招標(biāo)采購。為降低伙食成本，2001年成立了北京高校聯(lián)合招標(biāo)采購中心，組織各高校定期進(jìn)行米面糧油等大宗食品原料的聯(lián)合招標(biāo)采購，至今已堅(jiān)持了近10年。每年組織2至3次聯(lián)采，每次采購品種達(dá)千種以上，采購金額每年達(dá)到4000多萬元。為此采購招標(biāo)前要做充分的準(zhǔn)備，需要事先招標(biāo)公告,詳細(xì)公布招標(biāo)的物資品種、等級、規(guī)格、質(zhì)量要求,對參加招標(biāo)的經(jīng)銷商要進(jìn)行嚴(yán)格審查,選擇有實(shí)力、講信譽(yù),有供應(yīng)保障能力的合法經(jīng)銷商參加競標(biāo)。通過招標(biāo)取得合理的價格,保證大宗物資的供應(yīng)。聯(lián)合招標(biāo)采購在公開、公正、公平的原則下，兼顧高?；锸巢少徛?lián)盟成員和供應(yīng)商雙方利益，達(dá)到雙贏的效果。特別是原料采購量小的學(xué)校受益更加突出,進(jìn)一步降低北京高校師生的伙食成本，提高了伙食質(zhì)量，同時也促進(jìn)了高校的廉政建設(shè)，取得較好的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。一方面，從采購源頭上確?；锸吃牧系氖称钒踩?，有利于保障師生合理的膳食和營養(yǎng)平衡；另一方面，聯(lián)合招標(biāo)采購能夠增強(qiáng)高?；锸巢少彽耐该鞫龋瑴p少采購中間環(huán)節(jié)，降低采購成本。供應(yīng)商從中也受益良多，增加了銷售量，并且越過批發(fā)商，直接掌握大量的終端采購，有利于良性循環(huán)的形成。
2.基地采購。高校在農(nóng)產(chǎn)品的出產(chǎn)地建立伙食原材料的基地，一是能夠保障食品安全，二是保障原材料供貨價格和數(shù)量的穩(wěn)定，避免市場化的沖擊，有利于高校伙食的穩(wěn)定，同時也促進(jìn)了各農(nóng)產(chǎn)品基地經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。國家一直非常重視“農(nóng)校對接”。“農(nóng)校對接”即農(nóng)產(chǎn)品與高校食堂直接對接，高校食堂需要什么，農(nóng)民就生產(chǎn)什么，既可避免生產(chǎn)的盲目性，穩(wěn)定農(nóng)產(chǎn)品銷售渠道和價格；同時，還可減少流通環(huán)節(jié)，降低學(xué)生食堂采購成本，更好地保障學(xué)生食品安全，給學(xué)生帶來實(shí)惠，對促進(jìn)高校穩(wěn)定和農(nóng)民增收具有重要的意義。如我們清華大學(xué)飲食服務(wù)中心陸續(xù)在吉林、黑龍江、內(nèi)蒙古、山東、北京郊區(qū)等地先后建立了大米、面粉、木耳、土豆、胡蘿卜、雞蛋、小雜糧、花生等7個綠色食品基地，計(jì)劃在2011年前完成建立10個綠色食品基地的目標(biāo)，為伙食穩(wěn)定和發(fā)展發(fā)揮了重要作用。
3.公開市場采購。公開市場采購是高校伙食采購人員按照食堂的需求，選取信用可靠的廠商，詢問價格，貨比三家，比較后限價進(jìn)行市場采購，由此采購到物美價廉的伙食原材料。
三、做好采購管理的兩個關(guān)鍵環(huán)節(jié)
1.加強(qiáng)采購管理，完善采購制度。在高?；锸车墓?yīng)鏈管理環(huán)境下，采購管理是源頭，越來越受到重視。采購成本對于高校伙食成本控制有重要的影響，特別是在伙食原料價格大幅上漲，又要保持飯菜價格穩(wěn)定，能否采購到質(zhì)優(yōu)價廉的伙食原料更是尤為重要。因此采購是供應(yīng)鏈中最重要的環(huán)節(jié)，優(yōu)化供應(yīng)鏈應(yīng)從采購開始，采購管理必須用制度教育人、規(guī)范人和約束人，做到“以制度管理人”，在高?；锸巢少徶薪⑵饹Q策、執(zhí)行、監(jiān)督、獎懲等一整套制度體系。采購管理在保障食品安全衛(wèi)生的前提下，力求降低成本，同時還要杜絕采購過程中貪污受賄的不正之風(fēng)。
2.供應(yīng)商管理。在供應(yīng)鏈管理環(huán)境下，采購管理重點(diǎn)在于做好供應(yīng)商的管理工作，正確處理和發(fā)展同供應(yīng)商的關(guān)系，將采購和供應(yīng)商的活動看作是自身供應(yīng)鏈的有機(jī)組成部分。對供應(yīng)商的管理，就是對供應(yīng)商的了解、選擇、開發(fā)、使用和控制等方面的管理，了解是供應(yīng)商管理的基礎(chǔ)，選擇、開發(fā)、利用、控制是手段，使用是目的。選擇供應(yīng)商是供應(yīng)商管理當(dāng)中最重要的工作之一，在伙食原材料的采購中，每個伙食原材料品種都要選擇若干個供應(yīng)商，經(jīng)過初步調(diào)研和試運(yùn)行之后，至少每個品種要保持兩個供應(yīng)商，這樣供應(yīng)商之間既可以互相牽制，也避免其中一家供應(yīng)商出現(xiàn)變故而致使某一品種的供應(yīng)出現(xiàn)問題而措手不及。供應(yīng)商初選之后，進(jìn)入到供應(yīng)商審核和考評階段，包括五證是否齊全。北京高校聯(lián)采中心在此基礎(chǔ)上確立了“北京高校采購供應(yīng)商名錄”，并根據(jù)考察、考評情況每年進(jìn)行更新調(diào)整。
良好的合作關(guān)系首先必須得到供應(yīng)和采購雙方的支持和協(xié)商，雙方需要彼此了解相互的基本情況。高?；锸车南M(fèi)群體是以學(xué)生和教師為主，這就構(gòu)成了高?；锸吃牧喜少彽奶厥庑?，讓供應(yīng)商了解這一特性，有利于同供應(yīng)商建立長期的戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，達(dá)到雙贏的目的。
四、結(jié)語
關(guān)鍵詞：項(xiàng)目管理成本控制
項(xiàng)目管理是在有限的資源條件下，為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)所采取的一系列管理活動。
『1現(xiàn)代項(xiàng)目管理的知識體系被劃分為9個知識領(lǐng)域，包括：項(xiàng)目綜合管理、項(xiàng)目范圍管理、項(xiàng)目時間管理、項(xiàng)目成本管理、項(xiàng)目質(zhì)量管理、項(xiàng)目人力資源管理、項(xiàng)目溝通管理、項(xiàng)目風(fēng)險管理以及項(xiàng)目采購管理。本文所關(guān)注的是其中的項(xiàng)目采購管理領(lǐng)域，并從項(xiàng)目資金的合理使用角度出發(fā)，探討在項(xiàng)目的采購管理中應(yīng)該如何降低成本、減少現(xiàn)金流出，并提高項(xiàng)目資金的使用效率。
項(xiàng)目的執(zhí)行除了需要必備的人力資源之外，還必須具備相應(yīng)的設(shè)備、設(shè)施、原材料、零件、服務(wù)和其它物質(zhì)資源，離開了這些物質(zhì)資源，再高明的項(xiàng)目經(jīng)理也不可能按要求完成項(xiàng)目的任務(wù)，在市場經(jīng)濟(jì)條件下，這些產(chǎn)品和服務(wù)是通過采購活動來實(shí)現(xiàn)的。從執(zhí)行組織以外通過采購取得項(xiàng)目所需要的產(chǎn)品或服務(wù)，就是所謂的項(xiàng)目的采購管理。而這些資源的獲取又是需要花費(fèi)一定的項(xiàng)目資金的，如何合理而有效的使用這些項(xiàng)目資金？如何使一筆有限的資金發(fā)揮其最大的效用？是在項(xiàng)目的采購管理中所應(yīng)該關(guān)注的問題之一。
梅瑞狄斯在《項(xiàng)目管理——管理新視角》中提到：“在采購設(shè)備、原材料和分包服務(wù)的過程中，我們必須清楚的界定出特定的需要，并且還要找到最低的價格和最具競爭力的供應(yīng)商?！痹诂F(xiàn)實(shí)的項(xiàng)目采購操作中，要實(shí)現(xiàn)這兩個“最”字的目標(biāo)是十分不容易的。但是，我們卻能夠通過對項(xiàng)目采購管理中部分環(huán)節(jié)的控制，來有效的降低采購成本，從而使項(xiàng)目資金達(dá)到最優(yōu)的配置，用有限的資金獲取盡可能多的資源，這是我們在項(xiàng)目采購管理中所能夠?qū)崿F(xiàn)的成本目標(biāo)。以下，就將從成本控制的角度來逐一論述在項(xiàng)目采購管理中降低采購成本的一些措施。
1、制定采購預(yù)算與估計(jì)成本
制定預(yù)算的行為就是對組織內(nèi)部各種工作進(jìn)行稀缺資源的配置。預(yù)算不僅僅是計(jì)劃活動的一個方面，同時也不僅僅是組織政策的一種延伸，它還是一種控制機(jī)制，起著一種比較標(biāo)準(zhǔn)的作用。
制定采購預(yù)算是在具體實(shí)施項(xiàng)目采購行為之前對項(xiàng)目采購成本的一種估計(jì)和預(yù)測，是對整個項(xiàng)目資金的一種理性的規(guī)劃。它不單對項(xiàng)目采購資金進(jìn)行了合理的配置和分發(fā)，還同時建立了一個資金的使用標(biāo)準(zhǔn)，以便對采購實(shí)施行為中的資金使用進(jìn)行隨時的檢測與控制，確保項(xiàng)目資金的使用在一定的合理范圍內(nèi)浮動。有了采購預(yù)算的約束，能提高項(xiàng)目資金的使用效率，優(yōu)化項(xiàng)目采購管理中資源的調(diào)配，查找資金使用過程中的一些例外情況，有效的控制項(xiàng)目資金的流向和流量，從而達(dá)到控制項(xiàng)目采購成本的目的。
2、供應(yīng)商的選擇
供應(yīng)商是項(xiàng)目采購管理中的一個重要組成部分，項(xiàng)目采購時應(yīng)該本著“公平競爭”的原則，給所有符合條件的承包商提供均等的機(jī)會，一方面體現(xiàn)市場經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的規(guī)則，另一方面也能對采購成本有所控制，提高項(xiàng)目實(shí)施的質(zhì)量。因此，在供應(yīng)商的選擇方面就有如下兩方面的問題值得關(guān)注。
第一，選擇供應(yīng)商的數(shù)量。
供應(yīng)商數(shù)量的選擇問題，實(shí)際上也就是供應(yīng)商份額的分擔(dān)問題。從采購方來說，單一貨源增加了項(xiàng)目資源供應(yīng)的風(fēng)險，也不利于對供應(yīng)商進(jìn)行壓價，缺乏采購成本控制的力度。而從供應(yīng)商來說，批量供貨由于數(shù)量上的優(yōu)勢，可以給采購方以商業(yè)折扣，減少貨款的支付和采購附加費(fèi)用，有利于減少現(xiàn)金流出，降低采購成本。因而，在進(jìn)行供應(yīng)商數(shù)量的選擇時既要避免單一貨源，尋求多家供應(yīng)，同時又要保證所選供應(yīng)商承擔(dān)的供應(yīng)份額充足，以獲取供應(yīng)商的優(yōu)惠政策，降低物資的價格和采購成本。這樣既能保證采購物資供應(yīng)的質(zhì)量，又能有力的控制采購支出。一般來說，供應(yīng)商的數(shù)量以不超過3－4家為宜。
第二，選擇供應(yīng)商的方式。
選擇供應(yīng)商的方式主要包括公開競爭性招標(biāo)采購、有限競爭性招標(biāo)采購、詢價采購和直接簽訂合同采購，四種不同的采購方式按其特點(diǎn)來說分為招標(biāo)采購和非招標(biāo)采購。我們認(rèn)為，在項(xiàng)目采購中采取公開招標(biāo)的方式可以利用供應(yīng)商之間的競爭來壓低物資價格，幫助采購方以最低價格取得符合要求的工程或貨物；并且多種招標(biāo)方式的合理組合使用，也將有助于提高采購效率和質(zhì)量，從而有利于控制采購成本。
3、采購環(huán)境的利用
項(xiàng)目的外部環(huán)境對采購策略的制定、采購計(jì)劃的實(shí)施會產(chǎn)生重要的影響，外部環(huán)境包括宏觀環(huán)境和微觀環(huán)境。宏觀環(huán)境是指能對項(xiàng)目組織怎樣及如何采購產(chǎn)生影響的外部變化，包括市場季節(jié)性的變化、國家宏觀經(jīng)濟(jì)政策的變化、國家財政金融政策的調(diào)整、市場利率及匯率的波動、通貨膨脹的存在及戰(zhàn)爭罷工等各種因素。而微觀環(huán)境則是指項(xiàng)目組織的內(nèi)部環(huán)境，包括項(xiàng)目組織在采購中可能采取的組織政策、方式和程序，即實(shí)施采購的過程和程序。在符合微觀環(huán)境原則的前提下，一個好的項(xiàng)目采購策略應(yīng)當(dāng)充分利用外部市場環(huán)境為項(xiàng)目整體帶來利益。
充分利用采購環(huán)境的一個重要內(nèi)容就是熟悉市場情況、了解市場行情、掌握有關(guān)項(xiàng)目所需要的貨物及服務(wù)的多方面市場信息。比如，結(jié)合所采購貨物或服務(wù)的種類、性能參數(shù)、質(zhì)量、數(shù)量、價格的要求等，了解熟悉國內(nèi)、國際市場的價格及供求信息，所購物品的供求來源、外匯市場情況、國際貿(mào)易支付辦法、保險合同等有關(guān)國內(nèi)、國際貿(mào)易知識和商務(wù)方面的情報和信息。這就要求項(xiàng)目組織建立有關(guān)的市場信息機(jī)制，以達(dá)到有效利用采購環(huán)境的目的，良好的市場信息機(jī)制包括：
建立重要貨物供應(yīng)商信息的數(shù)據(jù)庫，以便在需要時候能隨時找到相應(yīng)的供應(yīng)商，以及這些供應(yīng)商的產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格性能及其他方面的可靠信息。
建立同一類貨物的價格目錄，以便采購者能進(jìn)行比較和選擇，充分利用競爭的辦法來獲得價格上的利益。
對市場情況進(jìn)行分析和研究，作出市場變化的預(yù)測，使采購者在制定采購計(jì)劃、決定如何發(fā)包及采取何種采購方式時，能有可靠而有效的依據(jù)作為參考。
只有建立了良好的市場信息機(jī)制，才能在項(xiàng)目采購中做到“知己知彼”，并對采購環(huán)境有充分的了解和把握，這使得采購者能處于供需雙方的有力地位，獲得價格上的優(yōu)勢，不僅取得高質(zhì)量的貨物或服務(wù)，也能取得成本上的利益。否則，如果缺乏了對相關(guān)信息的熟悉，會造成采購工作的延誤，采購預(yù)算的超支，失去成本控制的優(yōu)勢。因此，在項(xiàng)目采購管理中充分利用采購環(huán)境，建立良好的市場信息機(jī)制，同樣是有效降低采購成本的途徑之一。
4、供應(yīng)商的管理
基于長期的降低采購成本的理念出發(fā)，我們認(rèn)為，在項(xiàng)目的采購管理中應(yīng)該貫穿一個“供應(yīng)商管理”的思想，也即是把對供應(yīng)商的管理納入項(xiàng)目采購管理的一個部分。這樣既可通過長期的合作來獲得可靠的貨源供應(yīng)和質(zhì)量保證，又可在時間長短和購買批量上獲得采購價格的優(yōu)勢，對降低項(xiàng)目采購中的成本有很大的好處。有以下兩點(diǎn)值得注意：
第一，與供應(yīng)商建立直接的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。
對于采購方來說，一旦確定了可以長期合作的供應(yīng)商，應(yīng)該與供應(yīng)商之間建立直接的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。雙方本著“利益共享、風(fēng)險共擔(dān)”的原則，建立一種雙贏的合作關(guān)系，使采購方在長期的合作中獲得貨源上的保證和成本上的優(yōu)勢，也使供應(yīng)商擁有長期穩(wěn)定的大客戶，以保證其產(chǎn)出規(guī)模的穩(wěn)定性。這種戰(zhàn)略伙伴關(guān)系的確立，能給采購方帶來長期而有效的成本控制利益。
第二，供應(yīng)商行為的績效管理。
項(xiàng)目管理是在有限的資源條件下，為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)所采取的一系列管理活動?！?現(xiàn)代項(xiàng)目管理的知識體系被劃分為9個知識領(lǐng)域，包括：項(xiàng)目綜合管理、項(xiàng)目范圍管理、項(xiàng)目時間管理、項(xiàng)目成本管理、項(xiàng)目質(zhì)量管理、項(xiàng)目人力資源管理、項(xiàng)目溝通管理、項(xiàng)目風(fēng)險管理以及項(xiàng)目采購管理。本文所關(guān)注的是其中的項(xiàng)目采購管理領(lǐng)域，并從項(xiàng)目資金的合理使用角度出發(fā)，探討在項(xiàng)目的采購管理中應(yīng)該如何降低成本、減少現(xiàn)金流出，并提高項(xiàng)目資金的使用效率。
項(xiàng)目的執(zhí)行除了需要必備的人力資源之外，還必須具備相應(yīng)的設(shè)備、設(shè)施、原材料、零件、服務(wù)和其它物質(zhì)資源，離開了這些物質(zhì)資源，再高明的項(xiàng)目經(jīng)理也不可能按要求完成項(xiàng)目的任務(wù)，在市場經(jīng)濟(jì)條件下，這些產(chǎn)品和服務(wù)是通過采購活動來實(shí)現(xiàn)的。從執(zhí)行組織以外通過采購取得項(xiàng)目所需要的產(chǎn)品或服務(wù)，就是所謂的項(xiàng)目的采購管理。而這些資源的獲取又是需要花費(fèi)一定的項(xiàng)目資金的，如何合理而有效的使用這些項(xiàng)目資金？如何使一筆有限的資金發(fā)揮其最大的效用？是在項(xiàng)目的采購管理中所應(yīng)該關(guān)注的問題之一。
梅瑞狄斯在《項(xiàng)目管理——管理新視角》中提到：“在采購設(shè)備、原材料和分包服務(wù)的過程中，我們必須清楚的界定出特定的需要，并且還要找到最低的價格和最具競爭力的供應(yīng)商?！痹诂F(xiàn)實(shí)的項(xiàng)目采購操作中，要實(shí)現(xiàn)這兩個“最”字的目標(biāo)是十分不容易的。但是，我們卻能夠通過對項(xiàng)目采購管理中部分環(huán)節(jié)的控制，來有效的降低采購成本，從而使項(xiàng)目資金達(dá)到最優(yōu)的配置，用有限的資金獲取盡可能多的資源，這是我們在項(xiàng)目采購管理中所能夠?qū)崿F(xiàn)的成本目標(biāo)。以下，就將從成本控制的角度來逐一論述在項(xiàng)目采購管理中降低采購成本的一些措施。
1、制定采購預(yù)算與估計(jì)成本
制定預(yù)算的行為就是對組織內(nèi)部各種工作進(jìn)行稀缺資源的配置。預(yù)算不僅僅是計(jì)劃活動的一個方面，同時也不僅僅是組織政策的一種延伸，它還是一種控制機(jī)制，起著一種比較標(biāo)準(zhǔn)的作用。
制定采購預(yù)算是在具體實(shí)施項(xiàng)目采購行為之前對項(xiàng)目采購成本的一種估計(jì)和預(yù)測，是對整個項(xiàng)目資金的一種理性的規(guī)劃。它不單對項(xiàng)目采購資金進(jìn)行了合理的配置和分發(fā)，還同時建立了一個資金的使用標(biāo)準(zhǔn)，以便對采購實(shí)施行為中的資金使用進(jìn)行隨時的檢測與控制，確保項(xiàng)目資金的使用在一定的合理范圍內(nèi)浮動。有了采購預(yù)算的約束，能提高項(xiàng)目資金的使用效率，優(yōu)化項(xiàng)目采購管理中資源的調(diào)配，查找資金使用過程中的一些例外情況，有效的控制項(xiàng)目資金的流向和流量，從而達(dá)到控制項(xiàng)目采購成本的目的。
2、供應(yīng)商的選擇
供應(yīng)商是項(xiàng)目采購管理中的一個重要組成部分，項(xiàng)目采購時應(yīng)該本著“公平競爭”的原則，給所有符合條件的承包商提供均等的機(jī)會，一方面體現(xiàn)市場經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的規(guī)則，另一方面也能對采購成本有所控制，提高項(xiàng)目實(shí)施的質(zhì)量。因此，在供應(yīng)商的選擇方面就有如下兩方面的問題值得關(guān)注。
第一，選擇供應(yīng)商的數(shù)量。
供應(yīng)商數(shù)量的選擇問題，實(shí)際上也就是供應(yīng)商份額的分擔(dān)問題。從采購方來說，單一貨源增加了項(xiàng)目資源供應(yīng)的風(fēng)險，也不利于對供應(yīng)商進(jìn)行壓價，缺乏采購成本控制的力度。而從供應(yīng)商來說，批量供貨由于數(shù)量上的優(yōu)勢，可以給采購方以商業(yè)折扣，減少貨款的支付和采購附加費(fèi)用，有利于減少現(xiàn)金流出，降低采購成本。因而，在進(jìn)行供應(yīng)商數(shù)量的選擇時既要避免單一貨源，尋求多家供應(yīng)，同時又要保證所選供應(yīng)商承擔(dān)的供應(yīng)份額充足，以獲取供應(yīng)商的優(yōu)惠政策，降低物資的價格和采購成本。這樣既能保證采購物資供應(yīng)的質(zhì)量，又能有力的控制采購支出。一般來說，供應(yīng)商的數(shù)量以不超過3－4家為宜。
第二，選擇供應(yīng)商的方式。
選擇供應(yīng)商的方式主要包括公開競爭性招標(biāo)采購、有限競爭性招標(biāo)采購、詢價采購和直接簽訂合同采購，四種不同的采購方式按其特點(diǎn)來說分為招標(biāo)采購和非招標(biāo)采購。我們認(rèn)為，在項(xiàng)目采購中采取公開招標(biāo)的方式可以利用供應(yīng)商之間的競爭來壓低物資價格，幫助采購方以最低價格取得符合要求的工程或貨物；并且多種招標(biāo)方式的合理組合使用，也將有助于提高采購效率和質(zhì)量，從而有利于控制采購成本。
3、采購環(huán)境的利用
項(xiàng)目的外部環(huán)境對采購策略的制定、采購計(jì)劃的實(shí)施會產(chǎn)生重要的影響，外部環(huán)境包括宏觀環(huán)境和微觀環(huán)境。宏觀環(huán)境是指能對項(xiàng)目組織怎樣及如何采購產(chǎn)生影響的外部變化，包括市場季節(jié)性的變化、國家宏觀經(jīng)濟(jì)政策的變化、國家財政金融政策的調(diào)整、市場利率及匯率的波動、通貨膨脹的存在及戰(zhàn)爭罷工等各種因素。而微觀環(huán)境則是指項(xiàng)目組織的內(nèi)部環(huán)境，包括項(xiàng)目組織在采購中可能采取的組織政策、方式和程序，即實(shí)施采購的過程和程序。在符合微觀環(huán)境原則的前提下，一個好的項(xiàng)目采購策略應(yīng)當(dāng)充分利用外部市場環(huán)境為項(xiàng)目整體帶來利益。
充分利用采購環(huán)境的一個重要內(nèi)容就是熟悉市場情況、了解市場行情、掌握有關(guān)項(xiàng)目所需要的貨物及服務(wù)的多方面市場信息。比如，結(jié)合所采購貨物或服務(wù)的種類、性能參數(shù)、質(zhì)量、數(shù)量、價格的要求等，了解熟悉國內(nèi)、國際市場的價格及供求信息，所購物品的供求來源、外匯市場情況、國際貿(mào)易支付辦法、保險合同等有關(guān)國內(nèi)、國際貿(mào)易知識和商務(wù)方面的情報和信息。這就要求項(xiàng)目組織建立有關(guān)的市場信息機(jī)制，以達(dá)到有效利用采購環(huán)境的目的，良好的市場信息機(jī)制包括：
建立重要貨物供應(yīng)商信息的數(shù)據(jù)庫，以便在需要時候能隨時找到相應(yīng)的供應(yīng)商，以及這些供應(yīng)商的產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格性能及其他方面的可靠信息。
建立同一類貨物的價格目錄，以便采購者能進(jìn)行比較和選擇，充分利用競爭的辦法來獲得價格上的利益。
對市場情況進(jìn)行分析和研究，作出市場變化的預(yù)測，使采購者在制定采購計(jì)劃、決定如何發(fā)包及采取何種采購方式時，能有可靠而有效的依據(jù)作為參考。
只有建立了良好的市場信息機(jī)制，才能在項(xiàng)目采購中做到“知己知彼”，并對采購環(huán)境有充分的了解和把握，這使得采購者能處于供需雙方的有力地位，獲得價格上的優(yōu)勢，不僅取得高質(zhì)量的貨物或服務(wù)，也能取得成本上的利益。否則，如果缺乏了對相關(guān)信息的熟悉，會造成采購工作的延誤，采購預(yù)算的超支，失去成本控制的優(yōu)勢。因此，在項(xiàng)目采購管理中充分利用采購環(huán)境，建立良好的市場信息機(jī)制，同樣是有效降低采購成本的途徑之一。
4、供應(yīng)商的管理
基于長期的降低采購成本的理念出發(fā)，我們認(rèn)為，在項(xiàng)目的采購管理中應(yīng)該貫穿一個“供應(yīng)商管理”的思想，也即是把對供應(yīng)商的管理納入項(xiàng)目采購管理的一個部分。這樣既可通過長期的合作來獲得可靠的貨源供應(yīng)和質(zhì)量保證，又可在時間長短和購買批量上獲得采購價格的優(yōu)勢，對降低項(xiàng)目采購中的成本有很大的好處。有以下兩點(diǎn)值得注意：
第一，與供應(yīng)商建立直接的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。
對于采購方來說，一旦確定了可以長期合作的供應(yīng)商，應(yīng)該與供應(yīng)商之間建立直接的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。雙方本著“利益共享、風(fēng)險共擔(dān)”的原則，建立一種雙贏的合作關(guān)系，使采購方在長期的合作中獲得貨源上的保證和成本上的優(yōu)勢，也使供應(yīng)商擁有長期穩(wěn)定的大客戶，以保證其產(chǎn)出規(guī)模的穩(wěn)定性。這種戰(zhàn)略伙伴關(guān)系的確立，能給采購方帶來長期而有效的成本控制利益。
第二，供應(yīng)商行為的績效管理。
在與供應(yīng)商的合作過程中應(yīng)該對供應(yīng)商的行為進(jìn)行績效管理，以評價供應(yīng)商在合作過程中供貨行為的優(yōu)劣。比如：建立供應(yīng)商績效管理的信息系統(tǒng)，對供應(yīng)商進(jìn)行評級，建立量化的供應(yīng)商行為績效指標(biāo)等等，并利用績效管理的結(jié)果衡量與供應(yīng)商的后續(xù)合作：增大或減少供應(yīng)份額、延長或縮短合作時間等，對供應(yīng)商以激勵和獎懲。這樣能促使供應(yīng)商持續(xù)改善供貨行為，保證優(yōu)質(zhì)及時的供貨，從而有效的降低項(xiàng)目采購總成本。
5、全流程成本概念，控制總成本
在探討項(xiàng)目采購管理中降低成本的問題時，應(yīng)該確立采購全流程成本的概念，我們所應(yīng)該關(guān)注的是整個項(xiàng)目采購流程中的成本降低，是對總成本的控制，而不是單一的針對采購貨物或服務(wù)的價格。獲得了低價的采購物品固然是成本的降低，但獲得優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、及時快速的供貨、可靠的貨源保證等也無疑是獲得了成本上的利益。同時，降低采購成本不僅指降低采購項(xiàng)目本身的成本，還要考慮相關(guān)方面的利益，成本就像在U形管中的水銀，壓縮這邊的成本，那邊的成本就增加。單獨(dú)降低某項(xiàng)成本而不顧及其它方面的反應(yīng)，這種成本降低是不會體現(xiàn)在項(xiàng)目采購管理的利潤之中的。所以，需要建立這種全流程成本的概念，來達(dá)到對整個項(xiàng)目采購管理總成本的控制和降低。我們不應(yīng)該僅僅只看到最直接的成本降低，還應(yīng)該從項(xiàng)目采購的全過程來衡量成本上的收效，從項(xiàng)目采購的全過程來探求降低總成本的有效措施。只有這樣，我們才能在采購過程中發(fā)掘無處不在的降低成本的機(jī)會。
參考文獻(xiàn)
信息化條件下，采購管理的基本概念應(yīng)重新梳理，例如：采購的內(nèi)容和范圍、采購計(jì)劃、集中采購與分散采購、采購方式、供應(yīng)商、組織機(jī)構(gòu)、工作崗位等，必須有明細(xì)的界定。
（2）建立物資分類和編碼體系
物資分類和編碼是采購的內(nèi)容的具體呈現(xiàn)，與工程公司的業(yè)務(wù)內(nèi)容密切相關(guān)，是連接設(shè)計(jì)與采購的橋梁。越早制定科學(xué)合理的物資分類和編碼體系，越有利于信息系統(tǒng)的應(yīng)用。
（3）建立文件編碼規(guī)則
以項(xiàng)目文檔管理為線索，定義采購過程文件的編碼規(guī)則，可以從根本上解決數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)與檢索，極大地方便采購全過程信息集成，快速形成可供決策的信息流。E工程公司借助良好的工程項(xiàng)目文檔編碼系統(tǒng)，快速實(shí)現(xiàn)了OA采購信息綜合查詢與統(tǒng)計(jì)分析，在系統(tǒng)升級的過程中，降低了數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化的難度。此外，供應(yīng)商檔案數(shù)據(jù)項(xiàng)、緊急或特殊情況下的備用方案等前期準(zhǔn)備均是重要的采購信息化平臺順利推廣的基礎(chǔ)?？傊?，管理基礎(chǔ)準(zhǔn)備工作應(yīng)在信息化建設(shè)的調(diào)研階段抓緊落實(shí)，主動將管理需求按照規(guī)范化管理的要求進(jìn)行改造。
2.創(chuàng)新管理工具
（1）主要平臺工具的對比
目前，市場上流行的主要采購信息化管理工具有三種：OA系統(tǒng)、采購電子商務(wù)平臺和ERP。復(fù)雜的系統(tǒng)可以集成簡單的系統(tǒng)，系統(tǒng)之間也可以有數(shù)據(jù)接口。
（2）E工程公司的平臺建設(shè)路徑
依靠自身的人才優(yōu)勢，E工程公司最初的信息化建設(shè)就是依靠自主開發(fā)，實(shí)現(xiàn)了供應(yīng)商管理和合同管理的信息化。隨著采購管理需求的增長，繼而引入OA辦公系統(tǒng)，結(jié)合自身力量和第三方軟件公司，實(shí)現(xiàn)了主要采購作業(yè)網(wǎng)上審批，打通了從供應(yīng)商選擇到合同簽訂的整個采購流程。近兩年，E工程公司有機(jī)會應(yīng)用到先進(jìn)的采購電子商務(wù)平臺，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)與外部供應(yīng)商的在線互動，極大地提高了采購信息化水平，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)規(guī)模大幅提升。下一步，將要走ERP與采購電子商務(wù)平臺結(jié)合的道路。E工程公司將信息技術(shù)的最新成果與企業(yè)管理實(shí)際結(jié)合，走出了一條持續(xù)發(fā)展之路，企業(yè)核心競爭力穩(wěn)步提升。
（3）培養(yǎng)自己的信息技術(shù)開發(fā)團(tuán)隊(duì)
企業(yè)發(fā)展最根本的依靠是人才，而最靠得住的是自己人。因此，在信息化建設(shè)過程中要打造一支自己的信息技術(shù)開發(fā)團(tuán)隊(duì)，既能將管理需求與信息技術(shù)高效結(jié)合，又能節(jié)約后期維護(hù)成本。
（4）發(fā)揮后發(fā)優(yōu)勢
在信息技術(shù)飛速發(fā)展的當(dāng)下，后來者不一定落后，反而具備后發(fā)優(yōu)勢。新技術(shù)總會兼容并超越老技術(shù)，管理理念變革、互聯(lián)網(wǎng)思維、年青一代走上工作崗位、法治社會對規(guī)則的敬畏等社會變化催生了信息化改造傳統(tǒng)業(yè)務(wù)領(lǐng)域的原動力。采購管理作為對規(guī)范性、透明性需求極高的傳統(tǒng)業(yè)務(wù)領(lǐng)域，必然處于信息化的前沿陣地，也是企業(yè)快速提升競爭力的重要途徑。
3.再造業(yè)務(wù)流程
物料需求計(jì)劃的確定必須執(zhí)行嚴(yán)格的審核程序，計(jì)劃變更也需要審批。系統(tǒng)會自動拒絕執(zhí)行沒有經(jīng)過規(guī)范化審批的采購需求。通過規(guī)范化管理提高需求計(jì)劃及時性和準(zhǔn)確性。系統(tǒng)不允許未經(jīng)過認(rèn)證的供應(yīng)商進(jìn)入擬參加報價的供應(yīng)商名單。確定采購方案后，具體的采購實(shí)施過程公開透明，具有權(quán)限的人員可以隨時查看。經(jīng)辦采購業(yè)務(wù)的采購員，在采購什么物料、采購數(shù)量和金額上都有權(quán)限規(guī)定。系統(tǒng)會按照流程設(shè)定的要求執(zhí)行逐級審批程序，每一級審批權(quán)限又都有嚴(yán)格和明確的規(guī)定。合同的進(jìn)度和質(zhì)量信息嵌入相應(yīng)的流程節(jié)點(diǎn)，形成全流程的信息鏈。付款處理和供應(yīng)商考核評價是基于上述采購流程的二次開發(fā)功能，依靠數(shù)據(jù)集成，滿足更高層次的采購管理需求。采購業(yè)務(wù)流程不是絕對一成不變的，只要設(shè)置合理，是允許增減刪補(bǔ)的，但是一旦做完調(diào)整，又是規(guī)范的。工程公司普遍面臨采購變更管理的難題。目前，國內(nèi)多數(shù)工程公司對嚴(yán)格的流程管理不適應(yīng)，反而在市場競爭的重壓下，希望采取更彈性、變通的管理方式。根據(jù)我們的經(jīng)驗(yàn)，規(guī)范化管理是最終目標(biāo)，但是具體國情也必須充分考慮。解決采購變更管理的出路只能是實(shí)施精細(xì)化管理，通過數(shù)據(jù)分析，區(qū)分穩(wěn)定和不穩(wěn)定的采購需求，設(shè)計(jì)更細(xì)致的流程和管理措施。同時，要將采購管理重心向需求管理、設(shè)計(jì)管理前移，通過上游工作質(zhì)量的提高，減少后續(xù)采購工作的不確定性。另外，對于來自業(yè)主方的需求變化，應(yīng)給予充分的尊重。
4.集成信息數(shù)據(jù)
采購信息化建設(shè)的最終落腳點(diǎn)是信息數(shù)據(jù)的集成，按照采購管理需求進(jìn)行數(shù)據(jù)的排列組合、統(tǒng)計(jì)分析、篩選過濾、重復(fù)利用等增值處理，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的滾動增值，充分挖掘采購信息的管理價值，最終服務(wù)于管理提升和公司決策。信息集成的理念要貫穿采購信息化系統(tǒng)開發(fā)的全過程，初期應(yīng)提出主要信息集成目標(biāo)值，過程中要最大化數(shù)據(jù)源，上線后應(yīng)深入進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)價值最大化。按照崗位角色進(jìn)行定制化的采購信息集成，每一個人在自己的數(shù)據(jù)權(quán)限范圍內(nèi)工作，不同崗位、不同部門之間可以實(shí)時協(xié)同作業(yè)，信息共享。
5.引導(dǎo)人的發(fā)展
采購信息化系統(tǒng)建設(shè)與采購業(yè)務(wù)人員的職業(yè)發(fā)展不能脫節(jié)，平臺僅僅是一個管理工具，最終還要依靠人的創(chuàng)造性和能動性，因此，必須規(guī)劃好員工的轉(zhuǎn)型和培養(yǎng)方案。首先，充分利用年輕人的優(yōu)勢，加強(qiáng)培訓(xùn)和引導(dǎo)，迅速提升年輕人的信息化業(yè)務(wù)技能，樹立成功典型。其次，客觀面對部分人員對新的管理模式的不適應(yīng)和不理解。這里的原因比較復(fù)雜，例如：有些人的工作可能被平臺替代，新技能尚未掌握，存在危機(jī)感；曾經(jīng)的業(yè)務(wù)骨干需要重新面臨競爭，有被超越的可能；部分管理人員思路轉(zhuǎn)變不及時，舊的工作方式和方法不太奏效；國有企業(yè)固有的惰性模式與信息化的快節(jié)奏不匹配等等。任何管理變革都不會輕輕松松，更不會一帆風(fēng)順。國有企業(yè)的改革更是如此。好在我們整個國家正處在轉(zhuǎn)型發(fā)展的關(guān)鍵期，積累了大量的改革經(jīng)驗(yàn)和應(yīng)對措施。在采購管理業(yè)務(wù)領(lǐng)域，要重點(diǎn)用好這幾類人：對信息數(shù)據(jù)敏感，思路靈活的人；專業(yè)技能過硬，職業(yè)道德高尚的人；管理經(jīng)驗(yàn)豐富，不拘一格的人。給予他們足夠的時間和機(jī)會，引領(lǐng)他們正確轉(zhuǎn)型。信息化管理是一個競爭性的管理機(jī)制，優(yōu)劣等級全憑數(shù)據(jù)說話，總會存在一部分人被淘汰的情況，這是企業(yè)競爭力提升的必經(jīng)之路。
梅瑞狄斯在《項(xiàng)目管理——管理新視角》中提到：“在采購設(shè)備、原材料和分包服務(wù)的過程中，我們必須清楚的界定出特定的需要，并且還要找到最低的價格和最具競爭力的供應(yīng)商。”在現(xiàn)實(shí)的項(xiàng)目采購操作中，要實(shí)現(xiàn)這兩個“最”字的目標(biāo)是十分不容易的。但是，我們卻能夠通過對項(xiàng)目采購管理中部分環(huán)節(jié)的控制，來有效的降低采購成本，從而使項(xiàng)目資金達(dá)到最優(yōu)的配置，用有限的資金獲取盡可能多的資源，這是我們在項(xiàng)目采購管理中所能夠?qū)崿F(xiàn)的成本目標(biāo)。以下，就將從成本控制的角度來逐一論述在項(xiàng)目采購管理中降低采購成本的一些措施。
1、制定采購預(yù)算與估計(jì)成本
制定預(yù)算的行為就是對組織內(nèi)部各種工作進(jìn)行稀缺資源的配置。預(yù)算不僅僅是計(jì)劃活動的一個方面，同時也不僅僅是組織政策的一種延伸，它還是一種控制機(jī)制，起著一種比較標(biāo)準(zhǔn)的作用。
制定采購預(yù)算是在具體實(shí)施項(xiàng)目采購行為之前對項(xiàng)目采購成本的一種估計(jì)和預(yù)測，是對整個項(xiàng)目資金的一種理性的規(guī)劃。它不單對項(xiàng)目采購資金進(jìn)行了合理的配置和分發(fā)，還同時建立了一個資金的使用標(biāo)準(zhǔn)，以便對采購實(shí)施行為中的資金使用進(jìn)行隨時的檢測與控制，確保項(xiàng)目資金的使用在一定的合理范圍內(nèi)浮動。有了采購預(yù)算的約束，能提高項(xiàng)目資金的使用效率，優(yōu)化項(xiàng)目采購管理中資源的調(diào)配，查找資金使用過程中的一些例外情況，有效的控制項(xiàng)目資金的流向和流量，從而達(dá)到控制項(xiàng)目采購成本的目的。
2、供應(yīng)商的選擇
供應(yīng)商是項(xiàng)目采購管理中的一個重要組成部分，項(xiàng)目采購時應(yīng)該本著“公平競爭”的原則，給所有符合條件的承包商提供均等的機(jī)會，一方面體現(xiàn)市場經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的規(guī)則，另一方面也能對采購成本有所控制，提高項(xiàng)目實(shí)施的質(zhì)量。因此，在供應(yīng)商的選擇方面就有如下兩方面的問題值得關(guān)注。
第一，選擇供應(yīng)商的數(shù)量。
供應(yīng)商數(shù)量的選擇問題，實(shí)際上也就是供應(yīng)商份額的分擔(dān)問題。從采購方來說，單一貨源增加了項(xiàng)目資源供應(yīng)的風(fēng)險，也不利于對供應(yīng)商進(jìn)行壓價，缺乏采購成本控制的力度。而從供應(yīng)商來說，批量供貨由于數(shù)量上的優(yōu)勢，可以給采購方以商業(yè)折扣，減少貨款的支付和采購附加費(fèi)用，有利于減少現(xiàn)金流出，降低采購成本。因而，在進(jìn)行供應(yīng)商數(shù)量的選擇時既要避免單一貨源，尋求多家供應(yīng)，同時又要保證所選供應(yīng)商承擔(dān)的供應(yīng)份額充足，以獲取供應(yīng)商的優(yōu)惠政策，降低物資的價格和采購成本。這樣既能保證采購物資供應(yīng)的質(zhì)量，又能有力的控制采購支出。一般來說，供應(yīng)商的數(shù)量以不超過3－4家為宜。
第二，選擇供應(yīng)商的方式。
選擇供應(yīng)商的方式主要包括公開競爭性招標(biāo)采購、有限競爭性招標(biāo)采購、詢價采購和直接簽訂合同采購，四種不同的采購方式按其特點(diǎn)來說分為招標(biāo)采購和非招標(biāo)采購。我們認(rèn)為，在項(xiàng)目采購中采取公開招標(biāo)的方式可以利用供應(yīng)商之間的競爭來壓低物資價格，幫助采購方以最低價格取得符合要求的工程或貨物；并且多種招標(biāo)方式的合理組合使用，也將有助于提高采購效率和質(zhì)量，從而有利于控制采購成本。
3、采購環(huán)境的利用
項(xiàng)目的外部環(huán)境對采購策略的制定、采購計(jì)劃的實(shí)施會產(chǎn)生重要的影響，外部環(huán)境包括宏觀環(huán)境和微觀環(huán)境。宏觀環(huán)境是指能對項(xiàng)目組織怎樣及如何采購產(chǎn)生影響的外部變化，包括市場季節(jié)性的變化、國家宏觀經(jīng)濟(jì)政策的變化、國家財政金融政策的調(diào)整、市場利率及匯率的波動、通貨膨脹的存在及戰(zhàn)爭罷工等各種因素。而微觀環(huán)境則是指項(xiàng)目組織的內(nèi)部環(huán)境，包括項(xiàng)目組織在采購中可能采取的組織政策、方式和程序，即實(shí)施采購的過程和程序。在符合微觀環(huán)境原則的前提下，一個好的項(xiàng)目采購策略應(yīng)當(dāng)充分利用外部市場環(huán)境為項(xiàng)目整體帶來利益。
充分利用采購環(huán)境的一個重要內(nèi)容就是熟悉市場情況、了解市場行情、掌握有關(guān)項(xiàng)目所需要的貨物及服務(wù)的多方面市場信息。比如，結(jié)合所采購貨物或服務(wù)的種類、性能參數(shù)、質(zhì)量、數(shù)量、價格的要求等，了解熟悉國內(nèi)、國際市場的價格及供求信息，所購物品的供求來源、外匯市場情況、國際貿(mào)易支付辦法、保險合同等有關(guān)國內(nèi)、國際貿(mào)易知識和商務(wù)方面的情報和信息。這就要求項(xiàng)目組織建立有關(guān)的市場信息機(jī)制，以達(dá)到有效利用采購環(huán)境的目的，良好的市場信息機(jī)制包括：
建立重要貨物供應(yīng)商信息的數(shù)據(jù)庫，以便在需要時候能隨時找到相應(yīng)的供應(yīng)商，以及這些供應(yīng)商的產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格性能及其他方面的可靠信息。
建立同一類貨物的價格目錄，以便采購者能進(jìn)行比較和選擇，充分利用競爭的辦法來獲得價格上的利益。
對市場情況進(jìn)行分析和研究，作出市場變化的預(yù)測，使采購者在制定采購計(jì)劃、決定如何發(fā)包及采取何種采購方式時，能有可靠而有效的依據(jù)作為參考。
只有建立了良好的市場信息機(jī)制，才能在項(xiàng)目采購中做到“知己知彼”，并對采購環(huán)境有充分的了解和把握，這使得采購者能處于供需雙方的有力地位，獲得價格上的優(yōu)勢，不僅取得高質(zhì)量的貨物或服務(wù)，也能取得成本上的利益。否則，如果缺乏了對相關(guān)信息的熟悉，會造成采購工作的延誤，采購預(yù)算的超支，失去成本控制的優(yōu)勢。因此，在項(xiàng)目采購管理中充分利用采購環(huán)境，建立良好的市場信息機(jī)制，同樣是有效降低采購成本的途徑之一。
4、供應(yīng)商的管理
基于長期的降低采購成本的理念出發(fā)，我們認(rèn)為，在項(xiàng)目的采購管理中應(yīng)該貫穿一個“供應(yīng)商管理”的思想，也即是把對供應(yīng)商的管理納入項(xiàng)目采購管理的一個部分。這樣既可通過長期的合作來獲得可靠的貨源供應(yīng)和質(zhì)量保證，又可在時間長短和購買批量上獲得采購價格的優(yōu)勢，對降低項(xiàng)目采購中的成本有很大的好處。有以下兩點(diǎn)值得注意：
第一，與供應(yīng)商建立直接的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。
對于采購方來說，一旦確定了可以長期合作的供應(yīng)商，應(yīng)該與供應(yīng)商之間建立直接的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。雙方本著“利益共享、風(fēng)險共擔(dān)”的原則，建立一種雙贏的合作關(guān)系，使采購方在長期的合作中獲得貨源上的保證和成本上的優(yōu)勢，也使供應(yīng)商擁有長期穩(wěn)定的大客戶，以保證其產(chǎn)出規(guī)模的穩(wěn)定性。這種戰(zhàn)略伙伴關(guān)系的確立，能給采購方帶來長期而有效的成本控制利益。
第二，供應(yīng)商行為的績效管理。
在與供應(yīng)商的合作過程中應(yīng)該對供應(yīng)商的行為進(jìn)行績效管理，以評價供應(yīng)商在合作過程中供貨行為的優(yōu)劣。比如：建立供應(yīng)商績效管理的信息系統(tǒng)，對供應(yīng)商進(jìn)行評級，建立量化的供應(yīng)商行為績效指標(biāo)等等，并利用績效管理的結(jié)果衡量與供應(yīng)商的后續(xù)合作：增大或減少供應(yīng)份額、延長或縮短合作時間等，對供應(yīng)商以激勵和獎懲。這樣能促使供應(yīng)商持續(xù)改善供貨行為，保證優(yōu)質(zhì)及時的供貨，從而有效的降低項(xiàng)目采購總成本。
5、全流程成本概念，控制總成本
在探討項(xiàng)目采購管理中降低成本的問題時，應(yīng)該確立采購全流程成本的概念，我們所應(yīng)該關(guān)注的是整個項(xiàng)目采購流程中的成本降低，是對總成本的控制，而不是單一的針對采購貨物或服務(wù)的價格。獲得了低價的采購物品固然是成本的降低，但獲得優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、及時快速的供貨、可靠的貨源保證等也無疑是獲得了成本上的利益。同時，降低采購成本不僅指降低采購項(xiàng)目本身的成本，還要考慮相關(guān)方面的利益，成本就像在U形管中的水銀，壓縮這邊的成本，那邊的成本就增加。單獨(dú)降低某項(xiàng)成本而不顧及其它方面的反應(yīng)，這種成本降低是不會體現(xiàn)在項(xiàng)目采購管理的利潤之中的。所以，需要建立這種全流程成本的概念，來達(dá)到對整個項(xiàng)目采購管理總成本的控制和降低。我們不應(yīng)該僅僅只看到最直接的成本降低，還應(yīng)該從項(xiàng)目采購的全過程來衡量成本上的收效，從項(xiàng)目采購的全過程來探求降低總成本的有效措施。只有這樣，我們才能在采購過程中發(fā)掘無處不在的降低成本的機(jī)會。
參考文獻(xiàn)
項(xiàng)目管理是在有限的資源條件下，為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)所采取的一系列管理活動。
『1現(xiàn)代項(xiàng)目管理的知識體系被劃分為9個知識領(lǐng)域，包括：項(xiàng)目綜合管理、項(xiàng)目范圍管理、項(xiàng)目時間管理、項(xiàng)目成本管理、項(xiàng)目質(zhì)量管理、項(xiàng)目人力資源管理、項(xiàng)目溝通管理、項(xiàng)目風(fēng)險管理以及項(xiàng)目采購管理。本文所關(guān)注的是其中的項(xiàng)目采購管理領(lǐng)域，并從項(xiàng)目資金的合理使用角度出發(fā)，探討在項(xiàng)目的采購管理中應(yīng)該如何降低成本、減少現(xiàn)金流出，并提高項(xiàng)目資金的使用效率。
項(xiàng)目的執(zhí)行除了需要必備的人力資源之外，還必須具備相應(yīng)的設(shè)備、設(shè)施、原材料、零件、服務(wù)和其它物質(zhì)資源，離開了這些物質(zhì)資源，再高明的項(xiàng)目經(jīng)理也不可能按要求完成項(xiàng)目的任務(wù)，在市場經(jīng)濟(jì)條件下，這些產(chǎn)品和服務(wù)是通過采購活動來實(shí)現(xiàn)的。從執(zhí)行組織以外通過采購取得項(xiàng)目所需要的產(chǎn)品或服務(wù)，就是所謂的項(xiàng)目的采購管理。而這些資源的獲取又是需要花費(fèi)一定的項(xiàng)目資金的，如何合理而有效的使用這些項(xiàng)目資金？如何使一筆有限的資金發(fā)揮其最大的效用？是在項(xiàng)目的采購管理中所應(yīng)該關(guān)注的問題之一。
梅瑞狄斯在《項(xiàng)目管理——管理新視角》中提到：“在采購設(shè)備、原材料和分包服務(wù)的過程中，我們必須清楚的界定出特定的需要，并且還要找到最低的價格和最具競爭力的供應(yīng)商?！痹诂F(xiàn)實(shí)的項(xiàng)目采購操作中，要實(shí)現(xiàn)這兩個“最”字的目標(biāo)是十分不容易的。但是，我們卻能夠通過對項(xiàng)目采購管理中部分環(huán)節(jié)的控制，來有效的降低采購成本，從而使項(xiàng)目資金達(dá)到最優(yōu)的配置，用有限的資金獲取盡可能多的資源，這是我們在項(xiàng)目采購管理中所能夠?qū)崿F(xiàn)的成本目標(biāo)。以下，就將從成本控制的角度來逐一論述在項(xiàng)目采購管理中降低采購成本的一些措施。
1、制定采購預(yù)算與估計(jì)成本
制定預(yù)算的行為就是對組織內(nèi)部各種工作進(jìn)行稀缺資源的配置。預(yù)算不僅僅是計(jì)劃活動的一個方面，同時也不僅僅是組織政策的一種延伸，它還是一種控制機(jī)制，起著一種比較標(biāo)準(zhǔn)的作用。
制定采購預(yù)算是在具體實(shí)施項(xiàng)目采購行為之前對項(xiàng)目采購成本的一種估計(jì)和預(yù)測，是對整個項(xiàng)目資金的一種理性的規(guī)劃。它不單對項(xiàng)目采購資金進(jìn)行了合理的配置和分發(fā)，還同時建立了一個資金的使用標(biāo)準(zhǔn)，以便對采購實(shí)施行為中的資金使用進(jìn)行隨時的檢測與控制，確保項(xiàng)目資金的使用在一定的合理范圍內(nèi)浮動。有了采購預(yù)算的約束，能提高項(xiàng)目資金的使用效率，優(yōu)化項(xiàng)目采購管理中資源的調(diào)配，查找資金使用過程中的一些例外情況，有效的控制項(xiàng)目資金的流向和流量，從而達(dá)到控制項(xiàng)目采購成本的目的。
2、供應(yīng)商的選擇
供應(yīng)商是項(xiàng)目采購管理中的一個重要組成部分，項(xiàng)目采購時應(yīng)該本著“公平競爭”的原則，給所有符合條件的承包商提供均等的機(jī)會，一方面體現(xiàn)市場經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的規(guī)則，另一方面也能對采購成本有所控制，提高項(xiàng)目實(shí)施的質(zhì)量。因此，在供應(yīng)商的選擇方面就有如下兩方面的問題值得關(guān)注。
第一，選擇供應(yīng)商的數(shù)量。
供應(yīng)商數(shù)量的選擇問題，實(shí)際上也就是供應(yīng)商份額的分擔(dān)問題。從采購方來說，單一貨源增加了項(xiàng)目資源供應(yīng)的風(fēng)險，也不利于對供應(yīng)商進(jìn)行壓價，缺乏采購成本控制的力度。而從供應(yīng)商來說，批量供貨由于數(shù)量上的優(yōu)勢，可以給采購方以商業(yè)折扣，減少貨款的支付和采購附加費(fèi)用，有利于減少現(xiàn)金流出，降低采購成本。因而，在進(jìn)行供應(yīng)商數(shù)量的選擇時既要避免單一貨源，尋求多家供應(yīng)，同時又要保證所選供應(yīng)商承擔(dān)的供應(yīng)份額充足，以獲取供應(yīng)商的優(yōu)惠政策，降低物資的價格和采購成本。這樣既能保證采購物資供應(yīng)的質(zhì)量，又能有力的控制采購支出。一般來說，供應(yīng)商的數(shù)量以不超過3－4家為宜。
第二，選擇供應(yīng)商的方式。
選擇供應(yīng)商的方式主要包括公開競爭性招標(biāo)采購、有限競爭性招標(biāo)采購、詢價采購和直接簽訂合同采購，四種不同的采購方式按其特點(diǎn)來說分為招標(biāo)采購和非招標(biāo)采購。我們認(rèn)為，在項(xiàng)目采購中采取公開招標(biāo)的方式可以利用供應(yīng)商之間的競爭來壓低物資價格，幫助采購方以最低價格取得符合要求的工程或貨物；并且多種招標(biāo)方式的合理組合使用，也將有助于提高采購效率和質(zhì)量，從而有利于控制采購成本。
3、采購環(huán)境的利用
項(xiàng)目的外部環(huán)境對采購策略的制定、采購計(jì)劃的實(shí)施會產(chǎn)生重要的影響，外部環(huán)境包括宏觀環(huán)境和微觀環(huán)境。宏觀環(huán)境是指能對項(xiàng)目組織怎樣及如何采購產(chǎn)生影響的外部變化，包括市場季節(jié)性的變化、國家宏觀經(jīng)濟(jì)政策的變化、國家財政金融政策的調(diào)整、市場利率及匯率的波動、通貨膨脹的存在及戰(zhàn)爭罷工等各種因素。而微觀環(huán)境則是指項(xiàng)目組織的內(nèi)部環(huán)境，包括項(xiàng)目組織在采購中可能采取的組織政策、方式和程序，即實(shí)施采購的過程和程序。在符合微觀環(huán)境原則的前提下，一個好的項(xiàng)目采購策略應(yīng)當(dāng)充分利用外部市場環(huán)境為項(xiàng)目整體帶來利益。
充分利用采購環(huán)境的一個重要內(nèi)容就是熟悉市場情況、了解市場行情、掌握有關(guān)項(xiàng)目所需要的貨物及服務(wù)的多方面市場信息。比如，結(jié)合所采購貨物或服務(wù)的種類、性能參數(shù)、質(zhì)量、數(shù)量、價格的要求等，了解熟悉國內(nèi)、國際市場的價格及供求信息，所購物品的供求來源、外匯市場情況、國際貿(mào)易支付辦法、保險合同等有關(guān)國內(nèi)、國際貿(mào)易知識和商務(wù)方面的情報和信息。這就要求項(xiàng)目組織建立有關(guān)的市場信息機(jī)制，以達(dá)到有效利用采購環(huán)境的目的，良好的市場信息機(jī)制包括：
建立重要貨物供應(yīng)商信息的數(shù)據(jù)庫，以便在需要時候能隨時找到相應(yīng)的供應(yīng)商，以及這些供應(yīng)商的產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格性能及其他方面的可靠信息。
建立同一類貨物的價格目錄，以便采購者能進(jìn)行比較和選擇，充分利用競爭的辦法來獲得價格上的利益。
對市場情況進(jìn)行分析和研究，作出市場變化的預(yù)測，使采購者在制定采購計(jì)劃、決定如何發(fā)包及采取何種采購方式時，能有可靠而有效的依據(jù)作為參考。
只有建立了良好的市場信息機(jī)制，才能在項(xiàng)目采購中做到“知己知彼”，并對采購環(huán)境有充分的了解和把握，這使得采購者能處于供需雙方的有力地位，獲得價格上的優(yōu)勢，不僅取得高質(zhì)量的貨物或服務(wù)，也能取得成本上的利益。否則，如果缺乏了對相關(guān)信息的熟悉，會造成采購工作的延誤，采購預(yù)算的超支，失去成本控制的優(yōu)勢。因此，在項(xiàng)目采購管理中充分利用采購環(huán)境，建立良好的市場信息機(jī)制，同樣是有效降低采購成本的途徑之一。
4、供應(yīng)商的管理
基于長期的降低采購成本的理念出發(fā)，我們認(rèn)為，在項(xiàng)目的采購管理中應(yīng)該貫穿一個“供應(yīng)商管理”的思想，也即是把對供應(yīng)商的管理納入項(xiàng)目采購管理的一個部分。這樣既可通過長期的合作來獲得可靠的貨源供應(yīng)和質(zhì)量保證，又可在時間長短和購買批量上獲得采購價格的優(yōu)勢，對降低項(xiàng)目采購中的成本有很大的好處。有以下兩點(diǎn)值得注意：
第一，與供應(yīng)商建立直接的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。
對于采購方來說，一旦確定了可以長期合作的供應(yīng)商，應(yīng)該與供應(yīng)商之間建立直接的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。雙方本著“利益共享、風(fēng)險共擔(dān)”的原則，建立一種雙贏的合作關(guān)系，使采購方在長期的合作中獲得貨源上的保證和成本上的優(yōu)勢，也使供應(yīng)商擁有長期穩(wěn)定的大客戶，以保證其產(chǎn)出規(guī)模的穩(wěn)定性。這種戰(zhàn)略伙伴關(guān)系的確立，能給采購方帶來長期而有效的成本控制利益。
第二，供應(yīng)商行為的績效管理。
中圖分類號：G255 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-1723（2013）02-0095-02
質(zhì)量管理中所說的質(zhì)量，是一個廣義的概念。按照國家標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，質(zhì)量是指產(chǎn)品或服務(wù)滿足規(guī)定或潛在要求（或需要）的特征的總和。這里所說的質(zhì)量不僅指產(chǎn)品的質(zhì)量，還包括過程質(zhì)量、服務(wù)質(zhì)量，對于過程質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量可以統(tǒng)稱為工作質(zhì)量。產(chǎn)品質(zhì)量與工作質(zhì)量是兩個不同的概念，但它們之間的關(guān)系是密切相關(guān)的，產(chǎn)品質(zhì)量是企業(yè)工作質(zhì)量的綜合反映，企業(yè)工作質(zhì)量是一定產(chǎn)品質(zhì)量的基礎(chǔ)和保證。對于采購工作來說，就是要以采購工作的高質(zhì)量確保采購產(chǎn)品的高質(zhì)量。
一、采購管理與采購質(zhì)量管理
采購管理（Procurement Management）是計(jì)劃下達(dá)、采購單生成、采購單執(zhí)行、到貨接收、檢驗(yàn)入庫、采購發(fā)票的收集到采購結(jié)算的采購活動的全過程，對采購過程中物流運(yùn)動的各個環(huán)節(jié)狀態(tài)進(jìn)行嚴(yán)密的跟蹤、監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)對企業(yè)采購活動執(zhí)行過程的科學(xué)管理。采購質(zhì)量管理即是采購管理工作的一部分，同時又始終貫穿于采購管理工作中的每一個環(huán)節(jié)，采購質(zhì)量管理的好與壞取決于采購管理工作是否到位。
二、加強(qiáng)采購質(zhì)量管理的幾項(xiàng)措施
（一）加強(qiáng)計(jì)劃管理
計(jì)劃管理是采購管理工作的基礎(chǔ)，采購訂單的下達(dá)是基于使用單位申報的采購計(jì)劃為基礎(chǔ)的，計(jì)劃提報的準(zhǔn)確性直接影響到采買的物資是不是符合實(shí)際需求。在實(shí)際工作中，使用單位的計(jì)劃員往往由于責(zé)任心不強(qiáng)、專業(yè)技術(shù)水平低等多種原因，提報的計(jì)劃中物資名稱、規(guī)格型號、計(jì)量單位、材質(zhì)、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)等物料信息隨意性強(qiáng)、描述不準(zhǔn)確，采購員接到計(jì)劃后往往由于計(jì)劃種類繁多，做不到逐一核對每一條需求計(jì)劃，同時為了保證下訂單的及時性，對計(jì)劃的審核也不是很嚴(yán)格，這樣就會造成采買物資與實(shí)際需求有出入。舉個例子：使用單位提報塑料托盤計(jì)劃，規(guī)格型號為1400×1200×150mm，數(shù)量150個。供貨單位按此規(guī)格型號供了150個單面托盤，兩向進(jìn)叉，送到使用單位后，反饋回來的信息是所送托盤不符合使用要求，它們需要的是雙面的、四向進(jìn)叉的。這種現(xiàn)象的發(fā)生就是由于提報計(jì)劃參數(shù)不全造成的，雖然最終問題經(jīng)過雙方溝通和協(xié)商最終解決了，不管是退換貨也好，還是重新訂貨也好，都造成了供貨周期的延長，進(jìn)而影響了生產(chǎn)需要。類似的問題如果在計(jì)劃提報環(huán)節(jié)就能發(fā)現(xiàn)其中的錯誤，也就不會出現(xiàn)后續(xù)供貨的錯誤了。
（二）加強(qiáng)供應(yīng)商管理
企業(yè)采購最怕的就是選錯供應(yīng)商。因此，采購管理的工作原則之一即是慎選合適恰當(dāng)?shù)墓?yīng)商。供應(yīng)商管理工作也是采購管理最關(guān)鍵的一部分，采購對于供應(yīng)商來說就是他們的訂單。隨著對前期大量訂單的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和匯總以及管理技能的提高，采購人員意識到供應(yīng)商管理的重要性；采購工作的好壞從根本上說取決于供應(yīng)商所提供的產(chǎn)品質(zhì)量、價格、性能等。不管是采用什么樣的采購方式，選擇供應(yīng)商將成為采購部門實(shí)施采購計(jì)劃的首要工作，良好的供應(yīng)商可以保證供應(yīng)物料的順暢、物料質(zhì)量的穩(wěn)定、交貨期和交貨數(shù)量等。要選擇好的供應(yīng)商，首先要做的工作就是供應(yīng)市場情報的搜集，供應(yīng)市場情報是采購人員的眼睛，也是供應(yīng)商管理的基礎(chǔ)，其內(nèi)容包括掌握供應(yīng)市場的情況并加以調(diào)查研究，分析整個產(chǎn)業(yè)鏈等。采購人員在掌握大量市場情報的情況下，可以不斷優(yōu)化供應(yīng)商的“庫存”。供應(yīng)市場瞬息萬變，國家間的政治協(xié)定，政府體制結(jié)構(gòu)與政治環(huán)境、稅收政策與稅率等均可能對國內(nèi)和國際貿(mào)易形成限制因素，甚至導(dǎo)致部分供應(yīng)商破產(chǎn)，被收購或退出市場，進(jìn)而對供應(yīng)市場的價格水平和供應(yīng)的持續(xù)性形成沖擊。采購員必須充分了解和分析原料供應(yīng)商行業(yè)特點(diǎn)，如供應(yīng)商的生產(chǎn)工藝、所用原料及行情、供應(yīng)商的競爭結(jié)構(gòu)等。通過對供應(yīng)商市場行情的調(diào)查和了解，尋找可靠的供應(yīng)商，將供應(yīng)商市場調(diào)查情況按其產(chǎn)品分類和經(jīng)營性質(zhì)加以分門別類整理，建立供應(yīng)商檔案。通過對供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、管理情況、服務(wù)質(zhì)量、財務(wù)狀況等項(xiàng)目進(jìn)行綜合評審打分，確定最終的合格供應(yīng)商名錄。有了合格供應(yīng)商名錄，采購員在選擇供應(yīng)商時就多了一份可靠的保證。需要注意的是，這個合格供應(yīng)商名錄不是長期有效和一勞永逸的，為了保證合格供應(yīng)商名錄的長期有效性和可靠性，我們還需要建立完整的供應(yīng)商考核機(jī)制，對供應(yīng)商定期考核，可以是一年或是根據(jù)生產(chǎn)企業(yè)的實(shí)際情況機(jī)動合理的確定考核時間，根據(jù)考核結(jié)果不斷完善合格名錄，區(qū)分優(yōu)劣，隨時將不合格的供應(yīng)商從合格名錄里剔除。
（三）加強(qiáng)采購過程的管理
這里所說的采購過程概念是比較狹義的，是基于采購前期計(jì)劃已申報和合格供應(yīng)商名錄已確定的前提下，具體采購的實(shí)施過程。包括采購方式的選擇和選定采購方式后具體實(shí)施過程中的管理工作。選擇什么樣的采購方式對產(chǎn)品的交貨期、交貨質(zhì)量有著十分重要的影響。一般采購方式有招標(biāo)采購、競爭性談判采購、單一來源采購和詢比價采購。招標(biāo)采購除了國家硬性規(guī)定的必須要招標(biāo)采購的物資外，一般關(guān)鍵設(shè)備和材料，甲方對產(chǎn)品的技術(shù)性能不能完全掌握的，金額價值較大的物資一般采用招標(biāo)方式采購。招標(biāo)采購時，將需方產(chǎn)品的詳細(xì)信息經(jīng)招標(biāo)公司通過網(wǎng)絡(luò)等公眾傳播渠道，可以有效的獲取廣泛的供應(yīng)商的信息，擴(kuò)大業(yè)主可選擇的范圍。無論是自主招標(biāo)還是委托招標(biāo)，業(yè)主在招標(biāo)之前都要制定詳細(xì)的招標(biāo)文件和評標(biāo)辦法，其內(nèi)容要根據(jù)具體要招標(biāo)的貨物相關(guān)要求來制定，區(qū)分設(shè)備和材料的側(cè)重點(diǎn)不同，招標(biāo)過程嚴(yán)格按照國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。競爭性談判采購主要是招標(biāo)采購時投標(biāo)廠家不足3家的、對需求產(chǎn)品技術(shù)要求較高而現(xiàn)有合格供應(yīng)商名錄里符合要求的廠家又少于3家等情況而采用的采購方式，采購程序上與招標(biāo)采購相似，其相比較招標(biāo)采購形式更加靈活、采購程序簡化易于操作，效率相對較高。既然程序與招標(biāo)采購相似，具體執(zhí)行過程中也必須按照招標(biāo)采購的相關(guān)規(guī)定和要求來執(zhí)行。詢比價采購是采購活動中常用的采購方式，即至少向3家供應(yīng)商發(fā)出詢價，通過價格必選，確定最低價的供貨商為中標(biāo)廠家。詢比價采購時，詢價文件也必須是向合格供應(yīng)商名錄里的供貨商發(fā)出，這樣可以保證報價的供應(yīng)商水平在同一起跑線上，同時從源頭上可以有效的控制產(chǎn)品的質(zhì)量。詢比價采購的弊端是，以低價確定最終供貨商，難免會出現(xiàn)供應(yīng)商為了中選，存在以低于成本的價格供貨，或是以次充好，低價低質(zhì)，如何保證采買到低價優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品成為詢比價采購最為棘手的問題。比價采購，并不是價格越低越好，在保證質(zhì)量的前提下，確定合理的價格，即適價采購。在實(shí)際工作中，采購員可根據(jù)具體的需求計(jì)劃，物資類別、價值大小及其他因素綜合考慮選用合適的采購方式。
（四）加強(qiáng)采購員業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)
采購員是采購工作的具體執(zhí)行者，采購員業(yè)務(wù)知識的欠缺，直接影響采購進(jìn)度、采購效率、采購質(zhì)量等。很多企業(yè)都不重視采購員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，他們認(rèn)為采購能力的培養(yǎng)主要是通過經(jīng)驗(yàn)積累起來的，這種理解是很狹隘的。現(xiàn)在的時代是個知識更新及其迅速的年代，采購員單憑經(jīng)驗(yàn)的積累遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足不了采購工作的需要。一名優(yōu)秀的采購員，必須具備多方面的素質(zhì)，包括較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力、溝通協(xié)調(diào)能力和市場分析能力，敏銳的洞察力、扎實(shí)的專業(yè)知識等等。
（五）建立健全物資采購管理制度
健全的物資采購管理制度是采購工作良好運(yùn)行的強(qiáng)有力的保障，俗話說“沒有規(guī)矩不成方圓”，采購工作本身所具有的特殊性決定了制定完整詳細(xì)的采購管理規(guī)章制度的必要性。從計(jì)劃的編制申報、供應(yīng)商的管理、采購過程的規(guī)范，到合同簽訂以及到貨驗(yàn)收入庫的方方面面，每一個環(huán)節(jié)都要制定詳細(xì)完整的管理制度，規(guī)范采購行為，提高采購質(zhì)量和效率。
綜上所述，采購質(zhì)量管理滲透到采購管理的各個環(huán)節(jié)，只有將采購管理工作做到位，做到實(shí)，采購質(zhì)量管理工作才不是喊喊口號而已。
