首頁(yè) > 優(yōu)秀范文 > 檔案管理的內(nèi)容
時(shí)間：2023-08-09 09:20:33
序論：速發(fā)表網(wǎng)結(jié)合其深厚的文秘經(jīng)驗(yàn)，特別為您篩選了11篇檔案管理的內(nèi)容范文。如果您需要更多原創(chuàng)資料，歡迎隨時(shí)與我們的客服老師聯(lián)系，希望您能從中汲取靈感和知識(shí)！
1.1檔案的收集工作分析
以前，檔案主要為紙質(zhì)檔案。檔案管理人員一般都只負(fù)責(zé)收集最終檔案，同時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行合理歸檔。而這一過程，往往缺乏對(duì)過程和內(nèi)容的了解。而在新的信息化時(shí)代，人們可以通過信息化技術(shù)將整個(gè)檔案的創(chuàng)建過程都記錄下來。同時(shí)，檔案資料收集不僅局限于紙質(zhì)檔案，還包括電子檔案。
1.2檔案的保存工作及過程分析
傳統(tǒng)意義上的檔案保存工作，往往需要投入大量的精力和物力，無論是檔案數(shù)量，還是檔案管理過程都極其復(fù)雜，整個(gè)檔案管理工作不僅消耗了大量資金，同時(shí)存儲(chǔ)與傳播利用過程也更加負(fù)責(zé)。而現(xiàn)階段，對(duì)檔案資料需求量逐漸增加，傳統(tǒng)意義上的檔案管理方式，已經(jīng)不能滿足經(jīng)營(yíng)發(fā)展需求，只有通過電子信息化建設(shè)，才能適應(yīng)新的發(fā)展形勢(shì)。檔案保存工作是一項(xiàng)極其復(fù)雜的管理過程，傳統(tǒng)意義上的檔案管理往往由于數(shù)量復(fù)雜，丟失現(xiàn)象嚴(yán)重。而通過信息化建設(shè)和管理，通過對(duì)電子檔案進(jìn)行合理歸納整理，檔案管理工作也就更加有效、穩(wěn)定。
1.3檔案管理工作的新變化分析
傳統(tǒng)檔案管理主要側(cè)重于具體的檔案實(shí)體管理。而新的檔案管理則對(duì)檔案管理的設(shè)備有了一定要求，電子設(shè)備都有一定使用周期和問題，一旦設(shè)備出現(xiàn)故障問題，都對(duì)檔案管理數(shù)據(jù)產(chǎn)生直接影響，嚴(yán)重情況下會(huì)導(dǎo)致整個(gè)檔案數(shù)據(jù)全部丟失。這就需要我們?cè)谶M(jìn)行檔案管理工作中，充分做好數(shù)據(jù)保護(hù)與備份、更新工作。傳統(tǒng)檔案管理大多是手工管理，因此不存在信息非法訪問和篡改風(fēng)險(xiǎn)。而電子信息時(shí)代，非法訪問和使用檔案資料也就成為常態(tài)問題，因此要做好檔案資料的訪問權(quán)限和訪問跟蹤工作。檔案管理系統(tǒng)一旦遭受病毒入侵，整個(gè)系統(tǒng)的完整性將會(huì)受到極大破壞，病毒將會(huì)對(duì)檔案管理工作造成不可估計(jì)的損失，因此要對(duì)檔案管理工作做好數(shù)據(jù)庫(kù)和服務(wù)器維護(hù)工作。
2.檔案管理工作模式的具體轉(zhuǎn)變分析
在以往檔案管理工作中，檔案一般都通過秘密等級(jí)進(jìn)行管理。只要對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行有效管理，就能確保檔案管理的安全。而信息化背景下的檔案管理工作，則需要主要對(duì)電子檔案的秘密性做好管理和安全預(yù)防。傳統(tǒng)檔案管理過程中，借閱時(shí)首先要辦理相關(guān)借閱手續(xù)，當(dāng)借閱人對(duì)檔案資料有一定需求時(shí)，還會(huì)將檔案帶走，造成檔案資料與檔案管理分離這一局面。而在電子化信息時(shí)代，通過電子檔案信息系統(tǒng)維護(hù)和管理，不僅能夠有效節(jié)省管理人員，同時(shí)優(yōu)化管理過程和管理體系。而電子檔案管理過程中，速度和效率都有較為明顯的改變，更高檔案利用率更強(qiáng)，而管理工作的效率也進(jìn)一步加強(qiáng)。
現(xiàn)階段，檔案管理工作，不僅需要對(duì)檔案管理內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)化，還需要有效提升檔案自身利用率。而對(duì)檔案的充分利用，則是新時(shí)期檔案管理的創(chuàng)新和突破。新時(shí)期，電子檔案在利用過程中，通過建立相應(yīng)的管理體系，只用通過簡(jiǎn)單的信息檢索，就能有效查詢整個(gè)檔案內(nèi)容，整個(gè)過程不僅所需時(shí)間短，而且不需要進(jìn)行人工分類，通過信息技術(shù)手段就能完成。
在信息技術(shù)時(shí)代，檔案管理工作的內(nèi)容由于時(shí)代變化和發(fā)展而發(fā)生了變化，這就要求我們對(duì)檔案管理模式不斷調(diào)整、改革、完善和創(chuàng)新、優(yōu)化結(jié)構(gòu)，通過采取一系列提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，讓檔案資料發(fā)揮應(yīng)有的作用，體現(xiàn)應(yīng)有價(jià)值。而檔案管理工作模式的具體轉(zhuǎn)變也是現(xiàn)階段檔案管理工作的客觀要求。
3.檔案管理工作內(nèi)容及模式轉(zhuǎn)變下的具體措施分析
3.1緊密結(jié)合發(fā)展機(jī)遇，推動(dòng)電子化、信息化管理模式
隨著電子化、信息化管理檔案工作不斷推動(dòng)，各單位在推動(dòng)發(fā)展檔案管理工作進(jìn)程中，要結(jié)合具體需求和信息化發(fā)展要求，改變傳統(tǒng)檔案管理方式，將檔案管理與電子化、信息化緊密結(jié)合，從檔案的生成到歸檔處理都有效使用電子化、信息化管理。
3.2變革管理理念，改變傳統(tǒng)檔案管理工作思路
隨著信息化程度的不斷提升， 檔案管理工作的要求不斷提升，內(nèi)容也逐漸復(fù)雜，而想要對(duì)這一系列檔案資料進(jìn)行高效管理，就需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理理念。由于檔案管理工作長(zhǎng)期以來，內(nèi)容復(fù)雜，且管理方法單調(diào)枯燥，因此，大多數(shù)檔案管理工作者都有一定抵觸情緒，整個(gè)檔案管理工作思維多傾向于被動(dòng)思維。這實(shí)質(zhì)上將不利于檔案管理工作的順利開展，想要科學(xué)化開展檔案管理工作就需要培養(yǎng)管理者創(chuàng)新的管理工作意識(shí)和管理理念，有效提升管理效率和管理水平。
3.3積極完善檔案管理機(jī)制，不斷改革創(chuàng)新，檔案管理與發(fā)展相適應(yīng)
檔案管理工作是企業(yè)管理中的重要結(jié)構(gòu)，檔案管理效率以及水平與企業(yè)發(fā)展息息相關(guān)，因此，加強(qiáng)檔案管理工作、改善傳統(tǒng)的檔案管理模式是企業(yè)當(dāng)前重要的決策和任務(wù)。在新時(shí)期下，科學(xué)技術(shù)的研發(fā)與廣泛應(yīng)用使我國(guó)的檔案管理工作內(nèi)容以及模式有了翻天動(dòng)地的變化，利用現(xiàn)代技術(shù)的功能，可以有效地彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理中的不足，對(duì)于具體的工作內(nèi)容以及管理模式的體現(xiàn)，本文將會(huì)進(jìn)行簡(jiǎn)單介紹。
一、工作內(nèi)容的轉(zhuǎn)變
（一）檔案的收集
收集檔案是檔案管理工作中重要的工作環(huán)節(jié)，對(duì)檔案管理質(zhì)量影響也非常大。傳統(tǒng)的檔案管理，主要是以文字記錄方式為主，在記錄好活動(dòng)、議案、個(gè)人信息等相關(guān)內(nèi)容后，在進(jìn)行保存。大多數(shù)情況下管理員會(huì)在相關(guān)記錄人員對(duì)其記錄后再進(jìn)行保管工作。由于檔案信息是一個(gè)需要長(zhǎng)期保存的文件，在日復(fù)一日、年復(fù)一年的累積下數(shù)量越來越多。若是想從中翻找某些文件，則需要足夠的時(shí)間，對(duì)大量的文檔庫(kù)一一翻查，可以說翻查難度非常大。同時(shí)這種保存方式對(duì)文檔的安全性并沒有基本保障，一些檔案紙張的質(zhì)量會(huì)隨著時(shí)間的增長(zhǎng)質(zhì)量下降，從發(fā)黃到變脆，最后就會(huì)出現(xiàn)破碎情況，這樣就會(huì)使文件內(nèi)容有模糊不清，甚至殘缺的現(xiàn)象。而在記錄過程中也會(huì)因?yàn)槌浫藛T手寫速度的緣故，導(dǎo)致信息內(nèi)容不詳細(xì)，不能達(dá)到全程記錄效果。若是將重要部分內(nèi)容遺漏會(huì)導(dǎo)致嚴(yán)重的后果發(fā)生。
隨著社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、科技不斷發(fā)展，我國(guó)目前的檔案管理方式已經(jīng)由原來的手動(dòng)記錄方式轉(zhuǎn)變成電子檔案記錄方式，不僅提高的記錄速度，能夠?qū)⒆h案全過程清楚、真實(shí)的記錄下來，同時(shí)還能夠利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等各種先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，將議案信息進(jìn)行整理與歸檔，并保存在計(jì)算機(jī)中。電子檔案具有良好的便攜性以及保存期不受時(shí)間限制等特點(diǎn)，這使檔案內(nèi)容的翻查方便性大大提高，也能夠有效的提高檔案存儲(chǔ)安全性、完整性。檔案收集工作就有了明顯的方便性轉(zhuǎn)變，同時(shí)也提高了檔案管理質(zhì)量。
（二）檔案的保存
有效的檔案保存方式是保證檔案安全的關(guān)鍵，目前，我國(guó)對(duì)檔案保存采用的是電子檔案保存方式。利用電子檔案可以有效的節(jié)約傳統(tǒng)檔案保存所需要的大面積庫(kù)房使用空間，而電子檔案只需要幾臺(tái)計(jì)算機(jī)容身的空間即可。傳統(tǒng)的檔案保存中會(huì)考慮到檔案容易受到鼠、蟲類對(duì)其嗑、咬、破壞等問題，而在使用電子檔案時(shí)就可以不需要考慮該類問題。同時(shí)，在使用電子檔案過程中，對(duì)查找所需信息資料的方便性大大提高，可以大量減少紙質(zhì)操作的時(shí)間與人力，節(jié)省檔案紙張費(fèi)用、減少勞動(dòng)力。
（三）工作新內(nèi)容
由于電子檔案主要是通過相關(guān)工作人員對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行操控，而計(jì)算機(jī)中所涉及的系統(tǒng)眾多，因此，為了防止檔案信息丟失，需要對(duì)其保存在安全可靠的位置中，并加強(qiáng)備份。電子檔案管理中，管理要求非常嚴(yán)謹(jǐn)，不僅需要一定的規(guī)范性管理制度，可同時(shí)還對(duì)管理者提出更高要求，管理者的綜合素質(zhì)以及專業(yè)技術(shù)一定要過硬。電子檔案所保存的數(shù)據(jù)需要具備真實(shí)、準(zhǔn)確等特點(diǎn)，并做好整理、分析、歸檔、保存等工作。同時(shí)每次進(jìn)行檔案管理時(shí)，都要做好備份準(zhǔn)備，以防止計(jì)算機(jī)各種問題發(fā)生而導(dǎo)致檔案信息丟失。特別是對(duì)重要的信息更要加強(qiáng)重視，做好防火墻保護(hù)措施，提高檔案的安全性。同時(shí)對(duì)所制定的管理制度一定要嚴(yán)格遵守與執(zhí)行，確保按章辦事，按規(guī)操作。
二、檔案管理模式的轉(zhuǎn)變
電子檔案的管理內(nèi)容和管理手段發(fā)生了變化，那么整個(gè)管理工作模式也會(huì)發(fā)生轉(zhuǎn)變，主要包括管理觀念的改變和管理制度創(chuàng)新與優(yōu)化。
（一）優(yōu)化傳統(tǒng)管理思想
檔案管理中，首先要對(duì)信息資源進(jìn)行全方位掌握，保證檔案資料的真實(shí)性與全面性，并能夠?qū)⑦@些有價(jià)值的信息資源合理歸納于保留。在保存的同時(shí)，要做好信息分類處理等工作，為日后查閱資料提供方面。尤其是對(duì)具有機(jī)密性的文件檔案更要做好安全保管工作，避免信息泄露、丟失等情況發(fā)生。要完全改變傳統(tǒng)的管理觀念，實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理，保證信息安全，而信息化管理作為當(dāng)前主要應(yīng)用的管理模式，第一可以轉(zhuǎn)變管理思想，第二能夠提高工作效率，第三能夠提升服務(wù)效能。
（二）檔案資源管理制度升華
檔案信息作為企業(yè)發(fā)展過程中提供正確決策與創(chuàng)新生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)形式的重要依據(jù)，檔案的安全關(guān)系著整個(gè)企業(yè)發(fā)展，因此加強(qiáng)檔案安全管理意義重大。傳統(tǒng)的信息存檔方式基本以紙質(zhì)為主，并且保存在固定庫(kù)房中，這使一些不法分子很容易對(duì)其盜取、毀滅，由此可見，利用傳統(tǒng)的檔案管理方式，已經(jīng)不能保證檔案的安全。而檔案管理信息化，是通過電子技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)的合成而形成一種具有高保密能力、高監(jiān)控能力的儲(chǔ)存方式，并且利用可備份功能與重要信息多份備份，預(yù)防信息丟失，滿足檔案儲(chǔ)存安全要求。
三、提高管理人員的素質(zhì)
作為檔案管理人員，一定要熟悉業(yè)務(wù)，并努力提高自身的業(yè)務(wù)水平，通過對(duì)相關(guān)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，掌握計(jì)算機(jī)和多媒體技術(shù)。在進(jìn)行相關(guān)電子檔案管理的時(shí)候，通過不斷的更新自身的知識(shí)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理水平的提升。對(duì)于相關(guān)的部門，也要注意多方面人才的引進(jìn)，逐漸對(duì)檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行人才充實(shí)，最終實(shí)現(xiàn)整體管理人員素質(zhì)的全面提升，改變以往的管理人員僅僅只能進(jìn)行管理的狀況。
四、結(jié)語(yǔ)
經(jīng)濟(jì)技術(shù)的不斷發(fā)展促使檔案管理工作的不斷改革和轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)不能適合現(xiàn)在的電子檔案管理，只有通過不斷的改革創(chuàng)新，通過對(duì)檔案管理工作內(nèi)容和模式的不斷轉(zhuǎn)變，才能逐漸實(shí)現(xiàn)對(duì)新時(shí)代電子檔案管理的全面掌控。當(dāng)然作為檔案管理人員，也需要不斷的提高自身的多方面素質(zhì)，根據(jù)時(shí)代的發(fā)展需求，不斷的學(xué)習(xí)相關(guān)的先進(jìn)知識(shí)，最終實(shí)現(xiàn)自身管理能力和素質(zhì)的全面提升。對(duì)于電子檔案的保存，要做到保存的嚴(yán)密性，并確保檔案保存的長(zhǎng)期性。
參考文獻(xiàn)：
一、檔案內(nèi)容數(shù)字化管理的基本概述
（一）檔案內(nèi)容數(shù)字化
檔案是企業(yè)單位開展業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要工具和憑證性信息記錄，以及一些技術(shù)性圖紙或文件，同時(shí)也包括合同文書，聲像信息等，是企業(yè)的核心信息資源與重要資產(chǎn)。而檔案內(nèi)容數(shù)字化則是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、OCR技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)（錄音、錄像、照片）、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案內(nèi)容存儲(chǔ)形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。
（二）檔案數(shù)字管理的內(nèi)容
對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化管理分為兩個(gè)過程，一是進(jìn)行檔案內(nèi)容數(shù)字化采取，把固化在紙質(zhì)載體中的檔案信息開發(fā)匯集成三次文獻(xiàn)信息，并以數(shù)字化方式輸入計(jì)算機(jī)上網(wǎng)，利用數(shù)字照相、掃描等技術(shù)將檔案原件進(jìn)行數(shù)字化處理，或直接在辦公自動(dòng)化過程中形成規(guī)范的電子文件信息。二是檔案內(nèi)容數(shù)字化查閱，采用瀏覽器或服務(wù)器為查詢載體，實(shí)現(xiàn)本地及遠(yuǎn)程查檔、閱檔功能，可按日期、時(shí)間或長(zhǎng)期有效等多種方式，完成閱檔授權(quán)，在檔案內(nèi)容查閱過程進(jìn)行詳細(xì)的日志記錄，同時(shí)也有信息加密傳輸?shù)榷喾N方式。
二、檔案內(nèi)容數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)
（一）縮減檔案內(nèi)容管理的成本
在過去的傳統(tǒng)檔案內(nèi)容管理模式中，一直使用粗放型模式使得檔案管理需要大量的人力及辦公資源，致使管理成本大幅較高，不利于企業(yè)科學(xué)管理的方針實(shí)施。而數(shù)字化檔案內(nèi)容管理則使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，摒棄了過去需要把檔案資料分類存放和建立大量的檢索工具的模式。
（二）優(yōu)化檔案內(nèi)容管理的工作效率
檔案內(nèi)容管理的工作在過去的傳統(tǒng)模式中，需要大量的人力物力，相對(duì)繁瑣，且極具細(xì)致，不能有半點(diǎn)差錯(cuò)。而數(shù)字化管理則極大的減輕了人力的使用，首先在檔案內(nèi)容的收集過程中，傳統(tǒng)的檔案管理模式使得管理人員在進(jìn)行檔案信息收集時(shí)，受各種因素的影響，并不能快速、有效、全面的將檔案信息收集起來，這對(duì)檔案管理、利用造成很大的影響。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理后，檔案管理人員能在足不出戶的情況下，快速、高效、全面的完成檔案信息收集，這極大的提高了檔案信息收集效率。
其次，由于檔案內(nèi)容數(shù)字化管理對(duì)工作時(shí)間和地點(diǎn)的要求降低，檔案文件能通過解碼、編碼的手段變成數(shù)字檔案，存儲(chǔ)在一個(gè)小小的硬盤里面，所有的電子檔案信息都能夠進(jìn)行復(fù)制、或者整理，可以在不同的地方與時(shí)間里對(duì)想了解的內(nèi)容進(jìn)行查閱，管理人員通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行檔案立卷、編目、原文掛接，并且能打印出全引目錄、卷內(nèi)目錄、原文內(nèi)容，整個(gè)過程十分簡(jiǎn)單，極大的提高管理人員的工作效率。而檔案內(nèi)容的查閱過程也變得非常便捷，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行對(duì)資料關(guān)鍵詞的檢索、模糊搜索，查閱相關(guān)目錄，直接調(diào)閱原文，原文直接打印。極大的優(yōu)化了檔案內(nèi)容管理的工作效率。
（三）加大了檔案內(nèi)容的信息開發(fā)
一、內(nèi)容管理技術(shù)及其在整合信息資源方面的優(yōu)勢(shì)
（一）內(nèi)容管理技術(shù)的涵義
內(nèi)容管理技術(shù)即應(yīng)把不屬于同一類的內(nèi)容用數(shù)字模式妥善儲(chǔ)存起來，并且借助充分的信息、高效的查閱手段對(duì)所儲(chǔ)存的數(shù)字內(nèi)容實(shí)施調(diào)閱與檢查，以數(shù)據(jù)挖掘之技術(shù)達(dá)到對(duì)數(shù)字內(nèi)容之智能分析處置，最后使得此部分?jǐn)?shù)字內(nèi)容可以獲得最充分的運(yùn)用。內(nèi)容管理系統(tǒng)主要包括內(nèi)容收集、管理、工作流、等四個(gè)子系統(tǒng)，綜合具體內(nèi)容如下。
1.內(nèi)容收集系統(tǒng)
此系統(tǒng)主要包含對(duì)信息的內(nèi)容實(shí)施收集、編匯以及整理進(jìn)而把其轉(zhuǎn)化后分發(fā)的全過程，同時(shí)在此階段中能夠加進(jìn)元數(shù)據(jù)進(jìn)而對(duì)內(nèi)容組件實(shí)施定義。
2.管理系統(tǒng)
管理系統(tǒng)主要是針對(duì)組件、信息內(nèi)容及模板采取保存管理，在保存過程中能夠?qū)?nèi)容之版本、工作流程及設(shè)定權(quán)限方面實(shí)施更新處置。
3.工作流系統(tǒng)
此系統(tǒng)主要針對(duì)信息資源內(nèi)容實(shí)施采集、存入和，通常來講，學(xué)籍檔案管理歸屬資源性網(wǎng)站，由于其結(jié)構(gòu)比較復(fù)雜，并且內(nèi)容繁多屬于文檔資源類之資源等。
4.系統(tǒng)
系統(tǒng)主要是把信息資源內(nèi)容自動(dòng)并且快速的依據(jù)所建的模板至瀏覽器。
（二）內(nèi)容管理技術(shù)在整合信息資源方面的優(yōu)點(diǎn)
內(nèi)容管理技術(shù)在資源整合上有著很大的優(yōu)勢(shì)。主要包括如下幾個(gè)方面。
（1）內(nèi)容管理技術(shù)把管理的標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施統(tǒng)一，把數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)之內(nèi)容采取格式處置以及達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化管理，如此不但統(tǒng)一了網(wǎng)頁(yè)之風(fēng)格，同時(shí)增添了數(shù)據(jù)庫(kù)之拓展能力。
（2）此技術(shù)同以往的數(shù)據(jù)庫(kù)相較，負(fù)載能力愈加增強(qiáng)，并且借助XMI把訪問接口實(shí)施統(tǒng)一，同時(shí)借助內(nèi)容管理技術(shù)能夠描述并非規(guī)則的數(shù)據(jù)，所以，能夠借助半結(jié)構(gòu)化之文檔數(shù)據(jù)把其送至客戶端，如此大幅度節(jié)省了效率。
（3）網(wǎng)頁(yè)呈現(xiàn)同內(nèi)核技術(shù)、同平時(shí)、同系統(tǒng)維護(hù)相分離，進(jìn)而不但讓操作更容易，并且內(nèi)容管理技術(shù)給信息管理創(chuàng)造了開發(fā)平臺(tái)，大大縮小了開發(fā)的難度與維護(hù)成本。
二、目前我國(guó)技工院校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀
為順應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，加大服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)的力度，近幾年來技工院校出現(xiàn)了辦學(xué)模式與生源多元化的轉(zhuǎn)變，學(xué)生學(xué)籍檔案的種類與內(nèi)容也凸顯出繁雜的局面。在此形勢(shì)下，技工院校學(xué)籍檔案的管理存在著對(duì)學(xué)籍檔案管理不夠重視和管理的手段比較滯后等一些不可忽視的問題。相對(duì)來講，目前有許多學(xué)校的學(xué)籍檔案管理方法仍舊比較落后，很難滿足目前形勢(shì)發(fā)展之需求。技工院校現(xiàn)行的學(xué)籍管理機(jī)制缺乏完善和規(guī)范?，F(xiàn)階段技工院校的綜合管理工作較為繁雜，其內(nèi)部檔案管理譬如人事檔案管理、財(cái)務(wù)檔案管理、校志檔案管理、教育教學(xué)（包括教學(xué)計(jì)劃?rùn)n案管理、課程檔案管理、教材檔案管理、試卷檔案管理、學(xué)生成績(jī)檔案管理、學(xué)籍檔案管理、德育檔案管理等）諸多檔案管理也變得多元化。與此同時(shí)，從一小部分技工院校大多數(shù)基層管理者、教師到技工院校領(lǐng)導(dǎo)均對(duì)教學(xué)檔案管理工作認(rèn)知不夠。將學(xué)生學(xué)籍檔案工作同教學(xué)核心內(nèi)容相對(duì)比，注重教學(xué)與其他管理工作，可對(duì)教學(xué)檔案管理工作卻投入不夠，以為技工院校學(xué)籍檔案管理相關(guān)不到院校整體工作的痛癢，“無須掛齒”地不加關(guān)注抑或關(guān)注不夠。除此之外，學(xué)校不僅缺少學(xué)籍檔案管理專業(yè)人才，而且檔案管理設(shè)備比較落后。一方面來講，技工院校檔案管理之思想、內(nèi)容與手段、人才資源培訓(xùn)與利用之模式仍舊陳舊，制約著學(xué)籍檔案之健康管理；一方面來講，伴隨時(shí)間的推移及學(xué)生學(xué)籍檔案的進(jìn)一步增加，原來存儲(chǔ)的學(xué)籍檔案之存儲(chǔ)條件業(yè)已適宜不了學(xué)籍檔案數(shù)量日漸增大之需要。具體主要體現(xiàn)在如下幾個(gè)方面。
（1）學(xué)籍管理文件制度不完善；
（2）管理措施缺乏有效性，管理方法相對(duì)滯后；
（3）學(xué)籍原始檔案缺乏完整性，整理得不夠規(guī)范；
（4）檢索手段相對(duì)滯后，提供資料缺乏準(zhǔn)確性；
（5）檔案材料內(nèi)容簡(jiǎn)單，未能真實(shí)體現(xiàn)學(xué)生的綜合素質(zhì)；
（6）檔案利用率低，轉(zhuǎn)遞比較混亂。
三、內(nèi)容管理技術(shù)在技工院校學(xué)籍檔案管理中的運(yùn)用
內(nèi)容管理技術(shù)的內(nèi)容模式是各種各樣的，能夠分成備忘錄、信函、白皮書、檔案以及調(diào)查報(bào)告等的諸多模式，并且不盡相同格式的內(nèi)容有著不盡相同的反映模式，就結(jié)構(gòu)化的信息來講，內(nèi)容于本質(zhì)方面屬于非結(jié)構(gòu)化的信息，所以，雖然模式各種各樣，可基本模型課能夠描述為：內(nèi)容等于元數(shù)據(jù)加數(shù)據(jù)。具體主要包括如下三個(gè)方面的工作。
（一）對(duì)技工院校學(xué)籍檔案的內(nèi)容建模
內(nèi)容管理技術(shù)對(duì)技工院校學(xué)籍檔案之內(nèi)容建模包含對(duì)數(shù)據(jù)管理之要求和元數(shù)據(jù)之結(jié)構(gòu)化，對(duì)內(nèi)容主要是設(shè)定針對(duì)管理對(duì)象之元數(shù)據(jù)信息，此外還包含內(nèi)容同對(duì)象二者之間的相互關(guān)系，譬如學(xué)歷證書電子注冊(cè)制度的建立規(guī)范了對(duì)其的管理，此管理制度的建立屬于一項(xiàng)關(guān)鍵性變革，是對(duì)技工院校學(xué)籍學(xué)歷規(guī)范科學(xué)管理指出的愈加高的要求，電子注冊(cè)制度促進(jìn)了技工院校學(xué)籍管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。從技術(shù)方面來看，完整的電于注冊(cè)檔案系統(tǒng)至少要包含如下幾項(xiàng)模塊。
1.新生注冊(cè)管理模塊
此管理的流程是先把招生機(jī)構(gòu)呈報(bào)的招生數(shù)據(jù)同實(shí)際報(bào)到學(xué)生數(shù)據(jù)有機(jī)融合處置后生成新的數(shù)據(jù)庫(kù)，學(xué)生被編輯學(xué)號(hào)之后即在校生數(shù)據(jù)錄入教務(wù)管理系統(tǒng)，各個(gè)系統(tǒng)能夠依據(jù)系統(tǒng)中數(shù)據(jù)同學(xué)生實(shí)施核實(shí)明確后，由院校學(xué)生處輸入教務(wù)處成績(jī)錄入學(xué)歷證書管理模塊，依據(jù)軟件要求實(shí)施數(shù)據(jù)維護(hù)，最后上報(bào)勞動(dòng)局完結(jié)學(xué)籍注冊(cè)工作。[4]此種工作形式達(dá)到了信息操作之科學(xué)性，并且工作流程嚴(yán)謹(jǐn)，數(shù)據(jù)可靠安全。
2.學(xué)歷證書管理模塊
把在校時(shí)期適宜畢業(yè)條件的學(xué)生，生成預(yù)畢業(yè)的學(xué)生名單呈報(bào)主管部門審查，經(jīng)核查后再將預(yù)計(jì)畢業(yè)的學(xué)生名單發(fā)至各校，實(shí)施畢業(yè)證書處置。最終自動(dòng)生成證書利用狀況登記表上批，再由上級(jí)下達(dá)業(yè)已注冊(cè)發(fā)證的學(xué)生名單。經(jīng)過注冊(cè)的畢業(yè)生借助互聯(lián)網(wǎng)，直接匯總至各級(jí)教育行政管理機(jī)構(gòu)。此外，應(yīng)獨(dú)立建立一個(gè)換、補(bǔ)證書之學(xué)生管理庫(kù)。
3.學(xué)籍管理模塊
若有學(xué)生要求個(gè)人信息修改，譬如：變更姓名、出生日期等，由系部審查報(bào)學(xué)生處批復(fù)，再由學(xué)生處進(jìn)行系統(tǒng)數(shù)據(jù)更換同時(shí)以學(xué)籍異動(dòng)的模式告知相關(guān)機(jī)構(gòu)。依據(jù)電子注冊(cè)軟件學(xué)籍異動(dòng)管理規(guī)律規(guī)范技工院校學(xué)籍異動(dòng)管理程序以及系統(tǒng)維護(hù)。對(duì)學(xué)籍異動(dòng)處置也實(shí)施這種手段，應(yīng)當(dāng)做到及時(shí)處置，隨時(shí)發(fā)生隨時(shí)記錄、維護(hù)。
4.綜合檔案信息管理模塊
綜合檔案信息相關(guān)學(xué)生很多方面的信息。借助同其他功能協(xié)調(diào)配合，組成了完整的學(xué)生綜合電子檔案。此部分檔案均是學(xué)生在校時(shí)期不斷補(bǔ)充、完善構(gòu)成的具體檔案材料。
（二）Content Manager v8.3系統(tǒng)的應(yīng)用
技工院校之學(xué)籍檔案管理中含有對(duì)電子考卷的儲(chǔ)存保管，此系統(tǒng)能夠依據(jù)之前提升的原理實(shí)施開發(fā)，可是，為了能夠更加提升使用效率，可借助目前的內(nèi)容管理技術(shù)應(yīng)用，現(xiàn)就目前運(yùn)用比較普及的Content Manager v8.3簡(jiǎn)述如下：
1.利用Content Manager v8.3技術(shù)對(duì)成績(jī)實(shí)施元數(shù)據(jù)建模
結(jié)合Content Manager v8.3設(shè)計(jì)，能夠借助此技術(shù)可視化之建模工具，如此不僅能夠?qū)Τ煽?jī)實(shí)施元數(shù)據(jù)建模，同時(shí)針對(duì)內(nèi)容建模，包括設(shè)定訪問與版本的控制以及日志管理等。
2.利用接口對(duì)學(xué)籍檔案實(shí)施導(dǎo)入
對(duì)學(xué)籍檔案實(shí)施導(dǎo)入能夠借助接口來達(dá)到，如此能夠以內(nèi)容技術(shù)管理的界面達(dá)到手工接入，進(jìn)而能夠把批量的數(shù)據(jù)實(shí)施導(dǎo)入。
（三）內(nèi)容技術(shù)管理同技工院校學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的整合
學(xué)籍檔案管理能夠把在線的學(xué)籍信息給予有機(jī)整合，譬如，能夠在目前運(yùn)用的系統(tǒng)里獨(dú)立增添學(xué)籍檔案建立模塊，此能夠借助關(guān)系型管理系統(tǒng)把學(xué)籍檔案信息建立為元數(shù)據(jù)及電子檔案，然后此時(shí)能夠借助內(nèi)容管理系統(tǒng)之編程接口把信息保存至資源服務(wù)器中，如此能夠提升學(xué)籍檔案之自動(dòng)化處置，進(jìn)而達(dá)到節(jié)約成本的目的。
近年來，黨和國(guó)家高度重視學(xué)生資助工作，把學(xué)生資助工作作為“促進(jìn)教育公平，辦人民滿意教育”的一項(xiàng)民心工程來抓。近年來國(guó)務(wù)院和省政府相繼出臺(tái)了多項(xiàng)家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生資助政策，為落實(shí)這項(xiàng)“民心工程”，加強(qiáng)困難學(xué)生的資助管理，我市于2007年8月成立學(xué)生資助管理中心，從此我就開始了學(xué)生資助中心工作，負(fù)責(zé)市直及各縣區(qū)，學(xué)前、義務(wù)教育，高中、中職資助工作，及大學(xué)生生源地信用助學(xué)貸款、高校義務(wù)兵服兵役學(xué)費(fèi)返還，高校畢業(yè)生學(xué)費(fèi)和國(guó)家助學(xué)貸款補(bǔ)償?shù)裙ぷ?。幾年來全市累?jì)資助學(xué)前兒童8.6萬(wàn)人次，發(fā)放助學(xué)金 1.02億元；資助中職學(xué)生15.6萬(wàn)人次，發(fā)放助學(xué)金2.3億元，資助普通高中學(xué)生12.2萬(wàn)人次，發(fā)放助學(xué)金2.28億元，累計(jì)辦理生源地信用助學(xué)貸款 22萬(wàn)多人次，成功發(fā)放助學(xué)貸款13.62|元。產(chǎn)生大量學(xué)生資助申請(qǐng)表、匯總表，全國(guó)、省及市級(jí)資助政策文件，資料檔案。各縣區(qū)大量生源地助學(xué)貸款檔案 ，我們將檔案目錄一條條錄入電腦，各門類檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率達(dá)96%以上，菏澤市學(xué)生資助管理中心多次被授予全省資助工作先進(jìn)單位，我先后兩次被省教育廳、省財(cái)政廳授予全省學(xué)生資助工作先進(jìn)個(gè)人。
1 困難學(xué)生資助檔案的主要內(nèi)容
1.1 困難學(xué)生的個(gè)人情況
在建立健全學(xué)生資助管理中心的檔案體系時(shí)，需要對(duì)學(xué)生的基本情況進(jìn)行深入了解，其中包括學(xué)生的身體狀況，家庭情況，家庭收入以及經(jīng)濟(jì)來源渠道等等。學(xué)生們首先應(yīng)該提交準(zhǔn)確的證明材料，校方經(jīng)過核實(shí)之后，最終確立資助檔案。
1.2 申請(qǐng)審批材料
審批材料的內(nèi)容包含的非常廣，除了家庭經(jīng)濟(jì)狀況之外，還包括相應(yīng)的公示情況，學(xué)校以及教育部門的審批認(rèn)定書等等。可見，審批材料具有預(yù)定的權(quán)威性。
1.3 困難學(xué)生資助情況
學(xué)生資助檔案管理中心的工作人員需要在第一時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)生的自主材料以及上交的其他書面形式的材料進(jìn)行收集和整理，同時(shí)保證材料的完整性，還應(yīng)該對(duì)其準(zhǔn)確性進(jìn)行核實(shí)。只有這樣才能夠及時(shí)地了解學(xué)生的資助情況。這種做法也是為了對(duì)資助體系進(jìn)行完善，同時(shí)還能夠有效的減少資助工作中的遺漏問題。
1.4 困難學(xué)生個(gè)人的成長(zhǎng)經(jīng)歷
在學(xué)生資助管理中心的檔案管理工作中，最重要的工作依據(jù)就是被資助學(xué)生每個(gè)學(xué)期的總體成績(jī)，在社會(huì)實(shí)踐中所獲得的參賽證書以及社會(huì)實(shí)踐情況。
2 困難學(xué)生資助檔案的特點(diǎn)
學(xué)生資助檔案是在學(xué)生資助工作中產(chǎn)生的，學(xué)生資助實(shí)踐活動(dòng)的規(guī)律決定了學(xué)生資助檔案的特點(diǎn)，具體表現(xiàn)為：第一，學(xué)生資助檔案內(nèi)部有機(jī)關(guān)聯(lián)性強(qiáng)。由于學(xué)生資助檔案涉及每個(gè)資助人的切身利益，關(guān)系到國(guó)家和社會(huì)出資人資助經(jīng)費(fèi)公平、公正的發(fā)放，所以，資助工作本身就有一整套嚴(yán)格的申請(qǐng)、審批和發(fā)放程序，形成的檔案環(huán)環(huán)相扣，關(guān)聯(lián)度非常強(qiáng)。第二，學(xué)生資助檔案來源廣泛，具有分散性強(qiáng)的特點(diǎn)。學(xué)生資助工作由各個(gè)大中小學(xué)來實(shí)施，而在每個(gè)學(xué)校，資助工作往往涉及辦公室、財(cái)務(wù)部門、學(xué)生管理部門、資助管理部門等多個(gè)部門，所以，檔案的來源廣泛而分散。第三，學(xué)生資助檔案信息化程度高。從2007年起，國(guó)家教育部就投入了大量經(jīng)費(fèi)，建立了“全國(guó)學(xué)生資助管理中心網(wǎng)”、“全國(guó)中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生信息管理系統(tǒng)”、“全國(guó)高校學(xué)生資助工作信息管理平臺(tái)”等多個(gè)信息管理系統(tǒng)，各省、市、縣也紛紛建立了網(wǎng)站，為學(xué)生資助工作的專業(yè)化、信息化鋪平了道路。信息系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，產(chǎn)生了大量電子文件，這給學(xué)生資助檔案的歸檔與管理帶來了新的挑戰(zhàn)。
3 困難學(xué)生資助檔案建立與完善策略
3.1 明確學(xué)生資助檔案材料，保證其真實(shí)性和應(yīng)用價(jià)值
在具體的實(shí)踐中，對(duì)于困難學(xué)生進(jìn)行適當(dāng)?shù)难a(bǔ)助是必要的，不僅可以讓學(xué)生們感受到教育的公平和平等，還能夠?yàn)閷W(xué)生自身減少負(fù)擔(dān)，使其能夠積極投身到學(xué)習(xí)和實(shí)踐中去。但是，資助檔案管理中心工作人員的工作內(nèi)容就是對(duì)學(xué)生所提交的信息進(jìn)行核實(shí)，在保證材料的真實(shí)性以及時(shí)效性的基礎(chǔ)上，對(duì)其采取補(bǔ)助措施。如果材料存在著一定的失真現(xiàn)象，檔案管理的工作力度就會(huì)受到嚴(yán)重的損害，而且也會(huì)威脅到其他學(xué)生的自身利益。所以說，檔案管理工作人員需要對(duì)這些檔案信息進(jìn)行整理和更新，時(shí)刻掌握學(xué)生的動(dòng)態(tài)信息，提升檔案管理工作和服務(wù)的高效性。進(jìn)而提升檔案資料的整體作用。
3.2 及時(shí)整理和分析困難學(xué)生資助檔案信息
為了對(duì)學(xué)生資助管理中心的檔案信息進(jìn)行完善，同時(shí)將工作進(jìn)一步貫徹和落實(shí)，需要將這些貧困學(xué)生的檔案進(jìn)行分析和整理。由于學(xué)生的家庭情況不同，所以，資助的力度也存在著明顯的差異，所以，在具體的工作中，應(yīng)該在建立健全完善的資助檔案管理體系的前提下，將學(xué)生的基本信息進(jìn)行分類管理，其中包括孤兒家庭、單親家庭以及患重病家庭等等。同時(shí)，還應(yīng)該根據(jù)家庭收入的實(shí)際情況來采取科學(xué)合理的資助行為?？梢?，學(xué)生資助管理中心檔案信息的利用和服務(wù)體系的建立為具體的工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，逐漸實(shí)現(xiàn)了資助工作高效性和多樣化的工作目標(biāo)。
3.3 遵循信息化原則，實(shí)現(xiàn)文本檔案與電子檔案同步
電子檔案作為一種新的載體便于使用和管理，并且最大的特點(diǎn)是能夠考慮到學(xué)生檔案信息變動(dòng)處理的特殊性對(duì)學(xué)生信息的更改變動(dòng)處理靈活方便對(duì)學(xué)生各種情況調(diào)用簡(jiǎn)單快捷，所以經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案管理應(yīng)利用現(xiàn)代信息技術(shù)建立網(wǎng)絡(luò)登記、實(shí)時(shí)更改、信息等功能集于一體的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)文本檔案與電子檔案的同步發(fā)展。
3.4 遵循保障性原則，提高管理人員素質(zhì)
目前由于家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生資助覆蓋面的不斷加大，從事資助工作的人員一般都身兼多職，而對(duì)家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案的收集和管理往往有所忽視并且缺乏系統(tǒng)的檔案理論培訓(xùn)和業(yè)務(wù)能力訓(xùn)練。這就使很多檔案材料無法得到及時(shí)更新，只是束之高閣不再二次利用和研究。學(xué)生資助檔案工作者要加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，努力提高自身的業(yè)務(wù)水平將家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案做到系統(tǒng)、規(guī)范。使家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案為開展好學(xué)生資助工作提供捷徑管理者根據(jù)學(xué)生的家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案，可以對(duì)學(xué)生的家庭經(jīng)濟(jì)困難情況有一個(gè)全方面、相對(duì)真實(shí)的了解和認(rèn)識(shí)，針對(duì)性地管理好、用好各級(jí)各類學(xué)生資助資金使，把有限資助資金真正用在最需要獲助的學(xué)生身上。這不僅對(duì)學(xué)生、資助中心的管理和發(fā)展具有重要作用。
3.5 加強(qiáng)制度建設(shè)，落實(shí)法律責(zé)任
首先，加強(qiáng)制度建設(shè)。每個(gè)學(xué)校都要建立嚴(yán)格的學(xué)生資助檔案的集中統(tǒng)一管理制度，明確管理部門、歸檔時(shí)間、部門職責(zé)并落實(shí)到人，將學(xué)生資助檔案的歸檔管理納入考核范疇，加強(qiáng)監(jiān)督。
(二)村級(jí)集體林權(quán)制度改革中依法形成的改革成果資料。主要包括：林權(quán)制度改革方案、村民會(huì)議或村民代表會(huì)議決議、上一級(jí)人民政府對(duì)該村改革方案的批復(fù)、各類承包合同等權(quán)源證明材料，改革中有關(guān)特殊事項(xiàng)的處理，以及村級(jí)林權(quán)制度改革檢查驗(yàn)收資料等；
(三)林權(quán)初始登記過程中依法形成的宗地權(quán)源資料和技術(shù)數(shù)據(jù)。林權(quán)權(quán)利人申請(qǐng)林權(quán)登記申請(qǐng)表；個(gè)人身份證明、法人或其他組織的資格證明、法定代表人或者負(fù)責(zé)人的身份證明、法定人或者委托人的身份證明和載明委托事項(xiàng)及委托權(quán)限的委托書：申請(qǐng)林權(quán)登記的權(quán)屬證明文件；按規(guī)定要求應(yīng)當(dāng)提交的有關(guān)文件：
(四)受理林權(quán)登記申請(qǐng)清冊(cè)、林權(quán)證發(fā)證登記冊(cè)、林權(quán)登記臺(tái)賬、自留山清冊(cè)：
(五1林權(quán)登記公示材料、異議材料和登記機(jī)關(guān)的調(diào)查材料和審查意見：
(六)初始登記涉及的其他有關(guān)圖表、數(shù)據(jù)資料等文件。
如宗地區(qū)劃圖、外業(yè)調(diào)查表、以村(場(chǎng))為單位的初始登記林權(quán)分布圖和林權(quán)權(quán)屬基本圖等；
(七)林權(quán)變更、抵押、注銷登記過程中形成的宗地權(quán)屬變化資料和技術(shù)數(shù)據(jù)。林權(quán)權(quán)利人申請(qǐng)林權(quán)變更、抵押、注銷登記申請(qǐng)表；全國(guó)統(tǒng)一式樣林權(quán)證；發(fā)生林權(quán)變更、抵押、滅失的有關(guān)權(quán)源證明材料：按規(guī)定要求依法應(yīng)當(dāng)提交的有關(guān)證明文件資料和技術(shù)數(shù)據(jù)資料：年度林權(quán)變化有關(guān)宗地?cái)?shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)表、冊(cè)等：
(八)林權(quán)爭(zhēng)議和尚未登記發(fā)證的有關(guān)資料。
電子類林權(quán)檔案應(yīng)當(dāng)包括下列內(nèi)容：
(一)以縣(市、區(qū))為總體，按鄉(xiāng)(鎮(zhèn))以村(場(chǎng))為單位的村級(jí)林權(quán)初始登記表、冊(cè)、圖數(shù)據(jù)庫(kù)：
(二)以宗地為單元的林權(quán)初始登記及林權(quán)權(quán)利人所持有的林權(quán)證及宗地界至圖數(shù)據(jù)：
(三)林權(quán)變更、抵押、注銷登記數(shù)據(jù)記錄；
(四)林權(quán)初始登記檔案電子數(shù)據(jù)光盤：
(五)年度各類林權(quán)變化登記檔案電子數(shù)據(jù)光盤。
建立林權(quán)檔案應(yīng)當(dāng)符合便于管理和使用的原則：
基于醫(yī)院檔案管理的重要性，做好檔案管理不但有助于提高醫(yī)院管理質(zhì)量，同時(shí)還能為醫(yī)院管理提供良好的支持。結(jié)合醫(yī)院檔案管理實(shí)際，要想提高醫(yī)院檔案管理的整體效果，就要從明確管理內(nèi)容并制定具體的管理目標(biāo)、進(jìn)一步完善檔案管理制度以及積極采用現(xiàn)代化的管理手段等方面入手，確保醫(yī)院檔案管理能夠得到全面有效的開展，最終滿足醫(yī)院檔案管理工作需要，提高醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)管理質(zhì)量。因此，制定具體的檔案管理措施，是提高醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵。
一、醫(yī)院檔案管理應(yīng)明確管理內(nèi)容并制定具體的管理目標(biāo)
在醫(yī)院檔案管理中，要想提高檔案管理效果，就要對(duì)檔案管理的內(nèi)容有足夠的了解，并根據(jù)檔案管理內(nèi)容制定具體的管理目標(biāo)。具體應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：
（一）醫(yī)院檔案管理應(yīng)明確檔案的類別。在醫(yī)院檔案管理中，檔案資料主要可以分為基建檔案、人事檔案、病例檔案和醫(yī)療技術(shù)檔案等多種內(nèi)容，針對(duì)不同的檔案資料，其管理側(cè)重點(diǎn)是不同的，要想提高檔案管理的實(shí)際效果，就要明確檔案的類別。
（二）醫(yī)院檔案管理應(yīng)提高全面性?？紤]到醫(yī)院檔案管理內(nèi)容較多，在具體的管理過程中，只有提高檔案管理的全面性，才能使醫(yī)院的檔案管理工作取得積極效果，滿足醫(yī)院檔案管理的實(shí)際需要。
（三）醫(yī)院檔案管理應(yīng)提高針對(duì)性?；卺t(yī)院檔案類型多的特點(diǎn)，在檔案管理中，應(yīng)根據(jù)不同的檔案內(nèi)容采取不同的檔案管理措施，保證醫(yī)院的多種檔案資料都能得到有效管理，提高檔案管理的整體效果。
二、醫(yī)院應(yīng)進(jìn)一步完善檔案管理制度
在醫(yī)院檔案管理中，為了保證檔案管理工作得到有效開展，通常會(huì)制定檔案管理制度作為檔案管理工作的依據(jù)。但是隨著檔案信息的變化，以及醫(yī)院檔案管理工作重心的變化，對(duì)檔案管理制度進(jìn)行進(jìn)一步完善是十分必要的，具體應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：
（一）醫(yī)院檔案管理制度應(yīng)增加管理內(nèi)容。隨著醫(yī)院檔案管理內(nèi)容的變化，醫(yī)院檔案制度也需要進(jìn)行必要的調(diào)整，其中主要應(yīng)增加相應(yīng)的管理內(nèi)容，使醫(yī)院檔案管理能夠更加完善，進(jìn)而滿足醫(yī)院檔案管理的實(shí)際需求。
（二）醫(yī)院檔案管理制度應(yīng)提高可行性。在對(duì)醫(yī)院檔案管理制度進(jìn)行完善的過程中，應(yīng)注重提高醫(yī)院檔案管理制度的可行性，使醫(yī)院檔案管理能夠在具體執(zhí)行中具有良好的指導(dǎo)性。
（三）醫(yī)院檔案管理制度應(yīng)提高科學(xué)性和合理性。醫(yī)院檔案管理制度作為檔案管理工作的重要依據(jù)，只有保證其科學(xué)性和合理性才能更好地為醫(yī)院檔案管理工作服務(wù)。因此，提高檔案管理制度的科學(xué)性和合理性是十分重要的。
三、醫(yī)院檔案管理應(yīng)積極采用現(xiàn)代化的管理手段
隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展以及現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，醫(yī)院檔案管理只有積極采用現(xiàn)代化的管理手段，才能提高檔案管理的實(shí)際效果。為此，應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：
（一）醫(yī)院檔案管理應(yīng)增加信息化手段。基于醫(yī)院檔案管理的實(shí)際需要，以及信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，在醫(yī)院檔案管理中增加信息化管理手段，不但可以強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理效果，還能提高醫(yī)院檔案管理效率。
（二）醫(yī)院檔案管理應(yīng)配備必要的網(wǎng)絡(luò)化設(shè)施。為了方便醫(yī)院檔案信息的查詢和調(diào)閱，在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)配備必要的網(wǎng)絡(luò)化設(shè)施，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)查詢和調(diào)用，提高醫(yī)院檔案管理的整體效果，減少管理成本。
（三）醫(yī)院檔案管理應(yīng)構(gòu)建高效的電子管理系統(tǒng)。構(gòu)建高效的電子管理系統(tǒng)，是提高醫(yī)院檔案管理效果的關(guān)鍵。其中電子管理系統(tǒng)應(yīng)成為醫(yī)院檔案管理的重要著力點(diǎn)，應(yīng)通過增加電子設(shè)施和集成網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為突破口，提高醫(yī)院檔案管理的整體效果。
四、結(jié)論
通過本文的分析可知，做好檔案管理不但有助于提高醫(yī)院管理質(zhì)量，同時(shí)還能為醫(yī)院管理提供良好的支持。結(jié)合醫(yī)院檔案管理實(shí)際，要想提高醫(yī)院檔案管理的整體效果，就要從明確管理內(nèi)容并制定具體的管理目標(biāo)、進(jìn)一步完善檔案管理制度以及積極采用現(xiàn)代化的管理手段等方面入手，確保醫(yī)院檔案管理能夠得到全面有效的開展，最終滿足醫(yī)院檔案管理工作需要，提高醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)管理質(zhì)量。
【參考文獻(xiàn)】
[1]崔美蘭.做好醫(yī)院檔案管理工作，促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2014（01）.
[2]曾雪蘭.基層醫(yī)院檔案管理工作存在的問題及對(duì)策[J].現(xiàn)代醫(yī)院，2014（05）.
[3]于金玲.淺談醫(yī)院檔案管理中的數(shù)字化應(yīng)用[J].赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版），2014（05）.
一、前言
信息資源在信息時(shí)代的地位越來越重要，檔案管理工作關(guān)系著信息資源的存儲(chǔ)、傳輸、運(yùn)用，重視檔案管理工作，提高信息資源的利用效率，是實(shí)現(xiàn)信息資源共享的有效途徑。對(duì)檔案管理的創(chuàng)新和對(duì)檔案服務(wù)模式的研究，尤其加強(qiáng)檔案管理的信息化和數(shù)字化，對(duì)提高檔案管理工作有著積極的現(xiàn)實(shí)意義。
二、檔案管理與服務(wù)模式現(xiàn)狀
第一，檔案管理工作守舊，缺乏創(chuàng)新。檔案是重要的信息資源的歸類和整理，傳統(tǒng)的檔案管理僅僅重視對(duì)信息資源的分類整理過程，忽視對(duì)檔案管理過程的高效性和時(shí)效性，且檔案的有效利用和后續(xù)維護(hù)等重視程度較低。第二，檔案管理制度不完善，缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理人員的工作沒有科學(xué)的制度約束，檔案的整理和收集沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案管理的效率較低，時(shí)間成本較高。第三，檔案的信息化、集成化程度低，現(xiàn)代技術(shù)應(yīng)用并未普及。檔案的管理仍沿襲傳統(tǒng)的人工管理的方式，增加用人成本，智能化信息資源管理效率并不高。第四，檔案管理忽視以檔案內(nèi)容為服務(wù)宗旨。存在著隨意管理的現(xiàn)象，檔案管理的信息內(nèi)容存在盲目性、重復(fù)性，服務(wù)模式與現(xiàn)代檔案管理進(jìn)程相脫節(jié)。檔案管理和服務(wù)模式存在諸多的問題，創(chuàng)新管理思路和改善服務(wù)模式是現(xiàn)代化檔案管理的要求，是信息資源社會(huì)的必然要求。
三、檔案管理創(chuàng)新思路
（一）檔案學(xué)理論研究。檔案學(xué)是檔案管理的遵循依據(jù)，對(duì)檔案學(xué)的理論研究，突破傳統(tǒng)的理論框架，尋求現(xiàn)代社會(huì)的檔案學(xué)理論基礎(chǔ)，為檔案管理提供最為全面、科學(xué)的理論支撐。一方面，國(guó)家應(yīng)對(duì)檔案學(xué)做好統(tǒng)籌的理論研究，理論研究重點(diǎn)向以解決檔案實(shí)際管理工作的問題傾斜，并研究檔案管理中全局和細(xì)節(jié)的關(guān)系，突出微小信息資源對(duì)整合資源的作用。另一方面，社會(huì)轉(zhuǎn)型期也要求檔案管理升級(jí)轉(zhuǎn)型，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，建立一套與現(xiàn)代社會(huì)相適應(yīng)的檔案管理理論，指導(dǎo)檔案管理工作。同時(shí)，檔案管理理論研究重點(diǎn)由人工管理向智能管理轉(zhuǎn)變，突出知識(shí)對(duì)檔案管理的重要性。（二）轉(zhuǎn)變檔案管理思想。想要檔案管理創(chuàng)新，就需要轉(zhuǎn)變檔案管理思想，從意識(shí)層面重視對(duì)檔案管理的創(chuàng)新工作，提高對(duì)檔案管理的重視程度。第一，打破傳統(tǒng)陳舊的檔案管理舊觀念。第二，明確檔案管理是個(gè)智能的信息資源管理過程，是個(gè)動(dòng)態(tài)的信息資源管理，從歸檔開始，涉及的檔案人員等環(huán)節(jié)都需要智能化。第三，檔案管理工作是一個(gè)企業(yè)、一個(gè)部門的重要工作，領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)將檔案管理工作上升為機(jī)構(gòu)運(yùn)轉(zhuǎn)的重要戰(zhàn)略工作，突出檔案管理中的信息資源的利用和共享作用，同時(shí)鼓勵(lì)檔案管理工作人員創(chuàng)新管理思路，把檔案管理工作融入企業(yè)部門的運(yùn)營(yíng)背景中。（三）創(chuàng)新檔案管理體制。檔案管理制度是檔案管理的約束和指導(dǎo)。創(chuàng)新檔案管理體制，可以從以下幾個(gè)方面著手：其一，明確規(guī)定檔案管理的目標(biāo)和原則，但管理制度的內(nèi)容要簡(jiǎn)潔明了，可操作性強(qiáng)，改變過去冗長(zhǎng)、復(fù)雜的制度內(nèi)容。其二，管理制度突出高效性，管理重點(diǎn)放在重要檔案信息資源的整合上，對(duì)管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)有明確的制度約定，檔案管理人員的職責(zé)明確，避免出現(xiàn)一人多崗的現(xiàn)象。其三，檔案管理要人性化，建立完善的檔案管理人員的獎(jiǎng)懲考核制度，提高檔案管理人員的積極性，培養(yǎng)人員的檔案管理的責(zé)任意識(shí)。（四）規(guī)范檔案管理工作。檔案管理實(shí)際工作中，需要遵循一套標(biāo)準(zhǔn)的、規(guī)范的工作流程。規(guī)范檔案的管理工作需要規(guī)范管理工作各個(gè)環(huán)節(jié)，確保檔案管理工作的階段性和系統(tǒng)性相吻合。首先，檔案資料的編寫需要充分優(yōu)化，前期的整合和收集工作需要在機(jī)構(gòu)運(yùn)行基礎(chǔ)上，對(duì)涉及到的重要信息進(jìn)行分類整理，檔案信息之間的鏈接也要突出層次性。同時(shí)，制定工作細(xì)則，檔案提檔和查閱需要規(guī)范登記流程，借閱需要按照要求的證件和證明才能執(zhí)行，保證檔案的安全性。其次，檔案的立案和歸檔工作設(shè)置統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，不僅僅是為了檔案立案的美觀性，也是為了后期查看翻閱的方便，快速。（五）建立電子文檔中心。信息時(shí)代講究信息的數(shù)字存儲(chǔ)、自動(dòng)獲取功能，數(shù)字化和自動(dòng)化是檔案管理的必然發(fā)展趨勢(shì)，為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化，只有通過運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)，利用計(jì)算技術(shù)推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程。首先，信息的載體、傳輸、存儲(chǔ)可以應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)并在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)，減少人工抄寫、歸檔的工作量。例如，可以建立電子文檔中心，在平臺(tái)內(nèi)設(shè)置用戶權(quán)限，擁有權(quán)限才能登錄平臺(tái)使用檔案信息資源，在該平臺(tái)上，可以實(shí)現(xiàn)信息資源有效傳輸和資源共享，既能發(fā)揮信息集成的中心效應(yīng)又能達(dá)到信息公開的目的，在一定程度上簡(jiǎn)化了檔案信息獲取的流程。其次，加大對(duì)檔案管理的機(jī)械設(shè)備投入，不僅僅是軟件系統(tǒng)的引入，硬件設(shè)備也要與軟件相配套。（六）創(chuàng)新檔案管理模式。首先，建立起數(shù)字化檔案管理模式。就現(xiàn)階段看來，身份認(rèn)證技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)字加密技術(shù)以及掃描技術(shù)是比較具有代表性的數(shù)字化技術(shù)。在檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)則能夠?qū)⑽恼滦畔①Y料轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案信息，從而能夠及時(shí)補(bǔ)充、更新以及整合信息資料，從而達(dá)到提高檔案管理效率與質(zhì)量的目的。其次，建立起自動(dòng)化檔案管理模式。自動(dòng)化檔案管理模式的建設(shè)是創(chuàng)新檔案管理的重要內(nèi)容之一，當(dāng)前電子標(biāo)簽、數(shù)碼掃描識(shí)別以及OCR識(shí)別是較為典型的自動(dòng)化技術(shù)。建立起自動(dòng)化檔案管理則能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的自動(dòng)采集、篩選、檢索以及提取關(guān)鍵詞等，并且還能自動(dòng)處理以及批量處理檔案信息資料。再者，建立起體系化檔案管理模式。體系化主要包括了檔案管理內(nèi)部流程一體化、部門銜接一體化以及檔案文檔一體化等。主要是利用數(shù)據(jù)融合技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)以及數(shù)據(jù)集成技術(shù)來提高檔案信息數(shù)據(jù)的兼容性與通用性。此外，應(yīng)當(dāng)建立起互動(dòng)化的檔案管理模式。在以往的檔案管理中，往往每個(gè)檔案信息只對(duì)應(yīng)一份信息，互動(dòng)較為缺乏，而通過建立起互動(dòng)化的檔案管理模式則能夠有效優(yōu)化檔案管理的系統(tǒng)工作并且有利于服務(wù)質(zhì)量的提高。（七）提高檔案管理人員素質(zhì)。檔案管理人員是檔案管理的執(zhí)行者，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)關(guān)系著檔案管理的有效性，提高檔案管理人員的素質(zhì)迫在眉睫。首先，鼓勵(lì)檔案管理人員解放思想、大膽創(chuàng)新，勇于打破傳統(tǒng)的管理模式，轉(zhuǎn)變思想觀念，培養(yǎng)他們的管理意識(shí)。同時(shí)，擴(kuò)寬檔案管理人員層次性。過去的檔案管理人力資源配置并不合理，聘用的是較為年長(zhǎng)、知識(shí)結(jié)構(gòu)較窄的作為管理員。因此需要突出管理員的專業(yè)化，隨著高校的檔案學(xué)構(gòu)建，學(xué)科的專業(yè)性逐漸凸顯，檔案管理人才應(yīng)逐漸走進(jìn)檔案管理崗位中。
四、服務(wù)模式研究
（一）用戶需求為導(dǎo)向。檔案管理的服務(wù)內(nèi)容是多層次的、跨領(lǐng)域的。檔案管理的服務(wù)不僅僅是檔案簡(jiǎn)單的歸類、整理、立案，服務(wù)內(nèi)容應(yīng)以用戶的需求為導(dǎo)向，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的社會(huì)效應(yīng)。過去的檔案服務(wù)屬于被動(dòng)式工作，檔案資源存在的有無決定了用戶享有的信息資源的可能性，若無該檔案信息，用戶則無法享受到該信息資源。因此，應(yīng)改變服務(wù)內(nèi)容，變被動(dòng)為主動(dòng)，才是檔案的服務(wù)功能，了解掌握檔案受眾的人群結(jié)構(gòu)，有針對(duì)性根據(jù)用戶的需求調(diào)整服務(wù)內(nèi)容，補(bǔ)充和彌補(bǔ)檔案資源。并對(duì)用戶的需求進(jìn)行整理和歸納，把用戶的需求分為差異性和共同性，用需求導(dǎo)向來促使服務(wù)的模式創(chuàng)新。（二）創(chuàng)新服務(wù)方式。信息資源的公開和信息資源的共享是檔案服務(wù)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，通過創(chuàng)新服務(wù)方式，達(dá)到信息資源的循環(huán)使用的時(shí)效性。首先，改變重視檔案管理，輕視檔案利用的觀念。對(duì)檔案的附屬價(jià)值應(yīng)提高認(rèn)識(shí)，建立引導(dǎo)式的檔案服務(wù)理念。其次，檔案信息資源應(yīng)及時(shí)公開，并實(shí)現(xiàn)有效的動(dòng)態(tài)跟蹤，尤其是圖書檔案資源在庫(kù)信息的更新，提高檔案資源的利用率。再次，增加檔案館藏之間的相互聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)資源的相互補(bǔ)充，同時(shí)服務(wù)兼具人性化和科學(xué)性，利用電子導(dǎo)航和系統(tǒng)超鏈接的方式實(shí)現(xiàn)對(duì)信息資源的共享。（三）科學(xué)技術(shù)為依托。服務(wù)手段的創(chuàng)新主要以科學(xué)技術(shù)為依托。首先，強(qiáng)化對(duì)檔案信息管理的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，擴(kuò)充檔案信息管理的載體，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的流動(dòng)性和公開化。其次，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)服務(wù)模式，借閱、登記等流程實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和電子化，檔案的服務(wù)利用更快捷方便。另外，運(yùn)用科學(xué)技術(shù)，對(duì)檔案資源的客觀實(shí)際情況優(yōu)化整合，通過開發(fā)新的功能板塊，增加服務(wù)項(xiàng)目業(yè)務(wù)，讓檔案服務(wù)向著有特色、多層次、多元化的方向發(fā)展，滿足檔案用戶的多方需求。（四）優(yōu)化檔案管理流程與業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。首先，重構(gòu)企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)流程。其次，對(duì)于檔案管理的服務(wù)內(nèi)容以及功能范圍應(yīng)當(dāng)進(jìn)行積極拓展，從而不斷提高檔案管理的服務(wù)水平與質(zhì)量。再者，應(yīng)當(dāng)積極整合檔案管理的各種信息資源以及軟硬件建設(shè)，不斷加快構(gòu)建檔案管理信息化平臺(tái)的步伐。此外，應(yīng)當(dāng)加大引進(jìn)具有活力以及先進(jìn)性的新生力量并加強(qiáng)檔案管理信息化安全保障措施來重組檔案管理組織架構(gòu)。再者，還可以根據(jù)用戶需求制定個(gè)性化與專業(yè)化的服務(wù)項(xiàng)目。在對(duì)用戶需求進(jìn)行正確掌握與了解的基礎(chǔ)上，對(duì)各類用戶需求的特性與共同點(diǎn)進(jìn)行分析與研究，從而有針對(duì)性、有目的性地歸納整理檔案信息資源，讓檔案管理更具有現(xiàn)代化與專業(yè)化性質(zhì)。（五）深化層次編研。檔案資料的編研是檔案管理的重要內(nèi)容之一，因此非常有必要對(duì)編研工作進(jìn)行深入研究與創(chuàng)新。首先，應(yīng)當(dāng)全面優(yōu)化檔案的原始信息，并對(duì)該類信息數(shù)據(jù)進(jìn)行全面、系統(tǒng)的處理，尤其是要做好分類與匯總有價(jià)值信息的工作。其次，因?yàn)闄n案資料種類多樣、內(nèi)容復(fù)雜而且數(shù)量龐大，所以在進(jìn)行編研時(shí)可以采用優(yōu)先級(jí)的方式來編研檔案資料。再者，在編研檔案資料時(shí)，應(yīng)當(dāng)聘請(qǐng)具有豐富經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人員來完成，以確保編研的科學(xué)性與合理性。此外，還需定期將國(guó)家出臺(tái)相關(guān)指導(dǎo)性文件編研與匯總到檔案資料庫(kù)中。
五、結(jié)束語(yǔ)
總而言之，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)日漸激烈的今天，時(shí)展需要?jiǎng)?chuàng)新，而以往的檔案管理以及服務(wù)模式已難以滿足當(dāng)前檔案市場(chǎng)發(fā)展的要求，所以，在確保檔案管理工作質(zhì)量的基礎(chǔ)上應(yīng)當(dāng)積極探索以及創(chuàng)新檔案管理工作，盡可能做到檔案體制創(chuàng)新、方法創(chuàng)新、服務(wù)模式的創(chuàng)新，并且不斷加大對(duì)新型檔案管理服務(wù)模式的開發(fā)力度，不斷推動(dòng)檔案管理工作適應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)的時(shí)代要求。
【參考文獻(xiàn)】
[1]楊虹.對(duì)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路的探討[J].科技資訊,2010(34):125-125.
[2]鞏穎勤.企業(yè)檔案管理創(chuàng)新工作的思考[J].河南理工大學(xué)學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版),2008,9(3):342-345.
[3]陶亞坤.關(guān)于民營(yíng)企業(yè)檔案管理體制創(chuàng)新的思考[J].蘭臺(tái)世界,2006(11S):12-12.
[4]張薇娣,張薇婭.新形勢(shì)下科技檔案管理模式創(chuàng)新研究[J].太原城市職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào),2009(9):151-153.
近年來，我國(guó)研究生大規(guī)模擴(kuò)招，社會(huì)就業(yè)壓力突增，報(bào)考研究生人數(shù)越來越多，越來越多的人選擇深造，各個(gè)研究生培養(yǎng)單位的研究生規(guī)模不斷增加，無形當(dāng)中對(duì)研究生的檔案管理提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，研究生檔案管理手段現(xiàn)代化越來越被各研究生培養(yǎng)單位需求，同時(shí)，各個(gè)研究生培養(yǎng)單位也在不斷摸索檔案管理現(xiàn)代化之路。
一、研究生檔案管理的特點(diǎn)
1.研究生檔案管理的社會(huì)性。研究生教育的目的是培養(yǎng)人才，研究生來自社會(huì)，畢業(yè)后又要走向社會(huì)。研究生的檔案資料，反映著研究生的學(xué)業(yè)、學(xué)歷、思想政治素質(zhì)等方面情況。
2.研究生檔案管理的綜合性。除了學(xué)術(shù)教育，還有針對(duì)性的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)。研究生檔案除了反映研究生個(gè)人信息，還包括實(shí)踐活動(dòng)等各種綜合檔案。
3.研究生檔案管理的系統(tǒng)性。研究生檔案材料種類過多、數(shù)量大，能夠成為一個(gè)獨(dú)特的檔案管理系統(tǒng)。既有紙質(zhì)載體，又有音像材料和電子檔案材料。
4.研究生檔案管理的通用性。研究生教學(xué)檔案管理存在著共同的特點(diǎn)，某一專業(yè)的教學(xué)大綱、教學(xué)計(jì)劃和課程設(shè)置可在不同培養(yǎng)單位同時(shí)使用，還可以對(duì)其他專業(yè)起到一定的借鑒和指導(dǎo)作用。
5.研究生檔案管理的復(fù)雜性。由于研究生招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，研究生檔案越來越呈現(xiàn)出數(shù)量急劇增長(zhǎng)、內(nèi)容逐漸豐富、類型日趨復(fù)雜、需求日益提高等現(xiàn)象，給研究生檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)。
二、研究生檔案管理的現(xiàn)代化之路存在的問題分析
（一）學(xué)生檔案內(nèi)容不統(tǒng)一，規(guī)范性較差
1.研究生分為學(xué)術(shù)型和專業(yè)型兩類，研究生的檔案管理內(nèi)容側(cè)重點(diǎn)也應(yīng)有所不同。
2.研究生生源不同于本科生，既有應(yīng)屆的本科畢業(yè)生，也有著往屆畢業(yè)的在職人員。研究生來自不同學(xué)校，在其檔案最初記錄時(shí)期有著很大的差異性，檔案管理花費(fèi)的成本更多。
3.研究生檔案中包括研究生的學(xué)籍、培養(yǎng)、學(xué)位、思想品德和實(shí)踐創(chuàng)新能力等信息，而這些信息同時(shí)涉及研究生培養(yǎng)單位的多個(gè)部門，很難做到及時(shí)歸檔、存儲(chǔ)。
（二）研究生檔案管理人員的素質(zhì)有待提高
研究生檔案管理人員是檔案管理的主體，直接決定著研究生檔案管理的水平和績(jī)效。研究生檔案管理既具有服務(wù)性和科學(xué)性，同時(shí)也有著復(fù)雜性和煩瑣性。
（三）研究生檔案管理方式相對(duì)落后
目前大部分的檔案仍然是紙質(zhì)材料，一方面不利于保管，另一方面給檔案的查詢?cè)O(shè)置了障礙。
（四）研究生檔案管理的單向性
研究生檔案填寫由研究生管理部門完成，研究生檔案的交接也是直接通過調(diào)檔函進(jìn)行公對(duì)公的發(fā)送與接收，這就導(dǎo)致了研究生并不能完全了解其檔案里面的內(nèi)容和信息，與研究生緊密相關(guān)的個(gè)人檔案似乎與本人一點(diǎn)關(guān)系也沒有，透明度不夠，這一點(diǎn)是目前檔案管理過程中存在的通病。
三、研究生檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展建議
第一，統(tǒng)一建檔標(biāo)準(zhǔn)，明確研究生檔案的內(nèi)容和范圍
研究生檔案是研究生未來走向工作崗位的人事檔案的基礎(chǔ)，國(guó)家相關(guān)部門應(yīng)該制定適合研究生使用的統(tǒng)一建檔標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一的檔案內(nèi)容，并進(jìn)行規(guī)范化管理。
第二，提高研究生檔案管理人員的綜合素質(zhì)
研究生檔案管理人員首先要有高度的責(zé)任感和職業(yè)道德修養(yǎng)。其次要提高檔案管理的業(yè)務(wù)水平，學(xué)會(huì)利用現(xiàn)代化科技知識(shí)應(yīng)用于檔案管理。
第三，完善研究生檔案管理體制
研究生檔案管理人員應(yīng)定期考核業(yè)務(wù)工作。檔案管理工作人員的調(diào)動(dòng)不應(yīng)該過于頻繁，確需調(diào)動(dòng)的工作人員，應(yīng)做好工作交接。還應(yīng)該定期讓研究生查看了解其檔案內(nèi)容，這樣可以防止一些不必要的失誤。
第四，充分利用辦公自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化檔案管理
信息化也是檔案管理之路上的一個(gè)里程碑，是檔案管理現(xiàn)代化的必然趨勢(shì)。
由于我國(guó)特有的情況，導(dǎo)致我國(guó)研究生檔案管理還存在著巨大的地區(qū)差異。但是，檔案管理現(xiàn)代化是檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)，隨著我國(guó)對(duì)檔案管理工作越來越重視，研究生檔案管理工作必將迎來一個(gè)新的時(shí)期，但是，不可否認(rèn)，研究生檔案管理現(xiàn)代化之路仍然任重道遠(yuǎn)，這就要求檔案管理人員在新時(shí)期要不斷利用新科技提升業(yè)務(wù)水平，提高自身業(yè)務(wù)素養(yǎng)。
參考文獻(xiàn)：
中圖分類號(hào)：G275.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
一、檔案管理工作的內(nèi)容
檔案的管理工作主要分為四個(gè)部分；第一，檔案的管理：將所有檔案分門別類，按照單位的要求或者規(guī)章制度進(jìn)行檔案管理，依據(jù)存檔的時(shí)間、來源和內(nèi)容分成不同的層次和類別，并且根據(jù)分類的依據(jù)進(jìn)行檔案卷宗的目錄編制；第二，檔案的保管工作，單位應(yīng)該設(shè)立專門的檔案庫(kù)進(jìn)行文件檔案的管理，并且做好安全措施；第三，檔案的鑒定和統(tǒng)計(jì)，從檔案文檔的來源、內(nèi)容和時(shí)間、形式等進(jìn)行鑒別，對(duì)檔案的名稱、價(jià)值和保管期限進(jìn)行鑒定。統(tǒng)計(jì)好檔案的時(shí)間、來源、內(nèi)容和形式，編制成冊(cè)；第四，對(duì)于超過保管期限的或者應(yīng)該予以銷毀的文檔，要辦理好銷毀檔案的名單名冊(cè)，辦理銷毀的手續(xù)，并且經(jīng)過單位負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)、簽字，由專人監(jiān)督，監(jiān)督人員和銷毀人員簽字后，進(jìn)行檔案的銷毀。
二、檔案管理中存在的問題
（一）單位對(duì)檔案管理的忽視。
單位的領(lǐng)導(dǎo)和負(fù)責(zé)人對(duì)檔案工作管理的不夠重視，導(dǎo)致檔案管理的工作人員不重視本質(zhì)工作，忽視了檔案的管理工作。管理人員的在檔案管理工作中效率低下，分類、鑒定和統(tǒng)計(jì)時(shí)不夠詳細(xì)，部分檔案甚至在歸類中與其他檔案混淆，統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)中存有遺漏，登記在冊(cè)時(shí)出現(xiàn)重復(fù)和漏記等行為。檔案管理工作的低下，會(huì)直接或間接的影響單位的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。
（二）檔案管理制度的欠缺。
單位對(duì)檔案管理的不重視以及檔案管理不能與新的經(jīng)濟(jì)制度相適應(yīng)，檔案管理的制度不健全，規(guī)章制度形同虛設(shè)。在檔案的收集、鑒定和統(tǒng)計(jì)過程中，沒有規(guī)章制度可循或者不能按照已有的要求進(jìn)行操作。在檔案的管理過程中，不能做好保密、保管等工作，遺失了很多重要的文件，在查閱時(shí)難以尋找或者找不到需要的文件?，F(xiàn)在很多單位檔案管理的制度缺失，并且沒有完善的監(jiān)管能力，因?yàn)閱挝坏臋n案管理制度不健全，單位的檔案管理工作出現(xiàn)各種問題。實(shí)際操作中，管理工作的效率低下，文件堆積，整理不善，檔案收集不全，出現(xiàn)丟失、遺漏等問題。工作人員在收集、整理的工作中不能做好本職工作，在借閱的過程中不能按流程辦理，出現(xiàn)有借無還、篡改檔案資料等現(xiàn)象，檔案資料缺乏本身的真實(shí)性和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。
（三）新技術(shù)難以得到利用。
新的經(jīng)濟(jì)體制下，出現(xiàn)了新的設(shè)備、新的技術(shù)，而新興技術(shù)設(shè)備的運(yùn)用則會(huì)促進(jìn)檔案管理工作的效率。現(xiàn)在大部分企業(yè)仍運(yùn)用原有的技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等沒有得到很好的利用。有些企業(yè)單位仍用原有的技術(shù)和手工進(jìn)行檔案的收集管理，影響了檔案管理的時(shí)效性和科學(xué)性。
三、檔案工作管理的分析和原則
（一）檔案管理工作的整體和微觀分析。
檔案管理工作可以細(xì)分為收集、鑒定、統(tǒng)計(jì)等內(nèi)容，同時(shí)也可以劃分為整體管理的體制部分和微觀管理體制部分。整體和微觀是兩個(gè)相互統(tǒng)一，互相促進(jìn)的一個(gè)有機(jī)整體。不同的企事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)單位的性質(zhì)和實(shí)際經(jīng)營(yíng)等情況，制定適合本單位發(fā)展的檔案管理制度和監(jiān)督制度，使檔案工作有據(jù)可循，并且在實(shí)際操作中進(jìn)行有力的監(jiān)督。在檔案管理工作的各模塊之間，要做好銜接工作，并且每個(gè)模塊必須遵循單位的管理機(jī)制。只有做好檔案管理的整體規(guī)章制度的健全和微觀部分的完善，才能確保單位的檔案管理工作有條不紊的進(jìn)行。
（二）建立科學(xué)的管理責(zé)任制度。
檔案管理人員是檔案管理工作的主體，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)是提高檔案管理的首要條件。提高工作人員的綜合素質(zhì)要從三個(gè)方面進(jìn)行：第一，必須提高檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案的管理；第二，培養(yǎng)檔案管理者的責(zé)任感，重視本職工作并且對(duì)本職位盡忠職守；第三，培養(yǎng)檔案管理者學(xué)習(xí)新型知識(shí)，運(yùn)用新技術(shù)、新設(shè)備來管理檔案。單位要定期對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，宣傳專業(yè)知識(shí)，并且鼓勵(lì)工作人員接觸新型技術(shù)和新興設(shè)備。
不僅要制定好檔案管理的制度，同時(shí)也要做好檔案管理的監(jiān)督機(jī)制。單位應(yīng)該建立好完善的監(jiān)督機(jī)制，從檔案資料的收集、鑒定到檔案的統(tǒng)計(jì)再到查閱、借閱過程，為了防止個(gè)別人員不遵守檔案管理的規(guī)章制度，必須做好監(jiān)督管理的工作，以提高檔案管理工作的效率。
四、檔案管理工作的創(chuàng)新性舉措
（一）檔案管理工作的原則性。
檔案管理的工作必須遵循既定的規(guī)章制度，并且無條件的執(zhí)行管理制度中的各項(xiàng)條款。首先要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，培養(yǎng)工作人員的責(zé)任感以及道德素養(yǎng)，使每個(gè)模塊的工作相互配合，協(xié)調(diào)統(tǒng)一，進(jìn)行良性的運(yùn)行。
（二）檔案管理工作的監(jiān)督力度。
在檔案管理的工作中，不僅要制定好完善的規(guī)章制度，同時(shí)也要做好監(jiān)督管理，杜絕不良現(xiàn)象的發(fā)生。
（三）檔案管理工作的服務(wù)性。
檔案管理的工作本質(zhì)上是為單位服務(wù)的，因此工作人員要有服務(wù)于單位的心態(tài)。提高檔案管理的工作效率，確保檔案在流通的過程中安全、齊全，做好查閱、借閱的準(zhǔn)備，隨時(shí)服務(wù)于單位。
本文通過對(duì)檔案管理工作內(nèi)容的介紹以及實(shí)際操作中出現(xiàn)的問題的分析，探討出問題發(fā)生的原因以及解決問題的方法。企事業(yè)單位必須從檔案管理的制度、工作人員、新技術(shù)和新設(shè)備以及監(jiān)督管理幾個(gè)方面加強(qiáng)檔案管理工作。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，相信檔案管理工作也會(huì)不斷發(fā)展，更好的服務(wù)于政府、企事業(yè)等單位。
（作者單位： 咸陽(yáng)師范學(xué)院）
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞：檔案管理；網(wǎng)絡(luò)化；現(xiàn)狀；優(yōu)化措施
0 引言
科技水平發(fā)展促進(jìn)我國(guó)社會(huì)發(fā)展速率進(jìn)一步提升，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用廣泛程度，促進(jìn)我國(guó)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用程度進(jìn)一步提升，提高檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用程度。檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展能夠促進(jìn)檔案管理數(shù)據(jù)分析管理更加科學(xué)化、明晰化發(fā)展，提高檔案管理的效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理準(zhǔn)確性。
1 現(xiàn)階段檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀
檔案管理是我國(guó)人力資源管理應(yīng)用的重要管理途徑，實(shí)施檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展是促進(jìn)人力資源可吸毒而管理的重要措施。檔案管理隨著社會(huì)科技水平的進(jìn)步不斷深入發(fā)展，但現(xiàn)階段我國(guó)檔案管理中依舊存在一些問題，成為我國(guó)檔案管理發(fā)展中的障礙。
一方面表現(xiàn)為檔案管理的內(nèi)容科學(xué)化水平較低。目前我國(guó)大部分企業(yè)或單位對(duì)檔案管理依舊采用傳統(tǒng)人工管理辦法開展檔案管理，造成檔案管理的內(nèi)容不科學(xué)，資源劃分標(biāo)準(zhǔn)不一致，檔案形式多樣，造成檔案管理停滯在傳統(tǒng)檔案管理層面，檔案的內(nèi)容管理科學(xué)化程度較低；另一方面，我國(guó)檔案管理的管理人員和規(guī)范性較低[1]，網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用程度較低。檔案管理不能為企業(yè)發(fā)展提供直接經(jīng)濟(jì)收益，企業(yè)在發(fā)展過程中對(duì)企業(yè)檔案管理的人員分配和管理上缺少一定的規(guī)范性，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理的人員工作積極性較差，管理形式創(chuàng)新能力低，影響企業(yè)檔案管理，同時(shí)檔案管理的管理人員的計(jì)算機(jī)水應(yīng)用水平較低，是企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化程度較低，造成企業(yè)人才檔案管理與企業(yè)總體發(fā)展之間出現(xiàn)嚴(yán)重的管理脫節(jié)。
2 實(shí)施檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的措施
2.1 實(shí)施檔案管理電子檔案與傳統(tǒng)檔案同步實(shí)施
實(shí)施檔案管理網(wǎng)絡(luò)化管理應(yīng)當(dāng)矜持傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理同步實(shí)施。一方面?zhèn)鹘y(tǒng)檔桿管理主要是針對(duì)檔案管理中“歷史遺留問題”中檔案殘缺不全，檔案資源信息程度較低[2]，或檔案存放時(shí)間較長(zhǎng)的休息資源進(jìn)行傳統(tǒng)管理措施，保障了檔案管理的基礎(chǔ)信息性，避免大量的檔案錄入增加檔案管理人員的工作量；另一方面，近期檔案適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化管理，進(jìn)行檔案信息數(shù)據(jù)管理的準(zhǔn)確性發(fā)展，促進(jìn)檔案管理的效率性和準(zhǔn)確性，促進(jìn)檔案管理體系進(jìn)一步完善健全。此外，這種傳統(tǒng)檔案管理與網(wǎng)絡(luò)管理相結(jié)合的法管理措施也增加了檔案管理的安全性，避免檔案丟失。
2.2 應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)管理手段進(jìn)行檔案管理
實(shí)施網(wǎng)絡(luò)詩(shī)句管理手段進(jìn)行檔案管理。隨著社會(huì)科技水平的進(jìn)一步提高，檔案管理數(shù)據(jù)化應(yīng)用程度也進(jìn)一步提升，實(shí)施檔案管理自動(dòng)化軟件，結(jié)合OA辦公自動(dòng)化和MIS信息管理相結(jié)合實(shí)施軟件管理檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展[3]，提高檔案管理自動(dòng)化程度的進(jìn)一步提高，提高了檔案應(yīng)用、管理的專業(yè)化和信息準(zhǔn)確程度，促進(jìn)我國(guó)檔案管理程度的進(jìn)一步發(fā)展。例如：我國(guó)某企業(yè)實(shí)施人力資源檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，這種管理措施企業(yè)人力資源分配管理的合理程度進(jìn)一步提高，間接地為企業(yè)人發(fā)展創(chuàng)造財(cái)富。此外，網(wǎng)絡(luò)化中云盤使用為檔桿管理提供了廣闊的檔案儲(chǔ)存空間，不僅增強(qiáng)了檔案管理的效率，同時(shí)也避免了傳統(tǒng)檔案管理儲(chǔ)存空間的問題，節(jié)約了檔案管理的應(yīng)用空間。
2.3 提高檔案管理人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力
提高檔案管理人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力是開展檔案管理網(wǎng)絡(luò)化程度的重要基礎(chǔ)保障。對(duì)檔案管理的工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用管理水平，促進(jìn)檔案管理人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用程度進(jìn)一步提升，實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化人員的專業(yè)性。
3 檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)勢(shì)
3.1 檔案信息管理可靠性增強(qiáng)
檔案管理網(wǎng)絡(luò)化是當(dāng)今社會(huì)科技發(fā)展促進(jìn)資源管理的重要體現(xiàn)，其優(yōu)勢(shì)其一檔案信息管理的可靠性增強(qiáng)[4]，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展主要依托互聯(lián)網(wǎng)檔案自動(dòng)化管理軟件和虛擬空間實(shí)現(xiàn)檔案管理，檔案管理系統(tǒng)的登錄需要相應(yīng)賬號(hào)和管理密碼，使檔案管理的信息可靠性增強(qiáng)，避免檔案資源泄露等信息資源管理不善等問題。
3.2 檔案管理的準(zhǔn)確性提高
其二，檔案管理的準(zhǔn)確性提高。檔案管理采用網(wǎng)絡(luò)化管理使檔案管理分類采用電子檔案自動(dòng)分類管理，依據(jù)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案管理。自動(dòng)化檔案管理能夠智能化對(duì)更新檔案進(jìn)行分類管理，避免了傳統(tǒng)檔案管理中檔案人員對(duì)接不當(dāng)影響檔案管理準(zhǔn)確性問題。
3.3 檔案管理的工作效率提高
其三，檔案管理工作效率提高，網(wǎng)絡(luò)化管理措施使檔案管理人員從傳統(tǒng)的檔案管理中解放出來，檔案管理水平和管理手段都逐步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，保障了檔案管理的準(zhǔn)確性和可靠性，同時(shí)也提高率檔案管理人員的工作效率。例如：某單位對(duì)培訓(xùn)人員的檔案分配按照培訓(xùn)人員工作管理性質(zhì)不同，運(yùn)用電子檔案管理將人員檔案分發(fā)到不同管理部門，提高了單位檔案收發(fā)和應(yīng)用的效率性[6]。
3.4 檔案管理科學(xué)化，規(guī)范化發(fā)展
其四，檔案管理實(shí)施網(wǎng)絡(luò)化使檔案管理科學(xué)性，規(guī)范化發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理工作量大，管理范圍復(fù)雜，檔案管理主要依靠人工分配形式進(jìn)行檔案管理，容易造成檔案丟失或損壞，影響檔案管理的正常進(jìn)行，造成檔案資源管理專業(yè)會(huì)程度較低，影響了檔案管理的質(zhì)量性；實(shí)施檔案管理網(wǎng)絡(luò)化采用電子管理措施實(shí)現(xiàn)了檔案管理，分配數(shù)字化管理，從而提高了檔案管理的準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化，規(guī)范化發(fā)展。
4 結(jié)論
檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展是現(xiàn)代化科技手段應(yīng)用于社會(huì)資源管理發(fā)展中的體現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)資源應(yīng)用，管理，分發(fā)的專業(yè)化發(fā)展，提高了檔案管理的準(zhǔn)確性和效率性，促進(jìn)我國(guó)資源檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
[1]馮子直.積極實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)檔案工作向信息化檔案工作的轉(zhuǎn)變――在老檔案工作者座談會(huì)上的發(fā)言[J].檔案學(xué)研究，2002，03：8-12.
[2]倪代川，戚穎.檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳播案例評(píng)析――以《檔案界》網(wǎng)站及《檔案界》電子雜志為例[J].檔案管理，2010，05：59-62.
