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時(shí)間：2023-07-14 09:44:01
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為確保國(guó)家稅收,發(fā)揮稅收的職能作用,國(guó)家在稅收征管方面制定了相應(yīng)的法規(guī)制度,取得了一定的成效。但目前,在稅收征管方面,仍然存在以下幾個(gè)方面的問(wèn)題:
第一,管理監(jiān)督不到位。取消稅務(wù)專管員后,由于把實(shí)行專管員管戶向管事制度轉(zhuǎn)變簡(jiǎn)單的理解為取消專管員,形成了管理環(huán)節(jié)的空位和斷層,使稅務(wù)機(jī)關(guān)失去了對(duì)納稅人的管理和監(jiān)控;二是注重了集中征收,優(yōu)化服務(wù),片面強(qiáng)調(diào)以查代管,形成了管不細(xì)、查不全、征不足、處罰難、效率低的狀況;三是征管格局中的四個(gè)系列以及各職能部門間協(xié)調(diào)不好,各自為政,多頭指揮,不通信息,相互扯皮,互相推諉,導(dǎo)致稅收征管全過(guò)程運(yùn)轉(zhuǎn)不正常。
第二,管理手段應(yīng)用不到位。目前管理手段主要是運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理,但其監(jiān)控作用不明顯,主要表現(xiàn)為:征管軟件本身還不成熟,使用中存在一些缺陷,在一定程度上還不能滿足征管要求,信息傳遞不通暢,影響收入的完整性,加之有少數(shù)微機(jī)操作人員責(zé)任心不強(qiáng),不能按規(guī)定及時(shí)、完整、準(zhǔn)確地錄入有關(guān)信息,因而計(jì)算機(jī)不能全面真實(shí)地反映征納情況;部分工作人員不熟悉征管業(yè)務(wù)規(guī)程,無(wú)法對(duì)征管信息進(jìn)行微機(jī)處理。
第三,管理職責(zé)明確不到位。由于對(duì)新的征管模式認(rèn)識(shí)不足,征管實(shí)踐中削弱了管理,淡化了責(zé)任,在一定程度上造成了底數(shù)不清,稅源不明,監(jiān)控不力,漏征漏管。造成征管質(zhì)量不高的原因,一是少數(shù)單位在認(rèn)識(shí)上沒(méi)有弄清分類管理的含義,片面理解為對(duì)一般納稅人的ABC管理;二是各單位沒(méi)有結(jié)合本單位實(shí)際制定出切實(shí)可行的分類管理操作辦法和措施,因而職責(zé)不明確,管理程序、方法不規(guī)范,管理效果不好;三是大多數(shù)單位職責(zé)雖分解到人、落實(shí)到戶,但沒(méi)有建立相應(yīng)的制約機(jī)制,沒(méi)有配套的考核辦法和措施,使管理工作不能落到實(shí)處;四是普遍把分類管理和十率考核、征管軟件運(yùn)用、征管檔案管理工作割裂開來(lái),沒(méi)有利用它們之間的內(nèi)在聯(lián)系理順工作思路,使該四項(xiàng)工作不能環(huán)環(huán)相扣順利開展,而這些原因造成征管質(zhì)量不高,主要體現(xiàn)在:一是登記率不完全真實(shí)。二是申報(bào)率不準(zhǔn),這有計(jì)算機(jī)軟件本身的問(wèn)題,也有管理人員管理不到位的問(wèn)題,還有沒(méi)有按征管規(guī)程對(duì)非常戶進(jìn)行處理的問(wèn)題。三是申報(bào)準(zhǔn)確率難以掌握。由于管理未落實(shí)到位,管理人員無(wú)法掌握納稅人生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和財(cái)務(wù)狀況,不能對(duì)其納稅的準(zhǔn)確性作出大致判斷,偷逃稅款不同程度存在。另外在雙定戶的定額核定上,由于管理的問(wèn)題使核定的定額與實(shí)際銷售相差甚遠(yuǎn),造成稅款流失。在對(duì)大中型企業(yè)和一般納稅人的征管中,同樣存在監(jiān)控不力,稅款流失現(xiàn)象。四是在緩交稅款審核上存在調(diào)查核實(shí)不嚴(yán)的情況,客觀上讓一些企業(yè)感到貸款不還不行,費(fèi)不繳不行,而稅款可緩,能緩就緩。五是依法治稅難,在征管過(guò)程中不同程度的存在執(zhí)法難的問(wèn)題,一些稅務(wù)機(jī)關(guān)正常的稅收保全措施難以實(shí)行,或是相關(guān)部門不配合,或是存在來(lái)自各方的干預(yù)。
由于上述征管不利,最終影響稅源,不能保證國(guó)家財(cái)政收入。
二、當(dāng)前加強(qiáng)我國(guó)稅收征管的建議
為確保國(guó)家稅收，發(fā)揮稅收的職能作用，國(guó)家在稅收征管方面制定了相應(yīng)的法規(guī)制度，取得了一定的成效。但目前，在稅收征管方面，仍然存在以下幾個(gè)方面的問(wèn)題：
第一,管理監(jiān)督不到位。取消稅務(wù)專管員后，由于把實(shí)行專管員管戶向管事制度轉(zhuǎn)變簡(jiǎn)單的理解為取消專管員,形成了管理環(huán)節(jié)的空位和斷層,使稅務(wù)機(jī)關(guān)失去了對(duì)納稅人的管理和監(jiān)控；二是注重了集中征收,優(yōu)化服務(wù),片面強(qiáng)調(diào)以查代管,形成了管不細(xì)、查不全、征不足、處罰難、效率低的狀況；三是征管格局中的四個(gè)系列以及各職能部門間協(xié)調(diào)不好,各自為政,多頭指揮,不通信息,相互扯皮,互相推諉,導(dǎo)致稅收征管全過(guò)程運(yùn)轉(zhuǎn)不正常。
第二,管理手段應(yīng)用不到位。目前管理手段主要是運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理,但其監(jiān)控作用不明顯,主要表現(xiàn)為:征管軟件本身還不成熟,使用中存在一些缺陷,在一定程度上還不能滿足征管要求,信息傳遞不通暢,影響收入的完整性,加之有少數(shù)微機(jī)操作人員責(zé)任心不強(qiáng),不能按規(guī)定及時(shí)、完整、準(zhǔn)確地錄入有關(guān)信息,因而計(jì)算機(jī)不能全面真實(shí)地反映征納情況；部分工作人員不熟悉征管業(yè)務(wù)規(guī)程,無(wú)法對(duì)征管信息進(jìn)行微機(jī)處理。
第三,管理職責(zé)明確不到位。由于對(duì)新的征管模式認(rèn)識(shí)不足,征管實(shí)踐中削弱了管理,淡化了責(zé)任,在一定程度上造成了底數(shù)不清,稅源不明,監(jiān)控不力,漏征漏管。造成征管質(zhì)量不高的原因,一是少數(shù)單位在認(rèn)識(shí)上沒(méi)有弄清分類管理的含義,片面理解為對(duì)一般納稅人的abc管理；二是各單位沒(méi)有結(jié)合本單位實(shí)際制定出切實(shí)可行的分類管理操作辦法和措施,因而職責(zé)不明確,管理程序、方法不規(guī)范,管理效果不好；三是大多數(shù)單位職責(zé)雖分解到人、落實(shí)到戶,但沒(méi)有建立相應(yīng)的制約機(jī)制,沒(méi)有配套的考核辦法和措施,使管理工作不能落到實(shí)處；四是普遍把分類管理和十率考核、征管軟件運(yùn)用、征管檔案管理工作割裂開來(lái),沒(méi)有利用它們之間的內(nèi)在聯(lián)系理順工作思路,使該四項(xiàng)工作不能環(huán)環(huán)相扣順利開展,而這些原因造成征管質(zhì)量不高,主要體現(xiàn)在:一是登記率不完全真實(shí)。二是申報(bào)率不準(zhǔn),這有計(jì)算機(jī)軟件本身的問(wèn)題,也有管理人員管理不到位的問(wèn)題,還有沒(méi)有按征管規(guī)程對(duì)非常戶進(jìn)行處理的問(wèn)題。三是申報(bào)準(zhǔn)確率難以掌握。由于管理未落實(shí)到位,管理人員無(wú)法掌握納稅人生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和財(cái)務(wù)狀況,不能對(duì)其納稅的準(zhǔn)確性作出大致判斷,偷逃稅款不同程度存在。另外在雙定戶的定額核定上,由于管理的問(wèn)題使核定的定額與實(shí)際銷售相差甚遠(yuǎn),造成稅款流失。在對(duì)大中型企業(yè)和一般納稅人的征管中,同樣存在監(jiān)控不力,稅款流失現(xiàn)象。四是在緩交稅款審核上存在調(diào)查核實(shí)不嚴(yán)的情況,客觀上讓一些企業(yè)感到貸款不還不行,費(fèi)不繳不行,而稅款可緩,能緩就緩。五是依法治稅難,在征管過(guò)程中不同程度的存在執(zhí)法難的問(wèn)題,一些稅務(wù)機(jī)關(guān)正常的稅收保全措施難以實(shí)行,或是相關(guān)部門不配合,或是存在來(lái)自各方的干預(yù)。
由于上述征管不利,最終影響稅源,不能保證國(guó)家財(cái)政收入。
二、當(dāng)前加強(qiáng)我國(guó)稅收征管的建議
為確保國(guó)家稅收,發(fā)揮稅收的職能作用,國(guó)家在稅收征管方面制定了相應(yīng)的法規(guī)制度,取得了一定的成效。但目前,在稅收征管方面,仍然存在以下幾個(gè)方面的問(wèn)題:
第一,管理監(jiān)督不到位。取消稅務(wù)專管員后,由于把實(shí)行專管員管戶向管事制度轉(zhuǎn)變簡(jiǎn)單的理解為取消專管員,形成了管理環(huán)節(jié)的空位和斷層,使稅務(wù)機(jī)關(guān)失去了對(duì)納稅人的管理和監(jiān)控;二是注重了集中征收,優(yōu)化服務(wù),片面強(qiáng)調(diào)以查代管,形成了管不細(xì)、查不全、征不足、處罰難、效率低的狀況;三是征管格局中的四個(gè)系列以及各職能部門間協(xié)調(diào)不好,各自為政,多頭指揮,不通信息,相互扯皮,互相推諉,導(dǎo)致稅收征管全過(guò)程運(yùn)轉(zhuǎn)不正常。
第二,管理手段應(yīng)用不到位。目前管理手段主要是運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理,但其監(jiān)控作用不明顯,主要表現(xiàn)為:征管軟件本身還不成熟,使用中存在一些缺陷,在一定程度上還不能滿足征管要求,信息傳遞不通暢,影響收入的完整性,加之有少數(shù)微機(jī)操作人員責(zé)任心不強(qiáng),不能按規(guī)定及時(shí)、完整、準(zhǔn)確地錄入有關(guān)信息,因而計(jì)算機(jī)不能全面真實(shí)地反映征納情況;部分工作人員不熟悉征管業(yè)務(wù)規(guī)程,無(wú)法對(duì)征管信息進(jìn)行微機(jī)處理。
第三,管理職責(zé)明確不到位。由于對(duì)新的征管模式認(rèn)識(shí)不足,征管實(shí)踐中削弱了管理,淡化了責(zé)任,在一定程度上造成了底數(shù)不清,稅源不明,監(jiān)控不力,漏征漏管。造成征管質(zhì)量不高的原因,一是少數(shù)單位在認(rèn)識(shí)上沒(méi)有弄清分類管理的含義,片面理解為對(duì)一般納稅人的ABC管理;二是各單位沒(méi)有結(jié)合本單位實(shí)際制定出切實(shí)可行的分類管理操作辦法和措施,因而職責(zé)不明確,管理程序、方法不規(guī)范,管理效果不好;三是大多數(shù)單位職責(zé)雖分解到人、落實(shí)到戶,但沒(méi)有建立相應(yīng)的制約機(jī)制,沒(méi)有配套的考核辦法和措施,使管理工作不能落到實(shí)處;四是普遍把分類管理和十率考核、征管軟件運(yùn)用、征管檔案管理工作割裂開來(lái),沒(méi)有利用它們之間的內(nèi)在聯(lián)系理順工作思路,使該四項(xiàng)工作不能環(huán)環(huán)相扣順利開展,而這些原因造成征管質(zhì)量不高,主要體現(xiàn)在:一是登記率不完全真實(shí)。二是申報(bào)率不準(zhǔn),這有計(jì)算機(jī)軟件本身的問(wèn)題,也有管理人員管理不到位的問(wèn)題,還有沒(méi)有按征管規(guī)程對(duì)非常戶進(jìn)行處理的問(wèn)題。三是申報(bào)準(zhǔn)確率難以掌握。由于管理未落實(shí)到位,管理人員無(wú)法掌握納稅人生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和財(cái)務(wù)狀況,不能對(duì)其納稅的準(zhǔn)確性作出大致判斷,偷逃稅款不同程度存在。另外在雙定戶的定額核定上,由于管理的問(wèn)題使核定的定額與實(shí)際銷售相差甚遠(yuǎn),造成稅款流失。在對(duì)大中型企業(yè)和一般納稅人的征管中,同樣存在監(jiān)控不力,稅款流失現(xiàn)象。四是在緩交稅款審核上存在調(diào)查核實(shí)不嚴(yán)的情況,客觀上讓一些企業(yè)感到貸款不還不行,費(fèi)不繳不行,而稅款可緩,能緩就緩。五是依法治稅難,在征管過(guò)程中不同程度的存在執(zhí)法難的問(wèn)題,一些稅務(wù)機(jī)關(guān)正常的稅收保全措施難以實(shí)行,或是相關(guān)部門不配合,或是存在來(lái)自各方的干預(yù)。
由于上述征管不利,最終影響稅源,不能保證國(guó)家財(cái)政收入。
二、當(dāng)前加強(qiáng)我國(guó)稅收征管的建議
任何一個(gè)企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中，都需要關(guān)注對(duì)檔案的管理。傳統(tǒng)的檔案管理方法，比較適合小型企業(yè)，但對(duì)于快速增長(zhǎng)的大中型企業(yè)而言，運(yùn)用過(guò)往的檔案管理方法，肯定會(huì)造成較多的不足，并且在日常的工作成果上無(wú)法達(dá)到最佳的狀態(tài)，甚至有可能出現(xiàn)影響企業(yè)運(yùn)營(yíng)的問(wèn)題。為此，在今后的工作當(dāng)中，有必要將企業(yè)檔案信息化管理堅(jiān)持落實(shí)，既要將過(guò)往的各項(xiàng)問(wèn)題和缺失有效的解決，還必須在日后的工作水平上大幅度的提升。
一、企業(yè)檔案信息化管理的特點(diǎn)
經(jīng)過(guò)長(zhǎng)久的發(fā)展和積淀，我國(guó)的企業(yè)數(shù)量出現(xiàn)了大幅度的增長(zhǎng)，為國(guó)家所做出的貢獻(xiàn)是非常積極的。檔案管理工作是企業(yè)的重要組成部分，在很大程度上直接關(guān)系到企業(yè)的長(zhǎng)久進(jìn)步，因此不能通過(guò)簡(jiǎn)單的模式來(lái)完成。在現(xiàn)階段的發(fā)展中，信息化技術(shù)得到了很大的鞏固，并且在執(zhí)行效果上、操作方法上都表現(xiàn)出了多元化的趨勢(shì)，基本上可以結(jié)合企業(yè)本身的規(guī)模和相關(guān)內(nèi)容，將檔案信息化合理的過(guò)渡。
（一）企業(yè)檔案信息化管理的開展，能夠針對(duì)各個(gè)部門的多項(xiàng)信息、數(shù)據(jù)予以有效的保留，作為日后工作的依據(jù)和不良事件的判斷標(biāo)準(zhǔn)。現(xiàn)下的企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)當(dāng)中，需要面臨很多的壓力和外部、內(nèi)部因素影響，倘若在檔案缺失上較為嚴(yán)重，則很容易造成強(qiáng)烈的隱患。信息化的開展，幾乎可以將所有的檔案進(jìn)行分類管理，相關(guān)系統(tǒng)及平臺(tái)的搭建，也為工作的落實(shí)提供了足夠的支持，基本上很少出現(xiàn)嚴(yán)重的威脅，所以在可靠性方面比較突出。
（二）對(duì)于企業(yè)檔案信息化管理而言，其在積極的落實(shí)當(dāng)中，得到了檔案部門的認(rèn)可。信息化處理方法的速度非?？?，m然在最開始的錄入上比較麻煩，但是一旦將所有的數(shù)據(jù)、信息，全部轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒臓顟B(tài)后，后續(xù)的工作將會(huì)更加的便捷，很少出現(xiàn)嚴(yán)重的問(wèn)題。階段性的檔案優(yōu)化工作，也能夠在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成，企業(yè)由此走向了上升的道路。
二、企業(yè)檔案信息化管理對(duì)策
（一）統(tǒng)籌規(guī)劃，夯實(shí)基礎(chǔ)
從客觀的角度來(lái)分析，現(xiàn)下雖然已經(jīng)進(jìn)入到了信息化的時(shí)代，但是想要在企業(yè)檔案信息化管理層面上得到理想的結(jié)果，并不是一件容易的事情。很多企業(yè)僅僅是看到了信息化管理的優(yōu)勢(shì)，但卻沒(méi)有看到過(guò)程中需要應(yīng)對(duì)的挑戰(zhàn)，以至于企業(yè)檔案信息化管理僅僅在表面上開展，未產(chǎn)生實(shí)際的效果。建議在今后的工作中，應(yīng)積極按照統(tǒng)籌規(guī)劃、夯實(shí)基礎(chǔ)的內(nèi)容來(lái)完善。
1.企業(yè)檔案信息化管理的初始階段，必須選擇正確的系統(tǒng)和平臺(tái)?，F(xiàn)如今的信息化研究機(jī)構(gòu)較多，企業(yè)應(yīng)該慎重的選擇，同時(shí)積極開展調(diào)查分析，了解到信息化檔案管理需要采購(gòu)的設(shè)備、技術(shù)，需要聘請(qǐng)的人才，需要成立的部門等等，要將所有的準(zhǔn)備工作完成以后，才能將后續(xù)的企業(yè)檔案信息化管理合理的落實(shí)。
2.從傳統(tǒng)的檔案管理過(guò)渡為企業(yè)檔案信息化管理，勢(shì)必需要花費(fèi)一定的時(shí)間，但絕對(duì)不能表現(xiàn)過(guò)長(zhǎng)。以往的部分企業(yè)，總是以過(guò)渡的借口，將傳統(tǒng)檔案管理和信息化檔案管理并行，以至于在工作上出現(xiàn)了很多的矛盾狀況，不僅沒(méi)有達(dá)到兼得效果，還針對(duì)固有的工作造成了很多的不利影響。多數(shù)企業(yè)都可以在較短時(shí)間內(nèi)完成過(guò)渡，一方面是為了減少各種不良因素的威脅，另一方面則是為了將工作損失降到最低，應(yīng)該積極推廣。
（二）科學(xué)配置軟件、硬件
（2）社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)實(shí)施改革計(jì)劃。國(guó)內(nèi)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)全面實(shí)施了各種改革計(jì)劃，2011年11月15日，人保部就《社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)申報(bào)繳納管理規(guī)定（草案）》征求意見(jiàn)。根據(jù)草案，企業(yè)繳納險(xiǎn)種從養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)險(xiǎn)三項(xiàng)擴(kuò)至五項(xiàng)，新增工傷和生育險(xiǎn)。這些政策改革都為新時(shí)期的社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展?fàn)I造了很大的發(fā)展空間以及機(jī)遇。
（3）我國(guó)公民個(gè)人社保檔案分散在不同的管理部門中管理，負(fù)責(zé)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的部門分散。
（4）缺乏社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作指標(biāo)評(píng)估。社會(huì)保障大量檔案工作環(huán)節(jié)繁瑣，相對(duì)于社會(huì)保障工作，檔案工作不是很難評(píng)估社會(huì)保障，也沒(méi)有統(tǒng)一的行政法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，所以檔案的一部分工作人員放松了的工作要求。五種社會(huì)保險(xiǎn)檔案文件不是一個(gè)部門管理，導(dǎo)致不同的開發(fā)人員參與系統(tǒng)建設(shè)、彼此之間的不信任和人為障礙，造成檔案割裂。
2 我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)存在的問(wèn)題
（1）社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作不夠重視。社會(huì)保險(xiǎn)工作的重點(diǎn)集中在擴(kuò)大基本社會(huì)保險(xiǎn)覆蓋范圍，加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)基金籌集，并確保企業(yè)離退休人員基本養(yǎng)老金是及時(shí)的問(wèn)題等。忽視了社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理，使社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作在一個(gè)無(wú)序狀態(tài)，不能充分發(fā)揮其功能。
（2）社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)不是標(biāo)準(zhǔn)。由于我國(guó)目前的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致不清楚檔案的范圍，社會(huì)保險(xiǎn)文檔集合并不完整，不完整的檔案管理方法等，嚴(yán)重影響社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。
（3）缺乏專業(yè)社保檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。社保檔案管理缺乏國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，職工檔案管理仍在執(zhí)行1992年勞動(dòng)部與國(guó)家檔案局共同制定的《企業(yè)職工檔案管理規(guī)定》，而該項(xiàng)制度中的部分條款如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉(zhuǎn)等規(guī)定已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)實(shí)工作的需要，亟須修改。在沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的情況下，有的制訂了一些社保檔案的地方標(biāo)準(zhǔn)，有的地?市制定和公布了醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理辦法、低保檔案管理辦法，而全國(guó)許多地?市則沒(méi)有建立相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，造成社保檔案的各地管理方法不統(tǒng)一。在不同專業(yè)類別中，管理的規(guī)范和水平也不一致。
3 社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的解決辦法
（1）將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成數(shù)字存檔文件。紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成數(shù)字文件。根據(jù)檔案工作的實(shí)際需要，靈活使用，如目錄數(shù)據(jù)適用于使用記錄文本；全文數(shù)據(jù)可以使用輸入圖像掃描；和一些目前常用的數(shù)據(jù)可以制成光盤。
（2）根據(jù)社保檔案類別進(jìn)行分類管理。根據(jù)不同檔案的類型進(jìn)行分類管理，方便查找、儲(chǔ)存，可以防止檔案的丟失與缺漏。應(yīng)針對(duì)不同門類的檔案，確定不同的歸檔整理方法。首先，確定立卷原則。遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，按社保檔案不同價(jià)值性質(zhì)分類，以便于保管和利用。其次，確定歸檔形式。根據(jù)各社保經(jīng)辦單位文件材料形成的類型，確定以“件”或“卷”進(jìn)行整理、歸檔的文件材料范圍。最后，根據(jù)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的保存價(jià)值確定“永久”、“長(zhǎng)期”和“短期”三種保管期限。
教學(xué)檔案是高校檔案的重要組成部分，是提高學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和管理水平的一項(xiàng)重要依據(jù)。因此，教學(xué)檔案不僅要作為一個(gè)工作系統(tǒng)來(lái)管理，而且要從辦好學(xué)校的高度來(lái)抓好這項(xiàng)工作。
二、教學(xué)研究型高校教學(xué)檔案管理的模式
所謂教學(xué)研究型高校指的是以學(xué)生為中心，以全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)的科學(xué)教育發(fā)展觀為指導(dǎo)，把教學(xué)與科研有機(jī)結(jié)合，把人才培養(yǎng)與學(xué)科建設(shè)有機(jī)結(jié)合，把學(xué)習(xí)、研究、實(shí)踐有機(jī)結(jié)合，以培養(yǎng)高層次、復(fù)合型、多樣化的高素質(zhì)創(chuàng)新型人才為根本的高等院校。教學(xué)研究型高校的教學(xué)檔案管理同樣體現(xiàn)了以人為本的宗旨，謀求并服務(wù)于高校教學(xué)、科研的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。
對(duì)于教學(xué)研究型高校的教學(xué)檔案管理模式，從管理方法上可以采用分級(jí)管理與分類管理相結(jié)合的模式，從所采用的技術(shù)手段和服務(wù)方式上可以采用網(wǎng)絡(luò)化信息服務(wù)模式。
1、分級(jí)管理與分類管理相結(jié)合模式
(1)分級(jí)管理的教學(xué)檔案管理模式是指根據(jù)高校行政管理層次的劃分對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行分級(jí)管理，即在校級(jí)教學(xué)檔案部門統(tǒng)一管理的情況下，在各院系設(shè)立教學(xué)檔案管理部門，對(duì)教學(xué)檔案實(shí)行校、院兩級(jí)管理。校級(jí)教學(xué)檔案管理部門制定相應(yīng)的教學(xué)檔案管理制度和教學(xué)檔案管理實(shí)施細(xì)則，對(duì)教學(xué)檔案的歸檔范圍、保管期限和立卷歸檔的原則及程序等作出明確的規(guī)定。凡是涉及全校招聘、招生、教學(xué)/考試安排、學(xué)籍及學(xué)位管理、科研成果管理等的相關(guān)文件歸入校級(jí)檔案管理部門統(tǒng)一保管，各院系產(chǎn)生的教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)管理文件及研究成果等可由院系檔案管理部門保管。這樣既有利于優(yōu)化館藏，也方便各院系教師和管理人員的利用。
(2)分類管理的教學(xué)檔案管理模式是指根據(jù)管理對(duì)象的特點(diǎn)將教學(xué)檔案分類進(jìn)行管理。從校級(jí)教學(xué)檔案管理的角度看，可以把教學(xué)研究型高校的教學(xué)檔案分為以下幾大類:第一大類是教學(xué)文件及規(guī)章制度，包括《教學(xué)計(jì)劃(培養(yǎng)方案)》，《教學(xué)大綱》，《教學(xué)文件匯編》，《規(guī)章制度匯編》，學(xué)校及教務(wù)處下發(fā)的各類文件、規(guī)章、規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、各種重要會(huì)議記錄原件、承辦結(jié)果等;第二大類是教師檔案，包括教師基本信息統(tǒng)計(jì)表，晉升職稱申報(bào)批準(zhǔn)材料，教師深造證明，進(jìn)修、高訪登記表，工作量考核表及考核結(jié)果總匯、評(píng)選文件、資料及獲獎(jiǎng)證書復(fù)印件等;第三大類是科研成果檔案，包括教師的教學(xué)科研成果、成果轉(zhuǎn)化及獲獎(jiǎng)情況，發(fā)表的學(xué)術(shù)論文、論著(譯著)、編撰的教材、省內(nèi)外講學(xué)及出國(guó)講學(xué)的講義等復(fù)印件等;第四大類是教務(wù)、考務(wù)檔案，包括了在教學(xué)、考試過(guò)程中高校對(duì)各項(xiàng)資源的統(tǒng)一調(diào)度和安排的記錄等;第五大類是學(xué)籍檔案，包括本校所有學(xué)生的學(xué)籍檔案及學(xué)生在校期間的有價(jià)值的檔案材料等;第六大類是學(xué)位檔案。
從院系級(jí)教學(xué)檔案管理的角度看，可以把教學(xué)研究型高校的教學(xué)檔案分為以下幾大類:第一大類是教學(xué)建設(shè)檔案，包括教材檔案、課程檔案、教學(xué)檔案、實(shí)習(xí)檔案;第二大類是教學(xué)管理檔案，包括教學(xué)質(zhì)量評(píng)估、課程表、考試安排等教學(xué)過(guò)程檔案;第三大類是教學(xué)成果檔案，包括科技制作、畢業(yè)論文成果等。
在整個(gè)教學(xué)研究型高校教學(xué)檔案管理的過(guò)程中，采用分級(jí)管理和分類管理相結(jié)合的管理模式，一方面有利于高校從宏觀角度加強(qiáng)信息的統(tǒng)籌規(guī)劃、收集和利用;另一方面有利于各院系對(duì)于專業(yè)信息的深層次分析和使用，有利于對(duì)問(wèn)題的靈活把握和處理。
2、網(wǎng)絡(luò)化信息服務(wù)模式
教學(xué)檔案保管的目的就是為了開發(fā)利用。開發(fā)利用是教學(xué)檔案管理工作的重要內(nèi)容，也是體現(xiàn)教學(xué)檔案價(jià)值的有效途徑。新形勢(shì)下提高檔案的利用價(jià)值，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)就是要利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，探索教學(xué)檔案的現(xiàn)代化管理，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)為廣大師生服務(wù)，從而更好地提高教學(xué)檔案的服務(wù)水平。
前面提到的分級(jí)管理和分類管理相結(jié)合模式是高校教學(xué)檔案資源管理方法的應(yīng)用模式，從高校教學(xué)檔案管理的具體操作過(guò)程中采用的技術(shù)手段和資源開發(fā)方式看，最重要的模式就是教學(xué)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化信息服務(wù)模式。所謂的網(wǎng)絡(luò)化信息服務(wù)模式，實(shí)際上就是以為利用者提供方便、服務(wù)師生、服務(wù)教學(xué)、服務(wù)學(xué)校、服務(wù)教育為目的，進(jìn)行教學(xué)檔案管理的信息化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。
檔案管理的信息化、數(shù)字化主要反映在兩個(gè)方面:一是紙質(zhì)文檔的數(shù)字化處理，形成電子文檔;二是檔案的計(jì)算機(jī)輔助管理系統(tǒng)，以解決檔案的組卷、查找和利用問(wèn)題。盡管電子文檔和紙質(zhì)文檔將互動(dòng)，電子文檔并不能完全替代原始手寫檔案和紙質(zhì)文檔，但教學(xué)檔案管理的數(shù)字化、信息化將大大改善其管理和利用的效率。同時(shí)教學(xué)檔案的信息化管理可以降低勞動(dòng)成本，提高工作效率。
教學(xué)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化主要反映在兩個(gè)方面，一是服務(wù)方式的網(wǎng)絡(luò)化，即檔案管理部門可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)為使用者提供教學(xué)檔案信息的查詢以及檔案信息的統(tǒng)計(jì)、分析、報(bào)表制作等服務(wù);二是教學(xué)檔案管理主體的多樣化和網(wǎng)絡(luò)化，以前檔案管理的主體就是特定的檔案管理人員，網(wǎng)絡(luò)化信息服務(wù)模式的檔案管理的管理主體不單包括了傳統(tǒng)意義的教學(xué)檔案管理人員，同時(shí)將教學(xué)檔案的使用者轉(zhuǎn)化為檔案管理主體，并分別賦予不同類別的管理主體相應(yīng)的權(quán)限，比如學(xué)生也可以成為教學(xué)檔案管理的管理主體。他們可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)增加、編輯自己的個(gè)人信息，這些信息經(jīng)教學(xué)檔案管理人員審核確認(rèn)后即生效存檔。同樣，新的檔案管理系統(tǒng)還存在其他各種不同類別和權(quán)限級(jí)別的信息提供節(jié)點(diǎn)。這種網(wǎng)絡(luò)化的教學(xué)檔案信息系統(tǒng)不但能統(tǒng)一處理各種信息和數(shù)據(jù)，避免自相矛盾，還可以充分利用網(wǎng)絡(luò)來(lái)收集、共享，降低了勞動(dòng)成本，同時(shí)也解決了重復(fù)勞動(dòng)的問(wèn)題。
參考文獻(xiàn)
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隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，需要計(jì)算機(jī)信息管理技術(shù)配合的方面不斷擴(kuò)大，相比于傳統(tǒng)信息管理方法，計(jì)算機(jī)信息管理能夠處理數(shù)量巨大的信息，滿足企業(yè)管理的需求，降低企業(yè)在處理信息中產(chǎn)生失誤的幾率，減少人為破壞信息的風(fēng)險(xiǎn)等優(yōu)點(diǎn)，使計(jì)算機(jī)信息管理能夠在不同企業(yè)中廣泛的應(yīng)用。
1計(jì)算機(jī)信息管理的功能
1.1信息查詢功能
計(jì)算機(jī)信息管理技術(shù)中包含各種信息查詢的工具和軟件，通過(guò)這些軟件能夠?qū)ζ髽I(yè)的信息進(jìn)行實(shí)時(shí)的查詢，并且這些交互性軟件以窗口作為媒介進(jìn)行數(shù)據(jù)的查詢，這樣使信息表現(xiàn)的更為直觀。強(qiáng)大的信息查詢功能對(duì)計(jì)算機(jī)信息管理的發(fā)展起著強(qiáng)大的推動(dòng)作用，為計(jì)算機(jī)信息管理技術(shù)的發(fā)展打下重要的基礎(chǔ)。
1.2檢索能力
由于查詢要求的不明確，查詢?nèi)藛T需要在查詢軟件中進(jìn)行條件篩選，查詢軟件要帶有動(dòng)態(tài)查詢的功能，同時(shí)查詢軟件對(duì)條件篩選出來(lái)的信息進(jìn)行調(diào)整，滿足查詢?nèi)藛T的要求。查詢?nèi)藛T可以自己編寫程序創(chuàng)造新窗口進(jìn)行數(shù)據(jù)查詢，還可以通過(guò)選項(xiàng)的方式將查詢的內(nèi)容輸入到計(jì)算機(jī)查詢系統(tǒng)中，進(jìn)行篩選得出最終的結(jié)果。
1.3模擬計(jì)算
計(jì)算機(jī)信息管理技術(shù)中對(duì)于企業(yè)最重要的功能就是進(jìn)行模擬計(jì)算，通過(guò)在數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，以模擬軟件來(lái)模擬推算，得出相對(duì)應(yīng)的結(jié)果。這種模擬結(jié)果是建立在大量信息計(jì)算的基礎(chǔ)上進(jìn)行的，模擬的結(jié)果對(duì)于企業(yè)的項(xiàng)目開發(fā)有著重要的參考價(jià)值。
2計(jì)算機(jī)信息管理技術(shù)在企業(yè)中的應(yīng)用
2.1信息管理中的應(yīng)用
計(jì)算機(jī)管理技術(shù)相對(duì)于傳統(tǒng)管理方法有著突出的優(yōu)勢(shì)，對(duì)信息管理主要是在檔案管理上，紙質(zhì)的檔案信息操作的流程很復(fù)雜，并且需要大量的時(shí)間和人力資源來(lái)進(jìn)行管理，并且由于信息分辨不清導(dǎo)致檔案放錯(cuò)的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。信息管理數(shù)據(jù)化能夠節(jié)省大量的人力，并且大大減少信息管理工作人員的工作量。運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息管理技術(shù)，通過(guò)使用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，對(duì)于信息的錄入節(jié)省人力和時(shí)間，減少錄入信息過(guò)程中對(duì)于信息分別不清導(dǎo)致的錯(cuò)誤的產(chǎn)生。利用計(jì)算機(jī)信息管理技術(shù)使用軟件對(duì)信息進(jìn)行整理，整理后的文件信息儲(chǔ)存到數(shù)據(jù)庫(kù)中，并且形成對(duì)應(yīng)的目錄，檔案信息管理人員能夠通過(guò)軟件對(duì)檔案信息進(jìn)行管理。企業(yè)中開展項(xiàng)目之前要對(duì)項(xiàng)目的信息進(jìn)行了解，應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息管理技術(shù)后，能直接調(diào)取儲(chǔ)存數(shù)據(jù)庫(kù)中的文件信息進(jìn)行查閱，這種管理方法比傳統(tǒng)信息管理要便捷得多，運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息管理使調(diào)閱文件信息的時(shí)間大大縮短，并且不使用紙質(zhì)文件，減少在檔案室中查找文件的時(shí)間，方便管理人員對(duì)文件進(jìn)行管理，提高了工作的效率，保證了信息及時(shí)傳遞。計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展信息的處理速度也越來(lái)越快，計(jì)算機(jī)的自動(dòng)化也在不斷的發(fā)展，在進(jìn)行信息錄入的過(guò)程中，計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)對(duì)于不同的信息能夠進(jìn)行判斷，并進(jìn)行儲(chǔ)存，對(duì)于信息的管理和調(diào)閱有著重要的作用。信息管理的自動(dòng)化減少了人力資源的浪費(fèi)，為資料的檢查和調(diào)閱提供方便。
2.2信息傳遞中的應(yīng)用
對(duì)于信息的傳遞，傳統(tǒng)的管理方法，是管理人員到檔案室中查找后，對(duì)信息進(jìn)行傳遞，這種文件信息的傳遞時(shí)間相對(duì)較長(zhǎng)，影響企業(yè)工作的順利進(jìn)行。應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息管理技術(shù)后，可以直接從數(shù)據(jù)庫(kù)中調(diào)取信息，并且通過(guò)電子郵件等方式進(jìn)行傳遞。保證了信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，有效的縮短了文件查找和傳遞需要的時(shí)間，提高了工作的效率。企業(yè)信息庫(kù)中儲(chǔ)存著企業(yè)的項(xiàng)目信息和商業(yè)機(jī)密，計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展使一些黑客利用技術(shù)手段非法的獲取企業(yè)的機(jī)密，從中獲得利益。通過(guò)計(jì)算機(jī)信息管理技術(shù)中的加密技術(shù)對(duì)企業(yè)的重要信息進(jìn)行加密，做好信息的加密，并且使用特定的軟件進(jìn)行信息的傳遞，避免重要信息被盜取使企業(yè)遭受損失。
2.3企業(yè)成本控制中的應(yīng)用
通過(guò)計(jì)算機(jī)信息管理數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息對(duì)企業(yè)新項(xiàng)目的成本進(jìn)行分析，并推測(cè)企業(yè)新項(xiàng)目的成本，得出計(jì)算結(jié)果，并在此計(jì)算結(jié)果的基礎(chǔ)上對(duì)企業(yè)的成本進(jìn)行控制，為企業(yè)的獲取更多的利益。計(jì)算機(jī)信息管理技術(shù)對(duì)于企業(yè)的項(xiàng)目可以進(jìn)行修改和調(diào)整，這樣能夠優(yōu)化企業(yè)項(xiàng)目在施工前的設(shè)計(jì)，提高對(duì)資源的利用率。最重要的是能夠保存完整的項(xiàng)目數(shù)據(jù)，為企業(yè)提供工作資料等信息。應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息管理技術(shù)對(duì)財(cái)務(wù)管理有著重要的幫助，在財(cái)務(wù)管理方面應(yīng)用信息管理技術(shù)，使財(cái)務(wù)管理更加方便，對(duì)于財(cái)務(wù)中的分類匯總更加清晰，項(xiàng)目開發(fā)需要的資金等都會(huì)通過(guò)計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)上傳到數(shù)據(jù)庫(kù)中分類管理，對(duì)財(cái)務(wù)往來(lái)信息都能進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)控，應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理技術(shù)對(duì)項(xiàng)目的資金預(yù)算方面起到重要的作用，對(duì)于企業(yè)資金核算和成本的控制有著重要的參考價(jià)值。
2.4企業(yè)工程實(shí)施中的應(yīng)用
在企業(yè)工程實(shí)施的現(xiàn)場(chǎng)中對(duì)數(shù)據(jù)和當(dāng)?shù)氐牡乩砦恢玫冗M(jìn)行收集，通過(guò)計(jì)算機(jī)信息管理技術(shù)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和處理，并對(duì)施工設(shè)計(jì)進(jìn)行實(shí)時(shí)的優(yōu)化，推進(jìn)工程的進(jìn)度，方便工程的進(jìn)一步開展。在施工過(guò)程中，計(jì)算機(jī)信息管理技術(shù)還可以在工程中的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)控，對(duì)可能產(chǎn)生的問(wèn)題及時(shí)的通知工作人員進(jìn)行處理。應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息管理技術(shù)對(duì)施工方案有著優(yōu)化的作用，對(duì)資源能夠達(dá)到最大程度的運(yùn)用，對(duì)于企業(yè)把握工程的實(shí)施信息有著重要的幫助。
3結(jié)論
隨著經(jīng)濟(jì)全球化的發(fā)展，計(jì)算機(jī)信息管理技術(shù)已經(jīng)被應(yīng)用在各個(gè)企業(yè)中，通過(guò)計(jì)算機(jī)信息管理在企業(yè)中的應(yīng)用，能夠提高企業(yè)的工作效率，保證企業(yè)在項(xiàng)目施工中資源的合理利用，為企業(yè)帶來(lái)更大的經(jīng)濟(jì)利益，從而促進(jìn)計(jì)算機(jī)信息管理技術(shù)的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
一、提高綜合工作素質(zhì)
在一個(gè)單位中，要做好綜合檔案管理工作，那么這項(xiàng)工作就必須引起領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，只有這樣，這項(xiàng)工作才能夠順利開展。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的認(rèn)同感決定了檔案工作人員的工作態(tài)度，從而也就決定了綜合檔案管理工作的質(zhì)量。作為檔案管理的工作人員，應(yīng)當(dāng)盡可能發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性，做好自己的工作，讓檔案管理工作為單位工作的順利開展更好地服務(wù)，讓領(lǐng)導(dǎo)看到這項(xiàng)工作的重要性和必要性，從而重視起來(lái)。就檔案的管理工作而言，工作人員的工作態(tài)度是最重要的，其次，要提高工作效率和工作質(zhì)量。領(lǐng)導(dǎo)的重視程度是通過(guò)工作人員的基本工作起作用的，所以檔案工作者就要發(fā)揮主觀能動(dòng)性，爭(zhēng)取得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，在日常工作中注意做到以下兩點(diǎn)：
1、端正工作態(tài)度，做好本職工作，爭(zhēng)取得到領(lǐng)導(dǎo)對(duì)自己工作的滿意。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視程度很大程度上是取決于對(duì)工作人員的工作質(zhì)量和對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的印象上。因此，作為一名檔案工作者，首先就要愛(ài)崗敬業(yè)，忠于職守，給領(lǐng)導(dǎo)留下一個(gè)好的印象。
2、加強(qiáng)檔案重要性的宣傳。在單位里，有的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的重視工作不夠，他們看來(lái)檔案對(duì)開展其他工作是可有可無(wú)的，是不足輕重的。這是因?yàn)樗麄內(nèi)狈?duì)檔案管理工作的認(rèn)知度。此時(shí)，最需要的的就是檔案工作者的宣傳工作。工作者應(yīng)該經(jīng)常拿一些單位里的重要的文件資料給領(lǐng)導(dǎo)看，在領(lǐng)導(dǎo)的腦海里對(duì)檔案的相關(guān)工作形成深刻印象，受到深刻的啟發(fā)，在實(shí)踐中加以應(yīng)用。找機(jī)會(huì)跟領(lǐng)導(dǎo)談?wù)剻n案 管理工作的重要性，最大程度提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)同感。
二、綜合各種可利用的資源，實(shí)現(xiàn)綜合檔案管理現(xiàn)代化
伴隨著現(xiàn)代社會(huì)各項(xiàng)工作的迅速發(fā)展，檔案管理工作也隨之發(fā)生了巨大變化，產(chǎn)生了一系列亟待解決的問(wèn)題。例如，檔案的數(shù)量越來(lái)越多，檔案的分類管理體系越來(lái)越龐雜等。因此，現(xiàn)在的檔案管理對(duì)管理者的要求是非常高的，時(shí)下必須采用現(xiàn)代化管理手段方法才能有效解決新形勢(shì)下檔案管理中的各種問(wèn)題。
1、加強(qiáng)職業(yè)素質(zhì)，提高管理意識(shí)
檔案管理工作是一項(xiàng)對(duì)專業(yè)素質(zhì)要求很高的工作，要求工作人員必須有過(guò)硬的檔案管理專業(yè)知識(shí)，高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，還要有樂(lè)于奉獻(xiàn)的精神。對(duì)于管理者來(lái)說(shuō)，就要經(jīng)常涉獵一些相關(guān)的資料，增長(zhǎng)自己的知識(shí)領(lǐng)域，提高自身的綜合素質(zhì)，與時(shí)俱進(jìn)，做好新時(shí)代下的檔案管理工作。
2、提高自身綜合管理素質(zhì)
傳統(tǒng)的檔案管理方式主要是依賴手工抄寫，其特點(diǎn)是容易操作，但是工作效率低下，而且出錯(cuò)率較高。隨著電子技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的手寫檔案工作方式幾乎絕跡，現(xiàn)在的檔案管理工作全部依賴于計(jì)算機(jī)，這種先進(jìn)的科技手段和檔案管理技能到需要檔案管理者去掌握和熟練運(yùn)用。檔案管理者要注意提高自己的職業(yè)技能，在崗位上邊工作邊學(xué)習(xí)，及時(shí)掌握最新的管理方法和計(jì)算機(jī)使用技巧，注意關(guān)注積累信息文化，努力使自己成長(zhǎng)為一名綜合素質(zhì)高的檔案管理工作人才。
3、利用現(xiàn)有的資源做好檔案管理工作
檔案匯集了大量的信息，是一種豐富的信息資源。也因此檔案整理工作變得繁瑣，重復(fù)工作多，勞動(dòng)強(qiáng)度大。現(xiàn)在借助于計(jì)算機(jī)來(lái)處理，就變得簡(jiǎn)單的多了，而且受到了事半功倍的效果。在進(jìn)行人事立卷是工作人員根據(jù)自己的習(xí)慣來(lái)將資料整理分類，雖然分類都是按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行的，但是由于個(gè)人主觀因素的差異，會(huì)出現(xiàn)分來(lái)不準(zhǔn)的現(xiàn)象，給立卷工作帶來(lái)諸多不便。因此，計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢(shì)就凸顯出來(lái)，盡可能減少手工操作的失誤，提升工作的效率。
三、加強(qiáng)培訓(xùn)的工作力度，全面提升管理工作者的綜合素質(zhì)
檔案管理工作者的業(yè)務(wù)水平直接影響了檔案管理工作的質(zhì)量。檔案管理者為了能夠更好地適應(yīng)工作的需要，就要充分發(fā)揮其主觀能動(dòng)性和創(chuàng)造性，全面提升自身的知識(shí)水平和管理的能力。為了不適應(yīng)檔案管理工作的變化，簡(jiǎn)化工作強(qiáng)度，就要轉(zhuǎn)變工作觀念，摒棄傳統(tǒng)的工作方式，學(xué)習(xí)新的管理方法和運(yùn)用新的管理工具。
1、增強(qiáng)繼續(xù)教育力度
發(fā)展繼續(xù)教育為進(jìn)一步適應(yīng)新的工作環(huán)境和工作內(nèi)容。首先要解決的是要充分認(rèn)識(shí)到繼續(xù)教育在檔案管理工作中的重要性和實(shí)際意義；其次，要適應(yīng)時(shí)展的要求，培養(yǎng)一批專業(yè)的檔案管理工作人才。
2、加強(qiáng)制度建設(shè)，建立運(yùn)行機(jī)制
開展檔案工作的培訓(xùn)的關(guān)鍵就是要建立一個(gè)良好的運(yùn)行機(jī)制。首先要建立關(guān)于實(shí)行繼續(xù)教育的管理制度，并嚴(yán)格實(shí)行；其次，在此基礎(chǔ)上建立繼續(xù)教育的激勵(lì)和約束機(jī)制，監(jiān)督和保障此機(jī)制的順利實(shí)施。
3、開展綜合培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平
結(jié)合個(gè)人職業(yè)素養(yǎng)的程度，在開展培訓(xùn)時(shí)要分層次、按崗位、多渠道、多形式進(jìn)行。按時(shí)、按需要提供給檔案工作者學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，盡快、盡最大程度提高其職業(yè)水平。經(jīng)常普及相關(guān)知識(shí)，如哲學(xué)、歷史學(xué)、心理學(xué)、行為學(xué)等都會(huì)涉及到。最后還要加強(qiáng)科學(xué)信息知識(shí)的學(xué)習(xí)，將現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)應(yīng)用到檔案的管理工作中，在工作方法和途徑上直接提高管理工作的效率。
四、做好檔案管理工作具有重要意義
縣（區(qū)）級(jí)人力資源和社會(huì)保障部門不僅要負(fù)責(zé)單位內(nèi)部的人事管理工作，而且要負(fù)責(zé)（參與）全縣（區(qū)）行政事業(yè)單位、學(xué)校、醫(yī)院、國(guó)有企業(yè)等單位的人事管理，因而其文書檔案管理必須規(guī)范化、科學(xué)化，這樣才能達(dá)到服務(wù)單位、服務(wù)全縣（區(qū)）的目標(biāo)。
1、人力資源和社會(huì)保障部門的發(fā)展要求規(guī)范文書檔案管理。文書檔案管理是人力資源和社會(huì)保障部門重要工作，規(guī)范這一工作，首先，可以為人力資源和社會(huì)保障部門決策提供參考，人力資源與社會(huì)保障部門的工作特別是決策性的工作需要參閱大量的歷史資料，而詳實(shí)、規(guī)范的文書檔案管理工作，可以幫助決策主體盡快的獲取相關(guān)信息，科學(xué)的做出決策。其次，可以降低單位管理成本，提高工作效率。規(guī)范的文書檔案管理工作使得人力資源和社會(huì)保障部門在撰寫各種文件等行為有模式可以參考，這就避免另起爐灶等增加了工作難度。
2、其他主體的需求要求規(guī)范文書檔案管理。人力資源和社會(huì)保障部門要負(fù)責(zé)指導(dǎo)、參與全縣的人事工作，特別是，縣、區(qū)一級(jí)要出臺(tái)諸多的文件、政策，如人才引進(jìn)政策、職稱評(píng)審政策、工資定級(jí)政策等，所轄區(qū)域內(nèi)部各單位都需要參閱這些資料，如果文書檔案管理不規(guī)范，則在其他單位需要借閱這種資料時(shí)容易出現(xiàn)信息獲取難、資料借閱手續(xù)復(fù)雜等問(wèn)題，相反，如果文書檔案管理規(guī)范，則可以為其他單位提供高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
3、文書檔案工作本身的發(fā)展要求推行規(guī)范化管理。當(dāng)前，文書檔案工作正遭受信息化等帶來(lái)的挑戰(zhàn)，這種挑戰(zhàn)要求文書檔案的內(nèi)容信息化，并積極利用信息化管理工具規(guī)范文書檔案管理，如開發(fā)出文書檔案信息化管理軟件等，這些工作的開展都要求規(guī)范文書檔案管理工作。
二、縣（區(qū)）級(jí)人力資源和社會(huì)保障部門文書檔案管理存在的問(wèn)題
雖然我國(guó)縣（區(qū)）級(jí)人力資源和社會(huì)保障部門文書檔案管理工作取得了一定成績(jī)，在分類歸檔、存儲(chǔ)借閱等方面出臺(tái)了一些制度，但從實(shí)踐來(lái)看也還存在一定的問(wèn)題，表現(xiàn)在制度體系不完備、管理方法相對(duì)滯后，管理人員素質(zhì)有待提升等方面。
1、文書檔案管理制度體系不完備。制度是規(guī)范化管理的基礎(chǔ)，只有制度完備才能做到管理規(guī)范。首先，制度細(xì)化不夠，人力資源和社會(huì)保障部門制定的文書檔案管理制度多為一些宏觀性的、指導(dǎo)性的文件，如明確崗位職責(zé)等，但對(duì)于具體如何管理、如何規(guī)范缺乏細(xì)化的、可操作的制度支持。其次，制度量化不夠，現(xiàn)有的制度多為定性的、描述性的管理制度，在定量管理方面支持不夠邁入沒(méi)有定量化的考核制度等。再次，制度實(shí)化不夠，現(xiàn)行的制度宏觀性較強(qiáng)，但缺乏具體的、針對(duì)崗位特征的規(guī)定，導(dǎo)致文書檔案管理中缺乏指導(dǎo)實(shí)踐的制度。
2、管理方法相對(duì)滯后。管理方法是規(guī)范化管理的有效工具，只有方法先進(jìn)才能真正實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。首先，從文書檔案管理本身來(lái)看，部分區(qū)縣人力資源和社會(huì)保障部門沒(méi)有按照國(guó)家檔案管理的相關(guān)規(guī)定科學(xué)的對(duì)文書檔案進(jìn)行分類，并形成分類保管體系，導(dǎo)致管理不規(guī)范。其次，信息化手段的利用來(lái)看，部分區(qū)縣人力資源和社會(huì)保障沒(méi)有充分利用編碼技術(shù)等管理帶來(lái)的便利，沒(méi)有開發(fā)相應(yīng)的軟件模塊完善管理，仍然依靠傳統(tǒng)的人工管理，導(dǎo)致規(guī)范中規(guī)范化難度大。
3、管理人員素質(zhì)有待提升。管理人員素質(zhì)的高低直接關(guān)系到規(guī)范化的難易程度，首先，部分文書檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高，他們多為兼職的檔案管理人員，本身并沒(méi)有接受過(guò)專門的檔案管理教育，導(dǎo)致其在文書檔案管理中面臨很多專業(yè)性的困難。其次，部分文書檔案人員繼續(xù)教育缺乏，由于這一崗位工作創(chuàng)新需求少，人力資源和社會(huì)保障部門內(nèi)部對(duì)這一崗位的培訓(xùn)投入相對(duì)不足，難易為規(guī)范化管理提供支持。
三、促進(jìn)縣（區(qū)）級(jí)人力資源和社會(huì)保障部門文書檔案管理規(guī)范化的思考
文書檔案管理規(guī)范化是必然的趨勢(shì)，也是一種必然的要求，縣（區(qū)）級(jí)人力資源和社會(huì)保障部門必須高度重視，加強(qiáng)人才培訓(xùn)，加強(qiáng)文書檔案規(guī)范化管理設(shè)施建設(shè)，并制定規(guī)范化管理制度，確實(shí)推動(dòng)規(guī)范化管理落到實(shí)處。
設(shè)備是企業(yè)固定資產(chǎn)的重要組成部分，在制造類企業(yè)的固定資產(chǎn)中,設(shè)備的價(jià)值占70 %左右。同時(shí)，設(shè)備維護(hù)費(fèi)用也是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)成本的主要內(nèi)容之一，通過(guò)加強(qiáng)設(shè)備管理,國(guó)外的制造企業(yè)可以節(jié)省8%～30%的運(yùn)營(yíng)費(fèi)用。而且，隨著自動(dòng)化程度的提高,大部分的制造任務(wù)將由設(shè)備直接完成，設(shè)備管理的好壞直接關(guān)系到企業(yè)生產(chǎn)是否正常運(yùn)作。隨著信息化在制造業(yè)的不斷推進(jìn)，企業(yè)逐漸采用信息技術(shù)來(lái)加強(qiáng)設(shè)備管理，建立設(shè)備管理信息系統(tǒng)，以提高設(shè)備運(yùn)行效率，降低設(shè)備維修成本和故障停機(jī)損失。
一、設(shè)備管理信息系統(tǒng)的發(fā)展和現(xiàn)狀
20世紀(jì)60年代，為實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)時(shí)生產(chǎn)、減少庫(kù)存，美國(guó)Joseph博士提出了物料需求計(jì)劃（Material Requirement Planning,簡(jiǎn)稱MRP），MRP將企業(yè)生產(chǎn)中所需物料分為獨(dú)立物料和相關(guān)物料，根據(jù)產(chǎn)品完工日期和產(chǎn)品結(jié)構(gòu)確定不同時(shí)期的物料需求，制定生產(chǎn)計(jì)劃。MRP中對(duì)設(shè)備進(jìn)行管理主要體現(xiàn)在其根據(jù)現(xiàn)有企業(yè)設(shè)備加工能力對(duì)生產(chǎn)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整，此種設(shè)備管理是被動(dòng)的、靜態(tài)的，不能挖掘設(shè)備潛力，提高設(shè)備的管理效率，主動(dòng)為企業(yè)生產(chǎn)服務(wù)。 20世紀(jì)80年代初，Oliver在MRP的基礎(chǔ)上提出了制造資源計(jì)劃(Manufacturing Resource Planning，簡(jiǎn)稱MRPⅡ），MRPⅡ在MRP的基礎(chǔ)上把生產(chǎn)、銷售、財(cái)務(wù)、采購(gòu)等緊密結(jié)合起來(lái)，組成了一個(gè)全面生產(chǎn)管理的集成化優(yōu)化模式，但MRPⅡ在設(shè)備管理方面仍然沒(méi)有很大突破。
20世紀(jì)90年代，美國(guó)IT咨詢公司Gartner Group Inc.在MRPⅡ的基礎(chǔ)上提出了企業(yè)資源計(jì)劃（enterprise resource planning,簡(jiǎn)稱ERP）。ERP加強(qiáng)了對(duì)設(shè)備的管理,開發(fā)專門的設(shè)備管理模塊，但其主要功能僅局限于設(shè)備臺(tái)帳和檔案管理 ，主要利用計(jì)算機(jī)對(duì)設(shè)備的基本信息進(jìn)行規(guī)范化管理，而且各部門的設(shè)備管理系統(tǒng)自成體系,缺乏溝通和聯(lián)系,形成“信息孤島”。經(jīng)常出現(xiàn)制造部門為了干工期，使設(shè)備帶病工作；設(shè)備管理部門不了解設(shè)備實(shí)際使用情況，造成設(shè)備維護(hù)不足或維修過(guò)渡；采購(gòu)部門不能根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)情況，對(duì)設(shè)備和備件進(jìn)行動(dòng)態(tài)采購(gòu)，設(shè)備管理效率不高。
隨著現(xiàn)代制造業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的不斷加劇，社會(huì)需求日益多樣化，產(chǎn)品更新速度加快，企業(yè)生產(chǎn)任務(wù)復(fù)雜多變，設(shè)備自動(dòng)化、專業(yè)化程度不斷提高。在這種形勢(shì)下,傳統(tǒng)設(shè)備管理系統(tǒng)愈發(fā)不能滿足現(xiàn)代企業(yè)設(shè)備管理的需要。因此,本文提出一個(gè)基于動(dòng)態(tài)思想的設(shè)備管理信息系統(tǒng)理論,通過(guò)對(duì)設(shè)備進(jìn)行動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)采集、動(dòng)態(tài)分類、動(dòng)態(tài)預(yù)警、動(dòng)態(tài)調(diào)度、動(dòng)態(tài)故障分析診斷，提高設(shè)備管理效率，降低設(shè)備維護(hù)成本和故障停機(jī)損失，為企業(yè)生產(chǎn)提供增值服務(wù)。
三、動(dòng)態(tài)設(shè)備管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)
動(dòng)態(tài)設(shè)備管理信息系統(tǒng)主要包括六大模塊：設(shè)備基本信息動(dòng)態(tài)管理模塊、設(shè)備動(dòng)態(tài)分類管理模塊、設(shè)備動(dòng)態(tài)預(yù)警模塊、設(shè)備故障動(dòng)態(tài)分析模塊、設(shè)備管理動(dòng)態(tài)調(diào)度模塊以及備件動(dòng)態(tài)管理模塊。
1.設(shè)備基本信息動(dòng)態(tài)管理模塊?；拘畔⒐芾沓藢?shí)現(xiàn)ERP所具有的設(shè)備臺(tái)帳管理、檔案管理，設(shè)備變動(dòng)管理等功能外，還要實(shí)現(xiàn)對(duì)設(shè)備的動(dòng)態(tài)信息管理，建立開放、多節(jié)點(diǎn)設(shè)備樹，以設(shè)備的具體部位為對(duì)象進(jìn)行管理，將設(shè)備的保養(yǎng)、點(diǎn)檢、故障、維修等數(shù)據(jù)信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)的量化管理，為設(shè)備管理提供有效決策分析。
2.設(shè)備動(dòng)態(tài)分類管理模塊。制造企業(yè)有成千上萬(wàn)臺(tái)設(shè)備，每個(gè)設(shè)備的功能、運(yùn)行狀況、對(duì)質(zhì)量的影響程度等各不相同，同時(shí)，隨著企業(yè)生產(chǎn)任務(wù)的變化，每臺(tái)設(shè)備在企業(yè)中的重要程度在不斷變化，因此要對(duì)每臺(tái)設(shè)備進(jìn)行動(dòng)態(tài)分類管理，根據(jù)設(shè)備的不同類型采用預(yù)防維修、狀態(tài)檢修、事后維修等相應(yīng)的設(shè)備維修策略，避免維護(hù)不足或維護(hù)過(guò)度。根據(jù)設(shè)備功能，將設(shè)備分為三類：機(jī)加設(shè)備、動(dòng)力設(shè)備、輔助設(shè)備。再根據(jù)三類設(shè)備的特性，建立動(dòng)態(tài)評(píng)價(jià)體系，按照重要程度將每類設(shè)備進(jìn)一步劃分為：關(guān)鍵設(shè)備、重要設(shè)備和一般設(shè)備，并隨著指標(biāo)的變化，定期對(duì)設(shè)備重要程度進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整。
3.設(shè)備動(dòng)態(tài)預(yù)警模塊。根據(jù)設(shè)備性能預(yù)先設(shè)置設(shè)備各種運(yùn)行指標(biāo)預(yù)警值，系統(tǒng)對(duì)設(shè)備這些關(guān)鍵數(shù)據(jù)進(jìn)行動(dòng)態(tài)檢測(cè)，當(dāng)發(fā)現(xiàn)某項(xiàng)指標(biāo)達(dá)到預(yù)警值，就會(huì)自動(dòng)發(fā)出預(yù)警，通知設(shè)備維修部門以及設(shè)備使用部門及時(shí)采取預(yù)防措施。在設(shè)備出現(xiàn)潛在故障時(shí)及時(shí)進(jìn)行處理，避免設(shè)備發(fā)生故障，消除潛在的維修費(fèi)用及降低設(shè)備停機(jī)損失。例如，當(dāng)某臺(tái)設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)一定時(shí)間，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提示對(duì)設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)；當(dāng)電力設(shè)備負(fù)荷過(guò)大或溫度過(guò)高，系統(tǒng)會(huì)進(jìn)行預(yù)警。
4.設(shè)備故障動(dòng)態(tài)分析模塊。設(shè)備管理部門對(duì)關(guān)鍵設(shè)備主要運(yùn)行指標(biāo)進(jìn)行動(dòng)態(tài)記錄，并傳送給設(shè)備供應(yīng)商，設(shè)備供應(yīng)商實(shí)時(shí)掌握設(shè)備運(yùn)行情況，供應(yīng)商利用自己強(qiáng)大的專家隊(duì)伍對(duì)設(shè)備運(yùn)行數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為設(shè)備的遠(yuǎn)程診斷和在線診斷提高信息平臺(tái)。另外，企業(yè)通過(guò)信息系統(tǒng)對(duì)設(shè)備故障進(jìn)行記錄，對(duì)故障的發(fā)生日期、原因、解決方法、維修時(shí)間、維修成本等信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)記錄，把企業(yè)分散的維修信息和經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行系統(tǒng)動(dòng)態(tài)整理，為設(shè)備管理部門提供決策支持。
5.設(shè)備管理動(dòng)態(tài)調(diào)度模塊。系統(tǒng)根據(jù)設(shè)備動(dòng)態(tài)分類模塊中每類設(shè)備的不同管理策略，合理調(diào)度設(shè)備管理人員對(duì)設(shè)備進(jìn)行管理。當(dāng)企業(yè)任一設(shè)備出現(xiàn)故障或運(yùn)行不正常，立即將故障癥狀及設(shè)備代碼等信息在動(dòng)態(tài)調(diào)度模塊中報(bào)告給設(shè)備管理部門，設(shè)備管理部門運(yùn)用動(dòng)態(tài)調(diào)度系統(tǒng)對(duì)維修工作和維修資源進(jìn)行統(tǒng)籌優(yōu)化。
6.備件動(dòng)態(tài)管理模塊。備件管理是保障設(shè)備正常運(yùn)行的第二道防線，有效的備件管理可以縮短設(shè)備修理停歇時(shí)間。根據(jù)備件使用頻率、采購(gòu)周期、所屬設(shè)備的重要程度、價(jià)值，將備件分為關(guān)鍵備件、重要備件和一般備件，并對(duì)三類備件分類進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整。關(guān)鍵備件實(shí)行定額儲(chǔ)備，重要備件采用經(jīng)濟(jì)批量采購(gòu)，一般備件修前隨時(shí)采購(gòu)。并且根據(jù)備件的消耗情況，系統(tǒng)動(dòng)態(tài)提醒采購(gòu)人員及時(shí)采購(gòu)。
動(dòng)態(tài)設(shè)備管理系統(tǒng)除了建立以上六個(gè)動(dòng)態(tài)管理模塊外，還要加強(qiáng)與企業(yè)生產(chǎn)計(jì)劃系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等數(shù)據(jù)共享，整合各系統(tǒng)數(shù)據(jù)，優(yōu)化企業(yè)設(shè)備管理資源，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)設(shè)備管理。
設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)是生產(chǎn)計(jì)劃順利實(shí)施的前提，改進(jìn)設(shè)備管理方法是降低企業(yè)成本的重要措施。動(dòng)態(tài)設(shè)備管理系統(tǒng)將對(duì)企業(yè)提高設(shè)備管理效率、增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力發(fā)揮重要作用。
作者單位：北京化工大學(xué)
參考文獻(xiàn)：
1.隨著現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)的市場(chǎng)化，企業(yè)員工也從原來(lái)的終身制變成聘用制合同工之類的，這也大大增加了員工的自由度。員工可依據(jù)自身的優(yōu)勢(shì)自由的流動(dòng)，與其對(duì)應(yīng)的檔案也會(huì)隨著人員的流動(dòng)而頻繁的更換單位。如果企業(yè)自身進(jìn)行檔案管理，必然會(huì)增加繁重的檔案管理工作，也會(huì)增加企業(yè)的管理成本，因?yàn)檫€要找地方放置檔案，還要配備人員進(jìn)行檔案的看管等之類的。將檔案交于社會(huì)上機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理，這些專門的機(jī)構(gòu)憑著自身專業(yè)的管理水平，對(duì)檔案實(shí)行專業(yè)化的管理，不僅減輕企業(yè)的負(fù)擔(dān)，還能從容的面對(duì)企業(yè)員工的流動(dòng)。
2.人事檔案是伴隨著人的重要的信息載體，上面反映著一個(gè)人的資歷和學(xué)歷的信息，還反映出人有沒(méi)有犯過(guò)什么錯(cuò)誤。如果缺乏有效的管理，極有可能造成個(gè)人信息的泄漏和造假，這樣檔案信息的真實(shí)性就大大折扣。由于現(xiàn)在企業(yè)的數(shù)量眾多，對(duì)于高素質(zhì)人才的需要也越來(lái)越大，所以，做好檔案的管理也是保證檔案的可信度，這對(duì)于告訴人才的引進(jìn)也能提供好幫助。隨著現(xiàn)代教育水平的提高，高等人才也越來(lái)越多，有些企業(yè)為了強(qiáng)留這些人才，就會(huì)以檔案不讓提等之類的卡住員工往更好的企業(yè)去發(fā)展，這不僅影響企業(yè)的管理，也會(huì)影響員工的發(fā)展，所以傳統(tǒng)的檔案管理缺乏有效的公平性。這也造成了檔案管理想社會(huì)化發(fā)展的必要，只有這樣，才能保證檔案的真實(shí)、安全和公平。
二、企業(yè)檔案管理社會(huì)化的可行性
1.由于現(xiàn)在的時(shí)代是信息化的時(shí)代，距離已不再是問(wèn)題。各種的信息技術(shù)遍布在我們身邊的每一地方。由于企業(yè)本身不可能對(duì)檔案管理這一塊有太多的投入，這也直接導(dǎo)致企業(yè)本身不可能有效的滿足企業(yè)管理的需要。由于專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，有著先進(jìn)的技術(shù)手段，利用信息技術(shù)，是企業(yè)和檔案管理機(jī)構(gòu)更能有效的進(jìn)行溝通和及時(shí)掌握檔案管理的最新動(dòng)態(tài)，進(jìn)而降低企業(yè)的成本，提高管理水平。
2.隨著企業(yè)的不斷發(fā)展壯大，企業(yè)的需要也越來(lái)越多，因此檔案管理的工作也會(huì)隨著企業(yè)規(guī)模的變大而需投入大量的財(cái)力、物力，進(jìn)而增加企業(yè)的負(fù)擔(dān)，長(zhǎng)久下去對(duì)企業(yè)的發(fā)展也是非常不利的。企業(yè)要想解決這類問(wèn)題，檔案管理外包的形式就出現(xiàn)了，這些檔案管理的機(jī)構(gòu)能夠?yàn)槠髽I(yè)檔案管理提供方便，科學(xué)化的管理服務(wù)體系是企業(yè)不可比擬呢，增加了企業(yè)對(duì)檔案管理的需求，提高效率，為企業(yè)提供高質(zhì)量的服務(wù)，企業(yè)不再為此有過(guò)多的投入，進(jìn)而增加企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。
3.我國(guó)的法律法規(guī)明確的規(guī)定了檔案管理機(jī)構(gòu)的權(quán)利和義務(wù)，對(duì)企業(yè)檔案的保密性也做了很多規(guī)定，這些機(jī)構(gòu)也有義務(wù)為企業(yè)提供檔案管理的各項(xiàng)服務(wù)。隨著現(xiàn)代社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案管理的服務(wù)市場(chǎng)不斷的健全和完善，無(wú)論是在服務(wù)的內(nèi)容還是方式更加的科學(xué)化、規(guī)范化，或許企業(yè)想不到的、考慮不到的一些問(wèn)題，這些檔案管理的機(jī)構(gòu)就會(huì)想到和考慮到，為企業(yè)提供周全的服務(wù)和保障。這樣就有效的保證企業(yè)檔案管理的社會(huì)化需要，也能更好的為企業(yè)的發(fā)展提供服務(wù)。
三、企業(yè)檔案管理社會(huì)化的表現(xiàn)
1.企業(yè)檔案管理社會(huì)化的第一步就是集中統(tǒng)一管理，在傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理中，企業(yè)一般都會(huì)根據(jù)員工的崗位、學(xué)歷等方面進(jìn)行分類管理，這樣管理方式很容易造成檔案的管理混亂，進(jìn)而加重企業(yè)管理的負(fù)擔(dān)，阻礙企業(yè)長(zhǎng)久的發(fā)展。于是，社會(huì)化的檔案管理模式，就是管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案的統(tǒng)一管理，這些機(jī)構(gòu)有一套專業(yè)的科學(xué)管理方法，相比企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理是非常有優(yōu)勢(shì)，這樣交給這些專門的機(jī)構(gòu)，企業(yè)不必為此增加投入。這樣集中管理更能有效的改變管理檔案工作的混亂狀態(tài)，使之更具體化、專業(yè)化。
