首頁(yè) > 優(yōu)秀范文 > 檔案管理的整改措施
時(shí)間：2023-07-12 09:33:56
序論：速發(fā)表網(wǎng)結(jié)合其深厚的文秘經(jīng)驗(yàn)，特別為您篩選了11篇檔案管理的整改措施范文。如果您需要更多原創(chuàng)資料，歡迎隨時(shí)與我們的客服老師聯(lián)系，希望您能從中汲取靈感和知識(shí)！
二、要高度重視安全檔案管理工作
安全檔案管理工作是安全工作的重要內(nèi)容，是業(yè)務(wù)建設(shè)的重要組成部分，各單位要深刻認(rèn)識(shí)安全檔案建設(shè)的重要性、必要性，對(duì)此項(xiàng)工作要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，高度重視，切忌漠不關(guān)心，敷衍應(yīng)付。它的重要性、必要性表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：一是國(guó)家法律的規(guī)定。關(guān)于安全檔案建設(shè)工作，《安全生產(chǎn)法》、《消防法》、《機(jī)關(guān)團(tuán)體企業(yè)事業(yè)單位消防安全管理規(guī)定》中都有明確要求，不是可做可不做的工作，而是必須做又必須做好的工作，否則，就是違反了法律法規(guī)，各單位要把此項(xiàng)工作提高到法律的高度來(lái)認(rèn)識(shí)。二是安全管理的基礎(chǔ)性工作。安全工作牽涉面廣，責(zé)任重大。從一定意義上說(shuō)，安全檔案就是從事安全工作人員的“生命線”。在日常安全工作中，有大量重要的文件材料、法律文書(shū)、檢查記錄、消防設(shè)施記錄、照片等資料,這些“原始檔案”構(gòu)成了安全工作的基礎(chǔ)信息，是執(zhí)行政策、了解事實(shí)、掌握情況、明確責(zé)任的重要依據(jù)。確保這些原始資料完整、齊全地歸檔保管，是做好安全工作的重要基礎(chǔ)性工作。三是提高安全管理水平的需要。安全檔案記載著單位的概況和有關(guān)消防資料，記載著安全管理的工作情況，便于及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供決策信息，有助于全面掌握單位消防工作情況，有利于改變企業(yè)安全管理"無(wú)據(jù)可查"的混亂現(xiàn)象，有利于全面提高安全管理水平。
20*年省社直屬單位的安全檔案建設(shè)工作，總的要求是普及、提高，規(guī)范、完善。目前還沒(méi)有建立安全檔案的單位要按照要求，全部建立起安全檔案，并參加檢查評(píng)比；已建立安全檔案的單位，要按照有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定的安全檔案項(xiàng)目和內(nèi)容，對(duì)照檢查，充實(shí)完善，做到完整齊全；各直屬單位都要按照檔案規(guī)范化管理的要求，認(rèn)真梳理，科學(xué)分類(lèi)，全面提高標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)水平。
三、要認(rèn)真做好春節(jié)期間的安全工作
2項(xiàng)目檔案管理的“超前介入”
項(xiàng)目檔案貫穿于工程建設(shè)的始終，包括從建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘測(cè)、采購(gòu)、施工、監(jiān)理到竣工驗(yàn)收全過(guò)程活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案，它形成的周期長(zhǎng)、來(lái)源廣、內(nèi)容繁雜。為加強(qiáng)總承包工程項(xiàng)目中對(duì)項(xiàng)目文件的控制和管理，避免項(xiàng)目檔案材料的流失，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，檔案管理工作必須“超前介入”到工程總承包項(xiàng)目每階段工作中，特別是前期準(zhǔn)備工作中。項(xiàng)目檔案管理的“超前介入”，能夠使檔案人員掌握主動(dòng)性，了解整個(gè)工程項(xiàng)目建設(shè)的情況；掌握項(xiàng)目文件產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)的規(guī)律；監(jiān)控項(xiàng)目文件的流向；及早制定有關(guān)項(xiàng)目檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)、制度；及時(shí)對(duì)參建單位、項(xiàng)目部各部門(mén)文件資料的收集、整理進(jìn)行指導(dǎo)，從而對(duì)保證項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)提供保障。項(xiàng)目檔案管理人員剛到馬鞍山總承包項(xiàng)目部時(shí)，項(xiàng)目還沒(méi)有最后核準(zhǔn)，許多部門(mén)的人員都沒(méi)到達(dá)，他們覺(jué)得檔案工作介入太早，沒(méi)有多少事可做，認(rèn)為檔案管理工作主要集中在工程后期。在完整經(jīng)歷了整個(gè)工程后，才深刻體會(huì)到工程初期項(xiàng)目檔案管理超前介入的重要性，檔案管理的前期介入為今后高質(zhì)量地向業(yè)主移交完整準(zhǔn)確的檔案提供了有力保障。要做好項(xiàng)目檔案管理的“超前介入”，首先，要爭(zhēng)取項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作的重視，將項(xiàng)目檔案管理納入到項(xiàng)目管理中，及早設(shè)立項(xiàng)目檔案機(jī)構(gòu)，及早配置項(xiàng)目檔案人員，及早建立檔案庫(kù)房；及早制定項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)并納入項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)體系。其次，要有業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)的檔案專(zhuān)業(yè)人員的及時(shí)介入?？偝邪こ添?xiàng)目檔案管理工作是一項(xiàng)以項(xiàng)目管理為中心的專(zhuān)業(yè)性和服務(wù)性的工作，它既有項(xiàng)目管理的技術(shù)基礎(chǔ)工作的特點(diǎn)，又有自身獨(dú)立的工作對(duì)象、內(nèi)容及工作方法。由于工程參建單位眾多，涉及面較廣，檔案工作人員不僅肩負(fù)著項(xiàng)目文件的收集、保管和利用，還要及時(shí)準(zhǔn)確地傳遞各單位（業(yè)主，監(jiān)理，設(shè)計(jì)，施工，設(shè)備廠家等）的技術(shù)文件，成為文件流轉(zhuǎn)的樞紐；還要協(xié)調(diào)各單位的文件管理，及時(shí)指導(dǎo)和培訓(xùn)各參建單位的檔案工作人員。項(xiàng)目檔案負(fù)責(zé)人在工程前期，要能參與工程項(xiàng)目的開(kāi)工啟動(dòng)會(huì)，了解工程項(xiàng)目的總體安排和規(guī)劃，以便及時(shí)收集工程前期文件并做出相應(yīng)的檔案管理工作計(jì)劃；要能參與合同、協(xié)議的評(píng)議和簽訂，把有關(guān)工程檔案資料各項(xiàng)具體要求（歸檔責(zé)任，歸檔時(shí)間，歸檔份數(shù)，檔案編制質(zhì)量要求等）納入?yún)f(xié)議條款中，借助合同、協(xié)議的約束力爭(zhēng)取檔案管理工作的主動(dòng)權(quán)；要能及時(shí)與業(yè)主、監(jiān)理檔案主管充分溝通，了解他們的具體要求，以便提前制定檔案管理細(xì)則，統(tǒng)一歸檔要求，統(tǒng)一文件編號(hào)辦法，統(tǒng)一工程用各種表格，避免各參建單位檔案管理各行其是。
3項(xiàng)目檔案管理的“全過(guò)程控制”
項(xiàng)目檔案管理的“全過(guò)程控制”，是指對(duì)總承包工程的不同時(shí)期，不同階段產(chǎn)生的各種有價(jià)值的文件材料在承辦、運(yùn)轉(zhuǎn)、收集、積累及整理歸檔中始終處于受控范圍，確保檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)完整。其工作內(nèi)容包括：前期準(zhǔn)備，中間檢查，竣工審查驗(yàn)收。3.1前期準(zhǔn)備首先要加強(qiáng)總承包檔案人員自身的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高管理水平?？偝邪鼘?zhuān)職檔案人員必須熟悉工程設(shè)計(jì)，施工，管理等方面的基本知識(shí)，了解電廠的主要系統(tǒng)，熟練掌握火電企業(yè)檔案分類(lèi)表，通曉工程檔案形成的階段性特點(diǎn)，從而高效率地開(kāi)展檔案管理工作。其次要要求各參建單位配備專(zhuān)職檔案管理人員，并進(jìn)行系統(tǒng)的檔案培訓(xùn)。在熟練掌握檔案管理的國(guó)標(biāo)、行標(biāo)及總承包項(xiàng)目部制定的檔案管理制度下，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和要求。實(shí)行幫監(jiān)結(jié)合，制定出獎(jiǎng)罰措施。可以先由總承包檔案管理人員幫助建立一個(gè)示范性文本，使其后續(xù)文件材料的分類(lèi)整理有參照標(biāo)準(zhǔn)，達(dá)到規(guī)范統(tǒng)一。另外，要根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)條件，建立符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》要求的庫(kù)房，并配備相應(yīng)的設(shè)施。如：空調(diào)，去濕機(jī)，溫濕度計(jì)，滅火器材等。訂制適量的各種規(guī)格的檔案管理工具和耗材。如：資料柜，檔案盒等。3.2中間檢查在馬鞍山工程項(xiàng)目建設(shè)中，同樣存在檔案意識(shí)淡薄的現(xiàn)象，認(rèn)為檔案工作不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，而且瑣碎繁雜，在緊張繁忙的工程施工中，大家對(duì)工程質(zhì)量和進(jìn)度的重視影響到對(duì)文件材料的控制管理不能與生產(chǎn)同步；另外，由于各參建單位檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊，有的甚至是臨時(shí)聘用的未通過(guò)檔案上崗培訓(xùn)的人員，對(duì)文件材料的編制要求、分類(lèi)管理等知之甚少，極易造成文件內(nèi)容不完整，文件格式不規(guī)范，文件編號(hào)不統(tǒng)一等現(xiàn)象，為今后檔案整理和驗(yàn)收留下大量隱患。因此，中間檢查工作占據(jù)著極其重要的地位，能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，采取糾偏措施。在馬鞍山總承包工程中，檔案“中間檢查”工作的具體措施是：制定對(duì)各參建單位檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查的工作計(jì)劃。每月定時(shí)組織監(jiān)理專(zhuān)工、技術(shù)專(zhuān)工和檔案專(zhuān)工對(duì)參建單位技術(shù)資料的歸檔整理進(jìn)行核查。具體來(lái)說(shuō)，根據(jù)各標(biāo)段項(xiàng)目劃分表中的各分項(xiàng)工程、分部工程、單位工程的進(jìn)展情況進(jìn)行核對(duì)，制作出文件材料中間核查表，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出整改措施，列出檢查結(jié)論（完整率、準(zhǔn)確率、預(yù)立卷合格率等）；監(jiān)理專(zhuān)工和技術(shù)專(zhuān)工從案卷內(nèi)容的齊全完整，真實(shí)有效上把關(guān)，以確保主要施工技術(shù)記錄，質(zhì)量檢驗(yàn)記錄，出廠證件及檢驗(yàn)材料等原始產(chǎn)生的文件材料完整有效。檔案專(zhuān)工從案卷質(zhì)量是否符合檔案管理各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)上把關(guān)，以確保文件為原件，簽署完備，字跡圖表規(guī)范等，同時(shí)檢查是否按要求正確進(jìn)行預(yù)立卷分類(lèi)編目等。對(duì)檢查后發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題以整改通知單的形式下發(fā)，并以整改報(bào)驗(yàn)單的形式提出整改措施，以便復(fù)查。總之，總承包方檔案管理人員只有經(jīng)?！白叱鋈ァ睓z查監(jiān)督各參建單位的檔案管理工作，強(qiáng)化中間檢查，才能保障將來(lái)“坐下來(lái)”較好地審查驗(yàn)收各單位的竣工檔案，按時(shí)向業(yè)主移交，確保高質(zhì)量通過(guò)竣工檔案基建達(dá)標(biāo)和檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收。3.3竣工審查驗(yàn)收隨著工程的推進(jìn)，項(xiàng)目經(jīng)過(guò)設(shè)計(jì)、施工、安裝、調(diào)試幾個(gè)階段，各參建單位分包的各標(biāo)段的工程都即將竣工或已經(jīng)竣工，這時(shí)對(duì)各參建單位的工程檔案進(jìn)行驗(yàn)收成為總承包方檔案工作的重點(diǎn)。在馬鞍山總承包工程中，當(dāng)?shù)诙_(tái)機(jī)組也順利通過(guò)了168h滿(mǎn)負(fù)荷試運(yùn)行并通過(guò)業(yè)主驗(yàn)收后，我們依照《火力發(fā)電廠基本建設(shè)工程啟動(dòng)及竣工驗(yàn)收規(guī)程》的規(guī)定，聯(lián)合業(yè)主、監(jiān)理檔案負(fù)責(zé)專(zhuān)工對(duì)各參建單位的工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收。首先下發(fā)通知，要求各參建單位檔案自檢，并提交自檢報(bào)告，再由總承包檔案專(zhuān)工對(duì)其重點(diǎn)檔案進(jìn)行抽查，及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并限期完成。最后還要檢查整改后的閉合情況，由檔案主管簽字確認(rèn)，確保各參建單位檔案的順利歸檔和移交。對(duì)接收的竣工檔案及自身形成的工程管理文件進(jìn)行匯總整理，統(tǒng)一分類(lèi)、編目、編制檢索工具，編制檔案整理情況說(shuō)明等。在項(xiàng)目正式通過(guò)竣工驗(yàn)收后的三個(gè)月內(nèi)，總承包方應(yīng)根據(jù)《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》規(guī)定，編寫(xiě)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收申報(bào)材料，填寫(xiě)申請(qǐng)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收申請(qǐng)表，按程序向當(dāng)?shù)貦n案主管部門(mén)申報(bào)，完成建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收；最后，按總包合同向業(yè)主及相關(guān)單位辦理檔案移交。移交時(shí)應(yīng)明確檔案的內(nèi)容、案卷數(shù)、圖紙張數(shù)等（含電子版）并進(jìn)行清點(diǎn)，簽字等交接手續(xù)。
4項(xiàng)目檔案的“網(wǎng)絡(luò)化管理”
馬鞍山電廠擴(kuò)建工程作為較大的總承包項(xiàng)目，其參建單位多，產(chǎn)生的文件材料數(shù)量大，流轉(zhuǎn)時(shí)間要求緊迫，必須要求總承包單位和各參建單位的所有文件材料上網(wǎng)運(yùn)行，以各單位網(wǎng)站為節(jié)點(diǎn)，構(gòu)建自總承包單位到各參加單位縱向溝通、橫向鏈接的信息網(wǎng)絡(luò)體系，開(kāi)發(fā)具備文件瀏覽、查詢(xún)、表格填錄、文件編輯、刪除、恢復(fù)更替等各項(xiàng)功能的動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)區(qū)域信息共享。在該項(xiàng)工程中，我們使用了較先進(jìn)的工程管理軟件“POWERON”。若通過(guò)該項(xiàng)目管理系統(tǒng)與業(yè)主要求使用的檔案管理軟件的“無(wú)縫連接”，就能了解項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程的文件形成情況，保證項(xiàng)目文件材料收集的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，保證電子文件的及時(shí)歸檔；同時(shí)利用用戶(hù)權(quán)限管理對(duì)文件材料進(jìn)行預(yù)歸檔，開(kāi)通網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)系統(tǒng)，就能為項(xiàng)目建設(shè)提供便利的檔案查詢(xún)利用，也能為檔案工作人員節(jié)約了大量人力，物力和時(shí)間。最后，還能通過(guò)對(duì)檔案信息資源的整合，提出對(duì)今后總承包項(xiàng)目有借鑒的各專(zhuān)題報(bào)告、優(yōu)化設(shè)計(jì)方案等重要成果。這里最重要也急需解決的一個(gè)問(wèn)題是，如何較好地做好軟件系統(tǒng)之間的“無(wú)縫連接”,這受到項(xiàng)目建設(shè)時(shí)限、項(xiàng)目管理軟件和檔案管理軟件開(kāi)發(fā)時(shí)間周期及用戶(hù)應(yīng)用水平等多種因素限制，當(dāng)這兩個(gè)都很優(yōu)秀的系統(tǒng)軟件的“連接”不夠完善時(shí)，往往會(huì)使檔案管理工作回到以單機(jī)版檔案管理軟件進(jìn)行輔助管理的簡(jiǎn)單方式，失去了在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行管理的巨大優(yōu)勢(shì)。目前，網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件已逐漸取代單機(jī)版的檔案管理軟件，使檔案人員可以通過(guò)計(jì)算機(jī)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，在線完成檔案的收集、整理、編目、移交和提供利用，提高檔案管理工作效率。因此，建立一個(gè)能將工程管理與檔案管理緊密結(jié)合起來(lái)的統(tǒng)一工程管理信息平臺(tái)，成為總承包工程項(xiàng)目“網(wǎng)絡(luò)化管理”的當(dāng)務(wù)之急！
（一）、領(lǐng)導(dǎo)重視，思想統(tǒng)一，任務(wù)明確 （二）、增加經(jīng)費(fèi)投入，抓緊系統(tǒng)化的檔案管理 經(jīng)過(guò)不懈的努力，完成了1950年至2003年的訴訟檔案、文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、司法鑒定檔案、聲像檔案、科技檔案、實(shí)物檔案的立卷歸檔工作，所有各種檔案歸檔均符合要求，查找方便，利用效果好。2002年至2003年兩年間各檔案借閱326卷次，利用檔案268卷次。檔案更好地為各類(lèi)立案、審判、執(zhí)行、申訴復(fù)查工作提供了利用服務(wù)。
（三）、建立健全檔案管理制度，強(qiáng)化檔案管理工作
為使法院系統(tǒng)的檔案管理工作逐步走向制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，更好地開(kāi)展各項(xiàng)審判業(yè)務(wù)和審判理論研究。我院制定了《xx市人民法院檔案管理辦法》、《xx市人民法院訴訟文書(shū)立卷歸檔辦法》、《xx市人民法院行政文書(shū)立卷歸檔辦法》、《歸檔制度》、《檔案員職責(zé)》等辦法、制度，建立健全和完善了檔案管理的一整套制度。同時(shí)建立了各種檢索體系，編制了總目錄、分類(lèi)目錄、卷內(nèi)目錄、案卷目錄、專(zhuān)題目錄等。制定了保密管理制度、庫(kù)房管理制度、歸檔制度、借閱制度、鑒定及銷(xiāo)毀制度，為檔案工作進(jìn)入科學(xué)規(guī)范的管理創(chuàng)造了有利條件。
（四）、做好歸檔工作，不斷豐富庫(kù)藏工作 二、存在的問(wèn)題
（一）在歸檔工作中重視訴訟檔案、司法鑒定檔案的歸檔，對(duì)行政文書(shū)、會(huì)計(jì)、聲像、科技、實(shí)物、資料等檔案的歸檔工作重視不夠。
（二）沒(méi)有過(guò)細(xì)地深入到各庭室檢查、落實(shí)檔案的收集、整理、裝訂等工作，因此出現(xiàn)訴訟檔案有空號(hào)、重號(hào)及裝訂不太標(biāo)準(zhǔn)的情況；有的部門(mén)還存在不認(rèn)真按時(shí)按質(zhì)量歸檔的情況，特別是在行政文書(shū)、聲像、科技檔案歸檔工作上有不足。 （四）檔案庫(kù)房盡管加設(shè)防盜鋼條，但保衛(wèi)人員看不到其，保衛(wèi)視角差，存在著安全隱患。
三、整改措施
（一）院領(lǐng)導(dǎo)要繼續(xù)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和重視，定期或不定期地檢查檔案管理工作，辦公室、檔案管理人員要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作，做到下情上傳、上情下達(dá)、心中有數(shù)，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，解決好存在的問(wèn)題。
（二）從廣度到深度進(jìn)一步認(rèn)真貫徹《檔案法》、《云南省檔案管理?xiàng)l例》，依法開(kāi)展檔案管理。
（三）加強(qiáng)全院干警的檔案意識(shí)，以及業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，特別是文秘人員、檔案人員、內(nèi)勤人員、書(shū)記員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，努力提高工作質(zhì)量、工作效率與管理水平。
（四）針對(duì)自查中存在的問(wèn)題，不斷完善各種規(guī)章制度，對(duì)存在的問(wèn)題進(jìn)行整改，該配備、更新的設(shè)備爭(zhēng)取配備、更新齊全。
（五）抓好檔案管理的工作指導(dǎo)，堅(jiān)持落實(shí)好已經(jīng)建立健全的各種規(guī)章制度，把問(wèn)題解決在檔案歸檔入庫(kù)之前，保證每年歸檔工作按質(zhì)量和進(jìn)度順利進(jìn)行。
（六）做好檔案管理開(kāi)展利用工作，使檔案資料更好地為法院審判工作服務(wù)，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為社會(huì)服務(wù)。
一、提高認(rèn)識(shí)，明確評(píng)估目的
檔案工作質(zhì)量評(píng)估的目的在于通過(guò)加強(qiáng)黨和政府以及各級(jí)檔案行政管理部門(mén)對(duì)檔案事業(yè)的宏觀指導(dǎo)和管理，促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化，提高檔案工作的水平和服務(wù)效益，推動(dòng)檔案事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展，使檔案事業(yè)在為全國(guó)建設(shè)小康社會(huì)和構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)服務(wù)中發(fā)揮更大的作用。參與評(píng)估的機(jī)構(gòu)和部門(mén)應(yīng)該正確認(rèn)識(shí)到檔案工作質(zhì)量評(píng)估的重要性，不能為了應(yīng)付升級(jí)評(píng)估而評(píng)估。要真正做到以評(píng)促建，以評(píng)促改，更好的發(fā)揮檔案工作質(zhì)量評(píng)估的作用。第一，針對(duì)檔案工作質(zhì)量評(píng)估的具體指標(biāo)指導(dǎo)日常的檔案管理工作，可以全面提升檔案工作的質(zhì)量；第二，明確檔案工作質(zhì)量評(píng)估的目的，可以避免臨近評(píng)估時(shí)的突擊應(yīng)對(duì)行為，不會(huì)對(duì)檔案日常管理工作的秩序產(chǎn)生不好的影響，可以使檔案日常工作能故繼續(xù)穩(wěn)定、健康的發(fā)展，使全面工作統(tǒng)籌兼顧；第三，檔案工作質(zhì)量評(píng)估可以使檔案工作人員充分發(fā)揮各自的專(zhuān)長(zhǎng)，有利于推動(dòng)各項(xiàng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的開(kāi)展，能加速檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的步伐。
二、加強(qiáng)日常檔案工作質(zhì)量的監(jiān)控
（1）將評(píng)估指標(biāo)量化到日常工作中。這就要求我們按照檔案工作質(zhì)量評(píng)估的基本要求和標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)檔案管理專(zhuān)業(yè)人員各自的專(zhuān)長(zhǎng)，在不影響日常檔案管理工作的前提下，把各項(xiàng)評(píng)估指標(biāo)量化到個(gè)人按期完成指標(biāo)任務(wù)。這樣不僅可以發(fā)揮每個(gè)檔案人員的專(zhuān)長(zhǎng)，還可以加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)而使得檔案工作統(tǒng)籌兼顧，全面、協(xié)調(diào)發(fā)展。
（2）杜絕形式主義。每個(gè)檔案機(jī)構(gòu)和部門(mén)的軟硬件條件參差不齊，沒(méi)有必要為了迎合評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)而打亂自身的檔案管理，也沒(méi)有必要為了追求整齊劃一而去統(tǒng)一檔案裝具及設(shè)備。應(yīng)該從自身?xiàng)l件出發(fā)，在盡可能改善檔案機(jī)構(gòu)和部門(mén)硬件條件的基礎(chǔ)上，深入檔案工作。就檔案設(shè)備而言，要結(jié)合實(shí)際情況添置必要的檔案設(shè)備；就檔案整理而言，每個(gè)時(shí)期有每個(gè)時(shí)期的檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)原有已整理的檔案，只要是按照某種規(guī)律整理，而且已經(jīng)建有檢索工具查閱方便。對(duì)于還沒(méi)整理的檔案，要盡可能制定統(tǒng)一的管理制度。此外每個(gè)檔案部門(mén)所屬機(jī)構(gòu)不同，應(yīng)該根據(jù)自身檔案利用者的需求，落實(shí)好檔案管理工作。
（3）充分重視評(píng)估后的整改工作。很多為了升級(jí)評(píng)估而評(píng)估的檔案機(jī)構(gòu)和部門(mén)，評(píng)估完畢后，將評(píng)估小組給出的意見(jiàn)和建議置之不理。這樣一來(lái)檔案工作質(zhì)量評(píng)估的真正目的就得不到實(shí)現(xiàn)。在實(shí)際的檔案工作質(zhì)量評(píng)估中，我們應(yīng)該根據(jù)評(píng)估小組給出的建議，仔細(xì)審視自身工作逐步完善自身的檔案管理工作。在某市醫(yī)學(xué)院的實(shí)際檔案管理質(zhì)量評(píng)估工作中了解到，該醫(yī)學(xué)院認(rèn)真的依據(jù)2006年評(píng)估小組給出的評(píng)估意見(jiàn)進(jìn)行了整改，到2010年其就成立了獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)，配備了足夠的檔案管理專(zhuān)職人員。真正做到了通過(guò)檔案工作質(zhì)量評(píng)估，促進(jìn)了檔案工作的深入展開(kāi)，保證了網(wǎng)絡(luò)和檔案數(shù)字化工作的正常開(kāi)展。因此，針對(duì)評(píng)估意見(jiàn)進(jìn)行整改是質(zhì)量評(píng)估的關(guān)鍵。只有這樣才能真正促進(jìn)檔案工作的進(jìn)步，以及檔案事業(yè)的發(fā)展。
三、完善評(píng)估體系
（一）完善自身評(píng)估指標(biāo)
檔案的價(jià)值在于為社會(huì)，各類(lèi)組織，個(gè)人提供檔案資料的利用服務(wù)。做好檔案資料的服務(wù)和利用工作是檔案管理部門(mén)實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值的根本途徑，也是檔案管理工作者應(yīng)盡的義務(wù)和職責(zé)所在。所以檔案的利用和服務(wù)功能是檔案工作的基礎(chǔ)和最終，也是存在的價(jià)值所在。這就說(shuō)明，檔案事業(yè)的發(fā)展，其根本就在于做好檔案利用工作，將其視為檔案工作的重中之重。通過(guò)檔案的利用，才能體現(xiàn)檔案的價(jià)值，培養(yǎng)更多人的檔案意識(shí)，使得檔案工作更加全方位的展開(kāi)和發(fā)展，從而推動(dòng)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的發(fā)展。因此，檔案利用者對(duì)于提供利用服務(wù)的檔案的滿(mǎn)意度直接關(guān)系到檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)及滿(mǎn)足利用者需求的程度，進(jìn)一步影響到人們對(duì)檔案工作的認(rèn)同和評(píng)價(jià)。因此，檔案利用者對(duì)于檔案利用的滿(mǎn)意度是考核檔案工作十分重要的一個(gè)指標(biāo)，應(yīng)該體現(xiàn)在評(píng)估體系中，作為檔案工作質(zhì)量評(píng)估指標(biāo)體系中的一部分。
（二）借鑒ISO15489文件管理國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)
鑒于我國(guó)集中式的檔案事業(yè)管理體制，我國(guó)的檔案工作質(zhì)量評(píng)估有著其特有的特色。但在盡可能完善自身評(píng)估體系的同時(shí)，也應(yīng)該結(jié)合國(guó)際形勢(shì)，借鑒國(guó)際相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，發(fā)展我國(guó)的檔案事業(yè)?；谖覈?guó)文件檔案管理標(biāo)準(zhǔn)制定的現(xiàn)狀和需求，吸納先進(jìn)的國(guó)際文件檔案管理原則ISO15489，是我國(guó)文件檔案管理的必然趨勢(shì)。ISO15489-1通用原則由11個(gè)部分構(gòu)成，分別是：本標(biāo)準(zhǔn)的適用范圍、本標(biāo)準(zhǔn)所引用的標(biāo)準(zhǔn)、本標(biāo)準(zhǔn)采用的術(shù)語(yǔ)及定義、文件管理的意義、規(guī)章制度環(huán)境、遵守本標(biāo)準(zhǔn)的機(jī)構(gòu)所需滿(mǎn)足的方針和職責(zé)、文件管理要求、文件系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)施、文件管理的過(guò)程及其控制、對(duì)于文件系統(tǒng)的監(jiān)控和是否達(dá)到預(yù)期效果的審核、遵循ISO15489 的機(jī)構(gòu)培訓(xùn)。ISO/TR 15489-2使用指南由6個(gè)部分構(gòu)成，是對(duì)ISO 15489-1通用原則的補(bǔ)充，而非規(guī)范性指南。該標(biāo)準(zhǔn)對(duì)于文件管理規(guī)劃的內(nèi)容包括：確定每項(xiàng)業(yè)務(wù)中應(yīng)該形成的文件及文件應(yīng)該包含的信息，要以何種技術(shù)捕獲文件，應(yīng)該形成哪些元數(shù)據(jù)及這些元數(shù)據(jù)該如何管理，確定用戶(hù)所需文件的檢索、利用方式及保管期限，確保文件管理遵循各種法律法規(guī)及規(guī)章制度的要求和標(biāo)準(zhǔn)，文件保管在安全的環(huán)境中等。
四、結(jié)論
我校檔案管理工作有著明確的責(zé)任部署，首先是成立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，確立了校長(zhǎng)為領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)管理機(jī)制，明確專(zhuān)門(mén)管理工作人員，劃定階段性任務(wù)、目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)了檔案管理制度化、規(guī)范化。領(lǐng)導(dǎo)小組幾次開(kāi)會(huì)對(duì)檔案工作進(jìn)行了研究探討，重點(diǎn)排查檔案管理工作中存在的薄弱環(huán)節(jié)，及時(shí)制定整改措施，進(jìn)一步做好檔案管理和服務(wù)的措施。學(xué)校從人員配備、設(shè)備裝具購(gòu)置等方面給予大力支持，確保檔案室的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和安全。
我校檔案管理相關(guān)人員定期開(kāi)展檔案管理系統(tǒng)中的紙質(zhì)、電子公文數(shù)據(jù)遷移和數(shù)據(jù)備份工作，紙質(zhì)文件每學(xué)年整理一次，電子文件每學(xué)期整理、備份一次。檔案管理相關(guān)人員不斷加強(qiáng)日常學(xué)習(xí)和經(jīng)驗(yàn)積累，不斷熟悉所管檔案及相關(guān)業(yè)務(wù)。
為規(guī)范檔案的管理工作，學(xué)校建立了相關(guān)的檔案管理制度，這些工作制度在檔案管理中發(fā)揮了較好的作用。
另外檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)對(duì)檔案定期檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題立即整改。檔案管理人員經(jīng)常檢查案卷，做到從立卷歸檔到保管，從利用到銷(xiāo)毀都有據(jù)可依，使檔案安全存放、科學(xué)利用、嚴(yán)守機(jī)密有了制度保障。為規(guī)范有序科學(xué)高效地開(kāi)展機(jī)關(guān)檔案工作奠定了良好的基礎(chǔ)，從制度上、措施上有效地保證了檔案工作順利開(kāi)展。
二、科學(xué)分類(lèi)集中整理，合理安排規(guī)范使用
為做好檔案管理工作，我校在原有的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)了對(duì)檔案保管、利用、保護(hù)等工作的落實(shí)。
在檔案收集整理工作方面，我們從嚴(yán)要求，切實(shí)加強(qiáng)文件的收、發(fā)工作，嚴(yán)格登記、科學(xué)分類(lèi)、組卷合理、編目規(guī)范，努力做好文件裝訂、排列、編號(hào)、編目、裝盒等工作，保證歸檔文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。卷內(nèi)文件目錄、備考表填寫(xiě)規(guī)范清晰，卷內(nèi)文件整齊，無(wú)金屬裝訂物。編目規(guī)范，排架合理，案卷封面填寫(xiě)規(guī)范、清晰，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確，案卷排列有序。
我校建立覆蓋全校師生的檔案資源和方便廣大師生的檔案利用體系。一是要主動(dòng)收集，多渠道、全方位地收集、征集檔案。二是加強(qiáng)各種門(mén)類(lèi)、載體檔案資源的收集和集中統(tǒng)一管理，以教學(xué)檔案為重點(diǎn)，進(jìn)一步抓好教育科研檔案、資質(zhì)文件、合同、人事檔案、工程檔案、財(cái)務(wù)檔案等重要文的收集，同時(shí)要做好各類(lèi)電子文件、聲像檔案、實(shí)物檔案的收集、歸檔。三是對(duì)學(xué)?；顒?dòng)中產(chǎn)生的文書(shū)、基本建設(shè)和設(shè)備、聲像、榮譽(yù)實(shí)物等檔案資料實(shí)行了集中統(tǒng)一管理。
對(duì)于各類(lèi)檔案，我們都嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)，對(duì)應(yīng)歸檔的文件材料，做好文件的收集、歸檔工作，對(duì)檔案文件嚴(yán)格按照程序做好鑒定、銷(xiāo)毀、歸檔工作。檔案工作人員認(rèn)真做好文件的收、發(fā)工作，做好檔案的收集整理工作，保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，在交接時(shí)有完備交接手續(xù)。保證檔案質(zhì)量真實(shí)、完整、不遺漏。
隨著電子文件檔案管理系統(tǒng)開(kāi)展，在管理上建立了電子歸檔制度和文件管理的記錄系統(tǒng)，嚴(yán)格執(zhí)行保管制度，從管理措施方面有效地保證了檔案信息的管理。
在檔案材料保密工作方面，我校定期做好法律法規(guī)、制度規(guī)定的宣傳工作，加強(qiáng)檔案管理人員的保密意識(shí)，增強(qiáng)對(duì)歸檔文件材料的保密力度，嚴(yán)格做好保密工作。
在檔案基礎(chǔ)設(shè)施方面，我校配備了檔案柜、災(zāi)火器等辦公設(shè)施，基本上滿(mǎn)足了“防潮、防霉、防鼠、防蟲(chóng)、防火、防塵、防光、防高溫”的八防要求，確保了檔案的完整和安全。
三、存在的不足與改進(jìn)措施
得益于教育局、教輔室的重視和指導(dǎo)，我校的檔案管理工作得到了進(jìn)一步規(guī)范，但工作中也存在一些問(wèn)題，主要表此刻以下幾個(gè)方面：
1、基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善，檔案保管設(shè)備有待升級(jí)。對(duì)照上級(jí)文件要求我們?cè)谟布O(shè)施上我們還存在著很多不足之處，部分基礎(chǔ)設(shè)施達(dá)不到對(duì)檔案精細(xì)管理的要求，使檔案保管利用受到影響。
2、檔案管理人員管理水平問(wèn)題，檔案管理員的專(zhuān)業(yè)管理水平有待提高，兼職檔案員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)方面還有欠缺。
在PDCA循環(huán)中，A（行動(dòng)）始終是PDCA循環(huán)的關(guān)鍵和核心。因此這種循環(huán)提升若要實(shí)現(xiàn)就需要整理大量數(shù)據(jù)資料，并綜合運(yùn)用到不同領(lǐng)域的技術(shù)和方法。整個(gè)循環(huán)分為4個(gè)階段、8個(gè)步驟（見(jiàn)表1）。
2.檔案管理引入PDCA循環(huán)的理論內(nèi)容。隨著新檔案管理辦法的出臺(tái)和高校教育事業(yè)發(fā)展的逐步深入，以及檔案管理信息化建設(shè)的加快，檔案管理儼然成為集管理學(xué)、信息科學(xué)、檔案學(xué)等多種學(xué)科專(zhuān)業(yè)的綜合性管理體系。檔案管理作為高校管理的基礎(chǔ)性工作，也是高校管理的重要內(nèi)容之一，既要保留前人積累的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，也要有與時(shí)俱進(jìn)意識(shí)，賦予新時(shí)期對(duì)于高校檔案管理工作提出的新要求?？偟膩?lái)說(shuō)，高校檔案科管理應(yīng)該是與整個(gè)院校管理大的發(fā)展總基調(diào)保持一致，要處在變中求不變，又在不變中求變的不斷更新、持續(xù)改進(jìn)的過(guò)程。它包含了科室的規(guī)劃（Plan）、實(shí)施（Do）、控制（Check）和提升（Action）四個(gè)步驟。依據(jù)“持續(xù)改進(jìn)”提升的系統(tǒng)論觀點(diǎn)和PDCA循環(huán)理論思想，可以將高校檔案科管理流程建設(shè)表示如圖3。與戴明的環(huán)理論運(yùn)行相結(jié)合，高校檔案科管理便是繼承與開(kāi)放的持續(xù)改進(jìn)過(guò)程，其本身就是一個(gè)不斷更新不斷完善的過(guò)程，完全可以通過(guò)P、D、C、A四個(gè)循環(huán)來(lái)實(shí)現(xiàn)。
二、基于某高校檔案科管理PDCA循環(huán)應(yīng)用分析
PDCA循環(huán)理論模型將高校檔案管理劃分為總體規(guī)劃、實(shí)施、檢查、修訂四個(gè)部分，四個(gè)部分共同構(gòu)成了高校檔案管理完整的科學(xué)體系，此外，這四個(gè)部分又是彼此獨(dú)立，各自有著嚴(yán)密的結(jié)構(gòu)內(nèi)容組成。每一部分依據(jù)PDCA循環(huán)理論中的4個(gè)階段和8個(gè)步驟（見(jiàn)表1）經(jīng)過(guò)不斷的“規(guī)劃——實(shí)施——檢查——修訂”循環(huán)提升，最終實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的近、中、遠(yuǎn)期目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)和管理水平的整體提升（如圖4）。
對(duì)于高校檔案管理來(lái)說(shuō)，整個(gè)院校的檔案管理是一個(gè)大的PDCA循環(huán)，檔案科管理則是一個(gè)小的PDCA循環(huán)，檔案科管理規(guī)劃、實(shí)施、檢查、修訂就構(gòu)成了一個(gè)個(gè)小的PDCA循環(huán)系統(tǒng)內(nèi)容。高校檔案管理通過(guò)這些小循環(huán)內(nèi)容的不斷“規(guī)劃——施行——檢查——修訂”而把高校的檔案科、檔案管理人員以及高校其他科室和人員組織起來(lái)形成一種大環(huán)帶小環(huán)，小環(huán)推動(dòng)大環(huán)循環(huán)不斷發(fā)展提升，最終讓高校檔案管理呈現(xiàn)出科學(xué)、合理、高效等特質(zhì)，能夠創(chuàng)造出更多的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。
根據(jù)《辦法》規(guī)定，高校檔案管理過(guò)程涵蓋了從事招生、教學(xué)、科研、管理等直接形成的有保存價(jià)值的歷史記錄。某高校在檔案管理體系中，將整個(gè)檔案管理劃分為學(xué)校、學(xué)院、系三級(jí)PDCA循環(huán)管理體系，這其中包括檔案科的管理，其職責(zé)主要是檔案的收集、整理、立卷、歸檔、利用、督導(dǎo)、編研等等，下面以某高校學(xué)籍檔案管理引入PDCA循環(huán)理論為例，作一簡(jiǎn)要探究。
1. P階段（Plan）——計(jì)劃。P階段是高校檔案管理的階段性目標(biāo)、方針的制定。這個(gè)計(jì)劃一般包括了組建建檔工作領(lǐng)導(dǎo)小組，會(huì)抽調(diào)院系人事、教務(wù)處等部門(mén)人員組成；其次是印制各種歸檔和檔案收集整理過(guò)程中所需的各種表格；再次是對(duì)參與人員進(jìn)行培訓(xùn)，熟悉檔案的填報(bào)方法和要求；最后是在工作開(kāi)展前夕召開(kāi)動(dòng)員大會(huì)，傳達(dá)相關(guān)文件精神。在新學(xué)年開(kāi)學(xué)后的10月份以及新一屆學(xué)生畢業(yè)后的8月份分別對(duì)各院系上一年度的檔案情況進(jìn)行調(diào)研，包括新生入學(xué)的建檔、畢業(yè)生離校檔案，以及單位教職員工人員及職級(jí)的變化等等。
如某高校在對(duì)上一年的檔案自查后發(fā)現(xiàn)本科畢業(yè)生的學(xué)籍檔案還是沿用以往的歸檔范圍（如高中學(xué)籍檔案材料、高校招生錄取材料、畢業(yè)生登記表、入黨入團(tuán)材料等等），一些諸如學(xué)生職業(yè)能力培訓(xùn)考核、心理測(cè)試成績(jī)、社會(huì)實(shí)踐等等能夠全面反映學(xué)生綜合素質(zhì)全貌的有價(jià)值的檔案沒(méi)有及時(shí)被收集。還有的是檔案材料不規(guī)范，例如用圓珠筆填寫(xiě)登記表、文檔用紙規(guī)格不統(tǒng)一、缺少印鑒章等等（見(jiàn)表2）。
針對(duì)上述自查出現(xiàn)的問(wèn)題，該校成立了學(xué)籍檔案質(zhì)量控制組織，由分管副校長(zhǎng)和各系分管檔案工作的副主任以及檔案科負(fù)責(zé)人共同組成，領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)全校本科階段檔案質(zhì)量管理工作，并定期檢查全校的學(xué)籍檔案質(zhì)量。明確相關(guān)人員的工作職責(zé)，做到分工明確，各司其職。并以《XX大學(xué)工作質(zhì)量檢查項(xiàng)目考核標(biāo)準(zhǔn)》為依據(jù)，學(xué)籍檔案質(zhì)量控制組織小組結(jié)合相關(guān)文件精神，再制定相應(yīng)的學(xué)籍檔案錄入細(xì)則說(shuō)明、學(xué)籍檔案質(zhì)量管理制度、學(xué)籍檔案質(zhì)量控制計(jì)劃、學(xué)籍檔案改進(jìn)方案以及完善學(xué)籍檔案檢查標(biāo)準(zhǔn)及評(píng)比細(xì)則等等。
2. D階段（Do）——實(shí)施。D階段就是對(duì)上述計(jì)劃的具體施行，即通過(guò)高校人力、物力、財(cái)力等各種可以有效利用的資源進(jìn)行合理的配置和綜合運(yùn)用，保障上述計(jì)劃中所列任務(wù)的順利完成，這一階段也是PDCA循環(huán)論中的關(guān)鍵。首先是要提高高校廣大師生及管理人員對(duì)學(xué)籍檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，由于學(xué)籍檔案的質(zhì)量直接反映了學(xué)校的管理水平，領(lǐng)導(dǎo)重視是學(xué)籍檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵；其次是要打造一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，檔案管理本身是一個(gè)較為枯燥，需要管理人員更多奉獻(xiàn)精神的崗位，因此，高校要通過(guò)出臺(tái)相關(guān)的激勵(lì)措施穩(wěn)定這支隊(duì)伍，發(fā)揮出學(xué)籍檔案服務(wù)師生的服務(wù)功能和管理功能；再次是要與時(shí)俱進(jìn)，不斷的拓寬學(xué)生學(xué)籍檔案范圍。高校要緊密結(jié)合新時(shí)期高校人才培養(yǎng)模式和用人單位運(yùn)用、評(píng)價(jià)人才的多方位參考的現(xiàn)實(shí)需要，圍繞新時(shí)期人才評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)不斷拓寬學(xué)籍檔案范圍，如學(xué)生的心理健康檔案、誠(chéng)信檔案等能反映學(xué)生德、智、體、美、勞全方面的有價(jià)值資料都應(yīng)該注意收集、歸檔；最后是落實(shí)檔案管理方面的相關(guān)獎(jiǎng)懲制度，將定期的巡查結(jié)果等作為檔案管理人員考核、評(píng)先評(píng)優(yōu)、晉升的重要依據(jù)。
3. C階段（Check）——檢查。C階段的檢查主要是對(duì)照第一階段（P階段）所指定出的各種目標(biāo)指導(dǎo)下，檢查第二階段（D階段）的具體落實(shí)效果，并將各項(xiàng)制度在執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)匯總。如果達(dá)到了預(yù)期目標(biāo)，就要對(duì)前期的工作進(jìn)行實(shí)時(shí)總結(jié)，并將好經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行推廣。若未能改變前狀，就應(yīng)從計(jì)劃措施設(shè)置是否超過(guò)了管理者的能力或超越了高校的實(shí)際狀況等進(jìn)行分析。
4. A階段（Action）——處置。處置階段主要是對(duì)上一階段（C階段）的結(jié)果進(jìn)行處理，對(duì)成功的管理經(jīng)驗(yàn)要及時(shí)的提煉和推廣，對(duì)存在的問(wèn)題要及時(shí)進(jìn)行總結(jié)，并提出相關(guān)的整改措施和方案，做到持續(xù)改進(jìn)。這一階段如果沒(méi)有解決的問(wèn)題，則可放入到下一個(gè)PDCA循環(huán)中加以解決，因此處置階段也是為下一輪循環(huán)做好準(zhǔn)備工作（見(jiàn)表3）。
首先是在第一時(shí)間里將檢查階段發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)公之于眾，讓學(xué)校其他部門(mén)及工作人員及時(shí)了解各自存在的問(wèn)題，為下一輪循環(huán)明確解決問(wèn)題的方向；此外，檔案科要及時(shí)與各部門(mén)溝通，督促其認(rèn)真整改；其次是做好“協(xié)調(diào)員”角色，即在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后要及時(shí)與各院、系相關(guān)部門(mén)進(jìn)行充分的溝通，修正不規(guī)范行為。通過(guò)總結(jié)不斷將發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)整改，也為這一階段未能解決的問(wèn)題納入到下一輪去持續(xù)改進(jìn)，進(jìn)而最終推動(dòng)檔案管理PDCA循環(huán)不斷提升，實(shí)現(xiàn)檔案科管理的制度化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)而推動(dòng)整個(gè)學(xué)校管理水平的提升，也有利于其他科室管理的不斷發(fā)展。例如，表3中，對(duì)于上一階段檢查出來(lái)的“檔案歸類(lèi)不準(zhǔn)確”的問(wèn)題，要及時(shí)協(xié)調(diào)有關(guān)部門(mén)和人員及時(shí)采取相關(guān)措施進(jìn)行整改，對(duì)于如“庫(kù)房面積小”等不能馬上解決的問(wèn)題，應(yīng)將其納入到下一輪循環(huán)中，從計(jì)劃開(kāi)始，直至問(wèn)題得到解決為止。
參考文獻(xiàn)：
[1]潘沼山孫方敏黃始振.現(xiàn)代管理學(xué).科學(xué)技術(shù)出版社2001.
[2]斯欣宇. PDCA循環(huán)理論在質(zhì)量管理工作中的運(yùn)用.中國(guó)檢驗(yàn)檢疫2004（6）.
一、制度建設(shè)是工作的指引
根據(jù)《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與整理規(guī)范》，結(jié)合我所實(shí)際情況，制定了《五十所軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理辦法》，明確了項(xiàng)目檔案的管理職責(zé)及管理要求。009和012兩個(gè)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，在檔案部門(mén)的指導(dǎo)下，技改辦、計(jì)量中心、工程科同步開(kāi)展了儀器、設(shè)備、軟件、基建等檔案的收集和整理立卷歸檔工作。
項(xiàng)目檔案的收集、整理、立卷歸檔分為綜合類(lèi)、基建工程類(lèi)、設(shè)備儀器軟件三大類(lèi)，針對(duì)每一類(lèi)檔案的不同特性，劃分了收集范圍與保管期限，并制定了《五十所基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)施細(xì)則》和《五十所設(shè)備儀器檔案管理實(shí)施細(xì)則》，保證了項(xiàng)目檔案的準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，并根據(jù)集團(tuán)公司要求，修訂了《五十所檔案分類(lèi)編號(hào)方法》，類(lèi)目設(shè)置科學(xué)合理。
二、細(xì)化流程是提高效率的保障
根據(jù)已經(jīng)制定的制度，項(xiàng)目檔案管理流程環(huán)環(huán)相扣，從檔案的收集、整理、組卷到編目、裝訂、裝盒，每一個(gè)環(huán)節(jié)的要求都有據(jù)可循，大大提高了兼職檔案員的工作效率。在009項(xiàng)目中，新所區(qū)的生產(chǎn)研發(fā)樓是項(xiàng)目建設(shè)的重點(diǎn)，也是項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的重中之重，由于新建樓房屬于建安工程，且工期緊張，對(duì)于我所來(lái)說(shuō)是個(gè)巨大的挑戰(zhàn)，檔案工作更是如此，基建工程的管理流程非常復(fù)雜，勢(shì)必造成基建工程文件收集的復(fù)雜性。檔案員在不同階段有不同的收集要求，工程準(zhǔn)備階段、施工、監(jiān)理階段、竣工階段都必須保證文件的齊全完整，根據(jù)專(zhuān)業(yè)的不同，還要對(duì)樁基、土建、安裝等不同的文件進(jìn)行分類(lèi)組卷，工作量之大可想而知。制度的制定及流程的細(xì)化很好地指導(dǎo)工程檔案員的收集工作，在項(xiàng)目開(kāi)始簽訂合同時(shí)，就在合同中注明工程各個(gè)階段需要收集的檔案，以提高施工單位及監(jiān)理單位對(duì)檔案的重視程度。
012項(xiàng)目的重點(diǎn)是設(shè)備儀器，對(duì)檔案員來(lái)說(shuō)，大型設(shè)備及精密儀器檔案的收集完整程度顯得格外重要，如果資料收集不全，今后設(shè)備儀器的維修及保養(yǎng)將無(wú)據(jù)可尋。制度及嚴(yán)格的流程要求設(shè)備儀器開(kāi)箱時(shí)檔案員必須到場(chǎng)，嚴(yán)格清點(diǎn)開(kāi)箱材料，對(duì)照合同中的條款及裝箱單一份份地對(duì)照相應(yīng)資料，保證檔案收集的完整性。
項(xiàng)目綜合管理文件的收集也是全過(guò)程的，如項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告的請(qǐng)示與批復(fù)、初步設(shè)計(jì)的請(qǐng)示與批復(fù)、項(xiàng)目投資計(jì)劃、三同時(shí)文件、竣工驗(yàn)收的批復(fù)等，都是項(xiàng)目建設(shè)的依據(jù)，這些文件在財(cái)務(wù)審計(jì)及最后的現(xiàn)場(chǎng)竣工驗(yàn)收中起著至關(guān)重要的作用，在注意收集整理的同時(shí)，這些文件的密級(jí)都很高，還要注意密級(jí)文件的保存。
在這兩個(gè)項(xiàng)目的建設(shè)過(guò)程中，各業(yè)務(wù)部門(mén)檔案員兢兢業(yè)業(yè)，對(duì)照收集范圍及整理要求，細(xì)致認(rèn)真地做好每一項(xiàng)工作，有時(shí)還需加班加點(diǎn)趕進(jìn)度，大家都抱著既然是工作就必須認(rèn)真、負(fù)責(zé)、仔細(xì)完成的信念，為我所的檔案工作貢獻(xiàn)力量。
三、迎接檔案驗(yàn)收認(rèn)真整改遺留問(wèn)題
9月下旬，我所終于迎來(lái)兩個(gè)項(xiàng)目的檔案驗(yàn)收，這是集團(tuán)在技改項(xiàng)目檔案驗(yàn)收中第一次實(shí)行打分制，各位專(zhuān)家在聽(tīng)取項(xiàng)目檔案匯報(bào)后進(jìn)行了現(xiàn)場(chǎng)審查，核驗(yàn)了生產(chǎn)研發(fā)樓及所內(nèi)新增的大型設(shè)備儀器，在檔案室審閱了檔案的基礎(chǔ)管理工作，隨后就開(kāi)始兩個(gè)項(xiàng)目檔案的審查工作。009項(xiàng)目共形成檔案案卷94卷，888件。012項(xiàng)目共形成檔案案卷71卷，1281件，各位專(zhuān)家在肯定了我單位檔案工作進(jìn)步的同時(shí)，也指出了很多不足之處。
項(xiàng)目檔案驗(yàn)收后，相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)一同討論了驗(yàn)收過(guò)程中的不足之處，根據(jù)每一條扣分點(diǎn)制定整改措施。對(duì)于我來(lái)說(shuō)，每一次的檢查都是學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，大家集思廣益，有時(shí)候把固定的思想模式打破，便豁然開(kāi)朗了。
檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)性管理工作，它看似瑣碎平凡，但在一代代檔案人的努力下，留給后人的是一個(gè)真實(shí)可信的世界，對(duì)于一個(gè)單位來(lái)說(shuō)，檔案的價(jià)值不言而喻，它反映了這個(gè)單位的歷史，見(jiàn)證了這個(gè)單位的發(fā)展軌跡，無(wú)論歲月如何變遷，只要檔案還在，我們便能追根溯源，它是歷史、現(xiàn)實(shí)與未來(lái)的紐帶，帶給我們無(wú)限的啟示與思考。
作為一名檔案人，我將繼承前輩們的精神，在平凡的崗位中默默奉獻(xiàn)自己的力量，在檔案工作中不斷地學(xué)習(xí)與探索，爭(zhēng)取學(xué)到更多，獲得更大的進(jìn)步。
【參考文獻(xiàn)】
一、街道檔案管理工作存在的問(wèn)題
1.基礎(chǔ)設(shè)施條件建設(shè)較差
目前街道辦事處很少有單獨(dú)的檔案管理工作室[2]，一般與雜物間共用，設(shè)施簡(jiǎn)陋，基本環(huán)境條件差，沒(méi)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)安全防護(hù)工作，難以達(dá)到檔案保管的要求。
2.檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)差，流動(dòng)性強(qiáng)
街道辦事處工作瑣碎，工作人員數(shù)量較少，工作人員流動(dòng)性強(qiáng)[3]，并沒(méi)有專(zhuān)職檔案管理人員，導(dǎo)致檔案部門(mén)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)難以起到一定的作用，形成一種年年培訓(xùn)但很少起到檔案管理水平的促進(jìn)作用，管理人員總體素質(zhì)不高，管理質(zhì)量達(dá)不到要求。
3.檔案規(guī)范化管理程度不夠
街道辦事處的檔案管理工作渙散，管理制度不成體系。檔案的收集、整理、保管等方面的管理制度落后，檔案管理混亂，職責(zé)不明確，任務(wù)交接不落實(shí)，很多檔案借出后不知去向，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案管理小組進(jìn)行管理，有的街道辦事處雖然成立了檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，但由于執(zhí)行力度不夠，不能夠開(kāi)展有效的檔案管理工作。
二、案例分析
針對(duì)目前街道檔案管理存在的問(wèn)題，部分城市的街道已經(jīng)開(kāi)始提出針對(duì)性的?n案管理措施，目的在于加強(qiáng)街道的檔案規(guī)范化管理，使檔案在工作和服務(wù)中起到其最基本的作用。
1.鼓樓街道的多措并舉提升檔案管理工作
（1）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，完善管理機(jī)制。鼓樓街道針對(duì)基層檔案工作基本情況，專(zhuān)門(mén)制定了相適應(yīng)的工作管理制度，細(xì)化檔案管理工作基本機(jī)制，使檔案工作做到按規(guī)章制度嚴(yán)格執(zhí)行，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作精細(xì)化。
（2）提高檔案管理意識(shí)，責(zé)任制管理。鼓樓街道多次為管理人員提供檔案管理的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，提高工作人員對(duì)于檔案管理工作意識(shí)的認(rèn)識(shí)水平。同時(shí)，將檔案管理工作中的責(zé)任，細(xì)化分解，責(zé)任到人，明確獎(jiǎng)懲，全面提升檔案工作的自覺(jué)性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。
（3）細(xì)化檔案工作，精細(xì)管理。為加強(qiáng)檔案管理工作，鼓樓街道堅(jiān)持以“收集為基礎(chǔ)、安全保管為重要、合理化利用檔案為目的”的原則，進(jìn)行檔案的細(xì)致化管理。在相應(yīng)辦公制配備專(zhuān)門(mén)檔案柜，檔案就地保存，提高檔案利用率和辦事效率。同時(shí)，積極創(chuàng)新保管載體，支持聲、像等檔案的收集保管工作，實(shí)現(xiàn)從單一紙質(zhì)載體，向數(shù)字化多媒體載體轉(zhuǎn)變。
（4）用“活”檔案，服務(wù)群眾。鼓樓街道堅(jiān)持檔案“貴在利用”，努力用好、用活檔案資源。將“以檔執(zhí)法”，與實(shí)地走訪相結(jié)合，建立檔案動(dòng)態(tài)補(bǔ)充完善機(jī)制，從被動(dòng)補(bǔ)充到主動(dòng)完善，從而更好地服務(wù)轄區(qū)內(nèi)群眾生活。
2.人民街道檔案管理的提升措施
（1）提高認(rèn)識(shí)，切實(shí)加強(qiáng)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)
領(lǐng)導(dǎo)重視是做好工作的前提，為加強(qiáng)辦事處檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，人民街道成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，做到了領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，經(jīng)辦人員將工作做實(shí)在，并將檔案工作列入年度計(jì)劃和長(zhǎng)期規(guī)劃中，與街道中心工作同部署、同落實(shí)。
（2）加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范檔案管理
辦事處先后制定了檔案工作崗位責(zé)任制度、檔案的收集、整理、歸檔、保管等各項(xiàng)制度。同時(shí)，辦事處按照檔案管理要求，制定了單位檔案分類(lèi)方案并對(duì)歷年歸檔的文件材料編制了檢索目錄，對(duì)各種門(mén)類(lèi)、不同載體的檔案及有關(guān)資料實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、電子化管理。分門(mén)別類(lèi)對(duì)各種檔案進(jìn)行排列、編序，做到不同類(lèi)別的檔案不同櫥、不同年代的檔案不同卷，實(shí)現(xiàn)了檔案管理數(shù)字化，既保護(hù)了紙質(zhì)檔案，又提高了工作效率。
（3）強(qiáng)化檔案安全工作，做好事前防范
定期進(jìn)行安全檢查，對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和隱患，采取了有力措施，及時(shí)整改，防止發(fā)生各種危害檔案的安全事故。及時(shí)清查霉變蛀蟲(chóng)等現(xiàn)象的檔案袋，并做好記錄，進(jìn)行及時(shí)修補(bǔ)。
三、提高街道檔案管理工作要點(diǎn)
針對(duì)街道辦事處檔案管理存在的問(wèn)題以及部分先進(jìn)街道提出的檔案管理整改措施，提出以下幾項(xiàng)檔案管理工作的要點(diǎn)：
1.提升領(lǐng)導(dǎo)重視，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)
首先要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的支持和重視，調(diào)查發(fā)現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)重視的地區(qū)，該單位的檔案管理工作質(zhì)量較高。街道辦事處的工作冗雜，作為檔案管理人員應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理存在的問(wèn)題和有待提升的地方。另外，管理者應(yīng)從各個(gè)方面增強(qiáng)檔案管理人員對(duì)檔案重要性認(rèn)識(shí)的意識(shí)，在工作中能夠認(rèn)識(shí)到自己工作角色的重要性，認(rèn)識(shí)到檔案的重要性和潛在價(jià)值，認(rèn)真對(duì)待檔案管理工作。
2.加強(qiáng)提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，吸引復(fù)合型人才
供銷(xiāo)社自查自糾工作報(bào)告一
根據(jù)區(qū)國(guó)家保密局《轉(zhuǎn)發(fā)〈關(guān)于做好機(jī)關(guān)、單位保密自查自評(píng)工作的通知〉》(新密辦〔201*〕1號(hào))要求，我社高度重視，對(duì)照《機(jī)關(guān)、單位保密自查自評(píng)標(biāo)準(zhǔn)》，進(jìn)行了全面的自查自評(píng)，現(xiàn)將自查自評(píng)情況報(bào)告如下:
一、保密工作落實(shí)情況
我社對(duì)所收到泄密文件，均指定專(zhuān)人進(jìn)行妥善處理，保證了涉密文件、記錄、信息等在傳遞、使用過(guò)程中的安全，未出現(xiàn)過(guò)失、泄密問(wèn)題，供銷(xiāo)社保密自查自評(píng)工作報(bào)告。我社設(shè)有保密室，并按要求安裝了密碼柜，所收到的泄密文件全部存放在密碼柜中，按時(shí)清退泄密文件。所有電腦都配備了殺毒軟件，并定期進(jìn)行殺毒與升級(jí)。通過(guò)自查，我社的保密工作基本做到制度到位、管理到位、檢查到位。
二、主要做法
(一)領(lǐng)導(dǎo)重視，強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)。成立保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組，嚴(yán)格落實(shí)保密工作。主要領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常聽(tīng)取保密工作情況匯報(bào)，對(duì)保密工作提出明確要求，及時(shí)研究解決相關(guān)問(wèn)題。班子成員以身作則，自覺(jué)學(xué)習(xí)，掌握保密制度，簽訂保密承諾書(shū)，做到懂法、知法、執(zhí)法，在廣大干部職工中樹(shù)立起有法必依、有章必循、違法必究、令行禁止的作風(fēng)。
(二)重點(diǎn)突出，狠抓工作落實(shí)。定期以主要部門(mén)和主要領(lǐng)導(dǎo)為重點(diǎn)檢查對(duì)象，對(duì)計(jì)算機(jī)和移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)違規(guī)外聯(lián)和特種木馬為檢點(diǎn)，以查促管，及時(shí)采取防范措施，堅(jiān)決切斷涉密信息流向互聯(lián)網(wǎng)的所有渠道。
(三)宣傳教育，增強(qiáng)保密意識(shí)。為加強(qiáng)我社涉密人員保密安全意識(shí)，采取多種方式、多渠道，對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行宣傳教育，并將各類(lèi)保密工作文件轉(zhuǎn)發(fā)至各股室，要求結(jié)合實(shí)際，認(rèn)真組織學(xué)習(xí)，并抓好貫徹落實(shí)，確保計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)安全。
(四)完善措施，嚴(yán)格制度規(guī)范。加強(qiáng)制度建設(shè)，是做好計(jì)算機(jī)保密管理的保障。為了構(gòu)筑科學(xué)嚴(yán)密的制度防范體系，我社不斷完善各項(xiàng)規(guī)章制度，規(guī)范計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)的保密管理，主要采取了以下措施:
一是貫徹執(zhí)行上級(jí)保密部門(mén)文件的有關(guān)項(xiàng)規(guī)定和要求，不斷增強(qiáng)依法做好計(jì)算機(jī)保密管理的能力;
二是完善各項(xiàng)涉密及非涉密計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)管理制度;
三是規(guī)范涉密信息的流轉(zhuǎn)，嚴(yán)格執(zhí)行“涉密信息不上網(wǎng)，上網(wǎng)信息不涉密”的原則。
(五)督促檢查，堵塞管理漏洞。為了確保計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)保密管理工作各項(xiàng)規(guī)章制度的落實(shí)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)保密工作中存在的泄密隱患，堵塞管理漏洞，我社十分重視對(duì)計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)保密工作的督促檢查，采取自查與抽查相結(jié)合，常規(guī)檢查與重點(diǎn)檢查相結(jié)合，定期檢查與突擊檢查相結(jié)合等方式，對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行防范措施的落實(shí)情況進(jìn)行檢查。
三、存在問(wèn)題及整改措施
通過(guò)自查，我社對(duì)保密工作有了進(jìn)一步的明確，同時(shí)，也發(fā)現(xiàn)了一些存在的薄弱環(huán)節(jié)。個(gè)別同志對(duì)保密工作認(rèn)識(shí)不到位，保密意識(shí)不強(qiáng)等。今后我社將發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題作為整改的重點(diǎn)，具體整改措施如下:
(一)定期召開(kāi)保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)議，研究保密工作，做到年初有計(jì)劃，年中有檢查，年終有總結(jié)。堅(jiān)持保密工作與日常工作同步安排部署，落實(shí)崗位責(zé)任制。
(二)探索建立涉密人員管理長(zhǎng)效機(jī)制，明確涉密人員的資格和范圍，認(rèn)真落實(shí)保密承諾書(shū)簽訂工作，落實(shí)脫密期管理措施。進(jìn)一步加強(qiáng)涉密載體的清理和管理，重點(diǎn)抓好涉密計(jì)算機(jī)、涉密移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)、辦公自動(dòng)化設(shè)備和手機(jī)使用的保密管理。
(三)健全建立保密規(guī)章制度，對(duì)保密工作要分工明確，責(zé)任落實(shí)到人，保密日常管理工作要規(guī)范有序。
多年來(lái)，我社在區(qū)國(guó)家保密局領(lǐng)導(dǎo)下，保密工作逐步規(guī)范化、制度化，沒(méi)有出現(xiàn)涉密事故。今后，我社將按照這次檢查的精神和要求，把保密工作落到實(shí)處，確保保密工作安全可靠萬(wàn)無(wú)一失。
供銷(xiāo)社自查自糾工作報(bào)告二
根據(jù)《關(guān)于開(kāi)展保密自查自評(píng)工作的通知》文件精神，集中開(kāi)展了自查自評(píng)保密工作，現(xiàn)將工作情況報(bào)告如下：
一、自查自評(píng)基本情況
對(duì)照《工作規(guī)則》及《保密自查自評(píng)標(biāo)準(zhǔn)》的具體要求，根據(jù)辦公室、辦公室《》()、《》()等文件精神，對(duì)保密工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制落實(shí)情況、保密制度建設(shè)情況、保密宣傳教育培訓(xùn)情況等情況認(rèn)真組織開(kāi)展自查自評(píng)，主要采取 自評(píng)與 綜合評(píng)估相結(jié)合的辦法進(jìn)行，取得了一些實(shí)實(shí)在在的成效。
(一) 高度重視，強(qiáng)化責(zé)任
為了適應(yīng)新形勢(shì)下保密工作的新情況、新問(wèn)題，分管保密工作負(fù)責(zé)人組織研究保密工作中的具體問(wèn)題，認(rèn)真組織開(kāi)展保密宣傳教育、保密檢查、保密技術(shù)防護(hù)、泄密案件查處等工作，為保密工作的全面落實(shí)提供了強(qiáng)有力的組織保障。分管業(yè)務(wù)工作負(fù)責(zé)人部署分管業(yè)務(wù)工作中的保密工作，確定辦公室負(fù)責(zé)同志為機(jī)關(guān)兼職保密員，狠抓各項(xiàng)保密措施和保密責(zé)任制的落實(shí)，杜絕重大失泄密事件的發(fā)生。
(二) 健全制度，落實(shí)任務(wù)
一是建立健全規(guī)章制度。進(jìn)一步修訂完善了公司保密工作制度、形成以制度管人、管事，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)制度化、規(guī)范化。加強(qiáng)保密基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，分管領(lǐng)導(dǎo)具體負(fù)責(zé)，辦公室和有關(guān)部室負(fù)責(zé)人具體實(shí)施，嚴(yán)格執(zhí)行“涉密信息不上網(wǎng)，上網(wǎng)信息不涉密”的原則。二是對(duì)往年的檔案和內(nèi)參等涉密文件及時(shí)收歸檔案室管理，保證秘密文件不外泄。三是加強(qiáng)對(duì)檔案室和辦公室的管理。嚴(yán)格規(guī)定了檔案管理人員如有泄密、失密事件，對(duì)檔案人員予以調(diào)離并追究相關(guān)責(zé)任，查詢(xún)檔案做到登記并簽名，有關(guān)檔案必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查詢(xún)。四是規(guī)范處理文件，有關(guān)文件按規(guī)定及時(shí)進(jìn)行銷(xiāo)毀，保證不留完整文件紙張。五是對(duì)上級(jí)下發(fā)的“秘密”文件進(jìn)行登記發(fā)放，并責(zé)令歸檔保存。
(三) 明確重點(diǎn)，加強(qiáng)管理
財(cái)務(wù)部、檔案室是保密重點(diǎn)部門(mén)和部位，我們按照有關(guān)規(guī)定對(duì)保密要害部位采取人防、物防、技防等防護(hù)措施，加強(qiáng)管理確保不出現(xiàn)泄密問(wèn)題。在檔案室管理上，我們制定了檔案工作人員保密職責(zé)，秘密文件、內(nèi)部資料的傳遞、回收、注銷(xiāo)都嚴(yán)格按照保密規(guī)定辦理。在財(cái)務(wù)管理上，我們對(duì)于財(cái)務(wù)資料建立財(cái)務(wù)檔案，嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)制度進(jìn)行審查存放，除了財(cái)務(wù)人員、檔案管理員外其他人員一律不的查閱，如因特殊原因需要查閱，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意。
(四) 加強(qiáng)教育，增強(qiáng)意識(shí)
注重抓好保密宣傳教育培訓(xùn)工作，根據(jù)年度保密宣傳教育工作作出安排并組織落實(shí)，及時(shí)傳達(dá)學(xué)習(xí)上級(jí)保密工作指示、文件和法規(guī)制度;組織各部門(mén)涉密人員保密知識(shí)技能培訓(xùn)，按要求參加保密行政管理部門(mén)組織的培訓(xùn)。進(jìn)一步掌握保密知識(shí)，提高保密技能，促進(jìn)本公司保密工作扎實(shí)開(kāi)展，并取得實(shí)效。 (五) 強(qiáng)化整改，注重實(shí)效
根據(jù)保密工作要求，針對(duì)保密工作存在的突出問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行梳理，并抓好整改。將保密工作目標(biāo)任務(wù)層層分解，落實(shí)到 和 。利用各種會(huì)議等多種形式加強(qiáng)對(duì)職工的保密宣傳教育，促使廣大干部職工自覺(jué)履行保密義務(wù)和責(zé)任，維護(hù)大局利益，維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定。迄今為止，全公司上下無(wú)一失、泄密事件發(fā)生。
二、存在問(wèn)題及整改措施
【關(guān)鍵詞】 設(shè)備管理 重要性 檔案管理
醫(yī)院作為救死扶傷的地方，醫(yī)療設(shè)備在此過(guò)程中作為起到相當(dāng)重要的作用，是不斷提高醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)水平的基本條件，此時(shí)醫(yī)院設(shè)備管理顯得非常重要。檔案管理作為設(shè)備管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，卻常被各醫(yī)院設(shè)備管理領(lǐng)導(dǎo)者所忽視，其管理水平的好壞，將直接影響到醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量、技術(shù)水平、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，首先應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，并將工作落實(shí)到實(shí)處，發(fā)揮其應(yīng)有的作用［1］。現(xiàn)就把我院設(shè)備管理這方面的工作和大家做一次交流，以達(dá)到相互促進(jìn)的目的。
1首先認(rèn)識(shí)建立設(shè)備檔案的重要性醫(yī)療設(shè)備檔案包括：設(shè)備出廠隨機(jī)相關(guān)資料、證件、設(shè)備運(yùn)行過(guò)程中產(chǎn)生的相關(guān)文字資料（如：運(yùn)行記錄、維修保養(yǎng)記錄、計(jì)量設(shè)備的相關(guān)合格證）等。如何管好用好醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備，提高設(shè)備的使用率，減少設(shè)備的故障率，則必須建立較全面的設(shè)備技術(shù)檔案，并輔之有效的管理。讓其貫穿整個(gè)設(shè)備管理工作，在設(shè)備采購(gòu)、使用、保養(yǎng)維修及管理等工作中充分利用。如通過(guò)查看設(shè)備檔案資料，根據(jù)其維修記錄，對(duì)經(jīng)常出現(xiàn)故障的設(shè)備進(jìn)行預(yù)防性維修，利用維修記錄中老的故障現(xiàn)象及維修經(jīng)過(guò)可縮短設(shè)備維修的時(shí)間及有效安排維修過(guò)程，從而，減少了維修費(fèi)用，縮短維修工時(shí)，有效提高設(shè)備的利用率。必須利用好這些檔案資料，主動(dòng)、及時(shí)地為各設(shè)備使用科室服務(wù)、為領(lǐng)導(dǎo)決策提供相關(guān)依據(jù)，此時(shí)，設(shè)備檔案顯得尤為重要。
2其次建立完善的制度利用辦公會(huì)將相關(guān)文件分發(fā)給所有科室，強(qiáng)化各級(jí)管理人員的制度意識(shí)，使之配合設(shè)備管理工作的進(jìn)行。我院成立由院長(zhǎng)直接領(lǐng)導(dǎo)的設(shè)備管理工作，實(shí)行院部、科室、操作人員三級(jí)管理網(wǎng)絡(luò)。利用制定的監(jiān)督檢查機(jī)制定期或不定期對(duì)科室進(jìn)行賬卡物及相關(guān)內(nèi)容的檢查，將檢查結(jié)果納入科室每月的綜合質(zhì)量考核，上報(bào)院辦公室及擬報(bào)整改措施，與科室的獎(jiǎng)金、評(píng)先進(jìn)、評(píng)優(yōu)掛鉤。我院設(shè)備檔案信息實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理，設(shè)備檔案由專(zhuān)人專(zhuān)柜負(fù)責(zé)日常收集全院設(shè)備資料，將全院每一臺(tái)設(shè)備逐一編號(hào)登記在冊(cè)且張貼標(biāo)簽，每半年對(duì)全院設(shè)備進(jìn)行一次清查，對(duì)萬(wàn)元以上設(shè)備每月進(jìn)行使用效率分析，將收集到信息錄入電腦，以便日后查閱，在全院形成一個(gè)有效的管理網(wǎng)絡(luò)。
3設(shè)備檔案收集工作貫穿于設(shè)備申購(gòu)到設(shè)備報(bào)廢如參與設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)，可為采購(gòu)部提供相關(guān)參數(shù)，參與設(shè)備的安裝與驗(yàn)收工作，索取相關(guān)證件及收集設(shè)備資料及時(shí)建立檔案（如：說(shuō)明書(shū)、隨機(jī)光盤(pán)、圖紙等）相關(guān)手續(xù)齊全后方可驗(yàn)收，科室如需要資料可提供相關(guān)復(fù)印件，并履行借閱手續(xù)。監(jiān)督制定新裝設(shè)備使用流程及制度，大型設(shè)備分管到人，并將信息錄入電腦。
【Abstract】The important symbol of the modernization of hospital equipment is the most basic element of medical， scientific research， teaching and research， which is the basic condition to improve the level of medical science and technology. The development of some disciplines depends on the development of the equipment， which plays a decisive role. Therefore， good equipment management has become an important symbol of hospital management， and the management of equipment is the basis of the management of equipment.
【Key words】Equipment management； Importance； File management
引 言
醫(yī)院作為救死扶傷的地方，醫(yī)療設(shè)備在此過(guò)程中作為起到相當(dāng)重要的作用，是不斷提高醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)水平的基本條件，此時(shí)醫(yī)院設(shè)備管理顯得非常重要。檔案管理作為設(shè)備管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，卻常被各醫(yī)院設(shè)備管理領(lǐng)導(dǎo)者所忽視，其管理水平的好壞，將直接影響到醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量、技術(shù)水平、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，首先應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，并將工作落實(shí)到實(shí)處，發(fā)揮其應(yīng)有的作用[1]?，F(xiàn)就把我院設(shè)備管理這方面的工作和大家做一次交流，以達(dá)到相互促進(jìn)的目的。
1.首先認(rèn)識(shí)建立設(shè)備檔案的重要性醫(yī)療設(shè)備檔案包括：設(shè)備出廠隨機(jī)相關(guān)資料、證件、設(shè)備運(yùn)行過(guò)程中產(chǎn)生的相關(guān)文字資料（如：運(yùn)行記錄、維修保養(yǎng)記錄、計(jì)量設(shè)備的相關(guān)合格證）等。如何管好用好醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備，提高設(shè)備的使用率，減少設(shè)備的故障率，則必須建立較全面的設(shè)備技術(shù)檔案，并輔之有效的管理。讓其貫穿整個(gè)設(shè)備管理工作，在設(shè)備采購(gòu)、使用、保養(yǎng)維修及管理等工作中充分利用。如通過(guò)查看設(shè)備檔案資料，根據(jù)其維修記錄，對(duì)經(jīng)常出現(xiàn)故障的設(shè)備進(jìn)行預(yù)防性維修，利用維修記錄中老的故障現(xiàn)象及維修經(jīng)過(guò)可縮短設(shè)備維修的時(shí)間及有效安排維修過(guò)程，從而，減少了維修費(fèi)用，縮短維修工時(shí)，有效提高設(shè)備的利用率。必須利用好這些檔案資料，主動(dòng)、及時(shí)地為各設(shè)備使用科室服務(wù)、為領(lǐng)導(dǎo)決策提供相關(guān)依據(jù)，此時(shí)，設(shè)備檔案顯得尤為重要。
2.其次建立完善的制度利用辦公會(huì)將相關(guān)文件分發(fā)給所有科室，強(qiáng)化各級(jí)管理人員的制度意識(shí)，使之配合設(shè)備管理工作的進(jìn)行。我院成立由院長(zhǎng)直接領(lǐng)導(dǎo)的設(shè)備管理工作，實(shí)行院部、科室、操作人員三級(jí)管理網(wǎng)絡(luò)。利用制定的監(jiān)督檢查機(jī)制定期或不定期對(duì)科室進(jìn)行賬卡物及相關(guān)內(nèi)容的檢查，將檢查結(jié)果納入科室每月的綜合質(zhì)量考核，上報(bào)院辦公室及擬報(bào)整改措施，與科室的獎(jiǎng)金、評(píng)先進(jìn)、評(píng)優(yōu)掛鉤。我院設(shè)備檔案信息實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理，設(shè)備檔案由專(zhuān)人專(zhuān)柜負(fù)責(zé)日常收集全院設(shè)備資料，將全院每一臺(tái)設(shè)備逐一編號(hào)登記在冊(cè)且張貼標(biāo)簽，每半年對(duì)全院設(shè)備進(jìn)行一次清查，對(duì)萬(wàn)元以上設(shè)備每月進(jìn)行使用效率分析，將收集到信息錄入電腦，以便日后查閱，在全院形成一個(gè)有效的管理網(wǎng)絡(luò)。
3.設(shè)備檔案收集工作貫穿于設(shè)備申購(gòu)到設(shè)備報(bào)廢如參與設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)，可為采購(gòu)部提供相關(guān)參數(shù)，參與設(shè)備的安裝與驗(yàn)收工作，索取相關(guān)證件及收集設(shè)備資料及時(shí)建立檔案（如：說(shuō)明書(shū)、隨機(jī)光盤(pán)、圖紙等）相關(guān)手續(xù)齊全后方可驗(yàn)收，科室如需要資料可提供相關(guān)復(fù)印件，并履行借閱手續(xù)。監(jiān)督制定新裝設(shè)備使用流程及制度，大型設(shè)備分管到人，并將信息錄入電腦。
結(jié) 語(yǔ)
