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關(guān)鍵詞 檔案管理 物業(yè)檔案 規(guī)范
我國在推進(jìn)城市化進(jìn)程中，提出發(fā)展小城鎮(zhèn)，由此引發(fā)大量農(nóng)村人口向大城市和中小城鎮(zhèn)集中，城市形成越來越多、越來越大的社區(qū)，物業(yè)管理公司應(yīng)運而生。物業(yè)公司應(yīng)有一套詳盡的物業(yè)檔案管理方法，加強(qiáng)物業(yè)檔案管理利用。
依據(jù)檔案法規(guī)定，物業(yè)檔案是指企業(yè)在物業(yè)管理活動中直接形成的對國家、社會、業(yè)主有保存和查考利用價值的文字、圖表、聲像材料等歷史記錄。
物業(yè)檔案管理是物業(yè)的基礎(chǔ)工作，其基本任務(wù)是對轄區(qū)內(nèi)的物業(yè)檔案進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范的管理，以保證檔案的安全、合理利用，以提高物業(yè)管理水平，為業(yè)主生活提供服務(wù)。
一、物業(yè)檔案的內(nèi)容
（一）房產(chǎn)開發(fā)公司移交的基建檔案和設(shè)備檔案
2007年國務(wù)院頒布《物業(yè)管理條例》二十九條規(guī)定：“物業(yè)公司在辦理物業(yè)承接驗收手續(xù)時，開發(fā)建設(shè)單位應(yīng)向物業(yè)服務(wù)公司移交下列材料（1）竣工總平面圖，單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖，配套設(shè)施、地下管網(wǎng)竣工圖；（2）設(shè)施設(shè)備的按裝、使用、維護(hù)保養(yǎng)等材料；（3）物業(yè)質(zhì)量保修和的物業(yè)使用說明文件；（4）物業(yè)管理必須的的其他文件”。
（二）物業(yè)合同檔案
（1）開發(fā)企業(yè)與物業(yè)公司簽訂的物業(yè)管理服務(wù)合同；
（2）房屋及設(shè)備修繕的工程合同、裝修合同、房屋租賃合同等。
（三）業(yè)主及住戶檔案
物業(yè)公司應(yīng)“一戶一檔”分開記錄業(yè)主、住戶及其家庭成員的基本信息和身份證復(fù)印件、業(yè)主房屋入住驗收單、業(yè)主車庫車位驗收單、業(yè)主和物業(yè)簽訂的各項協(xié)議、房屋鑰匙交接驗收單等。
（四）物業(yè)管理清冊
反應(yīng)各樓單元、房屋數(shù)量、戶數(shù)、面積、戶型、房屋使用性質(zhì)、公共區(qū)域情況及所有權(quán)狀況的物業(yè)管理清冊。
（五）物業(yè)經(jīng)營、租售檔案
包括物業(yè)開展經(jīng)營和延伸服務(wù)時形成的房屋、車庫（位）出租合同、物業(yè)產(chǎn)權(quán)證明、同意出租的文件、公證書等。
（六）業(yè)主報修、物業(yè)保養(yǎng)維修檔案
包括業(yè)主報修登記情況、物業(yè)維修情況、維修基金使用情況、維修計劃、維修審批表、修繕圖紙、驗收合格證明、工程預(yù)結(jié)算材料等。
（七）物業(yè)服務(wù)檔案
物業(yè)在各項服務(wù)中形成的綠化、清潔工人、保安、車輛管理等檔案。
（八）物業(yè)其他檔案
物業(yè)收費檔案、清潔工人及保安的發(fā)放工資記錄、社區(qū)衛(wèi)生情況、保安值班情況、監(jiān)控運轉(zhuǎn)情況、社區(qū)的公共秩序管理記錄，收繳物業(yè)費、車位使用租金、清潔工人及保安的發(fā)放工資記錄等檔案。
（九）還包括黨群工作檔案、科教檔案、社區(qū)組織各項活動的檔案等其他檔案
只有理清物業(yè)檔案包含內(nèi)容，才能提高物業(yè)管理水平，提高物業(yè)服務(wù)質(zhì)量，創(chuàng)造物業(yè)品牌價值。
二、物業(yè)檔案管理現(xiàn)狀
（一）物業(yè)檔案管理意識不強(qiáng)，存在重視物業(yè)外在業(yè)務(wù)工作輕視物業(yè)檔案管理利用；物業(yè)公司基本上沒有專門庫房保管檔案，無專門的檔案柜架，無專門檔案管理人員，檔案基本保存在各個業(yè)務(wù)部門，無法規(guī)范整理，檔案管理分散利用不方便。
（二）物業(yè)檔案管理制度不健全，無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，有的單位沒有相關(guān)物業(yè)檔案管理制度，檔案分類無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，檔案隨處堆放，丟失嚴(yán)重。
（三）兼職物業(yè)檔案管理人員缺乏檔案意識，不能全面收集、整理、利用檔案，個別單位聘用的人員素質(zhì)低，加上管理的物業(yè)項目多、任務(wù)重，對檔案工作無暇顧及，造成檔案借出后到時無法追回，業(yè)檔案整體管理水平不高。
三、優(yōu)化物業(yè)檔案管理、規(guī)范物業(yè)檔案管理制度
（一）物I檔案管理的基本屬性
（1）物業(yè)檔案管理具有基礎(chǔ)性，物業(yè)檔案是物業(yè)服務(wù)公司工作活動的原始記錄，是物業(yè)管理的基礎(chǔ)工作，物業(yè)檔案是物業(yè)維修、更新、改造的重要依據(jù)，；物業(yè)檔案是業(yè)主維護(hù)合法權(quán)益的原始憑證；物業(yè)檔案是物業(yè)公司各項工作的真實記錄，是物業(yè)公司解決法律糾紛、化解矛盾的重要材料。（2）物業(yè)檔案具有動態(tài)性，物業(yè)服務(wù)是動態(tài)的、不斷發(fā)生變化，因此物業(yè)檔案也應(yīng)及時反應(yīng)物業(yè)公司的變化情況，為物業(yè)管理提供檔案依據(jù)；業(yè)主需求的動態(tài)性，物業(yè)公司提供的服務(wù)要不斷適應(yīng)業(yè)主的要求，提供讓業(yè)主滿意的服務(wù)，創(chuàng)新服務(wù)方式，提升物業(yè)服務(wù)層次；（3）物業(yè)檔案具有服務(wù)性，物業(yè)管理本身就是服務(wù)行業(yè)，以提供令人滿意的服務(wù)為宗旨，堅持以人為本，各項管理措施應(yīng)人性化；滿足業(yè)主的利用物業(yè)檔案的要求，為業(yè)主提供查詢檔案的服務(wù)。
（二）優(yōu)化物業(yè)檔案管理措施
（1）提高物業(yè)公司領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員的檔案意識，制定合理的檔案管理制度，加強(qiáng)管理，責(zé)任落實到人，組織員工參加檔案知識學(xué)習(xí)、培訓(xùn)，將檔案管理列入考核項目，提升全體人員檔案意識，推進(jìn)檔案工作。引進(jìn)檔案專業(yè)人才，實現(xiàn)檔案專業(yè)化管理，還要加強(qiáng)計算機(jī)知識的培訓(xùn)，以適應(yīng)信息化的檔案管理。
（2）創(chuàng)新服務(wù)理念，物業(yè)檔案保管應(yīng)以方便利用為宗旨，一服務(wù)業(yè)主為導(dǎo)向，物業(yè)檔案管理的內(nèi)容要滿足業(yè)主需要、物業(yè)公司工作兩個方面。加大檔案宣傳力度，增強(qiáng)社會對檔案的關(guān)注，監(jiān)督物業(yè)服務(wù)公司的檔案管理工作。物業(yè)公司應(yīng)重點加強(qiáng)物業(yè)服務(wù)檔案管理。
（3）推進(jìn)物業(yè)檔案信息化管理，利用計算機(jī)存儲物業(yè)檔案信息，方便查找檔案，節(jié)省檔案利用人員的時間，推進(jìn)物業(yè)檔案的數(shù)字化建設(shè)。做好社區(qū)監(jiān)控圖像檔案、物業(yè)組織各項活動的錄像檔案的收集保存工作。
（4）物業(yè)檔案管理是動態(tài)的，社區(qū)物業(yè)公司會發(fā)生更換，因此新的物業(yè)接收社區(qū)工作要及時進(jìn)行檔案移交清點，及時掌握業(yè)主因買賣、交換、繼承等動態(tài)變更信息，將原物業(yè)公司形成的檔案與本公司檔案形成一個新的全宗，以保證物業(yè)檔案的完整性。
四、物業(yè)檔案利用服務(wù)
加大檔案利用的宣傳力度，普及居民的檔案利用意識，對于公開檔案要充分發(fā)揮其檔案價值，通過借閱、展覽等方式為業(yè)主和其他工作人員提供檔案利用
物業(yè)檔案管理貫穿于物業(yè)服務(wù)工作的全程，提高物業(yè)檔案管理水平，可以提升物業(yè)服務(wù)的整體水平，更好的服務(wù)社區(qū)居民，為改善民生、建設(shè)和諧社區(qū)做出貢獻(xiàn)，同時樹立公司形象，加強(qiáng)行業(yè)競爭力。
參考文獻(xiàn)：
[1] 李清華.論加強(qiáng)檔案管理的重要性[J].蘭臺世界，2015.S5.
一、 加強(qiáng)檔案管理，經(jīng)濟(jì)效益上水平
實現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益是企業(yè)追求的目標(biāo)，物業(yè)管理企業(yè)也不例外。檔案管理的重要地位不容忽視。
一方面檔案資源可以發(fā)揮證據(jù)作用，為物業(yè)企業(yè)防范風(fēng)險挽回經(jīng)濟(jì)損失。比如：1999年10月16日下午，馬樂與同學(xué)到天津市河?xùn)|區(qū)麗苑小區(qū)云麗園蕩秋千，在玩耍中馬樂不慎被秋千頂端的軸夾破手指，后經(jīng)手術(shù)，右手中指末節(jié)部分被截指。馬樂因此將該秋千購置單位小區(qū)開發(fā)商與天津市幼教用品實業(yè)公司以及小區(qū)物業(yè)管理公司告上法庭。要求賠償原告醫(yī)療費、殘疾者生活補償費、精神損害賠償費、陪伴費等經(jīng)濟(jì)損失共計60417.8元。后經(jīng)查證，物業(yè)公司于20__年1月1日正式接管該小區(qū)進(jìn)行物業(yè)管理，事發(fā)時物業(yè)公司尚未對云麗園進(jìn)行物業(yè)管理，所以法院不支持原告要求物業(yè)公司進(jìn) 行賠償?shù)闹鲝垺?/p>
再比如，20__年7月18日碧華里小區(qū)5號樓4樓房屋漏水，將屋內(nèi)木地板泡了起鼓，為此該業(yè)主要求物業(yè)公司賠償其經(jīng)濟(jì)損失近10萬元。物業(yè)公司經(jīng)過查證該業(yè)主辦理入住手續(xù)時的《房屋驗收單》，證明入住時該房屋各項設(shè)施設(shè)備完好。該業(yè)主在鐵證面前無言以對。
一個物業(yè)企業(yè)在管理、服務(wù)等過程中，通過對檔案資料的開發(fā)利用，減少了內(nèi)耗，相對地節(jié)省了人力、物力、財力和時間，本身就是降低成本、提升利潤的表現(xiàn)。
另一方面加強(qiáng)檔案管理可以防止知識流失。員工是物業(yè)企業(yè)人力資本，也是“知識資本”或“智力資本”，作為一種無形資產(chǎn)和源泉，其掌握物業(yè)知識和管理經(jīng)驗存儲在人的大腦里，尤其是物業(yè)管理作為一種共生性的服務(wù)工作，服務(wù)受眾對服務(wù)者的認(rèn)可度是需要時間和過程的，如果不及時加以保留和保存，一旦人員流動或變化，企業(yè)將承擔(dān)知識流失的風(fēng)險和高額人力資源成本。
二、 加強(qiáng)檔案管理，領(lǐng)導(dǎo)決策上水平
北宋皇帝本著“明乎得失之跡，存王道之正，垂鑒于后世”的宗旨，責(zé)成司馬光編著了歷史史卷《資治通鑒》。檔案資源是歷史的活化石，使歷史經(jīng)驗和教訓(xùn)的總結(jié)，對于企業(yè)決策、制定戰(zhàn)略具有借鑒作用。借鑒以往的經(jīng)驗，吸取以往的教訓(xùn)，可以使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的決策更加適應(yīng)市場要求，更加有利于企業(yè)發(fā)展，更加受到員工擁護(hù)。檔案資源在企業(yè)的決策過程中，扮演著參謀的角色，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供了重要依據(jù)。另外，借鑒其他物業(yè)企業(yè)的成果，利用物業(yè)協(xié)會和物業(yè)辦他人的知識信息和資源，為企業(yè)發(fā)展決策服務(wù)也是很重要的。這需要物業(yè)企業(yè)密切與開發(fā)商、業(yè)主會、行業(yè)主管部門和其他物業(yè)企業(yè)的關(guān)系，獲取更多的學(xué)習(xí)和獲取知識的機(jī)會，為我所用，更好地充實企業(yè)檔案和發(fā)揮檔案的參謀作用。
首先是檔案人員不但要在領(lǐng)導(dǎo)決策前根據(jù)決策要求，收集所有檔案信息，提供相關(guān)原始資料和準(zhǔn)確完整的數(shù)據(jù)，還要在決策執(zhí)行過程中，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀。為領(lǐng)導(dǎo)提供有價值的材料，供領(lǐng)導(dǎo)借鑒；其次在決策落實后，更要做好收集、整理工作，將決策執(zhí)行全過程所形成的各種文件資料，及時立卷歸檔，作為新的信息資料儲備在檔案之中，以便日后查考。
三、 加強(qiáng)檔案管理，競爭能力上水平
物業(yè)企業(yè)的發(fā)展主要靠市場開發(fā)和提高原有項目的收繳率兩個基本途徑，檔案管理對這兩個方面都是有幫助的。
加強(qiáng)檔案管理，輔助市場開發(fā)。比如，20__年7月10日在東麗區(qū)政府招投標(biāo)過程中，東麗區(qū)政府采購中心負(fù)責(zé)人專程到我公司檔案室參觀考察。規(guī)范的檔案也證明了我公司不愧為一級資質(zhì)的科學(xué)管理的大型的物業(yè)管理公司，令東麗區(qū)政府采購中心負(fù)責(zé)人刮目相看，規(guī)范的檔案為在物業(yè)的招投標(biāo)中脫穎而出，一舉中標(biāo)起到一定的作用。
挖掘檔案潛力，提高物業(yè)收繳率。物業(yè)企業(yè)應(yīng)在檔案的基礎(chǔ)上，及時總結(jié)，建立企業(yè)自己的資料庫，包括服務(wù)教材、對法律法規(guī)的解釋、對某一共性問題例如裝修、業(yè)主繳費等業(yè)主有疑問如何解釋等。這樣的資料多了，就形成了企業(yè)自己的無形資產(chǎn)，它的實際作用是巨大的，可以產(chǎn)出可觀的經(jīng)濟(jì)效益。當(dāng)服務(wù)人員遇到任何問題時，只要一查，所有的必要信息和相關(guān)流程、作業(yè)方法、經(jīng)典案例等都能了解和掌握，同時，員工也可以在網(wǎng)上隨時存儲相關(guān)信息，并化為行動。這樣的服務(wù)功能，不僅工作效率提高，而且客戶滿意度也會提升。
物業(yè)企業(yè)競爭已經(jīng)上升為知識競爭，通過從檔案和資料庫或數(shù)據(jù)庫獲取所需的知識資源，更為迅速、省錢、便捷，更重要的是切合企業(yè)需要。因此，知識、經(jīng)驗的獲取和積累對企業(yè)競爭力的幫助極大，可以培養(yǎng)企業(yè)的創(chuàng)新能力和集體創(chuàng)造能力。
四、 加強(qiáng)檔案管理，企業(yè)文化上水平
物業(yè)企業(yè)是典型的服務(wù)企業(yè)，企業(yè)文化的建立與傳承決定了這一企業(yè)的發(fā)展是否長遠(yuǎn)，因此有必要對檔案加強(qiáng)管理，因為它對企業(yè)文化是有幫助的。
開發(fā)檔案資源不僅能產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，也能起到穩(wěn)定企業(yè)的作用。，面對時
下盛行的物業(yè)人員跳槽風(fēng)，跳槽人員帶走管理經(jīng)驗怎么辦？更重要的是業(yè)主對新管理人員有一個認(rèn)識熟悉過程，在這一過程中滿意度肯定會下降，直接影響收繳率。應(yīng)認(rèn)識到問題的嚴(yán)重性，首先要做好管理人員的人事檔案工作，從中發(fā)現(xiàn)問題，向領(lǐng)導(dǎo)建議解決流動性強(qiáng)的問題。其次是對管理人員日常的業(yè)主檔案、使用的工程檔案、尤其是好經(jīng)驗、好做法注意收集整理、及時歸檔。保證了企業(yè)在人員跳槽的情況下能照樣服務(wù)照樣發(fā)展，為企業(yè)的穩(wěn)定和發(fā)展解決了后顧之憂。從某種程度上可以說，一個企業(yè)檔案資源開發(fā)利用的程度決定著企業(yè)的生存與發(fā)展。培訓(xùn)工作是物業(yè)企業(yè)發(fā)展的必要而迫切的事情。學(xué)習(xí)的內(nèi)容除了其他企業(yè)好的經(jīng)驗，利用企業(yè)檔案資源進(jìn)行開發(fā)和享用，也是很重要的方面。由于物業(yè)工作的往復(fù)性和受眾宏觀上的一致性，決定了物業(yè)服務(wù)經(jīng)驗的可重復(fù)性。利用典型案例、經(jīng)驗講解、舉案說法等形式經(jīng)常性地開展培訓(xùn)教育活動，不斷更新員工的知識，提高其綜合素質(zhì)和創(chuàng)造能力。
物業(yè)企業(yè)應(yīng)重視以企業(yè)商標(biāo)檔案為代表的企業(yè)文化檔案的管理工作。隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展，物業(yè)企業(yè)面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，在提高自身競爭力的同時，必須注重企業(yè)商標(biāo)檔案的管理。因為注冊商標(biāo)是企業(yè)形象的標(biāo)志，是企業(yè)的無形資產(chǎn)，也是企業(yè)財富的主要組成部分。而商標(biāo)檔案是確立和保護(hù)馳名商標(biāo)專用權(quán)的憑證，首先要提高對商標(biāo)本身價值的認(rèn)識，重視對商標(biāo)檔案的宣傳和管理，以在競爭中贏得商機(jī)。其次是收集應(yīng)完整準(zhǔn)確，因為商標(biāo)的形成經(jīng)歷了較長時間，要多方合作。最后商標(biāo)的利用多為原件查閱，從保護(hù)角度，要規(guī)范查閱和借閱制度，由專人專管。
五、 加強(qiáng)檔案管理，社區(qū)和諧上水平
隨著物業(yè)管理市場的建立和完善，現(xiàn)代物業(yè)企業(yè)對檔案資源的依賴程度逐漸增強(qiáng)，檔案資源已經(jīng)成為現(xiàn)代物業(yè)企業(yè)經(jīng)營管理不可或缺的重要資源。在現(xiàn)代物業(yè)企業(yè)里，企業(yè)的重大決策、服務(wù)品牌和人事管理、提高企業(yè)服務(wù)能力和競爭力、建立和傳承企業(yè)文化等都離不開檔案，離不開對檔案資源的管理。
一、加強(qiáng)檔案管理，經(jīng)濟(jì)效益上水平
實現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益是企業(yè)追求的目標(biāo)，礦區(qū)物業(yè)管理企業(yè)也不例外。檔案管理的重要地位不容忽視。
一方面檔案資源可以發(fā)揮證據(jù)作用，為物業(yè)企業(yè)防范風(fēng)險挽回經(jīng)濟(jì)損失。比如：2010年7月18日陽光佳苑小區(qū)B2號樓1樓房屋漏水，將屋內(nèi)木地板泡了起鼓，為此該業(yè)主要求物業(yè)公司賠償其經(jīng)濟(jì)損失近5萬元。物業(yè)公司經(jīng)過查證該業(yè)主辦理入住手續(xù)時的《房屋驗收單》，證明入住時該房屋各項設(shè)施設(shè)備完好。該業(yè)主在鐵證面前無言以對。
一個社區(qū)物業(yè)企業(yè)在管理、服務(wù)等過程中，通過對檔案資料的開發(fā)利用，減少了內(nèi)耗，相對地節(jié)省了人力、物力、財力和時間，本身就是降低成本、提升利潤的表現(xiàn)。
另一方面加強(qiáng)檔案管理可以防止知識流失。員工是物業(yè)企業(yè)人力資本，也是“知識資本”或“智力資本”，作為一種無形資產(chǎn)和源泉，其掌握物業(yè)知識和管理經(jīng)驗存儲在人的大腦里，尤其是物業(yè)管理作為一種共生性的服務(wù)工作，服務(wù)受眾對服務(wù)者的認(rèn)可度是需要時間和過程的，如果不及時加以保留和保存，一旦人員流動或變化，企業(yè)將承擔(dān)知識流失的風(fēng)險和高額人力資源成本。
二、加強(qiáng)檔案管理，領(lǐng)導(dǎo)決策上水平
北宋皇帝本著“明乎得失之跡，存王道之正，垂鑒于后世”的宗旨，責(zé)成司馬光編著了歷史史卷《資治通鑒》。檔案資源是歷史的活化石，是歷史經(jīng)驗和教訓(xùn)的總結(jié)，對于企業(yè)決策、制定戰(zhàn)略具有借鑒作用。借鑒以往的經(jīng)驗，吸取以往的教訓(xùn)，可以使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的決策更加適應(yīng)市場要求，更加有利于企業(yè)發(fā)展，更加受到員工擁護(hù)。檔案資源在企業(yè)的決策過程中，扮演著參謀的角色，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供了重要依據(jù)。另外，借鑒其他物業(yè)企業(yè)的成果，利用物業(yè)辦他人的知識信息和資源，為企業(yè)發(fā)展決策服務(wù)也是很重要的。這需要物業(yè)企業(yè)密切與開發(fā)商、業(yè)主會、行業(yè)主管部門和其他物業(yè)企業(yè)的關(guān)系，獲取更多的學(xué)習(xí)和獲取知識的機(jī)會，為我所用，更好地充實企業(yè)檔案和發(fā)揮檔案的參謀作用。
首先是檔案人員不但要在領(lǐng)導(dǎo)決策前根據(jù)決策要求，收集所有檔案信息，提供相關(guān)原始資料和準(zhǔn)確完整的數(shù)據(jù)，還要在決策執(zhí)行過程中，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀。為領(lǐng)導(dǎo)提供有價值的材料，供領(lǐng)導(dǎo)借鑒；其次在決策落實后，更要做好收集、整理工作，將決策執(zhí)行全過程所形成的各種文件資料，及時立卷歸檔，作為新的信息資料儲備在檔案之中，以便日后查考。
三、加強(qiáng)檔案管理，競爭能力上水平
物業(yè)企業(yè)的發(fā)展主要靠市場開發(fā)和提高原有項目的收繳率兩個基本途徑，檔案管理對這兩個方面都是有幫助的。
加強(qiáng)檔案管理，輔助市場開發(fā)。比如，在海信盈城招投標(biāo)過程中，玉山一舉中標(biāo)，規(guī)范的檔案證明了物業(yè)管理公司，為物業(yè)的招投標(biāo)脫穎而出起了重要作用。
挖掘檔案潛力，提高物業(yè)收繳率。物業(yè)企業(yè)應(yīng)在檔案的基礎(chǔ)上，及時總結(jié)，建立企業(yè)自己的資料庫，包括服務(wù)教材、對法律法規(guī)的解釋、對某一共性問題例如裝修、業(yè)主繳費等業(yè)主有疑問如何解釋等。這樣的資料多了，就形成了企業(yè)自己的無形資產(chǎn)，它的實際作用是巨大的，可以產(chǎn)出可觀的經(jīng)濟(jì)效益。當(dāng)服務(wù)人員遇到任何問題時，只要一查，所有的必要信息和相關(guān)流程、作業(yè)方法、經(jīng)典案例等都能了解和掌握，同時，員工也可以在網(wǎng)上隨時存儲相關(guān)信息，并化為行動。這樣的服務(wù)功能，不僅工作效率提高，而且客戶滿意度也會提升。
物業(yè)企業(yè)競爭已經(jīng)上升為知識競爭，通過從檔案和資料庫或數(shù)據(jù)庫獲取所需的知識資源，更為迅速、省錢、便捷，更重要的是切合企業(yè)需要。因此，知識、經(jīng)驗的獲取和積累對企業(yè)競爭力的幫助極大，可以培養(yǎng)企業(yè)的創(chuàng)新能力和集體創(chuàng)造能力。
四、加強(qiáng)檔案管理，企業(yè)文化上水平
物業(yè)企業(yè)是典型的服務(wù)企業(yè)，企業(yè)文化的建立與傳承決定了這一企業(yè)的發(fā)展是否長遠(yuǎn)，因此有必要對檔案加強(qiáng)管理，因為它對企業(yè)文化是有幫助的。
開發(fā)檔案資源不僅能產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，也能起到穩(wěn)定企業(yè)的作用。首先要做好管理人員的人事檔案工作，從中發(fā)現(xiàn)問題，向領(lǐng)導(dǎo)建議解決流動性強(qiáng)的問題。其次是對管理人員日常的業(yè)主檔案、使用的工程檔案、尤其是好經(jīng)驗、好做法注意收集整理、及時歸檔。保證了企業(yè)在人員調(diào)動的情況下能照樣服務(wù)照樣發(fā)展，為企業(yè)的穩(wěn)定和發(fā)展解決了后顧之憂。從某種程度上可以說，一個企業(yè)檔案資源開發(fā)利用的程度決定著企業(yè)的生存與發(fā)展。
培訓(xùn)工作是物業(yè)企業(yè)發(fā)展的必要而迫切的事情。學(xué)習(xí)的內(nèi)容除了其他企業(yè)好的經(jīng)驗，利用企業(yè)檔案資源進(jìn)行開發(fā)和享用，也是很重要的方面。由于物業(yè)工作的往復(fù)性和受眾宏觀上的一致性，決定了物業(yè)服務(wù)經(jīng)驗的可重復(fù)性。利用典型案例、經(jīng)驗講解、舉案說法等形式經(jīng)常性地開展培訓(xùn)教育活動，不斷更新員工的知識，提高其綜合素質(zhì)和創(chuàng)造能力。
物業(yè)企業(yè)應(yīng)重視以企業(yè)商標(biāo)檔案為代表的企業(yè)文化檔案的管理工作。隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展，物業(yè)企業(yè)面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，在提高自身競爭力的同時，必須注重企業(yè)商標(biāo)檔案的管理。因為注冊商標(biāo)是企業(yè)形象的標(biāo)志，是企業(yè)的無形資產(chǎn)，也是企業(yè)財富的主要組成部分。而商標(biāo)檔案是確立和保護(hù)馳名商標(biāo)專用權(quán)的憑證，首先要提高對商標(biāo)本身價值的認(rèn)識，重視對商標(biāo)檔案的宣傳和管理，以在競爭中贏得商機(jī)。其次是收集應(yīng)完整準(zhǔn)確，因為商標(biāo)的形成經(jīng)歷了較長時間，要多方合作。最后商標(biāo)的利用多為原件查閱，從保護(hù)角度，要規(guī)范查閱和借閱制度，由專人專管。
五、加強(qiáng)檔案管理，社區(qū)和諧上水平
物業(yè)檔案是指物業(yè)管理活動中所產(chǎn)生的所有文件材料，是原始性證明。由于物業(yè)檔案的形成者非常之復(fù)雜，既有物業(yè)管理公司、物業(yè)管理人員、物業(yè)使用人員，也有工程圖紙的設(shè)計人員、房地產(chǎn)開發(fā)商、規(guī)劃局等，物業(yè)檔案種類多，載體形式也多，如：圖片、聲像資料、表、文字材料、計算機(jī)軟件等。
物業(yè)檔案是物業(yè)管理活動的依據(jù)，從物業(yè)管理活動開始，建筑物的養(yǎng)護(hù)、維修等都離不開檔案。隨著房地產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展，物業(yè)管理內(nèi)容越來越多，而物業(yè)檔案的種類也逐漸增多。目前，物業(yè)檔案的種類主要有兩種：一是物業(yè)管理公司在其日常管理活動中產(chǎn)生的檔案資料，比如說：黨群工作檔案、經(jīng)營檔案、設(shè)備檔案、人員檔案等。二是基層檔案人員在日常管理活動中形成的專門檔案，如：物業(yè)維修檔案、業(yè)主資料檔案、物業(yè)管理服務(wù)檔案等。
今天的物業(yè)檔案具有形式多樣化、隱秘性、動態(tài)性、完整性等特點，它要求工作人員不斷提高自身素質(zhì)，提高物業(yè)管理水平，及時收集、整理、歸檔各類物業(yè)檔案，提高物業(yè)檔案的利用率，從而有效提高物業(yè)管理服務(wù)水平，促進(jìn)物業(yè)公司的可持續(xù)發(fā)展。
2、物業(yè)檔案管理工作中存在的問題
雖然說許多物業(yè)公司都認(rèn)識到物業(yè)檔案管理的重要性，但是，物業(yè)檔案管理工作仍然還存在很多問題，不利于物業(yè)管理水平的提高。
2.1資料收集不全
物業(yè)檔案具有很強(qiáng)的動態(tài)性，它伴隨著物業(yè)管理活動的運轉(zhuǎn)而不斷增加，這也就要求物業(yè)檔案管理人員及時收集、整理相關(guān)的資料，并形成物業(yè)檔案資料。但是，當(dāng)前我國許多物業(yè)公司的檔案管理人員檔案資料收集意識低，不了解資料收集的流程和方法，導(dǎo)致收集回來的材料質(zhì)量不高。檔案材料在流轉(zhuǎn)中手續(xù)不健全，導(dǎo)致材料的收集、補充工作異常艱難。另外，由于物業(yè)公司沒有明確規(guī)定檔案的整理、歸檔方面的工作制度，進(jìn)而就導(dǎo)致檔案人員填寫資料時出現(xiàn)不完整、不清晰現(xiàn)象。
2.2管理人員素質(zhì)有待提高
檔案管理是一項非常專業(yè)的工作，對工作人員的專業(yè)性、職業(yè)道德修養(yǎng)要求較高。但是，許多物業(yè)公司的檔案管理人員是由客服人員兼任的，他們對檔案的收集、整理、歸檔、保管等方面的業(yè)務(wù)了解不透徹，檔案管理意識薄弱。由于他們還有其他的工作任務(wù)，因而很多時候都只是將檔案存放到檔案盒中就了事，檔案管理水平低。而且，在檔案的流轉(zhuǎn)過程中，由于手續(xù)不健全，一旦出現(xiàn)檔案的丟失、破損現(xiàn)象，經(jīng)常出現(xiàn)大家相互推卸責(zé)任的現(xiàn)象，這也不利于物業(yè)管理效率的提高。所以說，在當(dāng)前形勢下，要提高物業(yè)管理工作效果，就必須盡快提高物業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)，加強(qiáng)物業(yè)檔案的收集、整理、歸檔和保存，提高物業(yè)檔案管理工作效率，促進(jìn)物業(yè)公司的可持續(xù)發(fā)展。
2.3檔案管理制度不健全
物業(yè)公司管理者對檔案管理工作重視度不高，沒有制定出健全的檔案管理制度，比如說：檔案管理人員的工作職責(zé)和義務(wù)、檔案的分類和歸檔規(guī)定、檔案人員的業(yè)績考核、檔案管理的目標(biāo)等。于是，在基層物業(yè)檔案管理上，存在“只存不管”的現(xiàn)象，物業(yè)檔案管理規(guī)范性、保密性差，物業(yè)檔案管理工作效率低下。多數(shù)物業(yè)檔案管理人員不知道保密性是什么，這也就加大了泄密風(fēng)險，不利于物業(yè)公司的可持續(xù)發(fā)展，甚至?xí)鸲喾郊m紛現(xiàn)象。
2.4檔案利用率低
由于物業(yè)檔案是在物業(yè)管理活動中產(chǎn)生的，它與人們的日常生活息息相關(guān)，比如說：房屋維修檔案、房屋租賃檔案、管理繳費檔案等就經(jīng)常被反復(fù)調(diào)閱，這也說明物業(yè)檔案的利用率比較高。但在實際工作中，由于物業(yè)公司的檔案資料非常之多，而且物業(yè)檔案的載體也在逐漸增多，但是物業(yè)檔案管理水平低，要查閱某些檔案資料時往往需要花大量的時間，進(jìn)而影響到物業(yè)管理活動的順利進(jìn)行，也間接導(dǎo)致檔案利用率低，給物業(yè)公司的經(jīng)營管理活動帶來了一定程度的困擾。
3、做好物業(yè)檔案管理工作對策
隨著市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，物業(yè)公司也面臨著激烈的市場競爭壓力，管理者必須深刻認(rèn)識到檔案管理工作對企業(yè)發(fā)展的重要影響，努力提高檔案管理水平，提高物業(yè)管理服務(wù)水平，增強(qiáng)企業(yè)市場競爭力，降低經(jīng)營風(fēng)險。
3.1增強(qiáng)檔案管理意識
企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)是企業(yè)所有經(jīng)營管理活動的核心，提高領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識才能逐步自上而下的提高所有人員的檔案管理意識。增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識才能逐步完善檔案管理制度，建立完善的責(zé)任制，并加強(qiáng)檔案管理，將檔案管理工作作為物業(yè)管理工作的重點，將檔案管理工作作為物業(yè)管理水平的重要考核標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而在企業(yè)內(nèi)部形成人人關(guān)心檔案管理的工作作風(fēng)，穩(wěn)步提高檔案管理水平。
增強(qiáng)企業(yè)所有員工的檔案管理意識，將檔案管理納入到每年的工作計劃中，并將其分解落實到各個部門的工作目標(biāo)中，所有人員在日常工作中都能時時想到“檔案”，加強(qiáng)檔案的收集、整理、歸檔和保存。增強(qiáng)檔案管理意識一定程度上提高了檔案管理人員的保密意識，降低了物業(yè)檔案的泄密風(fēng)險。增強(qiáng)檔案管理意識有利于物業(yè)檔案收集質(zhì)量和效率的提高。提高全體員工的物業(yè)檔案管理意識，使所有員工在實際工作中想到檔案，并積極主動去收集物業(yè)檔案，及時收集檔案，提高檔案管理水平。
3.2完善檔案管理制度
檔案管理制度是物業(yè)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，而物業(yè)公司卻并未建立起嚴(yán)密的檔案管理制度，需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)真考核企業(yè)的檔案管理現(xiàn)狀，借鑒其他物業(yè)公司檔案管理的成功經(jīng)驗以及國外的成功經(jīng)驗，逐步完善檔案管理制度，建構(gòu)嚴(yán)密的檔案管理制度體系，提高檔案管理水平。
比如說：根據(jù)企業(yè)物業(yè)檔案的特點下發(fā)《物業(yè)檔案歸檔制度》、《物業(yè)檔案鑒定規(guī)范》、《物業(yè)檔案管理工作人員的職責(zé)》、《物業(yè)檔案流轉(zhuǎn)手續(xù)》、《物業(yè)檔案整理規(guī)范》等文件，并通過培訓(xùn)教育的形式使所有檔案管理人員熟悉檔案管理制度，并嚴(yán)格按照管理制度的要求開展檔案管理工作，從而逐步提高物業(yè)檔案管理的規(guī)范性和科學(xué)性。
建立科學(xué)的物業(yè)檔案管理體系，并結(jié)合具體的措施落實物業(yè)檔案管理體系，抓好物業(yè)管理每一環(huán)節(jié)的工作，逐步提高物業(yè)檔案管理的規(guī)范性。使所有檔案人員都能嚴(yán)格執(zhí)行管理制度，收集、整理、歸檔、保存物業(yè)檔案，逐步提高物業(yè)檔案管理水平，為物業(yè)管理帶來更多便利，促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
3.3加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)
檔案管理工作是一項任務(wù)重、責(zé)任大、要求高的工作，只有不斷提高檔案人員的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)才能逐步提高檔案管理水平。
第一，招聘一批專業(yè)的檔案管理人員從事檔案管理工作，豐富檔案管理隊伍，推動檔案管理隊伍建設(shè)。
第二，通過形式多樣的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和進(jìn)修，做到持證上崗，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)知識水平，轉(zhuǎn)變檔案管理人員的管理理念。學(xué)習(xí)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，創(chuàng)新檔案管理方法，促進(jìn)檔案管理的信息化、現(xiàn)代化、自動化，提高檔案管理效率和質(zhì)量。
第三，通過法律教育、職業(yè)道德教育等提高檔案管理人員的責(zé)任意識、保密意識、法制意識等，使檔案管理人員細(xì)心、耐心的完成每一天的檔案管理工作，在檔案管理上默默奉獻(xiàn)，逐步提高企業(yè)的物業(yè)管理水平。
3.4引進(jìn)先進(jìn)的管理方法，提高檔案管理的信息化
隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，物業(yè)檔案管理方法越來越多。就檢索方式上來說，分為計算機(jī)檢索和手工檢索，計算機(jī)檢索是一種利用計算機(jī)軟件實現(xiàn)的高效檢索方式，而手工檢索卻需要耗費大量的人力、時間，給檔案管理工作帶來不便。所以說，物業(yè)公司要積極引進(jìn)先進(jìn)的管理方法，引進(jìn)先進(jìn)的物業(yè)管理軟件系統(tǒng)，提高檔案管理的信息化水平，提高檔案管理工作效率。
而規(guī)模較小的物業(yè)公司檔案少，檔案管理則可以采用普通的EXCEL表格來完成，根據(jù)檔案工作的需要，重新設(shè)置EXCEL表格的某些選項，然后再將相關(guān)內(nèi)容錄入進(jìn)去，利用EXCEL表格提高檔案管理效率。
引進(jìn)先進(jìn)的管理方法可以提高檔案管理效率，減少管理人員的工作量，提高檔案的利用率，使物業(yè)檔案在物業(yè)管理工作中充分發(fā)揮作用和價值，提高物業(yè)管理效率。
3.5建設(shè)專門的物業(yè)檔案室
建設(shè)專門的物業(yè)檔案室，檔案室則應(yīng)符合《檔案法》的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，具有堅固耐用的特點。同時，由于檔案資料很多都是紙質(zhì)文書，這也就要求檔案室必須有相應(yīng)的防火、防潮、防蟲、防塵、隔熱等措施，采用專業(yè)的溫濕度調(diào)節(jié)裝置、防火防光窗簾、消防器材等。同時也有許多檔案是電子文檔、視頻資料等，這也就要求有相應(yīng)的防火墻的安全措施。檔案是企業(yè)的一級機(jī)密，所以說，檔案室還要有相應(yīng)的防盜措施。
3.6強(qiáng)化檔案收集
一、引言
《物業(yè)檔案管理》是高職院校物業(yè)管理專業(yè)開設(shè)的主要專業(yè)課之一。作為一門兼具理論性與實踐操作性的課程，直接為培養(yǎng)學(xué)生的物業(yè)檔案管理素質(zhì)服務(wù)，不僅使其能夠勝任現(xiàn)階段的物業(yè)管理工作，而且能夠適應(yīng)物業(yè)檔案管理工作在相當(dāng)程度上發(fā)展和提高的要求。通過本課程的教學(xué)，要求學(xué)生掌握物業(yè)管理工作中檔案管理的原則、理論，認(rèn)識物業(yè)檔案管理的意義，掌握物業(yè)檔案實體管理的具體操作方法如收集、整理、鑒定、保管、利用等，并能夠進(jìn)行檔案信息資源的開發(fā)利用工作。
然而，長期以來，高職物業(yè)檔案管理課并沒有沖出學(xué)科體系的藩籬：教學(xué)內(nèi)容，還是傳統(tǒng)本科壓縮餅干式教學(xué)；在教學(xué)方法上，還是簡單的以課堂教學(xué)為主的知識灌輸型：在教學(xué)重心上，還是偏理論，輕操作，以教師、課堂、教材為中心；在主觀能動上，沒有導(dǎo)向，還是教師主動的在“教”，學(xué)生被動的在“學(xué)”，等等。沒有突出高職院校培養(yǎng)高層次的技能型、實用型、操作型人才的特點，有礙于對學(xué)生應(yīng)用能力和綜合能力的培養(yǎng)[1]。
高職院校物業(yè)檔案管理課程的改革勢在必行，以任務(wù)驅(qū)動，工作過程導(dǎo)向的學(xué)習(xí)情境設(shè)計，是物業(yè)檔案管理學(xué)習(xí)領(lǐng)域教學(xué)改革的創(chuàng)新思路。
二、任務(wù)驅(qū)動的目標(biāo)性教學(xué)
任務(wù)驅(qū)動的目標(biāo)教學(xué)，使學(xué)生有具體的學(xué)習(xí)任務(wù)和明確的教學(xué)目標(biāo)，是以學(xué)習(xí)型工作任務(wù)為核心來訓(xùn)練專業(yè)技能并構(gòu)建專業(yè)理論知識的教學(xué)改革。
任務(wù)驅(qū)動的目標(biāo)教學(xué)，其核心思想是將物業(yè)檔案管理專業(yè)知識與學(xué)習(xí)型工作任務(wù)整合進(jìn)行學(xué)習(xí)。采用技能知識一體化，理論實踐一體化，教學(xué)做一體化的教學(xué)組織形式，將知識分布于各個學(xué)習(xí)任務(wù)之中。物業(yè)檔案管理學(xué)習(xí)領(lǐng)域的每個學(xué)習(xí)情景，布置適量的物業(yè)檔案管理工作任務(wù)，也就是學(xué)習(xí)任務(wù)，以任務(wù)為切入點，明確要獲取的知識、技能和職業(yè)素養(yǎng)，使學(xué)生有目的的在完成實際的工作任務(wù)過程中理解物業(yè)檔案專業(yè)知識，掌握物業(yè)檔案管理技術(shù)與技巧，學(xué)會物業(yè)檔案管理方法與技能，從而構(gòu)建屬于自己的經(jīng)驗和知識結(jié)構(gòu)，為就業(yè)與將來的職業(yè)生涯奠定良好的基礎(chǔ)。
任務(wù)驅(qū)動要與專業(yè)課程的進(jìn)度相結(jié)合，從物業(yè)管理工程項目實際出發(fā)，收集、管理檔案信息資源，既能促進(jìn)、鞏固物業(yè)管理專業(yè)課程的學(xué)習(xí)，又能完成物業(yè)檔案管理學(xué)習(xí)任務(wù)，提高學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣、主動性、積極性與自主性。
三、基于工作過程的教學(xué)分析
1. 工作過程與職業(yè)教育。廣義的工作過程指的是旨在實現(xiàn)確定目標(biāo)的生產(chǎn)活動和服務(wù)活動的順序。狹義的工作過程則是指向物質(zhì)產(chǎn)品生產(chǎn)的順序。工作過程是“在企業(yè)里為完成一件工作任務(wù)并獲得工作成果而進(jìn)行的一個完整的工作程序[2]”；工作過程的特點：“是一個綜合的、時刻處于運動狀態(tài)但結(jié)構(gòu)相對固定的系統(tǒng)”；實現(xiàn)工作過程的步驟：資訊、決策、計劃、實施、檢查、評價[3]。
基于工作過程的職業(yè)教育，在教學(xué)設(shè)計上解構(gòu)了傳統(tǒng)的學(xué)科體系，構(gòu)建了符合職業(yè)能力形成規(guī)律的職業(yè)教育模式，實現(xiàn)學(xué)科體系知識的解構(gòu)與行動體系知識的重構(gòu)。基于工作過程的學(xué)習(xí)情意，通過任務(wù)的形式將知識點貫穿起來，知識的總量不變，只是排序發(fā)生變化，學(xué)生通過多個任務(wù)的完成，不僅積累了經(jīng)驗，而且掌握了知識與工作的技能。
基于工作過程的職業(yè)教育，教學(xué)實施的六個步驟即基于實現(xiàn)工作過程的步驟：資訊、決策、計劃、實施、檢查、評價。這是工作過程系統(tǒng)化課程結(jié)構(gòu)相對固定的六步驟，相對而言是不變的，變化的是時刻處于運動狀態(tài)之中的構(gòu)成工作過程的六要素：對象、內(nèi)容、手段、組織、產(chǎn)品、環(huán)境。
2. 職業(yè)實際工作過程與任務(wù)。物業(yè)檔案管理員（職業(yè)資格證書稱檔案業(yè)務(wù)人員）具體的工作過程：文件管理檔案收集檔案鑒定檔案整理編目與著錄檔案保管檔案編研提供利用統(tǒng)計分析。
物業(yè)檔案管理典型工作任務(wù)：文件編印與收發(fā)；檔案的接收與征集；鑒定檔案資料價值；檔案裝訂、分類、排列、編號、立卷；檔案數(shù)字加工；檔案信息化建設(shè)；檔案庫房管理；檔案檢索調(diào)卷與利用；統(tǒng)計分析。
3.基于工作過程的教學(xué)環(huán)節(jié)。物業(yè)檔案管理普適性的工作過程：資訊決策計劃實施檢查評價。
任務(wù)驅(qū)動工作過程導(dǎo)向的物業(yè)檔案管理教學(xué)環(huán)節(jié)：明確學(xué)習(xí)性工作任務(wù)制定工作策略執(zhí)行任務(wù)調(diào)整修正完成任務(wù)考核評定。
物業(yè)檔案管理專業(yè)抽象的普適性工作過程、具體的工作過程與教學(xué)過程的比較分析見表1。
四、學(xué)習(xí)情境總體設(shè)計
學(xué)習(xí)領(lǐng)域，是工作過程導(dǎo)向的課程方案（課程名稱），是一個由職業(yè)能力描述的學(xué)習(xí)目標(biāo)、工作任務(wù)陳述的學(xué)習(xí)內(nèi)容和實踐理論綜合的學(xué)習(xí)時間（基本學(xué)時）三部分構(gòu)成的學(xué)習(xí)單元；學(xué)習(xí)情境，是工作過程導(dǎo)向的課程教學(xué)（實施方案），是在工作任務(wù)及其工作過程的背景下，將學(xué)習(xí)領(lǐng)域中的能力目標(biāo)和學(xué)習(xí)內(nèi)容進(jìn)行基于教學(xué)論和方法論轉(zhuǎn)換后，在學(xué)習(xí)領(lǐng)域框架內(nèi)構(gòu)成的“小型”的主題學(xué)習(xí)單元，例如，項目、任務(wù)、案例產(chǎn)品等[4]。
2007年以來，以國家示范性高等職業(yè)院校引領(lǐng)的基于工作過程化教學(xué)模式的改革，取得了很大的成果。改革中，學(xué)習(xí)情境設(shè)計的載體呈現(xiàn)出多元化的特點，其載體可以是項目、任務(wù)、案例、設(shè)備、產(chǎn)品、構(gòu)件、零件、部件、系統(tǒng)、工序、場地、材料、活動、現(xiàn)象、問題、癥狀、業(yè)務(wù)領(lǐng)域、客源……等等。
1. 學(xué)習(xí)情境設(shè)計思路。檔案工作系統(tǒng)是由輸入、輸出、反饋三個子系統(tǒng)中的八個工作環(huán)節(jié)即收集、整理、鑒定、保管、編目、編研、利用、統(tǒng)計，形成一個結(jié)構(gòu)清晰、功能多樣的檔案工作系統(tǒng)。從檔案的形成到檔案的保管利用，是一個專業(yè)性的有序化工作過程。
任務(wù)驅(qū)動工作過程導(dǎo)向的高職物業(yè)檔案管理學(xué)習(xí)領(lǐng)域?qū)W習(xí)情境的設(shè)計，根據(jù)檔案管理職業(yè)程序性很強(qiáng)的特點，以物業(yè)檔案工作過程為載體設(shè)計學(xué)習(xí)情境，即以物業(yè)檔案專業(yè)工作的程序進(jìn)行設(shè)計。
基于完整的工作過程來設(shè)計學(xué)習(xí)情境。學(xué)習(xí)領(lǐng)域是課程的名稱，即物業(yè)檔案管理課，它是是完整的獨立的工作過程；學(xué)習(xí)情境是對學(xué)習(xí)領(lǐng)域的具體化，根據(jù)完整工作過程的思維分解學(xué)習(xí)領(lǐng)域為各個小型的主題學(xué)習(xí)單元，每個學(xué)習(xí)情境也是一個完整的工作過程；每個學(xué)習(xí)情境都要完成一個以上的學(xué)習(xí)型任務(wù)，每個任務(wù)也是一個完整的工作過程。
2. 學(xué)習(xí)情境總體設(shè)計。大多數(shù)的物業(yè)檔案管理員都兼做文案，所以，在物業(yè)檔案管理學(xué)習(xí)領(lǐng)域?qū)W習(xí)情景的設(shè)計在檔案的工作環(huán)節(jié)前增加了文件管理，最后增加了現(xiàn)代化管理，因此，基于工作過程的學(xué)習(xí)情景設(shè)計了10個學(xué)習(xí)情境：學(xué)習(xí)情境1文件管理；學(xué)習(xí)情境2檔案收集；學(xué)習(xí)情境3檔案鑒定；學(xué)習(xí)情境4檔案整理；學(xué)習(xí)情境5編目與著錄；學(xué)習(xí)情境6檔案保管；學(xué)習(xí)情境7檔案編研；學(xué)習(xí)情境8提供利用；學(xué)習(xí)情境9統(tǒng)計分析；學(xué)習(xí)情境10現(xiàn)代化管理。每個學(xué)習(xí)情境都有一組，即1個以上的學(xué)習(xí)任務(wù)。見表2。
在學(xué)習(xí)情境的總體設(shè)計上，縱向的學(xué)習(xí)情境是以物業(yè)檔案管理具體的工作過程為載體，組織各個學(xué)習(xí)情境之間的順序：除學(xué)習(xí)情境10之外，從學(xué)習(xí)情境1到學(xué)習(xí)情境9，是一個完整的具體的物業(yè)檔案工作過程：文件管理檔案收集檔案鑒定檔案整理編目與著錄檔案保管檔案編研提供利用統(tǒng)計分析；橫向的學(xué)習(xí)型工作任務(wù)，也是物業(yè)檔案管理職業(yè)中典型的工作任務(wù)，同樣是基于物業(yè)管理工作過程設(shè)計。
參考文獻(xiàn)：
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注：
中圖分類號：G632 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：B 文章編號：1002-7661（2016）17-001-01
高校的場地及設(shè)備設(shè)施數(shù)量隨著高校的擴(kuò)招呈現(xiàn)增長性趨勢，隨之產(chǎn)生的物業(yè)管理問題越來越嚴(yán)峻，在這樣的形勢下，物業(yè)管理要發(fā)揮相應(yīng)的管理作用，必須要有與之相對應(yīng)的管理方法，其中包括了物業(yè)管理檔案電子化的普及與應(yīng)用。
一、高校物業(yè)管理中的檔案管理現(xiàn)狀及存在問題
高校物業(yè)擔(dān)負(fù)著校園內(nèi)辦公樓、教學(xué)樓、宿舍、校區(qū)綠化，保潔，維修，水電管理等工作任務(wù)，涉及范圍廣、行業(yè)跨度大，但工作相關(guān)度高。高校物業(yè)的管轄范圍與學(xué)校的職能分工有關(guān)，管轄的內(nèi)容會略有不同。就現(xiàn)在的高校物業(yè)管理情況來看，越來越多的高校逐漸規(guī)范物業(yè)管理的制度、工作流程及長期規(guī)劃，使物業(yè)管理愈加科學(xué)化。但是在實際的工作中，因為受條件限制，有些方面的工作還需要繼續(xù)努力，比如檔案電子化的應(yīng)用。大多數(shù)的高校物業(yè)管理實行紙質(zhì)化的檔案管理保存，隨著時間的推移和人員的變動，檔案的管理方法和檔案的完整性受到一定影響。對于檔案管理本身，一直按照“誰執(zhí)行誰管理”來實行，但是存在多個部門涉及的檔案未能展開有效的對接，檔案信息不對稱，使某些工作難以開展或重復(fù)工作。而且，紙質(zhì)版的檔案管理，僅僅能實現(xiàn)管理的功能，隨著高校物業(yè)的精細(xì)化服務(wù)，物業(yè)項目的檔案數(shù)據(jù)還需對年度的預(yù)算、整體規(guī)劃、項目比對等工作進(jìn)行有效分析提供依據(jù)，從而優(yōu)化管理模式?；谝陨系膯栴}及考慮工作的便利性，物業(yè)管理中的檔案管理電子化的實現(xiàn)具有一定的意義，有實施的必要性。
二、高校物業(yè)管理中檔案電子化管理的必要性
高校物業(yè)管理主要為實現(xiàn)校園的建設(shè)、維修、維護(hù)的有序進(jìn)行，為學(xué)校師生提供良好的科研、教育、生活環(huán)境，其中，物業(yè)管理的檔案電子化管理，使得物業(yè)管理人員從相關(guān)部門、歷年的相關(guān)數(shù)據(jù)中得到有利的參考數(shù)據(jù)，從中總結(jié)經(jīng)驗，實現(xiàn)物業(yè)管理的精細(xì)化、整體化的工作模式優(yōu)化。
1、數(shù)據(jù)資源整合，實現(xiàn)資源共享
高校內(nèi)與物業(yè)相關(guān)聯(lián)的項目，有必要實現(xiàn)檔案電子化的管理，它有利于梳理校園內(nèi)的物業(yè)管理項目的條理，從基本上了解校園內(nèi)的相關(guān)數(shù)據(jù)走向，從而實現(xiàn)資源共享，來達(dá)到工作最優(yōu)。例如，校園內(nèi)的基本建設(shè)，施工單位與學(xué)校方面會有平面圖、水電管路走向、供配電等方面的圖紙移交，如果消防部門需要對消防管路進(jìn)行整改，就涉及到校園管路分布，有利于避免對其他管路的二次傷害，確保施工的效益最大化。大部分高校的檔案由使用部門管理，這樣就使得檔案不能共享，項目管理會有偏差，檔案電子化的管理可以有效解決該問題。
2、項目數(shù)據(jù)比對，發(fā)揮監(jiān)督指導(dǎo)作用
物業(yè)管理項目實現(xiàn)檔案的電子化管理，可以利用項目數(shù)據(jù)信息的對比，了解往年和當(dāng)年數(shù)據(jù)的差額，根據(jù)實際的人工費、材料費等的漲幅，做到監(jiān)督該項目費用是否在合理的范圍之內(nèi)；物業(yè)項目的檔案電子化管理，還可以監(jiān)督項目實施的質(zhì)量效果。物業(yè)管理的服務(wù)范圍廣，涉及的管理項目非常多，常常會出現(xiàn)重復(fù)維修，或者在施工隊的承諾保修期間內(nèi)有需要再次維修的情況，這樣就需要發(fā)揮檔案電子化的作用，督促施工隊做好質(zhì)保工作，減少管理項目的不必要支出，實現(xiàn)資源的優(yōu)化，并能監(jiān)督施工隊伍，對其施工質(zhì)量及服務(wù)進(jìn)行考核，不斷完善考核制度，提高物業(yè)管理的服務(wù)能力。
3、信息完善，優(yōu)化物業(yè)項目管理
隨著物業(yè)管理項目的檔案電子化的施行，檔案的項目及模塊會越來越完善，建立健全完善的項目管理制度及信息的錄入，有利于完善供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商的數(shù)據(jù)庫，逐漸建立起供應(yīng)商的質(zhì)量水平考核模塊，達(dá)到從中選優(yōu)的效果，逐漸提高物業(yè)管理水平及服務(wù)質(zhì)量，從而實現(xiàn)精細(xì)化管理和有效化管理。從檔案數(shù)據(jù)庫中提取出的供應(yīng)商考核水平，有利于學(xué)校選擇優(yōu)秀的供應(yīng)商為師生服務(wù)，也有利于后勤物業(yè)管理部門的對項目質(zhì)量的把控，從而在管理上實現(xiàn)管理的最優(yōu)，最終達(dá)到優(yōu)化物業(yè)項目管理的目的。
三、高校物業(yè)管理中檔案電子化管理的流程
高校物業(yè)管理中的檔案電子化管理的實現(xiàn)，需要建立一個統(tǒng)一的電子化管理平臺，可以是對外采購，也可以通過自主設(shè)計開發(fā)。在平臺建立之前，必須對所有的相關(guān)項目及設(shè)計需求進(jìn)行調(diào)研，明白需要實現(xiàn)的功能及作用。通過電子化管理平臺，錄入物業(yè)管理項目的有關(guān)數(shù)據(jù)，比如，項目信息、供應(yīng)商信息、招投標(biāo)或詢價信息、具體項目的細(xì)節(jié)要求、圖紙等，來實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的建立，相關(guān)的數(shù)據(jù)錄入、管理及與校內(nèi)部門的對接工作均由該使用人負(fù)責(zé)，逐漸的對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行整理及補充，能越來越完善數(shù)據(jù)庫的信息。后期的供應(yīng)商評價、信息數(shù)據(jù)比對等，都需要通過實際工作的情況來進(jìn)行操作。電子化平臺的完善，使得物業(yè)管理的越來越科學(xué)化、精細(xì)化和整體化，從而有利于高校物業(yè)項目的管理，為師生帶來更方便、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。做好高校物業(yè)管理，還需要從很多方面來調(diào)整和優(yōu)化，這也是未來高校物業(yè)管理的目標(biāo)和努力方向。
參考文獻(xiàn)：
1.建立健全獻(xiàn)血者原始檔案管理，為安全輸血創(chuàng)造有利條件
輸血醫(yī)學(xué)是衛(wèi)生科學(xué)中的邊緣學(xué)科之一，具有很大的社會性、廣泛性和特殊性。當(dāng)前，隨著人們的法律意識的增強(qiáng)，隨之而來的醫(yī)療糾紛也會不斷增加，采供血機(jī)構(gòu)也同其他醫(yī)療機(jī)構(gòu)一樣，不會置身事外。但就其工作性質(zhì)來說，與患者產(chǎn)生的糾紛，往往是因為提供的血液產(chǎn)品致使某些受血者在輸血后出現(xiàn)不同類型的輸血反應(yīng)。如何確保輸血安全，并很好地服務(wù)于臨床，已成為采供血機(jī)構(gòu)迫切需要解決的重要課題。因此，建立健全獻(xiàn)血者原始檔案，是追根溯源、糾正日常采供血工作中出現(xiàn)差錯的有效方法。詳細(xì)而完備的各項記錄，為差錯查找提供了方便，減少了查找過程中諸多不必要的繁瑣環(huán)節(jié)，迅速、準(zhǔn)確地找出差錯出現(xiàn)的原因及責(zé)任者，便于及時糾正。
2.獻(xiàn)血者檔案在無償獻(xiàn)血工作中的作用
2.1從促進(jìn)無償獻(xiàn)血活動、保證輸血安全考慮。
無償獻(xiàn)血者檔案資料作為潛在資源是相當(dāng)豐富的。無償獻(xiàn)血者檔案在宣傳及表彰無償獻(xiàn)血者、促進(jìn)無償獻(xiàn)血事業(yè)的發(fā)展中起著重要的作用，如政府及有關(guān)部門要開展形式多樣的宜傳和表彰活動，選擇宣傳和表彰獻(xiàn)血先進(jìn)人物就需要查閱獻(xiàn)血者檔案，并從中統(tǒng)計出所需的資料。另外，也可借助無償獻(xiàn)血者檔案開展禮儀服務(wù)。在推動自愿無償獻(xiàn)血活動發(fā)展的過程中，獻(xiàn)血辦或采供血機(jī)構(gòu)可借助無償獻(xiàn)血檔案，特別是稀有血型，開展一些有益于促進(jìn)無償獻(xiàn)血活動的禮儀。如我站每年都堅持開展獻(xiàn)血者聯(lián)誼等活動，交流信息增加感情。
2.2獻(xiàn)血者完整檔案的保留有利于再次動員獻(xiàn)血
通過現(xiàn)代血液檢測技術(shù)的篩選，為建立低危獻(xiàn)血者和稀有血型的獻(xiàn)血者隊伍莫定了基礎(chǔ)。建立健全獻(xiàn)血者檔案對保留和征召獻(xiàn)血者起著至關(guān)重要的作用。保障輸血安全的首要條件是從低危獻(xiàn)血者中采集血液，因此，獻(xiàn)血者原始檔案中的獻(xiàn)血者個人詳細(xì)資料、獻(xiàn)血體檢表與血液檢驗、特殊血型檢驗等基本信息，可使血站隨時了解和掌握有關(guān)獻(xiàn)血者身體狀況、采血過程有無異常等。在建立應(yīng)急獻(xiàn)血隊伍和培養(yǎng)定期自愿無償獻(xiàn)血者及聯(lián)系成分獻(xiàn)血者的過程中，經(jīng)常要與無償獻(xiàn)血者聯(lián)系。因此，通過查閱無償獻(xiàn)血者檔案可以方便地為工作人員提供獻(xiàn)血者的原始資料，利用電話、網(wǎng)上尋呼等手段就可以實現(xiàn)對獻(xiàn)血者的再動員和再召喚，這對于保證安全而充足的血液供應(yīng)有著重要的意義.
3.按醫(yī)學(xué)科技檔案編研血站業(yè)務(wù)檔案，將促進(jìn)輸血事業(yè)的發(fā)展
根據(jù)國務(wù)院批準(zhǔn)的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》，血站業(yè)務(wù)檔案按照醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)檔案管理，可達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用的目的。醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)檔案是指在醫(yī)學(xué)科學(xué)研究、科學(xué)管理、生產(chǎn)技術(shù)和基本建設(shè)活動中形成的、具有保存價值的文字、材料、圖紙、照片、報表、錄音帶、計算機(jī)數(shù)據(jù)等科技文獻(xiàn)資料。其是醫(yī)學(xué)科學(xué)研究過程的真實記錄和反映，是深人進(jìn)行科學(xué)研究工作的必要條件和依據(jù)，是衛(wèi)生部門科研管理、生產(chǎn)管理、技術(shù)管理的重要組成部分。因此，原始檔案內(nèi)容齊全與否，直接關(guān)系到檔案編研工作質(zhì)量的高低。完整的獻(xiàn)血者原始檔案可為輸血科研提供真實可靠而珍貴的第一手資料和數(shù)據(jù)來源，進(jìn)而對檔案原件進(jìn)行收集、挑選與編排，用于輸血科研參考、對比研究?；蛘呖衫帽９艿臋n案，結(jié)合臨床需要和輸血醫(yī)學(xué)中的熱點問題撰寫學(xué)術(shù)和專題論文，以促進(jìn)輸血醫(yī)療的不斷發(fā)展。
4.蓋歸檔章的要求
蓋歸檔章的位置一律加蓋在歸檔文件首頁上端居中的空白位置，如果領(lǐng)導(dǎo)批示或收文公章等占用上述位置，可將歸檔章蓋在其他空白位置，但以上端為宜，以籃黑色印泥為宜。 填寫歸檔章項目的要求應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的字跡材料，如碳素墨水等，檔案材料一律杜絕使用圓珠筆，鉛筆，紅色或純藍(lán)色筆。
5.歸檔文件目錄的項目分一下幾種
一是件號、是指每一個歸檔機(jī)構(gòu)的歸檔文件在劃分保管期限（永久、長期、短期）后，分別在各種保管期限中的順序號；二是責(zé)任者、是指制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。聯(lián)合發(fā)文填幾個主要的就可以了，不必一一填寫，責(zé)任者可填正規(guī)的簡稱；三是文號、即文件的發(fā)文字號，是由發(fā)文機(jī)關(guān)按發(fā)文次序編制的順序號，一般由機(jī)關(guān)的代字、年度、順序號組成，可按豎3排照實填寫；四是題名、即文件標(biāo)題，它是直接表達(dá)文件的內(nèi)容和中心主題的文件特征，是歸檔文件內(nèi)容的起點，文件題名較長的可填二，三行不等，沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加"[ ]"號；五是日期、即文件的形成時間，它是文件的重要特征之一，反映文件產(chǎn)生的時代背景，是查找檔案的常用途徑。
總之，檔案管理是一項管理性的工作，檔案管理系統(tǒng)不是孤立的，而是各項社會管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案管理工作有了很大的進(jìn)步。我們要在原有的基礎(chǔ)上不斷完善，加強(qiáng)監(jiān)督管理，使檔案內(nèi)容更加完整、規(guī)范。
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1、文書檔案為一個大類，大類內(nèi)按全宗管理；
2、專門檔案為一個大類，原屬科技檔案的建設(shè)項目檔案、設(shè)備檔案、科研檔案等放入專門檔案內(nèi)，分別作為其中的一類，不再使用“科技檔案”類別名稱；
3、名人檔案作為一個大類，大類下按人頭管理。
（二）有關(guān)館藏
計算公式的問題
檔案館工作標(biāo)準(zhǔn)中的二.（二）．1中的“館藏計算公式”是指該館文書檔案的收集總數(shù)。二．（三）．1中的“館藏檔案”是指文書檔案的總數(shù)。二.（七）.1的“鑒定”，包含開放檔案的鑒定。
二、關(guān)于“單件歸檔”方法問題
（一）單件歸檔方法的適用范圍問題
學(xué)校中的教學(xué)文件材料，企業(yè)的黨群、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)文件材料等，能采用單件歸檔的方法歸檔的，建議都采用新的方法歸檔。
（二）對已實行文件材料歸檔方法改革的單位，其歸檔質(zhì)量原則上按《關(guān)于實施文件材料歸檔改革的主要做法》的要求進(jìn)行檢查。
（三）會議記錄必須編制頁碼。
（四）關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)件的歸檔
1、轉(zhuǎn)發(fā)件按“轉(zhuǎn)發(fā)件正本—轉(zhuǎn)發(fā)件定稿—被轉(zhuǎn)發(fā)件”的順序排列。
2、轉(zhuǎn)發(fā)件正本中所含的被轉(zhuǎn)發(fā)件的復(fù)制（眷?。┘蓺w檔或不予歸檔。
（五）單份文件裝訂方法，允許采用不銹鋼釘?shù)姆椒ㄑb訂，但須確保不銹鋼釘?shù)馁|(zhì)量；短期檔案可以保留原裝訂材料不變；除《關(guān)于實施文件材料歸檔改革的主要做法》提出的裝訂方法外，各區(qū)還可以探索采用其他方法裝訂文件。
（六）關(guān)于文件處理單的歸檔
收、發(fā)文的文件處理單均應(yīng)保存；其排列位置視處理文件時的實際情況而定，可排在文件的前面，也可排在文件的后面；處理單應(yīng)計入文件總頁數(shù)中；處理單的幅面小于16開的，也可不要求托裱。
（七）關(guān)于歸檔文件目錄
如已采用規(guī)范的檔案管理軟件，以計算機(jī)為主要檢索手段的，文件盒內(nèi)不要求放置歸檔文件目錄。
（八）關(guān)于盒號的問題
原則上不要求編制檔案盒的盒號。
三、機(jī)關(guān)單位檔案工作問題
關(guān)于編制書本式專題目錄的問題：
如機(jī)關(guān)檔案管理已使用經(jīng)過國家檔案局測評的優(yōu)秀軟件，將全部黨政工團(tuán)檔案或主要專門檔案以文件級條目錄入電腦，同時專職（或?qū)Ｘ?zé)）檔案人員會使用該軟件，可不做書本式的專題目錄。
四、科技檔案工作問題
（一）科技檔案的分類問題
1、與工程項目關(guān)系密切的管理性文件的類別歸屬
申請立項的報告與批復(fù)、列入基建年度計劃的請示與批復(fù)、征地拆遷材料等，原件原則上應(yīng)歸入科技檔案整理。
2、負(fù)責(zé)基建項目管理臨時機(jī)構(gòu)文件材料的類別歸屬
負(fù)責(zé)基建項目管理臨時機(jī)構(gòu)如指揮部、基建辦等，在行政管理（含黨、政、工、團(tuán)）工作中形成的文件材料，歸入本單位的文書檔案。從籌建、報建、征地、施工管理、到設(shè)計變更、竣工驗收等文件，則歸入該項目的基建檔案。
（二）科技檔案的整理方法
1、采用文字材料裝訂，圖紙不裝訂的方法整理
（1）文字材料和圖紙盡量分開立卷、裝盒，一卷材料少者，可用薄盒裝放。
（2）原為圖、文同盒（卷），并已整理編號完畢者，應(yīng)將文字材料單份裝訂，一盒視作一卷，統(tǒng)一編卷內(nèi)目錄，每份文件及圖紙的首頁右上角加蓋檔號章。
（3）一個類別內(nèi)的文字材料和圖紙皆很少時，可采用圖、文同卷的方法，具體方法為：同一卷內(nèi)，反映同一問題的文字材料在前，圖紙在后，以單份文件裝訂，卷內(nèi)編“件號”。
（4）以一盒為一卷且不裝訂的科技檔案，盒內(nèi)可放或不放軟卷皮（案卷封面），但檔案盒正面、脊背項目內(nèi)容和卷內(nèi)目錄、備考表等必須填寫完備。
（5）檔案形成時已經(jīng)成本冊且有封面和目錄的（盡管封面格式不同于檔案卷皮），不需要再加檔案軟卷皮，只需在原封面上加蓋檔號章即可歸檔。
2、工程聯(lián)系單、修改通知單的組卷方法
（1）按文種或?qū)I(yè)立卷，卷內(nèi)按原編號排列，并按每張“聯(lián)系單”的“事由”錄入卷內(nèi)目錄條文。
（2）修改通知單數(shù)量少者，可放入被修改圖紙同一卷內(nèi)立卷。
3、施工原始記錄、竣工圖的歸檔份（套）數(shù)
施工原始記錄、竣工圖，一般各歸檔兩套。
4、基建檔案竣工圖的責(zé)任者
基建檔案竣工圖的責(zé)任者一般為施工單位。
5、圖紙目錄頁碼的編制
利用原來圖紙目錄作為卷內(nèi)目錄者，卷內(nèi)目錄不必編頁碼。另有卷內(nèi)目錄，原圖紙目錄作為一份文件裝訂，并在首頁加蓋檔號章。
6、圖紙折疊要求
（1）按A4幅面規(guī)格大小折疊；
（2）圖標(biāo)外露；
（3）圖面向內(nèi)，手風(fēng)琴式;
（4）折疊方法一致。
7、城建檔案“移交單”的處理
城建檔案“移交單”放本單位的全宗卷內(nèi)歸檔，保管期限為永久。
（三）跨區(qū)域項目基建檔案的驗收與接收
跨市、區(qū)的基建項目應(yīng)根據(jù)需要收集、形成多套檔案；如屬重大建設(shè)項目，由市檔案行政管理部門組織檔案專項驗收，并由市檔案館接收一套完整的竣工檔案；所有跨市、區(qū)的基建項目除移交建設(shè)單位、使用（含管理）單位外，項目主管部門可根據(jù)管理需要，接收有關(guān)部分；牽涉城市規(guī)劃、建設(shè)、管理方面者，由市城建檔案館接收。
五、企業(yè)檔案工作問題
（一）企業(yè)檔案原已進(jìn)行規(guī)范化管理，新形成的企業(yè)管理性文件，即黨群、行政、經(jīng)營、生產(chǎn)技術(shù)四大類檔案可合并為一類，稱為“企業(yè)管理”類，其類別號沿用原黨群檔案的類別號，其他類別號不變。
（二）企業(yè)檔案剛開始進(jìn)行規(guī)范化管理，企業(yè)管理性文件（即黨群、行政、經(jīng)營、生產(chǎn)技術(shù)檔案）稱為“企業(yè)管理”類，其類別號用“1”或“A”，其他類別號按順序接排。
六、科技事業(yè)單位檔案工作問題
（一）科技事業(yè)單位的考績檔案問題
科技事業(yè)單位原未建立干部考績檔案者應(yīng)建立干部考績檔案，這類檔案可獨立成類，若在人事部門管理得好者，也可放在人事部門管理。
（二）醫(yī)院的病歷檔案問題
醫(yī)院的病歷檔案，作為一個大類，獨立進(jìn)行整理和管理，醫(yī)院統(tǒng)計檔案數(shù)量時，不包括病歷檔案數(shù)量，但在醫(yī)院檔案管理辦法中應(yīng)將其作為醫(yī)院全部檔案的一個組成部分。
七、會計檔案的管理問題
（一）會計憑證的整理要求
要折疊整齊，裝訂牢固，憑證封面各項目填寫齊全，在空白處蓋上檔號章，并按要求將檔號章各欄目填寫清楚，憑證起止張數(shù)是指記賬憑證數(shù)。
（二）會計賬簿的整理要求
以自然形成的一本作為一個案卷。固定賬薄不要拆去原封面；活頁賬薄可拆去原封面和空白頁，用“三孔一線”的方法裝訂；會計賬簿應(yīng)在啟用頁上方空白處蓋上檔號章。
（三）財務(wù)報告的整理要求
財務(wù)報告保持原樣，除去會生銹的金屬物，按年度、季（月）分別組卷，整本折疊。
八、照片檔案的管理問題
（一）照片檔案的整理
照片檔案可沿襲區(qū)分保管期限、按“類別—年度”分類編號的方法整理，也可按以下方法進(jìn)行整理：
1、不要求區(qū)分保管期限，僅分為歸檔與不歸檔兩部分，歸檔的照片保管年限為長期以上。
2、照片按“年度—問題”進(jìn)行分類，在同一年度內(nèi)按照片的問題結(jié)合形成時間排列。
3、按“類別號—冊號—張?zhí)枴钡哪Ｊ綄φ掌M(jìn)行編號。
（二）重要的數(shù)碼照片應(yīng)同時沖洗紙質(zhì)照片歸檔，歸檔時應(yīng)標(biāo)明互見號。
（三）歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)刻錄成光盤，一式三套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。
（四）照片檔案的編目
1、以照片的自然張或若干張（一組）為單位著錄成為照片檔案目錄的條目張?zhí)枺ǖ?張）
冊號（第5冊）
二級類目代號（照片）
一級類目代號（特殊載體檔案）
。
2、以一組照片為單位著錄時，題名應(yīng)根據(jù)題名擬寫要素，簡明概括、準(zhǔn)確反映一組照片的基本內(nèi)容。
3、以一組照片為單位著錄時，照片號、底片號、頁號均應(yīng)著錄起止號；時間應(yīng)著錄起止時間；參見號、攝影者可以著錄多個。
（五）大幅照片的管理
1、對于照片冊放置不下的大幅照片，可將其放入專用的檔案袋或檔案盒中，按照片號順序排列。如豎直放置，應(yīng)首先將照片固定在專用的紙板上，再放入袋、盒中；如水平放置，照片的堆放高度不宜超過5cm。以豎直放置為宜。
2、對大幅照片的說明可另紙書寫，與照片一同保存。一組聯(lián)系密切的照片中的大幅照片，應(yīng)隨該組照片一同在冊內(nèi)編號，填寫單張照片說明，并注明其存放地址。
3、對于大幅照片、底片，應(yīng)在備注欄內(nèi)注明“大幅”和存放地址。
（六）底片號的編制方法
底片號編在底片袋上，除“F1”與“F2”的區(qū)分外，其余與照片同號，無底片者，在備注欄說明。
九、關(guān)于機(jī)關(guān)檔案綜合管理考評
（一）如市檔案局委托各區(qū)檔案局（館）進(jìn)行檔案綜合管理升級預(yù)評，需按有關(guān)要求評出預(yù)評分。
（二）需加入以下有關(guān)檔案計算機(jī)管理及電子文件管理的考核內(nèi)容：
l、檔案管理軟件的配備情況；
2、錄入檔案條目的數(shù)量、比例（近五年的主要業(yè)務(wù)檔案）；
3、電子文件的收集和管理情況（*年以來的電子文件）；
4、檔案人員對計算機(jī)的熟悉情況。
十、其他業(yè)務(wù)問題
（一）關(guān)于建立全宗卷問題
1.2建立一支高素質(zhì)的專、兼職檔案管理員
目前兼職檔案員隊伍常不穩(wěn)定，行政人員實行輪崗制，人員一年半載就會更換。應(yīng)向各級領(lǐng)導(dǎo)宣傳檔案工作法規(guī)，提高員工的法規(guī)、責(zé)任意識。在人手方面予以支持。綜合檔案室要及時了解人員調(diào)動情況，并對新同志進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)，每年邀請檔案局老師對全院兼職檔案員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，鼓勵檔案員參加繼續(xù)教育學(xué)習(xí)和外出理論研討交流。職能部門是醫(yī)院管理的主要部門、日常事務(wù)煩瑣，人員少、工作忙，希望把原始材料全部提交綜合檔案室，就不用再管了。檔案員需要不厭其煩地上門指導(dǎo)，有計劃重點幫助整理，從分類、裝訂、整理各個環(huán)節(jié)進(jìn)行指導(dǎo)。1.3業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、歸檔
醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案的收集和整理，需要制定《醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案歸檔制度》，參照文書檔案整理規(guī)則，按照年度－問題分類。(1)醫(yī)務(wù)管理主要有：醫(yī)療制度的落實、進(jìn)修管理、會診協(xié)議和記錄、病例討論制度及記錄、學(xué)術(shù)委員會記錄、技術(shù)水平年度考核資料、醫(yī)療隊衛(wèi)生支農(nóng)工作匯總、下鄉(xiāng)證明、臨床醫(yī)療質(zhì)量與工作效率年度報表、健康教育宣教資料、傳染病報告記錄、醫(yī)院內(nèi)感染管理措施、監(jiān)測記錄、執(zhí)業(yè)醫(yī)師注冊管理，以及藥劑、檢驗、病理、麻醉、放射的管理。質(zhì)量控制管理主要有：醫(yī)療事故爭議登記報告處理、醫(yī)療安全報告措施效果評價，安全教育內(nèi)容會議記錄、服務(wù)質(zhì)量監(jiān)控組織、病歷書寫質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及監(jiān)控考核方法、年及季度監(jiān)控匯總。護(hù)理管理制度落實檢查記錄、護(hù)理查房記錄、護(hù)理教學(xué)培訓(xùn)記錄、護(hù)士技術(shù)操作考核評價記錄、護(hù)理書寫質(zhì)量考核。(2)專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案的收集整理：為全面反映員工的專業(yè)技能和業(yè)務(wù)素質(zhì)，對每一位專業(yè)技術(shù)人員建立業(yè)務(wù)檔案。一人一卷，按照姓名拼音排序建立人名索引。事先向各部門說明要提供的材料范圍，讓他們平時有意識地積累資料。向多部門收集，需要較好的溝通協(xié)調(diào)能力。各部門提供的材料較瑣碎且數(shù)量大，每年由各部門派人一起整理。專業(yè)技術(shù)人員的業(yè)務(wù)檔案包括四方面主要內(nèi)容：①基礎(chǔ)材料：個人基本情況，包括個人簡歷、工作經(jīng)歷；有關(guān)學(xué)歷、學(xué)位證明、證書；從事專項技術(shù)工作的年限證明材料；參加各種專業(yè)培訓(xùn)學(xué)習(xí)的證明、證書、鑒定、成績單；參加支農(nóng)和衛(wèi)生下鄉(xiāng)等醫(yī)療工作情況。②從事衛(wèi)生技術(shù)工作的成果材料：著作專題研究報告；學(xué)術(shù)論文；專業(yè)技術(shù)新成果鑒定書；其他具有備案價值的各種技術(shù)工作成績的證明。③專業(yè)技術(shù)任職、技術(shù)資格評聘材料：專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格申請表、申報表、考評表、審批表、證書復(fù)印件、聘任合同、任命書。④其他材料：三基考核材料、先進(jìn)工作者證書、獎狀；對外合作攻關(guān)成果材料；參加專業(yè)學(xué)會的證明；工作失誤差錯材料。(3)完善的病歷檔案：病歷檔案對醫(yī)院有著特殊意義，它是醫(yī)療工作的全面記錄，客觀地反映了疾病診斷、治療及其轉(zhuǎn)歸的全過程。病歷檔案是醫(yī)療活動信息的主要載體，教學(xué)的極佳教案，科研的良好素材，而且也是評價醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量、技術(shù)水平、管理水平的依據(jù)，同時又是在發(fā)生醫(yī)療糾紛時醫(yī)院舉證的重要依據(jù)。特別是近年來，病歷檔案在刑事訴訟、金融保險等服務(wù)方面發(fā)揮了主要作用。病歷檔案保管完好，能及時地收集、整理、歸檔、利用，并且與醫(yī)院管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口，使用方便，為臨床研究發(fā)揮了很大的作用。
1.4重視利用，加強(qiáng)編研為臨床服務(wù)
根據(jù)醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)管理的需要，檔案管理人員在各部門調(diào)研溝通的基礎(chǔ)上，編輯出：《醫(yī)院管理制度匯編》、《各部門崗位職責(zé)和人員職責(zé)》、《基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編》、《病歷書寫指南》、《常用藥物手冊》、《醫(yī)學(xué)論文匯編》、《疾病病種索引》等十余種匯編材料，為醫(yī)務(wù)人員在平時工作參考提供方便。其中《病歷書寫指南》、《常用藥物手冊》對每位醫(yī)生來說都非常重要。
[中圖分類號] G275.3 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1003-1650 （2014）06-0010-01
農(nóng)業(yè)檔案是指在農(nóng)業(yè)科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動中直接形成的、具有保存利用價值的、按歸檔制度集中統(tǒng)一管理起來的文件材料的總稱。農(nóng)業(yè)檔案工作是農(nóng)業(yè)工作的重要組成部分，也是一項基礎(chǔ)性工作。隨著我國農(nóng)村經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，解決“三農(nóng)”問題是我國的重大任務(wù)之一，其根本的目的就是要增加農(nóng)民的收入、發(fā)展農(nóng)村經(jīng)濟(jì)、建設(shè)現(xiàn)代化農(nóng)業(yè)，要實現(xiàn)這一目標(biāo)就離不開農(nóng)業(yè)科技的支撐。作為農(nóng)業(yè)科技工作的重要組成部分、農(nóng)業(yè)科技成果的主要載體――農(nóng)業(yè)檔案，是對農(nóng)業(yè)工作的有力補充。隨著農(nóng)業(yè)科技水平的提高和延續(xù)性的增強(qiáng)，農(nóng)業(yè)檔案的數(shù)量越來越大，對質(zhì)量的要求亦越來越高，農(nóng)業(yè)檔案的管理在農(nóng)業(yè)工作中的地位也越來越重要。
一、規(guī)范檔案管理，創(chuàng)新管理模式
1.規(guī)范檔案管理
農(nóng)業(yè)檔案的管理，主要是指歸檔前文件的形成、積累；歸檔中文件的歸檔整理工作；以及歸檔后檔案的開發(fā)利用工作。由于農(nóng)業(yè)所涉及的范圍廣，因而農(nóng)業(yè)檔案在一定程度上表現(xiàn)出了分散性，能否做好檔案管理工作，關(guān)系到檔案服務(wù)農(nóng)業(yè)發(fā)展的質(zhì)量；提高檔案開發(fā)利用的水平也是搞好農(nóng)業(yè)檔案服務(wù)農(nóng)業(yè)發(fā)展的前提。要做好農(nóng)業(yè)檔案工作，就必須建立和完善各項規(guī)章制度。對農(nóng)業(yè)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，將關(guān)系到農(nóng)民切身利益的事情進(jìn)行詳細(xì)的記錄、清晰的界定，能夠有效的避免農(nóng)戶之間的矛盾，降低其產(chǎn)生糾紛的概率，解決農(nóng)村的社會矛盾，對農(nóng)村的和諧發(fā)展起著重要的作用。
由此可知，農(nóng)業(yè)檔案管理對于“三農(nóng)”的建設(shè)和穩(wěn)定健康發(fā)展有著十分重要的作用。因此，加強(qiáng)農(nóng)業(yè)檔案管理勢在必行。
2.創(chuàng)新管理模式
農(nóng)業(yè)檔案工作是現(xiàn)代農(nóng)業(yè)工作成果轉(zhuǎn)化和推廣的重要紐帶，經(jīng)過農(nóng)業(yè)檔案工作者的努力，農(nóng)業(yè)檔案為弄農(nóng)業(yè)工作成果的轉(zhuǎn)化和推廣、繁榮農(nóng)村經(jīng)濟(jì)、促進(jìn)我國農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到不可替代的作用。面對日益繁榮的農(nóng)村經(jīng)濟(jì)發(fā)展，以及發(fā)展現(xiàn)代化農(nóng)業(yè)的新形勢、新任務(wù)、新要求，檔案工作者要進(jìn)一步增強(qiáng)創(chuàng)新觀念、大膽實踐、積極探索、不斷創(chuàng)新，努力實現(xiàn)農(nóng)業(yè)檔案的跨越式發(fā)展。加強(qiáng)檔案管理的制度化、規(guī)范化，以推進(jìn)其管理的現(xiàn)代化。當(dāng)前，檔案管理正在經(jīng)歷一場技術(shù)革命，從傳統(tǒng)的手工操作管理逐步轉(zhuǎn)向數(shù)字化和自動化管理，利用信息技術(shù)對相關(guān)檔案資源進(jìn)行處理，保證資源能夠方便查詢，實現(xiàn)網(wǎng)上資源利用，極大的提高工作效率。
二、增強(qiáng)服務(wù)意識，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制
農(nóng)業(yè)檔案工作是農(nóng)業(yè)、農(nóng)村現(xiàn)代化建設(shè)的一項重要的基礎(chǔ)性工作，對促進(jìn)農(nóng)村經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，提高農(nóng)民收入，以及其生活水平和質(zhì)量，推動農(nóng)村現(xiàn)代化發(fā)展有著重要的意義。
1.建立服務(wù)意識
農(nóng)業(yè)檔案是記錄農(nóng)業(yè)活動和農(nóng)業(yè)技術(shù)發(fā)展的重要資料，研究活動的重要信息，其為農(nóng)業(yè)科學(xué)研究、開發(fā)新型農(nóng)業(yè)技術(shù)提供重要的科學(xué)依據(jù)。農(nóng)業(yè)檔案的服務(wù)形式關(guān)系到檔案服務(wù)的深度和廣度，要改變一把鎖保管檔案、坐等上門服務(wù)的方式，徹底改變“要用才去查找，需要才提供利用”的被動服務(wù)方式，做好信息的輸送、輸出服務(wù)，不斷縮小需求與服務(wù)之間的差距；及時建立面向農(nóng)業(yè)發(fā)展工作的各種檔案，做到農(nóng)業(yè)發(fā)展工作延伸到哪里，農(nóng)業(yè)檔案就發(fā)展到哪里，切實提高農(nóng)業(yè)檔案為農(nóng)業(yè)發(fā)展服務(wù)的有效性。
2.創(chuàng)新服務(wù)質(zhì)量
更新檔案人員的服務(wù)觀念，增強(qiáng)責(zé)任意識，是提高服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵所在。農(nóng)業(yè)檔案逐漸復(fù)雜化，為使得檔案工作有序進(jìn)行，有效為農(nóng)業(yè)服務(wù)，要求檔案管理人員要具備較強(qiáng)的責(zé)任感，對工作高度重視，要做到百查不厭、百問不煩、熱情細(xì)致、周到靈活，收集農(nóng)業(yè)生產(chǎn)需要的各類信息，為當(dāng)?shù)氐霓r(nóng)業(yè)工作提供高質(zhì)量的服務(wù)。
三、總結(jié)
農(nóng)業(yè)檔案源于實實在在的一線生產(chǎn)，是從長期實踐的農(nóng)業(yè)活動中總結(jié)得出的經(jīng)驗結(jié)晶，是整個農(nóng)業(yè)階段性生產(chǎn)的歷史記載。我國是農(nóng)業(yè)大國，農(nóng)業(yè)的發(fā)展對國民經(jīng)濟(jì)的影響重大。加強(qiáng)檔案管理，促進(jìn)農(nóng)業(yè)發(fā)展、農(nóng)村進(jìn)步、農(nóng)民增收，檔案工作者應(yīng)該積極促進(jìn)檔案信息化建設(shè)，以實現(xiàn)農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。
農(nóng)業(yè)檔案的工作者任重道遠(yuǎn)，只有與時俱進(jìn)，創(chuàng)新農(nóng)業(yè)檔案的管理理念和管理模式，努力做好農(nóng)業(yè)檔案的利用服務(wù)工作，才能為農(nóng)業(yè)增效、農(nóng)民增收和農(nóng)村經(jīng)濟(jì)健康持續(xù)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn)
[1]翟恒生.農(nóng)業(yè)科技檔案為“三農(nóng)”服務(wù)的探討[J].農(nóng)技服務(wù)，2007，24（4）： 118～119.
[2]李坤祥.加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科技檔案管理更好服務(wù)“三農(nóng)”[J].河北農(nóng)業(yè)科學(xué)，2011，15（2）：164～165.
在醫(yī)院方面，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)宣傳力度，促使內(nèi)部檔案管理工作人員的責(zé)任意識得到充分培養(yǎng)，加強(qiáng)院內(nèi)檔案管理工作人員的責(zé)任感，繼而保證專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案管理工作的水平和質(zhì)量。在檔案管理工作人員方面，需要積極提升自身工作水平，明確實現(xiàn)醫(yī)院檔案規(guī)范化、法制化、保密化管理的重要性。在醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員方面，應(yīng)當(dāng)通過加強(qiáng)其對檔案管理工作的認(rèn)識，引導(dǎo)其自覺配合并參與到檔案管理工作中。除此之外，應(yīng)當(dāng)注重培養(yǎng)檔案管理者的保密意識，通過加強(qiáng)檔案保密法制教育來培育院內(nèi)醫(yī)務(wù)人員的保密法制理念，使其重視檔案保密工作，明確檔案保密工作的重要性和迫切性。
二、加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案工作基礎(chǔ)建設(shè)
為了提升專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案管理工作水平和質(zhì)量，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)從其基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面著手。具體來說，專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)努力爭取部門領(lǐng)導(dǎo)的支持，加強(qiáng)財力、人力、物力投入力度，促進(jìn)專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案保存與管理條件得到顯著提升。應(yīng)當(dāng)設(shè)置專門的專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案保存室，保證檔案保存室、檔案閱覽室、行政辦公室能夠分開管理。同時，還應(yīng)當(dāng)配備鐵質(zhì)材料的檔案貯存柜，在紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案保存室內(nèi)配備空調(diào)、除濕器、滅火器等設(shè)備，保證檔案儲存室能夠得到有效的管理和維護(hù)，加強(qiáng)對檔案儲存室防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施的檢查和管理，為專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案的安全提供有力保障。
三、加大檔案管理信息化建設(shè)力度
推進(jìn)專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)對專業(yè)技術(shù)人員管理工作的順利開展具有重要作用，并且全力促進(jìn)專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)也是醫(yī)院人事制度改革、創(chuàng)新的根本需求。因此，專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)采取有效措施促進(jìn)檔案管理工作的效率和質(zhì)量得到顯著提升，促使醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員信息得到準(zhǔn)確、及時的傳輸和運用，從而保證專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案信息化管理的準(zhǔn)確性、時效性。同時，應(yīng)當(dāng)借助計算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備以及先進(jìn)的技術(shù)促使專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案資料得以信息化整理和輸入，并借助信息處理技術(shù)將檔案中的文字、圖片以及聲像等資料轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)資料，保證專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案紙質(zhì)資料與電子資料得以并存，結(jié)合實際需求能夠在屏幕上查找和閱覽相關(guān)內(nèi)容。
四、加強(qiáng)對檔案管理人員的專業(yè)化培訓(xùn)
醫(yī)院若想保證專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案管理工作能夠順利開展，就應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理隊伍建設(shè)，提高檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)能力，引進(jìn)高水平、高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人才，加強(qiáng)檔案管理隊伍內(nèi)部溝通交流，使其能夠在溝通中分享交流經(jīng)驗，促使檔案管理隊伍整體水平得到較為顯著的提高。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)階段性地組織院內(nèi)檔案管理工作人員參與到各項教育培訓(xùn)活動中，豐富其專業(yè)知識的積累，提高其信息化管理水平，促使專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案管理工作能夠高效率、高質(zhì)量地完成，杜絕檔案泄密事件的發(fā)生。例如：醫(yī)院可以開展相關(guān)的專業(yè)知識培訓(xùn)班、設(shè)置信息化技術(shù)培訓(xùn)課程、組織開展思想道德素養(yǎng)的相關(guān)培訓(xùn)活動等。另外，醫(yī)院還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對院內(nèi)檔案管理者思想政治素養(yǎng)的培養(yǎng)，使其具備較高的思想意識和敏銳的政治責(zé)任感，始終堅持正確的政治立場和原則，發(fā)自內(nèi)心地?zé)釔蹤n案管理工作，通過嚴(yán)格實施檔案保密工作為醫(yī)院和諧發(fā)展、社會和諧穩(wěn)定提供強(qiáng)有力的支持。
五、加強(qiáng)對檔案保密性監(jiān)管力度
