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時(shí)間：2023-07-04 09:26:02
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一、高校教學(xué)檔案在教學(xué)科研工作中的重要作用
高校教學(xué)檔案是指學(xué)校在教學(xué)過(guò)程和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料總和，通常都是學(xué)校辦學(xué)歷史的原始記錄。高校在教學(xué)、科研、管理中形成的教學(xué)檔案資料，記錄和反映著學(xué)校整體的教學(xué)工作，是一種不可再生的信息資源，作為承載和記錄高校歷史沿革的教學(xué)檔案，是整個(gè)高校發(fā)展過(guò)程中不可忽視的重要成員，記錄著重要信息資源的教學(xué)檔案，其價(jià)值越來(lái)越被高校檔案管理部門(mén)和教學(xué)科研部門(mén)認(rèn)同，它在教學(xué)和科研工作中起著非常重要的作用。作為一種重要的信息資源，高校教學(xué)檔案的質(zhì)量和完整程度對(duì)一個(gè)高校來(lái)講非常重要。系統(tǒng)、規(guī)范、完整、的教學(xué)檔案既是高等學(xué)校教學(xué)工作的基本要求，也是檔案部門(mén)對(duì)教學(xué)檔案管理的要求。
二、現(xiàn)階段高校教學(xué)檔案存在的問(wèn)題
1.高校教學(xué)檔案在管理模式上陳舊
高校教學(xué)檔案通常是從教學(xué)部門(mén)和各二級(jí)學(xué)院進(jìn)行收集，歸檔到檔案部門(mén)進(jìn)行整理上架，到后期的檔案利用，基本上都是以手工操作為主。從教學(xué)檔案形成過(guò)程來(lái)看，一是教學(xué)活動(dòng)發(fā)生過(guò)程中產(chǎn)生的原始記錄，很大部分都是手工形成的，沒(méi)有電子文檔，這就不能保證檔案來(lái)源的完整性和規(guī)范性，以及后期的檔案信息化的建設(shè)；二是檔案部門(mén)收集的檔案資料是將原始記錄按照一定的順序和類(lèi)別整理出來(lái)，存放在固定的地點(diǎn)，也就是所謂的歸檔，歸檔過(guò)程也以手工完成為主；教學(xué)檔案后期利用也主要靠人工查找，查找文檔準(zhǔn)確率低，已不能適應(yīng)高校改革發(fā)展的要求。
2.教學(xué)檔案管理人員素質(zhì)普遍不高
檔案管理人員的隨意性。因?yàn)闄n案不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，所以不被重視，許多高校把教學(xué)檔案管理工作簡(jiǎn)單化，不把優(yōu)秀人才放在檔案管理崗位，致使一些檔案員不勝任信息時(shí)代的檔案工作。高校教學(xué)檔案管理缺少專(zhuān)職人員管理，檔案管理人員處境尷尬，負(fù)責(zé)教學(xué)檔案工作的人員通常兼任其他工作，這樣教學(xué)檔案管理就未必是檔案員工作的重心，檔案管理人員沒(méi)時(shí)間熟悉教學(xué)檔案業(yè)務(wù)，工作中難免出現(xiàn)紕漏。另一方面高校檔案管理配備人員不穩(wěn)定工作人員經(jīng)常流動(dòng)，這就造成檔案管理混亂，給檔案利用帶來(lái)很多麻煩。檔案工作是一個(gè)專(zhuān)門(mén)性工作，有自己一套完整的理論、法規(guī)和方法，具有獨(dú)立的范圍、任務(wù)和程序，熟悉檔案業(yè)務(wù)需要一個(gè)過(guò)程。而許多高校檔案管理中忽視檔案工作的業(yè)務(wù)性強(qiáng)、專(zhuān)業(yè)化程度高的特點(diǎn)，把檔案管理工作視為見(jiàn)習(xí)崗位，工作人員經(jīng)常流動(dòng)，這就造成檔案管理混亂，給檔案后期利用帶來(lái)很多麻煩。從目前的檔案工作人員現(xiàn)狀來(lái)看，既掌握信息技術(shù)、又懂檔案管理的復(fù)合型人才很少，現(xiàn)有檔案人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)單一， 普通操作型人才居多。從年齡分布來(lái)看，中老年占大多數(shù)，知識(shí)和觀念老化等問(wèn)題突出，缺乏年輕的復(fù)合型人才。
3. 教學(xué)檔案歸檔的方式被動(dòng)問(wèn)題
目前，大多數(shù)高校的歸檔方式都是被動(dòng)式的，其主要形式是由學(xué)校檔案管理部門(mén)發(fā)出歸檔通知，提出需要建檔的詳細(xì)目錄，再由各院系、相關(guān)部門(mén)根據(jù)文件要求，按時(shí)將材料整理好，交由學(xué)校歸檔。這種歸檔方式是被動(dòng)式的。教學(xué)管理部門(mén)、院系都處于被動(dòng)接受狀態(tài)。而院系級(jí)檔案更是自成體系，各自為政，檔案重視程度、檔案歸檔范圍、內(nèi)容都有較大差別。
三、高校教學(xué)檔案管理的創(chuàng)新建設(shè)
1.改革檔案管理模式，順應(yīng)時(shí)代要求，建立信息化數(shù)字化檔案管理
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，現(xiàn)代辦公格局向著自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，這種變化是信息時(shí)代帶給我們整個(gè)工作環(huán)境創(chuàng)新的巨大機(jī)遇，也為高校檔案信息化建設(shè)提供了必要的前提。與日俱增的電子文件，使得傳統(tǒng)的檔案收集、保管方法和利用手段受到了極大的挑戰(zhàn)和影響。檔案管理信息化成為高等學(xué)校檔案工作的必然選擇。信息化的發(fā)展，高校的教學(xué)檔案也應(yīng)該運(yùn)用相應(yīng)的軟件對(duì)目錄進(jìn)行數(shù)字化檢索管理。隨著高校辦學(xué)規(guī)模的逐步擴(kuò)大、學(xué)生人數(shù)的不斷增加、招生形式的日益復(fù)雜，教學(xué)檔案數(shù)量在不斷增多，內(nèi)容也在不斷擴(kuò)充，給教學(xué)檔案管理帶來(lái)了更大的挑戰(zhàn)。可以說(shuō)，高校教學(xué)檔案的信息化、數(shù)字化發(fā)展已經(jīng)時(shí)不待我。隨著現(xiàn)代信息化高度發(fā)展，教學(xué)檔案管理現(xiàn)代化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化也將成為一種必然走向。高校應(yīng)將教學(xué)檔案信息化建設(shè)納入校園數(shù)字化建設(shè)總體規(guī)劃，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務(wù)為主要內(nèi)容的檔案信息軟件系統(tǒng)，提高檔案信息管理與利用效率。
2. 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)
高素質(zhì)和創(chuàng)新精神的檔案人員，是檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展的原動(dòng)，做好任何一項(xiàng)工作都離不開(kāi)專(zhuān)業(yè)人才，做好檔案工作也是如此。檔案管理人員要樹(shù)立長(zhǎng)期服務(wù)于檔案崗位的意識(shí)，干一行愛(ài)一行，在長(zhǎng)期的工作中主動(dòng)開(kāi)發(fā)人力資源信息。檔案管理人員要努力學(xué)習(xí)、掌握檔案管理工作的新知識(shí)、新技術(shù)，學(xué)會(huì)使用科學(xué)的管理方法，單位要配備優(yōu)秀的檔案專(zhuān)業(yè)人員并不斷加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，關(guān)心他們的工作、學(xué)習(xí)和生活只有建立起一支專(zhuān)業(yè)的高素質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍，才能確保檔案管理工作長(zhǎng)久良好的運(yùn)行。其次檔案工作者必須練就過(guò)硬的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)操作技能，以及對(duì)出現(xiàn)的許多新載體的檔案和全新領(lǐng)域的管理手段方式，這就要求檔案工作者既要有扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又要適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展具有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識(shí)，做到利用現(xiàn)代化手段保管和開(kāi)發(fā)利用多種信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。檔案事業(yè)的發(fā)展，要加強(qiáng)檔案隊(duì)伍的信息化知識(shí)培訓(xùn)，檔案管理人員將逐步成為綜合型人才，要不斷創(chuàng)新，不斷開(kāi)拓，學(xué)習(xí)新思維、新理論、新技術(shù)，面對(duì)新的發(fā)展要求、新的課題和新時(shí)代的挑戰(zhàn)，檔案工作者要如何適應(yīng)？如何掌握？這是檔案人員將面臨著更加艱苦而繁重的任務(wù)，必須要建立一支專(zhuān)業(yè)的現(xiàn)代化的管理隊(duì)伍才能適應(yīng)新形勢(shì)的要求。
3.明確歸檔責(zé)任，實(shí)行分級(jí)管理，提高各級(jí)歸檔部門(mén)的積極主動(dòng)性
現(xiàn)行高校的教學(xué)管理部門(mén)和各院系分別管理教學(xué)檔案的模式有利有弊，但是，想讓所有的教學(xué)檔案歸口到一個(gè)地方管理，在現(xiàn)行的條件下，也是不可行的。所以如何讓各個(gè)層次各盡其責(zé)、各盡所能，最大限度的將現(xiàn)行管理模式的優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來(lái)，需要一個(gè)權(quán)責(zé)明確的頂層設(shè)計(jì)。根據(jù)各個(gè)級(jí)別的有利與不利因素，劃分好各個(gè)級(jí)別應(yīng)該管理的范圍、內(nèi)容以及權(quán)利與責(zé)任及歸檔時(shí)間，教學(xué)管理部門(mén)和院系在規(guī)定時(shí)間內(nèi)主動(dòng)完成教學(xué)檔案的歸檔工作。這樣就可以互惠互利，發(fā)揮各自所長(zhǎng)，取長(zhǎng)補(bǔ)短。
教學(xué)檔案管理是學(xué)校教學(xué)管理的重要組成部分，高校應(yīng)該高度重視教學(xué)檔案管理工作，將其作為學(xué)校發(fā)展的基礎(chǔ)性工作之一。教學(xué)檔案管理人員更應(yīng)該從本校校情出發(fā)，加強(qiáng)研究，改善服務(wù)，擴(kuò)大宣傳，切實(shí)提高檔案管理工作水平，努力構(gòu)建一套符合學(xué)校特色，為廣人師生所需要的，內(nèi)容齊全、查找方便、檢索快捷的教學(xué)檔案。
參考文獻(xiàn)：
[1] 中華人民共和國(guó)教育部第27號(hào)令.高等學(xué)校檔案管理辦法.2008.
中圖分類(lèi)號(hào)：G632 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B 文章編號(hào)：1002-7661（2013）07-008-02
在上個(gè)世紀(jì)90年代中后期中央國(guó)務(wù)院開(kāi)始實(shí)施的面向廣大高校的“211工程”，從而標(biāo)志著中國(guó)高等教育改革和發(fā)展正式起步。在經(jīng)過(guò)將近20年的發(fā)展過(guò)程中，我國(guó)高等院校的教學(xué)模式的轉(zhuǎn)變已經(jīng)顯而易見(jiàn)，而教學(xué)模式也從開(kāi)始“萬(wàn)人齊走獨(dú)木橋”的精英教育逐漸面向大眾化，連年的高校擴(kuò)招，使大多數(shù)人的“大學(xué)夢(mèng)”變成現(xiàn)實(shí)。高校的不斷擴(kuò)招也使得教學(xué)規(guī)模和范圍不斷壯大，也使得很多新的教育理念、管理理念脫穎而出，使得多樣化教學(xué)模式、多樣化管理模式在各大高校都十分普及。但在發(fā)展的同時(shí)問(wèn)題也隨之而來(lái)，教學(xué)交流活動(dòng)越來(lái)越頻繁，教學(xué)涉及范圍越來(lái)越廣，師生數(shù)量越來(lái)越多，可相應(yīng)的教學(xué)檔案管理還停留在上個(gè)世紀(jì)水平，還在使用傳統(tǒng)的人工操作模式，缺點(diǎn)也是顯而易見(jiàn)，這種易遺漏、易丟失檔案資料的事故屢見(jiàn)不鮮，嚴(yán)重時(shí)甚至還影響到高校聲譽(yù)。因此改革當(dāng)前傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理模式勢(shì)在必行。通過(guò)建立現(xiàn)代化、規(guī)模化的高校教學(xué)檔案的提案也油然而生，同時(shí)這樣做的目的還能為高校發(fā)展和教學(xué)質(zhì)量提高提供高質(zhì)量服務(wù)和有效保障。
一、高校教學(xué)檔案的必要性和意義
高校教學(xué)檔案管理的水平是衡量一個(gè)高校管理工作高低、檢測(cè)是否能成為一個(gè)優(yōu)秀高校的重要參考指標(biāo)。因此，教學(xué)檔案其目的不但是收集保存教學(xué)工作中有價(jià)值的資料，而且為以后教學(xué)改革，教學(xué)科研提供必要的書(shū)面依據(jù)。
不斷改進(jìn)、完善高校教學(xué)檔案的管理工作，是對(duì)改進(jìn)教學(xué)模式，繼續(xù)發(fā)揚(yáng)優(yōu)良的教學(xué)手段、遺棄不適用的教學(xué)手段從而提升教學(xué)質(zhì)量，提高教學(xué)效率有效補(bǔ)充。因此，建立功能完善的教學(xué)檔案管理機(jī)制，對(duì)高校制定的教學(xué)發(fā)展規(guī)劃、教學(xué)目標(biāo)以及科研工作都能起到極大的促進(jìn)作用。
1、教學(xué)檔案能對(duì)高校教研改革進(jìn)步的實(shí)施發(fā)揮著重要的參考作用。高等院校的目的是培養(yǎng)適合現(xiàn)代化社會(huì)工作的高素質(zhì)人才，為科研機(jī)構(gòu)培養(yǎng)新生力量、為祖國(guó)實(shí)現(xiàn)宏偉復(fù)興培養(yǎng)大量精兵強(qiáng)將。而怎樣提高高校的教學(xué)水平，都與教學(xué)檔案密切相關(guān)。只有在完整準(zhǔn)確的教學(xué)檔案中不斷分析和參考，學(xué)習(xí)和吸收，才會(huì)為以后的教學(xué)和科研工作的提高打下良好的基礎(chǔ)。
2、教學(xué)檔案能對(duì)高校未來(lái)的教學(xué)科研規(guī)劃發(fā)揮必要的借鑒作用。高校在大眾教育中的作用越來(lái)越突出，高校自身也面臨著改革傳統(tǒng)的教學(xué)管理手段，吸收和研究先進(jìn)的教學(xué)手段。同樣，新教學(xué)大綱的不斷完善和新體制下標(biāo)準(zhǔn)的制定，教學(xué)手段日益翻新和總結(jié)，都需要借鑒以往的教學(xué)檔案，以便繼續(xù)發(fā)揚(yáng)優(yōu)良的教學(xué)手段，改革當(dāng)今不適用的教學(xué)手段等。
3、教學(xué)檔案能提供學(xué)生、企業(yè)查詢的可靠憑據(jù)。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)多樣化的不斷進(jìn)程，社會(huì)多種用人方式擴(kuò)展，判斷人才水平的標(biāo)準(zhǔn)也水漲船高。很多知名和審查條件較嚴(yán)的用人單位也經(jīng)常和眾多高校密切聯(lián)系，從高校的教學(xué)檔案資料中獲取人才在高校的學(xué)習(xí)和活動(dòng)記錄，進(jìn)而分析是否能擔(dān)任工作的重要參考標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，教學(xué)檔案也能起到服務(wù)學(xué)生的作用。隨著人才流動(dòng)越來(lái)越頻繁，范圍也不斷擴(kuò)大，很多畢業(yè)生因?yàn)榉N種原因，丟失畢業(yè)證需要補(bǔ)辦，這就要求高校的教學(xué)檔案必須完善，能幫助學(xué)生查詢到該學(xué)生在高校的過(guò)往記錄，方便辦理補(bǔ)證手續(xù)。
4、教學(xué)檔案能提供高校歷年為數(shù)眾多的教育活動(dòng)中積累的原始憑證。很多高校為提高高校師生對(duì)高校的榮譽(yù)感、使命感，擴(kuò)大高校自身影響，需要經(jīng)常舉辦對(duì)內(nèi)對(duì)外的學(xué)校宣傳展覽，把學(xué)校自辦校以來(lái)取得的輝煌成果、培養(yǎng)出的優(yōu)秀人才、為當(dāng)?shù)亟逃聵I(yè)做出的貢獻(xiàn)做到有效宣傳，都需要借助教學(xué)檔案來(lái)完成。，把學(xué)校自辦校以來(lái)取得的輝煌成果、培養(yǎng)出的優(yōu)秀人才、為當(dāng)?shù)亟逃聵I(yè)做出的貢獻(xiàn)做到有效宣傳，都需要借助教學(xué)檔案來(lái)完成。
綜上所述，高校教學(xué)檔案包含著許多用途，重要性也不言而喻，所以加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理水平，提升高校整體管理素質(zhì)是高校所有改革方向中的重要任務(wù)之一。
二、高校教學(xué)檔案目前存在的問(wèn)題和改進(jìn)方案
由于高校的教學(xué)內(nèi)容和范圍連年的增長(zhǎng)和擴(kuò)大，師生力量連年遞增，使得教學(xué)檔案材料的收集整理工作難度日趨增大，同時(shí)，客觀上我國(guó)高校教學(xué)實(shí)行跨年制使得教學(xué)檔案無(wú)法和實(shí)行年度制的其他檔案同步整理，就這造成了很多檔案管理工作的推遲，使得教學(xué)檔案丟失、遺漏屢見(jiàn)不鮮，教學(xué)檔案的增補(bǔ)、存檔和查閱也因?yàn)榉N種原因無(wú)法展開(kāi)。因此就出現(xiàn)的這些問(wèn)題，需要制定相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)、找到切實(shí)可行的解決手段。
1、通過(guò)宣傳等手段，讓高校師生了解教學(xué)檔案的意義和必要性。高校應(yīng)該主動(dòng)學(xué)習(xí)和研究《檔案法》，《檔案法》的頒布實(shí)行代表我國(guó)檔案管理已走向法制化方向，高校要樹(shù)立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理的政治性、大局性、效益性要向廣大師生主動(dòng)普及檔案的重要性教育。讓師生加強(qiáng)對(duì)教學(xué)檔案的性質(zhì)和價(jià)值的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)他們對(duì)檔案信息的知識(shí)和學(xué)習(xí)欲望，從而支持教學(xué)檔案管理工作。同時(shí)高校要總結(jié)適合本高校的工作方式，制定切實(shí)可行的檔案管理制度。同時(shí)責(zé)任落實(shí)到各個(gè)教學(xué)部門(mén)，把教學(xué)檔案管理制度與每個(gè)教師利益掛鉤。定期在高校內(nèi)開(kāi)展教學(xué)檔案的推廣工作，讓每一高校學(xué)子都能學(xué)生的教學(xué)檔案有著正確的認(rèn)識(shí)，從而遵守高校規(guī)章制度，為順利畢
業(yè)、到更高一層學(xué)府深造、走向社會(huì)工作崗位奠定必要基礎(chǔ)。
2、建立獨(dú)立、完善的檔案工作制定各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)。各高校的教學(xué)檔案文件主要來(lái)源于學(xué)校管理機(jī)構(gòu)與各教學(xué)院系。例：教務(wù)處負(fù)責(zé)教學(xué)計(jì)劃的研究和制定、修改；招生辦公室負(fù)責(zé)招生計(jì)劃的制定和實(shí)施；學(xué)生工作處負(fù)責(zé)廣大學(xué)生的學(xué)籍管理、學(xué)生獎(jiǎng)罰以及思想教育工作；成人教育部門(mén)負(fù)責(zé)學(xué)校的成人脫產(chǎn)教育、函授教育、業(yè)余教育等。因此各教學(xué)部門(mén)職責(zé)和范圍不盡相同，所以高校教學(xué)檔案本著各部門(mén)獨(dú)立管理教學(xué)檔案原則，每個(gè)部門(mén)只需負(fù)責(zé)自己所轄管理范圍內(nèi)的教學(xué)檔案記錄收集工作即可。
3、建立科學(xué)的教學(xué)檔案管理制度。由于歷史、遷移等種種多方面原因，目前的教學(xué)檔案的管理存在管理制度不到位，管理人員業(yè)務(wù)水平較低，資料遺缺、分散和丟失的現(xiàn)象嚴(yán)重。因此需要建立科學(xué)的教學(xué)檔案管理制度。建立科學(xué)化、立體化的教學(xué)檔案制度。同時(shí)完善的檔案管理人員的培訓(xùn)制度等。
4、實(shí)行按專(zhuān)業(yè)按體系分類(lèi)的原則，按年度組卷進(jìn)行科學(xué)管理。例如按照專(zhuān)業(yè)體系考核，教學(xué)檔案就記錄與這一專(zhuān)業(yè)所相關(guān)的體系范疇。在進(jìn)行以往比較時(shí)，教學(xué)檔案能列舉歷年這一專(zhuān)業(yè)的考試范疇，從而很容易比較它們之間的教學(xué)優(yōu)劣，找出差距，促進(jìn)教學(xué)改革。同理，如果按照學(xué)習(xí)體系考核，教學(xué)檔案也能在這一學(xué)習(xí)體系范疇中查閱到歷年高校之間的教學(xué)優(yōu)劣等。因此，按專(zhuān)業(yè)按體系分類(lèi)進(jìn)行科學(xué)管理，能保持各個(gè)學(xué)科、各個(gè)體系的連貫性、系統(tǒng)性，從而使專(zhuān)業(yè)科研教學(xué)業(yè)務(wù)水平有著較好的進(jìn)步。
5、培養(yǎng)提高高校教學(xué)檔案相關(guān)的工作人員的業(yè)務(wù)水平和素質(zhì)。再好的制度和標(biāo)準(zhǔn)也需要人為的參與，僅僅有優(yōu)秀的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，沒(méi)有相應(yīng)的合格的檔案管理人員也是不合格的。因此，教學(xué)管理檔案的工作人員的業(yè)務(wù)水平和教學(xué)檔案管理水平密切相關(guān)。因此學(xué)校需要開(kāi)展定期、不定期的多形式、多層次的培訓(xùn)課程，提高相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)水平。把高校檔案管理工作提高到一個(gè)嶄新的高度。在必要時(shí)，各大高?？梢赃m當(dāng)引進(jìn)吸收一流具備先進(jìn)管理水平的外聘人員。同時(shí)，各大高校也有必要組織定期交流會(huì)、講座等。同行之間互相學(xué)習(xí)交流經(jīng)驗(yàn)、成果，總結(jié)不足。提高教學(xué)檔案工作人員的事業(yè)心和榮譽(yù)感，增強(qiáng)工作的科學(xué)性和嚴(yán)謹(jǐn)性，為整個(gè)高校管理工作做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn)：
[1] 孫 亮.論高校資料發(fā)展方向[J].大學(xué)圖書(shū)學(xué)刊，2004（3）.
1.廣泛性。高校教學(xué)檔案包含了所有級(jí)別教育主管部門(mén)在教學(xué)創(chuàng)新、教學(xué)規(guī)劃、教學(xué)工作中的指示；學(xué)校為完成教學(xué)目標(biāo)而規(guī)定的所有與教學(xué)有關(guān)的制度、章程、條例；也包含了教學(xué)過(guò)程中的所有工作審查、評(píng)估；教學(xué)任務(wù)的編輯與完成狀況；專(zhuān)業(yè)與學(xué)科的設(shè)定、實(shí)驗(yàn)室材料；教材征訂與老師教材的編排，招生錄取、學(xué)籍管理、各種賽事、得獎(jiǎng)狀況、畢業(yè)生相應(yīng)材料等。2.多樣性。多樣性指的是高校教學(xué)檔案的類(lèi)別較多。由于高校教育教學(xué)的改革，使高校學(xué)科類(lèi)別設(shè)置持續(xù)增加，各個(gè)學(xué)科相互間的界限愈發(fā)模糊，學(xué)科中的門(mén)類(lèi)也逐漸細(xì)化，所有學(xué)科的融合性持續(xù)提高。這些在某種程度上決定了高校教學(xué)檔案的多樣化，也使檔案的總量明顯增多。3.時(shí)間性。時(shí)間性指的是教學(xué)檔案存在相應(yīng)的時(shí)間順序。教學(xué)檔案在總體教學(xué)實(shí)踐中按照時(shí)間順序及教學(xué)活動(dòng)進(jìn)行材料組建，可以有效展現(xiàn)教學(xué)活動(dòng)中的過(guò)程性與階段性。
二、高校教學(xué)檔案管理模式面臨的挑戰(zhàn)
1.管理人員意識(shí)及水平無(wú)法適應(yīng)教學(xué)檔案的管理所需。高校教學(xué)檔案作為高校教學(xué)活動(dòng)主要環(huán)節(jié)與組織方式之一，依舊會(huì)對(duì)其在理解及認(rèn)識(shí)方面具有誤區(qū)及不足，教學(xué)檔案管理人員在專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)及能力方面需要提升。首先，有些教學(xué)檔案管理人員對(duì)教學(xué)檔案的地位缺乏充分的認(rèn)識(shí)，也不明確教學(xué)檔案的功能及意義，僅將教學(xué)檔案視為教學(xué)材料的收集地，只是簡(jiǎn)單地呈現(xiàn)教學(xué)過(guò)程，在管理及處置時(shí)也較為隨便，甚至在教學(xué)活動(dòng)剛剛結(jié)束后，教學(xué)檔案就被遺棄。其次，高校檔案管理人員大多數(shù)為一線教師或行政人員，欠缺專(zhuān)業(yè)的管理檔案及管理教學(xué)的能力，無(wú)法確保教學(xué)檔案管理的實(shí)際效果。同時(shí)還有些人為兼職管理人員，并不能在時(shí)間和心理上符合教學(xué)檔案管理要求。2.運(yùn)行機(jī)制未順應(yīng)以人為本的觀念。有些高校在教學(xué)檔案管理的實(shí)際運(yùn)行機(jī)制方面將辦公室管理擺在主位，具有鮮明的機(jī)關(guān)化、行政化傾向，無(wú)法很好地體現(xiàn)以人為本的管理服務(wù)理念。雖然大力倡導(dǎo)科學(xué)發(fā)展觀，深入實(shí)施群眾路線實(shí)踐教育活動(dòng)，高校也在教學(xué)檔案管理人員及管理部門(mén)中逐步樹(shù)立以人為本的理念，開(kāi)始在教學(xué)檔案中不只注重采集信息與信息歸檔，還更加注重服務(wù)于師生，服務(wù)于教學(xué)活動(dòng)及培養(yǎng)人才等環(huán)節(jié)?？墒窃趶慕虒W(xué)檔案的管理實(shí)踐方面來(lái)講，依舊存在僅注重收集材料，而不注重材料升華的現(xiàn)象；僅注重管理材料，而不注重發(fā)揮其服務(wù)能力的現(xiàn)象；僅注重管理，而不注重發(fā)揮師生員工積極性的現(xiàn)象。從整體來(lái)看，學(xué)校教學(xué)檔案管理工作機(jī)制依然無(wú)法真正順應(yīng)新時(shí)期新理念的標(biāo)準(zhǔn)。3.在管理現(xiàn)狀、科學(xué)管理、依法治校方面尚有差距。雖然大多數(shù)高校具有教學(xué)檔案管理的相應(yīng)規(guī)定，有利于高校教學(xué)管理品質(zhì)及辦學(xué)規(guī)范程度的提升，發(fā)揮著重要的作用?？墒窃诮虒W(xué)檔案管理制度實(shí)施中，各高校并不均衡，有些高校較為科學(xué)并規(guī)范化的管理教學(xué)檔案，體現(xiàn)出教學(xué)核心地位?？墒怯行└咝Ｊ軅鹘y(tǒng)理念所束縛，并且在體制方面不夠完善，因此在教學(xué)檔案管理方面并不到位。也有些高校存在制度落實(shí)不明確、制度不規(guī)范、檢查不改正的現(xiàn)象，隨意收集或修改教學(xué)檔案，教學(xué)檔案應(yīng)有的作用及地位并未得到有效的體現(xiàn)及肯定。有些現(xiàn)象與我國(guó)高等教育科學(xué)化、規(guī)范化、法治化進(jìn)程存在一些距離，從某一層面而言，對(duì)我國(guó)高等教育的長(zhǎng)期發(fā)展以及依法治理理念的執(zhí)行尤為不利。
三、高校教學(xué)檔案管理模式的現(xiàn)狀及問(wèn)題
1.教學(xué)檔案管理體制不夠完善。長(zhǎng)期以來(lái)許多高校并未在提升教學(xué)品質(zhì)上吝惜投入財(cái)力、物力及人力，可是往往卻對(duì)收集整理、研發(fā)運(yùn)用教學(xué)檔案過(guò)于忽視，令教學(xué)檔案管理出現(xiàn)滯后的現(xiàn)象。這不但對(duì)高校檔案管理工作的開(kāi)展不利，也對(duì)教學(xué)質(zhì)量及教學(xué)管理質(zhì)量的提升有所影響。有些高校雖然具備教學(xué)檔案管理章程，但卻存在許多問(wèn)題。2.教學(xué)檔案管理部門(mén)工作職責(zé)模糊。教學(xué)檔案在管理方面具有較強(qiáng)的分散性，工作量較大，教學(xué)檔案涵蓋院校的不同部門(mén)及不同院系。職能部門(mén)、人事處、教務(wù)處、財(cái)務(wù)處、學(xué)生處等部門(mén)均直接擔(dān)負(fù)或間接擔(dān)負(fù)管理教學(xué)的工作，都會(huì)建立教學(xué)檔案。由于高校各個(gè)部門(mén)之間欠缺良好的溝通，各自執(zhí)行教學(xué)檔案的管理，雖然有些院校具備檔案館，但也未在工作職責(zé)中包括所有內(nèi)容，因此，具有管理教學(xué)檔案職責(zé)模糊的問(wèn)題。3.管理人員欠缺專(zhuān)業(yè)性。以當(dāng)前的狀況而言，因?yàn)閺?qiáng)化高校檔案管理工起步行相對(duì)較晚，很多學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)教學(xué)檔案管理意識(shí)較為淡漠，并未充分認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案管理的重要作用，在管理體制上并不完善，人員配置也不夠?qū)I(yè)。大多數(shù)學(xué)校并未配備專(zhuān)業(yè)的教學(xué)檔案管理人員，身兼數(shù)職的工作人員普遍存在，大部分均未接受過(guò)專(zhuān)業(yè)檔案管理工作的培訓(xùn)，對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)及要求并不熟悉，令教學(xué)檔案管理工作空有標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)則并未嚴(yán)格執(zhí)行，成為紙上談兵。4.并未真正發(fā)揮教學(xué)檔案的應(yīng)用價(jià)值。教學(xué)檔案的應(yīng)用價(jià)值既表現(xiàn)在教學(xué)評(píng)估工作中，將教學(xué)檔案資料當(dāng)作主要評(píng)估資料，權(quán)衡高校教學(xué)能力，體現(xiàn)高校教學(xué)品質(zhì)。還需在平時(shí)的教學(xué)管理當(dāng)中，通過(guò)查找教學(xué)檔案，運(yùn)用教學(xué)檔案深化教學(xué)內(nèi)容，和教學(xué)方式改革。可是傳統(tǒng)教學(xué)檔案管理方式較為落后，主要進(jìn)行手工操作，將紙張案卷作為載體進(jìn)行采集、歸類(lèi)和搜索。教學(xué)檔案收集不完整、不及時(shí)、不規(guī)范，都會(huì)降低教學(xué)檔案的水準(zhǔn)，較難真正發(fā)揮教學(xué)檔案的應(yīng)用價(jià)值。
四、構(gòu)建高校教學(xué)檔案管理新模式
1.完善制度，確保教學(xué)檔案管理有理有據(jù)。做好制度建設(shè)工作尤為關(guān)鍵，完善良好的檔案管理制度成為檔案管理工作的有效保障。需確保教學(xué)檔案的完整系統(tǒng)，以頂層設(shè)計(jì)入手，通過(guò)有效的方法，以檔案的內(nèi)容、目錄、不同級(jí)別需存檔的內(nèi)容，甚至采集整理流程，不同檔案的采集方法、歸檔時(shí)間、存檔時(shí)限等不同內(nèi)容著手，規(guī)定相應(yīng)的教學(xué)檔案管理體制，劃分至所有檔案管理的所有環(huán)節(jié)當(dāng)中，力爭(zhēng)所有工作均能夠有據(jù)可依。并且需創(chuàng)建相應(yīng)的借閱、移交管理制度，將管理程序規(guī)范化，將工作人員職責(zé)進(jìn)一步明確。保障所有教學(xué)檔案的完整性。2.分級(jí)管理，明確權(quán)責(zé)。當(dāng)前高校執(zhí)行的三級(jí)管理模式既有有利的一面，也有不利的一面?？墒且肓钜磺薪虒W(xué)檔案歸類(lèi)至一個(gè)地方管理，在當(dāng)前的環(huán)境中，并不能執(zhí)行。因此如何令所有層次均各擅其職，最大程度展現(xiàn)出當(dāng)前管理模式的優(yōu)勢(shì)，需要具備明確權(quán)責(zé)的頂層規(guī)劃。依照所有級(jí)別的利弊，對(duì)所有級(jí)別需掌管的內(nèi)容、范疇、職責(zé)、權(quán)利進(jìn)行劃分，如此則能夠各取所需。3.提升教學(xué)檔案管理信息化。在科學(xué)技術(shù)的發(fā)展當(dāng)中，運(yùn)用計(jì)算機(jī)已經(jīng)變成十分普遍的現(xiàn)象。創(chuàng)建數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的氛圍，將紙質(zhì)檔案為輔的全新檔案管理模式，已經(jīng)變成必然的趨勢(shì)。因此，身為學(xué)校，應(yīng)當(dāng)持續(xù)壯大資金、設(shè)施、管理人員等方面的投入，極力支持檔案管理建設(shè)。并且檔案管理的工作人員應(yīng)當(dāng)持續(xù)提升業(yè)務(wù)能力，掌握更多的計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，快速順應(yīng)當(dāng)前的形式，積極融入到教學(xué)檔案管理的改革當(dāng)中，較好的完成檔案管理工作，以此加快并提升學(xué)校檔案管理工作的總體能力。
1.院系教學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題
1.1 檔案材料不齊全。普通高校系級(jí)檔案管理工作起步較晚，制度不建全，對(duì)教學(xué)檔案管理的意識(shí)較為薄弱，對(duì)這項(xiàng)工作的重要性還沒(méi)有一個(gè)完整的認(rèn)識(shí)。相當(dāng)一部分教學(xué)檔案材料沒(méi)有及時(shí)收集整理，從而導(dǎo)致教學(xué)檔案材料不齊全，不完整。如每學(xué)期都有青年教師培養(yǎng)部署，卻沒(méi)有具體實(shí)施過(guò)程中的文字記載，沒(méi)有培養(yǎng)計(jì)劃和總結(jié)。為了迎接教育評(píng)估，補(bǔ)充檔案材料的缺口，需要花費(fèi)很多物力、財(cái)力和人力來(lái)進(jìn)行，這不僅造成了巨大的浪費(fèi)，并且在很大程度上影響了正常教學(xué)工作的秩序，同時(shí)也影響了檔案材料的真實(shí)性。
1.2 檔案材料不規(guī)范。系級(jí)教學(xué)檔案材料的收集與整理帶有很大的隨意性，缺少歸類(lèi)統(tǒng)計(jì)：如實(shí)驗(yàn)室向?qū)W生開(kāi)放統(tǒng)計(jì)；學(xué)生使用教材使用率及優(yōu)秀教材統(tǒng)計(jì)等。有部分檔案材料原始記錄書(shū)寫(xiě)用圓珠筆鉛筆或復(fù)印件代替，紙張大小不一，長(zhǎng)短不齊。有些教學(xué)檔案記錄"有頭無(wú)尾，有終無(wú)始"，如重點(diǎn)課程建設(shè)，有審報(bào)表，缺少上級(jí)主管部門(mén)的正式批復(fù)或具體實(shí)施過(guò)程中形成的材料。
隨著高等教育改革的深入和以計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，對(duì)高校院系級(jí)教學(xué)檔案工作提出了更高的要求，探討在信息化環(huán)境下如何充分發(fā)揮教學(xué)檔案信息資源為教學(xué)工作服務(wù)的作用，主動(dòng)適應(yīng)21世紀(jì)高等教育改革發(fā)展的需要，已成為當(dāng)前高校院系級(jí)教學(xué)檔案管理工作面臨的重要課題。
2.高校院系級(jí)教學(xué)檔案信息化管理對(duì)策
2.1 教學(xué)檔案信息化的含義和內(nèi)容。教學(xué)檔案信息化是指根據(jù)信息利用規(guī)律實(shí)現(xiàn)其利用價(jià)值，在院系級(jí)教學(xué)檔案管理工作中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)教學(xué)檔案資源進(jìn)行有效的管理并提供后續(xù)服務(wù)。信息化的主要目的就是促使院系級(jí)教學(xué)檔案管理模式從傳統(tǒng)的以教學(xué)檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)向利用教學(xué)檔案為教學(xué)工作服務(wù)的方向逐漸過(guò)渡和轉(zhuǎn)換，充分體現(xiàn)高校辦學(xué)的最大服務(wù)效益。
高校院系級(jí)教學(xué)檔案信息化主要包括四個(gè)方面的內(nèi)容：教學(xué)檔案資源收集信息化，教學(xué)檔案資源管理信息化，教學(xué)檔案資源利用信息化，教學(xué)檔案資源共享信息化。院系級(jí)教學(xué)檔案信息化將使院系廣泛使用的紙質(zhì)檔案向磁盤(pán)、光盤(pán)、網(wǎng)絡(luò)等信息化介質(zhì)轉(zhuǎn)變，使院系級(jí)教學(xué)檔案文件的收集、管理和利用方式發(fā)生根本性的變化，有利于院系級(jí)檔案信息的長(zhǎng)期保存和教學(xué)檔案資源的開(kāi)發(fā)、利用，必將大大提高院系級(jí)檔案管理的質(zhì)量。
2.2 院系級(jí)教學(xué)檔案信息化的對(duì)策。圍繞做好高校院系級(jí)教學(xué)檔案信息化工作，結(jié)合院系級(jí)教學(xué)檔案管理的特點(diǎn)和存在的不足，在管理信息化建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)著重做好以下幾個(gè)方面的工作：
2.2.1 做好院系級(jí)教學(xué)原始信息收集工作。建立健全系級(jí)教學(xué)檔案管理工作規(guī)章制度是教學(xué)檔案管理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的根本保證。為此，各院系應(yīng)依據(jù)《檔案法》、《高校檔案工作規(guī)范》等相關(guān)檔案管理規(guī)范，根據(jù)學(xué)校的要求，結(jié)合本院系的實(shí)際情況，制定出適合院系級(jí)檔案管理工作的規(guī)章制度，統(tǒng)一院系級(jí)教學(xué)資料分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)和管理方法，以便于實(shí)現(xiàn)院系級(jí)教學(xué)資料檔案的信息化儲(chǔ)存、檢索和利用。用制度的穩(wěn)定性、強(qiáng)制性和執(zhí)行制度的嚴(yán)肅性來(lái)規(guī)范院系級(jí)教學(xué)檔案工作，使教學(xué)檔案建設(shè)和教學(xué)管理工作有章可循，促進(jìn)院系級(jí)教學(xué)檔案管理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。
2.2.2 提高院系級(jí)教學(xué)檔案資源的利用率。院系級(jí)教學(xué)檔案這一信息資源的科學(xué)管理和開(kāi)發(fā)利用與其管理手段有著密切聯(lián)系，既要不斷挖掘傳統(tǒng)管理手段的潛力，更應(yīng)著眼于強(qiáng)化現(xiàn)代化管理手段，改善檔案管理方法，使教學(xué)檔案實(shí)現(xiàn)科學(xué)、規(guī)范管理，提高其利用率更好地為教學(xué)這個(gè)中心工作服務(wù)。借助于信息化管理手段，除了可對(duì)院系級(jí)教學(xué)檔案進(jìn)行有效管理，實(shí)現(xiàn)檢索綜合查詢外，還可嘗試通過(guò)信息手段對(duì)院系各教學(xué)年度的歷史檔案資料進(jìn)行綜合分析，尋找出教學(xué)發(fā)展的規(guī)律，進(jìn)而預(yù)測(cè)教學(xué)前景，找出教學(xué)發(fā)展與努力的方向，實(shí)現(xiàn)更加快捷的管理和利用的目的。
高校教學(xué)檔案作為教學(xué)活動(dòng)的原始記錄，是反映教學(xué)過(guò)程的系統(tǒng)而完整的歷史資料，是日后進(jìn)行教學(xué)改革和教研活動(dòng)的基礎(chǔ)資料，也是日后研究和處理問(wèn)題的原始憑證。因此，加強(qiáng)教學(xué)檔案的管理，建立健全教學(xué)檔案，充分開(kāi)發(fā)教學(xué)檔案信息，對(duì)于推動(dòng)教學(xué)改革，提高教學(xué)質(zhì)量具有十分重要的作用。
近年來(lái)，新的教育理念使高等院校在學(xué)科領(lǐng)域建設(shè)、辦學(xué)方式等方面呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展特色。作為高校中心工作的教學(xué)環(huán)節(jié)，也隨著教學(xué)形式和課程模式的多樣化而趨于復(fù)雜化。這就使教學(xué)檔案的種類(lèi)不斷增加，檔案內(nèi)容也日趨復(fù)雜化和多樣化，也給高校教學(xué)檔案管理工作提出了更高的要求。
一、高校教學(xué)檔案的內(nèi)容
1、綜合類(lèi)
主要包括省、院級(jí)有關(guān)教學(xué)工作的文件材料；學(xué)院有關(guān)教學(xué)、教務(wù)工作給上級(jí)主管機(jī)關(guān)的匯報(bào)、請(qǐng)示及批復(fù)；教學(xué)工作的計(jì)劃、總結(jié)；分院、部、室部門(mén)職責(zé)、崗位責(zé)任制、機(jī)構(gòu)改革材料；教務(wù)處召開(kāi)的教學(xué)工作會(huì)議文件材料；各級(jí)優(yōu)秀教學(xué)成果評(píng)獎(jiǎng)辦法、獲獎(jiǎng)名單；教育、教學(xué)研究成果申報(bào)與評(píng)審材料，教學(xué)改革立項(xiàng)、檢查、成果材料；關(guān)于教學(xué)檢查、評(píng)估的文件材料及報(bào)告；教學(xué)工作簡(jiǎn)報(bào)等。
2、師資建設(shè)類(lèi)
主要包括教師培養(yǎng)規(guī)劃；教師培養(yǎng)年度計(jì)劃；崗前培訓(xùn)情況；師資情況統(tǒng)計(jì)表；教師獎(jiǎng)勵(lì)情況統(tǒng)計(jì)表；教師講課比賽管理辦法；教師講課評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)；講課比賽評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)；歷屆講課比賽文件；教師參加學(xué)術(shù)會(huì)議、培訓(xùn)工作記錄等。
3、課程建設(shè)、專(zhuān)業(yè)建設(shè)類(lèi)
主要包括優(yōu)秀課（院、省、國(guó)家級(jí)）、精品課建設(shè)；有關(guān)專(zhuān)業(yè)設(shè)置、調(diào)整專(zhuān)業(yè)名稱(chēng)及學(xué)制的報(bào)告及批復(fù)；新增專(zhuān)業(yè)申報(bào)材料及上級(jí)批復(fù)；專(zhuān)業(yè)建設(shè)相關(guān)材料；有關(guān)專(zhuān)業(yè)評(píng)估辦法、自評(píng)報(bào)告、評(píng)估結(jié)論；各專(zhuān)業(yè)培養(yǎng)方案、教學(xué)大綱；學(xué)校歷次制、修訂培養(yǎng)方案的有關(guān)規(guī)定；各級(jí)優(yōu)秀課程有關(guān)文件材料（申報(bào)、評(píng)審、認(rèn)定）；學(xué)校關(guān)于課程建設(shè)規(guī)劃及有關(guān)材料等。
4、學(xué)籍管理類(lèi)
主要包括各單項(xiàng)學(xué)科競(jìng)賽條例、辦法及參賽獲獎(jiǎng)?wù)呙麊?；課程成績(jī)登記表；學(xué)生成績(jī)總表等。
5、教學(xué)管理類(lèi)
主要包括教學(xué)實(shí)習(xí)、實(shí)訓(xùn)、實(shí)驗(yàn)、課程設(shè)計(jì)、社會(huì)實(shí)踐等的大綱、計(jì)劃、總結(jié)及指導(dǎo)書(shū)等相關(guān)材料（實(shí)習(xí)報(bào)告、課程設(shè)計(jì)說(shuō)明書(shū)、圖紙）；培養(yǎng)方案、教學(xué)大綱教學(xué)；管理規(guī)章制度匯編；教學(xué)日歷；校歷表；教學(xué)任務(wù)書(shū)、開(kāi)課目錄、課程表；典型教案、重要備課記錄；教師任課安排；各學(xué)期考試安排、考試總結(jié)；畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）有關(guān)規(guī)定；學(xué)生畢業(yè)論文、畢業(yè)設(shè)計(jì)、工作計(jì)劃、總結(jié)及相關(guān)資料（開(kāi)題報(bào)告、論文、任務(wù)書(shū)、設(shè)計(jì)說(shuō)明書(shū)、圖紙（工）、成績(jī)?cè)u(píng)定、成績(jī)單等）；教師工作量核算、登記材料；教室、實(shí)驗(yàn)室管理制度文件；教學(xué)檢查文件、記錄、總結(jié)；有關(guān)英語(yǔ)、計(jì)算機(jī)等級(jí)考試的文件及總結(jié)；有關(guān)建立試題庫(kù)的材料；校內(nèi)、校外實(shí)習(xí)基地建設(shè)、協(xié)議；試卷等。
6、學(xué)位管理類(lèi)
主要包括上級(jí)有關(guān)學(xué)位工作文件材料；本院學(xué)位評(píng)定條例、辦法、工作總結(jié)；學(xué)位委員會(huì)會(huì)議記錄、決定；學(xué)位委員會(huì)授予學(xué)位底冊(cè)等。
7、教材類(lèi)
主要包括省、院級(jí)關(guān)于教材建設(shè)方面的有關(guān)規(guī)定；編寫(xiě)教材計(jì)劃；各專(zhuān)業(yè)征訂教材的情況；自編、參編、主編教材，教學(xué)指導(dǎo)書(shū)、習(xí)題集的情況；獲國(guó)家級(jí)、省部級(jí)優(yōu)秀教材目錄及報(bào)批材料等。
二、高校教學(xué)檔案管理中存在的問(wèn)題
1、教學(xué)檔案管理制度不夠健全
近年來(lái)，隨著《普通高校檔案管理工作辦法》的出臺(tái)，各高校在檔案法規(guī)制度建設(shè)上取得了很大的進(jìn)步。但是從目前各高校檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，仍然存在著很多管理制度不健全、不完善的問(wèn)題。具體表現(xiàn)為：（1）教學(xué)工作的文件及其管理，檔案及其管理各自為政，缺乏有效的、統(tǒng)一的監(jiān)督指導(dǎo)和協(xié)調(diào)合作，出現(xiàn)了文件的形成及其歸檔的脫節(jié)；學(xué)校每學(xué)期的教學(xué)工作會(huì)議沒(méi)有進(jìn)行規(guī)范的會(huì)議紀(jì)要；教研室有青年教師培養(yǎng)部署，卻沒(méi)有培養(yǎng)規(guī)劃和總結(jié)；（2）各職能部門(mén)檔案記錄不一致、不精確。
例如學(xué)生考試或紀(jì)律違紀(jì)、學(xué)生參加黨課取得證書(shū)、學(xué)生參加社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)取得效果、學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)、休退學(xué)等變動(dòng)情況的記載存在著各部門(mén)之間記錄不一致、不及時(shí)的現(xiàn)象；（3）從檔案建立上來(lái)看，有些高校沒(méi)有建立規(guī)范的部門(mén)歸檔、立卷制度，沒(méi)有指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件材料的收集及歸檔工作，每到年底要求歸檔立卷時(shí)，才臨時(shí)安排非專(zhuān)職人員搞突擊應(yīng)付。
2、教學(xué)檔案管理人員素質(zhì)普遍不高
目前，各高校檔案管理員，尤其是各分院及部門(mén)的檔案管理員素質(zhì)普遍不高，對(duì)檔案工作重視不夠，檔案管理意識(shí)淡薄，具體表現(xiàn)有：檔案部門(mén)常是一些老同志，很多都是沒(méi)有受過(guò)正規(guī)的檔案專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)，半路出家，對(duì)業(yè)務(wù)工作不熟悉，總是邊學(xué)邊干；一些檔案管理員學(xué)歷低下，文化程度不高，很多分院及部門(mén)竟然用工人編制人員管理檔案，缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)，對(duì)歸檔文件及其價(jià)值缺乏應(yīng)有的鑒別能力，使檔案材料的收集與整理存在很大的不嚴(yán)肅性、隨意性；還有些分院的檔案工作是由各院的任課老師兼任，沒(méi)有設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員。這些兼職教師由于平時(shí)忙于教學(xué)、科研、人事、辦公室等事務(wù)性工作，根本沒(méi)有多余的時(shí)間和精力去學(xué)習(xí)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，也沒(méi)有機(jī)會(huì)接受專(zhuān)門(mén)的檔案管理業(yè)務(wù)及培訓(xùn)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的優(yōu)化管理，更談不上工作熱情。
3、檔案信息內(nèi)容開(kāi)發(fā)不足，檔案的管理效率不高
當(dāng)前，許多高校存在信息內(nèi)容開(kāi)發(fā)不足的問(wèn)題。各分院之間教學(xué)檔案的管理相互封閉，各自為政，無(wú)法互相借鑒與交流。盡管有很多高等院校加大了教學(xué)檔案管理的力度，但是仍然有些問(wèn)題很突出，二十一世紀(jì)是一個(gè)現(xiàn)代化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代，這就對(duì)我們檔案的管理工作提出了新的要求與挑戰(zhàn)。
三、高校教學(xué)檔案管理的對(duì)策
1、規(guī)范和完善高校教學(xué)檔案管理制度
高校不僅要制定、完善教學(xué)檔案管理制度，還要明確高校教學(xué)檔案管理人員的職責(zé)范圍，使高校教學(xué)檔案管理人員有強(qiáng)烈的責(zé)任心，更好地調(diào)動(dòng)其工作積極性。工作制度的建立要由學(xué)院分管的院長(zhǎng)負(fù)責(zé)組織，由學(xué)院檔案辦公室負(fù)責(zé)擬定，以便更好地體現(xiàn)檔案工作的科學(xué)性與專(zhuān)業(yè)性。通過(guò)其制度的執(zhí)行，規(guī)范高校教學(xué)檔案具體工作行為，使高校教學(xué)檔案管理工作真正步入制度化、軌道化、正規(guī)化。
2、提高檔案管理人員的素質(zhì)
高等院校是高學(xué)歷人才集中的地方，但由于各方面的原因，在少數(shù)教學(xué)檔案管理人員中出現(xiàn)了學(xué)歷低、專(zhuān)業(yè)水平差的問(wèn)題，這就給高校檔案管理工作造成一定的阻礙。所以，提高高校教學(xué)檔案管理人員的素質(zhì)就顯得尤為重要。而要提高高校教學(xué)檔案管理人員的素質(zhì)，就要提高高校教學(xué)檔案管理人員的思想素質(zhì)。這里所說(shuō)的思想素質(zhì)不光是指其政治立場(chǎng)要堅(jiān)定，還必須要求其對(duì)本職工作有認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度。高校教學(xué)檔案不得隨意去改動(dòng)，例如學(xué)生各科、各學(xué)年考試成績(jī)；學(xué)院對(duì)在職教師教學(xué)工作考核的結(jié)果等。作為高校教學(xué)檔案管理人員，不但要有較強(qiáng)的責(zé)任心和事業(yè)心，更要有愛(ài)崗敬業(yè)、對(duì)工作無(wú)私奉獻(xiàn)的大無(wú)畏精神。其次，高校教學(xué)檔案管理人員還要具備相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。對(duì)于高校教學(xué)檔案管理人員大部分都是半路出家、專(zhuān)業(yè)素質(zhì)比較弱的問(wèn)題，各分院應(yīng)當(dāng)做好其再教育的工作，例如通過(guò)各種進(jìn)修、脫產(chǎn)或非脫產(chǎn)上研究生班，當(dāng)然也可以通過(guò)自身學(xué)習(xí)來(lái)不斷提升自己的專(zhuān)業(yè)水平和素質(zhì)，以便能更快地適應(yīng)高校教學(xué)檔案管理的要求。
3、提高高校教學(xué)檔案管理水準(zhǔn)，建立多功能型綜合檔案館
隨著現(xiàn)代科技的前進(jìn)和發(fā)展，構(gòu)建多元的檔案資源管理框架，建設(shè)全民化檔案館將會(huì)是以后綜合檔案館的發(fā)展趨勢(shì)。復(fù)合型檔案館是傳統(tǒng)檔案館發(fā)展的延伸與繼續(xù)，是傳統(tǒng)型檔案館在信息技術(shù)條件下，與其發(fā)展的數(shù)字化檔案館融合而成的一個(gè)有機(jī)的統(tǒng)一體。復(fù)合型檔案館模式融合傳統(tǒng)型檔案館與數(shù)字化檔案館于一體，是檔案館的必然趨勢(shì)與選擇。但是，目前我國(guó)高校的教學(xué)檔案管理工作，從歸檔立卷方面，存在著很多檔案難以及時(shí)接收歸檔的情況。檔案資料如果不能夠歸檔及時(shí)，信息能力不強(qiáng)，就會(huì)在很大程度上削弱檔案館的作用。而復(fù)合型檔案館的建立，則是使現(xiàn)有的綜合檔案館強(qiáng)化更有效的途徑。綜合檔案館的強(qiáng)化會(huì)使其功能強(qiáng)化，能夠進(jìn)行統(tǒng)一管理、避免重復(fù)的目的，符合構(gòu)建節(jié)約型社會(huì)的理念。建立復(fù)合型檔案館，不僅能夠?qū)⒏咝＝虒W(xué)檔案作為重點(diǎn)進(jìn)行歸檔，還應(yīng)該將其它各種與教學(xué)檔案有關(guān)的檔案進(jìn)行一體化管理，使檔案之間形成一個(gè)體系，提高高校教學(xué)檔案的管理水準(zhǔn)與效率。所以，高校各級(jí)檔案管理部門(mén)要加強(qiáng)管理方法與制度的創(chuàng)新，建立一個(gè)以現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化為主體，以紙質(zhì)檔案為輔的新型檔案管理模式。
總之，教學(xué)檔案是高校檔案的重要組成部分，隨著高等教育改革的深入和以計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展。對(duì)高校院系級(jí)教學(xué)檔案工作提出了更高的要求，教學(xué)管理人員應(yīng)適應(yīng)時(shí)代需求。提高自身素質(zhì)，掌握最新管理手段，使教務(wù)工作切實(shí)為高校教育提供高質(zhì)量服務(wù)，使教學(xué)檔案在高等教育發(fā)展中起到積極的作用。
參考文獻(xiàn)
中圖分類(lèi)號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2012）04-0215-02
高校教學(xué)檔案，是反映學(xué)校教學(xué)工作的重要環(huán)節(jié)，是教學(xué)檢查和教學(xué)評(píng)估的基礎(chǔ)工作，是考查教師教學(xué)質(zhì)量和教師評(píng)優(yōu)的主要依據(jù)。因此，對(duì)教學(xué)檔案加強(qiáng)管理，對(duì)各項(xiàng)制度建設(shè)，對(duì)檔案資源開(kāi)發(fā)利用，促進(jìn)教學(xué)工作改進(jìn)與提高，具有十分重要的意義。
一、教學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題
1.教學(xué)檔案收集不完整、不齊全。教學(xué)檔案是在教學(xué)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的文件材料，反映了學(xué)校教學(xué)活動(dòng)的全過(guò)程和真實(shí)面貌。教學(xué)檔案收集能否完整、齊全，是做好檔案工作的基礎(chǔ)。現(xiàn)在有些院校檔案收集不符合規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，特別是二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案工作規(guī)范程度低，層次歸檔機(jī)制不明，師生員工的檔案意思也不強(qiáng)，有些檔案散存在部門(mén)和個(gè)人手中，沒(méi)能定期及時(shí)整理歸檔，檔案材料不歸、漏歸現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，使歸檔材料不完整，不齊全。因此工作人員必須樹(shù)立正確檔案管理意識(shí)，完善檔案各項(xiàng)規(guī)章制度，定期對(duì)兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高他們的檔案意識(shí)及檔案專(zhuān)業(yè)管理業(yè)務(wù)，使他們盡快掌握業(yè)務(wù)技能和方法，加強(qiáng)檔案收集、整理、歸檔工作，切實(shí)做到檔案完整齊全入館。同時(shí)對(duì)分散檔案集中起來(lái)，統(tǒng)一管理，兼職檔案員的歸檔工作與年終考核掛鉤，增強(qiáng)工作責(zé)任感和歸檔工作的積極性，使教學(xué)檔案在數(shù)量和質(zhì)量?jī)煞矫姹３制胶?，豐富館藏結(jié)構(gòu)，以便檔案的管理和更好的利用。
2.檔案歸檔制度不夠完善。近年來(lái)，高校檔案管理主要依據(jù)《高校檔案管理工作辦法》的同時(shí)，各二級(jí)分院還制訂了相應(yīng)的各項(xiàng)歸檔制度，但從目前歸檔的情況看還存在一定的不足，還有待進(jìn)一步完善和提高。主要表現(xiàn)為：①收集材料不齊全，沒(méi)有制度約束。如：有些文件只有請(qǐng)求，批復(fù)沒(méi)有及時(shí)歸檔；二級(jí)學(xué)院自編教材有的還存放在個(gè)別教師手中；有的歸檔材料原始件沒(méi)能歸檔，只把復(fù)印件歸檔等，這些現(xiàn)象的主要原因就是歸檔制度不完善，沒(méi)有相應(yīng)的制度制約。②兼職檔案員調(diào)動(dòng)頻繁，歸檔材料不系統(tǒng)。③有些學(xué)籍檔案存檔材料不一致。如：學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)材料，沒(méi)能及時(shí)辦理和歸檔，學(xué)生查閱時(shí)出現(xiàn)不一致現(xiàn)象，導(dǎo)致學(xué)生畢業(yè)時(shí)不能及時(shí)拿到畢業(yè)證。
3.專(zhuān)兼職檔案員綜合素質(zhì)有待提高。目前，由于檔案信息化進(jìn)程不斷提高，檔案人員的自身能力已經(jīng)適應(yīng)不了工作需要。因此，要提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)至關(guān)重要。首先，檔案工作人員應(yīng)具備良好職業(yè)道德，要有愛(ài)崗敬業(yè)精神，對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，全心全意服務(wù)于檔案工作，要有良好的奉獻(xiàn)意識(shí)，提高檔案工作質(zhì)量和效率，杜絕違反規(guī)定的事情發(fā)生。如：出國(guó)留學(xué)學(xué)生要求改動(dòng)成績(jī)單；讀研學(xué)生免修課程等。其次，檔案工作人員還應(yīng)具有良好的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。檔案專(zhuān)業(yè)人員應(yīng)熟練掌握檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，掌握檔案管理技能，通過(guò)學(xué)習(xí)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，提高檔案工作能力和檔案管理水平，通過(guò)繼續(xù)教育專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)，掌握檔案管理學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，適應(yīng)檔案工作發(fā)展。
二、今后檔案管理工作的對(duì)策
1.加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案工作管理水平。檔案工作人員要認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家有關(guān)文書(shū)檔案工作的方針、政策、法律、法規(guī)，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》，增強(qiáng)檔案意識(shí)和檔案法治觀念。掌握檔案工作流程，熟悉檔案整理、裝訂、分類(lèi)等專(zhuān)業(yè)知識(shí)，由于檔案管理工作專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)，教學(xué)管理信息又復(fù)雜多樣，檔案人員需要具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力和管理技能。因此，提高檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，就要有針對(duì)性的培訓(xùn)計(jì)劃。如定期組織經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)、業(yè)余講座、培訓(xùn)班等，不斷提高自身工作水平和工作能力。
2.強(qiáng)化檔案服務(wù)意識(shí)，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。切實(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案工作觀念，是檔案工作為經(jīng)濟(jì)建設(shè)做好服務(wù)的前提。積極主動(dòng)提供服務(wù)是檔案專(zhuān)業(yè)人員的品質(zhì)、能力和條件，是完成管理工作任務(wù)的保障，而優(yōu)質(zhì)服務(wù)是工作宗旨。做好檔案的服務(wù)工作，就是要樹(shù)立超前服務(wù)意識(shí)，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。也就是檔案部門(mén)在提供利用工作中，根據(jù)實(shí)際工作的需要，而將檔案信息及時(shí)地、主動(dòng)地提供給需要的利用者，同時(shí)還應(yīng)根據(jù)館藏檔案積極編研各種檢索工具。如：歷年學(xué)生名冊(cè)、畢業(yè)驗(yàn)印、畢業(yè)證學(xué)位證編號(hào)等，及時(shí)準(zhǔn)確的為利用者服務(wù)，主動(dòng)服務(wù)的方式是多種多樣的，我們只要立足本職，肯于鉆研業(yè)務(wù)，多動(dòng)腦筋，一定能將“死”檔案變成“活”信息。因此，高校檔案館工作人員必須增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量，積極主動(dòng)為利用者提供信息資源，掌握社會(huì)對(duì)檔案需求和動(dòng)態(tài)，搞好預(yù)測(cè)，有針對(duì)性地搞好檔案的服務(wù)工作。
3.做好高校檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化。目前，高校檔案日常管理工作，實(shí)行文檔一體化管理，實(shí)行檔案管理系統(tǒng)與校園網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，提高檔案查閱利用的工作效率，為了發(fā)揮高校檔案信息平臺(tái)作用，在檔案信息安全有保障的前提下，各有關(guān)部門(mén)將檔案查詢工作在網(wǎng)上進(jìn)行。如：學(xué)生成績(jī)單、調(diào)整專(zhuān)業(yè)名單、學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)等，有關(guān)部門(mén)在校園網(wǎng)上可以查詢，這樣就不再局限于在檔案館查詢紙質(zhì)檔案，對(duì)更好保護(hù)好紙質(zhì)檔案發(fā)揮了一定的作用。我們學(xué)校2010年各有關(guān)部門(mén)實(shí)行在校園網(wǎng)上立卷歸檔工作，從我們學(xué)校去年的歸檔工作看，效果還是比較好的，同時(shí)我們還進(jìn)行了兼職檔案員檔案軟件培訓(xùn)工作，增強(qiáng)了他們的事業(yè)心和責(zé)任感，經(jīng)過(guò)一年多的努力，提升了檔案館在學(xué)校的地位和知名度，滿足了各部門(mén)對(duì)檔案需求，贏得了各部門(mén)對(duì)檔案工作的支持。
總之：高校教學(xué)檔案是廣大師生員工在教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中積累總結(jié)的結(jié)晶，在學(xué)校評(píng)估、教學(xué)改革中起到了一定的推動(dòng)作用，特別是在教育改革不斷深化的今天，我們更應(yīng)該加強(qiáng)教學(xué)檔案的科學(xué)化管理，樹(shù)立正確的教學(xué)檔案的管理理念，建立完善管理制度，同時(shí)還要檔案人員樹(shù)立與時(shí)俱進(jìn)的思想，不斷的學(xué)習(xí)和研究探索提高管理工作的效率，優(yōu)化檔案管理方法及模式，做好檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作，提升教學(xué)檔案的利用與開(kāi)發(fā)價(jià)值，推動(dòng)學(xué)校發(fā)展進(jìn)程，為學(xué)校的發(fā)展和改革服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
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美術(shù)類(lèi)專(zhuān)業(yè)作為藝術(shù)類(lèi)學(xué)科，教學(xué)環(huán)節(jié)中包含大量的技能訓(xùn)練等實(shí)踐性教學(xué)環(huán)節(jié)，由此產(chǎn)生的教學(xué)檔案相比于其他學(xué)科其教學(xué)活動(dòng)具有突出的專(zhuān)業(yè)特色。首先，美術(shù)類(lèi)教學(xué)檔案具有載體和形式上的多樣性。美術(shù)類(lèi)專(zhuān)業(yè)人才培養(yǎng)方案中，大量的技法類(lèi)課程考核是以學(xué)生作品為考核主要依據(jù)的，包括繪畫(huà)、現(xiàn)代設(shè)計(jì)、傳統(tǒng)工藝、書(shū)法、雕塑、篆刻等門(mén)類(lèi)。而這些作品不同于規(guī)格統(tǒng)一的試卷，依課程不同而各具特點(diǎn)。學(xué)生考試和作業(yè)檔案載體廣泛,形體多樣,與其他院系檔案有很大差別。其次，美術(shù)類(lèi)專(zhuān)業(yè)的教學(xué)環(huán)節(jié)的特殊性決定了該專(zhuān)業(yè)教學(xué)檔案的獨(dú)特性。相比其他專(zhuān)業(yè)，美術(shù)類(lèi)教學(xué)不僅有各類(lèi)專(zhuān)業(yè)性的技法類(lèi)課程，還有采風(fēng)、寫(xiě)生等外出實(shí)踐類(lèi)課程和畢業(yè)創(chuàng)作等成果展示類(lèi)課程。這些課程的不同特性決定了美術(shù)類(lèi)專(zhuān)業(yè)對(duì)應(yīng)的教學(xué)檔案管理具有更強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性和獨(dú)特性。此外，由于大量繪畫(huà)類(lèi)實(shí)物作品的歸檔，對(duì)相關(guān)檔案管理帶來(lái)了技術(shù)性要求，如色料的氧化性和紙張的吸濕特性等因素，這些因素更增加了檔案管理的專(zhuān)業(yè)性和難度。
二、美術(shù)類(lèi)教學(xué)檔案管理中存在的問(wèn)題
(一)建檔與管理意識(shí)淡薄使教學(xué)與檔案管理脫節(jié)
作為教學(xué)主體之一，長(zhǎng)期以來(lái)，很多美術(shù)和藝術(shù)設(shè)計(jì)專(zhuān)業(yè)課教師往往把工作重點(diǎn)放在教學(xué)環(huán)節(jié)，對(duì)教學(xué)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)程度不足，導(dǎo)致教學(xué)環(huán)節(jié)和教學(xué)檔案管理脫節(jié)。在日常教學(xué)及科研過(guò)程中大量有價(jià)值的教學(xué)過(guò)程和教學(xué)成果因?yàn)榻處熑鄙儆幸庾R(shí)的保留與整理，造成相關(guān)檔案材料的遺失與散落。此外，教學(xué)檔案來(lái)源分散，除上級(jí)業(yè)務(wù)部門(mén)和本校下發(fā)的各種文件、二級(jí)學(xué)院的內(nèi)部文件外，還有大量文件材料散存于一線教師。這也會(huì)導(dǎo)致相關(guān)教學(xué)檔案無(wú)法歸檔，對(duì)教學(xué)檔案管理工作造成負(fù)面影響。
(二)缺乏體現(xiàn)學(xué)科專(zhuān)業(yè)性的檔案管理規(guī)范與制度
由于檔案管理人員缺少對(duì)美術(shù)學(xué)科教學(xué)和科研特點(diǎn)的了解，缺乏能體現(xiàn)美術(shù)專(zhuān)業(yè)特色的檔案信息收集與管理的規(guī)范，檔案在管理過(guò)程中無(wú)論是收集還是分類(lèi)都沒(méi)有一個(gè)能體現(xiàn)學(xué)科特色的機(jī)制進(jìn)行指導(dǎo)和約束，一方面導(dǎo)致部分體現(xiàn)學(xué)科特色的檔案收集不全，如一些具有較高學(xué)術(shù)價(jià)值的美術(shù)檔案材料未能及時(shí)歸檔，導(dǎo)致教學(xué)資源不完整，影響檔案的利用。另一方面也會(huì)導(dǎo)致即便檔案收集上來(lái)了，但是沒(méi)有得良好的分類(lèi)管理。檔案管理的粗放化，這些都是制約美術(shù)專(zhuān)業(yè)教學(xué)檔案管理的負(fù)面因素。
(三)檔案管理偏重于實(shí)物化導(dǎo)致信息化管理技術(shù)落后
部分美術(shù)類(lèi)院系教學(xué)檔案收錄方式更注重于實(shí)物材料的收集。教學(xué)檔案管理手段還是以實(shí)體檔案為主，電子檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用較少、信息化建設(shè)水平不高。由于美術(shù)學(xué)科作品門(mén)類(lèi)繁復(fù)，設(shè)計(jì)各種平面和立體作品需要占用大量空間，同時(shí)由于專(zhuān)業(yè)特點(diǎn)，作品材料、尺寸大小不一，難以規(guī)范，造成實(shí)物檔案收集、分類(lèi)和保管的困難。盡管隨著數(shù)字化的普及，美術(shù)院系對(duì)于檔案管理都進(jìn)行了相關(guān)的數(shù)字化改革，但仍然有相當(dāng)多的美術(shù)院系檔案管理處于滯后狀態(tài)，缺乏科學(xué)的檔案信息收集、整理、歸類(lèi)體系。造成難以對(duì)相關(guān)檔案分類(lèi)和查閱，影響到相關(guān)信息資源的有效開(kāi)發(fā)與利用。
三、美術(shù)類(lèi)專(zhuān)業(yè)教學(xué)檔案管理對(duì)策
(一)強(qiáng)化檔案工作意識(shí)并完善教學(xué)檔案管理體系
高校美術(shù)院系教學(xué)檔案管理涉及日常教學(xué)和教學(xué)管理的方方面面，完善的教學(xué)檔案管理工作離不開(kāi)院系全體教師和管理人員的配合。因此，強(qiáng)化全員檔案管理意識(shí)，有必要提高大家對(duì)教學(xué)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)，建立全員參與的教學(xué)檔案管理體系。從而形成良好的教學(xué)檔案管理意識(shí)和環(huán)境，這是提高美術(shù)類(lèi)院系教學(xué)檔案管理水平的前提。此外，還應(yīng)結(jié)合美術(shù)類(lèi)院系學(xué)科教學(xué)特點(diǎn)，建立統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、專(zhuān)業(yè)特色突出且符合院校實(shí)際的校、院二級(jí)教學(xué)檔案管理體系。此外，學(xué)校檔案管理部門(mén)在驗(yàn)收各院系移交的教學(xué)檔案，做好校級(jí)教學(xué)檔案的整理、分類(lèi)和保管的同時(shí)，應(yīng)對(duì)院系檔案管理工作定期進(jìn)行專(zhuān)業(yè)指導(dǎo)和業(yè)務(wù)督查，指導(dǎo)和協(xié)助院系做好院系級(jí)別教學(xué)檔案管理工作。明確崗位職責(zé)，理順層級(jí)關(guān)系，形成職責(zé)分明、條理明晰的檔案管理工作體系。
(二)加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)從而提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
美術(shù)院系的教學(xué)檔案管理任務(wù)繁雜瑣碎且管理難度較大，而現(xiàn)實(shí)中相當(dāng)一部分院系往往是院系的辦公室、教學(xué)秘書(shū)等人兼職檔案管理人員。這些人員一方面給要完成自身崗位工作，又要兼顧檔案管理工作，從精力和專(zhuān)業(yè)性方面都難以勝任教學(xué)檔案管理工作。這就需要院系應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)教學(xué)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，教學(xué)檔案管理工作能否順利開(kāi)展，在很大程度上取決于管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。作為美術(shù)類(lèi)院系教學(xué)檔案人員，應(yīng)當(dāng)既熟悉美術(shù)學(xué)學(xué)科教學(xué)特點(diǎn)、又懂檔案業(yè)務(wù)，同時(shí)還要掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)的專(zhuān)業(yè)人才，在此基礎(chǔ)上，教學(xué)檔案管理工作人員不斷加強(qiáng)檔案管理專(zhuān)業(yè)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，深化對(duì)教育部本科教學(xué)水平評(píng)估指標(biāo)體系的認(rèn)識(shí)和理解，結(jié)合美術(shù)院系教學(xué)和檔案管理特點(diǎn)，在實(shí)踐中不斷探索、完善教學(xué)檔案管理工作的發(fā)展規(guī)律,不斷提升教學(xué)檔案管理理念。
中圖分類(lèi)號(hào)：G4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1673-9795（2013）04（a）-0209-01
1 對(duì)教學(xué)檔案的認(rèn)識(shí)
（1）教學(xué)檔案是高校檔案的重要組成部分，是高等學(xué)校在組織教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)管理過(guò)程中形成的、對(duì)日后教學(xué)工作具有參考利用價(jià)值的、需要?dú)w檔保存和開(kāi)發(fā)利用的一切文件、資料、圖表、聲像、數(shù)據(jù)等信息資源的總合。它是學(xué)校教學(xué)活動(dòng)的原始記錄和歷史憑證，是學(xué)校發(fā)展的縮影，也是學(xué)校組織開(kāi)展各項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)的重要基礎(chǔ)和詳實(shí)的參考，是用之不竭的寶貴資源和歷史財(cái)富。
（2）教學(xué)檔案在教學(xué)管理和學(xué)院發(fā)展實(shí)際作用：①它是衡量教學(xué)水平高低、教學(xué)質(zhì)量好壞的曲線圖。通過(guò)對(duì)教師的講稿、教案、CAI課件、課堂記錄、學(xué)生考卷、考試成績(jī)等反映了教師的講課水平、整體素質(zhì)、教學(xué)質(zhì)量；通過(guò)學(xué)生實(shí)習(xí)、實(shí)踐能力考評(píng)、學(xué)生考取國(guó)家資格比例、畢業(yè)生跟蹤調(diào)查反饋報(bào)告，反映學(xué)校整體教學(xué)質(zhì)量的評(píng)價(jià)；通過(guò)專(zhuān)業(yè)設(shè)置、教學(xué)計(jì)劃、課程安排、實(shí)用教材反映學(xué)校的整體教學(xué)思路，和對(duì)國(guó)家教育整體規(guī)劃的執(zhí)行情況。為了適應(yīng)社會(huì)需要，國(guó)家對(duì)高職院校的教學(xué)方向不斷改革，教學(xué)內(nèi)容不斷調(diào)整，教學(xué)活動(dòng)中誕生的各種規(guī)章制度又是教學(xué)管理水平的標(biāo)志。②它還為國(guó)家對(duì)高校辦學(xué)水平評(píng)估提供最基礎(chǔ)資料。國(guó)家對(duì)各高校的全面評(píng)估，最重要的是教學(xué)質(zhì)量的關(guān)注，教學(xué)檔案資料就成了必備內(nèi)容，專(zhuān)家正是通過(guò)對(duì)評(píng)估單位提供的大量的教學(xué)檔案進(jìn)行系統(tǒng)的分析、對(duì)其做出合理評(píng)定，給國(guó)家對(duì)高校的監(jiān)管提供可靠的依據(jù)。
2 教學(xué)檔案收集整理中存在的問(wèn)題
2.1 檔案意識(shí)薄弱，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠
教學(xué)檔案對(duì)歷史是記載，對(duì)現(xiàn)在是借鑒參考，所以在高校以教學(xué)為主的大背景下，很難進(jìn)入前臺(tái)被人們所關(guān)注。經(jīng)費(fèi)不足，設(shè)施不全，人員配備不合理是普遍現(xiàn)象，對(duì)檔案員不重視培訓(xùn)，對(duì)檔案室不重視監(jiān)察，該升級(jí)進(jìn)館的不及時(shí)升級(jí)，造成寶貴的教學(xué)檔案的浪費(fèi)。
2.2 規(guī)范化管理不到位使得收集整理困難
由于教學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，專(zhuān)業(yè)面越來(lái)越廣，檔案形成涉及的范圍也越來(lái)越大。許多材料分散在各系中，一般人們把教學(xué)作為重點(diǎn)，對(duì)檔案意識(shí)淡化，而且系里一般不配備兼職檔案員，只有教務(wù)管理處才有，且工作量大，再加之檔案收集范圍內(nèi)容不細(xì)化，讓人理解不透也勢(shì)必造成有價(jià)值的教學(xué)檔案的丟失或漏收，影響收集的質(zhì)量。整理困難：教學(xué)檔案本應(yīng)由檔案形成部門(mén)按文件材料形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用的原則進(jìn)行整理，即誰(shuí)形成誰(shuí)立卷，然后交由檔案管理部門(mén)監(jiān)查驗(yàn)收、上架。但在實(shí)際工作中，兼職檔案員都身兼數(shù)職，加之有些教師不配合，在造成材料零亂、不完整、不連續(xù)的基礎(chǔ)上，要求其按檔案標(biāo)準(zhǔn)化整理，勢(shì)必積極性不高和整理質(zhì)量難以符合標(biāo)準(zhǔn)，檔案部門(mén)還得進(jìn)行二次整理，造成人力物力的巨大浪費(fèi)。
3 加強(qiáng)教學(xué)檔案管理的改進(jìn)措施
3.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化意識(shí)
人們普遍認(rèn)為只有檔案管理人員才需要提高檔案意識(shí)，增強(qiáng)檔案法制觀念，其實(shí)，我們每個(gè)社會(huì)人（包括領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生）都是檔案形成的主體，每個(gè)人都需要了解檔案知識(shí)，了解檔案的相關(guān)法律常識(shí)。比如與教師相關(guān)的科研材料、教案、課件等，都應(yīng)按相關(guān)制度存檔。
3.2 范圍明確，方法得當(dāng)，內(nèi)容具體
由于與形成檔案有關(guān)的所有人，都不可能達(dá)到專(zhuān)業(yè)檔案人員應(yīng)達(dá)到的專(zhuān)業(yè)水平，對(duì)收集檔案材料的認(rèn)識(shí)也不一致，對(duì)應(yīng)歸檔的文件很可能理解為不需要而放棄收集，所以，我們只有把歸檔范圍盡可能細(xì)化到具體材料或文件，落實(shí)到人員頭上，再由兼職或?qū)Ｂ毴藛T進(jìn)行全面管理從而避免文件的丟失。其實(shí)現(xiàn)在大部分工作都在計(jì)算機(jī)上完成，如果在形成定稿后步驟化的將其通過(guò)電子郵箱直接發(fā)送到檔案管理部門(mén)進(jìn)行保存更是可取之法。以下是教學(xué)檔案收集的具體內(nèi)容：
（1）綜合類(lèi)：主要有上級(jí)主管部門(mén)下達(dá)的有關(guān)文件、學(xué)院規(guī)劃實(shí)施計(jì)劃、教學(xué)要點(diǎn)、教學(xué)工作記錄、簡(jiǎn)報(bào)等；學(xué)院制定的教學(xué)制度、規(guī)定、辦法、條例及教學(xué)工作的文件、教改項(xiàng)目的立項(xiàng)報(bào)告、教學(xué)工作的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、分析資料、每學(xué)期評(píng)教、評(píng)學(xué)的相關(guān)材料及教學(xué)檢查的記錄、總結(jié)。
（2）教學(xué)管理類(lèi)：教師教學(xué)有關(guān)規(guī)程、教學(xué)工作檢查、評(píng)估有關(guān)材料、教師教學(xué)任務(wù)安排及開(kāi)課有關(guān)資料、教師教學(xué)情況調(diào)查表、教學(xué)質(zhì)量檢查、師資建議規(guī)劃、實(shí)施情況、教師進(jìn)修培訓(xùn)材料、學(xué)籍管理材料、學(xué)籍變更材料、課程安排表、學(xué)年校歷。
（3）教學(xué)業(yè)務(wù)類(lèi)：重點(diǎn)課程、精辟課程及一般課程建設(shè)的規(guī)劃、實(shí)施方案、總結(jié)等有關(guān)材料；培養(yǎng)方案、課程標(biāo)準(zhǔn)、教學(xué)進(jìn)度計(jì)劃、教學(xué)任務(wù)書(shū)、教學(xué)日志等有關(guān)材料；教材建設(shè)、教材自編或主編及使用教材的目錄、教師制作的CIA課件等材料；優(yōu)秀教師講課的典型教案、教學(xué)模型、標(biāo)本，青年教師教學(xué)比武材料、教學(xué)實(shí)習(xí)的有關(guān)材料、各種考試試卷與試卷分析材料，學(xué)生畢業(yè)論文及評(píng)審意見(jiàn)、學(xué)生在校期間發(fā)表的論文和獲獎(jiǎng)有關(guān)材料；教研相關(guān)資料、教師業(yè)務(wù)檔案、教學(xué)儀器設(shè)備材料。
（4）教學(xué)研究與教學(xué)改革類(lèi)：系教學(xué)工作特色相關(guān)材料、教學(xué)管理干部及教師發(fā)表的教學(xué)研究論文目錄及論文復(fù)印件（按年度匯總）、開(kāi)展教育思想學(xué)習(xí)與討論的有關(guān)材料（文件論文集、報(bào)告會(huì)記要）、各級(jí)教改項(xiàng)目總表及附件（含申報(bào)、任務(wù)書(shū)、結(jié)項(xiàng)報(bào)告、鑒定表、成果）、教學(xué)內(nèi)容、方法和手段改革及考試內(nèi)容等相關(guān)材料。
3.3 健全制度，規(guī)范管理
依照《中華人民共和國(guó)檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》《高等學(xué)校檔案管理規(guī)范》等法律法規(guī)，制定符合本校實(shí)際，利于教學(xué)管理的切實(shí)可行的各項(xiàng)教學(xué)檔案管理制度，對(duì)管理人實(shí)行一系列的考核制度與辦法，大力加強(qiáng)教學(xué)檔案的管理體制，從而進(jìn)行規(guī)范化管理。
3.4 開(kāi)發(fā)資源，提高利用
不論教學(xué)檔案收集的多完整、整理的多科學(xué)、管理的多先進(jìn)，沒(méi)有利用的檔案就是死檔，就是對(duì)前期工作的否定，就是對(duì)人力物力的極大浪費(fèi)。檔案的利用是體現(xiàn)其價(jià)值的最終目的，要充分利用現(xiàn)有技術(shù)手段及設(shè)備，將優(yōu)秀教師的風(fēng)采、事跡、成果，典型的教案、課件、模型，科研內(nèi)容、圖片，先進(jìn)的教學(xué)技術(shù)和先進(jìn)的教學(xué)設(shè)備等信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、多媒體、大型展覽等進(jìn)行宣傳，最大化的開(kāi)發(fā)利用檔案資源。加強(qiáng)與教學(xué)管理部門(mén)的有機(jī)聯(lián)系，讓教學(xué)管理者及時(shí)了解掌握教學(xué)檔案的動(dòng)態(tài)，及時(shí)進(jìn)行教學(xué)資源的整和與共享，借鑒歷史，把握現(xiàn)在，不斷調(diào)整和改進(jìn)教學(xué)管理思路，最終達(dá)到提高教學(xué)水平和教學(xué)質(zhì)量的目的。
總之，教學(xué)檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜艱巨的工程，也是高校檔案工作的重中之重。我們要珍惜教學(xué)檔案這一寶貴歷史資源，從領(lǐng)導(dǎo)到每一位教師都要樹(shù)立檔案意識(shí)，樹(shù)立檔案的法制觀念，注意身邊檔案資料的收集與整理，讓教學(xué)檔案最大化的發(fā)揮其作用。
一、新形勢(shì)下高校教學(xué)檔案管理呈現(xiàn)的新特點(diǎn)
隨著高等教育體制改革的迅速發(fā)展與辦學(xué)規(guī)模的逐步擴(kuò)大，高校管理機(jī)制和范圍都發(fā)生了根本性的變化，文件資料的產(chǎn)生與日俱增，高校教學(xué)檔案管理面臨著新形勢(shì)，產(chǎn)生了一些新特點(diǎn)。
1.教學(xué)檔案管理的開(kāi)放性更強(qiáng)
隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)越來(lái)越成熟，國(guó)家之間、組織之間、個(gè)人之間的交流將更加方便，非涉密檔案的封閉性被打破，最終成為公眾資源。
2.教學(xué)檔案管理趨向虛擬化
信息化條件下，高校教學(xué)管理的虛擬化主要表現(xiàn)為教學(xué)管理主體和管理客體的虛擬化、教學(xué)管理環(huán)境的虛擬化和教學(xué)資源的虛擬化。
3.教學(xué)檔案管理的交互性更強(qiáng)
信息化條件下校園網(wǎng)的管理平臺(tái)的交互性更強(qiáng)，從而使高校教學(xué)檔案管理主客體之間的交互性更強(qiáng)，交互方式更多，本文由收集整理且主要以非同步交互為主。
4.教學(xué)檔案管理矛盾突出
高校教學(xué)檔案管理軟硬件水平與新形勢(shì)下教學(xué)管理要求間存在的矛盾日益突出。
二、高校教學(xué)檔案管理發(fā)展的障礙性分析
教學(xué)檔案是在高校的教學(xué)活動(dòng)中形成的，它反映了教學(xué)研究、教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)管理的全過(guò)程，是高校教學(xué)管理工作的重要組成部分。收好、管好、用好教學(xué)檔案，無(wú)疑是高校檔案工作的重要內(nèi)容之一。不可否認(rèn)，目前不少高等院校在教學(xué)檔案管理方面有了進(jìn)步，但多數(shù)高校的教學(xué)檔案管理仍存在許多不足之處，如有些文件材料收集不全面、內(nèi)容填寫(xiě)有遺漏、書(shū)寫(xiě)不符合要求，等等。同時(shí)，高校的教學(xué)檔案管理面臨新的形勢(shì)，出現(xiàn)新的特點(diǎn)，有些新出現(xiàn)的問(wèn)題可稱(chēng)為雪上加霜，嚴(yán)重影響了教學(xué)檔案管理的質(zhì)量，主要受以下主客觀因素的制約。
1.主觀制約因素
（1）檔案意識(shí)薄弱。一是學(xué)生不重視自己的個(gè)人檔案，不了解學(xué)籍表與自身的關(guān)系，不愿意認(rèn)真填寫(xiě)自己的個(gè)人信息，使得學(xué)籍表不能體現(xiàn)學(xué)生的真實(shí)情況，影響檔案的真實(shí)性，也降低了保存價(jià)值；二是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)缺乏檔案意識(shí)，對(duì)檔案管理工作不夠重視，沒(méi)有在政策上、經(jīng)費(fèi)上給予保證，也沒(méi)有把教學(xué)檔案管理工作作為重點(diǎn)項(xiàng)目來(lái)對(duì)待，只是疲于應(yīng)付檢查；三是各部門(mén)具體負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員對(duì)工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案不夠重視。
（2）高校教學(xué)檔案管理人員存在不穩(wěn)定性，沒(méi)有足夠的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。考慮到各方面原因，很多高校的教學(xué)檔案管理人員并非經(jīng)過(guò)嚴(yán)格招聘而來(lái)，大多數(shù)都沒(méi)能接受檔案管理的正規(guī)教育，不具備相應(yīng)的檔案管理理論與實(shí)際操作技能。部分高校的二級(jí)學(xué)院也沒(méi)能配備具有專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的教學(xué)檔案管理人員，基本上都是由教務(wù)教學(xué)管理人員兼任教學(xué)檔案管理一職，且變動(dòng)非常頻繁，正是因?yàn)樯砑鏀?shù)職，才給教學(xué)檔案管理帶來(lái)了更多不利局面。
（3）現(xiàn)代化管理手段落后，不能與時(shí)俱進(jìn)地體現(xiàn)教學(xué)檔案的系統(tǒng)性、完整性和科學(xué)性。當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入信息化管理的時(shí)代，教學(xué)檔案的管理也必將隨著這一劃時(shí)代的歷史進(jìn)程而發(fā)生巨大的變化，走出傳統(tǒng)的思維和工作模式。但大多數(shù)高等的檔案信息管理和開(kāi)發(fā)還處于相對(duì)滯后的狀態(tài)，尤其是教學(xué)檔案的管理，不管是管理手段，還是服務(wù)方式，都十分陳舊老套，不能與時(shí)俱進(jìn)。
（4）規(guī)章制度難以落到實(shí)處。目前，高校制定的某些規(guī)章制度和工作職責(zé)看似很周詳，條條框框很多，但不夠務(wù)實(shí)。在實(shí)際操作過(guò)程中，往往會(huì)出現(xiàn)職責(zé)不清、分工不明的現(xiàn)象，很多工作執(zhí)行起來(lái)很困難，往往難以落到實(shí)處。教學(xué)檔案管理工作方面也存在同樣的問(wèn)題，如主管部門(mén)對(duì)檔案管理工作缺乏常規(guī)性的檢查和監(jiān)督，也沒(méi)有相關(guān)部門(mén)給予經(jīng)常性、專(zhuān)業(yè)性的指導(dǎo)，使得檔案管理工作水平難以得到持久、有效的提高。
2.客觀制約因素
（1）經(jīng)費(fèi)投入不足，軟硬件設(shè)施落后。由于長(zhǎng)期以來(lái)對(duì)教學(xué)檔案管理工作的忽視，缺少對(duì)該項(xiàng)工作的經(jīng)費(fèi)投入，由此造成檔案管理軟硬件設(shè)施很落后。沒(méi)有獨(dú)立的辦公場(chǎng)所、良好的辦公環(huán)境和現(xiàn)代化的信息檢測(cè)系統(tǒng)，檢索手段十分原始。器重，一部分完全靠大腦的記憶，一旦忘記，檢索起來(lái)很困難；另一部分，則是靠手工制定一個(gè)簡(jiǎn)單的只有自己知道的檢索目錄來(lái)檢索。這些，都使得教學(xué)檔案的信息資源優(yōu)勢(shì)得不到充分發(fā)揮。
（2）收集的教學(xué)檔案系統(tǒng)性不強(qiáng)，材料不規(guī)范。高校教學(xué)檔案的內(nèi)部是一個(gè)非常復(fù)雜的結(jié)構(gòu)。教學(xué)管理過(guò)程中，由于沒(méi)有形成一定的管理規(guī)范，缺少制度保障，這一過(guò)程中形成的原始材料不齊全，不完整；并且，教學(xué)安排統(tǒng)計(jì)表格格式混亂，與檔案內(nèi)容無(wú)法對(duì)應(yīng)。
三、加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理創(chuàng)新的對(duì)策
1.創(chuàng)新管理觀念，強(qiáng)化管理意識(shí)，建立教學(xué)檔案
創(chuàng)新管理觀念，就是要求檔案人員轉(zhuǎn)變固有的管理思想觀念，通過(guò)各種宣傳手段，加強(qiáng)相關(guān)文件和規(guī)定的學(xué)習(xí)，使全體師生員工充分了解教學(xué)檔案的內(nèi)涵，認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作的重要性和必要性，認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案管理是學(xué)校教學(xué)管理工作中的一項(xiàng)必不可少的基礎(chǔ)性管理工作；強(qiáng)化管理意識(shí)，特別是領(lǐng)導(dǎo)要強(qiáng)化檔案管理領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)，從學(xué)校長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展和人才培養(yǎng)的高度，加強(qiáng)對(duì)學(xué)校檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把教學(xué)檔案管理工作列入重要工作議事日程，在人財(cái)物方面予以支持，并積極引導(dǎo)廣大師生重視教學(xué)檔案，用好教學(xué)檔案，把檔案的保管與收藏轉(zhuǎn)變成檔案的開(kāi)發(fā)和利用。另外，改革舊的管理模式，加強(qiáng)檔案信息的雙向溝通與交流，實(shí)行開(kāi)放型的科學(xué)管理，也可以以此強(qiáng)化檔案管理的意識(shí)，確保建立高質(zhì)量的教學(xué)檔案。
2.創(chuàng)新管理制度，健全管理體制，完善管理體系
創(chuàng)新、健全和完善有效的管理制度是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)，是搞好教學(xué)檔案管理工作的保證。一方面，學(xué)校教學(xué)檔案管理需要校領(lǐng)導(dǎo)層繼續(xù)制定具有前瞻性的管理制度進(jìn)行規(guī)范管理；另一方面，學(xué)校教學(xué)檔案管理更需要建立健全符合自身特色的制度作保證，主要是在人、財(cái)、物的保障上，以及檢查與獎(jiǎng)懲制度上，建立行之有效的管理制度。在此基礎(chǔ)上，建立起由分管領(lǐng)導(dǎo)、教學(xué)部門(mén)負(fù)責(zé)人、教學(xué)部門(mén)專(zhuān)職教學(xué)秘書(shū)等組成的教學(xué)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確崗位責(zé)任制，實(shí)行定期檢查制度，成立校綜合檔案室，負(fù)責(zé)全校檔案的綜合管理。各院、處室應(yīng)明確一名兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集整理和移交工作，形成一個(gè)以檔案室為中心的強(qiáng)有力的管理網(wǎng)絡(luò)體系。
3.創(chuàng)新人才培養(yǎng)，充實(shí)管理人員，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)
檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和技能水平是教學(xué)檔案現(xiàn)代化建設(shè)的最重要的主觀條件，引進(jìn)管理人才與加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，理應(yīng)成為當(dāng)前檔案管理的重中之重。首先，高校要引進(jìn)專(zhuān)業(yè)管理人才，爭(zhēng)取安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)教學(xué)檔案管理工作，不能安排專(zhuān)人的則要保持兼職管理人員的相對(duì)穩(wěn)定，注重充實(shí)管理人員；其次，學(xué)校檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)該有計(jì)劃、有步驟、有針對(duì)性地組織檔案專(zhuān)業(yè)性工作人員進(jìn)行多種形式的教育培訓(xùn)，促使他們系統(tǒng)學(xué)習(xí)和掌握檔案業(yè)務(wù)的知識(shí)規(guī)律和方法，加強(qiáng)人才的培養(yǎng)。同時(shí)，要通過(guò)建立和完善有效的培訓(xùn)機(jī)制和考核機(jī)制，為檔案管理水平的不斷提高提供人力資源上的有力保證，以保證各級(jí)檔案的整體性及系統(tǒng)性；最后，要不斷提高專(zhuān)兼職檔案管理人員的職稱(chēng)和待遇，努力改善其辦公條件和環(huán)境。只有管理人員心安了，業(yè)務(wù)素質(zhì)提高了，管理隊(duì)伍壯大了，教學(xué)檔案管理才能持續(xù)健康發(fā)展。
4.創(chuàng)新管理設(shè)備，改善管理?xiàng)l件，提高管理水平
中圖分類(lèi)號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
收錄日期：2013年2月27日
本科教育是我國(guó)高等教育的主體和基礎(chǔ)。本科教學(xué)評(píng)估，是我國(guó)正在實(shí)施中的高等教育質(zhì)量工程的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，是教育行政部門(mén)對(duì)高等教育進(jìn)行宏觀管理、促進(jìn)高校改革與建設(shè)、保證高校辦學(xué)水平和教學(xué)質(zhì)量的關(guān)鍵舉措。從過(guò)去幾年高校評(píng)估的過(guò)程來(lái)看，評(píng)估專(zhuān)家除了實(shí)地了解學(xué)校的實(shí)際情況之外，一項(xiàng)重要的工作就是系統(tǒng)地檢查學(xué)校教學(xué)條件、教學(xué)狀態(tài)和教學(xué)效果三個(gè)層次共7個(gè)一級(jí)指標(biāo)和一個(gè)特色項(xiàng)目，19個(gè)二級(jí)指標(biāo)，44個(gè)主要觀測(cè)點(diǎn)，其中的大部分指標(biāo)都要查閱相關(guān)的檔案材料來(lái)佐證。通過(guò)審閱原始檔案，了解高校的辦學(xué)質(zhì)量，從而做出客觀評(píng)價(jià)。由此可見(jiàn)，教學(xué)評(píng)估與高校檔案管理工作之間存在著不可分割的內(nèi)在聯(lián)系。
一、高校檔案在教學(xué)評(píng)估中的作用
高校檔案是高等學(xué)校從事教學(xué)、科研、黨政管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的，對(duì)學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是高校建設(shè)與發(fā)展的歷史見(jiàn)證，是最可靠的第一手材料，是一所高校的寶貴財(cái)富。它是衡量高校教育教學(xué)質(zhì)量，科研學(xué)術(shù)水平和管理水平的重要尺度，在高校本科教學(xué)評(píng)估工作中起著舉足輕重的作用。
二、高校檔案管理工作中存在的問(wèn)題
1、領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)淡薄，檔案工作人員水平參差不齊。多數(shù)高校領(lǐng)導(dǎo)和教師檔案意識(shí)淡薄，只重視教學(xué)工作和其他管理工作，輕視檔案工作，致使高校檔案工作地位不高，責(zé)任不清，嚴(yán)重影響了高校檔案工作的順利開(kāi)展。目前，許多高校檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，知識(shí)結(jié)構(gòu)單一，缺少既有檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)又懂計(jì)算機(jī)的復(fù)合型人才，其中有的是改行搞檔案工作的，有的是其他工作人員兼職的。由于沒(méi)有受過(guò)專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，能力較低，在工作中經(jīng)常出現(xiàn)這樣或那樣的漏洞，嚴(yán)重影響了高校檔案的質(zhì)量。
2、檔案管理制度不健全，體制不完善。由于普通高校檔案管理工作起步較晚，制度不健全，體制不完善，對(duì)檔案材料在本科教學(xué)評(píng)估工作的依據(jù)憑證作用沒(méi)有足夠認(rèn)識(shí)和重視，以致相當(dāng)一部分檔案散存于個(gè)人手中或者沒(méi)有及時(shí)收集、整理歸檔，進(jìn)而導(dǎo)致各職能部門(mén)和教學(xué)系部檔案不齊全、不完整。
3、檔案材料沒(méi)有按規(guī)范收集整理。學(xué)校各職能部門(mén)和教學(xué)系部檔案材料的收集與整理帶有很大的隨意性，沒(méi)有明確的歸檔范圍和要求，該收集的沒(méi)收集，不該收集的倒收集上來(lái)了；只注重紅頭文件的收集與整理，而不重視本部門(mén)教學(xué)管理材料的歸檔；個(gè)別重要文件不正規(guī)行文，一些文件材料形成過(guò)程中還存在著簽字以姓代名，時(shí)間只寫(xiě)月日，不寫(xiě)年度，有的紅頭文件不蓋章；部分檔案材料原始記錄書(shū)寫(xiě)用圓珠筆、鉛筆或復(fù)印紙代替，紙張大小不一，長(zhǎng)短不齊，普遍缺少規(guī)范的要求和長(zhǎng)久保存檔案的考慮，這不僅直接影響檔案的質(zhì)量，而且也影響其歷史憑證作用。
三、加強(qiáng)高校檔案管理的具體措施
1、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)檔案意識(shí)是關(guān)鍵。領(lǐng)導(dǎo)首先應(yīng)從高校檔案在教學(xué)評(píng)估中的依據(jù)憑證作用角度來(lái)做全院師生的思想工作，克服人們對(duì)檔案管理工作的偏見(jiàn)及錯(cuò)誤理解，提高人們對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，讓學(xué)院更多的領(lǐng)導(dǎo)和系部處室業(yè)務(wù)人員了解檔案，重視檔案，支持檔案工作，充分調(diào)動(dòng)全院師生員工積累檔案、保護(hù)檔案的積極性和自覺(jué)性，增強(qiáng)師生員工的檔案意識(shí)；其次，必須明確學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)是檔案管理一級(jí)責(zé)任人，各職能部門(mén)和系部負(fù)責(zé)人是二級(jí)責(zé)任人；職能部門(mén)辦公室主任和系部教學(xué)秘書(shū)是一級(jí)執(zhí)行人，各科室及教研室主任是二級(jí)執(zhí)行人，把高校檔案的管理和建設(shè)納入各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)目標(biāo)責(zé)任管理之中。
2、實(shí)行“三納入”、“四同步”，建立健全檔案管理制度。為保證高校檔案的完整齊全，必須制定相應(yīng)的規(guī)章制度。根據(jù)《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》要求，各級(jí)各類(lèi)高校應(yīng)實(shí)行“三納入”、“四同步”，即把檔案工作納入學(xué)校整體規(guī)劃，列入領(lǐng)導(dǎo)議事日程；納入教學(xué)、科研工作計(jì)劃和規(guī)章制度；把文件材料的形成積累、整理歸檔納入各項(xiàng)工作程序，列入有關(guān)部門(mén)和人員的職責(zé)范圍；要求布置（如教學(xué)任務(wù)）、檢查（如教學(xué)工作）、總結(jié)（如教學(xué)質(zhì)量、優(yōu)秀教學(xué)成果、畢業(yè)論文）、驗(yàn)收（如科研成果、教材）各項(xiàng)工作與布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作同步。
3、明確高校檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)和歸檔范圍，實(shí)行規(guī)范管理。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)與學(xué)校檔案工作規(guī)范》的要求，以高校全部檔案實(shí)體為分類(lèi)對(duì)象，參照學(xué)校工作職能，對(duì)照評(píng)估檢查的各項(xiàng)指標(biāo)，筆者認(rèn)為高校檔案一般劃分為黨群、行政、教學(xué)、科研、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、產(chǎn)品生產(chǎn)、出版、外事、財(cái)會(huì)、聲像共十一大類(lèi)。由于目前高校規(guī)模大小不一，教學(xué)工作中產(chǎn)生的文件材料數(shù)量各異，因此分類(lèi)要從實(shí)際出發(fā)，不一定嚴(yán)格按照上述十一大類(lèi)細(xì)分；規(guī)模較小，檔案數(shù)量較少的高校，也可以只分為黨群、行政綜合、業(yè)務(wù)管理三大類(lèi)，只要基本滿足部門(mén)檔案的系統(tǒng)有序就行。各高校教學(xué)院（系）的檔案是高校檔案的主體，是衡量基層教學(xué)單位教學(xué)質(zhì)量、教學(xué)管理水平的重要標(biāo)志之一，是本科教學(xué)評(píng)估的重要依據(jù)。
4、加速檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。目前，高校檔案管理，仍以手工管理為主，與學(xué)校其他領(lǐng)域比較，管理手段落后，無(wú)法適應(yīng)高?？焖侔l(fā)展中急劇增長(zhǎng)的檔案信息的存儲(chǔ)需要，無(wú)法滿足學(xué)校各方面工作，特別是高校本科教學(xué)評(píng)估工作方便快捷地檢索、調(diào)取并有效利用檔案信息的要求，在高校檔案工作中快速推進(jìn)現(xiàn)代化管理已勢(shì)在必行。學(xué)校應(yīng)在教學(xué)事業(yè)經(jīng)費(fèi)中撥出專(zhuān)款用于檔案管理的信息化建設(shè)，積極應(yīng)用現(xiàn)代化的管理手段，盡快實(shí)現(xiàn)高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化。同時(shí)，要根據(jù)上級(jí)主管部門(mén)的不同要求，創(chuàng)造性地開(kāi)展檔案管理工作。
傳統(tǒng)的教學(xué)檔案主要以紙質(zhì)文檔為主要形式得以保存，這種保存形式不利于遠(yuǎn)距離的傳閱，并且容易在傳閱途中遺失或破損，這就大大降低了教學(xué)檔案的利用效率。而電子教學(xué)檔案可以十分便利地交流與共享，單單傳閱這一項(xiàng)就可以節(jié)省很多運(yùn)輸成本，大大提高了經(jīng)濟(jì)效率。此外，電子教學(xué)檔案還大大節(jié)省了工作人員對(duì)檔案進(jìn)行歸類(lèi)、排序、搜索等工作量度，在現(xiàn)在信息技術(shù)的輔助下，簡(jiǎn)單的文字搜索就可以找到自己想要的相關(guān)資料。
（二）存儲(chǔ)更加便利
傳統(tǒng)的紙質(zhì)教學(xué)檔案的保存對(duì)環(huán)境有一定的條件要求，只有適宜的溫度、濕度以及微生物環(huán)境紙質(zhì)檔案才有長(zhǎng)期保存的可能性。因此在傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理過(guò)程中需要花費(fèi)大量的人力物力確保保存環(huán)境的適宜性，防潮防蟲(chóng)防老化更是不可或缺的工作。此外，紙質(zhì)教學(xué)檔案需要消耗大量的紙張，這在一定程度上也對(duì)環(huán)境造成了破壞。然而電子教學(xué)檔案可以很好地解決上述問(wèn)題，電子教學(xué)檔案可以大存量地儲(chǔ)存于硬盤(pán)、U盤(pán)等一系列現(xiàn)代儲(chǔ)存器中?，F(xiàn)代存儲(chǔ)器不僅體積小容易保管而且儲(chǔ)存安全性、容量性都是傳統(tǒng)管理方式不可相比的。
二、高校電子教學(xué)檔案管理問(wèn)題分析
（一）缺失規(guī)范的、有效的電子教學(xué)檔案管理規(guī)章制度
大多數(shù)電子教學(xué)檔案的保存分散在各二級(jí)學(xué)院，由于種種原因?qū)е露鄶?shù)高校電子教學(xué)檔案管理者不熟悉中國(guó)《檔案法》，《檔案管理?xiàng)l例》和其他有關(guān)法律法規(guī)，無(wú)論是在工作過(guò)程中，還是在自己工作的思維意識(shí)中，都沒(méi)有嚴(yán)格按照有關(guān)法律法規(guī)，開(kāi)展檔案管理工作。由于規(guī)章制度的缺失，導(dǎo)致一些電子教學(xué)檔案處于“被忽略”狀態(tài)，多數(shù)電子教學(xué)檔案“被忽略”在了管理范圍之外。
（二）電子教學(xué)檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，重視程度不夠
由于相關(guān)規(guī)章制度的缺失，導(dǎo)致相關(guān)管理人員對(duì)電子教學(xué)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不夠。對(duì)電子教學(xué)檔案管理工作的不重視，造成了人力、物力、財(cái)力都難以滿足電子教學(xué)檔案管理工作所需的必要條件。高校又因其獨(dú)特的性質(zhì)（學(xué)生和教職工人數(shù)眾多、學(xué)生和教職工來(lái)自全國(guó)各區(qū)域、且變動(dòng)頻繁），每年都有成千上萬(wàn)的檔案需要變動(dòng)，維護(hù)、更改、保存、遷動(dòng)等相關(guān)流程造成檔案管理工作量十分龐大。將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)變成電子檔案無(wú)疑也加重了工作人員的工作負(fù)擔(dān)。
（三）電子教學(xué)檔案管理過(guò)程缺乏系統(tǒng)規(guī)范性
根據(jù)《檔案法》和《大學(xué)檔案管理辦法》，高校電子教學(xué)檔案管理的任務(wù)主要集中在收集、整理、鑒定、保護(hù)、統(tǒng)計(jì)、編制等六個(gè)方面，通過(guò)這六個(gè)環(huán)節(jié)提高教學(xué)檔案的研究和利用水平，這是一種固有的運(yùn)營(yíng)嚴(yán)格的法律制度。由于提出的模糊歸檔范圍，導(dǎo)致一些高價(jià)值的基層教學(xué)單位、教師未能及時(shí)提交歸檔，慘痛地?fù)p失一些高價(jià)值檔案；一些價(jià)值不高的教學(xué)，又被不經(jīng)選擇地留存了下來(lái)，減少了檔案使用中的價(jià)值。由于檔案的保管不當(dāng)，造成了一些歷史檔案的破損、字跡模糊等現(xiàn)象。由于檔案的研編能力有限，導(dǎo)致檔案利用價(jià)值不高。由于檔案利用制度的不完善，造成檔案的遺失、破損等一系列損害流失現(xiàn)象。
三、高校電子檔案管理優(yōu)化措施
（一）開(kāi)發(fā)檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理信息化水平
利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理的系統(tǒng)，我們稱(chēng)之為電子檔案管理系統(tǒng)，各高校應(yīng)根據(jù)自身電子檔案管理情況，設(shè)計(jì)制作一套與之情況相適應(yīng)的電子檔案管理系統(tǒng)。電子檔案管理系統(tǒng)包括硬件系統(tǒng)（輸入設(shè)備、輸出設(shè)備、儲(chǔ)存設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器和計(jì)算機(jī)）和軟件系統(tǒng)（管理端軟件和查詢端軟件）兩部分，高校應(yīng)結(jié)合自身情況以此為基礎(chǔ)設(shè)計(jì)自己的電子檔案管理系統(tǒng)。在開(kāi)發(fā)了電子檔案管理系統(tǒng)之后，高校還應(yīng)加快電子檔案管理信息化建設(shè)，制定檔案管理信息化總體規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，以確保用戶簡(jiǎn)捷、快捷地獲取所需的檔案信息。通過(guò)對(duì)電子教學(xué)檔案立卷、歸檔、訪問(wèn)等方面設(shè)置相應(yīng)的命令來(lái)實(shí)現(xiàn)電子記錄存儲(chǔ)、管理和使用，以不斷提高管理電子教學(xué)檔案的信息化水平。
（二）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，完善制度，健全機(jī)制
由于電子教學(xué)檔案主要保存于各二級(jí)學(xué)院，這就要求各學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)必須重視電子教學(xué)檔案的管理工作，采取措施加大相關(guān)管理與監(jiān)督力度。完善有效的管理制度是做好電子教學(xué)檔案管理工作的基礎(chǔ)，是做好電子教學(xué)檔案管理工作的必要條件。因此需從收集整理、歸檔保管等各方面入手，制定相應(yīng)的電子教學(xué)檔案管理制度。電子教學(xué)檔案的管理工作主要集中在各二級(jí)學(xué)院，因此應(yīng)當(dāng)建立以校檔案室、學(xué)院(職能部門(mén))為主體的二級(jí)管理結(jié)構(gòu)。學(xué)校檔案室以業(yè)務(wù)指導(dǎo)為主，做好學(xué)院(職能部門(mén))專(zhuān)、兼職檔案員業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，提高專(zhuān)、兼職檔案人員的業(yè)務(wù)能力和工作責(zé)任感。
（三）提高管理人員專(zhuān)業(yè)技能，重視管理人員隊(duì)伍建設(shè)
隨著科技的進(jìn)步，信息時(shí)代的到來(lái)，以及電子檔案管理使用計(jì)算機(jī)的文件管理需求，這就需要相關(guān)管理人員必須具備必要的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和相關(guān)的素質(zhì)。無(wú)論從技術(shù)性角度還是從專(zhuān)業(yè)性角度，電子教學(xué)檔案管理都是一項(xiàng)極為復(fù)雜的工作。這就要求相關(guān)管理人員必須通過(guò)不斷的學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)來(lái)提升自己的專(zhuān)業(yè)技能，以完成電子教學(xué)檔案管理工作。當(dāng)然學(xué)校層面也可以通過(guò)一系列培訓(xùn)、檢查、評(píng)比活動(dòng)來(lái)促使檔案管理工作的提高。電子教學(xué)檔案管理可以說(shuō)是一項(xiàng)極其復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它不僅僅只是管理還包括電子教學(xué)檔案的形成、積累、貯存、和開(kāi)發(fā)利用。要做好這項(xiàng)工作，我們必須專(zhuān)注于管理人員隊(duì)伍建設(shè)，提高他們的業(yè)務(wù)技能和綜合素質(zhì)，組織其學(xué)習(xí)檔案管理系統(tǒng)知識(shí)和基本的電腦操作，要求他們掌握熟練的運(yùn)用技術(shù)，靈活運(yùn)用文件管理系統(tǒng)軟件。
（四）增加經(jīng)費(fèi)投入，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理
電子教學(xué)檔案的管理需要配備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)和電子設(shè)備，目前多數(shù)高校由于對(duì)電子教學(xué)檔案管理的重視度不夠，此方面的預(yù)算投入不足，造成許多教學(xué)檔案資料不能及時(shí)電子化，甚至有些教學(xué)檔案被忽略在了電子化之外，不能及時(shí)形成網(wǎng)絡(luò)檔案，降低了教學(xué)檔案的利用率。就此學(xué)校方面應(yīng)該投入足夠的預(yù)算資金，實(shí)現(xiàn)信息化管理和辦公自動(dòng)化，充分發(fā)揮電子教學(xué)檔案的便捷優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案共享機(jī)制；充分利用快捷的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，保管好教學(xué)檔案，防止教學(xué)檔案的不必要流失；充分管理利用好教學(xué)檔案，服務(wù)于高校教育科研事業(yè)。
（五）加強(qiáng)信息化管理，提高檔案的利用率
電子教學(xué)檔案較之傳統(tǒng)教學(xué)檔案而言，有便捷、精準(zhǔn)、全面、共享等方面的優(yōu)勢(shì)。因此加強(qiáng)電子教學(xué)檔案信息化管理，有助于提高教學(xué)檔案的利用率。加強(qiáng)電子教學(xué)檔案信息化管理，我們可以嘗試從以下幾個(gè)方面入手：第一，設(shè)計(jì)制作計(jì)算機(jī)檔案管理軟件系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化；第二，建立電子教學(xué)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，利用數(shù)據(jù)庫(kù)分類(lèi)技術(shù)把電子教學(xué)檔案的目錄數(shù)字化；第三，將教師的教學(xué)資料通過(guò)檔案管理原理和現(xiàn)代信息數(shù)字技術(shù)的結(jié)合，放到網(wǎng)絡(luò)教學(xué)平臺(tái)，以便教學(xué)檔案的資源共享，以推動(dòng)教師之間的相互學(xué)習(xí)，提高高校的教學(xué)水平，與此同時(shí)也減輕了教師們和檔案管理工作人員的工作負(fù)擔(dān)，也提高了工作效率。
（六）提高安全管理意識(shí)，保證文檔真實(shí)性
電子教學(xué)檔案有便捷、精準(zhǔn)、全面、共享等方面的優(yōu)點(diǎn)，同時(shí)它也存在錯(cuò)誤刪除無(wú)法恢復(fù)、磁盤(pán)硬盤(pán)損壞、易被竊取拷貝、數(shù)據(jù)中毒等缺點(diǎn)。針對(duì)這些缺點(diǎn)我們應(yīng)加強(qiáng)安全管理意識(shí)，建立一套安全防范機(jī)制，以確保電子教學(xué)檔案的安全性和準(zhǔn)確性。首先，防火墻的安裝、門(mén)戶訪問(wèn)的設(shè)置、定期殺毒、病毒庫(kù)的定期更新等防范方式可以有效防止病毒的入侵；其次，認(rèn)真學(xué)習(xí)電子檔案相關(guān)安全保密制度并嚴(yán)格遵守，平衡公開(kāi)與保密兩者之間的尺度。利用密碼保護(hù)、身份認(rèn)證、權(quán)限控制等手段防止非公開(kāi)檔案的安全隱患；最后，檔案管理人員應(yīng)養(yǎng)成文檔備份的習(xí)慣，同時(shí)數(shù)據(jù)信息管理部門(mén)也應(yīng)做好數(shù)據(jù)庫(kù)備份工作，防止因計(jì)算機(jī)故障、病毒入侵等意外事故造成電子教學(xué)檔案意外損壞與丟失。
